Manual Administrativo- Financiero

GOBIERNO NACIONAL DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR

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MANUAL OPERATIVO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

DEL PRORAMA NACIONAL DE VIVIENDA SOCIAL-ETAPA II

CAPÍTULO IPRESENTACIÓN DEL MANUAL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Art. 1.-Propósito y alcance

El Manual Operativo está diseñado para facilitar la ejecución del Programa Nacional de Vivienda Social financiado por el BID y a la vez, dotar a los ejecutores y demás instancias que intervienen en el mismo de una herramienta flexible para la implementación, ejecución, administración, coordinación, seguimiento y evaluación de cada uno de los componentes del Programa: (1) AE para la construcción de Vivienda: AE vivienda rural, AE urbano marginal y AE urbano; (2) Fortalecimiento del MIDUVI y Gestión del Programa, tanto de recursos del Préstamo como de los recursos financieros de Contraparte Local.

El Manual Administrativo Financiero (MAF) contiene normas, procedimientos y regulaciones aplicables para la instrumentación del Programa. Este Manual estará vigente por el plazo que dure el Programa.

Los procedimientos requeridos para el manejo administrativo y financiero del Programa que no se incluyan en este Manual, están disponibles en el Manual Operativo, el contrato de préstamo y sus anexos, la Política de Gestión Financiera para Proyectos Financiados por el BID (OP-273-1) y las guías de desembolso y de informes financieros y auditoría externa de las operaciones financiadas por el Banco, documentos que deben ser usados en forma paralela.

Art. 2.-Usuarios

Los usuarios de este Manual son todas las entidades y personas naturales o jurídicas que participen directa o indirectamente en la ejecución, financiamiento, supervisión, evaluación y administración del Programa, dentro de las cuales se encuentran principalmente: la Subsecretaría de Vivienda; el Coordinador General del Programa; la Dirección de Control de Vivienda; las Coordinaciones Generales: de Planificación, Asesoría Jurídica, Administrativa y Financiera; y, las Direcciones Provinciales.

Art. 3.-Modificaciones

Los procedimientos acordados entre el Prestatario y el BID para la contratación de bienes y servicios, control interno, registro de transacciones, flujo y manejo de recursos son de cumplimiento obligatorio para el Organismo Ejecutor, ya que hacen parte de los contenidos del contrato de préstamo externo firmado entre el Gobierno Nacional y el BID conforme lo señalado en este Manual.

La Subsecretaría de Vivienda del MIDUVI es la instancia responsable de administrar y divulgar los diferentes capítulos y anexos del Manual Administrativo Financiero (MAF); y bajo los lineamientos del Coordinador General Administrativo y Financiero, realizará las actualizaciones necesarias.



CAPÍTULO II

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL PROGRAMA

Art. 4.- Esquema institucional para la ejecución

El MIDUVI actuará como Organismo Ejecutor del Programa a través de la Subsecretaría de Vivienda con el apoyo de un equipo técnico de coordinación cuyos miembros serán designados para dedicarse exclusivamente a las tareas del Programa en la Matriz del MIDUVI. El equipo de la Matriz constará de seis personas: un coordinador general, un especialista en el SIIDUVI, un especialista en arquitectura, un especialista social, un especialista en finanzas y un especialista en adquisiciones. Cada uno de los equipos de las DP constará de tres personas: un coordinador general, un especialista en el SIIDUVI y un especialista en supervisión y fiscalización técnica de construcciones. El EGP fue seleccionado sobre la base de una evaluación técnica de los perfiles profesionales y de competencias de los aspirantes. Dichos perfiles fueron definidos conjuntamente entre las autoridades del MIDUVI. Este EGP se apoyará en la estructura orgánica funcional del MIDUVI e instancias desconcentradas.

A fin de garantizar una ejecución eficaz y eficiente, actuaran las Coordinaciones: Planificación, Jurídica y Administrativa-Financiera, La Dirección de Control de Vivienda; y las Direcciones Provinciales.

Art. 5.- Estructura Orgánica del Programa



§

ACTIVIDADES DEL EQUIPO DE GESTIÓN DEL PROGRAMA

Art. 6.- Actividades del Coordinador General del Programa

• Administrar el Programa que el MIDUVI realiza con financiamiento del BID emitiendo las directrices, guiando y supervisando a los responsables técnicos delegados para el Programa en términos de su implementación, y coordinando con los directores de las unidades técnicas de la institución requeridas para el efecto.

• Establecer el Plan Operativo Anual, el Plan de Ejecución del Programa y Plan Financiero, realizar su gerenciamiento y proponer las reformas pertinentes para cumplir con los objetivos del PNVS.

• Actualizar las metas, objetivos, planes de implementación y cronograma del Programa.• Realizar un control del gasto destinado a la implementación del PNVS e informar a la máxima

autoridad sobre cualquier ajuste que se deba realizar al presupuesto.• Monitorear y dar seguimiento continuo a través de indicadores de gestión, al desarrollo del

PNVS mediante el cumplimiento de los objetivos planteados e informar a la máxima autoridad los resultados obtenidos.

SEDE CENTRAL

COORDINADOR GENERAL

EspecialistaSocial

Especialista SIIDUVI

Especialista Arquitectura

Especialista Adquisiciones

Especialista

Financiero

SEDES PROVINCIALES

COORDINADOR GENERAL

Especialista Fiscalización y Construcción

Especialista SIIDUVI

Especialista Financiero

DIRECCION DE CONTROL DE VIVIENDA

SUBSECRETARIA DE VIVIENDA



• Aprobar los planes de monitoreo de los responsables técnicos delegados para el Programa.• Identificar, monitorear y retroalimentar de manera permanente los factores de riesgo del

PNVS, las probabilidades de ocurrencia, los posibles impactos y las posibles alternativas para mitigar o eliminar riesgos.

• Supervisar, controlar y evaluar la realización de los informes de avance y resultados que, según el Manual operativo, deban realizarse para el BID y las autoridades del MIDUVI.

• Determinar con las autoridades del MIDUVI y los especialistas del BID, los hitos a cumplirse el Programa.

• Manejar las relaciones entre el MIDUVI, el Ministerio de Finanzas y el BID durante la ejecución del Programa.

• Coordinar la entrega de información a las firmas consultoras y auditoras que se contraten para este Programa.

• Presidir las reuniones mensuales del EGP para analizar el avance en la ejecución del Programa y definir acciones para mitigar los riesgos encontrados.

Art. 7.- Actividades del Responsable Técnico de Control de Vivienda

• Coordinar las acciones de la DCV con la gestión del área técnica y monitorear en forma aleatoria las actividades de procesos críticos a fin de asegurar el cumplimiento de las metas del Programa.

• Coordinar con el EGP la asignación presupuestaria para atender los Apoyos Económicos en las diferentes Direcciones Provinciales.

• Dirigir y controlar el registro de los actores externos del Programaa) Identificar los desvíos del buen desempeño de actores involucrados,b) Proponer al Gerente del Programa soluciones a problemas que se puede suscitar en la

ejecución técnica.c) Coordinar con la DCV la asistencia técnica a los actores externos.

• Dirigir y controlar el proceso de postulación.a) Verificar el cumplimiento del registro obligatorio en el sistema de calificación del SAV y el uso

preferente del puntaje del Registro Social.b) Monitorear el proceso de supervisión aleatoria de las carpetas de postulación, c) Establecer, en forma vinculante, si procede la calificación de las postulaciones revisadas.

• Dirigir y controlar la supervisión aleatoria de los procesos de ejecución de vivienda a) Monitorear la supervisión de viviendas en construcción, construidas y habitadas, b) Verificar el registro oportuno del avance en la ejecución de los proyectos..

• Informar al Gerente del Programa sobre los cambios que se realicen en los Manuals, instructivos y procedimientos del SIV; analizar si los cambios realizados son aplicables al Proyecto y proponer las actualizaciones que considere necesarias.

• Monitorear en forma permanente los procesos del SAV sobre la base de los reportes que se generan mediante los sistemas informáticos, los que entregan las Direcciones Provinciales, los informes de la Contraloría General del Estado o cualquier auditoría que se realice al Programa.

• Proponer al Gerente del Programa, los ajustes necesarios para el mejoramiento de los procesos del SAV.a) Proponer correctivos y cambios que deben ser aplicados a fin de mejorar los procesos, b) Realizar las enmiendas en los flujos funcionales de los procesos, de ser necesario. c) Promover la participación de los profesionales operativos de procesos de producción o

primarios del MIDUVI, a fin de detectar desvíos y establecer correctivos.



• Promover la capacitación continua de los responsables técnicos, mediante la coordinación con las Direcciones Provinciales para la organización y convocatoria a talleres de difusión de los procedimientos y las propuestas de mejoramiento de procesos cuando se requiera.

• Preparar y presentar los informes técnicos del SAV, así como solicitar la documentación requerida de respaldo.

• Monitorear el cumplimiento de las metas establecidas para la asignación de apoyos económicos e informar los resultados obtenidos.

• Asistir de manera permanente a las reuniones que se establezcan con instituciones involucradas al Programa.

• Asistir a las reuniones mensuales del EGP y presentar el avance en la ejecución del Programa en el área de su competencia.

Art. 8.- Actividades del Responsable de la Gestión Financiera

• Fomentar e implementar un adecuado ambiente de control interno con las Direcciones Provinciales y Matriz.

• Aplicar en el Ketra la programación del PEP y el POA.• Controlar la ejecución presupuestaria en cumplimiento al POA.• Registrar contablemente en forma oportuna las transacciones y llevar un archivo digital correcto de

la documentación soporte que envían las Direcciones Provinciales y Matriz.• Controlar la gestión de tesorería respecto de los pagos de Matriz y de los desembolsos del

Programa.• Controlar la ejecución de los pagos que realizan la Direcciones Provinciales.• Apoyar con la documentación soporte de los pagos realizados y reportes del ketra en la gestión con

las auditorías externas.• Asistir a las reuniones que convoque la Gerente del Programa en temas relacionados con la

ejecución del Programa.• Apoyar a la Gerencias del Programa en actividades que le solicite.

Art. 9.- Actividades del Especialista Social

• Liderar el equipo, que realizará el acompañamiento y apoyo social a las familias beneficiarias del Apoyo Económico.

• Coordinar con las instituciones correspondientes en el caso que las familias beneficiadas requieran atención emergente y/o atención en crisis.

• Diagnosticar a familiar en situación de vulnerabilidad.• Elaborar un modelo de gestión participativa para la intervención social y comunitaria con

familias que permita modificar y mejorar estilos de vida.• Sistematizar la aplicación del acompañamiento social a ser socializada y difundida a nivel

nacional por parte del MIDUVI.• Otras actividades que sean necesarias para contribuir con la gestión social en el Programa.

Art. 10.- Actividades del Especialista en Adquisiciones

• Gestionar bajo las políticas del Banco Interamericano de Desarrollo-BID, los procesos para la adquisición de bienes y obras para la selección y contratación de Consultores.

• Asesorar y participar en las etapas de evaluación, calificación, negociación y adjudicación apoyando en la elaboración de las respuestas a las preguntas y/o aclaraciones que



pudieran presentarse así como también en la preparación de los informes de evaluación y adjudicación de los diferentes procesos.

• Responsable de los procesos precontractuales y contractuales con fondos BID, en la revisión de cada uno de los documentos.

• Mantener el Plan de Adquisiciones de los Programas de Crédito actualizados en el Sistema Sepa del BID.

• Coordinar con el área requirente del proceso la elaboración de los TDRS, las bases y elaboración del contrato borrador, solicitar las certificaciones presupuestarias y culminar con el cierre del proceso de contratación.

• Coordinar con las subsecretarias y coordinaciones respectivas los procesos de autorización y aprobación de las contrataciones para el trámite correspondiente.

• Mantener un archivo adecuado de los procesos precontractuales y contractuales.• Otras actividades que disponga la Gerencia del Programa o jefe inmediato.

Art. 11.- Actividades del Coordinador de Planificación

• Coordinar la planificación, seguimiento y evaluación de la ejecución del PNVS• Coordinar con el EGP la identificación y diagramación de procesos institucionales elaborados

con el Programa.• Coordinar con el EGP el presupuesto con financiamiento BID y aporte local por cada año de

ejecución y los desembolsos del Programa.• Organizar los compromisos adquiridos con el BID dentro del Plan de fortalecimiento

institucional • Monitorear el cumplimiento de las metas establecidas para la ejecución del Plan de

fortalecimiento institucional y los resultados obtenidos.• Preparar y presentar los informes de cumplimiento requeridos.• Recopilar y sistematizar la información técnica emitida por la Subsecretaría de Vivienda.• Participar en conjunto con el EGP en el desarrollo de todas las actividades que involucre la

gestión del Programa.

Art. 12.- Actividades del Responsable de Asesoría Jurídica

• Revisar que los instrumentos que se elaboren para la ejecución del Programa cumplan con las disposiciones legales: Constitución Política de la República, Estatuto Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva, Ley Orgánica de Régimen Municipal y Provincial, Manual, Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

• Revisar los fundamentos y disposiciones legales que rigen los proyectos de vivienda aplicables al Programa.

• Emitir criterios jurídicos respecto a la aplicación de los Manuals, Instructivos e Instrumentos generados en el Programa.

• Absolver las consultas que se presente respecto a los aspectos jurídicos relacionados con el Programa y la relación con el BID.

• Realizar el trámite judicial, para la devolución de los apoyos en caso de incumplimiento de los beneficiarios.

• Emitir informes de observaciones de reformas a los Manuals e Instructivos.

Art. 13.- Actividades de las Direcciones Provinciales



• Revisar las carpetas de postulación e ingresar al sistema de calificación.• Verificar las condiciones del terreno para la construcción y entrega del Apoyo Económico.• Responsables de llevar un control de las garantías entregadas por parte de los oferentes

de vivienda para solicitar el pago.• Revisar la documentación de la solicitud de pago (técnico y financiero), para pagar el

Apoyo Económico• Supervisar las viviendas en el proceso de construcción y cuando ya estén terminadas en

sitio.• Suscribir el Acta de recepción de las viviendas terminadas con los involucrados.

Art. 14.- Instrumentos de gestión del Programa

La Secretaria de Vivienda (SV), delegará al EGP, la elaboración de los Planes Operativos Anuales (POA) y los Planes de Ejecución del Programa (PEP).

El POA presenta de manera detallada las actividades que deben ser llevadas a cabo por el Coordinador General del Programa durante un año calendario y los encadenamientos lógicos y las secuencias que deben ser ejecutadas por el EGP para lograr las metas específicas para del año. Presenta además los costos estimados para la ejecución de esas actividades y la entrega de los productos previstos.

Los costos globales que constan en el POA servirán de base para la elaboración de las proformas presupuestarias que se presentarán al MF para su aprobación e inclusión en el presupuesto institucional del MIDUVI.

Para la elaboración del POA, se tomará como información el resultado de la evaluación del POA anterior, las nuevas actividades que hayan surgido y la información que se genere de la auditoría técnico-financiera.

Sobre la base de la planificación anual de actividades y el presupuesto global, el EGP, bajo el liderazgo del Coordinador y el Delegado para la gestión financiera, elaborará la planificación financiera mensual que traducirá la ejecución de las actividades en un flujo de ingresos y gastos del Programa con un horizonte de 12 meses.

Art. 15.- Pautas para el seguimiento y evaluación

El MIDUVI, a través de la Subsecretaría de Vivienda y el EGP, mantendrá un sistema de seguimiento y evaluación del Programa. A nivel estratégico, se ha previsto la ejecución de tres evaluaciones externas: una intermedia, una final y otra de impacto, esta última deberá realizar una evaluación de tipo cuasi experimental. Esta evaluación ponderará la forma en que el acceso a la vivienda ha impactado en las condiciones de habitabilidad de los hogares beneficiarios.

El sistema de evaluación y seguimiento, deberá incluir elementos que sirvan para verificar el cumplimiento de los criterios ambientales del Programa. Este cumplimiento contemplará de manera aleatoria inspecciones de campo, antes, durante y después de concluidos los proyectos de vivienda.

Art. 16.- Evaluación del avance de los componentes del Programa



El EGP, deberá reunirse de manera periódica para evaluar el avance de los componentes del Programa este grupo de trabajo comparará los avances efectivos versus el Programa originalmente planteado.

Para realizar la evaluación se analizarán los siguientes aspectos:

• Las actividades desarrolladas durante el período de evaluación;• El avance de cada uno de los componentes del Programa y de cada una de las actividades que

constan en el POA;• El avance financiero de cada uno de los componentes y análisis de la ejecución presupuestaria;• El relato de los problemas encontrados en la ejecución de los componentes y las soluciones

implementadas;• La evaluación de los riegos del Programa y las actividades realizadas para su solución y mitigación.

CAPÍTULO III

PRESENTACIÓN DEL PROGRAMA

Art. 17.- Componentes del Programa. Los componentes son los siguientes:

Componente 1 – Apoyos Económicos (AE) para construcción de viviendaDentro de este componente el Programa prevé implementar los ahorros de los hogares beneficiados con AE destinados a la construcción de viviendas unifamiliares. Los AE consistirán en un monto único, fijo por hogar, no reembolsable, de US 6 000 para financiar la construcción de una vivienda nueva en terreno propio. Los beneficiarios deberán presentar evidencia de ser propietario de un terreno que cumpla los requisitos del Programa y deberán aportar un ahorro(A) mínimo para participar de US$ 300 en el caso de hogares rurales y urbanos marginales, y de US$ 500 en el caso de los hogares urbanos. El valor mínimo de la vivienda a financiar será igual al valor de AE+A mínimo. Los beneficiarios podrán aportar ahorros adicionales hasta llegar al valor máximo de la vivienda, de acuerdo con lo que se establezca en el Manual Operativo.

Las viviendas serán construidas por ejecutores del sector privado. Estos ejecutores podrán ser organizaciones no gubernamentales, cooperativas o empresas responsables de promover, construir y comercializar las viviendas. Los ejecutores presentarán las solicitudes de los beneficiarios a las Direcciones Provinciales (DP) Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda (MIDUVI). En el caso de hogares rurales y urbanos marginales, las presentaciones se organizarán en comités de vivienda integrados entre 25 y 50 postulantes; mientras que en el caso de los hogares urbanos las presentaciones podrán ser también individuales. Luego de la suscripción de los contratos y entrega de las garantías correspondientes, los ejecutores recibirán los AE y los A de los beneficiarios para financiar la construcción de las viviendas. Una vez documentada la entrega de las viviendas, se escriturarán las propiedades a favor de los hogares beneficiados y se devolverán las garantías a los ejecutores.De acuerdo con la diversidad de la demanda, se apoyarán tres subcomponentes:

(a) AE para viviendas en áreas rurales (AER). Para efectos del Programa se considera rurales a aquellas parroquias con una densidad menor a 150 habitantes por Km2, y que no son capitales de provincia o cabeceras cantonales. La demanda será organizada en comités de vivienda conformados por postulantes de un mismo cantón. Bajo este subcomponente se



prevé financiar los gastos de dotación del servicio de agua a los hogares beneficiarios de los dos quintiles de menores ingresos.

(b) AE para viviendas en áreas urbanas marginales (AEUM). Para los efectos del Programa estas áreas son parroquias con una densidad menor a 150 habitantes por Km2, contenidas dentro de los límites de distritos de capitales de provincia o cabeceras cantonales. Estas requerirán también la organización de la demanda mediante comités de vivienda y dichos comités deberán contar con la factibilidad técnica municipal para la conexión de agua en esa área del municipio..

(c) AE para viviendas en áreas urbanas (AEU). Para los efectos del Programa áreas urbanas son aquellas cuya densidad supera los 150 habitantes por Km2. Considerando que los centros urbanos cuentan con infraestructura de servicios, no será obligatoria la conformación de un comité de vivienda.

Componente 2: Fortalecimiento al MIDUVI

Este componente prevé financiar el fortalecimiento del Sistema Integrado de Información para la Gestión y Planificación del MIDUVI (SIDUVI). El SIDUVI cuenta con cuatro módulos (M): (i) M1, in-greso de información de los postulantes; (ii) M2, calificación de los mismos; (iii) M3, aprobación de beneficiarios y emisión de AE; y (iv) M4, contrataciones, fiscalización de obras, y entrega de vivien-das. Con recursos del Programa se apoyará al M1, al M2, y al M4, y se financiará la creación de un nuevo módulo, el M5, seguimiento del beneficiario post beneficio. Para el M1 se adquirirán equipos para conectar datos entre las DP y la sede Matriz del MIDUVI. El M2 incorporará los crite-rios de vulnerabilidad en la asignación de AE. El M4 incluirá las certificaciones técnicas de calidad constructiva de las viviendas, según el Sistema de Gestión Ambiental y Social (SGAS) desarrollado para el Programa, cuya utilización es crítica para asegurar la correcta calidad constructiva de las viviendas y prolongar la vida útil de las mismas. Finalmente, el nuevo M5 permitirá el seguimiento del Programa post beneficio, para facilitar la futura integración del Plan Nacional de Vivienda Social con otros programas de asistencia social del Prestatario. Además, con este componente se prevé que las actividades refuercen la capacidad de auditoria y de fiscalización de la calidad de las vivien-das por parte del MIDUVI (mediante el SGAS).

Art. 18.- Estructura del financiamiento

En el cuadro a continuación se describen las categorías de inversión y el plan de financiamiento provenientes del préstamo.

CATEGORIAS BANCO APORTE LOCAL

TOTAL

Componente 1. AE para construcción de vivienda 99.000.000 0 99.000.000

1a. AE vivienda rural 80.000.000 0 80.000.000

1b. AE urbano marginal 15.000.000 0 15.000.000

1c. AE urbano 4.000.000 0 4.000.000



Componente 2. Fortalecimiento del MIDUVI 1.000.000 2.300.000 3.300.000

Apoyo al SIDUVI 950.000 300.000 1.250.000

SGAS (incluye monitoreo y fiscalización) 50.000 2.000.000 2.050.000

Gestión del programa 0 1.700.000 1.700.000

Administración 0 1.100.000 1.100.000

Evaluación 0 200.000 200.000

Auditorias 0 400.000 400.000

TOTAL100.000

(96%)

4.000.000

(4%)

104.000.000

(100%)

CAPÍTULO IV

GESTIÓN FINANCIERA DEL PROGRAMA

Art. 19.- Sistema de Administración Financiera

Los procedimientos administrativos, financieros y contables que serán de uso en el Programa Nacional de Vivienda Social - Etapa II estarán de acuerdo a lo previsto en las leyes y normativas nacionales como la normativa del Sistema de Administración Financiera del Sector Público emitida por el MF, la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las Normas Técnicas de Control Interno, así como con lo establecido en el Contrato de Préstamo del Programa suscrito con el BID y el Gobierno del Ecuador, la Política de Gestión Financiera del BID, la Guía de Desembolsos y la Guía de Informes Financieros y Auditoría Externa de las operaciones financiadas por el Banco.

El Sistema de Administración Financiera se operará con el sistema e SIGEF para medir, conocer y comparar los resultados de la gestión y la situación económica financiera, contable y presupuestaria, sin que ello constituya impedimento para generar informes con la oportunidad, forma y contenido que los usuarios lo determinen. En el período con cierre activado, no se podrán alterar o modificar los datos; las regularizaciones por errores u otras causas deberán efectuarse en el mes vigente.

El ejercicio fiscal, o año de ejecución, del Programa estará comprendido entre el 1ro. de enero y el 31 de diciembre de cada año.

Art. 20.- Normas Generales de Administración Financiera

Los recursos asignados al Programa, tanto de aporte local como del préstamo BID, se destinarán a financiar la ejecución de las actividades elegibles que permitan el cumplimiento de metas y objetivos de



desarrollo según los Planes Operativos Anuales (POA) y los Planes Ejecución del Programa (PEP) correspondientes.

Un gasto será elegible para su financiamiento con recursos del préstamo BID, siempre que se haya previsto la actividad correspondiente en el POA aprobado por el BID y que cumpla con los siguientes criterios: a) son necesarios para el cumplimiento de las metas y están alineados con los objetivos del Programa; b) cumplen con las políticas de gestión financiera del BID y las normativas legales del País, y c) están adecuadamente registrados como pagados en estado confirmado en el sistema e SIGEF, con referencias suficientes que los identifiquen con contratos o adquisiciones legítimas del Programa, y estén soportados por documentación de soporte relevante, competente y suficiente.

Si en cualquier momento el BID determina que se han financiado gastos no elegibles con recursos del Programa el BID podrá, a su discreción, permitir al prestatario: (a) reembolsar el monto pagado en concepto de gastos no elegibles, o (b) suministrar documentación sustituía que acredite el pago de otros gastos elegibles del Programa. Si el prestatario no da cumplimiento a la solicitud del BID, éste podrá adoptar medidas para rectificar la situación, entre ellas la suspensión de los desembolsos.

Los gastos de contraparte local: consultorías, auditorías, adquisiciones de bienes y servicios, se regirán por la Ley de Contratación Pública del Estado Ecuatoriano; los pagos de viáticos y movilización del personal se regirán por lo establecido en el Reglamento de Viáticos del Ministerio de Relaciones Laborales. Estos gastos deberán corresponder a necesidades de las actividades contenidas en el plan operativo y a las previsiones presupuestarias de cada actividad.

Las transacciones y actividades del Programa deben ser contabilizadas en forma oportuna, de conformidad con las normas de contabilidad gubernamental vigentes en el País. La administración del Programa preparará y le remitirá al BID, Reportes Financieros. Dichos RF deberán ser preparados por la administración de acuerdo con normas de contabilidad generalmente aceptadas y auditados por una firma auditora externa aceptable por el BID, de conformidad con normas de auditoría.

Para que la ejecución del Programa sea eficiente y eficaz, la administración preparará y actualizará en forma periódica el Plan Ejecución del Programa que estima el cronograma y el monto de los recursos del Programa, así como los gastos previstos durante el ciclo de vida del mismo. El BID desembolsará los recursos del préstamo de acuerdo con las necesidades reales de liquidez del Programa, según lo que surja de los compromisos y obligaciones actuales y previstas por la administración del Programa. Las solicitudes de desembolso deberán efectuarse de conformidad con el plan financiero y los planes operativos anuales correspondientes.

Art. 21.- Control interno del Programa

Se entiende por control interno aquel conjunto de procesos continuos en el tiempo, efectuados por la administración del Programa y el resto de personal del MIDUVI involucrado en la ejecución del mismo, y establecidos por el EGP para obtener una seguridad razonable sobre:



• La eficacia y eficiencia de las operaciones del Programa.• La fiabilidad e integridad de la información financiera y no financiera.• Una adecuada gestión de los riesgos de acuerdo con los objetivos estratégicos y de desarrollo del Programa.• El cumplimiento de las leyes y de las políticas y procedimientos internos aplicables.

El objetivo último del control interno es potenciar la operatividad interna del Organismo Ejecutor (MIDUVI), SV y las direcciones provinciales, incrementar su capacidad para gestionar las diversas situaciones internas y externas que pudieran presentarse y afectar negativamente los objetivos de desarrollo del Programa, así como, identificar y ayudar a orientar los planes de acción precisos para solucionar posibles errores o deficiencias significativas en los procesos y estructuras del Organismo Ejecutor.

A pesar de que el control interno opera a diferentes niveles, el responsable último de su establecimiento, actualización periódica y en su caso mejora, será el Viceministro con el apoyo del Coordinador General Administrativo Financiero, el Subsecretario de Vivienda y el Coordinador General del Programa.En consecuencia, este Grupo de alto nivel será responsable de lo siguiente:

a) Aprobar una estructura general de riesgos del Programa, así como el conjunto de medidas y políticas generales para implantar y desarrollar sistemas internos de control, seguimiento y evaluación continuada de riesgos.b) Promover, dentro del Organismo Ejecutor, la revisión del razonable funcionamiento del sistema de control interno establecido.c) Establecer las diversas responsabilidades sobre el sistema de control interno dentro de la estructura jerárquica.d) Eludir el conflicto de intereses en el diseño, implantación y supervisión del control interno, mediante una segregación de tareas que permita la objetividad e independencia entre quien diseña o ejerce el control y quien evalúa el diseño y la calidad de ejecución del sistema de control interno.e) Asegurar que se cuente con los medios y recursos necesarios en el OE para la consecución de los objetivos del control interno.Por su parte la SV, la CGAF y el EGP serán los encargados de llevar a cabo las directrices que apruebe el grupo de alto nivel mediante:a) La puesta en práctica de las políticas y medidas acordadas por el grupo de alto nivel, incluidas las estrategias y normativas con el fin de implantar un sistema de control interno eficaz.b) La valoración de la eficacia con que los controles actúan sobre la organización y los procedimientos implementados para la ejecución del Programa.c) La transmisión de información actualizada al grupo de alto nivel, así como de la eficacia y adecuación del sistema de control interno.d) La identificación previa de las áreas en las que puedan surgir conflictos de intereses y el seguimiento correspondiente de los que surgiesen.e) La divulgación de la cultura de control dentro de la organización adoptada para la ejecución del Programa.f) La adecuada documentación, en cumplimiento de los requerimientos normativos vigentes, de los procedimientos de control interno y de gestión de riesgos implementados en el OE.

El EGP promoverá un entorno de control interno adecuado donde todo el personal involucrado en la ejecución del Programa conozca su papel en el proceso de control interno y estar plenamente



comprometido con el mismo. Para que todo el personal se involucre de forma activa en el proceso de acuerdo con sus responsabilidades y tareas específicas, se documentarán de modo apropiado las principales responsabilidades, obligaciones, procedimientos y canales informativos relevantes.

Para el diseño y ejercicio del control interno, el Grupo de alto nivel deberá disponer de información precisa, íntegra, fiable y oportuna, obtenida de fuentes internas y externas. La Administración del Programa deberá conocer adecuadamente y a tiempo los riesgos, tanto internos como externos, que puedan afectar el cumplimiento de los-objetivos de desarrollo del Programa para poder evaluar el impacto de los mismos y la capacidad del MIDUVI, de mitigar los impactos que de aquellos se deriven. Los sistemas de información para la gestión deberán permitir la evaluación del riesgo y la toma de decisiones, en concordancia con los planes y objetivos fijados por el Grupo de alto nivel, debiendo implantarse los controles necesarios para asegurar la autenticidad y veracidad de la información que es manejada por el EGP y por los distintos niveles jerárquicos de la planta y las direcciones provinciales.

Los sistemas de generación de información contable y de gestión deberán proporcionar una imagen fiel y completa de la situación financiera y de ejecución del Programa y contar con la documentación soporte necesaria para el correcto proceso administrativo de las operaciones.

La SV, la CGAF, el EGP y las (DP) deben establecer procedimientos para la salvaguarda de la información y su documentación, así como para su permanente actualización. Debe establecerse también un sistema eficaz de comunicaciones que asegure que la información relevante para la gestión del Programa y el control de riesgos, llega a todos los responsables, así como los procedimientos a seguir antes de iniciar nuevas actividades o productos entregables del Programa.

La Entidad Ejecutora a través de la Dirección de Auditoría Interna deberá ejecutar los procesos necesarios de supervisión preliminar para garantizar la eficacia y efectividad de los controles internos implementados para el Programa. La supervisión se debe realizar con una adecuada planificación y coordinación. La función de supervisión revisará al menos, el cumplimiento de las normas que se establecen en las Normas Técnicas de Control Interno emitidas por la CGE, los manuales de procedimientos vigentes al interior del MIDUVI y este Manual operativo.

Para ello, se efectuará una revisión periódica de los procedimientos y sistemas relativos al control interno y al seguimiento y gestión de riesgos, con el fin de evaluar el cumplimiento de todas las medidas de mitigación y verificar su validez, proponiendo las modificaciones que considere necesarias, denunciando las ineficiencias observadas e informando puntualmente al Grupo de alto nivel. Estas actividades serán desarrolladas desde la perspectiva de la importancia relativa de los procesos afectados que previamente habrá sido evaluada. La función de supervisión debe incluir procedimientos para identificar y evaluar los riesgos. Además, estos riesgos deben ser registrados y documentados. Las recomendaciones, las decisiones, o los criterios adoptados se documentarán convenientemente para facilitar su seguimiento y potenciar mejores prácticas en el futuro.

Un sistema de control interno eficaz requiere una segregación de tareas y responsabilidades adecuada, tanto entre el personal como entre las funciones que se llevan a cabo. El Programa deberá contar con una estructura organizativa en la que quede asegurada la segregación entre las funciones o tareas que incorporen mayor riesgo operativo. En particular, en el desarrollo de los procesos, previamente identificados como prioritarios, debe existir una separación básica en la responsabilidad de autorizar, ejecutar, registrar y controlar las operaciones.



El sistema de administración financiera, que contiene las normas establece con claridad las funciones y responsabilidades de las unidades de presupuesto, contabilidad y tesorería en la Matriz y en DP del MIDUVI.

El Sistema Nacional de Compras Públicas por su parte determina los principios, normas procedimientos, mecanismos y relaciones organizadas orientadas al planeamiento, programación, presupuestos, control, administración y ejecución de las contrataciones realizadas por las Entidades Contratantes. De igual manera establece la forma de control como intensivo, interrelacionado y completamente articulado entre los diferentes entes con competencia para ello, que incluye la fase precontractual, la de ejecución del contrato y la evaluación del mismo.

El Programa deberá contar con una estructura de poderes y facultades para la autorización de adquisiciones, compromiso de fondos, pagos y otros procesos críticos que establezca un sistema de límites y de autorizaciones previas, debidamente documentada.

Art. 22.- Presupuesto y planeación financiera

Los límites presupuestarios máximos por categoría de inversión tanto de con financiamiento BID y contraparte local se presentan en el PEP de acuerdo con lo establecido en el contrato de préstamo. Estos límites solo podrán modificarse previo acuerdo escrito con el BID y sin que las eventuales modificaciones impliquen cambios en el alcance u objetivos del Programa.

El instrumento que permite articular la aplicación de los límites presupuestarios a las actividades del Programa que permitirán generar los productos y entregables de cada componente es el plan financiero.El plan financiero (PF) es un instrumento articulado con el POA que permite planificar y controlar la oportunidad de los flujos de fondos del Programa; El EGP preparara el PF al inicio del Programa y debe mantenerlo actualizado de acuerdo a la evolución de la ejecución, reflejando las necesidades reales de liquidez para la entrega oportuna de los productos y metas propuestas para un periodo de tiempo determinado. La Administración del Programa utilizará el PF como respaldo para solicitar desembolsos al BID. El PF será también la base para elaborar y plantear la proforma presupuestaria del Programa a ser incluida en la proforma general del MIDUVI.

A fin de que los requerimientos de fondos de contraparte local sean incluidos en la proforma presupuestaria del MIDUVI de cada año, el EGP coordinará con la Coordinación de Planificación MIDUVI la proforma para gastos de inversión correspondientes a las aportaciones del MIDUVI para el Programa. Esta proforma cumplirán el trámite interno de aprobación y contendrán la información que se requiera de acuerdo a los procedimientos y normas locales de presupuesto. Se asignarán partidas específicas y plenamente identificables para la ejecución del Programa.

Se realizará un análisis de ejecución presupuestaria por parte de la EGP con una periodicidad mensual y se identificarán causas e implementarán soluciones para eventuales desviaciones significativas.Mensualmente los responsables financieros de las DP emitirán los reportes de ejecución presupuestaria obtenidos del sistema integrado de gestión financiera e SIGEF y los enviará al delegado responsable financiero de Matriz; estos reportes contendrán la información de compromiso, devengado y pago. Cada director de DP responderá por las desviaciones que pudieran encontrarse.



De la misma forma el responsable financiero presentará al EGP el reporte de ejecución presupuestaria de Matriz que contendrá los gastos financiados con la contraparte local.

En la reunión de evaluación mensual del EGP se examinarán los resultados obtenidos y se determinarán las medidas que deben tomarse para asegurar el cumplimiento del POA.

Art. 23.- Registro contable

Los responsables de Contabilidad de las DP del MIDUVI, en forma mensual, obtendrán del sistema integrado e SIGEF el reporte de ejecución, mismos que serán enviados al responsable financiero de Matriz del MIDUVI, quien consolidara la información de los registros y control de las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales, como resultado de la ejecución de todas las operaciones del Programa, de los recursos y gastos, además de proporcionar información relevante, útil y oportuna sobre la gestión económica y financiera del Programa.

Art. 24.- Fondos y cuenta bancaria del Programa

El BID desembolsará los recursos del préstamo en la cuenta de registro que el MIDUVI abrirá en el Banco Central del Ecuador a nombre del Programa. Para efectuar los pagos con cargo a este financiamiento, el MIDUVI seguirá la metodología indicada por los sistemas nacionales del país y las instrucciones del Ministerio de Finanzas. Una vez aperturada la cuenta, deberá registrarla, enlazarla con las partidas presupuestarias del Programa y activarla en sus sistemas de contabilidad. La cuenta no podrá arrojar saldos negativos, ni ser cancelada sin la conformidad del Ministerio de Finanzas. A la finalización del Programa, el MIDUVI cerrará la cuenta, soportando el proceso con los documentos pertinentes.

Art. 25.- Autorización del gasto y del pago

(a) Apoyos Econ ómicos. Corresponde al Subsecretario de Vivienda, con el pedido del Director de la DP y el visto bueno del Coordinador General del Programa, aprobar el gasto en apoyos económicos que van a ser financiados con recursos del Programa de acuerdo a la planificación en el POA. Los Directores de las DP, en base a la aprobación de la programación del Subsecretario de Vivienda y el informe favorable del responsable técnico de la DP, dispondrán a la Unidad de Gestión Financiera Provincial solicitar el pago a través del sistema e SIGEF.

(b) Gastos de contraparte local : Corresponde al Subsecretario de Vivienda o al Coordinador General Administrativo Financiero, aprobar los gastos administrativos en personal, adquisiciones, consultoría, asesorías para las iniciativas de fortalecimiento institucional y en general a la gestión del Programa y solicitar el pago a la Dirección de Gestión Financiera. En las Direcciones Provinciales, corresponde al Director de la Dirección Provincial disponer el gasto a la Unidad Financiera Provincial.

La Tesorería de la Nación ejecuta el pago a través del Sistema de Pagos Interbancarios (SPI) en el Banco Central (BCE), que a su vez debita de la cuenta del Programa o la Cuenta Única del Tesoro los valores correspondientes.



El Delegado para la gestión financiera del programa establecerá actividades de control y seguimiento para asegurarse que los pagos se realicen oportunamente, hasta llegar a la instancia de verificar en el reporte de organismo y correlativo que se haya efectuado el débito correspondiente.

Art. 26.- Procedimiento, documentos de respaldo y formularios para gastos

Todo pago efectuado con recursos provenientes del préstamo deberá seguir los siguientes procedimientos y contener los documentos de respaldo y formularios, como se indica a continuación:

1. Solicitud de Pago

(a) Apoyos Econ ómicos (AE): La solicitud de pago deberá respaldarse con la certificación presupuestaria emitida por los Responsables de Presupuesto en la DP y de igual manera en Matrizl. Deberá adjuntarse el Informe del Técnico Responsable del análisis del contrato de construcción o consultoría, solicitud de acreditación y certificado bancario de cuenta activa por parte del constructor, presupuesto, planos, especificaciones técnicas y permiso municipal para la construcción, certificado de compromiso de crédito de la IFI, según como lo establece la Ley de Contratación Pública.(b) Gastos de contraparte local : En la solicitud de pago aprobada por la autoridad competente (SV o CGAF) se respaldará en la certificación presupuestaria, la actividad del POA correspondiente y la identificación del beneficiario. Para los casos de (i) Consultorías, Asesorías, Auditoría Externa, (ii) Adquisición de bienes o (iii) Prestación de Servicios, se deberá adjuntar todos los documentos de soporte que se establecen en la Ley de Contratación Pública y su Reglamento; para (iv) pago de viáticos, subsistencias, alimentaciones, movilización y pasajes aéreos o terrestres, se aplicará la reglamentación expedida por el Ministerio de Relaciones Laborales, se adjuntarán a los pagos las solicitudes e informes de las licencias con remuneración debidamente aprobadas por autoridad competente y adjuntando los documentos de soporte establecidos en el Reglamento de Viáticos.

2. Formulario de control interno

La Unidad de Control Previo, por disposición del DGF, verifica la documentación presentada y elabora el "formulario de control interno exclusivo para el manejo del Programa con un número de identificación secuencial, nombre del beneficiario del pago, el número memorando del solicitante del pago, concepto del egreso, RUP, RUC, fecha y número de factura, partida presupuestaria, monto del contrato, IVA, afectación presupuestaria, cálculo de las retenciones de Ley, detalle de garantías: plazo y fecha de vencimiento, valor líquido a pagar, fecha de actas de entrega recepción y observaciones. El formulario lo suscriben el técnico que elabora el documento y quien lo aprueba.

3. Formulario de compromiso presupuestario

La Unidad de Presupuesto, en base al requerimiento de los ordenadores de gasto y la documentación de respaldo, revisa la disponibilidad presupuestaria y emite el Certificado de Compromiso Presupuestario, obtenido del sistema de administración financiera e SIGEF. El certificado lo suscriben el técnico que elabora el documento y quien lo aprueba.

4. Comprobante Único de Registro (CUR)



La Unidad de Contabilidad recibe la documentación de Presupuesto para efectuar el registro contable e SIGEF, devengando el compromiso presupuestario y obteniendo el CUR. El sistema genera en forma automática el número de identificación del comprobante, que constituirá la referencia para el archivo digital y físico del Programa.

5. Formulario de Retenciones

Tesorería registra en el Sistema Integrado de Tributación Asesor Contable, denominado SITAC, las cargas impositivas generadas en las transacciones, emite los comprobantes de retención correspondientes conteniendo la información general del beneficiario y el detalle de los impuestos y retenciones a su cargo. El original de la retención se entrega al beneficiario del pago y las copias se adjuntan en el comprobante de pago.

6. Comprobante de pago

Mediante un registro en el sistema e-SIGEF, Tesorería de Matriz y las Direcciones Provinciales solicitan el pago al MF y realizan un seguimiento al estado de la transferencia hasta confirmar que se ha hecho efectivo el pago. El comprobante de pago efectivo se obtiene del sistema e-SIGEF y contiene la identificación general del beneficiario con el número de cuenta a la que han sido acreditados los valores y el número de CUR de pago en estado confirmado.

En forma previa a la entrega de la documentación foliada al responsable del archivo físico institucional, se deberá obtener la firma del beneficiario en el comprobante de pago. Los responsables financieros de las DP levantarán el archivo magnético de los documentos, que estará debidamente referenciado con el CUR para corroborar la información proporcionada en los informes que se presentaran al BID.

Art. 27.- Firmas autorizadas

Previo al inicio de las operaciones de desembolsos por parte del BID, la Máxima Autoridad del MIDUVI, remitirá al Banco las designaciones de firmas de los funcionarios autorizados para conocer y suscribir la documentación financiera, contable, solicitudes de desembolso y justificaciones de anticipos, referidos a la utilización de los recursos provenientes del préstamo.

Art. 28.- Informes y reportes financieros del Programa

Con el fin de presentar la información consolidada del Programa y detallada de los recursos administrados por el Programa, las transacciones correspondientes, una vez pagadas se replicarán sobre la base contable del efectivo en el sistema auxiliar de reporte financiero KETRA de manera que los reportes financieros del Programa: (i) permitan identificar las sumas recibidas de las distintas fuentes (BID o Local); (ii) consignen, de conformidad con el plan de cuentas del Programa las inversiones por categoría, tanto con los recursos del financiamiento como los demás fondos que deban aportarse para su ejecución; y (iii) demuestren el costo de las inversiones en cada categoría y sub categoría.

Para el registro de las transacciones del Programa en el sistema KETRA se aplicarán los siguientes principios:



Ingresos. El BID, podrá conceder un anticipo de los recursos del préstamo de acuerdo con las necesidades de liquidez del Programa. Estos recursos se depositarán en la cuenta exclusiva abierta en el Banco Central del Ecuador a nombre del Programa. Para posteriores desembolsos por parte del BID, el Organismo Ejecutor presentará al Banco la correspondiente solicitud de desembolso cuando se hubieren utilizado alrededor del 80% del monto anticipado. Para los desembolsos posteriores, el BID revisará la documentación de soporte de los gastos efectuados, aquellos gastos que no sean elegibles por parte del Banco, no se reconocerán o serán reintegrados o reemplazados por otros recursos, dependiendo de la naturaleza de la elegibilidad. Se registrarán los desembolsos del Programa proveniente del BID y del aporte local, cuando los financiadores hayan realizado desembolsos, pagos y/o transferencias a favor.

Gastos. Se registrarán todos aquellos desembolsos o erogaciones elegibles incurridas por el Programa, que hayan sido efectivamente pagadas, y que guarden relación directa con las categorías de inversión.

Archivos: Las áreas financieras de MIDUVI-Matriz y de las Direcciones Provinciales, mantendrán un sistema de archivo físico y electrónico adecuado, completo y actualizado de toda la documentación de soporte contable y financiera del Programa. El BID, los auditores externos y público en general, tendrán acceso irrestricto a estos archivos. Los documentos contentivos de cifras, formularios y registros del Sistema de Contabilidad del MIDUVI relativos al Programa, se mantendrán y conservarán debidamente ordenados, foliados y numerados, de modo que permitan su clara e inmediata ubicación e identificación durante al menos 10 años, de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Los documentos relativos a cada transacción, serán archivados juntos o debidamente referenciados. Los archivos contables del Programa son propiedad del MIDUVI y no serán removidos de las oficinas correspondientes, sino de acuerdo a disposiciones legales o en base a órdenes legítimas de autoridad competente.

El Delegado responsable de la gestión financiera Matriz mantendrá un sistema de archivo electrónico adecuado, completo y actualizado de toda la documentación de soporte contable y financiera del Programa, sobre la base de los archivos electrónicos Con base a los registros en el sistema e-SIGEF y sin perjuicio de la necesidad de información complementaria, los informes financieros deberán incluir como mínimo los siguientes elementos:

a. Demostración de las fuentes y usos de fondos, en términos de un Estado de Flujos de Efectivo en el cual se reconozcan: (i) todos los ingresos de fondos provenientes del BID, contrapartida y otras fuentes de recursos; (ii) las erogaciones de recursos para la ejecución; y (iii) los saldos en efectivo bajo responsabilidad de la Entidad Ejecutora.

b. Demostración de la evolución y situación relacionada con la utilización de los recursos, en términos de un Estado de Inversiones acumuladas, el cual debe ser consistente con el estado de flujos de efectivo y revelar por componente del Programa y otros gastos los saldos de la inversión de los fondos, al comienzo de cada período reportado y los movimientos ocurridos hasta la determinación de los saldos de fondos disponibles al final de dicho período.

c. Notas explicativas, que divulguen las políticas contables adoptadas y otras informaciones consideradas relevantes al usuario del informe financiero. Deberán



presentarse en un formato sistemático, haciendo referencias cruzadas a la información contenida en los informes financieros.

d. Declaración Gerencial del Programa, en la cual revele que los gastos realizados con fondos del BID, se han efectuado conforme a los propósitos especificados en el Contrato de Préstamo. Además, que se han diseñado medidas de control interno apropiadas para los riesgos identificados en la gestión de los recursos, y dichas medidas han funcionado eficazmente.

La GP preparará y presentará al BID de manera anual los informes indicados en los literales del a. al d. precedentes debidamente auditados por una firma de auditores externos aceptable para el Banco. Dichos informes financieros deberán presentarse al BID y a los auditores independientes firmados por los responsables del MIDUVI, por el Coordinador General del Programa y por el contador responsable de la preparación de los mismos. En el marco de las normas aceptables para el BID, las notas a los informes financieros se considerarán parte integral de los mismos.

Los reportes financieros auditados deberán presentarse con dictamen de la entidad auditora de acuerdo con requisitos satisfactorios al BID. El MIDUVI autorizará a la entidad auditora para que proporcione al BID la información adicional que éste razonablemente pueda solicitarle, en relación con los reportes financieros auditados e informes de auditoría emitidos.

Art. 29.- Modalidades de Desembolsos de los Recursos del Préstamo

Todos los pagos del programa serán realizados a través del e-SIGEF mediante debito a la Cuenta Única del Tesoro, mecanismo para manejo de la tesorería obligatorio para las entidades que conforman el gobierno central. Los desembolsos del programa se realizarán de acuerdo a las necesidades reales de liquidez, mediante la modalidad de anticipo de fondos, de acuerdo a un Plan Financiero (PF) detallado elaborado por el MIDUVI, que refleje las necesidades reales de recursos del programa para un período de seis meses. El PF se debe preparar al inicio de la ejecución del programa y actualizarse de acuerdo con la evolución de su ejecución.

Los gastos que el MIDUVI hubiese efectuado con cargo a la ejecución del Programa con recursos propios, y que sean elegibles para el financiamiento del BID, podrán ser solicitados por el MIDUVI para su reembolso.

Pagos

El MIDUVI a través de las Direcciones Financieras Provinciales son las responsables de efectuar los pagos por los AE emitidos durante la ejecución del programa, con los recursos del financiamiento del préstamo.

Moneda de pago. Los pagos a los promotores de vivienda se efectuarán indefectiblemente en la moneda de circulación local. Los pagos a consultores y proveedores internacionales, domiciliados fuera del país, podrán efectuarse en dólares de los Estados Unidos de América.Fecha de pago. La fecha de pago de un gasto realizado con cargo a los recursos del Programa se define como aquella en la que el beneficiario del pago (promotor de vivienda o consultor)



recibió el medio de pago. Por tanto, la GP deberá asegurarse que dicha fecha figure claramente en la documentación de respaldo a ser presentada para el descargo de los gastos.

Justificación de Gastos (Descargos)

La GP deberá preparar la justificación o descargo de los gastos efectuados y presentarla al BID, a fin de obtener un nuevo anticipo de fondos. La revisión de la información de soporte de los gastos presentada, para la justificación del anticipo de fondos, será realizada de manera ex post.

La documentación completa de respaldo en original, debidamente archivada, referenciada y resguardada deberá permanecer en las Direcciones Provinciales y Matriz del MIDUVI, previendo su fácil ubicación y disponibilidad para la revisión verificación por parte del BID. Gastos o pagos efectuados, con cargo al Programa, que no cumplan los requisitos podrán ser declarados no elegibles con el argumento de insuficiente documentación para validar el pago.Los gastos (pagos efectuados) a ser presentados con descargo, deben expresarse necesariamente en la moneda de la operación estipulada en el Convenio (Dólares de los Estados Unidos de América).

Solicitudes de Desembolso

El ejecutor presentará al BID la solicitud de desembolso acompañada por el flujo de caja del programa para los próximos 180 días. Los desembolsos realizados se justificarán en la próxima solicitud de desembolso, una vez que los recursos del anticipo estén ejecutados como mínimo en un 80%. Las justificaciones del uso de fondos del Banco serán respaldadas por un informe emitido por una firma auditora externa, la cual efectuará una revisión de los mismos bajo la modalidad de procedimientos convenidos o servicios de aseguramiento, para verificar la documentación de soporte de los gastos o pagos efectuados. Aquellos gastos que de acuerdo a dicho informe no sean considerados elegibles para el Programa, deberán ser reintegrados con recursos del aporte local.

Toda solicitud de desembolso presentada al BID, bajo cualquier modalidad, debe presentar imprescindiblemente los formularios requeridos en la “Guía de Desembolsos para Proyectos del BID.

Otros aspectos importantes a tomar en cuenta para la presentación

- Las solicitudes deberán estar firmadas por los representantes autorizados de la Entidad Ejecutora acreditados ante el BID.

- Las solicitudes deben presentarse al BID previendo un adecuado flujo de recursos y con la suficiente anticipación para su tramitación.

El MIDUVI deberá presentar al Banco dentro de 90 días contados a partir de la fecha estipulada para el último desembolso, la documentación de respaldo de los gastos efectuados con cargo al Programa. Adicionalmente, devolver al Banco a más tardar el último día de vencimiento del Período de cierre, el saldo sin justificar de los recursos desembolsados del Financiamiento.



Art. 30.-Auditoría externa del programa

Se contratará una firma de auditores externos aceptables por el BID. La misma será contratada de acuerdo a la Política de Gestión Financiera y de Proyectos Financiados por el Banco (OP-273). Los términos de referencia incluirán la validación independiente y concurrente de los procesos de asignación y ejecución de los AE y de las solicitudes de desembolso. La auditoría incluirá la validación de los controles operativos implementados a nivel provincial y de Matriz del MIDUVI. Para reforzar las debilidades en la fiscalización de la calidad de la construcción de forma excepcional y previo acuerdo entre las partes se incluirá una auditoría técnica de las viviendas financiadas con los AE. Los servicios de auditoría externa para el Programa serán provistos por una firma de auditores externos, y serán contratados por el MIDUVI.

La selección y contratación de la firma de auditores debe realizarse de conformidad con los documentos AF- 200 y Documentos de Licitación y los términos de referencias acordados con el BID, asegurando que a más tardar en el mes de abril, el informe de Auditoría a los Estados Financieros sea enviado al BID.La auditoría externa del Programa se realizará con una periodicidad anual. Con corte al 31 de diciembre de cada año, que es el año fiscal del proyecto.



ANEXO 1

FORMULARIOS PARA USO DEL EJECUTOR

a. Plan Ejecución Programa

El Plan Ejecución Programa se prepara para la totalidad de los recursos necesarios para el Programa, y por todo el período de ejecución. Contiene la siguiente información:

a) Categorías de inversión, que se consignan para cada uno de los componentes del Programa; y

b) Necesidades de liquidez para la ejecución, clasificada por fuente de financiamiento y por año.

b. Plan Operativo del Programa

El Plan Operativo del Programa se prepara por cada año de ejecución, detallando los hitos y productos que se van a ejecutar por categorías de inversión por fuente de financiamiento.

ANEXO 2

IDENTIFICACIÓN DEL EJECUTOR, MATRIZ Y DIRECCIONES PROVINCIALES

El catálogo general de entidades institucionales registradas en el Sistema de Gestión Financiera identifica al Ejecutor de la siguiente forma:

CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN DE MIDUVI, MATRIZ Y DP.

INSTITUCIÓN DP NOMBRE RUC

550 1 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE AZUAY 0160005900001

550 2 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE BOLÍVAR 0260002110001550 3 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE CAÑAR 0360007160001

550 4 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE CARCHI 0460003070001

550 5 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE COTOPAXI 0560004370001550 6 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE CHIMBORAZO 0660800480001

550 7 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE EL ORO 0761038010001

550 8 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE ESMERALDAS 0860003690001

550 9 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE GUAYAS 0968502390001

550 10 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE IMBABURA 1060003360001

550 11 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE LOJA 1160003930001

550 12 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE LOS RÍOS 1260022970001

550 13 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE MANABI 1360006750001



550 14 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE MORONA SANTIAGO 1460003200001

550 15 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE ÑAPO 1560500240001

550 16 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE PASTAZA 1660003270001

550 17 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE PICHINCHA 1768033120001

550 18 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE TUNGURAHUA 1865000320001

550 19 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE 1960109710001

550 20 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE GALÁPAGOS 2060002360001

550 21 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SUCUMBIOS 2160050150001

550 22 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE ORELLANA 2260004100001

550 23 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS

1768033200001

550 24 MIDUVI DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SANTA ELENA 0968583610001

550 9999 MINISTERIO DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA - MATRIZ 1760009450001

ANEXO 3

FUENTES DE FINANCIAMIENTO APLICABLES

Las fuentes de financiamiento del e- SIGEF, que se aplicarán para el Programa, son:

FUENTE DE FINANCIAMIENTO

SIGLA DETALLE

0 RECURSOS FISCALES

1 Recursos Fiscales2 Recursos Fiscales generados por las Instituciones3 Recursos Provenientes de Preasignaciones

200 RECURSOS DE CRÉDITOS EXTERNOS

201 Colocaciones Externas 202 Préstamos Externos

ANEXO 4

DESCRIPCIÓN DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA

20 Programa: Fomento y Desarrollo de la Vivienda

000 Subprograma

026 Proyecto: Programa Nacional de Vivienda Social



001 Actividad: Infraestructura de Vivienda Urbana

002 Actividad: Infraestructura de Vivienda Urbano Marginal

003 Actividad: Infraestructura de Vivienda Rural

004 Actividad: Fortalecimiento Institucional

0000 Ítem

0000 Ubicación geográfica

000 Fuente de financiamiento

0000 Organismo

0 Número de préstamo

ANEXO 5

FLUJOS Y PROCEDIMIENTOS

Gestión financiera para gastos con cargo a contrapartida local

Las actividades de control previo, presupuesto, contabilidad y tesorería para efectuar los gastos con cargo a contrapartida local son las siguientes:

1. La máxima autoridad del MIDUVI dispone la ejecución presupuestaria sobre la base del presupuesto anual aprobado y transfiere la competencia al Subsecretario de Vivienda.

2. El Subsecretario Vivienda solicita la programación presupuestaria de Matriz y Direcciones Provinciales.

3. Tanto Matriz y DP realizan la programación presupuestaria para los gastos de pasajes al interior, viáticos y subsistencias, consultorías, asesorías e investigación especializada, servicios de auditoría, fiscalización e inspecciones técnicas, combustibles y lubricantes, equipos sistemas y paquetes informáticos necesarios para el desarrollo de las actividades institucionales.

4. La GP consolida la información en un POA y presenta a la Coordinación General de Planificación quien incluye en el presupuesto institucional como parte integrante de la proforma presupuestaria del País. En caso de gastos con cargo a Programas de inversión, éstos deben contar con el informe favorable de SENPLADES. El presupuesto es puesto a consideración del Ejecutivo a través del MF y se remite a la Asamblea Nacional. Una vez aprobado, el MF incorpora las modificaciones en la proforma inicialmente remitida y lo envía a la Presidencia para que ordene su promulgación en el Registro Oficial.

5. La DGF recibe del MF, la difusión del presupuesto aprobado a través del sistema integrado e-SIGEF. La Coordinación General de administración financiera, asigna las partidas presupuestarias aprobadas por el MF a Matriz y DP y dispone la ejecución presupuestaria de conformidad con las normas que para el efecto dicta el MF.

El Director de Gestión Financiera dispone el pago, con la elaboración previa del examen de la documentación por parte de Control Interno, la certificación del presupuesto, el registro de contabilidad y la gestión de tesorería. El proceso culmina con la solicitud de pago al MF y la



obtención del comprobante de pago correspondiente, el levantamiento del archivo digital y el envío de la documentación debidamente foliada al archivo general. En forma mensual se obtiene de e-SIGEF el reporte consolidado de ejecución presupuestaria.

6. El MF, transfiere los fondos a la cuenta del proveedor y debita de la cuenta del PNVS en el Banco Central del Ecuador.

GOBIERNO NACIONAL DELA REPÚBLICA DEL ECUADOR


PROGRAMA NACIONAL DE VIVIENDA SOCIAL – ETAPA II



SIGLAS Y ABREVIATURAS

• AC Asamblea Constituyente

• AE Apoyos Económicos

• BCE Banco Central del Ecuador

• BID Banco Interamericano de Desarrollo

• CGAF Coordinación General Administrativa y Financiera

• CGE Contraloría General del Estado

• GP Gerente del Programa

• Cl Control Interno

• COE Comité de Operaciones de Emergencia

• CUR Comprobante Único de Registro

• DCV Dirección de Control de Vivienda

• DGF Dirección de Gestión Financiera

• DP Director Provincial

• EGP Equipo de Gestión del Programa

• e-SIGEF Sistema Integrado de Gestión Financiera

• IFI Instituciones Financieras

• MIDUVI Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda

• MF Ministerio de Finanzas

• NÍA Normas Internacionales de Auditoría

• NTCG Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental

• OE Organismo Ejecutor

• PF Plan Financiero

• PND Plan Nacional de Desarrollo

• PNVS Programa Nacional de Vivienda Social

• PEP Plan Ejecución del Programa

• POA Plan Operativo Anual

• MAF Manual Administrativo y Financiero

• RFA Reportes Financieros Anuales

• ROP Reglamento Operativo del Programa

• SAV Sistema de Apoyos Económicos para Vivienda

• SBU Salario Básico Unificado

• SENPLADES Secretaría Nacional de Planificación

• SV Subsecretaría de Vivienda

• SIV Sistema de Incentivos de Vivienda

• SPI Sistema de Pagos Interbancarios



• SITAC Sistema Integrado de Tributación Asesor Contables

• TDR Términos de Referencia

De su ejecución encárguese la Subsecretaría de Vivienda, Dirección de Gestión de Recursos Financieros y Unidades Provinciales del MIDUVI

El presente Instrumento entrará en vigencia a partir de su suscripción sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.

Dado en el Distrito Metropolitano de la ciudad de Quito, a

Arq. Pedro Jaramillo Castillo

MINISTRO DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA

Documents

Manual Administrativo- Financiero