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Versión 1.1.0

Manual de Garantía del

Programa de Agricultura Versión 1.1.0

19 de marzo de 2019

Fair Trade USA

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Contents 1. ALCANCE ............................................................................................................. 4

2. DOCUMENTOS NORMATIVOS CONFORME AL PROGRAMA DE AGRICULTURA 4

3. REQUISITOS DE ELEGIBILIDAD CONFORME AL PROGRAMA DE AGRICULTURA .............................................................................................................. 4

3.1. Criterios de Elegibilidad para los Postulantes Conforme al APS ....................................................... 4 3.2. Criterios de Elegibilidad para los Organismos de Evaluación de la Conformidad según el APS ...... 4 3.3. Requisitos de Competencia del Personal de Garantía Conforme al APS .......................................... 5

4. MODELO DE GARANTÍA CONFORME AL PROGRAMA DE AGRICULTURA ......... 5

4.1. Estructura y Toma de Decisiones ....................................................................................................... 5 4.2. Excepciones ........................................................................................................................................ 5

5. PROCESO DE EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO ............................................. 5

5.1. Proceso de Certificación...................................................................................................................... 5 5.2. Ciclo de Certificación ........................................................................................................................... 6 5.3. Postulación para Certificación ............................................................................................................. 6 5.4. Evaluación ........................................................................................................................................... 8

5.4.1. Criterios de Cumplimiento Aplicables ......................................................................................... 8 5.4.2. Métodos de Evaluación ............................................................................................................... 9 5.4.3. Entrega de Información al Postulante Durante la Auditoría ....................................................... 9 5.4.4. Métodos de Recopilación de Información ................................................................................... 9 5.4.5. Determinación del No Cumplimiento ........................................................................................ 10

5.5. Informe de Auditoría .......................................................................................................................... 11 5.5.1. Requisitos del Informe .............................................................................................................. 11 5.5.2. Revisión Técnica del Informe .................................................................................................... 11

5.6. Plan de Acción Correctiva ................................................................................................................. 12 5.6.1. Preparación del PAC ................................................................................................................. 12 5.6.2. Revisión del Plan de Acción Correctiva .................................................................................... 12

5.7. Decisión sobre Certificación .............................................................................................................. 13 5.7.1. Emisión de la Certificación ........................................................................................................ 13 5.7.2. Denegación del Certificado ....................................................................................................... 13 5.7.3. Decisión de Certificación sobre Quejas y Apelaciones ............................................................ 13

5.8. Secuencia de la Auditoría ................................................................................................................. 14 5.8.1. Duración de la Auditoría ............................................................................................................ 14 5.8.2. Frecuencia e Intensidad de la Auditoría ................................................................................... 14

6. EVALUACIÓN DE GRUPOS ................................................................................. 14

6.1. Definición de Grupos Conforme al APS ............................................................................................ 14 6.2. Requisitos de Muestreo para los Grupos .......................................................................................... 14

7. CERTIFICADOS DE FAIR TRADE USA ................................................................ 15

7.1. Emisión de Certificados ..................................................................................................................... 15 7.2. Autorización Temporal de Comercio ................................................................................................. 15

8. CONTROL PERMANENTE .................................................................................. 15

8.1. Auditorías Anuales ............................................................................................................................ 15 8.2. Auditorías de Seguimiento ................................................................................................................ 16

9. RECERTIFICACIÓN ............................................................................................ 16

9.1. Postulación a Recertificación ............................................................................................................ 16 9.2. Auditoría de Recertificación .............................................................................................................. 17


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10. CAMBIOS QUE AFECTAN LA CERTIFICACIÓN .................................................. 17

10.1. Cambios a los Documentos Normativos ....................................................................................... 17 10.2. Cambios en los Requisitos de Certificación .................................................................................. 17 10.3. Cambios que Afectan el Alcance .................................................................................................. 18 10.4. Cambio de OEC ............................................................................................................................ 18

11. SUSPENSIÓN DE LA CERTIFICACIÓN Y DESCERTIFICACIÓN .......................... 18

11.3. Suspensión .................................................................................................................................... 18 11.4. Descertificación ............................................................................................................................. 19

12. MANTENIMIENTO DE REGISTROS ................................................................... 20

13. SUPERVISION DE LOS ORGANISMOS DE EVALUACIÓN DE LA CONFORMIDAD CONFORME AL PROGRAMA DE AGRICULTURA ........................................................ 20

13.1. Estructura del Programa ............................................................................................................... 20 13.2. Supervisión de los Procesos de Auditoría del OEC ..................................................................... 21 13.3. Sanciones para los OEC ............................................................................................................... 22


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1. Alcance

1.1. Este Manual describe los requisitos de todos los procedimientos de garantía relacionados con la evaluación de la conformidad y la certificación conforme al programa de agricultura de Fair Trade USA.

1.2. Los requisitos para toda la organización relacionados con la fijación de estándares, los sistemas de garantía y certificación y las evaluaciones de impacto se describen en el Manual de Calidad de Fair Trade USA. La forma en que cada programa de Fair Trade USA cumple los requisitos de aseguramiento que aparecen en el Manual de Calidad se describe en los manuales de aseguramiento de cada programa, como es el caso de este.

2. Documentos Normativos conforme al Programa de Agricultura

2.1. El programa de agricultura de Fair Trade USA certifica productos bajo un estándar genérico, el Estándar de Producción Agrícola (APS). El APS fija los requisitos que deben cumplir todos los productores agrícolas o grupos de productores y es el estándar central del programa de agricultura que cubre los sistemas de producción agrícola de todo el mundo.

2.2. El APS se adopta y se pone en práctica a través de otros documentos normativos relacionados, principalmente políticas, procedimientos y guías que describen los requisitos y las actividades relacionadas con el cumplimiento de los criterios del APS. Cuando dichos documentos son necesarios para el cumplimiento efectivo a nivel de productor o comerciante, se ponen a disposición en el sitio web de Fair Trade USA. Algunos documentos son específicos a los roles que cumplen los auditores o proveedores de garantía y el acceso se restringe solo a esas partes.

3. Requisitos de Elegibilidad Conforme al Programa de Agricultura

3.1. Criterios de Elegibilidad para los Postulantes Conforme al APS

3.1.1. Fair Trade USA determina los requisitos para los clientes y sus productos, sitios y actividades incluidos bajo el alcance del certificado para todas las entidades que se certificarán conforme al APS.

3.1.2. La elegibilidad para la certificación se basa en que los postulantes cumplan los requisitos descritos en los Requisitos de Alcance del Certificado Conforme al APS.

3.2. Criterios de Elegibilidad para los Organismos de Evaluación de la Conformidad según el APS

3.2.1. Se deben cumplir los siguientes requisitos del programa, además de los requisitos generales de elegibilidad descritos en la Sección 10.2 del Manual de Calidad de Fair Trade USA.

3.2.2. Cualquier entidad que lleve a cabo evaluaciones conforme al APS debe contar con una acreditación ISO 17065 vigente para el alcance del estándar correspondiente. Los estándares correspondientes incluyen los siguientes, pero no se limitan a ellos: estándares nacionales sobre productos orgánicos, los estándares de producción de Social Accountability International, Global GAP, la Red de Agricultura Sostenible y UTZ Certified. El Organismo de Evaluación de la Conformidad (OEC) también puede estar acreditada directamente según ISO 17065 para los estándares de Fair Trade USA, pero esto no es una obligación.

3.2.3. El OEC debe utilizar el proceso de toma de decisiones acreditado por ISO 17065 al momento de evaluar el desempeño y tomar decisiones sobre certificación respecto de los certificados de Fair Trade USA.


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3.3. Requisitos de Competencia del Personal de Garantía Conforme al APS

3.3.1. No existen requisitos adicionales y específicos al programa para el personal de garantía aparte de aquellos enumerados en la Sección 9.2.7 del Manual de Calidad de Fair Trade USA.

4. Modelo de Garantía Conforme al Programa de Agricultura

4.1. Estructura y Toma de Decisiones

4.1.1. Conforme al Programa de Agricultura, Fair Trade USA contrata a OEC independientes que revisan las postulaciones, definen el alcance de las auditorías, llevan a cabo auditorias, escriben informes, toman decisiones de certificación, gestionan Planes de Acción Correctiva (PAC) y emitir certificados. Estas actividades se llevan a cabo a nombre de Fair Trade USA y según los requisitos y el proceso planteado en este Manual.

4.1.2. Fair Trade USA toma decisiones en las siguientes instancias:

4.1.2.1. Cuando emite una Autorización Temporal de Comercio

según se indica en 7.2.

4.1.2.2. 4.1.2.2 Cuando se suspende o termina un certificado

según se indica en 11.1.

4.2. Excepciones

4.2.1 Las solicitudes de excepciones al modelo de garantía,

sistema de certificación y requisitos estándar conforme al

Programa de Agricultura se consideran y otorgan en conformidad

con el proceso descrito en la Política de Excepciones de Fair Trade

USA.

4.2.2 El Programa de Agricultura considerará todos los tipos de

excepciones enumeradas en la sección cuatro (4) de la Política de

Excepciones.

5. Proceso de Evaluación del Cumplimiento

5.1. Proceso de Certificación

5.1.1. Fair Trade USA habilita la certificación conforme al APS exigiendo a los OEC que sigan un proceso de evaluación estandarizado que consiste en:

a) El envío de una postulación para certificación y recertificación (5.3);

b) Coordinación y acuerdo de honorarios de servicio y un cronograma de auditorías con el organismo de auditoría (5.3);

c) Una evaluación inicial en terreno (5.5);

d) Elaboración de un informe de auditoría que detalle las faltas de cumplimiento (No Cumplimiento o NC) según los requisitos del estándar (5.6);


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e) Elaboración de un PAC para abordar las faltas de cumplimiento identificadas durante la auditoría (5.7);

f) Sobre la base de la evidencia presentada, toma de decisión por parte del OEC (5.8);

g) Si se adjudica la certificación, emisión de un Certificado por parte del OEC que documente el cumplimiento conforme al APS (7.1);

h) El Titular del Certificado se compromete a llevar a cabo auditorías de control permanentes para garantizar el cumplimiento constante de los criterios de cumplimiento de años posteriores conforme al APS (8.1).

5.1.2. Los requisitos y detalles de los pasos del proceso (5.1.1.) se describen en las secciones numeradas correspondientes de este manual. Juntos, estos pasos comprenden la evaluación inicial de cumplimiento frente al APS, la cual se describe como la auditoría del Año 0. El diagrama “Proceso de Evaluación del Cumplimiento del APS” proporciona una secuencia visual de los pasos que contiene la evaluación del Año 0.

5.2. Ciclo de Certificación

5.2.1. El proceso de evaluación (descrito en 5.1.1. y en el Diagrama 1) se basa en un ciclo de certificación de tres años, donde la decisión de certificación inicial se toma en la auditoría del Año 0, mientras que las decisiones de certificación posteriores se toman en las auditorías de los Años 3 y 6.

5.2.2. Las auditorías de control anual se llevan a cabo entre las auditorías de evaluación y recertificación (Años 1, 2, 4 y 5) para evaluar el cumplimiento constante de los criterios de cumplimiento del APS, junto con la total implementación del PAC elaborado como resultado de las faltas de cumplimiento identificadas durante las auditorías anteriores. Vea detalles sobre las auditorías de control en la Sección 8.

5.2.3. Las auditorías de recertificación se llevan a cabo cada tres años (Años 3 y 6) con el fin de evaluar las mejoras permanentes. Las auditorías de recertificación siguen el mismo proceso de auditoría y presentación de informes que la auditoría de evaluación inicial, incluida la emisión de un nuevo certificado de tres años. Vea detalles sobre las auditorías de recertificación en la Sección 9.

5.3. Postulación para Certificación

5.3.1. Todas las partes interesadas en la certificación de Comercio Justo deben completar exhaustivamente el formulario de postulación de Fair Trade USA con el fin de ser consideradas para la certificación. Todos los OEC aprobados dirigen a los postulantes a Fair Trade USA para este primer paso hacia la certificación.

5.3.2. Los postulantes pueden recibir un formulario de postulación para la certificación conforme al APS de un contacto en Fair Trade USA o descargarlo por sí solos desde el sitio web de Fair Trade USA.

Diagram 1


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5.3.3. Se requiere una postulación completa para:

a) Confirmar el alcance correcto de la evaluación;

b) Confirmar los sitios que deben ser incluidos en el alcance de la evaluación;

c) Obtener información sobre la preparación para la certificación.

5.3.4. Fair Trade USA revisa las postulaciones para garantizar su elegibilidad y que el postulante tiene el potencial de cumplir el estándar de Fair Trade USA. Si se requiere más información, Fair Trade USA trabaja con el postulante para velar por que el formulario de postulación incluya toda la información necesaria con el fin de determinar el alcance de la auditoría de evaluación inicial.

5.3.5. Fair Trade USA envía las postulaciones completas al OEC para dar inicio al proceso de evaluación. El OEC utiliza la postulación para definir el alcance y programar la auditoría inicial en terreno. Los postulantes son informados regularmente durante el proceso y colaboran con el OEC para garantizar que el programa de la auditoría sea útil para todas las partes.

5.3.6. Las postulaciones para la certificación inicial son revisadas por el OEC con el fin de garantizar que:

a) El OEC tenga la capacidad de realizar los servicios de evaluación con respecto del alcance de la certificación solicitada, la ubicación de la operación y cualquier requisito especial, como el idioma utilizado por el postulante;

b) El OEC tenga la capacidad y la experticia técnica para llevar a cabo la evaluación;

c) El postulante cumpla los requisitos para recibir los servicios del OEC;

d) Los requisitos de certificación hayan sido claramente definidos, documentados y comprendidos por el postulante;

e) Cualquier discrepancia entre el OEC y el postulante se resuelva antes de la programación de la evaluación inicial.

5.3.7. El OEC puede solicitar al postulante que entregue información adicional con el fin de aclarar el alcance y la logística para la evaluación.

5.3.8. El OEC luego entrega al postulante:

a) Una descripción detallada y actualizada del proceso de evaluación;

b) Documentos que contengan los requisitos de certificación, es decir, los criterios de cumplimiento y el estándar correspondiente de Fair Trade USA;

c) Cualquier política, procedimiento, guía y formularios correspondientes;

d) Una cotización para los servicios de evaluación sobre la base de la información de la postulación.

5.3.9. El postulante debe revisar y aprobar la cotización de auditoría y el cronograma acordado para que el proceso de evaluación siga avanzando.

5.3.10. El OEC explicará a los postulantes que el pago de los honorarios de servicio no garantiza la emisión del certificado. Cada OEC tiene derecho a determinar su propia estructura de honorarios detallada, plazos de auditoría y cronograma de pagos, todo lo cual puede explicar a sus posibles clientes al momento de enviar una cotización por la auditoría.

5.3.11. Una vez que el postulante aprueba los honorarios y el cronograma de los servicios cotizados y que el OEC recibe los documentos firmados que sean necesarios y los pagos, el OEC da inicio al proceso de planificación de la auditoría y envía al postulante un plan de auditoría, donde se detalla el alcance de la evaluación, la información de contacto del auditor/equipo auditor asignado para realizar el trabajo, la agenda diaria de la auditoría y cualquier documentación que se deba enviar por adelantado o estar lista al momento de la auditoría. El postulante debe declarar su conformidad con el plan de la auditoría por escrito.


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5.3.12. El OEC selecciona a un auditor o equipo auditor adecuado que cuente con las competencias necesarias, la ubicación geográfica y el idioma indicado para llevar a cabo la evaluación según el alcance de la misma, y confirma que no existen potenciales conflictos de interés.

5.3.13. Los equipos auditores se componen de por lo menos un Auditor Principal. Es práctica común de los OEC desplegar solo a un Auditor Principal para llevar a cabo auditorías respecto del APS, particularmente si no hay circunstancias o necesidades especiales que requieran contar con un equipo más numeroso.

5.3.14. En casos en los que no exista un auditor con manejo fluido del idioma del postulante/Titular del Certificado, se usarán los servicios de un intérprete. Idealmente, el intérprete contará con antecedentes técnicos pertinentes y, donde sea posible, será independiente de la parte auditada para evitar posibles conflictos de interés.

5.4. Evaluación

5.4.1. Criterios de Cumplimiento Aplicables

5.4.1.1. El APS contiene seis módulos que abarcan los siguientes temas: Empoderamiento, Derechos

Fundamentales en el Trabajo, Salarios, Condiciones Laborales y Acceso a Servicios, Biodiversidad,

Función del Ecosistema y Producción Sostenible, Trazabilidad y Transparencia y Sistema de Gestión

Interna.

5.4.1.2. Los seis módulos del APS, sus respectivos submódulos y Criterios de Cumplimiento asociados

componen el conjunto mínimo de temáticas que deben ser revisadas en una auditoría de alcance total.

Las auditorías iniciales, de supervisión anual y de recertificación son siempre de alcance total. Las

auditorías de seguimiento (6.2) pueden ser de alcance total o parcial según las necesidades identificadas

por el OEC. Fair Trade USA también puede aportar antecedentes al OEC respecto del alcance de las

auditorías de seguimiento.

5.4.1.3. El OEC cuenta con un modelo estandarizado de auditorías que incluye la totalidad de los

criterios que se deben comprobar durante una auditoría. En el caso de una auditoría de seguimiento, el

alcance puede estar limitado a ciertos temas identificados por el OEC con aportes de Fair Trade USA, en

base a las necesidades identificadas.

5.4.1.4. El APS tiene tres tipos de criterios: Críticos, Progreso y Buenas Prácticas.

5.4.1.5. Los criterios Críticos deben cumplirse dentro de un plazo especificado y la mayoría se exigen

antes de la certificación inicial (Año 0).

5.4.1.6. Los criterios Progreso describen los requisitos de mejoras permanentes, frente a los cuales el

Titular del Certificado debe mostrar un nivel mínimo de cumplimiento y progreso a medida que transcurre

el tiempo.

5.4.1.7. Cada criterio Progreso vale un número especificado de puntos Progreso. Para cumplir, el Titular

del Certificado debe ganar:

a) 40% de posibles puntos Progreso antes de la certificación inicial y hasta el Año 2 (Años 0 – 2);

b) 70% de los posibles puntos Progreso antes de los Años 3 – 5;

c) Cumplimiento total de todos los criterios Progreso al Año 6.

5.4.1.8. Cada uno de los seis módulos del APS contiene un número y porcentaje diferente de criterios

Críticos y Progreso. Para ver una descripción más completa de criterios Críticos y Progreso y de qué

manera se calcula la puntuación de la auditoría, vea la Guía del Sistema de Puntuación para el APS.


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5.4.1.9. Los criterios Buenas Prácticas son optativos y no obligatorios (inmediatamente o en el futuro).

Solo las Fincas e Instalaciones Pequeñas tienen criterios clasificados como Mejores Prácticas. Sin

embargo, instamos a las Fincas e Instalaciones Pequeñas a esforzarse por cumplir con dichos objetivos

en el tiempo.

5.4.2. Métodos de Evaluación

5.4.2.1. El OEC debe realizar auditorías sobre la base de las metodologías de auditoría de ISO 19011.

5.4.2.2. El auditor o equipo auditor del OEC lleva a cabo la evaluación de las operaciones del socio para

evaluar el cumplimiento de los criterios de cumplimiento correspondientes del estándar de Fair Trade

USA.

5.4.2.3. La auditoría comienza con una reunión introductoria para abordar el alcance, la metodología y

todas las dudas que puedan surgir.

5.4.2.4. El auditor luego inspecciona el o los sitios para recopilar y verificar información mediante la

observación de la o las operaciones, entrevistas con los trabajadores, la dirección y los productores, y la

revisión de la documentación correspondiente.

5.4.2.5. Una vez compilada la información y las conclusiones iniciales, el auditor convocará a una

reunión de cierre para explicar de manera general los hallazgos preliminares de la auditoría y abordar

todas las dudas. El socio debe contar con información suficiente durante la reunión de cierre para que

pueda comprender claramente los hallazgos y recibir un informe preliminar sobre las conclusiones de la

auditoría. Es buena práctica reunirse con el socio durante la realización de la auditoría ya sea durante o al

final de cada día para informarle sobre posibles no cumplimientos con el fin de evitar sorpresas durante la

reunión de cierre.

5.4.3. Entrega de Información al Postulante Durante la Auditoría

5.4.3.1. Durante el transcurso de una auditoría, el auditor puede entregar información al postulante

acerca de los Estándares de Comercio Justo y el programa de garantía de Comercio Justo. Esto puede

incluir información acerca de la interpretación de estándares, orientación aprobada emitida por Fair Trade

USA y cualquier política o procedimiento de Fair Trade USA disponible públicamente. El auditor debe

asegurar que toda la información provista al cliente sea coherente con la información más actualizada y

vigente acerca del Programa de Comercio Justo.

5.4.3.2. Los auditores no pueden compartir información confidencial con los postulantes (por ejemplo,

quejas y alegaciones) o información que plantee un conflicto de intereses real, percibido o potencial. Esto

incluye cualquier consultoría o asesoría sobre cómo lograr el estándar más allá de lo provisto por Fair

Trade USA en documentos de orientación aprobados, los que están a disposición de todos los

productores, así como estrategias para eludir o debilitar los objetivos que persigue el estándar.

5.4.4. Métodos de Recopilación de Información

5.4.4.1. Durante una auditoría, las pruebas se recopilan mediante tres métodos principales: revisión de

documentos, entrevistas y observación en terreno.

5.4.4.2. La revisión de documentos se inicia antes de la auditoría en terreno con la postulación del socio

y, cuando corresponde, el registro de productos agroquímicos y la lista de productores, y el Informe de No

Cumplimiento (NCR) y el Formulario del Plan de Acción Correctiva anterior. El auditor debe revisar ambos

documentos (por ejemplo, políticas, objetivos, planes, procedimientos, instrucciones de trabajo,

licencias/permisos) y registros (por ejemplo, recibos de pago, tarjetas de registro horario, bitácoras de

campo, contratos de trabajo, registros de capacitación, registros de compras, quejas de los trabajadores).


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Es importante tomar en cuenta que en aquellos casos en los que los criterios de cumplimiento del APS

exijan específicamente documentos, el socio debe aportar documentación suficiente y relevante para que

exista cumplimiento.

5.4.4.3. Las entrevistas deben hacerse a diversos empleados e individuos pertinentes. Esto debe incluir,

como mínimo, entrevistas con una muestra de miembros del Comité Comercio Justo, directivos,

representantes de organizaciones laborales (cuando corresponda), miembros de grupos de trabajadores

permanentes, temporales y migrantes y representantes de distintos grupos de categorías de trabajos. Los

requisitos de muestreo se describen con mayor detalle en la Sección 6.2.

5.4.4.4. Los auditores deben procurar observar directamente una cantidad lo suficientemente variada de

trabajadores en sus actividades diarias.

5.4.5. Determinación del No Cumplimiento

5.4.5.1. Los auditores evalúan al postulante/Titulares del Certificado frente a los criterios de

cumplimiento correspondientes al alcance y al tamaño de las operaciones y al año de la auditoría. La

evidencia recopilada usando los métodos de recopilación de información y evaluación mencionados más

arriba permiten al auditor determinar si hay o no cumplimiento.

5.4.5.2. Los criterios se designan sobre la base del tamaño de la finca y la instalación, las que se definen

en el APS como Pequeña, Mediana o Grande.

5.4.5.3. Los parámetros para el tamaño de finca e instalación son los siguientes:

a) Finca Pequeña e Instalación Pequeña (Sitio Pequeño, SP): ≤5 trabajadores permanentes y no más de 25 trabajadores en total en el sitio de la unidad administrativa en un momento dado;

b) Finca Mediana e Instalación Mediana (Sitio Mediano, SM): 6-25 trabajadores permanentes y no más de 100 trabajadores en total en el sitio de la unidad administrativa en un momento dado;

c) Finca Grande e Instalación Grande (Sitio Grande, SG): todas las demás.

5.4.5.4. Los trabajadores permanentes son trabajadores empleados durante todo el año y de manera

continua. Los trabajadores temporales son aquellos empleados durante períodos limitados relacionados

con las fluctuaciones en la demanda de mano de obra en distintas épocas del año.

5.4.5.5. El tamaño se evalúa a nivel de la unidad administrativa, lo cual se define sobre la base de la

propiedad o la administración y puede incluir a más de una finca o instalación.

5.4.5.6. Un criterio puede ponderarse de manera diferente en las fincas de distintos tamaños. Para lograr

el cumplimiento de cada módulo del Estándar, todas las fincas e instalaciones dentro de cada categoría

de tamaño deben conseguir el número mínimo de puntos Progreso exigidos en el módulo dentro del plazo

determinado.

5.4.5.7. Una falta de cumplimiento surge cuando las conclusiones de la auditoría indican que un

postulante/Titular del Certificado no cumple un requisito relacionado con el criterio de cumplimiento

correspondiente.

5.4.5.8. Se requieren acciones correctivas si se descubre que el postulante/Titular del Certificado no

cumple algún criterio Crítico pertinente o no cumple la puntuación requerida para los criterios Progreso en

un módulo dado.

5.4.5.9. La Guía del Sistema de Puntuación del APS ofrece orientación sobre los requisitos para calcular

la puntuación y el cumplimiento.


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5.5. Informe de Auditoría

5.5.1. Requisitos del Informe

5.5.1.1. Luego de la auditoría, el auditor principal es responsable de preparar un informe de auditoría

oportuno, completo y preciso que detalle los hallazgos y cualquier falta de cumplimiento identificada. Toda

la información provista en el informe de auditoría se basa en pruebas recopiladas durante la auditoría.

5.5.1.2. Las conclusiones de la auditoría se registran en la actual versión del modelo del informe de

auditoría proporcionado por Fair Trade USA para todos los criterios de cumplimiento e indicadores de

desempeño aplicables.

5.5.1.3. Las notas confidenciales de la auditoría, un componente de la misma, son compartidas entre el

auditor, el OEC, y Fair Trade USA; no con el postulante/Titular del Certificado. Estas notas pueden incluir,

pero no se limitan a ello, observaciones generales, problemas sistémicos, áreas de alto riesgo y bases

para la selección de muestras.

5.5.1.4. Las pruebas tanto para los resultados de cumplimiento como de no cumplimiento se

documentan para todos los criterios de cumplimiento aplicables evaluados.

5.5.1.5. Los auditores entregan los informes de auditoría completos al OEC para su revisión técnica

antes de que dichos informes se entreguen al postulante/Titular del Certificado.

5.5.2. Revisión Técnica del Informe

5.5.2.1. Solo el personal calificado está autorizado para realizar revisiones de informes de auditoría y

evaluar la eficacia de cualquier medida correctiva tomada para abordar las faltas de cumplimiento. Las

calificaciones deben incluir capacitación en requisitos técnicos específicos del programa, en los criterios

relevantes de cumplimiento del estándar y revisión de requisitos de presentación de informes y

documentación específicos del programa.

5.5.2.2. Durante la revisión técnica, el OEC puede comunicarse con Fair Trade USA para recibir

orientación o aportes, si fuera necesario, sobre cualquier problema como por ejemplo la interpretación de

los estándares.

5.5.2.3. Después de la revisión técnica, el informe de auditoría se envía al postulante/Titular del

Certificado con un Informe de No Conformidad (NCR) y un formulario del Plan de Acción Correctiva (PAC)

si es que se identificaron faltas de cumplimiento, dentro de 28 días corridos desde la fecha de la reunión

de cierre. Tanto el NCR como el PAC son modelos o plantillas creadas por Fair Trade USA y utilizadas por

el OEC.

5.5.2.4. Si debido a circunstancias o factores imprevistos ajenos al control del OEC el informe no puede

ser entregado al postulante/Titular del Certificado dentro del plazo de 28 días corrido, se informa al cliente

sobre el nuevo calendario y se le da una explicación al respecto.

5.5.2.5. En este punto, el OEC también permite al socio hacer comentarios sobre el proceso de auditoría

y el desempeño del auditor.

5.5.2.6. El OEC transfiere todos los documentos aplicables relacionados con la auditoría a Fair Trade

USA en conformidad con los plazos especificados en la Orientación sobre la Distribución de

Documentación de Auditoría por parte de los Organismos de Evaluación de la Conformidad.


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5.6. Plan de Acción Correctiva

5.6.1. Preparación del PAC

5.6.1.1. El formulario del PAC ofrece un modelo que el postulante/Titular del Certificado usa para

describir las medidas preventivas y correctivas que se deben tomar dentro de un plazo determinado para

abordar las faltas de cumplimiento identificadas durante la auditoría.

5.6.1.2. El postulante/Titular del Certificado debe completar el formulario del PAC y aportar pruebas

objetivas, fehacientes y suficientes de que se han abordado las faltas de cumplimiento identificadas en el

informe de auditoría, para enviarlo al OEC dentro de 30 días corridos una vez recibido el informe de

auditoría. Dependiendo de la naturaleza de las faltas de cumplimiento, el OEC puede solicitar que el PAC

se entregue dentro de un plazo menor.

5.6.1.3. El formulario del PAC completo debe, como mínimo, abordar todos los criterios Críticos

identificados y los criterios Progreso seleccionados que acumulen puntos Progreso suficientes según lo

requerido en el año de certificación correspondiente a cada módulo.

5.6.2. Revisión del Plan de Acción Correctiva

5.6.2.1. Cuando el OEC recibe el formulario del PAC completo, este es revisado por uno de sus

funcionarios calificados para la Revisión Técnica del Informe. Como práctica estándar, esta revisión debe

completarse en un plazo de 15 días corridos desde la recepción del formulario del PAC. Sin embargo, si

por una razón específica se requiere más tiempo para completar la revisión (por ejemplo, no

cumplimientos complejos o numerosos), entonces el OEC debe informar al postulante/Titular de

Certificado de la fecha en la que se completará la revisión.

5.6.2.2. Si un PAC es suficiente para que el postulante/Titular del Certificado cumpla el requisito

específico que activó la falta de cumplimiento y se aportan pruebas suficientes para verificar la

implementación del PAC, entonces la falta de cumplimiento se dará por cerrada.

5.6.2.3. Si el PAC es suficiente para que el postulante/Titular del Certificado cumpla el requisito

específico que activó el no cumplimiento, pero se necesita una evaluación en terreno para verificar la

implementación del PAC, entonces el no cumplimiento se cerrará con contingencias.

5.6.2.4. Si el PAC no es suficiente, entonces el OEC enviará al postulante/Titular del Certificado un

nuevo formulario del PAC con indicaciones sobre la nueva información requerida.

5.6.2.5. Las respuestas al formulario del PAC revisado se deben recibir dentro de 15 días corridos o en

el plazo especificado por el OEC. Si el plazo para enviar una respuesta transcurre sin que el

postulante/Titular del Certificado notifique o reciba una extensión del OEC, entonces el OEC tiene derecho

a empezar una nueva ronda de revisiones.

5.6.2.6. El proceso descrito más arriba puede repetirse en hasta cinco rondas de PAC. Si la respuesta

provista por el postulante o Titular del Certificado aún no es suficiente para cerrar el no cumplimiento

después de cinco rondas, entonces cuando se trata de un postulante se rechaza la certificación (vea

5.8.2) y en el caso de un Titular del Certificado vigente, se suspende la certificación (vea 11.1.2).

5.6.2.7. Una vez que se hayan cerrado todas las faltas de cumplimiento, el revisor técnico registra la

revisión del PAC y el cierre de las faltas de cumplimiento.


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5.7. Decisión sobre Certificación

5.7.1. Emisión de la Certificación

5.7.1.1. Cuando todas las faltas de cumplimiento estén cerradas, el PAC completo será presentado a un

funcionario técnico calificado del OEC responsable de la revisión final y emisión de la decisión de

certificación.

5.7.1.2. Todos los informes de auditoría son revisados con el fin de confirmar la recopilación adecuada

de pruebas de cumplimiento para tomar una decisión sobre certificación.

5.7.1.3. Las decisiones de certificación incluyen la decisión de otorgar, renovar, ampliar o reducir el

alcance, suspender, restablecer o suprimir la certificación.

5.7.1.4. Las decisiones sobre certificación (certificación inicial y renovación) son tomadas por personal

calificado del OEC que no participó en el proceso de auditoría o, en lo posible, en la revisión del PAC.

Esta separación de responsabilidades garantiza la imparcialidad y la objetividad en el proceso de decisión

de la certificación.

5.7.1.5. En ciertos casos, dependiendo de la naturaleza de las faltas de cumplimiento y los PAC

propuestos, puede que el OEC requiera llevar a cabo una auditoría de seguimiento para confirmar la

implementación y eficacia de los PAC, antes de tomar la decisión sobre la certificación. El auditor se

reserva el derecho de ampliar el alcance de la auditoría para incluir criterios de cumplimiento adicionales,

siempre que lo considere necesario sobre la base de los resultados de la auditoría.

5.7.1.6. Si la revisión del informe de auditoría confirma que se han cumplido todos los requisitos de

certificación, se registra la decisión de certificación y el OEC está en condiciones de emitir un certificado.

5.7.2. Denegación del Certificado

5.7.2.1. El OEC puede denegar la certificación si alguna de las faltas de cumplimiento identificada

durante la auditoría no se aborda correctamente. Las siguientes circunstancias pueden desembocar en

una denegación de la certificación:

a) No presentación de un PAC y de pruebas fehacientes y suficientes para cerrar la o las faltas de cumplimiento dentro del plazo especificado en el NCR o dentro de cinco rondas de PAC.

b) Identificación de faltas de cumplimiento en uno o más criterios Críticos, dependiendo de la naturaleza de la o las faltas y el o los PAC entregados. Algunos ejemplos incluyen los requisitos relacionados con los Convenios Fundamentales de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), la corrupción y el fraude, aunque no solo a ellos.

5.7.2.2. Si se niega la certificación, el OEC enviará una carta de notificación formal al postulante

explicando las razones que justifican dicha decisión.

5.7.2.3. Un postulante o Titular del Certificado puede decidir voluntariamente repostular al programa y

reiniciar el proceso de evaluación. En tales casos, el OEC puede exigir que el cliente entregue una nueva

postulación a certificación, junto con pruebas de la implementación del PAC para abordar las faltas de

cumplimiento correspondientes. Consecuentemente, se llevará a cabo una nueva auditoría de evaluación

para confirmar la eficacia de las acciones correctivas.

5.7.3. Decisión de Certificación sobre Quejas y Apelaciones

5.7.3.1. Los postulantes o Titulares del Certificado que no están satisfechos con el desempeño de sus

OEC deben expresar sus quejas directamente al OEC, el cual debe contar con procedimientos para

enfrentar quejas.


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5.7.3.2. Los postulantes o Titulares del Certificado que no están de acuerdo con una decisión de

certificación pueden apelar a dicha decisión del OEC, el cual debe contar con un procedimiento de

apelación. Las apelaciones solo se justifican en caso de que el OEC no siga el proceso establecido por el

programa de garantía de Fair Trade USA y/o ante un error manifiesto de su parte.

5.8. Secuencia de la Auditoría

5.8.1. Duración de la Auditoría

5.8.1.1. La duración de la auditoría en terreno y los requisitos de muestreo son determinados por el OEC

según el tamaño (vea 5.5.4.3) y el alcance de las operaciones, en conformidad con los Requisitos para

Calcular el Tamaño de la Muestra y la Duración de la Auditoría. La duración de la auditoría se calcula

considerando tiempo suficiente para reuniones, revisión de documentos, observaciones en terreno,

entrevistas y preparación de conclusiones. El tiempo exacto que se requiere para las entrevistas y las

visitas a terreno se puede adaptar según factores como la distancia entre sitios, la revisión de sitios con

viviendas para trabajadores o el contexto de la auditoría (por ejemplo, situaciones de alto riesgo).

5.8.2. Frecuencia e Intensidad de la Auditoría

5.8.2.1. Los Titulares del Certificado conforme al APS están sujetos a una auditoría en terreno todos los

años como parte del control regular del cumplimiento. Para conocer detalles acerca del cronograma de

control, vea la Sección de este manual.

5.8.2.2. La intensidad de la auditoría (la gama de criterios de cumplimiento evaluados y el número de

sitios visitados) está determinada por el año en el ciclo de seis años y por el método de muestreo utilizado

si se está auditando a un grupo o a un Titular de Certificado de múltiples sitios. Los criterios de

cumplimiento asociados con cada año de auditoría del ciclo se describen en la Sección 5.5.1 de este

manual.

6. Evaluación de Grupos

6.1. Definición de Grupos Conforme al APS

6.1.1. El APS cubre a grupos diversos de fincas, instalaciones y disposiciones de mano de obra. Por lo tanto, el alcance de un Certificado puede cubrir a una entidad única (por ejemplo, una finca) o a un grupo de entidades que pueden ser de tamaños diferentes y/o de propiedad y bajo el control de múltiples partes, como por ejemplo una cooperativa cuya propiedad es compartida por una diversidad de pequeños productores o un exportador que compra a fincas independientes.

6.1.2. Los grupos comprenden todas las actividades agrícolas y de cosecha, y cualquier sitio administrado por el Titular del Certificado, u operaciones intermedias de compra y venta entre el o los productores y el Titular del Certificado, donde se procese, envase, clasifique según calidad o transforme producto Certificado por Comercio Justo.

6.1.3. Los sitios cubiertos por el alcance del Certificado se clasifican en Fincas o Instalaciones Pequeñas, Medianas o Grandes.

6.1.4. El proceso de evaluación del cumplimiento, descrito en la Sección 5, se aplica tanto a entidades únicas como a grupos de entidades.

6.2. Requisitos de Muestreo para los Grupos

6.2.1. Fair Trade USA define el procedimiento de muestreo mediante el cual el auditor puede determinar

el número total de sitios que visitará y las entrevistas a productores y trabajadores registrados que


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realizará durante el transcurso de una auditoría en los Requisitos para Calcular el Tamaño de la Muestra y

la Duración de la Auditoría.

7. Certificados de Fair Trade USA

7.1. Emisión de Certificados

7.1.1. El OEC asume la responsabilidad exclusiva por sus decisiones respecto de otorgar, mantener, extender, limitar, suspender o retirar el estado de certificación conforme a sus programas de evaluación.

7.1.2. Fair Trade USA generará un número de identificación exclusivo de Fair Trade USA y lo entregará al OEC. Luego, el OEC emitirá un certificado con este número de identificación para el postulante, junto con el sello de certificación correspondiente (por lo general, un archivo en formato de ilustración).

7.1.3. El certificado de Fair Trade USA identifica el nombre y la dirección de la entidad cuyos procesos son objeto de la certificación y el alcance de la certificación otorgada, incluido, según corresponda:

a) El o los productos cubiertos por el alcance;

b) Los estándares conforme a los cuales está certificada la operación del Titular del Certificado;

c) La fecha de entrada en vigencia de la certificación y su duración; y

d) De manera opcional y si se solicita específicamente, los nombres de los sitios cubiertos por el alcance.

7.1.4. Los certificados tienen una validez de tres años desde la fecha de la decisión de certificación.

7.1.5. Las auditorías realizadas y las certificaciones entregadas conforme a cualquier estándar de Fair Trade USA durante la fase de prueba piloto se considerarán válidas durante la vigencia del certificado de tres años, incluso si el estándar y sus criterios de cumplimiento son modificados sobre la base de la revisión de las partes interesadas, a menos que Fair Trade USA especifique otra cosa.

7.1.6. Solo los socios con licencia de Fair Trade USA pueden usar el sello Fair Trade Certified™ en productos terminados aprobados y estos deben ceñirse a la Guía de Uso del Sello y los Términos Fair Trade Certified.

7.1.7. Los Titulares del Certificado pueden distribuir o exhibir su certificado como comprobante de su certificación.

7.1.8. Los Titulares del Certificado aparecen en el listado público de empresas del sitio web del OEC.

7.1.9. Si el OEC retira el estado de certificación, según lo descrito en la Sección 11.2, el certificado de Fair Trade USA queda nulo y sin efecto.

7.2. Autorización Temporal de Comercio

7.2.1. Una vez finalizada la auditoría inicial, un postulante puede solicitar una Autorización Temporal de Comercio (ATC) de Fair Trade USA. El postulante debe enviar la solicitud siguiendo la Política de ATC y, si cumple con los requisitos y es aprobado, Fair Trade USA emitirá un Certificado ATC.

8. Control Permanente

8.1. Auditorías Anuales

8.1.1. Las auditorías de control anual se llevan a cabo en los años entre las auditorías de evaluación y recertificación (Años 1, 2, 4 y 5) para evaluar el cumplimiento permanente de los criterios de cumplimiento correspondientes, junto con una implementación total de los PAC desarrollados como resultado de las faltas de cumplimiento emitidas a partir de auditorías anteriores.


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8.1.2. Por lo general, el plazo para fijar las auditorías de control es entre la fecha de la auditoría de evaluación y la fecha de aniversario de la certificación. En algunos casos, dependiendo de la programación y de la naturaleza de las actividades que se llevan a cabo en el o los sitios certificados (por ejemplo, cosecha, presencia de mano de obra), la fecha fijada para llevar a cabo una auditoría de control puede quedar fuera de esta ventana (o bien antes o después). En todos los casos, se identificará una fecha límite antes de la cual se debe realizar la auditoría de control.

8.1.3. Las auditorías de control siguen el mismo proceso de auditoría, presentación de informes y revisión descrito en la Sección 5.

8.1.4. Las auditorías de control se llevan a cabo por lo general como auditorías anunciadas. Sin embargo, en conformidad con la Política para Auditorias Sin Anunciar de Fair Trade USA, si el OEC en consulta con Fair Trade USA determina que es necesario realizar una auditoría sin anunciar, que se llevará a cabo dentro de un plazo similar al de la auditoría de control anual, entonces el OEC puede llevar a cabo la auditoría de control como una auditoría sin anunciar.

8.1.5. Todas las faltas de cumplimiento identificadas durante las auditorías de control deben estar cerradas según los plazos especificados por el OEC durante el proceso del PAC con el fin de mantener su certificado.

8.2. Auditorías de Seguimiento

8.2.1. En ciertos casos, el OEC puede llevar a cabo auditorías de seguimiento fuera del ciclo regular de certificación que incluye auditorías de evaluación, control y recertificación.

8.2.2. Las auditorías de seguimiento pueden llevarse a cabo por los siguientes motivos, pero no se limitan a ellos:

a) Confirmación de la implementación y eficacia de los PAC antes de tomar una decisión de certificación o antes de cerrar las faltas de cumplimiento luego de una auditoría de control;

b) Cambios en las operaciones que tengan un impacto en el alcance de la certificación;

c) Respuesta a denuncias de falta de cumplimiento; y

d) Gestión permanente de riesgos.

8.2.3. El auditor puede ampliar el alcance de la auditoría para incluir criterios de cumplimiento adicionales, según sea necesario, sobre la base de los hallazgos en terreno.

8.2.4. Es posible encontrar guías adicionales para los auditores y el OEC sobre los requisitos para llevar a cabo y realizar muestreo en las auditorías de control en el documento Guía para la Auditoría de Seguimiento.

8.2.5. Estas auditorías pueden ser anunciadas o sin anunciar. Permitir las auditorías en cualquier circunstancia es un requisito del APS.

8.2.6. La política de Fair Trade USA para auditorías sin anunciar describe los criterios de selección, el alcance y el proceso de auditoría.

9. Recertificación

9.1. Postulación a Recertificación

9.1.1. El APS se basa en un ciclo de certificación que requiere la evaluación de la recertificación cada tres años.

9.1.2. Los postulantes a recertificación son revisados por el OEC según se describe en la Sección 5.3.

9.1.3. La postulación también puede reflejar cambios al alcance o la zona geográfica del certificado vigente, si corresponde, tal como se describe en la Sección 10.3.


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9.1.4. Se asigna un auditor o equipo auditor según se indica en la Sección 5.4.

9.2. Auditoría de Recertificación

9.2.1. Las auditorías de recertificación se llevan a cabo cada tres años (Años 3 y 6) para evaluar el mejoramiento constante de los requisitos correspondientes de Fair Trade USA.

9.2.2. En los años de recertificación aplican criterios de cumplimiento adicionales, según se describe en la Sección 5.5.1.

9.2.3. Las auditorías de recertificación se planifican para permitir un plazo suficiente para llevar a cabo el proceso (por ejemplo, el cierre de todas las faltas de cumplimiento) antes del vencimiento del certificado.

9.2.4. Las auditorías de recertificación siguen el proceso de auditoría, presentación de informes y revisión descrito en la Sección 5.

9.2.5. Se repite el proceso de toma de decisiones para la certificación (Sección 5.8), culminando en la emisión de un nuevo certificado de tres años, siempre y cuando todas las faltas de cumplimiento se hayan abordado de manera satisfactoria.

10. Cambios que Afectan la Certificación

10.1. Cambios a los Documentos Normativos

10.1.1. El OEC debe poner recursos suficientes a disposición de los Titulares del Certificado, en conformidad con los procedimientos de Fair Trade USA, lo que incluye:

a) Documentos normativos de Fair Trade USA: estándares, criterios de cumplimiento, políticas, procedimientos, etc.

b) Publicaciones, formularios, plantillas y pautas o documentos de orientación.

c) Comunicados oficiales y notificaciones a los Titulares del Certificado.

10.1.2. En caso de que se produzcan cambios en los documentos normativos, documentos de orientación o formularios, modelos o plantillas para los Titulares del Certificado, el OEC debe garantizar que los socios e individuos involucrados o afectados por el sistema de garantía reciban notificación oportuna de los cambios y el material nuevo o actualizado.

10.2. Cambios en los Requisitos de Certificación

10.2.1. Fair Trade USA mantiene protocolos definidos para la implementación de cambios en los requisitos de certificación, incluidos los plazos de entrada en vigor de dichos cambios.

10.2.2. Fair Trade USA vela por que los socios e individuos involucrados o afectados por el sistema de garantía sean notificados oportunamente de los cambios en los requisitos.

10.2.3. Fair Trade USA vela por que el OEC cuente con todos los documentos necesarios y actualizados para garantizar procedimientos profesionales de auditoría y certificación.

10.2.4. En caso de que Fair Trade USA adopte requisitos de certificación nuevos o revisados, el OEC es responsable de llevar a cabo la labor de certificación conforme a las políticas de transición aplicables durante el período de transición, según la definición de Fair Trade USA.

10.2.5. En caso de que Fair Trade USA adopte requisitos de certificación nuevos o revisados, el OEC debe comunicar dichos cambios a todos los Titulares de Certificado.

10.2.6. El OEC verifica la implementación de los cambios a través del proceso normal de auditoría o por otros medios, según corresponda.


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10.3. Cambios que Afectan el Alcance

10.3.1. El OEC exige a los Titulares del Certificado informar sobre cualquier cambio en las operaciones que tenga un impacto sobre el alcance de la certificación.

10.3.2. En caso de que dicho cambio en las operaciones sea notificado al OEC, o en respuesta a una postulación para modificar el alcance de un certificado ya otorgado, el OEC revisa el cambio informado o solicitud de modificación con el fin de determinar si se requiere o no una auditoría adicional de control en terreno.

10.3.3. La expansión o reducción de un certificado de APS, que implica agregar o eliminar sitios, miembros o productos cubiertos por un certificado sigue el Procedimiento de Cambios al Alcance del Certificado.

10.3.4. El Titular del Certificado debe informar al OEC sobre cualquier cambio en la propiedad o la administración de un Titular del Certificado, quien luego determinará si las consecuencias del cambio requieren una auditoría fuera del ciclo normal de auditorías.

10.4. Cambio de OEC

10.4.1. En caso de que un Titular del Certificado opte por transferir un certificado vigente a otro OEC

aprobado por Fair Trade USA, el Titular del Certificado debe seguir la Política de Cambio de Organismo

de Evaluación de Conformidad. Esta política contiene las condiciones, los pasos para solicitar un cambio

de OEC y los términos que debe cumplir el Titular del Certificado.

10.4.2. El ciclo de auditoría y certificación se basará en la posición del Titular del Certificado dentro del

sistema de Fair Trade USA, por ejemplo, si se encuentra en el Año 2 con el OEC actual, se espera que se

someta a una auditoría de los criterios del Año 3.

11. Suspensión de la Certificación y Descertificación

11.1. Fair Trade USA tiene derecho a suspender o cancelar un certificado y a actualizar las condiciones

de comercio durante la suspensión y/o las condiciones de reposición si encuentra no conformidades

graves del programa de garantía de Fair Trade USA y/o de cualquier otro requisito del estándar que

represente un riesgo grave para los trabajadores, comerciantes, consumidores y/o la buena fe de Fair

Trade USA o del OEC, según lo determinen dichas partes

11.2. Fair Trade USA informa inmediatamente al OEC y al Titular del Certificado acerca de la decisión de

certificación y del producto no conforme en el mercado y de los pasos tomados para reducir, retirar o

redenominar el producto no conforme que lleva la etiqueta Fair Trade Certified.

11.3. Suspensión

11.3.1. Un OEC tiene derecho a suspender o retirar certificados.

11.3.2. Un certificado puede ser suspendido en cualquier momento, generalmente durante un plazo

máximo de 6 meses, debido a las siguientes circunstancias:

a) Una falta demostrada de cumplimiento de uno o más criterios durante el período intermedio entre auditorías anuales que no esté cerrado (con o sin contingencias) durante el proceso regular del PAC.

b) No abordar completamente las faltas de cumplimiento a través de un PAC dentro del plazo especificado por el OEC durante el ciclo de auditorías de control.

c) Identificación de faltas de cumplimiento durante una auditoría de control o seguimiento, dependiendo de la naturaleza de la falta y/o la repuesta del Titular del Certificado a las faltas a


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través del proceso del PAC. Entre los ejemplos se incluyen, pero no se limitan a ellos, los requisitos relacionados con los Convenios Fundamentales de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), la corrupción o el fraude.

d) La no implementación efectiva de los PAC de una auditoría anterior.

e) Denuncia de un tercero (por ejemplo, trabajador, organización laboral, organización de productores o sindicato) de la falta de cumplimiento de uno o más criterios de cumplimiento (incluidas faltas que no fueron identificadas durante la auditoría), lo cual es corroborado mediante un proceso de investigación.

f) Faltas de cumplimiento identificadas durante una auditoría sin anunciar de criterios de cumplimiento que el Titular del Certificado estaba cumpliendo con anterioridad.

g) La negativa de parte del Titular del Certificado de facilitar una auditoría planificada o sin anunciar, u obstrucción al proceso de auditoría por parte del Titular del Certificado o sus representantes.

h) La no programación de una auditoría obligatoria de control, seguimiento o recertificación dentro del plazo especificado por el OEC.

i) No cumplimiento de obligaciones contractuales (por ejemplo, no pago de honorarios).

11.3.3. Si se emite una suspensión dentro del plazo previsto de expiración del certificado, el certificado se extenderá en conformidad con la duración del período de suspensión.

11.3.4. Las notificaciones de suspensión, incluidas las condiciones de la suspensión, se envían al Titular del Certificado con copia a Fair Trade USA, por parte del personal OEC capacitado en el manejo de suspensión de certificaciones. La notificación se envía por correo electrónico con una carta adjunta, y puede o no incluir las condiciones para la reposición de la certificación.

11.3.5. Normalmente se entregan las condiciones de la reposición para permitir al Titular del Certificado defenderse y otorgarle la oportunidad de responder con un PAC a la o las faltas de cumplimiento identificadas.

11.3.6. El OEC puede requerir una auditoría de seguimiento para confirmar la implementación y eficacia de los PAC, luego de lo cual se repone la certificación siempre y cuando todas las faltas de cumplimiento estén cerradas.

11.3.7. La auditoría de seguimiento debe llevarse a cabo durante el período de máxima producción, si así lo permite el tiempo, e idealmente dentro de dos meses desde la fecha de la notificación de suspensión y no más allá de cuatro meses después de dicha fecha. Los plazos de la suspensión se pueden extender, en casos excepcionales, si aquello es necesario para adaptarse al proceso de la auditoría.

11.3.8. Por lo general, no se darán las condiciones para la reposición en las siguientes situaciones:

a) Se observa una falta de cumplimiento intencional de los criterios de cumplimiento;

b) Se presenta información falsa o engañosa a los auditores o a otro personal de evaluación del cumplimiento; y/o

c) Se trata a un auditor de manera hostil.

11.3.9. Tanto el OEC como Fair Trade USA actualizan sus registros y listas públicas de Titulares del Certificado para procurar que reflejen la situación actual de la certificación.

11.3.10. Si se toma la decisión de reducir el alcance de la certificación como condición para la reposición, dicha reducción se comunica claramente a Fair Trade USA y al Titular del Certificado, y se especifica en la documentación de certificación y la información pública.

11.4. Descertificación

11.4.1. Los Titulares del Certificado pueden decidir retirarse voluntariamente de la certificación en cualquier momento durante el ciclo de certificación.


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11.4.2. El certificado de un Titular del Certificado puede ser revocado en situaciones en las que los problemas pendientes relacionados con una suspensión no han sido abordados de manera satisfactoria dentro del plazo especificado.

11.4.3. Cuando un proceso de suspensión no ha terminado con la reposición de la certificación, la descertificación es el último paso para anular el certificado de Fair Trade USA.

11.4.4. Una falta de receptividad de parte del socio para repetir las comunicaciones relacionadas con la programación de las auditorías o el cierre de las faltas de cumplimiento se considerará como un retiro voluntario del programa.

11.4.5. Las notificaciones de descertificación, incluidas sus condiciones, son enviadas al Titular del Certificado por parte del OEC, en forma de correo electrónico con una carta adjunto, y con copia a Fair Trade USA.

11.4.6. El OEC y Fair Trade USA actualizan todos los registros y las listas públicas de los Titulares del Certificado para reflejar el estado de descertificación.

11.4.7. Un Titular del Certificado descertificado puede decidir voluntariamente volver a postular a un OEC y comenzar el proceso de certificación de cero.

11.4.8. Los Titulares del Certificado que no estén de acuerdo con una decisión de certificación pueden apelar dicha decisión ante el OEC según se indica en la Sección 5.8.3 de este documento.

12. Mantenimiento de Registros

12.1. El OEC debe llevar registros que comprueben que todos los requisitos del proceso de certificación se han cumplido efectivamente.

12.2. Los registros son confidenciales.

12.3. Los siguientes registros electrónicos se mantienen durante por lo menos siete años por parte del OEC y quedan a disposición de Fair Trade USA para su evaluación:

a) Registros de personal de evaluación del cumplimiento (funcionarios y auditores), incluidos contratos, CV, certificaciones, acuerdos de confidencialidad, registros de capacitación, declaraciones de posibles conflictos de interés y revisiones de desempeño;

b) Postulaciones a certificación;

c) Acuerdos de servicios de evaluación;

d) Informes de auditoría y registros asociados;

e) Registros de decisiones de certificación y notificación de tales decisiones;

f) Quejas, apelaciones o conflictos relacionados con la certificación, incluidos registros de revisiones y seguimiento de dichas quejas, apelaciones o conflictos.

13. Supervision de los Organismos de Evaluación de la Conformidad Conforme al Programa de Agricultura

13.1. Estructura del Programa

13.1.1. En el Programa de Agricultura, la supervisión incluye la evaluación regular de todos los

componentes descritos en el Programa de Supervisión del OEC.

13.1.2. Las actividades de supervisión son realizadas por el personal del Equipo de Certificación de Fair

Trade USA. El calendario anual de supervisión es determinado por el equipo e implementado según el

ciclo descrito en el Programa de Supervisión del OEC.


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13.1.3. Como parte del proceso de planificación del Programa de Supervisión, se identifican los siguientes

criterios:

a) Período de revisión anual para considerar la temporada de auditorías;

b) Calendario para la presentación de antecedentes para el programa de supervisión, las actividades

y los productos, y

c) La identificación de los pasos específicos del proceso de auditoría que se incluirán en la

evaluación y los métodos de muestreo.

13.2. Supervisión de los Procesos de Auditoría del OEC

13.2.1. El Programa de Agricultura evalúa el cumplimiento del proceso de auditoría por parte del OEC

según se describe en la sección 7.1 del Procedimiento de Supervisión. Los requisitos del proceso de

auditoría cuyo cumplimiento se evalúa se describen este Manual y sus políticas, procedimientos y

materiales de orientación relacionados, y se resumen en el siguiente cuadro.

Proceso de Auditoría Referencia Normativa

Postulación a Certificación y Planificación

de la Auditoría

Manual de Garantía del Programa de Agricultura,

Sección 5.3

Evaluación Manual de Garantía del Programa de Agricultura,

Sección 5.4

Muestreo Requisitos para Calcular el Tamaño de la Muestra y

Duración de la Auditoría

Informe de Auditoría Manual de Garantía del Programa de Agricultura,

Sección 5.5

Plan de Acción Correctiva Manual de Garantía del Programa de Agricultura,

Sección 5.6

Presentación de Informes Orientación sobre la Distribución de Documentación

de Auditoría por parte de los OEC

Decisión de Certificación Manual de Garantía del Programa de Agricultura,

Sección 5.7

Secuencia de la Auditoría Manual de Garantía del Programa de Agricultura,

Sección 5.8

Emisión del Certificado Manual de Garantía del Programa de Agricultura,

Sección 7.1

Cambios que Afectan el Alcance Cambios al Procedimiento del Alcance del Certificado

Cambio de OEC Política de Cambio del Organismo de Evaluación de

la Conformidad

Certificado de Suspensión y

Descertificación

Manual de Garantía del Programa de Agricultura,

Sección 11

Registros Manual de Garantía del Programa de Agricultura,

Sección 12


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13.2.2 Para cada OEC, se muestrea el quince por ciento (15%) de las auditorías realizadas desde el

último período de revisión para verificar el cumplimiento del proceso. Esta muestra incluye todas las

auditorías para las cuales se realizó una auditoría testigo.

13.2.3 La muestra se estratifica por tamaño de operación e incluye todas las auditorías realizadas a

operaciones con estructuras de negocios complejas; el resto de la muestra se divide en auditorías de

tamaños mixtos y operaciones grandes, y operaciones medianas y pequeñas.

13.3. Sanciones para los OEC

13.3.1. Mientras están suspendidos, los OEC no pueden asumir nuevos trabajos, pero pueden seguir atendiendo a clientes existentes. El programa de agricultura entiende nuevos trabajos como cualquier postulación nueva que no haya firmado aún un contrato de servicio, y cualquier auditoría venidera que aún no esté programada. Las auditorías que ya fueron programas (incluidas auditorías iniciales, de control, de recertificación y de seguimiento, sean estas anunciadas o sin anunciar) por parte del OEC con el cliente no se consideran nuevos negocios y pueden continuar como estaban planificadas. La emisión de informes de auditoría, los procesos de PAC y los certificados se consideran parte de los negocios vigentes que el OEC tiene la responsabilidad de llevar a cabo hasta su finalización.


Marzo de 201 9

ACERCA DE FAIR TRADE USA

Fair Trade USA es una organización sin fines de lucro que promueve medios de vida sostenibles para los

productores y trabajadores, protege ecosistemas frágiles y crea cadenas de suministro fuertes y

transparentes mediante la certificación de terceras entidades independientes. Su sello Fair Trade

Certified™ es prueba confiable del cumplimiento de estándares rigurosos en la producción, el comercio y

la promoción de productos Comercio Justo de todo el mundo. Reconocido como un emprendimiento social

de vanguardia por la Clinton Global Initiative, la Fundación Skoll y Ashoka, Fair Trade USA también ofrece

programas de formación de capacidades críticas en el origen y educa a los consumidores acerca del

poder de sus compras. Visite www.FairTradeCertified.org para más información.

Contacto

Fair Trade USA

1901 Harrison, Suite 1700

Oakland, CA 94612

Estados Unidos

Teléfono: (510) 663-5260

Fax: (510) 663-5264

E-mail: [email protected]

Sitio web: FairTradeCertified.org

http://www.fairtradecertified.org/

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