MANUAL CONTABLE COOPACAFE - scanprogram.orgscanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/MANUAL-CONTABLE... · 5 Deﬁnir cuales estados ﬁnancieros y reportes contables deben imprimirse

MANUALCONTABLE

COOPECAF

OBJETIVO:

Proporcionar las herramientas para implementar los registros contables que sirvan de base para una contabilidad llevada de acuerdo a las normas vigentes en lo legal, fiscal y financiero en el pas.

Un manual contable facilita los procedimientos especficos para su contabilizacin y ayuda al departamento contable a la preparacin de los estados financieros.

De esta forma la alta direccin de las organizaciones cuentan con informacin contable-financiera consistente para el cumplimiento de sus obligaciones legales y fiscales y para la toma de decisiones estratgicas.

Por qu es importantetener conocimientos

bsicos deadministracin

financiera?

1. COOPECAFE Manual Contable

COOPACAFE Manual Contable 2.

Introduccin

Seccin 1: Objetivos

Seccin 2: Normas de la Organizacin

Seccin 3: Estados Financieros de Acuerdos a NIIFEstados Financieros de Entidades con PropsitosNo Lucrativos

Aspectos Generales Estado de Posicin Financiera Normas de Presentacin Clasificacin de Activos y Pasivos Clasificacin del Patrimonio Contable Estado de Actividades Normas de Presentacin Clasificacin y Estructura del Estado de Actividades Cambio Neto en el Patrimonio Contable no Restringido Sub-Clasificacin de los Ingresos, Costos y Gastos y Otros Ingresos y Gastos Fundamentos Criterios de Reconocimiento Estado de Flujos de Efectivo Contabilidad de Fondos

Seccin 4: Contabilidad por Centro de Costos

Introduccin Caractersticas Objetivos Ventajas y Desventajas de la Contabilidad por los Costos y Gastos Clasificacin de Costos y Gastos Centros de Costo

4

5

6

6

14

TABLA DE CONTENIDO Pag.


16

19

25

25

26

28

32

TABLA DE CONTENIDO Pag.

Seccin 5: Catlogo de Cuentas

Seccin 6: Descripcin de Usoy Manejo de las Cuentas

111. Caja y Bancos112 Cuentas por Cobrar114 Inventarios122 Depreciacin Acumulada21 Pasivo Corriente22 Pasivo No Corriente211 Pasivo Contingente (Prestaciones Laborales)3 Patrimonio y Reservas4 Ingresos5 Costos

6 Gastos

Costos Fijos

Costos Variables

Condiciones que un Costo Fijo Puede Ser VariablePunto de Equilibrio

Seccin 7: Informes Financieros parael Consejo Directivo, Acreedores yAgencias Cooperantes

Estado de Situacin FinancieraEstado de ActividadesEstado de Flujos de EfectivoEjecucin Presupuestaria

Seccin 8: Mantenimiento del Manual


El presente manual proporciona los lineamientos para preparar la informacin contable de acuerdo a Normas Internacionales de Informacin Financiera especialmente en lo que se refiere a presentacin,

reconocimiento, medicin y revelacin para que la administracin tenga el control interno.

Seccin 1

Seccin 2

Seccin 3

Seccin 4

Seccin 5

Seccin 6

Seccin 7

Seccin 8

Objetivos

Normas

Estados Financieros de acuerdo a Normas Internacionales de

Informacin Financiera.

Contabilidad centros de costos

Catlogo de cuentas

Descripcin de uso y manejo de las cuentas

Informes financieros para el Consejo Directivo, acreedores,

proveedores y agencias donantes

Mantenimiento del manual

EL PRESENTE MANUAL SE ENCUENTRA DIVIDIDO EN LAS SIGUIENTES SECCIONES:

INTRODUCCIN

El propsito del presente Manual Contable de COOPECAFE previamente autorizado

por la Junta Directiva y conforme a lo requerido por el control interno, es

proporcionar al personal de la organizacin las herramientas

para que puedan implementar los registros

contables que sirvan de base para una

contabilidad llevada de acuerdo a las normativas

vigentes en lo legal y financiero en el pas.

Un manual contable como el presente, facilita los procedimientos especficos para su contabilizacin y ayuda al departamento contable a la preparacin del producto final que son los Estados Financieros, por lo tanto de esta forma el departamento de contabilidad as como la Junta Directiva deben tener la claridad de entregar y obtener los estados financieros y reportes financieros que sean necesarios, a fin de evitar duplicidad de esfuerzos y entendimientos en relacin a la informacin financiera.

El control interno: es un proceso efectuado por el Junta Directiva o el consejo directivo, la Direccin y el resto del personal, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de objetivos, dentro de las siguientes categoras:

Eficacia y eficiencia de las operaciones Flabilidad de la informacin financiera y Cumplimiento de las leyes y normas aplicables

El concepto de control interno no slo se refiere a temas financieros, contables y a la custodia de los activos, sino que incluye controles

destinados a mejorar la eficiencia operativa y asegurar el cumplimiento de las polticas de la Asociacin. El control interno es una expresin utilizada con el objeto de describir todas las medidas adoptadas por la direccin superior para dirigir y controlar las operaciones sustantivas y de apoyo en los organismos a su cargo.

La esencia del control interno est en las acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo las operaciones. Dichas medidas incluyen corregir las deficiencias y mejorar las operaciones, para que estn de conformidad con las normas prescritas y con los objetivos planteados.

1 Definir los reportes y estados financieros que sern analizados por la junta directiva, evitando de esta forma que el departamento contable duplique esfuerzos en preparar otros informes que no son requeridos pero que son preparados por el departamento contable con la justificacin de que Son preparados por aquello de que los pidan

2 Definir los reportes que se necesitan en la junta directiva o consejo directivo, evitando de esta forma prdida de tiempo en buscar informacin que nunca ha sido preparado por el departamento contable.

3 Facilitar al departamento contable en disear y preparar un catlogo de cuentas que se ajuste a las operaciones de la asociacin. Este catlogo de cuentas debera tener la distribucin por centros de costos, gastos, ingresos, pasivos, capital y reservas.

4 Proporcionar a los encargados de contabilidad reglas aprobadas en los

5 Definir cuales estados financieros y reportes contables deben imprimirse mensualmente, trimestralmente y anualmente para el anlisis interno y externo.

6 Establecer un sistema contable que permita el control y manejo de los recursos de COOPECAFE


SECCIN 1: OBJETIVOS

El cambio experimentado a nivel mundial para la aplicacin de las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF) anteriormente denominadas Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) constituye el desarrollo ms significativo llevado nunca a cabo en el mbito de la contabilidad.

La Comisin Europea ha adoptado las NIIF (un cuerpo normativo de elevada calidad, comprensible y obligatorio) con carcter

obligatorio para los 7.000 grupos cotizados en la Unin Europea para el ejercicio contable 2005.

Lejos de la Unin Europea, existe un significativo nmero de regiones, tales como Australia, Rusia y Oriente Medio que tambin estn adoptando las NIIF; junto con otros pases como Estados Unidos, Canad o innumerables pases de Centro y Sudamrica donde se van incorporando paulatinamente.

1 El contador es el responsable de llevar a cabo los registros contables y de presentar los Estados Financieros en el plazo de quince das hbiles siguientes al mes vencido.

2 El gerente financiero supervisar las operaciones del departamento contable y verificar que se cumplan con los procedimientos definidos.

3 El gerente financiero es el responsable de presentar los estados financieros con el respectivo anlisis a la junta directiva o consejo directivo.

SECCIN 3:ESTADOS FINANCIEROS DE ACUERDO A ANIIF

ESTADOS FINANCIEROS DE ENTIDADES CON PROPSITOS NO LUCRATIVOS

SECCIN 2: NORMAS DE LA ORGANIZACIN

COOPACAFE Manual Contable 6

ASPECTOS GENERALES

De acuerdo con las NIIF, los estados financieros bsicos que las entidades con propsitos no lucrativos deben presentar son:

a. Estado de posicin financiera,

b. Estado de actividades, y

c. Estados de flujo de efectivo.

d. Las notas a los estados financieros son parte integrante de los mismos.

Las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC/NIIF) estn transformndose en los principios de contabilidad financiera ms ampliamente aceptados en el mundo. Alrededor de 100 pases han adoptado las NICs para la preparacin y presentacin de informacin contable. A partir de 2005 ms de 7.000 empresas de la unin Europea deben reportar sus estados financieros en conformidad con las NICs. Australia, Canad, China, Japn, Rusia y otros pases del Medio Oriente estn adoptando las NICs o tienen planes para ajustar sus normas contables locales a las normas internacionales. El Comit de Normas internacionales de Contabilidad (IASB) y el Comit de Normas Contables de los Estados Unidos (FASB) han alcanzado el compromiso de hacer sus principios contables compatibles y llegar a la convergencia de sus normas contables, una muestra ms de la importancia de las NICs. Como resultado de su aceptacin internacional en los aos futuros miles de empresas de todo el mundo prepararn la contabilidad de conformidad con estas NICs.

Estos principios continan su rpida evolucin como resultado del proyecto de convergencia con las normas contables de Estados Unidos y por la necesidad de cubrir y dar soluciones a nuevos tpicos y operaciones de empresas.

La definicin de entidad con propsitos no lucrativos propuesta por las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF) definen que estas entidades tienen principalmente fines de beneficio social. Algunas opiniones mencionaron que al hacer esta aseveracin se estaba dejando fuera a los sindicatos, cmaras de comercio y colegios profesionales.

Sin embargo, con la finalidad de que la norma sea clara las Normas Internacionales de Informacin Financiera decidieron modificar la redaccin para establecer que estas entidades tienen carcter social y ampliar el nmero de ejemplos provistos incluyendo a los sindicatos, colegios profesionales y a las entidades con actividades artsticas, culturales y cientficas, etc.


ESTADO DE POSICIN FINANCIERA

El estado de posicin financiera es un estado financiero que muestra informacin relativa a una fecha determinada sobre los recursos y obligaciones de una entidad; presenta los activos en orden de su disponibilidad, mostrando sus restricciones; los pasivos atendiendo a su exigibilidad, revelando sus riegos financieros; as como, el patrimonio contable clasificado en no restringido, temporalmente restringido y/o permanentemente restringido.

El estado de posicin financiera proporciona al usuario general informacin sobre la capacidad de la entidad para proveer bienes y servicios, su liquidez, su habilidad para cumplir con sus obligaciones y sus necesidades de financiamiento externo.

El propsito de los estados financieros bsicos y sus notas es proveer al usuario general informacin sobre las entidades con propsitos no lucrativos respecto a:

a. Su capacidad para: mantener su patrimonio, continuar como negocio en marcha y lograr los fines sociales para los cuales fue creada;

b. Su posicin financiera; el monto y naturaleza de sus activos, pasivos y patrimonio contable;

c. Los efectos de las operaciones que modifican el monto y la naturaleza de sus activos netos;

d. El monto y tipo de sus flujos de efectivo de entrada y de salida durante el periodo y la relacin entre ellos;

e. El desempeo financiero de su administracin; y

f. La forma en que la entidad obtiene y aplica recursos; obtiene y paga sus financiamientos, as como otros factores que puedan afectar su liquidez.

Los estados financieros y sus notas deben determinarse con base en las Normas de Informacin Financiera, salvo en los casos en que el alcance de una de ellas se excepte su aplicacin.


Normas de presentacin, clasificacin y de activos y pasivos

Dentro del estado de posicin financiera, los activos y pasivos deben presentarse clasificados en corto plazo (circulantes) y largo plazo (no circulantes), atendiendo a su disponibilidad y exigibilidad con base en lo establecido en la NIIF relacionado a la presentacin y revelacin. Las agrupaciones de partidas y presentacin de rubros de forma separada deben llevarse a cabo conforme lo establecido en la NIIF.

Aquellos activos que tengan restricciones para su uso en el corto o largo plazo deben presentarse en forma segregada del resto de los activos que no tengan restricciones indicando el tipo de restriccin que tienen: temporal o permanente.

Clasificacin del Patrimonio Contable

La NIIF, establece que el patrimonio contable de las entidades con propsitos no lucrativos deben clasificarse, en su caso, con respecto a su tipo de restriccin en:

a. Patrimonio contable no restringido, el cual no tiene restricciones para que sea utilizado por la entidad; es decir, est sustentado por los activos netos no restringidos;

b. Patrimonio contable restringido temporalmente, el cual est sustentado por los activos temporalmente restringidos cuyo uso por parte de la entidad est limitado por las disposiciones que expiran en el paso del tiempo o p o rq u e s e c u m p l e n l o s p ro p s i t o s establecidos; y,

c . Pa t r i m o n i o c o n t a b l e r e s t r i n g i d o permanentemente, el cual est sustentado por activos permanentemente restringidos, cuyo uso por parte de la entidad est limitado por disposiciones que no expiran con el paso del tiempo y no pueden ser eliminadas por acciones de la administracin.

Las restricciones temporales pueden ser:

a. De plazo: si establecen que los activos no pueden ser usados de inmediato sino hasta un periodo posterior o despus de cierta fecha;

b. De propsito: si establecen que los activos deben de ser utilizados para un propsito especfico; o

c. Una combinacin de las anteriores.

D e n t r o d e l p a t r i m o n i o r e s t r i n g i d o temporalmente es usual la presentacin de partidas individuales para distinguir entre:

a. Restricciones permanentes de propsito; indica que los activos recibidos deben ser usados para cierto propsito, preservados y no vendidos. Por ejemplo: los terrenos u obras de arte; y

b. Restricciones permanentes de inversin: indican que los activos recibidos deben invertirse con la finalidad de proveer una fuente de ingresos permanentes a la entidad por los rendimientos de dichos activos.


Estado de Actividades

El estado de actividades es un estado financiero de las entidades con propsitos no lucrativos que muestra la informacin relativa a sus operaciones en un periodo y, por ende, los ingresos, costos y gastos, as como el cambio neto en el patrimonio contable resultante en el periodo, clasificados por tipo de patrimonio contable (restringido permanentemente, restringido temporalmente o no restringido).

El estado de act iv idades proporciona informacin sobre el resultado de las operaciones que afectaron al patrimonio contable sobre la aplicacin de ingresos, costos y gastos en diversos programas y servicios.

Adems, permite evaluar el desempeo de las actividades de la administracin de la entidad durante el periodo y los esfuerzos llevados a cabo para alcanzar sus objetivos.

Los ingresos, costos y gastos deben cumplir con las definiciones de la NIF A-5, Son ejemplos de ingresos de las entidades con propsitos no lucrativos los provenientes de: la prestacin de servicios, la venta de bienes y los donativos recibidos.

Son ejemplos de costos y gastos: los del cumplimiento de los propsitos de la entidad, los de recaudacin de donativos, los generales y los donativos otorgados en los trminos de la NIF E-2, Donativos recibidos u otorgados por entidades con propsitos no lucrativos.

Normas de Presentacin

El estado de actividades debe presentar los ingresos, costos y gastos, as como el cambio neto del periodo en el patrimonio contable de una entidad con propsitos no lucrativos, clasificados en: patrimonio no restringido, patrimonio temporalmente restringido y patrimonio permanentemente restringido.

Clasificacin y Estructura del Estado de Actividades

En el estado de actividades deben presentarse como mnima los niveles siguientes:

a. Cambio neto en el patrimonio contable no restringido,

b. Cambio neto en el patrimonio contable restringido temporalmente,

c. Cambio neto en el patrimonio contable restringido permanentemente, y

d. Cambio neto en el patrimonio contable total.

En la determinacin de los niveles, cuando los ingresos excedan a los costos y gastos el nivel debe denominarse incremento en el patrimonio contable, en caso contrario, debe identificarse como disminucin en el patrimonio contable.


Cambio Neto en el Patrimonio Contable No Restringido

Los ingresos deben presentarse como aumentos al patrimonio contable no restringido, a menos que el uso de los activos recibidos se encuentre limitado por restricciones, en cuyo caso deben clasificarse como aumentos al patrimonio contable restringido permanentemente o temporalmente, segn corresponda.

En el caso de los ingresos por la venta de bienes o por la prestacin de servicios, los descuentos y bonificaciones otorgados a los clientes, as como las devoluciones efectuadas, deben disminuirse de los ingresos para as obtener el importe de los ingresos netos; no obstante, las NIIF permiten la presentacin de esos rubros por separado.

Los costos y gastos identificables con los ingresos no restringidos deben presentarse en la seccin de patrimonio contable no restringido; por ejemplo, la depreciacin, amortizacin o las prdidas por deterioros de activos no restringidos. Los gastos no identificables claramente con alguno de los tres tipos de patrimonio contable deben presentarse tambin en el patrimonio contable no restringido.

Cuando el patrimonio o parte del patrimonio con restricciones quede libre de stas ya sea por el paso del tiempo o porque exista un remanente sin restricciones por ya haber cumplido los propsitos para los cuales se recibi el donativo, ese patrimonio debe reclasificarse a la seccin de patrimonio contable no restringido; dicha reclasificacin debe mostrarse dentro del estado de actividades.

Los ingresos por donativos recibidos cuyas restricciones se extingan dentro del mismo periodo pueden presentarse nicamente dentro del patrimonio contable no restringido, sin presentarlos como restringidos y luego reclasificarlos, siempre y cuando dicho tratamiento se haga en forma consistente.

Los rendimientos sobre inversiones y otros activos deben presentarse como parte de los cambios en el patrimonio contable no restringido a menos que el uso de tales rendimientos se encuentre limitado; en este caso, deben clasificarse como patrimonio contable temporal o permanentemente restringido, segn corresponda. El cambio neto en el patrimonio contable no restringido debe mostrar, entre ellos:

a. Los ingresos no restringidos; por ejemplo: servicios por eventos y exposiciones, colegiaturas, ingresos por regalas cobradas por desarrollos cientficos o inventos, publicaciones y donativos recibidos no restringidos.

b. Las reclasificaciones provenientes del patrimonio contable temporalmente restringido, por partidas liberadas de sus restricciones,

c. Las reclasificaciones provenientes del patrimonio contable permanentemente restringido, por las cuales se hayan recibido instrucciones especficas de los donantes para su disposicin como donativos no restringidos, y;

d. Los gastos por servicios por programas o actividades de apoyo y otros ingresos y gastos.


Sub-clasificacin de los Ingresos, Costos y Gastos y Otros Ingresos y Gastos

Dentro de cada seccin de patrimonio contable presentada en el estado de actividades deben sub-clasificarse los costos y gastos de acuerdo con uno de los siguientes criterios:

a. Por funcin- que muestra en rubros genricos los tipos de costos y gastos atendiendo a su contribucin al logro de las actividades de la entidad;

b. Por naturaleza- que desglosa los rubros de costos y gastos, atendiendo a la esencia especifica del tipo de costo o gasto de la entidad, o

c. Mixta- que muestra los gastos por funcin y dentro de cada agrupacin presenta el desglose de gastos de acuerdo con su naturaleza.

Las NIIF recomienda el uso de una clasificacin por funcin. Las clasificaciones bsicas por funcin para entidades con propsitos no lucrativos son:

a. Los servicios por programas o actividades, y

b. Las actividades de apoyo.

Fundamentos

El postulado bsico de devengacin contable seala que:

Los efectos derivados de las transacciones que lleva a cabo una entidad econmica con otras entidades, de las transformaciones internas y

de otros eventos, que la han afectado econmicamente, deben reconocerse

contablemente en su totalidad, en el momento en el que ocurren, independientemente de la

fecha en que se consideren realizados para fines contables

Por lo anterior, las operaciones que deben ser reconocidas contablemente por una entidad son:

a. Transacciones que llev a cabo con otras entidades econmicas;

b. Transacciones internas que modificaron la estructura de sus recursos o de sus fuentes; y

c. Otros eventos que la afectaron.

Como se seala en las NIIF:

El reconocimiento contable es el proceso que consiste en valuar, presentar y revelar, esto es, incorporar de manera formal en el sistema de informacin contable los efectos de las transacciones, transformaciones internas que realiza una entidad y otros eventos, que le han afectado econmicamente, como una partida de activo, pasivo, capital contable o patrimonio contable, ingreso costo o gasto.

El reconocimiento de los elementos bsicos de los estados financieros implica necesariamente la inclusin de la partida respectiva en la informacin financiera, formando parte, conceptual y cuantitativamente del rubro respectivo. El solo hecho de revelar no implica reconocimiento contable.


Criterios de Reconocimiento

El reconocimiento contable de una operacin debe cumplir con los siguientes criterios:

a. Provenir de una transaccin de la entidad con otras entidades, de transformaciones internas, as como de otros eventos pasados, que le han afectado econmicamente;

b. Satisfacer la definicin de un elemento de los estados financieros;

c. Ser cuantificable en trminos monetarios confiablemente;

d. Estar acorde con su sustancia econmica;

e. Ser probable que en un futuro ocurra una obtencin o un sacrificio de beneficios econmicos, lo que implicara una entrada o salida de recursos econmicos; y

f. Contribuir a la formacin de un juicio valorativo en funcin a su relevancia que coadyuve a la toma de decisiones econmicas.

Por consiguiente, una operacin debe reunir los seis criterios fundamentales sealados en el prrafo anterior y solo debe ser reconocida como un elemento de los estados financieros al momento de ser alcanzados todos.

De lo anterior se desprende que al reconocer una operacin en la informacin financiera, esta debe representarse tanto conceptual como numricamente y, por tanto, debe determinarse una cuantificacin en trminos monetarios a travs del desarrollo de un proceso formal de valuacin considerando los atributos del elemento a ser valuados y lo que establezcan, a su vez, las NIIF particulares relativas.

Los atributos se refieren a las caractersticas o naturaleza del elemento sujeto a reconocimiento y valuacin, por ejemplo, su naturaleza monetaria y no monetaria, entre otros.

Estado de Flujos de Efectivo

El estado de flujos de efectivo es un estado financiero que muestra informacin acerca de las fuentes y aplicaciones del efectivo en el periodo, clasificadas por actividades de operacin de inversin y de financiamiento.

Por ende, permite conocer el efecto que han tenido las actividades de la entidad en su efectivo, evaluar su capacidad para cumplir con sus obligaciones y conocer sus requerimientos de financiamiento.

Las entidades con propsitos no lucrativos deben presentar como parte de sus estados financieros bsicos, el estado de flujos de efectivo elaborado con base en las NIIF, Estado de flujos de efectivo, sin que sea necesario separar los conceptos por cada tipo de patrimonio.

Contabilidad de Fondos

Las NIIF no se oponen a las clasificaciones por fondos, siempre y cuando se ajusten para cumplir con las disposiciones de clasificaciones establecidas en esta norma. La contabilidad de fondos comprende un conjunto de procedimientos contables que resultan en clasificaciones independientes de cuentas de balance y resultados por ciertas actividades. La contabilidad de fondo es establecida por disposiciones legales, contractuales o acciones voluntarias de las entidades.


Introduccin

La contabilidad por centro de costos es un sistema que permitir a la organizacin lograr mejor control sobre los costos y gastos cargados a los diferentes centros de costos.

El uso de la contabilidad por centro de costos est condicionado fundamentalmente por lo siguiente:

a. Que COOPECAFE maneje los costos y gastos segregados para los diferentes centros de costo.

b. Que en los niveles directivos de COOPECAFE exista la decisin de establecer la contabilidad por centro de costos como sistema contable de registro, control presupuestario y control interno.

La contabilidad por centro de costos, no se escapa del cumplimiento de los principios fundamentales de contabilidad ya sea adoptando las Normas Internacionales de Informacin Financiera o registros contables sobre la base de la Ley de Impuesto Sobre la

Renta y deben ser cumplidos como en cualquier rea de especialidad

contable.

El centro de costos permite identificar costos por separado dentro de una organizacin, para la cual se llevan registros contables separados,

a estas porciones se les llama centros de costos. En general un centro de costos es una

parte interna que tiene sus propios costos y gastos.

Manejar centros de costos permite obtener el estado de ingresos y egresos por separados.

Debe quedar claro que dentro de la nomenclatura se deben establecer los centros especficos para obtener buena informacin de los estados financieros de la entidad.

La contabilidad por centro de costos es una cualidad de la contabilidad que integrada al sistema, permite el registro de las transacciones de uno o ms centros de costos.


SECCIN 4:CONTABILIDAD POR CENTRO DE COSTOS

La contabilidad por centro de costos permite distribuir los costos a los diferentes centros de costos que se definan y se encuentra integrado por lo siguiente:

1. Introduccin2. Ventajas y Desventajas3. Caractersticas4. Clasificacin

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA CONTABILIDAD POR LOS COSTOS Y GASTOS

VENTAJAS DESVENTAJAS Llevar registros por centro de costos

separados. Permite analizar por separado los centros

de costos.

La incidencia mayor de las desventajas que a continuacin se comentan, recae directamente sobre el contador quien debe mantener su funcionamiento:

Mayor esfuerzo en el trabajo contable, generado por lo delicado del manejo del catlogo de cuentas del programa que distribuye para los diferentes centros de costos.

Necesidad de la especializacin del personal que labora en el departamento de contabilidad.

Incremento del trabajo, dado el volumen de las transacciones, que aumenta en la medida que aumenta la cantidad de centros de costos y por la necesidad del cuadre individual de cuentas de cada uno.

Caractersticas

Algunas de las caractersticas identificadas del sistema de contabilidad por centro de costos, se enumeran a continuacin:

1. Cdigo de cuentas comn a todos los centros de costos, lo que facilita la formulacin de los estados de consolidacin y mayor funcionabilidad en el registro de las operaciones.

2. Dinmica integral en el registro de las operaciones de los distintos centros. Esto se refiere a que el registro de las operaciones de cada centro de costo se realiza de manera simultnea e integrada.

3. Identificacin de los diferentes centros de costos de inters de la organizacin

4. Formas y registros comunes para todos los centros de costos que prevean las clasificaciones correspondientes para la identificacin de cada uno.

Objetivos

1. Conocer el grado de ejecucin y tomar decisiones oportunas para cada uno de los centros de costos.

2. Identificar las desviaciones favorables o desfavorables en cada uno de los centros de costos para tratar de corregirlos.

Clasificacin de los Costos y Gastos

La clasificacin de los centros de costos en COOPECAFE ser de acuerdo a las distribuciones que se efecten.

Centros de Costo

Se definen los centros de costos siguientes: Administracin, Comercializacin, Acopio, Crditos, etc.


ACTIVO PASIVO111

111111.01111.02111.03111.04

221

211211.01211.02211.03211.04211.05211.06211.07211.08211.09

211.1211.19

212212.01212.02212.03

22221

211.01

222222.01222.02

223223.01223.02223.03

ACTIVO CORRIENTECAJA Y BANCOSCaja ChicaBanco 1Banco 2Banco 3

PASIVO CORRIENTECUENTAS POR PAGARProveedoresCaf y Miel de sociadosCuota Patrola IGSSImpuesto sobre la renta anualAnticipos recibidosIVA por pagarBono 14AginaldoVacacionesAportaciones ExtraordinariasOtras cuentas por pagar

RETENCIONESCuota Laboral IGSSImpuesto Sobre la RentaImpuesto al Valor Agregado

PASIVO NO CORRIENTEPASIVO LABORALIndemnizaciones

PRESTAMOS OBTENIDOSBanco del Tesoso, S.A.Personas particulares

FONDOS POR APLICARAGENCIA COOPERANTE 1AGENCIA COOPERANTE 2AGENCIA COOPERANTE 3

CUENTAS POR COBRARPrstamos a AsociadosPrstamos a EmpleadosClientesAnticipo para viticos y gastosAnticipo sobre comprasClientes del exteriorPagos a cuenta de ISRRetenciones de IVAOtras cuentas por cobrarReserva de Cuentas Incobrables

IVA POR COBRARCrdito fiscal 2011Crdito fiscal 2012Crdito fiscal 2013

INVENTARIOSCaf PergaminoCaf oroCaf de segundaCaf cerezaMielFertilizantes

112112.01112.02112.03112.04112.05112.06112.07112.08112.19112.99

113113.01113.02113.03

114114.01114.02114.03114.04114.05114.06

SECCIN 5:CATLOGO DE CUENTAS

La nomenclatura permitir tener una estructura definida para mantener la consistencia de las operaciones y obtener estados financieros debidamente estructurados. La nomenclatura se ha definido en seis niveles siendo los siguientes:


PATRIMONIO Y RESERVAS312121

121.01121.02121.03121.04121.05121.04

ACTIVO NO CORRIENTEPROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOInmueblesMaquinaria y EquipoVehculosMobiliario y Equipo de oficinaEquipo de computacinHerramientas

31

311

311.01

32

321

321.01

321.02

321.03

321.04

33

331

332.01

332.02

332.03

332.04

39

391

391.01

391.02

PATRIMONIO INSTITUCIONAL

APORTE DE ASOCIADOS

Aportaciones obligatorias / Aporte de fundadores

RESERVAS

RESERVAS

Reserva Irrepartible

Reserva de Educacin

Reserva de Obras Sociales

Reserva Institucional

REVALUACIONES

REVALUACIONES

Inmuebles

Maquinaria y equipo

Vehculos

Otras revaluaciones de activos fijos

RESULTADOS

RESULTADOS

Resultados Acumulados

Resultados de Perodo

122122.01122.02122.03122.04122.05122.04

DEPRECIACIN ACUMULADAInmueblesMaquinaria y EquipoVehculosMobiliario y Equipo de oficinaEquipo de computacinHerramientas

123123.01123.09

124124.09

OTROS ACTIVOSAcciones BARNRURALOtros activos

AMORTIZACIN ACUMULADAOtos activos

41411

411.01411.02411.03411.04411.05411.09

412412.01412.02412.03412.09

413413.01

413413.01

INGRESOS EXENTOSVENTAS EXENTASCaf PergaminoCaf OroCaf CerezaCaf de segunda claseMielOtrosSERVICIOS EXENTOSIntereses sobre crditos a asociadosMora cobrada a asociadosArrendamientos cobrados a asociadosOtros ingresos exentosPRODUCTOS FINANCIEROSIntereses BancariosOTROS INGRESOSIntereses Bancarios

42

421

421.01

421.02

421.03

421.09

422

422.01

422.02

422.03

422.09

414

414.01

414.02

414.03

414.04

414.09

INGRESOS GRAVADOS

VENTAS EXPORTACIONES

Caf Pergamino

Caf Oro

Miel

Otros

SERVICIOS GRAVADOS

Intereses sobre crditos a asociados

Mora cobrada a asociados

Arrendamientos cobrados a asociados

Otros ingresos gravados

DONACIONES

AGENCIA COOPERANTE 1




Otros

INGRESOS4


Nota: para aquellas organizaciones o cooperativas que no tengan actividades comerciales productivas, eliminar las cuentas que tengan una relacin directa y correr los cdigos para no tener cuentas dentro de su catlogo que no son necesarias.

COSTO DE VENTAS5

51

COSTO DE VENTAS OPERACIONES GRAVADASCOMPRASCaf CerezaCaf PergaminoCaf PergaminoMielFertilizantesOtrosGASTOS SOBRE COMPRASMaquila de CafFletesCompra de costales y canastosCOSTOS DIRECTOSMano de obra directa e indirectaBonificacin incentivoAguinaldosVacacionesIndemnizacionesBono 14Cuota patronal IGSSEnerga ElctricaReparaciones y Mantenimiento de beneficioRepuestos y accesoriosOtros

51511

511.01511.02511.03511.04511.05511.09

513513.01513.02513.03

514514.01514.02514.03514.04514.05514.06514.07514.08514.09

514.1514.19

514.06 Bono 14

514.07514.08514.09

514.1514.19

Cuota patronal IGSSEnerga ElctricaReparaciones y Mantenimiento de beneficioRepuestos y accesoriosOtros

611.01611.02611.03611.04611.05611.06611.07611.08611.09

611.1611.11611.12611.13611.14611.29

SueldosBonificacin incentivoAguinaldosVacacionesIndemnizacionesBono 14Cuota patronal IGSSArrendamientosEnerga ElctricaTelfono, fax y correo electrnicoHonorarios ProfesionalesReparaciones y MantenimientoGastos de LimpiezaPapelera y tilesGastos varios

514 COSTOS INDIRECTOS

661

611

GASTOSGASTOS DE COOPERATIVAGASTOS DE OPERACIN

62 GASTOS DE PROYECTOS

511.01511.02511.03511.04511.05511.09

Caf CerezaCaf PergaminoCaf PergaminoMielFertilizantesOtros

621.01621.02621.03621.04621.05621.06621.07

SueldosBonificacin 78-89/9-2000/37-2001AguinaldosVacacionesIndemnizacionesBono 14Cuota patronal IGSS

622.01622.02622.03622.05

Honorarios ProfesionalesViticosPapelera y tilesVarios

623.01623.02623.03

Luz y aguaTelfonoPapelera y tiles

513.01513.02513.03

Maquila de CafFletesCompra de costales y canastos

514.02514.02514.03514.04514.05

Mano de obra directa e indirectaBonificacin incentivoAguinaldosVacacionesIndemnizaciones

COSTO DE VENTAS OPERACIONALES EXENTAS

511 COMPRAS 621 SUELDOS Y PRESTACIONES

622 GASTOS DE PROGRAMA

623 GASTOS CORRIENTES

513 GASTOS SOBRE COMPRAS

514 COSTOS INDIRECTOS


Con el saldo con que se abren las operaciones del ejercicio contable.

La cuenta de caja chica se debitar nicamente cuando el fondo sea aumentado o disminuido.

Con los depsitos efectuados al banco, por cobros a clientes, ventas al contado, anticipos de clientes y otros ingresos recibidos.

Con las notas de crdito emiti-das por los bancos.

Con ajustes o reclasifica-ciones.

La cuenta de caja chica se acreditar con la reduccin o su disminucin.

Por la emisin de cheques para los bancos.

Por notas de cargo emitidas por los bancos.

Por ajustes o reclasifica-ciones.

Con el saldo existente al cierre del ejercicio contable.

Con los retiros de inver-siones o desinversiones

Deudor representa el efecti-vo disponible y a favor de COOPECAFE a una fecha determinada.

SE CARGA SE ABONA SALDO

111. Caja y Bancos

Esta es una cuenta de ttulo y la misma agrupa todas las cuentas de cajas chicas, efectivo disponible, bancos locales y del exterior que forman el efectivo en caja y bancos.

111.01 Caja chica:

COOPECAFE ha creado los costos y gastos de caja chica para los desembolsos pequeos que no ameritan la expedicin de un cheque, los costos y gastos se establecieron segn la necesidad del volumen de operaciones y estn regulados por el manual de procedimientos.

SECCIN 6:DESCRIPCIN DE USO Y MANEJO DE LAS CUENTAS

Con la descripcin del uso y manejo de las cuentas contables permitir al contador determinar la naturaleza de los cargos y abonos operados en las diferentes cuentas y servir como un medio adecuado de control interno, al indicar lo que el saldo de cada una representa.


Con el saldo existente al inicio del ejercicio contable.

Con los crditos a los clientes.

Con los anticipos sobre sueldos otorgados al personal.

Con los anticipos para gastos locales y del exterior.

Con los cargos por otras cuentas por cobrar.

Por las ventas al crdito. Co n l o s c h e q u e s

rechazados por falta de los costos y gastos u otro concepto.

Con el saldo existente al finalizar el ejercicio contable.

Con las liquidaciones locales.

Con los descuentos que se hagan a los empleados en planilla.

Con el re depsito/ reposicin del cheque rechazado por falta de los costos y gastos u otro concepto.

Deudor representa e l monto de las cuentas por cobrar a una fecha determinada.


112. Cuentas por Cobrar


Con las compras realizadas en el ao.

Con las devoluciones recibidas.

Con las ventas realizadas.

Con las donaciones que se hagan.

Con las prdidas que se tengan.

Deudor representa el monto de inventarios a una fecha determinada.

SE CARGA SE ABONA

SALDO

114. Inventarios


121. Propiedad, Planta y Equipo

Bajo este rubro se registraran todas aquellas adquisiciones de activos fijos que se realicen con caracter permanente y para uso propio de COOPECAFE.

122. Depreciacin Acumulada

En las cuentas de depreciacin acumulada se registrarn las estimaciones mensuales respectivas, segn la clasificacin del bien, considerando la vida til. El valor sobre el cual se calcular la depreciacin ser el costo del bien, aadir las mejoras incorporadas con carcter permanente.

21. Pasivo corriente

Se registran bajo este rubro todas las obligaciones que se adquieren por concepto de compra de maquinaria, materiales, etc., el registro para crear cada una de las cuentas se har mediante las facturas al crdito que se realicen, retenciones efectuadas a los empleados, ingresos por prstamos obtenidos, etc., la deduccin ser mediante la emisin del cheque para cancelar o abonar a la deuda simplemente una nota de dbito.

El control auxiliar tendr como objetivo mostrar individualmente cul es el valor invertido en Activos fijos.

Con los inventarios iniciales.

Con las compras de bienes tangibles, al costo de factura ms los gastos inherentes de instalacin, flete, trmites, etc.

Por la venta, destrucciones, bajas, etc., de bienes que formaron parte de los activos al costo, registrando una prdida o ganancia en venta de activos fijos.

Con el saldo existente al cierre del ejercicio contable.

Deudor representa todos los bienes de carcter tangible para uso exclusivo en actividades de COOPECAFE


Con la venta o retiro del bien o por ajuste a la cuenta.

Con el monto mensual de depreciacin que se determine, despus de efectuar el clculo porcentual.



Por los pagos efectuados a los proveedores / bancos y acreedores clasificados en sta cuenta y registrados previamente.

Con los pagos de cuota laboral IGSS, Retenciones de Impuesto sobre la renta, etc. Que se hayan descontado a los empleados.

Por el saldo existente al cierre del ejercicio contable.


Con las compras efectuadas y servicios obtenidos al crdito.

Con el valor de las cuentas por pagar de las cuales se tenga conocimiento que pertenezcan al perodo que se cierra y se paguen en el siguiente.

Con los descuentos de cuota laboral del IGSS y otras retenciones a los empleados de COOPECAFE.

Con los compromisos adquiridos como prstamos obtenidos de los bancos y que por alguna razn no se han pagado oportunamente o que por su naturaleza se debe registrar el compromiso, aun cuando no debe pagarse in m e d i a t a m e n t e (Pasivo Laboral, telfono, energa elctrica, etc.).

Acreedor representa el monto total pendiente de pago con vencimientos menores de un ao.


22. Pasivo No Corriente

Se registran bajo ste rubro todas las obligaciones que se adquieren por concepto de prstamos a un plazo mayor de un ao.

Por los pagos efectuados derivadas de las obligaciones mayores de un ao.

Por el saldo existente al cierre del ejercicio contable.

Acreedor representa el monto total pendiente de pago de las obligaciones con un plazo de vencimiento mayor a un ao


Con los compromisos adquiridos, de los cuales se deriven contratos a cumplirse en un plazo mayor de un ao.



221. Contingente (Prestaciones Laborales)

Con el saldo final del perodo por el cierre contable.

Con el pago de prestaciones en los meses de julio y diciembre y el pago de indemnizaciones en casos que corresponda de acuerdo al cdigo de trabajo.

Por ajustes que existan cuando se tenga provisin en exceso.

Acreedor, representa el monto total pendiente de pago en concepto de prestaciones laborales.


Con las provisiones de prestaciones laborales (aguinaldo, bono catorce, indemnizaciones y vacaciones) las cuales se hacen mensualmente.

Con ajustes por incrementos a salarios que tambin afectan el pasivo laboral del empleado.


Cuando se tenga prdida del periodo.

Con las devoluciones a los asociados, cumplidos todos los trmites legales

Representa el patrimonio y reservas de COOPECAFE

Con el saldo al inicio del perodo.

Con los incrementos de aportes obligatorios o donaciones de fundadores.

Con los incrementos de reservas por requisitos legales o del reglamento interno.


3. Patrimonio y Reservas

Representa:a. El capital de aportacin obligatoria o aportes iniciales de fundadoresb. Las reservas creadas para los fines legales y especficos de COOPECAFEc. Los resultados acumulados de perodos anterioresd. Los resultados del periodo


Con los costos individuales que se tengan.

Representa el monto total de los costos de ventas obtenidos en el mes, trimestre, semestre en el ao.

Por regularizacin al final del ejercicio contable.


4. Ingresos

Bajo este rubro se clasificarn los ingresos por venta de caf, miel y productos derivados de caf y miel, los cuales tendrn cada un cdigo por separado y otros provenientes del giro habitual de COOPECAFE.

Por regularizacin al final del ejercicio contable

Representa el monto total de los ingresos obtenidos en el mes, trimestre, semestre en el ao.

Con las ventas que se hagan

Generacin de intereses con la colocacin de capital para inversiones.

Con los intereses ganados en cuentas bancarias locales y acreditadas a las respectivas cuentas bancarias.

Con los otros ingresos que se tengan por el giro habitual de COOPECAFE.


5. Costos

Bajo este rubro se clasificarn los costos por la compra de caf, miel todos los costos necesarios para el proceso y almacenamiento del caf, miel y fertilizantes, provenientes del giro habitual de COOPECAFE. Cabe mencionar que si tienen operaciones gravadas y exentas, deben hacer la separacin de las compras para operaciones gravadas y exentas cuando stas se puedan identificar claramente, ahora sino podemos invidualizar las transacciones se distribuyen en funcin del porcentaje de ventas gravadas y exentas conforme lo establece la Ley de Actualizacin Tributaria, Decreto 10-2012,

inciso a) del artculo 23 del libro I, Impuesto sobre la Renta.

Los contribuyentes estn obligados a registrar los costos y gastos de las rentas afectas y de las rentas exentas en cuentas separadas, a fin de deducir nicamente los que se refieren a operaciones gravadas. En caso el contribuyente no haya llevado este registro contable separado, la Administracin Tributaria determinar de oficio los costos y gastos no deducibles, calculando los costos y gastos en forma directamente proporcional al total de gastos directos entre el total de rentas gravadas, exentas y no afectas.


SECCIN 6:GASTOS

Bajo ste rubro se har la distribucin y aplicacin del gasto de acuerdo al presupuesto aprobado y acuerdo al catlogo de cuentas. No se permite aperturar ms cuentas de las all definidas. La persona encargada de distribuir el gasto, debe tener el criterio suficiente para hacer la distribucin y aplicacin del gasto contable incluso de los gastos de proyectos. Los procedimientos a utilizar sern:

COSTOS FIJOS

Los costos y gastos reportados pueden dividirse en costos fijos y costos variables. Las caractersticas de cada uno de ellos son:

Con el pago de sueldos y prestaciones laborales y dems gastos incurridos y se aplican de acuerdo a la caracterstica del gasto correspondiente.

Por ajustes en correcciones contables.

Deudor y representa el total de gastos incurridos por COOPECAFE de una fecha a otra.

Por la regularizacin al final del perodo contable a efecto de determinar la diferencia entre costos y gastos.


Son aquellos costos que la empresa debe pagar independientemente de su nivel de operacin, es decir, produzca o no produzca debe pagarlos.

Un costo fijo, es una erogacin en que la empresa debe incurrir obligatoriamente, aun cuando la empresa opere a media marcha, o no lo haga, razn por la que son tan importantes en la estructura financiera de cualquier empresa.

Son aquellos que no dependen del nivel de actividad de la empresa, sino que son una

cantidad determinada, independiente del volumen de negocio.

Ejemplo: el alquiler de las oficinas. La empresa tendr que pagar todos los meses el mismo alquiler con independencia del comportamiento de sus ventas.

Otros costos fijos: el sueldo de la secretaria del Presidente, el coste de financiacin de los equipos informticos, la minuta anual del abogado, la retribucin del asesor fiscal, etc.


COSTOS VARIABLES

Es aquel que se modifica de acuerdo a variaciones del volumen de produccin o nivel de actividad, se trata tanto de bienes como de servicios. Es decir, si el nivel de actividad decrece, estos costos decrecen, mientras que si el nivel de actividad aumenta, tambin lo hace esta clase de costos.

Ejemplo: la produccin de una botella de agua: Los costos variables seran el envase, el agua, el tapn y la comisin bancaria del vendedor. Son aquellos que van ntimamente relacionados. Es decir que si se produce y vendemos una botella de agua, necesariamente vamos a utilizar un envase, un tapn, agua y pagar la comisin del vendedor.

Condiciones que un Costo Fijo puede ser Variable:

a. Los costos fijos de una compaa que produce y vende botellas de agua seran: personal de produccin, obligadamente se les debe pagar por tenerlo en la planta aun cuando no haga absolutamente nada, ahora si al empleado se le paga por produccin entonces ese gasto se convierte en variable.

b. Los costos fijos de agua, luz, alquiler de bodega, depreciaciones de mquinas son gastos fijos, sin embargo la produccin se puede hacer en otra compaa donde vamos a pagar por servicio de envasado, entonces all ya no pagamos agua, luz, bodega, no necesitamos mquinas sino que pagamos un servicio de envasado y se convierte en un gasto variable.

Punto de Equilibrio

El punto es denominado tambin punto neutro donde la empresa o entidad alcanza cubrir todos sus costos y gastos, pero no tiene utilidad es decir donde en un periodo de tiempo no gana ni pierde.

Para identificar el punto de equilibrio basta dividir sencillamente la suma de los gastos fijos dentro del porcentaje del margen de ganancia y para saber el margen de ganancia es obtener un estado de resultados que muestra el margen de ganancia despus de restar las ventas al costo de ventas.

Ejemplo: una empresa que vende caf mil quintales de caf a Q 1,000, sus ventas ascienden a Q1,000,000 que representan el 100%. Los mil quintales de caf fueron comprados en Q 800, es decir el costo de caf asciende a Q 800,000 equivalente al 80% que se convierten en costos variables (porque para vender caf se necesita comprar caf) por lo tanto el margen de ganancia es de Q 200,000 que representa el 20% ( si se hubiera comprado el doble de caf el margen de ganancia hubiera sido siempre del 20%, pero en quetzales hubiera sido Q 400,000. Para comprar y vender el caf se necesit pagar al personal sueldos, prestaciones laborales y sociales Q 100,000, luz, agua, telfono, gastos de oficina, papelera, seguro, etc. Equivalente a Q 50,000 que seran los gastos fijos totales por Q 100,000.


Reflejado en un estado de resultados quedara de la siguiente forma:

COOPECAFESTADO DE RESULTADOS

POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2012CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES

DESCRIPCIN TOTAL PORCENTAJEVenta de caf 1,000,000.00 100.00%Costo de ventas 800,000.00 80.00%Ganancia m arginal 200,000.00 20.00%Gastos de operacin 150,000.00 15.00%Ganancia neta antes de impuestos 50,000.00 5.00%

COOPECAFESTADO DE RESULTADOS

POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2012CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES

DESCRIPCIN TOTAL PORCENTAJEVenta de caf 1,000,000.00 100.00%Costo de ventas 800,000.00 80.00%Ganancia m arginal 200,000.00 20.00%Gastos de operacin 150,000.00 15.00%Ganancia neta antes de impuestos 50,000.00 5.00%

Descifrado: Gastos fijos Q.150,000, margen de ganancia 20%. Al dividir el total de los gastos fijos de Q.150,000 dentro del margen de ganancia que es el 20% da como resultado Q.750,000. Eso significa que si se hubieran vendido 750 quintales en Q 1,000 y comprados esos mismos 750 quintales en Q.800

equivalente a Q.600,000 manteniendo el margen de ganancia del 20% con los mismos gastos de Q.150,000 el resultado hubiera sido de cero, es decir sin ganar ni perder.

Veamos el estado de resultados:


SECCIN 7:INFORMES FINANCIEROS PARA EL CONSEJO

DIRECTIVO, ACREEDORES Y AGENCIAS COOPERANTES

ACTIVOACTIVO CORRIENTE VALOR %Caja y Bancos (nota 4) 50,000 3.22%Cuentas por Cobrar (nota 5) 250,000 16.08%Inventarios (nota 6) 125,000 8.04%SUMA EL ACTIVO NO CORRIENTE 425,000 27.33%ACTIVO NO CORRIENTEPROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOTotal propiedad, planta y equipo neto (nota 7) 125,000 8.04%OTROS ACTIVOSInversiones a largo plazo (nota 6.2) 1,000,000 64.31%Otros activos 5,000 0.32%TOTAL DEL ACTIVO 1,554,999 100.00%PASIVOCORRIENTECuentas por pagar (nota 8) 200,000 12.86%NO CORRIENTECuentas por pagar a largo plazo (nota 8) 150,000 9.65%Prstamos bancarios (nota 9) 800,000 51.45%TOTAL PASIVO 1,150,000 73.96%CAPITAL Y RESERVASCAPITAL INICIAL 100,000 6.43%Reservas 200,000 12.86%Resultados acumulados 104,999 6.75%TOTAL CAPITAL Y RESERVAS 404,999 26.04%TOTAL PASIVO, CAPITAL Y RESERVAS 1,554,999 100.00%

Estado de Situacin Financiera

Muestra la posicin financiera, el modelo es el siguiente:

COOPECAFEESTADO DE SITUACION FINANCIERA

AL 31 DE DICIEMBRE DE 20XXCIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES

Estos informes son el producto final del departamento de contabilidad por lo tanto deben ser preparados de una manera adecuada para el lector de los estados financieros es decir que para los miembros del Consejo de Administracin deben prepararse

en resumen, mientras que para otros requerimientos deben estar con todas sus integraciones.

Los modelos de estados financieros son los siguientes:


Estado de Actividades

Deber hacerse la distribucin contable de los ingresos, costos y gastos a las diferentes subcuentas a fin de mostrar en detalle los ingresos y gastos de acuerdo a la separacin presentada en la nomenclatura.

A continuacin se muestran el modelo de estado de resultados de la Asociacin:

COOPECAFEESTADO DE ACTIVIDADES

POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 20XXCIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES

INGRESOS VALOR %

VENTAS 2,000,000 100.00%

(-) COSTO DE VENTAS 1,600,000 80.00%

GANANCIA BRUTA 400,000 20.00%

GASTOS DE OPERACIN

Gastos de Administracin 125,000 6.25%

Gastos de Venta 155,000 7.75%

T otal de Gastos de Operacin 280,000 14.00%

Gastos financieros 80,000 4.00%

Ganancia neta 40,000 2.00%


Estado de Flujos de Efectivo

Deber hacerse haciendo la separacin de los flujos de efectivo por actividades de operacin, inversin y financiamiento. El modelo es el siguiente:

Resultado del perodo 40,000Conciliacion de la utilidad neta con el Flujo de efectivoDepreciaciones 12,000Total 12,000FLUJO DE EFECTIVO POR ACTIVIDADES DE OPERACINDisminucin de cuentas por cobrarAumento en inventariosAumento de depsitos en garantaAumento de certificados de depositoAumento de cuentas por pagar10,000 (12,000) (1,000) (5,000)15,000Efectivo provisto por actividades de operacin 7,000Flujo de efectivo por actividades de InversinCompra de maquinaria y equipo (3,000)Compra de vehculos (5,000)Compra de herramientas (2,000)Compra de mobiliario y equipo (2,000)Compra de equipo de computacin (1,500)Efectivo provisto por actividades de inversin (13,500)Flujo de efectivo por actividades de FinanciamientoInversiones BANRURAL (100,000)Aportaciones obligatorias (2,000)Prstamos bancarios (200,000)Total de flujo de efectivo por actividades de financiamiento (302,000)FLUJO DE EFECTIVO EN EL AO (296,500)FLUJO DE EFECTIVO AL INICIO DEL AO 346,500FLUJO DE EFECTIVO AL FINAL DEL AO 50,000

COOPECAFEESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO


COOPACAFE Manual Contable 30

Ejecucin Presupuestaria

Deber hacerse identificando cada una de los gastos presupuestados versus lo ejecutado. El modelo es el siguiente:

DESCRIPCIN PRESUPUESTOGASTO SALDOSalarios XXX XXX XXXBono catorce XXX XXX XXXVacaciones XXX XXX XXXIndemnizaciones XXX XXX XXXAguinaldo XXX XXX XXXCuota patronal IGSS XXX XXX XXXBonificaciones XXX XXX XXXPapelera y tiles XXX XXX XXXTelfono y correos XXX XXX XXXLuz y Agua XXX XXX XXXHonorarios Profesionales XXX XXX XXXViticos XXX XXX XXXReparacin de Vehculos XXX XXX XXXReparaciones y mantenimiento XXX XXX XXXGastos de oficina XXX XXX XXXSeguros XXX XXX XXXCombustibles y lubricantes XXX XXX XXXReuniones de personal XXX XXX XXXReuniones de Junta Directiva XXX XXX XXXTOTALES XXX XXX XXX

La columna del presupuesto deber mostrar el presupuesto del ao y la columna del gasto real deber mostrar la acumulacin de gastos a una fecha determinada, para que la columna del

saldo del presupuesto muestre el monto del presupuesto pendiente de ejecucin durante el transcurso del ao. Este reporte deber prepararse por lo menos cada trimestre.

ASOCIACIN COOPECAFEEJECUCIN PRESUPUESTARIA



SECCIN 8:MANTENIMIENTO DEL MANUAL

La actualizacin del presente manual de COOPECAFE recae en el contador a quien se le asigna la responsabilidad de hacer los ajustes durante todo el ao para que los cambios aprobados sean implementados a partir del siguiente ao. No solamente debe considerarse las altas y bajas en el catlogo de cuentas sino todas las consideraciones a nivel tcnico relacionado a las Normas Internacionales de Informacin Financiera de aspecto fiscal relacionado a la Ley de Impuesto Sobre la Renta, Impuesto al Valor Agregado, Impuesto de Solidaridad, Cdigo Tributario, etc.

El incumplimiento del presente manual ser sancionado con llamada de atencin verbal la primera vez, llamada de atencin por escrito la segunda vez, receso de tres das sin remuneracin para la tercera vez y despido para la cuarta vez conforme conforme a lo regulado en el reglamento interno.


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