Manual de Procedimientos · 2014-04-11 · Realización de Compras Directas ... Pago a Proveedores, como un instrumento de consulta para la realización de los procesos que en el

Manual de Procedimientos

Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedores

Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosMarzo 2010

SFA/DGA/SACI-P-01-A4

COPIA NO CONTROLADA

ÍNDICE

SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN

SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS

MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS

SACISACISACISACISACI

1

2

47

1316

192530

33

Presentación

Estructura Orgánica del Departamento.........................................................................

Simbología de Diagramas............................................................................................

Descripción y Diagramas de Procedimientos

Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedores

Solicitudes Internas de Adquisición............................................................................Realización de Compras Directas..............................................................................Obtención de Autorización Presupuestal para las Compras por LicitaciónPública o Simplificada.............................................................................................Preparación del Anexo Técnico para Licitación Pública o Simplificada...........................Realización de Pedidos a los Licitadores Adjudicados en LicitacionesPúblicas o Simplificadas..........................................................................................Trámite de Pago a Proveedores...... ...........................................................................Solicitudes Internas Semanales (Distribución).............................................................

Firmas de Autorización................................................................................................

COPIA NO CONTROLADA

PRESENTACIÓN





La actualización del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010, establece la adición de los siguientesobjetivos en el rubro de Reingeniería de Gobierno:

• Evaluar permanentemente la dimensión, organización, funcionamiento, responsabilidades yresultados de la actuación del personal en la Administración Pública Estatal centralizada,descentralizada y autónoma.

• Promover la mejoría de los procesos y los resultados en los programas del gobierno, parasatisfacer las necesidades de los ciudadanos, bajo el criterio rector de mejores prácticasoperacionales y administrativas y su apego al sistema de presupuesto orientado a resultados.

• Garantizar el acceso pleno de los ciudadanos a la información pública confiable, en lo posiblesin costo y en tiempo.

• Profundizar el concepto de e-gobierno mediante la sistematización y digitalización de todos lostrámites administrativos.

Por esta razón, la Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos,establece los procesos que realizan las áreas administrativas, con el fin de permitir que los servidorespúblicos se apeguen a los mismos y contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad quedemanda la sociedad, asimismo se da cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del PoderEjecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruzde Ignacio de la Llave, Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz deIgnacio de la llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Planeación y Plan Veracruzanode Desarrollo 2005-2010.

Ante estos cambios, surge el presente Manual de Procedimientos del Departamento de Cotizadores yPago a Proveedores, como un instrumento de consulta para la realización de los procesos que en elmismo se detallan, definiendo las actividades del personal del área descrita.

La estructura del contenido, ofrece una respuesta a las necesidades de las áreas administrativasinvolucradas. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentes que lo integran:

• Estructura Orgánica del Departamento: Se integra para dar una visión general de la jerarquizacióndel Área, objeto del Manual en cuestión.

• Simbología de Diagramas: Se incluyen las figuras que se utilizan en las representacionesgráficas de los procedimientos.

• Descripción y Diagramas de Procedimientos: Se expone de manera clara y concreta, cuáles sonlas actividades que le son inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puestoresponsable de realizarlas.

• Firmas de Autorización: Se incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas yPlaneación hasta el Jefe del Departamento, dando formalidad al documento.

La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades:a) indirecto: a través del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con losniveles involucrados en cada procedimiento.

COPIA NO CONTROLADA

PRESENTACIÓN





Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:

• Nombre del procedimiento.• Objetivo que se persigue en la realización del mismo.• Frecuencia de realización.• Procedimientos con los que conecta.• Normas que rigen el procedimiento.• Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las

actividades que deben llevarse a cabo para operar el proceso.• Diagrama correspondiente.

COPIA NO CONTROLADA

ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO





11111

DEPARTAMENTO DECOTIZADORES Y PAGO A

PROVEEDORES

DEPARTAMENTODE LICITACIONES

DEPARTAMENTODE SEGUROSY FIANZAS

ANALISTAFINANCIERO DE

PAGO APROVEEDORES

COTIZADORDE CONSUMIBLES Y

EQUIPO DE CÓMPUTO

COTIZADOR DEPAPELERÍA Y

ARTÍCULOSDE OFICINA

COTIZADORDE MOBILIARIO, EQUIPODE OFICINA Y MATERIAL

DE IMPRESIÓN

COTIZADOR DEFORMAS VALORADAS Y

VEHÍCULOS

COTIZADORDE MATERIALES,HERRAMIENTAS

Y MANTENIMIENTOEN GENERAL

DEPARTAMENTODE ALMACENESE INVENTARIOS

DEPARTAMENTODE CONTROL

PRESUPUESTAL

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS

HUMANOS

SUBDIRECCIÓN DEADQUISICIONES Y

CONTROL DEINVENTARIOS

SUBDIRECCIÓN DEORGANIZACIÓN Y

PROCESOSADMINISTRATIVOS

SUBDIRECCIÓNDE SERVICIO

PÚBLICO DE CARRERA

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOSGENERALES

DIRECCIÓNGENERAL

DEADMINISTRACIÓN

TESORERÍADIRECCIÓN

GENERAL DEINNOVACIÓN

TECNOLÓGICA

DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS Y

DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS

DIRECCIÓN GENERALDEL PATRIMONIO DEL

ESTADO

OFICINA SECTORIALDE ENLACE DE

TURISMO, CULTURAY NEGOCIOS

INTERNACIONALES

DIRECCIÓN GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL

DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

DIRECCIÓNGENERAL DE

INVERSIÓN PÚBLICA

SUBSECRETARÍADE

INGRESOS

SUBSECRETARÍADE

FINANZAS YADMINISTRACIÓN

PROCURADURÍAFISCAL

UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN

PÚBLICA

SECRETARÍADE FINANZAS YPLANEACIÓN

COORDINACIÓNEJECUTIVA DEL

COMITÉ DEPLANEACIÓN PARAEL DESARROLLODEL ESTADO DE

VERACRUZ

COORDINACIÓN DE

ASESORES

COPIA NO CONTROLADA

SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS





22222

COPIA NO CONTROLADA

DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS





33333

DEPARTAMENTO DECOTIZADORES Y PAGO

A PROVEEDORES

COPIA NO CONTROLADA





44444

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA

NORMAS

OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

DE MANERA INTERMEDIA CON:

AL FINAL CON:

MARZO 2010

ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN

VISTO BUENO AUTORIZACIÓN

SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN

- Anual en el material de limpieza y neumáticos.- Semestral en las partidas de papelería y consumibles.- Diaria para atender los diversos requerimientos de bienes y servicios de las áreas administrativas de

la SEFIPLAN.

Solicitudes Internas de Adquisición.

• Los montos para determinar la modalidad de compra serán los establecidos en el artículo 27 de laLey de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles delEstado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

Obtener de los Proveedores las cotizaciones de los bienes que solicitan las áreas administrativas de laSEFIPLAN.

- Realización de Compras Directas.- Obtención de Autorización Presupuestal para las Compras por Licitación Pública o Simplificada.

COPIA NO CONTROLADA





55555


ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD

Jefe del Departamento deCotizadores y Pago aProveedores.

Cotizador quecorresponda.

Recibe de las áreas administrativas de la SEFIPLAN, lasSolicitudes internas en original y fotocopia.

Sella y devuelve a las áreas administrativas de la SEFIPLAN,las Solicitudes internas en fotocopia.

Accesa y corrobora que en el Sistema Integral deAdministración Financiera SIAFEV, se encuentren lasSolicitudes internas, determina conjuntamente con elSubdirector, la modalidad de compra y envía a través del mismosistema al cotizador que corresponda las Solicitudesinternas, así como el documento original.

Recibe del Jefe del Departamento de Cotizadores y Pago aProveedores, las Solicitudes internas en original y a travésdel Sistema Integral de Administración Financiera (SIAFEV).

Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera, yconsulta el Catálogo de Proveedores, para verificar a queproveedores se va a cotizar.

Accesa al programa de excel, elabora la Solicitud decotización, imprime en un tanto y envía a través de fax a losProveedores.

Pasa el tiempo.

Recibe de los Proveedores las Cotizaciones vía fax.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, la Solicitudde cotización en un tanto, y el fax de las Cotizaciones y laSolicitud interna en original.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Conecta con los procedimientos:

- Realización de Compras Directas.- Obtención de Autorización Presupuestal para las Compras

por Licitación Pública o Simplificada.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Solicitudes Internas de Adquisición.

COPIA NO CONTROLADA

SOLICITUDES INTERNAS

SOLICITUDES INTERNAS DE ADQUISICIÓNDEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES

RECIBE

COTIZACIONES

1F

PROVEEDORES

COTIZADOR QUE CORRESPONDA

ACCESA, CONSULTAY VERIFICA A QUÉ

PROVEEDORES COTIZAR

SIAFEV, CATÁLOGO DE PROVEEDORES

JEFE DEL DEPARTAMENTO DECOTIZADORES Y PAGOA PROVEEDORES

ACCESA, ELABORA, IMPRIME Y ENVÍA

PROGRAMA DE EXCEL

SOLICITUD DE COTIZACIÓN

1T

PROVEEDORES

A TRAVÉS DE FAX

VÍA FAX

FIN

C

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- REALIZACIÓN DE COMPRAS DIRECTAS.- OBTENCIÓN DE AUTORIZACIÓN PRESUPUESTAL PARA LAS COMPRAS POR LICITACIÓN PÚBLICA O SIMPLIFICADA.

ÁREASADMINISTRATIVASDE LA SEFIPLAN


SELLA Y DEVUELVE

RECIBE

SOLICITUDESINTERNAS

O

INICIO

ACCESA, CORROBORA, DETERMINA LA

MODALIDAD DE COMPRA Y ENVÍA A TRAVÉS DEL

MISMO SISTEMA

1F

SISTEMA INTEGRALDE ADMINISTRACIÓN

FINANCIERA

CONJUNTAMENTE CON EL SUBDIRECTOR


ORDENA

SOLICITUD DECOTIZACIÓN

COTIZACIONES


1T

1F

O


O

RECIBE

SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN

FINANCIERA

SOLICITUDESINTERNAS

O

1F

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS

SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN

SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL

DE INVENTARIOS MARZO 2010

ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN

COPIA NO CONTROLADADE MANERA INTERMEDIA CON:

AL FINAL CON:



NORMAS

OBJETIVO






77777

MARZO 2010






Diaria.

Realización de Compras Directas.

• La frecuencia de los pedidos de bienes y servicios, podrá variar dependiendo de las necesidades delas áreas administrativas.

• Las áreas administrativas deberán contar con disponibilidad presupuestal para la adquisición de losbienes que solicitan en sus Solicitudes internas.


• El Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedores, en coordinación con el Departamento deAlmacenes e Inventarios, realizarán las actualizaciones al Catálogo de artículos.

Asignar la compra de los bienes que solicitan las áreas administrativas de la Secretaría de Finanzas yPlaneación (SEFIPLAN), a los Proveedores que ofrezcan las mejores condiciones de adquisición.

- Trámite de Pago a Proveedores.

COPIA NO CONTROLADA







88888

Obtiene del archivo cronológico temporal los siguientesdocumentos:- Solicitudes internas en original.- Cotizaciones en fotocopia.

Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera(SIAFEV), e ingresa los precios, de las Cotizaciones enfotocopia del proveedor.

Elabora e imprime en el Sistema Integral de AdministraciónFinanciera (SIAFEV), el Cuadro comparativo general decotizaciones en un tanto.

Analiza en el Cuadro comparativo general de cotizacionesen un tanto, si los productos que el Proveedor ofrece cuentancon buena calidad, rapidez en el tiempo de entrega, y en casonecesario, selecciona a otro Proveedor.

Firma el Cuadro comparativo general de cotizaciones enun tanto.

Realiza a través del apartado Creación automática, el Pedidode compra en el Sistema Integral de AdministraciónFinanciera (SIAFEV), asignándose automáticamente elnúmero.

Imprime y firma de elaborado el Pedido de compra en cincotantos.

Turna al Jefe del Departamento de Cotizadores y Pago aProveedores los siguientes documentos:- Solicitudes internas en original.- Cotizaciones en fotocopia.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un

tanto.- Pedido de compra en cinco tantos.

Recibe del Cotizador que corresponda los siguientesdocumentos:- Solicitudes internas en original.- Cotizaciones en fotocopia.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.




COPIA NO CONTROLADA







99999

Verifica que estén correctos los datos del Cuadrocomparativo general de cotizaciones en un tanto y elPedido de compra en cinco tantos.

¿Están correctos los datos?

En caso de no estar correctos los datos:

Solicita y recibe las correcciones pertinentes del Cotizador quecorresponda en el Cuadro comparativo general decotizaciones en un tanto y/o en el Pedido de compra encinco tantos.

Continúa con la actividad No. 11.

En caso de estar correctos los datos:

Firma de revisado, recaba firma de visto bueno del Subdirectorde Adquisiciones y Control de Inventarios en el Cuadrocomparativo general de cotizaciones en un tanto y en elPedido de compra en primer tanto y recaba facsímil delsegundo al quinto tanto.

Recaba firma del Director General de Administración en elPedido de compra en cinco tantos.

Turna la documentación de la siguiente forma:

Al Cotizador que corresponda:- Solicitudes internas en original.- Cotizaciones en fotocopia.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un

tanto.- Pedido de compra del primer al tercer tanto.

Al Director General de Administración:- Pedido de compra en cuarto tanto.

Al archivo cronológico temporal:- Pedido de compra en quinto tanto.

Recibe del Jefe del Departamento de Cotizadores y Pago aProveedores los siguientes documentos:- Solicitudes internas en original.- Cotizaciones en fotocopia.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un tanto.- Pedido de compra del primer al tercer tanto.

10.

10A.

11.

12.

13.

14.




COPIA NO CONTROLADA







1010101010

Envía a través de fax el Pedido de compra en primer tanto alProveedor.

Accesa al programa de excel y Elabora la Nota de salida.

Accesa al SIAFEV y elabora el Pedido y turna vía electrónicaal Jefe del Departamento de Almacenes e Inventarios para surecepción y entrega del material o bienes al área solicitante.

Pasa el tiempo.

Recibe del Proveedor la Factura en original y copia y las sellade recibido.

Devuelve al Proveedor la Factura en copia, sellada de recibido.

Obtiene fotocopia de las Solicitudes internas en original y dela Factura en original.

Turna al Analista Financiero de Pago a Proveedores lossiguientes documentos:- Solicitudes internas en original y copia.- Cotizaciones en fotocopia.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un

tanto.- Pedido de compra en primer y segundo tanto.- Factura en original y dos fotocopias.


Conecta con el procedimiento:- Trámite de Pago a Proveedores.



15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

COPIA NO CONTROLADA

CUADRO COMPARATIVOGENERAL DE COTIZACIONES

CUADROCOMPARATIVOGENERAL DECOTIZACIONES

ANALIZA CONDICIONESY EN CASO NECESARIOSELECCIONA A OTRO

PROVEEDOR

1T

1T

FIRMA

CUADROCOMPARATIVOGENERAL DE COTIZACIONES 1T

REALIZACIÓN DE COMPRAS DIRECTAS

DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES

COTIZADOR QUE CORRESPONDA JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES

PEDIDO DE COMPRA

IMPRIME YFIRMA DE ELABORADO

1-5T

REALIZA

SIAFEV, CREACIÓNAUTOMÁTICA, PEDIDO DE COMPRA

PEDIDO DE COMPRA


COTIZACIONES


TURNA

JEFE DEL DEPTO. DECOTIZADORES Y PAGOA PROVEEDORES

O

1F

1T

1-5T

RECABA FIRMA

PEDIDO DE COMPRA

1-5T


RECIBE

O

COTIZACIONES

CUADRO COMPARATIVOGENERAL DECOTIZACIONES

1F

1T

1-5T

COTIZADOR QUECORRESPONDA

PEDIDO DE COMPRA


VERIFICA QUE ESTÉNCORRECTOS LOS DATOS

PEDIDO DE COMPRA

1T

1-5T

¿ESTÁNCORRECTOS LOS

DATOS?

SOLICITA Y RECIBE CORRECCIONES


1T

1-5T

NO


FIRMA,RECABA FIRMA DEVO. BO. Y RECABA

FACSÍMIL


PEDIDO DE COMPRA

1T

1-5T

SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS

SI

TURNA

PEDIDO DE COMPRA


COTIZACIONES

O

1F


PEDIDO DE COMPRA

1T

1-3T

4T

5T


DIRECTORGENERAL DEADMINISTRACIÒN

ELABORA E IMPRIME

INICIO

ACCESA E INGRESA PRECIOS COTIZADOS


FINANCIERA

OBTIENE

COTIZACIONES

1F


O

C

DIRECTOR GRAL. DE ADMÓN.

1


FINANCIERA

C

COPIA NO CONTROLADA

REALIZACIÓN DE COMPRAS DIRECTAS



FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- TRÁMITE DE PAGO A PROVEEDORES.

TURNA

SOLICTUDESINTERNAS

O-1C

COTIZACIONES

1F

CUADRO COMPARATIVOGENERAL DECOTIZACIONES 1T

PEDIDO DE COMPRA

1-2T

FACTURA

O-2F

RECIBE Y LAS SELLA DE RECIBIDO

FACTURA

O-1F

PROVEDOR

ENVÍA

PEDIDO DE COMPRA

1T

RECIBE


O

COTIZACIONES


1F

1T

1-3T

JEFE DELDEPARTAMENTO DECOTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES

PEDIDO DE COMPRA

1

A TRAVÈS DE FAX

PROVEEDOR

JEFE DEL DEPTO. DE ALMACENES E

INVENTARIOS

ANALISTA FINANCIERODE PAGO APROVEEDORES








ACCESA Y ELABORA

PROGRAMA DE EXCEL

NOTA DE SALIDA

ACCESA, ELABORA Y TURNA VÍA ELECTRÓNICA

SIAFEV

PEDIDO

FACTURA

O


OBTIENE

O

O

1F

1-2F

FACTURA

DEVUELVE SELLADA DE RECIBIDO

O

PROVEDOR

COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:





1313131313

MARZO 2010






- Anual en las partidas de material de limpieza y neumáticos.- Semestral en las partidas de papelería y consumibles.- Diaria para atender los diversos requerimientos de bienes y servicios de las áreas administrativas de

la SEFIPLAN.

Obtención de Autorización Presupuestal para las Compras por Licitación Pública o Simplificada.

• Las áreas administrativas deberán contar con disponibilidad presupuestal para la adquisición delos bienes que solicitan en sus Solicitudes internas.

• El formato de Disponibilidad presupuestal para adquisiciones deberá contener la siguienteinformación:- Modalidad de compra.- Concepto.- Unidad Presupuestal.- Código presupuestal.- Presupuesto base.- Disponibilidad.- Mes estimado de liquidación.

Recabar autorización de disponibilidad presupuestal para la adquisición de los bienes que solicitan lasáreas administrativas de la SEFIPLAN.

- Preparación del Anexo Técnico para Licitación Pública o Simplificada.

COPIA NO CONTROLADA







1414141414


Elabora formato de Disponibilidad presupuestal paraadquisiciones en tres tantos y recaba firma de revisión delSubdirector de Adquisiciones y Control de Inventarios y delDirector General de Administración.

Turna para autorización del Director General de Programación yPresupuesto la Disponibilidad presupuestal paraadquisiciones en tres tantos.

Recibe del Director General de Programación y Presupuesto, laDisponibilidad presupuestal para adquisicionesautorizado, en primero y segundo tanto.

Turna al Departamento de Licitaciones, la Disponibilidadpresupuestal para adquisiciones autorizado, el primer tantoy archiva de manera cronológica temporal el segundo tanto.


Conecta con el procedimiento:- Preparación del Anexo Técnico para Licitación Pública o

Simplificada.

1.

2.

3.

4.

Obtención de Autorización Presupuestal para las Compras por Licitación Pública o Simplificada.

COPIA NO CONTROLADA

OBTENCIÓN DE AUTORIZACIÓN PRESUPUESTAL PARA LAS COMPRAS POR LICITACIÓN PÚBLICA O SIMPLIFICADA


JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES

C

- SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS- DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

TURNA PARAVISTO BUENO

Y AUTORIZACIÓN

ELABORAFORMATO Y

RECABA FIRMA

DISPONIBILIDADPRESUPUESTALPARA ADQUISICIONES

1-3T

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTALPARA ADQUISICIONES

DIRECTOR GENERAL DEPROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO

1-3T


RECIBE AUTORIZADO

1-2T

DIRECTORGENERAL DEPROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO


TURNA

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- PREPARACIÓN DEL ANEXO TÉCNICO PARA LICITACIÓN PÚBLICA O SIMPLIFICADA.

1T

2T

DEPARTAMENTO DE LICITACIONES








INICIO

COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:





1616161616

MARZO 2010






Diaria.

Preparación del Anexo Técnico para Licitación Pública o Simplificada.

• Las áreas administrativas deberán contar con disponibilidad presupuestal para la adquisición delos bienes que solicitan en sus Solicitudes internas.


• En el caso de Licitación simplificada, se integrará al Anexo técnico una Relación deproveedores a invitar.

Proporcionar al Departamento de Licitaciones, el antecedente documental para la realización de lasadjudicaciones a través de licitación.

- Realización de Pedidos a los Licitadores Adjudicados en Licitaciones Públicas o Simplificadas.

COPIA NO CONTROLADA







1717171717

Preparación del Anexo Técnico para Licitación Pública o Simplificada.



Obtiene del archivo cronológico temporal los siguientesdocumentos:- Solicitudes internas en original.- Cotizaciones en fotocopia.

Elabora el Anexo técnico en un tanto, en el cual se incluyen lasespecificaciones técnicas de lo solicitado.

Obtiene fotocopia de las Solicitudes internas en original.

Turna al Jefe del Departamento de Cotizadores y Pago aProveedores las Solicitudes internas en original, vía correoelectrónico el Anexo técnico y archiva de manera cronológicatemporal los siguientes documentos:- Solicitudes internas en fotocopia.- Cotizaciones en fotocopia.

Recibe del Cotizador que corresponda, las Solicitudes internasen original, vía correo electrónico el Anexo técnico y procede arevisarlas.

Turna al Departamento de Licitaciones, las Solicitudes internasen original, vía correo electrónico el Anexo técnico.


Conecta con el procedimiento:- Realización de Pedidos a los Licitadores Adjudicados en

Licitaciones Públicas o Simplificadas.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

COPIA NO CONTROLADA

ANEXO TÉCNICO

COTIZACIONES

1F

1F

SOLICITUDESINTERNAS

C

ANEXO TÉCNICO

1T

PREPARACIÓN DEL ANEXO TÉCNICO PARA LICITACIÓN PÚBLICA O SIMPLIFICADADEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORESCOTIZADOR QUE CORRESPONDA

C

ACCESA Y ELABORA

INICIO

OBTIENE


O

1F

COTIZACIONES

EN EL CUAL SE INCLUYEN LAS

ESPECIFICACIONESTÉCNICAS DE LO

SOLICITADO

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- REALIZACIÓN DE PEDIDOS A LOS LICITADORES ADJUDICADOS EN LICITACIONES PÚBLICAS O SIMPLIFICADAS.

RECIBE Y PROCEDEA REVISARLAS

SOLICITUDESINTERNAS

O

TURNA

SOLICITUDESINTERNAS

O

ANEXO TÉCNICO

1T


DEPARTAMENTODE LICITACIONES

FIN

TURNA

SOLICITUDESINTERNAS

O

ANEXO TÉCNICO

JEFE DELDEPARTAMENTO DECOTIZADORES YPAGO APROVEEDORES








O


OBTIENE

O

1F

VÍA CORREO ELECTRÓNICO

PROGRAMA EXCEL

ANEXO TÉCNICO VÍA CORREO ELECTRÓNICO

ANEXO TÉCNICO VÍA CORREO ELECTRÓNICO

COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:





1919191919

MARZO 2010






Diaria.

Realización de Pedidos a los Licitadores Adjudicados en Licitaciones Públicas o Simplificadas.

Realizar el pedido a los proveedores o prestadores de servicio a los que se les adjudicó una licitación.

- Trámite de Pago a Proveedores.

• Las Órdenes de compra para los licitadores adjudicados, se elaborarán conforme al Pedido decompra derivado del Dictamen técnico - económico que sirvió de base para el fallo en lalicitación.

• En caso de papelería y consumibles de cómputo de existencia de almacen las Notas de salida serealizarán mediante el Sistema de Almacen.

• En caso de realizar licitaciones con excepción de papelería y consumibles de cómputo, las Notasde salida se realizarán a traves del programa de Excel.

COPIA NO CONTROLADA







2020202020




Recibe del Jefe del Departamento de Licitaciones, lasPropuestas técnicas y Propuestas económicas ambosdocumentos en original.

Analiza las Propuestas técnicas en original y Propuestaseconómicas en original, y en coordinación con el Cotizadorque corresponda y el área solicitante, elabora el Dictamentécnico y el Dictamen económico, ambos documentos en untanto.

Turna al Jefe del Departamento de Licitaciones, el Dictamentécnico en un tanto, el Dictamen económico en un tanto, lasPropuestas técnicas en original y las Propuestaseconómicas en original.

Pasa el tiempo.

Recibe del Jefe del Departamento de Licitaciones, el Dictamentécnico - económico en fotocopia y lo turna al Cotizador quecorresponda.

Recibe del Jefe del Departamento de Cotizadores y Pago aProveedores, el Dictamen técnico - económico en fotocopia.

Obtiene del archivo cronológico temporal los siguientesdocumentos:- Solicitudes internas en original.- Cuadro comparativo de propuestas económicas de

licitación en fotocopia.

Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera(SIAFEV), y captura precios en el apartado ‘’cotizaciones’’, eimprime el Cuadro comparativo general de cotizaciones enun tanto.

Elabora, imprime y firma de elaborado el Pedido de compraen cinco tantos.

Devuelve al Departamento de Licitaciones el Dictamentécnico - económico en fotocopia.

Turna al Jefe del Departamento de Cotizadores y Pago aProveedores, los siguientes documentos:- Solicitudes internas en original.- Cuadro comparativo de propuestas económicas de

licitación en fotocopia.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un

tanto.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

COPIA NO CONTROLADA







2121212121

Jefe del Departamento deCotizadores y Pago aProveedores. 11.

12.

12A.

13.

14.

15.

- Pedido de compra en cinco tantos.

Recibe del Cotizador que corresponda, los siguientesdocumentos:- Solicitudes internas en original.- Cuadro comparativo de propuestas económicas de

licitación en fotocopia.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un


Verifica que estén correctos los datos del Cuadrocomparativo general de cotizaciones en un tanto y elPedido de compra en cinco tantos.

¿Están correctos los datos?

En caso de no estar correctos los datos:

Solicita y recibe las correcciones pertinentes del Cotizador quecorresponda en el Cuadro comparativo general decotizaciones en un tanto y/o en el Pedido de compra encinco tantos.

Continúa con la actividad No. 13.

En caso de estar correctos los datos:

Firma de revisado, recaba firma de visto bueno del Subdirectorde Adquisiciones y Control de Inventarios en el Cuadrocomparativo general de cotizaciones en un tanto y en elPedido de compra en primer tanto y recaba facsímil delsegundo al quinto tanto.

Recaba firma del Director General de Administración, en loscinco tantos del Pedido de compra.

Turna la documentación de la siguiente forma:

Al Cotizador que corresponda.- Solicitudes internas en original.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un tanto.- Pedido de compra del primer al tercer tanto.- Cuadro comparativo de propuestas económicas de



COPIA NO CONTROLADA







2222222222


Al Director General de Administración:- Pedido de compra en cuarto tanto.Y archiva de manera cronológica temporal el quinto tanto delPedido de compra.

Recibe del Jefe del Departamento de Cotizadores y Pago aProveedores los siguientes documentos:- Solicitudes internas en original.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un tanto.- Pedido de compra del primer al tercer tanto.- Cuadro comparativo de propuestas económicas de


Envía a través de fax al proveedor, el Pedido de compra enprimer tanto.

Accesa al programa de excel y elabora Nota de salida en untanto.

Turna al Jefe del Departamento de Almacenes e Inventarios laNota de salida y el Pedido de compra vía electrónica, parasu recepción y entrega del material o bienes al área solicitante.

Pasa el tiempo.

Recibe del Proveedor la Factura en original y copia y las sellade recibido.

Devuelve al Proveedor la Factura en copia, sellada de recibido.

Turna al Analista Financiero de Pago a Proveedores lossiguientes documentos:- Pedido de compra en primer al tercer tanto.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un tanto.- Factura en original y copia.

Turna al Departamento de Licitaciones:- Solicitudes internas en original.- Cuadro comparativo de propuestas económicas de



Conecta con el procedimiento:- Trámite de Pago a Proveedores.


16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

COPIA NO CONTROLADA

1T

O

O

PROPUESTASTÉCNICAS

PROPUESTASECONÓMICAS

REALIZACIÓN DE PEDIDOS A LOS LICITADORES ADJUDICADOS EN LICITACIONES PÚBLICAS O SIMPLIFICADASDEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES

COTIZADOR QUE CORRESPONDAJEFE DEL DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES

ANALIZA PROPUESTASY ELABORA

DICTAMEN TÉCNICO

1T

TURNA

EN COORDINACIÓN CON COTIZADOR QUE CORRESPONDA

INICIO

RECIBE

PROPUESTAS TÉCNICAS

PROPUESTASECONÓMICAS

O

O

JEFE DEL DEPARTAMENTODE LICITACIONES

DICTAMEN TÉCNICO

JEFE DELDEPARTAMENTODE LICITACIONES

VERIFICA QUE ESTÉNCORRECTOS LOS DATOS


PEDIDO DE COMPRA

1T

1-5T

RECIBE


SOLICITUDESINTERNAS

O

CUADRO COMPARATIVODE PROPUESTASECONÓMICAS DELICITACIÓN


1F

1T

PEDIDO DE COMPRA

1-5T

¿ESTÁNCORRECTOS LOS

DATOS?

SOLICITA Y RECIBE CORRECCIONES


1T

1-5T

NO


FIRMA, RECABA FIRMA DE VO. BO. Y RECABA FACSÍMIL


PEDIDO DE COMPRA

1T

1-5T

SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS

SI

PEDIDO DE COMPRA

RECABA FIRMA

PEDIDO DE COMPRA

1-5T

TURNA


CUADROCOMPARATIVODE PROPUESTASECONÓMICAS DE LICITACIÓN

O

1T


PEDIDO DE COMPRA

1F

1-3T

4T

5T


DIRECTORGENERAL DEADMINISTRACIÒN

C

DIRECTOR GRAL. DE ADMÓN.

1

C

ELABORA, IMPRIME Y FIRMA DE ELABORADO

PEDIDO DE COMPRA

1-5T

RECIBE

DICTAMENTÉCNICO-ECONÓMICO

1F

JEFE DELDEPARTAMENTODE COTIZADORES YPAGO A PROVEEDORES

OBTIENE

SOLICITUDESINTERNAS

O

CUADRO COMPARATIVO DE RESPUESTAS ECONÓMICAS DE LICITACIÓN

1F

CUADRO COMPARATIVO GENERAL DECOTIZACIONES

1T

ACCESA Y CAPTURA PRECIOS E IMPRIME

SIAFEV: APARTADO COTIZACIONES

TURNA


CUADRO COMPARATIVODE PROPUESTASECONÓMICAS DE LICITACIÓN

O

1F

1T


PEDIDO DE COMPRA1-5T

1

JEFE DELDEPARTAMENTODE COTIZADORES YPAGO A PROVEEDORES

1

RECIBE Y TURNA


1F

JEFE DELDEPARTAMENTODE LICITACIONES


DICTAMEN ECONÓMICO

1T

DICTAMEN ECONÓMICO

1T

1T

PEDIDO DE COMPRA

DEVUELVE


1F


COPIA NO CONTROLADA

REALIZACIÓN DE PEDIDOS A LOS LICITADORES ADJUDICADOS EN LICITACIONES PÚBLICAS O SIMPLIFICADASDEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES


ENVÌA

PEDIDO DE COMPRA

1T

RECIBE


O


PEDIDO DE COMPRA

1T

JEFE DELDEPARTAMENTO DECOTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES

1

A TRAVÈS DE FAX

PROVEEDOR FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- TRÁMITE DE PAGO A PROVEEDORES.

TURNA

SOLICTUDESINTERNAS

O

CUADRO COMPARATIVODE PROPUESTASECONÓMICAS DELICTACIÓN

1F

1-3T


CUADRO COMPARATIVODE PROPUESTASECONÓMICAS DELICITACIÓN

1F

RECIBE Y LAS SELLA DE RECIBIDO

FACTURA

O-1C

PROVEEDOR

JEFE DEL DEPTO. DE ALMACENES E

INVENTARIOS








ACCESA Y ELABORA

PROGRAMA DE EXCEL

NOTA DE SALIDA

TURNA

NOTA DE SALIDA

PEDIDO DE COMPRA

VÍA ELECTRÓNICA

DEVUELVE SELLA DE RECIBIDO

FACTURA

1C

PROVEEDOR

FACTURA

CUADRO COMPARATIVO GENERAL DE COTIZACIONES

PEDIDO DE COMPRA

TURNA

ANALISTA FINANCIERO

1-3T

1T

O-1C

COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:





2525252525

MARZO 2010






• Las Facturas deberán contar con los requisitos fiscales establecidos en el Código Fiscal de laFederación en el Artículo 29-A:- Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro

federal de contribuyentes de quien los expida. Tratándose de Contribuyentes que tengan más deun local o establecimiento, deberán señalar el domicilio del local o establecimiento en el que seexpidan los comprobantes.

- Contener impreso el número de folio.- Lugar y fecha de expedición.- Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se expida.- Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.- Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el

monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse ensu caso.

- Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual realizó la importación,tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.

- Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado.

• Las Facturas que presenten tachaduras o enmendaduras serán rechazadas.

Diaria.

Trámite de Pago a Proveedores.

Realizar los trámites para el pago de los bienes y servicios recibidos de los Proveedores o Prestadoresde servicios, adquiridos en su modalidad de adjudicación directa y de licitaciones simplificadas ypúblicas.

COPIA NO CONTROLADA

NORMAS





2626262626

• El Analista Financiero de Pago a Proveedores podrá recibir del Cotizador que corresponda, comoantecedente, Tarjetas u Oficios de solicitud en lugar de las Solicitudes internas.

• El primer tanto del Pedido de compra, contendrá las firmas autógrafas del Subdirector deAdquisiciones y Control de Inventarios y del Director General de Administración, el segundo tantotendrá facsímil de los mismos.

• En la Solicitud-comprobación de recursos se deberá recabar firma del Subdirector deAdquisiciones y Control de Inventarios y el visto bueno de la Dirección General de Administración.

• Dentro del Capítulo 2000 de Materiales y Suministros, se encuentran comprendidos los siguientesconceptos y partidas:

2100 Materiales y útiles de administración y de enseñanza.2101 Materiales y útiles de oficina.2102 Material de limpieza.2103 Material didáctico.2105 Materiales y útiles de impresión y reproducción.2106 Materiales y útiles para el procesamiento en equipos y bienes informativos.2107 Material para información.2108 Suscripción a periódicos.2109 Material de fotografía, cinematografía y audiovisual.2110 Valores de tránsito.

2200 Productos alimenticios.2201 Productos alimenticios para los efectivos que participen en programas de seguridad pública (Academia de policía, cocinas móviles).

2202 Productos alimenticios para personas derivado de la prestación de servicios públicos en unidades de salud, educativas, de readaptación social y otras.

2206 Productos alimenticios para el personal derivado de actividades extraordinarias.2207 Productos alimenticios para animales.

2300 Herramientas, refacciones y accesorios.2301 Refacciones, accesorios y herramientas.2303 Utensilios para servicio de alimentación.2304 Neumáticos y cámaras.2305 Material para talleres.2306 Materiales y suministros varios.

2400 Materiales y artículos de construcción y mantenimiento.2401 Materiales de construcción.2404 Material eléctrico y electrónico.2405 Plantas de ornato.2406 Pinturas.2407 Material para mantenimiento de maquinaria y equipo.

2500 Productos químicos, farmacéuticos y de laboratorio.2502 Sustancias químicas.2503 Plaguicidas, abonos y fertilizantes.2504 Medicinas y productos farmacéuticos.2505 Materiales, accesorios y suministros médicos.2506 Materiales, accesorios y suministros de laboratorio.

2600 Combustibles, lubricantes y aditivos.2601 Combustibles, lubricantes y aditivos para programas de seguridad pública.2602 Combustibles, lubricantes y aditivos para operación de programas públicos.2603 Combustibles, lubricantes y aditivos para servicios administrativos.

COPIA NO CONTROLADA

NORMAS





2727272727

2700 Vestuario, prendas de protección y artículos deportivos.2701 Vestuario, uniformes y blancos.2702 Prendas de protección.2703 Artículos deportivos.2704 Textiles.

2800 Materiales y suministros para seguridad pública.2801 Sustancias y materiales explosivos.2802 Material para policía y tránsito.2803 Prendas de protección para seguridad pública.

• Del Capítulo 3000 Servicios Generales, se considerarán los siguientes conceptos y partidas:3400 Servicios comercial, bancario, financiero, subcontratación de servicios con terceros y gastos

inherentes.3403 Servicios bancarios y financieros.

3500 Servicios de mantenimiento y conservación.3502 Conservación y mantenimiento de bienes informáticos.3504 Conservación y mantenimiento de inmuebles (edificios públicos).

3600 Servicios de impresión, publicación, difusión e información.3603 Publicaciones oficiales para licitaciones públicas y trámites administrativos.3605 Impresiones.

3800 Servicios oficiales.3804 Congresos y convenciones.

• Del Capítulo 4000 Subsidios y Transferencias, se considerarán los siguientes conceptos ypartidas:

4324 Protección a ancianos y desvalidos.4403 Subsidios a Instituciones gasto corriente.

• Del Capítulo 5000 Bienes Muebles e Inmuebles, se considerarán los siguientes conceptos ypartidas:

5101 Mobiliario y equipo de oficina.5102 Otros muebles.5110 Equipo audiovisual y fotográfico.5206 Bienes informáticos.5303 Vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales para servicios y operación de

programas públicos.5304 Vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales para servicios administrativos.5902 Otros bienes inmuebles.

• En el caso de pago derivado de licitaciones no se entregará por parte del Cotizador las Solicitudesinternas y el Cuadro comparativo general de cotizaciones al Analista Financiero de Pago aProveedores.

COPIA NO CONTROLADA







2828282828

Analista Financiero dePago a Proveedores.

Recibe del Cotizador que corresponda, los siguientesdocumentos:- Pedido de compra en primer al segundo tanto.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un

tanto.- Cotizaciones en fotocopia.- Solicitudes internas en original y fotocopia.- Factura en original y dos fotocopias.

Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera(SIAFEV), elabora e imprime la Solicitud-comprobación derecursos en cinco tantos, y recaba firma de autorización delSubdirector de Adquisiciones y Control de Inventarios y vistobueno del Director General de Administración.

Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera(SIAFEV), y elabora el Detalle de la orden de pago, eimprime en cuatro tantos y lo firma.

Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Detalle de la orden de pago en cuatrotantos.

Turna al Departamento de Órdenes de Pago la siguientedocumentación:- Solicitud-comprobación de recursos en primer al cuarto

tanto.- Detalle de la orden de pago en primer al tercer tanto.- Pedido de compra en primer tanto.- Factura en original y fotocopia.- Solicitudes internas en fotocopia.

Y procede a archivar de manera cronológica temporal losiguiente:

- Factura en fotocopia.- Solicitud-comprobación de recursos en quinto tanto.- Solicitudes internas en original.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un tanto.- Cotizaciones en fotocopia.- Detalle de la orden de pago en cuarto tanto.- Pedido de compra en segundo tanto.


1.

2.

3.

4.

5.

Trámite de Pago a Proveedores.

COPIA NO CONTROLADA

C

FACTURA 1F

SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS

5T


O


COTIZACIONES

1F

DETALLE DE LA ORDEN DE PAGO

4T

PEDIDO DE COMPRA2T

1F


FACTURA

TRÁMITE DE PAGO A PROVEEDORESDEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES

ANALISTA FINANCIERO DE PAGO A PROVEEDORES

DETALLE DE LA ORDENDE PAGO

ACCESA, ELABORA IMPRIME Y FIRMA

SISTEMA INTEGRAL DEADMINISTRACIÓN FINANCIERA

1-4T


ACCESA, ELABORA, IMPRIME Y RECABA FIRMA

DE AUTORIZACIÓN

SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

SUBDIRECTOR DEADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS

INICIO

SOLICITUDESINTERNAS

PEDIDO DE COMPRA

RECIBE


1-2T


COTIZACIONES

1F

O-1F

1-5T

DETALLE DE LA ORDEN DE PAGO

RECABA FIRMA

1-4T

SUBDIRECTOR DEADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS

FIN

FACTURA

PEDIDO DE COMPRA

DETALLE DE LA ORDENDE PAGO


TURNA

1-4T

1-3T

1T

O-1F

DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO








O-2F

COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:





3030303030

MARZO 2010






Variable con base al calendario establecido.

Solicitudes Internas Semanales(Distribución).

• Las áreas administrativas deberán entregar su Solicitud interna semanal, un día hábil antes deldía establecido en el calendario semanal.

• La cantidad solicitada por semana podrá hacerse hasta por el 5% del total en existencia dealmacén de acuerdo a la Solicitud interna (compra), con excepción de los materiales destinadospara una actividad específica, kits de limpieza, equipos o unidades mínimas para entrega.

• En los casos en que las áreas administrativas requieran más del 5% del total mencionado en elpunto anterior, deberán cumplir con lo siguiente:- Presentar justificación.- Contar con el visto bueno de la Dirección General correspondiente.- Establecer si habrá futuras entregas del mismo volumen y el período en que se necesitará.

• Los materiales incluidos en la Solicitud interna semanal que no hayan sido requeridos en laSolicitud interna (compra), y aquellos que el Almacén no cuente con cantidad suficiente, deberánincluirse por separado en un trámite nuevo de Solicitud interna (compra) para su respectivacotización.

Recibir de las áreas administrativas de la Secretaría, las solicitudes para la distribución de papelería yconsumibles de cómputo, y atenderlas de acuerdo a su consumo y existencias.

COPIA NO CONTROLADA







3131313131



Recibe de las áreas administrativas de la SEFIPLAN, lasSolicitudes internas semanales, en original y fotocopia.

Sella y devuelve a las áreas administrativas la fotocopia de lasSolicitudes internas semanales.

Accesa y corrobora que en el Sistema Integral de AdministraciónFinanciera (SIAFEV), se encuentren las Solicitudes internassemanales y envía a través del mismo sistema al cotizador quecorresponda las Solicitudes internas semanales, así como eldocumento original.

Recibe del Jefe del Departamento de Cotizadores y Pago aProveedores, las Solicitudes internas semanales en original ya través del Sistema Integral de Administración Financiera(SIAFEV).

Analiza las Solicitudes internas semanales, accesa al sistemade Alamacen y elabora las Notas de salida de almacén.

Turna vía electrónica al Departamento de Almacenes eInventarios de la SEFIPLAN las Notas de salida de almacén,para la entrega del material al área solicitante y procede aarchivar de manera cronológica temporal las Solicitudesinternas semanales en original.


Conecta con el Procedimiento:- Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas

Administrativas de la SEFIPLAN.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Solicitudes Internas Semanales(Distribución).

COPIA NO CONTROLADA

SOLICITUDES INTERNAS SEMANALES (DISTRIBUCIÓN)DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES COTIZADOR QUE CORRESPONDA


FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- ENTREGA DE PAPELERÍA Y CONSUMIBLES DE CÓMPUTO

A LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN


SELLA Y DEVUELVE

RECIBE

SOLICITUDESINTERNAS SEMANALES

O

INICIO

SOLICITUDES INTERNAS SEMANALES

ACCESA Y CORROBORA SE ENCUENTRENLAS SOLICITUDES

INTERNAS SEMANALESY ENVÍA

1F


FINANCIERA

ÁREASADMINISTRATIVAS

TURNA

SOLICITUDES INTERNASSEMANALES

O

ANALIZA LAS SOLICITUDES

INTERNAS SEMANALESY ELABORA

JEFE DEL DEPTO. DE ALMACENES E INVENTARIOS

SOLICITUDES INTERNAS SEMANALES

O

JEFE DEL DEPARTAMENTO DECOTIZADORES Y PAGOA PROVEEDORES

RECIBE

SISTEMA INTEGRAL DEADMINISTRACIÓN FINANCIERA

SOLICITUDESINTERNASSEMANALES

O

1F

C








NOTAS DE SALIDA DE ALMACÉN

NOTAS DE SALIDA DE ALMACÉN

VÍA ELECTRÓNICA

COPIA NO CONTROLADA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN





3333333333

LIC. IGNACIO GARCÍA LEYVASUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y

CONTROL DE INVENTARIOS

MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANOSUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

C.P. AMÉRICA AGUILAR BOZADADIRECTORA GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

Elaborado y autorizado en marzo de 2010Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave

C.P. TERESA MACHORRO LÓPEZJEFA DEL DEPARTAMENTO DE

COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES

LIC. ANTONIO FERRARI CAZARÍNSUBSECRETARIO DE FINANZAS

Y ADMINISTRACIÓN

LIC. JOSÉ SALVADOR SÁNCHEZ ESTRADASECRETARIO DE FINANZAS

Y PLANEACIÓN

Documents

Manual de Procedimientos · 2014-04-11 · Realización de Compras Directas ... Pago a Proveedores, como un instrumento de consulta para la realización de los procesos que en el