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Autoras: Ariana Aguilar, Montserrat Oliva y Katherine Chamorro Blogs: http://aryaguilar.wordpress.com/ http://montserratoliva.wordpress.com/ http://katrendency.wordpress.com/t
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Autoras: Ariana Aguilar Gallegos.
Katherine Chamorro Rojas. Montserrat Oliva Villagrán.
Estudiantes de Ingeniería Comercial .
Universidad Austral de chile.
COMPLETA GUIA
SOBRE FACTURA ELECTRÓNICA
EN CHILE.
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L A FA CTURA EL ECTRÓNICA EN MIP Y MES
Colaboradores:
Osvaldo Zambrano, empleado del Servicio de Impuestos Internos.
Cristian Salazar, académico de la Universidad Austral de Chile.
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Junio del 2012
La Factura Electrónica en
Mipymes
Manual y Guía de Procedimiento
Temas: • Ventajas y desventajas.
• Beneficios.
• Costos. • Pasos a seguir.
• Requisitos • Certificado digital.
Una Gran Oportunidad
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L A FA CTURA EL ECTRÓNICA EN MIP Y MES
Índice de Contenidos
Página
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L A FA CTURA EL ECTRÓNICA EN MIP Y MES
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Definición:
¿Qué es una factura
electrónica?
L a factura electrónica es un Documento Tributario Electrónico
(DTE), el cual ha sido generado como medio de respaldo de las
operaciones comerciales entre contribuyentes y reemplaza con ello las factu-ras de papel, por lo tanto cumple con sus mismas funciones, la diferencias
es que ésta debe ser generada de forma electrónica por un usuario autoriza-
do, en el formato que ha especificado el SII, y además debe estar firmada digitalmente, para que así se avale la integridad de origen y la no repudia-
ción. Los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) que están comprendi-dos en el sistema MIPYME en la página de SII son: Factura, Factura Exenta,
Nota de Crédito, Nota de Débito, Guía de Despachos.
Los documentos electrónicos son un tipo distinto de documento,.
Su foliación es independiente a la de los documentos en papel.
Ante el SII tienen un código diferente.
La validez y consistencia del DTE está respaldada por la Ley Firma Digital, la cual se basa en la solidez de los Certificados Digitales, lo que da plena ga-
rantía acerca de la identidad de los emisores y de la integridad de los conte-
nidos.
¿Cómo lucen
estas facturas?
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Ciclo de Facturación Manual
Ciclo de Facturación Electrónica
FUENTE: Material SII. 2012. Charla “Generando Nuevas Capacidades Competitivas en la Mipyme” uso de la factura electrónica.
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Ahorro de Tiempo En todo el proceso de facturación (desde que se dirije a la imprenta hasta que entrega la factura)
y así el empresario puede destinar más cantidad de tiempo a la generación de negocios.
Ahorro de Costos Se puede efectuar este ahorro en todo el proceso tributario, por ejemplo, una factura electrónica evita
el trámite “timbraje de documentos” ante el SII, las multas por pérdidas de documentos, minimiza la
impresión de documentos, y evita el costo de
almacenamiento.
Liquidez Al correr el pago del IVA, los emisores de documentos electrónicos que declaren y paguen
el IVA vía Internet, pueden diferir el pago de este impuesto hasta el día 20 de cada mes.
Acceso a Factoring en línea Produce mayor liquidez al efectuar la cesión de factura a terceros de forma online, y sirve
como fuente simple de financiamiento, a bajo costo y muy rápida.
Beneficios
1. Mayor Liquidez y Flujo de Efectivo
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2. Gestión y Generación de Nuevos Negocios
Aumento de Productividad y Competitividad Se incrementa la productividad, ya que el empresario dispone de más tiempo para
dedicarse a la gestión y comercialización de su negocio. Y fortalece la competitividad, porque
muchas empresas están priorizando negociar
con entidades que facturen electrónicamente.
Modernidad Otorga una imagen más vanguardista, ya que presume un mayor grado e conocimiento
tecnológico por parte de las Mipymes, así se evita caer en obsolescencia empresarial y permite
interactuar con otros tipos de clientes, accediendo a
nuevos mercados.
Simplicidad Entrega mayores facilidades en medio del proceso de facturación (dentro de la empresa), ya que éste es un
proceso clave y de alta relevancia entre la empresa y sus socios comerciales.
Financiamiento Posibilita el acceso a instancias formales de financiamiento (bancos
e instituciones financieras).
“Más de 9.000 grandes empresas ya son facturadores electrónicos, las cuales están prefiriendo y otorgando facilidades de pago a
Mipymes que utilicen facturas electrónicas.”
¡Únete, Sólo Faltas Tú!
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Transparencia y Formalización Empresarial El SII y el contribuyente minimiza el riesgo de
involucrase con facturas falsas y de ocultar información. Además otorga autenticidad al
contenido del documento, pudiendo verificar la
factura electrónica en el portal del SII, contribuyendo de tal forma a la formalización
empresarial.
3. Disminuye el Riesgo en la Operación
4. Masificación de la Factura Electrónica
Impacto Ambiental Se ve disminuido con la masificación de esta herramienta tecnológica, ya que evita cortar más de
86 mil árboles. (ahorro de 5,7 millones de litros de agua y 1.925 millones de hojas de papel).
Al Usar DTE evit as: Expone rse a alguna
acción fraudulenta por pérdi da de
documentos timbrados y sin emitir, la
pérdida de crédit o IVA por documentos
recibidos (extraviados) y a l as multas
que ello conlleva.
Crecimiento Económico Contribuye al crecimiento económico del país, dado que el proceso de generación de negocios se
puede realizar de manera más eficiente y acceder a diversos mercados.
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Crecimiento de Usuarios Cada vez son más los contribuyentes que optan por utilizar este sistema de facturación dados sus beneficios y, principalmente por el ahorro de costos y tiempo que proporciona (ventaja competitiva).
Convenios El SII está desarrollando una serie de convenios con una serie de empresas con el fin de capacitar y adherir a sus proveedores, clientes, usuarios y asociados, especialmente empresas Mipymes, a la Factura Electrónica. Están participando en esta
alianza:
Desarrollo Digital Fomenta el desarrollo tecnológico y el grado de alfabetización digital del país, ya que aumenta las tasas de conectividad y acceso a Internet.
Asociación Incrementa y posibilita la asociación gremial (clúster o gremios) en las empresas que se han formalizado y han comenzado a ser facturadores electrónicos, permitiéndoles ser más competitivos tanto de forma conjunta como individual en el mercado local y
extranjero.
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Ventajas y Desventajas
Mejora la imagen de la empresa.
Ahorro de dinero en imprenta, pues no necesitamos hacer
talonarios.
Ahorro de tiempo y dinero en timbrajes , y en el envío de
facturas (vía correo electrónico).
Agiliza y mejora la gestión del pago y la cobranza .
No existe la pérdida de documento (se pueden imprimir las
veces que sea necesario).
SII fiscaliza en tiempo real la emisión de sus documentos.
Los libros de compra y venta se envían mensualmente y electrónicamente al SII.
Ser partícipe de este tremendo cambio tecnológico y un
plus comercial.
Posibilidad de imprimir facturas desde varios computadores
y de varias empresas con solo un certificado digital
POSTERGACION en el pago del IVA hasta el día 20 de cada
mes, se paga por Internet.
Simplifica el proceso de facturación dentro de la empresa.
Otorga mayor seguridad.
Ayuda al medio ambiente y el desarrollo del país.
Posibilita el acceso a financiamiento.
Genera mayor liquidez al permitir la cesión de factura a
terceros (factoring) en línea y al correr el pago del IVA.
Ayuda a ser más competitivo y productivo el negocio.
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Los problemas que pudiesen surgen en la adaptación a este
nuevo sistemas (personal especializado a cargo).
No contar con las tecnologías adecuadas para el uso e imple-
mentación de esta herramienta tecnológica.
Verificar si el contador con el cual se trabaja esta capacitado
en la emisión de DTE.
Al emitir una factura de forma electrónica, si el receptor es
“emisor electrónico”, se enviará de forma automática un co-
rreo electrónico con el archivo.
En caso contrario, el contribuyente Mipyme debe entregarle la
factura electrónica impresa a su cliente . No obstante lo ante-
rior, el contribuyente puede solicitar autorización al receptor
manual y enviar la imagen de la factura por correo electrónico.
Se deberá imprimir dos copias de la factura en el caso del
transporte.
Aumento de responsabilidades , ya que una empresa que fac-
tura electrónicamente tiene obligaciones:
- Generar y enviar mensualmente los libros de compra y
venta (IECV) en forma electrónica.
- Declarar todos sus Documentos Electrónicos en el
F29, tal cual lo hace con los documentos tributarios
tradicionales.
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Paso nº 1
L A FA CTURA EL ECTRÓNICA EN MIP Y MES
Para emitir una factura electrónica debe estar autorizado por el
Servicio de Impuestos Internos (SII), para ello debe postular en el portal
www.sii.cl y cumplir con los siguientes requisitos:
Requisitos para ser un emisor
de factura electrónica.
Tener inicio de
actividades
Vigente.
Ser contribuyente de IVA
y con comprobación
positiva por el SII.
Calificar como contribuyente de
primera categoría (Art. 20 de la
Ley sobre Impuesto a la Renta).
No estar procesado ni
sancionado por delito
tributario.
No tener situaciones
pendientes con el SII.
No superar los 500 millones de
pesos en ventas durante los 12
últimos meses.
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Paso nº 2
Datos que debe ingresar el contribuyente en la etapa de postulación:
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Paso nº 3
Set de Prueba asignado por el SII: es la recepción en el SII de documen-
tos que el postulante construye en base a un archivo con datos de prue-
ba que crea de forma única el SII para el postulante.
Simulación: en esta etapa se envía una cierta cantidad de documentos
con datos representativos, paralelo a la operación real del postulante.
Intercambio de Información: el SII envía documentos tributarios electróni-
cos al postulante para corroborar que se entrega un acuse de recibo y la
aceptación o rechazo del documento enviado.
Envío de Muestras de Impresión: en esta etapa se deberá entregar docu-
mentos impresos de acuerdo a la normativa y que incluyan el timbre
electrónico ó entregar un archivo con imágenes según especificaciones
del SII.
Declaración de Cumplimiento de Requisitos: realizadas las pruebas de
certificación el postulante debe declarar en la página del SII que cuenta
con la implementación de procedimientos formales y establecidos que
realicen las siguientes funciones:
- Gestión de códigos de autorización de folios.
- Foliación controlada.
- Respaldo de los documentos e información generada.
- Envío de documentos al SII.
- Intercambio de documentos con otros contribuyentes.
- Cuadratura de envíos aceptados, rechazados y aceptados con
reparos por el SII.
- Administración de contingencias.
Autorización del Contribuyente: una vez que todas las pruebas de certifi-
cación se completan exitosamente y el postulante declara el cumplimien-
to de requisitos, entonces el SII emite una resolución que autoriza al pos-
tulante a operar con factura electrónica legalmente válidos.
Una vez que la postulación del contribuyente es aceptada por
parte del SII se da inicio al proceso de certificación, el cual consiste en una
serie de pasos y pruebas que verifican que el contribuyente está en condi-ciones de emitir facturas electrónicas. Este proceso contiene los siguientes
pasos:
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Requisitos técnicos para emitir
factura electrónica. Contar con un computador con acceso a Internet.
Browser, inicialmente Internet Explorer 5.5 o superior para ejecutar co-rrectamente el plug-in.
Certificado digital, emitido por una entidad acreditada por el SII.
Adecuar el sistema computacional de facturación para incorporar la generación de documentos tributarios electrónicos, en el formato defini-
do por el SII.
Sistema computacional debe generar el timbre electrónico de acuerdo al
algoritmo indicado por el SII.
Firmar, con llave privada del contribuyente emisor o signatario autoriza-
do, el DTE completo.
Contar con software de manejo de códigos de barra 2D (PDF417) que
permita ver e imprimir un código de barra 2D que contenga la informa-ción especificada por el SII, incluido el timbre electrónico.
Correo electrónico para la recepción de información enviada por el SII.
Plug-in de firma electrónica.
Las PyMes tienen dos formas para acceder a la aplicación de la factura
electrónica:
1. Software Comercial:
Software del mercado. Software de desarrollo propio.
2. Factura electrónica Mipyme: El sistema de facturación electrónica Mipyme tiene como objetivo
ayudar a los contribuyentes micro y pequeños de una funcionalidad básica
que les permite operar con facturas electrónicas y cumplir con las normati-vas del SII. Para ello, el SII ha habilitado en su página Web (www.sii.cl/
mipyme) una sección en donde el contribuyente puede emitir y recibir docu-mentos tributarios electrónicos, como una factura electrónica; además facili-
ta la administración de los documentos emitidos y recibidos, registrar y en-
viar información electrónica de compras y ventas al SII, ceder facturas electrónicas a terceros, entre otras. Los contribuyentes inscritos pueden ge-
nerar, consultar, imprimir, almacenar, ceder o enviar a sus clientes facturas electrónicas. Además SERCOTEC estará abriendo postulaciones para un ta-
ller acerca de este tema, donde se regalarán certificados digitales a quienes
participen (mayor información http://ivael20.sercotec.cl /)
Formas de Acceso:
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¿Qué es? El certificado digital, en palabras simples, es el carnet de identidad
virtual de cada persona. Este archivo electrónico, que puede ser
transportado por correo electrónico o en un pendrive, permite ingre-sar e inscribirse en el sistema de Facturación Electrónica Mipyme del
SII, además de emitir y firmar los documentos tributarios electróni-
cos, enviar la Información Electrónica de Compras y Ventas y ceder
facturas electrónicas. Además el certificado digital entrega un nivel de seguridad y privacidad al contribuyente en la realización de los
trámites y transacciones que realice en el Portal Mipyme.
¿Para qué sirve?
El certificado digital permite a los contribuyentes:
Realizar, consultas, declaraciones y rectificatorias de manera
segura y privada en el sitio web del SII
Firmar electrónicamente los documentos tributarios que se emi-
tirán en el Sistema de Facturación Electrónica Mipyme, dándoles
mayor autenticidad.
Realizar operaciones en otras organizaciones y empresas
¿Cómo se consigue?
El certificado digital es comercializado por empresas particulares.
Sus precios varían dependiendo de la empresa que lo ofrece, pero
en el mercado se pueden encontrar Certificados Digitales bastante económicos con vigencia de un año. Asimismo, se pueden hacer
convenios masivos con Organizaciones.
En la página del Servicio de Impuestos Internos se encuentran los
enlaces para los sitios de Internet de las 5 empresas proveedoras
de Certificados Digitales que existen.
http://www.acepta.com/ http://www.e-certchile.cl/
http://www.certinet.cl/
http://www.cnc-once.cl/
https://www.e-sign.cl/
Certificado Digital
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Instalación de certificado digital y configuración del com-
putador. PASO A PASO
Guia para configurar el computador. 1 El SII recomienda, para el buen funcionamiento de sus aplicaciones, contar con
un equipo de las siguientes características, o superiores: Windows XP con Service Pack 1 o Superior (usurario con perfil de administra-
dor) Windows Vista Windows 7 Microsoft Explorer Versión 6 o superior Cabe mencionar que los sistemas operativos deben corresponder a versiones
oficiales de Microsoft. El SII no garantiza la correcta configuración de los siste-
mas del Portal Mipyme con otro tipo de software.
2 Debe contar con el lector de archivos PDF, Adobe Reader; en caso que
no lo posea, lo puede descargar gratis desde la siguiente página (descargue
3 Asegúrese de poseer perfil de usuario administrador para configurar su
computador. Si no sabe distinguir si es usuario administrador, asesórese por un profe-sional del área competente o verifíquelo siguiendo la siguiente ruta: botón derecho del mouse, en Mi PC-> opción Administrar ->Usuarios Locales y
grupos -> Grupos -> seleccionar Administradores y verificar que se encuentre
dentro de este grupo. En caso de no estar, no podrá configurar correctamente el PC para
utilizar el Portal Mipyme.
4 Instale el certificado digital siguiendo estas instrucciones.
5 Debe ejecutar el siguiente archivo (Archivo de Configuración) que con-
figura automáticamente las opciones de Internet Explorer requeridas por el Por-
tal Mipyme.
6 Se recomienda para facilitar la instalación; ir a Herramientas> Opcio-
nes de Internet> pestaña Seguridad> seleccionar “Sitios de Confianza”, (visto
verde)> botón “Nivel Personalizado” y bajar el nivel de seguridad, este cambio es momentáneo y mientras dura la configuración de su navegador. Para esto,
7 Si por algún motivo el contribuyente no tiene la última versión de las
librerías Plug In de firma digital, éstas se actualizarán al navegar en la siguien-
8 Verifique que la opción para “Bloquear elementos emergentes” esté
desactivada. Para esto, siga las siguientes instrucciones.
Importante: No olvide restaurar los niveles previos de seguridad del paso 6.
Nota: El sistema necesita tener instalado el .Net FrameWork de Micro-
soft, el cual viene por defecto en los últimos exploradores; si por algún motivo
no lo tuviera, puede bajarlo en microsoft.com
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Costo de la Factura Electrónica.
L A FA CTURA EL ECTRÓNICA EN MIP Y MES
Ejemplo de Factura electrónica.
Respecto a los costos de una factura electrónica, esta requiere desembolsar un costo inicial de $20.000 pesos, lo cual corresponde al certificado digital, dado por las empresas proveedoras de
Certificados Digitales. Este certificado
tiene una vigencia de 3 años y cumplido este periodo es necesaria una revalidación del certifi-cado lo cual tiene un costo de $2.605 + IVA. Cabe destacar que este certificado es valido para emi-tir: Facturas electrónicas, notas de crédito y notas de debito. Mientras que por el contrario, utilizar la factura tradicional tiene un costo mucho mayor, ya que un solo talonario de 50 facturas varía entre los $15.000 y $20.000 pesos, y las notas de crédito y notas de debito se compran de forma separada. Por lo anterior se puede evidenciar claramente la conveniencia de utilizar facturas electrónicas, especialmente en Mipymes, pues no solo signifi-ca un gran ahorro en costos, sino también logran grandes ventajas y todos los beneficios expues-tos anteriormente.
L A FA CTURA EL ECTRÓNICA EN MIP Y MES
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Fuentes de información:
L A FA CTURA EL ECTRÓNICA EN MIP Y MES
http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/
arbol_documentos_tributarios_432.htm
http://www.chileatiende.cl/fichas/ver/3007
https://maullin.sii.cl/cvc/dte/pe_condiciones.html
http://www.sii.cl/factura_electronica/intro/introduccion.htm
http://www.sii.cl/mipyme/inscripcion_factura_mipyme.htm
http://www.sii.cl/mipyme/certif_digital.htm
http://chile.contadorauditor.com/profiles/blogs/sobre-factura-electronica http://www.gmovil.cl/downloads/Que%20es%20la%20Factura%20Electr%C3%B3nica.pdf http://ivael20.sercotec.cl/ http://www.ivael20.gob.cl/ Zambrano, Osvaldo 2012. Charla del Servicio Impuestos Internos acerca del uso de la factura electrónica en Chile. 15 de junio de 2012