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MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL PROCESO: DE SOPORTE PROCESO: GESTIÓN ASUNTOS LEGALES TIPO DE DOCUMENTO: MANUAL

MANUAL DE CONTRACIÓN

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CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción de la modificación

01 02/06/2005 Procedimiento de estudios Preliminares cuando supera el 10% de la Menor cuantía y para los casos de mayor.

01 20/06/2005 Procedimiento de estudios Preliminares para celebrar contratos interadministrativos.

01 11/08/2005 Procedimiento de estudios Preliminares y selección de contratistas hasta 15 SMLV y Cuando La Cuantía No Supera El 10% De La Menor Cuantía

01 11/08/2005 Procedimiento de estudios preliminares para contratos de servicios profesionales o para la ejecución de trabajos artísticos o de apoyo.

01 11/08/2005 Contratación directa sin formalidades plenas

01 11/08/2005 Contratación directa sin convocatoria pública con formalidades plenas

01 11/08/2005 Procedimiento para la celebración de contratos de prestación de servicios profesionales o para la ejecución de trabajos artísticos o de apoyo

01 11/08/2005 Procedimiento para contratación directa con convocatoria pública

01 11/08/2005 Procedimiento para contratación mediante licitación pública o concurso de meritos

01 11/08/2005 Procedimiento para contratos Interadministrativos 01 26/03/2008 Procedimiento Para contratación mediante Licitación Pública

01 07/10/2008

Versión Inicial como Manual de Gestión Contractual, el cual recopila todos los procedimientos, establece política, recopila y actualiza base legal, establece principios de la contratación pública y actualiza formatos.

02 17/11/2009

Se actualiza las denominaciones de las dependencias, tabla de contenido, y lista de anexos, se elimina en lo pertinente la Subdirección de Gestión Corporativa y se remplaza por dirección jurídica, Cambia el nombre de Gestión Contractual por Manual de Contratación, se elimina lo pertinente al Formato de Devolución de Documentos Y se modifican las sus formatos asociados así: • Acta de cierre: Se modifica estructura y contenido total • Acta de Iniciación de Contrato: Elimina recuadro Garantías, modifica párrafo del Recuadro Suscripción del Acta, se agrega firmas • Acta de liquidación de contratos: En recuadro vigencia se incluye fecha de terminación, Elimina Recuadro Garantía o Pólizas. En recuadro de pagos Efectuados se agrega la frase “la


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información deberá ser corroborada con las órdenes de pago”, se agrega el ítem valor disminuido del contrato en estafo financiero. Se incluye cargo o numero de contrato en el recuadro de datos del supervisor. • Solicitud Proceso Contractual y Estudios Previos- Licitación Pública y Selección Abreviada: Incluyen: Contratación cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía y en el Decreto 3576 de 2009 • Listado de Control de Documentos Contractuales - Licitación pública – Selección Abreviada: Incluyen ítem Invitación pública y Acta de Recepción de Ofertas • Solicitud Modificación de Contrato: Cambian VoBo del Subdirector de gestión corporativa por Director (a) Jurídico. Lo mismo en constancia de recibido. • Solicitud Publicación Portal Único del Contratación Estatal Licitación Pública: Se elimina del Titulo Licitación Pública Quitan Subdirector de gestión corporativa, se Elimina el recuadro No. 4 “Constancia de recibido Sistemas”. Se elimina en el recuadro 5 para Uso exclusivo de Sistemas, y el numeral 5 pasa a hacer 4. se adiciona el súper índice 4 con la anotación” Espacio para que el profesional de la Dirección Jurídica responsable de la publicación haga sus observaciones. • Solicitud de Publicación Cámara de Comercio: Modifican Subdirector por Director. Se quita del recuadro de constancia de recibido Dirección corporativa y Control Interno Disciplinario y se adiciona Dirección Jurídica • Aprobación de Pólizas: Se elimina de Observaciones “Subdirección corporativa o área que haga sus veces”. Eliminan del recuadro de aprobación de pólizas “Subdirección de gestión corporativa o”. • Comunicación Designación Interventor o Supervisor de Contrato: Se elimina del recuadro constancia de comunicación: Subdirección de gestión Corporativa, Se incluye Dirección Jurídica • Estudios Precios de Mercado: Quitan superíndice “3. No aplica para contratos cuyo valor sea igual o menor al 10% de la menor cuantía” • Solicitud Proceso Contractual y Estudios Previos requerimientos Técnicos Concurso de Meritos y contratación de consultaría cuyo presupuesto sea inferior al 10% de la Menor cuantía: Cambia nombre del formato quedando solo como Solicitud Proceso Contractual y Estudios Previos concurso de meritos – Lista corta. Adicionan recuadro Listas, Reestructuran todo el formato.


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• Estudios Previos Contratación Directa y de Mínima cuantía: Eliminan del título la frase y de Mínima cuantía, Eliminan del recuadro de introducción el 3er párrafo. • Solicitud Proceso Contractual Contratación Directa: Eliminan del título la frase y de Mínima cuantía y se adiciona Conformación de Lista. Eliminan el literal c) Mínima cuantía.

29/01/2009 se elimina del la versión 01 del formato de Proceso de Solicitud de proceso contractual y estudios previos contratación directa y de mínima cuantía Código MSO-GC-00-FM-02, ya que Se separan los estudios previos y dejan las firmas pertinentes en cada uno. Quedando así: Versión 01 del formato Estudios Previos Contratación Directa y mínima cuantía código MSO-GC-00-FM-14 y Versión 01 del formato solicitud proceso contractual contratación directa y mínima cuantía código MSO-GC-00-FM-15 NOTA ESTOS CAMBIOS NO MOFICAN VERSION 02 DEL MANUAL YA QUE EL FORMATO TIENE SU PROPIA VERSIÓN.

15/06/2010 El Se actualiza la versión 01 del Formato de Estudios Previos Contratación Directa MSO-GC-00-FM-14 incluyendo en el recuadro de licencias el texto: “permisos y Autorizaciones” y en el mismo recuadro se agrega para la frase para selección de “No requiere licencias, permisos o autorizaciones” NOTA ESTOS CAMBIOS NO MOFICAN VERSION 02 DEL MANUAL YA QUE EL FORMATO TIENE SU PROPIA VERSIÓN.

03 19/11/2010

Se modifica nombre del manual, cambia código, se incorporan procedimientos de supervisión, anticipo. Actualiza normatividad, definiciones, se incorpora responsabilidad y autoridad, lineamientos o políticas de operación. Se incorpora el control de documentos y firmas autorizadas, se modifica objetivo y alcance, se incorpora insumos y productos. Y actualizan los formatos en lo pertinente a fechas, códigos y versiones, adiciona formatos.

04 18/04/2011

Se elimina el formato GJ-MNPCC-FM-16 / Certificación de cumplimiento, unificándolo con el formato GJ-MNPCC-IN-04 / informe de supervisión. El nombre del Documento es: GJ-MNPCC-IN-04 / INFORME DE SUPERVISION Y CERTIFICACION DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO, buscando unificar criterios y el registro de una sola firma por parte del Supervisor. Se elimina el formato informe mensual de ejecución del contrato GJ-MNPCC-IN-02 debido a que es un informe de un tercero y no corresponde a un formato de SGC. Se elimina el Formato GJ-MNPCC-IN-02 / informe mensual de ejecución del contrato debido a que es un informe emitido por un


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tercero y no debe ir en un formato correspondiente al SGC.

05 22/06/2011

Se implementa aplicativo SISCO de SICAPITAL Modulo de Contratación, por lo cual se modifica el PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA y formatos GJ-MNPCC-FM-14 y GJ-MNPCC-FM-15.

06 31/08/2011

1. Del proceso de Gestión Jurídica se requiere modificar el Manual y los formatos que afectan dicho Proceso, debido a la implementación del modulo de contratación Aplicativo SISCO - SICAPITAL. 2. Debido a la implementación del Modulo de contratación SISCO – SICAPITAL, es necesario eliminar el Formato GJ-MNPCC-FM-01 y GJ-MNPCC-FM-12, ya que los estudios previos deben ir separados de la solicitud de proceso contractual. 3. Incorporación procedimiento mínima Cuantía 4. Actualización procedimiento para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento.

07 31/10/2011

Incorporación Nueva Política y actualización procedimiento contractual, Debido a que el proceso contractual es reglamentado por diferentes Leyes y el tramite es el mismo, cuando se radica por Proyecto de Inversión, funcionamiento y/o por el Esquema General de la Bolsa. Así mismo se Adiciona un texto en el procedimiento contractual en las etapas de imposición de multa, sanciones y declaratorias de incumplimiento.

08 29/11/2013

Se modifica nombre y código, se ajusta la tabla de contenido, se modifica la estructura del documento evidenciándolo por capítulos, se suprimieron procedimientos tales como: perfeccionamiento y legalización, anticipo y el de liquidación de contratos, los cuales se incorporaron como generalidades en el capitulo dos (II), se ajusta su contenido de conformidad por lo dispuesto en el Decreto Nacional 1510 de 2013, se ajustan formatos de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo 001 de 2012 en lo relacionado a la denominación de las dependencias, se eliminan los formatos: Solicitud Publicación Portal de Contratación GJ-MNPCC-FM-06, Solicitud de Publicación Cámara de Comercio GJ-MNPCC-FM-08, Estudios Previos Contratación Directa GJ-MNPCC-FM-14, Estudios previos para las modalidades de licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada GJ-MNPCC-FM-17, Estudios previos para las modalidades del proceso de mínima cuantía, GJ-MNPCC-FM-18, Modificación de contrato GJ-MNPCC-FM-19. Se ajusta el nombre de los siguientes formatos: Acta de Iniciación de Contrato por Acta de inicio de contrato, Acta de liquidación de contratos por Acta de liquidación de contrato, Listado de Control de Documentos Contractuales - Licitación


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pública – Selección Abreviada por Lista de chequeo documentos contractuales-licitación pública–selección abreviada y concurso de méritos, Solicitud Modificación de Contrato por Solicitud de Modificación de Contrato, Constancia estudios de mercado por Constancia de estudio de precios del mercado, Estudios Previos Contratación Directa por Modelo de estudios previos contratación directa – contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, Solicitud Proceso Contractual por Solicitud de Proceso Contractual, Verificación competencias por Verificación competencias de contratistas, se incluyen los siguientes formatos: Lista de chequeo actuaciones administrativas - multas y sanciones GAL-MNPCC-FM-26, Lista de chequeo convenios y contratos interadministrativos GAL-MNPCC-FM-27, Lista de chequeo contratos y convenios de asociación GAL-MNPCC-FM-28, Lista de chequeo contratación de mínima cuantía GAL-MNPCC-FM-29, Lista de chequeo para contratos de arrendamiento GAL-MNPCC-FM-30, se incluye instructivo de supervisión y se crean modelos para: estudios previos para los procesos de licitación pública, selección abreviada, concurso de meritos, mínima cuantía, convenios y contratos interadministrativos, convenios y contratos de asociación y certificado de idoneidad.


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AUTORIZACION

VERIFIQUE EN EL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIG QUE ESTA ES LA VERSIÓN VIGENTE ANTES DE UTILIZAR EL DOCUMENTO


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CONTENIDO CAPITULO I _____________________________________________________________ 10

INTRODUCCIÓN _________________________________________________________ 10 1. OBJETIVO ____________________________________________________________ 10 5. DEFINICIONES_______________________________________________________ 10 6. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD _____________________________________ 26

Subdirectores o Jefes de Oficina ___________________________________________ 26

Subdirector de Asuntos Legales ____________________________________________ 27

Profesional del área o dependencia solicitante ________________________________ 27

Profesional de la Subdirección de Asuntos Legales ____________________________ 27

Auxiliar Administrativo de la Subdirección de Asuntos Legales __________________ 27 7. LINEAMIENTOS O POLÍTICA DE OPERACIÓN _____________________________ 27

CAPITULO II ____________________________________________________________ 29

GENERALIDADES ________________________________________________________ 29 1. GENERALIDADES DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN _____________________ 29

Licitación Pública: _____________________________________________________ 29 Selección Abreviada: __________________________________________________ 29 Concurso de Méritos: __________________________________________________ 30 Contratación Directa:___________________________________________________ 30

Trámite para la conformación de Asociaciones Público Privadas de iniciativa privada 32 Etapa I: Revisión Preliminar _____________________________________________ 32 Etapa II: Revisión en etapa de pre factibilidad ________________________________ 34 Etapa III: Revisión en etapa de factibilidad __________________________________ 35

2. ETAPA PRECONTRACTUAL ___________________________________________ 36 PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA _____________________________ 36 PLAN DE ADQUISICIONES _____________________________________________ 37

PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES ___________________________________ 37 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS ___________________________________ 38 CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR _____________________________ 39 SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL – CDP ____ 41 RADICACIÓN DE LA SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL _______________ 41

3. ETAPA CONTRACTUAL _______________________________________________ 42

Suscripción del contrato __________________________________________________ 42 Supervisión _____________________________________________________________ 42 Modificaciones a los contratos _____________________________________________ 42


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Adiciones ___________________________________________________________ 42 Otras Modificaciones ___________________________________________________ 43 Suspensión del Contrato ________________________________________________ 43 Cesión del Contrato ___________________________________________________ 43 Terminación anticipada de los contratos por mutuo acuerdo de las partes __________ 43

PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN ____________________________________ 44 Perfeccionamiento del contrato ___________________________________________ 44 Legalización del contrato ________________________________________________ 44 Comunicación designación supervisión: ____________________________________ 45 Elaborar y suscribir acta de inicio _________________________________________ 45

MODIFICACIÓN DE CONTRATOS ___________________________________________ 45 Diligenciar y suscribir la solicitud de modificación del contrato ___________________ 45 Radicar solicitud de modificación del contrato ________________________________ 46 Elaborar minuta de modificación del contrato ________________________________ 46

4. ETAPA POSTCONTRACTUAL __________________________________________ 46 Liquidación de los Contratos _______________________________________________ 46 Liquidación por mutuo acuerdo ____________________________________________ 47 Liquidación unilateral _____________________________________________________ 47 5. ANTICIPO ___________________________________________________________ 47

Descripción de Etapas para Anticipo _______________________________________ 47 6. IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO 51 Objetivo y Alcance _______________________________________________________ 51 Trámites Previos a la Imposición de Multas, Sanciones y Declaratorias de Incumplimiento. _________________________________________________________ 52 Etapas a la Imposición de Multa, Sanciones y Declaratorias de Incumplimiento. _____ 53 _Toc374524611Citación a Audiencia. ________________________________________ 53

Oportunidad para la Integración del Comité Evaluador __________________________ 55

CAPITULO III ____________________________________________________________ 55

PROCEDIMIENTOS _______________________________________________________ 55

A. PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN PÚBLICA CON O SIN SUBASTA INVERSA ___ 55 B. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA ___________________________ 68 C. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA CON SUBASTA INVERSA PRESENCIAL ____________________________________________________________ 84 D. PROCEDIMIENTO DE CONCURSO DE MÉRITOS ___________________________ 93 E. PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA _________________________ 104 F. PROCEDIMIENTO DE CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS ______________ 110 3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO __________________________________ 111 G. PROCEDIMIENTO DE MINIMA CUANTIA _________________________________ 116

ANEXOS ______________________________________________________________ 121


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CAPITULO I INTRODUCCIÓN

1. OBJETIVO El presente Manual de Contratación tiene como objeto fijar directrices y estándares para simplificar y unificar las acciones que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso contractual en la celebración y ejecución de los contratos que requiere la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos – UAESP, para el cumplimiento de las funciones, metas y objetivos institucionales. 2. INSUMOS ü Normatividad (IP/IS) ü Solicitud de Proceso contractual (IS) ü Estudios Previos(IS) ü Lista de Chequeo (IS)

3. PRODUCTOS ü Contratos Legalizados 4. NORMATIVIDAD Ver normograma

5. DEFINICIONES Acta: Documento que suscriben el supervisor y el contratista, con el objeto de dejar constancia de los asuntos tratados en una reunión o visita, de las fallas o deficiencias de ejecución, de las medias y recomendaciones acordadas o las reservas y constancias de cualquiera de las partes, de las actividades y acuerdos pendientes para cumplir los compromisos, indicando el responsable de cada uno de ellas y el plazo para su ejecución. Acta de inicio: Documento suscrito entre el supervisor y el contratista que registra la fecha a partir de la cual se inicia el plazo de ejecución del contrato. En esta acta se deberá señalar la existencia de licencias, permisos y autorizaciones necesarias para la ejecución del contrato, si lo requiere.


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Acta de liquidación: Documento suscrito por el ordenador del gasto, el contratista y el supervisor, en el que consta el estado final de ejecución de las obligaciones y el corte final de cuentas entre las partes. Deberá indicarse el valor inicial y final ejecutado, los acuerdos, ajustes, revisiones, reconocimientos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a la divergencias surgidas durante la ejecución para poder declararse a paz y salvo. Se consignarán el plazo, las prorrogas, adiciones, la constancia de haber verificado la vigencia de las garantías expedidas a favor de la entidad y los pagos de aportes parafiscales (si es persona jurídica) o a los sistemas de salud y pensiones en los porcentajes establecidos por la ley (si es persona natural). Acta de recibo final a satisfacción: Documento mediante el cual el contratista hace entrega y el supervisor recibe a satisfacción los bienes, las obras, o los servicios objeto del contrato. Puede suscribirse con salvedades u observaciones de cualquiera de las partes. Si las observaciones son del Supervisor, deberá fijar términos razonables pero perentorios para cumplir con lo faltante, realizar ajustes, cambios o entrega definitiva. Acta de reanudación: Documento suscrito por el ordenador del gasto, supervisor y contratista, mediante el cual se reinicia la ejecución del contrato después de superadas las circunstancias que originaron la suspensión. Acta de seguimiento del contrato: Documento que suscriben el supervisor y el contratista para dejar constancia de los compromisos y tareas acordadas, indicando responsables y plazos, como resultado de una reunión para verificar deficiencias, retardos o incumplimientos parciales. Acta de Suspensión: Documento suscrito por el ordenador del gasto, supervisor y contratista, mediante el cual se acuerda la interrupción temporal de la ejecución del mismo, cuando se presentan circunstancias especiales que lo ameritan, previa solicitud debidamente motivada del supervisor del contrato. En la misma deberán incluirse como mínimo las razones que sustentan la suspensión del contrato y la fecha exacta de la reiniciación del mismo. Actualización: es el acto mediante el cual un proponente inscrito, modifica, actualiza o suprime la información originalmente presentada en el Registro Único de Proponentes. Procede en cualquier tiempo, exceptuando el mes anterior al vencimiento de cada año de la inscripción cuando no se haya efectuado renovación. Respecto de la información que no sea objeto de actualización seguirà vigente en cuanto se mantenga su firmeza Acuerdo marco de precios: Es un acuerdo de voluntades que se celebra con el fin de fijar las condiciones de oferta para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a las entidades estatales durante un periodo de tiempo determinado, en la forma, plazo y condiciones de entrega, calidad y garantía establecidas en el acuerdo.


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Adenda: Es la forma mediante la cual la entidad con posterioridad a la apertura del proceso modifica el pliego de condiciones. La entidad señalará en el pliego de condiciones, el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas. En ningún caso, podrá expedirse y publicarse el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección. Adición: Modificación del contrato que consiste en el aumento del valor inicial del contrato por mutuo acuerdo celebrado por escrito entre el ordenador del gasto y el contratista. Requiere disponibilidad presupuestal para amparar su valor. Adjudicación: Es la decisión emanada del ordenador del gasto o su delegado, por medio de la cual determina el adjudicatario del contrato, y a quien en consecuencia, corresponderá, como derecho y como obligación, la suscripción del contrato y el cumplimiento de las obligaciones allí establecidas. Esta debe desarrollarse mediante audiencia pública. Amortización del Anticipo: Es el porcentaje que se descuenta de cada factura o documento equivalente que presente el contratista, con el fin de devolver a la UAESP, el valor entregado en calidad de anticipo. Anticipo: Porcentaje del valor del contrato que se entrega con el fin de financiar los costos iniciales en que debe incurrir el contratista para la iniciación de la ejecución del objeto contratado, el cual no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato. Los dineros que se le entregan al contratista por dicho concepto son oficiales o públicos. El pago de dicha suma es un adelanto que aún no se ha causado. Las sumas entregadas como anticipo son de propiedad de la UAESP, razón por la cual se solicita al contratista que garantice su inversión y buen manejo y amortice con los pagos posteriores que se facturen durante la ejecución del contrato. Apertura: Fecha, hora y lugar a partir de la cual los interesados pueden conocer el pliego de condiciones y presentar propuestas, dentro de los procesos de selección objetiva que la entidad estatal decida adelantar para escogerla oferta más favorable. La apertura tiene ocurrencia mediante acto administrativo. Asociado: Se entenderá por asociado, quien conforma o integra una entidad sin ánimo de lucro. Audiencia de aclaración de pliegos: Reunión pública llevada a cabo entre la entidad, los posibles oferentes y el público en general, en la cual se revisa el contenido del pliego de condiciones definitivo, los asistentes presentan sus observaciones al mismo y la entidad da las respuestas y precisiones necesarias o fija un plazo para ello.


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Audiencia de tipificación, estimación y asignación de riesgos: Es el momento en el que, con anterioridad a la presentación de las ofertas, los oferentes y la entidad revisarán la tipificación, estimación y asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva. Avance del Contrato: Seguimiento a la actividad del contratista con el fin de verificar el progreso paulatino en el cumplimiento de las obligaciones pactadas. Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización: Son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Por bienes y servicios de común utilización entiéndanse aquellos ofrecidos en el mercado en condiciones equivalentes para quien los solicite. Cancelación de la inscripción en el Registro Único de Proponentes Es el acto mediante el cual el proponente en cualquier tiempo solicita la terminación de los efectos y pérdida de vigencia de su inscripción en el RUP. Capacidad máxima de contratación: Es el puntaje resultante de la calificación de los factores de experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente, de acuerdo con los factores de calificación y clasificación establecidos en el pliego de condiciones. Capacidad residual: Es la capacidad real de contratación, que resulta de restarle a la capacidad máxima de contratación, la sumatoria de los valores de los contratos que tenga en ejecución el contratista. La capacidad residual se determinará en el momento de presentar la propuesta cualquiera que sea la modalidad del contrato y será establecida en el pliego de condiciones. Capacidad residual para la contratación de cualquier obra: Es el indicador que resulta de restarle al indicador financiero de capital de trabajo, la sumatoria de todos los valores de los contratos que tenga en ejecución el contratista en la actividad de construcción al momento de participar en un determinado proceso de selección, con el fin de señalar su nivel de saturación y que se acreditará ante la Unidad. Certificado de inscripción en el RUP: Es el documento digital o físico expedido por las Cámaras de Comercio que da cuenta de la inscripción del proponente en el Registro Único de Proponentes. Certificado de disponibilidad presupuestal: Documento que expide el encargado de presupuesto de la entidad, con el cual garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Afecta preliminarmente el


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presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registró presupuestal. Cesación de Efectos de la Inscripción al Registro Único de Proponentes. Es la consecuencia producida cuando el proponente no solicita en debida forma la renovación dentro del término establecido. La cesación implica la no expedición de certificados y el proponente deberá volverse a inscribir, sin perjuicio de que la cámara de comercio mantenga la información histórica del proponente. Cierre: Es el acto público mediante el cual se da por finalizada la recepción de ofertas para un proceso de selección, en lugar, fecha y hora señalados en el pliego de condiciones. Clasificación: Es la ubicación del proponente que éste mismo hace, dentro de las clasificaciones contenidas en el Sistema de Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU), la cual debe coincidir con la que se haya reportado al Registro Único Tributario -RUT. Si el proponente está matriculado en la Cámara de Comercio, esta información también debe coincidir con la información reportada al registro mercantil. Esto será verificado por la cámara de comercio correspondiente. En el evento de que no coincida el CIIU del RUT con la información del registro, el proponente deberá realizar la actualización del mismo ante la DIAN y así mismo actualizarlo en cámara (Registro Mercantil), como pasos previos para poder inscribirse en el RUP. El interesado podrá clasificarse en una o varias clasificaciones contenidas en el Sistema de Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) en los límites establecidos para el RUT, que permite una actividad principal y tres secundarias. Se aplicará el Sistema de Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) adoptado por Colombia, y revisado por el Departamento Nacional de Estadística DANE, vigente al momento de realizar el proponente su inscripción, actualización o renovación en el Registro Único de Proponentes. Competencia para contratar: Atribución legal para ordenar y dirigir la realización de convocatorias públicas mediante la implementación de modalidades de selección objetiva de contratistas y, celebrar contratos. Concesión: Son los contratos que celebran las entidades estatales con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario, la prestación, operación, explotación, organización o gestión, total o parcial, de un servicio público, o la construcción, explotación o conservación, total o parcial, de una obra o bien destinados al servicio o uso público, así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o en la participación que se le otorgó en la explotación del bien, o en una suma periódica, única o porcentual y en general, en cualquier otra modalidad de contraprestación que las partes acuerden.


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Concurso de méritos: Corresponde a la modalidad de selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. Consorcio: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. Consultoría: Son los contratos que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Contrato de obra: Son los contratos que celebran las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. Contrato de prestación de servicios y de apoyo a la gestión: son los contratos que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. En ningún caso, estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable. Contrato de Suministro: Acuerdo de voluntades celebrado entre la UAESP y una persona natural o jurídica, pública o privada con el objeto de adquirir bienes en forma periódica y sucesiva, de acuerdo con las necesidades de la entidad, con base en precios unitarios pactados y cantidades estimadas. Contrato estatal: Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades estatales, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad. Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas: Son los contratos que se refieren a estudios requeridos previamente para la ejecución de un proyecto de inversión o para el diseño de planes y políticas de ciencia o tecnología, a estudios de diagnóstico, prefactibilidad y factibilidad para programas o proyectos científicos o tecnológicos, a la evaluación de proyectos de ciencia o tecnología, así como al diseño de


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sistemas de información y servicios de procesamiento de datos de ciencia o tecnología y a las asesorías técnicas y de coordinación de proyectos y programas de ciencia o tecnología. Convenio: Acuerdo de voluntades suscrito entre personas jurídicas de derecho público o entre una o varias entidades públicas, con el objeto tendiente a aunar recursos técnicos, económicos, operativos o funcionales para el logro de un objetivo común. Días hábiles: De conformidad con lo dispuesto en la Ley 4 de 1913 y en la Ley 51 de 1983, y para efectos de los términos en las actuaciones 'frente a las Cámaras de Comercio relacionados con el Registro Único de Proponentes, entiéndase por días hábiles y horarios laborales únicamente los días de lunes a viernes no feriados de 7:00 am a 7:00 pm, así haya atención al público en horarios o en días distintos. Declaratoria de desierta: Situación que únicamente procederá por motivos o causas, que impidan la escogencia objetiva y se declarará en acto administrativo en el que se señalarán, en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión. Desagregación tecnológica: Es el proceso dirigido a descomponer los proyectos de inversión que puedan implicar la contratación de bienes de procedencia extranjera, en sus diferentes elementos técnicos y económicos con el objeto de permitir la apertura de varias licitaciones para su ejecución buscando la participación de la industria y el trabajo nacionales. Entidad estatal: Se denominan entidades estatales la Nación, las regiones, los departamentos, las provincias, el Distrito Capital y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios, los territorios indígenas y los municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), así como las entidades descentralizadas indirectas y las demás personas jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria, cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los órdenes y niveles. Estudio de mercado: Son las actividades documentadas realizadas para verificar la disponibilidad de bienes o servicios en el mercado, las condiciones en que podrían obtenerse, su precio estimado y los posibles oferentes. Estudios y documentos previos: Son los documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones o del contrato, de manera que los proponentes o el eventual contratista, respectivamente puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como la distribución de riesgos que la entidad propone.


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Experiencia: Se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas durante el ejercicio de una profesión, arte u oficio. La experiencia se clasifica en profesional, técnica, tecnológica, relacionada, laboral y docente. Experiencia acreditada: Es la experiencia del proponente que se relaciona directamente con el objeto contractual en un proceso de selección determinado, la cual será verificada documentalmente por las cámaras de comercio, con base en la información aportada por el proponente en el momento de la inscripción, actualización o renovación. Las entidades estatales solamente podrán verificar la experiencia acreditada que no se encuentre certificada por el RUP y que se requiera de acuerdo al objeto a contratar. Experiencia específica del proponente: Es aquella directamente relacionada con el objeto a contratar, que, de acuerdo con las necesidades que la entidad pretende satisfacer, permite a la entidad valorar la idoneidad de los proponentes, en exceso de la mínima habilitante. Experiencia específica del equipo de trabajo: Es aquella que se acredite con base en el personal propuesto en la oferta, directamente relacionada con las actividades que desarrollarán en la ejecución contractual y que permite a la entidad valorar la idoneidad de aquél. Experiencia laboral: Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, ocupación, arte u oficio. Experiencia probable: Es la experiencia del proponente derivada del tiempo en que ha podido ejercer la actividad, la cual se certifica de conformidad con lo establecido en la Ley. Experiencia profesional: Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación de todas las materias que conforman el pensum académico de la respectiva formación profesional, diferente a la técnica profesional y tecnológica, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o disciplina exigida para el desempeño del empleo. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales que regulan el tema de manera específica, como es el caso de las profesiones relacionadas con la seguridad social en salud. Experiencia relacionada: Es la adquirida en el ejercicio de empleos o actividades que tengan funciones similares a las del cargo a proveer o el contrato a celebrar. Ficha técnica: Es un anexo al pliego de condiciones que debe elaborarse por parte de la entidad, cuando se adelanten procesos de selección abreviada para la contratación de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, siempre y cuando los mismos sean adquiridos utilizando el método de subasta inversa. La entidad elaborará una ficha técnica, la cual, debe incluir las características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad, de los elementos señalados en el objeto de la contratación. La ficha


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técnica debe contener como mínimo: la denominación común y técnica del bien o servicio, y la unidad de medida y la descripción general. Garantías: Son los documentos o contratos que respaldan el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. Garantía de seriedad de la oferta: Consiste en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y, en general, en los demás mecanismos de cobertura de riesgos autorizados, que tienen como finalidad respaldar la seriedad de los ofrecimientos hechos por un proponente durante un proceso de selección. Gerente de proyecto: Es un funcionario designado por la UAESP para coordinar, dirigir y ejecutar labores de orden técnico, administrativo, presupuestal y legal que le permitan a la entidad cumplir con los compromisos adquiridos en el desarrollo de un proyecto. Gran almacén: corresponde a la sociedad, establecimiento, almacén de cadena, almacén distribuido por departamentos, supermercado, hipermercado y punto de mercadeo de productos de las cajas de compensación familiar, o conjunto de ellos cuando conforme un mismo partícipe, una de cuyas actividades principales implique ofrecer al público para que sean adquiridos, bienes por medida, sea al por mayor o al detal, cuyos ingresos brutos bimensuales sean mayores o iguales a tres mil (3.000) salarios mínimos mensuales legales. Labores de asesoría, técnica de coordinación, control y supervisión: Hace referencia a las actividades llevadas a cabo con ocasión de la construcción, el mantenimiento y la administración de construcciones de edificios y viviendas de toda índole, de puentes, presas, muelles, canales, puertos, carreteras, vías urbanas y rurales, aeropuertos, ferrocarriles, teleféricos, acueductos, alcantarillados, riegos, drenajes y pavimentos; oleoductos, gasoductos, poliductos, líneas de conducción y transporte de hidrocarburos; líneas de transmisión eléctrica, y, en general, todas aquellas actividades relacionadas con la ingeniería a que se refiere el artículo 2° de la Ley 842 de 2003. Lo anterior, sin perjuicio de que la entidad pueda realizar contratos de prestación de servicios profesionales para apoyar la labor de supervisión de los contratos que le es propia, siempre que las actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran de conocimientos especializados, de conformidad con lo previsto en el numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993. Interventor: Persona natural o jurídica vinculada por un contrato con el objeto específico de adelantar las actividades propias del seguimiento y control de uno o varios contratos suscritos por la entidad, para lo cual, aplicará las normas, políticas y procedimientos establecidos en el presente instructivo. Imprevistos: Son aquellas actividades no previsibles al momento de contratar que deben ejecutarse para el cumplimiento del objeto contractual, que pueden ser objeto de


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reconocimiento sólo en el evento en que rebasen significativamente el porcentaje previsto en el (Administración, Utilidad e imprevistos) A.I.U. incluido en la oferta del contratista. Información anualizada: Para la verificación de la información financiera se tomará como referencia el año fiscal, es decir el comprendido entre el 1 de enero el 31 de diciembre. En los casos en que se señale como tiempo de referencia en término de "año", este se tomará en períodos de 12 meses, contados a partir del momento de la inscripción, renovación o modificación. Inscripción: La inscripción es el acto mediante el cual se registran las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con entidades estatales. La inscripción en el registro único de proponentes estará vigente por el término de un año, contado siempre desde la fecha del acto de inscripción. IVA: Impuesto al valor agregado que debe incluirse en el valor del contrato cuando el contratista se encuentre clasificado en el régimen común o cuando el valor del contrato supere el monto establecido en las normas tributarias. Licitación: Procedimiento mediante el cual, por regla general la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable. Lista corta: Es el documento en el cual la entidad selecciona los mejores proponentes para invitarlos a presentar propuesta dentro de un concurso de méritos. La lista corta deberá conformarse con un número plural de precalificados que no podrá exceder de seis (6) cuando se deba presentar una propuesta técnica detallada, ni de diez (10) cuando se deba presentar una propuesta técnica simplificada. Lista multiusos: Se entiende por lista multiusos la que resulta de la precalificación que haga una entidad de los interesados en participar en varios concursos de méritos, determinados o determinables, que tengan objeto común o similar, en los que se exija la presentación de propuestas técnicas simplificadas (PTS). La vigencia de las listas multiusos no podrá exceder de seis (6) meses y deberán contener un mínimo de veinticinco (25) integrantes. Manual de contratación: Es un documento interno de cada entidad que tiene por objeto integrar la información básica relativa a los antecedentes, marco jurídico – administrativo, atribuciones, estructura orgánica, el objetivo y la distribución de funciones entre las diferentes dependencias en lo que tiene que ver con la gestión contractual, contribuyendo a la orientación del personal existente y de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a la temática contractual estatal y a la vez proporcionándole un esquema funcional de los procesos y procedimientos para seleccionar a los contratistas de la misma.


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Manifestación de interés: Es la declaración por parte del interesado de no encontrarse incurso en alguna de las inhabilidades o incompatibilidades a que se refiere el Artículo 8 de la Ley 80 de 1993, ni en conflicto de interés que pueda afectar el normal desarrollo del contrato a celebrarse. Mayores cantidades de obra: Documento que pueden suscribir el contratista y el supervisor cuando se contrató por el sistema de precios unitarios y cantidades estimadas, en la cual se disminuyen unas cantidades y se aumentan otras, sin rebasar el valor total del contrato. Cuando, por efecto de las mayores cantidades requeridas para un ítem, se rebase el valor total del contrato, se deberá tramitar previamente una adición de valor ante la Subdirección de Asuntos Legales, siempre que con ello no se rebase el 50% del valor inicial del contrato. Mecanismos de cobertura del riesgo: Se entiende por mecanismo de cobertura del riesgo el instrumento otorgado por los oferentes o por el contratista de una entidad pública contratante, en favor de esta o en favor de terceros, con el objeto de garantizar, entre otros (i) la seriedad de su ofrecimiento; (ii) el cumplimiento de las obligaciones que para aquel surjan del contrato y de su liquidación; (iii) la responsabilidad extracontractual que pueda surgir para la administración por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas; y (iv) los demás riesgos a que se encuentre expuesta la administración en virtud del contrato. El mecanismo de cobertura del riesgo es por regla general indivisible y sólo en los eventos previstos en la ley, la garantía otorgada podrá ser dividida por etapas contractuales. Cuando el ofrecimiento sea presentado por un proponente plural, bajo la figura de Unión Temporal, Consorcio o Promesa de Sociedad Futura, la garantía deberá ser otorgada por todos los integrantes del proponente plural. Mercado: Es la interrelación de compradores y vendedores, que posibilitan las actividades propias tendientes al intercambio de valores y mercancías. Modalidad de selección: Es el procedimiento mediante el cual una entidad estatal decide adelantar la selección objetiva de un contratista. Puede ser por licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos o contratación directa. Obras complementarias: Actividad no prevista como parte de las obligaciones iniciales del contratista, que surgen como una necesidad durante la ejecución del contrato para el cabal cumplimiento del mismo, por ser parte inseparable del objeto mismo del contrato. Se debe contratar por separado antes de iniciar la ejecución. Oferta con valor artificialmente bajo: Es aquella que no corresponde con las condiciones objetivas del mercado y del proponente, cuyo valor es sustancialmente inferior a aquel que arrojó el estudio de mercado realizado por la entidad para establecer el presupuesto oficial de un proceso de selección.


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Oferta más favorable: La oferta más favorable es aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia, así como la ponderación precisa y detallada de los mismos, contenida en el pliego de condiciones o en sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. Ordenador del gasto: Es el representante legal de la entidad o el funcionario que por delegación de aquel, efectuada a través de acto administrativo, está facultado para contratar en nombre de la entidad y proferir todos los actos inherentes al proceso de selección del contratista, la celebración, iniciación, ejecución, terminación y liquidación del contrato respectivo. Orden de pago: Instrucción de desembolso impartida por el ordenador del gasto, en virtud de la cual se efectúa un depósito en cuenta a favor del contratista / consultor / proveedor y/o prestador del servicio, entre otros, como contraprestación por las labores ejecutadas durante un período determinado y de acuerdo con la forma de pago pactada. Otrosí: Acuerdo de voluntades suscrito entre la partes con el fin de modificar, aclarar o corregir un contrato ya suscrito. Pago anticipado: Es la retribución parcial que el contratista recibe en los contratos de ejecución instantánea. Plazo de ejecución: Lapso durante el cual deben realizarse las actividades necesarias para cumplir con el objeto del contrato. Se cuenta a partir de la fecha de suscripción del acta de iniciación. Plazo de la Licitación: Es aquel que debe transcurrir entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas y la de su cierre. Pliego de condiciones: Documento mediante el cual la entidad detalla los requerimientos para la presentación de la propuesta, las condiciones de participación, los requisitos habilitantes, los factores de evaluación y las demás reglas del proceso de selección. Portal único de contratación: Es la herramienta electrónica, mediante la cual las entidades del Estado publican los procesos de selección objetiva de contratistas, desde la etapa precontractual hasta la finalización de la fase contractual, en cumplimiento del principio de publicidad. Puntajes aplicables: Es el puntaje comprendido entre el diez (10) y el veinte por ciento (20%), para estimular la industria colombiana cuando los proponentes oferten bienes o servicios nacionales.


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Tratándose de bienes o servicios extranjeros, la entidad contratante establecerá un puntaje comprendido entre el cinco (5%) y el quince por ciento (15%), para incentivar la incorporación de componente colombiano de bienes y servicios profesionales, técnicos y operativos. Si una vez efectuada la calificación correspondiente, la oferta de un proponente extranjero se encuentra en igualdad de condiciones con la de un proponente nacional, se adjudicará al nacional. Proponente: Es toda persona natural o jurídica, uniones temporales y consorcios que aspire o aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales Propuesta técnica detallada: Es aquella que se solicita a los proponentes, cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías. En estos casos, solo procede la selección por el sistema de precalificación con lista corta. Propuesta técnica simplificada: Es aquella que se solicita a los proponentes cuando la entidad suministre en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma. En estos casos procede la selección por el sistema de concurso abierto, o mediante el de precalificación con lista corta o lista multiusos. Propuesta: Es el conjunto de documentos presentados por una persona natural o jurídica, unión temporal o consorcio, durante un proceso de contratación, el cual contiene sus ofrecimientos y la acreditación de los requisitos exigidos por la entidad en el pliego de condiciones. Prórroga: Acuerdo de voluntades suscrito entre las partes, a través del cual se aumenta el plazo de ejecución del contrato. Proveedor: Persona natural o jurídica con quien se suscribe un contrato de compraventa o de suministro. Registro: Es la anotación o asiento que realiza la Cámara de Comercio en el Registro Único de Proponentes, una vez se ha surtido la verificación documental, previa solicitud para la inscripción, actualización, renovación o cancelación, según el caso. Registro Presupuestal: Es la operación presupuestal, mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no sea desviada a ningún otro fin.


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Registro Único de proponentes (RUP): Es el registro en que debe estar inscrita cualquier persona natural o jurídica que quiera contratar con el Estado. Renovación: La renovación es el acto mediante el cual se prorroga la vigencia de la inscripción en el RUP. Procede dentro del mes anterior al vencimiento de cada año de la inscripción y constituye una obligación del proponente, realizar las modificaciones que actualicen la información que reposa en el Registro Único de Proponentes. Respecto de la información que no sea objeto de actualización al momento de efectuarse la renovación, se mantendrá su firmeza en cuanto se mantenga en firme. Requisitos habilitantes: Son las condiciones de experiencia, la capacidad jurídica, financiera y de organización de los proponentes, que se les exige para la participación en el proceso de selección, conforme las condiciones del contrato a suscribir y a su valor. Los requisitos habilitantes serán exigidos por las entidades en los pliegos de condiciones, bajo los mismos parámetros con que se incluyen en el certificado expedido por la Cámara de Comercio, siempre que se trate de información que deba constar en el RUP, sin perjuicio de la solicitud de información adicional a los proponentes. La exigencia de requisitos habilitantes por parte de las entidades se deberá hacer desde los estudios previos y el proyecto de pliego de condiciones, con la debida justificación y soporte técnico de acuerdo al objeto a contratar. Riesgo: Medida de la variabilidad de los posibles resultados que se pueden esperar de un evento. Riesgo previsible: El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales, conforme a la tipificación, estimación y asignación prevista en los Pliegos de Condiciones. Riesgos derivados del incumplimiento de las obligaciones contractuales: Situaciones cubiertas o amparadas por la garantía de cumplimiento de las obligaciones legales o contractuales del contratista, entre otras, las siguientes:

• Buen manejo y correcta inversión del anticipo. • Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal, incluyendo en ellas el

pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato. • Pago de salarios, prestaciones sociales, legales e indemnizaciones laborales. • Estabilidad y calidad de la obra • Calidad y correcto funcionamiento, de los bienes y equipos suministrados. • Calidad del servicio.

Los demás incumplimientos de obligaciones, que la entidad contratante considere deben ser amparados de manera proporcional y acorde a la naturaleza del contrato. Salario mínimo mensual legal vigente: Es el determinado anualmente por el Gobierno Nacional y se expresará así: S.M.M.L.V.


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Selección Abreviada: Es la modalidad de selección objetiva, prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar; la destinación del bien, obra o servicio; las circunstancias de la contratación, o su cuantía, ameritan adelantar procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Servicios de origen nacional: Son servicios de origen nacional aquéllos prestados por empresas constituidas de acuerdo con la legislación nacional, por personas naturales colombianas o por residentes en Colombia. Servicios profesionales y de apoyo a la gestión: Corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría, que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas o asistenciales. Sistema electrónico para la contratación pública (PORTAL ÚNICO DEL CONTRATACIÓN ESTATAL): Es un instrumento de apoyo a la gestión contractual de las entidades estatales, que permite la interacción de las entidades contratantes, los proponentes, los contratistas, la comunidad y los órganos de control, materializando particularmente los principios de transparencia y publicidad. Subasta inversa en licitación pública: Es la puja dinámica efectuada electrónicamente, mediante la cual los oferentes, durante un tiempo determinado, ajustan su oferta respecto de aquellas variables susceptibles de ser mejoradas, con el fin de lograr el ofrecimiento que representa la mejor relación costo-beneficio para la entidad, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones. Subasta inversa: Se entiende por subasta inversa, la puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en la Ley y en los respectivos pliegos de condiciones. Subasta inversa electrónica: Se entiende por subasta inversa electrónica, la puja dinámica efectuada mediante la reducción sucesiva de precios, actividad que tendrá lugar en línea a través del uso de recursos tecnológicos. Subasta inversa presencial: Es la puja dinámica en la que los lances de presentación de las propuestas se hacen con la presencia física de los proponentes y por escrito. Subsanabilidad: Principio de la Contratación Pública, según el cual en todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal y, en consecuencia, las entidades no podrán rechazar una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos, que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos en el pliego de


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condiciones. Tales requisitos o documentos podrán ser solicitados por la respectiva entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, o hasta el momento en que se establezca en el pliego de condiciones. Supervisor: Funcionario público de la entidad delegado por el Director General de la UAESP para vigilar y hacer seguimiento a la debida ejecución del contrato, representa a la UAESP ante el contratista y tiene a su cargo el control técnico, administrativo, financiero durante la ejecución del contrato. Supervisión: Conjunto de funciones y actividades desempeñadas por un responsable para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecución de los contratos o convenios, tendientes a asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes, con lo estipulado en el respectivo contrato y lo dispuesto en el Presente Instructivo. Suspensión: Documento que suscriben el supervisor y el contratista para convenir la interrupción del plazo de ejecución del contrato por un lapso definido y durante el cual ni se presta el servicio contratado, ni se causa la contraprestación debida al contratista. Unión temporal: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución del contrato de cada uno de los miembros de la unión temporal, para lo cual se debe identificar cada una de las actividades que los integrantes realizará con el propósito de identificar la persona que será objeto de la sanción correspondiente. Valor final del contrato: Es la suma resultante de todos los pagos realizados al contratista durante el término de ejecución más los reconocimientos, reajustes o revisiones a que haya lugar de acuerdo con las disposiciones legales, menos las deducciones, descuentos por multas, cláusula penal pecuniaria, actividades no ejecutadas, ejecución deficiente o defectuosa. Se establece en la liquidación del contrato. Veeduría Ciudadana: Es el mecanismo democrático de representación, que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer la vigilancia sobre el proceso de la gestión pública, frente a las autoridades administrativas, políticas, judiciales, electorales y legislativas, así como la convocatoria de las entidades públicas o privadas encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio público. Verificación documental: Es el cotejo entre la información consignada en el formulario y la documentación aportada para soportarla, con el fin de determinar su congruencia respecto de


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los requisitos habilitantes y la clasificación que se certifican en los términos que establece la Ley 1150 de 2007. El certificado que se expida dará cuenta de que la información verificable entregada por el proponente consta en los documentos de soporte exigidos para la inscripción, actualización o renovación del registro. Las cámaras de comercio no serán responsables de verificar la veracidad de la información contenida en dichos soportes documentales. Vigencia del contrato: Término establecido en el contrato, que comprende el término de ejecución y un plazo adicional 6. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Ordenador del Gasto

• Para la Unidad la máxima autoridad[1] en la ordenación del gasto es el Director General quien tiene la facultad de ejecutar el presupuesto de gastos asignado, con ámbito de decisión respecto a la contratación y a la disposición de los recursos adjudicados. Podrá delegar dicha competencia en otros funcionarios del nivel directivo.

Comité Asesor para la Contratación

• Apoyo y asesoría en la revisión de evaluaciones y recomendaciones sobre la adjudicación o declaratoria de desiertos de los procesos de selección de menor y mayor cuantía que adelante la Unidad.

Subdirectores o Jefes de Oficina

• Definir la necesidad que se busca satisfacer por medio de la Contratación y su viabilidad en atención al cumplimiento de los aspectos mínimos requeridos.

Subdirector Oficina Asesora de Planeación

• Revisar que el objeto contractual cumpla con los lineamientos y metas del proyecto y Plan de Desarrollo Distrital.

Subdirector Administrativo

• Expedir Certificados de Disponibilidad Presupuestal CDP y Certificado de Registro Presupuestal CRP para amparar los compromisos adquiridos.

[1] Mediante la Resolución 284 de 2012 se delegó en Subdirectores y Jefes de Oficina de la Unidad la ordenación del gasto para la realización de las funciones asignadas a cada una de sus dependencias.


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Subdirector de Asuntos Legales

• Direccionar el proceso de contratación de la Entidad según las modalidades de selección en la etapa precontractual, contractual y pos contractual.

Profesional del área o dependencia solicitante

• Participar en los procesos contractuales de la Entidad, dando cumplimiento a la normatividad establecida.

Profesional de la Subdirección de Asuntos Legales

• Brindar soporte a todas las áreas de la Unidad en materia jurídica y realizar las actividades definidas en el proceso de contratación, garantizando que la documentación correspondiente sea la necesaria y se ajuste a las normas vigentes.

Auxiliar Administrativo de la Subdirección de Asuntos Legales

• Realizar actividades de carácter técnico dentro del proceso de contratación de la Unidad, teniendo en cuenta los procedimientos establecidos.

Comité de Evaluación y Verificación

• Verificar el cumplimiento de requisitos jurídicos habilitantes de las propuestas presentadas.

• Proyectar solicitudes de aclaración a los proponentes sobre el contenido de su propuesta.

• Elaborar el informe de verificación de requisitos jurídicos habilitantes. • Consolidar la información publicada como informe preliminar de evaluación. • Consolidar la información publicada como informe de evaluación definitivo. • Presentar informes de evaluación ante el Comité Asesor de Contratación, atendiendo

las recomendaciones del caso.

7. LINEAMIENTOS O POLÍTICA DE OPERACIÓN

• Es deber de todo servidor público y/o contratista que participe en procesos contractuales dar estricto cumplimiento a las normas vigentes para garantizar la prestación de los servicios de recolección, transporte, disposición final, reciclaje y aprovechamiento de residuos sólidos, la limpieza de vías y áreas públicas; los servicios funerarios en la infraestructura del Distrito y del servicio de alumbrado público.


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• En todos los procesos de contratación que adelante la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, deberá darse estricto cumplimiento a los principios y procedimientos establecidos en la normatividad vigente, así como cumplir con los procesos y procedimientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión de la Unidad.

• Contingencia: cuando el modulo de contratación presente fallas técnicas, los registros de la gestión contractual podrán ser diligenciados en Word o Excel en los formatos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión.

• El informe mensual al que hace referencia la Circular Conjunta 001 de 2008 expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP y por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, en el aspecto que tiene relación con la contratación, será remitido mediante correo electrónico al Área de Talento Humano de la Subdirección Administrativa y Financiera, para su consolidación y correspondiente envío.

• En el trámite de los procesos de selección, dentro de los dos (02) días hábiles anteriores al cierre o entrega de propuestas, mediante correo electrónico, se informará a la Subdirección Administrativa y Financiera-Oficina de Correspondencia, la fecha y hora límite para la recepción de las propuestas, recomendándose la entrega inmediata de dichas propuestas a la Subdirección de Asuntos Legales.

• La Ventanilla de Correspondencia digitalizará el oficio remisorio de la propuesta y a través del sistema de correspondencia efectuará la respectiva asignación de dicha comunicación a la Subdirección de Asuntos Legales, dependencia que a su vez reasignará al abogado que se encuentra tramitando el proceso de selección.

• La Unidad conformó mediante la Resolución 120 de 20 de marzo de 2013 el Comité Asesor para la Contratación, cuyas funciones serán las que dicho acto administrativo establece.

• Para los contratos de prestación de servicios, los contratos de prestación de servicios profesionales, así como a los de apoyo a la gestión, será necesario la entrega por parte del contratista de un informe final, en el cual se plasmen los resultados de la ejecución del contrato, y de ser necesario, las recomendaciones efectuadas por el contratista, las cuales serán analizadas por el supervisor del contrato.


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CAPITULO II

GENERALIDADES 1. GENERALIDADES DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN De conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, y el Decreto Nacional 1510 de 2013 así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan, la entidad seleccionará a los contratistas a través de las siguientes modalidades: Para la selección de los contratistas se aplicarán los principios de economía, transparencia y responsabilidad contenidos en la Ley 80 de 1993 y los postulados que rigen la función administrativa. Licitación Pública: Es el procedimiento mediante el cual, la entidad estatal formula amplia y públicamente, una convocatoria para que en igualdad de oportunidades los interesados presenten sus ofertas. Con base en la naturaleza del objeto a contratar, su necesidad y/o su cuantía, en el Pliego se podrá utilizar el mecanismo de la subasta inversa para conformar dinámicamente las ofertas en procesos de Licitación Pública, de conformidad con lo dispuesto en el inciso 2º del numeral 1 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, estableciendo las variables técnicas y económicas sobre las cuales los proponentes podrán realizar la puja. La licitación se adjudicará en audiencia pública, la cual se realizará conforme a las reglas señaladas para tal efecto por la entidad. Esta modalidad de selección está consagrada en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 así como en el artículo 38 del Decreto Nacional 1510 de 2013. Selección Abreviada: Es la modalidad de selección objetiva, prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar; la destinación del bien, obra o servicio; las circunstancias de la contratación, o su cuantía, ameritan adelantar procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Son causales de selección abreviada las siguientes:


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• Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades. En este evento, deberá hacerse uso de uno de los siguientes procedimientos: subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos.

• Contratación de menor cuantía, en los términos normativamente establecidos. • Celebración de contratos para la prestación de servicios de salud. • La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto. • La enajenación de bienes del Estado. • Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de

productos. • Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e

industriales, propias de las empresas industriales y comerciales estatales, así como de las sociedades de economía mixta.

• Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentren la ejecución de los programas de protección de población vulnerable.

• La contratación de bienes y servicios que se requieren para la defensa y seguridad nacional.

• Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía. En este evento, se hará uso del mecanismo de la subasta inversa.

Concurso de Méritos: A través de esta modalidad se contratarán los servicios de consultoría y los proyectos de arquitectura. Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales, referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre-factibilidad o factibilidad, para programas o proyectos específicos, así como las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. También aquellos que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. La entidad estatal podrá utilizar el sistema de concurso abierto o el sistema de concurso con precalificación. Contratación Directa: Cuando proceda el uso de la modalidad de selección de contratación directa, la Entidad a través del ordenador del gasto, lo justificará mediante un acto administrativo, que contendrá:

• Señalamiento de la causal que se invoca.


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• Determinación del objeto a contratar. • Presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán al contratista. • Indicación del lugar donde se podrán consultar los estudios y documentos previos.

Para el caso de la urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces de acto administrativo que justifica la contratación y no requiere de estudios previos. La contratación directa, para el caso de la Unidad, procede solamente en los siguientes casos:

• Urgencia manifiesta. No requiere de estudios previos. • Contratación de empréstitos. No requiere de acto administrativo que lo justifique.

Contratos interadministrativos. Siempre que las obligaciones derivadas de los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalada en la ley o en sus reglamentos. Para adelantar esta modalidad de contratación, la dependencia que la solicita, debe tener en cuenta el análisis de que trata el modelo certificado de idoneidad de entidad privada o sin ánimo de lucro.

• Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. • Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.

Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. En este evento, no es necesario el acto administrativo que lo justifique. La selección del contratista la realizará la dependencia solicitante de la contratación. En el evento de la celebración de contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, el área interesada en la contratación, deberá efectuar todas las actividades precontractuales y bajo las siguientes precisiones: determinar el perfil de la persona natural o jurídica que se requiere contratar, nivel de estudios, la experiencia general y/o específica, relacionar las obligaciones, productos, servicios e informes que deberá entregar el contratista, analizar el régimen de impuestos en caso de ser necesario, verificar la acreditación de estudios y experiencia requeridos y seleccionar al contratista. Para el efecto, el funcionario de la Dependencia que solicita la contratación, deberá diligenciar el Formato verificación competencias de contratistas GAL-MNC-FM-16.

• Arrendamiento y adquisición de inmuebles. Trámite para suscribir contratos y/o convenios de asociación: Los convenios y/o contratos de asociación se originan en el acuerdo de voluntades celebrado entre la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos y una persona jurídica privada


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sin ánimo de lucro de reconocida idoneidad, con el objeto de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el plan distrital de desarrollo. Esta modalidad de contratación no tiene sus raíces en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, sino que se origina de lo dispuesto en los artículos 209 y 355 de la Constitución Política y el artículo 96 de la Ley 489 de 1998, disposiciones constitucionales y legales que facultan a las entidades estatales, a asociarse con personas jurídicas particulares sin ánimo de lucro, mediante la celebración de contratos de asociación, para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les asigna a aquellas la ley, con el objeto de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el Plan Nacional o los planes seccionales de desarrollo. Los contratos de asociación se celebrarán de conformidad con lo dispuesto en los Decretos Nacionales 777 de 1992 y 1403 de 1992, en los cuales se determina con precisión su objeto, término, obligaciones de las partes, aportes, coordinación y todos aquellos aspectos que se consideren pertinentes y el régimen jurídico aplicable a dichos contratos. El objeto del contrato, como lo dispone la norma constitucional, se refiriere a programas o actividades de interés público, lo cual hace entender que se trata de la ejecución de proyectos específicos vinculados al objeto propio de la entidad privada sin ánimo de lucro. Según el Decreto Distrital 358 de 2012, para suscribir convenios de asociación se debe contar con la autorización previa de la cabeza de sector para el caso de la UAESP se debe contar con la autorización y aprobación de la Secretaria de Hábitat previamente a su suscripción. Para adelantar esta modalidad de contratación se debe verificar los requisitos contemplados en el formato Lista de chequeo contratos y convenios de asociación GAL-MNC-FM-28. Para este trámite tener en cuenta el modelo de estudios previos para la celebración de convenios y contratos de asociación. Igualmente, la Dependencia interesada en la contratación, debe tener en cuenta el análisis de que trata el modelo certificado de idoneidad de entidad privada o sin ánimo de lucro. Mínima Cuantía: Reglamenta las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto. Trámite para la conformación de Asociaciones Público Privadas de iniciativa privada Etapa I: Revisión Preliminar


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1. Radicación: La propuesta deberá ser radicada en la sede de correspondencia de la Unidad, la cual procederá a remitir a la Subdirección de Asuntos Legales para su revisión preliminar.

2. Análisis Preliminar: Teniendo en cuenta lo previsto en el artículo 14 de la Ley 1508 de

2012 y en el artículo 19 del Decreto 1467 de 2012, respecto de las condiciones para la presentación de iniciativas privadas, la Unidad a través de la Subdirección de Asuntos Legales deberá verificar dentro de los 5 días hábiles posteriores a la radicación en dicha subdirección, que la propuesta cumpla con las condiciones citadas a continuación:

• Que no modifique contratos o concesiones vigentes. • Que no corresponda a un proyecto para el cual cualquier Entidad estatal haya

adelantado la estructuración del mismo, bien porque a) se ha contratado la estructuración del proyecto y se encuentra vigente la resolución de apertura del proceso de selección para la contratación, o b) se cuenta con los estudios en etapa de factibilidad

• Que el proyecto no requiera desembolsos de recursos públicos que superen el límite del 20% de aportes en dinero.

• Que la propuesta se enmarque dentro de los objetivos y/o programas del Plan de Desarrollo.

• Que la propuesta supere el mínimo legal de seis mil (6.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Para la validación de esta información se deberá completar el formato adjunto a la Directiva Conjunta 05 de 2012 (1). 3. Registro de la propuesta: Además de la revisión anterior (independientemente de que el

resultado sea favorable o desfavorable para la propuesta), la Subdirección de Asuntos Legales deberá dar cumplimiento a la Resolución 157 de 22 de abril de 2013 emitida por la Dirección General de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos.

En este punto téngase en cuenta que se debe respetar el orden de prelación en los términos del inciso segundo del artículo 21 del Decreto 1467 del 2012.

4. Remisión: La Subdirección de Asuntos Legales dentro de los 10 días hábiles posteriores

a la radicación de la propuesta deberá remitir a la subdirección competente el respectivo análisis junto con la propuesta.

1 Directiva Conjunta 005 de 2012 - Protocolo para el estudio inicial de propuestas de Asociación Público Privada (APP) de iniciativa privada.


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5. Consideraciones: La subdirección competente dentro de los 5 días hábiles posteriores a

la radicación del análisis por parte de la Subdirección de Asuntos Legales, deberá realizar las consideraciones técnicas del caso mediante memorando dirigido a la Subdirección de Asuntos Legales.

6. Comunicación: La Subdirección de Asuntos Legales deberá comunicar a la Secretaría

de Distrital del Hábitat cabeza del sector respectivo: a) que ha recibido la propuesta de APP y b) las consideraciones sobre la misma.

7. Presentación: Una vez se haya recibido la respuesta de la Secretaría de Distrital del

Hábitat, el Subdirector de Asuntos Legales presentará al Alcalde Mayor una síntesis de la propuesta, exponiendo las consideraciones técnicas, jurídicas y financieras preliminares sobre la misma.

8. Comunicación al originador: Si la propuesta no cumple con las condiciones

enumeradas en el artículo 19 del Decreto 1467 de 2012, la Unidad deberá comunicárselo al originador de la propuesta, previa revisión por el Alcalde Mayor. Si la propuesta cumple con las condiciones de presentación de las iniciativas privadas enumeradas en el artículo 19 del Decreto 1467 de 2012, y la Unidad y su respectiva cabeza de sector coinciden en que es de interés del sector desarrollarla, procederá la Unidad con la revisión de la misma para verificar que esta contiene toda la información mínima requerida (Etapa II).

Etapa II: Revisión en etapa de pre factibilidad 1. Verificación de información: La Subdirección de Asuntos Legales debe verificar que la

propuesta contenga toda la información mínima señalada en el artículo 20 de Decreto 1467 de 2012. Completar formato guía para el efecto2.

En caso de que la iniciativa se encuentre incompleta, se debe requerir al originador para que aporte la información y/o la documentación que haga falta para analizar la viabilidad del proyecto en etapa de prefactibilidad, así como solicitar las aclaraciones que sean necesarias. Se recomienda hacerlo por una única vez, a través de oficio en el cual se señalen todos los requerimientos, en los términos del inciso segundo del artículo 17 de la Ley 1437 de 2011.2.

2 Directiva Conjunta 005 de 2012 - Protocolo para el estudio inicial de propuestas de Asociación Público Privada (APP) de iniciativa privada. Anexo 2.


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2. Consulta: Una vez se cuente con toda la información, y ésta sea suficiente para tomar una decisión, la Subdirección de Asuntos Legales en conjunto con la subdirección competente, deberá analizarla y elevar la consulta a la Mesa de Trabajo conformada por:

a) la Secretaría Distrital de Planeación b) la Secretaría Distrital de Hacienda c) la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, Industria y Turismo

La consulta se debe elevar por lo menos 20 días hábiles antes de cumplirse el término de respuesta de tres (3) meses establecido en el artículo 15 de la Ley 1508 de 2012. Dicha consulta debe acompañarse necesariamente del análisis preliminar de la propuesta de APP, que debe llevar a cabo la Entidad responsable de la misma (por escrito).

3. Mesa de Trabajo: Se procederá a realizar las mesas de trabajo correspondientes para

estudiar la propuesta de APP de iniciativa privada, a las cuales deberán asistir por parte de la Unidad, el Subdirector de Asuntos Legales y el subdirector del área responsable.

4. Respuesta al originador: Una vez absuelta la consulta por parte de la Mesa de Trabajo,

corresponde a la Subdirección de Asuntos Legales dar respuesta formal al originador dentro del término de tres (3) meses señalado en el artículo 15 de la ley 1508 de 2012, previa revisión por parte del Alcalde Mayor.

Etapa III: Revisión en etapa de factibilidad 1. Análisis en factibilidad: De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 1508 de

2012, la Unidad cuenta con un plazo de seis (6) meses para analizar la propuesta que se radique en etapa de factibilidad. Durante dicho período la subdirección competente deberá con apoyo de la Subdirección de Asuntos Legales:

• Revisar que la propuesta cuente con la información suficiente para tomar una decisión

sobre la aceptación de la misma, y si es necesario, solicitar al originador los estudios adicionales o complementarios, así como los ajustes o precisiones que se requieran sobre el proyecto.

• Convocar a audiencia pública de presentación del proyecto, a las autoridades y particulares que puedan tener interés en el mismo, con el propósito de recibir sugerencias y comentarios. La Entidad debe hacerlo durante el mes siguiente a la entrega de toda la información por parte del originador.

• Elevar las consultas pertinentes a las demás entidades del Distrito. • Presentar sus conclusiones a la Mesa de Trabajo, que emitirá una segunda

recomendación sobre la viabilidad de la propuesta en etapa de factibilidad, en la cual se señalarán las condiciones en que el Distrito encuentra apropiado asociarse con el originador. Dicho espacio de trabajo podrá convocar a las Entidades del sector respectivo para el análisis del caso.


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Si a partir de lo anterior se concluye que el proyecto es viable, la Dirección General deberá expedir un acto administrativo que contenga:

a) Las condiciones bajo las cuales es posible aceptar la propuesta. b) El monto que se acepta como valor de los estudios realizados y la forma de pago al

originador.

Si se decide que la propuesta es inviable, podrá la Unidad adquirir los estudios en los términos establecidos en el artículo 25 del Decreto 1467 de 2012. Trámite para la conformación de Asociaciones Público Privadas de iniciativa pública Este trámite deberá adelantarse con base en la Ley 1508 de 2012 y el Decreto 1467 del mismo año. 2. ETAPA PRECONTRACTUAL

PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA En atención a lo señalado por el Artículo 23 de la Ley 80 de 1993, las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad, de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, se aplicarán las mismas normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo. Por otra parte, la función administrativa se desarrollará conforme a los principios institucionales, en particular a los atinentes a la buena fe, la igualdad, la moralidad, la celeridad, la economía, la imparcialidad, la eficacia, la eficiencia, la participación, la publicidad, la responsabilidad y la transparencia. Adicionalmente, la Unidad tendrá en cuenta el deber de selección objetiva, el cual consiste en la escogencia del contratista que realice el ofrecimiento más favorable para la entidad, sin tener en consideración factores de afecto o interés y en general cualquier clase de motivación subjetiva. Para tal efecto, el ofrecimiento más favorable se determinará de la siguiente manera: 1. En la selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características

técnicas uniformes y de común utilización, la oferta más favorable a la entidad será aquella con el menor precio.


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2. En el procedimiento de selección de oferentes para ejecutar contratos cuya cuantía no exceda el 10% de la menor cuantía de la Unidad, la oferta más favorable a la entidad será aquella con el menor precio.

3. En el concurso de méritos, la oferta más favorable a la entidad será aquella que presente la mejor calidad, de acuerdo con los criterios señalados en las normas vigentes y en el pliego de condiciones, con independencia del precio, que no será factor de calificación o evaluación.

4. En los procesos de selección por licitación, selección abreviada para la contratación de menor cuantía, y para los demás que se realicen aplicando este último procedimiento, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las alternativas señaladas en el Artículo 5° de la Ley 1150 de 2007

El comité evaluador, el cual estará sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades, y conflicto de intereses legales, recomendará a quien corresponda el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual el Ordenador del Gasto no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, deberá justificarlo en el acto administrativo con el que culmine el proceso En caso tal de presentarse diferencias entre lo conceptuado por el Comité Evaluador y el Comité Asesor para la Contratación, el Ordenador del Gasto podrá acogerse a la que crea ajustada a derecho. PLAN DE ADQUISICIONES Describe la programación de adquisición de bienes y servicios, requeridos para el logro de los objetivos y metas institucionales, para el buen funcionamiento de la entidad durante una vigencia fiscal. Corresponde a cada dependencia, realizar la programación de la contratación requerida para la ejecución de los proyectos previstos en el Plan de Adquisiciones. En virtud de lo establecido en el Estatuto Anticorrupción, todas las Entidades del Estado deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión. PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES En caso de Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos y Mínima Cuantía, el proyecto de pliego de condiciones o invitación, será elaborado por el abogado designado por la Subdirección de Asuntos Legales con el apoyo técnico de la dependencia solicitante,


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con base en los estudios y documentos anexos a la futura contratación y el modelo de pliego estándar aprobado por el Comité Asesor para la Contratación. El pliego de condiciones es el documento en el cual la UAESP, consigna el objeto a contratar, las obligaciones de las partes, el monto del presupuesto asignado por la entidad para la contratación, los requisitos de carácter jurídico, técnico, financiero y criterios de calificación de las propuestas, así como los demás aspectos, que de conformidad con el tipo de contratación sean pertinentes. En el pliego de condiciones se deben establecer reglas objetivas, justas, claras y completas, que permitan la elaboración de ofertas de la misma índole, que no induzcan a error a los proponentes y que aseguren una escogencia objetiva y eviten declarar desierto el proceso. El desconocimiento de estas reglas hace incurrir en responsabilidad a los servidores públicos que intervengan en la elaboración de los mismos. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS De conformidad con la normatividad legal vigente, así como por lo señalado en el Decreto Reglamentario del Estatuto General de Contratación Pública, los contratos que celebre la entidad estarán precedidos de unos estudios y documentos previos realizados por la dependencia que solicita la contratación. Los estudios previos servirán de base para la elaboración del pliego de condiciones y del contrato a suscribir. Los estudios y documentos previos se pondrán a disposición de los interesados de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones y deberán contener los siguientes elementos mínimos:

• La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.

• La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar.

• Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. • El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas

para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos no publicará el detalle del análisis que se haya realizado. En el caso del contrato de concesión no se publicará ni revelará el modelo financiero utilizado en su estructuración.

• La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable..

• El soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

• El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del


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ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular.

• La indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los términos de las normas vigentes.

• Los demás elementos exigidos en cada modalidad de selección. El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado por la entidad con posterioridad a la apertura del proceso de selección. El formato de solicitud de proceso contractual y estudios previos deberá diligenciarse por la dependencia interesada en la contratación, teniendo en cuenta, la modalidad de selección del contratista. Dicho formato deberá ser firmado por la Dirección General. Los estudios previos deberán ser previamente aprobados por la Subdirección de Asuntos Legales, en atención a su función de control de legalidad de los actos de la UAESP. CUANTÍAS PARA LA CONTRATACIÓN. Con el propósito de determinar las cuantías que van a regir la contratación en la Unidad, se debe dar estricto cumplimiento a lo señalado en el literal b) del Artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR Se refiere a la descripción de los términos y condiciones esenciales del contrato a suscribir: Objeto: Es la descripción clara, detallada y precisa, de los bienes o servicios que requiere la entidad. Para tal efecto, se deberán utilizar verbos rectores en infinitivo, tales como: realizar, ejecutar, analizar, entregar, suministrar, etc. Se debe definir un objeto con características técnicas y de calidad, que permita individualizar el bien o servicio con el cual se satisface la necesidad de la entidad. El objeto debe ser lícito, así como física y jurídicamente posible. El objeto deberá tener relación directa con el plan de adquisiciones. Obligaciones del contratista: Son las actividades o compromisos adquiridos por el contratista con ocasión del contrato, comprende entre otros los productos, informes, bienes y/o servicios que debe entregar a la entidad. Para determinarlas deben usarse verbos rectores en infinitivo, tales como, realizar, ejecutar, analizar, entregar, suministrar, etc. Obligaciones para la entidad: Son los compromisos correlativos con el contratista, que debe cumplir la Entidad con la suscripción del contrato. Comprende entre otros, realizar el pago de los bienes o servicios recibidos, entregar bienes o información al contratista para la ejecución del objeto y el cumplimiento de las obligaciones contractuales.


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Valor del contrato: Es el precio pactado entre las partes que resulta del análisis de los soportes técnicos y económicos contenidos en los estudios previos realizados. El valor estimado debe incluir todos los costos y gastos en que incurrirá el contratista para la ejecución del contrato. Soportes técnicos y económicos del valor estimado: Son los documentos que sirven de base para fijar los precios estimados. Deben soportarse en las características técnicas y de calidad del bien o servicio a contratar y de las condiciones de modo, tiempo y lugar de ejecución de las obligaciones contractuales. En desarrollo del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, se podrá obtener un análisis de precios de mercado de valor de los contratos que se registran en los sistemas de información o en los catálogos existentes sobre la contratación pública o privada, nacional o internacional; en virtud de lo cual, existirán los sistemas de registros de precios de referencia y los catálogos que las necesidades de análisis de precios aconsejen, para racionalizar la vigilancia a los precios de la contratación. Si el valor estimado se toma del estudio de precios y condiciones del mercado, deberá aportarse el estudio comparativo realizado. El estudio de precios podrá realizarse a través de la obtención de cotizaciones escritas de los potenciales proponentes, actividad que se realizará por el funcionario de la Dependencia interesada en la contratación, mediante el diligenciamiento del formato GAL-MNC-FM-13 constancia de estudio de precios del mercado El funcionario que realice el estudio previo responderá por la veracidad de la información contenida en el mismo. El valor estimado del contrato deberá contemplar todos los costos y gastos que implique la adecuada ejecución del objeto y obligaciones del contrato, tales como: honorarios, viáticos, variaciones de tasa de cambio, inflación de impuestos, tasas, contribuciones y pagos parafiscales establecidos por las diferentes autoridades del orden nacional, departamental, distrital o municipal, costos de importación, de exportación, seguros y garantías, costos de transporte e instalación, utilidades, administración de imprevistos y demás costos directos e indirectos necesarios para la ejecución del objeto y obligaciones contractuales. Forma de pago: Corresponde al acuerdo al que se llega entre las partes sobre el tiempo modo y lugar en que se debe cumplir con la remuneración pactada. Para fijar las modalidades de pago deberá tenerse en cuenta los plazos de entrega de los bienes o servicios adquiridos. Los pagos están sujetos al Programa Anual de Caja – PAC. Plazo: Es la determinación del tiempo necesario para que el contratista ejecute el objeto y las obligaciones contractuales. Debe ser razonable y posible de cumplir. Lugar de ejecución: Es el lugar o sede principal donde se desarrollan las actividades necesarias para la ejecución del contrato, señalando si el contratista debe ejecutar sus actividades en la sede de la entidad o fuera de ella o si debe desplazarse a otras ciudades.


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Análisis de los riesgos de la contratación: Es la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación. Durante la ejecución del contrato, se pueden presentar contingencias que pueden entorpecer, dificultar o impedir su adecuada ejecución. De ahí la importancia de que en los estudios previos se efectúe un análisis sobre los riesgos inherentes a la naturaleza y al objeto de la contratación. El riesgo será previsible en la medida en que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales, destacando la forma de prevenirlos o mitigarlos e indicando la parte que debe asumirlos. Así mismo, se deben señalar todos los riesgos que requieren estar amparados por la garantía única exigida por las disposiciones legales vigentes, su cuantía y vigencia, señalando además aquellos riesgos excepcionales que deben estar cubiertos por una garantía o estipulación especial. Criterios o factores de selección: Son las variables, requisitos, condiciones o aspectos establecidos en la ley y en los pliegos, los cuales serán objeto de evaluación y calificación para la selección del contratista. Para la selección de los contratistas se aplicarán los principios de economía, transparencia y responsabilidad contenidos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y los postulados que rigen la función administrativa. Supervisión: Es la persona o personas designadas para realizar el seguimiento a la adecuada ejecución del contrato. Deberá dar cumplimiento a las obligaciones que se le asignen en el contrato, la ley y el procedimiento de Supervisión. SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL – CDP La dependencia interesada deberá solicitar en el área de presupuesto de la entidad, el certificado de disponibilidad presupuestal, el cual deberá sujetarse al Plan de Adquisiciones mencionado. El mismo deberá ser expedido una vez se cuente con la firma del Director para la autorización del proceso contractual. RADICACIÓN DE LA SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL De conformidad con la normatividad vigente, la cuantía y el tipo de contrato a celebrar, la Subdirección de Asuntos Legales, dará inicio al proceso de contratación y/o elaboración del contrato a solicitud del área responsable del proyecto, previa verificación de la existencia de mínimo los siguientes requisitos:

• Solicitud de proceso contractual y estudios previos, debidamente diligenciados y suscritos por quienes tengan facultad para ello.

• Certificado de disponibilidad presupuestal (previa solicitud de viabilidad técnica para cada contrato nuevo o adición cuando se trate de proyectos de inversión).


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• Certificado de no existencia de personal en planta (cuando se trate de contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión).

• Estudios de mercado realizados. • La demás documentación que sea necesaria de acuerdo con la modalidad de

selección, previstos en los formatos adoptados por la entidad. 3. ETAPA CONTRACTUAL

Suscripción del contrato Los proponentes adjudicatarios, suscribirán el contrato dentro del término señalado en el pliego de condiciones, de lo contrario; la entidad hará efectiva la garantía constituida para garantizar la seriedad de la propuesta. Una vez perfeccionado el contrato, el contratista deberá presentar, dentro de los términos señalados para el efecto en el pliego de condiciones y el contrato, todos los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos de legalización y ejecución del contrato. Si el contratista no cumple con estas obligaciones podrán imponerse las sanciones previstas en la ley y en el contrato. Supervisión/Interventoría La vigilancia y control de los contratos, estará a cargo de un supervisor y/o interventor externo, según el caso, quienes deberán cumplir las funciones fijadas por la ley y teniendo en cuenta el instructivo de supervisión de la UAESP (Ver anexo 1), así como las normas internas que se expidan sobre la materia y las estipuladas en los respectivos contratos. Modificaciones a los contratos Cuando sea necesario incluir modificaciones al contrato primigenio, el supervisor deberá solicitar por lo menos con diez (10) días de anticipación a la suscripción de la eventual modificación, ante la Subdirección de Asuntos Legales, la elaboración de la modificación, prórroga o adición respectiva, señalando las razones que originan el cambio, la conveniencia, así como el beneficio, el valor y/o el tiempo si fuere el caso. En este sentido, el supervisor diligenciará el formato solicitud modificación de contrato GAL-MNC-FM-05. Adiciones Las adiciones a los contratos pueden ser en bienes, servicios, valor y tiempo. Las adiciones en valor deben contar con la correspondiente apropiación presupuestal, atendiendo lo establecido en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales. El supervisor deberá presentar la solicitud modificación


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de contrato GAL-MNC-FM-05 con su respectiva justificación, antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato. Otras Modificaciones Durante la ejecución del contrato las partes pueden establecer la necesidad de ajustar algunos términos o condiciones pactadas, diferentes a la adición de bienes, servicios, valor y tiempo, los cuales pueden exigir la inclusión de nuevos contenidos y modificar parte de lo pactado, para poder garantizar la adecuada ejecución del contrato y el logro de los objetivos propuestos. Estas modificaciones deberán estar igualmente justificadas. En todo caso, dicho ajuste no podrá modificar el objeto. En este sentido, el supervisor diligenciará el formato solicitud modificación de contrato GAL-MNC-FM-05. Suspensión del Contrato Durante el desarrollo del contrato pueden presentarse circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes, las cuales, impiden en forma temporal la normal ejecución del contrato, en estos eventos, las partes pueden de mutuo acuerdo pactar la suspensión del mismo. En este sentido, el supervisor diligenciará el formato solicitud modificación de contrato GAL-MNC-FM-05. En la solicitud de suspensión, debe indicarse el término exacto de suspensión, al reiniciarse la ejecución del contrato, el contratista deberá ajustar la vigencia de la garantía. Cesión del Contrato Se presenta cuando la Unidad o el contratista transfieren a otra (s) persona (s), total o parcialmente, sus derechos y obligaciones pactadas en el contrato. No obstante, deberá dejarse constancia escrita de la autorización impartida por la UAESP, la cual se entenderá con la firma de la minuta de cesión del contrato. El cesionario deberá cumplir con los requisitos, experiencia e idoneidad establecidos en los estudios previos o en el pliego de condiciones. En este sentido, el supervisor diligenciará el formato solicitud modificación de contrato GAL-MNC-FM-05. Terminación anticipada de los contratos por mutuo acuerdo de las partes La terminación del contrato de manera anticipada y por mutuo acuerdo, se constituye en una forma indirecta de extinguir las obligaciones, la cual se produce cuando las partes convienen en dar por terminado el vínculo contractual antes de finalizar el plazo de ejecución de las obligaciones derivadas del objeto del acuerdo.


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La gran ventaja de esta forma de terminar los contratos estatales es que las partes pueden quedar a paz y salvo respecto de las obligaciones a su cargo, de manera relativamente fácil, al lograr un acuerdo que no solo conducirá a la finalización del contrato, sino a su liquidación. Cuando la relación contractual ha fluido de manera normal y armoniosa, las partes han venido cumpliendo sus obligaciones, pero existen razones ajenas a éstas, como la necesidad de garantizar el disfrute de la comunidad sobre bienes de uso público o la continuidad en la prestación de los servicios públicos, constituye una forma ideal, por llamarlo de alguna manera, de poner fin a las relaciones contractuales públicas. Procede cuando las partes de común acuerdo terminan la relación contractual antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado. En este sentido, el supervisor diligenciará el formato solicitud modificación de contrato GAL-MNC-FM-05. PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN Perfeccionamiento del contrato: Una vez las partes hayan revisado y aprobado el contenido de la minuta del contrato, la misma es firmada por el ordenador del gasto, así como por el contratista o por el representante legal facultado para el efecto. Cuando el contratista firme, el profesional abogado designado por la Subdirección de Asuntos Legales le informará de los requisitos de legalización y ejecución, así como el tiempo con el que cuenta para la realización del trámite. Numeración y asignación de fecha de la minuta del contrato: El Profesional abogado de la Subdirección de Asuntos Legales que adelantó el proceso precontractual, solicita la asignación del número consecutivo del contrato y fecha, el cual será registrado en la matriz de control generada por el grupo de apoyo a la gestión de la Subdirección. Legalización del contrato:

• Perfeccionado el contrato y para su ejecución, se hará el registro presupuestal (Ver Procedimiento de “SO-GF-PCECP-02 Ejecución y cierre presupuestal).

• El contratista entregará a la Subdirección de Asuntos Legales, las garantías

establecidas en el contrato.

• El Profesional abogado de la Subdirección de Asuntos Legales, efectúa la revisión del contenido de las pólizas y una vez estén acordes con lo establecido en el contrato, imparte su aprobación, utilizando el Formato “GAL-MNC-FM-09 Aprobación de


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Pólizas”. En su defecto, solicita al contratista la modificación y/o aclaración de la póliza.

• El abogado una vez legalizado el contrato procederá a publicar el contrato en el Portal Único de Contratación conforme lo establezcan las normas vigentes.

Comunicación designación supervisión: El profesional abogado de la Subdirección de Asuntos Legales, verificará el cumplimento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, orden de compra u orden de servicio, e informará mediante el formato “GAL-MNC-FM-10 Comunicación Designación Supervisor de Contrato”, suscrito por el profesional de la Subdirección de Asuntos Legales, a la persona designada como supervisor del contrato, con el fin de que éste último proceda a elaborar y suscribir la correspondiente acta de iniciación del contrato. Elaborar y suscribir acta de inicio: El supervisor diligencia el formato “GAL-MNC-FM-21”, la cual es suscrita tanto por el contratista como por el supervisor. El original del acta mencionado, es remitido por el supervisor a la Subdirección de Asuntos Legales, para su archivo en la carpeta contractual. El profesional abogado de la Subdirección de Asuntos Legales, deberá remitir la carpeta contractual al Archivo de Contratos. MODIFICACIÓN DE CONTRATOS Diligenciar y suscribir la solicitud de modificación del contrato: El supervisor diligencia el formato “GAL-MNC-FM-05 Solicitud de Modificación de Contrato”, a través del cual especifica el tipo de modificación del contrato solicitado (prórrogas, adiciones, prórrogas y adiciones, y suspensiones, así como también aclaración, adición y supresión de obligaciones contractuales) y la justificación respectiva. Cuando se trata de solicitud de adición, de prórroga o de adición y prórroga de un contrato, el supervisor debe adelantar las actividades necesarias para obtener el Certificado de Disponibilidad Presupuestal correspondiente y establecer la existencia de cumplimiento del contratista (ver procedimiento de gestión presupuestal).


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Radicar solicitud de modificación del contrato: El supervisor del contrato radica en la Subdirección de Asuntos Legales la solicitud de modificación contractual, junto con el certificado de disponibilidad presupuestal; este último, cuando sea adición, o prórroga y adición de un contrato. Si se trata de contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, se deberá anexar con la solicitud los siguientes documentos del contratista:

ü Certificado de antecedentes de la Personería de Bogotá. ü Certificado de antecedentes de la Procuraduría General de la Nación. ü Antecedentes fiscales de la Contraloría General de la República.

Elaborar minuta de modificación del contrato: Si la modificación consiste en Prórroga y Adición, o cada una de éstas considerada individualmente, el profesional abogado de la Subdirección de Asuntos Legales, procede a elaborar la minuta en SISCO, de acuerdo con la información contenida en la solicitud radicada. Si se trata de otro sí modificatorio o aclaratorio del contrato, el profesional abogado de la Subdirección de Asuntos Legales, procede a elaborar la minuta manualmente de acuerdo a la información contenida en la solicitud radicada. Publicación del contrato y modificaciones suscritas frente al contrato o convenio inicial. El Profesional Abogado en colaboración del auxiliar administrativo, efectúan la publicación en el Portal Único del Contratación Estatal, de la cual generan la correspondiente constancia que reposará en la carpeta contractual. Solicitud de expedición de Certificado de Registro Presupuestal. La dependencia interesada en llevar a cabo el trámite para la modificación de un contrato, debe solicitar ante el Área de Presupuesto de la Subdirección Administrativa y Financiera, la expedición del certificado de registro presupuestal, que garantice la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender la modificación cuando ésta altere el valor inicial del contrato. 4. ETAPA POSTCONTRACTUAL Liquidación de los Contratos


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El periodo de liquidación de los contratos, es la etapa en la cual, las partes hacen una revisión total de las obligaciones ejecutadas, así como los bienes o servicios entregados a la Entidad, además de que se hacen los reconocimientos o ajustes económicos a que haya lugar, con el fin de que las partes se puedan declarar a paz y salvo. Liquidación por mutuo acuerdo La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en el pliego de condiciones o dentro del tiempo pactado. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o la expedición del acto administrativo que ordene la terminación o a la fecha del acuerdo que la disponga. Para el efecto se suscribe el formato acta de liquidación GAL-MNC-FM-20, teniendo en cuenta lo establecido en el Estatuto General de Contratación Pública y sus decretos reglamentarios. Liquidación unilateral En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación, previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la Entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes. Si vencido el plazo anteriormente establecido, no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento de los términos mencionados, de mutuo acuerdo o unilateralmente. Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento, la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. La liquidación no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, como tampoco en los contratos de ejecución instantánea. 5. ANTICIPO Descripción de Etapas para Anticipo El anticipo es la suma de dinero que se entrega al contratista, quien la recibe en calidad de préstamo. El contratista deberá amortizar paulatinamente el monto recibido a título de anticipo, en la proporción que vaya ejecutando el contrato hasta lograr la amortización total.


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Establecer la necesidad de anticipo en la contratación Las personas autorizadas para adelantar procesos de contratación, indican en los Estudios Previos, en el campo Forma de Pago, el porcentaje de anticipo que requiera el contrato a suscribir, sin que este pueda superar el 50% del valor total del contrato, incluyendo la justificación técnica que sustente la necesidad del anticipo. Punto de Control: Corresponde al Vo.Bo. de la Subdirección Administrativa y Financiera. Aprobar el anticipo en la contratación El ordenador del gasto de la Unidad al dar Vo.Bo. a los Estudios Previos, implícitamente aprueba el anticipo en la contratación. Incluir la entrega de anticipo en la minuta del contrato a celebrar y póliza para el manejo del anticipo El abogado de apoyo de la Subdirección de Asuntos Legales elabora la minuta del contrato en donde se incluye lo relacionado con el anticipo, así: En la Cláusula Forma de Pago del Contrato: el porcentaje entregado a titulo de anticipo, así como el porcentaje de la amortización, previa presentación del avance obra. Ambos porcentajes deben ser iguales. Se debe incluir, como requisito para el último pago del contrato, anexar el Acta de cancelación de la cuenta o documento equivalente, en donde debe constar la relación de cheques sobrantes y los cheques anulados y el balance del anticipo En la Cláusula Garantías: los datos de la póliza que ampara el anticipo. Esta póliza debe ser de “Buen Manejo y Correcta Inversión del Anticipo” equivalente al 100% del valor entregado a título del anticipo, por una vigencia igual a la duración del contrato y cuatro meses más, o como lo establezcan las normas vigentes. Punto de Control: El Abogado de Apoyo verifica la inclusión de lo establecido en esta etapa. Presentar Plan de Utilización o de Inversión del Anticipo Durante el período de perfección y legalización del contrato, el contratista debe presentar al supervisor, el Plan de Utilización o de Inversión del Anticipo en el formato establecido, para su aprobación. Aprobar Plan de Utilización o de Inversión del Anticipo


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El supervisor analiza a la luz del contrato, las necesidades de inversión del anticipo, montos y fechas de utilización del mismo, e imparte aprobación del Plan de Utilización o de Inversión del Anticipo, si así lo determina. La aprobación debe ser posterior a la legalización y anterior a la suscripción del “GAL-MNC-FM-21 Acta de Inicio de Contrato”. Fiducia del Anticipo En los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía. El costo de la comisión fiduciaria será cubierto directamente por el contratista. La información financiera y contable de la fiducia podrá ser consultada por los Organismos de Vigilancia y Control Fiscal. Cuenta del anticipo En las contrataciones distintas a las enunciadas en el punto anterior, el manejo de los recursos entregados al contratista a título de anticipo, deberá realizarse en cuenta bancaria separada, no conjunta, a nombre del contrato suscrito. Los rendimientos que llegaren a producir los recursos así entregados, pertenecerán al Tesoro Distrital. Punto de Control: El supervisor debe verificar el cumplimiento de lo establecido con respecto a la fiducia o cuenta bancaria. Solicitud Pago de Anticipo De acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Causación y Trámite de Pagos, el supervisor del contrato debe solicitar el pago del anticipo pactado en el contrato, aportando los documentos necesarios. Debe anexar la certificación de la Entidad Bancaria en la que conste la apertura de la cuenta a nombre del contrato para el manejo del anticipo o la constitución de la fiducia. Para los pagos de avance de obra y final al contratista, el supervisor debe verificar la amortización del anticipo de acuerdo con lo pactado contractualmente.


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Autorizar desembolso del anticipo El supervisor del contrato, con base en el Plan de Utilización o de Inversión del Anticipo, autoriza los desembolsos para pago de anticipo. En el evento en el cual hubiere interventor, tanto el mencionado plan como la autorización de los desembolsos, deberán contar con la aprobación del interventor. Cuando el supervisor o interventor del contrato, según sea el caso, evidencie el uso indebido del anticipo, debe hacer el respectivo informe a la Dirección General de la Unidad con copia a la Subdirección de Asuntos Legales y a la Subdirección Administrativa y Financiera, con el objeto de que repose una copia del informe en el expediente, solicitando hacer efectiva la póliza de amparo o buen manejo del anticipo y correcta inversión, previo el trámite en el cual se garantice al contratista el ejercicio de su derecho al debido proceso. Para ello, debe hacer los análisis respectivos y aportar las evidencias suficientes que soporten las acciones a tomar. Cuando se requieran ajustes o modificaciones al Plan de Utilización o de Inversión del Anticipo, el contratista debe efectuar la solicitud al supervisor del contrato, explicando las causas de los ajustes; el supervisor aprobará o no dicha solicitud, de acuerdo con la ejecución del contrato. Presentar informe de utilización o manejo del anticipo Cada mes, el contratista debe presentar el Informe de utilización del anticipo al supervisor e interventor cuando haya lugar, que contenga:

• Relación de gastos previamente revisados y aprobados por el supervisor, con el concepto y valor

• Comprobantes de egresos (pueden utilizarse las formas Minerva 20-07) • Recibos de pago y/o facturas soporte de los pagos • Copia de los cheques girados • Extracto bancario del período respectivo.

En el mes que no hubiese utilización del anticipo, el contratista debe presentar informe de tal situación acompañado del extracto bancario en donde conste tal evento. Consignar rendimientos financieros a la Unidad En caso de que se generen rendimientos financieros en la cuenta de manejo de anticipo, el contratista debe consignar dichos rendimientos en la cuenta que para tal caso establezca la Tesorería de la Subdirección Administrativa y Financiera de la Unidad. Copia de la consignación debe ser entregada mediante oficio a la Subdirección de Asuntos Legales – Área Contratos, dentro de los tres días hábiles siguientes a la misma.


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Adicionalmente, una copia de la consignación debe ser entregada a la Tesorería de la Unidad diligenciando el formato para recaudos de conceptos varios GF-PCT-FM-05, al día hábil siguiente después de realizada la consignación. Punto de Control: El profesional de Apoyo de la Subdirección Administrativa y Financiera, verifica el envío de la consignación de los rendimientos al Área de Tesorería de la Entidad. Remitir documentos de manejo de anticipo El supervisor remite al Área de Contratación de la Subdirección de Asuntos Legales:

1. El Acta de cancelación de la cuenta o documento equivalente, en donde debe constar la relación de cheques sobrantes y los cheques anulados.

2. El balance del anticipo, en el que se indique el valor recibido de anticipo, los egresos, los

rendimientos generados y consignados. El saldo en el balance debe ser cero.

La entrega de estos documentos es requisito para hacer efectivo del último pago. El manejo de los documentos de manejo del anticipo es responsabilidad del Supervisor del contrato.

Pago anticipado. A diferencia del anticipo, el pago anticipado consiste en un pago parcial que la UAESP realiza al contratista. En tal sentido, las sumas percibidas ingresan al patrimonio de éste, mientras que los dineros que recibe como anticipo son en calidad de préstamo, quiere ello significar que el anticipo continua siendo de propiedad de la entidad pública y su inversión sólo procede en aspectos propios del objeto contractual. 6. IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO Objetivo y Alcance La Ley 1474 del 12 de julio de 2011, en su artículo 86, complementó el propósito del artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, que faculta a las entidades estatales para imponer las multas que hayan sido previamente pactadas en el contrato, con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones y/o sancionar la prestación deficiente o ineficaz del objeto del mismo, al crear un procedimiento administrativo oral para apremiar o castigar al contratista incumplido, que respete el principio constitucional al debido proceso. El debido proceso, es un principio que se encuentra consagrado en el artículo 29 de la Constitución Política, como una manifestación del Estado que busca proteger a las personas frente a las actuaciones de las autoridades públicas, mediante el respeto de las formas


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propias de cada juicio, el juzgamiento por el funcionario competente y el ejercicio del derecho de defensa, entre otras garantías procesales, en el desarrollo de las actuaciones judiciales o administrativas. Este principio, se encuentra desarrollado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, el cual prevé un procedimiento especial para estos casos. De este modo, y como consecuencia de la expedición de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011, ha nacido a la vida jurídica un procedimiento expedito y puntual para que las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, declaren el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, procedan con la imposición de multas y sanciones pactadas en el contrato, y hagan efectiva la cláusula penal pecuniaria. También es viable, de darse cita las condiciones normativamente establecidas, declarar la caducidad del contrato. Trámites Previos a la Imposición de Multas, Sanciones y Declaratorias de Incumplimiento. Solicitud de inicio de procedimiento de imposición de multas: Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la supervisión y/o la interventoría del contrato solicitará a la Subdirección de Asuntos Legales de la entidad, Dependencia delegada para el efecto, el inicio del procedimiento administrativo correspondiente, con el fin de conminar al contratista para que cumpla con sus obligaciones contractuales pendientes de ejecución, mediante la imposición de una multa, o para sancionarlo por la prestación deficiente o ineficaz del objeto del contrato, o para que se hagan las declaraciones necesarias encaminadas a hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria contractualmente establecida , cuando se presenten situaciones que, en su criterio, a la luz del contrato objeto de supervisión y/o interventoría, constituyan una situación de incumplimiento. También podrá solicitarse la declaratoria de caducidad del contrato, si se dan las condiciones legalmente señaladas. En los casos en que en la ejecución contractual exista un seguimiento tanto de una interventoría como de una supervisión, se requerirá que se avale por el supervisor la solicitud presentada a instancias del interventor y viceversa. La solicitud de inicio de procedimiento deberá estar acompañada de los soportes documentales o pruebas necesarias que sirvan de base a la misma, en especial, los requerimientos realizados al contratista presuntamente incumplido y del aval antes referido. Igualmente, en aras de la congruencia que debe existir entre la solicitud de actuación y el oficio de llamamiento a audiencia, deberá hacerse mención expresa y detallada de los hechos que soportan a aquélla, enunciarse las normas o cláusulas posiblemente violadas, así como las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación.


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La Subdirección de Asuntos Legales analizará la solicitud antes referida y conforme a dicho análisis, determinará si hay lugar a solicitar complementación o aclaración de la misma. Si antes de la citación al contratista presuntamente incumplido se reporta por parte de la supervisión y/o interventoría la cesación del incumplimiento, se devolverá la solicitud, sin tramitar, a la supervisión y/o interventoría del contrato. Una vez recibida la solicitud, la Subdirección de Asuntos Legales designará un abogado para que preste el apoyo jurídico al trámite y asignará un número de expediente de acuerdo con el consecutivo correspondiente. Para el efecto, diligenciará el formato Lista de chequeo Actuaciones Administrativas – multas y sanciones GAL-MNC-FM-26. . Etapas a la Imposición de Multa, Sanciones y Declaratorias de Incumplimiento. Las etapas propias del procedimiento administrativo dirigido a la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, son las consagradas en el artículo 86 de la Ley No. 1474 de 2011, o en la norma que la modifique o reemplace, las cuales se encuentran definidas de la siguiente manera: Citación a Audiencia. Para dar inicio al procedimiento de imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, se citará a la audiencia a que se refiere el literal a del citado artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, así como la norma que lo modifique o reemplace. En consonancia con la misma norma, el oficio de citación respectivo, deberá contener lo siguiente:

1. Mención expresa y detallada de los hechos que soportan la actuación, 2. Informe de interventoría o de supervisión en el que se fundamente la actuación. 3. Enunciación de las normas o cláusulas presuntamente violadas o incumplidas. 4. Consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. 5. Lugar, fecha y hora para la realización de la Audiencia. 6. Citación del garante, en el evento en que la garantía consista en póliza de seguros.

Desarrollo de la Audiencia. En consonancia con lo establecido por el literal b del citado artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, así como de la norma que lo modifique o sustituya, en desarrollo de la audiencia de descargos, el Ordenador del Gasto o su delegado (a):

1. Presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación.


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2. Enunciará las normas o cláusulas presuntamente violadas. 3. Enunciará las consecuencias que podrían derivarse para el contratista como producto

de la presunta violación de las normas o cláusulas correspondientes. 4. Concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo

represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual, podrán rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad.

Decisión sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Hecho lo precedente el Director (a) de la UAESP o su delegado (a), mediante resolución motivada, en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Recursos y Notificaciones. Contra la decisión así proferida, solo procede el recurso de reposición, que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en estrados a los interesados presentes en la audiencia. Suspensión de la Audiencia de Descargos. En cualquier momento del desarrollo de la Audiencia, el (a) Director (a) General o su delegado (a), podrá decretar la suspensión de la misma, cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para:

1. Allegar o practicar pruebas, que estime conducentes y pertinentes. 2. Cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para

el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar esta decisión se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia. Terminación del procedimiento. La UAESP podrá dar por terminado el procedimiento administrativo en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de la situación de incumplimiento por parte del contratista. En tal evento, se proyectará la resolución mediante la cual se ordene la terminación del mismo.


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Solución de los Vacios Normativos que se Presenten en el Procedimiento. Cuando en el desarrollo del procedimiento administrativo aquí previsto, se presenten eventos o situaciones que no se encuentren reguladas de manera expresa por el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, en lo no previsto allí, se aplicarán las disposiciones de la Parte Primera del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, conforme lo establece el artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, o de las normas que la sustituyan o modifiquen. Oportunidad para la Integración del Comité Evaluador En cuanto a la designación y oportunidad de conformación de los comités de evaluación se procederá así: El comité evaluador se integrará al momento de la publicación del pliego de condiciones definitivo, mediante acto administrativo proferido por el ordenador del gasto.

CAPITULO III

PROCEDIMIENTOS

En este capítulo se hace la descripción detallada de los procedimientos internos establecidos en La unidad para el cumplimiento de las disposiciones legales que regulan la contratación estatal. Todos los procedimientos establecidos en este manual, deberán ser utilizados por todas las áreas involucradas en la contratación. De conformidad con la modalidad de selección de contratista escogida, el procedimiento a seguir será uno de los relacionados a continuación:

A. PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN PÚBLICA CON O SIN SUBASTA INVERSA 1. OBJETIVO Adelantar un proceso de licitación pública con o sin subasta inversa con el fin de suscribir el correspondiente contrato estatal y satisfacer las necesidades de la Entidad, atendiendo los principios generales de la contratación administrativa, los principios presupuestales y de planeación. 2. ALCANCE Inicia con el Establecer las necesidades y finaliza con la suscripción del contrato

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONTRACTUALES GAL-MNC-01

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3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No. Actividad Descripción de la actividad Área

Responsable Cargo

responsable Registros Punto de Control

1 Establecer la necesidad

Establece diligenciando en el modulo de contratación el modelo estudios previos para adelantar proceso de licitación pública Si requiere asesoría, la solicita a la Subdirección de Asuntos Legales, la cual se debe solicitar mínimo con 5 días hábiles de anterioridad a la radicación de la solicitud de contratación En acto seguido debe imprimir dicho formato y anexarlo al expediente contractual.

Todas las dependencias

Subdirector y/o jefe de Oficina

Modelo Estudios previos para

adelantar proceso de licitación

pública.

2 Solicitar Inicio del Proceso contractual

Diligencia y autoriza el formato Solicitud de proceso contractual GAL-MNC-FM-15 en el modulo de contratación, el cual radica mediante comunicación oficial interna en el aplicativo de correspondencia con los estudios previos y demás anexos y soportes relacionados en la lista de chequeo documentos contractuales licitación pública – selección abreviada – concurso de méritos GAL-MNC-FM-03, y lo remite a la Subdirección de asuntos legales. Por lo menos tres (3) meses antes de la



Solicitud proceso contractual GAL-

MNC-FM-15

Lista de chequeo documentos contractuales

licitación pública – selección

abreviada – concurso de méritos GAL-MNC-FM-03

Histórico

Verificar firma de solicitud en el formato


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No. Actividad Descripción de la actividad Área Responsable

Cargo responsable Registros Punto de

Control fecha prevista para iniciar la ejecución del objeto contractual que se pretenden celebrar.

aplicativo de correspondencia

3 Reasignar solicitud

Revisa el aplicativo de correspondencia y efectúa el reparto al profesional para adelantar el trámite.

Subdirección Asuntos Legales

Subdirector Histórico en aplicativo de

correspondencia

4 Solicitar Documentos

Una vez recibida la designación solicita los documentos físicos por medio del aplicativo de correspondencia. Inmediatamente verifica que el formato Solicitud de proceso contractual GAL-MNC-FM-15 se encuentre totalmente: diligenciado, contenga el código del modulo de contratación, se encuentre firmado y radicado, y se anexen los documentos señalados en la lista de chequeo documentos contractuales licitación pública – selección abreviada – concurso de méritos GAL-MNC-FM-03. Dentro de los 3 días hábiles posteriores a la fecha en que sean radicados en la Subdirección de Asuntos Legales.

. Subdirección Asuntos Legales

Profesional Verificar los anexos

Si está completa ir al paso 6 No está completa ir al paso 5

5 Devolver La solicitud

En caso que la documentación no esté completa, a través de comunicación oficial interna proyectada por el


Subdirector Comunicación Oficial Interna

Verificar que la comunicación oficial contenga


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Control profesional a cargo, devuelve por medio del aplicativo de correspondencia dentro de los 3 días hábiles posteriores a la recepción de la documentación, para que el solicitante subsane los faltantes.

Histórico aplicativo de

correspondencia

claramente los aspectos a ser ajustados.

6 Elaborar Proyecto de Pliego de Condiciones

Elabora el proyecto de pliego de condiciones que contiene el cronograma de conformidad con las normas vigentes dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la revisión de la solicitud y los documentos Ir al paso 8


Profesional Proyecto Pliego

de pliego de condiciones

Para el caso de Subasta Inversa ir al paso 7

7 Establecer Variables

En el proyecto de pliego de Condiciones establece las variables técnicas y económicas que con base en los estudios técnicos los proponentes deban realizar la puja


Profesional Proyecto Pliego

de pliego de condiciones

8 Publicar

Efectúa la publicación del proyecto de pliegos junto con: los estudios previos, el aviso de convocatoria pública y los demás documentos previos que sirven de base para la elaboración del proyecto de pliegos, en el Portal Único del Contratación Estatal y genera la correspondiente constancia que anexa en


Profesional

Auxiliar

Registro Generado por el Portal Único del

Contratación Estatal

Solicitud

publicación en

Verificar el registro generado por el Portal Único del Contratación Estatal


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Control la carpeta contractual. Simultáneamente solicita a la Oficina Asesora de Comunicaciones la publicación del aviso en la página web, diligenciando el formato de solicitud publicación en página web e intranet GC-PCAIW-FM-01 de la UAESP, así como en el Portal Único del Contratación Estatal, conforme a la normatividad vigente. La publicación debe hacerse cuando menos con diez (10) días hábiles de antelación a la apertura de la Licitación Pública.

página web e intranet GC-

PCAIW-FM-01

9 Recibir Observaciones

Recibe las observaciones a que haya lugar por parte de los futuros oferentes, las cuales deberán ser publicadas en el Portal Único del Contratación Estatal, junto con las apreciaciones que haya hecho la Unidad sobre dichas observaciones, conforme a la normatividad vigente.


Profesional

Auxiliar



10 Citar Comité para ajustes

Cita por medio de comunicación oficial interna o mediante correo electrónico al Comité Asesor para la Contratación para exponer el proceso de contratación y las observaciones presentadas al mismo.


Secretaria Técnica del Comité de

Contratación

Comunicación Oficial Interna o

correo electrónico

11 Proponer ajustes

El comité realiza la revisión y presenta las recomendaciones a que haya lugar

Subdirección de Asuntos

Comité Asesor para la Acta Reunión Verificar Acta

Reunión comité


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Control Legales Contratación asesor para la

contratación

12 Ajustar el pre-pliego

Ajusta el pliego de acuerdo a las recomendaciones efectuadas por el comité.


Profesional

13 Emitir Respuesta

Con base en el análisis que realice el Comité de Contratación y con base en el cronograma señalado en el proyecto de pliegos se dará respuesta a cada una de las observaciones presentadas. La cuales serán publicadas en el Portal Único de Contratación Estatal con base en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013.


Profesional Auxiliar



Verificar que se emitan y se

publiquen las respuestas.

14 Publicar

Publica hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) a cinco (5) días entre cada aviso, dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación, en la Pagina WEB de la Unidad y en el Portal único de Contratación, conforme a la normatividad vigente.


Profesional

Auxiliar




15 Apertura del Proceso

Realizado lo anterior expide el Acto Administrativo de apertura del proceso licitatorio. Con el anterior documento publica los pliegos definitivos.


Ordenador del Gasto

Auxiliar

Acto Administrativo

Registro

Generado por el Portal Único del

Contratación



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Control Estatal

16

Celebrar Audiencia de distribución de riesgos y aclaración del pliego

Realiza la Audiencia de Aclaraciones para precisar el alcance y contenido del pliego así como de los riesgos, dentro de los tres días hábiles siguientes a la iniciación del plazo para presentar observaciones al Pliego Definitivo


Profesional

Ordenador del

Gasto

Acta de Reunión (Audiencia)

Verificar publicación en el Portal Único del Contratación Estatal

Se decide modificar el Pliego de

Condiciones Definitivo

Si Ver paso 17 NO ver paso 18

17 Modificar el Pliego

Con base en lo discutido en la audiencia de aclaraciones, procede a modificar mediante adenda. Dicha modificación debe ser autorizada por el Comité de Contratación.


Profesional

Auxiliar Adenda

Verificar Autorización del

Comité de Contratación

18 Cerrar el Proceso

Según el cronograma del proceso procede a cerrar el mismo y a recibir propuestas. Esta etapa la realiza en audiencia y levanta el acta de cierre GAL-MNC-FM-20 del proceso la cual se debe publicar en el Portal Único del Contratación Estatal.


Profesional

Auxiliar

Acta de Cierre

GAL-MNC-FM-20



Verificar que el acta de cierre sea publicada.

19 Designar el

Comité Evaluador

Mediante acto administrativo motivado designa los miembros del comité de evaluación del proceso en los términos

Ordenador del Gasto

Acto Administrativo


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Control del artículo 27 del Decreto 1510 de 2013.

20 Evaluar la Propuesta

Dentro del término señalado en los pliegos evalúa las propuestas. Todos los requisitos de la propuesta o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, que no constituyan factores de selección podrán ser requeridos por la Unidad para que estos sean allegados hasta antes de la adjudicación, so pena de rechazo. De otra parte, si el Comité de Evaluación considera que alguna propuesta es artificialmente baja, requerirá al proponente para que explique o sustente el valor ofertado. Con base en lo anterior el Comité de Evaluación recomienda la continuidad del oferente en el proceso. Las propuestas serán evaluadas según el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011. Que Modificó el numeral 2 del artículo 5° de la Ley 1150 de 2007

Comité de Evaluación

Informe de evaluación GAL-MNC-FM-23

Informe de evaluación

jurídica GAL-MNC-FM-24

21 Trasladar el informe de evaluación

Da traslado del informe de evaluación en los términos del numeral 8º del artículo 30 de la ley 80 de 1993 mediante la


Legales

Profesional

Auxiliar


Verificar publicación en el Portal Único


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Control publicación en el Portal Único de Contratación Estatal.


del Contratación Estatal

¿Se celebra audiencia para subasta inversa?

Si, ver paso 22 NO, ver paso 23

22 Realizar la Subasta

En el transcurso del proceso y posterior a la verificación de requisitos y condiciones, con los proponentes habilitados procede a realizar la subasta inversa para conformar de manera dinámica la oferta. En dicha subasta los proponentes, teniendo en cuenta los pliegos del proceso, en relación con aquellos aspectos de la oferta que incluyan variables dinámicas, presentarán una oferta inicial que podrá ser mejorada mediante la presentación de posturas sucesivas, hasta la conformación de su oferta definitiva, entendida por ésta, la ultima presentada para cada variable dentro del lapso de la subasta. Ir a la actividad No 24


Subdirector

Ordenador del Gasto

Profesional


Verificar que la audiencia sea dirigida por el ordenador del gasto.

23 Citar el Comité de Contratación

Cita el Comité de Evaluación para que éste con base en las propuestas y en la recomendación del Comité de Evaluación recomiende la adjudicación


Secretaria Técnica del Comité de Contratación

comunicación Oficial Interna y/o

Correo electrónico


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Control Ir a la actividad No 25

24 Celebrar Audiencia de adjudicación

Según el cronograma del proceso realiza la audiencia pública para la adjudicación del contrato, en la cual los interesados podrán pronunciarse sobre las respuestas a las observaciones que se realizaron a los informes de evaluación. En dicha audiencia levanta acta de adjudicación y la publica en el Portal Único de Contratación Estatal. Si las ofertas no cumplen con los elementos de calidad y de precio señalados en los pliegos, se procede a declarar desierto el proceso mediante acto administrativo motivado, el cual debe publicarse en Portal Único de Contratación Estatal.


Ordenador del Gasto



Acto

Administrativo

Verificar publicación en el Portal Único del Contratación Estatal

25 Suscribir el Contrato

Si se adjudica el contrato en audiencia de Adjudicación o subasta según sea el caso, se suscribirá el contrato respectivo. (Ver Capitulo II. Numeral 5º - Suscripción del contrato)


Profesional Minuta del Contrato



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4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO


GAL-MNC-01

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GAL-MNC-01

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B. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA 1. OBJETIVO Adelantar un proceso de Selección Abreviada o sin subasta inversa con el fin de suscribir el correspondiente contrato estatal y satisfacer las necesidades de la Entidad, atendiendo los principios generales de la contratación administrativa, los principios presupuestales y de planeación. 2. ALCANCE Inicia con Establecer la necesidad–Estudios Previos y finaliza con la Suscripción del Contrato



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Control

1 Establecer la necesidad – Estudios Previos

Establece la necesidad diligenciando el “modelo estudios previos para procesos de selección abreviada”. Si requiere asesoría, la solicita a la Subdirección de Asuntos Legales, la cual se debe solicitar mínimo con 5 días hábiles de anterioridad a la radicación de la solicitud de contratación Acto seguido imprime dicho formato y lo anexa al expediente contractual.



Modelo estudios

previos para procesos de

selección abreviada


GAL-MNC-01

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Control


Diligencia y autoriza el formato Solicitud de proceso contractual GAL-MNC-FM-15 en el modulo de contratación, el cual es radicado en el aplicativo de correspondencia con los estudios previos y demás anexos y soportes relacionados en la lista de chequeo documentos contractuales licitación pública – selección abreviada – concurso de méritos GAL-MNC-FM-03 y lo remite a la Subdirección de Asuntos Legales. Por lo menos dos (2) meses antes de la fecha prevista para iniciar la ejecución del objeto contractual que se pretenden celebrar.


Subdirector y/o Jefe de Oficina

Solicitud de proceso

contractual GAL-MNC-

FM-15

Lista de chequeo

documentos contractuales



Histórico

aplicativo de corresponden

cia

3 Recibir solicitud



Subdirector

Histórico en aplicativo de corresponden

cia


GAL-MNC-01

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Control

4 Revisar solicitud

Una vez recibida la designación solicita los documentos físicos por medio del aplicativo de correspondencia. Inmediatamente verifica que el formato se encuentre totalmente: diligenciado, contenga el código del modulo de contratación, se encuentre firmado y radicado, y se anexen los documentos señalados en la lista de chequeo documentos contractuales licitación pública – selección abreviada – concurso de méritos GAL-MNC-FM-03. Dentro de los 3 días hábiles posteriores a la fecha en que sean radicados en la Subdirección de Asuntos Legales.

. Subdirección

Asuntos Legales

Profesional

Histórico aplicativo de corresponden

cia

Verificar los anexos



GAL-MNC-01

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Control


En caso que la documentación no esté completa, devuelve por medio del aplicativo de correspondencia dentro de los 2 días hábiles posteriores a la recepción de la documentación, para que el solicitante subsane los faltantes.


Subdirector

Histórico aplicativo de corresponden

cia

6 Elaborar Proyecto de pliego de condiciones

Elabora el proyecto de pliego de condiciones y el cronograma de conformidad con las normas vigentes. Dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la revisión de la solicitud y los documentos.


Profesional Proyecto de

pliego de condiciones


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Control

7 Publicar

Proyecto de Pliegos

Efectúa la publicación del proyecto de pliegos junto con: los estudios previos, el aviso de convocatoria pública y los demás documentos previos que sirven de base para la elaboración del proyecto de pliegos, en el Portal Único de Contratación Estatal y genera la correspondiente constancia que anexa en la carpeta contractual. La publicación se debe hacer cuando menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la apertura de la Selección.


Profesional

Auxiliar

Registro Generado por

el Portal Único de


Verificar el registro

generado por el Portal Único del


8 Recibir

Observaciones

Recibe las observaciones a que haya lugar por parte de los futuros oferentes, las cuales debe publicar en el Portal Único del Contratación Estatal, junto con las apreciaciones que haya hecho la Unidad sobre dichas observaciones, conforme a la normatividad vigente.


Profesional

Auxiliar


el Portal Único de






GAL-MNC-01

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Control




Secretaria Técnica del Comité de

Contratación

Comunicación Oficial Interna

o correo electrónico

10 Proponer ajustes



Legales

Comité Asesor para la

Contratación Acta Reunión

Verificar Acta Reunión

comité asesor para la

contratación






Verificar Acta Reunión

comité asesor para la

contratación

12 Emitir Respuesta

Con base en el análisis que realice el Comité de Contratación y el cronograma señalado en el proyecto de pliegos, da respuesta a cada una de las observaciones presentadas. Las cuales serán publicadas en el Portal Único de Contratación Estatal con base en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013


Profesional

Auxiliar


el Portal Único de



GAL-MNC-01

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Control

13 Dar Apertura al Proceso

Realizado lo anterior expide el Acto Administrativo de apertura del proceso de selección abreviada. Con el anterior documento publica los pliegos definitivos.


Profesional

Auxiliar

Acto Administrativo

Registro






14 Recibir

Manifestaciones de Interés

Dentro de los 3 días hábiles posteriores a la apertura del proceso, recibe las manifestaciones de las personas interesadas en participar en el proceso, con el fin de que se conforme una lista de posibles ofertantes. Si no se presenta ninguna manifestación de interés se procede a declarar desierto el proceso.


Ordenador del

Gasto

Profesional

Acto Administrativo

El número de posibles oferentes es mayor de 10?

Sí ver paso 15 No ver paso 16


GAL-MNC-01

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Control

15

Realizar Sorteo

Consolidación de

oferentes

Según el cronograma y en caso de que existan más de 10 posibles oferentes que hayan manifestado su interés en participar, eleva en sorteo un acta de consolidación de posibles intereses que no podrá ser superior a 10.


Ordenador del Gasto

Profesional

Acta reunión

Verificar que el sorteo sea realizado por el ordenador

del gasto

16

Celebrar Audiencia de aclaración y distribución de riesgos

Teniendo en cuenta el objeto y cuantía del contrato a realizar, celebra Audiencia de Aclaraciones para precisar el alcance y contenido del pliego así como de los riesgos, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la iniciación del plazo para presentar observaciones al Pliego Definitivo En la audiencia realiza las aclaraciones del caso para precisar el alcance y contenido del pliego así como de los riesgos. De la audiencia eleva un acta, la cual publica en el Portal Único de Contratación Estatal.


Profesional

Ordenador del Gasto

Acta de Reunión

(Audiencia)

Verificar publicación en

el Portal Único del



GAL-MNC-01

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Control

17 Modificar el Pliego

Con base en lo discutido en la audiencia de aclaraciones, procede a modificar mediante adenda. Dicha modificación debe ser autorizada por el Comité de Contratación.


Profesional

Auxiliar Adenda

Verificar Autorización

del Comité de Contratación

18 Cerrar el Proceso

Según el cronograma del proceso procede a cerrar el mismo y a recibir propuestas. Esta etapa se realiza en audiencia y se levantará un acta de cierre GAL-MNC-FM-20 de proceso la cual se debe publicar en el Portal Único de Contratación Estatal.


Profesional

Auxiliar

Acta de Cierre GAL-MNC-

FM-20




19 Designar el

Comité Evaluador

Mediante acto administrativo motivado designa los miembros del comité de evaluación del proceso en los términos del artículo 27 del Decreto 1510 de 2013.

Ordenador del Gasto

Acto Administrativo


GAL-MNC-01

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Control


Dentro del término señalado en los pliegos el comité evaluará las propuestas. Todos los requisitos de la propuesta o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, que no constituyan factores de selección podrán ser requeridos por la Unidad para que estos sean allegados hasta antes de la adjudicación, so pena de rechazo. De otra parte, si el Comité de Evaluación considera que alguna propuesta es artificialmente baja, requerirá al proponente para que explique o sustente el valor ofertado. Con base en lo anterior el Comité de Evaluación recomendará la continuidad del oferente en el proceso. Las propuestas serán evaluadas según el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011 que modificó el numeral 2 del artículo 5° de la Ley 1150 de 2007


Informe de evaluación

GAL-MNC-FM-23

Informe de Evaluación

Jurídica GAL-MNC-FM-24


GAL-MNC-01

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Control

21

Trasladar el informe de

evaluación a los

interesados

Da traslado al informe preliminar en los términos del numeral 8º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.


Legales Profesional




Verificar publicación del informe en el Portal Único del


22 Citar Comité

de Contratación

Cita por medio de comunicación oficial interna o mediante correo electrónico al Comité Asesor para la Contratación con la finalidad de exponer el proceso de contratación y las observaciones presentadas al mismo.


Subdirector

Comunicación Oficial Interna

o correo electrónico


GAL-MNC-01

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Control

23 Realizar

Audiencia de adjudicación

Según el cronograma del proceso realiza la audiencia pública para la adjudicación del contrato, en la cual los interesados podrán pronunciarse sobre las respuestas a las observaciones que se realizaron a los informes de evaluación. Si las ofertas no cumplen con los elementos de calidad y de precio señalados en los pliegos, se procede a declarar desierto el proceso mediante acto administrativo motivado, el cual debe publicarse en Portal Único Del Contratación Estatal.


Ordenador del Gasto,

Acta de Reunión

Registro



Verificar la publicación del acta de

reunión

24 Elaborar

acto Administrativ

o

Elabora el acto administrativo de adjudicación o declaratoria de desierto para firma del ordenador del gasto. Una vez firmado por el ordenador del gasto publica en el Portal Único Del Contratación Estatal.


Profesional

Acto Adminsitrativo

Registro



Verificar la publicación

del acto administrativo


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Control

25 Suscribir el Contrato

Si se adjudica el contrato en audiencia de Adjudicación o subasta según sea el caso, se celebrará el contrato respectivo. (Ver Capitulo II. Numeral 5º - Suscripción del contrato)


Profesional Minuta del contrato

Verificar contrato

perfeccionado



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VERSIÓN 08

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C. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA CON SUBASTA INVERSA PRESENCIAL

1. OBJETIVO Adelantar un proceso de Selección Abreviada o sin subasta inversa con el fin de suscribir el correspondiente contrato estatal y satisfacer las necesidades de la Entidad, atendiendo los principios generales de la contratación administrativa, los principios presupuestales y de planeación. 2. ALCANCE Inicia con Establecer la necesidad – Estudios Previos y finaliza con la suscripción del contrato



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3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. Actividad Descripción de la actividad Área

Responsable Cargo



Establece diligenciando en el modulo de contratación el modelo estudios previos para procesos de selección abreviada. Si requiere asesoría, la solicita a la Subdirección de Asuntos Legales, la cual se debe solicitar mínimo con 5 días hábiles de anterioridad a la radicación de la solicitud de contratación En acto seguido debe imprimir dicho formato y anexarlo al expediente contractual.



Modelo estudios previos para procesos de

selección abreviada


Diligencia el formato Solicitud de proceso contractual GAL-MNC-FM-15 en el modulo de contratación, el cual es radicado en el aplicativo de correspondencia con los estudios previos y demás anexos y soportes relacionados en la lista de chequeo documentos contractuales licitación pública – selección abreviada – concurso de méritos GAL-MNC-FM-03 y lo remite a la Subdirección de Asuntos Legales.

Por lo menos un (1) mes antes de la fecha prevista para iniciar la ejecución del objeto contractual que se pretenden celebrar



Solicitud de proceso contractual GAL-

MNC-FM-15

Lista de chequeo documentos contractuales

licitación pública – selección abreviada – concurso de méritos

GAL-MNC-FM-03

Histórico aplicativo de correspondencia


GAL-MNC-01

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Control

3 Recibir solicitud



Subdirector Histórico en aplicativo de correspondencia

4 Revisar solicitud

Una vez recibida la designación solicita los documentos físicos por medio del aplicativo de correspondencia. Inmediatamente verifica que el formato se encuentre totalmente: diligenciado, contenga el código del modulo de contratación, se encuentre firmado y radicado, y se anexen los documentos señalados en la lista de chequeo documentos contractuales licitación pública – selección abreviada – concurso de méritos GAL-MNC-FM-03. Dentro de los 3 días hábiles posteriores a la fecha en que sean radicados en la Subdirección de Asuntos Legales.

. Subdirección

Asuntos Legales Profesional Histórico aplicativo

de correspondencia Verificar los anexos



En caso que la documentación no esté completa, se devuelve por medio del aplicativo de correspondencia dentro de los 2 días hábiles posteriores a la recepción de la documentación, para que el solicitante subsane los faltantes.

Subdirección Asuntos Legales Subdirector Histórico aplicativo

de correspondencia


GAL-MNC-01

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Control

6 Elaborar Proyecto de pliego de condiciones


Subdirección Asuntos Legales Profesional Proyecto de pliego de

condiciones

7 Publicar

Efectúa la publicación del proyecto de pliegos junto con: los estudios previos, el aviso de convocatoria pública y los demás documentos previos que sirven de base para la elaboración del proyecto de pliegos, en el Portal Único del Contratación Estatal y genera la correspondiente constancia que anexa en la carpeta contractual. La publicación se debe hacer cuando menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la apertura de la Selección.


Profesional

Auxiliar

Registro Generado por el Portal Único del Contratación

Estatal


8 Recibir

Observaciones

Recibe las observaciones a que haya lugar por parte de los futuros oferentes, las cuales deberán ser publicadas en el Portal Único del Contratación Estatal, junto con las apreciaciones que haya hecho la Unidad sobre dichas observaciones, conforme a la normatividad vigente.


Profesional

Auxiliar


Estatal


GAL-MNC-01

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Control



Subdirección Asuntos Legales Subdirector

Comunicación Oficial Interna o correo

electrónico

10 Proponer ajustes


Subdirección de Asuntos Legales



Verificar Acta

Reunión comité asesor para la

contratación



Subdirección Asuntos Legales Profesional

12 Emitir Respuesta

Con base en el análisis que realice el Comité de Contratación y con base en el cronograma señalado en el proyecto de pliegos se dará respuesta a cada una de las observaciones presentadas.




Estatal

Verificar publicación

de respuesta

en el portal único de

contratación


GAL-MNC-01

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Control

13 Dar

Apertura al Proceso

Realizado lo anterior debe expedir el Acto Administrativo de apertura del proceso de Selección Abreviada. Con el anterior documento debe publicar los pliegos definitivos.



Acto Administrativo


Estatal


generado por el Portal

Único del Contratació

n Estatal

14 Dar

cumplimiento al

Cronograma

A partir de esta etapa dará cumplimiento a lo señalado en el respectivo cronograma de la convocatoria.


Subdirectores Profesional

Auxiliar

15 Designar el

Comité Evaluador

Mediante acto administrativo motivado el ordenador del gasto del proceso, designará los miembros del comité de evaluación del proceso en los términos del artículo 2.2.9., parágrafo 2º.

Ordenar del Gasto Acto Administrativo


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Control


Dentro del término señalado en los pliegos el comité evaluará las propuestas. Todos los requisitos de la propuesta o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, que no constituyan factores de selección podrán ser requeridos por la Unidad para que estos sean allegados hasta antes de la adjudicación, so pena de rechazo. Con base en lo anterior el Comité de Evaluación recomendará la continuidad del oferente en el proceso y la celebración de la subasta con los proponentes debidamente habilitados.



Informe de

Evaluación Jurídica GAL-MNC-FM-24

17 Subasta Inversa

Presencial

Debe agotar el procedimiento descrito en el Decreto Nacional 1510 de 2013.


Subdirector y

Profesional

Acta de reunión y

Acto administrativo

Verificar que se

publique el acto

administrativo

18 Suscribir el contrato

Si se adjudica el contrato en audiencia de Adjudicación o subasta según sea el caso, se celebrará el contrato respectivo. (Ver Capitulo II. Numeral 5º - Suscripción del contrato)

Subdirección Asuntos Legales Profesional Minuta del contrato

Verificar contrato perfeccionado



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VERSIÓN 08

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D. PROCEDIMIENTO DE CONCURSO DE MÉRITOS

1. OBJETIVO Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y 1474 de 2011, en el Decreto Ley 0019 de 2012 y el Decreto 1510 de 2013, así como en las demás normas reglamentarias que regulan la materia. De conformidad con el numeral 3, del artículo 2 de la ley 1150 de 2007, en concordancia con el Decreto 1510 de 2013, el procedimiento de selección aplicable a este tipo de procesos es el concurso de méritos abierto. 2. ALCANCE Inicia con Establecer la necesidad – Estudios Previos y finaliza con la suscripción del contrato



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3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. Actividad Descripción de la actividad Área

Responsable Cargo


1 Establecer la necesidad –

Estudios Previos

Establece, diligenciando en el modulo de contratación el modelo estudios previos para adelantar proceso de concurso de méritos. Si requiere asesoría, la solicita a la Subdirección de Asuntos Legales, la cual se debe solicitar mínimo con 5 días hábiles de anterioridad a la radicación de la solicitud de contratación. En los estudios previos debe identificar el tipo de propuesta que deberá ser presentada por el oferente. Propuesta Técnica Simplificada3 Propuesta Técnica Detallada4 En acto seguido debe imprimir 5En acto seguido debe imprimir dicho formato y anexarlo al expediente contractual.



Modelo estudios previos para

adelantar proceso de concurso de

méritos

3 La entidad suministre en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma, se exigirá la presentación de una propuesta técnica simplificada (PTS). En estos casos procede la selección por el sistema de concurso abierto, o mediante el de precalificación con lista corta o lista multiusos. 4 Cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o presentación de una propuesta técnica detallada (PTD). En estos casos sólo procede la selección por el sistema de precalificación con lista corta.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTRACTUALES

GAL-MNC-01

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Control


Diligencia el formato Solicitud de proceso contractual GAL-MNC-FM-15 en el modulo de contratación, el cual es radicado en el aplicativo de correspondencia con los estudios previos y demás anexos y soportes relacionados en la lista de chequeo documentos contractuales licitación pública – selección abreviada – concurso de méritos GAL-MNC-FM-03. Por lo menos tres (3) meses antes de la fecha prevista para iniciar la ejecución del objeto contractual que se pretenden celebrar



Solicitud de proceso

contractual GAL-MNC-FM-15

Lista de chequeo

documentos contractuales



Histórico

aplicativo de correspondencia

3 Recibir solicitud





GAL-MNC-01

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Control

4 Revisar solicitud

Una vez recibida la designación dentro de los 3 días hábiles posteriores a la fecha en que sean radicados en la Subdirección de Asuntos Legales, solicita los documentos físicos por medio del aplicativo de correspondencia. Inmediatamente verifica que el formato se encuentre totalmente: diligenciado, contenga el código del modulo de contratación, se encuentre firmado y radicado, y se anexen los documentos señalados en la lista de chequeo documentos contractuales licitación pública – selección abreviada – concurso de méritos GAL-MNC-FM-03. En caso que la documentación no esté completa, realiza comunicación oficial interna para ser firmada por el subdirector de Asuntos Legales y devuelve por medio del aplicativo de correspondencia , para que el solicitante subsane los faltantes

. Subdirección

Asuntos Legales

Profesional

Verificar Formatos y

anexos

Verificar comunicación oficial interna enviada

¿El proceso se va adelantar con sistema de precalificación?

Si, ir al paso 5 No, ir al paso 6


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Control

5 Surtir Precalificación

La precalificación consiste en la conformación de una lista limitada de oferentes para uno o varios procesos de concurso de méritos. La precalificación que se haga para un sólo proceso de concurso de méritos se denominará lista corta. La que se realice para varios concursos de méritos determinados o determinables se denominará lista multiusos. Para la composición de estas listas debe realizarse una convocatoria pública a través del Portal Único de Contratación Estatal. Definir la realización de precalificación con lista corta o multiusos. Lista Corta6 Lista Multiusos7

Subdirector de Asuntos Legales

Ordenador del Gasto /

Subdirector

Abogado Auxiliar

Lista Corta y/o Lista Multiusos

6 Conformación de oferentes para un proceso especifico. No podrá exceder de 6 precalificados con propuesta técnica Detallada. Si es Propuesta Técnica Simplificada no podrá superar 10 precalificados. 7 Se utiliza con el fin de generar una lista de precalificación para varios procesos de selección - Concurso de Meritos – con propuestas técnicas simplificadas.


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Control

6 Elaborar

Proyecto de pliego de

condiciones





7 Publicar

Proyecto de Pliegos

Efectúa la publicación del proyecto de pliegos junto con: los estudios previos, el aviso de convocatoria pública y los demás documentos previos que sirven de base para la elaboración del proyecto de pliegos, en el Portal Único del Contratación Estatal y genera la correspondiente constancia que anexa en la carpeta contractual. La publicación se debe hacer cuando menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la apertura de la Selección.


Profesional

Auxiliar




8 Recibir Observaciones

Recibe las observaciones a que haya lugar por parte de los futuros oferentes, las cuales son publicadas en el Portal Único del Contratación Estatal, junto con las apreciaciones que haya hecho la Unidad sobre dichas observaciones, conforme a la normatividad vigente.


Profesional






Subdirector

Comunicación Oficial Interna o

correo electrónico


GAL-MNC-01

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Control

10 Proponer ajustes

El comité realiza la revisión y presenta las recomendaciones a que haya lugar.


Legales






Profesional

Verificar Acta

Reunión comité asesor para la

contratación

12 Emitir Respuesta

Con base en el análisis que realice el Comité de Contratación y con base en el cronograma señalado en el proyecto de pliegos se dará respuesta a cada una de las observaciones presentadas.


Profesional



13 Apertura del Proceso

Realizado lo anterior expide el Acto Administrativo de apertura del proceso. Con el anterior documento publica los pliegos definitivos.


Profesional

Auxiliar

Acto Administrativo

Registro




generado por el Portal

Único del Contratació

n Estatal

Si existen listas cortas o multiusos ver paso 14. Si es concurso abierto ver paso 15


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Control

14 Invitar a

presentar propuestas

Realiza mediante una carta la invitación a presentar propuestas a los integrantes de las listas corta o multiusos según sea el caso.


Legales

Profesional Auxiliar Invitación

Verificar la publicación

de la invitación

15 Cumplir con el Cronograma

A partir de esta etapa dará cumplimiento a lo señalado en el respectivo cronograma de la convocatoria.


Subdirectores Profesional

Auxiliar

16 Recepcionar las propuestas

Según el cronograma recibe las propuestas para remitirlo al comité evaluador


Legales

Profesional

Propuestas

17 Designar el Comité Evaluador

Mediante acto administrativo motivado el ordenador del gasto del proceso, designará los miembros del comité de evaluación del proceso.

Ordenar del Gasto

Acto Administrativo


GAL-MNC-01

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Control


Dentro del término señalado en los pliegos el comité evalúa las propuestas. Todos los requisitos de la propuesta o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, que no constituyan factores de selección podrán ser requeridos por la Unidad para que estos sean allegados hasta antes de la adjudicación, so pena de rechazo. De otra parte, si el Comité de Evaluación considera que alguna propuesta es artificialmente baja, requerirá al proponente para que explique o sustente el valor ofertado. Con base en lo anterior el Comité de Evaluación recomienda la continuidad del oferente en el proceso. Las propuestas serán evaluadas según el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011.



Informe de Evaluación

Jurídica GAL-MNC-FM-24


Si se adjudica el contrato en audiencia de Adjudicación, se celebrará el contrato respectivo. (Ver Capitulo II. Numeral 5º - Suscripción del contrato)


Profesional Minuta del contrato

Verificar contrato

perfeccionado



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GAL-MNC-01

VERSIÓN 08

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E. PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA

1. OBJETIVO Definir las actividades y etapas que se deben desarrollar para poder adelantar un proceso de Contratación Directa. 2. ALCANCE Inicia con Establecer la necesidad – Estudios Previos y finaliza con la suscripción del contrato



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Control

1

Establecer la necesidad – Estudios Previos

Establece la necesidad diligenciando en el módulo de contratación el modelo Estudios previos para la modalidad de contratación directa – contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Si requiere asesoría, la solicita a la Subdirección de Asuntos Legales, la cual se debe solicitar mínimo con 5 días hábiles de anterioridad a la radicación de la solicitud de contratación En acto seguido debe imprimir dicho formato y anexarlo al expediente contractual.



Modelo Estudios previos para la modalidad de contratación directa – contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.


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Control


Diligencia el formato Solicitud de proceso contractual GAL-MNC-FM-15 en el modulo de contratación, el cual es radicado en el aplicativo de correspondencia con los estudios previos y demás anexos y soportes relacionados en una de las siguientes listas según aplique: listas de chequeo Contratación Directa GAL-MNC-FM-07; Lista de Chequeo para Contratos de Arrendamiento GAL-MNC-FM-30 Por lo menos un (1) mes antes de la fecha prevista para iniciar la ejecución del objeto contractual que se pretenden celebrar



Solicitud de proceso contractual GAL-MNC-FM-15 Listas de chequeo Contratación Directa GAL-MNC-FM-07 Lista de Chequeo para Contratos de Arrendamiento GAL-MNC-FM-30 Histórico aplicativo de correspondencia

3 Recibir solicitud





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Control

4 Revisar solicitud

Una vez recibida la designación dentro de los 3 días hábiles posteriores a la fecha en que sean radicados en la Subdirección de Asuntos Legales, solicita los documentos físicos por medio del aplicativo de correspondencia. Inmediatamente verifica que el formato se encuentre totalmente: diligenciado, contenga el código del modulo de contratación, se encuentre firmado y radicado, y se anexen los documentos señalados en la lista de chequeo que corresponda a la clase de contrato a suscribirse.


Profesional Histórico aplicativo de correspondencia




En caso que la documentación no esté completa, realiza comunicación oficial interna y devuelve por medio del aplicativo de correspondencia, para que el solicitante subsane los faltantes.


Subdirector

Comunicación Oficial Interna Histórico aplicativo de correspondencia

Verificar la devolución a la dependencia solicitante

6 Elaborar Minuta

Elabora la minuta del contrato en el modulo de contratación dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la revisión de la solicitud y los documentos.


Profesional Minuta del Contrato


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Control


Suscribe el contrato respectivo. Ver Capitulo II. Numeral 5º - Suscripción del contrato


Profesional Contrato Suscrito

Verificar contrato

perfeccionado



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F. PROCEDIMIENTO DE CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS 1. OBJETIVO Definir las actividades y etapas que se deben desarrollar para poder adelantar un proceso de Contratación Interadministrativa. 2. ALCANCE Inicia con Establecer la necesidad – Estudios Previos y finaliza con la suscripción del contrato



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No. Actividad Descripción de la actividad Área

Responsable Cargo



Establece la necesidad diligenciando en el módulo de contratación el modelo estudios previos para celebración de convenios y/o contratos interadministrativos. Si requiere asesoría, la solicita a la Subdirección de Asuntos Legales, la cual se debe solicitar mínimo con 5 días hábiles de anterioridad a la radicación de la solicitud de contratación Acto seguido imprime dicho formato y lo anexa al expediente contractual.



Modelo estudios previos para celebración de convenios y/o contratos interadministrativos


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Control


Diligencia el formato Solicitud de proceso contractual GAL-MNC-FM-15 en el modulo de contratación, el cual es radicado en el aplicativo de correspondencia con los estudios previos y demás anexos y soportes relacionados en la Lista de chequeo de convenios y contratos interadministrativos GAL-MNC-FM-27 y lo remite a la Subdirección de Asuntos Legales. Por lo menos dos (2) meses antes de la fecha prevista para iniciar la ejecución del objeto contractual que se pretenden celebrar.



Solicitud de proceso contractual GAL-MNC-FM-15 Lista de chequeo de convenios y contratos interadministrativos GAL-MNC-FM-27 Histórico aplicativo de correspondencia

3 Recibir solicitud





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Control

4 Revisar solicitud

Una vez recibida la designación solicita los documentos físicos por medio del aplicativo de correspondencia. Inmediatamente verifica que el formato se encuentre totalmente: diligenciado, contenga el código del módulo de contratación, se encuentre firmado y radicado, y se anexen los documentos señalados en la lista de chequeo convenios y contratos interadministrativos GAL-MNC-FM-27 Dentro de los 3 días hábiles posteriores a la fecha en que sean radicados en la Subdirección de Asuntos Legales.


Profesional

lista de chequeo convenios y contratos interadministrativos GAL-MNC-FM-27 Histórico aplicativo de correspondencia




En caso que la documentación no esté completa, devuelve por medio del aplicativo de correspondencia dentro de los 2 días hábiles posteriores a la recepción de la documentación, para que el solicitante subsane los faltantes.

Subdirección Asuntos Legales Subdirector

Histórico aplicativo de correspondencia


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Control

6 Elaborar Acto Administrativo

Elabora el Acto Administrativo de Justificación de para contratar bajo la modalidad de contratación Directa.

Subdirección Asuntos Legales Profesional Acto

Administrativo




Secretaria Técnica del Comité de Contratación

Comunicación Oficial Interna o correo electrónico

8 Proponer ajustes



Comité Asesor para la Contratación Acta Reunión

Verificar Observaciones

en Acta de reunión


Dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la revisión de la solicitud y los documentos. Celebrará el contrato respectivo. (Ver Capitulo II. Numeral 5º - Suscripción del contrato)

Subdirección Asuntos Legales Profesional Minuta del

contrato




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G. PROCEDIMIENTO DE MINIMA CUANTIA 1. OBJETIVO Adelantar un proceso de Mínima Cuantía con el fin de suscribir la carta de aceptación y el correspondiente contrato estatal y satisfacer las necesidades de la Entidad, ante el evento de que la Unidad requiera de la adquisición de bienes, servicios y obras, cuyo valor no exceda del (10%) de la menor cuantía de la entidad, procedimiento que se lleva a cabo atendiendo los principios generales de la contratación administrativa, los principios presupuestales y de planeación. 2. ALCANCE Inicia con Establecer la necesidad – Estudios Previos y finaliza con la suscripción del contrato



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Control


Establece diligenciando en el modulo de contratación el modelo estudios previos para la modalidad del proceso de mínima cuantía y diligencia el formato “GAL-MNC-FM-15 Solicitud de Proceso Contractual”. Si requiere asesoría, la solicita a la Subdirección de Asuntos Legales, la cual se debe solicitar mínimo con 5 días hábiles de anterioridad a la radicación de la solicitud de contratación En acto seguido debe imprimir dicho formato y anexarlo al expediente contractual.



Modelo estudios previos para la modalidad del proceso de mínima cuantía GAL-MNC-FM-15 Solicitud de Proceso Contractual


Diligencia el formato Solicitud de proceso contractual GAL-MNC-FM-15 en el modulo de contratación, el cual es radicado en el aplicativo de correspondencia con los estudios previos y demás anexos y soportes relacionados en la Lista de chequeo contratación de mínima cuantía GAL-MNC-FM-29, y lo remite a la Subdirección de asuntos legales. Por lo menos dos (2) semanas antes de la fecha prevista para iniciar la ejecución del objeto contractual que se pretenden celebrar.



Solicitud de proceso contractual GAL-MNC-FM-15 Lista de chequeo contratación de mínima cuantía GAL-MNC-FM-29 Histórico aplicativo de correspondencia


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Control

3 Recibir solicitud


Subdirección Asuntos Legales Subdirector Histórico en aplicativo

de correspondencia

4 Invitar

Publica una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones técnicas exigidas y el cronograma del proceso.


Profesional Registro generado por portal único del contratación estatal

Verificar la debida publicación

5 Recepcionar las propuestas

Según el cronograma recibe las propuestas para remitirlo al comité evaluador


Profesional

Propuestas

6 Designar el Comité Evaluador

Mediante acto administrativo motivado el ordenador del gasto del proceso, designará los miembros del comité de evaluación del proceso.

Ordenar del Gasto Acto Administrativo


Dentro del término señalado en los pliegos el comité evalúa la propuesta que contenga el menor precio, en caso de rechazo de la propuesta con el menor precio se continuará con la segunda evaluación con menor precio y así sucesivamente. Todos los requisitos de la propuesta o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, que no constituyan


Informe de evaluación GAL-MNC-FM-23 Informe de Evaluación Jurídica GAL-MNC-FM-24


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Control factores de selección podrán ser requeridos por la Unidad para que estos sean allegados hasta antes de la adjudicación, so pena de rechazo. De otra parte, si el Comité de Evaluación considera que alguna propuesta es artificialmente baja, requerirá al proponente para que explique o sustente el valor ofertado.

8 Aceptar la Oferta

Acepta la oferta mediante comunicación oficial externa, que se publica en el portal único del contratación estatal y se remite a la dirección física otorgada por el proponente en su oferta

Subdirección Asuntos Legales Profesional Comunicación Oficial

Externa

Verificar publicación de la comunicación.


Si se adjudica el contrato en audiencia de Adjudicación, se celebrará el contrato respectivo. (Ver Capitulo II. Numeral 5º - Suscripción del contrato)

Subdirección Asuntos Legales Profesional Minuta del contrato




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ANEXOS Anexo 1: Instructivo de supervisión GAL-MNC-FM-03 Lista de chequeo documentos contractuales-licitación pública–selección abreviada y concurso de méritos GAL-MNC-FM-05 Solicitud de modificación de contrato GAL-MNC-FM-07 Listas de chequeo Contratación Directa GAL-MNC-FM-09 Aprobación de Pólizas GAL-MNC-FM-10 Comunicación Designación Supervisor de Contrato GAL-MNC-FM-13 Constancia de estudio de precios del mercado GAL-MNC-FM-15 Solicitud de proceso contractual GAL-MNC-FM-16 Verificación competencias de contratistas GAL-MNC-FM-20 Acta de cierre GAL-MNC-FM-21 Acta de inicio de contrato GAL-MNC-FM-22 Acta de liquidación de contrato GAL-MNC-FM-23 Informe de Evaluación GAL-MNC-FM-24 Informe de evaluación jurídica GAL-MNC-FM-25 Informe de supervisión y certificación de cumplimiento del Contrato GAL-MNC-FM-26 Lista de chequeo actuaciones administrativas - multas y sanciones. GAL-MNC-FM-27 Lista de chequeo convenios y contratos interadministrativos GAL-MNC-FM-28 Lista de chequeo contratos y convenios de asociación GAL-MNC-FM-29 Lista de chequeo contratación de mínima cuantía GAL-MNC-FM-30 Lista de chequeo para contratos de arrendamiento Modelo de estudios previos contratación directa – contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión Modelo Estudios previos para licitación pública. Modelo de estudios previos para Procesos de selección abreviada Modelo Estudios previos concurso de méritos. Modelo Estudios previos proceso de mínima cuantía Modelo Estudios Previos para Convenios y Contratos Interadministrativos Modelo de informe mensual de ejecución de contrato Modelo certificado de idoneidad


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ANEXO 1 INSTRUCTIVO DE SUPERVISIÓN

INTRODUCCIÓN El Instructivo de Supervisión reglamenta e implementa las disposiciones de la Ley 80 de 1993 “Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”, la Ley 1150 de 2007 “por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993”, Ley 1474 de 2011 “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública” y el Decreto 1510 de 2013 “Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública.”, en relación con las funciones, obligaciones y facultades del supervisor como funcionario encargado del seguimiento, control técnico, administrativo y financiero, de la ejecución idónea y oportuna de los contratos, y de representar a la UAESP ante el contratista. La finalidad de la supervisión es verificar que las partes cumplan a cabalidad con los términos del contrato y colaborar con el contratista para que el objeto contractual se ejecute de manera eficiente y acorde con los fines perseguidos por la UAESP.

CAPITULO I DEFINICIONES, PRINCIPIOS, FINALIDADES, OBJETIVOS, OBLIGACIONES, DESARROLLO Y OBLIGATORIEDAD DE LA SUPERVISIÓN. 1.1 PRINCIPIOS QUE RIGEN LA SUPERVISIÓN La labor del supervisor debe ejercerse con base en los principios constitucionales y los consagrados en la ley de contratación, en este orden de ideas, la supervisión de los contratos a cargo de la UAESP, se rigen por los principios de eficiencia, transparencia, economía, eficacia e imparcialidad. En desarrollo de los cuales el supervisor deberá:

• Colaborar con la UAESP y el contratista en el logro de los objetivos y fines perseguidos con la respectiva contratación.

• Adelantar las gestiones a que haya lugar para que el contrato se ejecute de acuerdo con la programación acordada con el contratista y dentro del plazo de ejecución pactado.

• Vigilar que los recursos del contrato sean desembolsados de acuerdo con las asignaciones presupuestales y en proporción a la ejecución efectiva de las prestaciones pactadas.

• Responder por los resultados de su gestión y de las decisiones técnicas, administrativas y financieras tomadas durante la vigencia del contrato.


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• Verificar la calidad de la ejecución y el cumplimiento de las condiciones técnicas, administrativas, financieras y legales del contrato.

1.3 FINALIDADES DE LA SUPERVISIÓN La supervisión tiene como finalidad controlar, solicitar, exigir, colaborar y verificar el cumplimiento de las obligaciones y de las condiciones pactadas en los contratos. Absolver: El supervisor debe resolver y contestar en forma escrita y por escrito, las dudas, consultas y peticiones del contratista, que se presentan con ocasión del desarrollo del contrato. Colaborar: El supervisor debe colaborar con el contratista para lograr el éxito del contrato, circunstancia que no debe confundirse con permisividad. Controlar: Se realiza por medio de una labor de verificación directa, inspección, asesoría, comprobación y evaluación de la actividad desplegada por el contratista, con el fin de establecer si la ejecución se ajusta a las condiciones, especificaciones y demás características ofrecidas y pactadas por las partes. Exigir: El supervisor tiene la obligación legal de hacer cumplir estrictamente las condiciones pactadas a la parte que retarda el cumplimiento de las obligaciones, formulando los requerimientos respectivos por escrito. Prevenir: Evitar que se desvíen los fines perseguidos con la respectiva contratación y la ejecución de los recursos. El supervisor debe orientar al contratista en la debida ejecución de las obligaciones contractuales. El objeto del seguimiento y control durante la etapa de ejecución además de detectar deficiencias, incluye recomendar oportunamente la adopción de medidas para que no se presente desequilibrio económico; evitar que se impongan cargas excesivas o que rebasen el objeto y alcance del contrato, así como adelantar las gestiones, para que se resuelvan prontamente las diferencias que puedan surgir. Requerir: La obligación legal de formular requerimientos oportunos escritos al contratista para que subsane en forma inmediata cualquier deficiencia o mora en la ejecución constituye la principal herramienta con que cuenta el supervisor. Verificar: El control de la ejecución del contrato supone la verificación constante de las actividades que realiza el contratista, de la calidad de los bienes o servicios, para establecer la situación y nivel de cumplimiento, control que se concreta en la aplicación de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo pactado, la solución de los problemas, la absolución de dudas y la respuesta oportuna de peticiones del contratista.


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1.4 OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN.

• Garantizar la eficiente y oportuna inversión del anticipo, para lo cual debe exigir y aprobar un programa de inversión y vigilar su correcta utilización en los ítems.

• Realizar el seguimiento técnico a la ejecución de las actividades a cargo del contratista.

• Vigilar el cumplimiento del cronograma, plazos y demás términos establecidos; el cumplimiento de especificaciones técnicas y demás condiciones previstas en los pliegos de condiciones, en las normas técnicas y en la oferta.

• Informar inmediatamente a la Subdirección de Asuntos Legales, cuando el contratista no atienda los requerimientos formulados por la supervisión y persista en la mora, deficiencias o incumplimientos parciales advertidos por escrito.

• En las fechas de corte para pagos periódicos o parciales evaluar el cumplimiento, calidad y oportunidad de la actividad del contratista. Recomendar las medidas que se deban adoptar para solucionar dificultades, imprevistos o controversias que surjan con motivo de la ejecución del contrato.

• Vigilar que la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente. En los eventos de interrupción justificada deberá suscribirse un acta de suspensión por mutuo acuerdo.

• Vigilar y exigir al contratista la totalidad de los documentos necesarios para la liquidación del contrato, verificando que la garantía y sus amparos se encuentren vigentes, de acuerdo con lo previsto en el contrato. Para el efecto, el supervisor debe diligenciar el formato de Acta de Liquidación de Contrato GAL-MNC-FM-22.

• Contribuir con su gestión a que la relación entre la UAESP y el contratista sea armónica, a fin de lograr que se cumplan los fines perseguidos con la respectiva contratación en las mejores condiciones posibles para ambas partes.

1.5. OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR

• Conocer en detalle los estudios previos, especificaciones técnicas y condiciones de la oferta y el contrato.

• El supervisor debe vigilar que dentro de los 3 días hábiles siguientes a la firma del contrato, el contratista entregue la garantía única de cumplimiento y demás documentos necesarios para la ejecución del mismo.

• Suscribir el formato Acta de Inicio de Contrato GAL-MNC-FM-21 y vigilar la vigencia y suficiencia de las garantías pactadas.

• El supervisor del contrato una vez cumpla el contratista con los requisitos de ejecución, dentro de los 3 días siguientes deberá remitir a la Subdirección de Asuntos Legales el formato señalado en la anterior viñeta. Lo anterior con el fin de llevar un control y de remitirlas directamente a la oficina de archivo.

• Exigir la presentación y de un cronograma de actividades que servirá de base para realizar el seguimiento y control, cuando el objeto del contrato sea la entrega de un bien o el producto final resultante de un servicio (estudio, proyecto, diseño, plano,


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video, realizar visitas, contestar derechos de petición, responder requerimientos, elaborar conceptos, aprobar permisos, imponer sanciones entre otros) o la ejecución de una obra.

• Realizar constante acompañamiento al contratista durante la ejecución del contrato, inspeccionar y vigilar la calidad de los trabajos y materiales empleados.

• Solicitar la información que considere necesaria relacionada con la ejecución del contrato.

• Formular recomendaciones y sugerir la oportuna adopción de medidas que contribuyan a mejorar la ejecución del contrato.

• Impartir instrucciones oportunas para corregir el rumbo del contrato, sin interferir en la autonomía técnica y administrativa del contratista.

• Dejar constancia escrita de sus actuaciones y, en particular de los requerimientos dirigidos al contratista.

• Tramitar oportunamente las solicitudes de modificación, adición o prórroga del contrato, conceptuar sobre la viabilidad de la solicitud y generar toda la documentación previa requerida para el efecto. En este sentido, el supervisor diligenciará el formato solicitud modificación de contrato GAL-MNC-FM-05.

• El supervisor del contrato deberá verificar que se hayan diligenciado todos los documentos del contrato, que se requieran para efectuar un trámite contractual.

• Exigir al contratista, por escrito, el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales.

• Responder oportunamente las solicitudes del contratista, para que no se configure el silencio positivo, según el cual, la falta de respuesta se interpreta como una respuesta positiva de la entidad a la petición del contratista.

• Aprobar y tramitar oportunamente las solicitudes de pago parcial, verificando el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales y en particular que se encuentre al día con el pago de aportes a los sistemas de salud, pensiones y ARL (si es personal natural) y parafiscales (si es persona jurídica). El supervisor adelanta esta actividad mediante el diligenciamiento del formato de Informe de Supervisión y Certificación de Cumplimiento de Contrato GAL-MNC-FM-23.

• Verificar periódicamente y en todo caso como requisito previo a los pagos parciales o finales, el cumplimiento de las obligaciones laborales del contratista con su personal empleado o contratado para la ejecución del contrato, cuando sea del caso.

• Suscribir las actas de suspensión a que haya lugar cuando se interrumpa la prestación del servicio, siempre que no se trate de un incumplimiento contractual.

• Controlar el buen uso de los elementos y equipos suministrados por la entidad para el desarrollo del objeto contractual, cuando sea del caso.

• Solicitar al contratista la entrega de todos los documentos requeridos para la liquidación del contrato, en particular, la extensión de las garantías pactadas, de manera que cumplan con lo pactado en cuanto a valor y vigencia en la fecha de liquidación.


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• El recibo a satisfacción deberá realizarse máximo un mes después de la entrega de los bienes por parte del contratista. Cuando el objeto del contrato sea la compra o adquisición de bienes, deberá el supervisor del contrato relacionarlos y certificar que aquellos corresponden a los establecidos en el contrato.

• El supervisor debe remitir al archivo contractual todos los documentos que se generen durante la ejecución del contrato respectivo, tan pronto como sean elaborados, producidos o recibidos, verificando que los mismos se archiven en la carpeta contractual cumpliendo con los parámetros de organización y foliación establecidos por la ley general de archivo.

1.6 DESARROLLO DE LA SUPERVISIÓN Las actividades de supervisión deben desarrollarse personal y directamente, mediante revisiones periódicas de las actuaciones del contratista, reuniones de coordinación y seguimiento, entre otras. La supervisión cumple su propósito a través de las evaluaciones periódicas y en todo caso con motivo de la autorización de cada pago parcial. Sus resultados se consignan en informes de supervisión, de acuerdo al formato informe de supervisión y certificación de cumplimiento del contrato GAL-MNC-FM-25, los cuales deben ponerse en conocimiento de las partes, a fin de que se adopten ajustes y correctivos del caso. Cuando se trate de actividades de resultado que deban concluir con la entrega del producto contratado, deberán realizarse reuniones de seguimiento periódico, cuyos resultados se consignarán en actas suscritas por las partes. Los temas a tratar, acuerdos, compromisos y en general el desarrollo de las reuniones, serán consignados por el supervisor en el formato acta de reunión GD-PCGCO-FM-09. En el evento que no se corrijan las deficiencias advertidas es deber del supervisor requerir por escrito los ajustes necesarios, los cuales si persiste el incumplimiento, servirán de soporte para hacer efectivas las multas pactadas, declarar la caducidad del contrato por vía administrativa o demandar su incumplimiento ante el juez competente, para lo cual deberá informar de manera oportuna a la Subdirección de Asuntos Legales para que se realicen las actuaciones administrativas pertinentes. 1.7 OBLIGATORIEDAD DE LA SUPERVISIÓN Las entidades públicas, mediante la celebración de contratos, buscan el cumplimiento de sus misiones institucionales y de las funciones y competencias asignadas en la ley. Para la consecución efectiva de esos fines, la ley impone la obligación de exigir a los contratistas la ejecución de los contratos en los términos en que fueron pactados. En desarrollo de dicha obligación legal, ningún contrato puede ejecutarse sino bajo la supervisión del funcionario que la entidad designe para el efecto. Una vez se designa el


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supervisor del contrato, surge el deber de realizar personalmente las tareas que se le confíen y responder por el uso de la autoridad que se le ha delegado. Como consecuencia de ello, el servidor público responderá disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones frente a la actuación contractual en los términos de la Constitución y la Ley.

CAPITULO II COMPETENCIA, PERFIL Y PROHIBICIONES DEL SUPERVISOR 2. 1 DIFERENCIAS ENTRE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA La supervisión puede ser interna o externa. La decisión de una u otra modalidad surge de la evaluación de las condiciones técnicas, logísticas y económicas de la entidad. En todo caso se debe garantizar que el supervisor tenga los conocimientos y habilidades que le permitan ejecutar de manera idónea su labor de supervisión. Supervisión: Es la labor de control y seguimiento de los contratos realizada por personas vinculadas a la administración mediante una relación legal o reglamentaria, es decir por servidores públicos de la respectiva entidad. Interventoría: Es la labor de control y seguimiento de los contratos que realiza un agente externo -persona natural o jurídica-, previo proceso de selección adelantado por la entidad. Debe celebrarse un contrato escrito, y constituirse póliza de garantía, entre la entidad contratante y la persona natural o jurídica que cumplirá las funciones de supervisor. Este contrato es autónomo, es decir, sin vínculo jurídico directo con el contrato sobre el cual recae la supervisión. Cuando una entidad contrata una interventoría externa debe supervisar dicho contrato a través de un supervisor que sea funcionario de planta. Dicha persona ejerce por tanto, funciones de supervisión frente al contrato de interventoría. Tal designación se comunica al funcionario encargado de ejercer la supervisión mediante el diligenciamiento y entrega del formato Comunicación Designación Supervisor de Contrato GAL-MNC-FM-10. 2.2 COMPETENCIA DEL SUPERVISOR La supervisión debe limitarse única y exclusivamente a verificar el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato, por lo cual, no le corresponde impartir instrucciones de carácter administrativo ni financiero, Tampoco podrá extralimitarse en relación con el objeto del contrato. Para desarrollar en forma adecuada su gestión debe obtener información completa sobre los antecedentes del contrato objeto de supervisión, tener copia de los estudios previos, pliegos de condiciones, oferta del contratista y del contrato. En todo caso debe solicitar la


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asesoría de la Subdirección de Asuntos Legales, cuando sus decisiones puedan tener consecuencias jurídicas en el contrato. 2.3 PERFIL DEL SUPERVISOR En atención a lo dispuesto por el Artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, el supervisor debe estar capacitado en materia técnica, administrativa, financiera y legal, conocer y aplicar los principios rectores de la administración pública y los instructivos que regulan su labor. ASPECTO TÉCNICO: Por la especificidad de la actividad que debe desarrollar el supervisor, es necesario asignar personas idóneas, cuyos conocimientos profesionales sean afines con el objeto y actividad sobre el cual recae el control desde el punto de vista técnico. ASPECTO PERSONAL: Por la responsabilidad implícita en la labor de supervisión, la persona que se designe debe tener aptitudes de liderazgo, objetividad, autonomía, capacidad de decisión, imparcialidad, integridad y diligencia profesional, habilidad y disposición para trabajar en equipo. Se requiere igualmente que conozca los procedimientos, trámites administrativos internos y manejo presupuestal, para que pueda asesorar al contratista cuando sea necesario. ASPECTOS PRESUPUESTALES: El supervisor debe tener conocimientos básicos del manejo presupuestal del contrato (disponibilidad, registro, reserva presupuestal, etc.) manejo tributario y contable (régimen contributivo - IVA, impuestos descontables, etc.,) que le permitan realizar el seguimiento a las cuentas presentadas por el contratista frente a lo pactado. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS: El supervisor debe conocer los trámites internos relacionados con la forma de preparación y presentación de informes, revisión y aprobación de los productos. ASPECTOS LEGALES: El supervisor debe contar con la capacitación general sobre los aspectos constitucionales y legales de la contratación estatal, que le permita conocer el alcance de su gestión y su responsabilidad legal. Cuando el desarrollo de su gestión requiera mayores conocimientos jurídicos debe solicitar el acompañamiento y asesoría de la Subdirección de Asuntos Legales. 2.4 PROHIBICIONES DEL SUPERVISOR Corresponde al supervisor designado declararse impedido cuando concurran circunstancias que lo enfrenten a un posible conflicto de intereses, que pueda afectar el ejercicio imparcial y objetivo de su gestión de seguimiento y control.


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La UAESP se abstendrá de designar al supervisor que se encuentre en situación de conflicto de intereses o que esté incurso en cualquiera de las causales prevista en las normas legales vigentes, y en particular en la Ley 734 de 2002 (Código Único Disciplinario). A los supervisores les queda prohibido:

• Adoptar decisiones o impartir instrucciones que impliquen modificación de las condiciones pactadas tales como: variación del objeto, adición o disminución del valor, o del plazo, cambio de especificaciones o condiciones de ejecución, aprobación de precios no previstos, suministro de bienes o servicios no previstos.

• Solicitar, recibir para si o tercera persona, dadivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o contratista.

• Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones • Omitir, denegar o retardar la realización de los asuntos a su cargo. • Obstaculizar la ejecución del contrato, las actuaciones de las autoridades

competentes o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato.

• Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato.

• Permitir el acceso de terceros a la información del contrato. • Autorizar la ejecución de obligaciones no previstas, actividades, bienes u obras

adicionales o mayores cantidades de obra sin la autorización previa y escrita del ordenador del gasto de la UAESP.

• Autorizar la ejecución del contrato por fuera de los plazos contractuales, sin haber solicitado la modificación del contrato.

• Impartir autorización que implique mayor valor del contrato y cualquier otra con implicación económica, sin el trámite previo de la modificación del contrato a que haya lugar.

• Disponer la suspensión de la ejecución del contrato sin que se haya suscrito el acta de suspensión correspondiente, con el visto bueno del ordenador del gasto, salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados.

• Transar o conciliar divergencias entre el contratista supervisado y la entidad.

Certificar la prestación del servicio cuando éste no se haya prestado efectivamente en un determinado lapso o el recibo a satisfacción de bienes o servicios no entregados.


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CAPITULO III FUNCIONES DE LOS SUPERVISORES 3.1 FUNCIONES DE LOS SUPERVISORES En cumplimiento de su misión, los supervisores designados por la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, deben cumplir funciones que por su naturaleza se clasifican en jurídicas, técnicas, administrativas y económicas. Aspectos Jurídicos. 1. Vigilar que dentro de los tres días hábiles siguientes a la firma del contrato, el

contratista entregue la garantía única de cumplimiento y demás documentos necesarios para la ejecución del mismo.

2. Revisar que el contratista haya cumplido efectivamente los requisitos de perfeccionamiento y legalización del contrato antes de suscribir el acta de iniciación (constitución de la garantía).

3. Constatar que la póliza de la garantía del contrato se encuentra aprobada y que se mantenga vigente, por los valores establecidos hasta la liquidación del contrato e informar a la Subdirección de Asuntos Legales, cuando el contratista no realice las modificaciones oportunamente, proponiendo las medidas a que haya lugar.

4. Suscribir las actas de Inicio, terminación, recibo a satisfacción y demás formatos necesarios para el cumplimiento de su labor, utilizando los modelos adoptados por la UAESP.

5. Remitir a la Subdirección de Asuntos Legales, el acta de inicio dentro de los 3 días siguientes a su firma con el fin de llevar un control y de enviarla directamente a la oficina de archivo para su archivo en la carpeta del contrato.

6. Exigir al contratista que utilice personal idóneo para la ejecución del contrato, debidamente afiliado al Sistema General de Seguridad Social de Salud, Pensiones y ARL, de acuerdo con lo establecido por la ley y por el contrato suscrito, y que cumpla oportunamente con los pagos de aportes parafiscales (ISS, ICBF, SENA, Caja de compensación).

7. Cuando el contratista sea una personal natural, exigir y verificar que el contratista haya realizado el pago de aportes a los sistemas de salud, pensiones y ARL durante toda la vigencia del contrato y que lo acredite como requisito para cada pago periódico, en los porcentajes establecidos por las normas vigentes.


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8. Supervisar, verificar y controlar que el contratista cuente con las licencias, permisos, y autorizaciones requeridos para el normal desarrollo de la ejecución del contrato y que observe sus condiciones.

9. Consultar con la Subdirección de Asuntos Legales, las inquietudes de orden legal y las consecuencias jurídicas de las distintas situaciones que surjan durante la ejecución y liquidación contractual.

10. Efectuar el seguimiento y verificar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones pactadas y las ofrecidas en la oferta.

11. Velar porque se respeten en su integridad los derechos de las partes.

12. Requerir por escrito al contratista, en el evento de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones y reiterar la solicitud en forma sucesiva hasta obtener el cumplimiento.

13. Comunicar por escrito a la aseguradora que expidió la póliza, el incumplimiento del contratista, antes de hacer la solicitud del trámite de sanciones a la Subdirección de Asuntos Legales.

14. Poner en conocimiento de las autoridades competentes, los hechos ilícitos de los que tenga conocimiento con motivo de la ejecución del contrato, previa comunicación escrita y con base en la recomendación de la Subdirección de Asuntos Legales.

Aspectos Técnicos 1. Constatar, antes de suscribir el acta de iniciación, la existencia de planos, diseños,

permisos, licencias, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones, información, documentos y demás elementos o aspectos técnicos necesarios, para ejecutar el contrato.

2. Verificar que el contratista cumpla con las normas y especificaciones técnicas establecidas para el desarrollo del contrato y las normas técnicas de calidad a que haya lugar. En caso de requerirse algún cambio en las especificaciones deberá informar al ordenador del gasto de la UAESP para la evaluación y aprobación respectiva, lo cual deberá constar por escrito mediante otrosí.

3. Controlar e inspeccionar la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y productos; para lo cual, solicitará al contratista la realización de las pruebas necesarias para el control de calidad de los mismos, así como los ensayos o pruebas que permitan constatar el cumplimiento de las especificaciones y normas técnicas establecidas en el contrato y en las normas legales vigentes.


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4. Cuando se trate de actividades de resultado (entrega de producto final o de obra) exigir y aprobar el cronograma de actividades y vigilar que éstas se cumplan de acuerdo con lo programado, mediante controles periódicos de seguimiento; recomendar los ajustes a los que haya lugar y en caso de mora o retraso significativo, formular requerimientos por escrito al contratista e informar a la Subdirección de Asuntos Legales. En caso de persistir la mora solicitar por escrito a la Subdirección de Asuntos Legales, la realización del trámite establecido para la aplicación de las multas pactadas o hacer efectivas las cláusulas excepcionales.

5. Resolver sin dilación las solicitudes de definición de aspectos técnicos que presente el contratista con el fin de retardar la ejecución ni generar mayores gastos de permanencia del contratista, previniendo en todo caso que se configure un silencio positivo (presunción legal de respuesta positiva).

6. Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto del contrato, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes.

7. Participar en la liquidación del contrato.

8. Verificar que el contratista cumpla con los procedimientos del Sistema Interno de Gestión de Calidad.

9. Asesorar al contratista cuando lo considere conveniente o cuando éste lo solicite en aspectos técnicos del contrato.

10. Verificar la contabilidad del contrato, de manera que los soportes contables se ajusten a la normatividad vigente. En particular verificará que los comprobantes de egresos se encuentren debidamente diligenciados y firmados, numerados de manera consecutiva; que las facturas de gastos estén expedidas a nombre del contratista y no de tercero; que se realicen los pagos de aportes parafiscales del personal utilizado para la ejecución del contrato y se cumplan las demás obligaciones de carácter laboral.

Aspectos Administrativos 1. Conocer los procesos y procedimientos internos de la entidad relacionados con el

manejo y trámite de los contratos, órdenes de pago, diligenciamiento de formatos y demás aspectos inherentes a sus funciones.

2. Programar y coordinar con el contratista las reuniones de seguimiento a la ejecución del contrato y registrar en el formato respectivo su estado de avance, acordando la aplicación de correctivos para subsanar los inconvenientes en forma oportuna.

3. Mantener actualizada la documentación de los contratos.


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4. Elaborar informes periódicos (semanales, mensuales, bimestrales, etc.) y finales,

según lo establecido, utilizando los formatos respectivos, en los cuales se especifique y documente todo lo relacionado con el estado de ejecución, avance y terminación del contrato.

5. Suscribir las actas de inicio, recibo parcial de obra, seguimientos a los contratos, terminación, entrega y recibo final y de liquidación requeridas durante la ejecución del contrato utilizando los formatos establecidos para el efecto.

6. Estudiar las sugerencias, consultas, reclamos y otros, presentadas por el contratista, particulares o autoridades competentes y emitir concepto recomendando a la UAESP lo pertinente para dar solución a las mismas.

7. Exigir al contratista informes periódicos sobre la ejecución contractual, dentro de los términos pactados en el contrato, o en el momento que considere conveniente.

8. Solicitar a la Subdirección de Asuntos Legales, la suspensión, adiciones y/o prórrogas del contrato, emitiendo previamente por escrito y con anterioridad al vencimiento, el concepto técnico que las sustente, con sus anexos respectivos.

9. Informar cualquier caso de incumplimiento del contrato, dentro de los plazos estipulados en el procedimiento de sanciones contractuales, anexando los requerimientos hechos al contratista con copia a la compañía aseguradora. Si el incumplimiento conlleva un indebido manejo de recursos deberá informar a quien corresponda para que se inicien las acciones a que haya lugar. Si el contratista no cumple con lo acordado, iniciar los trámites respectivos por incumplimiento del objeto contractual para hacer efectivas las pólizas o iniciar las acciones judiciales pertinentes.

10. Revisar las solicitudes de adición en valor y/o prorrogas, modificaciones, suspensiones etc., requeridas por el contratista y emitir concepto técnico, si se requiere. Además de elaborar, revisar y emitir oportunamente para su aprobación, dichas solicitudes a la Subdirección de Asuntos Legales, para su aprobación final en comité de contratación (cuando el objeto del contrato lo amerite), las cuales deben estar lo suficientemente justificadas, indicando monto a adicionar y/o el tiempo por prorrogar el contrato.

11. Verificar y adelantar las acciones pertinentes para que las adiciones y prorrogas se realicen oportunamente antes del vencimiento del contrato.

12. Revisar permanentemente las vigencias de las pólizas del contrato y realizar al contratista los requerimientos del caso, cuando sea necesario ampliar en valor o plazo las mismas. En caso de que el contratista no realice las ampliaciones a que


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haya lugar, el supervisor deberá informar a la Subdirección de Asuntos Legales, con el fin de que se tomen las medidas a que haya lugar.

13. Convocar al contratista a las reuniones necesarias para lograr la debida ejecución del contrato y dejar constancia de ello en actas

14. Remitir al archivo contractual todos los documentos que se generen o reciban durante la ejecución del contrato respectivo, tan pronto como los tenga en su poder, verificando que los mismos se archiven en la carpeta contractual cumpliendo con los parámetros de organización y foliación establecidos por la ley general de archivo.

15. Certificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista en el periodo correspondiente, de acuerdo con los términos del contrato

16. El recibo a satisfacción deberá realizarse máximo un mes después de la firma del acta de terminación del contrato. Cuando el objeto del contrato sea la compra o adquisición de bienes, deberá el supervisor del contrato relacionarlos y certificar que aquellos corresponden a los establecidos en el contrato y deberá realizar la entrada en almacén de los mismos. Preguntar a Luis si para esto hay que diligenciar algún formato.

17. Remitir a la Subdirección de Asuntos Legales, los originales de los informes de ejecución del contrato (mensuales y finales si a ello hay lugar), las actas de terminación, el recibo a satisfacción y el informe final de supervisión y demás documentos necesarios para realizar el trámite de elaboración y firma del acta de liquidación del contrato.

18. REQUERIMIENTOS POR INCUMPLIMIENTO: En caso de de incumplimiento de las obligaciones contractuales, el supervisor deberá enviar a la Subdirección de Asuntos Legales, copia de los requerimientos que se efectuaron al contratista, con copia a la compañía aseguradora. En los requerimientos, el supervisor debe establecer el término dentro del cual, el contratista debe dar cumplimiento a la obligación en retardo. De persistir el incumplimiento, el supervisor deberá informar de inmediato a la Subdirección de Asuntos Legales, con el fin de que se cite al contratista a una audiencia con el fin de garantizar el debido proceso frente a la imposición de multas, declaratoria de incumplimiento o declaratoria de caducidad, según la gravedad del incumplimiento.

19. INFORME TÉCNICO PARA IMPONER SANCIONES: Cuando en la audiencia se determine que persisten las causas y razones de incumplimiento o se incumplan los acuerdos establecidos durante la misma, el supervisor deberá enviar a la Subdirección de Asuntos Legales, un informe técnico que de cuenta del incumplimiento y tase los perjuicios causados. La mencionada Subdirección dará aviso del siniestro a la compañía, banco o entidad aseguradora.


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20. Si además del incumplimiento se registra un indebido manejo de recursos deberá

informar la Subdirección de Asuntos Legales, para que se inicien las acciones a que haya lugar.

Aspectos Económicos. 1. Cuando se Pacte un Anticipo, se debe aanalizar a la luz del contrato, las necesidades

de inversión del anticipo, montos y fechas de utilización del mismo, e imparte aprobación del Plan de Utilización o de Inversión del Anticipo, si así lo determina. Verificar que el contratista cumpla con los requisitos exigidos por la UAESP para la entrega del anticipo pactado. Constatar su correcta inversión para lo cual deberá exigir, según corresponda, la constitución de la fiducia, el plan de inversión y amortización del anticipo, la programación de los trabajos, el flujo de inversión del contrato y cualquier documentación adicional que estime pertinente. De acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Ejecución Presupuestal, el supervisor del contrato debe solicitar el pago del anticipo pactado en el contrato, aportando los documentos necesarios. Adjuntar a la carpeta del contrato la certificación de la Entidad Bancaria en la que conste la apertura de cuenta a nombre del contrato para el manejo del anticipo o la constitución de la fiducia. Verificar la amortización del anticipo de acuerdo con lo pactado contractualmente. Lo anterior para efectos de los pagos de avance de obra y final. Autorizar los desembolsos para el pago del anticipo. El supervisor, lleva a cabo esta actividad con base al Plan de Utilización o de Inversión del Anticipo aprobado por el interventor si lo hubiere. El supervisor deberá presentar informes mensuales sobre el correcto manejo del anticipo y los remitirá al ordenador del gasto de la UAESP. Corresponderá al supervisor verificar consistencia entre los saldos que se registren en el extracto bancario y el plan de inversión del anticipo. Dicho informe deberá acompañarse por lo menos de:

• Relación de gastos previamente revisados y aprobados por el supervisor, con

el concepto y valor • Comprobantes de egresos (pueden utilizarse las formas Minerva 20-07) • Recibos de pago y/o facturas soporte de los pagos • Copia de los cheques girados


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• Extracto bancario del período respectivo.

En el evento en que se comprueben irregularidades en el manejo del anticipo deberá requerir al contratista, por escrito las explicaciones respectivas, fijando un plazo prudencial para el efecto, con copia a la compañía aseguradora y a la Subdirección de Asuntos Legales. De persistir la irregularidad solicitará a la Subdirección de Asuntos Legales, declarar la ocurrencia del siniestro y hacer efectiva la garantía de manejo y correcta inversión del anticipo, informado de ello a la compañía aseguradora. Copia de esta solicitud con sus respectivos soportes e informes será enviada al Ordenador del Gasto. Remitir al Grupo Funcional de Contratos de la Subdirección de Asuntos Legales los siguientes documentos:

a. El Acta de cancelación de la cuenta o documento equivalente, en donde

debe constar la relación de cheques sobrantes y los cheques anulados.

b. El balance del anticipo, en el que se indique el valor recibido de anticipo, los egresos, los rendimientos generados y consignados. El saldo en el balance debe ser cero.

La entrega de estos documentos es requisito para hacer efectivo del último pago.

2. Frente a los pagos al contratista, se debe verificar y aprobar las solicitudes de pago

formuladas por el contratista y llevar un registro cronológico de ellos. Adicionalmente, es importante: Evaluar las reclamaciones de contenido económico que presente el contratista, emitir concepto y someterlas a consideración del ordenador del gasto, por conducto de la Subdirección de Asuntos Legales, debidamente soportadas con los documentos, cotizaciones y demás elementos probatorios a que haya lugar. Solicitar la revisión de precios pactados en aquellos casos en que se advierta alteración de la ecuación económica original en perjuicio de cualquiera de las partes, para mantener el equilibrio financiero y las condiciones inicialmente pactadas en el contrato. Efectuar el balance económico de ejecución del contrato para efectos de la liquidación del mismo. EN CONTRATOS CELEBRADOS POR EL SISTEMA DE PRECIOS UNITARIOS: Recibir, estudiar y analizar los precios unitarios de ítems no previstos propuestos por el contratista; obtener como mínimo tres (3) cotizaciones adicionales; elaborar un


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cuadro comparativo de precios que remitirá a la Subdirección de Asuntos Legales, con su recomendación, para adopción del nuevo precio unitario. En el evento en que implique un mayor valor del contrato, anexar el certificado de disponibilidad presupuestal correspondiente como soporte para la modificación del contrato. En los casos de obras adicionales o mayores cantidades de obra que impliquen un aumento del valor total del contrato en los costos, deberá conceptuar y solicitar el trámite de la modificación del contrato por conducto de la Subdirección de Asuntos Legales.

3.2. CAMBIO DE SUPERVISOR Cuando se presente el retiro definitivo o temporal del supervisor, quien hace entrega de la supervisión debe enterar a quien le suceda sobre la situación del contrato, grado de avance, porcentajes ejecutados y por ejecutar, pagos efectuados, aspectos pendientes de decisión o que ameriten especial control; de lo cual dejará constancia en acta que suscribirá el supervisor que entrega y el que recibe. 3.3. ASPECTO TEMPORAL DE LA SUPERVISIÓN Las funciones de la supervisión se inician a partir de la fecha de comunicación de la designación, sin embargo frente al contrato debe cumplirse desde la fecha de su suscripción, respecto de la verificación de cumplimiento de los requisitos de ejecución y de las demás condiciones establecidas en el contrato. La supervisión se extenderá hasta el cumplimiento de los efectos de la liquidación del contrato, cuando haya lugar a ello. 3.4 EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO En desarrollo de su gestión, el supervisor debe realizar evaluaciones periódicas y continuas de las actividades que desarrolla el contratista, con el fin de verificar que se cumplan las especificaciones técnicas, estándares de calidad y el cronograma establecido, si el del caso; y promover los ajustes y correctivos oportunos para garantizar la correcta ejecución del contrato. La periodicidad de las evaluaciones debe estar en relación directa con la actividad contratada y la complejidad del objeto contratado. En todos los casos debe cumplirse para la autorización de los pagos parciales o periódicos pactados. Los hallazgos de deficiencias e irregularidades que detecte la supervisión deben incluirse en informes que se remitirán a la Subdirección de Asuntos Legales para su evaluación jurídica.


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CAPITULO IV

DEL ANTICIPO Y PAGO ANTICIPADO 4.1 Diferencias entre anticipo y pago anticipado ANTICIPO

PAGO ANTICIPADO

No constituye un pago en el momento en que se efectúa.

Es un pago. Se entrega a título de contraprestación anticipada como parte del valor del contrato.

El dinero pertenece a la entidad contratante, por lo cual sólo puede invertirse de acuerdo al plan de inversión presentado por el contratista y aprobado por el supervisor, manejado por una fiducia.

La suma entregada como pago anticipado es de propiedad de contratista y lo puede destinar libremente. No hay plan de inversión.

La entidad a través del supervisor está obligada a controlar la correcta inversión de la suma anticipada.

La entidad a través del supervisor, no está obligada a hacer seguimiento distinto al de cumplimiento de las obligaciones.

No está sujeto a descuentos y retenciones por no ser un pago.

Está sujeto a descuentos y retenciones de ley por tratarse de un pago a favor del contratista.

No entra al patrimonio del contratista. Son recursos públicos, amparados con una garantía de correcto manejo e inversión.

Con su entrega se extingue parcialmente la obligación de pago a cargo de la entidad contratante.

El valor del anticipo se amortiza descontando de cada pago que se realice al contratista el porcentaje del mismo.

Su destinación depende de la libre voluntad del contratista. No se amortiza con descuentos de los pagos subsiguientes.

Si se generan rendimientos financieros, son de la entidad contratante.

Los rendimientos que lleguen a producir pertenecen al contratista dado que la suma anticipada pertenece a él.

Puede ser pactado en contratos de tracto sucesivo con excepción de los contratos de prestación de servicios personales.

Por lo general, se aplica en contratos de ejecución instantánea, como en la compra de inmuebles o de vehículos.

4.2 CONCEPTO DE ANTICIPO Porcentaje del valor del contrato, a título de anticipo, el cual habrá de destinarse al cubrimiento de los costos iniciales en que debe incurrir el contratista para la iniciación de la ejecución del objeto contratado. Estos recursos pertenecen a la entidad, por lo cual deben ser amortizados y estrictamente controlados por el Supervisor.


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Entrega del anticipo El supervisor podrá autorizar la entrega del anticipo, una vez perfeccionado y legalizado el contrato. Para amortizar el valor del anticipo, a cada pago y/o acta de recibo parcial se le descontará el porcentaje correspondiente al anticipo, hasta completar la suma entregada a ese título. Manejo del anticipo La UAESP, podrá pactar pagos de anticipos en los contratos de tracto sucesivo, en los cuales el contratista requiera un financiamiento inicial para la correcta ejecución del contrato. En tales eventos, el contratista estará obligado a rendir cuentas mensuales con sus respectivos soportes, que serán avaladas por el supervisor, previa revisión de las mismas. El supervisor llevará un registro contable de seguimiento y control que refleje el saldo, los giros o débitos efectuados y su destinación específica. Para el manejo del anticipo, deben tenerse en cuenta los siguientes requerimientos:

• Los dineros del anticipo no podrán destinarse a fines distintos a los relacionados con la ejecución y cumplimiento del contrato y tienen la condición de fondos públicos hasta el momento que sean amortizados mediante la ejecución del objeto del contrato, momento hasta el cual su mal manejo, el cambio de destinación o su apropiación darán lugar a las responsabilidades penales, disciplinarias y fiscales correspondientes.

• Los dineros provenientes del anticipo sólo serán invertidos de acuerdo con el

programa de inversiones, ajustado y debidamente aprobado por el supervisor, quien además debe aprobar o no las cuentas de inversión y la relación de gastos.

• La iniciación de labores o el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones

contractuales, no está supeditada en ningún caso al giro del anticipo por la UAESP.

• En caso de iniciarse el contrato sin que se haya girado el valor del anticipo, los

gastos efectuados por el contratista con sus propios fondos podrá serle reembolsado.

• En los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación

pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo


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irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía.

El costo de la comisión fiduciaria será cubierto directamente por el contratista.

• En las contrataciones distintas a las enunciadas en el punto anterior, el manejo de

los recursos entregados al contratista a título de anticipo, deberá realizarse en cuenta bancaria separada, no conjunta, a nombre del contrato suscrito. Los rendimientos que llegaren a producir los recursos así entregados, pertenecerán al Tesoro.

Punto de Control: El supervisor debe verificar el cumplimiento de lo establecido con respecto a la fiducia o cuenta bancaria.

• Cuando se requieran ajustes o modificaciones al Plan de Utilización o de Inversión

del Anticipo, el contratista debe efectuar la solicitud al supervisor del contrato, explicando las causas de los ajustes; el supervisor aprueba o no dicha solicitud, de acuerdo con la ejecución del contrato.

• En el mes que no hubiese utilización del anticipo el contratista debe presentar

informe de tal situación acompañado del extracto bancario en donde conste tal evento.

• En caso de que se generen rendimientos financieros en la cuenta de manejo de

anticipo conjunto, el contratista y el supervisor deben consignar dichos rendimientos en la cuenta que para tal caso establezca la Tesorería de la Subdirección Administrativa y Financiera de la Unidad.

• Copia de la consignación debe ser entregada mediante oficio a la Subdirección de

Asuntos Legales – Grupo Funcional de Contratos, dentro de los tres días hábiles siguientes a la misma.

• El Grupo Funcional de Contratos de la Subdirección de Asuntos Legales debe

remitir copia de la consignación a la Tesorería de la Unidad, a más tardar el día hábil siguiente a su recibo.

Punto de Control: El profesional Abogado de Apoyo de la Subdirección Administrativa y Financiera o el de la Subdirección de Asuntos Legales, verifica el envío de la consignación de los rendimientos al Área de Tesorería de la Entidad.

• Los equipos y herramientas, cuya adquisición se financia total o parcialmente con fondos del anticipo, deben dedicarse exclusivamente a la ejecución del contrato y


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permanecer en el lugar de ejecución hasta cuando terminen los trabajos a que estén destinados. Estos equipos no podrán retirarse de las obras sin la autorización escrita del supervisor, quien evaluará la pertinencia de la autorización.

• Los rendimientos obtenidos del anticipo se deben liquidar a favor de la UAESP.

• El contratista debe presentar la relación de gastos previamente revisados y

aprobados por el supervisor y/o supervisor. Reintegro de saldos del anticipo a favor de la UAESP

• En caso que el contrato se liquide sin haber finalizado la ejecución de la obra u objeto contratado, debido a la terminación anticipada por mutuo acuerdo, liquidación unilateral o incumplimiento en la ejecución, de quedar saldos correspondientes al anticipo, estos deberán ser reintegrados a la UAESP.

4.3 CONCEPTO DE PAGO ANTICIPADO El pago anticipado es una forma de pago a favor del contratista, quien recibe recursos públicos en forma adelantada por la ejecución de un contrato, dineros que por tanto son de su propiedad y pueden ser invertidos libremente, sin perjuicio de su obligación de cumplir con el objeto contratado. De acuerdo con la Directiva Presidencial Nº 4 del 4 de abril de 2003 “salvo en casos excepcionales plenamente justificados y motivados, las entidades no pactarán pagos anticipados”. Entrega del Pago Anticipado El supervisor podrá autorizar la entrega del pago anticipado, una vez perfeccionado y legalizado el contrato.

CAPITULO V RESPONSABILIDAD Y LÍMITES DE LOS SUPERVISORES 5.1. RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES MARCO LEGAL De la gestión desplegada por el Supervisor designado por la entidad depende la calidad de los productos y servicios.


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Para el cumplimiento de su función, el supervisor debe tener en cuenta los términos de referencia y/o pliego de condiciones, la oferta del contratista, las cláusulas del contrato y las normas que se relacionan a continuación, cuando ellas sean aplicables. • Constitución Política de Colombia • Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios • Código Civil • Código de Comercio • Ley 99 de 1993 • Ley 789 de 2002 • Ley 734 de 2002 • Decreto 1703 de 2002 • Ley 100 de 1993 • Ley 828 de 2003 • Decreto 561 de 2006 • Ley 1150 de 2007 • Ley 1474 de 2011 • Decreto Ley 019 de 2012 • Decreto 1510 de 2013 RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL El Estatuto Contractual o Ley 80 de 1993 establece las siguientes responsabilidades frente a la actividad contractual del Estado: 1. Para las entidades estatales: Responderán por las actuaciones, abstenciones, hechos y omisiones antijurídicas que les sean imputables y que causen perjuicios a sus contratistas. En estos casos deberán indemnizar la disminución patrimonial que se ocasione, la prolongación de la misma y la ganancia, beneficio o provecho dejados de percibir por el contratista. 2. Para los servidores públicos: Responderán disciplinaria, fiscal, civil y penalmente por sus acciones u omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y la Ley. 3. Para los contratistas: Responderán civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la Ley. 4. Para los consorcios y uniones temporales: Responderán par las acciones y omisiones de sus integrantes, en los términos establecidos en el Estatuto Contractual. 5. Para los consultores, supervisores y asesores externos: Responderán civil y penalmente tanto para el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de


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consultoría, interventoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de sus contratos. Para efectos penales, el contratista, el supervisor, el consultor y el asesor se consideran particulares que cumplen funciones públicas en todo lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebren con las entidades estatales y, por lo tanto estarán sujetos a la responsabilidad que en esta materia señala la ley para los servidores públicos. Cuando los particulares realizan labores de supervisión de los contratos estatales también responderán disciplinariamente por sus acciones u omisiones en la actividad contractual en los términos previstos en la Ley 734 de 2002. Cuando estas labores son ejercidas por personas jurídicas de derecho privado, la responsabilidad disciplinaria será exigible al representante legal o a los miembros de la junta directiva. El citado régimen disciplinario califica las siguientes conductas como faltas gravísimas:

• Realizar una conducta tipificada objetivamente en la ley como delito sancionable a título de dolo, por razón o con ocasión de las funciones.

• Actuar u omitir, a pesar de la existencia de causales de incompatibilidad, inhabilidad, impedimento o conflicto de intereses establecidos en la Constitución o en la ley.

• Desatender las instrucciones o directrices contenidas en los actos administrativos de los organismos de regulación, control y vigilancia o de la autoridad o entidad pública titular de la función.

• Apropiarse, directa o indirectamente, en provecho propio o de un tercero, de recursos públicos o permitir que otro lo haga, o utilizarlos indebidamente.

• Cobrar por los servicios derechos que no correspondan a las tarifas autorizadas en

el arancel vigente, o hacerlo por aquellos que no causen erogación. • Ofrecer u otorgar dádivas o prebendas a los servidores públicos o particulares

para obtener beneficios personales que desvíen la transparencia en el uso de los recursos públicos.

• Abstenerse de denunciar a los servidores públicos y particulares que soliciten dádivas, prebendas o cualquier beneficio en perjuicio de la transparencia del servicio público.

• Ejercer las potestades que su empleo o función le concedan para una finalidad distinta a la prevista en la norma otorgante.

• Ejercer las funciones con el propósito de defraudar otra forma de carácter imperativo.


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• Abusar de los derechos o extralimitarse en las funciones. • Las consagradas en los numerales 2, 3, 14, 15, 16, 18, 19, 20, 26, 27, 28, 40,

42,43, 50, 51, 52, 55, 56 y 59, parágrafo cuarto, del artículo 48 de la Ley 734 de 2002 cuando resulten compatibles con la función.

• Obstaculizar en forma grave la o las investigaciones que realicen las autoridades administrativas, jurisdiccionales o de control, o no suministrar oportunamente a los miembros del Congreso de la República las informaciones y documentos necesarios para el ejercicio del control político.

• Dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del Estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes de particulares cuya administración o custodia se le haya confiado por razón de sus funciones, en cuantía igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales.

• Incrementar injustificadamente el patrimonio, directa o indirectamente, a favor propio o de un tercero, permitir o tolerar que otro lo haga.

• Atentar, con cualquier propósito, contra la inviolabilidad de la correspondencia y demás formas de comunicación, u obtener información o recaudar prueba con desconocimiento de los derechos y garantías constitucionales y legales.

• Contraer obligaciones con personas naturales o jurídicas con las cuales se tengan relaciones oficiales en razón del cargo que desempeña violando el régimen de inhabilidades e incompatibilidades señaladas en las normas vigentes.

• Influir en otro servidor público, prevaliéndose de su cargo o de cualquier otra situación o relación derivada de su función o jerarquía para conseguir una actuación, concepto o decisión que le pueda generar directa o indirectamente beneficio de cualquier orden para sí o para un tercero, igualmente, ofrecerse o acceder a realizar la conducta anteriormente descrita.

• Causar daño a los equipos estatales de informática, alterar, falsificar, introducir, borrar, ocultar o desparecer información en cualquiera de los sistemas de información oficial contenida en ellos o en los que se almacene o guarde la misma, o permitir el acceso a ella a personas no autorizadas.

• Ejecutar por razón o con ocasión del cargo, en provecho suyo o de terceros, actos, acciones u operaciones o incurrir en omisiones tendientes a la evasión de impuestos, cualquiera que sea su naturaleza o denominación, o violar el régimen aduanero o cambiario.

• Adquirir directamente o por interpuesta persona bienes que deban ser enajenados en razón de las funciones de su cargo, o hacer gestiones para que otros los adquieran.

• El abandono injustificado del cargo, función o servicio. • Suministrar datos inexactos o documentación con contenidos que no correspondan

a la realidad para conseguir posesión, ascenso o inclusión en carrera administrativa.


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RESPONSABILIDAD PENAL POR INFRACCIÓN A LAS NORMAS DE CONTRATACIÓN El Código Penal consagra en sus artículos 408 a 410 las conductas tipificadas como delito por celebración indebida de contratos, las siguientes:

• Violación del régimen legal o constitucional de inhabilidades e incompatibilidades. El servidor público que en ejercicio de sus funciones intervenga en la tramitación, aprobación o celebración de un contrato con violación al régimen legal o a lo dispuesto en normas constitucionales, sobre inhabilidades o incompatibilidades, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años.

• Interés indebido en la celebración de contratos. El servidor público que interese en

provecho propio o de un tercero, en cualquier clase de contrato u operación en que deba intervenir por razón de su cargo o de sus funciones, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años.

• Contrato sin cumplimiento de requisitos legales. El servidor público que por razón

del ejercicio de sus funciones tramite contrato sin observancia de los requisitos legales esenciales o lo celebre o liquide sin verificar el cumplimiento de los mismos, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años.

PRESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL

• La acción civil, derivada de las acciones y omisiones establecidas en la Ley 80 de 1993 prescribirá en el término de veinte (20) años contados a partir de la ocurrencia de los mismos.

• La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. • La acción penal prescribirá en veinte (20) años.

La acción de repetición, en caso de condena o cargo de una entidad por hechos y omisiones imputables a título de dolo o culpa grave de un servidor público, la entidad, el ministerio público, cualquier persona u oficiosamente el juez competente, iniciarán la respectiva acción de repetición, siempre y cuando aquel no hubiere sido llamado en garantía de conformidad con las normas vigentes sobre la materia. Caduca a los dos (2) años de haberse realizado el pago total por parte de la entidad pública.

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MANUAL DE CONTRATACIÓN - uaesp.gov.co. SOPORTE... · procedimientos de supervisión, anticipo. Actualiza normatividad, definiciones, se incorpora responsabilidad y autoridad, lineamientos