Servicios de Salud de

San Luis Potosí

TS Global Solutions

Manual de Requisiciones

Iconos Base

Inicio de

sesión

Aparecerá

la siguiente

pantalla en

la cual

deberá

indicar el

nombre de

Usuario y

Contraseña

para

ingresar al

sistema, los

cuales son

asignados

por el

Administrador del Sistema.

Aceptar: Almacena la información en la base de datos del

sistema.

Verificar: Verifica un registro o documento relacionado

Cancelar: Cancela un registro o acción asociada a un registro o

documento.

Buscar: Busca la información o registros deseados en base a los

filtros utilizados.

Nuevo: Inserta un nuevo registro en el catálogo o documento

relacionado.

Refrescar: Permite actualizar la pantalla

Listado a Excel: Exporta la información mostrada en el panel

actual a hoja de cálculo Excel.

Imprimir: Envía la información a vista previa/impresora.

Consultar: Consulta el registro que se encuentra seleccionado.

Modificar: Modifica el registro que se encuentra seleccionado.

Inhabilitado: Este icono indica que las acciones que reemplaza

quedan inhabilitadas.

Eliminar: Elimina el registro que se encuentra seleccionado.

Imprimir: Envía la información a vista previa/impresora.

Calendario: Permite agregar cualquier fecha.

Página inicial: Ir a la primera página.

Página anterior: Regresar a la página anterior.

Página siguiente: Avanzar a la siguiente página.

Página final: Ir a la última página.

Prompt. Consulta un catalogo con una lista de registros para ser

seleccionado.

Ejecutar: Ejecuta la tarea seleccionada.

Una vez realizada la autentificación del usuario se desplegarán los datos de la sesión de

trabajo; es necesario indicar lo siguiente:

Ejercicio Fiscal: Se refiere al ejercicio fiscal con que se vaya a trabajar, aquellos usuarios que

tengan más de uno asignado deberán seleccionar el correspondiente al año corriente.

Entidad: Dependencia, Dirección o Área para la sesión de trabajo. Se presentarán las

entidades a las cuales tiene acceso el usuario, seleccionar la que corresponda para registrar

los indicadores.

Fecha de Trabajo: Por omisión aparece la fecha del día actual y se refiere a la fecha con que

serán grabados todos los registros que se realicen dentro del sistema.

Manual de Requisiciones

Objetivo: Conocer el proceso para la creación de una requisicion de bienes y servicios.

Estados de la requisición:

El sistema cuenta con estados para las requisiciones predeterminados que se deben dar de

alta de acuerdo a los procesos que se empleen en forma particular, entre los que se

encuentran disponibles:

10 Es el estado en que se encuentra una requisición cuando se está elaborando y puede ser

modificada agregando o quitando artículos, cambiar familia o eliminar detalle.

14 La requisición es autorizada mediante una verificación presupuestaria a manera interna

para corroborar que haya recursos suficientes para cubrir el importe total de la requisición. Es

en este momento que se compromete el presupuesto.

15 Es una autorización mediante verificación presupuestal que realiza un departamento

ajeno al que elaboró la requisición. Estos departamentos pueden ser los de Contabilidad o

Tesorería según el proceso interno de cada organización. No es obligatorio configurar el

sistema para que se utilice este estado.

17 Es una requisición enviada para su atención al departamento de compras por la entidad

que la elaboró.

20 Es cuando la requisición ha sido recibida por el departamento de compras para su

atención. Normalmente no basta con que aparezca la requisición en el Sistema, sino que

también debe presentarse de manera impresa para poder ser afectada con este estado.

30 La requisición se encuentra en una adquisición, es decir, ya está en el proceso de compra

y atendiéndose por parte del departamento de compras.

40 La requisición ya ha sido cotizada y generado su cuadro comparativo. A partir de este

estado, una requisición ya no puede aceptar solicitudes de modificación.

45 Es cuando se elaboran órdenes de compra parciales.

50 Es cuando ya se generaron órdenes de compra con los artículos incluidos en la requisición.

55 Cuando tenemos vales de entrada parcial.

60 Es cuando los artículos de la requisición ya fueron recibidos en el almacén y están

disponibles para la entidad que la elaboró.

99 Es el estado que tiene una requisición cuando es cancelada.

Antes de poder capturar una requisicion debemos tener información previa como lo es:

1. Tipo de requisición (adquisiciones/catalogo de adquisiciones=tipos de requisiciones)

2. Familia de artículos a requisitar (adquisiciones/catalogo de adquisiciones/familias y

grupos)

3. Artículos (adquisiciones/catalogo de artículos/trabajar con artículos)

4. Opción de contabilización (adquisiciones/opciones de contabilización de

artículos/opciones de contabilización)

5. Aplicación (control financiero/catálogos del presupuesto/partidas presupuestales)

6. Entidad Ejecutora del Presupuesto (control financiero/catálogos del

presupuesto/entidades)

7. Numero Único de Proyecto (control financiero/catálogos del presupuesto/asignaciones

de Nup)

Creación de una requisicion de bienes y servicios

En el menu principal:

Grupo de tramite: Adquisiciones

Tramite: Requisición de bienes y servicios

Al ingresar el sistema nos mostrará las siguientes opciones:

En la cual elegiremos: Requisiciones

El sistema nos mostrará la siguiente pantalla:

En la parte de arriba se mostrará una serie de filtros que nos ayudaran a buscar cada una de

las requisiciones hechas en el sistema, ya sea por estado, numero de la requisición, familia y la

fecha en la que fue hecha.

Elegiremos para generar una nueva requisición.

Esta pantalla nos servirá para capturar el encabezado de la requisición y nos pedirá datos

como:

Fecha: Esta se presentará automáticamente en pantalla en base a la fecha del día en que

se está trabajando dentro del sistema.

Periodo: El sistema presenta el periodo de trabajo del que se trata a partir de la fecha

presentada.

Tipo: Se refiere al tipo de requisición a realizar, mínimo se debe disponer de un tipo y se

selecciona a partir de las opciones presentadas.

Familia: Es la agrupación de los artículos de acuerdo a las características manejadas que

serán incluidos en la requisición y se selecciona a partir de los datos ingresados

anteriormente, para esto, el sistema presenta el icono el cual, al accionarlo el sistema

presenta una ventana con las familias disponibles que se tienen para seleccionar la indicada.

Una vez ingresada la familia el sistema nos muestra el grupo de la familia, en la cual también

nos mostrara el icono al cual accederemos y nos mostrara el grupo de artículos de

acuerdo a la familia que elegimos anteriormente.

Justificación: Es la explicación sobre el destino o necesidad de los artículos que se van a

solicitar, es donde se explica ampliamente el destino de los artículos que serán solicitados.

Este dato es utilizado por el área de presupuestos que es quien autoriza las requisiciones, por

lo cual es necesario que se precise correctamente el uso que se le dará a dichos artículos.

Observaciones: Se refiere a las peticiones especiales que se hacen al Departamento de

Compras sobre el pedido.

Son instrucciones especiales para el destino de los artículos solicitados o cualquier referencia

importante que sirva al comprador para atender la requisición correctamente.

Solicitante: Es el nombre de la persona responsable administrativa de la entidad que elabora

la requisición.

Una vez que se tiene toda la información se activa el icono “Aceptar” para continuar con la

captura.

Con todo el proceso anterior, quedo dado de alta en el encabezado de la requisición, a

continuación vamos a agregar detalles a esta.

En esta pantalla daremos clic en

Artículo: Se debe ingresar la clave de identificación del articulo, para esto se pueden

consultar activando el icono que se encuentra cerca del campo.

Una vez seleccionado el articulo, el sistema presenta la clave en la pantalla, con la tecla de

tabulador, el sistema presenta de forma automatica los datos de Nombre, Marca, Vigencia,

Unidad de medida, Precio y Tasa de Iva que están asignados al articulo.

Opción de contabilización: El sistema presenta las opciones para este concepto en base al

catalogo generado en adquisiciones. Todos los artículos deben de tener cuando menos una

opción de contabilización para que se pueda hacer la afectación presupuestaria. Después

de indicar la opción, con la tecla tabulador se llenaran los campos de Partida Presupuestal y

Entidad Ejecutora de Presupuesto (EJP).

CAUSES: Este campo indica si el articulo que elegimos se encuentra dentro del Catalogo

Universal de Servicios de Salud, si se encuentra dentro de este tiene un precio fijo a nivel

nacional y por default presenta la descripción del articulo y su clave.

Aplicación: Identifica cada una de las variantes de la cuenta contable que puede tener una

partida presupuestal.

Entidad Ejecutora del Presupuesto (EJP). Se refiere a la entidad sobre la cual se aplicará el

gasto en base a la cual se identificaran los proyectos a manejar para la aplicación del

movimiento.

Proyecto (NUP): Es un concepto que busca simplificar el modelo de control presupuestal para

el usuario final, de manera que la estructura programática sea ajena a la operación que se

realiza en el trámite de documentos. Al dar tabulador, nos regresara la cuenta contable

relacionada con el mismo.

Cantidad requerida: Numero de unidades solicitadas, las cuales deberán estar en base a la

unidad de medida que se maneja en el artículo, indicada en la parte superior.

Precio: Se refiere al valor del articulo en base al costo manejado en el alta de los artículos, en

ocasiones, este dato se puede modificar de acuerdo a los criterios y políticas establecidos

por el Departamento de Recursos Materiales para la utilización y actualización de precios de

los artículos. Al presionar la tecla de tabulador, los campos de subtotal, impuesto y totales

calcularan de forma automática.

Fondo de Financiamiento: En este campo indicaremos la fuente de financiamiento con la

que contaremos para comprar los artículos.

Aplicación de Techo Financiero: Nos permitirá poner afirmativo o negativo y de ser afirmativo

en el siguiente campo nos pedirá la cantidad límite con la que se cuenta.

Múltiples Proyectos: Se refiere a la utilización de diversos proyectos para los cuales serán

adquiridos los artículos. En el caso de que sea positivo nos habilitara la parte de abajo donde

nos permitirá incluir diferentes proyectos junto con su descripción y fondo de financiamiento.

Almacén de entrega: Se definirá en que almacén se realizaran las entregas.

Entrega: Es el numero de entregas que se realizaran y se podrán indicar las fechas así como la

cantidad que se recibirá en cada una de ellas.

Especificaciones: Son las características adicionales que debe de tener el artículo que se

está requiriendo.

Área usuaria: Ubicación física donde se utilizara el artículo.

Explicación: Es el fin para el cual se solicito el articulo.

Usuario: Es quien utilizará el bien solicitado.

Al terminar de ingresar los datos, se debe dar click en el icono “Aceptar”, el sistema registrara

el articulo y limpia los datos en pantalla para ingresar un siguiente articulo. Lo anterior se

repetirá tantas veces como artículos a solicitar en la requisición.

Si ya no hay mas artículos por capturar entonces se debe dar click en el icono “Cancelar”,

para que el sistema nos envíe a la pantalla de “trabajar con requisiciones” que fue la inicial

del proceso. En la cual se verá el registro de la requisición capturada, ordenada en base a la

fecha de creación.

En esta pantalla, se puede imprimir, eliminar, editar o consultar cualquiera de las requisiciones

cuando se encuentran en estado “10”.

Se puede observar en el panel de detalle el estado del documento. Para que el documento

siga su proceso normal, el siguiente paso es Autorizar la requisición, para ello se debe de

seleccionar la requisición a trabajar e ir al panel de Tareas y seleccionar la opción “Autorizar

requisición”. Una vez realizado esto, se debe ejecutar la acción con el botón.

Al ejecutar la acción, el sistema presentará a una nueva ventana donde se muestran de

manera resumida los artículos con las cantidades, importes totales, partida presupuestal, NUP

y EJP. Esto es informativo para que pueda autorizarse o no el envío de la requisición al

siguiente nivel.

Para autorizar el documento se debe activar el icono “Autorizar”, y el sistema presentará una

ventana en la cual se indica si hay presupuesto suficiente de acuerdo a la EJP, NUP y Partida,

manejada en la adquisición de los artículos.

Al cerrar las ventanas de autorización de envío, se debe llegar al panel de detalle inicial,

donde se muestra al documento en estado 14(autorización de requisición) y ya no es posible

accesar a la utilidad de modificar.