Manual Caja Chica Camsa

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Fecha de Emisin:

Marzo 2012

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Presidencia rea: Coordinacin de rea en Servicios

Administrativos Cdigo: ADM-001

Procedimiento: CAJA CHICA

Aprobado

Junta Directiva Jefe de la Unidad Presidente Secretario

2011 Pealoza & Asociados CPA Associates Internacional

OBJETIVO

Establecer las normas y procedimientos inherentes para el manejo y disposicin del fondo de caja

chica, en cuanto a su determinacin, control y registro.

INVOLUCRADOS

Presidente

Director Adjunto

Coordinacin de rea en Servicios Administrativos

Analista de Procesos Administrativos

Analista Especialista en Administracin

DOCUMENTOS Y/O FORMULARIOS QUE INTERVIENEN

Punto de Cuenta

Orden de Pago

Cheque Comprobante

Relacin de Gastos.

Arqueo de Caja

BASE LEGAL

Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico publicado en

la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela, N 5.781 de fecha 12-08-2005.

NORMAS GENERALES

1. La Junta Directiva es quien debe autorizar la apertura del Fondo de Caja Chica, mediante

oficio o documento que acredite tal decisin con indicacin del responsable del manejo del

Fondo de Caja Chica de la Corporacin de Abastecimiento del Estado Miranda S.A.

2. El Director Adjunto podr autorizar slo el cierre del Fondo de Caja Chica.

3. El Fondo de Caja Chica ser administrada por el Coordinador de rea en Servicios

Administrativos o en su defecto por aquel funcionario designado por el Presidente mediante

documento escrito.

4. El monto mximo para la apertura del Fondo de Caja Chica ser por el equivalente a

doscientas unidades tributarias (200 U.T.)


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5. Los montos mximos a ser pagados a travs del Fondo de Caja Chica no debern ser

superiores al equivalente de veinte unidades tributarias (20 U.T.)

6. Los gastos deben obedecer a estrictas emergencias, que de no ser cubiertas, paralizaran el

normal funcionamiento de la unidad administrativa correspondiente.

7. Las facturas debern cumplir con las disposiciones establecidas por el Servicio Nacional

Integrado de Administracin Aduanera (SENIAT) relacionadas con la impresin, emisin y

elaboracin de facturas.

8. No se podrn utilizar dichos fondos para cubrir desembolsos para la cancelacin de deudas

por concepto de compras a largo plazo, cambiar cheques, hacer prstamos o vales al

personal.

9. Los aumentos e incrementos del Fondo de Caja Chica slo podrn ser autorizados por la

Junta Directiva mediante acta expresa al efecto.

10. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos, debe llevar registro de todas las

reposiciones efectuadas al Fondo de Caja Chica, siguiendo un orden correlativo y cronolgico

de cada reposicin.

11. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos, slo deber cancelar los gastos cuyas

facturas a cancelar se presenten en original sin enmendaduras, borrones y tachaduras, o

aquellas cuyo concepto este definido como Varios, a tal efecto de presentarse esta situacin

deber presentar por escrito una exposicin de motivos que lo justifique y someter a

consideracin del Director Adjunto si se procede o no con el pago.

12. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos deber solicitar la reposicin del Fondo

de Caja Chica al Presidente de la Corporacin slo cuando se haya utilizado o gastado al

menos el setenta y cinco por ciento (75 %) monto total del fondo.

13. La solicitud de reposicin del fondo de Caja Chica debe acompaarse de los documentos que

se sealan a continuacin: a) Relacin de los gastos realizados, b) Comprobantes de los

pagos efectuados, c) Arqueo de la Caja Chica (estado en que se encuentra).

14. La reposicin de Caja Chica deber efectuarse en forma ordenada y de conformidad con lo

establecido en el clasificador de presupuestario vigente para el ejercicio fiscal, indicando la

partida a la cual se imputa el gasto, debindose autorizar alguno de aquellos gastos que sean

considerados por la partida:

4.02.00.00.00 Materiales, Suministros y Mercancas

4.03.00.00.00 Servicios no Personales.


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15. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos que maneja el Fondo de Caja Chica,

realizar el cierre del fondo antes del 31 de Diciembre de cada ao, para lo cual dejar acta en

su efecto.

PROCEDIMIENTO:

Apertura de Caja Chica

1. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos realiza Punto de Cuenta de solicitud de

Apertura del Fondo de Caja Chica y lo remite a la Junta Directiva para su aprobacin.

2. La Junta Directiva recibe y verifica la solicitud de apertura del fondo, de estar conforme firma y

autoriza el Punto de Cuenta, de lo contrario devuelve para su modificacin.

3. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos remite al Analista de Procesos

Administrativos la aprobacin del fondo y autoriza la emisin del cheque respectivo.

4. El Analista de Procesos Administrativos una vez emitido el cheque con sus respectivos

soportes, lo devuelve al Coordinador de rea en Servicios Administrativos.

5. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos recibe el cheque con su comprobante, de

estar conforme firma y sella en seal de conformidad y recaba las otras firmas autorizadas

para su efecto.

6. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos realiza el cobro del cheque por el fondo

de caja para su uso y remite los soportes al Analista de Procesos Administrativos para su

archivo.

Reposicin de Caja Chica

1. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos responsable del fondo de caja chica

prepara en original, la solicitud de reposicin de caja chica acompaado de la relacin de los

gastos realizados, comprobantes de los pagos efectuados, carpeta de facturas firmadas y

selladas por el custodio y Arqueo de la Caja Chica; y verifica que todos los documentos

soportes renan las condiciones y normas establecidas para el manejo de los fondos de caja

chica; de estar todo conforme firma y sella en seal de aprobacin y remite al Analista

Especialista en Administracin.

2. El Analista Especialista en Administracin una vez recibida la informacin sealada, verifica la

disponibilidad presupuestaria y registra los gastos efectuados de acuerdo a la naturaleza del


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gasto en un cuadro o tabla demostrativa de los montos totales por partida afectada y remite al

Analista de Procesos Administrativo.

3. El Analista de Procesos Administrativos emite el cheque por la cantidad total a reponer,

establecida por el Analista Especialista en Administracin.

4. El Analista de Procesos Administrativos enva al Coordinador de rea en Servicios

Administrativos todos los documentos soportes que justifican la reposicin del fondo de caja

chica.

5. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos una vez recibido el cheque por el monto

de la reposicin junto con todos los soportes en relacin, revisa y verifica su emisin, de estar

conforme firma el cheque y su respectivo comprobante, de lo contrario devuelve para su

correccin.

6. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos cobra el cheque para el manejo del fondo

de Caja Chica.

Cierre de Caja Chica

1. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos prepara en original, la solicitud de cierre

de la caja chica acompaado con la relacin de los gastos realizados, comprobantes de los

pagos efectuados, carpeta de facturas firmadas y selladas por el custodio y Arqueo de la Caja

Chica; y verifica que todos los documentos soportes renan las condiciones y normas

establecidas para el manejo de los fondos de caja chica; de estar todo conforme firma y sella

en seal de aprobacin y remite al Analista Especialista en Administracin.

2. El Analista Especialista en Administracin una vez recibida la informacin sealada, verifica la

disponibilidad presupuestaria y registra los gastos efectuados de acuerdo a la naturaleza del

gasto en un cuadro o tabla demostrativa de los montos totales registrados por partida afectada

y devuelve al Coordinador de rea en Servicios Administrativos.

3. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos recibe y verifica la ejecucin del gasto

correspondiente al fondo, de estar conforme firma y procede a depositar el sobrante en la

cuenta bancaria correspondiente.

4. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos una vez depositado remite el voucher a la

Junta Directiva junto con los soportes justificativos de solicitud y autorizacin del cierre del

fondo de caja chica, de estar conforme firma, de lo contrario devuelve para su modificacin.


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INSTRUCCIONES DE LLENADO

ARQUEO DE CAJA CHICA

N DE IDENTIFICACIN

DICE DEBE ANOTARSE

1 COMPROBANTE N Indique el N del comprobante

2 FECHA Anote Da, Mes y Ao en que se elabor la factura

3 CANTIDAD De billetes o monedas

4 DENOMINACIN De billetes o monedas

5 TOTAL Cantidad total en Bs., que resulta de la multiplicacin de la cantidad de billetes o monedas por su denominacin

6 TOTAL GENERAL Cantidad total en Bs., que resulta de la suma del total en

Bs. para cada denominacin

7 TOTAL EFECTIVO Cantidad total en Bs. disponible en efectivo

8 TOTAL EGRESOS

RENDIDOS Cantidad total en Bs. rendida

9 TOTAL EGRESOS POR

RENDIR Cantidad total en Bs. por rendir

10 TOTAL SEGN ARQUEO Cantidad total en Bs., que resulta de sumar el total

efectivo, mas el total de egresos rendidos y el total de egresos por rendir

11 TOTAL FONDO DE CAJA

CHICA Cantidad total en Bs. del fondo de caja chica que debe

ser igual al monto segn arqueo

12 DIFERENCIA Cantidad en Bs. que se obtiene de restar el total segn arqueo al total del fondo de caja chica, el cul debe ser

Bs. 0,00 para que se produzca el arqueo

13 CONFORME FIRMAN Datos y firma de los funcionarios intervinientes en el

arqueo del fondo


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FORMATO


CORPORACIN DE ABASTECIMIENTO DEL ESTADO

BOLIVARIANO DE MIRANDA, S.A.


(1) N (2) FECHA:

MONEDAS

(3) CANTIDAD (4) DENOMINACION (5) TOTAL (6) TOTAL GENERAL

2 0,01 0,02

3 0,05 0,15

5 0,1 0,5

8 0,125 1

12 0,25 3

4 0,5 2

1 1 1

TOTAL MONEDAS

7,67

BILLETES

CANTIDAD DENOMINACION TOTAL

2 2 4

3 5 15

5 10 50

8 20 160

12 50 600

4 100 400

TOTAL BILLETES

1.229,00

(7) TOTAL EFECTIVO

1.236,67

(8) TOTAL EGRESOS RENDIDOS 800,00

(9) TOTAL EGRESOS POR RENDIR 200,00

(10)TOTAL SEGN ARQUEO 2.236,67

(11) TOTAL FONDO DE CAJA CHICA 2.236,67

(12) DIFERENCIA 0

LAS CANTIDADES ARRIBA MENCIONADAS, CORRESPONDEN A LOS FONDOS BAJO MI CUSTODIA Y FUERON CONTADOS EN MI

PRESENCIA A MI ENTERA Y CABAL SATISFACCION. DECLARO IGUALMENTE QUE NO HAY OTROS FONDOS EN MI PODER POR

LOS CUALES DEBO RENDIR CUENTAS.

(13) Conforme Firman: C.I. No. C.I. No.

Custodio


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RECIBO DE CAJA CHICA

N DE IDENTIFICACIN

DICE DEBE ANOTARSE

1 FECHA Da, Mes y Ao en que se elabor la factura

2 FACTURA N Indique el N de Factura

3 CONCEPTO Identifique el concepto o denominacin de los gastos

segn lo seala la factura

4 BENEFICIARIO Identifique la persona natural o jurdica que suministr

el bien o el servicio

5 MONTO Cantidad total en Bs., reflejada en la factura

6 FIRMA Firma del administrador o custodio del Fondo de Caja

Chica, que certifica la revisin y recepcin de la factura

7 RECIBIDO POR Datos personales de la persona que presenta la factura

8 FECHA Da, Mes y Ao en que se recibe la factura

FORMATO



FECHA NFACTURA CONCEPTO DEL GASTO BENEFICIARIO MONTO

(1) (2) (3) (4) (5)

(6)

Lic. JORGE RANGEL

RECIBIDO

POR: (7)

ADMINISTRADOR

FECHA: (8)


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RELACION DE GASTOS

N DE IDENTIFICACIN

DICE DEBE ANOTARSE

1 SALDO RENDIDO Cantidad total en Bs. rendida y justificada con sus

respectivas facturas

2 SALDO POR RENDIR Cantidad total en Bs. por rendir, siendo ste el saldo

restante de la caja chica

3 FECHA Da, Mes y Ao en que se elabor la factura

4 FACTURA N Indique el N de Factura

5 CONCEPTO Identifique el concepto o denominacin de los gastos

segn lo seala la factura

6 BENEFICIARIO Identifique la persona natural o jurdica que suministr

el bien o el servicio

7 MONTO Cantidad total en Bs., reflejada en la factura

8 TOTAL Cantidad total en Bs., que se obtiene de sumar todos

los gastos de la facturas relacionadas

9 y 10 FIRMA Firma del administrador y presidente, quienes certifican

la revisin y recepcin de la factura


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FORMATO

RELACION DE GASTOS

RELACION DE GASTOS

RESPONSABLE DEL FONDO: COORDINACION DE REA EN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROGRAMA: 01 ACTIVIDAD 51

PARTIDA: 402 (MATERIALES Y SUMINISTRO) Y 403 (SEVICIOS NO PERSONALES). MONTO DEL FONDO:

BsF. 0

RESUMEN DE LOS MOVIMIENTOS

A) Saldo Rendido BsF: 0,00 (1)

B) Saldo por Rendir: BsF. 0,00 (2)

FECHA FACTURA

Nro. CONCEPTO BENEFICIARIO MONTO

(3) (4) (5) (6) (7)

TOTAL (8)

(9)

(10)

Lic. JORGE RANGEL Lic. RAUL LOPEZ

ADMINISTRADOR PRESIDENTE (E)

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