Manual Access Basico 2007

Capacitación Informática y Extensión Profesional

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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................5

DESCRIPCIÓN GENERAL .................................................................................................................... 5CONOCER LA NUEVA APARIENCIA ...................................................................................................... 6

Trabajar con la cinta de opciones .......................................................................................... 6Crear su propia barra de herramientas de acceso rápido ...................................................... 7

ADMINISTRAR SU TRABAJO CON EL BOTÓN DE OFFICE .......................................................................... 8

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS .............................................................................................9

DESCARGAR UNA PLANTILLA DE BASE DE DATOS................................................................................... 9CREAR UNA BASE DE DATOS EN BLANCO ............................................................................................. 9AGREGAR UNA TABLA.................................................................................................................... 10

Crear una tabla empezando en la vista Hoja de datos ........................................................ 10Crear una tabla empezando en la vista Diseño .................................................................... 11Crear una tabla mediante una plantilla ............................................................................... 11Definir propiedades de campo en la Vista Diseño ................................................................ 11

AGREGAR, ESTABLECER, QUITAR LA CLAVE PRINCIPAL.......................................................................... 12¿Qué es una clave principal? ................................................................................................ 12Agregar una clave principal autonumérica .......................................................................... 14Definir la clave principal ....................................................................................................... 14Quitar la clave principal ....................................................................................................... 15

IMPORTAR, ANEXAR O VINCULAR A DATOS DE OTRO ORIGEN ................................................................ 15GUARDAR SUS ARCHIVOS EN EL FORMATO QUE MÁS LE CONVENGA ....................................................... 16

Actualizar bases de datos de versiones anteriores .............................................................. 17Compartir en un formato más antiguo ................................................................................ 18

ABRIR UNA BASE DE DATOS DE ACCESS EXISTENTE .............................................................................. 19CREAR LA RELACIÓN ENTRE LAS TABLAS ............................................................................................ 19

Habilitar las actualizaciones en cascada en claves principales ............................................ 20

FORMULARIOS .......................................................................................................................22

CREAR UN FORMULARIO DESDE UNA PLANTILLA Y APLICARLE FORMATO ................................................. 22AGREGAR REGISTROS MEDIANTE UN FORMULARIO ............................................................................. 22

Agregar o editar texto en un cuadro de te xto...................................................................... 23Editar texto en un cuadro de texto ................................ ................................ ................................ ................. 23Aplicar formato de texto enriquecido ................................ ................................ ................................ ............. 23Escribir datos mediante una lista ................................ ................................ ................................ .................... 23

Seleccionar elementos de una lista desplegable .................................................................. 24Seleccionar elementos de un cuadro de lista ....................................................................... 24Seleccionar elementos de una lista desplegable de casillas de verificación ........................ 24Seleccionar elementos de una lista de casill as de verificación ............................................ 24

Editar los elementos de una lista ................................ ................................ ................................ .................... 24

CONSULTAS ............................................................................................................................26


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CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN .............................................................................................. 26Criterios de ejemplo para consultas de selección ................................................................ 27Usar el Asistente para crear la consulta .............................................................................. 29Crear la consulta en la vista Diseño ..................................................................................... 29Formular variaciones de una pregunta utilizando parámetros con una consulta ............... 30Realizar cálculos basados en sus datos ................................................................................ 31Contar datos mediante una fila Total .................................................................................. 32

Crear una consulta de selección básica ................................ ................................ ................................ .......... 32Agregar una fila Total ................................ ................................ ................................ ................................ ...... 33Ocultar una fila Total ................................ ................................ ................................ ................................ ...... 34

Referencia a las funciones de agregado .............................................................................. 34INTRODUCCIÓN A LOS CRITERIOS DE CONSULTA ................................................................................. 35

Criterios para campos Texto, Memo e H ipervínculo ............................................................ 38Criterios para campos Número, Moneda y Autonumérico .................................................. 40Criterios para campos Fecha/Hora ...................................................................................... 42

CONVERTIR LA CONSULTA EN UNA CONSULTA DE DATOS ANEXADOS ...................................................... 46Anexar registros a una tabla de la misma base de datos .................................................... 46Anexar registros a una tabla de otra base de datos ............................................................ 47

CONVERTIR LA CONSULTA DE SELECCIÓN EN UNA CONSULTA DE ELIMINACIÓN Y ELIMINAR LOS DATOS ......... 48CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN...................................................................................................... 49

Actualizar registros .............................................................................................................. 49

INFORMES ..............................................................................................................................51

CREAR UN INFORME DESDE UNA PLANTILLA Y APLICARLE FORMATO ....................................................... 51CREAR INFORMES SENCILLOS .......................................................................................................... 51ELEGIR UN ORIGEN DE REGISTROS.................................................................................................... 51CREAR UN INFORME MEDIANTE LA HERRAMIENTA DE INFORMES........................................................... 52CREAR UN INFORME MEDIANTE EL ASISTENTE PARA INFORMES ............................................................ 52CREAR ETIQUETAS UTILIZANDO EL ASISTENTE PARA ETIQUETAS............................................................. 52CREAR UN INFORME UTIL IZANDO LA HERRAMIENTA INFORME EN BLANCO .............................................. 53INFORMACIÓN SOBRE LAS SECCIONES DEL INFORME ........................................................................... 53INFORMACIÓN SOBRE LOS CONTROLES ............................................................................................. 54AJUSTAR EL INFORME EN LA VISTA PRESENTACIÓN ............................................................................. 55AJUSTAR EL INFORME EN LA VISTA DISEÑO........................................................................................ 55

Agregar campos del panel Lista de campos ................................ ................................ ....................... 56

AGREGAR CONTROLES AL INFORME ................................................................................................. 56Averiguar el nombre de una herramienta ................................ ................................ ............................ 56Crear un control uti lizando las herramientas del grupo Controles ................................ ............... 56Muestre la hoja de propiedades. ................................ ................................ ................................ ............ 57

GUARDE EL TRABAJO ..................................................................................................................... 57Guarde el diseño del informe ................................ ................................ ................................ .................. 57Guarde el diseño del informe con un nombre distinto ................................ ................................ ..... 57

VER, IMPRIMIR O ENVIAR EL INFORME COMO MENSAJE DE CORREO ELECTRÓNICO ................................... 57Ver el informe....................................................................................................................... 57

Ver el informe en la vista Informe ................................ ................................ ................................ .......... 58Trabajar con los datos en la vista Informe ................................ ................................ .......................... 58Mostrar sólo las filas que desee usando filtros ................................ ................................ ................. 58


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Crear un filtro más detallado ................................ ................................ ................................ ................... 58Activar y desactivar un filtro ................................ ................................ ................................ ................... 58Quitar un filtro ................................ ................................ ................................ ................................ ............. 58Obtener una vista previa del informe utilizando Vista preliminar ................................ ................. 59

Imprimir el informe .............................................................................................................. 59Cambiar la configuración de página ................................ ................................ ................................ ..... 59Enviar el informe a una impresora ................................ ................................ ................................ ........ 60

Enviar el informe por correo electrónico .............................................................................. 60

MACROS.................................................................................................................................61

CONCEPTOS BÁSICOS DE LAS MACROS EN ACCESS 2007...................................................................... 61Obtener información sobre el Generador de macros ........................................................... 61¿Qué es una macro?............................................................................................................. 63

EXPLICACIÓN DE LAS MACROS......................................................................................................... 64Nombres de macro ............................................................................................................... 65Argumentos.......................................................................................................................... 65Condiciones .......................................................................................................................... 65Acciones de macro ............................................................................................................... 67

CREAR UNA MACRO INDEPENDIENTE................................................................................................ 67


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INTRODUCCIÓNDESCRIPCIÓN GENERAL

Access 2007 tiene una apariencia totalmente nueva. Desde el principio, Access 2007 se ha diseñadopensando en la facilidad de uso y la comodidad. Las características y los comandos, claramente visibles ypresentados funcionalmente, siguen la lógica del trabajo para mejorar la productividad. Comenzar con unaplantilla.

La Página de introducción ofrece plantillas de bases de datos para poderlas descargar. Cuando iniciaAccess 2007, ve la nueva Página de introducción. En ella encontrará que esta versión de Access ya harealizado una cantidad enorme de trabajo por usted. Unas plantillas clasificadas por categorías lepermitirán iniciar su trabajo en cuanto lo desee. Las plantillas son bases de datos predefinidas y pensadaspara la realización de tareas que puede descargar para utilizarlas inmediatamente. Sólo tiene que elegir yhacer clic; como verá, es realmente rápido.


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CONOCER LA NUEVA APARIENCIA

La cinta de opciones

La barra de herramientas de acceso rápido

El Botón de Office.

El Panel de exploración.

El Panel de exploración muestra sólo lo que hay en la base de datos que está utilizando. Tablas,formularios, informes, consultas; todos estos elementos se pueden ver y están a su disposición mientrastrabaja. Para realizar su trabajo utilizará la cinta de opciones.

TRABAJAR CON LA CINTA DE OPCIONESLa cinta de opciones está organizada en torno a las actividades hab ituales. Cada una de sus fichascontiene los comandos que necesita para dichas actividades, reunidos en grupos lógicos. Aquí puede verlos grupos de Tablas y de Formularios en la ficha Crear.


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CREAR SU PROPIA BARRA DE HERRAMIENTAS DE A CCESO RÁPIDO

La barra de herramientas que usted rellena como mejor le convenga. La barra de herramientas deacceso rápido básica

Una barra de herramientas de acceso rápido personalizada

Todo el mundo tiene comandos favoritos. Coloque los suyos en la barra de herrami entas de accesorápido y siempre los tendrá a mano. Sólo tiene que hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) y,a continuación, hacer clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido . Con independenciade la ficha en que se encuentre, estos comandos permanecen a su alcance.


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ADMINISTRAR SU TRABAJO CON EL BOTÓN DE OFFICE

Haga clic en el Botón de Office y verá:

Un menú de comandos básicos para trabajar con archivos.

Una lista de los documentos recientes.

Un botón cuya activación permite ver y seleccionar diversos valores de configuración del programa.


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ADMINISTRACIÓN DE ARC HIVOSDESCARGAR UNA PLANTILLA DE BASE DE DATOS

Seleccionar una plantilla; asignar un nombre a su base de datos.Cuando selecciona una plantilla, Acces s 2007 muestra más información sobre ella en elpanel del lado derecho de la Página de introducción. En él puede asignar a la base de datosel nombre que desee, que es lo que verá después de descargarla en su equipo. Este paneltambién tiene el botón Descargar.Una vez realizada la descarga, puede utilizar el Panel de exploración para ver el contenidode su nueva base de datos.CREAR UNA BASE DE DATOS EN BLANCOEn la página Introducción a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco, haga cli c enBase de datos en blanco.

En el panel Base de datos en blanco , escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo .Si no especifica una extensión de nombre de archivo, Access la agrega automáticamente. Para cambiar laubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de

datos (situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicación y, a continuación,haga clic en Aceptar.


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Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos con una tab la vacía denominada Tabla1 y, a continuación, abre Tabla1 enla vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo .

Escribir información en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de cál culo de MicrosoftOffice Excel 2007. La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos: cuando se agregauna nueva columna a la tabla, se define un nuevo campo. Access define automáticamente el tipo de datosde cada campo en función de los datos que escribe.

Si, de momento, no desea incluir información en Tabla1, haga clic en Cerrar . Si realizó cambios en latabla, Access le pedirá que guarde los cambios efectuados en la tabla. Haga clic en Sí para guardar loscambios, haga clic en No para descartarlos o haga clic en Cancelar para dejar la tabla abierta.

Si cierra Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access elimina toda la tabla, aunque hayaescrito datos en ella.AGREGAR UNA TABLAPuede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo Tablas enla ficha Crear.

CREAR UNA TABLA EMPEZ ANDO EN LA VISTA HOJA DE DATOSEn la vista Hoja de datos, puede escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de latabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan mediante números (Campo1, Campo2,etc.) y Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos queescribe.

En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo .

En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.

Access muestra el panel Plantillas de campos , que contiene una lista de los tipos de campos utiliza doshabitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, Accessagregará un campo por ese nombre y establecerá sus propiedades en los valores correspondientes a esetipo de campo. Puede cambiar las propiedades más a delante si lo desea. Si arrastra el campo, deberáarrastrarlo hasta un área de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de inserción vertical,que le indica dónde se colocará el campo.

Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de columna y escribael nuevo nombre.

Es recomendable asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qué contienecuando lo examine en el panel Lista de campos.

Para mover una columna, haga clic en su encabezado p ara seleccionar la columna y, a continuación,arrastre la columna a la ubicación que desee.


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Puede seleccionar también varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una nuevaubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el título de la primera columna y, acontinuación, con la tecla MAYÚS presionada, haga clic en el título de la última columna.

CREAR UNA TABLA EMPEZ ANDO EN LA VISTA DISEÑOEn la vista Diseño, cree primero la estructura de la nueva tabla. A continuación , cambie a la vista Hoja dedatos para escribir datos o introduzca datos mediante otro método, como pegar o importar.

En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de tabla.

Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del campo y, a continuación,seleccione un tipo de datos de la lista Tipo de datos.

Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna Descripción. La descripciónse muestra en la barra de estado cuando el cursor se sitúa en ese cam po en la vista Hoja de datos. Ladescripción se usa también como texto de la barra de estado para los controles de un formulario o informeque se crean arrastrando el campo desde el panel Lista de campos, y para los controles que se creanpara ese campo mediante el Asistente para formularios o el Asistente para informes.

Después de agregar todos los campos, guarde la tabla:

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

Puede empezar a escribir datos en la tabla en cu alquier momento cambiando a la vista Hoja de datos yhaciendo clic en la primera celda vacía.

CREAR UNA TABLA MEDIA NTE UNA PLANTILLAAccess proporciona plantillas para los tipos de tablas más comunes. Con un simple clic de mouse, puedecrear una estructura de tabla completa con campos ya configurados y listos para usar. Si es necesario,puede agregar o eliminar campos para que la tabla se ajuste a sus necesidades.

En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione unade las plantillas disponibles de la lista.

Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen.

Para eliminar una columna. Haga clic con el botón secundario en el encabezado de la columna y, a

continuación, haga clic en Eliminar columna .

Para agregar una nueva columna . En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic

en Nuevo campo.

Access muestra el panel Plantillas de campos , que contiene una lista de los tipos de campos utiliza doshabitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, Accessagregará un campo por ese nombre y establecerá sus propiedades en los valores correspondientes a esetipo de campo. Puede cambiar las propiedades más a delante si lo desea. Si arrastra el campo, deberáarrastrarlo hasta un área de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de inserción vertical,que le indica dónde se colocará el campo.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

DEFINIR PROPIEDADES D E CAMPO EN LA VISTA DISEÑOIndependientemente de cómo haya creado la tabla, es conveniente examinar y definir las propiedades delos campos. Esto sólo se puede hacer en la vista Diseño. Para cambiar a la vis ta Diseño, haga clic con elbotón secundario del mouse en la tabla en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en la Vista


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Diseño. Para ver las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la cuadrícula de diseño. Laspropiedades aparecen debajo de la cuadrícula de diseño, bajo Propiedades del campo .

Para ver una descripción de cada propiedad del campo, haga clic en la propiedad y lea la descripción enel cuadro situado junto a la lista de propiedades bajo Propiedades del campo .

En la tabla siguiente se describen algunas de las propiedades de campo que suelen ajustarse.

Propiedad Descripción

Tamaño delcampo

Para los campos de texto, esta propiedad define el número máximo de caracteres quese puede almacenar en el campo. El valor máximo es 255. Para los camposnuméricos, esta propiedad define el tipo de número que se va a almacenar (Enterolargo, Doble, etc.). Para permitir un almacenamiento de los datos más eficaz, esaconsejable asignar la menor cantidad de espacio prevista para los datos . Puedeaumentar ese valor posteriormente si cambian sus necesidades.

Formato Esta propiedad define el modo en que se muestran los datos. No afecta a los datosreales cuando se almacenan en el campo. Puede seleccionar un formato predefinido oespecificar un formato personalizado.

Máscara deentrada

Utilice esta propiedad para especificar un modelo para todos los datos que se incluyanen este campo. De este modo, se asegurará de que todos los datos se escribencorrectamente y contienen el número de caracte res necesario. Para obtener ayuda en

la creación de una máscara de entrada, haga clic en situado en el margenderecho del cuadro de propiedades.

Valorpredeterminado

Utilice esta propiedad para especificar el valor predeterminado que aparecerá en estecampo cada vez que se agregue un nuevo registro. Por ejemplo, si hay un campo defecha/hora en el que siempre desea registrar la fecha en la que se agregó el registro,puede escribir Fecha() como valor predeterminado.

Requerido Esta propiedad indica si un valor es necesario en este campo. Si establece estapropiedad en Sí, Access no permite que se agregue un nuevo registro a menos quese especifique un valor para este campo.

AGREGAR, ESTABLECER, QUITAR LA CLAVE PRINCIPALCada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquenunívocamente cada registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal.

¿QUÉ ES UNA CLAVE PRIN CIPAL?Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que p roporcionan a Microsoft OfficeAccess 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como OfficeAccess 2007, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizanrelaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información.Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinaresos datos de forma significativa.

Este enfoque funciona porque u na vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas parahacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tablaCompradores podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Co mpradores es la clave principal


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y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en términos simples, es la clave principalde otra tabla.

Clave principalClave externa

A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código,sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener unnúmero de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal.

Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debeidentificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debecontener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblement e, nunca) debe cambiar. Access utilizacampos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.

Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto elnombre como la dirección contienen info rmación que puede cambiar con el tiempo.

Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice parala clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también quecada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principaly le asigna un nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumé rico. El campo está oculto de formapredeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.

Si piensa que no hay ningún campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal,considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Este tipo deidentificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Esaconsejable utilizar este tipo de identificadores porque sus valores no cambian. Un a clave principal quecontiene datos sobre una fila (un número de teléfono o el nombre de un cliente, por ejemplo) es másprobable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.


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Una columna con el tipo de datos Autonumérico suele ser una buena clave principal, porque garantizaque no habrá dos Id. de producto iguales.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal deuna tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que con tenga artículos de línea de pedidos tendríados columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal estáformada por más de una columna se denomina clave compuesta.

AGREGAR UNA CLAVE PRI NCIPAL AUTONUMÉRICACuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principaly le asigna el tipo de datos Autonumérico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal auna tabla que ya existe, debe abrir la tabla en la vista Dis eño.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregarla clave principal y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.

5. En la columna Nombre del campo , escriba un nombre, como IdCliente.

6. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumérico.

7. En Propiedades del campo , en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valoresnuméricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar númerosaleatorios.

DEFINIR LA CLAVE PRIN CIPALSi tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como un númerode Id. o un número de serie o código, ese campo podría convertirse en una buena clave principal. Paraque una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, nodebe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.

Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño.



3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que deseaestablecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.

Para seleccionar varios campos, p resione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cadacampo.

5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.


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Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como claveprincipal.

QUITAR LA CLAVE PRINC IPALCuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no serviráncomo identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina elcampo o los campos de la tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de esos campos.

Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.



3. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación detabla. Si intenta quitar una clave principal para la que existe una relación, Access le advertir á de quedebe eliminar primero la relación.

4. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principaldesee eliminar y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

5. Haga clic en el selector de fil as de la clave principal actual.

Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.

Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los camposde la clave principal.

6. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.

Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedi rá que cree una. Si eligeSí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo paracada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.IMPORTAR, ANEXAR O VINCULAR A DATOS DE OTRO ORIGENEs posible que tenga datos almacenados en otro programa y desee importar esos datos a una nuevatabla o anexarlos a una tabla existente de Access. O tal vez trabaje con personas que almacenan susdatos en otros programas y desee trab ajar con esos datos en Access vinculándose a los mismos. Encualquier caso, Access permite trabajar fácilmente con datos de otros orígenes. Puede importarlos de unahoja de cálculo de Excel, de una tabla de otra base de datos de Access o de diversos otros orígenes. Elproceso que se usa varía ligeramente en función del origen, pero para empezar puede utilizar elprocedimiento siguiente.

1. En Access, en la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comandocorrespondiente al tipo de archivo qu e va a importar.


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Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si noaparece el tipo de programa que necesita, haga clic en Más.

Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite iniciar el programaen el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese programa para guardar los datosen un formato de archivo común (como un archivo de texto delimitado) e importar los datos aAccess.

2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos , haga clic en Examinar para buscar el archivode datos de origen o escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de origen en el cuadroNombre de archivo .

3. Haga clic en la opción que desee (todos los programas permiten importar y algunos permitenanexar o vincular) bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base dedatos actual. Puede crear una nueva tabla que use los datos importados, o bien, (con alguno sprogramas) puede anexar los datos a una tabla existente o crear una tabla vinculada que mantengaun vínculo a los datos del programa de origen.

4. Si se inicia un asistente, siga las instrucciones que aparecen en las páginas del asistente. En laúltima página del asistente, haga clic en Finalizar.

Si importa objetos o vincula tablas de una base de datos de Access, aparece el cuadro de diálogoImportar objetos o Vincular tablas. Elija los elementos que desee y haga clic en Aceptar.

El proceso exacto depende de si opta por importar, anexar o vincular datos.

5. Access le preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba derealizar. Si cree que en el futuro volverá a realizar la misma operación de importación, haga clic enGuardar los pasos de la importación y especifique los detalles. Puede repetir fácilmente la

operación más adelante haciendo clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar de laficha Datos externos. Si no desea guardar los detalles de la operación, haga cli c en Cerrar.

Si opta por importar una tabla, Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra latabla bajo el grupo Tablas en el panel de exploración. Si opta por anexar datos a una tabla existente, losdatos se agregan a esa tabla. Si opta por vincular a datos, Access crea una tabla vinculada bajo el grupoTablas en el panel de exploración.GUARDAR SUS ARCHIVOS EN EL FORMATO QUE MÁS LE CONVENGA

Nuevo formato, nueva extensión de archivo . Access 2007 usa un nuevo formato de archivo. ¿Qué leproporciona este hecho? Varias ventajas y un par de pasos sencillos. Además, los archivos antiguosfuncionan en la nueva versión de Access.Ventajas¿Por qué se ha cambiado el formato de archivo? Para que las bases de datos de Access 2007 sean másseguras y más compactas. Para que la recuperación de datos sea más confiable si un archivo sufre


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daños. Y para agregar algunas características que no son fáciles de incluir en una imagen, como camposde tabla que almacenan datos adjuntos y campos con vario s valores.

ACTUALIZAR BASES DE D ATOS DE VERSIONES AN TERIORES

Si desea realizar una copia de una base de datos de una versión anterior que sea más segura, máscompacta y más fácil de recuperar en caso necesario, esto es todo lo que tiene que hacer. E n Access

2007, haga clic en el Botón de Office y use el comando Abrir para dicha base de datos. Vuelva ahacer clic en el botón y elija Guardar como. Haga clic en Base de datos de Access 2007 .


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COMPARTIR EN UN FORMA TO MÁS ANTIGUO

Es posible que necesite compartir una base de datos de Access 2007 con alguien que esté trabajandocon una versión anterior de Access. Como puede suponer, la forma de hacerlo es crear una copia en unformato de archivo más antiguo. Y el método para realizar esa copia es muy parecido al de actualizar unabase de datos más antigua. Abra la base de datos de Access 2007 y haga clic en el Botón de

Office . Elija Guardar como y, a continuación, haga clic en la opción correspondiente.

Algunas características nuevas de Access 200 7 requieren el nuevo formato de archivo. Si su base dedatos usa esas nuevas características e intenta realizar una copia de la misma en un formato másantiguo, Access le indica por qué no puede conseguirlo. Si sabe que va a compartir una base de datoscon personas que no tienen Access 2007, planee su trabajo consecuentemente.


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ABRIR UNA BASE DE DATOS DE ACCESS EXISTENTE1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la base de datos que desee abrir.

3. Siga uno de estos procedimientos:

Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminadoespecificado en el cuadro de diálogo Opciones de Access o en el modo establecido por una directivaadministrativa.

Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso compartido en un entorno demultiusuario, de manera que cualquier usuario pueda leer y escribir en la base de datos.

Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modosólo lectura para abrir la base de datos en acceso de sólo lectura y, de esta forma, poder verla perono editarla. Otros usuarios pueden seguir leyendo y escribiendo en la base de datos.

Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modoexclusivo para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abiertaen acceso exclusivo, cualquiera que intente abrir la base de datos recibe el mensaje "el archivo yaestá en uso".

Haga clic en la flecha si tuada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modoexclusivo de sólo lectura para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Otros usuarios puedenseguir abriendo la base de datos pero estarán limitados al modo de sólo lectura.

CREAR LA RELACIÓN ENTRE LAS TABLAS1. En la ficha Herramientas de base de datos , en el grupo Mostrar u ocultar , haga clic en

Relaciones.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.

Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

3. Si todavía no está seleccionada, haga clic en la ficha Tablas, seleccione las tablas que deseemodificar, elija Agregar y haga clic en Cerrar.

Puede presionar MAYÚS para seleccionar varias tablas o también puede agregar cada tabla deforma individual. Seleccione sólo las tablas de los lados "uno" y "varios" de la relación.

4. En la ventana Relaciones, arrastre la clave principal desde la tabla del lado "uno" de la relacióny colóquela en el campo de clave externa de la tabla en el lado "varios" de la relación.

Se muestra el cuadro de diálogo Modificar relaciones . En la siguiente figura se muestra el cuadrode diálogo:


[20]

5. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial y haga clic en Crear.

6. Realice el siguiente grupo de pasos.

HABILITAR LAS ACTUALI ZACIONES EN CASCADA EN CLAVES PR INCIPALES

1. Si no ha seguido los pasos indicados en la sección anterior, abra la base de datos que contienela relación que desea cambiar.

2. En la ficha Herramientas de base de datos , en el grupo Mostrar u ocultar , haga clic enRelaciones.

Aparece la ventana Relaciones en la que se muestran las uniones (indicadas en forma de líneas deconexión) entre las tablas de la base de datos. La siguiente figura muestra una relación típica:

3. Haga clic con el botón secundario del mouse en la línea de conexión entre las tablas principal ysecundaria y haga clic en Modificar relación .

Se muestra el cuadro de diálogo Modificar relaciones . En la siguiente figura se muestra el cuadrode diálogo:


[21]

4. Seleccione Actualizar en cascada los campos relacionados , asegúrese de que la casilla deverificación Exigir integridad referencial esté activada y, a continuación, haga clic en Aceptar.


[22]

FORMULARIOSCREAR UN FORMULARIO DESDE UNA PLANTILLA Y APLICARLE FORMATO

Para crear un formulario en Access 2007, haga c lic en la ficha Crear y, a continuación, en Formulario.Access basa el nuevo formulario en el objeto de base de datos existente que ha abierto o en el que haseleccionado en el Panel de exploración.

El nuevo formulario se abre en la Vista Presentación y la cinta de opciones ofrece Herramientas depresentación de formulario con dos fichas, Formato y Organizar. Herramientas de presentación deformulario aparece en la cinta de opciones sólo cuando se pueden utilizar. Los comandos de esas fichashacen cambiar la apariencia de los controles y etiquetas muy fácilmente; el truco está en saber cuándohay que parar. Lo más importante es que se puede tener una vista previa de los cambios según se vanefectuando. Si no le gusta un cambio, puede deshacerlo utilizando CT RL+Z o el botón de la barra de

herramientas de acceso rápido .

AGREGAR REGISTROS MEDIANTE UN FORMULARIOLos formularios de entrada de datos pueden ser una forma más fácil, más rápida y más exacta de escribirdatos. Normalmente se crean formularios cuando es necesario escribir datos en más de una tabla a lavez. También se crean formularios cuando se quieren ocultar algunos de los campos de una tabla,cuando una base de datos debe ser más fácil de usar (un paso que puede reducir los costos deentrenamiento) y cuando se desea asegurar que los usuarios escriben los datos con precisión.

La forma en que se usa un formulario para editar datos depende de su diseño. Los formularios puedencontener cualquier número de controles, como listas, cuadros de texto, botone s y hojas de datos, que soncuadrículas que se parecen a las hojas de cálculo de Excel. A su vez, cada uno de los controles de unformulario lee los datos o escribe datos en un campo de tabla subyacente. Lo que se hace con un controldeterminado depende del tipo de datos configurado para el campo de tabla subyacente, las propiedadesestablecidas para ese campo y, posiblemente, las propiedades que el diseñador de la base de datos hayaestablecido para cada control. En las siguientes secciones se explica cómo usar los controles de entrada


[23]

de datos más comunes. Para cualquier duda referente a una base de datos específica, póngase encontacto con el administrador del sistema o el diseñador de la base de datos.

AGREGAR O EDITAR TEXT O EN UN CUADRO DE TE XTOPara agregar o editar texto en un cuadro de texto, se trabaja con datos en un campo Memo o de texto.Mientras lo hace, recuerde que puede establecer un campo Memo (o un control dependiente en el campoMemo) para que se pueda usar formato de texto enriquecido y po der aplicar al texto de esta maneradiferentes fuentes, tamaños, estilos y colores.Editar texto en un cuadro de textoColoque el cursor en el cuadro de texto y cambie los datos. Recuerde que no se pueden realizar cálculoscon los números de un campo Texto o Memo.Aplicar formato de texto enriquecido1. Con el formulario abierto en la vista Formulario o Presentación, o bien, con la tabla abierta en la

vista Hoja de datos, seleccione el campo Memo.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, utilice los botones y menús para aplicar formato altexto.

Puede aplicar fuentes y tamaños diferentes, poner el texto en negrita o en cursiva, cambiar loscolores, etc.Escribir datos mediante una lista

Se pueden usar listas en formularios así como en tablas y conjuntos de resultados de consultas que estánabiertos en la vista Hoja de datos, que es una cuadrícula similar a una hoja de cálculo de Excel.

Cuando se usa una lista en un formulario, puede que se muestre un control de cuadro combinado o uncontrol de cuadro de lista. Estas ilustraciones representan un control de cuadro combinado y un control decuadro de lista, respectivamente.

Cuando se usa una lista en una tabla o un conjunto de resultados de consulta, Access usa un cuadrocombinado de forma predeterminada.

Además, las listas admiten varios valores. Cuando aparece una lista con una casilla de verificación junto acada elemento de la lista, se pueden seleccionar hasta 100 elementos de la lista. Las listas multivalor quese pueden crear sin programar son una nuev a característica de Office Access 2007 que permiten resolverun problema común. Por ejemplo, supongamos que usa una base de datos de Access para realizar unseguimiento de los problemas referentes a la atención al cliente. Si necesita asignar varias person as a unproblema, podrá usar una lista multivalor. En las versiones anteriores de Access, hubiera tenido querealizar algún tipo de programación avanzada para crear una herramienta similar. En estas ilustracionesse muestran algunas listas multivalor típic as.


[24]

Si lo desea, puede editar los elementos de una lista. Si el usuario o el diseñador de la base de datoshabilitan el comando, se pueden agregar, cambiar y quitar elementos de la lista directamente desde lalista. Sin embargo, los diseñadores de base s de datos pueden optar por deshabilitar el comando, por loque es posible que no esté disponible para todas las bases de datos.

En las siguientes secciones se explica cómo usar y editar listas.

SELECCIONAR ELEMENTOS DE UNA LISTA DESPLEG ABLE

1. Abra el formulario, la tabla o el conjunto de resultados de consulta que contiene la lista.

Debe abrir los formularios en la vista Formulario o Presentación. Debe abrir las tablas y los conjuntosde resultados de consultas en la vista Hoja de datos.

2. Haga clic en la flecha abajo situada junto a la lista y, a continuación, seleccione el elemento quedesee.

3. Para confirmar la selección a la base de datos, mueva el cursor hacia otro campo.

SELECCIONAR ELEMENTOS DE UN CUADRO DE LIST A

1. Abra el formulario que contiene la lista .

2. Desplácese por la lista de elementos del cuadro de lista y seleccione el elemento que desee.

3. Para confirmar la selección a la base de datos, mueva el cursor hacia otro campo.

SELECCIONAR ELEMENTOS DE UNA LISTA DESPLEG ABLE DE CASILLAS DE VERIFICACIÓN


Puede usar listas desplegables de casillas de verificación en los formularios, tablas y conjuntos deresultados de consultas. Para ello, abra los formularios en la vista Formulario o Examinar, y abra lastablas y los conjuntos de resultados de consultas en la vista Hoja de datos.

2. Haga clic en la flecha abajo situada junto a la lista.

3. Active hasta 100 casillas de verificación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

SELECCIONAR ELEMENTOS DE UNA LISTA DE CASI LLAS DE VERIFICACIÓN

1. Abra el formulario que contiene la lista.

Debe abrir el formulario en la vista Formulario o Examinar.

2. Haga clic en la flecha abajo situada junto a la lista.

3. Active hasta 100 casillas de veri ficación y, a continuación, haga clic en Aceptar.Editar los elementos de una lista Puede editar cualquier tipo de lista en un formulario, una tabla o un conjunto de resultados de

consulta. Recuerde que debe abrir los formularios en la vista Formulario o Examinar, y las tablas y


[25]

los conjuntos de resultados de consulta en la vista Hoja de datos. Recuerde asimismo que eldiseñador de la base de datos o el departamento de IT puede deshabilitar este comando, por lo quees posible que no siempre esté disponible .


2. Haga clic con el botón secundario en la lista que desee modificar y, a continuación, haga clic enEditar elementos de lista .

Aparece un cuadro de diálogo o un f ormulario de entrada de datos. La pantalla depende del tipo delista que desee modificar. Access usa dos tipos de lista básicos: listas de valores y listas debúsqueda. Las listas de valores muestran un conjunto de elementos que se escriben manualmente,mientras que las listas de búsqueda usan una consulta para recuperar sus datos de una o variastablas. Siga uno de los procedimientos que se describen a continuación.

Si está editando una lista de valores, use el cuadro de diálogo Editar elementos delista para modificar los datos de la lista y, a continuación, haga clic en Aceptar cuando termine.

Si está editando una lista de búsqueda, aparece un formulario de entrada de datos. Useese formulario para modificar los datos de la lista.


[26]

CONSULTASCREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN1. Abra la base de datos de origen; es decir, la base de datos que contiene los registros que desee

anexar.

2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Aparece la cuadrícula de diseño de la consulta y se m uestra el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

3. Seleccione la tabla que contiene los registros que desee anexar, haga clic en Agregar y, acontinuación, haga clic en Cerrar.

La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta.En la ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta figura se muestra una tabla típicaen el diseñador de consultas:

4. Arrastre los campos que desee anexar desde la tabla hasta la fila Campo situada en la seccióninferior de la cuadrícula de diseño de la consulta.

Se puede agregar un campo de tabla por columna en la sección inferior. Para agregar rápidamentetodos los campos, haga clic en el asterisco ( *) situado en la parte superior de la lista de campos detabla. Esta figura muestra el diseñador de consultas con varios campos de tabla agregados:


[27]

En esta ilustración se muestra el diseñador con todos los campos agregados:

5. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Compruebe que la consulta devuelva los registros que desee anexar. Según sea preciso, desactivela casilla de verificación Mostrar o presione SUPRIMIR para quitar los campos no deseados.También puede arrastrar campos adicionales a la cuadrícula de diseño hasta que obtenga losresultados deseados.

6. Continúe con los pasos siguientes.

CRITERIOS DE EJEMPLO PARA CONSULTAS DE SE LECCIÓN1. En la siguiente tabla se muestran algunos ejemplos de los tipos de criterio que se pueden usar

en las consultas de selección para reducir la cantidad de datos que va a devolver la consulta.

Criterios Efecto

> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos losnúmeros menores que 234, use < 234.

>= "Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.

Entre #2/2/2006# y Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2006 y el 1 de


[28]

#1/12/2006# diciembre de 2006 (ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodínANSI-92, use comillas simples (') en vez de signos de número. Por ejemplo:Entre '2/2/2006' Y '1/12/2006'.

Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no esexactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contienencaracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa(Alemania)".

Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiecen por T. Si la base de datosusa los caracteres comodín ANSI -92, use el signo de porcentaje (%) en lugardel asterisco (*).

No "*t" Busca todos los registros que terminen en t. Si la base de dato s usa loscaracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar delasterisco.

En(Canadá,ReinoUnido)

En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.

Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letrascomprendidas entre la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa eljuego de caracteres comodín ANSI -92, use el signo de porcentaje (%) en vezdel asterisco (*).

Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la s ecuencia de letras "ar". Si la basede datos usa el juego de caracteres comodín ANSI -92, use el signo deporcentaje (%) en vez del asterisco (*).

Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan unasegunda cadena de 5 letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuyaúltima letra se desconoce. Si la base de datos usa el juego de caracterescomodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en vez del signo deinterrogación.

#2/2/2006# Busca todos los registros corres pondientes al 2 de febrero de 2006. Si labase de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI -92, escriba la fechaentre comillas simples en vez de signos de número ('2/2/2006').

< Fecha() - 30 Devuelve todas las fechas cuya antigüedad sea mayor que 3 0 días.

Fecha() Devuelve todos los registros que contengan la fecha actual.

Entre Fecha() YAgregFecha("M", 3,Fecha())

Devuelve todos los registros comprendidos entre la fecha de hoy y tresmeses a partir de la fecha de hoy.

Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sindefinir).

No es Nulo Devuelve todos los registros que contengan algún valor (que no sea nulo).

"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Lascadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor aun campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campopodría requerir un número de fax, pero podría que algunos clientes no tengan


[29]

fax. En ese caso, se incluye un par de comil las dobles sin espacios entreellas ("") en lugar de un número.

USAR EL ASISTENTE PARA CREAR LA CONSULTA

1. Abra la base de datos de ejemplo Neptuno. Cierre el formulario de inicio de sesión.

2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, acontinuación, haga clic en Aceptar.

4. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en Tabla: Pedidos.

5. En la lista Campos disponibles , haga doble clic en IdPedido para mover ese campo a la listaCampos seleccionados . Haga doble clic en Gastos de envío para mover ese campo a la listaCampos seleccionados .

6. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en Tabla: Empleados.

7. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en Nombre para mover ese campo a la listaCampos seleccionados . Haga doble clic en Apellidos para mover ese campo a la lista Camposseleccionados. Haga clic en Siguiente

8. Dado que está creando una lista de todos los pedidos, va a usar una consulta de resumen. Siestá sumando los gastos de envío por empleado o realizando alguna otra función de agregado,usará una consulta de resumen. Haga clic en Detalle (muestra cada campo de cada registro) y, acontinuación, en Siguiente.

9. Haga clic en Finalizar para ver los resultados.

La consulta devuelve una lista de los pedidos, indicando para cada uno los gastos de envío así como elnombre y los apellidos del empleado responsable.

CREAR LA CONSULTA EN LA VISTA DISEÑO

1. Abra la base de datos de ejemplo Northwind. Cierre el formulario de inicio de sesión.

2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Clientes, Pedidos y Detalles depedidos y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Las tres tablas aparecen en el área de trabajo del diseño de la consulta.

4. En la tabla Clientes, haga doble clic en el campo Ciudad para agregarlo a la cuadrícula de diseñode la consulta.

5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna Ciudad, en la fila Criterios, escriba En("Río de Janeiro","São Paulo") . Esto hace que sólo se incluyan en la consulta los registros en losque el cliente está en una de estas dos ciudades.

6. En la tabla Detalles de pedidos, haga doble clic en los campos FechaEnvío y PrecioUnidad.

Los campos se agregan a la cuadrícula de diseño de la consulta.

7. En la columna FechaEnvío, en la cuadrícula de diseño de la consulta, seleccione la fila Campo.Reemplace [FechaEnvío] por Año: Formato([FechaEnvío],"aaaa") . Esto crea un alias de campo,Año, que permite utilizar sólo la parte del año del valor del campo FechaEnvío.

8. En la columna PrecioUnidad, en la cuadrícula de diseño de la consulta, seleccione la filaCampo. Reemplace [PrecioUnidad] por Ventas: [Detalles de


[30]

pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad] -[Detalles depedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad]*[Descuento] . Esto crea un alias de campo, Ventas, quecalcula las ventas para cada registro.

9. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Tabla de referencias cruzadas .

Aparecen dos nuevas filas, Total y Tabla de referencias cruzadas , en la cuadrícula de diseño de laconsulta.

10. En la columna Ciudad en la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la f icha Tabla dereferencias cruzadas y luego en Encabezado de fila.

Esto hace que aparezcan los valores de ciudad como encabezados de fila (es decir, la consultadevuelve una fila para cada ciudad).

11. En la columna Año, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Encabezadode columna.

Esto hace que aparezcan los valores de año como encabezados de columna (es decir, la consultadevuelve una columna para cada año).

12. En la columna Ventas, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Valor.

Esto hace que los valores de ventas aparezcan en la intersección de filas y columnas (es decir, laconsulta devuelve un valor de ventas para cada combinación de ciudad y año).

13. En la columna Ventas, haga clic en la fila Totales y luego en Suma.

Esto hace que la consulta sume los valores de esta columna.

Puede dejar la fila Totales para las otras dos columnas como valor predeterminado de Agrupar porporque desea ver el valor de estas columnas y no valores agregados.


Ahora tiene una consulta que devuelve el total de ventas por año en Río de Janeiro y São Paulo.

FORMULAR VARIACIONES DE UNA PREGUNTA UTIL IZANDO PARÁMETROS CO N UNA

CONSULTAEn ocasiones desea ejecutar una consulta q ue sólo se diferencia ligeramente de una existente. Puedecambiar la consulta original para usar su nuevo criterio, pero si desea ejecutar con frecuencia variacionesde una consulta concreta, considere la posibilidad de usar una consulta de parámetros. Cua ndo ejecutauna consulta de parámetros, la consulta solicita los valores de los campos y, a continuación, usa losvalores indicados para crear los criterios de su consulta.

1. Abra Neptuno 2007.

2. Haga clic en Barra Ancho del panel para mostrar el panel de exploración.

Este paso no es necesario si ya se muestra el panel de exploración.

3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta llamadaPedidos por ciudad y haga clic en Vista de diseño en el menú contextual.

4. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, elimine 'LasVegas' y escriba [¿Para qué ciudad?] .

La cadena [¿Para qué ciudad?] es su solicitud de parámetro. Los corchetes indican que desea quela consulta solicite un parámetro, mientras que el texto (en este caso, ¿Para qué ciudad?) es lapregunta que muestra el mensaje de solicitud.


[31]

No se puede usar ni un punto ( .) ni un signo de exclamación ( !) como texto del mensaje de solicitudde parámetros.

5. Active la casilla de verificación de la fila Mostrar en la columna Ciudad, de manera que losresultados de la consulta muestren la ciudad.

6. En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

La consulta solicita que indique un valor para Ciudad.

7. Escriba Nueva York, y presione ENTRAR.

Se ejecuta la consulta y, a continuación, se muestran los pedidos de los clientes de Nueva York.

¿Pero qué sucede si no conoce los valores que puede especificar? Para especificar los parámetrosde forma más flexible, use caracteres comodines como parte del mensaje:

8. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuación, en Vista Diseño.

9. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, escribaComo [¿Para qué ciudad?]&"*" .

En esta solicitud de parámetros, la palabra clave Como, el símbolo de la "y" comercial ( &) y elasterisco (*) encerrado entre comillas permiten al usuario escribir una combinación de caracteres,incluyendo caracteres comodín, para devolver una gran variedad de resu ltados. Por ejemplo, si elusuario escribe *, la consulta devuelve todas las ciudades; si el usuario escribe L, la consultadevuelve todas las ciudades que empiezan por la letra "L" y si el usuario escribe *s*, la consultadevuelve todas las ciudades que c ontengan la letra "s".


En la solicitud de consulta, escriba Nueva y presione ENTRAR.

11. Se ejecuta la consulta y, a continuación, se muestran los pedidos de los clientes de Nueva York.

REALIZAR CÁLCULOS BASADOS EN SUS DATOSLa mayor parte del tiempo, no se usan las tablas para calcular valores basados en datos de la mismabase de datos. Por ejemplo, la tabla Detalles del pedido de Neptuno 2007, no almacena los subtotales delos productos porque el subtotal para un producto dado se calcula utilizando los datos almacenados en loscampos Cantidad, Precio y Descuentos de la tabla Detalles del pedido.

En algunos casos, los valores calculados pueden caducar porque son valores que cambian. Por ejempl o,no debe almacenar la edad de alguien en una tabla, porque cada año tendrá que actualizar el valor; en sulugar, almacene la fecha de nacimiento de la persona y a partir de ahí, use una expresión en una consultapara calcular su edad.

Use el procedimiento siguiente para crear una consulta que calcule los subtotales del producto basadosen los datos de la tabla Detalles del pedido.

1. Abra Neptuno 2007.

2. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la ficha Tablas, haga doble clic en Detalles delpedido.

4. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

5. En la tabla Detalles del pedido, haga doble clic en Id. de producto para agregar este campo a laprimera columna de la cuadrícula de diseño de la c onsulta.


[32]

6. En la segunda columna de la cuadrícula, haga clic con el botón secundario del mouse en la filaCampo y, a continuación, haga clic en Zoom en el menú contextual.

7. En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente:

Subtotal: ([Cantidad]*[Precio]) -([Cantidad]*[Precio]*[Descuento])

Haga clic en Aceptar.Este es el campo calculado. El campo calculado multiplica la cantidad de cada producto por el preciode dicho producto, multiplica la cantidad de cada producto por el precio y el descuento de dichoproducto y después resta el descuento total del precio total.


Se ejecuta la consulta y, a continuación, se muestra una lista de productos y subtotales, por orden.

9. Presione CTRL+S para guardar la consulta y, a continuación, llámela Subtotales del producto .

CONTAR DATOS MEDIANTE UNA FILA TOTAL

Para agregar una fila Total a una consulta, abra la consulta en la vista Hoja de datos, agregue la fila y, a

continuación, seleccione la función Cuenta u otra función de agregado, como Suma, Mínimo, Máximo o

Promedio.Crear una consulta de selección básica1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla o las tabl as que desee usar

en la consulta y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Las tablas seleccionadas aparecen como ventanas en la sección superior del diseñador de

consultas. En esta ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador de consultas:


[33]

3. Haga doble clic en los campos de tabla que desee usar en la consulta.


Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

5. De manera opcional, vuelva a la vista Diseño y ajus te la consulta. Para ello, haga clic con el

botón secundario del mouse (ratón) en la ficha de documentos correspondiente a la consulta y haga

clic en Vista Diseño. A continuación, podrá ajustar la consulta agregando o quitando campos de

tabla. Para quitar un campo, seleccione la columna en la cuadrícula de diseño y presione

SUPRIMIR.

6. De manera opcional, guarde la consulta.Agregar una fila Total1. Abra la consulta en la vista Hoja de datos. Para hacerlo con una base de datos en formato de

Access 2007, haga clic con el botón secundario en la ficha de documento correspondiente a la

consulta y haga clic en Vista Hoja de datos.

O bien,

Para una base de datos creada con una versión antigua de Access, en la ficha Inicio, en el grupo

Vistas, haga clic en la flecha situada debajo de Vista y haga clic en Vista Hoja de datos.

O bien,

En el panel de exploración, haga doble clic en la consulta. De este modo, se ejecuta la consulta y

se cargan los resultados en una hoja de datos.


[34]

2. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales.

Aparece una nueva fila Total debajo de la última fila de datos de la hoja de datos.

3. En la fila Total, haga clic en el campo que desee sumar y, a continuación, seleccione Cuenta

en la lista.Ocultar una fila TotalEn la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales.

REFERENCIA A LAS FUNC IONES DE AGREGADO

En la siguiente tabla se muestran y se describen las funciones de agregado incluidas en Access que se

pueden usar en la fila Total y en las consultas. Recuerde que Access incluye más funciones de agregado

para las consultas que para la fila Total.

Función Descripción Se usa con los tipos de datos

Suma Suma los elementos de una columna. Funcionaúnicamente con datos numéricos y monetarios.

Número, Decimal, Moneda

Promedio Calcula el valor medio de una columna. Lacolumna debe contener datos numéricos, demoneda o de fecha y hora. La función pasa poralto los valores nulos.

Número, Decimal, Moneda,Fecha/Hora

Cuenta Cuenta el número de elementos en unacolumna.

Todos los tipos de datos,excepto los que contienen datosescalares extensibles ycomplejos, como una columnade listas multivalor.

Máximo Devuelve el elemento de mayor valor. En elcaso de los datos de texto, el mayor valor es elúltimo valor alfabético y Access no distinguemayúsculas de minúsculas. La función pasa poralto los valores nulos.


Mínimo Devuelve el elemento de menor valor. En elcaso de los datos de texto, el menor valor es elprimer valor alfabético y Access no distingue



[35]

mayúsculas de minúsculas. La función pasa poralto los valores nulos.

Desviaciónestándar

Mide el grado de dispersión de los valores conrespecto a un promedio (una media).


Varianza Mide la varianza estadística de todos losvalores de la columna. Esta función se puedeusar únicamente con datos numéricos ymonetarios. Si la tabla contiene menos de dosfilas, Access devuelve un valor nulo.


INTRODUCCIÓN A LOS CRITERIOS DE CONSULTAUn criterio es similar a una fórmula (es una cadena que puede consistir en referencias de campos,

operadores (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una

expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) y constantes (constante:

valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. P or ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos

trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.) ). Los

criterios de consulta también se conocen como expresiones en Microsoft Office Access 2007.

En las tablas siguientes, se muestran algunos ejemplos de criterios y se explica su funcionamiento.

Criterios Descripción

>25 y <50 Este criterio se aplica a campos Número, como Precio oUnidadesEnStock. El resultado incluye solamente aquellos registros enlos que el campo Precio o UnidadesEnStock contiene un valor mayorque 25 y menor que 50 .

DifFecha("aaaa",[FechaNacimiento],Fecha()) > 30

Este criterio se aplica a campos Fecha/Hora, como FechaNacimiento.En el resultado de la consulta, sólo se incluyen los r egistros en los queel número de años entre la fecha de nacimiento de una persona y lafecha actual es mayor que 30 .

Es Nulo Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de campo para que semuestren los registros en los que el valor de campo sea nulo .

Como ve, los criterios pueden ser muy distintos unos de otros, dependiendo del tipo de datos del campo

en el que se apliquen y de los requisitos específicos en cada caso. Algunos criterios son sencillos y usan


[36]

operadores básicos y constantes. Otros son complejos y usan funciones y operadores especiales, e

incluyen referencias de campo.

Este tema contiene varios criterios usados comúnmente, organizados por tipo de datos. Si los ejemplos

que se presentan en este tema no se pueden aplicar a sus necesidades específicas, es posible que tenga

que escribir sus propios criterios. Para ello, debe familiarizarse con la lista completa de funciones,

operadores y caracteres especiales y con la sintaxis para expresiones para hacer referencia a campos y

literales.

Aquí verá dónde y cómo se agregan los criterios. Para agregar un criterio a una consulta, debe abrirla en

la vista Diseño. Después, identifique los campos para los que desea especificar criterios. Si el campo no

está aún en la cuadrícula de diseño, agréguelo a rrastrándolo desde la ventana de diseño de la consulta

hasta la cuadrícula, o bien, haciendo doble clic en el campo (De este modo, se agrega automáticamente a

la siguiente columna vacía de la cuadrícula.). Por último, escriba los criterios en la fila Criterios.

Los criterios que especifique para los distintos campos en la fila Criterios se combinan mediante el

operador Y. Dicho de otro modo, los criterios especificados en los campos Ciudad y FechaNacimiento se

interpretan así:

Ciudad = "Chicago" Y FechaNaci miento < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha())

Los campos Ciudad y FechaNacimiento incluyen criterios.

Sólo los registros cuyo valor para el campo Ciudad sea Chicago se ajustarán al criterio.


[37]

Sólo los registros que tengan como mínimo 40 años de antigüed ad se ajustarán al criterio.

Sólo los registros que cumplan los dos criterios se incluirán en los resultados.

¿Y si sólo desea que se cumpla una de estas condiciones? Es decir, si tiene criterios alternativos, ¿cómo

lo expresa?

Si tiene criterios alternativos, o dos conjuntos de criterios independientes donde basta con que se cumpla

un conjunto, use las filas Criterios y o en la cuadrícula de diseño.

El criterio Ciudad se especifica en la fila Criterios.

El criterio FechaNacimiento se especifica en la fila O.

Los criterios especificados en las filas Criterios y o se combinan utilizando el operador O, como se

muestra a continuación:

Ciudad = "Chicago" O FechaNacimiento < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha())

Si necesita especificar más alternativas, use la s filas situadas debajo de la fila o.

Antes de continuar con los ejemplos, tenga en cuenta lo siguiente:

Si los criterios son temporales o cambian a menudo, puede filtrar el resultado de la consulta

en lugar de estar modificando continuamente los criterios . Un filtro es un criterio temporal que

cambia el resultado de la consulta sin modificar el diseño de ésta.


[38]

Si los campos de criterios no cambian pero los valores que le interesan sí cambian con

frecuencia, puede crear una consulta de parámetros. Una cons ulta de parámetros solicita al usuario

valores de campos y luego utiliza estos valores para crear los criterios de consulta.

CRITERIOS PARA CAMPOS TEXTO, MEMO E HIPERVÍNCULO

Los ejemplos siguientes son para el campo PaísRegión de una consulta basada e n una tabla donde se

almacenan datos de contacto. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrícula de

diseño.

Un criterio que se especifique para un campo Hipervínculo se aplica, de forma predeterminada, a la parte

de texto visible del valor del campo. Para especificar los criterios para la parte correspondiente al

Localizador uniforme de recursos (URL) del valor, use la expresión ParteDeHipervínculo . La sintaxis de

esta expresión es la siguiente: ParteDeHipervínculo([Tabla1].[Cam po1],1) =

"http://www.microsoft.com/spain" , donde Tabla1 es el nombre de la tabla que contiene el campo de

hipervínculo, Campo1 es el campo de hipervínculo y http://www.microsoft.com/spain es la dirección URL

con la que se desea coincidir.

Para incluir registros Use este criterio Resultado de la consulta

http://www.microsoft.com/spain

http://www.microsoft.com/spain


[39]

que...

Coincidan exactamentecon un valor, comoChina

"China" Devuelve los registros en los que el campoPaísRegión tiene el valor China.

No coincidan con unvalor, como México

No "México" Devuelve los registros en los que el campoPaísRegión tiene un valor distinto deMéxico.

Empiecen por la cadenaespecificada, como U

Como U* Devuelve los registros correspondientes atodos los países o regiones cuyos nombresempiezan por "U", como Uruguay, Uganda,etc.

No empiecen por lacadena especificada,como U

No como U* Devuelve los registros correspondientes atodos los países o regiones cuyos nombresempiezan por un carácter distinto de "U".

Contengan la cadenaespecificada, comoCorea

Como "*Corea*" Devuelve los registros correspondientes atodos los países o regiones que contienen lacadena "Corea".

No contengan la cadenaespecificada, comoCorea

No como "*Corea*" Devuelve los registros correspondientes atodos los países o regiones que nocontienen la cadena "Corea".

Acaben con la cadenaespecificada, como "ina"

Como "*ina" Devuelve los registros correspondientes atodos los países o regiones cuyos nombresacaban con "ina" como China y Argentina.

No acaben con lacadena especificada,como "ina"

No como "*ina" Devuelve los registros correspondientes atodos los países o regiones cuyos nombresno acaban con "ina", como China yArgentina.

Contengan valoresnulos (o que falten)

Es Nulo Devuelve los registros en los que no hayningún valor en el campo.

No contengan valoresnulos

No es Nulo Devuelve los registros en los que no falta elvalor del campo.

Contengan cadenas delongitud cero

"" (un par de comillas) Devuelve los registros en los que el campotiene un valor en blanco (pero no nulo). Porejemplo, los registros de ventas realizada aotro departamento podrían contener un valoren blanco en el campo PaísRegión.

No contengan cadenasde longitud cero

No "" Devuelve los registros en los que el campoPaísRegión no tiene un valor en blanco.

Contengan valoresnulos o cadenas delongitud cero.

"" O Es Nulo Devuelve los registros donde no hay ningúnvalor en el campo, o bien, el campo tiene unvalor en blanco.

Ni vacío ni en blanco No es Nulo Y Sin "" Devuelve los registros en los que el campo


[40]

PaísRegión tiene un valor no en blanco y nonulo.

Vayan a continuación deun valor, como México,si se ordenanalfabéticamente

>= "México" Devuelve los registros de todos los países oregiones a partir de México y posteriores pororden alfabético.

Estén incluidos en unintervalo específico,como de la A hasta la D

Como "[A-D]*" Devuelve los registros correspondientes alos países o regiones cuyos nombresempiezan por las letras "A" a la "D".

Coincidan con uno dedos valores, tales comoEstados Unidos o ReinoUnido

"Estados Unidos" O"Reino Unido"

Devuelve los registros correspondientes aEstados Unidos y Reino Unido.

Contengan uno de losvalores de una lista

En("Francia", "China","Alemania", "Japón")

Devuelve los registros correspondientes atodos los países o regiones especificados enla lista.

Contengan ciertoscaracteres en unaposición específica en elvalor del campo

Der([PaísRegión], 1) = "y" Devuelve los registros correspondientes atodos los países o regiones cuyo nombreacaba con la letra "y".

Satisfagan requisitos delongitud

Longitud([PaísRegión]) >10

Devuelve los registros correspondientes alos países o regiones cuyo nombre tienemás de 10 caracteres.

Coincidan con unmodelo específico

Como "Chi??" Devuelve los registros correspondientes alos países o regiones cuyos nombres tienencinco caracteres de longitud y los tresprimeros caracteres son "Chi", como China yChile.

CRITERIOS PARA CAMPOS NÚMERO, MONEDA Y AUTONUMÉRICO

Los ejemplos siguientes son para el campo PrecioUnidad de una consulta basada en una tabla donde se

almacena información de productos. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la

cuadrícula de diseño de la consulta.


[41]

Para incluirregistros que...

Use estecriterio Resultado de la consulta

Coincidanexactamente con unvalor, como 100

100 Devuelve los registros en los que el precio por unidad delproducto es 100 $.

No coincidan conun valor, como1000

No 1000 Devuelve los registros en los que el precio por unidad delproducto no es 1000 $.

Contengan un valormenor que otrovalor, como 100

< 100<= 100

Devuelve los registros en los que el precio por unidad es menorque 100 $ (<100). La segunda expresión (<=100) muestra losregistros en los que el precio por unidad es menor o igual que100 $.

Contengan un valormayor que otrovalor, como 99,99

>99,99>=99,99

Devuelve los registros en los que el precio por unidad es mayorque 99,99 $ (>99,99). La segunda expresión muestra losregistros en los que el precio por unidad es mayor o igual que99,99 $.

Contengan uno deentre dos valores,como 20 ó 25

20 o 25 Devuelve los registros en los que el precio por unidad es 20 $ ó25 $.

Contengan un valorque esté incluido enun intervalo

>49,99 Y<99,99O bien,Entre 50Y 100

Devuelve los registros en los que el precio por unidad e stá entre(pero sin incluir) 49,99 $ y 99,99 $.

Contengan un valorque esté fuera de

<50 O>100

Devuelve los registros en los que el precio por unidad no estáentre 50 $ y 100 $.


[42]

un intervalo

Contengan unoentre varios valores

En(20,25, 30)

Devuelve los registros en los que el precio por unidad es 20 $, 25$ ó 30 $.

Contengan un valorque acabe con losdígitosespecificados

Como"*4,99"

Devuelve los registros en los que el precio por unidad acaba con"4,99", como 4,99 $, 14,99 $, 24,99 $, etc.

NOTA Los caracteres * y %, cuando se usan en una expresión,representan cualquier número de caracteres, que también sedenominan "caracteres comodín". El carácter % no se puedeusar en la misma expresión junto con el carácter * ni con elcarácter comodín ?. El carácter comodín % se puede usar enuna expresión que también contiene el carácter comodín _.

Contengan valoresnulos (o que falten)

Es Nulo Devuelve los registros en los que no se ha especificado ningúnvalor en el campo PrecioUnidad.

Contengan valoresno nulos

No esNulo

Devuelve los registros en los que no falta el valor del campoPrecioUnidad.

CRITERIOS PARA CAMPOS FECHA/HORA

Los ejemplos siguientes son para el campo FechaPedido de una consulta basada en una tabla donde se

almacena información de pedidos. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrícula

de diseño de la consulta.


[43]

Para incluir registrosque... Use este criterio Resultado de la consulta

Coincidanexactamente con unvalor, como 2/2/2006

#2/2/2006# Devuelve los registros de lastransacciones que tuvieron lugar el 2de febrero de 2006. No olvide rodearlos valores de fechas con el carácter#, para que Access pueda distinguirentre fechas y cadenas de texto.

No coincidan con unvalor, como 2/2/2006

No #2/2/2006# Devuelve los registros de lastransacciones que tuvieron lugar enuna fecha distinta al 3 de febrero de2006.

Contengan valoresanteriores a una fechadeterminada, como el2/2/2006

< #2/2/2006# Devuelve los registros de lastransacciones que tuvieron l ugarantes del 2 de febrero de 2006.

Para ver las transacciones quetuvieron lugar en esa fecha o antes,use el operador <= en lugar de <.

Contengan valoresposteriores a unafecha determinada,como el 2/2/2006

> #2/2/2006# Devuelve los registros de lastransacciones que tuvieron lugardespués del 2 de febrero de 2006.

Para ver las transacciones quetuvieron lugar en esa fecha odespués, use el operador >= en lugarde >.

Contengan valoresque estén dentro deun intervalo de fechas

>#2/2/2006# Y <#4/2/2006# Devuelve los registros de lastransacciones que tuvieron lugarentre el 2 de febrero de 2006 y el 4de febrero de 2006.

También puede usar el operadorEntre para filtrar según un intervalode valores. Por ejemplo, Entre#2/2/2006# Y #4/2/2006# es lo m ismoque >#2/2/2006# Y <#2/4/2006#.

Contengan valoresque estén fuera de unintervalo

<#2/2/2006# O >#4/2/2006# Devuelve los registros de lastransacciones que tuvieron lugarantes del 2 de febrero de 2006 odespués del 4 de febrero de 2006.

Contengan uno de dos #2/2/2006# O #3/2/2006# Devuelve los registros de las


[44]

valores, como2/2/2006 o 3/2/2006

transacciones que tuvieron lugar el 2de febrero de 2006 o el 3 de febrerode 2006.

Contengan uno entrevarios valores

En (#1/2/2006#, #1/3/2006#,#1/4/2006#)

Devuelve los registros de lastransacciones que tuvieron lugar el 1de febrero de 2006, el 1 de marzo de2006 o el 1 de abril de 2006.

Contengan una fechaque sea de un mesespecífico(independientementedel año), comodiciembre

ParcFecha("m", [FechaVenta]) = 12 Devuelve los registros de lastransacciones que tuvieron lugar endiciembre de cualquier año.

Contengan una fechaque sea de untrimestre específico(independientementedel año), como elprimer trimestre

ParcFecha("t", [FechaVenta]) = 1 Devuelve los registros de lastransacciones que tuvieron lugar en elprimer trimestre de cualquier año.

Contengan la fecha encurso

Fecha() Devuelve los registros de lastransacciones que tuvieron lugar en lafecha en curso. Si hoy es el 2/2/2006,verá los registros en los que el campoFechaPedido tiene el valor 2 defebrero de 2006.

Contengan la fecha deayer

Fecha()-1 Devuelve los registros de lastransacciones que tuvieron lugar en eldía anterior a la fecha en curso. Sihoy es el 2/2/2006, verá los registroscorrespondientes al 1 de febrero de2006.

Contengan la fecha demañana

Fecha() + 1 Devuelve los registros de lastransacciones que tendrán lugar en eldía posterior a la fecha en curso. Sihoy es el 2/2/2006, verá los registroscorrespondientes al 3 de feb rero de2006.

Contengan fechas quesean de la semana encurso

ParcFecha("ss", [FechaVenta]) =ParcFecha("ss", Fecha()) Y Año([FechaVenta]) = Año(Fecha())

Devuelve los registros de lastransacciones que tuvieron lugardurante la semana en curso. Unasemana empieza en domingo ytermina en sábado.

Contengan fechas quesean de la semanaanterior

Año([FechaVenta])* 53 +ParcFecha("ss", [FechaVenta]) =Año(Fecha())* 53 + ParcFecha("ss",Fecha()) - 1

Devuelve los registros de lastransacciones que tuvieron lug ardurante la semana pasada. Unasemana empieza en domingo ytermina en sábado.


[45]

Contengan fechas quesean de la semanapróxima

Año([FechaVenta])*53+ParcFecha("ss", [FechaVenta])= Año(Fecha())*53+ParcFecha("ss", Fecha()) + 1

Devuelve los registros de l astransacciones que tendrán lugar lasemana próxima. Una semanaempieza en domingo y termina ensábado.

Contengan fechas quesean de los 7 últimosdías

Entre Fecha() Y Fecha()-6 Devuelve los registros de lastransacciones que tuvieron lugardurante los 7 últimos días. Si hoy esel 2/2/2006, verá los registroscorrespondientes al período del 24 deenero de 2006 al 2 de febrero de2006.

Contengan una fechaque sea del mes encurso

Año([FechaVenta]) = Año(Ahora())Y Mes([FechaVenta]) =Mes(Ahora())

Devuelve los registroscorrespondientes al mes en curso. Sihoy es el 2/2/2006, verá los registroscorrespondientes a febrero de 2006.

Contengan una fechaque sea del mesanterior

Año([FechaVenta])* 12 +ParcFecha("m", [FechaVenta]) =Año(Fecha())* 12 + ParcFecha("m",Fecha()) - 1

Devuelve los registroscorrespondientes al mes pasado. Sihoy es el 2/2/2006, verá los registroscorrespondientes a enero de 2006.

Contengan una fechaque sea del mespróximo

Año([FechaVenta])* 12 +ParcFecha("m", [FechaVenta]) =Año(Fecha())* 12 + ParcFecha("m",Fecha()) + 1

Devuelve los registroscorrespondientes al mes próximo. Sihoy es el 2/2/2006, verá los registroscorrespondientes a marzo de 2006.

Contengan fechas quesean de los 30 ó 31últimos días

Entre Fecha( ) Y AgregFecha ("M", -1, Fecha( ))

Los registros de ventas de un períodode un mes. Si hoy es el 2/2/2006,verá los registros correspondientes alperíodo del 2 de enero de 2006 al 2de febrero de 2006.

Contengan una fechaque sea del trimestreen curso

Año([FechaVenta]) = Año(Ahora())Y ParcFecha("t", Fecha()) =ParcFecha("t", Ahora())

Devuelve los registroscorrespondientes al trimestre encurso. Si hoy es el 2/2/2006, verá losregistros correspondientes al primertrimestre de 2006.

Contengan una fechaque sea del trimestreanterior

Año([FechaVenta])*4+ParcFecha("t",[FechaVenta]) =Año(Fecha())*4+ParcFecha("t",Fecha())- 1

Devuelve los registroscorrespondientes al trimestre anterior.Si hoy es el 2/2/2006, verá losregistros correspondientes al últimotrimestre de 2005.

Contengan una fechaque sea del próximotrimestre

Año([FechaVenta])*4+ParcFecha("t",[FechaVenta]) =Año(Fecha())*4+ParcFecha("t",Fecha())+1

Devuelve los registroscorrespondientes al próximotrimestre. Si hoy es el 2/2/2006, verálos registros correspondientes alsegundo trimestre de 2006.

Contengan fechas quesean del año en curso

Año([FechaVenta]) = Año(Fecha()) Devuelve los registroscorrespondientes al año en curso. Sihoy es el 2/2/2006, verá los registros


[46]

correspondientes al año 2006.

Contengan una fechaque sea del añoanterior

Año([FechaVenta]) = Año(Fecha()) -1

Devuelve los registros de lastransacciones que tuvieron lugardurante el año pasado. Si hoy es el2/2/2006, verá los registroscorrespondientes al año 2005.

Contengan una fechaque sea del añopróximo

Año([FechaVenta]) = Año(Fecha())+ 1

Devuelve los registros de lastransacciones con fecha en el añopróximo. Si hoy es el 2/2/2006, verálos registros correspondientes al año2007.

Contengan una fechaque esté entre el 1 deenero y hoy (registrosdel año hasta la fecha)

Año([FechaVenta]) = Año(Fecha())Y Mes([FechaVenta]) <=Mes(Fecha()) Y Día([FechaVenta])<= Día (Fecha())

Devuelve los registros de lastransacciones con fechas entre el 1de enero del año en curso y la fechaactual. Si hoy es el 2/2/2006, verá losregistros correspondientes al períododel 1 de enero de 2006 al 2 defebrero de 2006.

Contengan una fechaya pasada

< Fecha() Devuelve los registros de lastransacciones que tuvieron lugarantes de hoy.

Contengan una fechadel futuro

> Fecha() Devuelve los registros de lastransacciones que tendrán lugardespués de hoy.

Filtren valores nulos (oque falten)

Es Nulo Devuelve los registros en los que faltala fecha de la transacción.

Filtren valores nonulos

No es Nulo Devuelve los registros en los que seconoce la fecha de la transacción.

CONVERTIR LA CONSULTA EN UNA CONSULTA DE DATOS ANEXADOS1. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.

Aparece el cuadro de diálogo Anexar.

2. En este momento, puede anexar los registros de una tabla a otra tabla de la misma base dedatos, o bien, anexar los registros a una tabla de otra base de datos.

ANEXAR REGISTROS A UN A TABLA DE LA MISMA BASE DE DATOS

1. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Base de datos activa (si aún noestá seleccionada) y, a continuación, seleccione la tabla de destino en la lista Nombre de latabla.

2. Haga clic en Aceptar.

En el paso 4 de la anterior sección, agregó parte o todos los campos de la tabla de origen a lacuadrícula de diseño de la consulta. Si agregó toda la tabla en ese paso, Access agrega ahoratoda la tabla de destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra aquí:


[47]

O bien,

Si agregó campos individuales en el paso 4 en la sección anterior y si coinciden los nombres decampo de las tablas de origen y de destino, Access agrega automáticamente los nombres de loscampos de destino a la fila Anexar a, según se muestra a continuación:

O bien,

Si agregó campos individuales, y algunos o todos los nombres de las tablas de origen y de stinono coinciden, Access deja en blanco los campos no coincidentes en la fila Anexar a. Haga clicen cada campo en blanco y seleccione el campo de origen que desee en la lista resultante, tal ycomo se muestra aquí:

3. Para obtener una vista previa de los cambios, haga clic en Ver.

4. Vuelva a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexarlos registros.

ANEXAR REGISTROS A UN A TABLA DE OTRA BASE DE DATOS

1. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Otra base de datos.

2. En el campo Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de la basede datos de destino.

3. En el campo Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, acontinuación, haga clic en Aceptar.

O bien,

Haga clic en Examinar y utilice el segundo cuadro de diálogo Anexar para buscar la base dedatos de destino. Haga clic en Aceptar después de buscar y seleccionar esta base de datos. Deeste modo, se cierra el segundo cuadro de diálogo. En el primer cuadro de diálogo, en el campoNombre de la tabla , escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic enAceptar.

Escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar elprimer cuadro de diálogo Anexar.


[48]

En el paso 4 de la anterior sección, agregó parte o todos los campos de la tabla de origen a lafila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta. Si agregó toda la tabla en ese paso,Access agrega ahora toda la tabla de destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra acontinuación:

O bien,

Si agregó campos individuales en el paso 4 y si coinciden los nombres de campo de las tablasde origen y de destino, Access agrega automáticamente los nombres de los campos de destinoa la fila Anexar a, tal y como se muestra a continuación:

O bien,

Si agregó campos individuales, y algunos o todos los nombres de las tablas de origen y destinono coinciden, Access deja en blanco los campos no coincidentes en la fila Anexar a. Haga clicen cada campo en blanco y seleccione el campo de destino que desee en la lista resultante, tal ycomo se muestra a continuación:

4. Para obtener una vista previa de los cambios, haga clic en Ver.

5. Cambie a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexarlos registros.

CONVERTIR LA CONSULTA DE SELECCIÓN EN UNA CONSULTA DE ELIMINACIÓN YELIMINAR LOS DATOS1. Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.

Access convierte la consulta de selección en una con sulta de eliminación, oculta la fila Mostrar en lasección inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Eliminar.

Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna Todos los campos ( *) aparece De. La palabraUbicación debe aparecer en todas las co lumnas de criterios.


[49]

3. Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en Ejecutar .

Access le pedirá que confirme la eliminación.

Haga clic en Sí para eliminar los datos.

CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓNACTUALIZAR REGISTROS

1. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.

Así se convierte la consulta de selección en una consulta de actualización. Access agrega la filaActualizar a en la sección inferior del diseñador de consultas.

2. Busque el campo que contiene los datos que desea cambiar y especifique la expresión (quecambiará los datos) en la fila Actualizar a de ese campo.

En esta tabla se muestran algunas expresiones de ejemplo y una explicación de cómo cambian losdatos.

Expresión Resultado

"Vendedor" En un campo Texto, cambia un valor de texto a Vendedor.

#10/8/06# En un campo Fecha/Hora, cambia un valor de fecha a 10 -ago-06.

Sí En un campo Sí/No, cambia el valor No a Sí.

"NP" & [NúmeroPieza] Agrega "NP" al principio de cada número de piezaespecificado.

[PrecioUnidad] * [Cantidad] Multiplica los valores de los campos PrecioUnidad y Cantidad.

[Transporte] * 1,5 Aumenta los valores de un campo denominado Transporte enun 50 por ciento.

DSuma("[Cantidad] *[PrecioUnidad]","Detalles de pedidos","[IdProducto]=" & [IdProducto])

Si los valores de IdProducto de la tabla actual coinciden conlos valores IdProducto de la tabla denominada Detalles depedidos, esta expresión actualiza los totales de ventasmultiplicando los valores de un campo denominado Ca ntidadpor los valores de un campo denominado PrecioUnidad.

Derecha([CódigoPostalEnvío], 5) Trunca los caracteres de la izquierda en una cadena de textoo numérica y deja los cinco caracteres que están más a laderecha.


[50]

SiInm(Es Nulo([PrecioUnidad]), 0,[PrecioUnidad])

Cambia un valor nulo (desconocido o no definido) por un cero(0) en un campo denominado PrecioUnidad.


Aparece un mensaje de alerta. La siguiente figura muestra el mensaje :

4. Haga clic en Sí para ejecutar la consulta.

Puede desactivar los mensajes de alerta. Para ello, haga clic en el botón de Microsoft Office ,haga clic en Opciones de Access , elija Avanzadas y en Confirmar, desactive la casilla deverificación Consultas de acción.

5. Vea los resultados de la consulta de acción en la ficha Inicio o Diseño en el grupo Vistas, hagaclic en Vista y, a continuación, elija Vista Hoja de datos . También puede hacer clic en el botónVista Hoja de datos que se encuentra en la barra de estado de Access.

Cuando ejecute la consulta, tal vez observe que faltan campos en el conjunto de resultados. Si laconsulta contiene campos que no se actualizan, Access quita esos campos de formapredeterminada. Por ejemplo, puede incluir campos Id. de dos tablas para asegurarse de que laconsulta devuelve y utiliza los registros correctos. Si no actualiza esos campos Id., Access los quita.


[51]

INFORMESCREAR UN INFORME DESDE UNA PLANTILLA Y APLICARLE FORMATO

Para crear un informe en Access 2007, haga c lic en la ficha Crear y, a continuación, en Informe. El nuevoinforme se abre en la Vista Presentación y la cinta de opciones ofrece Herramientas de presentación deinforme con tres fichas, Formato, Organizar y Configurar página. Estas fichas aparecen en la cinta deopciones sólo cuando se pueden utilizar. Use los comandos de esas fichas para cambiar la apariencia delos controles y etiquetas, o para seleccionar márgenes, tamaño de papel y otras opciones de impresión.Naturalmente, puede tener una vista pre via de los cambios según se van efectuando.

CREAR INFORMES SENCILLOSPuede crear una amplia variedad de informes en Microsoft Office Access 2007 , desde los más sencillos alos más complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe.Aunque el informe sea un listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadaspor zona comercial, primero debe determinar qué campos contienen los datos que desea ver en elregistro y en qué tablas o consultas residen.

Después de elegir el origen de los registros, normalmente le parecerá más sencillo crear el informeutilizando un asistente para informes. El Asistente para informes es una característica de Access que leguía por una serie de preguntas y, a continuación, genera un informe tomando como base las respuestasproporcionadas.

ELEGIR UN ORIGEN DE REGISTROSLos informes constan de información extraíd a de una tabla o consulta, así como de la informaciónalmacenada en el diseño del informe, como etiquetas, encabezados y gráficos. La tabla o consulta queproporciona los datos subyacentes también se conoce como origen de registros del informe. Si loscampos que desea incluir se encuentran todos en una sola tabla, utilice dicha tabla como origen de


[52]

registros. Si los campos se encuentran en más de una tabla, le será más conveniente utilizar una o másconsultas como origen de registros. Puede que dichas consu ltas ya existan en la base de datos, o bien,puede ser necesario crear consultas específicas que cubran las necesidades del informe.

CREAR UN INFORME MEDIANTE LA HERRAMIENTA DE INFORMESLa herramienta Informe es la manera más rápida de crear un informe, porque lo genera inmediatamentesin solicitarle ningún tipo de información. El informe muestra todos los campos de la tabla o consultasubyacente. La herramienta Informe puede no crear el producto final terminado que desea obtener enúltima instancia, pero resulta muy útil para ver rápidamente los datos subyacentes. Después, puedeguardar el informe y modificarlo en la vista Presentación o en la vista Diseño para que se adapte mejor asus propósitos.

1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consu lta en la que desea basar el informe.

2. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Informe.

Access crea y muestra el informe en la vista Presentación.

Después de ver el informe, puede guardarlo y, a continuación, cerrar tanto el informe como la tabla oconsulta subyacente que ha utilizado como origen de registros. La próxima vez que abra el informe,Access mostrará los datos más recientes del origen de registros.

CREAR UN INFORME MEDIANTE EL ASISTENTE PARA INFORMESPuede utilizar el Asistente para informes para ser más selectivo acerca de los campos que van a apareceren el informe. También puede especificar cómo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar loscampos de más de una tabla o consulta, siempre que haya especificado de antema no las relaciones entrelas tablas y consultas.

1. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes .

2. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última, haga clic enFinalizar.

En la Vista preliminar del informe, éste aparece tal y como se imprimirá. También puede ampliarlopara ver mejor determinados detalles.

Si desea incluir en el informe campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni enFinalizar después de seleccionar los cam pos de la primera tabla o consulta en la primera página delAsistente para informes. Al contrario, repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic enlos campos que desee incluir en el informe hasta haber seleccionado todos los campos ne cesarios. Acontinuación, haga clic en Siguiente o en Finalizar para continuar.

CREAR ETIQUETAS UTILIZANDO EL ASISTENTE PARA ETIQUETASUtilice el Asistente para etiquetas para crear fácilmente etiquetas de una amplia variedad de tamaños.

1. En el panel de exploración, abra la tabla o consulta que pasará a ser el origen de registros paralas etiquetas haciendo doble clic en ella.

2. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Etiquetas.


[53]

3. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para etiquet as. En la última, haga clic enFinalizar.

Access muestra las etiquetas en la Vista preliminar para que pueda verlas tal como aparecerán cuando seimprima. Puede utilizar el control deslizante en la barra de estado de Access para ampliar sus detalles.Vista preliminar es la única vista que se puede usar para ver varias columnas; las demás vistas muestranlos datos en una sola columna.CREAR UN INFORME UTILIZANDO LA HERRAMIENTA INFORME EN BLANCOSi no está interesado en utilizar la herramienta Informe o el A sistente para informes, puede utilizar laherramienta Informe en blanco para crear un informe desde el principio. Puede resultar una forma muyrápida de crear un informe, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos en él. Elsiguiente procedimiento muestra cómo utilizar la herramienta Informe en blanco:

1. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Informe en blanco .

Se muestra un informe en blanco en la Vista Presentación y el panel Lista de campos (lista decampos: ventana que enumera todos los campos del origen de registros u objeto de base de datossubyacente, excepto en la vista Diseños de las páginas de acceso a datos. En esta vista, seenumeran todos los orígenes de registros y sus campos en la base de datos subyacente.) semuestra a la derecha de la ventana de Access.

2. En el panel Lista de campos , haga clic en el signo que está más junto a la tabla o tablas quecontienen los campos que desea ver en el informe.

3. Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL yseleccione varios campos y arrástrelos al informe al mismo tiempo.

4. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar un logotipo,título, números de páginas o la fecha y hora del informe.

INFORMACIÓN SOBRE LAS SECCIONES DEL INFORMEEn Access, el diseño de los informes se divide en secciones. Puede ver las secciones del informe en lavista Diseño. Para crear informes útiles, debe comprender c ómo funciona cada sección. Por ejemplo, lasección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En lalista siguiente se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:

Encabezado del informe Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El encabezadodel informe se utiliza para ofrecer información que normalmente aparecería en una página deportada, como un logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que utilizala función de agregado Sum (Suma) en el encabezado del informe, el resultado de la suma secalcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.

Encabezado de página Esta sección se imprime al principio de cad a página. Por ejemplo, pararepetir el título del informe en todas las páginas se utiliza el encabezado de página.

Encabezado de grupo Esta sección se imprime al principio de cada grupo de registros y se utilizapara imprimir el nombre del grupo. Por eje mplo, en un informe cuyos datos estén agrupados porproductos, el encabezado de grupo se utiliza para imprimir el nombre de los productos. Cuando se


[54]

coloca un control calculado que utiliza la función Suma en el encabezado de grupo, la cantidadresultante de la suma corresponde al grupo actual.

Detalle Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan loscontroles que constituyen el cuerpo principal del informe.

Pie del grupo Esta sección se imprime al final de ca da grupo de registros. Los pies de grupo seutilizan para imprimir información de resumen para un grupo.

Pie de página Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan paraimprimir números de página o información sobre cad a página.

Pie del informe Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe seutilizan para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

En la vista Diseño, el pie del informe aparece debaj o del pie de página. Sin embargo, cuando seimprime el informe o se obtiene la vista previa, el pie del informe aparece encima del pie de página,justo después del último pie de grupo o la última línea de detalle en la última página.

INFORMACIÓN SOBRE LOS CONTROLESLos controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y le permiten ver y trabajar coninformación que enriquece la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes.

Control dependiente Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consultase denominan controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valorescontenidos en los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números,valores Sí/No, imágenes o gráficos. El tipo más común de control dependiente es el cuadro de texto.Por ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado podríaobtener esta información del campo Apellidos de la tabla Empleados.

Control independiente Los controles que no tienen orígenes de datos (un campo o expresión) soncontroles independientes. Puede utilizar los controles independientes para mostrar información,líneas, rectángulos e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un informe es uncontrol independiente.

Control calculado Los controles cuyo origen de datos es una expresión en lugar de un campo soncontroles calculados. El valor que desea que aparezca en el control se especifica definiendo unaexpresión como el origen de los datos del control. Una expresión es una combinación de operadores(como por ejemplo = y + ), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven unúnico valor y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresión calcula el precio de un art ículocon un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del campo Precio unidad por un valorconstante (0,75).

= [Precio unidad] * 0,75Una expresión puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un informe, obien, de un control incluido en el informe.

Cuando cree un informe, posiblemente lo más eficaz sea agregar y organizar primero todos los controlesdependientes, especialmente si son la mayoría de los controles del informe. Después puede agregar loscontroles independientes y calculados que completen el diseño utilizando las herramientas del grupoControles en la ficha Diseño.

Los controles se enlazan con un campo especificando el campo del cual toma los datos el control. elcampo del cual toma los datos el control. Pued e crear un control enlazado con el campo seleccionadoarrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta el informe. El panel Lista de campos


[55]

muestra los campos de la tabla o consulta subyacente del informe. Para mostrar el panel Lista decampos, en la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes .

Como alternativa, puede enlazar un campo con un control escribiendo el nombre del campo en el propiocontrol o en el cuadro del valor OrigenDelControl de la hoja de propiedades del control. La hoja depropiedades define las características del control, como su nombre, su origen de datos y su formato.

Utilizar el panel Lista de campos es la mejor manera de crear un control por dos motivos:

Un control dependiente lleva adjunta un a etiqueta y la etiqueta toma como título predeterminado elnombre del campo (o el título definido para el campo en la tabla o consulta subyacente), por lo queno es necesario escribir manualmente el título.

Los controles dependientes heredan muchos de lo s mismos valores del campo de la tabla o consultasubyacente (como las propiedades Formato, LugaresDecimales y MáscaraDeEntrada). Por tanto,puede estar seguro de que estas propiedades del campo seguirán siendo las mismas cuando creeun control dependiente de dicho campo.

Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo con un campo, ajuste la propiedadOrigenDelControl al nombre del campo. Para obtener información detallada sobre la propiedadOrigenDelControl, busque "OrigenDelControl" en la Ayu da.

AJUSTAR EL INFORME EN LA VISTA PRESENTACIÓNDespués de crear un informe, puede ajustar su diseño con precisión trabajando en la vista Presentación.Con los datos del informe como guía, puede ajustar el ancho de las columnas, reorganizar las columnas yagregar niveles de grupo y totales. Puede colocar nuevos campos en el diseño del informe y establecerlas propiedades para el informe y sus controles.

Para cambiar a la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el

panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Presentación .

Access muestra el informe en la vista Presentación.

Puede utilizar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del informe así como de suscontroles y secciones. Para most rar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al informe.Para mostrar el panel Lista de campos, realice una de las acciones siguientes:

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes .

Presione ALT+F8.

Se pueden agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.

AJUSTAR EL INFORME EN LA VISTA DISEÑOPuede ajustar el diseño del informe con precisión trabaja ndo en la vista Diseño. Puede agregar nuevoscontroles y campos al informe agregándolos a la cuadrícula de diseño. La hoja de propiedades le permitetener acceso a un mayor número de propiedades que puede establecer para personalizar el informe.

Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de

exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño .

Access muestra el informe en la vista Diseño.


[56]

La hoja Propiedades se utiliza para modificar las pro piedades del informe en sí y los controles y seccionesque contiene. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

El panel Lista de campos se emplea para agregar al diseño del informe campos de la tabla o la consultasubyacentes. Para mostrar el pane l Lista de campos, lleve a cabo una de las siguientes acciones:

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes .

Presione ALT+F8.

Se pueden agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.

Agregar campos del panel Lista de campos

Para agregar un solo campo, arrástrelo desde el panel Lista de campos a la sección del informedonde desee mostrarlo.

Para agregar varios campos al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en l oscampos que desea. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el informe.

Al colocar los campos en una sección del informe, Access crea un cuadro de texto dependiente para cadauno de esos campos e incluye automáticamente un control de etiq ueta junto a cada uno de ellos.

AGREGAR CONTROLES AL INFORMEAlgunos controles se crean automáticamente, como el control de cuadro de texto dependiente que se creaal agregar al informe un campo desde el panel Lista de campos. Se pueden crear otros contro les en lavista Diseño mediante las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseño tab.

Averiguar el nombre de una herramienta

Coloque el puntero del mouse sobre la herramienta.

Access muestra el nombre de la herramienta.

Crear un control utilizando las herramientas del grupo Controles

1. Haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar. Por ejemplo,

para crear una casilla de verificación, haga clic en la herramienta Casilla de verificación .

2. Haga clic en la cuadrícula del informe donde desea colocar la esquina superior izquierda delcontrol. Haga clic una vez para crear un control de tamaño predeterminado, o bien, haga clic en laherramienta y arrástrela en la cuadrícula de diseño para crear un control que tenga el tam añodeseado.

3. Si no coloca correctamente el control al primer intento, muévalo con la ayuda del procedimientosiguiente:

1. Haga clic en el control para seleccionarlo.

2. Sitúe el puntero sobre el control hasta que se convierta en una flecha de cuatro puntas.

3. Arrastre el control a la ubicación deseada.


[57]

Este procedimiento crea un control "independiente". Si el tipo de control puede mostrar datos (un cuadrode texto o casilla de verificación, por ejemplo), es necesario especificar un nombre de campo o unaexpresión en la propiedad OrigenDelControl para el control antes de mostrar ningún dato.

Muestre la hoja de propiedades.

Para mostrar la hoja de propiedades en la Vista Diseño, realice una de las siguientes acciones:

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades .

Presione F4.

GUARDE EL TRABAJOUna vez guardado el diseño del informe, puede usarlo siempre que lo necesite. El diseño del informesigue igual, pero los datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si camb ian las necesidades delinforme, puede modificar el diseño del mismo o crear un nuevo y similar basado en el original.

Guarde el diseño del informe

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

También puede hacer clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido .

2. Si el informe no tiene título, escriba un nombre en el cuadro Nombre del informe y haga clicen Aceptar.

Guarde el diseño del informe con un nombre distinto

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.

2. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar informeen, seleccione Informe en el cuadro Como y haga clic en Aceptar.

VER, IMPRIMIR O ENVIAR EL INFORME COMO MENSAJE DE CORREO ELECTRÓNICOUna vez guardado el diseño del informe, puede usarlo una y otra vez. El diseño del informe sigue igual,pero los datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe,puede modificar el diseño del mismo o crear un nuevo y similar basado en el original.

VER EL INFORMEExisten varias formas para ver el informe. El método que elija dependerá de lo que desea hacer con elinforme y de los datos:

Si desea realizar cambios provisionales en los datos que aparezcan en el informe antes deimprimirlo, o si desea copiar los datos del informe al Portapapeles, utilice la vista Informe.

Si desea poder cambiar el diseño del informe mientras ve los datos, utilice la vista Presentación.

Si simplemente desea ver el aspecto del informe cuando se vaya a imprimir, utilice la Vistapreliminar.


[58]

Si el formato del informe cuenta con varias columnas, podrá ver sólo el diseño de columna en la Vistapreliminar. La Vista Presentación y la de informe muestran el informe como una única columna.

Ver el informe en la vista Informe

La vista Informe es la vista predetermina que se utiliza cuando se hace doble clic en un informe en elpanel de exploración. Si el informe no está abierto, haga doble clic sobre él en el panel de exploraciónpara verlo en la vista Informe.

Si el informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel deexploración y, a continuación, haga clic en Vista Informes

Trabajar con los datos en la vista Informe

En la Vista Informes, puede seleccionar texto y copiarlo en el Portapapeles. Para seleccionar filascompletas, haga clic y arrastre en el margen derecho las fichas que desea seleccionar. A continuaciónpuede copiar estas filas en el Portapapeles siguiendo uno de estos procedi mientos:

En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.

Haga clic con el botón secundario en las filas seleccionadas y, a continuación, haga clic enCopiar.

Método abreviado de teclado Presione CTRL+C.

Mostrar sólo las filas que desee usando filtros

Se pueden aplicar filtros directamente al informe sin dejar la vista Informe. Por ejemplo, si se tiene lacolumna "País/región" y se desea ver sólo aquellas filas donde está "Canadá", siga el procedimientosiguiente:

1. Busque la palabra "Canadá" en el informe y haga clic con el botón secundario sobre ella.

2. Haga clic en Igual a "Canadá" .

Access creará y aplicará el filtro.

Crear un filtro más detallado

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el campo que desee filtrar.

2. Haga clic en Filtros comunes.

3. Haga clic en la condición del filtro deseada.

4. Especifique los criterios.

Activar y desactivar un filtro

Puede alternar entre mostrar contenido filtrado y no filtrado haciendo clic en Alternar filtro en el grupoOrdenar y filtrar de la ficha Inicio. De esta manera no se elimina el filtro: simplemente se activa y sedesactiva.

Quitar un filtro

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el campo cuyo filtro desea quitar.

2. Haga clic en Quitar filtro.

Una vez que se haya eliminado un fil tro, no se podrá volver a activar usando el comando Alternar filtro.Tendrá que volver a crear el filtro.


[59]

Si aplica un filtro a un informe y luego guarda y cierra el informe, el filtro también se guarda. Sin embargo,cuando vuelva a abrir el informe, Acces s no aplicará el filtro. Para volver a aplicar el filtro, en la fichaInicio, en el grupo Ordenar y filtrar , haga clic en Alternar filtro.

Obtener una vista previa del informe utilizando Vista preliminar

Haga clic con el botón secundario en el informe en e l panel de exploración y, a continuación, haga clic enVista preliminar en el menú contextual.

Puede utilizar los botones de desplazamiento para ver las páginas de un informe secuencialmente, o parair directamente a cualquiera de ellas.

Haga clic para mostrar la primera página.Haga clic para mostrar la página anterior.

Haga clic para mostrar la página siguiente.

Haga clic para mostrar la última página.

Escriba el número de página en este cuadro y presione ENTRAR para ir a una página concreta .

En la Vista preliminar, puede acercar la imagen para ver detalles concretos o alejarla para ver ladisposición de los datos en la página. Con el cursor dentro del informe, haga clic una vez. Para invertir elefecto del zoom, haga clic de nuevo. También p uede utilizar el control del zoom en la barra de estado deAccess para acercar o alejar la imagen.

Para cerrar la Vista preliminar, realice una de estas acciones:

En la ficha Vista preliminar , haga clic en Cerrar vista preliminar .

Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y elija Vista

Presentación o Vista Diseño en el menú contextual.

Una vez obtenida la vista previa del informe, puede exportar los resultados a Microsoft Office Word 2007,Microsoft Office Excel 2007 o a cualquier otro programa de Office. En la ficha Datos externos, en elgrupo Exportar datos, haga clic en el botón del formato que desea y siga las instrucciones.

IMPRIMIR EL INFORMEUn informe se puede imprimir desde cualquier vista, con independencia de que esté abierto o cerrado.Antes de imprimirlo, es conveniente asegurarse bien de la configuración de página, como márgenes uorientación. Access guarda la configuración de página junto con el informe, de modo que sólo es precisoestablecerla una vez. Sin embargo, podrá modificarla posteriormente si cambian sus necesidades deimpresión.

Cambiar la configuración de página


[60]

1. Abra el informe en Vista preliminar . Puede cambiar la configuración de la página en cualquiervista, pero Vista preliminar es mejor porqu e puede ver inmediatamente el efecto de cualquier cambiorealizado.

2. En la ficha Vista preliminar , en el grupo Diseño de página, haga clic en Vertical o en

Horizontal para definir la orientación de la página; en Tamaño para establecer el tamaño del

papel; en Márgenes para ajustar los márgenes, etc.

3. Una vez hecho el cambio, utilice los botones de exploración para ver varias páginas y asegurarsede que no se ha creado ningún problema de formato en las páginas siguientes.

Enviar el informe a una impresor a

1. Abra el informe en cualquier vista o selecciónelo en el panel de exploración.

2. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Imprimir.

Access mostrará el cuadro de diálogo Imprimir.

3. Especifique las opciones deseadas, como la i mpresora, el intervalo de impresión o el número decopias.

4. Haga clic en Aceptar.

ENVIAR EL INFORME POR CORREO ELECTRÓNICOPuede enviar su informe a los destinatarios como mensaje de correo electrónico en lugar de imprimir unacopia de papel.

1. En el panel de exploración, haga clic en el informe para seleccionarlo, haga clic en el botón

Microsoft Office y, a continuación, en Correo electrónico .

2. En el cuadro de diálogo Enviar objeto como , dentro de la lista Seleccionar el formato deresultados, haga clic en el formato de archivo que desee utilizar.

3. Rellene los demás cuadros de diálogo que aparezcan.

4. En el programa de correo electrónico, escriba los detalles del mensaje y envíelo.


[61]

MACROSCONCEPTOS BÁSICOS DE LAS MACROS EN ACCESS 2007En este capítulo, se explica el concepto de macro y su utilidad para ahorrar tiempo automatizando tareas

que se efectúan con frecuencia. Se analizan los concept os básicos relacionados con la creación y el uso

de macros y también se mencionan mejoras en las macros en Microsoft Office Access 2007.

OBTENER INFORMACIÓN S OBRE EL GENERADOR DE MACROS

El Generador de macros sirve para crear y modificar macros. Para abrir el Generador de macros:

En la ficha Crear, en el grupo Otro, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la

flecha debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.

Se muestra el Generador de macros.

En la ventana del Generador de macros, se crea la lista de acciones que se desea realizar al ejecutar la

macro. Al abrir por primera vez el Generador de macros, se muestran las columnas Acción, Argumentos

y Comentario.


[62]

En Argumentos de acción , se especifican y modifican los argumentos en la parte izquierda de cada

acción de macro, si es necesario. En la parte derecha se muestra un cuadro de descripción que contiene

una breve descripción de cada acción o argumento. Haga clic en una acción o argumento de a cción para

leer la descripción del cuadro.

Puede utilizar los comandos de la ficha Diseño del Generador de macros para crear, probar y ejecutar

una macro.

En la tabla siguiente se describen los comandos disponibles en la ficha Diseño.

Grupo Comando Descripción

Herramientas Ejecutar Realiza las acciones incluidas en la macro.

Paso a paso Habilita el modo de paso a paso. Cuando se ejecuta la macro eneste modo, las acciones se realizan de una en una. Cada vezque finaliza una acción, se muestra el cuadro d e diálogo Macropaso a paso. Haga clic en Paso a paso en el cuadro de diálogopara pasar a la siguiente acción. Haga clic en Detener todas lasmacros para detener ésta y todas las demás macros enejecución. Haga clic en Continuar para salir del modo paso apaso y realizar las acciones restantes sin interrupciones.

Generador Este botón se habilita cuando se especifica un argumento deacción que puede contener una expresión (expresión: cualquiercombinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes,funciones y nombres de campos, controles y propiedades queevalúa a un solo valor. Las expresiones puede realizar cálculos,manipular caracteres o probar datos.) . Haga clic en Generadorpara abrir el cuadro de diálogo Generador de expresiones , quepuede utilizar para crear la expresión.

Filas Insertar filas Inserta una o varias filas de acción en blanco sobre la fila o filasseleccionadas.

Eliminar filas Elimina la fila o filas de acción s eleccionadas.

Mostrar uocultar

Mostrar todaslas acciones

Muestra más o menos acciones en la lista desplegable Acción.

Para mostrar una lista más larga de acciones demacro, haga clic en Mostrar todas las acciones . Cuandohaya una lista más larga dispon ible, el botón Mostrartodas las acciones aparece seleccionado. Si seleccionauna acción de macro de esta lista más larga de accionesde macro, es posible que tenga que conceder a la base dedatos un estado de confianza explícita para poder ejecutarla acción.

Para cambiar de una lista larga de acciones de macroa una lista corta que contenga únicamente las acciones de


[63]

macro que puede utilizar en una base de datos sin elestado de confianza asignado, asegúrese de que el botónMostrar todas las acciones no está seleccionado.

Nombres demacro

Muestra u oculta la columna Nombre de macro . Los nombres demacro son necesarios en los grupos de macros para distinguirlas macros unas de otras, pero son opcionales en los demáscasos..

Condiciones Muestra u oculta la columna Condición. Esta columna sirve paraespecificar expresiones que controlen cuándo se realiza unaacción.

Argumentos Muestra u oculta la columna Argumentos. Esta columnacontiene los argumentos de cada acción de macro y permite leerla macro más fácilmente. Si no aparece la columnaArgumentos, tendrá que hacer clic en cada acción y leer losargumentos en Argumentos de acción . No puede especificarargumentos en la columna Argumentos.

¿QUÉ ES UNA MACRO?

Una macro es una herramienta que permite a utomatizar tareas y mejorar la funcionalidad de formularios,

informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botón de comando a un formulario, asocia el evento

AlHacerClick del botón a una macro y esta macro contiene los comandos que desea que se ejecuten

cada vez que se haga clic en el botón.

En Access, resulta útil considerar las macros como un lenguaje de programación simplificado que se

escribe generando una lista de acciones a realizar. Para generar una macro, seleccionará cada acción en

una lista desplegable y luego completará la información necesaria para cada acción. Las macros permiten

mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles sin escribir código en un módulo de Visual

Basic para Aplicaciones (VBA) . Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos disponibles en

VBA y, para la mayoría de los usuarios, es más fácil generar una macro que escribir código de VBA.

Por ejemplo, suponga que desea iniciar un informe directamente desde un formulario de entrada de datos.

Puede agregar un botón al formulario y, a continuación, crear una macro que inicie el informe. Puede

tratarse de una macro independiente (un objeto independien te en la base de datos), que luego se asocie

al evento AlHacerClick del botón, o la macro puede estar incrustada directamente en el propio evento

AlHacerClick del botón (una característica nueva en Office Access 2007). De cualquiera de las dos

maneras, cuando se haga clic en el botón, la macro se ejecutará e iniciará el informe.

Las macros se crean usando el Generador de macros, que se muestra en la siguiente ilustración.


[64]

Para mostrar el Generador de macros

En la ficha Crear, en el grupo Otro, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la

flecha debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.

EXPLICACIÓN DE LAS MACROSEl término "macro" se usa con frecuencia para referirse a los objetos macro inde pendientes (es decir, los

objetos que se ven en Macros en el panel de exploración) aunque, en realidad, un objeto macro puede

contener varias macros. En tal caso, se conoce como grupo de macros. Un grupo de macros se

representa en el panel de exploración c omo un objeto macro único, pero en realidad, un grupo de macros

contiene más de una macro. Por supuesto, es posible crear cada macro en un objeto independiente, pero

a menudo tiene sentido agrupar varias macros relacionadas en un solo objeto. El nombre que aparezca

en la columna Nombre de macro sirve para identificar a cada macro.

Una macro consta de acciones de macro individuales. La mayoría de las acciones requieren argumentos.

Además, puede asignar nombres a las macros de un grupo de macros y agregar con diciones para

controlar la forma de ejecutarse cada acción. En las siguientes secciones se describen estas funciones de

forma más detallada.


[65]

NOMBRES DE MACRO

Si un objeto macro sólo contiene una macro, no es necesario utilizar nombres de macro. Se puede h acer

referencia a la macro por el nombre del objeto. No obstante, en el caso de un grupo de macros, se debe

asignar un nombre único a cada macro. Si la columna Nombre de macro no está visible en el Generador

de macros, haga clic en Nombres de macro en el grupo Mostrar/Ocultar de la ficha Diseño.

ARGUMENTOS

Un argumento es un valor que proporciona información para la acción, como la cadena que se debe

mostrar en un cuadro de mensaje, el control que se debe operar, etc. Algunos argumentos son necesarios

y otros son opcionales. Los argumentos se pueden ver en el panel Argumentos de acción , en la parte

inferior del Generador de macros.

Una función nueva del Generador de macros de Office Access 2007 es la columna Argumentos, que

permite ver (pero no editar) l os argumentos de una acción en la misma línea de la acción. De esta forma,

es un poco más fácil leer la macro porque ya no es necesario seleccionar una acción para mostrar los

argumentos. Para mostrar la columna Argumentos, haga clic en Argumentos en el grupo

Mostrar/Ocultar en la ficha Diseño.

CONDICIONES

Una condición especifica ciertos criterios que se deben cumplir para que se pueda realizar una acción. Se

puede utilizar cualquier expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o

lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor.

Las expresiones puede realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.) que pueda dar como


[66]

resultado True/False o Sí/No. La acción no se ejecutará si la expresión devuelve como resultado False,

No o 0 (cero). Si la expresión devuelve cualquier otro valor, la acción se ejecutará.

Para que una condición pueda controlar más de una acc ión, escriba unos puntos suspensivos (...) en la

columna Condición para cada acción subsiguiente que desee que se aplique a la condición. Si la

expresión devuelve False, No o 0 (cero), no se ejecutará ninguna de las acciones. Si la condición

devuelve cualquier otro valor, todas las acciones se ejecutarán.

Para mostrar la columna Condiciones en el Generador de macros, en la ficha Diseño, en el grupo

Mostrar u ocultar, haga clic en Condiciones .

Use esta expresión para llevar a cabo la acción Si:

[Ciudad]="París" París es el valor de Ciudad en el campo en elformulario desde el cual se ejecutó la macro.

DCont("[IdPedido]", "Pedidos")>35 Hay más de 35 entradas en el campo IdPedidode la tabla Pedidos.

DCont("*", "Detalles de pedido","[IdPedido]=Formularios![Pedidos]![IdPedido]")>3

Hay más de tres entradas en la tabla Detallesde pedido para las cuales el campo IdPedido dela tabla coincide con el campo IdPedido delformulario Pedidos.

[FechaEnvío] Entre #2-Feb-2006# Y #2-Mar-2006# El valor del campo FechaEnvío del formulariodesde el cual se ejecuta la macro no es anteriora 2-Feb-2006 y no es posterior a 2-Mar-2006.

Formularios![Productos]![UnidadesEnStock]<5 El valor del campo UnidadesEnStock delformulario Productos es menor que cinco.

EsNulo([Nombre]) El valor Nombre del formulario desde el que seejecuta la macro es nulo (Null: valor que puedeespecificarse en un campo o utilizarse enexpresiones o consultas para indicar datosdesconocidos o ausentes. En Visual Basic, lapalabra clave Null indica un valor Null. Algunoscampos, como los de clave principal, no puedencontener Null.) (no tiene valor). Esta expresiónes equivalente a [Nombre] Es Nulo.

[PaísRegión]="UK" YFormularios![TotalVentas]![TotalPedidos]>100

El valor en el campo País o región delformulario desde el que se ejecuta la macro esUK, y el valor del campo TotalPedidos delformulario TotalVentas es mayor que 100.

[País o región] En ("Francia", "Italia", "España") YLongitud([CódigoPostal])<>5

El valor en el campo País o región delformulario desde el cual se ejecuta la macro esFrancia, Italia o España y el código postal no esde 5 caracteres de longitud.


[67]

CuadroMsj("¿Confirmar cambios?",1)=1 Se hace clic en Aceptar en un cuadro dediálogo donde la función CuadroMsj muestra"¿Confirmar cambios?". Si hace clic enCancelar en el cuadro de diálogo, Access omitela acción.

[Variables temporales]![ResultadoCuadroMsj]=2 La variable temporal que se utiliza paraalmacenar el resultado de un c uadro demensaje se compara con 2 (vbCancel=2).

Para hacer que Access omita temporalmente una acción, especifique False como condición. Omitir

temporalmente una acción puede ser de utilidad cuando esté tratando de solucionar problemas en una

macro.

ACCIONES DE MACRO

Las acciones son los bloques de creación para generar las macros. Access proporciona una gran

cantidad de acciones entre las que elegir, que habilitan una amplia variedad de comandos. Por ejemplo,

algunas de las acciones más utilizadas sirven p ara abrir un informe, buscar un registro, mostrar un cuadro

de mensaje o aplicar un filtro a un formulario o un informe.CREAR UNA MACRO INDEPENDIENTE1. En la ficha Crear, en el grupo Otro, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible,

haga clic en la flecha debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en

Macro.

Se muestra el Generador de macros.

2. Agregue una acción a la macro:

En el Generador de macros, haga clic en la primera celda vacía de la columna

Acción.

Escriba la acción que desea utilizar o haga clic en la flecha para mostrar la lista de

acciones disponibles y, a continuación, seleccione la acción que desee.


[68]

En Argumentos de acción (en la parte inferior del Generador de macros),

especifique argumentos para la ac ción, si es necesario.

Documents

Manual Access Basico 2007