OFICINA DE PLANEACIÓN ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTRATÉGICA

2009

MANUAL DE ACTUALIZACIÓN DEL SITIO

WEB

Manual de actualización del sitio Web.

Administración de la información estratégica El link al sitio Web de la Oficina de Planeación es: http://www.utp.edu.co/planeacion/ Los coordinadores de área y la auxiliar administrativa son los encargados de la actualización de los contenidos del sitio. Para facilitar el proceso de actualización el sitio Web cuenta con un administrador de contenido y cada coordinador conoce el nombre del usuario y la contraseña para ingresar. El link al administrador de contenidos es: http://www.utp.edu.co/planeacion/control/

Usuario: planea Contraseña: Los coordinadores de área conocen la contraseña de acceso. Si tienen dudas con la contraseña consultar con los funcionarios del área de Administración de la información estratégica. Se sugiere NO tener las contraseñas en papeles. Después de ingresar al administrador de contenidos se presenta el siguiente menú con las opciones a actualizar.

Menú principal

Opciones del menú principal: 1. Salir. 2. Noticias. 3. Actualización de la información de las áreas. 4. Modificar / eliminar categorías o dependencias. 5. Funcionarios 6. Normatividad A continuación se describe la función de cada botón o vínculo del menú principal.

1. Salir. Este botón, ubicado en la esquina superior derecha, permite cerrar la sesión y salir correctamente del administrador de contenido. Se debe cerrar la sesión correctamente para evitar que otras personas accedan al administrador y modifiquen o borren su contenido.

2. Noticias. Usando este vínculo se publican noticias o eventos de cada área que sean de interés de la comunidad universitaria.

Para crear un nuevo evento o noticia: • Presione el botón “Nuevo” ubicado en la esquina superior derecha. • Diligencie todos los campos de texto que aparecen. Titulo (nombre del evento o título de la noticia),

Descripción (contenido de la noticia), Palabras claves (utilizadas internamente para las búsquedas), Imagen (Nombre de la foto y foto que acompaña la noticia, tamaño recomendado 103 x 60 en formato jpg, gif o jpeg – Para seleccionar la imagen, presionar la flecha, seleccionar OTROS y buscar la ubicación de la imagen), Documento (Nombre del documento y documento que acompaña la noticia en formato pdf, doc, xls, ppt, zip y tamaño máximo de 10 MB).

• Para finalizar presione el botón “Adicionar” para publicar la noticia o “Cancelar” para eliminar los cambios.

Para actualizar un evento o noticia: • Seleccione la noticia o evento a modificar y presione el botón “Actualizar” • Realice las modificaciones necesarias en los campos de texto. • Para finalizar presione el botón “Actualizar” para publicar la noticia o “Cancelar” para eliminar los

cambios. Para borrar un evento o noticia: • Seleccione la noticia o evento a eliminar. • Presione el botón “Borrar”. • Confirme el proceso presionando el botón “Aceptar”.

3. Actualización de la información de las áreas.

En esta sección los coordinadores pueden modificar la información referente a su área (Descripción, formatos para realizar solicitudes, documentos de interés, sitios o enlaces de interés). Por favor, NO modificar información de otras áreas. Actualización de información: • Seleccione su área:

o Dirección (Carlos Caro – Liliana Bedoya) o Administración del plan de desarrollo (Luz Ángela Marín) o Administración de la información estratégica (Viviana Barney) o Gestión de desarrollo institucional (Luz Ángela Marín) o Gestión de proyectos de inversión (Daniel Perdomo) o Planeación académica (Janeth Garcia) o Planeación y desarrollo de la planta física (Victoria Aristizabal) o Proyectos especiales (Daniel Perdomo) o Movilización social (Julián Valencia)

o Observatorio de vinculación y seguimiento al egresado (Beatriz Gutiérrez)

• Seleccione la información a modificar:

o Descripción del área (Objetivos y funciones del área)

Ingrese la descripción del área (puede utilizar las herramientas de formato para ordenar o dar mayor énfasis al texto) y para terminar presione el botón “Actualizar”.

o Formatos para realizar solicitudes (Permite subir formatos o plantillas usados para

realizar solicitudes o procesos del área)

Puede crear, modificar o borrar los formatos necesarios usando los botones ubicados en la esquina superior derecha. Para subir un nuevo formato de solicitud, click en el botón “Nuevo” y llenar el formulario.

El formato de solicitud debe tener un título, si es necesario puede asignarle una dependencia encargada (seleccionándola de la lista desplegable), una descripción y por último el documento con el formato. Para subir archivos ver el siguiente link (Cargar archivos)

o Documentos de interés (Permite subir documentos - en formato pdf, doc, xls, ppt, zip con un tamaño máximo de 10 MB – relacionados con las actividades del área)

Las funciones de esta opción son similares a las del ítem anterior de formatos de solicitudes. Para subir archivos ver el siguiente link (Cargar archivos)

o Sitios o enlaces de interés (Permite registrar vínculos o enlaces a otras páginas Web de interés relacionadas con el área)

Las funciones de esta opción son similares a las del ítem anterior de formatos de solicitudes. Para crear vínculos o enlaces ver el siguiente link (Creación de vínculos a páginas web) • Click en el botón “Administrar”

4. Modificar / eliminar categorías o dependencias. Esta sección permite cambiar o eliminar las diferentes categorías que han sido creadas para agrupar documentos de interés o formatos de solicitud. Esta sección es administrada únicamente por el área de Administración de la Información Estratégica.

5. Funcionarios

Esta sección permite agregar, modificar o borrar funcionarios vinculados con la oficina de Planeación y cada una de sus áreas. Es administrada únicamente por Liliana Bedoya Betancourth. Para cualquier modificación se debe enviar un correo electrónico a libedoya@utp.edu.co o a planea@utp.edu.co con los datos a actualizar en el siguiente formato. Nombre completo del funcionario Cargo Título Correo electrónico Teléfono y extensión en la oficina

Ejemplo: Viviana Lucía Barney Palacín

Coordinadora del Área Especialista en Gestión de la Calidad y Normalización Técnica viviba@utp.edu.co (6) 313 73 14

* Se debe adjuntar además la foto del funcionario con dimensiones 71 x 85 pixeles.

5.1. Nuevos funcionarios.

• Click en el link: Funcionarios. • Click en el botón “Nuevo” ubicado en la esquina superior derecha. • Agregar la información del nuevo funcionario al formulario. Los datos a ingresar son:

o Nombre completo o Ubicación (Es la posición que tendrá el funcionario en su área) o Descripción ( cargo, titulo, correo y teléfono en el formato presentado anteriormente –

Para este item se puede modificar el formato usando la barra de herramientas) o Área (Área a la que pertenece el nuevo funcionario) o Imagen (Se debe dar un nombre a la imagen y seleccionar la opción “Otros” de la lista

desplegable para elegir la ubicación de la imagen) o Documento (Este campo es opcional. Permite subir al sitio Web la hoja de vida del

funcionario. En la lista desplegable seleccionar la opción “Otros” y elegir la ubicación del archivo)

• Click en el botón “Adicionar” para almacenar los datos o en “Cancelar” para desechar los datos.

5.2. Actualizar funcionarios.

• Click en el link: Funcionarios. • Seleccione el funcionario a modificar con click en el círculo ubicado a la izquierda del nombre. • Click en el botón: “Actualizar”. • Modifique los campos a actualizar. • Click en el botón “Adicionar” para almacenar los datos o en “Cancelar” para desechar los datos.

5.3. Eliminar funcionarios.

• Click en el link: Funcionarios. • Seleccione el funcionario a eliminar con click en el círculo ubicado a la izquierda del nombre. • Click en el botón “Borrar”.

6. Normatividad

Esta sección permite agregar al sitio Web documentos como normas, leyes, decretos, acuerdos que rigen las actividades de cada área de la oficina de planeación. 6.1. Nueva normatividad

• Click en el link: Normatividad. • Click en el botón “Nuevo” ubicado en la esquina superior derecha. • Agregar la información de la nueva normatividad al formulario (Título, descripción, y el

documento que contenga dicha normatividad). • Click en el botón “Adicionar” para almacenar los datos o en “Cancelar” para desechar los datos.

6.2. Modificar normatividad.

• Click en el link: Normatividad. • Seleccione la normatividad a modificar con click en el círculo ubicado a la izquierda del nombre. • Click en el botón: “Actualizar”. • Modifique los campos a actualizar. • Click en el botón “Adicionar” para almacenar los datos o en “Cancelar” para desechar los datos.

6.3. Eliminar normatividad.

• Click en el link: Normatividad. • Seleccione la normatividad a eliminar con click en el círculo ubicado a la izquierda del nombre. • Click en el botón “Borrar”. • “Si” a la pregunta “Seguro desea borrar este archivo?” para confirmar

Cargar archivos En los formularios que se deben diligenciar, en la sección Documento:

• Escriba un nombre para el archivo • En la lista desplegable, seleccione la opción “Otros” que se encuentra al final de la lista para

ubicar el archivo en el disco duro o seleccione un archivo de la lista. • Si eligió la opción “Otros” aparece otro campo de texto con la etiqueta “Agregar archivo” y el

botón “Examinar”.

• Click en el botón “Examinar…” para abrir la ventana del explorador de archivos.

• Seleccione la ubicación del archivo y presione el botón “Abrir”. • Click en el botón “Adicionar” para cargar el archivo.

Creación de vínculos a páginas Web En los formularios que se deben diligenciar, en la sección Descripción:

• Digite y seleccione el texto que desea convertir en vínculo. Al seleccionar el texto se habilitan las herramientas para agregar, modificar o eliminar links (Icono de eslabones).

• Click en el icono . En la nueva ventana, ingrese la dirección de la página Web requerida en el campo: “Link URL” y seleccione donde desea abrir esta página en el campo “Target” (“Open link in a new window” para abrir la página en una nueva ventana, “Open link in the same window” para abrir la página en la misma ventana) y para terminar click en “Insert”.

• Por último, click en “Adicionar” para guardar la información.