MANUAL DE CONTABILIDAD - … · 1.2.10 El Ciclo Contable ... contable, tal como fecha del depósito, monto, ... en una sociedad anónima

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Trabajo Comunal Universitario

“MODERNIZACIÓN EN EL SISTEMA

ADUANERO NACIONAL Y SU

VINCULACIÓN CON LA SOCIEDAD

CIVIL”

MANUAL DE CONTABILIDAD (PARA PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS EN COSTA RICA)

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Índice

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1. CAPÍTULO I - CONTABILIDAD ..................................................................................................................................................... 4 1.1 CONCEPTOS GENERALES ......................................................................................................................................................... 5 1.1.1. ¿Para qué sirve la Contabilidad? ......................................................................................................................................... 5 1.1.2 ¿Por qué es importante tener un control contable en mi empresa? ................................................................................ 5 1.1.3 Definiciones y Conceptos Generales ................................................................................................................................... 6 1.2. TÉCNICAS DE CONTABILIDAD ............................................................................................................................................... 10 1.2.1 Hipótesis Fundamentales de la Contabilidad .................................................................................................................... 10 1.2.2 El Catálogo de Cuentas ....................................................................................................................................................... 10 1.2.3 Registro de Activos ............................................................................................................................................................. 15 1.2.4 Registro de Pasivos ............................................................................................................................................................. 22 1.2.5 Registro en Cuentas de Patrimonio (Cuentas de Capital) ................................................................................................ 26 1.2.6 Registro en Cuentas de Ingresos y Ganancias................................................................................................................... 28 1.2.7 Registro en Cuentas de Gastos y Pérdidas ........................................................................................................................ 31 1.2.8 Registros de Diario .............................................................................................................................................................. 36 1.2.9 Registros de Mayor (Mayorización) ................................................................................................................................... 38 1.2.10 El Ciclo Contable ............................................................................................................................................................... 40 1.3 ARCHIVO DE DOCUMENTOS COMERCIALES ........................................................................................................................ 42 1.3.1 Archivo de Facturas de Venta. ........................................................................................................................................... 42 1.3.2 Archivo de Facturas de Compra. ........................................................................................................................................ 43 1.3.3 Archivo de Recibos de Dinero, Depósitos y Transferencias Bancarias Recibidas. .......................................................... 43 1.3.4 Archivo de Cheques de Pago, Depósitos y Transferencias Bancarias Realizadas. .......................................................... 44 1.4 registro DE DOCUMENTOS COMERCIALES ........................................................................................................................... 46 1.4.1 ¿Dónde registrar los documentos comerciales? .............................................................................................................. 46 1.4.2 ¿Cuando registrar los documentos comerciales? ............................................................................................................. 47 1.4.3 Registro de Facturas de Ventas .......................................................................................................................................... 48 1.4.4 Registro de Facturas de Compras ...................................................................................................................................... 49 1.4.5 Registro de Recibos de Dinero, Depósitos y Transferencias Bancarias Recibidas.......................................................... 51 1.4.6 Registro de Cheques de Pago, Depósitos y Transferencias Bancarias Realizadas.......................................................... 52 1.5 OTROS REGISTROS CONTABLES ............................................................................................................................................ 53 1.5.1 Registros Directos en el Diario General ............................................................................................................................. 53 1.5.2 Asientos de Ajuste .............................................................................................................................................................. 54 1.5.3 Asientos de Cierre ............................................................................................................................................................... 60 1.5.4. Caso Práctico ...................................................................................................................................................................... 64 1.6 ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS .......................................................................................................................... 72 1.6.1 Elaboración del Balance de Comprobación ...................................................................................................................... 73 1.6.2 Elaboración del Estado de Resultados ............................................................................................................................... 74 1.6.3 Elaboración del Estado de Cambios en el Patrimonio ...................................................................................................... 76 1.6.4 Elaboración del Balance General ....................................................................................................................................... 77 1.6.5 Elaboración del Estado de Flujos de Efectivo .................................................................................................................... 80 1.6.6 Elaboración de las Notas a los Estados Financieros ......................................................................................................... 82 1.7 ELABORACIÓN DE OTROS INFORMES FINANCIEROS ........................................................................................................... 83 1.7.1 Elaboración de Informes de Ventas ................................................................................................................................... 83 1.7.2 Elaboración de Informes de Costos ................................................................................................................................... 83 1.7.3 Elaboración de Flujos de Caja ............................................................................................................................................ 84 1.8 Interpretación y Análisis de Los Estados Financieros y Otros Informes ............................................................................. 95 1.8.1 Análisis Vertical ................................................................................................................................................................... 95 1.8.2 Análisis Horizontal............................................................................................................................................................... 95 1.8.3 Interpretación y Análisis del Estado de Resultados .......................................................................................................... 96 1.8.4 Interpretación y Análisis del Estado de Cambios en el Patrimonio ................................................................................. 98 1.8.5 Interpretación y Análisis del Balance General .................................................................................................................. 99 1.8.6 Cálculo e Interpretación de Razones Financieras ........................................................................................................... 101

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2. CAPÍTULO II - CONTROL Y MANEJO TRIBUTARIO ................................................................................................... 111 2.1 Preparación de Información Financiera para efectos Tributarios .................................................................................... 112 2.1.1 Reporte de Ventas y Compras Mensuales ...................................................................................................................... 112 2.1.2 Reporte de Ventas y Compras por Cliente y Proveedor, respectivamente .................................................................. 113 2.1.3 Determinar Gastos No Deducibles, e Ingresos No Gravables ........................................................................................ 113 2.1.4 Cálculo de Impuestos Aduaneros .................................................................................................................................... 116 2.2 Elaboración y Presentación de Declaraciones Tributarias ................................................................................................ 119 2.2.1 Elaboración y Presentación de la D-104 Declaración Jurada del Impuesto sobre las Ventas ..................................... 119 2.2.2 Elaboración y Presentación de la D-101 Declaración Jurada del Impuesto sobre la Renta ....................................... 124 2.2.3 Elaboración y Presentación de la D-151 Declaración Resumen Anual de Clientes, Proveedores y Gastos Específicos

................................................................................................................................................................................................ 131 2.3 MULTAS Y SANCIONES TRIBUTARIAS .................................................................................................................................. 137

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3. CAPÍTULO III - CONTROL BANCARIO .................................................................................................................... 138 3.1 Servicios Bancarios ............................................................................................................................................................... 139 3.1.2 Transferencias Internacionales ........................................................................................................................................ 140 3.1.3 Normas de Seguridad y Cambio de Cheques .................................................................................................................. 140 3.1.4 Pago Automático de Planillas y Recibos .......................................................................................................................... 141 3.1.5 Riesgo por Variaciones en el Tipo de Cambio ................................................................................................................. 142 3.2 CONCILIACIONES BANCARIAS.............................................................................................................................................. 143 3.2.1 Conciliación Bancaria por Saldos Ajustados .................................................................................................................... 144 3.3 Decisiones de Inversión ....................................................................................................................................................... 148 3.3.1 ¿Qué debe hacer una empresa con sus dineros ociosos? ............................................................................................. 148 3.3.1 Apertura de Cuentas Corrientes ...................................................................................................................................... 139 3.4 decisiones de financiamiento .............................................................................................................................................. 150 3.4.1 ¿Cómo determinar cuándo se requiere financiamiento? .............................................................................................. 150 3.4.2 ¿En qué moneda se debe tomar el financiamiento? ...................................................................................................... 150 3.4.3 ¿Cómo elegir cuál es la mejor opción bancaria para el financiamiento? ..................................................................... 150 3.4.4 Cálculos importantes para evaluar un financiamiento .................................................................................................. 151

1.CAPÍTULO I CONTABILIDAD

Objetivos:

Comprender la Importancia de aplicar la Contabilidad en la empresa.

Describir y Explicar la Metodología para Contabilizar las Transacciones de una compañía.

Describir la metodología para generar Informes y Estados Financieros.

Describir las técnicas para interpretar y analizar los Informes y Estados Financieros.

CAPÍTULO I - ONTABILIDAD

Comprender la Importancia de aplicar la Contabilidad en la empresa.

Describir y Explicar la Metodología para Contabilizar las Transacciones de una compañía.

Describir la metodología para generar Informes y Estados Financieros.

Describir las técnicas para interpretar y analizar los Informes y Estados Financieros.

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1.1 CONCEPTOS GENERALES

1.1.1. ¿Para qué sirve la Contabilidad?

La Contabilidad es la técnica para registrar todas las transacciones y eventos comerciales

que diariamente efectúa una empresa, con el objetivo de almacenar dicha información

para posteriormente preparar distintos reportes e informes financieros, los cuales serán

importantes para:

• Conocer y entender la situación financiera, desempeño y cambios en la posición

financiera de la empresa.

• Informar a los usuarios externos que requieren la información financiera de la

empresa. Por ejemplo: Proveedores, Bancos, Inversionistas, El Estado, entre otros.

• Preparar la información financiera para presentar a la Dirección General de

Tributación Directa.

1.1.2 ¿Por qué es importante tener un control contable en mi empresa?

El tener un control contable en la empresa permitirá a los gerentes contar con una visión

clara y oportuna de la situación financiera, desempeño y posición financiera en la que se

encuentra la empresa, y de esta manera podrán explotar sus virtudes y corregir las

deficiencias que reflejen los reportes financieros, lo cual guiará a la empresa a un

crecimiento continuo y ordenado, y evitará que entre en peligro de quiebra.

Por otro lado, el tener la contabilidad al día es de vital importancia para solicitar

financiamientos bancarios, ya que los Estados Financieros son uno de los requisitos

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fundamentales que solicitan las entidades bancarias a la hora de tramitar un préstamo, ya

que por medio de estos es que se evalúa la solidez financiera, tanto a corto como a largo

plazo, de una empresa.

Además, los estados financieros son necesarios para participar en muchas de las

licitaciones públicas, las cuales pueden ser una buena oportunidad de mercado para las

empresas.

Lo anterior sin dejar de lado, que los informes financieros son necesarios para preparar las

declaraciones tributarias, y así tener la empresa apegada a la ley en cuanto a la

declaración y pago de impuestos.

1.1.3 Definiciones y Conceptos Generales

Documentos Comerciales:

• Orden de Compra: Documento elaborado por el departamento de compras o

bodega que informa y respalda la decisión de compra a un proveedor. Este

documento debe contener como mínimo los siguientes datos: Membrete de la

empresa, fecha, número de consecutivo, cantidades y descripción de los productos

a solicitar, y especificaciones y condiciones de la compra, tales como forma de

pago, lugar de entrega, y vigencia de la oferta. Este documento sirve para

corroborar la veracidad y confiabilidad de las posteriores facturas.

• Factura: Documento que se emite cuando se realiza la venta, confirma el

despacho de las mercancías, o la prestación de los servicios, y solicita el pago de

los mismos.

• Depósitos: Boucher emitido por el banco en el momento que se deposita dinero

en una cuenta bancaria. Este contiene información importante para el registro

contable, tal como fecha del depósito, monto, moneda y número de cuenta.

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• Recibo: Documento que se elabora en el momento que se paga una factura, el

mismo sirve como comprobante.

• El Cheque: Es una orden incondicional de pago girada contra un banco, a favor del

beneficiario deseado, y pagadera a la vista.

• Nota de Crédito: Documento elaborado por el proveedor para acreditar (reducir)

el monto a pagar al cliente, esto por diversas razones, dentro de las cuales las más

comunes son la devolución de mercancías o descuentos en precios.

• Notas de Débito: Documento contraparte de la nota de crédito, o sea, se elabora

para aumentar el monto a cobrar a un cliente, en el mismo se informa el motivo,

por ejemplo, cargos por intereses moratorios ante falta de pago.

• El Vale: Documento empleado como respaldo de entrega de dinero a empleados,

por concepto de adelantos salariales o para gastos menores de la misma empresa,

conocidos como gastos de caja chica.

• Pagaré: Documento por medio del cual una persona promete incondicionalmente

pagar a otra una cierta cantidad de dinero dentro de determinado plazo.

• Letra de Cambio: Es un título valor por medio del cual una persona ordena

incondicionalmente a otra el pago de una suma de dinero a la vista o a plazo. En la

práctica, se utiliza como respaldo de la línea de crédito que le otorga un proveedor

a un cliente.

• Prenda: Documento por medio del cual una persona impone un gravamen real

sobre un bien mueble con el objeto de garantizar una obligación propia o ajena.

• Hipoteca: Documento por medio del cual una persona impone un gravamen real

sobre un bien inmueble con el objeto de garantizar una obligación propia o ajena.

• Acciones: Es un título mediante el cual se acredita y transmite la calidad de socio

en una sociedad anónima. Representa partes iguales del capital social.

• Certificados de Depósito a Plazo: Títulos Valores emitidos por los bancos en el

momento que un cliente invierte una determinada cantidad de dinero a un plazo

determinado, durante el cual el cliente no podrá disponer de los fondos, a cambio

de obtener una rentabilidad mayor que las inversiones a la vista.

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• Bonos: Documento que representa la promesa de pagar una suma de dinero en la

fecha vencimiento señalada, además de intereses periódicos a una tasa estipulada,

sobre el valor nominal (impreso) del bono.

Información que suministran los Estados Financieros:

• Situación Financiera: Representa los recurso que posee o controla la empresa, su

estructura financiera, su liquidez y solvencia, así como su capacidad para adaptarse

a los cambios del ambiente en el que opera. Por ello se le llama “el espejo de la

empresa”. Esta información es suministrada fundamentalmente por el Estado

Financiero llamado Balance General, el cual se mostrará más adelante en este

manual.

• Desempeño: Se refiere a las ganancias generadas por las operaciones de la

empresa, permite predecir la capacidad de la empresa para generar flujos de

efectivo.

• Cambios en la Posición Financiera: Revela la información referente a las

actividades de financiamiento, inversión y operaciones de la empresa.

Elementos de los Estados Financieros:

• Activos: Son los recursos controlados por la empresa, de los cuales se espera

obtener beneficios económicos futuros.

• Pasivos: Es una obligación a la que le debe hacer frente la empresa, surgida por

eventos pasados, que debe pagar a un vencimiento, aplicando recursos.

• Patrimonio: Es la parte residual de los activos, una vez deducidos los pasivos. Por

lo general lo componen, los aportes de los socios, y las utilidades acumuladas por

la empresa. Por regla general el Patrimonio, también llamado Capital, es igual a los

Activos, menos los Pasivos, o expresado de otra manera;

Activos = Pasivos + Patrimonio

• Ingresos y Ganancias: Son los beneficios que surgen de la operación o el

desarrollo de las actividades de la empresa. Ejemplos de ingresos son las ventas,

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alquileres, intereses, entre otros. La diferencia entre Ingresos y Ganancias, es que

los Ingresos surgen producto de las operaciones normales y cotidianas de la

empresa, mientras que las ganancias no son habituales, ni producto de las

operaciones de la compañía.

• Gastos y Pérdidas: Son la contraparte de los ingresos, son necesarios para realizar

las actividades de la operación de la empresa y así generar ingresos. La diferencia

entre Gastos y Pérdidas, es que los Gastos surgen producto de las operaciones

normales y cotidianas de la empresa, mientras que las pérdidas no son habituales,

ni producto de las operaciones de la compañía.

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1.2. TÉCNICAS DE CONTABILIDAD

Las técnicas de contabilidad se refieren a las reglas, metodología y estándares utilizados

para contabilizar. Dichos parámetros son estándar en muchos países, y están dictados por

las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), complementados por las

antiguas Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).

1.2.1 Hipótesis Fundamentales de la Contabilidad

La contabilidad debe ser tratada bajo dos supuestos o hipótesis fundamentales, alrededor

de las cuales van a regir todas las políticas contables;

a) Base de Acumulación o Devengado (Causación):

Se refiere a que los efectos de las transacciones y demás eventos se reconocen

cuando ocurren y no simplemente cuando se recibe o paga efectivo, asimismo, se

registran en los libros y se informan sobre ellos en los estados financieros de los

periodos con los cuales se relacionan.

b) Negocio en marcha:

Los estados financieros se preparan bajo el supuesto de que la empresa está en

funcionamiento y continuará sus actividades de operación en el futuro, o sea, que

no hay intención de liquidarla, ni quiebra.

1.2.2 El Catálogo de Cuentas

La cuenta es el formato en el que se registran, de forma clara, ordenada y comprensible

los aumentos o disminuciones que sufre un valor del activo, pasivo o patrimonio, después

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de realizado un hecho o evento económico en la entidad. Se puede decir que La Cuenta es

la forma de clasificar las diferentes transacciones de la empresa. Y son importantes

porque contienen la información que permite conocer los aumentos o las disminuciones, y

determina los saldos de las mismas.

La cuenta se compone de:

• Nombre de la Cuenta.

• Monto del lado izquierdo, que se conoce como Débito, Cargo o Debe.

• Monto del lado derecho, que se conoce como Crédito, Abono o Haber.

• La diferencia entre los dos lados, que es el saldo de la cuenta, y puede ser de

naturaleza débito o crédito.

Las cuentas se clasifican en:

• Cuentas Reales o de Balance: Son aquellas que representan bienes (activos),

derechos y obligaciones de la empresa (pasivos), determinando su patrimonio.

También puede decirse que son aquellas que forman parte de la ecuación

contable, tienen duración permanente (saldo permanente), y su saldo siempre

representa un valor tangible.

• Cuentas Nominales o de Resultados: Son las que tienen su origen en las

operaciones del negocio, determinando aumentos y disminuciones del patrimonio

en razón de las utilidades o pérdidas generadas en el ejercicio o periodo

correspondiente. Se denominan también cuentas transitorias porque su duración

llega hasta la terminación de cada ciclo contable, momento en que deben

cancelarse o saldarse contra la cuenta de Utilidades Retenidas. A este grupo

perteneces los ingresos de operación, los gastos de operación o de ventas,

también el costo de ventas o de producción, y los otros ingresos, gastos, ganancia

y pérdidas que no son de operación.

• Cuentas de Orden o de Memorando: Son cuentas que figuran en el balance general

pero representan bienes de propiedad de terceros que con intervención de la

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empresa prestan servicios especiales, como mercadería recibida en consignación,

valores en custodia, entre otros.

El Catálogo de Cuentas o Cuadro de Cuentas reúne todas las cuentas antes mencionadas,

aún el más pequeño sistema contable debe tenerlo.

El Catálogo de Cuentas es una lista que contiene el número (código) y el nombre de cada

una de las cuentas que son usadas en el sistema de contabilidad de la empresa.

Este catálogo debe relacionar los números y los nombres o títulos de las cuentas y estas

deben colocarse en el orden de las cinco partes o clasificaciones básicas: activos, pasivos,

patrimonio, ingresos y gastos.

Cada cuenta tiene su nivel o jerarquía, y su naturaleza. Los niveles de las cuentas se

pueden asemejar a los niveles de cómo está estructurado un libro, por ejemplo, Capítulos,

Temas y Subtemas. Igualmente pasa en el Catálogo de Cuentas, donde la primer jerarquía

la representan las 5 partes básicas: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Gastos, y luego

estas se subdividen en clasificaciones y estas a su vez en sub-clasificaciones. Por ejemplo:

Los ACTIVOS contienen una categoría llamada CAJA Y BANCOS, y esta a su vez dos sub-

categorías, una CAJA y otra BANCOS, solo estas dos últimas son las verdaderas Cuentas, y

las únicas que van a recibir los movimientos y transacciones, los niveles superiores, como

CAJA Y BANCOS y ACTIVOS solamente son los Títulos y solamente proporcionan los saldos

acumulados (suma) de sus Sub-Categorías respectivas.

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Gráficamente se visualiza de la siguiente manera:

CÓDIGO CUENTA SALDO

100-00-0000 ACTIVOS 25.000.000

100-01-0000 CAJA Y BANCOS 25.000.000

100-01-0001 Caja 5.000.000

100-01-0002 Bancos 20.000.000

A la hora de asignar los códigos a cada cuenta se debe considerar la estructura y jerarquía

de las cuentas. Por ejemplo, nótese como en el cuadro anterior las cuentas de ACTIVOS

son las cuentas número cien: 100-XX-XXXX, luego para bajar al nivel inferior CAJA Y

BANCOS se asigna la codificación y sub-categoría de cero uno: 100-01-XXXX, y por último,

las cuentas se enumeran en consecutivo desde uno y hasta un disponible de 9999, ya que

como se puede notar, en esta catalogación se dejó habilitado 4 dígitos para numerar las

cuentas: 100-01-????

A continuación se presenta un Catálogo de Cuentas con las principales cuentas en las

cuales las empresas realizan sus transacciones:

CUENTAS DE ACTIVOS

Activos Circulantes Efectivo

Bancos

Inversiones

Cuentas por Cobrar

Gastos pagados por anticipado (diferidos)

Inventarios

Documentos por Cobrar

Activos Fijos

Terrenos

Edificios

Vehículos

Maquinaria y Equipo de Trabajo

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Mobiliario y Equipo de Oficina

Equipo de Cómputo

Depreciación Acumulada

Activos Intangibles

Software

Patentes

Amortización Acumulada

CUENTAS DE PASIVOS Pasivos Circulantes

Cuentas por pagar

Gastos por Pagar

Impuesto por Pagar

Ingresos Cobrados por anticipado (diferidos)

Retenciones y Provisiones Laborales

Documentos por pagar, Corto Plazo

Pasivos No Circulantes

Documentos por pagar, Largo Plazo

CUENTAS DE PATRIMONIO

Capital Social, acciones

Utilidades Retenidas

Reserva Legal

CUENTAS DE INGRESOS

Ingresos por Ventas

Descuentos sobre Ventas

Devoluciones sobre Ventas

Ingresos por Intereses

Otros Ingresos

Ganancia en venta de activos

Ganancia en diferencial cambiario

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CUENTAS DE GASTOS

Compras

Descuentos sobre Compras

Devoluciones sobre Compras

Gastos Operativos

Gastos Administrativos

Gastos Financieros

Otros Gastos

Pérdidas en venta de activos

Pérdidas en diferencial cambiario

En los siguientes subtemas, se definirá el formato y procedimiento para registrar las

transacciones que afectan a cada cuenta del catálogo.

1.2.3 Registro de Activos

Las cuentas de Activos son los recursos con los que cuenta la empresa, y por definición

aumentan al Debe y disminuyen al Haber, gráficamente se define del a siguiente manera:

ACTIVOS

Debe Haber

(+) (-)

A continuación se detalla la información necesaria para registrar transacciones de cada

una de las cuentas de Activos del catálogo:

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Cuenta (nombre de la cuenta): EFECTIVO

Concepto (descripción de que

se ingresa en la cuenta):

Dinero mantenido de manera física, en custodia de la misma

empresa.

Naturaleza (Saldo normal de la

cuenta):

Al Debe

Documentos de Soporte

(documentos físicos que contienen

la información y deben ir adjuntos

al registro de la transacción):

Comprobantes probatorios extendidos por terceros (bancos,

proveedores, pagadores, etc) sobre la entrega del dinero en

efectivo.

Movimiento al Debe

(ejemplos de movimientos que se

registran al Debe):

• Cobros de dinero en efectivo.

Movimientos al Haber:

(ejemplos de movimientos que se

registran al Haber):

• Pagos con dinero en efectivo.

• Envío de depósito al banco.

Cuenta: BANCOS

Concepto: Dinero mantenido como depósito en cuentas bancarias.

Naturaleza: Al Debe

Documentos de Soporte: Boucher extendidos por la entidad bancaria, con la información

del depósito realizado. Y salidas por medio de copia de cheques

o transferencias bancarias.

Movimiento al Debe: • Depósitos a la cuenta bancaria.

• Créditos del banco, tales como intereses.

Movimientos al Haber: • Cheques girados.

• Transferencias bancarias a otras cuentas.

• Débitos del banco, tales como comisiones, multas, etc.

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Cuenta: INVERSIONES

Concepto: Inversiones a la Vista o en Certificados de depósito a plazo

mantenidos con entidades bancarias u otros.

Naturaleza: Al Debe

Documentos de Soporte: El Certificado o documento emitido por la entidad bancaria.

Movimiento al Debe: • Creación de la Inversión.

• Aumento de la Inversión si fuera en Fondos (ganancia

por fluctuación según el mercado)

Movimientos al Haber: • Retiro de la Inversión.

• Disminución de la Inversión (pérdida por fluctuación

según el mercado)

Cuenta: CUENTAS POR COBRAR

Concepto: Cuentas pendientes de cobro, sea por ventas, préstamos, etc.

Naturaleza: Al Debe

Documentos de Soporte: La Factura a crédito, o documento respectivo para cobro.

Movimiento al Debe: • Emisión de Factura a crédito.

Movimientos al Haber: • Cobro de factura a crédito.

• Aplicación de Nota de Crédito (rebajo a la factura)

Cuenta: GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO (DIFERIDOS)

Concepto: Pagos realizados como adelanto, antes de recibir los servicios o

mercancías. (Ej: Una señal de trato)

Naturaleza: Al Debe

Documentos de Soporte: Recibo de dinero y/o factura que respalda el pago del adelanto.

Movimiento al Debe: • Realización del pago del adelanto.

Movimientos al Haber: • Recepción del Servicio o Mercancías.

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Cuenta: INVENTARIOS

Concepto: Mercancías en posesión y disposición de la empresa. Pueden ser

suministros para uso propio, o mercadería para la venta.

Naturaleza: Al Debe

Documentos de Soporte: Facturas de Compra para las entradas, y Boletas de Requisición

(entrega de materiales) y/o Facturas de Venta para las salidas.

Movimiento al Debe: • Compra de Mercancías.

• Producción de Mercancías.

Movimientos al Haber: • Venta de Mercancías.

• Uso propio de Mercancías.

• Daño u Obsolescencia de Mercancías.

Cuenta: DOCUMENTOS POR COBRAR

Concepto: Documentos por Cobrar (letras de cambio, pagarés, prendas,

hipotecas) firmadas por terceros a favor de la compañía, como

respaldo a deudas pendientes de cobro, producto de préstamos

de dinero, deudas atrasadas, respaldo ante líneas de crédito para

compras de mercancías o prestación de servicios, entre otros.

Naturaleza: Al Debe

Documentos de Soporte: El documento por cobrar firmado.

Movimiento al Debe: • Firma del Documento por Cobrar.

Movimientos al Haber: • Cobro del Documento por Cobrar (abono o cancelación)

Cuenta: TERRENOS

Concepto: Terrenos en posesión y disposición de la empresa, para uso

propio y para sus operaciones (no para la venta, ya que sería

Inventario)

Naturaleza: Al Debe

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Documentos de Soporte: Contrato de Compra del Terreno.

Movimiento al Debe: • Adquisición de Terreno.

Movimientos al Haber: • Venta aislada de Terreno.

• Disminución en el Valor de un Terreno ya en propiedad

de la empresa.

Cuenta: EDIFICIOS

Concepto: Edificios y Construcciones en posesión y disposición de la

empresa, para uso propio y para sus operaciones (no para la

venta, ya que sería Inventario, ni para alquilar ya que sería

Propiedad de Inversión)

Naturaleza: Al Debe

Documentos de Soporte: Contrato de Compra del Edificio.

Movimiento al Debe: • Adquisición de Edificio.

• Construcción de Edificio.

Movimientos al Haber: • Venta aislada y/o demolición de Edificio.

Cuenta: VEHÍCULOS

Concepto: Vehículos, Camiones (no maquinaria) en posesión y disposición

de la empresa, para uso propio y para sus operaciones (no para

la venta, ya que sería Inventario, ni para alquilar ya que sería

Propiedad de Inversión)

Naturaleza: Al Debe

Documentos de Soporte: Contrato de Compra y/o Factura de Compra del Vehículo.

Movimiento al Debe: • Adquisición de Vehículo.

Movimientos al Haber: • Venta aislada o desecho de Vehículo.

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Cuenta: MAQUINARIA Y EQUIPO DE TRABAJO

Concepto: Máquinas y Equipos en posesión y disposición de la empresa,

para uso propio y con características técnicas necesarias para

realizar las operaciones de la empresa (no para la venta, ya que

sería Inventario, ni para alquilar ya que sería Propiedad de

Inversión)

Naturaleza: Al Debe

Documentos de Soporte: Factura de Compra de las Máquinas y/o Equipos

Movimiento al Debe: • Adquisición de Maquinaria y/o Equipos.

Movimientos al Haber: • Venta aislada o desecho de Maquinaria y/o Equipos.

Cuenta: MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA

Concepto: Mobiliario y Equipo en posesión y disposición de la empresa,

para uso propio, tales como muebles, escritorios, mesas, sillas,

archivos, entre otros (no para la venta, ya que sería Inventario, ni

para alquilar ya que sería Propiedad de Inversión)

Naturaleza: Al Debe

Documentos de Soporte: Factura de Compra del Mobiliario.

Movimiento al Debe: • Adquisición del Mobiliario.

Movimientos al Haber: • Venta aislada o desecho del Mobiliario.

Cuenta: EQUIPO DE CÓMPUTO

Concepto: Equipo de Cómputo en posesión y disposición de la empresa,

para uso propio, tales como computadoras, monitores,

impresoras, equipos tecnológicos y de redes de datos, entre

otros (no para la venta, ya que sería Inventario, ni para alquilar

ya que sería Propiedad de Inversión)

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Naturaleza: Al Debe

Documentos de Soporte: Factura de Compra del Equipo.

Movimiento al Debe: • Adquisición del Equipo.

Movimientos al Haber: • Venta aislada o desecho del Equipo.

Cuenta: DEPRECIACIÓN ACUMULADA

Concepto: Contra-cuenta de Activos Fijos, la cual disminuye el monto del

valor de los activos, a lo largo de su vida útil. Existe una cuenta

de depreciación acumulada para cada activo fijo: terrenos,

edificios, maquinaria, etc.

Naturaleza: Al Haber

Documentos de Soporte: Ninguno (se realiza por medio de un asiento de ajuste)

Movimiento al Debe: • Reversar un error en un registro de depreciación.

Movimientos al Haber: • Registro de la depreciación de un activo.

Cuenta: SOFTWARE

Concepto: Activo Intangible (no físico), software adquirido para automatizar

las operaciones de la empresa.

Naturaleza: Al Debe

Documentos de Soporte: Factura de Compra del Software.

Movimiento al Debe: • Adquisición del Software.

Movimientos al Haber: No existen transacciones regulares a registrar al haber.

Cuenta: PATENTES

Concepto: Activo Intangible (no físico) referente a un derecho de la

empresa. Por ejemplo, derecho a funcionamiento por medio de

la Patente Municipal.

Naturaleza: Al Debe

22

Documentos de Soporte: Certificado del Derecho adquirido.

Movimiento al Debe: • Adquisición del derecho.

Movimientos al Haber: • Uso del derecho adquirido, en caso que se agote en

cierta cantidad de tiempo.

Cuenta: AMORTIZACIÓN ACUMULADA

Concepto: Contra-cuenta de Activos Intangibles, la cual disminuye el monto

del valor de los activos, a lo largo de su vida útil. Funciona bajo la

misma metodología de la depreciación acumulada. Existe una

cuenta de amortización acumulada para cada activo intangible:

patente, software, etc.


Documentos de Soporte: Ninguno (se realiza por medio de un asiento de ajuste)

Movimiento al Debe: • Reversar un error en un registro de amortización.

Movimientos al Haber: • Registro de la amortización de un activo intangible.

1.2.4 Registro de Pasivos

Las cuentas de Pasivos – contario a los Activos - por definición disminuyen al Debe y

aumentan al Haber, representan las deudas a las que debe hacer frente la empresa, y

gráficamente se define del a siguiente manera:

PASIVOS

Debe Haber

(-) (+)

23


una de las cuentas de Pasivos del catálogo:

Cuenta: CUENTAS POR PAGAR

Concepto: Cuentas adeudadas por compras a crédito


Documentos de Soporte: Factura de compra a crédito para los incrementos, y recibos de

pago y/o cheques o transferencias de pago, para las

disminuciones.

Movimiento al Debe: • Pagos y disminuciones de la cuenta.

• Devoluciones o Descuentos a la cuenta.

Movimientos al Haber: • Creación de la cuenta.

• Aumentos por cargos a la cuenta (multas, intereses, etc.)

Cuenta: GASTOS POR PAGAR

Concepto: Cuentas adeudadas por gastos a pagar futuros


Documentos de Soporte: Factura de compra o eventualmente ninguno.

Movimiento al Debe: • Pagos del gasto por pagar.

Movimientos al Haber: • Creación del gasto por pagar.

Cuenta: IMPUESTOS POR PAGAR

Concepto: Adeudos por concepto de impuestos tributarios. Por lo general

pueden ser impuestos sobre la renta, la diferencia a pagar por la

recaudación del impuesto sobre las ventas, o impuestos

municipales sobre bienes inmuebles.

24


Documentos de Soporte: Documento de cobro del impuesto, declaraciones, recibos,

notificaciones, entre otros.

Movimiento al Debe: • Pagos del impuesto por pagar.

Movimientos al Haber: • Creación del impuesto por pagar.

Cuenta: INGRESOS COBRADOS POR ANTICIPADO (DIFERIDOS)

Concepto: Cobros de dinero por adelantado a la prestación de los servicios

o la entrega de las mercancías.


Documentos de Soporte: Recibos de dinero de los cobros por adelantado.

Movimiento al Debe: Eliminación o disminución de los ingresos diferidos a la entrega

de las mercancías o la prestación de servicios.

Movimientos al Haber: Recepción del pago por adelantado.

Cuenta: RETENCIONES Y PROVISIONES LABORALES

Concepto: Provisiones creadas para pagos futuros de derechos laborales,

tales como aguinaldo, vacaciones, etc.


Documentos de Soporte: Planillas de pago, con las cuales se pueden hacer las

estimaciones de los derechos laborales futuros.

Movimiento al Debe: • Pago de los derechos laborales (disminuyen la provisión)

Movimientos al Haber: • Creación de las provisiones laborales.

25

Cuenta: DOCUMENTOS POR PAGAR, CORTO PLAZO

Concepto: Documentos por pagar (letras de cambio, pagarés, hipotecas,

prendas) firmados producto de préstamos de dinero, a pagar a

menos de 1 año de vencimiento.


Documentos de Soporte: El Documento por Pagar firmado.

Movimiento al Debe: • Pago total o abono al documento por pagar.

Movimientos al Haber: • Firma del documento por pagar.

Cuenta: DOCUMENTOS POR PAGAR, LARGO PLAZO

Concepto: Documentos por pagar (letras de cambio, pagarés, hipotecas,

prendas) firmados producto de préstamos de dinero, a pagar a

más de 1 año de vencimiento.


Documentos de Soporte: El Documento por Pagar firmado.

Movimiento al Debe: • Pago total o abono al documento por pagar.

Movimientos al Haber: • Firma del documento por pagar.

26

1.2.5 Registro en Cuentas de Patrimonio (Cuentas de Capital)

Las cuentas de Patrimonio básicamente representan el aporte de socios y las utilidades

acumuladas, y por definición disminuyen al Debe y aumentan al Haber, gráficamente se

define del a siguiente manera:

PATRIMONIO

Debe Haber

(-) (+)


una de las cuentas de Patrimonio del catálogo:

Cuenta: CAPITAL SOCIAL, ACCIONES

Concepto: Aporte de los socios de una Sociedad Anónima, dichos aportes

pueden ser en efectivo, bienes, o cualquier otro recurso.

Contempla, tanto los aportes iniciales como los posteriores,

sobre los cuales se les entrega a cambio acciones, las cuales

representan la participación sobre las utilidades de la empresa.


Documentos de Soporte: Documento generado como comprobante del aporte.

Movimiento al Debe: • Recuperación de acciones (acciones en tesorería)

Movimientos al Haber: • Aporte del socio.

27

Cuenta: UTILIDADES RETENIDAS

Concepto: Utilidades (Pérdidas) acumuladas, las cuales pueden reinvertirse

en la empresa o pagarse como dividendos a socios.


Documentos de Soporte: Ninguno

Movimiento al Debe: • Pérdida Neta de un periodo.

• Traslado a Reserva Legal.

• Capitalización de las Utilidades como aportes de Capital

Social en una Sociedad Anónima. (Dividendos en

acciones)

• Pago de Dividendos (distribución de utilidades)

• Gastos o Pérdidas no registradas de periodos anteriores,

que no pueden ser registradas en el periodo en curso ya

que no son parte de él.

Movimientos al Haber: • Utilidad Neta de un periodo.

• Ingresos o Ganancias no registradas de periodos

anteriores, que no pueden ser registradas en el periodo

en curso ya que no son parte de él.

Cuenta: RESERVA LEGAL

Concepto: La Legislación vigente de Costa Rica, en su Código de Comercio,

artículo 401, exige a las sociedades una Reserva Legal que se

debe hacer de las Utilidades Retenidas, con el fin de restringir la

distribución total de las mismas. La Reserva Legal debe ser del

5% de las Utilidades de cada periodo, hasta completar un 20%

del Capital Social.



Movimiento al Debe: • Disminución de la Reserva Legal.

Movimientos al Haber: • Aumento de la Reserva Legal.

28

1.2.6 Registro en Cuentas de Ingresos y Ganancias

Las cuentas de Ingresos y Ganancias por definición disminuyen al Debe y aumentan al

Haber, gráficamente se define del a siguiente manera:

INGRESOS Y GANANCIAS

Debe Haber

(-) (+)


una de las cuentas de Ingresos del catálogo:

Cuenta: INGRESOS POR VENTAS

Concepto: Ingresos percibidos por las ventas de los bienes y servicios a los

cuales se dedica la empresa. (Nota: se debe tener siempre

presente que se debe reconocer el ingreso en el momento en

que se tiene derecho a él, y no en el que se cobra)


Documentos de Soporte: Factura de Venta

Movimiento al Debe: • Normalmente no hay transacciones al Debe, a menos

que sea una reversión por error en registro de una venta.

Movimientos al Haber: • Realización de la Venta

29

Cuenta: DESCUENTOS SOBRE VENTAS

Concepto: Contra-cuenta de los Ingresos por Ventas, representan los

descuentos por pronto pago y/o descuentos comerciales que se

les reconocen a los clientes.

Naturaleza: Al Debe

Documentos de Soporte: Nota de Crédito que emite la empresa.

Movimiento al Debe: • Registro del descuento sobre ventas.

Movimientos al Haber: • Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos

que sea una reversión por error en registro de un

descuento sobre ventas.

Cuenta: DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS

Concepto: Contra-cuenta de los Ingresos por Ventas, representan las

devoluciones que realizan los clientes.

Naturaleza: Al Debe

Documentos de Soporte: Nota de Crédito que emite la empresa.

Movimiento al Debe: • Registro de la devolución sobre ventas.

Movimientos al Haber: • Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos

que sea una reversión por error en registro de una

devolución sobre ventas.

Cuenta: INGRESOS POR INTERESES

Concepto: Ingresos por Intereses a clientes morosos, o producto del

rendimiento de Inversiones o Cuentas de Ahorro en los bancos.


Documentos de Soporte: La factura en el caso de clientes, y el Certificado de Inversión

para las inversiones en bancos.

30

Movimiento al Debe: • Normalmente no existen transacciones al Debe,

solamente una reversión por un error en registro.

Movimientos al Haber: • Ingresos por Intereses.

Cuenta: OTROS INGRESOS

Concepto: Otros ingresos que no son parte de las operaciones normales de

la empresa. Normalmente en esta categoría se incluyen las

próximas dos cuentas a analizar.


Documentos de Soporte: Variado



Movimientos al Haber: • Registro del Ingreso.

Cuenta: GANANCIA EN VENTA DE ACTIVOS

Concepto: Ganancia producto de la venta ocasional de un activo, donde el

precio de venta es mayor que el costo histórico menos la

depreciación acumulada del activo.


Documentos de Soporte: La factura o contrato de venta.



Movimientos al Haber: • Registro de la ganancia en la venta del activo.

31

Cuenta: GANANCIA EN DIFERENCIAL CAMBIARIO

Concepto: Diferencia positiva en el resultado de la conversión de una

partida por cobrar o pagar en moneda extranjera, a moneda

local.

Ejemplo 1: Disminución del Tipo de Cambio entre el momento de

registro y pago de una deuda en moneda extranjera.

Ejemplo 2: Aumento del Tipo de Cambio entre el momento de

registro y cobro de una partida por cobrar en moneda extranjera.





Movimientos al Haber: • Registro de la ganancia en diferencial cambiario

1.2.7 Registro en Cuentas de Gastos y Pérdidas

Las cuentas de Gastos y Pérdidas por definición aumentan al Debe y disminuyen al Haber,

gráficamente se define del a siguiente manera:

GASTOS Y PÉRDIDAS

Debe Haber

(+) (-)

32


una de las cuentas de Ingresos del catálogo:

Cuenta: COMPRAS

Concepto: Costo de las mercancías adquiridas con el fin de incorporarlas al

Inventario para su posterior venta. La existencia de esta cuenta

en el catálogo, parte del hecho de que el control del inventario

se lleva por medio de Inventario Periódico y no Permanente,

diferencia que se explicará posteriormente en este manual.

Naturaleza: Al Debe

Documentos de Soporte: Factura de Compra

Movimiento al Debe: • Ejecución de una compra de mercancías con el fin de

revenderlas.

Movimientos al Haber: • Normalmente no hay transacciones al Debe, a menos

que sea una reversión por error en registro de una venta.

Cuenta: DESCUENTOS SOBRE COMPRAS

Concepto: Contra-cuenta de las Compras, representan los descuentos por

pronto pago y/o descuentos comerciales que conceden los

proveedores. La existencia de esta cuenta en el catálogo, parte

del hecho de que el control del inventario se lleva por medio de

Inventario Periódico y no Permanente, diferencia que se

explicará posteriormente en este manual.


Documentos de Soporte: Nota de Crédito que emite el proveedor.

Movimiento al Debe: • Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos

que sea una reversión por error en registro de un

descuento sobre compras.

Movimientos al Haber: • Registro del descuento sobre compras.

33

Cuenta: DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS

Concepto: Contra-cuenta de las Compras, representan las devoluciones de

la empresa a los proveedores. La existencia de esta cuenta en el

catálogo, parte del hecho de que el control del inventario se lleva

por medio de Inventario Periódico y no Permanente, diferencia

que se explicará posteriormente en este manual.


Documentos de Soporte: Nota de Crédito que emite el proveedor.

Movimiento al Debe: • Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos

que sea una reversión por error en registro de una

devolución sobre compras.

Movimientos al Haber: • Registro de la devolución sobre compras.

Cuenta: GASTOS OPERATIVOS

Concepto: Representa todos los costos y gastos necesarios, en los que

incurre la empresa con el fin del desarrollo de su actividad

comercial. Y que van totalmente relacionados con la generación

futura de ingresos.

Naturaleza: Al Debe

Documentos de Soporte: Las facturas de compra de los gastos incurridos.

Movimiento al Debe: • Ocurrencia de un Gasto Operativo. (Nota: se debe tener

siempre presente que se debe reconocer el gasto en el

momento en que incurre en él, y no en el que se paga)

Movimientos al Haber: • Normalmente no existen transacciones al Haber,


34

Cuenta: GASTOS ADMINISTRATIVOS


incurre la empresa para organizarse administrativamente, y no

van directamente relacionados con las operaciones y generación

futura de ingresos.

Naturaleza: Al Debe

Documentos de Soporte: Las facturas de compra de los gastos incurridos.

Movimiento al Debe: • Ocurrencia de un Gasto Administrativo. (Nota: se debe

tener siempre presente que se debe reconocer el gasto

en el momento en que incurre en él, y no en el que se

paga)



Cuenta: GASTOS FINANCIEROS


incurre la empresa para financiarse por medio de deuda con

terceras personas (prestamistas, bancos, financieras, etc.)

Generalmente incluyen los gastos por intereses y las comisiones

bancarias.

Naturaleza: Al Debe

Documentos de Soporte: Documento extendido por el beneficiario de la deuda.

Movimiento al Debe: • Ocurrencia de un Gasto Financiero. (Nota: se debe tener

siempre presente que se debe reconocer el gasto en el

momento en que incurre en él, y no en el que se paga)



35

Cuenta: OTROS GASTOS

Concepto: Otros gastos que no son parte de las operaciones normales de

la empresa. Normalmente en esta categoría se incluyen las

próximas dos cuentas a analizar.

Naturaleza: Al Debe

Documentos de Soporte: Variado

Movimiento al Debe: • Registro del Gasto.



Cuenta: PÉRDIDA EN VENTA DE ACTIVOS

Concepto: Pérdida producto de la venta ocasional de un activo, donde el

precio de venta es menor que el costo histórico menos la

depreciación acumulada del activo.

Naturaleza: Al Debe

Documentos de Soporte: La factura o contrato de venta.

Movimiento al Debe: • Registro de la pérdida en la venta del activo.



Cuenta: PÉRDIDA EN DIFERENCIAL CAMBIARIO

Concepto: Diferencia negativa en el resultado de la conversión de una

partida por cobrar o pagar en moneda extranjera, a moneda

local.

Ejemplo 1: Aumento del Tipo de Cambio entre el momento de

registro y pago de una deuda en moneda extranjera.

Ejemplo 2: Disminución del Tipo de Cambio entre el momento de

36

registro y cobro de una partida por cobrar en moneda extranjera.

Naturaleza: Al Debe


Movimiento al Debe: • Registro de la pérdida en diferencial cambiario



1.2.8 Registros de Diario

El Diario General es el control, sea manual o electrónico, en el cual se registran todas las

transacciones comerciales que lleva a cado una empresa. Es llamado también Asiento

Contable.

Las transacciones deben registrarse en orden cronológico, en moneda local, y debe

contener información tal como:

• Fecha de la Transacción

• Cuentas Contables que afecta

• Descripción o Detalle

• Montos que corresponden a cada cuenta.

37

El formato del Diario General es el siguiente:

Fecha Cuenta o Detalle Referencia Débitos (Debe) Créditos (Haber)

Cuenta 1 0.00

Cuenta 2 0.00

-----------------o---------------

(nota: pueden haber varias cuentas con montos al debe y varias al haber, siempre y cuando la suma de cada columna sea la misma, para mantener el principio contable de partida doble. Por ello no necesariamente va a haber una sola cuenta de cada lado.)

El anterior formato se completa de la siguiente manera:

• Columna Fecha: Se escribe la fecha de la transacción, indicando día, mes y año. El

mes y el año no se necesitan repetir en los asientos siguientes, sino hasta iniciar

uno nuevo, o cambiar de página.

• Columna Cuenta y Detalle: Se especifica el nombre de la cuentas afectadas en el

siguiente orden; aquellas cuentas que van a ser debitadas se escriben en las

primeras líneas del asiento y se escribe el nombre de la cuenta totalmente

alineado en el margen izquierdo (junto a la columna fecha). Mientras que la cuenta

o cuentas a acreditar se escriben en las líneas debajo de los asiento débitos,

igualmente alineados al margen izquierdo de la celda, pero dejando sangría, para

denotar que sus montos van a afectar al Haber.

• Referencia: Se anota el número de folio (número de página) del libro mayor en que

se hizo el pase del dato al libro mayor. Cuando los montos de los débitos o créditos

son transferidos a las cuentas del mayor (proceso que se explica más adelante en

este manual) los folios de las cuentas del mayor se relacionan con esta columna,

para proporcionar una referencia cruzada.

• Débitos y Créditos: Se registran los movimientos monetarios de acuerdo a las

reglas de registros de cada cuenta.

38

1.2.9 Registros de Mayor (Mayorización)

Periódicamente, la información contenida en el diario general es transferida a las cuentas

en el libro mayor para ser clasificada y posteriormente ser utilizada en la preparación de

los estados financieros.

El libro mayor es el resumen de aplicaciones al debe y/o haber de cada cuenta del

catálogo, es un medio de acumular en un solo lugar la información referente a los cambios

en una cuenta de activo, de pasivo o de patrimonio. El formato de cada folio (página) de

este libro mayor es como el siguiente:

NOMBRE LA CUENTA (1 folio para cada cuenta)

Fecha Detalle Ref. Débitos

(Debe)

Créditos

(Haber) Saldo

Saldo Inicial 100

Ej: Aumento Activo 100 200

Ej: Disminución Activo 50 150

En el libro mayor se clasifican los cambios que ocurren por cada operación que afectó los

recursos o fuentes de la empresa en cada transacción. Se utiliza una sección (folio) para

cada una de las cuentas, siguiendo el orden del catálogo.

El anterior formato se completa de la siguiente manera:

• Columna Fecha: Se escribe la fecha de la transacción, indicando día, mes y año. El

mes y el año no se necesitan repetir en los asientos siguientes, sino hasta iniciar

uno nuevo, o cambiar de página.

• Columna Detalle: Breve explicación del origen de la transacción, por lo general no

se utiliza, solamente si se desea dejar algún detalle importante.

39

• Referencia: Se utiliza para relacionar el número de la página del diario (folio) en el

cual se registró la transacción, permitiendo así volver a la fuente de los asientos en

caso de ser necesario revisar algún detalle.

• Débitos y Créditos: Se registran los movimientos monetarios de acuerdo a las

reglas de registros de cada cuenta.

• Saldo: Se actualiza luego de cada transacción para tener siempre el saldo

actualizado de la cuenta. Para efectos prácticos por lo general se utilizan las

llamadas “cuentas T” para obtener el monto del mayor de cada cuenta. Un

ejemplo de mayorización por medio de cuenta T es el siguiente:

Notas:

(1) Saldo Inicial de la cuenta (o saldo final del periodo anterior, con el que inicia el actual

periodo que se está contabilizando)

(2) Cobro de una factura a un cliente, por 75.000, el cual cancela en efectivo. Esto genera

un aumento del Efectivo, y se coloca en la columna del Debe, ya que los activos aumentan

al Debe.

(3) Pago de Salarios en efectivo por 50.000. Esto genera una disminución del Efectivo, y se

coloca en la columna del Haber, ya que los activos disminuyen al Haber.

(4) Recuperación de una Inversión en Certificados de Depósito a plazo en el banco por

125.000. Esto genera un aumento del Efectivo, y se coloca en la columna del Debe, ya que

los activos aumentan al Debe.

EFECTIVO

Debe Haber

500.000 (1)

75.000 (2)

50.000 (3)

125.000 (4)

111.000 (5)

700.000 (6) 161.000 (7)

539.000 (8)

40

(5) Pago a un proveedor una factura adeudada por 111.000. Esto genera una disminución

del Efectivo, y se coloca en la columna del Haber, ya que los activos disminuyen al Haber.

(6) Suma de todas las transacciones que afectan el Debe.

(7) Suma de todas las transacciones que afectan el Haber.

(8) Diferencia Neta entre las casillas 6 y 7. O sea, el saldo actual de la cuenta.

1.2.10 El Ciclo Contable

Se refiere a la ejecución de aquellos procedimientos contables empleados para registrar,

clasificar y resumir la información contable. Y abarca todo el proceso de la contabilidad

desde el proceso de las transacciones individuales en el diario, hasta la elaboración de los

estados financieros. El término ciclo indica que estos procedimientos se deben repetir

continuamente para permitir que la empresa prepare estados financieros nuevos y

actualizados periódicamente.

En Costa Rica, por lo general estamos familiarizados con periodos contables anuales según

los establecidos por la Dirección General de Tributación Directa, del 01 de Octubre de un

año al 30 de Setiembre del año siguiente, pero esto no quiere decir que las empresas no

emitan sus estados financieros de manera mensual, bimensual, trimestral, o con la

regularidad que lo consideren necesario, para su toma de decisiones y/o presentación a

diversos usuarios externos de los estados financieros, tales como prestamistas, entidades

bancarias y financieras, proveedores comerciales, entidades gubernamentales, etc.

El ciclo contable se puede resumir de la siguiente manera:

a) Ocurre un evento (transacción) económico que se registra. Dicha transacción se

asienta en el diario en forma cronológica.

41

b) Se Mayoriza (clasifican) los efectos de las transacciones comerciales en términos

de cuentas especificas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos.

c) Se prepara un Balance de Prueba o también llamado Balance de Comprobación (el

cual se explicará en una siguiente sección de este manual) para verificar la

exactitud del proceso en la elaboración de los asientos de diario y la mayorización.

d) Se preparan los Estados Financieros o resúmenes de los efectos de las

transacciones comerciales en un conjunto.

El registro de las transacciones requiere 2 pasos:

Actualmente los sistemas computarizados pueden eliminar la necesidad de copiar y

reorganizar la información que ya se ha registrado en el sistema, y puede ejecutar cálculos

matemáticos, pero no pueden prescindir del personal que analiza y explica estos eventos

de conformidad con los principios contables y los traduce en asientos de diario.

Estudiar la Transacción (para determinar si se debe registrar, en

que cuentas y con que montos)

La Transacción debe Asentarse(asiento de diario), Clasificarse

(mayorización) y Resumirse(Elaboración de Estados Financieros)

42

1.3 ARCHIVO DE DOCUMENTOS COMERCIALES

El archivo de documentos comerciales se refiere al resguardo físico de estos con el fin de

respaldar las transacciones registradas en el diario. Las maneras de archivar son diversas y

variadas, tales como ampos, archivos, carpetas, entre otros, el objetivo es tener los

documentos ordenados y clasificados, con el fin de su posterior búsqueda de manera

rápida y práctica.

Existen muchos y diversos tipos de documentos comerciales, pero los principales cuatro

documentos que están presentes en las transacciones de las empresas son los siguientes,

y se pasan a explicar a continuación:

1.3.1 Archivo de Facturas de Venta.

Las facturas de venta constan de la factura original, la cual es entregada al cliente, y 2

copias, una para control de cuentas por cobrar en el caso de ventas a crédito, y la otra

para archivar en orden consecutivo.

La copia destinada a control de cuentas por cobrar, es mantenida en un archivo ordenado

por cliente y luego por número de factura, en el momento que el cliente paga la factura,

se le adjunta el recibo de pago o documento de soporte que comprueba que se recibió el

pago, y esto genera otro tipo de archivo. Por otro lado, la otra copia se archiva por

consecutivo con el fin de búsqueda rápida de un número de factura en específico.

43

1.3.2 Archivo de Facturas de Compra.

Las facturas de compra son tramitadas por los proveedores. Si la compra fuese a contado

se debe adjuntar al comprobante de pago, sea cheque emitido o transferencia bancaria.

Pero si la compra fue a crédito, la factura de compra se archiva en el control de cuentas

por pagar, se debe adjuntar la orden de compra, para corroborar que el autorizado en

realidad solicitara la compra. Luego del pago, sea por transferencia o cheque, se adjuntan

las facturas y se archiva en el control de pagos realizados.

1.3.3 Archivo de Recibos de Dinero, Depósitos y Transferencias Bancarias

Recibidas.

Respaldan el recibido de un pago de clientes, y se deben archivar con las facturas

cobradas adjuntas.

Los depósitos y transferencias bancarias que se realizan por concepto de cobro de clientes

no se registran por si solos, el recibo de dinero es el documento que se le emite al pagador

y que respalda la recepción de los fondos, este documento es el que se registra. Los

recibos de dinero constan de 1 original, el cual se le entrega al cliente, y 2 copias, uno para

adjuntar a las facturas cobradas, y otro para llevar un archivo consecutivo de todos los

recibos emitidos.

44

1.3.4 Archivo de Cheques de Pago, Depósitos y Transferencias Bancarias

Realizadas.

Las tres formas más comunes de realizar pagos son los cheques, los depósitos bancarios y

las transferencias bancarias.

• Cheques: Antes de entregar los cheques se les debe sacar copia, y que la persona

autorizada que retira el cheque la firme como recibo, al mismo tiempo se le debe

solicitar al proveedor la entrega del recibo de dinero que respalda el pago

realizado. Estos documentos son adjuntos a las facturas a cancelar y archivados en

orden de consecutivo, clasificados por cada cuenta bancaria a la que corresponden

los cheques emitidos.

• Depósitos Bancarios: Se refieren a los depósitos realizados en cajas del banco a

cuentas de terceros, por medio de efectivo o cheque. Si fuera por cheque debe

adjuntarse al archivo del mismo el comprobante emitido por el banco.

• Transferencias Bancarias: Actualmente esta modalidad está desplazando a las dos

anteriores, ya que con el avance de la tecnología y el ahorro de tiempo que genera

esta nueva modalidad las empresas ahorran costos, tanto de logística como de

envíos al banco y emisión de chequeras, sin dejar de lado los tiempos de pago más

oportunos. Dichas transferencias deben clasificarse por cada cuenta bancaria

desde la que se transfiere y en orden cronológico, adjuntas a las facturas o

comprobantes del monto a pagar.

Para ilustrar de una mejor manera la forma de archivar los principales documentos

comerciales se presenta el siguiente diagrama; (se parte del hecho que el medio de

archivar más común son los ampos)

ARCHIVO DE DOCUMENTOS POR COBRAR (cada figura representa un Ampo)

FACTURACIÓN DE VENTAS

COBRO DE LAS FACTURAS DE VENTA POR COBRAR

FACTURAS DE COMPRA

PAGO DE LAS FACTURAS DE COMPRA POR PAGAR

Facturas de Venta

De la 4500 a 4800

•Se ordenan por Número de consucutivo.

•

•

Recibos de Dinero

Del 1500 al 2000


•Se ordenan en orden cronólogico.

•Se adjuntan las facturas de cobro.

Facturas de Compra por Pagar

•Se clasifican por proveedor.

•Luego se ordenan por Número de consucutivo

•Se adjunta la orden de compra firmada.

Cheques Dólares Cuenta #123 BNCR

Del # 1000 al 1500


•Se lleva el control de 1 ampo por cada cuenta.

•Se adjuntas las facturas a pagar

Cheques Colones Cuenta


•Se lleva el control de 1 ampo por cada cuenta.

•Se adjuntas las facturas a pagar


FACTURACIÓN DE VENTAS

COBRO DE LAS FACTURAS DE VENTA POR COBRAR

PAGO DE LAS FACTURAS DE COMPRA POR PAGAR

Facturas de Venta por Cobrar

•Se clasifican por cliente.

•Luego se ordenan por Número de consucutivo

Depósitos Recibidos

De Abril a Mayo 2010

Se ordenan en orden cronólogico.

Se adjuntan las facturas de cobro.

Tranasferencias Recibidas



•Se adjuntan las facturas de cobro.

Cheques Colones Cuenta #456 BNCR

Del # 900 al 1000

Se ordenan por Número de consucutivo.

Se lleva el control de 1 ampo por cada cuenta.

Se adjuntas las facturas a pagar

Depósitos Realizados



•Se adjuntan las facturas a pagar.

•Se adjunta en comprobante emitido por el banco.

45


Transaferencias Realizadas



•Se adjuntan las facturas a pagar.

•Se adjunta en comprobante emitido por el banco.

46

1.4 REGISTRO DE DOCUMENTOS COMERCIALES

En este apartado se mostrará cómo se registran las transacciones producto de los cuatro

principales documentos comerciales. Cabe destacar que la mayoría de las transacciones

de una empresa se derivan de estos documentos, de ahí, la importancia de registrarlos de

la manera correcta.

1.4.1 ¿Dónde registrar los documentos comerciales?

Los documentos comerciales, o en todo caso, todas las transacciones, deben ser

registradas en el libro de diario general, y posteriormente hacer los pases al mayor, todo

esto mediante la metodología estudiada en los subtemas 1.2.8 y 1.2.9

Si bien es cierto, esto es lo que dicta la regla, en la práctica el llenado de los libros

contables legalizados por la Dirección General de Tributación Directa, solamente se realiza

para fines de cumplimiento tributario, ya que actualmente la mayoría de las empresas

cuentan con software contables que simplifican el registro de transacciones, y a partir de

estas mayorizan automáticamente los movimientos y hasta resumen la información en

informes, reportes o estados financieros programados.

Desde el punto de vista práctico, cuando una pequeña empresa inicia operaciones y no

cuenta con el presupuesto para invertir en un software contable, puede apoyarse

primeramente en los libros legales y las hojas de cálculo como Microsoft Excel, pero la

recomendación es que a corto plazo debe invertir en un Programa Informático de

Contabilidad que vaya acorde con las necesidades de la empresa, no necesariamente debe

ser muy sofisticado. Dentro de los principales requerimientos que debe tener un software

contable son los siguientes:

47

• Ser Bimoneda: que se puedan registrar transacciones tanto en dólares como en

colones, y que internamente el programa haga las conversiones de moneda.

• Ser Multiusuario: que varios usuarios puedan utilizar el sistema.

• Que Mayorice Automáticamente.

• Que genere los reportes necesarios para la empresa (principalmente balance de

comprobación, reportes de movimientos por cuenta, antigüedad de saldos, entre

otros)

1.4.2 ¿Cuando registrar los documentos comerciales?

Las transacciones deben ser registradas el mismo día en que se realizan, no se pueden

aplazar o cambiar las fechas, por ello se deben registrar en el mismo momento en que se

producen ya que si no es así, y se produce en cierre o corte de periodo la transacción no

podría ser registrada con la fecha correcta. Y habría que registrarla con fecha posterior, lo

cual no es correcto, puesto que está afectando los resultados del periodo en curso,

cuando en realidad son movimientos que se produjeron en periodos anteriores. Hay que

tener cuidado con las cuentas de ingresos y gastos, ya que estas más bien deben ser hasta

anticipadas y realizar asientos de ajuste, de acuerdo al subtema 1.2.1 de este manual.

A continuación se mostrará mediante ejemplos prácticos, como registrar las transacciones

de los principales cuatro documentos comerciales.

48

1.4.3 Registro de Facturas de Ventas

Se ejemplificará el registro de la siguiente factura de venta de la empresa ABC S.A.

EMPRESA ABC S.A. FACTURA DE VENTA

Clientes: XXXX 16/11/2010

Dirección:

Teléfono:

Cantidad Descripcion Subtotal

1 Tornillos ₡3.000,00

3 Clavos ₡4.500,00

4 Varillas ₡6.000,00

Subtotal ₡13.500,00

Impuesto ₡1.755,00

Total ₡15.255,00

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El registro de la factura dependerá de si son ventas a crédito o contado.

Para esta factura el registro de diario sería el siguiente:

Fecha Cuenta o Detalle Referencia Débitos (Debe) Créditos (Haber)

16/11/10 Efectivo 15.255,00

Ingresos por Ventas 13.500,00

Impuestos sobre Ventas 1.755,00

-----------------o---------------

Notas:

• Si las ventas fueran a crédito, en lugar de la cuenta “Efectivo” se debe usar la cuenta “Cuentas por Cobrar – Cliente XXXX”

• El Impuesto sobre ventas se cobran sobre los Bienes y Mercancías físicas, y para Costa Rica es del 13%.

• Si lo que factura la empresa son servicios, no debe recaudar impuestos sobre ventas.

1.4.4 Registro de Facturas de Compras

Para ejemplificar el registro de una factura de compra nos basaremos en la misma factura

anterior, como si fuéramos el cliente XXXX, que le está comprando a la Empresa ABC S.A.

Para determinar el registro debemos antes, definir lo siguiente:

• Si la factura es a crédito o contado.

• Determinar si es un bien o servicio.

• Determinar si la intención de la compra es ser el cliente final de la mercancía o

servicio (si es de consumo inmediato o si es un activo); y si es una mercancía

adquirida con el fin de revenderla o producir otros bienes para vender.

• Si las mercancías fueran para revender; determinar si la valuación del inventario es

bajo el método permanente (donde con cada compra o venta se actualizan las

unidades en inventario) o método periódico, donde se registran las compras y

ventas, pero no se lleva un control actualizado de unidades de inventario, sino que

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para determinar el valor del inventario se debe hacer una toma física (conteo físico

de inventario). Para efectos de este manual se asume un método de valuación de

inventario periódico, ya que este es más adecuado para una pequeña o mediana

empresa, ya que no debe tener un estricto control automatizado, y por otro lado,

la metodología para los registros contables es mucho más simple.

El registro de diario bajo el supuesto de que la compra es de mercancías para revender

sería el siguiente:

Fecha Cuenta o Detalle Ref Débitos (Debe) Créditos (Haber)

16/11/10 Compras 13.500,00

Impuesto sobre Ventas 1.755,00

Efectivo ó Cuentas por pagar 15.255,00

-----------------o---------------

Y si fueran mercancías o servicios adquiridos con el fin de ser utilizadas por la empresa

(cliente final) el registro sería el siguiente (en este caso se capitaliza el Impuesto sobre

ventas, o sea, se incluye en el gasto):


16/11/10 Gastos por XXXXX 15.255,00


-----------------o---------------

Nota: Las XXXXX simbolizan que puede ser cualquier Gasto, según sea el caso. Ej: “Gastos por Suministros”

Por otro lado, si la compra fuera de un Activo, o sea que el bien sea para uso de empresa,

con el fin de ser utilizado para sus operaciones, y que sus beneficios sean futuros (en este

caso se capitaliza el Impuesto sobre ventas, o sea, se incluye en el Activo):


16/11/10 Activo XXXX 15.255,00


-----------------o---------------

Nota: Las XXXXX simbolizan que puede ser cualquier Activo, según sea el caso. Ej: “Mobiliario y Equipo de Oficina”

51

1.4.5 Registro de Recibos de Dinero, Depósitos y Transferencias Bancarias

Recibidas.

Los recibos de dinero son el respaldo de que se recibió cierta cantidad de dinero por equis

concepto. Los recibos de dinero se deben emitir independientemente del medio de pago

que utilice nuestro cliente, sea pago con moneda en efectivo, en cheque, o por

transferencia o depósito bancario.

A continuación se muestra un ejemplo de registro de recibo de dinero que cancela la

factura anterior.

Recibo de Dinero:

Registro:


20/11/10 Efectivo ó Bancos 15.255,00

Cuentas por Cobrar Cliente X 15.255,00

-----------------o---------------

Notas:

• Si el pago es en efectivo se registra en esta cuenta, pero si fuera por cheque o por transferencia bancaria se debe registrar a la cuenta “Bancos”

RECIBO DE DINEROEMPRESA ABC S.A. Fecha: 20/11/2010

Recibí de: Cliente XXXX

La suma de: Quince mil doscientos cincuenta y cinco ₡15.255,00

Por concepto de: Pago de Factura # 00

Fima

52

1.4.6 Registro de Cheques de Pago, Depósitos y Transferencias Bancarias

Realizadas.

El cheque:

El registro asumiendo que el cheque es por concepto de pago de una factura de compra

ya registrada, y mantenida como cuenta por pagar, no se registra gastos ni compras, ya

que estos quedaron registrados con la factura de compra:


20/11/10 Cuentas por Pagar Proveedor X 15.255,00

Bancos 15.255,00

-----------------o---------------

Notas:

• El mismo registro sería para pagos por medio de transferencias o depósitos bancarios de pagos de cuentas por pagar a proveedores.

CHEQUE CHEQUE N° 1240-4

San José: 20/11/2010

A pago a: Proveedor XXXX

La suma de: Quince mil doscientos cincuenta y cinco ₡15.255,00

Cuenta # 0000

Fima

B AN CO

53

Por otro lado, si el cheque fuera para comprar un Activo o pagar algún Gasto, del cual no

se ha registrado factura de compra previamente, el asiento simplemente cambia su

cuenta al Debe.


20/11/10 Activo XX ó Gasto XX 15.255,00

Bancos 15.255,00

-----------------o---------------

1.5 OTROS REGISTROS CONTABLES

Existen muchos otros registros contables que no se generan por medio de documentos

comerciales, sino que se deben tener presentes y generar el asiento que corresponde.

1.5.1 Registros Directos en el Diario General

Los registros directos en el diario son asientos que no necesariamente son respaldados

con documentos o movimientos repetitivos de la empresa. Por lo general, no se pueden

identificar por la existencia de una transacción, sino más bien son producto de

transacciones anteriores. Los más comunes son los Asientos de Ajuste.

1.5.2 Asientos de Ajuste

Son registros contables, que como su palabra lo dice, ajustan los saldos de cuentas

contables que requieren de ajustes posteriores,

transacciones que afectan ingresos y gastos en más de un mes (asumiendo que se hacen

cortes de estados financieros mensuales)

Las principales clasificaciones de

(1) Asientos para distribuir Gastos

Pagados por Adelantado

(2) Asientos para distribuir Ingresos

Cobrados por Adelantado

(3) Asientos para Registrar Gastos NO

Contabilizados

(4) Asientos para Registrar Ingresos NO Contabilizados

Asiento de Ajuste para el Gasto por

Depreciación y Amortización


contables que requieren de ajustes posteriores, en su gran mayoría son producto de


cortes de estados financieros mensuales), se recomienda realizarlos al final de cada mes.

clasificaciones de Asientos de Ajuste son las siguientes:

•Normalmente se registran para distrubuir eladquirido, y que sus beneficios se esperan obtenerperiodos futuros.

•Primero debe existir un Gasto Diferido (Pagado por

•Ejemplo: Seguros, Alquileres, Suministros de Oficina.

(1) Asientos para distribuir Gastos

•Normalmente se registran para distrubuir el cobrodel cual se piensa entregar el bien o servicio en periodos

•Primero debe existir un Ingreso Diferido (Cobrado

•Ejemplo: Servicios cobrados por anticipado.

(2) Asientos para distribuir Ingresos

•Gastos que aún no han sido registrados, pero en los

•Los asientos son para cargar el gasto en el mesrealidad de consumió el gasto.

•Ejemplo: Salarios acumulados por pagar, Intereses

(3) Asientos para Registrar Gastos NO

•Ingresos que aún no han sido registrados, pero a los que ya se tiene derecho.

•Los asientos son para cargar el ingreso en el mes respectivo que en realidad se ganó el ingreso.

•Ejemplo: Intereses acumulados por Cobrar

(4) Asientos para Registrar Ingresos NO Contabilizados

•Ingresos que aún no han sido registrados, pero a los que ya se tiene derecho.

Asiento de Ajuste para el Gasto por

Depreciación y

54


ía son producto de


al final de cada mes.

costo de un Activoobtener durante varios

por Adelantado)

Ejemplo: Seguros, Alquileres, Suministros de Oficina.

cobro de un Ingreso futuro,periodos futuros.

(Cobrado por Adelantado)

los que ya se incurrió.

mes respectivo que en

Intereses acumulados x Pagar

Ingresos que aún no han sido registrados, pero a los que ya se tiene

Los asientos son para cargar el ingreso en el mes respectivo que en

Ingresos que aún no han sido registrados, pero a los que ya se tiene

55

A continuación se mostrará mediante ejemplos prácticos el formato de registro de cada

clase de Asiento de Ajuste:

1) Asientos para distribuir Gastos Pagados por Adelantado:

Se compran Suministros de Oficina para 3 meses por 3.000, el día 01-nov-10


01/11/10 Suministros de Oficina (activo) 3.000,00

Bancos 3.000,00

-----------------o---------------

El día 30-nov-10 se ha consumido 1 mes de los 3 meses para los que se compraron

los suministros, o sea, se ha consumido una tercera parte del pago por adelantado,

3.000 / 3 = 1.000

El asiento de ajuste es el siguiente:


30/11/10 Gastos por Suministros Oficina 1.000,00

Suministros d Oficina (activo) 1.000,00

-----------------o---------------

2) Asientos para distribuir Ingresos Cobrados por Adelantado:

El 15-nov-10 se cobran por adelantado 6 meses de alquiler de una máquina, por la

cual se ganan 3000 por mes.


15/11/10 Bancos 18.000,00

Ingresos cobrados por Anticp 18.000,00

-----------------o---------------

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El día 30-nov-10 se ha consumido 1/2 mes de los 6 meses de alquiler de máquina

que se cobraron por adelantado. O sea el monto consumido es = 3.000 / 2 = 1.500

El asiento de ajuste es el siguiente:


30/11/10 Ingresos cobrados por Anticp

(Pasivo)

1.500,00

Ingresos por Ventas 1.500,00

-----------------o---------------

3) Asientos para registrar Gastos no Contabilizados:

Al 30-nov-10 se conoce el monto de la planilla a cancelar el 01-dic-10, por 1.850,00


30/11/10 Gastos por Salarios 1.850,00

Salarios por Pagar 1.850,00

-----------------o---------------

El día 01-dic-10 se procede con el pago de los salarios.


01/12/10 Salarios por Pagar 1.850,00

Bancos 1.850,00

-----------------o---------------

57

4) Asientos para registrar Ingresos no Contabilizados:

El 01-nov-10 se adquiere una Inversión en Certificados de Depósito a Plazo, por

10.000, cuyos intereses son del 12% anual, pagaderos al final del periodo de 6

meses de la inversión.


01/11/10 Inversión en Títulos 10.000,00

Bancos 10.000,00

-----------------o---------------

El día 30-nov-10 se realiza el asiento de ajuste correspondiente (cálculo de

intereses = (10.000 * 12%) / 12 = 100:


30/11/10 Intereses acumulados por Cobrar 100,00

Ingresos por Intereses 100,00

-----------------o---------------

El asiento anterior se repite durante los siguientes 5 meses, hasta completar los 6

meses de vida del Certificado, a este día se recupera tanto la inversión como los

intereses, el asiento sería el siguiente:


01/05/11 Bancos 10.600,00

Inversión en Títulos 10.000,00

Intereses acumulados por Cob 600,00

-----------------o---------------

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Asiento de Ajuste para el Gasto por Depreciación y Amortización

La depreciación es el mecanismo utilizado para asociar el costo de un activo con los

ingresos que este activo va a generar en un periodo de tiempo determinado, con el fin de

que no quede un gasto inicial por la compra del activo, cuando en realidad los beneficios

van a ser también posteriores al periodo actual.

Depreciación significa distribución sistemática del costo de un activo en la forma de gasto

durante los periodos contables que componen su vida útil, por tanto, el término

depreciación guarda su relación con el beneficio obtenido del activo y no únicamente con

la pérdida de valor que surja de su utilización o deterioro físico.

Para cada uno de estos activos depreciables existe una contra cuenta de “Depreciación

Acumulada Activo XXXX” que posee su saldo al haber, y se resta a la cuenta del activo

respectivo para producir el valor neto que debe aparecer en el balance general. Esta

cuenta se acredita mediante un asiento contra un débito a la cuenta “Gastos por

Depreciación Activo XXXX” que se presentará en el Estado de Resultados junto a los demás

gastos operativos.

Para comprender la fórmula de cálculo de la Depreciación debemos conocer los siguientes

conceptos:

• Valor Histórico ó Valor de Adquisición: Valor al que se compró el Activo (incluyendo

costos necesarios, transportes e impuestos).

• Vida Útil: Cantidad de tiempo que se espera que el activo genere beneficios

económicos.

• Valor de Rescate o Valor Residual: Valor que se podría recuperar al deshacerse del

activo, al final de su vida útil.

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Hay varios métodos para calcular la depreciación, pero la más común y simple es la de

“Línea Recta”, la fórmula es la siguiente:

(Costo de Adquisición – Valor Residual) / Años de Vida Útil = Depreciación Anual

Si se desea el cálculo de la depreciación mensual se divide entre 12.

Las Amortizaciones siguen la misma metodología que las Depreciaciones, solamente es

una distinción de nombre, ya que las Amortizaciones se aplican a Activos Intangibles, tales

como Patentes, Software, entre otros.

Para ilustrar de una mejor manera el cálculo y registro de la depreciación, se muestra el

siguiente ejemplo:

El 01-nov-10 la empresa compró un Equipo de Cómputo en 200.000, se estima que la vida

útil del mismo sea de 5 años, con un valor residual de 20.000.

(Costo de Adquisición – Valor Residual) / Años de Vida Útil = Depreciación Anual

( 200.000 - 20.000 ) / 5 = 36.000

La depreciación anual es de 36.000, y por ende, la mensual de 3.000

El asiento de registro de la depreciación es el siguiente:

Fecha Cuenta o Detalle Ref Débitos

(Debe)

Créditos

(Haber)

30/11/10 Gastos por Depreciación Equipo de Cómputo 3.000,00

Depreciación acumulada Equipo de Cómputo 3.000,00

-----------------o---------------

60

1.5.3 Asientos de Cierre

Las cuentas ingresos, gastos, pérdidas y ganancias, son cuentas patrimoniales temporales,

para ser más específico de utilidades retenidas, que se utilizan durante el periodo

contable para clasificar y acumular ciertos cambios que afectan el patrimonio. Al final del

periodo, o sea, el 30 de setiembre de cada año, se debe trasladar el saldo neto de estas

cuentas a la cuenta de utilidades retenidas. Con esto, las cuentas temporales se reducen a

cero de tal manera que estén listas para medir los ingresos y los gastos del siguiente

periodo contable y poder realizar análisis y controles comparando un periodo con el

anterior.

A continuación se tiene la siguiente lista de ingresos, gastos, pérdidas y ganancias del

periodo que cierra al 30-set-10, y posteriormente se muestra como realizar el asiento de

cierre:

61

El Asiento de Cierre de los Ingresos y Ganancias es el siguiente:


(Debe)

Créditos

(Haber)

30/09/10 Ingresos por Ventas 15.000

Descuentos sobre Ventas

200

Devoluciones sobre Ventas

100

Ingresos por Intereses 2.450

Otros Ingresos 1.000

Ganancia en venta de activos 3.500

Ganancia en diferencial cambiario 500

Utilidades Retenidas 22.150

-----------------o---------------

DEBE HABER

INGRESOS

Ingresos por Ventas 15.000

Descuentos sobre Ventas 200

Devoluciones sobre Ventas 100

Ingresos por Intereses 2.450

Otros Ingresos 1.000

Ganancia en venta de activos 3.500

Ganancia en diferencial cambiario 500

GASTOS

Compras 5.820

Descuentos sobre Compras 350

Devoluciones sobre Compras 150

Gastos Operativos 4.500

Gastos Administrativos 2.000

Gastos Financieros 950

Otros Gastos 700

Pérdidas en venta de activos 100

Pérdidas en diferencial cambiario 300

Lista de Ingresos y Gastos al 30-set-10

62

Antes de realizar el Asiento de Cierre de Gastos y Pérdidas es necesario calcular el Costo

de Mercadería Vendida, ya que este debe cerrarse en el siguiente asiento. (Se asume que

había 1.500,00 en inventario inicial y con un nuevo conteo físico al 30-set-10 se estimo el

inventario en 2.000,00

La fórmula del Costo de Mercadería Vendida es la siguiente:

CMV = Inventario Inicial + Compras Netas – Inventario Final

Donde Compras Netas = Compras Totales + Fletes s/Compras – Devoluc. s/Compras - Desc.

s/Compras


(Debe)

Créditos

(Haber)

30/09/10 Descuentos sobre Compras 350

Devoluciones sobre Compras 150

Inventario Final 2.000

Costo de Mercadería Vendida 4.820

Inventario Inicial

1.500

Compras

5.820

-----------------o---------------

63

El Asiento de Cierre de los Gastos y Pérdidas es el siguiente:


(Debe)

Créditos

(Haber)

30/09/10 Utilidades Retenidas 13.370

Costo de Mercadería Vendida

4.820

Gastos Operativos 4.500

Gastos Administrativos 2.000

Gastos Financieros 950

Otros Gastos 700

Pérdidas en venta de activos 100

Pérdidas en diferencial cambiario 300

-----------------o---------------

Como se puede observar en los asientos anteriores, el cierre de Ingresos contra Utilidades

Retenidas fue de 22.150, mientras que el de Gastos 13.370. Esto quiere decir que las

utilidades de este periodo fueron de 8.780.

64

1.5.4. Caso Práctico

A continuación se resolverá un caso práctico en una empresa comercial, con el fin de

aplicar los procedimientos contables de registro y clasificación de las transacciones

explicados en los puntos anteriores de este manual. Ejemplo que posteriormente

permitirá mostrar el resumen de la información mediante Estados Financieros y otros

informes.

La empresa El Sol S.A. es una empresa que se dedica a la comercialización de equipos de

cómputo. Algunas de las políticas contables son:

• Los edificios se toman a una vida útil de 50 años, y con un valor residual del 10% de

su valor histórico o de adquisición.

• Los vehículos se toman a una vida útil de 10 años, y con un valor residual del 20%

de su valor histórico o de adquisición.

• El Mobiliario y Equipo de Oficina se toma a una vida útil de 10 años, y sin valor

residual.

• El método para registrar el inventario es el Periódico.

• La compañía no mantiene dinero en efectivo, todos los cobros los deposita en la

cuenta bancaria, y todos los pagos se realizan desde la misma.

• Las Inversiones se refieren a Certificados de Depósito bancarios, adquiridos el

30/ago/10, a una tasa de rendimiento del 12%, y con intereses pagaderos cada 3

meses.

65

Los saldos de las cuentas (balance de comprobación) al 31/ago/10 son los siguientes:

CUENTAS DEBE HABER

Bancos 7.231.000,00

Inversiones 2.500.000,00

Cuentas por Cobrar 4.725.435,00

Gastos pagados por anticipado (diferidos) 500.000,00

Inventarios 1.565.000,00

Vehículos 2.000.000,00

Depreciación Acumulada Vehículos 200.000,00

Mobiliario y Equipo de Oficina 500.000,00

Depreciación Acumulada Mob. Y Eq. Oficina

50.000,00

Patentes 1.000.000,00

Amortización Acumulada Patentes 800.000,00

Cuentas por pagar 2.965.790,00

Gastos por Pagar 900.300,00

Retenciones y Provisiones Laborales 675.555,00

Documentos por pagar, Largo Plazo 2.000.000,00

Capital Social, acciones 3.500.000,00

Utilidades Retenidas 1.398.790,00

Reserva Legal 700.000,00

Ingresos por Ventas 10.200.000,00

Ganancia en venta de activos 500.000,00

Gastos por Salarios Operativos 1.670.000,00

Gastos por Servicios Públicos 444.000,00

Gastos por Salarios Administrativos 1.105.000,00

Gastos por Intereses 650.000,00

Las transacciones del mes de setiembre 2010 fueron las siguientes:

01/set/10 - Los socios aportan ₡ 10.000.000 en efectivo que depositan inmediatamente

en una cuenta corriente del Banco a nombre de la empresa. Además aportan un vehículo

valorado en ₡ 5.000.000, un terreno de ₡ 5.000.000 con edificio de ₡ 15.000.000. También

Mobiliario y equipo de oficina valorado en ₡ 3.500.000

66

02/set/10 - Se compra a crédito 20 equipos de cómputo para la venta, cuyo costo

unitario es de ₡114.800 + impuestos de ventas.

04/set/10 - Se venden a crédito 10 equipos de cómputo en ₡ 285.000 + impuesto cada

uno.

05/set/10 - Se pagan servicios públicos por ₡ 50.000

05/set/10 - Se devuelven 2 de los equipos de cómputo comprados el día 02/set/10

06/set/10 - Se venden al contado 5 equipos de cómputo en ₡ 285.000 + impuesto cada

uno.

09/set/10 - Se compran al crédito 20 equipos de cómputo a un precio de oferta de

₡80.000 i.v.i (impuesto de ventas incluido)

15/set/10 - Se pagan salarios operativos por ₡1.100.000

15/set/10 - Se pagan seguros al INS por 300.000 que cubren 3 meses a partir de la fecha.

20/set/10 - Se venden 15 equipos de cómputo en ₡ 300.000 cada uno + impuesto de

ventas, recibiendo la mitad en efectivo y la otra mitad al crédito.

29/set/10 - Se reciben directamente a la cuenta bancaria, 10.000 por concepto de

intereses.

67

SOLUCIÓN:

Los asientos para registrar las transacciones son los siguientes:


01/09/2010 Bancos 10.000.000,00

Vehículos 5.000.000,00

Terreno 5.000.000,00

Edificios 15.000.000,00

Mobiliario y Equipo de Oficina 3.500.000,00

Capital Social, Acciones Comunes 38.500.000,00

-----------------o---------------

02/09/2010 Compras 2.296.000,00


Cuentas por Pagar 2.594.480,00

-----------------o---------------

04/09/2010 Cuentas por Cobrar 3.220.500,00

Ingresos por ventas 2.850.000,00

Impuestos sobre ventas 370.500,00

-----------------o---------------

05/09/2010 Gastos por Servicios Públicos 50.000,00

Bancos 50.000,00

-----------------o---------------

05/09/2010 Cuentas por Pagar 259.448,00

Devoluciones sobre Compras 229.600,00


-----------------o---------------

06/09/2010 Bancos 1.610.250,00



-----------------o---------------

09/09/2010 Compras 6.371.681,42


Cuentas por Pagar 7.200.000,00

-----------------o---------------

15/09/2010 Gastos por Salarios Operativos 1.100.000,00

Bancos 1.100.000,00

-----------------o---------------

15/09/2010 Seguros pagados por anticipado 300.000,00

Bancos 300.000,00

-----------------o---------------

20/09/2010 Bancos 2.542.500,00

Cuentas por Cobrar 2.542.500,00



-----------------o---------------

29/09/2010 Bancos 10.000,00

Ingresos por Intereses 10.000,00

-----------------o---------------

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Posteriormente se analiza y registrar los asientos de ajuste necesarios al cierre de mes:

a) Asiento de ajuste para los ingresos por intereses de las inversiones:

(2.500.000 * 12%) / 12

30/09/2010 Intereses por Cobrar 25.000,00


b) Asiento de ajuste para los gastos por seguros pagados por adelantado:

((300.000 / 3) / 30) * 15 días

30/09/2010 Gastos por Seguros 50.000,00

Seguros pagados por anticipado 50.000,00

c) Asiento de depreciaciones de activos (incluyen tanto los activos adquiridos en

meses anteriores, como los aportados en el mes):

Depreciación Vehículos: ((7.000.000 – (7.000.000 * 20%)) / 10) / 12 meses

Depreciación Mobiliario Oficina: (4.000.000 / 10) / 12 meses

Depreciación Edificio: ((15.000.000 – (15.000.000 * 10%)) / 50) / 12 meses

30/09/2010 Gastos por Depreciación de Vehículos 46.666,67

Gastos por Depreciación de Mobiliario Of 33.333,33

Gastos por Depreciación de Edificios 22.500,00

Depreciación Acumulada de Vehículos 46.666,67

Depreciación Acumulada de Mobilia Of 33.333,33

Depreciación Acumulada de Edificios 22.500,00

69

La Mayorización o clasificación de las transacciones es la siguiente (incluye los saldos

iniciales que vienen del balance de comprobación anterior):

Bancos

Inversiones

Cuentas por Cobrar

Gastos pag x

adelantado

7.231.000

2.500.000

4.725.435

500.000

10.000.000

3.220.500

300.000

50.000

2.542.500

50.000

1.610.250

110.000

300.000

2.542.500

10.000

21.393.750 460.000

2.500.000 0

10.488.435 0

800.000 50.000

19.943.750

2.500.000

10.488.435

750.000

Inventarios

Terreno

Edificios

Deprec. Acum. Edificios

1.565.000

5.000.000

15.000.000

22.500

1.565.000 0

5.000.000 0

15.000.000 0

0 22.500

1.565.000

5.000.000

15.000.000

22.500

Vehículos

Deprec. Acum.

Vehículos

Mobiliario y eq Oficina

Deprec. Ac. Mob y eq

Of

2.000.000

200.000

500.000

50.000

5.000.000

46.667

3.500.000

33.333

7.000.000 0

0 246.667

4.000.000 0

0 83.333

7.000.000

246.667

4.000.000

83.333

70

Patentes

Amotiz acum. Patentes

Cuentas por pagar

Gastos por Pagar

1.000.000

800.000

2.965.790

900.300

2.594.480

259.448

7.200.000

1.000.000 0

0 800.000

259.448 12.760.270

0 900.300

1.000.000

800.000

12.500.822

900.300

Impuesto s/ Ventas x P

Retenc. y prov. laboral

Documento por Pagar

LP


298.480

675.555

2.000.000

3.500.000

370.500

38.500.000

29.848

185.250

828.319

585.000

1.126.799 1.170.598

0 675.555

0 2.000.000

0 42.000.000

43.799

675.555

2.000.000

42.000.000


Reserva Legal

Ingresos por Ventas

Ingreso por Intereses

1.398.790

700.000

10.200.000

10.000

2.850.000

25.000

1.425.000

4.500.000

0 1.398.790

0 700.000

0 18.975.000

0 35.000

1.398.790

700.000

18.975.000

35.000

71

Ganancia venta Activos

Gastos Salarios Operat

Gastos por Serv

Publicos

Gastos Salarios Admin

500.000

1.670.000

444.000

1.105.000

1.100.000

50.000

0 500.000

2.770.000 0

494.000 0

1.105.000 0

500.000

2.770.000

494.000

1.105.000

Gastos por Intereses

Gastos por Seguros

Compras

Devoluciones s/

compras

650.000

50.000

2.296.000

229.600

6.371.681

650.000 0

50.000 0

8.667.681 0

0 229.600

650.000

50.000

8.667.681

229.600

Intereses por Cobrar

Gastos Deprec

Vehiculos

Gastos Deprec Mobil Of

Gastos Deprec Edificios

25.000

46.666,67

33.333,33

22.500

25.000 0

46.666,67 0

33.333,33 0

22.500 0

25.000

46.666,67

33.333,33

22.500

72

1.6 ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

En este apartado se explicará cómo preparar los Estados Financieros, los cuales resumen

los resultados de todas las transacciones, y permiten analizar la situación financiera de la

empresa, los cuales apoyan la toma de decisiones de la gerencia.

Según la NIIF 1, los estados financieros completos constan de:

• Balance General

• Estado de Resultados

• Estados de Cambios en el Patrimonio

• Flujo de Efectivo

• Notas a los Estados Financieros

Para efectos de presentación, cada estado financiero se compone de tres partes:

1) Encabezado: Aquí se incluye el nombre de la empresa, el nombre del estado o

informe financiero, la fecha o periodo por el cual ha sido preparado y moneda.

2) Cuerpo: En esta parte se presentan los saldos de las cuentas, la relación y/o suma

de las mismas.

3) Notas: Se incluye toda la información necesaria para un mejor entendimiento de la

información financiera, relacionada con la presentación de algunas partidas, la

revelación en cuanto al uso de las normas, entre otras.

Para efectos prácticos, se preparará los estados financieros de la empresa El Sol S.A. del

caso práctico del apartado 1.5.4 de este manual.

73

1.6.1 Elaboración del Balance de Comprobación

El balance de comprobación, por si solo no es un estado financiero, sino más bien es la forma de resumir los saldos del libro mayor, con el fin de tener la información para la elaboración de los estados financieros, además de corroborar que no haya errores en las cantidades registradas al debe y al haber, ya que las dos columnas deben sumar igual, por el principio de partida doble.

Balance de Comprobación

Bancos ₡19.943.750

Inversiones 2.500.000

Cuentas por Cobrar 10.488.435

Intereses por Cobrar 25.000

Gastos pag x adelantado 750.000

Inventarios 1.565.000

Terreno 5.000.000

Edificios 15.000.000

Deprec. Acum. Edificios ₡22.500

Vehículos 7.000.000

Deprec. Acum. Vehículos 246.667

Mobiliario y eq Oficina 4.000.000

Deprec. Ac. Mob y eq Of 83.333

Patentes 1.000.000

Amotiz acum. Patentes 800.000

Cuentas por pagar 12.500.822

Gastos por Pagar 900.300

Impuesto s/ Ventas x P 43.799

Retenc. y prov. laboral 675.555

Documento por Pagar LP 2.000.000

Capital Social, acciones 42.000.000

Utilidades Retenidas 1.398.790

Reserva Legal 700.000

Ingresos por Ventas 18.975.000

Ingreso por Intereses 35.000

Ganancia venta Activos 500.000

Gastos Salarios Operat 2.770.000

Gastos por Serv Publicos 494.000

Gastos Salarios Admin 1.105.000

Gastos por Intereses 650.000

Gastos por Seguros 50.000

Compras 8.667.681

Devoluciones s/ compras 229.600

Gastos Deprec Vehiculos 46.666,67

Gastos Deprec Mobil Of 33.333,33

Gastos Deprec Edificios 22.500

TOTALES = ₡81.111.366 ₡81.111.366

74

1.6.2 Elaboración del Estado de Resultados

El estado de resultados en particular muestra el resultado de la operación (utilidad =

Ingresos – Gastos) de un negocio dentro de un periodo dado, lo cual permite analizar las

tendencias de cada uno de los rubros que lo componen, y las relaciones entre ellos. Por

ejemplo, se puede analizar cuál ha sido el crecimiento de las ventas de este año en

comparación con el anterior y la relación de este rubro con los demás gastos necesarios

para producir estas ventas y principalmente con el costo de ventas. En él se listan todos

los ingresos y gastos, calculando tres diferentes utilidades: primero, la utilidad bruta que

es el resultado de restarle a las ventas netas, el costo de ventas; segundo, la utilidad de

operación que se obtiene restando a la utilidad de bruta los gastos operativos de ventas y

administrativos; y finalmente la utilidad neta antes del impuesto sobre la renta (que en

Costa Rica por lo general es del 30%, ya que depende del nivel de ventas de la empresa)

que aparece después de haber disminuido o aumentado la utilidad de operación con los

otros gastos e ingresos no operativos como los intereses. Debe quedar claro sin embargo

que los montos mostrados son el resultado de cálculos y estimaciones basadas en las

Normas Internacionales de Información Financiera.

Existen varios métodos para el formato de determinar la utilidad, el más recomendado es

el de “Pasos Múltiples” ya que detalla cada etapa del proceso de generación de la utilidad.

Se divide en cuatro secciones: primero se calcula la utilidad bruta en ventas, luego la

utilidad de operación, luego la utilidad antes y después del impuestos sobre la renta. Los

gastos operativos se dividen en gastos de ventas y administrativos y se listan todas las

partidas importantes que lo componen.

Para el ejemplo que se ha venido siguiendo, el estado de resultados es el siguiente:

75

El Sol S.A.

Estado de Resultados

Del 01-set-10 al 30-set-10

(en colones)

INGRESOS

Ingresos por Ventas

₡18.975.000

COSTO DE MERCADERIA VENDIDA Inventario Inicial ₡1.565.000

Compras 8.667.681 Devoluciones sobre Compras (229.600) Inventario Final 2.150.000

Costo de Mercadería Vedida

(₡7.853.081)

Utilidad Bruta Operativa ₡11.121.919

GASTOS

Gastos Operativos Gastos Salarios Operat (₡2.770.000)

Gastos por Serv Publicos (494.000) Gastos Deprec Vehiculos (46.667) Gastos Deprec Mobil Of (33.333) Gastos Deprec Edificios (22.500) (₡3.366.500)

Gastos Administrativos Gastos Salarios Admin (1.105.000)

Gastos por Seguros (50.000) (1.155.000)

Gastos Financieros Gastos por Intereses (650.000) (650.000)

Otros Ingresos Ganancia venta Activos

500.000

Ingreso por Intereses

35.000

Utlidad Neta, antes de Impuestos

6.485.419

Impuesto sobre la Renta (30%)

(1.945.626)

Utlidad Neta, después de Impuestos ₡4.539.793

76

1.6.3 Elaboración del Estado de Cambios en el Patrimonio

Muestra las variaciones realizadas en las cuentas correspondientes al patrimonio entre el

periodo anterior y el cierre del periodo actual, para el ejemplo del El Sol S.A. el estado

sería el siguiente:

El Sol S.A.

Estado de Cambios en el Patrimonio

Del 01-set-10 Al 30-set-10

(en colones)



Reserva Legal

TOTAL

Saldos Al 01-set-10 ₡3.500.000 ₡1.398.790 ₡700.000 ₡5.598.790

Aumento de Capital, aporte socios 38.500.000

38.500.000

Utilidades del Periodo, después de Impuestos

4.539.793

4.539.793

Dividendos Declarados

(1.000.000)

(1.000.000)

Saldos Al 30-set-10 ₡42.000.000 ₡4.938.583 ₡700.000 ₡47.638.583

77

1.6.4 Elaboración del Balance General

El Balance General o Estado de Situación muestran los saldos de las cuentas de activos,

pasivos y patrimoniales a una fecha dada. El Balance General se ordena en su sección de

activos de los más líquidos a los menos (líquidos significa la rapidez con que se pueden

convertir en efectivo), y en su sección de pasivos de los más exigibles a corto plazo a los

menos, y de igual manera los pasivos de largo plazo. Esto permite a los usuarios de la

información contable determinar la solidez de la empresa y su liquidez. Además en él se

puede observar cuál ha sido el aporte de los socios y qué tan apalancada (endeudada

respecto a lo que tiene) se encuentra la compañía. Pero sus principales razones

financieras se obtienen al analizarlo junto con el estado de resultado, para conocer la

rotación del inventario, la antigüedad promedio de las cuentas, la utilidad por colón de

activos, la utilidad por acción, etc. El análisis financiero de los estados sin embarro se

estudiará en siguientes temas de este mismo manual.

El Balance General debe estar clasificado, de acuerdo a los siguientes criterios:

Activos circulantes, propiedad planta y equipo, otros activos.

Los activos circulantes se listan al principio de los activos en el balance general

comenzando por los más líquidos. Si existe alguna restricción en su uso, no pueden

clasificarse como circulantes pues no son activos disponibles para cancelar las partidas de

pasivo circulante. Se definen como circulantes aquellos activos que se convertirán a

efectivo, se venderán o consumirán en un plazo no mayor a un año o al ciclo de operación,

el que sea más largo. Dentro de ellos tenemos en su orden: Efectivo y sus equivalentes,

Cuentas por cobrar, Inventarios, gastos pagados por anticipado, y otras cuentas por

cobrar.

78

Los activos fijos o propiedad, planta y equipo, son bienes muebles e inmuebles propiedad

de la empresa que son utilizados en sus operaciones y de los que se espera obtener un

beneficio futuro. No están disponibles para la venta, sino que se utilizan en la generación

de ingresos. Dentro de esta categoría se lista primero el terreno y luego los activos

depreciables.

En "otros activos", se clasifican los activos fijos que no estén siendo utilizados en las

actividades comerciales de la empresa, pero que aún tienen un valor futuro, las

inversiones a largo plazo con fines específicos y los activos circulantes restringidos.

También se pueden clasificar aquí los activos intangibles, como derechos de autor,

derechos de marca, y patentes.

Pasivos a corto y largo plazo

Los pasivos son obligaciones contraídas por operaciones pasadas y que requieren un pago

futuro en dinero, producto o servicios. Se clasifican como circulantes las que deben ser

canceladas en un plazo no mayor a un año o al ciclo de operación, el que sea mayor, y se

detallan en el Balance General de los más exigibles a los menos exigibles. Las cuentas por

pagar, salarios por pagar, servicios cobrados por anticipado, anticipos de clientes, etc. son

cuentas típicas de esta sección. Los pasivos a largo plazo son las hipotecas, documentos y

otras deudas con plazos superiores a un año o al ciclo de operación. La porción a corto

plazo de los pasivos a largo plazo debe reclasificarse como circulante.

Patrimonio

Dentro de las cuentas patrimoniales hemos estudiado dos: la cuenta de utilidades

retenidas y la cuenta de capital social, sin embargo en la sección patrimonial del Balance

General pueden aparecer superávit por revaluaciones de activos, por donaciones, reservas

legales, etc.

79

El Sol S.A.

Balance General

Al 30-set-10

(en colones)

ACTIVOS

Activos Circulantes Bancos

₡19.943.750

Inversiones

2.500.000

Cuentas por Cobrar

10.488.435

Intereses por Cobrar

25.000

Gastos pag x adelantado

750.000

Inventarios

2.150.000

Total Activos Circulantes =

35.857.185

Activos Fijos Terreno

5.000.000

Edificios ₡15.000.000 Deprec. Acum. Edificios (22.500) 14.977.500

Vehículos 7.000.000 Deprec. Acum. Vehículos (246.667) 6.753.333

Mobiliario y eq Oficina 4.000.000 Deprec. Ac. Mob y eq Of (83.333) 3.916.667

Total Activos Fijos =

30.647.500

Activos Intangibles Patentes 1.000.000

Amotiz acum. Patentes (800.000) 200.000

Total Activos Intangibles =

200.000

TOTAL ACTIVOS = ₡66.704.685

PASIVOS Y PATRIMONIO

Pasivos Pasivos Circulantes Cuentas por pagar

₡12.500.822

Gastos por Pagar

900.300

Impuesto s/ Ventas x P

43.799

Impuesto s/ Renta x Pagar

1.945.626

Dividendos por Pagar

1.000.000

Retenc. y prov. laboral

675.555

Total Pasivos Circulantes =

17.066.102

Pasivos No Circulantes Documento por Pagar LP

2.000.000

Total Pasivos No Circulantes =

2.000.000

Total Pasivos =

19.066.102

Patrimonio Capital Social, acciones

42.000.000


4.938.583

Reserva Legal

700.000

Total Patrimonio =

47.638.583

TOTAL PASIVOS Y PATRIMONIO = ₡66.704.685

80

1.6.5 Elaboración del Estado de Flujos de Efectivo

El estado de flujos de efectivo es un resumen de los flujos de efectivo durante el periodo

en cuestión. El estado proporciona un resumen de los flujos de efectivo operativos, de

inversiones y de financiamiento de la empresa y los ajusta de acuerdo con los cambios en

su efectivo y valores bursátiles durante el período.

Primeramente se inicia con la Utilidad Neta del Estado de Resultados, y a esta se le suma

los gastos que no fueron en efectivo, y se restan los ingresos que no fueron en efectivo.

Posteriormente, se determinan las variaciones netas - incremento o disminución - de las

partidas de Activos Circulantes y Pasivos Circulantes entre el periodo anterior y el actual, y

las reglas de ajuste son las siguientes:

Incremento de Activos - Se Resta la diferencia Neta.

Disminución de Activos - Se Suma la diferencia Neta

Incremento de Pasivos - Se Suma la diferencia Neta.

Disminución de Pasivos - Se Resta la diferencia Neta

El resultado anterior, determinado los flujos de efectivo generados (o usados) en las

operaciones de la empresa.

Luego, para determinar los flujos de efectivo generados (usados) en actividades de

inversión, se determinan las adquisiciones y/o desecho de Activos Fijos.

Y por último, para determinar los flujos de Financiamientos, se determinan los pagos o

ingresos por préstamos y/o aportes de socios o pagos de dividendos.

Para el caso que se ha venido analizando se presenta el siguiente estado, no se puede

determinar con exactitud, ya que no se cuenta con los saldos de las cuentas al periodo

anterior.

81

El Sol S.A.

Estado de Flujos de Efectivo

Para el periodo terminado a Setiembre 2010

(en colones)

FLUJOS DE EFECTIVO ACTIVIDADES DE OPERACIÓN

Utilidad Neta del Periodo, después de Impuestos ₡4.539.793 Ajustes por (partidas que no son en efectivo):

Depreciaciones y Amortizaciones

102.500 Retenciones y Provisiones Laborales

675.555

Otros Gastos que no son en Efectivo Otros Ingresos que no son en efectivo

(12.249.688) (=) Utilidad Neta antes de cambios en Capital de Trabajo (6.931.840)

Cuentas por Cobrar Incremento (10.488.435) Intereses por Cobrar Incremento (25.000) Gastos pag x adelantado Incremento (750.000) Inventarios Incremento (2.150.000) Cuentas por pagar Incremento 12.500.822 Gastos por Pagar Incremento 900.300 Impuesto s/ Ventas x P Incremento 43.799 Impuesto s/ Renta x Pagar Incremento 1.945.626 Dividendos por Pagar Incremento 1.000.000

Flujo de Efectivo Generado por Actividades de Operación (₡3.954.728)

FLUJOS DE EFECTIVO ACTIVIDADES DE INVERSIÓN

Adquisición de Activos Propiedad, Planta y Equipo Incremento (₡26.000.000) Adquisición de Patente Incremento (1.000.000)

Flujo de Efectivo Usado por Actividades de Inversión (₡27.000.000)

FLUJOS DE EFECTIVO ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO

Documento por Pagar LP Incremento ₡9.898.478 Aporte de Socios Incremento 42.000.000 Pago Dividendos a socios Incremento (1.000.000)

Flujo de Efectivo Usado por Actividades de Financiamiento ₡50.898.478

Aumento Neto del Efectivo

₡19.943.750

Efectivo al Principio del Periodo (01-oct-2009)

₡0

Efectivo al Final del Periodo (30-set-2010)

₡19.943.750

82

1.6.6 Elaboración de las Notas a los Estados Financieros

En los estados financieros publicados se deben incluir notas explicativas para las cuentas

importantes.

Estas notas en los estados financieros proporcionan información detallada sobre las

políticas, procedimientos, cálculos y transacciones contables en la preparación de los

estados financieros.

Los elementos comunes sobre los que tratan estas notas incluyen reconocimiento de

ingresos, impuestos sobre la renta, desgloses de cuentas de activos fijos, condiciones de

deuda y arrendamiento, así como contingencias.

Los analistas profesionales de valores utilizan los datos de los estados y las notas para

desarrollar estimaciones del valor de los valores que emite la empresa, y estas

estimaciones influyen en las acciones de los inversionistas, y por lo tanto, en el valor de las

acciones de la empresa.

83

1.7 ELABORACIÓN DE OTROS INFORMES FINANCIEROS

Aparte de los estados financieros formales existen diversos reportes importantes para el

análisis gerencial de una empresa, entre otros, los más importantes son los reportes de

Ventas, Costos y los Flujos de caja.

1.7.1 Elaboración de Informes de Ventas

Los informes de Ventas sirven para segregar las ventas presentadas en el Estado de

Resultados, probablemente en este estado solamente se presentó el monto total de los

Ingresos por ventas, pero la gerencia debe analizar la información separada, por ejemplo,

si la empresa tuviera varios segmentos de negocios, o si tiene varios locales, se pueden

presentar los datos separados y compararlos entre ellos, además de analizar los datos

históricos. Estos informes por lo general se deben preparar mensualmente.

1.7.2 Elaboración de Informes de Costos

Los informes de Costos sirven para segregar los costos presentados en el Estado de

Resultados, probablemente en este estado solamente se presentó el monto total de cada

categoría de costos, pero la gerencia debe analizar la información separada, por ejemplo,

dividir los costos por departamento, local, segmento de negocios de la empresa, y además

se pueden analizar los datos históricos. Estos informes por lo general se deben preparar

mensualmente.

84

1.7.3 Elaboración de Flujos de Caja

El flujo de caja, más allá de ser un simple reporte, es un medio de control de flujo de

efectivo con el que cuenta la empresa. El flujo de caja debe ser bien monitoreado, y sirve

para utilizar los fondos de la manera más eficaz y oportuna posible.

Una empresa puede generar muchas utilidades, y ser muy rentable, pero

lamentablemente, el flujo de caja es una limitante de crecimiento y decisiones financieras,

y si no se controla debidamente, puede desembocar en una falta de liquidez de la

empresa, no poder hacer frente a sus obligaciones con acreedores, laborales, entre otros,

y en fin hasta puede llevar a una empresa a la quiebra.

El objetivo del flujo de caja es estimar a futuro, los flujos de caja disponibles, y así

anticipar una posible falta de efectivo, y tomar las previsiones con anticipación, tales

como solicitar financiamiento bancario, o bien informar sobre la necesidad de un aporte a

los socios. Este no es el único fin del flujo de caja, a la inversa también debemos tener en

cuenta que desde el punto de vista financiero los fondos ociosos no son un beneficio para

la empresa, para optimizar su riqueza debe invertir los fondos para seguir generando

rendimientos, mediantes el flujo de caja podemos evaluar la existencia de potenciales

flujos de efectivo sobrantes.

Los flujos de caja deben estimarse mediante supuestos razonables derivados de búsqueda

de información y/o datos históricos de la empresa, por ello se presenta el ejemplo del

flujo de caja estimado de la empresa Grupo de Inversiones Sistemas de Red S.A. de los

siguientes 3 años, a partir de Marzo 2010, por lo general se debe preparar el primer año

segregado mensualmente y los siguientes totales anuales.

85

GRUPO DE INVERSIONES SISTEMAS DE RED S.A.

FLUJO DE CAJA MENSUAL (Mar-2010 a Feb-2011)

(en dólares US)

Conceptos Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero Febrero Totales $

2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2010 2010

SALDO DE CAJA INICIAL $ 24.007 $ 29.472 $ 24.579 $ 67.156 $ 238.698 $ 282.619 $ 236.567 $ 267.659 $ 249.924 $ 178.457 $ 139.350 $ 164.451 $ 24.007

Ingresos Corrientes :

Recuperación de Inversiones 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Recuperación de Cuentas por Cobrar Clientes 182.386 174.456 255.206 392.206 230.100 159.500 309.500 239.500 177.500 177.500 177.500 177.500 2.652.854

Total de Ingresos Corrientes 182.386 174.456 255.206 392.206 230.100 159.500 309.500 239.500 177.500 177.500 177.500 177.500 2.652.854

Ingresos Extraordinarios :

Préstamos para Capital de Trabajo 51.000 133.593 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 184.593

Total de Ingresos Estimados 233.386 308.049 255.206 392.206 230.100 159.500 309.500 239.500 177.500 177.500 177.500 177.500 2.837.447

Egresos de Operación :

Gastos Operativos 43.918 78.078 62.440 33.160 63.160 44.260 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 505.015

Gastos Administrativos 5.486 10.281 8.155 4.620 9.870 7.420 5.250 5.250 5.250 5.250 5.250 5.250 77.333

Gastos Seguros 0 3.432 0 0 3.432 0 0 3.432 0 0 3.432 0 13.728

Gastos por Comisiones a Vendedores 2.000 0 0 2.000 0 0 2.000 0 0 2.000 0 0 8.000

Gastos Fijos Enlaces Inalámbricos 19.250 19.250 19.250 19.250 19.250 19.250 19.250 19.250 19.250 19.250 19.250 19.250 231.000

Gastos por Imprevistos 7.838 14.688 11.650 6.600 14.100 10.600 7.500 7.500 7.500 7.500 7.500 7.500 110.475

Total Gastos de Operación 78.491 125.728 101.495 65.630 109.812 81.530 64.000 65.432 62.000 64.000 65.432 62.000 945.551

Obligaciones Financieras y Otros :

Cancelación Obligaciones con Bancos 3.872 8.537 14.922 14.922 14.922 14.922 14.922 14.922 14.922 14.922 14.922 14.922 161.631

Posibles Inversiones en Nuevos Proyectos 0 0 0 0 0 0 100.000 100.000 100.000 0 0 0 300.000

Cancelación Obligaciones con Proveedores 93.260 172.677 90.213 68.950 43.100 103.100 78.600 60.000 60.000 60.000 60.000 60.000 949.899

Adquisición de Activos Propiedad, Planta y Eq. 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 72.000

Cancelación Impuesto sobre las Ventas 2.102 0 0 20.967 12.345 0 13.923 10.881 6.045 6.045 6.045 6.045 84.398

Cancelación Impuesto sobre la Renta 44.195 0 0 44.195 0 0 962 0 0 44.195 0 0 133.547

Cancelación Aguinaldos y Otros 0 0 0 0 0 0 0 0 0 21.445 0 0 21.445

Total de Obligaciones Financieras y Otros 149.429 187.214 111.135 155.034 76.367 124.022 214.407 191.803 186.967 152.607 86.967 86.967 1.722.920

Total de Egresos 227.921 312.942 212.630 220.664 186.179 205.552 278.407 257.235 248.967 216.607 152.399 148.967 2.668.470

Flujo de Caja Mensual, Neto 5.465 -4.893 42.576 171.542 43.921 -46.052 31.093 -17.735 -71.467 -39.107 25.101 28.533 168.977

Saldo de Caja Inicial 24.007 29.472 24.579 67.156 238.698 282.619 236.567 267.659 249.924 178.457 139.350 164.451 24.007

Saldo de Caja Acumulado $ 29.472 $ 24.579 $ 67.156 $ 238.698 $ 282.619 $ 236.567 $ 267.659 $ 249.924 $ 178.457 $ 139.350 $ 164.451 $ 192.984 $ 192.984

86

GRUPO DE INVERSIONES SISTEMAS DE RED S.A.

FLUJO DE CAJA ANUAL (Para los años 2011 y 2012)

(en dólares US)

Conceptos Año Año Totales $

2011 2011

SALDO DE CAJA INICIAL $ 192.984 $ 276.531 $ 192.984

Ingresos Corrientes :

Recuperación de Inversiones 300.000 500.000 800.000

Recuperación de Cuentas por Cobrar Clientes 2.826.000 3.148.200 5.974.200

Total de Ingresos Corrientes 3.126.000 3.648.200 6.774.200

Ingresos Extraordinarios :

Préstamos para Capital de Trabajo 0 0 0

Total de Ingresos Estimados 3.126.000 3.648.200 6.774.200

Egresos de Operación :

Gastos Operativos 607.500 668.250 1.275.750

Gastos Administrativos 85.050 93.555 178.605

Gastos Seguros 13.728 13.728 27.456

Gastos por Comisiones a Vendedores 8.000 8.000 16.000

Gastos Fijos Enlaces Inalámbricos 277.200 332.640 609.840

Gastos por Imprevistos 121.500 133.650 255.150

Total Gastos de Operación 1.112.978 1.249.823 2.362.801

Obligaciones Financieras y Otros :

Cancelación Obligaciones con Bancos 179.064 216.101 395.165

Posibles Inversiones en Nuevos Proyectos 500.000 0 500.000

Cancelación Obligaciones con Proveedores 850.500 935.550 1.786.050

Adquisición de Activos Propiedad, Planta y Eq. 72.000 72.000 144.000

Cancelación Impuesto sobre las Ventas 109.863 123.938 233.801

Cancelación Impuesto sobre la Renta 194.458 213.904 408.362

Cancelación Aguinaldos y Otros 23.590 25.949 49.539

Total de Obligaciones Financieras y Otros 1.929.475 1.587.442 3.516.916

Total de Egresos 3.042.453 2.837.265 5.879.717

Flujo de Caja Mensual, Neto 83.548 810.935 894.483

Saldo de Caja Inicial 192.984 276.531 192.984

Saldo de Caja Acumulado $ 276.531 $ 1.087.466 $ 1.087.466

87

Grupo de Inversiones Sistemas de Red S.A.

Supuestos para el FLUJO DE CAJA proyectado

Para el periodo del 01 marzo 2010 a 28 febrero 2011 (detalle mensual)

Y para los años 2011 y 2012 (detalle anual)

(en dólares US)

Descripción:

El presente flujo de caja, está basado en estimaciones realizadas por el departamento

financiero y la gerencia, en conjunto con el departamento de ingeniería de proyectos de la

compañía. Con el objetivo de pronosticar las entradas y salidas de efectivo que revela los

faltantes o sobrantes futuros, y en consecuencia para planear la inversión de los sobrantes

y la obtención de los faltantes. Esto desemboca en la política de la compañía de invertir

cualquier exceso de fondos ociosos, pero desde luego sin comprometer la liquidez.

El presente Flujo de Caja proyectado está estructurado de acuerdo a cada proyecto que la

empresa ejecutará, y corresponde a las entradas y salidas de fondos por 3 años a partir del

01 de marzo de 2010, con un detalle mensual para el primer año, y uno anual para los

siguientes 2 años.

La moneda utilizada es el Dólar de Estados Unidos, ya que es la moneda en que se reciben

los ingresos por ventas, y en la que se compra por lo menos la mitad de los materiales e

insumos necesarios para las operaciones.

88

Procedimiento:

ENTRADAS DE EFECTIVO

Las estimaciones de ingresos y por ende las entradas de flujo de caja de los siguientes 12

meses, están en función de la recuperación de recursos que haga la empresa por cada

proyecto constructivo que ejecutará, cada uno de estos corresponde a subcontrataciones

ya definidas para el suministro de las instalaciones eléctricas, mecánicas y de cableado

estructurado de cada proyecto, además del monto fijo mensual que se percibe por el

alquiler de enlaces inalámbricos (el otro segmento de negocio de la compañía)

La lista de proyectos en ejecución es la siguiente:

Nombre del Proyecto Monto del Contrato

Monto Pendiente

de Facturación

y Cobro

Fecha Estimada de Inicio

Fecha Estimada

Final

Duración Estimada en

Meses

BNCR Lindora $ 460.000 $ 228.000 01/11/2009 30/05/2009 7

BNCR Puerto Viejo $ 20.000 $ 20.000 01/03/2010 31/03/2010 1

Gallo Gollo $ 61.500 $ 61.500 01/03/2010 30/04/2010 2

Ministerio Aguicultura y Ganad. $ 30.000 $ 30.000 01/03/2010 30/04/2010 2

BNCR Grecia $ 30.000 $ 30.000 01/03/2010 30/04/2010 2

TOTAL = $ 601.500 $ 369.500

89

Los proyectos futuros adjudicados, son los siguientes:



Fecha Estimada

Final

Duración Estimada en Meses

BNCR Heredia $ 280.000 01/04/2010 31/07/2010 4

Ebais Purral $ 310.000 01/04/2010 30/08/2010 5

BNCR Liberia $ 50.000 01/04/2010 31/05/2010 2

BNCR San Pedro $ 1.200.000 01/07/2010 28/02/2010 8

TOTAL = $ 1.840.000

Por otro lado, los proyectos en los que se está en participación, que vale la pena citar,

pero que como no se tiene certeza absoluta sobre la adjudicación son los siguientes (estos

proyectos no se incluyen dentro de las entradas del flujo de caja, dado su grado de

incertidumbre):



Fecha Estimada

Final

Duración Estimada en Meses

INS Limón $ 666.667 01/05/2010 31/10/2010 6

Dos Pinos Nicoya $ 260.000 01/05/2010 30/09/2010 5

TOTAL = $ 926.667

Para determinar los flujos de entrada de los proyectos se toma en cuenta que a partir de

la fecha de inicio, la facturación se realiza hasta final de ese mes, y transcurrirán 30 días

más de crédito, fecha en la cual el cliente cancela la factura. De acuerdo a nuestro registro

históricos de recuperación de cuentas por cobrar, y el análisis de rotación de la mismas,

revela que luego de la fecha de facturación la rotación de cobros es a 36 días, dato que

refleja el alto grado de confianza que se puede depositar sobre una proyección de cobros

a 30 días estimados después de la facturación.

Para los flujos de entradas proyectados a partir del 2do y 3er año, no se cuenta con el

detalle de proyectos futuros, por ello se realiza una proyección de acuerdo a las cifras

90

históricas de ventas de los últimos 5 años y la proyección que se tiene para el periodo

2010.

2005 2006 2007 2008 2009 Proyección

2010

Ventas Totales $ 1.166.466 $ 1.258.339 $ 1.670.619 $ 1.877.141

$ 1.935.631

$ 2.209.500

% Incremento 7,88% 32,76% 12,36% 3,12% 14,15%

En el periodo 2008 se puede notar los inicios de la crisis de la industria de la construcción,

cuando el porcentaje de incremento anual es solamente del 12,36%, al cabo de un año, en

el 2009, la compañía se ve afectada en su peor momento por la crisis, y las ventas

solamente aumentan un 3,12%, porcentaje que está muy por debajo de las proyección e

intensiones de crecimiento que tenía la empresa.

Según los proyectos adjudicados actualmente, se proyecta que en el año 2010, el

incremento volverá a un nivel aceptable para la empresa de 14,15%, lo cual da indicios

que la crisis de la construcción ya está pasando y se empieza a normalizar la demanda del

mercado. Así se comenta en el país, e igualmente se ha corroborado con nuestros

principales clientes, los cuales comentan que el flujo de proyectos nuevos ha mejorado en

estos primeros meses del 2010.

Con esto, la compañía proyecta sus ventas del año 2011 y 2012, bajo un porcentaje

conservador - por cualquier imprevisto – del 10% anual de aumento en ventas, respecto al

año anterior. Lo cual resulta en ventas estimadas para el periodo 2011 de $ 2.430.000, y

para el 2012 de $ 2.673.000.

Otro rubro a incluir en el flujo de efectivo son las entradas por concepto de alquileres de

enlaces inalámbricos, por un monto actual fijo de $ 27.500.

Para determinar el porcentaje de aumento anual, se analiza las cifras históricas por

concepto de ingresos por alquileres de enlaces inalámbricos;

91

2005 2006 2007 2008 2009

Alquileres Inal $ 126.199 $ 120.460 $ 151.806 $ 196.670 $ 274.684

% Incremento -4,55% 26,02% 29,55% 39,67%

En los últimos 3 años, el aumento en alquileres ha sido bastante significativo que ronda el

30%. Con esto, la compañía estima un incremento anual mínimo del 20%, con lo cual se

estiman ingresos para el 2011 de $ 33.000, y para el 2012 de $ 39.600.

Egresos:

Los costos y gastos, y por ende las erogaciones de efectivo se realizan de acuerdo a

estimaciones predeterminadas en cada proyecto, las cuales están basadas en tasas

predefinidas con respecto al valor del contrato.

Dichas tasas son bastantes confiables para realizar este tipo de estimaciones ya que de

acuerdo a los datos de costeo de proyectos de la compañía, se ha demostrado un

comportamiento de gastos y costos históricos recurrentes y estables, de acuerdo al valor

del proyecto, y siempre con la misma tendencia. Estas tasas se obtuvieron de los registros

históricos del sistema (software) de costeo de proyectos con que cuenta la compañía.

92

Se detalla de la siguiente manera:

Nombre del Proyecto Valor del Contrato

Costos Materiale

s

Costos Operativo

s

Costos Administrativ

os Imprevisto

s y otros

BNCR Lindora $ 228.000 30% 28% 3,50% 5%

BNCR Puerto Viejo $ 20.000 35% 35% 3,50% 5%

Gallo Gollo $ 61.500 35% 25% 3,50% 5%

Ministerio Agricultura y Gan $ 30.000 35% 25% 3,50% 5%

BNCR Grecia $ 30.000 35% 28% 3,50% 5%

BNCR Heredia $ 280.000 35% 27% 3,50% 5%

Ebais Purral $ 310.000 30% 23% 3,50% 5%

BNCR Liberia $ 50.000 35% 32% 3,50% 5%

BNCR San Pedro $1.200.00

0 40% 20% 3,50% 5%

Los egresos de efectivo en cada proyecto están estimados de acuerdo a cada porcentaje

predefinido con respecto al valor del contrato de cada proyecto.

1) En el caso de los Egresos por compra de Materiales, estos van de acuerdo a la

utilidad establecida por el vendedor en su cotización.

2) Los egresos operativos de acuerdo a la localidad del proyecto, ya que de esto

depende el monto de alimentación, pasajes, transportes de materiales,

combustibles, hospedajes, entre otros.

3) Los costos administrativos e imprevistos son porcentajes fijos en todos los

proyectos de 3.5% y 5% respectivamente.

4) Por otra parte, también se toman en cuenta egresos por las cuotas mensuales de

financiamientos, y los costos estimados para mantenimientos mensuales de

enlaces inalámbricos.

5) Los egresos por enlaces inalámbricos son estimados, con base en la rentabilidad

anual que resulta ese segmento del 30%, o sea, un 70% corresponde al costo.

93

6) El costo de adquisición de activos, ya está definido por la gerencia, y es un monto

máximo de compras, principalmente de equipo de trabajo y equipo de enlaces

inalámbricos, por un monto de $ 6.000

7) Las obligación con los bancos corresponde a las cuotas fijas mensuales que se

pagan por conceptos de esos financiamientos, y se detallan como sigue:

Monto

Original Monto en $

ATI Capital Solutions SA (crédito 1) $ 700 $ 700

ATI Capital Solutions SA (crédito 2) $ 1.224 $ 1.224

BNCR Línea de credito (1) desembolso 4,2 mill 27-jun-09 ₡55.866 ₡100

BNCR Línea de credito (2) desembolso 15,8 mill 30-ago-09 ₡210.533 ₡377

BNCR Edificio ₡367.995 ₡659

BNCR Vehículo ₡453.444 ₡812

$ 3.872

A partir de los meses de abril y mayo 2010, se incluyen nuevas cuotas por

financiamiento bancario, resultante de 3 créditos que se están gestionando para

capital de trabajo, para hacerle frente al faltante de flujo de caja que se tendrá en

Abril y Mayo 2010, uno con una cuota de $ 3.100, otro por $ 4.665 y otro por

1.774.000 colones (o su equivalente en dólares) Al final del periodo se incluye el pago

del principal de cada uno de los créditos, conforme se van venciendo.

8) El aguinaldo es calculado de acuerdo a los salarios promedio registrados desde

diciembre hasta la fecha, y de esta manera proyectado hasta el mes de noviembre

2010, y calculado el pago que se debe hacer en el mes de diciembre 2010. El

monto de salarios promedio mensuales operativos es de 8.776.315 colones, y los

administrativos de 3.200.000 colones, al tipo de cambio 558,45, el promedio

mensual de salarios es de $ 21.445, monto el cual debe ser pagado en diciembre

como aguinaldo.

94

9) El pago del Impuesto sobre la renta se realiza en 4 tractos, los 3 pagos parciales

correspondientes a marzo, junio y setiembre, y el pago final en diciembre 2010. Y

se calcula de acuerdo a las utilidades netas estimadas.

10) Los gastos por seguros corresponden a los pagos se seguros suscritos con el INS,

de vehículos y Riesgos del Trabajo, pagaderos trimestralmente, en los meses de

enero, abril, julio y octubre.

11) Los gastos por comisiones a vendedores corresponde a un monto fijo de $ 2.000

trimestrales que se reparte entre los vendedores.

12) El pago de impuestos sobre las ventas se calcula de acuerdo a los datos de ventas y

compras de materiales para inventario, el cual se obtienen de las cotizaciones ya

elaboradas para los proyectos futuros, el monto a recaudar se pasa al fisco el

siguiente mes, y si resultara un saldo a favor de la empresa, se aplica en el

siguiente mes.

Nota: La casilla denominada “Posibles inversiones en nuevos proyectos” es un indicador

que ese dinero esta ocioso y se deberá buscar un proyecto nuevo en donde invertirlo. En

el siguiente periodo (año 2011) se debe reversar este monto, ya que este monto ya se

cargo a la lista de costos y se estimo la erogación de efectivo, si no se reversa este monto

quedaría duplicada la salida de efectivo.

------- Última Línea -------

95

1.8 INTERPRETACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y OTROS INFORMES

El análisis de los estados financieros se basa en las variaciones en las cifras, al compararlas

unas cuentas con otras o la misma pero de diferentes periodos, precisamente en eso se

basa el análisis Vertical y Horizontal.

1.8.1 Análisis Vertical

Se refiere a la proporción del monto de una cuenta respecto a otra, en el mismo periodo,

por ejemplo:

Ingresos por Ventas ₡ 100.000 100%

Gastos Operativos ₡ 20.000 20%

Gastos Administrativos ₡ 15.000 15%

1.8.2 Análisis Horizontal

Se refiere al porcentaje de incremento o decremento en el monto de una misma cuenta,

del periodo anterior al actual, por ejemplo:

CUENTA Año 2010 Año 2009 Incremento (Dismin)

Ingresos por Ventas ₡ 100.000 ₡ 80.000 25%

96

1.8.3 Interpretación y Análisis del Estado de Resultados

El Sol S.A.


Del 01-set-10 al 30-set-10

(en colones)

INGRESOS % s/ventas

Ingresos por Ventas

₡18.975.000 100%

COSTO DE MERCADERIA VENDIDA Inventario Inicial ₡1.565.000

Compras 8.667.681 Devoluciones sobre Compras (229.600) Inventario Final 2.150.000

Costo de Mercadería Vedida

(₡7.853.081) 41%

Utilidad Bruta Operativa ₡11.121.919 59%

GASTOS Gastos Operativos

Gastos Salarios Operat (₡2.770.000) Gastos por Serv Publicos (494.000) Gastos Deprec Vehiculos (46.667) Gastos Deprec Mobil Of (33.333) Gastos Deprec Edificios (22.500) (₡3.366.500) 18%

Gastos Administrativos Gastos Salarios Admin (1.105.000)

Gastos por Seguros (50.000) (1.155.000) 6%

Gastos Financieros Gastos por Intereses (650.000) (650.000) 3%

Otros Ingresos Ganancia venta Activos

500.000 Ingreso por Intereses

35.000

Utlidad Neta, antes de Impuestos

6.485.419 34%

Impuesto sobre la Renta (30%)

(1.945.626) Utlidad Neta, después de Impuestos ₡4.539.793 24%

97

El Sol S.A.


Del 01-set-10 al 30-set-10 (con cifras comparativas de 2009)

(en colones)

2010 2009

INGRESOS % Variación

Ingresos por Ventas ₡18.975.000 ₡17.000.000 12%

COSTO DE MERCADERIA VENDIDA Inventario Inicial ₡1.565.000 ₡1.000.000 57%

Compras 8.667.681 8.100.000 7%

Devoluciones sobre Compras (229.600) (300.000) -23%

Inventario Final 2.150.000 1.565.000 37%

Costo de Mercadería Vedida (₡7.853.081) (₡7.235.000) 9%

Utilidad Bruta Operativa ₡11.121.919 ₡9.765.000 14%

GASTOS Gastos Operativos

Gastos Salarios Operat (₡2.770.000) (₡2.500.000) 11%

Gastos por Serv Publicos (494.000) (500.000) -1%

Gastos Deprec Vehiculos (46.667) (46.667) 0%

Gastos Deprec Mobil Of (33.333) (33.333) 0%

Gastos Deprec Edificios (22.500) (22.500) 0%

Total Gastos Operativos (₡3.366.500) (₡3.102.500) 9%

Gastos Administrativos Gastos Salarios Admin (1.105.000) (1.000.000) 11%

Gastos por Seguros (50.000) (60.000) -17%

Total Gastos Administrativos (1.155.000) (1.060.000) 9%

Gastos Financieros Gastos por Intereses (650.000) (100.000) 550%

Total Gastos Financieros (650.000) (100.000) 550%

Otros Ingresos Ganancia venta Activos 500.000 0

Ingreso por Intereses 35.000 35.000 0%

Utlidad Neta, antes de Impuestos 6.485.419 5.537.500 17%

Impuesto sobre la Renta (30%) (1.945.626) (1.661.250) 17%

Utlidad Neta, después de Impuestos ₡4.539.793 ₡3.876.250 17%

98

1.8.4 Interpretación y Análisis del Estado de Cambios en el Patrimonio

El Sol S.A.



(en colones)



Reserva Legal

TOTAL

Saldos Al 01-set-10 ₡3.500.000 ₡1.398.790 ₡700.000 ₡5.598.790


38.500.000


4.539.793

4.539.793


(1.000.000)

(1.000.000)

Saldos Al 30-set-10 ₡42.000.000 ₡4.938.583 ₡700.000 ₡47.638.583

Porcentaje del Total Patrimonio 88% 10% 2% 100%

El Sol S.A.



(en colones)



Reserva Legal

TOTAL

Saldos Al 01-set-10 ₡3.500.000 ₡1.398.790 ₡700.000 ₡5.598.790


38.500.000


4.539.793

4.539.793


(1.000.000)

(1.000.000)

Saldos Al 30-set-10 ₡42.000.000 ₡4.938.583 ₡700.000 ₡47.638.583

Incremento (disminución) en # de veces 11 3 0 8

99

1.8.5 Interpretación y Análisis del Balance General

El Sol S.A. Balance General Al 30-set-10 (con cifras comparativas del 2009) (en colones)

2010 2009

ACTIVOS % Variación

Activos Circulantes Bancos ₡19.943.750 ₡15.000.000 33%

Inversiones 2.500.000 4.000.000 -38%

Cuentas por Cobrar 10.488.435 8.000.000 31%

Intereses por Cobrar 25.000 25.000 0%

Gastos pag x adelantado 750.000 500.000 50%

Inventarios 2.150.000 1.565.000 37%

Total Activos Circulantes = 35.857.185 35.857.185 0%

Activos Fijos Terreno 5.000.000 0

Edificios ₡15.000.000 ₡0 Deprec. Acum. Edificios (22.500) 0 Edificios Neto 14.977.500 0 Vehículos 7.000.000 2.000.000 250%

Deprec. Acum. Vehículos (246.667) (246.667) 0%

Vehículos Neto 6.753.333 1.753.333 285%

Mobiliario y eq Oficina 4.000.000 500.000 700%

Deprec. Ac. Mob y eq Of (83.333) (83.333) 0%

Mobiliario y eq Oficina Neto 3.916.667 416.667 840%

Total Activos Fijos =

Activos Intangibles Patentes 1.000.000 1.000.000 0%

Amotiz acum. Patentes (800.000) (800.000) 0%

Total Activos Intangibles = 200.000 200.000 0%

TOTAL ACTIVOS = ₡66.704.685 ₡38.227.185 74%

Continúa…

100

PASIVOS Y PATRIMONIO Pasivos

Pasivos Circulantes Cuentas por pagar ₡12.500.822 ₡18.000.000 -31%

Gastos por Pagar 900.300 1.000.000 -10%

Impuesto s/ Ventas x P 43.799 35.555 23%

Impuesto s/ Renta x Pagar 1.945.626 1.800.000 8%

Dividendos por Pagar 1.000.000 Retenc. y prov. laboral 675.555 500.000 35%

Total Pasivos Circulantes = 17.066.102 21.335.555 -20%

Pasivos No Circulantes Documento por Pagar LP 2.000.000 11.000.000 -82%

Total Pasivos No Circulantes = 2.000.000 11.000.000 -82%

Total Pasivos = 19.066.102 32.335.555 -41%

Patrimonio Capital Social, acciones 42.000.000 3.800.000 1005%

Utilidades Retenidas 4.938.583 2.091.630 136%

Reserva Legal 700.000 Total Patrimonio = 47.638.583 5.891.630 709%

TOTAL PASIVOS Y PATRIMONIO = ₡66.704.685 ₡38.227.185 74%

101

1.8.6 Cálculo e Interpretación de Razones Financieras

La información contenida en los cuatro estados financieros básicos es de mucha

importancia para varias partes interesadas que por lo regular necesitan tener medidas

relativas (principalmente razones, porcentajes y proporciones) de la eficiencia operativa

de la empresa. Aquí la palabra clave es relativas, porque el análisis de los estados

financieros se basa en el uso de razones o valores relativos. El análisis de las razones

financieras implica métodos de cálculo e interpretación de razones financieras para

analizar y supervisar el desempeño de la empresa. Las fuentes básicas de datos para el

análisis de razones son el Estado de Resultados y el Balance General de la empresa.

A continuación se detallan las razones financieras bajo las cuales se evalúan los estados

financieros, ilustradas con el ejemplo de la empresa El Sol S.A.:

RAZONES DE LIQUIDEZ

La liquidez de una empresa se mide por su capacidad para satisfacer obligaciones a corto

plazo conforme se venzan. La liquidez se refiere a la solvencia de la posición financiera

global de la empresa, la facilidad con la que paga sus facturas. Puesto que un indicador

común para un desastre o quiebra financiera es la baja o decreciente liquidez, estas

razones financieras se ven como buenos indicadores líderes de problemas de flujo de

efectivo. Las dos medidas básicas de liquidez son la razón del circulante y la razón rápida

(prueba del ácido).

102

Razón del circulante

La razón del circulante, una de las razones financieras citadas más comúnmente, mide la

capacidad de la empresa para cumplir con sus deudas a corto plazo.

Activos Circulantes 35.857.185 2,10

Pasivos Circulantes 17.066.102

El resultado de 2,1 significa que la empresa cuenta a corto plazo con ₡2,1 para cada ₡1

colón que debe a corto plazo, este resultado es bastante bueno, de 2 en adelante es un

buen indicar, mientras más alto, mejor.

Razón rápida (prueba del ácido)

La razón rápida (prueba del ácido) es similar a la razón del circulante, excepto que excluye

el inventario, el cual es, por lo general, el activo circulante menos líquido. La liquidez

generalmente baja del inventario es resultado de dos factores principales: 1) muchos tipos

de inventarios no se pueden vender con facilidad porque son artículos terminados

parcialmente, artículos para un propósito especial, etc, y 2) por lo común, un inventario se

vende a crédito, es decir, se vuelve una cuenta por cobrar antes de convertirse en

efectivo.

Activos Circulantes - Inventario 33.707.185 1,98

Pasivos Circulantes 17.066.102

103

RAZONES DE ACTIVIDAD

Las razones de actividad miden la velocidad con la que varias cuentas se convierten en

ventas o efectivo, es decir, ingresos o egresos. Con respecto a las cuentas corrientes, las

medidas de liquidez por lo general son inadecuadas porque las diferencias en la

composición de los activos y pasivos circulantes de una empresa pueden afectar

significativamente su liquidez "verdadera". Por consiguiente, es importante buscar más

allá de las medidas de liquidez total y evaluar la actividad (liquidez) de cuentas corrientes

específicas. Para medir la actividad de las cuentas corrientes más importantes hay varias

razones, entre las cuales están los inventarios, las cuentas por cobrar y las cuentas por

pagar. También se puede evaluar la eficiencia con la que se usen los activos totales.

Rotación de inventario

Por lo general, la rotación de inventario mide la actividad, o liquidez, del inventario de una

empresa.

Costo de ventas 7.853.081 3,65

Inventario 2.150.000

O sea, el inventario rota 3,65 veces al año, muy bajo para ser una empresa de venta de

equipos de cómputo. Mientras más mejor. Hay que tener en cuenta que la rotación de

inventario va a variar dependiendo del tipo de inventario, por supuesto no va a ser igual

en una empresa de venta de abarrotes, que en una de venta de aviones.

104

Periodo promedio de cobranza

El período promedio de cobranza, o periodo promedio de cuentas por cobrar, es muy útil

para evaluar las políticas de crédito y cobranza. Se obtiene dividiendo el saldo de las

cuentas por cobrar entre el promedio de ventas diarias.

Cuentas por Cobrar 10.488.435 198,99

Ventas anuales / 360 52.708

La empresa cobra sus cuentas en un promedio de 198 días, sin duda un fracaso rotundo

en el proceso de cobro, probablemente deben estar en litigios o cobros judiciales.

Periodo promedio de pago

El periodo promedio de pago, o periodo promedio de cuentas por pagar, se calcula de la

misma manera que el periodo promedio de cobranza.

Cuentas por Pagar 12.500.822 519,20

Compras anuales / 360 24.077

La empresa paga sus cuentas en un promedio de 519 días, sin duda un fracaso rotundo en

el proceso de pago, probablemente debe tener demandas pendientes y esto provoca un

peso alto en el promedio, además como el proceso de cobro es pésimo, igualmente no

tienen fondos para pagar sus cuentas.

105

Rotación de Activos Totales

La rotación de activos totales indica la eficiencia con que la empresa utiliza sus activos

para generar ventas.

Ventas 18.975.000 0,28

Activos Totales 66.704.685

Quiere decir que la empresa genera ₡0,28 de ventas por cada ₡1 de activos que posee. Es

muy baja, por lo menos se busca vender ₡1 por cada ₡1 de activos que se tiene.

RAZONES DE DEUDA

La posición de deuda de una empresa indica la cantidad de dinero de otras personas que

se ha estado utilizando para generar ganancias. En general, el analista financiero está más

interesado en las deudas a largo plazo, puesto que éstas comprometen a la empresa a una

serie de pagos durante un periodo largo. Puesto que se tienen que satisfacer los derechos

de los acreedores antes de que se distribuyan las ganancias a los accionistas, los

accionistas actuales y prospectos están muy atentos a la capacidad de la empresa para

liquidar sus deudas. A los prestamistas también les interesa el monto de la deuda de la

empresa. Desde luego, la administración también se debe interesar por el

endeudamiento.

En general, cuanto mayor es la deuda que una empresa utiliza en relación con sus activos

totales, mayor es el apalancamiento financiero. El apalancamiento financiero es el

aumento del riesgo y rendimiento introducidos a través del uso de financiamiento de

costo fijo, como deuda y acciones preferentes. Entre más deuda de costo fijo emplee una

empresa, mayores serán su riesgo y rendimiento esperados.

106

Razón de deuda

La razón de deuda mide la proporción de activos totales financiados por los acreedores de

la empresa. Cuanto más alta es esta razón, mayor es la cantidad de dinero de otras

personas que se está usando para generar ganancias.

Pasivos Totales 19.066.102 0,29


Quiere decir que el 29% de los activos de la empresa son financiados por acreedores. Está

bastante bien, lo mejor es que esté por debajo de 35%, si llega a 50% o superior, significa

que la empresa tiene un gran riesgo y compromiso a largo plazo, para hacerle frente a sus

deudas.

Razón de la capacidad de pago de intereses

La razón de la capacidad de pago de intereses, a veces conocida como razón de cobertura

de interés, mide la capacidad de la empresa para hacer pagos contractuales de intereses.

Cuanto mayor es su valor, más capacidad tiene la empresa para cumplir con sus

obligaciones de intereses.

Utilidad antes de Intereses e Impuestos 5.835.419 8,98

Intereses 650.000

La empresa cuenta con ₡8,98 por cada ₡1 de intereses que debe pagar. Está muy bien.

107

Razón de cobertura de pagos fijos

La razón de cobertura de pagos fijos mide la capacidad de la empresa de cumplir con sus

obligaciones de pagos fijos, como intereses y principal de un préstamo, pagos de

arrendamiento y dividendos de acciones preferentes. Al igual que en la razón de la

capacidad de pago de intereses, cuanto más alto sea el valor, mejor.

Utilidad antes de Intereses e Impuestos + Arrendamientos

Intereses + Arrendamientos + ((Pagos principal + dividendos acc pref ) * (1 / (1 - tasa renta)))

RAZONES DE RENTABILIDAD

Existen muchas medidas de rentabilidad. Como grupo, estas medidas facilitan a los

analistas la evaluación de las utilidades de la empresa respecto de un nivel dado de

ventas, de un nivel cierto de activos o de la inversión del propietario. Sin ganancias, una

empresa no podría atraer capital externo. Los propietarios, acreedores y la

administración, ponen mucha atención al impulso de las utilidades por la gran importancia

que se ha dado a éstas en el mercado.

Margen de utilidad bruta

El margen de utilidad bruta mide el porcentaje de cada colón de ventas que queda

después de que la empresa ha pagado todos sus productos. Cuanto más alto es el margen

de utilidad bruta (es decir, cuanto más bajo es el costo relativo del costo de ventas),

mejor.

O sea una utilidad bruta del 59%.

Ventas - Costo de Ventas 11.121.919 0,59

Ventas 18.975.000

108

Margen de utilidad operativa

El margen de utilidad operativa mide el porcentaje de cada colón de ventas que queda

después de deducir todos los costos y gastos que no son intereses, impuestos y

dividendos de acciones preferentes. Representa las "utilidades puras" ganadas por cada

colón de ventas. La utilidad operativa es "pura" porque mide solamente las ganancias

obtenidas por operaciones sin tomar en cuenta intereses, impuestos y dividendos de

acciones preferentes. Se prefiere un margen de utilidad operativa alto.

Utilidad Operativa 6.985.419 0,37

Ventas 18.975.000

O sea, una utilidad operativa del 37% sobre ventas.

Margen de utilidad neta

El margen de utilidad neta mide el porcentaje de cada colón de ventas que queda después

de que se han deducido todos los costos y gastos, incluyendo intereses, impuestos y

dividendos de acciones preferentes. Cuanto más alto sea el margen de utilidad neta de la

empresa, mejor.

Utilidad Neta 4.539.793 0,24

Ventas 18.975.000

O sea, una utilidad neta del 24% sobre ventas.

109

Utilidades por acción

Por lo general, las utilidades por acción (UPA, o EPS, por sus siglas en inglés) de la empresa

interesan a los accionistas actuales y prospectos así como a la administración. Como lo

observamos anteriormente, las EPS representan la cantidad monetaria obtenida durante

el periodo por cada acción ordinaria en circulación.

Utilidades disponibles para los accionistas comunes 4.539.793 108,09

# de acciones en circulación 42.000

Para un supuesto de 42.000 acciones en circulación de ₡1.000 cada una, la empresa

genera ₡108,09 por cada acción.

Rendimiento sobre activos

El rendimiento sobre activos (RSA, o ROA, por sus siglas en inglés), también conocido

como rendimiento sobre la inversión (RSI, o ROI, por sus siglas en inglés), mide la

efectividad TOTAL de la administración en la generación de utilidades con sus activos

disponibles. Cuanto más alto sea el rendimiento de los activos, mejor.



La empresa genera ₡0,07 de utilidad disponible para los accionistas comunes, por cada ₡1

que tiene. Es muy bajo.

110

Rendimiento sobre capital

El rendimiento sobre capital (RSC, o ROE, por sus siglas en inglés) mide el rendimiento

obtenido sobre la inversión de los accionistas de la empresa. En general, cuanto más alto

es este rendimiento, es mejor para los propietarios.


Capital en acciones ordinarias 42.000.000

La empresa genera ₡0,11 en utilidades para los accionistas comunes por cada ₡1 de

capital invertido por los accionistas comunes.

2. CAPÍTULO II CONTROL Y MANEJO TRIBUTARIO

Objetivos:

Conocer las Declaraciones Tributarias que generalmente deben presentar las empresas en C.R

Describir la manera correcta para elaborar las Declaraciones Tributarias

Concientizar a las empresa sobre la importancia de la Declaración Tributaria Oportuna y Correcta.

CAPÍTULO II - CONTROL Y MANEJO TRIBUTARIO

Conocer las Declaraciones Tributarias que generalmente deben presentar las empresas en C.R

Describir la manera correcta para elaborar las Declaraciones Tributarias

Concientizar a las empresa sobre la importancia de la Declaración Tributaria Oportuna y Correcta.

111

112

2.1 PREPARACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA PARA EFECTOS

TRIBUTARIOS

La presentación de declaraciones y obligaciones tributarias debe ser oportuna, por ello

hay que preparar la información financiera necesaria para completar las distintas

declaraciones tributarias.

En este manual parte del hecho de que la empresa es una pequeña o mediana empresa,

que debe presentar las 2 declaraciones básicas; la D-104: “Declaración Jurada del

Impuesto General sobre las Ventas” y la D-101: “Declaración Jurada del Impuesto sobre la

Renta”, Además de la declaración informativa de “Compras, Ventas y Gastos Específicos”.

2.1.1 Reporte de Ventas y Compras Mensuales

Mensualmente se debe generar un informe mensual del total de:

- Ventas por Exportaciones

- Ventas Exentas

- Ventas Gravadas

- Importaciones Exentas

- Importaciones Gravadas

- Compras y Servicios Exentos

- Compras y Servicios Gravados

Este reporte es necesario para preparar la D-104: “Declaración Jurada del Impuesto

General sobre las Ventas”.

113

2.1.2 Reporte de Ventas y Compras por Cliente y Proveedor, respectivamente

Se debe generar anualmente (por cada periodo fiscal, del 01 octubre del año anterior al 30

setiembre del año actual) un reporte de ventas por cada cliente, y de compras por cada

proveedor, para fines de presentar la D-151: “Declaración Anual Resumen de Clientes,

Proveedores y Gastos Específicos”.

2.1.3 Determinar Gastos No Deducibles, e Ingresos No Gravables

La Declaración de Renta se basa en el Estado de Resultados de la empresa, ya que el

objetivo es determinar la renta o utilidad generada por la empresa. Pero hay que tener en

cuenta que según la Ley 7092, del Impuesto sobre la renta, hay Gastos que se encuentran

en el estado de resultados, que son No Deducibles, e Ingresos que No son Gravables, esto

quiere decir que hay que conocer estas partidas que hay que ajustarle al estado de

resultados, para generar los resultados ajustados para efectos de la declaración de

Impuestos sobre Renta.

La fórmula para generar la utilidad ajustada es la siguiente:

Utilidad Neta del periodo (según Estado de Resultados):

(+) Gastos No Deducibles

(-) Ingresos No Gravables

(-) Gastos no incluidos

(+) Ingresos no incluidos

= Utilidad Ajustada para Declaración de Renta

114

Los Gastos No Deducibles se describen en el Artículo #9 de la Ley del Impuesto sobre la

Renta:

Artículo 9o.- Gastos no deducibles.

No son deducibles de la renta bruta:

a) El valor de las mejoras permanentes hechas a los activos y construcciones y, en general, de todas aquellas erogaciones capitalizables, incluidas las inversiones.

b) Los costos o gastos que no hayan tenido su origen en el negocio, actividad u operación que dé lugar a rentas gravadas, así como las erogaciones similares vinculadas con rentas gravadas que no estén respaldadas por la documentación correspondiente o que no se refieran al periodo fiscal que se liquida.

c) Los impuestos sobre la renta, y sobre las ventas, el impuesto selectivo de consumo y los impuestos específicos de consumo y las tasas especiales que sobre éstos se fijen, cuando las personas físicas o jurídicas sean contribuyentes de tales impuestos, lo mismo que los recargos, multas e intereses pagados sobre cualquier tributo o por facilidades de pago concedidas sobre deudas tributarias.

ch) Las utilidades, participaciones sociales o dividendos, pagados o acreditados a socios, accionistas, dueños de empresas o personas físicas que tributen de acuerdo con esta ley.

d) Los gastos e impuestos ocasionados en el exterior, salvo los expresamente autorizados por esta ley.

e) Los gastos en inversiones de lujo o de recreo personal. Cuando estas inversiones estén confundidas con las actividades lucrativas, se deberán llevar cuentas separadas para determinar los resultados de una y de otra clase de operaciones, a fin de que puedan deducirse las que se refieran a estas últimas actividades.

f) Lo pagado por la compra de derechos de llave, marcas de fábrica o de comercio, procedimientos de fabricación, derechos de propiedad intelectual, de fórmulas de otros activos intangibles similares, así como lo pagado por concepto de las indemnizaciones a que se refiere la ley No.4684 del 30 de noviembre de 1970 y sus modificaciones.

g) Las retenciones, los pagos o cuenta y parciales efectuados de acuerdo con esta ley.

h) No son deducibles de la renta bruta:

1. Las remuneraciones no sometidas al régimen de cotización de la Caja Costarricense de Seguro Social.

2. Los obsequios y regalías o donaciones hechas a los socios o a parientes consanguíneos o afines.

3. Los gastos de subsistencia del contribuyente y de su familia.

115

4. Los intereses de capital y las obligaciones o préstamos que las empresas individuales de responsabilidad limitada y los empresarios individuales se asignen a sí mismos, a sus cónyuges, a sus hijos y a sus parientes, hasta el tercer grado de consanguinidad.

i) Las pérdidas de capital producidas en virtud de traspasos, a cualquier título, de bienes muebles o inmuebles, con excepción de lo dispuesto en el inciso f), párrafo cuarto (1) del artículo 8o.

(1)Nota: Con la última reforma introducida al inciso f) del artículo 8 ahora se trata del párrafo tercero.

j) Cualquier otra erogación que no esté vinculadas con la obtención de rentas gravables.

Por otro lado, los Ingresos No Gravables se describen en el artículo #6 de la Ley del

Impuesto de Renta:

Artículo 6o. Exclusiones de la renta bruta.

No forman parte de la renta bruta:

a) Los aportes de capital social en dinero o en especie.

b) Las revaluaciones de activos fijos. No obstante, tratándose de activos fijos depreciables, el valor de la revaluación aceptada por la Administración Tributaria será considerado para efectos de establecer las cuotas de depreciación correspondiente.

c) La utilidades, dividendos, participaciones sociales y cualquier otra forma de distribución de beneficios, pagados o acreditados a los contribuyentes a que se refiere el artículo 2o. de esta ley.

ch) Las rentas generadas en virtud de contratos, convenios o negociaciones sobre bienes o capitales localizados en el exterior, aunque se hubieren celebrado y ejecutado total o parcialmente en el país.

d) Las ganancias de capital obtenidas en virtud de traspasos de bienes muebles e inmuebles, a cualquier título, siempre que los ingresos de aquellas no constituyan una actividad habitual, en cuyo caso se deberá tributar de acuerdo con las normas generales de la ley. Para los efectos de esta ley, por habitualidad, ha de entenderse la actividad a la que se dedica una persona o empresa, de manera principal y predominante y que ejecute en forma pública y frecuente, y a la que dedica la mayor parte del tiempo (*)

*Ley 7097 Alcance 25 Gaceta 166, 1o. Set. 1988.

116

e) Para los efectos del impuesto que grava los ingreso recibidos o puestos a disposición de personas físicas domiciliadas en el país, no se considerarán ingresos afectos a este impuesto, las herencias, los legados y los bienes gananciales.

f) Los premios de las loterías nacionales.

g) Las donaciones, conforme con lo establecido en el inciso q) del artículo 8o.

2.1.4 Cálculo de Impuestos Aduaneros

Los impuestos aduaneros son cobrados por la Aduana en el momento que se importan

mercancías. Los impuestos y sus fórmulas de cálculos son las siguientes:

Valor Aduanero (CIF) = Costo + Seguro + Flete

DAI CIF * %

Selectivo Consumo (CIF + DAI) * %

Ley 6946 CIF * 1%

IDA (CIF + DAI + SC + Ley 6949) * %

IFAM (CIF + DAI + SC + Ley 6949 + IDA) * %

Impuesto ventas (CIF + DAI + SC + Ley 6949 + IDA + IFAM) * 13%

A continuación se muestra un ejemplo de cálculo de los impuestos aduaneros:

117

CASO PRÁCTICO DE IMPUESTOS ADUANEROS

EL RAYO S.A.

La empresa EL RAYO S.A solicita la siguiente mercadería a la empresa FOOD COMPANY con domicilio en Miami, USA:

• 75 cajas de 24 unidades de Cervezas de Malta que tienen un valor de $ 4 la docena de unidades

• 1.000 cajas de cigarrillos que tienen un valor de $0,40 la caja

Para el pago de esta mercadería se abrió hoy 05-04-2007 una cobranza con el Banco de Costa Rica a 45 días por $ 1.000; el Banco cobró $20 en efectivo de comisiones y el tipo de cambio era de 1$ = ₡520,60 al abrirse la cobranza. La venta fue F.O.B y la empresa encargada del transporte del contenedor es CHIQUITA BANANA la cual traerá la mercadería por vía marítima hasta puerto Limón y cobra $150 el 07-04-2007 cuando el tipo de cambio era 1$ = ₡520,70

El seguro por el transporte de la mercadería está a cargo del empresa INSURANCE CO., la cual cobra $50 el 08-04-2007 cuando el tipo de cambio era de 1 $ = ₡520,65, los cuales se cancelaron al contado. El 30-04-2007 es la fecha del cierre mensual y el tipo de cambio es 1$ = ₡520,68

El 25-05-2007 llegó la mercadería a Limón y fue desalmacenada del Barco por la Agencia Aduanal AEROMAR S.A., la cual nos envía una factura con fecha 28-05-2007 en la cual cobra por los servicios la suma de ₡80.000 más impuesto de ventas del 13%. Así como el valor total de los impuestos de aduana y otros gastos por ₡64.000. Por el transporte de la mercadería de la Aduana a las bodegas de la empresa se pagó ₡25.000 el 29-05-2007. Las mercaderías importadas pagan los siguientes impuestos:

Cerveza de Malta: DAI- 14%. SC – 10%, Ley 6946, IDA-5%. IFAM- 10% Impuesto de ventas 13% Sin recargo.

Cigarrillos: DAI- 40%, SC- 50%, Ley 6946, IDA- 2,5%. Impuesto de ventas- 13% sin recargo.

118

SOLUCIÓN:

Costo $ Flete Seguro

Valor Aduanero $

Gastos Agencia Ad. Otros Gastos

₡

Cervezas $ 600 $ 90 $ 30 $ 720 $ 86.400 ₡83.729,70

Cajas de Cigarros $ 400 $ 60 $ 20 $ 480 $ 57.600 ₡55.820,00

Total $ 1.000 $ 150 $ 50 $ 1.200 ₡144.000,00 ₡139.549,70

Tipo Cambio 520,6 520,7 520,65 Impuesto

Ventas

₡10.400,00

Cálculos

anteriores:

Costo $ Flete Seguro Valor

Aduanero $ Gastos Agencia Ad.

Cervezas =((75*24)/12)*4 =(600/1000)*150 =(600/1000)*50 Cos+Fle+Seg =(600/1000)*144000 Cajas de

Cigarros =1000*0,4 =(400/1000)*150 =(400/1000)*50 Cos+Fle+Seg =(400/1000)*144000

Imp. Ventas

80.000*13%

Cervezas

Cajas de Cigarros

$ T.C. ₡ $ T.C. ₡

CIF $ Aduanas $ 720 520,75 ₡374.940,00 $ 480 520,75 ₡249.960,00

DAI

14% ₡52.491,60 40% ₡99.984,00

Selectivo Consumo 10% ₡42.743,16 50% ₡174.972,00

Ley 6946

1% ₡3.749,40 1% ₡2.499,60

IDA

5% ₡23.696,21 2,50% ₡13.185,39

IFAM

10% ₡49.762,04 0% ₡0,00

Impuesto ventas

13% ₡71.159,71 13% ₡70.278,13

Total Impuestos

₡243.602,12

₡360.919,12

Impuesto ventas

-₡71.159,71

-₡70.278,13

Valor Factura $ 600 520,6 ₡312.360,00 $ 400 520,6 ₡208.240,00

Otros Gastos ₡83.729,70 ₡55.820,00

Gastos Agencia

$ 86.400

$ 57.600

Total

₡654.932,10

₡612.300,99

119

2.2 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE DECLARACIONES

TRIBUTARIAS

A continuación se presentan las principales 3 declaraciones que deben presentar las

empresas en Costa Rica:

2.2.1 Elaboración y Presentación de la D-104 Declaración Jurada del Impuesto

sobre las Ventas

Esta declaración se debe presentar mensualmente, antes de los 15 días posteriores al

último día del mes, o sea, el día 15 del mes siguiente.

Esta declaración tiene como objetivo determinar y pagar el impuesto de ventas que se

recaudó durante el mes, el cual surge de la diferencia entre el impuesto sobre ventas

cobrado en facturas de ventas, menos el monto de impuestos sobre ventas pagado en

facturas de compra, siempre y cuando no hayamos sido los clientes finales de las

mercancías. Si dicha diferencia es positiva, determina el monto a pagar a tributación,

pero, si por el contrario, la diferencia es negativa, determina un saldo a favor de la

empresa, el cual puede utilizar posteriormente como pago de alguna obligación tributaria.

La declaración es la siguiente:

120

121

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO D-104 DECLARACIÓN JURADA DEL IMPUESTO GENERAL SOBRE LAS VENTAS

RÉGIMEN TRADICIONAL

RECOMENDACIONES GENERALES: 1) En el formulario D-104 declaran tanto las personas físicas como jurídicas. 2) Complete el formulario preferiblemente a máquina y adhiera la etiqueta identificativa que puede retirar en la Administración Tributaria de su localidad. 3) No escriba sobre los espacios sombreados en color celeste 4) No tache ni realice correcciones en su llenado. 5) No incluya decimales en ninguno de los montos. 6) No presente hojas adicionales o anexos al formulario. AQUÍ DEBE IR EL FORMULARIO D-104 ADJUNTO. IDENTIFIQUE LAS CASILLAS EN EL FORMATO DEL EJEMPLO Y SIGA LAS INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO.

DETALLE Y No. DE CASILLA COMPLETE LAS CASILLAS Y ANOTE LO QUE SE INDICA:

Período 2 Anote el mes y año que corresponde

Código Administración 3 No es necesario llenar este espacio

Cédula 4 Anote su número de cédula de persona física o persona jurídica como aparece en su identificación. Si usted es extranjero, consigne el número que le otorgó la Administración Tributaria, si no lo tiene, solicite su registro mediante el formulario D-140.

Número de declaración que corrige 5 Si va a rectificar, indique en esta casilla el número que aparece en la casilla No. 1 de la declaración incorrecta.

Nombre, razón o denominación social

6 Anote su nombre y apellidos si es persona física y la razón o denominación social completa si es una sociedad.

I. VENTAS DEL PERÍODO

Ventas por exportaciones 20 Indique el valor neto de ventas por exportación de mercancías; es decir, el total de ventas de exportación de mercancías menos las devoluciones sobre ventas de exportación más las notas de débito emitidas. Artículos 9 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 6 de su reglamento.

Ventas exentas y autorizadas sin impuesto

21 Indique el valor neto de ventas de mercancías exentas; es decir el total de ventas de mercancías exentas menos las devoluciones sobre las ventas exentas. El valor total neto de las ventas autorizadas sin impuesto; es decir, el monto total de las ventas autorizadas sin impuesto menos las notas de crédito más las notas de débito por correcciones a las facturas emitidas. Artículos 9 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 4, 5, 27 y 28 de su reglamento.

Ventas gravadas 22 Indique el valor neto de las ventas de mercancías gravadas y/o servicios gravados; es decir, el valor total de las ventas de mercancías gravadas y/o servicios gravados menos las devoluciones sobre ventas y notas de crédito, más el valor de las mercancías o servicios para uso o consumo personal del contribuyente y el total de las notas de débito emitidas a los clientes. No debe incluir los cargos financieros ni excluir los descuentos por pronto pago.

122

Artículos 1, 2, 3 y 11 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 2, 3 y 17 de su reglamento. En caso de que se trate de ventas por servicios, artículo 12 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas.

Otros rubros a incluir en la base imponible

23 Debe incluirse todos aquellos montos que se adicionan a la base imponible, únicamente para el cobro del impuesto a nivel de fábrica y mayoristas. Artículos 11 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 26 de su reglamento.

Base imponible 24 Sume las casillas No. 22 y No. 23

II. COMPRAS E IMPORTACIONES

Importaciones exentas y autorizadas sin impuesto

25 Anote la suma de: el valor total de las importaciones de mercancías exentas del impuesto de ventas. El valor total de las importaciones autorizadas sin el pago del impuesto. El valor total de las notas de débito de los proveedores del exterior. Artículos 9 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 4, 5 de su reglamento. Artículos 27 y 28 para las ventas autorizadas sin impuesto.

Importaciones gravadas 26 Anote el valor total de importaciones de mercancías gravadas del período (monto neto, una vez deducidos los descuentos aceptados en las prácticas comerciales), incluyendo la mercancía retirada para el uso personal. El total anotado en esta casilla NO DEBE TENER EL IMPUESTO DE VENTAS INCLUIDO. Si usted es fabricante inscrito en impuesto de consumo, el total anotado en esta casilla NO DEBE TENER EL IMPUESTO SELECTIVO DE CONSUMO NI DE VENTAS. Artículos 1, 2, 13 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 2, 3 y 19 de su reglamento.

Compras y servicios exentos y autorizados sin impuesto (Nacionales)

27 Anote el monto total por compras efectuadas en el país de mercancías exentas y autorizadas sin impuesto y servicios no gravados, considerando las correcciones correspondientes (devoluciones y otros). Artículos 27 y 28 del reglamento de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas.

Compras y servicios gravados (Nacionales)

28 Anote el monto total de compras realizadas en el país de mercancías y prestación de servicios gravados considerando las correcciones correspondientes (devoluciones y otros).

III. DETERMINACIÓN DEL IMPUESTO

Impuesto generado por operaciones gravadas

29 Indique el resultado de multiplicar el monto de la casilla No. 24 por la tarifa del impuesto, sea el 13%.

Crédito por importaciones 30 Indique la suma del impuesto de ventas pagado que aparece en las pólizas de importación. Artículos 14 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 23 de su reglamento.

Crédito por compras y servicios nacionales

31 Indique la suma del impuesto de ventas pagado en las facturas (debidamente autorizadas) de compras a los proveedores locales de mercancías y servicios gravados. Recuerde que sólo se reconoce el crédito cuando el impuesto aparece por separado en las facturas o comprobantes autorizados.

123

Artículos 14 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 21 de su reglamento.

Total créditos 32 Sume la casilla No. 30 y la No. 31.

Impuesto neto del período 33 Esta casilla se debe llenar únicamente si la casilla No. 29 menos los créditos (casilla No. 32) es mayor a cero.

Saldo a favor de este período 34 Esta casilla se debe llenar únicamente si la casilla No. 32 es mayor que el monto del impuesto (casilla No. 29).

Saldo a favor de períodos anteriores 35 Únicamente se llena si está tomando una parte o la totalidad del saldo a favor de períodos anteriores para pagar el impuesto. En esta casilla debe indicar el monto que utilizará para esos efectos.

Subtotal Impuesto 37 Anote el resultado de restar al impuesto neto (casilla 33), el monto del saldo a favor de períodos anteriores que utilizará en la casilla 35 para pagar el impuesto, si es mayor que cero.

Retenciones pago a cuenta (Ley de Contingencia Fiscal)

39 Anote el monto correspondiente a las retenciones efectuadas por concepto de los pagos con tarjetas de crédito o débito.

Impuesto del período 40 En esta casilla se debe anotar el resultado correspondiente de restar a la casilla 37 la casilla 39.

IV. LIQUIDACIÓN DEUDA TRIBUTARIA

Número de compensación 75 77

Si el formulario contiene estas casillas, no deben llenarse.

Monto pendiente de aprobación 76 Si el formulario contiene esta casilla, no debe llenarse.

Monto pendiente de aprobación 78 Si el formulario que está utilizando contiene esta casilla y usted posee un saldo a favor, anote en ella el monto con el cual va a compensar.

Impuesto a pagar 79 Si el formulario que está utilizando contiene esta casilla, anote el monto de la diferencia de restarle a la casilla No. 40 la casilla 78.

Intereses 82 Si usted paga el impuesto después del plazo establecido se genera la obligación de pagar un interés. La tasa de interés varía aproximadamente cada 6 meses, consúltela en nuestra página web, en el sitio: “Información tributaria”.

Total deuda tributaria 83 Indique el resultado de sumar a la casilla No. 79 la No. 82.

Solicito compensar con crédito a mi favor por el monto de:

84 Si usted posee un saldo a favor, anote en esta casilla el monto con el cual va a compensar.

Total deuda a pagar 85 Indique en esta casilla el monto de la deuda por pagar.

Pago en efectivo 89 Anote el monto del pago.

Pago y número de cheque 90 91

Anote el monto del pago y el número del cheque. Al cheque debe tachársele la indicación de “o al portador” y girarse a nombre de la entidad recaudadora autorizada donde va a pagar. En el dorso del cheque debe anotarse: el No. de formulario, nombre del contribuyente, N° de cédula, tipo de impuesto, N° de teléfono y de fax. Recuerde que el cheque estará sujeto a comprobación.

Pago y cantidad de CAT 92 93

Anote el monto que va a pagar y la cantidad de certificados de abono tributario con los que va a realizar el pago.

Pago y cantidad de CAF 94 95

Estas casillas no deben llenarse.

Total pagado 96 Anote el total pagado. Sume las casillas Nos. 89, 90 y 92.

124

2.2.2 Elaboración y Presentación de la D-101 Declaración Jurada del Impuesto

sobre la Renta (Debe presentarse hasta el 15-dic de cada año)

125

Las instrucciones para completar esta declaración son las siguientes:

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO D-101 DECLARACIÓN JURADA DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA

RECOMENDACIONES GENERALES: 1) En el formulario D-101 (versión 2) declaran tanto las personas físicas como jurídicas. 2) Complete el formulario preferiblemente a máquina y adhiera la etiqueta identificativa que puede retirar en la Administración Tributaria de su localidad. 3) No escriba sobre los espacios sombreados. 4) No se permiten tachones ni borrones. 5) No incluya decimales en ninguno de los montos. 6) No agregue hojas al formulario. AQUÍ DEBE IR EL FORMULARIO D-101 (versión 2) QUE SE ADJUNTA. UBÍQUESE EN LAS CASILLAS DEL FORMULARIO Y SIGA LAS SIGUIENTES INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO.

Detalle y N° de casilla Complete las casillas y anote lo que se indica:

Período 2 Anote el período al que corresponde la declaración.

Código de la Administración Tributaria 3 Este dato no es necesario que lo indique.

Cédula 4 Anote el número tal y como aparece en la cédula de persona física o jurídica. Si es extranjero, consigne el número que le otorgó la Administración Tributaria; si no lo tiene, solicite su registro mediante el formulario D-140.

Número de declaración que corrige 5 Este espacio debe completarlo si la declaración que va a presentar corrige una declaración presentada. El número que debe indicar es el que aparece preimpreso en la casilla No. 1 de la declaración incorrecta.

Nombre, razón o denominación social 6 Anote su nombre y apellidos si es persona física y la razón o denominación social completa si es una sociedad.

DETERMINACIÓN DE LA OBLIGACIÓN TRIBUTARIA

I. ACTIVOS Y PASIVOS

Efectivo, bancos, inversiones transitorias, documentos y cuentas por cobrar. Acciones y aportes en sociedades.

20 21

Indique el total de cada una de las cuentas indicadas, que aparecen en sus registros contables a la fecha del cierre del período fiscal. Anote las cifras que corresponda de acuerdo con el Balance de Situación a la fecha de cierre del período fiscal.

Inventarios 22 Indique el total del inventario que aparece en sus registros contables a la fecha del cierre del período fiscal. Si usted es fabricante sume los inventarios de materia prima, productos en proceso y productos terminados.

Activos fijos 23 Sume las partidas que componen el activo fijo y reste la depreciación, amortización y agotamiento, según sea el caso, a la fecha de cierre del período fiscal.

Total activo neto 24 Sume las casillas del No. 20 al No. 23.

Total pasivos 25 Consigne el total de la suma de las partidas que componen el pasivo a la fecha de cierre del período fiscal.

Capital neto 26 Réstele a la casilla No. 24 la No. 25. Si es una sociedad, esta casilla es la que usted debe utilizar para el

126

cálculo del Timbre de Educación y Cultura que se paga en los meses de febrero y marzo, de acuerdo con los siguientes rangos:

TARIFA

CONCEPTO TARIFA Por el acto de inscripción o cualquier otro acto registrable ¢ 750,00 Sobre el capital neto:

Rango según el capital neto Monto por pagar

Por un capital neto de hasta ¢ 250.000 ¢ 750,00 De más de ¢ 250,000 hasta ¢ 1.000.000 ¢ 3.000,00 De más de ¢ 1.000.000 hasta ¢ 2.000.000 ¢ 6.000,00 De más de ¢ 2.000.000 en adelante. ¢ 9.000,00 Ley Nº 5923 de 18 de agosto de 1976 y sus reformas.

II. INGRESOS

Ventas de bienes y servicios excepto los servicios profesionales

27 Al valor total de las ventas de mercancías reste las devoluciones y descuentos sobre ventas y sume las notas de débito por correcciones a las facturas emitidas. Adicione el monto de los servicios prestados que no sean servicios profesionales.

Servicios profesionales y honorarios 28 Al valor total de los ingresos por servicios profesionales y honorarios reste las notas de crédito y sume las notas de débito por correcciones a las facturas emitidas.

Comisiones 29 Al valor total de los ingresos por comisiones reste las notas de crédito y sume las notas de débito por correcciones a las facturas emitidas.

Intereses y rendimientos financieros 30 Al valor total de los ingresos por intereses y rendimientos financieros reste las notas de crédito y sume las notas de débito por correcciones a las facturas emitidas.

Dividendos y participaciones 31 Anote el monto total de los dividendos y participaciones sociales recibidas.

Alquileres 32 Anote el ingreso total recibido por alquileres.

Otros ingresos diferentes a los anteriores 33 Sume todos los ingresos no especificados anteriormente y consigne el total.

Ingresos no gravables 34 Anote el total de ingresos no gravables incluidos en las casillas anteriores.

Total renta bruta. 35 Sume las casillas del No. 27 al No. 33 y reste la casilla No. 34

III. COSTOS, GASTOS Y DEDUCCIONES.

Inventario inicial 36 Anote el valor total del inventario inicial que aparece en su Estado de Resultados como inventario final del período fiscal anterior. SI USTED ES FABRICANTE NO LLENE ESTA CASILLA.

Compras 37 Anote el valor total de las compras que aparece en su Estado de Resultados a la fecha de cierre del período fiscal vigente. Si usted es fabricante NO LLENE ESTA CASILLA.

Inventario final 38 Anote el valor total del inventario final que aparece en su Estado de Resultados a la fecha de cierre del período fiscal vigente. Si usted es fabricante NO LLENE ESTA CASILLA.

Costo de ventas 39 Anote el valor total del costo de ventas que aparece en su Estado de Resultados a la fecha del período fiscal vigente. Si usted ES FABRICANTE SÍ DEBE LLENAR ESTA CASILLA, pero sin anotar ningún monto en las casillas de la No. 36 a la No. 38.

Intereses y gastos financieros 40 Indique el total de los intereses y gastos financieros del período.

127

Artículos 8 inciso d) de la Ley del impuesto sobre la Renta y 12 inciso e) de su reglamento.

Gastos de ventas y administrativos 41 Indique el total de los gastos de ventas y administrativos del período. Artículos 8 de la Ley del impuesto sobre la Renta y 12 de su reglamento.

Depreciaciones, amortización y agotamiento 42 Indique el total de los gastos por depreciación, amortización y agotamiento del período. Artículos 8 inciso f) y h) de la Ley del impuesto sobre la Renta, 12 inciso h) de su reglamento y Anexo No. 1 “De la depreciación, agotamiento y amortizaciones”.

Aporte a regímenes voluntarios de pensiones complementarias (máximo 10% de la renta bruta, art. 71 Ley 7983).

43 Si es persona física con actividad lucrativa, anote el monto del aporte a planes de pensiones complementarias, que no supere el 10% del ingreso bruto anual.

Otros costos, gastos y deducciones permitidos por ley 44 Anote el monto total de otros costos, gastos y deducciones permitidos por ley. Artículos 8 de la Ley del impuesto sobre la Renta y 12 de su reglamento. Si usted es profesional o técnico, agente de ventas, comisionista o de seguros, puede elegir acogerse a la deducción única del 25% de los ingresos brutos, según el inciso s) del artículo 8 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

Total costos, gastos y deducciones permitidos por ley 45 Indique el resultado de sumar los montos de las casillas 39 a 44.

IV. BASE IMPONIBLE (RENTA GRAVABLE)

Renta neta 46 Indique el resultado de restar a la casilla No. 35 la No. 45. Aun cuando no esté obligado al pago del impuesto, deberá llenar esta casilla.

Impuesto sobre la renta Cálculo para personas físicas con actividades lucrativas: Se establece una escala de tarifas que se aplica –según el monto de la renta neta- por tramos y cuyos resultados se suman finalmente para obtener el impuesto por pagar.

Tramos para el período fiscal 2010

2010 Monto de la renta neta

Tarifa (octubre 2009 a setiembre 2010)

Hasta ¢2.747.000 No sujeta a impuesto

Sobre el exceso de ¢2.747.000 hasta ¢4.102.000

10%


15%


20%

47 Indique en esta casilla el monto resultante de aplicar al monto consignado en la casilla No. 46, la tarifa del impuesto correspondiente, según sea el caso –persona física con actividades lucrativas o persona jurídica. ________________________________________________________ Cálculo para personas jurídicas: Con base en la renta bruta (total de los ingresos) de la empresa (casilla No. 35), se determina la tasa que corresponde -según la tabla que sigue- la cual se aplica a la renta neta total, dando como resultado el impuesto determinado. renta neta x tasa correspondiente = Impuesto de renta total según la renta bruta determinado

2010

Monto de la renta bruta

Tarifa

(octubre 2009 a setiembre 2010)

(se aplica sobre renta neta total)

128

Sobre el exceso de ¢13.713.000

25%

Nota: Estos tramos varían para cada período fiscal. Ejemplo del cálculo del impuesto para persona física con actividad lucrativa para el período 2010:

Monto de la renta neta: ¢15.000.000

Exceso o diferencia a la que se le aplica la tarifa del impuesto

para cada tramo

Hasta ¢2.747.000 0.00


¢1.355.000 x10%=

¢135.500


¢2.741.000 x 15%=

¢411.150


¢6.870.000 x 20%=

¢1.374.000

Sobre el exceso de ¢13.713.000

¢1.287.000 x 25%=

¢321.750

Total impuesto por

pagar

¢2.242.400

Hasta ¢41.112.000 10%

Hasta ¢82.698.000

20%

Superior a ¢82.698.000

30%

Nota: Estos montos varían para cada período fiscal. - Ejemplo del cálculo del impuesto para personas jurídicas para el período 2010:

Renta bruta ¢50.000.000 (aplica una tarifa del 20% sobre la renta neta)

Deducciones (gastos) ¢25.000.000

Renta neta ¢25.000.000

Porcentaje aplicable de acuerdo con renta bruta: X 20%

Impuesto por pagar ¢5.000.000

Subtotal impuesto 49 Indique el mismo monto de la casilla 47

Exoneración contrato turístico 50 La exoneración que establecía el artículo 7 de la Ley No. 6990 Incentivos para el Desarrollo Turístico, fue derogada por el artículo 13 de la ley No. 7293 del 31 de marzo de 1992 “Ley reguladora de todas las exoneraciones vigentes su derogatoria y excepciones”.

Exoneración zona franca 51 Si la empresa se encuentra bajo el Régimen de Zonas Francas, anote la exoneración que le corresponda.

Exoneración contrato exportación

52 Los artículos 65 y 66 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 66 a 68 de su reglamento, fueron derogados por la ley No. 7293 “Ley reguladora de todas las exoneraciones vigentes, su derogatoria y excepciones”.

129

Exoneración otros conceptos 53 Si usted posee otro tipo de exoneración anote el monto.

Impuesto sobre la renta después de exoneraciones. 54 Al valor de la casilla No. 49 reste los valores que correspondan de las casillas Nos. 50 a 53.

EXTINCIÓN DE LA DEUDA TRIBUTARIA

V. CRÉDITOS

Crédito por inversión contrato turístico 55 Derogado por la Ley reguladora de todas las exoneraciones vigentes, su derogatoria y excepciones, No. 7293.

Crédito por inversión contrato producción 56 Derogado.

Crédito por inversión contrato forestal 57 Derogado

Créditos familiares 58 Anote los créditos que corresponda, por cónyuge e hijos. (artículo 15 de la Ley del Impuesto sobre la Renta).

Otros créditos 59 Anote cualquier otro crédito autorizado por ley.

Impuesto del período 60 Al valor de la casilla 54 reste los montos consignados en las casillas 55 a 59 en caso de que corresponda. Si la suma de los montos de esas casillas es mayor que el monto de la casilla 54, es decir, si el resultado es negativo, anote 0 “cero”, pues significa que no tiene impuesto por pagar.

Retención 2% 61 Anote el monto de las retenciones del 2% que le hayan efectuado. Artículos 23 inciso g) de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 24 inciso g) de su reglamento.

Otras retenciones 62 Si es representante permanente de una empresa no domiciliada, anote las retenciones del 3% que le hayan efectuado por concepto de transporte, y comunicaciones, reaseguros, utilización de películas cinematográficas y similares y noticias internacionales. Artículos 23 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 24 de su reglamento

Pagos parciales 63 Anote los pagos parciales que realizó. Artículo 22 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

Total impuesto neto 64 Reste al monto de la casilla No. 60 la suma de los montos de las casillas No. 61 a la No. 63. Si el resultado de la operación es menor que cero, o sea es negativo, anote el monto entre paréntesis ya que representa su saldo a favor. Artículo 22 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

VI. LIQUIDACIÓN DEUDA TRIBUTARIA

Intereses

82 Si usted no efectúa el pago en los plazos establecidos, debe pagar adicionalmente un interés, cuya tasa varía aproximadamente cada 6 meses (consúltela en la Administración Tributaria).

Total deuda tributaria 83 Anote el resultado de sumar la casilla 64 más la casilla 82.

Solicito compensar con crédito a mi favor por el monto de:

84 Si dispone de saldos a favor, puede aplicarlos al pago de la deuda tributaria con solo anotar el monto en esta casilla. Los saldos a favor corresponden a pagos en exceso por concepto de impuestos, sanciones o recargos que generan montos a favor del contribuyente y que pueden ser utilizados para el pago de deudas tributarias. En caso de solicitar compensación con saldos a favor, el firmante declara bajo juramento, la existencia real del crédito fiscal que aduce a su favor en esta casilla, el cual no ha sido utilizado para cancelar otras deudas, ni está sujeto a trámites de devolución y/o compensación previamente gestionados. Quien aduzca un crédito inexistente o por un monto mayor al real, puede ser sancionado con base en el Título III del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

Total deuda por pagar 85 Anote el resultado de restar al monto de la casilla 83 el de la casilla

130

84.

Pago en efectivo 89 Si efectúa el pago en efectivo anótelo.

Pago y número de cheque 90 91

Si el pago lo realiza mediante cheque, anote el monto en la casilla 90 y el número del cheque en la 91. Debe girarlo a nombre del Banco donde va a cancelar y tachar la indicación de “o al portador”. En el dorso del cheque debe anotar: el No. de formulario, nombre, cédula, tipo de impuesto, teléfono y fax. Recuerde que el cheque estará sujeto a comprobación.

Pago y cantidad de CAT 92 93

Si el pago lo efectúa mediante certificados de abono tributario, anote el monto en la casilla 92 y la cantidad de certificados con los que paga en la casilla 93.

Total pagado 96 Anote el total pagado. Sume las casillas Nos. 89, 90 y 92.

NO OLVIDE COMPLETAR EL CUADRO DE LA FIRMA: Si es persona física con actividad lucrativa, anote su nombre completo y el número de cédula de identidad. Si se trata de una persona jurídica, anote el nombre del representante legal y su número de cédula. No olvide firmar la declaración.

131

2.2.3 Elaboración y Presentación de la D-151 Declaración Resumen Anual de

Clientes, Proveedores y Gastos Específicos

La presentación de esta declaración informativa es anual, dentro de los dos meses

siguientes a la terminación del período fiscal ordinario, es decir a más tardar el 30 de

noviembre. La información que debe ir en la declaración corresponde al período

comprendido entre el 1° de octubre de un año y el 30 de setiembre del siguiente. El plazo

establecido para su presentación es igual para todos los obligados, independientemente

del período fiscal que les corresponda.

El formulario para la presentación de esta declaración está disponible en versión impresa

y versión digital (software “DECLARA” que suministra Tributación), las cuales se obtienen

gratuitamente en las administraciones tributarias.

La declaración debe presentarse en las administraciones tributarias, conforme con el

domicilio fiscal registrado. Si llenó la declaración utilizando el programa DECLARA puede

presentarla a través de Internet, en la dirección http://196.40.56.20/recinformativa/

Los Obligados a presentar esta declaración son todas las entidades públicas y los

obligados a presentar la declaración del impuesto sobre la renta, cuando durante el

período fiscal hayan realizado a nivel nacional compras o ventas a una misma persona por

un importe anual acumulado superior a dos millones quinientos mil colones (no incluye

el monto de impuestos sobre ventas). Además, tratándose de alquileres, comisiones,

servicios profesionales e intereses, deberán declarar tanto el cliente (pagador) como el

proveedor (perceptor del ingreso), aquellos montos superiores a un importe acumulado

de cincuenta mil colones anuales realizados a una misma persona.

132

¿Qué información debe contener esta declaración?

Debe contener el detalle de los clientes, gastos y proveedores por los siguientes

conceptos:

Conceptos Código

Las ventas de bienes y servicios en general, efectuadas a nivel nacional a una misma persona, superiores a dos millones quinientos mil colones anuales. Además, los ingresos superiores a cincuenta mil colones por concepto de intereses, comisiones, alquileres y servicios profesionales, prestados a una misma persona durante el período fiscal.

V

Las compras de bienes y servicios, -con excepción de los alquileres, servicios profesionales, comisiones e intereses- efectuadas a nivel nacional a una misma persona, superiores a dos millones quinientos mil colones anuales y que no se hayan reportado en el D-150.

C

Los pagos superiores a cincuenta mil colones anuales realizados a una misma persona, por concepto de los siguientes gastos:

Ø Alquileres Ø Servicios profesionales Ø Comisiones Ø Intereses (no se incluyen aquellos que hayan sido objeto de retención, ni los pagados a las entidades que integran el Sistema Bancario Nacional).

A SP M I

NOTA: Los montos por reportar por concepto de ventas y compras de bienes y servicios

no deben incluir los impuestos de ventas y consumo. Asimismo, el vendedor y el

comprador deberán reportar los montos netos de las transacciones en los casos donde

hubo notas de crédito por devoluciones de mercancías.

En esta declaración no se incluirán los pagos efectuados a entidades públicas por servicios,

pero sí las compras de bienes y las ventas de bienes y servicios cuando excedan los dos

millones quinientos mil colones anuales.

Recomendaciones:

* No incluya céntimos en los montos, ni abreviaturas en los nombres

* Asegúrese de que los números de cédula sean correctos.

* No registre información incompleta o errónea. Si no tiene el número de cédula de los

reportados o son extranjeros no residentes o sin nacionalizar, puede consultarlos en el

133

Sistema de Identificación de Contribuyentes (S.I.C.) que está disponible en la página Web y

de las administraciones tributarias. Si efectuadas estas gestiones, no logra obtener el

número de identificación, situación que deberá comprobar ante la Administración

Tributaria cuando se le requiera, rellene el espacio con cero.

134

135

136

INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO D. 151

(Hoja detalle)

DECLARACION ANUAL RESUMEN DE CLIENTES, PROVEEDORES Y GASTOS ESPECIFICOS

Complete los datos identificativos de la hoja de detalle. (Casillas 4, 6 2 y numere la hoja de

detalle en el espacio indicado).

En la columna A, “CEDULA”: indique el número de cédula de las personas físicas o jurídicas,

públicas o privadas con quienes efectuó operaciones de compras o ventas de bienes y/o

servicios superiores a ¢2.500.000 (dos millones quinientos mil colones) sin incluir los

impuestos de ventas y consumo, durante el periodo fiscal. Tratándose de pagos o créditos

por servicios profesionales (SP), intereses (I), alquileres (A) y comisiones de todo tipo (M), se

anotarán aquellos que excedan los ¢50.000 (cincuenta mil colones) anuales por concepto y

por persona física o jurídica.

Columna B, “NOMBRE, RAZON O DENOMINACION SOCIAL COMPLETA O APELLIDOS Y

NOMBBRE DEL PERCEPTOR O BENEFICIARIO”: anote el nombre, la razón o denominación

social si es persona jurídica y los dos apellidos y nombre completo si es persona física o

sociedad de hecho, correspondientes a los números de cédula detallados en la columna A.

Columna C, “MONTO DE LA OPERACION”: indique para cada persona física o jurídica el

monto total pagado o acreditado por cada concepto, así como el total de la hoja de detalle

(casilla 263). Este total debe coincidir con el monto consignado en la casilla 33 de la hoja de

resumen.

Columna D, “CODIGO”, indique el código según corresponda por cada concepto, de acuerdo

con el cuadro I (tipo) de la hoja de resumen.

137

2.3 MULTAS Y SANCIONES TRIBUTARIAS

Es muy importante presentar a tiempo y de manera correcta las declaraciones tributarias ya

que de lo contrario, si la declaración del impuesto se presenta fuera del plazo legalmente

establecido, se hará acreedor a una sanción de medio salario base. El salario base para el

año 2010 es de ¢293.400 (varía todos los años). La sanción podrá reducirse en un 75% si

subsana el incumplimiento antes de que haya actuación de la Administración; si se subsana

después de la actuación de ésta y antes de que se notifique el traslado de cargos, se reduce

en un 50% y si se subsana posterior a la notificación de éste, la reducción es del 25%.

Además, por pagar el impuesto fuera del plazo establecido, deberá pagar, un recargo por

intereses así como una sanción por morosidad del 1% por cada mes o fracción de mes sin

que exceda del 20%. Si por ejemplo se atrasa en el pago un mes y dos días, la sanción será

del 2% sobre el monto del impuesto. En dado caso, para la autoliquidación y pago de las

sanciones por morosidad y por presentación tardía de la declaración, debe utilizarse el

formulario D-116 “Autoliquidación de sanciones por infracciones administrativas”.

Por ello, la importancia de presentar a tiempo y de forma correcta las declaraciones

tributarias, así mismo hacer el pago, para no verse afectado con multas o sanciones.

3. CAPÍTULO ICONTROL BANCARIO

Objetivos:

Describir los servicios bancarios básicos que utiliza una empresa.

Calcular las Conciliarciones Bancarias (revisión de los registros de la empresa contra los del banco)

Explicar las variantes para tomar decisiones de Inversión

Explicar las variantes para tomar decisiones de Financiamiento

CAPÍTULO III - ROL BANCARIO

Describir los servicios bancarios básicos que utiliza

Calcular las Conciliarciones Bancarias (revisión de los registros de la empresa contra los del banco)

Explicar las variantes para tomar decisiones de

Explicar las variantes para tomar decisiones de

138

139

3.1 SERVICIOS BANCARIOS

Actualmente, las entidades bancarias han comprendido la importancia de dar una

atención más personalizada a las empresas, han entendido que las necesidades de estas

son muy distintas a las de una persona física que se apersona a una sucursal bancaria, en

cuanto a complejidad, urgencia de tiempos de respuesta, etc., y por ello se acostumbra

actualmente a que el banco asigne un Ejecutivo de Cuenta a cada empresa, para que por

medio de este se puedan hacer consultas, realizar ciertos trámites, entre otros. Sin duda

alguna, esto es una gran ayuda para las pequeñas y medianas empresas, cuyos

empresarios deben asesorarse sobre los servicios bancarios. A continuación se describen

algunos servicios bancarios básicos que debe conocer:

3.3.1 Apertura de Cuentas Corrientes

Cuando una empresa inicia operaciones es primordial contar con cuentas bancarias

abiertas, ya que este es el medio para manejar los flujos de caja, recibir pagos de clientes,

y realizar pagos de gastos y proveedores. Debe abrir cuando menos, una cuenta en

colones y otra en dólares, para depositar y pagar en la misma moneda de la factura, para

no perder la diferencia de conversión de monedas por tipo de cambio.

Para abrir una cuenta corriente, los bancos por lo general solicitan la siguiente

información:

• Copia de Cédula Jurídica

• Copia del Acta Constitutivo

• Personería Jurídica, con información de acciones

• Copia de la Cédula del Representante legal

140

• Recibo de Servicios Público (para corroborar la dirección)

• Depósito mínimo de fondos para la apertura de la cuenta.

3.1.2 Transferencias Internacionales

Las transferencias internacionales es un servicio que ofrecen las entidades bancarias, y

que es de gran utilidad para las empresas exportadoras, para el trámite se solicitan los

siguientes requisitos:

• Completar el formulario destinado para ese fin, donde se describe la información

de la empresa y el beneficario.

• Aportar el nombre del banco del beneficiario

• Aportar el #ABA y SWIFT del banco del beneficiario.

• Aportar el #cta. Del beneficiario.

• Justificar mediante facturas o comprobantes de compra, el motivo de la

transferencia (esto lo solicitan para corroborar que no sea transferencia de dinero

por narcotráfico)

3.1.3 Normas de Seguridad y Cambio de Cheques

Actualmente, hay que tener mucho cuidado con las estafas tanto dentro como fuera de la

compañía.

141

Si se tiene acceso a las cuentas por medio de internet bancking, es importante afiliarse a

todos los medios de seguridad de proponen las entidades bancarias, tales como números

clave extras para comprobar la identificación del usuario, teclados virtuales, firma digital,

entre otros.

Internamente, se deben establecer normas de seguridad y un control interno adecuado

con respecto a la salvaguarda de los fondos.

Por ejemplo, en caja chica se debe aplicar estrictas normas de entrega de dinero, y realizar

frecuentemente arqueos. Por otro lado, respecto a los cheques, se aconseja evitar girar

fondos a nombre de personas físicas, ya que estos se pueden endosar falsamente e ir a

cambiar al banco, trámite que no es posible si estuviera a nombre de una persona jurídica.

Los cheques deben retirarse si no son recogidos por los beneficiaros, y cierto después ser

anulados, por seguridad. Y siempre mantener una adecuada segregación de funciones

entre los empleados, por ejemplo, que la misma persona que aprueba el cheque, no sea la

misma que lo emite y lo entrega, ya que esto le facilitaría ejecutar un fraude.

La clave de acceso a internet debe ser resguardada muy bien, y asignar a los usuarios

permisos restringidos, solamente a las funciones que realmente debe hacer.

3.1.4 Pago Automático de Planillas y Recibos

Este servicio es muy útil para agilizar y ahorrar tiempo administrativo a los funcionarios de

la empresa, tiempo que se puede aprovechar en otras funciones.

142

El pago automático de recibos evita el riesgo de olvido de pago de recibos o transferencias

repetitivas a proveedores que deba hacer la empresa. Además de ahorro del tiempo

destinado al pago manual de transferencia por transferencia.

Por otra parte, el pago de planillas permite organizar mejor los pagos a empleados, evita

el riesgo de errores en depósitos, y ahorra tiempo en el proceso de realizar las

transferencias, ya que mediante una sola aplicación se transfiere a la cuenta de todos los

empleados.

3.1.5 Riesgo por Variaciones en el Tipo de Cambio

Las empresas exportadoras, o igualmente las que emiten sus facturas en dólares están

expuestas a pérdidas o ganancias en las variaciones del tipo de cambio. Igualmente

sucede con las deudas adquiridas en moneda extranjera.

Actualmente, las empresas están expuestas a este riesgo, dado el sistema que

implementó hace unos años el Banco Central de Costa Rica, de bandas cambiarias, el cual

eliminó el sistema de minidevaluaciones, y deja el tipo de cambio a la libre, bajo la

influencia de la oferta y la demanda.

Cuando el tipo de cambio tiene una caída significativa, por lo general la preocupación se

apodera de las personas que poseen fondos, inversiones y bienes en dólares, y empiezan a

convertirlas en colones, esto empeora mucho más la situación. Lo más recomendable es

esperar, ya que la pérdida por diferencial cambiario no se hace efectiva sino hasta que se

convierte en colones, por ello lo mejor es esperar a que el tipo de cambio vuelva a subir y

de esta manera decidir si se mantiene la inversión en dólares o se cambia en colones, pero

143

si fuese así no se ejecutaría pérdida alguna, ya que se está convirtiendo en colones cuando

el tipo de cambio haya aumentado nuevamente.

3.2 CONCILIACIONES BANCARIAS

Las conciliaciones bancarias permiten conciliar el saldo de la cuenta bancaria que tiene la

empresa en sus registros, con el estado de cuenta que emite el banco. Es necesario

calcular el saldo real ajustado, ya que por la naturaleza de ciertas transacciones por lo

general los saldos no son los mismos. Por ello se debe tomar en cuenta que para conocer

el saldo de una cuenta corriente, no se puede simplemente pedir un estado de cuenta al

banco, ni tampoco se debe confiar en la información que tiene la empresa, ya que puede

haber movimientos en la cuenta que realiza el banco que no conocemos. Existen 3 tipos

de conciliaciones bancarias:

1) De Libros a Bancos

2) De Bancos a Libros

3) Saldos Ajustados

La más recomendable es la de saldos ajustado ya que es la más completa y fusiona los

otros 2 tipos de conciliación. En el siguiente punto se explica la técnica para realizar la

conciliación por saldos ajustados.

144

3.2.1 Conciliación Bancaria por Saldos Ajustados

La conciliación bancaria se basa en comprar el estado de cuenta que envía el banco con el

reporte de libros de la empresa, una vez ubicadas las diferencias se realizan 2 cálculos,

uno de Bancos a Libros, y otro de Libros a Bancos, mediante una seria de fórmulas que

suman y/o restan los saldos, si ambos saldos al final son iguales, quiere decir que hemos

encontrado el saldo ajustado real.

La mejor manera de entender el proceso es mediante un ejemplo. A continuación se tiene

el estado de cuenta que envió el banco a la empresa el Sol de su cuenta en colones #123,

por el mes de setiembre 2010:

ESTADO DE CUENTA CORRIENTE Del 01/set/10El Sol S.A. Al 30/set/10

Cuenta #123, colones

Incial = 535.200

FECHA DÉBITO CRÉDITO SALDO01/set/10 Deposito clientes 150.000 685.200

04/set/10 Cheque #2100 45.000 640.200

10/set/10 Cheque #2103 100.000 540.200

13/set/10 Cheque #2101 23.700 516.500

17/set/10 Deposito clientes 110.000 626.500

25/set/10 Cheque #2104 222.987 403.513

30/set/10 Intereses Ganados 1.333 404.846

TOTALES = 391.687 261.333 404.846

DESCRIPICIÓN

BAN CO

145

A continuación, la empresa imprime el reporte de libros de la misma cuenta, para iniciar

con el proceso de conciliación:

Como podemos observar el saldo final de bancos es ₡ 404.846, mientras que el que emite

los registros de la empresa es de ₡ 549.913.

El primer paso es buscar las diferencias entre ambos estados de cuenta, las cuales son las

siguientes:

• Cheque #2101: El monto del banco dice que es ₡23.700, mientras que en libros

está registrado por ₡27.300. Se ubicó la copia del cheque y se determinó que el

contador de la empresa traspuso los números y el monto correcto es el que dice el

banco, o sea, el cheque fue registrado por ₡3.600. Si sabemos que el cheque es de

pago de salarios, tenemos que hacer una ajuste en los registros, disminuyendo el

gasto y aumentando el monto de bancos disponible.

Movimientos de Bancos cta 123

El Sol SA

Mes = Set-10

Fecha Detalle Debe Haber

01/set/10 Deposito 150.000,00

04/set/10 Cheque 2100 45.000,00

08/set/10 Cheque 2101 27.300,00

09/set/10 Cheque 2102 50.000,00

09/set/10 Cheque 2103 100.000,00

17/set/10 Deposito 110.000,00

24/set/10 Cheque 2104 222.987,00

30/set/10 Deposito 200.000,00

Inicial 535.200,00

Final 549.913,00

146

• Cheque #2102: Este cheque aún no ha sido cambiado por el beneficiario, por ello

no aparece en el estado de cuenta del banco. Se debe rebajar el monto del banco.

• Intereses Ganados: El banco acreditó la cuenta con intereses bancarios, pero la

empresa no lo ha registrado, dado que no tuvo como darse cuenta de ello, por

esto debe aumentar el saldo en libros y registrar el ingreso por intereses.

• Depósito del 30/set/10: La empresa registró y envió el 30-set a depositar al banco

un cheque de “otro banco” (que tarda aproximadamente 2 días en ser acreditado,

mientras se confirman los fondos disponibles entre bancos) por esto no quedó

acreditado en la cuenta del banco el mismo día. Asumiendo que el cheque se

acreditará sin ningún problema, se debe aumentar el saldo de bancos.

Luego de ubicadas y entendidas las diferencias entre ambos estados de cuenta se aplican

las siguientes 2 fórmulas:

SALDO AJUSTADO DE BANCOS =

SALDO AJUSTADO DE LIBROS =

Saldo Final según Bancos =

404.846

Saldo Final según Libros =

549.913

(-) Cheques Pendientes de Cambio

(50.000)

(+) Notas de Crédito del banco

1.333

(+) Depósitos en Transito

200.000

(-) Notas de Débito del banco

-

(+ ó -) Errores en bancos

-

(+ ó -) Errores en libros

3.600

(=) Saldo Ajustado Bancos = ₡554.846

(=) Saldo Ajustado Libros = ₡554.846

Para que la conciliación quede bien aplicada, los saldos ajustados de bancos y libros deben

resultar iguales. Para el caso del ejemplo el monto real ajustado es ₡554.846, como se

puede ver no era ni el saldo que reflejaba el estado de cuenta del banco, ni el que

teníamos en libros, más bien, el saldo real era un monto intermedio.

147

Hay que tener en cuenta que los ajustes en bancos no requieren hacer un asiento de

ajuste, pero si los ajustes en libros.

Para el ajuste de los intereses ganados, el asiento es el siguiente:


30/09/10 Bancos 1.333,00


-----------------o---------------

Y el asiento de ajuste del error en el cheque #2101:


30/09/10 Bancos 3.600,00

Gastos por Salarios 3.600,00

-----------------o---------------

148

3.3 DECISIONES DE INVERSIÓN

3.3.1 ¿Qué debe hacer una empresa con sus dineros ociosos?

La empresa debe determinar - mediante el flujo de caja, visto en el punto 1.7.3 de este

manual - los fondos ociosos, los cuales debe invertir para optimizar el rendimiento de los

recursos disponibles.

La mejor opción de inversión sin duda alguna será invertirlos en las operaciones de la

empresa para expandir las operaciones, optimizarlas o buscar nuevos segmentos de

negocio. Por lo general, esta es la mejor alternativa de inversión, ya que los rendimientos

generados son mayores a los que ofrecen las tasa activas de las entidades bancarias.

Pero no siempre se tienen la posibilidad de invertir inmediatamente en un negocio, por

ello si resulta conveniente invertir momentáneamente el dinero en el banco, mientras se

elige alguna otra alternativa de inversión.

Existen varias alternativas bancarias de inversión, tales como:

• Certificados de Depósito a Plazo (CDP): Se invierte a un plazo fijo y a una tasa fija,

por lo general estos son los rendimientos más altos.

• Inversiones a la Vista a Tasa Pactada: Inversiones que pueden ser retiradas el

mismo día o máximo el siguiente día de solicitado. Sus rendimientos son más bajos

que los CDP, pero a una tasa fija.

• Inversiones en Fondos: Son fondos de inversión los cuales por lo general son a la

Vista, pero su tasa de rendimiento fluctúa según los rendimientos de mercado del

fondo.

149

En el caso de una pequeña o mediana empresa que puede necesitar sus fondos a corto

plazo, se recomienda invertir una parte de sus fondos ociosos en CPD a corto plazo, y otra

parte en Inversiones a la Vista tasa pactada, esto por seguridad, por si se necesita de

algunos fondos de improvisto.

Para efectos de aprender a calcular los rendimientos de una inversión se tiene el siguiente

ejemplo:

“La empresa El Sol S.A. invierte el 01-oct-10, ₡500.000, en un CDP en colones a 3 meses,

con cupones de intereses mensuales, cuyo rendimiento es del 6,25%”

El cálculo de los Intereses (rendimiento) a ganarse mensualmente es:

(500.000 *12%) / 12 = ₡5.000 mensuales

Por último es conveniente analizar las modalidades para solicitar ante el banco una

inversión:

Tipo Descripción Ventajas Desventajas Ejemplo de

Rendimiento

Físico con Cupón

Inversión emitida en el banco, donde se

entregan cupones para el cobro de intereses y

principal

El cupón puede ser utilizado como medio de

pago, ya que es transferible por medio

de endoso.

El cupón puede ser robado, ya que son al portador. La tasa de rendimiento es baja respecto a las otras

alternativas

5,50%

Desmaterializado

Inversión emitida en el banco, pero sin

cupones, solo el titular puede cobrar los

intereses y principal

No hay riesgo de robo, ya que solamente el

titular puede cobrarlo. El rendimiento es

intermedio.

El título No puede ser utilizado como medio de

pago, ya que no tiene cupones.

6%

Por Internet

Inversión desde la página web del banco, donde se especifica el

plazo, cuenta de retiro y depósito de la inversión.

La tasa de rendimiento es la más alta de todas

las alernativas. Y no hay riesgo de robo, ya que

solamente el titular puede cobrarlo

El título No puede ser utilizado como medio de

pago, ya que no tiene cupones.

6,50%

150

3.4 DECISIONES DE FINANCIAMIENTO

3.4.1 ¿Cómo determinar cuándo se requiere financiamiento?

Al igual que la decisión de inversión, la necesidad de financiamiento se determina

mediante el análisis del flujo de caja futuro, con el fin de anticipar la necesidad de liquidez

futura, e iniciar buscando el financiamiento.

Existen dos necesidades básicas de financiamiento, una es la inyección de capital de

trabajo para las operaciones normales de la empresa, y la otra es el financiamiento para la

ejecución de un proyecto nuevo.

3.4.2 ¿En qué moneda se debe tomar el financiamiento?

Se recomienda adquirir el financiamiento en la misma moneda en la que se reciben los

ingresos corrientes de la empresa. Esto para evitar que las cuotas del financiamiento se

incrementen por razones de tipo de cambio. Por ejemplo, para una empresa exportadora

hacia los Estados Unidos, cuyas exportaciones generan dólares, la mejor opción para un

financiamiento será tramitarlo en dólares.

3.4.3 ¿Cómo elegir cuál es la mejor opción bancaria para el financiamiento?

Para elegir la mejor opción bancaria de financiamiento, se deben analizar varios factores.

Sin duda alguna la mejor opción es la banca pública, ya que la banca privada, aunque

ofrece mayor rapidez y menos requisitos, esto le genera al banco un mayor riesgo en sus

créditos; y a mayor riesgo deben compensarlo con mayor rendimiento, o sea, la tasa de

151

interés que cobrarán será mayor. Así que se recomienda tramitar el crédito en bancos

públicos, aunque esto demande mayor tiempo, garantías y requisitos, ya que al fin y al

cabo el ahorro en intereses será significativo.

El principal punto de comparación para determinar la mejor fuente de financiamiento sin

duda alguna es la Tasa de Interés cobrada por el banco, pero aquí es importante analizar

la Comisión de Formalización y Administración que cobra el banco, ya que puede ser que

aunque un banco cobre menor tasa de interés que otro, tenga una mayor tasa de

formalización y el resultado de la opción de menor costos sea lo contrario.

3.4.4 Cálculos importantes para evaluar un financiamiento

A continuación se explicará mediante un ejemplo como calcular la cuota y la tabla de

amortización de un préstamo bancario.

“La empresa El Sol S.A. decidió adquirir un crédito bancario para capital de trabajo por

$80.000, a un plazo de 1 año, tasa de interés del 8,5%, a pagar en cuotas mensuales, y con

una comisión de formalización del 1%”

Se necesita calcular:

a) El monto que desembolsará el banco a la cuenta de la empresa.

b) El Monto de la cuota mensual a pagar.

c) La tabla de amortización que permitirá conocer el saldo de la deuda a cada mes y

el costo total en intereses a lo largo del crédito.

152

SOLUCIÓN:

a) Principal = $ 80.000

Comisión = 80.000 * 1% = ($800)

Desembolso del Banco = $ 79.200

b) La cuota mensual a pagar solo puede ser calculada por medio de hojas

electrónicas, tales como Microsoft Excel, o una calculadora financiera, o en su

defecto aplicar de manera manual una fórmula financiera un tanto compleja, y que

está fuera del alcance de este manual. Por ello, se explicará como calcularla con la

ayuda de Microsoft Excel.

Primero se anota una hoja de cálculo los siguientes datos del préstamo:

153

Luego nos posicionamos en alguna celda y vamos al menú Insertar función ó al icono “fx”,

seleccionamos la función financiera llamada “Pago”

Posteriormente introducimos los datos digitados de la siguiente manera:

154

Damos aceptar y el resultado es el siguiente:

El monto de la cuota mensual a pagar es de $6.977,58

c) La tabla de amortización es la siguiente:

N° CUOTA SALDO INICIAL CUOTA INTERESES AMORTIZACION SALDO FINAL

1 $80.000,00 6.977,58 566,67 6.410,92 73.589,08

2 73.589,08 6.977,58 521,26 6.456,33 67.132,76

3 67.132,76 6.977,58 475,52 6.502,06 60.630,70

4 60.630,70 6.977,58 429,47 6.548,12 54.082,58

5 54.082,58 6.977,58 383,08 6.594,50 47.488,09

6 47.488,09 6.977,58 336,37 6.641,21 40.846,88

7 40.846,88 6.977,58 289,33 6.688,25 34.158,63

8 34.158,63 6.977,58 241,96 6.735,63 27.423,00

9 27.423,00 6.977,58 194,25 6.783,34 20.639,66

10 20.639,66 6.977,58 146,20 6.831,38 13.808,28

11 13.808,28 6.977,58 97,81 6.879,77 6.928,51

12 6.928,51 6.977,58 49,08 6.928,51 $0,00

Total Intereses $3.730,99

155

Este Manuel Contable está dirigido principalmente a Pequeñas y Medianas

Empresas, Exportadoras o no Exportadoras de Costa Rica. Sin embargo,

contiene aplicaciones prácticas y generales a nivel de manejo contable,

financiero, tributario y bancario que pueden ser de gran provecho para

cualquier tipo de compañía.

De parte del Equipo de Trabajo del Trabajo Comunal Universitario

“Modernización en el Sistema Aduanero Nacional y su vinculación con la

sociedad civil” de la Universidad de Costa Rica, esperamos que este manual le

sea de gran ayuda y proporcione la guía necesaria para que dirija a su

empresa hacia un control contable, financiero, tributario y bancario

adecuado, el cual es la única vía para el crecimiento corporativo.

En caso de requerir alguna guía empresarial adicional no dude en

contactarnos.

TRABAJO COMUNAL UNIVERSITARIOTRABAJO COMUNAL UNIVERSITARIOTRABAJO COMUNAL UNIVERSITARIOTRABAJO COMUNAL UNIVERSITARIO

“MODERNIZACIÓN EN EL SISTEMA ADUANERO NACIONAL Y SU

VINCULACIÓN CON LA SOCIEDAD CIVIL”

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MANUAL DE CONTABILIDAD - … · 1.2.10 El Ciclo Contable ... contable, tal como fecha del depósito, monto, ... en una sociedad anónima