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configuracion de un tms
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MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA
CONTENIDO
1 INTRODUCCIÓN..................................................................................................................................2
2 BIENVENIDA.........................................................................................................................................2
3 REGISTRO DE NUEVOS EQUIPOS..................................................................................................4
4 REGISTRO DE USUARIOS.................................................................................................................6
4.1 GRUPOS.............................................................................................................................................6
4.2 USUARIOS..........................................................................................................................................8
5 PROGRAMACIÓN DE VIDEOCONFERENCIAS.........................................................................11
5.1 TANDBERG SCHEDULER....................................................................................................................11
5.2 BOOKING.........................................................................................................................................15
6 CANCELACIÓN DE VIDEOCONFERENCIAS.............................................................................19
6.1 TANDBERG SCHEDULER....................................................................................................................19
6.2 BOOKING.........................................................................................................................................20
7 configuraciones generales del TMS.......................................................................................................21
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1 INTRODUCCIÓN
El Tandberg Management Suite (TMS) es un portal desarrollado para centralizar la administración y
monitoreo de una red de videoconferencia. Para Telmex se ha implementado con el objetivo de colaborar y
facilitar el servicio de videoconferencia administrada.
2 BIENVENIDA
Al abrir el portal del TMS se observa la pantalla de bienvenida (Figura 1) en donde se encuentran
estadísticas como el número de sistemas registrados y de conferencias pendientes, activas y finalizadas en
el respectivo día. También se puede observar y acceder directamente a revisar los tickets que reporta TMS.
Figura 1
Al dirigirse al menú Portal – Sitemap (Figura 2), se observa todos los posibles menús del TMS al que se
tiene acceso, y se puede acceder directamente a ellos desde esta ventana.
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Figura 2
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3 REGISTRO DE NUEVOS EQUIPOS
En el menú Systems – Navigator se abre la ventana de la Figura 3. Allí es donde se registran los nuevos
equipos. Existe una carpeta general llamada Videoconferencia Administrada, en donde están registrados los
equipos como la MCU, gatekeper y gateway; además existen unas subcarpetas, cada una con el nombre del
respectivo cliente.
Figura 3
Al entrar a cada una de las subcarpetas se puede observar los equipos de ese cliente que están registrados en
el TMS como en la Figura 4.
En caso de ser necesario registrar un nuevo cliente y sus equipos, se debe seguir el siguiente procedimiento:
En la carpeta Videoconferencia Administrada es necesario agregar una nueva subcarpeta haciendo clic en el
botón de New Fólder que se puede observar en la Figura 3. A esa nueva subcarpeta se le dará el nombre del
cliente nuevo.
Una vez se ha creado la nueva subcarpeta es necesario registrar los equipos, para ello se accede a esta
carpeta y se hace clic en el botón de Add Systems que se puede observar en la Figura 4. Cuando despliega la
ventana que se puede observar en la Figura 5, se agregan los equipos por su dirección IP individualmente o
por rangos de direcciones, así por ejemplo al introducir 10.12.0.100, 10.12.0.1-10.12.0.10, 10.12.0.254 el
TMS agregará los equipos con dirección IP 10.12.0.100, 10.12.0.254 y los equipos que encuentre en el
intervalo de direcciones entre 10.12.0.1 y 10.12.0.10
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Figura 4
Figura 5
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4 REGISTRO DE USUARIOS
4.1 Grupos
En el TMS la asignación de permisos y niveles de acceso se da a los grupos, de esta forma varios usuarios
pueden pertenecer al mismo grupo y un usuario pertenecer a varios grupos. Los grupos se crean en el menú
Administration Tools – User Administration – Groups, haciendo clic en la parte inferior izquierda en New.
Figura 6
Al crear un nuevo grupo tan solo es necesario asignarle un nombre al grupo y una breve descripción del
grupo, como se observa en la Figura 7.
Figura 7
Una vez creado el grupo se asigna los permisos haciendo clic en el link Set Permissions en frente al grupo
creado en la ventana de la Figura 6, allí se desplegará la ventana de la Figura 8.
Los campos que se eligen con todos los clientes son:
Sitemap: Read
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List Conferences – Mine: Read, Update.
Misc: Booking, Tandberg Scheduler, Advance Settings, Approve Meeting,
Book on behalf of, New Conference Page, Free Busy Page.
Figura 8
Hasta este punto solo se ha configurado los permisos que tendrán los miembros de este grupo, pero no se ha
configurado sobre que equipos tendrán esos permisos, para ello es necesario entrar al menú Systems –
Navigator. En este menú se observan todas las carpetas donde están registrados los equipos de los clientes
como se describió en el título 4 registro de nuevos equipos.
Se hace clic sobre la carpeta del cliente y una vez allí se elige la opción que se observa en la parte superior
derecha: Folder Permissions, como en la Figura 9.
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Figura 9
Una vez se abre la ventana de Folder Permissions, como la que se observa en la Figura 10, se muestra los
permisos que cada grupo de usuarios tiene sobre los equipos pertenecientes a la respectiva carpeta
examinada. En esta ventana se marca las siguientes casillas:
Grupo de usuarios que se desea tenga control sobre esta carpeta: Read.
VideoUnit Administrator: Read, Edit, Set Permissions.
Así por ejemplo, si el grupo de usuarios Sodimac solo va a tener acceso y control sobre la carpeta de
equipos de Sodimac, entonces en el Folder Permissions de esta carpeta solo se marca la casilla Read en
frente del grupo Sodimac, además de las casillas de Video Unit Administrador.
Figura 10
4.2 Usuarios
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Los usuarios del TMS se crean inicialmente en el Windows 2003 server. En la carpeta de usuarios del
servidor se agrega un nuevo usuario como en la Figura 11. Al crear el usuario se elige las opciones de User
cannot change password y Password never expires. Tan pronto el usuario acceda por primera vez al TMS
este se creara automáticamente en la aplicación.
Los usuarios creados deben seguir la siguiente convención de nombres:
Usuario: XXX.y zzzzz
Donde XXX corresponde al código del cliente en mayúscula
y corresponde a la inicial del primer nombre en minúscula
zzzzz corresponde al primer apellido en minúscula
Figura 11
En el menú Administrative Tools – User Administration – Users de la Figura 12 se observa todos los
usuarios del TMS. Al hacer clic sobre uno de estos usuarios se observa la ventana de la Figura 13, donde se
ingresan los datos de contacto. Los campos que se deben llenar obligatoriamente son: First Name, Last
Name, Email Address y Office Phone Number.
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Ingresar correctamente la dirección de correo electrónico es muy importante porque a este correo es que se
enviará la notificación de las reservas y cancelaciones de las videoconferencias de este usuario. El formato
con que se debe ingresar el número telefónico es: Código de área del país(código de área local)número
telefónico. Así por ejemplo: 57(1)6069606.
Por último se elige los grupos a los que el usuario pertenece, así en la zona inferior de la ventana de la
Figura 13, en la casilla de Selected Groups solo se incluyen los grupos Users y el grupo del cliente que se
está configurando. Es importante incluir Users siempre en los grupos seleccionados para cada usuario. Los
usuarios operadores de Telmex pertenecerán a grupos con permisos de administrador de tal forma que
pueden acceder y gestionar todos los equipos y carpetas de los clientes.
Figura 12
Figura 13
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5 PROGRAMACIÓN DE VIDEOCONFERENCIAS
Para programar videoconferencias existen dos alternativas: Usar el Tandberg Scheduler o por el menú de
Booking – New Conference.
En el primer caso la programación es muy guiada por el programa, en el segundo caso la programación es
menos guiada, pero se tiene más control de todos los parámetros de configuración.
5.1 Tandberg Scheduler
Para acceder al Tandberg Scheduler es necesario hacer clic en el símbolo de reloj ubicado en la parte
superior derecha del TMS, para que después se abrá una ventana como la que se observa en la Figura 14.
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Figura 14
Para programar la videoconferencia con el Tandberg Scheduler se siguen cuatro pasos sencillos empezando
por hacer clic en Inicio. La primera opción que se muestra es la de reservar las salas que se interconectarán
en la videoconferencia como en la Figura 15. En el caso donde se va a recibir o hacer una llamada externa,
ya sea telefónica o de videoconferencia se elige la opción de Agregar participantes externos.
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Figura 15
Al agregar participantes externos se debe elegir entre la opción Marcación y Marcación de entrada que se
observa en la parte superior de la Figura 16. En el primer caso la llamada se hará desde la red de Telmex
hacia el equipo del cliente, en el segundo caso la videoconferencia reserva un puerto para recibir la llamada
externa entrante.
Las llamadas externas siempre serán IP debido a que la solución de Telmex hace uso de un gateway Cisco
para la conexión con equipos por líneas telefónicas ISDN. En caso de hacer una llamada de
videoconferencia se elige la opción Video a través de IP y se marca el número telefónico antecedido por el
8, como en el ejemplo de la Figura 16, donde la llamada es al número 6000405. En el caso de ser una
llamada telefónica, al número marcado se le antepone el 7 y se elige la opción de IP de teléfono.
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Figura 16
Una vez elegidas las salas participantes de la videoconferencia el siguiente paso es elegir la fecha y la
duración de la misma. Esto se hace en la siguiente ventana que se muestra en la Figura 17, donde se puede
observar la disponibilidad de los equipos; en azul se muestra las horas en que cada equipos está reservado
el respectivo día elegido. Los horarios en blanco indican disponibilidad de los equipos.
Figura 17
El siguiente paso en la reserva de la videoconferencia muestra la confirmación de la videoconferencia
programada, como en la Figura 18.
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Figura 18
El título de la reunión se puede cambiar por el que se desee, se debe tener en cuenta que con ese título se
puede distinguir la reunión al monitorear en el Conference Control Center del TMS, además ese título es el
que se enviará en el asunto del correo electrónico de confirmación de la videoconferencia.
Al hacer clic en Opciones avanzadas se observa la ventana de la Figura 19. En el ítem Vista se puede elegir
uno de los tres íconos, donde el primero indica que la distribución en pantalla será de activación por voz, el
segundo usa distribución de presencia continua ideal para cuando la videoconferencia tiene máximo cuatro
participantes, y el tercero usa presencia continua ideal para reuniones con cinco o más participantes.
Figura 19
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Al finalizar la reserva de la videoconferencia el Tandberg Scheduler despliega una ventana como la de la
Figura 20 confirmando la programación de la misma.
Figura 20
Es importante recordar que en caso de usar el Tandberg Scheduler para la programación de las
videoconferencias, la videoconferencia se configurará con la plantilla predeterminada que se describe en
configuraciones generales del TMS en la Figura 30.
5.2 Booking
En caso de programar la videoconferencia usando el menú Booking – New Conference se tiene la opción de
cambiar algunos parámetros de la plantilla predeterminada según las necesidades de la conferencia. La
ventana que se observa en la Figura 21 corresponde a este menú.
Al igual que en el Tandberg Scheduler aquí se puede elegir la fecha y hora de la videoconferencia, el título
de la misma y el tipo de distribución en pantalla (Activación por voz VS, presencia continua CP o
Enhanced CP).
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Figura 21
Al hacer clic en Add Participants se despliega la ventana observada en la Figura 22, donde se eligen las
salas participantes de la videoconferencia. De igual forma que se describió en el Tandberg Scheduler, en
caso de hacerse una llamada a un equipo externo se elige la opción External que se observa en la parte
superior de la ventana.
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Figura 22
Una vez se elige la opción External para agregar participantes no registrados en el TMS se puede observar
la ventana de la Figura 23, donde se escogerán los siguientes parámetros según lo requiera la conferencia
deseada:
Direction: En caso de hacer la llamada desde la red de Telmex se elegirá Dial Out, en el caso
contrario donde la llamada la hará el cliente se elige Dial In.
Protocol: siempre se usará IP/H323
Type: Se elige Video en caso de establecer una llamada de videoconferencia, o se elige Audio en
el caso en que el participante solamente se va a comunicar telefónicamente.
Figura 23
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Al igual que se describió en el manejo del Tandberg Scheduler la forma de marcación para participantes
externos depende de el tipo de llamada, es decir, si es llamada de videoconferencia o solo llamada
telefónica. Para llamar un equipo que se conectará vía ISDN se antepone el dígito 8 al número que se va a
llamar como en la Figura 23. Si la llamada solamente es telefónica el número que se antepone es el 7.
En el caso de las videoconferencias donde no se permite al cliente el uso de la facilidad para envío de
presentaciones, o donde la videoconferencia no usará el protocolo de video H.264, es necesario (después de
elegir los participantes de la reunión) hacer clic primero en el link que dice Connection Settings y después
en el que aparece y dice MCU Settings como en la Figura 24.
Si la facilidad que se pretende deshabilitar es la colaboración de datos, entonces en el campo Dual Video
Stream se elige la opción Off.
Si lo que se pretende deshabilitar es el uso del protocolo de video H.264, entonces en el campo Legacy
Level se elige una opción entre 1 y 7.
Figura 24
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6 CANCELACIÓN DE VIDEOCONFERENCIAS
De igual forma que en la programación de las videoconferencias, la cancelación de las mismas se puede
hacer usando el Tandberg Scheduler o directamente en la herramienta del TMS.
6.1 Tandberg Scheduler
Para eliminar una videoconferencia desde el Tandberg Scheduler es necesario entrar al menú de la parte
superior que dice Mis Reuniones, allí se listará todas las videoconferencias que tiene programadas el
respectivo usuario. En el recuadro que se encuentra a la izquierda de cada videoconferencia se elige las
videoconferencias que se quieran eliminar y se hace clic en Eliminar como se muestra en la Figura 25.
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Figura 25
Es importante tener en cuenta que en el Tandberg Scheduler solo se listan las videoconferencias del usuario
que está registrado haciendo uso de la aplicación, en caso de querer ver todas las videoconferencias es
necesario registrarse con un usuario con permisos de administrador y hacer uso de la herramienta del TMS
que se describe a continuación.
6.2 Booking
Para cancelar videoconferencias haciendo uso de la herramienta TMS es necesario ir al menú Booking –
List Conferences, allí inicialmente se observa solo las videoconferencias programadas por el usuario que
está haciendo uso de la aplicación, sin embargo si se tiene permisos de administrador se puede elegir All
Users y hacer clic en Search y se mostraran todas las videoconferencias programadas en el TMS por
cualquier usuario, como se observa en la Figura 26.
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Figura 26
Las conferencias que se deseen cancelar se señalan en el recuadro blanco que tienen al lado izquierdo y
luego se hace clic en Delete, como en la Figura 26.
7 CONFIGURACIONES GENERALES DEL TMS
A continuación se describe los parámetros de configuración del TMS que se pueden llegar a cambiar en
algún momento según se considere necesario, los que no se describen se recomienda no alterarlos.
En el menú Administrative Tools – Configuration – General (Figura 27) es importante no cambiar ninguno
de los campos como TMS Release Key, Default Time Zone, Default ISDN Zone y Default IP Zone porque
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esto afectaría el funcionamiento del TMS, ya que son las zonas donde están registrados por defecto los
equipos que se registran en el TMS.
En el campo System Contact Mail Address es necesario colocar la dirección de correo electrónico de
contacto del TMS.
Figura 27
En el menú Administrative Tools – Configuration – Network (Figura 28) en el campo E-mail Addresses to
Receive System and Network Notifications es necesario introducir la dirección de correo electrónico al que
el TMS reportará las fallas que pueda encontrar. Esa dirección de correo electrónico es definida por Telmex
Colombia.
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Figura 28
En el menú Administrative Tools – Configuration – Mail (Figura 29) se configuran los parámetros para que
el TMS envíe los correos electrónicos de eventos. Así por ejemplo, el correo que se enviará informando de
la reserva de una videoconferencia se recibirá como si el remitente fuese la dirección
Los otros parámetros como SMTP Server son asignados por Telmex Colombia y actualmente son:
SMTP Server: 200.26.137.72
SMTP Server Authentication Username (if needed): [email protected]
Figura 29
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Figura 30
En el menú Administrative Tools – Configuration – Conference Settings (Figura 30) se configuran los
parámetros con los que el TMS configurará las videoconferencias por defecto. Los parámetros aquí
configurados son:
Connection Attempts for Scheduled Calls: 20
Indica que el TMS hará hasta 20 intentos de llamar a los participantes en caso que no sea posible establecer
la conexión a la hora indicada.
Connection Timeout for Scheduled Calls (in seconds): 60
Indica el tiempo en segundos que pasará entre cada uno de los intentos de reconexión.
Default Conference Title: Videoconferencia Administrada %DATE% %TIME%
Indica el título que por defecto se le dará a las videoconferencias informando la fecha y la hora para la que
fue programada, sin embargo ese título se puede cambiar al programar las videoconferencias. El correo
electrónico que se envía confirmando la programación de la videoconferencia lleva por asunto ese título de
la videoconferencia.
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Contact information to extend meetings: Por favor llame al administrador de la videoconferencia
Es el mensaje que se despliega en la pantalla de los equipo Tandberg cuando se da la opción de extender el
tiempo límite de la videoconferencia. Este mensaje se muestra 5 y 1 minutos antes del final de la reunión.
Default Scheduled Call Duration (in minutes): 60
Es el tiempo en minutos que por defecto tendrán las videoconferencias en la plantilla de programación. Se
puede cambiar al momento de programar la videoconferencia.
Max Number of Days In Future Allowed to Schedule Conferences: 30
El máximo número de días que se permite programar una videoconferencia en el futuro.
External MCU Usage in Routing: Always
Siempre se hará uso de la MCU para hacer la conexión de las llamadas, así la videoconferencia sea solo
entre dos sedes.
Default Bandwidth: 6b/384 kbps
La tasa de transmisión que por defecto se usará para las videoconferencias.
Default Picture Mode: Continuous Presence
Es la distribución en pantalla que se usará por defecto en la plantilla de programación de las
videoconferencias. De igual forma se puede cambiar al momento de programar la videoconferencia.
Display option to extend meeting default value: Yes
Permite desplegar en la pantalla del presidente de la videoconferencia la opción de extender por 15 minutos
la finalización de la videoconferencia. Funciona con endpoints Tandberg.
Default language: Spanish
Es el lenguaje que por defecto se usará en el Tandberg Scheduler para los usuarios nuevos.
Default reservation type for scheduled calls: Automatic Connect
Configura por defecto la opción que permite que la MCU haga la llamada automáticamente a los terminales
de videoconferencia a la hora indicada de la videoconferencia.
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Show Message X minutes before end: 10
Despliega el mensaje de finalización de la videoconferencia 10 minutos antes del final de la misma.
Show in-video warnings about conference ending: Yes
Despliega en la pantalla de los participantes de la videoconferencia mensajes indicando el final de la
misma.
