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INTRODUCCIÓN
UNIVERSIDAD NACIONAL
DE LOJA
MODULO “III” PARALELO “B”
TRABAJO INDIVIDUAL
Loja - Ecuador
2012
ÁREA JURÍDICA SOCIAL Y ADMINISTRATIVA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
AUTORAS:
María del Auxilio Ortega Guamán
Paola Maricela Díaz Eras
DIRECTORA:
C.P.A. Econ. Rosario E. Moreno A. de Peláez
TESIS PREVIA A OPTAR EL GRADO DE
INGENIERAS EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,
CONTADOR PÚBLICO AUDITOR
CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA EFICAZ DE
LA GESTIÓN EN LA COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO “EL COMERCIANTE” LTDA. DEL CANTÓN
SARAGURO
i
C.P.A. ECON. ROSARIO E. MORENO A. DE PELÁEZ DOCENTE DE LA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA DEL ÁREA JURÍDICA,
SOCIAL Y ADMINISTRATIVA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA Y
DIRECTORA DE TESIS.
CERTIFICA:
Que la presente tesis efectuada por las Egresadas. María del Auxilio Ortega
Guamán y Paola Maricela Díaz Eras, titulada “CONTROL INTERNO COMO
HERRAMIENTA EFICAZ DE LA GESTIÓN EN LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CRÉDITO EL COMERCIANTE LTDA. DEL CANTÓN
SARAGURO”, previa a optar el Grado de Ingenieras en Contabilidad y
Auditoría, ha sido dirigida, en su desarrollo teórico y práctico; y al cumplir con
las Normas Generales para la Graduación en la Universidad Nacional de
Loja , autoriza su presentación ante el respectivo Tribunal de Grado.
Loja, Abril del 2012
C.P.A. ECON. ROSARIO E. MORENO A. DE PELÁEZ DIRECTORA DE TESIS
ii
AUTORÍA
El contenido del presente trabajo así como las opiniones, criterios,
conclusiones y recomendaciones vertidas son de exclusiva responsabilidad
de las Autoras.
María del A. Ortega G. Paola M. Díaz E.
iii
DEDICATORIA
El presente trabajo lo dedico
primeramente a Dios, a mis
padres, quienes con cariño,
comprensión y sacrificio supieron
guiarme y formarme por el sendero
del bien, mi padre que aunque no
esté ahora a mi lado siento que va
a sentirse muy orgulloso de mi, a
mis hermanos quienes de una u
otra manera me apoyaron y me
incentivaron para así poder
culminar mis estudios con éxito.
MARÍA DEL AUXILIO
El presente trabajo de tesis lo
dedico primeramente a Dios por
saber guiarme por el camino del
bien, de la misma manera a los
seres que más amo en este
mundo, mis hijas y esposo, a mis
padres y hermanos, quienes con
profundo gratitud, cariño y respeto
me apoyaron moral y
económicamente para culminar
con éxito mis estudios.
PAOLA MARICELA
iv
AGRADECIMIENTO
Expresamos nuestro más profundo agradecimiento a las Autoridades de
la Universidad Nacional de Loja y de manera particular de la Área Jurídica
Social y Administrativa, a la Carrera de Contabilidad y Auditoría,
Autoridades y Docentes quienes han contribuido con sus valiosos
conocimientos para concluir con éxito nuestros estudios universitarios.
A la C.P.A. Econ. Rosario E. Moreno A. de Peláez, quien con su
humanismo y ética profesional dirigió la presente tesis haciendo posible
su culminación.
Así mismo nuestro agradecimiento a la Cooperativa de Ahorro y Crédito
“El Comerciante” Ltda. Del Cantón Saraguro, por la disposición que
tuvieron para brindarnos todas las facilidades y la información necesaria
para poder desarrollar con éxito nuestro trabajo de tesis.
LAS AUTORAS
TÍTULO
1
a. CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA EFICAZ DE
LA GESTIÓN EN LA COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO “EL COMERCIANTE” LTDA. DEL CANTÓN
SARAGURO
RESUMEN
2
b. RESUMEN
El presente trabajo de tesis denominado: Control Interno como
Herramienta Eficaz de la Gestión en la Cooperativa de Ahorro y Crédito
“El Comerciante” Ltda. se realizó en función a los objetivos planteados,
los mismos que tiene relación a establecer en forma sistematizada las
funciones del personal que labora en la cooperativa y diseñar un plan de
organización que contenga métodos y procedimientos; adicionalmente, se
elaboró la documentación necesaria para el control de la capacitación y
desarrollo del personal, justificación ausencia temporal, solicitud de
vacaciones, permisos y licencias, control de asistencia, sistema contable,
captación de ahorros, captación de depósitos a plazo, control de efectivo,
manejo del fondo de caja chica, concesión de crédito, pago de
remuneraciones, adquisición de activos fijos, ingreso de activos fijos,
egreso de activos fijos, que se verán reflejados en la propuesta con la
finalidad de mejorar el desempeño y el cumplimiento de la misión y
visión para la cual fue creada.
Como alternativa de solución a las deficiencias encontradas mediante una
entrevista realizada al gerente de la entidad, se diseñó un manual de
funciones y procedimientos administrativo – financiero con sus
respectivos flujogramas que contribuirá al desarrollo de la institución,
orientada al área de trabajo para la ejecución de actividades de acuerdo a
3
las políticas de la institución; de la misma manera permitirá al personal
instruirse sobre la organización de sus funciones y responsabilidades,
objetivos, normas y procedimientos, finalmente se presentan conclusiones
y recomendaciones a las que se llegó durante el presente trabajo de tesis
encaminadas a coadyuvar la gestión tanto administrativa como financiera
de sus directivos.
4
SUMMARY
This thesis entitled: Effective Internal Control as a Tool for the
Management of Cooperative Savings and Credit "El Comerciante" Ltda.
was made according to the objectives, the same as is related in a
systematic way to establish the functions of personnel working in the
cooperative and design an organizational plan that contains methods and
procedures, in addition, necessary documentation was prepared for the
control of training and staff development, justification, temporary absence,
vacation requests, permits and licenses, control of assistance, accounting
system, savings deposits, collection of deposits, cash management,
handling petty cash fund, credit, payroll, fixed asset acquisition, asset
income, expenditure of fixed assets, which will be reflected in the proposal
in order to improve performance and fulfillment of the mission and vision
for which it was created.
As an alternative solution to the deficiencies found by an interview with the
manager of the company, designed a manual administrative functions and
procedures - with their respective financial spreadsheet that contribute to
the development of the institution, oriented to the work area to execute
activities according to the policies of the institution in the same way will
instruct staff on the organization of their duties and responsibilities,
objectives, standards and procedures, finally presents conclusions and
5
recommendations that were reached during this thesis designed to assist
both management and financial management of its directors.
INTRODUCCIÓN
6
c. INTRODUCCIÓN
Toda entidad y organismo tanto del sector público como privado deben
contar con un sistema de control interno administrativo - financiero, esto
implica, la forma correcta de hacer las cosas, para lo cual la utilización de
políticas y procedimientos permite la protección y conservación de sus
operaciones sean estas administrativas o financieras. En este contexto es
de vital importancia el sistema de control interno como herramienta eficaz
para salvaguardar estos recursos y bienes que son vitales para el
desarrollo normal de las funciones específicas de estas entidades.
Con la aplicación de la propuesta de Control Interno como Herramienta
Eficaz de la Gestión en la Cooperativa de Ahorro y Crédito “El
Comerciante” Ltda. del cantón Saraguro se pretende ofrecer a sus
directivos un manual de control interno que permita implementar
procedimientos adecuados en cuanto a sus operaciones, las mismas que
se aplicaran de acuerdo a las normas legales vigentes. Situación que
proporcionará información administrativa - financiera de calidad.
La tesis presentada se encuentra estructurada de acuerdo a lo que
determina el reglamento de régimen académico vigente en la Universidad
Nacional de Loja a la fecha, por lo tanto se inicia con una parte
introductoria, el Resumen que es la síntesis de todo el trabajo en
castellano e inglés; la Introducción, resalta la importancia del tema, y el
7
aporte que se entrega a la cooperativa; seguidamente la Revisión de
Literatura, la cual en su contenido ha considerado las categorías
necesarias que ayudan a fundamentar y hacer conocer los elementos
teóricos del tema de tesis; continuando con los Materiales y Métodos en
donde se expone los materiales, métodos, técnicas y procedimientos que
permitieron el desarrollo del trabajo, describiendo cómo y cuándo se hizo
uso de los mismos; Resultados, se establece como la parte fundamental
del trabajo, ya que muestra un diagnóstico situacional basado en la
entrevista aplicada al gerente y empleados de la cooperativa y que se
constituye en la base de la propuesta. Discusión, en esta parte se
presenta un conjunto de procedimientos de control interno administrativas
y financieras, que son alternativas que se proponen para mejorar el
control interno de la entidad, finalizando este trabajo con la presentación
de las Conclusiones y Recomendaciones, las mismas que deberán ser
tomadas en cuenta por quienes dirigen esta cooperativa, la Bibliografía,
que es el resumen de la documentación que fue objeto de estudio como
son libros, textos, reglamentos, estatutos de la entidad, tesis e internet,
que permitieron la explicación teórica, finalmente se incluyen los
respectivos Anexos.
REVISIÓN DE
LITERATURA
8
d. REVISIÓN DE LITERATURA
COOPERATIVISMO
CONCEPTO
“El cooperativismo es una herramienta que permite a las comunidades y
grupos humanos participar para lograr el bien común. La participación se
da por el trabajo diario y continuo, con la colaboración y la solidaridad,
que promueve la organización de las personas para satisfacer sus
necesidades de manera conjunta. La participación del ser humano común,
asumiendo un rol protagonista en los procesos socio-económico en la
sociedad en que vive, se rige por valores y principios basados en el
desarrollo integral del ser humano.”1
El Cooperativismo es el movimiento socioeconómico más grande de la
humanidad; por ende, la Economía Solidaria es el sistema económico,
social, político y cultural, que ha permitido ascender el nivel de vida de
millones de personas fundamentalmente de la clase media y baja,
implementado en ellas los valores y principios de la solidaridad, equidad y
justicia.
1 VAZQUEZ GALARZA, Germán. Cooperativismo “Décima Edición 1996” Pág. 28
9
VALORES DEL COOPERATIVISMO
El Cooperativismo nace como una propuesta que busca el bien común de
un grupo de personas que se asocian y se organizan en una empresa
para el alcance de un objetivo, mediante el trabajo mancomunado de
todos sus asociados se orienta por los siguientes valores:
•El grupo que asume una cooperativa mantiene una interrelación de apoyo, de trabajo individual en función de la meta común.
AYUDA MUTUA
•Todas las personas que conforman un grupo cooperativo están pendientes de cumplir siempre el trabajo que les corresponde. Nunca se permite que el logro del equipo se pare por haber pospuesto alguna tarea.
RESPONSABILIDAD
•La máxima autoridad dentro de un grupo cooperativo es la reunión en Asamblea de todos sus integrantes. Las decisiones se toman entre todos.
DEMOCRACIA
•Todos los miembros de un grupo cooperativo tienen los mismos derechos y deberes. La asignación de cargos directivos tiene un fin cooperativo pero no existen privilegios especiales.
IGUALDAD
•Los cooperativistas se comportan siempre de manera justa y equitativa, entendiendo que el reconocimiento del trabajo aportado por cada asociado es la base del buen funcionamiento de una empresa cooperativa.
EQUIDAD
•El cooperativista siempre está dispuesto a dar apoyo a otras personas. Jamás es indiferente a la injusticia ni, al atropello de la dignidad humana.
SOLIDARIDAD
Elaborado Por: Las Autoras
Fuente: Vázquez Galarza Germán,
Cooperativismo, Décima Edición
10
PRINCIPIOS DEL COOPERATIVISMO
“Como complemento de los valores señalados, los principios básicos del
cooperativismo son siete:”2
2 AILLON ALBAN Jaime. Lecciones de Cooperativismo. Primera Edición 1983. Pág. 9
PRIMER PRINCIPIO
• Adhesión abierta y voluntaria
SEGUNDO PRINICIPIO
• Control democrático de los socios
TERCER PRINICIPIO
• Participación económica de los socios
CUARTO PRINICIPIO
• Autonomía e independencia”
QUINTO PRINICIPIO
• Educación, entrenamiento e información
SEXTO PRINCIPIO
• Cooperación entre cooperativas
SÉPTIMO PRINCIPIO
• Compromiso con la comunidad
ELABORADO POR: LAS AUTORAS
FUENTE: Aillon Albán Jaime,
lecciones del Cooperativismo
11
1.) ADHESIÓN ABIERTA Y VOLUNTARIA: Todos los socios tienen la
posibilidad de acceder a los servicios que presta la Cooperativa, sin
discriminación por género, raza, clase social, posición económica,
política o religiosa, en la cual las personas deben estar dispuestas a
aceptar las responsabilidades que conlleva ser socio.
2.) CONTROL DEMOCRÁTICO DE LOS SOCIOS: Se gobierna a
través de una Asamblea, en la que los socios asambleístas son
electos mediante selección democrática, por lo cual todos los socios
tienen derecho a elegir y ser elegidos.
3.) PARTICIPACIÓN ECONÓMICA DE LOS SOCIOS: Los socios
contribuyen de manera equitativa y controlan de manera
democrática el capital de la Cooperativa.
4.) AUTONOMÍA E INDEPENDENCIA: Las cooperativas son
organizaciones autónomas e independientes de ayuda mutua que
son controladas por sus socios, al basarse en el esfuerzo propio
estimulan las iniciativas individuales y el sentido de responsabilidad
social.
5.) EDUCACIÓN, ENTRENAMIENTO E INFORMACIÓN: Las
cooperativas brindan educación y entrenamiento a sus socios,
directivos y colaboradores e informan, acerca de la naturaleza y
beneficios del cooperativismo.
6.) COOPERACIÓN ENTRE COOPERATIVAS: Las cooperativas
sirven a sus socios eficazmente y fortalecen el movimiento
12
cooperativo, trabajando de manera conjunta por medio de
estructuras locales, nacionales, regionales e internacionales.
7.) COMPROMISO CON LA COMUNIDAD: La cooperativa trabaja
para el desarrollo sostenible de su comunidad, región o áreas de
influencia, por medio de políticas aceptadas por sus miembros.
COOPERATIVA
DEFINICIÓN
“Son cooperativas las sociedades de derecho privado, formadas por
personas naturales o jurídicas que, sin perseguir finalidades de lucro,
tienen por objeto planificar y realizar actividades o trabajos de beneficio
social o colectivo, a través de una empresa manejada en común y
formada con la aportación económica, intelectual y moral de sus
miembros.”3
IMPORTANCIA
Las cooperativas permiten preservar la autonomía, dignidad y libertad de
las personas sin alterar la unidad de esfuerzos y la labor común, debido a
que sus miembros se adhieran o se retiren de acuerdo con su voluntad,
3 Codificación de la Ley de Cooperativas 2001 (Cod. s/n. RO 400: 29-ago-2001) Art. 1
13
se basa en el esfuerzo propio y ayuda mutua, son verdaderas escuelas
de democracia y fuentes de preparación técnica y económica de vastos
sectores de la población.
CLASIFICACIÓN DE LAS COOPERATIVAS
Las Cooperativas se clasifican según la actividad para la que fueron
creadas, entre las cuales se encuentran las siguientes:
- Producción.- Es aquella en las que sus socios
se dedican personalmente a actividades
productivas lícitas, en una empresa en común.
- Consumo.- Son aquellas que tienen por objeto
abastecer a los socios de cualquier clase de
artículos de libre comercio.
- Ahorro y Crédito.- Son las que reciben ahorros
y depósitos, hacen descuentos y préstamos a
sus socios y verifican pagos y cobros por
cuenta de ellas.
- Servicios.- Son las que, sin pertenecer a los
grupos anteriores, se organizan con el fin de
llenar diversas necesidades comunes de los
socios o de la colectividad.
POR LA ACTIVIDAD
14
COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO
CONCEPTO
“Las Cooperativas de Ahorro y Crédito son aquellas que tienen por objeto
fundamental fomentar el ahorro y otorgar préstamos a sus asociados con
los recursos aportados por los mismos, a un interés muy bajo, con el fin
de eliminar los altos costos que representan los créditos otorgados por los
bancos comerciales.”4
OBJETIVOS
- Promover el desarrollo socioeconómico de sus cooperadores y
cooperadoras; y, de las Comunidades del sector rural, urbano
marginal mediante la prestación de servicios financieros.
- Fortalecer el ahorro y los créditos.
- Fomentar, a través de sus servicios los principios de esfuerzo
propio, autogestión, autocontrol y equidad como base del
funcionamiento y desarrollo de la cooperativa.
- Establecer otros servicios y actividades que contribuyan al
mejoramiento social y económico.
4 CONGRESO INTERNACIONAL SOBRE COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO (6, 1988, QUITO,
EC.) 1988. Memorias. Quito, Pág. 37
15
- Promover la ampliación de la membrecía de socios y socias y de
terceros en la cooperativa, tendiente a su consolidación y
crecimiento según las leyes vigentes.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS COOPERATIVAS DE
AHORRO Y CRÉDITO
La forma de organización que establecen en su conformación las
cooperativas de ahorro y crédito, es por medio de órganos directivos, los
que son integrados para el funcionamiento por los mismos asociados,
quienes ejecutan las labores de acuerdo a lineamientos establecidos en
los estatutos de la cooperativa y del Reglamento de la Ley de
Cooperativas.
La estructura administrativa y de control de la cooperativa de ahorro y
crédito está a cargo de:
Asamblea General de
Socios
Consejo de Vigilancia
Consejo de Administración
Comite de Asuntos Sociales
Comité de Crédito
Comite de Educación
ELABORADO POR: LAS AUTORAS
FUENTE: INVESTIGACIÓN PROPIA
16
CONTROL INTERNO
DEFINICIÓN
“El Control Interno constituye un proceso aplicado por la máxima
autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona
seguridad razonable de que se protegen los recursos y se alcancen los
objetivos institucionales.
Constituyen elementos de control interno: el entorno de control, la
organización, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos
institucionales, los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y
las medidas adoptadas para afrontarlos, el sistema de información, el
cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección oportuna
de las deficiencias de control.”5
OBJETIVOS
El Control Interno es una herramienta de consulta y dirección que
contiene un conjunto de políticas, normas, disposiciones, métodos y
procedimientos que rigen las actividades administrativas y financieras,
comprometiendo acciones orientadas al cumplimiento de metas y
5 CULTURAL DE EDICIONES, S.A., AUDITORIA I, Edición 1996, pág. 67
17
objetivos previstos, mediante la eficiente asignación y utilización de los
recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros disponibles.
Los objetivos que la entidad busca alcanzar a través de la implementación
del Control Interno son:
- Eficacia y eficiencia en sus operaciones
- Confiabilidad de la información financiera
- Protección y salvaguardar sus activos
- Cumplimiento de las leyes y normas que le sean aplicables.
TIPOS DE CONTROL INTERNO
CONTROL INTERNO FINANCIERO
“El Control Interno Financiero comprende los procedimientos y registros
que conciernen a la custodia de los recursos, así como la verificación de
la exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros.
Este Control Interno Financiero generalmente incluye el control sobre los
sistemas de autorización y aprobación, segregación de deberes entre las
funciones de registros e información contable que involucra directamente
18
las operaciones o la custodia de los recursos, así como los controles
físicos de dichos recursos.”6
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
Son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática la información de una organización.
Es por ello que tiene relación con el plan de organización, los
procedimientos y registros concernientes a los procesos gerenciales, las
políticas dictadas, las metas y objetivos gerenciales. La ausencia del
control interno administrativo es signo de una administración débil e
inadecuada.
CONTROL PREVIO
Todas las entidades públicas y privadas tienen establecidos los
procedimientos (desde la autorización hasta la evaluación) de sus
operaciones. El control interno previo pone énfasis en la existencia de
reglamentos de organización, manuales o disposiciones específicas que
6 LIBRO AUTÉNTICO DE LEGISLACIÓN ECUATORIANA. Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado y su Reglamento 2005. Pág. 5
19
señalan todo el proceso que se necesita para poder realizar una
determinada operación.
CONTROL POSTERIOR
Tiene dos modalidades: La primera tiene que ver con el cumplimiento de
los procedimientos establecidos para cada operación y son llevadas a
cabo por los directores, jefes de áreas o gerentes, evalúa los aspectos
administrativos de cada operación.
La segunda, además de evaluar los procedimientos administrativos al
interior de cada entidad también toma en cuenta la gestión de las mismas
en función de las metas programadas.
CONTROL CONCURRENTE
Este control está implícito en el control previo, es el que se produce en el
momento en que se ejecuta su registro.
POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO
a. EVALUACIÓN DEL RIESGO INTERNO Y EXTERNO.- El Control
Interno deberá realizar evaluaciones para identificar los diferentes
20
riesgos internos y externos, que pudieran afectar de forma negativa el
logro de los objetivos operacionales y de informaciones, esta
evaluación debe cubrir los riesgos crediticios, de mercado, de liquidez
y de operaciones (incluye delitos, malversación, información financiera
no confiable, lavado de dinero entre otros).
Los controles internos serán objeto de revisión constante para atender
apropiadamente cualquier nuevo riesgo no controlado y reaccionar a las
condiciones y circunstancias que puedan sufrir cambios. Las actividades
de control interno incluyen:
- Revisiones de informaciones que muestren los resultados
financieros.
- Controles de actividades: informes diarios, semanales y
mensuales.
- Controles físicos: arqueos periódicos del efectivo, efectos y valores,
inventarios periódicos, custodia de valores y documentos.
- Establecimiento de responsabilidades para cada operación en las
aprobaciones y autorizaciones.
- Examen y valoración de las operaciones contables y de la
aplicación de las disposiciones administrativas y legales
correspondientes.
21
- Valoración del grado de economía, eficacia, eficiencia en la
utilización de los recursos.
- Verificar que las transacciones u operaciones autorizadas se
inician, ejecutan y registran según la intención original.
- Control de las operaciones que se realizan por vía electrónica.
b. SEGREGACIÓN DE FUNCIONES.- Garantizar la adecuada
segregación de tarea y funciones, la rotación periódica del personal y
que no se le asignen responsabilidades contrapuestas, de manera que
se reduzca el riesgo de manipulación de la información financiera o de
comisión de delitos.
c. IDENTIFICACIÓN Y MONITOREO DE LAS AREAS.- Realizar una
identificación y monitoreo cuidadoso de las áreas de conflicto
potencial, así como revisiones periódicas de las responsabilidades y
funciones del personal clave para asegurar que no estén en una
posición de encubrir acciones inadecuadas.
d. INFORMACIÓN ADECUADA Y COMUNICACIÓN EFECTIVA.-
Garantizar una información adecuada y comunicación efectiva. La
información debe ser oportuna, confiable, puntual, accesible y con
formato apropiado. El sistema informático deberá incluir información
financiera, datos de operaciones. Deben existir procedimientos de
22
archivo que garanticen la conservación de los datos necesarios a la
cooperativa.
e. CANALES DE COMUNICACIÓN.- Deben existir canales de
comunicación que aseguren que el personal esté consciente de las
políticas y procesos que afecten sus tareas y responsabilidades y que
cualquier información relevante llegue al personal correspondiente.
f. CONTROLES SOBRE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA.- Debe
garantizarse que existan controles sobre los sistemas y tecnologías de
información, tales como procedimientos y su custodia fuera de la
institución, de recuperación, planes de contingencia, controles de
seguridad física y lógica, controles para los accesos y control de datos.
CONTROL INTERNO EN LAS COOPERATIVAS
El control interno será definitivo como la serie de acciones diseñadas y
ejecutadas por la administración activa para proporcionar seguridad
razonable en torno a la consecución activa de los objetivos de la
organización, fundamentalmente en las siguientes categorías:
- Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida,
despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
23
- Exigir confiabilidad y oportunidad de la información;
- Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones y
- Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.
PARTICIPANTES DEL CONTROL INTERNO
El sistema de control interno involucra a los directivos y trabajadores que
forman parte de la cooperativa, por lo que la participación de cada uno de
ellos deberá estar claramente definida en los manuales de organización y
funciones, de políticas y procedimientos, de control de riesgos y en
normas de naturaleza similares establecidas por la cooperativa.
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
Las deficiencias de control interno identificadas en cualquier unidad de la
cooperativa deberán ser reportadas oportuna y simultáneamente a la
comisión de vigilancia y al consejo de administración, para la adopción de
las medidas necesarias para su pronta corrección.
PROCEDIMIENTO Y APLICACIÓN DE CONTROL INTERNO
Para diseñar el sistema de control interno y evaluar adecuadamente la
gestión de la institución es necesario definir y analizar los procesos
24
existentes para determinar las falencias y proponer las recomendaciones
correspondientes. Generalmente se los prepara para ser aplicados en
toda entidad, departamento, sección, etc., describiendo paso a paso las
actividades que forman parte de una función.
MÉTODOS PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO
Al evaluar la estructura del control interno, los responsables lo podrán
hacer a través de cuestionarios, flujogramas y cuestionarios narrativos,
según las circunstancias, o bien aplicar una combinación de los mismos,
con la finalidad de documentar y evidenciar la labor.
MÉTODOS
DIAGRAMA DE FLUJO O
FLUJOGRAMA
Representación gráfica de la
secuencia y movimiento de las
operaciones.
CÉDULAS NARRATIVAS
Descripción detallada de las
operaciones o procedimientos
importantes a evaluar.
CUESTIONARIO
Conjunto de preguntas
orientadas a verificar el
cumplimiento de operaciones.
Por medio de entrevistas y
observaciones
ELABORADO POR: LAS AUTORAS
FUENTE: LEY ORGÁNICA DE
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 2010
25
A continuación se explica el funcionamiento de cada uno de estos
métodos:
CUESTIONARIO
Los cuestionarios de control interno tienen un conjunto de preguntas
orientadas a verificar el cumplimiento de los principios básicos de control
interno contenidos en las normas de control interno y otra normatividad,
con la finalidad de tomar conocimiento y familiarizarse con el
cumplimiento de los controles implementados en cada área, rubro o
cuenta bajo examen.
ES
TR
UC
TU
RA
DE
L C
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ST
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E C
ON
TR
OL
IN
TE
RN
O
Encabezamiento que contendrá: nombre de la entidad, el nombre de rubro o cuenta evaluada, fecha en la que se ejecuta la
reevaluación.
El número de orden de la pregunta.
Detalle de preguntas relacionadas con la cuenta o rubro que se evalúa.
Registro de respuestas, desglosadas en las columnas de SI o NO.
Referencia a papeles de trabajo: en donde se consignará la ejecución de las pruebas de cumplimiento.
Valoración de las respuestas, las mismas que consta de dos columnas: ponderación y calificación.
Pruebas de cumplimiento.
ELABORADO POR: LAS AUTORAS
FUENTE: LEY ORGÁNICA DE
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 2010
26
DESCRIPCIÓN NARRATIVA
La descripción narrativa, consisten en presentar en forma de relato las
actividades del ente, indican la secuencia de cada operación, las
personas que participan, los informes que resultan de cada
procesamiento en forma de una descripción simple. Es importante el
lenguaje a emplear y la forma de trasladar el conocimiento adquirido del
sistema a los papeles de trabajo, de manera que no resulte engorroso el
entendimiento de la descripción vertida.
Este método de descripción narrativa o cuestionarios descriptivos, se
compone de una serie de preguntas; las respuestas describen aspectos
significativos de los diferentes controles que funcionan en una entidad,
incluyendo los límites de autoridad, de tal manera que evidencien los
controles que funcionan en una entidad, incluyendo los límites de
autoridad de tal manera que evidencien los controles y los formularios
utilizados, cantidad de ejemplares, dependencias, forma de archivo y la
presencia de las operaciones que se realizan.
Las preguntas se formarán en los siguientes términos:
¿Qué informes se producen?
¿Quién los prepara?
27
¿A base de que registros se preparan los informes?
¿Con qué frecuencia se prepara los informes?
¿Qué utilidad se da los informes preparados?
¿Quién realiza funciones de control?
¿Con qué frecuencia se llevan a cabo los controles?
FLUJOGRAMAS
DEFINICIÓN
“Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que
componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia
cronológica son importantes para el diseñador porque le ayudan en la
definición formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de
flujo ayuda al analista a comprender el sistema de información de acuerdo
con las operaciones de los procedimientos.”7
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO POR FLUJOGRAMAS
Para evaluar el control interno utilizando la técnica de flujogramas, es
necesario que el auditor conozca y tenga alguna experiencia en esta
técnica y deberá observar los siguientes pasos:
7CRUZ Atig. Flujogramacion y control Interno. Primera Edición. Año 2009. Pág. 28
28
- El levantamiento de la información se efectuará a través de las
entrevistas con los funcionarios que intervienen en el proceso o
sistema, con la descripción detallada de las actividades que
realizan, desde el inicio hasta la terminación del trámite, incluirá la
información que se registra en los formularios y libros contables.
- A base de la información que se dispone del sistema, se efectuará
el diseño del flujograma de la situación encontrada.
- Con el flujograma procederá a comprobar el funcionamiento del
sistema en aquellos pasos que no estén debidamente aclarados,
con el objeto de que el diagrama esté de acuerdo con el
funcionamiento real.
- Se comprobará el flujograma actual con la normatividad pertinente
para determinar el grado de concordancia con las disposiciones
legales y reglamentarias.
29
SIMBOLOGÍA DE LOS FLUJOGRAMAS
SÍMBOLO NOMBRE SIGNIFICADO
INICIO
Inicio del flujo grama, representa
las áreas de responsabilidad de
un sistema.
LÍNEAS DE
CONEXIÓN
La línea de flujo o comunicación,
representa la conexión o el
movimiento del flujo a través de
operaciones o de documentos.
La flecha indica el sentido del
proceso y concatenación de una
acción a otra.
PROCESO
Representa el proceso o paso a
seguir en la ejecución de un
procedimiento.
DECISIÓN
Se utiliza este símbolo cuando
una operación está sujeta a
ciertas alternativas que puedan
plantearse antes de continuar el
procedimiento. La decisión
dependerá del resultado de una
prueba, una comparación o la
existencia de alguna condición.
ALTERNATIVAS
Representa las posibles
alternativas a tomar en un
determinado proceso.
ARCHIVO
Este símbolo se utiliza para
indicar que ciertos datos o
información han sido
almacenados.
FIN DEL
PROCESO
Este símbolo se utiliza para
indicar que ha finalizado el
procedimiento.
ELABORADO POR: LAS AUTORAS
FUENTE: INVESTIGACIÓN PROPIA
F
30
MANUAL
DEFINICIÓN
“Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y
sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones,
organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como
las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la
ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de
referencia los objetivos de la institución.”8
IMPORTANCIA
Ayuda al personal de la institución a poder desempeñar mejor sus labores
ya que se ubica específicamente en el área de trabajo y de esta manera
pueda ejecutar sus actividades de acuerdo a las políticas de la
institución, y por medio de los manuales se instruya al personal de la
organización de sus funciones, responsabilidades, objetivos, políticas,
normas y procedimientos.
Se considera los siguientes tipos de manuales:
8MELGAR CALLEJA María. 1998. Organización y Métodos para el mejoramiento Administrativo
Pág. 193
31
CL
AS
ES
DE
MA
NU
AL
ES
MANUAL ADMINISTRATIVO
Este manual es un documento que contiene información detallada referente a la organización, incluyendo sus antecedentes, estructura orgánica, funciones, organigramas, niveles jerárquicos, grado de autoridad y responsabilidad, legislación aplicable, así como los canales de comunicación y coordinación en una organización. El contenido de este manual permite que las actividades de la empresa sean realizadas en forma eficiente.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Este manual es un documento que contiene información detallada referente a la organización, incluyendo sus antecedentes, estructura orgánica, funciones, organigramas, niveles jerárquicos, grado de autoridad y responsabilidad, legislación aplicable, así como los canales de comunicación y coordinación en una organización. El contenido de este manual permite que las actividades de la empresa sean realizadas en forma eficiente.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Es un instrumento administrativo de comunicación, de carácter técnico, que contiene información acerca de la sucesión cronológica y secuencial de operaciones para la realización de una función, actividad o tarea específica en una organización. También se conoce con el nombre de “Manual de normas y procedimientos” debido a que en ocasiones se incluyen además de los procedimientos – normas y métodos o guías de trabajo. Este manual es un documento que indica cómo hacer el trabajo. Además, debe identificar quienes participan en el proceso, en cuanto tiempo debe realizarse, y en dónde se lleva a cabo.
ELABORADO POR: LAS AUTORAS
FUENTE: Melgar Calleja María. 1998.
Organización y Métodos para el
mejoramiento Administrativo
32
MANUAL DE CONTROL INTERNO EN LAS COOPERATIVAS
CONCEPTO
“Los manuales son un medio de comunicación por medio del cual los
diferentes niveles jerárquicos de una organización dan a conocer las
decisiones de administración, organización, políticas y procedimientos,
servir de guía para ejecución de actividades tareas, entrenar a personal
de reciente ingreso, entre otros.”9
El control interno será definido como la serie de acciones diseñadas y
ejecutadas por la administración activa para proporcionar una seguridad
razonable en torno a la consecución de los objetivos de la organización,
fundamentalmente en las categorías en las siguientes categorías:
a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida,
despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto legal;
b) Exigir confiabilidad y oportunidad de información;
c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones; y ;
d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.
9 VEGA Calva Paulina Alexandra, Diseño de un Manual de Control Interno; (2008).
33
RAZÓN PARA ELABORAR UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN
LAS COOPERATIVAS
La aplicación de procedimientos para un mismo asunto, constituye una
razón fundamental para que las entidades se preocupen de elaborar
manuales que norman el desarrollo de sus funciones y responsabilidades.
El manual enfocará con claridad cuál es la naturaleza de la función, la
forma de llevarla a cabo, los límites a los que se llegue la autoridad y
responsabilidad; y, la clase de relación que hay entre los diferentes
niveles de la organización, aumentando así la eficiencia de los
empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo
determinando en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o
errores.
CONTENIDO DE LOS MANUALES
El contenido de un Manual dependerá directamente de los siguientes
aspectos:
a) Tamaño de la empresa
b) Asunto por tartar
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c) No deberán ser simplemente una colección de leyes o reglamentos; el
manual es un libro básico que permite que todos hablen el mismo
lenguaje, piensen y actúen en forma sincronizada.
COMO DEBE SER ESTRUCTURADO UN MANUAL
El Manual se lo considera un instrumento que permite adiestrar al
personal y una guía que sirve para obtener una mayor comprensión de la
estructura orgánica que rige a la empresa. Un Manual de Procedimientos
para que logre el objetivo para que fuera creado debe cumplir con las
siguientes cualidades:
CUALIDADES
SENCILLES.- Es un requisito fundamental, especialmente si se pretende realizar con el manual una acción de adiestramiento. Se considera que en la cualidad de sencillez deben sobresalir por lo menos tres virtudes:
- Facilitar la lectura de las instrucciones.
-Eliminar la posibilidad de erróneas interpretaciones.
- Reduce la dispersión de esfuerzos.
PERFECCIÓN.- Esta cualidad nos indica que no se debe omitir ningún aspecto importante del problema examinado, que ha sido plenamente cumplida la función informativa del manual.
EQUILIBRIO.- Nos indica que dentro del manual no deben existir desproporciones entre las diversas partes del manual.
Es decir debe haber uniformidad en todas las partes que componen al Manual de Procedimientos
ELABORADO POR: MAOG – PMDE
FUENTE: Vega Calva Paulina Alejandra,
Diseño de un Manual de Control Interno.
MATERIALES
Y MÉTODOS
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e. MATERIALES Y MÉTODOS
MATERIALES
Para la ejecución del trabajo de tesis se utilizaron los siguientes
materiales, los cuales sirvieron de ayuda para el cumplimiento del mismo.
BIBLIOGRÁFICOS: libros, tesis, documentos específicos de la
cooperativa.
DE OFICINA: papel bond
DE COMPUTACIÓN: computadora e impresora
MÉTODOS
CIENTÍFICO
Se lo utilizó para conocer la realidad referente a la organización de la
cooperativa, especialmente sobre el control de la parte administrativa -
financiera, y así poder obtener elementos de juicio para formular la
propuesta.
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DEDUCTIVO
La aplicación del presente método permitió evaluar el desempeño
Administrativo y Financiero de la Cooperativa así como la ordenanza que
regula las actividades de la institución, las cuales se basan en
reglamentos y leyes.
ANALÍTICO
La aplicación de este método ayudó para clasificar, ordenar y sintetizar
los referentes teóricos, luego de recolectar la información necesaria
proporcionada por los miembros de la cooperativa, lo que permitió
conocer la carencia de manuales e instructivos requeridos para el control
interno administrativo – financiero.
TÉCNICAS
OBSERVACIÓN
Esta técnica hizo posible verificar la documentación que presento la
cooperativa, por ejemplo sirvió al momento de revisar los estatutos y
reglamentos de la entidad.
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ENTREVISTA
Realizada la entrevista al gerente y empleados de la cooperativa permitió
conocer la carencia de un sistema de control interno adecuado, es por ello
que surge la propuesta de diseñar un manual de control interno
administrativo – financiero que les permita tener un mejor desempeño
laborar como personal dentro de la misma.
PROCEDIMIENTOS
El proceso investigativo se inició con la búsqueda de información en la
cooperativa, luego se continuó con la investigación de carácter
bibliográfico con lo cual se pudo obtener conceptos definiciones y
categorías relacionadas con la fundamentación teórica del problema
inmediatamente se siguió con la aplicación de una entrevista para la
obtención de información que permitió realizar un diagnóstico de la
situación que es la base de la propuesta, en la que se detallan los
procedimientos diseñados para mejorar el control administrativo –
financiero en la cooperativa, mediante estrategias y el diseño de
flujogramas de ejecución de algunos procedimientos como: capacitación y
desarrollo del personal, justificación ausencia temporal, solicitud de
38
vacaciones, permisos y licencias, control de asistencia, procedimiento del
sistema contable, procedimiento de captación de ahorros, procedimiento
captación de depósitos a plazo, entre otros y finalmente se presentan las
conclusiones, recomendaciones, del proyecto de tesis y presentación de
la Bibliografía en un listado de libros y textos consultados, para concluir
con la presentación de los anexos que permitan asociarlos en la forma
correcta.
RESULTADOS
39
f. RESULTADOS
CONTEXTO INSTITUCIONAL
La Cooperativa de Ahorro y Crédito “El Comerciante” Ltda., domiciliada
en la ciudad y cantón Saraguro provincia de Loja, aprobada mediante
acuerdo ministerial Nº 042 del 12 de Mayo del 2010 queda inscrita en el
registro general de cooperativas con el Nº de orden 7414, el 14 de Mayo
del 2010, controlada por la Dirección Nacional de Cooperativas, Dirección
Provincial del Ministerio de Inclusión Económica y Social (MIES).
Cuenta con 38 socios fundadores y un capital social de $16.000,00 en
certificados de aportación comunes y obligatorios; basado en los
principios de solidaridad cooperativista, su función principal es la
intermediación financiera, es decir captar recursos del público a través de
los ahorros y depósitos a plazo; los mismo que están orientados a la
colocación de créditos comerciales, consumo, vivienda y microcréditos:
Créditos Comerciales: Están dirigidos a actividades productivas y
comercialización o prestación de servicios a mediana y grande escala.
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Créditos de Consumo: Los créditos de consumo son los destinados a la
adquisición de bienes de consumo, y la fuente de pago del
crédito provienen de los sueldos o salarios de los asociados.
Créditos de Vivienda: La cooperativa “El Comerciante” ofrece créditos
para la construcción, reconstrucción y la compra de tu vivienda, con un
financiamiento a largo plazo y con una tasa de interés competitiva.
Microcréditos: Los microcréditos que ofrecemos en la cooperativa “El
Comerciante” están orientados a solucionar necesidades de
financiamiento de actividades en pequeña escala de producción,
comercialización o servicios, cuya fuente principal de repago son los
ingresos del negocio.
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MISIÓN
Promover los valores y principios del cooperativismo brindando servicios
financieros y no financieros con excelencia, para impulsar el desarrollo y
bienestar de nuestros asociados y la sociedad, siempre pensando en el
ser humano.
VISIÒN
Ser una institución solidaria y líder del sistema cooperativo, brindando
servicios financieros y no financieros de calidad en el ámbito cantonal,
provincial, nacional.
BASE LEGAL
La Cooperativa de Ahorro y Crédito “El Comerciante” Ltda., para
desarrollar sus actividades se fundamenta en lo siguiente:
Ley de cooperativas y su reglamento
Estatutos de la cooperativa
Ley general de instituciones del sistema financiero
Dirección Nacional de Cooperativas-MIES
42
DISEÑO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “EL
COMERCIANTE” LTDA.
43
ÍNDICE DEL MANUAL
No DESCRIPCIÓN
1. ESQUEMA DEL MANUAL
2. DESARROLLO DEL MANUAL
2.1. Presentación
2.1.1. Objetivos
2.1.2. Importancia
2.1.3. Características
2.2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO
2.3. FLUJOGRAMAS
2.3.1. Simbología de flujogramas a utilizar en los procedimientos de
Control Interno
2.4. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
2.4.1. Procedimientos Administrativos
2.4.2. Procedimientos Financieros
2.5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
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1. ESQUEMA DEL MANUAL
ESQUEMA DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO QUE CONTRUBUIRÁ AL
DESRROLLO DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO “EL COMERCIANTE” LTDA.
PRESENTACIÓN
DEL MANUAL
Objetivos del Manual
Importancia
del Manual
Características del
Manual
ORGANIGRAMA
ESTRUCTURAL
PROPUESTO
ELABORADO POR: Equipo
de Tesis
PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
ADMINISTRATIVO:
ASAMBLEA GENERAL
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
CONSEJO DE VIGILANCIA
GERENCIA GENERAL
TESORERO/A
SECRETARIO/A
COMISIONES ESPECIALES
a. COMISIÓN DE EDUCACIÓN
b. COMISIÓN DE ASUNTOS SOCIALES.
c. COMISIÓN DE CRÉDITO
CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL
PERSONAL
JUSTIFICACIÓN AUSENCIA TEMPORAL
SOLICITUD DE VACACIONES, PERMISOS Y
LICENCIAS
CONTROL DE ASISTENCIA
Manual de Control Interno
Administrativo y Financiero
Simbología del
Flujogramas
FINANCIERO:
SISTEMA CONTABLE
CAPTACIÓN DE AHORROS
CAPTACIÓN DE DEPÓSITOS A PLAZO
CONTROL DE EFECTIVO
MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA
CONCESIÓN DE CRÉDITO
PAGO DE REMUNERACIONES
ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS
INGRESO DE ACTIVOS FIJOS
EGRESO DE ACTIVOS FIJOS
ELABORADO POR: LAS AUTORAS
FLUJOGRAMA
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2. DESARROLLO DEL MANUAL
2.1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL
Presentamos la propuesta de un manual de control interno a la
cooperativa de ahorro y crédito “EL COMERCIANTE” LTDA. del cantón
Saraguro como una herramienta eficaz con la que se logrará optimizar la
gestión administrativa y financiera de las operaciones que desarrollan
diariamente.
Con el fin de asegurar que la administración esté debidamente
protegida, que los registros sean fidedignos y que las actividades se
desarrollen eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la
gerencia, en atención a las metas y objetivos establecidos.
2.1.1. OBJETIVOS
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa
para determinar responsabilidades.
Describir los procesos administrativos secuenciales de forma
ordenada que faciliten el control y cumplimiento mediante
flujogramas.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al
personal, y proporcionar la uniformidad en el trabajo.
Servir como medio de integración y orientación al personal
de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas
ELABORADO POR: Equipo
de Tesis
46
funciones operacionales.
Contribuir con el manual a la toma de decisiones.
2.1.2. IMPORTANCIA
Instruir al personal de la cooperativa sobre las funciones,
responsabilidades, objetivos, políticas, normas, procedimientos,
etc.
Ayuda a que se pueda evaluar de manera continua los
procedimientos que se están llevando a cabo en la cooperativa, y
así se pueden hacer ajustes a las desviaciones y proyectarse a
las mejoras de los mismos.
Sirve como una herramienta a los administradores, lo cual les
facilita la toma de decisiones.
Permite transmitir la información dentro de la entidad sin que se
distorsione y recibirla por las personas competentes de una
manera clara y veraz, en el manual se incluyen formatos que se
utilizan en sus respectivas actividades.
2.1.3. CARACTERÍSTICAS
Partiendo de la efectividad y beneficios del manual de control interno se
presentan a continuación las siguientes características:
Satisfacer las necesidades reales de las diferentes áreas de la
cooperativa.
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Contar con instrucciones apropiadas en los procedimientos
establecidos para el uso y manejo del manual.
Es adaptado a las necesidades administrativas y financieras-
contables de la cooperativa.
El manual ha sido elaborado con base a lineamientos, normativas
técnicas y políticas aplicables.
Cuenta con un plan de implementación, lo que permite el
desarrollo del manual de una forma más efectiva.
48
ELABORADO POR: LAS AUTORAS
CONSEJO DE VIGILANCIA
COMISIÓN DE CRÉDITO
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
COMISIONES ESPECIALES
CONTABILIDAD
PRESIDENCIA
SECRETARIA
COMISIÓN DE
ASUNTOS SOCIALES
COMISIÓN DE EDUCACIÓN
CAJERA 2 (Ahorro y Crédito)
OFICIAL
CRÉDITO Y COBRANZAS
CAJERA 1 (Servicios
Cooperativos)
SERVICIOS GENERALES
ASESOR JURIDICO
ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS
2.2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO PARA LA
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “EL COMERCIANTE” LTDA.
GERENCIA
SIMBOLOGÍA
NIVEL EJECUTIVO
NIVEL ASESOR
NIVEL OPERATIVO
49
2.3. FLUJOGRAMAS
2.3.1. SIMBOLOGÍA DE FLUJOGRAMAS A UTILIZAR
EN LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
SÍMBOLO NOMBRE SIGNIFICADO
INICIO
Inicio del flujo grama, representa las
áreas de responsabilidad de un
sistema.
LÍNEAS DE
CONEXIÓN
La línea de flujo o comunicación,
representa la conexión o el
movimiento del flujo a través de
operaciones o de documentos. La
flecha indica el sentido del proceso y
concatenación de una acción a otra.
PROCESO
Representa el proceso o paso a
seguir en la ejecución de un
procedimiento.
DECISIÓN
Se utiliza este símbolo cuando una
operación está sujeta a ciertas
alternativas que puedan plantearse
antes de continuar el procedimiento.
La decisión dependerá del resultado
de una prueba, una comparación o
la existencia de alguna condición.
ALTERNATIVAS
Representa las posibles alternativas
a tomar en un determinado proceso.
ARCHIVO
Este símbolo se utiliza para indicar
que ciertos datos o información han
sido almacenados.
FIN DEL
PROCESO
Este símbolo se utiliza para indicar
que ha finalizado el procedimiento.
ELABORADO POR:
MAOG - PMDE
MANUAL DE
FUNCIONES
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2.4. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-
FINANCIERO.
2.4.1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ASAMBLEA GENERAL
1 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN DEL CARGO: Asamblea General ÁREA: Administrativa CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Todos los Cargos
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Es la máxima autoridad de la Cooperativa y sus resoluciones son
obligatorias tanto para los demás organismos directivos, mismas que hayan
sido tomadas conforme a la Ley de Cooperativas, su Reglamente General,
los principios universales del cooperativismo.
FUNCIONES DEL CARGO
Elegir y remover con causa justa a los miembros de los Consejos de
Administración y Vigilancia de las Comisiones Especiales y cualquier otro
delegado que deba designar la Cooperativa ante Entidades del Sistema
Cooperativo.
Autorizar la adquisición de bienes o la enajenación o gravamen total o
parcia de ellos;
Reformar el presente Estatuto, así como los Reglamentos Internos que se
dictaren;
51
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ASAMBLEA GENERAL
2 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
Relevar de sus funciones al Gerente con causa justa;
Decretar la distribución de los excedentes de conformidad con la Ley de
las Cooperativas, su Reglamento General y su presente Estatuto;
Aprobar el Plan de trabajo Anual de la Cooperativa;
Autorizar la adquisición de los bienes, enajenación de bienes o los
contratos que se efectuaren estén dirigidos exclusivamente en beneficio
del objeto fundamental de la Cooperativa;
Acordar la disolución de la Cooperativa, su función con otra u otras
Entidades similares.
Resolver en apelación sobre las reclamaciones y conflicto de los socios
entre sí o de estos con cualquiera de los socios entre sí o de estos con
cualquiera de los organismos de la cooperativa;
Las demás atribuciones que de conformidad con la Ley y Reglamento de Cooperativas le competan.
REQUISITOS DEL CARGO
1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN
Estudios en Administración, Economía o Ciencias Jurídicas.
COMPLEMENTARIA
Estudios o capacitación en Cooperativismo o Economía Solidaria.
EXPERIENCIA
En manejo gerencial y administrativo.
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MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ASAMBLEA GENERAL
3 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
2. COMPETENCIAS
HABILIDAD
Fluidez verbal
Fluidez escrita
Capacidad analítica
Liderazgo y dirección del personal
Elaboración de informes
Toma de decisiones
Manejo de equipos y programas de computación
RASGOS DE PERSONALIDAD
Creatividad e innovación
Compromiso y motivación
Adaptación a cambios del entorno y la organización
Buenas relaciones interpersonales
Puntualidad
Trabajo en Equipo
Interés por la calidad
Deseo de superación
ESFUERZO
MENTAL
Alto en el análisis y toma de decisiones que garanticen la permanencia y la existencia de la Cooperativa.
53
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ASAMBLEA GENERAL
4 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
VISUAL
Normal por la naturaleza de su cargo
FISICO Normal por la naturaleza de su cargo
CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN
Adecuado
RUIDO
Normal
ESPACIO
Adecuado
TEMPERATURA
Moderada
RIESGOS
Normal, de acuerdo a la labor que desempeña
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MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
1 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN DEL CARGO: Consejo de Administración ÁREA: Administrativa CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Todos los Cargos
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
El consejo de Administración es el organismo directivo de la Cooperativa,
responsable de la Administración General de la entidad, y estará integrado
de acuerdo a lo establecido en el Art.35 del Reglamento General de Ley de
Cooperativas, elegidos por la Asamblea General, durarán un año en sus
funciones, pudiendo ser reelegidos por un período igual.
FUNCIONES DEL CARGO
Sesionar una vez por semana y extraordinariamente cuando lo creyere
conveniente;
Sancionar a los socios de conformidad con la ley de Cooperativas, su
Reglamento General y el presente Estatuto;
Interesarse por el adelanto cultural y por la práctica de actividades
tendientes al conocimiento y divulgaciones del Cooperativismo;
Nombrar o remover con causa justa al Gerente, Subgerente,
Administradores, Jefe de Oficina y Empleados caucionados;
55
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
2 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
Pedir al gerente y demás empleados que manejan los fondos de la
Cooperativa
Fijar los gastos de administración de la Cooperativa, mismo que estarán
en relación al presupuesto de la entidad;
Designar Comisiones que se estime necesarias para el mejor
desenvolvimiento de las actividades de la Cooperativa.
Autorizar la transferencia de los certificados de aportación de acuerdo
con lo que dispone la Ley de Cooperativas y su Reglamento General;
Presentar para su aprobación a la Asamblea General los balances
semestrales, el Consejo de Vigilancia en el mes posterior, acompañando
el correspondiente informe y el proyecto de distribución de los excedentes
sociales.
Nombrar al Gerente y fijar el monto de la caución que debe rendir previo
al ejercicio de sus funciones, nombrar su remplazo a falta de este por
ausencia temporal o de enfermedad.
Elaborar reglamentos Internos de la Cooperativa para someterlo a
consideración de la Asamblea General;
Designar el Secretario.
Presentar a la Asamblea General de socios los informes de labores
anuales;
Aprobar el presupuesto anual de los gastos de la Cooperativa; y
Ejercer las demás atribuciones que le faculte la Ley y el Reglamento
General de Cooperativas y el presente Estatuto.
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MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
3 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
REQUISITOS DEL CARGO
1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN: Estudios en Administración, Banca y Finanzas, Economía o Ciencias Jurídicas.
COMPLEMENTARIA
Estudios o capacitación en Cooperativismo o Economía Solidaria.
EXPERIENCIA
En manejo gerencial y administrativo.
2. COMPETENCIAS
HABILIDAD
Fluidez verbal
Fluidez escrita
Capacidad analítica
Liderazgo y dirección del personal
Elaboración de informes
Toma de decisiones
Manejo de equipos y programas de computación
R ASGOS DE PERSONALIDAD
Creatividad e innovación
Compromiso y motivación
Adaptación a cambios del entorno y la organización
Orden en el desarrollo de las actividades
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MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
4 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
Buenas relaciones interpersonales
Puntualidad
Trabajo en Equipo
Interés por la calidad
Actitud de servicio al cliente
Deseo de superación
ESFUERZO
MENTAL
Alto en el análisis y toma de decisiones que garanticen la
permanencia y la existencia de la cooperativa.
VISUAL
Normal por la naturaleza de su cargo
FÍSICO
Normal por la naturaleza de su cargo
CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN
Adecuado
RUIDO
Normal
ESPACIO
Adecuado
TEMPERATURA
Moderada
RIESGOS
Normal, de acuerdo a la labor que desempeña
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MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONSEJO DE VIGILANCIA
1 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN DEL CARGO: CONSEJO DE VIGILANCIA
ÁREA: Administrativa
CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Todos los
Cargos
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Es el órgano de control interno de las actividades económicas que, sin
injerencia e independiente de la administración, responde a la asamblea
general; estará integrado por tres miembros y máximo cinco vocales
principales y sus respectivos suplentes, elegidos en Asamblea General en
votación secreta de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de esta Ley.
FUNCIONES DEL CARGO
Comprobar la exactitud de los balances e inventarios y de todas las
actividades de la Cooperativa;
Súper vigilas las inversiones de la Cooperativa;
Dictar normas para el manejo y elaboración de la contabilidad;
Proponer a la Asamblea General de Administración, que hayan violado el
Estatuto. Los cargos que se hicieren deberán ser motivados.
Conocer de los balances semestrales y presentar el informe para
conocimiento de la Asamblea General;
Efectuar o solicitar que se realice por lo menos una auditoría anual que
permita realizar el examen general de las actividades administrativas
contables y financieras de la Cooperativa y rendir sobre sus resultados un
informe al Consejo de Administración o a la Asamblea General de
59
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONSEJO DE VIGILANCIA
2 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
Socios;
Resolver el aumento o disminución del capital social de la Cooperativa de
acuerdo a lo dispuesto en el presente Estatuto;
Emitir su dictamen sobre el balance semestral y someterlo a
consideración de la Asamblea General por intermedio del Consejo de
Administración;
Ejercer los derechos y demás facultades que emanen de la resolución de
Asamblea General;
Controlar los ingresos, los egresos económicos verificando que estén con
los soportes respectivos.
Conocer las reclamaciones que se presenten por actos del Consejo de
Administración, de las Comisiones y en general por los servicios que
presta la cooperativa y de ser necesarios pondrá a conocimiento de la
Asamblea General;
Ejercer las demás funciones que le correspondan de acuerdo con el
presente Estatuto y el Reglamento Interno que se dictaré, así como la Ley
de Cooperativas y su Reglamento.
REQUISITOS DEL CARGO
1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN Estudios en Contabilidad, Banca, Administración,
Economía o Ciencias Jurídicas.
COMPLEMENTARIA Estudios o capacitación en Cooperativismo o
Economía Solidaria
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MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONSEJO DE VIGILANCIA
3 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
EXPERIENCIA En manejo de procesos contables, auditoría, de
control y legales.
2. COMPETENCIAS
RASGOS DE PERSONALIDAD
Creatividad e innovación
Compromiso y motivación
Adaptación a cambios del entorno y la organización
Orden en el desarrollo de las actividades
Buenas relaciones interpersonales
Puntualidad
HABILIDAD
Fluidez verbal
Fluidez escrita
Capacidad analítica
Liderazgo y dirección del personal
Elaboración de informes
Toma de decisiones
Razonamiento numérico
Manejo de equipos y programas de computación
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MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONSEJO DE VIGILANCIA
4 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
Interés por la calidad
Actitud de servicio al cliente
Deseo de superación
ESFUERZO
MENTAL
Alto en el análisis y toma de decisiones que garanticen la permanencia y la existencia de la cooperativa.
VISUAL
Normal por la naturaleza de su cargo
FÍSICO
Normal por la naturaleza de su cargo
CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN
Adecuado
RUIDO
Normal
ESPACIO
Adecuado
TEMPERATURA
Moderada
RIESGOS
Normal, de acuerdo a la labor que desempeña
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MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS GERENCIA
1 de 7
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN DEL CARGO: GERENCIA
ÁREA: Administrativa
CARGO AL CUAL REPORTA: Consejo Administrativo
CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Todos los Cargos
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
El Gerente es el representante legal y extrajudicial y su administrador
responsable, será nombrado por el Consejo de Administración y será
caucionado y remunerado. Estará amparado por el Código del Trabajo y del
seguro Social, será elegido por un año.
FUNCIONES DEL CARGO
Cumplir y hacer cumplir las normas estatutarias, la Ley y el Reglamento
General de Cooperativas, el estatuto y los Reglamentos Interno;
Cumplir las disposiciones emanadas por la Asamblea General y de los
Consejos de Administración y Vigilancia.
Representar legalmente, tanto judicial como extrajudicial a la
Cooperativa, necesitando la autorización del Consejo de Administración,
para proponer demandas y demás actividades judiciales que requieran
de Poder Especial;
Administrar a la Cooperativa dentro de los términos legales, estatutarios y
reglamentarios.
Firmar los cheques junto con el Presidente
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MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS GERENCIA
2 de 7
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
Presentar los informes que soliciten los organismos de la Cooperativa;
Encargarse de la administración interna y cuidar de los empleados para
que cumplan con sus obligaciones;
Controlar el estado de Caja e interesarse que los valores se mantengan
con las seguridades del caso;
Cuidar que la contabilidad se lleve con la debida corrección y los
soportes necesarios ;
Presentar los informes que soliciten los organismos de la Cooperativa;
Encargarse de la administración interna y cuidar de los empleados para
que cumplan con sus obligaciones.
Controlar el estado de Caja e interesarse que los valores se mantengan
con las seguridades del caso;
Cuidar que la contabilidad se lleve con la debida corrección y los
soportes necesarios;
Presentar los informes que soliciten los organismos de la Cooperativa.
Encargarse de la administración interna y cuidar de los empleados para
que cumplan con sus obligaciones;
Controlar el estado de caja e interesarse que los valores se mantengan
con la seguridad del caso.
Cuidar que la contabilidad se lleve con la debida corrección y los
soportes necesarios;
Presentar un informe administrativo y los balances semestrales a
consideración de los Consejos de Administración y de Vigilancia;
Rendir la caución fijada por el Consejo de Administración,
64
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS GERENCIA
3 de 7
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
Ejercer las demás funciones concernientes a su cargo;
Llevar con toda la corrección los libros de contabilidad que sean
necesarios para el desempeño de su cargo;
Recaudar y depositar en una institución financiera los fondos que4 por
cualquier concepto ingresaren a la Cooperativa dentro de las 24 horas de
recaudados;
Presentar mensualmente al Consejos de Administración y Vigilancia, del
Presidente y de los socios, los libros y demás documentos que se
encuentren a su cargo, previo inventario que será suscrito entre Gerentes
salientes y entrante.
Ejecutar los acuerdos y resoluciones de las Asambleas Generales y del
Consejo de Administración;
Rendir los informes sean verbales o escritos, que le soliciten el Consejo
de Administración y el de Vigilancia, así como los socios de la
Cooperativa;
Cuidar que los libros de contabilidad sean llevados con exactitud, claridad
y se conserven actualizados, reflejando la verdad de cifras y resultados.
Nombrar, aceptar renuncias y cancelar a los empleados cuya
designación o remoción no corresponda a otros organismos de la
Cooperativa; y
Realizar las demás funciones que en concordancia con su cargo le hayan
sido asignadas por el Consejo de Administración y que no signifiquen
violación de disposiciones legales, estatutarias o reglamentarias o de la
Asamblea General.
65
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS GERENCIA
4 de 7
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
REQUISITOS DEL CARGO
1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN Estudios en Administración, Banca y Finanzas Economía.
COMPLEMENTARIA Estudios o capacitación en Cooperativismo o Economía Solidaria
EXPERIENCIA En manejo gerencial y administrativo.
2. COMPETENCIAS
RASGOS DE PERSONALIDAD
Creatividad e innovación
Compromiso y motivación
Adaptación a cambios del entorno y la organización
Orden en el desarrollo de las actividades
Buenas relaciones interpersonales
Puntualidad
Trabajo en Equipo
Interés por la calidad
Actitud de servicio al cliente
Deseo de superación
66
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS GERENCIA
5 de 7
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
ESFUERZO
MENTAL
Alto en el análisis y toma de decisiones que garanticen la permanencia y la existencia de la cooperativa.
VISUAL
Normal por la naturaleza de su cargo
FÍSICO
Normal por la naturaleza de su cargo
RESPONSABILIDADES
POR INFORMACIÓN
Alta por el manejo de la información
operacional, administrativa y financiera de
la Cooperativa, además de la alta
responsabilidad ante las entidades de
control de la Cooperativa.
POR ARCHIVOS Y REGISTROS
Normal por los informes que son
presentados por el personal de la
Cooperativa.
POR BIENES
Alta por el control y responsabilidad que
tiene sobre los activos fijos de la
Cooperativa.
POR DINERO
Alta por tener firma autorizada en bancos.
El valor para la autorización de cheques
está determinada de acuerdo a la política
financiera de la Cooperativa.
67
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS GERENCIA
6 de 7
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA COOPERATIVA
CON QUIÉN PARA QUÉ FRECUENCIA
Socios
Atención y autorización de créditos.
Diariamente
Proveedores
Realización de actividades.
Periódicamente
Gremios y
Asociaciones
Interactuar con el medio.
Periódicamente
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA COOPERATIVA
CON QUIÉN PARA QUÉ FRECUENCIA
Con todos los cargos
de la Cooperativa.
Revisión del cumplimiento de
metas y objetivos.
Diariamente
Consejo de
Administración
Ejecutar las decisiones tomadas
y dar informe del
funcionamiento de la
Cooperativa en todas sus áreas.
Periódicamente
68
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS GERENCIA
7 de 7
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
Comisiones Especiales
Manejo de las diferentes actividades realizadas en la Cooperativa para sus socios.
Frecuentemente
CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN
Adecuado
RUIDO
Normal
ESPACIO
Adecuado
TEMPERATURA
Moderada
RIESGOS
Normal, de acuerdo a la labor que
desempeña
69
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS SECRETARIA
1 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN DEL CARGO: Secretario/a
ÁREA: Administrativa
CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente
CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Ninguna
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
OBJETIVO
Ejecutar labores de oficina y apoyo a las directivas y funcionarios de la
Cooperativa en el desarrollo de actividades: recepción telefónica y apoyo a
la gestión documental.
FUNCIONES DEL CARGO
Firmar con el Presidente los documentos y correspondencia que por
su naturaleza requiere de la intervención de estos dos funcionarios;
Llevar y certificar los libros de actas de las sesiones de Asamblea
General y del Consejo de Administración, así como el listado
completo de los socios;
Certificar con su firma los documentos de la cooperativa;
Foliar los libros de actas de Asamblea General y del Consejo de
Administración,
Desempeñar todos los demás deberes que le asigne el Consejo de
Administración, siempre que no viole disposiciones legales y
estatutarias.
70
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS SECRETARIA
2 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
REQUISITOS DEL CARGO
1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN: Secretariado COMPLEMENTARIA: Manejo de software relacionado con su actividad EXPERIENCIA: En funciones relacionadas
2. COMPETENCIAS
HABILIDAD
Fluidez verbal
Fluidez escrita
Capacidad analítica
Liderazgo y dirección del personal
Elaboración de informes
Toma de decisiones
Manejo de equipos y programas de computación
RASGOS DE PERSONALIDAD
Creatividad e innovación
Orden en el desarrollo de las actividades
Buenas relaciones interpersonales
Puntualidad
Trabajo en Equipo
Actitud de servicio al cliente
Deseo de superación
71
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS SECRETARIA
3 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
ESFUERZO
MENTAL Bajo no toma de decisiones
VISUAL Normal por la naturaleza de su cargo
FÍSICO Normal por la naturaleza de su cargo
RESPONSABILIDADES
POR INFORMACIÓN: Alta por el manejo de la información administrativa y
operacional de la cooperativa
POR ARCHIVOS Y REGISTROS: Alta porque maneja los registros y
archivos de la correspondencia y actas en general.
POR BIENES: Media por el equipo de trabajo personal que tiene a cargo.
ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA
COOPERATIVA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA Socios Atención en general del este. Diariamente
Proveedores Atención y recepción de facturas Periódicamente
Público en general Atención del conmutador y la recepción Diariamente
72
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS SECRETARIA
4 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
3. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA
COOPERATIVA
CON QUIEN
Con todos los cargos de la cooperativa
Con todos los Directivos
PARA QUÉ
Para el buen funcionamiento ya que se requiere comunicación con
todos.
Requerimiento de actas o cualquier información.
FRECUENCIA
Diariamente
Periódicamente
CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN: Adecuado
RUIDO: Normal
ESPACIO: Adecuado
TEMPERATURA: Moderada
RIESGOS: Normal, de acuerdo a la labor que desempeña.
73
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS COMISIONES ESPECIALES
1 de 5
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN DEL CARGO: Comisiones Especiales
ÁREA: Administrativa
CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente
CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Ninguna
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Las Comisiones Especiales, estarán conformadas por tres miembros
designados por el Consejo de Administración o la Asamblea General, y sus
atribuciones constarán en el Reglamento Interno. La Cooperativa designará
las siguientes Comisiones Especiales:
a. Comisión de Educación
b. Comisión de Asuntos Sociales; y ,
c. Comisión de Crédito.
a. COMISIÓN DE EDUCACIÓN
DESCRIPCIÓN
Se encargará de desarrollar programas de instrucción y difusión cooperativista en beneficio de los socios de la Cooperativa y de la Comunidad en general.
FUNCIONES
Realizar la presupuestaciòn para los cursos de educación Cooperativa.
Nombrar a su presidente y secretario, del seno de su organización;
74
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS COMISIONES ESPECIALES
2 de 5
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
Elaborar el programa anual de actividades de educación
cooperativa, para dirigentes, empleados y socios, realizando la
promoción entre los mismos y coordinando con el Consejo de
Administración, especiales disposiciones para lograr la participación
obligatoria de aquellos a los cursos, seminarios, conferencias de
educación cooperativa y otras;
Mantener directa y constante relación con los líderes locales e
instructores especializados para cumplir con la programación y difusión
del Sistema Cooperativo;
Utilizar los medios de comunicación social de la Cooperativa y locales,
para cumplir con los objetivos propuestas;
Editar boletines informativos, periódicos y otros medios de información
para los socios;
Elaborar y publicar la Memoria Anual, conjuntamente con el Consejo
de Administración, la misma que será entregada a los socios con quince
días de anticipación a la realización de la Asamblea Anual; y,
Las demás funciones acordes con la naturaleza del organismo,
enmarcadas en la normatividad vigente.
CARACTERÍSTICAS
RESPONSABILIDAD: por el adecuado manejo de los cursos de
capacitación de Educación Cooperativa a los socios.
CAPACIDAD: de análisis, evaluación, liderazgo, toma de decisiones,
supervisión y gestión.
75
MANUAL DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS COMISIONES ESPECIALES
3 de 5
Elaborado:
MAOG-PMDE
Revisado:
REMA
Aprobado:
GERENTE
SUPERVISADO: por el Consejo de Administración.
b. COMISIÓN DE ASUNTOS SOCIALES
DESCRIPCIÓN
Desarrollará actividades tendientes a fomentar la solidaridad, la fraternidad y
la ayuda mutua entre los socios. Como también tiene la finalidad de estudiar
y solucionar los problemas sociales de la Cooperativa y de los miembros de
la misma.
FUNCIONES
Elaborar la presupuestaciòn para la organización de asuntos
sociales referentes a la Cooperativa;
Nombrar a su presidente y secretario del seno de su organización;
Programar y coordinar la ejecución de eventos sociales, culturales y
deportivos en los que participe directa e indirectamente la Cooperativa;
Coordinar con el Consejo de Administración y demás instancias la
preparación de las Asambleas Generales; y,
Las demás funciones acordes con la naturaleza del organismo
enmarcadas en la normatividad vigente.
76
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS COMISIONES ESPECIALES
4 de 5
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
CARACTERÍSTICAS
RESPONSABILIDAD: por la adecuada administración de los asuntos
sociales de la Cooperativa.
CAPACIDAD: de análisis, evaluación, liderazgo, toma de decisiones,
supervisión y gestión.
SUPERVISADO POR: el Consejo de Administración.
c. COMISIÓN DE CRÉDITO
DESCRIPCIÓN
Conocerá las solicitudes de préstamo atendiendo estrictamente al orden de
su presentación y los aprobará por mayoría de votos. Cuando se rechace
una solicitud, el socio afectado podrá apelar para ante el Consejo de
Administración, organismo que por mayoría de votos podrá revocar la
decisión adoptada por la Comisión de Crédito.
La Comisión de Crédito informará mensualmente de sus actividades al
Consejo de Vigilancia y semestralmente a la Asamblea General. En su
informe podrá hacer las observaciones y sugerencias que considere
adecuadas para mejorar el servicio de Concesión de Crédito.
FUNCIONES
Resuelven sobre las solicitudes de crédito en el marco de las políticas,
77
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS COMISIONES ESPECIALES
5 de 5
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
niveles y condiciones establecidas en el Reglamento de Crédito;
Nombran de entre sus miembros, de acuerdo al estatuto de la
Cooperativa, al Presidente, Secretario y vocal de la comisión;
Cumplen y hacen cumplir el Reglamento de Crédito y demás normas
complementarias sobre la materia;
Resuelven sobre la concesión de créditos a los usuarios,
considerando la calificación técnica que efectúen los funcionarios
responsables de la administración crediticia;
Elaboran y presentan al Consejo de Administración iniciativas y/o
proyectos de reformas y/o actualización al Reglamento de Créditos;
Emiten informes mensuales, a los Consejos de Administración,
Vigilancia sobre la gestión realizada;
Coordinan con Gerencia General, funcionarios de crédito, los asuntos
relacionados con la actividad crediticia de la Cooperativa;
Aprueban o rechaza las solicitudes de crédito presentadas dentro de
los montos y límites establecidos en el Reglamento de Crédito;
Las demás funciones que correspondan a la naturaleza y
mandato de la comisión, enmarcadas en la normatividad vigente.
CARACTERÍSTICAS
RESPONSABILIDAD: Para la aprobación y rechazo de los créditos.
CAPACIDAD: de análisis, evaluación, liderazgo, toma de
decisiones, supervisión, gestión y conocimientos sobre créditos.
SUPERVISADO POR el Consejo de Administración.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVO
78
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL
PERSONAL
1 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
OBJETIVO
Establecer procedimientos para la capacitación y el desarrollo del
personal.
ÁREA DE APLICACIÓN
Los procedimientos son de aplicación para las actividades de
capacitación, actualización de conocimientos y todo lo que implique el
desarrollo del personal de la agencia.
RESPONSABLES
Gerente
Secretaria
79
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CAPACITACIÓN Y DESARROLLO
DEL PERSONAL
2 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
PASOS
DESCRIPICIÓN
RESPONSABLE
1
Evalúa las necesidades de capacitación, a
través de técnicas como aplicación de
encuestas al personal o pruebas de
rendimiento para establecer la necesidad de
capacitar en ciertas áreas que necesita el
personal.
GERENTE
2
Prepara un programa de capacitación, luego
de establecer la necesidad de capacitación en
ciertos temas o áreas.
GERENTE
3
Autorizar y prueba el Programa de
capacitación y el respectivo.
Presupuesto para financiar esta actividad.
PRESIDENTE
4
Administra prepara la Logística, que
comprende los materiales metodológicos y
humanos para proceder a la capacitación de
acuerdo al cronograma preparado para el
afecto.
GERENCIA
5
Autorizar y aprueba gastos, para que la
secretaria proceda a realizar las adquisiciones
necesarias para iniciar con la capacitación.
GERENCIA
80
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL
PERSONAL
3 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
PRESIDENTE
GRRENTE
SECRETARIA
PERSONAL
CONTABILIDAD
No
Si
No
Si
INICIO
Evalúa las
necesidades
de capacitación
Prepara
programa de
capacitación
Autoriza y
aprueba
Programa
de
capacitaci
ón
Administra
la Logística
Aprueba
Presupu
esto?
1
81
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL
PERSONAL
4 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
PRESIDENTE
GRRENTE
SECRETARIA
PERSONAL
CONTABILIDAD
No
Si
1
Autoriza
y
aprueba
gastos?
Efectúa
gastos
Reciben
capacitación
FIN
82
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS JUSTIFICACIÓN POR AUSENCIA
TEMPORAL
1 de 3
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
OBJETIVO
Definir procedimientos para la justificación de ausencia temporal de los empleados.
ÁREA DE APLICACIÓN
Los procedimientos son de aplicación para los empleados que se ausentan de la Cooperativa.
PROCEDIMIENTO
En caso de existir ausencia tanto de directivos como de empleados
se solicitará el permiso respectivo a la máxima autoridad de la
agencia, para lo cual la persona interesada requerirá a secretaria el
formulario de JUSTIFICACIÓN POR AUSENCIA TEMPORAL, en el
cual hará constar nombres y apellidos completos, tiempos
solicitado, motivo, fecha, hora de salida y regreso, firma del
empleado, Visto Bueno del Gerente y especificación de la ausencia.
Formato de documento para solicitar Justificación por Ausencia
Temporal de directivos o empleados, el cual debe ser llenado por
triplicado.
PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 Solicita formulario para justificar su
ausencia.
EMPLEADO
2 Entrega del formulario. SECRETARIA –
EMPLEADO
3 Autoriza y aprueba se justifique la ausencia
del empleado.
GERENTE
4 Archiva el formulario firmado y autorizado. SECRETARIA
83
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS JUSTIFICACIÓN POR AUSENCIA
TEMPORAL
2 de 3
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
EMPLEADO
SECRETARIA
GERENTE
No
Si
INICIO
Solicita
formulario
Autoriza
y
aprueba
FIN
Archiva el
formulario
autorizado
Entrega
formulario
Recibe el
formulario
84
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS JUSTIFICACIÓN POR AUSENCIA
TEMPORAL
3 de 3
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“EL COMERCIANTE” LTDA.
JUSTIFICACIÓN POR AUSENCIA TEMPORAL
NOMBRES:
POR EL TIEMPO:
MOTIVO:
ASUNTOS INSTITUCIONALES:
ASUNTOS PERSONALES:
ENFERMEDADES:
FECHA: HORA: ……………………………….
SALIDA: ……………………………..
REGRESO: ………………………….
VISTO BUENO EMPLEADO
MOTIVO DE LA SALIDA:
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………..
85
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS SOLICITUD DE VACACIONES,
PERMISOS Y LICENCIAS
Pág. 1 de 3
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
OBJETIVO
Definir procedimientos para Solicitar Vacaciones, Permisos y licencias
por parte del personal de la agencia
ÁREA DE APLICACIÓN
Los procedimientos son de aplicación para el personal que solicita
vacaciones, permisos y licencias.
PROCEDIMIENTO
Para la utilización de esta solicitud la cooperativa deberá regirse a un
calendario de vacaciones, el mismo que deberá ser acatado por el
gerente y empleados con la finalidad que la cooperativa tenga una
mejor organización y no se quede desabastecida al momento de que
sus empleados hagan uso de este beneficio de ley.
El permiso será autorizado por el gerente, para lo cual la persona
interesada requerirá a secretaria el formulario de Vacaciones,
Permisos y Licencias, en la cual hará constar nombres y apellidos
completos, cargo, asunto, tiempo solicitado, fecha, firma del empleado
y Visto Bueno del Gerente.
PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 Solicita formularios EMPLEADO
2 Entregar formulario SECRETARIA
3 Autorizar y aprueba las vacaciones,
permisos o licencias
GERENTE
4 Archiva formulario firmado y autorizado SECRETARIA
86
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS SOLICITUD DE VACACIONES,
PERMISOS Y LICENCIAS
2 de 3
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
EMPLEADO SECRETARIA GERENTE
No
Si
INICIO
Solicitar
formulario
Entrega
formulario
Autoriza y
aprueba las
vacaciones,
permisos o
licencias.
FIN
Archivar
formularios
firmados y
autorizados
87
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS SOLICITUD DE VACACIONES,
PERMISOS Y LICENCIAS
3 de 3
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“EL COMERCIANTE” LTDA.
SOLICITUD DE VACACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS
PERSONAL POR CONTRATO
VACACIONES GERENTE
PERMISO CON CARGO A VACACIONES
LICENCIA POR CALAMIDAD DOMESTICA
LICENCIA POR MATERNIDAD
PERMISO PARA LACTANCIA
OTROS………………………………………………………………………………………………………………
EXPLICACIÓN……………………………………………………………………………………
……………………………..
………………………….
f. del solicitante Visto Bueno
Gerente
PARA USO DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
………………………….
ULTIMA VACACIONES
……………………….
PERIODO
Tiempo que tiene derecho………………… Periodo que corresponde….…………………. Fecha desde que se rige………………........... Documentos justificativos………………
PERMISO TIEMPOS
ACT ACUM TOTAL
Observaciones………………………………………………………………………………
88
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONTROL DE ASISTENCIA
1 de 3
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
OBJETIVO
Establecer un mecanismo para el control de asistencias del
personal que labora en la cooperativa con el fin de mantener un
mejor control del cumplimiento del horario establecido.
ÁREA DE APLICACIÓN
Los procedimientos son de aplicación para todo el personal que
labora en la Cooperativa.
PASOS
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1
Se realizara el registro de las asistencias en un
programa computarizado que para el efecto se
ha diseñado, el cual estará en la computadora
de la secretaria.
SECRETARIA
2
Diariamente el personal que labora en la
cooperativa realizara el registro de asistencia
por medio de la digitación del número de
cédula.
EMPLEADOS
3 Mensualmente se imprimirá el resumen de
asistencia del personal
SECRETARIA
4 Recibe el resumen para revisarlo y poder
autorizar el pago correspondiente
GERENTE
5
Recibe la autorización de gerencia y procede a
registrar en el rol respectivo.
CONTABILIDAD
89
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONTROL DE ASISTENCIA
2 de 3
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
EMPLEADOS SECRETARIA GERENTE CONTABILIDAD
INICIO
Instalar
programa
diseñado para
las asistencias
Registro de
asistencia en
el programa
Mensualmente
se imprimirán
los informes de
asistencia
Recibe
informe y
autoriza el
pago
Registro en el rol
respectivo para
su pago
FIN
90
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONTROL DE ASISTENCIA
3 de 3
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
FORMATO DE CONTROL DE ASISTENCIA
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“EL COMERCIANTE” LTDA REGISTRO DE ASISTENCIAS
NOMBRES Y APELLIDOS………………………………………………
TOTAL HORAS QUE DEBE CUMPLIR………………
FECHA
EN LA MAÑANA EN LA TARDE
HORA DE ENTRADA
HORA DE SALIDA
HORA DE ENTRADA
HORA DE SALIDA
TOTAL HORAS CUMPLIDAS ……………..
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FINANCIEROS
91
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS SISTEMA CONTABLE
1 de 2
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
OBJETIVO
Realizar procedimientos para el control del sistema contable de la
Cooperativa.
ÁREA DE APLICACIÓN
Los procedimientos son de aplicación para todo el proceso
contable.
DESCRIPCIÓN
El sistema contable es una estructura organizada mediante la cual se
recogen la información como resultado de sus operaciones, valiéndose de
recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la
gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras. No es
más que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las
operaciones y suministrar información financiera en la Cooperativa.
PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 Se Originan Los Documentos Fuentes SOCIOS
2
Recepta y revisa, si está conforme,
continua, si no devuelve a la fuente
original.
CONTABILIDAD
3 Elabora los comprobantes del diario y
registrar en el diario auxiliar.
CONTABILIDAD
4 Mayorizar CONTABILIDAD
5
Formula Estados Financieros y pone a
consideración del Gerente.
CONTABILIDAD
6 Legalizar los Estados Financieros. GERENCIA
7 Archivar y custodiar los documentos. CONTABILIDAD
92
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS SISTEMA CONTABLE
2 de 2
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
CLIENTES INTERNOS Y
EXTERNOS
CONTADORA
GERENTE
No
Si
INICIO
Documentos
Fuentes
Varios
Documentos Recepta, Revisa Y
autoriza
Documentos
correctos
Elabora
Comprobantes
Diarios
Comprobante
Diario General
Formulación de
Estados Financieros
Legalidad
Est. Situación F.
Est. Resultados
Flujo de Caja
Archivar
FIN
Mayores
93
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS CUENTA DE AHORROS
1 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
OBJETIVO
Identificar los requisitos necesarios para la apertura de la cuenta de
ahorros en la Cooperativa.
ÁREA DE APLICACIÓN
Los procedimientos son de aplicación para el departamento
financiero.
DESCRIPCIÓN
Documento que registra los movimientos del ahorro de los clientes. Se
debe de actualizar cada vez que el cliente realice un depósito, retiro o
cuando la cooperativa le realice un débito o crédito a su cuenta por
capitalización de interés.
Para realizar un depósito no es indispensable presentar la libreta,
solo se debe llenar una papeleta y acompañar el dinero que se
deposita.
Los retiros de la cuenta de ahorros deben hacerse obligadamente
con la presentación de la libreta, adjuntando la cédula de identidad
del dueño de la cuenta, y si el caso lo requiere la presentación de la
cédula de identidad del dueño y de quien retira el dinero.
PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
La solicitud de apertura de cuenta debida
mente llena.
CLIENTE
94
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS CUENTA DE AHORROS
2 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
2
Copia de la cédula de ciudadanía,
certificado de votación actualizado y
copia de otro documento q lo identifique.
CLIENTE
3
Copia de la última carta de luz, agua o
teléfono.
CLIENTE
4
Depósito mínimo de $10,00 para la
apertura de la cuenta.
CLIENTE
5
Una vez que el interesado ha cumplido
con los requisitos y realizado el depósito,
la cooperativa le emite una libreta de
ahorro para que el ahorrista pueda
realizar sus futuros depósitos o retiros.
CLIENTE
6
Finalmente se procede a archivar la
respectiva documentación del cliente
solicitante.
SECRETARIA
95
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS CUENTA DE AHORROS
3 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
CLIENTE SECRETARIA
INICIO
La solicitud de
apertura de cuenta
debida mente llena.
Copia de la cédula de
ciudadanía, certificado
de votación actualizado
y copia de otro
documento que lo
identifique.
Copia de la última
carta de luz, agua
o teléfono.
Depósito mínimo
de $10,00 para la
apertura de la
cuenta.
Entrega de la
libreta de ahorros
al cliente.
FIN
Archivar toda la
documentación
solicitada
96
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS CUENTA DE AHORROS
4 de 4
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“EL COMERCIANTE” LTDA LIBRETA DE AHORROS
NOMBRE: No Cliente: CÉDULA/RUC: Oficina: No CTA: No Lib.: Fecha Apert.:
FECHA TRANSACCIÓN INGRESO EGRESO SALDO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34
97
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS CAPTACIÓN DE DEPÓSITOS A
PLAZO
1 de 2
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
OBJETIVO
Establecer las actividades necesarias para realizar el proceso de
la captación de depósitos a plazo para la Cooperativa.
ÁREA DE APLICACIÓN
Los procedimientos son de aplicación para el departamento
financiero.
DESCRIPCIÓN
Son imposiciones de dinero en las cuales el capital se liquida únicamente
al vencimiento del plazo pactado y los intereses pueden pagarse al
vencimiento o mensualmente a solicitud del socio o cliente el cual solo
procede para plazos mayores a 90 días, abonándose en una cuenta de
ahorros.
PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
Atender la petición de los socios para la
inversión de depósitos a plazo.
OFICIAL DE
CRÉDITO
2
Verificar la disponibilidad del monto a
invertir en la cuenta de ahorros de los
socios solicitantes.
CAJERO
3 Emite el certificado de depósito a plazo
en original y dos copias.
OFICIAL DE
CRÉDITO
4
Debita de la cuenta de ahorros del socio
solicitante, el monto establecido para el
depósito a plazo.
CAJERO
5 Registra contablemente la captación. CONTABILIDAD
6 Organiza y archiva la documentación CONTABILIDAD
98
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS CAPTACIÓN DE DEPÓSITOS A
PLAZO
2 de 2
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
COMISIÓN DE CRÉDITO CAJA CONTABILIDAD
No
Si
INICIO
El Socio solicita
la inversión
Verificación
de
Documento
Emisión de
Certificado
Se debita de la
cuenta del
socio
Registro
contable
Organiza y
Archivar
FIN
99
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS FONDO DE CAJA CHICA
1 de 2
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
OBJETIVO
Describir procedimientos para el manejo del fondo de caja chica.
DESCRIPCIÓN
Se lo utiliza para atender necesidades urgentes como la adquisición de
materiales de oficina, alimentación, movilización, también puede ser
utilizado en caso de retiro de ahorros, para esta situación el retiro no debe
ser mayor a $100,00 y otros que no puedan ser cubiertos con cheques.
- Todo gasto efectuado con fondos de caja chica, debe registrarse
con documentación de soporte contable.
- El fondo de caja chica está a cargo de la tesorera.
- Será liquidado y reembolsado en un plazo no mayor de 30 días y se
debe presentar la liquidación al Consejo de Administración.
PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
Solicitar y justificar el fondo de caja chica. DEPARTAMENT
SOLICITANTE
2
Autoriza y solicita la presentación de GERENCIA
3
Elaborar un recibo como constancia y
entregar al solicitante.
CONTABILIDAD
4
Realiza los gastos necesarios y cuando el
valor asciende el 100% solicitará la
reposición del fondo .
RESPONSABLE
5
Realiza el control de la documentación
sustentadora, y si existe alguna novedad al
CONTABILIDAD
100
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS FONDO DE CAJA CHICA
2 de 2
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
DEPARTAMENTO
SOLICITANTE
GERENCIA
CONTABILIDAD
RESPONSABLE
No
Si
INICIO
Solicitar y justificar
el fondo de caja
Autoriza y solicita
la entrega del
fondo.
Elabora el recibo
y entrega al
responsable o
solicitante.
Realiza gastos y
solicita
reposición
Control de
documentos
Desviacion
Recibe
Reposición
FIN
101
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS CONCESIÓN DE CRÉDITO
1 de 5
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
OBJETIVO
Identificar los requisitos necesarios para conceder un crédito a sus
clientes o asociados.
ÁREA DE APLICACIÓN
Los procedimientos son de aplicación para los servicios financieros.
DESCRIPCIÓN
Los siclos de crédito deben comprender las etapas de trámite de la
solicitud y sus respectivos controles, trámite de escrituración y sus
controles, otorgamiento, trámites de garantías con sus respectivos
controles y recuperaciones.
PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
Realizar la solicitud por escrito por medio
del formulario de solicitud de crédito,
adjuntando la siguiente documentación:
- Documentos personales del
solicitante y en caso de tener de
los garantes.
- Copia de la cédula, certificado de
votación actual, copia del rol de
pagos y algún otro documento que
los identifique.
SOLICITANTE
2
La secretaria del comité de crédito recibe
la solicitud, verifica que reúna los
requisitos y la presenta en la próxima
COMITÉ DE
CRÉDITO
102
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS CONCESIÓN DE CRÉDITO
2 de 5
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
reunión del comité.
3
El comité analiza las solicitudes recibidas
basándose en:
- Autenticidad de los documentos
- Aportaciones y ahorros
constituidos en la cooperativa
- Calidad de record crediticio del
socio o cliente
- Destino y características del
crédito solicitado.
- Calidad y cantidad de las
garantías presentadas.
- Capacidad de pago del deudor y
fiador en el caso de garantía
fiduciaria.
COMITÉ DE CRÉDITO
4
En reunión el Comité de Crédito decide
sobre la aprobación o no aprobación del
crédito.
COMITÉ DE
CRÉDITO
5
En caso de ser rechazada la solicitud, el
expediente será devuelto al solicitante
junto con las observaciones respectivas.
Si es aprobado es trasladado al
secretario del consejo de administración.
COMITÉ DE
CRÉDITO
6
El secretario del Consejo de
Administración recibe y traslada al
CONSEJO DE
103
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS CONCESIÓN DE CRÉDITO
3 de 5
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Presidente del consejo para su
aprobación.
ADMINISTRACIÓN
7
Aprobado el crédito se debe de formalizar
mediante el contrato de crédito el cual
debe ser autenticado ante un abogado
cuando el monto sea mayor.
COMITÉ DE CRÉDITO
8
El solicitante firma y acepta las
condiciones del crédito.
SOLICITANTE
9
El secretario del comité de crédito recibe
la documentación autorizada y archiva.
COMITÉ DE
CRÉDITO
104
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS CONCESIÓN DE CRÉDITO
4 de 5
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
SOLICITANTE
COMITÉ DE
CRÉDITO
CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
No
Si
INICIO
Se efectúa la
solicitud al comité de
crédito
Recibe la solicitud
y verifica toda la
documentación
Análisis del crédito
previo a la
concesión
Aprobación
Entrega al presidente
del consejo de
administración para su
aprobación
1
105
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS CONCESIÓN DE CRÉDITO
5 de 5
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
SOLICITANTE
COMITÉ DE
CRÉDITO
CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
FIN
Archiva la
documentación
Formalización
del crédito
1
Firma y acepta
las condiciones
del crédito
106
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS PAGO DE REMUNERACIONES
1 de 3
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
OBJETIVO
Establecer los procedimientos necesarios para el control del pago
de las remuneraciones al personal.
ÁREA DE APLICACIÓN
Los procedimientos son de aplicación para los pagos efectuados
por concepto de remuneraciones.
PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
El personal registrara todos los días su
asistencia en el registro de asistencia, en
el cual consta la hora de entrada y salida
de las labores.
PERSONAL
2
Al llegar el primer día laborable del mes
siguiente de trabajo, la Contadora, revisa
el registro de asistencia del personal y
realiza un informe el cual es enviado a
Gerencia.
CONTABILIDAD
3
Gerencia luego de recibir el informe con la
documentación sustentatoria autoriza el
pago de las remuneraciones al personal.
GERENCIA
4
La Contadora elabora los roles de pago;
los cheques y envía a gerencia para la
firma y aprobación del pago.
CONTABILIDAD
5
Con el visto bueno de Gerencia la
Contadora procede a entregar el pago al
personal.
CONTABILIDAD
107
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS PAGO DE REMUNERACIONES
2 de 3
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
PERSONAL CONTABILIDAD GERENCIA
No Si
Si
INICIO
Registrar la
asistencia diaria
Elabora el
reporte para
efectuar el pago
Revisa el
informe y
autoriza el
pago
Realiza los roles
de pago y
cheques
Recibe el
cheque y
firma el rol
de pagos
Archiva
documentos FIN
108
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS MODELO DE ROL DE PAGOS
3 de 3
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“EL COMERCIANTE” LTDA.
ROL DE PAGOS
MES:
N.
NÓMINA
CARGO
INGRESOS
TOTAL
INGRESO
EGRESOS
TOTAL
EGRESO
LIQUIDO A
PAGAR
FIRMA
S.B.U.
APORTE PERSONAL
I.R
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“EL COMERCIANTE” LTDA.
PROVISIONES SOCIALES
MES:
N.
NÓMINA
CARGO
S.B.U.
APORTE
PATRONAL
DÉCIM. TERCE
DÉCIM CUART
FONDOS
DE RESERVA
VACACIONES
TOTAL
GERENTE CONTADORA
109
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS
1 de 3
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
OBJETIVO
Determinar el proceso para las adquisiciones.
ÁREA DE APLICACIÓN
Los procedimientos son de aplicación para las adquisiciones como
la compra de bienes y servicios.
DESCRIPCIÓN
Este procedimiento se aplica cada vez que se adquiera un mueble o
equipo y contempla aquellos bienes cuya vida útil sea mayor a un año,
no está destinado para la venta del giro normal de la cooperativa y se
usa con el objetivo de emplearlo permanentemente en la prestación de
servicios a los socios y clientes.
PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 Recibe la solicitud de compra y entrega a
contabilidad y presupuesto.
BODEGA
2 Determina la disponibilidad presupuestaria
y envía al Gerente.
CONTABILIDAD
3
Antecede de acuerdo a los siguientes
casos:
Caso 1
No existe disponibilidad
presupuestaria.
Envía a la unidad de compras, la solicitud
de compras no autorizadas con las
observaciones del caso.
GERENCIA
110
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS
2 de 3
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
4
Remite a bodega la solicitud autorizada
para que comunique el particular a la
unidad solicitante.
GERENCIA
5
Caso 2
Existe disponibilidad presupuestaria.
Autoriza la solicitud de compras y envía a
la unidad de compras.
GERENCIA
6
Revisa el archivo de cotizaciones y solicita
nuevas cotizaciones.
Efectúa en análisis de las cotizaciones.
Determina si la adquisición debe realizarse
con caja o con orden de compras.
GERENCIA
7 Inspecciona y verifica las condiciones del
pedido.
BODEGA
8
Contabiliza el pago en base a la
documentación recibida y archiva dichos
documentos.
CONTABILIDAD
111
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS
3 de 3
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
BODEGA GERENCIA PROVEEDORES CONTABILIDAD
No Si
INICIO
Recibe la
solicitud de
compra
Autoriza la compra y
envía a unidad de
compra
Existe
disponibili
dad
presupues
taria?
Contabiliza el
pago y archiva
dichos
documentos.
FIN
Inspecciona,
verifica
condiciones del
pedido.
Revisa
cotizaciones y
solicita nuevas
Establece formas
de pago y envía la
mercadería
112
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS INGRESO DE ACTIVOS FIJOS
1 de 3
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
OBJETIVO
Establecer procedimientos que permitan el control de los activos
que ingresan a formar parte de la cooperativa.
ÁREA DE APLICACIÓN
Los procedimientos serán de aplicación para el departamento de
Contabilidad, Bodega y Departamento solicitante..
DESCRIPCIÓN
Los bienes adquiridos serán ingresados a bodega, salvo aquellos que
por su naturaleza deban ser ingresados directamente a la unidad
solicitante. El bodeguero revisará si los bienes cumplen con las
especificaciones y características establecidas en la solicitud de compra.
Si en la recepción de un bien se presentaren observaciones, se las
comunicará al superior y se podrá exigir un informe técnico para
posibilitar la recepción en forma definitiva, esto es, hasta que se cumpla
cabalmente con las observaciones.
Los caucionados o usuarios tendrán que verificar si al momento de la
recepción consta en el activo fijo el código de inventario correspondiente;
caso contrario, solicitarán al bodeguero el código asignado.
Cuando un empleado o funcionario se separe definitivamente de la
entidad, los bienes a su cargo serán devueltos antes de la aceptación de
la renuncia, dejando constancia escrita del mismo.
113
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS INGRESO DE ACTIVOS FIJOS
2 de 3
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
Los responsables del uso de los bienes, velarán porque los códigos de
inventario que poseen cada uno de ellos se conserven, en caso de que
se borren tendrán que volver a colocárselos inmediatamente después de
que se lo haya detectado.
No se podrá legalizar el pago de activos fijos adquiridos mediante
compra, si previamente los custodios no han certificado en la factura
respectiva, que ingresaron efectivamente a la entidad y corresponden a
las características, calidad y condiciones de la compra.
PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
Legaliza el comprobante de pago o el
cheque.
CONTABILIDAD
2
Recepción de materiales y emisión de
documentos de recepción.
BODEGA
3
Elabora el informe de recepción. COMITÉ DE
ADQUISICIÓN
4
Clasificación y codificación de los
materiales.
CONTABILIDAD
5
Elaboración de kardex o método que
permita llevar un adecuado control de los
materiales de bodega.
BODEGA
6
Registrar el comprobante de ingreso de
materiales a bodega.
CONTABILIDAD
114
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS INGRESO DE ACTIVOS FIJOS
3 de 3
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
CONTABILIDAD
BODEGA COMITÉ DE
ADQUISICIÓN
No Si
INICIO
Legaliza el
comprobante de
pago o el cheque.
FIN
Recepción de
materiales
Elabora el informe
de recepción.
Correcto
Elaboración de kardex o
método para el control
de materiales a bodega.
Clasificación y
codificación de los
materiales.
Registrar el
comprobante de
ingreso de
materiales a
bodega.
115
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS EGRESO DE ACTIVOS FIJOS
1 de 2
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
OBJETIVO
Establecer procedimientos que permitan el control de los activos
fijos que egresan de bodega.
ÁREA DE APLICACIÓN
Los procedimientos serán de aplicación para el departamento de
Contabilidad, Bodega y departamento solicitante.
DESCRIPCIÓN
Es una constancia de que los materiales han salido de bodega, producto
de pedidos solicitados por los funcionarios. El empleado encargado del
uso directo de los bienes comunicará por escrito al Gerente, Contador
mediante listado los bienes que se han vuelto inservibles, obsoletos y/o
que han dejado de usarse en el área.
Recibida la comunicación, el Gerente comunicará al Contador, para que
verifique el estado de dichos bienes y elabore un informe de inspección
el mismo que será suscrito por el contador.
PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 Recepción de solicitud de materiales de
los diferentes departamentos.
BODEGA
2 Verificar las existencias, si hay precede,
si no devuelve al departamento
solicitante la petición.
BODEGA
3 Recibe los materiales que ha solicitado. DEPARTAMENTO
SOLICITANTE
4 Archiva el acta de entrega recepción de
materiales.
BODEGA
116
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS EGRESO DE ACTIVOS FIJOS
2 de 2
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
BODEGA DEPARTAMENTO
SOLICITANTE
No
Si
INICIO
Recepción de
solicitud de bienes
Verificar las
existencias
Archivar el acta
de entrega
Verificación con
documentos
adjuntos
FIN
Constatación física
de las partes
Elaboración del acta
de Entrega-
Recepción
Entrega de bienes
117
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
1.4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
1 de 2
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
TÉRMINO SIGNIFICADO
Activo Fijo
Activos tangibles o intangibles que se presume son
de naturaleza permanente porque son necesarios
para las actividades normales de una compañía y no
serán vendidos o desechados en el corto plazo, ni
por razones comerciales.
Adquisición:
Acción y efecto de realizar una compra, acto por el
cual se hace dueño o se obtiene la propiedad del
bien.
Administración
Coordinación de actividades de trabajo de tal manera
que se concluya en forma eficiente y eficaz con otras
personas y a través de ellas.
Confiabilidad
Probabilidad de buen funcionamiento de algo.
Capacidad de un instrumento de selección para
medir lo mismo de manera constante.
Confianza
Esperanza firme que se tiene de alguien o algo.
Creencia en la integridad, carácter y habilidad de un
líder.
Control
Comprobación, inspección, fiscalización,
intervención, proceso que consiste en supervisar las
actividades para garantizar que se realice según lo
planteado.
Contador:
Quien por ocupación o empleo lleva la contabilidad
de una empresa particular o pública, cumple las
actividades administrativas que se le encomiende.
118
MANUAL DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
GLOSARIO DE TÉRMINOS
2 de 2
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
TÉRMINO SIGNIFICADO
Control Interno
Función de la administración que aplica la
supervisión del rendimiento, la comparación del
rendimiento de una norma y la toma de acciones si
es necesario.
Decisión
Determinación, resolución que se toma o se da en
una cosa dudosa.
Dirección
Función de la Administración que consiste en motivar
a los subordinados, influir en los individuos o equipos
mientras trabajan, seleccionar canales de
comunicación.
Eficacia
Concluir las actividades de tal manera que se logren
los objetivos organizacionales.
Eficiencia
La relación que existe entre el producto (en término
de bienes, servicios u otros resultados) y los recursos
empleados en su producción.
Equipo de
trabajo
Grupos cuyos miembros trabajan intensamente en un
objetivo común, específico usando su energía
positiva, responsabilidad individual y mutua.
Estructura
Organizacional
Distribución formal de los empleos dentro de una
organización.
Empleado
Se designa con este nombre a la persona técnico o
profesional que presta sus servicios dentro de la
institución.
119
MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
GLOSARIO DE TÉRMINOS
2 de 2
Elaborado: MAOG-PMDE
Revisado: REMA
Aprobado: GERENTE
TÉRMINO SIGNIFICADO
Flujograma
Representación gráfica de un proceso administrativo
caracterizado por su naturaleza secuencial.
Gerente
Alguien que trabaja con otras personas y a través de
ellas, coordinando sus actividades de trabajo para
lograr los objetivos organizacionales.
Misión Propósito de una entidad.
Norma
Son regulaciones que soportan la ejecución de un
procedimiento. Las normas se dividen en normas
generales y normas específicas.
Procedimientos
Sucesión cronológica de operaciones conectadas
entre sí, que se constituyen en una unidad de función
para la realización de una actividad o tarea
específica dentro de un ámbito predeterminado de
aplicación.
Política
Arte para concluir un asunto, aplicando los medios a
un fin, promoviendo el bien común.
Visión Razón de ser de la entidad.
DISCUSIÓN
120
g. DISCUSIÓN
Una vez realizada la entrevista al gerente y secretaria se pudo determinar
que la cooperativa carece de un manual de funciones y procedimientos
que le permita tener un control interno adecuado en las operaciones
administrativas y financieras, con la finalidad de ofrecer servicios de
calidad a sus asociados.
Luego del análisis correspondiente se pudo verificar que es necesario la
estructura de un manual de Control Interno el mismo que está
desarrollado de acuerdo a lo que establece el estatuto de la Cooperativa,
en el Título IV de la Organización y Administración menciona que estará
controlado por la Asamblea general de Socios, Consejo de
administración, Consejo de Vigilancia, Comisiones Especiales y el
Gerente, organismos que tiene la facultad de promover el orden en la
Institución, para el cumplimiento a lo que establece el estatuto, se
elaboró un conjunto de procedimientos orientados a los organismos de
control y de la misma manera a la parte administrativa. Estos
procedimientos engloban documentos que permitan a los colaboradores
de la cooperativa justificar la ausencia temporal, además se indica el
procedimiento que se debe seguir para solicitar vacaciones, permisos y
licencias, control de asistencias, y finalmente todo lo referente a la
capacitación del personal.
121
Para la parte Financiera se estableció los procedimientos que se deben
seguir para realizar un control adecuado de las operaciones crediticias
tales como: captación de ahorros, depósitos a plazo, control de efectivo,
manejo de fondos de caja chica, concesión de créditos, pago de
remuneraciones y adquisición de activos fijos, para la Cooperativa de
Ahorro y Crédito, “El Comerciante” Ltda. Del Cantón Saraguro,
procedimientos que se verán reflejados en sus respectivos flujogramas.
Con el desarrollo del presente trabajo investigativo, se pretende mejorar,
los procedimientos adoptados por los directivos o autoridades de la
cooperativa, mejorando la calidad de servicios que se ofertan y por ende
mejorar la rentabilidad tanto económica como financiera de la misma.
Adicionalmente, cuenta con organigramas estructural y funcional, los
mismos que están encaminados a mejorar la atención al público, así
como, lograr mayor compromiso y responsabilidad por parte del recurso
humano, en cuanto a asistencias y permisos internos.
CONCLUSIONES
122
h. CONCLUSIONES
Al término del presente trabajo de tesis se plantea las siguientes
conclusiones:
La Cooperativa de Ahorro y Crédito el Comerciante Ltda. del cantón
Saraguro, por ser de reciente creación no cuenta con una organización
estructural y funcional adecuada, por lo que creímos conveniente
elaborarlo y proponerlo al gerente, basándonos en los estatutos y Ley
de Cooperativas.
La cooperativa estudiada no posee un manual de control interno
administrativo y financiero que les sirva de base para el
funcionamiento y desarrollo de sus actividades. Al no contar con un
adecuado control interno la cooperativa es vulnerable al riesgo
crediticio.
Los integrantes del Consejo de Administración y Comisión de
Vigilancia de la cooperativa objeto de estudio no tienen los
conocimientos mínimos del proceso administrativo, por lo que no están
en la capacidad de elaborar procedimientos y controles internos
necesarios para salvaguardar sus activos, promover la eficiencia
operativa y obtener la información financiera confiable y oportuna.
123
La cooperativa no cuenta con un departamento de auditoria interna,
que se encargue de supervisar y evaluar el control interno de la
misma.
Al concluir el trabajo de tesis se dio cumplimiento a los objetivos
planteados en el proyecto poniendo a consideración de los Directivos
de la Cooperativa los resultados obtenidos.
RECOMENDACIONES
124
i. RECOMENDACIONES
Ante el planteamiento de las conclusiones se hace necesario proponer las
siguientes recomendaciones:
Acoger el planteamiento de organización desarrollada en este trabajo
ya que ello le permitirá proporcionar las directrices a su personal en el
cumplimiento de sus funciones y la consecución de los objetivos
institucionales.
Aplicar el manual propuesto de funciones y procedimientos
Administrativas-Financieros como herramientas de control para el
buen funcionamiento de la Cooperativa y evitar posibles riesgos a
futuro.
Solicitar al comité de educación que a través de la Dirección Nacional
de Cooperativas se les brinde talleres de capacitación permanentes a
directivos, empleados y socios de la cooperativa.
Designar un departamento de control interno que permita verificar que
se realicen las operaciones financieras de acuerdo a lo estipulado en
los estatutos y reglamentos internos de la cooperativa.
125
Poner en ejecución la propuesta del Manual de Control Interno
Administrativo – Financiero, lo que facilitará a sus directivos obtener
un mayor desempeño laboral y personal.
BIBLIOGRAFÍA
126
j. BIBLIOGRAFÍA
- AILLON ALBAN Jaime. Lecciones de Cooperativismo. Primera
Edición 1983. Pág. 9
- Codificación de la Ley de Cooperativas 2001 (Cod. s/n. RO 400:
29-ago-2001) Art. 1
- CONGRESO INTERNACIONAL SOBRE COOPERATIVAS DE
AHORRO Y CRÉDITO (6, 1988, QUITO, EC.) 1988. Memorias.
Quito, 558 p.
- COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “EL COMERCIANTE
LTDA. Estatutos – Reglamentos -2010.
- CRUZ Atig. Flujogramacion y control Interno. Primera Edición. Año
2009. Pág. 28
- CULTURAL DE EDICIONES, S.A., AUDITORIA I, Edición 1996
- LIBRO AUTÉNTICO DE LEGISLACIÓN ECUATORIANA. Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento
2005. Pág. 5
- Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, Edición
actualizada 2010.
- MELGAR CALLEJA, MARÍA organización y métodos para el
mejoramiento administrativo Pág. 193
127
- MENDEZ, Carlos. Metodología de Investigación en Ciencias
Económicas, Administrativas y Contables. 12 Edición.Editorial Mc
Graw Hill, Bogotá – Colombia, 2004.
- VAZQUEZ GALARZA, Germán. Cooperativismo “Décima Edición
1996” Quito-Ecuador.
- VEGA CALVA Paulina Alexandra, Diseño de un Manual de Control
Interno; (2008).
- UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA, Módulo 7 2009
CONTABILIDAD PARA ORGANIZACIONES ESPECIALES,
pág. 159
- UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA, Módulo 9 Septiembre 2010-
Febrero 2011-AUDITORÍA PARA EL SECTOR PÚBLICA Y
EMPRESAS PRIVADAS, Pág. 196 – 211 - 215
ÍNDICE
128
ÍNDICE
PORTADA
CERTIFICACIÓN..........................................................................................i
AUTORÍA…………………………………………………………………………ii
DEDICATORIA………………………………………………………………….iii
AGRADECIMIENTO…………………………………………………………...iv
TÍTULO……………………………………………………………….…………..1
RESUMEN…………………………………………………………….……........2
SUMMARY……………………………………………………………………….4
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………..6
REVISIÓN DE LITERATURA………………………………………….…..…..8
Cooperativismo…………………………………………………….…………..8
Valores del Cooperativismo
Principios del Cooperativismo
Cooperativa……………………………………………………………………12
Definición
Importancia
Clasificación
Cooperativa de Ahorro y Crédito………………………………..…….…..14
Concepto
Objetivos
Control Interno……………………………………………………….…….…16
129
Introducción
Definición
Objetivos
Clases de Control Interno
Políticas de Control Interno
Control Interno en las Cooperativas
Procedimientos de aplicación de Control Interno
Métodos para Evaluar los Controles Internos
Manual…………...……………………………………………………………..31
Definición
Importancia
Clases de Manuales
MATERIALES Y MÉTODOS……...……………………………………….…36
Materiales
Métodos
Técnicas
RESULTADOS………………...……………………………………………....39
Contexto Institucional
Base Legal
Logotipo de la Cooperativa
Propuesta Alternativa
Presentación
Objetivos
130
Justificación
Diseño del Manual de Control Interno
Índice del Manual
Esquema del Manual
Desarrollo del Manual
DISCUSIÓN………………………………………………………….….........120
CONCLUSIONES………………………………………………...………….122
RECOMENDACIONES……………………………………………………...124
BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………126