MANUAL DE CONTRATACIÓN · 2015-09-15 · 5.2.6.1 Funciones de la supervisión y la interventoría ... deberes y responsabilidades de quienes tienen funciones de ... Decreto Reglamentario

MANUAL DE CONTRATACIÓNHERRAMIENTA PARA EL CORRECTO EJERCICIO

DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUALMUNICIPIO DE MEDELLÍN

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M a n u a l d e C o n t r ata C i ó n M u n i C i p i o d e M e d e l l í n

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MANUAL DE CONTRATACIÓN HERRAMIENTA PARA EL CORRECTO EJERCICIO DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUALMUNICIPIO DE MEDELLÍN

MEDELLIN, DICIEMBRE DE 2013

Línea 5 “Legalidad, legitimidad e institucionalidad para la vida y la equidad”,el programa transparencia como garantía de Buen Gobierno.

Alcalde de MedellínAníbal Gaviria Correa

Secretaria de Servicios AdministrativosVera Cristina Ramírez López Secretaria GeneralAlba María Quintero Zapata

Coordinación interinstitucionalJorge Mario Velásquez Serna, subsecretario de Adquisiciones y Desempeño ContractualHéctor Fabio Vergara Hincapié, subsecretario de Prevención del Daño AntijurídicoAlveiro Quintero Cardona, líder de programa Unidad de Planeación y Análisis de AdquisicionesAna María Morales Quintero, líder de programa Unidad de Selección ContractualCarolina Guerra Arango, profesional universitario, abogadaOlga María Espinosa Rivera, profesional universitario, abogadaKamal Abdul Nassar Montoya, profesional universitario, abogadoJorge Hernán Beltrán Pardo, asesor externo en contratación estatalSandra Liliana Ortíz Acevedo, técnico administrativoKatty Juliana Noriega Lalinde, practicante de excelencia

DiagramasHernan Guillermo Lopera Castro

Diseño y diagramaciónLaura Durango Q.

ImpresiónRapicopias

ISBN: 978-958-8749-84-6Primera edición: 2014Medellín, Colombia© Alcaldía de Medellín, 2014Distribución gratuita.

Esta es una publicación oficial del Municipio de Medellín. Se realiza en cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 10 de la Ley 1474 de 2011-Estatuto Anticorrupción, que dispone la prohibición de la divulgación de programas y políticas oficiales para la promoción de los servidores públicos, partidos políticos o candidatos.

Queda prohibida la reproducción total o fragmentaria de su contenido, sin autorización escrita de la Secretaría General del Municipio de Medellín. Así mismo, se encuentra prohibida la utilización de características de la publi-cación, que puedan crear confusión. El Municipio de Medellín dispone de marcas registradas, algunas citadas en la presente publicación con la debida autorización y protección legal.

Todas las publicaciones de la Alcaldía de Medellín son de distribución gratuita.

PRESENTACIÓN

LEGALIDAD, LEGITIMIDAD Y TRANSPARENCIA, GARANTÍA DE BUEN GOBIERNO

La Alcaldía de Medellín, en ejercicio de su función administrativa, trabaja en forma perma-nente para responder a los retos que demandan los cambios continuos de la normatividad en materia de contratación pública, motivados por la dinámica global, la nueva reglamenta-ción sobre la modernización, organización y funcionamiento de los municipios en Colombia.

Las nuevas formas de asociatividad público privada, el desarrollo territorial enmarcado en los contratos plan y la inserción en los mercados mundiales a través de los acuerdos comerciales, han generado nuevas dinámicas en el ámbito contractual que exigen de una constante actualización y formación.

En respuesta a estos retos, la Alcaldía de Medellín inicia un proyecto de modernización a través de una estructura administrativa con procesos ágiles y amplía su base tecnológica para garantizar mejores prácticas en la adquisición de bienes, servicios y obras públicas, obteniendo así un servicio de excelencia en la gestión pública. Lo anterior implica un importante esfuerzo en términos de innovación para alcanzar ma-yores niveles de productividad, competitividad, transparencia, legalidad e impacto en la in-versión pública, en aras de consolidar una institucionalidad que mejore los niveles de vida y equidad en Medellín y la Región. Consecuentes con ese compromiso, adelantamos procesos de compra enmarcados en los principios fundamentales de eficiencia, eficacia y economía.

Esta es una labor de construcción de confianza en lo público, donde la participación ciuda-dana en sus expresiones comunitaria, empresarial, solidaria y académica es eje transversal de todas las actuaciones en la Administración Municipal.

Es por ello que me complace presentar la cuarta versión del Manual de Contratación del Municipio de Medellín, como una herramienta para la gestión contractual, con reglas claras y objetivas que ayudarán a los gestores del proceso a tomar decisiones oportunas, transpa-rentes y efectivas. Lo que contribuye al logro de las metas del Plan de Desarrollo 2012-2015.

ANÍBAL GAVIRIA CORREA Alcalde de Medellín

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CONTENIDO

PRESENTACIÓN ..................................................................................................................................................3

DECRETO No. 2442 ............................................................................................................................................8

CAPÍTULO I ......................................................................................................................... 12

GENERALIDADES ............................................................................................................................................ 12

1.1 Marco Legal ................................................................................................................................................. 12

1.2 Principios de la Contratación ................................................................................................................ 12

1.3 Objetivo ......................................................................................................................................................... 12

1.4 Alcance ......................................................................................................................................................... 12

1.5 Documentos Asociados .......................................................................................................................... 12

CAPÍTULO II ........................................................................................................................ 13

2.1 Marco Estratégico del Municipio de Medellín ................................................................................. 13

2.2 Misión ............................................................................................................................................................ 13

2.3 Visión ............................................................................................................................................................. 13

2.4 Finalidad de la Función Administrativa Municipal ........................................................................ 13

2.5 Política de Calidad .................................................................................................................................... 13

CAPÍTULO III ....................................................................................................................... 14

3.1 Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios ............................................................................... 14

3.2 Partes Interesadas del Proceso .......................................................................................................... 15

3.2.1 Internos ..................................................................................................................................................... 15

3.2.2 Externos .................................................................................................................................................... 15

3.3 Estrategias para Interactuar con las Partes Interesadas .......................................................... 16

3.4 Mecanismos de Medición de la Satisfacción de las Partes Interesadas ............................ 16

3.5 PHVA del Proceso .................................................................................................................................... 16

3.6 Indicadores del Proceso ........................................................................................................................ 18

3.7 Riesgos del Proceso ................................................................................................................................. 18

3.8 Entradas, Salidas e Interacciones del Proceso .............................................................................. 19

CAPÍTULO IV .......................................................................................................................20

4.1 Delegación de Competencias ..............................................................................................................20

4.2 Delegación de Competencias Contractuales .................................................................................20

CAPITULO V ........................................................................................................................ 22

5.1. Comités, equipos, mesa de calidad y gestores del Proceso ................................................... 22

5.1.1 El Comité de Orientación y Seguimiento en Contratación .................................................... 24

5.1.2 Los Comités Internos de Adquisiciones ........................................................................................ 26

5.1.3 El Comité de Apoyo a la Supervisión e Interventoría .............................................................. 26

5.1.4 Los Comités de Estructuración Contractual .............................................................................. 28

5.1.5 Los Comités Evaluadores ...................................................................................................................30

5.1.6. Equipo de Apoyo a la Supervisión ................................................................................................. 32

5.1.7. Mesa de Calidad del Proceso .......................................................................................................... 32

5.2 Responsabilidad operativa del proceso ........................................................................................... 33

5.2.1 El Ordenador del Gasto ....................................................................................................................... 33

5.2.2 El responsable del Plan Anual de Adquisiciones ......................................................................34

5.2.3 El coordinador de supervisión e interventoría ........................................................................... 35

5.2.4 El abogado de apoyo a la supervisión .......................................................................................... 35

5.2.5 El administrativo de apoyo a la supervisión ............................................................................... 35

5.2.6 Los supervisores o interventores .................................................................................................... 36

5.2.6.1 Funciones de la supervisión y la interventoría ........................................................................ 37

5.2.6.2 Facultades y deberes de los supervisores e interventores................................................ 38

5.2.6.3 Actividades generales del supervisor e interventor ............................................................ 38

5.2.6.3.1 Actividades técnicas de la supervisión y/o interventoría ................................................39

5.2.6.3.2 Actividades jurídicas de la supervisión y/o interventoría ................................................40

5.2.6.3.3 Actividades administrativas, financieras y contables de la supervisión y/o interventoría 40

5.2.6.4 Responsabilidad de supervisores e interventores ................................................................42

5.3 Instrumentos para la capacitación y formación de los Gestores del Proceso .................43

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CAPÍTULO VI .......................................................................................................................44

6.1. Etapa de planeación ...............................................................................................................................44

6.1.1 Plan Anual de Adquisiciones .............................................................................................................45

6.1.2 Plan Anual de Supervisión e Interventoría ..................................................................................45

6.1.3 Análisis del sector económico ......................................................................................................... 47

6.1.4 Determinación de los requisitos habilitantes .............................................................................48

6.1.5 Evaluación del riesgo ...........................................................................................................................48

6.1.6 Capacidad Residual .............................................................................................................................49

6.1.7 Estudios y Documentos Previos ......................................................................................................49

6.1.8 Documentos adicionales a los Estudios Previos: ......................................................................50

6.2 Etapa de Selección ...................................................................................................................................50

6.2.1 Licitación Pública ................................................................................................................................. 52

6.2.2 Selección Abreviada ............................................................................................................................. 52

6.2.3 Concurso de Méritos ............................................................................................................................ 53

6.2.4 Contratación Directa ............................................................................................................................54

6.2.5 Mínima Cuantía ......................................................................................................................................54

6.2.5.1 Mínima Cuantía común ....................................................................................................................54

6.2.5.2 Adquisición en grandes superficies cuando se trate de mínima cuantía. .................... 55

6.2.6 Otros tipos de contratos no sometidos a procedimientos de convocatoria pública ... 55

6.2.6.1 Contratos de conformidad con el Decreto 777 de 1992, modificado por el Decreto

1403 de 1992 ..................................................................................................................................................... 55

6.2.6.2. Convenios de Asociación de conformidad con la Ley 489 de 1998 ............................... 58

6.2.6.3 Acuerdos de Cooperación Internacional ................................................................................... 59

6.2.6.4 Asociaciones Público Privadas ..................................................................................................... 59

6.2.6.5 Contratos Plan ...................................................................................................................................60

6.2.6.6 Convenios Solidarios .......................................................................................................................60

6.2.6.7 Contrato de comodato o préstamo de uso .............................................................................. 62

6.2.6.8 Cesión de derechos a título gratuito .......................................................................................... 62

6.2.6.9 Cesión de derecho de dominio a título gratuito a favor del Municipio de Medellín ..63

6.3 Etapa de Contratación ........................................................................................................................... 63

6.3.1 La minuta del contrato ....................................................................................................................... 63

6.3.2 Registro Presupuestal del Compromiso ......................................................................................64

6.3.3. Aprobación de la Garantía Única. ...................................................................................................64

6.4 Etapa de Ejecución ...................................................................................................................................64

6.4.1 Acta de inicio ..........................................................................................................................................64

6.4.2 Modificaciones al Contrato ................................................................................................................64

6.4.3 Régimen sancionatorio en materia contractual ........................................................................66

6.4.3.1 Cláusula de Multas ...........................................................................................................................66

6.4.3.2 Cláusula de incumplimientos .......................................................................................................66

6.4.3.3 Cláusula de caducidad .................................................................................................................... 67

6.4.4 Terminación............................................................................................................................................. 67

6.4.4.1 Terminación Normal ........................................................................................................................ 67

6.4.4.2 Terminación Anormal ..................................................................................................................... 67

6.4.5 Liquidación ............................................................................................................................................. 67

6.4.5.1 De Mutuo Acuerdo ...........................................................................................................................68

6.4.5.2 Unilateral ..............................................................................................................................................68

6.4.6 Resumen de actividades y los responsables del proceso de contratación .....................69

GLOSARIO ........................................................................................................................... 72

LISTA DE GRáfICOS

Gráfico 1. Mapa modelo de operación por procesos ........................................................................... 14Gráfico 2. PHVA del proceso ........................................................................................................................ 16Gráfico 3. Modelo institucional de adquisiciones ................................................................................. 22Gráfico 4. Comparativo entre supervisión e interventoría ................................................................ 37Gráfico 5. Responsabilidad de los supervisores e interventores ...................................................42Gráfico 6. Responsabilidad solidaria de interventores .......................................................................43Gráfico 7. Modalidades de selección ........................................................................................................ 51

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DECRETO No. 2442

(05 de diciembre de 2013)

“Por medio del cual se adopta el Manual de Contratación del Municipio de Medellín”

El Alcalde de Medellín

En uso de las facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas en los Artículos 209 y 211 de la Constitución Política, Ley 80 de 1993, Ley 136 de 1994, Ley

489 de 1998, Ley 872 del 2003 y su Decreto Reglamentario 4485 de 2009, Ley 1551 de 2012, Ley 1150 de 2007, el Decreto 1510 de 2013, NTC GP: 1000:2009, MECI y SISTEDA

y las demás normas que regulen la materia y,

CONSIDERANDO

1. Que el artículo 209 de la Constitución Política ordena que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y que se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.

2. Que el artículo 11 de la Ley 80 de 1993 – Estatuto General de Contratación de la Administración Pública – establece la competencia para dirigir licitaciones y para celebrar contratos estatales.

3. Que teniendo en cuenta lo previsto en las normas transcritas, en lo ordenado en el artículo 37 del Decreto - Ley 2150 de 1995 y el artículo 9º de la Ley 489 de 1998, se estima necesario, para hacer más ágil y eficiente la actividad contractual del Municipio, acudir a la figura de la delegación y desconcentración de funciones en materia de la actividad contractual.

4. Que el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 - que modifica la Ley 80 de 1993 – consagra la delegación y la desconcentración para contratar.

5. Que el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, ordena a las Entidades Públicas realizar un efectivo y permanente seguimiento a la ejecución de los contratos, imponiendo la necesidad de designar para cada contrato un esquema de control y vigilancia, que sea adecuado y eficiente, el cual se materializa con la supervisión e interventoría. Así mismo la citada ley, en varios de sus artículos da prioridad especial a este tema, señalando facultades, deberes y responsabilidades de quienes tienen funciones de ordenadores del gasto, supervisores e interventores.

6. Que el Decreto 1510 de 2013, Decreto Reglamentario del Sistema de Compras y Contratación Pública, publicado el 17 de julio de 2013, deroga y subroga todas las disposiciones normativas reglamentarias.

7. Que el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013 establece que las Entidades Estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, deberán contar con un Manual de Contratación en las que se señalen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual.

8. Que conforme a lo anterior el Municipio de Medellín requiere actualizar el Manual de Contratación a la nueva normatividad.

9. Que en desarrollo de las facultades de desconcentración es indispensable expedir disposiciones sobre el ejercicio de labores relativas a la celebración de contratos, procedimientos, control y reglas para el ejercicio.

Que en consideración de lo anterior,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: ADOPCIÓN DEL MANUAL. Adóptese el Manual de Contratación del Municipio de Medellín, contenido en el anexo que forma parte integral del presente Decreto.

PARÁGRAFO: La actividad contractual del Municipio de Medellín estará sujeta a las normas legales y reglamentarias que rigen la materia y a lo previsto en el Manual de Contratación que por este acto administrativo se adopta.

ARTÍCULO SEGUNDO: ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las disposiciones del presente Decreto aplican a los procesos de contratación que adelanten las distintas dependencias del Muni-cipio de Medellín.

ARTÍCULO TERCERO: PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN. Será revi-sado y actualizado periódicamente por la Mesa de Calidad del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios únicamente respecto a la caracterización, procedimientos, documentos específicos, instructivos, metodologías, servicios, manuales y formatos, sin que se requie-ra de autorización adicional. Los demás asuntos del Manual de Contratación del Municipio de Medellín solo podrán ser modificados mediante Decreto Municipal.

ARTÍCULO CUARTO: RÉGIMEN DE TRANSICIÓN. En los procesos de selección en los cua-les, a la fecha de entrada en vigencia del presente Manual de Contratación, haya sido ex-pedido el acto administrativo de apertura continuaran sujetos, hasta su culminación, a las normas municipales vigentes al momento de su apertura.

Los procesos de selección que se inicien a partir del momento de la entrada en vigencia del presente Decreto, deberán ajustarse a lo dispuesto en éste.

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Proyectó Revisó Aprobó

Alveiro de Jesús Quintero Cardona,Líder de Programa Carolina Guerra Arango,Profesional Universitario AbogadaKamal Abdul Nassar Montoya,Profesional Universitario AbogadoOlga María Espinosa Rivera,Profesional Universitario Abogada

Jorge Mario Velásquez SernaSubsecretario de Adquisiciones y Desempeño ContractualHéctor Fabio Vergara HincapiéSubsecretario Prevención del Daño Antijurídico

Vera Cristina Ramírez López Secretaria de Servicios Administrativos Alba María Quintero ZapataSecretaria General

ARTÍCULO QUINTO: DEROGATORIAS. El presente Decreto deroga el Decreto 626 de 2005, el Decreto 976 de 2009 con sus modificaciones, así como también los decretos 521 de 2009 y 704 de 2013. Se compila los Decretos Municipales 523 de 2013 y 903 de 2013.

ARTÍCULO SEXTO: VIGENCIA el presente Decreto rige a partir del 1 de enero de 2014 y de su publicación en la gaceta oficial.

Dado en Medellín, a los 05 días del mes de diciembre de 2013.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

ANÍBAL GAVIRIA CORREAALCALDE DE MEDELLÍN

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Revisióny Ajuste

Jorge Mario Velásquez Serna

Subsecretario de Adquisiciones y Desempeño Contractual

Subsecretaría de Adquisiciones y Desempeño contractual

05/12/2013

Héctor Fabio Vergara Hincapié

Subsecretario de Prevención del Daño Antijurídico

Subsecretaría de Prevención del Daño Antijurídico

05/12/2013

Alveiro Quintero Cardona

Líder de Programa Planeacióny Análisis de Adquisiciones


05/12/2013

Ana MaríaMorales Quintero

Líder de Programa Selección Contractual


05/12/2013

CarolinaGuerra Arango

Profesional Universitario Abogada


05/12/2013

Olga MaríaEspinosa Rivera

Profesional Universitario Abogada


05/12/2013

Kamal AbdulNassar Montoya

Profesional Universitario Abogado


05/12/2013

Jorge Hernán Beltrán Pardo

Asesor externo en Contratación Estatal 05/12/2013

Sandra LilianaOrtíz Acevedo

Técnico Administrativo Planeación y Análisis de Adquisiciones


05/12/2013

Katty Juliana Noriega Lalinde Practicante de Excelencia


05/12/2013

Aprobación

Vera Cristina Ramírez López

Secretaria de Servicios Administrativos

Secretaría de Servicios Administrativos 05/12/2013

Alba MaríaQuintero Zapata Secretaria General Secretaría General 05/12/2013

CONTROL DEL DOCUMENTO

Versión Fecha de aprobación Descripción de los cambios Solicitó

04 05/12/2013

Actualización: Ley 1474 de 2011, el Decreto 019 de 2012, el Decreto 1510 de 2013 y demás disposiciones legales y reglamentarias.

Vera Cristina Ramírez LópezAlba María Quintero Zapata

CONTROL DE CAMBIOS

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CAPÍTULO I

GENERALIDADES

1.1 Marco LegalEste Manual de Contratación adopta el normograma del proceso “Adquisición de bienes y servicios” que entre otras contiene las siguientes normas:

Constitución Política, Ley 80 de 1993, Ley 388 de 1997, Ley 489 de 1998, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto Ley 019 de 2012, Decreto 2150 de 1995, Decreto 777 de 1992, Decreto 1403 de 1992, Decreto 1510 de 2013, y demás normas que modifiquen, reglamen-ten, adicionen o complementen.

1.2 Principios de la ContrataciónToda la contratación del Municipio de Medellín debe tener en consideración los fines y prin-cipios previstos en la Constitución Política de Colombia, en la Ley 80 de 1993, en la Ley 1150 de 2007, en la Ley 1474 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, así como las demás normas que las adicionen, modifique o sustituyan, los mandatos de la buena fe, la igualdad y equilibrio entre prestaciones y derechos, entre otros. Así mismo se desarrollan de conformi-dad con los postulados que rigen la función administrativa, la gestión fiscal y la contratación pública, al tenor de los cuales son aplicables igualmente las normas que regulan la conduc-ta de los servidores públicos, régimen de inhabilidades e incompatibilidades, conflicto de intereses, los principios generales del derecho y los de derecho administrativo.

1.3 ObjetivoEstablecer las directrices y estándares para simplificar y homogenizar las actividades que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, de planeación, selección, contratación y ejecución y en la celebración de los contratos que requiera el Municipio de Medellín para el cumplimiento de sus funciones, metas y objetivos institucionales.

1.4 AlcanceEste Manual de Contratación debe ser aplicado por todos los servidores y contratistas que presten sus servicios al Municipio de Medellín y que participan en el proceso de Adquisición de bienes y servicios.

1.5 Documentos AsociadosEste Manual de Contratación adopta el proceso de “Adquisición de Bienes y Servicios” con su caracterización, procedimientos, documentos específicos, instructivos, metodologías, servicios, manuales y formatos, que determinan los pasos a seguir en las etapas planeación, selección, contratación y ejecución a través de las modalidades de selección establecidas en la normativa vigente.

CAPÍTULO II

2.1 Marco Estratégico del Municipio de MedellínEl Marco Estratégico del Municipio de Medellín en especial la Misión y Visión, establecidas en el Decreto Municipal 500 de marzo 11 de 2013, las cuales se describen a continuación:

2.2 MisiónFomentar en conjunto con la sociedad el desarrollo humano. Garantizar el acceso a oportu-nidades y el ejercicio de los derechos fundamentales como salud y educación, impulsando el crecimiento económico en un ámbito territorial articulado e integrado y soportado en una institucionalidad moderna efectiva y flexible. Promotor de la construcción de una ciudad segura, con espacios públicos modernos e incluyentes.

2.3 VisiónEn el 2030 Medellín será una ciudad cuyo principal valor es el respeto a la vida. Tendrá una sociedad incluyente, equitativa, cohesionada, educada y con sólidos valores democráticos y ética ciudadana. Económicamente competitiva y generadora de riqueza colectiva. Respe-tuosa de la diversidad y promotora de la cultura. Con una institucionalidad pública eficiente y transparente, garante del ejercicio de los derechos humanos fundamentales y articulados con los actores del desarrollo. Territorialmente integrada y abierta al mundo, ambiental-mente sostenible y con un hábitat seguro y de calidad.

2.4 finalidad de la función Administrativa MunicipalLa función administrativa del Municipio de Medellín busca la satisfacción de las necesidades generales de todos los habitantes, de conformidad con los principios, finalidades y come-tidos consagrados en la Constitución Política y la ley. Los organismos y las dependencias, entidades y personas encargadas, de manera permanente o transitoria, del ejercicio de fun-ciones administrativas deben cumplirlas consultando el interés general.

2.5 Política de CalidadLa Administración central del Municipio de Medellín es una Entidad comprometida con el mejoramiento de su desempeño en términos de calidad, transparencia y satisfacción social de los ciudadanos y ciudadanas, responsable del desarrollo integral de su territorio.

Su gestión pública orienta la atención al ciudadano con un modelo de gestión por procesos que consolida la memoria institucional y fomenta el autocontrol y la autogestión para al-canzar los resultados en términos de eficacia, eficiencia y efectividad esperados, contribu-yendo al logro de los fines esenciales del Estado.

Para lograr este propósito se garantiza el desarrollo de las competencias del talento huma-no requeridas para gestionar los procesos, la infraestructura física, que mejore el ambiente de trabajo y los sistemas de información que den soporte a los procesos y faciliten la toma efectiva de decisiones.

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CAPÍTULO III

3.1 Proceso de Adquisición de Bienes y ServiciosEl Municipio de Medellín cuenta con el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, cuya misión es contratar las necesidades requeridas, con calidad, al mejor precio del mercado, con oportunidad, imparcialidad y transparencia, fortaleciendo la imagen institucional frente a las otras entidades y la comunidad, a través de éste se garantiza a la entidad y a los pro-cesos misionales, la ejecución de sus recursos, materializando las políticas públicas para el bienestar de la comunidad. La visión es servir de medio para el cumplimiento de la misión institucional promoviendo el respeto de los derechos de la comunidad y el cumplimiento de los fines del Estado.

GRÁFICO 1. MAPA MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS

Entradas

Nivel Estratégico

Nivel Misional

Nivel de Apoyo

Nivel de Evaluación y Mejora

Satisfacción

SalidasProductos o servicios

Versión 3

CatastroInfraestructura física

MovilidadServicios públicos Domiciliarios

y no DomiciliariosGestión Ambiental

Gestión de riesgos de DesastresServicio a la Ciudadanía

SaludEducación

Gestión CulturalGestión de la Seguidad

Gobierno LocalGestión social del Riesgo

Fortalecimiento CiudadaníaDesarrollo Económico

Evaluación y Mejora

Direccionamiento Estratégico

Nec

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Inte

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Part

es In

tere

sada

s

Adquisición de Bienes y Servicios

Admon Bienes Muebles e InmueblesMtto Bienes Muebles e Inmuebles

Gestión JurídicaGestión Integral Talento HumanoTecnologías Información y Com.

Gerstión de la informaciónComunicacionesHacienda Pública

3.2 Partes Interesadas del Proceso

3.2.1 InternosTodas las dependencias o áreas de la entidad que requieren bienes, obras o servicios para garantizar la operación institucional y el cumplimiento de las funciones misionales. Estos usuarios confían en que la contratación sea ágil, económica y eficaz.

Instancias de control interno y planeación, encargadas de vigilar la gestión y medir los re-sultados obtenidos; exigen el cumplimiento de la normativa vigente, desde los principios constitucionales hasta el Manual de Contratación, el adecuado funcionamiento del MECI y la implementación del Sistema Integral de Gestión.

3.2.2 ExternosInteresados: en los procesos de contratación, que buscan participar en éstos. Tienen la expectativa de intervenir en igualdad de condiciones en las convocatorias públicas que ade-lanta el Municipio de Medellín.

Oferentes: que han presentado sus propuestas respondiendo a una convocatoria pública del Municipio de Medellín. Esperan que sus propuestas se evalúen de forma objetiva, en los términos definidos en el Pliego de Condiciones o Invitación.

Contratistas: que han celebrado un negocio jurídico con la entidad. Aspiran a que se respe-ten las condiciones en las que se pactaron las obligaciones y obtener la utilidad esperada.

Cooperantes-Asociados: que han celebrado un negocio jurídico con la entidad. Aspiran a que se respeten las condiciones en las que se pactaron los acuerdos de asociación o coope-ración, no debe haber contraprestación directa para el Municipio de Medellín.

Otras entidades públicas: que acuerdan realizar trabajo conjunto y armónico para cumplir un mandato legal. Presuponen que se desarrollará un trabajo en equipo, planeado y contro-lado para alcanzar los objetivos comunes planteados.

Organismos de control: instituidos para vigilar y controlar la gestión pública, desde cri-terios previamente definidos. Buscan la colaboración de la organización para acceder a la información veraz y oportuna, que permita valorar los resultados de la gestión.

Sociedad: representada en las veedurías ciudadanas, las organizaciones sociales, las cor-poraciones públicas, la academia, el sector productivo, los medios de comunicación, la comunidad internacional, entre otros. Pretenden que se resuelvan las necesidades de la población con transparencia, eficacia, celeridad y economía, protegiendo los derechos hu-manos e invirtiendo de forma racional y adecuada los recursos públicos.

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3.3 Estrategias para Interactuar con las Partes Interesadas

El proceso de Adquisición de Bienes y Servicios cuenta con diferentes herramientas para interactuar con sus Partes Interesadas, esto va a permitir un mayor flujo de información y actualización. Además, los hace partícipes de los procesos, conociendo de primera mano las sugerencias, quejas o reclamos. Estas herramientas son entre otras las siguientes:

Las páginas web: www.medellin.gov.co o www.colombiacompra.gov.co• El correo electrónico institucional que es publicado en los Pliegos de Condiciones o

invitaciones.• Teléfono de contacto del Comité de Estructuración Contractual, que es publicado en los

Pliegos de Condiciones o invitaciones.• Correo físico.• Audiencias Públicas de aclaración de Pliegos y de asignación de riesgos.• Atención de observaciones a los Proyectos de Pliegos y Pliegos de Condiciones o

invitaciones.• Informes de rendición de cuentas.

3.4 Mecanismos de Medición de la Satisfacción de las Partes Interesadas

El proceso de Adquisición de Bienes y Servicios del Municipio de Medellín, incorpora meca-nismos de medición de la satisfacción del cliente, lo que nos permite conocer su bienestar y tomar acciones de mejoramiento continuo, los mecanismos son entre otros los siguientes:• Consultorio para la orientación en materia contractual. • Espacios de rendición de cuentas. • Chats y foros virtuales.• Mesas de trabajo con los gremios y partes interesadas. • Línea de atención al cliente.• Atención de peticiones, quejas y reclamos a través del software Web Methods.

3.5 PHVA del Proceso

OBJETIVO: Proveer bienes, servicios y obra pública oportunamente con trans-parencia y selección objetiva, a través del cumplimiento de los requisitos especi-ficados en el contrato, procedimientos internos y de gestión, para contribuir con los objetivos del Municipio de Medellín.

GRÁFICO 2. PHVA DEL PROCESO

PLANEAR

VERIFICAR

Definir políticas de operación para la Adquisición, contratación, supervisión e interventoría.Responsable: Comité de Orientación y Seguimiento

Verificar el cumplimiento de las políticas en materia de contratación, supervisión e interventoría.Responsable: Comité de Orientación y Seguimiento

Planear directrices para los sistemas que soportan la adquisición de bienes y servicios.Responsable: Secretario de Despacho

Elaborar, conocer y ajustar los planes Anuales de Adquisiciones y de Supervisión e Interventoría.Responsable: Secretario Vicealcalde de Gestión Territorial, Secretarios de Despacho y Directores de Departamento Administrativo

Realizar seguimiento al cumplimiento de los Planes Anual de Adquisiciones y Supervisión e Interventoría. Responsable: Comité Interno de Adquisiciones y Comité de Orientación y Seguimiento

HACER

Desarrollar la etapa de estructuración contractual.Responsable: Comité de Estructuración Contractual

Desarrollar la etapa precontractual de cada una de las modalidades de contratación.Responsable: Comité de Estructuración Contractual

Desarrollar la etapa contractual.Responsable: Profesional Universitario, Líder de Proyecto y Líder de Programa

Aprobar, consolidar y publicar los Planes Anuales de Adquisiciones y de Supervisión e Interventoría.Responsable: Secretario Vicealcalde de Gestión Territorial, Secretarios de Despacho, Directores de Departamento Administrativo y Subsecretario de Adquisiciones y Desempeño contractual

Desarrollar la etapa post contractual. Responsable: Profesional Universitario, Líder de Proyecto y Líder de Programa

Ejecutar trámites y servicios.Responsable: Líder de Programa Planeación y Análisis de Adquisiciones

Autoevaluar la gestión del proceso.Responsable: Comité de Orientación y Seguimiento

ACTUAR Realizar acciones de mejoramiento al proceso.Responsable: Comité de Orientación y Seguimiento, Secretario Vicealcalde de Gestión Territorial, Secretarios de Despacho y Directores de Departamento Administrativo

http://www.medellin.gov.co

http://www.colombiacompra.gov.co

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3.6 Indicadores del Proceso

3.7 Riesgos del Proceso

• Equivocación o error en la definición y aplicación de políticas en las actividades de la planeación del proceso.Desacierto

• Celebracion de contratos sin la competencia o sin la apliación de cada una de las modalidades de contratación definidas en la ley.

• No desarrollar la inteventoría y/o supervisión de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente.

• El contratista no cumple con lo establecido contractualmente

Incumplimiento

• Se entiende por Riesgo de Corrupción la posibilidad de obtención de un beneficio particular, debido a la acción u omisión mediante el uso indebido de poder, de los recursos o de la información, lesionando los intereses del Municipio de Medellín.

Corrupción

• Inducir a un servidor o a un tercero para que obre de manera contraria sobre el desarrollo del proceso de Adquisiciones.Influencias

• Tardanza para suplir las necesidades de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública en los tiempos establecidos en el Plan Anual de Adquisiciones.

Demora

Indicador Familia Frecuenciade Medición

Selección objetiva Porcentaje de procesos declaradosdesiertos y/o revocados con oferta Eficacia Bimestral

Participacióncontratación CP

Procesos de selección contratadosa través de Convocatoria Pública Eficacia Bimestral

Valor departicipación CP

Valor Procesos de selección contratadosa través de Convocatoria Pública Eficacia Bimestral

Oportunidad LP Oportunidad en los procesos de Licitación Pública Eficiencia Trimestral

Oportunidad SA y CM

Oportunidad en los procesos de Selección Abreviada y Concurso de Méritos Eficiencia Trimestral

Oportunidad MC Oportunidad en los procesos de Mínima Cuantía Eficiencia Trimestral

Oportunidad CD Oportunidad en los procesos de Contratación Directa y Regímenes Especiales Eficiencia Trimestral

3.8 Entradas, salidas e interacciones del Proceso

Del proceso Hacienda Pública: • Plan de Desarrollo • Proyecto de presupuesto (Informe techos de

funcionamiento e inversiones por año)• Presupuesto General del Municipio de Medellín.• Presupuesto y vigencias futuras aprobadas

Modificaciones al presupuesto Resolución de reservas de apropiación y Decretos de adición y ajustes

• Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

• Registro Presupuestal del CompromisoDe las entidades de la Rama Legislativay Ejecutiva del poder público• Normativa AplicableDel proceso de Gestión Jurídica• Normativa AplicableDel proceso de Direccionamiento Estratégico• Normativa aplicableDel Proceso de Tecnología de la Información• Normativa aplicableDe la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente• Normativa AplicableDe los oferentes, proponentes y adjudicatarios• Requisitos habilitantes y propuesta para

participar en el proceso• Observaciones presentadas por los

proponentes y veedurías ciudadanas cuando aplique

• Propuesta para participar en el proceso • Observaciones presentadas por los

proponentes• Documentos de legalización• Licencias, permisos, trámites y predios cuando

apliquenDel Proveedor• Solicitud de trámite o servicioDe los Contratistas• Recibir bienes y servicios • Factura o documento equivalente• Pólizas todo riesgo cuando aplique• Garantías ajustadas en los casos en que

apliquen.• Informes del contratista• Solicitudes y/o reclamaciones presentadas por

el contratista• Manuales de operación y mantenimiento

cuando apliquen. De los Entes de Control• Resultados de auditorías• Revisión por la dirección

• Planes Anual de Adquisiciones y de Supervisión e Interventoría con sus modificaciones

• Estudios previos• Solicitud de Certificado Disponibilidad

Presupuestal• Aviso de convocatoria• Resolución de apertura• Proyecto de pliego de condiciones• Acta de Audiencia de Aclaraciones• Pliego de condiciones• Respuesta a las observaciones• Adendas • Informes de verificación y evaluación• Resolución de adjudicación• Carta de aceptación de la oferta y/o

contrato • Formato de Solicitud de Registro

Presupuestal del Compromiso• Servicio gestionado• Acta de inicio del contrato• Bienes y servicios adquiridos• Informes mensuales rendición de la

cuenta a los entes de control• Informes parciales supervisión y/o

interventoría• Autorización de pago.• Informe final de supervisión y/o

interventoría• Actas de suspensión y/o reanudación

cuando aplique• Resoluciones: multa, incumplimiento,

caducidad cuando aplique• Acta de liquidación del contrato• Resolución de liquidación unilateral• Expedientes contractuales• Planes de mejoramiento• Inscripción de proveedores• Informes de análisis de riesgos e

indicadores.

Entradas Salidas

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CAPÍTULO IV

4.1 Delegación de Competencias

El señor Alcalde ha delegado algunas de sus competencias en materia contractual, con el fin de mejorar la eficiencia y eficacia en las adquisiciones por medio de la especialización en lo funcional de acuerdo con el Decreto-Acuerdo Municipal 1364 de 2012, y concen-trado en materia de adquisición de bienes y servicios transversales a las dependencias, lo que garantiza la obtención de economías por las adquisiciones a escala y economía administrativa por la realización de un solo proceso para satisfacer las necesidades de la organización y de la comunidad a través de los procesos misionales, brindando así mayor garantía de la correcta gestión administrativa y equilibrio en los objetivos de cada una de las dependencias, toda vez que están enfocadas en su responsabilidad y función.

Con el fin de regular y controlar las adquisiciones, dentro del marco del control de tutela que corresponde al Alcalde, con el propósito de regular los trámites internos de la contra-tación, para precisar la responsabilidad de quienes intervienen en ellos, hacer seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones y unificar criterios en materia contractual, se crea en el Municipio de Medellín el Comité de Orientación y Seguimiento en contratación, máxima instancia del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.

4.2 Delegación de Competencias Contractuales

La contratación y la ordenación del gasto, se delega sin consideración a la cuantía en cada uno de los Secretarios de Despacho, Secretario Vicealcalde de Gestión Territorial y Directo-res de Departamento Administrativo, que en adelante en el presente Manual de Contrata-ción se relacionarán como las Dependencias Delegadas en Contratación.

La competencia de los funcionarios delegados en contratación comprende realizar todas las actividades y actuaciones inherentes al trámite de contratos y convenios, así como el ade-lantamiento de todas las audiencias según el caso y la suscripción de todos los documentos de fondo que se produzcan en desarrollo del mismo en las etapas de planeación, selección, contratación y ejecución incluidos los trámites sancionatorios. Igualmente, corresponde a los funcionarios delegados las acciones y expedir los actos ad-ministrativos necesarios en las etapas del proceso de contratación en cumplimiento de los trámites y requisitos establecidos en las normas y sus decretos reglamentarios.

La delegación de competencias se realiza en los siguientes términos:

DELEGADO DESCRIPCIÓN DE LA DELEGACIÓN

Secretarios de Despacho, Secretario Vicealcalde de Gestión Territorial y Direc-tores de Departamento Administrativo

Los procesos de contratación relacionados con la responsabilidad y funciones establecidos en el Decreto-Acuerdo Municipal 1364 de 2012 y las demás normas que lo modifiquen, reglamenten, adicionen o com-plementen.

Para efectos de la contratación de urgencia manifiesta de que trata el artículo 42 de la Ley 80 de 1993, se entiende delegada también la facultad para declararla mediante acto administrativo motivado.

Los contratos a que se refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política de 1991 y el artículo 96 de la Ley 489 de 1998, en los términos en que lo dispone el Decreto 777 de mayo 16 de 1992, mo-dificado por el Decreto 1403 de 1992 o las normas que lo modifiquen, reglamenten, adicionen o complementen, directamente relacionados con la Responsabilidad y Funciones definidos por el Decreto-Acuerdo Municipal 1364 de 2012 y demás normas que lo modifiquen, reglamen-ten, adicionen o complementen.

Los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión de que tratan el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013. Así mismo para la ejecución de los contratos de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

Secretaría de Servicios Administrativos

Sin perjuicio de las competencias específicas que se delegan en el presente Manual de Contratación en los demás delegados en contra-tación, para la adquisición de bienes y servicios de características téc-nicas uniformes y transversales para la Administración.

La competencia para adelantar las actuaciones y expedir los actos administrativos necesarios para ejecutar de principio a fin los procedi-mientos administrativos de enajenación voluntaria y expropiación judi-cial y administrativa y recibir bienes cuando haya cesión de derecho de dominio a titulo gratuito a favor del Municipio de Medellín.

Adelantar las actuaciones, expedir los actos administrativos y suscri-bir los contratos relativos a la administración de los bienes inmuebles propiedad del Municipio de Medellín.

Secretaría de Educación

Los contratos de construcción, mantenimiento e interventoría a la eje-cución de los contratos que tienen por objeto el diseño, la construcción, el mantenimiento o la adecuación, de obra física de las instituciones educativas.

Secretaría de Salud

Los contratos sin consideración a la cuantía así: estrategias y políticas de comunicación pública, comunicación organizacional y relaciones públicas institucionales, que se ejecuten con recursos del Sistema Ge-neral de Participaciones.

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Nota 1: El Alcalde de Medellín celebrará los contratos de empréstito y convenios de coope-ración con organismos multilaterales de crédito o celebrados con personas extranjeras de derecho público u organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacional, independiente-mente de la Secretaría que los gestione. El acompañamiento logístico, técnico y jurídico que es-tos contratos requieran en todas sus etapas será realizado por la dependencia responsable del plan, proyecto o programa del Plan de Desarrollo y contarán con el acompañamiento logístico y técnico de la Secretaría de Hacienda y un acompañamiento jurídico de la Secretaría General.

Nota 2: Los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas per-sonas naturales, cuando estos deban celebrarse con estos últimos, deberán contar con el Visto Bueno del titular del despacho de la Secretaría de Servicios Administrativos para unifi-car los criterios de vinculación de conformidad con las directrices de los órganos de control.

CAPITULO V

5.1. Comités, equipos, mesa de calidad y gestores del Proceso

El proceso cuenta con los siguientes comités, equipos, mesa de calidad y gestores para su operación:

Partes Interesadas

SG

Bie

ne

s S

er

vic

ios

y O

br

as

Ne

ce

sid

ad

/ E

nt

ra

da

s

Partes Interesadas

PENSAMIENTOESTRATÉGICO

COSSSAASADC

EJECUCIÓNCASIEASCSIS y/o I

PLANEACIÓNCOSOGCIACECCSIRPAA

VERIFICACIÓNY MEJORA

MCSADC

SELECCIÓN YCONTRATACIÓN

CECRPAACEOG

GRÁFICO 3. MODELO INSTITUCIONAL DE ADQUISICIONES

COS Comité de Orientación y Seguimiento, SSA Secretaría de Servicios Administrativos, SADC Subsecretaría de Adquisiciones y Desempeño Contractual, SG Secretaría General, OG Ordenador del Gasto, CIA Comité Interno de Adquisición, CEC Comité de Estructuración Con-tractual, CSI Coordinador de Supervisión e Interventoría, RPAA Responsable del Plan Anual de Adquisiciones, CE Comité Evaluador, CASI Comité de Apoyo a la Supervisión e Interventoría, EAS Equipo de Apoyo a la Supervisión, S y/o I Supervisor y/o Interventor, MC Mesa de Calidad.

• Comité de Orientación y Seguimiento en Contratación (COS): es la máxima instancia del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios. En adelante en el presente Manual de Contratación se relacionará como COS.

• Comités Internos de Adquisiciones (CIA): son las instancias que actúan en cada Dependencia Delegada en Contratación, los cuales ejercen control, revisión y aprobación de los procesos presentados por los Comités de Estructuración Contractual. En adelante en el presente Manual de Contratación se relacionará como CIA.

• Comité de Apoyo a la Supervisión e Interventoría (CASI): es la instancia que gestiona consultas y apoya a solicitud sobre la actividad de supervisión e interventoría acorde a lo establecido por el COS. En adelante en el presente Manual de Contratación se relacionará como CASI.

• Comité de Estructuración Contractual (CEC): son los equipos multidisciplinarios encargados de la elaboración de los estudios y documentos previos, los de conveniencia y oportunidad y adelantar el proceso hasta la recepción de las propuestas en los procesos de convocatoria pública y hasta la celebración del contrato en los de contratación directa y de regímenes especiales; aplica para todas las modalidades de contratación. En adelante en el presente Manual de Contratación se relacionará como CEC.

• Comités Evaluadores (CE): son los equipos multidisciplinarios encargados de evaluar las propuestas o las manifestaciones de interés en los procesos de selección por licitación, selección abreviada, concurso de méritos o mínima cuantía y recomendar el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación realizada. En adelante en el presente Manual de Contratación se relacionará como CE.

• Equipo de Apoyo a la Supervisión (EAS): son los equipos multidisciplinarios encargados de apoyar la supervisión en el Municipio de Medellín.

• Mesa de Calidad: es la instancia del proceso encargada de estudiar, ajustar, establecer las acciones de mejora y de proyectar políticas a implementar para ser aprobadas y adoptadas por el COS.

Dichos comités, equipos, mesa y gestores se han creado de conformidad con la norma, con el fin de atender las necesidades del servicio, teniendo como objetivo cumplir con economía, eficacia y eficiencia los objetivos del proceso, sin perjuicio de la existencia de otros comités que sin pertenecer al proceso lo impactan directa o indirectamente.

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5.1.1 El Comité de Orientación y Seguimiento en Contratación Se crea para asistir y brindar apoyo a los funcionarios competentes en los procesos concer-nientes a las etapas de planeación, selección, contratación y ejecución. El COS está conformado por:

1. El Secretario (a) de Servicios Administrativos.2. El Secretario (a) General.3. El Secretario (a) de Hacienda.4. El Secretario (a) Privado.5. El Director (a) del Departamento Administrativo de Planeación.

El comité será convocado por la Secretaría de Servicios Administrativos quien lo presidirá. Para que el comité pueda sesionar, deliberar y recomendar válidamente se requiere de la asistencia mínima de tres (3) de sus integrantes.

Al comité asistirá de manera permanente el titular de la Subsecretaría de Adquisiciones y Desempeño Contractual, quien se encargará de la Secretaría Técnica del Comité.

Al comité asistirán en calidad de invitados, con voz y sin voto:

• El Secretario (a) de Evaluación y Control• Los Ordenadores del Gasto de las dependencias delegadas responsables del proceso de

contratación que se presenta al comité.

De igual manera se podrá invitar, cuando el comité lo estime conveniente, a los servidores (as) públicos, asesores (as) o particulares que tengan conocimiento en el tema de discu-sión o análisis.

El comité sesionará ordinariamente una (1) vez por semana y extraordinariamente a solici-tud de cualquiera de sus integrantes y/o Ordenador del Gasto por intermedio de la Secreta-ría Técnica del Comité.

Las funciones del COS son las siguientes:

1. Definir políticas para el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios tendientes a garantizar los principios en la contratación pública, por iniciativas propias o vinculadas a las recomendaciones de los órganos de control, de las auditorías internas y externas de calidad, los informes de los comités, de la Mesa de Calidad y los cambios en la norma.

2. Conocer los Planes Anuales de Adquisiciones y de Supervisión e Interventoría y sus modificaciones.

3. Evaluar y realizar seguimiento a los informes que de manera bimestral presenta cada CIA de las Dependencias Delegadas en Contratación, relacionados con los Planes Anuales de Adquisiciones y de Supervisión e Interventoría y su respectiva ejecución presupuestal.

4. Presentar informes trimestrales al señor Alcalde sobre las actividades del comité, así como las recomendaciones que considere pertinentes con el fin de buscar el mejoramiento continuo.

5. Conocer el inicio de los procesos contractuales, cuyo valor sea igual o superior a la menor cuantía, para lo cual se deberán aportar los documentos y estudios previos y el proyecto de pliego de condiciones cuando aplique.

6. Conocer, sin consideración a la naturaleza o cuantía, la celebración de los contratos o convenios interadministrativos, al igual los referidos en la Ley 489 de 1998 y Decreto Nacional 777 de 1992, modificado por el Decreto 1403 de 1992 para lo cual se deberán aportar los documentos y estudios previos.

7. Conocer las adiciones de los contratos y convenios de los procesos que hayan sido conocidos por el Comité, para lo cual deberán aportarse los antecedentes e informes que soportan la solicitud.

8. Identificar las inconsistencias en la aplicación del régimen contractual que se presenten en las Dependencias Delegadas en Contratación, que ameriten el establecimiento de una directriz.

9. Solicitar a la Secretaría General la postura jurídica institucional en caso de controversia respecto a diversas interpretaciones relacionadas con la adquisición de bienes y servicios.

10. Apoyar a la Secretaría General y al despacho del señor Alcalde en la aplicación y divulgación de las orientaciones normativas que se promulguen en materia de contratación.

11. Dirimir los conflictos de competencia y demás asuntos relacionados con la contratación que se presenten entre las diferentes dependencias.

No obstante las competencias asignadas al comité, la responsabilidad de la contratación en todas sus etapas corresponde a los servidores en los cuales se encuentra delegada la contratación.

La Secretaría Técnica del COS, radica en la Subsecretaría de Adquisiciones y Desempeño Con-tractual de la Secretaría de Servicios Administrativos, la cual ejerce las siguientes funciones:

1. Citar y preparar la agenda de las reuniones del COS.2. Establecer la metodología para la presentación de información pertinente en materia

contractual al COS. 3. Preparar los informes que de acuerdo con sus funciones deba presentar el COS. 4. Elaborar los informes de seguimiento de políticas de operación, los Planes Anuales de

Adquisiciones y de Supervisión e Interventoría y presentarlos al COS, con base en los informes presentados por los CIA y el CASI.

5. Compilar y actualizar en forma permanente las políticas en materia contractual que apruebe el COS.

6. Publicar las políticas adoptadas por el COS en los sistemas de información definidos para ello y coordinar estrategias de pedagogía y comunicacionales con los procesos de apoyo institucional o misional para dar a conocer las mismas.

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7. Gestionar la realización de las sesiones, asegurando la logística y verificando que todos los temas que vayan a ser tratados cuenten con el soporte documental requerido

5.1.2 Los Comités Internos de Adquisiciones

Se crea en cada Dependencia Delegada en Contratación para asesorar al Ordenador del Gasto respecto de la actividad contractual en todas las etapas. Está conformado por:

1. El Ordenador del Gasto delegado, quien lo presidirá.2. El Subsecretario o directivo del área cuyo proyecto de contratación sea analizado.3. El servidor público que cumple el rol de Responsable del Plan Anual de Adquisiciones de

la dependencia delegada.

A las sesiones del CIA podrá ser invitado un representante de la Secretaría de Evaluación y Control y los integrantes del CEC del tema objeto de revisión.

El comité sesionará ordinariamente una vez por semana y extraordinariamente a solicitud de cualquiera de sus integrantes por intermedio de la Secretaría Técnica del Comité.

El CIA de cada Dependencia Delegada en Contratación, tendrá las siguientes funciones:1. Revisar el inicio de los procesos contractuales elaborados por el CEC incluidos en el

respectivo Plan Anual de Adquisiciones y Supervisión e Interventoría.2. Analizar las recomendaciones formuladas por el CEC y sugerir ajustes que se conside-

ren pertinentes.3. Asesorar al Ordenador del Gasto en los diferentes temas contractuales que se revisen. 4. Aprobar las solicitudes de modificación de contratos o convenios de los cuales hubiera

revisado el inicio.5. Elaborar y remitir bimestralmente a la Secretaría Técnica del COS, los informes de se-

guimiento a la contratación con los requisitos exigidos por ella.

La Secretaría Técnica del CIA estará a cargo del Responsable del Plan Anual de Adquisicio-nes del Sistema de Seguimiento a la Contratación. Para la Secretaría de Servicios Adminis-trativos está función estará a cargo del líder de programa de selección contractual, el cual ejercerá las siguientes funciones: 1. Gestionar el archivo de las actas generadas en las sesiones del comité.2. Elaborar los certificados individuales con las conclusiones de cada tema tratado.3. Gestionar la realización de las sesiones, asegurando la logística y verificando que todos

los temas que vayan a ser tratados cuenten con el soporte documental requerido.

5.1.3 El Comité de Apoyo a la Supervisión e Interventoría

Se crea el CASI para canalizar las consultas en lo relacionado con la supervisión e interven-toría de los contratos en los aspectos técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico de la etapa de ejecución. Está conformado por:

1. Un delegado de la Secretaría de Hacienda con conocimientos y experiencia en aspectos tributarios.

2. Un delegado de la Secretaría General con conocimientos y experiencia en contrata-ción estatal.

3. Un delegado de la Secretaría de Infraestructura Física con conocimientos y experiencia en supervisión e interventoría de la obra pública.

4. Un delegado de la Secretaría de Servicios Administrativos con conocimientos y experien-cia en supervisión e interventoría, quien asumirá la Secretaría Técnica.

5. Un representante invitado en forma permanente de la Secretaría de Evaluación y Control

Las funciones del CASI son las siguientes: 1. Gestionar consultas en lo relacionado con las funciones técnica, administrativa, financie-

ra, contable y jurídica del contrato en ejecución. 2. Conceptuar a solicitud sobre la actividad de supervisión e interventoría, en concordancia

con lo establecido previamente por el COS. 3. Elaborar y remitir el informe bimestral a la Secretaría Técnica del COS, con los temas de

mayor consulta.4. Presentar a la Secretaría Técnica del COS propuestas de políticas donde se reflejen los

temas recurrentes de consulta y los informes de los órganos de control.5. Identificar y proponer a la Subsecretaría de Adquisiciones y Desempeño Contractual te-

mas o aspectos a mejorar en los procesos de selección de interventoría.

La Secretaría Técnica del CASI tiene las siguientes funciones:1. Convocar y preparar la agenda de las reuniones del comité. 2. Recibir, analizar y remitir a los integrantes del comité en forma previa a las sesiones la

documentación de los temas a tratar.3. Recopilar los insumos necesarios para presentar a la Secretaría Técnica del COS, las

propuestas de políticas en materia de supervisión e interventoría y del mejoramiento de la actividad del proceso.

4. Presentar a la Secretaría Técnica del COS los informes de seguimiento, evaluación y control del cumplimiento de las políticas y del Plan Anual de Supervisión e Interventoría.

5. Publicar y coordinar por los medios disponibles en la organización las estrategias comu-nicacionales para la socialización de las recomendaciones emitidas.

Para el adecuado cumplimiento de las anteriores funciones, los supervisores e intervento-res y las diferentes Dependencias Delegadas en Contratación, prestarán la colaboración, información y asesoría requerida.

Cuando los miembros de este comité lo consideren necesario, podrán invitar a los super-visores e interventores designados y/o servidores públicos con injerencia o conocimiento específico sobre el tema objeto de análisis.

Se entiende el comité como pares técnicos de la supervisión e interventoría y sus integran-tes son servidores públicos del nivel profesional.

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Los conceptos del comité se darán bajo los lineamientos del COS y serán publicados en el boletín virtual u otros medios de información institucional, en forma didáctica para generar escuela pedagógica en la organización.

El comité sesionará ordinariamente una vez por semana y en forma extraordinaria cuando los temas lo requieran o a solicitud de cualquiera de sus integrantes por intermedio de la Secretaría Técnica del Comité.

5.1.4 Los Comités de Estructuración Contractual

Se crea para estructurar la necesidad y elaborar los estudios y documentos previos jurí-dicos, técnicos y financieros de todas las contrataciones; así mismo tendrán a su cargo la elaboración de las invitaciones, los proyectos de pliegos y pliegos de condiciones definitivos, entre otros, que sirvan como reglamento de las contrataciones que se adelantan.

El Responsable del Plan Anual de Adquisiciones de la Dependencia Delegada en Contrata-ción designará los integrantes de los CEC al momento de iniciar los Estudios y Documentos Previos para todas las modalidades de selección, el cual estará conformado como mínimo por un número plural e impar, así:

1. Un servidor público del nivel profesional o superior, con formación de abogado o particu-lar contratado con título de abogado, quien realizará el rol jurídico dentro del comité.

2. Un servidor público del nivel profesional o superior, o particular contratado con título de formación profesional universitario en el área administrativa, económica y contable o afines quien realizará el rol logístico dentro del comité.

3. Un servidor público del nivel técnico o superior o particular contratado con conocimientos sobre el objeto materia de contratación, quien realizará el rol técnico dentro del comité.

Cada Responsable del Plan Anual de Adquisiciones de la Dependencia Delegada en Contra-tación podrá designar de manera global para todas las necesidades del PAA quiénes confor-marán los comités después de la elaboración y aprobación del Plan Anual de Adquisiciones.

Los CEC tienen las siguientes funciones en cada proceso de acuerdo con el rol de sus integrantes:

a. Jurídico:

1. Aportar sus conocimientos jurídicos, detallando en los estudios y documentos pre-vios la situación fáctica que da lugar a una u otra modalidad de selección, incluyendo los regímenes especiales, la aplicación de acuerdos comerciales y la convocatoria limitada a Mipymes.

2. Efectuar la preparación jurídica de toda la documentación.3. Elaborar los estudios y documentos jurídicos requeridos.4. Elaborar el Análisis del Sector Económico desde la perspectiva legal y remitirlo al logís-

tico para su consolidación.

5. Aportar desde su rol, en la construcción de las invitaciones, proyectos de pliego, pliegos definitivos, entre otros.

6. Coadyuvar en la elaboración de los avisos, adendas y cualquier tipo de documentos contractuales.7. Elaborar las respuestas a las observaciones, reclamaciones y/o recursos jurídicos que se

presenten a la invitación, al proyecto de pliego y al pliego definitivo. 8. Elaborar el estudio de riesgos según el régimen de garantías y definir los mecanismos

de cobertura. 9. Apoyar el análisis de riesgos y los demás del proceso de selección que indique la regla-

mentación.10. Elaborar las actas de audiencias.11. Diligenciar, anexar y actualizar los soportes en los sistemas de información según com-

petencia y procedimientos establecidos.

b. Logístico:

1. Aportar sus conocimientos logísticos en el comité del que haga parte.2. Efectuar la preparación administrativa, económica y financiera de toda la documenta-

ción del proceso contractual.3. Elaborar los estudios y documentos previos desde el punto de vista administrativo, con-

table, económico y financiero.4. Elaborar el estudio que permita establecer el valor estimado del contrato y la justifica-

ción del mismo. En los procesos de contratación de la obra pública definida en el nume-ral 1 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, ésta función podrá realizarla quien desempeñe el rol de técnico.

5. Elaborar el Análisis del Sector Económico desde las perspectivas comercial y financiera.6. Proyectar y consolidar el Análisis del Sector Económico de acuerdo con los análisis re-

mitidos por el jurídico y el técnico.7. Apoyar el estudio de riesgos del proceso contractual.8. Consolidar los estudios previos.9. Remitir la documentación al Responsable del Plan Anual de Adquisiciones de la Depen-

dencia Delegada en Contratación, previo cumplimiento de los procedimientos establecidos.10. Elaborar las invitaciones, proyectos de pliego, pliegos de condiciones definitivos. 11. Elaborar los avisos y adendas.12. Publicar los documentos en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SE-

COP), el Portal del Municipio de Medellín y demás medios.13. Elaborar las presentaciones para las audiencias.14. Elaborar las respuestas a las observaciones, reclamaciones y/o recursos que se presen-

ten, en lo administrativo, contable, económico y financiero.15. Diligenciar, anexar y actualizar los soportes en los sistemas de información según com-

petencia y procedimientos establecidos.16. Mantener actualizado el expediente de contratación físico y electrónico hasta la legali-

zación del contrato o entregarlo a quien haga el rol de logístico del Comité Evaluador, cuando aplique y enviar el expediente físico al archivo de gestión de acuerdo con los procedimientos establecidos.

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c. Técnico:

1. Aportar sus conocimientos en la definición de las especificaciones técnicas, del bien, servicio u obra pública requerida.

2. Efectuar la preparación técnica de toda la documentación.3. Elaborar los estudios y documentos técnicos requeridos.4. Elaborar el estudio que soporta el cálculo de la Capacidad Residual en los procesos de

obra pública de acuerdo con la metodología de Colombia Compra Eficiente. 5. Elaborar el Análisis del Sector Económico desde las perspectivas técnica, organizacio-

nal, comercial y de análisis de riesgo y remitirlo al logístico para su consolidación.6. Realizar el estudio de riesgos del proceso contractual.7. Aportar desde su rol, en la construcción de las invitaciones, proyectos de pliego, pliegos

de condiciones definitivos.8. Coadyuvar en la elaboración de los avisos, adendas y cualquier tipo de documentos

contractuales.9. Elaborar las respuestas técnicas a las observaciones, reclamaciones y/o recursos que se

presenten, para que sean consolidadas por el logístico.10. Gestionar la elaboración de los certificados de disponibilidad y registro presupuestal del

compromiso.11. Diligenciar, anexar y actualizar los soportes en los sistemas de información según com-


El comité podrá reunirse para adelantar su labor multidisciplinaria cuando lo considere necesario.

5.1.5 Los Comités Evaluadores

Se crea para la verificación de los requisitos de los proponentes y evaluación de las propues-tas y de las manifestaciones de interés en los procesos de licitación, selección abreviada, concurso de méritos o mínima cuantía. Igualmente, mediante informe o su equivalente, re-comendar al Ordenador del Gasto el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la verificación y evaluación efectuada. Así mismo, la realización de las actividades propias de la etapa de contratación hasta la legalización del contrato.

El Responsable del Plan Anual de Adquisiciones de la Dependencia Delegada en Contrata-ción, designará en el Acta de Cierre y Apertura de Propuestas los integrantes del CE que podrá estar integrado por los mismos servidores que conforman los CEC; quienes deben contar con la competencia y la imparcialidad suficiente que les permita evaluar la calidad de las propuestas y no estar sujetos a las inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses consagrados en la Constitución y en la ley.

El Responsable del Plan Anual de Adquisiciones de la Dependencia Delegada en Contrata-ción debe velar porque los integrantes de los CE no estén incursos en inhabilidades, incom-patibilidades o conflicto de intereses.

En caso de presentarse inhabilidad, incompatibilidad, conflicto de intereses o recusación contra todos, algunos o uno de los miembros del CE, cada Responsable del Plan Anual de Adquisiciones de la Dependencia Delegada en Contratación debe darle el respectivo trámite si resulta procedente y se harán las reasignaciones a que haya lugar.

Está conformado como mínimo por un número plural e impar, así:

1. Un servidor público del nivel profesional o superior, con formación de abogado o particular contratado con título de abogado, quien realizará el rol jurídico dentro del comité.2. Un servidor público del nivel profesional o superior, o particular contratado con título de formación profesional universitario en el área administrativa, económica y contable o afines quien realizará el rol logístico dentro del Comité.3. Un servidor público del nivel técnico o superior o particular contratado con conocimientos sobre el objeto materia de contratación, quien realizará el rol técnico dentro del comité.

Los integrantes del CE tendrán las siguientes funciones en cada proceso de acuerdo con el rol de sus integrantes:

a. Jurídico:

1. Evaluar los documentos allegados por los proponentes de competencia jurídica. 2. Remitir al logístico del CE los informes de verificación y evaluación, desde su rol jurídico

para su consolidación.3. Elaborar las respuestas a las observaciones, reclamaciones y/o recursos jurídicos que se

presenten a los informes de verificación o evaluación. 4. Elaborar las resoluciones, actas de audiencias y minutas contractuales y cualquier tipo

de documentos contractuales, desde la recepción de propuestas hasta la legalización del contrato.

5. Aprobar la garantía e informar a la aseguradora el inicio del contrato.6. Diligenciar, anexar y actualizar los soportes en los sistemas de información según com-


b. Logístico:

1. Verificar y evaluar los documentos allegados por los proponentes en lo administrativo, contable, económico y financiero.

2. Proyectar y consolidar los informes de verificación y evaluación.3. Elaborar las respuestas a las observaciones y reclamaciones administrativas, contables,

económicas y financieras que se presenten a los informes de verificación y evaluación. 4. Diligenciar, anexar y actualizar los soportes en los sistemas de información según com-

petencia y procedimientos establecidos desde la recepción de propuestas.5. Mantener actualizado el expediente de contratación físico y electrónico desde la recep-

ción de propuestas hasta la legalización del contrato y enviar al archivo de gestión de acuerdo con los procedimientos establecidos.

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6. Publicar los documentos en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SE-COP), el Portal del Municipio de Medellín y demás medios, desde la recepción de pro-puestas, hasta la legalización del contrato.

7. Elaborar las presentaciones para las audiencias, desde la recepción de propuestas hasta la legalización del contrato.

c. Técnico:

1. Evaluar los documentos técnicos allegados por los proponentes.2. Remitir al logístico del CE los informes de verificación y evaluación.3. Elaborar las respuestas a las observaciones y reclamaciones técnicas que se presenten

a los informes de verificación y evaluación. 4. Diligenciar, anexar y actualizar los soportes en el Sistema de Seguimiento a la Contrata-

ción según competencia y procedimientos establecidos desde la recepción de propues-tas hasta la legalización del contrato.

Los Comités se reunirán para adelantar su labor multidisciplinaria.

El CE realizará un informe recomendando la adjudicación, declaratoria de desierta o re-vocatoria al Ordenador del Gasto de conformidad con la evaluación. En los términos del ordenamiento jurídico en materia contractual.

Para efectos de dar cumplimiento al artículo 27 del Decreto 1510 de 2013 y demás normas que los modifiquen, reglamenten, adicionen o complementen el CE cumplirá las funciones allí consignadas respecto a la evaluación de las ofertas.

5.1.6. Equipo de Apoyo a la Supervisión

Se crea en cada Dependencia Delegada en Contratación para apoyar al Ordenador del Gasto respecto de la actividad de supervisión en la etapa de ejecución. Está conformado por:

Un administrativo de apoyo a la supervisión.Un abogado de apoyo a la supervisión.

Las actividades de cada uno de los integrantes del equipo se encuentran definidas en los numerales 5.2.4. y 5.2.5. de este Manual.

5.1.7. Mesa de Calidad del Proceso

Se crea la Mesa de Calidad para estudiar, ajustar, implementar las acciones de mejora y proyectar propuestas de políticas a implementar para ser aprobadas por el COS. Está con-formado por:• El Secretario de Servicios Administrativos, como responsable del proceso de Adquisición

de Bienes y Servicios

• El Subsecretario de Adquisiciones y Desempeño Contractual • El Líder de Planeación y Análisis de Adquisiciones • Un servidor enlace con el Proceso de Direccionamiento Estratégico• Un servidor enlace con el proceso de Gestión Jurídica • Un servidor enlace con el proceso de Evaluación y Mejora• Un servidor enlace de cada una de las Dependencias Delegadas en Contratación

Los servidores enlaces serán designados por los Ordenadores del Gasto.

La Mesa sesionará ordinariamente una vez por semana y extraordinariamente a solicitud de cualquiera de sus integrantes por intermedio de la Secretaría Técnica de la Mesa.

La Mesa de Calidad del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios tendrá las siguien-tes funciones:• Presentar propuestas de políticas para el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios

ante el COS.• Ajustar la caracterización, procedimientos, documentos específicos, instructivos,

metodología, servicios, manuales y formatos del Proceso.• Implementar las acciones de mejora sugeridas por auditorías internas, externas o de

autoevaluación.• Dar tratamiento a las no conformidades identificadas en auditorías internas, externas o

de autoevaluación.• Evaluar los indicadores y los análisis de riesgos para tomar acciones de mejora del

proceso. • Proponer planes y acciones de mejora para el Proceso.

La Secretaría Técnica de la Mesa de Calidad del Proceso de Adquisición de Bienes y Servi-cios estará a cargo del Líder de Programa de Planeación y Análisis de Adquisiciones, el cual ejercerá las siguientes funciones: • Gestionar el archivo de las actas generadas en las sesiones de la Mesa.• Gestionar la actualización de los documentos de acuerdo a lo convenido en las sesiones

en el Sistema de Información que apoya el Proceso. • Gestionar la realización de las sesiones, asegurando la logística y verificando que todos

los temas que vayan a ser tratados cuenten con el soporte documental requerido.

5.2 Responsabilidad Operativa del Proceso

El Proceso cuenta con los siguientes responsables para su operación:

5.2.1 El Ordenador del Gasto

El Alcalde es de acuerdo con el artículo 315 de la Constitución Política de Colombia el Or-denador del Gasto, su función consiste en “ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan de inversión y el presupuesto”.

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En el Municipio de Medellín el Secretario Vicealcalde de Gestión Territorial, los Secretarios y los Directores de Departamentos Administrativos son Ordenadores del Gasto, por delega-ción del señor Alcalde.

Los Ordenadores del Gasto tienen la función de ejecutar el gasto, es decir que, a partir del programa de gastos aprobado, se decide la oportunidad de contratar, comprometer los re-cursos y ordenar el gasto.

5.2.2 El responsable del Plan Anual de Adquisiciones

Los Ordenadores del Gasto designarán los servidores con el rol de responsable del Plan Anual de Adquisiciones. Cuyo perfil debe ser del nivel profesional o superior con una expe-riencia mínima de un año en el tema de contratación.

El Responsable del Plan Anual de Adquisiciones tiene las siguientes funciones:

a. En cuanto al Sistema de Seguimiento a la Contratación

1. Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones específico de la Dependencia Delegada en Con-tratación, de acuerdo con el procedimiento establecido.

2. Elaborar los cronogramas de cada proceso de contratación.3. Realizar seguimiento a las etapas de planeación y selección. 4. Aprobar en cada una de las etapas de planeación, selección y contratación las tareas

asignadas.

En cuanto a la gestión administrativa contractual

1. Designar los integrantes de los CEC al momento de iniciar los estudios y documentos previos para todas las modalidades de selección, dicha designación la podrá hacer de manera parcial o global después de la elaboración, aprobación y conocimiento por parte del COS del Plan Anual de Adquisiciones.

2. Designar en el Acta de Cierre y Apertura de Propuestas los integrantes del CE que podrá estar integrado por los mismos servidores que conforman los CEC.

3. Velar porque los integrantes de los CE no estén incursos en inhabilidades, incompatibili-dades o conflicto de intereses y en caso de estarlo iniciar el respectivo trámite si resulta procedente y hacer las reasignaciones a que haya lugar.

4. Impulsar el desarrollo de los procesos de contratación conforme a los lineamientos del Ordenador del Gasto de la Dependencia Delegada en Contratación.

5. Realizar seguimiento y gestionar mediante verificaciones periódicas el cumplimiento del cronograma del proceso contractual.

6. Realizar seguimiento permanente a todos los documentos de las etapas del proceso, con el fin de dar cumplimiento a las políticas, unificar criterios y parámetros establecidos.

7. Elaborar a la Secretaría Técnica del COS los informes al cumplimiento de las políticas en materia de contratación administrativa.

5.2.3 El coordinador de supervisión e interventoría

Los Ordenadores del Gasto designarán los servidores con el rol de Coordinador de Supervi-sión e Interventoría. Cuyo perfil debe ser del nivel profesional o superior con experiencia en el tema de contratación.

El Coordinador de Supervisión e Interventoría será responsable del cumplimiento de las siguientes actividades conforme a la designación del Ordenador del Gasto:

1. Gestionar y asignar las actividades correspondientes al sistema de seguimiento a la con-tratación.

2. Coordinar las actividades adelantadas por los supervisores de acuerdo a la función. 3. Elaborar el Plan Anual de Supervisión e Interventoría de la Dependencia Delegada en

Contratación, de acuerdo con el procedimiento establecido.4. Verificar que los contratos tengan la cláusula de supervisión y/o interventoría acorde

con el plan propuesto.5. Verificar que la designación de la supervisión se haya realizado de acuerdo a lo estable-

cido en el presente Manual de Contratación.6. Apoyar y monitorear la ejecución de los contratos de la respectiva Dependencia Delega-

da en Contratación y la oportuna actualización de los expedientes contractuales.7. Realizar seguimiento al cumplimiento del Plan Anual de Supervisión e Interventoría de

la respectiva Dependencia Delegada en Contratación.8. Realizar seguimiento al cumplimiento de las disposiciones en materia de supervisión e

interventoría.9. Verificar la oportuna liquidación de los contratos.10. Coordinar el entrenamiento de los supervisores.

5.2.4 El abogado de apoyo a la supervisión

Los Ordenadores del Gasto designarán los servidores de apoyo a la supervisión. Cuyo perfil debe ser un servidor público del nivel profesional o superior o particular contratado, con título de abogado quien debe cumplir este rol.

El Abogado de Apoyo a la Supervisión tiene las siguientes actividades:

1. Apoyar las actuaciones de los supervisores en lo relacionado con la función jurídica.2. Apoyar que las modificaciones a los contratos sean jurídicamente viables.3. Apoyar al Coordinador de Supervisión e Interventoría en asuntos jurídicos.

5.2.5 El administrativo de apoyo a la supervisión

Los Ordenadores del Gasto designarán los servidores con rol de apoyo administrativo a la supervisión. Cuyo perfil debe ser un servidor público del nivel profesional o superior, o parti-cular contratado con título de formación profesional universitaria.

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El servidor con rol Administrativo de Apoyo a la Supervisión tendrá las siguientes actividades:

1. Asesorar y acompañar oportunamente las actuaciones de los supervisores en lo relacio-nado con sus funciones, salvo las funciones técnica y jurídica.

2. Acompañar a los supervisores en las exigencias para el cumplimiento de las obligacio-nes que corresponden al contratista, salvo las funciones técnica y jurídica.

3. Asistir al Coordinador de Supervisión e Interventoría en sus funciones, salvo la función técnica y jurídica.

Los roles de Coordinador de Supervisión e Interventoría, Abogado y Administrativo, deberán designarse en las Dependencias Delegadas en Contratación con presupuesto igual o su-perior a treinta mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (30.000 SMLMV). En las Dependencias Delegadas en Contratación con presupuestos inferiores, los integrantes de los CEC o CE asumirán estos roles.

5.2.6 Los supervisores o interventores

Los Ordenadores del Gasto designarán los servidores o contratistas para la supervisión e in-terventoría en el Plan Anual de Supervisión e Interventoría para la ejecución de los contratos.

Los Coordinadores de Supervisión e Interventoría comunicarán, de acuerdo con lo aprobado por los Ordenadores del Gasto, para cada contrato suscrito en el Municipio de Medellín el supervisor y/o interventor, con el propósito de realizar un permanente, adecuado, eficaz, eficiente y efectivo seguimiento, control y vigilancia a la ejecución de los mismos.

El perfil debe ser:

Para la supervisión un servidor público del nivel profesional o superior con formación o ex-periencia relacionada con el objeto del contrato.

Para la interventoría deberá ser contratada con un particular idóneo.

En el Municipio de Medellín la supervisión y/o interventoría es fundamental para hacer vigi-lancia y control permanente a los contratos suscritos.

La ley establece la obligación para los servidores públicos de buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, además incorpora un elemento nuevo en dicha vigilancia y control de la ejecución contractual, que ésta sea de carácter permanente por parte de la Entidad a través del supervisor y/o interventor. La norma diferencia la supervisión y la interventoría de la siguiente manera:

5.2.6.1 funciones de la Supervisión y la Interventoría

Los supervisores y/o interventores ejercen una vigilancia y control a través de las funciones asignadas por la ley, así como las demás disposiciones que regulen la materia, según la cla-se de actividad que se debe realizar, las funciones se clasifican en las siguientes, las cuales han sido definidas por la doctrina así:• Función Técnica: vigilancia y control sobre las labores encaminadas a determinar si

las obras, servicios o bienes, se ajustan a las cantidades, especificaciones y calidades establecidas en los pliegos de condiciones y en el contrato; o si las obras se ejecutan con sujeción a los diseños, proyectos y planos previamente aprobados.

• Función Administrativa: comprende las actividades encaminadas a impulsar la ejecución del contrato y a verificar el cumplimiento por parte del contratista de los trámites y diligencias que debe realizar.

• Función Contable y financiera: comprende las actividades dirigidas a controlar el buen manejo e inversión de los recursos del contrato; y autorizar el pago a subcontratistas, trabajadores o proveedores, según se establezca en el contrato.

• Función Jurídica o legal: comprende las actividades dirigidas a asegurar que las conductas de las partes durante la ejecución del contrato se ciñan a la ley.

Seguimiento técnicoadministrativo, financiero,contable y jurídico

SUPERVISIÓN

Ejercida por la misma Entidad estatal a través de sus servidores

Es ejercida únicamente por persona natural

Se ejerce por la entidad cuando no requieren conocimientos especializados

La supervisión no se puede contratar sino el apoyo al supervisor

Seguimiento eminentemente técnico aunque se puede contratar las demás funciones

INTERVENTORÍA

Ejercida por un contratista a través de concurso de méritos o mínima cuantía

Persona natural o jurídica, Consorcio o Unión temporal

Cuando se requiere conocimiento especializado o por complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen

El interventor siempre es contratista

Fuente: Jorge Hernán Beltrán Pardo (2013). Visión práctica de la reforma legal y la reglamentación del estatuto general de la contratación de la administración pública. Alcaldía Mayor de Bogotá. Bogotá D.C.

GRÁFICO 4. COMPARATIVO ENTRE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

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5.2.6.2 facultades y deberes de los supervisores e interventores

Los supervisores y/o interventores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informado al Ordenador del Gasto de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato o cuando tal incumplimiento se presente.

• Solicitar informes, aclaraciones, explicaciones sobre el desarro-llo de la ejecución contractual (todos los registros deberán constar por escrito).

fACULTADES

• Mantener informado al Ordenador del Gasto de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incum-plimiento se presente.

DEBERES

5.2.6.3 Actividades generales del supervisor e interventor

Todas las comunicaciones y requerimientos que se presenten en el desarrollo de la ejecu-ción del contrato, deben constar por escrito, el seguimiento de estas actividades deberá dejarse documentado a través de informes de supervisión o interventoría y reposarán en el expediente contractual y en los sistemas de información que apoyan el Proceso.

• Elaborar y suscribir el acta de inicio, luego de verificar los documentos requeridos para tal fin.• Exigir cuando aplique la afiliación del contratista al sistema de seguridad social integral.• Informar a la aseguradora sobre el inicio del contrato para la actualización de la garantía.• Verificar conforme a la propuesta, el personal que laborará en la ejecución del contrato. • Entregar por parte de la entidad mediante acta todos los insumos pactados.• Exigir y verificar el cumplimiento de los cronogramas de ejecución establecidos.• Elaborar informes parciales del seguimiento de las funciones asignadas según el caso,

técnica, administrativa, financiera, contable o jurídica.• Generar actas de recibo parcial o recibo a satisfacción, y dar trámite a los pagos

correspondientes, previa verificación del pago de los aportes al sistema de seguridad social Integral.

• Hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones del contratista, para suscribir o proyectar los requerimientos correspondientes, conforme a su competencia.

• Autorizar el pago a través de actas de la mayor cantidad de obra, con cargo a los mismos recursos del contrato y a los precios convenidos para el respectivo ítem, en los contratos a precios unitarios o tarifas unitarias, toda vez que éstas no darán lugar a celebrar contratos adicionales, sin perjuicio de los límites por razón de la disponibilidad presupuestal.

• Elaborar y suscribir el acta de terminación del contrato

• Informar de manera oportuna los bienes muebles e inmuebles adquiridos, mediante el procedimiento definido.

• Informar oportunamente al Ordenador del Gasto sobre los avances de la ejecución del contrato.

• Recomendar oportunamente al Ordenador del Gasto las modificaciones necesarias al contrato para el cumplimiento del objeto.

• Cuando existe modificaciones (adición y/o ampliación) al contrato, solicitar al contratista proceder a la actualización de las garantías.

• Elaborar y gestionar cuando aplique el acta o acto administrativo de liquidación del contrato.

• Informar oportunamente al Ordenador del Gasto, documentar la materialización de riesgos posteriores a la liquidación del contrato e iniciar los procesos de garantías, según el caso.

• Diligenciar, anexar y actualizar los soportes en el expediente físico y los sistemas de información según competencia y procedimientos establecidos desde el inicio de la Etapa de Ejecución hasta el cierre del expediente del proceso de contratación.

En desarrollo de las funciones asignadas por la ley, el supervisor y/o interventor tendrá las siguientes actividades específicas:

5.2.6.3.1 Actividades técnicas de la supervisión y/o interventoría

• Verificar que antes de iniciar las obras o la prestación de los servicios, los permisos o licencias se encuentren vigentes.

• Verificar que los planos y estudios técnicos requeridos se encuentren actualizados para la ejecución del contrato cuando se trate de obra pública.

• Verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas, calidad, normas técnicas y garantías de bienes, servicios y obras públicas pactadas.

• Verificar la experiencia, perfil, pago de honorarios y salarios según sea el caso del talento humano, de acuerdo con lo pactado.

• Verificar el cumplimiento de las normas ambientales y requisitos de participación ciudadana de acuerdo con lo pactado y las normas propias del bien, servicio u obra pública a ejecutar.

• Verificar cuando aplique el cumplimiento del Plan de Ordenamiento Territorial. • Verificar cuando aplique el cumplimiento de las condiciones de seguridad y salud

en el trabajo.• Verificar que los bienes importados cumplan con los requerimientos fitosanitarios exigidos.• Verificar el cumplimiento del cronograma de ejecución y alertar al Ordenador del Gasto

con evidencias técnicas o fácticas sobre posibles retrasos que pongan en riesgo el cumplimiento dentro de los plazos establecidos.

• Informar al Ordenador del Gasto sobre la ocurrencia de incumplimientos, para que se adopte las medidas correctivas respectivas.

• Acompañar los procedimientos sancionatorios que se adelanten, bien sea en la etapa de ejecución contractual y hasta el cierre del expediente de contratación.

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• Elaborar las actas de ejecución, de recibo a satisfacción y proyectar desde el punto de vista técnico las que motivan modificaciones al contrato.

• Verificar que los equipos técnicos y maquinaria requeridos, correspondan con los exigidos y operen con la calidad esperada.

• Vigilar e informar al Ordenador del Gasto sobre la calidad de los bienes, servicios y obras hasta el vencimiento de las garantías poscontractuales; con el fin de iniciar oportunamente las acciones respectivas aplicables.

• Realizar empalmes con los supervisores entrantes o salientes, con informes técnicos, en forma detallada, para establecer cortes.

• Elaborar el informe final de supervisión y/o interventoría que servirá como fundamento del acta de liquidación del contrato.


5.2.6.3.2 Actividades jurídicas de la supervisión y/o interventoría

• Verificar el cumplimiento de los aspectos legales, con el acompañamiento del jurídico del Equipo de Apoyo a la Supervisión, cuando aplique.

• Acompañar los procedimientos sancionatorios que se adelanten, bien sea en la etapa de ejecución contractual y hasta el cierre del expediente de contratación.

• Informar oportunamente al Ordenador del Gasto de causas que motiven el inicio de procesos sancionatorios o incumplimiento, documentando con evidencias las irregularidades.

• Verificar el cumplimiento del plazo de ejecución del contrato y la vigencia de las garantías, solicitar su prórroga cuando sea necesario.

• Realizar seguimiento a los riesgos del contrato que puedan afectar la ecuación contractual.• Verificar el cumplimiento de las obligaciones respecto al sistema de seguridad social

integral, en concordancia con la forma de pago pactada. • Verificar el cumplimiento de los derechos y obligaciones de las partes.• Informar a la aseguradora sobre las irregularidades presentadas. • Elaborar las actas de cesión del contrato o de la cesión de pagos cuando aplique. • Verificar la suficiencia de las garantías de acuerdo con las exigencias pactadas en el

contrato y sus modificaciones.• Elaborar el informe final de supervisión y/o interventoría que servirá como fundamento

del acta de liquidación del contrato.• Diligenciar, anexar y actualizar los soportes en el expediente físico y los sistemas de

información según competencia y procedimientos establecidos desde el inicio de la Etapa de Ejecución hasta el cierre del expediente del proceso de contratación.

5.2.6.3.3 Actividades administrativas, financieras y contables de la supervisión y/o interventoría

• Verificar el cumplimiento de los aspectos administrativos, financieros y contables que rigen el contrato.

• Cumplir las indicaciones del proceso de Hacienda Pública y del COMFIS en cuanto al manejo financiero.

• Verificar la entrega del anticipo, su amortización periódica y el reintegro de los rendimientos financieros cuando aplique.

Requerimientos frente a la entrega de anticipo:

1. Plan de inversión del anticipo por parte del contratista al iniciar el contrato. 2. Revisar la cuenta de cobro presentada por el contratista. 3. Verificar y registrar cronológicamente los pagos y deducciones del contrato.

• Verificar la devolución de los rendimientos financieros de los recursos desembolsados, de acuerdo con el procedimiento establecido.

• Verificar la existencia de disponibilidad presupuestal para la ejecución de trabajos o actividades extras o adicionales que impliquen aumento del valor del contrato.

• Tramitar los pagos pactados, previo recibo a satisfacción y verificación del paz y salvo con el sistema de seguridad social integral.

• Verificar que los valores facturados correspondan a los precios pactados, con sus respectivos impuestos y deducciones.

• Verificar que los anticipos sean amortizados en cada factura de forma proporcional a lo establecido.

• Gestionar los pagos, recibos a satisfacción, entrada de mercancía conforme a las reglas del proceso de Hacienda Pública.

• Gestionar en contabilidad y orientar al contratista en cuanto a las retenciones realizadas en los pagos del contrato.

• Verificar que los precios propuestos para las adiciones correspondan con los pactados en el contrato inicial.

• Certificar el cumplimiento contractual para la gestión de pago.• Verificar la presentación de los informes periódicos en los términos pactados o en

cualquier momento en caso de fuerza mayor o evento circunstancial que lo amerite.• Convocar al contratista a las reuniones necesarias para lograr la debida ejecución

del contrato y elaborar las actas requeridas para una adecuada comunicación y documentación.

• Elaborar informes periódicos de ejecución administrativa, financiera y contable del contrato e informar al Ordenador del Gasto cuando se presenten incumplimientos, adicionalmente documentar con evidencia las irregularidades.

• Rendir informes administrativos, financieros y contables a los organismos de control y a la auditoría interna.

• Reportar los bienes adquiridos al proceso de Administración de Bienes, conforme con el acuerdo de nivel de servicios establecido.

• Resolver con oportunidad las consultas administrativas, financieras y contables que presente el contratista y hacer las observaciones que estime conveniente.

• Elaborar acta de reanudación del contrato, suscrita por el contratista y el Ordenador del Gasto, dejando constancia del tiempo total de suspensión y del vencimiento del contrato.

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• Elaborar el informe final de supervisión y/o interventoría que servirá como fundamento del acta de liquidación del contrato.

• Llevar registros de la liquidación con base en lo ejecutado y lo que falta por ejecutar, esto toma importancia en caso de cambio de interventor o supervisor.

• Elaborar y gestionar las firmas del acta de liquidación, suscrita entre el Ordenador del Gasto y el contratista, además dejar constancia de las reclamaciones presentadas y de los desacuerdos insuperados, en todo caso deberán cuantificarse debidamente, toda vez que ésta acta presta mérito ejecutivo.

• Elaborar el acta de recibo y terminación, lo que significa que el contrato cesa con la ejecución de las actividades y/o entrega de productos.


5.2.6.4 Responsabilidad de supervisores e interventores

Los supervisores y/o interventores son responsables de los informes, aclaraciones y ex-plicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y de mantener informado al Ordenador del Gasto de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrup-ción tipificados como conductas punibles o que puedan poner o pongan en riesgo el cumpli-miento del contrato o cuando tal incumplimiento se presente. Además, de acuerdo con la normativa responderán:

RESPONSABILIDADDE LOS SUPERVISORES Responden como sujetos de derechos y obligaciones, afectando su patrimonio, respondiendo por la comisión de conductas punibles y aplicándoseles el régimen de responsabilidad propia de los servidores públicos

GRÁFICO 5. RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES

RESPONSABILIDAD DE LOS INTERVENTORES

(Civil, fiscal, penal, disciplinaria) Véase artículo 82 Ley 1474 de 2011

CONSULTORES Y ASESORES EXTERNOS

INTERVENTORES

Obligaciones derivadas del contrato de

consultoría o asesoría

Hechos y omisiones que le

fueren imputables derivados de los contratos en los que ejercen sus

actividades

Obligaciones derivadas del contrato de

interventoría

Hechos y omisiones

que le fueren imputables

derivados de su contrato de interventoría

5.3 Instrumentos para la capacitación y formación de los Gestores del Proceso

Además de los establecidos en el Plan Municipal de Formación y Capacitación los gestores cuentan con los siguientes instrumentos para su instrucción y actualización:

Véase parágrafo 3 artículo 84 Ley 1474 de 2011

El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumpli-miento del contrato vigilado o principal, parcial o total de alguna de las obligaciones a cargo del contratista será solidariamente responsable con éste de los perjuicios que ocasionen con el incumplimiento por los daños que sean imputables al interventor.

Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con éste de los perjuicios que se ocasionen.

RESPONSABILIDAD SOLIDARIA DE INTERVENTORES

Actividad Período

Feria de la Transparencia Anual

Semana por la Transparencia Anual

Conversatorio Anual

Diplomado de supervisión Anual

Curso virtual de contratación Disponible en la web

Reuniones mensuales de los gestores de la contratación Mensual

GRÁFICO 6. RESPONSABILIDAD SOLIDARIA DE INTERVENTORES

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CAPÍTULO VI

6.1. Etapa de planeación

La etapa de planeación y estructuración, es decir, la que antecede cualquier contratación, determina en buena medida el éxito de los procesos de selección y de los contratos que se deriven de los mismos. El presente capítulo desarrolla el principio de la planeación como presupuesto fundamental de la contratación pública, de tal manera que la etapa previa y de estudios previos, se convierta en materialización de dicho principio.

Inicia con la identificación de la necesidad en el Plan Anual de Adquisiciones y finaliza con la solicitud de pedido.

El Municipio de Medellín planea sus adquisiciones de forma sistemática y comprometida, con el objetivo de que tanto los responsables de la contratación como la comunidad, conozcan y dimensionen hacia dónde se dirige en materia contractual. Con una antelación suficiente, realiza la planeación de sus compras. Durante éste tiempo se van surtiendo diferentes activi-dades con el fin de perfilar las necesidades de adquisición, obteniendo el producto principal: el Plan Anual de Adquisiciones que es elaborado, analizado, ajustado y aprobado.

Las principales actividades que se realizan en esta etapa son:

Actividad Período1 Plan Anual de Adquisiciones de cada Dependencia Delegada en Contratación. RPAA

2Conocimiento del Plan Anual de Adquisiciones de cada Dependencia Delegada en Contratación

COS

3 Plan Anual Institucional de Adquisiciones SADC

4 Publicación del Plan Anual Institucional de Adquisiciones SADC

5 Actualización del Plan Anual de cada Dependencia Delegada en Contratación RPAA

6Informar bimestralmente las actualizaciones del Plan Anual de cada Dependencia Delegada en Contratación

RPAA

7Conocimiento de las actualizaciones del Plan Anual de Adquisiciones de cada Depen-dencia Delegada en Contratación por el COS

COS

8 Actualización del Plan Anual Institucional de Adquisiciones SADC

9 Publicación del Plan Anual Institucional de Adquisiciones actualizado bimestralmente SADC

10 Plan Anual de Supervisión e Interventoría CSI

11 Conocimiento del Plan Anual de Supervisión e Interventoría COS

12 Ajustes del Plan Anual de Supervisión e Interventoría CSI

13 Análisis del sector económico y de los oferentes CEC

14 Determinación de los requisitos habilitantes CEC

15 Evaluación del riesgo CEC

16 Capacidad Residual CEC

17 Estudio Previo OG, CEC y CIA

6.1.1 Plan Anual de Adquisiciones

El Plan Anual de Adquisiciones, en adelante en el presente Manual de Contratación PAA, es el instrumento gerencial de planificación y programación de las adquisiciones que contri-buye a aumentar la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a través de la participación de un mayor número de oferentes y la obtención de información uniforme que permita realizar compras coordinadas y colaborativas.

Sus objetivos son: • Facilitar la identificación, registro, programación y divulgación de las necesidades de

bienes, obras y servicios.• Diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda, que permitan

incrementar la eficiencia del proceso de contratación.

Se debe señalar la necesidad y cuando se conoce el bien, obra o servicio que satisface esa necesidad debe identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios UNSPSC- Códi-go Estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas, e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales la Entidad pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista y la fecha aproximada en la cual el Municipio de Medellín iniciará el proceso de contratación, para su elaboración se debe seguir los linea-mientos y utilizar el formato establecido por Colombia Compra Eficiente e internamente lo establecido en el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.

Las actividades del PAA relacionadas anteriormente son detalladas en el procedimiento que se encuentra en Isolución.

6.1.2 Plan Anual de Supervisión e Interventoría

El Plan Anual de Supervisión e Interventoría, en adelante en el presente Manual de Contra-tación PASI, es un instrumento de gestión administrativa que permite identificar los tipos, perfiles, cargas de trabajo y costos, que supone una adecuada supervisión o interventoría, según sea el caso, de los procesos de contratación plasmados en el PAA, a fin de lograr un seguimiento y control a la ejecución de los mismos.

El seguimiento y control a la ejecución de los contratos, es una labor necesaria para dar cumplimiento a los deberes del Municipio de Medellín, consagrados en el Artículo 4 de la Ley 80 de 1993. Así mismo es una actividad asignada de manera organizada, planeada, coordinada y presupuestada como lo dispone la ley y la normativa vigente.

Mediante esta planificación de la actividad de supervisión y/o interventoría se distribuyen las cargas de trabajo, se especializa la actividad de acuerdo con la idoneidad, experiencia y capacidad de toma de decisiones. Así mismo permite incluir en la formulación de los pro-yectos las partidas presupuestales necesarias, para cubrir los costos de las interventorías o apoyos a las supervisiones.

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Con el fin de garantizar una correcta labor de supervisión y/o interventoría sobre los dife-rentes contratos que celebre el Municipio de Medellín, cada Coordinador de Supervisión e Interventoría, al momento de hacer el reparto, deberá informar el lugar de consulta del expediente contractual físico o electrónico, igualmente promoverá la utilización de los do-cumentos del proceso.

Para la designación de un supervisor el Ordenador del Gasto, deberá tener en cuenta ade-más del siguiente cuadro de tipologías, la idoneidad o experiencia, capacidad de toma de decisiones, la formación técnica especializada, la formación profesional, así mismo los ele-mentos logísticos necesarios para adelantar la labor encomendada.

Las actividades del PASI relacionadas anteriormente son detalladas en el procedimiento que se encuentra en Isolución.

CLASIFICACIÓN DE LA SUPERVISIÓN EN EL MUNICIPIO DE MEDELLÍN

Tipo de bien o servicio

VALOR SMLMV =<1.000 >1.000 –

=<10.000>10.000-

=<100.000 >100.000

Tipo de Supervisión A B C D

Función Capacidad de toma de decisiones

Obra Pública, Consultorías, Bienes o Ser-vicios ≠ a los CTU, Bienes y Servicios de CTU.

Técnica, Ad-ministrativa, financiera, contable y Jurídica

Profesional Universitario o superior con formación o experiencia relacionada con el tema objeto del contrato

Líder de proyecto o programa con formación o experiencia relacionada con el tema objeto del contrato

Subsecretario o Subdirector o superior

Secretario de Des-pacho o Director de Departa-mento

Equipo de Apoyo a la Supervisión e Intervento-ría- (EAS)

Administrativo apoyo: Profesional Universitario o superior en el área administrativa y afines.

Abogado apoyo: Profesional Universitario o superior con experiencia en contratación estatal.

CTU: Características Técnicas Uniformes.

SMLMV: Salario Mínimo Legal Mensual Vigente.

EAS: Equipo de Apoyo a la Supervisión, todas las Dependencias Delegadas en Contrata-ción deben designar el EAS; salvo aquellas con presupuesto inferior a 30.000 SMLMV.

Nota 1: Cuando el contrato celebrado sea de obra pública >1.000 SMLMV fruto de una licita-ción pública, la función técnica debe ser contratada mediante un contrato de Interventoría, las funciones administrativa, financiera, contable y jurídica pueden o no ser contratadas de-pendiendo de la conveniencia y oportunidad y de la disponibilidad del recurso humano para asumir estos componentes por parte de la Dependencia Delegada en Contratación.

Nota 2: Igualmente si se identifica la conveniencia y oportunidad se podrá incluir dentro del contrato de interventoría el seguimiento administrativo, financiero, contable y jurídico, en una Interventoría integral.

Nota 3: Por regla general no son concurrentes en relación con un mismo contrato la su-pervisión y la interventoría. No obstante, podrán concurrir siempre y cuando se separe en forma detallada las actividades técnicas de interventoría y las demás se dejarán a cargo de la Dependencia Delegada en Contratación, el cual ejercerá sus obligaciones mediante la designación de la respectiva supervisión.

Nota 4: Los contratos de Interventoría serán supervisados directamente por la Dependencia Delegada en Contratación mediante la asignación de la respectiva tipología de supervisión.

Nota 5: Cuando de acuerdo con el análisis se decida hacer seguimiento con los propios medios a los componentes administrativo, financiero, contable y jurídico, esta tarea deberá ejecutarse por el supervisor y con la colaboración del Equipo de Apoyo a la Supervisión de la Dependencia Delegada en Contratación.

Nota 6: El Ordenador del Gasto deberá considerar la necesidad o no de contar con cono-cimientos especializados en la materia objeto del contrato, la complejidad o la extensión para hacer seguimiento al cumplimiento del mismo. En caso de considerar alguno de estos deberá contratar una persona natural o jurídica para ejercer la interventoría eminentemen-te técnica, de lo cual dejará constancia en los Estudios Previos. No obstante, cuando se encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal se podrá contratar de manera adicional las otras funciones (administrativa, financiera, contable y jurídica).

Nota 7: En los procesos de bienes y servicios transversales, el Ordenador del Gasto deberá considerar la necesidad de contar con apoyos o enlaces a la supervisión en cada una de las Dependencias Delegadas en Contratación impactadas por el contrato.

6.1.3 Análisis del sector económico

El análisis del sector económico es el estudio detallado del sector relativo al objeto del pro-ceso de contratación, buscando conocer a profundidad el sector desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgos, del cual se deberá dejar constancia en los documentos del proceso.

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El punto de partida para la elaboración del análisis solicitado es el objeto del contrato y por consiguiente, de éste depende el alcance del análisis.

Con relación a lo anterior, el análisis del sector se debe realizar independientemente de la modalidad de selección.

Nota informativa: Colombia Compra Eficiente también establecerá la guía para hacer el análisis de que trata el presente numeral.

6.1.4 Determinación de los requisitos habilitantes

La determinación de los requisitos habilitantes depende de:• El riesgo del proceso de contratación.• El valor del contrato objeto de contratación.• El análisis del sector económico respectivo.• El tipo de contrato. • El plazo del contrato.• El conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.

Los requisitos habilitantes serán entre otros los siguientes:

Experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad de organización; los cuales serán certificados por las Cámaras de Comercio, con base en la información que presentan los interesados para su inscripción, renovación o actualización.

El Municipio de Medellín puede incluir indicadores financieros adicionales a los estableci-dos si los integrantes del CEC lo consideran justificable, necesario, adecuado, pertinente y proporcional.

De acuerdo a lo establecido en la normativa vigente la exigencia de estos requisitos debe ser adecuada y proporcional al objeto y al valor del contrato a celebrar.

Es importante advertir que el Municipio de Medellín no debe limitarse a la aplicación mecá-nica de fórmulas financieras para verificar los requisitos habilitantes.

6.1.5 Evaluación del riesgo

De acuerdo con los manuales y guías expedidos por Colombia Compra Eficiente se debe evaluar el riesgo que el proceso de contratación representa para el cumplimiento de las metas y objetivos del Municipio de Medellín.

6.1.6 Capacidad Residual

En los contratos de obra pública, el Municipio de Medellín debe exigir y los proponentes acreditar su capacidad residual. De acuerdo con lo establecido en la normativa vigente y la metodología definida por Colombia Compra Eficiente.

6.1.7 Estudios y Documentos Previos

Los Estudios Previos son aquellos análisis, documentos y trámites que sirven de soporte para dar inicio al proceso de contratación al interior del Municipio de Medellín, debiendo ser elaborados y suscritos por los integrantes del CEC.

Tienen como objetivo fundamental analizar todas las variables que pueden afectar el proceso de selección, el contrato y su futura ejecución, suponiendo así el cumpli-miento de un deber legal que se deriva de los principios mencionados en el presente Manual de Contratación.

Son el soporte para elaborar el Proyecto de Pliegos, los Pliegos de Condiciones, el Contrato y la Invitación. Corresponde a la Dependencia Delegada en Contratación reunir todos los antecedentes, documentos, autorizaciones y demás soportes requeridos que servirán de base para elaborarlos.

Deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del proceso de contratación.

De conformidad con lo establecido en las normas que rigen los procesos contractuales, los Estudios Previos deben contener:

• La descripción de la necesidad que el Municipio de Medellín pretende satisfacer con el proceso de contratación.

• El objeto a contratar.• La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos

jurídicos.• El valor estimado del contrato y la justificación del mismo.• Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.• El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.• Las garantías que el Municipio de Medellín contempla exigir en el Proceso de Contratación.• La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial y

la posibilidad de limitación a Mipymes.

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6.1.8 Documentos adicionales a los Estudios Previos:

MODALIDAD DOCUMENTOS ADICIONALES

Contratación Directa

Acto administrativo de justificación de la contratación directa, el cual debe contener:• Causal que invoca para contratar directamente• El objeto del contrato • Presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al

contratista• El lugar donde los interesados pueden consultar los estudios y

documentos previos, salvo en el caso de urgencia manifiesta.

Este acto no es necesario cuando el contrato a celebrar es de presta-ción de servicios profesionales y de apoyo a la gestión y la contratación de empréstitos.

Licitación pública, contratación directa, selección abreviada de menor cuantía y mínima cuantía cuando el objeto a contratar es obra pública.

Estudios técnicos y diseños

Comprende la elaboración de planos, diseños, estudio de impacto ambiental, socioeconómico, suelos, factibilidad o prefactibilidad, licencias urbanísticas y ambientales, adquisición de predios, entre otros.Tales estudios o permisos solo se requieren para contratos que por su impacto, naturaleza y condiciones técnicas sean necesarios, antes de la iniciación del respectivo proceso contractual, a fin de evitar reprocesos, gastos inoficiosos o inadecuados, encarecimiento de productos, perjuicios a terceros, entre otras razones. Tal es el caso de los contratos de obra pública que requieren además de los Estudios Previos esta clase de documentos adicionales. (Véase Ley 1523 de 2012)El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos dependerá de las normas especiales que reglamenten cada materia a contratar y deberá ser analizada por el técnico encargado del proceso.

6.2 Etapa de Selección

Esta etapa del proceso de contratación inicia con la publicación del Pliego de Condiciones o Invitación hasta el Acto Administrativo de Adjudicación o Carta de Aceptación de la oferta en la modalidad de mínima cuantía.

La selección incluye la modificación de los pliegos de condiciones por medio de las adendas antes del vencimiento del plazo para presentar la oferta a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para la presentación. Excepto en la licitación pública, pues según la ley esta publicación debe realizarse con tres (3) días de anticipación.

El Municipio de Medellín debe establecer la oferta más favorable teniendo en cuenta las normas aplicables a cada modalidad de selección del contratista.

En esta etapa cada modalidad de selección tiene sus tiempos, responsables y procedimien-tos de acuerdo al presente manual y a las reglas establecidos en la ley y en los regímenes especiales, los cuales deben observarse estrictamente.

GRÁFICO 7. MODALIDADES DE SELECCIÓN

Es la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circuns-tancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien obra o servicio, pueda adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

Se entiende por Licitación Pública el procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable. La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública, salvo que el con-trato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades.

Es la modalidad de selección objetiva prevista para la contratación de los servicios de consultoría y proyectos de arquitectura. En los términos previstos en la ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 2. Los proyectos de arquitectura se contratan de acuerdo con lo estableci-do en el Decreto 2326 de 1995, o la norma que lo modifique, regla-mente, adicione o complemente.

Es la modalidad de selección, que procede únicamente en los casos definidos expresamente por la Ley, permite la escogencia del con-tratista directamente. Es un mecanismo excepcional, las causales son taxativas de interpretación restrictiva y no se puede extender por analogía ni interpretación.

Es la modalidad de selección objetiva prevista para la contratación de los bienes, servicios, consultoría y obra pública cuando el valor del contrato no excede del 10% de la menor cuantía, equivalente a cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 SMLMV).

SELECCIÓN ABREVIADA

LICITACIÓN

CONCURSO DE MÉRITOS

CONTRATACIÓN DIRECTA

CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA

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¿Qué es?

Se entiende por Licitación Pública el procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable. La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades, Parágrafo Artículo 30 Ley 80.

¿Cuándo procede?

Cuando los bienes y servicios son diferentes a los de características técnicas uniformes, es decir de características técnicas complejas (obra pública o servicios intelectuales diferentes a los de consultoría) y el valor del contrato a celebrar supere la menor cuantía del Municipio de Medellín equivalente a mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (1.000 SMLMV).

¿Qué es?

Es la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien obra o servicio, pueda adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

¿Cuándo procede?

Cuando los bienes y servicios a adquirir son de características técnicas uniformes se utilizará la causal de subasta inversa electrónica.

En los siguientes casos se utilizará la causal de menor cuantía. • Adquisición o suministro de bienes y servicios diferente a los CTU cuyo

valor se encuentra entre el 10% y el 100% de la menor cuantía.• Contratos para la prestación de servicios de salud. • Contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado

desierto. • Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las

bolsas de productos, cuando se garantizan mejores condiciones.• Para la ejecución de programas a los que se refiere el literal (h) del

numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007• Para la adquisición de bienes y servicios para la Defensa y Seguridad

Nacional de acuerdo con las categorías establecidas en el artículo 65 del Decreto 1510 de 2013.

• La enajenación de bienes del Estado.

6.2.1 Licitación Pública

6.2.2 Selección Abreviada

Nota: La selección abreviada mediante subasta inversa podrá tener una de las siguientes modalidades: Subasta Inversa Electrónica y subasta inversa presencial.

El Municipio de Medellín cuenta con la infraestructura tecnológica, por lo tanto será la Su-basta electrónica la modalidad que todas las Dependencias Delegadas en Contratación de-ben utilizar o la que disponga Colombia Compra Eficiente.

Si sólo un oferente resultare habilitado la Entidad adjudicará el contrato al proponente ha-bilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado en los pliegos de condiciones y ajuste su oferta a un descuento mínimo establecido en los mismos, caso en el cual no habrá lugar a la realización de la subasta inversa.

Según se disponga en los pliegos de condiciones y a efecto del ajuste de la oferta a que se refiere el presente Manual, la entidad invitará al proponente habilitado a una negociación en la que, en aplicación de los principios de economía y transparencia, obtenga un menor precio de la oferta inicialmente presentada por parte del único habilitado, cuyo rango de mejora no podrá ser inferior al descuento mínimo indicado en el Pliego de Condiciones.

Si fracasara la negociación, la entidad declarará desierto el proceso contractual, caso en el cual podrá reiniciarlo nuevamente en los términos previstos para este proceso de selección en la Ley y el reglamento. En este caso, si se hubiere solicitado garantía de seriedad de los ofrecimientos, la misma no se hará efectiva por parte del Municipio ni podrá ser utilizada en la negociación para obtener acuerdo alguno.

6.2.3 Concurso de Méritos

Nota: Cuando lo considere pertinente de acuerdo con la complejidad de la consultoría, el Municipio de Medellín puede hacer una precalificación de los oferentes. Lo cual deberá estar motivado en la etapa de planeación.

¿Qué es?

Es la modalidad de selección objetiva prevista para la contratación de los servicios de consultoría y proyectos de arquitectura. En los términos previstos en la ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 2. Los proyectos de arquitectura se contratan de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2326 de 1995, o la norma que lo modifique, reglamente, adicione o complemente.

¿Cuándo procede?

Cuando el Municipio de Medellín requiera contratar servicios de con-sultoría o proyectos de arquitectura.

Clases Abierto y con precalificación.

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6.2.4 Contratación Directa

Nota: El Municipio de Medellín debe señalar en un acto administrativo de justificación de la contratación directa, además de las establecidas en el artículo 73 del Decreto 1510 de 2013 las razones fácticas y de derecho que motivan contratar bajo esta modalidad.

Este acto administrativo no es necesario cuando los contratos a celebrar son de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión y de contratación de empréstitos.

En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces del acto administrativo de justificación de la contratación directa y no requerirá de estudios previos.

Los contratos de prestación de servicios para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, requieren de la elaboración del acto administrativo.

¿Qué es?

Es la modalidad de selección, que procede únicamente en los casos definidos expresamente por la Ley, permite la escogencia del contratista directamente. Es un mecanismo excepcional, las causales son taxativas de interpretación restrictiva y no se puede extender por analogía ni interpretación.

¿Cuándo procede?

Cuando la necesidad a satisfacer por el Municipio de Medellín, coincida con las causales de contratación establecidas en la ley. Urgencia manifiesta, contratación de empréstitos, convenios o contratos interadministrativos, para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, cuando no exis-ta pluralidad de oferentes, contratos de prestación de servicios profesiona-les y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales, adquisición de bienes inmuebles, arrendamiento de bienes inmuebles.

¿Qué es?

Es la modalidad de selección objetiva prevista para la contratación de los bienes, servicios, consultoría y obra pública cuando el valor del contrato no excede el 10% de la menor cuantía, equivalente a cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 SMLMV).

¿Cuándo procede?

Cuando el valor de los bienes, servicios, consultoría y obra pública a adquirir son iguales e inferiores al 10% de la menor cuantía, equivalente a cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 SMLMV).

6.2.5 Mínima Cuantía

6.2.5.1 Mínima Cuantía común

Las reglas están determinadas en el Artículo 84, 85, 86 y 87 del Decreto 1510 de 2013, el cual constituye el procedimiento aplicable a las adquisiciones que no superen el valor enun-ciado y el Manual de la modalidad de selección de Mínima Cuantía.

Nota: • Si se exige capacidad financiera, se debe indicar en la invitación como se hará la verificación

correspondiente y el documento idóneo para acreditarla. • La oferta y su aceptación constituyen el contrato.• En la aceptación de la oferta se debe informar al contratista el nombre del supervisor

del contrato.• El único factor de ponderación es el precio. • Hay libertad de exigir o no garantías.• No se requiere la inscripción en el RUP.

6.2.5.2 Adquisición en grandes superficies cuando se trate de mínima cuantía.

¿Qué es?

Es la modalidad de selección objetiva prevista para la contratación de los bienes, cuando el valor del contrato no excede el 10% de la menor cuantía, equivalente a cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 SMLMV).

¿Cuándo procede?

Cuando el valor de los bienes a adquirir son iguales e inferiores al 10% de la menor cuantía, equivalente a cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 SMLMV).

Nota: • La invitación debe estar dirigida a por lo menos dos grandes superficies. • Hay libertad de exigir o no garantías. • La oferta y su aceptación constituyen el contrato.

6.2.6 Otros tipos de contratos no sometidos a procedimientos de convocatoria pública

6.2.6.1 Contratos de conformidad con el Decreto 777 de 1992, modificado por el Decreto 1403 de 1992

Mediante el Decreto 777 del 16 de mayo de 1992, modificado por el Decreto 1403 de 1992 el Gobierno Nacional reglamentó la celebración de contratos a los que se hace referencia en el inciso segundo del Artículo 355 de nuestra Carta Política, el cual es del siguiente tenor:

“El gobierno, en los niveles nacional, departamental, distrital y municipal, podrá con recursos de los respectivos presupuestos, celebrar contratos con Entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y ac-

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tividades de interés público acordes con el plan nacional y los planes seccionales de desarrollo. El gobierno nacional reglamentará la materia”

De la lectura del Artículo 355 Superior; se desprende que el Estado entrega recursos a un ente sin ánimo de lucro para adelantar sus programas.

Convenios de conformidad con el Decreto 777 de 1992 modificado por el Decreto 1403 de 1992.

Definición: Son convenios que celebran las Entidades públicas de conformidad con el inciso segundo del Artículo 355 de la Constitución Política, con Entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, con el propósito de impulsar programas y actividades de interés público.

Entidad Municipio de Medellín - Dependencia Delegada en Contratación

Cooperante Entidad privada sin ánimo de lucro

Reconocida idoneidad

Es la experiencia con resultados satisfactorios que acreditan la capacidad técnica y administrativa de la Entidad sin ánimo de lucro. Dicha idoneidad debe ser evaluada mediante escrito mo-tivado. Para lo anterior la Entidad allegará las certificaciones de experiencia relacionadas.

Para el caso de Entidades del sector salud, deben estar inscri-tas en el registro especial de personas que prestan servicios de salud, debidamente clasificadas y calificadas conforme a la nor-mativa vigente.

El objeto del contrato La actividad o programa de interés público que desarrolla la Entidad privada sin ánimo de lucro.

No aplica este tipo de contratos para:

• Cuando el contrato implica una contraprestación directa a favor del Municipio de Medellín.

• Para realizar transferencias presupuestales.• Para apropiaciones presupuestales.• Transferencias a personas naturales mediante subsidios de

conformidad con los Artículos 43, 44, 46, 51, 368; 13 y 46 transitorios, todos de la Constitución Política de Colombia. (Madres cabeza de familia, niños, ancianos, para vivienda, servicios públicos).

Garantías

El cooperante deberá constituir garantías adecuadas de manejo y cumplimiento, la cuantía será determinada por el Municipio de Medellín.Para los convenios con Entidades del sector salud se puede pres-cindir previo concepto favorable de la Secretaría Seccional de Salud de Antioquia

Interventoría y/o supervisión

La ejecución y el cumplimiento del objeto del convenio se ve-rificarán a través de un supervisor. En el caso de ser necesario se podrá contratar directamente la interventoría con personas naturales o jurídicas especializadas y de reconocida idoneidad en la materia objeto del contrato. Estos gastos, que no podrán exceder de cinco por ciento (5%) del valor del contrato, se im-putarán al mismo.

Certificado de disponi-bilidad presupuestal Se debe expedir con anterioridad a la suscripción del convenio.

Incompatibilidades e inhabilidades Las de orden Legal.

Destinación de los recursos

Los recursos que recibe la Entidad contratista solo pueden ser aplicados al cumplimiento del objeto del contrato.

Constitución de las Entidades sin ánimo de lucro

Debe estar constituida como mínimo con seis (6) meses de ante-lación a la celebración del contrato y tener vigente el reconoci-miento de su personería jurídica.

Duración de las En-tidades sin ánimo de lucro

No podrá ser inferior al término del contrato y un año más.

Pago de perjuicios y terminación unilateral

El Municipio de Medellín podrá dar por terminado el convenio de manera unilateral y exigir el pago de perjuicios a que haya lugar por incumplimiento.

Otros requisitos

Declaración de no estar incurso en inhabilidad o incompatibilidad.RUT.Justificación del objeto a convenir.Inscripción en el banco de proyectos.Autorización del órgano competente de gobierno de la Entidad sin ánimo de lucro para poder contratar con el Municipio de Me-dellín y por la cuantía del caso, en caso de ser necesario.Presentar el correspondiente documento que acredite la perso-nería jurídica de la Entidad.Certificado de paz y salvo de aportes parafiscales y de segu-ridad social.

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6.2.6.2. Convenios de Asociación de Conformidad con la Ley 489 de 1998

¿Qué es?Es la posibilidad que tiene el Municipio de Medellín de asociarse únicamente entre Entidades públicas (Artículo 95) o entre Entidades públicas y privadas (Artículo 96).

¿Cuándo procede?

Procede cuando exista la necesidad de asociarse con Entidades públi-cas, con el fin de cooperar en el cumplimiento de funciones adminis-trativas o de prestar conjuntamente servicios que se hallen a su cargo; bien sea a través de la celebración de convenios interadministrativos o la creación de personas jurídicas sin ánimo de lucro.

Igualmente cuando exista la necesidad de asociarse con personas jurídi-cas particulares, mediante la celebración de convenios de asociación o la creación de personas jurídicas, para el desarrollo conjunto de actividades relacionadas con las funciones y cometidos estatales encomendados a las diferentes Entidades públicas acorde con el Plan de Desarrollo.

Convenios de asociación de conformidad con la Ley 489 de 1998

Exigencia Forma de cumplimiento

Tipo de Asociación Entre Entidades públicas o Entidades públicas y particulares.

Justificación de la necesidad

De conformidad con el Plan de Desarrollo.

Entidad privadaSin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad de conformidad con el Decreto 777 de 1992, modificado por el Decreto 1403 de 1992.

Interventoría osupervisión

La ejecución y el cumplimiento del objeto del convenio se verifica-rán a través de un supervisor. En el caso de ser necesario se podrá contratar directamente la interventoría con personas naturales o jurídicas especializadas y de reconocida idoneidad en la materia ob-jeto del contrato. Estos gastos, que no podrán exceder de cinco por ciento (5%) del valor del contrato, se imputarán al mismo.

Aportes De ambas.

Ausencia de remuneración

Cero remuneración.

Gastos de adminis-tración del convenio

Claramente definidos solo para la ejecución del convenio.

6.2.6.3 Acuerdos de Cooperación Internacional

¿Qué es?

Es la posibilidad que tiene el Municipio de Medellín de celebrar contra-tos o convenios con organismos multilaterales de crédito, entes gu-bernamentales extranjeros o personas extranjeras de derecho público, organismo de cooperación, asistencia o ayuda internacional.

¿Cuándo procede?

Procede cuando exista la posibilidad o haya manifestación de interés de las partes o de una de ellas, para asociarse, celebrar convenios o acuerdos de esta índole.

6.2.6.4 Asociaciones Público Privadas

¿Qué es?

Es la posibilidad que tiene el Municipio de Medellín de vincular ca-pital privado, para la provisión de bienes públicos y de sus servicios relacionados, que involucra la retención y transferencia de riesgos entre las partes y mecanismos de pago, relacionados con la dispo-nibilidad y el nivel de servicio de la infraestructura y/o servicio, se materializa mediante la celebración de un contrato con una persona natural o jurídica de derecho privado (inversionistas).

¿Cuándo procede?

Procede con aquellos contratos en los cuales las Entidades estata-les encarguen a un inversionista privado el diseño y construcción de una infraestructura y sus servicios asociados, o su construcción, re-paración, mejoramiento o equipamiento, actividades todas estas que deberán involucrar la operación y mantenimiento de dicha infraes-tructura. También podrán versar sobre infraestructura para la pres-tación de servicios públicos.

Sólo se podrán realizar proyectos bajo esquemas de Asociación Público Privada cuyo monto de inversión sea superior a seis mil (6.000) SMLMV.

Los contratos para la ejecución de proyectos de Asociación Público Privada, tendrán un plazo máximo de treinta (30) años, incluidas las prórrogas.

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6.2.6.5 Contratos Plan

¿Qué es?

Es la posibilidad que tiene el Municipio de Medellín de asociarse con otro u otros municipios del mismo departamento o varios departa-mentos administrativa y políticamente para celebrar contratos para la prestación de servicios públicos, la ejecución de obras de ámbito regio-nal y el cumplimiento de funciones administrativas propias.

El convenio o contrato-plan se asimilará para los efectos legales a un convenio interadministrativo, en el cual se establecerán las competen-cias específicas para delegar o transferir entre las distintas entidades territoriales, según el ámbito de su objeto.

¿Cuándo procede?

Procede cuando las Autoridades Municipales, con el fin de lograr ob-jetivos de desarrollo económico y territorial, propicien la formación de asociaciones entre las Entidades territoriales e instancias de integra-ción territorial para producir economías de escala, generar sinergias y alianzas competitivas.

Además, procede con el fin de garantizar la autosostenibilidad econó-mica y fiscal y la búsqueda de la profesionalización de la administra-ción, para lo cual promoverá esquemas asociativos que privilegien la reducción del gasto y el buen gobierno en su conformación y funcio-namiento.

6.2.6.6 Convenios Solidarios

¿Qué es?

Entiéndase por convenios solidarios la complementación de esfuerzos institucionales, comunitarios, económicos y sociales para la construc-ción de obras y la satisfacción de necesidades y aspiraciones de las comunidades.

¿Cuándo procede?

Procede cuando exista la posibilidad de desarrollar conjuntamente programas y actividades establecidas por la ley acorde con los planes de desarrollo (Los cabildos, las autoridades y organizaciones indíge-nas, los organismos de acción comunal y demás organizaciones civiles y asociaciones residentes en el territorio).

Además, ejecutar obras hasta por la mínima cuantía, en cuya ejecución deberán incluir a los habitantes de la comunidad y para el uso de bienes públicos y/o de usufructo comunitario (Juntas de Acción Comunal).

TIPO DE CONVENIO SOLIDARIO SEGÚN RÉGIMEN JURÍDICO

APLICABLE

SUJETO ACTIVO SUJETO PASIVO OBJETO

Convenio solidario en desarrollo del artículo 355 de la CN reglamentado por el Decreto 777 de 1992, modificado por el De-creto 1403 de 1992

Los municipios y Distritos

Los cabildos, las autoridades y organi-zaciones indígenas, los organismos de acción comunal y demás organizaciones civiles y asociaciones residen-tes en el territorio

Para el desarrollo con-junto de programas y actividades estable-cidas por la Ley a los municipios y distritos, acorde con sus planes de desarrollo

Convenio solidario causal de contrata-ción directa, Ley 1150 de 2007 Reglamen-tado por el Decreto 1510 de 2013

Municipios y Departamentos

Juntas de Acción Co-munal

Con el fin de ejecutar obras hasta por la mínima cuantía. Para la ejecución de estas deberán contratar con los habitantes de la comunidad

Convenio solidario Ley 1150 de 2007, normas civiles y comerciales, Reglamentado por el Decreto 1510 de 2013

Municipios

Con los cabildos, autoridades y orga-nizaciones indígenas y con los organismos de acción comunal y otros organismos comunitarios

Para el uso de bienes públicos y/o de usu-fructo comunitario

Fuente: Jorge Hernán Beltrán Pardo

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6.2.6.7 Contrato de comodato o préstamo de uso

¿Qué es?

Es la posibilidad que tiene el Municipio de Medellín de entregar gratui-tamente bienes muebles o inmuebles de su propiedad para que la otra parte haga uso de ella, y con la obligación de restituirlo después de ter-minar el uso.

¿Cuándo procede?

Bienes muebles: Procede cuando exista la posibilidad de entregar bienes a título de comodato a una entidad pública o entidad sin ánimo de lucro de conformidad con lo señalado en el Libro Cuarto, Título XXIX, artículos 2.200 a 2.220 del Código Civil Colombiano, el Decreto Municipal 577 de 2011 y de-más normas que lo modifiquen, adicionen, complementen o sustituyan.

Bienes inmuebles: Procede cuando exista la posibilidad de entregar bie-nes a título de comodato únicamente a otras entidades públicas, sindica-tos, cooperativas, asociaciones y fundaciones que no repartan utilidades entre sus asociados o fundadores ni adjudiquen sus activos en el momen-to de su liquidación a los mismos, juntas de acción comunal, fondos de empleados y las demás que puedan asimilarse a las anteriores, y por un término máximo de cinco (5) años, renovables de conformidad con lo se-ñalado en la Ley 9 de 1989 y el Decreto Municipal 1760 de 2009 y demás normas que lo modifiquen, adicionen, complementen o sustituyan.

6.2.6.8 Cesión de derechos a título gratuito

¿Qué es? Es la posibilidad que tiene el Municipio de Medellín de entregar a título gratuito bienes.

¿Cuándo procede?

Bienes muebles: Procede cuando exista la posibilidad de entregar bienes a título gratuito a otras entidades públicas de conformidad con lo señalado en el Decreto 1510 de 2013, el Decreto Municipal 577 de 2011 y demás normas que las adicionen, modifiquen, complementen o sustituyan.

Se entenderá donación cuando se transfiera el derecho de dominio en forma gratuita e irrevocablemente bienes de propiedad del Municipio de Medellín a otra persona jurídica de derecho público que la acepta, siempre y cuando dicha transferencia no vaya contra la Constitución, la Ley y las buenas costumbres.

Bienes inmuebles: Procede cuando exista la posibilidad de entregar bie-nes a título gratuito a otras entidades públicas de conformidad con el principio constitucional de colaboración entre entidades para el cumpli-miento de los fines del Estado.

6.3 Etapa de Contratación

Esta etapa comprende desde la elaboración del contrato hasta el perfeccionamiento del mismo. Consiste en celebrar, perfeccionar, legalizar y gestionar todos los documentos ne-cesarios para la contratación.

6.3.1 La Minuta del Contrato

La minuta debe contener como mínimo las siguientes cláusulas:

• Elementos esenciales del contrato: valor, plazo de ejecución, forma de pago.• Las partes del contrato. • Datos de contacto del contratista y la Entidad: dirección, teléfono, correo electrónico.• El bien, obra o servicio a contratar: objeto• El sitio de entrega de los bienes o de prestación de los servicios, el lugar de ejecución.• Obligaciones de las partes.• Especificaciones técnicas.• Supervisión y/o interventoría del contrato con las obligaciones.• Sanciones (multas, incumplimiento y caducidad cuando aplique).• Cláusula penal pecuniaria.• Indemnidad.• Clausulas excepcionales cuando aplique.• Garantías.• Certificado de disponibilidad presupuestal.

El contrato se perfecciona con la firma de las partes, es importante señalar que el mismo se debe elevar a escrito en medio físico o a través del uso de medios electrónicos acordes con la ley 527 de 1999 o la norma que la modifique, reglamente, adicionen o complemente y debe ser firmado por parte del Ordenador del Gasto y por el Representante legal del contratista, o su apoderado si se trata de persona jurídica, consorcio o unión temporal; o por la persona natural que demuestra la capacidad para obligarse.

6.2.6.9. Cesión de derecho de dominio a título gratuito a favor del Municipio de Medellín

¿Qué es? Es la posibilidad que tiene el Municipio de Medellín de recibir a título gratuito bienes.

¿Cuándo procede?

Procede cuando el Municipio de Medellín, acepta de manera gratuita bie-nes propiedad de otra persona natural o jurídica de derecho público o pri-vado, de conformidad con la ley 388 de 1997, el Decreto 1469 de 2010 y las normas civiles y comerciales.

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Nota: para los contratos de mínima cuantía los elementos establecidos en este numeral deberán incorporarse en la carta de aceptación de la oferta.

6.3.2 Registro Presupuestal del Compromiso

El Registro Presupuestal del Compromiso es una operación requerida para la ejecución de los contratos que afecten apropiaciones presupuestales, que consta en certificación expe-dida por el responsable del presupuesto con lo cual respalda el valor del contrato y la tota-lidad de los compromisos de pago pactados en el mismo, de acuerdo a los procedimientos presupuestales establecidos para el efecto.

6.3.3. Aprobación de la Garantía Única.

Corresponderá al jurídico del Comité de Estructuración Contractual y/o Comité Evaluador conformado para el proceso de selección o al de Planeación según el caso, aprobar la garan-tía y sus modificaciones cualquiera que sea su cuantía, mediante certificado de aprobación de garantías, siempre que se ajusten a lo requerido por el Municipio de Medellín.

Nota: estos requisitos de legalización son posteriores a la minuta contractual.

6.4 Etapa de Ejecución

Esta etapa inicia con la suscripción del Acta de inicio hasta dejar constancia del cierre del expediente del proceso de contratación. Consiste en adelantar todas las actividades para el pago de anticipos, pagos parciales o totales, modificaciones en caso de ser necesarias, hacer efectivas las garantías e informar y acompañar el debido proceso sancionatorio, cuando aplique.

6.4.1 Acta de inicio

Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y legalización del contrato, el su-pervisor y/o interventor elabora el Acta de Inicio para que empiece la ejecución. Así mismo remite comunicación al contratista de manera física o electrónica.

Para dichos fines el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista deberán ponerse en contacto para suscribir el Acta de Inicio, la cual deberá formar parte del expediente del proceso.

6.4.2 Modificaciones al Contrato

Durante la ejecución del contrato, se pueden presentar situaciones que lleven a su modifi-cación, es necesario establecer que las mismas, deben ser en lo posible concertadas por las partes, salvo que deba hacerse uso de la modificación unilateral establecida en la ley, como facultad excepcional.

Para que se lleve a cabo la modificación del contrato, esta debe ser solicitada por el super-visor y/o interventor y/o el contratista en donde se indique de manera clara y precisa las ra-zones o fundamentos que dieron origen a la misma, así como la justificación para realizarla. Es necesario resaltar que el contrato debe encontrarse en ejecución y se debe verificar que la modificación requerida no altere la esencia del objeto del contrato ni sea fruto de un in-cumplimiento por parte del contratista.

Dentro de las modificaciones al contrato, se encuentran las siguientes:

a) Adición. Es un incremento del valor pactado inicialmente. De conformidad con la nor-mativa vigente, el valor a adicionar no excederá el 50% del valor inicialmente pactado expresado éste en salarios mínimos legales mensuales vigentes, salvo contratos de in-terventoría y concesión.

Nota: para los contratos de interventoría el valor podrá ajustarse en atención a las obli-gaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágra-fo del Artículo 40 de la Ley 80 de 1993.

Igualmente la Ley 1508 de 2012 señala que las adiciones de los contratos para proyec-tos de Asociación Público Privada de iniciativa pública no podrán superar el 20% del valor del contrato originalmente pactado. Para la ejecución de proyectos de asociación público privada de iniciativa privada que requieren desembolsos de recursos, las solicitudes de adiciones no podrán superar el 20% de los desembolsos de los recursos públicos origi-nalmente pactados.

b) Prorroga o Ampliación: Es una prolongación del plazo de ejecución inicialmente pactado en el contrato.

Nota: En los contratos para la ejecución de proyectos de asociación público privada tanto de iniciativa pública como privada, las prórrogas deberán ser valoradas por la entidad estatal competente. Las solicitudes de adiciones de recursos y el valor de las prórrogas en tiempo sumadas, no podrán superar el 20% del valor del contrato origi-nalmente pactado.

c) Cesión: es una transferencia de derechos y obligaciones del contratista a una tercera per-sona para que ésta continúe con la ejecución del contrato en las mismas condiciones. Es importante señalar que el cesionario, debe tener las mismas o mejores calidades que el cedente y se debe contar con la autorización del Municipio de Medellín para su realización.

d) Suspensión: es la interrupción temporal de la ejecución del contrato por razones de fuerza mayor, caso fortuito o alguna circunstancia ajena a responsabilidad del contratista, con-veniencia de las partes o interés público, velando porque en todo caso, no se vulnere el cumplimiento de los fines estatales y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ella en la consecución de dichos fines; para lo cual se levantará un acta motivada suscrita por las partes, el Ordenador del Gasto, el contratista y el supervisor y/o interventor, donde se indique entre otras las condiciones que llevaron a la imposición de la medida de suspensión y el momento en el cual deberá reanudarse.

e) Reanudación: es la continuación de la ejecución del contrato una vez surtido el plazo fijado en el acta que motiva la suspensión, para lo cual se levantará un acta motivada suscrita por las partes, el Ordenador del Gasto, el contratista y el supervisor y/o interventor.

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6.4.3 Régimen Sancionatorio en Materia Contractual

6.4.3.1 Cláusula de Multas

En los contratos en los que se pacte cláusula de multas, ésta se impondrá de forma unila-teral a través de acto administrativo, cuando el contratista incumpla parcial o totalmente cualquiera de las obligaciones derivadas del contrato y la prestación incumplida aun fuere necesario, en caso contrario, se declara un incumplimiento.

Dicha cláusula deberá contener la autorización expresa del contratista para compen-sar el valor de las multas, de la clausula penal pecuniaria o de cualquier suma que el Municipio le adeude, sin perjuicio de hacer efectiva la cláusula penal o la garantía de cumplimiento del contrato. Si esto no fuere posible se procederá a la jurisdicción coactiva, de conformidad con lo establecido en el parágrafo del artículo 17 de la Ley 1150 de 2007.

El valor de las multas será definido por cada Ordenador del Gasto, sobre el valor del contra-to antes de IVA desde los Estudios Previos.

En ningún caso se podrán imponer multas cuando el incumplimiento por parte del contra-tista haya cesado.

La imposición de multas no libera al contratista del cumplimiento de sus obligaciones contractuales, so pena de que se le inicie un nuevo procedimiento sancionatorio ante nue-vos incumplimientos.

6.4.3.2 Cláusula de incumplimientos

En los contratos en los que se pacte la cláusula penal, se hará exigible de manera unilateral sin necesidad de declaratoria judicial, cuando a juicio del respectivo Ordenador del Gasto, previo informe de la supervisión y/o interventoría, el contratista incurra en el incumplimien-to parcial o total de las obligaciones del contrato, se impondrá de forma unilateral a través de acto administrativo.

Dicha cláusula deberá contener la autorización expresa del contratista para compensar el valor de la cláusula penal pecuniaria, de cualquier suma que el Municipio le adeude, sin per-juicio de hacer efectiva la garantía de cumplimiento del contrato. Si esto no fuere posible se procederá a la jurisdicción coactiva, de conformidad con lo establecido en el parágrafo del artículo 17 de la Ley 1150 de 2007.

La exigibilidad de la cláusula penal garantiza para la Administración Municipal la tasación anticipada de perjuicios.

6.4.3.3 Cláusula de Caducidad

En los contratos cuyo objeto sea la prestación de servicios públicos, explotación y concesión de bienes del Estado, obra, suministro y prestación de servicios, que celebre el Municipio de Medellín, se incluirá la cláusula de caducidad y demás cláusulas excepcionales de confor-midad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 80 de 1993.

Se prescindirá de la estipulación de la cláusula de caducidad y demás cláusulas excepciona-les en los contratos expresamente contemplados en el parágrafo del citado Artículo.

6.4.4 Terminación.

6.4.4.1 Terminación Normal: en general, los contratos finalizan al término del plazo pac-tado o al agotamiento del objeto contratado o de los recursos.

6.4.4.2 Terminación Anormal: procede: • Cuando las partes, de común acuerdo, terminan la relación contractual antes del

vencimiento del plazo de ejecución pactado en el contrato.• Como efecto de la declaratoria de caducidad por incumplimiento del contratista.• Por declaratoria unilateral de la administración en ejercicio de sus facultades

excepcionales.

Terminado el contrato se procede a la liquidación, cuando aplique.

La terminación del contrato, requerirá del diligenciamiento y suscripción del Acta de recibo y terminación, entre el contratista y el supervisor y/o interventor.

6.4.5 Liquidación

Por regla general, la liquidación procederá en los contratos cuya ejecución sea de tracto sucesivo, entendidos éstos como aquéllos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y en los demás casos en que se requiera.

Durante la etapa de liquidación de los contratos las partes podrán acordar los ajustes, re-visiones y reconocimientos a que haya lugar con ocasión de la ejecución de un contrato válidamente celebrado.

En el Acta de Liquidación, constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llega-ren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Para la liquidación se exigirá al contratista, de ser necesario, la ampliación de la vigencia de los amparos cubiertos por la garantía única de cumplimiento del contrato, con el fin de ajus-tarla a lo pactado en el contrato y si es del caso, avalar las obligaciones que deba garantizar con posterioridad a la terminación del mismo.

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Las determinaciones que se adopten en el documento definitivo de la liquidación que no sean objetadas por ninguna de las partes dentro de los tiempos legales, constituyen la ce-sación definitiva de la relación contractual.

Las formas de llevar a cabo la liquidación de los contratos son:

6.4.5.1 De Mutuo Acuerdo

Se realizará dentro del término indicado en el contrato o en el máximo permitido por la nor-mativa vigente, es decir hasta cuatro (4) meses de terminado el contrato.

En el evento en que el contratista haga salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, el Ordenador del Gasto igualmente procederá a la liquidación.

6.4.5.2 Unilateral

Si el contratista no se presenta a la liquidación, previa notificación o convocatoria que le haga el supervisor y/o interventor, o si las partes no llegan a un acuerdo sobre su contenido, el Municipio de Medellín mediante acto administrativo, procederá a la liquidación unilateral del contrato dentro del término permitido por la normativa vigente, es decir hasta dentro de los dos (2) meses siguientes al término del plazo de mutuo acuerdo.

En todo caso, si vencidos los plazos establecidos no se ha realizado la liquidación del con-trato, la misma podrá realizarse, de forma bilateral o unilateralmente, en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del plazo de la liquidación unilateral.

Analizada el acta con sus antecedentes, y si se presentan observaciones a la misma o hace falta algún documento, se regresa al supervisor y/o interventor, a fin de que aporte la infor-mación faltante.

Si no presentan observaciones, el supervisor procede a su envío para consideración y firma del Ordenador del Gasto.

Nota: para los contratos de servicios profesionales y de apoyo a la gestión no es obligatoria su liquidación.

6.4.6 Resumen de actividades y los responsables del proceso de contratación

Etapa Actividades Aplica para las Modalidad de Selección Responsables

Plan

eaci

ón

Elaborar los PAA y PASI Todas las modalidades El RPAA y el CSI

Conocer los PAA y PASI Todas las modalidades El COS

Ajustar los PAA y PASI Todas las modalidades El RPAA y el CSI

Aprobar los PAA y PASI Todas las modalidades El OG

Publicar los PAA y PASIen el SECOP. Todas las modalidades El SADC.

Actualizar los PAA y PASI Todas las modalidades El RPAA y el CSI

Informar las actualizaciones a los PAA y PASI bimestralmen-te al COS.

Todas las modalidades El OG

Designar los Comités deEstructuración Contractual Todas las modalidades El RPAA

Elaborar los Estudiosy Documentos Previos Todas las modalidades El CEC

Aprobar el inicio del proceso Todas las modalidades El CIA

Orientar el inicio del procesoProcesos >=1000 SMLMV y convenios interadministrati-vos y regímenes especiales

El COS

Sele

cció

n

Elaborar y publicar aviso de convocatoria

Licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos

El CEC

Elaborar y publicar el proyecto de pliego de condiciones o invitación

Licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y mínima cuantía

El CEC

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Sele

cció

n

Recibir y responder observaciones al proyecto de pliego de condiciones o invitación

Licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y mínima cuantía

El CEC

Elaborar, suscribir y publicar acto administrativo de apertu-ra del proceso de selección


El CEC y el OG

Elaborar y publicar el pliego de condiciones


El CEC

Recibir y responder observaciones al pliego de condiciones


El CEC

Programar y celebrar au-diencias de aclaraciones y asignación de riesgos

Licitación pública, opcional para la selección abreviada y concurso de méritos

El CEC

Elaborar, suscribir y publicar adendas modificatorias del pliego de condiciones


El CEC

Recepción de propuestasLicitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y mínima cuantía

El CEC

Evaluar propuestasLicitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y mínima cuantía

El CE

Solicitud de requisitos subsanables

Licitación pública, selección abreviada por menor cuantía y concurso de méritos

El CE

Elaborar y publicar Informe de verificación de requisitos habilitantes

Selección abreviada por subasta inversa y mínima cuantía

El CE

Elaborar y publicar informe de evaluación de propuestas


El CE

Celebración de certamen de subasta inversa electrónica Selección abreviada El CE

Sele

cció

n

Recibir y responder observaciones al Informe de verificación de requisitos habilitantes

Selección abreviada por subasta inversa y mínima cuantía

El CE

Recibir y responder observaciones al informe de evaluación de propuestas


El CE

Elaborar, suscribir y publicar acto administrativo de adjudicación


El CE y el OG

Con

trat

ació

n

Elaborar, suscribir y publicar la minuta del contrato o carta de aceptación de la oferta

Todas las modalidades El CE y el OG

Elaborar el Registro Presupuestal del Compromiso

Todas las modalidades El analistapresupuestal

Solicitar garantías contrac-tuales De acuerdo a solicitud El CE

Presentar garantías y aprobación De acuerdo a solicitud

El contratista y el abogado del CE

Ejec

ució

n

Elaborar y publicar el Acta de Inicio Todas las modalidades S y/o I

Elaborar y publicar informes de ejecución Todas las modalidades S y/o I

Trámites de pago Todas las modalidades S y/o I

Acta de recibo y terminación del contrato Todas las modalidades S y/o I

Acta de liquidación del contrato Contrato de tracto sucesivo S y/o I

Suscribir Acta de Liquidación Contrato de tracto sucesivo El OG

Cierre del expediente del proceso de contratación Todas las modalidades S y/o I

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GLOSARIO

Acuerdos Comerciales: son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos. Acuerdo de nivel de servicio: consiste en un contrato en el que se estipulan los niveles de un servicio en función de una serie de parámetros objetivos, establecidos de mutuo acuerdo entre ambas partes, así, refleja contractualmente el nivel operativo de funcionamiento, pe-nalizaciones por caída de servicio, limitación de responsabilidad por no servicio, entre otros.Adecuada: apropiado a las condiciones, circunstancias u objeto de algo. Adenda: es el documento mediante el cual se puede modificar los pliegos de condiciones integrando con estos una totalidad. Adición: modificación contractual por medio de la cual se inyecta más dinero al contrato en aras a garantizar los recursos suficientes para continuar satisfaciendo la necesidad –si todavía persiste-. Administración: planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, depen-diendo de los fines perseguidos por la organización.Agregación de demanda: es una forma de cooperación entre empresas que consiste en sumar sus demandas (compras) conjuntas para obtener un mayor volumen que el que ten-drían por separado logrando así beneficios, usualmente un mayor poder de negociación y de compra y la obtención de mejores precios y condiciones. Esta es una manera como empre-sas distintas de tamaños relativamente pequeños pueden superar esa limitación y lograr los beneficios de un tamaño conjunto mayor.Amortización: es el proceso financiero mediante el cual se extingue, gradualmente, una deuda por medio de pagos periódicos, que pueden ser iguales o diferentes.Ampliación: es la modificación contractual por medio de la cual se extiende en el tiempo que inicialmente se había acordado para la ejecución del contrato. Anticipo: es la suma de dinero que se entrega al contratista a título de préstamo para cubrir los costos iníciales. Para que proceda debe efectuarse un estudio técnico que justifique la entrega. Aportes: contribución periódica a un fondo de pensiones. Es la contribución de cada parte en una sociedad, convenio o acuerdo.Audiencia Pública: sesión dedicada a debates, presentación de alegatos, así como a pro-nunciamiento de decisiones. Auditoría: es el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.Autoevaluación: evaluación que alguien hace de sí mismo o de algún aspecto o activi-dad propios.Bienes y Servicios Transversales: son los bienes y servicios requeridos por más de una Dependencia Delegada en Contratación para una vigencia presupuestal.Caducidad: terminación de un proceso por falta de actividad de la instancia.

Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.Caracterización: documento que describe las características generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo; en éste se encuentran aspectos del proceso como: objetivo, alcance, indicadores, riesgos, la descripción de las actividades de Planear, Hacer, Verificar y Actuar; entre otros.CASI: Comité de Apoyo a la Supervisión e Interventoría.CD: Contratación Directa. Es la modalidad de selección, que procede únicamente en los ca-sos definidos expresamente por la Ley, permite la escogencia del contratista directamente. Es un mecanismo excepcional, las causales son taxativas de interpretación restrictiva y no se puede extender por analogía ni interpretación.CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal, cuyo propósito es el reservar recursos presupuestales para la celebración de un contrato.CE: Comité Evaluador.CEC: Comité de Estructuración Contractual.Celebración del contrato: es el documento escrito en el cual una entidad pública se obliga en un negocio jurídico. Centro Gestor: unidad organizacional a la que le han sido asignados y actualizados recur-sos financieros.Cesión del contrato: consiste en la sustitución de las obligaciones y derechos que surjan del contrato en un tercero, para lo cual el contratista cedente debe contar con la autoriza-ción previa y escrita del contratante.CIA: Comité Interno de Adquisiciones.Civil: comprende todas aquellas cuestiones, relaciones o intereses privados con respecto a las personas, sus bienes o el Estado.Cláusula penal pecuniaria: es una estipulación propia del derecho común que se puede pactar bien sea como una estimación total o parcial de los perjuicios que se puedan oca-sionar por el incumplimiento de las obligaciones y o bien como pena, con independencia de los perjuicios que se causan en razón del incumplimiento del contrato. Cuando se de-clare la caducidad del contrato se podrá hacer efectiva la cláusula penal, toda vez que ello es constitutivo del siniestro de incumplimiento. Cuando se trata de dinero (la más común), se ha denominado cláusula penal pecuniaria.CM: Concurso de Méritos. Es el procedimiento aplicable para la selección de consultores. En los términos previstos en la Ley 80 de 1993, Artículo 32, numeral 2.COMfIS: Consejo Municipal de Política Fiscal; es la máxima autoridad en materia fiscal y Organismo técnico, adscrito a la Secretaría de Hacienda. Competencia: aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. Complejidad: es la cualidad de lo que está compuesto de diversos elementos. En términos generales, la complejidad tiende a ser utilizada para caracterizar algo con muchas partes que forman un conjunto intrincado y difícil de comprender.Concurrir: contribuir, participar en algo para el logro de algún fin.Conducta punible: la conducta punible está constituida, ya por un comportamiento indebi-do (acción), o por la ausencia del comportamiento debido (omisión), en relación con lo cual (acción u omisión), para los imputables, han de darse tres características que son la tipici-dad, la antijuridicidad y la culpabilidad.

http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n

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Conflicto de interés: son aquellas situaciones en las que el juicio del individuo-concer-niente a su interés primario- y la integridad de una acción, tienden a estar indebidamente influenciado por un interés secundario, de tipo generalmente económico o personal.Conminación: requerir a alguien el cumplimiento de un mandato, bajo pena o sanción de-terminadas.Conocimiento especializado: es conocimiento avanzado no en el sentido en que necesita ser aplicado de manera específica en la organización, sino que debe ser un conocimiento avanzado de un proceso o un producto, que sería dificultoso impartir a otro empleado sin provocar un inconveniente económico importante para la organización.Contrato: acuerdo de voluntades mediante el cual se crea obligaciones. Control: examen u observación cuidadosa que sirve para hacer una comprobación.COS: Comité de Orientación y Seguimiento en contratación.CP: Convocatoria Pública.CSI: Coordinador de Supervisión e Interventoría.Deberes: estar obligado a algo según las leyes o según las normas de convivencia.Descuento mínimo: es el valor que se disminuye o reduce en una operación comercial.Disciplinaria: es una acción que se produce en virtud de la relación de subordinación que existe entre el funcionario y la administración en el ámbito de la función pública, y se origina en el incumplimiento de un deber o de una prohibición, la omisión o extralimitación en el ejercicio de las funciones, entre otras. EAS: Equipo de Apoyo a la Supervisión.Economía: se encuentra contenido en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, y se materializa en la austeridad de tiempo, medios y gastos en la ejecución de los procesos contractuales. Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planifica-dos, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resulta-dos planificados.Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.Empalme: seguir o suceder a otra sin interrupción, como una conversación o una diversión tras otra.Enfoque basado en procesos: gestión sistemática de la interacción e interrelación entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.Enlace: persona con la que otra debe contactar para recibir instrucciones o trabajar conjun-tamente, especialmente dentro de una institución, empresa u organización.Especialización: es el proceso por el que un individuo, un colectivo o una institución se centra en una actividad concreta o en un ámbito intelectual restringido en vez de abarcar la totalidad de las actividades posibles o la totalidad del conocimiento.Estimación del riesgo: es la valoración del costo del impacto de la materialización, en tér-minos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato de ellos, de acuerdo con la tipificación que ha establecido. Analiza además la forma en que se recobrará el equilibrio contractual cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.Evento circunstancial: eventualidad, hecho imprevisto, o que puede acaecer de alguna cir-cunstancia, situación o condición determinadas.Expediente de contratación electrónico: conjunto de todos los documentos correspon-

dientes a un proceso contractual y que están totalmente en apoyo electrónico. Deben co-rresponder con los originales que reposan en el archivo de gestión de cada Dependencia Delegada en Contratación, con el Sistema de Seguimiento a la contratación y con el SECOP. Expediente de contratación físico: es el conjunto de documentos que contiene todas las actuaciones relativas a la contratación de bienes, servicios y obras.Experiencia: se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas durante el ejercicio de una profesión, arte u oficio. La experiencia se clasifica en profesional, técnica, tecnológica, relacionada, laboral y docente. Extensión: dar mayor amplitud y comprensión que la que tenía a un derecho, una jurisdic-ción, una autoridad, un conocimiento.fáctico: fundamentado en hechos o limitado a ellos, en oposición a teórico o imaginario.facultad: poder, derecho para hacer algo.fiscal: verificación jurídica y fiscal que busca determinar si ha existido un daño al patrimo-nio público como consecuencia de la conducta de los funcionarios públicos o particulares que manejan recursos públicos.fitosanitario: aquella sustancia o mezcla de sustancias destinadas a prevenir la acción de, o destruir directamente, insectos y otras formas de vida animal o vegetal perjudiciales para la salud pública; durante la producción, almacenamiento, transporte, distribución y elabora-ción de productos agrícolas y sus derivadosformato: organización estandarizada de un elemento cualquiera (datos, instrucciones).fuerza mayor: eventos que están fuera del control de las partes, y su ocurrencia otorga el derecho de solicitar la suspensión de las obligaciones estipuladas en el contrato. Los eventos temporales de fuerza mayor, que causen demoras, pueden a menudo ser resueltos asignando los costos entre las partes. Eventos graves de fuerza mayor pueden conducir a la interrupción de la ejecución del proyecto.Garantías: mecanismos de cobertura del riesgo otorgada por los oferentes o por el contratista.Grandes Superficies: son los establecimientos de comercio que venden bienes de consu-mo masivo al detal y tienen las condiciones financieras definidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.Hecho: es un acontecimiento que tiene trascendencia en el ámbito del Derecho; es decir, que es susceptible de producir alguna adquisición, modificación, transferencia o extinción de derechos y obligaciones.Honorarios: es la remuneración por servicios que una persona natural presta a otra perso-na natural o jurídica, en la cual predomina el factor intelectual sobre el técnico, material, manual o mecánico.Idoneidad: reunión de las condiciones necesarias para desempeñar una función.Imputación: señalar la aplicación o inversión de una cantidad, sea al entregarla, o sea al tomar razón de ella en cuenta.Incompatibilidad: impedimento o tacha legal para ejercer una función determinada, o para ejercer dos o más cargos a la vez.Incumplimiento: circunstancia de incumplir una obligación, una promesa o una orden, el no cumplimiento de las obligaciones; la mora o falta de cumplimiento de la obligación en el plazo estipulado y el cumplimiento defectuoso de la obligación.

http://es.wikipedia.org/wiki/Actividad

http://es.wikipedia.org/wiki/Conocimiento

http://es.wikipedia.org/wiki/Insecto

http://es.wikipedia.org/wiki/Salud_p%C3%BAblica

http://es.wikipedia.org/wiki/Productos_agr%C3%ADcolas

http://es.wikipedia.org/wiki/Derecho

http://es.wikipedia.org/wiki/Obligaci%C3%B3n_jur%C3%ADdica

http://www.gerencie.com/persona-natural.html

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Indemnidad: se refiere al derecho de toda persona al ejercicio legítimo de sus derechos. El derecho a la indemnidad supone que del ejercicio de la acción judicial no pueden seguirse consecuencias perjudiciales en el ámbito de las relaciones públicas o privadas para quien la ejercita.Indicador: entendido como procedimiento que permite cuantificar alguna dimensión con-ceptual y que, cuando se aplica, produce un número. Suele ser empleado para comparar desempeños entre períodos o entre entornos geográficos o sociales.Inhabilidad: Defecto o impedimento para obtener o ejercer un empleo u oficio.Instructivo: una serie de explicaciones e instrucciones que son agrupadas, organizadas y expuestas de diferente manera para darle a un individuo la posibilidad de actuar de acuerdo a cómo sea requerido para cada situación.Interventor o supervisor: es el agente que controla, vigila, supervisa o coordina la ejecu-ción del contrato con el ánimo de que este se cumpla a cabalidad.Irregularidad: son defectos administrativos u organizativos de incompetencia, ignorancia, o simple error humano.Legalizar la celebración del contrato: adjuntar y aprobar los requisitos de legalización del contrato.LP: Licitación Pública. La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades.Liquidación: es la actividad mediante la cual una vez concluido el contrato, las partes ve-rifican el cumplimiento de las obligaciones con el fin de establecer si se encuentran a paz y salvo por todo concepto relacionado con su ejecución.Manifestación de interés: es la presentación de la intención de participar en el proceso Manual: instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemáti-ca información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una Entidad; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesa-rios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la Entidad.MC: Mesa de Calidad.MC: Mínima Cuantía.Mejora continua: acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.Metodología: el conjunto de procedimientos que determinan una investigación de tipo cien-tífico o marcan el rumbo de una exposición doctrinal.Mitigar: es la reducción de la vulnerabilidad, es decir la atenuación de los daños potenciales sobre la vida y los bienes causados por un evento.Multa: se presenta cuando el contratista incumple parcialmente una o más cláusulas del contrato. Para algunos tratadistas, no es considerada una sanción, sino más bien un enér-gico llamado de atención, con el fin de que el contratista cumpla cabalmente lo pactado.Necesidad: una carencia o la exigencia de un objeto.No conformidad: incumplimiento de un requisito.Obligación: vínculo que sujeta a hacer o abstenerse de hacer algo, establecido por precepto de ley, por voluntario otorgamiento o por derivación recta de ciertos actos.

Oferta más favorable: será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, conte-nida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentosOG: Ordenador del Gasto.Omisión: delito o falta consistente en la abstención de una actuación que constituye un deber legal.Otrosí: es la modificación contractual, por medio de la cual se ajusta o se aclara su conteni-do. No implica por sí solo alteración alguna en valor ni tiempo de ejecución. Opera para todo tipo de obligaciones.PAA: Plan Anual de Adquisiciones. Es el plan general de compras al que se refiere el artí-culo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Pre-supuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente decreto. PAC: es el plan anualizado de caja; es decir es la planeación de los flujos de fondos a través de un período de tiempo anual que se deben tener para cumplir unos compromisos adquiri-dos o presupuesto para llevar a cabo determinada actividad.Pago anticipado: es la retribución parcial e inicial que el contratista recibe. La finalidad de este pago es extinguir parcialmente y en forma anticipada la obligación a cargo del ente que contrata, mediante la entrega de parte del precio total o como un primer contado.Parte interesada: organización, persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o éxito de una entidad.PASI: Plan Anual de Supervisión e Interventoría.Penal: es la consecuencia jurídica derivada de la comisión de un hecho tipificado en una ley penal por un sujeto imputable, y siempre que dicho hecho sea contrario al orden jurídico, es decir, sea antijurídico; además de punible.Perfil: al conjunto de rasgos peculiares que un puesto de trabajo engloba a nivel de educa-ción, nivel de formación, experiencia y habilidades intelectuales y/o físicas, para una personaPlaneación: es el proceso para definir los objetivos de la Entidad, se establece mediante un diagnóstico estratégico que permite establecer la forma para alcanzar los objetivos, esto es los productos y estrategias y los recursos necesarios para su cumplimiento.Plazo: tiempo específico en el que han de realizarse cuantos trámites sean necesarios y exigidos para una actividad en concreto, fuera del cual ello ya no será posible.Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.Proporcional: evitar la utilización desmedida de la potestad discrecional para la fijación de requisitos.Propuesta: es la oferta técnica y económica, incluyendo los requisitos habilitantes para la participación en un proceso de selección. Prórroga: plazo por el cual se continúa o se prolonga en el tiempo; renovar una relación jurídica implicando a todas las partes obligadas. Implica adicionar más valor y más tiempo para que se desarrolle el mismo objeto contractual.

http://es.wikipedia.org/wiki/Dimensi%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/N%C3%BAmero

http://definicion.de/metodologia/

http://es.wikipedia.org/wiki/Ley_penal

http://es.wikipedia.org/wiki/Ley_penal

http://es.wikipedia.org/wiki/Educaci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Educaci%C3%B3n

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Recusación: se puede entender en un sentido amplio como el acto jurídico mediante el cual se ataca a la persona de un funcionario público por causales expresamente establecidas por la Ley ante la violación del principio de imparcialidad.Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de activi-dades ejecutadas.Remuneración: ganancia, contribución, utilidad, pago por la realización de una actividad.Rendimiento: ganancia que se obtiene por la colocación de un activo durante un periodo de tiempo.Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.Resolución de adjudicación: acto administrativo por medio del cual se adjudica un contra-to a una persona determinada.Resolución de apertura: es un acto de trámite muy importante; señala el término de la licitación. Es un acto administrativo que profiere el representante legal de la Entidad; en los considerandos se deben incluir las exigencias previas; por ser un acto de trámite no tiene recursos, se puede demandar en acción de nulidad. Responsabilidad: Contenido en el artículo 6 de la Constitución Política y se formula en el sentido de considerar que los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.Retención: es la cantidad que se retiene de un valor para asegurar el pago del impuesto, tasa o contribución.Riesgo: es un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un Contrato.Riesgo Imprevisible: son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su previ-sión, es decir el acontecimiento de su ocurrencia, estos riesgos deberán estar considerados como costo del contrato en el ítem de gastos contingentes. Riesgo previsible: son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del con-trato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia, esta corresponde a la estimación y asignación de los riesgos previsibles, así como su tipificación. RPAA: Responsable del Plan Anual de Adquisiciones.Rubro o posición presupuestal: es aquella parte del presupuesto a la cual afecta especí-ficamente el desarrollo de un contrato o el valor del mismo.RUP: es el Registro Único de Proponentes que llevan las Cámaras de Comercio y en el cual los interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos.SA: Selección Abreviada. corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse proce-sos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. SADC: Subsecretaría de Adquisiciones y Desempeño Contractual.Salario: es la suma dinero y otros pagos en especie que recibe de forma periódica un tra-bajador de su empleador por un tiempo de trabajo determinado o por la realización de una tarea específica o fabricación de un producto determinado.Salvaguardar: Mecanismo físico o lógico capaz de reducir el riesgo y, también, acción fruto de una decisión para reducir un riesgo.

Sanción: habitualmente la referencia a una sanción se hace como sinónimo de pena pe-cuniaria, es decir, una multa o, al menos, para penas leves (por ejemplo, prohibiciones para ejercer cargos públicos).SECOP: es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007. Seguimiento: es la observación y vigilancia pormenorizada y profunda que se lleva a cabo sobre un contrato.Servicio: es un conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de un cliente. SG: Secretaría General.Sistema de Información: es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y admi-nistración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo.Sistema de Seguimiento a la Contratación: es la herramienta tecnológica utilizada por el municipio de Medellín para hacerle seguimiento al proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.Solicitud de Pedido: documento SAP en el que retraduce en términos de materiales, servi-cios e imputaciones presupuestales y contables las necesidades de una Dependencia o una Secretaría. Contiene los bienes y servicios que cambian de acuerdo a las operaciones que se van a realizar.SSAA: Secretaría de Servicios Administrativos.Subasta Inversa: certamen presencial o electrónico en el cual cada participante realiza lances sucesivos mediante los cuales reduce su precio en favor de la administración. Dicho certamen concluye cuando existe un menor valor definitivo.Suspensión: detención temporal por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o cir-cunstancias ajenas a la voluntad de las partes que impiden la ejecución normal del contrato.S y/o I: Supervisor y/o Interventor. Tracto sucesivo: Aquello cuya ejecución y cumplimiento se prolongue en el tiempo. Transparencia: significa abordar uno de sus principales sustentos, que se caracteriza por proporcionar elementos suficientes para una verdadera convivencia, para el respeto a la igualdad de los asociados, y en especial para garantizar el ejercicio del poder sobre las bases de imparcialidad y publicidad, tendientes a evitar actuaciones oscuras, ocultas y, por lo tanto, arbitrarias de los servidores públicos en desarrollo de sus competencias o atribu-ciones. Tipificación del riesgo: es la enunciación que el Municipio de Medellín hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que en su criterio pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato.Utilidad: es la ganancia que el contratista espera recibir por la realización del contratoVeedurías Ciudadanas en la Contratación Estatal: establecidas de conformidad con la Ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas del proceso de contratación. Es obligación de las Entidades estatales de convocarlas para adelantar el control social a cualquier proceso de contratación, para lo cual la Entidad debe suministrar toda la informa-ción y la documentación pertinente que no esté publicada en la página Web de la Entidad.

http://es.wikipedia.org/wiki/Pena_pecuniaria

http://es.wikipedia.org/wiki/Pena_pecuniaria

http://es.wikipedia.org/wiki/Multa

http://www.definicionabc.com/general/observacion.php

http://es.wikipedia.org/wiki/Dato

http://es.wikipedia.org/wiki/Informaci%C3%B3n

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“La coherencia es el primer valor que debe perseguir un administrador

público que quiere verdaderamente cumplir con su deber. Atender las

normas internas es eficaz, pero apropiarlas y evidenciarlas con acciones

no solo es eficiente sino que IMPACTA la gestión pública, genera un

modelo de acción y abre un camino que otros pueden seguir. No hay

mejor forma de trascender en el Estado que el ejemplo mismo.”

(María Lorena Cuéllar Cruz. (2013) El Manual de Contratación.

Herramienta de Gestión. Procuraduría General de la Nación. Instituto

de Estudios del Ministerio Público. Bogotá D.C.)

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MANUAL DE CONTRATACIÓN · 2015-09-15 · 5.2.6.1 Funciones de la supervisión y la interventoría ... deberes y responsabilidades de quienes tienen funciones de ... Decreto Reglamentario