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MINISTERIO DE SALUD
DIRECCION DE DESARROLLO ESTRATEGICO
UNIDAD DE GESTION INTEGRAL DE LA INFORMACION
PROYECTO
Sistema de Información Nacional de Recursos Humanos en Salud
SINARHUS
“MANUAL DE CONVERSIÓN DE EXCEL A XML”
REALIZADO POR:
FRANCIA ARROYO RAMIREZ
JONATHAN GOMEZ BENAVIDEZ
12/11/2013
“Manual de conversión de Excel a XML”
12/11/2013
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Contenido
VERSIONES ................................................................................................................................................................3
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................................4
FORMADORAS ..........................................................................................................................................................5
EMPLEADORAS .........................................................................................................................................................9
COLEGIOS PROFESIONALES ................................................................................................................................... 16
VALIDADOR DE XML .............................................................................................................................................. 26
“Manual de conversión de Excel a XML”
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VERSIONES
Realizado por Versión Fecha
Francia Arroyo Ramírez 1.0 27/11/2014
“Manual de conversión de Excel a XML”
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INTRODUCCIÓN
El objetivo de este manual es explicar paso a paso, el traslado de datos de un archivo de
Excel a un archivo de texto y realizar la conversión a un archivo XML. Este manual se
desarrollará para los siguientes tres proveedores de información claves para el SINARHUS:
Formadoras
Empleadoras
Colegios
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FORMADORAS
1. Exportar los datos respectivamente homologados a un archivo de Excel, debe
contener las columnas que se muestran en la siguiente imagen
2. Copiar sólo la columna H del archivo de Excel (seleccionar y copiar sólo las celdas
con datos, no seleccionar toda la columna con celdas en blanco).
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Si se tiene que incluir más datos en el archivo de Excel, se debe realizar lo siguiente con la
columna H
La imagen anterior muestra que la columna H no abarca todos los datos de las columnas que
contienen los datos, por lo tanto lo que se debe hacer es:
a. Cortar la etiqueta que se encuentra en la última fila de la columna H
b. Posicionarse en dos filas de la columna H y arrastrar el mouse hacia abajo
hasta abarcar todos los datos de las columnas
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c. Por último, una vez que la columna H cubre todos los datos de las
columnas anteriores, debe pegarse la etiqueta que anteriormente se había
cortado en la fila posterior a la última fila de datos, como lo muestra la siguiente
figura.
3. Se abre un archivo de texto y se pega la columna H copiada
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4. En la primera fila de los datos copiados, debe cambiarse el código de la entidad, el
año y el semestre que se está reportando, esto es muy importante ya que si el periodo
abierto es para el primer semestre del 2013 y el reportado por error fue el primer
semestre del 2012, el sistema le enviará un error indicando que el período reportado
ya fue cerrado.
5. Luego de copiado y pegado el archivo, procedo a dar clic en la opción archivo –
Guardar como
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Tener especial cuidado en lo siguiente:
En la opción Nombre, debe formarse el nombre de la siguiente manera: código de la
entidad-años que se está reportando – semestre que se está reportando.
En la opción Tipo, escoger todos los archivos (*.*)
En la opción Codificación escoger UTF-8.
6. Dar clic en la opción Guardar, ya en este paso se tiene construido el archivo XML.
Lo que se recomienda es la utilización de algún validador de archivos XML, con el fin de
realizar con éxito la carga del XML en el SINARHUS, para efectos de este manual, se harán
los pasos con una herramienta gratuita llamada note pad ++ , estos pasos los encontrará en
el apartado validador de XML
EMPLEADORAS 1. Exportar los datos respectivamente homologados a un archivo de Excel, debe
contener las columnas que se muestran en la siguiente imagen
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2. Copiar sólo la columna M del archivo de Excel (seleccionar y copiar sólo las celdas
con datos, no seleccionar toda la columna con celdas en blanco).
Si se tiene que incluir más datos en el archivo de Excel, se debe realizar lo siguiente con la
columna M
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La imagen anterior muestra que la columna M no abarca todos los datos de las columnas
que contienen los datos, por lo tanto lo que se debe hacer es:
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a. Cortar la etiqueta que se encuentra en la última fila de la columna M
b. Posicionarse en dos filas de la columna M y arrastrar el mouse hacia abajo
hasta abarcar todos los datos de las columnas
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c. Por último, una vez que la columna H cubre todos los datos de las columnas
anteriores, debe pegarse la etiqueta que anteriormente se había cortado en la
fila posterior a la última fila de datos, como lo muestra la siguiente figura.
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3. Se abre un archivo de texto y se pega la columna M copiada
4. En la primera fila de los datos copiados, debe cambiarse el código de la entidad, el
año y el semestre que se está reportando, esto es muy importante ya que si el periodo
abierto es para el primer semestre del 2013 y el reportado por error fue el primer
semestre del 2012, el sistema le enviará un error indicando que el período reportado
ya fue cerrado.
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5. Luego de copiado y pegado el archivo, procedo a dar clic en la opción archivo –
Guardar como
Tener especial cuidado en lo siguiente:
En la opción Nombre, debe formarse el nombre de la siguiente manera: código de la
entidad-años que se está reportando – semestre que se está reportando.
En la opción Tipo, escoger todos los archivos (*.*)
En la opción Codificación escoger UTF-8.
7. Dar clic en la opción Guardar, ya en este paso se tiene construido el archivo XML.
Lo que se recomienda es la utilización de algún validador de archivos XML, con el fin de
realizar con éxito la carga del XML en el SINARHUS, para efectos de este manual, se harán
los pasos con una herramienta gratuita llamada note pad ++ , estos pasos los encontrará en
el apartado validador de XML
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COLEGIOS PROFESIONALES 1. Exportar los datos respectivamente homologados a las dos hojas que tiene el archivo
de Excel (Colegiaturas, graduaciones), debe contener las columnas que se muestran
en las siguientes imágenes
Colegiaturas
Graduaciones
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2. Copiar sólo la columna L de la hoja de Colegiaturas y la columna G de la hoja de
Graduaciones del archivo de Excel (seleccionar y copiar sólo las celdas con datos, no
seleccionar toda la columna con celdas en blanco).
Colegiaturas
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Graduaciones
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Si se tiene que incluir más datos en el archivo de Excel, se debe realizar lo siguiente con la
columna L en caso de las colegiaturas y G en caso de graduaciones.
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La imagen anterior muestra que tanto la columna L en el caso de las colegiaturas como la
columna G en el caso de graduaciones no abarca todos los datos de las columnas que
contienen los datos, por lo tanto lo que se debe hacer es:
a. Cortar la etiqueta que se encuentra en la última fila de la columna L en el caso
de las colegiaturas y última fila de la columna G en el caso de graduaciones
Colegiaturas
Graduaciones
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b. Posicionarse en dos filas tanto en la columna L en el caso de las colegiaturas
como en la columna G en el caso de graduaciones y arrastrar el mouse hacia
abajo hasta abarcar todos los datos de las columnas
Graduaciones Colegiaturas
c. Por último, una vez que la columna L en el caso de las colegiaturas como en la
columna G en el caso de graduaciones, cubren todos los datos de las columnas
anteriores, debe pegarse las etiquetas que anteriormente se habían cortado en
las filas posteriores a la última fila de datos, como lo muestra la siguiente figura.
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Colegiaturas
Graduaciones
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3. Se abre un archivo de texto y se pega tanto la columna L en el caso de las
colegiaturas seguido de los datos de la columna G en el caso de graduaciones
Nota: Si el colegio sólo va a reportar colegiaturas y no graduaciones, entonces después de haber pegado la columna L, debe pegar las siguientes dos etiquetas:
</colegio> </reportecolegio>
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Quedaría de la siguiente forma:
4. En la primera fila de los datos copiados, debe cambiarse el código de la entidad, el
año y el semestre que se está reportando, esto es muy importante ya que si el periodo
abierto es para el primer semestre del 2013 y el reportado por error fue el primer
semestre del 2012, el sistema le enviará un error indicando que el período reportado
ya fue cerrado.
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6. Luego de copiado y pegado el archivo, procedo a dar clic en la opción archivo –
Guardar como
Tener especial cuidado en lo siguiente:
En la opción Nombre, debe formarse el nombre de la siguiente manera: código de la
entidad-años que se está reportando – semestre que se está reportando.
En la opción Tipo, escoger todos los archivos (*.*)
En la opción Codificación escoger UTF-8.
8. Dar clic en la opción Guardar, ya en este paso se tiene construido el archivo XML.
Lo que se recomienda es la utilización de algún validador de archivos XML, con el fin de
realizar con éxito la carga del XML en el SINARHUS, para efectos de este manual, se harán
los pasos con una herramienta gratuita llamada note pad ++ , estos pasos los encontrará en
el apartado validador de XML
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VALIDADOR DE XML
En este manual se describirán los pasos de validación de XML utilizando la herramienta
gratuita note pad ++.
Para cada proveedor de información (formadores, empleadores, colegios), existe un archivo
XSD específico que es utilizado por el note pad ++ para la validar el contenido del xml, de no
contar con este archivo, solicitar al correo [email protected], que se envíe el
archivo xsd correspondiente y también indicar el nombre de la institución.
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Pasos para la validar el XML:
1. Abrir la herramienta note pad ++
2. Dar clic en la opción file – open
3. Como aparece en la imagen anterior, aparecerá una caja donde debe de indicarse,
donde se encuentra el archivo xml, una vez ubicado se selecciona el archivo y se da
clic en abrir.
4. Una vez abierto el archivo xml, se hace la primera validación mediante la opción
Plugins – xml tools – check xml syntax now.
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5. Debe dar un mensaje que indique que la validación es correcta, de no ser así se debe
revisar las etiquetas del XML corregir y repetir el paso 4 hasta que el archivo sea
válido, el paso a seguir es dar clic en plugins - xml tools – validate now, el sistema le
desplegará una pantalla, donde deberá ubicar el archivo XSD que utilizará para la
validación (formadoras, empleadoras, colegios), ver imagen siguiente
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6. Una vez seleccionado el archivo XSD correspondiente, dar clic en la opción abrir,
muestra la siguiente pantalla
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7. Por último se debe dar clic al botón de OK, y si sale el mensaje de la imagen
siguiente, el archivo se encuentra listo para cargarlo en SINARHUS, de lo contrario
debe corregir lo indicado por la herramienta y repetir desde el paso 4.
