MANUAL DE CALIDAD - La Presentaciónpresentacion.edu.co/inicio/wp-content/uploads/2017/... · relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección. (NTC

MANUAL DE CALIDAD

INSTITUCIÓN EDUCATIVA NUESTRA SEÑORA DE LA PRESENTACIÓN.

Página: 1 de 26 Fecha de aprobación: 17/03/2014 Versión: 3 Vigente

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V1-MC-01 MANUAL DE CALIDAD Página 1 de 26

INTRODUCCIÓN

“Somos lo que hacemos cada día. De modo que la excelencia no es un acto sino un práctica perenne.”

El Sistema de Gestión de Calidad diseñado e implementado por la INSTITUCION EDUCATIVA

NUESTRA SEÑORA DE LA PRESENTACIÓN;. Está documentado en el Manual de Gestión de

Calidad con el objetivo de dar cumplimiento a los requerimientos de los beneficiarios, a los

requisitos legales y a otras partes interesadas. Pretende a través de la implementación, generar en

sus empleados la cultura del control y un enfoque de procesos integrados, orientado a la

satisfacción de nuestros beneficiarios; representa la estructura general del sistema de gestión de la

Institución y es el documento maestro utilizado como guía en la aplicación e implementación de los

diversos requisitos solicitados por la norma NCT ISO 9001/2008; evidencia la dinámica del

mejoramiento continuo y la búsqueda constante de la calidad. A través de este sistema, La

Institución, está comprometida a atender y satisfacer los requerimientos de los clientes

(Estudiantes, Docentes, Proveedores, Empresarios, Padres de Familia, Egresados, Entidades

Externas de control).

El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente la estructura la

INSTITUCION EDUCATIVA NUESTRA SEÑORA DE LA PRESENTACIÓN como un sistema de

gestión basado en estándares de calidad que aseguran la prestación de todos los servicios

resultantes de la interacción de los procesos definidos al interior de la misma. Contiene entre otros

aspectos el alcance del sistema de gestión de la calidad; Las exclusiones permisibles, referencia

de los procedimientos documentados en el sistema y una descripción de la interacción entre los

procesos. Adicionalmente, el cumplimiento permanente de las directrices institucionales y los

objetivos de calidad que enmarcan y orientan la operación del SGC.




HNA MIRYAM AMPARO ZAPATA VALENCIA Rectora

1. OBJETIVO DEL MANUAL

Presentar el sistema de Gestión de Calidad de la Institución Educativa Nuestra Señora de la Presentación de la Virginia ( Risaralda) , haciendo referencia a la Planeación Estratégica, como Estructura Organizacional, la interacción de los procesos, con su respectiva Caracterización que referencia los procedimientos documentados y establecidos en el mapa de procesos.

2. ALCANCE

ALCANCE DEL MANUAL DE CALIDAD Diseño y desarrollo de los procesos establecidos e implementados en el sistema de Gestión de la Institución Educativa Nuestra Señora de la Presentación de la Virginia (Risaralda ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD. Diseño y prestación del servicio educativo formal en los niveles de Preescolar, Básica y media Técnica Comercial Design and provision of formal Education service in Preschool, Elementary and technical bussines school levels EXCLUSIONES La institución educativa Nuestra Señora de la Presentación, presta servicio educativo en los niveles de Preescolar, Básica: Primaria, Secundaria y Técnica Comercial El servicio excluye el numeral 7.6 (NTC-ISO 9001- 2000) Control de los dispositivos de seguimiento y medición, dicho numeral no está incluido en su S.G.C; ya que la calibración o no de sus equipos, no afecta la calidad de la enseñanza que ofrece a las estudiantes en los distintos niveles.

3. RESPONSABILIDADES

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN




La institución educativa NUESTRA Señora de la Presentación de la Virginia ,designó el día 13 de Mayo de 2011, de su personal administrativo al Señor: EDWIN ANDRES ARENAS FRANCO como su representante, quien tiene la responsabilidad y autoridad para: Asegurarse que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el sistema de Gestión de Calidad e Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del S.G.C y de cualquier necesidad de mejoras y que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización. Además las funciones asignados por el jefe inmediato. Ver Gestión de Talento Humano, en la guía Perfil de Cargo: Coordinador de Calidad A1-G-01

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES (ANEXO 1) Hace referencia a los cargos de la Institución con la participación y/o liderazgo de los diferentes procesos del Sistema de Gestión de Calidad.

4. DEFINICIONES

PLANEACIÓN ESTRATEGICA: Es pensar y construir un futuro para la organización, en un entorno cambiante, determinando que es lo que se quiere lograr y como lograrlo conociendo las capacidades propias y adaptándolas EVALUACIÓN INSTITUCIONAL: Instrumento para conocer el estado actual de la institución, definiendo fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades para generar programas de mejoramiento continuo. FACTORES CLAVE DE ÉXITO: Aspectos fundamentales de los cuales dependen el resultado de la operación. Son la base para establecer los objetivos estratégicos de la institución. FILOSOFÍA: Es el pensamiento que dinamiza el ser y hacer Institucional inspirado en el Evangelio y el carisma de los fundadores. FRECUENCIA: Es el tiempo definido que permite el monitoreo, seguimiento y evaluación para alcanzar los resultados esperados. INDICADORES DE GESTIÓN: Permiten evaluar el desempeño y cumplimiento de los objetivos de calidad y estratégicos. META: Es el horizonte contemplado y visionado que requiere el compromiso de toda la comunidad. MISIÓN: Es la expresión formal que se dinamiza en la cotidianidad Institucional dando respuesta a las expectativas del cliente con el servicio educativo.




OBJETIVO DE CALIDAD: Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad. (NTC – ISO 9000: 3.2.5). PEI: Proyecto educativo institucional. PERIODO: Tiempo definido para lograr los objetivos propuestos. POLÍTICAS DE CALIDAD: Intenciones globales y orientación de una organización institucional, relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección. (NTC – ISO 9000: 3.2.4). PLANES DE ACCIÓN: Son acciones operativas o tareas que debe realizar cada proceso para concretar las estrategias del plan operativo a través del cronograma, las responsabilidades, los recursos que deben ser definidos y monitoreados. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: Es el direccionamiento en el pensar y construir la Institución, en el entorno, en el que se dinamiza el servicio, determinando lo que se quiere lograr, cómo lograrlo, conociendo las capacidades y potencialidades y adaptándose a los procesos creativos liderados en la Institución con una visión holística. PRINCIPIOS: Creencias y fundamentos que orientan la institución y le dan coherencia. PROCESO: conjunto de actividades mutuamente relacionados o que interactúan las cuales transforman elementos de entrada en resultados. PROGRAMACIÓN: Seleccionar y organizar las actividades de la Institución, optimizar los tiempos, lugares y recursos, flexibilidad y reacción adecuada y oportuna ante los cambios, ser competitivos en el desarrollo de los procesos y lograr las metas de crecimiento, sostenibilidad y supervivencia de la Institución. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del proceso objeto de la revisión, para alcanzar los objetivos establecidos. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: Percepción del cliente sobre le grado en que se han cumplido sus requisitos. ((NTC – ISO 9000:3.1.4) TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración (NTC – ISO 9000:3.5.4 VALORES: Son la expresión de la filosofía que se expresa en la cultura Institucional a través de los propósitos y las metas que le dan coherencia e identidad. VALORES Y PRINCIPIOS: Son los direccionamientos que fundamenta la acción educativa dándole valor y convirtiéndola en modelo y referente para la sociedad. VISIÓN: Es el perfil que la institución quiere y espera lograr en el futuro, apoyada en el liderazgo y compromiso de toda la comunidad educativa




5. CONDICIONES GENERALES.

Debido a la situación de violencia y a la pérdida de valores, por la cual atravesaba el municipio de La Virginia; en la década de los 60, un grupo de personas, muy prestantes del municipio; en compañía del Presbítero Roberto Naranjo Duque, solicitaron la presencia de una comunidad religiosa, que en este caso fueron las Hermanas Dominicas de la Presentación; quienes hicieron su arribo a esta localidad el 23 de febrero de 1960.El presbítero Roberto naranjo Duque y la comunidad Virginiana, dieron la cordial bienvenida con la ejecución de un acto en las instalaciones del teatro Arroyabe. La Presencia de las Hermanas fue muy significativa para el desarrollo socio-educativo del municipio. La Institución Educativa Nuestra Señora de la Presentación; (Antes Colegio La Presentación) del Municipio de la Virginia, Inició labores académicas, el 25 de febrero de 1960. Fundada por el Presbítero Roberto Naranjo Duque (acogiendo la iniciativa de Monseñor Baltasar Álvarez Restrepo, Obispo de la Diócesis de Pereira de ese entonces). Inicialmente funcionó como una institución privada de carácter femenino y luego semi- privada. Se orienta por la Constitución Nacional, la Ley 115 de 1994, el decreto 1860 de 1994 y por los principios cristianos y católicos consignados en el Evangelio. Para dirigir esta naciente obra, se designó a la comunidad de las Hermanas Dominicas de la Presentación. Comunidad que durante 46 años facilitaron los procesos de enseñanza/aprendizaje. Guiadas por su carisma fundacional y la filosofía de MARIE POUSSEPÍN, formaron durante este tiempo la infancia y adolescencia de La Virginia, en los principios y valores humano cristianos que el Evangelio propone para dar respuesta y sentido al quehacer pedagógico posible en la Institución Educativa. Valor histórico que enmarca y direcciona el ahora de este quehacer pedagógico, motivando así la construcción de sentido de los nuevos procesos de transformación institucional. Ssuscrita por el Decreto No. 4916 de 1964, Posteriormente recibió aprobación de estudios mediante Decreto 624 de Noviembre 8 de 1993 y fusionada con la Escuela Básica Primaria mediante Decreto 514 de julio 31 de 2000 .En Noviembre de 1964 fue graduada la primera promoción de alumnas de cuarto de Bachillerato. En 1980; la institución gradúa las primeras doce jóvenes de grado sexto y les expide el título de Bachiller auxiliar en secretariado y Contabilidad. Se iniciaron las clases de primaria en febrero 12 de 1974. Inicialmente las profesoras fueron en su mayoría las hermanas Dominicas de la Presentación. Posteriormente en 1974, se dio inicio a la Educación Básica primaria. Después de una gran crisis administrativa, se oficializa como

RESEÑA HISTORICA




institución pública el 15 de abril de 1982, dando paso a una nueva dinámica. A inicios del año 90, se replantea la política institucional .En el año 1995 se gradúan la última población femenina y es a inicios del el 96 que se replantea una nueva estrategia y se torna en institución mixta en los diferentes niveles. Época en que se dio inicio a un proceso de mejoramiento en gestión de la calidad, asesorado por la Universidad Católica de Manizales. Proceso que se ve truncado por la decisión Directiva de retirar la congregación del municipio de la Virginia en el año 2006. Período en que las religiosas entregaron la institución llevándose la razón social. Situación que originó un comenzar de nuevo. Es por eso, que el 28 de agosto de 2008, la institución recibió el nombre de “Roberto Naranjo Duque”, Nombre que no fue concertado y genero inconformidad en los estudiantes y padres de familia, quienes pidieron a la Secretaria de Educación la reposición del nombre. Después de escuchar el disentir de la comunidad educativa, su deseo de conservar el nombre de la Presentación, tabular encuestas con los posibles nombres y hacer un consenso, este recinto educativo, recibe el Nombre de Institución Educativa Nuestra Señora de la Presentación, mediante Resolución 0756 del 6 de octubre de 2008, bajo la dirección de la Hna. Miryam Amparo Zapata Valencia de la comunidad de Misioneras de Santa Laura Montoya .Este cambio de razón social, fue el punto de partida para un proceso educativo y la apertura nuevamente de la implementación del sistema de Gestión de calidad con miras a la certificación con la norma NCT ISO 9001/2008 ; el cual se inició con la reestructura del Proyecto Educativo Institucional ( PEI) ;en cada una de las gestiones , especialmente en lo que tiene que ver con la Gestión Directiva y Horizonte institucional ( Misión, Visión, Filosofía, Principios, símbolos e identificación institucional , políticas , Objetivos, perfiles , entre otros).y la académica y de Convivencia ( Modelo pedagógico, Plan de estudios, estrategias metodológicas, modalidad técnica, entre otras). El Consejo Directivo adopta a finales del año 2009, el Nuevo Proyecto Educativo Institucional e inicia un proceso de integración con el SENA. La implementación del Sistema de Gestión de calidad (SGC) y el Sistema de Información de la gestión de la calidad educativa (SIGCE), nos llevó a solicitar al Ente territorial la legalización de la situación administrativa de la institución en la media técnica y es así como surge nuevamente el acto administrativo 0964 del 26 de Agosto de 2011; donde se reconoce el nombre oficial de la institución y se autoriza que quienes cursen sus estudios en esta institución Educativa Nuestra Señora de la Presentación reciben el título de” BACHILLERES TECNICOS COMERCIALES; quedando así reconocida la media técnica de acuerdo a la nueva razón social. El proceso anterior, nos llevó a replantear también la falencia de una planta física propia y pedagógica que desde sus especificaciones técnicas ;permita brindar una educación de calidad ; es por ello que gracias al apoyo de la administración Nacional, Departamental y municipal 2008 - 2011 (Doctor Víctor Manuel Tamayo Vargas; Gobernador del Departamento ;quien adquirió un terreno y asigno buenos recursos ,de la Doctora Paula Andrea Dávila Cañas ;Secretaria de educación Departamental, el Doctor James Alberto Álzate Pérez, alcalde municipal) ,a los recursos de Ley XXI , apoyo de Cooperativas , entidades y personas generosas, se construyó la primera etapa y allí fue reubicada la básica secundaria y media técnica el día 17 de julio del año 2012. Hoy gracias al interés del Doctor Carlos Alberto Botero, actual Gobernador y al arbotante del Ministerio de Educación, se encuentra en proceso de construcción la segunda etapa, donde se ubicarán los estudiantes de la básica primaria. Desde el año 2010 la Institución educativa implementó el Sistema de Gestión de calidad (SGC) y gracias al compromiso y sentido de pertenencia del comité de calidad, bajo el liderazgo del profesor EDWIN ANDRÉS ARENAS FRANCO, fue certificada por el ICONTEC en el año 2011.Esta certificación se mantiene vigente y nos ha posicionado muy bien a nivel educativo .Para este año 2014, tendremos la recertificación de calidad , la cual se sostiene y ha sido fortalecida con el programa de Líderes del siglo XX , en el cual hemos participado durante dos años y del cual también hemos obtenido la certificación para cada uno de los líderes del sistema de calidad.




DESCRIPCIÓN DE LOS CLIENTES Y PARTES INTERESADAS La institución educativa NUESTRA Señora de la Presentación, del municipio de la Virginia, ofrece el servicio educativo en el sector público, cuenta con 872 estudiantes. PROVENIENCIA Las familias que se matriculan en la Institución provienen del municipio de la Virginia y son de los estratos 1, 2, 3 y 4 Solo el 39% de la población es beneficiada por los recursos de gratuidad (COMPES) y el 60% de los estudiantes quedan fuera de este beneficio. Una vez vinculados a la Institución asumen el compromiso de la formación integral. DESCRIPCION DEL PRODUCTO O SERVICIO QUE SE OFRECE La institución educativa Nuestra Señora de la Presentación, del municipio de la Virginia, ofrece el servicio educativo formal: Preescolar (Grado Transición), Básica Primaria y Secundaria y técnica Comercial para una población mixta, garantizando la calidad humana y la excelencia académica. La propuesta está cimentada en los valores de la Paz, la Ciencia y la Virtud ofreciendo una formación integral y todos los medios para que el estudiante en su proceso de crecimiento, sea consciente de su dignidad humana, descubra el sentido de vida, la respete y valore. Descubra a Dios en el acontecer de cada día y vivencie su amor teniendo a Cristo como Modelo y a María como referente significativo de mujer íntegra. Descubra en el prójimo al hermano y establezca relaciones fraternas y de servicio; esté dispuesta a liderar y promover la construcción y la transformación social y cultural con una actitud solidaria. Favorecer que el estudiante se proyecte como un ser realizado en armonía consigo mismo y el entorno con altas competencias en el desarrollo del pensamiento y en los procesos del aprendizaje. Acompañar, cualificar y resignificar la integración de la familia con el fin de lograr una formación integral más sólida y segura con el apoyo y compromiso de los padres, dinamizado a través de los órganos representativos: Asociación de padres y Consejo de padres.




V I S I O N

:

MISIÓN

La Institución educativa Nuestra Señora de la Presentación, prepara al estudiante en forma integral, integradora y

armónica , para enfrentar los retos de una sociedad cambiante, que le exige además de conocimientos científico-técnicos,

ser personas competentes, éticas , morales, creativas, responsables consigo mismas y con la conservación del entorno

ambiental, libres pensadores, líderes emprendedores en el desarrollo social ,económico y cultural de su región, con

capacidad crítica , sentido de solidaridad y pertenencia, como elementos esenciales para la convivencia social.

VISIÓN

La Institución Educativa Nuestra Señora de la Presentación, del municipio de la Virginia, busca proyectarse para el año

2020, como una institución de calidad, incluyente y líder en el desarrollo integral de la persona, en su dimensión

axiológica y espiritual , mediante procesos formativos académico-técnicos , científicos y culturales, desde actitudes

emprendedoras y a través del manejo apropiado de las TIC,s ; que permita el reconocimiento de un ser humano competente

,capaz de cuidar, transformar, convivir y contribuir a la conservación de su entorno social, cultural y ambiental.

N U E S T R O S V A L O R E S

PRUDENCIA

PAZ.

CONCERTACIÓN:

PERDÓN

ESPIRITUALIDAD

PROBIDAD:

EFICIENCIA:

MORALIDAD:

LA CREATIVIDAD LIDERAZGO

SENTIDO DE PERTENENCIA:

HONESTIDAD,

AUTOESTIMA:

CONSTANCIA

• RESPONSABILIDAD:

• TOLERANCIA: • LA LIBERTAD: • IGUALDAD: • EQUIDAD: • RESPETO: • AMOR: • JUSTICIA, • VALENTIA: • LEALTAD: • SINCERIDAD: • HUMILDAD: • SOLIDARIDAD: • CIVISMO: • INTEGRIDAD




P O L I T I C A D E C A L I D A D

La Institución educativa Nuestra Señora de la Presentación, para lograr la satisfacción de los

padres de familia y estudiantes, brinda una formación integral, integradora y armónica con un

enfoque académico y técnico; a través del mejoramiento continuo y eficaz de los procesos

internos y el incremento de las competencias de los Agentes educativos, mediante la

incorporación de nuevas metodologías para la prestación de un servicio con calidad,

sostenibilidad y solidez institucional.

OBJETIVOS DE CALIDAD

Elevar el nivel de satisfacción de los padres de familia y estudiantes

frente al servicio educativo.

Fortalecer las actividades que favorezcan una excelente formación

integral.

Acrecentar la eficacia de los procesos internos.

Incrementar el nivel de competencias de los agentes educativos.

Aprovechar los recursos didácticos adecuados para la prestación del

Servicio.

Generar estrategias de promoción que garanticen la solidez y

sostenibilidad financiera de la Institución.




ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL




ORGANIGRAMA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD




6. CONTENIDO

N

E

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S

MAPA DE PROCEOS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD INSTITUCION EDUCATIVA NUESTRA SEÑORA DE LA

PRESENTACION

PROCESOS VISIONALES

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

COBERTURA

5.2, 7.2.1

ACADEMICA

7.1 , 7.2 , 7.3, 7.5

TALENTO

HUMANO 6.2

FINANCIERO

7.4DOCUMENTACION

4.2

BIENESTAR

INSTITUCIONAL

7.5

AUDITORIA

8.2.2

GESTION DE LA

MEJORA

8.5

H

PA

V

PLANEACION ESTRATEGICA 4.1, 5

V1

M1

A6

A5A4

A3

A2A1

CONVIVENCIA

7.1 , 7.2 , 7.3, 7.5M2 M3




7. CARACTERIZACION DE PROCESOS

7.1 PROCESO VISIONAL: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

DESCRIPCIÓN

OBJETIVO: Garantizar un buen direccionamiento de la Institución que esté acorde con el Horizonte Institucional, necesidades y

expectativas de la comunidad, el entorno y requisitos de ley.

FACTORES CLAVES DE ÉXITO: Evaluación, Diagnóstico y análisis de de cada uno de los procesos, sentido de pertenencia y pertinencia, trabajo en equipo, comunicación (asertiva, clara, ágil, oportuna), seguimiento del desempeño de procesos e indicadores, disponibilidad de tiempo en el desarrollo estratégico.

RESPONSABLE: Rectora

PARTICIPANTES: La Comunidad Educativa involucrada en el S.G.C. Alta Dirección de la Institución.

ALCANCE: Aplica desde el diagnóstico Institucional, el seguimiento, la mejora hasta la muestra de resultados por medio de

indicadores, desempeño de los procesos y revisión por la Dirección.

PROVEEDOR: - Secretaría de Educación - Padres de Familia - Todos los procesos

Identificar necesidades y expectativas mediante encuestas.

Definir la Planeación Estratégica.

Definir Política de Calidad.

Definir objetivos e indicadores

Definir Planes de acción

Estructurar los procesos

Designar representante por la Dirección

Definir responsabilidades en los procesos

Caracterizar y documentar el proceso

Elaborar el Manual de Calidad

Divulgar Sistema de Gestión de Calidad

Implementar la Planeación Estratégica.

Realizar Auto-evaluación Institucional y Seguimiento

Analizar indicadores

Realizar Revisión por la Dirección

Definir plan de mejoras

CLIENTE: Todos los procesos del S.G.C.

SALIDAS: - Horizonte Institucional - Manual de calidad. - Plan operativo Institucional. - Planes de mejoras - PEI - Requerimientos y requisitos para matricular estudiantes - Organigrama funcional y por procesos. - Informe de Revisión por la Dirección y auto evaluación institucional

ENTRADAS: - Auto evaluación y evaluación Institucional - Eficacia del S.G.C. - Reporte de indicadores. - Planes de mejoramiento.

REGISTROS: - V1-F-01 Reporte de Indicadores - V1-F-02 Informe de Revisión por la Dirección - V1-F-03 Acta de la Revisión por la Dirección

- MEMORANDO

REQUISITOS: NORMA ISO: 4.1, 5, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.4.1,5.4.2, 5.5 ,5.5.1, 5.5.2, 5.5.3 ,5.6,5.6.1, 5.6.2, 5.6.3, 8.2.1, 8.2.3, 8.4, 8.5. C.P.C. Art. 68: Ley 115: Art. 5,6,14,193,142,143,144 145. Dcto. 1860: Art. 14. Dcto. 1290 de 2009 Ley 1620 y Decreto1965 de 2013 INSTITUCIÓN: Proyecto Educativo Institucional, Manual de Convivencia

DOCUMENTOS RELACIONADOS: - V1-P-01 Planeación Estratégica. - V1-I-01 Revisión por la Dirección - V1-MC-01 Manual de Calidad - Evaluación Institucional -Circulares

RECURSOS: (HUMANO: Participación del personal FÍSICOS: Sistemas / Computadoras, Office Internet, archivadores, carpetas Medios de comunicación




INDICADORES DE GESTION: - Satisfacción del cliente.

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO: - Reportar los indicadores analizando su desempeño y cumplimiento. - Análisis de las actividades de seguimiento de cada proceso. - Verificar el conocimiento de la Planeación Estratégica por parte de todos los miembros de la comunidad educativa. - Verificar que la Planeación Estratégica este actualizada. - Análisis de los resultados de la auto evaluación institucional y de la Revisión por la Dirección. - Seguimiento a la vivencia de la identidad Institucional.

7.2. PROCESOS MISIONALES: COBERTURA

DESCRIPCIÓN

OBJETIVO: Implementar acciones para promocionar y vincular estudiantes al servicio educativo ofrecido por la Institución,

mediante el cumplimiento explícito de los requisitos legales y las políticas institucionales; realizando una eficiente admisión , y matrícula eficaz.

FACTORES CLAVES DE ÉXITO: Reconocimiento de la Institución Familias idóneas (comprometidas en el proceso formativo) Que la Institución este a la vanguardia de las nuevas exigencias Educativas. Estrategias concretas y eficientes Orden y agilidad en el proceso de admisiones y registros Oferta adecuada al medio y a los clientes.

RESPONSABLES: Líder del Proceso

PARTICIPANTES: Rectora, Coordinación académica, Secretaria General,

ALCANCE: Aplica desde el establecimiento de los requisitos de admisión y matriculas de estudiantes, cronograma, inscripciones,

recepción de documentos, registro y cancelación de matrícula, distribución de estudiantes por grupos y niveles, solicitud y entrega de certificados y documentación

PROVEEDOR: MEN - Proceso de Planeación Estratégica. - Proceso Académico y Convivencia - Familias. - Entorno. - Otras Instituciones educativas.

ACTIVIDADES DEL PROCESO:

- - Establecer los requisitos de admisión de estudiantes (P) - Establecer el cronograma de admisiones y matriculas (P) - Dar a conocer el cronograma de admisiones y matriculas para el año siguiente. (H) - Recibir inscripciones a través de la página web(H) - Realizar proceso de admisión (H) - Dar a conocer los estudiantes admitidos y no admitidos. (H) - Dar a conocer los requisitos de matrícula a los estudiantes admitidos (H) - Realizar la pre matricula de estudiantes antiguos. (H) - Realizar Matricula (H) - Distribución de estudiantes matriculados por grupos y niveles. (V) - Verificar la eficacia del proceso de admisión y registros (V) - Hacer seguimiento a indicadores (V) - Hacer plan de mejoras (A)

CLIENTE: - Planeación Estratégica. - Familias y estudiantes. - Proceso Académico y Convivencia

SALIDAS: - Familias y estudiantes Matriculadas. - Resultados del proceso. - Control y entrega de documentos a estudiantes retirados. - Plan de mejoras.

ENTRADAS: - Horizonte Institucional. - Manual de calidad. - Cronograma Institucional - Requisitos legales, reglamentarios y normativos. - Requerimiento y requisitos para matricular. - Estudiantes que continúan en la Institución - Estudiantes - familias

REGISTROS: - M1-F-01 Formulario de Inscripción - M1-F-02 Control de admisiones y matrícula - M1-F-04 Cronograma de Matricula - M1-F-05 Matrícula - M1- F-06 Listado de documentos de cada estudante. -M1-F-07 Hoja de vida o ficha de seguimento del estudante.

REQUISITOS: NORMA ISO: 4.1, 5.2, 7.2, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 8.2.3,8.4,8.5. LEY: Ley 115: Art. 7, 95, 201,202, 203. INSTITUCIÓN: Planeación Estratégica, Proyecto Educativo Institucional, Manual de Convivencia




DOCUMENTOS RELACIONADOS: - M1-P-01 Admisiones y Matriculas - Lista de estudiantes matriculados. - Lista de estudiantes nuevos admitidos. - Cronograma de actividades Cobertura

RECURSOS: FÍSICOS: Sistemas office, PACSIS / Computadoras Talento Humano: participación de docentes y personal de apoyo. Infraestructura: Salones y espacios físicos para reunión y actividades afines.

INDICADORES DE GESTION: - Sostenibilidad del servicio

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO: - Verificar el perfil del estudiante para pertenecer a la Institución. - Revisar la documentación requerida.

7.2.1 PROCESOS MISIONALES: ACADEMICA

DESCRIPCIÓN

OBJETIVO: : Planear, Diseñar, Ajustar, Desarrollar y Evaluar los procesos académicos institucionales, para garantizar las prácticas

educativas, encaminadas al logro de una formación integral de los estudiantes, que contribuyan al desarrollo económico, social y ambiental de la región.

FACTORES CLAVES DE ÉXITO:

Familias comprometidas en la formación de sus hijos.

Comunidad educativa con sentido de pertenencia y

compromiso en la dinamización del horizonte institucional.

Docentes competentes , con adaptación al cambio y la

innovación ..

Políticas claras, comunicación asertiva y efectiva.

Trabajo en equipo

Utilización y manejo de las Tic,s

Ambiente de trabajo y disciplina

Modelo pedagógico definido y aplicado en cada una de las

áreas.

Diseño curricular acorde a las normas y al contexto

RESPONSABLE: - Coordinador académico

PARTICIPANTES: Alta Dirección Consejo Directivo , Consejo Académico. Docentes Comunidad estudiantil Padres de familia y/o acudiente.

ALCANCE: Desde el diagnostico institucional, la planeación del diseño curricular, práctica docente, registros, evaluación y validación del diseño, hasta la promoción y graduación de los estudiantes..

PROVEEDOR: - Gestión de cobertura - Planeación estratégica - MEN. - Ley 115 y su reglamentación. - Pruebas SABER, 3°,5°,9° y 11° - Universidades, SENA. -Secretaría de Educación Departamental y Municipal - La comunidad educativa.

ACTIVIDADES DEL PROCESO: Identificación de las etapas para la Planeación, la elaboración

y/o ajuste del Diseño Curricular. (P) Conformación de equipos de trabajo.(H) Apropiación de los elementos de entrada. (H) Revisión de los contenidos básicos y fundamentales del área Revisión de mallas curriculares del área, programas de inclusión y

proyectos pedagógicos. (H) Verificación de los contenidos de las mallas curriculares,

programas de inclusión y proyectos pedagógicos .(V) Implementación de los ajustes y/o modificaciones.( A)

CLIENTE: - Planeación Estratégica - Gestión de Mejoras - Comunidad educativa. - Partes interesadas (universidades, SENA comunidad educativa)

SALIDAS:




ENTRADAS: Horizonte Institución. Manual de Convivencia:

derechos y deberes de los estudiantes

Directrices ministeriales Diagnóstico de Resultados

de las pruebas Saber: 3°,5°,9° y 11°.

Evaluación Institucional Plan de estudio anterior

(explicar por qué es un referente en la planeación)-

Cronograma de actividades Estudiantes que continúan

en la Institución. Estudiantes que ingresan

por primera vez a la institución.

Validación de los contenidos y mallas curriculares, de los Planes de Área, de los proyectos pedagógicos institucionales, proyectos de aula, y acuerdos pedagógicos. (A).

Elaboración del calendario Académico, horarios , POA y cronograma de actividades.(H)

Organización y entrega de la asignación académica de los docentes (H)

Distribución de estudiantes por grado – grupo y aulas de clase y horarios. (H

Verificación del cumplimiento del calendario académico, planes operativos, asignación académica y cronograma de actividades. (V)

Revisión y seguimiento a los libros reglamentarios, proyectos pedagógicos, planeación de actividades de clase desde la plataforma collage.(H)

Evaluación periódica de los resultados del proceso formativo.( V) Programar reuniones de padres de familia. Realizar reunión de Comité de evaluación y promoción(V) Seguimiento al desempeño ético y pedagógico de los docentes.

(V) Promoción de los (las) estudiantes (A) Graduación de los (las) bachilleres Elaboración y Análisis de Indicadores de La gestión (A) Plan de mejoras de la gestión, de cada área y de cada docente

(A).

- - Directrices curriculares - Plan de estudio - Proyectos pedagógicos transversales. - Resultados de validación del Currículo - Análisis de Pruebas Saber. - Egresados con formación integral. - Requerimiento de personal idóneo y Competente. - Planes de mejora.

REGISTROS: - M2-F-01 ACTA DE REUNIÓN - M2-F-02 PLANILLA DE NOTAS - M2-F-03 ACTA DE REUNIÓN COMITE DE EVALUACIÓN Y PROMOCIÓN - M2-F-04 CARTA DE COMPROMISO ACADEMICO - M2-F-05 REGISTRO DIARIO DE GRADOS - M2-F-06 DIARIO DE REFLEXIÓN PEDAGOGICA - M2-F-07 CONTRATO PEDAGOGICO ACADÉMICO - M2-F-08 ENCUESTA DE EGRESADOS - M2-F-09 ACTA DE SEGUIMIENTO A REFUERZOS Y RECUPERACIONES - PLANEADOR DE CLASE - ACTA DE REUNION DE AREA - V1-F-01 REPORTE DE INDICADORES - BOLETIN INFORMATIVO A PADRES DE FAMILIA.. - CITACION DE PADRES DE FAMILIA.. - CONTROL DE EXCUSAS.. - FICHA DE SEGUIMIENTO.. - REVISIÓN DE LIBROS REGLAMENTARIOS - OBSERVADOR DE GRUPO.. - CONTROL DE ASISTENCIA REGISTRO DE LLEGADAS TARDE..

REQUISITOS: NORMA ISO: 7.1,7.2.2, 7.2.3, 7.5, 7.5.1,7.5.2, 7.5.4, 8.2.3, 8.2.4, 8.3,8.4, 8.5, Ley 115:: 5,10,31, 34,73,79,91, 92,145 Dcto 1860: 5, 6, 7,8, 9, 11,14, 19,20, 24, 34, 35, 36,40. Decreto 1290 DE 2009 Ley 1620 y Decreto1965 de 2013 INSTITUCIONALES: Planeación Estratégica, proyecto Educativo Institucional Manual de Convivencia

DOCUMENTOS RELACIONADOS: - M2-P-01 Académico - Sistema Institucional de Evaluación - P.E.I. - Manual de convivencia - Manual de reglamento institucional interno del Docente - Guía Para la elaboración de Planes de Área y Proyectos pedagógicos transversales - Planes de área - Proyectos Pedagógicos transversales - Política de calidad - Actas - Proyecto de aula - Seguimiento y manejo del compromiso pedagógico - Seguimiento y manejo del compromiso pedagógico

RECURSOS: (Talento humano: Empleados idóneos, Competentes y motivados Tecnológicos :Hardware, software Office, plataforma collage y kits tecnológicos Físicos: Auditorios, aulas, laboratorios , espacios pedagógicos y recreativos

INDICADORES DE GESTION: Estudiantes promovidos. - Estudiantes que aprueban áreas por período. - Egresados con perfil institucional - Resultados pruebas externas

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO: - Seguimiento y control a los factores de éxito y los indicadores. - Lineamientos Curriculares e institucionales.

- Plan de estudio, plan de áreas, proyectos pedagógicos, programas de inclusión.




- Revisión y seguimiento a los planes de estudio, programadores y proyectos. - Notificaciones. - Evaluación periódica de los resultados del proceso académico - Seguimiento a los factores críticos. - Diálogo con los grupos, según necesidades específicas. - Diálogo con el consejo estudiantil, según necesidades específicas. - Reunión con docentes de las áreas. - Reunión con los directores de grupo. (si fuera necesario) - Revisión de fichas de seguimiento de las estudiantes. - Seguimiento a la asistencia y ausencia de las estudiantes. - Revisión y seguimiento al registro de evaluación. - Revisión de libros de actas del Consejo académico y de los Comités de evaluación y promoción - Revisión y seguimiento a compromisos académicos. - Seguimiento a los resultados académicos. - Revisión a los informes entregados a los padres de familia. - Seguimiento y revisión al proyecto de aula . - Seguimiento al horario de clases de las estudiantes de acuerdo a la programación del calendario escolar. - Seguimiento al cumplimiento de la carga académica de los docentes. - Seguimiento de los docentes en el ingreso y salida de las estudiantes. - Seguimiento a las acciones de mejora académica. - Seguimiento al desempeño de los docentes.

7.2,3 PROCESO MISIONALES: CONVIVENCIA.

DESCRIPCION

OBJETIVO: Fomentar estrategias en los estudiantes para el desarrollo de una actitud reflexiva y honesta frente a sus valores,

principios, comportamientos, relaciones, formas de solucionar sus conflictos, y el compromiso personal con sus procesos de formación integral para la vida en sociedad garantizando así una sana convivencia que faciliten el desarrollo curricular.

FACTORES CLAVES DE ÉXITO: Para el éxito del proceso se requiere:

Familias comprometidas con la formación de las estudiantes.

Docentes competentes y comprometidos con la misión.

Apoyo de todos los procesos.

Proyectos formativos.

Apertura al cambio y a la innovación.

Ambiente de trabajo y disciplina.

Disposición para el trabajo en equipo.

Canales de comunicación claros y asertivos.

Manual de funciones con responsabilidades claras. Manual de Convivencia

Entidades gubernamentales.(ICBF, Policía de menores, comisaria de familia, Personero municipal)

RESPONSABLE: Líder del proceso, Comité Institucional de Convivencia

PARTICIPANTES Comunidad educativa

ALCANCE: Inicia desde cuando el estudiante falta a las normas del manual de convivencia, indagación, amonestación, aplicación

de correctivos y oportunidades y termina cuando se agote el conducto regular.

PROVEEDOR: Planeación estratégica. Gestión de Matriculas. Gestión Académica Proceso de Talento humano

ACTIVIDADES DEL PROCESO: Socializar la norma con los docentes.(P)

Conformar el comité Institucional de Convivencia (P).

Definir criterios y funciones del comité Institucional de Convivencia. A partir de la norma.(P)

CLIENTES: Comunidad educativa. .

SALIDAS:




7.3 PROCESOS DE APOYO: TALENTO HUMANO

DESCRIPCIÓN

OBJETIVO: Orientar el personal docente y administrativo nombrado para la institución, brindando a cada uno de ellos, una adecuada

inducción, formación, capacitación, desempeño y evaluación. Que permita garantizar de manera competente el desarrollo de las competencias educativas y laborales en un ambiente adecuado y seguro.

FACTORES CLAVES DE ÉXITO: Satisfacción del personal administrativo y docente Comunicación asertiva y oportuna. Clima organizacional adecuado. Definición objetiva de perfiles de cargo por competencias. Plan de formación que responda a las necesidades institucionales. Estímulos a docentes y administrativos

RESPONSABLE: - Líder del proceso.

PARTICIPANTES: Todo el personal comprometido en la Institución. Alta Dirección

ALCANCE: Aplica desde requerimiento de perfiles de acuerdo a las necesidades de talento humano presentadas por la institución, la

verificación del cumplimiento de los perfiles, la idoneidad para para el desarrollo de las competencias y su bienestar personal, hasta los planes de mejoramiento personal , la evaluación de desempeño y los estímulos.

PROVEEDOR: - Ministerio de Educación Nacional. -Secretaria de Educación. Departamental -Secretaria de Educación. Municipal -Sena -Universidades oficiales y privadas - Otros


- Identificar las necesidades del personal y/o cargo.(P) - Definir perfiles de cargo: -Programar formación (P) - Elaboración del plan escolar de prevención de desastres

CLIENTE:

SALIDAS:

ENTRADAS: Horizonte Institucional Estudiantes matriculados Manual de convivencia Normatividad vigente Reporte de casos por parte de docentes administrativos y coordinadores Personal competente e idóneo.

Establecer cronograma de trabajo (P)

Reuniones periódicas del Comité Institucional de Convivencia (P)

Analizar los procesos de convivencia de los Estudiantes.(H).

Atender a estudiantes con su respectivo padres de familia y/o acudiente en la solución de dificultades a nivel comportamental internos (H).

Atender a estudiantes con padres de familia y/o acudiente en la solución de dificultades a nivel comportamental externos (H

Remitir casos de estudiantes con dificultades comportamentales al consejo directivo (H

Toma de decisiones por parte del consejo directivo.(H)

Seguimiento a estudiantes con dificultades comportamentales (V).

Elaborar planes de mejoramiento (A)

Negociación y Acuerdos comportamentales. Líderes institucionales. Sana convivencia Planes de mejora.

REGISTROS: M3-F-01 Remisión estudiantes comité de convivencia M3-F-02 Compromiso disciplinarios M3-F-03 Citación a padres y/o Acudientes M2-F-02 Actas A3-F-01 Cronograma individual de atividades

NORMA ISO: 4.2 LEGALES: Ley 115: Decreto 1290

Ley 1098/2006 GUÍA 034 PARA EL MEJORAMIENTO

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA Ley 1620 de Convivencia Escolar.

INSTITUCIONALES: Planeación Estratégica, Proyecto Educativo Institucional Manual de Convivencia

DOCUMENTOS RELACIONADOS: M3-P-01Gestion de Convivencia Manual de Convivencia Proyecto Educativo Institucional Resoluciones consejo Directivo. Observador del estudiante.

RECURSOS:

Humanos: Docentes y personal de apoyo.

Físicos: Planta física e infraestructura.

Tecnológicos

INDICADORES DE GESTION: Sana Convivencia

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO: • Seguimiento y control a los factores de éxito. • Evaluación periódica de los resultados del proceso • Dialogo con los estudiantes • Diálogo con los grupos, según necesidades específicas. • Diálogo con el consejo estudiantil de cada grupo, según necesidades específicas. • Reunión con maestros en general. Reunión con los directores de grupo.




ENTRADAS: -Horizonte Institucional - Necesidad de personal, idóneo y competente para desempeñar Nuevos cargos. - Factores de riesgos institucionales - Necesidad de formación y Cualificación del personal. - Formación y actualización ofrecida por: Centros de Formación y Universidades) Otros. - Programas de COVISO .

- Realizar inducción (H) - Ejecutar cronograma de atividades, según programa de formación (H) - Evaluar la Eficacia de las formaciones recibidas(V) - Evaluar Clima Institucional.(V) - Evaluar el desempeño por competencias(V) - Reportar indicadores y presentar informe de resultados del proceso (V) - Identificar necesidades de formación(A) Implementar programa de COVISO. -Evaluar programa de COVISO. - Definir plan de mejoras (A)

Personal idóneo y competente. Clima institucional adecuado y seguro. Plan escolar de prevención de riesgos.

REGISTROS: - A1-F-01 listado de verificacion documental - A1-F-02 Adaptación y seguimiento - A1-F-03 Programa de formación - A1-F-04 Registro de formación - A1-F-05 Evaluación de desempeño por competencias - A1-F-06 Evaluación de clima institucional - Seguimiento a la formación Control

REQUISITOS: NORMA ISO: 6.2, 6.2.1,6.2,8.2.3, 8.4, 8.5 LEY: Ley 115: Art. 104,83, 109, 110, 119, 196,197, 198. Código Sustantivo del Trabajo G.T. C. Resolución 7550 del1994 sobre Prevención de riesgos INSTITUCIONALES: Planeación Estratégica, Proyecto Educativo Institucional Manual del Docente

DOCUMENTOS RELACIONADOS: - A1-P-01 Gestión del Talento Humano. - A1-G-01 Programa de inducción Perfiles de cargos - P E I - Panorama de factores de riesgos. - Manual de funciones

RECURSOS: (Humano, tecnológico e Infraestructura) HUMANOS: Empleados idóneos, Competentes y motivados TECNOLOGICOS: Hardware, software Office,plata forma collage video beam INFRAESTRUCTURA: Auditorios, aulas.

INDICADORES DE GESTION: - Personal competente - Resultado de clima institucional - Eficacia de las formaciones

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO: -- Eficacia de formaciones - Evaluación de competencias - Evaluación de clima institucional. - Verificación de perfiles. - Factores claves de éxito - Resultado de indicadores - Plan de mejoras

7.3.1PROCESOS DE APOYO: FINANCIERO.

DESCRIPCIÓN

OBJETIVO: Ejecutar el presupuesto, el Plan de compras, el POAI y PAC de la Institución, aprobado por el Consejo Directivo, recibir

las transferencias por diferentes conceptos, hacer los recaudo por concepto de certificados y servicios prestados, hacer seguimiento a los inventarios, infraestructura y equipos pedagógicos; que permita la racionalización y optimización de los recursos que se aceptan y conforman los fondos de servicios educativos.

FACTORES CLAVES DE ÉXITO: Organización presupuestal. Cumplimiento oportuno de las obligaciones adquiridas y presupuestadas. La comunicación asertiva. Transparencia en el desarrollo del proceso.

RESPONSABLE: - Líder del proceso.

PARTICIPANTES. Alta Dirección Consejo directivo Comunidad educativa

ALCANCE: Aplica desde la aprobación del presupuesto anual de la Institución, obtención de los ingresos por concepto de

transferencias y venta de servicios hasta la ejecución y evaluación presupuestal. Verificando la satisfacción de la comunidad educativa, con relación a la infraestructura y los equipos pedagógicos.

PROVEEDOR: - Ministerio de Educación Nacional. -Secretaria de Educación. Departamental


Identificar y recibir las necesidades de acuerdo a los proyectos

CLIENTE: Todos los procesos




-Secretaría de desarrollo Municipal. -Padres de familia - Otros

pedagógicos y las diferentes gestiones ( P). Elaborar el presupuesto anual ( P). Presentar el presupuesto al consejo Directivo para su aprobación. (A). Enviar el presupuesto a la Secretaria de educación Departamental para su aprobación (A). Ejecutar el presupuesto anual de acuerdo al POAI, al PAC de acuerdo a la reglamentación vigente. (H). Elaborar los informes internos y externos (H). Recibir las consignaciones por concepto de venta de servicios (V). Manejo del Software contable. (H). Mantener los inventarios actualizados (V). Plan de mantenimiento de equipos, muebles y enseres (H). Elaborar y socializar el informe anual de la Gestión financiera conforme al objetivo del proceso (H ) Elaborar el plan de mejoramiento del proceso ( H )

SALIDAS: Presupuesto ejecutado Materiales didácticos, tecnológicos. Material de insumos y suministros

ENTRADAS: Horizonte Institucional Cronograma Institucional Manual de calidad Plan para pagos de compromisos y compras.

REGISTROS: A2-F-01 Presupuesto anual A2-F-02 Comprobante de egreso A2-F-03 listado de selección de proveedores. A2-F04 Selección de proveedores. A2-F05 Evaluación y reevaluación de proveedores. A2 F 06 hoja de vida equipos. Inventarios.

REQUISITOS: NORMA ISO: 6.3, 6.4 ,7.4,7,4.1 , 7.4.2, 7.4.3 LEY: Ley 115: Art 173 y 174. Ministerio de Educación Nacional INSTITUCIONALES: Planeación Estratégica, Proyecto Educativo Institucional

DOCUMENTOS RELACIONADOS: A2-P-01 GESTION FINANCIERA –

RECURSOS: (Humano, tecnológico e Infraestructura) HUMANOS: Empleados idóneos, Competentes y motivados TECNOLOGICOS: Hardware, software Office, video beam

INDICADORES DE GESTION: Seguimiento a la infraestructura, equipos pedagógicos y otras entidades de apoyo educativo. Relación de ingresos y egreso.

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO: Cumplimiento al desarrollo del presupuesto. Ejecución de obligaciones pendientes de presupuestos anteriores si las hubiere. Monitoreo de los equipos y materiales didácticos adquiridos. Muestreo de satisfacción frente a las actividades que realiza entidades de apoyo pedagógico.

7.3.2 PROCESOS DE APOYO: BIENESTAR INSTITUCIONAL

DESCRIPCIÓN

OBJETIVO: Garantizar los servicios complementarios y/o de apoyo para el bienestar de los integrantes de la comunidad educativa.

FACTORES CLAVES DE ÉXITO: - Actividades coordinadas. - Atención ágil y eficaz. - Comunicación ágil y oportuna. - Satisfacción de las familias y estudiantes. - Secreto profesional. - Información veraz y oportuna.

RESPONSABLE: Lider del proceso.

PARTICIPANTES: Responsable de Biblioteca, Primeros Auxilios, Equipo de Pastoral, Semilleros y la comunidad educativa.

ALCANCE: Abarca desde la planificación de servicios, proyectos y/o campañas preventivas hasta la prestación, verificación y mejora

de estos. Cubre servicios tales como: Biblioteca, Primeros Auxilios, Pastoral y Semilleros.

PROVEEDOR: - Todos los procesos del S.G.C.


- Planear los subprocesos (P). - Recibir el Cronograma Institucional (P).

CLIENTE: -Todos los procesos del S.G.C. - Partes interesadas




- Realizar propuesta de las actividades (H). - Revisar y aprobar las actividades propuestas (V). - Evaluar y definir el presupuesto o su forma de financiación (H). - Ejecutar cronograma de actividades por cada subproceso (H). - Hacer seguimiento a la ejecución (V). - Verificar la eficacia de las actividades (V). - Actualizar la información necesaria (H). - Hacer retroalimentación en la evaluación institucional (V). - Realizar el informe de gestión del proceso (A). - Realizar reunión mensual del comité (P). - Definir plan de mejoras (A)

SALIDAS: - Requerimientos de recursos para prestar el servicio. - Reporte de satisfacción del cliente. - Informes del proceso - Plan de mejoras

ENTRADAS: -Horizonte Institucional - Estudiantes matriculadas y retiradas - Estudiantes que requieren apoyo de bienestar institucional - Docentes que ingresan y se retiran

REGISTROS: A3-F-O1 CRONOGRAMA INDIVIDUAL DE ACTIVIDADES A3-F-02 RESERVA DE BIBLIOTECA Y/O SALA DE AUIDIOVISUALES A3-F-03 PRESTAMO MATERIAL DIDACTICO A3-F-04 ACTOS RELIGIOSOS CONMEMORATIVOS A3-F-05 CONTROL DE ASISTENCIA SEMILLERO A3-F-06 ACTA DE REUNIÓN SEMILLERO

REQUISITOS: NORMA ISO: 5.2, 7.1,7.5 ,8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5, LEY: Ley 115: 97,141, 204. Dcto 1860: Art.40 ,42 INSTITUCIÓN: Planeación Estratégica Proyecto educativo Institucional Manual de Convivencia

DOCUMENTOS RELACIONADOS: A3-P-01Bienestar institucional. A3-I-01 Instrutivo de biblioteca. A3-I-02 Instructivo de Crecimiento Espiritual A3-I-03Instructivo de Semilleros

RECURSOS: (Humanos e infraestructura) FÍSICOS: Sistemas / Computadoras. Archivadores, carpetas, medios de comunicación. Espacio (lugar – tiempo).

INDICADORES DE GESTION: - Satisfacción del cliente.

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO: - Comprobar si los servicios ofrecidos fueron utilizados por los miembros de la Comunidad educativa. - Verificar el cumplimiento y eficacia en el desarrollo de las actividades programadas - Revisar el cronograma de actividades de cada servicio de apoyo. - Hacer seguimiento al nivel de satisfacción del cliente frente al impacto de las actividades.

7.3.4 PROCESOS DE APOYO: INFORMACION Y DOCUMENTACION

DESCRIPCIÓN

OBJETIVO: Garantizar un adecuado manejo de la documentación, control de los documentos y registros del sistema del gestión de

calidad para incrementar la eficacia de los procesos de la Institución.

FACTORES CLAVES DE ÉXITO: - Actualización de documentos.

- Información Oportuna, clara, actualizada y de fácil acceso.

- Registros almacenados y preservados, con información veraz para la toma de decisiones.

RESPONSABLE: Coordinador de calidad

PARTICIPANTES: Todo el personal involucrado en el S.G.C.

ALCANCE: Aplica a todos los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de Calidad de la Institución Educativa Nuestra Señora de la Presentación en la elaboración, revisión, aprobación, distribución, comunicación, almacenamiento, protección y disposición final de los documentos internos y externos.




PROVEEDOR: - Todos los procesos del Sistema de gestión de calidad. - Normatividad dada desde el MEN. - Documentos propios de la Institución.


- Planear los documentos necesarios para el S.G.C (P). -Analizar la necesidad de crear, modificar o anular un documento, presentar propuesta de modificación.(H)

- Registrar el cambio (H). - Incluir el documento en el listado maestro de documentos (H). - Identificar copias (H). - Distribuir documentos modificados (H). - Recoger y destruir documentos obsoletos (H). - Capacitar en documentos (H). - Almacenar documentos (H). - Planear los registros necesarios para el S.G.C (P). - Diseñar registros (H). - Distribuir registros (H). - Diligenciar el formato correspondiente (H). - Asignar lugar de almacenamiento y protección del registro (H) - Establecer tiempo de retención del registro (H). - Hacer seguimiento al registro (V). - Revisar formato de modificaciones (V). - Hacer seguimiento (V). - Tomar decisiones cuando sea necesario (A).


SALIDAS: - Documentos vigentes y distribuidos. - Documentos obsoletos y controlados. - Registros almacenados y protegidos. - Planes de mejora y no Conformidades. .

ENTRADAS:

- Documentos y registros de origen internos y externos que requieren ser controlados. - Formatos para , modificar o anular - Registros para controlar.

REGISTROS: - A4-F-01 Listado Maestro de documentos.

- A4-F-02 Listado Control de Registros del

S.G.C

- A4-F-03 Listado Control de Documentos

- A4-F-04 Control de actividad del S.G.C

REQUISITOS: NORMA ISO: 4.1,4.2, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 8.2.3,8.4, 8.5 LEY: No aplica INSTITUCIÓN: Planeación Estratégica, Proyecto Educativo Institucional Manual de Convivencia

DOCUMENTOS RELACIONADOS: - A4-P-01 Gestión de Información y Documentación - A4-G-01 Guía de elaboración de Documentos. - A4-G-02 Guía de comunicación Interna - A4-G-03 Guía de manejo magnético y digital del S.G.C

RECURSOS: FÍSICOS: Sistemas Office / Computadoras / Red Interna Archivadores, carpetas, medios de comunicación

INDICADORES DE GESTION:

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO: - Revisar la vigencia y aplicación de los documentos. - Verificar el conocimiento del documento por parte del usuario. - Verificar que los documentos estén en su carpeta y archivo correspondiente - Control de obsoletos - Disposición final de los documentos y registros

7.3.5PROCESOS DE APOYO: AUDITORIAS INTERNAS

DESCRIPCIÓN

OBJETIVO: Conocer y evaluar la adecuación, conveniencia y eficacia del S.G.C. y detectar oportunidades de mejora.

FACTORES CLAVES DE ÉXITO: Mejoramiento continúo. Hallazgos y observaciones oportunas y reales. Auditores competentes. Auditorias como valor agregado. Metodologias adequadas de auditorias.

RESPONSABLE: Líder del proceso

PARTICIPANTES: Equipo auditor

ALCANCE: Inicia desde la programación de auditorías internas hasta la presentación de informe de resultados y cierre de hallazgos

PROVEEDOR: - Todos los procesos del S.G.C. - Entes normativos o reguladores. - Clientes.


- Establecer la programación de auditorías internas. (P) - Implementar el programa de auditorías. (H) - Establecer plan de auditorías. (P) - Hacer reunión de apertura. (H) - Desarrollar las auditorías internas en cada uno de los procesos del S.G.C. (H) - Generar hallazgos de la auditoria. (V) - Hacer conclusiones de la auditoria. (H) - Realizar reunión de cierre. (V) - Hacer seguimiento a las actividades de las auditorias. (H ) - Hacer seguimiento a los auditores, competencia y desempeño (V) - Tomar acciones. (A)

CLIENTE: - Todos los procesos del S.G.C.

SALIDAS: - Informe a la revisión por la alta dirección. - Planes de mejora. - Informe de auditoria.




ENTRADAS: - Horizonte Institucional - Manual de calidad - Cronograma Institucional - Informes de auditorias anteriores. - Procedimientos. - Planeación estratégica - Procesos. - No conformidades anteriores. - Solicitud de auditorías. - Criterios para realizar auditorias

REGISTROS: - A5-F-01 Programación, plan y control de Auditorias Internas - A5-F-03 Informe de las auditorías internas. - A5-F-04 Lista de Verificación. - A5-F-05 Evaluación del Auditor

REQUISITOS: Norma ISO: 8.2.2, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5. LEY : No aplica INSTITUCIONALES: No aplica

RECURSOS: (Humanos e infraestructura) FÍSICOS: Sistemas / Computadoras. AMBIENTE DE TRABAJO: Clima organizacional adecuado. HUMANOS: Equipo auditor competente. DOCUMENTOS RELACIONADOS:

- A5-P-01 Procedimento de auditorias internas Manual de procedimento de Auditorias

INDICADORES DE GESTION: - Competencia de auditores internos de calidad - Eficacia de los procesos

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO: - Seguimiento al programa de auditorías. - Resultado de la evaluación de la competencia de los auditores. - Seguimiento a los factores claves de éxito. - Seguimiento al cierre eficaz y oportuno de hallazgos.

7.3.6 PROCESOS DE APOYO: GESTION DE MEJORAS

DESCRIPCIÓN

OBJETIVO: Propiciar un mejoramiento continuo a partir del análisis de las no conformidades reales o potenciales, solicitud de mejora, quejas, reclamos, sugerencias y/o estímulos para implementar acciones correctivas, preventivas que lleven al mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad

FACTORES CLAVES DE ÉXITO: Compromiso de la Alta Dirección. Canales de comunicación adecuados. Compromiso y motivación del personal. Competencia del personal. Tratamiento de las no conformidades. Sensibilización a la comunidad en mejoramiento continuo. Atención oportuna y eficaz a las diferentes quejas, reclamos, Sugerencias y/o estímulos.

RESPONSABLES: Líder del Proceso

PARTICIPANTES: Todo el personal involucrado en el S.G.C. Líderes de procesos. Comité de calidad.

ALCANCE: Abarca desde la detección de no conformidades reales o potenciales hasta la verificación de la eficacia.

PROVEEDOR: - Todos los procesos del S.G.C - Clientes internos y externos


- Definir las políticas de mejora (P). - Definir formación en técnicas de análisis (P) - Definir programa de motivación al personal en gestión de mejoras (P).


SALIDAS:




ENTRADAS: - Horizonte Institucional - Quejas, reclamos, sugerencias y/o

estímulos del cliente - Informes de auditoría interna. - Resultados de la revisión por la dirección. - Plan de Mejoras Institucional

- Planear acciones correctivas y preventivas (P). - Hacer tratamiento a quejas, reclamos, sugerencias y/o estímulos (H). - Identificar, reportar y analizar causas de no conformidad Reales y potenciales (H). - Definir acciones correctivas y preventivas (H). - Verificar cumplimiento de acciones correctivas y preventivas (V). - Hacer seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas y al tratamiento dado a quejas, reclamos y sugerencias (V). - Hacer seguimiento al proceso (V). - Definir acciones de mejora al proceso (A).

- Acciones correctivas eficaces - Acciones preventivas eficaces - Planes de mejora. - Satisfacción del cliente

REGISTROS: - A6-F-01 Solicitud de ACPM - A6-F-02 Seguimiento a cierre de ACPM - A6-F-04. Quejas, reclamos, sugerencias y/o estímulos. - A6-F-05 Control de Quejas, reclamos, sugerencias y /o estímulos. -A6-F-07 Constancia de entrega y recibo de QRSE - Anexo 1 Consolidado de quejas, reclamos, sugerencias y/o estímulos. - Anexo 2 Consolidado de ACPM.

REQUISITOS: - NORMA ISO: 8, 8.1, 8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 - LEY: 115: Art. 4 - INSTITUCIONALES: Planeación Estratégica, Proyecto Educativo Institucional Manual de Convivencia, Manual del docente

RECURSOS: (Humanos e infraestructura)- FÍSICOS: Sistemas Office / Computadoras Archivadores, carpetas, medios de comunicación. Espacio (lugar – tiempo) para trabajar proyectos de mejora DOCUMENTOS:

- A6-P-01 Procedimiento de Gestión de Mejoras. - A6-G-01 Guía de técnica de análisis. - A6-I-01 Instructivo de Quejas, reclamos, sugerencias y/o estímulos.

INDICADORES DE GESTION:

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO: - Conocimiento y aplicación de las técnicas de análisis. - Verificar el conocimiento del programa de motivación. - Verificar el reporte de no conformidades reales y potenciales - Seguimiento a los factores claves de éxito - Seguimiento a los planes de mejora. - Seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas y al tratamiento dado a quejas, reclamos y sugerencias

8. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Y DE AUTORIDAD

INSTITUCION EDUCATIVA NUESTRA SEÑORA DE LA PRESENTACION ANEXO 1 MATRIZ DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

ALTA DIRECCIÓN: Define lineamientos para el SGC y toma decisiones, resultado de la evaluación de la gestión escolar

REPRESENTANTE DE RECTORÍA: Se asegura de la adecuada implementación, sostenimiento y mejora del SGC

LÍDER DE PROCESO: Gestiona el proceso, según requerimientos definidos y propicia su mejoramiento




PARTICIPANTES: Actúa bajo las condiciones del proceso y orientaciones del Líder

NO PARTICIPA

NOMENCLATURA DE PROCESOS

Planeación Estratégica: V1 Bienestar Institucional: A3

Cobertura: M1 Información y Documentación: A4

Académico : M2 Auditorías Internas: A5

convivencia: M3

Mejoras: A6

Talento Humano : A1

Financiero : A2

CARGOS INSTITUCIONALES / PROCESOS

V1 M1 M2 M3 A1 A2 A3 A4 A5 A6

RECTOR

COORDINADOR ACADEMICO

COORDINADOR DE DISCIPLINA

COORDINADOR DE CALIDAD

SECRETARIA ACADEMICA

JEFES ÁREA

DOCENTES

DOCENTE LÍDER DE PROCESO

BIBLIOTECARIA

VIGILANTES / SERVICIOS GENERALES

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MANUAL DE CALIDAD - La Presentaciónpresentacion.edu.co/inicio/wp-content/uploads/2017/... · relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección. (NTC