MANUAL DE ARCHIVO - DEFENSORIAde la Entidad garantizando la prestación de los servicios de correspondencia y archivo, de conformidad con las normas vigentes y los lineamientos impartidos

MANUAL DE ARCHIVO

Subdirección Administrativa - Febrero de 2015

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MANUAL DE ARCHIVO Página: 2 de 87

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Contenido

INTRODUCCIÓN .......................................................................................... 3

OBJETIVO................................................................................................. 5

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................. 6

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ...................................................................... 30

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION........................................................ 32

ELIMINACION DE DOCUMENTOS ..................................................................... 57

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ................................................................. 58

CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS ....................................................... 64

PARTICULARIDADES DE LOS DOCUMENTOS DE LA DEFENSORIA DEL PUEBLO .............. 65

GLOSARIO DE TERMINOS ARCHIVISTICOS .......................................................... 73

BIBLIOGRAFÍA........................................................................................... 87

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INTRODUCCIÓN

La Defensoría del Pueblo es un organismo que forma parte del Ministerio Público, ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación y le corresponde esencialmente velar por la promoción, el ejercicio y la divulgación de los Derechos Humanos, tiene autonomía administrativa y presupuestal, es responsable de impulsar la efectividad de los derechos humanos en el marco del Estado Social de Derecho, democrático, participativo y pluralista, mediante las siguientes acciones integradas:

• Promoción y divulgación de los derechos humanos. • Prevención, protección y defensa de los derechos humanos. • Fomento del respeto al derecho internacional humanitario.

Toda la labor que cumple la Defensoría del Pueblo en nuestro país, su incidencia en la formulación, ejecución y evaluación de las políticas públicas con enfoque en los derechos y su contribución al avance en la construcción de una cultura de respeto a los derechos humanos y al derecho internacional humanitario promoviendo la convivencia pacífica en el Estado colombiano, debe quedar soportada en documentos que conformarán la memoria histórica de la entidad y formarán parte del patrimonio documental colombiano. Una parte fundamental del sistema de información de la Defensoría del Pueblo, la constituyen el Grupo de Gestión Documental y el Archivo Central, encargados de administrar todas las comunicaciones y documentos que se reciben y generan en desarrollo de las actividades de los procesos de Apoyo y procesos Misionales garantizando el adecuado flujo de la documentación interna y externa y finalmente la recuperación ágil y oportuna de la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones de la entidad. El Grupo de Gestión Documental tiene la responsabilidad de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información y los documentos de archivo, instruir a los funcionarios en la aplicación de principios e instrumentos archivísticos y prestar eficientemente los servicios archivísticos correspondientes. Esta responsabilidad es compartida por el Secretario General, los funcionarios administrativos de igual o superior nivel de jerarquía (art.16 de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos) y los funcionarios que tienen a su cargo el manejo de documentación. Los funcionarios encargados del manejo del archivo deben actuar bajo los más rigurosos principios de ética profesional, de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente a lo previsto en su artículo 15, y a las leyes y disposiciones

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que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación, según lo establecido en el Artículo 17 de la Ley General de Archivos. Teniendo en cuenta la enorme importancia de los documentos que se producen y tramitan en la Defensoría del Pueblo y la necesidad de implementar un sistema de gestión documental con altos estándares de calidad, se presenta esta nueva versión del Manual de Archivo dirigida a funcionarios, que esperamos se constituya en una herramienta de fácil entendimiento y aplicabilidad.

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OBJETIVO

Este manual tiene como principal objetivo proporcionar pautas que garanticen la correcta aplicación de los principios archivísticos y la gestión eficiente de la documentación producida y recibida en desarrollo de las funciones asignadas a la Defensoría del Pueblo, de manera que se garanticen tanto la normalización en la producción y el manejo de los documentos, como la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la entidad. Se pretende además brindar a los funcionarios una herramienta básica que defina parámetros de aplicación general en la gestión documental y facilite su comprensión bajo un lenguaje normalizado, a la vez que da una clara idea de la importancia del acervo documental y de la responsabilidad de cada funcionario en el manejo de los documentos.

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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El Programa de Gestión un documento estratégico de la gestión documental, en el cual se estable para la Entidad las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo: la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, el desarrollo de los procedimientos y la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental. El PGD como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual y es aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo y esta armonizado con los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el Gobierno Nacional, dando alcance la cumplimiento a la aplicación de la normatividad vigente en la materia. La implementación del Programa de Gestión Documental permitirá a la Defensoría del Pueblo mejorar su productividad en el ejercicio de sus actividades y en el servicio a sus usuarios. La gestión documental la Defensoría del Pueblo está estructurada bajo el concepto de archivo total atendiendo iniciadamente al ciclo vital de los documentos en sus etapas de Archivo de Gestión -que corresponde los archivos que permanecen en las oficinas en su fase inicial luego de su producción y tramite, para ser consultados- y de Archivo Central donde se dispone de un espacio debidamente administrado en el cual los documentos cumplen su etapa precaucional.

ESTRUCTURA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL La estructura del Programa de Gestión Documental en la Defensoría del Pueblo es la siguiente:

Secretaría General

Subdirección Administrativa

Grupo de Gestión Documental

Comité de Archivo

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Secretaría General Dirige la ejecución de los programas y actividades relacionadas con servicios administrativos y gestión documental de la entidad (Decreto 025 del 10 de enero de 2014, art.19, num.2). Subdirección Administrativa Dirige y coordina la planeación, ejecución, control y seguimiento de la gestión documental de la Entidad garantizando la prestación de los servicios de correspondencia y archivo, de conformidad con las normas vigentes y los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación (Decreto 025 del 10 de enero de 2014, art.21, num.5) Comité de Archivo Por medio de la Resolución No.021 del 17 de enero de 1995, se estableció el Comité de Archivo de la Defensoría del Pueblo, como órgano asesor encargado de definir las políticas y programas de trabajo en materia archivística y de tomar decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos a cargo de la entidad. Conformación del Comité de Archivo:

1. El Secretario General, quien lo presidirá. 2. El Subdirector de Servicios Administrativos. 3. El Jefe de la Oficina Jurídica. 4. El Jefe de la Oficina de Planeación. 5. El Coordinador del Grupo de Gestión Documental, quien actuará como Secretario.

Funciones del Comité de Archivo:

! Definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos de la entidad.

! Fijar las funciones para el manejo, sistematización, conservación, salvaguarda,

archivo y disposición de la información archivística relacionada con: el sistema de gestión documental, la expedición del documento y su flujo, los métodos y procedimientos de archivo del documento, el tiempo de conservación del documento, las clases de archivo, la conservación del documento, los mecanismos de consulta y acceso a la información que éste contiene y la depuración y eliminación del documento.

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! Capacitar y promover las normas y programas de gestión documental, de acuerdo con lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000 y demás normas pertinentes.

! Hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservación de la

información archivística y de las comunicaciones oficiales en cada una de las dependencias, cuyos coordinadores deberán hacer cumplir las decisiones adoptadas por el Comité.

! Sugerir a la Secretaría General los programas de gestión documental a través de los

cuales se hará el diagnóstico del sistema archivístico y de correspondencia como soporte de las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

! Proyectar y aprobar las actas de modificación de la Tabla de Retención Documental

TRD para la institución las veces que sean requeridas.

! Recomendar, cuando así sea necesario, la contratación de asesores o consultores que se requieran en desarrollo de las políticas y programas de archivo diseñados por el Comité.

! Proyectar los actos administrativos relacionados con el establecimiento y regulación

del sistema archivístico para la Defensoría del Pueblo.

! Definir su reglamento interno. El Comité debe tener, por lo menos, una reunión ordinaria mensual, la cual deberá ser convocada por el secretario técnico del Comité y podrá tener reuniones extraordinarias siempre que así sea necesario y lo determine el Comité por convocatoria del secretario del comité.

Grupo Gestión Documental El propósito del Grupo de Gestión Documental, según la Resolución 062 del 20 de enero de 2014, en su artículo 18, es coordinar proyectos para la ejecución de procesos, procedimientos, planes, programas, proyectos e informes relacionados la creación, desarrollo, aplicación, instalación, actualización, mantenimiento y operación de procesos, métodos, procedimientos y tecnologías que permitan impulsar el desarrollo de los archivos, y de la gestión documental institucional, mediante la organización técnica y la implementación de servicios que faciliten el acceso a los documentos que los conforman de acuerdo con la Ley General de Archivos y demás disposiciones de carácter general e institucional.

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Funciones del Grupo de Gestión Documental: Las funciones del Grupo Gestión Documental tal como se establecieron en el artículo 19 de la Resolución 062 del 20 de enero de 2014 son las siguientes:

1. Recibir, clasificar, registrar y tramitar la correspondencia tanto oficial como personal que ingresa a la Defensoría del Pueblo.

2. Realizar investigaciones sobre organización administración, procesamiento, diseminación, acceso, almacenamiento, recuperación, distribución.

3. Mantener actualizado el sistema de archivo de la Defensoría del Pueblo. 4. Organizar el sistema de correspondencia, en coordinación con la Secretaria Privada,

para lo que tiene que ver con la correspondencia dirigida al Defensor del Pueblo. 5. Expedir y autenticar las copias de documentos que reposen en el archivo central de

la Defensoría del Pueblo cuando estos hayan cumplido su trámite definitivo o cuando cesen de hacer parte de procesos surtidos por las dependencias competentes para ello y, en todo caso, con sujeción al reglamento que para el efecto se adopte.

6. Remitir oportunamente los actos administrativos de contenido general a las diferentes dependencias de la Defensoría del Pueblo y solicitar, en caso de requerirse, su publicación en el Diario Oficial.

7. Llevar el archivo general de los documentos recibidos y proferidos por la Defensoría del Pueblo.

8. Administrar y dirigir las operaciones relativas a1 eficiente funcionamiento de la lmprenta de la Defensoría del pueblo.

9. Efectuar la radicación y entrega de la correspondencia de la Entidad. 10. Tramitar la correspondencia externa del Departamento con la empresa contratada

para este fin. 11. Adoptar los métodos, sistemas y procedimientos para el buen funcionamiento del

Archivo de la Defensoría del Pueblo. 12. Planear, proponer y coordinar las actividades del Archivo Central y verificar su

ejecución. 13. Estudiar y evaluar los asuntos de competencia del Archivo Central de acuerdo con

las normas preestablecidas para el manejo selección, conservación y descarte de documentos.

14. Administrar los recursos materiales y técnicos del Archivo Central de la Entidad. 15. Elaborar, proponer y mantener actualizado el Manual de Archivo de la Defensoría

del Pueblo. 16. Coordinar la transferencia de la documentación de los archivos de gestión al

Archivo Central.

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La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22 - Procesos Archivísticos establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende PROCESOS tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

Para efectos de la conceptualización del Programa de Gestión Documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento:

1. Producción 2. Recepción 3. Distribución 4. Trámite 5. Organización 6. Consulta 7. Conservación 8. Disposición final

PRODUCCIÓN Definición Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Marco Normativo del Proceso

" Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

" Ley 527 de 1999 Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

" Código Penal Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

" Código de Procedimiento Penal Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.

" Código de Comercio Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales medios para el asiento de operaciones

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Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.

" Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 123. Soportes contables

" Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio

" Decreto 2150 de 1995 Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.

" Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

" Circular Interna AGN No.13 de 1999. No deben utilizarse micropuntas o esferos de tinta húmeda.

" NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”.

" NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.

" NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.

" NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.

" NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”

" Acuerdo 002 de 2014. Criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de expedientes de archivo

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Actividades La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. En este proceso se señalan las actividades de: 1. Creación y diseño de documentos.

" Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).

" Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).

" Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. " Instructivos para el diligenciamiento de formularios. " Determinación de uso y finalidad de los documentos. " Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la

entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. " Adecuado uso de la reprografía.

2. Normalización de la producción documental

" Identificación de dependencias productoras. " Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados

en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. " Directrices relacionadas con el número de copias. " Control de la producción de nuevos documentos. " Determinación de la periodicidad de la producción documental.

RECEPCIÓN

Definición Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Marco Normativo del Proceso

" Constitución Política Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden

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judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.

" Decreto 2150 de 1995. Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.

" Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.


Actividades Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

" Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros.

" Recibo de documentos oficiales. " Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. " Constancia de recibo (sello, radicador).

1. Radicación de documentos

" Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

" Impresión de rótulo de la radicación. " Registro impreso de planillas de radicación y control.

2. Registro de documentos

" Recibo de documentos oficiales.

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" Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. " Constancia de recibo. " Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales

como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

" Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. " Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de

documentos recibidos y enviados. DISTRIBUCIÓN Definición Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Marco Normativo del Proceso

" Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

" Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.

" Acuerdo 060 de 2001. Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

Actividades La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: 1. Distribución de documentos externos

" Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. " Clasificación de las comunicaciones. " Organización de documentos en buzones o casilleros. " Enrutamiento de documentos a dependencia competente. " Reasignación de documentos mal direccionados.

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" Registro de control de entrega de documentos recibidos. 2. Distribución de documentos internos

" Identificación de dependencias. " Enrutamiento de documentos a dependencia competente. " Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados

" Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.

" Control del cumplimiento de requisitos del documento. " Métodos de empaque y embalaje. " Peso y porteo de documentos. " Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. " Control y firma de guías y planillas de entrega. " Control de devoluciones. " Organización mensajería externa. " Registro de control de envío de documentos.

TRÁMITE

Definición Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Marco Normativo del Proceso

" Constitución Política. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.

" Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.

" Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.

" Decreto 2150 de 1995. Artículos 6, 16, 17, 22, 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado.

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" Decreto 1222 de 1999

Artículo 33. Derecho de turno.

" Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos.


Actividades En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera documentos que integran sus respectivas series y subseries documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se señalan las actividades de: 1. Recepción de solicitud o trámite

" Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. " Identificación del trámite. " Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. " Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

2. Respuesta

" Análisis de antecedentes y compilación de información. " Proyección y preparación de respuesta. " Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación

del asunto.

ORGANIZACIÓN Definición Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

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Marco Normativo del Proceso

" Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal. Artículo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales. Artículo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en los de los Departamentos y Municipios, dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los mismos.

" Ley 80 de 1993. Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51,52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años.

" Código de Comercio. Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

" Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T. R .D.

" Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional. Artículo 36.

" Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.

" Acuerdo AGN 007 de 1994.

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Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que crea el Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integración y le fija las funciones.

" Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las TRD.

" Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”

" Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD.

" Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos públicos de las Cámaras de Comercio.

" Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de servicios de archivo.

" Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

" Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen.

" Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.

" Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación con la integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación.

" Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados.

" Circular AGN 07 de 2002. Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

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" Circular AGN 01 de 2003. Organización y Conservación de los documentos de archivo.

" Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organización de historias laborales.

" Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de historias laborales.

" Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

" Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación.

" Resolución MinSalud 1995 de 1999. Establece normas para el manejo de la Histórica Clínica. (Expedida por el Ministerio de Salud)

" Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN.

" Resolución AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité de Archivo del Archivo General de la Nación.

" Resolución MinProtección Social 001715 de 2005. Por la cual se modifica la Resolución 1995 de 1999.

" Acuerdo 4 de 2013 (15 de marzo). Por el cual se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

" Acuerdo AGN 002 de 2014. Criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de expedientes de archivo.

" NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.

" NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.

Actividades El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de:

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1. Clasificación documental Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad”.

" Identificación de unidades administrativas y funcionales. " Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. " Conformación de series y subseries documentales. " Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración y

de los documentos de apoyo. " Control en el tratamiento y organización de los documentos.

2. Ordenación documental

Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

" Conformación y apertura de expedientes. " Determinación de los sistemas de ordenación. " Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. " Foliación.

3. Descripción documental

Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación.

" Análisis de información y extracción de contenidos. " Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e

Índices. " Actualización permanente de instrumentos.

4. Tabla de Retención Documental

Instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases.

" Investigación preliminar sobre la entidad " Análisis e interpretación de la información recolectada " Elaboración y Aprobación de la Tabla de Retención Documental " Aplicación " Actualización de las Tablas de retención Documental

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CONSULTA Definición Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Marco Normativo del Proceso

• Constitución Política. Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficial.

• Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal. Art. 315. Los Secretarios de las corporaciones y autoridades públicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los negocios que les están confiados por razón de su empleo. Art. 316. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se extenderá, pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele al interesado. De los certificados se dejará copia en un libro de papel común. Art. 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de ésta. Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan carácter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa.

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• Ley 57 de 1985 Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.

• Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de información.

• Decreto 2126 de 1992. Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.

• Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.

• Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.

" Acuerdo 002 de 2014. Criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de expedientes de archivo.

Actividades La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico. La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices. 1. Formulación de la consulta

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• Determinación de la necesidad y precisión de la consulta. • Determinación de competencia de la consulta. • Condiciones de acceso. • Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por

conservación. • Reglamento de consulta.

2. Estrategia de búsqueda

• Disponibilidad de expedientes. • Disponibilidad de fuentes de información. • Establecimiento de herramientas de consulta. • Ubicación de los documentos.

3. Respuesta a consulta

• Atención y servicio al usuario. • Infraestructura de servicios de archivo. • Sistemas de registro y control de préstamo. • Uso de testigos y formatos para el control de devolución. • Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.

CONSERVACIÓN

Definición Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. Marco Normativo del Proceso

• Constitución Política. Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano. Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla.

• Código Procedimiento Civil. Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter

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representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”.

• Ley 47 de 1920. Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles.

• Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

• Ley 39 de 1981. Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre conservación copias mediante microfilmación.

• Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.

• LEY 6 DE 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones.

• Artículo 74. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. La reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables, efectuadas por la DIAN sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos señalados en el Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio".

• Ley 80 de 1993. Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos.

• Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura. Artículo 4. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación. Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en Movimiento.

• Código de Comercio. Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio.

• Decreto 1798 de 1990 Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes.

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• Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos.

• Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

• Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”. Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración.

• Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final.

• Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.

• Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservación.

• Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental.

• Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.

• Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

• Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.

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• Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

" Acuerdo 002 de 2014. Criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de expedientes de archivo.

Actividades En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas. En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:

• Diagnóstico integral. • Sensibilización y toma de conciencia. • Prevención y atención de desastres. • Inspección y mantenimiento de instalaciones. • Monitoreo y control de condiciones ambientales. • Limpieza de áreas y documentos. • Control de plagas. • Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. • Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernación (Determinación de

espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento).

• Apoyo a la reproducción. • Intervenciones de primeros auxilios para documentos. • Establecimiento de medidas preventivas. • Implantación de Planes de contingencia. • Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.

DISPOSICIÓN FINAL

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Definición Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. Marco Normativo del Proceso

• Constitución Política de 1991 Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. Artículo 70. CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación. Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado.

• Ley 47 de 1920. Protección del patrimonio documental y artístico.

• Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

• Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación.

• Ley 39 de 1981. Artículos 1-4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.

• Ley 80 de 1993.

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Artículo 39. Segundo Párrafo. Las entidades estatales establecerán las medidas que demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.

• Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.

• Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza.

• Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación patrimonio.

• Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.

• Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se

expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 134. Conservación y destrucción de libros.

• Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.

• Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida.

• Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”. Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. Artículo 23. “Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Artículo 25. “Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico.

• Acuerdo AGN 04 de 2013. Artículo 15: Eliminación de Documentos

Actividades

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1. Conservación total

Se aplica a los documentos que tienen valor perma1nente, es decir, que informan sobre el origen, el desarrollo, la estructura y políticas de la entidad. Son testimonio de su actividad y trascendencia, y patrimonio documental de la sociedad que los produce para la investigación, la ciencia y la cultura.

2. Eliminación Actividad resultante de la disposición final señalada para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, previa aprobación del Comité de Archivo. Se emplea el método de picado con el fin de contribuir a la conservación del medio ambiente (Acuerdo 46 de 2000-AGN).

3. Selección Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de seleccionar una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente.

4. Microfilmación Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

5. Digitalización Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador.

LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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En el Artículo tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidades deberán establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia, encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y con los medios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. Todas las comunicaciones oficiales podrán salir de la entidad solo a través de la Unidad de Correspondencia. En la Unidad de Correspondencia se desarrollan los siguientes procesos:

! Recepción ! Distribución ! Trámite ! Conservación ! Consulta de documentos

Dentro de las funciones del Grupo Gestión Documental establecidas en el artículo 19 de la Resolución 062 del 20 de enero de 2014 se incluyen las relacionadas con el manejo de la correspondencia de la Defensoría del Pueblo:

1. Recibir, clasificar, registrar y tramitar la correspondencia tanto oficial como personal que ingresa a la Defensoría del Pueblo.

2. Organizar el sistema de correspondencia, en coordinación con la Secretaria Privada, para lo que tiene que ver con la correspondencia dirigida al Defensor del Pueblo.

3. Efectuar la radicación y entrega de la correspondencia de la Entidad. 4. Tramitar la correspondencia externa del Departamento con la empresa contratada

para este fin.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

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Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina, trámite, distribución, organización, consulta, conservación temporal hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formación de archivos: establece que teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. Archivo de Gestión

Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados” (Ley 594 de 2000). En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:

! Producción

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! Recepción ! Distribución ! Trámite ! Organización ! Consulta ! Conservación ! Disposición final de documentos

Archivo Central En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general” Ley 594 de 2000). En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:

! Organización ! Consulta ! Conservación ! Disposición final de documentos

Archivo Histórico

Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente” Ley 594 de 2000). En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:

! Organización ! Consulta ! Conservación ! Disposición final de documentos

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION

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Por medio del Acuerdo No.042 del 31 de octubre de 2002 el Archivo General de la Nación estableció los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de acuerdo con los Artículos 8º y 9º de la Ley 594 de 2000. El mismo acuerdo en su artículo 2° establece la obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad Posteriormente el Acuerdo No. 002 del 14 de marzo de 2014 establece los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Definición Las Tablas de Retención Documental son un listado de series y subseries documentales, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Importancia

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Las ventajas que ofrece la aplicación de las Tablas de Retención Documental al proceso administrativo son las siguientes:

! Facilitan el manejo de la información. ! Contribuyen a la racionalización de la producción documental. ! Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. ! Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención

en ella estipulados. ! Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter

permanente. ! Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. ! Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:

! Permiten el manejo integral de los documentos. ! Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. ! Ayudan a controlar la producción y trámite documental. ! Identifican y reflejan las funciones institucionales. ! Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos ! Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa

y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión. Procedimiento para la Elaboración y Aprobación de las Tablas de Retención Documental La metodología para la elaboración y aprobación de las tablas de Retención se estableció mediante Acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013 (Título II), que modifica el Acuerdo 039 de 2002 el cual regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Elaboración En cumplimiento del Acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013, Título II, Artículo 5, las Tablas de Retención Documental deben elaborase teniendo en cuenta las etapas descritas en el Manual de Tablas de Retención y Transferencias Documentales (AGN, 2001):

! Investigación preliminar sobre la institución

! Compilación de la información institucional: • Disposiciones legales relativas a cambios estructurales de la entidad

(Decretos, Acuerdos, Resoluciones)

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• Estructura interna vigente • Manuales de funciones y de procedimientos

! Entrevista con los productores de los documentos de la entidad:

• Identificación y definición de unidades documentales • Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los

manuales de procedimientos de las dependencias • Identificación de valores primarios de la documentación

! Análisis e interpretación de la información recolectada

! Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones

asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. ! Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos,

legales, jurídicos, contables y/o fiscales. ! Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. ! Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries

documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.

! Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.

! Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación.

! La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

! En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

La propuesta de Tabla de Retención Documental se elabora teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD se presentan acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación. Firmas Responsables

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Las Tablas de Retención Documental deben ser suscritas por el Secretario General y por el responsable del área de Archivo y Correspondencia y gestión documental de la Entidad.

Aprobación Las Tablas de Retención Documental deberán será aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité de Archivo (Acuerdo AGN 04 de 2013, Art.8).

Publicación De acuerdo a lo establecido en al Acuerdo AGN 04 de 2013, en su artículo 9, las Tablas de Retención Documental deberán publicarse en la respectiva página Web de la entidad y mantenerse en dicho sitio permanentemente.

Presentación, Revisión y Ajustes

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De acuerdo a lo establecido en el Acuerdo 004 de 2013 (art.10): ! Dentro de los treinta (30) días siguientes a su aprobación el Secretario General

o quien haga sus veces presentará las TRD al Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación).

! Dentro de los treinta (30) días siguientes a la convalidación, el Secretario General o quien haga sus veces solicitará la inscripción de las TRD en el “Registo Único de Series Documentales” del Archivo General de la Nación.

! Si el concepto técnico emitido por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación determina que las Tablas de Retención no reúnen los requisitos técnicos, se solicitará a la entidad que haga los ajustes correspondientes. La entidad tendrá un máximo de treinta (30) días para hacer los ajustes y remitirla nuevamente al Comité Evaluador de Documentos.

! Si la entidad no realiza los ajustes en el tiempo establecido, podrá ser sujeto de las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.

! Transcurridos noventa (90) días desde la presentación de las TRD sin la instancia correspondiente se haya pronunciado, la entidad podrá proceder a su inmediata implementación.

Aplicación

! Una vez aprobadas y convalidadas la entidad deberá proceder a su aplicación o implementación. Si no se cumple este proceso, la entidad podrá ser sujeto de las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000 (Acuerdo AGN 04 de 2013, art.13).

! La TRD se aplicará a partir de su aprobación y servirá de referente para la organización y conformación de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobación, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD.

Actualización de la Tabla de Retención Documental Las Tablas de Retención Documental deberán actualizarse en los siguientes casos:

! Cuando existan cambios en la estructura orgánica o en las funciones. ! Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación. ! Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país. ! Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos. ! Cuando se generen nuevas series y tipos documentales. ! Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y

procedimientos que afecten la producción de documentos. RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS

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Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

1. La organización en el archivo de gestión se basa en la estructura establecida en las Tablas de Retención Documental las cuales permiten agrupar y codificar los documentos según series y subseries documentales.

2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.

6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

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7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la

dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

En la organización documental se llevan a cabo los siguientes procesos:

Clasificación Por medio de este proceso se identifican las series y subseries documentales que componen cada dependencia, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la Entidad. La clasificación se basa en los principios de procedencia (identifica los creadores o productores de los documentos) y de orden original (secuencia administrativa de producción. Serie Documental: conjunto de unidades documentales (carpetas, AZ) de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como

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consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ej. Historias Laborales, Actas, Contratos, Informes, etc. La Serie documental está constituida por unidades documentales que pueden ser simples (un solo tipo documental) o complejas (tipos documentales diferentes).

SERIE SUBSERIE UNIDAD DOCUMENTAL

SIMPLE COMPLEJA

Acuerdo Historia laboral Resolución Contrato

Subserie Documental: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se diferencian del conjunto de la serie por los tipos documentales que la conforman.

SERIE SUBSERIE UNIDADES DOCUMENTALES

Contratos Contratos de Compraventa Solicitud de Contratación Contratos de Obra Pública Acta de inicio Informes de avance

Apertura de Series Documentales

1. A partir de las TRD se identifican las series y subseries documentales.

Por ejemplo: A partir de su TRD, la Delegada para la Orientación y Asesoría de Víctimas del Conflicto Armado (4020) podrá identificar los INFORMES que produce, teniendo en cuenta la siguiente clasificación:

Informes a Entidades del Estado (4020.29.02) INFORMES Informes de Gestión (4020.29.19)

Informes sobre Situación de Derechos humanos (4020.29.42)

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2. Se elaboran los separadores o guías escribiendo en el borde superior derecho el código y nombre de la SERIE en mayúscula sostenida o el código y el nombre de la Subserie en mayúscula inicial.

Posteriormente se calcula la cantidad de expedientes que deberán abrirse para cada serie y subserie, dejando el espacio suficiente proyectando el crecimiento con base en el volumen de crecimiento del año inmediatamente anterior. Ejemplo: Lo anterior evitará que al agregarse los correspondientes tipos documentales disminuya la facilidad de consulta por efecto de reducción de espacio. Ordenación Documental Los documentos que conforman un expediente se deben organizar siguiendo la secuencia de la actuación o trámite, de acuerdo con el procedimiento; si esto no fuera posible, se organizarán en el orden en que se incorporan al expediente. En el caso de unidades documentales simples que presenten una secuencia numérica o cronológica en su producción, se organizarán siguiendo dicha secuencia (Acuerdo 002 de 2014).

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En la ordenación interna de los documentos que conforman un expediente se debe respetar el principio de orden original, tanto en la etapa de tramitación como en las demás fases del archivo. El principio de orden original busca mantener la integridad del expediente durante todo su ciclo de vida, asegurando no solo que éste reúna la totalidad de los documentos gestionados durante la etapa activa de tramitación, sino que refleje fielmente la secuencia y orden como fueron tramitados los documentos y el expediente mismo; y debe aplicarse a todos los expedientes de una entidad (Ac. 02 de 2014). El ordenamiento de los documentos según el orden original en que fueron producidos dará como resultado unidades documentales que describen perfectamente el trámite, en donde el primer documento (al inicio de la carpeta) corresponderá al más antiguo y el último documento (al final de la carpeta) corresponderá al más reciente. Los documentos que contienen anexos no deben desagregarse. En la ordenación se tomará como referencia la fecha del oficio remisorio y no la de los anexos. En el caso de documentos con radicado, se dará prioridad a la fecha del sello del radicado sobre la fecha de producción del documento La persona o dependencia responsable de gestionar el expediente durante su etapa de trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la cual se consigne la información básica de cada tipo documental y antes del cierre realizar la respectiva foliación. Cuando se realice la transferencia primaria, los expedientes deben ir acompañados de la respectiva hoja de control al principio de los mismos.

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Depuración La depuración o retiro de documentos de un expediente cerrado cuyo archivo este en proceso de organización de acuerdo con lo señalado en los artículos 12° y 13° del Acuerdo 002 de 2014, deberá ser autorizada por el Comité de Archivo y constar en el Acta de la sesión del respectivo Comité en la cual se tomó la decisión, únicamente en los casos señalados a continuación:

! Copias idénticas de un mismo documento de archivo. ! Documentos de archivo que presenten deterioro biológico, físico o

microbiológico y cuya restauración no sea técnicamente posible. ! Documentos de archivo que no correspondan al trámite sobre el cual trata el

expediente. ! Documentos de apoyo.

Retiro del Material Abrasivo El retiro del material abrasivo como clips y ganchos legajadores o de cosedora se hará únicamente después de finalizar la ordenación completa del expediente para evitar la desagregación de anexos.

Foliación La foliación consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un expediente o carpeta.

1. Se debe numerar de manera consecutiva, sin omitir ni repetir números. 2. No utilizar números con el suplemento A, B, C, ó bis. 3. Escribir el número en la esquina superior derecha del folio en el mismo sentido del

texto del documento. 4. No escribir con trazo fuerte para evitar daño en el papel. 5. No foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

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6. Escribir el número de manera legible, en tamaño adecuado y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

7. En las series documentales simples (acuerdos, circulares, resoluciones, decretos) la

foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. 8. En las series documentales complejas (contratos, procesos contencioso

administrativos, historias laborales, etc.), cada expediente tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de tal forma que la segunda carpeta será la continuación de la primera. Ejemplo:

Carpeta 1/3 folios: 1-195 Contrato PS 242/2014 Carpeta 2/3 folios: 196-402

Carpeta 3/3 folios: 403-543

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9. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el numero de folio

consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en éste se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina referencia cruzada.

10. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas) se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia del título, año y número total de páginas. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada.

11. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a este se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, titulo, asunto y fecha de los mismos.

12. Las fotografías cuando están sueltas se foliaran en la otra cara del documento, utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B, correspondiendo un número para cada una de ellas. En el área de notas del instrumento de control de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características: tamaño, color, titulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.

13. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta del contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, titulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.

14. En casos de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. Debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o paginas que contiene.

15. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.

16. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con UNA línea oblicua, evitando tachones.

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17. La foliación es una previa a cualquier empaste, proceso de descripción o técnico de reprografía (microfilmación o digitalización

18. No se deben enumerar los folios totalmente en blanco (cosidos, empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero si dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta.

19. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando estos cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.

20. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales-CD, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta.

Formación de Legajos Los documentos dentro de la unidad de conservación (carpeta) deben estar alineados de acuerdo al borde superior. Si los folios varían en tamaño y se van a perforar para introducir un gancho legajador, dichas perforaciones deben hacerse tomando como referencia el centro de los folios de mayor tamaño, manteniendo siempre la alineación.

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Caja X-200 Caja X-300

Cada folio deberá ubicarse al interior la carpeta atendiendo al sentido del texto del documento. Cada carpeta podrá contener un máximo de 200 folios. En lo posible debe mantenerse la unidad del expediente pero cuando este sobrepase los doscientos (200) folios, la separación deberá hacerse respetando el contenido de los cuadernos o temas, es decir sin desagregar documentos. Embalaje y Rotulado de Unidades de Conservación Entre las unidades de conservación más comunes que pueden encontrarse en los diferentes archivos, están las siguientes: Paquetes, Legajos, Tomos, Cajas, Carpetas y A-Z. Las unidades de conservación que el Archivo General de la Nación recomienda, no sólo para la transferencia sino también para almacenar la documentación en archivos centrales o históricos son las cajas y las carpetas, las cuales tendrán las siguientes especificaciones Cajas

" Materiales: Elaboradas en cartón corrugado, cara interna recubierta con una película

a base de parafina y ceras vegetales. Cada caja con dos fuelles elaborados en el mismo cartón.

" Tamaño: 27 cm de alto, 40 cm de ancho y 12.5 cm de profundidad (caja X-200). El diseño con pliegues y lengüetas a presión permiten el ensamblaje sin el uso materiales metálicos, cintas, y/o adhesivos, que pueden causar deterioro.

" Capacidad: Las carpetas no deben quedar ni muy ajustadas ni muy sueltas, de

manera que conserven la verticalidad y sea sencilla su manipulación.

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Carpetas

" Material: Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto cartulina bond (blanca). " Diseño: Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación, garantizando la

adecuada protección de los bordes.

Las unidades de conservación deben identificarse de manera que se garantice su ubicación y la recuperación oportuna de la información. El rótulo de la carpeta deberá incluir: FONDO (Entidad Productora) - SECCIÓN (Unidad Administrativa) - SUBSECCIÓN (Oficina Productora) - SERIE y SUBSERIE DOCUMENTAL - Nombre (Título) - Fechas extremas - Número de folios – Número de Carpeta – Número de Caja (si la hay).

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El rótulo de la caja deberá incluir la siguiente información:

Descripción

Una vez concluidos los procesos descritos anteriormente se debe diligenciar el formato único de inventario documental, tal como se estableció mediante Acuerdo AGN No.038 de 2002 que desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos sobre Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos. Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental, que junto con su instructivo se regulan mediante Acuerdo AGN No.042 de 2002 que establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan con funciones públicas y regula el Inventario Único Documental. Se destaca la importancia del inventario como instrumento de control y registro de series o asuntos sobre el cual se soporta el proceso de valoración. Dadas sus características como instrumento de control que “describe las unidades de un fondo siguiendo la organización de las series” el inventario es la herramienta adecuada para adelantar el proceso de valoración.

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Es preciso destacar algunos aspectos relevantes de la información que aporta el inventario para el conocimiento de la producción documental de cada una de las dependencias de la entidad. Específicamente el inventario:

! Permite identificar los asuntos o series que maneja la entidad y cada una de las dependencias.

! Permite controlar la producción documental específica por dependencias. ! Determina las fechas reales de cada asunto o serie. ! Registra la frecuencia de consulta que indicará el carácter semiactivo o inactivo de

cada asunto o serie. ! Registra los soportes de la información de cada serie o asunto. ! Consigna los anexos y el estado de conservación de cada serie o asunto. ! Señala el volumen para cada serie documental. ! Identifica el número y tipo de unidades de conservación para cada serie o asunto.

El inventario debe incluir la totalidad de la documentación producida por cada una de las dependencias de la entidad productora.

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INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

1. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

2. OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

3. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.

4. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de

hojas del inventario.

5. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia.

6. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.

7. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

8. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. " Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión

de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.

" Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.

" Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.

9. DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO: Debe registrarse datos específicos como los apellidos y

nombres; números de documentos de identificación, expedientes, contratos o resoluciones (judicaturas); clase de contratos o convenios, determinar la Regional o la Seccional, entre otros. Es decir, los datos claves que nos ayudarán a encontrar la carpeta en el proceso de búsqueda con agilidad y precisión.

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10. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita.

(Asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.

11. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrará las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.

12. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

13. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.

14. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.

15. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. " Documentación ordenada numéricamente (actas, resoluciones, memorandos, circulares,

entre otros): registrar faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.

" Expedientes: registrar la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.

" Anexos legibles por máquina: registrar características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.

" Impresos: asignar número de folio y registrar el número de páginas que lo componen. " Estado de conservación de la documentación registrando tipo de deterioro: físico

(rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).

16. SIGNATURA ARCHIVO CENTRAL: Debe escribirse la identificación de la documentación dentro del depósito. Esta columna la tramita el funcionario de Archivo Central.

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17. TOTAL: Se registrará el total de cajas y carpetas de la transferencia remitida a Archivo Central.

18. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

19. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

20. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de

recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió. Las columnas Descripción del Contenido, Signatura Archivo Central y Total se agregaron a partir de un concepto técnico solicitado al Archivo General de la Nación, con el fin de atender necesidades específicas de la Defensoría del Pueblo en lo referente a las Transferencias Documentales Primarias.

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ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Actualmente el mercado ofrece archivadores y estantes que varían en tamaño y capacidad:

Sea en archivadores o en estantería, se realizará una distribución secuencias enumerando de uno (1) hasta (n) de arriba hacia abajo, las gavetas del archivador o las bandejas de estantería:

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Distribución de las Unidades de Conservación

En las gavetas del Archivador, los documentos se distribuirán de forma ascendente de acuerdo con el listado de series y subseries documentales que se estableció en las TRD. El ejemplo ilustra la manera como quedaría dispuesta la documentación del GRUPO COLOMBIANOS EN EL EXTERIOR (101001) de acuerdo con la estructura establecida en la TRD del área. En los entrepaños de la Estantería, la distribución de la documentación en los entrepaños se hará de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha, así: Al interior de las cajas, las carpetas se ubicarán de izquierda a derecha. Cuando deben disponerse varias carpetas que corresponden a la misma serie o subserie documental se hace una ordenación alfabética o numérica.

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Cada gaveta del archivador y cada módulo de la estantería se marcarán con las series y subseries documentales que contienen. Ejemplo:

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ELIMINACION DE DOCUMENTOS

La eliminación de los documentos de archivo deberá basarse en las Tablas de Retención Documental y deberá ser aprobada por el correspondiente Comité de Archivo. Adicionalmente, se deberá cumplir con el siguiente procedimiento establecido en el Acuerdo AGN 04 de 2013 (artículo 15):

! Previamente, por un periodo de treinta (30) días se deberá publicar en la página Web de la entidad el inventario de los documentos que han cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser eliminados, de manera que los ciudadanos puedan enviar sus observaciones sobre ese proceso al Archivo General de la Nación.

! Las observaciones serán revisadas por el Archivo General de la Nación, para lo cual contará con sesenta (60) días y podrá solicitar a la entidad la suspensión del proceso de eliminación y la ampliación del tiempo de retención de los documentos. Todo lo anterior se hará público en la página Web de la entidad.

! La aprobación de la eliminación de documentos de archivo deberá constar de un Acta de Eliminación de Documentos, la cual suscriben el Presidente y el Secretario Técnico de Archivo.

! Las actas de eliminación y el inventario de documentos que han sido eliminados se conservarán permanentemente y la entidad deberá mantenerlos publicados en su página Web para consulta.

! El Archivo General de la Nación será la última instancia en cuanto a las solicitudes de suspensión de procesos de eliminación.

! La eliminación se debe llevar a cabo por series y subseries documentales y no por tipos documentales.

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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

MARCO NORMATIVO

Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones." Acuerdo 08 del 18 de 0ctubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1995. DEFINICIÓN E IMPORTANCIA Es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas. El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus objetivos y de acuerdo con las políticas de recuperación, custodia, conservación y difusión del patrimonio documental de la Nación, lidera el Programa de Transferencias Documentales de los archivos pertenecientes a entidades públicas del nivel central del orden nacional. Las transferencias documentales permiten:

! Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información. ! Evitar la producción y acumulación irracional de documentos. ! Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación. ! Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos

en las dependencias e instituciones productoras. ! Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o

para el conocimiento del desarrollo histórico institucional. ! Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores

condiciones de conservación. En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestión o de oficinas al central y, finalmente, al histórico o permanente. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada entidad, como se explica a continuación:

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Archivo de Gestión En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al archivo central. Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD correspondiente. Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados (respetando la secuencia de su producción) y previamente depurados (extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios). Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios. Con la ejecución de estas transferencias no sólo se descongestionan las oficinas sino que se establecerá un vínculo más estrecho entre los Archivos de Gestión y el Archivo Central. El calendario de transferencias deberá elaborarse de común acuerdo entre los productores de la documentación y el Jefe del Archivo Central. Archivo Central A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen. Recibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este deberá constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido para cada oficina. La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en las TRD. Archivo histórico Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

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Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica. REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS

1. Existencia del Comité de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse según lo estipulado en el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación que modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994.

2. Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, cuando sea del caso.

3. Cada oficina productora deberá organizar sus archivos de gestión aplicando la Tabla de Retención Documental vigente.

4. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar estrictamente las Series y Subseries Documentales correspondientes a cada oficina productora.

5. La documentación a transferir al Archivo Central para custodia debe haber sido previamente clasificada, ordenada (respetando el principio de “orden original”), depurada (retiro de duplicados idénticos, folios en blanco, copias en fax y documentos de apoyo), sin materiales metálicos (clips, ganchos, grapas, etc.), foliadas, inventariadas, embaladas y rotuladas.

6. Realizados los anteriores pasos, se procede a identificar, marcar y rotular todas las unidades de conservación (carpetas) colocándole a cada una la serie, subserie código, año, sección, numero de caja, número de carpeta, numero de caja a la que pertenece y fechas extremas

7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

8. Se diligencia el Formato Único de Inventario Documental, (FUID) este contendrá los datos anteriormente referenciados y se entregara en documento físico y magnético, el formato Único de Inventario Documental se podrá solicitar al Archivo Central quien lo suministrara vía correo electrónico; este formato contendrá la relación de cada carpeta con su respectivo número de caja, este proceso terminara con la verificación

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de la información relacionada en el FUID vs Archivo Físico y con la firma de entrega y recibido de las partes.

9. Las transferencias primarias se recibirán de conformidad con la programación enviada por el archivo central en cronograma de fechas cumpliendo a cabalidad con la fecha de revisión y de recibo final.

10. El archivo central no recibirá transferencias documentales que no estén debidamente organizadas de conformidad con los requerimientos mínimos establecidos anteriormente, asimismo no recibirá archivo que no haya cumplido su tiempo de retención en el archivo de gestión o que se encuentre activo, es decir que su proceso no haya finiquitado.

PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN Toda entidad, empresa u oficina transferente deberá arreglar la documentación siguiendo los pasos que se enuncian a continuación: Limpieza de la documentación Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación, iluminación e higiene.

a. El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol, gorro, tapabocas y guantes.

b. Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mínimo que comprende: aspiradora (partes externas de los libros, tomos y demás encuadernaciones), brochas, telas de algodón blancas, bayetilla (parte interna e interior del pliegue de los cuadernillos). La aspiradora debe estar dotada de una boquilla de succión protegida con tela suave, las brochas deben ser de cerda suave.

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Eliminación de material metálico Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. Debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente.

a. Eliminar el material metálico (clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc.) procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación.

b. Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimientos que eviten su oxidación. En su defecto puede emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y la documentación.

c. Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca.

Identificación del material afectado por biodeterioro

a. Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad de conservación con una marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.

b. Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación -caja, carpeta, legajo- en su parte externa.

c. Solicitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección del material afectado antes de incorporar dichos documentos a su sitio de depósito.

Revisión y Foliación La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las recomendaciones señaladas en el aparte “CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN”. Unidades de conservación Además de lo tratado anteriormente, debe tenerse en cuenta lo siguiente: Para documentos empastados que sobrepasan los 10 cm de grosor y presenten desprendimiento de la cubierta o fragmentación del cuerpo de la unidad, se han diseñado bandejas de cartón protectoras que se encajan en las tapas de los tomos y se fijan mediante la cinta de faya (4). Estos refuerzos permiten una fácil manipulación y a su vez

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protegen la documentación del polvo y condiciones medio-ambientales. Para unidades de menos de 10 cm de grosor se recomienda amarrarlas con cinta de faya. En caso de mapas, planos y documentos de gran formato, no deben doblarse sino depositarse horizontalmente. Dependiendo de su estado de conservación podrán enrollarse en tubos recubiertos de tela de algodón o papel neutro, protegiendo el exterior con papel libre de acido. Amarre Este proceso es importante para reforzar estructuralmente las unidades de conservación a transferir y a la vez facilitar su traslado. El procedimiento se realiza mediante el empleo de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior. Embalaje Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión, foliación y amarre, se procederá al embalaje o empaque, así:

! Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo

General de la Nación. ! La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de

transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación. No olvidar que no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso.

! Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros. Los de gran formato deberán colocarse horizontalmente unos encima de otros y rellenar los espacios vacíos con bolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco.

! Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario. ! Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar

visible, con marcador sobre un rótulo.

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CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS

A continuación se describe el procedimiento de consulta y préstamo de documentos que tiene como finalidad facilitar el rápido acceso a la información de manera que se garantice la respuesta ágil y oportuna a los requerimientos tanto internos como externos. La consulta es dar acceso a usuarios internos y externos autorizados, a los documentos que se encuentran en el Archivo Central, para ser consultados en la sala dispuesta para tal fin.

Este servicio se controla a través del Formato de Solicitud, así:

! Diligenciar el formato de Consulta y Préstamo de Documentos y presentarlo a la Subdirección Administrativa para su autorización de ingreso al Archivo Central.

! Enviar copia de la autorización al Archivo Central por parte de la Subid. Administrativa.

! Presentar la autorización para poder ingresar al Archivo Central.

Para la consulta de documentos del Archivo Central del Nivel Regional se realiza el mismo procedimiento, pero quien autoriza el ingreso y servicio es el Defensor Regional.

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PARTICULARIDADES DE LOS DOCUMENTOS DE LA DEFENSORIA DEL PUEBLO

A continuación se describe el manejo acordado para algunos documentos particulares producidos en la Defensoría del Pueblo: RESOLUCIONES, CIRCULARES, OFICIOS, MEMORANDOS, COMUNICACIONES, TELEGRAMAS Y OTROS Mediante Resolución No.975 del 26 de diciembre de 2002 se establecieron los criterios para la expedición de Resoluciones, Oficios, Telegramas y Circulares en la Defensoría del Pueblo, de conformidad con las pautas establecidas en el Acuerdo No. 060 de 2001 del AGN. Posteriormente, mediante Resolución 085 del 22 de enero de 2014 se determinó cuáles servidores, dentro la nueva estructura orgánica de la Defensoría del Pueblo definida por Decreto 025 de 2014, estarían facultados para firmar Resoluciones, Circulares, Oficios, Memorandos, Comunicaciones, Telegramas y otros, de conformidad con las equivalencias previstas. Los documentos que se expidan en cualquiera de las dependencias, deberán identificarse con el código de origen y numerarse en forma consecutiva, de lo cual se dejará constancia en el sistema de gestión documental que para el efecto disponga la Entidad (art.2). Toda Resolución o Circular expedida por la Defensoría del Pueblo, deberá llevar un epígrafe el cual debe ser un resumen fiel de las disposiciones contenidas en ella. Cuando las Resoluciones consten de varias hojas, éstas deberán ser numeradas a partir de la segunda hoja y en el encabezamiento de cada una deberá transcribirse el epígrafe en su totalidad (art.3) Las Resoluciones y Circulares suscritas por el Defensor del Pueblo, el Vicedefensor y el Secretario General, deberán ser numeradas, fechadas y archivadas por la Secretaría General, en donde se mantendrá un archivo físico y virtual de estos documentos expedidos en la Entidad (art.4). Se encuentran facultados para firmar Resoluciones y Circulares, los siguientes servidores:

! El Defensor del Pueblo ! El Vicedefensor ! El Secretario General

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Se encuentran facultados para suscribir Oficios, Memorandos, Comunicaciones y Telegramas, los siguientes servidores:

! El Defensor del Pueblo ! El Vicedefensor ! Los Directores Nacionales ! Los Defensores Delegados ! El Secretario General ! Los Defensores Regionales ! El Jefe de Oficina de Control Interno Disciplinario ! Los Jefes de Oficina ! Los Subdirectores ! Los Gestores ! El Secretario Privado ! Los Profesionales Especializados, Grado 20, responsables de los grupos internos de

trabajo de carácter permanente o transitorio. Se encuentran facultados para expedir certificaciones contractuales o constancias laborales, los siguientes servidores:

! El Subdirector de Gestión del Talento Humano, en lo que corresponde a la Planta de Personal.

! El Profesional Especializado, Grado 20, responsable del grupo interno de trabajo de Contratación, en lo que corresponde a los Contratistas.

! El Profesional Especializado, Grado 20, responsable del grupo interno de trabajo de Registro y Selección de Operadores de la Dirección Nacional de

! Defensoría Pública, en lo que corresponde a los Defensores Públicos. En caso de ausencia temporal de alguno de los servidores anteriormente, señalados, podrá firmar los documentos, quien haya sido debidamente encargado de cumplir las funciones del titular o a quien el titular, en casos excepcionales y con causa justificada, haya autorizado. Igualmente, podrá firmar el superior jerárquico de cada uno de los mencionados servidores públicos. En estos casos, el servidor que autoriza será responsable de los actos, hechos u omisiones que, de acuerdo con el documento, puedan derivarse de su cumplimiento. Podrán, mediante simple comunicación, autorizar a otros servidores de la Defensoría del Pueblo, la suscripción de Oficios, Memorandos, Comunicaciones y Telegramas:

! El Defensor del Pueblo ! El Vicedefensor ! El Secretario General

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Algunas consideraciones en la producción de este tipo de documentos:

! Los actos administrativos y comunicaciones escritas debe elaborarse en papel membreteado con el logo de la entidad. Esta papelería puede utilizarse única y exclusivamente para asuntos oficiales, por tanto, queda prohibido su uso para tramitar asuntos personales.

! El texto de los documentos en el cual se incorpore el contenido del acto administrativo o comunicación escrita, debe distribuirse en forma tal que haga compatibles su buena lectura, comprensión, presentación y el ahorro de espacio de papel, permitiendo su fácil manejo y distribución.

! Cada una de las hojas que conforma los actos administrativos y las comunicaciones escritas deberá numerarse y en el encabezado deberá aparecer la transcripción del epígrafe (resumen fiel y comprimido del encabezamiento del acto administrativo o comunicación escrita que se desea expedir).

! Los actos administrativos distintos a las Resoluciones podrán elaborarse empleando numeración distinta al Artículo.

! La última hoja de los actos administrativos, debe contener las firmas y parte del tema tratado.

! El artículo final de las resoluciones y de los instructivos debe señalar la fecha a partir de la cual empieza a regir.

! La presentación debe ser impecable, sin borrones, tachones o enmendaduras. No se debe trazar línea alguna para delimitar la firma.

! Los actos administrativos y comunicaciones externas o internas de la Defensoría del Pueblo deben elaborarse cumpliendo con las normas de calidad y presentación, en los formatos establecidos y de acuerdo con el tipo de información y la importancia de la comunicación.

! Una copia de todas las comunicaciones enviadas tanto fuera como dentro de la Defensoría del Pueblo debe formar parte del CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS en el Grupo de Gestión Documental.

! Las modificaciones, adiciones o derogaciones que se realicen a los actos administrativos y comunicaciones internas y externas también deberán conservar la jerarquía normativa y la definición de cada escrito inicial.

CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS OPERADORES SISTEMA NACIONAL DE DEFENSORÍA PÚBLICA

Los Contratos de Prestación de Servicios de los Operadores del Sistema Nacional de Defensoría Pública están conformados por un gran número de documentos que reflejan el proceso de selección de los aspirantes a Operadores del Sistema Nacional de Defensoría Pública a través de la verificación de los requisitos mínimos y la asistencia en asuntos

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contractuales con el fin de tener la disponibilidad de personal idóneo para la prestación del servicio (Res.060 de 2014, Art.3, Num.1-3, 5). Teniendo en cuenta que cada Operador del Sistema Nacional de Defensoría Pública puede suscribir contratos sucesivos y para evitar la duplicidad documental que supondría la recopilación repetitiva de los documentos necesarios dentro del proceso de selección, se acordó el siguiente manejo de la documentación, a fin de facilitar la gestión:

! Los documentos correspondientes a la Etapa Contractual se separarán de los documentos producidos en la Etapa Precontractual, en carpetas distintas.

! Los documentos de la Etapa precontractual se mantendrán como una base que puede actualizarse en la medida que el Operador allega nuevos certificados y otros documentos que acreditan su experiencia específica.

! Los documentos de la Etapa Contractual corresponden a la ejecución del contrato y se derivan de las actuaciones resultantes de cada nuevo contrato.

Parte 1. Etapa precontractual que contendrá los siguientes documentos:

! Formato de inscripción registro de aspirantes ! Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía ! Fotocopia de la Tarjeta Profesional ! Fotocopia de la Libreta Militar ! Hoja de vida ! Fotocopia Diploma de Pregrado ! Fotocopia Especialización(es) ! Certificado(s) Laboral(es) ! Formato verificación de requisitos ! Registro en SIAF ! Notificación al aspirante

Parte 2. Etapa contractual que contendrá los siguientes documentos:

! Oferta de servicio ! Certificado del RUT ! Certificado Judicial - Antecedentes Procuraduría y Contraloría ! Certificado de Registro Nacional de Abogados ! Certificado de Antecedentes Consejo Superior de la Judicatura ! Planilla de afiliación sistema de salud ! Planilla de afiliación pensiones ! Planilla de afiliación ARL ! Formato Único de Hoja de Vida SIGEP ! Formato de bienes y rentas SIGEP ! Contrato

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! Modificaciones al Contrato ! Póliza ! Acta de aprobación Póliza de garantía ! Acta de inicio de ejecución ! Informes de supervisión ! Minuta de adición o prórroga del Contrato ! Póliza de garantía de la adición o prórroga ! Acta de aprobación de la Póliza de adición o prórroga ! Acta de inicio de ejecución prórroga ! Informes de la supervisión ! Acta de terminación anticipada

Archivo Único de Contratación El Grupo de Contratación tendrá a su cargo el archivo y custodia de los expedientes contractuales, con excepción de los expedientes contractuales de los Defensores Públicos (Res.565 de 2014, art.37). En el caso de los contratos de prestación de servicios del Sistema Nacional de Defensoría Pública, el archivo de los documentos precontractuales, el contrato, adiciones, prórrogas, suspensiones, otrosí y los actos administrativos que se produzcan durante su vigencia, se conservarán en el Grupo de Registro y Selección del Operador de la Dirección Nacional de Defensoría Pública. Los documentos que se generan en las Defensorías Regionales, relativos a la ejecución del contrato, al seguimiento o supervisión, se conservarán en el archivo del lugar de ejecución, en consideración a que se trata de archivo propio de la gestión contractual que debe estar disponible para la supervisión a nivel local (Res.565 de 2014, art.38), estos documentos se denominaran, “Documentos de Apoyo” que corresponden a documentos generados por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero que son de utilidad para el cumplimiento de sus funciones; Estos documentos no se transfieren al archivo central, deben ser destruidos por el jefe de la dependencia, cuando pierdan su utilidad o vigencia dejando constancia en Acta de destrucción de documentos. Los Informes de Supervisión Contractual de Defensores Públicos se incorporarán al expediente custodiado en el Grupo de Registro y Selección del Operador de la Dirección Nacional de Defensoría Pública una vez se liquide el contrato, para su unificación. Estos informes de supervisión estarán conformados por los siguientes documentos:

! Planillas de pago aportes parafiscales y ARL ! Constancia de pensionado (si aplica) ! Factura (si pertenece a Régimen Común) ! Certificación Juramentada de pago de aportes parafiscales

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! Informe de gestión ! Constancias de visitas carcelarias ! Informe de la Supervisión (Certificación del Coordinador

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En la Tabla de Retención Documental aparecen como “Informes de supervisión”; un tipo documental de la subserie Contratos de Prestación de Servicios de los Operadores del Sistema Nacional de Defensoría Pública del GRUPO DE REGISTRO Y SELECCIÓN DE OPERADORES de la Dirección Nacional de Defensoría Pública. Lo anterior debido a que forman parte integral del contrato ya que soportan el pago de los honorarios del Defensor. INVESTIGACIONES DEFENSORIALES

Estos documentos reflejan la búsqueda, identificación, recolección, análisis y conservación de la información legalmente obtenida, las evidencias físicas y los elementos materiales probatorios que requieran los operadores del Sistema Nacional de Defensoría Pública. Se producen en cumplimiento de las funciones asignadas al Grupo de Investigación Defensorial mediante Resolución 060 de 2014 (Art.11). Dando alcance a las directrices y lineamientos del Sistema Integrado de Gestión y particularmente a lo relacionado con la Gestión Documental se imparten instrucciones para la organización del archivo de casos que adelantan los grupos de Investigación Defensorial con ocasión de la prestación del servicio. La ordenación de los documentos que conforman los expedientes de la serie INVESTIGACIONES DEFENSORIALES se realizará con base en lo establecido en la Tabla de Retención Documental del área, de acuerdo con la cual dichos expedientes están conformados por los siguientes tipos documentales:

a) Formato Misión de Trabajo para Requerimiento de Labores de Investigadores y Peritos (y sus soportes: escrito de acusación, autorizaciones de jueces, autorizaciones de usuarios, comunicaciones oficiales, entre otros)

b) Formato Verificación y lista de chequeo de solicitud del servicio de investigación defensorial

c) Informe de Actividades de Investigación (y sus soportes: entrevistas, arraigos, comunicaciones oficiales, entre otros)

d) Informe Pericial (y sus soportes: entrevistas, arraigos, comunicaciones oficiales, entre otros)

e) Formato de Lista de chequeo de verificación de resultados de informes por el Grupo de Investigación Defensorial

Debido a que en su mayoría las Investigaciones Defensoriales ocupan un volumen documental muy bajo, podrán archivarse varios casos en una misma carpeta. Sin embargo, tanto la foliación como la descripción en el formato único de inventario se harán por separado para cada expediente. Cabe aclarar que pueden presentarse Investigaciones Defensoriales que por su volumen abarquen más de una carpeta.

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En el formato único de inventario (FUID) se registrará la siguiente información: ! Número consecutivo del radicado interno del caso (año-consecutivo: 2014-0001) ! Número único de noticia criminal o SPOA (radicación de la Fiscalía con 21 dígitos) ! Nombre e identificación del usuario ! Fecha inicial: fecha de recibido de la misión de trabajo ! Fecha final: fecha del último informe

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GLOSARIO DE TERMINOS ARCHIVISTICOS

El Acuerdo 027 del 31 de octubre de 2006 modifica el Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 y actualiza el Reglamento General de Archivos, en su Artículo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario, el cual quedará así:

A Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley. Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural. Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística. Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

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Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia. Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en custodia. Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en custodia. Archivo del orden nacional: Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en custodia. Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia. Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades. Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

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Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación. Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

C Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales. Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original. Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre: el valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las

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privadas que cumplen funciones públicas, la eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración documental la evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental. Comités del sistema nacional de archivos: Comités técnicos y sectoriales, creados por el Archivo General de la Nación como instancias asesoras para la normalización y el desarrollo de los procesos archivísticos. Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Copia: Reproducción exacta de un documento. Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original. Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo. Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la costura de uno o varios cuadernillos. Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

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Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

D Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo. Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información. Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado. Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.

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Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades. Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico. Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios. Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social. Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

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Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.

E Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La unidad producto del empaste se llama “legajo”. Encuadernación: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama “libro”. Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

F Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros. Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos. Foliar: Acción de numerar hojas. Folio: Hoja. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

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Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente. Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística. Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban. Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también “fuente de primera mano”. Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

G Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

I Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.

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Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización. Índice cronológico: Listado consecutivo de fechas. Índice onomástico: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas. Índice temático: Listado de temas o descriptores. Índice toponímico: Listado de nombres de sitios o lugares. Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

L Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación. Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.

M Manuscrito: Documento elaborado a mano. Marca de agua (Filigrana): Señal transparente del papel usada como elemento distintivo del fabricante. Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución. Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos.

N Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.

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O Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos. Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

P Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.

R Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

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Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos. Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales. Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad. Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel. Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

S Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos. Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse también “depuración” y “expurgo”. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

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Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo. Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital. Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

T Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión. Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

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U Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Unidad documental: Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

V Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad. Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública. Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

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Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables. Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional. Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

Código: GAD-MAN-01

Versión: 02


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BIBLIOGRAFÍA

! ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Tablas de Retención y Transferencias Documentales Mini/Manual. 2a. ed. actualizada, Bogotá, 2001.

! ________________________________. Organización de documentos de archivo. Santafé de Bogotá, 1995.

! ________________________________. Reglamento General de Archivos. Santafé de Bogotá, 2ª. Ed. 1997.

Nota: Las fotografías fueron tomadas de Internet.

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