MANUAL COMPRADOR PLAN DE VUELO ADMINISTRACIÓN DE … · w w w . c h i l e c o m p r a . c l “Administración de Vuelos Internacionales” El Convenio Marco de Plan de Vuelo Internacional,

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MANUAL COMPRADOR

PLAN DE VUELO – ADMINISTRACIÓN DE

VUELOS INTERNACIONALES


“Administración de Vuelos Internacionales”

El Convenio Marco de Plan de Vuelo Internacional, consta de 3 etapas:

I. Creación de un Plan de Vuelo (comprador)II. Envío de ofertas (proveedor)III. Adjudicación (comprador)

En este manual se verán las etapas I y III.

Cuando se crea el plan de vuelo, se ingresa una fecha de cierre de las ofertas, después de esta fecha de cierre, se puede adjudicar.


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Parte I – Creación del Plan de

Vuelo

A continuación se explican los pasos a seguir para la

creación de un plan de vuelo



I. Creación de un Plan de Vuelo

Para la creación de un plan de vuelo, se tiene que hacer “click” en el botón “Crear Plan

de Vuelo”




Paso 1: Ingreso de Tramos

1. En este paso se puede elegir las alternativas del viaje, si es “Ida y Regreso”, “Sólo Ida” o “Múltiples Destinos”





2. Para ingresar los destinos y demás temas, hay que hacer “click” en el ícono del lápiz en la columna “Ingresar/Modificar”.





2. Al hacer “click” en “Ingresar/Modificar”, se visualiza lo siguiente:





3. Se ingresa la ciudad de origen, destino, fecha vuelo y hora de embarque. En hora de embarque, se dispone de las siguientes opciones:

- Mañana: 04:01 – 12:00 hrs- Tarde: 12:01 – 20:00 hrs- Noche: 20:01 – 04:00 hrs

Si la ciudad no se encuentra (puede existir en inglés, francés o español), se tiene que informar a la Mesa de Ayuda de ChileCompra al 600 7000 600.





3. También se puede incluir el “radio” (opcional). Esto se refiere a los kilómetros de distancia entre el aeropuerto y el centro de la ciudad.





4. Finalmente se graba haciendo “click” en el botón “Grabar”.





Se verifica que se modificaron en forma exitosa los datos del vuelo.





El sistema, por defecto, realiza el retorno del vuelo. Para modificar esta información, se ingresa en “Ingresar/Modificar”.





Ya están ingresados los datos de los 2 vuelos que se van a realizar.





Se tienen los datos de los 2 vuelos que se van a realizar.





Si se tienen que efectuar escalas (es decir, más viajes que sólo “Ida y Vuelta”), se pueden adicionar tramos al pinchar en “Múltiples Destinos”.

En ese momento aparecerá el botón “Adicionar Tramos”





Si se hace click en “Adicionar Tramo”, se van agregando más viajes y se completan de igual forma que los anteriores.

Se pueden agregar tantos tramos nuevos como se necesite




Paso 2: Pasajeros

1. Cantidad de pasajeros: En este punto, se ingresan la cantidad de pasajeros que van a viajar.

Si una Institución requiere pasajeros que van a viajar en distintas clases (económica, ejecutiva, etc), se tienen que realizar distintos planes de vuelo.




Paso 2: Pasajeros

2. Líneas aéreas

El sistema, por defecto, selecciona que todas las líneas aéreas pueden servir para su requerimiento.

Si desea que se puedan combinar líneas aéreas en su requerimiento, hay que hacer “click” donde se señala. Por ejemplo, en una oferta que les llegue puede ser que primero la persona utilice LAN y después American Airline




Paso 2: Pasajeros

2. Líneas aéreas.

Debe señalar si desea utilizar una línea aérea en específico.




Paso 2: Pasajeros

2. Líneas aéreas.

Para la búsqueda de una línea aérea en específico, se tiene que ingresar el nombre y seleccionar. Si se utiliza este buscador, sólo se puede elegir 1 línea aérea.




Paso 3: Cierre de Cotizaciones

En este punto se debe elegir si la cotización es “normal” o “urgente”

1. Cotización Normal





1. Cotización Normal:

Se incluye la fecha y la hora de cierre de la cotización.





1. Cotización Normal:

Se incluye la vigencia de la cotización. Esto corresponde a la validez de las cotizaciones y se cuenta desde la hora de cierre de éstas. Si el comprador, se demora más de lo establecido en la vigencia, el proveedor no está obligado a conservar el precio ofertado.





1. Cotización Normal

Finalmente en las observaciones, se puede incluir todo lo que se desee con respecto al vuelo y la persona, como por ejemplo, si es alérgica u otra información importante.





2. Cotización Urgente

Al seleccionar la cotización “urgente”, aparece una ventana de “pasajeros” para incorporar los datos de las personas que viajan. Cambia también la vigencia de la cotización que pasa a ser de 2 a 4 horas.

Para la cotización “normal”, no se agregan estos datos en esta parte sino después, cuando se adjudica el vuelo.






En ventana “pasajeros” se deben completar los datos y hacer click en “Guardar”. Si es más de una persona, después de hacer click en “Grabar” luego de ingresar los datos de la primera persona, se aprieta “nuevo” y así sucesivamente. Si no se graba, los datos de los pasajeros no quedarán ingresados en el sistema.






El resto se completa igual que para una cotización “normal” pero hay que tener en cuenta que la vigencia de la cotización cambia a 2 o 4 horas.




Paso 4: Agregar Proveedores por Región

En este punto se agregan las regiones a las cuales corresponden las agencias de viaje que usted desea que le oferten.

Para este ejemplo se agregarán todas las regiones.




Paso 4: Agregar Proveedores por Región

Una vez que se agregan la(s) regiones que se deseen y luego se hacer click en “Guardar”.

Luego se puede “Enviar” o “Salir”.




Paso 5: Grabar

Cuando se graba la solicitud, aparece la siguiente ventana




Paso 5: Enviar

Cuando se envía la solicitud, aparece la siguiente ventana, en la que se pregunta si se desea enviar la solicitud.




Paso 5: Enviar

Cuando se envía la solicitud, aparece la siguiente ventana




Paso 6: Plan de Vuelo

Cuando se envía la solicitud o se graba para después enviarla, el plan de vuelo aparece guardado en la Administración de Vuelos Internacionales.


Parte III - Adjudicación

A continuación se explican los pasos a seguir luego de

haber recibido ofertas por parte de los proveedores

(después de la fecha de cierre ingresada inicialmente).



III. Adjudicación

Al ingresar a la Administración se pueden ver los planes de vuelo. El plan que se va a utilizar es el N° 921, que fue creado anteriormente. El buscador por fechas opera solamente desde el día en curso, por tanto para Planes de vuelos creados con anterioridad debe cambiarse la fecha en “Desde”.

Se aprecia que se recibieron 4 ofertas.



III. Adjudicación

Ahora se ingresa a la flecha de la columna “Adjudicar”. A este punto, sólo se puede ingresar luego de la fecha de cierre de recepción de ofertas que colocamos en el punto I (antes de esto, el sistema no lo permite)



III. Adjudicación

Al ingresar a la “adjudicación”, aparece la Tabla Comparativa. En esta tabla aparecen las escalas de los vuelos y las líneas aéreas junto con los precios.

Haciendo “click” sobre los precios, se accede a las ofertas con los datos correspondientes al proveedor.



III. Adjudicación

Se ingresarán a ver las 4 ofertas.

Para la 1° oferta se observa lo siguiente:



III. Adjudicación

Se aprecia en el “Detalle Oferta” los precios de las tarifas, impuestos, tasas y comisiones, junto con el total del valor



III. Adjudicación

Haciendo “click” donde aparecen los círculos, se despliega el detalle del vuelo (sus escalas, lugares, horarios, vuelos y líneas aéreas).



III. Adjudicación

Finalmente se tienen que chequear las restricciones del vuelo en el botón correspondiente.



III. Adjudicación

Para este vuelo no se observan restricciones

Para pasar a la siguiente oferta, se tiene que apretar el botón “Salir”.



III. Adjudicación

Para la 2° oferta se observa lo siguiente:



III. Adjudicación

Repitiendo los pasos se ve el detalle del vuelo.



III. Adjudicación

Finalmente se verifica si tiene restricciones



III. Adjudicación

Para la 3° oferta, se observa lo siguiente:



III. Adjudicación

Finalmente se verifica si tiene restricciones. En este caso el proveedor ingresó restricciones a su oferta.



III. Adjudicación

Para la 4° oferta, se tiene lo siguiente:



III. Adjudicación

Se puede desplegar el detalle de las escalas, realizando los pasos señalados anteriormente:



III. Adjudicación

Finalmente se selecciona una oferta.

Para la selección, la Institución selecciona la oferta que tenga las mejores condiciones.

Para este ejemplo, se elije la oferta N° 2 y se aprieta el botón de “seleccionar”



III. Adjudicación

Cuando se selecciona el vuelo, se debe ingresar en el botón “Pasajeros”.



III. Adjudicación

Se ingresan los datos de la persona que viaja y se graba.



III. Adjudicación

Si es más de una persona la que viaja, se siguen completando los datos y guardando.



III. Adjudicación

Finalmente se genera la Orden de Compra (OC). Después de generada la OC, la comunicación es directa entre el comprador y el proveedor para el tema de confirmación de la reserva.


Manual Plan de Vuelo –

Administración de Vuelos

Internacionales

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