Manual Curso Excel 2007 Intermedio

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MICROSOFT EXCEL 2007 Intermedio

Tabla de contenidoI FUNCIONES CONDICIONALES ............................................................................................................ 4 1.1 Crear frmulas condicionales.................................................................................................... 4 1.2 Frmula con la funcin SI .......................................................................................................... 4 1.3 SUMAR.SI................................................................................................................................... 6 1.4 CONTAR.SI ................................................................................................................................. 8 II REDONDEAR UN NMERO ............................................................................................................. 10 2.1 Redondear un nmero hacia abajo ......................................................................................... 12 2.2 Redondear un nmero al nmero ms prximo..................................................................... 12 2.3 Redondear un nmero a una fraccin prxima ...................................................................... 13 2.4 Redondear un nmero a un dgito significativo mayor que 0................................................. 13 2.5 Redondear un nmero a un mltiplo especificado................................................................. 14 III FORMATO DE HOJAS ..................................................................................................................... 14 3.1 Combinar o dividir el contenido de celdas.............................................................................. 14 3.1.1 Combinar el contenido de varias celdas en una sola ....................................................... 14 3.1.2 Dividir el contenido de una celda en varias celdas .......................................................... 16 3.2 Dar formato a una tabla de Excel ............................................................................................ 16 3.2.1 Seleccionar un estilo de tabla al crear una tabla ............................................................. 16 3.2.2 Aplicar un estilo de tabla a una tabla existente ............................................................... 17 3.2.3 Crear un estilo de tabla personalizado ............................................................................ 17 3.2.4 Eliminar un estilo de tabla personalizado ........................................................................ 18 3.2.5 Quitar un estilo de tabla .................................................................................................. 19 3.3 Mostrar u ocultar filas y columnas.......................................................................................... 20 3.3.1 Ocultar una fila o columna ............................................................................................... 20 3.3.2 Mostrar una fila o columna oculta ................................................................................... 21 3.4 formatos condicionales ........................................................................................................... 22 3.4.1 Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de tres colores ..................... 25 3.4.2 Aplicar formato a todas las celdas utilizando barras de datos ........................................ 28 3.4.3 Aplicar formato a todas las celdas empleando un conjunto de iconos ........................... 30 3.4.4 Aplicar formato slo a las celdas que contienen valores de texto, nmero, o fecha u hora ................................................................................................................................................... 33

3.4.5 Aplicar formato nicamente a los valores de rango inferior o superior .......................... 35 3.4.6 Aplicar formato a los valores por encima o por debajo del promedio ............................ 37 3.4.7 Aplicar formato nicamente a los valores nicos o duplicados....................................... 39 3.4.8 Utilizar una frmula que determine las celdas para aplicar formato .............................. 40 3.4.9 Borrar formatos condicionales......................................................................................... 43 3.5 Proteger elementos de la hoja de clculo o libro ................................................................... 43 3.5.1 Proteger elementos de la hoja de clculo........................................................................ 44 3.5.2 Proteger elementos del libro ........................................................................................... 48

Curso Microsoft Excel 2007 Intermedio

I FUNCIONES CONDICIONALES1.1 Crear frmulas condicionalesComprobar si las condiciones son verdaderas o falsas y realizar comparaciones lgicas entre expresiones son elementos comunes de varias tareas. Para crear frmulas condicionales, puede utilizar las funciones Y, O, NO, y SI. La funcin SI utiliza los siguientes argumentos.

1.2 Frmula con la funcin SIprueba_lgica: condicin que se desea comprobar. valor_si_verdadero: valor que se devolver si la condicin se cumple. valor_si_falso: valor que se devolver si la condicin no se cumple. Crear una frmula condicional que devuelva un valor lgico (VERDADERO O FALSO) Para realizar esta tarea, utilice las funciones Y, O y NO, as como los operadores (operador: signo o smbolo que especifica el tipo de clculo que se debe llevar a cabo en una expresin. Hay operadores matemticos, comparativos, lgicos y referenciales.) correspondientes. Ejemplo A 1Datos 215 39 48 Engranajes Aparatos mecnicos

Pg. 4

Curso Microsoft Excel 2007 Intermedio Frmula =Y(A2>A3; A2A3; A2$F$1; MIN($A$1:$A$5)>=$G$1) Formato Color de celda en verde

Ejemplo 2: Aplicar sombreado a todas las filas empleando las funciones RESTO y FILA Esta frmula aplica sombreado a todas las filas del rango de celdas en un color de celda azul. La funcin RESTO devuelve un resto despus de que un nmero (el primer argumento) se divide por un divisor (el segundo argumento). La funcin FILA devuelve el nmero de fila actual. Cuando divide el nmero de fila actual por 2, siempre obtiene un resto de 0 para un nmero par y un resto de 1 para un nmero impar. Debido a que 0 es FALSO y 1 es VERDADERO, a todas las filas impares se les aplica formato. Frmula =RESTO(FILA();2)=1 Formato Color de celda azul

Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas. Seleccione el nmero, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple la condicin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Puede elegir ms de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa. Nota Puede escribir referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de clculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la interseccin de la columna B y la fila 3 es B3.) en una frmula seleccionando las celdas directamente en una hoja de clculo. Al seleccionar las celdas de la hoja se insertan las referencias de celdas absolutas (referencia de celda absoluta: en una frmula, direccin exacta de una celda, independientemente de la posicin de la celda que contiene la frmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.). Si desea que Microsoft Excel adapte las referencias a cada celda del rango seleccionado, utilice referencias de celda relativas (referencia relativa: en una frmula, direccin de una celda basada en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y la celda a la que se Pg. 42

Curso Microsoft Excel 2007 Intermedio hace referencia. Si se copia la frmula, la referencia se ajusta automticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.). 3.4.9 Borrar formatos condicionales Siga uno de los procedimientos siguientes: Hoja de clculo En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, despus, en Borrar reglas.

Haga clic en Toda la hoja. Rango de celdas, tabla o tabla dinmica Seleccione el rango de celdas, la tabla o la tabla dinmica para la que desea borrar formatos condicionales. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, despus, en Borrar reglas. Segn lo que haya seleccionado, haga clic en Celdas seleccionadas, Esta tabla o Esta tabla dinmica.

3.5 Proteger elementos de la hoja de clculo o libroPara impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o premeditadamente datos importantes, puede proteger determinados elementos de la hoja de clculo (hoja de clculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de clculo se almacena siempre en un libro.) o libro, con o sin una contrasea (contrasea: modo de restringir el acceso a una hoja de clculo, una hoja de datos o parte de una hoja de clculo. Las contraseas de Excel pueden tener hasta 255 letras, nmeros, espacios y smbolos. Debe escribir correctamente las letras maysculas y minsculas cuando defina y especifique contraseas.). Importante La proteccin de elementos del libro u hoja no debe confundirse con la seguridad mediante contrasea de nivel de libro. La proteccin de elementos no protege un libro frente a usuarios malintencionados. Pg. 43

Curso Microsoft Excel 2007 Intermedio 3.5.1 Proteger elementos de la hoja de clculo 1. Seleccione la hojas de clculo que desea proteger. 2. Para desbloquear celdas o rangos de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente: 1. Seleccione cada celda o rango que desea desbloquear. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.

3. En la ficha Proteccin, desactive la casilla de verificacin Bloqueada y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. Para ocultar las frmulas que no desea mostrar, haga lo siguiente: 1. En la hoja de clculo, seleccione las celdas que contienen las frmulas que desea ocultar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas. 3. En la ficha Proteccin, active la casilla de verificacin Oculta y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 4. Para desbloquear objetos grficos (como imgenes, imgenes prediseadas, formas o grficos SmartArt) de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente: 1. Mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada objeto grfico que desee desbloquear. Se mostrarn las Herramientas de imagen o las Herramientas de dibujo junto con la ficha Formato. Sugerencia Puede utilizar tambin el comando Ir a para seleccionar rpidamente todos los objetos grficos de una hoja de clculo. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuacin, haga clic en Ir a. Haga clic en Especial y luego en Objetos. Pg. 44

Curso Microsoft Excel 2007 Intermedio 2. En la ficha Formato, en el grupo Tamao, haga clic en el iniciador del cuadro de dilogo situado junto a Tamao. 3. En la ficha Propiedades, desactive la casilla de verificacin Bloqueado y, si aparece, active la casilla de verificacin Bloquear texto. Nota No hace falta que desbloquee los botones o los controles para que los usuarios puedan hacer clic en ellos y usarlos. Puede desbloquear grficos incrustados, cuadros de texto y otros objetos creados con herramientas de dibujo que desee que los usuarios puedan modificar. 5. En la ficha Revisin, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.

6. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo, seleccione los elementos que desee que los usuarios puedan cambiar. Elementos de la hoja de clculo Desactive esta casilla de verificacin Seleccionar celdas bloqueadas

Para impedir que los usuarios Muevan el puntero a celdas que tienen activada la casilla de verificacin Bloqueado en la ficha Proteccin del cuadro de dilogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas. Muevan el puntero a celdas que tienen desactivada la casilla de verificacin Bloqueado en la ficha Proteccin del cuadro de dilogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas desbloqueadas, y pueden presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas desbloqueadas de una hoja de clculo protegida. Pg. 45

Seleccionar celdas desbloqueadas

Curso Microsoft Excel 2007 Intermedio Formato de celdas Cambien cualquiera de las opciones de los cuadros de dilogo Formato de celdas o Formato condicional. Si aplic formatos condicionales antes de proteger la hoja de clculo, el formato seguir cambiando si un usuario especifica un valor que satisfaga una condicin diferente. Utilicen cualquiera de los comandos de formato de columnas, incluidos los que permiten cambiar el ancho de columna u ocultar las columnas (ficha Inicio, grupo Celdas, botn Formato). Utilicen cualquiera de los comandos de formato de filas, incluidos los que permiten cambiar el ancho de fila u ocultar las filas (ficha Inicio, grupo Celdas, botn Formato). Inserten columnas. Inserten filas. Inserten nuevos hipervnculos (hipervnculo: texto con color y subrayado o grfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicacin en un archivo, una pgina Web en World Wide Web o una pgina Web en una intranet. Los hipervnculos tambin pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.), incluso en celdas desbloqueadas. Eliminen columnas. Nota Si Eliminar columnas est protegida e Insertar columnas no est tambin protegida, un usuario podra insertar columnas que no puede eliminar. Eliminar filas Eliminen filas. Nota Si Eliminar filas est protegida e Insertar filas no est tambin protegida, un usuario podra insertar filas que no puede eliminar. Pg. 46

Formato de columnas

Formato de filas

Insertar columnas Insertar filas Insertar hipervnculos

Eliminar columnas

Curso Microsoft Excel 2007 Intermedio Ordenar Utilicen cualquier comando para ordenar datos (ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar). Nota Los usuarios no pueden ordenar rangos que contienen celdas en una hoja de clculo protegida, independientemente de esta configuracin. Usar Autofiltro Usen las flechas desplegables para cambiar el filtro en rangos al aplicar autofiltros. Nota Los usuarios no pueden aplicar ni quitar rangos de autofiltros en una hoja de clculo protegida, independientemente de esta configuracin. Usar informes de tabla dinmica Apliquen formato, cambien el diseo, actualicen o modifiquen de algn otro modo informes de tabla dinmica (informe de tabla dinmica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orgenes, incluidos los que son externos a Excel.), o creen nuevos informes. Realicen alguno de estos procedimientos:

Modificar objetos

Efecten cambios en los objetos grficos, incluidos mapas, grficos incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que no se bloquearon antes de proteger la hoja de clculo. Por ejemplo, si una hoja de clculo tiene un botn que ejecuta una macro, puede hacer clic en el botn para ejecutar la macro, pero no puede eliminar el botn. Efecten cambios, como modificar el formato, en un grfico incrustado. El grfico sigue actualizndose cuando cambian sus datos de origen. Agreguen o editen comentarios.

Modificar

Vean escenarios que ha ocultado, realicen cambios en Pg. 47

Curso Microsoft Excel 2007 Intermedio escenarios escenarios protegidos frente a modificaciones y eliminen dichos escenarios. Los usuarios pueden cambiar los valores de las celdas modificadas, si las celdas no estn protegidas, y agregar nuevos escenarios.

Elementos de la hoja de grfico Active esta casilla de verificacin Contenido

Para impedir que los usuarios Efecten cambios en elementos que forman parte del grfico, como series de datos, ejes y leyendas. El grfico contina reflejando los cambios que se efectan en sus datos de origen. Efecten cambios en objetos grficos, incluidas formas, cuadros de texto y controles, a menos que desbloquee los objetos antes de proteger la hoja de grfico.

Objetos

En el cuadro Contrasea para desproteger la hoja, escriba una contrasea para la hoja, haga clic en Aceptar y, a continuacin, vuelva a escribir la contrasea para confirmarla. Nota La contrasea es opcional. Si no proporciona una contrasea, cualquier usuario puede desproteger la hoja y modificar los elementos protegidos. Asegrese de elegir una contrasea que sea fcil de recordar, porque si la pierde, no podr tener acceso a los elementos protegidos de la hoja de clculo. 3.5.2 Proteger elementos del libro 1. En la ficha Revisin, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro.

2. En Proteger en el libro, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para proteger la estructura de un libro, active la casilla de verificacin Estructura.

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Curso Microsoft Excel 2007 Intermedio

Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamao y posicin cada vez que se abra el libro, active la casilla de verificacin Ventanas.

Elementos del libro Active esta casilla de verificacin Estructura

Para impedir que los usuarios

Vean hojas de clculo que haya ocultado. Muevan, eliminen, oculten o cambien los nombres de las hojas de clculo. Inserten nuevas hojas de clculo u hojas de grfico (hoja de grfico: hoja de un libro que contiene slo un grfico. Una hoja de grfico es muy til si se desea ver un grfico o un informe de grfico dinmico separado de los datos de una hoja de clculo o un informe de tabla dinmica.).

Nota Los usuarios podrn insertar un grfico incrustado (grfico incrustado: grfico que se coloca en una hoja de clculo en lugar de una hoja de grfico separada. Los grficos incrustados son muy tiles cuando se desea ver o imprimir un grfico o un informe de grfico dinmico con su origen de datos u otra informacin en una hoja de clculo.) en una hoja de clculo existente.

Muevan o copien hojas de clculo en otro libro. En informes de tabla dinmica, muestren los datos de origen de una celda en el rea de datos, o muestren pginas de campos de pgina en hojas de clculo independientes. En escenarios, creen un informe de resumen de escenario. En el complemento Herramientas para

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Curso Microsoft Excel 2007 Intermedio anlisis, usen las herramientas de anlisis que colocan los resultados en una nueva hoja de clculo.

Graben nuevas macros.

Nota Si ejecuta una macro que incluye una operacin que no se puede realizar en un libro protegido, aparecer un mensaje y la macro dejar de ejecutarse. Ventanas

Cambien el tamao y la posicin de las ventanas del libro cuando ste se abre. Muevan, cambien de tamao o cierren las ventanas.

Nota Los usuarios podrn ocultar y mostrar las ventanas. 3. Para impedir que otros usuarios quiten la proteccin del libro, en el cuadro Contrasea (opcional), escriba una contrasea, haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contrasea para confirmarla. Nota La contrasea es opcional. Si no proporciona una contrasea, cualquier usuario puede desproteger el libro y modificar los elementos protegidos. Asegrese de elegir una contrasea que pueda recordar, porque si la pierde, no podr tener acceso a los elementos protegidos del libro. Proteger elementos de un libro compartido 1. Si el libro ya est compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios de una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por los dems usuarios.) y desea asignar una contrasea para protegerlo, debe anular el uso compartido del libro mediante el procedimiento siguiente: 1. Haga que todos los dems usuarios guarden y cierren el libro compartido para evitar que pierdan su libro. 2. Para conservar una copia de la informacin de historial de cambios (historial de cambios: en un libro compartido, informacin que se mantiene sobre los cambios realizados en sesiones de edicin pasadas. La informacin incluye el nombre de la persona que realiza cada cambio, cundo se realiz el cambio y los datos que han Pg. 50

Curso Microsoft Excel 2007 Intermedio cambiado.) que se pierde al anular el uso compartido de un libro, haga lo siguiente: 1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios y despus en Resaltar cambios.

2. En la lista Cundo, seleccione Todos. 3. Desactive las casillas de verificacin Quin y Dnde. 4. Active la casilla de verificacin Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en Aceptar. 5. Siga uno o ambos de los procedimientos siguientes:

Para imprimir la hoja de clculo Historial, haga clic en Imprimir .

Para copiar el historial en otro libro, seleccione las celdas que desea copiar, haga clic en Copiar en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles; a continuacin, pase a otro libro, haga clic en el lugar donde desea colocar los datos copiados y, por ltimo, haga clic en Pegar en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles.

Nota Puede que tambin desee guardar o imprimir la versin actual del libro, puesto que estos datos de historial tal vez no se apliquen a versiones posteriores del libro. Por ejemplo, las ubicaciones de las celdas, incluidos los nmeros de las filas, del historial copiado podran dejar de estar actualizadas. 3. En el libro compartido, en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro. 4. En la ficha Edicin, asegrese de que es el nico usuario que aparece en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro. 5. Desactive la casilla de verificacin Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez. Esto tambin permite combinar libros. Pg. 51

Curso Microsoft Excel 2007 Intermedio Nota Si esta casilla de verificacin no est disponible, debe desproteger la hoja de clculo antes de desactivar la casilla de verificacin. Siga este procedimiento: 1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Compartir libro. 2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger libro compartido. 3. Si se le pide, escriba la contrasea (contrasea: modo de restringir el acceso a una hoja de clculo, una hoja de datos o parte de una hoja de clculo. Las contraseas de Excel pueden tener hasta 255 letras, nmeros, espacios y smbolos. Debe escribir correctamente las letras maysculas y minsculas cuando defina y especifique contraseas.) y haga clic en Aceptar. 4. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro. 5. En la ficha Edicin, desactive la casilla de verificacin Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez. Esto tambin permite combinar libros. 6. Cuando se le pregunte sobre los efectos que esta accin puede tener en los dems usuarios, haga clic en S. 2. Si es necesario, proporcione a usuarios especficos acceso a rangos, proteja hojas de clculo, proteja elementos de libros y establezca contraseas para ver y modificar. Sugerencia Para obtener ms informacin, vea Permitir la modificacin de celdas en una hoja de clculo protegida, Proteger elementos de la hoja de clculo y Proteger elementos del libro. 3. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro. 4. Active la casilla Compartir con control de cambios. 5. Para exigir que otros usuarios proporcionen una contrasea para desactivar el historial de cambios o anular el uso compartido del libro, en el cuadro Contrasea (opcional), escriba una contrasea, haga clic en Aceptar y vuelva a escribirla para confirmarla. 6. Si se solicita, guarde el libro. Pg. 52