Manual de Funciones y Responsabilidades

COMIT PERMANENTE DE EXPOSICIONES

2012

MANUAL DE

FUNCIONES Y

RESPONSABILIDAD

ES DE PUESTOS Departamento de Recursos Humanos

COPEREX

A P R O B A CI N : PU N T O 1 0 ( 5 7 7 ) A C T A 7 5- 2 0 1 2

Manual de puestos 2012

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NDICE

A. Introduccin B. Aspectos Legales C. Objetivos D. Misin y Visin E. Organigrama 1 JUNTA DIRECTIVA

1.1 Secretaria Junta Directiva 1.2

1.2.1 Auxiliar de Auditora Interna 2 GERENCIA

2.1 Gerente General

2.1.1 Secretaria de Gerencia 2.1.2 Subgerente 2.1.3 Coordinador Administrativo y Financiero

3 REA DE COMRAS

3.1 Encargado de Compras

3.1.1 Auxiliar de Compras 4 DEPARTAMENTO DE PROMOCIN

4.1 Jefe del departamento de Promocin (Promotor)

4.1.1 Asistente de Promocin (Mercadologo) 4.1.2 Vendedor 4.1.3 Secretaria del departamento de Promocin

5 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

5.1 Jefe del departamento de Contabilidad (Contador General)

5.1.1 Encargado de Bodega 5.1.1.1 Auxiliar de Bodega

5.1.2 Encargado de Presupuesto 5.1.3 Auxiliar de Contabilidad (Inventarios) 5.1.4 Auxiliar de Contabilidad (Cheques) 5.1.5 Auxiliar de Contabilidad (Parqueo) 5.1.6 Auxiliar de Contabilidad (Bancos)


3

5.1.7 Taquillero de Parqueo 5.1.8 Cajero Pagador 5.1.9 Secretaria del departamento de contabilidad

6 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

6.1 Jefe de Recursos Humanos

6.1.1 Asistente de Recursos Humanos y Encargado de Nminas 92

6.1.1.1 Mensajero 6.1.2 Auxiliar de Recursos Humanos 6.1.3 Recepcionista 6.1.4 Conserje 6.1.5 Enfermera ...107

7 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD

7.1 Jefe de Seguridad 7.1.1 Monitoreo de Cmaras/Vigilante 7.1.2 Secretaria del departamento de Seguridad

8 DEPARTAMENTO TECNICO DE MANTENIMIENTO

8.1 Jefe del departamento de Mantenimiento Tcnico

8.1.1 Dibujante 8.1.2 Jefe Operativo 8.1.3 Jefe de Mantenimiento 8.1.4 Subjefe de Mantenimiento

8.1.4.1 Plomero 137 8.1.4.2 Herrero 8.1.4.3 Albail 8.1.4.4 Piloto 8.1.4.5 Pen

9 ASESORA

9.1 Arquitectura 9.2 Ingeniera Elctrica 9.3 Ingeniera en Sistemas 9.4 Asesora Laboral 9.5 Asesora Jurdica

10 APOYO

10.1 Carpintero 10.2 Electricista 10.3 Dibujante apoyo a las asesoras

G. Resumen de valoracin de puntos por puesto de trabajo H. Resolucin de Junta Directiva


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A. INTRODUCCIN

El Manual de Funciones y Responsabilidades de Puestos de COPEREX,

contiene la misin, visin, valores organizacionales y perfiles correspondientes al

trabajo que desempean sus colaboradores o trabajadores segn cada puesto,

individualizando los aspectos y caractersticas de orden tcnico y profesional

indispensables para el mejor y ms eficiente desarrollo de sus funciones y

actividades.

La finalidad de este manual es de ser un instrumento de apoyo que, permita

contar con una adecuada descripcin de las funciones de cada puesto ubicado

dentro de la estructura organizacional de la Institucin, siendo necesaria su

revisin peridica, para que se adece a las necesidades del funcionamiento de

COPEREX, que surjan con motivo de su modernizacin, crecimiento y mejora

continua. Por ltimo, se constituye en s mismo como un instrumento de control

interno, el que mediante su aplicacin y cumplimiento, permitirn que se

alcancen los fines y objetivos institucionales.


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B. ASPECTOS LEGALES

CONSTITUCIN POLTICA DE LA REPBLICA DE GUATEMALA

ARTICULO 108.- Rgimen de los trabajadores del Estado. Las relaciones del

Estado y sus entidades descentralizadas o autnomas con sus trabajadores se

rigen por la Ley de Servicio Civil, con excepcin de aquellas que se rijan por

leyes o disposiciones propias de dichas entidades. Los trabajadores del Estado

o de sus entidades descentralizadas autnomas que por ley o por costumbre

reciban prestaciones que superen a las establecidas en la Ley de Servicio Civil,

conservarn ese trato.

ARTICULO 111.- Rgimen de entidades descentralizadas. Las entidades

descentralizadas del Estado, que realicen funciones econmicas similares a las

empresas de carcter privado, se regirn en sus relaciones de trabajo con el

personal a su servicio por las leyes laborales comunes, siempre que nos

menoscaben otros derechos adquiridos

DECRETO 67-73 Decreto mediante el cual se crea el Comit Permanente de

Exposiciones como una entidad del Estado, con carcter de descentralizada,

que tiene como fin la realizacin de ferias y exposiciones nacionales e

internacionales de productos industriales, artesanales, agropecuarias y de otra

naturaleza; as mismo regula su estructura administrativa, funciones, rgimen

econmico y financiero, rgimen laboral.

ACUERDO GUBERNATIVO 783-94 Emite el Reglamento del Comit

Permanente de Exposiciones -COPEREX-. Regula lo relacionado a las

funciones, las Sesiones; las disposiciones administrativas; de los

Departamentos; de los servicios de asesora, Departamento Contable y rgimen

laboral.


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C. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:

El presente Manual de Puestos tiene como propsito identificar los distintos

puestos que existen en COPEREX, determinando su naturaleza, sus

responsabilidades clave y ms importantes, as como el perfil personal,

educacional y de experiencia necesaria para cada puesto, con el fin de

seleccionar con el recursos humano idneo.

OBJETIVOS ESPECFICOS:

Establecer por departamento cada puesto de trabajo.

Describir las responsabilidades principales y caractersticas ms

importantes que contribuyan en el proceso de seleccin y reclutamiento

de personal.

Establecer las lneas jerrquicas y de responsabilidad.

Actualizar los puestos segn las necesidades institucionales actuales.


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D. MISIN Y VISIN DEL COMIT PERMANENTE DE EXPOSICIONES

(COPEREX)

Misin:

Promocionar, asesorar, comercializar y realizar exposiciones y eventos feriales,

nacionales e internacionales, con infraestructura moderna y un alto servicio al

cliente.

Visin:

Ser reconocida como la entidad lder para la organizacin y desarrollo de

eventos feriales, culturales, de entretenimiento, artsticos y sociales mediante

excelencia en la calidad y servicio al cliente.

E. ORGANIGRAMA

1. JUNTA DIRECTIVA


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1.1 PERFIL DEL PUESTO

-----------------------------SECRETARIA DE JUNTA DIRECTIVA---------------------------

Requerimientos de cobertura del puesto de trabajo

Nombre del puesto Secretaria Junta Directiva

Departamento Reporta a Junta Directiva Supervisa a Propsito Realizar actividades secretariales y de

asistencia a Junta Directiva. Fecha de la descripcin Abril 2012

I. Aspectos Organizativos

Disponibilidad de tiempo: ( ) SI requiere ( x ) No requiere (Sbados y Domingos) Licencia de conducir ( ) SI requiere ( x ) No requiere Vehculo propio: ( ) SI requiere ( x ) No requiere

II. Formacin

Estudios o grados acadmicos requeridos: Ttulo de nivel medio de preferencia de

secretaria oficinista y estudios de segundo ao como mnimo en la universidad (preferencia Ciencias Econmicas o Ingeniera). Conocimientos requeridos: Conocimientos en el rea de atencin al cliente,

conocimientos secretariales y habilidad en el manejo de los paquetes de Windows Office 2007.

III. Experiencia requerida para el puesto de trabajo

Tener experiencia mnima de dos aos en el rea de asistencia o secretariado oficinista. Grado de desarrollo de la experiencia necesaria para el puesto:

x Muy desarrollada Bastante desarrollada Bajo desarrollo Muy bajo desarrollo Sin experiencia


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IV.- Responsabilidad Mando :

N de subordinados directos : Plazas bajo su cargo:

0

VI.- Competencias conductuales N Competencia : describir Nivel de requerimiento

1 Trabajo bajo presin Alto 2 Trabajo en equipo Alto 3 Orientacin a resultados Alto 4 Orientacin al cliente (interno o externo) Alto 5 Dinamismo y energa Alto 6 Compromiso Alto 7 Planificacin/Organizacin Alto 8 Liderazgo Medio 9 Comunicacin Alto

V.- Requerimientos del entorno social del puesto y otros factores

Para adaptarse a los jefes

Para adaptarse a los clientes ms frecuentes e importantes

Para adaptarse a los compaeros y colegas

Para adaptarse a los proveedores ms importantes.

Ser concreta, sencilla, rpida, con iniciativa y pro actividad.

Excelente servicio al cliente. Rapidez y exactitud.

Empata, seguridad en s misma.


Capacidad para buscar alternativas de solucin.

Credibilidad.

Discernir en sus atribuciones y en el alcance de sus decisiones. Mantener la confidencialidad de informacin.

Trabajar en equipo y mantener una comunicacin eficaz. Predicar con el ejemplo.

Reservada y confiable con la informacin que se maneja dentro de Junta Directiva.


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VII.- Perfil de Relaciones Humanas requerido por el puesto

Grado de requerimiento

Habilidad de Supervisin Medio Capacidad de decisin en las relaciones humanas Alto Capacidad de evaluacin de problemas interpersonales Alto Habilidad para establecer relaciones interpersonales Alto Sentido Comn y Tacto en las relaciones interpersonales Alto

VIII. Responsabilidades y Obligaciones Clave:

1. Elaborar y organizar la agenda que se lleva en las sesiones de Junta Directiva. 2. Transcribir las actas de sesiones que realizan los miembros de Junta Directiva. 3. Elaboracin de reporte de asistencia para Junta Directiva. 4. Elaboracin de las actas correspondientes. 5. Llevar archivos de las actas de sesiones. 6. Realizar certificaciones de las resoluciones de Junta Directiva que se le

requieran. 7. Trasladar las actas de las sesiones a las unidades administrativas para su

ejecucin. 8. Recibir, trasladar y archivar correspondencia de Junta Directiva. 9. Dar seguimiento a los asuntos que asigne el Secretario de Junta Directiva. 10. Atencin al cliente interno y externo. 11. Llevar al da, el libro de resoluciones de la Junta Directiva de COPEREX.

IX. Resumen del perfil del candidato idneo:

Un colaborador que se caracterice por actuar con iniciativa, pro actividad, capacidad de tomar decisiones que le competen, disciplinada y capaz de mantener una comunicacin asertiva y discreta con toda la informacin que se maneja dentro de Junta Directiva.


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--------------------------------------AUDITOR(A) INTERNO(A)----------------------------------


Nombre del puesto Auditor(a) Interno(a)

rea Auditoria Interna Reporta a Junta Directiva Supervisa a Auxiliar de Auditora Propsito Verificar la correcta aplicacin de las

operaciones financieras y administrativas de la institucin, presentando las recomendaciones y los cambios correspondientes.

Fecha de la descripcin Abril 2012


Disponibilidad de tiempo: ( x ) SI requiere ( ) No requiere (Sbados y Domingos) Licencia de conducir ( ) SI requiere ( x ) No requiere Vehculo propio: ( ) SI requiere ( x ) No requiere

II. Formacin

Estudios o grados acadmicos requeridos: Ttulo universitario de Contador Pblico y

Auditor. Preferible con estudios de una maestra. Conocimientos requeridos: Conocimientos de leyes gubernamentales y normativas

emitidas por la Contralora General de Cuentas.


Tener experiencia de 5 aos en Auditora interna. Grado de desarrollo de la experiencia necesaria para el puesto:



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N de subordinados directos : Plazas bajo su cargo: Auxiliar de Auditoria

2


1 Trabajo bajo presin Alto 2 Trabajo en equipo Alto 3 Orientacin a resultados Alto 4 Orientacin al cliente (interno o externo) Alto 5 Dinamismo y energa Alto 6 Compromiso Alto 7 Planificacin/Organizacin Alto 8 Liderazgo Alto 9 Comunicacin Alto






Transparente, confiable y apegada a la tica profesional. Analtica, reservada y cuidadosa en su actuar y en sus decisiones.


Empata, seguridad en s misma. Credibilidad. Reservada y confiable con la informacin que se maneja dentro de Junta Directiva.

La auditora interna no tiene relacin con proveedores.


Predicar con el ejemplo.

Mantener la confidencialidad de informacin.

Trabajar en equipo y mantener una comunicacin eficaz.


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Grado de requerimiento Habilidad de Supervisin Alto Capacidad de decisin en las relaciones humanas Alto Capacidad de evaluacin de problemas interpersonales Alto Habilidad para establecer relaciones interpersonales Alto Sentido Comn y Tacto en las relaciones interpersonales Alto


Organizar, planificar, dirigir y controlar todas las actividades de auditora de una forma independiente y profesional.

Elaboracin del Plan Anual de auditora con base en los objetivos de la entidad y en la normativa emitida por la Contralora General de Cuentas.

Crear y actualizar los archivos corrientes y permanentes, que faciliten la planificacin de los trabajos y la obtencin de informacin.

Efectuar actividades de control y verificacin en el marco funcional.

Elaborar la planificacin especfica de las revisiones y evaluaciones.

Elaborar los informes y recomendaciones, de las evaluaciones hechas con base en la normativa aplicable.

Elaboracin, presentacin y entrega de informes realizados con base a normativa emitida por la Contralora General de Cuentas incluyendo las recomendaciones correspondientes y el seguimiento a recomendaciones de auditoras anteriores realizadas por la Contralora General de Cuentas.

Revisiones especficas programadas.

Revisin de documentos de ingresos y egresos, de forma documental en el sistema contable.

Evaluacin de los procedimientos.

Revisin de conciliaciones bancarias, caja fiscal y libros de bancos.

Supervisin de la realizacin de arqueos sorpresivos.


Un profesional que se caracterice por tomar decisiones asertivas, disciplinadas y capaz de mantener una comunicacin discreta con toda la informacin que se maneja dentro de Junta Directiva. Debe ser transparente, confiable y apegado a la tica profesional, analtica, reservada y cuidadosa en su actuar y en sus decisiones.


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1.2.1 PERFIL DEL PUESTO

-------------------------------------AUXILIAR DE AUDITORIA INTERNA---------------------


Nombre del puesto Auxiliar de Auditora Interna

rea Auditora Interna Reporta a Auditor(a) Interno(a) Supervisa a Propsito Dar apoyo a la Auditora Interna en las

actividades de verificacin de la correcta aplicacin y cumplimiento de las operaciones financieras y administrativas de la institucin, presentando las recomendaciones correspondientes.



Disponibilidad de tiempo: ( x ) SI requiere ( x ) No requiere (Sbados y Domingos) Licencia de conducir ( ) SI requiere ( x ) No requiere Vehculo propio: ( ) SI requiere ( x ) No requiere

II. Formacin

Estudios o grados acadmicos requeridos: Ttulo de Perito Contador, con el 4. Ao

aprobado de la carrera de Auditor Pblico y Contador. Conocimientos requeridos: Conocimientos de leyes gubernamentales.


Tener experiencia de 2 aos en Auditora interna. Grado de desarrollo de la experiencia necesaria para el puesto: Muy desarrollada x Bastante desarrollada Bajo desarrollo Muy bajo desarrollo Sin experiencia


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VI.- Competencias conductuales N Competencia : describir Nivel de requerimiento 1 Trabajo bajo presin Alto 2 Trabajo en equipo Alto 3 Orientacin a resultados Alto 4 Orientacin al cliente (interno o externo) Alto 5 Dinamismo y energa Promedio 6 Compromiso Alto 7 Planificacin/Organizacin Alto 8 Liderazgo Promedio 9 Comunicacin Promedio






Transparente, confiable y apegada a la tica profesional. Analtica, reservada y cuidadosa en su actuar y en sus decisiones.


Emptica y con seguridad en s misma. Credibilidad. Reservada y confiable con la informacin que se maneja dentro de Junta Directiva.

La auditora interna no tiene relacin con proveedores.



Mantener la confidencialidad de informacin.

Trabajar en equipo y mantener una comunicacin eficaz.


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Grado de requerimiento

Habilidad de Supervisin Promedio Capacidad de decisin en las relaciones humanas Alto Capacidad de evaluacin de problemas interpersonales Alto Habilidad para establecer relaciones interpersonales Promedio Sentido Comn y Tacto en las relaciones interpersonales Promedio


1. Realizacin de arqueos sorpresivos a taquillas de parqueo y reas de ingreso de taquillas peatonales, especialmente durante la feria de INTERFER.

2. Dar apoyo en la revisin y control de documentos, que indique la auditora interna.

3. Realizar verificaciones fsicas de los inventarios de activos fijos. 4. Elaboracin de tabulaciones. 5. Revisin de documentos de ingresos y egresos. 6. Archivo de documentos. 7. Dar apoyo en la revisin de formularios. 8. Efectuar actividades de control y verificacin, que le sean propias en el marco

funcional. 9. Elaborar los informes y recomendaciones, de las evaluaciones hechas con base

en la normativa aplicable. 10. Seguimiento a recomendaciones de auditoras realizadas por la Contralora

General de Cuentas.


Una persona que se caracterice por ser colaboradora con iniciativa, proactiva, con capacidad de tomar decisiones que le competen, disciplinados y capaces de mantener una comunicacin asertiva y discreta con toda la informacin que se maneje. Debe ser transparente, confiable y apegada a la tica profesional, analtica, reservada y cuidadosa en su actuar y en sus decisiones.


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2. GERENCIA


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--------------------------------------------GERENTE-------------------------------------------


Nombre del puesto Gerente

Departamento Reporta a Junta Directiva Supervisa a Directamente: Secretaria de Junta

Directiva, Secretaria de Gerencia, Subgerente, Coordinador Administrativo y Financiero y Asesores. Indirectamente: Jefe de Promocin

Contador Genera, Jefe de Recursos Humanos, Jefe Tcnico de Mantenimiento.

Propsito Planificar, dirigir, organizar y supervisar las actividades administrativas de COPEREX, para el cumplimiento de la visin y misin institucional.



Disponibilidad de tiempo: ( x ) SI requiere ( ) No requiere (Sbados y Domingos) Licencia de conducir ( x ) SI requiere ( ) No requiere Vehculo propio: ( x ) SI requiere ( ) No requiere

II. Formacin Estudios o grados acadmicos requeridos: Profesional de Ciencias Econmicas, Humanidades o Ingenieras con ttulo universitario graduado y colegiado activo. Post-grado en Administracin de Empresas, Negocios o Finanzas. Conocimientos requeridos: Conocimientos de la organizacin y administracin financiera de instituciones descentralizadas del estado y administracin pblica. Idiomas Requeridos: ingls Nivel Requerido: ( x ) Pleno dominio en conversacin tcnica y de negocios ( ) Dominio alto para la interaccin profesional ( ) Manejo medio. Lectura y comprensin general.


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Profesional con experiencia de 5 aos en puestos gerenciales. Grado de desarrollo de la experiencia necesaria para el puesto:


IV.- Responsabilidad Mando : N de subordinados directos e indirectos : Plazas bajo su cargo: Secretaria de Junta Directiva Mayor de 60 Secretaria de Gerencia Subgerente Coordinador Administrativo y Financiero Asesores Jefaturas


Para adaptarse a Junta Directiva Una persona..




Analtica, segura de s mismo, orientada en resultados, firme en sus decisiones en beneficio de la institucin.

Capacidad emptica.

Habilidad para negociar y delegar a sus colaboradores

Capacidad emptica.

Con capacidad para buscar alternativas de solucin.

Capacidad de escucha activa.

Credibilidad. Capacidad de escucha activa.

Habilidad para dirigir al personal basado en autoridad, pro actividad, comunicacin efectiva y empata.

Servicio al cliente excelente y bsqueda del beneficio de COPEREX.

Brindar soporte a su equipo de trabajo.


Discreta y hbil para manejar la incertidumbre.

Capacidad de negociacin basada en el gana-gana.

Consistente en la toma de decisiones




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1 Trabajo bajo presin Alto 2 Trabajo en equipo Alto 3 Orientacin a resultados Alto 4 Orientacin al cliente (interno o externo) Alto 5 Dinamismo y energa Alto 6 Compromiso Alto 7 Planificacin/Organizacin Alto 8 Liderazgo Alto 9 Comunicacin Alto 10 Persuasin Alto

VII.- Perfil de Relaciones Humanas requerido por el puesto Grado de requerimiento

Habilidad de Supervisin Alto Capacidad de decisin en las relaciones humanas Alto Capacidad de evaluacin de problemas interpersonales Alto Habilidad para establecer relaciones interpersonales Alto Sentido Comn y Tacto en las relaciones interpersonales Alto


Debe propiciar el incremento de las ventas, el compromiso de sus colaboradores, la satisfaccin del cliente, el crecimiento en el mercado y la innovacin.

Asesorar y supervisar el diseo, planificacin y ejecucin de nuevos proyectos, as como la modificacin de la infraestructura fsica de COPEREX.

Supervisar las actividades de los departamentos.

Planificar y supervisar la realizacin de eventos propios (Feria Nacional e Internacional) as como los eventos externos que se realizan en las instalaciones del Parque de la Industria.

Seguimiento y supervisin de proyectos que se realizan en el parque.

Revisar los informes mensuales de los asesores.

Realizar reuniones con jefes de departamentos para evaluar seguimiento de proyectos y planes. Especficamente con Junta Directiva

Participar en las sesiones de Junta Directiva.

Presentar ante ese rgano superior los proyectos a implementar en COPEREX.

Rendir informe del funcionamiento de la institucin, segn lo requiera la Junta Directiva.


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Debe ser un profesional que ejerza correctamente la autoridad requerida para que pueda cumplir con ella. Donde sus funciones no deben limitar su desarrollo personal y crecimiento, siempre debe implicar un reto y ofrecer una recompensa. Todas sus acciones deben basarse en objetivos especficos y medibles para poder juzgar objetivamente su labor. Debe propiciar el incremento de las ventas, el compromiso de sus colaboradores, la satisfaccin del cliente, el crecimiento en el mercado y la innovacin. Supervisar, evaluar y controlar la organizacin y administracin de cada rea de COPEREX.


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-------------------------------SECRETARIA DE GERENCIA----------------------------------


Nombre del puesto Secretaria de Gerencia

Departamento Reporta a Gerencia Supervisa a Propsito Realizar actividades secretariales y de

asistencia a Gerencia y a Sub-gerencia. Fecha de la descripcin Abril 2012



II. Formacin


secretaria oficinista y estudios de segundo ao como mnimo en la universidad (preferencia Ciencias econmicas o Ingeniera). Conocimientos requeridos: Conocimientos en el rea de atencin al cliente, conocimientos secretariales y habilidad en el manejo de los paquetes de Windows Office 2007.



Muy desarrollada x Bastante desarrollada Bajo desarrollo Muy bajo desarrollo Sin experiencia


25



0








Concreta, sencilla, rpida, con iniciativa y pro actividad.


Emptica y segura en s misma.



Credibilidad.

Habilidad para discernir en sus atribuciones y en el alcance de sus decisiones. Mantener la confidencialidad de informacin.

Habilidad para trabajar en equipo y mantener una comunicacin eficaz. Predicar con el ejemplo.

Reservada y confiable con la informacin que se maneja dentro de Gerencia.


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1. Asistencia y apoyo directo en las actividades de organizacin y administracin que necesite el rea de Gerencia y Sub gerencia.

2. Tomar dictado y transcribir cartas y memorandos. 3. Entrega de cartas de gerencia, dirigidas a los departamentos. 4. Atencin de llamadas telefnicas. 5. Recepcin y seguimiento a correspondencia dirigida a la Gerencia. 6. Agenda, organizacin y logstica de eventos, reuniones o actividades en el que

Gerencia le solicite.


Una persona que se caracterice por ser colaboradora con iniciativa, proactiva, disciplinada y capaz de mantener una comunicacin asertiva y discreta con toda la informacin que se maneja Gerencia. Que tenga la capacidad de poder brindar toda la asistencia necesaria al rea de Gerencia.


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--------------------------------------------SUB GERENTE------------------------------------------


Nombre del puesto Sub Gerente

Departamento Reporta a Gerente Supervisa a Coordinador Administrativo y

Financiero Asesores y Jefaturas Propsito Es el co-responsable con el Gerente de

planificar, dirigir, organizar y supervisar las actividades administrativas de COPEREX, para el cumplimiento de la visin y misin institucional.

Fecha de la descripcin Febrero 2012



II. Formacin Estudios o grados acadmicos requeridos: Profesional de las Ciencias Econmicas o de Ingeniera con ttulo universitario graduado y colegiado activo. Preferiblemente con estudios o un post-grado en Administracin de Empresas, Mercadeo, Negocios o Finanzas. Conocimientos requeridos: Conocimientos de la organizacin y administracin

financiera de instituciones descentralizadas del estado, administracin pblica. Idiomas Requeridos: ingls Nivel Requerido: ( x ) Pleno dominio en conversacin tcnica y de negocios ( ) Dominio alto para la interaccin profesional ( ) Manejo medio. Lectura y comprensin general.


Profesional con experiencia de 4 aos en puestos de apoyo gerencial.


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Grado de desarrollo de la experiencia necesaria para el puesto:



N de subordinados directos e indirectos : Plazas bajo su cargo: Coordinador Administrativo y Financiero Mayor de 50 Asesores Jefaturas


Para adaptarse a Gerente y Junta Directiva





Capacidad emptica.


Capacidad emptica.














1 Trabajo bajo presin Alto 2 Trabajo en equipo Alto 3 Orientacin a resultados Alto 4 Orientacin al cliente (interno o externo) Alto 5 Dinamismo y energa Alto 6 Compromiso Alto


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7 Planificacin/Organizacin Alto 8 Liderazgo Alto 9 Comunicacin Alto 10 Persuasin Alto




1. Asesora y supervisa el diseo, planificacin y ejecucin de nuevos proyectos, as como la modificacin de la infraestructura fsica de COPEREX.

2. Supervisa las actividades de los departamentos. 3. Planifica y supervisa la realizacin de eventos propios (Feria Nacional e

Internacional) as como los eventos externos que se realizan en las instalaciones del Parque de la Industria.

4. Seguimiento y supervisin de proyectos que se realizan en el parque. 5. Revisa los informes mensuales de los asesores. 6. Realizar reuniones con jefes de departamentos para evaluar seguimiento de

proyectos y planes. 7. Revisar el cuadro de compras diario que se traslada a Gerencia, para

aprobacin de Junta Directiva. 8. Revisin de cheques que se trasladan a Junta Directiva para pago a

proveedores, devolucin de depsitos liquidables, pagos de rentas consignadas. 9. Aprobar los Comprobantes nicos de Registro, y nminas de dietas y salarios. 10. En ausencia del Gerente, lo representa en reuniones de trabajo o eventos. 11. En ausencia del Gerente, cubre las funciones de la Gerencia. 12. Otras actividades que le asigne el Gerente.


Debe ser un profesional que ejerza correctamente la autoridad requerida para que pueda cumplir con ella y la capacidad de poder ejercer un mando basado en el cumplimiento de los objetivos del Gerente. Todas sus acciones deben basarse en objetivos especficos y medibles para poder juzgar objetivamente su labor. Debe propiciar el apoyo al gerente en el incremento de las ventas, el compromiso de sus colaboradores, la satisfaccin del cliente, el crecimiento en el mercado y la innovacin.


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---------------------COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO---------------


Nombre del puesto Coordinador Administrativo y

Financiero

Departamento Reporta a Junta Directiva, Gerente y Subgerente Supervisa a Asesores, Jefaturas y rea de Compras Propsito Coordinar de forma eficaz a los

departamentos de COPEREX, en lo referente a actividades de carcter administrativo y financiero.




II. Formacin Estudios o grados acadmicos requeridos: Profesional de las Ciencias Econmicas con ttulo universitario graduado y colegiado activo. Preferiblemente con estudios o un post-grado en Administracin de Empresas o Finanzas. Conocimientos requeridos: Conocimientos de la organizacin y administracin financiera de instituciones descentralizadas del estado, administracin pblica. Idiomas Requeridos: ingls Nivel Requerido: ( ) Pleno dominio en conversacin tcnica y de negocios ( x ) Dominio alto para la interaccin profesional ( ) Manejo medio. Lectura y comprensin general.


Profesional con experiencia de 3 aos en puestos de apoyo administrativo y financiero.


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N de subordinados directos e indirectos : Plazas bajo su cargo: Coordinador Administrativo y Financiero Mayor de 40 Asesores Jefaturas


Para adaptarse a Gerencia y Junta Directiva Una persona





Capacidad emptica.


Capacidad emptica.














1 Trabajo bajo presin Alto 2 Trabajo en equipo Alto 3 Orientacin a resultados Alto 4 Orientacin al cliente (interno o externo) Alto 5 Dinamismo y energa Alto 6 Compromiso Alto


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7 Planificacin/Organizacin Alto 8 Liderazgo Alto 9 Comunicacin Alto 10 Persuasin Alto




1. Ejercer supervisin y control de los Departamentos de Recursos Humanos, Contabilidad, Promocin y rea tcnica/operativa.

2. Coordinar la elaboracin del anteproyecto de presupuesto institucional. 3. Coordinar los proyectos relacionados con el rea informtica de la institucin. 4. Autorizar gastos de caja chica. 5. Revisar y autorizar cuadros de compras. 6. Organizar la realizacin de eventos propios (Feria Nacional e Internacional) as

como los eventos externos que se realizan en las instalaciones del Parque de la Industria.


Debe ser un profesional que ejerza correctamente la autoridad requerida para que pueda cumplir con ella y la capacidad de poder ejercer un mando hacia las jefaturas, basado en el cumplimiento de los objetivos del Gerente. Debe lograr una correcta armona, eficiencia, eficacia y trabajo en equipo dentro de los departamentos, adems de velar por el buen funcionamiento administrativo y financiero de cada uno de los departamentos y todos en su conjunto.


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3. REA DE COMPRAS


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------------------------------ENCARGADO DE COMPRAS------------------------------


Nombre del puesto Encargado de Compras

Departamento Reporta a Coordinador Administrativo y

Financiero Supervisa a Auxiliar de Compras Propsito Realizar la compra de bienes, suministros

y materiales, para la organizacin, segn las especificaciones de los solicitantes, optimizando los recursos financieros.




II. Formacin Estudios o grados acadmicos requeridos: Titulo de Perito Contador preferiblemente con estudios universitarios relacionados a Ciencias Econmicas. Conocimientos requeridos: Conocimientos en el manejo de los paquetes de Windows Office 2007, conocimientos de la correcta atencin los clientes, realizacin de cotizaciones, formularios de compras, pagos etc. Conocimiento del sistema de guatecompras.


2 aos de experiencia en el rea de compras.


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Grado de desarrollo de la experiencia necesaria para el puesto : Muy desarrollada x Bastante desarrollada Bajo desarrollo Muy bajo desarrollo Sin experiencia

IV.- Responsabilidad Mando : N de subordinados directos : Plazas bajo su cargo: Auxiliar de Compras 01






Concreta, sencilla y prctica.





Credibilidad.

Habilidad para discernir en sus atribuciones y en el alcance de sus decisiones. Honesta, confiable, responsable, discreta y apegado a la tica de la empresa.

Consistente en la toma de decisiones. Discreta, reservada en relacin con la informacin monetaria que se maneja.



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Habilidad de Supervisin Alto Capacidad de decisin en las relaciones humanas Alto Capacidad de evaluacin de problemas interpersonales Promedio Habilidad para establecer relaciones interpersonales Alto Sentido Comn y Tacto en las relaciones interpersonales Alto


1. Recibe las requisiciones de los Departamentos 2. Elaborar expedientes de pedidos de almacn. 3. Elabora cuadros de autorizaciones de compras de Junta Directiva. 4. Realizar cotizaciones y obtencin de crditos o descuentos para las compras

solicitadas. 5. Liquida vales de caja chica despus de la compra. 6. Entrega cuadros de compras a Contabilidad para emisin de cheques. 7. Da aviso a proveedores va telefnica para la ejecucin de cobros. 8. Atiende a los proveedores de servicios o productos. 9. Coordina la compra de productos segn las especificaciones requeridas. 10. Manejo del programa de guatecompras.

IX. Resumen del perfil del candidato idneo

Excelente servicio al cliente, rpido y exacto. Capacidad de trabajar bajo presin y poder resolver problemas brindando siempre un servicio de calidad. Habilidad para cotizar, priorizar y seleccionar proveedores que cumplan con las expectativas de los solicitantes.

VI.- Competencias conductuales N Competencia : describir Nivel de requerimiento 1 Trabajo bajo presin Alto 2 Trabajo en equipo Alto 3 Orientacin a resultados Alto 4 Orientacin al cliente (interno o externo) Alto 5 Dinamismo y energa Alto 6 Compromiso Alto 7 Planificacin/Organizacin Alto 8 Liderazgo Alto 9 Comunicacin Alto


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--------------------------------------AUXILIAR DE COMPRAS--------------------------------


Nombre del puesto Auxiliar de Compras

Departamento Reporta a Coordinador Administrativo y

Financiero Supervisa a Propsito Realizar la compra de bienes, suministros

y materiales, para la organizacin, segn las especificaciones de los solicitantes, optimizando los recursos financieros.




II. Formacin Estudios o grados acadmicos requeridos: Titulo de Perito Contador preferiblemente con estudios universitarios relacionados a Administracin de Empresas o Auditora y Contadura Pblica. Conocimientos requeridos: Conocimientos en el manejo de los paquetes de Windows

Office 2007, conocimientos de la correcta atencin los clientes, realizacin de cotizaciones, formularios de compras, pagos etc. Conocimiento del sistema de guatecompras.


Experiencia de 1 ao en el rea de contabilidad de preferencia en el rea de compras de 2 aos.


38

Grado de desarrollo de la experiencia necesaria para el puesto : Muy desarrollada Bastante desarrollada x Bajo desarrollo Muy bajo desarrollo Sin experiencia

IV.- Responsabilidad Mando : N de subordinados directos : Plazas bajo su cargo: 0


Para adaptarse a los jefes Ser una persona









Credibilidad.

Discernir en sus atribuciones y en el alcance de sus decisiones. Honesta, confiable, responsable, discreta y apegada a la tica de la empresa.




39

VII.- Perfil de Relaciones Humanas requerido por el puesto Grado de requerimiento Habilidad de Supervisin Promedio Capacidad de decisin en las relaciones humanas Promedio Capacidad de evaluacin de problemas interpersonales Promedio Habilidad para establecer relaciones interpersonales Promedio Sentido Comn y Tacto en las relaciones interpersonales Alto


1. Elaboracin de los requerimientos que solicite los departamentos. 2. Solicitar cotizaciones a empresas especficas. 3. Publicacin en guatecompras. 4. Llamar a los proveedores para dar seguimiento a los productos solicitados. 5. Mantener en orden los cuadros de compras. 6. Archivo de los pedidos. 7. Archivo de las constancias de pedidos de almacn. 8. Entrega hojas de salida para retiro de bodega. 9. Elaboracin de rdenes de compra. 10. Descargar del sistema las facturas enviadas por Telgua, internet, cable, PBX, las

lneas telefnicas fijas y de arrendamiento.. 11. Solicitar cotizaciones. 12. Sacar firmas de los pedidos solicitados. 13. En ausencia del encargado de bodega: realizacin del cuadro de bodega,

cotizacin y traslado a Junta directiva.


Excelente servicio al cliente, rpido y exacto. Capacidad de trabajar bajo presin y poder resolver problemas brindando siempre un servicio de calidad. Habilidad para cotizar, obtener crditos y organizar los pedidos y solicitudes a bodega a proveedores .

VI.- Competencias conductuales N Competencia : describir Nivel de requerimiento 1 Trabajo bajo presin Alto 2 Trabajo en equipo Alto 3 Orientacin a resultados Alto 4 Orientacin al cliente (interno o externo) Alto 5 Dinamismo y energa Alto 6 Compromiso Alto 7 Planificacin/Organizacin Alto 8 Liderazgo Promedio 9 Comunicacin Promedio


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4. DEPARTAMENTO DE PROMOCIN


41


---------------------JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PROMOCION------------------- PROMOTOR

Requerimientos de cobertura del

puesto de trabajo

Nombre del puesto Jefe del departamento de Promocin. Promotor

Departamento Departamento de Promocin Reporta a Coordinacin Administrativa y Financiera,

Subgerencia y Gerencia. Supervisa a Asistente de Promocin, Vendedor,

Telemarketing y Secretaria de Promocin. Propsito Planificar, organizar, dirigir y supervisar

las labores de promocin, mercadeo y venta de los servicios que presta para el cumplimiento de la misin y visin. Manteniendo un estndar de servicio al cliente. Adems debe organizar eventos, anlisis e interpretacin de las tendencias del mercado de ferias y exposiciones en Guatemala.




II. Formacin Estudios o grados acadmicos requeridos: Ttulo universitario de Mercadotcnica,

Publicidad. Conocimientos requeridos: Conocimiento de mercadeo en el rea guatemalteca,

conocimiento de servicio al cliente y calidad de procesos. Conocimiento de guatecompras y realizacin de contratos. Preferible estudios en administracin. Como base, conocimientos sobre los procedimientos requeridos en un rea de promocin y ventas del servicio de alquiler de salones.


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Dos aos de experiencia como Jefe de algn departamento de promocin y establecimiento de eventos feriales.

Experiencia en el manejo de personal.

Grado de desarrollo de la experiencia necesaria para el puesto: x Muy desarrollada Bastante desarrollada Bajo desarrollo Muy bajo desarrollo Sin experiencia


N de subordinados directos : Plazas bajo su cargo: Asistente del departamento de promocin 6 o ms Vendedor Telemarketing Secretaria del departamento de promocin


Para adaptarse a los jefes Ser una p




Analtica, rpida y apegada a su tica profesional. Honesta, confiable, responsable y discreta.

Excelente servicio al cliente. Rapidez y exactitud. Capaza de brindar soluciones que satisfagan las necesidades.

Empata, seguridad en s misma. Discreta, reservada en relacin con la informacin de los clientes.

Excelente servicio al cliente. Rapidez y exactitud. Manejo confiable de la informacin.

Con capacidad para buscar alternativas de solucin. Con capacidad de dirigir personal, hacerlos creer en ellos mismos y formar nuevos dirigentes.

Credibilidad. Predicar con el ejemplo. Saber guiar a un equipo.

Consistente en la toma de decisiones.


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VII.- Perfil de Relaciones Humanas requerido por el puesto Grado de requerimiento Habilidad de Supervisin Alto Capacidad de decisin en las relaciones humanas Alto Capacidad de evaluacin de problemas interpersonales Alto Habilidad para establecer relaciones interpersonales Alto Sentido Comn y Tacto en las relaciones interpersonales Alto


1. Ser el enlace entre el cliente y la Institucin. 2. Coordinar la venta de espacios y atender requerimientos de clientes, personas

individuales, instituciones gubernamentales, educativas, empresas privadas, asociaciones y gremiales.

3. Coordinar las reuniones con clientes para elaboracin del plan de trabajo del evento.

4. Coordinar el envo de cotizaciones e informacin solicitada por los clientes para prestaciones de los servicios.

5. Establecer estrategias de mercadeo y promocin. 6. Supervisar las actividades secretariales y de venta del Departamento. 7. Mantener comunicacin con el Departamento Tcnico de Mantenimiento para

gestionar requerimientos de los clientes. 8. Enviar la programacin de eventos mensuales a las unidades administrativas de

apoyo. 9. Supervisar la realizacin de contratos de arrendamiento y participar en el

establecimiento de trminos de utilizacin del servicio con el cliente. 10. Dar seguimiento a las ventas efectuadas y al desarrollo de los eventos. 11. Realizar un plan de mercadeo, venta y post-venta. 12. Coordinador la agenda publicitaria en lo relacionado con la publicidad

institucional de los eventos de COPEREX. 13. Mantenerse actualizado de los cambios o informacin de Afida. 14. Analizar anualmente la competencia y hacer reportes del mercado de ferias y

exposiciones nacionales.

IX. Resumen del perfil del candidato idneo Profesional con excelente relaciones humanas y atencin al cliente interno y externo, que tenga la capacidad de organizacin y administracin de eventos en rea financiera y de logstica.



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---------------------------------ASISTENTE DE PROMOCIN ----------------------------- (MERCADOLOGO)


puesto de trabajo

Nombre del puesto Asistente de Promocin

Departamento Promocin Reporta a Promotor Supervisa a Propsito Dar apoyo a la jefatura de Promocin, en

la planificacin, organizacin y supervisin de las labores de promocin, mercadeo y venta de los servicios que presta para el cumplimiento de la misin y visin institucional. Adems de organizar eventos y realizar anlisis e interpretacin de las tendencias del mercado de ferias y exposiciones en Guatemala.



Disponibilidad de tiempo: ( ) SI requiere ( x ) No requiere (Sbados y Domingos) Licencia de conducir ( x ) SI requiere ( ) No requiere Vehculo propio: ( x ) SI requiere ( ) No requiere

II. Formacin Estudios o grados acadmicos requeridos: Pensum cerrado en Licenciatura de Mercadotcnica y Publicidad o carrera afn, preferiblemente graduado (a). Conocimientos requeridos: Conocimientos sobre los procedimientos requeridos en

un rea de promocin y ventas del servicio de alquiler de salones. Conocimientos sobre el manejo de clientes VIP. Cursos de negociacin y atencin al cliente.

Idiomas Requeridos: Ingls Nivel Requerido: ( x ) Pleno dominio en conversacin tcnica y de negocios ( ) Dominio alto para la interaccin profesional


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Experiencia requerida para el puesto de trabajo

Tres aos de experiencia en proyectos y labores relacionadas con el puesto (ventas y servicio al cliente).

Tener la experiencia de haber trabajado en conjunto con otros profesionales.

Experiencia en establecimientos, montajes de ferias y eventos,

Conocer los medios publicitarios




N de subordinados directos : Plazas bajo su cargo: 0


Para adaptarse al jefe Ser un p





Capacidad emptica.




Credibilidad.

Discernir en sus atribuciones y en el alcance de sus decisiones.

Tener iniciativa hacer las cosas antes que se las pidan u ordenen.



Ser proactivo(a) y responsable.


Predicar con el ejemplo


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1 Trabajo bajo presin Alto 2 Trabajo en equipo Alto 3 Orientacin a resultados Alto 4 Orientacin al cliente (interno o externo) Alto 5 Dinamismo y energa Alto 6 Compromiso Alto 7 Planificacin/Organizacin Alto 8 Liderazgo Medio 9 Comunicacin Alto 10 Persuasin Alto


Habilidad de Supervisin Alto Capacidad de decisin en las relaciones humanas Alto Capacidad de evaluacin de problemas interpersonales Medio Habilidad para establecer relaciones interpersonales Alto Sentido Comn y Tacto en las relaciones interpersonales

Alto


1. Realizar un plan de mercadeo anual. 2. Dar seguimiento a proyectos nuevos. 3. Prospectar posibles clientes y mantener contacto directo con los clientes

actuales. 4. Promover y promocionar eventos y alianzas estratgicas. 5. Dar apoyo al jefe de promocin. 6. Participar en las reuniones para coordinar el desarrollo y logstica de eventos. 7. Colaborar con el Promotor para la elaboracin de la agenda publicitaria en lo

relacionado con la publicidad institucional de los eventos de COPEREX. 8. Tomar fotografa de los eventos para memoria de labores. 9. Revisin de eventos que se llevaron a cabo en el mes anterior. 10. Revisin del plan de medios y elaboracin en conjunto con el Jefe del

Departamento.


Profesional con altas competencias conductuales y excelentes) capacidades y habilidades de relaciones humanas. Interesada en promover y fomentar con trabajo constante el desarrollo y crecimiento del Parque la Industria.


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-----------------------------------------VENDEDOR(A) --------------------------------------


Nombre del puesto Vendedor

Departamento Promocin Reporta a Promotor Supervisa a Propsito Promover y vender los servicios que

presta la Institucin a personas individuales, empresas, organizaciones, asociaciones, gremiales, instituciones educativas y gubernamentales.



Disponibilidad de tiempo: ( ) SI requiere ( x ) No requiere (Sbados y Domingos) Licencia de conducir ( x ) SI requiere ( ) No requiere Vehculo propio: ( x ) SI requiere ( ) No requiere

II. Formacin Estudios o grados acadmicos requeridos: Estudios universitarios de la Licenciatura de Mercadotcnica y Publicidad o carrera afn, preferiblemente pensum cerrado. Conocimientos requeridos: Conocimientos sobre los procedimientos requeridos en

un rea de promocin y ventas del servicio de alquiler de salones. Conocimientos sobre el manejo de clientes VIP. Cursos de negociacin y atencin al cliente. Idiomas Requeridos: ingls Nivel Requerido: ( ) Pleno dominio en conversacin tcnica y de negocios ( ) Dominio alto para la interaccin profesional ( x ) Manejo medio. Lectura y comprensin general.


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Dos aos de experiencia en proyectos y labores relacionadas con el puesto (ventas y servicio al cliente).

Tener la experiencia de haber trabajado en conjunto con otros profesionales. Grado de desarrollo de la experiencia necesaria para el puesto :


IV.- Responsabilidad Mando : N de subordinados directos : Plazas bajo su cargo: 0


Para adaptarse al jefe





Capacidad emptica.




Credibilidad.

Discernir en sus atribuciones y en el alcance de sus decisiones.

Tener iniciativa hacer las cosas antes que se las pidan u ordenen.



Ser proactivo(a) y responsable.


Predicar con el ejemplo


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1 Trabajo bajo presin Alto 2 Trabajo en equipo Alto 3 Orientacin a resultados Alto 4 Orientacin al cliente (interno o externo) Alto 5 Dinamismo y energa Alto 6 Compromiso Alto 7 Planificacin/Organizacin Alto 8 Liderazgo Medio 9 Comunicacin Alto 10 Persuasin Alto

VII.- Perfil de Relaciones Humanas requerido por el puesto Grado de requerimiento Habilidad de Supervisin Medio Capacidad de decisin en las relaciones humanas Alto Capacidad de evaluacin de problemas interpersonales Alto Habilidad para establecer relaciones interpersonales Alto Sentido Comn y Tacto en las relaciones interpersonales Alto


1. Contactar clientes nuevos y promover los servicios del parque, va telefnica, mediante visitas o correos electrnicos.

2. Dar seguimiento a eventos de asociaciones o gremiales. 3. Vender espacios en salones, para la Feria Nacional o Feria Internacional

organizada por COPEREX. 4. Apoyar en actividades administrativas que le asigne el Jefe de Promocin. 5. Mantener contacto directo y realizar visitas a clientes antiguos. 6. Proporcionar informacin a clientes que solicitan los servicios de COPEREX. 7. Cumplir con las actividades derivadas del plan de mercadeo conjuntamente. 8. Seguimiento a clientes que requieren el servicio de parqueos. 9. Recepcin de quejas y seguimiento para su resolucin.


Profesional con altas competencias conductuales y excelentes capacidades y habilidades de relaciones humanas. Interesada en promover y fomentar con trabajo constante el desarrollo y crecimiento del Parque la Industria.


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---------------SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO DE PROMOCIN----------------


Nombre del puesto Secretaria del departamento de

Promocin

Departamento Departamento de Promocin Reporta a Jefe del departamento de Promocin Supervisa a Propsito Realizar actividades secretariales y de

asistencia al Departamento de Promocin, mediante la atencin a clientes que solicitan los servicios de la Institucin.




II. Formacin


secretaria oficinista con estudios universitarios en carrera de Mercadeo, Publicidad o carrera a fin. Conocimientos requeridos: Conocimientos en el rea de ventas y de atencin al cliente. Conocimientos secretariales y habilidad en el manejo de los paquetes de Windows 2007.



Muy desarrollada Bastante desarrollada x Bajo desarrollo Muy bajo desarrollo Sin experiencia


51



0






Concreta, sencilla, rpida, con iniciativa y pro actividad.





Credibilidad.

Discernir en sus atribuciones y en el alcance de sus decisiones. Mantener la confidencialidad de informacin.

Brindar soporte a su equipo de trabajo. Predicar con el ejemplo.


52




1. Efectuar llamadas telefnicas y elaboracin de correspondencia para promocin y mercadeo de eventos de COPEREX.

2. Realizar y distribuir la programacin de eventos mensuales. 3. Redactar y enviar correspondencia de carcter interno para coordinar con otros

departamentos la ejecucin de eventos. 4. Redactar y enviar correspondencia de carcter externo para establecer

comunicacin con expositores y clientes. 5. Recibir, despachar y archivar correspondencia del Departamento. 6. Actualizar la base de datos de solicitudes de participacin en la feria o eventos

de la Institucin. 7. Elaborar los contratos de arrendamiento para trasladas de firma y archivo. 8. Realizar la programacin de eventos. 9. Elaboracin de cotizaciones, cuadros estadsticos y reportes. 10. Apoyo a la persona de ventas en la coordinacin de marbetes.


Colaborador con iniciativa, disponibilidad de aprender, trabajar en equipo y ser apoyo de las actividades varias que se realizan en el departamento.




53

5. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD


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---------------------JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD------------------- CONTADOR GENERAL


puesto de trabajo

Nombre del puesto Jefe del departamento de Contabilidad. Contador

Departamento Departamento de Contabilidad Reporta a Coordinacin Administrativa y Financiera,

Subgerencia y Gerencia. Supervisa a Encargado de Presupuesto, Encargado

de Bodega, Encargado de Taquilla, Cajero pagador y Auxiliares de Contabilidad.

Propsito Velar por la eficiente planificacin, organizacin, direccin y supervisin de toda actividad contable, relacionada con: ingresos o egresos monetarios, programacin y ejecucin presupuestaria, pago a proveedores de productos o servicios, pago al personal de COPEREX, as como el inventario de activos fijos propiedad de la institucin.



Disponibilidad de tiempo: ( x ) SI requiere ( ) No requiere (Sbados y Domingos) Licencia de conducir ( ) SI requiere ( x ) No requiere Vehculo propio: ( ) SI requiere ( x ) No requiere

II. Formacin Estudios o grados acadmicos requeridos: Ttulo Universitario de Administracin

Pblica o Auditor Pblico y Contador. Conocimientos requeridos: Conocimiento del rea contable gubernamental,

conocimientos en el manejo de los paquetes de Windows Office 2007.


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Dos aos de experiencia como Contador General.

Experiencia en el manejo de personal.

Experiencia en el manejo confiable de fondos. Grado de desarrollo de la experiencia necesaria para el puesto :



N de subordinados directos : Plazas bajo su cargo: Encargado de Presupuesto, 14 o ms Encargado de Bodega Encargado de Taquilla Cajero Pagador Auxiliares de Contabilidad






Analtica, rpida y apegada a su tica profesional. Honesta, confiable, responsable, discreta.


Empata, seguridad en s misma. Discreta, reservada en relacin con la informacin monetaria que se maneja.


Con capacidad para buscar alternativas de solucin. Con capacidad de dirigir personal, hacerlos creer en ellos mismos y formar nuevos dirigentes.

Credibilidad. Predicar con el ejemplo. Saber guiar a un equipo.

Consistente en la toma de decisiones.


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1. Organizar, planificar, dirigir y controlar las actividades del Departamento de Contabilidad.

2. Dirigir las actividades de registro, validacin y aprobacin en el SICOIN, de la ejecucin presupuestaria de gastos e ingresos, as como las operaciones extra presupuestarias.

3. Revisar y firmar los CUR, reporte de ingreso diario y cortes de parqueo de ingresos de la forma 63-A y 1 parcop-ccc. En status aprobados en el SICOIN los cuales los revisa con la documentacin de soporte respectiva y los traslada a la CAF.

4. Revisar cheques con el CUR de egreso presupuestario de requisicin de suministros, servicios y extracontables, verificar codificacin y firma el CUR de egresos presupuestarios con su documentacin de soporte para trasladarla a la CAF.

5. Revisa y firma listado de cheques emitidos para su traslado a Junta Directiva. 6. Coordina las labores de parqueo con Seguridad y Promocin. 7. Revisa y firma conciliaciones bancarias el da veintiuno de cada mes. 8. Revisa y firma reporte de rentas consignadas que son trasladadas por la Caja,

para su respectiva elaboracin del cheque para su pago. 9. Revisa y firma la Caja Fiscal, forma 200-A- 10. Revisin de nmina de salarios por quincena. 11. Elaboracin de Estados Financieros mensuales, as como el anlisis de los

mismos, para elaborar los informes necesarios. 12. Coordinacin de Informes Presupuestarios mensuales e informes

cuatrimestrales que se envan a la Direccin Tcnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Pblicas.

13. Revisin y solicitud de transferencias presupuestarias necesarias. 14. Coordinacin de levantado de inventarios de proveedura.



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15. Coordinacin informes de activos fijos, que se presentan anualmente a Contabilidad del Estado.

16. Apoyo en la elaboracin del anteproyecto de presupuesto anual de COPEREX. 17. Cierres contables mensuales y apertura contable anual.


Profesional con manejo a cabalidad de la contabilidad gubernamental que tenga capacidad de trabajar bajo presin y poder resolver problemas brindando siempre un servicio de calidad. Que pueda dirigir eficazmente a su equipo y coordinar todas las actividades contables de la institucin.


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--------------------------------------ENCARGADO DE BODEGA--------------------------------


Nombre del puesto Encargado de Bodega

Departamento Departamento de Contabilidad Reporta a Contador General Supervisa a Auxiliar de Bodega Propsito Realizar la recepcin de bienes,

suministros y materiales, verificando que cumplan con las calidades y especificaciones requeridas; as como resguardar, custodiar y controlar la existencia de los suministros y materiales.




II. Formacin Estudios o grados acadmicos requeridos: Titulo de Perito Contador preferiblemente con estudios universitarios relacionados a Administracin de Empresas o Auditora y Contadura Pblica. Conocimientos requeridos: Conocimientos en el manejo de los paquetes de Windows

Office 2007, conocimientos del rea contable gubernamental.


Experiencia de 2 aos en registros de bodega y control de inventario de 2 aos. Grado de desarrollo de la experiencia necesaria para el puesto: Muy desarrollada x Bastante desarrollada Bajo desarrollo Muy bajo desarrollo Sin experiencia


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IV.- Responsabilidad Mando : N de subordinados directos : Plazas bajo su cargo: Auxiliar de Bodega 01











Credibilidad.





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Habilidad de Supervisin Alta Capacidad de decisin en las relaciones humanas Alta Capacidad de evaluacin de problemas interpersonales Medio Habilidad para establecer relaciones interpersonales Medio Sentido Comn y Tacto en las relaciones interpersonales Alto


1. Coordinar la elaboracin de pedidos de bodega, segn los pedidos realizados al departamento de Compras.

2. Recibir y registrar los materiales comprados a los proveedores. 3. Verificar que los materiales y suministros comprados cumplan con las

especificaciones solicitadas. 4. Controlar los materiales existentes en bodega. 5. Revisar las requisiciones diarias. 6. Archivar la documentacin relacionada con los pedidos a bodega. 7. Realizar inventario fsico de existencias en bodega. 8. Controla existencia y consumos de materiales de bodega. 9. Elaboracin de ingresos y egresos en las tarjetas de krdex y realizacin de

requisiciones diarias.

10. Realizacin del cuadro de cierre de mes, ingresos y salidas de proveedura. IX. Resumen del perfil del candidato idneo

Excelente servicio al cliente, rpido y exacto. Capacidad de trabajar bajo presin y poder resolver problemas brindando siempre un servicio de calidad. Habilidad para organizar, clasificar y almacenar los materiales dentro de bodega.



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5.1.1.1 PERFIL DEL PUESTO

--------------------------------------AUXILIAR DE BODEGA--------------------------------


Nombre del puesto Auxiliar de Bodega

Departamento Departamento de Contabilidad Reporta a Encargado de Bodega

Contador General Supervisa a Propsito Apoyar en la recepcin de bienes,

suministros y materiales, verificando que cumplan con las cualidades y especificaciones requeridas; as como registrar la existencia de los suministros y materiales. Brindar apoyo directo al encargado de bodega.




II. Formacin Estudios o grados acadmicos requeridos: Titulo de Perito Contador

preferiblemente con estudios universitarios relacionados a Administracin de Empresas o Auditora y Contadura Pblica. Conocimientos requeridos: Conocimientos en el manejo de los paquetes de Windows Office 2007, conocimientos del rea contable gubernamental.


Experiencia de 1 ao en registros de bodega y control de inventario de 2 aos. Grado de desarrollo de la experiencia necesaria para el puesto:


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Muy desarrollada x Bastante desarrollada Bajo desarrollo Muy bajo desarrollo Sin experiencia


N de subordinados directos : Plazas bajo su cargo: 0











Credibilidad.





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Habilidad de Supervisin Promedio Capacidad de decisin en las relaciones humanas Promedio Capacidad de evaluacin de problemas interpersonales Promedio Habilidad para establecer relaciones interpersonales Promedio Sentido Comn y Tacto en las relaciones interpersonales

Alto


1. Coordinar la elaboracin de pedidos de bodega, segn los pedidos previos realizados al departamento de Compras.

2. Recibir y registrar los materiales comprados a los proveedores. 3. Verificar que los materiales y suministros comprados cumplan con las

especificaciones solicitadas. 4. Controlar los materiales existentes en bodega. 5. Revisar las requisiciones diarias. 6. Archivar la documentacin relacionada con los pedidos de bodega.. 7. Realizar inventario fsico de existencias en bodega. 8. Controla existencia y consumos de materiales de bodega. 9. Elaboracin de ingresos y egresos en las tarjetas de krdex y realizacin de

requisiciones diarias.

10. Realizacin del cuadro de cierre de mes, ingresos y salidas de proveedura. IX. Resumen del perfil del candidato idneo

Excelente servicio al cliente, rpido y exacto. Capacidad de trabajar bajo presin y poder resolver problemas brindando siempre un servicio de calidad. Habilidad para organizar, clasificar y almacenar los materiales dentro de bodega.



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------------------------------ENCARGADO DE PRESUPUESTO------------------------------


Nombre del puesto Encargado de Presupuesto

Departamento Departamento de Contabilidad Reporta a Contador General Supervisa a Propsito Realizar el registro, control de la ejecucin

del presupuesto de la institucin. Emitir informes y reportes de la ejecucin presupuestaria y asignacin de renglones de gasto.



Disponibilidad de tiempo: ( ) SI requiere ( x ) No requiere (Sbados y Domingos) Licencia de conducir

Documents

Manual de Funciones y Responsabilidades