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MANUAL DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Manual de ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

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MANUAL DE ACTUALIZACIÓN DE

DOCUMENTOS

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N° DE REVISIÓN: INSTITUCIÓN:

00 UNIVERSIDAD OLMECA

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Manual de Actualización de Documentos

Preparación Vigencia

18 de Enero del 2011

20 de Enero del 2014

Elaboró: Revisó: Aprobó: Sello:

Página 1 de 21 Lic. Julio Cesar Guerrero Salgado

Dr. Rodrigo Salvador Landero Cruz

Dr. Lácides García Detjen

Contenido del Manual

1. Hoja de Aprobación ...................................................................................................................... 2

2. Introducción ................................................................................................................................. 3

3. Misión .......................................................................................................................................... 5

4. Visión ........................................................................................................................................... 5

5. Valores ......................................................................................................................................... 6

6. Objetivo del Manual ...................................................................................................................... 8

7. Alcance ........................................................................................................................................ 8

8. Atribuciones ................................................................................................................................. 8

9. Proceso de Actualización de Documentos .................................................................................... 8

9.1. Procedimiento ...................................................................................................................... 9

9.2. Flujograma .......................................................................................................................... 11

9.3. Cronograma de Actividades ............................................................................................... 12

10. Anexos ................................................................................................................................... 14

Artículo Segundo.- Se derogan las disposiciones de igual o menor jerarquía, que se opongan al presente

Reglamento. .................................................................................................................................... 18

11. Simbología Utilizada. .......................................................................................................... 19

12. Glosario de Términos ......................................................................................................... 21

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1. Hoja de Aprobación

Asunto: presentar un esquema organizado para la revisión y en su caso actualización de Documentos Institucionales. Analista: Lic. Julio Cesar Guerrero Salgado Participaron: Dr. Rodrigo Salvador Landero Cruz Lic. Carlos Elías Sánchez Suarez Fecha de impresión: 11 de Enero del 2011 Fecha de implantación: 18 de Enero del 2011 Revisiones: Fecha: 20 de Enero de 2012___ Página:______12______ Fecha:_19 de Enero de 2013___ Página:______12______

Fecha:_____________________ Página:______________

Fecha:_____________________ Página:______________ Fecha:_____________________ Página:______________

Fecha:_____________________ Página:______________

El presente manual interesa a:

Direcciones Académicas Direcciones Administrativas Abogado General

Función: Elaboró: Reviso: Aprobó:

Nombre: Lic. Julio Cesar Guerrero

Salgado Dr. Rodrigo Salvador

Landero Cruz Dr. Lácides García

Detjen

Cargo: Profesor Abogado general Rector

Firma:

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2. Introducción

La razón de ser de esta Universidad es ofrecer servicios educativos de nivel superior de alta calidad

para formar profesionales y líderes empresariales con conocimientos, habilidades, competencias y

actitudes.

Además de lo anterior, a través de una cultura organizacional pretendemos ser la institución de

educación superior de mayor prestigio y excelencia en el Estado y la región formadora de

profesionales con valores éticos y morales, que con su desempeño contribuyan al cambio y la

innovación permanente en los ámbitos del saber; la investigación, y la formación de recursos

humanos.

El desarrollo de una cultura organizacional solida necesita de la implementación de técnicas y

herramientas administrativas que permitan establecer los procedimientos, y sistematizar nuestras

actividades.

Este documento tiene la finalidad de precisar los elementos, criterios e información necesaria para la

elaboración evaluación y/o actualización de sus documentos institucionales: procedimientos,

Reglamentos, Políticas, Normas Administrativas y Académicas, permitiendo con ello la uniformidad

en toda la Institución.

Los documentos Institucionales y Reglamentos son fundamentales para la comunicación,

coordinación, dirección y evaluación administrativa, además sirven de apoyo para la capacitación del

personal, ya que facilitan al interior de cada área, la integración de las distintas unidades

administrativas a través del flujo de información, asimismo, permiten a cualquier usuario interno y

externo, el conocimiento preciso de las operaciones, trámites y servicios que realizan.

El presente manual pretende servir de orientación y ayuda a los responsables de elaborar este tipo

de instrumentos; además contiene la descripción de los apartados necesarios para su elaboración,

con la finalidad de que el lector comprenda mejor el tema.

El presente Manual cuenta con los siguientes apartados; antecedentes de la universidad Olmeca, su

Filosofía, Objetivos, alcance del manual que especifica con claridad cuales son las áreas que

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intervienen en la actualización de documentos, atribuciones que se encuentran de manera general

contenidas en las políticas de este manual, el algoritmo y Flujograma del proceso que expresa

gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este,

estableciendo su secuencia cronológica, y anexos, donde se incluyen, las políticas de operación y el

glosario, que define la terminología básica empleada.

Antecedentes de la Universidad Olmeca

La Universidad Olmeca nace en el año 1991 con planes y programas enfocados a formar recursos

humanos profesionales de alto nivel y excelencia, con personal directivo, administrativo y cuerpo

docente y de investigadores que desarrollen en los alumnos los valores de convivencia social, de

cultura de la investigación, amplio conocimiento en los negocios y de el comportamiento

organizacional que requieren las empresas. A demás, de inducirlos en los procesos de innovación

permanente y de aplicación de las tecnologías más avanzadas que permitan detonar el crecimiento,

el desarrollo y la calidad de vida de la sociedad.

La Universidad inició labores académicas durante un año en las instalaciones del Colegio Arji; en

1992 se instaló la primera piedra y se inicio la construcción del campus, situado en el km. 14 de la

carretera Villahermosa-Macuspana, localidad de Dos Montes, Municipio de Centro.

La Universidad Olmeca tuvo su origen y organización institucional, así como su estructura curricular

y pedagógica en la experiencia y la tradición humanista del sistema Jesuita de la Universidad

Iberoamericana, con el cual mantiene una estrecha relación de intercambios de cooperación cultural,

académica, científica y de movilidad de alumnos y profesores. Durante 20 años de historia, la

Institución ha estado bajo la dirección de tres rectores: Lic. Marcelo Ayala Izaguirre, rector fundador;

Físico Baldomero Carrera Santa Cruz y, actualmente el Doctor Lácides García Detjen.

La Universidad Olmeca brinda estudios en los niveles de licenciatura y posgrado, con una oferta de

diez Licenciaturas e ingenierías en Sistema Escolarizado; cinco programas de estudio en nivel

Semiescolarizado y siete programas de Posgrado. Las actividades académicas, culturales y

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científicas iniciaron con la apertura de los programas de licenciatura en Administración de Empresas,

Comunicación, Contaduría Pública, Sistemas Computarizados e Informática, Comercio Exterior y

Aduanas y Derecho. En 1993 la Junta de Gobierno aprobó la creación de las carreras de Diseño

Gráfico, Ciencias Humanas y el proyecto de creación de las carreras de Arquitectura y Sistemas

Computacionales, que oficialmente iniciaron sus actividades en el periodo de 1994-1995.

En 1996 se inicia, en convenio con la Universidad Loyola de New Orleans, para impulsar el

programa de Posgrado Administración de Negocios para Ejecutivos. El convenio estableció la

cláusula que al egresar la primera generación la Universidad Olmeca recibiría la propiedad de los

derechos académicos del programa, por ello, a partir del 2004-2005, se inició una reestructuración,

acorde a los lineamientos del Acuerdo 279, ofreciendo un programa más competitivo de tres

semestres y adaptado a las demandas de las empresas de Tabasco y de la región. A partir de 2002

se inició un proceso de actualización, reestructuración y modificación de los planes de estudios de

licenciatura. En primavera de 2004 se inició el Sistema Semiescolarizado de licenciatura los fines de

semana (viernes y sábado), dirigido al sector de adultos. Así mismo, se amplió la oferta de estudios

de Posgrados con la apertura de programas como las Maestrías en: Derecho Constitucional;

Relaciones Laborales; Comercio Exterior, Sistemas Computacionales, Valuación, y Administración y

Dirección de Hospitales.

3. Misión

Es una Institución Particular de Educación Superior sin fines de lucro, formadora de Recursos

Humanos con conocimientos, habilidades, aptitudes y valores para que contribuyan en el desarrollo

económico y social del Estado.

4. Visión

Ser la Universidad con un sistema permanente de calidad con planes y programas educativos

acreditados e innovadores, que integren a los profesionales a las actividades laborales y productivas

con actitudes, valores y conocimientos para el cambio y el desarrollo de la sociedad.

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5. Valores

Compromiso:

Es la actitud institucional como comunidad universitaria de colaborar con la sociedad y con las áreas

productivas del estado y la región, en la formación de profesionales y preparación de recursos

humanos comprometidos con la sociedad.

Dignidad:

Es el atributo del ser humano que le permite respetar y respetarse en todos los ámbitos de su vida y

en su relación con su comunidad.

Disciplina:

Es la constancia, el orden y la sistemática acción para lograr el desarrollo de los alumnos como

ciudadanos y su interacción con la comunidad, buscando siempre cumplir con los lineamientos, la

filosofía y el modelo académico de nuestra institución universitaria.

Eficiencia:

Es la acción y la fuerza que distinguen a los miembros de la Universidad Olmeca comprometida con

el desarrollo personal y social del individuo.

Ética:

Es la reflexión filosófica que permite al ser humano distinguir entre lo bueno y lo malo, lo correcto y

lo incorrecto; es la actitud que todo miembro de la Universidad Olmeca debe asumir para cumplir con

las reglas y regular los actos profesionales.

Honestidad:

Responsabilidad inherente en el ser humano, que le permitirá cumplir, con verdad y justicia, su

trabajo en su entorno social.

Humanismo:

Concebirse a sí mismo y al otro como su semejante en bien con la comunidad universitaria y de la

sociedad en su conjunto. Compromiso ético con la justicia y valor fundamental para normar el

desempeño profesional.

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Lealtad:

La universidad no es un lugar donde solo se adquieren conocimientos, sino que se desarrollan las

habilidades internas en el individuo, comprometiéndolos con el cumplimiento y la fidelidad a nuestra

filosofía.

Respeto:

Saber valorar los intereses personales y comunitarios, así como la diversidad de ideas y de

pensamientos.

Responsabilidad:

Como formadores de profesionales, la universidad hace responsable del desempeño profesional a

sus egresados en su ámbito laboral y comunitario. Así mismo, transmite el valor de responsabilidad a

todos sus miembros para que lo apliquen en sus actos personales y profesionales.

Tolerancia:

El respeto mutuo mediante el entendimiento, sin importar las diferencias sociales, políticas, religiosas

o étnicas.

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6. Objetivo del Manual

Implementar los mecanismos para revisar, y en su caso actualizar, autorizar y publicar cada año los

documentos Estratégicos, Académicos, Administrativos y Normativos, así como optimizar su

vinculación con los principios contenidos en la Filosofía Institucional.

7. Alcance

Este manual aplica a Rectoría, Abogado General, Direcciones Académicas, y Direcciones

Administrativas, de la Universidad Olmeca.

8. Atribuciones

La integración, atribuciones, funciones, objetivos y demás disposiciones se encuentran contenidos y

regulados mediante el apartado de políticas de operación del presente manual.

9. Proceso de Actualización de Documentos

Para la actualización de documentos Estratégicos, Académicos, Administrativos y Normativos de la

Universidad Olmeca, se presentaran los procedimientos específicos, iniciando su descripción

narrativa seguida de la gráfica de diagrama de flujo; finalmente se presenta un Cronograma de

actividades que muestra la definición cronológica de cada evaluación y actualización documental.

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9.1. Procedimiento

Intervienen: Rectoría, Direcciones Académicas, Direcciones

Administrativas y Abogado General Clave: CTP_02

N° Actividad Responsable

1. Verificar fecha de Revisión Unidades administrativas

y Académicas

2. Verificar nuevas Políticas Procedimientos o Normas Unidades administrativas

y Académicas

3. Estructurar nuevas Políticas Procedimientos o Normas. Unidades administrativas

y Académicas

4. Proponer inclusión y / o sustitución de nuevas Políticas,

Procedimientos o Normas

Unidades administrativas

y Académicas

5. Enviar nuevas Políticas, Procedimientos o Normas. Unidades administrativas

y Académicas

6. Recibir nuevas Políticas, procedimientos o Normas. Responsable evaluador

7. Analizar nuevas Políticas, Procedimientos o Normas. Responsable evaluador

8. Informar inclusión o exclusión de nuevas Políticas, Procedimientos o

normas a Documentos Institucionales Responsable evaluador

9. Actualizar Documento Responsable evaluador

10. Registrar Política, Procedimiento o Norma sustituido Responsable evaluador

11. Archivar Política, Procedimiento o Norma sustituido Responsable evaluador

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12. Publicar Documento Actualizado Rector

13. Difusión de Documento Actualizado Rector

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9.2. Flujograma

Procedimiento: Revisión y Actualización de Documentos, Estratégicos, Académicos, Administrativos y Normativos.

RectoriaUnidades Administrativas y Académicas Responsable Evaluador

Verificar fecha de

revisión y

actualización

Estructurar nuevas

Políticas,

Procedimientos o

Normas

2

4

Fin

Enviar propuesta de

Política

Procedimiento o

Norma

Verificar nuevas

Politicas,

Procedimientos o

Normas

Proponer inclusión

y / o sustitución de

nuevas Políticas,

Procedimientos o

Normas

3

5

Inicio

1

Recepcionar

propuesta de

Política,

Procedimiento o

Norma

Informar inclusión o

exclusión de nuevas

Políticas, Procedimientos

o Normas a Documentos

Institucionales

Actualizar

Documento

Unidades Administrativas y Académicas Responsable Evaluador Rectoria

Si

No

6 7

Archivar Política,

Procedimiento o

Norma sustituido

8

10

12Publicar Documento

actualizado

Difundirr Documento

actualizado

13

Analizar Nuevas

Políticas,

Procedimientos o

Normas

Se aprueba la

propuesta

Registrar Política,

Procedimiento o

Norma sustituido

9

11

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9.3. Cronograma de Actividades

Intervienen: Rectoría, Direcciones Académicas, Direcciones Administrativas y Abogado

General Noviembre Diciembre Enero 2014Septiembre Octubre

Est

rate

gic

os

N° TSM

Agosto

Documentos 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Manual de Organización

Est

rate

gic

os

N° TSM

TE 10

TR

TE

TR

TE 20

TR

TE 24

TR

1 Manual de Organización

Plan de desarrollo Institucional 2010 2020 *

Est

rate

gic

os

2 Manual Estratégico de Actualización de Documentos

3 Manual de Planeación Estratégica y Operativa

Documentos 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

TR

1 TE

TR 22

TE

Actualización de Planes de Estudio *

2 Plan de estudio de ComunicaciónAca

dem

ico

s Mayo JunioN°

TSM

Enero Febrero Marzo Abril

ene-13Jul OctN°

TSM

Mar Abr May

Ad

min

istr

ati

vo

s

Feb

Documentos 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Manual de procedimientos de las Direcciones Académicos

N° TSM

Ad

min

istr

ati

vo

s TE 23

TR

TE 16

TR

TE 21

TR

TE 21

TR

TE 16

TR

TE 12 13 12 15 10 9 10

TR

TE 15 14 16 16 16 15 17

TR

TE * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

TR

Manual de Procedimientos de Biblioteca

7 Estados Financieros

8 Declaraciones fiscales y informativas

9 Registros de Validez Oficial (R.V.O.E.S.) *

1 Manual de procedimientos de las Direcciones Académicos

2 Manal de Politicas y Procemientos administravos de la Dirección General de Servicios de Apoyo

3 Manual de Procedimientos de Servicios Generales

Ad

min

istr

ati

vo

s

4 Manual de Procedimientos de Servicios Escolares

5

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Simbología: TE: Tiempo estimado TR: Tiempo real TSM: Tiempo en semanas por mes

NOTA:

1.- En el caso de Plan de Desarrollo 2010 – 2020 se realizaran actualizaciones cada cinco años

2.- Los Planes de Estudio se evalúan y, en su caso, actualizan acorde a la duración del periodo de cada Licenciatura o Posgrado.

3.- En el caso de los Documentos Normativos, su actualización se realizará de acuerdo con las necesidades de las Direcciones y Órganos Colegiados de la Universidad Olmeca.

4.- En el caso de Registro de RVOES, Contratos, Licencias y Poderes se realizan acorde a las necesidades de la Universidad Olmeca.

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10. Anexos

POLITICAS PARA LA ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES DE LA UNIVERSIDAD OLMECA

INTRODUCCION

Los presentes Lineamientos son un documento normativo para las Unidades Administrativas de la

Universidad Olmeca y fueron aprobados en el Manual para la Actualización de Documentos

Institucionales, y que tienen el propósito de facilitar la actualización, manejo, conservación,

clasificación y ubicación de todos los documentos que obran en la institución educativa en forma

secuencial, ordenada y metódica. Asimismo, los procedimientos documentados permiten que la

Universidad Olmeca siga por un camino previamente probado que podrá ser mejorado

continuamente y preservarse como experiencia institucional.

1. El Manual de Procedimientos para la Actualización de los Documentos Institucionales de la

Universidad Olmeca es el instrumento por medio del cual se habrá de llevar a cabo la

actualización, manejo, conservación, clasificación y ubicación de la documentación que le es

inherente a su actividad.

2. Cada área debe revisar sus procedimientos sistemáticamente, dada la dinámica del entorno

actual.

3. Los criterios a tomar en cuenta para la necesaria actualización son los siguientes: término de

la vigencia establecida, cambios en la organización, avances tecnológicos, cambios en los

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requisitos legales y reglamentarios resultado de acciones correctivas, preventivas, revisión

de convenios, contratos.

4. La Dirección de Servicios Escolares será la responsable de actualizar, conservar y hacer

presente la Normatividad educativa ante las autoridades federales y estatales.

5. Los documentos Normativos Internos establecerán en su propia redacción el proceso de

actualización y las instancias que elaboran y autorizan dichos cambios; asimismo se

establecerán los tiempos de revisión y vigencia por capitulados específicos o transitorios.

6. Los documentos susceptibles con carácter enunciativo no restrictivo de actualización,

manejo, conservación, clasificación y ubicación de la Universidad Olmeca se clasifican de la

siguiente manera:

a) Estratégicos

b) Académicos

c) Administrativos

d) Normativos

7. Por documentos institucionales se habrá de entender todos aquellos que estén relacionados

con la actividad que realiza la Universidad Olmeca, tanto en los ámbitos federal, estatal o

municipal, tales como:

a) Documentos Estratégicos

Manual de Organización

Plan de desarrollo Institucional 2010 2020

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Manual de Planeación Estratégica y Operativa

b) Documentos Académicos

Actualización de Planes Estudios (R.V.O.E.S.)

c) Documentos Administrativos

(Manuales de procedimientos)

Académicos

Finanzas

Recursos Humanos

Servicios Escolares

Servicios Generales

Biblioteca

Estados Financieros

DeclaracionesFfiscales

Registros de Validez Oficial de Estudios (R.V.O.E.S.)

Documentos Normativos

Reglamento Interior de Trabajo

Reglamento de Personal Académico

Reglamento General de Licenciatura Sistema Escolarizado

Reglamento General de licenciatura Sistema Semiescolarizado

Reglamento General de Posgrado

Reglamento del comité Técnico de Planeación

Reglamento de Consejos Técnicos

Reglamento de Academias

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8. En virtud de las tendencias mundiales los Procesos de Acreditación, Certificación y Calidad

de los Planes y Programas de Estudio, la Universidad Olmeca cumplirá con estos procesos

entendiendo así:

a) El Proceso de Certificación de FIMPES;

b) La Aprobación y Acreditación de COPAES;

c) La Certificación de Calidad de la Secretaría de Educación Pública, a nivel federal, y de la

Secretaría de Educación, a nivel local; y,

d) Las demás que la Universidad Olmeca considere pertinentes obtener.

9. Las revisiones y, en su caso, actualizaciones establecidas en el Cronograma serán

realizadas, en un margen de tres días anteriores o posteriores a la fecha programada.

10.- Para efectos de evaluación se tomarán en cuenta dos criterios:

a) Revisiones y actualizaciones establecidos de cada documento: 50%

b) Revisiones y actualizaciones realizadas de manera oportuna (tiempo y plazos programados:

50%

11.-Para efectos de evaluación, si la revisión y/o actualización de cada documento no se efectúa

o se realiza fuera de los tiempos establecidos, el cumplimiento equivale a 0 %.

12.- La propuesta de actualización de Documentos Estratégicos corresponde a Rectoría

13.- La propuesta de actualización de Documentos Académicos corresponde a los Directores

Académicos.

14.- La propuesta de actualización de los Documentos Administrativos corresponde a cada una

de las Directores Administrativos.

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15.- La propuesta de actualización de Documentos Normativos corresponde al Abogado

General.

16.- El periodo de evaluaciones quedará a criterio del Responsable Evaluador, quien notificará

mediante informe por escrito los resultados de la revisión.

18.- El Evaluador General del cumplimiento de las actualizaciones será: el Abogado General.

T r a n s i t o r i o s

Artículo Primero.- Estos lineamientos entrarán en vigor al día siguiente de su firma y publicación.

Artículo Segundo.- Se derogan las disposiciones de igual o menor jerarquía, que se opongan al

presente Reglamento.

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11. Simbología Utilizada.

1. El símbolo terminal es un ovalo que identifica sin ninguna ambigüedad, el principio y el final

de un proceso, según la palabra dentro del símbolo terminal. Comienzo, inicio o principio son

las palabras que se utilizaran para designar el punto de partida del flujo del proceso; Fin o

final son palabras que se utilizan para designar el final del flujo de procesos.

2. El símbolo de la actividad es un rectángulo que designa una actividad. Dentro de cada

rectángulo de incluye una breve descripción de cada actividad.

3. La línea de flujo representa una vía de procesos, que conecta elementos del proceso:

actividades, decisiones, documentos, etc. La punta de la flecha sobre la línea de flujo indica

la dirección del flujo del proceso. Se permite usar solo flechas horizontales y verticales, no

inclinadas.

4. El símbolo de decisión un rombo. Señala un punto en el proceso en el que hay que tomar

una decisión, a partir de él, se ramifica en dos o más vías el camino que se puede seguir. La

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N° DE REVISIÓN: INSTITUCIÓN:

00 UNIVERSIDAD OLMECA

Título: Fecha:

Manual Estratégico de Actualización de Documentos

Preparación Vigencia

18 de Enero del 2011

18 de Enero del 2012

Elaboró: Revisó: Aprobó: Sello:

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Dr. Rodrigo Salvador Landero Cruz

Dr. Lácides García Detjen

vía tomada depende de la respuesta a la pregunta (decisión) que aparece dentro del rombo.

Cada vía se identifica según la respuesta a la pregunta (si-no, cierto-falso, etc.).

5. El conector es un Prisma que se utiliza para indicar continuidad del diagrama de flujo. Se

utiliza cuando el diagrama de flujo ocupa dos o más hojas.

6. El símbolo documento representa un documento generado por el proceso, y es donde se

almacena la información relativa a él.

7. El símbolo demora indica cuando un documento o el proceso se encuentran detenidos, ya

que se requiere la ejecución de otra operación o el tiempo de respuesta es lento.

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12. Glosario de Términos

Atribuciones: Facultad que una persona tiene por razón de su cargo.

Competencia: Responsabilidad u obligación que compete o corresponde a una persona que ocupa

un cargo o a una institución.

Cronograma: Diagrama que representa la evolución temporal de un fenómeno.

Cultura Organizacional: conjunto de normas, hábitos y valores, que practican los individuos de una

organización, y que hacen de esta su forma de comportamiento.

Desarrollo integral: Avance en los niveles de crecimiento económico, social, cultural y político de

una sociedad.

Diagrama de flujo: Un Diagrama de Flujo representa la esquematización gráfica de un algoritmo, el

cual muestra gráficamente los pasos o procesos a seguir para alcanzar la solución de un problema

Lineamientos: Conjunto de medidas, normas y objetivos que deben respetarse en una

organización.

Política: actividad orientada en forma ideológica a la toma de decisiones de un grupo para alcanzar ciertos

objetivos

Procedimiento: hace referencia a todo aquel sistema de operaciones que implique contar con un número

más o menos ordenado y clarificado de pasos cuyo resultado sea el mismo

Observancia: Cumplimiento de lo mandado o convenido.