MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES

Código:

MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES

LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA

E.DE-00.00 Versión: 01 Fecha:


SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD


UNIVERSIDAD DEL QUINDIO


ARMENIA, 2010


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Código:

JUSTIFICACIÓN

2. OBJETO DEL MANUAL DE CALIDAD

3. ALCANCE DEL MANUAL D

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

5. EXCLUSIONES

6. RESEÑA HISTÓRICA LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA

7. ORGANIGRAMA DEL LABORATORIO

8. MAPA DE PROCESOS

9. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

9.1 MISIÓN

9.2 VISIÓN

9.3 POLÍTICA DE CALIDAD

9.4 COMPROMISO HACIA LA POLÍTICA DE CALIDAD

9.5 OBJETIVOS DE CALIDAD

9.6 ANÁLISIS DOFA

10. DESCRIPCIÓN REQUISITOS NORMA NTC




CONTENIDO

MANUAL DE CALIDAD

ALCANCE DEL MANUAL D E CALIDAD

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

HISTÓRICA LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA

ORGANIGRAMA DEL LABORATORIO

MAPA DE PROCESOS

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

POLÍTICA DE CALIDAD

COMPROMISO HACIA LA POLÍTICA DE CALIDAD

OBJETIVOS DE CALIDAD

DESCRIPCIÓN REQUISITOS NORMA NTC-ISO 17025:2005


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Código:

10.1 REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIÓN (NUMERAL 4)

10.1.1 LA ORGANIZACIÓN ( NUMERAL 4.1)

10.1.2 SISTEMA DE GESTIÓN (NUMERAL 4.2)

10.1.2.1 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

10.1.3 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN (NUMERAL 4.3)

10.1.3.1 GENERALIDADES

10.1.3.2 APROBACIÓN Y EMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS

10.1.3.3 10.1.3.3 CAMBIOS A LOS DOCUMENTOS

10.1.4 REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS (NUMER AL .4)

10.1.5 SUBCONTRATACIÓN DE CALIBRACIONES (NUMERAL 4.5)

10.1.6 COMPRAS DE SERVICIOS Y SUMINISTROS (NUMERAL 4.6)

10.1.7 SERVICIOS AL CLIENTE (NUMERAL 4.7)

10.1.8 QUEJAS (NUMERAL 4.8)

10.1.9 CONTROL DE TRABAJOS NO CONFORMES (NUMERAL 4.9)

10.1.10 MEJORA (NUMERAL 4.10)




REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIÓN (NUMERAL 4)

LA ORGANIZACIÓN ( NUMERAL 4.1)

SISTEMA DE GESTIÓN (NUMERAL 4.2)

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN (NUMERAL 4.3)

GENERALIDADES

APROBACIÓN Y EMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS

10.1.3.3 CAMBIOS A LOS DOCUMENTOS

REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS (NUMER AL .4)

SUBCONTRATACIÓN DE CALIBRACIONES (NUMERAL 4.5)

COMPRAS DE SERVICIOS Y SUMINISTROS (NUMERAL 4.6)

SERVICIOS AL CLIENTE (NUMERAL 4.7)

QUEJAS (NUMERAL 4.8)

CONTROL DE TRABAJOS NO CONFORMES (NUMERAL 4.9)

MEJORA (NUMERAL 4.10)


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REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS (NUMER AL .4) 27

SUBCONTRATACIÓN DE CALIBRACIONES (NUMERAL 4.5) 28

COMPRAS DE SERVICIOS Y SUMINISTROS (NUMERAL 4.6) 28

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29

CONTROL DE TRABAJOS NO CONFORMES (NUMERAL 4.9) 30

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Código:

10.1.11 ACCIONES CORRECTIVAS (NUMERAL 4.11)

10.1.12 ACCIONES PREVENTIVAS (NUMERAL 4.12)

10.1.13 CONTROL DE LOS REGISTROS (NUMERAL 4.13)

10.1.14 AUDITORIAS INTERNAS (NUMERAL 4.14)

10.1.15 REVISIONES POR LA DIRECCIÓN (NUMERAL 4.15)

10.2 REQUISITOS TÉCNICOS (NUMERAL 5)

10.2.1 GENERALIDADES (NUMERAL 5.1)

10.2.2 PERSONAL (NUMERAL 5.2)




ACCIONES CORRECTIVAS (NUMERAL 4.11)

ACCIONES PREVENTIVAS (NUMERAL 4.12)

CONTROL DE LOS REGISTROS (NUMERAL 4.13)

AUDITORIAS INTERNAS (NUMERAL 4.14)

REVISIONES POR LA DIRECCIÓN (NUMERAL 4.15)

REQUISITOS TÉCNICOS (NUMERAL 5)

GENERALIDADES (NUMERAL 5.1)

PERSONAL (NUMERAL 5.2)


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El Manual de Calidad y Operaciones de Laboratorio de Metrología Topográfica es un

documento que describe el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad; el cual ofrece un

panorama general de la operación interna de los procesos y su desarrollo en cumplimiento con

la misión tanto del Laboratorio como de la Universidad, se convierte este texto entonces en la

directriz de la entidad tanto para funcionarios como para particulares que ejercen funciones que

intervienen en la calidad del servicio que presta el Laboratori

Por encontrarse este adscrito a la Facultad de Ingeniería y esta a su vez a la Universidad del

Quindío, el desarrollo de este manual ha sido acorde a los requerimientos del Sistema Integrado

de Gestión, con el fin de continuar con la estandarización de

demás aspectos que garantizan u

esta de carácter público, lo cual debe traducirse en un ente que aporte conocimiento, desarrollo

e innovación a la sociedad con la cu




JUSTIFICACIÓN

Calidad y Operaciones de Laboratorio de Metrología Topográfica es un





intervienen en la calidad del servicio que presta el Laboratorio.



de Gestión, con el fin de continuar con la estandarización de los procesos, procedimientos y

demás aspectos que garantizan un correcto funcionamiento de la Institución; aún más por ser


e innovación a la sociedad con la cual interactúa.


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Calidad y Operaciones de Laboratorio de Metrología Topográfica es un







los procesos, procedimientos y

n correcto funcionamiento de la Institución; aún más por ser


Código:

2. OBJETO DEL MANUAL DE CALIDAD

Este manual está desarrollado para documentar El Sistema de Gestión de Calidad del

Laboratorio de Metrología Topográfica adscrito a la Universidad del Quindío.

3. ALCANCE DEL MANUAL DE CALIDAD

El alcance comprende la calibración

siguientes pruebas:

• Comprobación de exactitud mediante un patrón internacional.

• Colimación angular.

• Mediante interferómetro laser

De igual forma también comprende los siguientes procesos:

Procesos Estratégicos : Direccionamiento Estratégico, Gestióndel mejoramiento continuo,

Comunicación Estratégica.

Procesos Misionales : Servicio Interno, Servicio Externo, Servicio General Laboratorio.

Procesos de Apoyo: Gestión Financiera, Gestión juríd

Talento Humano, Gestión de Recursos Físicos y Tecnológicos, Gestión de Recursos

Académicos.




OBJETO DEL MANUAL DE CALIDAD



ALCANCE DEL MANUAL DE CALIDAD

nde la calibración de equipos de medición topográfica mediante las

Comprobación de exactitud mediante un patrón internacional.

Colimación angular.

Mediante interferómetro laser

comprende los siguientes procesos:

: Direccionamiento Estratégico, Gestióndel mejoramiento continuo,

Comunicación Estratégica.

Servicio Interno, Servicio Externo, Servicio General Laboratorio.

Gestión Financiera, Gestión jurídica, Gestión Documental, Gestión del



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e equipos de medición topográfica mediante las

Comprobación de exactitud mediante un patrón internacional.

: Direccionamiento Estratégico, Gestióndel mejoramiento continuo,

Servicio Interno, Servicio Externo, Servicio General Laboratorio.

ica, Gestión Documental, Gestión del


Código:

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Metrología : Estudio de los sistemas de Medida

SGC: Sistema de Gestión de Calidad

NTC/ISO 17025:2005: Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de

Ensayo y Calibración

Trazabilidad : Es una propiedad de la medición que permite que el resultado de esta sea

relacionado con otros patrones: nacionales e internacionales, mediante u

ininterrumpida. La cadena de trazabilidad debe comenzar con la medición realizada, mediante

un instrumento particular y finalizar en un patrón internacional.

El Laboratorio : hace referencia a la organización, en este caso al Laboratorio de Metrol

Topográfica.




DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

: Estudio de los sistemas de Medida

: Sistema de Gestión de Calidad

: Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de

: Es una propiedad de la medición que permite que el resultado de esta sea

relacionado con otros patrones: nacionales e internacionales, mediante u


un instrumento particular y finalizar en un patrón internacional.

: hace referencia a la organización, en este caso al Laboratorio de Metrol


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: Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de

: Es una propiedad de la medición que permite que el resultado de esta sea

relacionado con otros patrones: nacionales e internacionales, mediante una cadena


: hace referencia a la organización, en este caso al Laboratorio de Metrología

Código:

5. EXCLUSIONES

Para el Sistema de Gestión de Calidad aplican las siguientes Exclusiones:

Numeral 4.5 Subcontratación de Ensayos y Calibracio nes

subcontrataciones.

6. RESEÑA HISTÓRICA LABORATORIO DE METROLOGÍA

La Facultad de Ingeniería Perteneciente a la Universidad del Quindío, tiene adscritos los

Programas de Ingeniería Civil y Tecnología en Topografía, los cuales emplean dentro de la

formación de los estudiantes equipos de medición topográfica pa

Facultad como a campo abierto. Estos equipos se encontraban en un almacén, el cual sólo

contaba con unas cuantas estanterías donde se ubicaban los equipos y un computador en el

cual se registraban los préstamos. Dada la gr

que requieren en las mediciones que se realizan, se evidenció la necesidad de

lugar que tuviera las condiciones físicas y técnicas necesarias para garantizar que los equipos

estuvieran en óptimas condiciones.

Ante esta necesidad y añadiendo a esto que en Colombia no existe un Laboratorio que preste el

servicio de calibración de equipos de esta naturaleza, se emprendió desde el año 2008 la

búsqueda de la implementación de un Laboratorio de Metr

tener:

o Un sistema de monitoreo permanente del estado de los equipos destinados a las

prácticas.

o Un espacio de labor académica para docentes y estudiantes.

o Un medio para establecer convenios con entidades y empresas.





Numeral 4.5 Subcontratación de Ensayos y Calibracio nes : El Laboratorio

RESEÑA HISTÓRICA LABORATORIO DE METROLOGÍA

de Ingeniería Perteneciente a la Universidad del Quindío, tiene adscritos los


formación de los estudiantes equipos de medición topográfica para realizar prácticas tanto en la



cual se registraban los préstamos. Dada la gran utilización de estos equipos y la confiabilidad

que requieren en las mediciones que se realizan, se evidenció la necesidad de


imas condiciones.



búsqueda de la implementación de un Laboratorio de Metrología Topográfica

Un sistema de monitoreo permanente del estado de los equipos destinados a las

Un espacio de labor académica para docentes y estudiantes.

Un medio para establecer convenios con entidades y empresas.


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: El Laboratorio no realizará

RESEÑA HISTÓRICA LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA

de Ingeniería Perteneciente a la Universidad del Quindío, tiene adscritos los


ra realizar prácticas tanto en la



an utilización de estos equipos y la confiabilidad

que requieren en las mediciones que se realizan, se evidenció la necesidad de contar con un




Topográfica, con el fin de

Un sistema de monitoreo permanente del estado de los equipos destinados a las

Un medio para establecer convenios con entidades y empresas.

Código:

o Una dependencia que prestará servicios de calibración de equipos de topografía a

terceros1

Para prestar el servicio de calibración a terceros (lo cual beneficiaría financieramente al

Laboratorio) se requería contar con la Acreditación por parte de la ONAC (Org

Nacional de Acreditación), para lo cual se inició el proceso de documentar los procesos y

procedimientos del Laboratorio bajo la Norma NTC

proceso desarrollado bajo la colaboración de la Facultad de Ingeniería Industria

Universidad Tecnológica de Pereira y en su representación dos estudiantes que bajo la

figura de Trabajo de Grado

acreditación.

7. ORGANIGRAMA DEL LABORATORIO

El Laboratorio se encuentra

de Ingeniería como se detalla en los organigramas, que muestran de forma descendente la

jerarquización de las dependencias.

1José Manuel Quintero. Implementación del Laboratorio de Metrología Topográfica en la Universidad del Quindío.

Armenia, 2008




dependencia que prestará servicios de calibración de equipos de topografía a


Laboratorio) se requería contar con la Acreditación por parte de la ONAC (Org


procedimientos del Laboratorio bajo la Norma NTC-ISO/IEC COLOMBIANA 17025:2005

proceso desarrollado bajo la colaboración de la Facultad de Ingeniería Industria


figura de Trabajo de Grado desarrollaron el manual de calidad necesario para optar por la

ORGANIGRAMA DEL LABORATORIO

El Laboratorio se encuentra unido a la Universidad mediante su dependencia a la Facultad


jerarquización de las dependencias.

. Implementación del Laboratorio de Metrología Topográfica en la Universidad del Quindío.


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dependencia que prestará servicios de calibración de equipos de topografía a


Laboratorio) se requería contar con la Acreditación por parte de la ONAC (Organismo


ISO/IEC COLOMBIANA 17025:2005

proceso desarrollado bajo la colaboración de la Facultad de Ingeniería Industrial de la


desarrollaron el manual de calidad necesario para optar por la

unido a la Universidad mediante su dependencia a la Facultad


. Implementación del Laboratorio de Metrología Topográfica en la Universidad del Quindío.

Código: E.DE



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8. MAPA DE PROCESOS

Ver Mapa de Procesos (Anexo C, E.DE-17.00)




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Código:


9.1 MISIÓN

El Laboratorio de Metrología

una orientación técnica y académica, donde se llevan a cabo labores de carácter experimental,

organizativo y de servicios.

Es un espacio para la realización de actividades académicas relacionadas con

metrología.

Ofrece servicios de alta calidad de calibración de equipos de topografía a los diferentes

sectores que requieren del empleo de instrumentos topográficos optomecánicos y

optoelectrónicos, con el fin de contribuir en el desar

requerido en los procesos de medición por métodos topográficos.

9.2 VISIÓN

Laboratorio de alta calidad, posicionado al 2018 como el prime

Topográfica especializado en equipos de topografí

competitividad integral en la prestación de servicios especializados de calibración de equipos

topográficos optomecánicos y optoelectrónicas, adscrito al Sistema Nacional de Normalización,

Certificación y Metrología, vincu

investigación en la aplicación y desarrollo de la metrología dimensional.





El Laboratorio de Metrología Topográfica de la Universidad del Quindío es una dependencia con


organizativo y de servicios.

Es un espacio para la realización de actividades académicas relacionadas con



optoelectrónicos, con el fin de contribuir en el desarrollo y mantenimiento del nivel metrológico

requerido en los procesos de medición por métodos topográficos.

Laboratorio de alta calidad, posicionado al 2018 como el primer L

especializado en equipos de topografía de la región, reconocido por su



Certificación y Metrología, vinculado a la academia a través de espacios de trabajo e



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de la Universidad del Quindío es una dependencia con


Es un espacio para la realización de actividades académicas relacionadas con la topografía y la



rollo y mantenimiento del nivel metrológico

aboratorio de Metrología

a de la región, reconocido por su



lado a la academia a través de espacios de trabajo e


Código:


El Laboratorio de Metrología Topográfica

calidad:

Garantizar los resultados de las verificaciones y calibraciones de los equipos de medición con

los más altos estándares de calidad, con la confiabilidad de los resultados al igual que la

trazabilidad de las mediciones mediante personal competente, adecuada

optimización de los procesos y una buena atención e información. Para ello se buscara siempre

un alto nivel de formación y actualización del personal

documentos de calidad, la aplicación de las pol

igual que una innovación permanente en tecnología, para así ser un ente de innovación,

docencia y desarrollo tanto institucional como regional.

El laboratorio buscará la mejora continua cumpliendo con los

NTC-ISO 17025, sin presiones comerciales, con total transparencia y evitando los conflictos e

intereses personales.

9.4 COMPROMISO HACIA LA POLÍTICA DE CALIDAD

La alta Dirección y el Personal del Laboratorio de Metrología Top

mantener y mejorar continuamente la Política de Calidad con el fin de dar cumplimiento a los

requisitos que se estipulan en el presente manual y así ofrecer un servicio oportuno y eficiente a

los clientes que lo requieran.




OLÍTICA DE CALIDAD

atorio de Metrología Topográfica de la Universidad del Quindío

arantizar los resultados de las verificaciones y calibraciones de los equipos de medición con


trazabilidad de las mediciones mediante personal competente, adecuada


un alto nivel de formación y actualización del personal,la familiarización de este con los

documentos de calidad, la aplicación de las políticas y procedimientos en sus labores diarias


docencia y desarrollo tanto institucional como regional.

El laboratorio buscará la mejora continua cumpliendo con los requisitos exigidos por la norma

, sin presiones comerciales, con total transparencia y evitando los conflictos e

COMPROMISO HACIA LA POLÍTICA DE CALIDAD

La alta Dirección y el Personal del Laboratorio de Metrología Topográfica se comprometen a



los clientes que lo requieran.


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de la Universidad del Quindío tiene como política de

arantizar los resultados de las verificaciones y calibraciones de los equipos de medición con


trazabilidad de las mediciones mediante personal competente, adecuada infraestructura física,


la familiarización de este con los

íticas y procedimientos en sus labores diarias al


requisitos exigidos por la norma

, sin presiones comerciales, con total transparencia y evitando los conflictos e

ográfica se comprometen a



Código:


• Desarrollar pertinentemente una cultura enfocada hacia la calidad total, dándole al personal

la metodología necesaria para identificar problemas o emprender proyectos de

mejoramiento continuo incentivando su participación proactiva en los

• Analizar los requerimientos de los clientes internos y externos con el fin de generar acciones

tendientes a mejorar el cumplimiento y satisfacción de las necesidades presentes.

• Realizar planes de mejoramiento continuo hacia el funcionamiento

servicios en el laboratorio con el fin de mantenerlo certificado bajo los máximos estándares

de eficiencia.

• Proteger la Salud y la Seguridad Ocupacional de los empleados

Metrología Topográfica.

• Prestar servicios efectivos, integrales y confiables de acuerdo a los requerimientos del

entorno, para satisfacer oportunamente a la comunidad en general.

• Cumplir con los tiempos de entrega establecidos en la negociación con el cliente (interno

externo), respondiendo con

el proceso.

Con el objetivo de conocer el avance y el cumplimiento de estos objetivos, se diseñaron los

indicadores que permitan determinar estos parámetros




IVOS DE CALIDAD

Desarrollar pertinentemente una cultura enfocada hacia la calidad total, dándole al personal


mejoramiento continuo incentivando su participación proactiva en los

Analizar los requerimientos de los clientes internos y externos con el fin de generar acciones


Realizar planes de mejoramiento continuo hacia el funcionamiento


Proteger la Salud y la Seguridad Ocupacional de los empleados

opográfica.

ctivos, integrales y confiables de acuerdo a los requerimientos del


Cumplir con los tiempos de entrega establecidos en la negociación con el cliente (interno

externo), respondiendo con seriedad, liderazgo, profesionalismo y confiablidad durante todo


indicadores que permitan determinar estos parámetros


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Desarrollar pertinentemente una cultura enfocada hacia la calidad total, dándole al personal


mejoramiento continuo incentivando su participación proactiva en los procesos.

Analizar los requerimientos de los clientes internos y externos con el fin de generar acciones


Realizar planes de mejoramiento continuo hacia el funcionamiento y prestación de los


Proteger la Salud y la Seguridad Ocupacional de los empleados del laboratorio de

ctivos, integrales y confiables de acuerdo a los requerimientos del


Cumplir con los tiempos de entrega establecidos en la negociación con el cliente (interno –

seriedad, liderazgo, profesionalismo y confiablidad durante todo


Código: E.DE

No Objetivos de Calidad Indicador

1 Satisfacer los requisitos y necesidades del cliente

Índice de satisfacción del cliente con el servicio

2 Cumplir los compromisos de

entrega Porcentaje de entregas

en la fecha pactada

3 Mejorar continuamente la competencia del personal

Puntaje en la evaluación de competencia

4 Mantener y mejorar

continuamente el SGC

Porcentaje de cumplimiento norma

NTC/ISO 17025

5 Crear compromiso en el personal para mantener y mejorar el SGC

Porcentaje de personal capacitado e involucrado

con el SGC

6 Mejorar la Salud ocupacional en el

Laboratorio Incidencia de accidentes

de trabajo




Indicador Unidad de medida Frecuencia Fórmula

de satisfacción del cliente con el servicio

Puntos Anual Sumatoria puntaje por

encuestados/número de encuestados

Porcentaje de entregas en la fecha pactada

Porcentaje Mensual Número de entregas a

tiempo*100/Número servicios al mes


Puntos Anual Sumatoria puntaje de

personal/Número total de personal


NTC/ISO 17025 Porcentaje Mensual

Cumplimiento requisitos*100/total requisitos


con el SGC Porcentaje Mensual

Personal capacitado e involucrado*100/total de

personal

Incidencia de accidentes de trabajo

Porcentaje Mensual Número de

accidentes*100/número de trabajadores


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Herramienta Meta

Sumatoria puntaje por encuestados/número de

Gráfico de torta

Mínimo

Número de entregas a tiempo*100/Número servicios al

Gráfico de barras

90%

Sumatoria puntaje de personal/Número total de

Gráfico de barras

85/100

requisitos*100/total requisitos Gráfico de

barras 100%

capacitado e involucrado*100/total de

Gráfico de barras

100%

accidentes*100/número de Gráfico de

barras 0%

Código:

9.6 ANÁLISIS DOFA

OPORTUNIDADES

• Acreditación con la norma NTC ISOIEC 17025

• falta de laboratorios acreditados en la región

• innovaciones

• posibilidades de crecimiento profesional

• demanda del servicio

• respaldo Uniquindio

DEBILIDADES

• Falta de presupuesto

• Inestabilidad en el personal

• Inexperiencia personal practico

• Estrategias de mercadeo

• Falta de un manejo individual de los recursos que ingresan por los servicios del laboratorio

• Infraestructura

• Página de Internet




ANÁLISIS DOFA

OPORTUNIDADES

Acreditación con la norma NTC ISO-

falta de laboratorios acreditados en la

posibilidades de crecimiento

demanda del servicio

Uniquindio

AMENAZAS

• la falta de flexibilidad administrativa de las instituciones publicas

• Pérdida de autonomía por la reestructuración en las universidades publicas

• Cambio de la visión de la administración

DEBILIDADES

Falta de presupuesto

Inestabilidad en el personal

Inexperiencia personal practico

Estrategias de mercadeo

Falta de un manejo individual de los recursos que ingresan por los servicios del laboratorio

FORTALEZAS

• Trayectoria y experienciadirectivos

• Servicio certificado

• Calidad en el servicio

• Realiza un buen mantenimiento al laboratorio


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AMENAZAS

la falta de flexibilidad administrativa de las instituciones publicas

Pérdida de autonomía por la reestructuración en las universidades

Cambio de la visión de la

FORTALEZAS

Trayectoria y experiencia de los

Calidad en el servicio

Realiza un buen mantenimiento al

Código:

10. DESCRIPCIÓN REQUISITOS NORMA NTC

10.1 REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIÓN

10.1.1 LA ORGANIZACIÓN

La Universidad del Quindío es un ente universitario autónomo, de carácter público, con régimen

especial, creado por Acuerdo Municipal N° 23 de 196 0, adscrito al Departamento del Quindío

por Ordenanza N° 014 de 1982, reconocida como unive rsidad por la Ley 56 de 1967 y el

Decreto 1583 de enero 18 de 1975 del Ministerio de Educación Nacional, con personería

jurídica, autonomía académica, administrativa y financiera, patrimonio independiente y podrá

elaborar, aprobar y ejecutar su presupuesto acorde con su misión y principio

La Universidad inició labores en el año de 1962, con dos programas académicos: Pedagogía y

Topografía. En la actualidad cuenta con 29 programas académicos de pregrado en modalidad

presencial y 10 de postgrado.

El laboratorio de Metrología T

de la Universidad del Quindío, desempeñándose como un laboratorio de extensión en el que se

realizan servicios de calibración tanto en la parte académica como en la prestación de servi

a terceros. Fue creado en el año 2010 como un proyecto de operación tanto institucional como

comercial, con el ánimo de dar respuesta a una necesidad imperante en la región y de ser

pioneros en el desarrollo de pruebas y calibraciones de equipos topog

país este servicio es prestado a nivel privado y no por entes acreditados para tal fin. Al contar la

Universidad con el programa de Topografía, la necesidad de mantener los equipos en óptimas

condiciones de funcionamiento fue crec

2Acuerdo del Consejo superior No.005 del 28 de febrero de 2005. Por medio del cual se expide el

Estatuto General de la Universidad del Quindío.




DESCRIPCIÓN REQUISITOS NORMA NTC-ISO 17025:2005

REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIÓN (NUMERAL 4)

LA ORGANIZACIÓN ( NUMERAL 4.1)

del Quindío es un ente universitario autónomo, de carácter público, con régimen





elaborar, aprobar y ejecutar su presupuesto acorde con su misión y principio



presencial y 10 de postgrado.

gía Topográfica es un laboratorio adscrito a la Facultad de Ingeniería


realizan servicios de calibración tanto en la parte académica como en la prestación de servi



pioneros en el desarrollo de pruebas y calibraciones de equipos topog



condiciones de funcionamiento fue creciendo con el tiempo al igual que la de brindar un mejor

Acuerdo del Consejo superior No.005 del 28 de febrero de 2005. Por medio del cual se expide el

Universidad del Quindío.


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ISO 17025:2005

(NUMERAL 4)

del Quindío es un ente universitario autónomo, de carácter público, con régimen





elaborar, aprobar y ejecutar su presupuesto acorde con su misión y principios institucionales2



opográfica es un laboratorio adscrito a la Facultad de Ingeniería


realizan servicios de calibración tanto en la parte académica como en la prestación de servicios



pioneros en el desarrollo de pruebas y calibraciones de equipos topográficos, puesto que en el



iendo con el tiempo al igual que la de brindar un mejor

Acuerdo del Consejo superior No.005 del 28 de febrero de 2005. Por medio del cual se expide el

Código:

apoyo a la docencia e investigación de las áreas relacionadas con el programa principalmente,

además de prestar un servicio a la comunidad en general, lo que hizo imperante la puesta en

funcionamiento del laboratorio.

Se tiene responsabilidad para realizar las actividades de calibración para así cumplir con los

requisitos de la norma 17025:2005, y satisfacer las necesidades de los clientes, autoridades

regulatorias y organizaciones que otorgan recon

El personal clave involucrado en las tareas del laboratorio está indicado en el organigrama y en

el manual de funciones. No se presentan conflictos de interés entre las diversas áreas de la

Universidad y el laboratorio.

Se cuenta con personal directivo y técnico con la autoridad y los recursos necesarios para

cumplir con sus obligaciones, a la vez de identificar la ocurrencia de desvíos del sistema de la

calidad o de los procedimientos de calibración, e iniciar acciones para prevenir o minimiz

desvíos.

En el laboratorio se toman medidas para asegurar que la Dirección y su personal estén libres de

cualquier presión indebida, interna o externa, comercial, financiera y otras presiones, e

influencias que puedan perjudicar la calidad de su

información confidencial y los derechos de propiedad de los clientes, se cuenta con

procedimientos para la protección del almacenamiento y la transmisión electrónica de los

resultados.

Se evita intervenir en cualquier actividad que pueda disminuir la confianza en nuestra

competencia, imparcialidad, juicio o integridad operativa.

Se firma un Compromiso de Confidencialidad con el personal del laboratorio o sector que

corresponda.






o del laboratorio.



regulatorias y organizaciones que otorgan reconocimiento.



Universidad y el laboratorio.

directivo y técnico con la autoridad y los recursos necesarios para


calidad o de los procedimientos de calibración, e iniciar acciones para prevenir o minimiz



influencias que puedan perjudicar la calidad de su trabajo; se asegura la protección de la



cualquier actividad que pueda disminuir la confianza en nuestra

competencia, imparcialidad, juicio o integridad operativa.



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directivo y técnico con la autoridad y los recursos necesarios para


calidad o de los procedimientos de calibración, e iniciar acciones para prevenir o minimizar tales



trabajo; se asegura la protección de la



cualquier actividad que pueda disminuir la confianza en nuestra


Código:

Se ha definido la organización

y la Facultad, y las relaciones entre la gestión de la calidad, las operaciones técnicas y los

servicios de apoyo.

Se especifica la responsabilidad, autoridad e interrelación de todo el pe

o verifica el trabajo que afecta la calidad del servicio haciendo uso del organigrama y del

Manual de funciones.

Se provee adecuada supervisión al personal que realiza las calibraciones, por personas

familiarizadas con los métod

los resultados de los mismos.

La Dirección Técnica está a cargo del Director de la Programa de Topografía, quien tiene

responsabilidad total por las operaciones técnicas y la provisión de

asegurar la calidad requerida de las operaciones.

10.1.2 SISTEMA DE GESTIÓN

Se establece, implementa y mantiene un Sistema de la Calidad apropiado a las actividades a

desarrollarse. Se documentan su direccionamiento

procesos, procedimientos e instrucciones con el alcance necesario para asegurar la calidad de

los resultados de las calibraciones

comunicada al personal involucr

auditada para asegurar su conformidad, eficiencia y efectividad pretendidas.




Se ha definido la organización y la estructura de gestión, su ubicación dentro de la Universidad


Se especifica la responsabilidad, autoridad e interrelación de todo el pe



familiarizadas con los métodos y procedimientos, el objetivo de cada una y con la evaluación de

los resultados de los mismos.


responsabilidad total por las operaciones técnicas y la provisión de los recursos necesarios para

asegurar la calidad requerida de las operaciones.

SISTEMA DE GESTIÓN (NUMERAL 4.2)


desarrollarse. Se documentan su direccionamiento estratégico, políticas, sistemas, programas,


calibraciones a ser efectuadas. La documentación del sistema es

comunicada al personal involucrado, es comprendida, está a su disposición, es implementada y



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22

y la estructura de gestión, su ubicación dentro de la Universidad


Se especifica la responsabilidad, autoridad e interrelación de todo el personal que dirige, realiza



os y procedimientos, el objetivo de cada una y con la evaluación de


los recursos necesarios para


estratégico, políticas, sistemas, programas,


s. La documentación del sistema es

ado, es comprendida, está a su disposición, es implementada y


Código:

La Dirección ha establecido la Política de Calidad del laboratorio de Metrología Topográfica. La

misma cumple con las normas aplicables.

Esta Política de Calidad está alineada con la misión y objetivos de la Universidad del Quindío,

expresados en el Sistema Integrado de Gestión y con la Política de Calidad Institucional

expresada en dicho documento. De igual forma pro

los objetivos de calidad.

La alta dirección se compromete en la elaboración, puesta en marcha, funcionamiento y

constante revisión del manual de calidad.

Es de vital importancia que todo el laboratorio al igual

los requisitos del cliente, para ello, la alta dirección informara de manera oportuna toda la

información relacionada con este aspecto, para que se cree una cultura general sobre tal tema.

Todos los procedimientos

encontraran en el manual de procesos y procedimientos, esto con el fin de dar una mejor

organización y presentación.

10.1.2.1 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

DIRECCIÓN TÉCNICA DEL LABORATORIO

• Coordinación general de mediciones y métodos de calibración

• Gestionar y asignar los recursos necesarios (humanos, técnicos y financieros).

• Gestionar y asignar los recursos necesarios para asegurar la calidad de los procesos del

laboratorio

• Aprobar los perfiles de puestos.

• Seleccionar personal y evaluar el desempeño del mismo en conjunto con los Responsables

del sistema integrado de gestión de la universidad.





as normas aplicables.



expresada en dicho documento. De igual forma proporciona un marco para establecer y revisar


constante revisión del manual de calidad.

Es de vital importancia que todo el laboratorio al igual que la organización en general conozcan



Todos los procedimientos técnicos necesarios para el funcionamiento del laboratorio se


organización y presentación.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

DIRECCIÓN TÉCNICA DEL LABORATORIO

Coordinación general de mediciones y métodos de calibración

Gestionar y asignar los recursos necesarios (humanos, técnicos y financieros).

Gestionar y asignar los recursos necesarios para asegurar la calidad de los procesos del

iles de puestos.

Seleccionar personal y evaluar el desempeño del mismo en conjunto con los Responsables

del sistema integrado de gestión de la universidad.


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23




porciona un marco para establecer y revisar


que la organización en general conozcan



técnicos necesarios para el funcionamiento del laboratorio se


Gestionar y asignar los recursos necesarios (humanos, técnicos y financieros).

Gestionar y asignar los recursos necesarios para asegurar la calidad de los procesos del

Seleccionar personal y evaluar el desempeño del mismo en conjunto con los Responsables

Código:

• Realizar las revisiones del Sistema de Calidad.

• Programar y coordinar las actividades para la correc

RESPONSABLE DE LA CALIDAD

• Controlar los documentos y registros del sistema de la calidad. Mantener actualizados los

listados de documentos y verificar su emisión.

• Preparar el programa de auditorías y los informes de revisión po

• Seleccionar los auditores internos, coordinar

resultados a los integrantes de la organización. Generar acciones que surjan de los

hallazgos de auditorías y verificar su ejecución

• Informar a la Dirección del Laboratorio

• Controlar el cumplimiento de acciones derivadas de las no conformidades de los ensayos,

las quejas de los clientes, acciones correctivas y preventivas

• Atender a los auditores externos y

auditorías externas de acreditación o certificación. Verificar su ejecución y eficacia

Todo cambio o reforma que deba hacerse al manual de calidad, debe estar sujeto a las

disposiciones establecidos

estará supervisando dichos cambios para evitar inconformidades y asegurar la continuación de

los lineamientos de calidad previstos para el mismo.




Realizar las revisiones del Sistema de Calidad.

Programar y coordinar las actividades para la correcta ejecución de proyectos.

RESPONSABLE DE LA CALIDAD

Controlar los documentos y registros del sistema de la calidad. Mantener actualizados los

listados de documentos y verificar su emisión.

Preparar el programa de auditorías y los informes de revisión por la Dirección

Seleccionar los auditores internos, coordinar auditorías, verificar su ejecución, informar los


hallazgos de auditorías y verificar su ejecución

a Dirección del Laboratorio sobre el estado del sistema de la calidad

Controlar el cumplimiento de acciones derivadas de las no conformidades de los ensayos,

las quejas de los clientes, acciones correctivas y preventivas

Atender a los auditores externos y generar acciones correctivas surgidas de los informes de



disposiciones establecidos en los procesos del laboratorio; de igual forma, la alta dirección


los lineamientos de calidad previstos para el mismo.


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24

ta ejecución de proyectos.

Controlar los documentos y registros del sistema de la calidad. Mantener actualizados los

r la Dirección

, verificar su ejecución, informar los


sobre el estado del sistema de la calidad

Controlar el cumplimiento de acciones derivadas de las no conformidades de los ensayos,

generar acciones correctivas surgidas de los informes de



en los procesos del laboratorio; de igual forma, la alta dirección


Código:

10.1.3 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN

El Laboratorio como ente inscrito a la Universidad del Quindío, administra y controla la

producción y mantenimiento de la documentación interna con el propósito de garantizar la

unificación en cuanto a criterios, uso de la imagen y estructu

la conservación de la memoria actual e histórica de la institución. Para este fin y con el de

garantizar la mayor uniformidad con el Sistema Integrado de Gestión se aplica los criterios

establecidos en los procedimientos

10.1.3.1 GENERALIDADES

En el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad se han establecido procedimientos para

el control de todos los documentos que forman parte de su sistema de la calidad (generados

internamente y de fuentes externas), tales como la reglamentación, las normas y otros

documentos normativos no generados en ella, los métodos de calibración, así como los dibujos,

el software, las especificaciones, las instrucciones y los manuales. Es por ello que en

manual se aplican dichos procedimientos.

10.1.3.2 APROBACIÓN Y EMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Antes de su emisión, los documentos distribuidos entre el personal como parte del sistema de la

calidad, son revisados y aprobados para su uso por el personal

un Listado Maestro de control de la documentación, identificando el estado de revisión vigente y

la distribución de los documentos del sistema de la calidad, el cual es fácilmente accesible con

el fin de evitar el uso de docum

Los procedimientos adoptados aseguran que:




CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN (NUMERAL 4.3)

aboratorio como ente inscrito a la Universidad del Quindío, administra y controla la


unificación en cuanto a criterios, uso de la imagen y estructura documental, lo cual contribuye a



establecidos en los procedimientos control de documentos y Norma Fundamental.

GENERALIDADES



y de fuentes externas), tales como la reglamentación, las normas y otros


el software, las especificaciones, las instrucciones y los manuales. Es por ello que en

manual se aplican dichos procedimientos.



calidad, son revisados y aprobados para su uso por el personal autorizado. Se ha establecido



el fin de evitar el uso de documentos no válidos u obsoletos.

Los procedimientos adoptados aseguran que:


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25

(NUMERAL 4.3)

aboratorio como ente inscrito a la Universidad del Quindío, administra y controla la


ra documental, lo cual contribuye a



control de documentos y Norma Fundamental.



y de fuentes externas), tales como la reglamentación, las normas y otros


el software, las especificaciones, las instrucciones y los manuales. Es por ello que en este



autorizado. Se ha establecido



Código:

• las ediciones autorizadas de los documentos correspondientes están disponibles en todos

los sitios en los que se llevan a cabo operaciones esenciales para el efectivo funcionamiento

del laboratorio.

• los documentos son examinados periódicamente y, cuando es necesario, modificados para

asegurar la adecuación y el cumplimiento continúo con los requisitos aplicables.

• los documentos no válidos u obsoletos son retirados inmediatamente de t

emisión o uso, o son protegidos de uso involuntario con una identificación (en papel) o en

directorios específicos (en soporte informático).

• los documentos obsoletos, retenidos por motivos legales o de preservación del

conocimiento, son adecuadamente marcados.

• Todos los movimientos donde se involucre documentación se hará conforme a las

disposiciones generales.

Los documentos del sistema generados se identifican unívocamente. Dicha identificación

incluye todos los requerimientos exigidos

10.1.3.3 10.1.3.3 CAMBIOS A LOS DOCUMENTOS

Los cambios a los documentos son revisados y aprobados por la misma función que realizó la

revisión original y se incluye en el Listado Maestro. El personal designado tiene acceso a los

antecedentes pertinentes sobre los que basa su revisión y su aprobación.

El procedimiento indica cómo se realizan y controlan las modificaciones de los documentos

conservados en los sistemas informáticos y a todos los documentos en general.

Para ampliar los detalles se puede consultar el Procedim

03.00) y la norma fundamental




las ediciones autorizadas de los documentos correspondientes están disponibles en todos


los documentos son examinados periódicamente y, cuando es necesario, modificados para


los documentos no válidos u obsoletos son retirados inmediatamente de t


directorios específicos (en soporte informático).

los documentos obsoletos, retenidos por motivos legales o de preservación del

adecuadamente marcados.

Todos los movimientos donde se involucre documentación se hará conforme a las

disposiciones generales.


incluye todos los requerimientos exigidos por la Universidad.

3.3 CAMBIOS A LOS DOCUMENTOS



pertinentes sobre los que basa su revisión y su aprobación.



se puede consultar el Procedimiento control de documentos (

) y la norma fundamental (E.DE-01.00).


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26

las ediciones autorizadas de los documentos correspondientes están disponibles en todos


los documentos son examinados periódicamente y, cuando es necesario, modificados para


los documentos no válidos u obsoletos son retirados inmediatamente de todos los puntos de


los documentos obsoletos, retenidos por motivos legales o de preservación del

Todos los movimientos donde se involucre documentación se hará conforme a las




pertinentes sobre los que basa su revisión y su aprobación.



iento control de documentos (E.DE-

Código:

10.1.4 REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS

Se desarrolló un procedimiento para la revisión de los pedidos, las ofertas y los con

Las políticas y los procedimientos para estas revisiones, que resulten en un contrato para la

realización de una calibración, aseguran que:

• Los requisitos, incluidos los métodos a utilizar, están adecuadamente definidos,

documentados y entendidos

• El laboratorio tiene la capacidad y los recursos para cumplir con los requisitos.

Cualquier diferencia entre el pedido u oferta se resuelve antes de iniciar cualquier trabajo de

modo de asegurar que es aceptable tanto para el Laboratorio como para el cl

Se conservan los registros de las revisiones, incluidas todas las modificaciones significativas.

Se conservan los registros de las conversaciones mantenidas con los clientes relacionadas con

sus requisitos o con los resultados del trabajo

contrato en el Formulario de Solicitud de Análisis. Dichos registros se conservan tanto en

formatos impresos como en medio magnético.

Se informa al cliente todo apartamiento del contrato, al igual que

que se presente y le afecte de forma directa o indirecta. Si una Solicitud de Análisis necesita ser

modificado después de haber comenzado el trabajo, se repite el mismo proceso de revisión de

contrato y se comunican los cambios a

Ver procedimientoRevisión de Pedidos, Ofertas y Contratos




REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS

Se desarrolló un procedimiento para la revisión de los pedidos, las ofertas y los con


realización de una calibración, aseguran que:

Los requisitos, incluidos los métodos a utilizar, están adecuadamente definidos,

documentados y entendidos.

El laboratorio tiene la capacidad y los recursos para cumplir con los requisitos.


modo de asegurar que es aceptable tanto para el Laboratorio como para el cl



sus requisitos o con los resultados del trabajo realizado durante el período de ejecución del


formatos impresos como en medio magnético.

Se informa al cliente todo apartamiento del contrato, al igual que cualquier cambio o novedad



contrato y se comunican los cambios a todo el personal afectado.

Revisión de Pedidos, Ofertas y Contratos (A.GF-04.01


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27

REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS (NUMERAL 4.4)

Se desarrolló un procedimiento para la revisión de los pedidos, las ofertas y los contratos.


Los requisitos, incluidos los métodos a utilizar, están adecuadamente definidos,

El laboratorio tiene la capacidad y los recursos para cumplir con los requisitos.


modo de asegurar que es aceptable tanto para el Laboratorio como para el cliente.



realizado durante el período de ejecución del


cualquier cambio o novedad



04.01).

Código:

10.1.5 SUBCONTRATACIÓN DE

El laboratorio no subcontratará

10.1.6 COMPRAS DE SERVICIOS Y SUMINISTROS

Para la selección y la compra de los servicios y suministros que se utilizan y que afectan la

calidad del servicio se tiene una política y un procedimiento establecido.

los métodos para la compra, la recepción y el almacenamiento de los materiales consumibles

de laboratorio que se necesiten.

Mediante estos procesos se asegura que los suministros, y los materiales consumibles

comprados que afectan la c

o se verifiquen que cumplen con las especificaciones normaliza

Estos servicios y suministros deben cumplir con los requisitos especificados. Se conservan

registros de las acciones tomadas para verificar el cumplimiento.

Los documentos de compra de los ítems que afectan la calidad de las prestaciones acreditadas

contienen los datos que describen los servicios y suministros solicitados. Estos documentos de

compra son revisados y aprobados en cuanto a su contenido técnico antes de ser liberados.

Se evalúa a los proveedores de los productos consumibles, suministros y servicios críticos que

afectan la calidad del servicio

lista de aquellos que han sido aprobados.

Ver procedimientos Compras de Bienes y SuministrosMercancía (A.GF-06.02), 06.F.04)




SUBCONTRATACIÓN DE CALIBRACIONES (NUMERAL 4.5)

El laboratorio no subcontratará calibraciones

COMPRAS DE SERVICIOS Y SUMINISTROS (NUMERAL 4.6)

selección y la compra de los servicios y suministros que se utilizan y que afectan la

se tiene una política y un procedimiento establecido.


necesiten.


comprados que afectan la calidad del servicio, no sean utilizados hasta que no se inspeccionen

o se verifiquen que cumplen con las especificaciones normalizadas o los requisitos definidos.


gistros de las acciones tomadas para verificar el cumplimiento.



pra son revisados y aprobados en cuanto a su contenido técnico antes de ser liberados.


l servicio, y conserva los registros de dichas evalu

lista de aquellos que han sido aprobados.

Compras de Bienes y Suministros (A.GF-06.01),Recepción y Almacenaje de , Contratación Privada (A.GF-06.03) y Contratación Públi


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28

(NUMERAL 4.5)

(NUMERAL 4.6)

selección y la compra de los servicios y suministros que se utilizan y que afectan la

se tiene una política y un procedimiento establecido. Además se establecen



, no sean utilizados hasta que no se inspeccionen

das o los requisitos definidos.




pra son revisados y aprobados en cuanto a su contenido técnico antes de ser liberados.


, y conserva los registros de dichas evaluaciones y establece una

Recepción y Almacenaje de 3) y Contratación Pública (A.GF-

Código:

10.1.7 SERVICIOS AL CLIENTE

Se coopera con los clientes o los representantes de los clientes con el objeto de clarificar su

pedido y realizar el seguimiento del desempeño del trabajo, asegurando siempre la

confidencialidad hacia ellos.

Tal cooperación incluye:

• Permitir al cliente el acceso razonable a las áreas pertinentes para presenciar

cuando sea posible. Para ello se ha desarrollo y aplica en un instructivo.

• Preparar, embalar y despachar los objetos sometidos a la calibración

con fines de verificación.

• Informar al cliente toda demora o desviación del acuerdo o contrato acordado en la

realización del servicio.

• Obtener información de retorno de los clientes, tanto positiva como negativa, por medio de

encuestas o revisión de los informes con los clientes, para mejorar el sistema de la calidad,

las actividades y el servicio al cliente.

Ver procedimientoAsegurar la protección de la información de los clientes

10.1.8 QUEJAS (NUMERAL 4.8)

Se tiene una política y un procedimiento para la resolución de las quejas recibidas de los

clientes internos o externos. Se conservan los registros de todas las quejas así como de las

investigaciones y de las acciones correctivas tomadas por el laboratorio.

Ver procedimientoTrámite de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias




SERVICIOS AL CLIENTE (NUMERAL 4.7)



confidencialidad hacia ellos.

Permitir al cliente el acceso razonable a las áreas pertinentes para presenciar


espachar los objetos sometidos a la calibración

con fines de verificación.

Informar al cliente toda demora o desviación del acuerdo o contrato acordado en la

.

Obtener información de retorno de los clientes, tanto positiva como negativa, por medio de

revisión de los informes con los clientes, para mejorar el sistema de la calidad,

las actividades y el servicio al cliente.

Asegurar la protección de la información de los clientes

(NUMERAL 4.8)

a y un procedimiento para la resolución de las quejas recibidas de los



Trámite de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias


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29



Permitir al cliente el acceso razonable a las áreas pertinentes para presenciar trabajos


espachar los objetos sometidos a la calibración, que el cliente necesite

Informar al cliente toda demora o desviación del acuerdo o contrato acordado en la

Obtener información de retorno de los clientes, tanto positiva como negativa, por medio de

revisión de los informes con los clientes, para mejorar el sistema de la calidad,

Asegurar la protección de la información de los clientes (E.GM-07.00)

a y un procedimiento para la resolución de las quejas recibidas de los



Trámite de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (E.GM-08.00).

Código:

10.1.9 CONTROL DE TRABAJOS NO CONFORMES

Se tiene una política y un procedimiento que se implementa cuando cualquier aspecto de los

trabajos, o el resultado obtenido, no cumplen

acordados con el cliente. La política y el procedimiento aseguran que:

• Cuando se identifica el trabajo no conforme se asignan las responsabilidades y las

autoridades para la gestión del trabajo no conforme

la detención del trabajo y la retención de los informes, según sea necesario)

• Se evalúa la importancia del trabajo no conforme

• Se toman inmediatamente acciones correctivas así como cualquier decisión respecto a la

aceptabilidad del trabajo no conforme

• Si fuera necesario, se notifica al cliente y se anula el trabajo

• Se define la responsabilidad para autorizar la reanudación del trabajo.

Para todas las no conformidades relacionadas los trabajos se aplican los procedimi

acciones correctivas.

Ver procedimiento Control de Trabajo no conforme

10.1.10 MEJORA (NUMERAL 4.10)

El laboratorio mejora continuamente la eficacia del sistema de gestión a través de la política de

la calidad, los objetivos de la

las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.

Para ello se realizan oportunidades de mejora, acciones preventivas o correctivas haciendo uso

del procedimiento correspondiente.




CONTROL DE TRABAJOS NO CONFORMES (NUMERAL 4.9)


trabajos, o el resultado obtenido, no cumplen con nuestros procedimientos o con los requisitos

acordados con el cliente. La política y el procedimiento aseguran que:

Cuando se identifica el trabajo no conforme se asignan las responsabilidades y las

autoridades para la gestión del trabajo no conforme y se definen y toman acciones (incluida


Se evalúa la importancia del trabajo no conforme

Se toman inmediatamente acciones correctivas así como cualquier decisión respecto a la

eptabilidad del trabajo no conforme

Si fuera necesario, se notifica al cliente y se anula el trabajo

Se define la responsabilidad para autorizar la reanudación del trabajo.

Para todas las no conformidades relacionadas los trabajos se aplican los procedimi

Control de Trabajo no conforme (M.PS-09.00).

(NUMERAL 4.10)


la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de los datos,

las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.


rrespondiente.


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30

(NUMERAL 4.9)


con nuestros procedimientos o con los requisitos

Cuando se identifica el trabajo no conforme se asignan las responsabilidades y las

y se definen y toman acciones (incluida


Se toman inmediatamente acciones correctivas así como cualquier decisión respecto a la

Se define la responsabilidad para autorizar la reanudación del trabajo.

Para todas las no conformidades relacionadas los trabajos se aplican los procedimientos de


calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de los datos,


Código:

Ver procedimiento Acciones correctivas, preventivas y de mejora

10.1.11 ACCIONES CORRECTIVAS

Se ha establecido una política y un procedimiento para la implementación de acciones

correctivas cuando se identifica un tr

procedimientos del sistema de la calidad o de las operaciones técnicas, y designa personas

apropiadamente autorizadas para implementarlas, estas políticas serán la guía para las

acciones a tomarse en el labora

procedimiento establecido.

Análisis de las causas: el procedimiento de acciones correctivas comienza con una

investigación para determinar la o las causas raíz del problema.

Selección e implementación de acciones correctivas: cuando se necesita una acción correctiva,

el laboratorio identifica las acciones correctivas posibles. Selecciona e implementa la o las

acciones con mayor posibilidad de eliminar el problema y prevenir su repetición. Las acci

correctivas corresponden en importancia a la magnitud del problema y sus riesgos. El

laboratorio documenta e implementa cualquier cambio necesario que resulte de las

investigaciones de las acciones correctivas.

Seguimiento de las acciones correctivas

para asegurar la eficacia de las acciones correctivas implementadas.

Auditorías adicionales: cuando la identificación de no conformidades o desvíos ponga en duda

la conformidad del laboratorio con

la Norma ISO 17025:2005, el laboratorio se asegura que los correspondientes sectores de

actividades sean auditados, según

Ver procedimiento Acciones correct




Acciones correctivas, preventivas y de mejora (E.GM

ACCIONES CORRECTIVAS (NUMERAL 4.11)

ha establecido una política y un procedimiento para la implementación de acciones

correctivas cuando se identifica un trabajo no conforme o desvíos de las políticas y



acciones a tomarse en el laboratorio. El orden de las acciones correctivas se rige por el

procedimiento establecido.


investigación para determinar la o las causas raíz del problema.

ación de acciones correctivas: cuando se necesita una acción correctiva,


acciones con mayor posibilidad de eliminar el problema y prevenir su repetición. Las acci



investigaciones de las acciones correctivas.

Seguimiento de las acciones correctivas: el laboratorio realiza el seguimiento de los resultados

para asegurar la eficacia de las acciones correctivas implementadas.


la conformidad del laboratorio con sus propias políticas y procedimientos, o la conformidad con


actividades sean auditados, según 10.1.14, tan pronto como sea posible.



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31

E.GM-10.00)

ha establecido una política y un procedimiento para la implementación de acciones

abajo no conforme o desvíos de las políticas y



torio. El orden de las acciones correctivas se rige por el


ación de acciones correctivas: cuando se necesita una acción correctiva,


acciones con mayor posibilidad de eliminar el problema y prevenir su repetición. Las acciones



: el laboratorio realiza el seguimiento de los resultados


sus propias políticas y procedimientos, o la conformidad con


14, tan pronto como sea posible.

E.GM-10.00)

Código:

10.1.12 ACCIONES PREVENTIVAS

Se identifican las mejoras necesarias y las potenciales fuentes de no conformidades, ya sean

técnicas o relativas al sistema de la calidad. Si se identifican oportunidades de

requiere una acción preventiva, se desarrollan, implementan y realiza el seguimiento de planes

de acción para reducir la probabilidad de ocurrencia de dichas no conformidades y para

aprovechar las oportunidades de mejora.

Los procedimientos para las acciones preventivas incluyen la iniciación de dichas acciones y la

aplicación de controles para asegurar que sean eficaces, al igual que la respectiva

retroalimentación para mejorar continuamente.

Ver procedimiento Acciones correctivas,

10.1.13 CONTROL DE LOS REGISTROS

El Sistema de Gestión de la Universidad establece y mantiene procedimientos para la

identificación, la recolección, la codificación, el acceso, el archivo, el almacenamiento,

conservación y la eliminación de los registros de la calidad y los registros técnicos. Los registros

de la calidad incluyen los informes de las auditorías internas y de las revisiones por la Dirección,

así como los registros de las acciones correctivas

Todo el control se hará en base a lo dispuesto en dicho Sistema de Gestión.

Ver procedimiento Control de Registros




ACCIONES PREVENTIVAS (NUMERAL 4.12)


técnicas o relativas al sistema de la calidad. Si se identifican oportunidades de



aprovechar las oportunidades de mejora.

ra las acciones preventivas incluyen la iniciación de dichas acciones y la


retroalimentación para mejorar continuamente.


CONTROL DE LOS REGISTROS (NUMERAL 4.13)


identificación, la recolección, la codificación, el acceso, el archivo, el almacenamiento,



así como los registros de las acciones correctivas y preventivas.


Control de Registros (E.CE-13.00)


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32


técnicas o relativas al sistema de la calidad. Si se identifican oportunidades de mejora o se



ra las acciones preventivas incluyen la iniciación de dichas acciones y la


E.GM-10.00)

(NUMERAL 4.13)


identificación, la recolección, la codificación, el acceso, el archivo, el almacenamiento, la




Código:

10.1.14 AUDITORIAS INTERNAS

El Laboratorio efectúa, periódicamente, de acuerdo con un calendario y

predeterminado, auditorías internas de sus actividades para verificar que sus operaciones

continúan cumpliendo con los requisitos del sistema de la calidad y de la ISO 17025:2005.

El programa de auditoría interna considera todos los eleme

incluidas las actividades de ensayo y calibración. El Responsable de la calidad planifica y

organiza las auditorías según lo establecido en el calendario y lo solicitado por la Dirección.

Tales auditorías son efectuadas por

actividad a ser auditada.

Cuando los hallazgos de las auditorías pongan en duda la eficacia de las operaciones o la

exactitud o validez de los resultados de los ensayos auditados, éste toma las acc

correctivas oportunas y, si las investigaciones revelan que los resultados del laboratorio han

sido afectados, notifica, por escrito, a los clientes.

Se registran el sector de actividad que ha sido auditado, los hallazgos de la auditoría y las

acciones correctivas que resultan de ellos.

Las actividades de la auditoría de seguimiento verifican y registran la implementación y eficacia

de las acciones correctivas tomadas.

Ver procedimiento Auditorías Internas

10.1.15 REVISIONES POR LA DIRECCIÓN

La Dirección del Laboratorio con responsabilidad ejecutiva efectúa periódicamente (como

mínimo una vez por año), de acuerdo con un calendario y un procedimiento predeterminados,




AUDITORIAS INTERNAS (NUMERAL 4.14)

El Laboratorio efectúa, periódicamente, de acuerdo con un calendario y



El programa de auditoría interna considera todos los elementos del sistema de la calidad,



Tales auditorías son efectuadas por personas capacitadas y calificadas e independientes de la


exactitud o validez de los resultados de los ensayos auditados, éste toma las acc


sido afectados, notifica, por escrito, a los clientes.


nes correctivas que resultan de ellos.


de las acciones correctivas tomadas.

Auditorías Internas (E.GM-14.00)

REVISIONES POR LA DIRECCIÓN (NUMERAL 4.15)




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33

El Laboratorio efectúa, periódicamente, de acuerdo con un calendario y un procedimiento



ntos del sistema de la calidad,



personas capacitadas y calificadas e independientes de la


exactitud o validez de los resultados de los ensayos auditados, éste toma las acciones




(NUMERAL 4.15)



Código:

una revisión del sistema de la c

asegurar que se mantienen constantemente adecuados y eficaces, y para introducir los cambios

o mejoras necesarios. La revisión toma en cuenta:

• La adecuación de las políticas y los procedimientos

• Los informes del personal

• El resultado de las auditorías internas recientes;

• Las acciones correctivas y preventivas;

• Las evaluaciones por organismos externos;

• Todo cambio en el volumen y el tipo de trabajo efectuado;

• La información de retorno de los clie

• Las quejas;

• Las recomendaciones para la mejora

• Otros factores pertinentes, tales como las actividades del control de la calidad, los recursos

y la capacitación del personal.

Se registran los hallazgos de las revisiones por la Dirección y las

La Dirección asegura que esas acciones son realizadas dentro de un cronograma apropiado y

acordado.

Ver procedimiento Revisiones por la dirección




una revisión del sistema de la calidad y de las actividades de calibración


o mejoras necesarios. La revisión toma en cuenta:

La adecuación de las políticas y los procedimientos

Los informes del personal gerencial y de supervisión

El resultado de las auditorías internas recientes;

Las acciones correctivas y preventivas;

Las evaluaciones por organismos externos;

Todo cambio en el volumen y el tipo de trabajo efectuado;

La información de retorno de los clientes;

Las recomendaciones para la mejora

Otros factores pertinentes, tales como las actividades del control de la calidad, los recursos

y la capacitación del personal.

Se registran los hallazgos de las revisiones por la Dirección y las acciones que surgen de ellos.


Revisiones por la dirección (E.GM-15.00).


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34

e calibración del laboratorio para


Otros factores pertinentes, tales como las actividades del control de la calidad, los recursos

acciones que surgen de ellos.


Código:

10.2 REQUISITOS TÉCNICOS

10.2.1 GENERALIDADES

Se describe a continuación la metodología general para la gestión de los factores que

Determinan la exactitud y confiabilidad de los servicios realizados por los sectores del

Laboratorio. Entre estos factores se incluyen:

• los factores humanos,

• las instalaciones y condiciones ambientales,

• los métodos de calibración

• los equipos,

• la trazabilidad de las mediciones,

• el muestreo.

10.2.2 PERSONAL (NUMERAL 5.2)

ElLaboratorio asegura la competencia de todo el personal que opera equipos específicos, que

realiza las calibraciones, evalúa los

Cuando emplea personal en formación, provee una supervisión apropiada. El personal que

realiza tareas específicas está calificado sobre la base de la educación, la formación, la

experiencia apropiada y habilidades demostradas, según lo requiera el puesto que ocupa.

El Responsable Técnico del

requerimientos con respecto a la educación, la formación y las aptitudes del personal de cada

sector. Se tiene un procedimiento para identificar las necesidades de formación del personal y

para proporcionarla. El programa de formación es pertinente a las tareas

cada sector. Se evalúa la eficacia de las acciones de formación implementadas.




REQUISITOS TÉCNICOS (NUMERAL 5)

GENERALIDADES (NUMERAL 5.1)



. Entre estos factores se incluyen:

los factores humanos,

ciones y condiciones ambientales,

calibración y la validación de los métodos,

la trazabilidad de las mediciones,

(NUMERAL 5.2)

asegura la competencia de todo el personal que opera equipos específicos, que

, evalúa los resultados y firma los informes.


específicas está calificado sobre la base de la educación, la formación, la


El Responsable Técnico del Laboratorio formula los perfiles de puesto que definen los

rimientos con respecto a la educación, la formación y las aptitudes del personal de cada


para proporcionarla. El programa de formación es pertinente a las tareas



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35



asegura la competencia de todo el personal que opera equipos específicos, que


específicas está calificado sobre la base de la educación, la formación, la


formula los perfiles de puesto que definen los

rimientos con respecto a la educación, la formación y las aptitudes del personal de cada


para proporcionarla. El programa de formación es pertinente a las tareas presentes y futuras de


Código:

El personal que se dispone está contratado. Cuando utiliza personal técnico y de apoyo clave,

ya seabajo contrato o a título suplementario, se asegura q

que seacompetente, y que trabaje de acuerdo con el sistema de la

acreditados.

Se mantienen actualizados los perfiles de los puestos de trabajo del personal directivo, técnico y

deapoyo clave afectado a los servicios que se proveen.

El Responsable Técnico del

tiposparticulares de muestreos, a emitir informes, a emitir opiniones e interpretaciones ya operar

tipos particulares de equipos. (

Se conservan los registros de las autorizaciones, de la competencia, del nivel de estudios y de

lascalificaciones profesionales, de la formación, de las habilidades y de la experiencia de todo el

personaltécnico, incluido el personal contratado. Esta

incluye la fecha enla que se confirma la autorización o la competencia.

Ver procedimientos identificación necesidad de formacióndesempeño (A.GT-02.02)

Ver Manual de funciones y Responsabilidades





ya seabajo contrato o a título suplementario, se asegura que dicho personal sea supervisado,

que seacompetente, y que trabaje de acuerdo con el sistema de la C


fectado a los servicios que se proveen.

El Responsable Técnico del Laboratorio autoriza a miembros específicos del personal a realizar


equipos. (Manual de Funciones y Responsabilidades



altécnico, incluido el personal contratado. Esta Información está fácilmente disponible e

incluye la fecha enla que se confirma la autorización o la competencia.

identificación necesidad de formación (A.GT-02.01

Manual de funciones y Responsabilidades (A.GT-02.00)


Página 36 de 37

36


ue dicho personal sea supervisado,

Calidad de los laboratorios


autoriza a miembros específicos del personal a realizar


Manual de Funciones y Responsabilidades).



nformación está fácilmente disponible e

02.01) y Evaluación del

Código:

N° Revisión Fecha

Revisó

Fecha




REGISTRODE REVISIONES

Páginas modificadas

Elaborado/Modificado por

Aprobado por

Aprobó

Fecha


Página 37 de 37

37

Aprobado por Descripción del cambio

Código:

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES



Código: A.GT-02.00 Versión: 01 Fecha:


SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD




ARMENIA, 2010


Página 1 de 12

Y RESPONSABILIDADES



Código:

JUSTIFICACIÓN ................................

1. IDENTIFICACIÓN DE CARGOS

2. ANEXOS ................................




CONTENIDO

................................................................................................

IDENTIFICACIÓN DE CARGOS ................................................................

................................................................................................


Página 2 de 12

Y RESPONSABILIDADES

........................................................ 3

......................................................... 4

........................................................... 11

Código:

El Laboratorio de Metrología Topográfica requiere que el personal que labore en sus

instalaciones cuente con los requisitos exigidos para prestar un servicio de óptimas

y que estos requisitos puedan ser apreciables y medibles. Es por ello que se ha dispuesto este

manual con el fin de reglamentar las disposiciones necesarias para el personal del Laboratorio.

En este manual se podrá encontrar las funciones de c

igual forma, los procedimientos con los cuales determinar las necesidades de formación y

capacitación del personal; también un procedimiento para evaluar el desempeño del personal y

saber el nivel de competencia qu

Por ser un ente perteneciente a una institución pública, todos los procedimientos se

reglamentan de acuerdo a lo establecido para funcionarios públicos, además para

contrataciones y demás aspectos, se actuará según las disposiciones de la

Quindío en lo establecido en el Sistema Integrado de Gestión.




JUSTIFICACIÓN


instalaciones cuente con los requisitos exigidos para prestar un servicio de óptimas



En este manual se podrá encontrar las funciones de cada cargo al igual que sus requisitos, de



saber el nivel de competencia que se maneja.



contrataciones y demás aspectos, se actuará según las disposiciones de la

Quindío en lo establecido en el Sistema Integrado de Gestión.


Página 3 de 12

Y RESPONSABILIDADES


instalaciones cuente con los requisitos exigidos para prestar un servicio de óptimas condiciones



ada cargo al igual que sus requisitos, de





contrataciones y demás aspectos, se actuará según las disposiciones de la Universidad del

Código:

1. IDENTIFICACIÓN DE CARGOS

CARGO

Denominación: Jefe de Laboratorio

Código: No. de cargos: 1

1. Atender los servicios de extensión, académicos y de investigación que se desarrollen al

interior del Laboratorio de Metrología

2. Velar por el buen

laboratorio, así como de la calidad del servicio prestado.

3. Supervisar la ejecución de pruebas, calibraciones y verificaciones de los equipos tanto

en campo como en el laboratorio.

4. Manejar Software

5. Asesorar a estudiantes y particulares en temas relacionados con manejo de equipos,

toma de datos y afines

6. Redactar informes técnicos sobre resultados de laboratorio, mediciones, resultados e

servicios de calibración y demás que sean necesarios

7. Solicitar a su jefe inmediato (o quien haga sus veces) las recomendaciones o

instrucciones complementarias cuando se encuentren situaciones no previstas.

8. Elaborar el presupuesto anual de inversión y g

9. Solicitar el mantenimiento y reparación de los equipos, cada vez que sea necesario.

10. Concertar objetivos con los empleados de carrera de acuerdo con los planes

elaborados (de acción, operativo e indicativo) según sea el caso, calific

oportunamente a la División de Recursos Humanos el desempeño de los mismos

11. Coordinar la elaboración e implementación del Plan de Acción Anual de la dependencia

acorde con el Planta de Desarrollo Institucional, el presupuesto y las funciones de

misma.

12. Preparar el Plan anual de compras de la dependencia a su cargo en las fechas

estipuladas para ello.

13. Las demás que le sean asignadas por norma legal, o autoridad competente, de acuerdo

con el nivel, la naturaleza, el área de desempeño, el perfil d

Educación Título profesional universitario en

Ingeniería Civil o Topografía

• Asumir responsabilidades

• Comunicar efectivamente

• Trabajar en Equipo




IDENTIFICACIÓN DE CARGOS

IDENTIFICACIÓN

CARGO RELACIÓN DE DEPENDENCIA

Jefe de Laboratorio Dependencia: Programa de Ingeniería Civil,

Programa de Topografía

Grado: Cargo del Jefe inmediato

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Atender los servicios de extensión, académicos y de investigación que se desarrollen al

interior del Laboratorio de Metrología Topográfica.

Velar por el buen funcionamiento y cuidado de los equipos e implementos de

laboratorio, así como de la calidad del servicio prestado.

Supervisar la ejecución de pruebas, calibraciones y verificaciones de los equipos tanto

en campo como en el laboratorio.

Manejar Software relacionado con digitalización de planos, gráficas y fotografías.

Asesorar a estudiantes y particulares en temas relacionados con manejo de equipos,

toma de datos y afines

Redactar informes técnicos sobre resultados de laboratorio, mediciones, resultados e

servicios de calibración y demás que sean necesarios

Solicitar a su jefe inmediato (o quien haga sus veces) las recomendaciones o


Elaborar el presupuesto anual de inversión y gestión del laboratorio.

Solicitar el mantenimiento y reparación de los equipos, cada vez que sea necesario.

Concertar objetivos con los empleados de carrera de acuerdo con los planes

elaborados (de acción, operativo e indicativo) según sea el caso, calific


Coordinar la elaboración e implementación del Plan de Acción Anual de la dependencia

acorde con el Planta de Desarrollo Institucional, el presupuesto y las funciones de

Preparar el Plan anual de compras de la dependencia a su cargo en las fechas

estipuladas para ello.

Las demás que le sean asignadas por norma legal, o autoridad competente, de acuerdo

con el nivel, la naturaleza, el área de desempeño, el perfil del empleo.

REQUISITOS

Título profesional universitario en

Ingeniería Civil o Topografía

Experiencia Veintisiete (27) meses de experiencia

profesional específica o relacionada en

prácticas de laboratorio de Ingeniería.

COMPETENCIAS

responsabilidades

Comunicar efectivamente

Trabajar en Equipo


Página 4 de 12

Y RESPONSABILIDADES

RELACIÓN DE DEPENDENCIA Programa de Ingeniería Civil,

Programa de Topografía Cargo del Jefe inmediato: Decano

Atender los servicios de extensión, académicos y de investigación que se desarrollen al

funcionamiento y cuidado de los equipos e implementos de

Supervisar la ejecución de pruebas, calibraciones y verificaciones de los equipos tanto

relacionado con digitalización de planos, gráficas y fotografías.

Asesorar a estudiantes y particulares en temas relacionados con manejo de equipos,

Redactar informes técnicos sobre resultados de laboratorio, mediciones, resultados en

Solicitar a su jefe inmediato (o quien haga sus veces) las recomendaciones o


estión del laboratorio.

Solicitar el mantenimiento y reparación de los equipos, cada vez que sea necesario.

Concertar objetivos con los empleados de carrera de acuerdo con los planes

elaborados (de acción, operativo e indicativo) según sea el caso, calificar y enviar


Coordinar la elaboración e implementación del Plan de Acción Anual de la dependencia

acorde con el Planta de Desarrollo Institucional, el presupuesto y las funciones de la

Preparar el Plan anual de compras de la dependencia a su cargo en las fechas

Las demás que le sean asignadas por norma legal, o autoridad competente, de acuerdo

el empleo.

Veintisiete (27) meses de experiencia

profesional específica o relacionada en

prácticas de laboratorio de Ingeniería.

Código:

• Servir al usuario interno y externo

• Desarrollar un proceso de calidad

• Establecer relaciones interpersonales efectivamente

• Planear, organizar y coordinar

• Facilitar procesos con resultados

• Analizar y sintetizar

• Resolver problemas

• Controlar y evaluar




Servir al usuario interno y externo Desarrollar un proceso de calidad

Establecer relaciones interpersonales efectivamente

Planear, organizar y coordinar

Facilitar procesos con resultados

y sintetizar

Resolver problemas

Controlar y evaluar


Página 5 de 12

Y RESPONSABILIDADES

Código:

CARGO

Denominación: Técnico Operativo

Código:

No. de cargos: 1

1. Coordinar con los docentes las prácticas de los laboratorios a su cargo y disponer los

equipos y elementos necesarios para su desarrollo.

2. Cuidar el inventario de los laboratorios a su cargo

anomalía.

3. Determinar, en coordinación con el jefe inmediato las necesidades de los laboratorios a su

cargo y preparar el Plan de compras.

4. Velar por el buen uso de los elementos y equipos del laboratorio y su mantenim

condiciones de funcionamiento.

5. Coordinar el desarrollo de estudios técnicos que permitan establecer estándares de

consumo de materiales, de acuerdo a prácticas específicas con el fin de racionalizar su

uso.

6. Velar por que se cumplan los horarios y

programadas en el laboratorio.

7. Hacer inventarios periódicos de los elementos del laboratorio y vigilar los términos de las

pólizas de seguro, informando sobre la fecha de vencimiento oportunamente.

8. Elaborar cartillas de instrucción para manejo de equipos, manuales de procedimientos, de

funciones y de seguridad, e informes que la Universidad solicite.

9. Hacer los pedidos de materiales y reactivos de acuerdo con el Plan de Compras aprobado

para cada vigencia.

10. Revisar periódicamente los costos de reactivos, materiales y mano de obra con el fin de

establecer las tarifas correspondientes para la venta de servicios.

11. Coordinar con el área de Salud Ocupacional de la Universidad las normas de seguridad en

el laboratorio y establecer las necesidades de materiales, equipos y elementos necesarios

para garantizar la seguridad del laboratorio.

12. Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente, de acuerdo

con el nivel, la naturaleza, el área de desempe

Educación a) Título de formación tecnológica

especializada o título de formación

tecnológica en Tecnología

b) Aprobación de cuatro años de

educación superior en el área de

Topografía o Ingeniería Civil.




IDENTIFICACIÓN CARGO RELACIÓN DE DEPENDENCIA

écnico Operativo Dependencia: Programa de Ingeniería

Civil, Programa de Topografía

Grado: Cargo del Jefe inmediatoLaboratorio.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Coordinar con los docentes las prácticas de los laboratorios a su cargo y disponer los

equipos y elementos necesarios para su desarrollo.

Cuidar el inventario de los laboratorios a su cargo y reportar al jefe inmediato cualquier

Determinar, en coordinación con el jefe inmediato las necesidades de los laboratorios a su

cargo y preparar el Plan de compras.

Velar por el buen uso de los elementos y equipos del laboratorio y su mantenim

condiciones de funcionamiento.

Coordinar el desarrollo de estudios técnicos que permitan establecer estándares de


Velar por que se cumplan los horarios y turnos establecidos para prácticas y/o clases

programadas en el laboratorio.

Hacer inventarios periódicos de los elementos del laboratorio y vigilar los términos de las


tillas de instrucción para manejo de equipos, manuales de procedimientos, de

funciones y de seguridad, e informes que la Universidad solicite.

Hacer los pedidos de materiales y reactivos de acuerdo con el Plan de Compras aprobado

para cada vigencia.

Revisar periódicamente los costos de reactivos, materiales y mano de obra con el fin de

establecer las tarifas correspondientes para la venta de servicios.

Coordinar con el área de Salud Ocupacional de la Universidad las normas de seguridad en

rio y establecer las necesidades de materiales, equipos y elementos necesarios

para garantizar la seguridad del laboratorio.

Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente, de acuerdo

con el nivel, la naturaleza, el área de desempeño y el perfil del empleo

REQUISITOS

Título de formación tecnológica

especializada o título de formación

tecnológica en Tecnología Topográfica Aprobación de cuatro años de

educación superior en el área de

Topografía o Ingeniería Civil.

Experiencia a) Doce (12) meses de experiencia relacionada

con el manejo de prácticas de laboratorio.

b) Dieciocho (18) meses de experiencia

relacionada con el manejo de prácticas de

laboratorio.


Página 6 de 12

Y RESPONSABILIDADES

RELACIÓN DE DEPENDENCIA Programa de Ingeniería

Civil, Programa de Topografía Cargo del Jefe inmediato: Jefe de Sección

Coordinar con los docentes las prácticas de los laboratorios a su cargo y disponer los

y reportar al jefe inmediato cualquier

Determinar, en coordinación con el jefe inmediato las necesidades de los laboratorios a su

Velar por el buen uso de los elementos y equipos del laboratorio y su mantenimiento en

Coordinar el desarrollo de estudios técnicos que permitan establecer estándares de


turnos establecidos para prácticas y/o clases

Hacer inventarios periódicos de los elementos del laboratorio y vigilar los términos de las


tillas de instrucción para manejo de equipos, manuales de procedimientos, de

Hacer los pedidos de materiales y reactivos de acuerdo con el Plan de Compras aprobado

Revisar periódicamente los costos de reactivos, materiales y mano de obra con el fin de

Coordinar con el área de Salud Ocupacional de la Universidad las normas de seguridad en

rio y establecer las necesidades de materiales, equipos y elementos necesarios

Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente, de acuerdo

ño y el perfil del empleo

Doce (12) meses de experiencia relacionada

con el manejo de prácticas de laboratorio.

Dieciocho (18) meses de experiencia

relacionada con el manejo de prácticas de

Código:










COMPETENCIAS

Asumir responsabilidades


Trabajar en Equipo

Servir al usuario interno y externo

Desarrollar un proceso de calidad



Página 7 de 12

Y RESPONSABILIDADES

Código:

CARGO

Denominación: Practicante

Código:

No. de cargos: 2

1. Mantener actualizado el inventario de equipos y elementos del Almacén.

2. Determinar, en coordinación con el Director del Programa, las necesidades del Almacén.

3. Coordinar el préstamo de equipos y elementos a docentes y estudiantes que lo requieran.

4. Velar por el correcto uso de los equipos y elementos del laboratorio y por su ma

en buen estado, reportando al Director del Programa cualquier anomalía.

5. Coordinar con el Director del Programa el desarrollo de estudios técnicos que permitan

establecer la necesidad de equipos para prácticas específicas.

6. Brindar asesoría a los estudiantes en el de los equipos de Topografía.

7. Elaborar y mantener actualizadas las hojas de vida de los equipos y sus manuales de uso.

8. Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente, de acuerdo con el

nivel, la naturaleza, el áre

Educación Mínimo segundo semestre Programa de

Topografía, cuarto semestre Programa de

Ingeniería Civil










IDENTIFICACIÓN


Practicante Dependencia: Programa de Topografía,

de Ingeniería Civil Grado: Cargo del Jefe inmediato:

Laboratorio.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Mantener actualizado el inventario de equipos y elementos del Almacén.

Determinar, en coordinación con el Director del Programa, las necesidades del Almacén.

Coordinar el préstamo de equipos y elementos a docentes y estudiantes que lo requieran.

Velar por el correcto uso de los equipos y elementos del laboratorio y por su ma


Coordinar con el Director del Programa el desarrollo de estudios técnicos que permitan

establecer la necesidad de equipos para prácticas específicas.

estudiantes en el de los equipos de Topografía.

Elaborar y mantener actualizadas las hojas de vida de los equipos y sus manuales de uso.

Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente, de acuerdo con el

nivel, la naturaleza, el área de desempeño y el perfil del empleo. REQUISITOS

Mínimo segundo semestre Programa de

Topografía, cuarto semestre Programa de

Experiencia

COMPETENCIAS

Asumir responsabilidades


Trabajar en Equipo

Servir al usuario interno y externo

Desarrollar un proceso de calidad



Página 8 de 12

Y RESPONSABILIDADES

RELACIÓN DE DEPENDENCIA

Programa de Topografía, Programa

Cargo del Jefe inmediato: Jefe de Sección

Mantener actualizado el inventario de equipos y elementos del Almacén.

Determinar, en coordinación con el Director del Programa, las necesidades del Almacén.

Coordinar el préstamo de equipos y elementos a docentes y estudiantes que lo requieran.

Velar por el correcto uso de los equipos y elementos del laboratorio y por su mantenimiento


Coordinar con el Director del Programa el desarrollo de estudios técnicos que permitan

Elaborar y mantener actualizadas las hojas de vida de los equipos y sus manuales de uso.

Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente, de acuerdo con el

Código:

CARGO

Denominación: Secretaria Ejecutiva

Código:

Código interno:

1. Recibir, manejar, redactar y transcribir adecuadamente la correspondencia recibida y enviada

a la dependencia, informar sobre la misma a fin de darle una respuesta oportuna.

2. Contestar el teléfono y entregar a tiempo los mensajes recibidos a cada uno de los

destinatarios correspondientes.

3. Llevar y mantener el archivo de la dependencia en forma organizad

que controlar el préstamo a otras dependencias de la Universidad del Quindío del material

bibliográfico y demás documentos pertenecientes a la dependencia.

4. Velar por el buen uso y funcionamiento de los equipos y elementos de la of

la papelería y del aseo general de la Oficina.

5. Recibir, radicar, clasificar, tramitar y distribuir correspondencia a los empleados que

conforman dependencia.

6. Despachar oportunamente la correspondencia interna y externa expedida por la d

y colaborar con las actividades de mensajería cuando sea requerida.

7. Atender personalmente y con absoluta responsabilidad y reserva los documentos, asuntos o

conversaciones de carácter confidencial.

8. Manejar la agenda de su jefe inmediato y selecc

deban llevarse a su conocimiento.

9. Llevar control sobre los contratos, convenios y demás actos administrativos que se manejen

en la dependencia, llevando un registro sistematizado de los mismos.

10. Archivar adecuadamente la normatividad interna, leyes, sentencias y demás actos legales que

sean de interés para la Universidad.

11. Elaborar las actas que le sean encomendadas y tomar notas en los Consejos o reuniones a las

que deba asistir según asignación de su jefe inmediat

12. Revisar diariamente el correo electrónico de la dependencia,

13. Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente de acuerdo con el

nivel, la naturaleza, el área de desempeño, el perfil del cargo

Educación Dos (2) años de educación superior en

cualquier programa.

• Planear, organizar y coordinar




IDENTIFICACIÓN


Secretaria Ejecutiva Dependencia: Programa de Ingeniería Civil,

Programa de Topografía

Grado: Cargo del Jefe inmediato:Laboratorio.

No. de cargos: 1 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

Recibir, manejar, redactar y transcribir adecuadamente la correspondencia recibida y enviada

dependencia, informar sobre la misma a fin de darle una respuesta oportuna.

Contestar el teléfono y entregar a tiempo los mensajes recibidos a cada uno de los

destinatarios correspondientes.

Llevar y mantener el archivo de la dependencia en forma organizad


bibliográfico y demás documentos pertenecientes a la dependencia.

Velar por el buen uso y funcionamiento de los equipos y elementos de la of

la papelería y del aseo general de la Oficina.

Recibir, radicar, clasificar, tramitar y distribuir correspondencia a los empleados que

conforman dependencia.

Despachar oportunamente la correspondencia interna y externa expedida por la d

y colaborar con las actividades de mensajería cuando sea requerida.

Atender personalmente y con absoluta responsabilidad y reserva los documentos, asuntos o

conversaciones de carácter confidencial.

Manejar la agenda de su jefe inmediato y seleccionar los asuntos, citas y compromisos que

deban llevarse a su conocimiento.

Llevar control sobre los contratos, convenios y demás actos administrativos que se manejen

en la dependencia, llevando un registro sistematizado de los mismos.

ente la normatividad interna, leyes, sentencias y demás actos legales que

sean de interés para la Universidad.

Elaborar las actas que le sean encomendadas y tomar notas en los Consejos o reuniones a las

que deba asistir según asignación de su jefe inmediato.

Revisar diariamente el correo electrónico de la dependencia, dándole el

Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente de acuerdo con el

nivel, la naturaleza, el área de desempeño, el perfil del cargo

REQUISITOS

Dos (2) años de educación superior en

Experiencia

COMPETENCIAS

Planear, organizar y coordinar


Página 9 de 12

Y RESPONSABILIDADES

RELACIÓN DE DEPENDENCIA Programa de Ingeniería Civil,

Programa de Topografía Cargo del Jefe inmediato: Jefe de Sección

Recibir, manejar, redactar y transcribir adecuadamente la correspondencia recibida y enviada

dependencia, informar sobre la misma a fin de darle una respuesta oportuna.

Contestar el teléfono y entregar a tiempo los mensajes recibidos a cada uno de los

Llevar y mantener el archivo de la dependencia en forma organizada y actualizada, al igual


Velar por el buen uso y funcionamiento de los equipos y elementos de la oficina, al igual que

Recibir, radicar, clasificar, tramitar y distribuir correspondencia a los empleados que

Despachar oportunamente la correspondencia interna y externa expedida por la dependencia

Atender personalmente y con absoluta responsabilidad y reserva los documentos, asuntos o

ionar los asuntos, citas y compromisos que

Llevar control sobre los contratos, convenios y demás actos administrativos que se manejen

ente la normatividad interna, leyes, sentencias y demás actos legales que

Elaborar las actas que le sean encomendadas y tomar notas en los Consejos o reuniones a las

el trámite respectivo.

Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente de acuerdo con el

Código:

• Facilitar procesos con resultados

• Analizar y sintetizar

• Resolver problemas

• Controlar y evaluar




Facilitar procesos con resultados Analizar y sintetizar

Resolver problemas

Controlar y evaluar


Página 10 de 12

Y RESPONSABILIDADES

Código:

2. ANEXOS

Identificación Necesidad de Formación

Evaluación del Desempeño




Identificación Necesidad de Formación (A.GT-02.01)

Evaluación del Desempeño (A.GT-02.02)


Página 11 de 12

Y RESPONSABILIDADES

Código:

N° Revisión Fecha

Revisó

Fecha




REGISTRO DE REVISIONES



Aprobado por

Aprobó

Fecha


Página 12 de 12

Y RESPONSABILIDADES

Aprobado por Descripción del cambio

Código:

IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN

1. PROCESO RELACIONADO

2. RESPONSABLE DEL PROCESO

3. OBJETIVO

4. ALCANCE

5. TÉRMINOS Y DEFICIONES




PROCESO RELACIONADO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

RESPONSABLE DEL ALTA DIRECCIÓN

Incrementar las competencias de

Laboratorio, para que puedan as

responsabilidades, tomen decisio

visión de la organización en su co

se sientan comprometidos con

desarrollo personal.

Inicia desde el estudio del cli

hasta la ejecución del plan de capac

TÉRMINOS Y DEFICIONES Capacitación: Conjunto de proce

relativos a la educación formal y a

Conferencia : Exposición oral q

experto en un tema. Su propósito es

de conocimientos o exposición

Habitualmente, la audiencia se de

relato del orador, conferenciante o

Curso : Formulación académica

profundización en temas conc

incrementar conocimiento y habili

duración entre 40 y 60 horas e im

de ejercicios prácticos.


Página 1 de 12


GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

de los servidores del

an asumir mayores

ones y tengan una

conjunto, y a la vez

su crecimiento y

ma organizacional

acitación.

procesos organizados,

la no formal.

que desarrolla un

o es la transmisión

de experiencias.

edica a escuchar el

ponente.

ca orientada a la

cretos dirigido a

ilidades. Tiene una

mplica el desarrollo

Código:





Educación for mal: Es la que

objeto de complementar, a

conocimientos y formar, en aspectos

laborales sin sujeción al sistema de

establecidos por la educación form

Educación no formal : Se con

informal todo conocimiento libre

adquirido, proveniente de per

medios masivos de comu

impresos, tradiciones, costumbres

sociales y otros no estructurados.

Diplomado : Programas académ

por módulos de carácter es

construido sobre temas concret

armonizan elementos valorativ

Conduce a un proceso de apren

de profundización en pro de

habilidades y fomentar el cambi

incrementar capacidades

colectivas. Tiene una duración a

horas.

Evaluación : Proceso sistemático

efectividad y/o la eficiencia del d

resultados, tanto de la capacitaci

Anual de Capacitación.

Facilitador : Persona o empresa

formación.


Página 2 de 12


se ofrece con el

, actualizar, suplir

ectos académicos o

de niveles y grados

rmal.

nsidera educación

y espontáneo

rsonas, entidades,

unicación, medios

s, comportamientos

micos conformados

específico, práctico,

tos en el que se

vos y técnicos.

ndizaje formativo y

pro de desarrollar las

io de actitud para

individuales y

aproximada de 120

co para valorar la

l diseño, ejecución y

ión como del Plan

presa que ejecuta la

Código:


6. REFERENCIAS




Progr ama de capacitación labor

coherente de políticas, plane

escuelas de capacitación, depend

organizados, con el propósito c

en la entidad y en sus empl

capacidad de aprendizaje y de acci

lograr la eficiencia de la administraci

para ello de manera coordinada y un

Seminario : Programa de capacitac

grupos reducidos que tiene por f

incrementar habilidades, actualizar

y precisar conceptos en temas prop

duración promedio de 16 a

metodologías dinámicas.

Taller : Es una experiencia de

colectivo, vivencial y creativo porq

conceptuales, la reflexión y

grupales ayudan a generar pu

soluciones nuevas o mejores q

en el momento inicial. Tiene una

horas.

Constitución Política de Colomb

Igualdad, moralidad, eficac

imparcialidad y publicidad.

Ley 909 de 2004. Por la cual s

que regulan el empleo púb

administrativa, gerencia pública y


Página 3 de 12


bor al : conjunto

nes, organismos,

endencias y recursos

o común de generar

leados una mayor

cción, en función de

inistración, actuando

unidad de criterios.

ación dirigido a

finalidad

ar el conocimiento

propios. Tiene una

a 40 horas con

de trabajo activo,

qué los elementos

las discusiones

untos de vista y

que las existentes

duración de 3 a 10

ombia: Artículo 209:

cacia, celeridad,

se expiden normas

blico, la carrera

y se dictan otras

Código:


7. CONDICIONES GENERALES




disposiciones.

Decreto-Ley 1567 de 1998. Por

el sistema nacional de capacitac

de estímulos para los empleados

Decreto 1227 de 2005. Por el cu

parcialmente la Ley 909 de 2004

1567 de 1998. Título V.


actualización del Plan Nacional de

Capacitación para los Servidores.

Plan Nacional de Desarrollo

Acuerdo 056 del 2 de agosto de

Administrativo. Capítulo VI

Acuerdo No. 009 26 junio 2007.

cual se definen las políticas gene

capacitación del personal admini


RESPONSABILIDAD Y AUTORI D

EL LABORATORIO

Definir a través de su programac


Página 4 de 12


el cual se crean

ación y el sistema

s del Estado.

cual se reglamenta

04 y el Decreto-Ley

cual se adopta la

al de Formación y

de 1984. Estatuto

07. Por medio de la

erales de la

nistrativo de la

DAD

ación presupuestal,

Código:





los recursos financieros, tecnológi

infraestructura, necesarios para

objetivos del plan anual de capacit

LÍDER DEL LABORATORIO • Facilitar los medios y las o

que los servidores del Laboratorio

optimizar sus capacidades

• Identificar necesidades de

coordinar participación, compr

de su grupo de trabajo.

• Aprobar la participación de l

su cargo, en las capacitaciones.

FUNCIONARIOS

• Participar, cuando sean re

diseño y ejecución de los prog

capacitación.

• Prestar sus servicios por el

durante el cual se otorgue el a

para educación formal.

• Desarrollar dentro de sus

habilidades adquiridas en

capacitación.

• Presentar copia del certificado de

eventos que no hacen

capacitaciones institucionales,

contenidos del curso con sus


Página 5 de 12


icos, humanos y de

cumplir con los

tación.

oportunidades para

del Laboratorio puedan

de capacitación,

romiso y resultados

los funcionarios a

ones.

equeridos, en el

gramas anuales de

el mismo tiempo

el apoyo económico

actividades las

el proceso de

o de asistencia a las

parte de las

, y socializar los

sus compañeros del

Código:





área de trabajo correspondien

GENERALIDADES

La capacitación está concebida

gubernamental en construcción

través de la cual se busca orienta

capacitación de los servidores

fortalecimiento y potenciación, tant

habilidades y destrezas, como d

actitudes, con el propósito de h

más competentes en el ejercicio

comprometidos con su crecimi

personal.

FASES DEL PLAN ANUAL DE C A

DIAGNÓSTICO DE NECES

CAPACITACIÓN

El objetivo del diagnóstico de ca

identificar las necesidades de ca

servidores públicos (en términos de

conocimiento, habilidades y actitudes) p

de trabajo para cumplir c on su

desempeño de sus funciones o pa

los proyectos en los cuales particip

En cada macroproceso el mar

para realizar el diagnóstico es:

• La misión del Laboratorio


Página 6 de 12


nte

como una política

ón permanente, a

ar los procesos de

públicos hacia el

to de sus

de sus valores y

hacerlos cada vez

o de sus labores y

iento y desarrollo

APACITACIÓN

NECESIDADES DE

co de capacitación es

s de capacitación de los

s de información,

actitudes) por áreas

on su misión, para el

ara el desarrollo de

pa.

rco de referencia

Código:





• Los planes y proyectos

• Las funciones bajo su responsa

• Las orientaciones y líneas de p

Plan de capacitación.

La identificación de las necesidades

es responsabilidad del líder del laboratorio

conjuntamente con su equipo de

deberán ajustarse al cronograma es

recolección de la información y d

las fechas establecidas.

PROGRAMACIÓN DEL PLAN A N

CAPACITACIÓN

Se toman decisiones sobr

identificadas, la capacitación orga

prioridades, estrategias viables y se

asignados y medios disponib

mecanismos de evaluación y segu

EJECUCIÓN DEL PLAN

CAPACITACIÓN

Se debe asegurar la divulgación

programación del anual de cap

los servidores y se ponen ejec

garanticen la capacitación.

EVALUACIÓN DE LA CAPACIT A Toda actividad de capacitación debe s


Página 7 de 12


sabilidad

política fijadas en el

es de capacitación

l líder del laboratorio,

de trabajo quienes

a establecido para la

dar cumplimiento a

NUAL DE

re problemáticas

aniza de acuerdo a

es y según recursos

bles. Se definen

uimiento

ANUAL DE

ón del Plan y la

pacitación a todos

ecutan acciones que

ACIÓN

be ser evaluada y

Código:





sus resultados serán un com

calificación final de las evaluacion

de los funcionarios.

Se realiza evaluación de resultad

de aprendizaje en el lugar de tra

concluida la ejecución del plan.

La evaluación del proceso, revisará

acuerdo a parámetros establecidos

programación anual de capacitació


Página 8 de 12


mponente de la

nes de desempeño

dos o la aplicación

abajo, una vez

sará la eficacia, de

os en la

ón.

Código:


8. CONTENIDO

No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)

1

2

3

4

5

6

7

INICIO

Establecer el Plan de Capacitaciones según las necesidades del Laboratorio

Organizar informaciónactividades de formaciónlistar solicitudes

Establecer el presupuesto para los proyectos de capacitación previstos (si es necesario, inscribirlo en banco de proyectos de la Universidad)

¿Presupuesto aprobado

Realizar ajustes al presupuesto

Elaborar y firmarpara adopción y aprobación

Formación

B

No

A




ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO

Líder Laboratorio

Funcionarios

Diagnóstico de

necesidades de

capacitación

Líder Laboratorio

Funcionarios Programa de

Capacitación

Líder Laboratorio Programa de

Capacitación

Líder Laboratorio

Líder Laboratorio

Alta Dirección Programa de Capacitación

INICIO

Establecer el Plan de Capacitaciones según las necesidades del Laboratorio

información para definir formación grupales y

para formación

el presupuesto para los proyectos de capacitación previstos (si es necesario, inscribirlo en banco de proyectos de la Universidad)

Presupuesto aprobado?

Realizar ajustes al presupuesto

firmar Acto Administrativo y aprobación del Plan de

Formación y Capacitación

B

Si

A


Página 9 de 12


REGISTRO OBSERVACIÓN

Diagnóstico de

necesidades de

capacitación

Programa de

Capacitación

Programa de

Capacitación

Programa de Capacitación

Código:



8

9

10

11

12

13

14

Difundir y publicar programación anual Capacitación para el Laboratorio

Informar al funcionario, mediante comunicación escritaaprobación de su solicitud

¿Hay que realizar ajustes?

Contactar a un facilitador experto en el tema a tratar, solicitando información sobre el servicio

Desarrollar la logística necesaria para el desarrollo (aulas, horarios, comunicación al personal)

Individual

Grupal

B

¿La capacitación es?

C

No

D

D





Líder Laboratorio Programa de Capacitación

Líder Laboratorio

Líder Laboratorio

Líder Laboratorio

Líder Laboratorio

el Plan y la Capacitación para

Realizar ajustes a la programación

funcionario, mediante escrita sobre la solicitud


Contactar a un facilitador experto en el tema a tratar, solicitando información

Desarrollar la logística necesaria para (aulas, horarios,

comunicación al personal)

Grupal

C

Si

La capacitación ?


Página 10 de 12



Programa de Capacitación

Código:



15

16

17

18

19

20

9. ANEXOS

Evaluación de capacitacion

Diagnóstico de necesidade

Programa anual de capacit

Determinar con necesidad de evaluación de habilidades adquiridas

Desarrollar la capacitación

Evaluar la capacitación para conocer los logros obtenidos

Entregar certificados y hoja de vida, certificados asistencia a capacitaciones

Presentar informe capacitación

D

Realizar seguimiento efectividad del desempeño de los

Conservar, organizar las memorias de

FIN





Capacitador/ Líder Laboratorio

Evaluac

capacitac

Capacitador


Evaluac

capacitac


Líder Laboratorio

Evaluac

capacitac

Líder Laboratorio Informe

nes (A.GT-02.F.03)

es de capacitación (A.GT-02.F.01)

tación (A.GT-02.F.02)

el facilitador la elaboración de

conocimientos o adquiridas.

Desarrollar la capacitación

Evaluar la capacitación para conocer

Entregar certificados y Archivar en certificados de

a capacitaciones

informe anual de

seguimiento a la curso en el

los funcionarios.

organizar y difundir los eventos de

FIN


Página 11 de 12



ción de

aciones

ción de

aciones

ción de

aciones

Informe

Código:


N° Revisión

Fecha Páginas modificadas

Revisó

Fecha







Aprobado por

Aprobó

Fecha


Página 12 de 12


Aprobado por

Descripción del cambio

Versión: 01

Fecha: Año: Mes: Día:

Ayúdenos a mejorar:

Entidad a la que usted pertenece: Tema:

Facilitador: Cuidad:

Seminario Taller Congreso Foro Mesa de Trabajo Asesoría Capacitación

Afirmaciones: 1 2 3 4

Evaluación de contenido

Teniendo en cuenta esta capacitación, califique nuestro servicio con una "X" de acuerdo con las siguientes afirmaciones.


Página 1 de 1Fecha: Código: A.GT-02.F.03

FORMATO EVALUACIÓN DE CAPACITACIONES

Por favor diligencie esta encuesta, la información que nos proporcione será utilizada para

mejorar nuestros servicios. Por lo tanto esperamos la máxima objetividad posible.

Marque con una X el tipo de capacitación que recibió del

Laboratorio:

Completamente en desacuerdo En

desacuerdoDe acuerdo Completamente

deacuerdo

Los objetivos de la capacitación fueron presentados al inicio de la

misma y estos se han cumplido satisfactoriamente.

Los contenidos de la capacitación responden a los objetivos

planteados y satisfacen las expectativas de la misma.

El nivel de profundidad de los contenidos de la capacitación ha sido

Evaluación de la metodología

Evaluación de utilidad y aplicabilidad

Evaluación del facilitador o docente

¿En que otro tema le interesa recibir una capacitación?Observaciones:

El nivel de profundidad de los contenidos de la capacitación ha sido

adecuado.

La capacitación esta estructurada de modo claro y comprensible,

siendo adecuado su contenido practico y teórico.

La capacitación le ha aportado conocimientos nuevos cumpliendo con

sus expectativas de aprendizaje.

Los conocimientos adquiridos son útiles y aplicables en el campo

personal y/o laboral como herramienta para la mejora.

La capacitación le proporciono los conocimientos y/o información planteada de acuerdo con los objetivos y contenidos de la misma.

El facilitador tiene dominio, conocimiento de la materia, facilitando el

aprendizaje de los participantes.

El facilitador ha expuesto los temas con claridad, respondiendo

adecuadamente a las inquietudes planteadas.

El facilitador ha desarrollado el curso de manera amena, participativa,

mostrando capacidad pedagógica.

Código:



3. OBJETIVO

4. ALCANCE




EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

PROCESO RELACIONADO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO


Valorar la ejecución del trabajo

retroalimentación sobre el compo

actitudes en el ámbito laboral, con

estrategias de control que lleven

obtener el perfil deseado de sus em

Inicia desde la elaboración del cr

aplicación del proceso de

desempeño hasta la retroalimentac

Formación y capacitación de los

Laboratorio.

TÉRMINOS Y DEFICIONES Evaluación del Desempeño :

mediante el cual se verifican, valoran

realizaciones de una persona en

funciones y responsabilidades d

laboral de acuerdo con las co

establecidas en la etapa

compromisos laborales, su aport

metas institucionales y la generac

agregado que debe entregar el á

para el cumplimiento de la misión

Evaluación semestral : Es aq


Página 1 de 4

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

o a través de la

el comportamiento y las

con el fin de generar

en a la Institución a

mpleados

ronograma para la

evaluación del

ación del Plan de

os funcionarios del

Es el proceso

oran y califican las

el marco de las

de su desempeño

condiciones previas

de fijación de

te al logro de las

eración del valor

área administrativa

ón del Laboratorio.

quella evaluación

Código:

6. REFERENCIAS




parcial semestral, que al sum

evaluación parcial semestral

evaluación definitiva anual.

Evaluación Eventual : Es aquell

cuando se presenta cambio del e

de evaluado.

• Direccionamiento estratégico del Laboratorio • Mapa de procesos

• Constitución Política en su a

contempla como uno de los elemen

para la permanencia en el serv


Página 2 de 4

marla con la otra

nos arroja la

a que se realiza

o del evaluador, cambio

Direccionamiento estratégico del Laboratorio

su artículo 125 lo

ementos esenciales

vicio público.

Código:

7. CONTENIDO


1

2

3

4

5

6

8. ANEXOS

Formato de Evaluación de Desempeño

Formato de Evaluación de Desempeño 02.F.05)


Formato de Evaluación de Dese


INICIO

Elaborar cronograma para de la evaluación de desempeño

Establecer las fechas de evaluación, dando aviso al personal de ello

Realizar Evaluación parcial de los compromisos adquiridos durante el primer semestre del año, e igualmente elaborar el plan de mejoramiento.

Retroalimentar el Plan de capacitación y Formación del personalAdministrativo.

FIN

Evaluar a cada miembro del laboratorio según su nivel





Líder Laboratorio

Líder Laboratorio

Líder Laboratorio Plan de

mejoramiento

Líder Laboratorio Formatos de

Evaluación

Líder Laboratorio Plan de mejoramiento

Formato de Evaluación de Desempeño - Nivel Profesional (A.GT-02.F.04

Formato de Evaluación de Desempeño - Nivel Profesional con personal a cargo

Formato de Evaluación de Desempeño - Nivel Técnico (A.GT-02.F.06)

Formato de Evaluación de Desempeño - Nivel Asistencial (A.GT-02.F.07

Formato de Evaluación de Desempeño – Plan de mejoramiento (A.GT-

INICIO

Elaborar cronograma para el proceso de la evaluación de desempeño

Establecer las fechas de evaluación, dando aviso al personal de ello

Evaluación parcial de los adquiridos durante el

primer semestre del año, e igualmente elaborar el plan de mejoramiento.

Retroalimentar el Plan de capacitación y Formación del personal

FIN

Evaluar a cada miembro del laboratorio según su nivel


Página 3 de 4


Plan de

mejoramiento

Formatos de

Evaluación

Plan de mejoramiento

02.F.04)

Nivel Profesional con personal a cargo (A.GT-

02.F.07)

-02.F.08)

Código:

N° Revisión


Revisó

Fecha







Aprobado por

Aprobó

Fecha


Página 4 de 4

Aprobado por


Versión: 01

CARGO NIVEL CODIGO GRADO

81 a 100 SIEMPRE61 a 80 MUCHAS VECES31 a 60 REGULARMENTE11 a 30 POCAS VECES

0 NO SE OBSERVA

FECHA: FECHA:

PUNTAJE TOTAL PUNTAJE TOTAL

* Cumple con oportunidad en función de estándares,objetivos y metas establecidas por la entidad, lasfunciones que le son asignadas.

* Asume la responsabilidad por sus resultados

* Compromete recursos y tiempos para mejorar laproductividad tomando las medidas necesarias paraminimizar los riesgos.

* Realiza todas las acciones necesarias para alcanzarlos objetivos propuestos enfrentando los obstáculosque se presentan.

* Atiende y valora las necesidades y peticiones de susclientes.

* Considera las necesidades de los usuarios al diseñar



Pagina 1 de 1

FORMATO DE EVALUACION DE DESEMPEÑO - Nivel Asistenc ial

NOMBRE DEL EVALUADO

CODIGO: A.GT-02.F.07 Fecha:

COMPETENCIAS CONDUCTAS ASOCIADAS PRIMER SEMESTRE

#¡DIV/0!

SEGUNDO SEMESTRE

INSTRUCCIONES: EVALUE LAS COMPETENCIAS TENIENDO EN CUENTA LA SIGUIENTE ESCALA

AREA A LA QUE PERTENECE

ORIENTACIÓN A RESULTADOS

Realizar las funciones y cumplir los compromisos

organizacionales con eficacia y calidad

#¡DIV/0!

ORIENTACIÓN AL USUARIO Y AL

#¡DIV/0!

TOTAL

ANUAL

EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES

COMPETENCIAS

* Considera las necesidades de los usuarios al diseñarproyectos o servicios.* Da respuesta oportuna a las necesidades de losusuarios de conformidad con el servicio que ofrece laentidad.* Establece diferentes canales de comunicación con elusuario para conocer sus necesidades y propuestas yresponde a las mismas.

* Reconoce la interdependencia entre su trabajo y elde otros.

* Proporciona información veraz, objetiva y basada enhechos.* Facilita el acceso a la información relacionada consus responsabilidades y con el servicio a cargo de laentidad en que labora.

* Demuestra imparcialidad en sus decisiones.

* Ejecuta sus funciones con base en las normas ycriterios aplicables.

* Utiliza los recursos de la Entidad para el desarrollode las labores y prestación del servicio.

* Promueve las metas de la Universidad y respeta susnormas.* Antepone las necesidades de la Universidad a suspropias necesidades.

* Apoya a la Universidad en situaciones difíciles.

* Demuestra sentido de pertenencia en todas susactuaciones.

#¡DIV/0!

#¡DIV/0! #¡DIV/0!

#¡DIV/0!

TRANSPARENCIA Hacer uso responsable y

claro de los recursos públicos, eliminando

cualquier discrecionalidad indebida en su

utilización y garantizar el acceso a la información

gubernamental.

#¡DIV/0!

COMPROMISO CON LA UNIVERSIDAD

Alinear el propio comportamiento a las

necesidades, prioridades y metas organizacionales.

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

USUARIO Y AL CIUDADANO

Dirigir las decisiones y acciones a la

satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos

y externos, de conformidad con las responsabilidades

públicas asignadas a la Universidad del Quindío

FECHA: FECHA:


COMPETENCIAS CONDUCTAS ASOCIADAS PRIMER SEMESTRE SEGUNDO SEMESTRE TOTAL

ANUAL


* Acepta y se adapta facilmente a los cambios.

* Responde al cambio con flexibilidad.

* Promueve el cambio.

ADAPTACION AL CAMBIO

Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad

a situaciones nuevas para aceptar los

cambios positiva y constructivamente.

#¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

FECHA: FECHA:


COMPETENCIAS CONDUCTAS ASOCIADAS PRIMER SEMESTRE SEGUNDO SEMESTRE TOTAL

ANUAL


* Acepta instrucciones aunque se difiera de ellas.

* Realiza los cometidos y tareas del puesto de trabajo.

* Acepta la supervisión constante.

* Realiza funciones orientadas a apoyar la acción deotros miembros de la organización

* Escucha con interes a las personas y capta laspreocupaciones, intereses y necesidades de losdemas

* Transmite eficazmente la ideas, sentimientos einformación impidiendo con ello malos entendidos osituaciones confusas que puedan generar conflictos.

* Ayuda al logro de los objetivos articulando susactuaciones con los demás.

* Cumple los compromisos que adquiere.

* Facilita la labor de sus superiores y compañeros detrabajo.

* Evade temas que indagan sobre informaciónconfidencial.

* Recoge sólo información imprescindible para eldesarrollo de la tarea.

* Organiza y guarda de forma adecuada la informacióna su cuidado, teniendo en cuenta las normas legales yde la organización.

* No hace pública información laboral o de laspersonas que pueda afectar la organización o laspersonas.

* Es capaz de discernir qué se puede hacer público yqué no.

#¡DIV/0!

COLABORACION Cooperar con los demás con el fin de alcanzar los objetivos institucionales.

#¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

RELACIONES INTERPERSONALES Establecer y mantener relaciones de trabajo amistosas y positivas,

basadas en la comunicación abierta y

fluida y en el respeto por los demás

#¡DIV/0! #¡DIV/0!

#¡DIV/0!

MANEJO DE LA INFORMACION

Manejar con respeto las informaciones personales e

institucionales de que dispone.

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

DISCIPLINA Adaptarse a las políticas institucionales y buscar

información de los cambios en la autoridad

competente.

#¡DIV/0!#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

qué no.

* Transmite información oportuna y objetiva.

I SEMESTRE II SEMESTRE VALOR

PUNTAJE PUNTAJE

TOTAL EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! 40% #¡DIV/0!

TOTAL EVALUACIÓN DE COMPROMISOS 0,0 60% 0

#¡DIV/0!

Nombre y C.C.

NOTA: Si el resultado de la evaluación de desempeño es igual o inferior a SETENTA (70) se debe implementar un plan de

mejoramiento individual para desarrollar los factores mas débiles en el formato F06.

TOTAL EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

EVALUADOREVALUADO

C.C.

EXCELENTE (90 A 100 PUNTOS)

SATISFACTORIO (70 A 89 PUNTOS)

TOTAL

ANUAL

TOTAL EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS #¡DIV/0! #¡DIV/0!#¡DIV/0!

PESO

NO SATISFACTORIO (69 PUNTOS O MENOS)

Versión: 01



0 NO SE OBSERVA

FECHA: FECHA:





* Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar



Realizar las funciones y cumplir los

compromisos organizacionales con

eficacia y calidad

#¡DIV/0! #¡DIV/0!

TOTAL

ANUAL


COMPETENCIAS CONDUCTAS ASOCIADAS SEGUNDO SEMESTRE


PRIMER SEMESTRE

#¡DIV/0!

COMPETENCIAS




Pagina 1 de 1

FORMATO DE EVALUACION DE DESEMPEÑO - Nivel Profesional con Personal a cargo

NOMBRE DEL EVALUADO

los objetivos propuestos enfrentando los obstáculosque se presentan.


* Considera las necesidades de los usuarios aldiseñar proyectos o servicios.

* Da respuesta oportuna a las necesidades de losusuarios de conformidad con el servicio que ofrece laentidad.

* Establece diferentes canales de comunicación con elusuario para conocer sus necesidades y propuestas yresponde a las mismas.


* Proporciona información veraz, objetiva y basada enhechos.

* Facilita el acceso a la información relacionada consus responsabilidades y con el servicio a cargo de laentidad en que labora.






#¡DIV/0!

ORIENTACIÓN AL USUARIO Y AL CIUDADANO





#¡DIV/0!#¡DIV/0!

#¡DIV/0!



necesidades, prioridades y metas

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

TRANSPARENCIA Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando



gubernamental.

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!


* Aprende de la experiencia de otros y de la propia.

* Se adapta y aplica nuevas tecnologías que seimplanten en la organización.

* Aplica los conocimientos adquiridos a los desafíosque se presentan en el desarrollo del trabajo.

* Investiga, indaga y profundiza en los temas de suentorno o área de desempeño.

* Reconoce las propias limitaciones y las necesidadesde mejorar su preparación.

* Asimila nueva información y la aplica correctamente.

prioridades y metas organizacionales.

APRENDIZAJE CONTINUO Adquirir

y desarrollar permanentemente

conocimientos, destrezas y habilidades, con el fin de mantener

altos estándares de eficacia organizacional.

#¡DIV/0!#¡DIV/0!#¡DIV/0!

* Analiza de un modo sistemático y racional losaspectos del trabajo, basándose en la informaciónrelevante.

* Aplica reglas básicas y conceptos complejosaprendidos.

* Identifica y reconoce con facilidad las causas de losproblemas y sus posibles soluciones.

* Clarifica datos o situaciones complejas.

* Planea, organiza y ejecuta múltiples tareastendientes a alcanzar resultados institucionales.

* Coopera en distintas situaciones y comparteinformación.* Aporta sugerencias, ideas y opiniones.* Expresa expectativas positivas del equipo o de losmiembros del mismo.* Planifica las propias acciones teniendo en cuenta larepercusión de las mismas para la consecución de losobjetivos grupales. * Establece diálogo directo con los miembros delequipo que permita compartir información e ideas encondiciones de respeto y cordialidad. * Respeta criterios dispares y distintas opiniones delequipo.

* Ofrece respuestas alternativas.* Aprovecha las oportunidades y problemas para darsoluciones novedosas.

* Desarrolla nuevas formas de hacer y tecnologías.

* Busca nuevas alternativas de solución y se arriesgaa romper esquemas tradicionales.

* Inicia acciones para superar los obstáculos yalcanzar metas específicas.

* Establece los objetivos del grupo de forma clara yequilibrada.* Asegura que los integrantes del grupo compartanplanes, programas y proyectos institucionales.

* Orienta y coordina el trabajo del grupo para laidentificación de planes y actividades a seguir.

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0! #¡DIV/0!

TRABAJO EN EQUIPO Y COLABORACION Trabajar con otros de forma conjunta y de

manera participativa, integrando esfuerzos

para la consecución de metas institucionales

comunes.

#¡DIV/0! #¡DIV/0!

LIDERAZGO DE GRUPOS DE TRABAJO

Asumir el rol de orientador y guía de un

grupo o equipo de

#¡DIV/0!#¡DIV/0!

CREATIVIDAD E INNOVACION

Generar y desarrollar nuevas ideas,

conceptos, métodos y soluciones.

#¡DIV/0!

EXPERTICIA PROFESIONAL

Aplicar el conocimiento profesional en la

resolución de problemas y transferirlo a su entorno laboral.

identificación de planes y actividades a seguir.

* Facilita la colaboración con otras áreas ydependencias.* Escucha y tiene en cuenta las opiniones de losintegrantes del grupo.* Gestiona los recursos necesarios para poder cumplircon las metas propuestas.* Garantiza que el grupo tenga la informaciónnecesaria.* Explica las razones de las decisiones.

* Elige alternativas de solución efectivas y suficientespara atender los asuntos encomendados.

* Decide y establece prioridades para el trabajo delgrupo.* Asume posiciones concretas para el manejo detemas o situaciones que demandan su atención.

* Efectúa cambios en las actividades o en la manerade desarrollar sus responsabilidades cuando detectadificultades para su realización o mejores prácticasque pueden optimizar el desempeño.

* Asume las consecuencias de las decisionesadoptadas.* Fomenta la participación en la toma de decisiones.

I SEMESTRE II SEMESTRE VALORPUNTAJE PUNTAJE


TOTAL EVALUACIÓN DE COMPROMISOS 60% 0

#¡DIV/0! #¡DIV/0!

grupo o equipo de trabajo, utilizando la

autoridad con arreglo a las normas y

promoviendo la efectividad en la consecución de

objetivos y metas institucionales.

#¡DIV/0!

TOTAL

ANUAL

#¡DIV/0! #¡DIV/0!

#¡DIV/0!

TOMA DE DECISIONES Elegir entre una o varias

alternativas para solucionar un problema

y tomar las acciones concretas y

consecuentes con la elección realizada.

#¡DIV/0!

TOTAL EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS #¡DIV/0! #¡DIV/0!

PESO

#¡DIV/0!

C.C.



SOBRESALIENTE (90 A 100 PUNTOS)

Nombre y C.C.




EVALUADOREVALUADO

Versión: 01



0 NO SE OBSERVA

FECHA: FECHA:





* Realiza todas las acciones necesarias para alcanzarlos objetivos propuestos enfrentando los obstáculosque se presentan.

* Atiende y valora las necesidades y peticiones desus clientes.* Considera las necesidades de los usuarios aldiseñar proyectos o servicios.


COMPETENCIAS

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

SEGUNDO SEMESTRE

#¡DIV/0!






eficacia y calidad

#¡DIV/0!



satisfacción de las necesidades e intereses

COMPETENCIAS CONDUCTAS ASOCIADAS


PRIMER SEMESTRE

#¡DIV/0!


LABORATORIO DE METROLOGÍA

TOPOGRÁFICA

Pagina 1 de 1

FORMATO DE EVALUACION DE DESEMPEÑO - Nivel Profesio nalNOMBRE DEL EVALUADO


#¡DIV/0!

TOTAL

ANUAL

* Establece diferentes canales de comunicación conel usuario para conocer sus necesidades ypropuestas y responde a las mismas.










#¡DIV/0!#¡DIV/0!necesidades e intereses de los usuarios internos



#¡DIV/0!

TRANSPARENCIA Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando



gubernamental.

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

COMPROMISO CON LA UNIVERSIDAD Alinear el propio

comportamiento a las necesidades,

prioridades y metas organizacionales.

* Aprende de la experiencia de otros y de la propia.

* Se adapta y aplica nuevas tecnologías que seimplanten en la organización.

* Aplica los conocimientos adquiridos a los desafíosque se presentan en el desarrollo del trabajo.

* Investiga, indaga y profundiza en los temas de suentorno o área de desempeño.

* Reconoce las propias limitaciones y las necesidadesde mejorar su preparación.

* Asimila nueva información y la aplica correctamente.

* Analiza de un modo sistemático y racional losaspectos del trabajo, basándose en la informaciónrelevante.* Aplica reglas básicas y conceptos complejosaprendidos.* Identifica y reconoce con facilidad las causas de losproblemas y sus posibles soluciones. * Clarifica datos o situaciones complejas.

* Planea, organiza y ejecuta múltiples tareastendientes a alcanzar resultados institucionales. * Coopera en distintas situaciones y comparteinformación.* Aporta sugerencias, ideas y opiniones.* Expresa expectativas positivas del equipo o de losmiembros del mismo.* Planifica las propias acciones teniendo en cuenta larepercusión de las mismas para la consecución de losobjetivos grupales. * Establece diálogo directo con los miembros delequipo que permita compartir información e ideas encondiciones de respeto y cordialidad. * Respeta criterios dispares y distintas opiniones delequipo.* Ofrece respuestas alternativas.* Aprovecha las oportunidades y problemas para darsoluciones novedosas.

* Desarrolla nuevas formas de hacer y tecnologías.

* Busca nuevas alternativas de solución y se arriesgaa romper esquemas tradicionales.* Inicia acciones para superar los obstáculos yalcanzar metas específicas.

#¡DIV/0!

EXPERTICIA PROFESIONAL

Aplicar el conocimiento profesional en la

resolución de problemas y transferirlo a su entorno laboral.

#¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

#¡DIV/0!

TRABAJO EN EQUIPO Y COLABORACION Trabajar con otros de forma conjunta y de

manera participativa, integrando esfuerzos

para la consecución de metas institucionales

comunes.

#¡DIV/0!

APRENDIZAJE CONTINUO Adquirir

y desarrollar permanentemente

conocimientos, destrezas y habilidades, con el fin de mantener

altos estándares de eficacia organizacional.

#¡DIV/0!#¡DIV/0!#¡DIV/0!

#¡DIV/0!



Generar y desarrollar nuevas ideas,

conceptos, métodos y soluciones.

#¡DIV/0!#¡DIV/0!

I SEMESTRE II SEMESTRE VALORPUNTAJE PUNTAJE



#¡DIV/0!

PESO

EXCELENTE (90 A 100 PUNTOS)


TOTAL

ANUAL

Nombre y C.C.


mejoramiento individual para desarrollar los factores mas débiles, en el formato F06.


EVALUADOREVALUADO

C.C.


Versión: 01



0 NO SE OBSERVA

FECHA: FECHA:





* Realiza todas las acciones necesarias para alcanzarlos objetivos propuestos enfrentando los obstáculos

NOMBRE DEL EVALUADO

#¡DIV/0!




Pagina 1 de 1

FORMATO DE EVALUACION DE DESEMPEÑO - Nivel Técnico


COMPETENCIAS CONDUCTAS ASOCIADAS TOTAL

ANUAL

PRIMER SEMESTRE





eficacia y calidad

#¡DIV/0!


COMPETENCIAS

#¡DIV/0!

SEGUNDO SEMESTRE

los objetivos propuestos enfrentando los obstáculosque se presentan.


* Considera las necesidades de los usuarios al diseñarproyectos o servicios.


* Establece diferentes canales de comunicación con elusuario para conocer sus necesidades y propuestas yresponde a las mismas.







#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

TRANSPARENCIA Hacer uso responsable y

claro de los recursos públicos, eliminando



gubernamental.

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!






#¡DIV/0!



* Demuestra sentido de pertenencia en todas susactuaciones.* Capta y asimila con facilidad conceptos einformación.* Aplica el conocimiento técnico a las actividadescotidianas.* Analiza la información de acuerdo con lasnecesidades de la organización.* Comprende los aspectos técnicos y los aplica aldesarrollo de procesos y procedimientos en los queestá involucrado.

* Resuelve problemas utilizando sus conocimientostécnicos de su especialidad y garantizando indicadoresy estándares establecidos.

* Identifica claramente los objetivos del grupo y orientasu trabajo a la consecución de los mismos.

* Colabora con otros para la realización de actividadesy metas grupales.* Propone y encuentra formas nuevas y eficaces dehacer las cosas.* Es recursivo.

* Es práctico.

* Busca nuevas alternativas de solución.

* Revisa permanentemente los procesos yprocedimientos para optimizar los resultados.

I SEMESTRE II SEMESTRE VALOR

PUNTAJE PUNTAJE


#¡DIV/0!


Presentar ideas y métodos novedosos y

concretarlos en acciones.


#¡DIV/0!#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

EXPERTICIA TECNICA Entender y aplicar los

conocimientos técnicos del área de desempeño

y mantenerlos actualizados.

#¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

PESO

#¡DIV/0!

TRABAJO EN EQUIPO Trabajar con otros para

conceguir metas comunes.

#¡DIV/0!

TOTAL

ANUAL



necesidades, prioridades y metas organizacionales.

#¡DIV/0!


#¡DIV/0!

Nombre y C.C.




EVALUADOREVALUADO

C.C.




FIRMA DEL EVALUADO FIRMA DEL EVALUADOR 1 FIRMA DEL EV ALUADOR 2TOTAL 100 0 100 0

Versión: 01


RESULTADOS EVALUACION DESEMPEÑO I SEMESTRE II SEMESTRE VALOR

PUNTAJE PUNTAJE

TOTAL EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS 40% 0


0

NOTA: Si el resultado de la evaluación del desempeño es igual o inferior a SETENTA (70) se debe implementar un plan de

mejoramiento individual para desarrollar los factores mas débiles a continuación.


PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL



Pagina 1 de 1

FORMATO DE EVALUACION DE DESEMPEÑO Plan de Mejoramiento

NOMBRE DEL EVALUADO



PESO




TOTAL

ANUAL

Nombre y C.C.

EVALUADOREVALUADO

C.C.

Código: E.DE

OPORTUNIDADES

• Acreditación con la norma NTC ISOIEC 17025

• falta de laboratorios acreditados en la región

• innovaciones

• posibilidades de crecimiento profesional

• demanda del servicio

• respaldo Uniquindio

DEBILIDADES

• Falta de presupuesto

• Inestabilidad en el personal

• Inexperiencia personal practico

• Estrategias de mercadeo

• Falta de un manejo individual de los recursos que ingresan por los servicios del laboratorio

• Infraestructura

• Página de Internet



ANÁLISIS DOFA

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Acreditación con la norma NTC ISO-

falta de laboratorios acreditados en la

posibilidades de crecimiento

demanda del servicio

• la falta de flexibilidad de las instituciones publicas

• Pérdida de autonomía por la reestructuración en las universidades publicas

• Cambio de la visión de la administración

DEBILIDADES FORTALEZAS

Falta de presupuesto

Inestabilidad en el personal

Inexperiencia personal practico

Estrategias de mercadeo

Falta de un manejo individual de los recursos que ingresan por los servicios del laboratorio

• Trayectoria y experiencia de los directivos

• Servicio certificado

• Calidad en el servicio

• Realiza un buen mantenimiento al laboratorio

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO METROLOGÍA TOPOGRÁFICA

Página 1 de 1

AMENAZAS

la falta de flexibilidad administrativa de las instituciones publicas

Pérdida de autonomía por la reestructuración en las universidades

Cambio de la visión de la

FORTALEZAS

Trayectoria y experiencia de los

Calidad en el servicio

Realiza un buen mantenimiento al

Código: E.DE


1.1 MISIÓN

El Laboratorio de Metrología Dimensional de la Universidad del Quindío es una dependencia

con una orientación técnica y académica, donde se llevan a cabo labores de carácter

experimental, organizativo y de servicios.

Es un espacio para la realización de actividades académicas relacionadas con la topografía

y la metrología.


sectores que requieren del empleo de instrumentos topogr

optoelectrónicos, con el fin de contribuir en el desarrollo y mantenimiento del nivel

metrológico requerido en los procesos de medición por métodos topográficos.

1.2 VISIÓN

Laboratorio de alta calidad, posicionado al 2018 como el prime

dimensional especializado en equipos de topografía de la región, reconocido por su

competitividad integral en la prestación de servicios especializados de calibración de

equipos topográficos optomecánicos y optoelectrónicas, ads

Normalización, Certificación y Metrología, vinculado a la academia a través de espacios de

trabajo e investigación en la aplicación y desarroll



DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO




experimental, organizativo y de servicios.






Laboratorio de alta calidad, posicionado al 2018 como el primer laboratorio de metrología



equipos topográficos optomecánicos y optoelectrónicas, adscrito al Sistema Nacional de


trabajo e investigación en la aplicación y desarrollo de la metrología dimensional.


Página 1 de 4





áficos optomecánicos y



r laboratorio de metrología



crito al Sistema Nacional de


o de la metrología dimensional.

Código: E.DE


El Laboratorio de Metrología

de calidad:

Garantizar los resultados de las verificaciones y calibraciones de los equipos de medición

con los más altos estándares de calidad, con la confiabilidad de los resultados al igual q

la trazabilidad de las mediciones mediante personal competente, adecuada infraestructura

física, optimización de los procesos y una buena atención e información. Para ello se

buscara siempre un alto nivel de formación y actualización del personal

este con los documentos de calidad, la aplicación de las políticas y procedimientos en sus

labores diarias al igual que una innovación permanente en tecnología, para así ser un ente

de innovación, docencia y desarrollo tanto institucional

El laboratorio buscará la mejora continua cumpliendo con los requisitos exigidos por la

norma NTC-ISO 17025

conflictos e intereses personales.


• Desarrollar pertinentemente una cultura enfocada hacia la calidad total, dándole al

personal la metodología necesaria para identificar problemas o emprender proyectos de


• Analizar los requerimientos de los clientes internos y externos con el fin de generar

acciones tendientes a mejorar el cumplimiento y satisfacción de las necesidades

presentes.




POLÍTICA DE CALIDAD

El Laboratorio de Metrología Dimensional de la Universidad del Quindío tiene como política


con los más altos estándares de calidad, con la confiabilidad de los resultados al igual q



buscara siempre un alto nivel de formación y actualización del personal


al igual que una innovación permanente en tecnología, para así ser un ente

de innovación, docencia y desarrollo tanto institucional como regional.


ISO 17025, sin presiones comerciales, con total transparencia y evitando los

conflictos e intereses personales.

OBJETIVOS DE CALIDAD

Desarrollar pertinentemente una cultura enfocada hacia la calidad total, dándole al



zar los requerimientos de los clientes internos y externos con el fin de generar



Página 2 de 4

Dimensional de la Universidad del Quindío tiene como política


con los más altos estándares de calidad, con la confiabilidad de los resultados al igual que



buscara siempre un alto nivel de formación y actualización del personal, la familiarización de


al igual que una innovación permanente en tecnología, para así ser un ente

como regional.


, sin presiones comerciales, con total transparencia y evitando los

Desarrollar pertinentemente una cultura enfocada hacia la calidad total, dándole al



zar los requerimientos de los clientes internos y externos con el fin de generar


Código: E.DE

• Realizar planes de mejoramiento continuo hacia el funcionamiento y prestación de l

servicios en el laboratorio con el fin de mantenerlo certificado bajo los máximos

estándares de eficiencia.

• Proteger la Salud y la Seguridad Ocupacional de los empleados del laboratorio de

Metrología topográfica.

• Prestar servicios efectivos, integrale


• Cumplir con los tiempos de entrega establecidos en la negociación con el cliente

(interno – externo), respondiendo con seriedad, liderazg

durante todo el proceso.

Con el objetivo de conocer el avance y el cumplimiento de estos objetivos, se diseñaron

los indicadores que permitan determinar estos parámetros




Realizar planes de mejoramiento continuo hacia el funcionamiento y prestación de l


estándares de eficiencia.


Metrología topográfica.

Prestar servicios efectivos, integrales y confiables de acuerdo a los requerimientos del


Cumplir con los tiempos de entrega establecidos en la negociación con el cliente

externo), respondiendo con seriedad, liderazgo, profesionalismo y confiablidad

durante todo el proceso.


los indicadores que permitan determinar estos parámetros


Página 3 de 4

Realizar planes de mejoramiento continuo hacia el funcionamiento y prestación de los



s y confiables de acuerdo a los requerimientos del


Cumplir con los tiempos de entrega establecidos en la negociación con el cliente

o, profesionalismo y confiablidad


Código: E.DE

No Objetivos de Calidad Indicador

1 Satisfacer los requisitos y necesidades del cliente

Índice de satisfacción del cliente con el servicio

2 Cumplir los compromisos de

entrega Porcentaje de entregas

en la fecha pactada

3 Mejorar continuamente la competencia del personal


4 Mantener y mejorar

continuamente el SGC


NTC/ISO 17025

5 Crear compromiso en el personal para mantener y mejorar el SGC


con el SGC

6 Mejorar la Salud ocupacional en el

Laboratorio Incidencia de accidentes

de trabajo


E.DE-16.00 Versión: 01 Fecha: Página


Indicador Unidad de medida Frecuencia Fórmula

Índice de satisfacción del el servicio

Puntos Anual Sumatoria puntaje por

encuestados/número de encuestados

Porcentaje de entregas en la fecha pactada

Porcentaje Mensual Número de entregas a

tiempo*100/Número servicios al mes


Puntos Anual Sumatoria puntaje de

personal/Número total de personal


NTC/ISO 17025 Porcentaje Mensual

Cumplimiento requisitos*100/total requisitos

personal capacitado e involucrado

con el SGC Porcentaje Mensual


personal

Incidencia de accidentes de trabajo

Porcentaje Mensual Número de

accidentes*100/número de trabajadores


Página 4 de 4

Herramienta Meta

Sumatoria puntaje por encuestados/número de

Gráfico de torta

Mínimo

Número de entregas a servicios al

Gráfico de barras

90%

Sumatoria puntaje de personal/Número total de

Gráfico de barras

85/100

requisitos*100/total requisitos Gráfico de

barras 100%


Gráfico de barras

100%

accidentes*100/número de Gráfico de

barras 0%

Código: E.DE


E.DE-17.00 Versión: 01 Fecha: Página

MAPA DE PROCESOS


Página 1 de 3

Código: E.DE

El mapa de procesos del Laboratorio de Metrología Topográfica comprende tres grandes

macroprocesos que orientan la vocación del mismo: Procesos Estratégicos, Procesos

Misionales y Procesos de

que se crearon conlleve al cumplimiento de las estrategias misionales y visiónales que se

han planteado para el mismo.

Los Macroprocesos Estratégicos hacen referencia a aquellas actividades que en

al Laboratorio al cumplimiento de los objetivos y políticas.

Los Macroprocesos Misionales son todas aquellas actividades encaminadas a cumplir

efectivamente las tareas que se deben

del servicio a los clientes internos y externos.

Los Macroprocesos de Apoyo pretenden ayudar a que el Laboratorio funcione de la forma

correcta, acorde a los requerimientos normativos, de ley y de reglamento de la

universidad.

Se ha procurado que el mapa de procesos conlle

la Universidad del Quindío, puesto que por ser un ente perteneciente a la Universidad y

aún más de carácter público su orientación debe ser tanto de cumplimiento como de

servicio hacia la comunidad a la cual pertenec

En la siguiente tabla se describen las actividades que corresponde a cada macroproceso

y proceso:


MAPA DE PROCESOS



Apoyo, La subdivisión de cada uno hace que las actividades


han planteado para el mismo.

Los Macroprocesos Estratégicos hacen referencia a aquellas actividades que en

al Laboratorio al cumplimiento de los objetivos y políticas.


efectivamente las tareas que se deben desarrollar en el Laboratorio, como la prestación

s clientes internos y externos.


los requerimientos normativos, de ley y de reglamento de la

Se ha procurado que el mapa de procesos conlleve sincronía con el mapa de procesos de



servicio hacia la comunidad a la cual pertenecen.



Página 2 de 3

MAPA DE PROCESOS



Apoyo, La subdivisión de cada uno hace que las actividades


Los Macroprocesos Estratégicos hacen referencia a aquellas actividades que encaminan


desarrollar en el Laboratorio, como la prestación


los requerimientos normativos, de ley y de reglamento de la

ve sincronía con el mapa de procesos de




Código: E.DE

MACROPROCESO

Estratégico

Estratégico

Estratégico

Estratégico Gestión del mejoramiento continuo





Apoyo

Apoyo Apoyo Apoyo

Apoyo

Apoyo

Apoyo



MAPA DE PROCESOS

PROCESO

Direccionamiento Estratégico Control de Documentos

Direccionamiento Estratégico Norma

Comunicación Estratégica Control de Registros

Gestión del mejoramiento continuo Asegurar la protección de la información de los clientes

Gestión del mejoramiento continuo Trámite de peticiones, quejas,

Gestión del mejoramiento continuo Control de Trabajo no

Gestión del mejoramiento continuo Acciones correctivas, preventivas y de mejora

Gestión del mejoramiento continuo Revisiones por

Gestión Financiera Revisión Pedidos, Ofertas y

Gestión Financiera Contratación PrivadaGestión Financiera Contratación PúblicaGestión Financiera Compras de Bienes y

Gestión Financiera Recepción y Almacenaje de

Gestión del Talento Humano Identificación necesidad de

Gestión del Talento Humano Evaluación del desempeño


Página 3 de 3

ACTIVIDAD

Control de Documentos

Norma Fundamental

Control de Registros

Asegurar la protección de la información de los clientes

Trámite de peticiones, quejas, reclamos y

sugerencias Control de Trabajo no

conforme Acciones correctivas,

preventivas y de mejora Revisiones por la dirección

Revisión Pedidos, Ofertas y Contratos

Contratación Privada Contratación Pública Compras de Bienes y

Suministros Recepción y Almacenaje de

Mercancía

Identificación necesidad de formación

Evaluación del desempeño

620

98

168

3

6

50

6

4

2

105

7

42

25

10 30

15 30 12

40

125 75 15

210 84 42 21

100150

Planificación de la Calidad

Confiabilidad de los resultados

Oportunidad de los resultados

Precios Accesibles

5

1

Servicio de Calibración de Equipos de Topografía

2

Expectativas, necesidades y requisitos

legales y del cliente.Importancia relativa

Expectativas de las partes interesadas y metas de la organización

36

1

Establecer alianzas

con otros laboratorios



MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DE CALIDAD

FECHA: VERSIÓN: 01CÓDIGO: E.DE-19.00

5

Altos Estandares de Calidad 7 245 175

Total

PosicionamientoAlto nivel Formación del

personal

882

7

105

3

Innovación permanente en

tecnología

Ampliación de la

infraestructura.

6

Optimización de

los procesos

Autosuficiencia

Financiera.

4

Total

53612

9

18

770 510 402 672

270

504

2196424 216 84

24

36

72

30

60126

140

105

30 10890

27

60100 80

6

Buena Atención e información

Cumplimiento Requisitos NTC-ISO 17025

Trazabilidad en la medición

4

3 45

120

18

DIRECTRICES DE CALIDAD PARA EL LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA

Optimización de los procesos 672

Autosuficiencia Financiera. 424

Establecer alianzas con otros laboratorios 216Cumplimiento Requisitos NTC-ISO 17025 270

Expectativas de las partes interesadas y

metas de la organizaciónResultado

Posicionamiento 770

Alto nivel Formación del personal 510

Innovación permanente en tecnología 402Oportunidad de los resultados 92

Precios Accesibles 156

Buena Atención e información 512

Expectativas, necesidades y requisitos

legales y del cliente.Resultado

Altos Estandares de Calidad 882

Confiabilidad de los resultados 590



MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DE CALIDAD

VERSIÓN: 01CÓDIGO: E.DE-19.00 FECHA:

Cumplimiento Requisitos NTC-ISO 17025 270

El Laboratorio de Metrología Topografica de la Universidad del

Quindío tiene como política de calidad garantizar los resultados de las

verificaciones y calibraciones de los equipos de medición con los más

altos estándares de calidad, con la confiabilidad de los resultados al

igual que la trazabilidad de las mediciones mediante personal

competente, adecuada infraestructura física, optimización de los

procesos y una buena atención e información. Para ello se buscara

siempre un alto nivel de formación y actualización del personal, la

familiarizacion de este con los documentos de calidad, la aplicacion

de las politicas y procedimientos en sus labores diarias, al igual que

una innovación permanente en tecnología, para así ser un ente de

innovación, docencia y desarrollo tanto institucional como regional. El

laboratorio buscará la mejora continua cumpliendo con los requisitos

exigidos por la norma, sin presiones comerciales, con total

transparencia y evitando los conflictos e intereses personales.

672

Confiabilidad de los resultados 590

Buena Atención e información 512

Posicionamiento 770

Alto nivel Formación del personal 510

Trazabilidad en la medición 504

Innovación permanente en tecnología 402

Ampliación de la infraestructura. 84Trazabilidad en la medición 504

DIRECTRICES PARA LA POLÍTICA DE CALIDAD POLÍTICA DE CALIDAD

Optimización de los procesos

Altos Estandares de Calidad 882

No

Gráfico de barras

Gráfico de barras

Herramienta

Gráfico de torta

Gráfico de barras

Gráfico de barras

Gráfico de barras

Personal capacitado e

involucrado*100/total de

personal

Mensual

Mensual

Fórmula

Sumatoria puntaje por

encuestados/número de

encuestados

Número de entregas a

tiempo*100/Número

servicios al mes

Sumatoria puntaje de

personal/Número total de

personal

Cumplimiento

requisitos*100/total

requisitos

Número de

accidentes*100/número de

Frecuencia

Anual

Mesnsual

Anual

Mensual

Porcentaje

Porcentaje de personal

capacitado e involucrado con

el SGC

Incidencia de accidentes de

trabajo6

Unidad de medida

Puntos

Porcentaje

Puntos

Porcentaje

Porcentaje

Porcentaje de cumplimiento

norma NTC/ISO 17025Mantener y mejorar continuamene el SGC

Crear compromiso en el personal para

mantener y mejorar el SGC

Mejorar la Salud ocupacional en el

Laboratorio

Objetivos de Calidad Indicador

Indice de satisfacción del

cliente con el servicio

Porcentaje de entregas en la

fecha pactada

Puntaje en la evaluación de

competencia

Satisfacer los requisitos y necesidades del

cliente

Cumplir los compromisos de entrega

Mejorar continuamente la competencia del

personal

1

2

3

4

5

100%

0%

Meta

Mínimo

90%

85/100

100%



INDICADORES DE GESTIÓN

FECHA: VERSIÓN: 01CÓDIGO: E.DE-19.00

trabajadorestrabajo

6Laboratorio

Código:



3. OBJETIVO

4. ALCANCE



Código: E.DE-03.00 Versión: 01 Fecha:

CONTROL DE DOCUMENTOS

PROCESO RELACIONADO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

RESPONSABLE DEL LÍDER DEL LABORATORIO

Establecer los criterios para la re

actualización y control de los

Sistema de Gestión del Laboratorio.

Las instrucciones de este proced

los documentos internos (Manu

Operaciones, Manual de Procedim

Guías, Otros documentos e Inst

documentos externos (Le

Resoluciones, Normas Inte

Especificaciones Técnicas) que

Sistema de Gestión del Laboratorio.

TÉRMINOS Y DEFICIONES Aprob ar: Acción de verificar q

documentado es lo que realmente

Copias controladas : Documentos

Gestión aprobados, que cumplen

establecidos de conservación y bu

de los funcionarios y de los cu

su actualización cada vez q

versión.

Copias no controladas : Copi

del Sistema de Gestión, de caráct


Página 1 de 15


evisión, aprobación,

os documentos del

del Laboratorio.

procedimiento aplican a

ual de Calidad y

mientos, formatos,

tructivos) y a los

eyes, Decretos,

nternacionales y

hacen parte del

del Laboratorio.

que lo que está

e se debe hacer.

os del Sistema de

con los controles

uen uso por parte

os cuales se garantiza

que cambian de

pia de documentos

ter informativo que

Código:




se entregan por solicitudes específ

auditor, un cliente, para un trab

no tienen ningún tipo de control

su tenedor de recoger ni cambiar su

Documentos externos : Documen

emitidos por entidades externas a

que inciden en el Sistema de Ges

por tanto deben controlarse. E

leyes, decretos, códigos, normas,

clientes, catálogos y manuales de pro

entre otros.

Documentos internos : Document

guías, otros documentos, planes de

Documentos obsoletos : Docume

de Gestión cuya veracidad o apli

vigente, se encuentran desactuali

reemplazados por una nueva versi

las versiones anteriores a la vige

sido eliminados del Sistema, pe

se conserva una copia para prese

documento.

Formato : Documentos donde se

información que evidencia los ava

de Gestión.

Listado maestro de docu mentos

documentos internos que hacen p


Página 2 de 15

ficas (ejemplo: al

bajo en particular),

ol y no se obliga a

ar su actualización.

ntos elaborados o

a Laboratorio pero

stión del mismo y

Entre ellos están:

as, información de

es de proveedores,

tos elaborados por

de calidad).

entos del Sistema

plicabilidad no es

alizados y han sido

ersión, es decir son

ente, o éstos han

ero de los cuales

ervar la historia del

e se registra la

ances del Sistema

mentos : Relación de

parte del Sistema

Código:




de Gestión. Este permite con

vigencia, tipo de conservación

aprobada.

Manual de Calidad y Operaci o

que específica el Sistema de Ges

el Modelo Estándar de Cont

Laboratorio.

Normograma (Control de

externos): Documento que sirve pa

controlar los documentos extern

carácter legislativo, normativo

(Decretos Leyes, Circulares, Orden

Resoluciones) y otros docum

técnicas, de calidad, manuales

laboratorios, de proveedores,

aplicables para el desarrollo

Integrado de Gestión. Su ad

responsabilidad del macroproceso

Macroproceso : conjunto de

relacionadas mutuamente o que i

generar valor, a las cuales se l

recursos y se les ejercen controles

elementos de entrada en resultad

servicios para el cliente interno o ex

Registro : Documentos que pres

obtenidos o proporciona evidencia

Desempeñadas.


Página 3 de 15

ntrolar el estado,

y última versión

ones : Documento

stión de Calidad y

ntrol Interno del

de documentos

para administrar y

nos e internos de

o reglamentario

nanzas, Acuerdos,

mentos (normas

de equipos, de

s, entre otros)

o del Sistema

Su administración es

eso Gestión Jurídica.

de actividades

e o que interactúan para

es se les proporcionan

s para transformar

ados, productos o

externo.

esenta resultados

a de las actividades

Código:

6. REFERENCIAS

7. CONDICIONES GENERALES 7.1 RESPONSABILID A TIPO DOCUMENTO Manual de Calidad y

Operaciones

Caracterizaciones

Procedimientos/ Actividades

Guías e instructivos

Normograma

Otros manuales

Formatos




Revisar: Acción que asegura l

adecuación del documento que

alcanzar el objetivo establecido.

Versión : Indica mediante número

veces que se ha modificado el

primera edición del documento co

versión 01. Cada vez que s

modificación en el documento

número, ejemplo 01, 02, 03.

• NTC-ISO 17025:2005 Requisitos Generales para

la Competencia de Laboratorios de Ensayo y

Calibración.

CONDICIONES GENERALES

AD Y AUTORIDAD

ELABORA REVISA

Estudiantes UTP Líder Laboratorio

Estudiantes UTP, Responsable Laboratorio

Quien delegue Líder Laboratorio

Estudiantes UTP, Responsable Laboratorio

Quien delegue Líder Laboratorio

Estudiantes UTP Quien delegue

Líder Laboratorio

Estudiantes UTP Quien delegue

Líder Laboratorio

Estudiantes UTP Quien delegue Líder Laboratorio

Estudiantes UTP Quien delegue Líder Laboratorio


Página 4 de 15

la conveniencia y

ue se revisa para

ero la cantidad de

el documento. La

o corresponde a la

se realice una

to cambia dicho

Requisitos Generales para


APRUEBA

Líder Laboratorio

Líder Laboratorio

Líder Laboratorio

Líder Laboratorio

Líder Laboratorio

Líder Laboratorio

Líder Laboratorio

Código:

7.2 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

• Los documentos

serán elaborados p

tendrán asesoría cu

• Para asegurar la e

se aplicarán las inst

• Los documentos

Topográfica tienen

Fundamental” (E.DE

7.3 CREACIÓN, REVISDOCUMENTOS

• Todos los docume

D eberán ser apr

representante de la a

• Cualquier funcionario

en los documentos a

• Los documentos se

los siguientes lineami

o Correspond

de creación

documentos

modificación

verificar en

de la inform




ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

(procedimientos, actividades, formatos, g

s por los participantes o funcionarios del Laboratorio

cuando se requiera del equipo de trabajo del Si

eficaz elaboración de los documentos del Si

trucciones de la Norma Fundamental (E.DE-

del Sistema de Gestión del Laboratorio de Metrología

en un código único de acuerdo a lo establ

DE-01.00).

SIÓN, MODIFICACIÓN, ELIMINACIÓN O A C

cumentos serán revisados y actualizados cuan

robados nuevamente por el líder del

a alta dirección.

ario involucrado en el Sistema de Gestión po

os a través del Líder del Laboratorio.

se revisan, actualizan y aprueban nuevamen

amientos:

derá al líder del Laboratorio gestionar y contr

n, revisión, modificación, eliminación o actua

s, para esto diligencia el formato “Solic

ón o inclusión de documentos” (E.DE-03.F.

el listado maestro de documentos, y aprob

mación en los documentos.


Página 5 de 15

guías, entre otros),

del Laboratorio, quienes

Sistema de Gestión.

Sistema de Gestión

-01.00).

Laboratorio de Metrología

blecido en la “Norma

CTUALIZACIÓN DE

ndo sea necesario y

Laboratorio y/o el

odrá sugerir cambios

amente, de acuerdo a

trolar las solicitudes

actualización de los

citud de creación,

03.F.03) con el fin de

bar la actualización

Código:

o Los docume

por el líder

proceso aco

del Usuario.

• Si es creación de un

Tener en cuenta la

sea:

o Requerido p

o Necesario p

o Necesarios

cadena de

interacciones

o Integración

documento.

o

• Para las modifica c

o Que no va

de los requ

o Que agregue

o Verificar com

o Cuando se r

preventivas, o

internas o e

o Integración

o Observacion

o Obsolescenc

• Antes de la emis

del Laboratorio y/o el




cumentos una vez elaborados deben tener un

del Laboratorio para verificar que los mism

orde a los requisitos del Sistema de Gestión

o. Tendrá en cuenta estos aspectos:

un nuevo documento

relevancia del mismo para el Sistema de G

por el Sistema de Gestión.

sario para cumplir requisitos legales y reglamentari

s para la Entidad y determinar en qué

de valor (subproceso) se ubica el nuevo docume

es con otros procesos

o eliminación de información en la estructu

o.

ciones o eliminación de un documento

ayan en contra de los requisitos del Si

uisitos legales y reglamentarios.

ue valor al proceso

mo afecta a otros procesos y documentos

requiera como resultado de acciones cor

as, observaciones durante la capacitación en

externas.

o eliminación de un proceso o servicio

nes de partes interesadas

ncia

sión de los documentos del Sistema de

/o el representante de la alta dirección


Página 6 de 15

na primera revisión

mos aporten valor al

n y los requisitos

Gestión, es decir, que

ios

ué eslabón de la

o documento y las

ura y/o contenido del

Sistema de Gestión,

es correctivas y/o

en su uso, auditorías

de Gestión, el líder

debe garantizar la

Código:

aprobación.

• Si la creación, mo

Sistema de Gestió

creación, modificac

por las cuales fue r

7.4 REVISIÓN Y APROB

• Los documentos de

y/o el representante

• La revisión de la d

del Laboratorio.

• Todo documento q

en el “Listado Mae

designe el Líder del Laboratorio.

7.5 CONTROL DE CAM

• El control de mod

identificará en el cu

procedimiento, acti

el listado maestro de

• En el “Registro

documento y con ca

documento.




odificación o eliminación del documento no

ón, La alta dirección diligenciará en el fo

cación o inclusión de documentos” (E.DE-03.F.0

rechazada la solicitud, y enviará copia al líder

OBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

del La bo r a t o r i o , serán aprobados por

e de la alta dirección.

documentación de cada proceso, la hará qu

que pertenezca al Sistema de Gestión, d

estro de Documentos” (E.DE-03.F.01) y co

designe el Líder del Laboratorio.

MBIOS EN LOS DOCUMENTOS

dificaciones en los documentos del Sistema

cuadro “Registro de Revisiones” el cual h

actividad, manual, instructivo, guía. Igualmente

o de documentos.

de Revisiones”, se indicarán la totalid

con cada cambio se actualizarán las v


Página 7 de 15

no es viable para el

ormato “Solicitud de

03.F.03), las razones

r del Laboratorio

r el líder del mismo

uien designe el líder

debe estar incluido

controlado por quien

ema de Gestión se

hace parte de cada

e, se actualizarán en

dad de cambios al

versiones de dicho

Código:

7.6 DISPONIBILIDAD

DOCUMENTOS APROBADOS

• Se consideran

“Listado Maestr

de Retención D

• Cualquier im

se considera “

7.7 CONTROL DE DO

• La documentación

� Expedición de u

� Cambios que h

servicio, entre ot

• Los documentos ob

definitivamente) se

• En caso que las versi

de Gestión se con

en la carpeta identi




Y DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROL A

DOCUMENTOS APROBADOS

vigentes los documentos aprobados, que se encuentran en

tro de Documentos” y los registros identifica

Documental.

mpresión del original que se enc

“ COPIA NO CONTROLADA”.

OCUMENTOS OBSOLETOS

es obsoleta, por las siguientes razones:

na nueva versión

hagan inútil el documento: tecnológicos,

e otros.

bsoletos (versión anterior a la vigente - o l

archivan en medio digital.

ersiones anteriores (obsoletas) de los docum

serven, será bajo responsabilidad del líde

ntificada como documentos obsoletos.


Página 8 de 15

ADAS DE LOS

se encuentran en el

cados en las Tablas

ncuentra en la red,

administrativos, del

los que se eliminan

mentos del Sistema

er del Laboratorio, y

Código:

7.8 ACCESIBILIDAD,

• La comunicación de

estructurales, se r

responsabilidad del Líder del Laboratorio

asistencia (E.DE-03.F.05

• El responsable de

en el documento pu

7.9 ASEGURAMIENTO DE QUE LOS DOCUMENTOS PERMA NECEN

LEGIBLES Y FACILMENTE IDENTIFICABLES

• Para que los docu

sitio web se establec

• Acceso de sólo

• Modificación de

modificación o i

7.10 CONSERVA • El almacenam

Sistema de Gesti

Documental.

• De los documen

(documentos ob

DOCUMENTO O

• Periódicamente




PUBLICACIÓN Y DIFUSIÓN

de la actualización de los documentos, cu

realiza a los usuarios, a través de

del Líder del Laboratorio y dejando evidenc

03.F.05).

l proceso deberá capacitar o actualizar

ublicado

ASEGURAMIENTO DE QUE LOS DOCUMENTOS PERMA NECEN

FACILMENTE IDENTIFICABLES

cumentos permanezcan legibles y fácilmente

ece:

o lectura para los usuarios

de documentos sólo a través del formato “So

ón o inclusión de documentos” (E.DE-03.F.03)

ACIÓN Y ALMACENAMIENTO

miento y tiempo de conservación de los

estión se realizará de acuerdo con las Ta

cumentos cuya aplicabilidad y/o veracidad

bsoletos), se conserva la última versión, id

OBSOLETO .

nte se hará copia de seguridad de los archiv


Página 9 de 15

cuando hay cambios

reuniones, siendo

ncia en el registro de

a los involucrados

ASEGURAMIENTO DE QUE LOS DOCUMENTOS PERMA NECEN

identificables en el

olicitud de creación,

os documentos del

ablas de Retención

d no está vigente

dentificándolos como

ivos del Sistema de

Código:

Gestión, identifi

• El líder del Laboratorio

almacena, prot

procesos, con

(E.CE-13.00) y

del Quindío.

7.11 CONTROL DE DO • Son document

externas al Laboratorio

tanto deben con

información de c

• Todo document

Gestión deberá

• La responsabili

nomograma, es

• El Líder del Laboratorio

en la responsa

nueva y existen

• Los usuarios ten




tificando dicha copia con fecha y contenido.

l Laboratorio deberán establecer la forma

tege, recupera, retiene y dispone los

base a lo establecido en el “procedimiento co

según la Tabla de Retención Document

OCUMENTOS EXTERNOS

tos externos aquellos elaborados o emiti

l Laboratorio pero que inciden en el Sistema

ntrolarse. Entre ellos están: Leyes, decreto

de clientes, catálogos y manuales de proveedor

to de origen externo que afecte el desempeño

estar incluido en el Normograma.

bilidad de la actualización, vigencia, disponib

es del líder del Laboratorio o quien sea designado para ello.

Laboratorio a l i g ua l qu e l a a l t a d i r ec c i ón

sabilidad de la actualización y aplicación

nte que le aplique a sus procesos.

ndrán acceso al Normograma a través del Laboratorio.


Página 10 de 15

a como identifica,

registros de sus

o control de registros”

tal de la Universidad

emitidos por entidades

ema de Gestión y por

etos, códigos, normas,

res, entre otros.

sempeño del Sistema de

bilidad y difusión del

Laboratorio o quien sea designado para ello.

a l i g ua l qu e l a a l t a d i r ecc i ón serán solidarios

de la normatividad

l Laboratorio.

Código:

8. CONTENIDO


1

2

3

4

5

6

7

FIN

INICIO

Solicitar elaborar, modificar o eliminar un documento justificando su necesidad (anexar modelo del documento)

Revisar la documentación con el fin de asegurar su necesidad y validez

¿El documento es necesario?

Informar la decisiónfuncionario solicitante

Aprobar solicitudrevisión del documento a

funcionario

A

No





Funcionarios “Solici

modificinclusión de documentos

Funcionarios

Líder Laboratorio

Líder Laboratorio Correo electrónico

FIN

INICIO

Solicitar elaborar, modificar o eliminar un documento justificando su necesidad (anexar modelo del

Revisar la documentación con el fin de necesidad y validez


decisión tomada al solicitante

solicitud y delegar revisión del documento a

funcionario

A

Si


Página 11 de 15


itud de cación o

inclusión de documentos

Determina la necesidad teniendo

en cuenta: mejoramiento en la calidad del servicio,

servicios, actualización de

documentos

Correo electrónico

Código:


8

9

10

11

12

¿Tiene observaciones?

Revisar los documentos teniendo en cuenta criterios de aplicabilidad y cumplimiento Norma Fundamental

Devolver el documento para su corrección

Corregir las observaciones y enviar nuevamente al

responsable de revisión

B

No

A

Solicitar firma de aprobación al Líder del Laboratorio





Funcionarios delegado

Propuesta de documento

Funcionarios delegado


revisada

Funcionario Laboratorio

Propuesta corregida

Líder Laboratorio Documento para aprobación

¿Tiene observaciones?

Revisar los documentos teniendo en cuenta criterios de aplicabilidad y cumplimiento Norma Fundamental

Devolver el documento para su corrección

Corregir las observaciones y enviar nuevamente al

responsable de revisión

B

Si

Solicitar firma de aprobación al Líder del Laboratorio


Página 12 de 15




revisada

Propuesta corregida

Documento para aprobación

Código:


13

14

15

16

17

18

19

20

21

Informar la decisiónfuncionario solicitante

Identificar como documento obsoleto archivar en carpeta respectiva

FIN

Registrar modificaciones de procedimientos, manuales, guías en el

registro de revisiones

Actualizar el “Listado maestro de documentos internos”

¿El documento anterior es obsoleto?

Recolectar los obsoletos, distribuidos en los

respectivos procesos

No

B

¿Es una nueva versión?

Documento obsoletoconserva

Eliminar documento obsoleto

Si





Líder del Laboratorio

Registro de Revisiones actualizado

Funcionarios Listado maestro de documentos

Líder Laboratorio

Líder Laboratorio Documentos

obsoletos descartados

Líder Laboratorio Carpeta

documentos obsoletos

Líder Laboratorio Acta de eliminación

decisión tomada al solicitante

Identificar como documento obsoleto y archivar en carpeta respectiva

FIN

Registrar modificaciones de procedimientos, manuales, guías en el

registro de revisiones

Actualizar el “Listado maestro de documentos internos”

¿El documento anterior es obsoleto?

Recolectar los documentos obsoletos, distribuidos en los

respectivos procesos

C

Si

¿Es una nueva versión?

Si

ocumento obsoleto se conserva?

Eliminar documento obsoleto

No


Página 13 de 15


Registro de Revisiones actualizado

Listado maestro de documentos

Documentos obsoletos

descartados

Carpeta documentos

obsoletos

Se mantendrán como referencia pero

identificados como se indica

Acta de eliminación

Eliminar en la fecha que tiene vigencia la

nueva versión

Código:

9. ANEXOS

Anexo 1. Norma fundamen

Anexo 2. Listado Maestro de

Anexo 3. Normograma (E.DE

Anexo 4. Solicitud de creac

Anexo 5. Matriz plan de ca

Anexo 6. Registro de asist

Anexo 7. Manual de Calida




ntal (E.DE-01.00)

o de Documentos (E.DE - 03.F.01)

E.DE - 03.F.02)

ación, modificación o inclusión de documentos

calidad (E.DE-03.F.04)

tencia (E.DE-03.F.05)

ad y Operaciones (E.DE-00.00)


Página 14 de 15

s (E.DE - 03.F.03)

Código:

N° Revisión


Revisó

Fecha







Aprobado por

Aprobó

Fecha


Página 15 de 15

Aprobado por


MACROPROCESO:

Aprobación o

modificación de normas

legales vigentes

Modificación de

políticas al interior de

la Universidad del

Quindío

Identificación o

modificación de

controles de un

proceso

Cambio de

responsables en la

ejecución de

actividades

Definición de nuevos

registros como evidencia de

actividades realizadas

Modificación en

los indicadores

del proceso

TIPO DE

DOCUMENTOPROCESO

CARGO:

NOMBRE DE QUIEN APROBÓ LA SOLICITUD:

FECHA DE RESPUESTA A LA

SOLICITUD: (dd/mm/aaa)

TIPO DE

SOLICITUDN°

ASPECTO DE LA JUSTIFICACIÓN (Seleccione con una X los aspectos principales)

VERSIÓN

ACTUAL

CÓDIGO DEL

DOCUMENTONOMBRE DEL DOCUMENTO

NOMBRE DEL SOLICITANTE:

CARGO:

FECHA DE LA SOLICITUD

(dd/mm/aaaa):



CÓDIGO: E.DE - 03.F.01 VERSIÓN: 01 FECHA:

SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN O INCLUSIÓN DE DOCUMENTOS

Cambio en el

Objetivo y/o

alcance del

documento

Adición,

eliminación o

modificación de

actividades

OtroSOLICITUD

ACEPTADA

SOLICITUD

RECHAZADAJUSTIFICACIÓN DEL RECHAZO

Elaboración Manual 00

Modificación Procedimiento 01

Eliminación Guía 02

Incorporación de documento externoInstructivo 03

Otro

Formato 04

Otro 5

ESPACIO PARA SER DILIGENCIADO POR PLANEACIÓN

Código:



3. OBJETIVO

4. ALCANCE


6. REFERENCIAS



Código: E.GC-3.F.06 Versión: 01 Fecha:

FORMATO PROCEDIMIENTOS

PROCESO RELACIONADO Referencia el nombre del proceso

RESPONSABLE DEL Cargo implicado y directo responsa

Define el propósito que seprocedimiento. Responde a lapretende el procedimiento y para

Describe a nivel macro dontermina el procedimiento.

TÉRMINOS Y DEFICIONES Explica los términos claves que sony de gran importancia pcomprensión del procedimiento d

Relaciona los documentos int(normatividad, manuales, políticas,sirven de soporte o consulta pinterpretación o aplicación drealización de una actividad.

Agrupa las políticas operapara facilitar la ejecución deactividad. Estos aspectos se siempre durante la ejecución depueden ser, las condiciones parrequisitos del cliente, las prequerimientos para ejecución dereglas que se deben cumpexpresadas, mecanismos de contoda información pertinente y nentender dicha actividad.


Página 1 de 4

l proceso correspondiente.

sable del proceso.

se busca con el as preguntas qué qué.

nde inicia y donde

ue son de referencia para una mejor o documentado.

nternos o externos cas, entre otros) que

a para la correcta del documento o

erativas específicas el procedimiento o tienen en cuenta de la actividad y ra cumplir con los

as políticas, los de la actividad las

cumplir, prohibiciones ntrol y en general y necesaria para

Código:

8. CONTENIDO


1

2

3

4

5

6

7

INICIO

Identificar la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un documento

Elaborar borrador siguiendo criterios de la norma fundamental y presentar al líder del laboratorio

Revisar la informacióndocumento o la modificacióncaso, con el fin necesidad y/o aseguraro no al proceso


Informar la decisiónfuncionario

FIN

Aprobar solicitudfirmar formatocreación o modificación

documentos"

A

No




Descripción de las actividinvolucradas en el procedimienregistros, que representan los procedimiento, en general corresp


Funcionarios

Funcionarios

Líder Laboratorio


Líder Laboratorio

Solicitud de creación,

modificación o inclusión de documentos

INICIO


Elaborar borrador siguiendo criterios de la norma fundamental y presentar

líder del laboratorio

información sobre el nuevo modificación si es el

de asegurar su asegurar si es aplicable


decisión tomada al funcionario solicitante

FIN

solicitud y diligenciar y formato "Solicitud de

modificación de documentos"

A

Si


Página 2 de 4

dades y tareas nto. Incluye los

os resultados del ponde a formatos.


Determina la necesidad teniendo

en cuenta: mejoramiento en la calidad del servicio,

servicios, actualización de

documentos

Correo electrónico



Código:

9. ANEXOS




Es una relación de los documenrequieren para la ejecución d(planos, dibujos, formatos, regis


Página 3 de 4

cumentos que se del procedimiento stros, otros).

Código:

N° Revisión


Revisó

Fecha







Aprobado por

Aprobó

Fecha


Página 4 de 4

Aprobado por


Día Mes Año

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

Estratégico

Estratégico

Estratégico

Estratégico

Estratégico

Direccionamiento Estratégico

Direccionamiento EstratégicoSolicitd creación

DocumentosE.DE - 03.F.03 Formato 1

Direccionamiento Estratégico Normograma

Listado maestro

Actual ReceptorPROCESO SUBPROCESO NOMBRE CÓDIGO TIPO DE DOCUMENTO

1

Estratégico



Fecha: Página 1 de 1

Versión Fecha de EdiciónUbicación Medio

Copia Controlada

Código: E.DE - 03.F.01

1

1

Versión: 01

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

Direccionamiento Estratégico Registro Asistencia E.DE-03.F.05 Formato 1

1

Direccionamiento Estratégico Control de Documentos E.DE-03.00 Procedimiento

E.DE-03.F.04

E.DE - 03.F.02 Formato

E.DE - 03.F.01 Formato

Procedimiento

Estratégico Direccionamiento Estratégico Norma Fundmanental E.DE-01.00 Procedimiento

Estratégico Comunicación Estratégica Control de Registros E.CE-13.00 1

Direccionamiento Estratégico FormatoMatriz Plan de Calidad 1

Estratégico Direccionamiento EstratégicoManual de Calidad y

OperacionesE.DE-00.00 Manual 1

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10Apoyo Gestión Financiera Acta parcial de contrato A.GF-06.F.10 Formato 1

A.GF-06.F.08

Apoyo Gestión Financiera Acta Inico de contrato A.GF-06.F.09 Formato 1

Contratación Privada A.GF-06.03 Procedimiento

Gestión Financiera Formato 1

Apoyo

Apoyo

Apoyo

Apoyo

Apoyo

Gestión Financiera

Gestión Financiera

Gestión Financiera

Estratégico

Estratégico

Estudios Previos A.GF-06.F.06 Formato 1

Gestión Financiera Selección de cotizaciones A.GF-06.F.07

1

Acta Apertura de Propuestas

Formato 1

Contratación Pública A.GF-06.04 Procedimiento 1

Direccionamiento Estratégico Formato Procedimientos E.DE-03.F.06 Formato 1

Direccionamiento Estratégico Registro Asistencia E.DE-03.F.05 Formato 1

Apoyo Gestión FinancieraRevisión Pedidos, Ofertas

y ContratosA.GF-04.01 Procedimiento 1

Apoyo Gestión FinancieraSolicitud Servicios de

CalibraciónA.GF-04.F.01 Formato 1

Apoyo Gestión FinancieraContrato Prestación de

ServiciosA.GF-04.F.02 Formato 1

Apoyo Gestión Financiera Informe de Cumplimiento A.GF-04.F.03 Formato 1

Apoyo Gestión FinancieraFicha Técnica Servicio

SolicitadoA.GF-04.F.04 Formato 1

7 9 10

7 9 10Apoyo Gestión FinancieraCompras de Bienes y

SuministrosA.GF-06.01 Procedimiento 1

Apoyo Gestión Financiera Acta final de contrato A.GF-06.F.11 Formato 1

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10Gestión del mejoramiento

continuoEvaluación del nivel de

percepción de la atenciónE.GM-08.F.02 Formato

EstratégicoGestión del mejoramiento

continuoQuejas, reclamos, solicitud

y otrosE.GM-07.F.01 Formato 1

1Estratégico

Procedimiento 1

E.GM-07.F.02 Formato 1

E.GM-07.00

A.GF-06.F.05 1


continuo

Asegurar la protección de la información de los

clientes

Apoyo Gestión FinancieraEvaluación Provedor

ActualA.GF-06.F.04 Formato 1

Apoyo Gestión Financiera Solicitud de otros servicios A.GF-06.F.03

Formato

1Formato

Apoyo Gestión FinancieraEvaluación Proveedor

Nuevo

Apoyo Gestión Financiera Registro de Proveedores A.GF-06.F.02 Formato 1

Apoyo Gestión Financiera Plan de Compras A.GF-06.F.01 Formato 1

Apoyo Gestión FinancieraRecepción y Almacenaje

de MercanciaA.GF-06.02 Procedimiento 1


continuo

Trámite de peticiones, quejas, reclamos y

sugerenciasE.GM-08.00 Procedimiento 1


continuoAseguramiento de la

Información ConfidencialE.GM-07.F.01 Formato 1


continuoEncuesta de Satisfacción

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10


continuoRelación del equipo

auditorE.GM-14.F.04 Formato 1


continuoPrograma de Auditoria E.GM-14.F.03 Formato 1


continuoPlan de Auditoria E.GM-14.F.02 Formato 1


continuoLista de verificación E.GM-14.F.01 Formato 1


continuoAuditorias Internas E.GM-14.00 Procedimiento 1


continuoControl acciones

correctivas y preventivasE.GM-10.F.02 Formato 1


continuoAcciones correctivas,

preventivas y de mejoraE.GM-10.F.01 Formato 1

1


continuoAcciones correctivas,

preventivas y de mejoraE.GM-10.00 Procedimiento 1

Estratégico


continuoControl de servicio no

conformeM.PS-09.F.02 Formato

Listado de posibles Inconformidades

M.PS-09.F.01 FormatoGestión del mejoramiento

continuo1

Gestión del mejoramiento continuo

Control de Trabajo no conforme

M.PS-09.00 Procedimiento 1

Estratégico


Revisiones por la dirección E.GM-15.00 Procedimiento 1


continuoInforme final auditorias de

claidadE.GM-14.F.06 Formato 1

1EstratégicoGestión del mejoramiento

continuoLista control de auditores E.GM-14.F.05 Formato

7 9 10

7 9 10EstratégicoGestión del mejoramiento

continuoFicha técnica del indicador E.GM-15.F.01 Formato 1


continuoRevisiones por la dirección E.GM-15.00 Procedimiento 1

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

Estratégico Formato 1


continuoBalance Scorecard Interno Otro Documento 1

Gestión del mejoramiento continuo

Seguimiento por la dirección

E.GM-15.F.02

Apoyo Gestión del Talento HumanoManual de funciones y

ResponsabilidadesA.GT-02.00 Manual 1

Apoyo Gestión del Talento HumanoIdentificación necesidad

de formaciónA.GT-02.01 Procedimiento 1

Apoyo Gestión del Talento Humano Evaluación del desempeño A.GT-02.02 Procedimiento 1

Apoyo Gestión del Talento HumanoDiagnóstico necesidad de

formaciónA.GT-02.F.01 Formato 1

Apoyo Gestión del Talento HumanoProgramación anual de

capacitaciónA.GT-02.F.02 Formato 1

Apoyo Gestión del Talento HumanoEvaluación de cpacitaciones

A.GT-02.F.03 Formato 1

Evaluación del desempeño 7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

7 9 10

Apoyo Gestión del Talento HumanoEvaluación del desempeño

Nivel ProfesionalA.GT-02.F.04 Formato 1


Nivel Profesional con personal

A.GT-02.F.05 Formato 1


Nivel TécnicoA.GT-02.F.06 Formato 1


Nivel AsistencialA.GT-02.F.07 Formato 1

Apoyo Gestión del Talento Humano Plan de mejoramiento A.GT-02.F.08 Formato 1

Estratégico Direccionamiento EstratégicoDireccionamiento

EstratégicoE.DE-16.00 Otro Documento 1

Estratégico Direccionamiento Estratégico Mapa de Procesos E.DE-17.00 Otro Documento 1

Estratégico Direccionamiento Estratégico Análisis DOFA E.DE-18.00 Otro Documento 1

Estratégico Direccionamiento Estratégico Planificación de la Calidad E.DE-19.00 Otro Documento 1

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICOGESTION DE CALIDAD

ESPECIFICACIONESTECNICA O

INSTRUMENTO DE MEDICION

DOCUMENTO FRECUENCIA DE MEDICIONREGISTRO DE

CALIDADRESPONSABLE

1

2

3

4

NoRESPONSABLE

ACTIVIDADREGISTRO

VARIABLE A CONTROLAR

(caracteristicas del producto / parametro de

proceso)

METODO DE CONTROL

ACTIVIDAD DOCUMENTO NORMATIVOTECNICA / EQUIPO /

HERRAMIENTA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE M ETROLOGÍA TOPOGRÁFICA

Código: E.DE-03.F.04 Versión: 01 Fecha:

MATRIZ PLAN DE CALIDAD

Código:



3. OBJETIVO

4. ALCANCE

5. TERMINOS Y DEFINICIONES



NORMA FUNDAMENTAL

PROCESO RELACIONADO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO


Describir y unificar la elaboración

los documentos del Siste

Laboratorio de Metrología Topográfica.

Las instrucciones de este documento aplican a los

documentos internos que hacen parte del Sistema

de Gestión del Laboratorio. Deben ser aplicados por

todos los procesos del Sistema.

Actividad : Constituye la secuencia de las

generadoras de valor, que permite obtener los

productos requeridos para cumplir con el objetivo de

un proceso. Su definición evita la duplicidad de

funciones, simplifica los trámites, agiliza el tiempo de

respuesta de la entidad y garantiza la adecu

utilización de los recursos y capacidades.

Caracterización de procesos : Identificación de los

elementos esenciales de un proceso, es decir sus

rasgos diferenciadores y el establecimiento de las

interrelaciones con otros procesos. Documento:

Información y su medio de soporte.

Formato : Esquema adoptado para modificar la

presentación de documentos.


Página 1 de 17


ón y conformación de

ema de Gestión del


Las instrucciones de este documento aplican a los

documentos internos que hacen parte del Sistema

de Gestión del Laboratorio. Deben ser aplicados por

todos los procesos del Sistema.

: Constituye la secuencia de las tareas

generadoras de valor, que permite obtener los

productos requeridos para cumplir con el objetivo de

un proceso. Su definición evita la duplicidad de

funciones, simplifica los trámites, agiliza el tiempo de

respuesta de la entidad y garantiza la adecuada

utilización de los recursos y capacidades.

: Identificación de los

elementos esenciales de un proceso, es decir sus

rasgos diferenciadores y el establecimiento de las

interrelaciones con otros procesos. Documento:

ción y su medio de soporte.

: Esquema adoptado para modificar la

Código:



NORMA FUNDAMENTAL

Guía: Documento que establece

recomendaciones o sugerencias

temas determinados y que apoyan la

procesos o su documentación.

Indicador : Dato que ayuda a medir objetivamente la

evolución de un proceso.

Instructivo : Documento que describe en forma

detallada y secuencial una actividad específica

(cómo).

Macroproceso : Agrupación de procesos de

Laboratorio, puede ser misional, estratégico o de

apoyo y está conformado por procesos.

Planes : Documentos en los que se establecen las

actividades a desarrollar para dar cumplimiento a

objetivos y políticas en cumplimiento a requisitos

propios de la Universidad o de entes externos

regulatorios.

Procedimiento : Forma especificada para llevar a

cabo una actividad o proceso.

Proceso : conjunto de actividades relacionadas

mutuamente o que interactúan para generar valor, a

las cuales se les proporcionan recursos y se les

ejercen controles para transformar elementos de

entrada en resultados, productos o servicios para el

cliente interno o externo.


Página 2 de 17

establece pautas de acción,

sugerencias de expertos en

apoyan la gestión de los

: Dato que ayuda a medir objetivamente la

: Documento que describe en forma

detallada y secuencial una actividad específica

: Agrupación de procesos del

, puede ser misional, estratégico o de

apoyo y está conformado por procesos.

: Documentos en los que se establecen las

actividades a desarrollar para dar cumplimiento a

objetivos y políticas en cumplimiento a requisitos

la Universidad o de entes externos

: Forma especificada para llevar a

conjunto de actividades relacionadas

mutuamente o que interactúan para generar valor, a

proporcionan recursos y se les

ejercen controles para transformar elementos de

entrada en resultados, productos o servicios para el

Código:

6. REFERENCIA



NORMA FUNDAMENTAL

Registro : Documentos que presenta resultado

obtenidos o proporciona evidencia de las activida

desempeñadas.

Requisito : Necesidad o expectativa, generalmente

implícita u obligatoria.

Subproceso : Grupo de actividades que forma parte

del proceso.

Tarea: Constituyen la secuencia

coherente de los pasos o

necesarios para lograr las metas de cada actividad.

Versión : Número correspondiente a la cantidad de

veces que se ha modificado formalmente el

documento. La primera edición del documento

corresponde a la versión 01.

• NTC-ISO 17025:2005 Requisitos Generales para


Calibración.

• NTC-GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la

Gestión Pública.

• Procedimiento Control de documentos (


Página 3 de 17

Documentos que presenta resultados

o proporciona evidencia de las actividades

: Necesidad o expectativa, generalmente

: Grupo de actividades que forma parte

secuencia ordenada y

acciones a seguir

os para lograr las metas de cada actividad.

: Número correspondiente a la cantidad de

veces que se ha modificado formalmente el

documento. La primera edición del documento

Requisitos Generales para


GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la

• Procedimiento Control de documentos (E.DE-03.00)

Código:


7.1. ESTRUCTURA DOC

7.2 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓNLABORATORIO

• Todos los document

los informes.

• La codificación de los documentos, se ubica en

• Las Tablas 1, 2 y 3, d



NORMA FUNDAMENTAL


OCUMENTAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN

CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

ntos del Sistema de Gestión deben estar co

La codificación de los documentos, se ubica en el encabezado del formato.

y 3, definen la codificación para la documentaci

MANUAL

OPERATIVO

PROCESOS

PROCEDIMEINTOS-ACTIVIDADES

REGISTROS DEL SGC


Página 4 de 17

DEL LABORATORIO

CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DEL

codificados, a excepción de

el encabezado del formato.

ión del sistema.

Código:

CODIF. MACROPROCESO

E Estratégico

M Misional

A Apoyo

Cuadro 1. Codi

TIPO DE DOCUMENTOM

MCOMR

MFRMPPPCF

FTG

INTOD

Cuadro 2. Codificación de los tipos de documentos del Sistema de Gestión

POSICIÓN

Primera posición XX: Misi

. PuntoSegunda Posición YY:

- GuiónTercera Posición NN :

. Punto

Cuarta Posición nn: 01. Si

. PuntoQuinta Posición Letr

. PuntoSexta Posición ## :



NORMA FUNDAMENTAL

MACROPROCESO PROCESOS

Estratégico Direccionamiento Estratégico

Comunicación EstratégicaGestión Mejoramiento Continuo

Misional Docencia e Investigación

Mantenimiento de EquiposPrestación Servicio Externo

Apoyo

Gestión Financiera Gestión Jurídica

Gestión DocumentalGestión del Talento Humano

Gestión Recursos Físicos y Tecnológicos

Codi ficación de los procesos del Sistema

TIPO DE DOCUMENTO DEFINICIÓN M Manual de Calidad

MCO Manual de Calidad y OperacionesMR Mapa de Riesgo

MFR Manual de Funciones y ResponsabilidadesMPP Manual de Procesos y ProcedimientosPC Plan de Calidad F Formato

FT Ficha Técnica del Indicador G Guía

INT Instructivo OD Otro Documento


CÓDIGO Y DEFINICIÓN: Corresponde a las siglas del tipo de macroional (M) o de Apoyo (A).

Punto : Indica siglas del proceso

Guión N : Consecutivo de dos dígitos

Punto : Consecutivo de dos dígitos para los subprocesoSi no existe 00

Punto tra que corresponde a documentos adicionales y de soporte

Punto

: Consecutivo de dos dígitos para los documentos adicionales, inicia


Página 5 de 17

CODIF. Direccionamiento Estratégico DE

Comunicación Estratégica CE Gestión Mejoramiento Continuo GM

Docencia e Investigación DE Mantenimiento de Equipos ME Prestación Servicio Externo PS

GF GJ

Gestión Documental GD Gestión del Talento Humano GT

Físicos y Tecnológicos GR

de Gestión

Manual de Calidad y Operaciones

Manual de Funciones y Responsabilidades de Procesos y Procedimientos


CÓDIGO Y DEFINICIÓN acroproceso: Estratégico (E),

procesos, iniciando con

documentos adicionales y de soporte

documentos adicionales, inicia

Código:

con 01

Cuadro 3. Codificación de la documentación del Sis tema de Gestión

7.3 ASPECTOS DE FORMA PARA LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTO S DEL

SISTEMA DE GESTIÓN

7.3.1 Encabeza do

El recuadro del encab

los datos básicos p

siguientes dimensiones y cara

Código:

A: Escudo de la Uni

B: Código del Documento

C: Versión. Esta pal

número de versión,

identifican con un co

sucesivamente seg

D: Fecha de aprob

números enteros en

E: Nombre de la instit

tamaño de letra 11.

A B



NORMA FUNDAMENTAL

con 01


ASPECTOS DE FORMA PARA LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTO S DEL

SISTEMA DE GESTIÓN DEL LABORATORIO

do

bezado para los documentos del Sistema de

para su identificación, debe ir en todas

es y características:


Código: Versión: 01 Fecha:

NORMA FUNDAMENTAL

niversidad del Quindío, en la parte superior iz

: Código del Documento. El código debe escribirse en tamaño de

alabra debe escribirse con mayúscula inicial

n, va de acuerdo a los cambios realizados

n consecutivo que inicia en 01, con

gún los cambios o actualizaciones.

bación del documento. Debe escribirse en

en el orden año/ mes/ día, empleando dos dígi

nstitución y del Laboratorio. Se escribe en

. Debe ir en la parte superior izquierda.

C

F


Página 6 de 17


ASPECTOS DE FORMA PARA LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTO S DEL

de Gestión, corresponde a

as las páginas, con las


Página 1 de 1

zquierda.

o de letra 10

al. Tamaño de letra 10. El

os en el documento y se

ntinúa con 02 y así

en tamaño de letra 10, en

itos para cada uno.

en mayúscula sostenida en

D

E

Código:

F: Título del documen

Tamaño de fuente 1

Para los formatos en Excel también puede utilizarse el encabezado

El encabezado aplica pa

• Manual de C

• Caracterizac

• Documentac

Guías e inst

• Formatos

7.3.2 Textos • Fuente del texto: P

Laboratorio, debe t

� Fuen

T

T

T

� Fuen Tipo de letra: arial, calibri

T

de

T



NORMA FUNDAMENTAL

cumento. Debe ir centrado, en mayúscula

12.

Para los formatos en Excel también puede utilizarse el encabezado

ca para los siguientes documentos:

Calidad y Operaciones

aciones de Macroprocesos y procesos

ación de riesgos Procedimientos y activi

ructivos

Para la elaboración de los documentos del

tenerse en cuenta:

nte del texto

Tipo de letra: arial, calibri

Tamaño de la fuente: 11

Tamaño de la fuente para encabezado: ver numeral 7.3.1

nte del texto para formatos Tipo de letra: arial, calibri

Tamaño de la fuente para los campos a d

de acuerdo a la necesidad entre 9 y 10

Tamaño de la fuente para encabezado: ver numeral 7.3.1


Página 7 de 17

sostenida y en negrilla.

Para los formatos en Excel también puede utilizarse el encabezado:

idades

os del Sistema de Gestión del

o: ver numeral 7.3.1

a diligenciar puede variar

ver numeral 7.3.1

Código:

• Interlineado del tex

� Si en el tex

entre el fina

o gráfico y el

se han men

� El interlinea

generales, p

general.

• Viñetas: La viñeta uti

dejar 1 o dos espac

• Márgenes:

� Documentos Superior Inferior

• Formatos Superior Inferior

• Tamaño del papel

� Carta: Manu

� Oficio: Otros

� Los formatos

información

7.3.3 Redacción

• Debe redact

ortográficos.

• Para la redacc



NORMA FUNDAMENTAL

xto: Espacio o interlineado a un espacio, o es

xto deben insertarse gráficos o cuadros, se

al del texto y el inicio del cuadro o gráfico y

el inicio del texto siguiente. Estos deben a

ncionado y de ser posible en la misma pág

ado sencillo se utiliza en la definición de

pero dejando doble espacio entre una y ot

utilizada es un círculo de color negro, despu

cios.

os

2,5 Inferior 2,5 2 Izquierdo 3

2,5 Inferior 2 1,5 Izquierdo 2

uales, procedimientos y actividades, guías, ins

os documentos cuando su extensión lo ameri

atos y registros: varían su tamaño de papel

que se registra.

tarse en español, modo impersonal (terce

acción de las actividades, los verbos se deben


Página 8 de 17

, o espacio y medio.

se deja doble interlineado

y entre el final del cuadro

aparecer inmediatamente

gina.

de términos y condiciones

tra definición o condición

ués de esta se pueden

nstructivos.

ite.

según el contenido de la

ercera persona), sin errores

n emplear en infinitivo.

Código:

• Terminología

extranjerismos

comprensibles

necesarios

previamente,

se recomienda

sugiere utilizar

símbolos y uni

• Sencillez y br

7.3.4 Presentación

• Los documento

elaboración: enc

de contenido (p

7.3.5 Pie de página

• Identifica la validez

caracterizaciones

actividades, instruct

Revisó: Hace referencia

revisión del documento



NORMA FUNDAMENTAL

a uniforme: Términos apropiados sin el uso de jergas, uso limitado de

extranjerismos tecnicismos, de manera que los d

es para cualquier funcionario de la instituc

estos términos, los cuales de ser ne

, evitar términos muy especializados, en ca

da definirlas o explicarlas en el numeral de tér

ar siempre el mismo término para un mism

nidades establecidos por la institución.

revedad, pero sin omitir detalles o información

Presentación

os deben respetar las especificaciones es

cabezado, responsabilidad de revisión y

(proceso relacionado, responsable, objetivos, e

Pie de página

z del documento. Se ubica en la parte final

de macroprocesos, procesos, manuales,

uctivos y guías. Contiene los siguientes datos:

ncia al nombre, firma y cargo de la per

o. Contiene además la fecha de la misma: añ


Página 9 de 17

n el uso de jergas, uso limitado de

documento puedan ser

nstitución. En caso de ser

ecesarios se describen

so de ser indispensables,

érminos y definiciones. Se

mo concepto y emplear los

ión importante.

s establecidas para su

y aprobación, esquema

etc.).

del mismo, sólo para las

es, los procedimientos,

rsona responsable de la

ño, mes y día.

Código:

Aprobó: Hace referen

aprobación del docume

8. CONTENIDO DE LOS El contenido de los

tipo de documento, como

No. CONTENIDO

MANUAL DE

CALIDAD Y

OPERACIONES

1 Proceso

relacionado NA

2 Responsable

del proceso NA

3 Objetivo Aplica

4 Alcance Opcional

5 Términos y

Definiciones Opcional

6 Referencias Aplica

7 Condiciones

Generales Opcional

8 Contenido Aplica

9 Anexos Opcional

NA: No aplica

8.1. CONTENIDO DE L

La caracterización es

de los procesos a

establecimiento de las

se diligencia en el form



NORMA FUNDAMENTAL

encia al nombre, firma y cargo de la pers

ento, y fecha de dicha aprobación: año, mes y

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓ

documentos de Sistema Integrado de G

, como se relaciona en el cuadro 4.

MANUAL DE

CALIDAD Y

OPERACIONES

CARACTERIZACIONES PROCEDIMEINTOS

Y ACTIVIDADES FORMATOS

INSTRUCTIVOS

Aplica Aplica NA

Aplica Aplica NA

Aplica Aplica Aplica NA

Opcional Aplica Aplica NA Opcional

Opcional NA Aplica NA

Aplica NA Aplica NA

Opcional NA Aplica NA

Aplica Aplica Aplica NA

Opcional NA Opcional Opcional

LA CARACTERIZACIÓN DE MACROPRO CES

una herramienta de planificación que fac

través de la identificación de sus e

as interrelaciones con otros procesos. La Car

rmato E.GC-3.F.06, el cual tiene los siguientes


Página 10 de 17

rsona responsable de la

y día.

IÓN DEL LABORATORIO

Gestión, depende del

INSTRUCTIVOS

Y GUIAS

PLANES DE

CALIDAD MANUALES

Aplica Aplica Aplica



Opcional Aplica Opcional

NA Aplica Opcional

NA Opcional Opcional

NA Opcional Opcional


NA

CESOS Y PROCESOS

cilita la gestión y control

elementos esenciales y

racterización de Procesos

es campos:

Código:

Proceso I

Objetivo del Procesos

Pprocesoeddependencias

Alcance del Proceso D

Objetivos Institucionales

asociados

Rproceso.

Responsable Cdr

Proveedores

Qproceso.ErcomoPproceso

Entradas

Eactividades delnco

Actividades Ce

Salidas Qrn

Clientes BPd

Políticas de Operación

Cas



NORMA FUNDAMENTAL

Identificación del Macroproceso correspondie Propósito del proceso. Debe incluir tanto proceso (¿Qué?) como sus propósitos en eficiencia y efectividad (¿Para qué?). Es recdescripción del proceso, la misión y los dependencias involucradas en este.

Describe a nivel macro donde inicia y donde

Registro de los objetivos institucionales a proceso.

Cargo de la persona o grupo de personas decisión sobre el proceso, lo controlan, hacenresponsables por su gestión. Quien suministra o de donde provienen proceso. Entidades, procesos o instancias que proporecursos, solicitudes, directrices etc. al proccomo materia prima para el desarrollo de susPueden ser externos o i nternos: personas, procesos. Elementos de entrada del proceso necesaactividades del proceso. Incluye: Informaciónnecesidades, solicitudes, recursos, regulacioconocimiento, etc. Conjunto de transformaciones que se llevanentradas del proceso y que generan salidas.Quien recibe. Es el producto o servicio geresultado de las actividades realizadas en nuestros clientes u otro proceso. Beneficiarios o destinatarios de los produProcesos, entidades, funcionarios o áreas qdel proceso. Se colocan los servicios generadCorresponde a las directrices establecidas enasegurar la correcta operación o ejecución de


Página 11 de 17

ente

la razón de ser del términos de eficacia,

ecomendable consultar la os objetivos de las

e termina el proceso.

los cuales apunta el

que tienen poder de cen seguimiento y son

en las entradas del

orcionan información, oceso y que este utiliza

s actividades. s, áreas, entidades,

ario para realizar las n, documentos, ones, tecnología,

an a cabo sobre las s.

enerado, prestado o el proceso dirigido a

roductos o servicios que reciben la salidas erados / prestados.

s en cada proceso para ón de las actividades

Código:

Requisitos por cumplir

Clientes

Legales

GP1000:2004

MECI

Documentos asociados

Documentos Relación de los docRegistros Relación de los re

Indicadores

Expresiones de laslos productos quedel objetivo del pr

Recursos: Relación implementos en gener

Talento Humano

Relación por cargos y No. de personas que desarrollan el proceso.

8.2. CONTENIDO DE L





NORMA FUNDAMENTAL

Requisitos por cumplir

Requisitos y lineamientos de los clientes apli

Leyes, decretos, resoluciones, circulares o nrigen la ejecución del proceso o influyen en su desaral Normograma

Relación de los numerales de la Norma GP1se da cumplimiento a través del proceso.

Relación de los numerales del Modelo Estána los cuales se da cumplimiento a través del

Documentos asociados

os documentos utilizados o generados en el Macroproc

egistros en el Macroproceso.

as variables del subproceso y de las caracue permiten analizar el desarrollo de la gesproceso. Se remite al cuadro de mando

de elementos (recursos físicos, humral) necesarios para el desarrollo del proceso

Infraestructura y ambiente de trabajo

Relación de elementos (e implementos en general) necesarios para el desarrollo del proceso.

Recursosequipos,informacnecesarios ejecución

LOS PROCEDIMIENTOS/ACTIVIDADES

PROCESO RELACIONADO Referencia el nombre del proceso

RESPONSABLE DEL Cargo implicado y directo respo


Página 12 de 17

licables al proceso.

o normas internas que su desarrollo. Se remite

1000:2004, a los cuales

ndar de Control Interno, és del proceso.

acroproceso.

cterísticas de calidad de stión y del cumplimiento

manos, tecnológicos e o.

Tecnológicos

sos tecnológicos equipos, sistemas de

ación, etc.), necesarios para la

ón del proceso.

l proceso correspondiente.

onsable del proceso.

Código:

3. OBJETIVO

4. ALCANCE


6. REFERENCIAS


8. CONTENIDO

9. ANEXOS



NORMA FUNDAMENTAL

Define el propósito que procedimiento. Responde a lpretende el procedimiento y pa

Describe a nivel macro dtermina el procedimiento.

TÉRMINOS Y DEFICIONES Explica los términos claves que sony de gran importancia comprensión del procedimie

Relaciona los documentos(normatividad, manuales, polítisirven de soporte o consulta pinterpretación o aplicación realización de una actividad.

Agrupa las políticas operapara facilitar la ejecución actividad. Estos aspectos sesiempre durante la ejecuciónpueden ser, las condiciones requisitos del cliente, lrequerimientos para ejecuciónreglas que se deben cumpexpresadas, mecanismos de toda información pertinenteentender dicha actividad.

Descripción de las actiinvolucradas en el procedimregistros, que representan lprocedimiento, en general corr

Es una relación de los drequieren para la ejecución(planos, dibujos, formatos, re


Página 13 de 17

se busca con el de a las preguntas qué

ara qué.

donde inicia y donde

ue son de referencia para una mejor ento documentado.

os internos o externos icas, entre otros) que a para la correcta

ón del documento o

erativas específicas del procedimiento o se tienen en cuenta

ón de la actividad y para cumplir con los las políticas, los

ón de la actividad las cumplir, prohibiciones control y en general

nte y necesaria para

actividades y tareas miento. Incluye los

los resultados del rresponde a formatos.

documentos que se ón del procedimiento egistros, otros).

Código:

Los procedimientos se pres

de Gestión es flexible en

Imágenes o combinación de

de los usuarios de la docu

El flujograma permite la re

ello se presentan a continu

Nota : Las actividades de

secuencial y además que

superior del símbolo.

SÍMBOLO

INICIO

FIN



NORMA FUNDAMENTAL

esentan en flujogramas o diagramas de flujo.

en cuanto a la utilización de diagramas de

de las mismas, cuando se considere necesa

umentación.

epresentación gráfica del Procesos/Subproces

uación las convenciones utilizadas en los doc

de los diagramas de flujo, se present

su numeración se da en orden ascendente

SÍMBOLO SIGNIFICADO

Identifica el inicio del

Representa la preparacioriginal.

Representa la prepdocumento que se elavarias copias.

Representa la toma de

Identifica el archivo de

Identifica el archivo te

Representa una operac

Conector de páginas.

Conector interno. actividades o formatosdentro del Flujograma.

Indica el sentido de la i

Representa el final del


Página 14 de 17

o. Sin embargo, el sistema

de flujo, texto (narrativo),

ario para el entendimiento

ceso/Actividades y para

os documentos.

tan en orden lógico y

e (1, 2, 3… n) en la parte

SIGNIFICADO

el proceso.

ción de un documento en

paración de un abora en original y

e decisiones.

efinitivo de un documento.

emporal de un documento.

ción.

Permite conectar s con otras actividades

a. información

proceso.

Código:

Ejemplo de procedimiento en flujograma:


1

2

3

4

5

6

7

8.3 CONTENIDO DE LO

Los formatos, presentan

de acuerdo con cada proce

Estos, conservan en su

INICIO


Elaborar borrador siguiendo criterios de la norma fundamental y presentar al líder del laboratorio

Revisar la informacióndocumento o la modificacióncaso, con el fin necesidad y/o aseguraro no al proceso


Informar la decisiónfuncionario

FIN

Aprobar solicitudfirmar formatocreación o modificación

documentos"

A

No



NORMA FUNDAMENTAL

Ejemplo de procedimiento en flujograma:


Funcionarios

Funcionarios

Líder Laboratorio

Líder Laboratorio

Correo electrónico

Líder Laboratorio



OS FORMATOS

de manera clara y ordenada un conju

edimiento o actividad.

u estructura lo establecido en esta no

INICIO


Elaborar borrador siguiendo criterios de la norma fundamental y presentar


información sobre el nuevo modificación si es el

de asegurar su asegurar si es aplicable


decisión tomada al funcionario solicitante

FIN

solicitud y diligenciar y formato "Solicitud de

modificación de documentos"

A

Si


Página 15 de 17


Determina la necesidad teniendo en cuenta: mejoramiento en la calidad del servicio, servicios, actualización de documentos

Correo electrónico



unto de datos requeridos,

orma para encabezados

Código:

(numeral 7.3.1) y con relac

e).

9. ANEXOS

Formato Procedimientos (E.



NORMA FUNDAMENTAL

ación al tamaño de la fuente y papel en el nu

E.DE-03.F.06)


Página 16 de 17

umeral 7.3.2 (literales a y

Código:

N° Revisión

Fecha

Revisó

Fecha



NORMA FUNDAMENTAL




Aprobado

Aprobó

Fecha


Página 17 de 17

Aprobado por


Versión: 01 Fecha: Página 1 de 1

(7) CODIGO (8) NOMBRE

(1) MACROPROCESO: (2) JERARQUIA DE LA NORMA

(3) NUMERO / FECHA

(4) TITULO

NORMOGRAMA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOLABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA

Código: E.DE - 03.F.02

PROCESO / SUBPROCESO AL QUE APLICA(5) ARTICULO

(6) APLICACIÓN ESPECIFICA

Elaborado por:

Aprobado por: Jefe Oficina Jurídica Página 1 de 1

Taller Socialización Congreso

No. FECHA DE REALIZACIÓN

1

2

3

4



CÓDIGO: E.DE-03-F.03 VERSIÓN: 01 FECHA: Página 1 de 1

REGISTRO DE ASISTENCIA

FECHADÍA MES AÑO

HORA INICIO: HORA TERMINACIÓN: LUGAR:

EVENTOReunión Capacitación Seminario

Mesa de trabajo

Asesoría Foro RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD:

TEMA DE LA ACTIVIDAD:

OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD:

ACUERDOS Y COMPROMISOS

COMPROMISO RESPONSABLEFECHA DE

COMPROMISOFIRMA

4

SI NO SI NO

No. CARGO

1

2

3

4

5

6

7

OBSERVACIONES

ACTA RESPONSABLE: DOCUMENTOS ANEXOS No. DE ANEXOS:

NOMBRES Y APELLIDOS CÉDULADEPENDENCIA/

ENTIDADTELÉFONO E-MAIL FIRMA


Código: A.GF-04.F.02 Versión: 01 Fecha: Página 1 de 2

CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS

1

C.P.S. Nº _________________20-- Contratante: ------------------------------------ Prestador: LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA Documento Identificación: Objeto: CDP. No. Rubro: Centro Costos: Valor Total Contrato: Modalidad Contratación: Directa Entre los suscritos a saber: -----------------------------------, mayor de edad y vecino de Armenia, identificado con la cédula de ciudadanía número ------------------------, (CARGO), quien obra por delegación mediante Resolución No.-----------------------, por medio de la cual se delega la función de representante del Laboratorio y --------------------------, identificado con cédula de ciudadanía No (NIT). ---------------------------, quien en adelante se denominará EL CLIENTE, hemos convenido celebrar el presente Contrato el cual se regirá por las siguientes Cláusulas, previas las siguientes consideraciones: 1) -------------------------. 2.) . CLÁUSULA PRIMERA. OBJETO: El objeto del presente Contrato lo constituye la prestación por parte de EL LABORATORIO del servicio profesional -------------------------- con la entrega de los siguientes productos: 1) ------------------------- CLÁUSULA SEGUNDA. TERMINO: El término de duración del presente contrato será de -----------------------, contados a partir del --------- de -------- hasta el ---------- de -------------- de -------------. CLÁUSULA TERCERA. VALOR Y FORMA DE PAGO: El valor se fija en la suma de ($ -----------------) M/CTE, dicho valor se pagará por parte del cliente en ------------- distribuidos así: que se realizarán previo informe del Interventor y el último pago se realizará al culminar el objeto del Contrato con la presentación del Informe Final. CLÁUSULA CUARTA. APROPIACIÓN PRESUPUESTAL: En el presupuesto de la presente vigencia fiscal se encuentra la Disponibilidad Presupuestal No. Rubro Centro de Costos expedida por la División Contable y Financiera. CLÁUSULA QUINTA. GARANTIA UNICA : EL LABORATORIO se compromete a prestar el servicio con todas las medidas técnicas y legales asumiendo las responsabilidades que con ello incurra. CLAUSULA SEXTA: INTERVENTORÍA: La Interventoría del presente Contrato será ejercida por ------------------ de la FACULTAD ---------------------------- de LA UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO, quien ejercerá entre otras las siguientes funciones: 1) Suscribir con EL CLIENTE el Acta de iniciación del Contrato. 2) Realizar el seguimiento de la ejecución del Contrato dentro de las condiciones exigidas. 3) Velar por el cumplimiento de las obligaciones por parte de LABORATORIO. 4) Informar sobre el incumplimiento de alguna de las obligaciones del Contrato por parte de EL LABORATORIO. 5) Verificar el pago del contrato al término del mismo. 6) Suscribir el informe final con el Contratista. 7) Las demás constituidas en el artículo 64 del Acuerdo Nº 013 del 1 de agosto de 2005. CLÁUSULA SEPTIMA. CESIÓN DEL CONTRATO: EL LABORATORIO no podrá ceder en todo o en parte el presente Contrato sin previa autorización escrita de LA UNIVERSIDAD. CLÁUSULA OCTAVA. INCUMPLIMIENTO: El incumplimiento o violación de las obligaciones por EL LABORATORIO dará derecho al CLIENTE para rescindir de pleno derecho el presente Contrato, sin necesidad de requerimiento alguno. CLÁUSULA NOVENA. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: El incumplimiento por parte de EL LABORATORIO de cualquiera de las obligaciones del Contrato lo constituirá en deudor frente al CLIENTE de la suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor del Contrato a título de pena, sin menoscabo de los perjuicios que pudiera ocasionar como consecuencia del incumplimiento. CLÁUSULA DECIMA. CAPACIDAD TÉCNICA o PROFESIONAL: Se anexa al presente Contrato la Hoja de Vida con la cual se acredita la idoneidad y capacidad técnica para



CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS

2

la prestación del servicio. CLÁUSULA DECIMA PRIMERA. CAPACIDAD CONTRACTUAL: EL CLIENTE declara que tiene capacidad para contratar con EL LABORATORIO, de conformidad con la ley, y declara bajo la gravedad de juramento no encontrarse incurso, en ninguna inhabilidad o incompatibilidad para contratar según la Constitución Política, la Ley o las Normas de la Universidad del Quindío. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA. CLÁUSULA COMPROMISORIA: En caso de existir diferencia entre las partes acerca de la celebración, ejecución, desarrollo o terminación del presente Contrato se dará aplicación a esta cláusula. CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA. RELACIÓN CONTRACTUAL: Por el hecho de tratarse de un Contrato de Prestación de Servicios, EL LABORATORIO o sus dependientes no adquieren vinculación laboral con EL CLIENTE, ni implica el mismo subordinación laboral. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA. EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Para iniciar la ejecución del Contrato se requiere de su perfeccionamiento según lo dispuesto en el mismo y suscribir Acta de Iniciación entre EL CONTRATISTA y LA INTERVENTORA. CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA. RESPONSABILIDAD CIVIL Y PENAL: EL LABORATORIO responderá civil y penalmente por los perjuicios que cause al CLIENTE y/o terceros durante la ejecución del Contrato, incluso durante la liquidación definitiva del mismo, será responsable hasta por la culpa leve en sus actos y omisiones. CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA. CAUSALES DE TERMINACIÓN: El presente Contrato podrá terminarse por una de las siguientes causales: 1) Mutuo acuerdo. 2) Unilateralmente por parte del CLIENTE cuando EL LABORATORIO incumpla cualquiera de las obligaciones que emanan de este Contrato. 3) Por fuerza mayor o caso fortuito que imposibilite la ejecución de este Contrato. 4) Por vencimiento del término establecido. 5) Por imposibilidad física o jurídica de EL LABORATORIO, que a juicio del CLIENTE impida la ejecución del Contrato. CLÁUSULA DECIMA SEPTIMA. PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION: El presente Contrato se entiende perfeccionado con la firma de las partes, y para su ejecución se requiere: 1) Certificado de disponibilidad y registro presupuestal; 2) Diligenciamiento del Formato de prestación de servicios; 3) publicación en el Diario Único de Contratación si el valor del contrato es igual o superior a $24.845.000. 6) Certificado de la Contraloría General de la República de no figurar en el Boletín de Responsables Fiscales. 7) Fotocopia del Registro Único Tributario. 8) Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía. 9) Propuesta presentada para la ejecución del contrato. 10) Las demás establecidas en la Ley y en el Estatuto de Contratación de LA UNIVERSIDAD. Los gastos que demande la legalización de este Contrato serán por cuenta de EL LABORATORIO. CLAUSULA DECIMA OCTAVA: NORMATIVIDAD APLICABLE: A este Contrato le son aplicables las normas del Código Civil, Código del Comercio y Estatutos de la Universidad del Quindío. CLAUSULA DECIMA NOVENA. DOMICILIO CONTRACTUAL: Para todos los efectos legales, constitúyase como domicilio contractual la ciudad de Armenia, Quindío. Para constancia se firma en la ciudad de Armenia, a los _____________________________ _________________________ REPRESENTANTE LABORATORIO CLIENTE C.C CC - NIT.

version: 01 Pagina: 1 de 1

No. Cédula:

No. codigo

1

2

3

4

Rubro:

OBSERVACIONES

Valor total del Contrato: No. Disponibilidad:

Plan, programa, convenio o proyecto: (Centro de Costos) Justificación: (El Por qué de la Solicitud?)

EquiposNombre:

Objeto de Contrato: Período: No. Meses: No. Días:

Centro de Costos:

Diligencia:

Información del Cliente

Tipo



Fecha: CODIGO: A.GF-04.F.04

Cargo y nombre del funcionario que ejercerá la Interventoría al contrato:

FICHA TECNICA SERVICIO SOLICITADO

Cliente Laboratorio

Hoja Técnica del equipo

RUT

Demás documentos que se requieran

Anexos: (Cualquier Contrato)

Fotocopia documento de identidad

Código:

REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS



3. OBJETIVO

4. ALCANCE



Código: A.GF-04.01 Versión: 01 Fecha:


PROCESO RELACIONADO GESTIÓN FINANCIERA

RESPONSABLE DEL LIDER DEL LABORATORIO

Garantizar la correcta contratación de los servicios

que presta el laboratorio por parte del cliente interno

o externo.

Inicia desde la identificación del servicio a prestar

hasta la legalización del contrato.

TÉRMINOS Y DEFICIONES Contrato: acuerdo de voluntades, verbal o escrito,

manifestado en común entre dos o más personas

con capacidad (partes del contrato), que se obligan

en virtud del mismo, regulando sus relaciones

relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo

cumplimiento pueden compelerse de manera

recíproca, si el contrato es bilateral

una parte a la otra, si el contrato es


Página 1 de 7


Garantizar la correcta contratación de los servicios

que presta el laboratorio por parte del cliente interno

identificación del servicio a prestar

acuerdo de voluntades, verbal o escrito,

manifestado en común entre dos o más personas

(partes del contrato), que se obligan

del mismo, regulando sus relaciones

relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo

cumplimiento pueden compelerse de manera

bilateral, o compelerse

una parte a la otra, si el contrato es unilateral.

Código:


6. REFERENCIAS




Contrato de Prestación de Servicios: se define

como los contratos relacionados con

que maneja el Laboratorio, en los cuales prevalece

la actividad y capacidad intelectual y académica del

mismo quien debe demostrar la idoneidad en el

área a contratar.

CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el

cual es emitido por el Área Financiera para reservar

el presupuesto para los pagos respectivos.

RETENCIÓN EN LA FUENTE: Es un sistema de

recaudo anticipado de los impuestos, que consiste

en la obligación del agente retenedor de descontar,

conservar, guardar una cantidad que la ley ha

determinado se retenga en el mismo

origen del ingreso.

Ley 100 de 1993

Decreto 2803 de 2003, Reglamenta Parcialmente

el Decreto Ley 1295 de 1994.

Decreto 2150 de 1995

(RUT) Registro Único Tributario Resolución 040 del

27 de enero de 2005

Resolución 0154 del 14 de marzo de 2005

Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado por

el párrafo segundo por el artículo primero de la Ley

828 de 2003

Estatuto de Contratación Circular 004 de junio de

2003 de la Función Pública


Página 2 de 7


ontrato de Prestación de Servicios: se define

como los contratos relacionados con los servicios

en los cuales prevalece

la actividad y capacidad intelectual y académica del

quien debe demostrar la idoneidad en el

CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el

cual es emitido por el Área Financiera para reservar

el presupuesto para los pagos respectivos.

RETENCIÓN EN LA FUENTE: Es un sistema de

recaudo anticipado de los impuestos, que consiste

obligación del agente retenedor de descontar,

conservar, guardar una cantidad que la ley ha

determinado se retenga en el mismo momento de

Decreto 2803 de 2003, Reglamenta Parcialmente

(RUT) Registro Único Tributario Resolución 040 del

Resolución 0154 del 14 de marzo de 2005

Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado por

el párrafo segundo por el artículo primero de la Ley

Estatuto de Contratación Circular 004 de junio de

Código:


7. CONDICIONES

GENERALES




El cliente (sea interno o externo), debe llenar el

formato “Solicitud de Servicios de Calibración” y

entregarlo en la dependencia del Laboratorio ya

por correo electrónico o personalmente

con el los correspondientes documentos de soporte

• Ficha Técnica del instrumento

• Problemas presentados (si los hay)

• Servicio solicitado (calibración, prueba de

funcionamiento, etc.)

El Formato junto con los documentos

para posteriormente proceder a la fijación de tarifas

de costos y la correspondiente negociación con el

cliente.

El funcionario encargado deberá diligenciar la ficha

técnica del servicio solicitado para ser anexada

contrato.

Se firmará el correspondiente contrato, fijándose las

fechas de entrega del servicio solicitado.

Todos los registros que se generen, deben ser

almacenados correctamente, al igual que cualquier

cambio que se dé durante el proceso de negociac


Página 3 de 7


El cliente (sea interno o externo), debe llenar el

formato “Solicitud de Servicios de Calibración” y

entregarlo en la dependencia del Laboratorio ya sea

por correo electrónico o personalmente, adjuntado

con el los correspondientes documentos de soporte:

Ficha Técnica del instrumento

Problemas presentados (si los hay)

Servicio solicitado (calibración, prueba de

junto con los documentos será revisado,

para posteriormente proceder a la fijación de tarifas

de costos y la correspondiente negociación con el

El funcionario encargado deberá diligenciar la ficha

técnica del servicio solicitado para ser anexada al

Se firmará el correspondiente contrato, fijándose las

fechas de entrega del servicio solicitado.

Todos los registros que se generen, deben ser

almacenados correctamente, al igual que cualquier

cambio que se dé durante el proceso de negociación.

Código:


8. CONTENIDO


1

2

3

4

5

6

7

INICIO

Recibir Formato diligenciado y los documentos soporte

Revisar y dar el visto bueno para su elaboración, diligenciar la ficha técnica del servicio

Verificar que la ficha técnica se encuentre junto con los documentos soporte.

¿En orden

Informar al cliente para que suministre los documentos

FIN

Elaborar con presencia del cliente el contrato para la

prestación del servició

No

A

A





Funcionarios Laboratorio

Solicitud de Servicios de Calibración

Líder Laboratorio Funcionarios


Ficha técnica servicio


Documentos de soporte



Correo electrónico




Contrato de Servicio

INICIO

Recibir Formato diligenciado y los soporte

Revisar y dar el visto bueno para su , diligenciar la ficha técnica

Verificar que la ficha técnica se encuentre junto con los documentos

En orden?

al cliente para que suministre los documentos

FIN

Elaborar con presencia del cliente el contrato para la

prestación del servició

Si

A


Página 4 de 7





Ficha técnica

servicio



Correo electrónico




Código:


REVISIÓN Y FINALIZACIÓN


1

2

3

4

5

6

INICIO

Verificar la fecha de finalización del contrato y compararla con la actual

Establecer si la revisión es parcial o final

Diligenciar el correspondiente formato verificando con las partes involucradas

Entregar una copia al laboratorio y otra al cliente.

FIN

Archivar el Informe como sustentación del cumplimiento




Y FINALIZACIÓN DEL CONTRATO


Interventor Contrato de

Servicio

Interventor

Interventor Informe de

Cumplimiento

Interventor Informe de

Cumplimiento

Secretaria Informe de Cumplimiento

INICIO

fecha de finalización del contrato y compararla con la actual

Establecer si la revisión es parcial o final

el correspondiente formato verificando con las partes

Entregar una copia al laboratorio y

FIN

Informe como sustentación del cumplimiento


Página 5 de 7




Informe de Cumplimiento



Código:


9. ANEXOS

A.GF-04.F.01 Solicitud de Servicios de Calibración

A.GF-04.F.02 Contrato Prestación de Servicios

A.GF-04.F.03 Informe de Cumplimiento

A.GF-04.F.04 Ficha Técnica Servicio Solicitado





Contrato Prestación de Servicios

04.F.03 Informe de Cumplimiento

écnica Servicio Solicitado


Página 6 de 7


Código:


N° Revisión


Revisó

Fecha







Aprobado por

Aprobó

Fecha


Página 7 de 7


Aprobado por


version: 01 Fecha:

Parcial Final

2.



Pagina: 1 de 1

INFORME DE CUMPLIMIENTO

1.

CODIGO: A.GF-04.F.03

TIPO DE INFORME

Como interventor del contrato de prestación de servicios _ , suscrito entre El Laboratorio

y ------------------, identificado con la cédula de ciudadanía número ------------ de ---------

--, certifico que durante el mes de ------- de 20-- el Laboratorio entregó los productos

establecidos en el contrato así:

3. 4. 5.

CUMPLIDO SUPERIOR A UN MES

Nota: Se debe cumplir con los siguientes requisitos si el contrato supera un mes.

Igualmente certifico que realizó los paos establecidos así:

C.C. ---- de ----------INTERVENTOR

Igualmente certifico que realizó los paos establecidos así:



SOLICITUD SERVICIOS DE CALIBRACIÓN

SPS ------- DE ------- Cliente Documento De Identificación

Servicio Solicitado OBJETO: EL LABORATORIO prestará los servicios profesionales brindando acompañamiento al cliente(s) en el servicio de --------------. El CLIENTE suministrará la información necesaria para garantizar la correcta prestación del servicio. ELEMENTOS PARTE DEL SERVICIO La presente solicitud hace referencia a los siguientes equipos

• ---------- • ---------- • ----------

Los cuales el cliente entrega con la información requerida (Ficha Técnica equipo(s), hoja de vida, presentación de fallos y detalles) TIEMPO DE EJECUCION: El producto objeto de la ejecución de esta solicitud se requiere en un plazo inicial de -------- días. DOCUMENTOS: Los documentos que a continuación se relacionan se consideran para todos los efectos, parte integral de esta solicitud de servicios y en consecuencia producen sus mismos efectos u obligaciones jurídicas y contractuales: Fotocopia documento de identificación, fotocopia RUT- Registro Único Tributario (Decreto 2150 de 1995). INTERVENTORIA: La interventoría de la presente orden de prestación de servicios la ejercerá EL DIRECTOR DEL LABORATORIO quien se encargará de: a) Realizar el seguimiento de la ejecución de la presente solicitud, b) Certificar la ejecución de la solicitud dentro de las condiciones exigidas, c) Vigilar y suscribir constancias del cumplido del servicio. CAUSALES DE TERMINACION: La presente solicitud podrá terminarse por una de las siguientes causales: 1) Mutuo acuerdo, 2) Unilateralmente por parte DEL LABORATORIO cuando EL CLIENTE incumpla cualquiera de las obligaciones que emanan de esta orden. 3) Por fuerza mayor o caso fortuito que imposibilite la ejecución de esta orden. 4) Por vencimiento del término establecido. Para constancia se firma en la ciudad de --------- a los, __________________________ CLIENTE

Versión: 1

FECHA HORA INICIO HORA FINAL

No. Folios

1

2

3

4

5

6

MODALIDAD DE CONTRATACION:

AREA SOLICITANTE:

TIPO DE CONTRATO:

ACTA DE APERTURA DE PROPUESTAS



Código: A.GF-06.F.08

RELACION PROPUESTAS PRESENTADASINVITACIONES ENVIADAS

OBJETO DEL CONTRATO

INFORMACION SOBRE LAS PROPUESTAS

Fecha:

6

7

8

9

10

Cargo:

Dependencia

Jefe Laboratorio Funcionario

OBSERVACIONES

Pagina: 1 de 1



Valor

Versión: 1

AÑO MES DIA

C.C.

De:

VALOR:



Fecha: Pagina: 1 de 1

FORMATO ACTA DE FINALIZACION DE CONTRATO CON FORMALIDADES PLENAS


INFORMACION DEL CONTRATO

FECHA DEL ACTA:CONTRATO NUMERO:

FECHA DE TERMINACION CONTRATO:

OBJETO DEL CONTRATO

TIPO DE CONTRATO:

NOMBRE INTERVENTOR:

INFORMACION SOBRE PRORROGAS, ADICIONES U OTROS

Fecha Prorroga hasta Valor de la adicion

BALANCE DE PAGOS Y SALDOS

Sustentación de la Prórroga:

FECHA DE INICIO CONTRATO:

Valor inicial del contrato:Valor adicion 1:

Jefe Laboratorio

0,00

0,00

0,00

Para constancia se firma por quienes intervienen en esta diligencia

Interventor

Contratista

VALOR TOTAL CON ADICIONES

Menos otros pagos:

SALDO FINAL:

Valor adicion 1:

Valor adicion 2:

Valor adicion 3:

Versión: 1

AÑO MES DIA

NOMBRE PROVEEDOR O CONTRATISTA:

C.C DE:

C.C.

VALOR:

FORMATO DE ACTA DE INICIO DE CONTRATO CON FORMALIDADES PLENAS



Código: A.GF-06.F.09 Fecha: Pagina: 1 de 1

FECHA DE TERMINACION CONTRATO:


FECHA DEL ACTA:CONTRATO NUMERO:

FECHA DE INICIO CONTRATO:

TIPO DE CONTRATO:

NOMBRE INTERVENTOR

CONTRATISTA

FIRMAS DE LOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

OBJETO DEL CONTRATO

JEFE LABORATORIOCONTRATISTA

INTERVENTOR

JEFE LABORATORIO

Versión: 1

No

AÑO MES DIA

NOMBRE PROVEEDOR O CONTRATISTA:

C.C DE:

C.C.

DE

VALOR:

Fecha Docto

Compras Docto Compras Factura No. C.Costos Rubro Registro Disponib

RELACION FACTURAS

Valor

OBJETO DEL CONTRATO

Saldo antes del Acta:

Movimientos: -

Saldo después del Acta: -

FORMATO DE ACTA DE INTERVENTORIA PARCIAL


FECHA DEL ACTA:CONTRATO O BS NUMERO:



Código:A.GF-06.F.10 Fecha: Pagina: 1 de 1

NOMBRE INTERVENTOR

INTERVENTOR

TOTAL MOVIMIENTOS 0,00

FIRMAS DE LOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

JEFE LABORATORIO

Código:



3. OBJETIVO

4. ALCANCE




COMPRAS DE BIENES Y SUMINISTROS



Realizar un proceso ágil que

oferentes, proveedores y usua

Laboratorio de Metrología T

contratación de servicios y adquis

el menor tiempo posible, seleccionando

beneficiosa para el Laboratorio.

Inicia desde la identificación

elaboración del estudio técnico

formato de solicitud del laboratorio,

completamente diligenciada la Orden

Servicio.

TÉRMINOS Y DEFICIONES BS: Orden de Compra, de suminis

CDP: Certificado de Disponibilidad

CRP: Certificado de Registro Presupue

Los estudios Previos : Documen

el fundamento de conveniencia y

realizar la contratación.

Pliego de condiciones o


Página 1 de 6


ue ofrezca a los

usuarios internos del

ratorio de Metrología Topográfica, una

sición de bienes en

onando la oferta más

de la necesidad,

co y aplicación del

laboratorio, hasta dejar

den de Compra y/o

tro o de servicio

dad Presupuestal

esupuestal

ento que contiene

y la oportunidad de

o término de

Código:

6. REFERENCIAS





referencias: Son las condicion

referencia que materializan el pro

Selección Objetiva : Acción

Laboratorio de escoger el

favorable para los fines q

organización.

Declaratoria Desierta : Se presen

propuesta se ajusta al pliego o térm

Estatuto de Contratación de la

Quindío, Acuerdo No.0013 del 1 de

Estatuto General de la Universi

Resolución No.0400 del 27 de ene

El laboratorio contratará bajo

Contratación Directa, aquellos con

inferior a dos salarios mínimos l

vigentes (2 smmlv).

En esta modalidad de contratación

Elaborar los estudios previos, cua

teniendo en cuenta la cuantía

contrato o el diligenciamiento de

diseñada para el efecto.

El Certificado de Disponibilid


Página 2 de 6


ones o términos de

oceso contractual.

por parte del

ofrecimiento más

que persigue la

nta cuando ninguna

rminos de referencia

a Universidad del

de agosto de 2005,

idad del Quindío,

enero del 2005

la modalidad de

contratos de cuantía

legales mensuales

ón se debe:

ando sea necesario

y naturaleza del

o de la ficha técnica

dad Presupuestal

Código:




vigente.

Se debe solicitar al menos una

propuesta. Se debe elaborar y lega


Página 3 de 6


a (1) cotización o

galizar un contrato.

Código:

8. CONTENIDO


1

2

3

4

5

6

7

8

INICIO

Recibir la solicitud de compra aprobada y revisada

Verificar la disponibilidad de recursos

Solicitar cotizaciones a los proveedores

¿cumpleespecificaciones

Elegir la propuesta o cotización beneficiada

Notificar a la alta dirección para la firma de orden de gasto

A

No

Recibir propuestas y documentación y realizar cuadro comparativo

A

Emitir certificado de disponibilidad presupuestal

Elaborar la orden de servicios






Memorando General o correo

electrónico

Líder Laboratorio


PropuestasFormato selección


Propuestas proveedores

Formato selección

Líder Laboratorio Formato selección

propuestas

Líder Laboratorio Memorando interno


Líder Laboratorio

Memorando internoCDP


INICIO

Recibir la solicitud de compra aprobada y revisada


Solicitar cotizaciones a los proveedores

cumple especificaciones?

Elegir la propuesta o cotización beneficiada

Notificar a la alta dirección para la firma de orden de gasto

A

Si

Recibir propuestas y documentación y realizar cuadro comparativo

Emitir certificado de disponibilidad presupuestal (CDP)

Elaborar la orden de servicios


Página 4 de 6



Memorando General o correo

electrónico

Propuestas Formato selección


Formato selección

Formato selección propuestas

Memorando interno

Memorando interno CDP BS

BS

Código:


9

10

11

12

13

13

Enviar Orden de servicio firmada con los anexos al líder del laboratorio y/o

división financiera

Expedir certificado de registro presupuestal

Recibir orden de servicios con sus respectivos soportes

Enviar a la alta dirección copia de la orden de servicios y archivar la original

Descartar la propuesta

A

Notificar al proveedor que puede suministrar el bien o servicio

A

FIN

FIN






Líder Laboratorio División Financiera CRP




Formato selección

Líder Laboratorio

Enviar Orden de servicio firmada con los anexos al líder del laboratorio y/o

división financiera

Expedir certificado de registro presupuestal


Enviar a la alta dirección copia de la orden de servicios y archivar la

Descartar la propuesta

Notificar al proveedor que puede bien o servicio

A

FIN

FIN


Página 5 de 6



BS

CRP

BS


Formato selección

Código:

N° Revisión


Revisó

Fecha







Aprobado por

Aprobó

Fecha


Página 6 de 6


Aprobado por


Código:



3. OBJETIVO

4. ALCANCE




CONTRATACION PRIVADA


RESPONSABLE DEL LIDER LABORATORIO


oferentes y usuarios internos

metrología topográfica una contra

tiempo posible, seleccionando

beneficiosa tanto en el aspec

económicos.

Inicia desde la elaboración

previos hasta la ejecución del con

TÉRMINOS Y DEFICIONES • CDP: Certificado de Disponibili

• CRP: Certificado de registro presupuestal

• Los estudios Previos :

contiene el fundamento de

oportunidad de realizar la contr

• Pliego de condiciones

referencias : S o n las condi

de referencia que materia

contractual.

• Selección Objetiva : A c c i ó n

Laboratorio de escoger el


Página 1 de 8

ue ofrezca a los

del laboratorio de

atación en el menor

la oferta más

specto técnico como

de los estudios

contrato.

ilidad Presupuestal

: Certificado de registro presupuestal

Documento que

conveniencia y la

tratación.

o término de

iciones o términos

alizan el proceso

A c c i ó n por parte del

ofrecimiento más

Código:

6. REFERENCIAS





favorable para los fines

Institución.

• Declaratoria Desierta : Se

ninguna propuesta se ajusta al p

de referencia.

Estatuto de Contratación de la

Quindío, Acuerdo No.0013 del

2005, Ley 80 de 1993, Estat

Universidad del Quindío, Resoluc

de enero del 2005.

El laboratorio de metrología topográfica

bajo la modalidad de invitació

contratos cuya cuantía sea supe

inferior a 10 smmlv.

Se aplicara al siguiente procedimiento:

1. Elaboración estudios previos

2. Presupuestos:

• Presupuesto Oficial del Laboratorio

cálculo anticipado de los

la invitación.

• Certificado de Disponibili

vigente.

3. Elaboración del Pliego de cond


Página 2 de 8

nes que persigue la

presenta cuando

al pliego o términos

a Universidad del

1 de agosto de

tuto General de la

ción No.040 del 27

El laboratorio de metrología topográfica contratará

ón privada, aquellos

erior a 2 smmlv e

procedimiento:

l Laboratorio: Es un

costos objeto de

ilidad Presupuestal

ndiciones o término

Código:




de referencias.

4. Invitación privada a los pro

efecto se elevará invitación

que se encuentren inscritos en

de proponentes de la Cámara

5. Solicitud como mínimo de tres

6. Recepción de propuestas u ofe

7. Evaluación de las propuest

Comité Evaluador.

8. Selección del Contratista.

9. Adjudicación del Contrato

10. Registro Presupuestal.

11. Elaboración del Contrato

12. Legalización del Contrato


Página 3 de 8

ponentes, para el

a los proponentes

en el registro único

de Comercio.

(3) ofertas.

ertas.

tas por parte del

Código:

8. CONTENIDO


1

2

3

4

5

6

7

INICIO

Elaborar estudios previos y diligenciar ficha técnica con la cuantía y naturaleza del contrato

Verificar disponibilidad de recursos y elaborar proyecto para contrato con

entidad privada

Elaborar y enviar las invitaciones a cotizar a los oferentes seleccionados y

entregar términos de referencia

¿Existen errores

Recibir propuestas, verificar términos y documentos y elaborar acta de recepción

Notificar al oferente para ajustes o correcciones

A

Evaluar las diferentes propuestas





líder y Funcionario

laboratorio Formato

Funcionario

laboratorio CDP

Funcionario

laboratorio

Términos de

referencia

líder del laboratorio Propuestas

Formato

Líder y Funcionario

laboratorio Oficio

líder laboratorio Acta

INICIO

Elaborar estudios previos y diligenciar ficha técnica con la cuantía y naturaleza del contrato

Verificar disponibilidad de recursos y elaborar proyecto para contrato con

privada

Elaborar y enviar las invitaciones a cotizar a los oferentes seleccionados y

entregar términos de referencia

Existen errores?

Recibir propuestas, verificar términos y documentos y elaborar acta de

Notificar al oferente para que realice ajustes o correcciones

A

No

Si

Evaluar las diferentes propuestas


Página 4 de 8


Formato

CDP

Términos de

referencia

Propuestas

Formato

Oficio

Acta

Código:


12

13

14

15

16

Contrato

Elaborar acta de evaluación recomendando a la alta

contratación a seguir indicado el orden de elegibilidad

Elaborar minuta del contrato con visto bueno de los entes correspondientes para firma de alta dirección

¿Contrato

Enviar copia documento original y anexo al responsable decontratación para archivar y demás implicaciones legales

Elaborar acta de iniciación del contrato y realizar seguimiento a la ejecución del mismo, aprobar desembolsos y elaborar acta de finalización

A

FIN





Líder y Funcionario laboratorio

Acta

Funcionario laboratorio Contrato

Funcionario laboratorio Contrato

Funcionario laboratorio

Formato Acta iniciación

Acta parcialActa finalización

Contrato

Elaborar acta de evaluación recomendando a la alta dirección la

contratación a seguir indicado el orden de elegibilidad


Contrato o BS?

documento original y al responsable de la

para archivar y demás implicaciones legales

Elaborar acta de iniciación del contrato y realizar seguimiento a la ejecución del mismo, aprobar desembolsos y elaborar acta de

BS

A

A

FIN


Página 5 de 8


Acta

Contrato

Contrato

Formato Acta iniciación

Acta parcial Acta finalización

Código:


17

18

19

20

21

22

23

9. ANEXOS Estudios Previos (A.GF Selección de cotizaciones Acta Apertura de Propuestas

FIN

Elaborar orden de servicios

Enviar a quien corresponda para firma de aprobación de gastos

Enviar orden de servicios firmada a división financiera y/o alta dirección

Expedir registro de aprobación presupuestal


Archivar original y enviar copia a quien lo requiera


A





secretaria

secretaria

secretaria

secretaria

secretaria

secretaria

secretaria

A.GF-04.F.01)

Selección de cotizaciones (A.GF-04.F.02)

Acta Apertura de Propuestas (A.GF-04.F.03)

FIN









Página 6 de 8


BS

BS

BS

BS

BS

BS

BS

Código:

Acta Inicio de contrato

Acta parcial de contrato

Acta final de contrato




Acta Inicio de contrato (A.GF-04.F.04)

parcial de contrato (A.GF-04.F.05)

Acta final de contrato (A.GF-04.F.06)


Página 7 de 8

Código:

N° Revisión


Revisó

Fecha







Aprobado por

Aprobó

Fecha


Página 8 de 8

Aprobado por


Código:



3. OBJETIVO

4. ALCANCE




CONTRATACION PÚBLICA


RESPONSABLE DEL LÍDER LABORATORIO


oferentes y usuarios internos del L

Metrología Topográfica una contra

tiempo posible, seleccionando

beneficiosa para el mismo tanto en

como financiero.

Inicia con la elaboración de

previos hasta la adjudicación

ejecución del contrato.

TÉRMINOS Y DEFICIONES Los estudios Previos : Documen

el fundamento de conveniencia y

realizar la contratación.

Pliego de condiciones o

referencias: Son las Condiciones o términos de

referencia que materializan el proceso contractual.

Selección Objetiva: Acción por parte del

laboratorio de metrología topográfica de escoger el

ofrecimiento más favorable para los fines que

persigue la Institución.

Declaratoria Desierta: Se presenta cuando ninguna

propuesta se ajusta al pliego o términos de


Página 1 de 9

ue ofrezca a los

nos del Laboratorio de

atación en el menor

onando la oferta más

en el aspecto técnico

de los estudios

de la Compra y

ento que contiene

y la oportunidad de

o término de

Condiciones o términos de

materializan el proceso contractual.

Acción por parte del

laboratorio de metrología topográfica de escoger el

ofrecimiento más favorable para los fines que

Se presenta cuando ninguna

ajusta al pliego o términos de

Código:

6. REFERENCIAS

7.




referencia.

Estatuto de Contratación de la Universidad del

Quindío, Acuerdo No.0013 del 1 de

Estatuto General de la Univers

Resolución No.0400 del 27 de ene

El laboratorio de metrología topográfica

bajo la modalidad de invitación

contratos cuya cuantía supere los

Bajo esta modalidad se aplica

procedimiento:

1. Elaboración de estudios p

incluido dentro del Plan

laboratorio de metrología topográfica

debe describir la necesidad.

2. Presupuesto: a) Presup

laboratorio de metrología topográfica:

cálculo anticipado de los

la invitación privada. b )

disponibilidad presupuestal

3. Pliego de condiciones

Referencia.

4. Recepción de propuestas u

5. Apertura de ofertas en Audi

6. Evaluación de las propues

Comité evaluador.


Página 2 de 9

de la Universidad del

de agosto de 2005,

sidad del Quindío,

enero del 2005.

El laboratorio de metrología topográfica contratará

ón pública, aquellos

10 smmlv.

cará el siguiente

previos: Debe estar

de Desarrollo del

laboratorio de metrología topográfica y se

dad.

puesto oficial del

laboratorio de metrología topográfica: Es un

costos objeto de

) Certificad de

vigente.

o términos de

u ofertas.

iencia Pública.

uestas por parte del

Código:




7. Audiencia pública para

contratista.

8. Adjudicación del Contrato.

9. Registro Presupuestal.

10. Elaboración del Contrato.

11. Legalización del Contrato.


Página 3 de 9

la selección del

Código:

8. CONTENIDO


1

2

3

4

5

6

7

8

9


Elaborar proyectos de términos de referencia para invitación

Elaborar los estudios y diligenciar ficha técnica con la cuantía y naturaleza de

contrato.

Revisar los términos de visto bueno y los envía a la alta dirección

Aprobar los términos y envía a la oficina de compras y suministros.

Publicar en la página web la licitación

Recibir las propuestas, verificar términos y documentos y elaborar acta

de recepción.

INICIO

A

Revisar las propuestas, verificar términos y documento.

¿Existen errores





Líder laboratorio Formato

Líder laboratorio

Funcionarios Términos de

referencia

Funcionarios Términos de

referencia

Alta dirección Términos de

referencia

Responsable

Sistemas Página WEB

funcionarios FormatoPropuesta

funcionarios Propuestas


Elaborar proyectos de términos de referencia para invitación pública.

Elaborar los estudios y diligenciar ficha y naturaleza de

contrato.

de visto bueno y alta dirección

Aprobar los términos y envía a la de compras y suministros.

web la licitación

Recibir las propuestas, verificar términos y documentos y elaborar acta

de recepción.

Si

A

Revisar las propuestas, verificar términos y documento.

No


Página 4 de 9


Formato

CDP

Términos de

referencia

Términos de

referencia

Términos de

referencia

Página WEB

Formato Propuesta

Propuestas

Código:


8

9

10

11

12

13

14

15

16

Elaborar informes de evaluación determinando el orden

recomendaciones.

Elaborar acta de adjudicación.

Publica en la página web el acta deadjudicación.

Adjudicar compra.

Hay reclamaciones

BS o contrato.


Enviar copia documento original y anexo al responsable de la contratación para archivar y demás implicaciones legales

Elaborar acta de iniciación del contrato y realizar seguimiento a la ejecución del mismo, aprobar desembolsos y elaborar acta de finalización

FIN

A





Funcionarios

Funcionarios

Responsable

sistemas Página web

Alta dirección Resolución

Líder Laboratorio

funcionarios Contrato



informes de evaluación eterminando el orden y

recomendaciones.

Elaborar acta de adjudicación.

Publica en la página web el acta de adjudicación.

Adjudicar compra.

reclamaciones

BS

C

No

D

BS o contrato. E


Enviar copia documento original y anexo al responsable de la contratación para archivar y demás

Elaborar acta de iniciación del contrato y realizar seguimiento a la ejecución del mismo, aprobar desembolsos y elaborar acta de

A

Contrato


Página 5 de 9


Acta

Acta

Página web

Resolución

Contrato

Contrato

Contrato

Código:


Notificar al oferente para la realización del ajuste y presentación de los documentos

correctos.

Revisar la reclamación y modificar si es el caso.




ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONS

ABLE REGISTRO

Notificar al oferente para la realización del ajuste y presentación de los documentos

correctos.

Revisar la reclamación y modificar si es el caso.

A

C

D


Página 6 de 9

REGISTRO OBSERVACIÓ

N

Código:


17

18

19

20

21

22

23

9. ANEXOS Estudios Previos (A.GF Selección de cotizaciones Acta Apertura de Propuestas

FIN



Enviar orden de servicios firmada a división financiera y/o alta direc





A





secretaria

secretaria

secretaria

secretaria

secretaria

secretaria

secretaria

A.GF-04.F.01)

Selección de cotizaciones (A.GF-04.F.02)

Acta Apertura de Propuestas (A.GF-04.F.03)

FIN









Página 7 de 9


BS

BS

BS

BS

BS

BS

BS

Código:

Acta Inicio de contrato

Acta parcial de contrato

Acta final de contrato




Acta Inicio de contrato (A.GF-04.F.04)

Acta parcial de contrato (A.GF-04.F.05)

Acta final de contrato (A.GF-04.F.06)


Página 8 de 9

Código:

N° Revisión


Revisó

Fecha







Aprobado por

Aprobó

Fecha


Página 9 de 9

Aprobado por




FORMATO ESTUDIOS PREVIOS

Fecha de elaboración Año Mes Día

DEFINICION DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER

DEFINICIÓN TECNICA DE LA NECESIDAD

ITEM

DESCRIPCION DEL ELEMENTO

UNIDAD DE

MEDIDA

CANTIDAD

VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR

FUNDAMENTOS JURIDICOS

ANÁLISIS DE RIESGOS QUE DEBEN SER AMPARADOS POR EL CONTRATISTA



FORMATO ESTUDIOS PREVIOS

JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MAS

FAVORABLE

RESPONSABLE

Elaboró (Nombre y Firma)

Versión: 1

AÑO MES DIA

VALOR

1

3

5

Tiempo de servicio con la Institución (Diligencia Compras y

Suministros)

Atención y solución a sugerencias y/o reclamos

Criterios de Calificacion TOTAL

Más de 3 años

Pagina: 1 de 1



FORMATO DE EVALUACION DEL PROVEEDOR ACTUAL

INFORMACION DEL PROVEEDOR

Nombre del Proveedor:

Fecha: Código: A.GF-06.F.04

FECHA DE ELABORACION

2

Bien o servicio que provee:

TABLA DE CALIFICACIÓNDESCRIPCIÓN

No Cumple

Cumple

Cumple Insatisfactoriamente

El proveedor da respuesta inmediata

Menos de 1 año

Entre 1 y 3 años

Señor Interventor o usuario del bien o servicio adquirido:

"Califique según los siguientes criterios la calidad del bien/servicio prestado por el proveedor utilizando la tabla de

calificación."

TABLA DE CALIFICACION

CRITERIOS A EVALUAR SEGÚN VALORES INSTITUCIONALES

1

El proveedor cumple

El proveedor no cumple

Cumplimiento con los tiempos pactados de entrega para el producto

comprado o para la prestación del servicio

4

5

El proveedor difícilmente las atiende2

3

El proveedor cumple

El proveedor pocas veces cumple

El proveedor no cumple

Asistencia técnica durante el servicio o asesoría técnica del productoEl proveedor cumple con la asistencia técnica requerida

El proveedor pocas veces cumple con la asistencia técnica requerida

El proveedor no da respuesta

Cumplimiento de especificaciones del servicio o del bien

El proveedor no da respuesta

TipoC

B

A

CARGO:

PROMEDIO DE CALIFICACION

OBSERVACIONES DE LA EVALUACION

Proveedor Mal Evaluado

14-19 Proveedor Aceptable

NOTA: La Universidad no contratará proveedores Tipo C, privilegia trabajar con proveedores Tipo A y cuando lo

considere necesario contratará proveedores Tipo B siempre y cuando presenten un programa con acciones de

mejoramiento.

INFORMACION DEL EVALUADOR

Total Evaluación5-13

FIRMA DEL EVALUADOR

NOMBE:

CLASIFICACIÓN DEL PROVEEDOR

20-25 Proveedor Bien Evaluado

Notas de Calificaciones

CONSIDERACIONES QUE SE TUVIERON EN CUENTA PARA LA CALIFICACION:

Versión: 1

AÑO MES DIA

VALOR

1

3

5

TABLA DE CALIFICACION

CRITERIOS A EVALUAR SEGÚN VALORES INSTITUCIONALES

TABLA DE CALIFICACIÓN

Cumple totalmen te

Experiencia en el Mercado (Certificada)

No presenta Recomendaciones (1)

Criterios de Calificacion

Presenta sólo una recomendación (3) 2

Menos de 1 año (1)

Entre 1 y 3 años (3)

Más de 3 años (5)

Bien o servicio que provee:Nombre del Proveedor:


Fecha: Pagina: 1 de 1


SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

FORMATO DE EVALUACION DEL PROVEEDOR NUEVO

DESCRIPCIÓN


INFORMACION DEL PROVEEDOR

Recomendaciones (Mínimo presentar (2) dos)

Presenta las dos recomendaciones solicitadas (5)

Cumple aceptablemente

TOTAL

1

No Cumple

TipoC

B

El Proveedor ofrece los bienes o servicios que podrían satisfacer las

necesidades y requisitos de la Entidad.

El Proveedor ofrece beneficios y ventajas adicionales a la entidad por

concepto de valor agregado.

3

Total Evaluación5-13

4

Proveedor Mal Evaluado

CLASIFICACIÓN DEL PROVEEDOR

PROMEDIO DE CALIFICACION

14-19 Proveedor Aceptable

Notas de Calificaciones

A

CARGO:

CONSIDERACIONES QUE SE TUVIERON EN CUENTA PARA LA CALIFICACION:

Proveedor Bien Evaluado

FIRMA DEL EVALUADOR

NOMBE:

20-25

NOTA: La Universidad no contratará proveedores Tipo C, privilegia trabajar con proveedores Tipo A y cuando lo

considere necesario contratará proveedores Tipo B.

INFORMACION DEL EVALUADOR

OBSERVACIONES DE LA EVALUACION

FORMATO PLAN DE COMPRAS

CODIGO: _____________

Versión: 1

FECHA:

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

1

13

14

15

16

17


LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICAPagina: 1 de 1

PLAN DE COMPRAS

CANTIDAD

PRECIO

UNITARIO

PROMEDIO

PRECIO

TOTALMATERIAL , HERRAMIENTA O INSUMOS

REALIZADO POR:

ESPECIFICACIONES

TECNICAS

JEFE DE DEPENDENCIA

TOTAL PLAN DE COMPRAS

AUTORIZACION


ITEM

Fecha:

Código:

RECEPCIÓN Y



3. OBJETIVO

4. ALCANCE




RECEPCIÓN Y ALMACENAJE DE MERCANCIA



Define el propósito que se

procedimiento. Responde a las

pretende el procedimiento y para q

Aplica desde el ingreso de la mercancía al

Laboratorio hasta el archivado de los documentos y el

almacenaje de los productos.

TÉRMINOS Y DEFICIONES BS: Orden de Compra o Servicios (Reportado por el

Sistema)

EE: Formato de Entrega Especial (Destinación

Específica) (Reportado por el Sistema)

ET: Entrega a Bodega General (Reportado por el

Sistema)

EC: Entrada a Caja Menor (Reportado por el

Sistema)

EO: Entrada en Comodato (Reportado por el

Sistema)

ED: Entrada en Donación (Reportado por el Sistema)


Página 1 de 5

DE MERCANCIA

busca con el

s preguntas qué

qué.

Aplica desde el ingreso de la mercancía al

de los documentos y el

Orden de Compra o Servicios (Reportado por el

Formato de Entrega Especial (Destinación

(Reportado por el Sistema)

Entrega a Bodega General (Reportado por el

Entrada a Caja Menor (Reportado por el

Entrada en Comodato (Reportado por el

Entrada en Donación (Reportado por el Sistema)

Código:

RECEPCIÓN Y

6. REFERENCIAS




Soporte Legal : Se refiere al BS o al Contrato

(Reportado por el Sistema)

Artículo 774 del Código de Comercio


Página 2 de 5

DE MERCANCIA

Se refiere al BS o al Contrato

Artículo 774 del Código de Comercio

Código:

RECEPCIÓN Y

7. CONTENIDO


1

2

3

4

5

6

INICIO

Recepcionan la mercancía y verificar

soporte legar

Verificar el contenido de la factura con la entrega física

¿Diferencias?

Tramitar documentos pertinentes

Almacenar en el lugar específico para cada elemento, asegurándose de que se cumplan todas las medidas de seguridad

No

Si

Clasificar

Otras

1

Tramitar documentos pertinentes

Firmarlos dar copia al proveedor

Almacenar según el tipo de suministro en los estantes correspondientes, dejando constancia de ello.

FIN





Funcionarios

Funcionarios

Secretaria

Funcionarios

Secretaria

Secretaria

funcionarios Acta

Informar al proveedor

FIN

Almacenar en el lugar específico para cada elemento, asegurándose de

cumplan todas las

Si

1 Suministros

Almacenar según el tipo de los estantes

correspondientes, dejando


Página 3 de 5

DE MERCANCIA


Acta

Código:

RECEPCIÓN Y

8. ANEXOS

N/A





Página 4 de 5

DE MERCANCIA

Código:

RECEPCIÓN Y

N° Revisión


Revisó

Fecha







Aprobado por

Aprobó

Fecha


Página 5 de 5

DE MERCANCIA

Aprobado por


Los campos que tienen asterisco (*) son de diligenciamiento obligatorio

Natural Jurídica

C.C. NIT Documento No. *

Ciudad *

Celular *

Fax

Datos del Representante Legal

Información de Contacto

Apellidos *

Documento No. *

Cargo *

Teléfono *

Email *

Documento No. *

Apellidos *

Correo Electrónico *

Nombre(s) *

Teléfono *

Nombre(s) *

Página Web

Nombre o Razón Social *

Persona *

Tipo de Documento *

Dirección *

Deapartamento *

Otro

Teléfono *

RUT No.


FORMATO DE REGISTRO DE PROVEEDORES

Página: 1 de 1Fecha: Version: 1Código: A.GF-06.F.02

Actividad

Clase de Proveedor

Información Tributaria

Régimen Simplificado

Referencias

Bancaria * Nombre Teléfono

Comercial * Nombre Teléfono

Datos de la Cuenta

Tipo de Cuenta *

Titular de la Cuenta * Número de la Cuenta *

Consultor-Asesor

Años de experiencia en el mercado *

Registro Mercantil No. * Régimen Común

Documento del Titular * Ciudad de la Cuenta *

Dirección

Dirección

Nombre del Banco *

Categoría *

Contratista de ObraContratista de Servicios Proveedor de Bienes

Versión: 1

AÑO MES DIA

PROVEEDOR ESPECIFICACIONES VALOR

1


2

Fecha:

CLASE DE CONTRATACIÓN:

Pagina: 1 de 1

INFORMACION DEL SOLICITANTE



FORMATO DE SELECCIÓN DE COTIZACIONES


DEPENDENCIA O PROCESO :

OBJETO DE LA SOLICITUD:

FECHA DE LA SOLICITUD:

CUADRO COMPARATIVO

Contribuyente Regimen Comun o Gran Contribuyente

servicio.

PROPUESTA SELECCIONADA

3

FIRMA LIDER LABORATORIO FIRMA DEL SOLICITANTE

En ocasiones se podra contratar con Regimen Simplificado , según las caracteristicas del

NOMBE:

CONSIDERACIONES QUE SE

TUVIERON EN CUENTA

REQUISITOS PARA CONTRATAR CON LA UNIVERSIDAD

Versión: 1

Fecha Solicitud:


De:

Dependencia o Programa: Centro de Costos:

DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO SOLICITADO


LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICAFecha: Pagina: 1 de 1

SOLICITUD DE OTROS SERVICIOS

Apellidos:Nombres:

DATOS SOLICITANTE

Cédula No:

Valor estimado: $ ________________________

DATOS DEL PROVEEDOR

Nombre:

c.c. o NIT: Dirección: Correo Electrónico:

Ciudad:

Cargo:

Teléfono Fijo:

Teléfono Celular:

Dirección:

Correo Electrónico:

Firma Solicitante Ordenador del Gasto

u Ordenador del Gasto Alta dirección (1)

Aprobado

Nota: Este formato debe ser utilizado para:

Solicitud de refrigerios, desayunos, almuerzos o cenas

Atención personal invitado

Solicitud de elementos para atender eventos (Flores, mesas, sillas y manteles)

Centro de Costos:

Fecha de Recepción: Fecha de Radicación:

CDP No. Rubro:

c.c. o NIT: Dirección: Correo Electrónico:

USO EXCLUSIVO DEL AREA FINANCIERA

De: Ciudad: Teléfono:

Código:

ASEGURAR LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS CLI ENTES



3. OBJETIVO

4. ALCANCE



Código: E.GM-07.00 Versión: 01 Fecha:


PROCESO RELACIONADO GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO CONTINUO

RESPONSABLE DEL Personal del Laboratorio

Supervisar y controlar la información suministrada

por el cliente para utilizarla de la forma correcta y

para los fines establecidos.

Toda actividad desarrollada dentro del laboratorio

donde se tenga interacción con clientes internos y

externos

TÉRMINOS Y DEFICIONES Información confidencial : Todo conjunto de datos

suministrado en medio magnético, impreso, oral,

auditivo o visual por el cliente, necesario para la

correcta prestación del servicio y que considere no

apta para terceros

Verificación : Control de la información en presencia

del cliente para así evitar discrepancias en momentos

posteriores

Supervisión : Seguimiento continuo al buen manejo

de la información dentro de las instalaciones del

laboratorio, evitando su filtración al exterior.

Mejora continua: Mejora sistemática e incesante de

los procesos mediante la implementación, desarrollo

y puesta en marcha de metodologías y herramientas


Página 1 de 5


GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO CONTINUO

Supervisar y controlar la información suministrada

por el cliente para utilizarla de la forma correcta y

Toda actividad desarrollada dentro del laboratorio

donde se tenga interacción con clientes internos y

: Todo conjunto de datos

suministrado en medio magnético, impreso, oral,

visual por el cliente, necesario para la

correcta prestación del servicio y que considere no

: Control de la información en presencia

del cliente para así evitar discrepancias en momentos

nuo al buen manejo

de la información dentro de las instalaciones del

laboratorio, evitando su filtración al exterior.

sistemática e incesante de

los procesos mediante la implementación, desarrollo

gías y herramientas

Código:


6. REFERENCIAS





adecuadas al proceso.

Norma NTC-ISO 17025:2005 Requisitos Generales

para la Competencia de laboratorios de Ensayo y

Calibración

Se debe realizar la respectiva verificación de la

información recibida, con el formato de recepción de

información confidencial de los clientes, en él se

pueden guardar registros de cada trabajo convenido

y asegurar la transparencia en el manejo de la

información.

Velar por el buen manejo de la información, que el

proceso se realice de forma eficiente, eficaz y que se

garantice la absoluta transparencia y el manejo

adecuado de toda fuente de información que ingrese

a las instalaciones.

Cada trabajo realizado servirá como base para la

realización de otro, ya que así se busca mejorar de

forma oportuna y medida de acuerdo a las

necesidades y a los procesos flexibles que encamine

el laboratorio.

Concientizar al personal involucrado en el buen

manejo y disposición de la información, para que de

esta forma se genere un clima de confianza al

interior, que a medida que sea más fuerte, servirá de


Página 2 de 5


ISO 17025:2005 Requisitos Generales

para la Competencia de laboratorios de Ensayo y

Se debe realizar la respectiva verificación de la

recibida, con el formato de recepción de

información confidencial de los clientes, en él se

pueden guardar registros de cada trabajo convenido

y asegurar la transparencia en el manejo de la

Velar por el buen manejo de la información, que el

proceso se realice de forma eficiente, eficaz y que se

garantice la absoluta transparencia y el manejo

adecuado de toda fuente de información que ingrese

Cada trabajo realizado servirá como base para la

así se busca mejorar de

forma oportuna y medida de acuerdo a las

necesidades y a los procesos flexibles que encamine

Concientizar al personal involucrado en el buen

manejo y disposición de la información, para que de

esta forma se genere un clima de confianza al

interior, que a medida que sea más fuerte, servirá de

Código:





evidencia ante los clientes potenciales de la

honorabilidad de quienes prestan el servicio.

Para llenar el formato de recepción de información

confidencial de los clientes es necesario contar con la

participación activa del cliente, para que él sea

testigo del convenio que se contrajo al prestar el

servicio con el laboratorio, al igual que verificar que:

• Se recibió la información suficiente para

desarrollar el trabajo

• El cliente acepta las condiciones propuestas por

el laboratorio

• Se garantizó el uso de la información sólo para

satisfacer las necesidades expresadas por el

cliente.

De cumplir estas condiciones, se llena el formato

de recepción de información confidencial de los

clientes, sin ninguna observación o medida de

corrección o correctivo, y se procede a programar

el inicio de la tarea.

Si alguna condición no se cumple, entonces:

• Solicitar al cliente el suministro de la información

completa

• Negociar las condiciones para llegar a un

consenso que beneficie a ambas partes, pero

sin dejar a un lado los valores y principios por

los cuales se debe regir el personal del

laboratorio.


Página 3 de 5


evidencia ante los clientes potenciales de la

dad de quienes prestan el servicio.

Para llenar el formato de recepción de información

confidencial de los clientes es necesario contar con la

participación activa del cliente, para que él sea

testigo del convenio que se contrajo al prestar el

cio con el laboratorio, al igual que verificar que:

Se recibió la información suficiente para

El cliente acepta las condiciones propuestas por

Se garantizó el uso de la información sólo para

expresadas por el

De cumplir estas condiciones, se llena el formato

de recepción de información confidencial de los

clientes, sin ninguna observación o medida de

corrección o correctivo, y se procede a programar

a condición no se cumple, entonces:

Solicitar al cliente el suministro de la información

Negociar las condiciones para llegar a un

consenso que beneficie a ambas partes, pero

sin dejar a un lado los valores y principios por

regir el personal del

Código:

ASEGURAR LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS CLI ENTES 8. CONTENIDO


9. ANEXOS

Anexo 1. Formato de Recepción de Información de los Clientes

FIN

Entregar copia al cliente y guardar original

Diligenciar el formato donde conste la recepción de la información

Solicitar al cliente la totalidad de la información

No

¿Está completa

Revisar en presencia del cliente la totalidad de la información

suministrada

Recibir del cliente la información necesaria para prestar el servicio

INICIO

Notificar al cliente sobre el manejo de la información mientras dure la

prestación del servicio











Anexo 1. Formato de Recepción de Información de los Clientes (E.GM-07.F.01

FIN

Entregar copia al cliente y guardar original

Si

Diligenciar el formato donde conste la recepción de la información

Solicitar al cliente la totalidad de la información

Está completa?

Revisar en presencia del cliente la totalidad de la información

suministrada

Recibir del cliente la información necesaria para prestar el servicio

INICIO

Notificar al cliente sobre el manejo de la información mientras dure la

prestación del servicio


Página 4 de 5



07.F.01)

Código:


N° Revisión


Revisó

Fecha







Aprobado por

Aprobó

Fecha


Página 5 de 5


Aprobado por



Código: E.GM-08.F.02 Versión: 01 Fecha: Página 1 de 1

EVALUACIÓN DEL NIVEL DE PERCEPCIÓN DE LA ATENCIÓN A QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUD Y OTROS

Fecha Nombre Doc. identidad

El trámite para presentar la

queja le pareció fácil

La respuesta fue oportuna

Se resolvió la inquietud planteada

Observaciones

Día Mes Año SI NO SI NO SI NO

FORMATO DE RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL DE LOS CLIENTES

FECHA: No. FORMATO:

DEPENDENCIA Y LUGAR DE RECEPCIÓN:

DESCRIPCION DEL TRABAJO A REALIZAR:

ASIGANDO A :

OBSERVACIONES:

CONTESTE LAS SIGUIENTES INTERROGANTES CON SI O NO:

1. El cliente suministro la información necesaria

para prestar el servicio ?. SI No

2. La información declarada coincide con la real?

SI No

3. Las partes aceptaron libremente los acuerdos para la prestación

del servicio?.

No requiere SI No

CLAUSULA DE CONFIDENCIALIDAD

Firma clienteFirma Recepción

El Laboratorio como ente inscrito a la universidad del Quindio, entiende que la información

suministrada es valiosa, por lo cual se compromete a utilizarla sólo con los fines convenidos entre las

partes, evitando el conocimiento de la misma por parte de terceros y a mantener su buen nombre y el

del cliente. Ante cualquier hecho que viole esta política, el laboratorio se sometera a las dispociones

que establesca la Justicia.



FORMATO ASEGURAMIENTO DE LA CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

CÓDIGO: E.GM-07.F.01 VERSIÓN: 01 FECHA:

FORMATO DE ENCUESTA SATISFACIÓN DEL CLIENTE

CODIGO: ______________

FECHA: No. FORMATO:

DEPENDENCIA Y LUGAR DE PRESTACIÓN:

DESCRIPCION DEL TRABAJO REALIZADO:

OBSERVACIONES:

CONTESTE LAS SIGUIENTES INTERROGANTES CON SI O NO:

1. Recibió el quipo en buenas condiciones (limpio, sin daños visibles)

SI No

2. Le fue suministrada la información necesaria para el posterior cuidado de su equipo (s)

SI No

3. La entrega fue en la fecha establecida?

SI No

CALIFICACION DEL SERVICIO (1-5)

( 1 - 3 ) Malo (3.1 - 3.9 ) Bueno (4 - 5) Excelente

Calificacion

1. Cómo califica la atención dada por el analista, según sus expectativas?

2. Cómo considera el tiempo de ejecucion de la labor, por parte del analista asignado?

3. Cómo considera el manejo de la información dentro del laboratorio ?.

4. Cómo fue la informacion suministrada al momento de solicitar el servicio?.

5. Cómo califica el servicio suministrado por el analista que realizo la calibración ?.

6. Cómo calificaria en general la labor realizada por el personal del laboratorio?.

promedio

¡Gracias por diligenciar este fomulario, con su ayuda mejoraremos para darle siempre un mejor

servicio!




FORMATO ENCUESTA DE SATISFACCIÓN

Registro civil

Teléfono

SOLICITUD

Carta Personal Web E-mail

2. PRESENTACIÓN MEDIANTE

Llamada

DÍA

Buzón

Nombre del funcionario

Causas

3. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN

4. CONTROL DEL LABORATORIO

4.1 ANTECEDENTES PARA EL ANÁLISIS Y SOLUCIÓN

QUEJA

Dependencia

AÑO

C.C.

Cuál

1. IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA

Documento anexo (especifique)


QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUD Y OTROS

No. SOLICITUDMES

NIT.

Ciudad

________________________________

Cédula extranjería Pasaporte

OTRO

2. TIPO DE SITUACIÓN

DOCUMENTO DE IDENTIDAD

Nombres __________________________ Apellidos

T.I.

Correo electrónico Dirección

RECLAMO

FAX ESCRITO

5. CONFORMIDAD DEL CLIENTE

Solución y respuesta al cliente

Medio por el cual se envía respuesta

Comentarios

OTRO CUAL

Responsable de dar respuesta. Nombre y firma

E-MAIL

Otra

No conformidadMenor

Dependencia

6. DEFINICIÓN DE LA QUEJA O RECLAMO

Definición

Observación

Oportunidad de mejora

Conformidad SI NO

DÍA

Mayor

Especificar

MES AÑO

Código:

TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS



3. OBJETIVO

4. ALCANCE






RESPONSABLE DEL PERSONAL DEL LABORATORIO

Establecer actividades de con

recepción, redirección, trámite

peticiones, quejas, reclamos y su

usuarios o partes interesadas fren

ofrecidos por el Laboratorio de M

Topográfica.

Este procedimiento aplica desde

de peticiones, sugerencias, quejas

de los servicios y productos ofrec

hasta la presentación para las acc

preventivas y de mejora

TÉRMINOS Y DEFICIONES Punto de atenc ión al usuario: L

recepcionan por ventanilla las pe

reclamos del Laboratorio.

Queja : Observación o crítica prov

o de algún funcionario de la insti

con el nivel de servicio.

Reclamo : Solicitud generada por

correspondiente a cualquier incu

requisitos del servicio prestado o

que afecta el incumplimiento de sus


Página 1 de 8



control para la

e y control de

s y sugerencias de los

ente a los servicios

el Laboratorio de Metrología

desde la recepción

as y reclamaciones

ecidos el Laboratorio

acciones correctivas,

: Lugar donde se

peticiones, quejas y

veniente del cliente

itución, relacionada

por el usuario/cliente,

ncumplimiento de los

o el producto final,

sus especificaciones.

Código:


6. REFERENCIAS




Derecho de petición : Derecho

ciudadano (Constitución Política de

artículo 23) de realizar peticiones

entidades públicas, que pueden

particular o en beneficio general.

No conformidad : Incumplimiento de

PQR: petición Queja y reclamo Servicio al cliente : Interacción en

el cliente a los largo del c

macroproceso o servicio.

Usuarios : Clientes internos o exte

Usuarios internos : Son los func

institución que participan en el proc

de servicios.

Usuarios externos : Son aquell

organización presta servicios.

• Constitución Política de Colomb

74

• Ley 190 de 1995, artículo 53

• Decreto 01 de 1984. Cód

administrativo, artículo 32

• Ley 962 de 2005. Artículo 3°, 5°

• Resolución No. 1124 de dici

Por medio de la cual se ado


Página 2 de 8


echo que tiene todo

ca de Colombia,

respetuosas a las

pueden ser en beneficio

de un requisito.

entre la institución y

del ciclo de vida del

ernos.

uncionarios de la

oceso de prestación

llos para quien la

mbia, artículos 23 y

Código Contencioso

° y 15°

iembre 2 de 2008.

opta el reglamento

Código:






para la tramitación interna

quejas y reclamos en la Univers

Este procedimiento sigue las direc

en la Resolución No. 1124 de dic

Por medio de la cual se adopta el

tramitación interna de las pet

reclamos en el Laboratorio

Los funcionarios responsables

responder las peticiones, quejas

deben seguir las normas

reglamento para la tramitación

peticiones, quejas y reclamos en el Laboratorio

Las peticiones verbales y escritas

el punto de atención al usuari

organiza, enumera, coordina, con

dependencia competente para el respec

Cada área es responsable del m

oportuno de las peticiones, que

sugerencias.

Las quejas o reclamos recibidas

llamadas telefónicas o correo

deben ser registradas en el for

reclamos, solicitud y otros (E.GM

respectivo tratamiento y seguimien


Página 3 de 8


de las peticiones,

sidad del Quindío

ectrices establecidas

ciembre 2 de 2008.

reglamento para la

ticiones, quejas y

es de orientar y

as y reclamos

as y directrices del

ón interna de las

el Laboratorio

serán recibidas en

io, quien recibe,

, controla y remite a la

espectivo tramite.

manejo adecuado y

uejas, reclamos y

das a través de

eo electrónico

rmato para quejas,

E.GM-08.F.01) para su

nto.

Código:





Los términos para resolver de respue

• Peticiones en interés particul

días hábiles a la fecha de su rec

• Peticiones sobre consulta de

días hábiles

• Consultas formuladas por escri

• Quejas y reclamos: 15 días háb

Los reclamos, quejas y sugerencias se revisan

diariamente.


Página 4 de 8


espuestas son:

lar o general: 15

ecibo.

de documentos: 10

ito: 30 días hábiles

hábiles


Código:


8. CONTENIDO


1

2

3

4

5

6

7

8

9

Si

Recibir Solicitud

Tramitar la solicitud controlando el tiempo de respuesta según sea el

caso

¿Solicitud verbal?

Radicar la solicitud

Clasificar y depurar la solicitud según su relevancia

1

¿Datos suficientes?

No

Elaborar respuesta a la solicitud

Enviar respuesta al interesado

INICIO






Quejas, reclamos, solicitud y otros





Funcionario laboratorio Oficio



Correo memorando

Diligenciar formato


Clasificar y depurar la solicitud

A

Si



Respuesta en cartelera


Página 5 de 8




Oficio

Correo electrónico memorando

Código:



10

11

12

13

14

15

16

Informar al líder la respuesta a la solicitud y su envío a publicación

Actualizar de manera permanente la base de datos de solicitudes y sus

respuestas para

Realizar el seguimiento a la satisfacción de respuestas, realizando un muestreo del total consolidado

Establecer comunicación con el solicitante e indagar sobre la percepción del

solicitud

Registrar la información requerida

1

Reportar al líder los resultados negativos en la evaluación para que sean tomadas acciones pertientes

Analizar los datos y elaborar un informe de resultados







Líder Laboratorio Funcionario laboratorio




Evaluación del nivel de

percepción de la queja, reclamo, solicitud y otros


Informe



respuestas para seguimiento

Realizar el seguimiento a la satisfacción de respuestas, realizando un muestreo del total

Establecer comunicación con el solicitante e indagar sobre la percepción del trámite a su

solicitud


2

1


A



Página 6 de 8





Informe

Código:



17

18

9. ANEXOS

Anexo 1. Formato Quejas,

Anexo 2. Evaluación del n

otros (E.GM-08.F.02)

Presentar informe a quien lo requiera

Tomar acciones y decisiones a las que haya lugar

FIN

2






Líder laboratorio Informe


Líder laboratorio

as, reclamos, solicitud y otros (E.GM-08.F.01)

ivel de percepción de la atención a quejas, re



FIN

2


Página 7 de 8



Informe

eclamos, solicitud y

Código:


N° Revisión


Revisó

Fecha







Aprobado por

Aprobó

Fecha


Página 8 de 8


Aprobado por


Código:




3. OBJETIVO

4. ALCANCE







Establecer actividades de con

recepción, redirección, trámite

peticiones, quejas, reclamos y su

usuarios o partes interesadas fren

ofrecidos por el Laboratorio de M

Topográfica.

Este procedimiento aplica desde

de peticiones, sugerencias, quejas

de los servicios y productos ofrec

hasta la presentación para las acc


TÉRMINOS Y DEFICIONES Punto de atenc ión al usuario: L

recepcionan por ventanilla las pe

reclamos del Laboratorio.

Queja : Observación o crítica prov

o de algún funcionario de la insti

con el nivel de servicio.

Reclamo : Solicitud generada por

correspondiente a cualquier incu

requisitos del servicio prestado o

que afecta el incumplimiento de sus


Página 1 de 8



control para la

e y control de

s y sugerencias de los

ente a los servicios

el Laboratorio de Metrología

desde la recepción

as y reclamaciones

ecidos el Laboratorio

acciones correctivas,

: Lugar donde se

peticiones, quejas y

veniente del cliente

itución, relacionada

por el usuario/cliente,

ncumplimiento de los

o el producto final,

sus especificaciones.

Código:


6. REFERENCIAS




Derecho de petición : Derecho

ciudadano (Constitución Política de

artículo 23) de realizar peticiones

entidades públicas, que pueden

particular o en beneficio general.


PQR: petición Queja y reclamo Servicio al cliente : Interacción en

el cliente a los largo del c

macroproceso o servicio.

Usuarios : Clientes internos o exte

Usuarios internos : Son los func

institución que participan en el proc

de servicios.

Usuarios externos : Son aquell

organización presta servicios.

• Constitución Política de Colomb

74

• Ley 190 de 1995, artículo 53

• Decreto 01 de 1984. Cód

administrativo, artículo 32

• Ley 962 de 2005. Artículo 3°, 5°

• Resolución No. 1124 de dici

Por medio de la cual se ado


Página 2 de 8


echo que tiene todo

ca de Colombia,

respetuosas a las

pueden ser en beneficio

de un requisito.

entre la institución y

del ciclo de vida del

ernos.

uncionarios de la

oceso de prestación

llos para quien la

mbia, artículos 23 y

Código Contencioso

° y 15°

iembre 2 de 2008.

opta el reglamento

Código:






para la tramitación interna

quejas y reclamos en la Univers

Este procedimiento sigue las direc

en la Resolución No. 1124 de dic

Por medio de la cual se adopta el

tramitación interna de las pet

reclamos en el Laboratorio

Los funcionarios responsables

responder las peticiones, quejas

deben seguir las normas

reglamento para la tramitación

peticiones, quejas y reclamos en el Laboratorio

Las peticiones verbales y escritas

el punto de atención al usuari

organiza, enumera, coordina, con

dependencia competente para el respec

Cada área es responsable del m

oportuno de las peticiones, que

sugerencias.

Las quejas o reclamos recibidas

llamadas telefónicas o correo

deben ser registradas en el for

reclamos, solicitud y otros (E.GM

respectivo tratamiento y seguimien


Página 3 de 8


de las peticiones,

sidad del Quindío

ectrices establecidas

ciembre 2 de 2008.

reglamento para la

ticiones, quejas y

es de orientar y

as y reclamos

as y directrices del

ón interna de las

el Laboratorio

serán recibidas en

io, quien recibe,

, controla y remite a la

espectivo tramite.

manejo adecuado y

uejas, reclamos y

das a través de

eo electrónico

rmato para quejas,

E.GM-08.F.01) para su

nto.

Código:





Los términos para resolver de respue

• Peticiones en interés particul

días hábiles a la fecha de su rec

• Peticiones sobre consulta de

días hábiles

• Consultas formuladas por escri

• Quejas y reclamos: 15 días háb


diariamente.


Página 4 de 8


espuestas son:

lar o general: 15

ecibo.

de documentos: 10

ito: 30 días hábiles

hábiles


Código:


8. CONTENIDO


1

2

3

4

5

6

7

8

9

Si

Recibir Solicitud


caso

¿Solicitud verbal?

Radicar la solicitud

Clasificar y depurar la solicitud según su relevancia

1

¿Datos suficientes?

No



INICIO











Funcionario laboratorio Oficio



Correo memorando

Diligenciar formato


Clasificar y depurar la solicitud

A

Si



Respuesta en cartelera


Página 5 de 8




Oficio

Correo electrónico memorando

Código:



10

11

12

13

14

15

16



respuestas para

Realizar el seguimiento a la satisfacción de respuestas, realizando un muestreo del total consolidado

Establecer comunicación con el solicitante e indagar sobre la percepción del

solicitud


1
















Informe



respuestas para seguimiento

Realizar el seguimiento a la satisfacción de respuestas, realizando un muestreo del total

Establecer comunicación con el solicitante e indagar sobre la percepción del trámite a su

solicitud


2

1


A



Página 6 de 8





Informe

Código:



17

18

9. ANEXOS

Anexo 1. Formato Quejas,

Anexo 2. Evaluación del n

otros (E.GM-08.F.02)



FIN

2






Líder laboratorio Informe


Líder laboratorio

as, reclamos, solicitud y otros (E.GM-08.F.01)

ivel de percepción de la atención a quejas, re



FIN

2


Página 7 de 8



Informe

eclamos, solicitud y

Código:


N° Revisión


Revisó

Fecha







Aprobado por

Aprobó

Fecha


Página 8 de 8


Aprobado por



Código: M.PS-09.F.02 Versión: 01 Fecha: Página 1 de 1

CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME

SERVICIO

DESCRIPCIÓN DEL

SERVICIO NO

CONFORME

FECHA

DESCRIPCIÓN DEL

TRATAMIENTO

RESPONSABLE

FUE ÉFICAZ SE HA

PRESENTADO

ANTERIORMENTE?

FUNCIONARIO

QUE AUTORIZA

SI NO SI NO

Código:



3. OBJETIVO

4. ALCANCE



Código: M.PS-09.00 Versión: 01 Fecha:

CONTROL DE TRABAJO NO CONFORME


RESPONSABLE DEL PERSONAL LABORATORIO

Identificar y controlar el servicio n

no conformidades que surjan en el

Este procedimiento aplica desde la

servicio no conforme de los procesos del sis

Gestión de Calidad hasta el tratam

TÉRMINOS Y DEFICIONES Acción Correctiva : Conjunto de

para eliminar las(s) causa(s) de un

detectada u otra situación indes

correctiva se toma para prevenir

producirse.

Acción Preventiva : Acción tomada

la causa de una no conformidad

situación potencialmente indesea

prevenir que algo suceda.

Causa raíz : Elemento que

conformidad real o potencial, o

conforme.

Concesión : Autorización para ut

producto que no es conforme con

especificados.


Página 1 de 6



no conforme y las

el SIG.

o aplica desde la identificación del

ocesos del sistema de

miento de éste.

acciones tomadas

na no conformidad

eseable. La acción

que algo vuelva a

omada para eliminar

d potencial u otra

able. Se toma para

genera una no

o un servicio no

tilizar o liberar un

con los requisitos

Código:




Nota . Una concesión está genera

la entrega de un producto que tie

no conformes, dentro de límites

tiempo o una cantidad acordados.

Conformidad : Cumplimiento de un requisito

Corrección : Acción tomada para

conformidad detectada.

Nota 1 . Una corrección puede re

una acción correctiva.

Liberación : Autorización para

siguiente etapa de un macroproce


Observación : Incumplimiento par

que no afecta el servicio al usuario

Oportunidad de Mejora : Hallazgo a co

permite avance en el SIG.

Reclasificación : Variación de

producto no conforme, de tal

conforme con requisitos que difieren

Reparación : Acción tomada so

servicio/producto no conforme pa

aceptable para su utilización previs

Servicio No conforme : Tipo de


Página 2 de 6


almente limitada a

ene características

es definidos por un

un requisito

a eliminar una no

ealizarse junto con

proseguir con la

eso.

o de un requisito.

rcial a un requisito

o.

o a considerar que

ón de la clase de un

al forma que sea

eren de los iniciales.

omada sobre un

ara convertirlo en

sta.

de no conformidad

Código:

6. REFERENCIAS





en la que el servicio no cumple

establecidos.

NTC/ISO 17025:2005 Numeral 4.9 Cno conforme

El Laboratorio, se permite d

tratamiento de las situaciones

calidad del servicio (Servicio No

productos o servicios que tengan

sobre el cliente externo, tal

Docencia, Investigación y la calibración de equipos

como tal.

Cuando se detecte el servicio

deben aplicar las disposic

procedimiento y diligenciar el fo

Producto No Conforme.

Los funcionarios que participan en

tienen la responsabilidad de

acciones correctivas o preventivas,

identificar y controlar el servici

El medio establecido para

macroprocesos del SIG del

identifiquen sus no conformidad

la implementación de la “Mat

riesgo y servicio no conforme”.

Las responsabilidades y a


Página 3 de 6


con los requisitos

9 Control de servicio

e dar prioridad al

que afecten la

Conforme), a los

an impacto directo

es el caso de

y la calibración de equipos

no conforme se

ciones de éste

ormato Control de

n en los procesos

dad de implementar las

as, que permitan

io no conforme o

a que todos los

l Labo ra t o r i o

des es a través de

atriz compilada de

s y autoridades

Código:




específicas para el tratami

inmediato) de las no confor

establecidas en la “Matriz comp

servicio no conforme”.

El medio establecido para el co

seguimiento y eliminación de no co

través del formato “Acciones de M

Un servicio no conforme o no co

ser detectado por medio de:

� Identificación de riesgos

� Quejas del usuario

� Mediciones que demuestr

macroprocesos del SIG ha

de salirse de control.

� Resultados de auditorías inte

de calidad.

� Resultados del análisis de da

� Resultados de las revisiones por

Dirección.

� Incumplimiento de objetivos.


Página 4 de 6


amiento (correctivo

rmidades quedan

compilada de riesgo y

control, tratamiento,

conformidades es a

Mejora”.

conformidad puede

tren que los

an estado a punto

nternas o externas

e datos.

es por la Alta

os.

Código:

8. CONTENIDO


1

2

3

4

5

9. ANEXOS

Anexo A: Control de Servicio no Conforme (

Anexo B: Listado de Posibles

Tratar como una no conformidad y

seguir las indicaciones del

procedimiento “Acciones correctivas,

preventivas y de mejora”

INICIO

Identificar el servicio no conforme en la “matriz compilada de riesgo y

no conforme”

Determinar el tratamiento y responsable en caso de

materialización de riesgos o de presentación de servicio no conforme

¿Se cumplen los requisitos

FIN

No





Funcionarios laboratorio

Matriz compilada de riesgo y servicio

no conforme



procedimiento

“Acciones

correctivas,

preventivas y de

mejora”

Anexo A: Control de Servicio no Conforme (M.PS-09.F.02)

Anexo B: Listado de Posibles Inconformidades (M.PS-09.F.01)

Tratar como una no conformidad y

indicaciones del

procedimiento “Acciones correctivas,

preventivas y de mejora”

INICIO

Identificar el servicio no conforme en la “matriz compilada de riesgo y servicio

no conforme”

Determinar el tratamiento y responsable en caso de

materialización de riesgos o de presentación de servicio no conforme

Se cumplen los requisitos?

FIN

No

Si


Página 5 de 6



Matriz compilada de riesgo y servicio

no conforme

Se realiza simultáneamente con la identificación del

riesgo

procedimiento

“Acciones

correctivas,

preventivas y de

mejora”

Código:

N° Revisión


Revisó

Fecha







Aprobado por

Aprobó

Fecha


Página 6 de 6


Aprobado por


Fecha: Día: Mes:

Nombre del Proceso:

Fecha: Página 1 de 1



LISTADO DE POSIBLES INCONFORMIDADES

Código: M.PS-09.F.01 Versión: 01

Nombre de posible producto no conforme

Código:

ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA



3. OBJETIVO

4. ALCANCE







Establecer la metodología para

análisis y tratamiento a las no

definiendo acciones correctivas o pre

evitar su reincidencia o prevenir su oc

Este procedimiento aplica para

acciones correctivas y preventivas

no conformidades detectadas en

Sistema de Gestión, de igual m

aquellas acciones implementad

propia del R es p o n sa b l e d e l L a bo ra t o r i o

que tienden al mejoramiento del mismo

TÉRMINOS Y DEFICIONES Acción Correctiva : Acción tomad

la causa

Acción Preventiva : Acción tomad

la causa de una no conformidad p

situación potencialmente indese

para prevenir que algo suceda.

Evidencia Objetiva : Datos que

existencia o veracidad de algo.


Página 1 de 8



a la identificación,

o conformidades,

as o preventivas para

su ocurrencia.

a todas aquellas

as resultantes de las

n los procesos del

manera aplica para

das por iniciativa

l R e s p on sa b l e d e l L a bo r a t o r i o

l mismo.

da para eliminar

da para eliminar

d potencial u otra

eable. Se toma

e respaldan la

Código:


6. REFERENCIAS





Mejora cont inua: Acción pe

realizada con el fin de aumentar

para cumplir los requisitos y

desempeño.

Oportunidad de Mejora o No co nf

incumplimiento de un requisito.

Plan de mejoramiento : Docume

se registran las acciones, respo

y recursos necesarios para elimina

las no conformidades identifica

Sistema Integrado de Gestión.

Requisito : necesidad o expectat

generalmente implícita u obligatori

NTC-ISO 17025:2005 Numeral 4.10, 4.11 y 4.12

El Laboratorio determina y toma

eliminar y/o prevenir la ocur

conformidades detectadas en

Sistema de Gestión, todas las acc

y/o preventivas son documentad

denominado Acciones de Mejora.

Se hace necesario tener en cuenta

aspectos para el correcto

procedimiento:


Página 2 de 8


ermanentemente

tar la capacidad

y optimizar el

nformidad : es el

ento en el cual

onsables, fechas

ar las causas de

adas desde el

tiva establecida,

ia.

ISO 17025:2005 Numeral 4.10, 4.11 y 4.12

oma acciones para

currencia de no

los procesos del

as acciones correctivas

das en el formato

nta los siguientes

tratamiento del

Código:





Las no conformidades pueden ser detectadas como

resultado de:

• Servicio no conforme.

• Quejas, reclamos e insatisfacción de los clientes.

• Resultados de revisiones por la Dirección del

Sistema de Gestión.

• Resultados de auditorías de calidad tanto internas

como externas.

• Medición y control de macroprocesos.

Las acciones correctivas se pueden

No conformidad detectada en los procesos.

Las acciones preventivas se pueden generar por:

• Los resultados de las actividades

planificación de la calidad.

• Análisis e identificación de riesgos.

• Resultados de las necesidades y expectativas

de los clientes.

Cualquier acción correctiva o preventiva que se tome

para eliminar las causas de No conformidades reales

o potenciales, deben ser de un grado adecuado

para la magnitud de los problemas y proporcional

a los riesgos encontrados.

Cuando las acciones de mejora son

de la iniciativa propia de los f

líderes de los procesos, se deben d


Página 3 de 8


Las no conformidades pueden ser detectadas como

Quejas, reclamos e insatisfacción de los clientes.

Resultados de revisiones por la Dirección del

calidad tanto internas

Medición y control de macroprocesos.

pueden generar por una

No conformidad detectada en los procesos.

Las acciones preventivas se pueden generar por:

Los resultados de las actividades de

Análisis e identificación de riesgos.

Resultados de las necesidades y expectativas

preventiva que se tome

para eliminar las causas de No conformidades reales

ciales, deben ser de un grado adecuado

para la magnitud de los problemas y proporcional

son por el resultado

funcionarios o los

eben documentar en el

Código:





formato de Acciones, correctiva, pre

mejora (E.GM-10.F.01), diligencian

numerales 1, 2, 6, 9, 11 y12. E

requieren de análisis de causas.

La verificación de la implemen

de acción es realizada por:

• Auditor interno, cuando son no co

auditorías internas de calidad.

• Asesor de control interno,

auditorías internas o cuando

mejora son por iniciativa de

procesos.


Página 4 de 8


a, preventivas y de

ndo únicamente los

Estas acciones no

ementación del plan

do son no conformidades de

en el caso de

o las acciones de

de los líderes de

Código:


8. CONTENIDO


1

2

3

4

5

6

7

INICIO

Identificar las no conformidades, describirlas en el formato de acciones correctivas, preventivas y de mejora

Asignar un número consecutivo para facilitar la identificación de la no

conformidad

Determinar las causas de la no conformidad real o potencial y

registrarla en el formato

Registrar las acciones preventivas o de mejora en el plan

acción y mejoramiento del formato de “Acciones correctivas, preventivas y de

mejora”

Asignar responsables por cada acción, fechas y firmas

A

Plantear acciones para eliminar la causa de la no conformidad real o

potencial y evidenciar mejora, según sea el caso






laboratorio/auditor de calidad

Formato acciones correctivas,



Control y Formato Acciones

correctivas, preventivas y de

mejora





Jefe Laboratorio Funcionario laboratorio



Jefe Laboratorio Funcionario laboratorio



Líder Laboratorio



INICIO

Identificar las no conformidades, describirlas en el formato de acciones correctivas, preventivas y de mejora

Asignar un número consecutivo para facilitar la identificación de la no

conformidad



Registrar las acciones correctivas, preventivas o de mejora en el plan

acción y mejoramiento del formato de orrectivas, preventivas y de

ora”

Asignar responsables por cada acción, fechas y firmas

Plantear acciones para eliminar la causa de la no conformidad real o

potencial y evidenciar mejora, según sea el caso


Página 5 de 8





Numerales 1,2, 3, 4, 5



mejora

El consecutivo será controlado por el líder

del laboratorio



Numerales 9 y 10





Numeral 12



Firma en el campo 6 por el responsable y

entregárselo

Código:



8

9

10

11

12

13

INICIO

Remitir a la alta dirección la no conformidad descrita.

Analizar la no conformidad recibida

Devolver el formato al funcionario, explicando los motivos por los cuales

su petición no es procedente y explicar el mecanismo para subsanar

su queja

¿Corresponde a no conformidad

Establecer fechas de seguimiento a los planes de acción y seguimiento

Ejecutar el tratamiento y las acciones planteadas en el plazo determinado

B

No

B




(FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO

Alta dirección Auditor de calidad



Líder Laboratorio



Líder Laboratorio



Responsable asignado por el




Auditor Líder Auditor de calidad



INICIO

Remitir a la alta dirección la no descrita.

Analizar la no conformidad recibida

Devolver el formato al funcionario, explicando los motivos por los cuales

su petición no es procedente y explicar el mecanismo para subsanar

su queja

Corresponde a no conformidad?

Establecer fechas de seguimiento a los planes de acción y seguimiento

Ejecutar el tratamiento y las acciones planteadas en el plazo determinado

Si


Página 6 de 8













Código:



14

15

16

17

17

9. ANEXOS

Anexo 1. Control Acciones Correctivas y preventivas

Anexo 2. Acciones correctivas, preventivas y de

Realizar el seguimiento a la aplicación efectiva de las acciones planteadas

Cerrar las no conformidades una vez se haya comprobado su eficacia



Archivar documentación generada

FIN

Informar a la alta dirección sobre el estado de las acciones correctivas,

preventivas o de mejora emprendidas

B

B





Auditor de calidad Jefe de Laboratorio



Auditor de calidad Jefe de Laboratorio



mejora






laboratorio/auditor líder

Informe

secretaria

Anexo 1. Control Acciones Correctivas y preventivas (E.GM-10.F.02)

Anexo 2. Acciones correctivas, preventivas y de mejora. (E.GM-10.F.01

Realizar el seguimiento a la aplicación acciones planteadas

Cerrar las no conformidades una vez se haya comprobado su eficacia



Archivar documentación generada

FIN

Informar a la alta dirección sobre el estado de las acciones correctivas,

preventivas o de mejora emprendidas


Página 7 de 8







mejora



Informe

10.F.01)

Código:


N° Revisión


Revisó

Fecha







Aprobado por

Aprobó

Fecha


Página 8 de 8


Aprobado por




CONTROL ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

N° Fecha Origen

Clase Descripción de la No

conformidad Detectado por Proceso Causas

Fecha de

terminación

Tratamiento

Estado

C AC AP S.I E.I IM

CONVENCIONES:

Origen: PN: Producto No Conforme / QR: Quejas o Reclamos / AI: Auditoría Interna / II: Incumplimiento Indicador / OT: Otro

Clase: C: Corrección / AC: Acción Correctiva / AP: Acción Preventiva

Estado: S.I: Sin Implementar / E.I: En Implementación / IM: Implementada



FORMATO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

FECHA:

N° DE LA ACCIÓN ___________

1. DETECTADA POR: NOMBRE CARGO FIRMA

2. AL PROCESO:

3. ORIGEN:

QUEJA O RECLAMO NO CONFORMIDAD AUDITORIA INTERNA

PRODUCTO NO CONFORME NO CONFORMIDAD AUDITORIA EXTERNA

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN INCUMPLIMIENTO INDICADOR

4. DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:

REAL POTENCIAL

5. REQUISITO QUE SE INCUMPLE (Legal, de la Institución y/o de Usuario)

6. CORRECCIÓN (SI APLICA), CUÁL:

RESPONSABLE:

FECHA:

7. VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN DEL TRATAMIENTO:

Describa el seguimiento al tratamiento:

8. ¿AMERITA TOMAR ACCIÓN? CORRECTIVA PREVENTIVA MEJORA

9. ANALSIS DE LAS CAUSAS: ¿POR QUÉS? (El último por qué es la causa raíz)

- ¿Por qué sucede la no conformidad?

- ¿Por qué?

- ¿Por qué?



FORMATO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

10. OBJETIVO DE MEJORA ¿A QUE OBJETIVO DE CALIDAD CONTRIBUYE?

11. PLAN DE ACCIÓN Y MEJORAMIENTO

ACTIVIDADES - ACCIONES RESPONSABLE FECHA

12. NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO OBJETO DE LA NO CONFORMIDAD

NOMBRE DEL (LOS) RESPONSABLE (S)ASIGNADO (S): FIRMA (S) RESPONSABLE (S) ASIGNADO (S):

13. SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES

FECHA HALLAZGOS EN EL SEGUIMIENTO

ESTADO DE LAS ACCIONES

Sin implementar En implementación

Implementada

14. ¿ACCIÓN EFICAZ? (¿Se logró el objetivo propuesto?) SI NO

15. CIERRE DE LA NO CONFORMIDAD:

_______________________ ____________________________________

Fecha Responsable del seguimiento y cierre

Nombre y Firma

14. ¿ACCIÓN EFICAZ? (¿Se logró el objetivo propuesto?) SI NO

Código:



3. OBJETIVO

4. ALCANCE



Código: E.CE-13.00 Versión: 01 Fecha:

CONTROL DE REGISTROS

PROCESO RELACIONADO COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA


Establecer los parámetros p

almacenamiento, protección,

recuperación y/o disposición fina

de calidad generados por el

actividades de los procedimientos

cuales permiten evidenciar el cump

requisitos y el funcionamiento del

Gestión del Laboratorio.

Este procedimiento aplica para to

del Laboratorio. Inicia con la ge

registro que evidencie las activid

hasta el mantenimiento o eliminaci

TÉRMINOS Y DEFICIONES Archi vo central: Unidad adminis

transferidos los documentos del arch

vez finalizado su trámite, pero contin

objeto de consulta por las prop

particulares en general.

Archivo de gestión : Se refiere

oficinas donde reposan los docu

generan. El tiempo de permanencia d

documento se encuentre en trám

utilización y consulta administrativa

oficinas u otras que la soliciten.


Página 1 de 10

COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA

para el control,

conservación,

al de los registros

resultado de las

os de gestión, los

el cumplimiento de los

o del Sistema de

odos los procesos

eneración de un

dades ejecutadas,

ión del registro.

strativa donde son

chivo de gestión, una

uando vigente como

propias oficinas y los

al archivo de las

umentos que estas

a depende de que el

mite o en continua

a por las mismas

Código:

6. REFERENCIAS




Disposición Final : Indica el des

registro, concluido el período o ti

en el Archivo de Gestión (ejemp

eliminación, etc.). Es el último ciclo d

Documento : Información registrad

su forma o el medio utilizado (Arc

Nación).

Registros : Documentos que contie

obtenidos y que evidencian

desempeñadas.

Tablas de retención Docum en

series y sus correspondientes t

producidos o recibidos por una u

en cumplimiento de sus funcione

asigna el tiempo de permanencia

archivo, determina su posterior rec

su registro y su disposición final (conservación total,

eliminación, microfilmación, selección). Ley 594/2000

Tiempo de Retención : Se refiere al tiempo (en años),

que se debe conservar el registro en el Archivo de

Gestión.

• Ley 594 de 2000. Ley general de archivos y otras disposiciones.

• NTC/ISO 17025:2005 Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibración.

• Tabla de retención DocumentalQuindío


Página 2 de 10

stino que tendrá el

iempo de retención

plo: Archivo Central,

de los registros.

da, cualquiera sea

rchivo General de la

enen los resultados

las actividades

ental : Listado de

tipos documentales,

a unidad administrativa

es, a los cuales se

a en cada fase del

cuperación y la de

disposición final (conservación total,

eliminación, microfilmación, selección). Ley 594/2000

: Se refiere al tiempo (en años),

que se debe conservar el registro en el Archivo de

Ley 594 de 2000. Ley general de archivos y otras

17025:2005 Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de Ensayo y

Tabla de retención Documental. Universidad del

Código:


Los registros se establece

de los procesos del Laboratorio de Metrología Topográfica

Independiente del medio d

estos requisitos:

• Legibilidad: que se lean fácilmente

• Exactitud: Que incluya cálculos y datos

Entendible, utilizar terminología sencilla.

• Consistencia: La información presentada debe estar de manera uniforme.

Los criterios a adoptar son

7.1 IDENTIFICACIÓN DE REGISTROS

El responsable del proceso,

requieren para comprobar la realización efectiva de las actividades del mismo en la

implementación adecuada del Sistema de Gestión, de acuerdo con sus

necesidades, los servicios que ofrece y la norma

Dichos registros estarán claramente identificados en la Tabla de Retención

documental

7.2 DILIGENCIAMENTO DE REGISTROS

Todos los registros que demuestren evidencia de conformidad con el Sistema

de Gestión, se encontrarán en el lugar donde se generan, estos pu

en medio digital y/o impresos. El responsable del Laboratorio definirá, de





ecerán y mantendrán para garantizar la op


donde se almacene (digital, impreso), los regi

Legibilidad: que se lean fácilmente

Exactitud: Que incluya cálculos y datos correctos y completos. Claridad:

Entendible, utilizar terminología sencilla.

Consistencia: La información presentada debe estar de manera uniforme.

como siguen:

IDENTIFICACIÓN DE REGISTROS

El responsable del proceso, determinará cuáles son los registros de calidad que se


adecuada del Sistema de Gestión, de acuerdo con sus

necesidades, los servicios que ofrece y la norma

ichos registros estarán claramente identificados en la Tabla de Retención

DILIGENCIAMENTO DE REGISTROS


de Gestión, se encontrarán en el lugar donde se generan, estos pu



Página 3 de 10

peración de Gestión

registros deben cumplir

correctos y completos. Claridad:

Consistencia: La información presentada debe estar de manera uniforme.

determinará cuáles son los registros de calidad que se


adecuada del Sistema de Gestión, de acuerdo con sus

ichos registros estarán claramente identificados en la Tabla de Retención


de Gestión, se encontrarán en el lugar donde se generan, estos pueden estar


Código:

acuerdo con la necesidad cuando sea aplicable, los medios a través de los

cuales se podrá recuperar la información en caso de pérdida o daño.

7.3 ALMACENAMIENTO DE REGISTRO

Todos los reg

Sistema de Gest

pueden estar

macroproceso defin

los medios a través

de pérdida o dañ

7.3.1 Almace

El almacena

en archivad

Tablas de R

7.3.2 Almace

Los registros dig

como se estab

7.3.3 Almace

Los registros originales del Sistema de Gestión, que se deban

conservar impresos, se almacenan en los folders correspondientes,

identificando con un rótulo que contiene esta información:






ALMACENAMIENTO DE REGISTRO S

egistros que demuestren evidencia de con

estión, se encontrarán en el lugar donde

en medio digital y/o impresos. El

definirá, de acuerdo con la necesidad cu

ravés de los cuales se podrá recuperar la info

ño.

macenamiento de registros físicos

amiento de documentos físicos (originales

dores, en carpetas debidamente rotuladas,

Retención Documental.

macenamiento de registros digitales

stros digitales, se almacenarán en carpetas, identif

como se establece en las Tablas de Retención Documental.

macenamiento de registros del Sistema de G





Página 4 de 10



cia de conformidad con el

se generan, éstos

responsable del

cuando sea aplicable,

información en caso

o copias) se hace

as, de acuerdo a las

ntificadas igualmente

mental.

Gestión




Código:

Los registros digitales se organizan en carpetas de acuerdo a este mismo sistema

7.4 CONSERVACIÓN

7.4.1 Prot e

Con el fin de conservar los registros legibles, de acuerdo al tiempo de

retención estipulado para cada tipo documental, se tendrán en cuenta los

siguientes aspectos:

• Papel: bond, tamaño carta

• Tinta: C

exter

tama

acuer

• Uso: Se

apart

marg

cons

• Perm

docu




Los registros digitales se organizan en carpetas de acuerdo a este mismo sistema

ÓN Y PROTECCIÓN DE REGISTROS

ección y Conservación de registros físic o



siguientes aspectos:

Papel: bond, tamaño carta

a: Color negro, con estabilidad química.

rnos que se reciba por fax, se debe fotocopi

año carta, para garantizar su permanencia

erdo al tiempo de retención estipulado.

o: Se recomienda utilizar lápiz, para seña

rtes del documento. No se deben resalt

gen o subrayar con lapiceros, ya que es

servación del documento.

manencia: No se aceptan tachones ni enm

umentos o las firmas. En los formatos que te

LOGO UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

LOGO LABORATORIO

ELEMENTO NTC-ISO 17025

ARMENIA, 2010


Página 5 de 10

Los registros digitales se organizan en carpetas de acuerdo a este

os



ca. Los documentos

opiar en papel bond

ncia y legibilidad de

ñalar temporalmente

altar, hacer notas al

e estos afectan la

nmendaduras en los

tengan espacios que


Código:

deba

• Almac

de al

(espa

pape

núme

folder

• Ambie

ventil

regul

7.4.2 Prot e

La Protecc

responsabilid

que los

periódicamen

Los docume

utilizar códig

los formatos

Laboratorio.

7.4.3 Prot eGest

Los docume

disco duro, r

caso de pérd




an diligenciarse a mano, se hará con tinta neg

acenamiento: El responsable del macroproce

almacenamiento de sus registros, teniendo

acio en donde serán almacenados), med

pel) y/o tipo de archivo (ordenado por

ero, código o cronológicamente),pued

ders, etc.

iente: Los registros deben permanec

tilado, protegido del sol y la humedad, consi

lares para control de roedores y otros.

ección y Conservación de registros digit ales

otección y Conservación de los regist

dad de cada servidor o funcionario púb

genere, y quien debe realizar copias de seguridad

camente de esta información.

cumentos magnéticos se protegerán en form

gos, claves o contraseñas que registran su us

os originados por el diferente software licenciado

ección y Conservación de los registros dtión

cumentos que se encuentran en Word y Excel, son

realizando copias periódicas como mecanism

dida de información.


Página 6 de 10

nta negra.

eso define el método

do en cuenta el lugar

edio (electrónico o

fecha, consecutivo,

de utilizar carpetas,

cer en ambientes

siderar fumigaciones

ales

tros digitales es

blico del Laboratorio

copias de seguridad

matos que permitan

n su uso, se utilizarán

software licenciado en el

del Sistema de

son guardados en el

mo de prevención en

Código:

Cualquier

red, se cons

7.5 RECUPERACIÓ

La recuperación de

hace a través de

identificación, ubica

7.6 TIEMPO DE RE

El tiempo de retenc

Laboratorio, está d

Universidad del Quindío




impresión del original que

sidera “COPIA NO CONTROLADA”.

ÓN DE REGISTROS

e los registros físicos o digitales, de las ofici

de la tabla de retención documental, tenie

cación y almacenamiento de los mismos.

ETENCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL DE REG

etención y disposición final de los documen

definido en las Tablas de Retención Docum



Página 7 de 10

se encuentra en la

cinas de gestión, se

endo en cuenta la

GISTROS

cumentos y registros del

umental dadas para la

Código:

8. CONTENIDO


1

2

3

4

5

6

7

INICIO

Identificar los registros que evidencien las actividades

Solicitar la incorporación de los registros en la Tabla de Retención

Documental

¿Se incluyen en la tabla de retención documental?

Recibir propuesta y dar trámite de acuerdo al procedimiento

establecido por la Universidad

Abrir carpetas de archivo de acuerdo con lo establecido en las Tablas de

Retención documental

Entregar Tabla de Retención Documental actualizada con

nuevos registros

A

No





Funcionarios Laboratorio Listado de registros


Líder Laboratorio Memorando/Listado de Registros

Funcionario Universidad


Tabla Retención Documental


INICIO

Identificar los registros que evidencien las actividades ejecutadas

Solicitar la incorporación de los registros en la Tabla de Retención

Documental

¿Se incluyen en la tabla de retención documental?

Recibir propuesta y dar trámite de acuerdo al procedimiento

establecido por la Universidad

carpetas de archivo de acuerdo con lo establecido en las Tablas de

Retención documental

Entregar Tabla de Retención Documental actualizada con

nuevos registros

A

Si


Página 8 de 10


Listado de registros

Memorando/Listado de Registros

Tabla Retención Documental

Código:


8

9

10

11

12

13

9. ANEXOS

N/A

FIN

Almacenar los registros en las carpetas de forma que se evite su deterioro, daño o pérdida y controlando el acceso al mismo

Evaluar periódicamente la lista maestra de registros y determinar el nivel de actualización o los mismos

Determinar la conservación o descarte de los registros de acuerdo al tiempo de retención o disposición

final según Tabla de retención Documental

¿Se descarta el registro

Almacenar el registro en el Archivo del laboratorio

FIN

Elaborar acta de eliminación documental y solicitar aprobación

a comité de archivo

A






Organizar registros en carpetas

Líder Laboratorio Tabla retención documental del

Laboratorio


Tabla retención documental del

Laboratorio

Líder Laboratorio Memorando solicitud de

transferencias

Líder Laboratorio Acta de

eliminación

FIN

Almacenar los registros en las carpetas de forma que se evite su deterioro, daño o pérdida y controlando el acceso al mismo

Evaluar periódicamente la lista maestra de registros y determinar el nivel de actualización o pertinencia de

Determinar la conservación o descarte de los registros de acuerdo al tiempo de retención o disposición

final según Tabla de retención Documental

¿Se descarta el registro?

Almacenar el registro en el Archivo laboratorio

FIN

Elaborar acta de eliminación documental y solicitar aprobación

a comité de archivo

No Si


Página 9 de 10


Organizar registros en carpetas


Laboratorio


Laboratorio

Memorando solicitud de

transferencias

Acta de eliminación

Código:

N° Revisión


Revisó

Fecha







Aprobado por

Aprobó

Fecha


Página 10 de 10

Aprobado por


Código:



3. OBJETIVO

4. ALCANCE



AUDITORIAS INTERNAS



Establecer la metodología y los

seguir para la planeación, ejecuc

de las Auditorías internas al Sistema

Calidad (SIG).

Su alcance comprende las acti

planificación de la auditoria, la ge

de la misma, informe y retr

proceso. La Auditoría Interna debe

tres aspectos básicos de evaluació

• Cumplimiento : verifica la a

entidad a las normas constituc

reglamentarias y de autorregu

aplicables.

• Estratégico : hace referen

mediante el cual se evalúa

desempeño de los sistemas

entidad. Evalúa el logro de

misionales.

• Gestión y Resultados : verifica

relativas al proceso de gestión


Página 1 de 19


PERSONAL DEL LABORATORIO

os lineamientos a

ción y seguimiento

ema de Gestión de

as actividades de

estión y ejecución

roalimentación del

be tener alcance en

ón:

a adherencia de la

ucionales, legales,

ulación que le son

ncia al proceso

úa y monitorea el

gerenciales de la

o de los objetivos

ca las actividades

ón de la entidad,

Código:




AUDITORIAS INTERNAS

con el fin de determinar el gr

eficiencia y eficacia en el

recursos y los controles; de

medición e información sobre el

que producen los bienes y ser

la ciudadanía o partes interesa

TÉRMINOS Y DEFICIONES Acción Correctiva : Conjunto

tomadas para eliminar las(s) ca

conformidad detectada u otra sit

La acción correctiva se toma

algo vuelva a producirse.

Acción Preventiva : Acción tomada

causa de una no conformidad

situación potencialmente indesea

prevenir que algo suceda.

Alcance de la Auditoría : Extensión

auditoría.

Auditado : Proceso o dependencia

Auditoría Interna : Proceso s

independiente y documentado

evidencias que, al evaluarse de

permiten determinar la extensión en

los criterios definidos para la auditor

Competencia : Habilidad demostra


Página 2 de 19

rado de economía,

manejo de los

es; de los métodos de

el impacto o efecto

y servicios entregados a

das.

o de acciones

causa(s) de una no

tuación indeseable.

para prevenir que

omada para eliminar la

potencial u otra

able. Se toma para

ón y límites de una

a que es auditada.

so sistemático,

o para obtener

se de manera objetiva,

ón en que se cumplen

oría interna.

ada para aplicar

Código:



AUDITORIAS INTERNAS

conocimientos y aptitudes.

Conclusiones : Resultado de u

proporciona el equipo auditor tr

objetivos de la auditoria y todos

ésta.

Conformidad : Cumplimiento de un

Corrección : Acción tomada para

conformidad detectada.

Nota 1 . Una corrección puede re

una acción correctiva.

Criterios de Auditoría : Conju

procedimientos o requisitos que se u

referencia frente a la cual se compara

de la auditoría.

Equipo auditor : Equipo conforma

auditores que llevan a cabo una au

Evidencia de Auditoría : Registros,

hechos o cualquier otra infor

pertinentes para los criterios de au

Hallazgos de Auditoría : R

evaluación de la evidencia de la a

frente a los criterios de auditoría. L

auditoría pueden indicar tanto co


Página 3 de 19

una auditoría que

tras considerar los

os los hallazgos de

un requisito.

a eliminar una no

ealizarse junto con

unto de políticas,

ue se usan como

se compara la evidencia

ado por uno o más

uditoría.

os, declaraciones de

rmación que son

uditoría.

Resultados de la

a auditoría recopilada

a. Los hallazgos de la

conformidad o no

Código:

6. REFERENCIAS



AUDITORIAS INTERNAS

conformidad con los criterios de

oportunidades de mejora (Toma

Internacional ISO 19011. Dir

auditoría de los sistemas de ges

y/o ambiental).

No conformidad (NC ): Incum

requisito.

Observación (OB): Incumplimie

requisito que no afecta el servicio al

Oportunidad de Mejora ( O

considerar que permite avance o m

SIG.

Programa : Conjunto de una o

planificadas para un periodo de ti

y dirigidas hacia un propósito es

todas las actividades necesarias pa

organizar y llevar a cabo las audito

Plan de auditoría : Descripción de

de los detalles acordados de una

• Constitución Nacional de Colomb

y 269.

• Ley 87 de 1993. Por la cu

normas para el ejercicio de cont

entidades y organismos del E


Página 4 de 19

de auditoría como

ado de la Norma

rectrices para la

stión de la calidad

mplimiento de un

ento parcial a un

o al usuario.

OP): Hallazgo a

mejora continua del

o más auditorias

iempo determinado

o específico. Incluye

as para planificar,

orías.

ón de las actividades y

na auditoría.

ombia. Artículos 209

cual se establecen

ntrol interno en las

Estado.

Código:



AUDITORIAS INTERNAS

• Ley 489 de 1998. Que regula el

función administrativa, determi

define los principios y reglas

organización y funcionami

administración pública.

• Ley 872 de 2003. Por la cual

de gestión de la calidad en

del poder Público

• Decreto 1826 de 1994. Por el


• Decreto 1537 de 2001.

reglamenta parcialmente

• Ley de 1993 en cuanto a elemen

administrativos que fortalezcan el s

control interno de las entidade

Estado.

• Decreto 4110 de 2004. Por el

norma técnica de calidad

Colombiano NTCGP 2004

anexo.

• Decreto 1599 de 2005. Por el cu

Modelo de Control Estánda

Colombiano.


Página 5 de 19

a el ejercicio de la

na la estructura y

as básicas de la

amiento de la

se crea el sistema

la rama ejecutiva

cual se reglamenta

3.

Por el cual se

ementos técnicos y

can el sistema de

es y organismos del

el cual se adopta la

para el Estado

y su respectivo

or el cual se adopta el

ar para el Estado

Código:


7.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

ALTA DIRECCIÓN • Otorgar los recursos y

• El representante de la

Internos de calidad

DIRECTOR DEL LABORATORIO• Coordinar el cronogr

presentarlo al comité c

• Coordinar las audit

internas de calidad.

• Revisar el Plan de Audit

• Participar en la selecc

AUDITOR LIDER • Participar en la sel

• Elaborar en conjun

• Solicitar la documen

(Coordinador del SI

• Llevar a cabo la reu

• Elaborar y entrega

firmado por el audit

• Informar al Área de

auditoría en caso

justificación de la p

• Aplazar la auditor

desarrollo de la mi



AUDITORIAS INTERNAS


RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

apoyo necesarios para llevar a cabo las aud

a Alta Dirección participa en la selección

DIRECTOR DEL LABORATORIO grama anual de las auditorías interna

coordinador de control interno para aprobació

torías y realizar seguimiento al cronogra

ditoría presentado por el Auditor Líder.

ección de los auditores internos de calidad.

lección de los auditores internos de calidad.

to con el equipo auditor el Plan de Auditoria.

cumentación de los macroprocesos a auditar al l

SIG).

unión de apertura y cierre de las auditorías.

ar al Área de Control Interno el Informe F

tado.

ea de Control Interno si se requiere reprogra

de que el auditado lo solicite. El auditado

a postergación de la auditoría.

ría in situ en caso de no encontrar las co

isma, por falta de documentos, procedimient


Página 6 de 19

itorías al SIG.

ón de los auditores

as de calidad y

ón.

ama de Auditorías

líder de Planeación

Final de Auditorias

gramar la fecha de

debe presentar la

condiciones para el

tos y/o registros en

Código:

el macroproceso, ju

AUDITOR DE CALIDAD • Participar en la elab

• Conocer los docum

los papeles de trab

Líder.

• Explicar al auditado el

• Informar durante l

términos de NC, C,

• Recolectar evidenc

• Elaborar informe de

• Dar seguimiento a l

7.2 CONDICIONES PACALIDAD

El documento establec

el registro “Programa de

a. Las auditorías a reali

b. Las auditorías progra

c. Las auditorias por

de la Alta Dirección

equipo auditor, basa

reciente certificació

resultados de la rev

d. Determinar en el

tipo de Auditoría a



AUDITORIAS INTERNAS

ustificando esta decisión ante el jefe de cont

boración del Plan de Auditoría.

mentos relacionados con el macroproceso a aud

bajo y entregar el reporte de auditoría al au

o el alcance y criterios de auditoría.

la auditoría de los hallazgos encontrado

, OP, OB.

ncias de la auditoría.

de auditoría y revisarlo con el Auditor Líder.

las no conformidades detectadas.

ARA LA PROGRAMACIÓN DE LAS AUDIT O

ecido para el control y aplicación de auditor

de Auditorías de Calidad” (Cronograma), el cu

alizarse.

as programadas para los distintos procesos del Laboratorio

estado e importancia son determinadas p

n, la Jefe de la oficina asesora de Control I

sadas en el estado de los macroproces

ón, resultados de auditorías previas, qu

visión por la Alta Dirección, entre otros.)

programa según el estado de cada macropr

realizar para:


Página 7 de 19

ntrol interno.

a auditar; elaborar

uditado y al Auditor

os, al auditado en

ORÍAS DE

orías de calidad es

, el cual debe contener:

del Laboratorio.

por el representante

Interno y el líder del

sos (Nuevos o de

uejas de usuarios,

acroproceso y así el

Código:

PROCESOS

ACREDITADOS

• Tomar en cuenta resultados de auditoria anterior (interna y externa)

• El seguimiento al estado de hallazgos (NC, C, OP, OB)

• El seguimiento al estado del sistema de no conformidades

• El seguimiento a la eficacia de los procesos y objetivos de calidad

e. Las fechas conside

una o varias durant

f. En la columna de n

la auditoría.

Nota 1. Se debe cuidar

7.3 DEFINICIÓN DE

MISMA, SU FRECUENC

Estos aspectos, más

cuenta en la realización

a. El Plan de A

Dirección y e l A

b. El auditor líde

realización de las a

c. Los criterios de

documentos pro

d. De requerirse

establecidos po



AUDITORIAS INTERNAS

PROCESOS ACREDITADOS

PROCESOS NUEVOS PROCESOS EN DESARROLLO

Tomar en cuenta auditoria

anterior (interna y

El seguimiento al estado de hallazgos (NC, C,

El seguimiento al estado del sistema de no

El seguimiento a la eficacia de los procesos y objetivos de calidad

• Evaluar el estado de documentación

• Evaluar el estado de la documentación

• Verificar el estado de la implementación

erarlas de acuerdo al estado del proceso (P

te el ejercicio de la auditoría).

número de auditores anotar la cantidad neces

r que los servidores no auditen su propio proceso.

LOS CRITERIOS DE AUDITORÍA, EL A

ECUENCIA Y METODOLOGÍA

los establecidos en la norma ISO 19011

ón del Plan de Auditoría.

Auditoría es comunicado por el Represe

Auditor líder a través de un memorando.

er y el líder del macroproceso acuerda

as auditorías.

de auditoría a considerar son: La NTC

opios del proceso, requisitos legales y/o reg

un experto técnico, se buscará este a tr

or el Laboratorio con otras entidades o


Página 8 de 19

PROCESOS EN DESARROLLO

Evaluar el estado de la documentación Verificar el estado de la implementación

Puede ser al menos

cesaria para realizar

ALCANCE DE LA

se deben tener en

entante de la Alta

an los horarios de

NTC-ISO 17025:2005,

lamentarios.

ravés de convenios

o a través de la

Código:

formación de los

auditoría.

e. Para la auditor

experiencia o b

la elaboración de

f. En la planeaci

deben de cons

las Acciones Cor

7.4 CONDICIONES PA

a. Reunión de a p

el fin de conoce

Para evidenciar

utiliza el format

b. Criterios de p

se describe en

Conforme (C), O

c. Reunión de ci e

uno los hallaz

entendimiento.

“Registro de Asi

7.5 CONDICIONES PA

a. Para la realizaci

líder realizan una

b. El auditor líder e



AUDITORIAS INTERNAS

os auditores internos existentes según el caso

oría al laboratorio, los expertos técnicos de

bien demostrar que han participado como e

de las listas de verificación.

ión de auditoría y elaboración de las listas

siderar los resultados de auditorías previas y el se

orrectivas.

ARA LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA

pertura: Debe realizarse con el equipo audi

er el Plan de Auditoria y aclarar dudas de

ar la asistencia del personal que participa

to “Registro de Asistencia” (E.DE-03.F.05).

ponderación: E stos son aplicados por los au

el procedimiento Servicio no Conforme:

Oportunidad de Mejora (OP), Observación (O

erre: Se da lectura al reporte de auditoría presentan

zgos (NC, C, OP, OB) de la audit

. Igualmente se debe firmar la lista de asiste

istencia” (E.DE-03.F.05).

ARA EL INFORME FINAL DE AUDITORÍA

ión del informe final de auditoría los aud

a mesa de trabajo.

entrega su reporte final a la alta dirección y


Página 9 de 19

caso necesario para la

eben de contar con

expertos técnicos en

as de verificación se

as y el seguimiento de

itor y auditado, con

de los participantes.

en la auditoria se

.

uditores tal y como

No conforme (NC),

OB)

presentando uno por

toría buscando el

encia en el formato

ditores y el auditor

y una copia al líder

Código:

del Laboratorio.

c. Los resultados

7.6 CONDICIONES PA

a. El Líder del

acciones sin de

y sus causas.

b. El líder del Laboratorio

de compromiso

c. El equipo audi

acordadas con l

d. En el caso de no

Conforme, se genera una acción de mejora

e. El equipo audi

correctivas, y un

eficaces.

f. Toda evidenci

acción correctiv



AUDITORIAS INTERNAS

de la auditoría son comunicados a la alta dirección

ARA EL MACROPROCESO AUDITADO

Laboratorio auditado debe asegurarse de

emora justificada para eliminar las no conform

El líder del Laboratorio debe firmar los resultados de su a

so para la implementación y el formato de Acc

itor tiene el compromiso de dar seguimi

los auditados.

no conformidades calificadas como Observac

Conforme, se genera una acción de mejora

itor realiza el seguimiento hasta el cierr

na segunda verificación para garantizar que

ia generada en los papeles de trabajo de

va.


Página 10 de 19

a la alta dirección

de que se toman

rmidades detectadas

auditoría, las fechas

cciones de Mejora

iento a las fechas

ación y/o Servicio no

re de las acciones

las acciones fueron

ebe adjuntarse a la

Código:

8. CONTENIDO

8.1 PROGRAMACIÓN


1

2

3

4

5

6

7

INICIO

Realizar el cronograma anual de las auditorias de calidad y convocar a la alta dirección para aprobar el cronograma

Revisar y aprobar el cronograma anual de auditorías de calidad y realizar los ajustes si es necesario

Seleccionar a los auditores internos para conformar el equipo auditor

Elaborar el plan de auditoria de acuerdo al formato “plan de auditorías” con base en el estratégico, recursos, fechas y lugares donde se realizará la auditoria

Presentar el Plan de Auditoría a la alta dirección para su revisión

A

Designar mediante resolución de Decanatura los auditores internos de calidad, indicando los procesos a auditar

F



AUDITORIAS INTERNAS

Y EJECUCIÓN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS


Jefe Laboratorio Programa de Auditorías de

Calidad

Alta Dirección Programa de Auditorías de

Calidad

Auditor Líder, Líder Laboratorio

Lista de control de auditores

Memorando

Decano

MemorandoLista de control de

auditoresRelación del

Equipo Auditor de Calidad

Auditor líder, auditores Plan de Auditoria

Líder Laboratorio



INICIO

Realizar el cronograma anual de las auditorias de calidad y convocar a la alta dirección para aprobar el

el cronograma anual de auditorías de calidad y realizar los ajustes si es necesario

Seleccionar a los auditores internos para conformar el equipo auditor

Elaborar el plan de auditoria de acuerdo al formato “plan de auditorías” con base en el direccionamiento estratégico, recursos, fechas y lugares donde se realizará la auditoria

Presentar el Plan de Auditoría a la alta dirección para su revisión

Designar mediante resolución de Decanatura los auditores internos de

dicando los procesos a


Página 11 de 19

Y EJECUCIÓN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS


Programa de Auditorías de

Calidad


Calidad

Lista de control de auditores

Memorando

Memorando Lista de control de

auditores Relación del

Equipo Auditor de Calidad

Plan de Auditoria



Código:


8

9

10

11

12

13

14

Informar mediante memorandos al Líder del laboratorio la fecha, hora y lugar de la auditoría interna de calidad.

Convocar al equipo auditor y preparar la documentación de la auditoría (papeles de trabajo)


Acordar la nueva fecha entre el Auditor Líder y el líder del Laboratorio

Informar al Decano y a la Alta dirección sobre la modificación a

las fechas de la auditoría

B

No

Si

A

¿Modificar fecha de auditoría?



AUDITORIAS INTERNAS


Auditor Líder Plan de Auditoría

Alta Dirección Plan de Auditoría

Decano/auditor líder Plan de Auditoría

Líder Laboratorio/Auditor

Líder

Programa de auditoría de

calidad/Relación equipo auditor de

calidad



Informar mediante memorandos al Líder del laboratorio la fecha, hora y lugar de la auditoría interna de calidad.

Comunicar los ajustes pertinentes y la fecha para la nueva revisión

Convocar al equipo auditor y preparar documentación de la auditoría

(papeles de trabajo)


Acordar la nueva fecha entre el Auditor Líder y el líder del Laboratorio

Informar al Decano y a la Alta dirección sobre la modificación a

las fechas de la auditoría

B

Si

F

Si

¿Modificar fecha de auditoría?


Página 12 de 19


Plan de Auditoría

Plan de Auditoría

Plan de Auditoría El memorando lo firma el Decano y el Auditor Líder

Programa de auditoría de

calidad/Relación equipo auditor de

calidad

La nueva fecha se indica en la columna

observaciones

Plan de Auditoría

Plan de Auditoría

Código:


15

16

17

18

19

20

Solicitar la documentación de los procesos a auditar al responsable del control documental del SGC del Laboratorio

Revisar y Evaluar la pertinencia de los documentos recibidos del SGC

Asignar el proceso o actividad a auditar

Efectuar la reunión de apertura con el líder del laboratorio, auditor líder,

equipo auditor

Registrar las no conformidades (NC), correcciones (C), oportunidades de mejora (OP), observaciones (OB) en la hoja de verificación (respaldado con evidencia objetiva)

C

B

Dar inicio a las auditorias, dando lectura al plan de auditoria, confirmando canales de comunicación para dejar constancia de que no existen dudas antes del inicio de la auditoría y procediendo a verificar la información de acuerdo a las listas de verificación.



AUDITORIAS INTERNAS


Auditor líder Memorando

Funcionarios Documentos del laboratorio

Líder Laboratorio Equipo auditor

Plan de auditoriaLista de

verificación

Decano Alta Dirección

Registro de asistencia

Líder Laboratorio Plan de auditoria


Equipo Auditor Lista de

verificaciónPapeles de trabajo

Solicitar la documentación de los procesos a auditar al responsable del control documental del SGC del

Revisar y Evaluar la pertinencia de los documentos recibidos del SGC

proceso o actividad a

Efectuar la reunión de apertura con el líder del laboratorio, auditor líder,

auditor

Registrar las no conformidades (NC), correcciones (C), oportunidades de mejora (OP), observaciones (OB) en la hoja de

(respaldado con

C

Dar inicio a las auditorias, dando lectura al plan de auditoria, confirmando canales de comunicación para dejar constancia de que no existen dudas antes del inicio de la auditoría y procediendo a recopilar y verificar la información de acuerdo a las listas de verificación.


Página 13 de 19


Memorando

Documentos del laboratorio

Plan de auditoria Lista de

verificación


Plan de auditoria Registro de asistencia

Lista de verificación

Papeles de trabajo

Código:


21

22

23

24

25

Informar al auditado sobreconformidad o no conformidad de los requisitos auditados, aclarando dudas y destacando puntos positivos.

Determinar con los auditados las acciones correctivas, preventivas y/o mejoramiento, fechas y responsables para su ejecución validando con la respectiva firma

Realizar una mesa de trabajo para la elaboración del informe final

Elaborar y remitir el informe final de la auditoría y los formatos diligenciados de acciones de mejora con copia al líder del laboratorio y a la alta dirección.

D

c

Realizar la reunión de cierre con el fin de presentar el informe preliminar y validarlo con los auditados. Se firma la lista de asistencia.



AUDITORIAS INTERNAS


Equipo auditor Lista de

verificaciónPapeles de trabajo

Equipo auditor/líder laboratorio

Control acciones correctivas y preventivasAcciones


mejora

Auditor líder/equipo auditor


Papeles de trabajo

Equipo auditor/líder laboratorio

Plan de auditoriaInforme final de

auditoriaRegistro de asistencia

Auditor líder/Equipo auditor

Informe final de auditoriaAcciones


mejoraRegistro de asistencia

Informar al auditado sobre la conformidad o no conformidad de los requisitos auditados, aclarando dudas y destacando puntos positivos.

Determinar con los auditados las acciones correctivas, preventivas y/o

, fechas y responsables para su ejecución validando con la

Realizar una mesa de trabajo para la elaboración del informe final

Elaborar y remitir el informe final de la auditoría y los formatos diligenciados de acciones de mejora con copia al líder del laboratorio y a

Realizar la reunión de cierre con el fin de presentar el informe preliminar y validarlo con los auditados. Se firma la


Página 14 de 19



Papeles de trabajo

Control acciones correctivas y preventivas Acciones


mejora

Se adjuntan los papeles de trabajo que sean evidencia

de la auditoría realizada


Papeles de trabajo

Plan de auditoria Informe final de

auditoria Registro de asistencia

Informe final de auditoria Acciones


mejora Registro de asistencia

Código:


26

27

28

29

Informar al auditor líderajustes necesarios

¿Es necesario algún ajuste?

Realizar los ajustes de acuerdo con las recomendaciones

FIN

Elaborar cronograma de seguimiento a las

correctivas

D

G



AUDITORIAS INTERNAS


Alta Dirección



mejora

Auditor líder



mejora


Informar al auditor líder sobre los ajustes necesarios

¿Es necesario algún ajuste?

Realizar los ajustes de acuerdo con las recomendaciones

FIN

Elaborar cronograma de seguimiento a las acciones

correctivas

No

Si

G


Página 15 de 19




mejora



mejora

Correo electrónico

Código:

8.2 SEGUIMIENTO A LAS AUDITORIAS INTERNAS


1

2

3

4

5

6

7

No

INICIO

Realizar reunión de seguimiento con el equipo auditor y los auditados del proceso en la fecha establecida en el apartado de acciones de mejora del “informe final de auditoria”

Desarrollar el seguimiento de acuerdo con el plan establecido en el formato “Acciones correctivas, preventivas y de mejora”

¿El resultado es el esperado

Definir las causas del incumplimiento

Incorporar al informe para la alta dirección, para que se establezca plan de mejoramiento individual

y/o de proceso

¿Las fechas se cumplieron?

B



AUDITORIAS INTERNAS

SEGUIMIENTO A LAS AUDITORIAS INTERNAS


Auditor líder Equipo auditor

Auditados



Acciones correctivas,



Informe final de auditoría



preventivas y demejora





Líder del Laboratorio

Papel de trabajo

No

INICIO

Realizar reunión de seguimiento con el equipo auditor y los auditados del

fecha establecida en el apartado de acciones de mejora del “informe final de auditoria”

Desarrollar el seguimiento de acuerdo con el plan establecido en el formato “Acciones correctivas, preventivas y de mejora”

El resultado es el esperado?

nir las causas del incumplimiento

Incorporar al informe para la alta dirección, para que se establezca plan de mejoramiento individual

y/o de proceso

Si

B

¿Las fechas se cumplieron?

Si

B


Página 16 de 19





Informe final de auditoría



En el apartado de seguimiento del

formato de Acciones correctivas,

preventivas y de mejora, las causas se

anotan en observaciones



Papel de trabajo

Código:


8

9

10

11

12

13

14

Elaborar informes con los resultados del seguimiento

Entregar informe a la alta dirección

Establecer plan de mejoramiento individual y/o de proceso

Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento individual y/o de proceso

suscrito

Dar cierre a la auditoria a la auditoria interna de calidad

B

Presentar informe a la alta dirección

Archivar los soportes del seguimiento y enviar copia al líder del Laboratorio

FIN



AUDITORIAS INTERNAS



Informe final de auditoria


informe final de auditoria

Líder Laboratorio Equipo auditor

Delegado Alta Dirección


Papeles de trabajo, informes,

memorandos

Auditor líder Informe

Secretaria Laboratorio

Elaborar informes con los resultados del seguimiento

Entregar informe a la alta dirección

Establecer plan de mejoramiento proceso

Realizar seguimiento a los planes de individual y/o de proceso

suscrito

Dar cierre a la auditoria a la auditoria

B

Presentar informe a la alta dirección

Archivar los soportes del seguimiento enviar copia al líder del Laboratorio

FIN


Página 17 de 19


Informe final de auditoria

Se realiza en una mesa de trabajo

informe final de auditoria

La alta dirección determina que plan de mejoramiento

aplica

Papeles de trabajo, informes,

memorandos

Informe

Los documentos a archivar son:

informes, papeles de trabajo, planes de

seguimiento individual o por procesos

Código:

9. ANEXOS


Plan de Auditoría (E.GM-14.F.02

Lista de Verificación (E.GM

Informe Final de Auditoría

Relación del Equipo Audito

Lista de control de Auditores



AUDITORIAS INTERNAS

as de Calidad (E.GM-14.F.03)

14.F.02)

E.GM-14.F.01)

a (E.GM-14.F.06)

or de calidad (E.GM-14.F.04)

ores (E.GM-14.F.05)


Página 18 de 19

Código:

N° Revisión


Revisó

Fecha



AUDITORIAS INTERNAS




Aprobado por

Aprobó

Fecha


Página 19 de 19

Aprobado por




INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE CALIDAD

No. DE AUDITORIA:

No DE INFORME:

FECHA PRESENTACIÓN INFORME: MACROPROCESO AUDITADO:

INFORMACIÓN GENERAL

FECHA DE APERTURA FECHA DE CIERRE

OBJETIVO

ALCANCE

CRITERIOS

AUDITOR LIDER:

EQUIPO AUDITOR:

AUDITOR DE CALIDAD 1:


AUDITOR DE CALDIAD 3:

AUDITADOS:

CRITERIOS DE AUDITORÍA

NTC-ISO 17025:2005

MANUAL DE CALIDAD

PROCEDIMIENTOS DEL SIG REQUISITOS LEGALES Y

REGLAMENTARIOS

REGISTROS

PRINCIPALES NO CONFORMIDADES Y OBSERVACIONES

No

REQUISITO NORMATIVO

PROCEOS / ACTIVIDAD PONDERACIÓN EVIDENCIA / DESCRIPCIÓN




PRINCIPALES CONFORMIDADES / FORTALEZAS

No

REQUISITO NORMATIVO

PROCEOS / ACTIVIDAD PONDERACIÓN EVIDENCIA / DESCRIPCIÓN

CONCLUSIONES




ACCIONES DE MEJORA

No. ACTIVIDAD

REQUISITO

NORMATIVO

FECHA DE SEGUIMIENTO

No DE LA ACCIÓN CORRECTIVA /

PREVENTIVA (Formato

E.GM-10.F.01

ACCIONES

CORRECTIVAS,

PREVENTIVAS Y DE

MEJORA)

LISTA DE DISTRIBUCIÓN DEL

INFORME DE AUDITORIA:

FIRMA DEL AUDITOR LÍDER FIRMA DEL AUDITADO RESPONSABLE MACROPROCESO

DATOS DE APROBACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA

FECHA DE APROBACIÓN PARA EL CIERRE DEL

INFORME :

FIRMA JEFE OFICINA ASESORA DE CONTROL

INTERNO:

FIRMA REPRESENTANTE ALTA DIRECCIÓN:




Código: E-GM

LISTA

No. NOMBRE DEL AUDITOR DATOS DE

CONTACTO

ENTIDAD QUE

EXPIDE

CERTIFICADO DE

FORMACIÓN

DEL AUDITOR

A.I. (AUDITOR LIDER) A.A (AUDITOR ACOMPAÑANTE)


GM-14.F.05 Versión: 01 Fecha: Página

LISTA DE CONTROL DE AUDITORES DE CALIDAD

ENTIDAD QUE

EXPIDE

CERTIFICADO DE

FORMACIÓN

DEL AUDITOR

AÑO EN QUE

RECIBÍO EL

CERTIFICADO DE

AUDITOR

AUDITORIAS EN LAS QUE HA PARTICIPADO

A.L. A.A. A. F. E.T.

TOTAL

AUDITORIAS EN

LAS QUE HA

PARTICIPADO

(AUDITOR ACOMPAÑANTE) A.F. (AUDITOR EN FORMACIÓN) E.T (EXPERTO TÉCNICO)


Página 1 de 1

OBSERVACIONES

Código: E.GM

No. DE AUDITORIA:

FECHA DE APLICACIÓN:

AUDITOR:

CRITERIOS DE PONDERACIÓN PARA CALIFICAR:

C (CUMPLE) NA (NO APLICA) OP (OPORTUNIDAD DE MEJORA

LISTA DE VERIFICACIÓN

PREGUNTAS CAPITULO 4:

REQUISITO PREGUNTA AUDITADO /

CARGO


E.GM-14.F.01 Versión: 01 Fecha: Página

LISTAS DE VERIFICACIÓN

S DE PONDERACIÓN PARA CALIFICAR:

OPORTUNIDAD DE MEJORA) OB (OBSERVACIÓN) NC (NO CONFORME

LISTA DE VERIFICACIÓN NTC-ISO 17025:2005

PREGUNTAS CAPITULO 4: LA ORGANIZACIÓN

PROCESO PONDERACIÓN

EVIDENCIA / DESCRIPCIÓN

C NA OP OB NC


Página 1 de 5

NO CONFORME)


Código: E.GM

PREGUNTAS CAPITULO 5: RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

REQUISITO PREGUNTA AUDITADO

PREGUNTAS CAPITULO 6: GESTIÓN DE LOS RECURSOS





PREGUNTAS CAPITULO 5: RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN



C NA OP OB NC

PREGUNTAS CAPITULO 6: GESTIÓN DE LOS RECURSOS

PROCESO

PONDERACIÓN


C NA OP OB NC


Página 2 de 5


DESCRIPCIÓN

Código: E.GM

PREGUNTAS CAPITULO


PREGUNTAS CAPITULO





PREGUNTAS CAPITULO 7: PRESTACIÓN DEL SERVICIO



C NA OP OB NC

PREGUNTAS CAPITULO 8: MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

PROCESO

PONDERACIÓN


C NA OP OB NC


Página 3 de 5



Código: E.GM

PROCESO:

AUDITOR:

No. PREGUNTA / ACTIVIDAD / REGISTRO AUDITADO

PROCESO:

AUDIOR:

No. PREGUNTA / ACTIVIDAD / REGISTRO AUDITADO




LISTA DE VERIFICACIÓN AL PROCESO

SUBPROCESO:

CARGO PONDERACIÓN

EVIDENCIA / DESCRIPCIÓNC NA OP OB NC

SUBPROCESO:

CARGO PONDERACIÓN

EVIDENCIA / DESCRIPCIÓNC NA OP OB NC


Página 4 de 5



Código: E.GM

PRINCIPALES NO CONFORMIDADES

NOMBRE Y FIRMA DEL AUDITOR

NOMBRE FIRMA

FECHA Y HORA DE ENTREGA AL AUDITOR LIDER:

FIRMA DE RECIBIDO AUDITOR LÍDER:




PRINCIPALES CONFORMIDADES

RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

NOMBRE Y FIRMA DEL AUDITADO

FIRMA NOMBRE


Página 5 de 5

PRINCIPALES CONFORMIDADES / FORTALEZAS

NOMBRE Y FIRMA DEL AUDITADO

FIRMA

1

DIRECTRICES PARA LA AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓ N DE CALIDAD Y/O AMBIENTAL ISO 19011 INTRODUCCIÓN La serie de normas internacionales ISO 9000 e ISO 14000 enfatiza la importancia de las auditorías como una herramienta de la dirección para hacer el seguimiento y verificar la implementación efectiva de la política de una organización para gestión de la calidad y/o gestión ambiental. Las auditorías también son parte esencial de actividades tales como certificación/registro externos y la evaluación y seguimiento de la cadena de suministro. Esta norma internacional proporciona orientación sobre la realización de auditorías de sistemas de gestión de calidad y/o ambiental internas o externas, al igual que sobre la gestión de los programas de auditoría. Los usuarios previstos de esta norma incluyen auditores, organizaciones que implementan sistemas de gestión de calidad y/o ambiental, y las organizaciones involucradas en certificación o formación de auditores, certificación/registro de sistemas de gestión, acreditación o normalización en el área de evaluación de la conformidad. La orientación que brinda esta norma internacional pretende ser flexible y de aplicación a una amplia gama de usuarios potenciales. Como se indica en diferentes puntos del texto, el uso de estas directrices puede variar de acuerdo con el tamaño, naturaleza y complejidad de las organizaciones, al igual que en los objetivos y alcance de las auditorías por realizar. Aunque esta norma internacional proporciona solamente orientación, los usuarios pueden aplicarla para desarrollar sus propios requisitos relacionados con las auditorías. Los numerales 1, 2 y 3 de esta norma tratan sobre el alcance, referencias normativas y términos y definiciones, respectivamente. El numeral 4 describe los principios de auditoría. Entender estos principios ayudará al usuario a apreciar la naturaleza esencial de las auditorías y es una introducción necesaria a los numerales 5, 6 y 7. El numeral 5 proporciona orientación acerca del establecimiento y gestión de programas de auditoría, es decir, grupos de una o más auditorías planeadas dentro de un período de tiempo específico y dirigidas hacia un propósito específico. En este numeral se tratan aspectos tales como la asignación de responsabilidades para la gestión de programas de auditoría, el establecimiento de objetivos, la coordinación de actividades de auditoría y el suministro de recursos suficientes a los equipos de auditoría. El numeral 6 brinda orientación acerca de la realización de auditorías de sistemas de gestión y/o ambientales, incluida la selección de los equipos auditores. El numeral 7 proporciona orientación sobre la competencia de los auditores. Presenta a grandes rasgos las habilidades y el conocimiento necesarios para ser competentes en el manejo de una auditoría. Proporciona orientación sobre los atributos personales

2

necesarios para ser un auditor, sobre educación, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditoría, que son los indicadores que revelan si una persona ha adquirido las habilidades y conocimiento apropiados. Finalmente, el numeral 7 esboza un proceso para la evaluación de auditores. En varios sitios de esta norma se presentan guías suplementarias o ejemplos sobre tópicos específicos, en forma de ayudas prácticas que se encuentran en recuadros de texto. En muchos casos, tienen como fin ayudar al uso de esta norma en pequeñas organizaciones. En donde se implementan tanto sistemas de gestión de la calidad como de gestión ambiental, se deja al usuario de esta norma la decisión de llevarlas a cabo en forma separada o conjunta. Aunque esta norma se aplica a la auditoría de sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental, el usuario puede considerar adaptar o ampliar la orientación suministrada aquí, para aplicarla a otros tipos de auditorías, incluidas las de otros sistemas de gestión. Además, cualquier otro individuo u organización con interés en hacer seguimiento a la conformidad con los requisitos, como por ejemplo las especificaciones de producto o leyes y regulaciones, puede encontrar que la orientación proporcionada por esta norma internacional es útil. 1. Alcance Esta norma suministra orientación sobre los principios de auditoría, la gestión de los programas de auditoría, la realización de auditorías de sistemas de gestión de calidad y de gestión ambiental, así como la competencia de los auditores de sistemas de gestión de calidad y ambiental. Es aplicable a todas las organizaciones que necesitan realizar y gestionar auditorías de sistemas de calidad y/o ambiental, internas o externas. La aplicación de esta norma a otro tipo de auditorías es posible en principio, pero se recomienda prestar consideración especial a la definición de la competencia necesaria de los miembros del equipo auditor en tales casos. 2. Referencias normativas Los siguientes documentos normativos contienen disposiciones que, a través de la referencia en este texto, constituyen disposiciones de la presente norma. Para las referencias fechadas, no se aplican las enmiendas posteriores o revisiones de cualquiera de estas publicaciones. Sin embargo, se invita a las partes que realizan acuerdos con base en esta norma, a investigar la posibilidad de aplicar la edición más reciente de los documentos normativos indicados abajo. Para referencias no fechadas, se aplica la última edición del documento normativo citado. Los miembros de la IEC e ISO mantienen registros de las Normas Internacionales vigentes en la actualidad. ISO 9000:2000, Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario.

3

ISO 14050: 1998, Environmental Management – Vocabulary. 3. Términos y definiciones Para los propósitos de esta norma se aplican los términos y las definiciones dadas en la norma ISO 9000:2000 y en la ISO 14050:1998, a menos que sean reemplazados por las definiciones presentadas en seguida: Un término en una definición o nota que se define en otra parte de este numeral se indica mediante negrilla, seguido por su número de entrada entre paréntesis. 3.1 Auditoría Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoría (3.3) y evaluarla objetivamente para determinar la medida en la cual se cumplen los criterios de auditoría (3.2). NOTA Las auditorías internas, algunas veces llamadas auditorías por primera parte, son realizadas por la propia organización o en nombre de ésta, para revisión por la dirección y otros propósitos internos, y pueden formar la base de una autodeclaración de conformidad por parte de la organización. Las auditorías externas incluyen las que se denominan generalmente auditorías de segunda y tercera parte. Las auditorías de segunda parte las realizan las partes que tienen interés en la organización, por ejemplo los clientes, u otras personas en su nombre. Las auditorías de tercera parte las realizan organizaciones auditoras externas e independientes, como por ejemplo las que ofrecen registro o certificación de conformidad con los requisitos de la ISO 90001 e ISO 14001. Cuando se realiza la auditoría conjunta de los sistemas de gestión de la calidad y gestión ambiental, ésta se denomina auditoría combinada. Cuando dos o más organizaciones auditoras cooperan en la realización de una auditoría a un solo auditado, ésta se denomina auditoría conjunta. 3.2 Criterios de la auditoría Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia. 3.3 Evidencia de la auditoría Registros, declaraciones de hecho u otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría (3.2) y que son verificables. NOTA La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa. 3.4 Hallazgos de la auditoría Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría (3.3) reunida, contra los criterios de auditoría (3.2). NOTA Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoría, u oportunidades de mejora. 3.5 Conclusiones de la auditoría

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Resultado de una auditoría (3.1) que proporciona el equipo auditor (3.10) tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría (3.4). 3.6 Cliente de la auditoría Organización (3.3.1) o persona que solicita una auditoría (3.1). NOTA El cliente puede ser el auditado o cualquier otra organización que tenga derecho reglamentario o contractual para solicitar una auditoría. 3.7 Auditado Organización que es auditada. 3.8 Auditor Persona con la competencia (3.14) para llevar a cabo una auditoría (3.9.1) 3.9 Equipo auditor Uno o más auditores (3.8) que llevan a cabo una auditoría (3.1), con el apoyo de expertos técnicos (3.10), si se requiere. NOTA 1 Un auditor del equipo auditor se nombra como el líder del equipo auditor. NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formación. 3.10 Experto técnico Persona que suministra un conocimiento específico o experiencia al equipo auditor (3.9). NOTA 1 El conocimiento específico o experiencia es aquel relacionado con la organización, proceso o actividad que van a ser auditados, con el idioma o la cultura. NOTA 2 Un experto técnico no actúa como auditor en el equipo auditor. 3.11 Programa de la auditoría Conjunto de una o más auditorías (3.1) planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. 3.12 Plan de la auditoría Descripción de las actividades en el sitio y arreglos para una auditoría (3.1). 3.13 Alcance de la auditoría Extensión y límites de una auditoría (3.1). NOTA Típicamente el alcance incluye una descripción de las instalaciones físicas, las unidades organizacionales, las actividades y procesos, al igual que el período de tiempo cobijado. 3.14 Competencia Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

5

4. Principios de auditoría La auditoría se caracteriza por la confianza en muchos principios. Dichos principios hacen que la auditoría sea una herramienta confiable para apoyar las políticas y controles de gestión, suministrando información sobre cómo puede actuar una organización para mejorar su desempeño. La adhesión a estos principios es un prerrequisito para suministrar conclusiones de la auditoría que sean pertinentes y suficientes, y para asegurar que los auditores que trabajan independientemente entre sí lleguen a conclusiones similares en circunstancias similares. Los siguientes principios se relacionan con los propios auditores:

Conducta ética - Fundamento del profesionalismo. En auditoría son esenciales la confianza, la integridad, la confidencialidad y la discreción. Presentación justa - La obligación de informar verazmente y con exactitud. Los hallazgos, conclusiones y reportes de la auditoría reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoría. Se reportan los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría, los aspectos no resueltos o las opiniones divergentes entre el equipo auditor y el auditado. Debido cuidado profesional – La aplicación de diligencia y juicio en la auditoría. Los auditores proceden con el cuidado requerido de acuerdo con la importancia de la tarea que realizan y la confianza depositada en ellos por los clientes de la auditoría y las partes interesadas. Un prerrequisito es poseer la competencia necesaria.

Otros principios de auditoría se relacionan con el proceso de la auditoría. Una auditoría es, por definición, independiente y sistemática y estas características están estrechamente relacionadas con los siguientes principios de auditoría:

Independencia – La base de la imparcialidad y objetividad de las conclusiones de la auditoría. Los auditores son independientes de la actividad auditada, no están parcializados y no tienen conflictos de intereses. Los auditores mantienen un estado mental objetivo durante todo el proceso de auditoría, para asegurar que los hallazgos y conclusiones se basarán solamente en evidencias. Evidencia – La base racional para llegar a conclusiones de auditoría confiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático. La evidencia de la auditoría es verificable. Se basa en muestras de información disponible, ya que una auditoría se realiza durante un período de tiempo limitado y con recursos limitados. El uso apropiado del muestro está muy

6

relacionado con la confianza que se puede tener en las conclusiones de las auditorías.

La orientación presentada en los numerales restantes de esta norma se basa en los principios establecidos anteriormente.

5. Gestión de un programa de auditoría

5.1 Generalidades

Una organización que necesite realizar auditorías debería implementar y gestionar un programa de auditoría efectivo. El propósito de un programa es planear el tipo y número de auditorías, e identificar y suministrar los recursos necesarios para realizarlas. El programa de auditoría puede incluir auditorías con una variedad de objetivos. Dependiendo del tamaño, naturaleza y complejidad de la organización por auditar, el programa de auditoría puede incluir una, algunas o muchas auditorías, y auditorías conjuntas y combinadas. Una organización puede establecer más de un programa de auditoría. La alta gerencia de la organización debería conceder la autoridad para dirigir el programa de auditoría. Los responsables de dirigir el proceso de auditoría deberían: a) Establecer los objetivos y extensión del programa de auditoría. b) Establecer las responsabilidades, recursos y procedimientos. c) Asegurar la implementación del programa de auditoría. d) Hacer seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoría, y e) Asegurar que se llevan los registros apropiados del programa de auditoría. La Figura 1 ilustra la aplicación del ciclo Planear-Hacer-Verificar-Actuar para la gestión de un programa de auditoría.

7

Autoridad para el programa de auditoría(5.1)

Definición del programa de auditoría(5.2, 5.3)

- Objetivos / extensión- Responsabilidades- recursos- Procedimientos

Implementación del programa de auditoría(5.4, 5.5)

- Registro

- Asignación de equipos auditores- Evaluación de auditores

- Dirección de las actividades de auditoría

- Identificación de oportunidades de mejora

(5.6)

Seguimiento y revisión delprograma de auditoría

los auditoresCompetencia de

(7)

Actividades deauditoría

(6)Mejora del

programa de auditoríaActuar

Hacer

Planear

Verificar

Figura 1. Ilustración de la aplicación del ciclo Pl anear-Hacer-Verificar-Actuar,

para la gestión de un programa de auditoría

NOTA Los números de esta figura y de las siguientes hacen referencia a los numerales correspondientes de esta norma. Si una organización opera sistemas de gestión de la calidad y ambiental, puede decidir que el programa de auditoría incluya auditorías combinadas. En este caso, se debería prestar atención especial a la competencia del equipo auditor. Como parte de sus programas de auditorías, dos o más organizaciones auditoras pueden cooperar en la realización de una auditoría conjunta. En este caso, se debería prestar atención especial a la división de responsabilidades, el suministro de recursos adicionales, la competencia adicional necesaria en el equipo de auditoría y los procedimientos apropiados. Se debería llegar a un acuerdo sobre estos procedimientos antes de comenzar la auditoría.

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5.2 Objetivos y extensión del programa de auditoría 5.2.1 Objetivos de un programa de auditoría Se deberían establecer los objetivos de un programa de auditoría, para dirigir la planeación y realización de las auditorías. Estos objetivos se pueden basar en: a) Prioridades de la dirección. b) Intenciones comerciales. c) Requisitos del sistema de gestión. d) Requisitos reglamentarios o contractuales. e) Necesidad de evaluación de proveedores. f) Requisitos de los clientes. g) Necesidades de las partes interesadas. h) Riesgos potenciales para la organización.

Ayuda práctica – Ejemplos de programas de auditoría s La gestión de un programa de auditoría incluye la planificación apropiada, suministro de recursos y establecimiento de procedimientos para realizar auditorías dentro del programa. Algunos ejemplos de programas de auditorías pueden ser: a) Una serie de normas internas que comprendan todo el sistema de calidad de una organización para el año en curso. b) Auditorías de certificación/registro y de seguimiento realizadas por un organismo de certificación/registro por tercera parte, a un sistema de gestión ambiental dentro de un período de tiempo acordado contractualmente entre el organismo de certificación y el cliente. c) Auditorías de sistemas de gestión por segunda parte, a los proveedores de productos críticos, por realizar en un lapso de 6 meses.

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5.2.2 Extensión de un programa de auditoría La extensión de un programa de auditoría puede variar y estará influenciada por: a) El alcance, el objetivo y la duración de cada auditoría por realizar. b) La frecuencia de las auditorías por realizar. c) El tamaño, naturaleza y complejidad de la organización auditada. d) El número, importancia, complejidad, similitud y ubicación de las actividades por auditar. e) Normas, requisitos reglamentarios y contractuales y otros criterios de auditoría. f) Necesidad de acreditación o certificación/registro. g) Los resultados de las auditorías previas o una revisión del programa de auditoría previo. h) Aspectos lingüísticos, culturales y sociales. I) Preocupaciones de las partes interesadas. j) Cambios significativos para una organización o sus operaciones. 5.3 Responsabilidades, recursos y procedimientos de l programa de auditoría 5.3.1 Responsabilidades La responsabilidad de dirigir un programa de auditoría se debería asignar a una o más personas que tengan una comprensión general de los principios de auditoría, competencia del auditor y aplicación de técnicas de auditoría. También deberían poseer habilidades gerenciales y conocimiento técnico y del negocio pertinentes a las actividades por auditar. Las personas a quienes se asigne la responsabilidad de dirigir el programa de auditoría, deberían:

Ayuda práctica – Ejemplos de objetivos de un progra ma de auditoría Algunos ejemplos de diferentes objetivos de un programa de auditoría son: a) Cumplir los requisitos para certificación con una norma de sistema de gestión. b) Asegurar la conformidad con los requisitos contractuales. c) Obtener y mantener la confianza en la capacidad de un proveedor.

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a) Definir, implementar, hacer seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoría. b) Identificar y suministrar los recursos para el programa de auditoría. 5.3.2 Recursos Al identificar los recursos para el programa de auditoría, se deberían considerar: a) Los recursos financieros necesarios para el desarrollo, implementación, gestión y mejora de las actividades de auditoría. b) Las técnicas de auditoría. c) Los procesos para lograr y mantener la competencia de los auditores, y mejorar el desempeño de estos. d) La disponibilidad de los auditores y expertos técnicos que posean la competencia apropiada para los objetivos del programa de auditoría particular. e) La duración de las auditorías. f) El tiempo de desplazamiento, el alojamiento y otras necesidades durante la realización de la auditoría. 5.3.3 Procedimientos Se deberían establecer procedimientos de auditoría, que incluyeran: a) Planificar y programar las auditorías. b) Asegurar la competencia de los auditores y de los líderes del equipo auditor. c) Seleccionar los equipos auditores adecuados. d) Realizar las auditorías. e) Realizar las acciones complementarias de la auditoría. f) Llevar registros del programa de auditoría. g) Hacer seguimiento del desempeño y mejora del programa de auditoría. 5.4 Implementación del programa de auditoría La implementación de un programa de auditoría debería incluir: a) Comunicar el programa de auditoría a las partes pertinentes. b) Coordinar y programar las auditorías y otras actividades del programa de auditoría. c) Establecer y mantener un proceso para la evaluación inicial de los auditores y la evaluación progresiva de las necesidades de formación y desarrollo profesional continuado de los auditores, de acuerdo con los numerales 7.6 y 7.5.

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d) Asegurar la asignación de los equipos auditores. e) Suministrar los recursos requeridos para los equipos auditores. f) Asegurar la realización de las auditorías de acuerdo con el programa de auditoría. g) Asegurar el control de registros de las actividades de auditoría. h) Asegurar la revisión y aprobación de los reportes de auditoría y asegurar su distribución al cliente de la auditoría y a las demás partes especificadas. i) Asegurar las acciones complementarias de la auditoría, si son aplicables. 5.5 Registros del programa de auditoría Se deberían mantener registros para demostrar la implementación del programa de auditoría y deberían incluir: a) Los registros de auditoría individuales, tales como:

- Planes de auditoría.

- Reportes de auditoría.

- Reportes de no conformidades, y

- Reportes de acciones correctivas y preventivas b) Los resultados de la revisión del programa. c) Los registros del personal de auditoría, tales como:

- Evaluación del auditor. - Selección del equipo auditor, y

- Formación.

Los registros se deberían conservar y controlar con la seguridad apropiada. 5.6 Seguimiento y revisión de los programas de aud itoría Se debería hacer seguimiento a la implementación del programa de auditoría y se debería revisar a intervalos apropiados, para evaluar si sus objetivos se han cumplido y para identificar oportunidades de mejora. El seguimiento se debería llevar a cabo utilizando indicadores de desempeño que midan, por ejemplo: - La capacidad de los equipos auditores para implementar el plan de auditoría. - La conformidad con los programas y cronogramas de la auditoría.

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- La retroalimentación de los clientes de la auditoría, de los auditados y de los auditores. - El tiempo empleado para cerrar las acciones correctivas del programa de auditoría. Este revisión del programa de auditoría debería considerar, por ejemplo: a) Los resultados y tendencias del seguimiento. b) La conformidad con los procedimientos. c) La evolución de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. d) Los registros de auditoría. e) Las prácticas de auditoría alternativas o nuevas. f) La coherencia entre los equipos de auditoría. Los resultados de las revisiones del programa de auditoría pueden conducir a acciones correctivas o preventivas y a la mejora del programa de auditoría. 6 Actividades de auditoría 6.1 Generalidades Este numeral presenta una guía acerca de cómo dirigir y realizar una auditoría de sistemas de gestión de calidad y/o ambiental. La figura 2 proporciona una visión general de las actividades de auditoría como se describen en este numeral.

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Revisión de documentos(6.3)

Revisión de los documentos del sistema de gestiónpertinentes, incluidos registros y determinación

Inicio de la auditoría(6.2)

- Nombramiento del líder del equipo auditor- Definición de objetivos, alcance y criterios- Determinación de la viabilidad de la auditoría- Conformación del equipo auditor- Establecimiento del contacto inicial con el auditado

de su conveniencia.

Preparación de actividades de auditoría en el sitio(6.4)

- Preparación de documentos de trabajo- Asignación de trabajo al equipo auditor- Preparación del plan de auditoría

- Funciones y responsabilidades de los guías- Comunicación durante la auditoría

Realización de actividades de auditoría en el sitio

- Realización de reunión de apertura

(6.5)

y observadores- Recolección y verificación de información- Generación de hallazgos de auditoría- Preparación de las conclusiones de la auditoría- Realización de la reunión de cierre

- Aprobación y distribución del reporte de auditoría

Preparción, aprobación y distribución del reporte de auditoría

- Preparación del reporte de auditoría

(6.6)

- Finalización de la auditoría

Terminación de la auditoría

- Retención de documentos

(6.7)

Realización de actividades complementarias a la auditoría(6.8)

Figura 2. Visión general de las actividades de audi toría

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Al finalizar una auditoría pueden llevarse a cabo acciones complementarias de la auditoría. Estas acciones no se consideran como parte de la auditoría, a menos que estén incluidas en el plan de auditoría. 6.2 Iniciación de la auditoría 6.2.1 Nombramiento del líder del equipo auditor Las personas responsables de dirigir el programa de auditoría deberían nombrar el líder del equipo auditor para la auditoría específica. Cuando se realiza una auditoría conjunta, es importante que las organizaciones de auditoría lleguen a un acuerdo con relación a las responsabilidades específicas de cada organización, antes de comenzar la auditoría, particularmente acerca de la autoridad del líder del equipo nombrado para la auditoría. 6.2.2 Definición de los objetivos, alcance y criter io de la auditoría Dentro de los objetivos generales de un programa de auditoría, una auditoría debería estar basada en objetivos, alcance y criterios documentados. Los objetivos de la auditoría los debería definir el cliente de la auditoría. El alcance y los criterios de la auditoría se deberían definir entre el cliente de la auditoría y el líder del equipo auditor, de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría. Cualquier cambio en los objetivos, alcance o criterios se debería acordar por las mismas partes. Los objetivos de la auditoría definen lo que se va a lograr con dicha auditoría. Los objetivos de una auditoría pueden incluir: a) Determinación del grado de conformidad del sistema de gestión del auditado, o partes de él, con los criterios de la auditoría. b) Evaluación de la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento con los requisitos reglamentarios y contractuales. c) Evaluar la eficacia del sistema de gestión para cumplir los objetivos especificados, o d) Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión. El alcance de la auditoría describe la extensión y límites de la auditoría en términos de localización física, unidades organizacionales, actividades y procesos por auditar, y el período de tiempo cubierto por la auditoría. Los criterios de la auditoría pueden incluir las políticas, procedimientos, normas, leyes y regulaciones, requisitos del sistema de gestión, requisitos contractuales o códigos de conducta del sector industrial/comercial. Cuando se realiza una auditoría combinada, es importante que el líder del equipo auditor asegure que los objetivos, alcance y criterios de la auditoría, y la composición del equipo auditor, son apropiados para la naturaleza de la auditoría combinada. 6.2.3 Determinación de la viabilidad de la auditor ía

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Las personas responsables de dirigir el programa de auditoría deberían determinar la viabilidad de la auditoría, teniendo en cuenta los siguientes factores: a) Información suficiente y apropiada para planificar la auditoría. b) Disponibilidad de la cooperación adecuada del auditado. c) Disponibilidad de tiempo y recursos adecuados. Cuando la auditoría no sea viable, las personas responsables del programa de auditoría deberían proponer una alternativa al cliente de la auditoría, en consulta con el auditado. 6.2.4 Conformación del equipo auditor Cuando se ha declarado que la auditoría es viable, se debería conformar un equipo auditor, teniendo en cuenta la competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditoría. Cuando solamente hay un auditor, éste debería realizar todos los deberes aplicables de un líder del equipo auditor. Las personas responsables de dirigir el programa de auditoría y/o el líder del equipo auditor, en consulta con el cliente, y si es necesario, con el auditado, deberían identificar los recursos necesarios. Una vez decidido el tamaño y composición del equipo auditor, se debería considerar lo siguiente: a) Los objetivos de la auditoría, alcance, criterios y duración estimada de la auditoría. b) La competencia general del equipo auditor, necesaria para lograr los objetivos de la auditoría. c) Los requisitos de los organismos de acreditación/certificación, según el caso. d) La necesidad de asegurar la independencia del equipo auditor, en relación con las actividades por auditar, y de evitar conflictos de intereses. e) La capacidad de los miembros del equipo auditor para interactuar efectivamente con el auditado y trabajar conjuntamente. f) El idioma de la auditoría y la comprensión de las características sociales y culturales del auditado, ya sea gracias a las propias habilidades del auditor o mediante la ayuda de un experto técnico. El proceso de asegurar la competencia general del equipo auditor debería incluir los siguientes pasos: 1) Identificar el conocimiento y las habilidades necesarias para lograr los objetivos de la auditoría. 2) Seleccionar los miembros del equipo auditor, de manera que todo el conocimiento y habilidades estén presentes en el equipo auditor. El numeral 7.6 describe un proceso para la evaluación de la competencia de los auditores que se puede usar para la selección del equipo auditor.

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Si los auditores del equipo auditor no reúnen el conocimiento y habilidades necesarias, estos se pueden conseguir mediante la inclusión de expertos técnicos. Los expertos técnicos deberían operar bajo la dirección de un auditor. Tanto el cliente como el auditado pueden solicitar el reemplazo de miembros particulares del equipo de auditoría por motivos razonables, con base en los principios de auditoría descritos en el numeral 4. Estos motivos se deberían comunicar al líder del equipo auditor y a las personas responsables de dirigir el programa de auditoría, quienes deben tomar decisiones en cuanto al reemplazo de los miembros del equipo. Algunos ejemplos de motivos razonables pueden ser situaciones que involucran conflictos de intereses (por ejemplo que un miembro del equipo auditor haya sido empleado del auditado o le haya suministrado servicios de consultoría) y comportamiento anterior no ético. 6.2.4 Establecimiento del contacto inicial con el a uditado El contacto inicial con el auditado puede ser informal o formal, y se debería establecer por las personas responsables de dirigir el programa de auditoría, o por el líder del equipo auditor. El propósito del contacto inicial es: a) Establecer canales de comunicación. b) Suministrar información sobre el tiempo propuesto y la conformación del equipo de auditoría. c) Solicitar acceso a documentos pertinentes, incluidos registros. d) Determinar las reglas de seguridad en el sitio aplicables. e) Hacer los arreglos para la auditoría. f) Llegar a un acuerdo mutuo sobre la necesidad de personas acompañantes tales como observadores o guías para el equipo de auditoría. 6.3 Revisión de documentos Antes de las actividades de auditoría en el sitio, la documentación del auditado debería ser revisada para determinar la conformidad del sistema con los criterios de la auditoría. La documentación puede incluir documentos y registros pertinentes del sistema de gestión, y reportes de auditoría anteriores. La revisión debería tener en cuenta el tamaño, naturaleza y complejidad de la organización, y los objetivos y alcance de la auditoría. Puede ser necesaria una visita preliminar al sitio, para tener una visión general adecuada de la información disponible. Si el líder del equipo auditor considera que la información es inadecuada, debería informar al cliente de la auditoría, a las personas responsables de dirigir el programa de auditoría y al auditado. No se deberían gastar más recursos en la auditoría sino hasta que se resuelvan estos problemas. 6.4 Preparación de las actividades de auditoría en el sitio 6.4.1 Preparación del plan de auditoría

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El líder del equipo auditor debería preparar un plan de auditoría para suministrar la información necesaria para el equipo auditor, el auditado y el cliente de la auditoría. El plan debería facilitar la programación y la coordinación de las actividades de auditoría. La cantidad de detalles suministrados en el plan de auditoría reflejan el alcance y complejidad de la auditoría. Por ejemplo, los detalles pueden ser diferentes entre las auditorías inicial y las siguientes, y también entre las auditorías internas y externas. El plan de auditoría debería ser suficientemente flexible para permitir cambios, como por ejemplo en el alcance de la auditoría, que pueden llegar a ser necesarios a medida que progresan las actividades en el sitio. El plan de auditoría debería incluir o describir: a) Los objetivos de la auditoría. b) Los criterios de la auditoría y cualquier documento de referencia. c) El alcance, incluida la identificación de las unidades organizacionales y funcionales y los procesos por auditar. d) Las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de auditoría en el sitio. e) El tiempo y duración esperados para las actividades de auditoría en el sitio, incluidas reuniones con la gerencia del auditado y las reuniones del equipo auditor. f) La asignación de los recursos apropiados a las áreas críticas de la auditoría. El plan de auditoría también debería incluir, según el caso: h) La identificación del representante del auditado para la auditoría. i) El idioma de trabajo y de presentación de reportes de la auditoría, cuando sea diferente del idioma del auditor y/o auditado. j) Los tópicos del reporte de auditoría (incluido cualquier método de clasificación de no conformidades), formato y estructura, fecha esperada de su entrega y distribución. k) Arreglos logísticos (desplazamiento, instalaciones en el sitio, etc.) l) Aspectos relacionados con la confidencialidad. Cuando se realiza una auditoría conjunta, el líder del equipo nombrado para la auditoría debería especificar los métodos de comunicación con el auditado, cómo se va a realizar la auditoría, y la preparación y distribución del reporte de auditoría. El cliente de la auditoría debería revisar y aceptar el plan de auditoría, y dicho plan se debería presentar al auditado antes de comenzar las actividades de auditoría en el sitio. Cualquier objeción presentada por el auditor se debería resolver entre el líder del equipo auditor, el auditado y el cliente de la auditoría. Cualquier plan de auditoría revisado se debería acordar entre las partes antes de continuar con la auditoría.

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6.4.2 Asignación de trabajo al equipo auditor El líder del equipo auditor, en consulta con el equipo auditor, debería asignar a cada miembro del equipo la responsabilidad de auditar procesos específicos del sistema de gestión, funciones, sitios, áreas o actividades. Estas asignaciones deberían tener en cuenta la necesidad de independencia, competencia y uso efectivo de recursos por parte del auditor, al igual que las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores, auditores en formación y expertos técnicos. Se pueden hacer cambios en las asignaciones de trabajo a medida que progresa la auditoría, para asegurar el logro de los objetivos de ésta. Los miembros del equipo auditor deberían revisar la información pertinente relacionada con sus asignaciones de auditoría, y preparar los documentos necesarios para dichas asignaciones. 6.4.3 Preparación de documentos de trabajo Los documentos de trabajo los debería preparar y usar el equipo auditor con propósitos de referencia y registro de los procedimientos de la auditoría, y pueden incluir: a) Listas de verificación y planes de muestreo para la auditoría. b) Formatos para registro de información, tales como evidencia de soporte, hallazgos de la auditoría y registros de las reuniones. El uso de las listas de verificación y formatos no debería restringir el alcance de las actividades de la auditoría que pueden cambiar como resultado de la información recolectada durante la auditoría. Los documentos de trabajo, incluidos los registros que resultan a partir de su uso, se deberían retener, al menos hasta finalizar la auditoría. La retención de documentos después de finalizar la auditoría se describe en el numeral 6.7.1. Los documentos que contienen información confidencial o patentada se deberían proteger adecuadamente en todo momento por parte de los miembros del equipo de auditoría. 6.5 Realización de actividades de auditoría en el s itio 6.5.1 Realización de la reunión de apertura Se debería llevar a cabo una reunión de apertura con la gerencia del auditado, o en donde sea apropiado, con las personas responsables de las funciones o procesos por auditar. El propósito de una reunión de apertura es: a) Revisar el plan de auditoría. b) Presentar un breve resumen de cómo se realizarán las actividades. c) Confirmar los canales de comunicación. d) Brindar una oportunidad para que el auditado haga preguntas.

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Ayuda práctica – Reunión de apertura En muchos casos, por ejemplo en auditorías internas en una organización pequeña, la reunión de apertura puede consistir en comunicar que se está realizando una auditoría y en explicar la naturaleza de ésta. Para otras situaciones relacionadas con la auditoría, la reunión debería ser formal y se deberían llevar registros de asistencia. La reunión debería estar presidida por el líder del equipo auditor. Los siguientes aspectos se deberían considerar en una reunión de apertura, según el caso: a) Presentación de los participantes, incluido un perfil de sus funciones. b) Confirmación de los objetivos, alcance y criterios de la auditoría. c) Confirmación del cronograma de la auditoría y otras medidas pertinentes con el auditado, tales como la fecha y la hora de la reunión de cierre, cualquier reunión interina entre el equipo auditor y la gerencia del auditado, y cualquier cambio de última hora. d) Los métodos y procedimientos que se van a usar para realizar la auditoría, incluido notificar al auditado que la evidencia de auditoría será solamente una muestra de la información disponible y que por lo tanto es un elemento de incertidumbre en la auditoría. e) Confirmación de enlaces de comunicación formales entre el equipo auditor y el auditado. f) Confirmación del idioma que se va a usar durante la auditoría. g) Confirmación de que durante la auditoría se mantendrá informado al auditado del progreso de la auditoría. h) Confirmación de que hay disponibilidad de los recursos e infraestructura necesarios para el equipo auditor. i) Confirmación de aspectos relacionados con la confidencialidad. j) Confirmación de los procedimientos pertinentes de seguridad en el trabajo, de emergencia y de seguridad para el equipo auditor. k) Confirmación de la disponibilidad, funciones e identidad de los guías. l) El método de presentación de reportes, incluida cualquier clasificación de no conformidades. m) Información acerca de las condiciones en las cuales se puede terminar una auditoría. n) Información acerca de cualquier sistema de apelación en cuanto a la realización o resultados de la auditoría.

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6.5.2 Comunicación durante la auditoría Dependiendo del alcance y complejidad de la auditoría. Puede ser necesario hacer arreglos formales en cuanto a comunicación durante la auditoría. El equipo auditor debería reunirse periódicamente para intercambiar información, evaluar el progreso de la auditoría y reasignar trabajo entre los auditores, según se requiera. Durante la auditoría, el líder del equipo auditor debería comunicar periódicamente el estado de la auditoría y cualquier inquietud al auditado y al cliente de la auditoría, según el caso. La evidencia recogida en la auditoría, que sugiera un riesgo inmediato y significativo (por ejemplo: de seguridad, ambiental o de calidad), debería reportarse sin demora al auditado, y según el caso, al cliente de la auditoría. Cuando la evidencia de auditoría disponible indique que los objetivos de la auditoría no se pueden alcanzar, el líder del equipo auditor debería reportar las razones al cliente de la auditoría y al auditado, para determinar la acción apropiada, Esta acción puede incluir la reconfirmación del plan de auditoría, la terminación de la auditoría o un cambio en los objetivos de la auditoría y/o alcance de la auditoría. Cualquier necesidad de cambio en el alcance de la auditoría que pueda llevar a ser evidente a medida que progresan las actividades de auditoría en el sitio, debería ser revisado y aprobado por el cliente de la auditoría, y según el caso, por el auditado. Cualquier inquietud acerca de un aspecto externo al alcance de la auditoría se debería observar y reportar al líder del equipo auditor, para su posible comunicación al cliente de la auditoría y al auditado. 6.5.3 Funciones y responsabilidades de los guías y observadores Los guías y observadores pueden acompañar al equipo de auditoría pero no son parte de él. No deberían influenciar ni interferir con la realización de la auditoría. En donde se asignan guías, deberían brindar asistencia al equipo de auditoría y actuar a solicitud del líder del equipo auditor. Sus deberes pueden incluir: a) Establecer contactos y citas para las entrevistas. b) Arreglar las visitas a partes específicas del sitio u organización. c) Asegurar que los miembros del equipo auditor conozcan y respetan las reglas concernientes a los procedimientos de seguridad en el sitio. Los guías también pueden atestiguarla auditoría en nombre del auditado. A solicitud del auditor, los guías pueden aclarar o ayudar a recolectar información correcta. 6.5.4 Recolección y verificación de la información La Figura 3 proporciona una visión general del proceso de recolección de información para llegar a conclusiones de la auditoría.

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Fuentes de información

Recolección mediante muestreo apropiado

Verificación

Evaluación contra los criterios de auditoría

Información

Evidencia de auditoría

Hallazgos de la auditoría

Revisión

Conclusiones de las auditorías

Figura 3. Visión general del proceso de recolección de información para llegar a

conclusiones de auditoría

La información pertinente a los objetivos, alcance y criterios de la auditoría, incluida la información pertinente a las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos se debería recolectar mediante el muestreo apropiado durante la auditoría y se debería verificar. La evidencia de auditoría se debería verificar como tal. NOTA La evidencia de auditoría se basa en las muestras de información disponible. Por lo tanto, existe un elemento de incertidumbre en auditoría, y las personas que actúen con base en las conclusiones de la auditoría deberían tener conocimiento de esta incertidumbre. Los métodos de recolección de información incluyen: a) Entrevista. b) Observación de actividades.

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c) Revisión de documentos. 6.5.5 Generación de los hallazgos de la auditoría

Ayuda práctica – Fuentes de información y realizaci ón de entrevistas Las fuentes de información seleccionadas pueden variar de acuerdo con el alcance y complejidad de la auditoría y pueden incluir: a) Entrevistas con empleados y otras personas. b) Observación de actividades, y de las condiciones y medio de trabajo circundante. c) Documentos, tales como la política, objetivos, planes, procedimientos, instrucciones, licencias y permisos, especificaciones, planos, contratos, pedidos, etc. d) Registros, como por ejemplo los de inspección, actas de reuniones, reportes de auditoría, registros de programas de seguimiento, y resultados de mediciones. e) Resúmenes de datos, análisis e indicadores de desempeño. f) Registros de la base de los programas de muestreo del auditado pertinentes y los procedimientos para asegurar el control de calidad de los procesos de muestreo y medición. g) Registros de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentación de los clientes y demás información pertinente de partes externas y clasificación de proveedores. h) Bases de datos computarizadas y sitios en la red. Las entrevistas son uno de los medios de recolección de información más importantes y se deberían llevar a cabo de una manera adaptada a la situación y a la persona entrevistada. Sin embargo, el auditor debería considerar lo siguiente: a) Las entrevistas se deberían realizar con personas de diferentes niveles y funciones que realizan actividades o tareas dentro del alcance de la auditoría. b) La entrevista se debería realizar durante las horas de trabajo normales y en el sitio de trabajo normal de la persona entrevistada. c) Se debe procurar que la persona entrevistada se sienta cómoda antes de comenzar la entrevista. d) Se debería explicar la razón de la entrevista y las notas que se tomen durante ésta. e) Las entrevistas se pueden iniciar solicitándole a la persona que describa su trabajo. f) Se deberían evitar las preguntas que predispongan las respuestas (preguntas capciosas). g) Los resultados de la entrevista se deberían resumir y revisar con la persona entrevistada. h) Se debería agradecer a las personas entrevistadas por su participación y cooperación.

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La evidencia de la auditoría se debería evaluar contra los criterios de la auditoría, para generar los hallazgos de la auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoría y/o identificar una oportunidad de mejora. El equipo de auditoría se debería reunir lo necesario para revisar los hallazgos de auditoría en etapas apropiadas durante la auditoría. Las conformidades se deberían resumir para indicar lugares, funciones, procesos o requisitos que fueron auditados. Si se incluyeron en el plan de auditoría, también se deberían registrar los hallazgos de conformidad en las auditorías individuales y su evidencia de soporte. También se deberían registrar las no conformidades y su evidencia de soporte. Las no conformidades se pueden clasificar y se deberían revisar con el representante de la auditoría apropiado. El propósito de la revisión es obtener reconocimiento de que la auditoría es precisa y que se entiende cuáles son las no conformidades. Se debe intentar al máximo resolver cualquier divergencia de opiniones concerniente a la evidencia y/o hallazgos de la auditoría, y se deberían registrar los puntos no resueltos. 6.5.6 Preparación de las conclusiones de la auditor ía El equipo auditor se debería reunir antes de la reunión de cierre, para: a) Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información recolectada durante la auditoría, contra los objetivos de la auditoría. b) Acordar las conclusiones de la auditoría teniendo en cuenta la incertidumbre en ésta. c) Preparar recomendaciones, si se especifican en los objetivos de la auditoría. d) Discutir las acciones complementarias de la auditoría, si es apropiado. 6.5.7 Realización de la reunión de cierre Se debería realizar una reunión de cierre para presentar los hallazgos de la auditoría y las conclusiones de manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado, y acordar, si es apropiado, el período de tiempo para que el auditado presente un plan

Ayuda práctica – Conclusiones de la auditoría Las conclusiones de la auditoría pueden tratar aspectos tales como: a) La extensión de la conformidad del sistema de gestión con los criterios de la auditoría. b) La implementación y mantenimiento efectivos del sistema de gestión. c) La capacidad del proceso de revisión de gestión para asegurar la conveniencia, suficiencia y eficacia del sistema de gestión. Las conclusiones de la auditoría pueden conducir a recomendaciones relativas a mejoras, relaciones comerciales, certificación o registro o futuras actividades de auditoría.

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de acciones correctivas. Entre los participantes en la reunión de cierre se deberían encontrar el auditado y también el cliente de la auditoría y otras partes. Si es necesario, el líder del equipo auditor debería notificar al auditado sobre situaciones encontradas en la auditoría, que podrían menoscabar la confianza que se puede tener en las conclusiones de la auditoría. Por ejemplo, en muchos casos, en auditorías internas en una organización pequeña, la reunión de cierre puede consistir en comunicar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. En otras situaciones de auditoría, la reunión debería ser formal, y se deberían llevar actas y registros de asistencia. La reunión, presidida por el líder del equipo auditor, se debería realizar con la gerencia del auditado y las personas responsables de las funciones auditadas. Cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos y/o conclusiones de la auditoría, entre el equipo auditor y el auditado, se debería discutir y en lo posible, resolver. Si no se resuelve, ambas opiniones se deberían registrar. Si así se especifica en los objetivos de la auditoría, se deberían presentar recomendaciones para mejoras. Se debería hacer énfasis en que las recomendaciones no son obligatorias. 6.6 Preparación, aprobación y distribución del rep orte de auditoría 6.6.1 Preparación del reporte de auditoría El líder del equipo auditor debería ser el responsable de la preparación y contenido del reporte de auditoría. El reporte de auditoría debería proporcionar un registro completo, exacto, conciso y claro de la auditoría. El reporte de auditoría debería incluir o hacer referencia a lo siguiente: a) Los objetivos de la auditoría. b) El alcance de la auditoría, particularmente la identificación de las unidades organizacionales y funcionales o los procesos auditados y el período de tiempo abarcado. c) La identificación del cliente de la auditoría. d) La identificación de los miembros del equipo auditor. e) Las fechas y lugares en donde se realizaron las actividades de auditoría en el sitio. f) Los criterios de la auditoría. g) Los hallazgos de la auditoría. h) Las conclusiones de la auditoría.

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El reporte de auditoría también debe incluir o hacer referencia a los siguientes aspectos, según sea pertinente: i) El plan de auditoría. j) La lista de representantes del auditado. k) Un resumen del proceso de auditoría, que incluya los obstáculos encontrados que pueden menoscabar la confianza que se tenga en las conclusiones de la auditoría. l) Confirmación de que se han cumplido los objetivos de la auditoría dentro del alcance de la auditoría, de acuerdo con el plan de auditoría. m) Las áreas no incluidas, aunque estén dentro del alcance de la auditoría. n) Las opiniones divergentes no resueltas, entre el equipo de auditoría y el auditado. o) Recomendaciones para mejora, si se especifican en los objetivos de la auditoría. p) Planes de acciones complementarias acordados. q) Una declaración de la naturaleza confidencial del contenido. r) La lista de distribución del reporte de auditoría. 6.6.2 Aprobación y distribución del reporte de audi toría El reporte de auditoría se debería emitir dentro del período de tiempo acordado. Si esto no es posible, se deberían comunicar al cliente de la auditoría las razones de este retraso y se debería acordar una nueva fecha para su emisión. El reporte de auditoría debería estar fechado, revisado y aprobado como se defina en los procedimientos del programa de auditoría. Posteriormente, el reporte de auditoría se debería distribuir a los receptores destinados por el cliente de la auditoría. El reporte de auditoría es propiedad del cliente de la auditoría y se debería respetar y proteger apropiadamente la confidencialidad, por parte de los miembros del equipo auditor y los receptores del reporte. 6.7 Terminación de la auditoría 6.7.1 Retención de documentos Los documentos concernientes a la auditoría se deberían retener o destruir, mediante acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría y requisitos reglamentarios y contractuales aplicables. A menos que lo exija la ley, el equipo auditor y las personas responsables de dirigir el programa de auditoría no deberían revelar el contenido de los documentos, cualquier información obtenida durante la auditoría, o el reporte de auditoría, a ninguna otra parte, sin la aprobación explícita del cliente de la auditoría, y cuando sea apropiado, la

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aprobación del auditado. Si se exige revelar el contenido de un documento de auditoría, se debería informar lo más pronto posible al cliente de la auditoría y al auditado. 6.7.2 Finalización de la auditoría La auditoría está completa cuando han finalizado todas las actividades del plan de auditoría y el reporte de auditoría aprobado ha sido distribuido. 6.8 Realización de actividades complementarias a la auditoría Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas y de mejora, según el caso. Estas acciones no se consideran parte de la auditoría y usualmente las realiza el auditado dentro de un período de tiempo acordado. El auditado debería mantener informado al cliente de la auditoría acerca de el estado de estas acciones, según sea apropiado. El cumplimiento y eficacia de la acción correctiva se deberían verificar de acuerdo con un procedimiento apropiado. Esta verificación puede ser parte de una auditoría posterior. NOTA Los objetivos del programa de auditoría pueden incluir actividades complementarias por parte del equipo auditor. Estas actividades se considera que agregan valor, al hacer uso de la experiencia de los miembros del equipo auditor. En estos casos, se debería tener cuidado para mantener la independencia en actividades de auditoría posteriores. 7. Competencia de los auditores 7.1 Generalidades La confianza y la seguridad en el proceso de auditoría dependen de la competencia del personal que realiza la auditoría. Para llegar a ser auditor, una persona debería: - Poseer los atributos personales esbozados en el numeral 7.3. - Demostrar capacidad para aplicar el conocimiento y habilidades necesarios para realizar las auditorías esbozadas en el numeral 7.2. Educación, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditoría son los medios por los cuales una persona adquiere el conocimiento apropiado y habilidades para llegar a ser un auditor. También son indicadores de competencia. Parte del conocimiento y habilidades son comunes para los auditores de sistemas de gestión de la calidad y ambiental y algunos son específicos para los auditores de la disciplina individual. El numeral 7.2.1 trata sobre el conocimiento y habilidades que se aplican tanto a auditores de sistemas de gestión de la calidad como a los de sistemas de gestión ambiental, el numeral 7.2.2 trata sobre el conocimiento adicional y las habilidades que se aplican a los líderes del equipo auditor, el numeral 7.2.3 comprende aquellas áreas que se aplican solamente a auditores de sistemas de gestión de la calidad, y el numeral 7.2.4 comprende aquellas áreas que se aplican únicamente a auditores de sistemas de gestión ambiental. Los numerales 7.2.1, 7.2.3 y 7.2.4 se aplican a los auditores que trabajan en ambos sistemas, de calidad y ambiental.

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El concepto de competencia se ilustra en la Figura 4.

Educación Experiencialaboral del auditor

formaciónauditorías

Experiencia en

(7.4)

Atributos personales (7.3)

Competencia

Calidad

Conocimientos y habilidadesespecificosen calidad

(7.2.3)

Conocimientosy habilidades

genéricos(7.2.1)

habilidades

especificos(7.2.4)

ambientales

Ambiental

Conocimientos y

Figura 4. Concepto de competencia

Este numeral también describe un proceso para evaluar auditores y líderes de equipos auditores, al igual que el desarrollo profesional y mantenimiento de la competencia. El proceso de evaluación comprende cuatro pasos principales, que son: a) Identificar los tipos y niveles de conocimiento y habilidades para satisfacer las necesidades del programa de auditoría (7.6.3). b) Establecer identificadores de educación, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditoría (7.6.4). c) Seleccionar el método de evaluación apropiado (7.6.5). d) Completar la evaluación comparando los resultados contra los indicadores identificados (7.6.6). 7.2 Conocimiento y habilidades 7.2.1 Conocimiento y habilidades genéricos de los a uditores de sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental Los auditores de sistemas de gestión de la calidad/ambiental deberían poseer conocimiento y habilidades en las siguientes áreas:

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a) Principios, procedimientos y técnicas de auditoría, para posibilitar que el auditor seleccione los que son apropiados para diferentes auditorías, y asegurar que las auditorías se realizan de manera coherente y sistemática. Un auditor debería estar en capacidad de: - Aplicar los principios, procedimientos y técnicas de auditoría. - Planificar y organizar el trabajo efectivamente. - Realizar la auditoría oportunamente. - Priorizar y enfocarse en aspectos importantes. - Recolectar información mediante entrevistas, escuchando y observando, y revisando documentos, incluidos los registros. - Verificar la exactitud de la información recolectada. - Confirmar la suficiencia y conveniencia de la evidencia de la auditoría, para corroborar los hallazgos de la auditoría y las conclusiones. - Evaluar los factores que puedan afectar la fiabilidad de los hallazgos de la auditoría y las conclusiones. - Entender la conveniencia y las consecuencias de usar técnicas de muestreo. - Registrar las actividades de auditoría a través de documentos de trabajo. - Preparar reportes de auditoría que sean claros y concisos. - Mantener la información confidencialmente. - Comunicar efectivamente, ya sea mediante las habilidades lingüísticas personales o con la ayuda de un intérprete competente. b) Documentos del sistema de gestión y de referencia, para posibilitar que el auditor comprenda el alcance de la auditoría y aplique los criterios de la auditoría. El conocimiento y habilidades deberían incluir: - Aplicación de los sistemas de gestión en diferentes organizaciones. - Interacción entre los componentes del sistema de gestión. - Normas del sistema de gestión de la calidad o ambiental, procedimientos

aplicables u otros documentos del sistema de gestión usados como criterios de auditoría.

- Diferencias entre los documentos de referencia, y su prioridad. - Sistemas de información y tecnología para el manejo, autorización, distribución y control de documentos, datos y registros. c) Situaciones organizacionales, para posibilitar que comprenda el contexto operacional de la organización. El conocimiento y habilidades en estas áreas deberían incluir:

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- Tamaño, estructura, funciones y relaciones organizacionales. - Procesos generales del negocio y terminología relacionada. - Hábitos culturales y sociales del auditado. d) Leyes y reglamentaciones aplicables, y otros requisitos pertinentes a la disciplina, para posibilitar que el auditor conozca los requisitos que se aplican a la organización auditada y trabaje de acuerdo con ellos. El conocimiento y habilidades en esta área deberían comprender lo siguiente, según sea aplicable: - Contratos y convenios. - Mano de obra, seguridad en el lugar de trabajo y condiciones laborales. - Actividades, productos y servicios. - Tratados y convenios internacionales. - Medio ambiente 7.2.2 Conocimiento y habilidades genéricos de los l íderes del equipo auditor Los líderes de un equipo auditor deberían tener conocimiento adicional y habilidades en cuanto a liderazgo en auditoría, para posibilitar que el equipo de auditoría realice la auditoría de una manera eficiente y eficaz. El conocimiento y habilidades en esta área deberían incluir: - Planificación de la auditoría y uso efectivo de recursos durante la auditoría. - Representación del equipo auditor en las comunicaciones con el cliente y el auditado. - Organización y dirección de los miembros del equipo auditor. - Dirección del equipo auditor para obtener las conclusiones de la auditoría. - Prevención y resolución de conflictos. - Preparación y terminación del reporte de auditoría. 7.2.3 Conocimiento y habilidades específicos para los auditores del sistema de gestión de la calidad Los auditores del sistema de gestión de la calidad deberían tener conocimiento y habilidades en: a) Métodos y técnicas relacionados con la calidad, para posibilitar que el auditor examine los sistemas de gestión de la calidad y genere hallazgos y conclusiones de auditoría. El conocimiento y habilidades en esta área deberían incluir: - Terminología de calidad.

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- Principios de gestión de calidad y su aplicación. - Herramientas de gestión de calidad y su aplicación (por ejemplo: control de procesos estadísticos, modo de falla y análisis de efectos, etc.). b) Productos, incluidos los servicios y procesos operacionales, para posibilitar que el auditor comprenda el contexto tecnológico en el cual se realiza la auditoría. El conocimiento y habilidades en esta área deberían incluir: - Terminología específica del sector. - Características técnicas de los procesos y productos, incluidos los servicios. - Procesos y prácticas específicas del sector. 7.2.4 Conocimiento y habilidades específicas de los auditores de sistemas de gestión ambiental Los auditores de los sistemas de gestión ambiental deberían tener conocimiento y habilidades en: a) Métodos y técnicas de gestión ambiental, para posibilitar que el auditor examine los sistemas de gestión ambiental y genere hallazgos de auditoría y conclusiones apropiados. El conocimiento y habilidades en esta área deberían incluir: - Terminología ambiental. - Principios de gestión ambiental y su aplicación. - Herramientas de gestión ambiental (tales como evaluación de aspecto/impacto

ambiental, evaluación del ciclo de vida, evaluación del desempeño ambiental, etc.). b) Ciencia y tecnología ambiental, para posibilitar que el auditor comprenda las relaciones fundamentales entre las actividades humanas y el medio ambiente. El conocimiento y habilidades en esta área deberían incluir: - El impacto de las actividades humanas sobre el medio ambiente. - El medio ambiente (aire, agua, tierra). - El manejo de los recursos humanos (combustibles fósiles, agua, flora y fauna). - La interacción de los ecosistemas. - Los métodos generales de protección ambiental. - Las técnicas de seguimiento y medición c) Los aspectos técnicos de las operaciones, para posibilitar que el auditor comprenda la interacción de las actividades, productos, servicios y operaciones del auditado, con el medio ambiente. El conocimiento y habilidades en esta área deberían incluir:

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- Terminología específica del sector. - Los aspectos ambientales e impactos de las actividades, productos y servicios. - Los métodos para evaluar la importancia de los aspectos ambientales. - Las características críticas de los procesos operacionales, productos y servicios. - Las técnicas de seguimiento y medición. - Las tecnologías para prevención de la contaminación. 7.3 Atributos personales Los atributos personales contribuyen al desempeño exitoso de un auditor. Un auditor debería ser: a) Ético: justo, veraz, sincero, honesto y discreto. b) De mente abierta: dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos. c) Diplomático: posee tacto en el trato con las personas. d) Buen observador: informado en forma constante y activa de los alrededores físicos y actividades. e) Perceptivo: consciente instintivamente y capaz de entender y adaptarse a situaciones. f) Versátil: capaz de adaptarse a situaciones diferentes. g) Tenacidad: persistente, enfocado en lograr objetivos. h) Decisivo: llega a conclusiones oportunas con base en razonamiento y análisis lógico. i) Confiado en sí mismo: actúa y funciona independiente mientras interactúa efectivamente con los demás. 7.4 Educación, experiencia laboral, formación del a uditor y experiencia en auditoría 7.4.1 Auditor Para adquirir la experiencia necesaria para llegar a ser auditor, una persona debería: a) Haber terminado un nivel educativo suficiente que le permita la adquisición de conocimiento y habilidades definidas en el numeral 7.2. b) Experiencia laboral en una posición técnica, gerencial o profesional que involucra el ejercicio de criterio, resolución de problemas y comunicación con otro personal gerencial o profesional, clientes y/u otras partes interesadas.

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Parte de la experiencia laboral debería ser en la posición en la cual las actividades emprendidas contribuyen al desarrollo de conocimiento y habilidades en: - El campo de gestión de la calidad para auditores de sistemas de gestión de

calidad, y - El campo de gestión de la calidad para auditores de sistemas de gestión

ambiental. c) Formación como auditor, que contribuya al desarrollo del conocimiento y las habilidades descritas en el numeral 7.2.1. La formación la pueden brindar personas de la misma organización o una organización externa. d) Experiencia de auditoría en las actividades de auditoría descritas en el numeral 6. La experiencia de auditoría general debería abarcar todo el proceso de auditoría y toda la norma de sistema de gestión de la calidad o ambiental. Esta experiencia se debería haber obtenido bajo la supervisión y orientación de un líder del equipo auditor en la misma disciplina. Este entrenamiento en el trabajo debería ser actual. 7.4.2 Líder del equipo auditor Antes de asumir la responsabilidad de liderar un equipo auditor, un auditor debería adquirir experiencia actuando como auditor líder, para desarrollar el conocimiento y habilidades descritos en el numeral 7.2.2. Esta experiencia se debería obtener bajo la supervisión y orientación de otro auditor que sea competente como líder de equipos auditores. 7.4.3 Auditores que auditan tanto sistemas de gesti ón de calidad como de gestión ambiental Los auditores de sistemas de gestión de la calidad o ambiental que desean llegar a ser auditores en la segunda disciplina deberían: a) Poseer la formación y experiencia laboral necesaria para adquirir el conocimiento y habilidades para la segunda disciplina, y b) Haber realizado auditorías que comprenden todo el sistema de gestión en la segunda disciplina, bajo la supervisión y orientación de un auditor que sea competente como líder de un equipo auditor en la segunda disciplina. Los líderes del equipo auditor en una disciplina no deberían llegar a ser líderes de equipo auditor en la segunda disciplina, sino hasta cumplir con a) y b). 7.5 Mantenimiento y mejora de la competencia 7.5.1 Desarrollo profesional continuo El desarrollo profesional continuo tiene que ver con el mantenimiento y mejora del conocimiento, habilidades y atributos personales. Esto se puede lograr a través de varios medios, como por ejemplo experiencia laboral adicional, formación, estudios privados, entrenamiento, asistencia a reuniones, seminarios y conferencias u otras actividades pertinentes. Los auditores deberían demostrar un desarrollo profesional continuo.

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Las actividades de desarrollo profesional continuo deberían tener en cuenta los cambios en las necesidades del individuo y la organización, la práctica de la auditoría, las normas y otros requisitos. 7.5.2 Mantenimiento de la capacidad de auditar Los auditores deberían mantener y demostrar su capacidad para auditar, a través de su participación continua en auditorías de sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental. 7.6 Evaluación del auditor 7.6.1 Etapas de la evaluación La evaluación de los auditores ocurre en las siguientes etapas diferentes: - La evaluación inicial de las personas que desean convertirse en auditores como

parte de un programa de auditoría. - La evaluación adicional de la competencia de un auditor ocurre como parte del

proceso de selección del equipo auditor, descrito en el numeral 6.2.4. - Evaluación continuada del desempeño del auditor, para identificar las necesidades

de mantenimiento y mejora del conocimiento y habilidades como parte del proceso de evaluación del auditor.

La evaluación inicial y continua de los auditores y de los líderes de los equipos auditores se debería planear, implementar y registrar de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría, para obtener un resultado que sea objetivo, coherente, justo y confiable. El proceso de evaluación debería identificar las necesidades de formación y otras necesidades de mejora de habilidades. La figura 5 ilustra la relación entre la evaluación inicial de un auditor, la selección del equipo auditor, el desarrollo profesional continuado, el mantenimiento de la capacidad de auditar y el proceso continuo de evaluación de auditores.

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Inicio

inicial(7.6.2)

Evaluación

Desarrollo posterior

No se cumplenindicadores

continuadadel desempeño

(7.6)

Evaluación

Auditor

indicadoresSe cumplen

Necesario desarrolloposterior

Mantenimiento de la competencia(7.5)

Selección del equipoauditor

Auditoría(6)

Desempeñoadecuado

(6.2.4)

Figura 5. Etapas de la evaluación

7.6.2 Evaluación del proceso de evaluación El proceso de evaluación comprende cuatro pasos principales, que son: a) Identificación de los tipos y niveles de conocimiento y habilidades para satisfacer las necesidades del programa de auditoría (7.6.3). b) Establecimiento de indicadores de educación, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditoría (7.6.4). c) Selección del método de evaluación apropiado (7.6.5). d) Finalización de la evaluación mediante la comparación de los resultados contra indicadores identificados (7.6.6). La figura 6 ilustra los pasos en el proceso de evaluación inicial. Este proceso también se puede usar para realizar la evaluación continuada de los auditores, y para la selección del equipo auditor.

35

Inicio

Identificación del conocimientoy habilidades apropiados para

satisfacer las necesidadesdel programa de auditoría

(7.6.3)

Establecimiento de indicadoresde educación, experiencia

laboral, formación del auditory experiencia en auditorias

(7.6.4)

Selección del método deevaluación apropiado

(7.6.5, tabla 2)

habilidades y conocimientoscontra los indicadores,

comparación de los resultadosRealización de la evaluación y

(7.6.6)

identificados

se encuentra en la tabla 3, columnas 1 y 2necesarios para un programa de auditoríaUn ejemplo del conocimiento y habilidades

En la tabla 1 se presenta un ejemplo de los indicadoresque un organismo de certificación / registro puede

usar cuando selecciona personal para ser auditores

En la tabla 3, columna 3, se presenta un ejemplo deindicadores para un programa de auditoría interna

En la tabla 3, columna 4, se presentan ejemplosde métodos de evaluación usados en un programa

de auditoría interna.

necesitar formación adicional, experiencia de trabajo,Las personas que no satisfacen los criterios pueden

etc.

Figura 6. Proceso de evaluación inicial

7.6.3 Establecimiento de los niveles apropiados de conocimiento y habilidades Las organizaciones deberían identificar los tipos y niveles de conocimiento y habilidades apropiados para las necesidades de su programa de auditoría (véase el ejemplo en la Tabla 3). - El tamaño, naturaleza y complejidad de la organización. - Los objetivos y extensión del programa de auditoría. - Los requisitos de certificación, registro y acreditación. - La función del proceso de auditoría en la gestión de la organización.

36

- El nivel de confianza requerido en el programa de auditoría, y - La complejidad del sistema de gestión. 7.6.4 Establecimiento de indicadores de educación, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditoría La organización debería establecer los indicadores de educación, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditoría, que se espera que brinden los tipos y niveles de conocimiento identificados de acuerdo con el numeral 7.6.3 (véase también el ejemplo de la Tabla 3). La Tabla 1 ilustra los indicadores de educación, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditoría, que pueden aplicar las organizaciones que realizan auditorías internas o externas. Estos indicadores no son apropiados en todas las circunstancias. En algunos casos, se necesitan indicadores más altos, y en otros son apropiados indicadores más bajos. Para auditores que realizan auditorías de certificación o auditorías de complejidad similar, estos deberían ser los indicadores mínimos.

Tabla 1. Ilustración de los indicadores de educació n, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditoría

Auditor Auditor en ambas

disciplinas Líder de equipo

auditor Educación Educación

secundaria (véase la nota 1)

Nada adicional Nada adicional

Experiencia laboral total

5 años (véase la nota 2)

Nada adicional Nada adicional

Experiencia laboral en el campo de gestión

de la calidad o gestión ambiental

Al menos dos años del total de 5 años

2 años en la segunda disciplina (véase la

nota 3)

Nada adicional

Formación de auditor 40 horas de formación como

auditor

24 horas de formación en la segunda

disciplina (véase la nota 4)

Nada adicional

Experiencia como auditor

4 auditorías completas y no

menos de 20 días de experiencia de

auditor como auditor en formación

Las auditorías deberían estar

terminadas durante los últimos tres años

consecutivos.

3 auditorías completas y no menos de 15 días de experiencia como auditor en la segunda

disciplina


terminadas durante los dos últimos años

consecutivos.

3 auditorías completas y no menos de 15 días de experiencia como auditor, en la función de un líder de equipo

auditor


terminadas durante los dos últimos años.

NOTA 1 La educación secundaria es la parte del sistema educativo nacional que viene después de la etapa primaria o elemental, y que termina antes de entrar a la universidad o a una institución educativa similar.

37

NOTA 2 El número de años de experiencia laboral se puede reducir en un año si la persona ha culminado estudios posteriores a la secundaria apropiados. NOTA 3 La experiencia de trabajo en la segunda disciplina puede ser simultánea a la experiencia laboral en la primera disciplina. NOTA 4 La formación en la segunda disciplina tiene como fin adquirir conocimiento de las normas, leyes, regulaciones, principios, métodos y técnicas pertinentes. 7.6.5 Métodos de evaluación La evaluación la puede realizar una persona o un panel que use uno o más de los métodos seleccionados de la Tabla 2. Al usar la Tabla 2, se debería observar que: - Los métodos esbozados representan una variedad de opciones y no se pueden

aplicar en todas las situaciones. - La confiabilidad de los diversos métodos esbozados puede ser diferente. - Típicamente, se debería usar una combinación de métodos para asegurar un

resultado que sea objetivo, coherente, justo y confiable.

38

Tabla 2. Métodos de evaluación

Método de evaluación

Objetivos Ejemplos

Revisión de los registros Verificar los conocimientos del auditor

Análisis de registros de educación, formación,

empleo y experiencia de auditoría

Entrevistas Evaluar atributos personales, habilidades comunicativas, verificar

información, comprobar el conocimiento y adquirir información adicional.

Entrevistas personales y telefónicas.

Observación Evaluar los atributos personales, el conocimiento

y habilidades y su aplicación.

“Juego de roles”, auditorías con testigos, desempeño

en el trabajo

Revisión posterior a la auditoría

Suministrar información en donde no puede ser posible o apropiada la observación

directa.

Revisión del reporte de auditoría y discusión con

colegas, clientes, auditados y con el auditor

Pruebas Evaluar los atributos personales, el conocimiento

y habilidades y su aplicación.

Pruebas orales y escritas, pruebas psicométricas.

Retroalimentación positiva y negativa

Brindar información acerca de cómo se percibe el

desempeño del auditor.

Encuestas, cuestionarios, referencias personales,

testimonios, quejas.

7.6.6 Terminación de la evaluación El último paso de la evaluación es comparar la información recolectada sobre la persona, contra los indicadores identificados en el numeral 7.6.4. Cuando una persona no satisface los indicadores, se requieren formación, trabajo o experiencia de auditoría adicionales. Luego de esto, debería haber confirmación de que se han cumplido los indicadores.

39

Tabla 3. Ejemplo de una estructura para evaluación de auditor en un programa de auditoría interna

Áreas de conocimiento y habilidades

7.2

Nivel identificado de conocimiento y habilidades 7.6.3

Indicador identificado de educación, experiencia laboral y experiencia en auditoría

7.6.4

Métodos de evaluación

Procedimientos, procesos y técnicas de auditoría

Capacidad para realizar una auditoría de acuerdo con procedimientos internos, comunicándose con colegas conocidos en el sitio de trabajo.

Haber terminado un curso interno de formación en auditoría. Haber realizado tres auditorías como miembro de un equipo de auditoría interna.

Revisión de los registros de formación Observación por colegas.

Sistemas de gestión y otros documentos de referencia

Capacidad para aplicar las partes pertinentes del Manual del Sistema de Gestión y procedimientos relacionados.

Haber leído y comprendido los procedimientos pertinentes a los objetivos, alcance y criterios de la auditoría.

Revisión de los registros de formación Pruebas Entrevistas

Situaciones organizacionales Capacidad para describir la estructura y la cultura local de la organización y aspectos sobre demarcación.

Haber trabajado para la organización al menos durante un año.

Revisión de los registros de empleo

Leyes, regulaciones y otros requisitos

Capacidad para entender e identificar la aplicación de las leyes y reglamentaciones pertinentes relacionadas con los procesos, productos y/o descargas al medio ambiente.

Haber asistido a un curso de formación en leyes, pertinente a las actividades y procesos que son el tema de esta auditoría.

Revisión de los registros de formación

Herramientas y técnicas relacionadas con la calidad

Capacidad para describir los métodos de control de calidad internos. Capacidad para diferenciar entre los requisitos del Manual de Control de Calidad durante el proceso y en los ensayos finales.

Haber recibido formación en la aplicación de métodos de control de calidad. Haber demostrado uso de procesos internos y procedimientos de ensayo finales, en el sitio de trabajo.

Revisión de los registros de formación

Productos, servicios y procesos operacionales

Capacidad para discutir acerca de los productos, su proceso de fabricación, especificaciones y uso final.

Haber trabajado en la oficina de planeación de producción como funcionario de planeación de procesos. Haber trabajado en el departamento de servicios.

Revisión de los registros de empleo

Principios y técnicas de gestión ambiental

Capacidad para comprender la importancia de la protección ambiental/prevención de la contaminación.

Haber recibido formación en conciencia ambiental. Revisión de los registros de formación

Ciencia y tecnología ambiental Capacidad para identificar los métodos de prevención de la contaminación pertinentes a los procesos, productos o servicios.

Haber completado con éxito un curso de química. Revisión de los registros de educación

Aspectos técnicos y ambientales de las operaciones

Capacidad para enumerar los aspectos ambientales de la organización (por ej: químicos en uso, sus reacciones entre sí, y el impacto potencial sobre el medio ambiente en caso de derramamiento o liberación). Capacidad para describir los métodos de protección ambiental de la organización.

Haber completado un curso de formación interno en almacenamiento, mezcla, uso e impacto ambiental de productos químicos. Haber demostrado el uso de métodos correctos de almacenamiento, mezcla y uso de productos químicos en el sitio de trabajo.

Revisión de los registros de formación, contenido del curso y resultados

40

Anexo ZZ

(Normativo)

Normas internacionales y europeas correspondientes, para las cuales no se dan equivalentes en el texto

En el momento de publicación de esta norma internacional, la edición del siguiente documento era válida. Los miembros de ISO e IEC llevan registros de las normas internacionales válidas actualmente. EN-ISO ISO 9000:2000, Quality Management Systems- Fundamentals and 9000:2000 Vocabulary

Código:

FECHA DE PREPARACIÓN DEL PLAN:

No. DE AUDITORIA:

MACROPROCESO A AUDITAR:

FECHA Y LUGAR DE LA AUDITORÍA:

OBJETIVO:

ALCANCE:

CRITERIOS:

AUDITOR LÍDER

EQUIPO AUDITOR

AUDITOR

AUDITOR

AUDITOR

NTC-ISO

17025:2005

MANUAL DE

CALIDAD

HORARIO PROCESO / ACTIVIDAD


Código: E.GM-14.F.02 Versión: 01 Fecha:

PLAN DE AUDITORIA

FECHA DE PREPARACIÓN DEL PLAN:

MACROPROCESO A AUDITAR:

FECHA Y LUGAR DE LA AUDITORÍA:

IDENTIFICACIÓN DE LOS AUDITORES




CRITERIOS DE AUDITORÍA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SIG REQUISITOS

LEGALES Y

REGLAMENTARIOS

DESARROLLO DEL PLAN DE AUDITORÍA

PROCESO / ACTIVIDAD

RESPONSABLE DEL

PROCESO / ACTIVIDAD

A AUDITAR

LUGAR DE LA

AUDITORIA


Página 1 de 2

REQUISITOS

LEGALES Y

REGLAMENTARIOS

REGISTROS

AUDITOR

Código:

OBSERVACIONES, OBJECIONES Y ACLARACIONES

SE CIRCULARÁ INFORME DE

LA AUDITORÍA A:

FIRMA DEL AUDITOR LÍDER

DATOS DE APROBACIÓN DEL PLAN

FECHA DE RECIBIDO PARA APROBACIÓN :

FECHA DE APROBACIÓN DEL PLAN:

FIRMA JEFE OFICINA ASESORA DE CONTROL

INTERNO:


Código: E.GM-14.F.02 Versión: 01 Fecha:

PLAN DE AUDITORIA

RECURSOS NECESARIOS

OBSERVACIONES, OBJECIONES Y ACLARACIONES

DATOS DE APROBACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA POR PARTE DEL JEFE DE LA OFICINA

ASESORA DE CONTROL INTERNO

FECHA DE RECIBIDO PARA APROBACIÓN :

FECHA DE APROBACIÓN DEL PLAN:

JEFE OFICINA ASESORA DE CONTROL


Página 1 de 2

POR PARTE DEL JEFE DE LA OFICINA

Código: E.GM

PROGRAMA

PROGRAMA PREPARADO POR:

PROGRAMA APROBADO POR:

NO. DE AUDITORÍA

FECHA

MACROPROCESO PROCESO(S) A AUDITAR

INTERNA

PROGRAMADA REAL INICIAL



PROGRAMA DE AUDITORÍAS DE CALIDAD

FECHA DE PREPARACIÓN DEL PROGRAMA:

FECHA DE APROBACIÓN DEL PROGRAMA:

TIPO DE AUDITORIA

ALCANCE OBJETIVO RECURSOS

SE CIRCULARÁ INFORME

A

INTERNA EXTERNA

SEGUIMIENTO INICIAL SEGUIMIENTO


Página 1 de 1

SE CIRCULARÁ INFORME

A

No DE AUDITORES

OBSERVACIONES

Código: E-GM

REL

NOMBRE DEL AUDITOR LÍDER:

ADSCRITO A:

MACROPROCESO

A AUDITAR

FECHA DE

AUDITORÍA NOMBRE DEL AUDITOR


GM-14.F.04 Versión: 01 Fecha: Página

RELACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR DE CALIDAD

E-MAIL:

TELÉFONO DE LOCALIZACIÓN:

NOMBRE DEL AUDITOR ADSCRITO A CARGO E-MAIL


Página 1 de 1

TELÉFONO DE

LOCALIZACIÓN

COMPONENTES FACTORES DE VALORACION

RangoPuntaje

asignadoEstado actual

Calificación fase

1.1. Principios y valores 1,1,1 Identificación y sensibilización 0 - 50 0 - 50 Rango fase

1,1.2 Difusión 51 - 75 51 - 75 Amarillo Bajo 0 - 200

1,1,3 Interiorización y compromiso 76 - 100 76 - 100

1.2 Compromiso y respaldo de la alta dirección

1,2,1 Indiferencia 0 - 50 0 - 50 Medio 201 - 300 AMARILLO

1,2,2 Delegación 51 - 75 51 - 75 Amarillo

1,2,3 Compromiso 76 - 100 76 - 100 Alto 301 - 400

1.3 Cultura de autocontrol 1,3,1 Sensibilización en autocontrol 0 - 50 0 - 50 Rojo

1,3,2 Capacitación 51 - 75 51 - 75 % DE AVANCE 51,5%

1,3,3 Interiorización y compromiso 76 - 100 76 - 100

1.4 Cultura del dialogo 1,4,1 Dialogo informal 0 - 50 0 - 50 Rojo1,4,2 Dialogo formal 51 - 75 51 - 75

1,4,3 Dialogo efectivo 76 - 100 76 - 100


RangoPuntaje


Calificación fase

2.1 Valoración del riesgo 2,1,1 Identificación de factores 0 - 50 Rojo Rango fase

2,1,2 Análisis 51 - 75 Bajo 0 - 150 ROJO

2,1,3 Determinación del nivel de riesgo

76 - 100

2.2 Manejo del riesgo 2,2,1 Consideración de acciones 0 - 50 Rojo Medio 151 - 225

EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTION LABORATORIO

MATRIZ DE CALIFICACION

Fase 1. Ambiente de Control

Fase 2. Administración del Riesgo

CALIFICACION COMPONENTE TOTAL CALIFICACION FASE

Estado actual de la fase



56

206

60

40

50

0

2,2,2 Plan de manejo de riesgos 51 - 75

2,2,3 Puesta en marcha del plan 76 - 100 Alto 226 - 300

2.3 Monitoreo 2,3,1 Revisiones sobre la marcha 0 - 50 Rojo

2,3,2 Programado 51 - 75 % DE AVANCE 0,0%

2,3,3 Acompañamiento a las acciones 76 - 100


RangoPuntaje


Calificación fase

3.1 Esquema Organizacional 3.1.1 Jerarquizada 0 - 50 Rojo Rango fase

3,1,2 Funcional 51 - 75 51 - 75 Bajo 0 - 400 ROJO

3,1,3 Flexible y adaptativa 76 - 10076 - 100

3,2 Planeación3,2,1 Herramientas e instrumentos de planeación

0 - 50 0 - 50 Rojo Medio 401 - 600

3,2,2 Mecanismos de seguimiento 51 - 75 51 - 75

3,2,3 Articulación y coherencia 76 - 10076 - 100 Alto 601 - 800

3,3 Procesos y procedimientos3,3,1 Identificación de los procesos misionales y de apoyo 0 - 50 0 - 50 Rojo

3,3,2 Revisión y análisis de procesos 51 - 75 51 - 75 % DE AVANCE 0,0%

3,3,3 Procesos controlados 76 - 10076 - 100

3,4 Desarrollo del talento humano 3,4,1 Administración 0 - 50 0 - 50 Rojo

3,4,2 Plenes y programas. 51 - 75 51 - 75

3,4,3 Verificación del desarrollo. 76 - 10076 - 100

3,5 Sistemas de Información 3,5,1 Incipiente 0 - 50 0 - 50 Rojo

3,5,2 Automatizado en desarrollo 51 - 75 51 - 75

3,5,3 Automatizado con amplia cobertura

76 - 10076 - 100

3.6 Democratización de la Administración Pública

3.6.1 Facilitar el acceso a la informacón, consultar y formar al ciudadano.

0 - 50 Rojo

Fase 3. Operacionalización de los Elementos



00

0

0

0

0

0

0

0

3.6.2 Facilitar el control social y la función veedora de la ciudadanía.

51 - 75

3.6.3 Promover la planeación participativa.

76 - 100

3.7 Mecanismos de verificación y evaluación

3,7,1 Autoevaluación

3,7,1,1 Herramientas de autoevaluación

0 - 50 0 - 50 Rojo

3,7,1,2 Actualización de herramientas 51 - 75 51 - 75

3,7,1,3 Aplicación de acciones correctivas. 76 - 10076 - 100

3,7,2 Unidad u Oficina de Control Interno

3,7,2,1 Acciones de evaluación. 0 - 50 0 - 50 Rojo

3,7,2,2 Acciones de fomento de cultura de autocontrol

51 - 75 51 - 75

3,7,2,3 Acciones de asesoría 76 - 10076 - 100


RangoPuntaje


Calificación fase

4,1 Memoria Institucional 4,1,1 Informal 0 - 50 0 - 50 Rojo

4,1,2 Formal 51 - 75 51 - 75

4,1,3 Base para toma de decisiones. 76 - 100 76 - 100 Rango fase

4,2 Manuales 4,2,1 Actualizados 0 - 50 0 - 50 Rojo Bajo 0 - 150 ROJO

4,2,2 Difundidos y socializados 51 - 75 51 - 75 Medio 151 - 225

4,2,3 Aplicados. 76 - 100 76 - 100 Alto 226 - 300

4,3 Documentación de la normatividad4,3,1Unidad de materia en las disposiciones internas

0 - 50 0 - 50 Rojo

4,3,2 Compilación 51 - 75 51 - 75 % DE AVANCE 0,0%

4,3,3 Difusión y aplicación. 76 - 100 76 - 100


RangoPuntaje


Calificación fase

0

0

Fase 4. Requisitos de Gestion Y Técnicos

0

Fase 5. Retroalimentación





0

0

0

0

5,1 Comité de coordinación de control interno o instancia que haga sus veces

5,1,1 Formalmente constituido 0 - 50 0 - 50 Rojo Rango fase

5,1,2 Reuniones periodicas 51 - 75 51 - 75

5,1,3 Toma de acciones de 76 - 100 76 - 100 Bajo 0 - 150 ROJO

mejoramiento

5,2 Planes de mejoramiento 5,2,1 Concertado y formulado 0 - 50 0 - 50 Rojo Medio 151 - 225

5,2,2 Puesta en marcha 51 - 75 51 - 75

5,2,3 Cumplimiento 76 - 100 76 - 100 Alto 226 - 300

5,3 Seguimiento 5,3,1 Programado 0 - 50 0 - 50 Rojo

5,3,2 Oportuno 51 - 75 51 - 75 % DE AVANCE 0,0%

5,3,3 Acompañamiento a las acciones 76 - 100 76 - 100

CALIFICACIÓN Bajo 0 - 850

FINAL Medio 851 - 1275

Alto 1276 - 1700

0

00

0

% DE AVANCE DEL SGC 9,8%

RANGO SGC TOTAL FASES ESTADO ACTUAL DEL SGC

Bajo 0 - 1050

206

ROJO

Medio 1051 - 1575

Alto 1576 - 2100

CÓDIGO:

VERSIÓN:

NIVEL:

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Código: E.GM-15.F.01 Versión:01 Fecha:

FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR

A.

INFO

RM

AC

IÓN

DE

IDEN

TIF

ICA

CIÓ

N

NOMBRE DEL INDICADOR:

FECHA DE CREACIÓN:

NOMBRE DEL MACROPROCESO

NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVO INSTITUCIONAL

EJE ESTRATÉGICO PILAR ESTRATÉGICO

B.

RES

PO

NSA

BLE

S D

E

INFO

RM

AC

IÓN

ÁREAS O PROCESOS QUE

SUMINISTRAN INFORMACIÓN Y

DATOS AL INDICADOR:

RESPONSABLE CALCULAR:

RESPONSABLE DE ANALIZAR Y

TOMAR DECISIONES:

USUARIOS :

A. I

DEN

TIF

ICA

CIÓ

ND

EL IN

DIC

AD

OR

B. R

ESP

ON

SAB

LES

DE

INFO

RM

AC

IÓN

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOLABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA

ESCALA:

VALOR MEDIO 0,00 ��

��

TOLERANCIA #¡DIV/0!

C.

CA

RA

CT

ERIZ

AC

IÓN OBJETIVO/DESCRIPCIÓN:

TIPO DE INDICADOR:

COMPORTAMIENTO:

D.

MED

ICIÓ

N

FORMULA PARA CALCULAR EL

INDICADOR

FRECUENCIA RECOLECCIÓN: FRECUENCIA REVISIÓN:

FUENTE DE DATOS:

E. R

AN

GO

S D

E G

EST

IÓN

ESTADO / LINEA BASE 450 SOBRESALIENTE (S):

META Recuerde actualizar

periodicamente la META para

cada indicador

ATENCIÓN (AT) %

LÍMITE SUPERIOR (POTENCIAL) ALERTA (AL) M

LÍMITE INFERIOR (PISO)

C.

CA

RA

CT

ERIZ

AC

IÓN

D.

MED

ICIÓ

NE.

RA

NG

OS

DE

GES

TIÓ

NF.

GR

ÁFI

CO

DE

CO

NT

RO

L

0

0,1

0,2

0,3

0,4

0,5

0,6

0,7

0,8

0,9

1

VALOR OBTENIDO

LIMITE SUPERIOR

LÍMITE INFERIOR

F. G

RÁ

FIC

OD

E C

ON

TR

OL

FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR Página 1 de 3

N° FECHAVALOR

OBTENIDOSEMAFORIZACIÓN LIMITE

SUPERIOR

LÍMITE

INFERIOR

1 �� 0 0

2 �� 0 0

3 �� 0 0

4 �� 0 0

5 �� 0 0

6 �� 0 0

7 �� 0 0

OBSERVACIONES ACCIONES DE MEJORA

0

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

7 �� 0 0

8 �� 0 0

9 �� 0 0

10 �� 0 0

11 �� 0 0

12 �� 0 0

13 �� 0 0

14 �� 0 0

15 �� 0 0

G.

REG

IST

RO

, C

ON

TR

OL

Y T

RA

ZAB

ILID

AD

G.

REG

IST

RO

, CO

NT

RO

L Y

TR

AZA

BIL

IDA

D

16 �� 0 0

17 �� 0 0

18 �� 0 0

G.

REG

IST

RO

, CO

NT

RO

L Y

TR

AZA

BIL

IDA

D

FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR Página 2 de 3

19 �� 0 0

20 �� 0 0

21 �� 0 0

22 �� 0 0

23 �� 0 0

24 �� 0 0

25 �� 0 0

FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR Página 3 de 3FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR Página 3 de 3

Código:



3. OBJETIVO

4. ALCANCE




REVISIONES POR LA DIRECCIÓN



Determinar la calidad y

macroproceso y sus controles, i

acciones de mejoramiento requer

Inicia con la planeación de las

autoevaluación a realizar y

seguimiento a la ejecución de las m

TÉRMINOS Y DEFICIONES Autoevaluación de control :

Control que basado en un conjunto

de verificación y evaluación, deter

y efectividad de los controles inte

los procesos y de cada área

responsable, permitiendo emprend

mejoramiento del control requerida

Autoevaluación : Proceso permane

verificación, diagnóstico, expl

acción y realimentación que reali

público, con el fin de identificar

debilidades, sus oportunidade

buscando el mejoramiento contin

altos niveles de calidad en la e

procesos y prestación de servicios.


Página 1 de 7


efectividad del

implementando las

ridas.

as actividades de

termina con el

mismas.

: Elemento de

nto de mecanismos

ermina la calidad

nternos a nivel de

ea organizacional

der las acciones de

as.

ente de

loración, análisis,

aliza el funcionario

car sus fortalezas y

es y amenazas,

nuo, que garantice

a ejecución de sus

os.

Código:

6. REFERENCIAS




Evaluación : Complemento fun

planeación, consistente en la

valoración de la gestión, dánd

proceso planificador y facilitando la

de las actividades, la toma de

reorientación de las acciones, p

logro de los resultados previstos.

Ley 87 de 1993. Por la cual se estab

para el ejercicio del control interno

y organismos del Estado y

disposiciones.

Ley 489 de 1998. Por la cual se d

sobre la organización y funcio

entidades del orden nacional, se

disposiciones, principios y reglas

ejercicio de las atribuciones

numerales 15 y 16 del artí

Constitución Política y se dictan otr



elementos técnicos y adm

fortalezcan el sistema de contr

entidades y organismos del Estado


Modelo Estándar de Control Inter

Colombiano. (MECI 1000:2005). S

de evaluación


Página 2 de 7

ndamental de la

a verificación y

dole dinamismo al

a retroalimentación

de decisiones y la

para garantizar el

establecen normas

erno en las entidades

se dictan otras

l se dictan normas

onamiento de las

, se expiden las

generales para el

previstas en los

ículo 189 de la

ras disposiciones.

cual se reglamenta

993 en cuanto a

ministrativos que

rol interno de las

do.

cual se adopta el

rno para el Estado

Subsistema control

Código:





La Auto evaluación evalúa los contr

la operación de la entidad a trav

de los resultados generados p

evaluando su diseño y operación

tiempo determinado, por medio de

análisis de los indicadores, cu

tomar las decisiones relacionadas

o el mejoramiento del desempeño

Dentro de las actividades a

macroprocesos se deben conside

elementos: PQR asociadas al

indicadores, las dificultades para el

en los procesos, cambios y rec

mejora según considere cada líd

Sistema d e Gestión.

En el formato de deben especifi

recomendaciones de mejora se

líder del laboratorio al Sistema de G

La autoevaluación se realizará mí

el año y estará a cargo del Líder

acompañamiento de la Oficina de

que realizará el seguimiento a

mejoramiento programadas; t

detallada en el formato de Auto

contener los debidos soportes.


Página 3 de 7

troles y monitorea

vés de la medición

por los procesos,

en un período de

de la medición y el

cuyo propósito es

as con la corrección

o.

evaluar en los

erar los siguientes

al macroproceso,

el cumplimiento de o

ecomendaciones de

der de proceso al

icar los cambios y

egún considere el

Gestión.

ínimo una vez en

r laboratorio con el

de Control Interno

las acciones de

toda información

utoevaluación debe

Código:




El procedimiento de Autoevaluac

en el formato: E.GM-15.F.02 el

presentado ante la Dirección al

vigencia quien será la encargada de

y consolidación de informac

establecida por la Institución,

envío la Oficina de Control Inter

encargada de realizar el respectivo

compromisos pactados.

Los informes se constituyen en ins

de entrada para la revisión por la D


Página 4 de 7

ción será realizado

cual deberá ser

al inicio de cada

a de su recepción

ación, según fecha

para su posterior

rno que será la

o seguimiento a los

nsumo o elemento

a Dirección.

Código:

8. CONTENIDO


1

2

3

4

5

6

7

8

9

INICIO

Planear al inicio de cada vigencia, las actividades que garanticen una adecuada revisión

Indicar según las auditorías realizadas, la cantidad, el tipo de acción y el estado

Relacionar cantidad de quejas, reclamos y sugerencias (PQR), describir la situación presentada y la solución dada

¿Se mide la satisfacción?

Diligenciar la ficha técnica de los indicadores y registrar su comportamiento

A

No

¿Compromisos pactados?

Relacionar los compromisos establecidos y describir el avance de su implementación

Relacionar los riesgos clasificados como inaceptables o importantes, los controles puestos y los efectos de su materialización





Alta Dirección

Alta Dirección Formato

seguimiento y control





Alta Dirección

Formato seguimiento y

controlIndicadores

Ficha Indicador

Alta Dirección





Planear al inicio de cada vigencia, las actividades que garanticen una

Indicar según las auditorías realizadas, la cantidad, el tipo de acción y el

Relacionar cantidad de quejas, sugerencias (PQR),

describir la situación presentada y la

Diligenciar la ficha técnica de los indicadores y registrar su

Relacionar tipo de encuesta, su periodo de aplicación y resultados

Si

Relacionar los compromisos establecidos y describir el avance de

Relacionar los riesgos clasificados como inaceptables o importantes, los controles puestos y los efectos


Página 5 de 7



control


control


control


control Indicadores

Ficha Indicador


control


control

Código:


10

11

12

13

14

9. ANEXOS

Seguimiento y control (E.GM

Ficha Indicador (E.GM-15.F.01

Balance Scorecard Interno

FIN

De acuerdo con los establecer nuevos compromisos indicando los responsables y fecha de implementación

Socializar el informe con el personal del laboratorio

Verificar la eficacia de las acciones o compromisos ejecutados en la vigencia anterior

Elaborar el plan de auditoria de acuerdo al formato “plan de auditorías” con base en el direccionamiento estratégico, recursos, fechas y lugares donde se realizará la auditoria

A

Realizar el seguimiento a los compromisos pactados en la autoevaluación de control y gestión anterior





Alta dirección

Alta Dirección

Auditor Líder, Líder Laboratorio

Decano Alta dirección


Auditor líder, auditores

E.GM-15.F.02)

15.F.01


FIN

De acuerdo con los resultados, establecer nuevos compromisos indicando los responsables y fecha de

Socializar el informe con el personal

Verificar la eficacia de las acciones o compromisos ejecutados en la

l plan de auditoria de acuerdo al formato “plan de auditorías” con base en el direccionamiento estratégico, recursos, fechas y lugares donde se realizará la auditoria

Realizar el seguimiento a los compromisos pactados en la

control y gestión


Página 6 de 7



Código:

N° Revisión


Revisó

Fecha







Aprobado por

Aprobó

Fecha


Página 7 de 7

Aprobado por




FORMATO SEGUIMIENTO POR LA DIRECCIÓN

FECHA:

PROCESO:

PERÍODO AUTOEVALUADO:

1. RESULTADOS DE AUDITORIAS INTERNAS

AUDITORIAS N° 1 N° 2 N° 3 N° 4

Fecha Fecha Fecha Fecha

Cantidad de No CONFORMIDADES por Auditoría

Comentarios:

2. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS.

Tipo de Acción Estado

DE LAS CERRADAS CUÁNTAS FUERON EFICACES

Pendiente (Cuántas)

Cerrada (Cuántas)

Acciones Correctivas

Acciones Preventivas

Acciones de Mejora

Comentarios:




3. RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE

Si el proceso contempla mediciones de satisfacción por cualquier servicio prestado ya sea a nivel interno o externo debe diligenciar este punto del informe.

Encuesta Meta vigente

RESULTADOS

Período 1 Período 2 Período 3 Período 4

Relacionar los aspectos mas relevantes por mejorar o los positivos sí es del caso

4. ANÁLISIS DE PQR (Peticiones, Quejas y Reclamos)

CANTIDAD DESCRIPCIÓN DE SITUACIONES Y SOLUCIONES

QUEJAS

RECLAMOS

SUGERENCIAS




5. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS (INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESO) Y CONFORMIDAD DEL SERVICIO.

Registrar el comportamiento de cada uno de los indicadores del proceso, en la respectiva ficha técnica.

6. INFORME ACUERDO DE GESTIÓN

COMPROMISO (Registrado en el

Acuerdo de Gestión suscrito)

DESCRIPCIÓN DE IMPLEMENTACIÓN Y/O AVANCES DE ACCIONES TOMADAS (breve)

Porcentaje (%) OBSERVACIONES

7. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE AUTOEVALUACIONES DE C ONTROL Y GESTIÓN PREVIAS

COMPROMISO

DESCRIPCIÓN DE IMPLEMENTACIÓN Y/O AVANCES DE ACCIONES TOMADAS (breve)

Compromiso cumplido

OBSERVACIONES SI NO




8. CAMBIOS O NOVEDADES QUE PODRÍAN AFECTAR EL SIG

9. RECOMENDACIONES DE MEJORA

10. RIESGOS RELEVANTES DEL PROCESO

Riesgos Inaceptables Control propuesto Riesgo

Materializado Efectos de la Materialización

SI NO

Riesgos Importantes Control propuesto

Riesgo Materializado Efectos de la

Materialización SI NO




11. COMPROMISOS ADQUIRIDOS EN ESTA AUTOEVALUACIÓN

COMPROMISO RESPONSABLE FECHA

IMPLEMENTACIÓN

NORMA TÉCNICA NTC-ISO/IEC COLOMBIANA 17025

2005-10-26

REQUISITOS GENERALES PARA LA COMPETENCIA DE LOS LABORATORIOS DE ENSAYO Y CALIBRACIÓN E: GENERAL REQUIREMENTS FOR THE COMPETENCE OF

TESTING AND CALIBRATION LABORATORIES

CORRESPONDENCIA: esta norma es una adopción idéntica

(IDT) por traducción de la norma ISO/IEC 17025.:2005 (traducción certificada)

DESCRIPTORES: laboratorios de ensayo - requisitos de

competencia; laboratorios de calibración - requisitos de competencia; laboratorios - acreditación.

I.C.S.: 03.120.20 Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. 6078888 - Fax 2221435

Prohibida su reproducción Primera actualización

Editada 2005-11-08

PRÓLOGO El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993. ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último caracterizado por la participación del público en general. La NTC-ISO/IEC 17025 (Primera actualización) fue ratificada por el Consejo Directivo de 2005-10-26. Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a través de su participación en el Comité Técnico 21 Evaluación de la Conformidad. ACEGRASAS S. A. ACUEDUCTO DE BOGOTÁ S. A: ESP ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S. A. AMG E. U ASOPESAJE BASCUTE BCI BUREAU VERITAS QUALITAS INTERNATIONAL BVQI COLOMBIA CENTROAGUAS S. A. ESP CENTRO DE INVESTIGACIONES METROLÓGICAS GLOBAL METRIC CHALLENGER S. A. CIBA ESPECIALIDADES QUÍMICAS COLCERÁMICA S. A. COLGATE –PALMOLIVE– CONSECIONARIA TIBITOC S. A. COTECMAR COTECNA CERTIFICADORA SERVICES DIRIMPEX LTDA. ELECTROMANUFACTURAS EMPRESA COLOMBIANA DE PETRÓLEOS –ECOPETROL– EMPRESA COLOMBIANA DE SOPLADO E INYECCIÓN S.A. –ECSI–

EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA ENGICAST LTDA. EQUIPOS & CONTROLES FUNDACIÓN GILLÓN HOLCIM COLOMBIA S. A. IDEAM IMPROTEC LTDA. METRON QUALITY CONSULTING PINZUART LTDA. PROGEN LTDA.. QUALITAS INGENIERÍA SENA LABORATORIO MEDICIONES–LONGITUDES– SGS COLOMBIA S. A. SHELL COLOMBIA S. A. SIG-MA SIKA COLOMBIA S. A. SMS CALIDAD & PROCEDIMIENTOS SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO TECNIBÁSCULAS LA GARANTÍA LTDA. UNIVERSIDAD DEL NORTE UNIVERSIDAD DE LA SABANA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a consideración de las siguientes empresas: A SELLASEG INGENIERÍA LTDA. ACUAGYR S. A. ESP ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE POPAYÁN S. A: ESP AGROGESTIÓN AGUAS DE CARTAGENA S. A. ESP AGUAS DE MANIZALES S. A. ESP AMBIENCOL INGENIEROS LTDA. –ANDESCO–; ASOCIACIÓN NACIONAL DE EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS Y ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS E INHERENTES ANTEK S. A. AQUALAB AQUALINSO ASINAL LTDA. ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE INGENIERÍA SANITARIA Y AMBIENTAL, ––ACODAL– ASOCIACIÓN COLOMBINA DE INGENIEROS DE PETRÓLEOS ASOCIACIÓN NACIONAL DE INDUSTRIALES –ANDI– ASOCRETOS ASOPESAJE BÁSCULAS INDUSTRIALES DE COLOMBIA BÁSCULAS MORESCO BAVARIA S. A. BCI LTDA. BIOTRENDS LABORATORIOS LTDA. CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR –COMPENSAR– CALORCOL S. A. CARULLA VIVERO S.A. CARVAJAL S.A. CEMENTOS BOYACÁ S. A. CEMENTOS PAZ DEL RÍO CENTRAGAS CENTRO NACIONAL DE PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA CENTROAGUAS S. A. ESP CERVECERÍA LEONA S. A. CERVECERÍA UNIÓN S. A. CIDET

COATS CADENA LABORATORIO LONGITUDES COLCLINKER COMPAÑÍA NACIONAL DE LEVADURAS –LEVAPAN– S. A. COMPROIND LTDA. CONHYDRA S. A ESP CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD CONSERVAS CALIFORNIA S. A. CONSULTORÍA Y MEDIO AMBIENTE LTDA. CONTACTOS MUNDIALES CORANTIOQUIA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL CENTRO DE ANTIOQUIA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL GUAVIO CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL VALLE DEL CAUCA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL PARA EL DESARROLLO SOSTENIBLE DEL CHOCO CODECHOCO CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL PARA LA DEFENSA DE LA MESETA DE BUCARAMANGA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL RIONEGRO - NARE, CORNARE CORPORACIÓN COLOMBIA INTERNACIONAL CORPORACIÓN PARA LA CONSERVACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE Y LOS RECURSOS NATURALES COTECNA CERTIFICADORA SERVICES LTDA.. DEPARTAMENTO TÉCNICO ADMINISTRATIVO DEL MEDIO AMBIENTE, -DAMA - DIRECCIÓN GENERAL MARÍTIMA – DIMAR- ECOPETROL ICP ELECTROPORCELANAS GAMMA EMAC LTDA. EMPRESA DE ACUEDUCTO DE FUNZA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE ZIPAQUIRÁ EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN EQUIPESAJES LTDA. ESCOBAR & MARTÍNEZ ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERÍA

EXTRUCOL S. A. FIBER GLASS FRIGORÍFICO GUADALUPE FUNDACIÓN CENTRO DE CALIDAD Y METROLOGÍA –METROCAL– FUNDACIÓN NATURA COLOMBIA FUNDACIÓN SALVEMOS EL MEDIO AMBIENTE – FUNDAMBIENTE– GASEOSAS COLOMBIANAS S.A. GASES DE BOYACÁ Y SANTANDER GESTIÓN AMBIENTAL GESTIÓN EN CALIDAD Y AMBIENTE EMPRESARIAL GRIFFITH COLOMBIA S.A. GUILLERMO POMBO & CIA. E. U HELBERT & CIA. LTDA. HOLSAN LTDA. HORNOS Y MONTAJES INDUSTRIALES LTDA. IBLAB LTDA INCOLBESTOS S.A. INDUSTRIAS PHILIPS DE COLOMBIA S. A. INGENIERÍA DE SERVICIOS ALIMENTARIOS INGESAL LTDA INGENIERÍA DE SERVICIOS LABORATORIO DE FUERZA INGENIO PICHICHI S.A. INGENIO RIOPAILA S. A. INGEOMINAS INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO –ICA– INSTITUTO COLOMBIANO DE PRODUCTORES DE CEMENTO ICPC INSTITUTO HUMBOLT INSTITUTO NACIONAL DE SALUD INTEGRAL S.A. LABORATORIO BIOCONTROL LTDA. LABORATORIO DE CONTROL DE CALIDAD DEL EJÉRCITO LAQMA LTDA. LARKIN & UASIMEX LTDA. LUITI INGENIERÍA MATRICES, TROQUELES Y MOLDES CIA. LTDA. MERCK COLOMBIA S.A. METROAGUA S.A E.S.P

MINISTERIO DE AMBIENTE, VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA MINISTERIO DE TRANSPORTE NESTLÉ DE COLOMBIA S.A. PANAMCO COLOMBIA PELDAR S.A. PINZUAR LTDA. POSTOBÓN S. A. PREINT LTDA. PROENFAR –PROMETÁLICOS– S. A. LABORATORIO MASAS Y BALANZAS PROMIGAS S. A. ESP PURIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE FLUIDOS RECT- CAR SERVINTEGRAL LTDA. SHELL COLOMBIA S. A. SIEMENS S.A. SOCIEDAD COLOMBIANA DE TOXICOLOGÍA SOCIEDAD DE ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO DE BARRANQUILLA S. A. E.S.P. STIVE FROLICH TERMAL CERAMICS UNILEVER ANDINA S. A. UNIVERSIDAD CATÓLICA DE COLOMBIA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER –UIS– UNIVERSIDAD INNCA DE COLOMBIA UNIVERSIDAD JAVERIANA UNIVERSIDAD JORGE TADEO LOZANO UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA –LABORATORIO DE ENSAYOS ELÉCTRICOS INDUSTRIALES– "FABIO CHAPARRO" UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, INSTITUTO DE ESTUDIOS AMBIENTALES, –IDEA– URIGO LTDA.

ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados.

DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO/IEC 17025 (Primera actualización)

CONTENIDO

Página PRÓLOGO ................................................................................................................................I PRÓLOGO DE LA VERSIÓN EN ESPAÑOL ..........................................................................II INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................III 1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN ........................................................................1 2. REFERENCIAS NORMATIVAS ...................................................................................2 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES .....................................................................................2 4. REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIÓN................................................................2 4.1 ORGANIZACIÓN..........................................................................................................2 4.2 SISTEMA DE GESTIÓN...............................................................................................4 4.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS...........................................................................5 4.3.1 Generalidades .............................................................................................................5 4.3.2 Aprobación y emisión de los documentos...............................................................5 4.3.3 Cambios a los documentos .......................................................................................6 4.4 REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS.......................................6 4.5 SUBCONTRATACIÓN DE ENSAYOS Y DE CALIBRACIONES ................................7 4.6 COMPRAS DE SERVICIOS Y DE SUMINISTROS......................................................8 4.7 SERVICIOS AL CLIENTE ............................................................................................8 4.8 QUEJAS .......................................................................................................................9 4.9 CONTROL DE TRABAJOS DE ENSAYOS O DE CALIBRACIONES NO

CONFORMES...............................................................................................................9


Página 4.10 MEJORA ......................................................................................................................9 4.11 ACCIONES CORRECTIVES........................................................................................9 4.11.1 Generalidades .............................................................................................................9 4.11.2 Análisis de las causas..............................................................................................10 4.11.3 Selección e implementación de las acciones correctives....................................10 4.11.4 Seguimiento de las acciones correctives...............................................................10 4.11.5 Auditorías adicionales .............................................................................................10 4.12 ACCIONES PREVENTIVES.......................................................................................10 4.13 CONTROL DE LOS REGISTROS..............................................................................11 4.13.1 Generalidades ...........................................................................................................11 4.13.2 Registros técnicos....................................................................................................11 4.14 AUDITORÍAS INTERNAS ..........................................................................................12 4.15 REVISIONES POR LA DIRECCIÓN ..........................................................................12 5. REQUISITOS TÉCNICOS ..........................................................................................13 5.1 GENERALIDADES.....................................................................................................13 5.2 PERSONAL................................................................................................................13 5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES..............................................15 5.4 MÉTODOS DE ENSAYO Y DE CALIBRACIÓN Y VALIDACIÓN DE LOS

MÉTODOS..................................................................................................................15 5.4.1 Generalidades ...........................................................................................................15 5.4.2 Selección de los métodos........................................................................................16 5.4.3 Métodos desarrollados por el laboratorio ..............................................................16


Página 5.4.4 Métodos no normalizados........................................................................................16 5.4.5 Validación de los métodos.......................................................................................17 5.4.6 Estimación de la incertidumbre de la medición.....................................................18 5.4.7 Control de los datos .................................................................................................19 5.5 EQUIPOS....................................................................................................................19 5.6 TRAZABILIDAD DE LAS MEDICIONES ...................................................................21 5.6.1 Generalidades ...........................................................................................................21 5.6.2 Requisitos específicos .............................................................................................21 5.6.3 Patrones de referencia y materiales de referencia ................................................23 5.7 MUESTREO................................................................................................................23 5.8 MANIPULACIÓN DE LOS ÍTEMS DE ENSAYO O DE CALIBRACIÓN....................24 5.9 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS DE ENSAYO Y DE

CALIBRACIÓN...........................................................................................................25 5.10 INFORME DE LOS RESULTADOS ...........................................................................25 5.10.1 Generalidades ...........................................................................................................25 5.10.2 Informes de ensayos y certificados de calibración...............................................26 5.10.3 Informes de ensayos ................................................................................................26 5.10.4 Certificados de calibración ......................................................................................27 5.10.5 Opiniones e interpretaciones ..................................................................................28 5.10.6 Resultados de ensayo y calibración obtenidos de los subcontratistas..............28 5.10.7 Transmisión electrónica de los resultados ............................................................29 5.10.8 Presentación de los informes y de los certificados ..............................................29 5.10.9 Modificaciones a los informes de ensayo y a los certificados de calibración ..29


Página ANEXO A (Informativo) REFERENCIAS CRUZADAS NOMINALES A LA NORMA ISO 9001:2000 .......................................................................................................................30 ANEXO B (Informativo) DIRECTRICES PARA ESTABLECER APLICACIONES PARA CAMPOS ESPECÍFICOS.......................................................................................................33 BIBLIOGRAFÍA......................................................................................................................34


I

PRÓLOGO

ISO (Organización Internacional de Normalización) e IEC (Comisión Electrotécnica Internacional) forman el sistema especializado para la normalización mundial. Los organismos nacionales miembros de ISO e IEC participan en el desarrollo de las Normas Internacionales a través de comités técnicos establecidos por la organización respectiva, para tratar con campos particulares de la actividad técnica. Los comités técnicos de ISO e IEC colaboran en campos de interés mutuo. Otras organizaciones internacionales, públicas y privadas, vinculadas a ISO e IEC, también participan en el trabajo. En el campo de la evaluación de la conformidad, el Comité de ISO para la evaluación de la conformidad (CASCO) es responsable del desarrollo de Normas y Guías Internacionales

Las Normas Internacionales se redactan de acuerdo con las reglas establecidas en la Parte 2 de las Directivas ISO/IEC.

Los Proyectos de Normas Internacionales se circulan a los organismos nacionales para votación. La publicación como Norma Internacional requiere la aprobación por al menos el 75 % de los organismos nacionales con derecho a voto.

Se llama la atención sobre la posibilidad de que algunos de los elementos de este documento puedan estar sujetos a derechos de patente. ISO e IEC no se responsabilizan por la identificación de ningún derecho de patente.

La Norma ISO/IEC 17025 fue preparada por el Comité de ISO para la evaluación de la conformidad (CASCO).

Fue circulada para su voto a los organismos nacionales tanto de ISO como de IEC, y fue aprobada por ambas organizaciones. Esta segunda edición anula y reemplaza a la primera edición (ISO/IEC 17025:1999), la cual ha sido revisada técnicamente.


II

PRÓLOGO DE LA VERSIÓN EN ESPAÑOL Esta Norma Internacional ha sido traducida por el Grupo de Trabajo “Spanish Translation Working Group” del Comité ISO/CASCO, Comité para la evaluación de la conformidad, en el que participan representantes de los organismos nacionales de normalización y representantes del sector empresarial de los siguientes países: Argentina, Brasil, Bolivia, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, España, Estados Unidos de América, México, República Dominicana, Uruguay y Venezuela. Igualmente, en el citado Grupo de Trabajo participan representantes de COPANT (Comisión Panamericana de Normas Técnicas) e IAAC (Cooperación Interamericana de Acreditación). Esta traducción es el resultado del trabajo que el Grupo ISO/CASCO STWG viene desarrollando desde 2002 para lograr la unificación de la terminología en lengua española en el ámbito de la evaluación de la conformidad


III

INTRODUCCIÓN La primera edición (1999) de esta Norma Internacional fue producto de la amplia experiencia adquirida en la implementación de la Guía ISO/IEC 25 y de la Norma EN 45001, a las que reemplazó. Contiene todos los requisitos que tienen que cumplir los laboratorios de ensayo y de calibración si desean demostrar que poseen un sistema de gestión, son técnicamente competentes y son capaces de generar resultados técnicamente válidos. La primera edición hacía referencia a las Normas ISO 9001:1994 e ISO 9002:1994. Dichas normas han sido reemplazadas por la Norma ISO 9001:2000, lo que hizo necesario alinear la Norma ISO/IEC 17025. En esta segunda edición se han modificado o agregado apartados sólo en la medida que fue necesario a la luz de la Norma ISO 9001:2000. Es conveniente que los organismos de acreditación que reconocen la competencia de los laboratorios de ensayo y de calibración se basen en esta Norma Internacional para sus acreditaciones. El capítulo 4 establece los requisitos para una gestión sólida. El capítulo 5 establece los requisitos para la competencia técnica en los tipos de ensayos y/o de calibraciones que el laboratorio lleva a cabo. El creciente uso de los sistemas de gestión ha producido un aumento de la necesidad de asegurar que los laboratorios que forman parte de organizaciones mayores o que ofrecen otros servicios, puedan funcionar de acuerdo con un sistema de gestión de la calidad que se considera que cumple la Norma ISO 9001 así como esta Norma Internacional. Por ello, se ha tenido el cuidado de incorporar todos aquellos requisitos de la Norma ISO 9001 que son pertinentes al alcance de los servicios de ensayo y de calibración cubiertos por el sistema de gestión del laboratorio. Los laboratorios de ensayo y de calibración que cumplen esta Norma Internacional funcionarán, por lo tanto, también de acuerdo con la Norma ISO 9001. La conformidad del sistema de gestión de la calidad implementado por el laboratorio, con los requisitos de la Norma ISO 9001, no constituye por sí sola una prueba de la competencia del laboratorio para producir datos y resultados técnicamente válidos. Por otro lado, la conformidad demostrada con esta Norma Internacional tampoco significa que el sistema de gestión de la calidad implementado por el laboratorio cumple todos los requisitos de la Norma ISO 9001. La aceptación de los resultados de ensayo y de calibración entre países debería resultar más fácil si los laboratorios cumplen esta Norma Internacional y obtienen la acreditación de organismos que han firmado acuerdos de reconocimiento mutuo con organismos equivalentes que utilizan esta Norma Internacional en otros países. El uso de esta Norma Internacional facilitará la cooperación entre los laboratorios y otros organismos y ayudará al intercambio de información y experiencia, así como a la armonización de normas y procedimientos.


1

REQUISITOS GENERALES PARA LA COMPETENCIA DE LOS LABORATORIOS DE ENSAYO Y CALIBRACIÓN 1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN 1.1 Esta Norma Internacional establece los requisitos generales para la competencia en la realización de ensayos1) y/o de calibraciones, incluido el muestreo. Cubre los ensayos y las calibraciones que se realizan utilizando métodos normalizados, métodos no normalizados y métodos desarrollados por el propio laboratorio. 1.2 Esta Norma Internacional es aplicable a todas las organizaciones que realizan ensayos y/o calibraciones. Éstas pueden ser, por ejemplo, los laboratorios de primera, segunda y tercera parte, y los laboratorios en los que los ensayos y/o las calibraciones forman parte de la inspección y la certificación de productos. Esta Norma Internacional es aplicable a todos los laboratorios, independientemente de la cantidad de empleados o de la extensión del alcance de las actividades de ensayo y/o de calibración. Cuando un laboratorio no realiza una o varias de las actividades contempladas en esta Norma Internacional, tales como el muestreo o el diseño y desarrollo de nuevos métodos, los requisitos de los apartados correspondientes no se aplican. 1.3 Las notas que se incluyen proporcionan aclaraciones del texto, ejemplos y orientación. No contienen requisitos y no forman parte integral de esta Norma Internacional. 1.4 Esta Norma Internacional es para que la utilicen los laboratorios cuando desarrollan los sistemas de gestión para sus actividades de la calidad, administrativas y técnicas. También puede ser utilizada por los clientes del laboratorio, las autoridades reglamentarias y los organismos de acreditación cuando confirman o reconocen la competencia de los laboratorios. Esta Norma Internacional no está destinada a ser utilizada como la base para la certificación de los laboratorios. NOTA 1 El término “sistema de gestión” en esta Norma Internacional, designa los sistemas de la calidad, administrativos y técnicos, que rigen las actividades de un laboratorio. NOTA 2 La certificación de un sistema de gestión a veces también se denomina registro.

1) El término "ensayo" en esta norma equivale al término "prueba" en algunos países.


2

1.5 El cumplimiento de los requisitos reglamentarios y de seguridad, relacionados con el funcionamiento de los laboratorios, no está cubierto por esta Norma Internacional. 1.6 Si los laboratorios de ensayos y de calibración cumplen los requisitos de esta Norma Internacional, actuarán bajo un sistema de gestión de la calidad para sus actividades de ensayo y de calibración que también cumplirá los principios de la Norma ISO 9001. El anexo A proporciona referencias nominales cruzadas entre esta Norma Internacional y la Norma ISO 9001. Esta Norma Internacional cubre requisitos para la competencia técnica que no están cubiertos por la Norma ISO 9001. NOTA 1 Podría ser necesario explicar o interpretar ciertos requisitos de esta Norma Internacional a fin de asegurarse de que los requisitos se aplicarán de manera coherente. En el Anexo B se dan pautas para establecer aplicaciones para campos específicos (véase la Norma ISO/IEC 17011). NOTA 2 Si un laboratorio desea ser acreditado para todas o para parte de sus actividades de ensayo y de calibración, debería seleccionar un organismo de acreditación que funcione de acuerdo con la Norma ISO/IEC 17011. 2. REFERENCIAS NORMATIVAS Los documentos de referencia siguientes son indispensables para la aplicación de este documento. Para las referencias con fecha sólo se aplica la edición citada. Para las referencias sin fecha se aplica la última edición del documento de referencia (incluyendo cualquier modificación). ISO/IEC 17000, Evaluación de la conformidad – Vocabulario y principios generales VIM, Vocabulario internacional de términos fundamentales y generales de metrología, publicado por BIPM, IEC, IFCC, ISO, UIPAC, UIPAP y OIML. NOTA En la bibliografía se citan otras normas, guías, etc. relacionadas con los temas tratados en esta Norma Internacional. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES A los fines de esta Norma Internacional se aplican los términos y definiciones pertinentes de la Norma ISO/IEC 17000 y del VIM. NOTA En la Norma ISO 9000 se establecen las definiciones generales relativas a la calidad, mientras que la Norma ISO/IEC 17000 establece definiciones que se refieren específicamente a la certificación y la acreditación de laboratorios. Cuando las definiciones de la Norma ISO 9000 sean diferentes, tienen preferencia las de la Norma ISO/IEC 17000 y las del VIM. 4. REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIÓN 4.1 ORGANIZACIÓN 4.1.1 El laboratorio o la organización de la cual es parte, debe ser una entidad con responsabilidad legal. 4.1.2 Es responsabilidad del laboratorio realizar sus actividades de ensayo y de calibración de modo que se cumplan los requisitos de esta Norma Internacional y se satisfagan las necesidades de los clientes, autoridades reglamentarias u organizaciones que otorgan reconocimiento.


3

4.1.3 El sistema de gestión debe cubrir el trabajo realizado en las instalaciones permanentes del laboratorio, en sitios fuera de sus instalaciones permanentes o en instalaciones temporales o móviles asociadas. 4.1.4 Si el laboratorio es parte de una organización que desarrolla actividades distintas de las de ensayo y/o de calibración, se deben definir las responsabilidades del personal clave de la organización que participa o influye en las actividades de ensayo y/o de calibración del laboratorio, con el fin de identificar potenciales conflictos de intereses. NOTA 1 Cuando un laboratorio es parte de una organización mayor, es conveniente que las disposiciones de la organización aseguren que los departamentos que tengan intereses divergentes, tales como los departamentos de producción, comercialización, o financiero, no influyan en forma adversa en el cumplimiento del laboratorio con los requisitos de esta Norma Internacional. NOTA 2 Si el laboratorio desea ser reconocido como un laboratorio de tercera parte, es conveniente que pueda demostrar que es imparcial y que tanto él como su personal están libres de toda presión indebida, comercial, financiera o de otra índole, que pueda influir en su juicio técnico. Es conveniente que el laboratorio de ensayo o de calibración de tercera parte no lleve a cabo ninguna actividad que pueda poner en peligro la confianza en su independencia de juicio e integridad en relación con sus actividades de ensayo o de calibración. 4.1.5 El laboratorio debe:

a) tener personal directivo y técnico que tenga, independientemente de toda otra responsabilidad, la autoridad y los recursos necesarios para desempeñar sus tareas, incluida la implementación, el mantenimiento y la mejora del sistema de gestión, y para identificar la ocurrencia de desvíos del sistema de gestión o de los procedimientos de ensayo y/o de calibración, e iniciar acciones destinadas a prevenir o minimizar dichos desvíos (véase también 5.2);

b) tomar medidas para asegurarse de que su dirección y su personal están libres de

cualquier presión o influencia indebida, interna o externa, comercial, financiera o de otro tipo, que pueda perjudicar la calidad de su trabajo;

c) tener políticas y procedimientos para asegurar la protección de la información

confidencial y los derechos de propiedad de sus clientes, incluidos los procedimientos para la protección del almacenamiento y la transmisión electrónica de los resultados;

d) tener políticas y procedimientos para evitar intervenir en cualquier actividad que

pueda disminuir la confianza en su competencia, imparcialidad, juicio o integridad operativa;

e) definir la organización y la estructura de gestión del laboratorio, su ubicación

dentro de una organización madre, y las relaciones entre la gestión de la calidad, las operaciones técnicas y los servicios de apoyo;

f) especificar la responsabilidad, autoridad e interrelación de todo el personal que

dirige, realiza o verifica el trabajo que afecta a la calidad de los ensayos y/o calibraciones;

g) proveer adecuada supervisión al personal encargado de los ensayos y

calibraciones, incluidos los que están en formación, por personas familiarizadas con los métodos y procedimientos, el objetivo de cada ensayo y/o calibración y con la evaluación de los resultados de los ensayos o de las calibraciones;


4

h) tener una dirección técnica con la responsabilidad total por las operaciones técnicas y la provisión de los recursos necesarios para asegurar la calidad requerida de las operaciones del laboratorio;

i) nombrar un miembro del personal como responsable de la calidad (o como se

designe), quien, independientemente de otras obligaciones y responsabilidades, debe tener definidas la responsabilidad y la autoridad para asegurarse de que el sistema de gestión relativo a la calidad será implementado y respetado en todo momento; el responsable de la calidad debe tener acceso directo al más alto nivel directivo en el cual se toman decisiones sobre la política y los recursos del laboratorio;

j) nombrar sustitutos para el personal directivo clave (véase la nota).

NOTA Las personas pueden tener más de una función y puede ser impracticable designar sustitutos para cada función.

k) asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de

sus actividades y de la manera en que contribuyen al logro de los objetivos del sistema de gestión.

4.1.6 La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro del laboratorio y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión. 4.2 SISTEMA DE GESTIÓN 4.2.1 El laboratorio debe establecer, implementar y mantener un sistema de gestión apropiado al alcance de sus actividades. El laboratorio debe documentar sus políticas, sistemas, programas, procedimientos e instrucciones tanto como sea necesario para asegurar la calidad de los resultados de los ensayos y/o calibraciones. La documentación del sistema debe ser comunicada al personal pertinente, debe ser comprendida por él, debe estar a su disposición y debe ser implementada por él. 4.2.2 Las políticas del sistema de gestión del laboratorio concernientes a la calidad, incluida una declaración de la política de la calidad, deben estar definidas en un manual de la calidad (o como se designe). Los objetivos generales deben ser establecidos y revisados durante la revisión por la dirección. La declaración de la política de la calidad debe ser emitida bajo la autoridad de la alta dirección. Como mínimo debe incluir lo siguiente:

a) el compromiso de la dirección del laboratorio con la buena práctica profesional y con la calidad de sus ensayos y calibraciones durante el servicio a sus clientes;

b) una declaración de la dirección con respecto al tipo de servicio ofrecido por el

laboratorio; c) el propósito del sistema de gestión concerniente a la calidad; d) un requisito de que todo el personal relacionado con las actividades de ensayo y

de calibración dentro del laboratorio se familiarice con la documentación de la calidad e implemente las políticas y los procedimientos en su trabajo;


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e) el compromiso de la dirección del laboratorio de cumplir esta Norma Internacional y mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión.

NOTA Es conveniente que la declaración de la política de la calidad sea concisa y puede incluir el requisito de que los ensayos y/o las calibraciones siempre deben efectuarse de acuerdo con los métodos establecidos y los requisitos de los clientes. Cuando el laboratorio de ensayo y/o de calibración forme parte de una organización mayor, algunos elementos de la política de la calidad pueden estar en otros documentos. 4.2.3 La alta dirección debe proporcionar evidencias del compromiso con el desarrollo y la implementación del sistema de gestión y con mejorar continuamente su eficacia. 4.2.4 La alta dirección debe comunicar a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios. 4.2.5 El manual de la calidad debe contener o hacer referencia a los procedimientos de apoyo, incluidos los procedimientos técnicos. Debe describir la estructura de la documentación utilizada en el sistema de gestión. 4.2.6 En el manual de la calidad deben estar definidas las funciones y responsabilidades de la dirección técnica y del responsable de la calidad, incluida su responsabilidad para asegurar el cumplimiento de esta Norma Internacional. 4.2.7 La alta dirección debe asegurarse de que se mantiene la integridad del sistema de gestión cuando se planifican e implementan cambios en éste. 4.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS 4.3.1 Generalidades El laboratorio debe establecer y mantener procedimientos para el control de todos los documentos que forman parte de su sistema de gestión (generados internamente o de fuentes externas), tales como la reglamentación, las normas y otros documentos normativos, los métodos de ensayo y/o de calibración, así como los dibujos, el software, las especificaciones, las instrucciones y los manuales. NOTA 1 En este contexto el término “documento” puede significar declaraciones de la política, procedimientos, especificaciones, tablas de calibración, gráficos, manuales, pósters, avisos, memoranda, software, dibujos, planos, etc. Pueden estar en diversos medios, ya sea en papel o soportes electrónicos, y pueden ser digitales, analógicos, fotográficos o escritos. NOTA 2 El control de los datos relacionados con los ensayos y las calibraciones se describe en el apartado 5.4.7. El control de los registros se describe en el apartado 4.13. 4.3.2 Aprobación y emisión de los documentos 4.3.2.1 Todos los documentos distribuidos entre el personal del laboratorio como parte del sistema de gestión deben ser revisados y aprobados, para su uso, por el personal autorizado antes de su emisión. Se debe establecer una lista maestra o un procedimiento equivalente de control de la documentación, identificando el estado de revisión vigente y la distribución de los documentos del sistema de gestión, la cual debe ser fácilmente accesible con el fin de evitar el uso de documentos no válidos u obsoletos. 4.3.2.2 Los procedimientos adoptados deben asegurar que:


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a) las ediciones autorizadas de los documentos pertinentes estén disponibles en todos los sitios en los que se llevan a cabo operaciones esenciales para el funcionamiento eficaz del laboratorio;

b) los documentos sean examinados periódicamente y, cuando sea necesario,

modificados para asegurar la adecuación y el cumplimiento continuos con los requisitos aplicables;

c) los documentos no válidos u obsoletos serán retirados inmediatamente de todos

los puntos de emisión o uso, o sean protegidos, de alguna otra forma, de su uso involuntario;

d) los documentos obsoletos, retenidos por motivos legales o de preservación del

conocimiento, sean adecuadamente marcados. 4.3.2.3 Los documentos del sistema de gestión generados por el laboratorio deben ser identificados unívocamente. Dicha identificación debe incluir la fecha de emisión y/o una identificación de la revisión, la numeración de las páginas, el número total de páginas o una marca que indique el final del documento, y la o las personas autorizadas a emitirlos. 4.3.3 Cambios a los documentos 4.3.3.1 Los cambios a los documentos deben ser revisados y aprobados por la misma función que realizó la revisión original, a menos que se designe específicamente a otra función. El personal designado debe tener acceso a los antecedentes pertinentes sobre los que basará su revisión y su aprobación. 4.3.3.2 Cuando sea posible, se debe identificar el texto modificado o nuevo en el documento o en los anexos apropiados. 4.3.3.3 Si el sistema de control de los documentos del laboratorio permite modificar los documentos a mano, hasta que se edite una nueva versión, se deben definir los procedimientos y las personas autorizadas para realizar tales modificaciones. Las modificaciones deben estar claramente identificadas, firmadas y fechadas. Un documento revisado debe ser editado nuevamente tan pronto como sea posible. 4.3.3.4 Se deben establecer procedimientos para describir cómo se realizan y controlan las modificaciones de los documentos conservados en los sistemas informáticos. 4.4 REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS 4.4.1 El laboratorio debe establecer y mantener procedimientos para la revisión de los pedidos, las ofertas y los contratos. Las políticas y los procedimientos para estas revisiones, que den por resultado un contrato para la realización de un ensayo y/o una calibración, deben asegurar que:

a) los requisitos, incluidos los métodos a utilizar, están adecuadamente definidos, documentados y entendidos (véase el numeral 5.4.2);

b) el laboratorio tiene la capacidad y los recursos para cumplir con los requisitos; c) se selecciona el método de ensayo y/o de calibración apropiado, que sea capaz

de satisfacer los requisitos de los clientes (véase el numeral 5.4.2).


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Cualquier diferencia entre el pedido u oferta y el contrato debe ser resuelta antes de iniciar cualquier trabajo. Cada contrato debe ser aceptable tanto para el laboratorio como para el cliente. NOTA 1 Es conveniente que la revisión del pedido, la oferta y el contrato se lleve a cabo de manera práctica y eficaz, y que se tenga en cuenta el efecto de los aspectos financieros, legales y de programación del tiempo. Para los clientes internos las revisiones de los pedidos, las ofertas y los contratos se pueden realizar en forma simplificada. NOTA 2 Es conveniente que la revisión de la capacidad determine que el laboratorio posee los recursos físicos, de personal y de información necesarios, y que el personal del laboratorio tiene las habilidades y la especialización necesarias para la realización de los ensayos y/o de las calibraciones en cuestión. La revisión puede también incluir los resultados de una participación anterior en comparaciones interlaboratorios o ensayos de aptitud, y la realización de programas de ensayos o de calibraciones experimentales, utilizando muestras o ítems de valor conocido con el fin de determinar las incertidumbres de medición, los límites de detección, los límites de confianza, etc. NOTA 3 Un contrato puede ser cualquier acuerdo oral o escrito que tenga por finalidad proporcionar servicios de ensayo y/o de calibración a un cliente. 4.4.2 Se deben conservar los registros de las revisiones, incluidas todas las modificaciones significativas. También se deben conservar los registros de las conversaciones mantenidas con los clientes relacionadas con sus requisitos o con los resultados del trabajo realizado durante el período de ejecución del contrato. NOTA En el caso de la revisión de tareas de rutina y otras tareas simples, se considera que es suficiente consignar la fecha y la identificación (por ejemplo las iniciales) de la persona del laboratorio, responsable de realizar el trabajo contratado. En el caso de tareas rutinarias repetitivas sólo es necesario hacer la revisión en la etapa inicial de consulta, y si se trata de un trabajo rutinario permanente, realizado según un acuerdo general con el cliente, al ser otorgado el contrato, siempre que los requisitos del cliente no se modifiquen. En el caso de tareas de ensayo y/o de calibración nuevas, complejas o avanzadas, es conveniente mantener un registro más completo. 4.4.3 La revisión también debe incluir cualquier trabajo que el laboratorio subcontrate. 4.4.4 Se debe informar al cliente de cualquier desviación con respecto al contrato. 4.4.5 Si un contrato necesita ser modificado después de haber comenzado el trabajo, se debe repetir el mismo proceso de revisión de contrato y se deben comunicar los cambios a todo el personal afectado. 4.5 SUBCONTRATACIÓN DE ENSAYOS Y DE CALIBRACIONES 4.5.1 Cuando un laboratorio subcontrate un trabajo, ya sea debido a circunstancias no previstas (por ejemplo, carga de trabajo, necesidad de conocimientos técnicos adicionales o incapacidad temporal), o en forma continua (por ejemplo, por subcontratación permanente, convenios con agencias o licencias), se debe encargar este trabajo a un subcontratista competente. Un subcontratista competente es el que, por ejemplo, cumple esta Norma Internacional para el trabajo en cuestión. 4.5.2 El laboratorio debe advertir al cliente, por escrito, sobre el acuerdo y, cuando corresponda, obtener la aprobación del cliente, preferentemente por escrito. 4.5.3 El laboratorio es responsable frente al cliente del trabajo realizado por el subcontratista, excepto en el caso que el cliente o una autoridad reglamentaria especifique el subcontratista a utilizar. 4.5.4 El laboratorio debe mantener un registro de todos los subcontratistas que utiliza para los ensayos y/o las calibraciones, y un registro de la evidencia del cumplimiento con esta Norma Internacional para el trabajo en cuestión.


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4.6 COMPRAS DE SERVICIOS Y DE SUMINISTROS 4.6.1 El laboratorio debe tener una política y procedimientos para la selección y la compra de los servicios y suministros que utiliza y que afectan a la calidad de los ensayos y/o de las calibraciones. Deben existir procedimientos para la compra, la recepción y el almacenamiento de los reactivos y materiales consumibles de laboratorio que se necesiten para los ensayos y las calibraciones. 4.6.2 El laboratorio debe asegurarse de que los suministros, los reactivos y los materiales consumibles comprados, que afectan a la calidad de los ensayos y/o de las calibraciones, no sean utilizados hasta que no hayan sido inspeccionados, o verificados de alguna otra forma, como que cumplen las especificaciones normalizadas o los requisitos definidos en los métodos relativos a los ensayos y/o las calibraciones concernientes. Estos servicios y suministros deben cumplir con los requisitos especificados. Se deben mantener registros de las acciones tomadas para verificar el cumplimiento. 4.6.3 Los documentos de compra de los elementos que afectan a la calidad de las prestaciones del laboratorio deben contener datos que describan los servicios y suministros solicitados. Estos documentos de compra deben ser revisados y aprobados en cuanto a su contenido técnico antes de ser liberados. NOTA La descripción puede incluir el tipo, la clase, el grado, una identificación precisa, especificaciones, dibujos, instrucciones de inspección, otros datos técnicos, incluida la aprobación de los resultados de ensayo, la calidad requerida y la norma del sistema de gestión bajo la que fueron realizados. 4.6.4 El laboratorio debe evaluar a los proveedores de los productos consumibles, suministros y servicios críticos que afectan a la calidad de los ensayos y de las calibraciones, y debe mantener los registros de dichas evaluaciones y establecer una lista de aquellos que hayan sido aprobados. 4.7 SERVICIO AL CLIENTE 4.7.1 El laboratorio debe estar dispuesto a cooperar con los clientes o sus representantes para aclarar el pedido del cliente y para realizar el seguimiento del desempeño del laboratorio en relación con el trabajo realizado, siempre que el laboratorio garantice la confidencialidad hacia otros clientes. NOTA 1 Dicha cooperación puede referirse a los aspectos siguientes:

a) permitir al cliente o a su representante acceso razonable a las zonas pertinentes del laboratorio para presenciar los ensayos y/o calibraciones efectuados para el cliente;

b) la preparación, embalaje y despacho de los objetos sometidos a ensayo y/o calibración, que el cliente

necesite con fines de verificación. NOTA 2 Los clientes valoran el mantenimiento de una buena comunicación, el asesoramiento y los consejos de orden técnico, así como las opiniones e interpretaciones basadas en los resultados. Es conveniente mantener la comunicación con el cliente durante todo el trabajo, especialmente cuando se trate de contratos importantes. Es conveniente que el laboratorio informe al cliente toda demora o desviación importante en la ejecución de los ensayos y/o calibraciones. 4.7.2 El laboratorio debe procurar obtener información de retorno, tanto positiva como negativa, de sus clientes. La información de retorno debe utilizarse y analizarse para mejorar el sistema de gestión, las actividades de ensayo y calibración y el servicio al cliente. NOTA Las encuestas de satisfacción de clientes y la revisión de los informes de ensayo o calibración con los clientes son ejemplos de tipos de información de retorno.


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4.8 QUEJAS El laboratorio debe tener una política y un procedimiento para la resolución de las quejas recibidas de los clientes o de otras partes. Se deben mantener los registros de todas las quejas así como de las investigaciones y de las acciones correctivas llevadas a cabo por el laboratorio (véase también el numeral 4.11). 4.9 CONTROL DE TRABAJOS DE ENSAYOS Y/O DE CALIBRACIONES NO CONFORMES 4.9.1 El laboratorio debe tener una política y procedimientos que se deben implementar cuando cualquier aspecto de su trabajo de ensayo y/o de calibración, o el resultado de dichos trabajos, no son conformes con sus propios procedimientos o con los requisitos acordados con el cliente. La política y los procedimientos deben asegurar que:

a) cuando se identifique el trabajo no conforme, se asignen las responsabilidades y las autoridades para la gestión del trabajo no conforme, se definan y tomen las acciones (incluida la detención del trabajo y la retención de los informes de ensayo y certificados de calibración, según sea necesario);

b) se evalúe la importancia del trabajo no conforme; c) se realice la corrección inmediatamente y se tome una decisión respecto de la

aceptabilidad de los trabajos no conformes; d) si fuera necesario, se notifique al cliente y se anule el trabajo; e) se defina la responsabilidad para autorizar la reanudación del trabajo.

NOTA Se pueden identificar trabajos no conformes o problemas con el sistema de gestión o con las actividades de ensayo y/o de calibración en diversos puntos del sistema de gestión y de las operaciones técnicas. Las quejas de los clientes, el control de la calidad, la calibración de instrumentos, el control de los materiales consumibles, la observación o la supervisión del personal, la verificación de los informes de ensayo y certificados de calibración, las revisiones por la dirección y las auditorías internas o externas constituyen ejemplos. 4.9.2 Cuando la evaluación indique que el trabajo no conforme podría volver a ocurrir o existan dudas sobre el cumplimiento de las operaciones del laboratorio con sus propias políticas y procedimientos, se deben seguir rápidamente los procedimientos de acciones correctivas indicados en el apartado 4.11. 4.10 MEJORA El laboratorio debe mejorar continuamente la eficacia de su sistema de gestión mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de los datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección. 4.11 ACCIONES CORRECTIVAS 4.11.1 Generalidades El laboratorio debe establecer una política y un procedimiento para la implementación de acciones correctivas cuando se haya identificado un trabajo no conforme o desvíos de las


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políticas y procedimientos del sistema de gestión o de las operaciones técnicas, y debe designar personas apropiadamente autorizadas para implementarlas. NOTA Un problema relativo al sistema de gestión o a las operaciones técnicas del laboratorio puede ser identificado a través de diferentes actividades, tales como el control de los trabajos no conformes, las auditorías internas o externas, las revisiones por la dirección, la información de retorno de los clientes y las observaciones del personal. 4.11.2 Análisis de las causas El procedimiento de acciones correctivas debe comenzar con una investigación para determinar la o las causas raíz del problema. NOTA El análisis de las causas es la parte más importante y, a veces, la más difícil en el procedimiento de acciones correctivas. Frecuentemente, la causa raíz no es evidente y por lo tanto se requiere un análisis cuidadoso de todas las causas potenciales del problema. Las causas potenciales podrían incluir los requisitos del cliente, las muestras, las especificaciones relativas a las muestras, los métodos y procedimientos, las habilidades y la formación del personal, los materiales consumibles o los equipos y su calibración. 4.11.3 Selección e implementación de las acciones correctivas Cuando se necesite una acción correctiva, el laboratorio debe identificar las acciones correctivas posibles. Debe seleccionar e implementar la o las acciones con mayor posibilidad de eliminar el problema y prevenir su repetición. Las acciones correctivas deben corresponder a la magnitud del problema y sus riesgos. El laboratorio debe documentar e implementar cualquier cambio necesario que resulte de las investigaciones de las acciones correctivas. 4.11.4 Seguimiento de las acciones correctivas El laboratorio debe realizar el seguimiento de los resultados para asegurarse de la eficacia de las acciones correctivas implementadas. 4.11.5 Auditorías adicionales Cuando la identificación de no conformidades o desvíos ponga en duda el cumplimiento del laboratorio con sus propias políticas y procedimientos, o el cumplimiento con esta Norma Internacional, el laboratorio debe asegurarse de que los correspondientes sectores de actividades sean auditados, según el apartado 4.14, tan pronto como sea posible. NOTA Tales auditorías adicionales frecuentemente siguen a la implementación de las acciones correctivas para confirmar su eficacia. Una auditoría adicional solamente debería ser necesaria cuando se identifique un problema serio o un riesgo para el negocio. 4.12 ACCIONES PREVENTIVAS 4.12.1 Se deben identificar las mejoras necesarias y las potenciales fuentes de no conformidades. Cuando se identifiquen oportunidades de mejora o si se requiere una acción preventiva, se deben desarrollar, implementar y realizar el seguimiento de planes de acción, a fin de reducir la probabilidad de ocurrencia de dichas no conformidades y aprovechar las oportunidades de mejora. 4.12.2 Los procedimientos para las acciones preventivas deben incluir la iniciación de dichas acciones y la aplicación de controles para asegurar que sean eficaces. NOTA 1 La acción preventiva es un proceso pro-activo destinado a identificar oportunidades de mejora, más que una reacción destinada a identificar problemas o quejas.


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NOTA 2 Aparte de la revisión de los procedimientos operacionales, la acción preventiva podría incluir el análisis de datos, incluido el análisis de tendencias, el análisis del riesgo y el análisis de los resultados de los ensayos de aptitud. 4.13 CONTROL DE LOS REGISTROS 4.13.1 Generalidades 4.13.1.1 El laboratorio debe establecer y mantener procedimientos para la identificación, la recopilación, la codificación, el acceso, el archivo, el almacenamiento, el mantenimiento y la disposición de los registros de la calidad y los registros técnicos. Los registros de la calidad deben incluir los informes de las auditorías internas y de las revisiones por la dirección, así como los registros de las acciones correctivas y preventivas. 4.13.1.2 Todos los registros deben ser legibles y se deben almacenar y conservar de modo que sean fácilmente recuperables en instalaciones que les provean un ambiente adecuado para prevenir los daños, el deterioro y las pérdidas. Se debe establecer el tiempo de retención de los registros. NOTA Los registros se pueden presentar sobre cualquier tipo de soporte, tal como papel o soporte informático. 4.13.1.3 Todos los registros deben ser conservados en sitio seguro y en confidencialidad. 4.13.1.4 El laboratorio debe tener procedimientos para proteger y salvaguardar los registros almacenados electrónicamente y para prevenir el acceso no autorizado o la modificación de dichos registros. 4.13.2 Registros técnicos 4.13.2.1 El laboratorio debe conservar, por un período determinado, los registros de las observaciones originales, de los datos derivados y de información suficiente para establecer un protocolo de control, los registros de calibración, los registros del personal y una copia de cada informe de ensayos o certificado de calibración emitido. Los registros correspondientes a cada ensayo o calibración deben contener suficiente información para facilitar, cuando sea posible, la identificación de los factores que afectan a la incertidumbre y posibilitar que el ensayo o la calibración sea repetido bajo condiciones lo más cercanas posible a las originales. Los registros deben incluir la identidad del personal responsable del muestreo, de la realización de cada ensayo y/o calibración y de la verificación de los resultados. NOTA 1 En ciertos campos puede ser imposible o impracticable conservar los registros de todas las observaciones originales. NOTA 2 Los registros técnicos son una acumulación de datos (véase el numeral 5.4.7) e información resultante de la realización de los ensayos y/o calibraciones y que indican si se alcanzan la calidad o los parámetros especificados de los procesos. Pueden ser formularios, contratos, hojas de trabajo, manuales de trabajo, hojas de verificación, notas de trabajo, gráficos de control, informes de ensayos y certificados de calibración externos e internos, notas, publicaciones y retroalimentación de los clientes. 4.13.2.2 Las observaciones, los datos y los cálculos se deben registrar en el momento de hacerlos y deben poder ser relacionados con la operación en cuestión. 4.13.2.3 Cuando ocurran errores en los registros, cada error debe ser tachado, no debe ser borrado, hecho ilegible ni eliminado, y el valor correcto debe ser escrito al margen. Todas estas alteraciones a los registros deben ser firmadas o visadas por la persona que hace la corrección. En el caso de los registros guardados electrónicamente, se deben tomar medidas similares para evitar pérdida o cambio de los datos originales.


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4.14 AUDITORÍAS INTERNAS 4.14.1 El laboratorio debe efectuar periódicamente, de acuerdo con un calendario y un procedimiento predeterminados, auditorías internas de sus actividades para verificar que sus operaciones continúan cumpliendo con los requisitos del sistema de gestión y de esta Norma Internacional. El programa de auditoría interna debe considerar todos los elementos del sistema de gestión, incluidas las actividades de ensayo y/o calibración. Es el responsable de la calidad quien debe planificar y organizar las auditorías según lo establecido en el calendario y lo solicitado por la dirección. Tales auditorías deben ser efectuadas por personal formado y calificado, quien será, siempre que los recursos lo permitan, independiente de la actividad a ser auditada. NOTA Es conveniente que el ciclo de la auditoría interna sea completado en un año. 4.14.2 Cuando los hallazgos de las auditorías pongan en duda la eficacia de las operaciones o la exactitud o validez de los resultados de los ensayos o de las calibraciones del laboratorio, éste debe tomar las acciones correctivas oportunas y, si las investigaciones revelaran que los resultados del laboratorio pueden haber sido afectados, debe notificarlo por escrito a los clientes. 4.14.3 Se deben registrar el sector de actividad que ha sido auditado, los hallazgos de la auditoría y las acciones correctivas que resulten de ellos. 4.14.4 Las actividades de la auditoría de seguimiento deben verificar y registrar la implementación y eficacia de las acciones correctivas tomadas. 4.15 REVISIONES POR LA DIRECCIÓN 4.15.1 La alta dirección del laboratorio debe efectuar periódicamente, de acuerdo con un calendario y un procedimiento predeterminados, una revisión del sistema de gestión y de las actividades de ensayo y/o calibración del laboratorio, para asegurarse de que se mantienen constantemente adecuados y eficaces, y para introducir los cambios o mejoras necesarios. La revisión debe tener en cuenta los elementos siguientes:

- la adecuación de las políticas y los procedimientos; - los informes del personal directivo y de supervisión; - el resultado de las auditorías internas recientes; - las acciones correctivas y preventivas; - las evaluaciones por organismos externos; - los resultados de las comparaciones interlaboratorios o de los ensayos de aptitud; - todo cambio en el volumen y el tipo de trabajo efectuado; - la retroalimentación de los clientes; - las quejas; - las recomendaciones para la mejora;


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- otros factores pertinentes, tales como las actividades del control de la calidad, los recursos y la formación del personal.

NOTA 1 Una frecuencia típica para efectuar una revisión por la dirección es una vez cada doce meses. NOTA 2 Es conveniente que los resultados alimenten el sistema de planificación del laboratorio y que incluyan las metas, los objetivos y los planes de acción para el año venidero. NOTA 3 La revisión por la dirección incluye la consideración, en las reuniones regulares de la dirección, de temas relacionados 4.15.2 Se deben registrar los hallazgos de las revisiones por la dirección y las acciones que surjan de ellos. La dirección debe asegurarse de que estas acciones sean realizadas dentro de un plazo apropiado y acordado. 5. REQUISITOS TÉCNICOS 5.1 GENERALIDADES 5.1.1 Muchos factores determinan la exactitud y la confiabilidad de los ensayos y/o de las calibraciones realizados por un laboratorio. Estos factores incluyen elementos provenientes:

- de los factores humanos (5.2); - de las instalaciones y condiciones ambientales (5.3); - de los métodos de ensayo y de calibración, y de la validación de los métodos (5.4); - de los equipos (5.5); - de la trazabilidad de las mediciones (5.6); - del muestreo (5.7); - de la manipulación de los ítems de ensayo y de calibración (5.8).

5.1.2 El grado con el que los factores contribuyen a la incertidumbre total de la medición difiere considerablemente según los ensayos (y tipos de ensayos) y calibraciones (y tipos de calibraciones). El laboratorio debe tener en cuenta estos factores al desarrollar los métodos y procedimientos de ensayo y de calibración, en la formación y la calificación del personal, así como en la selección y la calibración de los equipos utilizados. 5.2 PERSONAL 5.2.1 La dirección del laboratorio debe asegurar la competencia de todos los que operan equipos específicos, realizan ensayos y/o calibraciones, evalúan los resultados y firman los informes de ensayos y los certificados de calibración. Cuando emplea personal en formación, debe proveer una supervisión apropiada. El personal que realiza tareas específicas debe estar calificado sobre la base de una educación, una formación, una experiencia apropiadas y/o de habilidades demostradas, según sea requerido. NOTA 1 En algunas áreas técnicas (por ejemplo, los ensayos no destructivos), puede requerirse que el personal que realiza ciertas tareas posea una certificación de personal. El laboratorio es responsable del cumplimiento de los


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requisitos especificados para la certificación de personal. Los requisitos para la certificación del personal pueden ser reglamentarios, estar incluidos en las normas para el campo técnico específico, o ser requeridos por el cliente. NOTA 2 Es conveniente que, además de las apropiadas calificaciones, la formación, la experiencia y un conocimiento suficiente del ensayo que lleva a cabo, el personal responsable de las opiniones e interpretaciones incluidas en los informes de ensayo, tenga:

- un conocimiento de la tecnología utilizada para la fabricación de los objetos, materiales, productos, etc. ensayados, o su modo de uso o de uso previsto, así como de los defectos o degradaciones que puedan ocurrir durante el servicio;

- un conocimiento de los requisitos generales expresados en la legislación y las normas; y - una comprensión de la importancia de las desviaciones halladas con respecto al uso normal de los

objetos, materiales, productos, etc. considerados. 5.2.2 La dirección del laboratorio debe formular las metas con respecto a la educación, la formación y las habilidades del personal del laboratorio. El laboratorio debe tener una política y procedimientos para identificar las necesidades de formación del personal y para proporcionarla. El programa de formación debe ser pertinente a las tareas presentes y futuras del laboratorio. Se debe evaluar la eficacia de las acciones de formación implementadas. 5.2.3 El laboratorio debe disponer de personal que esté empleado por el laboratorio o que esté bajo contrato con él. Cuando utilice personal técnico y de apoyo clave, ya sea bajo contrato o a título suplementario, el laboratorio debe asegurarse de que dicho personal sea supervisado, que sea competente, y que trabaje de acuerdo con el sistema de gestión del laboratorio. 5.2.4 El laboratorio debe mantener actualizados los perfiles de los puestos de trabajo del personal directivo, técnico y de apoyo clave involucrado en los ensayos y/o las calibraciones. NOTA Los perfiles de los puestos de trabajo pueden ser definidos de muchas maneras. Como mínimo, es conveniente que se defina lo siguiente:

- las responsabilidades con respecto a la realización de los ensayos y/o de las calibraciones; - las responsabilidades con respecto a la planificación de los ensayos y/o de las calibraciones y a la

evaluación de los resultados; - las responsabilidades para comunicar opiniones e interpretaciones; - las responsabilidades con respecto a la modificación de métodos y al desarrollo y validación de

nuevos métodos; - la especialización y la experiencia requeridas; - las calificaciones y los programas de formación; - las obligaciones de la dirección.

5.2.5 La dirección debe autorizar a miembros específicos del personal para realizar tipos particulares de muestreos, ensayos y/o calibraciones, para emitir informes de ensayos y certificados de calibración, para emitir opiniones e interpretaciones y para operar tipos particulares de equipos. El laboratorio debe mantener registros de las autorizaciones pertinentes, de la competencia, del nivel de estudios y de las calificaciones profesionales, de la formación, de las habilidades y de la experiencia de todo el personal técnico, incluido el personal contratado.


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Esta información debe estar fácilmente disponible y debe incluir la fecha en la que se confirma la autorización y/o la competencia. 5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES 5.3.1 Las instalaciones de ensayos y/o de calibraciones del laboratorio, incluidas, pero no en forma excluyente, las fuentes de energía, la iluminación y las condiciones ambientales, deben facilitar la realización correcta de los ensayos y/o de las calibraciones. El laboratorio debe asegurarse de que las condiciones ambientales no invaliden los resultados ni comprometan la calidad requerida de las mediciones. Se deben tomar precauciones especiales cuando el muestreo y los ensayos y/o las calibraciones se realicen en sitios distintos de la instalación permanente del laboratorio. Los requisitos técnicos para las instalaciones y las condiciones ambientales que puedan afectar a los resultados de los ensayos y de las calibraciones deben estar documentados. 5.3.2 El laboratorio debe realizar el seguimiento, controlar y registrar las condiciones ambientales según lo requieran las especificaciones, métodos y procedimientos correspondientes, o cuando éstas puedan influir en la calidad de los resultados. Se debe prestar especial atención, por ejemplo, a la esterilidad biológica, el polvo, la interferencia electromagnética, la radiación, la humedad, el suministro eléctrico, la temperatura, y a los niveles de ruido y vibración, en función de las actividades técnicas en cuestión. Cuando las condiciones ambientales comprometan los resultados de los ensayos y/o de las calibraciones, éstos se deben interrumpir. 5.3.3 Debe haber una separación eficaz entre áreas vecinas en las que se realicen actividades incompatibles. Se deben tomar medidas para prevenir la contaminación cruzada. 5.3.4 Se deben controlar el acceso y el uso de las áreas que afectan a la calidad de los ensayos y/o de las calibraciones. El laboratorio debe determinar la extensión del control en función de sus circunstancias particulares. 5.3.5 Se deben tomar medidas para asegurar el orden y la limpieza del laboratorio. Cuando sean necesarios se deben preparar procedimientos especiales. 5.4 MÉTODOS DE ENSAYO Y DE CALIBRACIÓN Y VALIDACIÓN DE LOS MÉTODOS 5.4.1 Generalidades El laboratorio debe aplicar métodos y procedimientos apropiados para todos los ensayos y/o las calibraciones dentro de su alcance. Estos incluyen el muestreo, la manipulación, el transporte, el almacenamiento y la preparación de los ítems a ensayar y/o a calibrar y, cuando corresponda, la estimación de la incertidumbre de la medición así como técnicas estadísticas para el análisis de los datos de los ensayos y/o de las calibraciones. El laboratorio debe tener instrucciones para el uso y el funcionamiento de todo el equipamiento pertinente, y para la manipulación y la preparación de los ítems a ensayar o a calibrar, o ambos, cuando la ausencia de tales instrucciones pudieran comprometer los resultados de los ensayos y/o de las calibraciones. Todas las instrucciones, normas, manuales y datos de referencia correspondientes al trabajo del laboratorio se deben mantener actualizados y deben estar fácilmente disponibles para el personal (véase el numeral 4.3). Las desviaciones respecto de los métodos de ensayo y de calibración deben ocurrir solamente si la desviación ha sido documentada, justificada técnicamente, autorizada y aceptada por el cliente.


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NOTA No es necesario anexar o volver a escribir bajo la forma de procedimientos internos las normas internacionales, regionales o nacionales, u otras especificaciones reconocidas que contienen información suficiente y concisa para realizar los ensayos y/o las calibraciones, si dichas normas están redactadas de forma tal que puedan ser utilizadas, como fueron publicadas, por el personal operativo de un laboratorio. Puede ser necesario proveer documentación adicional para los pasos opcionales del método o para los detalles complementarios. 5.4.2 Selección de los métodos El laboratorio debe utilizar los métodos de ensayo y/o de calibración, incluidos los de muestreo, que satisfagan las necesidades del cliente y que sean apropiados para los ensayos y/o las calibraciones que realiza. Se deben utilizar preferentemente los métodos publicados como normas internacionales, regionales o nacionales. El laboratorio debe asegurarse de que utiliza la última versión vigente de la norma, a menos que no sea apropiado o posible. Cuando sea necesario, la norma debe ser complementada con detalles adicionales para asegurar una aplicación coherente. Cuando el cliente no especifique el método a utilizar, el laboratorio debe seleccionar los métodos apropiados que hayan sido publicados en normas internacionales, regionales o nacionales, por organizaciones técnicas reconocidas, o en libros o revistas científicas especializados, o especificados por el fabricante del equipo. También se pueden utilizar los métodos desarrollados por el laboratorio o los métodos adoptados por el laboratorio si son apropiados para el uso previsto y si han sido validados. El cliente debe ser informado del método elegido. El laboratorio debe confirmar que puede aplicar correctamente los métodos normalizados antes de utilizarlos para los ensayos o las calibraciones. Si el método normalizado cambia, se debe repetir la confirmación. Si el método propuesto por el cliente se considera inapropiado o desactualizado, el laboratorio debe informárselo. 5.4.3 Métodos desarrollados por el laboratorio La introducción de los métodos de ensayo y de calibración desarrollados por el laboratorio para su propio uso debe ser una actividad planificada y debe ser asignada a personal calificado, provisto de los recursos adecuados. Los planes deben ser actualizados a medida que avanza el desarrollo y se debe asegurar una comunicación eficaz entre todo el personal involucrado. 5.4.4 Métodos no normalizados Cuando sea necesario utilizar métodos no normalizados, éstos deben ser acordados con el cliente y deben incluir una especificación clara de los requisitos del cliente y del objetivo del ensayo y/o de la calibración. El método desarrollado debe haber sido validado adecuadamente antes del uso. NOTA Para los métodos de ensayo y/o de calibración nuevos es conveniente elaborar procedimientos antes de la realización de los ensayos y/o las calibraciones, los cuales deberían contener, como mínimo, la información siguiente:

a) una identificación apropiada; b) el alcance; c) la descripción del tipo de ítem a ensayar o a calibrar; d) los parámetros o las magnitudes y los rangos a ser determinados;


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e) los aparatos y equipos, incluidos los requisitos técnicos de funcionamiento; f) los patrones de referencia y los materiales de referencia requeridos; g) las condiciones ambientales requeridas y cualquier período de estabilización que sea necesario. h) la descripción del procedimiento, incluida la siguiente información:

- la colocación de las marcas de identificación, manipulación, transporte, almacenamiento y preparación de los ítems;

- las verificaciones a realizar antes de comenzar el trabajo; - la verificación del correcto funcionamiento de los equipos y, cuando corresponda, su

calibración y ajuste antes de cada uso; - el método de registro de las observaciones y de los resultados; - las medidas de seguridad a observar.

i) los criterios y/o requisitos para la aprobación o el rechazo; j) los datos a ser registrados y el método de análisis y de presentación; k) la incertidumbre o el procedimiento para estimar la incertidumbre.

5.4.5 Validación de los métodos 5.4.5.1 La validación es la confirmación, a través del examen y el aporte de evidencias objetivas, de que se cumplen los requisitos particulares para un uso específico previsto. 5.4.5.2 El laboratorio debe validar los métodos no normalizados, los métodos que diseña o desarrolla, los métodos normalizados empleados fuera del alcance previsto, así como las ampliaciones y modificaciones de los métodos normalizados, para confirmar que los métodos son aptos para el fin previsto. La validación debe ser tan amplia como sea necesario para satisfacer las necesidades del tipo de aplicación o del campo de aplicación dados. El laboratorio debe registrar los resultados obtenidos, el procedimiento utilizado para la validación y una declaración sobre la aptitud del método para el uso previsto. NOTA 1 La validación puede incluir los procedimientos para el muestreo, la manipulación y el transporte. NOTA 2 Es conveniente utilizar una o varias de las técnicas siguientes para la determinación del desempeño de un método:

- calibración utilizando patrones de referencia o materiales de referencia; - comparación con resultados obtenidos con otros métodos; - comparaciones interlaboratorios; - evaluación sistemática de los factores que influyen en el resultado; - evaluación de la incertidumbre de los resultados basada en el conocimiento científico de los

principios teóricos del método y en la experiencia práctica. NOTA 3 Cuando se introduzca algún cambio en los métodos no normalizados validados, es conveniente que se documente la influencia de dichos cambios y, si correspondiera, se realice una nueva validación.


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5.4.5.3 La gama y la exactitud de los valores que se obtienen empleando métodos validados (por ejemplo, la incertidumbre de los resultados, el límite de detección, la selectividad del método, la linealidad, el límite de repetibilidad y/o de reproducibilidad, la robustez ante influencias externas o la sensibilidad cruzada frente a las interferencias provenientes de la matriz de la muestra y/o del objeto de ensayo) tal como fueron fijadas para el uso previsto, deben responder a las necesidades de los clientes. NOTA 1 La validación incluye la especificación de los requisitos, la determinación de las características de los métodos, una verificación de que los requisitos pueden satisfacerse utilizando el método, y una declaración sobre la validez. NOTA 2 A medida que se desarrolla el método, es conveniente realizar revisiones periódicas para verificar que se siguen satisfaciendo las necesidades del cliente. Es conveniente que todo cambio en los requisitos que requiera modificaciones en el plan de desarrollo sea aprobado y autorizado. NOTA 3 La validación es siempre un equilibrio entre los costos, los riesgos y las posibilidades técnicas. Existen muchos casos en los que la gama y la incertidumbre de los valores (por ejemplo, la exactitud, el límite de detección, la selectividad, la linealidad, la repetibilidad, la reproducibilidad, la robustez y la sensibilidad cruzada) sólo pueden ser dadas en una forma simplificada debido a la falta de información. 5.4.6 Estimación de la incertidumbre de la medición 5.4.6.1 Un laboratorio de calibración, o un laboratorio de ensayo que realiza sus propias calibraciones, debe tener y debe aplicar un procedimiento para estimar la incertidumbre de la medición para todas las calibraciones y todos los tipos de calibraciones. 5.4.6.2 Los laboratorios de ensayo deben tener y deben aplicar procedimientos para estimar la incertidumbre de la medición. En algunos casos la naturaleza del método de ensayo puede excluir un cálculo riguroso, metrológicamente y estadísticamente válido, de la incertidumbre de medición. En estos casos el laboratorio debe, por lo menos, tratar de identificar todos los componentes de la incertidumbre y hacer una estimación razonable, y debe asegurarse de que la forma de informar el resultado no dé una impresión equivocada de la incertidumbre. Una estimación razonable se debe basar en un conocimiento del desempeño del método y en el alcance de la medición y debe hacer uso, por ejemplo, de la experiencia adquirida y de los datos de validación anteriores. NOTA 1 El grado de rigor requerido en una estimación de la incertidumbre de la medición depende de factores tales como:

- los requisitos del método de ensayo; - los requisitos del cliente; - la existencia de límites estrechos en los que se basan las decisiones sobre la conformidad con una

especificación. NOTA 2 En aquellos casos en los que un método de ensayo reconocido especifique límites para los valores de las principales fuentes de incertidumbre de la medición y establezca la forma de presentación de los resultados calculados, se considera que el laboratorio ha satisfecho este requisito si sigue el método de ensayo y las instrucciones para informar de los resultados (véase el numeral 5.10). 5.4.6.3 Cuando se estima la incertidumbre de la medición, se deben tener en cuenta todos los componentes de la incertidumbre que sean de importancia en la situación dada, utilizando métodos apropiados de análisis. NOTA 1 Las fuentes que contribuyen a la incertidumbre incluyen, pero no se limitan necesariamente, a los patrones de referencia y los materiales de referencia utilizados, los métodos y equipos utilizados, las condiciones ambientales, las propiedades y la condición del ítem sometido al ensayo o la calibración, y el operador.


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NOTA 2 Cuando se estima la incertidumbre de medición, normalmente no se tiene en cuenta el comportamiento previsto a largo plazo del ítem ensayado y/o calibrado. NOTA 3 Para mayor información consúltese la Norma ISO 5725 y la Guía para la Expresión de la Incertidumbre en la Medición (véase la bibliografía). 5.4.7 Control de los datos 5.4.7.1 Los cálculos y la transferencia de los datos deben estar sujetos a verificaciones adecuadas llevadas a cabo de una manera sistemática. 5.4.7.2 Cuando se utilicen computadoras o equipos automatizados para captar, procesar, registrar, informar, almacenar o recuperar los datos de los ensayos o de las calibraciones, el laboratorio debe asegurarse de que:

a) el software desarrollado por el usuario esté documentado con el detalle suficiente y haya sido convenientemente validado, de modo que se pueda asegurar que es adecuado para el uso;

b) se establecen e implementan procedimientos para proteger los datos; tales

procedimientos deben incluir, pero no limitarse a, la integridad y la confidencialidad de la entrada o recopilación de los datos, su almacenamiento, transmisión y procesamiento;

c) se hace el mantenimiento de las computadoras y equipos automatizados con el fin

de asegurar que funcionan adecuadamente y que se encuentran en las condiciones ambientales y de operación necesarias para preservar la integridad de los datos de ensayo o de calibración.

NOTA El software comercial (por ejemplo, un procesador de texto, una base de datos y los programas estadísticos) de uso generalizado en el campo de aplicación para el cual fue diseñado, se puede considerar suficientemente validado. Sin embargo, es conveniente que la configuración y las modificaciones del software del laboratorio se validen como se indica en 5.4.7.2a). 5.5 EQUIPOS 5.5.1 El laboratorio debe estar provisto con todos los equipos para el muestreo, la medición y el ensayo, requeridos para la correcta ejecución de los ensayos y/o de las calibraciones (incluido el muestreo, la preparación de los ítems de ensayo y/o de calibración y el procesamiento y análisis de los datos de ensayo y/o de calibración). En aquellos casos en los que el laboratorio necesite utilizar equipos que estén fuera de su control permanente, debe asegurarse de que se cumplan los requisitos de esta Norma Internacional. 5.5.2 Los equipos y su software utilizado para los ensayos, las calibraciones y el muestreo deben permitir lograr la exactitud requerida y deben cumplir con las especificaciones pertinentes para los ensayos y/o las calibraciones concernientes. Se deben establecer programas de calibración para las magnitudes o los valores esenciales de los instrumentos cuando dichas propiedades afecten significativamente a los resultados. Antes de poner en servicio un equipo (incluido el utilizado para el muestreo) se lo debe calibrar o verificar con el fin de asegurar que responde a las exigencias especificadas del laboratorio y cumple las especificaciones normalizadas pertinentes. El equipo debe ser verificado y/o calibrado antes de su uso (véase el numeral 5.6).


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5.5.3 Los equipos deben ser operados por personal autorizado. Las instrucciones actualizadas sobre el uso y el mantenimiento de los equipos (incluido cualquier manual pertinente suministrado por el fabricante del equipo) deben estar disponibles para ser utilizadas por el personal del laboratorio. 5.5.4 Cada equipo y su software utilizado para los ensayos y las calibraciones, que sea importante para el resultado, debe, en la medida de lo posible, estar unívocamente identificado. 5.5.5 Se deben establecer registros de cada componente del equipamiento y su software que sea importante para la realización de los ensayos o las calibraciones. Los registros deben incluir por lo menos lo siguiente:

a) la identificación del equipo y su software; b) el nombre del fabricante, la identificación del modelo, el número de serie u otra

identificación única; c) las verificaciones de la conformidad del equipo con la especificación (véase el

numeral 5.5.2); d) la ubicación actual, cuando corresponda; e) las instrucciones del fabricante, si están disponibles, o la referencia a su ubicación; f) las fechas, los resultados y las copias de los informes y de los certificados de

todas las calibraciones, los ajustes, los criterios de aceptación, y la fecha prevista de la próxima calibración;

g) el plan de mantenimiento, cuando corresponda, y el mantenimiento llevado a cabo

hasta la fecha; h) todo daño, mal funcionamiento, modificación o reparación del equipo.

5.5.6 El laboratorio debe tener procedimientos para la manipulación segura, el transporte, el almacenamiento, el uso y el mantenimiento planificado de los equipos de medición con el fin de asegurar el funcionamiento correcto y de prevenir la contaminación o el deterioro. NOTA Pueden ser necesarios procedimientos adicionales cuando los equipos de medición se utilicen fuera de las instalaciones permanentes del laboratorio para los ensayos, las calibraciones o el muestreo. 5.5.7 Los equipos que hayan sido sometidos a una sobrecarga o a un uso inadecuado, que den resultados dudosos, o se haya demostrado que son defectuosos o que están fuera de los límites especificados, deben ser puestos fuera de servicio. Se deben aislar para evitar su uso o se deben rotular o marcar claramente como que están fuera de servicio hasta que hayan sido reparados y se haya demostrado por calibración o ensayo que funcionan correctamente. El laboratorio debe examinar el efecto del defecto o desvío de los límites especificados en los ensayos y/o las calibraciones anteriores y debe aplicar el procedimiento de "control del trabajo no conforme” (véase el numeral 4.9). 5.5.8 Cuando sea posible, todos los equipos bajo el control del laboratorio que requieran una calibración, deben ser rotulados, codificados o identificados de alguna manera para indicar el estado de calibración, incluida la fecha en la que fueron calibrados por última vez y su fecha de vencimiento o el criterio para la próxima calibración.


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5.5.9 Cuando, por cualquier razón, el equipo quede fuera del control directo del laboratorio, éste debe asegurarse de que se verifican el funcionamiento y el estado de calibración del equipo y de que son satisfactorios, antes de que el equipo sea reintegrado al servicio. 5.5.10 Cuando se necesiten verificaciones intermedias para mantener la confianza en el estado de calibración de los equipos, éstas se deben efectuar según un procedimiento definido. 5.5.11 Cuando las calibraciones den lugar a un conjunto de factores de corrección, el laboratorio debe tener procedimientos para asegurarse de que las copias (por ejemplo, en el software), se actualizan correctamente. 5.5.12 Se deben proteger los equipos de ensayo y de calibración, tanto el hardware como el software, contra ajustes que pudieran invalidar los resultados de los ensayos y/o de las calibraciones. 5.6 TRAZABILIDAD DE LAS MEDICIONES 5.6.1 Generalidades Todos los equipos utilizados para los ensayos y/o las calibraciones, incluidos los equipos para mediciones auxiliares (por ejemplo, de las condiciones ambientales) que tengan un efecto significativo en la exactitud o en la validez del resultado del ensayo, de la calibración o del muestreo, deben ser calibrados antes de ser puestos en servicio. El laboratorio debe establecer un programa y un procedimiento para la calibración de sus equipos. NOTA Es conveniente que dicho programa incluya un sistema para seleccionar, utilizar, calibrar, verificar, controlar y mantener los patrones de medición, los materiales de referencia utilizados como patrones de medición, y los equipos de ensayo y de medición utilizados para realizar los ensayos y las calibraciones. 5.6.2 Requisitos específicos 5.6.2.1 Calibración 5.6.2.1.1 Para los laboratorios de calibración, el programa de calibración de los equipos debe ser diseñado y operado de modo que se asegure que las calibraciones y las mediciones hechas por el laboratorio sean trazables al Sistema Internacional de Unidades (SI). Un laboratorio de calibración establece la trazabilidad de sus propios patrones de medición e instrumentos de medición al sistema SI por medio de una cadena ininterrumpida de calibraciones o de comparaciones que los vinculen a los pertinentes patrones primarios de las unidades de medida SI. La vinculación a las unidades SI se puede lograr por referencia a los patrones de medición nacionales. Los patrones de medición nacionales pueden ser patrones primarios, que son realizaciones primarias de las unidades SI o representaciones acordadas de las unidades SI, basadas en constantes físicas fundamentales, o pueden ser patrones secundarios, que son patrones calibrados por otro instituto nacional de metrología. Cuando se utilicen servicios de calibración externos, se debe asegurar la trazabilidad de la medición mediante el uso de servicios de calibración provistos por laboratorios que puedan demostrar su competencia y su capacidad de medición y trazabilidad. Los certificados de calibración emitidos por estos laboratorios deben contener los resultados de la medición, incluida la incertidumbre de la medición y/o una declaración sobre la conformidad con una especificación metrológica identificada (véase también el numeral 5.10.4.2). NOTA 1 Los laboratorios de calibración que cumplen esta Norma Internacional son considerados competentes. Un certificado de calibración que lleve el logotipo de un organismo de acreditación, emitido por un laboratorio de calibración acreditado según esta Norma Internacional para la calibración concerniente, es suficiente evidencia de la trazabilidad de los datos de calibración contenidos en el informe.


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NOTA 2 La trazabilidad a las unidades de medida SI se puede lograr mediante referencia a un patrón primario apropiado (véase VIM:1993, 6.4) o mediante referencia a una constante natural, cuyo valor en términos de la unidad SI pertinente es conocido y recomendado por la Conferencia General de Pesas y Medidas (CGPM) y el Comité Internacional de Pesas y Medidas (CIPM). NOTA 3 Los laboratorios de calibración que mantienen su propio patrón primario o la propia representación de las unidades SI basada en constantes físicas fundamentales, pueden declarar trazabilidad al sistema SI sólo después de que estos patrones hayan sido comparados, directa o indirectamente, con otros patrones similares de un instituto nacional de metrología. NOTA 4 La expresión “especificación metrológica identificada” significa que la especificación con la que se compararon las mediciones debe surgir claramente del certificado de calibración, el cual incluirá dicha especificación o hará referencia a ella de manera no ambigua. NOTA 5 Cuando los términos “patrón internacional” o “patrón nacional” son utilizados en conexión con la trazabilidad, se supone que estos patrones cumplen las propiedades de los patrones primarios para la realización de las unidades SI. NOTA 6 La trazabilidad a patrones de medición nacionales no necesariamente requiere el uso del instituto nacional de metrología del país en el que el laboratorio está ubicado. NOTA 7 Si un laboratorio de calibración desea o necesita obtener trazabilidad de un instituto nacional de metrología distinto del de su propio país, es conveniente que este laboratorio seleccione un instituto nacional de metrología que participe activamente en las actividades de la Oficina Internacional de Pesas y Medidas, ya sea directamente o a través de grupos regionales. NOTA 8 La cadena ininterrumpida de calibraciones o comparaciones se puede lograr en varios pasos llevados a cabo por diferentes laboratorios que pueden demostrar la trazabilidad. 5.6.2.1.2 Existen ciertas calibraciones que actualmente no se pueden hacer estrictamente en unidades SI. En estos casos la calibración debe proporcionar confianza en las mediciones al establecer la trazabilidad a patrones de medición apropiados, tales como:

- el uso de materiales de referencia certificados provistos por un proveedor competente con el fin de caracterizar física o químicamente un material de manera confiable;

- la utilización de métodos especificados y/o de normas consensuadas, claramente

descritos y acordados por todas las partes concernientes. Siempre que sea posible se requiere la participación en un programa adecuado de comparaciones interlaboratorios. 5.6.2.2 Ensayos 5.6.2.2.1 Para los laboratorios de ensayo, los requisitos dados en el numeral 5.6.2.1 se aplican a los equipos de medición y de ensayo con funciones de medición que utiliza, a menos que se haya establecido que la incertidumbre introducida por la calibración contribuye muy poco a la incertidumbre total del resultado de ensayo. Cuando se dé esta situación, el laboratorio debe asegurarse de que el equipo utilizado puede proveer la incertidumbre de medición requerida. NOTA El grado de cumplimiento de los requisitos indicados en 5.6.2.1 depende de la contribución relativa de la incertidumbre de la calibración a la incertidumbre total. Si la calibración es el factor dominante, es conveniente que se sigan estrictamente los requisitos. 5.6.2.2.2 Cuando la trazabilidad de las mediciones a las unidades SI no sea posible y/o no sea pertinente, se deben exigir los mismos requisitos para la trazabilidad (por ejemplo, por medio de


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materiales de referencia certificados, métodos acordados y/o normas consensuadas) que para los laboratorios de calibración (véase el numeral 5.6.2.1.2). 5.6.3 Patrones de referencia y materiales de referencia 5.6.3.1 Patrones de referencia El laboratorio debe tener un programa y un procedimiento para la calibración de sus patrones de referencia. Los patrones de referencia deben ser calibrados por un organismo que pueda proveer la trazabilidad como se indica en el numeral 5.6.2.1. Dichos patrones de referencia para la medición, conservados por el laboratorio, deben ser utilizados sólo para la calibración y para ningún otro propósito, a menos que se pueda demostrar que su desempeño como patrones de referencia no será invalidado. Los patrones de referencia deben ser calibrados antes y después de cualquier ajuste. 5.6.3.2 Materiales de referencia Cada vez que sea posible se debe establecer la trazabilidad de los materiales de referencia a las unidades de medida SI o a materiales de referencia certificados. Los materiales de referencia internos deben ser verificados en la medida que sea técnica y económicamente posible. 5.6.3.3 Verificaciones intermedias Se deben llevar a cabo las verificaciones que sean necesarias para mantener la confianza en el estado de calibración de los patrones de referencia, primarios, de transferencia o de trabajo y de los materiales de referencia de acuerdo con procedimientos y una programación definidos. 5.6.3.4 Transporte y almacenamiento El laboratorio debe tener procedimientos para la manipulación segura, el transporte, el almacenamiento y el uso de los patrones de referencia y materiales de referencia con el fin de prevenir su contaminación o deterioro y preservar su integridad. NOTA Pueden ser necesarios procedimientos adicionales cuando los patrones de referencia y los materiales de referencia son utilizados fuera de las instalaciones permanentes del laboratorio para los ensayos, las calibraciones o el muestreo. 5.7 MUESTREO 5.7.1 El laboratorio debe tener un plan y procedimientos para el muestreo cuando efectúe el muestreo de sustancias, materiales o productos que luego ensaye o calibre. El plan y el procedimiento para el muestreo deben estar disponibles en el lugar donde se realiza el muestreo. Los planes de muestreo deben, siempre que sea razonable, estar basados en métodos estadísticos apropiados. El proceso de muestreo debe tener en cuenta los factores que deben ser controlados para asegurar la validez de los resultados de ensayo y de calibración. NOTA 1 El muestreo es un procedimiento definido por el cual se toma una parte de una sustancia, un material o un producto para proveer una muestra representativa del total, para el ensayo o la calibración. El muestreo también puede ser requerido por la especificación pertinente según la cual se ensayará o calibrará la sustancia, el material o el producto. En algunos casos (por ejemplo, en el análisis forense), la muestra puede no ser representativa, sino estar determinada por su disponibilidad. NOTA 2 Es conveniente que los procedimientos de muestreo describan el plan de muestreo, la forma de seleccionar, extraer y preparar una o más muestras a partir de una sustancia, un material o un producto para obtener la información requerida.


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5.7.2 Cuando el cliente requiera desviaciones, adiciones o exclusiones del procedimiento de muestreo documentado, éstas deben ser registradas en detalle junto con los datos del muestreo correspondiente e incluidas en todos los documentos que contengan los resultados de los ensayos y/o de las calibraciones y deben ser comunicadas al personal concerniente. 5.7.3 El laboratorio debe tener procedimientos para registrar los datos y las operaciones relacionados con el muestreo que forma parte de los ensayos o las calibraciones que lleva a cabo. Estos registros deben incluir el procedimiento de muestreo utilizado, la identificación de la persona que lo realiza, las condiciones ambientales (si corresponde) y los diagramas u otros medios equivalentes para identificar el lugar del muestreo según sea necesario y, si fuera apropiado, las técnicas estadísticas en las que se basan los procedimientos de muestreo. 5.8 MANIPULACIÓN DE LOS ÍTEMS DE ENSAYO Y DE CALIBRACIÓN 5.8.1 El laboratorio debe tener procedimientos para el transporte, la recepción, la manipulación, la protección, el almacenamiento, la conservación y/o la disposición final de los ítems de ensayo y/o de calibración, incluidas todas las disposiciones necesarias para proteger la integridad del ítem de ensayo o de calibración, así como los intereses del laboratorio y del cliente. 5.8.2 El laboratorio debe tener un sistema para la identificación de los ítems de ensayo y/o de calibración. La identificación debe conservarse durante la permanencia del ítem en el laboratorio. El sistema debe ser diseñado y operado de modo tal que asegure que los ítems no puedan ser confundidos físicamente ni cuando se haga referencia a ellos en registros u otros documentos. Cuando corresponda, el sistema debe prever una subdivisión en grupos de ítems y la transferencia de los ítems dentro y desde el laboratorio. 5.8.3 Al recibir el ítem para ensayo o calibración, se deben registrar las anomalías o los desvíos en relación con las condiciones normales o especificadas, según se describen en el correspondiente método de ensayo o de calibración. Cuando exista cualquier duda respecto a la adecuación de un ítem para un ensayo o una calibración, o cuando un ítem no cumpla con la descripción provista, o el ensayo o calibración requerido no esté especificado con suficiente detalle, el laboratorio debe solicitar al cliente instrucciones adicionales antes de proceder y debe registrar lo tratado. 5.8.4 El laboratorio debe tener procedimientos e instalaciones apropiadas para evitar el deterioro, la pérdida o el daño del ítem de ensayo o de calibración durante el almacenamiento, la manipulación y la preparación. Se deben seguir las instrucciones para la manipulación provistas con el ítem. Cuando los ítems deban ser almacenados o acondicionados bajo condiciones ambientales especificadas, debe realizarse el mantenimiento, seguimiento y registro de estas condiciones. Cuando un ítem o una parte de un ítem para ensayo o calibración deba mantenerse seguro, el laboratorio debe tener disposiciones para el almacenamiento y la seguridad que protejan la condición e integridad del ítem o de las partes en cuestión. NOTA 1 Cuando los ítems de ensayo tengan que ser devueltos al servicio después del ensayo, se debe poner un cuidado especial para asegurarse de que no son dañados ni deteriorados durante los procesos de manipulación, ensayo, almacenamiento o espera. NOTA 2 Es recomendable proporcionar a todos aquellos responsables de extraer y transportar las muestras, un procedimiento de muestreo, así como información sobre el almacenamiento y el transporte de las muestras, incluida información sobre los factores de muestreo que influyen en el resultado del ensayo o la calibración. NOTA 3 Los motivos para conservar en forma segura un ítem de ensayo o de calibración pueden ser por razones de registro, protección o valor, o para permitir realizar posteriormente ensayos y/o calibraciones complementarios.


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5.9 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS DE ENSAYO Y DE CALIBRACIÓN

5.9.1 El laboratorio debe tener procedimientos de control de la calidad para realizar el seguimiento de la validez de los ensayos y las calibraciones llevados a cabo. Los datos resultantes deben ser registrados en forma tal que se puedan detectar las tendencias y, cuando sea posible, se deben aplicar técnicas estadísticas para la revisión de los resultados. Dicho seguimiento debe ser planificado y revisado y puede incluir, entre otros, los elementos siguientes:

a) el uso regular de materiales de referencia certificados y/o un control de la calidad interno utilizando materiales de referencia secundarios;

b) la participación en comparaciones interlaboratorios o programas de ensayos de

aptitud; c) la repetición de ensayos o calibraciones utilizando el mismo método o métodos

diferentes; d) la repetición del ensayo o de la calibración de los objetos retenidos; e) la correlación de los resultados para diferentes características de un ítem.

NOTA Es conveniente que los métodos seleccionados sean apropiados para el tipo y volumen de trabajo que se realiza. 5.9.2 Los datos de control de la calidad deben ser analizados y, si no satisfacen los criterios predefinidos, se deben tomar las acciones planificadas para corregir el problema y evitar consignar resultados incorrectos. 5.10 INFORME DE LOS RESULTADOS 5.10.1 Generalidades Los resultados de cada ensayo, calibración o serie de ensayos o calibraciones efectuados por el laboratorio, deben ser informados en forma exacta, clara, no ambigua y objetiva, de acuerdo con las instrucciones específicas de los métodos de ensayo o de calibración. Los resultados deben ser informados, por lo general en un informe de ensayo o un certificado de calibración (véase la nota 1) y deben incluir toda la información requerida por el cliente y necesaria para la interpretación de los resultados del ensayo o de la calibración, así como toda la información requerida por el método utilizado. Esta información es normalmente la requerida en los apartados 5.10.2 y 5.10.3 ó 5.10.4. En el caso de ensayos o calibraciones realizados para clientes internos, o en el caso de un acuerdo escrito con el cliente, los resultados pueden ser informados en forma simplificada. Cualquier información indicada en los apartados 5.10.2 a 5.10.4 que no forme parte de un informe al cliente, debe estar fácilmente disponible en el laboratorio que efectuó los ensayos y/o las calibraciones. NOTA 1 Los informes de ensayo y los certificados de calibración a veces se denominan certificados de ensayo e informes de calibración, respectivamente. NOTA 2 Los informes de ensayo o certificados de calibración pueden ser entregados como copia en papel o por transferencia electrónica de datos siempre que se cumplan los requisitos de esta Norma Internacional.


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5.10.2 Informes de ensayos y certificados de calibración Cada informe de ensayo o certificado de calibración debe incluir la siguiente información, salvo que el laboratorio tenga razones válidas para no hacerlo así:

a) un título (por ejemplo, “Informe de ensayo” o “Certificado de calibración”); b) el nombre y la dirección del laboratorio y el lugar donde se realizaron los ensayos

y/o las calibraciones, si fuera diferente de la dirección del laboratorio; c) una identificación única del informe de ensayo o del certificado de calibración (tal

como el número de serie) y en cada página una identificación para asegurar que la página es reconocida como parte del informe de ensayo o del certificado de calibración, y una clara identificación del final del informe de ensayo o del certificado de calibración;

d) el nombre y la dirección del cliente; e) la identificación del método utilizado; f) una descripción, la condición y una identificación no ambigua del o de los ítems

ensayados o calibrados; g) la fecha de recepción del o de los ítems sometidos al ensayo o a la calibración,

cuando ésta sea esencial para la validez y la aplicación de los resultados, y la fecha de ejecución del ensayo o la calibración;

h) una referencia al plan y a los procedimientos de muestreo utilizados por el

laboratorio u otros organismos, cuando éstos sean pertinentes para la validez o la aplicación de los resultados;

i) los resultados de los ensayos o las calibraciones con sus unidades de medida,

cuando corresponda; j) el o los nombres, funciones y firmas o una identificación equivalente de la o las

personas que autorizan el informe de ensayo o el certificado de calibración; k) cuando corresponda, una declaración de que los resultados sólo están

relacionados con los ítems ensayados o calibrados. NOTA 1 Es conveniente que las copias en papel de los informes de ensayo y certificados de calibración también incluyan el número de página y el número total de páginas. NOTA 2 Se recomienda a los laboratorios incluir una declaración indicando que no se debe reproducir el informe de ensayo o el certificado de calibración, excepto en su totalidad, sin la aprobación escrita del laboratorio. 5.10.3 Informes de ensayos 5.10.3.1 Además de los requisitos indicados en el apartado 5.10.2, los informes de ensayos deben incluir, en los casos en que sea necesario para la interpretación de los resultados de los ensayos, lo siguiente:


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a) las desviaciones, adiciones o exclusiones del método de ensayo e información sobre condiciones de ensayo específicas, tales como las condiciones ambientales;

b) cuando corresponda, una declaración sobre el cumplimiento o no cumplimiento

con los requisitos y/o las especificaciones; c) cuando sea aplicable, una declaración sobre la incertidumbre de medición

estimada; la información sobre la incertidumbre es necesaria en los informes de ensayo cuando sea pertinente para la validez o aplicación de los resultados de los ensayos, cuando así lo requieran las instrucciones del cliente, o cuando la incertidumbre afecte al cumplimiento con los límites de una especificación;

d) cuando sea apropiado y necesario, las opiniones e interpretaciones (véase el

numeral 5.10.5); e) la información adicional que pueda ser requerida por métodos específicos, clientes

o grupos de clientes. 5.10.3.2 Además de los requisitos indicados en los apartados 5.10.2 y 5.10.3.1, los informes de ensayo que contengan los resultados del muestreo, deben incluir lo siguiente, cuando sea necesario para la interpretación de los resultados de los ensayos:

a) la fecha del muestreo; b) una identificación inequívoca de la sustancia, el material o el producto muestreado

(incluido el nombre del fabricante, el modelo o el tipo de designación y los números de serie, según corresponda);

c) el lugar del muestreo, incluido cualquier diagrama, croquis o fotografía; d) una referencia al plan y a los procedimientos de muestreo utilizados; e) los detalles de las condiciones ambientales durante el muestreo que puedan

afectar a la interpretación de los resultados del ensayo; f) cualquier norma o especificación sobre el método o el procedimiento de muestreo,

y las desviaciones, adiciones o exclusiones de la especificación concerniente. 5.10.4 Certificados de calibración 5.10.4.1 Además de los requisitos indicados en el apartado 5.10.2, los certificados de calibración deben incluir, cuando sea necesario para la interpretación de los resultados de la calibración, lo siguiente:

a) las condiciones (por ejemplo, ambientales) bajo las cuales fueron hechas las calibraciones y que tengan una influencia en los resultados de la medición;

b) la incertidumbre de la medición y/o una declaración de cumplimiento con una

especificación metrológica identificada o con partes de ésta;


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c) evidencia de que las mediciones son trazables (véase la Nota 2 del apartado 5.6.2.1.1).

5.10.4.2 El certificado de calibración sólo debe estar relacionado con las magnitudes y los resultados de los ensayos funcionales. Si se hace una declaración de cumplimiento con una especificación, ésta debe identificar los capítulos de la especificación que se cumplen y los que no se cumplen. Cuando se haga una declaración de la conformidad con una especificación omitiendo los resultados de la medición y las incertidumbres asociadas, el laboratorio debe registrar dichos resultados y mantenerlos para una posible referencia futura. Cuando se hagan declaraciones de cumplimiento, se debe tener en cuenta la incertidumbre de la medición. 5.10.4.3 Cuando un instrumento para calibración ha sido ajustado o reparado, se deben informar los resultados de la calibración antes y después del ajuste o la reparación, si estuvieran disponibles. 5.10.4.4 Un certificado de calibración (o etiqueta de calibración) no debe contener ninguna recomendación sobre el intervalo de calibración, excepto que esto haya sido acordado con el cliente. Este requisito puede ser reemplazado por disposiciones legales. 5.10.5 Opiniones e interpretaciones Cuando se incluyan opiniones e interpretaciones, el laboratorio debe asentar por escrito las bases que respaldan dichas opiniones e interpretaciones. Las opiniones e interpretaciones deben estar claramente identificadas como tales en un informe de ensayo. NOTA 1 Es conveniente no confundir las opiniones e interpretaciones con las inspecciones y las certificaciones de producto establecidas en la Norma ISO/IEC 17020 y la Guía ISO/IEC 65. NOTA 2 Las opiniones e interpretaciones incluidas en un informe de ensayo pueden consistir en, pero no limitarse a, lo siguiente:

- una opinión sobre la declaración de la conformidad o no conformidad de los resultados con los requisitos;

- cumplimiento con los requisitos contractuales; - recomendaciones sobre la forma de utilizar los resultados; - recomendaciones a seguir para las mejoras.

NOTA 3 En muchos casos podría ser apropiado comunicar las opiniones e interpretaciones a través del diálogo directo con el cliente. Es conveniente que dicho diálogo se registre por escrito. 5.10.6 Resultados de ensayo y calibración obtenidos de los subcontratistas Cuando el informe de ensayo contenga resultados de ensayos realizados por los subcontratistas, estos resultados deben estar claramente identificados. El subcontratista debe informar sobre los resultados por escrito o electrónicamente. Cuando se haya subcontratado una calibración, el laboratorio que efectúa el trabajo debe remitir el certificado de calibración al laboratorio que lo contrató.


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5.10.7 Transmisión electrónica de los resultados En el caso que los resultados de ensayo o de calibración se transmitan por teléfono, télex, facsímil u otros medios electrónicos o electromagnéticos, se deben cumplir los requisitos de esta Norma Internacional (véase también el numeral 5.4.7). 5.10.8 Presentación de los informes y de los certificados La presentación elegida debe ser concebida para responder a cada tipo de ensayo o de calibración efectuado y para minimizar la posibilidad de mala interpretación o mal uso. NOTA 1 Es conveniente prestar atención a la forma de presentar informe de ensayo o certificado de calibración, especialmente con respecto a la presentación de los datos de ensayo o calibración y a la facilidad de asimilación por el lector. NOTA 2 Es conveniente que los encabezados sean normalizados, tanto como sea posible. 5.10.9 Modificaciones a los informes de ensayo y a los certificados de calibración Las modificaciones de fondo a un informe de ensayo o certificado de calibración después de su emisión deben ser hechas solamente en la forma de un nuevo documento, o de una transferencia de datos, que incluya la declaración: “Suplemento al Informe de Ensayo” (o “Certificado de Calibración”), número de serie... [u otra identificación]”, o una forma equivalente de redacción. Dichas correcciones deben cumplir con todos los requisitos de esta Norma Internacional. Cuando sea necesario emitir un nuevo informe de ensayo o certificado de calibración completo, éste debe ser unívocamente identificado y debe contener una referencia al original al que reemplaza.


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ANEXO A (Informativo)

REFERENCIAS CRUZADAS NOMINALES A LA NORMA ISO 9001:2000

Tabla A.1 - Referencias cruzadas nominales a la Norma ISO 9001:2000

ISO 9001:2000 ISO/IEC 17025

Capítulo 1 Capítulo 1



4.1 4.1, 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3, 4.1.4, 4.1.5, 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4

4.2 1 4.2.2, 4.2.3, 4.3.1

4.2.2 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4

4.2.3 4.3

4.2.4 4.3.1, 4.12

5.1 4.2.2, 4.2.3

5.1 a) 4.1.2, 4.1.6

5.1 b) 4.2.2

5.1 c) 4.2.2

5.1 d) 4.15

5.1 e) 4.1.5

5.2 4.4.1

5.3 4.2.2

5.3 a) 4.2.2

5.3 b) 4.2.3

5.3 c) 4.2.2

5.3 d) 4.2.2

5.3 e) 4.2.2

5.4.1 4.2.2 c)

5.4.2 4.2.1

5.4.2 a) 4.2.1

5.4.2 b) 4.2.1

5.5.1 4.1.5 a), f), h)

5.5.2 4.1.5 i)

5.5.2 a) 4.1.5 i)

5.5.2 b) 4.11.1

5.5.2 c) 4.2.4

5.5.3 4.1.6

5.6.1 4.15

5.6.2 4.15

5.6.3 4.15 Continúa . . .


31

Tabla A.1 (Final)

6.1 a) 4.10

6.1 b) 4.4.1, 4.7, 5.4.2, 5.4.3, 5.4.4, 5.10.1

6.2.1 5.2.1

6.2.2 a) 5.2.2, 5.5.3

6.2.2 b) 5.2.1, 5.2.2

6.2.2 c) 5.2.2

6.2.2 d) 4.1.5 k)

6.2.2 e) 5.2.5

6.3.1 a) 4.1.3, 4.12.1.2, 4.12.1.3, 5.3

6.3.1 b) 4.12.1.4, 5.4.7.2, 5.5, 5.6

6.3.1 c) 4.6, 5.5.6, 5.6.3.4, 5.8, 5.10

6.4 5.3.1, 5.3.2, 5.3.3, 5.3.4, 5.3.5

7.1 5.1

7.1 a) 4.2.2

7.1 b) 4.1.5 a), 4.2.1, 4.2.3

7.1 c) 5.4, 5.9

7.1 d) 4.1, 5.4, 5.9

7.2.1 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 5.4, 5.9, 5.10

7.2.2 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 5.4, 5.9, 5.10

7.2.3 4.4.2, 4.4.4, 4.5, 4.7, 4.8

7.3 5, 5.4, 5.9

7.4.1 4.6.1, 4.6.2, 4.6.4

7.4.2 4.6.3

7.4.3 4.6.2

7.5.1 5.1, 5.2, 5.4, 5.5, 5.6, 5.7, 5.8, 5.9

7.5.2 5.2.5, 5.4.2, 5.4.5

7.5.3 5.8.2

7.5.4 4.1.5 c), 5.8

7.5.5 4.6.1, 4.12, 5.8, 5.10

7.6 5.4, 5.5

8.1 4.10, 5.4, 5.9

8.2.1 4.10

8.2.2 4.11.5, 4.14

8.2.3 4.11.5, 4.14, 5.9

8.2.4 4.5, 4.6, 4.9, 5.5.2, 5.5.9, 5.8, 5.8.3, 5.8.4, 5.9

8.3 4.9

8.4 4.10, 5.9

8.5.1 4.10, 4.12

8.5.2 4.11, 4.12

8.5.3 4.9, 4.11, 4.12


32

La Norma ISO/IEC 17025 contiene varios requisitos relativos a la competencia técnica que no están contemplados en la Norma ISO 9001:2000.


33

ANEXO B (Informativo)

DIRECTRICES PARA ESTABLECER APLICACIONES PARA CAMPOS ESPECÍFICOS B.1 Los requisitos especificados en esta Norma Internacional están expresados en términos generales y, si bien son aplicables a todos los laboratorios de ensayo y de calibración, podría ser necesaria alguna explicación. A tales explicaciones sobre las aplicaciones se las designa aquí “aplicaciones”. Es conveniente que las aplicaciones no incluyan requisitos generales adicionales que no estén incluidos en esta Norma Internacional. B.2 Las aplicaciones pueden ser consideradas como una elaboración de los criterios (requisitos) establecidos en forma general en esta Norma Internacional, para campos específicos de ensayo y de calibración, tecnologías de ensayo, productos, materiales, o ensayos o calibraciones determinados. Por lo tanto, es conveniente que las aplicaciones sean establecidas por personas que posean adecuados conocimientos técnicos y experiencia, y que consideren los ítems que son esenciales o de mayor importancia para la adecuada conducción de un ensayo o de una calibración. B.3 Según la aplicación de que se trate, puede ser necesario establecer aplicaciones para los requisitos técnicos de esta Norma Internacional. Las aplicaciones se pueden establecer simplemente proporcionando detalles o aportando información adicional a los requisitos ya establecidos en forma general en cada uno de los apartados (por ejemplo, límites específicos para la temperatura y la humedad del laboratorio). En algunos casos las aplicaciones serán bastante limitadas, aplicándose solamente a un método determinado de ensayo o de calibración o a un grupo de métodos de ensayo o de calibración. En otros casos, las aplicaciones pueden ser bastante amplias, aplicándose al ensayo o a la calibración de diferentes productos o ítems, o a campos enteros de ensayo o de calibración. B.4 Si las aplicaciones se aplican a un grupo de métodos de ensayo o de calibración en un campo técnico completo, es conveniente utilizar un lenguaje común para todos los métodos. Alternativamente, para tipos o grupos específicos de ensayos o de calibraciones, productos, materiales o campos técnicos de ensayos o de calibraciones, puede ser necesario preparar un documento de aplicación por separado que complemente a esta Norma Internacional. Es conveniente que un documento como éste solamente proporcione la información complementaria necesaria, dejando que esta Norma Internacional se mantenga como el principal documento de referencia. Es conveniente evitar aplicaciones demasiado específicas con el fin de limitar la proliferación de documentos detallados. B.5 Es conveniente que las indicaciones que figuran en este anexo sean utilizadas por los organismos de acreditación u otros tipos de organismos de evaluación cuando elaboren las aplicaciones para sus propios propósitos (por ejemplo, la acreditación en áreas específicas)


34

BIBLIOGRAFÍA

[1] ISO 5725-1, Exactitud (veracidad y precisión) de los resultados y métodos de medición. Parte 1. Principios generales y definiciones

[2] ISO 5725-2, Exactitud (veracidad y precisión) de los resultados y métodos de medición.

Parte 2. Método básico para la determinación de la repetibilidad y de la reproducibilidad de un método de medición normalizado


Parte 3. Mediciones intermedias de la precisión de un método de medición normalizado [4] ISO 5725-4, Exactitud (veracidad y precisión) de los resultados y métodos de medición.

Parte 4. Métodos básicos para la determinación de la justeza de un método de medición normalizado


Parte 6. Utilización en la práctica de valores de exactitud [6] ISO 9000:2), Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario [7] ISO 9001:2000, Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos [8] ISO/IEC 90003, Ingeniería del software. Directrices para la aplicación de la norma

ISO 9001:2000 al software informático [9] ISO 10012:2003, Sistemas de gestión de las mediciones. Requisitos para los procesos de

medición y los equipos de medición [10] ISO/IEC 17011, Evaluación de la conformidad. Requisitos generales para los organismos

de acreditación que realizan la acreditación de organismos de evaluación de la conformidad

[11] ISO/IEC 17020, Criterios generales para el funcionamiento de diferentes tipos de

organismos que realizan la inspección [12] ISO 19011, Directrices para la auditoría de sistemas de gestión de la calidad y/o

ambiental [13] Guía ISO 30, Términos y definiciones utilizados en relación con los materiales de

referencia [14] Guía ISO 31, Materiales de referencia. Contenido de los certificados y etiquetas [15] Guía ISO 32, Calibración en química analítica y utilización de materiales de referencia

certificados [16] Guía ISO 33, Utilización de materiales de referencia certificados [17] Guía ISO 34, Requisitos generales para la competencia de los productores de materiales

de referencia

2) De próxima publicación. (Revisión de la norma ISO 9000:2000)


35

[18] Guía ISO 35, Certificación de materiales de referencia. Principios generales y estadísticas [19] Guía ISO/IEC 43-1, Ensayos de aptitud por comparaciones interlaboratorios. Parte 1.

Desarrollo y funcionamiento de programas de ensayos de aptitud [20] Guía ISO/IEC 43-2, Ensayos de aptitud por comparaciones interlaboratorios. Parte 2.

Selección y utilización de programas de ensayos de aptitud por organismos de acreditación de laboratorios

[21] Guía ISO/IEC 58:1993, Sistemas de acreditación de laboratorios de ensayo y calibración.

Requisitos generales para la gestión y el reconocimiento [22] Guía ISO/IEC 65, Requisitos generales para los organismos que realizan la certificación

de productos [23] GUM, Guía para la expresión de la incertidumbre en la medición, publicada por BIPM,

IEC, IFCC, ISO, IUPAC, IUPAP y OIML. [24] Información y documentos sobre la acreditación de laboratorios pueden consultarse en la

página web de ILAC (Cooperación internacional de la acreditación de laboratorios): www.ilac. org

Documents

MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES