MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS …files.linkgthconsultores.webnode.com.co/200000134...3 3. INTRODUCCIÓN El presente manual de funciones y competencias laborales de Lavandería

MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

VIGENCIA 2.014 - 2.020

ELABORADO POR:

GESTIÓN DEL TALENTO

HUMANO

REVISADO POR:

ADMINISTRACIÓN

APROBADO POR:

GERENCIA

___________________________________________________________________________________________________ Planta: Cra. 52 A No. 74 - 43 Tel. 596 75 36 Cel. 3168640312 E-mail: [email protected] Itagüí – Ant.

1

1. CONTROL Y REVISIÓN DE CAMBIOS

CAMBIOS

DETALLES

RESPONSABLE

FECHA

Primera edición del documento.

Elaboración de perfil de cargos por competencias de: Administrador, Gestor del Talento Humano y Representante de Servicio al Cliente.

Grupo FENFA gestores del talento humano SENA.

19/06/2014

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2. TABLA DE CONTENIDO

1. CONTROL Y REVISIÓN DE CAMBIOS .............................................................. 1

2. TABLA DE CONTENIDO ..................................................................................... 2

3. INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 3

4. OBJETIVOS ......................................................................................................... 4

4.1 General ........................................................................................................... 4

4.2 Específicos ..................................................................................................... 4

5. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ............................................................................ 5

5.1 Quiénes Somos .............................................................................................. 5

5.2 Misión ............................................................................................................. 5

5.3 Visión .............................................................................................................. 5

5.4 Valores ........................................................................................................... 5

6. ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS ..................................................................... 7

6.1 PERFIL DE CARGO DEL ADMINISTRADOR ................................................ 7

6.2 PERFIL DE CARGO DEL ASESOR DE SERVICIOS ................................... 19

6.3 PERFIL DE CARGO DEL GESTOR DEL TALENTO HUMANO ................... 29

7. MAPAS FUNCIONALES .................................................................................... 41

7.1 MAPA FUNCIONAL GESTOR DEL TALENTO HUMANO ........................... 41

7.2 MAPA FUNCIONAL ASESOR DE SERVICIOS............................................ 41

8. CONCLUSIONES .............................................................................................. 43

3

3. INTRODUCCIÓN

El presente manual de funciones y competencias laborales de Lavandería Lavaplus Dry Cleaning, tiene como propósito mantener actualizados los parámetros de calidad, eficacia, productividad y seguridad y salud en el trabajo, del talento humano de la empresa. Este documento es de observancia general, como instrumento de información y de consulta, en todas las áreas y cargos que conforman la organización. El manual es un medio para familiarizarse con la estructura organizacional y con los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta empresa. Su consulta permite identificar con claridad las funciones, actividades y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran; conocer las líneas de comunicación y de mando; y proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de su objeto social. Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deberá ser actualizado cada año, o en su caso, cuando exista algún cambio orgánico funcional al interior de la empresa, por lo que cada una de las áreas y cargos que la integran, deberán aportar la información necesaria para este propósito.

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4. OBJETIVOS

4.1 General

Contribuir al desarrollo de la planeación estratégica: la misión, visón, valores, políticas, objetivos, a partir de un enfoque sistémico, desde el cual se pretende que con la definición de los perfiles por competencias de sus empleados Lavandería Lavaplus Dry Cleaning logre altos niveles de eficiencia en su gestión.

4.2 Específicos

Describir los cargos contemplados en el organigrama.

Delimitar las funciones correspondientes a cada cargo.

Definir perfiles por competencias.

Orientar al personal nuevo vinculado.

Informar a todos los empleados sobre sus labores.

5

5. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

5.1 Quiénes Somos

Lavaplus es una organización de talentos, dedicada al servicio de lavandería especializada de prendas de vestir, lencería de hogar y ropa institucional, valiéndose de los más avanzados equipos, procesos e insumos para la limpieza en agua y en seco. Lavaplus desde 1.997 ha ofrecido el servicio de lavandería en el Valle de Aburra con responsabilidad, calidad, rapidez y economía.

5.2 Misión

Ofrecer una experiencia de servicio inigualable, fundamentados en nuestros valores y satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes en el servicio de lavandería textil, haciendo uso de la mejor tecnología, procesos e insumos, con la experiencia del mejor talento humano.

5.3 Visión

Continuar siendo reconocidos como una empresa líder en el servicio de lavandería especializada en el área metropolitana del valle de aburra, fundamentados en la responsabilidad, calidad, cumplimiento y economía, logrando con ello superar las expectativas de nuestros clientes.

5.4 Valores

Responsabilidad En el cuidado especial y profesional que damos a cada prenda durante todo el proceso.

Calidad Prendas impecables fruto del talento humano que hace uso de avanzados equipos, procesos e insumos.

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Cumplimiento Prendas a tiempo con dinamismo, agilidad y rapidez, hacemos un mejor uso del tiempo. Economía El pago de un de precio justo por la limpieza especializada de su valiosa prenda.

ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS

PERFIL DEL CARGO

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GRUPO FENFA

APRENDICES SENA

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JAKELINE DUARTE DUARTE

ADMINISTRADORA

Aprobado por:

FRANCISCO ISAZA SUÁREZ

GERENTE

7

6. ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS

6.1 PERFIL DE CARGO DEL COORDINADOR DE PLANTA

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

1.1. Nombre del cargo: COORDINADOR DE PLANTA Y DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

1.2. Área al que pertenece: ADMINISTRATIVA

1.3. Ubicación del cargo en el organigrama:

1.4. Cargo al que reporta o jefe inmediato: Gerente

1.5. Número de personas a cargo: siete

1.6. Personas a cargo: representante de servicio al cliente, operario de lavado en seco, operario de lavado en agua, operario de planchado y pulido, operario de acople y control de calidad, técnico en mantenimiento de equipos, gestor del talento humano.

1.7. Tipo de Contrato: Indefinido

1.8. Salario: $1’200.000 mensual.

1.9. Horario: 48 horas semanales.

1.10. Número de personas que ocupan este cargo: 1

2. REQUISITOS MÍNIMOS

2.1. Formación académica: Tecnólogo en carreras de administración.

2.2. Experiencia laboral en el área: Mínimo 3 años de experiencia laboral en áreas administrativa, contable, financiera, de mercadeo y ventas, de gestión humana, de sistemas de gestión en seguridad y salud en el trabajo, de sistemas de información, de calidad, de logística, de compras, de inventarios, de gestión de mantenimiento de maquinaria y equipos.

2.3. Conocimientos específicos: en gestión administrativa, de finanzas, de gestión humana, de seguridad y salud en el trabajo, de producción, de mercadeo y ventas, de mantenimiento de plantas de proceso.

2.4. Condición física especial: N.A.

2.5. Edad Mínima: 30 años

COORDINADOR DE PLANTA Y DE SST

SERVICIO AL CLIENTE

LAVADO EN SECO

PLANCHADOY PULIDO

LAVADO EN AGUA

ACOPLE Y CALIDAD

MMTTO EQUIPOS

GERENTE

GTH


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GERENTE

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2.6. Otros requisitos: Presentar certificados de estudio y constancias laborales 3. MISIÓN DEL CARGO

Administrar todos los procesos organizacionales de acuerdo con las políticas y normas establecidas para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

4. RELACIONES DEL CARGO

CONTACTOS CON QUIEN FINALIDAD FRECUENCIA

Internos Gerencia Presentación informes Toma de decisiones

Gestión de recursos

Alta

Internos

Otras áreas Solicitud de ejecución de los procesos.

Solicitud de mejora en los procesos.

Revisión de mejoras de procesos. Reuniones dependiendo de las

necesidades de cada área.

Reconocimientos o llamados de atención de acuerdo al desempeño

Alta

Externos Fondos de pensionesEPS ARL

Cajas de Compensación

Familiar

Procesos de afiliación y retiro.

Solución de contingencias. Solicitud de capacitaciones. Reporte de accidentes laborales.

Asesorías en salud ocupacional.

Media

Externos Proveedores de insumos.

Negociación de precios, cantidades y plazos de pago.

Acuerdos de fechas de entrega.

Alta

Externos Contador y Abogado consultor

Contratación de servicios contables y jurídicos.

Media

5. RESPONSABILIDADES DEL CARGO

5.1. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones tanto legales como de políticas de la empresa.

5.2. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la empresa

5.3. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada de la empresa.


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5.4. Dar un trato equitativo y respetuoso a todos los empleados, proveedores y clientes de la empresa.

5.5. Abstenerse de participar en actividades que impliquen competencia para la empresa o en actos en los

cuales exista conflicto de intereses.

6. FUNCIONES

TIPO (PHVA) FUNCIÓN PRINCIPAL FUNCIONES BÁSICAS

Manejar el recurso

financiero de la

organización de acuerdo a

las metas propuestas para

maximizar las utilidades

del negocio.

Realizar con la gerencia, el presupuesto de la empresa, de acuerdo con las necesidades actuales de la organización para su eficiente funcionamiento.

Realizar el análisis de flujo del efectivo, de acuerdo con su dinámica actual para cumplir con las obligaciones de la empresa.

Implementar programas tendientes al ahorro y control del gasto, de acuerdo con las políticas de la empresa para administrar y controlar las partidas estratégicas.

Supervisar y dar seguimiento a los procesos de facturación de la empresa, verificando en coordinación con el área de ventas, que las acciones de cobro se realicen oportunamente para garantizar la liquidez de la operación.

Efectuar en coordinación con el contador, los análisis de la situación financiera de la empresa derivados del estado de resultados y balance general para las diferentes toma de decisiones.


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GERENTE

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Planear la producción de

acuerdo a la capacidad de

proceso instalada en

planta manteniendo un

consumo racional de los

recursos.

Asegurar el suministro de los recursos

destinados a los procesos en operación, de

acuerdo a los niveles de demanda para un

balanceado nivel de producción.

Supervisar conjuntamente con los operarios

que la asignación y aprovechamiento de los

recursos sea destinado efectivamente a los

fines establecidos para el beneficio económico

de la empresa.

Realizar las gestiones necesarias con los

proveedores, relacionadas con los periodos de

suministro de insumos a fin de mantener un

adecuado nivel de inventario.

Diseñar e instrumentar un tablero de control,

de acuerdo a los objetivos estratégicos por área

de responsabilidad y proporcionando el

seguimiento efectivo para la evaluación de su

eficacia y eficiencia.

Cumplir con los objetivos

de ventas en pesos y

cantidad de prendas

recogidas de acuerdo a la

capacidad instalada de

equipos en planta para

garantizar el flujo de

producción y dinero en

efectivo a la empresa.

Elaborar un método eficiente para la

coordinación de la publicidad, mercadeo y

ventas de acuerdo a las metas en unidades y

valores establecidos con el que se logre su total

control y cumplimiento.

Gestionar la entrega del material promocional

de acuerdo al mercado objetivo para cumplir

con las ventas propuestas.

Controlar la ejecución del plan de mercadeo y

ventas de acuerdo a lo proyectado en él para


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lograr el mayor porcentaje de cumplimiento.

Adelantar programas de

inducción, capacitación y

entrenamiento al personal

de la organización para dar a

conocer las normas de la

organización, el sistema de

gestión de calidad y el

reglamento de trabajo.

Programar inducciones de los nuevos empleados

para darles a conocer la organización y su sistema

de gestión de calidad.

Capacitar a los empleados con relación a sus cargos

y funciones.

Entrenar a los nuevos integrantes de la empresa en

compañía de los responsables o jefes de cada

departamento.

Organizar reuniones informativas sobre políticas

laborales y salariales.

Definir procedimientos para

la liquidación de nómina y

de prestaciones sociales de

conformidad con las

disposiciones legales

vigentes para el

cumplimiento de lo pactado

con los trabajadores.

Elaborar novedades del personal, sueldos, salarios,

prestaciones sociales y demás factores salariales.

Liquidar prestaciones sociales de los empleados

que son despedidos o se retiran de la empresa.

Hacer la nómina por década, quincena o mensual,

según sea el acuerdo de pago con el empleado.

Realizar memorandos, descargos o despidos al

personal que no cumpla con las políticas

empresariales.

Administrar y coordinar

programas de bienestar

laboral y seguridad y salud

en el trabajo de los

empleados de la

organización.

Conformar y soportar el Sistema de Gestión

de Seguridad y Salud en el trabajo, teniendo

en cuenta la cobertura de los empleados de la

empresa en la medicina preventiva y del

trabajo; higiene y seguridad industrial.

Garantizar los mecanismos que aseguren una

oportuna y adecuada prevención de los


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accidentes de trabajo y enfermedades

laborales como lo exige la ley.

Identificar, enunciar y controlar los riesgos

existentes en la empresa con el objetivo de

prevenir que se presenten accidentes y

enfermedades laborales.

Asegurar la comprensión y puesta en práctica del

reglamento de higiene y seguridad en el trabajo

por parte de los empleados de la empresa.

Promover y organizar la constitución y

funcionamiento del COPASO de la empresa.

Minimizar los factores de riesgos en el

ambiente laboral.

Coordinar las actividades de salud

ocupacional, medicina preventiva y de trabajo,

en asocio con la ARL.

Incrementar la participación activa del trabajador

y su familia en el uso del tiempo libre, mediante la

organización de programas deportivos, recreativos

y de capacitación.

Responder por la calidad y la oportunidad en los

programas y servicios que se le prestan al

trabajador y su familia.

Evaluar al personal de la

organización de acuerdo

con los objetivos

establecidos por la

empresa para medir el

nivel desempeño laboral.

Conformar un sistema que valore de la forma más

sistemática y objetivamente posible el

rendimiento de los empleados en la organización.

Comunicar a los colaboradores, la forma en que

están desempeñando su trabajo y a elaborar

planes de mejora.

Apoyar en la toma de decisiones administrativas

sobre promociones, ascensos, despidos y

aumentos salariales.


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Determinar las necesidades de formación y

desarrollo, tanto para el uso individual como de la

organización.

7. COMPETENCIAS

7.1 COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES

COMPETENCIA DEFINICIÓN DESCRIPTORES

Orientación al cliente Demostrar sensibilidad hacia

las necesidades o demandas

de un conjunto de clientes

potenciales de la organización.

Estructurar su propia actividad

de forma que se pueda dar

mejor servicio a los clientes

internos / externos.

Preocuparse por dar valor

añadido a una función interna de

la organización, de forma que

sea reconocida por los clientes


Considerar las necesidades del

cliente a la hora de diseñar

productos / servicios de la

organización.

Eliminar costes superfluos para

poder reducir el precio final y

beneficiar así al cliente y

aumentar la competitividad.

Ponerse en el lugar del cliente

potencial a la hora de diseñar los

sistemas internos de

comunicación y tratar de

anticipar las repercusiones que


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tendrán estos.

Orientación al resultado Realizar las funciones y

cumplir los compromisos

organizacionales con eficacia y

calidad

Cumple con oportunidad en

función de estándares, objetivos

y metas establecidas por la

empresa, las funciones que le

son asignadas.

Asume la responsabilidad por

sus resulta dos.

Compromete recursos y

tiempos para mejorar la

productividad tomando las

medidas necesarias para

minimizar los riesgos.

Realiza todas las acciones

necesarias para alcanzar los

objetivos propuestos

enfrentando los obstáculos que

se presentan.

Adaptación al cambio Enfrentarse con flexibilidad y

versatilidad a situaciones

nuevas para aceptar los

cambios positiva y

constructivamente.

Acepta y se adapta fácilmente a

los

cambios

Responde al cambio con

flexibilidad.

Promueve el cambio.

Trabajo en equipo Trabajar con otros de forma

conjunta y de manera

participativa, integrando

esfuerzos para la consecución

Coopera en distintas situaciones

y comparte información.

Aporta sugerencias, ideas y


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de metas institucionales

comunes.

opiniones.

Expresa expectativas positivas

del equipo o de los miembros

del mismo.

Planifica las propias acciones

teniendo en cuenta la

repercusión de las mismas para

la consecución de los objetivos

grupales.

Establece diálogo directo con

los miembros del equipo que

permita compartir información e

ideas en condiciones de respeto

y cordialidad.

Respeta criterios dispares y

distintas opiniones del equipo.

Creatividad e innovación Generar y desarrollar nuevas

ideas, conceptos, métodos y

soluciones.

Ofrece respuestas alternativas.

Aprovecha las oportunidades y

problemas para dar soluciones

novedosas.

Desarrolla nuevas formas de

hacer y tecnologías.

Busca nuevas alternativas de

solución y se arriesga a romper

esquemas tradicionales.

Inicia acciones para superar los

obstáculos y alcanzar metas


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GERENTE

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específicas.

7.2 COMPETENCIA ESPECIFICAS


Buenas relaciones

interpersonales

Establecer y mantener

relaciones de trabajo

amistosas y positivas, basadas

en la comunicación abierta y

fluida y en el respeto por los

demás.

Escucha con interés a las

personas y capta las

preocupaciones, intereses y

necesidades de los demás.

Transmite eficazmente las ideas,

sentimientos e información

impidiendo con ello malos

entendidos o situaciones

confusas que puedan generar

conflictos.

Liderazgo Guiar y dirigir grupos y

establecer y mantener la

cohesión de grupo necesaria

para alcanzar los objetivos

organizacionales

Mantiene a sus colaboradores

motivados.

Fomenta la comunicación clara,

directa y concreta.

Constituye y mantiene grupos

de trabajo con un desempeño

conforme a los estándares.

Promueve la eficacia del equipo.

Genera un clima positivo y de

seguridad en sus colaboradores.

Fomenta la participación de

todos en los procesos de

reflexión y de toma de


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17

decisiones.

Unifica esfuerzos hacia objetivos

y metas institucionales.

Capacidad de negociación Identifica la posición propia y

ajena de una negociación,

intercambiando concesiones y

alcanzando acuerdos

satisfactorios basados en una

filosofía ganar‐ganar”

En definitiva, la capacidad para

efectuar intercambios con

terceras personas, de

cualquier tipio, que resulten

beneficiosas para ambos y

adaptativas con respecto a la

situación que se desarrolle.

Conductas especificas en el

lugar del otro y tratar de

anticipar sus necesidades y

expectativas de negociación.

Valorar lo más objetivamente

posible los efectos que

representan su posición y mi

posición.

Esforzarse en identificar las

ventajas mutuas de una

negociación y destacar los

inconvenientes de una no

negociación.

Seleccionar y valorar las

aportaciones que una

negociación supondría, no solo

para mi unidad o departamento,

sino también para las otras áreas

o departamento de la

organización.

Cerrada una negociación,

obtener compensaciones

adicionales.

Preparar borradores,

documentación, simulación,

etcétera, antes del desarrollo de


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una negociación.

Obtener o cerrar acuerdos

satisfactorios para ambas partes.

Identificar las propias

necesidades.




cambios positiva y

constructivamente


los cambio.


flexibilidad Promueve el cambio.

Colaboración Cooperar con los demás con el

fin de alcanzar los objetivos

institucionales

Ayuda al logro de los objetivos

articulando sus actuaciones con

los demás.

Cumple los compromisos que

adquiere.

Facilita la labor de sus

superiores y compañeros de

trabajo.

8. CONDICIONES OCUPACIONALES

8.1 Condiciones ambientales Contar con buena iluminación y ventilación.

Contar con espacios cómodos y adecuados para

realizar la actividad laboral.

8.2 Ergonomía del puesto de trabajo Contar con una silla regulable en altura que

cumpla con normas ergonómicas.

Contar con un escritorio que conserve las

medidas de altura y ancho adecuadas para no


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GERENTE

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afectar las posiciones de cuello, espalda, brazos y

manos mientras se trabaja.

Contar con descansa pies.

Disponer de un programa de pausas activas

dirigidas por personal capacitado en esta área.

8.3 Grado de concentración Las actividades requieren una concentración alta

ya que se debe atender a los clientes internos de

la empresa. Esto requiere de una atención

absoluta, ya que es una comunicación directa.

8.4 Ambiente visual y auditivo Para una adecuada concentración mental

requerida para ejercer las funciones del cargo, Se

sugieren espacios de trabajo libres de ruido.

Que el campo visual no está recargado de

elementos distractores que contaminen la visual.

8.5 Exámenes de Ingreso Examen médico laboral.

Audiometría Espirometría Visiometría

Para los cargos de alto perfil se requiere examen de perfil sicológico

6.2 PERFIL DE CARGO DEL ASESOR DE SERVICIOS



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GERENTE

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1.1. Nombre del cargo: ASESOR DE SERVICIOS

1.2. Proceso o área: área comercial


1.4. Cargo del jefe inmediato: Gerente

1.5. Personas a cargo: N.A. 1.6. Tipo de Contrato: termino fijo

1.7. Salario: $616.000 más comisiones por ventas

1.8. Horario: 8 a 12 y 14 a 18 1.9. Número de personas que ocupan este cargo: 1


2.1. Formación académica: Técnico en mercadeo y ventas

2.2. Experiencia laboral en el área: Mínimo 1 año de experiencia laboral en áreas comerciales

2.3. Conocimientos específicos: Mercadeo ventas y atención al cliente


2.5. Edad Mínima: 25 Años 2.6. Otros requisitos: Presentar certificados de estudio y constancias laborales

3. MISIÓN DEL CARGO

Orientar a los clientes de acuerdo con los servicios y políticas de la organización para resolver sus necesidades con calidad y eficiencia apuntando siempre al cumplimiento de los objetivos de la empresa.



INTERNOS Administrador Presentación informes

Presentar estrategias para atraer

más clientes

Programación de cronogramas y

rutas de trabajo.

ALTA

GTH ASESOR DE SERVICIOS

LAVADO EN SECO

PLANCHADO Y PULIDO

LAVADO EN AGUA

ACOPLE Y CALIDAD

MANTENIMIENTO DE EQUIPOS

GERENCIA

ADMINISTRADOR


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Entrega de recaudo de dinero

captado en ventas a domicilio.

INTERNOS Operario de control de calidad

Entrega de prendas para proceso

recogidas a clientes a domicilio.

Recibo de prendas procesadas para

entregar a clientes a domicilio.

ALTA

EXTERNOS Clientes a domicilio Recibo de prendas para proceso

recogidas a clientes a domicilio.

Entrega de prendas procesadas

para entregar a clientes a domicilio.

ALTA

5. RESPONSABILIDADES

5.1. Presentación de informes: Productividad, rendimiento, metas, validación de comisiones

5.1.1. Frecuencia: mensual.

5.2. Manejo de información confidencial de la empresa: si, estrategias de mercadeo, promociones y precios

5.3. Manejo de dinero: Si

5.4. Administración de equipos y herramientas tecnológicas: teléfono móvil, vehículo, equipo electrónico.

5.5. Otras responsabilidad: N/A

6. FUNCIONES

TIPO (PHVA) FUNCIÓN ACTIVIDADES

Identificar las

necesidades de los

clientes de acuerdo al

protocolo establecido

para ofrecer el tipo de

lavado más adecuado

para las prendas.

Promocionar el portafolio de servicios que ofrece la

lavandería a los clientes.

Buscar clientes potenciales en diferentes bancos de

datos para ofrecer el servicio de lavandería de

prendas

Realizar visitas a los clientes para darles a conocer el


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GERENTE

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servicio de lavandería.

Entrevistar los clientes visitados con el fin de ofertar

según la necesidad del cliente.

Ofrecer el servicio de

lavandería a clientes

actuales y potenciales de

acuerdo a la técnica de

ventas establecida para

incrementar las ventas.

Cumplir puntualmente la entrega de la prenda al cliente.

Tener un control de calidad en las prendas al entregar y recibir.

Velar la integridad de la prenda en la entrega.

Vigilar de manera

ordenada todos los

requerimientos del

cliente para garantizar su

adecuada atención.

Diligenciar el formato pedidos de acuerdo a los

parámetros establecidos garantizando una clara

descripción de la solicitud del cliente y del estado de

las prendas.

Entregar la copia de la constancia de recepción,

entrega y factura del servicio al cliente.

Solicitar la firma del cliente que indique el recibo y

pago del servicio a las prendas a conformidad.

Fidelizar los clientes

cumpliendo con la

política de buen manejo

para su atención para

seguir brindándole

servicios futuros.

Identificar permanentemente cuales son los clientes que utilizan con mayor frecuencia nuestros servicios.

Otorgar a los clientes con mayor utilización del

servicio las diferentes ofertas y promociones

por volumen que la empresa diseña para su

beneficio.

Establecer comunicación con los clientes

especiales para anticiparse a sus necesidades


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respecto a nuestros servicios.

7. COMPETENCIAS



















organización.










tendrán estos.


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calidad





son asignadas.


sus resulta dos.

Compromete recursos y tiempos

para mejorar la productividad

tomando las medidas necesarias

para minimizar los riesgos.





se presentan.




cambios positiva y

constructivamente.


los cambios


flexibilidad.

Promueve el cambio.






comunes.




opiniones.




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del mismo.





grupales.

Establece diálogo directo con los

miembros del equipo que



y cordialidad.





soluciones.




novedosas.








específicas.



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Buenas relaciones

interpersonales






demás.










conflictos.





organizacionales


motivados.


directa y concreta.

Constituye y mantiene grupos de

trabajo con un desempeño








decisiones.



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alcanzando acuerdos






cualquier tipo, que resulten




Adquiere conductas específicas

en el lugar del otro y tratar de






posición.





negociación.







organización.

Cerrar una negociación, obtener

compensaciones adicionales.




una negociación.




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necesidades.




cambios positiva y

constructivamente


los cambio.


flexibilidad

Promueve el cambio.



institucionales



los demás.


adquiere.

Facilita la labor de sus superiores

y compañeros de trabajo.


Condiciones ambientales Contar con buena iluminación y ventilación.



Ergonomía del puesto de trabajo Contar con una silla regulable en altura que








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Grado de concentración Las actividades requieren una concentración alta

ya que se debe atender a los clientes externos de



Ambiente visual y auditivo Para una adecuada concentración mental





Exámenes de Ingreso Examen médico laboral.

Audiometría

Espirometría

Visiometría

Para los cargos de alto perfil se requiere examen

de perfil sicológico

6.3 PERFIL DE CARGO DEL GESTOR DEL TALENTO HUMANO


1.1. Nombre del cargo: GESTOR DEL TALENTO HUMANO

1.2. Proceso o área: ÁREA ADMINISTRATIVA


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1.4. Cargo del jefe inmediato: Administrador

1.5. Personas a cargo: ninguna

1.6. Tipo de Contrato: Indefinido

1.7. Salario: $1’200.000 1.8. Horario: 8 a 12 y 14 a 18 1.9. Número de personas que ocupan este cargo: 1


2.1. Formación académica: Tecnólogo en Gestión del Talento Humano. 2.2. Experiencia laboral en el área: Mínimo 1 año de experiencia laboral en el área 2.3. Conocimientos específicos: procesos asociados a gestión humana, seguridad social y legislación laboral


2.5. Edad Mínima: 25 Años 2.6. Otros requisitos: Presentar certificados de estudio y constancias laborales

3. MISIÓN DEL CARGO

Ejecutar los procesos de gestión humana asociados a los empleados desde su vinculación hasta su retiro, teniendo en cuenta los parámetros de direccionamiento de la empresa, manteniendo un grupo humano con las competencias necesarias para que cumpla con los objetivos; diseñando y proponiendo planes y programas para lograr una efectiva dirección de la gestión humana.



INTERNOS Gerencia Presentación informes

Toma de decisiones referente al

ALTA

ADMINISTRADOR

GTH ASESOR DE SERVICIOS

LAVADO EN SECO

PLANCHADO Y PULIDO

LAVADO EN AGUA

ACOPLE Y CALIDAD

MANTENIMIENTO DE EQUIPOS

GERENCIA


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área de talento humano

Gestionar recursos

INTERNOS

Otras áreas Solicitud de mejora en las áreas

Revisión de mejoras de procesos

Reuniones dependiendo de las

necesidades de cada área.

Reconocimientos o llamados de

atención de acuerdo al desempeño

MEDIA

Externos Fondos de pensionesEPS ARL

Solución de contingencias

Solicitud de capacitaciones

Reporte de accidentes laborales

Asesorías en salud ocupacional

MEDIA

Externos Proveedores de servicios de formación

Contratación de servicios

formativos

Coordinación de capacitaciones

ALTA

Externos Psicólogo consultor Contratación de procesos de

selección

BAJA

5. RESPONSABILIDADES DEL CARGO

5.1. Personas a cargo: no.

5.2. Presentación de informes: de capacitación y de evaluación de desempeño.

5.2.1. Frecuencia: Anual.

5.3 Manejo de información confidencial de la empresa: Si, hojas de vida.

5.4. Manejo de dinero: no

5.5 Administración de equipos y herramientas tecnológicas: computadora, impresora, software.

5.6 Otras responsabilidad: Coordinación de comité paritario y de comité de convivencia laboral


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6. FUNCIONES

TIPO (PHVA) FUNCIÓN ACTIVIDADES

Preseleccionar y

seleccionar

candidatos para

cubrir las vacantes

de la empresa.

Publicar el requerimiento en diferentes medios

escritos, solicitar a empresa temporal candidatos

para las vacantes de igual manera convocar

candidatos en bolsas de empleo vía web

Recepcionar hojas de vida de los diferentes medios

publicados

Escoger las hojas de vida de los candidatos que

cumplan con los requisitos mínimos

Elegir las hoja de vida más idóneas para las vacantes

disponibles

Entrevistar a las personas seleccionadas para

escoger al más capacitado para ocupar el cargo.

Vincular al personal

dando cumplimiento

a los requerimientos

de la empresa

Elaborar el contrato de trabajo cumpliendo con las

normas del código sustantivo de trabajo.

Ingresar al personal seleccionado al sistema de

pensión, salud, caja de compensación y riesgo

laborales

Adelantar programas

de inducción,

capacitación y

entrenamiento para

todo el personal de

la organización

dando a conocer las

normas de la

organización, el

sistema de gestión

de calidad y el

reglamento de

Programar inducciones de los nuevos empleados

para darles a conocer la organización y su sistema de

gestión de calidad.

Capacitar a los empleados con relación a sus cargos

y funciones.

Entrenar a los nuevos integrantes de la empresa en

compañía de los responsables o jefes de cada

departamento.

Organizar reuniones informativas sobre políticas


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trabajo laborales y salariales.

Definir

procedimientos para

la liquidación de

nómina y de

prestaciones sociales

de conformidad con

las disposiciones

legales vigente

Elaborar novedades del personal, sueldos, salarios,

prestaciones sociales y demás factores salariales.

Liquidar prestaciones sociales de los empleados que

son despedidos o se retiran de la empresa

Hacer la nómina por década, quincena o mensual,

según sea el acuerdo de pago con el empleado.

Realizar memorandos, descargos o despidos al

personal que no cumpla con las políticas

empresariales.

Investigar y preparar clasificaciones ocupacionales,

manuales de funciones, escalas salariales y valores

vigentes.

Administrar y

coordinar programas

de bienestar laboral

y salud ocupacional

de los empleados de

la organización.

Poner en acción los programas de seguridad social

para el personal, a través de la contratación de

distintos tipos de seguros colectivos (seguros de

vida, auxilios funerarios, etc.)

Incrementar la participación activa del trabajador y

su familia en el uso del tiempo libre, mediante la

organización de programas deportivos, recreativos y

de capacitación.

Responder por la calidad y la oportunidad en los

programas y servicios que se le prestan al trabajador

y su familia.

Minimizar los factores de riesgos en el ambiente

laboral.

Responder por la prevención de toda enfermedad


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que pueda derivarse de las condiciones de trabajo.

Coordinar las actividades de salud ocupacional,

medicina preventiva y de trabajo, en asocio con la

ARL

Evaluar al personal

de la organización

para medir su

desempeño laboral

Conformar un sistema que valore de la forma más

sistemática y objetivamente posible el rendimiento

de los empleados en la organización.

Comunicar a los colaboradores, la forma en que

están desempeñando su trabajo y a elaborar planes

de mejora.

Apoyar en la toma de decisiones administrativas

sobre promociones, ascensos, despidos y aumentos

salariales.

Determinar las necesidades de formación y

desarrollo, tanto para el uso individual como de la

organización.

Identificar, personas de poca eficiencia, para

entrenarlos mejor y/o reubicarlos de puesto.

7. COMPETENCIAS













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organización.










tendrán estos.




calidad





son asignadas.


sus resulta dos.

Compromete recursos y

tiempos para mejorar la

productividad tomando las


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medidas necesarias para

minimizar los riesgos.





se presentan.




cambios positiva y

constructivamente.


los

cambios


flexibilidad.

Promueve el cambio.






comunes.




opiniones.



del mismo.





grupales.

Establece diálogo directo con

los miembros del equipo que


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y cordialidad.





soluciones.




novedosas.








específicas.



Buenas relaciones

interpersonales






demás.










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conflictos.





organizacionales


motivados.


directa y concreta.

Constituye y mantiene grupos

de trabajo con un desempeño








decisiones.






alcanzando acuerdos






cualquier tipio, que resulten

Conductas especificas en el

lugar del otro y tratar de






posición.



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negociación.







organización.

Cerrada una negociación,

obtener compensaciones

adicionales.




una negociación.




necesidades.




cambios positiva y

constructivamente


los cambio.


flexibilidad Promueve el cambio.






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institucionales los demás.


adquiere.

Facilita la labor de sus

superiores y compañeros de

trabajo.


8.1 Condiciones ambientales Contar con buena iluminación y ventilación.



8.2 Ergonomía del puesto de trabajo Contar con una silla regulable en altura que









8.3 Grado de concentración Las actividades requieren una concentración alta

ya que se debe atender a los clientes internos de



8.4 Ambiente visual y auditivo Para una adecuada concentración mental




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8.5 Exámenes de Ingreso Examen médico laboral

Audiometría

Espirometría

Visiometría

Para los cargos de alto perfil se requiere examen de perfil sicológico

7. MAPAS FUNCIONALES

7.1 MAPA FUNCIONAL GESTOR DEL TALENTO HUMANO

Ver anexo

7.2 MAPA FUNCIONAL ASESOR DE SERVICIOS


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Orientar a los clientes de acuerdo con los servicios y políticas de la organización

para resolver sus necesidades con calidad y

eficiencia apuntando siempre al cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Identificar las necesidades de los clientes de

acuerdo al protocolo establecido para ofrecer el tipo

de lavado más adecuado para las prendas.

Frecuencia: diariamente, los primeros 3 minutos de

cada entrevista con el cliente mediante aplicación de

técnica de venta de indagación de necesidades.

Recursos: bases de datos fisicas y electronicas,

telefono, computador, vehiculo.

Ofrecer el servicio de lavandería a clientes actuales y

potenciales de acuerdo a la técnica de venta

establecida para incrementar las ventas.

Frecuencia: diariamente, el tiempo maximo de

llegada a cada solicitud de servicio en domicilios es

de una hora.

Recursos:material publicitario, telefono, computador,

bolsas de recepción, vehiculo.

Vigilar de manera ordenada todos los requerimientos

del cliente para garantizar su adecuada atención.

Frecuencia: diariamente, a cada solicitud de servicio

se le debe dedicar el tiempo suficiente para la

revisión exhaustiva de cada prenda.

Establecer comunicación con los clientes especialespara anticiparse a sus necesidades respecto anuestros servicios.

Otorgar a los clientes con mayor utilización delservicio las diferentes ofertas y promociones porvolumen que la empresa diseña para su beneficio.

Identificar permanentemente cuales son los clientesque utilizan con mayor frecuencia nuestros servicios.

Solicitar la firma del cliente que indique el recibo ypago del servicio a las prendas a conformidad.

Entregar la copia de la constancia de recepción,entrega y factura del servicio al cliente.

Diligenciar el formato pedidos de acuerdo a los parámetrosestablecidos garantizando una clara descripción de lasolicitud del cliente y del estado de las prendas

Velar por la integridad de las prendas durante todo elciclo desde la recepción hasta la entrega.

Cumplir puntualmente con los tiempos de recepción yentrega de las prendas del cliente tanto en plantacomo en el domicilio.

Cumplir con los parametros de control de calidad enlas prendas al recibirlas y entregarlas.

Entrevistar los clientes visitados con el fin de ofertarsegún la necesidad del cliente.

Realizar visitas a los clientes para darles a conocer elservicio de lavandería

Buscar clientes potenciales en diferentes bases dedatos para ofrecer el servicio de lavanderia deprendas.

Recursos: formato de recepción de prendas

Fidelizar los clientes cumpliendo con la política de

buen manejo en su atención para seguir brindándole

servicios futuros.

Frecuencia: diariamente, destinar una hora diaria

para contactar clientes y realizar servicios de

postventa.

Recursos: bases de datos fisicas y electronicas,

telefono, computador, vehiculo.

MAPA FUNCIONAL ASESOR DE SERVICIO AL CLIENTE LAVAPLUS


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GERENTE

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8. CONCLUSIONES

Esta experiencia nos ha mostrado cómo es posible estructurar diferentes perfiles de cargos, partiendo de la implementación de encuestas y entrevistas como herramientas de investigación aplicadas a las personas que ocupan un cargo con el fin analizar esta información y finalmente diseñar los perfiles ideales que pueden proporcionar orden en los procesos laborales para un mejor funcionamiento y así generar cambios en la eficiencia de la organización.

De otro lado, se identifica que a través del manual de funciones se puede realizar un seguimiento cualitativo y cuantitativo de cada proceso contribuyendo a las mejoras significativas tanto en la parte operativa como administrativa cumpliendo de manera eficaz con los requerimientos de la organización y de esta forma estar a la vanguardia y ser competentes en el mercado.

De igual forma al estructurar un perfil de funciones por competencias permite a la organización un mayor grado de confianza al momento de seleccionar y vincular nuevo personal. El tener un perfil de funciones por competencias nos permite un mejor proceso de selección de los candidatos asegurando el mejor resultado en el proceso de contratación de nuevos empleados.

En este trabajo se logró definir la estructura organizacional existente, las relaciones internas y externas, las responsabilidades, las funciones y las competencias de algunos de los colaboradores de la Lavandería Lavaplus Dry Cleaning, mediante la coordinación de los integrantes del grupo FENFA de aprendices del SENA y con la colaboración del Gerente de la organización.

Documents

MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS …files.linkgthconsultores.webnode.com.co/200000134...3 3. INTRODUCCIÓN El presente manual de funciones y competencias laborales de Lavandería