MANUAL DE CONTRATACIÓN Y BUENAS PRÁCTICAS

ÁREA METROPOLITANA DEL VALLE DE ABURRÁ

ADOPTADO MEDIANTE RESOLUCIÓN METROPOLITANA D. 1129 DE 2016

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Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................................... 4

GENERALIDADES .................................................................................................................................................. 6

Naturaleza Jurídica ................................................................................................................................... 6 Fundamento Legal .................................................................................................................................... 6 Modelo Organizacional ............................................................................................................................. 6 Competencia y Delegación ........................................................................................................................ 6 Partícipes de la Contratación Pública: ...................................................................................................... 7 Normas de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo ........................................................................ 7

PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL Y BUENAS PRÁCTICAS EN MATERIA

DE CONTRATACIÓN. ............................................................................................................................................. 9

Planeación: .............................................................................................................................................. 10 Publicidad, Transparencia y Debido proceso: ......................................................................................... 12 Economía: ............................................................................................................................................... 16 Responsabilidad, Selección Objetiva, Igualdad e Imparcialidad: ............................................................ 17 Equilibrio económico del contrato: ......................................................................................................... 20 Buena fe. ................................................................................................................................................. 20 Coordinación. .......................................................................................................................................... 21 Eficacia. ................................................................................................................................................... 21 Celeridad. ................................................................................................................................................ 21

COMITÉS INTERNOS PARA LA CONTRATACIÓN ............................................................................................ 22

1. Comité Asesor y Evaluador y el Grupo Profesional de Apoyo ........................................................ 23 2. Comité Asesor y Evaluador Permanente. ...................................................................................... 27 3. Profesional de Enlace: ................................................................................................................... 29 4. Comité de Compras Menores ........................................................................................................ 30 5. Comité de Dirección. ........................................................................................................................... 31

PROCESO CONTRACTUAL................................................................................................................................. 34

FASE PREVIA A LA CONTRATACIÓN ................................................................................................................ 35

Plan Anual de Adquisiciones ................................................................................................................... 35 Análisis del Sector ................................................................................................................................... 36 Contenido de los estudios previos, aviso de convocatoria y pliegos de condiciones ............................... 38

MODALIDADES .................................................................................................................................................... 51

1. Licitación Pública ........................................................................................................................... 51 2. Selección Abreviada ....................................................................................................................... 63 3. Selección Abreviada mediante subasta inversa ............................................................................ 63 4. Selección Abreviada de menor cuantía ......................................................................................... 72 5. Concurso de Méritos ...................................................................................................................... 73 6. Mínima Cuantía................................................................................................................................... 84

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7.Adquisición en grandes superficies cuando se trate de mínima cuantía. ............................................ 88 8. Contratación Directa ........................................................................................................................... 88 9. Asociaciones Público Privadas ........................................................................................................... 106

CONTRATO Y SU EJECUCIÓN ......................................................................................................................... 107

1. El Contrato ................................................................................................................................... 108 2. Procedimientos Presupuestales Financieros y de Pago ............................................................... 110 3. Otras situaciones que pueden presentarse en la Ejecución del Contrato .................................... 121

LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS ........................................................................................................................ 128

REFORMA, DEROGACIÓN Y AJUSTES AL MANUAL DE CONTRATACIÓN ................................................. 131

LEYES Y DECRETOS REGLAMENTARIOS ...................................................................................................... 131

GLOSARIO .......................................................................................................................................................... 132

ANEXO NO. 1 ...................................................................................................................................................... 142

ANEXO NO. 2 ...................................................................................................................................................... 147

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INTRODUCCIÓN El presente documento constituye la guía de orientación para la adquisición de bienes y servicios en el Área Metropolitana del Valle de Aburrá, establece la forma como opera la gestión contractual y da a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública la forma en que opera dicha gestión contractual en la Entidad. El Manual de Contratación y Buenas Prácticas del Área Metropolitana del Valle de Aburrá, fija parámetros, claros y coherentes para garantizar los principios y objetivos de las compras públicas como eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia, manejo de los riesgos, publicidad y transparencia, en la actividad contractual de la Entidad, dentro del marco normativo consagrado en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, 1778 de 2016, los Decretos Reglamentarios 019 de 2012 y 1082 de 2015, y demás normas que regulan la materia. La expedición del presente Manual obedece a lo establecido en el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015, cumpliendo las directrices de la Agencia Nacional de la Contratación, Colombia Compra Eficiente, según la guía que esta expide denominada “Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación” (LGEMC-01). Ahora bien, se advierte que se trata de una propuesta flexible de regulación dados los constantes cambios que en materia de contratación pública expide el legislador Colombiano. El Manual está basado en los procesos y procedimientos para el mejoramiento continuo que plantea nuestro Sistema Integral de Calidad. Se trata de un instrumento de Gestión Estratégica para el cumplimiento de la misión de la Entidad en el desarrollo de la región metropolitana y específicamente el Plan de Gestión 2016-2019: “Territorios Integrados”, que aboga por la planeación y gestión metropolitana a partir de la apuesta ético-política por un desarrollo humano y una equidad territorial con articulación e integración. El Plan de Gestión 2016-2019: “Territorios Integrados”, presenta 4 líneas estratégicas misionales y 2 transversales. En las misionales se encuentran “Planeación y Gestión para la Equidad” “Calidad Ambiental y Desarrollo Sostenible”, “Movilidad Sostenible, Segura y Amable”, “Seguridad, Convivencia y Paz”. Las líneas estratégicas transversales: “Comunicación Pública y Movilización Social” y “Gestión Institucional y Cooperación”. También se trata de un instrumento de prevención del daño antijurídico pues establece claramente la forma en que los funcionarios deben dirigir su actuar en la prevención de riesgos, en la fijación de criterios de elección de los contratistas, en la adjudicación y ejecución de los contratos.

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El Manual de Contratación y Buenas Prácticas del Área Metropolitana del Valle de Aburrá contiene los parámetros que en materia de Construcción Sostenible y Compras Públicas Sostenibles deben tenerse en cuenta en los procesos de selección ya que en el marco de nuestra responsabilidad misional de autoridad ambiental el primer deber que se impone es contar con criterios de sostenibilidad en toda la actividad contractual. Para garantizar el respeto de los diferentes principios que gobiernan la contratación estatal la Entidad expide el presente Manual, donde incluye “Buenas Prácticas” en la materia y donde se encuentra en forma concreta las diferentes actividades que garantizan la efectividad de los principios, por lo cual constituye fuente obligada de todos los funcionarios que participan en la contratación. El escrito se divide en cinco partes, en primer lugar se refiere a las generalidades de la Entidad como su naturaleza jurídica y competencias, en la segunda parte se profundiza sobre los principios de la contratación estatal y la forma en que estos deben aplicarse en forma concreta incluyendo buenas prácticas en cada uno para hacerlos efectivos; en la tercera parte se regula el tema de los comités internos que funcionan como instancias revisoras y decisoras de la contratación, en la cuarta parte se analiza todo el proceso contractual desde la planeación hasta el paso a paso de cada modalidad de contratación con la indicación de los responsables y los documentos soporte. Finalmente en la quinta parte se analiza el contrato, las eventualidades de la ejecución y la liquidación. También se cuenta con un glosario, y dos anexos, uno sobre el procedimiento para subasta inversa electrónica y otro para la estimación y tipificación de los riesgos. Se apuesta entonces por una gestión contractual transparente, coordinada y coherente con cumplimiento de las normas y principios que rigen la contratación estatal en Colombia en armonía con el Plan de Gestión Territorios Integrados.

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GENERALIDADES

Naturaleza Jurídica

El Área Metropolitana del Valle de Aburrá, es una Entidad de derecho público conformada por diez municipios: Barbosa, Girardota, Copacabana, Bello, Medellín, Envigado, Itagüí, Caldas, Sabaneta y La Estrella, dotada con personería jurídica, autonomía administrativa, patrimonio propio, autoridad y régimen administrativo y fiscal especial; creada con el compromiso de consolidar el progreso y el desarrollo armónico de la gran Región Metropolitana, con funciones de Planeación, de Autoridad Ambiental y de Transporte Masivo y Público Colectivo Metropolitano. La Entidad está regida por la Ley 1625 de 2013 y el Acuerdo Metropolitano No. 10 de 2013, dada su naturaleza jurídica en materia de contratación pública le es aplicable el Estatuto de Contratación Estatal (Artículo 2 de la Ley 80 de 1993).

Fundamento Legal

El contenido del presente Manual se fundamenta en los parámetros señalados por el Estatuto de Contratación Estatal, esto es, las Leyes 80 de 1993, Ley 489 de 1998, Decreto 777 de 1992, Ley 1493 de 1992, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Ley 1778 de 2016 y Decretos 019 de 2012 y 1082 de 2015 y demás disposiciones legales que reglamenten la materia, Resoluciones y Circulares internas expedidas por la Entidad y todas las normas que lo modifican, complementan o adicionan; además de las disposiciones comerciales y civiles pertinentes en aquellas materias no reguladas por el Estatuto de Contratación Estatal. De la misma manera, la contratación que lleve a cabo el Área Metropolitana del Valle de Aburrá, debe sujetarse a las disposiciones del Estatuto de Presupuesto (Acuerdo Metropolitano Nº 018 de 2012).

Modelo Organizacional

El modelo organizacional actual de la Entidad, está basado en una estructura por procesos, en donde los flujos de información, decisiones y necesidades de cada una de las subdirecciones están enmarcados en el logro de la misión y visión de la Entidad.

Competencia y Delegación

En virtud de los artículos 11 y 12 de la Ley 80 de 1993, el Director del Área Metropolitana del Valle de Aburrá tiene la competencia para dirigir la celebración de licitaciones y para suscribir los contratos estatales que se requieran para el cumplimiento de la gestión encomendada, la cual podrá delegarla total o parcialmente, así como desconcentrar la

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realización de los procesos contractuales en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o sus equivalentes. De conformidad con el Acuerdo Metropolitano No. 10 de 2013, el Director y representante legal de la Entidad es competente para adelantar la actividad contractual hasta 10.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes y superada ésta cifra, deberá obtener autorización previa de la Junta Metropolitana para el inicio del respectivo proceso contractual, Así como para negociar empréstitos, contratos de fiducia pública o mercantil, y la ejecución de obras por el sistema de concesión, según la ley. (Acuerdo Metropolitano Nº 10 de 2013 y Resoluciones Metropolitanas Nro. 286 del 19 de Febrero de 2015 y 968 de 2015). La delegación en la Secretaría General y en los subdirectores, las funciones relacionadas con la ordenación del gasto de los diferentes rubros presupuestales de la Entidad y toda la actividad contractual, desde la etapa precontractual y hasta la post contractual que tengan relación directa con su dependencia, en atención a la cuantía y/o la naturaleza misma del contrato se encuentra en las resoluciones Nos. 286 de 2015 y 968 de 2015 y las que las modifiquen o reformen. Deberá tenerse en cuenta, que en el ejercicio de la actividad delegada, en ningún caso quedarán exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual, los servidores públicos delegatarios, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007.

Partícipes de la Contratación Pública:

1. Las Entidades Estatales que adelantan Procesos de Contratación. 2. Colombia Compra Eficiente. 3. Los oferentes en los Procesos de Contratación. 4. Los contratistas. 5. Los supervisores. 6. Los interventores. 7. Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen la participación ciudadana en los términos de la Constitución Política y de la ley.

Normas de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo

De conformidad con el Decreto 1072 de 2015, se debe cumplir con todos las indicaciones en el tema de seguridad y salud en el trabajo conforme a los lineamientos del citado decreto. La Entidad garantizará que se identifiquen y evalúen en las especificaciones relativas a las compras o adquisiciones de productos y servicios, las disposiciones relacionadas con el cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

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La Entidad adopta y mantiene, para sus contratistas y proveedores, las disposiciones que garanticen el cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo, durante el desempeño de las actividades objeto del contrato. Para este propósito, se considerar como mínimo, los siguientes aspectos en materia de seguridad y salud el trabajo:

1. Incluir los aspectos de seguridad y salud en el trabajo en la evaluación y selección de proveedores y contratistas;

2. Procurar canales de comunicación para la gestión de seguridad y salud en el trabajo con los proveedores, trabajadores cooperados, trabajadores en misión, contratistas y sus trabajadores o subcontratistas;

3. Verificar antes del inicio del trabajo y periódicamente, el cumplimiento de la obligación de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, considerando la rotación del personal por parte de los proveedores contratistas y subcontratistas, de conformidad con la normatividad vigente;

4. Informar a los proveedores y contratistas al igual que a los trabajadores de este último, previo al inicio del contrato, los peligros y riesgos generales y específicos de su zona de trabajo incluidas las actividades o tareas de alto riesgo, rutinarias y no rutinarias, así como la forma de controlarlos y las medidas de prevención y atención de emergencias. En este propósito, se debe revisar periódicamente durante cada año, la rotación de personal y asegurar que dentro del alcance de este numeral, el nuevo personal reciba la misma información;

5. Instruir a los proveedores, trabajadores cooperados, trabajadores en misión, contratistas y sus trabajadores o subcontratistas, sobre el deber de informarle, acerca de los presuntos accidentes de trabajo y enfermedades laborales ocurridos durante el periodo de vigencia del contrato para que el empleador o contratante ejerza las acciones de prevención y control que estén bajo su responsabilidad; y

6. Verificar periódicamente y durante el desarrollo de las actividades objeto del contrato en la empresa, el cumplimiento de la normatividad en seguridad y salud el trabajo por parte de los trabajadores cooperados, trabajadores en misión, proveedores, contratistas y sus trabajadores o subcontratistas.

La Entidad, debe cumplir con las normas del Sistema General de Riesgos Laborales, en especial, las siguientes:

1. Reportar a la Administradora de Riesgos Laborales los accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

2. Investigar todos los incidentes y accidentes de trabajo. 3. Realizar actividades de prevención y promoción. 4. Incluir a las personas que les aplica la presente sección en el Sistema de Gestión

de Seguridad y Salud en el Trabajo. 5. Permitir la participación del contratista en las capacitaciones que realice el Comité

Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.

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6. Verificar en cualquier momento el cumplimiento de los requisitos de seguridad y salud necesarios para cumplir la actividad contratada de las personas a las que les aplica la presente sección.

7. Informar a los contratistas afiliados en riesgo IV y/o V sobre los aportes efectuados al Sistema General de Riesgos Laborales.

8. Adoptar los mecanismos necesarios para realizar el pago anticipado de la cotización, cuando el pago del aporte esté a su cargo.

La Entidad deberá verificar el pago mensual de aportes por parte de los trabajadores independientes al Sistema General de Riesgos Laborales.

PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL Y BUENAS PRÁCTICAS EN MATERIA DE CONTRATACIÓN.

En el presente manual, se entienden incorporados todos los principios que permitan alcanzar los fines de la contratación y del Estado consagrados en el artículo 2° de la Constitución Política de Colombia. La Constitución Política consagra en su artículo 209 que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. A su vez la Ley 80 de 1.993, consagra en su artículo 23, los principios de la contratación estatal. Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, se aplicarán en las mismas las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo. Concretamente, en todos los procesos de selección se debe tener en cuenta el artículo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011), el cual establece que todas las autoridades deben interpretar y aplicar las disposiciones que regulan las actuaciones y procedimientos administrativos a la luz de los principios consagrados en la Constitución Política, en la parte primera del Código y en las leyes especiales. En síntesis y conforme lo consagrado en los artículos 209 de la Constitución Política, 3 de la Ley 1437 de 2011, 3 de la Ley 489 de 1998, y 23 de la Ley 80 de 1993, la contratación del Estado se debe desarrollar atendiendo los principios de planeación, transparencia, economía, responsabilidad, selección objetiva, equilibrio económico del contrato, debido proceso y contradicción, igualdad, moralidad, buena fe, economía, imparcialidad, publicidad, coordinación, participación, eficacia, eficiencia, y celeridad.

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Este Manual, además contiene “Buenas Prácticas” y establece específicamente como los actores en la contratación de la Entidad deben actuar para respetar los diferentes principios que gobiernan la contratación estatal, las formalidades, los tiempos, los términos, la planeación, la publicidad, transparencia, la igualdad de los oferentes, buena fe, selección objetiva y debido proceso así:

Planeación:

El principio de planificación en materia contractual es uno de los pilares que se convierte en un elemento primordial, pues es a partir de este que se racionaliza el gasto público, por lo tanto debe estar precedido de un conjunto de estudios dirigidos a establecer su viabilidad técnica, jurídica y económica y el impacto social. Es así como debe existir una sólida justificación del gasto con el objeto de optimizar el manejo de los recursos estatales.

El proceso contractual tiene como componentes básicos en su etapa de planeación, la coherencia de la necesidad con el Plan de Gestión de la Entidad, su relación con el Plan Anual de Adquisiciones, las fichas del Banco de Programas y Proyectos, la matriz de riesgos, el estudio del sector económico, un adecuado presupuesto, las licencias, permisos, diseños, planos y predios requeridos, la formulación de los estudios previos contemplando, la modalidad de selección adecuada, un plazo adecuado de ejecución de obras bienes o servicios por el valor que corresponde y la elaboración de los pliegos de condiciones con los requisitos habilitantes proporcionales y criterios que asignan puntaje razonables.

Las consecuencias de una indebida planeación conllevan a la declaratoria de desierta del proceso, la declaratoria de nulidad absoluta del contrato, la necesidad de ajustar el contrato a la realidad del bien, servicio u obra contratada, el reconocimiento de mayores costos en los eventos en que haya lugar y en el peor de los casos el rompimiento del equilibrio económico del contrato. También apareja consecuencias en materia de responsabilidad fiscal, disciplinaria y penal de los servidores que intervienen en el proceso contractual.

De allí que la Entidad iniciará la Planeación con la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones, el cual contiene las obras, bienes y servicios a adquirir para cumplir con su misión institucional para el cumplimiento del Plan de Gestión, el Plan Operativo Anual de Inversiones y el Presupuesto de Gastos; este plan deberá estar consolidado al inicio de cada vigencia fiscal y deberá orientar todas las contrataciones que se lleven a cabo por la Entidad, estar aprobado y publicado en el SECOP a más tardar el 31 de enero de cada año. La finalidad del Plan Anual de Adquisiciones es hacer uso racionalizado de los recursos públicos, permitiendo lograr mejores condiciones de competencia por la participación de pluralidad de operadores económicos, además de contar con suficiente información para la realización de compras en cumplimiento al principio de planeación; de ahí que todas las

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dependencias para elaborar los estudios previos encaminados a la suscripción de un contrato, deberán consultar el Plan Anual de Adquisiciones, verificando en los mismos que la satisfacción de la necesidad se encuentre incluida o se incluya en éste. Cuando surge la necesidad, en los proyectos de inversión, debe el ordenador del gasto realizar un cronograma con el asunto materia de contratación, la posible modalidad y las fechas en que efectuara cada etapa y debe presentarlo a Comité de Dirección para una viabilidad previa. Desde los estudios previos, deberá determinarse el procedimiento de selección a aplicar, de acuerdo con la naturaleza, cuantía o condiciones técnicas de la contratación, escogiendo entre las modalidades de selección previstas en la normatividad vigente. De igual manera, deberá identificarse el tipo de contrato a suscribir (compraventa, suministro, obra, prestación de servicios, permuta, consultoría, comodato, arrendamiento, convenios interadministrativos, entre otros), ello con el fin entre otros, de determinar correctamente el factor impositivo en materia tributaria. En la elaboración de los estudios previos que armonicen con el Plan de Acción de la Entidad y el Plan Anual de Adquisiciones, se deberá tener en cuenta, la verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato, las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja, Las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras o los servicios, lo cual, deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos y la obtención de predios, de licencias o permisos en los casos en que aplique según la normatividad vigente. Deben considerarse desde los estudios previos, los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podría demandar la celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios según el correspondiente estudio del sector que se realice (Artículo 2.2.1.1.1.6.1. Decreto 1082 de 2015) y la disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante para asumir las obligaciones de pago que se deriven de la celebración de ese pretendido contrato. En los estudios previos el plazo y el presupuesto deben corresponder a los estudios de factibilidad realizados por la Entidad, dando cumplimiento al numeral 7 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 Así mismo deberá darse estricto cumplimiento al artículo 87 de la Ley 1474 de 2011, sobre la maduración de proyectos1: “El numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 quedará así:

1 “El numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 quedará así:

“Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse

los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones, según corresponda. Cuando el objeto de la contratación incluya la realización de una obra,

en la misma oportunidad señalada en el inciso primero, la entidad contratante deberá contar con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del

proyecto y su impacto social, económico y ambiental. Esta condición será aplicable incluso para los contratos que incluyan dentro del objeto el diseño”.

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Como buena práctica se establece que los estudios previos en el capítulo del “objeto y alcance” deberá referirse al cumplimiento del principio de planeación como la adquisición de predios, permisos, licencias, diseños, planos y el cumplimiento de criterios de compras públicas sostenibles y construcción sostenible. Además, para el momento de la publicación de los pliegos, incluso desde el proyecto del mismo, debe contarse con todos los documentos que acrediten la adquisición de predios, diseños, planos y permisos de todas las autoridades para desarrollarlos, ambientales, de planeación o de tránsito por parte de la subdirección interesada, dichos documentos deben adjuntarse al expediente contractual y verificarse por el Comité Asesor y Evaluador, Grupo Profesional de Apoyo y Comité Asesor y Evaluador Permanente, sin lo cual no se podrá proceder con la publicación del pliego de condiciones. Desde la estructuración de los estudios previos debe contarse con la debida planeación que evite la prórroga y adición del contrato que se suscriba o la realización de obras o servicios no previstos o las mayores cantidades de obra. Como buena práctica se establece que en los contratos de obra cuyo valor es a precios unitarios las áreas ejecutoras deben tener en cuenta las siguientes particularidades de prevención del daño antijurídico: hacer una estimación real de las cantidades de obra requeridas para la ejecución del contrato respectivo, siendo necesario contar para el efecto con proyectos realmente ejecutables y no sólo con anteproyectos. Debe tenerse en cuenta que la Entidad formuló una Política Pública de Construcción Sostenible y las Guías Metropolitanas de Construcción Sostenible adoptadas por el Acuerdo 023 del 27 de noviembre de 2015, en cuyo artículo 5° establece que la Entidad aplicará las guías “durante las etapas de planificación, diseño y construcción de los proyectos que sean financiados con sus recursos”. También debe siempre tenerse en cuenta en los documentos contractuales la política de comunicaciones de la Entidad, apoyados por la Oficina Asesora de Comunicaciones, buscando garantizar el respeto de autorías, propiedad, liderazgo, figuraciones y posicionamiento de la Entidad.

Publicidad, Transparencia y Debido proceso:

Las autoridades deben dar a conocer sus actuaciones y decisiones mediante las comunicaciones, notificaciones o publicaciones que ordena la ley, con el propósito de que sean vinculantes y puedan ser acatadas por sus destinatarios.

Publicidad significa anunciar, divulgar, difundir, informar y revelar las decisiones y su motivación para hacerlas saber a quienes va dirigida, de manera que puedan ser

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obligatorias, controvertibles y controlables. De ahí el derecho que tienen los oferentes de conocer la convocatoria, reglas del proceso de selección, los actos y hechos del procedimiento.

Los principios del debido proceso (defensa y contradicción), libre concurrencia y transparencia en los términos de la Constitución Política y la ley de contratación, encuentran concordancia y punto de apoyo imprescindible en el principio de publicidad en la actuación administrativa. (Corte Constitucional)

Por principio de transparencia se da la obligación de la administración de indicar los requisitos objetivos necesarios para participar en el proceso de selección, así como a definir reglas objetivas, justas, claras que permitan la confección de los ofrecimientos y aseguren una escogencia objetiva evitando la declaratoria de desierta del proceso. También significa motivar los actos administrativos que se expidan en la actividad contractual o con ocasión de ella, salvo los de mero trámite. Dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, (Artículo 2.2.1.1.1.7.1.Decreto 1082 de 2015) se dará a conocer al público y a los interesados en general, los documentos del proceso y los actos administrativos del proceso de contratación, sin necesidad de que medie petición alguna, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir de manera masiva tal información, especialmente la divulgación a través de las páginas web www.metropol.gov.co y www.colombiacompra.gov.co. Para ello se dará cumplimiento a la Ley 712 de 20142.

Para dar cumplimiento a lo anterior en la página WEB de la Entidad se deberán publicar, los avisos de convocatoria, las resoluciones de apertura, de declaratoria de desierta o de adjudicación, y todo acto administrativo que decida un asunto de fondo dentro del proceso contractual, indicándose un link al portal de contratación de Colombia Compra Eficiente que contiene toda la información del proceso.

Se deberá suministrar al público en general, a los proponentes y a los organismos de control la información que les permita formular observaciones al contenido de los documentos y actos surgidos de la actividad contractual, respetando la reserva de que gocen legalmente las patentes, procedimientos o privilegios relacionados con propiedad intelectual o industrial. Así mismo se deben responder oportunamente las solicitudes, consultas y peticiones del público en general, de los proponentes y de los organismos de control.

2 “Artículo 10. Publicidad de la contratación. En el caso de la información de contratos indicada en el artículo 9° literal e), tratándose de contrataciones sometidas

al régimen de contratación estatal, cada entidad publicará en el medio electrónico institucional sus contrataciones en curso y un vínculo al sistema

electrónico para la contratación pública o el que haga sus veces, a través del cual podrá accederse directamente a la información correspondiente al respectivo

proceso contractual, en aquellos que se encuentren sometidas a dicho sistema, sin excepción. Parágrafo. Los sujetos obligados deberán actualizar la información a

la que se refiere el artículo 9°, mínimo cada mes.” (Negrillas y subrayas nuestras).

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Establecer a través del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa, al inicio de cada vigencia, la tabla de cuantías para la contratación en la respectiva vigencia, la cual deberá ser informada a todas las dependencias de la Entidad para su conocimiento. Para dar cumplimiento a lo anterior, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del año, la subdirección Gestión Administrativa y Financiera deberá informar al Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa, el valor total del presupuesto anual de la Entidad. Así mismo, el Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa, deberá remitir por medios electrónicos a la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el lugar del domicilio del inscrito, a más tardar el quince de cada mes, la información sobre contratos hayan sido adjudicados, o tenga en ejecución y ejecutados, multas y sanciones en firme, así mismo multas pagadas y las sanciones cumplidas, revocadas o anuladas. Ahora bien en cuanto al tema de la publicidad y posicionamiento de la Entidad, debe tenerse en cuenta que el Decreto 0019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública” y que se expidió en cumplimiento de las facultades extraordinarias que para tal fin le otorgó el Congreso de la República al Señor Presidente, mediante la Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupción, desarrolla los postulados del Buen Gobierno que busca instituciones eficientes, transparentes, eficaces y cercanas al ciudadano, y que tanto particulares en ejercicio de sus derechos o en cumplimiento de sus deberes, como las autoridades en desarrollo de sus funciones, tienen el deber de obrar bajo los principios de la buena fe, honestidad, lealtad y sinceridad. El artículo 10 de la Ley 1474 de 2011, estableció que los recursos que destinen las entidades públicas y las empresas y sociedades con participación mayoritaria del Estado del orden nacional y territorial, en la divulgación de los programas y políticas que realicen, a través de publicidad oficial o de cualquier otro medio o mecanismo similar que implique utilización de dineros del Estado, deben buscar el cumplimiento de la finalidad de la respectiva entidad y garantizar el derecho a la información de los ciudadanos. En esta publicidad oficial se procurará la mayor limitación, entre otros, en cuanto a contenido, extensión, tamaño y medios de comunicación, de manera tal que se logre la mayor austeridad en el gasto y la reducción real de costos. Los contratos que se celebren para la realización de las actividades descritas en el inciso anterior, deben obedecer a criterios preestablecidos de efectividad, transparencia y objetividad. El artículo 10 de la Ley 1474 de 2011, fue reglamentado por el decreto 4326 de del 11 de noviembre de 20113, y prohíbe el uso de publicidad oficial, o de cualquier otro mecanismo 3 “Actividades de Divulgación: De acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1474 de 2011, las entidades públicas podrán adelantar directa o

indirectamente, actividades de divulgación de sus programas y políticas, para dar cumplimiento a la finalidad de la respectiva entidad en un marco de austeridad en el gasto y reducción real de costos, acorde con los criterios de efectividad, transparencia y objetividad. Actividades no comprendidas. No se consideran actividades de divulgación de programas y políticas, ni publicidad oficial, aquellas que realicen las entidades públicas con la finalidad de promover o facilitar el cumplimiento de la Ley en relación con los asuntos de su competencia, la satisfacción del derecho a la información de los ciudadanos o el ejercicio de sus derechos, o aquellas que tiendan simplemente a brindar una información útil a la ciudadanía, como pueden ser entre otras: a). Las originadas en actividades o situaciones de riesgo, cuya difusión tiende a prevenir o disminuir la consumación de daños a la ciudadanía; b). Las notificaciones, comunicaciones o publicaciones legalmente dispuestas;

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de divulgación de programas y políticas oficiales, para la promoción de servidores públicos, partidos políticos o candidatos, o que hagan uso de su voz, imagen, nombre, símbolo, logo o cualquier otro elemento identificable que pudiese inducir a confusión. El artículo 232 del Decreto 0019 de 2012, modificó el inciso 4° del artículo 10 de la Ley 1474, eliminando la expresión policromía, la cual venía generando dificultades al momento de dar aplicación a la norma, quedando la nueva disposición así: " En ningún caso las entidades objeto de esta reglamentación podrán patrocinar, contratar o realizar directamente publicidad oficial que no esté relacionada con las funciones que legalmente debe cumplir, ni contratar o patrocinar la impresión de ediciones de lujo." Sin embargo la Corte Constitucional en sentencia C-261 de 2016, haciendo énfasis en que “en ningún caso las entidades podrán patrocinar, contratar o realizar directamente publicidad oficial que no esté relacionada con las funciones que legalmente deben cumplir, ni contratar o patrocinar la impresión de ediciones de lujo”, declaró inexequible el artículo 232 del Decreto 019 de 2012, volviendo en ese sentido la prohibición de las ediciones con policromías del original artículo 10 del Estatuto Anticorrupción. Así las cosas y acorde con el Estatuto Anticorrupción, la publicidad que contrate el Área Metropolitana del Valle de Aburrá debe estar relacionada en forma directa con las funciones que legalmente debe cumplir y en todo caso las ejecución del rubro presupuestal de publicidad oficial deberá someterse a los postulados de planeación, relación costo beneficio, presupuesto previo y razonabilidad del gasto. Las anteriores disposiciones deben ser tenidas en cuenta no sólo para la ejecución de los rubros de publicidad, sino para la estructuración ejecución de los componentes de publicidad en los diferentes proyectos en los que el Área Metropolitana del Valle de Aburrá aporte recursos. Cuando en el desarrollo de un contrato se tenga como producto alguna publicación o documentación que cumpla fines publicitarios o de imagen de la Entidad deberá estarse a lo dispuesto en la Resolución 1308 de 2015 que adopta la política institucional de comunicaciones o la resolución o acto administrativo que la modifique, sustituya o derogue. Ahora bien, en virtud del debido proceso derecho constitucional fundamental, las actuaciones administrativas se deben adelantar de conformidad con las normas de procedimiento y competencia establecidas en la Constitución y la ley, con plena garantía de los derechos de representación, defensa y contradicción. Los interesados en recurrir a este principio tendrán la oportunidad de conocer y controvertir las decisiones a través de los medios legalmente establecidos. Para tales efectos, la Entidad deberá dar aplicación a lo puntualmente establecido en los artículos 17 de la Ley 1150 de 2007, artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011. Además implica:

c). La comunicación o publicación de los instrumentos y demás documentos que deba realizar, de acuerdo con el ordenamiento jurídico; d). La información de orden legal que sea de interés general para la ciudadanía.

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El debido proceso en materia de contratación significa cumplir y observar las

formas propias de los procesos de selección, mediante el desarrollo de etapas taxativas que aseguran la selección objetiva de la propuesta más favorable;

Se deben cumplir con los términos preclusivos y perentorios fijados, sin dilaciones injustificadas;

Se deben evaluar los ofrecimientos de acuerdo con reglas justas, claras y objetivas;

Motivar las actuaciones y darlas a conocer; Brindar la posibilidad de controvertir los informes y de presentar observaciones a

los mismos. Cuando dentro de la evaluación de las propuestas presentadas en los diferentes

procesos de selección que adelante la Entidad se haga uso de la facultad de verificación establecida en los pliegos de condiciones, se deberá dejar constancia de la actuación realizada y en el evento de que la información sea contradictoria o no corresponda a la realidad se deberá garantizar el derecho de defensa de manera previa a la toma de decisión, sin perjuicio de dar traslado a las autoridades competentes.

La revocatoria directa del acto de adjudicación está establecida si posterior a la adjudicación antes de la suscripción del contrato, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, en ese evento desaparece para la Entidad el deber jurídico de contratar con ese adjudicatario, y se abre paso a revocatoria directa sin consentimiento expreso del titular pues esas fueron las excepciones creadas por el legislador que profirió la Ley 1150 de 2007 a la anterior normatividad (numeral 11 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993) que consagraba la irrevocabilidad, de donde el carácter de inmutable de dicho acto y su control exclusivo de legalidad en manos del juez administrativo, que era lo que imperaba, se rompen en los dos eventos.

Respecto a los efectos de la falta de veracidad de algunos documentos de una propuesta, sostiene el Consejo de Estado que debe procederse conforme al pliego y si este así lo dispone debe eliminarse la propuesta y dar la información respectiva a las autoridades competentes. Actuar en contra de esto implica una ilegalidad que vicia de nulidad la adjudicación y el contrato, si llega a suscribirse.

Igual ilegalidad se produce si la Entidad no evalúa correctamente las propuestas acorde con lo exigido en el pliego de condiciones y pasa por alto el derecho de un proponente de ser adjudicatario, lo que le da derecho a entablar una demanda judicial contra la Entidad, por lo que los funcionarios deben tener especial atención al momento de rechazar propuestas o asignar puntajes, verificando si es preciso en varios momentos toda la documentación.

Economía:

La actividad contractual debe optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad de las actuaciones y la protección de los derechos de las personas. En cumplimiento de este principio la Entidad deberá dar aplicación a

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través de todas sus dependencias a lo previsto en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, asegurando que las reglas y procedimientos de la actividad contractual se orienten al servicio de los fines estatales y a la protección de los derechos de los administrados. Los procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos, que no se exijan más documentos y copias que lo estrictamente necesarios y que no reposen previamente en la Entidad, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa Se deben adelantar los trámites contractuales de acuerdo con los procedimientos y etapas estrictamente necesarios, con austeridad de tiempo, medios y gastos, garantizando la oportuna prestación del servicio y evitando dilaciones, para ello se dará inicio a los procesos de selección una vez se recomiende y/o apruebe por los respectivos Comités y se tenga el certificado de disponibilidad presupuestal. Además y atendiendo que el Área Metropolitana del Valle de Aburrá es autoridad ambiental, se debe tener en cuenta que se da aplicación al principio de economía en la contratación cuando se prefieren bienes y servicios que desde el enfoque de ciclo de vida del producto impliquen rendimientos superiores o ahorros en términos de menores insumos, repuestos u otras formas de economía durante toda su vida útil, aún cuando desde la simple perspectiva del precio final pudieran en apariencia ser más costosos, siempre que dichos ahorros o economías se puedan verificar objetivamente mediante certificaciones, pruebas técnicas u otros medios idóneos y representen un mejor desempeño ambiental. La Entidad promoverá que su contratación contribuya al cumplimiento de las metas propuesta por el Gobierno Nacional en la Política Nacional de Producción y Consumo Sostenible, para lo cual procurará implementar la metodología de Compras Públicas Sostenibles así como mecanismos de medición del impacto ambiental de su contratación a través de indicadores u otros instrumentos.

Responsabilidad, Selección Objetiva, Igualdad e Imparcialidad:

La Entidad dará aplicación a lo previsto en el artículo 26 de la Ley 80 de1993 y en el artículo 26 de la Ley 1150 de 2007, en el sentido de exigir de sus contratistas y de todos los servidores públicos el cumplimiento de los fines de la contratación y la vigilancia de la correcta ejecución de los objetos contractuales. Se exige a todas las dependencias el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades que se ejercen por asignación o delegación de funciones, garantizando con ello la integralidad de la actividad contractual, y el ajuste de la misma a las disposiciones jurídicas, técnicas, económicas y financieras. La Entidad, desde los estudios previos de cada proceso de contratación hace explicitas las consecuencias y efectos que generará al medio ambiente el hecho mismo de su

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contratación (adquisición y consumo de bienes y servicios) y en su doble condición de consumidor y autoridad ambiental analiza la disponibilidad en el mercado de bienes y servicios que satisfacen las necesidades descrita para incorporar en las fichas técnicas las características de aquellos que puedan ser preferibles ambientalmente. Para dar cumplimiento al principio de selección objetiva se determinarán los factores de escogencia y calificación para la selección de contratistas de conformidad con lo establecido en la normatividad contractual, respetando la modalidad de selección correspondiente, y garantizando siempre la escogencia del ofrecimiento más favorable a la Entidad sin tener en consideración factores de afecto o de interés subjetivos.

La selección objetiva más que un principio es un deber dentro de la actividad contractual del Estado, aplicable en todos los procesos de selección, y un fin en sí mismo pues apunta a un resultado, cual es, la escogencia de la oferta más ventajosa para los intereses colectivos perseguidos con la contratación.

Implica además que la convocatoria pública es la regla general de selección de contratistas y la contratación directa es la excepción.

Así mismo en atención al principio de igualdad, la Entidad está en la obligación de otorgar el mismo trato y protección a las personas e instituciones que intervengan en las actuaciones bajo su conocimiento, a excepción de aquellas que se encuentren en circunstancias de debilidad manifiesta, caso en el cual se les dará un trato y protección especial.

En virtud del principio de igualdad, no se podrá establecer cláusulas discriminatorias en los Pliegos de Condiciones de los procesos de selección, o beneficiar con su comportamiento a uno de los interesados o participantes en perjuicio de los demás. Por ende:

Las reglas del pliego de condiciones deben ser generales e impersonales y las causales de rechazo de las ofertas deben ser expresas y claras sin lugar a ambigüedades o interpretaciones.

Se debe otorgar un plazo razonable para que los interesados puedan preparar sus propuestas.

Se prohíbe modificar los pliegos de condiciones después del cierre del proceso de selección salvo la autorización legal del cambio del cronograma.

Es deber evaluar las propuestas bajo las mismas reglas y criterios, verificando que todas cumplan con los requisitos y condiciones establecidas en los pliegos, sin que puedan rechazarse ofertas por elementos u omisiones no sustanciales e irrelevantes.

Toda solicitud presentada por un oferente debe ser atendida en el término oportuno y de fondo, pues de lo contrario se incurriría en la vulneración al derecho de petición contenido en el artículo 23 de la Constitución Política, lo cual enfrentaría a la Entidad a una acción de Tutela con fundamento en el artículo 86

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de la carta. Las solicitudes realizadas dentro de los términos del cronograma del proceso, como las observaciones a pliegos o informe de evaluación deben ajustarse a los tiempos allí establecidos.

De igual manera en ejecución del contrato toda solicitud del contratista debe ser atendida acorde con el derecho fundamental de petición pues en algunos casos puede implicar un silencio administrativo positivo.

El proceso de selección culmina con el respectivo acto de adjudicación del contrato ofrecido a quien haya presentado la mejor propuesta, sobre las mismas condiciones que rigieron el proceso.

Antes del cierre del proceso de selección, no se podrá suministrar información a terceros de las propuestas que se hayan presentado y en caso de presentarse violación a este deber debe remitirse a control interno disciplinario para las acciones legales pertinentes.

Las personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia no estarán obligadas a inscribirse en el RUP, por lo tanto la Entidad verificará su información a partir de los formularios que para el efecto dispone las Cámaras de Comercio para la verificación del RUP de los nacionales.

Respecto de principio de Imparcialidad no podrán participar en procedimientos de selección, ni celebrar contratos con la Entidad, las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidades señaladas en la Constitución Política, la ley, los reglamentos de la Entidad, y especialmente, las contempladas en los artículos 8 (adicionado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y modificado por los artículos 1 y 2 de la Ley 1474 de 2011), 9 de la Ley 80 de 1993, el artículo 4 de la Ley 1474 de 2011 por medio del cual se adicionó el literal f) al numeral 2 del artículo 8° de la Ley 80 de 1993 y la Ley 1778 de 2016. En tal razón deberá verificarse al momento de evaluar una propuesta o suscribir contrato o convenio, que los participantes en la misma, contratistas o personal ofrecido no se encuentre dentro de las inhabilidades e incompatibilidades en las normas citadas; y en especial, que no se encuentre en las limitaciones temporales para los ex servidores públicos en general y que hayan hecho parte a organismos de control y fiscalizador. Los servidores públicos y contratistas del Área Metropolitana del Valle de Aburrá, en desarrollo de los procesos de contratación, deberán abstenerse de realizar las conductas expresamente prohibidas en la Constitución, la ley y en especial las consagradas en la Ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único).

En general todo servidor público del Área Metropolitana del Valle de Aburrá y quienes presten sus servicios a la misma, se deberán abstener de participar por sí o por interpuesta persona, en interés personal o de terceros, en actividades de contratación que puedan constituir un posible conflicto de interés, entendido éste como toda situación de contraste o incompatibilidad que pueda darse entre los intereses del Área Metropolitana del Valle de Aburrá y el de los servidores públicos o contratistas. Se considera que también existe conflicto de interés cuando el asunto afecte o se relacione con su cónyuge,

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compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.

Equilibrio económico del contrato:

Este principio determina que en las prestaciones a cargo de las partes se debe mantener su equivalencia en la ejecución del contrato (Artículo 27 de la Ley 80 de 1993). En cumplimiento de este principio la Entidad deberá:

Mantener para las partes las ventajas económicas previstas al momento de la presentación de la propuesta y de la suscripción del contrato durante el desarrollo del objeto contractual.

Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato, las condiciones técnicas, económicas y financieras del mismo, utilizando para ello los mecanismos de revisión y ajuste que sean aplicables.

Interpretar las cláusulas contractuales teniendo en cuenta los principios de igualdad y de equivalencia de las prestaciones entre la Entidad y el contratista.

Restablecer el interés del contratista en todos los eventos ajenos a su voluntad en que, por hechos o circunstancias imputables a la Entidad, se resquebraje la contraprestación económica que llevó a obligarse con la Entidad.

Restablecer el interés del contratista, hasta un punto de no pérdida económica en los eventos en que, por hechos o circunstancias no imputables a él ni a la Entidad, se resquebraje la ecuación contractual, siempre y cuando esta obligación esté prevista en la ley, en las cláusulas contractuales o se configure un hecho de imprevisión.

Buena fe.

El artículo 83 de la Constitución Política, consagra que "las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquéllos adelanten ante éstas." Con base en este principio, la Entidad y los particulares presumirán que el comportamiento de una u otra parte es leal y fiel en el ejercicio de sus competencias, derechos y deberes.

Este principio impone al oferente, entre otros deberes de honestidad, no incluir en su propuesta información falsa o que no consulte la realidad; No formular propuestas en las que se fijen condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas; y no ocultar las inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones en las que se pueda encontrar, con el propósito de hacer incurrir a la administración en un error y obtener así la adjudicación del contrato, eventos en los cuales compromete su responsabilidad.

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Coordinación.

En aplicación de este principio la Entidad concertará sus actividades con las de otras entidades estatales en el cumplimiento de sus cometidos y en el reconocimiento de sus derechos a los particulares, especialmente a través de convenios y contratos interadministrativos. Deberá presentarse una necesaria articulación interna y externa de nuestras acciones que garantice coherencia de sentido de los territorios integrados que interactúan frente al desarrollo del Valle de Aburrá y posicionamiento temático e institucional de la Entidad.

Eficacia.

Con base en este principio, la Entidad buscará que los procedimientos que se adelanten logren su finalidad y para el efecto, se removerán de oficio los obstáculos puramente formales, se evitaran las declaraciones de desierta de los procesos o la revocatoria de los actos de apertura, dilaciones o retardos, y se sanearan, de acuerdo con lo previsto en los artículos 44 y siguientes de la Ley 80 de 1993, en procura de la efectividad del derecho material objeto de la contratación pública.

Celeridad.

En aplicación del principio de celeridad, la Entidad incentivará el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones con el fin de que la actividad contractual se adelante con diligencia, dentro de los términos legales sin dilaciones injustificadas. Todos los términos dentro de los procesos contractuales son preclusivos y perentorios dentro de los procesos de selección deben respetarse, para ello se realizarán cronogramas que estén acordes con las oportunidades establecidas en la norma para las diferentes etapas del proceso debiéndose establecer que los términos comenzarán a contar a partir del día siguiente al de la publicación del acto o documento. La expedición y publicación de adendas se debe realizar los días hábiles de lunes a viernes de 7:00 AM a 7:00 P.M. Preferiblemente cuando se publiquen adendas que cambien las condiciones de habilitación o puntaje se debe conceder a los oferentes un término prudencial para ajustarse a las nuevas condiciones.

En los cronogramas de los procesos deben establecerse los ítems contenidos en la ley de obligatoria publicación, las fechas y horas exactas en días y horas hábiles en que se van a surtir las etapas de los procesos, respetando los términos establecidos en la ley. En la licitación pública dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la audiencia de adjudicación debe radicarse y publicarse la resolución que se produzca, de la cual hace parte integrante el video de la audiencia. Así mismo debe publicarse el acta de la audiencia

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COMITÉS INTERNOS PARA LA CONTRATACIÓN

Los artículos 115 y 116 de la Ley 489 de 1998, facultan a los representantes legales de las entidades públicas para crear y organizar comités internos de trabajo con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficiencia y eficacia los objetivos, políticas y programas de la Entidad. De conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.2.3. del Decreto 1082 de 2015 y las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan, se designará un Comité Asesor y Evaluador, responsable de desarrollar cada proceso contractual conforme a la modalidad de selección establecida en la ley y alimentando los distintos sistemas Informáticos o aplicaciones, hasta la adjudicación, cumpliendo funciones técnicas, contractuales, logísticas y jurídicas de creación, actualización y análisis de los documentos del proceso contractual en el cual participan, así como la verificación y evaluación de las ofertas que se presenten. Como instrumentos de apoyo y asesoría para el mejoramiento continuo de la actividad contractual, en la Entidad funcionarán:

Comité Asesor y Evaluador (procesos hasta 500 smlmv)

Grupo Profesional de Apoyo - Comité Asesor y Evaluador permanente (procesos cuantía superior a 500 smlmv)

Y como instancias de decisión sobre la contratación, el Comité de Compras Menores (hasta 150 smlmv) y el Comité de Dirección (cuantía superior a 150 smlmv). El Comité Asesor y Evaluador y el Comité Asesor y Evaluador Permanente (según corresponda por cuantía), llevará el proceso al Comité de Compras Menores o de Dirección para dar inicio al proceso de selección del contratista. El grupo profesional de apoyo trabajará durante toda la fase pre-contractual como soporte del comité asesor y evaluador permanente, prevaleciendo siempre el concepto de este

CAE (Hasta 500 smlmv)

GPA (superior 500 smlmv)

CAEP

(superior 500 smlmv

Comité de Compras

Menores (150 smlmv)

Comité de Dirección

Profesional

de ENLACE

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último y del profesional de enlace, quien deberá suscribir los documentos que respaldan su postura. Profesional de Enlace: El Secretario General y el subdirector delegado para la contratación, podrán designar un profesional universitario o contratista a su cargo que sirva de enlace entre el Comité Asesor y Evaluador, el Grupo Profesional de Apoyo y el Comité Asesor y Evaluador Permanente y el Comité de Dirección, en procesos cuya cuantía sea igual o superior a los ciento cincuenta (150) salarios mínimos legales mensuales con las funciones específicas que más adelante se detallarán. Los miembros del comité asesor y evaluador y del comité asesor y evaluador permanente (según corresponda por cuantía) junto con el profesional de enlace, tramitaran toda la fase precontractual velando por el cumplimiento de los principios que rigen esta actividad, suscribiendo todos los documentos que se produzcan en esta fase y realizarán un informe recomendando la adjudicación al ordenador del gasto (informe de evaluación que se publica en el proceso), de conformidad con la evaluación realizada. En los términos del ordenamiento jurídico en materia contractual, el ordenador del gasto, podrá apartarse de la recomendación efectuada, justificando su decisión en el acto administrativo mediante el cual culmina el proceso. Los comités de que trata el presente Manual de Contratación, tienen la finalidad de orientar, y/o asesorar y articular el proceso de contratación administrativa en el Área Metropolitana del Valle de Aburrá. No obstante, la responsabilidad y adopción de decisiones corresponde a los subdirectores y a la Secretaría General, delegados en contratación.

1. Comité Asesor y Evaluador y el Grupo Profesional de Apoyo

En los procesos contractuales hasta quinientos salarios mínimos legales mensuales vigentes (500 smlmv), funcionará el Comité Asesor y Evaluador, que para los procesos superiores a quinientos salarios mínimos legales mensuales vigentes (500 smlmv) se le denominará Grupo Profesional de Apoyo, ambos con los siguientes miembros y funciones:

Miembros:

a. Un (1) Profesional Universitario y/o contratista designado del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa, quien realizará el rol jurídico.

b. Dos (2) representantes de la subdirección delegada en la contratación quien realizará el rol Técnico.

c. Un (1) representante que haga parte de Gestión de Contratos de la Entidad, quien realizará el rol contractual.

d. Un (1) representante que haga parte del área Financiera de la Entidad, quien realizará el rol financiero y contable.

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El Asesor (a) de Gestión de Contratos y el Asesor (a) del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa, designarán las personas que dentro de sus dependencias deban cumplir con estos roles, velando por la correcta integración del mismo y coordinarán toda la actividad precontractual que se desprenda de la labor de cada uno de los miembros de estos comités. El comité asesor y evaluador y el grupo profesional de apoyo, deben reunirse de manera permanente (presencial o virtualmente), a fin de actuar de manera coordinada y articulada para el cumplimiento de la labor interdisciplinaria y asumirán la responsabilidad en cada una de las intervenciones que realicen en el proceso.

Funciones.

El comité asesor y evaluador y el grupo profesional de apoyo tendrán las mismas funciones en cada rol así: El representante del Equipo de Gestión de Contratos deberá: a. Aportar todos los conocimientos de gestión administrativa que se requieran dentro del

proceso. b. Efectuar la preparación de todos los documentos relacionados con el proceso

contractual. c. Revisar, ajustar y consolidar la información aportada relacionada con los estudios y

documentos previos desde el punto de vista administrativo, incluyendo el análisis del sector y la asignación de los riesgos en la respectiva matriz.

d. Hacer entrega del expediente contractual al Asesor (a) de Gestión de Contratos para que esta lo remita al Comité de Compras Menores o al Comité de Dirección, según corresponda.

e. Socializar y ajustar con los demás miembros los cambios sugeridos al estudio previo por parte de los demás comités que intervengan en el proceso.

f. Elaborar, conforme a los insumos suministrados por la subdirección interesada en el proceso, los avisos de convocatoria, los proyectos de pliegos, pliegos de condiciones definitivos, formularios, adendas e invitaciones públicas.

g. Enviar al responsable de publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) www.colombiacompra.gov.co y pagina web de la Entidad www.metropol.gov.co, los documentos a publicar dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.

h. Elaborar los cronogramas del proceso contractual y estar atentos al cumplimiento de las fechas y horas de publicación de documentos en el Secop.

i. Coordinar y organizar la logística para las audiencias, las visitas a los sitios de ejecución de proyectos y elaborar las presentaciones necesarias para las mismas, asistiendo a éstos y citando a través de correo electrónico a los funcionarios y servidores que deban participar en las mismas.

j. Recibir, radicar y legajar en la carpeta todas las solicitudes, peticiones, observaciones, quejas, recursos o reclamos que dentro del proceso contractual se produzcan,

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socializándolas con los demás miembros del equipo a fin de dar respuesta oportuna a las mismas.

k. Coordinar y consolidar las respuestas jurídicas, técnicas, financieras y administrativas a las observaciones, reclamaciones y/o recursos que se presenten velando por su correcta publicación y notificación.

l. Evaluar desde el punto de vista administrativo los documentos allegados por los proponentes.

m. Proyectar, consolidar y publicar los informes de verificación y evaluación. n. Mantener actualizado y organizado el expediente de contratación en medio físico y

electrónico en tiempo real hasta la adjudicación del contrato. o. Enviar el expediente contractual en medio físico al Equipo de Asesoría Jurídica

Administrativa para la proyección de los actos administrativos que se requieran, así como para la elaboración y legalización del contrato con todos los formatos de gestión de calidad debidamente diligenciados, foliados, firmados y legajados.

p. Participar en las reuniones del grupo profesional de apoyo y comité asesor y evaluador para la revisión y aprobación de toda la documentación del proceso precontractual.

El representante del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa deberá: a. Asesorar y/o apoyar y aportar sus conocimientos jurídicos en la elaboración y revisión

de los documentos del proceso, estudios previos, avisos de convocatoria, proyectos de pliegos, pliegos de condiciones definitivos, invitaciones públicas, adendas entre otros.

b. Verificar que se cumplan los principios en materia de contratación. c. Coadyuvar en el análisis e identificación de los riesgos. d. Proyectar desde el punto de vista jurídico las respuestas a las observaciones,

reclamaciones y/o recursos que se presenten. e. Evaluar desde el punto de vista jurídico las propuestas presentadas en los diferentes

procesos. f. Remitir al integrante del equipo de Gestión de Contratos los informes de verificación y

evaluación jurídica. g. Definir los mecanismos de cobertura de los riesgos amparados por garantía. h. Proyectar los actos administrativos a que haya lugar en el proceso contractual como

las resoluciones de apertura, suspensión, reanudación del proceso, adjudicación o declaratoria desierta, entre otros.

i. Revisar y ajustar los cronogramas del proceso contractual y estar atentos al cumplimiento de las fechas y horas de publicación de documentos en el Portal de Contratación.

j. Elaborar los contratos, bajo el marco de la documentación obrante en el proceso contractual y las normas que rigen la contratación estatal.

k. Revisar y aprobar todos los documentos necesarios para la legalización del contrato. l. Para la publicación en el Secop debe remitir por conducto del Técnico Operativo, al

encargado en el Equipo de Gestión Contratos, el contrato legalizado, las adiciones,

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prórrogas, modificaciones, cesiones y liquidación a fin de que se cumpla con la publicación dentro del término legal.

m. Continuar con la actualización del expediente de contratación en medio físico y electrónico en tiempo real hasta la legalización del contrato.

n. Verificar la capacidad jurídica contenida en el RUP y la clasificación del Clasificador de bienes y servicios UNSPSC.

o. Participar en las reuniones del grupo profesional de apoyo y comité asesor y evaluador para la revisión y aprobación de toda la documentación el proceso precontractual.

El representante del área financiera y contable:

a. Aportar sus conocimientos financieros, contables y tributarios en todo el proceso de

contratación. b. Efectuar la revisión financiera, contable y tributaria de toda la documentación, incluido

el presupuesto oficial. c. Elaborar los estudios y documentos previos desde el punto de vista financiero,

contable y tributario. d. Revisar que los estudios del sector cumplan con los requisitos de ley las guías de

Colombia Compra Eficiente, fijando los requisitos habilitantes desde el punto de vista financiero que refleje el estudio del sector económico.

e. Aportar desde su rol, en la construcción de los proyectos de pliegos y pliegos de condiciones definitivos e invitaciones públicas, adendas y respuesta a observaciones, quejas, reclamos o recursos.

f. Evaluar desde el punto de vista financiero, contable y tributario los documentos allegados por los proponentes, en relación con los requisitos habilitantes y las ofertas económicas.

g. Elaborar desde el punto de vista financiero, contable y tributario las respuestas a las observaciones, reclamaciones y/o recursos que se presenten.

h. Remitir al integrante por parte de Gestión de Contratos los informes de verificación y evaluación financiera.

i. Participar en las reuniones del grupo profesional de apoyo y comité asesor y evaluador para la revisión y aprobación de toda la documentación el proceso precontractual.

Los representantes de la subdirección delegada en el proceso

a. Aportar sus conocimientos en la definición de las especificaciones técnicas del bien,

servicio u obra pública requerida. b. Efectuar la preparación técnica de toda la documentación. c. Elaborar los estudios y documentos previos desde el punto de vista Técnico. d. Elaborar el estudio del sector acorde con los lineamientos de Colombia Compra

Eficiente.

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e. Definir los riesgos inherentes al proceso y a la ejecución del contrato y elaborar la matriz de riesgos acorde con los lineamientos de Colombia Compra Eficiente y el presente Manual.

f. Aportar desde su rol, en la construcción de los proyectos de pliegos y pliegos de condiciones definitivos, invitaciones públicas, avisos, adendas.

g. Elaborar desde el punto de vista técnico las respuestas a las observaciones, reclamaciones y/o recursos que se presenten.

h. Evaluar y dar respuesta desde el punto de vista técnico los requerimientos y observaciones allegados por los proponentes.

i. Remitir al integrante por parte de Gestión de Contratos los informes de verificación y evaluación.

j. Gestionar la asignación de los recursos necesarios y solicitar la elaboración de los certificados de disponibilidad y compromiso presupuestal.

k. Remitir a la Asesor (a) de Contratos o quien este designe la suspensión o modificación del contrato para publicar en el SECOP.

l. Verificar la experiencia contenida en el RUP y la clasificación del Clasificador de bienes y servicios UNSPSC.

m. Participar en las reuniones del grupo profesional de apoyo y comité asesor y evaluador para la revisión y aprobación de toda la documentación el proceso precontractual.

Como buena práctica se establece que los miembros del Comité Asesor y Evaluador y del Grupo Profesional de Apoyo deberán reunirse en forma parmente y presencial, entre ellos y con el profesional de enlace para discutir y llegar a acuerdos en forma ágil sobre los asuntos a su cargo. Además es posible que desde antes de la designación como comité intervengan en la fase de planeación como apoyo a la subdirección delegada.

2. Comité Asesor y Evaluador Permanente.

Se designará un Comité Asesor y Evaluador Permanente, que tendrá a su cargo los procesos de selección, contratos y convenios de cualquier naturaleza, cuando sin consideración al objeto de contratación su cuantía sea mayor a quinientos (500) salarios mínimos legales vigentes. Dicho comité contará con el soporte del grupo profesional de apoyo y del profesional del enlace de la Subdirección o la Secretaria General. Dicho comité participará en la fase precontractual, conforme a las etapas de la modalidad de selección establecidas en la normatividad y las comprendidas en este Manual, que se basan en los procesos y procedimientos del sistema de gestión de calidad de la Entidad.

Miembros:

a. El Secretario (a) General o quien este delegue, quien lo presidirá. b. El Líder o funcionario de cada subdirección delegada en el proceso contractual,

según el caso.

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c. El Líder de Contabilidad y Presupuesto como representante del área financiera o quien este delegue, quien realizará el rol financiero y contable dentro del comité.

A las sesiones del comité asesor y evaluador permanente serán invitados permanentes:

a. Gestión Administrativa y Financiera b. Subdirector (a) Ambiental c. Subdirector (a) de Proyectos d. Subdirector (a) de Planificación Integral e. Subdirector(a) de Movilidad f. Asesor del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa

Además, podrán ser invitados un representante de la Oficina de Auditoría Interna, un integrante del grupo profesional de apoyo del tema que está siendo revisado o el profesional o contratista que el Secretario General o el subdirector delegado hayan delegado como “Profesional de Enlace”. El comité sesionará ordinariamente una vez por semana (presencial o virtualmente), y extraordinariamente a solicitud de cualquiera de sus integrantes por intermedio de la secretaría técnica del comité que será ejercida por el Asesor (a) de Gestión Contratos. Para que el comité pueda sesionar, deliberar y decidir válidamente se requiere de la asistencia mínima de dos (2) de sus integrantes.

Funciones:

a. revisar, ajustar y suscribir los estudios previos elaborados por el grupo profesional de

apoyo, de los procesos de selección, contratos y convenios de cualquier naturaleza, cuya cuantía sea mayor a quinientos (500) salarios mínimos legales vigentes.

b. Revisar y ajustar los pliegos de condiciones (proyecto y definitivos), matriz de riesgos, estudio del sector, aviso de convocatoria y demás documentos que deban ser publicados en el Secop, elaborados por el grupo profesional de apoyo.

c. Estar atentos al cumplimiento de los cronogramas del proceso contractual y de las fechas y horas de publicación de documentos en el Portal de Contratación.

d. Suscribir los documentos precontractuales, estudios previos, respuesta a observaciones, informes de evaluación, resoluciones entre otros.

e. Analizar las recomendaciones formuladas por el grupo profesional de apoyo o el profesional o contratista que el Secretario General o el subdirector delegado hayan delegado como enlace y orientar acerca de los ajustes que se consideren pertinentes.

f. Revisar las solicitudes de adición, modificación o prórroga de contratos o convenios que tengan que ver con los procesos cuya cuantía sea mayor a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

g. Dirigir y participar activamente, en compañía del subdirector delegado para la contratación, en las audiencias que deban desarrollarse en los procesos contractuales.

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h. Revisar, ajustar, aprobar y suscribir las respuestas a las observaciones, quejas, reclamos o recursos, proyectadas por el grupo profesional de apoyo en los procesos contractuales en los que participen.

i. Asesorar y/o apoyar al titular de la respectiva subdirección en los diferentes temas contractuales que se revisen.

j. Remitir al Comité de Dirección de la Entidad los procesos de contratación de su competencia.

La secretaría técnica del comité asesor y evaluador permanente, estará a cargo del Asesor (a) del Equipo de Gestión de Contratos, el cual ejercerá las siguientes funciones:

a. Elaborar el acta de reunión correspondiente donde se informen las conclusiones de

cada tema tratado a efectos de exponerlo ante el Comité de Dirección. Una vez analizados y/o aprobados los asuntos en Comité de Dirección, elaborar el respectivo memorando con dicha información.

b. Compilar y socializar con los miembros del comité asesor y evaluador permanente las recomendaciones del Comité de Dirección a tener en cuenta en otros procesos contractuales.

c. Gestionar la realización de las sesiones, asegurando la logística y verificando que todos los temas que vayan a ser tratados cuenten con el soporte documental requerido.

3. Profesional de Enlace:

En procesos cuya cuantía sea superior a los ciento cincuenta (150) salarios mínimos legales mensuales, el Secretario General y/o el subdirector delegado para la contratación, podrán designar un profesional universitario o contratista a su cargo que intervenga en toda la fase pre-contractual y sirva de enlace entre el comité asesor y evaluador, el grupo profesional de apoyo, el comité asesor y evaluador permanente y el Comité de Dirección.

Funciones

a. Participar de la mano de la subdirección delegada para la contratación en toda la fase de planeación de la futura contratación. En los proyectos de inversión, debe apoyar al ordenador del gasto para realizar un cronograma con el asunto materia de contratación, la posible modalidad y las fechas en que efectuara cada etapa para ser presentarlo a Comité de Dirección para una viabilidad previa.

b. Proyectar, revisar, ajustar y suscribir los estudios previos que nacen de la necesidad de la subdirección delegada, con el técnico designado por el ordenador del gasto de los procesos de selección, contratos y convenios de cualquier naturaleza, cuya cuantía sea superior a los ciento cincuenta (150) salarios mínimos legales mensuales.

c. Reunirse cuando sea necesario con los miembros de los diferentes comités y grupos de apoyo.

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d. Apoyar al técnico de la subdirección interesada en la elaboración de los estudios del sector y en la fijación de los requisitos habilitantes que de allí se desprenden.

e. Revisar con el comité asesor y evaluador, grupo profesional de apoyo y comité asesor y evaluador permanente los estudios previos antes de ser enviados a Comité de Dirección.

f. Realizar un resumen ejecutivo al comité asesor y evaluador permanente y al ordenador del gasto sobre los aspectos más importantes del proceso contractual a efectos de que este último lo exponga ante el Comité de Dirección.

g. Mantener al tanto al ordenador del gasto de todo lo ocurrido en el trámite del proceso contractual, asesorarlo y/o apoyarlo y acompañarlo en las audiencias en el que este deba participar.

h. Revisar, ajustar los pliegos de condiciones (proyecto y definitivos), las adendas, las respuestas a observaciones, el informe de evaluación y las respuestas a las observaciones sobre este. Suscribirá los documentos que revise o ajuste.

Este profesional no intervendrá en adiciones, modificaciones o prorrogas, ni en procesos o contratos cuya cuantía sea igual o inferior a ciento cincuenta (150) salarios mínimos legales mensuales.

4. Comité de Compras Menores

Participarán en la recomendación de los procesos de selección, cuando sin consideración a la materia objeto de la contratación, su cuantía sea igual o inferior a ciento cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes (150 SMLMV).

Miembros

a. Secretario General quien lo presidirá b. Subdirector Gestión Administrativa y Financiera. c. Asesor (a) de Gestión de Contratos. d. Asesor del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa o su delegado. e. Invitado permanente: El Jefe de la Oficina de Auditoría Interna, quien actuara con

voz, pero sin voto. Podrán participar personas que a juicio del comité contribuyan a informar, explicar o dar claridad técnica en los temas a tratar en cada sesión, quien asistirá en calidad de invitado con voz; pero sin voto. El comité contará con una secretaría técnica y como tal actuará el Asesor(a) de Gestión de Contratos.

Funciones.

a. Estudiar la necesidad, conveniencia y oportunidad para la apertura de los procesos de contratación que deba conocer en atención a su competencia y siempre teniendo en cuenta lo dispuesto por la Dirección respecto a la contratación.

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b. Velar por el estricto cumplimiento de los principios rectores de la contratación estatal establecidos en las normas vigentes en la materia y de la función administrativa consagrada en el artículo 209 de la Constitución Política.

c. Formular recomendaciones orientadas a la existencia de una adecuada planeación en los procesos de contratación de la Entidad, dirigida a alcanzar los objetivos institucionales, el cumplimiento de los planes de compras y de inversión, optimizando la utilización de los recursos financieros.

d. Solicitar a las dependencias de la Entidad los informes y conceptos que considere pertinentes con el fin de establecer parámetros claros y precisos para tener en cuenta en los procesos de contratación y/o de compras cuando sea necesario.

e. Aprobar el Plan Anual de Adquisiciones presentado por el Líder de la Oficina de Logística.

f. Recomendar a la Entidad el inicio de los procesos de selección, cuando sin consideración a la materia objeto de la contratación, su cuantía sea igual o inferior a ciento cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes (150 SMLMV).

g. Velar por que cada proceso contractual este acorde con las necesidades de la Entidad y con el cumplimiento de los fines que le son propios de acuerdo con la constitución, la ley, los reglamentos y acuerdos metropolitanos que la rigen, en materia de competencia.

h. Velar por que en los procesos de contratación de que conozcan se incluyan criterios ambientales a los bienes y servicios objeto de los mismos siempre que conforme a los estudios previos se determine la capacidad del mercado para ofrecerlos y estos sean preferibles a otros de iguales o similares características.

El Comité de Compras Menores podrá sesionar con la mayoría de los integrantes, (dos), con citación de la secretaría técnica. Podrá sesionar en forma virtual. Las constancias o informes del Comité de Compras Menores; deberán reposar en la carpeta de contratación del respectivo proceso.

5. Comité de Dirección.

El Comité de Dirección será el encargado de definir las políticas para el proceso de contratación administrativa y formular recomendaciones orientadas a la existencia de una adecuada planeación en los procesos de contratación de la Entidad, dirigida alcanzar los objetivos institucionales, optimizando la utilización de los recursos financieros.

Adicionalmente, recomendará y aprobará el inicio y trámite de los procesos de contratación, cuando sin consideración a la modalidad de selección del contratista o materia objeto de contratación, su cuantía sea superior a los ciento cincuenta (150) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Así mismo conocerá de los asuntos sin cuantía, los comodatos y los convenios marco de asociación. Se reitera que en los procesos contratación, en los convenios y en general en los negocios jurídicos cuya cuantía sea superior a diez mil salarios mínimos legales

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mensuales vigentes (10.000 SMLMV), así como en la gestión contractual inherente a los contratos de ejecución de obra por el sistema de concesión, fiducia pública o mercantil, negociación de empréstitos, sin consideración a la cuantía cada subdirección o el Secretario General respectivamente tramitará etapa precontractual y hasta la pos contractual. Pero deberá contarse con la autorización previa de la Junta Metropolitana, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 2, del literal g) del artículo 38 y literal q) del artículo 41 del Acuerdo Metropolitano No. 10 de 2013. El comité estará integrado por:

g. Director de la Entidad quien lo presidirá h. Secretario (a) General i. Subdirector (a) Gestión Administrativa y Financiera j. Subdirector (a) Ambiental k. Subdirector (a) de Proyectos l. Subdirector (a) de Planificación Integral m. Subdirector(a) de Movilidad n. Asesor del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa (Con voz pero sin

voto) o. Asesor Gestión Contratos (Con voz pero sin voto) (Secretario Técnico)

El jefe de la Oficina de Auditoría Interna será invitado permanente, quien actuará con voz, pero sin voto.

Serán invitados ocasionales cualquier delegado que el Secretario General considere conveniente, los integrantes del comité asesor y evaluador o del comité asesor y evaluador permanente o el profesional de enlace de cada proceso contractual cada vez que el comité los requiera y cualquier funcionario de la Entidad que se considere necesario para apoyar o justificar la actuación contractual que esté siendo objeto de estudio por parte del Comité de Dirección. El comité contará con una secretaria técnica a cargo del Asesor (a) del Equipo de Gestión de Contratos, quien deberá convocar cuando haya asuntos que tratar. La asistencia al Comité de Dirección por parte de los miembros integrantes, es indelegable, así como la asistencia de los invitados permanentes y ocasionales. Para que el comité pueda sesionar, deliberar y decidir válidamente se requiere de la asistencia mínima de la mitad más uno de los miembros del mismo. El comité sesionará ordinariamente una vez por semana, y extraordinariamente a solicitud de cualquiera de sus integrantes por intermedio del secretario (a) técnico.

El Secretario General podrá convocar a comité virtual, para decidir casos de urgencia o para tratar asuntos ya tratados y que estén condicionados al cumplimiento de requisitos.

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Funciones.

a. Dar viabilidad previa a los proyectos de inversión que el ordenador del gasto proponga, siempre que este les adjunte un cronograma4 con el asunto materia de contratación, la posible modalidad y las fechas en que efectuara cada etapa.

b. Estudiar la necesidad, conveniencia y oportunidad (justificación) de los estudios previos, para la apertura de los procesos de contratación que deba conocer en atención a su competencia y siempre teniendo en cuenta lo dispuesto por la Dirección respecto a la contratación.

c. Velar por el estricto cumplimiento de los principios rectores de la contratación estatal establecidos en las normas vigentes en la materia y de la función administrativa consagrada en el artículo 209 de la Constitución Política.

d. Formular recomendaciones orientadas a la existencia de una adecuada planeación en los procesos de contratación de la Entidad, dirigida a alcanzar los objetivos institucionales, optimizando la utilización de los recursos financieros.

e. Solicitar a las dependencias de la Entidad los informes y conceptos que considere pertinentes con el fin de establecer parámetros claros y precisos para tener en cuenta en los procesos de contratación y/o de compras cuando sea necesario.

f. Analizar las necesidades que en materia de contratación presenten previamente las distintas subdirecciones y demás dependencias de la Entidad a la secretaría técnica del comité.

g. Analizar las recomendaciones formuladas por el comité asesor y evaluador y/o comité asesor y evaluador permanente y orientar acerca de los ajustes que se consideren pertinentes.

h. Revisar las solicitudes de adición, prórroga, modificación de contratos o convenios. i. Luego de escuchar la exposición del ordenador del gasto y acorde con las

recomendaciones del comité asesor y evaluador y/o el comité y asesor y evaluador permanente sobre la conveniencia en la contratación, el comité aprobará el inicio y tramite de un proceso de contratación, cuando sin consideración a la modalidad de selección del contratista o materia objeto de contratación, su cuantía sea superior a los ciento cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes (150 SMLMV).

j. Velar por que cada proceso contractual esté acorde con las necesidades de la entidad y con el cumplimiento de los fines que le son propios de acuerdo con la Constitución, la ley, los reglamentos y acuerdos metropolitanos que la rigen, en materia de competencia y jurisdicción.

k. Asesorar al titular de la respectiva dependencia en los diferentes temas contractuales que se revisen.

l. Velar por que en los procesos de contratación de que conozcan se incluyan criterios ambientales a los bienes y servicios objeto de los mismos siempre que

4 El cronograma debe contener fechas y tiempos de todo lo relativo a la fase de planeación: Coherencia y relación de la necesidad con el Plan de Gestión de la Entidad

y Plan Anual de Adquisiciones; Fichas del Banco de Programas y Proyectos; Matriz de riesgos; Estudio del sector económico y un adecuado presupuesto; Licencias,

permisos, diseños, planos y predios requeridos; Formulación de los estudios previos contemplando un plazo adecuado de ejecución de obras bienes o servicios por el

valor que corresponde; Gestión CDP o Vigencia Futura o Aprobación Junta Metropolitana (Cuando aplique); Modalidad de selección (Tiempo estimado de la duración

del proceso hasta la adjudicación); Sí el proyecto requiere otro trámite específico, incluirlo en el cronograma.

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conforme a los estudios previos se determine la capacidad del mercado para ofrecerlos y estos sean preferibles a otros de iguales o similares características.

La secretaría técnica del Comité de Dirección estará a cargo del Asesor (a) del Equipo de Gestión de Contratos, el cual ejercerá las siguientes funciones: a. Convocar y preparar la agenda de las reuniones del Comité de Dirección y velar

porque cada subdirector delegado en el proceso lo exponga y defienda. b. Recopilar los insumos necesarios para la proyección, presentación del proceso

ante los miembros del Comité de Dirección. c. Llevar el acta de cada reunión dejando constancia expresa de que procesos

contaron con viabilidad previa con el cronograma entregado por el ordenador del gasto y cuales con aprobación definitiva, redactando el memorando correspondiente.

d. Dejar constancia en el acta de las directrices que en materia de procesos de contratación apruebe dicho comité, coordinando estrategias para el conocimiento de los demás funcionarios de la Entidad.

e. Gestionar la realización de las sesiones, asegurando la logística y verificando que todos los temas que vayan a ser tratados cuenten con el soporte documental requerido.

f. Gestionar la producción y radicación del memorando que informa sobre los procesos aprobados.

g. Elaborar las actas o los certificados individuales con las conclusiones de cada tema tratado.

PROCESO CONTRACTUAL

Se entiende por proceso contractual, el conjunto de etapas, actividades y trámites que la Entidad debe realizar para la adquisición de los bienes, servicios y la contratación para la ejecución de obras demás proyectos, que se requieran para el cumplimiento de sus funciones y comprende los trámites desde que surge la necesidad hasta la liquidación del contrato. La Entidad determinará la modalidad de selección que deba realizarse, de acuerdo con la necesidad o el fin público a atender: licitación pública; concurso de méritos; selección abreviada, mínima cuantía o contratación directa. (Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015 así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan) Etapas que se surten dentro del proceso de contratación: son cuatro (4) etapas generales, que se identifican así:

a. Preparatoria o de Planeación: Se realiza la planeación del contrato a celebrar

por la Entidad y por lo tanto se concentra en la planificación y el análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación y en la determinación de los

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riesgos previsibles; constituye la base sustancial de cualquier procedimiento de escogencia de contratista, la cual debe adelantar para cualquier clase de contrato. Incluye la posibilidad de incorporar criterios ambientales a los bienes y servicios objeto del contrato, de manera que además de satisfacer la necesidad definida por la Entidad, dicha contratación permita cumplir con las metas e indicadores que sobre compras públicas sostenibles ha fijado la “Política Nacional de Producción y Consumo Sostenible”. El producto de esta etapa debe finalizar con los estudios de conveniencia y oportunidad, denominados estudios previos y con la determinación de los riesgos previsibles, en las distintas modalidades de contratación.

b. Pre-contractual: Define los trámites que debe realizar la administración, dependiendo de la modalidad de contratación y la clase de contrato a suscribir; de conformidad con la legislación vigente en materia contractual, tales como: estudios previos, avisos de convocatoria, proyecto de pliegos, pliegos definitivos, presentación ofertas, invitación el cual finaliza con la adjudicación o declaratoria desierta del proceso contractual.

c. Contractual: Período comprendido entre la iniciación y la terminación del

contrato, involucrando las actividades de perfeccionamiento, ejecución y supervisión de los contratos.

Partes. Son quienes intervienen en la relación contractual. Todo contrato estatal es una relación jurídica conformada por dos extremos a saber:

Contratante: Área Metropolitana del Valle de Aburrá.

Contratista: que puede ser una persona natural o jurídica –de derecho público o privado, nacional o extranjera, consorcio, unión temporal o promesa de sociedad bajo cualquier modalidad prevista en la ley. (Artículos 6 y 7 de la Ley 80 de 1993).

d. Liquidación: Es el procedimiento para la elaboración y suscripción de actas de

liquidación de los contratos o acto unilateral de liquidación, con el fin de culminar el proceso de contratación y el establecimiento y seguimiento de las obligaciones post-contractuales.

FASE PREVIA A LA CONTRATACIÓN

Plan Anual de Adquisiciones

El Plan Anual de Adquisiciones o plan general de compras es una herramienta de gestión administrativa efectiva para el uso racional y estratégico de los recursos públicos, que permite desarrollar habilidades y competencias para la programación, elaboración, ejecución, control y evaluación dentro de un marco de gerencia efectiva, sin que la

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entidad se encuentre obligada a efectuar los procesos de adquisición que se incluyen en el Plan Anual de Adquisiciones. Debe elaborarse de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan y según los lineamientos que establezca Colombia Compra Eficiente. (Ver Circular No. 399 del 21 de octubre de 2013). El Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo, deben publicarse en la página web del Área Metropolitana del Valle de Aburrá y en el Secop, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia, y deberá actualizarse por lo menos una vez al año. La planeación de las adquisiciones se fundamenta en el Plan de Gestión, pero se va perfilando o detallando con instrumentos como el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y el Presupuesto Anual de Gastos, pasando de ser proyecciones, hasta finalmente llegar al detalle completo de las necesidades que se registran en los estudios de costos de los estudios previos de cada proceso contractual. Este Plan deberá ser elaborado por el Líder de Logística adscrito a la subdirección Gestión Administrativa y Financiera y publicado el Asesor (a) de Gestión Contratos adscrito a la Secretaría General. Así mismo un grupo multidisciplinario conformado por los líderes de cada subdirección apoyará al líder de Logística en la elaboración y actualización del Plan. La Entidad prestará particular atención a que su Plan Anual de Adquisiciones y los demás documentos pertinentes (estudios previos) consideren las estrategias, metas e indicadores de la “Política Nacional de Producción y Consumo Sostenible” y se articulen con ellas.

Análisis del Sector

En virtud del principio de planeación, la Entidad deberá determinar la necesidad, conveniencia u oportunidad en la adquisición del bien o servicio y en la contratación para la ejecución de obra pública y demás proyectos de la Entidad; y para ello deberá proceder a elaborar los estudios y análisis previos, completos y suficientes que permitan determinar la viabilidad técnica, económica y jurídica del objeto a contratar, con el fin de establecer los factores que puedan afectar el proceso, así como para garantizar la escogencia de la mejor propuesta, la celebración del contrato con el proponente escogido, la debida ejecución y liquidación del contrato. En esta etapa de prefactibilidad se debe cuantificar los requerimientos de inversión que se deriva del proyecto y sus fuentes de financiamiento para su posterior proyección de los resultados financieros del proyecto y el cálculo de los indicadores que permitan evaluarlo.

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Cuando se trate de una obra, se debe contar con los estudios, diseños, permisos, licencias que establezcan la viabilidad y el impacto social, económico y ambiental. Las dependencias interesadas en el proceso, son responsables de articular al interior de la Entidad, la información necesaria que permita planear la debida ejecución del objeto contractual, desde los mismos estudios previos y para ello deben iniciar los procesos de planeación con la misma estructuración del presupuesto de cada vigencia fiscal, de acuerdo a los programas y proyectos que se deriven de los distintos Planes: de Gestión, Acción y de Adquisiciones, todo ello, atendiendo el principio de integralidad en materia presupuestal que determina que los presupuestos que amparan los procesos de selección deben incluir todos los costos y gastos necesarios para su ejecución y posterior liquidación. Así mismo dispone el artículo 2.2.1.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 2015 que debe hacerse un análisis del sector relativo al objeto del proceso de contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis del riesgo de lo cual debe dejarse constancia en los documentos del proceso. Este análisis deberá hacerlo la subdirección delegada del proceso, siguiendo la Guía para la Elaboración de Estudios del Sector (G –EES-01) elaborada por la Agencia Nacional de Contratación. El estudio del sector debe elaborarse por parte de la Subdirección delegada o interesada en el proceso de contratación con apoyo de la Oficina de Contabilidad y Presupuesto, para todas las modalidades de contratación, incluidas las de contratación directa. Para los convenios interadministrativos y de asociación no será necesario el estudio del sector económico en estos términos presentados, sin embargo sí deberá contarse con un estudio del mercado que soporte el presupuesto a ejecutar.

El estudio del sector debe contener un análisis del mercado específicamente sobre los temas del objeto del proceso, indicando quienes prestan ese servicio en Colombia, incluyendo un análisis de las Cámaras de Comercio de Medellín y del Aburrá Sur, de las personas naturales y jurídicas que prestan el servicio en el Área Metropolitana del Valle de Aburrá, esto, teniendo en cuenta la experiencia de esas empresas para ejecutar el objeto del proceso contractual.

Seguidamente en dicho estudio del sector, se debe incluir el análisis económico y jurídico que comprende la normatividad que regula la materia, se debe hacer un análisis de la demanda, estudiando las adquisiciones previas de la Entidad, relacionadas directamente con el objeto contractual, con indicación clara de los oferentes que han participado en contrataciones similares.

Así mismo, se debe hacer un análisis de fondo de la oferta señalando las personas jurídicas o naturales que prestan el servicio con indicación de los índices financieros de las empresas posibles oferentes, acorde con la herramienta SIREM de la Superintendencia de Sociedades, tal como lo indica la Guía de Colombia Compra

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Eficiente, ello en aras de establecer en forma acorde y proporcional los requisitos habilitantes y evitar una posible declaratoria de desierto del proceso contractual

Contenido de los estudios previos, aviso de convocatoria y pliegos de condiciones

La contratación debe estar precedida de un estudio previo en el cual se describa la necesidad del bien o servicio a contratar, entendiéndose por éstos, el conjunto de los soportes para todos los procesos de contratación en los que cualquier proponente puede valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad. Para lo anterior, se deberá diligenciar el formato de estudios previos en su versión de calidad vigente, el cual contiene los aspectos mínimos requeridos por el Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen, la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007. En armonía con la Política Nacional de Producción y Consumo Sostenible se procurará determinará los aspectos en que la contratación de los bienes o servicios objeto del contrato pueden contribuir a la sostenibilidad mientras que a la vez cumplen con el propósito natural para el cual se adquieren. Sin perjuicio de lo descrito, la dependencia solicitante debe incluir todos los demás aspectos que considere necesarios para complementar los estudios.

Los estudios y documentos previos estarán conformados por todo documento final que haya servido de soporte para la elaboración del proyecto y pliego de condiciones, invitación pública o contrato según se trate en cualquiera de las modalidades.

Los estudios deberán contener los siguientes elementos mínimos:

Descripción de la necesidad

En esta descripción, además de analizar la naturaleza jurídica de la Entidad, se debe realizar un análisis de conveniencia y oportunidad con los motivos que sustentan la contratación, verificar que la necesidad se encuentra prevista en el Plan de Gestión de la Entidad y adicionalmente, describir la forma de satisfacer la necesidad, es decir, como se puede llevar a cabo la solución de la necesidad planteada.

La inclusión de criterios de sostenibilidad se hará a través de la ficha técnica de los bienes y servicios, cuando a ello haya lugar, en cuyo caso la propuesta u oferta del proponente deberá cumplir con tales requisitos para ser elegible y ser verificable mediante medios objetivos (certificaciones, declaraciones etc.) que podrán o no ser determinados en los pliegos.

El objeto a contratar

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Con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto. Es la identificación del bien, servicio u obra pública que se pretende adquirir para satisfacer una necesidad, este objeto, debe definirse de manera concreta, clara y detallada. En la medida que los bienes y servicios objeto del contrato lo permitan, se procurará señalar que estos deben cumplir con los criterios ambientales que se definan en los pliegos.

Contiene el alcance que corresponde a la identificación de las actividades que debe ejecutar el contratista durante el desarrollo del contrato, con el fin de satisfacer la necesidad de la Entidad. También contiene las especificaciones técnicas del bien o servicio a contratar. Corresponde a la definición técnica de la necesidad y su soporte, teniendo en cuenta las posibilidades futuras de actualización de los bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.

Se tendrán en cuenta los servicios conexos, entendidos, como aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, instalación, transporte entre otros.

La descripción técnica del objeto a contratar contiene las características técnicas de la necesidad que se pretende satisfacer, o de los bienes y servicios que se pretende adquirir, contiene estudios técnicos, permisos, licencias y diseños, comprende la elaboración de planos, diseños, estudio de impacto ambiental, socioeconómico, suelos, factibilidad o pre factibilidad, licencias urbanísticas, adquisición de predios, entre otros. (Artículo 87 Ley 1474 de 2011)

Tales estudios o permisos sólo se requieren para contratos que por su impacto, naturaleza y condiciones técnicas sean necesarios, antes de la iniciación del respectivo proceso contractual, a fin de evitar reprocesos, gastos inoficiosos o inadecuados, encarecimiento de productos, perjuicios a terceros, entre otras razones.

El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos dependerá de las normas especiales que reglamenten cada materia a contratar y será analizada por el técnico encargado del proceso.

Cuando se determinen criterios ambientales para los bienes y servicios objeto del contrato, estos se incorporarán en este punto, señalando los mecanismos de verificación de los mismos.

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Cuando el contrato incluya en su objeto o alcance componente comunicacional y/o tecnológico deberá contarse con el Visto Bueno de la Oficina Asesora de Comunicaciones y/o del Líder de Sistemas de Información Metropolitano. Cuando dentro de los alcances se requiera algún producto comunicacional, publicación como libro, cartilla, volante (entre otros) se deberá estar a lo dispuesto en la Resolución 1308 de 2015 o demás resoluciones que la sustituyan. Además de no permitirse las publicaciones de lujo o con policromía que para la Imprenta Nacional es:

"Se considera una edición de lujo, aquella cuyo terminado se realice en pastas dura, la costura de sus cuadernillos se haga con hilo y en algunos casos lleve estampados dorado en la cubierta o en los cantos de las páginas y repujados especiales. En algunos casos se acompañan de una sobrecubierta laminada. Estas ediciones hacen uso de los mejores sustratos de papel (esmaltados mates y brillantes) o importados, utilizan también tintas adicionales a las básicas para que el producto final no presente variaciones tonales y de registro en los textos."

"Policromía se refiere al uso de cuatro tintas básicas más colores adicionales de presión. Para efectos de la reproducción fotográfica a color es indispensable el uso de los colores básicos, lo que no condiciona a que la edición sea lujo. El uso de tres tintas o con pantones no hace que un producto impreso sea más económico y con esto se lleve a la austeridad en el gasto."

Así mismo se anexará constancia del Comité de Bienes de la Entidad en los eventos en los cuales dentro del objeto y alcance del contrato se dispone de algún bien de la Entidad. También incluye el plazo que es el tiempo real y cierto, legal o convencionalmente establecido por las partes del contrato en el que se espera que se cumplan las obligaciones a cargo del contratista, y obedece a un estudio técnico de la administración. Debe tenerse en cuenta que de acuerdo lo dispuesto en el Acuerdo Metropolitano No. 18 de 2012, la programación, elaboración, aprobación y ejecución del presupuesto de cada vigencia fiscal, debe hacerse de tal manera que solo se programen compromisos que se puedan recibir a satisfacción antes del 31 de diciembre de cada anualidad. Los plazos podrán superar la respectiva vigencia fiscal, si los recursos fueron autorizados con vigencias futuras o bajo las previsiones establecidas en el Estatuto de Presupuesto que rige la Entidad. Lugar de ejecución el contrato: es el lugar geográfico en el cual se habrán de desarrollar las obligaciones propias del contrato o convenio.

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Con el fin de garantizar una correcta ejecución del objeto del contrato, la Entidad ejercerá la supervisión o contará con una interventoría, según corresponda (Ley 1474 de 2011 Art. 83) para lo cual deberá justificar el tipo de interventoría o de supervisión teniendo en cuenta el objetivo, alcance y actividades a desarrollar.

Modalidad de selección y fundamentos jurídicos

Contiene el análisis sobre la naturaleza y características del objeto a contratar con el fin de identificar de manera precisa el tipo de contrato o convenio a celebrar, que podrá ser uno de los enumerados de manera enunciativa en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, en la ley civil o comercial o los convenios que se fundamenten en la Ley 489 de 1992 u otras normas. En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal y reglamentario que justifican el contrato a celebrar (artículo 2 de la Ley 1150 de 2007). A su vez, se determinará la naturaleza contractual para precisar la modalidad de selección, de acuerdo a la cuantía y al objeto. Además, se incluirá la información relativa a la limitación a Micro, Pequeña y Mediana Empresa (Mipymes), de acuerdo con las reglas señaladas en los artículos 2.2.1.2.4.2.2. y siguientes del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen; salvo para los procesos de mínima cuantía. Así como determinar si el proceso de selección está cobijado por un acuerdo comercial o si debe conceder trato nacional a los proponentes extranjeros.

Valor estimado del contrato

Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración. Se indicarán además las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen, los factores mínimos a tener en cuenta para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado contenido en el estudio del sector como cotizaciones, haciéndose referencia a dicho anexo. El presupuesto oficial debe contemplar todos y cada uno de los factores determinantes de los costos y utilidades del contratista durante la ejecución del contrato hasta su liquidación. Al determinarse el valor del contrato, debe consignarse la fuente de financiación de los recursos y los porcentajes de participación, en caso de la suscripción de convenios de asociación, cooperación o de otra naturaleza.

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Cuando el objeto del contrato incluya bienes y servicios con criterios ambientales, se debe tener presente que algunos de ellos implican en el corto plazo un mayor precio, el cual con el debido análisis de ciclo de vida se dispersa en la vida útil del bien o servicio, o en la menor necesidad de mantenimientos o uso de consumibles u otro criterio que represente en el largo plazo un menor costo. Forma de Pago. Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los porcentajes y determinar cómo se efectuarán los pagos al contratista (pagos parciales, pago único, mensual, bimensual entre otros). Siempre y cuando la Tesorería cuente con los recursos disponibles, se podrá pactar la entrega de anticipos y de pagos anticipados, cuyo monto no podrá exceder el 50% del valor del respectivo contrato, contemplándose la forma de amortización para el caso del anticipo (artículo 40 de la Ley 80 de 1993). Deberá tenerse en cuenta las directrices y políticas establecidas en la Resolución Metropolitana Nº 321 de 2015 o la norma que la sustituya o modifique, en la que se establece el procedimiento de pagos a proveedores y contratistas. Rendimientos financieros. Pertenecen a la Entidad los rendimientos originados por los recursos del Presupuesto de conformidad con el Artículo 61 del Acuerdo Metropolitano 018 de 2012, así mismo los rendimientos que llegaren a producir los recursos entregados en calidad de anticipo (Artículo 2.2.1.1.2.4.1. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen). Disponibilidad Presupuestal. Se debe garantizar la disponibilidad presupuestal, tomando como base el valor del presupuesto oficial determinado en el estudio de costos. (Ley 80 de 1993 artículo 25), para lo cual se relacionará el número del certificado y valor, con la fuente de financiamiento.

Criterios para seleccionar la oferta más favorable.

Permiten identificar la oferta más favorable de acuerdo a la modalidad escogida: criterios de selección, definición, ponderación y justificación de los criterios de evaluación, tales como calidad, menor precio, calidad y precio o costo –beneficio, o la combinación de algunos de estos criterios en caso de contratarse servicios de consultoría y bienes en un solo proceso o de acuerdo a la naturaleza del objeto a contratar. Dichos criterios han de estar justificados técnicamente, pues no podrá determinarse a juicio subjetivo de un funcionario público, sino acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 2.2.1.1.2.2.3. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen.

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a. En la selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes la oferta más favorable a la Entidad será aquella con el menor precio.

b. En el concurso de méritos, la oferta más favorable a la Entidad será aquella que presente la mejor calidad, con independencia del precio, que no será factor de calificación o evaluación. Las Entidades Estatales en los pliegos de condiciones deben indicar la forma como calificará, entre otros, los siguientes criterios:

La experiencia del interesado y del equipo de trabajo, y

La formación académica y las publicaciones técnicas y científicas del equipo de trabajo.

c. En los procesos de selección por licitación, de selección abreviada para la contratación de menor cuantía, será la que resulte, según la subdirección delegada, de aplicar alguna de las siguientes alternativas:

La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones. El factor calidad no podrá ser acreditado mediante certificados de experiencia del personal propuesto o equipo de trabajo del proponente teniendo en cuenta que según el artículo 2.2.1.1.1.5.3 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen, la experiencia del proponente debe constar en el RUP como requisito habilitante, no siendo procedente solicitar información adicional a dicho registro.

La subdirección delegada deberá establecer en cada proceso de selección factores que generen mejores condiciones de calidad de la propuesta en relación con el objeto a contratar, es decir el factor calidad debe corresponderse a un valor agregado que pueda aportar el contratista. La Entidad deberá observar la claridad suficiente en la determinación del factor calidad de los diferentes procesos a fin de evitar la confusión entre experiencia general y factor calidad

Dentro de los factores de calidad se podrá adoptar condiciones o prácticas de conservación del medio ambiente superiores a las que por ley deben adoptar los proponentes dentro del desarrollo de su actividad y tener en cuenta los acuerdos metropolitanos que respecto a compras sostenibles expida la Entidad.

La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio. En este caso deben seguirse los lineamientos del artículo 2.2.1.1.2.2. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen.

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Se podrán utilizar para procesos de obra la fórmula de la media aritmética o media geométrica según lo determine la subdirección delegada en cada caso particular. Para los demás procesos se podrá utilizar la fórmula del menor precio. En los casos en que en el proceso de contratación se hayan incorporado bienes y servicios con criterios ambientales cuyo cumplimiento pueda afectar el precio, se tendrá en cuenta que todas las ofertas elegibles hayan cumplido con tales criterios y se hayan aportado los medios de verificación válidos para tal fin.

Análisis del Riesgo y forma de mitigarlo

La Entidad tiene la obligación de realizar un análisis que incluya la tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación (Art. 4° Ley 1150 de 2007). Riesgos que según el Decreto 1082 de 2015, y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen son de los eventos que puedan generar efectos adversos de distinta magnitud en el logro de los objetivos del proceso de contratación o la ejecución del contrato. En los estudios previos se señalará el análisis del riesgo y la forma de mitigarlo según el Decreto 1082 de 2015, acorde con el manual expedido por Colombia Compra Eficiente y con el instructivo que hace parte de este Manual. Este análisis en la etapa de planeación será responsabilidad de la subdirección delegada del proceso y revisado por el comité asesor y evaluador posteriormente designado. Para hacer un adecuado análisis de riesgos es imperativo que los funcionarios examinen en el pasado cuales tropiezos o dificultades han tenido en la ejecución de sus contratos, incluso la ejecución de contratos en el sector privado. La subdirección responsable de la ejecución del contrato respectivo, debe elaborar la matriz de riesgos teniendo en cuenta el documento CONPES 3714 del 2011 o el que haga sus veces, la guía de Colombia Compra Eficiente y el presente Manual de Contratación. El estudio de riesgos es una necesidad imperante de estructuración ante la posibilidad de contingencias que traigan consigo efectos negativos o contrarios a los esperados, por esta razón, es necesario hacer una estimación sobre la probabilidad de estos eventos y tener previstas medidas encaminadas a reducir su probabilidad de ocurrencia, de conformidad con los lineamientos contenidos en el documento CONPES 3714 de 2011. Ahora bien, estos riesgos son diferentes a los cubiertos por las garantías establecidas en los contratos, y es por ello que para efectos de la configuración de los mismos, en cada proceso de contratación se debe tipificar o identificar el riesgo, estimarlo, asignarlo y valorarlos. Deben tenerse en cuenta los eventos que impidan la adjudicación y firma del contrato, los eventos que alteren la ejecución del contrato, el equilibrio económico del contrato, la eficacia del proceso de contratación y la reputación de la Entidad encargada de prestar el servicio.

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Los riesgos para cuya asignación en la matriz debe acudirse al documento CONPES 3714 de 2011 son: riesgos económicos, sociales o políticos, operacional, financieros, regulatorios, de la naturaleza, ambiental, tecnológicos. La matriz de riesgos será anexo obligatorio del estudio previo para todos los procesos de selección de convocatoria pública. Para los eventos de contratación directa o de convenios, no será necesaria la elaboración de la matriz si luego del análisis del objeto y las actividades se desprende que no es aplicable y se justifica adecuadamente tal circunstancia en el estudio previo.

Garantías

Con el fin de cubrir los riesgos que se deriven del incumplimiento del objeto contractual, los perjuicios que puedan afectar a la Entidad por acción u omisión del contratista y para garantizar la seriedad de la oferta, el Estatuto de Contratación Publica dispone la constitución de garantías. Se debe contemplar el tipo de amparos para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y la pertinencia de dividir en el tiempo los amparos en la ejecución por etapas del objeto contractual (Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen). En los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar únicamente, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías: i) Contrato de seguro contenido en una póliza, ii) Patrimonio autónomo, iii) Garantía bancaria.

De manera previa al inicio de la ejecución del contrato, se debe aprobar la garantía por parte del Equipo Asesoría Jurídica Administrativa, siempre y cuando esta se constituya de acuerdo con las normas legales y reglamentarias propias de cada instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada caso.

El monto, vigencia y amparos de las garantías serán los establecidos en el Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen. Las garantías son: seriedad de la oferta, cumplimiento, buen manejo y correcta inversión del anticipo, devolución del pago anticipado, pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales, estabilidad y calidad de la obra, calidad del servicio, calidad y correcto funcionamiento de los bienes, responsabilidad civil extracontractual. En los convenios podrá exigirse además de la garantía de cumplimiento, la de buen manejo y correcta inversión de los recursos, sin embargo esta última ampara el 100% del primer desembolso y su vigencia será la del plazo del convenio y cuatro (4) meses más. Además se solicitará que para los contratos que llegue a suscribir el conveniente exija todas las garantías que resulten procedentes acorde con el objeto.

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Indivisibilidad de la garantía

La garantía de cobertura del riesgo es indivisible. Sin embargo, en los contratos con un plazo mayor a cinco (5) años las garantías pueden cubrir los riesgos de la etapa del contrato o del periodo contractual, de acuerdo con lo previsto en el contrato.

No obligatoriedad de Garantías

No serán obligatorias en: i) Los contratos de empréstito, ii) Los contratos interadministrativos, iii) Los contratos de seguro, iv) Los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía prevista para la Entidad, caso en el cual corresponderá a la Entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así como en los demás que señale el reglamento.

La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial.

En el marco de la globalización y la internacionalización de los mercados, la Entidad deberá indicar si la contratación respectiva se encuentra cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar las obligaciones en ellos contenidas. El comité asesor y evaluador deberá revisar el texto de los acuerdos comerciales y sus anexos, los cuales de forma general incluyen: (i) una lista de las Entidades Estatales obligadas por el acuerdo comercial; (ii) los valores a partir de los cuales el acuerdo comercial es aplicable al proceso de contratación; y, (iii) las excepciones a la aplicación del acuerdo comercial según lo que la Entidad Estatal quiera contratar. Para ello, deberá revisar en la página web del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo los Acuerdos Internacionales y los Tratados de Libre Comercio vigentes para el Estado Colombiano en materia de contratación pública, que permita realizar tal verificación; además deberá tenerse en cuenta el Manual para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación que se encuentre publicado en la página web de Colombia Compra Eficiente. En relación con el trato nacional por reciprocidad, la Entidad deberá conceder el mismo trato que da a los bienes y servicios colombianos a aquellos bienes y servicios de Estados con los cuales, a pesar de no existir un acuerdo comercial, el Gobierno Nacional ha certificado reciprocidad. Es decir cuando el Gobierno Nacional con base en la revisión y comparación de la normativa en materia de compras y contratación pública de dicho Estado, ha certificado que en ese Estado los bienes y servicios colombianos gozan de trato nacional. Las certificaciones expedidas por el Ministerio de Relaciones Exteriores están publicadas en http://www.colombiacompra.gov.co/es/certificaciones-detrato-

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nacional-por-reciprocidad, y su contenido debe ser verificado pues no en todos los casos la Entidad debe conceder dicho trato. En estos casos, la Entidad deberá otorgar a los bienes y servicios extranjeros el mismo trato que da a los bienes y servicios nacionales y en consecuencia dar a esas ofertas el puntaje adicional de que trata la Ley 816 de 2003 y las preferencias en caso de empates de acuerdo con el artículo 33 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen. Debe tenerse en cuenta que los bienes nacionales son aquellos definidos en el Registro de Productores de Bienes Nacionales dispuesto en el Decreto 2680 de 2009, que indica que debe entenderse por tales bienes debe entenderse todos aquellos obtenidos en el territorio nacional, bienes elaborados con materiales nacionales o productos que sufran una transformación sustancial en los términos del artículo 4 del citado decreto. Por servicios nacionales, se precisa que serán los servicios prestados por personas naturales colombianas o residentes en Colombia o por personas jurídicas constituidas legalmente.

Aspectos derivados del objeto contractual.

Debe incluir los aspectos mínimos a incluir dentro del contrato.

o Obligaciones del contratista o Obligaciones del Área Metropolitana del Valle de Aburrá.

Ficha técnica del bien o servicio

Es el documento que contiene las características técnicas de un bien o servicio que es objeto de una subasta inversa, en la cual se incluirá sus especificaciones, en términos de desempeño y calidad. Las fichas técnicas deberán contener, como mínimo: i) Denominación técnica del bien o servicio, ii) Unidad de medida y iii) Descripción general. Adicionalmente, cuando incorporen criterios ambientales se incluirán estos así como los mecanismos de verificación de los mismos. Si existieran Fichas Técnicas Ambientales o perfiles técnicos ambientales desarrollados previamente por otras entidades, éstos podrán ser adoptados e incorporados a los estudios previos cuando sea pertinente. Anexos de los estudios previos (si estos corresponden a algún formato de calidad deberán presentarse en el mismo) Anexos del Estudio Previo

a. Estudio del Sector Económico elaborado de conformidad con el Decreto 1082 de 2015 o demás normas que lo sustituyan, modifiquen o deroguen y las guías de

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Colombia Compra Eficiente. Constancia estudio de mercado y presupuesto. (lo que aplique y en el formato de calidad que corresponda)

b. Ficha proyecto del Banco de Programas y Proyectos. c. Distribución de riesgos (Matriz). d. Ficha de estructuración de Proyectos (cuando sea el caso). e. Diseños, estudios, permisos, licencias necesarias, autorizaciones, fichas (de

Evaluación del Proyecto), determinación y adquisición de predios.(Cuando sea el caso)

f. Certificado de Disponibilidad Presupuestal debidamente firmado por la Líder de Contabilidad y Presupuesto, o Certificado de Vigencias Futuras (Cuando aplique)

g. Autorización de la Junta Metropolitana para la celebración del contrato (cuando aplique por ejemplo superiores a 10.000 smlmv)

h. Comité de Bienes (cuando aplique) i. Fichas técnicas (si existen) j. Licencias y permisos ambientales (cuando sea el caso).

Determinación de los requisitos habilitantes

De manera general se especifican las condiciones de experiencia, la capacidad jurídica, financiera y de organización de los proponentes exigidas para la participación en el proceso de selección, conforme a las condiciones del contrato a suscribir y su valor. El Registro Único de Proponentes-RUP, es el instrumento a través del cual se acreditan esas condiciones y no es procedente solicitar a los oferentes documentación adicional para verificar la información contenida en el registro.

Los requisitos habilitantes deberán ser proporcionales al objeto del contrato, por lo tanto al momento de establecer dicho requisitos para cada proceso de selección se deberá garantizar que éstos obedezcan no sólo a las necesidades de la Entidad sino que a su vez correspondan al estudio del sector previa consulta en el SIREM de los indicadores financieros que no podrán ser los mismos para todos los procesos contractuales sino específicos y acordes con cada proceso, de lo cual se dejará la justificación dentro del estudio del sector. Se recomienda el estudio de la guía publicada por Colombia Compra Eficiente en su sitio web www.colombiacompra.gov.co.

Los indicadores financieros en materia de contratación se deben ajustar a las realidades del mercado, teniendo en cuenta el comportamiento de cada sector económico, lo cual se debe respaldar de los correspondientes estudios sectoriales. De esta manera cada tipo de proceso difiere de los demás, por ejemplo una licitación para contratar obra tendrá indicadores diferentes al de concurso de mérito, selección abreviada, entre otros. Existe una clara diferencia legal entre los requisitos habilitantes y aquellos que otorgan puntaje para escoger al contratista. En lo posible los primeros se verificaran a través del RUP que es plena prueba de la información que allí consta, sin embargo los funcionarios tendrán especial cuidado en la verificación de las ofertas buscando que este documentos guarde consistencia con la demás documentación que se allegue con la propuesta.

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La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados por la Entidad en cualquier momento, hasta la adjudicación y presentados por el oferente hasta el momento antes de la instalación de la audiencia de adjudicación o de la publicación de la Resolución de Adjudicación o en el concurso de méritos hasta el momento antes del acto de verificación de la propuesta económica. Los requisitos habilitantes son:

a. Capacidad Jurídica: Se tendrá en cuenta la exigencia de la información relativa a:

certificado de existencia y representación legal para las personas jurídicas, para las personas naturales será el documento de identidad y/o el Registro Mercantil en caso de contar con establecimiento de comercio; Se tendrá en cuenta además el documento formal que acredite la constitución del consorcio o unión temporal, garantía de seriedad de la oferta, certificación de pago de seguridad social y aportes parafiscales, RUT, registro de multas, sanciones, apremios, y declaratorias de incumplimiento contractual, reciprocidad, certificación del revisor fiscal para sociedades anónimas abierta, RUP.

b. Experiencia: Se determina de acuerdo a la información contenida en el Registro

Único de Proponentes-RUP expresada en salarios mínimos. La Entidad para algunos procesos contractuales, dada su especialidad y especificidad podrá establecer dentro de los pliegos de condiciones la experiencia de integrantes del equipo de trabajo como condición técnica mínima habilitante y en aras de garantizar que quien finalmente sea el adjudicatario logre cumplir estándares mínimos de calidad.

c. Capacidad Financiera: Para esta revisión se tendrá en cuenta la información contenida en el RUP que presente cada ofertante y se determinará en cada proceso particular la capacidad financiera requerida. Se tendrá en cuenta el índice de liquidez, el índice de endeudamiento y la razón de cobertura de intereses.

d. Capacidad Organizacional: Para esta revisión se tendrá en cuenta la información

contenida en el RUP y se determinará en cada proceso particular la capacidad organizacional requerida. Se verificará la rentabilidad del patrimonio y rentabilidad del activo.

La Entidad debe establecer los indicadores de capacidad financiera y capacidad organizacional de forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato y evitar hacerlo de manera mecánica pues cada proceso de contratación tiene una naturaleza distinta y está asociado a riesgos particulares. No pueden establecerse

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indicadores fijos para los procesos contractuales y por ende cualquier acto administrativo que en la Entidad se expida o exista en sentido contrario será ineficaz. La Entidad debe determinar los indicadores de capacidad financiera y capacidad organizacional, y la relación de dependencia entre cada indicador y la ejecución del contrato. Para ello, la Entidad puede fijar límites más flexibles dados por el comportamiento del sector económico estudiando por ejemplo, los valores máximos y mínimos del indicador para las empresas objeto de análisis. La Guía para la Elaboración de Estudios de Sector y el Manual para determinar y verificar requisitos habilitantes elaborados por Colombia Compra Eficiente (http://www.colombiacompra.gov.co/manuales) señala cómo efectuar cálculos que permiten comprender las estadísticas del sector estudiado con el fin de tener herramientas que ayuden a definir el límite de los indicadores. La Entidad debe establecer el límite apropiado de los indicadores teniendo en cuenta el tamaño de la muestra (número de datos de la muestra), pues de este depende la calidad del análisis de la información. Se recomienda acorde con lo establecido por Colombia Compra Eficiente que se analicen los datos contenidos en la muestra mediante herramientas gráficas y estadísticas. Graficar los datos permite ver su comportamiento general e identificar sus características principales. Después, es importante calcular medidas estadísticas básicas para entender el comportamiento del indicador en el sector económico analizado. La Guía para la Elaboración de Estudios de Sector (http://www.colombiacompra.gov.co/manuales) contiene metodologías sugeridas para realizar estos análisis gráficos y estadísticos como por ejemplo la del promedio o media aritmética, la mediana, la media podada, la desviación estándar maestral, el gráfico de tallos y hojas y el histograma. La Entidad no debe limitarse a la aplicación mecánica de fórmulas financieras para verificar los requisitos habilitantes, sino que debe dar aplicación de indicadores adicionales para la verificación y análisis integral de la capacidad financiera y organizacional.

CAPACIDAD RESIDUAL (Cr) DE CONTRATACIÓN PARA EJECUCIÓN DE OBRA PÚBLICA.

De conformidad con el artículo 72 de la Ley 1682 de 2013, y el Decreto 791 de 2014, el artículo 2.2.1.1.1.6.4. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, adiciones o sustituyan, la Capacidad residual de contratación para contratos de obra pública se obtendrá de acuerdo con la metodología que defina Colombia Compra Eficiente, teniendo en cuenta los factores Experiencia (E), Capacidad Financiera (CF), Capacidad Técnica (CT), Capacidad Organización (CO), y los saldos de los contratos en ejecución (SCE).

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Debe entenderse por contrato en ejecución los contratos que a la fecha de presentación de la oferta obligan al proponente con Entidades Estatales y con entidades privadas para ejecutar obras civiles, incluyendo la ejecución de obras civiles en los contratos de concesión y los contratos de obra suscritos con concesionarios, incluyendo también los contratos suspendidos y aquellos que no tengan acta de inicio. No se entenderán como contratos en ejecución los que se encuentren en liquidación. Los proponentes extranjeros igualmente se regirán por el 2.2.1.1.1.6.4. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen.

MODALIDADES En esta etapa se adelantan los trámites dependiendo de la clase de contrato a suscribir, dependiendo de cada modalidad de selección.

La Entidad seleccionará los contratistas mediante las modalidades de licitación pública, concurso de méritos, selección abreviada (menor cuantía, subasta inversa, o por declaratoria de desierta de la licitación pública), mínima cuantía o contratación directa, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015, así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan.

1. Licitación Pública

Es el procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable, también es la regla general para la selección de los contratistas, salvo que el contrato a celebrar se encuentre dentro de las excepciones: selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y además cuando supere la menor cuantía establecida para la Entidad en cada vigencia fiscal.

ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO SOPORTE

1. Planear (Necesidad por parte de la subdirección o la Dirección)

Ordenador del gasto. En el momento en que surja la necesidad.

Cuando aplique. (Metodología del marco lógico).

2. Realizar cronograma5

(para proyectos de inversión) con el asunto materia de contratación, la posible modalidad y las fechas en que efectuara cada etapa para presentarlo a Comité de

Ordenador del gasto.

Técnico de la Subdirección

delegada

Profesional de Enlace

En el momento en que surja la necesidad.

Acta de Comité de Dirección

5 El cronograma debe contener fechas y tiempos de todo lo relativo a la fase de planeación: Coherencia y relación de la necesidad con el Plan de Gestión de la Entidad y Plan Anual

de Adquisiciones; Fichas del Banco de Programas y Proyectos; Matriz de riesgos; Estudio del sector económico y un adecuado presupuesto; Licencias, permisos, diseños, planos y

predios requeridos; Formulación de los estudios previos contemplando un plazo adecuado de ejecución de obras bienes o servicios por el valor que corresponde; Gestión CDP o

Vigencia Futura o Aprobación Junta Metropolitana (Cuando aplique); Modalidad de selección (Tiempo estimado de la duración del proceso hasta la adjudicación); Sí el proyecto

requiere otro trámite específico, incluirlo en el cronograma.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO SOPORTE

Dirección a efectos de recibir una viabilidad previa.

3. Formular ante el Banco de Programas y Proyectos, y esperar su aprobación.

NOTA: Esta actividad se realizará cuando la Entidad vaya a realizar un proyecto de Inversión.

Subdirector Delegado.

Técnico de la Subdirección

delegada

Profesional de Enlace

En el momento en que surja la necesidad.

Cuando aplique. (Metodología General Ajustada MGA), vigente. Ficha evaluación del proyecto. (en el formato de calidad que corresponda)

4. Elaborar un análisis del sector económico según la normatividad vigente

Subdirección Delegada.

Técnico de la Subdirección

delegada

Profesional de Enlace Apoyo: Contabilidad

y Presupuesto

Antes de iniciar el proceso.

Documento con el análisis del sector.

5. Elaborar los estudios

previos, presupuesto y documentos necesarios, según la normatividad vigente. Enviar por correo electrónico al Asesor (a) de Gestión de Contratos con la solicitud de conformación de Comité Asesor y Evaluador o Grupo Profesional de Apoyo, junto el con soporte de presupuesto y demás anexos técnicos. Establecer en un documento que no se pública pero que debe constar en el expediente contractual el precio artificialmente bajo.

Subdirección Delegada.

Técnico de la Subdirección

delegada

Profesional de Enlace

Antes de iniciar el proceso.

Correo Electrónico con: Documento análisis del

sector. Estudios previos. (en el

formato de calidad que corresponda)

Documentos que soportan el proceso de licitación pública.

Matriz de riesgos. Licencias y permisos

que se requieran. Si el proyecto es una obra, el formato de la Ficha estructuración de proyectos actualizada.

6. Verificar la disponibilidad de recursos en el rubro presupuestal del proceso que se desea adelantar.

Subdirección Delegada.

Líder de la

Subdirección

Antes de iniciar el proceso.

N/A

7. Solicitar y designar el Comité Asesor y Evaluador o Grupo Profesional de

Ordenador del gasto.

Líder de la

Antes de iniciar el proceso.

Correo electrónico con: Solicitud y Asignación

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO SOPORTE

Apoyo Subdirección

Asesor(a) Jurídica Administrativa.

Asesor(a) Gestión

Contratos

8. Revisar y ajustar los estudios previos y documentos necesarios, según la normatividad vigente, que justifique la necesidad a contratar.

Grupo Profesional de

Apoyo.

Profesional de Enlace

y Comité Asesor y Evaluador

Permanente (Caep)

De acuerdo a la necesidad de la

contratación.

Correo Electrónico con: Documento análisis del

sector Estudios previos Documentos que

soportan proceso de licitación pública.

Matriz de riesgos. Sí el proyecto es una obra, Ficha estructuración de proyectos actualizada.

9. Solicitar la disponibilidad presupuestal, de conformidad con el presupuesto oficial y la revisión del Comité Asesor y Evaluador

Jefe, Asesor o Líder de la subdirección

encargada del proceso.

Antes de enviar el proceso a Comité

de Dirección.

Correo electrónico solicitando la disponibilidad. Certificado de disponibilidad presupuestal firmada.

10. Presentar proceso al Comité de Dirección.

Grupo Profesional de Apoyo, Profesional de Enlace y Comité Asesor y Evaluador Permanente (Caep)

Antes de dar inicio al proceso de

licitación pública.

Correo electrónico con el envío de la información. Acta Comité de Dirección. (Puede contener observaciones de ajuste). Memorando de aprobación.

11. Solicitar el número de la licitación pública al Técnico Operativo del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa.

Profesional Universitario y/o

Contratista designado del Equipo de

Gestión de Contratos

Una vez aprobado por el Comité

Dirección.

Correo electrónico.

12. Asignar el número de licitación pública.

Técnico Operativo del Equipo de Asesoría

Jurídica Administrativa.

Una vez recibida la solicitud.

Correo electrónico.

13. Elaborar conforme con los estudios previos y documentos necesarios, el proyecto de pliego de condiciones y aviso de convocatoria.

Profesional Universitario y/o

Contratista designado del Equipo de

Gestión de Contratos.

Según cronograma. Proyecto de pliegos de condiciones. Aviso de convocatoria.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO SOPORTE

14. Revisar proyecto de pliego de condiciones y el aviso de convocatoria.

Grupo Profesional de Apoyo, Profesional de Enlace y Comité Asesor y Evaluador Permanente (Caep)

Según cronograma. Proyecto de pliegos de condiciones. Aviso de convocatoria.

15. Elaborar el borrador de la minuta del contrato.

Profesional Universitario y/o

Contratista designado del Equipo de

Asesoría Jurídica Administrativa.

Una vez elaborado y revisado el

proyecto de pliego de condiciones.

Borrador de la minuta del contrato.

16. Publicar en el Portal Único de Contratación SECOP, la siguiente información:

Aviso de convocatoria

(página web también) Proyecto de pliego de

condiciones. Estudios previos. Presupuesto detallado Planos y diseños cuando

aplique Matriz de riesgos. Anexos. Borrador de la minuta del

contrato. Análisis del sector. NOTA: Si el pliego definitivo no se publica en la fecha establecida del cronograma del proyecto de pliego de condiciones se debe publicar un aviso en el Portal Único de Contratación SECOP en el cual se indique las razones porque se suspende el proceso

Profesional Universitario y/o

Contratista designado del Equipo de

Gestión de Contratos.

Según cronograma.

Con antelación no inferior a diez (10) días hábiles a la

fecha del acto que ordena su apertura.

Constancia de publicación en el Portal Único de Contratación SECOP

En la página Web de la Entidad se publicará aviso de convocatoria y actos administrativos que deciden una situación en el proceso.

17. Recibir, analizar y dar respuesta a observaciones realizadas por los posibles proponentes al proyecto de pliego de condiciones través del Portal Único de Contratación SECOP.

Grupo Profesional de

Apoyo.

Profesional de Enlace

Comité Asesor y

Evaluador Permanente (Caep)

Según cronograma.

Los interesados podrán hacer

comentarios al proyecto de pliego de condiciones a

partir de la fecha de publicación de los

mismos durante un término de diez (10)

días hábiles.

Documento que contenga respuestas debidamente motivadas. Constancia de publicación en Portal Único de Contratación SECOP.

18. Ajustar el pliego de condiciones definitivo, en el cual se podrán incluir los

Grupo Profesional de Apoyo.

Según cronograma. Pliego de condiciones definitivo.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO SOPORTE

ajustes pertinentes derivados de las observaciones realizadas al proyecto de pliegos de condiciones y demás documentos a que haya lugar.

NOTA: Si el pliego definitivo no se publica en la fecha establecida del cronograma del proyecto de pliego de condiciones se debe publicar un aviso en el Portal Único de Contratación SECOP en el cual se indique las razones porque se suspende el proceso

Profesional de Enlace

Comité Asesor y

Evaluador Permanente (Caep)

Aviso Informativo

19. Elaborar, firmar y radicar la resolución de apertura de la licitación pública.

Profesional Universitario y/o

Contratista designado del Equipo de

Asesoría Jurídica Administrativa.

Asesor Jurídica Administrativa.

Ordenador del gasto.

Técnico Operativo del Equipo de Asesoría

Jurídica Administrativa.

Según cronograma. Resolución Metropolitana que ordena la apertura del proceso de licitación pública.

20. Publicar en el Portal Único de Contratación SECOP, la Resolución Metropolitana de apertura de la licitación pública, el pliego de condiciones definitivo.

NOTA: En caso de modificación de documentos anexos también se publicarán.

Profesional Universitario y/o

Contratista designado del Equipo de

Gestión de Contratos.

Según cronograma. Resolución Metropolitana que ordena la apertura del proceso de licitación pública. Pliego de condiciones definitivo. Documentos anexos en casos de haber sido modificados.

21. Llevar a cabo la visita no obligatoria (si hay lugar a ella) al sitio de ejecución del objeto contractual.

Profesional Universitario y/o

Contratista designado de la subdirección

delegada.

De acuerdo a lo establecido en el

cronograma.

Acta de visita. Constancia que se

expide con ocasión de la misma la cual se deberá publicar en el Portal Único de Contratación SECOP.

22. Realizar la audiencia para asignación de riesgos.

Nota 1: A solicitud de un

Grupo Profesional de Apoyo.

Dentro de los tres (3) días hábiles

siguientes al inicio del plazo para la

Acta de audiencia de aclaración de pliegos de condiciones y de asignación de riesgos

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO SOPORTE

interesado se podrá precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones dentro de la audiencia de asignación de riesgos. Nota 2: En la audiencia de asignación de riesgos se deberá presentar el análisis de riesgos efectuado y hacer la asignación de riesgos en forma definitiva.

Comité Asesor y Evaluador

Permanente (Caep)

presentación de propuestas.

previsibles, la cual se deberá publicar en el Portal Único de Contratación SECOP.

23. Recibir y analizar las observaciones realizadas por los posibles proponentes al pliego de condiciones definitivo y elaborar las respuestas por medio de oficio y/o adenda, según sea el caso.

NOTA 1: No se podrán realizar adendas dentro de los tres (3) días anteriores al cierre de la licitación pública.

NOTA 2: La Entidad deberá publicar las adendas en días hábiles, entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m.

Grupo Profesional de Apoyo.

Profesional de

Enlace

Comité Asesor y Evaluador

Permanente (Caep)

Según cronograma. Documentos contentivos de las respuestas debidamente motivadas o adendas, si es el caso.

24. Publicar en el Portal Único de Contratación SECOP, las respuestas a las observaciones y las adendas.

Profesional Universitario y/o

Contratista designado del Equipo de

Gestión de Contratos.

Una vez recibidas y aprobadas las

respuestas a las observaciones o adendas si es el

caso.

Constancia de publicación en el Portal Único de Contratación SECOP.

25. Enviar correo electrónico o comunicar a través del calendario de Outlook al Equipo de Atención al Usuario y Gestión Documental, la fecha, hora de cierre y entregar el control de recibo de propuestas en forma física.

Profesional Universitario del

Equipo de Gestión de Contratos.

Dos (2) días de anticipación a la fecha de cierre y

recibo de propuestas.

Correo electrónico. Acta de cierre y control de recibo de propuestas. (en el formato de calidad que corresponda)

26. Recibir y radicar las propuestas conforme lo establece el pliego de condiciones y hacer entrega a profesional o contratista del Equipo de Gestión de Contratos

Técnico Operativo y/o Administrativo del

Equipo de Atención al Usuario y Gestión

Documental (ARCHIVO DE LA

ENTIDAD)

Según cronograma. Acta de cierre y control de recibo de propuestas. Propuestas (original y copia).

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO SOPORTE

27. Realizar acto de apertura de las propuestas.

NOTA: En caso de no recibir propuestas, elaborar y publicar en el Portal Único de Contratación, SECOP la Resolución Metropolitana declarando desierto el proceso y anexarla al expediente del proceso.

Grupo Profesional de Apoyo, Comité

Asesor y Evaluador Profesional

Universitario de la Oficina de Auditoría

Interna.

Según cronograma. Acta de apertura de propuestas (en el formato de calidad que corresponda) Resolución Metropolitana según el caso. Constancia de publicación en el Portal Único de Contratación, SECOP.

28. Evaluar las propuestas presentadas de acuerdo a lo establecido en los pliegos de condiciones.

Grupo Profesional de Apoyo.

Profesional de

Enlace

Comité Asesor y Evaluador

Permanente (Caep)

Según cronograma. Informe de evaluación (jurídica, técnica y financiera).

29. Hacer requerimientos a los proponentes para subsanar o aclarar los documentos de la propuesta en el evento de ser necesario conforme insumos de la subdirección delegada.

Asesor (a) Equipo Gestión de Contratos.

Según cronograma. Comunicación oficial despachada, publicada en el Portal Único de Contratación, SECOP.

30. Revisar los documentos de respuestas a las subsanaciones requeridas y elaborar el informe integrado de evaluación.

Grupo Profesional de

Apoyo.

Profesional de Enlace

Comité Asesor y

Evaluador Permanente (Caep)

Según cronograma y una vez recibidas

y valoradas las respuestas a las subsanaciones.

Comunicación oficial recibida con respuesta y/o anexos mediante cualquier medio.

Informe integrado de evaluación (jurídica, técnica y financiera).

31. Publicar en el SECOP el informe integrado de evaluación, el cual debe permanecer a disposición de los oferentes por cinco (5) días hábiles, para que aquellos presenten sus observaciones.

NOTA: Se deben publicar las observaciones al informe en el Portal Único de Contratación, SECOP conforme se reciban.

Profesional Universitario y/o

Contratista designado del Equipo de

Gestión de Contratos.

Según cronograma. Constancia de publicación en el Portal Único de Contratación, SECOP y observaciones de los proponentes cuando sea el caso.

32. Elaborar el proyecto de la Resolución Metropolitana

Profesional Universitario y/o

Según cronograma. Borrador de la Resolución Metropolitana de

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO SOPORTE

de adjudicación. Contratista designado del Equipo de

Asesoría Jurídica Administrativa.

adjudicación.

33. Llevar a cabo la audiencia pública de adjudicación.

Ordenador del gasto

Profesional Universitario de la Oficina Auditoría

Interna.

Grupo Profesional de Apoyo.

Profesional de

Enlace

Comité Asesor y Evaluador

Permanente (Caep)

Según cronograma. Acta de audiencia pública de adjudicación en el Portal Único de Contratación, SECOP.

Video de Audiencia.

34. El Técnico Operativo del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa radica en el archivo de la Entidad la Resolución Metropolitana de adjudicación La Notificación de la Resolución: Se surte por estrados en la audiencia pública.

Grupo Profesional de

Apoyo y Caep

Técnico Operativo del Equipo de Asesoría

Jurídica Administrativa.

Ordenador del gasto.

Según cronograma. Resolución Metropolitana de adjudicación. Acta de audiencia pública de adjudicación. Constancia de publicación en el Portal Único de Contratación, SECOP.

35. Solicitar mediante correo electrónico el número de contrato al Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa.

Profesional Universitario y/o

Contratista designado del Equipo de

Gestión de Contratos.

Una vez publicada la Resolución

Metropolitana de adjudicación.

Correo electrónico.

36. Asignar número de contrato.

Técnico Operativo del Equipo de Asesoría

Jurídica Administrativa.

Una vez recibida la solicitud.

Correo electrónico con el número de contrato asignado.

37. Revisar el adecuado desarrollo del proceso, dejando evidencia en la lista de chequeo respectiva adjuntar CD con los documentos del proceso y las audiencias.

Profesional Universitario y/o

Contratista designado del Equipo de

Gestión de Contratos.

Una vez surtidos los trámites anteriores.

Lista de chequeo licitación pública. (En el formato de calidad que corresponda)

38. Enviar correo electrónico al abogado asignado de la Jurídica Administrativa con los datos del contrato: numero, partes, valor y

Profesional Universitario y/o

Contratista designado del Equipo de

Gestión de Contratos.

Una vez se cuente con los documentos

soporte.

Correo electrónico

Página 59 de 158

ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO SOPORTE

plazo, supervisor designado, si incluye o no IVA, numero de disponibilidad y rubro, con el archivo adjunto de los Estudios previos definitivos aprobados por el comité.

39. Entregar al Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa para la elaboración del contrato la carpeta física con los documentos precontractuales.

Nota: Las copias No. 2 de las propuestas se remitirán a Gestión Atención al usuario y Gestión Documental.

Profesional Universitario y/o

Contratista designado del Equipo de

Gestión de Contratos.

Una vez reunidos los anteriores documentos.

Expediente con: Lista de chequeo Documentos pre-contractuales.

40. Revisar los documentos pre-contractuales y redactar el contrato con los datos del oferente ganador.

Profesional Universitario y/o

Contratista designado del Equipo de

Asesoría Jurídica Administrativa.

Una vez recibida la carpeta contentiva de los documentos señalados en las

actividades anteriores.

Minuta del contrato.

41. Suscribir el contrato por parte del ordenador del gasto y el contratista.

Ordenador del gasto y

Contratista.

Una vez se cuente con el Visto Bueno

del Asesor (a) Jurídica

Administrativa.

Minuta del contrato suscrita.

42. Remitir al Profesional Universitario y/o Contratista designado del Equipo de Gestión de Contratos el contrato legalizado y la oferta adjudicataria del proceso para publicación en el Portal Único de Contratación, SECOP.

NOTA: La oferta adjudicataria se publicará completa, excepto los documentos sometidos a reserva.

Técnico Operativo del Equipo de Asesoría

Jurídica Administrativa.

Una vez perfeccionado y

legalizado el contrato.

Contrato legalizado escaneado.

43. Publicar en el Portal Único de Contratación, SECOP el contrato y la oferta adjudicataria del proceso.

Profesional Universitario y/o

Contratista designado del Equipo de

Gestión de Contratos

Al momento de recibir el contrato y

la oferta adjudicataria.

Constancia de publicación en: Portal Único de Contratación, SECOP.

Página 60 de 158

ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO SOPORTE

44. Remitir carpeta del contrato al Equipo de Contabilidad y Presupuesto y solicitar el registro presupuestal.

Técnico Operativo del Equipo de Asesoría

Jurídica Administrativa.

Una vez suscrito el contrato.

Carpeta del contrato.

45. Remitir carpeta del contrato con el sello del número del registro presupuestal al Técnico Operativo del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa.

Técnico Operativo del Equipo de

Contabilidad y Presupuesto.

Una vez elaborado el registro

presupuestal.

Anotación del número del registro presupuestal al margen del contrato.

46. Recibir del contratista el contrato suscrito con las pólizas.

Profesional Universitario y/o

Contratista designado del Equipo de

Asesoría Jurídica Administrativa.

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes de la

suscripción.

Garantía y recibo de pago de la misma.

47. Revisar y aprobar la garantía mediante acta aprobatoria de fianzas que se archiva en el expediente contractual.

Profesional Universitario y/o

Contratista designado del Equipo de

Asesoría Jurídica Administrativa.

Inmediato. Acta aprobatoria de fianza.

48. Informar a través de memorando la designación de supervisión.

NOTA: Cuando se trate de licitación pública de obra, la interventoría debe ser independiente y contratada. (Numeral 1º del inciso 2 del Art. 32 de la Ley 80 de 1993), contratación que debe ser previa a la adjudicación del contrato de obra.

Cuando la Interventoría se encuentre contratada se envía un oficio comunicando el adjudicatario de la obra.

Profesional Universitario y/o

Contratista designado de Equipo de

Asesoría Jurídica Administrativa.

Una vez legalizado el contrato.

Memorando de supervisión u oficio de interventoría.

49. Remitir el expediente del contrato mediante el formato correspondiente al Equipo de Atención al Usuario y Gestión Documental, con las propuestas originales, diferenciando la propuesta ganadora.

Técnico Operativo del Equipo de Asesoría

Jurídica Administrativa.

Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la

aprobación de los documentos de legalización del

contrato.

Transferencia de documentos.

50. Suscribir el acta de inicio Supervisor (y el Una vez cumplidos Transferencia de

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO SOPORTE

de ejecución del contrato (esta etapa se sujetará especialmente a lo establecido en el aparte de interventoría y/o supervisión contractual. Se publica una vez el supervisor la suscriba y entregue al Equipo de la Jurídica Administrativa y este a su vez al profesional del Equipo de Gestión contratos encargado de la publicación.

NOTA: El interventor deberá reportar al Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa. las actas de inicio, actas de suspensión, adiciones, prórrogas y modificaciones de los contratos y convenios, para su respectiva alimentación del módulo del expediente contractual y la publicación en el Portal Único de Contratación, SECOP por parte del Equipo de Gestión de Contratos.

interventor cuando se cuente con vigilancia

externa).

los requisitos señalados en el

contrato para ello.

documentos Acta de inicio. Constancia de publicación en: Portal Único de Contratación, SECOP.

51. Elaborar acta de suspensión y solicitar el hacer desplazamiento de pólizas en el evento de ser necesario.

Supervisor y el interventor externo

contratado

Ordenador del gasto.

Una vez se presente la necesidad.

Acta de suspensión.

52. Elaborar acta de reinicio del contrato e informar a la aseguradora

Enviar a Gestión Contratos para su publicación

Supervisor (y el interventor cuando se cuente con vigilancia

externa)

Ordenador del gasto.

Una vez se superen los motivos que

dieron origen a la suspensión.

Acta de reinicio y comunicación oficial a la aseguradora.

53. Suscribir el acta de recibo final del contrato y solicitar al contratista el desplazamiento final de las pólizas

Supervisor (y el interventor

cuando se cuente con vigilancia

externa)

Ordenador del gasto

Una vez vencido el plazo y/o recibido a

satisfacción el objeto contractual.

Acta de recibo final.

54. Elaborar el acta final de aprobación de pólizas

Profesional Universitario y/o

contratista designado del Equipo Asesoría

Jurídica Administrativa

Una vez recibida (s) la (s) póliza (s)

Acta de aprobación final de póliza.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO SOPORTE

55. Elaborar acta de liquidación del contrato.

Interventor. Una vez recibido a satisfacción el

objeto contractual.

Acta de liquidación.

56. Remitir el acta de liquidación del contrato al Equipo de Contabilidad y Presupuesto para revisar los resultados financieros de la ejecución del contrato. Remitir al Equipo de la Jurídica Administrativa para revisión de aspectos legales.

Supervisor Una vez elaborada acta de liquidación

del contrato.

Acta de liquidación.

57. Suscribir el acta de liquidación del contrato.

Ordenador del gasto y

Supervisor (y el interventor

cuando se cuente con vigilancia

externa) y

Contratista.

Una vez recibido a satisfacción el

objeto contractual, desplazada la

garantía y dentro de los términos

establecidos en el contrato o el

establecido en el art. 60 de la Ley 80/93 subrogado

por el artículo 11 de la Ley 1150/07.

Acta de liquidación.

58. Enviar al Técnico Operativo Equipo de Asesoría de jurídica Administrativa el acta de liquidación para ingresarlo al expediente contractual electrónico, para luego ser enviada para publicar en el SECOP

Supervisor Una vez liquidado el contrato.

Acta de Liquidación”. Constancia de correo electrónico.

59. Enviar al Profesional Universitario y/o contratista designado del Equipo de Gestión de Contratos el acta de liquidación para su publicación en el Portal Único de Contratación, SECOP.

Supervisor Una vez liquidado el contrato.

Acta de liquidación, escaneada.

60. Publicar el acta de liquidación en el Portal Único de Contratación, SECOP.

Profesional Universitario y/o

contratista del Equipo de Gestión de

Contratos

Una vez recibida el acta de liquidación.

Constancia de publicación en el Portal Único de Contratación, SECOP.

61. Cierre del expediente contractual:

NOTA: Una vez vencidos los

Supervisor (y el interventor

cuando se cuente con vigilancia

Una vez vencidos los términos o

dadas las condiciones para

Constancia de cierre del expediente contractual.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO SOPORTE

términos de las garantías de calidad, estabilidad o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes se dejará constancia de cierre del expediente contractual.

externa)

y Equipo de Atención al usuario y Gestión

Documental.

ello.

En caso de que en la Licitación Pública se utilice la conformación dinámica de las ofertas mediante subasta inversa, se incluirán las actividades anteriormente señaladas siguiendo para la realización de la subasta los pasos establecidos en este manual para la subasta inversa.

2. Selección Abreviada

Corresponde a la modalidad de selección prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual (artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015 así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan). Las causales de selección abreviada son: a. La adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes

b. La contratación de menor cuantía.

c. La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.

d. La contratación por declaratoria de desierta de la licitación pública.

e. Adquisición de productos de origen y destinación agropecuarios

f. Actos con objeto directo de las actividades de Empresas Industriales y comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta

g. Contratos de entidades a cargo de ejecución de Programas de Protección de Personas Amenazadas, Desmovilización y Reincorporación, Población Desplazada, Protección de Derechos Humanos y Población con Alto Grado de Exclusión.

h. Bienes y servicios para la Seguridad y Defensa Nacional

Se detalla las causales más utilizadas al interior de la Entidad, que de acuerdo con su reglamentación tienen diferente procedimiento:

3. Selección Abreviada mediante subasta inversa

Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes, entendidos éstos como aquellos que son de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad

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iguales o similares, que en consecuencia puedan ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición, así mismo los definidos en el literal a del numeral 2 de la Ley 1150 de 2007. Por características técnicas uniformes se quiere significar que se trata de un bien o servicio que presta la misma utilidad para la Entidad y satisface idéntica necesidad de la misma forma, independientemente de la marca o nombre comercial del bien o servicio ofertado o de su forma de presentación, es decir, que el elemento fundamental son las características intrínsecas del bien o servicio y no quien lo ofrece o su apariencia física. Debe considerarse que de conformidad con Decreto 1082 de 2015, así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan, en los pliegos de condiciones para contratar bienes y servicios de características técnicas uniformes debe indicarse entre otros, la ficha técnica del bien, clasificación del bien según el clasificador de bienes y servicios, la identificación adicional requerida, la unidad de medida, la calidad mínima y los patrones de desempeño mínimos. La incorporación de criterios de sostenibilidad se podrá realizar mediante su inclusión en la ficha técnica u otra forma considerada en este manual, donde también se precisarán los mecanismos de verificación cuyo cumplimiento será exigible a todos los proponentes habilitados para presentar propuesta. Si el precio del bien o servicio es regulado la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas, debe definir el contenido de cada uno de las partes o lotes si la adquisición se pretende hacer por partes. La identidad de los proponentes habilitados para participar en el certamen de subasta, sólo será revelada al momento de la adjudicación del contrato. La Entidad en el caso que lo considere pertinente llevara a cabo la Subasta Inversa en forma electrónica o presencial según lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015 así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan. Para que el certamen de subasta pueda llevarse a cabo, deberán resultar habilitados para participar en el mismo como mínimo dos (2) proponentes. Si en el proceso de contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica y está habilitado, la Entidad puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igualo inferior a la disponibilidad presupuestal, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa, de conformidad con el numeral 5° del artículo 2.2.1.2.1.2.2.del Decreto 1082 de 2015 así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan. Para la subasta inversa el procedimiento y los responsables son idénticos a los vistos para la licitación pública los siguientes son los pasos que a diferencia de las otras modalidades deben llevarse a cabo:

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO

SOPORTE

1. Publicar en el Portal Único de Contratación SECOP, la siguiente información

Aviso de convocatoria

(página Web de la Entidad)

Proyecto de pliego de condiciones.

Estudios previos. Matriz de riesgos. Anexos. Borrador de la minuta

del contrato.

Análisis del sector.

Presupuesto oficial Detallado

Manual de Usuarios

Fichas Técnicas de los bienes o servicios adquiridos

NOTA: Realizar convocatoria a MIPYMES, para los procesos que no superen los US125.000 dólares

Profesional Universitario y/o

contratista designado del Equipo de Gestión

de Contratos.,

Según cronograma.

Con antelación no inferior a Cinco (05) días hábiles a

la fecha del acto que ordena su apertura.

Constancia de publicación en el Portal Único de Contratación SECOP y página Web

de la Entidad.

2. Recibir, analizar y dar respuesta a través del SECOP a las observaciones realizadas por los posibles proponentes al proyecto de pliego de condiciones a través del Portal Único de Contratación SECOP.

Comité Asesor y Evaluador

o Grupo Profesional de

Apoyo y Caep

(Acorde con la cuantía del proceso)

Según cronograma.

Los interesados podrán hacer comentarios al proyecto de pliego de

condiciones a partir de la fecha de publicación de los mismos durante un

término de mínimo cinco (05) días hábiles.

Documento que contenga respuestas debidamente motivadas. Constancia de publicación en Portal Único de Contratación SECOP.

3. Recibir y dar trámite a las manifestaciones de interés de limitar la convocatoria a MIPYMES NACIONALES, si es el caso.

NOTA: Aplica para los procesos que no superen los US125.000 dólares.

Comité Asesor y Evaluador

o Grupo Profesional de

Apoyo y Caep

(Acorde con la cuantía del proceso)

A más tardar el día hábil anterior a la fecha prevista

para la apertura del proceso de selección.

Comunicaciones Oficiales Recibidas.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO

SOPORTE

4. Ajustar el pliego de condiciones definitivo, en el cual se podrán incluir los ajustes pertinentes derivados de las observaciones realizadas al proyecto de pliegos de condiciones y demás documentos a que haya lugar.

Comité Asesor y Evaluador

o Grupo Profesional de

Apoyo y Caep

(Acorde con la cuantía del proceso)

Según Cronograma Pliego de condiciones definitivo.

Aviso Informativo

5. Elaborar, firmar y radicar la resolución de apertura del proceso de selección abreviada mediante subasta inversa electrónica o presencial.

NOTA: En caso de que se cumplan los requisitos establecidos para la convocatoria limitada de MIPYMES, se deberá indicar que en el proceso sólo podrán presentar ofertas quienes ostenten tal calidad.

Profesional Universitario y/o

contratista designado del Equipo de

Asesoría Jurídica Administrativa

Ordenador del gasto

Según Cronograma. Resolución Metropolitana que ordena la apertura del proceso de selección.

Pliego de condiciones definitivo. Documentos anexos en casos de haber sido modificados.

6. Publicar en el Portal Único de Contratación SECOP la Resolución Metropolitana de apertura de la selección abreviada mediante subasta inversa electrónica o presencial y el pliego de condiciones definitivo

NOTA: En caso de modificación de documentos anexos también se publicarán NOTA: Estos últimos deberán permanecer publicados cuando menos siete (7) días, que transcurrirán entre la publicación de la Resolución Metropolitana de apertura y la fecha de inicio del plazo para presentar propuestas.

Profesional Universitario y/o

contratista designado del Equipo de Gestión

de contratos.

Según cronograma. Resolución Metropolitana que ordena la apertura del proceso de selección abreviada mediante subasta inversa electrónica o presencial

Pliego de condiciones definitivo.

Documentos anexos en casos de haber sido modificados.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO

SOPORTE

7. Recibir y analizar las observaciones realizadas por los posibles proponentes al pliego de condiciones definitivo y elaborar las respuestas por medio de oficio y/o adenda, según sea el caso.

NOTA 1: No se podrán realizar adendas dentro de un (1) día hábil anterior a la hora del cierre del proceso.

NOTA 2: La Entidad deberá publicar las adendas en días hábiles, entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m.

Comité Asesor y Evaluador

o Grupo Profesional de

Apoyo y Caep (Acorde con la cuantía

del proceso)

Según cronograma.

Documentos contentivos de las respuestas debidamente motivadas o adendas, si es el caso.

8. Publicar en el Portal Único de Contratación SECOP, las respuestas a las observaciones y las adendas.

Profesional Universitario y/o

contratista designado del Equipo de Gestión

de Contratos.

Una vez recibidas y

aprobadas las respuestas a las

observaciones o adendas si es del caso.

Constancia de publicación en el Portal Único de Contratación SECOP.

9. Enviar correo electrónico o comunicar a través del calendario de Outlook al Equipo de Atención al Usuario y Gestión Documental, la fecha, hora de cierre y entregar el control de recibo de propuestas en forma física

Profesional Universitario y/o

contratista designado del Equipo de Gestión

de Contratos.

Dos (2) días de anticipación a la fecha de

cierre y recibo de propuestas.

Correo electrónico Acta de Cierre y Control de Recibo de Propuestas Selección Abreviada Mediante Subasta Inversa Electrónica o presencial.

10. Recibir y radicar las propuestas las propuestas y hacer entrega al Profesional Universitario y/o contratista designado del Equipo de Gestión de Contratos. Comité Asesor y Evaluador.

Técnico Operativo del Equipo de Atención al

Usuario y Gestión Documental.

Según cronograma. Acta de Cierre y Control de Recepción de Propuestas Selección Abreviada Mediante Subasta Inversa Electrónica o presencial.

Propuestas (original y copia).

11. Realizar acto privado de apertura de los sobres contentivos de los requisitos habilitantes.

NOTA: En caso de no recibir

Comité Asesor y Evaluador

o

Grupo Profesional de

Según cronograma. Acta de Apertura de Propuestas. Resolución Metropolitana según el caso.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO

SOPORTE

propuestas, elaborar y publicar en el Portal Único de Contratación SECOP la Resolución Metropolitana declarando desierto el proceso y anexarla al expediente del proceso.

(no hay opción de ampliar plazo) Debe iniciarse un nuevo proceso desde el principio con prepliegos.

Apoyo y Caep

(Acorde con la cuantía del proceso)

Profesional

Universitario y/o contratista designado

de la Oficina de Auditoría Interna.

12. Elaborar Acta de asignación de códigos de identificación, que será utilizado durante el proceso de verificación de los requisitos habilitantes.

Comité Asesor y Evaluador

o Grupo Profesional de

Apoyo y Caep (Acorde con la cuantía

del proceso)

Después de la recepción de propuestas y antes de la publicación del informe previo de no habilitados.

Constancia de reunión del comité.

13. Enviar a través del correo electrónico institucional, el código de identificación a los proponentes que hayan presentado propuesta.

Comité Asesor y Evaluador

o Grupo Profesional de

Apoyo y Caep

(Acorde con la cuantía del proceso)

Técnico Operativo del Equipo de Atención al

Usuario y Gestión Documental

Antes de la publicación del informe de no habilitados previo.

Correo electrónico.

14. Verificar los requisitos habilitantes para la participación en el certamen de subasta inversa electrónica o presencial.

Comité Asesor y Evaluador

o Grupo Profesional de

Apoyo y Caep (Acorde con la cuantía

del proceso)

Según cronograma. Informe de verificación requisitos habilitantes.

15. Publicar el informe de no habilitados Previo con los requerimientos objeto de subsanación, incluyendo los proponentes rechazados, si es del caso.

Comité Asesor y Evaluador

o Grupo Profesional de

Apoyo y Caep (Acorde con la cuantía

del proceso)

Según cronograma. Informe de no habilitados previo. Constancia de publicación en el Portal Único de Contratación SECOP.

16. Revisar los documentos de respuestas a las subsanaciones requeridas a los

Comité Asesor y Evaluador

o Grupo Profesional de

Según cronograma y una vez recibidas y valoradas

las respuestas a las subsanaciones.

Comunicación oficial recibida con respuesta y/o anexos mediante

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO

SOPORTE

proponentes considerados no habilitados.

Apoyo y Caep (Acorde con la cuantía

del proceso)

cualquier medio.

17. Publicar el informe de no habilitados Definitivo.

Comité Asesor y Evaluador

o Grupo Profesional de

Apoyo y Caep (Acorde con la cuantía

del proceso)

Según cronograma y una vez recibidas y valoradas

las respuestas a las subsanaciones.

Informe de no habilitados Definitivo, publicado en el Portal Único de Contratación SECOP.

18. Crear y verificar el estado del usuario para participar como oferente en el certamen de subasta inversa en caso de ser electrónica, (ver manual aplicativo).

Profesional Universitario y/o

contratista designado de Sistemas de

Información

Profesional Universitario y/o

contratista designado del Equipo de Gestión

de Contratos.

Antes de la realización del certamen de subasta.

http://servicios.metropol.gov.co/ sim/Loginn.aspx metropolmetropol.gov.co.

19. Realizar Validación del Sistema, cuando la subasta sea electrónica.

Profesional Universitario y/o

contratista designado de Sistemas de

Información

Profesional Universitario y/o

contratista designado del Equipo de Gestión

de Contratos.

Proponentes Interesados.

Antes de la realización del certamen de subasta.

http://servicios.metropol.gov.co/ sim/Loginn.aspx.

20. Realizar audiencia de apertura de oferta económica.

Comité Asesor y Evaluador

o Grupo Profesional de

Apoyo y Caep (Acorde con la cuantía

del proceso)

Ordenador del gasto

Según Cronograma Acta de Apertura de Propuesta Económica

21. Realizar el certamen de subasta inversa electrónica o presencial, según la resolución metropolitana vigente con los oferentes habilitados.

Si los oferentes no

Comité Asesor y Evaluador

o Grupo Profesional de

Apoyo y Caep

(Acorde con la cuantía del proceso)

Según cronograma, una vez exista pluralidad de

oferentes.

Acta del certamen.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO

SOPORTE

presentan Lances durante la subasta, la Entidad Estatal debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el precio inicial más bajo. Al terminar la presentación de cada Lance, la Entidad Estatal debe informar el valor del Lance más bajo. Si al terminar la subasta inversa hay empate la Entidad Estatal debe seleccionar al Oferente que presentó el menor precio inicial. En caso de persistir el empate la Entidad Estatal debe aplicar las reglas del decreto 1082 de 2015. (factores de desempate) NOTA: Revisar si existe precio artificialmente bajo, sobre el último lance ofertado con el menor valor y dejar constancia en el acta.

Profesional

Universitario de la Oficina Auditoría

Interna.

Ordenar del gasto

22. Elaborar, radicar y publicar en el SECOP, la resolución de adjudicación y el acta del certamen de subasta inversa electrónica o presencial.

Comité Asesor y Evaluador

o Grupo Profesional de

Apoyo y Caep (Acorde con la cuantía

del proceso)

Una vez finalizado el certamen de

subasta inversa electrónica o presencial.

Resolución Metropolitana de adjudicación.

Constancia de publicación en el Portal Único de Contratación, SECOP.

23. Solicitar mediante correo electrónico el número de contrato al Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa.

Comité Asesor y Evaluador

o Grupo Profesional de

Apoyo y Caep (Acorde con la cuantía

del proceso)

Correo electrónico.

24. Asignar número de contrato.

Técnico Operativo el Equipo de Asesoría

Jurídica Administrativa.

Una vez recibida la solicitud.

Correo electrónico con el número de contrato asignado.

25. Los demás pasos son iguales que los de la licitación pública

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Aspectos especiales de la Subasta Inversa Electrónica:

Si en el curso de una subasta inversa electrónica se presentan fallas técnicas que impidan a los oferentes presentar sus lances, la subasta debe ser suspendida y cuando la falla técnica haya sido superada debe reiniciarse la subasta.

Si por causas imputables al oferente o a su proveedor de soluciones de tecnología de la información y telecomunicaciones, durante la subasta inversa electrónica la conexión con el sistema se pierde, la subasta continuará y se entiende que el proveedor que pierde su conexión ha desistido de participar en la misma. Como Anexo 2 a este Manual se encuentra el Manual para la participación en procesos de selección abreviada mediante subasta inversa electrónica.

Aspectos especiales de la Subasta Inversa Presencial:

La Entidad llevará a cabo, con los proponentes que resulten habilitados para el efecto, el certamen de subasta inversa presencial, el cual se desarrollará en las instalaciones de la entidad en la fecha y hora señalada para el certamen en el cronograma del proceso bajo las siguientes condiciones:

Antes de iniciar la subasta, a los proponentes se les distribuirán sobres y formularios para la presentación de sus lances. En dichos formularios se deberá consignar únicamente el precio ofertado por el proponente o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios. La subasta inversa presencial se desarrollará en audiencia pública bajo las siguientes reglas: a) La Entidad abrirá los sobres con las ofertas iniciales de precio y comunicará a los participantes en la audiencia, únicamente, cuál fue la menor de ellas;

b) La Entidad otorgará a los proponentes un término común señalado en los pliegos de condiciones para hacer un lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio a que se refiere el literal anterior;

c) Los proponentes harán sus lances utilizando los sobres y los formularios suministrados;

d) Un funcionario de la Entidad recogerá los sobres cerrados de todos los participantes;

e) La Entidad registrará los lances válidos y los ordenará descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer únicamente el menor precio ofertado;

f) Los proponentes que presentaron un lance no válido no podrán en lo sucesivo seguir presentando lances, y se tomará como su oferta definitiva al último válido;

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g) La Entidad repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior;

h) Una vez adjudicado el contrato, la Entidad hará público el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes.

Cuando no haya más lances de mejora de precio y exista empate, se adjudicará el contrato al que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo.

4. Selección Abreviada de menor cuantía

Se aplicará en consideración al monto de la contratación, sin importar el objeto a contratar, de conformidad con las reglas señaladas en el Literal b) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y en el Decreto 1082 de 2015 o norma que lo modifique, sustituya o adicione. La menor cuantía se determina de acuerdo con el presupuesto de la Entidad calculado en salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMMLV), y atendiendo lo dispuesto para tales efectos en la ley, para lo cual debe tenerse en cuenta el valor del salario mínimo mensual de la correspondiente vigencia.

Para el trámite de los procesos de selección abreviada se seguirán los mismos pasos y con los mismos responsables del cuadro antes visto para la licitación pública, teniendo en cuenta que acorde a las cuantías los comités que pueden llegar a operar difieren. Se advierte que en esta modalidad se reducen los plazos, deberá tenerse en cuenta realizar convocatoria a MIPYMES, para los procesos que no superen los US125.000 dólares, la manifestación de interés para participar en el proceso como requisito habilitante, que no tiene lugar la audiencia para asignación de riesgos y se adjudica mediante acto administrativo.

Selección Abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes por compra por catálogo derivado de la celebración de Acuerdos Marco de Precios

Aunque esta Entidad no está obligada a realizar este tipo de transacciones, se encuentra facultada para hacerlo en los términos del Decreto 1082 de 2015 así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan, en tal sentido el Profesional de Enlace, el Comité Asesor y Evaluador permanente o el Comité Asesor deberá analiza, de conformidad con los insumos entregados por la subdirección delegada como el análisis del sector y el histórico de procesos contractuales sobre el tema, si solicita a Colombia Compra Eficiente un Acuerdo Marco de precios para un bien o servicio determinado.

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Selección abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes en bolsas de productos.

El Equipo de Gestión Contratos de conformidad con los insumos entregados por la subdirección interesada como el análisis del sector y el histórico de procesos contractuales sobre el tema, debe analizar la posibilidad de que en determinados eventos se aplique la bolsa de productos y no la subasta inversa o el Acuerdo Marco de Precios, debe estudiar, comparar e identificar las ventajas de utilizar la bolsa de productos para la adquisición respectiva, frente a la subasta inversa, al Acuerdo Marco de Precios o a la promoción de un nuevo Acuerdo Marco de Precios para tales bienes o servicios, incluyendo el análisis del proceso de selección del comisionista, los costos asociados a la selección, el valor de la comisión y de las garantías. Además debe elegirse un comisionista.

Selección Abreviada por declaratoria de desierta de la licitación pública

Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en los que se declare desierta una licitación pública, y que además persista la necesidad de la contratación y que no se decida adelantar un nuevo proceso licitatorio. Para este caso, y dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta, la Entidad podrá iniciar un proceso de selección abreviada aplicando las reglas para el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía, para lo cual se requerirá la publicación del proyecto de pliego de condiciones, pero no la manifestación de interés y el sorteo de consolidación de oferentes.

5. Concurso de Méritos

A través de esta modalidad de selección se contratan los servicios de consultoría, diseños, estudios, diagnósticos, los proyectos de arquitectura, de conformidad con el numeral 2° del artículo 32 de la Ley 80 de 1993. El procedimiento para la selección de proyectos de arquitectura es el establecido en el decreto 2326 de 1995.

Concurso de Méritos Abierto

Se detalla a continuación el paso a paso sólo en aquellas etapas que son diferentes a las

modalidades de selección antes explicada:

ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO

SOPORTE

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO

SOPORTE

1. Publicar en el SECOP la Resolución Metropolitana de apertura de concurso de méritos y del pliego de condiciones definitivo; y así mismo, publicar el aviso en el SECOP.

La Resolución de apertura se pública en la página Web .

NOTA: Realizar convocatoria a MIPYMES, para los procesos que no superen los US125.000 dólares

Profesional Universitario y/o

contratista designado del

Equipo de Gestión de contratos.

Según cronograma. Resolución Metropolitana que ordena la apertura del proceso de selección de Concurso de Méritos.

Pliego de condiciones definitivo.

Documentos anexos en casos de haber sido modificados.

2. Realizar la audiencia para la aclaración de pliego de condiciones y asignación de riesgos.

(Numeral 4 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993)

Comité Asesor y Evaluador

o

Grupo Profesional de Apoyo y Caep

Dentro de los tres (3) días hábiles

siguientes al inicio del plazo para la presentación de

propuestas.

Acta de audiencia de aclaración de pliegos de condiciones y de asignación de riesgos previsibles, la cual se deberá publicar en el Portal Único de Contratación SECOP.

3. Recibir y analizar y dar respuesta a las observaciones realizadas por los posibles proponentes al pliego de condiciones definitivo y elaborar las respuestas por medio de oficio y/o adenda, según sea el caso.

NOTA 1: No se podrán realizar adendas dentro de un día (1) día anterior al cierre del proceso, salvo para modificar cronograma las cuales se pueden hacer hasta un día antes de la adjudicación.

Comité Asesor y Evaluador

o Grupo Profesional de Apoyo y Caep

Según cronograma.

Documentos contentivos de las respuestas debidamente motivadas o adendas, si es el caso.

4. Publicar en el Portal Único de Contratación SECOP las respuestas a las observaciones y las Adendas. La Entidad debe

Profesional Universitario y/o

contratista designado del

Equipo de Gestión

Una vez recibidas y aprobadas las

respuestas a las observaciones o adendas si es el

Constancia de publicación en el Portal Único de Contratación SECOP.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO

SOPORTE

publicar las adendas en los días hábiles, entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m., a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación.

Adendas: Se puede expedir adendas para modificar el cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato.

de Contratos. caso.

5. Enviar correo electrónico o comunicar a través del calendario de Outlook al Equipo de Atención al Usuario y Gestión Documental, la fecha, hora de cierre y entregar el control de recibo de propuestas en forma física.

Profesional Universitario y/o

contratista designado del

Equipo de Gestión de Contratos.

Dos (2) días de anticipación a la fecha de cierre y

recibo de propuestas.

Correo electrónico. Acta de cierre y control de recibo de propuestas.

6. Recibir y radicar las propuestas conforme lo establezca el pliego de condiciones y hacer entrega al Comité Asesor y Evaluador

Técnico Operativo del Equipo de

Atención al Usuario y Gestión

Documental.

Según cronograma. Acta de cierre y control de recibo de propuestas. Propuestas (original y copia).

7. Realizar audiencia de apertura de las propuestas.

NOTA: En caso de no recibir propuestas, elaborar y publicar en el SECOP la Resolución Metropolitana declarando desierto el proceso y anexarla al expediente del proceso. SI continua la necesidad se debe

iniciar un nuevo proceso desde el principio incluyendo el proyecto de pliego de condiciones.

Comité Asesor y Evaluador

o Grupo Profesional de Apoyo y Caep

Profesional

Universitario de la Oficina de Auditoría

Interna.

Según cronograma. Acta de Apertura de Propuestas”.

Resolución Metropolitana según el caso.

Constancia de publicación en el SECOP.

8. Evaluar las propuestas en su parte técnica presentadas de acuerdo a lo establecido en el pliego de condiciones.

Revisar la propuesta económica y su consistencia con la

Comité Asesor y Evaluador

Grupo Profesional de Apoyo y Caep

Según cronograma. Informe de evaluación (jurídica, técnica y financiera).

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO

SOPORTE

propuesta técnica

9. Hacer requerimientos a los proponentes para subsanar o aclarar los documentos de la propuesta técnica en el evento de ser necesario. Acorde con lo recomendado por el CAE o GPA y CAEP

Asesor(a) equipo gestión de Contratos

Según cronograma. Comunicación oficial despachada, publicada en el SECOP.

Comunicación oficial recibida con respuesta y/o anexos mediante cualquier medio.

10. Revisar los documentos de subsanación y elaborar el informe integrado de evaluación.

Comité Asesor y Evaluador

o Grupo Profesional de Apoyo y Caep

Según cronograma y una vez recibidas

y valoradas las respuestas a las subsanaciones.

Comunicación oficial recibida con respuesta y/o anexos mediante cualquier medio.

Informe integrado de evaluación (jurídica, técnica y financiera).

11. Publicar en el SECOP el informe integrado de evaluación de la propuesta técnica, el cual debe permanecer a disposición de los oferentes por tres (3) días hábiles, para que aquellos presenten sus observaciones.

NOTA: Se deben publicar las observaciones al informe en el SECOP conforme se reciban.

Comité Asesor y Evaluador.

o Grupo Profesional de Apoyo y Caep

Según cronograma y por tres (3) días

hábiles, contados a partir del inicio de la publicación para que

los oferentes presenten sus observaciones.

Constancia de publicación SECOP y observaciones de los proponentes cuando sea el caso.

12. Proyectar y preparar respuestas a las observaciones formuladas por los proponentes al informe de evaluación.

Publicar en el SECOP, las respuestas a las observaciones presentadas

Comité Asesor y Evaluador

Grupo Profesional de Apoyo y Caep

Antes de la revisión de la propuesta económica del

proponente ubicado en el primer orden

de elegibilidad

Documento contentivo de las respuestas a las observaciones formuladas al informe de evaluación y que hará parte de la resolución de adjudicación.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO

SOPORTE

13. Acto de revisión de la oferta económica del proponente ubicado en el primer lugar dentro del orden de elegibilidad y verificación de la consistencia de la misma.

NOTA: El acto de revisión de la

oferta económica se sujetará a las siguientes reglas:

a) Se dará a conocer el orden

de calificación de las propuestas técnicas.

b) En presencia del proponente ubicado en el primer lugar en el orden de calificación, la entidad procederá a revisar la propuesta económica del proponente.

c) Si el valor de la propuesta excede el presupuesto oficial, la misma será rechazada y se procederá a revisar la propuesta económica del siguiente oferente, según orden de calificación y así sucesivamente.

d) La entidad verificará la consistencia de la propuesta económica respecto de las actividades descritas en la propuesta técnica, con el fin de efectuar las clasificaciones y ajustes que sean necesarios. Como

resultado de estos ajustes no podrán modificarse los requerimientos técnicos mínimos

e) Si la verificación de la propuesta económica se identifica que la misma no es consistente con su propuesta técnica, se dará por terminada la revisión, se rechazará y se procederá a la revisión de la propuesta

Comité Asesor y Evaluador

Ordenador del gasto

Grupo Profesional de Apoyo y Caep

Profesional

universitario de la oficina de auditoria

interna

Según cronograma y una vez vencido el término de traslado

del informe de evaluación técnica y

resueltas las observaciones presentadas al mismo por los proponentes.

Acta de revisión de Propuestas”.

Acta de acuerdo económico cuando aplique.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO

SOPORTE

económica ubicada en el siguiente orden de elegibilidad, y se repetirá el procedimiento indicado en el literal anterior.

f) La entidad y el proponente elaborarán un acta de acuerdos alcanzados en esta revisión (F-GIN-23), con el fin de que se incluyan en el respectivo contrato.

14. Elaborar y radicar la Resolución Metropolitana de adjudicación, donde se incluyen las respuestas a las observaciones hechas por los oferentes al informe de evaluación y verificación.

Profesional Universitario y/o

contratista designado del

Equipo de Asesoría Jurídica

Administrativa.

Según cronograma. Resolución Metropolitana de adjudicación.

15. Solicitar mediante correo electrónico el número de contrato Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa.

Profesional Universitario y/o

contratista designado del

Equipo de Gestión de Contratos.

Una vez obtenida la Resolución

Metropolitana de adjudicación.

Correo electrónico.

16. Asignar número de contrato. Técnico Operativo del Equipo de

Asesoría Jurídica Administrativa.

Una vez recibida la solicitud.

Correo electrónico con el número de contrato asignado.

17. Las demás etapas serán igual que en la Licitación Pública

Concurso de Méritos con precalificación

La posibilidad de acudir al concurso de méritos con precalificación, se determina única y exclusivamente por la complejidad de la consultoría, de ahí que la subdirección delegada deberá justificar en los estudios previos el grado de complejidad de la misma.

Concurso para la selección de Consultores de Diseño, Planos, Anteproyectos y Proyectos Arquitectónicos

El procedimiento para la selección de proyectos de arquitectura se contratan de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2326 de 1995, o la norma que lo modifique, reglamente, adicione o complemente.

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El concurso arquitectura es el procedimiento mediante el cual la Entidad, previa invitación pública y en igualdad de oportunidades, selecciona un consultor entre los proponentes en elaborar diseños, planos, anteproyectos y proyectos arquitectónicos.

La convocatoria para la elaboración de estudios o trabajos técnicos relacionados con el desarrollo de la profesión de arquitectura puede conllevar labores técnicas y/o profesionales complementarias de la propuesta, pero siempre su objeto principal será el diseño integral. En estos eventos, los proponentes definirán las labores fundamentales que complementan la propuesta, las cuales no podrán separarse de la misma.

En el proceso selección del concurso de arquitectura intervienen cuatro (4) partes a saber:

PARTES

Entidad estatal. Es el organismo interesado en adelantar el proceso de selección mediante el concurso arquitectónico.

El organismo Asesor. Es el ente idóneo en la materia de arquitectura que organiza y diseña los aspectos técnicos del concurso de arquitectura y, actúa como coordinador entre la Entidad Estatal y el jurado calificador, y entre éstos con los proponentes.

El jurado calificador. Es el cuerpo independiente que estudia, califica y recomienda la propuesta más idónea y favorable se ajusta a las bases concurso arquitectura.

Los proponentes Son las personas naturales o jurídicas, uniones temporales o consorcios, inscritas en el concurso de arquitectura que presenten sus propuestas de acuerdo con las bases del concurso.

Modalidades del concurso de Arquitectura:

De ideas: Es el acto mediante el cual la Entidad solicita al organismo asesor elaborar las bases del concurso con el fin de obtener soluciones a nivel de esquema básico de diseño o conceptos generales de un tema urbanístico y/o arquitectónico. De anteproyecto: Es el acto mediante cual la Entidad solicita al organismo asesor elaborar las bases del concurso con el fin de obtener soluciones a nivel de anteproyecto de un tema arquitectónico y/o de diseño urbano, tales como edificación nueva, restauración, remodelación, proyectos urbanos, elementos del espacio público. Obligaciones de la Entidad.

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1. Definir la modalidad del concurso de arquitectura que corresponda a sus necesidades y requerimientos.

2. Designar a uno de sus servidores públicos como asesor, quien debe elaborar programa de necesidades y requerimientos del concurso. Este debe ser un arquitecto matriculado.

3. Acordar con el organismo asesor los honorarios por la prestación de servicios profesionales de coordinación, como, premios y costos del concurso arquitectónico según el reglamento de honorarios de la Sociedad Colombiana Arquitectos o normas vigentes.

4. Pagar los premios de acuerdo con lo definido en las bases concurso o términos de referencia.

5. Entregar al organismo asesor el programa de necesidades y requerimientos materia del concurso para ser incorporados a las bases del mismo.

6. Nombrar un (1) miembro del jurado calificador antes de la iniciación del concurso arquitectónico, quien deberá ser arquitecto matriculado, diferente del asesor.

7. Cancelar o responder por los honorarios de los miembros del jurado calificador de acuerdo con el reglamento de honorarios de la Sociedad Colombiana Arquitectos. (Para el caso en el que el miembro del jurado calificador sea servidor público, éste no tendrá derecho a los honorarios).

8. Revisar y dar el visto bueno a las bases del concurso arquitectónico presentadas por el organismo asesor.

9. Definir si el concurso de arquitectura se hará en una o a dos rondas. 10. Recibir las propuestas de los proponentes y entregarlas al jurado calificador para

su estudio, calificación y concepto. 11. Aceptar o rechazar el fallo del jurado calificador y celebrar contrato de consultoría

con el proponente que obtuvo el primer puesto de acuerdo con su naturaleza y cuantía. Si en el plazo señalado en los términos de referencia, el ganador no firmare el contrato, la Entidad lo podrá hacer con el proponente que obtuvo el segundo o tercer puesto, pero respetando el orden de calificación del jurado calificador. En caso de rechazo la decisión deberá ser motivada.

12. Pagar al contratista conforme se estipule en el contrato consultoría de que trata el numeral anterior, de acuerdo al reglamento de honorarios de la Sociedad Colombiana de Arquitectos.

13. Proclamar en evento público el fallo en un plazo no mayor de quince (15) días hábiles a partir del término en que deben rendir el fallo.

14. Prorrogar el concurso de arquitectura cuando se presente el evento a que hace referencia el numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

15. Expedir el administrativo de declaratoria de desierto del concurso de arquitectura en los términos numeral 7 del artículo 24 de la Ley 80 1993.

16. Las demás señaladas en los principios Transparencia, Economía y Responsabilidad consagrados en la Ley 80 de 1993.

Obligaciones del Organismo Asesor.

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1. Elaborar, imprimir, promover y presentar a la Entidad las bases del concurso para su visto bueno, previo el recibo de las necesidades y requerimientos materia del concurso.

2. Designar el asesor del concurso arquitectónico, quien estará en permanente contacto con el asesor de la Entidad para todos los asuntos relacionados con la organización y desarrollo del proceso.

3. Informar al jurado calificador sobre las bases del concurso y hacer las aclaraciones pertinentes.

4. Apoyar la divulgación de la realización del concurso arquitectónico de acuerdo con la Entidad.

5. Asesorar en la elaboración de los avisos de apertura del concurso arquitectura de que trata el numeral 3 inciso último del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

6. Asesorar a la Entidad cuando se solicite la audiencia de que trata el numeral 4 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993. En el evento en que sea solicitada esta audiencia para el caso de los concursos de arquitectura, se practicará en la regional de la Sociedad Colombiana de Arquitectos correspondiente al lugar donde se desarrolla la labor objeto del concurso de arquitectura.

7. Apoyar la inscripción de los proponentes a la Entidad. 8. Proyectar para la aprobación de la Entidad, las respuestas de las consultas que

hicieran los proponentes, relacionadas con los aspectos técnicos del concurso. 9. En acto público donde se efectúe la proclamación del fallo, apoyar a la Entidad. En

éste acto se abrirán los sobres que contiene la identificación de los ganadores en los términos de las bases del concurso. Así mismo, se procederá a la adjudicación tal como lo estipula el numeral 10 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

Obligaciones del Jurado Calificador.

1. Estudiar y aceptar las bases del concurso de arquitectura como el fundamento primordial para practicar la calificación.

2. Aceptar como valor de sus honorarios el consignado en el reglamento de honorarios de la Sociedad Colombiana de Arquitectos. Sin embargo, en caso que el miembro del jurado calificador sea servidor público no tendrá derecho a los honorarios.

3. Haber visitado el sitio donde se irá a desarrollar el trabajo objeto del concurso. 4. Recibir de la Entidad los trabajos presentados por los proponentes, estudiarlos,

analizarlos y evaluarlos detenidamente. Estas propuestas permanecerán en su poder y bajo su responsabilidad con carácter de reserva absoluta hasta la fecha de emitir el concepto correspondiente, es decir cuando se haga público.

5. Emitir el concepto de las propuestas presentadas acorde con el número de premios definidos para el concurso de arquitectura. En el evento que la propuesta contenga labores técnicas y/o profesionales de apoyo su estudio se hará de una manera integral, en concordancia con el inciso 2 del artículo 2.2.1.2.1.3.8 del Decreto 1082 de 2015 así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan.

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6. Dejar constancia en un acta del proceso de los criterios que el jurado calificador desarrolló para obtener el concepto emitido.

7. Hacer las observaciones que considere necesarias al trabajo ganador y a los que ocupen el segundo y tercer puesto.

8. Manifestar a la Entidad la declaratoria de desierto el concurso de arquitectura, en caso que se presente el impedimento de la escogencia objetiva de que trata el numeral 18 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993.

9. Las demás que considere necesarias la Entidad. Incumplimiento de las Obligaciones del Jurado Calificador.

En caso que los miembros del jurado calificador incumplan cualquiera de las obligaciones definidas en los artículos 2.2.1.2.1.3.13 y 2.2.1 .2.1 .3.20 del Decreto 1082 de 2015, así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan, será causal para ser removido inmediatamente de su cargo por parte del organismo que representa. Una vez sea removido se procederá a nombrar su remplazo en coordinación con la Entidad.

Requisitos y obligaciones de los proponentes.

Los proponentes podrán ser personas naturales o jurídicas, uniones temporales o consorcios. Cuando sean personas naturales nacionales o extranjeros, deberán ser arquitectos debidamente matriculados para ejercer la profesión en el país, y si son personas jurídicas, además del requisito para personas naturales que intervienen en el trabajo objeto del concurso y relacionado con el tema de la arquitectura, deberá la empresa tener dentro de sus estatutos el ejercicio de la labor que se solicita en el proceso de selección y tener dentro de su nómina de personal a arquitectos que cumplan con dicha función.

1. Adquirir las bases del concurso, y presentar su propuesta respetando los lineamientos expuestos en las mismas.

2. Cumplir con los requerimientos de fecha, hora, lugar y forma de presentación de la propuesta.

3. Hacer las modificaciones que le sean recomendadas por el jurado calificador cuando el proceso de selección sea a dos rondas y al final del proceso para el que ocupó el primer puesto o el segundo y tercero, en el evento en que el primero no firme el contrato de consultoría en concordancia con el numeral 11 del artículo 2.2.1.2.1.3.11 del Decreto. 1082 de 2015 así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan

4. Acatar el concepto y las observaciones del jurado calificador.

Del Organismo Asesor. La Entidad celebrará un contrato de prestación de servicios profesionales con el organismo asesor al iniciar el proceso de selección de concurso público de arquitectura. El organismo asesor podrá ser la Sociedad Colombiana de Arquitectos como cuerpo

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consultivo del Gobierno Nacional y único organismo idóneo que adelanta en cada una de las regiones del país este tipo de gestiones. Composición del Jurado Calificador. Los miembros del jurado calificador deben ser arquitectos matriculados. La composición del jurado calificador estará integrada de la siguiente forma:

1. Un (1) arquitecto matriculado en representación de la Entidad, el cual podrá ser o no servidor público de la Entidad.

2. Dos (2) representantes de la Sociedad Colombiana de Arquitectos, nombrados por la Junta Nacional, quienes deberán ser arquitectos matriculados.

3. Un (1) representante de la Sociedad Colombiana de Arquitectos de la regional donde se realice el trabajo objeto del concurso arquitectónico, quien deberá ser arquitecto matriculado.

4. Un (1) representante del Alcalde Municipal, Distrital o especial donde se realice el trabajo objeto del concurso de arquitectura, quien deberá ser arquitecto matriculado y servidor público. En caso de que el trabajo materia del concurso cubra más de un municipio, el representante será el del alcalde donde exista la mayor extensión del predio donde se desarrollará el trabajo objeto del concurso de arquitectura.

5. 5. El Alcalde podrá delegar su representación en la Entidad, evento en el cual la Entidad tendrá dos (2) miembros del Jurado Calificador.

Términos de referencia o bases del concurso. Los pliegos de condiciones de que trata la Ley 80 de 1993, son las bases del concurso para efectos de los concursos arquitectónicos. Estos deberán contener como mínimo:

1. Los requisitos objetivos que se deben reunir para participar en el concurso de arquitectura. La Entidad podrá elaborar directamente los términos de referencia o bases del concurso o encargar su elaboración a una entidad con conocimientos especializados como lo es la Sociedad Colombiana de Arquitectos;

2. La modalidad del concurso de arquitectura; 3. Las condiciones que deben reunir los proponentes; 4. El nombre de la Entidad y de su asesor; 5. El nombre programa de necesidades y requerimientos materia del concurso que

debe elaborar; 6. El nombre del asesor como lo ordena el numeral 2 del artículo 2.2.1.2.1.3.11 del

Decreto 1082 de 2015 así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan;

7. El nombre del asesor del organismo asesor; 8. El lugar, fecha, hora y forma de entrega de las propuestas; 9. El lugar de entrega o envío de las consultas; La definición acerca del número de

rondas del concurso;

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10. Los premios y sus valores, de acuerdo con el reglamento de honorarios de la Sociedad Colombiana de Arquitectos.

11. El plazo para la firma del contrato a celebrarse entre la Entidad y el ganador del concurso, en desarrollo de lo establecido en el numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

Parágrafo: El producto final de la convocatoria materia de la presente subsección deberá ser un proyecto en el nivel que se solicite en las bases del concurso. Por lo tanto no deberán presentar la garantía de seriedad de los ofrecimientos hechos.

6. Mínima Cuantía

La modalidad de selección de mínima cuantía es un procedimiento sencillo para escoger al contratista en la adquisición de los bienes, obras y servicios cuyo valor no exceda el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Entidad. Esta modalidad es aplicable a todos los objetos de contratación cuando el presupuesto oficial del contrato sea inferior o igual a la mínima cuantía de la Entidad, sin importar la naturaleza del contrato. Las reglas aplicables a la modalidad de selección de mínima cuantía son las consagradas en el numeral 5 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 96 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 1082 de 2015 así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan. La mínima cuantía es el valor equivalente al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de una Entidad. El procedimiento para establecer la menor cuantía está descrito en el literal (b) del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. Se detalla el paso a paso a partir de las etapas que difieren de las ya establecidas para los demás procesos contractuales:

ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO

SOPORTE

1. Elaborar conforme a los estudios y documentos previos, la invitación pública, firmada por el ordenador del gasto y el Comité Asesor y Evaluador.

La invitación pública debe contener: a. Descripción del Objeto

identificado con el cuarto nivel del clasificados de bienes y servicios

b. Las condiciones técnicas

Comité Asesor y Evaluador

Según cronograma.

Invitación pública, firmada por el Ordenador del gasto,

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO

SOPORTE

exigidas c. Valor estimado y su

justificación d. Forma de acreditar la

capacidad jurídica e. Forma de acreditar la

experiencia mínima, de haberse exigido

f. Forma de acreditar el cumplimiento de las condiciones técnicas

g. Capacidad financiera mínima y forma de verificar su cumplimiento cuando no se haga pago contra entrega de la obra, bien o servicio

h. Plazo o condiciones del pago a cargo de la Entidad Estatal.

i. Indicación del requerimiento de garantías, cuando estas son exigidas.

j. Lugar de consulta de los documentos de la invitación

k. Fecha límite para presentar oferta

l. Cronograma del proceso m. Requisitos mínimos

habilitantes (jurídicos, financieros, técnicos)

n. Criterios de desempate.

Nota: Si se exige capacidad financiera se deberá indicar como se hará la verificación correspondiente.

2. Publicar en el SECOP la invitación pública y los estudios y documentos previos.

Profesional Universitario y/o contratista técnico, perteneciente al Equipo de Gestión de Contratos.

Según cronograma por un término no inferior a un (1) día hábil.

Constancia de publicación en el SECOP.

3. Analizar y dar respuesta a las observaciones realizadas por los posibles proponentes a la invitación pública y si es del caso modificar la invitación por adenda.

Comité Asesor y Evaluador.

Según cronograma.

Documentos que contengan las respuestas debidamente motivadas y constancia de publicación en el portal único de Contratación SECOP.

4. Enviar correo electrónico o comunicar a través del

Profesional de Apoyo o técnico

Un (1) día de anticipación a la

Correo electrónico.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO

SOPORTE

calendario de Outlook al Equipo de Atención al Usuario y Gestión Documental, la fecha, hora de cierre y entregar el control de recibo de propuestas en forma física.

pertenecientes al Equipo de Gestión de Contratos.

fecha de cierre y recibo de propuestas.

“Acta de Cierre y Control de Recibo de Propuestas”.

5. Recibir y radicar las propuestas conforme lo establece la invitación pública y hacer entrega al Comité Asesor y Evaluador

Técnico Administrativo y/o operativo del Equipo de Atención al Usuario y Gestión Documental

Según cronograma.

“Acta de Cierre y Control de Recepción de Propuestas”. Propuestas (original y copia),

6. Apertura de las propuestas. NOTA: En caso de no recibir propuestas, se elabora la Resolución Metropolitana declarando desierto del proceso y se publica en el SECOP y se anexa al expediente del proceso. Si continua la necesidad se debe iniciar un nuevo proceso desde el principio incluyendo la invitación pública.

Comité Asesor y Evaluador.

Profesional Universitario de la Oficina de Auditoría Interna.

Según cronograma.

“Acta de Apertura de Propuestas”. Resolución Metropolitana según el caso. Constancia de publicación en el SECOP.

7. Verificar los requisitos habilitantes al oferente que presenta el precio más bajo, aplicando las reglas de subsanabilidad.

NOTA: En caso de que éste no

cumpla con los mismos, se procede con la verificación del proponente ubicado en el segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso.

Comité Asesor y Evaluador.

Según cronograma.

Informe de evaluación (jurídica, técnica y financiera). Resolución Metropolitana según el caso. Constancia de publicación en el el Portal Único de Contratación SECOP.

8. Elaborar el informe integrado de evaluación.

Comité Asesor y Evaluador.

Según cronograma.

Informe integrado de evaluación.

9. Publicar en el Portal Único de Contratación SECOP el informe de evaluación

Gestión de Contratos. Durante un (1) día hábil.

Constancia de publicación en el Portal Único de Contratación SECOP.

10. Dar respuestas a las observaciones formuladas por los proponentes al informe integrado de evaluación.

NOTA: Publicar en el Portal Único

de Contratación SECOP las

Comité Asesor y Evaluador.

Según cronograma.

Documento contentivo de las respuestas a las observaciones formuladas al informe de evaluación. Constancia de publicación en el

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO

SOPORTE

respuestas a las observaciones formuladas por los proponentes al informe de evaluación.

Secop.

11. Solicitar mediante correo electrónico el número de la orden de aceptación al Técnico Administrativo del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa.

Profesional Universitario Profesional Universitario y/o contratista designado del Equipo de Gestión de Contratos.

Según cronograma.

Correo electrónico.

12. Asignar número de contrato. Técnico Administrativo del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa.

Una vez recibida la solicitud.

Correo electrónico con el número de Orden de Aceptación asignado.

13. Elaborar y Publicar la orden de aceptación de oferta seleccionada y sus anexos.

NOTA: La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se solicitará el respectivo registro presupuestal.

Profesional Universitario Profesional Universitario y/o contratista designado del Equipo de Gestión de Contratos.

Profesional Universitario y/o contratista designado del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa.

Según cronograma.

Constancia de publicación en el Portal Único de Contratación SECOP.

14. Revisar el adecuado desarrollo del proceso, dejando evidencia en el formato respectivo.

Profesional Universitario Profesional Universitario y/o contratista designado del Equipo de Gestión de Contratos.

Una vez surtidos los trámites anteriores.

“Lista de Chequeo proceso de mínima cuantía”.

15. Remitir carpeta del contrato con la orden de aceptación publicada y con todos sus anexos al Técnico Administrativo del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa.

Nota: Las copias No. 2 de las

propuestas se remitirán a Gestión Atención al usuario y Gestión Documental.

Profesional Universitario Profesional Universitario y/o contratista designado del Equipo de Gestión de Contratos.

Una vez publicada la orden de aceptación en el Portal Único de Contratación SECOP.

“Lista de Chequeo proceso de mínima cuantía”.

16. Remitir carpeta del contrato al equipo de Contabilidad y

Técnico Operativo del Equipo de Asesoría

Una vez recibida la carpeta

Carpeta del contrato.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO

SOPORTE

Presupuesto y solicitar el registro presupuestal.

Jurídica Administrativa.

17. Remitir carpeta del contrato con el sello del número del registro presupuestal al técnico Administrativo del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa

Técnico Administrativo del Equipo de Contabilidad y Presupuesto.

Una vez elaborado el registro presupuestal.

Anotación del número del registro presupuestal.

18. Recibir del contratista las garantías.

Profesional Universitario y/o contratista designado del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa.

Dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes de la suscripción.

Garantía única y recibo de pago de la misma.

19. Las demás etapas son iguales a los paso a paso vistos para la licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos.

7.Adquisición en grandes superficies cuando se trate de mínima cuantía.

La Entidad para el cumplimiento de esta modalidad de contratación aplicará lo reglado en el artículo 2.2.1.2.1.5.3 del Decreto 1082 de 2015, así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan, así: 1. La invitación debe estar dirigida a por lo menos dos (2) Grandes Superficies y debe contener: a) la descripción técnica, detallada y completa del bien, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios; b) la forma de pago; c) el lugar de entrega; d) el plazo para la entrega de la cotización que debe ser de un (1) día hábil; d) la forma y el lugar de presentación de la cotización, y e) la disponibilidad presupuestal. 2. La Entidad Estatal debe evaluar las cotizaciones presentadas y seleccionar a quien, con las condiciones requeridas, ofrezca el menor precio del mercado y aceptar la mejor oferta. 3. En caso de empate, la Entidad aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo. 4. La oferta y su aceptación constituyen el contrato.

8. Contratación Directa

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Modalidad de selección de contratistas de aplicación restrictiva, en donde no se requiere de procedimiento previo para la selección del contratista, regulada por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.21.2.1.4.1 y siguientes de la subsección 4 del Decreto 1082 de 2015 así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan, se debe tener en cuenta lo establecido por la Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República y la Auditoria General de la República en la Circular Conjunta 014 del 01 de junio de 2011. La Corte Constitucional en su sentencia C-949 proferida el 5 de septiembre de 2001, ha precisado que la contratación directa no implica la exclusión de las normas y principios que garantizan la escogencia del sujeto que más convenga al Estado. Son causales de contratación directa, entre otras, las siguientes: a. Urgencia manifiesta. b. Empréstitos c. Convenios o contratos interadministrativos. d. Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. e. Cuando no exista pluralidad de oferentes. f. Arrendamiento de bienes inmuebles. g. Adquisición de bienes inmuebles h. Convenios de asociación. i. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la

ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

j. Contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS*, que necesiten reserva para su adquisición.

k. Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público.

No obstante lo anterior, en el presente Manual de Contratación se detallara únicamente aquellas modalidades de contratación directa que son aplicadas para la consecución de los fines y objetivos de la Entidad. Para esta modalidad se deberá tener en cuenta las restricciones en periodo electoral que regula la Ley 996 de 2005.

Urgencia manifiesta

La contratación directa por urgencia manifiesta tendrá lugar cuando se acredite la existencia de alguna de las siguientes situaciones: i) Cuando la continuidad del servicio exija el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro. ii) Cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción. iii) Cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con

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hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas. Acreditada y justificada en debida forma cualquiera de las siguientes situaciones antes referidas, la Entidad mediante acto administrativo motivado declarará la urgencia manifiesta. Para los entes territoriales que hagan parte del Área Metropolitana del Valle de Aburrá, el acto administrativo que declare la urgencia manifiesta hará las veces del acto administrativo de justificación, y en este caso la entidad estatal no está obligada a elaborar estudios y documentos previos, esto conforme al acuerdo al artículo 2.2.1.2.1.4.2 del Decreto 1082 de 2015, así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan. Para el Área Metropolitana del Valle de Aburrá, es obligatorio realizar los estudios y documentos previos. Una vez celebrados los contratos originados en la urgencia manifiesta, estos y el acto administrativo que la declaró, junto con el expediente contentivo de los antecedentes administrativos de la actuación y de las pruebas de los hechos, se enviará a la Contraloría General de Antioquia, quien deberá pronunciarse dentro de los dos (2) meses siguientes sobre los hechos y circunstancias que determinaron la declaración. (Literal a) del artículo 2, numeral 4 de la Ley 1150 de 2007 y artículo 42 de la Ley 80 de 1993)

Empréstitos

Son los contratos mediante los cuales la Entidad recibe en calidad de préstamos recursos en moneda legal o extrajera con plazo para su pago. Se rigen por lo estipulado en el parágrafo 2 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, artículo 20 de la Ley 1150 de 2007.

Convenios o Contratos interadministrativos

“En estricto rigor jurídico, los contratos interadministrativos se distinguirían de los convenios interadministrativos en que en los primeros por regla general hay entre las partes intereses opuestos y buscan perseguir una retribución o pago, y siempre que las obligaciones derivadas de los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos. Por el contrario en los segundos las partes tienen intereses comunes para lograr el cumplimiento de una finalidad estatal impuesta por la Constitución o la ley sin que por ello se reciba ningún pago o ventaja económica”. (Contraloría General de la República mediante Concepto 80112 – EE40091 Bogotá, D.C., de Julio 17 de 2009).

De manera que para considerar un contrato como interadministrativo el mismo debe estar suscrito entre las entidades señaladas en el artículo 2° de la Ley 80 de 1993.

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De acuerdo al artículo 92 de la Ley 1474 de 2011 que modificó el inciso primero del literal c) del numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, estableció la procedencia del contrato interadministrativo, siempre que las obligaciones derivadas del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos. Se exceptúan los contratos de obra, suministro, encargo fiduciario y fiducia publica cuando las instituciones de educación superior públicas sean las ejecutoras. Estos contratos podrán ser ejecutados por las mismas, siempre que participen en procesos de licitación pública o de selección abreviada de acuerdo a las normas vigentes. Estarán exceptuados de la figura del contrato interadministrativo, los contratos de seguro de las entidades estatales. Cuando la totalidad del presupuesto de una entidad estatal hace parte del presupuesto de otra con ocasión de un convenio o contrato interadministrativo, el monto del presupuesto de la primera deberá deducirse del presupuesto de la segunda para determinar la capacidad contractual de las entidades estatales.

A la luz de Ley 489 de 1998 podemos encontrar dos especies de instrumentos jurídicos para los fines que la misma norma prevé, los convenios interadministrativos y los de Asociación o Cooperación, los que también se celebran directamente.

Los interadministrativos, que son los que se suscriben entre entidades públicas de cualquier orden para asociarse con el fin de desarrollar funciones propias de cada una de ellas. Su fundamento jurídico se encuentra en el artículo 95 de la Ley 489 de 1998.

Las entidades estatales también tienen la posibilidad de asociarse con personas jurídicas sin ánimo de lucro mediante la suscripción de los Convenios de Asociación o Cooperación. Pueden ser de carácter nacional o internacional, dependiendo del origen de los conveniantes. Su sustento legal se encuentra en el artículo 96 de la Ley 489 de 1998. También están los denominados de Contratos de Apoyo a que se refieren los Decreto 777 y 1402 de 1992, que reglamenta la autorización del artículo 355 de la Constitución política

De manera que, sólo los acuerdos de voluntades entre entidades públicas tienen el carácter de "interadministrativos", por otra parte, se observa que los "interadministrativos" regulados en la Ley 80 de 1993 y 1150 de 2007, tiene un alcance y finalidad diferente a los que se suscriben con fundamento en lo señalado en el artículo 355 de la Constitución Política, la Ley 489 de 1998 y los Decreto 777 y 1403 de 1992.

Convenio de Asociación con entidades privadas sin ánimo de lucro para impulsar programas y actividades de interés público.

El artículo 355 de la Constitución Política de Colombia expresamente prohíbe que algún órgano del poder público decrete auxilios o donaciones a favor de personas naturales o

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jurídicas de derecho privado, sin embargo si permite celebrar algunos acuerdos con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el Plan Nacional y los planes seccionales de Desarrollo. A continuación se hacen algunas precisiones respecto de la celebración de contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro de que trata el artículo 355 Constitucional (Numeral 2); los convenios de asociación con personas jurídicas particulares de que trata el artículo 96 de la Ley 489 de 1998 (Numeral 3); los convenios de asociación entre entidades públicas de que trata el artículo 95 de la Ley 489 de 1998 (Numeral 4); los contratos o convenios con organismos internacionales (Numeral 5). Con el propósito de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el Plan Nacional y los planes seccionales de desarrollo, podrá la Entidad celebrar contratos o convenios con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, de conformidad con lo dispuesto en el inciso 2° del artículo 355 de la Constitución Política, en el Decreto 777 de 1992 y en el Decreto 1403 de 1992. La Entidad expedirá acto administrativo que justifique la Contratación Directa y en el que se reconozca la idoneidad del contratista. Se entiende por reconocida idoneidad la experiencia con resultados satisfactorios que acrediten la capacidad técnica y administrativa de las entidades sin ánimo de lucro para realizar el objeto del contrato, dicha evaluación quedara consignada en acto administrativo previamente motivado.

Se puede presentar la necesidad que la Entidad sola o con otras entidades públicas, se asocien con una o varias entidades sin ánimo de lucro de reconocida idoneidad, para el desarrollo conjunto de las actividades relacionadas con los cometidos y funciones que le asigna la ley a las entidades públicas.

De igual forma, el reglamento excluye de la celebración de éste tipo de convenios o contratos, según el artículo 3 del Decreto 777 de 1992, modificado y adicionado por los artículos 2 y 3 del Decreto 1403 de 1992, en los contratos que las entidades públicas celebren con personas privadas sin ánimo de lucro, cuando los mismos impliquen una contraprestación directa a favor de la entidad pública y que por lo tanto podrían celebrarse con personas naturales o jurídicas privadas con ánimo de lucro; en las transferencias que se realizan con los recursos del Presupuesto Nacional, Departamental, Distrital y Municipal a personas de derecho privado para que, en cumplimiento de un mandato legal, desarrollen funciones públicas o suministren servicios públicos cuya prestación esté a cargo del Estado. Tampoco para las apropiaciones presupuestales decretadas a favor de personas jurídicas creadas por varias entidades públicas, como son la cooperativas públicas, o de corporaciones y fundaciones de participación mixta en cuyos órganos directivos estén representadas entidades públicas en forma proporcional a sus aportes; ni para las

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transferencias que realiza el Estado a personas naturales en cumplimiento de las obligaciones de asistencia o subsidio previstas expresamente en la Constitución y especialmente de aquellas consagradas en los artículos 43, 44, 46, 51, 368, 13 transitorio y 46 transitorio de la misma. Así como para los contratos que de acuerdo con la ley celebre la entidad pública con otras personas jurídicas, con el fin de que las mismas desarrollen un proyecto específico por cuenta de la entidad pública, de acuerdo con las precisas instrucciones que esta última les imparta. Por lo tanto, antes de la suscripción de los respectivos Convenio, deberá verificarse, entre otros aspectos: 1. Que no se encuentren excluidos de la aplicación del Decreto 777 de 1992; 2. La concurrencia del objeto social de la entidad sin ánimo de lucro con la actividad que el Estado quiere promover; 3. La naturaleza jurídica de la persona con quien se contrata (privada sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, siendo posible incluso, celebrar este tipo de contratos con Organismos Internacionales de esta naturaleza); 4. La finalidad del convenio (impulso de programas y actividades de interés público acordes con el Plan Nacional y los planes seccionales de Desarrollo); 5. Sus formalidades (constancia por escrito y determinación de su objeto, término, obligaciones de las partes, aportes, coordinación y todos aquellos aspectos que se consideren pertinentes).

Siendo así, y en atención a las normas especiales previstas para la celebración de los contratos de que trata el artículo 355 superior, deben cumplirse todos los requisitos allí previstos; el Decreto 777 de 1992 y las demás normas que regulen la materia.

Cuando se suscriban con persona jurídica de derecho privado, sin ánimo de lucro, aparte del reconocimiento de la idoneidad, se deberá:

Acreditar y verificar la capacidad técnica y administrativa para la ejecución del objeto pretendido

El objeto del convenio no se convierta en una excusa para donar recursos públicos a particulares y que sea realmente el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que la ley le tiene asignada a la Entidad y además, el objeto del convenio conlleve al cumplimiento de metas del plan de gestión.

No podrán asociarse para la contratación de obra pública o prestación de servicios.

El asociado realizará aportes en especie y/o en dinero que quedaran detallados en los estudios previos, el cual se sugiere en un porcentaje mínimo del veinte por ciento (20%) del valor total del convenio. Decisión que le corresponderá al

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ordenador del gasto respectivo y que deberá indicarse en el Estudio Previo y justificarse ante el Comité de Dirección.

ASPECTOS COMUNES EN LOS CONVENIOS A TENER EN CUENTA

Cuando se suscriben con otras entidades públicas y las partes se asocian para cooperar en el cumplimiento de funciones administrativas o con el fin de prestar conjuntamente servicios que tengan a su cargo, en virtud de la facultad que se desprende del artículo 95 de la Ley 489 de 1998, se denominan Convenios Interadministrativos.

Tratándose de convenios las partes deben realizar aportes en especie y/o en dinero, incluidas las entidades públicas y privadas que participen en ellos, los cuales deben quedar detallados en los estudios previos.

Cuando el Área Metropolitana del Valle de Aburrá realice aportes en dinero a los Municipios socios para lograr el cometido de los fines estatales y de la misma Entidad, mediante la celebración de convenios interadministrativos para la ejecución de obras, se deberá exigir en los estudios y documentos previos un presupuesto claro y coherente de inversión, el registro en el Banco de Programas y Proyectos del ente territorial, así como en la minuta del convenio, la apertura de la cuenta de ahorro exclusiva para el manejo de los recursos que garanticen los requisitos de ley y la certificación de los rendimientos financieros pactados para tal fin. Se debe exigir que para la ejecución de dichos recursos por parte del Municipio se lleve a cabo un proceso de selección acorde con el estatuto de contratación pública.

En materia de convenios interadministrativos con entidades territoriales, que tenga por objeto una obra pública, los predios donde se ejecutará el proyecto deben pertenecer al Municipio o la Entidad que resulta beneficiada con la obra o la obligación de adquirir los mismos, para el efecto suministrará para la carpeta del expediente contractual los documentos que den cuenta de ello como certificados de Libertad y Tradición o Resoluciones de Expropiación, los que serán verificados antes de la firma del convenio.

El Municipio debe adquirir el compromiso de que la obra será recibida al terminar la misma y que en adelante será a cargo de la entidad territorial su mantenimiento, correcto funcionamiento y la responsabilidad de lo que allí se presente, dejando indemne al Área respecto de reclamaciones por efectos de reparaciones administrativas por daños antijurídicos sufridos por particulares, lo cual se expresará en las obligaciones del contrato y/o convenio.

Adicionalmente la entidad territorial que ejecute una obra con recursos del Área Metropolitana debe contar de manera previa a la suscripción del convenio y a ello quedará condicionada su firma, con los estudios de factibilidad, diseños, planos, los permisos ambientales, de Planeación o Tránsito correspondientes, los que se aportarán para que reposen en copia en el expediente contractual. Igualmente deberán estar a Paz y Salvo

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con el Área Metropolitana del Valle de Aburrá con pagos de las sobretasas ambientales que han sido recaudadas por ellos y de los aportes que han sido establecidos por los respecticos Concejos Municipales.

Respecto de las pólizas en cada caso la Entidad determinará desde los estudios previos la necesidad de exigirlas pues, el convenio no exige garantías por la naturaleza del objeto y la no destinación de recursos al mismo. De conformidad con el artículo 7 de la ley 1150 de 2007, que establece: “Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro y en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía a que se refiere esta ley, caso en el cual corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así como en los demás que señale el reglamento”. Lo anterior también acorde con el con los artículos 76 y 77 del Decreto 1082 de 2015.

En caso de no exigirse garantías dentro del convenio quedará como obligación del Municipio ejecutor de la obra el exigirle todas las garantías suficientes al tercero con que el que contrate la construcción de la obra y su interventoría.

Debe quedar claro en la entrega de recursos a las entidades territoriales como serán manejados los mismos, que cuentas deberán manejarse así como los rendimientos y la forma de reintegrar los mismos.

Contratación directa para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas

Esta modalidad de contratación directa se encuentra definida en el literal e) del numeral 4) del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en el Artículo 2.2.1.2.1.4.7 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen o adicionen aclaren, o sustituyan. Conforme lo determina la Agencia Nacional de Contratación, son actividades de ciencia, tecnología e innovación de los actores del Sistema Nacional de Ciencia Tecnología e Innovación de acuerdo con lo descrito en: (a) el artículo 2 del Decreto-Ley 393 de 1991; (b) el artículo 2 del Decreto-Ley 591 de 1991; (c) el artículo 18 de la Ley 1286 de 2009 que modificó la Ley 29 de 1990; y (d) el Documento CONPES 3582 de 2009: 1. Crear, fomentar, desarrollar y financiar empresas que incorporen innovaciones científicas o tecnológicas aplicables a la producción nacional, al manejo del medio ambiente o al aprovechamiento de los recursos naturales. 2. Organizar, crear y apoyar centros científicos, tecnológicos y de innovación, parques tecnológicos, incubadoras de empresas y empresas de base tecnológica. 3. Formar y capacitar el recurso humano para el avance y la gestión de la ciencia, tecnología e innovación. 4. Establecer y conformar redes de investigación e información científica, tecnológica y de innovación.

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5. Crear fondos de desarrollo científico, tecnológico y de innovación a nivel nacional y regional, fondos especiales de garantías y fondos para la renovación y el mantenimiento de equipos científicos. 6. Realizar seminarios, cursos, congresos, talleres y eventos nacionales o internacionales de ciencia, tecnología e innovación. 7. Financiar publicaciones y otorgar premios y distinciones a investigadores, grupos de investigación e investigaciones. 8. Adelantar proyectos de investigación científica, desarrollo tecnológico e innovación; desarrollo de nuevos productos y procesos. 9. Difundir información científica, tecnológica y de innovación, esto es, información, publicación, divulgación y asesoría en ciencia, tecnología e innovación. 10. Desarrollar servicios científicos y tecnológicos que se refieren a la realización de planes, estudios, estadísticas y censos de ciencia y tecnología; a la realización de actividades de homologación, normalización y metrología, certificación y control de calidad; a la prospección de recursos, inventario de recursos terrestres y ordenamiento territorial; a la promoción científica, tecnológica y de innovación; así como a la creación, fomento, difusión, promoción, implementación y gestión de sistemas de calidad total y de evaluación tecnológica. 11. Desarrollar proyectos de innovación que incorporen tecnología, creación, generación, apropiación y adaptación de la misma. 12. Transferencia tecnológica que comprende la asesoría, negociación, apropiación, desagregación, asimilación, adaptación y aplicación de nuevas tecnologías nacionales o extranjeras. 13. Cooperación en ciencia, tecnología e innovación nacional o internacional. 14. Apropiación social de la ciencia, la tecnología y la innovación a través de la integración de la cultura científica, tecnológica e innovadora a la cultura regional y nacional. 15. Elaborar y desarrollar proyectos de investigación y desarrollo experimental (I+D), formación y capacitación científica y tecnológica, servicios científicos y tecnológicos y actividades de innovación e innovación social. Las dudas de las Entidades Estatales ejecutoras sobre la catalogación de actividades científicas, tecnológicas y de innovación, debe aclararlas el Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación - COLCIENCIAS -, autoridad competente en la materia. Las Entidades Estatales pueden ejecutar actividades de ciencia, tecnología e innovación mediante la celebración de cualquiera de los siguientes tipos de contratos: (a) Convenio especial de cooperación el cual es celebrado para asociar recursos, capacidades y competencias interinstitucionales, y puede incluir el financiamiento y administración de proyectos. El convenio especial de cooperación está regulado en los artículos 6, 7 y 8 del Decreto-Ley 393 de 1991 y en el artículo 17 del Decreto-Ley 591 de 1991.

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(b) Contratos de Financiamiento los cuales están regulados en el artículo 8 del Decreto-Ley 591 de 1991 y son para financiar actividades científicas, tecnológicas y de innovación, tendrán los alcances definidos en el artículo 8 del Decreto-Ley 591 de 1991. (c) Contratos para la administración de proyectos los cuales están regulados en el artículo 9 del Decreto-Ley 591 de 1991 y tienen como propósito encargar a un tercero idóneo para llevar a cabo actividades de ciencia, tecnología e innovación, la gestión y ejecución de un proyecto en estas materias. El régimen aplicable a los contratos para actividades de ciencia, tecnología e innovación, independientemente de su fuente de financiación, es el que se señala a continuación:

Los contratos para la ejecución de programas, proyectos y actividades de ciencia, tecnología e innovación, pueden celebrarse en la modalidad de contratación directa de acuerdo con lo dispuesto en el literal (e), numeral 4, del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y en el artículo 33 de la Ley 1286 de 2009.

El convenio especial de cooperación está sujeto a las normas de derecho privado, de acuerdo con lo previsto en el Decreto-Ley 393 de 1991. Si el convenio respectivo introduce líneas de acción relativas a administración de proyectos o financiamiento, se someten al mismo régimen privado del convenio.

Los contratos de financiamiento están sujetos a (i) las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 y a sus normas reglamentarias y pueden celebrarse bajo la modalidad de contratación directa; y (ii) el artículo 8 del Decreto Ley 591 de 1991.

Contratación directa cuando no existe pluralidad de oferentes

Se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en el estudio previo que soporta la contratación. Tienen sustento legal en el literal g) numeral 4, del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015 así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan.

Adquisición de bienes inmuebles.

Las entidades estatales pueden adquirir bienes inmuebles mediante contratación directa para lo cual deben seguir las siguientes reglas: 1. Avaluar con una institución especializada el bien o los bienes inmuebles identificados que satisfagan las necesidades que tiene la entidad estatal. 2. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las ne-cesidades identificadas y las opciones de adquisición, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública.

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3. La entidad estatal puede hacer parte de un proyecto inmobiliario para adquirir el bien inmueble que satisfaga la necesidad que ha identificado, caso en el cual no requiere el avalúo de que trata el numeral 1 anterior. Cuando se requiera la adquisición de inmuebles dará aplicación al literal i) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.2.1.4.10. del Decreto 1082 de 2015, así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan

Contratos de arrendamiento y comodato

Las entidades estatales pueden arrendar inmuebles mediante contratación directa para lo cual deben seguir las siguientes reglas:

1. Verificar las condiciones del mercado inmobiliario en la ciudad en la que la entidad estatal requiere el inmueble. 2. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de arrendamiento, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública. Cuando se requiera el arrendamiento de inmuebles dará aplicación al literal i) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, y en el artículo 2.2.1.2.1.4.11. del Decreto 1082 de 2015 así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan. El estudio previo deberá contener el análisis de las diferentes alternativas del sector. Si la Entidad encuentra inmuebles de similares características deberá compararlos para elegir la de menor costo, de acuerdo a las características técnicas requeridas. En cuanto al comodato, o préstamo de uso, debe tenerse en cuenta que este, es definido por el artículo 2200 del Código Civil como aquel por el cual se entrega en forma gratuita un bien mueble o inmueble para que se haga uso de él, el cual debe ser restituido en las misma condiciones iniciales después de terminar el empleo, de tal forma que el contrato se perfecciona solamente con la tradición de la cosa. La mencionada disposición establece:

"Art. 2200.- El comodato o préstamo de uso es un contrato en que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga uso de ella y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso. Este contrato no se perfecciona sino por la tradición de la cosa".

En consecuencia, las características fundamentales de este contrato son: a) La gratuidad, es decir no es oneroso: b) El perfeccionamiento del contrato, ocurre con la entrega material del bien objeto del contrato; Y, c) Existe obligación de restituir el bien al término del plazo pactado.

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Debe tenerse en cuenta que el comodatario se obliga a cumplir con las prescripciones de los artículos 2202 y siguientes del mismo Código Civil, sobre limitaciones, responsabilidad, restitución y prohibiciones especiales respecto del bien dado en comodato, entre las cuales destacamos, que el comodatario no puede emplear la cosa sino en el uso convenido, o, a falta de convención en el uso ordinario de las de su clase, En el caso de contravención podrá el comodante exigir la reparación de todo perjuicio, y la restitución inmediata, aún cuando para la restitución se haya estipulado plazo. (Ibidem 2202).

El Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil6 expresa en síntesis:

El comodato se clasifica dentro de los denominados contratos traslaticios del uso y disfrute de un bien. De conformidad con lo previsto en el artículo 32 de la ley 80 de 1993, las Entidades estatales pueden celebrar este tipo de contrato bajo las normas establecidas en el derecho privado, observando los límites señalados en normas especiales sobre la materia, en cuanto al tiempo máximo de duración y la destinación o uso que debe darse al bien.

Cuando el contrato de comodato se celebre entre una Entidad Estatal y una entidad privada sin ánimo de lucro de reconocida idoneidad, se requiere que los programas que se pretendan fomentar con dicho contrato, tengan una relación de medio a fin con los planes y programas de la entidad comodante, acorde con lo previsto en el artículo 355 de la Constitución Política y los decretos 777 y 1403 de 1992.

Del texto del artículo 2200 del Código Civil se desprende como característica de la esencia del contrato "la gratuidad" en el uso de los bienes objeto del comodato.

Sobre la destinación de los recursos derivados de la explotación del bien dado en comodato, la Corporación sintetiza:

"La contraprestación que ésta garantiza será el uso y el manejo del bien dentro de las condiciones especiales que se le exijan y, además, las utilidades o beneficios que perciba "… sólo podrán invertirse en la realización de aquellos fines para que fueron creadas y que se encuentran expresados en la ley o en los estatutos" (ley 58 de 1945 artículo 3o. Parágrafo).

"De tal manera que nada impide que se utilice el contrato de comodato, regulado en el título XXIX del Libro Cuarto del Código Civil y cuya viabilidad en estos eventos está autorizada en el artículo 38 de la ley 9a. de 1989. Además, la ley 58 de 1966 es una ley de carácter especial que permite entregar bienes públicos a las sociedades de mejoras públicas. Esta ley no fue derogada ni modificada por la ley 80 de 1993 y, por tanto, su carácter especial permite que estos eventos de contratación estatal estén regidos por las normas generales del Código Civil."

6 Concepto 1510 de julio de 2013

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El contrato de comodato participa, además de la gratuidad, de las siguientes características:

Es real: si no hay entrega no puede hablarse de comodato. Es unilateral: perfeccionado el contrato surgen obligaciones para el comodatario. Es principal: no necesita de otro acto jurídico para existir, y Es nominado: está plenamente definido en el régimen civil. En relación con el alcance de los derechos transferidos al comodatario, en el

mencionado concepto se hace énfasis en:

"Así las cosas, como quiera que en el contrato de comodato el propietario de un bien transfiere en ejercicio de su facultad de libre disposición, el derecho al uso y goce del mueble o inmueble al comodatario, entiende la Sala que transfiere, salvo pacto expreso en contrario, el derecho a servirse del bien y a percibir los frutos derivados de su explotación en forma gratuita.

Adicionalmente, es importante mencionar, que nuestra legislación no contempla ningún tipo de prohibición o limitación en cuanto a los derechos del comodatario, distinta a la del tiempo de duración, el tipo de personas con las que es viable la celebración de contratos de comodato por parte de las entidades estatales (artículo 38 de la ley 9 de 1989) y la obligación de devolver el bien al término del contrato. Y no tienen por qué existir otras limitaciones en la medida en que la propiedad pública y la naturaleza del bien (fiscal o de uso público), permanecen inmutables”.

El artículo 38 de la Ley 9 de 1989, señala que las entidades públicas deben celebrar contratos de comodato sobre inmuebles de su propiedad únicamente con ciertas entidades y personas, entre ellas con asociaciones y fundaciones que no repartan utilidades entre sus asociados o fundadores ni adjudiquen sus activos en el momento de liquidación a los mismos, y por un término máximo de cinco (5) años, renovables.

Conforme a la normatividad establecida en el Código Civil, existe una forma especial de comodato, que se le ha denominado "Comodato Precario", y consiste en que en el bien objeto del consenso, deberá ser restituido en cualquier momento cuando así lo solicite por escrito el comodante, es decir que no hay un tiempo preestablecido de duración del contrato si no que su permanencia va a estar condicionada a la voluntad del Comodante, es decir la persona que entrega el bien o los bienes.

Sobre las garantías es importante señalar que desde el punto de vista legal, el comodatario asume obligaciones de responder en forma plena por el bien mueble o inmueble que le ha sido prestado, de tal forma que debe garantizar la eventualidad de todo deterioro que no provenga de la naturaleza o del uso legítimo de la cosa. En tal virtud, es evidente que si se pretende amparar riesgos asegurables por vía de amparo de póliza de seguros, es el al comodatario a quien corresponde constituir y asumir los costos financieros que se generen, es tan evidente, y si este deterioro es tal, que la cosa no sea ya susceptible de emplearse en su uso ordinario, el Art. 2203 del Código Civil Colombiano

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señala que…"El comodatario es obligado a emplear el mayor cuidado en la conservación de la cosa, y responde hasta de la culpa levísima."

Así mismo, el Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil7 indicó sobre los seguros:

"De lo anterior se desprende para el comodatario la obligación de asumir ciertas cargas inherentes (según el respectivo contrato), tales como, el mantenimiento del bien, la obtención de los seguros requeridos para amparar los bienes adecuadamente, asumir el costo de la vigilancia del mismo y, en general, los costos de administración para garantizar el uso adecuado del bien"

Se recuerda que por la Resolución Metropolitana 968 de 2015, se encuentra delegada en la Subdirección de Gestión Administrativa y Financiera la suscripción de los contratos de arrendamiento respecto de los bienes de propiedad del Área Metropolitana del Valle de Aburrá y los comodatos. La Subdirección o Secretaría General interesada en el contrato deberá adelantar toda la etapa precontractual previa información al Comité de Bienes y Contratación respectivos para posterior suscripción del contrato por parte del Subdirector de Gestión Administrativa y Financiera.

Estos contratos, requieren constancia de reunión de Comité de Bienes, acto administrativo que justifique la contratación directa y deben publicarse en el SECOP bajo esta modalidad.

Contratos de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinada persona natural

Son los que celebra la Entidad con personas naturales o jurídicas que estén en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y siempre y cuando la entidad estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la entidad estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita. Corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría8 que se derivan del cumplimiento de las funciones de la Entidad Estatal, así como los relacionados con las actividades operativas, logísticas o asistenciales.

7 Concepto 1510 de 2003

8 “Así las cosas, la diferencia específica que permitirá distinguir con claridad entre un contrato estatal de prestación de servicios y un contrato estatal de

consultoría, aunque en principio y en teoría en el objeto de ambos contratos se incluyan actividades similares –como por ejemplo brindar asesoría, cumplir labores de control y supervisión, ejercer la interventoría de otro contrato, etc.-, estará dada por el campo en el cual han de desarrollarse tales actividades.

Si las actividades que integran el objeto del respectivo vínculo –brindar asesoría, cumplir labores de control y supervisión, ejercer la interventoría de otro contrato-, están llamadas a ejecutarse en relación directa e inmediata con proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, estudios de factibilidad, estudios de prefactibilidad, proyectos específicos, etc., que correspondan a obras, proyectos de infraestructura, proyectos tecnológicos o técnicos, indubitablemente se estará en presencia de un típico contrato estatal de consultoría. Por el contrario, si las actividades que integran el objeto de la relación correspondiente –brindar asesoría, cumplir labores de control y supervisión, ejercer la interventoría de otro contrato, etc.-, están concebidas y estipuladas para ser desarrolladas en campos o asuntos directamente vinculados a la administración

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Señaló el Consejo de Estado en Sentencia de Unificación CE 41719 de 2013: “Se puede afirmar, sin lugar a mayor dubitación, que la realidad material de las expresiones legales “…para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión…” engloba necesariamente una misma sustancia jurídica: la del contrato de prestación de servicios definido en el artículo 32 No 3 de la ley 80 de 1993 y que no es otro que aquel que tiene por objeto apoyar la gestión de la entidad requirente en relación con su funcionamiento o el desarrollo de actividades relacionadas con la administración de la misma,9 que en esencia no implican en manera alguna el ejercicio de funciones públicas administrativas10. En realidad se trata de contratos a través de los cuales, de una u otra manera, se fortalece la gestión administrativa y el funcionamiento de las entidades públicas, dando el soporte o el acompañamiento necesario y requerido para el cumplimiento de sus propósitos y finalidades cuando estas por sí solas, y a través de sus medios y mecanismos ordinarios, no los pueden satisfacer; o la complejidad de las actividades administrativas o del funcionamiento de la entidad pública son de características tan especiales, o de una complejidad tal, que reclaman conocimientos especializados que no se pueden obtener por los medios y mecanismos normales que la ley le concede a las entidades estatales”. Explica el Consejo de Estado que para el “contrato de prestación de servicios profesionales” son necesarios o esenciales los conocimientos profesionales o especializados para su ejecución, pero que a su vez se pueden celebrar otros de simple “apoyo a la gestión”, caracterizados por no ser profesionales o especializados, permitidos por el artículo 32 No 3º de la Ley 80 de 1993, esto es, que “involucren cualesquiera otras actividades también identificables e intangibles que evidentemente sean requeridas por la entidad estatal y que impliquen el desempeño de un esfuerzo o actividad de apoyo, acompañamiento o soporte y de carácter, entre otros, técnico, operacional, logístico, etc, según el caso, que tienda a satisfacer necesidades de las entidades estatales en lo relacionado con la gestión administrativa11 o funcionamiento de la correspondiente entidad”.

propiamente dicha de la entidad contratante o a su funcionamiento, el contrato estatal respectivo deberá catalogarse como de prestación de servicios.”. Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Aclaración de Voto suscrita por el Consejero Mauricio Fajardo Gómez al fallo de 30 de noviembre de 2006, exp. 30832 9 Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Sentencia del 3 de diciembre de 2007. Rad. 24.715 y otros Acu. Cp.- Ruth Stella

Correa Palacio.“…Sobre el particular, sea lo primero destacar que el contrato de prestación de servicios nació del contrato de arrendamiento o locatio, que tenía como modalidades de ejecución las obras (locatio operis), el transporte (locatio conductio), o los servicios personales (locatio operarum). Figura esta última que se generalizó para dar paso a la concepción actual de este negocio jurídico, al cual el Estado moderno ha recurrido, para cumplir las múltiples y crecientes funciones a su cargo y ante precisos requerimientos de conocimiento profesional, técnico o científico o por insuficiencia del personal vinculado a su planta de personal a través de un acto condición (funcionarios) o mediante contrato de trabajo (trabajadores oficiales). De ahí que, la necesidad de servicios para su funcionamiento o para el cumplimiento de actividades dirigidas a la sociedad, ha dado lugar a contratarlos con personas naturales o jurídicas externas, no vinculadas como servidores o funcionarios de la Administración, a través de contratos de prestación de servicios…” 10 Los contratos de prestación de servicios no constituyen los instrumentos jurídicos para la asignación de funciones públicas administrativas a los particulares. Al

respecto debemos recordar que en los términos del inciso 2, del artículo 210 constitucional, “…Los particulares pueden cumplir funciones administrativas en las condiciones que señale la ley…”. Es la ley en consecuencia y no el contrato la que determina las bases que permiten el ejercicio de funciones públicas administrativas por los particulares. La ley 489 de 1998 a partir de su artículo 110 desarrolla el mandato constitucional en cuestión. Véase Corte Constitucional. Sentencia C-866 de 1999.

11 Diferentes al desempeño de funciones públicas administrativas.

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Concluye además la alta Corporación que bien puede entonces llevarse a cabo actividades operativas, logísticas o asistenciales por conducto de un contrato de prestación de servicios profesionales o de simple apoyo a la gestión, según cada caso, pero siempre referidos a la administración o funcionamiento de la Entidad.

La Entidad, para la contratación de trabajos artísticos que solamente puedan encomendarse a determinadas personas naturales, debe justificar esta situación en los estudios y documentos previos. En ningún caso, estos contratos, generan relación laboral, ni prestaciones sociales y se celebran por el término estrictamente indispensable mientras se mantenga la necesidad del servicio. Bajo esta modalidad se celebran los contratos para desarrollar las actividades definidas en el numeral 3) del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, en el literal h) del numeral 4) del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, y en el Artículo 2.2.1.2.1.4.9. del Decreto 1082 de 2015 así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan.

Conforme al inciso final del artículo 2.2.1.2.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015, “…el acto administrativo de justificación de la contratación directa no es necesario cuando el contrato a celebrar es de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, y para los contratos de que tratan los literales a), b) y c) del artículo 2.2.1.2.1.4.3 del presente decreto”. No requieren de la expedición del acto administrativo de justificación, pero si certificación expedida por el Director de la Entidad, en la cual se señale que no existe personal de planta disponible y/o idóneo para el efecto. Al momento de suscripción de un contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con personas naturales, debe verificarse por parte del Equipo de Gestión Humana, que el futuro contratista haya ingresado la información de su hoja de vida en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP). (Art. 227 del Decreto 019 de 2012.

ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO

SOPORTE

1. Elaborar los estudios y documentos previos en los que se establezca la conveniencia y oportunidad del contrato que se pretenda suscribir. Elaborar el análisis del sector.

Anexando los siguientes documentos: 1. Hoja de vida

Subdirección Interesada.

De acuerdo a la necesidad de la Contratación.

“Estudios Previos” y documentos que soportan el proceso:

1. Hoja de vida, con vo.bo. del Subdirector interesado

2. RUT 3. Fotocopia de la

cédula 4. Certificados de

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO

SOPORTE

2. RUT 3. Fotocopia de la cédula 4. Certificados de estudios y

experiencia (cuando se requiera)

5. Tarjeta profesional y vigencia 6. Hoja de vida de la función

pública 7. Examen pre-ocupacional

(cuando sea por primera vez, el cual tendrá una vigencia de tendrá vigencia máxima de tres (3) años, siempre y cuando se haya valorado el factor de riesgo más alto al cual estará expuesto en todos los contratos. En el caso de perder su condición de contratista por un periodo superior a seis (6) meses continuos, deberá realizarse nuevamente el examen)

NOTA: La Hoja de vida debe

contener el vo.bo. del subdirector interesado para dar inicio al proceso.

estudio y experiencia (cuando se requiera)

5. Tarjeta profesional y vigencia

6. Hoja de vida de la función pública

7. Examen pre-ocupacional.

2. Enviar los Estudios Previos por correo electrónico al Asesor (a) del Equipo de Gestión de Contratos con la solicitud de conformación de comité asesor y evaluador, junto con anexos.

Este Equipo no iniciará trámite alguno sin el lleno total de los requisitos y documentos acá mencionados quien revisará una vez la subdirección remita la información completa.

Subdirección Interesada.

De acuerdo a la necesidad de la Contratación.

Correo electrónico

3. Recibir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) por parte de la subdirección interesada que son las encargadas de tramitarlo.

Subdirección Interesada Gestión de Contratos

Una vez recibidos los estudios previos.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO

SOPORTE

4. Elaborar y tramitar la firma del certificado de inexistencia o insuficiencia de personal

12.

Gestión de Contratos. Gestión Humana Dirección o delegado.

Una vez elaborados los estudios y documentos previos.

Certificado suscrito por el Director con el aval del Líder de Gestión Humana.

La firma de este certificado se puede delegar en otro funcionario con funciones directivas de conformidad con el artículo 9 de la ley 489 de 1998, mediante acto administrativo.

5. La Oficina de Gestión Contratos solicitará al futuro contratista que anexe y radique en este paso la propuesta con actividades.

Dirección o delegado.

Una vez recibidos los estudios previos.

Propuesta Radicada

6. Informar al Comité de Compras Menores.

Gestión de Contratos.

Una vez verificado el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).

Acta de Comité de Compras Menores

7. Solicitar el número del contrato al Técnico operativo del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa mediante correo electrónico.

Gestión de Contratos.

Una vez se cuenta con la documentación anterior completa

Correo electrónico.

8. Revisar el adecuado desarrollo del proceso, dejando evidencia en la lista de chequeo respectiva.

Profesional Universitario y/o

contratista designado del

Equipo de Gestión de Contratos.

Una vez surtidos los trámites anteriores.

Lista de chequeo. (En el formato de calidad que corresponda)

9. Enviar correo electrónico con los datos del contrato: numero, partes, valor y plazo, supervisor designado, si se incluye o no el IVA, disponibilidad y rubro presupuestal, con el archivo

Profesional Universitario y/o

contratista designado del

Equipo de Gestión de Contratos.

Una vez se cuente con los

documentos soporte.

Correo electrónico

12 Decreto 2209 de 1998 "Artículo 3º.- Los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas, sólo se podrán celebrar cuando no exista

personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán. Se entiende que no existe personal de planta en el respectivo organismo, entidad, ente público o persona jurídica, es imposible atender la actividad con personal de planta, porque de acuerdo con los manuales específicos, no existe personal que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la prestación del servicio, o cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que implica la contratación del servicio, o cuando aun existiendo personal en la planta, éste no sea suficiente, la inexistencia de personal suficiente deberá acreditarse por el jefe del respectivo organismo. Tampoco se podrán celebrar estos contratos cuando existan relaciones contractuales vigentes con objeto igual al del contrato que se pretende suscribir, salvo autorización expresa del jefe del respectivo órgano, ente o entidad contratante. Esta autorización estará precedida de la sustentación sobre las especiales características y necesidades técnicas de las contrataciones a realizar"

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ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTO

SOPORTE

adjunto de los Estudios previos definitivos aprobados por el comité.

10. Entregar al Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa para la elaboración del contrato la carpeta física con los documentos precontractuales.

Nota: Las copias No. 2 de las propuestas se remitirán a Gestión Atención al usuario y Gestión Documental.

Profesional Universitario y/o

contratista designado del

Equipo de Gestión de Contratos.

Una vez reunidos los anteriores documentos.

Expediente con: Lista de chequeo Documentos pre-contractuales.

11. Revisar los documentos pre-contractuales y elaborar la minuta del contrato.

Profesional Universitario y/o

contratista designado del

Equipo de Asesoría Jurídica

Administrativa.

Una vez recibida la carpeta contentiva de los documentos señalados en las

actividades anteriores.

Minuta del contrato.

12. Suscribir el contrato Ordenador del gasto y contratista.

Una vez elaborada la minuta por parte del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa.

Minuta del contrato suscrita.

13. Las demás etapas siguen como en los demás procesos contractuales.

9. Asociaciones Público Privadas

De conformidad con la Ley 1508 de 2012 una Asociaciones Público Privada es la unión de esfuerzos entre los diferentes niveles de gobierno y los empresarios y/o inversionistas para impulsar, desarrollar y mantener obras y proyectos de infraestructura en todos los sectores de la infraestructura tanto productiva como social. Estas se conforman para:

a. Incentivar la participación del sector privado en el desarrollo de la infraestructura tanto productiva como social que requiere el país, el Congreso de la República aprobó el proyecto de ley de Asociaciones Público Privadas (APP).

b. La ley va más allá del sector transporte e incentiva la vinculación de capital privado a la ejecución de proyectos de transporte, en sectores sociales, cárceles, colegios, hospitales, entre otros.

c. Atraer inversionistas institucionales a través de fondos de capital privado, que sirvan como desarrolladores de proyectos, los que, a su vez, necesitarán el concurso de la ingeniería y de operadores para obtener la infraestructura que demanda el país.

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d. Proveer y mantener a largo plazo infraestructura pública para ofrecer servicios adecuados a los ciudadanos

Se podrá acudir a las Asociaciones Público Privadas cuando sea necesario y evidencia una mayor conveniencia, para construir, mantener y operar la infraestructura en todos los sectores. El sector público en sus diferentes niveles de gobierno o ramas del poder realiza el análisis de las necesidades y el alcance del proyecto, crea los indicadores de servicio por los cuales se remunera al inversionista privado, plantea todas las condiciones para la colaboración y/o participación del capital privado y finalmente es responsable de la prestación del servicio público frente a los usuarios. Existen dos tipos de asociación las que son de iniciativa pública y las que son de iniciativa privada. Asociaciones Público Privadas de Iniciativa Pública:

a. Los recursos son Privados y/o Públicos. b. El proceso de selección es de Licitación Pública. c. El presupuesto deberá ser mayor a 70.000 SLMMLV. d. Ni hay limitación en cuanto a si se trata de proyectos nuevos o en ejecución.

Asociaciones Público Privadas de Iniciativa Privada:

a. Puede ser con recursos públicos hasta el 20%, o con recursos 10% privados. b. El proceso de selección es de Licitación Pública o de Selección Abreviada de

Menor Cuantía. c. Sólo para proyectos nuevos.

Cuando el contrato a celebrar sea de aquellos relacionados con la Asociación Público Privada regulada en la Ley 1508 del 10 de enero de 2012 o la norma que la modifique o adicione, se aplicará dicha ley y en lo no regulado por ella, se aplicará lo contemplado en el Estatuto General de Contratación (Ley 80 de 1993, modificada por la Ley 1150 de 2007) y el presente Manual de Contratación.

CONTRATO Y SU EJECUCIÓN

Comprende el perfeccionamiento, la legalización y la ejecución del contrato, y está integrada por todos los actos a cargo de la Entidad y del contratista tendientes al cumplimiento de las obligaciones contractuales, para garantizar que el mismo se ajuste a lo pactado.

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La etapa contractual se desarrollará a través de la celebración de contratos que estarán identificados con un número secuencial por anualidad, asignado por el Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa.

1. El Contrato

Las estipulaciones de los contratos deberán constar por escrito y serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en el estatuto contractual, correspondan a su esencia y naturaleza. En los contratos podrán incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la ley, el orden público y a los principios y finalidades de las leyes vigentes aplicables y a los de la buena administración . El contenido mínimo de la minuta del contrato será: Tipo de contrato, Identificación de las partes, Objeto contractual, Especificaciones técnicas del bien, servicio u obra contratado, Valor del contrato, Forma de pago, Plazo de ejecución, Lugar de ejecución, Obligaciones de las partes, Sitio de entrega de los bienes, de la prestación de los servicios o ejecución de la obra, Garantías (cuando aplique), Cláusula de Indemnidad, Cláusula penal pecuniaria (cuando aplique), Pacto de las clausulas excepcionales al derecho común cuando apliquen (artículo 14 de la Ley 80 de 1993), Disponibilidad y Registro Presupuestal, Indicación de las multas aplicables, Indicación expresa de la no existencia de relación laboral con el contratista o el personal del que éste disponga, supervisor o interventor del contrato y liquidación del contrato. Tratándose de contratación de mínima cuantía, la comunicación de aceptación de la oferta por parte de la Entidad, junto con la oferta presentada por el contratista seleccionado constituye para todos los efectos, el contrato celebrado por las partes, en los términos previstos en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y reglamentada en lo pertinente, por el Decreto 1082 de 2015, así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan. La persona competente en la Entidad para elaborar la minuta del contrato será el abogado que asume el rol jurídico dentro del equipo de Asesoría Jurídica Administrativa, para la elaboración del contrato deberá tener en cuenta lo manifestado en el estudio previo, pliego de condiciones, adendas y propuesta del contratista.

Perfeccionamiento del Contrato

Elaborada la minuta del contrato o convenio, se procederá a su suscripción por las partes para su perfeccionamiento. Si el contrato es producto de un proceso de selección, éste debe suscribirse dentro del término señalado en el pliego de condiciones, de lo contrario, la Entidad hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta.

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Publicaciones

La Entidad deberá publicar los documentos del proceso y los actos administrativos del proceso de contratación como: los contratos, adiciones, modificaciones o suspensiones, prorrogas, cesiones previamente autorizadas por la autoridad contratante, información sobre sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta, declaratorias de siniestro ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual y el acta de liquidación de mutuo acuerdo o el acto administrativo de liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ello en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –Secop-de conformidad a lo que ordena la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, el Estatuto Anticorrupción y el Decreto 1082 de 2015, y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o reglamenten. La publicación electrónica de los actos y documentos a que se refiere el anterior párrafo deberá hacerse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su expedición.

Legalización

En el cronograma debe señalarse el plazo para la celebración del contrato, para el registro presupuestal, la publicación en el Secop y los requisitos del pliego para el perfeccionamiento, la ejecución y el pago del contrato (Decreto 1082 de 2015 y las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan). Para allegar las pólizas el contratista cuenta con cinco (5) días hábiles siguientes a la firma del contrato. Para la legalización de los contratos se requiere del correspondiente registro presupuestal, Acorde con lo establecido en el Acuerdo Metropolitano Nro. 18 del 28 de septiembre de 2012.

Ejecución

Una vez perfeccionado el contrato, el Técnico Operativo del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa, entregará al contratista, copia del mismo para que constituya la garantía o garantías requeridas de conformidad con lo dispuesto en los estudios previos, en el pliego de condiciones, en la invitación publica y/o en el contrato. La garantía o garantías serán aprobadas por parte del Asesor del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa previa revisión de su contenido por parte del profesional responsable de la elaboración de la minuta.

Inicio del Contrato

Una vez cumplidos los requisitos de legalización del contrato, mediante memorando suscrito por el Asesor del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa, se remitirá copia del contrato al supervisor para que elabore el acta de inicio y empiece su ejecución. Además

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se remitirá oficio al Interventor contratado cuando esta se trate de obra pública o un contrato que requiere interventoría externa. Para dichos fines el supervisor, el interventor del contrato (cuando aplique) y el contratista deberán ponerse en contacto para suscribir el acta de inicio, la cual deberá formar parte del expediente del proceso.

2. Procedimientos Presupuestales Financieros y de Pago

Deberá tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

La regla general es que el pago del valor de los contratos se efectúe en proporción al avance o ejecución de las obligaciones y contra la presentación de la cuenta de cobro, la excepción del anticipo se pacta sólo cuando el objeto contractual exija financiar al contratista la instalación o iniciación de la ejecución. El Consejo de Estado ha dicho que la demora de la Entidad en el pago del anticipo o en el reconocimiento de reajustes pactados puede ser causal de rompimiento del equilibrio económico del contrato. Así mismo si un contrato no puede ejecutarse porque no se entrega el anticipo la Entidad es la única responsable del incumplimiento del contrato.

Desde los estudios previos, deberá tenerse en cuenta el tiempo que la Entidad requiere para la tramitación de la suscripción, perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato, así como el principio de anualidad presupuestal, según el cual:

“El año fiscal comienza el 1°. De enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos, caducarán sin excepción. Literal b., artículo 9°, Acuerdo Metropolitano No 18 de 2012.

En virtud de este principio no es posible adquirir compromisos que excedan en su ejecución la vigencia respectiva, sin embargo, el mismo Acuerdo Metropolitano en su artículo 48°, prevé el mecanismo de vigencias futuras, permitiendo adquirir compromisos cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso y el objeto del compromiso se lleve a cabo en otras vigencias posteriores las cuales se verán afectadas.

Se debe garantizar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) previo a la presentación del proceso ante el comité interno de contratación, tomando como base el valor del presupuesto oficial determinado en los estudios de costos que conforman los estudios previos. No se deberá hacer uso de certificados de

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disponibilidad presupuestales globales que sirvan de base a varias contrataciones de ahí, que cada objeto a contratar deberá contar con su respectivo certificado.

La Entidad no pactará reinversión de los rendimientos financieros en la celebración

de convenios interadministrativos, generados por el manejo de los recursos transferidos a las diferentes entidades públicas y/o privadas sin ánimo de lucro e igualmente en los contratos de mandato para la administración de recursos. Los rendimientos que llegaren a producir los recursos entregados pertenecerán al Área Metropolitana del Valle de Aburrá y deberán ser reintegrados mensualmente a las cuentas que sean certificadas por parte de la Tesorería General de la Entidad.

La base para determinar el porcentaje de anticipo en los procesos contractuales, será el valor del contrato antes de IVA, amortizando en igual forma, esto es, sobre el valor de la factura antes de IVA.

Desde los estudios previos y con el fin de determinar en el momento de la ejecución las bases impositivas para cada Municipio donde se ejecute el objeto contractual, se debe establecer dentro de las obligaciones del oferente la desagregación en cada factura y/o documento equivalente, el costo de las actividades ejecutadas en cada Municipio.

Desde los estudios previos deberá exigírseles a todos los oferentes el RUT actualizado y especificando el régimen a las ventas que pertenecen.

Teniendo en cuenta que algunos proponentes están exentos de la causación del

IVA, en los pliegos de condiciones de los procesos de selección deberá incluirse la siguiente redacción: “NOTA: Los proponentes que no sean responsables de IVA, no podrán en sus propuestas económicas superar el presupuesto oficial antes del IVA, so pena de rechazo”.

La Entidad deberá contemplar el porcentaje correspondiente a los imprevistos, lo

cual debe ir en consonancia con la matriz de riesgos que sobre cada proceso se realice por parte del comité asesor y evaluador. Para el tema de los Imprevistos, se creará en el presupuesto, un rubro que contengan unas partidas anuales que puedan ser sujeto de revisión periódica a fin de que se puedan utilizar en otros procesos o proyectos. Las subdirecciones ejecutoras tendrán la obligación de informar la cuantificación de los posibles riesgos a cargo de la Entidad, en desarrollo de los procesos contractuales para las mediciones del impacto fiscal a través del marco fiscal y el presupuesto anual de gastos.

Se deberá tener en cuenta que para efectos de financiación de proyectos se pueden utilizar los recursos de la sobretasa ambiental acorde con el concepto

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jurídico No. 0006 del 22 de mayo de 2009 que concluye que los recursos de la sobretasa ambiental pueden ser destinados para la ejecución de obras de infraestructura como construcción y ampliación de vías, construcción o remodelación de escenarios recreativos y deportivos, instituciones educativas, centro administrativos municipales, plazas de mercado, parques con componentes naturales, construcción de aulas ambientales, instituciones educativas, ciudadelas educativas, bibliotecas y construcción de parques lineales ambientales entre otras; siempre y cuando se presente dentro de los estudios previos del proyecto una debida justificación de la utilización de los recursos materia ambiental, siempre y cuando se determinen las variables del componente ambiental, las que se pueden financiar con recursos de la sobretasa, en la proporción en que se encuentre comprometida la protección del medio ambiente, así mismo, Ias metas que se obtendrán y que se verificaran al finalizar el proyecto.

Para procesos de mínima cuantía, contratación directa, concurso de méritos, selección abreviada y/o contratos interadministrativos la siguiente es la forma de pago:

ÚNICO PAGO:

El Área pagará a el contratista, el valor total del contrato, una vez sea cumplido el objeto contractual, previa aprobación y autorización del pago por parte del supervisor, (y del interventor cuando se cuente con vigilancia externa), quien mediante el informe dará su conformidad, en virtud de los requerimientos del Área y el lleno de los requisitos tributarios por parte del contratista para efectos de deducciones. El contratista deberá radicar en el archivo, los siguientes documentos para la aprobación y autorización del pago por parte del supervisor, (y del interventor cuando se cuente con vigilancia externa); este trámite debe realizarse durante el mismo mes de expedición de la factura o documento equivalente:

Factura o documento equivalente con el lleno de los requisitos legales establecidos en el Estatuto Tributario.

En la factura o documento equivalente se debe hacer alusión al número de contrato y detallar el concepto del bien o servicio que se está prestando o vendiendo

Informe técnico con el desarrollo de las actividades objeto del contrato. Acreditación del pago de los aportes a sus empleados de las obligaciones con los

sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el Representante Legal, en cumplimiento de los pagos de que trata el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

Valorar en la factura o en comunicación firmada por el contratista, las actividades desarrolladas en los diferentes municipios donde será ejecutado el objeto

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contractual cuando a ello haya lugar, para efectos de cumplir con los lineamientos definidos en los Estatutos Tributarios Municipales.

El pago de las obligaciones se efectuará en la Tesorería o consignado en la corporación o banco que designe el contratista, previo diligenciamiento del formato definido por la Tesorería. Para efectos del pago de las obligaciones, la Entidad a través de la subdirección de Gestión Administrativa y Financiera, Oficina de Contabilidad y Presupuesto, realizará las deducciones por conceptos tributarios en los porcentajes vigentes, de conformidad con las normas de orden nacional y territorial que rigen esta materia. Los recursos apropiados para el desarrollo del presente objeto contractual, deberán ser ejecutados y cobrados por el contratista dentro de la respectiva vigencia fiscal.

ACTAS PARCIALES:

El Área pagará a el contratista, el valor total del contrato, mediante actas mensuales parciales, de acuerdo con el avance del objeto contractual, previa aprobación y autorización del pago por parte del supervisor (y del interventor cuando se cuente con vigilancia externa), quien mediante informe dará su conformidad, en virtud de los requerimientos de la Entidad y el lleno de los requisitos tributarios por parte del contratista para efectos de deducciones. Se dejará un diez (10%) por ciento como último pago, para el momento en que se realice el acta de recibo final a entera satisfacción de la ejecución del objeto contractual. El contratista deberá radicar en el archivo del Área, los siguientes documentos para la aprobación y autorización de cada pago por parte del supervisor (y del interventor cuando se cuente con vigilancia externa); este trámite debe realizarse durante el mismo mes de expedición de la factura o documento equivalente:

Factura o documento equivalente con el lleno de los requisitos legales establecidos en el Estatuto Tributario.

En la factura o documento equivalente se debe hacer alusión al número de contrato y detallar el concepto del bien o servicio que se está prestando o vendiendo

Informe técnico con el desarrollo de las actividades objeto del contrato. Acreditación del pago de los aportes a sus empleados de las obligaciones con los

sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el representante legal, en cumplimiento de los pagos de que trata el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

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Valorar en la factura o en comunicación firmada por el contratista, las actividades desarrolladas en los diferentes municipios donde será ejecutado el objeto contractual cuando a ello haya lugar, para efectos de cumplir con los lineamientos definidos en los Estatutos Tributarios Municipales.

El pago de las obligaciones se efectuará en la Tesorería o consignado en la Corporación o Banco que designe el contratista, previo diligenciamiento del formato definido por la Tesorería del Área y en las fechas de corte para pagos definidas por el acto administrativo que para el efecto expida la Entidad. Para efectos del pago de las obligaciones, el Área a través de la subdirección de Gestión Administrativa y Financiera, Oficina de Contabilidad y Presupuesto, realizará las deducciones por conceptos tributarios en los porcentajes vigentes, de conformidad con las normas de orden nacional y territorial que rigen esta materia. Los recursos apropiados para el desarrollo del presente objeto contractual, deberán ser ejecutados y cobrados por el contratista dentro de la respectiva vigencia fiscal.

Para Convenios Interadministrativos o Interinstitucionales

Son aquellos que establecen una relación interadministrativa entre entidades públicas (Interadministrativos) y entre Entidades Públicas con Entidades privadas sin ánimo de lucro (Interinstitucionales), con el fin de realizar programas y actividades que sean de su competencia de los que suscriben el convenio. Dicho programa o actividad debe estar en el plan de desarrollo de la Entidad y desprovisto de conmutabilidad, que busca establecer una unión de esfuerzos fundamentada en criterios de colaboración, ayuda y cooperación para el cumplimiento de los fines del Estado. Entre ellos están: Los de Cooperación aquellos que establece la Entidad y aúna esfuerzos con Entidades públicas y privadas del orden nacional o internacional, para la ejecución de programas y proyectos desde su ámbito funcional, ya que se obliga a ejecutar actividades que contribuyen directamente al fin común a los sujetos contratantes, estos se hacen en virtud de la Ley 489 de 1998 y deben ser de interés general y público, los dos tienen la misma misión y los dos aportan. El Objeto Contractual del Convenio iniciará con: “Aunar esfuerzos para…”. Los de Colaboración, aquellos que suscribe la Entidad fundamentada en la Ley 489 de 1998 o en el Decreto 777 de 1992, dirigiendo sus funciones a apoyar a la otra Entidad que es la que está llamada a obtener primariamente el objeto propuesto que también le interesa. El Objeto Contractual del Convenio iniciará con: “Colaborar…, Apoyar…, Cofinanciar…”.

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La forma de pago para los Convenios Interadministrativos y/o Interinstitucionales es la siguiente:

CON RECURSOS DEPOSITADOS EN UNA CUENTA DE AHORROS

El Área Metropolitana del Valle de Aburra entregará los aportes, de la siguiente manera:

Un desembolso inicial del __% del valor de los aportes de EL ÁREA, una vez perfeccionado el convenio, cumplidos los requisitos de legalización y ejecución, presentado y aprobado el plan operativo de inversión, firmada el acta de inicio y previa apertura de una cuenta de ahorros independiente para el proyecto, para lo cual, el conveniante deberá allegar certificación de apertura de una cuenta de ahorros para el manejo de los recursos en una entidad reconocida por la Superintendencia Financiera de Colombia y los rendimientos que puedan llegarse a producir serán de propiedad del Área, además acompañar de la factura y/o documento equivalente la presentación del Plan Operativo con VºBº de la supervisión (y del interventor cuando se cuente con vigilancia externa).

Una vez ejecutado el dinero entregado como primer desembolso, se harán desembolsos siguientes, previa presentación del Informe de la ejecución del desembolso anterior y los respectivos soportes financieros generados por el pago de cada uno de los ítems establecidos en el presupuesto definido para este convenio junto con el Informe de avance físico y financiero, previo recibo a satisfacción por supervisión (y del interventor cuando se cuente con vigilancia externa) así hasta el último desembolso, cada desembolso se hará acorde a los porcentajes convenidos y cumplimiento de avance físico y financiero.

Se hará un último desembolso del 10% del valor de los aportes, una vez se tenga el 100% de avance físico en el desarrollo del convenio, con la entrega del informe final correspondiente, que contenga los resultados, en un informe técnico y financiero sobre la ejecución del convenio con sus respectivos soportes previo VºBº del supervisor (y del interventor cuando se cuente con vigilancia externa) y acta de recibo final.

El acta de pago soporte de cada desembolso, deberá contar con el visto bueno de la supervisión del Área (y del interventor cuando se cuente con vigilancia externa) y se realizarán de conformidad con la aprobación de los informes de avance objeto del convenio y sus soportes, previo recibo a satisfacción, considerando para ello lo establecido en el Manual de Supervisión e Interventoría Contractual de la Entidad. En todo caso se deja expresa constancia que por la ejecución del objeto del presente convenio, el conveniante, no percibirá remuneración, comisión o contraprestación económica alguna.

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Los rendimientos que se llegasen a producir en la cuenta de ahorros serán de propiedad del Área y deberán ser reintegrados al Área, dentro de los dos (2) meses siguientes a su recaudo, en las cuentas bancarias señaladas por la Tesorería, de conformidad con lo establecido en el artículo 61 del Estatuto Presupuestal, Acuerdo 018 de 2012. De igual manera, los rendimientos financieros generados por la entrega que realice el conveniante al contratista, en calidad de anticipo para la ejecución del proyecto, serán de propiedad del Área, y por lo tanto deberán ser reportados y reintegrados al Área en las cuentas bancarias señaladas por la Tesorería. El convenio no se liquidará hasta que se haya legalizado la ejecución financiera de los aportes entregados por el Área y se haya transferido la totalidad de los rendimientos financieros generados en la cuenta al Área. El funcionario designado por el Área para llevar el control y seguimiento del convenio deberá supervisar el correcto manejo contable de los rendimientos como también deberá solicitar la liquidación final de los mismos. En caso de no invertirse la totalidad de los recursos en el objeto del presente convenio, el conveniante deberá reintegrarlos al Área, al igual que los rendimientos financieros que se llegaren a generar, en proporción a sus aportes.

PROCESOS DE LICITACIÓN PÚBLICA (Contratos de obra):

SIN ANTICIPO y con ACTAS PARCIALES:

El valor de la obra será pagado por EL ÁREA al contratista, por medio de actas parciales de obra. Los pagos al contratista por concepto de obras ejecutadas, se liquidarán de acuerdo con las cantidades de obras aceptadas en la respectiva acta y a los precios unitarios fijos determinados en su propuesta y en el contrato. Previa aprobación y autorización del pago por parte de la Interventoría, quien mediante el Informe de Interventoría dará su conformidad, en virtud de los requerimientos de la Entidad y el lleno de los requisitos tributarios por parte del contratista para efectos de deducciones. Se dejará un diez (10%) por ciento como último pago, para el momento en que se realice el Acta de Recibo Final a entera satisfacción de la ejecución del objeto contractual. El contratista deberá radicar en el archivo, los siguientes documentos para la aprobación y autorización de cada pago por parte de la Interventoría; este trámite debe realizarse durante el mismo mes de expedición de la factura o documento equivalente

Factura o documento equivalente con el lleno de los requisitos legales establecidos en el Estatuto Tributario.

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En la factura o documento equivalente se debe hacer alusión al número de contrato y detallar la obra que se está ejecutando.

Informe técnico con el desarrollo de las actividades objeto del Contrato. Acreditación del pago de los aportes a sus empleados de las obligaciones con los

sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el Representante Legal, en cumplimiento de los pagos de que trata el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

Valorar en la factura o en comunicación firmada por el contratista, las actividades desarrolladas en los diferentes municipios donde será ejecutado el objeto contractual cuando a ello haya lugar, para efectos de cumplir con los lineamientos definidos en los Estatutos Tributarios Municipales.

El pago de las obligaciones se efectuará en la Tesorería del Área o consignado en la Corporación o Banco que designe el contratista, previo diligenciamiento del formato definido por la Tesorería del Área. Para efectos del pago de las obligaciones, el Área a través de la subdirección de Gestión Administrativa y Financiera, Oficina de Contabilidad y Presupuesto, realizará las deducciones por conceptos tributarios en los porcentajes vigentes, de conformidad con las normas de orden nacional y territorial que rigen esta materia. Los recursos apropiados para el desarrollo del presente objeto contractual, deberán ser ejecutados por EL CONTRATISTA dentro de la respectiva vigencia fiscal.

CON ANTICIPO y ACTAS PARCIALES:

El valor de la obra será pagado por el Área Metropolitana del Valle de Aburrá en la siguiente forma:

Anticipo

De conformidad con las normas que rigen esta materia, la Entidad determinó la entrega de un anticipo de hasta el _______________________ (__%) del valor total del contrato antes de IVA, con el fin de favorecer el flujo de caja previo y suficiente que le permite al contratista cubrir los costos requeridos inicialmente, tales como contratación de personal requerido, la compra de insumos y materiales, para iniciar la ejecución del objeto contractual. Estos recursos se otorgan en calidad de préstamo y deben ser amortizados en el desarrollo del objeto contractual, mediante deducciones iguales equivalentes al porcentaje del anticipo, que se descontaran del valor de cada acta de pago mensual por entregas parciales de obra y recibidas a satisfacción y hasta completar el cien por ciento (100%) de la suma anticipada.

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De conformidad con lo consagrado por la Ley 1474 de 2011, artículo 91, para efectos del manejo de los recursos que se reciba a título de anticipo y con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable y todos los costos tanto de la comisión fiduciaria como los relacionados con manejos bancarios, transferencias, impuestos y demás asociados al contrato fiduciario serán cubiertos directamente por él. Dentro del Contrato Fiduciario tendrán la calidad de beneficiarios la Entidad en calidad de contratante respecto a los rendimientos generados y a la devolución del dinero en caso de incumplimiento del contrato y el contratista como fideicomitente respecto a los recursos derivados del mismo. Es requisito para el desembolso del anticipo que el contratista certifique la constitución de la fiducia, acompañado del plan de inversión del anticipo y la aceptación por parte de la Entidad de las condiciones para su entrega, para lo cual el ordenador del gasto debe autorizar el pago, previa aprobación de la garantía correspondiente al buen manejo y correcta inversión del anticipo, que será aprobado por la Oficina Asesora Jurídica Administrativa del Área Metropolitana del Valle de Aburrá

Amortización del anticipo

El anticipo deberá ser amortizado por el contratista en cada una de las actas parciales presentadas hasta su completa cancelación, entendiéndose que en caso necesario las amortizaciones podrán ser mayores para lograr la total amortización del respectivo anticipo. Una vez diligenciado el último pago ante el Área Metropolitana del Valle de Aburrá, en el que se certifique que se recibe a satisfacción el objeto contractual por parte del contratista y el Área Metropolitana del Valle de Aburrá, se deberá allegar la certificación de cancelación de la fiducia o del patrimonio autónomo.

Administración y vigilancia del anticipo

Los recursos entregados en forma de anticipo se desembolsarán directamente a la fiducia mercantil constituida con el fin de administrar el mismo. Corresponde al Interventor y al Área a través o por medio de la Tesorería, la revisión de la administración realizada por parte de la compañía fiduciaria del manejo del anticipo, de conformidad con las normas que rigen la materia. Los rendimientos generados en la fiducia mercantil deberán ser reportados y reintegrados al Área en las cuentas bancarias señaladas por la Tesorería de la Entidad; a más tardar dentro de los dos meses siguientes a su recaudo, de conformidad con lo establecido en el artículo 61 del Estatuto Presupuestal, Acuerdo 018 de 2012. El interventor del contrato certificará el cumplimiento de la entrega de los rendimientos a la Tesorería del Área, en forma previa a la autorización del acta de liquidación del contrato. El anticipo deberá ser invertido en la ejecución de lo pactado en el contrato, para lo cual, todos los gastos con cargo al anticipo deberán estar soportados con las facturas

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correspondientes. Por consiguiente el Interventor velará porque todo pago que afecte el anticipo corresponda a gastos del contrato y que esté de acuerdo con el programa de inversión del anticipo aprobado por la Entidad. Es entendido que el contratista asume todos los costos indirectos ocasionados en el manejo de la fiducia mercantil.

Actas mensuales parciales

El valor de la obra será pagado por el Área al contratista, por medio de actas parciales de obra. Los pagos al contratista por concepto de obras ejecutadas, se liquidarán de acuerdo con las cantidades de obras aceptadas en la respectiva acta y a los precios unitarios fijos determinados en su propuesta y en el contrato. Previa aprobación y autorización del pago por parte de la Interventoría, quien mediante el Informe de Interventoría dará su conformidad, en virtud de los requerimientos del Área y el lleno de los requisitos tributarios por parte del contratista para efectos de deducciones. De cada pago se descontará el _______________________ (__%) en cada una de las actas parciales presentadas, porcentaje correspondiente al anticipo, hasta su completa cancelación previa presentación de la factura. Se dejará un diez (10%) por ciento para el momento en que se realice el Acta de Recibo a entera satisfacción de los bienes y/o servicios según el objeto contractual, del cual se deberá descontar el porcentaje faltante para la amortización y cancelación total del anticipo. El contratista deberá radicar en el archivo del Área, los siguientes documentos para la aprobación y autorización de cada pago por parte del supervisor (y del interventor cuando se cuente con vigilancia externa); este trámite debe realizarse durante el mismo mes de expedición de la factura o documento equivalente:

Factura o documento equivalente con el lleno de los requisitos legales establecidos en el Estatuto Tributario.

En la factura o documento equivalente se debe hacer alusión al número de contrato y detallar la obra que se está ejecutando

Informe técnico con el desarrollo de las actividades objeto del contrato. Acreditación del pago de los aportes a sus empleados de las obligaciones con los

sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal, en cumplimiento de los pagos de que trata el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

Valorar en la factura o en comunicación firmada por el contratista, las actividades desarrolladas en los diferentes municipios donde será ejecutado el objeto

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contractual cuando a ello haya lugar, para efectos de cumplir con los lineamientos definidos en los Estatutos Tributarios Municipales.

El pago de las obligaciones se efectuará en la Tesorería del Área o consignado en la corporación o banco que designe el contratista, previo diligenciamiento del formato definido por la Tesorería del Área y en las fechas de corte para pagos definidas en la resolución metropolitana que para el efecto se expida. Para efectos del pago de las obligaciones, EL ÁREA a través de la Subdirección de Gestión Administrativa y Financiera, Oficina de Contabilidad y Presupuesto, realizará las deducciones por conceptos tributarios en los porcentajes vigentes, de conformidad con las normas de orden nacional y territorial que rigen esta materia. Los recursos apropiados para el desarrollo del presente objeto contractual, deberán ser ejecutados por el contratista dentro de la respectiva vigencia fiscal.

Anticipo y/o pago anticipado:

Se debe analizar la conveniencia de otorgar un anticipo o un pago anticipado, y la determinación de su porcentaje. De preferencia se acudirá al anticipo, y sólo de manera excepcional se analizará la conveniencia de otorgar un pago anticipado, en atención a las Directivas Presidenciales números. 012 de 2002 y 04 del 4 de 2003, las cuales señalan que las entidades no pactarán pagos anticipados, salvo casos excepcionales plenamente justificados y motivados. (Ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 2) El Consejo de Estado aclaró los términos de anticipo y pago anticipado señalando que el primero debe entenderse como el primer pago de un contrato que se haya pactado en ejecución sucesiva y para sus gastos iniciales y para el último aquel pago efectuado al contratista respecto de un contrato de ejecución instantánea. Con respecto al anticipo es preciso señalar que se amortiza contra la ejecución del contrato y en el pago anticipado no hay lugar a reintegro pues éste pertenece al contratista. En los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que recibe a título de anticipo en virtud de lo establecido en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, salvo los contratos de menor o mínima cuantía. El artículo 40 de la Ley 80 de 1993, señala que el monto del pago anticipado o del anticipo pactado, no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato, salvo lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1150 de 2007, que autoriza la prorroga o adición hasta por el sesenta por ciento (60%) para los contratos de concesión de obra”13.

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Procuraduría General de la Nación

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3. Otras situaciones que pueden presentarse en la Ejecución del Contrato

Modificaciones, adiciones y prorrogas

La modificación contractual obedece al cambio en las condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado del contrato, bien sea porque la Entidad lo considere pertinente o a solicitud del contratista. Esta figura es la que comúnmente se conoce como otrosí que consiste en una modificación hecha por las partes de mutuo acuerdo o bilateral. Los acuerdos plasmados en el clausulado del contrato obedecen a su esencia y su naturaleza y por ello, solamente podrá ser objeto de modificación contractual el clausulado que no altere la esencia o naturaleza de lo inicialmente pactado, puede tratarse de una modificación, una adición o una prorroga así: Adición Se refiere a la inclusión o adición de recursos económicos o en especie al contrato o convenio inicial, en aras de garantizar la existencia de recursos suficientes para continuar satisfaciendo la necesidad de la Entidad. Esta categoría no conlleva necesariamente al cambio de las especificaciones técnicas o circunstancias accesorias del objeto contractual inicialmente pactado. Los contratos no podrán adicionarse en más del 50% de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales, sin perjuicio de la excepción contenida en el artículo 85 de la Ley 1474 de 2011 prevista para los contratos de interventoría (Parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, artículo 85 de la Ley 1474 de 2011, Ley 1508 de 2012). Prórroga Hace referencia a una extensión o ampliación en el tiempo que inicialmente se había acordado para la ejecución del contrato o convenio. Los funcionarios que actúen como supervisores tendrán especial cuidado de que el contrato se ejecute conforme a lo planeado para evitar solicitar la adición o prorroga del mismo, también deben velar para que si esta llegue a requerirse no se tramite cuando al contrato le falta poco tiempo para vencer el plazo. Si la prorroga es imputable a la Entidad debe procederse con el reajuste de precios para evitar romper el equilibrio económico del contrato.

Una verdadera modificación y adición se presenta según el Consejo de Estado cuando se agrega al alcance físico inicial del contrato, algo nuevo, es decir se presenta una ampliación al alcance del contrato, (no cambiar su objeto), no se debe presentar adición porque se ajuste el valor inicial del contrato por un mal cálculo de cantidades de obra iniciales frente a ítems que ya hacían parte del alcance.

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Es imperioso que los supervisores mantengan constante comunicación con los interventores externos y con los funcionarios de la Entidad encargados de los asuntos contractuales en aras de que se cuente con el tiempo necesario durante el plazo del contrato para en caso de ser necesario se tramite una prorroga o acuerde una suspensión que corresponda a los parámetros legales o hacer las modificaciones que sean necesarias para que se complete su ejecución en términos reales. Deben evitar además que se presente una mayor permanencia en la obra que rompa el equilibrio económico del contrato.

Trámite para las adiciones, modificaciones o prorrogas.

El supervisor deberá presentar un documento denominado INFORME AL COMITÉ de adición, modificación o prorroga ante el Asesor(a) del Equipo de Gestión de Contratos y al Asesor de la Jurídica Administrativa, para que estos designen los profesionales que acompañen el trámite, conformando un Comité Asesor y Evaluador para ello compuesto por: a. Un (1) Profesional Universitario y/o contratista designado del Equipo de Asesoría

Jurídica Administrativa, quien realizará el rol jurídico. b. Un (1) representante de la subdirección delegada en la contratación quien realizará el

rol Técnico. c. Un (1) representante que haga parte de Gestión de Contratos de la Entidad, quien

realizará el rol contractual. d. Un (1) representante que haga parte del área Financiera de la Entidad, quien realizará

el rol financiero y contable. Contenido mínimo del informe y anexos: El informe debe contener en su encabezado: el objeto del contrato o convenio, las partes, el plazo inicial y el nuevo que se va a incorporar, el valor inicial y el nuevo que se pretende adicionar, el número de la disponibilidad presupuestal y registro, la fecha de inicio, la fecha de terminación con la indicación de los nombres propios de los supervisores. En el contenido debe contener: los antecedentes del contrato, la justificación de la prorroga y/o adición, los fundamentos jurídicos, los aspectos derivados del objeto del contrato, el concepto de la supervisión, lo que se solicita (adición, modificación o prorroga). El informe lo suscribe el supervisor, el ordenador del gasto delegado, y los miembros del comité asesor y evaluador designados, en el informe debe plasmarse el historial del contrato la información sobre el estado actual del mismo en cuanto a ejecución física y financiera y la necesidad y razones de modificación, adición o prorroga que no pueden ser

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imputables a las partes ni constitutivas de un incumplimiento contractual o una indebida planeación de la Entidad. Los anexos son:

Cuando la modificación, adición o prorroga proviene del contratista, se anexará al expediente la manifestación escrita del contratista en la que conste su solicitud justificada, si se trata de recursos económico con indicación expresa de la propuesta de presupuesto previsto para el efecto, el cual en todo caso deberá basarse en los precios de la propuesta inicial y en la fórmula de reajuste de precios que se haya establecido en el contrato, según el caso, si es solamente prorroga deberá indicarse expresamente de que no se generan sobrecostos.

La modificación, adición o prorroga, debe ser avalada por el interventor en caso de tener vigilancia externa con concepto del mismo y por ende debe anexarse manifestación escrita del interventor y del supervisor.

Informe Técnico suscrito por el supervisor del contrato donde justifica al ordenador del gasto su concepto sobre la procedencia de la modificación, adición o prórroga.

Dicha ficha tendrá como mínimo: objeto, plazo, fecha de inicio, fecha de terminación, valor, certificado de disponibilidad presupuestal.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal que respalde la adición en recursos. Documentos que acrediten la capacidad jurídica de firmar la prórroga, adición o

modificación cuando el representante legal del contratista ha cambiado y la verificación de sus antecedentes. Todo lo cual deberá ser verificado por el supervisor previo a la remisión del Informe al Comité.

Nuevo cronograma de trabajo que respalda la prórroga, modificación o adición. Todos los documentos que sirvan de soporte para el trámite del otro sí como actas

de suspensión, o licencias o permisos entre otros. Esta solicitud de adición, modificación o prorroga, será revisada y aprobada por el mismo comité interno de la Entidad que aprobó el contrato o convenio al que se le realizará el otro sí, es decir Comité de Compras Menores o Comité de Dirección. Una vez se haya autorizado por el comité interno la modificación, adición o prorroga el Profesional Universitario y/o contratista designado en la oficina de Gestión Contratos remitirá toda la documentación con el memorando aprobatorio de comité al Equipo de asesoría de Jurídica Administrativa para que se elabore la minuta de modificación, adición o prórroga y se proceda a suscribir por el contratista para posteriormente ser legalizada.

El contratista deberá tramitar el desplazamiento, ampliación, adición y/o actualización de la garantía, las cuales se aprueban por el Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa El Técnico Operativo del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa envía el documento de Modificación, Adición o Prorroga al Equipo de Gestión de Contratos para publicar en el SECOP en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles

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siguientes a su suscripción. Posteriormente se remite a archivo el documento para que haga parte del expediente contractual. Cesión del contrato Una de las principales características de los contratos estatales es que son intuito personae, por lo tanto, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita de la Entidad. El actual estatuto contractual consagra dos causales legales de cesión del contrato relacionadas con las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes al contratista, a las que se suman las demás que se dispongan en las normas y la realizada por mutuo acuerdo entre las partes. (Artículo 9º de la Ley 80 de 1993) Cuando se celebra esta cesión, se está entregando los derechos y obligaciones objeto del mismo, es decir que la persona a quien se le cede el contrato queda con la obligación de ejecutar a favor de la Entidad, el contrato. Para el caso de la cesión de mutuo acuerdo, es decir previa autorización de la Entidad, el procedimiento es el siguiente: i) El contratista debe solicitar al ordenador del gasto delegado para contratar, la autorización para realizar la cesión del mismo indicando justificación y las causas por las cuales le es imposible ejecutar el contrato. ii) El ordenador del gasto contratante previa recomendación del Comité de Compras Menores o Comité de Dirección según el caso, determinará la conveniencia para la entidad y procederá a autorizar o rechazar la cesión. iii) Una vez recomendada la cesión, se procederá a suscribir la correspondiente acta de cesión del contrato (Debe quedar plasmado expresamente el estado en que queda el contrato), la cual será proyectada por la persona que asumió el rol jurídico del respectivo proceso. iii) El cesionario del contrato (contratista), deberá tramitar la expedición de la garantía que ampare sus obligaciones, cuya cobertura debe amparar los mismos riesgos del contrato original y pagar los impuestos a que haya lugar. iv) Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la cesión, las cuales serán proyectadas por la persona que asumió el rol jurídico del respectivo proceso. v) Hacer las publicaciones a que haya lugar conforme las normas vigentes aplicables. vi) Celebrada la cesión al contrato, se procederá incluir y registrar esta novedad en el sistema de información presupuestal vigente. Una vez se haya autorizado la cesión del contrato se deberá entregar al Equipo de Contabilidad y Presupuesto copia del acta de cesión y las condiciones de la cesión. Lo anterior con el fin de modificar la información contable y presupuestal que reposa en la misma. El Técnico Operativo del Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa envía el documento de cesión al Equipo de Gestión de Contratos para publicar en el SECOP en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción.

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Suspensión y Reinicio del Contrato

En desarrollo del principio de la autonomía de la voluntad, la Entidad podrá por mutuo acuerdo con el contratista, suspender la ejecución del contrato cuando se presente alguna circunstancia que haga imposible la ejecución del mismo, la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público que impiden la ejecución temporal del negocio jurídico, y es precisamente por ese motivo que la misma no puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta al vencimiento de un plazo o al cumplimiento de una condición, de lo contrario estaríamos en presencia de una figura o situación diferente. La finalidad de la suspensión del contrato estatal, es una medida excepcional. La suspensión no adiciona el contrato en su vigencia o plazo, sino que se delimita como una medida de tipo provisional y excepcional que debe ajustarse a los criterios de necesidad y proporcionalidad. Para que se produzca la suspensión del contrato, se deben de cumplir varios requisitos como son: i) Manifestación escrita de suspensión por parte del contratista, o requerimiento por parte de la Entidad, en donde se manifiestan las razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura. ii) El acta por medio de la cual se suspende el contrato, la cual debe suscribirse por las partes del mismo, esto es, contratante y contratista, y llevar el visto bueno del supervisor (y del interventor cuando se cuente con vigilancia externa).

La suspensión del contrato que debe ser de común acuerdo puede llegar a ser perjudicial, pero en ocasiones necesaria si se trata de eventos imprevisibles y puede entonces pactarse un término razonable para eliminar los obstáculos que impiden la ejecución y en el acta de suspensión deben dejarse claras la razones y las acciones a tomar, las condiciones que se deben presentar para la reanudación y las repercusiones económicas de ello, para lo cual se recuerda que el Consejo de Estado señala que bien puede en el acta de suspensión definirse las contraprestaciones económicas de cada parte, pero el hecho de no hacerlo, no implica que se está renunciando a reclamaciones económicas.

Copia del acta de suspensión deberá ser remitida a la Compañía Aseguradora para que esta última registre la modificación en la respectiva póliza. Esta obligación corresponde al supervisor (y del interventor cuando se cuente con vigilancia externa). Superados los hechos que llevaron a la suspensión del contrato, las partes deberán suscribir el acta de reinicio del contrato, de la cual se deberá remitir copia a la Compañía Aseguradora.

Publicar en el SECOP el acta de suspensión o de reanudación en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, para lo cual el supervisor del respectivo contrato debe entregar el original del acta al Técnico Operativo del Equipo de la Jurídica Administrativa para que este la registre en el Sistema de Información Metropolitano y la envié al Equipo de Gestión Contratos para su publicación.

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Resciliación o Terminación Anticipada

Es una forma de disolución de los contratos que consiste en terminar por mutuo consentimiento de todos los que intervinieron en su celebración, un contrato o convenio. El fenómeno de la resciliación opera solamente para los contratos válidamente perfeccionados y que aún están vigentes sin haber extinguido sus efectos jurídicos, y no para actos unilaterales. Para resciliar un contrato celebrado por la Entidad, deberá tenerse en cuenta como mínimo lo siguiente: i) Se requiere la manifestación escrita de terminación anticipada o resciliación por parte del contratista, o requerimiento por parte de la entidad, en donde se manifiestan las razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura. ii) Se requiere el informe actualizado del supervisor (y del interventor cuando se cuente con vigilancia externa), donde se evidencie el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, contable, etc. del contrato, con la indicación expresa de las razones de la resciliación y el concepto sobre la procedencia de la misma. iii) El ordenador del gasto determinará la conveniencia para la entidad y procederá a decidir sobre la resciliación. iv) Una vez recomendada la resciliación, se procederá a suscribir la correspondiente acta de resciliación y de liquidación del contrato por las partes del contrato, la cual será proyectada por la persona que asumió el rol jurídico del respectivo proceso. v) Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la resciliación, las cuales serán proyectadas por la persona que asumió el rol jurídico del respectivo proceso.

Imposición de Multas, Sanciones y Declaratorias de Incumplimiento

La facultad de imponer multas por parte de las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública se encuentra consagrada en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, y el procedimiento establecido para el efecto en los artículos 86 de la Ley 1474 de 2011. Cuando se detecte un posible incumplimiento debe darse el trámite que corresponde por ley requiriendo al contratista vinculando a la aseguradora e informar a la Entidad para que inicie las acciones administrativas a que haya lugar conforme al artículo 83 y siguientes de la Ley 1437 de 2011.

Se debe garantizar por parte de los supervisores el control estricto de las actividades del contratista, enviando los requerimientos que sean necesarios y en caso de advertir un incumplimiento realizar el trámite correspondiente antes de permitir prórrogas o adiciones informando al Equipo Asesoría Jurídica Administrativa para que con la participación de la firma aseguradora se decida sobre la situación presentada en el desarrollo del contrato. Las aseguradoras deben estar permanentemente informadas de lo ocurrido en el desarrollo del contrato.

Así mismo se atenderá lo dispuesto sobre el particular en la Resolución Metropolitana interna que regule la materia.

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Cuando se expidan actos sancionatorios que declaren la caducidad, se imponga multas, sanciones o declaren incumplimientos, sólo se debe publicar en el SECOP la parte resolutiva de los mismos y se debe comunicar de manera inmediata a la Cámara de Comercio en que se encuentre inscrito el contratista respectivo y a la Procuraduría General de la Nación, previa participación de las partes contractuales y la compañía aseguradora, actuaciones en las cuales se garantizará el debido proceso. (Art. 218 del Decreto 019 de 2012 – Ley 1474 de 2011). Potestades Excepcionales En los contratos estatales, pueden aplicarse la interpretación unilateral, modificación unilateral, terminación unilateral, caducidad y reversión. (Numeral 2, artículo 14 de la Ley 80 de 1993). El ejercicio de estas facultades por parte de la entidad se hará mediante acto administrativo debidamente motivado y, susceptible del recurso de reposición y de control jurisdiccional a través de la acción contractual, de acuerdo con las reglas del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Artículo 77 de la Ley 80 de 1993). En todos los casos, estas cláusulas buscan evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos que se esperan proveer con la ejecución de un contrato, por lo cual el Estado tiene el derecho de actuar unilateralmente. Esta es la condición esencial para que la Entidad pueda interponerlas. Se aplican en forma obligatoria en contratos de obra, los que tienen por objeto la explotación y concesión de bienes del Estado, la prestación de servicios públicos y las actividades que constituyen monopolio estatal. Son facultativas en los contratos de prestación de servicios y suministro. En algunos contratos estatales se encuentra prohibido incluir, y por tanto, ejercer cláusulas o estipulaciones excepcionales. Si se incluyen, habrá nulidad absoluta de la cláusula, estos son: Contratos con personas públicas internacionales, o de cooperación, ayuda o asistencia; interadministrativos, en los de empréstito, donación y arrendamiento y en los que tengan por objeto actividades comerciales o industriales de las entidades estatales que no corresponden a las señaladas en el numeral 2° del artículo 14 de la Ley 80/93, o que tengan por objeto el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas, así como los contratos de seguro tomados por las entidades estatales.

En los demás contratos no mencionados en los párrafos anteriores como consultoría, comodato, leasing entre otros, tampoco hay lugar a la inclusión y menos al ejercicio de tales potestades excepcionales, teniendo en cuenta que la jurisprudencia14 ha sentado su

14

Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera. Sentencia de noviembre 30 de 2006. Radicación: 25000232600020010100801(30832). Consejero

Ponente: Alier Eduardo Hernández Enríquez.

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posición manifestando que NO es posible la aplicación de estas cláusulas porque: 1: Este tipo de poderes requiere autorización legal para su inclusión y posterior utilización y 2. Porque el legislador es el único que puede disponer competencias para la expedición de actos administrativos en desarrollo de contratos estatales.

LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS Es el período en el cual contratante y contratista, realizan una revisión a las obligaciones contraídas respecto a los resultados financieros, contables, jurídicos y técnicos, para declararse a paz y salvo de las obligaciones contraídas. Aquí se hacen los reconocimientos y ajustes a que hubiere lugar a través de acuerdos, conciliaciones y transacciones. En este período es fundamental la actuación del supervisor o interventor del contrato quien efectuará junto con el contratista, la revisión y análisis sobre el cumplimiento de las obligaciones pactadas y así lo plasmará en el documento de liquidación el cual avalará con su firma y será suscrito por el ordenador del gasto y el contratista. Se liquidan aquellos contratos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo (contratos de tracto sucesivo) e implican una verificación de los pagos y saldos por pagar. Los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión no requieren ser liquidados (Artículo 217 del Decreto Ley 0019 de 2012); no obstante por política de la Entidad deben liquidarse todos los contratos en que ésta sea parte. Antes de realizar cualquier liquidación, el Equipo de Presupuesto y Contabilidad debe revisar los resultados financieros derivados de la ejecución del contrato para dar el visto bueno correspondiente. Esta actuación debe surtirse antes de la firma del ordenador del gasto. Se debe procurar por efectuar la liquidación en el tiempo oportuno, en el contenido del Acta de Liquidación debe estar claramente el balance económico del contrato, señalando las sumas pagadas y los saldos a favor de las partes contratantes, o de los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. Pueden dejarse salvedades pero en caso de quedar saldos pendientes de reintegrar a favor del Área Metropolitana del Valle de Aburrá deberá dejar constancia que el acta presta mérito ejecutivo para el cobro de dichos saldos.

Se puede recurrir a la liquidación unilateral sólo cuando ha sido infructuoso el intento de lograr el común acuerdo, según la jurisprudencia del Consejo de Estado cuando el

Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera. Sentencia del veinticinco (25) de febrero de dos mil nueve (2009). Radicación:

85001233100019970037401 (15797). Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera. Sentencia del primero (1) de diciembre de dos mil ocho (2008). Radicación:

25000232600020070053301(35827). Consejero Ponente: Enrique Gil Botero. Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Subsección A. Sentencia del trece (13) de febrero de dos mil trece (2013). Radicación:

76001233100019990262201 (24996). Consejero Ponente: Mauricio Fajardo Gómez.

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contratista se ha rehusado a suscribir el acta de liquidación. Esta última sin que exceda el término de caducidad de la acción de controversias contractuales. Las actas de liquidación y los actos administrativos de liquidación unilateral deberán ser comunicados a los garantes, para efectos de las compensaciones a que haya lugar; así como la ampliación de las vigencias de los amparos. Con posterioridad a la suscripción de las actas de recibo a satisfacción de obras o servicios y/o de liquidación de los contratos no se podrán imponer multas a los contratistas. Se deberá hacer la respectiva solicitud al Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa para analizar el camino a seguir con el análisis de las Pólizas y las acciones judiciales pertinentes. Con la liquidación, posterior a la terminación normal o anormal del contrato las partes buscan:

Definir si existen prestaciones obligaciones o derechos a cargo de las partes. Hacer un balance de las cuentas para determinar las prestaciones adeudadas y a

cargo de quién se encuentran Proceder a realizar las reclamaciones, ajustes y reconocimientos a los que haya

lugar Dejar a paz y salvo la relación negocial respectiva

COMPETENCIA TEMPORAL DE LA ADMINISTRACIÓN PARA LA LIQUIDACIÓN El artículo 11 de la ley 1150 de 2007 fijó los siguientes plazos dentro de los cuales válidamente la administración puede liquidar un contrato: Una vez vencido el plazo contractual la administración dispone de 30 MESES así:

BILATERAL o por mutuo acuerdo de las partes: La Entidad liquidará de mutuo acuerdo los contratos dentro del término fijado en el correspondiente pliego de condiciones, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. Si no se hubiere pactado un término la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que lo disponga. Con base en la revisión y análisis efectuados, el supervisor del contrato (y el interventor cuando se cuente con vigilancia externa) proyectará el acta de liquidación, en la que constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que haya lugar para poder declararse a paz y salvo (Artículo 11 de la Ley 1150 de 2007).

Unilateralmente por la Entidad: En aquellos casos en que el contratista no se

presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la Entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la Entidad tendrá la

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facultad de liquidar el contrato en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del término para liquidar el contrato en forma bilateral.

En el evento de resultar sumas de dinero a favor de la Entidad y a cargo del contratista, el acta suscrita (liquidación bilateral) o la resolución proferida (liquidación unilateral) prestará mérito ejecutivo. El ordenador del gasto proferirá el acto administrativo de liquidación unilateral con el apoyo del Equipo de Asesoría Jurídica Adiministrativa.

La liquidación podrá efectuarse en cualquier momento dentro de los (24) meses (dos 2 años) siguientes al vencimiento de los términos antes indicados, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el Artículo 164 del C. P. A.C.A.

Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil extracontractual y en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato. ¿Qué pasa después de los treinta meses si no se ha logrado la liquidación? Como la Entidad perdió competencia, si procede con la liquidación (a pesar del vencimiento del término), profiere un acto administrativo ilegal demandable por el medio de control de nulidad y restablecimiento del derecho ante la jurisdicción. Se sugiere realizar un acta de archivo y un acta de cierre financiero para darlo por concluido. Liquidación judicial: En toso caso si la Administración no liquida unilateralmente un contrato o convenio durante los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o, en su defecto del establecido por la ley (4 meses), el interesado podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar. Conforme lo anterior, las partes pierden la oportunidad de liquidar bilateral o unilateralmente el contrato, cuando se notifica a la parte demandada del auto admisorio de la acción contractual cuya pretensión sea la liquidación judicial del contrato, ya que en ese caso, sólo el juez tiene la competencia para liquidar el mismo. Contenido mínimo del Documento de Liquidación Se debe tener en cuenta lo siguiente: i) Fecha en la que se procede a la liquidación del contrato. ii) Número del contrato objeto de liquidación. iii) Objeto del contrato. iv) Partes que celebraron el contrato, contratante y contratista. v) Subdirección. vi) Supervisor (y el interventor cuando se cuente con vigilancia externa). v) Valor inicial del contrato y

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adiciones al mismo. vi) Duración inicial del contrato y prorrogas. vii) Fecha de Inicio. viii) Fecha de terminación. viiii) N° de la Garantía y Amparos. viiiii) Balance Financiero. Seguimiento posterior del contrato: La dependencia donde se originó el contrato o convenio, realizará el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones exigibles con posterioridad a la liquidación del contrato, tales como: el no pago de salarios y prestaciones sociales, la garantía de calidad y estabilidad de obra, el suministro de repuestos, o cualquier otra que se haya pactado dentro de los contratos. En caso de presentarse incumplimiento en las citadas obligaciones, se le informará al Equipo de Asesoría Jurídica Administrativa para que adelante las acciones jurídico administrativas a que haya lugar.

REFORMA, DEROGACIÓN Y AJUSTES AL MANUAL DE CONTRATACIÓN

El presente Manual de contratación comenzará a regir dos (2) meses después de expedida la Resolución Metropolitana que lo adopte, suscrita por el Director del Área Metropolitana del Valle de Aburrá, quién conservará siempre la facultad de modificarlo o derogarlo. Deroga todas las disposiciones internas del Área Metropolitana del Valle de Aburrá que le sean contrarias, específicamente el memorando No. 00009 de 2015, las Resoluciones Metropolitanas Nos 1102 de 2012, 514 de 2014, 502 de 2015 y 882 de 2015. El Manual de buenas prácticas se entiende derogado y sustituido por el presente Manual. La Secretaría General tendrá la función de realizar el permanente seguimiento a la expedición, modificación o derogatoria de las normas del orden nacional que regulan y reglamentan el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, en aras de mantenerlo actualizado y velar por que las actuaciones de la administración en materia contractual, se ajusten a derecho. La publicidad del Manual de Contratación y sus modificaciones se realizará a través de la página web de la Entidad www.metropol.gov.co, así como de su divulgación.

LEYES Y DECRETOS REGLAMENTARIOS

Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Ley 489 de 1998 Organización y Funcionamiento de la Administración Pública. Ley 816 de 2003 Apoyo a la industria Nacional.

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Ley 1150 de 2007 Reforma a la Ley 80 de 1993. Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Decreto 1372 de 1992, reglamentario del Estatuto Tributario y se dictan otras disposiciones. Decreto 777 del 16 de mayo de 1992, por el cual se reglamentan la celebración de los contratos a que refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política. Decreto 2150 de 1995, Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Decreto 111 de 1996, compilación de normas que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto. Decreto 522 de 2003, Hacienda y Crédito Público. Decreto 0019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Decreto Reglamentario 1082 de 2015, por el cual se reglamenta el Sistema de Compras y Contratación Pública. Ley 1778 de 2016, Por el cual se modifica el Estatuto Anticorrupción.

GLOSARIO A continuación se definen una serie de conceptos o términos que son de frecuente utilización en el presente manual o dentro de los procesos de contratación que sean adelantados por la Entidad: Acción Disciplinaria. Es el ejercicio de la potestad sancionatoria del Estado por parte del órgano de control interno o externo que tiene como propósito adelantar un proceso contra los servidores públicos o particulares que ejercen funciones públicas por la presunta incursión en conductas que constituyan falta disciplinaria. Acción de Repetición. Es una acción civil de carácter patrimonial que deberá ejercerse en contra del servidor o ex servidor público que como consecuencia de su conducta

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dolosa o gravemente culposa haya dado lugar a un reconocimiento indemnizatorio por parte del Estado, proveniente de una condena, conciliación u otra forma de terminación de un conflicto. La misma acción se ejercitará contra el particular que investido de una función pública haya ocasionado, en forma dolosa o gravemente culposa, la reparación patrimonial. Acta de Inicio. Es el documento en el cual se deja constancia del inicio de la ejecución del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución, que permiten la iniciación formal de actividades. Acta de Liquidación. Es el documento suscrito por quienes suscribieron el contrato, el supervisor (y el interventor cuando se cuente con vigilancia externa) del contrato y el contratista, en el que se refleja el balance de la ejecución financiera del contrato o corte de cuentas entre las partes. Acto Administrativo. Declaración de voluntad realizada por la administración en el ejercicio de una potestad administrativa. Una declaración unilateral de voluntad expedida por un funcionario u órgano con competencia que produce efectos jurídicos generales o particulares en ejercicio de una potestad administrativa. Actuación Administrativa. Es el resultado de la aplicación de los procedimientos administrativos en ejercicio de la función administrativa tendiente a cumplir los cometidos estatales, prestar satisfactoriamente los servicios públicos y hacer efectivos los derechos e intereses reconocidos a los administrados. Adenda. Es el instrumento mediante el cual la administración puede modificar los pliegos de condiciones integrando con estos una totalidad. Las adendas una vez publicadas hacen parte del pliego de condiciones. Adjudicación. Es la decisión emanada del ordenador del gasto por medio de un acto administrativo que adjudica un contrato después de adelantado el proceso de selección. Adjudicatario(a). Es el proponente que por haber presentado una propuesta que cumple con lo requerido en el pliego de condiciones, se constituye en la oferta más favorable para la entidad, y por lo tanto es declarado como adjudicatario del contrato mediante acto administrativo correspondiente y a quien en consecuencia corresponderá el derecho y la obligación de suscribir el contrato que constituye el objeto del proceso de selección. Adición. Modificación contractual que obedece al cambio en las condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado del respectivo contrato. Como indica la definición gramatical del término, es figurativamente inyectar más dinero al contrato inicialmente pactado en aras a garantizar la existencia de recursos suficientes para continuar satisfaciendo la necesidad de la administración – la adición no podrá ser superior al 50% del valor inicialmente pactado expresado en SMMLV.

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Ampliación. Extensión en el tiempo que inicialmente se había acordado para la ejecución del contrato. Esta categoría de modificación contractual no conlleva necesariamente al cambio de las especificaciones técnicas o circunstancias accesorias del objeto contractual inicialmente pactado y tampoco implica adición de recursos. Anexo(s). Es el conjunto de formatos y documentos que se adjuntan a los documentos contractuales para ser diligenciados por el proponente. Anexo Técnico. Documento que contiene la descripción y alcance del proyecto, incluyendo actividades y resultados. Amortización del Anticipo. La amortización es el abono a capital que realiza el contratista para efectos de retornar a la entidad el monto entregado a título de anticipo. Lo anterior se realiza por vía de descuentos periódicos que hará la entidad sobre los pagos hechos al contratista Anticipo. Es el recurso público que la Entidad entrega al contratista a título de préstamo que habrá de destinarse al cubrimiento de los costos iníciales, es decir, la finalidad del anticipo es financiar el objeto contractual. Para que proceda debe efectuarse un estudio técnico del contrato que justifique tal entrega, este anticipo debe ser amortizado en cada pago. El anticipo no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato. Apertura. Señala la apertura del proceso de contratación por convocatoria pública Es un acto administrativo que profiere el representante legal de la entidad. En los considerandos se deben incluir las exigencias previas; por ser un acto de trámite no tiene recursos, se puede demandar en acción de nulidad. Asignación del Riesgo. Señalamiento que hace de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada como riesgo previsible, asumiendo su costo. Audiencia Pública. Sesión pública dedicada a intervenciones, presentación de alegatos, así como a pronunciamiento de decisiones. Acto oral y presencial que permite la intervención de personas interesadas en una actuación administrativa y que conlleva el cumplimiento del debido proceso y el ejercicio del derecho de defensa. Caducidad. Cláusula excepcional que se aplica como sanción por incumplimiento al contratista, cuando se afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencie que puede conducir a la paralización. Se declara mediante acto administrativo debidamente motivado en el que se dará por terminado el contrato y se ordenará su liquidación en el estado en el que se encuentre. Calificación. Acto mediante el cual la Entidad, evalúa y asigna los puntajes a las diferentes propuestas presentadas dentro de un proceso contractual.

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CDP. Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Es el documento con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso. Un certificado de disponibilidad presupuestal debe expedirse por cada acto administrativo individualmente considerado y/o por cada acuerdo de voluntades. Cláusulas Excepcionales. Se les conoce como estipulaciones contractuales que tienen por objeto conferir a la Entidad contratante prerrogativas particulares, diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entre particulares. Cesión. Sustitución de las obligaciones y derechos que surjan de un contrato, en un tercero, la cual sólo procederá previa aprobación escrita por parte de la Entidad. Compromiso Presupuestal. Originados en operaciones, contratos y actos administrativos de la Entidad, con los cuales se cumple el objeto del gasto. Los compromisos presupuestales legalmente adquiridos, se cumplen o ejecutan, tratándose de contratos o convenios, con la recepción de los bienes y servicios, y en los demás eventos, con el cumplimiento de los requisitos que haga exigible su pago. Concurso de Méritos -CM- Modalidad de selección del contratista, el cual tiene por objeto la contratación de servicios de consultoría numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y para los proyectos de arquitectura. Conflicto de Intereses. Se presenta cuando el servidor público en ejercicio de su función administrativa, conoce o puede conocer de un asunto en donde tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, controlo decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente o sus parientes dentro de cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho. En este caso existe la obligación legal para el servidor de declararse impedido. Consorcio. Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del objeto contratado. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. Contratista. Persona(s) natural o jurídica que se obliga (n) a cumplir una determinada prestación, según las especificaciones del objeto del contrato, a cambio de una contraprestación. Contratación Directa –CD-. Modalidad de selección, en la cual la concurrencia de oferentes es limitada en razón a la cuantía o por la naturaleza del objeto.

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Contrato. Acuerdo de voluntades celebrado por escrito entre la Entidad y una persona natural o jurídica, mediante el cual se adquieren derechos y obligaciones de dar, hacer o no hacer a cargo de las partes contratantes. Control Fiscal. Función pública que tiene la Contraloría sobre la gestión fiscal entendida esta como el conjunto de actividades, operaciones y procesos que desarrolla la administración en todos sus niveles o los particulares cuando administran fondos o bienes públicos con el fin de cumplir tanto sus objetivos y metas especiales como los fines generales del estado. Debido Proceso. Derecho fundamental constituido por una serie de principios particularmente dirigidos a tutelar la intervención plena y eficaz de las personas que intervienen en las actuaciones ante las autoridades y a protegerlas de la eventual conducta abusiva que pueda asumir la autoridad que conoce y resuelve sobre la situación jurídica sometida a su decisión. Declaración desierta de un Proceso de Selección. Circunstancia que resulta de la no adjudicación del contrato ya sea porque ninguno de los proponentes cumplió con los factores de escogencia y condiciones técnicas mínimas exigidas en el pliego de condiciones o porque no se presentaron proponentes al proceso. Dicha declaración solo procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva. Se declara por acto administrativo que exprese clara y detalladamente las razones o motivos. Delegación. Figura Jurídica mediante la cual el Director de la Entidad transfiere a un colaborador suyo, del nivel directivo, asesor, ejecutivo o equivalente, la competencia que tiene para un determinado asunto. Derecho de Defensa. Garantía del contratista, que le permite directamente o por intermedio de su abogado, solicitar, aportar y controvertir las pruebas que se aducen en su contra, desvirtuar los cargos que se le imputan e impugnar las decisiones que le sean desfavorables. Descargos. Oportunidad procesal otorgada al contratista para que explique y justifique su conducta frente a las imputaciones que le formule la entidad. Documentos. Todo objeto producido, directa o indirectamente, por la actividad del hombre y que, representa una cosa, hecho o una manifestación del pensamiento. Desequilibrio Económico. Existe cuando en la ejecución de un contrato se produce una pérdida económica para una de las partes en relación con las condiciones originalmente pactadas, ocasionadas por que se presenten circunstancias sobrevinientes al perfeccionamiento del contrato, imprevistas y no imputables a quien resulte afectado.

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Días Corrientes o Calendario. Cualquier día del calendario, sin tener en cuenta si se trata o no de un día hábil. Días Hábiles. Días comprendidos entre los lunes y los viernes de cada semana, excluyendo de estos los fines de semana y los días feriados determinados en la ley. Ejecución. Etapa del desarrollo del contrato la cual inicia una vez se suscribe el acta de inicio. Estatuto Orgánico De Presupuesto. Conjunto de normas que regulan la programación, preparación, aprobación, modificación y ejecución del presupuesto de rentas y la ley de apropiaciones de la nación, de las entidades territoriales y de los entes administrativos de cualquier nivel administrativo. Estimación del Riesgo. Valoración de la probabilidad de ocurrencia y el nivel de impacto del riesgo que ha sido tipificado, en términos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato. Garantía. Documento que se exige al oferente o contratista para avalar el cumplimiento de las obligaciones que éste adquiere dentro del proceso contractual. Impedimento. Causales taxativas señaladas en la ley que obligan a quien conoce de un asunto a apartarse de su conocimiento para asegurar la imparcialidad en su trámite y decisión. Incompatibilidad. Imposibilidad para el ejercicio simultaneo de actividades, funciones, o cargos que puedan poner en entredicho la transparencia debida para el normal desarrollo de la actividad pública. Informe de Evaluación. Documento en el que se consigna el resultado de la comparación de las propuestas recibidas con ocasión de los procesos de selección. Inhabilidad. Circunstancias establecida en la Constitución o la ley que impiden o imposibilitan que una persona sea elegida o designada para un cargo público o para contratar con las entidades estatales Informe del Interventor o del Supervisor. Documento a través del cual el interventor o el supervisor del contrato dan cuenta a la entidad sobre las situaciones que se presenten durante la ejecución del contrato. Interventor. Se entiende como agente externo a la Entidad que controla, vigila, supervisa o coordina la ejecución del contrato con el ánimo de que este se cumpla a cabalidad o por el contrario, cuando hay dificultades, se tomen las medidas que sean pertinentes para requerir y sancionar a los contratistas incumplidos.

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Lances. Propuestas de precio presentados presencial o electrónicamente durante el certamen de la subasta. Lances Válidos. Propuestas de precio que superan el margen mínimo de diferencia. Licitación Pública –LP-. Modalidad de selección que por regla general se utiliza para la selección de contratistas y adjudicación de contratos. Liquidación. Procedimiento mediante el cual una vez concluido el contrato, las partes verifican en qué medida y de qué manera se cumplieron las obligaciones de él derivadas con el fin de establecer si se encuentran o no en paz y salvo por todo concepto relacionado con su ejecución. Modalidad de Selección. Procedimiento mediante el cual la entidad procederá a escoger a los contratistas (Licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, mínima cuantía y contratación directa). Notificación. Acto mediante el cual se da a conocer el contenido de un acto administrativo a los interesados en la decisión. Obra Pública. Trabajo de construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles. Otrosí. Implica una modificación o una forma de interpretación sin alteración sustancial al objeto. No implica por si solo alteración alguna en valor ni tiempo de ejecución. Opera para todo tipo de obligaciones. PAC. Es el plan anualizado de caja; es decir es la planeación de los flujos de fondos a través de un periodo de tiempo anual que se deben tener para cumplir unos compromisos adquiridos o presupuesto para llevar a cabo determinada actividad. Pago Anticipado. Es un pago parcial del valor contratado y son propiedad del contratista, razón por la cual éste dispone totalmente de la administración y manejo de los mismos. Plazo. Tiempo específico en el que han de realizarse cuantos trámites sean necesarios y exigidos para una actividad en concreto, fuera del cual ello ya no será posible. Plazo del Proceso Contractual. Período comprendido entre la fecha de apertura y la fecha y hora de cierre y apertura de propuestas de un proceso contractual. Plazo de Ejecución. Período dentro del cual se deben cumplir las obligaciones pactadas por las partes en el contrato. Pliego De Condiciones. Acto administrativo de carácter general mediante el cual la Entidad, en forma previa y unilateral, establece las reglas claras y objetivas para

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determinar la necesidad de servicio que se pretende satisfacer, en ejercicio de una planeación debida. POAI. Plan Operativo Anual de Inversiones. Conjunto de proyectos a ejecutar en cada una de las anualidades que conforman el periodo de gobierno, considerando para cada uno de ellos su costo, la fuente de financiación y la asignación presupuestal anual. Presupuesto. Instrumento para el cumplimiento de los planes o programas de desarrollo económico y social, en el cual se definen los ingresos a recaudar y el monto máximo de gastos que autoriza la Junta Metropolitana para una vigencia fiscal, discriminando en gastos de funcionamiento, servicio de la deuda y gastos de inversión. Proponente. Persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal, que bajo cualquier modalidad de asociación permitida por la ley presentar una propuesta para participar en un proceso de selección de contratistas. Propuesta. Oferta presentada a la Entidad por un proponente dentro de un proceso de selección. Prorroga. Ampliación del plazo de ejecución inicialmente previsto en el contrato. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato inicial. Recurso de Reposición. Facultad que tiene el afectado para acudir ante el ordenador del gasto que profiere un acto, para que lo revoque, modifique o aclare. Registro Presupuestal del Compromiso. Imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Esta operación indica el valor, el plazo, el beneficiario, entre otros. No se podrán atender compromisos con cargo al presupuesto que no cuenten previamente con el registro presupuestal correspondiente. Esta operación constituye un requisito de perfeccionamiento de los actos administrativos. En los contratos o convenios, deberá firmarse el documento escrito por las partes, en señal de prueba y manifestación de que la confluencia de voluntades ha coincidido sobre los elementos fundamentales; una vez firmado éste, debe procederse a efectuar el registro presupuestal, previo a la ejecución. Representante Legal. Persona a quien la ley faculta para actuar en nombre de la Entidad y en el cual radica la capacidad jurídica para comprometerla y representarla. Revocatoria Directa. Mecanismo extraordinario que le permite a la Entidad, de oficio o a solicitud de parte, dejar sin efecto un acto administrativo que infrinja manifiestamente las normas constitucionales, legales o reglamentarias en que debería fundarse o que cause un agravio injustificado a una persona.

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Riesgo Imprevisible. Hechos o circunstancias donde no es factible su previsión, es decir el acontecimiento de su ocurrencia. Riesgo Previsible. Posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia, esta corresponde a la estimación y asignación de los riesgos previsibles, así como su tipificación. Rubro o Posición Presupuestal. Parte del presupuesto a la cual afecta específicamente el desarrollo de un contrato o el valor del mismo. RUP. Le otorga calidades al contratista, lo clasifica y lo califica. Para poder celebrar contratos de mayor cuantía con el Estado se requiere estar inscrito en él. Servidor Público. Aquellos que ejercen funciones públicas; quienes están vinculados al estado para el cumplimiento de tareas estatales y los particulares investidos de la autoridad del estado para desempeñar funciones públicas de manera transitoria en los casos previstos por la ley. Silencio Administrativo Positivo. Implica que, frente a la omisión de la administración, la petición o el recurso interpuesto se considera atendido favorablemente. Se aplica en los casos expresamente determinados por la ley. Es una presunción o ficción legal por virtud de la cual, transcurrido cierto plazo sin resolver por parte de la Entidad y producidas además ciertas circunstancias establecidas por la ley, se entenderá (o podrá entenderse) otorgada la petición o el recurso formulado por los particulares u otras administraciones. Subasta Inversa. Certamen presencial o electrónico en el cual cada participante realiza lances sucesivos mediante los cuales reduce su precio en favor de la Entidad. Dicho certamen concluye cuando existe un menor valor definitivo. Tesoro Público. Es el conjunto de los recursos financieros, sean dinero, valores o créditos, de las Entidades Estatales y de los organismos autónomos. Unión Temporal. Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado. Urgencia Manifiesta. Situación extraordinaria que se genera cuando la continuidad de la operación exige el suministro de bienes, la prestación de servicios o la ejecución de obras en forma inmediata, o cuando se presenten situaciones excepcionales que demanden actuaciones inmediatas, o cuando se precise conjurar una fuerza mayor, calamidad o desastre. Se declarar mediante acto administrativo motivado. Veedurías Ciudadanas en la Contratación Estatal: Establecidas de conformidad con la ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y

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contractual del proceso de contratación. Es obligación de las entidades estatales de convocarlas para adelantar el control social a cualquier proceso de contratación, para lo cual la entidad debe suministrar toda la información y la documentación pertinente que no esté publicada en la página Web de la entidad Vigencia Futura. Obligaciones que se adquieren con cargo a presupuestos de las anualidades futuras, cuando su ejecución se inicie en la vigencia en curso y comprometa más de una vigencia presupuestal. Es una herramienta presupuestal para la asunción de compromisos con cargo a presupuestos futuros con el objetivo de desarrollar proyectos de inversión o efectuar gastos con un horizonte mayor a un año y cuya ejecución se inicia con el presupuesto de la vigencia en que se aprueben dichas autorizaciones.

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Anexo No. 1

MATRIZ DE RIESGOS

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Tratamiento Controles a

Implementar con fecha y

responsables

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Errores en la etapa

precontractual consignados en

documentos como los

estudios previos, entre otros,

que puedan afectar la

obtención del objeto

contractual. Cuando en la

elaboración de un documento

en la etapa precontractual se

consignan errores que pueden

afectar la obtención del objeto

contractual, sin que éstos

sean consecuencia de

conductas dolosas de alguna

de las partes.

Indebida redacción

con omisión de

obligaciones

necesarias o

alcances

indispensables.

Indebida obtención de

Pólizas que aseguren

el cumplimiento del

contrato,

1 5 6 Alto

50% 50%

Planeación, revisión, ajuste

y seguimiento en la fase

precontractual. En la

redacción y publicación.

Comité Asesor y Evaluador,

Bajo En la redacción de los

documentos del proceso

2

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Errores cometidos por el

contratista en la presentación

de documentos. Cuando el

contratista aporta documentos

en la etapa precontractual o

contractual donde se

consignan errores que afectan

obtención del objeto

contractual, sin que éstos

sean consecuencia de

conductas dolosas de alguna

de las partes.

0 100% 0%

Planeación, revisión, ajuste

y seguimiento en la fase

precontractual y contractual.

3

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Extensión del plazo. Cuando

los contratos se realizan en

tiempos distintos a los

inicialmente programados por

circunstancias no imputables

a las partes.

0

Estrategias de gestión

oportunas y adecuadas para

prevenir, atender y resolver o

reprogramar las diversas

causas especificas de

retrasos durante la ejecución

del contrato.

4

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No obtención del objeto del

contrato, Se presenta por la

existencia de inadecuados

procesos, procedimientos,

parámetros, sistemas de

información y tecnológicos,

equipos humanos o técnicos

sin que los mismos sean

imputables a las partes.

0

Planeación, revisión, ajuste

y seguimiento en la fase

precontractual y contractual

de forma adecuada

5

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n

Coordinación

InterinstitucionalCuando el

AMVA y/o Contratista

dependen de decisiones de

otras entidades o empresas

para el adecuado desarrollo

del objeto contractual.

0

Planeación, revisión, ajuste

y seguimiento en la fase

precontractual y contractual

de forma adecuada

6

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n

Demora en el cumplimiento de

las actividadesSe presenta

cuando por causas externas a

las partes se demora la

entrega de los productos o

0

Planeación, revisión, ajuste

y seguimiento en la fase

precontractual y contractual

de forma adecuada

7

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n

Modificación de

especificaciones

técnicasCambios originados

en la necesidad de la

contratante de hacer ajustes

a las especificaciones

técnicas dentro del proyecto,

sin que estos cambios sean

imputables a la falta de

planeación.

0

Evaluación de alternativas

optimas, concertación y

Planeación adecuada

Cla

se

Tipificación y Descripción

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nExpedición de nuevas

normas.Ocurre por cambios

normativos o por la expedición

de normas posteriores a la

celebración del contrato, que

afecte las condiciones

económicas y técnicas

inicialmente pactadas.

0

Evaluación de alternativas

optimas, concertación y

Planeación adecuada

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Iliquides Problemas de

iliquidez del CONTRATISTA

por no prever los costos de

financiación en los que deba

incurrir durante la ejecución

del contrato.

0

Planeación, revisión, ajuste

y seguimiento en la fase

precontractual y contractual.

En la etapa precontractual ,

incluir obligaciones que se

puedan adaptar a posibles

cambios en la norma técnica

10

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Disminución de utilidades

previstas para el contratista.Se

deriva de los efectos

provenientes de las variaciones

de las tasas de interés, de

cambio, devaluación real y

otras variables del mercado ,

frente a las estimaciones

iniciales del contratista, que

pueden afectar las utilidades

esperadas o generar perdida.

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ACTOS DE LA NATURALEZA

(PREVISIBLES)Fenomenos

geologicos, hidrologicos,

climaticos dentro de los

parametros previsibles, frente

a la fuerza mayor la entidad no

procederá a sancionar pero

sera de cuenta y riesgo del

contratista los mayores o

menores ingresos que de este

tipo de fenomenos se deriven y

la perdida de su

infraestructura, equipos,

edificios, igualmente el

contratista debe grantizar

medidas de seguridad de los

sistemas de información.

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Orden Público. Se refiere a los

perjuicios o pérdida de los

bienes a cargo del contratista,

causados por disturbios

violentos, actos terroristas,

paros, huelgas y además que

se impida alcanzar el objeto

contractual.

0

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Impacto de las licencias

ambientales y planes de

manejo ambiental, en la

obtención del objeto

contractualSe refiere a las

obligaciones que emanan de

las licencias ambientales, de

los planes de manejo

ambietal, de las condiciones

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Fallas en las

telecomunicaciones, o en los

soportes de información y

obsolescencia

tecnológica.Cuando en el

manejo de la información

recopilada se presentan

perdidas parciales o totales de

ella.

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Forma de Diligenciar la Matriz: Lo fundamental es seguir las guías de Colombia Compra Eficiente. No.: En esta celda, se señala el número de riesgos que hacen parte de la matriz de riesgo

Tipo de riesgo: Señalar de acuerdo a la clasificación del riesgo dispuesta por el Documento Conpes 3714 de

2011, la clase de riesgo previsible. De establecerse una clase de riesgo distinta a la señalada en el documento Conpes 3714 de 2011, deberá ajustarse a los lineamientos legales que sobre previsibilidad de riesgos, disponen el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007. Clase: Para esta casilla deberá establecerse si el riesgo es general o específico.

General: Cuando la eventualidad es un riesgo de todos los procesos de contratación adelantados por la Entidad.

Específico: Es un riesgo especifico del proceso de selección. Fuente: Para esta casilla deberá establecerse si el riesgo es interno o externo.

Interno: Es un riesgo asociado a la operación, capacidad o situación particular de la entidad estatal. Externo: es un riesgo del sector del objeto del proceso de contratación o asociado a asuntos no referidos a la Entidad estatal (desastres económicos, existencia de monopolios, circunstancias electorales).

Etapa: Determinar si el riesgo pertenece a la etapa de planeación, selección, contratación y ejecución.

Planeación: Desde Plan Anual de Adquisiciones hasta la apertura del proceso. Selección: Desde el acto de apertura hasta la adjudicación o declaratoria de desierta del proceso. Contratación: Después de la adjudicación (Legalización contrato) y antes del inicio de la ejecución (Antes de la suscripción del acta de inicio).

Tipificación y Descripción: Delimitación conceptual del riesgo previsible. Se indica que puede pasar y como puede ocurrir el riesgo. Consecuencia: Se indica de manera sucinta los efectos de la ocurrencia del riesgo.

Estimación del riesgo cualitativo: Medición cualitativa del riesgo.

Probabilidad de ocurrencia: De acuerdo a la frecuencia de presentación del riesgo en la relación

contractual, se indica si este tiene una probabilidad de acuerdo a los siguientes rangos: Raro (Puede ocurrir excepcionalmente) Improbable (puede ocurrir ocasionalmente) Posible (puede ocurrir en cualquier momento futuro) Probable (probablemente va a ocurrir) Casi cierto (ocurre en la mayoría de circunstancias) La referencia numérica de estos criterios se señala en la tabla de valoración del riesgo del formato de riesgo. Impacto o severidad: De acuerdo al impacto del riesgo en la relación contractual, se indica si este

tiene un impacto insignificante, menor, moderado, mayor o catastrófico.

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La referencia numérica de estos criterios se señala en la tabla de valoración del riesgo del formato de riesgo.

Calificación total: En esta casilla luego de realizar el análisis de la valoración del riesgo tomando los dos

elementos de probabilidad e impacto, se suman estos ítems, y en forma automática el formato calcula la referencia numérica de la valoración del riesgo. A continuación se muestra los rangos de estimación de los riesgos:

Prioridad: De acuerdo al resultado obtenido en la calificación total, se indica el grado de prioridad del monitoreo o seguimiento del riesgo, utilizando los siguientes rangos:

CATEGORIA DE PRIORIDAD

CATEGORÍA

8, 9 y 10 Extrema

6 y 7 Alta

5 Media

2, 3 y 4 Baja

Asignación del riesgo: Distribución del riesgo previsible entre los extremos de la relación contractual.

Obstruye la ejecución

del contrato de

manera

intrascendente

Dificulta la ejecución

del contrato de

manera baja,

aplicando medidas

mínimas se pueden

lograr el objeto

contractual

Afecta la ejecución del

contratoi sin alterar el

beneficio para las partes

Obstruye la ejecución del contrato

sustancialmente pero aún así permite la

consecución del objeto contractual

Perturba la ejecución del contrato de

manera grave imposibilitando la

consecución del objeto contractual

Los sobrecostos no

representan más del

uno por ciento (1%)

del valor del contrato.

Los sobre costos no

represetan más del

cinco (5%) del valor

del contrato

Genera un impacto sobre

el valor del contrato entre

el cinco ( 5%) y el quince

por ciento (15%)

Incrementa el valor del contrato entre el

quince (15%) y el treinta (30%) por ciento

Impacto sobre el valor del contrato en

más del treinta (30%) por ciento

INSIGNIFICANTE MENOR MODERADO MAYOR CATASTRÓFICO

1 2 3 4 5

Raro (Puede ocurrir

excepcionalmente) 1 2 3 4 5 6

Improbable (puede ocurrir

ocasionalmente) 2 3 4 5 6 7

Posible (puede ocurrir en

cualquier momento futuro) 3 4 5 6 7 8

Probable (probablemente va

a ocurrir) 4 5 6 7 8 9

Casi cierto (ocurre en la

mayoría de circunstancias) 5 6 7 8 9 10

CATEGORIA DEL RIESGO CATEGORÍA

8, 9 y 10 Riesgo extremo

6 y 7 Riesgo Alto

5 Riesgo Medio

2, 3 y 4 Riesgo bajo

Valoración

Tabla de valoración del riesgo

CALIFICACIÓN CUALITATIVA

CALIFICACIÓN MONETARIA

IMPACTO

CATEGORÍA

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Proponente y/o contratista: Señala con una X, en el caso que la asignación del riesgo corresponda al proponente y/o contratista. Área Metropolitana del Valle de Aburrá: Señala con una X, en el caso que la asignación del riesgo corresponda al AREA METROPOLITANA DEL VALLE DE ABURRÁ.

Estimación cuantitativa: Expresión porcentual del riesgo.

SOBRE EL VALOR DEL SINIESTRO contratista: Se señala el porcentaje de la estimación

cuantitativa del riesgo, dependiendo de la asignación que se hizo del mismo. SOBRE EL VALOR DEL SINIESTRO AMVA: Se señala el porcentaje de la estimación cuantitativa del

riesgo, dependiendo de la asignación que se hizo del mismo Tratamiento Controles a Implementar con fecha y responsables: Se debe consignar una relación sucinta

de las actividades que mitigan o minimizan el impacto y probabilidad del riesgo previsible. Controles y monitoreo: En esta casilla se debe hacer una relación sucinta de la persona encargada de

implementar el tratamiento de mitigación del riesgo, fecha estimada en que inicia y se completa el tratamiento, la manera o metodología del monitoreo del riesgo y la periodicidad del mismo.

Adicionalmente, tenga en cuenta que al momento de realizar el análisis de los riesgos en el proceso contractual, la metodología para su administración según el manual de riesgos publicado en el SECOP por Colombia Compra Eficiente, se fundamenta en la AS/NZS ISO 31000, y por lo tanto deben agotarse las siguientes etapas:

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Anexo No. 2

MANUAL PARA LA PARTICIPACIÓN EN PROCESOS DE SELECCIÓN ABREVIADA MEDIANTE SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA.

1. Introducción

El proceso de selección Abreviada de Menor Cuantía mediante Subasta Inversa Electrónica, está reglamentado por el Decreto 1082 de 2015 en sus artículos 2.2.1.2.1.2.1. a 2.2.1.2.1.2.6. mediante el cual se define las reglas para establecer el procedimiento para la aplicación del procesos de selección abreviada mediante subasta inversa y estructuración del certamen de subasta.

El fin de llevar a cabo la realización de la selección Abreviada de menor cuantía mediante subasta inversa electrónica, es que se invierte el papel de comprador y vendedor, con el objetivo principal de impulsar los precios de compra a la baja, con el fin de adjudicar el proceso al oferente que resulte ganador por ofrecer un precio más bajo en los bienes o servicios solicitados y necesitados por la Entidad. La subasta inversa electrónica dará inicio en la fecha y hora señalada en los pliegos de condiciones, previa autorización de la Entidad, para lo cual se utilizarán los mecanismos de seguridad definidos en los pliegos de condiciones. Dichos oferentes podrán realizar lances según se haya establecido en la convocatoria, para lo cual tendrán como precio base el monto más bajo ofrecido hasta dicho momento, como lo indica el numeral 6 del artículo 2.2.1.2.1.2.2. del Decreto 1082 de 2015, contemplando la necesidad de disminuir el valor mínimo establecido. Cada oferente tendrá sus respectivas claves de acceso al sistema, la cual después de haber ingresado, serán habilitados para desarrollar la actividad de la subasta. Pueden realizar propuestas de precio en cada uno de los lances que se activarán y que ellos crean convenientes, recordando que para ser aceptadas deben cumplir con los términos definidos en el proceso contractual. Se tendrá un tiempo estipulado entre los lances y la duración de cada lance. Si en este tiempo no participa alguno de los oferentes, quedará inhabilitado para participar en otros lances, dejando como última oferta, el último valor propuesto por él. En ningún caso se hará público el valor de las ofertas durante el desarrollo de la subasta y la Entidad Estatal debe estructurar la subasta inversa de manera que antes de la adjudicación, los participantes en la subasta no identifiquen las ofertas y los Lances con el oferente que los presenta. Si en el transcurso de la subasta dos (2) o más proponentes presentan una postura del mismo valor, se debe seleccionar al Oferente que presentó el menor precio inicial, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 9 del artículo 2.2.1.2.1.2.2. del Decreto 1082 de 2015. En caso de persistir el empate se debe aplicar las reglas del numeral 1 al 5 del artículo 2.2.1.2.2.9. del decreto 1082 de 2015. El proceso termina cuando sólo quede un (proponente) oferente que cumple con los aspectos evaluados en el proceso contractual. .

2. PARA EL USUARIO (OFERENTE)

2.1 Creación del usuario (oferente). 2.2. Verificación del estado de su usuario (oferente) ante un certamen de subasta. 2.3. Realización del certamen. 2.1. Creación del usuario (oferente)

1. Ingrese a la página http://webservices.metropol.gov.co/SIM/ Si usted ya cuenta con un usuario (oferente) y contraseña como proveedor de la Entidad, ingrese con estos datos y verifique que ya se

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encuentre habilitado para participar en el certamen de subasta, de conformidad con las fechas establecidas en el numeral 2.1. CRONOGRAMA del pliego de condiciones del certamen de subasta de su interés. En caso que aún no se encuentre habilitado y ya se hayan cumplido las fechas establecidas para este procedimiento, deberá enviar un correo electrónico a la dirección metropol@metropol.gov.co informando sobre esta anomalía.

2. Si aún usted no posee usuario (oferente) y contraseña, proceda a realizar los siguientes pasos:

- Selección la opción Nuevo Usuario (oferente).

- Seleccione la opción Persona Natural o Persona Jurídica, según corresponda.

- A continuación, diligencie el formulario que aparece, según el tipo de persona seleccionado (jurídica

o natural) y recuerde crear su usuario (oferente) y contraseña y seleccionar la opción de Proveedor en Tipo de usuario (oferente). Recuerde que los campos marcados con un * son obligatorios.

Persona jurídica

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Persona natural

Nota: Es posible que cuando realice su registro, al ingresar los datos del Nit. o de la cédula, le aparezca el siguiente mensaje:

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En este caso, continue el diligenciamiento y de ser necesario, actualice los datos del formulario. Una vez finalizado el registro, es recomendable que ingrese nuevamente al sistema con el usuario (oferente) y la contraseña que acabo de crear para verificar que no exista inconveniente alguno. En caso que no le permita realizar el ingreso, deberá enviar un correo electrónico a la dirección metropol@metropol.gov.co indicando lo sucedido. 2.2. Verificación del estado de su usuario (oferente) ante un certamen de subasta. De confomidad con el cronograma establecido en el pliego de condiciones para el certamen de subasta de su interés, deberá validar que su usuario (oferente) ya se encuentra habilitado para participar en dicho certamen.

1. Ingrese a la página http://webservices.metropol.gov.co/SIM 2. Ingrese su usuario (oferente) y contraseña.

3. Seleccione la ruta Expediente Precontractual – Proceso de Contratacio.

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Le deberá aparecer un pantallazo de advertencia y los procesos de las subastas en las que usted ha quedado habilitado para participar, Verifique que exista el certamen de subasta de su interés, selecionelo y acepte las condiciones y continuar. 4. Verifique objeto, además que su estado apareza como Habilitado; ingrese al certamen.

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En caso contrario, envíe un correo electrónico a la dirección metropol@metropol.gov.co informando acerca de dicha situación. 5. Una vez ingrese al certamen resuelva el cuestionario de validaciòn que el sistema arroja, si se

equivoca en alguna de las respuestas debe comunicarse inmediatamente metropol@metropol.gov.co o a la linea habilitada para el certamen.

2.3. Realización del certamen de subasta

1. Recomendaciones: - El usuario (oferente) deberá verificar que se encuentre en estado Habilitado para la subasta de su

interés, al menos con una hora de antelación a la realización del certamen. En caso que aún no se encuentre en dicho estado, deberá enviar un correo a la dirección metropol@metropol.gov.co informando dicha situación.

- El usuario (oferente) deberá ingresar al sistema el día del certamen, al menos con 30 minutos de antelación, a la hora fijada para su realización en el pliego de condiciones. Esto con el fin que cuente con el tiempo para solucionar cualquier dificultad técnica que impida que esté desde el primer lance participando en el certamen de subasta, pues de ser así su oferta económica no podrá ser mejorada durante el certamen.

- Igualmente es importante que esté atento a los mensajes que la aplicación va generando durante el certamen de subasta.

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2. Inicio del certamen. A la hora y fecha establecida en el pliego de condiciones para la realización del certamen, el usuario (oferente) será alertado del inicio del certamen y del tiempo restante para la generación del primer lance.

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Una vez finalice dicho tiempo el usuario (oferente) podrá realizar su LANCE, teniendo en cuenta que este deberá mejorar el precio de arranque ò la oferta mas baja valida efectuada en el ultimo lance, respetando la unidad de mejora de precio establecida en el pliego de condiciones.

El usuario deberá ingresar el valor a ofertar (sin hacer uso de comas o puntos, uso decimales o separadores de miles) y a continuación deberá dar click en el botón Enviar Oferta. Realizado esto, el sistema le solicitará corroborar el valor ofertado para lo que deberá confirmar el lance realizado o cancelar y proceder a su corrección. El usuario deberá tener en cuenta que a pesar que cancele el lance realizado, el tiempo continuará transcurriendo. Se recomienda no dejar la realización del lance para los últimos segundos pues corre el riesgo de perder la oportunidad de ofertar, situación que lo dejará por fuera del certamen para realizar nuevas mejoras de precio y en la que se tendrá como su oferta final, su oferta inicial de precio o el último lance válido realizado, según el caso. El usuario puede manifestar que no desea continuar realizando ofertas y por consiguiente que la oferta inmediatamente anterior sea la que se le tenga en cuenta como su última oferta válida, para esto debe dar clic en la caja de chequeo: No voy a continuar (Mi oferta anterior es mi oferta definitiva) y luego dar clic en el botón Enviar oferta. Este evento hará que el sistema lo inhabilite para seguir ofertando en los próximos lances, pero su oferta anterior sigue particioando en el proceso de subasta inversa.

Una vez realizado y confirmado el lance, el sistema le genererá una ventana de confirmación en la que se incluye el valor ofertado y un código de registro, que corresponde al código de almancenamiento de la oferta

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en la base de datos de la Entidad. Es importante que el usuario (oferente) guarde dicho código como soporte del lance realizado.

En caso que por problemas técnicos o de cualquier otra índole, el usuario (oferente) pierda conexión con el sistema y logré nuevamente ingresar a este sin que haya finalizado el tiempo para realizar lance, este podrá continuar participando del certamen realizando mejoras de oferta de precio. En el caso que al conectarse nuevamente haya perdido la posibilidad de realizar un lance, el usuario (oferente) no podrá realizar nuevos lances y se tendrá en cuenta como su última oferta el último lance válido realizado siempre que continué conectado hasta la finalización del certamen de subasta. Una vez terminado el tiempo para realizar el lance, el sistema le informará al usuario (oferente) el valor del lance mas bajo realizado dentro del certamen por los participantes. (Art. 41 del decreto 1082 de 2015.

Además, a través de la opción Ver Resultado del Lance podrá conocer la información general del lance

realizado al igual que podrá imprimir dicho soporte. artículo 42 del decreto 1082 de 2015.

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Para el oferente que no haya realizado lance (por vencimiento del tiempo o por criterio propio) o que haya realizado una postura de precio sin respetar la unidad de mejora, o sin realizar un lance menor al mas bajo ofertado en el ultimo lance, el sistema no considerara valido el lance. Se reitera que el oferente no podrá desconectarse del sistema antes de finalizar el certamen de subasta, so pena de entederse que desistió del certamen, caso en el que ninguno de los lances realizados será tenido en cuenta (artículo 45 del decreto 1082 de 2015)

3. Nuevos lances.

Se realizaran nuevos lances como sean necesarios, hasta que solo quede un oferente, momento en el cual finaliza el certamen de subasta, es decir cuando no se reciban ofertas de mejora de precio, el sistema le informá a cada usuario (oferente) un resumen de las posturas realizadas, la posición ubicada y la Entidad procecerá a adelantar los trámites subsiguientes previos a la adjudicación del contrato, tal y como se establece en los respectivos pliegos de condiciones.NOTA: Las imágenes contenidas en este manual son a modo ilustrativo, por lo cual no conservan una secuencia lógica. Advertencia:

Terminado el proceso de subasta el sistema habilita el botón : Notificar Estado de Sesión. Es obligatorio que el usuario de clic en este botón con el fin de hacer saber que continua conectado hasta el final del certamen lo que le permite que su última oferta válida sea tenida en cuenta. Adjudicado el contrato la entidad hará público el desarrollo y resultado de la subasta incluyendo la identidad de los proponentes a través del Portal Único de contratación.

4. RECOMENDACIONES TÉCNICAS PARA LOS PROPONENTES

Los proponentes que van a participar en el proceso de selección dentro del evento de Subasta Inversa Electrónica, deberá tener en cuenta las siguientes recomendaciones técnicas:

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PLATAFORMA Y CONEXIÓN A INTERNET

Utilizar mínimo la versión 8.0 del navegador de Microsoft Internet Explorer.

Usar una conexión a Internet con mínimo 1 Mega de ancho de banda. No se recomienda a los

oferentes conectarse al proceso de subasta a través de líneas conmutadas vía MODEM.

Utilizar durante el desarrollo de la subasta electrónica el mismo computador que se utilizó en el simulacro.

No abrir el programa al mismo tiempo en dos computadores distintos o en dos ventanas del explorador cuando el certamen se está llevando a cabo. Esto prodía bloquearlo durante el proceso.

Como medida de prevención se recomienda contar con un computador de respaldo que reemplace al

principal en caso de una eventual falla.