Manual de creacion de requisiciones (solicitudes de pedido)

Módulo: OCEL Requisiciones de Bienes

y Servicios

OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios

Derechos reservados Marzo 2012 Página 2 de 29

Tabla de Contenido

1 Introducción 3 1.1 Objetivo 3

1.2 Alcance 3 1.3 Condiciones Pre-operativas 3 2 Interfaz gráfica 4 2.1 Iconos base 4

2.2 Estructura de la pantalla 6

2.3 Ventana de Trabajar con requisiciones 6 3 Inicio de Sesión 7 3.1 Autenticación de usuario 7 3.2 Datos de Sesión 7 3.3 Selección del Grupo Trámite y su Trámite 8

4 Elaboración de Requisiciones 9 4.1 Autorización de Requisiciones 16 4.2 Enviar Requisición 17

5 Autorizacion de requisiciones de forma Interna

6 Envio al Departamento de Presupuestos

7 Autorizacion de area tecnica

8



1. Introducción

1.1 Objetivo

Después de leer éste manual, usted deberá ser capaz de realizar requisiciones, desde generarla

hasta ser enviada al departamento de compras.

1.2 Alcance

Este manual está dirigido a los responsables de realizar requisiciones o al administrador del módulo

que estarán autorizados a manejar el trámite de Requisiciones de Bienes y Servicios, y Autorización

de Requisiciones; donde podrán generar una requisición, autorizar las solicitudes de bienes o

servicios, modificaciones de una requisición o cancelarlas.

1.3 Condiciones Pre-operativas

Haber ejecutado el Inicio de Sesión.

El usuario debe estar dentro del Sistema en Adquisiciones, Requisiciones de bienes y servicios.

Deberá conocer:

Los trámites que se manejan en éste módulo. Saber las fechas de periodos de las requisiciones. Conocer los estados de las requisiciones, que forman parte del proceso. Conocer las partidas genericas de los artículos. Conocer los partidas especificas de artículos que forman una partida generica

Conocer el tipo de requisición (solicitud de pedido)



2. Interfaz gráfica

2.1 Iconos base

En la siguiente tabla se enumeran todos los iconos (pequeñas imágenes), que se encuentran en la

aplicación, en cada pantalla encontrará uno o varios, que tienen por lo general la misma función.





2.2 Estructura de la pantalla

2.2.1 Ventana de Trabajar con requisiciones

En Requisiciones de bienes y servicios cuenta con diferentes ventanas de trabajo y que pueden variar

de acuerdo a sus funciones, en este ejemplo se explicará una de las ventanas que cuenta este sub

módulo y en la cual no varía mucho en las imágenes, opciones, filtros, tareas dentro del módulo, por

lo cual se escogió para ejemplificar su estructura.

3

4

2

1



Descripción de la ventana.

Opción Descripción

1

Estos iconos se encontrarán en todas las ventanas del Sistema, con los cuales podrán imprimir el detalle (los registros) que se encuentran dados de alta en la ventana de trabajo, también podrá exportar la información a una hoja de cálculo (Excel), cuenta con el icono de actualizar la ventana cuando no puede ver una información dada de alta, así podrá volver a mostrar todos los detalles incluyendo los más nuevos.

2

En este módulo encontrará un grupo de filtros para buscar información registrada más rápidamente, esto es cuando se cuenta con demasiados registros, se puede buscar por estado inicial, estado final, requisición, familia o por fechas.

3 En esta parte del panel es donde se visualizarán todos los registros de la información dada de alta (detalle).

4

También encontrará a lo largo de todo el módulo una barra de funciones y que pueden tener diferentes nombres pero los más comunes se llaman “Tareas”, “Funciones”, “Opciones” o “Acciones” y que tienen diferentes procesos según su aplicación.

3. Inicio de Sesión

3.1 Autenticación de usuario

Al entrar a la dirección URL asignada para el módulo de Tlania aparecerá la siguiente pantalla en la

cual deberá indicar el nombre de Usuario y Contraseña para ingresar al sistema, los cuales son

asignados por el Administrador del Sistema.

Nota. Cuando un usuario

se excede al estar entrando

varias veces el sistema

marcara error

Ejemplo

Contacte al administrador

del sistema.



3.2 Datos de Sesión

Una vez realizada la autenticación del usuario deberá definir los datos de la sesión de trabajo; es

necesario indicar los siguientes:

Fecha de Trabajo: Por omisión aparece la fecha del día actual y se refiere a la fecha con que serán

grabadas todas las transacciones que se realicen dentro del sistema.

Fuente y Ejercicio: Se refiere a la fuente de datos y al ejercicio fiscal con que se vaya a trabajar,

aquellos usuarios que tengan más de uno asignado deberán seleccionar el correspondiente.

Entidad: Dependencia, Dirección o Área para la sesión de trabajo. Se presentarán las entidades a las

cuales tiene acceso el usuario, seleccione la que corresponda.

Precaución.

Cuando un usuario

selecciona una fuente de

un ejercicio anterior y sin

haber dado fecha de

trabajo correcta marcara

error.

Ejemplo.



3.3 Selección del Grupo Trámite y su Trámite

Al seleccionar los datos anteriores se mostrará el siguiente panel, seleccione el Grupo de Trámite

Adquisiciones y el trámite Requisiciones de Bienes y Servicios.



4. Elaboración de Requisiciones

Dentro de la ventana “Trabajar con Requisiciones” se encuentra la lista de requisiciones elaboradas,

donde se puede ver el estado en que se encuentran como el detalle de cada una, sí desea buscar

alguna en específico utilice el área de filtros.

Cada registro cuenta con las opciones Consultar, Modificar, Eliminar o Imprimir, para su

mantenimiento.

Antes de generar una requisición es conveniente conocer los estados de las requisiciones, los cuales

se indican en el siguiente cuadro.

ESTADOS DE LAS REQUISICIONES

10 Elaboración de requisición. En este estado la requisición puede ser modificada, agregando o

quitando artículos, cambiar familia o eliminar detalle.

14 Autorización de requisición. La requisición es autorizada mediante una verificación presupuestal a manera interna, para corroborar que hay suficiencia presupuestaria para cubrir el importe total de la requisición. Es en este momento se compromete el presupuesto.

15 Verificación de Presupuesto. Es una autorización mediante verificación presupuestal que realiza

un departamento ajeno al que elaboró la requisición.

17 Enviado a departamento de Compras. Es una requisición enviada para su atención al

departamento de compras por la entidad que la elaboró.

20 Recepción de Compras. Es cuando la requisición ha sido recibida por el departamento de

compras para su atención. Normalmente no basta con que aparezca la requisición en el sistema,

sino que también debe presentarse de manera impresa para poder ser afectada con éste

estado.

30 Solicitud de cotización. La requisición se encuentra en una adquisición, es decir, ya está en el

proceso de compra y atendiéndose por parte del departamento de compras.



40 Cuadro comparativo. La requisición ya ha sido cotizada y generado su cuadro comparativo. A

partir de éste estado, una requisición ya no puede aceptar solicitudes de modificación.

50 Orden de compra generada. Es cuando ya se generaron órdenes de compra con los artículos incluidos en la requisición.

60 Vale de entrada completo. Es cuando los artículos de la requisición ya fueron recibidos en el

almacén y están disponibles para la entidad que la elaboró.

99 Cancelada. Es el estado que tiene una requisición cuando es cancelada.

Para generar una nueva requisición dé clic en el icono .

Ingrese los datos solicitados, oprima el botón “Aceptar” y confirme para guardar.

CAMPO DESCRIPCION CONSIDERACIONES OBLIGATORIO

Requisición El sistema muestra por default

el número de la entidad y el

número de la requisición.

NA

Fecha Escriba la fecha de la

requisición o selecciónela con el

icono . El sistema muestra en

automático la fecha con que se

inició la sesión de trabajo.

99/99/9999 Sí

Periodo El sistema por default muestra

el periodo en el que se está

trabajando.

NA

Tipo Seleccione:

Debe existir en el catálogo de

tipos. Se debe disponer por lo

menos de un tipo.

Sí

Fondo de Seleccione el fondo de Debe existir en el catálogo de Sí



financiamiento financiamiento. fuentes de financiamiento.

Partida genérica Escriba la partida genérica o

busque y seleccione con el

icono .


partidas. Ésta partida es la

agrupación de los artículos de

acuerdo a las características

manejadas que serán incluidos en

la requisición y se selecciona a

partir de los datos ingresados

anteriormente.

Sí

Partida específica Registre la partida específica o

busque y seleccione con el

icono .


partidas.

Sí

Justificación de la

compra

Explique ampliamente el destino

de los artículos solicitados. Ésta

justificación la utiliza el área de

presupuesto que autoriza las

requisiciones, trate de ser lo

más preciso posible sobre el uso

que se le dará a los artículos

incluidos.

Campo de tipo alfanumérico de

900 caracteres.

Sí

Observaciones de

la requisición

Indique las instrucciones

especiales para el destino o

colocación de los artículos

solicitados, cualquier referencia

importante, que sirva al

comprador para atender la

requisición, si no tiene

observaciones deje en blanco el

recuadro.

Campo de tipo alfanumérico de

6000 caracteres.

No

Al guardar el sistema muestra la ventana “Trabajar con detalle de requisiciones”, donde se debe

registrar el detalle de la requisición.

Para comenzar el detalle dé clic en el icono .



La siguiente pantalla se muestra en automático si al seleccionar la partida al inicio de la creación de

una requisición se selecciona partidas bienes de bienes muebles (de la 5000) que incluye un

subpantalla que permite capturar múltiples proyectos de compra para la adquisición de ese bien

mueble.

La siguiente pantalla se muestra cuando la partida seleccionada no pertenece al grupo de las 5000, en la cual no se presenta la opción de capturar multiples proyectos



Introduzca los datos necesarios y oprima el botón “Aceptar”, confirme para guardar.

CAMPO DESCRIPCION CONSIDERACIONES OBLIGATORIO

Requisición El sistema muestra por default el

número de la entidad y de la

requisición.

NA

Partida genérica El sistema muestra por default el

número de la partida genérica.

NA

Partida específica El sistema muestra por default el

número de la partida específica.

NA

Artículo Escriba el artículo o busque y

seleccione con el icono . Al

momento de seleccionar el artículo

el sistema muestra de manera

automática el nombre del mismo.

Debe existir en el

catálogo de artículos.

Sí

Presentación de

artículo

El sistema muestra en automático

la presentación del artículo.

NA

Incluido en CAUSES El sistema muestra en automático

la información de incluido en

CAUSES.

NA

Descripción CAUSES El sistema muestra en automático

la descripción de CAUSES.

NA

Precio CAUSES El sistema muestra en automático

el precio CAUSES.

NA

Partida presupuestal El sistema muestra por default la

partida presupuestal anteriormente

registrada.

NA

Aplicación Seleccione:

Debe existir en el

catálogo de aplicaciones.

Identifica cada una de

las variantes de la

cuenta contable que

puede tener una partida

presupuestal.

Sí

Entidad ejecutora de

presupuesto (EJP)

Ingrese la entidad o busque y

seleccione con el icono .

Debe existir en el

catálogo de entidades.

Sí

Proyecto (NUP) al que

se cargarán los

importes de este

movimiento

Introduzca o busque y seleccione la

entidad con el icono .

Debe de existir en el

catálogo de proyectos.

Sí

Fondo de

financiamiento

El sistema muestra por default el

fondo de financiamiento.

NA

Cantidad requerida Registre la cantidad requerida del

artículo seleccionado, la cual

deberá estar en base a la unidad de

medida que se maneja en el

artículo, indicada en la parte

superior.

Campo de tipo decimal

(7/2).

Sí

Precio El sistema en ocasiones por default

muestra el precio en base al costo

manejado en el alta de los

artículos, en algunos casos puede

variar de acuerdo a los criterios y


(11/2).

Sí



políticas establecidos por el

departamento de recursos

Materiales.

Sub-total El sistema muestra por default el

sub total.

NA

IVA El sistema muestra por default el

IVA.

NA

Impuesto El sistema muestra por default el

impuesto calculado del sub-total

por el IVA.

NA

Total El sistema muestra en automático

el total de la suma del sub-total

más el impuesto.

NA

Aplica techo

financiero

Seleccione:

Si es SI se activará el

siguiente campo para

registrar la cantidad

límite con la que se

cuenta. En caso de ser

NO, se pasa al campo de

múltiples proyectos.

Sí/No

Monto del techo

financiero

Indique el monto del techo

financiero, en caso de ser

requerido.


(14/2).

Sí/No

Múltiples proyectos Seleccione:

Si se cuenta con diversos

proyectos para los cuales

serán adquiridos los

artículos, se debe

seleccionar SI y se

activarán los campos de

proyectos.

Sí

Número de entregas Indique el número de entregas que

se realizarán.

Campo de tipo numérico

de 6 dígitos.

Sí

Almacén de entrega Indique el almacén donde serán

entregados los artículos, o busque

y seleccione con .

Campo de tipo

alfanumérico de 3

caracteres.

Sí

Proyectos

(campos que sólo se activarán al momento de seleccionar SI en la opción “Múltiples proyectos”)

Proyecto Indique el proyecto o busque y

seleccione con el icono .

Debe de existir en el

catálogo de proyectos.

Sí

Nombre proyecto El sistema muestra en automático

el nombre del proyecto al momento

de registrar el número de proyecto.

NA

Fondo de

financiamiento

El sistema muestra en automático

el fondo de financiamiento al

momento de registrar el proyecto.

NA

Monto del proyecto Ingrese el monto del proyecto. Campo de tipo decimal

(15/2).

Sí

Porcentaje del

proyecto

El sistema calcula en automático el

porcentaje al momento de registrar

el monto del proyecto.

NA



Indique

especificaciones que

complementen la

descripción del

artículo

Escriba las especificaciones

complementarias del artículo.

Campo de tipo

alfanumérico de 6000

caracteres.

Sí/No

Explicación del uso del

bien (indique el

destino que se le dará

al bien solicitado)

Registre el destino que tendrá el

artículo.

Campo de tipo

alfanumérico de 500

caracteres.

Sí/No

Al terminar de ingresar los datos el sistema regresa a la pantalla “Trabajar con detalle de

requisiciones”, donde se enlistan los artículos registrados, en caso de no haber más por registrar, dé

clic en el icono para salir.

El sistema regresa a la ventana inicial “Trabajar con requisiciones”, en donde se verá la requisición recién generada, ordenada en base a la fecha de creación. El siguiente paso es verificar si hay suficiencia presupuestaria, para ello se debe seleccionar la requisición, elegir de la barra de tareas

“Verificación de Presupuesto interna” y ejecutar la acción con .



En automático se muestra la ventana “Asistente para autorización de requisiciones”, donde se ve de manera resumida la información de la requisición, para que pueda autorizarse y pasar del estado 10

al 14, o cancelarla y dejarla en estado 10.

Al momento de dar clic en el botón “Enviar” en la ventana anterior, el sistema manda el registro a un proceso de verificación interna como se muestra a continuación

4.1 Autorizacion Interna de Requisición

Al cerrar la consulta, procedemos a ejecutar el proceso del siguiente tramite



Al ejecutar el tramite nos despliega la siguiente pantalla “Verificacion y autorización interna de requisiciones”

La siguiente pantalla tiene dos tareas:

Autorizar Requisicion, con esta opción se permite autorizar la requisicion y poder continuar el

proceso, con lo cual se despliega la siguiente pantalla, con la cual al oprimir el botón de “Autorizar” se procede a autorizar la requisicion en cuestión y se podrá seguir con el proceso.



Cancelar Requisicion, con esta opción se cancela y no se autoriza la requisicion, de esta

forma el proceso no puede continuar. Al cancelar despliega la siguiente pantalla, donde se capturan las observaciones hechas y el motivo de la cancelación de la requisicion.

El personal que halla enviado la solicitud y que quiera ver las observaciones hechas y el motivo de

la cancelación podrá entrar a la pantalla de “Trabajar con Requisiciones” y abrir la requisicion

hecha y podrá visualizar las observaciones hechas



Al cerrar la consulta, el sistema regresa a “Trabajar con Requisiciones” donde se muestra el registro

en estado 14 (autorización interna de requisición), en éste estado la opción se deshabilita.



4.2 Autorizacion de área Tecnica

Una de los puntos que se deben contemplar al realizar una requisicion es que si en este caso se

solicita una compra directa mayor a $ 2000.00 (considerar este importe variable), debe pasar por

una autorización de área técnica.

El sistema detecta que es compra directa, porque al capturar la requisicion se indica por medio de un

promot el tipo de requisicion que se desea capturar.

Otro de los puntos que considera el sistema para aplicar la autorización técnica es que el monto de la

requisicion sea mayor a $ 2000.00.

Con lo cual se procede a autorizar la requisicion por medio del tramite “Autorizacion Tecnica”

Al ejecutar el tramite se despliega la siguiente pantalla



La cual contiene dos tareas con las que podemos autorizar o cancelar la requisicion y con esto seguir

con el proceso de adquisiciones.

4.3 Autorizacion en área Presupuestal

Para continuar con el proceso se requiere autorizar la requisición por el área correspondiente, Para lo

cual se selecciona la siguiente tarea en la pantalla “Trabajar con requisiciones”, en la cual

seleccionamos la tarea “verificación de Presupuesto”, con esta tarea lo que hace el sistema es mandar

el registro al área de presupuestos para su posterior autorizacion



El ejecutar la tarea se despliega la siguiente pantalla que nos permite enviar a prespuestos la

requisicion a autorizar

Al ejecutar el botón de enviar se desplegara la siguiente pantalla, donde nos despliega información

donde nos despliega por proyecto de esa requisicion, si la verificación interna de presupuesto fue

satisfactoria para su posterior envio y verificación al área de presupuestos



Posteriormente este registro se envía en automatico al área de prespuestos que lo podrán visualizar

por medio del siguiente tramite

Al ejecutar el tramite se despliega la ventana de “Verificacion y autorización presupuestal de requisiciones”, en la cual , se listan las requisiciones pendientes por autorizar. Seleccione el registro

con el que se desea trabajar, de la barra de tareas elija la opción “Verificar y autorizar afectación

presupuestal” y dé clic en .

La pantalla cuenta con dos tareas, “Verificar y autorizar afectación presupuestal” y “Cancelar envio”

si se cancelara la requisicion se desplegara la siguiente pantalla para desplegar las observaciones o

motivos de la cancelación.



Al terminar de capturar las observaciones, se digita el botón de aceptar y se enviara de nuevo a la

entidad que envio la solicitud de aprobación de la requisicion, y su estado será de “Elaboracion de requisicion”, para de este modo volver a proceder a repetir el procedimiento ya descrito, y posteriormente volver a enviar a presupuestos para su autorización



Si al contrario se autoriza la requisicion y se ocupa la tarea de “Verificar y autorizar afectación presupuestal”

Posteriormente el sistema muestra la pantalla “Trabajar con verificación de contabilización y aplicación presupuestal de requisición”, en donde se podrá ver de manera informativa los datos de la requisición, una vez verificada y estando correcta la información se procede a autorizar presionando el botón “Autorizar”.



A continuación el sistema muestra un mensaje de autorización, para salir dé clic en el botón “Cerrar”.

4.4 Enviar Requisición

Para continuar con el proceso, seleccione el Grupo de Trámite Adquisiciones y el trámite

Requisiciones de bienes y servicios.



En la pantalla “Trabajar con Requisiciones” podrá observar la requisición en estado 15 (Verificacion del Depto. de Presupuestos), en éste estado ya se puede enviar al siguiente trámite. Selecciónela, de

la barra de tareas elija la opción “Enviar requisición” y ejecute la tarea con .

La requisición cambia de estado 15 a 17, en éste momento la requisición fue enviada al departamento de compras.



Nota: Al cambiar de estado 15 a 17, el sistema no manda ninguna ventana o mensaje de confirmación.

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