Manual de Cargos y Funciones

MANUAL DE CARGOS Y PERFILES PARA XXX-XXXX-XXXX S.A.

CON BASE EN LA NORMA ISO 9000:2008

LILIANA MARCELA CARDONA NARANJOMARTA NELLY ESCOBAR MUÑOZANDERSON MONTOYA RAMIREZ

SANDRA MILENA TORRES MURIEL

MÓDULO I

LEIDY MUÑOZCoordinadora de Módulo I

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJESENA

ITAGUÍ2010

1

TABLA DE CONTENIDO

Justificación 3

Tema 4

Problema 4

Problemática 4

Breve descripción del problema 5

Objetivos 6

Delimitación 7

Marco referencial 8

Diseño metodológico 19

Fases del proyecto 21

Diagnóstico 123

Conclusiones 124

Bibliografía 125

Anexos 126

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JUSTIFICACIÓN

Con el siguiente proyecto se pretende desarrollar una guía para un mejor desempeño en los procesos de selección de personal, capacitación y conocimiento de los procesos, tareas y procedimientos de cada uno de los cargos que existen dentro de la compañía. Este manual es desarrollado con el fin de que a futuro la organización pueda certificar sus procesos, para de esta forma lograr ser más competitivo en el mercado; por tal razón se busca estandarizar y documentar las tareas para evitar pérdidas de clientes por retrasos en la entrega de los servicios que se ofrecen.

Se realizará a través de la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad definido por ISO 9001:2008 relacionadas con el levantamiento de procesos, cargos y perfiles y la documentación de los mismos.

Este análisis de cargos y funciones contribuirá a reducir sustancialmente tiempos y costos en la realización de las tareas, además de aumentar la eficiencia; pues el personal a través de esto se fortalecerá y estará más capacitado a nivel de la empresa y de la competencia.

Podemos asegurar que con una buena aplicación del presente manual se tendrá la persona adecuada en el puesto adecuado, haciendo su trabajo más efectivamente.

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TEMA

¿Qué procedimientos, actividades y tareas se deben seguir para la realización y ejecución de los procesos de la empresa, que conlleven a que tenga una mayor agilidad y calidad en los servicios que ofrece?

PROBLEMA

En Xxx-xxxx-xxxx la mayoría de los empleados son multifuncionales, es por ello que desempeñan tareas de varios cargos simultáneamente; lo cual conlleva a deficiencia en los procesos, perdida de capacidad de respuesta y oportunidad ante el cliente.

PROBLEMÁTICA

Diseñar un manual que contenga perfiles del personal para cada cargo, detalle de las actividades que se deben hacer, como realizarlas, quien las deberá ejecutar y los recursos necesarios para llevarlas a cabo, todo con base en las normas internacionales de gestión de la calidad ISO 9001:2008.

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BREVE DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

La empresa Xxx-xxxx-xxxx actualmente no cuenta con una documentación donde se especifique:

Las funciones de cada cargo. Los procesos, actividades, tareas de cada uno de los servicios

ofrecidos y su respectiva interrelación. Los tipos de formato, sus funciones, requisitos, cómo llenarlos y bajo

que parámetros se usan. Los perfiles de cada cargo.

La falta de estas especificaciones aumenta la carga laboral en algunos de los departamentos de la organización. Es por ello que se genera interés para elaborar un manual que soporte las actividades que se deben llevar a cabo, el cómo y cuándo hacerlo, y el personal responsable para cada actividad.

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OBJETIVOS

GENERAL

Desarrollar una guía escrita donde se esquematicen y estandaricen las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa Xxx-xxxx-xxxx, donde se especifique la manera en que se deben realizar cada una de las actividades, los recursos financieros y humanos necesarios y todo lo relacionado con los procesos, con lo cual se busca reducir el tiempo ocioso y aumentar la calidad del servicio.

ESPECÍFICOS

Identificar los procesos que conllevan a la prestación del servicio.

Determinar las actividades, recursos, normas y políticas que se necesitan y sustentan cada uno de los procesos.

Establecer una interrelación lógica entre las actividades y la forma de desarrollarlas.

Asignar funciones a cada cargo.

Elaborar los perfiles necesarios para cada cargo.

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DELIMITACIÓN

DELIMITACIÓN ESPACIAL

El manual de cargos y perfiles se realizará en la empresa Xxx-xxxx-xxxx, ubicada en la Ciudad de Medellín; en la Carrera 46 Nº 52 140 of 810 NIT: 890930022-1.

DELIMITACIÓN TEMPORAL

El proyecto se llevará a cabo desde el 9 de Diciembre de 2009 hasta el 12 de Febrero de 2010, día en el cual se presentará el informe final. DELIMITACIÓN CONCEPTUAL

La empresa actualmente ofrece los siguientes servicios:

• Administración• Selección• Asesoría en procesos humanos

Para la elaboración del manual se tendrán en cuenta los conceptos teóricos y administrativos tratados en el libro de Idalberto Chiavenato.

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MARCO REFERENCIAL

En el entorno tan competido en el que nos desenvolvemos actualmente se requiere por parte de cada uno esfuerzos altos que cooperen con el mejoramiento continuo y con la excelencia en la calidad de los distintos productos y/o servicios que se ofrecen al mercado. Xxx-xxxx-xxxx, teniendo presente la perspectiva que se requiere para continuar con sus puertas abiertas a sus consumidores ha decidido replantear la estructura que posee para de esta forma acercarse un poco más a las exigencias del entorno, es por ello que con base en las políticas de calidad desea realizar una guía de los cargos y perfiles, para avanzar hacia la excelencia, evitando de esta forma pérdidas de tiempo.

El reconocimiento de muchas organizaciones se debe a la excelencia en la calidad de los productos y/o servicios que ofrecen al mercado y prueba de ello para el consumidor es la certificación ISO, es por ello que en éste momento muchas de nuestras empresas están en la tarea de levantar procesos, cargos y definir perfiles para dichos cargos, lo cual no lo exige la norma pero ayuda a acercarse a los propósitos de ISO; Xxx-xxxx-xxxx no es la excepción, es por ello que ha iniciado su proceso de planificación de la calidad es decir: “aquella parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de calidad (ISO 9000:2000)”.

Se trata entonces de desarrollar productos y/o servicios que satisfagan las necesidades de los clientes teniendo como soporte la metodología de Walter Sheward (ciclo PHVA: Planear-Hacer-Verificar-Actuar), puesto que ésta es de gran utilidad a la hora de mejorar los procesos internos de las organizaciones ya que ofrece a los clientes internos claridad para la realización de sus tareas. 1

De acuerdo a la necesidad que tiene la empresa se debe realizar un documento el cual sirva de guía para el buen desempeño en la misma contribuyendo de ésta manera al mejoramiento continuo, para ello se debe entonces tener en cuenta las etapas de la planificación del sistema general de gestión de calidad:

1 LOPEZ CARRIZOSA, Francisco José. ISO 9000 y la planificación de la calidad. Bogotá

DC: ICONTEC, 2004. P. 31.

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Identificar los procesos del sistema de gestión de calidad

Determinar la secuencia de los procesos

Definir el propósito de los procesos y asignar un dueño del

proceso

Definir las interacciones de los procesos

Establecer las mediciones de desempeño de los procesos

Identificar las etapas de los procesos

Establecer los controles para los procesos

Definir los métodos para operar los procesos

1- Identificación del sistema de gestión de la calidad

2- Descripción de los procesos del sistema de gestión de calidad

3- Definir y documentar métodos para la gestión de los procesos del sistema de gestión de la calidad

Tabla 1 .Tomado de de: LOPEZ CARRIZOSA, Francisco José. ISO 9000 y la planificación de la calidad. Bogotá DC: ICONTEC, 2004. P. 31.

La importancia de una buena planificación en los procesos genera un incremento en la eficiencia, en la productividad y calidad haciendo más flexible el uso de los recursos acortando tiempos en entregas y reduciendo costos; mejorando la satisfacción del equipo de trabajo a través de un mejor ambiente con tecnologías

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nuevas que no afecten la operación. Ello se ve traducido en altos beneficios económicos por el incremento del rendimiento en los procesos ya que el cliente va a estar más satisfecho puesto que la entrega del producto será en menor tiempo pero con mayor calidad.

Algunos conceptos a tener en cuenta para una buena aplicación de una gestión por procesos son:

“EMPRESA: Organización que aplica unas capacidades y recursos para satisfacer determinadas necesidades de sus clientes.

COMPETITIVIDAD: Capacidad de la empresa para suministrar productos o prestar servicios con la calidad deseada y exigida por sus clientes al coste más bajo posible.”2

PROCESO: Conjunto de operaciones, recursos y actividades interrelacionadas que se transforman para la entrega de información, productos, servicios y estrategias.

ACTIVIDAD: Es la más pequeña acción ejecutada por una persona que suele terminarse en un plazo determinado.

PROCEDIMIENTO: Forma específica de llevar a cabo una actividad. MACROPROCESO: Conjunto estructurado de procesos, establecidos para

facilitar a los clientes externos los productos y servicios que ofrece al organización.

Las actividades de cualquier organización pueden ser concebidas como integrantes de un proceso determinado. De esta manera, cuando un cliente solicita un servicio, un contrato o genera un reclamo, se están activando procesos cuyos resultados deberán ir encaminados a satisfacer una demanda.

Para Xxx-xxxx-xxxx es muy importante tener en claro cada uno de sus procesos clarificando cada actividad para de ésta forma aumentar su competitividad dado el medio actual en el cual la calidad equivale a: “satisfacer las necesidades y expectativas razonables de los clientes a un precio igual o inferior al que ellos asignan al producto o servicio, en función del “valor” que han recibido y percibido”3

En el proceso de planificación para gestionar la calidad hay que tener muy en cuenta:

2 PEREZ, José Antonio. GESTIÓN POR PROCESOS. Madrid: ESIC EDITORIAL, 1996. P. 30-313 IBÍD. P. 28.

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TIPO DE FORMACIÓN NIVELDE RESPONSABILIDAD

INFORMACIÓNSENSIBILIZACIÓNMOTIVACIÓN POR EL CAMBIO

DESARROLLOHABILIDADES PERSONALES

DESARROLLO DE CAPACIDADES TÉCNICAS Y OPERATIVAS

ALTA DIRECCIÓNEstrategiasResultadosAutodiagnóstico

LiderazgoCulturaGestión del cambio

Informarse sobre metodologías sistema de control de gestión y apoyo

MANDOS Y DIRECCIÓN INTERMEDIA

ProcesosPapel del mando Autodiagnóstico

LiderazgoComunicación Trabajo en equipo

Canalizar la participaciónHerramientas de mejora

EMPLEADOS Y OPERARIOS

Alcance de la calidadMotivaciónParticipación

ActitudRelaciónInterpersonal

PrevenciónResolución de problemas

Tabla 2 .Tomado de : PEREZ, José Antonio. GESTIÓN POR PROCESOS. Madrid: ESIC EDITORIAL, 1996. P. 110

En el proceso de adaptación a una nueva consecución y actuación para realizar las distintas actividades que se llevan a cabo en una organización se requiere un cambio en la cultura y tradición, es por ello, que la parte directiva requiere gestionar muy bien cada proceso esto se manifiesta a través de una adopción de la calidad “como un elemento estratégico a gestionar, esto requiere un liderazgo directivo orientado y que se manifiesta externamente mediante:

Comunicación oportuna sobre su visión de la contribución de la calidad. Elabora y comunica una misión/estrategia/política de calidad orientada

hacia el cliente. La modificación de los sistemas administrativos de control para que apoyen

la nueva orientación de la empresa. El contenido de la comunicación con el personal ha de ser coherente con

los principios de la calidad. Toma de decisiones con base en datos y hechos. Un comportamiento que busque y anime la critica interna. Participación en las sesiones de evaluación y revisión de los programas de

calidad. El despliegue de los objetivos estratégicos y tácticos de calidad. Su orientación de los esfuerzos de mejora.

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La organización de la participación del personal. Potenciación del trabajo en equipo, en buena parte autodirigido. La consideración de elementos cualitativos en la evaluación del personal. Aceptación por sus colaboradores de la evaluación sobre la coherencia de

su liderazgo. El fomento de las acciones de formación. La practica habitual del reconocimiento. Contacto directo y fomento del trabajo en equipo con clientes y

proveedores. Inspirar la satisfacción del cliente, externo o interno como primer objetivo. Reforzar la iniciativa del personal, así como su flexibilidad y agilidad de

reacción. Participación en foros regionales o sectoriales relacionados con la calidad. Animar a que las soluciones se tomen donde se producen los problemas o

las incidencias. Y ante todo, ¡predicar con el ejemplo! Y ética en su comportamiento”4

En este proceso de cambio se toma como referencia distintos conceptos que nos guíen hacia el mejoramiento, la reingeniería de procesos supone un cambio radical en la forma de operar de la empresa.

Se puede definir como:”la reconsideración fundamental y el rediseño radical de los procesos de la empresa para conseguir mejoras espectaculares en medidas críticas, actuales, de resultados o rendimientos como pueden ser los costos, la calidad, el servicio y la rapidez” (Mike Hammer).

Para tomar acciones sobre el direccionamiento que actualmente sigue Xxx-xxxx-xxxx; tomamos como base el método sistemático de mejora de procesos:

ETAPA ACCIONES

Detectar lo que deseen y necesiten los clientes Describir el proceso con el nivel de detalle

necesario Incluir las medidas adecuadas

Estudiar los resultados de las medidas Detectar áreas potenciales de mejora Elegir las mejoras mas prometedoras

Diseñar y aplicar los cambios para la mejora Medir los resultados para comprobar que los

4 IBÍD. P. 82

Identificación, definición del proceso real

Medición y análisis del proceso

Identificación de oportunidades de mejora

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VisiónY

Estrategia

Formación y crecimiento

Finanzas

Clientes

Procesos internos

cambios son positivos

Afinar las mejoras introducidas hasta conseguir un nivel estable de resultados

Documentar las mejoras para normalizarlas

Diseñar medidas de seguimiento dentro del proceso

Realizar las medidas Analizar los resultados Tomar acciones para mejorar los resultados

Enfocándonos en el cuadro de mando integral y reforzando sobretodo los procesos internos pues de ellos se desprenden muchas acciones que generan pérdidas de tiempo y capital y sobre las cuales deben hacerse los correctivos necesarios y establecer medidas preventivas, podemos decir que Xxx-xxxx-xxxx debe tener presente dicho cuadro puesto que si se tiene claridad en él es mucho más fácil controlar las actividades y alcanzar los objetivos propuestos.

Para levantar los procesos primero se debe conocer como cada empleado realiza sus labores pues de esta forma el personal se sentirá importante para la organización y más motivado durante el proceso de transformación, luego se analizarán los tiempos y las tareas que se realizan; por último se presentará una guía en la cual se pueda visualizar como se debe realizar cada actividad, ésta guía será susceptible de mejoras puesto que sólo será un soporte para mejorar el actuar diario.

El levantamiento de procesos le permitirá a la empresa producir más con sus recursos actuales al mejorar y modernizar sus procesos de trabajo (eficiencia), y hacer bien desde el comienzo lo que se debe hacer, gracias a un mayor

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conocimiento de las necesidades del cliente interno y externo (efectividad), con ello se produce un impacto positivo integral en la organización, no en forma inmediata sino a largo plazo. Este se reflejará en una mayor rentabilidad y competitividad corporativa.

“El planeamiento de recursos humanos es un proceso de decisión respecto de los recursos humanos necesarios para alcanzar los objetivos organizacionales, dentro de un periodo determinado. “5 Para continuar con en el camino de reestructuración, se hace necesario determinar el tipo de empleados que la organización necesita. Cada puesto de trabajo tiene sus propias características, responsabilidades y condiciones, que a veces lo hacen distinto de la generalidad, pero que tienen aspectos de complejidad en sus tareas, conocimientos que se requieren y otras circunstancias que son comunes en el cargo sin diferenciar donde se lleven a cabo.

Las distintas categorías no se basan en la enumeración de tareas, sino especialmente en la complejidad de las labores que se deben desarrollar, en la experiencia requerida, consecuencias del error, estudios y otros requisitos necesarios o no para desempeñar el puesto.

Luego de desarrollar los perfiles, se implementa un sistema de alimentación del recurso humano para reclutar el personal. Definimos reclutar como los procedimientos que la organización lleva a cabo para atraer candidatos calificados para ocupar cargos en la empresa, se hace a través de un sistema de información y comunicación.

El primer paso es identificar, seleccionar y mantener las fuentes que se puedan utilizar para atraer al personal, que se hará a través de investigaciones externas e internas; el siguiente paso es seleccionar el personal más idóneo para el cargo teniendo en cuenta los perfiles antes especificados y tratando de aumentar la eficiencia y el rendimiento de la empresa. El objetivo de planear la selección del personal permite una mejor adecuación de la persona al cargo y aumento de la eficiencia de la persona en el cargo. Como se muestra a continuación:

5 CHIAVENATO, Adalberto. Administración de recursos humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pág.: 143

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Reclutamiento

Selección

Des

crip

ción

y

espe

cifi

caci

ones

de

l car

go

Dem

anda

de

pers

onal

Necesidad de mano de obra

Divulgación

Recepción de candidatos

Entrevista final

Aplicación de pruebas

Entrevista inicial

Entrega de formulario de “solicitud de empleo

Selección inicial

Solicitud de documentos e información sobre el candidato

Selección final

Examen medico

Admisión

Supuestos

No cumple el patrón

Impresión general desfavorable o no cumple con los requisitos

Resultados desfavorables

Resultados desfavorables

Decisión negativa

Información desacreditadora

Rechazo

No apto

Tabla 3 .Tomado de : CHIAVENATO, Adalberto. Administración de recursos humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pág.: 190

El tercer paso es evaluar esa labor de reclutamiento y selección del personal, lo cual se puede hacer fundamentado en el concepto de rotación del personal.

La rotación del personal pretende evaluar cuan eficiente ha sido dicha labor, mediante una relación porcentual entre las personas que entran a formar parte de

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Entrevistas de retiro Otras fuentes de información

Análisis de la información obtenida

ORGANIZACIÓN

Fenómenos internos

Política salarialPolítica de beneficiosOportunidades de progresoCondiciones ambientales de trabajoPolítica de reclutamiento y selecciónPolítica disciplinariaCriterio de evaluación del desempeño

MERCADO

Fenómenos externos

Comportamiento del mercado de trabajoComportamiento del mercado de recursos humanosSituación económica

¿Informaciones suficientes? ¿Informaciones suficientes?

Si

Análisis situacional

Verificación de la política re recursos humanos

Determinación de nuevas estrategias

Necesidades de mayor volumen de informaciónSi

una empresa y las personas que salen de ella. No solo se refiere a cuantificar ese número de personas, también se preocupa por el tiempo transcurrido entre el ingreso y la salida de la organización. Este tema es fundamental para detectar problemas, generar ajustes en las políticas de recursos humanos y tener un mejor control de ellos, y se puede hacer en base en:

No No

Tabla 4 .Tomado de : CHIAVENATO, Adalberto. Administración de recursos humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pág.: 190

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En el momento que se tienen definidos los procesos y los perfiles se procede a documentarlos; considerando que el Sistema de Gestión de la Calidad es un sistema mejora continua se elaboran instructivos y los procedimientos de cada actividad. Se comienza con “la recolección de los planes, instructivos y registros que proporcionan detalles técnicos sobre cómo hacer el trabajo y se registran los resultados, estos representan la base fundamental de la documentación. Posteriormente, se determino la información especificada sobre los procedimientos de cada área de la Gerencia: ¿Quién?, ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde? y ¿Por qué? efectuar las actividades (2do. Nivel), esto con el fin de generar los Manuales de Procedimientos de cada área. ”6

El sistema de mejora continua implica que después de recolectada la información, se prosiga con una transformación hacia lo que deben ser los instructivos y los procedimientos de acuerdo a la empresa, el entorno y las normas internacionales de estandarización. Es decir, confrontar lo que se esta haciendo con el como se debe hacer, para así generar unos procedimientos que estén acordes a las normas y por ende aumentar la eficiencia de los empleados.

6 www.monografias.com/trabajos22/gestion-calidad-iso/gestion-calidad-iso.shtml

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http://www.monografias.com/trabajos22/gestion-calidad-iso/gestion-calidad-iso.shtml

DISEÑO METODOLÓGICO

El proyecto es de carácter descriptivo, pues se pretende desarrollar un Manual de Cargos y perfiles de la empresa Xxx-xxxx-xxxx S.A

Fases del proyecto:1. Recolección de información: fase en la cual requiere más compromiso de la

gerencia debido al tiempo necesario para llevar a cabo: Cuestionarios: para hacer una aproximación a la problemática Entrevistas personales: Para observar cada uno de los procesos y

contrastarlo con los cuestionarios realizados. Se hacen varias observaciones

2. Delimitar cargos y perfiles ocupacionales

3. Diseño del Manual de Actividades: Se trata de desarrollar una guía donde se describirán las tareas y actividades, tomando como fuente principal de información, el conocimiento y la experiencia del personal.

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XXX-XXXX-XXXX

MISIÓN

Xxx-xxxx-xxxx S.A. es una Compañía especializada en la prestación del servicio de selección y administración de personal temporal, conformada por un equipo humano competente y comprometido con la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes y de nuestros trabajadores de planta y en misión.

VISIÓN

Ser para el 2010 la Empresa de servicios temporales preferida por las Empresas usuarias; diferenciados por:

• La confiabilidad• El cumplimiento de los requisitos legales• La calidad humana.

Aumentando en forma gradual nuestra participación en el mercado nacional.

VALORES CORPORATIVOS

• ETICA: Basamos nuestras actividades en el respeto de los derechos individuales y sociales

• COMPROMISO: Orientamos todos nuestros esfuerzos al cumplimiento de los requisitos de los clientes y de nuestros trabajadores

• RESPONSABILIDAD: Trabajamos con eficacia y eficiencia en nuestras funciones, para cumplir con nuestras obligaciones

• LIDERAZGO: Es un reto que asume la organización, en busca de ser siempre los primeros en innovación y competitividad

POLITICA DE CALIDAD

Xxx-xxxx-xxxx S.A. desarrollará los procesos que le permitan brindar un servicio de Selección y Administración De Personal Temporal, que satisfaga las necesidades y expectativas de sus clientes, gestionando sus recursos con criterios de eficiencia y eficacia, apoyado en un equipo humano competente y comprometido con la mejora continua y la productividad que permita mantener un negocio competitivo en el largo plazo e inspirados en los principios y valores de sus fundadores.

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ORGANIGRAMA

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FASES DEL PROYECTO

LEVANTAMIENTO DE CARGOS Y PERFILES

Instrumento de recolección de información: contiene preguntas relativas a la labor desempeñada por cada uno de los integrantes de Xxx-xxxx-xxxx, a las normas legales que rigen dicha labor y, a través de ellos hicimos una aproximación a la problemática. Ver Anexo 1

Definición de Cargos:

AUXILIAR DE MENSAJERÍA

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo

Área Funcional: Administrativa y Financiera

Título del cargo: Auxiliar de Mensajería

Título del cargo superior inmediato: Director Administrativo y Financiero

Reemplazo del cargo: Reemplazo temporal/ Auxiliar de CAD.

Nivel de mando: Auxiliar No tiene personal a cargo

Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde? Sobre qué¿Dónde? Sobre qué proceso?proceso?

¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?

¿Para qué?¿Para qué?

Entregar y recoger documentación, recaudos de dineros y correspondencia de la empresa a las instalaciones de los clientes y proveedores y ejecutar las operaciones de consignación en entidades financieras, que le asignen sus jefes mediatos o inmediatos de acuerdo con los requerimientos de la empresa en el marco de las normas, políticas, procedimientos y plazos establecidos con el fin de garantizar que la información,

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registros y pagos o recaudos, se gestionen de manera oportuna y eficaz para satisfacer la necesidad de los empleados en misión y clientes internos y externos.

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.

Presupuesto de gastos Administrativos Recursos físicos y económicos Dineros o títulos valores que custodia Dotación asignada

Entorno

Intensivo trabajo de campo en motocicleta con recorrido por toda la ciudad.

ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.

Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto

Revisar, organizar, clasificar y planear

La entrega y recibo de correspondencia, cheques, consignaciones, nóminas, compras y demás diligencias que se deriven de la empresa y para la empresa.

Dar cumplimiento y oportunidad en la entrega diaria definida con el área administrativa y de acuerdo al formato de control de programación de mensajería establecido para garantizar la satisfacción de los clientes internos y externos y empleados en misión.

AA

Coordinar, revisar e informar

La entrega de cheques, títulos valores, documentos contables, correspondencia y registros de control

Para garantizar la ejecución y cumplimiento de la programación y que se efectúen los registros contables y acciones requeridas dentro de la empresa de acuerdo a los procedimientos establecidos.

AA

22

diario.Conocer, ejecutar y planear

Las responsabilidades del Auxiliar del CAD para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.

Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.

BB

Garantizar El uso, conservación y disposición y operatividad de la dotación física y equipo de comunicación

Para dar cumplimiento a las normas de seguridad y para garantizar la adecuada comunicación interna. Garantizar el bienestar y seguridad en la labor.

MM

Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar

Los procesos entregados al reemplazo definido de su cargo

Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas.

MM

Conocer y entender detalladamente

El cargo del Auxiliar del CAD para reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina


B

Problemática del cargo

Variables externas de planeación de otras áreas para la entrega oportuna de la correspondencia, liquidaciones de nómina, facturas y cheques.

Obstrucción en las vías. Cambio de políticas o normas que rigen el sistema de documentación.

Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Planeación de actividades del

área. Acciones de mejora en Planeación para la

entrega de correspondencia oportuna.

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Dirección de Operaciones Clientes y empleados en misión.Dirección Administrativa Entidades públicas y privadas.Dirección financiera

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Perfil del cargo

Formación básica: BachillerDeseable: cursos afines a archivo o auxiliar de oficina

Formación complementaria: Mensajería: Nomenclatura, Manejo Preventivo, Sistemas básicos y Conocimientos básicos de archivo.

Experiencia previa: Mínimo 1 año en el cargo. Preferiblemente en empresas similares.

Periodo de adaptación: 2 meses


Competencias Orientación ética Atención Memoria Concentración Orientación espacio-temporal Habilidades comunicativas

Exposición a Factores de Riesgo

Físico Público Ergonómico Psicolaboral Tránsito

REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

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AUXILIAR CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL




Título del cargo: Auxiliar del CAD - Centro de Administración Documental


Reemplazo del cargo: Aprendíz Sena, Mensajero.

Nivel de mando: Auxiliar No tiene personal a cargo


¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?


Recibir, organizar, radicar, verificar y controlar el ciclo vital de la documentación que se genera o se recibe al interior de la organización de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos por la empresa y las normas legales que rigen el negocio.Coordinar, planear y ejecutar el recibo y entrega de la mensajería cuando se requiera.


Presupuesto, suministro y control del gasto de papelería e insumos de oficina Equipos de comunicación Dineros y títulos valores que custodia

Entorno

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Intensivo trabajo de oficina



Recibir, clasificar, radicar, ordenar, verificar, distribuir internamente, archivar y conservar

La documentación interna o externa en expedientes de Historias laborales y administrativos que se tramitan y regresan al CAD

Con el fin de garantizar la actualización, oportunidad, y veracidad de la información de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos en la organización y al Sistema de Gestión de la Calidad.

AA

Informar, consultar y solucionar

Las consultas internas y externas sobre la información contenida en el CAD

Con el fin de brindar información exacta, veraz, clara y oportuna a los usuarios de acuerdo al grado de confidencialidad y acceso de los documentos.

AA

Recibir solicitudes, entregar, registrar y controlar

El inventario de insumos de oficina en el Kardex

Para determinar la disponibilidad de recursos internos al personal de planta para la ejecución de sus labores y efectuar los pedidos cuando se requiera.

MM

Separar, organizar, coordinar con el mensajero, recibir y entregar

Las liquidaciones de nómina, cheques, cuotas monetarias, facturas, correspondencia y diligencias en las empresas usuarias o entidades financieras y/o proveedores

Para garantizar la satisfacción oportuna de las necesidades de los clientes y empleados en misión de acuerdo al pacto de especificaciones y los procedimientos internos especialmente en los días de mayor movimiento.

AA

Registrar y presentar

Los reportes de su gestión de acuerdo al procedimiento y en los

Garantizar la confiabilidad, oportunidad, y veracidad de la información que permite formular

MM

26

formatos establecidos acciones preventivas, correctivas o de mejora de acuerdo con el plan operativo y el plan estratégico de la empresa.




MM


Cumplimiento en la entrega de la información de otras áreas para la oportunidad de respuesta en la entrega de correspondencia y nóminas.

Cambio de políticas o normas que rigen el sistema de documentación y normas o políticas internas.

Imprevistos en el plan de trabajo del mensajería que afectan la gestión o el plan de trabajo del CAD.

Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Planeación y control de

actividades del área. Acciones de mejora que favorezcan la

preservación y optimicen la administración de documentos y gestión general de archivo.

Acciones de mejora en Planeación para la entrega de correspondencia oportuna.

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Director de Operaciones Clientes, empleados en misión y personal

retirado.Director Administrativo Entidades públicas y privadas.Director financieroCoordinador de CarteraCoordinador de Tesorería MensajeroAprendiz SenaAuxiliar de Servicios generalesDirección de Gestión Humana y Selección

Perfil del cargo

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Formación básica: Técnico en administración documental o archivística.

Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, conocimientos básicos de Oficce.

Experiencia previa: Mínimo 1 año de experiencia en cargos afines a auxiliar de archivo o documentación.

Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en las responsabilidades del cargo en empresas de servicios temporales.


Competencias Gestión de la información Orientación al servicio Gestión y manejo de los recursos Capacidad de análisis Solución de problemas Tolerancia al trabajo bajo presión


Físico Ergonómico Público Tránsito Psicolaboral

REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

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AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES



Área Funcional: Administrativa

Título del cargo: Auxiliar de Servicios Generales


Reemplazo del cargo: Reemplazo temporal

Nivel de mando: Auxiliar -No tiene personal a cargo

Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los siguientes términos:



Ejecutar las tareas de aseo y cafetería que le asignen sus jefes mediatos o inmediatos con el fin de garantizar que las instalaciones locativas de la empresa estén limpias y acondicionadas para el desempeño de las labores y atención al público.

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.

Insumos de aseo y cafetería Electrodomésticos de la cafetería Dotación asignada

Entorno Intensivo trabajo de oficina y contacto permanente con el personal administrativo

ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más

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significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.


Brindar atención En el servicio de cafetería al personal interno y visitantes de la empresa durante la jornada de trabajo

Con el fin de ofrecer comodidad y buena atención a visitantes y empleados de la compañía.

A

Limpiar, organizar y desinfectar

Todas las instalaciones de la empresa y los implementos y electrodomésticos de cocina.

Con el fin cumplir con las normas de higiene, salud, seguridad y ambiente dentro de la empresa.

A

Inventariar, registrar y solicitar

Los insumos de aseo y cafetería que se requieran

Para garantizar la existencia de los implementos necesarios para las labores de aseo y cafetería, de acuerdo al procedimiento establecido y a las políticas de calidad definidas.

M

Clasificar, recoger y distribuir

Las basuras en las zonas dispuestas para ello

Cumplir con las normas de disposición de residuos sólidos y líquidos establecidos.

A

Garantizar El uso, conservación, disposición y operatividad de la dotación física

Para dar cumplimiento a las normas de seguridad e higiene y de imagen empresarial. Garantizar el bienestar y seguridad en la labor.

MM




MM

Problemática del cargoDefinición de prioridades en las tareas y/o asignaciones.Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas:

30

Mejoras que contribuyan a la optimización del proceso de reciclaje, aseo y cafetería en general.

Uso de implementos de aseo y cafetería.

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Todo el personal Candidatos y empleados en misión (visitantes)

Clientes y proveedores eventualmente

Perfil del cargo

Formación básica: Bachiller

Formación complementaria: Manipulación de alimentos y atención al cliente.

Experiencia previa: Mínimo 1 año en cargos de oficios generales



Competencias Inteligencia emocional Orientación al servicio Manejo de conflictos Capacidad de adaptación Gestión y manejo de los recursos Responsabilidad ambiental


Físico Público Ergonómico Tránsito Psicolaboral

REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

31

AUXILIAR CONTABLE




Título del cargo: Auxiliar Contable

Título del cargo superior inmediato: Contador

Reemplazo del cargo: Contador

Nivel de mando: Auxiliar No tiene personal a cargo.




Clasificar, registrar, ordenar, programar y realizar la nomina, pago a EPS, ARP y Fondos de pensiones, declaraciones tributarias y todo lo relacionado con pago a terceros de acuerdo con los procedimientos internos y las normas legales establecidas; con el fin de agilizar los procesos y garantizar el cumplimiento en pagos oportunos.

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.

Afecta indirectamente los gastos de la empresa por ( cumplimientos de plazos y montos en declaraciones y pagos )

Equipo computacional, conexiones y equipos de Oficina Custodia de valores (facturas, documentos contables y legales generados por la

empresa). Custodia de Libros oficiales

32

Software contable : DMS e I Limitada

Entorno

Intensivo trabajo de oficina. Internamente con todos los empleados de la organización en especial con el Contador.

ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.


Recibir, analizar y contabilizar

Facturación de proveedores que generen comprobantes de egreso

Asegurar el registro de la información contable en el sistema DMS de acuerdo con las normas, plazos y procedimientos establecidos.

AA

Elaborar, ordenar, analizar, registrar, archivar , verificar y controlar

La documentación contable que genera información para los estados financieros y de los libros oficiales

Con el fin de que se disponga de la información contable de forma actualizada, clara, confiable y oportuna y que se presenten los estados financieros y demás registros contables a los organismos de control e internos de acuerdo con los plazos y procedimientos establecidos.

AA

Preparar, registrar y verificar

Los procesos de: conciliación de bancos, clientes, proveedores, anticipos, incapacidades o reclamaciones. Obligaciones bancarias (tales como

Para efectuar el cierre contable y presentar clara y oportunamente la información contable y financiera a la dirección administrativa y financiera, reportando las inconsistencias o novedades para la toma de decisiones, acciones preventivas, correctivas o de mejora.

AA

33

créditos y leasing), tributaria y demás que se generen.

Preparar, elaborar, modificar o corregir cuando se requiera

Los registros o reportes de la información contable o financiera de inconsistencias por las conciliaciones

Con el fin de asegurar que se disponga de información confiable, actualizada, pertinente y de calidad

MM

Analizar, ordenar, y registrar

Las declaraciones tributarias y estados financieros.

Para presentarlos a los organismos de control e internos de forma oportuna de acuerdo con los plazos y la normatividad vigente.

AA

Realizar la nomina de los empleados

Acorde con los reportes realizados en cuanto a horas laboradas, recargos y ausentismos

Para facilitar el proceso de liquidación de la misma.

AA

Programar, realizar,y preparar

Los pagos a terceros (proveedores, bancos, DIAN, municipio)

Dar cumplimiento a las obligaciones financieras de la empresa.

MM




MM


Disponibilidad de la información contable y financiera a tiempo Disponibilidad del software contable para operar Condiciones micro y macroeconómicas Estado económico de la empresa

Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Creación de cuentas contables

( de acuerdo con el PUC) Reclasificación de cuentas Asignación de valores a cuentas Mejoras en los sistemas o proceso en

contabilidad, administración y financiero

34

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Contador Clientes y empleados en misión.Gerente General ProveedoresDirector Administrativo Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector

E.S.T.Coordinador de CarteraCoordinador tesorería Proveedores de bienes y serviciosDirector de operaciones Proveedores FinancierosAuxiliar de NominaAuxiliar de OperacionesAuxiliar CAD

Perfil del cargo

Formación básica: Técnico en Auxiliar Contable

Formación complementaria: Conocimientos básicos en sistemas ( office ), Excel avanzado, requiere utilizar el software 9000. Doc ( para calidad ), manejo de paquete contable DMS, actualización en legislación laboral y tributaria.

Experiencia previa: Mínimo 2 años de experiencia en cargos afines a auxiliar contable.

Puede homologarse con:


Competencias Tolerancia al trabajo bajo presión Pensamiento lógico- matemático Concentración al detalle Orientación a los resultados Orientación ética Gestión y manejo del recurso


Físico Ergonómico Público Tránsito Psicolaboral

35

REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

36

CONTADOR

MANUAL DE RESPONSABILIDADES


Área Funcional: Administrativa y financiera

Título del cargo: Contador

Título del cargo superior inmediato: Director Administrativo y financiero

Reemplazo del cargo: Director administrativo y financiero Nivel de mando: Profesional, no tiene personal a cargo.

Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para qué existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:



Verificar y controlar los documentos contables, las declaraciones tributarias y los pagos a terceros de la empresa con el fin de asegurar que se dispone de información actualizada, confiable y de calidad y que se cumplen los criterios de plazos, pertinencia, claridad y confiabilidad de la información contable, administrativa y financiera generada a los organismos de control de acuerdo con los procedimientos internos y las normas legales establecidas.

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.

Afecta indirectamente los gastos de la empresa por ( cumplimientos de plazos y montos en declaraciones y pagos )

Equipo computacional, conexiones y equipos de Oficina

37

Custodia de valores (facturas, documentos contables y legales generados por la empresa).

Custodia de Libros oficiales Software contable : DMS e I Limitada

Entorno

Intensivo trabajo en oficina, internamente en equipo con el Director Administrativo y Financiero, Director de Operaciones, Coordinador de tesorería y cartera y Auxiliar de nómina. Externamente con los proveedores y organismo de control.



Verificar y controlar

La documentación contable que genera información para los estados financieros y de los libros oficiales

Con el fin de que se disponga de la información contable de forma actualizada, clara, confiable y oportuna y que se presenten los estados financieros y demás registros contables a los organismos de control e internos de acuerdo con los plazos y procedimientos establecidos.

AA

Verificar y controlar

Los procesos de: conciliación de bancos, clientes, proveedores, anticipos, incapacidades o reclamaciones. Obligaciones bancarias (tales como créditos y leasing), tributaria y demás que

Para efectuar el cierre contable y presentar clara y oportunamente la información contable y financiera a la dirección administrativa y financiera, reportando las inconsistencias o novedades para la toma de decisiones, acciones preventivas, correctivas o de mejora.

AA

38

se generen.Revisar y controlar

Las declaraciones tributarias y estados financieros.

Para presentarlos a los organismos de control e internos de forma oportuna de acuerdo con los plazos y la normatividad vigente.

AA

Analizar y controlar

Los pagos a terceros (proveedores, bancos, DIAN, municipio)

Dar cumplimiento a las obligaciones financieras de la empresa.

MM

Preparar, registrar y presentar cuando se le asigne

Los informes e indicadores de gestión de los procesos a su cargo

De acuerdo con los plazos y procedimientos establecidos

M




MM


El cargo del Director Financiero y del Coordinador de cartera y tesorería para reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina


M


Disponibilidad de la información contable y financiera a tiempo Disponibilidad del software contable para operar Condiciones micro y macroeconómicas Estado económico de la empresa

Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Trasmisión de informes tributarios

a entes de control en los plazos establecidos

Proveedores de mejor costo-beneficio Decisiones para disposiciones tributarias o

legales Plazos de pago Aportes o mejoras que contribuyan a

39

minimizar gastos, sistemas de control.

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Auxiliar ContableGerente General Proveedores de bienes y serviciosDirector Administrativo Proveedores FinancierosCoordinador de CarteraCoordinador tesorería Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector

E.S.T.Director de operaciones Clientes (eventualmente)Auxiliar de Nomina Revisor FiscalAuxiliar de OperacionesAuxiliar CAD

Perfil del cargo

Formación básica: Contador Público Titulado con tarjeta profesional vigente.

Formación complementaria: Conocimientos básicos en sistemas ( office ), Excel avanzado, requiere utilizar el software 9000. Doc ( para calidad ), manejo de paquete contable DMS, actualización en legislación laboral y tributaria.

Experiencia previa: 2 años en cargos similares.

Puede homologarse con: Ninguno

Periodo de adaptación: 3 meses.

Competencias

Tolerancia al trabajo bajo presión Pensamiento lógico- matemático Concentración al detalle Orientación a los resultados Orientación ética Gestión y manejo del recurso


Físico Ergonómico Psicolaboral

40

REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

41

COORDINADOR DE CARTERA



Área Funcional: Financiera

Título del cargo: Coordinador de cartera

Título del cargo superior inmediato: Director Financiero

Reemplazo del cargo: Auxiliar contable/ ContadorNivel de mando: Personal a cargo: no tiene personal a cargo




Consultar diariamente, verificar, analizar estado de cartera, preparar y contabilizar la información de cartera para la toma de decisiones o negociación con clientes de acuerdo con la información contenida en la base de datos contable del sistema DMS y con ello garantizar fluidez económica de la empresa.

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa.

Presupuesto de ingresos y gastos de la Dirección Equipos de Oficina

Entorno

42

Intensivo trabajo en oficina, internamente en equipo con el Director Administrativo y Director Financiero, Director de Operaciones, Auxiliar de nómina, Auxiliar de tesorería, Auxiliar contable y Contador. Externamente con los clientes, proveedores y entidades bancarias.



Consultar, verificar e informar diariamente

Información actualizada de movimientos bancarios que generen registros contables

Para confrontar con los movimientos de cartera y conciliar para la toma de decisiones en el área de acuerdo al flujo requerido y bajo los procedimientos establecidos.

AA

Verificar, controlar y registrar

Del estado de la cartera de la empresa

Para generar los respectivos cobros bajo los parámetros de negociación establecidos con el cliente en la oferta mercantil.

AA

Analizar, verificar y controlar

El comportamiento de la cartera y el recaudo de la misma

Para cubrir el pago de las obligaciones legales, financieras, nóminas y liquidaciones con criterios de oportunidad y confiabilidad en el proceso.

AA




MM


El cargo de Director Financiero y Director Administrativo para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance


M

43

que se le defina


Variables externas con clientes en recuperación y negociación de cartera.

Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Sobre la recuperación del dinero

de la empresa. Aportes o mejoras que contribuyan al

saneamiento de cartera.

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Gerente General Clientes y empleados en misión.Director Administrativo Entidades financieras Director financieroAuxiliar de nóminaContadorDirector de operacionesAuxiliar CADRevisor FiscalAuxiliar contableCoordinador financiero

Perfil del cargo

Formación básica: Tecnólogo o profesional en Contaduría.

Formación complementaria: Conocimientos básicos en Finanzas, manejo de Office, Legislación Laboral.


Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desempeño de las funciones del cargo.


Competencias Orientación al logro

44

Gestión de la información Planeación y control Manejo de los recursos Manejo de conflicto



REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

45

COORDINADOR DE TESORERÍA




Título del cargo: Coordinador de tesorería

Título del cargo superior inmediato: Director financiero

Reemplazo del cargo: Auxiliar contable

Nivel de mando: Personal a cargo: no tiene personal a cargo




Custodiar y controlar los dineros y títulos valores de la compañía bajo los procedimientos y políticas establecidas con el fin de garantizar la confiabilidad, seguridad y confidencialidad de los bienes económicos de la empresa. Realizar los desembolsos requeridos para el pago oportuno de las obligaciones financieras, tributarias, bancarias, de nomina y proveedores requeridas para facilitar el proceso de facturación.

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa.

Custodia de valores (efectivo, cheques y títulos valores). Custodia de facturación y comprobante de pago.

46

Entorno

Intensivo trabajo en oficina, internamente en equipo con el Director Administrativo y Director Financiero, Director de Operaciones, Auxiliar de nómina, Auxiliar de Cartera, Auxiliar contable y Contador. Externamente con los clientes, proveedores y entidades bancarias.



Recibir, registrar y generar

Comprobantes de ingreso de los dineros a través de los recibos de caja

Para entregar a contabilidad información confiable y oportuna de acuerdo con el procedimiento contable definido.

AA

Conciliar y ajustar mensualmente

El estado de cartera y demás movimientos bancarios de acuerdo a los registros actualizados.

Para tomar los correctivos necesarios en conjunto con el contador y garantizar la confiabilidad de la información contable e informar el cumplimiento de los indicadores.

AA

“Custodiar” :Controlar y hacer seguimiento

A los dineros, títulos valores de la compañía y documentos legales de respaldo económico y financiero hasta la entrega correspondiente según el procedimiento establecido.

Para garantizar que los dineros lleguen al destino indicado según las políticas y necesidades económicas de la empresa.

AA

Organizar y archivar

Las facturas y recibos de caja.

Asegurar que la documentación requerida se encuentre disponible y actualizada para su consulta y

MM

47

toma de decisiones de acuerdo a los procedimientos y normas determinadas.




MM


El cargo de Director Financiero para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina


M


Variables externas con clientes en recuperación y dinero disponible en caja menor para atender necesidades imprevistas.

Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Sobre la destinación del dinero de

la empresa. Aportes o mejoras que contribuyan al

manejo de relaciones financieras con los clientes y mejor utilización de los recursos financieros de la organización.

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Gerente General Clientes y empleados en misión.Director Administrativo Entidades financieras Director financieroAuxiliar de nóminaContadorDirector de operacionesAuxiliar CADRevisor FiscalCoordinador de carteraAuxiliar contable

Perfil del cargo

Formación básica: Tecnólogo o profesional en Contaduría.

48

Formación complementaria: Conocimientos básicos en Finanzas, manejo de Office, Legislación Laboral.


Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desempeño de las funciones del cargo.


Competencias Orientación al logro Orientación al detalle Toma de decisiones Orientación ética Gestión de la información



REVISÓ APROBÓ

FIRMA

49

DIRECTOR FINANCIERO




Título del cargo: Director Financiero

Título del cargo superior inmediato: Gerente

Reemplazo del cargo: Gerente General//Contador

Nivel de mando: DirectivoPersonal a cargo:

- Coordinador Tesorería - Coordinador de Cartera- Contador- Auxiliar contable




Planificar, coordinar, verificar, aprobar y controlar los procesos contables, financieros, mantenimiento locativo, aseo y cafetería, proceso de documentación y archivo; de acuerdo a las políticas, normas y valores de la organización, asegurando que la empresa cuente con los recursos económicos, físicos y locativos para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus objetivos y políticas internas.

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa.

50

Presupuesto de gastos de la Dirección Impacto del aprovechamiento financiero Impacto en la rotación de cartera Impacto del castigo de cartera Equipos de Oficina Equipo de comunicación Custodia de valores ( dinero, cheques, efectivo, recibos provisionales de caja,

facturas, garantías reales) EBITDA (Utilidad operativa de la empresa)

Entorno

Intensivo trabajo de oficina con el contador, coordinador de tesorería, coordinador de cartera, auxiliar de documentación, auxiliar contable y auxiliar de servicios generales.



Planificar, Verificar y controlar

El cobro oportuno de la cartera a las empresas clientes

Con el fin de asegurar los recursos necesarios para desarrollo económico de la empresa de acuerdo a los plazos y parámetros legales establecidos.

A

Evaluar, Cuantificar, analizar y optimizar

La necesidad, viabilidad, funcionalidad de los recursos económicos, físicos y locativos y su mantenimiento.

Para garantizar la rentabilidad y el mínimo impacto en el gravamen a los movimientos financieros, el pago oportuno de las obligaciones financieras y pago a proveedores con criterios costo-beneficio de acuerdo a las necesidades y políticas internas.

A

Verificar y autorizar

Los pagos de la nómina de los empleados de planta y en misión

Para asegurar el cumplimiento del pacto de especificaciones con el cliente y garantizar su satisfacción con el servicio,

A

51

Controlar, hacer seguimiento y direccionar

Los dineros y títulos valores de la compañía y la caja menor

Para garantizar que lleguen al destino indicado según las políticas y necesidades económicas de la empresa.

M

Analizar, verificar y controlar

El informe de estados financieros emitido por el contador

Con el fin de garantizar la confiabilidad y seguridad de la información que se debe entregar a las entidades de control y a la gerencia para la toma de decisiones de acuerdo a los plazos, leyes y compromisos establecidos.

A

Analizar, verificar y aprobar

La viabilidad financiera de nuevos clientes o reingreso de clientes inactivos.

Para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y comerciales que permiten el pago oportuno de las obligaciones adquiridas y la buena administración y servicio de la empresa cliente.

M




MM


El cargo del Gerente y Director de operaciones para reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina

Con el fin de dar servicio permanente en el área con conocimiento actualizado y completo

M


Condiciones macroeconómicas Definición oportuna del plan estratégico de la cadena de valor por parte de la Junta

Directiva

Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Pagos de obligaciones fiscales. Pagos a proveedores. Aprobación de clientes por salud

financiera.

Mejores prácticas en procesos financieros.

52

Adquisición de equipos locativos de acuerdo con parámetros establecidos.

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Gerente General Proveedores de bienes y serviciosCoordinador tesorería Clientes (eventualmente)Coordinador de cartera Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector

E.S.T.Contador Proveedores FinancierosAuxiliar contableAuxiliar de CAD Auxiliar administrativo de RionegroMensajeroAuxiliar Servicios GeneralesDirector Gestión Humana y SelecciónDirector ComercialDirector de Operaciones Coordinador de Informática

Perfil del cargo

Formación básica: Contador Público, Administrador de Negocios o Empresas, Ingeniero Industrial, o afines.

Formación complementaria: Especialización en alta gerencia con énfasis en finanzas, cartera, legislación laboral, derecho comercial y contabilidad básica, legislación tributaria, sistemas de información (office), negociación y conciliación, conocimientos en SGC ISO 9000 y preferiblemente con conocimientos en DMS.




Competencias Pensamiento estratégico Liderazgo Orientación ética Habilidades comunicativa Toma de decisiones

53

Dominio de personal



REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

54

DIRECTOR ADMINISTRATIVO



Área Funcional: Administrativa

Título del cargo: Director Administrativo


Reemplazo del cargo: Gerente General//Contador


- Auxiliar administrativa de Rionegro- Auxiliar CAD y mensajería- Aprendíz Archivo- Auxiliar servicios generales- Mensajero




Planificar, coordinar, verificar, aprobar y controlar los procesos contables, financieros, mantenimiento locativo, aseo y cafetería, proceso de documentación y archivo; de acuerdo a las políticas, normas y valores de la organización, asegurando que la empresa cuente con los recursos económicos, físicos y locativos para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus objetivos y políticas internas.

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la

55

contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa. Presupuesto de gastos de la Dirección Impacto en la rotación de cartera Impacto de la rotación del personal Impacto del castigo de cartera Equipos de Oficina Equipo de comunicación Custodia de valores ( dinero, cheques, efectivo, recibos provisionales de caja,

facturas, garantías reales) EBITDA (Utilidad operativa de la empresa)

Entorno

Intensivo trabajo de oficina con el contador, coordinador de tesorería, coordinador de cartera, auxiliar de documentación, auxiliar contable y auxiliar de servicios generales.



Coordinar, planear, verificar y controlar

El cumplimiento de las responsabilidades asignadas a los procesos de documentación, servicios generales y mensajería.

Para garantizar oportunidad, calidad y confiabilidad en los procesos que se desarrollan de acuerdo a las normas, políticas y procedimientos establecidos.

A

Verificar y asegurar con sus colaboradores

La disposición de los recursos físicos adecuados, limpios y seguros

Con el fin de dar cumplimiento a las normas y parámetros establecidos por el Copaso y necesidades presentadas en la empresa.

B

Analizar, verificar y aprobar

La viabilidad financiera de nuevos clientes o reingreso de clientes inactivos.

Para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y comerciales que permiten el pago oportuno de las obligaciones adquiridas y la buena administración y servicio de

M

56

la empresa cliente.Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar



MM


El cargo del Gerente y Director de operaciones para reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina

Con el fin de dar servicio permanente en el área con conocimiento actualizado y completo

M

Planear, hacer seguimiento, controlar y actualizar

El proceso de gestión de calidad y su implicación en los demás procesos de la empresa.

Con el fin de mantener el Sistema de Gestión de la Calidad, objetivos y políticas de calidad que permitan el mejoramiento continuo y mantener la certificación anual ISO 9000.

A

Implementar y mantener

Las políticas, normas y procedimientos establecidos en la organización y en el sistema integrado de gestión de la calidad,

Para ejecutar las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se requieran y dar cumplimiento a las disposición de la norma.

A


Condiciones macroeconómicas Definición oportuna del plan estratégico de la cadena de valor por parte de la Junta

Directiva

Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Retiro de personal de la compañía

dentro de su equipo de trabajo de acuerdo con los parámetros establecidos.

Procesos disciplinarios y reglamentarios laborales de acuerdo con las normas establecidas.

Mejores prácticas en procesos administrativos.

57

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Gerente General Proveedores de bienes y serviciosCoordinador tesorería Clientes (eventualmente)Coordinador de cartera Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector

E.S.T.Contador Proveedores FinancierosAuxiliar contableAuxiliar de CAD Auxiliar administrativo de RionegroMensajeroAuxiliar Servicios GeneralesDirector Gestión Humana y SelecciónDirector ComercialDirector de Operaciones Coordinador de Informática

Perfil del cargo

Formación básica: Contador Público, Administrador de Negocios o Empresas, Ingeniero Industrial, o afines.

Formación complementaria: Especialización en alta gerencia con énfasis en finanzas, cartera, legislación laboral, derecho comercial y contabilidad básica, legislación tributaria, sistemas de información (office), negociación y conciliación, conocimientos en SGC ISO 9000 y preferiblemente con conocimientos en DMS.




Competencias Orientación al logro Gerenciamiento estratégico Orientación ética Liderazgo Toma de decisiones Adaptabilidad al cambio

58



REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

59

DIRECTOR DE GESTIÓN HUMANA



Área Funcional: Gestión Humana

Título del cargo: Director de Gestión Humana

Título del cargo superior inmediato: Gerente General

Reemplazo del cargo: Coordinador de Selección.

Nivel de mando: 4 personas a cargo- Coordinador bienestar laboral- Coordinador de selección- Coordinador de desarrollo- Coordinador de Salud ocupacional




Planificar, coordinar, controlar y evaluar los procesos de selección de personal temporal, el Plan de Salud Ocupacional y programación de la Caja de Compensación para las empresas usuarias, con criterios de oportunidad de respuesta, confiabilidad y pertinencia para garantizar la satisfacción de las necesidades del cliente de acuerdo a las normas, políticas y procedimientos establecidos.

Planificar, coordinar, controlar y evaluar los procesos de selección, desarrollo, bienestar laboral y salud ocupacional del personal de planta de acuerdo a las políticas, reglamento interno y procedimientos establecidos con el fin de contribuir al desarrollo y bienestar integral de personal competente para la organización y aportar estratégicamente al logro de los objetivos organizacionales.

60

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.

Impacto en el servicio al cliente (atención, oportunidad de respuesta) Cumplimiento de la normatividad legal vigente en el sistema laboral. Presupuesto para el proceso de selección (pruebas psicotécnicas, exámenes

médicos, servicios externos como polígrafo, visitas domiciliarias, entre otros) Presupuesto para Plan de formación y desarrollo, Plan de Bienestar Laboral y

Plan de Salud Ocupacional.

Entorno

Intensivo trabajo de oficina con candidatos, personal en misión, clientes internos y externos.

Eventualmente visitando clientes, entidades educativas o fuentes de reclutamiento.



Preparar, organizar, registrar, documentar el informe, verificar y controlar

El cumplimiento de las visitas para la asesoría y acompañamiento en seguridad industrial y salud ocupacional a las empresas usuarias.

Para definir el plan de acción según los procedimientos garantizando el cumplimiento de normas legales vigentes y negociación comercial.

AA

61

Planear, coordinar, ejecutar y verificar

El cumplimiento de los procesos de selección de personal en misión solicitados por las empresas usuarias

Para satisfacer de manera oportuna y confiable las necesidades de los clientes, cumpliendo con los requisitos legales establecidos.

AA

Planear, coordinar, ejecutar, controlar y verificar

El cumplimiento de los procesos de Selección y Evaluación por competencias del personal administrativo

Con el fin de asegurar que el personal cumpla con los requisitos de formación, habilidades, competencias y experiencia que determina el cargo de acuerdo al procedimiento establecido.

AA

Planear y coordinar con las personas a su cargo, la ejecución y seguimiento

Los procesos de evaluación de periodo de prueba, inducción y entrenamiento, Proceso de Gestión del Desempeño, evaluación de clima organizacional y programa de salud ocupacional.

Para dar cumplimiento al desarrollo de los procedimientos que contribuyen a la planeación estratégica y políticas de la organización.

AA

Citar, ejecutar, verificar y reportar la información

Del proceso de descargos al personal administrativo cuando se requiera

Garantizar el análisis de causas para la toma las decisiones según lo determinen los jefes inmediatos (llamados de atención, suspensiones o terminación de contrato), dejando constancia en la historia laboral.

MM

Analizar y coordinar con los directores de proceso y en comité

La programación de licencias, vacaciones, sistema de pagos y compensaciones, préstamos y beneficios para el personal de planta

Para garantizar la pertinencia, eficacia de la planeación y el cumplimiento de las normas, políticas y plazos establecidos.

MM

Recopilar, registrar, analizar y presentar

La información que permite obtener los indicadores de gestión de los procesos a su cargo de acuerdo con los plazos y parámetros establecidos en el

Garantizar la confiabilidad, oportunidad, y veracidad de la información que permite tomar decisiones de acuerdo con el plan operativo y el plan estratégico de la empresa.

AA

62

Manual de Calidad.Recopilar, registrar, analizar y elaborar

La facturación de los procesos de selección para las empresas clientes.

Garantizando la disposición de la información para el recaudo de cartera, los plazos comerciales establecidos y la eficacia del cumplimiento de sus proveedores de servicios, contribuyendo al pago oportuno a los mismos.

MM


Las políticas, normas y procedimientos establecidos en la organización y en el SGC, que aplican directamente al proceso de selección, desarrollo, bienestar y salud ocupacional

Para ejecutar las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se requieran.

MM

Recibir, analizar, direccionar y dar solución

Las necesidades, inquietudes, quejas o reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misión por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el proceso.

Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias.

MM


Las responsabilidades de la Gerencia y del Director Administrativo para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.


M


Variables externas respecto a la efectividad de las fuentes de reclutamiento y variables de los perfiles determinados por los clientes que limitan la búsqueda del personal idóneo.

Variables externas en desarrollo respecto a la asistencia a programas de formación o

63

capacitación que impiden que se cumpla con el plan y objetivo de las mismas.

Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas:

Aprobación de planes de formación, acciones correctivas y de mejora.

Aprobación de préstamos, licencias y beneficios de acuerdo a los parámetros establecidos.

Aprobación de cotizaciones de proveedores de servicios.

Llamados de atención del personal a cargo.

Planes de desarrollo y mejoramiento continúo al personal administrativo y a sus condiciones laborales.

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Todo el personal Empleados en misión

Clientes de las empresas usuariasProveedores de servicio y de candidatos potenciales

Perfil del cargo

Formación básica: Psicólogo, Administrador de Recursos Humanos o Afines al Cargo.Deseable: Diplomados o estudiante post grado en áreas afines.

Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Selección de Personal, Selección por competencias, Atención al cliente, Office, fundamentos básicos de legislación laboral.

Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos afines en Administración del recurso humano.


Competencias Pensamiento estratégico Gestión de la información Dominio personal

64

Manejo de conflictos Planeación y control Liderazgo Negociación Habilidades comunicativas



REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

65

COORDINADOR DE SELECCIÓN




Título del cargo: Coordinador de Selección

Título del cargo superior inmediato: Directora de Gestión Humana

Reemplazo del cargo: Directora de Gestión Humana, Auxiliar de selección.

Nivel de mando: Auxiliar de selección




Planificar, coordinar, ejecutar y controlar los procesos de selección de personal temporal para las empresas usuarias, con criterios de oportunidad de respuesta, confiabilidad y pertinencia para garantizar la satisfacción de las necesidades del cliente de acuerdo a las normas, políticas y procedimientos establecidos.



médicos, servicios externos como polígrafo, visitas domiciliarias, entre otros)

Entorno

66


Visita a clientes, fuentes de reclutamiento o realizando visitas domiciliarias.




El cumplimiento de los procesos de selección de personal en misión a su cargo, solicitados por las empresas usuarias.

Para satisfacer de manera oportuna y confiable las necesidades de los clientes o de la organización cumpliendo con los requisitos legales, normas y políticas establecidas.

AA


El cumplimiento de los procesos de selección de personal de planta requerido internamente

Para satisfacer de manera oportuna y confiable las necesidades de los clientes, cumpliendo con los requisitos legales establecidos.

AA


Las responsabilidades del Director de Gestión Humana, del Coordinador de Desarrollo y del Auxiliar de Selección para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.


M


Variables externas en el proceso de selección, como efectividad de las fuentes de reclutamiento y perfiles que limitan la búsqueda del personal idóneo.

67

Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Candidatos idóneos para el perfil

solicitado por los clientes. Mejores prácticas en los procesos de

selección y en aplicación de herramientas de evaluación.



Perfil del cargo

Formación básica: Psicólogo con énfasis en el área organizacional.Deseable: diplomados o estudiante post grado en áreas afines.

Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Selección de Personal, Selección por competencias, Office.

Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos similares.


Competencias Inteligencia emocional Toma de decisiones Orientación al servicio Habilidades comunicativas Orientación ética Tolerancia a la frustración

Exposición a Factores de Riesgo Físico Ergonómico Psicolaboral

REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

68

COORDINADOR DE BIENESTAR LABORAL




Título del cargo: Coordinador de Bienestar Laboral

Título del cargo superior inmediato: Director de Gestión Humana

Reemplazo del cargo: Director de Gestión Humana / Coordinador de Desarrollo.

Nivel de mando: Profesional, no tiene personal a cargo.




Planificar, coordinar, ejecutar y controlar el Plan de Bienestar Laboral y evaluación de clima organizacional de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos con el fin de contribuir al bienestar del personal de planta de la empresa.


Impacto en el servicio al cliente (atención, oportunidad de respuesta) Cumplimiento de la normatividad legal vigente en el sistema laboral. Presupuesto para el Plan de Bienestar laboral.

Entorno

69


Eventualmente visitando clientes, entidades educativas, caja de compensación, fuentes de reclutamiento o realizando visitas domiciliarias.



Planear, coordinar, liderar junto con los directores y controlar

La evaluación de clima organizacional en la empresa y el Plan de acción que de ella se derive de acuerdo al procedimiento

Para generar e implementar las acciones correctivas, preventivas o de mejora que contribuyan al bienestar del personal de planta, de acuerdo con las políticas y normas del SGC de la empresa.

AA

Cotizar, coordinar, ejecutar y programar la logística

Los programas o planes de acción de bienestar laboral con la caja de compensación, entidades educativas o de recreación que se requieran

Con el fin de dar cumplimiento al plan de acción propuesto con criterios de oportunidad, confidencialidad y eficacia que permitan generar acciones de mejora en el servicio para el personal de planta y personal en misión.

MM

Canalizar y programar

La información sobre los beneficios de la caja de compensación familiar a empleados de planta y en misión y las actividades a desarrollar

Para promover los beneficios que ofrece la caja de compensación y favorecer la relación con nuestros empleados de acuerdo a las políticas internas.

MM

Recopilar, registrar, controlar periódicamente,

La información que permite obtener los indicadores de gestión de los procesos a su

Garantizar la confiabilidad, oportunidad, y veracidad de la información que permite tomar decisiones de acuerdo con el plan

AA

70

analizar y presentar

cargo de acuerdo con los plazos y parámetros establecidos en el Manual de Calidad.

operativo y el plan estratégico de la empresa.




MM


Las responsabilidades del Director de Gestión Humana, de la Coordinadora de Selección, Coordinadora de Desarrollo y del Auxiliar de Selección para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.


M


Variables externas en el Plan de Bienestar respecto al cumplimiento de acciones definidas de la caja de compensación u otras entidades involucradas en el mismo.

Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Búsqueda, cotización y análisis de

proveedores de servicios de educación y recreación.

Implementación del plan de acción de Bienestar Laboral.

Mejores prácticas de intervención en clima y/o plan de bienestar laboral.

71


Clientes de las empresas usuariasProveedores de servicio y de candidatos potencialesCaja de compensación familiar

Perfil del cargo





Competencias Gestión de la información Gestión y manejo de recursos Capacidad de negociación Toma de decisiones Orientación ética Orientación al servicio Tolerancia a la frustración



REVISÓ APROBÓFIRMA EMPLEADO

72

COORDINADOR DE DESARROLLO




Título del cargo: Coordinador de Desarrollo


Reemplazo del cargo: Director de Gestión Humana / Coordinador de Bienestar Laboral.

Nivel de mando: Profesional, no tiene personal a cargo.




Planificar, coordinar, ejecutar y controlar los procesos de selección, gestión del desempeño, formación y desarrollo de competencias de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos con el fin de contribuir al mejoramiento continuo y desarrollo del potencial humano de la empresa.



médicos, servicios externos como polígrafo, visitas domiciliarias, entre otros) Presupuesto para el Plan de formación y desarrollo.

73

Entorno


Eventualmente visitando clientes, entidades educativas, fuentes de reclutamiento o realizando visitas domiciliarias.



Planear, coordinar, ejecutar, controlar y verificar

El cumplimiento de los procesos de Selección y Evaluación por competencias del personal de planta.

Con el fin de asegurar que el personal cumpla con los requisitos de formación, habilidades, competencias y experiencia que determina el cargo de acuerdo al procedimiento establecido.

AA

Planear, coordinar, liderar y controlar junto con los directores

Los procesos de evaluación de periodo de prueba, inducción y entrenamiento, revisión de Responsabilidades, Gestión del Desempeño.

Para dar cumplimiento al desarrollo de los procedimientos de gestión humana que contribuyen a hacer mas competente el personal de planta, de acuerdo con la misión empresarial.

AA

Cotizar, coordinar, ejecutar y programar la logística

Los programas de formación y capacitación

Con el fin de potencializar las habilidades personales y laborales del personal de planta, siguiendo el procedimiento establecido y de acuerdo al plan estratégico de la empresa

AA

Recopilar, registrar,

La información que permite obtener los

Garantizar la confiabilidad, oportunidad, y veracidad de la

AA

74

controlar periódicamente, analizar y presentar

indicadores de gestión de los procesos a su cargo de acuerdo con los plazos y parámetros establecidos en el Manual de Calidad.

información que permite tomar decisiones de acuerdo con el plan operativo y el plan estratégico de la empresa.


Las políticas, normas y procedimientos establecidos en la organización y en el SGC, que aplican directamente al proceso de selección y desarrollo.


MM


Las responsabilidades del Director de Gestión Humana, de la Coordinadora de Selección, Coordinadora de Bienestar Laboral y del Auxiliar de Selección para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.


M


Variables externas en desarrollo respecto a la asistencia a programas de formación o capacitación que impiden que se cumpla con el plan y objetivo de las mismas.

Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Búsqueda, cotización y análisis de

proveedores en selección y capacitación.

Implementación de los planes de selección, evaluación, formación, acciones correctivas y de mejora.

Estrategias de desarrollo y mejoramiento continúo al personal de planta.

75



Perfil del cargo





Competencias Pensamiento estratégico Toma de decisiones Solución de problemas Proactividad Gestión y manejo de recursos Habilidades comunicativas



REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

76

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL




Título del cargo: Coordinador De Salud Ocupacional


Reemplazo del cargo: Director de Gestión Humana / Coordinador de Bienestar laboral.

Nivel de mando: Profesional no tiene personal a cargo.




Planear, coordinar y ejecutar los subprogramas que estructuran el sistema de gestión en seguridad industrial y salud ocupacional, implementando las acciones preventivas, correctivas y de mejora de acuerdo a las normas legales vigentes, políticas de la organización y procedimientos establecidos requeridos para garantizar el bienestar físico, mental y social para los empleados en misión y de planta.


Cumplimiento de la normatividad legal en Salud Ocupacional Presupuesto del Sistema de Gestión en Seguridad Industrial y Salud

Ocupacional y presupuesto de dotaciones. Equipos de Oficina

77

Entorno

Intensivo trabajo de campo y oficina con personal en misión, de planta, clientes y proveedores.



Preparar, organizar, registrar, documentar el informe, verificar y controlar

El cumplimiento de las visitas para la asesoría y acompañamiento en seguridad industrial y salud ocupacional a las empresas usuarias.

Para definir el plan de acción según los procedimientos garantizando el cumplimiento de normas legales vigentes y negociación comercial.

AA

Analizar, preparar, solicitar y controlar

El suministro de los recursos entregados por la ARP y corredor de seguros en riesgos profesionales que sean necesarios para la ejecución del plan de acción con las empresas usuarias.

Dar cumplimiento a los objetivos propuestos e implementar las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se deriven de acuerdo a la actividad económica y necesidad específica del cliente y de acuerdo al procedimiento y plazos establecidos.

AA

Planear, verificar, controlar y entregar

La compra y suministro de Dotación a los empleados en misión y de planta

Para garantizar el cumplimiento de las normas establecidas en el CST de acuerdo al procedimiento establecido.

MM

Analizar, validar, autorizar

Los resultados de los exámenes médicos ocupacionales que

Para garantizar que el candidato cumpla con las condiciones de salud de acuerdo a la exposición a

BB

78

reporten un concepto de aptitud con alteraciones.

factores de riesgo.

Recibir, analizar y dar solución

Los requerimientos y necesidades que se deriven del proceso

Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los usuarios, evaluando el impacto que pueda tener en los otros procesos internos e implementar las acciones preventivas, correctivas o de mejora.

MM


Cambio de políticas o normas que rigen el sistema general de riesgos profesionales y normas o políticas internas.

Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Aprobación o rechazo de ingresos

en condiciones vulnerables. Planes de desarrollo y mejoramiento

continúo a las condiciones laborales del personal en misión y de planta.

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Gerencia General Empleados en misiónDirector Gestión Humana Empresas usuariasDirección de Operaciones ProveedoresAuxiliares Comerciales

Perfil del cargo

Formación básica: Tecnólogo en Salud Ocupacional

Formación complementaria: Planes de Emergencia, Requerimientos del Sistema General de Riesgos Profesionales, Norma ISO 9001, OSHAS 18001, Informática Básica.

Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos afines a Salud Ocupacional.Preferible: en empresas de servicio temporal


79

Competencias

Responsabilidad ambiental Adaptabilidad al cambio Proactividad Gestión y manejo de recursos



REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

80

AUXILIAR DE SELECCIÓN




Título del cargo: Auxiliar de selección

Título del cargo superior inmediato: Coordinador de selección

Reemplazo del cargo: Coordinador de selección.

Nivel de mando: Personal a cargo: No tiene.




Registrar la solicitud del cliente y ejecutar el procedimiento de selección partiendo del reclutamiento, actualización permanente de la base de datos y análisis de hojas de vida, citación del personal, aplicación de pruebas, verificación de referencias, activación de fuentes de reclutamiento y coordinación de servicio de visitas domiciliarias, estudios de seguridad y crediticios para garantizar la satisfacción del cliente con los servicios de selección con criterios de oportunidad y confiabilidad y de acuerdo a las normas, políticas y procedimientos establecidos.

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa.

Equipos de Oficina Equipo de comunicación Impacto en el servicio al cliente (atención, oportunidad de respuesta, evaluación

81

de riesgos) Presupuesto de Selección

Entorno


Eventualmente visitando clientes, entidades educativas o fuentes de reclutamiento.

Eventualmente realizando visitas domiciliarias.



Recibir, analizar, clasificar y actualizar

La información contenida en la base de datos de hojas de vida según el instructivo de reclutamiento establecido.

Con el fin de mantener actualizada y disponible la base de datos para las consultas requeridas y dar respuesta clara y oportuna al cliente.

AA

Activar fuentes de reclutamiento, convocar, citar a entrevista, aplicar pruebas y verificar referencias

Los posibles candidatos que se incluyen dentro de los procesos de selección de acuerdo a los requerimientos de los perfiles solicitados por los clientes internos o externos.

Para garantizar que los candidatos cumplan con los requisitos del cliente y de esta manera contribuir a satisfacerlos de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.

AA

Planear, coordinar y ejecutar

El proceso de ingreso del personal en misión con los encargados del proceso, la empresa usuaria y los candidatos

Para garantizar oportunidad y cumplimiento de los ingresos de personal a las empresas clientes de acuerdo al procedimiento, políticas, requisitos legales y plazos establecidos.

AA

82

diligenciando los debidos registros

Recopilar, registrar, verificar

La facturación de los proveedores de servicios de visitas domiciliarias, polígrafo, estudios de seguridad, crediticios y exámenes médicos.

Garantizando la disposición y veracidad de la información contribuyendo al pago oportuno a los proveedores.

BB

Recopilar, registrar, analizar y consolidar

La información que permite obtener los indicadores de gestión del proceso de selección.

Garantizar la confiabilidad, oportunidad, y veracidad de la información que se le entrega al director de proceso para su revisión y aprobación.

MM



Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos.

MM


Variables externas respecto a la efectividad de las fuentes de reclutamiento y variables de los perfiles determinados por los clientes que limitan la búsqueda del personal idóneo.

Oportunidad y claridad de los clientes en el envío de la información requerida para el ingreso del personal.

Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Activación de fuentes de

reclutamiento que no impliquen costos internos.

Acciones de mejoramiento continuo en el proceso de selección y reclutamiento del personal.

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Todo el personal Posibles candidatos

83

Empleados en misiónClientes de las empresas usuariasProveedores de servicio y contactos de fuentes de reclutamiento

Perfil del cargo

Formación básica: Bachiller Deseable: Estudiante Técnico o Tecnólogo en disciplinas afines al área de Recursos Humanos

Formación complementaria: Office, Procesos de Selección (reclutamiento).

Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines a auxiliar de oficina (deseable en áreas de gestión humana y en EST)

Puede homologarse con: Experiencia mínima de dos años en el cargo en empresas de servicio temporal.


Competencias

Habilidades comunicativas Dedicación a la tarea Trabajo bajo presión Orientación al servicio Optimización de recursos y tiempo


Físico Ergonómico Público Psicolaboral

REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

84

AUXILIAR COMERCIAL



Área Funcional: Comercial

Título del cargo: Auxiliar Comercial

Título del cargo superior inmediato: Director Comercial

Reemplazo del cargo: Director Comercial / Auxiliar Administrativo





Preparar y actualizar la información comercial y bases de datos de clientes potenciales y actuales de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos a nivel comercial, programar a través del telemercadeo las visitas a clientes potenciales o mantenimiento a clientes actuales con el fin de verificar, controlar y hacer seguimiento a su satisfacción con el servicio ofrecido.

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados institucionales.

Presupuesto de ventas mensual / anual. Costo de rotación de cartera Equipos de oficina y comunicación

85

Entorno

Trabajo de campo y oficina alternando actividades en mantenimiento de clientes con actividades de soporte operativo del área.



Investigar, analizar, filtrar y segmentar

Bases de datos e Información comercial de empresas que permitan identificar oportunidades en el mercado

Con el fin de concretar a través del telemercadeo visitas para ofrecer el portafolio de servicios de la empresa.

Preparar, diseñar y actualizar

Portafolio de servicios Con el fin de garantizar la claridad y confiabilidad de la información que se envía a los clientes.

Analizar y verificar

La documentación legal exigida a los clientes

Para garantizar el cumplimiento de los acuerdos de la relación comercial soportado en la oferta mercantil aceptada.

Realizar seguimiento a través del telemercadeo y visitas definidas

Pacto de especificaciones y compromisos de las partes involucradas (cliente y empresa)

Con el fin de analizar la posibilidad de nuevos negocios y asegurar que la relación comercial permita mantener y fidelizar a los clientes a largo plazo. Documentando las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se requieran para darles el respectivo trámite de acuerdo al sistema de gestión de calidad.

Ejecutar, tabular, analizar y documentar

La información obtenida de la encuesta de

Con el fin de informar e implementar las acciones preventivas, correctivas y de

86

satisfacción anual y control de producto no conforme.

mejora que de allí se deriven.

Analizar, ejecutar y verificar

El informe contable sobre el cumplimiento de ventas mensual y anual respecto al presupuesto

Con el fin de verificar el cumplimiento de las metas e implementar un plan de acción que permita el cumplimiento del mismo.

Atender y buscar solución

Las necesidades, inquietudes, sugerencias, quejas y/o reclamos de las empresas usuarias.

Para canalizar y dar respuesta oportuna y satisfactoria a las empresas usuarias.

BB

Planear y Ejecutar

Las funciones de mensajería en la sede Rionegro

Para dar cumplimiento y satisfacción a los clientes según lo establecido en la oferta mercantil y de acuerdo a los plazos y procedimientos que se hayan determinado.

A




MM


El cargo de la Auxiliar administrativa de Rionegro para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina


B

Realizar la evaluación de proveedores de su proceso e informar los resultados por escrito de acuerdo al procedimiento. (Responsabilidad asignada a la directora administrativa)


Variable de los precios del mercado actual que limitan posibilidades de negociación. Nivel de competencia de otras organizaciones en la prestación del servicio.

87

Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Manejo de agenda comercial. Implementación de mejores prácticas para la

gestión comercial, mercadeo, telemercadeo, generación de valor agregado.

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Director Comercial Empresas usuarias o clientes potencialesDirector Administrativo y financiero ProveedoresDirector de Operaciones Empleados en misiónDirector de Gestión HumanaGerencia

Perfil del cargo

Formación básica: Estudiante de carreras técnicas en mercadeo o afines.Deseable: Técnico ó Tecnólogo en mercadeo o afines.

Formación complementaria: Atención al cliente, Telemercadeo, Office y Sistemas de Gestión de la Calidad

Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines al área comercial.

Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desempeño de las responsabilidades del cargo


Competencias Comprensión de lectura Redacción Comprensión lógico matemática Habilidades comunicativas Capacidad de escucha Capacidad de negociación Tolerancia a la frustración y al fracaso. Inteligencia emocional


Físico

88

Público Ergonómico Tránsito Psicolaboral

REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

89

DIRECTOR COMERCIAL




Título del cargo: Director Comercial


Reemplazo del cargo: Gerente/Auxiliar Comercial


- Ejecutivo Comercial- Auxiliar Comercial




Investigar la actualidad del mercado, planificar, coordinar, dirigir y controlar el proceso de la gestión de la venta en sus mercados objetivo con base en la planeación estratégica de corto y mediano plazo y las metas y objetivos determinados en la Organización, con el fin de asegurar el cumplimiento de las metas de ventas, la atención de sugerencias, quejas y reclamos del cliente buscando mantener y desarrollar un negocio competitivo en el largo plazo.


Presupuesto de ventas mensual/anual

90

Costo de la rotación de cartera de Medellín Total de la cartera Equipo de Oficina

Entorno

Intenso trabajo de campo visitando clientes activos y potenciales. Eventualmente en labores de oficina.



Identificar y evaluar

Las oportunidades del mercado en clientes y proveedores actuales y potenciales, la competencia y la industria

Con el fin de implementar las estrategias y tácticas requeridas dentro de los objetivos y metas de la Organización. (Matriz producto-mercado, matriz producto-clientes, matriz mercado-clientes)

AA

Elaborar, supervisar y controlar

La ejecución del presupuesto de ventas y el presupuesto de gastos anual/mensual del área.

Con el fin de establecer los indicadores de gestión y parámetros de ventas de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.

AA


La información que permite obtener los indicadores de gestión del proceso comercial y operación de ventas de acuerdo con los plazos y parámetros establecidos en el Manual de Calidad.


MM

Programar, El desarrollo de la Para asegurar el análisis e AA

91

coordinar, analizar y verificar

encuesta de satisfacción del cliente anual y el control de servicio no conforme, quejas y reclamos

implementación de acciones correctivas, preventivas o de mejora de los diferentes procesos que impactan directamente el resultado y eficacia en el servicio al cliente de acuerdo a las normas del SGC y a las políticas establecidas.


Las responsabilidades del Auxiliar Comercial para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.


M


Dependencia de los precios del mercado actual que limitan las posibilidades de negociación.Nivel de competencia de otras organizaciones en la prestación del servicio.

Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Negociación con clientes dentro

de los parámetros establecidos. Conformación de su equipo de

trabajo dentro de las políticas establecidas.

Implementación de metodologías para análisis del mercado.

Implementación de mejores prácticas para la gestión de la venta.

Diseñar e implementar acciones comerciales que permitan el logro del cumplimiento del presupuesto de ventas

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Gerencia General ClientesDirector Administrativo y financiero Empresas usuariasDirector Gestión Humana y Selección Clientes potencialesDirector de Operaciones ProveedoresAuxiliares Comerciales

Perfil del cargo

Formación básica: Tecnólogo en Mercadeo y Ventas, Administrador de Negocios, Ingeniería Industrial o afines.

92

Formación complementaria: Mercadeo y Ventas, Office, Costos y presupuestos, Administración de personal de ventas.




Competencias Capacidad de escucha Capacidad de negociación Habilidades comunicativas Pensamiento estratégico Inteligencia emocional Toma de decisiones Liderazgo Tolerancia a la frustración Trabajo en equipo Capacidad de análisis y recolección de datos.



REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

93

EJECUTIVO COMERCIAL




Título del cargo: Ejecutivo Comercial

Título del cargo superior inmediato: Director Comercial

Reemplazo del cargo: Director Comercial / Auxiliar Administrativo





Identificar e investigar en el mercado actual o potencial y/o en la competencia local y nacional las oportunidades de negocio para la temporalidad o los servicios en gestión humana, alianzas, nichos de mercado y demás ofrecidos por Xxx-xxxx-xxxx y Servicomplementos, asegurando que la empresa dispone de información actualizada, confiable y pertinente para la toma de decisiones, acciones correctivas, preventivas o de mejora

Planear las visitas a clientes actuales o potenciales, desarrollar, registrar, documentar, verificar y controlar el proceso de la venta de servicios dando cumplimiento al presupuesto y metas de venta definidos para asegurar el logro de las metas y planes definidos en el presupuesto de ventas logrando satisfacer y fidelizar a los clientes en el largo plazo y generando e implementando ofertas de valor agregado y de mejora continua en los procesos en consonancia con la filosofía y políticas de la empresa en el marco del sistema de la gestión de calidad.

94


Presupuesto de ventas mensual / anual. Costo de rotación de cartera Equipos de oficina y comunicación

Entorno

Intensivo trabajo de campo y moderado de oficina, alternando actividades en consecución de nuevos clientes y mantenimiento de los actuales con actividades de soporte administrativo del área ( documentación del proceso de venta y gestión de calidad en comercial )



Investigar, analizar, filtrar y segmentar y proponer

Bases de datos e Información comercial de empresas actuales o potenciales

Que permitan identificar oportunidades de negocio y concretar a través del telemercadeo visitas para ofrecer el portafolio de servicios de la empresa.

A

Preparar, diseñar actualizar, documentar y divulgar

Portafolio de servicios de Complementos y Servicomplementos

Con el fin de garantizar la claridad y confiabilidad de la información que se envía a los clientes y que se disponga de la trazabilidad de las ofertas entregadas y su estado de acuerdo con los procedimientos establecidos.

A

Planear, realizar, registrar,

Las visitas de apertura,

Con el fin de lograr el cierre de negocio y cumplir el presupuesto

A

95

verificar y ejecutar

mantenimiento o recuperación realizadas a los clientes

de ventas definido de acuerdo con los plazos y parámetros establecidos, retroalimentando a los procesos internos sobre las necesidades o posibilidades de recursos para atender el negocio.

Solicitar, diligenciar, analizar, registrar, verificar y controlar

La documentación legal exigida a los clientes y del perfeccionamiento del negocio (oferta mercantil y orden de servicio)

Para asegurar la claridad y confiabilidad del pacto de especificaciones con el cliente de acuerdo con los parámetros, plazos y procedimientos establecidos tanto en la apertura como en el mantenimiento del cliente.

A

Verificar y controlar personalmente, a través de correo físico, electrónico o telefónicamente

Pacto de especificaciones y compromisos de las partes involucradas (cliente y empresa)

Con el fin de analizar la posibilidad de nuevos negocios y asegurar que la relación comercial permita mantener y fidelizar a los clientes a largo plazo. Documentando las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se requieran para darles el respectivo trámite de acuerdo al sistema de gestión de calidad.

A

Realizar, verificar y controlar conjuntamente con el Coordinador de Tesorería y Cartera

El cobro de cartera a clientes

Con el fin de asegurar que se cumplan los plazos y el recaudo de cartera de acuerdo con los procedimientos y parámetros definidos en la oferta mercantil suscrita.

A

Atender, procesar, tabular, documentar, analizar, informar, verificar y controlar

La información obtenida de la encuesta de satisfacción del cliente, sugerencias, quejas o reclamos y el control de producto no conforme.

Con el fin de que se disponga de información confiable, actualizada y pertinente que permita la toma de decisiones, las acciones preventivas, correctivas y de mejora en los plazos y parámetros definidos, dando o canalizando su respuesta al cliente.

M

Preparar, analizar, registrar y presentar conjuntamente

Los informes e indicadores de gestión solicitados por su jefe mediato o inmediato

Con el fin de dar cumplimiento a los plazos de entrega de acuerdo con los parámetros y procedimientos establecidos y que se disponga de información

A

96

con el equipo humano del área Comercial

actualizada y confiable para la toma de decisiones, acciones preventivas, correctivas o de mejora.

Planear, ejecutar, verificar y controlar conjuntamente con el equipo humano del área Comercial

Las normas y procedimientos

Establecidos en el sistema de gestión de la calidad, implementando las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se requieran

M

Preparar, registrar y presentar

Los informes e indicadores de gestión de los procesos a su cargo

De acuerdo con los plazos y procedimientos establecidos

M




MM


El cargo del Auxiliar administrativo y el del Director Comercial para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina


B


Variable de los precios del mercado actual que limitan posibilidades de negociación. Nivel de competencia de otras organizaciones en la prestación del servicio. Oferta de servicios de las Cooperativas de trabajo asociado y similares

Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Manejo de agenda comercial y

planificación de rutas. Negociación con clientes dentro de

los parámetros establecidos

Implementación de mejores prácticas para la gestión comercial, mercadeo, tele mercadeo y generación de valor agregado para el negocio.

97

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Director Comercial Empresas usuarias o clientes potencialesDirector Administrativo y financiero ProveedoresDirector de Operaciones Empleados en misiónDirector de Gestión HumanaGerenciaAuxiliares de OperaciónCoordinador de Salud OcupacionalAuxiliar de Información en SelecciónCoordinadoras de Selección

Perfil del cargo

Formación básica: Tecnólogo en Administración de Empresas, Mercadeo y ventas o afines.

Formación complementaria: Conocimientos básicos del proceso de la venta y mercadeo, Costos y Presupuestos, gestión de cartera, Telemercadeo, Office básico y Sistemas de Gestión de la Calidad actualizado

Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos similares preferiblemente en la temporalidad

Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desempeño de las responsabilidades del cargo


Competencias Capacidad de escucha Capacidad de negociación Habilidades comunicativas Inteligencia emocional Toma de decisiones Orientación al servicio Tolerancia a la frustración Trabajo en equipo Capacidad de análisis y recolección de datos.


98

Físico Público Ergonómico Tránsito Psicolaboral

REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

99

AUXILIAR DE FACTURACION



Área Funcional: Operaciones

Título del cargo: Auxiliar de facturación

Título del cargo superior inmediato: Director de Operaciones

Reemplazo del cargo: Auxiliar

Nivel de mando: Auxiliar no tiene personal a cargo.

Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:



Elaborar las todas facturas correspondientes a las empresas usuarias según los parámetros establecidos en la oferta mercantil y en el régimen tributario con el fin de garantizar el pago oportuno de los servicios prestados.

Dimensiones

El cargo impacta directamente el logro de los objetivos económicos de la empresa.

Impacto en la cartera de la empresa Impacto en el presupuesto de operaciones Equipos de Oficina Equipo de comunicación Cumplimiento legal de las normas laborales en Colombia

Entorno

100

Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con las empresas usuarias, empleados en misión y personal interno del proceso de operaciones, documentación y contabilidad.

ResponsabilidadesFacturación de todos los productos y servicios de la empresa

Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.


Elaborar las facturas

Informes de tiempos que genera el auxiliar nomina sobre lo reportado por las empresas

Para facturar de acuerdo a la información real de la nomina

AA

Enviar facturas a los clientes

Base de datos de clientes

Facturas sean recibidas por los clientes en los tiempos establecidos y pactados en la oferta mercantil.

AA


Entrega oportuna de las facturas a las empresas usuarias ya que depende de factores externos al proceso tales como la entrega tarde del reporte de tiempo por parte de estas.

Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Planeación y control de plazos de

actividades dentro del proceso. Mejores prácticas en el manejo y proceso de

la nomina.

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Comercial ClientesCartera DIANDocumentacionPerfil del cargo

101

Formación básica: Técnico Auxiliar Contable y tecnologías afines al área.

Formación complementaria: Conocimientos de Informática,

Experiencia previa: Mínimo 1 año en cargos afines.

Puede homologarse con: Experiencia superior a 1 año


Competencias Orientación al detalle Gestión de la información Trabajo bajo presión Pensamiento lógico matemático Solución de problemas



REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

102

DIRECTOR DE OPERACIONES




Título del cargo: Director de Operaciones


Reemplazo del cargo: Auxiliar de nómina / Auxiliares de Operaciones / Coordinador de Sistemas / Director administrativo y financiero.


- Auxiliar de nómina- Auxiliar de operaciones 1- Auxiliar de operaciones 2




Planificar, coordinar, controlar y evaluar los diferentes procesos operativos de contratación, afiliaciones al SGSS y novedades de la nómina, conciliaciones con el área administrativa del personal en misión, de acuerdo a las normas, políticas, los requisitos legales y procedimientos establecidos para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes y empleados en misión.


103

Presupuesto de nómina Impacto en la cartera de la empresa Equipos de Oficina Equipo de comunicación Custodia de valores (dinero, cheques, efectivo, facturas, garantías reales y

transacciones electrónicas) Errores operativos que pueden llevar a re- procesos y acciones legales.

Entorno

Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con su equipo de trabajo, las empresas usuarias, empleados en misión y empleados de planta.



Planificar, coordinar y controlar

La ejecución de los procesos de contratación afiliación, liquidación de nómina, prestaciones, pagos de seguridad social y facturación de acuerdo a las normas, políticas y procedimientos establecidos.

Para satisfacer de manera oportuna y confiable las necesidades de los clientes, empleados en misión, con el cumplimiento de los requisitos legales laborales y con lo anterior contribuir además al adecuado funcionamiento de los procesos internos.

AA

Procesar, transferir y controlar

El pago electrónico de la nómina y la seguridad social a través del sistema DMS contable,

Asegurar la confiabilidad de los datos bajo los requisitos exigidos por el proceso contable y garantizando el pago oportuno a los empleados en misión de acuerdo a los plazos establecidos en el pacto de especificaciones con el cliente.

AA

Analizar, Créditos a empleados Con el fin de determinar la MM

104

asesorar, aprobar y conciliar

en misión por concepto de calamidad doméstica o a través de terceros con convenios con la empresa.

viabilidad de los mismos, de acuerdo con la política y requisitos de préstamos de calamidad doméstica y/o que cumplan con las normas legales de deducción por nómina, generando valor agregado a los empleados en misión.

Citar, ejecutar, verificar la información y reportar al cliente conclusiones

El proceso de descargos al personal en misión cuando la empresa usuaria lo solicita y bajo el reglamento interno de trabajo y disposiciones legales

Garantizar el análisis de causas para la toma las decisiones según lo determine la empresa (llamados de atención, suspensiones o terminación de contrato), dejando constancia en la historia laboral.

AA


Las necesidades, inquietudes, quejas o reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misión o entidades públicas o privadas por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el proceso.

Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias, entidades públicas o privadas.

AA


Las políticas, normas y procedimientos establecidos en la organización y en el SGC, que aplican directamente al proceso de operaciones


MM


La información que permite obtener los indicadores de gestión de los procesos a su cargo de acuerdo con los plazos y parámetros


MM

105

establecidos en el Manual de Calidad.


Cambio de políticas, normas y procedimientos de entidades financieras, EPS´s, AFP´s y ARP´s y entidades públicas y privadas.

Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Procesos disciplinarios y

reglamentarios laborales del personal en misión de acuerdo con las normas establecidas.

Negociación o modificación de plazos establecidos dentro del pacto de especificaciones dentro de las políticas y normas legales establecidas

Aprobación de préstamos a empleados en misión de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.

Implementación y mantenimiento de políticas y procedimientos dentro del proceso.

Mejores prácticas en procesos operativos y administrativos.

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Gerente General Empleados en misiónGestión Administrativa y financiera Clientes de las empresas usuariasAuxiliar de Tesorería y Cartera Entidades públicas, privadas y financieras.ContadorGestion ComercialGestion de SelecciónAuxiliar de CAD y mensajería

Perfil del cargo

Formación básica: Administrador de Empresas, Administrador de Recursos Humanos o Afines al Cargo. (ó Contador)

106

Deseable: diplomados o estudiante de postgrado en áreas afines.

Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Nómina, Legislación laboral, Seguridad Social, Administración de Personal y Office.

Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos afines en administración de personal en empresas de mas de 500 empleados.

Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años desempeñando las responsabilidades del cargo.


Competencias Liderazgo Gerenciamiento estratégico Gerenciamiento del personal Planeación y control Gestión de la información



REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

107

AUXILIAR DE OPERACIONES 2

DESCRIPCIÓN DE CARGOS


Área Funcional: Dirección de operaciones

Título del cargo: AUXILIAR DE OPERACIONES 2

Título del cargo superior inmediato: Director de operaciones

Reemplazo del cargo: Auxiliar de operaciones 1 / Auxiliar de nómina.

Nivel de mando: Auxiliar no tiene personal a cargo




Revisar, registrar y elaborar la documentación requerida para el proceso de contratación, afiliaciones al SGSS, afiliaciones a Caja de compensación familiar, afiliaciones al seguro de vida, realizar inducción al personal en misión y registrar en el sistema DMS los ingresos. Confirmar referencias laborales. Preparar, revisar, corregir y controlar la información de los estados de cuenta generados por EPS, ARP y AFP. Lo anterior con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación laboral con los empleados en misión bajo los procedimientos establecidos.

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados institucionales.

Equipos de Oficina Equipo de comunicación Cumplimiento de plazos y requisitos en afiliaciones al SGSS.

Entorno

108

Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con su equipo de trabajo operativo, empresas usuarias, empleados en misión, Gestión de selección y entidades EPS, AFP y ARP.



Planear, coordinar, ejecutar y realizar inducción

El proceso contratación y afiliación del personal en misión al SGSS y cajas de compensación e inducción del personal en misión a la compañía.

Con el fin de asegurar la información necesaria que cumpla con los requisitos del Sistema General de Seguridad Social, cajas de compensación familiar y Sistema de Gestión de la Calidad.

AA

Registrar, ordenar y alimentar de forma permanente

Las historias laborales de los empleados en misión con la documentación requerida.

Con el fin de garantizar el cumplimiento de políticas y procedimientos internos y dar cumplimiento al SGC.

AA

Recibir, verificar y registrar

Las novedades de ingresos de los empleados en misión en el sistema DMS.

Para alimentar la base de datos de los empleados en misión que permita realizar las liquidaciones o pagos de nómina y seguridad social de acuerdo a la normatividad establecida.

AA

Ejecutar, coordinar y verificar

La entrega de carnets y/o copias de las afiliaciones a EPS, AFP y ARP.

Para garantizar el cumplimiento de los requisitos contractuales con el empleado en misión y que éste pueda acceder a los servicios a que tiene derecho.

MM

Recibir, verificar y corregir

Las inconsistencias de EPS´s, AFP´s y ARP

Para garantizar oportunidad en el cumplimiento de los compromisos legales del SGSS y evitar

AA

109

inconvenientes a los usuarios en el momento de solicitar algún servicio.


Las necesidades, inquietudes, quejas o reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misión o entidades públicas o privadas por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el proceso.

Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias, entidades públicas o privadas.

AA


Las responsabilidades del Auxiliar de operaciones 1 y las responsabilidades en que puede asistir eventualmente al Director de Operaciones para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.


B


Calidad y oportunidad en la información recibida por parte de los proveedores internos y externos para cada una de las actividades realizadas.

Cambio de políticas, normas y procedimientos de entidades financieras, EPS´s, AFP´s y ARP´s y entidades públicas y privadas.


110

Planeación y control de plazos de actividades dentro del proceso.

Mejores prácticas en el manejo y proceso de la contratación, afiliación y generación de reportes.

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Director de Operaciones Empleados en misiónAuxiliar de nómina Asesores de las EPS, ARP o AFP.Auxiliar de Operaciones 1 ClientesAuxiliar de SelecciónRecepción

Perfil del cargo

Formación básica: Técnico Auxiliar de recurso humano, secretariado Administrativo, Auxiliar de Oficina o afines al cargo.

Formación complementaria: Conocimientos en Office, Legislación Laboral, Seguridad social.

Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines a Auxiliar de recurso humano.

Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en las responsabilidades del cargo en empresas de servicios temporales.


Competencias Trabajo bajo presión Manejo de los recursos Solución de problemas Concentración


REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

111

AUXILIAR DE OPERACIONES 1



Título del cargo: Auxiliar de Operaciones 1


Reemplazo del cargo: Auxiliar de operaciones 2 / Auxiliar de nómina.

Nivel de mando: Personal a cargo: Auxiliar no tiene personal a cargo




Revisar, registrar, elaborar la documentación requerida para el proceso de contratación, afiliaciones al SGSS, afiliaciones a Caja de compensación familiar, afiliaciones al seguro de vida y realizar inducción al personal en misión y controlar el recibo, verificación y entrega de las cuotas monetarias de Comfama y pólizas de vida a los empleados en misión, registro oportuno de incapacidades, elaboración de certificados y confirmación de referencias laborales. Lo anterior con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación laboral con los empleados en misión bajo los procedimientos establecidos.


Equipos de Oficina Equipo de comunicación Cumplimiento de plazos y requisitos en afiliaciones al SGSS, caja de

compensación y seguros de vida.

112

Entorno

Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con las empresas usuarias, empleados en misión, caja de compensación familiar y aseguradora de póliza, Gestión de selección, Dirección de operaciones y Centro de Administración Documental.



Planear, coordinar, ejecutar y realizar inducción

El proceso contratación y afiliación al SGSS, cajas de compensación, pólizas de vida e inducción del personal en misión a la compañía

Asegurando la información necesaria que cumpla con los requisitos del Sistema General de Seguridad Social, cajas de compensación familiar y Sistema de Gestión de la Calidad.

AA

Registrar, ordenar y alimentar de forma permanente

Las historias laborales de los empleados en misión con la documentación requerida

Con el fin de garantizar el cumplimiento de políticas y procedimientos internos y dar cumplimiento al SGC.

AA

Recibir, registrar, verificar y corregir

Las novedades de incapacidades y préstamos en el Sistema DMS y las novedades de pólizas de vida y caja de compensación en los formatos determinados para ello

Para asegurar la información confiable y oportuna que permita procesarlas y/o liquidarlas.

AA

Recibir, registrar, Afiliaciones, Asegurar que lleguen confiable y AA

113

verificar, corregir y entregar

novedades, cuotas monetarias y carnets de la caja de compensación familiar

oportunamente a los afiliados según las políticas establecidas

Atender y buscar solución

Las necesidades, inquietudes, sugerencias, quejas y/o reclamos de empleados o empresas usuarias.


BB

Elaborar y entregar

El informe trimestral Senalde basado el la información del sistema DMS.

Consolidar la información según los rangos requeridos por el informe y cumplir con las leyes establecidas por el Ministerio de Protección Social.

AA

Recibir, analizar y dar solución o corrección

Las necesidades, inquietudes, quejas o reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misión y entidades públicas y privadas por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el procesamiento de la nómina.

Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias

MM


Las responsabilidades del Auxiliar de operaciones 2 y las responsabilidades en que puede asistir eventualmente al Director de Operaciones para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.


M


114

Calidad y oportunidad en la información recibida por parte de los proveedores internos y externos para cada una de las actividades realizadas.

Cambio de políticas, normas y procedimientos de entidades financieras, EPS´s, AFP´s, ARP´s y entidades públicas o privadas.



la contratación, afiliación y generación de reportes.

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Director de Operaciones Empleados en misiónAuxiliar de nómina Asesores de caja de compensación y

asesores de póliza de vida.Auxiliar de Operaciones 2 Asesores de las EPS, ARP, AFP

(eventualmente)Auxiliar de Selección ClientesRecepciónAuxiliar de CAD

Perfil del cargo

Formación básica: Técnico Auxiliar de recurso humano, secretariado Administrativo, Auxiliar de Oficina o afines al cargo.

Formación complementaria: Conocimientos en Office, Legislación Laboral, Seguridad social.

Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines a Auxiliar de recurso humano.

Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desarrollo de las funciones del cargo.


Competencias

115

Trabajo bajo presión Manejo de los recursos Solución de problemas Concentración



REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

116

AUXILIAR DE NOMINA




Título del cargo: Auxiliar de Nómina


Reemplazo del cargo: Director de operaciones / Auxiliares de operaciones

Nivel de mando: Auxiliar no tiene personal a cargo.




Recibir, planear, analizar, ejecutar y controlar los pagos de nómina y prestaciones sociales de los empleados en misión según los parámetros establecidos en la oferta mercantil con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación laboral con los empleados en misión y las empresas usuarias bajo las normas, políticas y los procedimientos establecidos.

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados de la organización.

Impacto en la cartera de la empresa Impacto en el presupuesto de operaciones Equipos de Oficina Equipo de comunicación Cumplimiento legal de las normas laborales en Colombia

117

Entorno

Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con las empresas usuarias, empleados en misión y personal interno del proceso de operaciones, documentación y contabilidad.



Recibir, analizar, registrar, revisar y/o corregir

Las novedades de nómina generadas por las empresas usuarias en el sistema DMS.

Con el fin de generar los respectivos cheques o listados de transferencias para que se lleven a cabo los pagos de nómina al personal en misión, de acuerdo con la legislación laboral y los plazos establecidos.

AA

Seleccionar, registrar, revisar y generar

Las novedades de retiro que arrojan el informe de pago de prestaciones sociales en el sistema DMS.

Con el fin de generar los cheques respectivos de liquidación, de acuerdo a las leyes establecidas.

AA

Procesar, revisar y generar

La facturación por periodo liquidado para las empresas usuarias en el sistema DMS.

Para garantizar el procedimiento de cobro de nómina, prestaciones sociales y porcentaje de administración a las empresas usuarias de acuerdo a la oferta mercantil y las normas establecidas.

AA

Clasificar, procesar y compartir

La información acumulada de nómina y prestaciones sociales en el sistema DMS con el proceso contable

Para garantizar la seguridad y confiabilidad de la información procesada y que permite elaborar los estados financieros de la empresa.

AA

Recibir, analizar y dar solución o

Las necesidades, inquietudes, quejas o

Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en

MM

118

corrección reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misión y entidades públicas y privadas por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el procesamiento de la nómina.

misión y empresas usuarias


Las responsabilidades del Director de Operaciones y de los Auxiliares de operaciones para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.


M


Calidad de reporte y envió oportuno de novedades por parte de empresas usuarias.Fallas en el sistema DMS que requieran soporte técnico o desarrollo del proveedor.



la nomina.

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Gestión de Operaciones Empleados en misiónGestión Administrativa y financiera Empresas usuarias

Entidades publicas y privadas (cooperativas, fondos de pensión, caja de compensación)

Perfil del cargo

Formación básica: Técnico Auxiliar Contable y tecnologías afines al área.

Formación complementaria: Legislación laboral, Seguridad social, Conocimientos de

119

Informática, indispensable conocimientos en paquete DMS.

Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos afines en empresas de mínimo 200 personas.

Puede homologarse con: Experiencia superior a 4 años en el desempeño de las responsabilidades del cargo en Empresas de Servicios Temporales.


Competencias Trabajo bajo presión Manejo de los recursos Pensamiento lógico matemático Orientación al detalle Gestión de la información


REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

120

GERENTE GENERAL



Área Funcional: Gestión Estratégica

Título del cargo: GERENTE GENERAL

Título del cargo superior inmediato: Junta Directiva

Reemplazo del cargo: Director Administrativo y Financiero / Director de Gestión

Humana

Nivel de mando: GerencialPersonal a cargo:

- Director Comercial- Director de Gestión Humana- Director de Operaciones- Director Administrativo y Financiero- Jefe de informática- Secretaria Recepcionista




Planificar, definir, dirigir y controlar la orientación estratégica y operativa del Negocio de acuerdo a los valores y la filosofía de los fundadores y propietarios, para lograr sostenibilidad, crecimiento rentable y ventajas competitivas en el largo plazo.

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la

121

contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.

EBITDA E.V.A del negocio

Entorno

Intensivo trabajo que alterna entre campo y oficina con clientes, entidades reguladoras y financieras y personal del gremio.



Identificar, planear, definir y controlar

La implementación de la estrategia del Negocio y el Plan de operaciones de acuerdo con las oportunidades del mercado, necesidades y expectativas de clientes y proveedores, considerando el entorno País –Región.

Con el fin de desplegar dicha estrategia a toda la organización y alinear metas conjuntas para el logro de los resultados esperados.

A

Analizar, aprobar, y controlar

El presupuesto total de la compañía mensual/anualmente.

Con el fin de garantizar la disponibilidad de recursos físicos, económicos, de formación y humanos necesarios para llevar a cabo la gestión de los procesos internos de forma eficaz, oportuna y confiable para los clientes.

AA

Analizar, verificar, aprobar

El resultados de los informes de gestión

Para la toma de decisiones y planes de acción a desarrollar que

AA

122

y controlar de los procesos mensualmente con el comité Directivo

garanticen la eficacia de la gestión medida en los indicadores de gestión.

Actuar como Representante Legal de la Compañía

Frente a las entidades comerciales, financieras…..?

Asegurar el cumplimiento de los compromisos legales y reglamentarios del negocio.

AA

Aprobar, revisar y presentar

Los Estados Financieros y de Gestión de la Compañía y los requerimientos de inversiones para la Organización de acuerdo con los Estatutos y modelos establecidos.

Para asegurar el correcto uso, manejo, funcionamiento y administración de los recursos de gestión de la empresa.

AA

Coordinar, verificar y controlar

Los planes de acción anualmente de cada proceso.

Asegurar el cumplimiento y ejecución del Sistema de Gestión de la Calidad en la Empresa.

MM


Condiciones macroeconómicasDefinición oportuna del plan estratégico de la Cadena de Valor por parte de la Junta Directiva

Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas:Condiciones macroeconómicas Definición oportuna del plan estratégico de la

Cadena de Valor por parte de la Junta DirectivaRelaciones esperadas:Internas: Externas:Directores Entidades FinancierasTodo el personal interno Proveedores

ClientesRevisoría Fiscal Junta DirectivaClientes potenciales

Perfil del cargo

Formación básica: Administrador de Negocios, Ingeniero Industrial / Administrativo,

123

Contador

Formación complementaria: Especialización y/o Formación gerencial, Sistemas de información/ Inglés, ISO 9000 versión 2000 actualizada.

Experiencia previa: 5 años en cargos similares


Competencias Pensamiento estratégico Liderazgo Orientación ética Habilidades comunicativa Toma de decisiones Dominio de personal



REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

124

JEFE DE INFORMÁTICA



Área Funcional: Administrativa general - gerencia

Título del cargo: Jefe de informática


Reemplazo del cargo: Contratado temporalmente.

Nivel de mando: Personal a cargo: Profesional no tiene personal a cargo




Diseñar, recomendar, desarrollar, adquirir, implementar, verificar y controlar los sistemas de información, los servicios de informática y los recursos o proveedores de TICS que mejor soporte los procesos de negocios de la empresa y la gestión individual de los usuarios de Informática de acuerdo con los procedimientos internos establecidos con el fin de garantizar la disponibilidad, la seguridad y la confiabilidad permanente de la plataforma de tecnología informática (equipos, aplicaciones, comunicaciones y servicios) y facilitar la labor de los usuarios y crear los planes de contingencia requeridos.

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados de la organización.

Equipos de Oficina Equipo de comunicación

125

Información confidencial contenida en el sistema

Entorno

Intensivo trabajo de oficina con los usuarios internos de toda la empresa, con proveedores y con clientes.



Investigar, evaluar, proponer, seleccionar, adquirir y ejecutar

El diseño, montaje, programación, pruebas e instalación de los proyectos de sistematización o recursos de tecnología informática y de comunicaciones en las diferentes oficinas de la empresa.

Con el fin de satisfacer las necesidades de la empresa de acuerdo a las acciones preventivas, correctivas o de mejora, en el marco de las políticas, procedimientos y normas establecidas.

A A

Investigar, documentar y controlar.

Los sistemas de información, los servicios de informática y los recursos o proveedores de TICS utilizados en la empresa

Para proveer el mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos que garanticen la disponibilidad de los recursos a todo el personal.

A

Recibir, analizar, contratar y dar solución

Los requerimientos y necesidades de desarrollo de origen informático.

Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los usuarios, evaluando el impacto que pueda tener en los otros procesos internos e implementar las acciones preventivas, correctivas o

AA

126

de mejora.Coordinar y ejecutar

El plan de mantenimiento preventivo y correctivo de cada uno de los equipos de cómputo en cada sede.

Para garantizar el normal funcionamiento de la plataforma tecnológica de los usuarios de acuerdo a las buenas prácticas o recomendaciones de los proveedores y al procedimiento establecido.

M

Registrar y actualizar

El inventario de recursos TICS y sistemas de información por sede

Con el fin de garantizar la disponibilidad de recursos, detectar la necesidad de los mismos y proveer de los mismos de acuerdo a la viabilidad del presupuesto.

M


La información que permite obtener los indicadores de gestión de los procesos a su cargo de acuerdo con los plazos y parámetros establecidos en el Manual de Calidad.


A

Conocer y prepararse

Detalladamente las responsabilidades del Director de Operaciones

Para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina que sean de naturaleza técnica en el manejo de informática.

B


Variable externa respecto al presupuesto de la compañía y a los proveedores de servicios, incumplimiento por parte de los clientes al pacto de especificaciones.

Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Búsqueda, cotización y adquisición

de equipos informáticos de acuerdo con los parámetros establecidos.

Implementación de programas y aplicativos.

Solución de problemas del área o externos.

Mejoras y aplicaciones en cada proceso según las solicitudes del cliente interno o externo

Mejoras en los recursos de tecnología. Mejora del proceso informático y de los

demás procesos de la organización que conlleven a acciones de formación y capacitación.

127

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Todo el personal Proveedores de servicios y equipos

Clientes

Perfil del cargo

Formación básica: Tecnólogo o ingeniero de sistemas.

Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, metodologías de administración de recursos en tecnológicos, preferible conocimientos en paquete DMS y básicos del liquidación de nómina. Conocimiento en redes Windows y Linux, comunicaciones y bases de datos SQL Server.Herramientas de usuario final.

Experiencia previa: Mínimo 1 año en cargos afines y en empresas temporales preferiblemente.



Competencias Pensamiento estratégico Liderazgo Orientación ética Habilidades comunicativa Toma de decisiones Dominio de personal Análisis de datos e información


REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

128

129

SECRETARIA RECEPCIONISTA



Área Funcional: Gestión Estratégica

Título del cargo: Secretaria Recepcionista

Título del cargo superior inmediato: Gerencia

Reemplazo del cargo: Auxiliares de selección, operaciones, comercial, de Servicios Generales o Reemplazo temporal.

Nivel de mando: Auxiliar, No tiene personal a cargo.




Ejecutar las actividades de recepción y archivo de documentos, llamadas entrantes y salientes, asegurando que sean recibidas por los usuarios internos y externos. Mantener actualizada la base de datos y/o directorio de la empresa, de acuerdo con los procedimientos, plazos y normas generales establecidas.


Equipo de comunicación Equipo de computo Fax Equipos de oficina

130

Entorno

Intenso trabajo de oficina con el público en general y el personal de toda la empresa.



Recibir, canalizar y/o registrar, atender, anunciar y orientar

Las llamadas entrantes al conmutador y las personas visitantes a la empresa (clientes, candidatos, empleados en misión, proveedores, entre otros)

Asegurar que sea atendido por el personal interno competente y obtenga respuesta a sus requerimientos o necesidades de acuerdo con las normas y parámetros establecidos.

AA

Realizar, direccionar y actualizar

Las llamadas que le soliciten sus jefes mediatos o inmediatos y el directorio telefónico general de la empresa.

Asegurar que la información solicitada sea correcta, clara y oportuna y que facilite la rápida gestión de los procesos internos.

AA

Recibir, enviar, elaborar, entregar, registrar y canalizar internamente

Los faxes y la correspondencia de la empresa

Garantizar oportunidad y confidencialidad, dando cumplimiento al procedimiento, plazos y normas establecidas internamente.

AA

Recibir, registrar, clasificar por EPS, enviar a cobro y controlar

Las incapacidades del personal en misión y personal de planta

Para dar trámite y facilitar la operación de cobro de incapacidades de acuerdo a los requisitos de cada EPS en los plazos y frecuencias establecidas internamente en el proceso de

AA

131

operaciones.Recibir, registrar, codificar, proteger, archivar, entre otras

Hojas de vida, cheques, carpetas, formatos, facturas u otra información que se requiera, como asistencia y apoyo a los procesos internos de la organización en tareas puntuales que se requieran y no afecten la atención al público

Con el fin de facilitar el flujo de actividades operativas y optimizar de manera funcional los procesos internos siguiendo los procedimientos, normas y políticas establecidas internamente.

MM


La disponibilidad de equipos La disponibilidad de información La definición de prioridades en la asignación de las tareas.


Implementación de mejores prácticas secretariales y de archivo

Utilización de equipos de conmutador y comunicaciones

Relaciones esperadas:Internas: Externas:Todas las áreas y empleados Empleados en misión

ClientesCandidatos y público en general

Perfil del cargo

Formación básica: BachillerDeseable: Técnico en Secretariado, Recepcionista o afines al cargo.

Formación complementaria: Atención al cliente y sistemas básicos.

Experiencia previa: Mínimo un año en recepción o afines a atención al cliente.

132

Puede homologarse con: Experiencia superior a 2 años en el desempeño de las responsabilidades del cargo en empresas de alto flujo de llamadas.


Competencias Trabajo bajo presión Manejo de los recursos Pensamiento lógico matemático Orientación al detalle Gestión de la información


REVISÓ APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

133

Definición de Perfiles

Definimos los perfiles como se muestra a continuación; es de anotar que ésta definición de perfiles no es permanente pues deberá estar constantemente en mejoramiento, para proporcionar así una herramienta valida y eficaz para tener en cuenta en la contratación del personal.

Los pasos a seguir son:i. Se define el cargo para el que se requerirá personalii. Se definen un manual de responsabilidades que debe

cumplir la persona que tenga dicho cargoiii. De acuerdo a un modelo de competencias se define cuales

competencias son las que deben tener una persona para desempeñar el cargo.

iv. Se define el perfil del empleado

134

DIAGNOSTICO

En Xxx-xxxx-xxxx S.A, encontramos que la mayoría de los empleados realizaban varios puestos de trabajo; por ello desligamos muchas áreas que aunque pueden tener interrelación entre ellas y están fusionadas debido a la naturaleza del negocio, no es conveniente que un solo individuo las realice. Considerando además que la multiplicidad de tareas puede acarrear baja motivación y retrasos en los procesos realizados decidimos ubicar cada puesto de trabajo acorde con áreas generales; es decir: Departamento Administrativo y Financiero, es un departamento que debe estar desligado en Departamento Administrativo y Departamento Financiero pues es posible que se generen malos tratos por parte de empleados inescrupulosos que acarreen una crisis dentro de la organización, pues toda la información financiera estaría contenida en unos pocos.

Se evidencia que la responsabilidad del proceso de Selección, aunque liderado por el director de Gestión Humana, se delega a dos cargos diferentes: coordinador de desarrollo y coordinador de bienestar laboral; tras el análisis de estos cargos se determina que la función no debe corresponder a estos puestos, sino que debe ser coordinada por una sola persona (con la debida dirección del jefe inmediato), por tal razón se asigna un nuevo cargo al departamento: Coordinador de selección. El nivel de mando de la persona encargada de la dirección de Gestión humana es de cuatro niveles: Coordinador de desarrollo, Coordinador de bienestar laboral, Coordinador de salud ocupacional y auxiliar de selección. Se recomienda que el auxiliar de selección esté bajo el mando del coordinador de selección.

135

CONCLUSIONES

Este proyecto es una aproximación práctica y teórica de los cambios que deben introducirse en una empresa para implementar un Sistema de Gestión de la Calidad normatizado y definido a través de la ISO 9000 versión 2008.

La comunicación con la empresa para efectos de información fue la esperada, pues se puso a disposición todo lo requerido para avanzar con mayor rapidez y agilidad en el proceso de levantamiento de los cargos y perfiles; dado que la gerencia conocía la importancia en la documentación y posterior aplicación del manual anteriormente señalado.

136

BIBLIOGRAFÍA

HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de los Procesos de la Empresa. Mc Graw Hill Interamericana S.A. Bogotá. 1999

Norma Técnica Colombiana. ISO 9000:2008

LOPEZ CARRIZOSA, Francisco José. ISO 9000 y la planificación de la calidad. Bogotá DC: ICONTEC, 2004. P. 31.

PEREZ, José Antonio. GESTIÓN POR PROCESOS. Madrid: ESIC EDITORIAL, 1996. P. 30-31

IBÍD. P. 28.

CHIAVENATO, Idalberto. Administración de recursos humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pág.: 143

www.monografias.com/trabajos22/gestion-calidad-iso/gestion-calidad-iso.shtml

http://www.monografias.com/trabajos17/auditoria/auditoria.shtml

http://www.monografias.com/trabajos22/gestion-calidad-iso/gestion-calidad- iso.shtml

ALLES, Martha Alicia. Gestión por Competencias.

ANSORENA CAO, Álvaro. 15 Pasos para la Contratación de Personal

137



http://www.monografias.com/trabajos17/auditoria/auditoria.shtml

ANEXOS

ANEXO 1: CUESTIONARIO

NOMBRE_______________________APELLIDOS______________________EDAD_____________TELEFONO_______________FECHA______________TITULO OBTENIDO_______________________________________________CARGO____________________________________CODIGO_____________UBICACIONDELCARGO___________________________________________DEPARTAMENTO________________________________________________QUE FUNCIONES TIENE EL CARGO___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

¿Tiene relación directa con gerentes de otras áreas de trabajo? SI__ NO__Con que áreas:_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

A quien le reporta: _______________________________________________Además de las funciones de su cargo realiza otras tareas. Si____ No ____Cuales: ________________________________________________________

138

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Con que frecuencia reúne a su personal para planear los objetivos, estrategias, etc., del departamento y como las lleva a cabo.__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Cree usted que los recursos otorgados en su departamento son los adecuados y necesarios para ejercer una labor eficiente y eficaz?a. SI b. NO

¿Su área de trabajo cuenta con algún documento o formato que contenga los objetivos cuantificados mediante metas establecidas en ciertos periodos de tiempo?a. SI b. NO

Cuando se presenta algún inconveniente en su departamento. ¿La solución del mismo es rápida?a. SI b. NO

¿En su área existe algún mecanismo de evaluación que permita trabajar sobre las debilidades de sus integrantes o el buen desempeño de los mismos?a. SI b. NO

¿Cuenta con planes de contingencia cuando algo inesperado ocurre el su departamento?a. SI b. NO

139

Documents

Manual de Cargos y Funciones