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MANUALDE GESTIÓN DE
EMISIÓN DE PERMISOS DE FUNCIONAMIENTO
PARA ESTABLECIMIENTOS QUE PRESTAN DE SERVICIOS DE SALUD
PUBLICOS O PRIVADOSCÓDIGO:
ACESS-DTHVC-GEPF-P01
Versión 1.0
Agencia de Aseguramiento de la Calidad de losServicios de Salud y Medicina Prepagada - ACESS
Agencia de Aseguramiento de la Calidad de losServicios de Salud y Medicina Prepagada - ACESS
2
FIRMAS DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
NOMBRE APELLIDO / CARGO FECHA DE APROBACIÓN FIRMA
Aprobado por:
María Piedad Bastidas Responsable de Planificación y Gestión
Estratégica
María José Espín Responsable de Gestión Técnica de Habilitación,
Vigilancia y Control de Establecimientos Prestadores de Servicios de Salud
Revisado por:
Natalia Hidalgo Analista Técnico de Habilitación 2
Mónica Castillo Analista Técnico de Habilitación 2
Daniela Palacios Analista de Vigilancia y Control
Elaborado por:
Christian Jiménez Analista de Planificación y Gestión Estratégica 2
* Firmas de revisión y aprobación establecidas conforme Art. 9 y Disposición General Cuarta del ACUERDO MINISTERIAL Nro. MDT- 2020 – 0111.
CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Descripción del cambio Fecha de actualización
Responsable del cambio
Nombrar si existe documentación
obsoleta y detalle
1.0 Versión inicial No aplica
3
ÍNDICE
1. Lineamientos del Proceso ................................................................................... 3
2. Glosario de términos y abreviaturas .................................................................... 5
3. Descripción del proceso ...................................................................................... 7
3.1. Ficha del proceso ................................................................................................ 7
3.2. Diagrama de flujo del proceso ............................................................................. 9
3.3. Procedimiento del proceso ................................................................................ 10
3.3.1. Alcance .............................................................................................................. 10
3.3.2. Descripción de las actividades .......................................................................... 10
3.4. Indicadores del proceso ..................................................................................... 16
3.5. Listado de formatos y anexos ............................................................................ 16
4
6
7
7
8
10
10
10
15
15
Agencia de Aseguramiento de la Calidad de losServicios de Salud y Medicina Prepagada - ACESS
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1. Lineamientos del Proceso
Para la ejecución del presente proceso, es imprescindible la aplicación de los siguientes lineamientos: El presente documento es de aplicación obligatoria para todos los actores involucrados
en el mismo, sin que esto se contraponga a la normativa legal vigente, de ser el caso el responsable del proceso deberá comunicar a la Dirección de Planificación y Gestión Estratégica cualquier actividad que durante su implementación se identifique como modificada por la normativa, solicitando se realice la revisión y actualización del manual de ser el caso.
Los formatos que sean anexados al presente documento, son sujetos a modificaciones
conforme la necesidad identificada por el responsable del proceso, en ese caso siempre y cuando la modificación del formato no represente una alteración al diagrama de flujo, estas modificaciones serán propuestas por el área responsable del proceso y puestas a consideración de la Dirección de Planificación y Gestión Estratégica para la debida codificación y control de formatos.
Todos los aspectos que no se encuentren normados de forma expresa en este procedimiento deben ser complementados o suplidos por las disposiciones del marco normativo vigente.
Los Centros Especializados en Salud Renal – CESR y Centros Especializados para el Tratamiento a Personas con Consumo Problemático de Alcohol y Otras Drogas – CETAD, deben cumplir con el proceso de licenciamiento antes de obtener el permiso de funcionamiento.
El proceso de Licenciamiento se ejecutará a través de la herramienta informática diseñada para el efecto.
El Delegado/a de la provincia o zona, según corresponda, no podrá emitir el Certificado de Licenciamiento a un Establecimiento de Salud (CETAD o CESR), si el establecimiento no cuenta con una solicitud de permiso de funcionamiento en estado “pre aprobado”.
El personal técnico en territorio, deberá revisar que el usuario haya ingresado los requisitos obligatorios, en los formatos establecidos en el sistema:
5
CETAD:
Resolución de Aprobación de Reglamento interno. Notificación de Aprobación de Programa Terapéutico. Autolicenciamiento
CESR
Autolicenciamiento
El/la representante legal de cada establecimiento de salud ingresará la información
referente al Autolicenciamiento, a través de la herramienta informática desarrollada para el efecto por la Autoridad Sanitaria Nacional.
El Autolicenciamiento se efectuará de manera regular durante el primer mes de cada año (de vigencia del permiso de funcionamiento).
La vigencia del certificado de licenciamiento será de 4 (cuatro) años contados desde su emisión, no obstante, el Autolicenciamiento debe ser realizado de forma anual.
El Autolicenciamiento será un condicionamiento para el envío de la solicitud de renovación del permiso de funcionamiento.
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2. Glosario de términos y abreviaturas
Autolicenciamiento: Es una fase obligatoria con la que se inicia el Proceso de Licenciamiento. Esta Fase que es de responsabilidad de la o el representante legal del establecimiento de salud, tiene como propósito contar con el diagnóstico situacional en relación a los estándares mínimos señalados en los instrumentos oficiales emitidos por la Autoridad Sanitaria Nacional, los mismos que se basan en los siguientes componentes:
Infraestructura: ambientes e instalaciones; Equipamiento: equipos, instrumental, mobiliario general y específico; Talento Humano: profesionales de la salud, personal de apoyo técnico y
administrativo; y, Norma.
Aceptar Solicitud: La información registrada por el usuario en la solicitud y sus
archivos cumplen con los requisitos necesarios.
Cancelar solicitud en el sistema: Se hace referencia a dicha cancelación en los casos que se detallan a continuación.
Cuando el establecimiento no solventa las observaciones emitidas por la
Agencia. Por pedido del representante legal o propietario.
Categoría: Es un atributo de la oferta, que debe considerar el tamaño, nivel tecnológico y la capacidad resolutiva cualitativa y cuantitativa de la oferta (recursos).
CETAD: Centro Especializado para el tratamiento a personas con consumo problemático de alcohol y otras drogas.
Certificado de Licenciamiento: Documento emitido por la Autoridad Sanitaria, que registra los índices de calificación de los servicios prestados por el establecimiento, el mismo que sirve como requisito para obtener el Permiso de Funcionamiento.
CESR: Centro Especializado en Salud Renal.
Condición: El servicio en su conjunto o individualmente; sus componentes pueden ser prestados por el establecimiento con criterios de funcionalidad operativa (infraestructura y equipamiento) y calidad (talento humano y normas), según su nivel de atención y complejidad. Cuando el servicio está presente en el establecimiento se convierten en requeridos los componentes de infraestructura, equipamiento, talento humano y normativa según lo indicado en la matriz respectiva.
Cuando el servicio no es prestado por el establecimiento evidentemente no se toma en cuenta o no se califica.
Cuando un equipamiento “condicionado” se encuentra en el servicio debe ser evaluado con la misma rigurosidad que uno “requerido”.
7
CTIS: Comisión Técnica Institucional de Salud que estará integrada por profesionales de la salud y asesoría jurídica, conformando un equipo de al menos: médico/a, psicólogo/a y abogado/a capacitados en los procesos de vigilancia y control sanitario establecidos para el efecto, quienes realizarán la verificación correspondiente para la visita de asesoramiento.
Establecimientos de Salud: Son aquellos que están destinados a brindar prestaciones de salud, ambulatoria o de internamiento, bajo la responsabilidad de un profesional en salud, un técnico en promoción, prevención, recuperación y rehabilitación. Se clasifican de acuerdo a la capacidad resolutiva, nivel de atención y complejidad.
Índice Global de Licenciamiento: Resultado final obtenido en la Matriz de
Licenciamiento.
Inspección in situ de licenciamiento: Comprende las actividades relacionadas a la verificación in situ de la información emitida por cada establecimiento de salud en su Autolicenciamiento, lo cual se realizará con la aplicación de los instrumentos técnicos dispuestos por la Autoridad Sanitaria Nacional.
Las inspecciones de verificación in situ de Licenciamiento se realizarán de acuerdo a un cronograma elaborado por el equipo técnico de licenciamiento de cada provincia, y podrán ejecutarse de forma inmediata luego del Autolicenciamiento.
La fase de inspección in situ de Licenciamiento se ejecutará cada cuatro (4) años y se iniciará en un plazo de hasta cuatro meses, contado a partir de la recepción de la información del último Autolicenciamiento realizado por el establecimiento de salud.
Licenciamiento: Procedimiento de carácter obligatorio por medio del cual la Autoridad Sanitaria realiza una evaluación a los establecimientos de salud que conforman el Sistema Nacional de Salud, para garantizar que cumplan con los estándares mínimos necesarios para su funcionamiento.
Matriz de Licenciamiento: Herramienta en formato Excel que contiene los estándares mínimos que deben cumplir los establecimientos de salud para su habilitación, de acuerdo a su nivel de atención, complejidad y categoría
Reinspección: Los establecimientos de salud con licencia condicionada tendrán el
plazo de hasta ocho (8) meses, contado a partir de la entrega de la certificación correspondiente, para subsanar las observaciones de la primera inspección. Luego de haber transcurrido el plazo establecido, se realizará una nueva inspección para la verificación del cumplimiento de las recomendaciones. De obtener un puntaje suficiente el establecimiento obtendrá su certificado de licenciamiento; caso contrario, bajará de categoría en el nivel de atención o en el nivel de complejidad según corresponda, debiendo iniciar un nuevo proceso de licenciamiento en base a dicho cambio.
Talento Humano: Se refiere al profesional o conjunto de profesionales de la salud (operativos, administrativos) y personal de apoyo (operativo y administrativo) que, con
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su trabajo hacen posible la prestación del servicio. Los títulos que avalan la formación profesional del personal, que presta sus servicios en los establecimientos de salud, deben estar registrados en la SENESCYT y ACESS según corresponda, esto será verificado en la Inspección in situ de Licenciamiento y deberá registrarse los nombres completos y números de cédula en el campo de observaciones del Componente Talento Humano.
3. Descripción del proceso
3.1. Ficha del proceso
Proceso: Licenciamiento de Establecimientos de Salud Código del Proceso: ACESS-DTHVC-LES-P01
Descripción:
PROPÓSITO: Evaluar a los establecimientos de salud del Sistema Nacional de
Salud, para garantizar el cumplimiento de estándares mínimos necesarios para su funcionamiento.
DISPARADOR: Necesidad del Certificado de Licenciamiento de los
establecimientos de salud
ENTRADAS: Solicitud de certificado de licenciamiento en el sistema informático
de Establecimientos prestadores de Servicios de Salud CETAD:
Resolución de Aprobación de Reglamento interno. Notificación de Aprobación de Programa Terapéutico. Autolicenciamiento
CESR Autolicenciamiento
ACTIVIDADES: Revisar de la solicitud de Licenciamiento. Aceptar la solicitud de Licenciamiento. Planificar y programar la inspección in situ de Licenciamiento Realizar inspección in situ de Licenciamiento Cargar insumos de inspección in situ de Licenciamiento. Calcular equivalencia de resultados Verificar tipo de licencia Pre aprobar el Certificado de Licenciamiento
9
Emitir Certificado de Licenciamiento (una vez que la solicitud de permiso de funcionamiento se encuentre en estado pre aprobado)
Productos/Servicios del Proceso:
Certificado de Licenciamiento de establecimientos de salud.
Servicios/ Trámites asociados:
N/A
Responsable del Proceso:
Dirección Técnica de Habilitación, Vigilancia y Control de Establecimientos Prestadores de Servicios de Salud
Tipo de cliente: Externo: Establecimientos prestadores de servicios de Salud Públicos y Privados
Controles del proceso
Identificación Normativa Legal Vigente Acuerdo Ministerial 00004915, Reglamento para la aplicación del
Proceso de Licenciamiento en Establecimientos de Salud. Art. 3, 4, 6, 7, 12, 13, 14 y 15.
Acuerdo Ministerial 00032 "Reglamento para la emisión del permiso de funcionamiento de los establecimientos y servicios de salud del sistema nacional de salud”, publicado en el Registro Oficial 246 de fecha 15 de julio del 2020. Disposición General Cuarta
Acuerdo Ministerial No. 00001993 Instructivo para Otorgar el Permiso Anual de Funcionamiento a los Centros de Recuperación para tratamiento a Personas con Adicciones o dependencias A Sustancias Psicoactivas (Cr)
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3.2. Diagrama de flujo del proceso
4.Revisarsolicitud
delicenci-
amiento
¿Es mayor al 69%?
Inicio
¿Solicitud completa y correcta?
Si
5. Aceptarsolicitud de
licenciamiento
6. Programarinspeccionesen el sistema
8. Realizar inspección in situ de
Licenciamiento a establecimientos de
salud
9. Cargar información de resultados de
inspección in Situ
10. Calcularequivalencias
de resultados Si
11.Veri�cartipo de
licencia
No
10.1. Generarnoti�cación de“No licencia”
al usuario
Fin
12. Cambiarsolicitud de
licenciamientoa estado
preaprobado
No (Si licencia (desde 85 a 100%))
Si (Con condición (70 a 84%))
11.2. Veri�car sicorresponde areinspección
en caso de que losservicios de
alto riesgo cuentencon el resultado de
“Si Licencia”
¿Corresponde areinspección?
No
17. Habilitardescarga decerti�cado
correspondiente
No
4.3.1 Cancelar solicitud en el
sistema Fin
Si
¿Tipo de licencia con condición?
4.1.Informarobserva-ciones
a usuario No
Si
Solicitud de licenciamiento 16. Llenar
encuesta desatisfacción del
usuario
- Acta e Informe de inspección in situ de Licenciamiento- Matriz cali�cada
2. Cargarrequisitos
7. Noti�car alusuario la fecha
de la inspección
13. Noti�caralusuario el inicio delproceso de Emisión
de Permiso deFuncionamiento
14. Gestión deEmisión de
Permisos deFuncionamiento
15. Emitir el certi�cadode licenciamiento
18. Descargarcerti�cado de
licenciamiento Fin
11.3.
Emitir noti�cación decerti�cado de licencia
condicionada
En un plazo no mayor a 8 meses
11.1.1Emitir
noti�caciónde resultado Fin
11.5. Programarre inspección y
calcular plazo (nomayor a 8 meses)
11.4. Cargarlos resultados
1
1
¿Es primera vez ?
SI
No
1. Ingresar aACESS en línea
4.3. Revisar información
4.2 Subsanarobservaciones
11.1Veri�carnúmero
deinspeccionesrealizadas
En caso de ser reinspecciónse deberá utilizar la Matriz
Cali�cada para la veri�caciónde las observaciones de la
primera inspección
3.Generar solicitudde licenciamiento
¿Solventó observaciones?
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de
Salu
d
4. Revisar solicitud de
licenciamiento
¿Es mayor al 69%?
Inicio
¿Solicitud completa y correcta?
Si
5. Aceptar solicitud de
licenciamiento
6. Programar inspecciones en el sistema
8. Realizar inspección in situ de
Licenciamiento a establecimientos de
salud
9. Cargar información de resultados de
inspección In Situ
10. Calcular equivalencias de resultados
Si11. Verificar
tipo de licencia
No
10.1. Generar notificación de “No licencia” al
usuario Fin
12. Cambiar solicitud de
licenciamiento a estado pre -
aprobado
No (Si licencia (desde 85 a 100%))
Si (Con condición (70 a 84%))
11.2. Verificar si corresponde a
reinspección en caso de que los servicios de
alto riesgo cuenten con el resultado de “Si
licencia”
¿Corresponde a
reinspección?
No
17. Habilitar descarga de certificado
correspondiente
No4.3.1 Cancelar solicitud en el
sistemaFin
Si
¿Tipo de licencia con condición?
4.1. Informar observaciones
a usuario
¿Solventó observacione
s?No
Si
3. Generar solicitud de
licenciamiento
Solicitud de licenciamiento 16. Llenar
encuesta de satisfacción del
usuario
- Acta e Informe de inspección in situ de Licenciamiento- Matriz calificada
2. Cargar requisitos
7. Notificar al usuario la fecha de la inspección
13. Notificar al usuario el inicio del proceso de Emisión de Permiso de
Funcionamiento
14. Gestión de Emisión de
Permisos de Funcionamiento
15. Emitir el certificado de licenciamiento
18. Descargar certificado de licenciamiento
Certificado de Licenciamiento
Fin
11.3. Emitir notificación de certificado de
licencia condicionada
En un plazo no mayor a 8 meses
11.1.1 Emitir notificación de resultado
Fin
11.5. Programar re inspección y
calcular plazo (no mayor a 8 meses)
11.4. Cargar los
resultados
1
1
¿Es primera vez ?
SI
No
1. Ingresar a ACESS en
línea
4.3. Revisar información
4.2. Subsanar observaciones
11.1. Verificar número de
inspecciones realizadas
En caso de ser reinspección se deberá utilizar la Matriz
Calificada para la verificación de las observaciones de la
primera inspección
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4.Revisarsolicitud
delicenci-
amiento
¿Es mayor al 69%?
Inicio
¿Solicitud completa y correcta?
Si
5. Aceptarsolicitud de
licenciamiento
6. Programarinspeccionesen el sistema
8. Realizar inspección in situ de
Licenciamiento a establecimientos de
salud
9. Cargar información de resultados de
inspección in Situ
10. Calcularequivalencias
de resultados Si
11.Veri�cartipo de
licencia
No
10.1. Generarnoti�cación de“No licencia”
al usuario
Fin
12. Cambiarsolicitud de
licenciamientoa estado
preaprobado
No (Si licencia (desde 85 a 100%))
Si (Con condición (70 a 84%))
11.2. Veri�car sicorresponde areinspección
en caso de que losservicios de
alto riesgo cuentencon el resultado de
“Si Licencia”
¿Corresponde areinspección?
No
17. Habilitardescarga decerti�cado
correspondiente
No
4.3.1 Cancelar solicitud en el
sistema Fin
Si
¿Tipo de licencia con condición?
4.1.Informarobserva-ciones
a usuario No
Si
Solicitud de licenciamiento 16. Llenar
encuesta desatisfacción del
usuario
- Acta e Informe de inspección in situ de Licenciamiento- Matriz cali�cada
2. Cargarrequisitos
7. Noti�car alusuario la fecha
de la inspección
13. Noti�caralusuario el inicio delproceso de Emisión
de Permiso deFuncionamiento
14. Gestión deEmisión de
Permisos deFuncionamiento
15. Emitir el certi�cadode licenciamiento
18. Descargarcerti�cado de
licenciamiento Fin
11.3.
Emitir noti�cación decerti�cado de licencia
condicionada
En un plazo no mayor a 8 meses
11.1.1Emitir
noti�caciónde resultado Fin
11.5. Programarre inspección y
calcular plazo (nomayor a 8 meses)
11.4. Cargarlos resultados
1
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¿Es primera vez ?
SI
No
1. Ingresar aACESS en línea
4.3. Revisar información
4.2 Subsanarobservaciones
11.1Veri�carnúmero
deinspeccionesrealizadas
En caso de ser reinspecciónse deberá utilizar la Matriz
Cali�cada para la veri�caciónde las observaciones de la
primera inspección
3.Generar solicitudde licenciamiento
¿Solventó observaciones?
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d4. Revisar
solicitud de licenciamiento
¿Es mayor al 69%?
Inicio
¿Solicitud completa y correcta?
Si
5. Aceptar solicitud de
licenciamiento
6. Programar inspecciones en el sistema
8. Realizar inspección in situ de
Licenciamiento a establecimientos de
salud
9. Cargar información de resultados de
inspección In Situ
10. Calcular equivalencias de resultados
Si11. Verificar
tipo de licencia
No
10.1. Generar notificación de “No licencia” al
usuario Fin
12. Cambiar solicitud de
licenciamiento a estado pre -
aprobado
No (Si licencia (desde 85 a 100%))
Si (Con condición (70 a 84%))
11.2. Verificar si corresponde a
reinspección en caso de que los servicios de
alto riesgo cuenten con el resultado de “Si
licencia”
¿Corresponde a
reinspección?
No
17. Habilitar descarga de certificado
correspondiente
No4.3.1 Cancelar solicitud en el
sistemaFin
Si
¿Tipo de licencia con condición?
4.1. Informar observaciones
a usuario
¿Solventó observacione
s?No
Si
3. Generar solicitud de
licenciamiento
Solicitud de licenciamiento 16. Llenar
encuesta de satisfacción del
usuario
- Acta e Informe de inspección in situ de Licenciamiento- Matriz calificada
2. Cargar requisitos
7. Notificar al usuario la fecha de la inspección
13. Notificar al usuario el inicio del proceso de Emisión de Permiso de
Funcionamiento
14. Gestión de Emisión de
Permisos de Funcionamiento
15. Emitir el certificado de licenciamiento
18. Descargar certificado de licenciamiento
Certificado de Licenciamiento
Fin
11.3. Emitir notificación de certificado de
licencia condicionada
En un plazo no mayor a 8 meses
11.1.1 Emitir notificación de resultado
Fin
11.5. Programar re inspección y
calcular plazo (no mayor a 8 meses)
11.4. Cargar los
resultados
1
1
¿Es primera vez ?
SI
No
1. Ingresar a ACESS en
línea
4.3. Revisar información
4.2. Subsanar observaciones
11.1. Verificar número de
inspecciones realizadas
En caso de ser reinspección se deberá utilizar la Matriz
Calificada para la verificación de las observaciones de la
primera inspección
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3.3. Procedimiento del proceso
3.3.1. Alcance
Este proceso comprende desde el ingreso de la solicitud en el sistema de Establecimientos Prestadores de Servicios de Salud, módulo de Licenciamiento, incluyendo la carga de requisitos habilitantes, hasta la descarga del certificado de Licenciamiento.
3.3.2. Descripción de las actividades
No. Actividad Actor Descripción Documento
1 Ingresar a ACESS en
línea
Establecimientos de salud
El usuario deberá ingresar a la página de la ACESS en línea, a través del siguiente link:
http://www.calidadsalud.gob.ec/acessenlinea/ Elegir el módulo “licenciamiento” e ingresar:
RUC en estado activo Correo electrónico para notificación y
contacto Código captcha
2 Cargar requisitos
Establecimientos de salud
El usuario deberá cargar los requisitos en función de sus servicios, mismos que se detallan a continuación:
CETAD: Resolución de Aprobación de
Reglamento interno. Oficio de Aprobación de Programa
Terapéutico. Autolicenciamiento
CESR
Autolicenciamiento.
3 Generar solicitud de licenciamiento
Establecimientos de salud
El usuario generará en el sistema la solicitud de licenciamiento.
Solicitud de licenciamiento
4 Revisar solicitud de licenciamiento
Analista Zonal/Provincial de Habilitación
Se revisará la solicitud de licenciamiento recibida por parte del Establecimiento de Salud y se verificará si se encuentra correctamente llenada y con los debidos documentos de respaldo. ¿Solicitud completa y correcta?
13
No. Actividad Actor Descripción Documento Si: continúa actividad No. 5 No: continúa actividad No. 4.1.
4.1 Informar
observaciones a usuario
Analista Zonal/Provincial de Habilitación
Se informará al usuario las observaciones encontradas en la solicitud y en la documentación de respaldo de ser el caso.
4.2 Subsanar observaciones
Establecimientos de salud
El usuario deberá remitir la documentación con las correcciones solicitadas y observadas por parte del personal de ACESS.
4.3 Revisar información
Analista Zonal/Provincial de Habilitación
Revisará la información remitida por parte del usuario. ¿Solventó las observaciones? Si: continúa actividad No. 5 No: continúa actividad No. 4.3.1.
4.3.1 Cancelar
solicitud en el sistema
Analista Zonal/Provincial de Habilitación
Si el usuario no solventó las observaciones realizadas, de manera automática se cancelará la solicitud en el sistema y terminará el proceso.
5 Aceptar
solicitud de licenciamiento
Analista Zonal/Provincial de Habilitación
Si la solicitud está correctamente llenada y completa en cuanto a los requisitos solicitados, se aceptará el requerimiento del usuario.
6 Programar
inspecciones en el sistema
Analista Zonal/Provincial de Habilitación
El analista deberá realizar las siguientes actividades con el propósito de la planificación de las inspecciones, mismas que deberán ser realizadas en el sistema y que se detallan a continuación: 1. Ingresar al aplicativo de “Establecimientos Prestadores de Servicios de Salud” al siguiente link:
https://saccs.calidadsalud.gob.ec/login 2. Digitar usuario (cédula) y contraseña. 3. Escoger el perfil que corresponda “ANALISTA
ZONAL DE CONTROL SANITARIO o ANALISTA DISTRITAL DE CONTROL SANITARIO” según corresponda
4. Ingresar al menú “LICENCIAMIENTO” 5. Escoger la opción “INSPECCIONES” 6. Escoger la opción “PROGRAMACIÓN” 7. Seleccionar el botón “AGREGAR” y escoger el
establecimiento 8. Digitar la fecha de inicio y final de inspección 9. Seleccionar Líder de la comisión 10. Agregar los integrantes de la comisión inspectora 11. Clic en “GUARDAR”.
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14
No. Actividad Actor Descripción Documento
7
Notificar al usuario la fecha
de la inspección
Sistema Mediante correo electrónico, se notificará al usuario la fecha y hora en la cual se realizará la inspección in situ de Licenciamiento.
8
Realizar inspección in
situ de Licenciamiento
a establecimiento
s de salud
Analista Zonal/Provincial de Habilitación
Se procederá a realizar la inspección de manera física en los establecimientos de salud y deberá seguirse el siguiente protocolo: 1. Reunión de apertura y presentación de
comisión técnica. 2. Inspección In situ de Licenciamiento utilizando
la matriz de licenciamiento oficializada. 3. Llenar de matriz 4. Reunión de cierre y entrega de resultados. 5. Elaboración y firma de acta de inspección.
9
Cargar información de resultados de inspección in
situ de Licenciamiento
Analista Zonal/Provincial de Habilitación
El analista a cargo deberá cargar la información de resultados de inspección in situ de Licenciamiento, realizando las siguientes actividades: 1. Ingresar al aplicativo de “Establecimientos
Prestadores de Servicios de Salud” al siguiente link: https://saccs.calidadsalud.gob.ec/login
2. Digitar usuario (cédula) y contraseña. 3. Escoger el perfil que corresponda “LIDER
ZONAL COMISIÓN INSPECTORA o LIDER DISTRITAL COMISIÓN INSPECTORA”, según corresponda
4. Ingresar al menú “LICENCIAMIENTO” 5. Escoger la opción “INSPECCIONES” 6. Escoger la opción “COMISIÓN TÉCNICA” 7. Seleccionar la inspección programada (color azul) 8. Seleccionar del calendario la fecha de inspección 9. Cargar los siguientes documentos de
inspección In situ: a. Matriz de Licenciamiento calificada en formato.xls b. Acta de inspección in situ de Licenciamiento con firmas de responsabilidad en formato (ANEXO) c. Informe de inspección in situ de Licenciamiento con firmas de responsabilidad en formato (ANEXO)
10. El sistema extraerá automáticamente los resultados obtenido y sus equivalencias
Acta e informe de inspección in situ de Licenciamiento
Matriz Calificada
No. Actividad Actor Descripción Documento 11. Clic en “GUARDAR”
10 Calcular
equivalencias de resultados
Sistema
El sistema calculará las respectivas equivalencias de los resultados, como se detallan a continuación: ¿Es mayor al 69%? No: Continúa actividad No. 10.1. Si: Continúa actividad No. 11.
10.1.
Generar notificación de “No licencia” a
usuario
Sistema
Una vez concluida la inspección in situ de Licenciamiento, se efectuará la calificación del establecimiento de salud, misma que se realizará por servicios. En caso de que el establecimiento de salud luego de haberse sometido al proceso de licenciamiento no cumpla con los estándares mínimos en los cuatro componentes (Infraestructura, Equipamiento, Talento Humano y Normas en físico o digitales) y obtenga la valoración entre 0 a 69%, no obtendrá su certificado de licenciamiento, lo que amerita la suspensión de su permiso de funcionamiento y la inhabilitación del establecimiento. En caso de no licenciar, el establecimiento de salud podrá iniciar de forma inmediata un nuevo proceso de licenciamiento en una categoría inferior a la determinada en su inicial, sin perjuicio de la suspensión de su permiso de funcionamiento. Fin del proceso
11 Verificar tipo de licencia Sistema
En caso de que los Establecimientos de Salud realicen mejoras podrán solicitar una nueva inspección antes del plazo estipulado en la ley se deberá verificar el tipo de licencia obtenida. ¿Tipo de licencia con condición? No (Si licencia (desde 85 a 100%)): continúa actividad No. 12. Si (Con condición (70 a 84%: %)): continúa actividad No. 11.1.
11.1
Verificar número de inspecciones realizadas
Sistema
Se deberá verificar cuantas inspecciones se ha realizado al usuario. ¿Es primera vez? Si: continúa actividad No. 11.2. No: continúa actividad No. 11.1.1
15
No. Actividad Actor Descripción Documento 11. Clic en “GUARDAR”
10 Calcular
equivalencias de resultados
Sistema
El sistema calculará las respectivas equivalencias de los resultados, como se detallan a continuación: ¿Es mayor al 69%? No: Continúa actividad No. 10.1. Si: Continúa actividad No. 11.
10.1.
Generar notificación de “No licencia” a
usuario
Sistema
Una vez concluida la inspección in situ de Licenciamiento, se efectuará la calificación del establecimiento de salud, misma que se realizará por servicios. En caso de que el establecimiento de salud luego de haberse sometido al proceso de licenciamiento no cumpla con los estándares mínimos en los cuatro componentes (Infraestructura, Equipamiento, Talento Humano y Normas en físico o digitales) y obtenga la valoración entre 0 a 69%, no obtendrá su certificado de licenciamiento, lo que amerita la suspensión de su permiso de funcionamiento y la inhabilitación del establecimiento. En caso de no licenciar, el establecimiento de salud podrá iniciar de forma inmediata un nuevo proceso de licenciamiento en una categoría inferior a la determinada en su inicial, sin perjuicio de la suspensión de su permiso de funcionamiento. Fin del proceso
11 Verificar tipo de licencia Sistema
En caso de que los Establecimientos de Salud realicen mejoras podrán solicitar una nueva inspección antes del plazo estipulado en la ley se deberá verificar el tipo de licencia obtenida. ¿Tipo de licencia con condición? No (Si licencia (desde 85 a 100%)): continúa actividad No. 12. Si (Con condición (70 a 84%: %)): continúa actividad No. 11.1.
11.1
Verificar número de inspecciones realizadas
Sistema
Se deberá verificar cuantas inspecciones se ha realizado al usuario. ¿Es primera vez? Si: continúa actividad No. 11.2. No: continúa actividad No. 11.1.1
Agencia de Aseguramiento de la Calidad de losServicios de Salud y Medicina Prepagada - ACESS
16
No. Actividad Actor Descripción Documento
11.1.1 Emitir
notificación de resultado
Sistema
De no ser la primera vez, se emitirá la notificación del resultado al usuario para su conocimiento por medio del sistema. Fin del proceso
11.2
Verificar si corresponde a
reinspección en caso de que los
servicios de alto riesgo
cuenten con el resultado de “Si
licencia”
Sistema
De haber obtenido el índice global de licenciamiento con el resultado de 70 al 84% equivalente a licencia condicionada se verificará si corresponde a una reinspección, únicamente en el caso de que los servicios de alto riesgo obtengan el resultado de “Si Licencia”
¿Corresponde a reinspección? Si: continúa actividad No. 11.3. No: continúa actividad No. 11.1.1
11.3.
Emitir notificación de certificado de
licencia condicionada
Sistema Si corresponde a una reinspección se deberá emitir la notificación de certificado de “Licencia condicionada”.
11.4. Cargar los resultados
Líder de Comisión
El líder de la Comisión Técnica se encargará de subir los resultados de la re inspección al sistema.
11.5.
Programar re inspección y
calcular plazo (no mayor a 8
meses)
Sistema
En un plazo no mayor a 8 meses se deberá programar la nueva inspección y de ser el caso los establecimientos de salud podrán solicitar la misma antes del período mencionado. Los establecimientos de salud con licencia condicionada tendrán el plazo de hasta ocho (8) meses, contando a partir de la entrega de los resultados del certificado correspondiente para subsanar las observaciones realizadas en la primera inspección. Durante este plazo, el establecimiento de salud podrá seguir funcionando, con la condición de exhibir en un lugar visible el certificado de licencia condicionada. Nota aclaratoria: En caso de ser re inspección se deberá utilizar la Matriz Calificada de la primera inspección para la verificación de las observaciones. Enlace 1: retorna a la actividad No. 8.
17
No. Actividad Actor Descripción Documento
12
Cambiar solicitud de
licenciamiento a estado pre
aprobado
Sistema
En caso de que el establecimiento de salud cumpla con el porcentaje establecido, la Autoridad Sanitaria Nacional, a través de las delegaciones provinciales/zonales de ACESS respectivas, cambiará el estado de la solicitud a estado pre aprobado. Cuando el establecimiento con licencia realice modificaciones que impliquen cambios en su nivel de atención, nivel de complejidad y/o categoría, tendrá la obligación de iniciar un nuevo proceso de licenciamiento.
13
Notificar al usuario el inicio del proceso de
Emisión de Permiso de
Funcionamiento
Sistema
Para poder continuar con el proceso de licenciamiento, el sistema notificará al usuario que debe iniciar con el proceso de Gestión de Emisión de Permisos de Funcionamiento.
14
Gestión de Emisión de
Permisos de Funcionamiento
Subproceso
El usuario iniciará el proceso de Gestión de Emisión de Permisos de Funcionamiento para continuar con la emisión del certificado de Licenciamiento. Dentro de este contexto, cabe mencionar que el usuario deberá iniciar el proceso de Gestión de Emisión de Permisos de Funcionamiento para Establecimientos que prestan de Servicios de Salud Públicos o Privados hasta cuando el sistema notifique al usuario que la solicitud realizada se encuentra en estado “pre aprobado”. Este instante podrá continuar con la emisión del certificado de Licenciamiento.
15 Emitir el
certificado de licenciamiento
Delegado Provincial/Zonal
El Delegado Provincial / Zonal, según sea el caso, deberá emitir el respectivo certificado de licenciamiento.
16 Llenar encuesta de satisfacción
del usuario
Establecimientos de salud
Con carácter de obligatorio el usuario previo a la descarga del certificado de licenciamiento, deberá llenar la encuesta de satisfacción, donde se solicitará criterios de facilidad de uso del sistema, satisfacción en el servicio recibido entre varios temas adicionales.
17
Habilitar descarga de certificado
correspondiente
Sistema
Una vez que la solicitud de permiso de funcionamiento se encuentre en estado de pre aprobado y se haya cumplido con la actividad anterior, se procederá a aprobar la solicitud de licenciamiento y se habilitará la descarga del respectivo certificado.
No. Actividad Actor Descripción Documento
11.1.1 Emitir
notificación de resultado
Sistema
De no ser la primera vez, se emitirá la notificación del resultado al usuario para su conocimiento por medio del sistema. Fin del proceso
11.2
Verificar si corresponde a
reinspección en caso de que los
servicios de alto riesgo
cuenten con el resultado de “Si
licencia”
Sistema
De haber obtenido el índice global de licenciamiento con el resultado de 70 al 84% equivalente a licencia condicionada se verificará si corresponde a una reinspección, únicamente en el caso de que los servicios de alto riesgo obtengan el resultado de “Si Licencia”
¿Corresponde a reinspección? Si: continúa actividad No. 11.3. No: continúa actividad No. 11.1.1
11.3.
Emitir notificación de certificado de
licencia condicionada
Sistema Si corresponde a una reinspección se deberá emitir la notificación de certificado de “Licencia condicionada”.
11.4. Cargar los resultados
Líder de Comisión
El líder de la Comisión Técnica se encargará de subir los resultados de la re inspección al sistema.
11.5.
Programar re inspección y
calcular plazo (no mayor a 8
meses)
Sistema
En un plazo no mayor a 8 meses se deberá programar la nueva inspección y de ser el caso los establecimientos de salud podrán solicitar la misma antes del período mencionado. Los establecimientos de salud con licencia condicionada tendrán el plazo de hasta ocho (8) meses, contando a partir de la entrega de los resultados del certificado correspondiente para subsanar las observaciones realizadas en la primera inspección. Durante este plazo, el establecimiento de salud podrá seguir funcionando, con la condición de exhibir en un lugar visible el certificado de licencia condicionada. Nota aclaratoria: En caso de ser re inspección se deberá utilizar la Matriz Calificada de la primera inspección para la verificación de las observaciones. Enlace 1: retorna a la actividad No. 8.
Agencia de Aseguramiento de la Calidad de losServicios de Salud y Medicina Prepagada - ACESS
18
No. Actividad Actor Descripción Documento
18 Descargar
certificado de licenciamiento
Establecimientos de salud
El usuario descargará el respectivo certificado de licenciamiento que deberá ser colocado en un lugar visible del Establecimiento de Salud.
Certificado de Licenciamiento
Fin del proceso
3.4. Indicadores del proceso
No. Indicador Unidad de medida Método de Cálculo Periodicidad
1
Porcentaje de solicitudes de
licenciamiento de Establecimientos de Salud gestionadas
Porcentaje
Número de solicitudes
atendidas / Número total de solicitudes
ingresadas
Mensual
2
Número de certificados de licenciamiento
emitidos
Número
Sumatoria de certificados de licenciamiento
emitidos durante el periodo
Mensual
3
Número de notificaciones de
autolicenciamiento emitidas
Número
Sumatoria de notificaciones de
autolicenciamiento emitidas
Mensual
3.5. Listado de formatos y anexos Los documentos y productos intermedios del presente manual deberán elaborarse conforme lo establezca la normativa legal vigente para el efecto.
Código Nombre de documento Versión Tipo de documento
Acta de Inspección in situ de Licenciamiento 01 Anexo
Informe de Inspección in situ de Licenciamiento 01 Anexo
No. Actividad Actor Descripción Documento
18 Descargar
certificado de licenciamiento
Establecimientos de salud
El usuario descargará el respectivo certificado de licenciamiento que deberá ser colocado en un lugar visible del Establecimiento de Salud.
Certificado de Licenciamiento
Fin del proceso
3.4. Indicadores del proceso
No. Indicador Unidad de medida Método de Cálculo Periodicidad
1
Porcentaje de solicitudes de
licenciamiento de Establecimientos de Salud gestionadas
Porcentaje
Número de solicitudes
atendidas / Número total de solicitudes
ingresadas
Mensual
2
Número de certificados de licenciamiento
emitidos
Número
Sumatoria de certificados de licenciamiento
emitidos durante el periodo
Mensual
3
Número de notificaciones de
autolicenciamiento emitidas
Número
Sumatoria de notificaciones de
autolicenciamiento emitidas
Mensual
3.5. Listado de formatos y anexos Los documentos y productos intermedios del presente manual deberán elaborarse conforme lo establezca la normativa legal vigente para el efecto.
Código Nombre de documento Versión Tipo de documento
Acta de Inspección in situ de Licenciamiento 01 Anexo
Informe de Inspección in situ de Licenciamiento 01 Anexo
@calidadsaludec @Acess-Ec Acess calidad salud
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www.calidad
salud.gob.ec
