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BoConcept México, S.A. de C.V.
MANUAL PRACTICO DE CAPTURA
DESARROLLO: C.P. HUGO DELGADO ZAMORA
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EL PRESENTE MANUAL ES PARA USO EXCLUSIVO DE BOCONCEPT MEXICO, S.A. DE C.V., NO ES CON FINES DE LUCRO, EXCLUSIVAMENTE PARA USO INTERNO DE SUS EMPLEADOS CUALQUIER OTRO USO DIFERENTE NO ES RESPONSABILIDAD DE LA EMPRESA
CHOZ/HDZ MARZO 2012 GERENCIA ADMINISTRATIVA
BoConcept México, S.A. de C.V.
MANUAL PRACTICO DE CAPTURA COMPLEMENTO DEL MANUAL
DE AXAPTA 03 A.- REGISTRO DE LAS CUENTAS POR PAGAR Y GASTOS
PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LA COMPRA O GASTO
1.-Consultar el presupuesto anual previamente. 2.-Solicitar autorización para adquirir en bien o servicio. 3.-Establece contacto con el proveedor. 4.-Establecer las condiciones de pago. 5.-Efectuar la compra autorizada previamente. 6.-Recibe el bien o servicio 7.-Recibe la factura del proveedor.
Se recibe la factura en la administración y se canaliza al departamento correspondiente via electronica. a) Administración. b) Logística y tráfico. c) Almacén. d) Sucursales.
8.-Revisión la factura que cuente con los requisitos fiscales y datos de la compra 9.-Se valida o autoriza con la firma del departamento que generó la compra del bien o servicio 5.-Se programa el pago tratando de aprovechar los créditos de los proveedores. Se procede al registro de la cuenta por pagar en Axapta. Se procede al pago via (t.e.f) ó en efectivo y se liquida en sistema. Se anexa a los archivos de contabilidad y del departamento que lo solicito En presente Manual Practico de Captura, se presentan algunos de los casos mas frecuentes en la operación de la empresa, sin embargo la manera de registrar los gastos y compras es de manera muy similar.
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO: A CONTINUACION SE ESTABLECE LA MANERA DE REGISTRO DE LAS CUENTAS POR PAGAR, TODAS VEZ, QUE SE HAYA CUMPLIDO CON EL PROCESO ANTERIOR DEL FLUJO DE LAS FACTURAS O DOCUMENTACION SOPORTE DE LA COMPRA O GASTO, A MANERA DE “RUTINAS DE CAPTURA EN FORMA DIARIA” PARA LOS CUATRO DEPARTAMENTOS.
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SELECCIONAR PROVEEDORES YA QUE LAS FACTURAS PROVIENEN DE ELLOS
CATALOGO DE PROVEEDORES
+LAS CUENTAS QUE TIENEN LA DENOMINACION ACR SIGNIFICA ACREEDORES +LAS CUENTAS QUE TIENEN LA DENOMINACION CXP SIGNIFICA CUENTA POR PAGAR LA DIFERENCIA ES QUE CXP SE REFIERE A PROVEEDORES Y LAS ACR SON CUENTAS POR PAGAR POR OTROS CONCEPTOS DIFERENTES
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SELECCIONAR LA OPCION DE DIARIOS, A ELEGIR FACTURAS O PAGOS, EN ESTE CASO PARA CREAR LA CUENTA POR PAGAR SERA LA CEJA DE FACTURAS Y DAR CLICK
SELECCIONA DIARIO DE FACTURAS
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SE DESPLIEGA EL DIARIO DE FACTURAS
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BUSCAR AL PROVEEDOR EN ESTE CASO ANCE POR COMPRAS DE IMPORTACION
SE DA CLICK EN LA CEJA DE TRANSACCIONES Y EL SISTEMA DESPLIEGA TODAS LAS OPERACIONES CON EL PROVEEDOR
DEBE o debito: SON PAGOS O LIQUIDACION DE LA CXP
“T” DE MAYOR IMAGINARIA SEPARA LOS DEBITOS DE LOS CREDITOS
HABER o credito: CORRESPONDE A LA CREACION DE LA CXP
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LINEAS: AQUÍ ES DONDE COMIENZA LA CAPTURA DE LA CXP
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SE SELECCIONA EL TIPO DE CUENTA, EN ESTE CASO DEBE SER “PROVEEDOR”
POSTERIORMENTE SE SELECCIONA LA CUENTA DE CONTROL DE AX PARA EL PROVEEDOR
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Y SE BUSCA AL PROVEEDOR EN ESTE CASO ANCE PARA COMPRAS DE IMPORTACION
“ANCE” ES EL PROVEEDOR NUM CXP 00028 Y SE REDACTA EL TEXTO DE LA TRANSACCION
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CON EL TABULADOR SE PASA A LA COLUMNA DE CREDITO EN AUTOMATICO, PARA CREAR LA CUENTA POR PAGAR (CON EL DOCUMENTO EN MANO), QUE PUEDE SER LA FACTURA
SE DIGITA EL IMPORTE DE LA FACTURA CON IVA Y SE SELECCIONA LA COLUMNA DE TIPO DE CUENTA PARA REGISTRAR LA CONTRA-PARTIDA, EN EL MODULO DE CONTABILIDAD
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SE LE DA CLICK BOTON IZQUIERDO “BUSCAR” EL NUMERO DE LA CUENTA CONTABLE: 6* DESPLEGANDOSE EN LA CEJA, TODO EL CATALOGO DE CUENTAS DE CONTABILIDAD
SELECCIONAR LA CUENTA CONTABLE ASIGNADA A CADA TIPO DE GASTO O COMPRA
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SE DA CLICK EN LA CABECERA DE LA COLUMNA DENOMINADA “CUENTA DE CONTRAPARTIDA”
EN LA CEJA DE GRUPO DE IMPUESTOS SE SELECCIONA IVA ACREEDITABLE NO EJERCIDO AL 16% UNICAMENTE PARA LA CREACION DE LA CUENTA POR PAGAR, EN LA LIQUIDACION SE USARA LA CEJA DE “IVA ACREEDITABLE EJERCIDO” PUES YA SE PAGO EN ESE MOMENTO
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ASI ES COMO DEBE QUEDAR REGISTRADA LA FACTURA O CREADA LA PROVISION DE CUENTAS POR PAGAR DE CADA PROVEEDOR Y SE LE DA CLICK EN VALIDAR -VALIDAR
NOS DA UN MENSAJE DE REGISTRAR-REGISTRAR
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LA CUENTA POR PAGAR HA SIDO REGISTRADA CORRECTAMENTE
REGISTRAR
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EJEMPLOS ESPECIFICOS DE REGISTRO EJEMPLO DE REGISTRO DE LA CUENTA POR PAGAR DE TELMEX Y SU LIQUIDACION CON INTERNET VARIAS CUENTAS 6450,6465 1283
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EJEMPLO DE LO QUE NO SE DEBE HACER PARA EL REGISTRO DE GASTOS “CARGAR AL LA CUENTA CONTABLE SIN LA CREACION DE LA CXP, ES DECIR NO SE CREO LA CXP UNICAMENTE SE UTILIZO EL MODULO DE CONTABILIDAD ESTO GENERA CONFLICTOS EN AXAPTA, PUES NO ”AMARRA” LOS DIFERENTES MODULOS”
a) Cargo a ala 5500 costo de instalación b) Cargo a las 1283 iva c) Abono a la 2000 pasivo
EJEMPLO DE DIARIO REGISTRO COMPRA DE IMPORTACION AGENTE ADUANAL
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EJEMPLO DE REGISTRO DE FACTURAS DE INTERNATIONAL PRINTING SERVICES CONSULTAMOS EL ASIENTO CONTABLE DANDO CLICK EN CONSULTA
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CLICK EN ASIENTO
Y DESPLIEGA EL REGISTRO CONTABLE CARGO A LA 1283, CARGO A LA 6300 Y ABONO A LA 2000 QUE ES LA CUENTA DE PASIVO, MISMA QUE SE CREO AUTOMATICAMENTE AL CREAR LA CXP
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EJEMPLO DE REGISTRO DE FACTURAS DE ANCE NOTA: LA REDACCION DEBE SER SIMILAR PUES EL SISTEMA AX PUEDE ORDENAR MAS FACILMENTE LA INFORMACION
DAMOS CLICK EN CONSULTA, ASIENTO Y DESPLIEGA LA POLIZA DE REGISTRO DE ANCE
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EJEMPLO DE REGISTRO DE RECIBOS DE HONORARIOS DEL GESTOR DE NOMS
CONSULTAS, ASIENTOS Y DESPLIEGA EL REGISTRO CONTABLE DE LOS HONORARIOS CARGO A AL CUENTA 5405, CARGA ALA CUENTA 1283 Y ABONO O CREDITO A LA 2000 CUENTA DE PASIVO QUE SE CREO AUTOMATICAMENTE, AL MOMENTO DE CREAR LA CXP
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REGISTRO DE LA FACTURA DE MYLSA POR MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE TRANSPORTE
LIQUIDACION DE LA FACTURA DE MYLSA SERVICIO A EQUIPO REPARTO Y REG CONTABLE
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EJEMPLO DE REGISTRO DE LA FACTURA DEL PROVEEDOR TOURBILLON MKTING
SU REGISTRO CONTABLE
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REGISTRO DE LA COMPRA DE MATERIAL DE “EMPLAYO” PARA ALMACEN
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REGISTRO DE FACTURA CXP LABOTEC SERVICIOS DE PRUEBAS DE LABORATORIO
Y SU REGISTRO CONTABLE
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SECCION II LIQUIDACION DE CUENTAS POR PAGAR (FRAGMENTO. MANUAL AXAPTA)
SELECCIONAR EL MODULO DE PROVEEDORES
SELECCIONAR EL PROVEEDOR QUE SE REALIZARA LA LIQUIDACIÓN (SE TENDRÁ QUE REALIZAR LA LIQUIDACIÓN DE TODOS LOS PROVEEDORES, )
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CLICK EN BOTÓN FUNCIONES / EDICIÓN DE TRANSACCIONES ABIERTAS
SE DESPLIEGAN LAS PARTIDAS (FACTURAS Y PAGOS ) NO LIQUIDADOS
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SELECCIONAR LA FACTURA Y EL PAGO QUE SE CORRESPONDAN ENTRE SI, REALIZARLO DE TAL FORMA QUE EL SALDO SEA IGUAL O SIMILAR A CERO
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DAR CLICK EN EL BOTÓN PRINCIPIO DE FECHA
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SELECCIONAR LA OPCIÓN FECHA SELECCIONADA Y ANOTAR LA FECHA DEL DIA EN QUE SE ESTA REALIZANDO LA LIQUIDACIÓN
DAR CLIC EN EL BOTÓN ACTUALIZAR Y ACEPTAR
REALIZAR EL MISMO PROCEDIMIENTO POR TODAS LAS TRANSACCIONES ABIERTAS Y POR TODOS LOS PROVEEDORES.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
