Manual de Gestión Integral Mayo 2009 COMERI - inah.gob.mx · Manual de Normas, Políticas y Procedimientos de la Gestión Integral de los ... VIII.1.3 Diagrama de procedimiento

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ANTROPOLOGÍA E HISTORIA

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MANUAL DE NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA GESTIÓN INTEGRAL DE LOS

DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE ANT ROPOLOGÍA E HISTORIA

26 de Mayo del 2009

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Manual de Normas, Políticas y Procedimientos de la Gestión Integral de los

Documentos y Archivos del Instituto Nacional de Antropología e Historia Página 2

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ÍNDICE I. INTRODUCCIÓN. 5 II. FUNDAMENTOS Y MOTIVOS. 6 III. BASE LEGAL EN MATERIA DE ARCHIVOS. 9 IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN. 12 V. OBJETIVOS. 13 V.1 OBJETIVO GENERAL 13 V.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 13 VI. DEFINICIONES. 14 VII. POLÍTICAS GENERALES EMANADAS DE LAS LEYES Y LINEAMIENTOS, PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS 20 VIII. PROCEDIMIENTOS. 37 VIII.1 EMISIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS. Y CORRESPONDENCIA DE ENTRADA 38 VIII.1.1 Propósito. 39 VIII.1.2 Normas de Operación. 40 VIII.1.3 Diagrama de procedimiento. 42 VIII.1.4 Descripción. 43

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Página VIII.2 APERTURA, INTEGRACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE EXPEDIENTES. 44 VIII.2.1 Propósito. 45 VIII.2.2 Normas de Operación. 46 VIII.2.3 Diagrama de procedimiento. 48 VIII.2.4 Descripción. 49 VIII.3 PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES EN LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE O DE CONCENTRACIÓN. 51 VIII.3.1 Propósito. 52 VIII.3.2 Normas de Operación. 53 VIII.3.3 Diagrama de Procedimiento. 55 VIII.3.4 Descripción. 56 VIII.4 TRANSFERENCIA DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE TRÁMITE AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN (TRANSFERENCIA PRIMARIA). 59 VIII.4.1 Propósito. 60 VIII.4.2 Normas de Operación. 61 VIII.4.3 Diagrama de Procedimiento. 63 VIII.4.4 Descripción. 64 VIII.5 TRÁMITE DE SOLICITUD DE DICTAMEN DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DESTINO FINAL DE EXPEDIENTES (TRANSFERENCIA SECUNDARIA). 66 VIII.5.1 Propósito. 67 VIII.5.2 Normas de Operación. 68 VIII.5.3 Diagrama de Procedimiento. 69 VIII.5.4 Descripción. 70

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Página IX. FORMATOS E INSTRUCTIVOS. 73 (El índice detallado de los formatos está en la página 74) X. ESQUEMA CONCEPTUAL. 126 XI. ORGANIZACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS. 128 XI.1 COORDINADORA NACIONAL DE ARCHIVOS DEL INAH 129 XII. REFERENCIAS TEÓRICAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. 130 XIII. AUTORIZACIONES. 165

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I INTRODUCCIÓN El “Manual de Normas, Políticas y Procedimientos de la Gestión Integral de los Documentos y Archivos del INAH” tiene como propósito, regular y normar el proceso de administración de los documentos relacionados con la organización de los archivos y conservación de los documentos y expedientes que se generen, obtengan, adquieran o transformen en las diversas áreas y unidades administrativas del Instituto Nacional de Antropología e Historia así como el flujo y ciclo vital de dichos materiales desde su origen hasta su disposición final o transferencia a un archivo histórico y describe los criterios específicos y procedimientos.

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II. FUNDAMENTOS Y MOTIVOS La finalidad de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental es proveer lo necesario para garantizar el acceso de toda persona a la información en posesión de los Poderes de la Unión, los Órganos Constitucionales Autónomos o con autonomía legal y cualquier otra entidad federal. Por tal motivo, resulta indispensable que los documentos y expedientes en poder de los sujetos obligados, se organicen y conserven bajo los criterios uniformes que permitan su localización expedita, disponibilidad e integridad. Uno de los objetivos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, consiste en mejorar la organización, clasificación y manejo documental de los sujetos obligados, motivo por el cual corresponde al Archivo General de la Nación (AGN), en coordinación con el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (IFAI), expedir lineamientos para la catalogación, conservación de documentos administrativos y la organización de archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, según se desprende de los artículos 4, fracción V y 32 de dicho ordenamiento legal. En tal virtud, el 20 de febrero del 2004 fueron publicados en el Diario Oficial de la Federación los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, los cuales tienen por objeto garantizar al interior de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, la integridad y conservación de los expedientes y documentos, facilitar y controlar su uso y destino final, permitiendo a su vez, conformar la memoria institucional de las dependencias. Por otro lado, las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de sus archivos, elaborando y poniendo a disposición del público en general, una guía simple con los sistemas de clasificación y catalogación, de conformidad con lo dispuesto por el articulo 32 de la Ley de Transparencia (LFTAIPG). Por su parte, los artículos 29 fracción V de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información y 43 de su Reglamento, disponen que el Comité de Información de cada dependencia o entidad, establecerá y supervisará la aplicación de los criterios específicos para la conservación de documentos administrativos y la organización de archivos, tomando en consideración los lineamientos expedidos por el IFAI y el AGN. Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el IFAI, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos.

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Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación, así como de la organización del archivo, en cumplimiento a lo establecido en el articulo 32 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Asimismo, el numeral 42 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Federal (LFTAIPG), dispone que las dependencia y entidades solo estarán obligadas a entregar documentos que se encuentren en sus archivos. La obligación de acceso a la información se dará por cumplida cuando se pongan a disposición del solicitante, para consulta los documentos en el sitio donde se encuentren; o bien, mediante la expedición de copias simples, certificadas o cualquier otro medio que se trate, pero se entregará en su totalidad o parcialmente, a petición del solicitante. En razón de lo anterior, resulta indispensable que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, cuenten con servidores públicos responsables de la coordinación de los archivos, de la gestión documental, así como de los archivos de trámite, concentración y en su caso, histórico. En tal virtud, a fin de dar cumplimiento a lo establecido en las disposiciones señaladas en párrafos anteriores, fueron elaborados y sometidos a la consideración y aprobación del Comité de Información de esta Dependencia, criterios específicos y procedimientos para la administración integral de sus documentos, expedientes y archivos. Otro finalidad de este manual es la de contribuir al conocimiento y a la capacitación del personal responsable del manejo de archivos, con el objeto de elevar la eficiencia y productividad de las funciones del INAH. Cabe aclarar que el diseño del manual y las temáticas seleccionadas responden a las necesidades que la misma institución demanda. Es por ello que nos enfocamos al tipo de información que en el INAH se maneja. El presente manual contiene cada uno de los procedimientos establecidos en la Ley, con sus correspondientes diagramas de flujo, así como la descripción de los instrumentos de consulta y de control archivístico, formatos e instructivos de llenado que deben ser utilizados, así como un glosario técnico.

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Es importante subrayar que el presente manual. Tiene un carácter normativo, de difusión y apoyo a los usuarios del mismo, por tanto es responsabilidad de titulares del área y unidades administrativas de esta dependencia su debida observancia en el cumplimiento de los objetivos institucionales y las atribuciones conferidas. En tanto no existan disposiciones de la Administración Pública que impliquen cambios en el mismo, continuará la vigencia de este manual, en caso contrario las instancias correspondientes del Instituto emitirán las modificaciones pertinentes. Por último, es conveniente que para una utilización eficiente del presente manual se lea de manera previa las “ Referencias Teóricas de la Gestión Documental”, con el propósito de familiarizarse con los conceptos y procedimientos básicos del trabajo de los archivos.

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III. BASE LEGAL EN MATERIA DE ARCHIVOS • Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. LEYES Ley de Adquisiciones y Obras Públicas. • Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. • Ley de Planeación. • Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos. • Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. • Ley Federal de Derechos de Autor. • Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. • Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental • Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. • Ley General de Bienes Nacionales. • Ley General de Educación. • Ley Orgánica del Instituto Nacional de Antropología e Historia. • Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. • Ley para Coordinar y Promover el Desarrollo Científico y Tecnológico. • Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. • Ley del Presupuesto de Egresos de la Federación.

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.REGLAMENTOS • Reglamentos de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e

Históricos. • Reglamento de la Ley Federal de Derechos de Autor. • Reglamento del Consejo de Arqueología. • Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. • Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. • Reglamento sobre Publicaciones y Revistas Ilustradas. • Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental. • Condiciones Generales de Trabajo del Instituto Nacional de Antropología e Historia. • Manual General de Organización 2007, del INAH. • Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las

Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. (Secretaría de Gobernación). D.O. 20 de febrero del 2004.

• Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las

Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. (Instituto Federal de Acceso a la Información Pública). D. O. 18 de agosto del 2003.

• Lineamientos para la Elaboración de versiones públicas, por parte de las Dependencias y

Entidades de la Administración Pública Federal. (Instituto Federal de Acceso a la Información Pública). D. O. 13 de abril del 2006.

• Lineamientos que deberán observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública

Federal para Notificar al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública los Indices de Expedientes Reservados. (Instituto Federal de Acceso a la Información Pública). D.O. 9 de Diciembre del 2003.

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• Lineamientos para la Protección de datos personales • Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental. Norma General de Información

Financiera Gubernamental. SHCP. • Código de Ética de los Servidores Públicos de la Administración Pública Federal. • Código de Conducta del Instituto Nacional de Antropología e Historia.

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IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN Los criterios específicos y procedimientos previstos en el presente Manual, resultan aplicables para todos los titulares y administradores de las áreas, unidades administrativas y Centros INAH en todo el país. En lo relativo a la organización de archivos y conservación de documentos y expedientes, la elaboración, aplicación, instrumentación y difusión es responsabilidad de la Coordinadora de Archivos de la Biblioteca Nacional de Antropología e Historia y corresponde al Comité de Información del INAH, su aprobación, para ser sometido a consideración de la COMERI, a efecto de que adopte el carácter de norma interna.

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V. OBJETIVOS V.1 Objetivo General Dotar al INAH con una herramienta administrativa, que permita, establecer criterios específicos y procedimientos que deberán tomar en consideración las áreas y unidades administrativas del INAH para la recepción, registro, seguimiento, organización, clasificación, localización, despacho, uso, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos y expedientes que generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier titulo en sus archivos. V.2 Objetivos específicos IV.2.1 Establecer un conjunto de métodos destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, localización, uso, selección, y destino final de los documentos de archivo, teniendo como base las disposiciones aplicables en la materia. IV.2.2 Determinar las actividades esenciales de los responsables de la coordinación de archivos, del control de gestión documental y de los archivos de trámite, concentración e histórico, respectivamente, en lo relativo a la administración y conservación de documentos de archivos. IV.2.3 Desarrollar un sistema de archivos, promoviendo su modernización integral.

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VI. DEFINICIONES

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Para efecto del presente Manual, además de las definiciones contenidas en el articulo 3 de la LFTAIPG; 2 de su reglamento y las demás previstas en el lineamiento segundo de los lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de la dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero del 2004, se entenderá por: Acervo: Conjunto de documentos. Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir, y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo. Apertura de expedientes: Conjunto de operaciones para iniciar un expediente con el primer documento que lo origina. Apócrifo: Dícese, por oposición a auténtico, del documento o libro cuyo texto es sospechoso, dudoso o reconocido como falso, o que está suscrito por quien no merece ninguna fe de crédito. Archivalía: Conjunto de materiales documentales conservados en un archivo. Archivar: Operación que consiste en guardar documentos o expedientes en un archivo. Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias o entidades. Archivo directo: Es un archivo generalmente pequeño que puede consultarse sin ningún tipo de instrumento por lo reducido de su tamaño generalmente ordenado conforme al alfabeto Archivo de concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias o entidades y que permanecen en el hasta su destino final. Archivo de trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. Archivo Histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir, y divulgar la memoria documental institucional. Archivos electrónicos: Son aquellos que se procesan y guardan en computadoras. Archivonomía: Es la técnica que trata de la creación, organización y administración de los archivos.

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Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos. Catalogar: Es la acción de elaborar las fichas catalográficas, que además de los datos generales del documento: Asunto, fechas, lugares, autor, destinatario, clasificación, incluyen una breve descripción del contenido. Catálogo: Conjunto de cédulas que ordenadamente integran la fuente de información en una institución, respecto a sus acervos documentales. Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final. Cédula de referencia: Tarjeta auxiliar que sirve para anunciar un dato de importancia en el proceso de clasificación. Centros documentales: Lugares destinados para recibir, organizar, custodiar y proporcionar información. Clasificar: Ordenación física de los expedientes de acuerdo a un sistema preestablecido, también es la asignación de una clave numérica, alfabética, alfanumérica incluso cromática, con el propósito de agruparlos por algún principio. Es también la acción de calificar a los documentos como públicos, reservados o confidenciales. Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad. Clave Topográfica: Conjunto de datos relacionados con la ubicación física de los expedientes. Conservación de archivos : Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivos. Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad. Destino final: Selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico.

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Documentación activa: Aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite. Documentación histórica: Aquella que contiene evidencia información y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad. Debe conservarse permanentemente. Documentación semiactiva: Aquella de uso esporádico que debe conservarse (cierto tiempo) por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración. Documento de Archivo: Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal, o contable, creado, recibido. Manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades. Documento electrónico: Información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse. Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivos ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad. Foja: Papel de forma rectangular y de diversidad de tamaños y espesor, que consta de dos caras o páginas, o sea, el anverso y el reverso. Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por el INAH, con cuyo nombre se identifica. Fondo de archivo: Conjunto de documentos, dibujos e impresos, recibidos y formulados oficialmente para una administración o por uno de sus funcionarios. Glosario: Catálogo o vocabulario de palabras con explicación de cada una de ellas. Guía: Material de apoyo provisto de una pestaña saliente, que sirve para dividir expedientes o tarjetas. Guía simple de archivo: Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales. Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental).

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Legajo: Es una parte de las varias en que se puede dividir un expediente, ya sea por su volumen o por sus conceptos. Plazo de conservación: Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos adicionales establecidos en presentes lineamientos. Recepción directa: Por recepción directa se entiende el recibo, en ventanilla, de documentos que entregan gestores y mensajeros, o bien, los propios interesados. Registro de correspondencia: Es el control de la recepción, trámite y salida de la correspondencia. Sección: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las facultades y atribuciones de las áreas y unidades administrativas del INAH, previstas en el Manual General de Organización. Serie: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico. Serie documental: Conjunto de documentos seleccionados por tener características comunes entre sí, como lo de referirse a temas específicos. Series numéricas: Registro de numeración progresiva que se aplica para el control de la correspondencia de entrada y salida. Subfondo: Subdivisión de un fondo, correspondiente a las áreas y unidades administrativas orgánicamente adscritas al INAH. Transferencia primaria: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) Transferencia secundaria: Es el traslado de los expedientes que ya no tienen vigencia administrativa, fiscal o legal y previo proceso de valoración, a su depuración o al archivo histórico. Valor administrativo: Es la condición de aquellos documentos que se encuentran relacionados directamente con el funcionamiento de las áreas y unidades administrativas del INAH. Valor documental: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales, o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios) o bien evidenciales, testimoniales, e informativas en los archivos históricos (valores secundarios).

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Valor evidencial : Es la condición de aquellos documentos cuya utilidad constante reflejan derechos permanentes de las personas físicas y morales. Valor contable: Es la condición de aquellos documentos elaborados por cada una de las áreas y unidades administrativas del INAH, relacionados con la información generada por los sistemas de contabilidad, los libros de contabilidad y registros contables, los documentos contables y de afectación contable comprobatorios y justificatorios del ingreso y gasto público o autorizaciones de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público que los sustituyan, los catálogos de cuentas, instructivos de manejo de cuentas, guías de contabilidad y cualquier otro instructivo de carácter contable y registros sociales, los diseños, diagramas, manuales y cualquier otra información para operar el sistema electrónico de contabilidad, los expedientes de cierre, la información grabada en disco óptico y la microfilmada en la materia así como los depósitos bancarios, facturas y avisos de cargo o débito. Valor fiscal: Es la condición de aquellos documentos generados por cada una de las áreas y unidades administrativas del INAH, relacionadas con el cumplimiento de las disposiciones que contemplan impuestos, aportaciones de seguridad social, contribuciones de mejoras, derechos, accesorios de las contribuciones, aprovechamientos, productos, y créditos fiscales de conformidad con la legislación fiscal vigente. Valor informativo: Es la condición de aquellos documentos cuya utilidad permanente es aportar datos únicos y sustanciales para la investigación y el estudio de cualquier campo del conocimiento. Valor legal: Es la condición de aquellos documentos que se encuentran relacionados directamente con el ejercicio de las atribuciones y facultades de cada una de las áreas y unidades administrativas del INAH. Valor testimonial: Es la condición de aquellos documentos cuya utilidad permanente permite reflejar la evolución de la unidad administrativa que los creo. Valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia. Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales, o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

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VII. POLÍTICAS GENERALES EMANADAS DE LAS LEYES Y LI NEAMIENTOS, PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

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POLÍTICAS GENERALES • El presente instrumento normativo (Manual) tiene por objeto establecer las políticas, bases y

lineamientos generales para una adecuada Gestión Documental. • El Instituto Nacional de Antropología e Historia debe contar con un Área Coordinadora de

Archivos que será responsable de asesorar y capacitar a las demás Áreas y Centros INAH, en materia de gestión documental, en este caso la función recae en la Biblioteca Nacional de Antropología e Historia y su Programa de Ordenamientos de Archivos

• Corresponde al Instituto Nacional de Antropología e Historia y a la Biblioteca Nacional de

Antropología e Historia el manejo de las políticas y lineamientos recomendados para garantizar la adecuada gestión documental, así como establecer las condiciones y criterios para el correcto manejo, archivo e intercambio de documentación, con el fin de garantizar su organización, conservación, integridad y disponibilidad cumpliendo con lo establecido en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y demás disposiciones legales en esta materia.

• Debido a la naturaleza dinámica de los procedimientos y políticas, este “Manual de Normas y

Procedimiento de la Gestión Integral de los Documentos y Archivos del INAH”, será enriquecido de manera continúa y respaldado mediante el establecimiento de políticas específicas, procedimientos, prácticas recomendadas, estándares, y herramientas de apoyo.

• El personal del Instituto Nacional de Antropología e Historia que se encarga de la Gestión

Documental y clasificación de archivos, deberá ser capacitado por personal especializado de la Biblioteca Nacional de Antropología e Historia.

• Cualquier omisión al cumplimiento de las normas y procedimientos de este manual dará lugar a

que se finquen las sanciones y responsabilidades que se establecen en: Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y las Condiciones Generales de Trabajo del Instituto Nacional de Antropología e Historia.

• Para efectos del presente instrumento se entenderá por:

Instituto : Al Instituto Nacional de Antropología e Historia. Biblioteca : Biblioteca Nacional de Antropología e Historia Manual: Al Manual de Normas, Políticas y Procedimientos de la Gestión Integral de los Documentos y Archivos del INAH cuyo objetivo es asentar amplia y detalladamente las políticas y Procedimientos que lo rigen .

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• LFTAIPG: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. • R de la LFTAIPG: Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información

Pública Gubernamental. • LGPOyCADEAPF: Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los

Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. • LGCyDIDyEAPF: Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la

Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. • LEVPDEAPF: Lineamientos para la Elaboración de Versiones Públicas, por parte de las

Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal • LODEAPFIFAIPIER: Lineamientos que deberán observar las Dependencias y Entidades de la

Administración Pública Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública los Indices de Expedientes Reservados.

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1) De la Organización de los archivos • El Archivo General de la Nación, en coordinación con el Instituto, expedirá los lineamientos que

contengan los criterios para la organización, conservación y adecuado funcionamiento de los archivos de las dependencias y entidades. (Art. 42 del R de la LFTAIPG).

• Cuando la especialidad de la información o de la unidad administrativa lo requieran, los Comités

establecerán criterios específicos para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades, siempre que no se contravengan los lineamientos expedidos conforme al articulo anterior. Dichos criterios y su justificación deberán publicarse en el sitio de internet de las dependencias y entidades, dentro de los diez días hábiles siguientes a que se emiten o modifiquen. (Art. 43 del R de la LFTAIPG).

• Todo documento en posesión de la dependencias y entidades formará parte de un sistema de

archivos de conformidad con los lineamientos y criterios a que se refiere este capitulo: dicho sistema incluirá al menos, los procesos para el registro o captura, la descripción desde el grupo general, subgrupo y expediente, archivo, preservación, uso y disposición final, entre otros que resulten relevantes. (Art. 44 del R de la LFTAIPG).

• Los actos y procedimientos que se encuentren en trámite ante las unidades administrativas de la

dependencias y entidades, así como las resoluciones definitivas que se adopten por éstas, deberán contar con la documentación que lo sustente. (Art. 45 del R de la LFTAIPG).

• De conformidad a los lineamientos a que se refiere el articulo 42 de este Reglamento, los

Comités elaborarán un programa que contendrá una guía simple de la organización de los archivos de la dependencia o entidad, con el objeto de facilitar la obtención y acceso a la información pública. Dicha guía se actualizará anualmente y deberá incluir las medidas necesarias para custodia y conservación de los archivos. Asimismo, los Comités supervisarán la aplicación de los lineamientos o criterios a que se refiere este capitulo. (Art. 46 del R de la LFTAIPG).

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1) De la Organización de los archivos

• El Instituto Nacional de Antropología e Historia deberá asegurar la organización, disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de sus archivos. (Cap. II, Disposición 5 de LGPOyCADEAPF).

• El Instituto Nacional de Antropología e Historia deberá contar con un Área Coordinadora de Archivos que será responsable de asesorar y capacitar a las demás áreas, en este caso la función recae en la Biblioteca Nacional de Antropología e Historia. (Cap. II Disposición 6 de LGPOyCADEAPF).

• El área responsable de coordinar la gestión documental tendrá las siguientes funciones:

- Apoyar al Comité de Información mecanismo creado por la LFTAIPG para aplicar los preceptos de transparencia en las dependencias públicas, en el establecimiento de criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos.

- Elaborar y presentar al Comité de Información los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información

- Elaborar en coordinación con los Archivos de Trámite, de Concentración e Histórico del INAH el Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catalogo de Disposición Documental, y el Inventario General de Expedientes del Instituto.

- Coordinar las acciones de los archivos de trámite

- Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para el Instituto.

- Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos del Instituto.

- Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación con base en la normatividad vigente y la normalización establecida por el Archivo General de la Nación.

- Coordinar con el área de tecnologías de la información del Instituto las actividades destinadas a elevar la eficiencia de la Gestión Documental. (Cap. II Disposición 6 de LGPOyCADEAPF).

• El Instituto a través del Área Coordinadora de Archivos deberá elaborar una Guía Simple de Organización de Archivos basada en el Cuadro General de Clasificación Archivística que deberá contener la descripción básica de sus series documentales. (Cap. II Disposición 7 de LGPOyCADEAPF).

• Elaborará la relación de los responsables de archivos de trámite, de concentración e histórico, con el cargo, nivel de estudios, dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de ellos. (Cap. II Disposición 7 de LGPOyCADEAPF).

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2) Del control de Gestión Documental • Cada Secretaría, Coordinación Nacional o Dirección de área del Instituto Nacional de

Antropología e Historia determinará el número de áreas responsables de realizar las siguientes funciones:

- Recibir y distribuir la correspondencia de entrada. - Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida. - Recibir y despachar la correspondencia de salida de sus áreas. (Cap. II Disposición 8 de

LGPOyCADEAPF). • El área coordinadora de archivos y el área responsable de la gestión documental deberán

elaborar una ficha o registro de control para el seguimiento administrativo de la gestión a la que de lugar el documento ingresado a la unidad administrativa, el registro diario de correspondencia recibida, y el de emitida. Formatos 3 y 4 incluidos en este manual y que señalan los elementos que deben de contener. (Cap. II Disposición 9 de LGPOyCADEAPF).

3) De los archivos de trámite • El Instituto Nacional de Antropología e Historia deberá tener en cada área administrativa y

Centros INAH un Archivo de Trámite. • Los responsables de los Archivos de Trámite, serán nombrados por el titular de cada unidad

administrativa quien definirá su nivel jerárquico de acuerdo con el perfil elaborado para tal caso (ver formatos 14 y 15) y tendrá las siguientes funciones:

- Coordinar y supervisar en su área el cumplimiento de este manual.

- Integrar los expedientes del archivo.

- Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada

como reservada o confidencial, y la vigente conforme al Catálogo de Disposición Documental.

- Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o en su caso con el Archivo de

Concentración , en la elaboración del Cuadro General de Clasificación , el Catálogo de Disposición Documental y el Inventario General.

- Elaborar los inventarios de transferencia primaria.

- Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el

objeto de realizar la transferencias primarias al Archivo de Concentración, conforme al Catálogo de Disposición Documental. (Cap. II Disposición 10 de LGPOyCADEAPF).

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4) Del archivo de concentración • El Instituto Nacional de Antropología e Historia deberá contar con un Archivo de Concentración,

adscrito en su caso, al Área Coordinadora de Archivos. Igual debe existir un Archivo de Concentración en cada Centro INAH y en aquellas áreas que requieran tener cerca su documentación semiactiva. El responsable de este archivo deberá contar con conocimientos y experiencia en archivística y será nombrado por el titular del Instituto quien definirá su nivel jerárquico y tendrá las siguientes funciones:

- Recibir de los Archivos de Trámite la documentación semiactiva.

- Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia

documental conforme al Catálogo de Disposición Documental.

- Solicitar al Área Coordinadora de Archivos de la dependencia o entidad, en su caso, con el visto bueno de la unidad administrativa generadora, la baja de los expedientes para determinar su destino final, la depuración o el paso al archivo Histórico.

- Coadyuvar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración del Cuadro General de

Clasificación, el Catalogo de Disposición Documental y el Inventario General.

- Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria.

- Valorar en coordinación con el Area Coordinadora de Archivos y el Archivo Histórico, en su caso, los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al Catalogo de Disposición Documental.

- Realizar, en su caso, las transferencias secundarias al Archivo Histórico del Instituto.

(Cap. II Disposición 11 de LGPOyCADEAPF). 5) Del Archivo histórico • El Instituto establecerá un Archivo Histórico, adscrito al Área Coordinadora de Archivos, al igual

debe existir uno en cada Centro INAH y en algunas áreas que por su naturaleza requieren de tener para consulta de investigadores su documentación con valor histórico., tales como las Coordinaciones Nacionales de Arqueología, Antropología, Conservación del Patrimonio Cultural, Monumentos Históricos, la Dirección de Estudios Históricos, los Museos y las Escuelas del Instituto. El responsable de éste deberá contar con conocimientos y experiencia en archivística, será nombrado por el titular del Instituto quien definirá su nivel jerárquico y cumplirá las siguientes tareas:

- Coadyuvar con el Área Coordinadora de Archivos o en su caso, con el Archivo de

Concentración. En la elaboración del Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental y el Inventario General.

- Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico

para el dictamen del Archivo General de la Nación.

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- Recibir los documentos con valor histórico enviados por el Archivo de Concentración.

- Organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico.

- Establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a través de sistemas ópticos electrónicos.

- Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta. (Cap. II Disposición 12 de LGPOyCADEAPF).

6) De los instrumentos de consulta y de control arc hivístico

• El Instituto Nacional de Antropología e Historia deberá asegurarse de que se elaboren los instrumentos de consulta y control que propicien la organización, conservación y localización expedita de sus archivos administrativos. Por lo que deberán contar al menos con los siguientes documentos:

- El Cuadro General de Clasificación Archivística. (formato 10).

- El Catalogo de Disposición Documental. (formato 11).

- Los Inventarios Documentales (General, de transferencia, de baja, de documentos reservados y confidenciales) (formatos 5, 6 y 7).

- Guía simple de Organización de Archivos. (formato 12).

- El registro diario de correspondencia recibida. (formato 3)

- El registro diario de correspondencia emitida. (formato 4) (Cap. II Disposición 13 de LGPOyCADEAPF).

• El Instituto a través del Área Coordinadora de Archivos elaborará un Cuadro General de Clasificación Archivística.

� La estructura del cuadro general de clasificación será jerárquica atendiendo los siguientes niveles:

� Fondo.- Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica.

� Sección.- Cada una de las divisiones del fondo basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

� Serie.- División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.

Lo anterior sin perjuicio de que existan niveles intermedios ( subsecciones o subseries) , según los requerimientos de las dependencias o entidades. Los niveles podrán identificarse mediante una clave alfabética, numérica o alfanumérica, según sea el caso. (Cap. II Disposición 14 de LGPOyCADEAPF).

7) De los expedientes de archivo

• Invariablemente y además de contener los documentos, los expedientes se deben formar con la portada o guarda exterior, (formato 8) la que debe incluir datos de identificación del mismo, considerando el Cuadro General de Clasificación Archivística. (Formato 10). (Cap. II Disposición 16 de LGPOyCADEAPF).

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8) De la conservación de archivos • El titular del Área Coordinadora de Archivos, actualizará periódicamente el Catálogo de

Disposición Documental (formato 11).estableciendo los periodos de vigencia de las series documentales y su carácter de reserva o confidencialidad como propuesta para que lo apruebe o modifique el Comité de información. (Cap. III Disposición 17 de LGPOyCADEAPF).

• En los plazos de conservación de los archivos se tomará en cuenta la vigencia documental así

como, en su caso, el periodo de reserva correspondiente. A partir de la desclasificación de los expedientes reservados, al plazo de conservación se adicionará un periodo igual al de reserva o al que establezca el Catalogo de Disposición Documental, si este fuera mayor al primero. Aquellos documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información se conservarán por dos años más después de la conclusión de su vigencia documental.

� (Cap. III Disposición 18 de LGPOyCADEAPF). • Al concluir los plazos establecidos en el lineamiento anterior, las dependencias y entidades, a

través del Área Coordinadora del Archivos, se solicitaran al Archivo General de la Nación o a la SHCP un dictamen de valoración para determinar el destino final de los documentos.

� (Cap. III Disposición 19 de LGPOyCADEAPF). • Las solicitudes de dictamen de destino final, el dictamen del Archivo General de la Nación o la

SHCP y las actas de baja documental o de transferencia secundaría deberán digitalizarse y publicarse en el sitio de INTERNET del INAH.

� (Cap. III Disposición 20 de LGPOyCADEAPF). • Los inventarios de baja documental autorizados por el Archivo General de la Nación y de la

SHCP, deberán conservarse en el Archivo de Concentración por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente. Este plazo se incluirá en el Catalogo de Disposición Documental.

� (Cap. III Disposición 21 de LGPOyCADEAPF). • Las dependencias y entidades adoptarán medidas y procedimientos técnicos que garanticen la

conservación de la información y la seguridad de sus soportes, entre otros.

- Contar con espacios diseñados y destinados exclusivamente a la recepción, organización y resguardo (temporal o definitivo) de los documentos.

- Contar con sistemas de control ambiental y de seguridad para conservar los documentos.

(Cap. III Disposición 22 de LGPOyCADEAPF).

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9) De los documentos electrónicos • El Instituto, tomará las medidas necesarias para administrar y conservar los documentos

electrónicos, generados o recibidos, cuyo contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de archivo que aseguren la identidad e integridad de su información.

� (Cap. IV Disposición 23 de LGPOyCADEAPF). • El Instituto, aplicará las medidas técnicas de administración y conservación que aseguren la

validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos electrónicos de acuerdo con las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones de conformidad con las normas nacionales e internacionales.

� (Cap. IV Disposición 24 de LGPOyCADEAPF). • El Instituto realizará programas de respaldo y migración de los documentos electrónicos, de

acuerdo con sus recursos. � (Cap. IV Disposición 25 de LGPOyCADEAPF). Transitorios • Las designaciones de los titulares de los archivos de las dependencias y entidades a que a que

se refieren los lineamientos sexto, décimo, undécimo, duodécimo, deberán notificarse al Archivo General de la Nación y al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, a más tardar 30 días hábiles posteriores a la publicación de los presentes lineamientos. Asimismo las áreas de archivo contarán con los servidores públicos de apoyo que se consideren necesarios, de conformidad con las necesidades de aquellas y las previsiones presupuestales correspondientes.

� (Transitorios 2 de LGPOyCADEAPF). • El instructivo para la elaboración de la guía simple de archivos, será publicado en el sitio de

internet del Archivo General de la Nación dentro de los 60 días hábiles posteriores a la publicación de los presentes lineamientos.

� (Transitorios 3 de LGPOyCADEAPF). • La Guía simple de Archivos deberá estar publicada en los sitios de internet de las dependencias

y entidades. � (Transitorios 4 de LGPOyCADEAPF). • Las dependencias y entidades deberán contar con el cuadro General de Clasificación

Archivística así como con el Catálogo de Disposición Documental. Los Catálogos ya existentes en las dependencias y entidades a la a la entrada en vigor de los presentes lineamientos, deberán ser adecuados de conformidad con lo dispuesto por el lineamiento decimoséptimo. (Transitorios 5 de LGPOyCADEAPF).

• El primer Catálogo de disposición documental actualizado en soporte electrónico a que se refiere

el lineamiento decimoséptimo, deberá enviarse al Archivo General de la Nación. � (Transitorios 6 de LGPOyCADEAPF).

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• La dependencias y entidades deberán contar con un calendario institucional en el que se

establezcan fechas para la organización total de sus archivos, así como un informe de la situación que guarda el cumplimiento de los presentes Lineamientos. Lo anterior, deberá publicarse en los sitios de internet de cada dependencia o entidad. (Transitorios 7 de LGPOyCADEAPF).

• El inventario General a que se refiere la fracción III inciso a del lineamiento decimotercero,

deberá estar concluido a más tardar el 31 de diciembre de 2004 e incluirá únicamente las series documentales respecto de la información generada, obtenida, adquirida, transformada o conservada por cualquier titulo con anterioridad al 12 de junio del 2003. (Transitorios 8 de LGPOyCADEAPF).

• El primero de enero del 2005 se iniciará la elaboración del inventario general por expedientes,

respecto de la información generada, obtenida, adquirida, transformada o conservada por cualquier titulo. (Transitorios 8 de LGPOyCADEAPF).

10) De la clasificación de archivos • El Instituto Nacional de Antropología e Historia estará obligado a clasificar la información en

pública, reservada o confidencial, conforme lo dispuesto por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. (LFTAIPG). (Capitulo I disposición 1 de LGCyDIDyEAPF).

• Para fundar la clasificación de la información deberá señalarse el o los ordenamientos jurídicos,

artículo, fracción, inciso y párrafo que expresamente le otorgan el carácter de clasificada. En el caso de información reservada (que se señala con las siglas RET y a continuación el número de años de reserva), deberá asimismo, establecerse el periodo de reserva. La información confidencial (que se indicará con las siglas CON) permanecerá como tal por tiempo indefinido salvo lo que indique la legislación aplicable. (Capitulo I disposición 2 de LGCyDIDyEAPF).

• Los titulares de las unidades administrativas motivarán la clasificación de la información

únicamente en caso de que considere reservada o confidencial. (Capitulo I disposición 6 de LGCyDIDyEAPF).

• En los expedientes y documentos que contengan partes o secciones reservadas o confidenciales

los titulares de las unidades administrativas deberán señalar aquellas que para su publicidad deban omitirse a efecto de identificarlas. Asimismo deberán reproducir la versión pública de los expedientes o documentos en caso de recibir una solicitud respecto de los mismos, sin perjuicio de que el Instituto determine elaborar versiones públicas en cualquier momento. (Capitulo I disposición 7 de LGCyDIDyEAPF).

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• Al clasificar la información con fundamento en alguna de las fracciones establecidas en el

articulo 13, 14 o 18 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, no será suficiente que el contenido de la misma este directamente relacionado con las materias que se protegen en dichos artículos, sino que deberá también considerarse la existencia de elementos objetivos que permitan determinar si la difusión de la información causaría un daño presente, probable y específico a los interese jurídicos tutelados por dichos preceptos. (Capitulo I disposición 8 de LGCyDIDyEAPF).

• Todos los expedientes o documentos deben clasificarse de conformidad con lo dispuesto por la

Ley (LFTAIPG). (Capitulo I disposición 9 de LGCyDIDyEAPF). • Los Titulares de las Unidades Administrativas, deberán tener conocimiento y llevar un registro de

los servidores públicos que por la naturaleza de sus atribuciones, tengan acceso a los expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales, asimismo, deberán asegurarse de que dichos servidores públicos, tengan conocimiento de la responsabilidad en el manejo de información clasificada. (Capitulo I disposición 10 de LGCyDIDyEAPF).

• En ausencia de los titulares de las unidades administrativas, la información será clasificada o

desclasificada por el servidor público que los supla, en los términos del Reglamento interno o estatuto orgánico que corresponda. (Capitulo I disposición 11 de LGCyDIDyEAPF).

• En el intercambio de información entre sujetos obligados para el ejercicio de sus atribuciones, los

documentos deberán señalar la clasificación, en su caso. (Capitulo I disposición 12 de LGCyDIDyEAPF). 11) De la desclasificación de archivos • Los expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales podrán

desclasificarse cuando: - Haya transcurrido el periodo de reserva que indique la leyenda.

- No habiendo transcurrido el periodo de reserva, ya no subsistan las causas que dieron

origen a la clasificación, atendiendo las circunstancias de modo, tiempo y lugar. (Capitulo I disposición 13 de LGCyDIDyEAPF).

• La desclasificación puede llevarse a cabo por:

- El titular de la unidad administrativa que clasificó la información

- El Comité de Información del INAH.

- El Instituto Federal de Acceso a la Información. (IFAI). (Capitulo I disposición 14 de LGCyDIDyEAPF).

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12) De la información reservada • El periodo máximo de reserva será de doce años y los titulares de las unidades administrativas

procurarán determinar que sea el estrictamente necesario durante el cual subsistan las causas que dieron origen a la clasificación. Para establecer dicho periodo, los titulares de cada unidad administrativa tomarán en cuenta las circunstancias de modo, tiempo y lugar relacionadas con la información al momento de su clasificación. El periodo de reserva correrá a partir de la fecha en que se clasifica el expediente o documento, y no la fecha de éste. (Capitulo II disposición 15 de LGCyDIDyEAPF).

• Tratándose de información clasificada como reservada, los titulares de las unidades

administrativas deberán revisar la clasificación al momento de la recepción de una solicitud para verificar si subsisten las causas que le dieron origen. (Capitulo II disposición 16 de LGCyDIDyEAPF).

• De conformidad con lo dispuesto por los artículos 15 de la LFTAIPG y 35 de su Reglamento

podrá solicitarse al IFAI la ampliación del periodo de reserva de algún documento o expediente, tres meses antes de que concluya el mismo. (Capitulo II disposición 17 de LGCyDIDyEAPF).

• La información se clasificará como reservada cuando se comprometa la seguridad nacional, esto

es cuando la difusión de la información ponga en riesgo acciones destinadas a proteger la integridad, estabilidad y permanencia del Estado Mexicano. La gobernabilidad democrática, la defensa exterior, y la seguridad interior de la Federación, orientadas al bienestar general de la sociedad que permitan el cumplimiento de los fines del estado constitucional, o se cumplan los demás supuestos establecidos en los artículos 13 y 14 de la LFTAIPG. (Capitulo II disposición 18 de LGCyDIDyEAPF).

13) De la información confidencial • Los documentos y expedientes clasificados como confidenciales no podrán difundirse si no

media en cada caso el consentimiento del titular de dicha información, sin perjuicio de las excepciones establecidas por la LFTAIPG y demás ordenamientos en la materia. (Capitulo III disposición 30 de LGCyDIDyEAPF).

• Se considerarán como confidenciales los datos personales definidos en la LFTAIPG, su

Reglamento y los lineamientos para la protección de los datos personales. Y para consultarlos o modificarlos se atendrá a lo dispuesto en dichos ordenamientos. (Capitulo III disposición 31 a 36 de LGCyDIDyEAPF).

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• La información confidencial que los particulares proporcionen a las dependencias y entidades

para fines estadísticos, que éstas obtengan de registros administrativos o aquellos que contengan información relativa al estado civil de las personas, no podrán difundirse en forma nominativa o individualizada, o de cualquier otra forma que permita la identificación inmediata de los interesados, o conduzcan, por su estructura, contenido o grado de desagregación a la identificación individual de los mismos. (Capitulo III disposición 35 de LGCyDIDyEAPF).

(14) Del archivo de documentos al conformar expedie ntes. • Invariablemente los documentos deben colocarse por orden cronológico o por el orden lógico del

desarrollo del asunto, principiando por la fecha más antigua y siguiendo con la más reciente. • Siempre que se trate de guardar un documento debe confrontarse cuidadosamente el número

identificador con el del expediente y que corresponda al mismo asunto o tema. • Cuando el espesor del expediente excede de veinticinco milímetros deben formarse legajos

parciales, haciendo la anotación respectiva tanto en la carátula y en la pestaña así como en el registro de expediente.

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CRITERIOS BÁSICOS QUE DEBEN CONSIDERAR LAS ÁREAS QU E CONFORMAN EL INAH PARA LA CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN RESERVADA Y CONFIDENCIAL

Atendiendo a lo establecido en el articulo 16 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y al articulo 26 de su Reglamento, que indican que se deberá llevar a cabo la clasificación de la información contenida en los documentos que se generan, adquieren, transforman o conservan en las diferentes unidades administrativas de las dependencias, ya sea un expediente o un documento, el Programa de Ordenamiento de Archivos propone al Comité de Información del Instituto Nacional de Antropología e Historia los criterios que se deben considerar para clasificar la información reservada y confidencial, estos criterios son el resultado del análisis de las leyes en la materia. Los índices temáticos enviados por las diferentes áreas administrativas, la visita a los archivos de las diferentes dependencias del INAH, la revisión del Cuadro General de Clasificación y de la Guía Simple de Archivo. Los criterios para la clasificación de los documentos reservados y confidenciales deberán sustentarse legalmente en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, considerándose de manera supletoria la Ley Orgánica del Instituto Nacional de Antropología e Historia y la Ley Federal de Zonas y Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos. 1. La clasificación documental deberá ser realizada por el titular o responsable de cada una de las diferentes unidades administrativas del INAH siguiendo los criterios propuestos. 2. En algunos casos se clasificará el documento o expediente en su totalidad como reservado o confidencial, pero en otros casos se tratará solamente de algunos datos específicos contenidos en un documento o expediente, lo cual deberá ser señalado en el momento de realizar la clasificación según los siguientes criterios. 3. En cuanto a la información considerada reservada se hará conforme a lo establecido en el artículo 13 y 14 de la LFTAIPG, siguiendo los siguientes criterios:

a) Reservada cuando pueda “comprometer la seguridad nacional” (art. 13, fracción I de la LFTAIPG) o bien cuando “ponga en riesgo la vida, la seguridad o la salud de cualquier persona” (art. 13, fracción IV de la LFTAIPG). Este caso está relacionado con los datos sobre las cotizaciones, nombres de los prestadores de servicios, sobre instalaciones de seguridad, etc. que ponen en riesgo los bienes y espacios bajo custodia del INAH y de su personal, estos datos pueden hallarse en documentos tales como: acuerdos, comprobaciones, donaciones, exposiciones, fideicomisos, licencias, licitaciones, expedientes de monumentos y zonas de monumentos arqueológicos e históricos, peritajes, planos, planes, traslados.

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b) Reservada cuando “menoscaban la conducción de las negociaciones o bien de las relaciones internacionales” (art. 13, fracción II de la LFTAIPG), que pueden hallarse en documentos del INAH tales como: convenios, contratos, concesiones, donaciones, exposiciones y otros documentos con carácter internacional. c) Reservada cuando puede “causar un serio perjuicio a las actividades de verificación del cumplimiento de las leyes, prevención o persecución de los delitos, la impartición de justicia, la recaudación de las contribuciones, las operaciones de control migratorio, las estrategias procesales en procesos judiciales o administrativos mientras las resoluciones no causen estado”, “las averiguaciones previas” y “los expedientes judiciales” (art. 13, fracción V de la LFTAIPG y artículo 14 fracción III y IV de la misma Ley), que en el caso del INAH pueden ser datos contenidos en las siguientes series documentales: asesorías legales, auditorías, autorizaciones, concesiones, concursos, declaratorias, demandas, denuncias, descentralización, donaciones, exámenes, fideicomisos, juicios, licencias, licitaciones, obras públicas, peritajes, permisos, premios, proyectos, rescates, salvamentos, traslados. d) Reservados los documentos que tengan que ver con un “procedimiento de responsabilidad de los servidores públicos, en tanto no se haya dictado la resolución administrativa o jurisdiccional definitiva” (art. 14, fracción V de la LFTAIPG) o bien los que “contienen las recomendaciones o puntos de vista que forman parte de un proceso deliberativo, hasta tanto no sea adoptada la decisión definitiva” (art. 14, fracción VI de la LFTAIPG)”. Esto aplica a todos los documentos generados por el INAH que impliquen un proceso de deliberación en tanto no concluya el mismo. e) Reservados los documentos que pongan el riesgo la ejecución de las actividades del INAH (art. 13, fracción V). Dentro de este tipo de documentos, entre otros, podemos encontrar: bancos de reactivos para exámenes de ingreso o promoción; votos de los dictaminadores en los procesos de admisión o promoción; solicitudes de investigación; actas y registros de apelación, la localización de monumentos y zonas de monumentos arqueológicos explorados por el INAH pero en la que aún no se tiene una plena labor de custodia; entre otros. 4. Respecto a la clasificación de la información confidencial , se hará conforme a lo establecido en el artículo 18 de la LFTAIPG, siguiendo los siguientes criterios:

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“Los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su difusión, distribución o comercialización” (art. 18, fracción II), entendiendo como datos personales “entre otra, la relativa a su origen étnico o racial, o que esté referida a las características físicas, morales o emocionales, a su vida afectiva y familiar, domicilio, número telefónico, patrimonio, ideología y opiniones políticas, creencias o convicciones religiosas o filosóficas, los estados de salud físicos o mentales, las preferencias sexuales u otras análogas que afecten su intimidad” (art. 3). Los documentos generados en el INAH que pueden contener estos datos están en: avalúos, las identificaciones dentro de las actas de entrega a recepción, expedientes de alumnos, amparos, asociaciones civiles, autorizaciones, averiguaciones previas, becas, comodatos, concesiones, concursos, contratos, convenios, demandas, denuncias, donaciones, egresados, expedientes del personal, fideicomisos, juicios, licencias, licitaciones, nóminas, permisos, situación patrimonial.

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VIII. PROCEDIMIENTOS

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VIII.1 EMISIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Y CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

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Emisión, recepción, registro y distribución de documentos y correspondencia de entrada

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VIII.1.1 PROPÓSITO Realizar el adecuado seguimiento y control de los documentos recibidos o emitidos en y por las diferentes unidades administrativas del Instituto Nacional de Antropología e Historia a través de su adecuado registro, distribución y clasificación, lo que además permitirá vigilar la atención oportuna de los asuntos tratados en los documentos y facilitar el cumplimiento de las atribuciones encomendadas al INAH.

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VIII.1.2 NORMAS DE OPERACIÓN

• En cada unidad administrativa y Centros del Instituto Nacional de Antropología e Historia, se

deberá contar con un área responsable de la recepción, revisión, captura y seguimiento de la documentación y correspondencia, con apego a los horarios establecido para ese efecto.

• La unidad administrativa emisora del documento, será responsable de anotar en la parte superior

derecha de éste, una descripción breve del asunto que se trata, para su pronta identificación así como llenar el formato 4 “Registro diario de correspondencia emitida”.

• El manejo de correspondencia y documentos de entrada deberán seguir su curso normal, sin

demora ni extravío en toda la secuela del trámite. • El área responsable de la recepción de la documentación en cada unidad administrativa del

INAH, deberá contar con personal que conozca la estructura orgánica, las atribuciones y funciones del la Unidad Administrativa, para asignar acertadamente la atención de los asuntos que se presenten. Esta área deberá llenar el formato 3 “Registro Diario de Correspondencia Recibida”.

• El área responsable de la recepción de documentación en las unidades administrativas del

Instituto Nacional de Antropología e Historia será responsable de llevar un control periódico (semanal o mensual, según el volumen de información que manejen) sobre los asuntos que no hayan sido atendidos por parte de las áreas que las conforman, a efecto de informar lo correspondiente a los titulares de las mismas, para que, en su caso, se instruyan las medidas adicionales y/o correctivas a que haya lugar, así como de dar seguimiento hasta la conclusión de las mismos.

• El área responsable de la recepción de documentación en las unidades administrativas del

INAH, dará por solventados los asuntos que ingresaron a la unidad administrativa que corresponda, una vez que hayan sido atendidos en su totalidad mediante documento escrito.

• El área encargada de la documentación de entrada será el área encargada de informar

periódicamente a las áreas interesadas de los asuntos pendientes y hacer el seguimiento sobre el cumplimiento de estos.

• La correspondencia de entrada para que pueda ser recibida debe satisfacer los siguientes

requisitos: - Que se trate de documentos que correspondan a la competencia de la Unidad a que se

refiere. - Que los documentos ostenten la firma o huella digital del remitente. - Que se les acompañe con los anexos que se citan en el texto del documento. - Que los números del registro coincidan con los anotados en los volantes de control, factura

o cualquier otro elemento que lo ampare.

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VIII.1.2 NORMAS DE OPERACIÓN • Una vez recibida la documentación y debidamente clasificada, se distribuirá para trámite y se

recabará constancia, que pasará a formar el registro de correspondencia de entrada, (formato 3). • La responsabilidad de la aplicación de este procedimiento recae en todas las unidades

administrativas y Centros INAH en la República Mexicana y Distrito Federal.

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VIII.1.3 Diagrama de procedimiento

Unidad Administrativa Emisora (INAH)

Área responsable de la recepción en las Unidades Administrativas Destinatarias (INAH)

1 2 3

4

Inicio

Término

Emisión y clasificación de documentos.

Inserta leyenda de clasificación reservada en

caso de información reservada.

Envío documentos

Recepción de documentos y

registra.

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VIII.1.4 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Secuencia de etapas

Actividad

Responsable

1. Emisión y

clasificación de documentos

Inicio 1.1 Emite documentos, anota breve descripción del asunto de que se trata y determina clasificación de la información.

Unidad Administrativa

Emisora (INAH)

En caso de información pública. 1.2. Continúa con la actividad No. 3.

En caso de información reservada o

confidencial.

2. Inserción de leyenda de clasificación en caso

de información reservada

2.1 Elabora e inserta el formato Nº 1 ficha de clasificación” en el documento y continúa con la siguiente actividad.

3. Envío de documentos 3.1 Turna documentos a las unidades

administrativas destinatarias.

4. Recepción de

documentos y registra 4.1 Recibe documentos, registra en su control y llena el formato “Registro diario de correspondencia recibida” (formato 3) para indicar los elementos que lo identifican.

Área responsable de la recepción en las

unidades administrativas

destinatarias (INAH) Término

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VIII.2 APERTURA, INTEGRACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE EXP EDIENTES

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Apertura, integración y clasificación de expedientes

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VIII.2.1 PROPÓSITO Permitir a las unidades administrativas del Instituto Nacional de Antropología e Historia tener un control y orden de su documentación, hacer un seguimiento de los asuntos que se le plantean y que son derivados de sus atribuciones legales.

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VIII.2.2 NORMAS DE OPERACIÓN • La clasificación de expedientes consistirá en agrupar los documentos relativos a un mismo

asunto. • La clasificación de expedientes se realizará mediante la ejecución de las siguientes labores:

- Determinar el asunto, tema o materia de que se trata el documento.

- Determinar las claves que le correspondan de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación

- Archivística del Instituto, (formato 10).

- Precisar los lugares y fechas del asunto de que se trata.

- Investigar si existen antecedentes del asunto con auxilio de los registros (catálogos o

inventarios).

- Dar al el documento el número identificador del expediente localizado en el registro respectivo. En caso contrario se procederá a asignarle la clave que le corresponda acorde al Cuadro General de Clasificación Archivística.

• Las áreas de las unidades administrativas del Instituto Nacional de Antropología e Historia que

atienden los asuntos, integraran los expedientes en un archivo específico que se denominará “archivo de trámite” y se deberá asignar a un responsable la coordinación de su operación.

• Para efectos del procedimiento se entenderá por “expediente de archivo” a la unidad formada

por un conjunto de documentos generados y/o recibidos por una persona física o moral con el fin de iniciar, desarrollar y concluir un trámite.

• El área a la que se turna el documento para su atención en el INAH, deberá abrir un nuevo

expediente cuando: No existan antecedentes en los archivos de trámite o concentración

La materia o asunto de que se trata, exista en el archivo pero no corresponda a la Gestión Gubernamental actual. • Cuando exista un expediente ya abierto, el documento recibido deberá integrarse a éste.

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VIII.2.2 NORMAS DE OPERACIÓN • Los expedientes de archivo de las Unidades Administrativas y Centros INAH, para su operación

y control deberán contar con el formato 8 “Descripción de la carátula de un expediente de archivo” y cuando se trate de documentos con información clasificada como reservada o confidencial se deberán anotar los datos del formato 1 “Ficha de Clasificación de Documentos Reservados y Confidenciales”.

• La formación de los expedientes deberá cumplir con los siguientes requisitos:

- Asignar al documento el número identificador del expediente que le corresponde de acuerdo con el sistema establecido.

- Asentar los datos que identifican al expediente en el Inventario General de Expedientes

(formato 5).

- Los elementos de registro de los expedientes que se hayan revisado mediante confrontación de sus datos con los del documento que originó la apertura.

- Los elementos en que fueron registrados los expedientes se encuentran ordenados

conforme al método establecido.

- Se formará una carpeta para cada expediente abierto, la cual deberá tener al inicio la carátula de registro respectivo.

• De acuerdo al volumen del expediente (este no deberá exceder los 3 cm. de espesor) este podrá

estar contenido en varias carpetas denominadas legajos y en la carátula de el mismo se ira indicando el número de legajo que corresponda.

• La responsabilidad de la aplicación de este procedimiento recae en todas las unidades


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VIII.2.3 Diagrama de procedimiento

Personal encargado de la recepción de

documentos de las Áreas y Centros INAH

Titular de la Unidad Administrativa o Centro

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1 2 4 5

3

Inicio

Recepción de documentos.

Apertura de expediente.

Determinación del tipo de

información.

Registra y clasifica

información pública.

Término

Registro y clasificación de la información

reservada o confidencial.

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VIII.2.4 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Secuencia de etapas

Actividad

Responsable

Inicio

1. Recepción de documentos

1.1 Recibe documentos, verifica contenido y determina.



Si hay antecedentes en los archivos de

trámite o concentración.

1.2. Solicita expediente al archivo de trámite o concentración, según sea el caso, para incorporar el documento y lo devuelve.

No hay antecedentes en los archivos de

trámite o concentración.

2. Apertura de expediente

2.1 Abre expediente, asigna titulo, número y clave, ésta última de conformidad al “Cuadro General de Clasificación de Archivos” del INAH (formato 10).

3. Determinación del tipo de información

3.1 Revisa, analiza y determina si la información contenida en el documento, así como la que resulte del trámite es sujeta de clasificarse como pública, reservada o confidencial.

Titular de la Unidad Administrativa o

Centro INAH

En caso de Información Pública

4. Registro y clasificación

información pública

4.1 Registra elementos de descripción del expediente en base de datos, elabora carátula (ver formato 8 “Descripción de la carátula de un expediente de archivo)), ceja de la portada y archiva y se va a Término.



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Secuencia de etapas

Actividad

Responsable

En caso de información reservada o

confidencia l

5. Registro y clasificación de

información reservada o confidencial

5.1 Investiga elementos de descripción de la información clasificada como reservada o confidencial, según sea el caso, registra, elabora carátula y archiva (ver formato 1 ficha de Clasificación y se incluye el documento en el índice de documentos reservados y confidenciales, formato 2).

5.2 Se coloca el sustento legal para clasificar la

documentación como reservada o confidencial de acuerdo a lo establecido en los artículos 13, 14 o 18 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Término

INAH

Mayo del 2009



VIII.3 PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES EN EL ARCHIVO DE TRÁ MITE O DE CONCENTRACIÓN

INAH

Mayo del 2009

Préstamo de expedientes en el archivo de trámite o de concentración

Página 52

VIII.3.1 PROPÓSITO Registrar y hacer seguimiento del préstamo de los expedientes de archivo de las unidades administrativas del Instituto Nacional de Antropología e Historia para su control, seguimiento y devolución con el propósito de dar cumplimiento a la normatividad establecida y apoyar las actividades de las áreas solicitantes.

INAH

Mayo del 2009


Página 53

VIII.3.2 NORMAS DE OPERACIÓN • Se entiende por Archivo de Trámite al que se crea en la Unidad Administrativa encargada de

generar o recibir documentos en cumplimento de sus atribuciones y por lo tanto es responsable del manejo y organización de documentos en su fase activa (conforme al ciclo vital de estos), en las unidades administrativas del Instituto Nacional de Antropología e Historia y por Archivo de Concentración a la unidad encargada de la guarda, custodia y administración de expedientes de asuntos concluidos, cuya consulta por las entidades productoras es esporádica.

• Este procedimiento deberá aplicarse en los Archivos de Concentración del Instituto Nacional de

Antropología e Historia o en los Archivos de Trámite de aquellas unidades administrativas y Centros INAH para tener un control estricto en su consulta.

• El préstamo de expedientes de archivos estará determinado por el directorio de usuarios que

contenga los privilegios autorizados para la consulta de estos. • Se entenderá por privilegios a los permisos de uso y consulta de expedientes que tiene el

usuario, de acuerdo a las necesidades de sus atribuciones específicas. • Las unidades administrativas y Centros INAH a través de oficio harán saber a la Biblioteca

Nacional de Antropología e Historia el nombre, nivel de estudios, cargo, correo electrónico, dirección y teléfono del responsable del control de los Archivos de Concentración y de Trámite (e histórico si existe) de cada área.

• El periodo de préstamo de expedientes lo definirá el área de Archivo de Concentración o Trámite

en su caso, con base a las necesidades o frecuencia de demanda de usuarios. • Las prórrogas del préstamo de expedientes se autorizarán como máximo, hasta por el mismo

tiempo por el que fue prestado la primera ocasión. • Se autorizaran hasta dos prórrogas por cada expediente. • El servidor público a quien se prestó el expediente deberá devolverlo completo. De no ser así, se

levantara constancia de hechos para asentar dicha situación, haciéndose acreedor a la responsabilidad administrativa a que haya lugar.

• La documentación que se encuentra bajo la responsabilidad de los Archivos de Trámite, de

Concentración e Histórico debe ser accesible a toda persona, obviamente con las modalidades que señala la Ley.

INAH

Mayo del 2009


Página 54

VIII.3.2 NORMAS DE OPERACIÓN • En caso de que se presten expedientes originales a alguna área, estos no deberán permanecer

fuera de los archivos más tiempo del señalado en los plazos que especifique la dependencia, en los casos necesarios, transcurrido ese término se deberá insistir en la devolución de los mismos.

• En casos de que un expediente del Archivo de Concentración se solicite por tiempo indefinido,

se deberá elaborar un documento en el que conste que dicho material ya no se encuentra en dicho acervo y ha sido devuelto al área administrativa que lo requiere, pero no se dará de baja del inventario del Archivo de Concentración.

• Cuando los archivos de Trámite y Concentración reclamen reiteradamente, sin resultado la

devolución de los expedientes por haberse excedido el término de préstamo, se informará a los responsables de las unidades administrativas, e incluso de la Coordinación Nacional o Secretaría a la que estén adscritos para que intervengan en su devolución.



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Mayo del 2009


Página 55

VIII.3.3 Diagrama del procedimiento

Usuario

Archivo de Trámite y Concentración de las

Unidades Administrativas del INAH

1 4 5 6

2 3 7 8 9

Inicio

Llenado formato y

solicitud de préstamo de expediente.

Recepción de expediente y

consulta.

Solicitud de prórroga del expediente.

Devolución de expediente.

Término

Recepción y solicitud y revisión.

Autoriza préstamo de expediente

Expediente en mal estado.

Elaboración de constancia de

hechos

Anota fecha de devolución de expediente y

archiva.

INAH

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Secuencia de etapas

Actividad

Responsable

Inicio

1. Llenado formato y solicitud de préstamo

de expediente

1.1 Llena el formato “Ficha de control de préstamo de expedientes” (formato 9) con sus datos y lo presenta en el Archivo (de Trámite o de Concentración) correspondiente. - Nombre de la unidad administrativa de

adscripción del área solicitante del expediente.

- Nombre y firma del servidor público solicitante del expediente.

- Cargo que ocupa el servidor público que solicita el expediente.

- Motivos del préstamo. - Número telefónico del servidor público

solicitante.

Usuario

2. Recepción de

solicitud y revisión 2.1 Recibe y revisa el formato 9 “Ficha de control de Préstamo de expedientes“ que se encuentre, llena en la forma solicitada, así como las firmas autorizadas y los privilegios del usuario y determina.

Archivo de Trámite o de Concentración de las

unidades administrativas del

INAH.

Si no se autoriza el préstamo 2.2 Anota en el formato 9 “Ficha de Control de

Préstamo de Expedientes” las razones que justifican la negativa del préstamo (del expediente respectivo) y la devuelve al solicitante y continúa en la actividad 1.

INAH

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Página 57


Secuencia de etapas

Actividad

Responsable

3. Autorización préstamo de expedientes

Si se autoriza el préstamo

3.1 Complementa el formato 9 “ficha de control de préstamo de expedientes” con los siguientes datos: - Fecha en la que se efectúa el préstamo. - Clave y descripción de la serie o subserie

bajo la cual se clasificó. - Señalar si el expediente está clasificado

como público, reservado o confidencial. - Número de legajos que conforman el

expediente objeto del préstamo. - Número de hojas que integran el expediente. - Nombre del servidor público que autoriza el

préstamo del expediente. - Tiempo que será prestado el expediente. - Observaciones. Se autoriza y se archiva la ficha.

3.2 Entrega expediente al usuario solicitante.

4. Recepción de expediente y consulta

4.1 Realiza la consulta y determina si necesita o no una prórroga para dar continuidad.

Usuario

Si necesita una prórroga

5. Solicitud de prórroga 5.1 Solicita prórroga del préstamo respectivo. 5.2 Autoriza prorroga y actualiza fecha en el

formato 9 “Ficha de control de préstamo de expedientes” y continúa en actividad 4.1.

Archivo de Trámite o de Concentración de la unidad administrativa

5.3 Si se solicita el préstamo en forma indefinida se anexa un oficio del usuario con la autorización de su superior a la ficha de solicitud de préstamo indicando la razón de la petición y se anota en el inventario este hecho, sin darse de baja el documento.

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Secuencia de etapas

Actividad

Responsable

Si devuelve el expediente 6. Devolución

expediente 6.1 Recibe expediente, revisa el estado que guarda y archiva.

Usuario

El expediente no está completo y en buen

estado

7. El expediente no está en buen estado

7.1 Levanta constancia de hechos y reporta al titular de la unidad administrativa a la que está adscrita la unidad de archivo.

Archivo de Trámite o de Concentración de la

Unidad Administrativa INAH

8. Elaboración

constancia de hechos 8.1 Anota en el formato 9 “Ficha de control de préstamo de expedientes” la fecha y circunstancia que motivó el levantamiento de la constancia de hechos, para los efectos a que haya lugar.

9 Anota fecha en la que

se devuelve el expediente y archiva

9.1 Anota en el formato 9 “Ficha de control de préstamo de expedientes” la fecha en la que se devolvió el expediente y archiva.

El Expediente está en buen estado 9.2 Recibe y archiva para posteriores préstamos. Término

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VIII.4 TRANSFERENCIA DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE TRÁMITE AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN (TRANSFERENCIA PRIMARIA).

INAH

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Transferencia de expedientes del archivo de trámite al archivo de concentración

(Transferencia Primaria). Página 60

VIII.4.1 PROPÓSITO Realizar la transferencia de expedientes de los Archivos de Trámite que conservan su valor administrativo, legal, fiscal o contable, pero cuya consulta es esporádica al Archivo de Concentración, a fin de continuar el ciclo vital de los documentos (fase semiactiva) y optimizar su administración.

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VIII.4.2 NORMAS DE OPERACIÓN

• Para efectos de procedimiento, se entenderá por vigencia documental al periodo durante el cual

un expediente o documento de archivo mantiene sus valores administrativo, legal, fiscal o contable.

• Este procedimiento deberá aplicarse en los Archivos de Trámite y en los Archivos de

Concentración del Instituto Nacional de Antropología e Historia de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental (documento 11 de este manual).

• El responsable del archivo de trámite valorará y seleccionará los documentos y expedientes de

las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al Archivo de Concentración, conforme al formato 11 ”Catálogo de Disposición Documental”.

• Las Unidades Administrativas del INAH, evitarán el envío de expedientes duplicados,

prevaleciendo los originales sobre las copias. Expurgando copias y duplicados En el caso de haber más de un original, se tomará aquel que contenga más elementos y detalle de la información.

• Los expedientes se integrarán de acuerdo a los principios señalados a continuación. Los que no

correspondan, serán devueltos a las unidades administrativas correspondientes para su ordenación adecuada: - Por asunto

- Por materia

- Por tipo de documento (acuerdos, actas, informes, reportes etc.) siempre y cuando sean

seriados y correspondan a un mismo tema o materia. • Se entenderá por análisis de trámite al conjunto de operaciones que tienen como finalidad

establecer un equilibrio entre el flujo de entrada y salida de documentación con el propósito de impedir el congestionamiento por conservación de documentos inútiles.

• La adecuada gestión de un archivo de trámite se consigue mediante la ejecución de las

siguientes labores:

- El expurgo de copias, duplicados, cuando se sepa donde están los originales y materiales que no sean del archivo como propaganda, folletos publicitarios etcétera.

- La transferencia al archivo de concentración de documentación que no tenga uso cotidiano - pero conserve su vigencia administrativa, legal o contable.

- La consulta permanente con las áreas especializadas como la jurídica, recursos financieros

o el área coordinadora de archivos del INAH.

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VIII.4.2 NORMAS DE OPERACIÓN • Los inventarios y registros de los archivos de trámite se someterán a revisión del jefe de la

unidad administrativa a la que estén adscritos, la fijación de los plazos de conservación para cada tipo de asunto y se hará acorde al Catálogo de Disposición Documental vigente.

• Los expedientes que ya no sean de uso inmediato y cotidiano, junto con el inventario que los

ampare, serán trasladados al Archivo de Concentración recabando constancia de la entrega en una copia de este.

• El traslado de esta documentación se realizara con el Inventario de Transferencia Primaria

(anexo 6). • La responsabilidad de la aplicación de este procedimiento recae en todas las unidades


INAH

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VIII.4.3 Diagrama del procedimiento

Archivo de Trámite de las Unidades

Administrativas INAH

Archivo de Concentración de las Unidades

Administrativas INAH

1 2 5

3 4 6 7

Determinación de la

transferencia de expedientes.

Inicio

Envío de oficio de solicitud para transferencia. de

archivos

Autorización de transferencia de

archivos.

Recepción expedientes.

Registro de inventario de expedientes.

Término

Envío de expedientes

físicos.

Recepción de oficio de solicitud para transferencia

de archivos.

INAH

Mayo del 2009




Secuencia de etapas

Actividad

Responsable

Inicio

1. Determinación la transferencia de

expedientes

1.1 Determina conforme a frecuencia de consulta y vigencia documental del “Catalogo de Disposición Documental” los expedientes a transferir y llena el formato 6 “Inventario de Transferencia Primaria”.


Administrativas del INAH

2. Envió de oficio de

solicitud para transferencia de

archivos

2.1 Una vez que obtiene autorización del Titular de la Unidad Administrativa, elabora oficio para remitir junto con el formato 6 “Inventario de Transferencia Primaria” conservando los expedientes para su revisión física. Original.- para el Archivo de Concentración de las unidades administrativas del INAH. Copia.- para el Archivo de Tramite de la unidad administrativa que lo envía como acuse de recibo.

3. Recepción de oficio

de solicitud para transferencia de

archivos

3.1 Recibe oficio y revisa formato 6 “Inventario de Transferencia Primaria” y determina si los expedientes son documentos susceptibles de envío al Archivo de Concentración.

Archivo de Concentración de las


INAH. Si no procede su recepción 3.2 Elabora oficio con observaciones y devuelve

al Archivo de Trámite para su corrección y continúa con la actividad 1.

Si procede su recepción

4. Autorización de transferencia de

archivos

4.1 Elabora oficio de aceptación, notifica y distribuye así: Original.- Para el Archivo de Trámite de la Unidad Administrativa. Copia.- Para el Archivo de Concentración de las Unidades Administrativas del INAH.

INAH

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Secuencia de etapas

Actividad

Responsable

5. Envío de expedientes

físicos 5.1 Recibe oficio de aceptación y procede al envío de los expedientes.


Administrativas del INAH

6. Recepción de

expedientes 6.2 Recibe expedientes y coteja el inventario de transferencia con los expedientes.



INAH

7. Registro de inventario de expedientes.

7.1 Registra inventario de expedientes y los archiva para su control y consulta.

Término

INAH

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VIII.5 TRÁMITE DE SOLICITUD DE DICTAMEN DE VALORACI ÓN DOCUMENTAL Y DESTINO FINAL DE EXPEDIENTES (TRANSFERENCIA SECUNDARIA).

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Trámite de solicitud de dictamen de valoración documental y destino final de expedientes (Transferencia Secundaria).

Página 67

VIII.5.1 PROPÓSITO Obtener del Archivo General de la Nación o del Archivo Contable de la Unidad de Gestión Documental de la SHCP en caso de documentos con valor fiscal o contable, el dictamen de valoración documental y acta de baja documental de los archivos del Instituto Nacional de Antropología e Historia, cuyos valores administrativo, legal, fiscal o contable han concluido, para su baja definitiva o su traslado al Archivo Histórico del Instituto con el propósito de concluir el ciclo vital de un archivo.

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Página 68

VIII.5.2 NORMAS DE OPERACIÓN • Este procedimiento deberá aplicarse los expedientes de los Archivos de Trámite y Concentración

del Instituto Nacional de Antropología e Historia cuya vigencia administrativa, legal, fiscal o contable haya concluido, conforme al Catálogo de Disposición Gubernamental.

• Para efectos de este procedimiento se entenderá por vigencia documental al periodo durante el

cual un expediente de archivo mantiene su valor administrativo, legal, fiscal o contable. • Por baja definitiva se entenderá la eliminación de aquella documentación que haya prescrito en

sus valores administrativo, legal, fiscal o contable y que no contenga valores históricos. • La Biblioteca Nacional de Antropología e Historia como Área Coordinadora de Archivos, por

medio del Programa de Ordenamiento de Archivos será la encargada de asesorar a las unidades administrativas y Centros INAH, en la formulación de las solicitudes de valoración documental y destino final, así como del trámite para su destino final ante el Archivo General de la Nación o la Unidad de Gestión del Archivo Contable de la SHCP si se tratase de documentos contables.



INAH

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Página 69

VIII.5.3 DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO


unidades administrativas del INAH

Área Coordinadora de Archivos INAH Archivo de Concentración

Area Coordinadora de Archivos y Archivo de

Concentración

1 9

2 3 4 5 6

7

8

Inicio

Identificación y envío de

expedientes. prescritos

Recepción de copia del acta administrativa

y archivo.

Término

Recepción de expediente y determina si estos fueron elaborados

correctamente.

Elaboración oficio y envía al Archivo General de la Nación.o a

la SHCP.

Recepción respuesta del

Archivo General de la Nación o de la

SHCP.

Recibe dictamen de valoración

documental y acta de baja

definitiva.

Lleva a cabo la baja definitiva, o la transferencia

del archivo.

Recibe autorización

de baja definitiva o

transferencia

Elabora oficio y solicita el envío de expedientes

1

1

INAH

Mayo del 2009


Página 70


Secuencia de etapas

Actividad

Responsable

Inicio 1. Identificación y envío

de expedientes prescritos

1.1 Identifica los expedientes cuyos valores primarios han prescrito y que requieren ser sometidos a valoración, llena el formato 7 “Inventario de Transferencia Secundaria” basándose en el formato 11 “Catalogo de Disposición Documental” y turna a la coordinación de archivos del INAH.



INAH

2. Recepción expedientes y

determina si fueron elaborados

correctamente

2.1 Recibe documentación, revisa y determina si fueron elaborados correctamente.

Coordinación de archivos del INAH

Los archivos no están correctos 2.2 Elabora oficio con observaciones y devuelve

al Archivo de Concentración para su corrección y continúa en actividad 1.

Los archivos están correctos

3. Elaboración de oficio, envío a al Archivo

General de la Nación

3.1 Elabora oficio y recaba firma del responsable del Archivo de Trámite que generó esos documentos del INAH y para los documentos contables recaba la firma de la Unidad de Gestión de Archivo Contable de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y los envía al Archivo General de la Nación.

3.2 Continúa el procedimiento de Internet

“Trámite y Control de baja de documentación del Gobierno Federal” del Archivo General de la Nación y si son documentos contables de la SHCP.

4. Recepción respuesta del Archivo General de

la Nación

4.1 Recibe respuesta del Archivo General de la Nación o de la SHCP, revisa su contenido y determina de acuerdo a la respuesta.

Coordinación de Archivos del INAH

INAH

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Página 71


Secuencia de etapas

Actividad

Responsable

No procede 4.2 Informa al Archivo de Concentración, para

corregir o relaborar la documentación. Coordinación de Archivos del INAH

4.3 Corrige, atendiendo las sugerencias que se

le hagan. Archivo de

Concentración Si procede 5. Recibe autorización

de baja definitiva o transferencia

5.1 Identifica si el dictamen de valoración documental y acta de baja documental del Archivo General de la Nación autoriza la transferencia o baja definitiva de los expedientes y determina.

Coordinación de Archivos del INAH

En caso de Transferencia de Expedientes al

Archivo Histórico INAH

6. Elaboración de oficio y solicita el envió de

expedientes

6.1 Elabora oficio para remitir dictamen de valoración documental y acta de baja documental para la transferencia y solicita al Archivo de Concentración se realice al envío de expedientes y le informa por escrito al Archivo de Trámite de la unidad administrativa que generó los documentos.

Área Coordinadora de Archivos

6.2 Recibe notificación, elabora oficio y traslada

los documentos Históricos al Archivo Histórico del INAH.

Archivo de Concentración

INAH

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Página 72


Secuencia de etapas

Actividad

Responsable

En caso de baja definitiva de expedientes 7. Recibe dictamen de

valoración documental y acta de baja definitiva

7.1 Recibe dictamen de valoración documental y acta de baja documental de parte del AGN o la SHCP, le informa al Archivo de Concentración y al Área del INAH que generó los documentos.

Área Coordinadora de Archivos(Biblioteca

Nacional de Antropología e

Historia)

8. Lleva a cabo la baja definitiva de expedientes

8.1 Lleva a cabo la baja definitiva de expedientes, buscando que el material se recicle, levanta acta administrativa, recaba firma de los participantes, entrega copia de la misma a la Unidad Administrativa del INAH que generó los documentos.

Área Coordinadora de Archivos y Archivo de

Concentración

9. Recepción copia del acta administrativa y

archiva.

9.1 Recibe copia del acta administrativa y archiva, junto con oficio para los efectos procedentes.

Unidad Administrativa del INAH

Término

INAH

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IX. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

INAH

Mayo del 2009



Página

ÍNDICE DE FORMATOS E INSTRUCTIVOS Estos formatos están conforme a lo que establece la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, su Reglamen to y los Lineamientos para la organización de archivos y procedimientos estableci dos por el Archivo General de la Nación. 1. FICHA DE CLASIFICACIÓN 75 2. INDICE DE DOCUMENTOS RESERVADOS Y CONFIDENCIALES 77 3 REGISTRO DIARIO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA 79 4. REGISTRO DIARIO DE CORRESPONDENCIA EMITIDA 82 5. INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES 85 6. INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA 87 7 INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA 89 8. DESCRIPCIÓN DE LA CARÁTULA DE UN EXPEDIENTE DE ARCHIVO 91 9. FICHA DE CONTROL DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES 94 10. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA 96 11. CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL 104

12. GUÍA SIMPLE DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 111 13 PADRÓN DE RESPONSABLES DE ARCHIVOS DEL INAH 122 14 PERFIL DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO ADMINISTRATIVO Y DE CONCENTRACIÓN 124 15 PERFIL DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO HISTORICO 125

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FICHA DE CLASIFICACIÓN FORMATO 1

Clave de Clasificación

Archivística

(1)

Años

Reservado

(2) (3)

Confidencial

(4)

Ley

(5)

Artículo (6)

Clasificación Desclasificación Fecha

(7) (8)

Ampliación de Reserva (9)

Nombre del Titular (10)

Firma

(11)

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 1

FICHA DE CLASIFICACIÓN

(1) Clave de Clasificación Archivística .- Anotar la clave de clasificación archivística derivada del Cuadro General de Clasificación del INAH.

(2) Reservado. - Marcar con una “x” si se trata de un documento reservado.

(3) Años .- Se anotará la abreviatura de Reservado Temporal “RET” , seguido de un guión [-] del

número de años por el que se reserva el documento como parte del archivo administrativo o semiactivo por ejemplo: RET-01, RET-02… hasta llegar a 12, que es el periodo de vigencia máximo que podrá reservarse la documentación. El periodo de reserva se refiere al tiempo en que la documentación se mantendrá en esta condición hasta que no pueda ser de disposición pública de acuerdo a la LFTAIPG y se deberá indicar conforme lo establece el Catálogo de Disposición Documental vigente para el caso en particular.

(4) Confidencial .- Marcar con una “x” si se trata de un documento confidencial.

(5) Ley.- Indicar con las siglas LFTAIPG que se refieren a la Ley Federal de Transparencia y

Acceso a la Información Pública Gubernamental que ha sido utilizada como sustento legal o soporte jurídico en la labor de clasificar el carácter de la información en reservada o confidencial.

(6) Artículo .- Indicar el artículo y fracción de la LFTAIPG que sustenten que el documento

pueda ser reservado ó confidencial.

(7) Fecha de Clasificación. - Anotar la fecha completa en que fue clasificado el documento (independientemente de la fecha del documento mismo).

(8) Fecha de Desclasificación .- Indicar la fecha en que el documento se desclasificará.

(9) Ampliación de Reserva .- Señalar en este espacio un nuevo periodo de ampliación de reserva que se le haya asignado a la documentación luego de haber concluido un periodo previo y haber realizado una valoración de acuerdo a su caso específico. Se indicará igualmente bajo la sigla RET- seguido por el número de años de la ampliación.

(10) Nombre del Titular .- Anotar el nombre completo y cargo del titular de la Dependencia

según se trate.

(11) Firma.- Firma del titular de la Dependencia responsable de la clasificación de la información.

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ÍNDICE DE DOCUMENTOS RESERVADOS Y CONFIDENCIALES Fecha ______________ FORMATO 2 No. hoja ______________

DOCUMENTO (1)

FECHA (2)

RESERVADO (3)

CONFIDENCIAL (4)

SUSTENTO LEGAL (5)

OBSERVACIONES (6)

______________________________________________________ ___________________________ NOMBRE DEL RESPONSABLE DE ELABORACIÓN (7) FIRMA (8)

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 2 (ÍNDICE DE DOCUMENTOS RESERVADOS Y CONFIDENCIALES)

(1) Documento .- Se indicará nombre o número del documento que se trata según se registre en el registro de correspondencia, y el índice general de expedientes. (2) Fecha .- Se anotará la fecha en que se clasificó el documento. (3) Reservado .- Se anotará la sigla RET seguida de un guión y el número de años que se reserva el documento desde 01 hasta máximo 12. (4) Confidencial.- Se anotará la sigla CON. (5) Sustento legal .- Artículo y fracción de la LFTAIPG que corresponda según la clasificación hecha. (6) Observaciones.- Se anotará la información relevante, tal como si se amplia la fecha de reserva del documento, si se desclasifica antes del plazo original o alguna otra que deba ser indicada por su importancia. (7) Nombre del Responsable.- Anotar el nombre del responsable de su elaboración. (8) Firma del Responsable.- Anotar la firma del responsable.

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Manual de Normas, Políticas y Procedimientos de la Gestión Integral de los Documentos y

Archivos del Instituto Nacional de Antropología e Historia Página 79

REGISTRO DIARIO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA FORMATO 3

Nombre de la Dependencia/Área

Clasificación LFTAIPG (6)

Vigencia No.

Registro (1)

Fecha de recepción

(2)

Clave

Clasificación Archivística

(3)

Procedencia (4)

Asunto (5) Tipo de

Información

Sustento legal

Archivo Admvo.

(7)

Observaciones (8)

Archivado en:

(9)

________________________________ __________________________ Nombre y firma del responsable de elaboración (10) Nombre del titular del área )11)

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 3 REGISTRO DIARIO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

(1) Número de registro .- Asignar un número consecutivo a cada documento que se emita, este será utilizado como clave y número de inventario durante el proceso de gestión.

(2) Fecha de recepción .- Consignar la fecha en que fue recibido el documento. (3) Clave de clasificación Archivística:- Agregar la clave de clasificación derivada del Cuadro

General de Clasificación del INAH.

(4) Procedencia .- Indicar el nombre completo de la unidad administrativa en dónde se emitió el documento.

(5) Asunto.- Elaborar una descripción muy breve del contenido del documento sin omitir a las

partes involucradas, fechas y lugares.

(6) Clasificación LFTAIPG

Tipo de información.- Si la información en el documento conforme a la LFTAIPG es reservada se indicará con la abreviatura “RET” que significa Reservado Temporal y si es confidencial mediante la abreviatura “CON”.

En el caso de la información reservada después de consignar la abreviatura de Reservado Temporal “RET” seguida de un guión [-] se podrá anotar el número de años por el que se reserva el documento, de la siguiente manera: RET-01, RET-02… hasta llegar a 12, que es el periodo máximo que podrá reservarse la documentación. Se anotará como lo establece el Catálogo de Disposición Documental vigente para el caso en particular.

Sustento Legal. En el caso en que la información sea considerada reservada o confidencial anotar al artículo y fracción de la LFTAIPG que lo establece.

(7) Vigencia.- Anotar el tiempo (en años) que el documento será conservado en el archivo

administrativo, tal y como lo establece el Catálogo de Disposición Documental.

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(8) Observaciones.- En este rubro se incluirán detalles acerca del documento como: tipo de formato, si se trata de una copia, estado de conservación, materiales anexos, etcétera. Así como también del seguimiento de los asuntos como parte del proceso de gestión como: tipo de trámite de los asuntos, estatus, nombre de la persona y departamento al que fue asignado el asunto y el número de oficio o acción con que se concluyó dicho proceso.

(9) Archivado en.- Anotar el título y ubicación física del expediente o carpeta en donde se

guardará el documento y que puede ser: carpeta, archivero, estante, etcétera.

(10) Nombre y firma del responsable de elaboración. - anotar nombre y firma del responsable.

(11) Nombre del titular del Área.- Anotar el nombre del titular del área.

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REGISTRO DIARIO DE CORRESPONDENCIA EMITIDA FORMATO 4 Nombre de la Dependencia/Área


Vigencia

No. Registro

(1)

Fecha de emisión

(2)

Clave Clasificación Archivística

(3)

Destinatario (4)

Asunto (5) Tipo de

Información Sustento legal

Archivo admvo (7)

Observaciones

(8)

Archivado en

(9)

____________________________________ ________________________________ Nombre y firma del responsable de elaboración Nombre del titular del área

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 4 REGISTRO DIARIO DE CORRESPONDENCIA EMITIDA

(1) Número de registro .- Asignar un número consecutivo a cada documento que emita la unidad receptora, este será utilizado como clave y número de inventario durante el proceso de gestión.

(2) Fecha de emisión .- Señalar la fecha de elaboración de la documentación.

(3) Clave de clasificación Archivística:- Agregar la clave de clasificación derivada del Cuadro General de Clasificación del INAH.

(4) Destinatario .- Indicar el nombre completo de la unidad administrativa a la que se enviará el

documento.

(5) Asunto.- Elaborar una descripción muy breve del contenido del documento sin omitir a las partes involucradas, fechas y lugares.

(6) Clasificación LFTAIPG

Clasificación .- Si la información en el documento conforme a la LFTAIPG es reservada se indicará con la abreviatura “RET” que significa Reservado Temporal y si es confidencial mediante la abreviatura “CON”.

En el caso de la información reservada después de consignar la abreviatura de Reservado Temporal “RET” seguida de un guión [-] se podrá anotar el número de años por el que se reserva el documento, de la siguiente manera: RET-01, RET-02… hasta llegar a 12, que es el periodo máximo que podrá reservarse la documentación. Se anotará como lo establece el Catálogo de Disposición Documental vigente para el caso en particular.

Sustento Legal. En el caso en que la información sea considerada reservada o confidencial, anotar al artículo y fracción de la LFTAIPG que lo establece.

(7) Vigencia.- Anotar el tiempo (en años) que el documento será conservado en el archivo

administrativo, tal y como lo establece el Cuadro de Disposición Documental vigente para el caso en particular.

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(8) Observaciones.- En este rubro se podrán incluir detalles acerca del documento como: materiales anexos, fecha de recepción del destinatario, nombre de la persona y área responsable de elaboración del documento, etc.

(9) Archivado en.- Anotar el nombre y ubicación física del expediente o carpeta en el que se archivó finalmente el documento y que puede ser: carpeta, archivero, estante, etcétera.

(10) Nombre y firma del responsable de elaboración.- anotar nombre y firma del responsable. (11) Nombre del titular del Área.- Anotar el nombre del titular del área.

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Manual de Normas, Políticas y Procedimientos de la Gestión Integral de los Documentos y

Archivos del Instituto Nacional de Antropología e Historia Página 85

FORMATO 5 INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE ELABORA ESTE INVENTARIO Hoja: ___de____

Vigencia (7)

Clasificación LFTAIPG

(8)

Clave de clasificación Archivística

(1) TITULO DE EXPEDIENTE

ó Asunto (2)

FECHAS EXTREMAS

(3)

LUGAR DE ORIGEN (4)

OFICINAS GENERADO

RAS (5)

TIPO DE DOCUMENTO

(6)

Arc

hivo

T

rám

ite

Arc

hivo

C

once

ntra

c

Clasificación

Sustento

legal

Observaciones (9)

Fecha de elaboración: Fecha de actualización: ____________________________________ ___________________________ Nombre y firma del responsable de elaboración Nombre del titular del área

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 5

INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES

(1) Clave de clasificación archivística .- Anotar la clave de clasificación derivada del Cuadro General de Clasificación del INAH.

(2) Titulo de expediente o asunto .- Anotar el título completo del expediente conforme aparece

en la carátula del expediente, en caso de carecer de nombre se anota el breve resumen del asunto del mismo.

(3) Fechas extremas .- Anotar el mes y el año de apertura y cierre del expediente, tomando

como referencia la fecha de elaboración del documento más antiguo y la del más reciente, por ejemplo: octubre 1988-noviembre 1990, enero 2000-enero 2001.

(4) Lugar de origen .- Consignar el lugar geográfico en la que se ubica la oficina que generó el

expediente.

(5) Oficinas generadoras.- Indicar el nombre completo de las dependencias o unidades administrativas involucradas que emitieron los documentos que conforman el expediente.

(6) Tipos de documentos .- Citar los diversos tipos de documentos que integran al expediente y

que pueden ser: informes, proyectos, leyes, facturas, comprobaciones, etcétera.

(7)Vigencia/Archivo Administrativo y Concentración.- Anotar al tiempo (en años) que el expediente se conservará en el archivo administrativo y cuantos en el Archivo de Concentración conforme aparece establecido en el Catálogo de Disposición Documental vigente para el caso en particular.

(8)Clasificación LFTAIPG : Si la información en el documento conforme a la LFTAIPG es reservada se indicará con la abreviatura “RET” que significa Reservado Temporal indicando el número de años de la reserva, y si es confidencial mediante la abreviatura “CON”. El sustento legal es el número de artículo y fracción de la LFTAIPG que justifica la clasificación. Existe la posibilidad de que existan expedientes que contengan solamente algunos datos con carácter reservado o confidencial, sin que sea la totalidad del expediente, esto se indicará con la leyenda Parcialmente/RET o Parcialmente/ CON .

(9) Observaciones : Aquí se podrán anotar aspectos acerca de los expedientes como: estado de conservación, materiales anexos, número de fojas, número de legajos, ó alguna otra información que se necesario destacar.

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INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA. NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE ELABORA ESTE INVENTARIO Fecha: __/___/__ Hoja: ___ de____ FORMATO 6


No. Remesa (1)

No. Caja (2)

Clave de clasificació

n archivístic

a (3)

Área Generadora

(4)

Asunto (5)

Fechas Extremas (6)

Tip

o de

In

form

ació

n

Sus

tent

o le

gal

Vigencia Documental

(8)

Observaciones (9)

EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE ___ CAJAS, Y AMPARA LA CANTIDAD DE ___ EXPEDIENTES

ENTREGA: _____________________________ Responsable del Archivo de Trámite RECIBE: _______________________________ Responsable de Archivo de Concentración

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 6 INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

(1) Número de remesa. Indicar el número de remesa de envío a la que pertenece la relación de expedientes que serán enviados al archivo de concentración. Las remesas las numera cada archivo de trámite colocando primero el año y enseguida el número que corresponda.

(2) No. de caja. Señalar el número de la caja en que cada uno de los expedientes fue colocado

para su envío.

(3) Clave de Clasificación Archivística: Registrar la clave de clasificación que corresponde a cada uno de los expedientes incluidos en las cajas de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística del INAH.

(4) Área generadora .- Anotar el nombre completo de la dependencia que generó el expediente.

(5) Asunto .- Elaborar una descripción muy breve del contenido del expediente sin omitir a las

partes involucradas, fechas y lugares conforme aparece en el Índice General de Expedientes.

(6) Fechas extremas.- Anotar el mes y el año de apertura y cierre del expediente, es decir, la

fecha de elaboración del documentos más antiguo y la del más reciente.

(7) Clasificación LFTAIPG. .- Si se trata de un expediente reservado colocar la abreviatura de Reservado Temporal “RET” y un guión que separe el número de años desde 01 hasta llegar a 12. Si se trata de un expediente confidencial se anotará la abreviatura CON, y en la columna contigua se indicará el artículo y fracción de la LFTAIPG que justifica esta clasificación, esto de acuerdo a lo indicado en el Índice General de Expedientes.

(8) Vigencia Documental. Se deben anotar los años de conservación de cada expediente

conforme al Catálogo de Disposición Documental, la vigencia de los documentos clasificados empezará cuando se les desclasifique, ejemplo un documento cuya vigencia sea de 5 años, pero esté clasificado como reservado por 2 años, se conservará (si no se altera el tiempo de reserva) un total de 7 años.

(9) Observaciones.- En este rubro se incluirán detalles acerca de los documentos tales como:

el estado de conservación, si incluye materiales anexos, si se trata de documentación original o copias, etcétera.

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INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA (Del Archivo de Concentración al Archivo Histórico)

FORMATO 7

Caja (1)

Clave de clasificación archivística

(2)

Serie Documental

(3) Asunto (4) Fechas

Extremas (5)

Vigencia Documental

(6)

Observaciones (7)

El presente inventario consta de _______ (hojas y ampara la cantidad de ________expedientes de los Años de ________(periodo), contenidos en _________(legajos o cajas) con un peso aproximado de __________(kg.). (8) Nombre y firma de los que formularon el inventario. __________________________________ (9) Nombre y firma del visto bueno del titular del área productora de la documentación. ___________________________________________________

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 7 (INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA)

(1) Caja.- Señalar el número de caja en que cada uno de los expedientes fue colocado para su envío. (2) Clave de Clasificación Archivística: Registrar la clave de clasificación que corresponde a cada uno de los expedientes incluidos en las cajas de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística del INAH. (3) Serie Documental .- Se anotará la serie documental de los expedientes que se transferirán de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística del INAH. (4) Asunto.- Se anotará el asunto de que se trate. (5) Fechas Extremas .- Anotar el mes y el año de apertura y cierre del expediente, es decir la fecha de a del documento más antiguo y la del más reciente. (6) Vigencia Documental.- Se deben anotar los años de conservación de cada expediente conforme al Catálogo de Disposición Documental, la vigencia de los documentos clasificados empezaran cuando se les desclasifique, ejemplo un documento cuya vigencia sea de 5 años, pero esté clasificado como reservado por dos años, se conservará (si no se altera el tiempo de reserva) un total de 7 años. (7) Observaciones.- En este rubro se incluirán detalles acerca de los documentos tales como: el estado de conservación, si incluye materiales anexos, si se trata de una documentación original o fotocopia, etcétera. (8) Nombre y firma de los que formularon el inventario. - Anotar nombre y apellidos del Responsable (9) Nombre y firma del visto bueno del titular del áre a productora de la documentación.- Anotar nombre, apellidos y firma del Responsable.

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0



DESCRIPCIÓN DE LA CARÁTULA DE UN EXPEDIENTE DE ARCH IVO FECHA: FORMATO 8 NOMBRE DE LA UNIDAD RESPONSABLE

(1) NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS

(2)

NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL CONTROL DE EXPEDIENTES

(3)

NOMBRE Y CLASIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE .

(4) ACCESO

(5)

RESUMEN DE CONTENIDO

(6) FECHAS EXTREMAS

(7)

FORMATO O SOPORTE

(8) VALOR DOCUMENTAL

(9)

CARÁCTER FUNCIONAL DEL EXPEDIENTE.

(10)

TÉRMINOS RELACIONADOS.

(11) VINCULACIÓN CON OTROS EXPEDIENTES O SERIES

(12)

PLAZOS DE CONSERVACIÓN

(13) VALORACIÓN HISTÓRICA

(14)

NÚMERO DE LEGAJOS

(15) NÚMERO DE FOJAS

(16)

_____________________________________________ ____________________________ (17) Nombre del Responsable de archivos (18) Firma del Responsable

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 8 (DESCRIPCIÓN DE LA CARÁTULA DE UN EXPEDIENTE DE ARC HIVO)

(1) Nombre de la Unidad Responsable .- Se indicará el nombre oficial de la unidad responsable. (2) Nombre del Área Responsable de los archivos .- Según el caso se indicará el nombre de la Dirección, Subdirección, Departamento o similar encargado del registro y control del expediente, o si éste se localiza en el área de archivo o unidad de documentos en trámite. (3) Nombre del Responsable del Control de Expedientes .- Se anotará el nombre del responsable del manejo de los archivos. (4) Nombre y clasificación del expediente.- Clave y nombre del grupo según el caso se anotará, además cualquiera de las siguientes opciones: Clave y nombre del subgrupo. Clave y nombre de clasificación. Con excepción del nombre del grupo, los demás podrán determinarse por el área productora. (5) Acceso. - Anotar: Público..................................... (si, no) Contiene: Información reservada ............(sí, no) Por:___________ Años: _______ (Fundamento legal) Información confidencial..........(sí, no) (6) Resumen de contenido.- En un máximo de tres líneas se escribirá el asunto o tema del expediente, considerando personas morales o físicas, lugares (ubicaciones), fechas, asuntos o materia. (7) Fechas Extremas. - Anotar año en el que se inicia y cierra un expediente. Existen expedientes que por el asunto que tratan sólo tendrán la duración del año en el que se gestionó el trámite. (8) Formato o soporte .- Incluir nota sobre los tipos de soporte que se localizan en el expediente: papel, fotografías, libros, disquetes, engargolados, CD-ROM, etcétera. (9) Valor documental .- Anotar: Administrativo_____ legal______ o contable _____ Marcar con “X” el o los valores.

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 8 (DESCRIPCIÓN DE LA CARATULA DE UN EXPEDIENTE DE ARC HIVO)

(10) Carácter funcional del expediente.- Anotar: Técnico sustantivo_________ De gestión interna_________ Marcar con “X” el que corresponda. (11) Términos relacionados.- Se registrarán términos y conceptos relacionados con la temática principal del expediente (Ejemplo si el contenido del documento de archivo trata sobre licencias de construcción o modificación en área de monumentos históricos, solicitudes de licencia). (12) Vinculación con otros expedientes o series. - Se anotarán los expedientes o series que tienen relación con el expediente. (13) Plazos de conservación .- Conforme al Cuadro de Disposición Documental vigente en el INAH, se anotará el número de años que se conservará en: Oficina o Archivo de Trámite _________ Archivo de Concentración ____________ (14) Valoración Histórica.- Proporcionar información acerca de la conservación o depuración del expediente conforme a las vigencias documentales y a criterios de acceso. Conservación permanente (si/no) ______ Baja (si/no) ______ (15) Número de legajos.- Si es el caso, se anotará si el expediente está conformado por un legajo o más. (16) Número de fojas.- Este dato se anotará al cerrar el expediente. (17) Nombre del Responsable de Archivos.- Anotar su nombre y apellidos (18) Firma del Responsable.- Anotar firma del responsable

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FICHA DE CONTROL DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES FORMATO 9

Clave de clasificación archivística

(1)

Número de hojas y legajos del expediente

(2)

Clasificación del expediente (público, reservado o confidencial)

(3)

Área solicitante (4)

Motivos del préstamo (5)

Fecha de solicitud (6)

Tiempo de préstamo (7)

Fecha de devolución (8)

Nombre, cargo, teléfono y firma de quien solicita

(9)

Nombre, cargo, teléfono y firma de quien autoriza

(10)

Observaciones (11)

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 9 (FICHA DE CONTROL DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES)

(1) Clave de clasificación archivística.- Se anotará la clave del expediente según el Cuadro General de Clasificación. (2) Número de hojas y legajos del expediente.- El número de fojas y legajos que integran el expediente. (3) Clasificación del expediente.- Si la información en el documento conforme a la LFTAIPG es reservada se indicará con la abreviatura “RET” que significa Reservado Temporal indicando el número de años de la reserva, y si es confidencial mediante la abreviatura “CON”. (4) Área solicitante.- Aquí se anotará la unidad administrativa del INAH que está solicitando la información. (5) Motivos del préstamo.- Justificación de los motivos por los cuales se solicita un expediente, legajo o documento. (6) Fecha de solicitud.- Se anotará el día, mes y año que se solicita un préstamo un documento o expediente. (7) Tiempo del préstamo.- El periodo por el cual se presta el material, se anotará si se da una prórroga y si permanecerá más tiempo en el área solicitante, debido a necesidades de trabajo. (8) Fecha de devolución.- Se anotará el día, mes y año en que se devuelve el documento o expediente. (9) Nombre, firma y cargo de quien solicita.- (10) Nombre, firma y cargo de quien autoriza. - (11) Observaciones.- En este rubro pueden agregarse algunos detalle referentes a si se trata de un original o una copia, mayor detalle sobre el asunto que trata, el estado físico del material, si se retrasa la devolución, o se devuelve incompleto o dañado etc.

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FORMATO 10 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Presentación El presente Cuadro General de Clasificación Archivística ha sido elaborado en base al instructivo emitido por el Archivo General de la Nación y en cumplimiento de las disposiciones de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. Además del análisis exhaustivo de las diferentes normas que regulan la actividad del Instituto Nacional de Antropología e Historia de las cuales se derivan las atribuciones centrales del Instituto, que se constituyen en las secciones establecidas en este Cuadro, así como las materias directas que cada atribución cubre que son las subsecciones; y las actividades específicas que se realizan en pos del cumplimiento de las atribuciones de ley, las cuales conforman las series de este Cuadro General. Con este Cuadro se cumple no sólo con la formalidad legal, si no también se proporciona un instrumento para la ordenación y clasificación de los documentos que se elaboran o se reciben en el Instituto y que son la base para el cumplimiento de las tareas de docencia y formación de recursos humanos; gestión del patrimonio histórico cultural; investigación, promoción y difusión del patrimonio histórico cultural; protección, conservación, restauración y recuperación del patrimonio histórico cultural. Objetivo Proporcionar al personal del INAH que emite, recibe, ordena y conserva documentación el esquema en que debe ordenarla para garantizar el cumplimiento de la tareas del Instituto y el flujo documental que impida la saturación de papel. Marco Jurídico Las disposiciones que sustentan la existencia y el funcionamiento de este Cuadro son las siguientes: 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 2. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, 2002 3. Ley Federal de Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos, 1993 4. Ley Orgánica Reformada del Instituto Nacional de Antropología e Historia, 1986 5. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental, 2003 6. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las

Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, 2008 7. Lineamientos de Protección de Datos Personales, 2005 8. Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental, SHCP, 2007 9. Manual General de Organización del INAH, 2007 10. Instructivo para Elaborar el cuadro General de Clasificación Archivística, AGN, s/f 11. Glosario de Términos más usuales en la Administración Pública Federal, SHCP, 2001 12. Catálogo de Especialidades y Unidades de Medida, INAH, s/f

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FONDO (1) SECCIÓN (2) SUBSECCIÓN (3) SERIE(4)

(DEPENDENCIA) (ATRIBUCIONES) (MATERIA) (ACTIVIDADES ESPECÍFICAS)

401

INAH A Docencia y formación de recursos humanos 1

Antropología 1 Acervos y colecciones.

B Gestión del patrimonio cultural 2 Antropología Física 2 Actas de entrega - recepción

C Investigación 3 Antropología Social 3 Actividades académicas

D Museos, exposiciones, archivos y bibliotecas 4

Arqueología 4 Acuerdo

E Promoción y difusión del patrimonio cultural 5

Arqueología Subacuática

5 Adquisición

F Protección, conservación, restauración y recuperación del patrimonio cultural

6

Conservación 6

Almacén

7 Etnohistoria 7 Alumno

8 Etnología 8 Amparo

9 Evaluación 9 Antología

10 Historia 10 Apoyo a actividades sustantivas

11 Lingüística 11 Apoyo técnico

12 Museografía 12 Artículo científico o folleto científico

13 Museología 13 Artículo de divulgación

14 Paleontología 14 Artículos de oficina

15 Planeación 15 Asesoría legal

16 Prevención de desastres 16 Asociación civil

17 Recursos Financieros 17 Audio

18 Recursos Humanos 18 Auditoría

19 Recursos Materiales 19 Autorización

20 Registro Público 20 Avalúo

21 Restauración 21 Averiguación previa

22 Bases de datos

23 Beca

24 Bien de consumo

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FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN SERIE


25 Bien inmueble

26 Bien mueble

27 Brigadas

28 Catálogo

29 Cine

30 Cobranzas

31 Comisiones mixtas

32 Comodato

33 Comprobaciones

34 Concesión

35 Conciliación

36 Concurso

37 Consulta de acervos

38 Consultas electrónicas

39 Contratos

40 Convenio

41 Créditos

42 Cuentas por liquidar

43 Curaduría

44 Cursos de capacitación y actualización

45 Declaratoria

46 Demanda

47 Denuncia

48 Descentralización

49 Diagnóstico

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50 Dictamen

51 Digitalización de acervos

52 Diseños

53 Documento electrónico

54 Donación

55 Egresados

56 Egresos

57 Ensayo

58 Estructura interna

59 Examen

60 Expedientes personales

61 Exposición

62 Ferias

63 Fideicomiso

64 Fiscalización

65 Folleto

66 Guías

67 Impresos de difusión

68 Informe

69 Ingresos

70 Inserciones en medios de comunicación

71 Inspección

72 Inventario

73 Juicio

74 Leyes y reglamentos

75 Libro Científico

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76 Libro de divulgación

77 Licencia

78 Licitación

79 Material didáctico

80 Memoria

81 Mensajería

82 Monumento arqueológico

83 Monumento histórico

84 Nóminas

85 Notas en medios de comunicación

86 Obra pública

87 Pasajes

88 Paseo cultural

89 Peritaje

90 Permiso

91 Plan de estudio

92 Planos

93 Política administrativa

94 Política financiera

95 Política laboral

96 Ponencia

97 Práctica de campo

98 Práctica de laboratorio

99 Premios

100 Prensa

101 Préstamo

102 Presupuesto

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103 Programa

104 Programa de estudio

105 Programas de atención ante emergencias

106 Protección legal

107 Protección técnica

108 Proyecto

109 Radio

110 Registro de Asistencia

111 Reglamentos

112 Relaciones Internacionales

113 Reproducción

114 Reproducción de acervos

115 Rescate

116 Reseña

117 Revista

118 Salvamento

119 Seguridad

120 Servicio social

121 Servicios al personal

122 Servicios al público

123 Servicios generales

124 Servicios informáticos y redes

125 Sindicato

126 Situación patrimonial

127 Supervisión

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128 Talleres

129 Televisión

130 Tesis

131 Traslado

132 Vehículos

133 Viáticos

134 Video

135 Zona de monumentos arqueológicos

136 Zona de monumentos históricos

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INSTRUCTIVO PARA EL USO DEL FORMATO 10 (CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA)

Este documento es la base para la clasificación archivística de los documentos recibidos, emitidos o conservados por las diferentes unidades administrativas o centros INAH en todo el país. (1) Fondo (Dependencia).- Indica que el documento o expediente ha sido generado por el INAH, Actualmente utilizamos la clave 401 que el Gobierno Federal le adjudico previamente. (2) Sección (Atribuciones).- Atribuciones y funciones que se le otorgaron al Instituto a través de la Ley Orgánica del INAH y la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos. A cada una de las 6 actividades principales del INAH, le corresponde una letra que indicará, mediante el cuadro general de clasificación, a cual de las atribuciones corresponde al documento o expediente. (3) Subsección (Materia).- Es la forma en que se dividen las atribuciones descritas en el apartado anterior, la Subsección nos explica a que materia se refiere concretamente. Así por ejemplo Docencia y Formación de Recursos Humanos es la Sección o atribución y Antropología Física es la Subsección o materia ; y si vemos la clave A.2, entenderemos que se trata de Docencia en Antropología Física. Este apartado está ordenado alfabéticamente y numerado en forma consecutiva, para distinguir la seccione (letra) y la Subsección (Número) se colocará un punto. (4) Serie (Actividad específica).- Aquí colocamos las claves que nos dicen de manera concreta la actividad de la que se guarda información o documentos en el expediente. La clasificación se hará de la siguiente manera: el fondo se separará de la sección con un punto, la subsección se colocará entre paréntesis, la serie se colocará en seguida, si se crean subseries (en este cuadro no se han desarrollado) estas irían entre paréntesis, enseguida se colocará el año que corresponda al documento o expediente. Ejemplo 401.A(1)130.2008/23. Es decir un expediente (el número 23 consecutivo del año 2008) acerca una tesis (130) de antropología (1) en la función de docencia (A) que realiza el INAH(401).

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FORMATO 11 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Presentación El presente Catálogo de Disposición Documental ha sido elaborado en base al instructivo emitido por el Archivo General de la Nación y en cumplimiento de las disposiciones de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. Además del análisis exhaustivo de las diferentes normas que regulan la actividad del Instituto Nacional de Antropología e Historia de las cuales se derivan las atribuciones centrales del Instituto. Con este Catálogo se cumplen las disposiciones legales al tiempo que se proporciona al personal que emite, recibe o procesa documentación de un instrumento que les dé los criterios para establecer el tipo de valor archivístico de las series documentales, es decir, si cumplen funciones administrativas, legales, contables, o todas o algunas de ellas, así como la clasificación que de acuerdo a la LFTAIPG se le deba dar a los documentos que se procesan, establecer los tiempos de conservación dentro de los archivos de trámite y los de concentración. En el sexto campo de este Catálogo se señala qué documentos son susceptibles de tener valor histórico y en los que no se indica su destino final es la depuración previa autorización del AGN o la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, según sea el caso. Objetivo Proporcionar al personal del INAH que emite, recibe, ordena y conserva documentación los valores archivísticos de las series documentales, la clasificación acorde a la LFTAIPG, los tiempos de conservación y el destino final de los documentos. Marco Jurídico Las disposiciones que sustentan la existencia y el funcionamiento de este Cuadro son las siguientes: 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 2. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, 2002 3. Ley Federal de Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos, 1993 4. Ley Orgánica Reformada del Instituto Nacional de Antropología e Historia, 1986 5. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública


Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, 2008 7. Lineamientos de Protección de Datos Personales, 2005 8. Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental, SHCP, 2007 9. Manual General de Organización del INAH, 2007 10. Instructivo para la Elaboración del Catálogo de Disposición Documental, AGN, s/f 11. Glosario de Términos más usuales en la Administración Pública Federal, SHCP, 2001 12. Catálogo de Especialidades y Unidades de Medida, INAH, s/f

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Valor del documento (3) Clasificación de la información (4) Tiempo de Guarda (5) Núm. de

serie (1) Serie documental

(2) Admvo. Legal Conta

ble Reservada

(años) Confidencial Archivo De Trámite


Valor Histórico (6)

1 Acervos y colecciones

X 1 3 X

2 Actas de entrega -recepción

X X X 2 3 X

3 Actividades académicas

X 1 1 X

4 Acuerdo X X RET-01 1 4 X

5 Adquisición X X X 2 3 6 Almacén X X X 2 3

7 Alumno X X 5 X

8 Amparo X X RET-05 3 9 Antología X X 1 1 X

10 Apoyo a actividades sustantivas

X 2 3

11 Apoyo Técnico X X 2 3 X

12 Articulo científico o folleto científico

X 1 1 X

13 Artículo de divulgación

X 1 1 X

14 Artículo de oficina X X 2 3

15 Asesoría legal X X RET-05 2 3

16 Asociación civil X X 2 3 X 17 Audio X 1 1 X

18 Auditoría X X X RET-01 2 3

19 Autorización X X X RET-01 2 3 20 Avalúo X X X X 3 X

21 Averiguación previa X X RET-02 3 X

22 Bases de datos X 1 2 23 Beca X X 2 3

24 Bien de consumo X X 2 3

25 Bien inmueble X X X 10 X 26 Bien mueble X 2 10

27 Brigadas X 1 2

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ble Reservada




28 Catálogo X 1 2 X 29 Cine X 1 1 1

30 Cobranzas X X X 2 3 31 Comisiones mixtas X X 2 3 X

32 Comodato X X X 3 X

33 Comprobaciones X X X 2 3 34 Concesión X X X RET-01 2 3 X

35 Conciliación X X X 2 3

36 Concurso X X X RET-01 2 3 37 Consulta de acervos X 1 2

38 Consultas electrónicas

X 1 2

39 Contrato X X X 3

40 Convenio X X X 3 X 41 Créditos X X X 2 3

42 Cuentas por liquidar X X X 2 3

43 Curaduría X 2 3 X 44 Cursos de

capacitación y actualización

X X X 1 2 X

45 Declaratoria X X RET-05 5 0 X

46 Demanda X X X RET-05 3 X 47 Denuncia X X X RET-05 3 X

48 Descentralización X X RET-02 2 3

49 Diagnóstico X X X 2 3 X 50 Dictamen X X X 2 3 X

51 Digitalización de acervos

X 1 2 X

52 Diseños X 1 2

53 Documento electrónico

X X 2 3

54 Donación X X X RET-01 2 3 X

55 Egresados X X 2 3 X

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ble Reservada




56 Egresos X X X 5 10 57 Ensayo X 1 2 X 58 Estructura interna X X 2 3 X 59 Examen X X RET-05 2 3 X 60 Expedientes

personales X X * 5 X

61 Exposición X X X RET-01 2 3 X 62 Ferias X X X 2 3 X 63 Fideicomiso X X X RET-01 5 X 64 Fiscalización X X X 2 3 65 Folleto X 1 2 X 66 Guía X 1 2 X 67 Impresos de

difusión X 1 2 X

68 Informe X X X 2 3 X 69 Ingresos X X X 5 10 70 Inserciones en

medios de comunicación

X X 2 3

71 Inspección X X X 2 3 X 72 Inventario X X X 2 3 X 73 Juicio X X RET-05 5 X 74 Leyes y

reglamentos X X 2 X

75 Libro científico X 1 2 X 76 Libro de divulgación X 1 2 X 77 Licencia X X X RET-01 2 3 X 78 Licitación X X X RET-01 2 3 79 Material didáctico X 1 2 X 80 Memoria X 1 2 X 81 Mensajería X 1 2 82 Monumento

arqueológico X X X RET-05 2 3 X

83 Monumento histórico

X X X RET-05 2 3 X

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ble Reservada




84 Nóminas X X X X 2 8 85 Notas en medios de

comunicación X 1 2 X

86 Obra pública X X X RET-01 2 3 X 87 Pasaje X X 2 3 88 Paseo cultural X X 2 3 X 89 Peritaje X X X RET-01 2 3 X 90 Permiso X X RET-01 1 2 X 91 Plan de estudio X X 2 X 92 Planos X X 5 X 93 Política

administrativa X X X

94 Política financiera X X X X 95 Política laboral X X X 96 Ponencia X 1 2 X 97 Práctica de campo X X 1 2 X 98 Práctica de

laboratorio X X 1 2 X

99 Premios X X X RET-01 2 3 X 100 Prensa X X X 2 3 X 101 Préstamo X X X 2 3 102 Presupuesto X X X 2 3 X 103 Programa X X 2 3 X 104 Programa de

estudio X X 2 X


X X 2 X

106 Protección legal X X 5 X 107 Protección Técnica X X 2 3 X 108 Proyecto X X X RET-05 2 3 X 109 Radio X 1 2 X 110 Registro de

asistencia X 1 2

111 Reglamento X X 2 X 112 Relaciones

internacionales X X X RET-02 2 3 X

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ble Reservada




113 Reproducción X X X 2 3 X 114 Reproducción de

acervos X X X 2 3 X

115 Rescate X X RET-02 1 2 X

116 Reseña X 1 2 X 117 Revista X X 1 2 X

118 Salvamento X X X RET-02 2 3 X

119 Seguridad X X RET-01 3 2 120 Servicio social X X 1 2 X

121 Servicios al personal

X X X 2 3 X

122 Servicios al público X 1 2

123 Servicios generales X X X 5 10 124 Servicios

informáticos y redes X 1 2

125 Sindicato X X X 2 3 X

126 Situación patrimonial

X X X X 2 3

127 Supervisión X 1 2 X 128 Talleres X X 2 3 X

129 Televisión X 1 2 X

130 Tesis X X 1 X 131 Traslado X X X RET-01 2 3 X

132 Vehículos X X X 3

133 Viáticos X X X 2 3 134 Video X 1 2 X


X X X RET-02 2 3 X

136 Zona de monumentos Históricos

X X X RET-02 2 3 X

*Documentos que se conservaron en el archivo administrativo por el tiempo de su vigencia.

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INSTRUCTIVO DE USO DEL FORMATO 11 (CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL)

(1) Número de la serie: Es el número de cada serie documental tomado del Cuadro General de clasificación. (2) Serie documental: (Actividad específica).- Es el nombre de la serie (3) Valor del documento: Se indica si la serie documental señalada tiene valor administrativo, legal o contable, esto incide en el tiempo de guarda (4) Clasificación de la información: Se indica si la serie documental de que se trate es susceptible de ser clasificada de acuerdo a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, como confidencial o reservada y por cuanto tiempo, pero la decisión de clasificar o no es responsabilidad exclusiva del titular de la unidad administrativa. (5) Tiempo de guarda: Se indica el tiempo que se deben guardar los documentos pertenecientes a cada serie tanto en el archivo de administrativo como en el de concentración, después de este plazo la información que no se considere con valor histórico es susceptible de depurarse previo trámite ante el AGN o la SHCP según el caso. (6) Valor histórico: Se indicará si la serie documental es susceptible de tener valor histórico, para ser considerado al momento de la valoración en el archivo de concentración una vez que ya no tenga valores administrativos, legales o contables. Este formato sirve para conocer el tipo de valor de los documentos, establecer los plazos de conservación, y la clasificación de los mismos y sustentar el llenado de los formatos de correspondencia recibida o emitida, general de expedientes, inventarios de transferencia primaria o secundaria, y en general tener precisión respecto a las características señaladas en los documentos de los archivos del INAH

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GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS

FORMATO 12 Presentación La presente Guía Simple de Archivos ha sido elaborada en base al instructivo emitido por el Archivo General de la Nación y en cumplimiento de las disposiciones de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. Además del análisis exhaustivo de las diferentes normas que regulan la actividad del Instituto Nacional de Antropología e Historia de las cuales se derivan las atribuciones centrales del Instituto. Los elementos con que cuenta esta Guía (número de serie, nombre de la serie y documentos contenidos) permiten al personal que se encarga de la administración de los documentos saber cuál es la tipología documental para cada serie y mantener unidos por número y nombre de la serie a sus equivalencias en el Cuadro General de Clasificación y el Catálogo de Disposición Documental. Objetivo Proporcionar al personal del INAH que emite, recibe, ordena y conserva documentación la información acerca de los tipos de documentos que contiene cada serie documental y mantener identificadas las series de esta Guía con el nombre y el número que tienen en el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental. Marco Jurídico Las disposiciones que sustentan la existencia y el funcionamiento de este Cuadro son las siguientes: 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 2. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, 2002 3. Ley Federal de Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos, 1993 4. Ley Orgánica Reformada del Instituto Nacional de Antropología e Historia, 1986 5. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública


Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, 2008 7. Lineamientos de Protección de Datos Personales, 2005 8. Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental, SHCP, 2007 9. Manual General de Organización del INAH, 2007 10. Instructivo para la Elaboración de la Guía Simple de Archivos, AGN, s/f 11. Glosario de Términos más usuales en la Administración Pública Federal, SHCP, 2001 12. Catálogo de Especialidades y Unidades de Medida, INAH, s/f

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No. DE SERIE

(1) NOMBRE DE LA SERIE (2) DOCUMENTOS CONTENIDOS (3)

1 Acervos y colecciones. Fondos

Estructura, inventarios, índices, informes, solicitudes, catálogos, resguardos, correspondencia, guías y cédulas, actas de recepción, diagnósticos, cartas de presentación, cronográmas, proyectos. Y documentación comprobatoria o de apoyo de la existencia de dichos materiales (Ej. actas de donación)

2 Actas de entrega a recepción Oficios, actas, inventarios, documentos probatorios (pólizas, cheques, etc.)

3 Actividades académicas Solicitudes, convocatorias, invitaciones, programas, carteles, presupuestos, evaluaciones, listas de asistentes, ponentes, curriculum, documentación comprobatoria, informes, documentación de apoyo, trípticos.

4 Acuerdo Solicitudes, resoluciones, informes, oficios. Tipos de acuerdos: de coordinación, específico de ejecución, ejecutivo. **En este rubro queda incluido los acuerdos con instituciones nacionales e internacionales, como por ejemplo: bancos, asociaciones civiles, universidades, dependencias de gobierno, autoridades locales, comisiones y subcomisiones nacionales, embajadas, editoriales, museos, empresas de seguridad, medios de comunicación, centros culturales, hoteles, etcétera.

5 Adquisición Comprobantes, justificación, presupuesto, planeación, autorización, solicitud, cotizaciones.

6 Almacén Solicitudes de material al almacén, inventarios, informes, catálogo de disposición, catálogos.

7 Alumno Documentación oficial, boletas, constancias de estudios, becas, servicio social, revalidaciones de estudios, documentos comprobatorios de su condición migratoria, penal, documentación personal (acta de nacimiento, comprobante de domicilio, etc.), estadísticas.

8 Amparo Consultas, comunicaciones, análisis, informes, solicitudes, seguimiento, resoluciones, impugnaciones.

9 Antología Planeación, índices, propuestas y los textos mismos. 10 Apoyo a actividades

sustantivas Solicitudes, informes, proyectos, presupuestos, difusión, asesorías, desarrollo.

11 Apoyo técnico Solicitudes, informes, asesorías, autorizaciones. 12 Artículo científico o folleto

científico Propuestas, programación, índices, bibliografía, traducciones, informe, el texto mismo.

13 Artículo de divulgación Propuestas, programación, índices, bibliografía, traducciones, informe, el texto mismo.

14 Artículos de oficina Listados, solicitudes, autorizaciones, vales.

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15 Asesoría legal Informes, solicitudes, dictámenes, resoluciones, documentación de apoyo, consultorías jurídicas.

16 Asociación civil Requisitos para su conformación, funciones, reglamentos.

17 Audio Propuesta, planeación, guión, programación, presupuesto, autorización, solicitud, permisos, coproducciones.

18 Auditoría Programación, ejecución, informes, de rendición de cuentas, observaciones, información sobre la atención de las observaciones de auditorias, observaciones y recomendaciones de órganos de control y fiscalización, intervenciones de control, acciones de mejora, seguimientos.

19 Autorización Solicitud, resolución, documentos de apoyo, justificación, diseños, cartas de presentación.

20 Avalúo Solicitudes, análisis, realización, informes, notificaciones. 21 Averiguación previa Denuncia, investigación, documentos probatorios, actas. 22 Bases de datos Manuales, solicitudes, informes, respaldos, soporte técnico.

23 Beca Solicitud, resolución, justificación, presupuestos, documentos de apoyo, requisitos, carta de aceptación, carta compromiso, informes, calendarios, programas.

24 Bien de consumo Solicitudes, cotizaciones, informes, programación. 25 Bien inmueble Inventarios, solicitudes, informes y medidas de seguridad,

documentos legales sobre su situación jurídica, catálogo, contratos, programas, registros, fotografías, croquis de ubicación, ficha técnica, formatos, inspecciones, diagnósticos, propuestas.

26 Bien mueble Inventarios, solicitudes, carpeta de los comités de adquisiciones, informes y medidas de seguridad, resguardos, presupuestos, registros, fichas técnicas, catálogo, lineamientos, garantías de inmobiliario, programas, fotografías, ficha técnica, formatos, inspecciones, diagnósticos, propuestas.

27 Brigadas Actas, programas, propuesta, informes, listados, padrón y localización de personal, circulares, instructivos, planes, manuales, reportes, boletines informativos, mapas, trípticos.

28 Catálogo Formatos, guías e instructivos de catalogación, inventarios de colecciones. Expedientes acerca de la catalogación de cada colección. Cédulas catalográficas.

29 Cine Inventario, propuesta, planeación, guión, programación, presupuesto, autorización, solicitud, documentos de equipo, solicitudes, coproducciones.

30 Cobranzas Facturas, notas, listas, autorizaciones, notificaciones, informes, documentos probatorios o informativos, solicitudes, demandas, cobros.

31 Comisiones mixtas Convocatorias, invitaciones, exámenes, diagnósticos, inspecciones, revisiones, informes, recomendaciones, actas de reunión, directorio, concursos, currículo, impugnaciones, denuncias,

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32 Comodato Contrato, documentos probatorios, comunicaciones, proyectos, formatos.

33 Comprobaciones Solicitudes, informes, de rendición de cuentas, carátula de comprobación, facturas, pólizas, documentos probatorios.

34 Concesión Solicitudes, título de concesión, documentos probatorios, justificaciones, listados, pagos o cuotas, renovaciones.

35 Conciliación Estados de cuenta, justificaciones, informes.

36 Concurso Convocatorias, bases, solicitudes y justificaciones, fianzas, invitaciones, registro de participantes, propuestas técnicas, propuestas económicas, actas de concurso, impugnaciones, informe de resultados.

37 Consulta de acervos Solicitudes, boletas de préstamo, cartas de presentación, estadísticas, formatos.

38 Consultas electrónicas Correos electrónicos, registros de llamadas, bitácoras, reportes, estadísticas.

39 Contrato Formatos, ejemplares, dictámenes jurídicos, dictámenes técnicos, correspondencia, documentos probatorios, circulares, pólizas, actas, Tipo: de arrendamiento, cesión de derechos, consignación mercantil, de depósito, donación, edición, de producción, coedición, de compra-venta, individual de trabajo por tiempo.

40 Convenio Propuestas, formatos, dictámenes jurídicos, dictámenes técnicos, correspondencia, solicitudes, ejemplares, resoluciones, justificaciones, circulares, bases de colaboración y coordinación. **En este rubro queda incluido los convenios con las dependencias internas del INAH, instituciones nacionales e internacionales, como por ejemplo: bancos, asociaciones civiles, universidades, dependencias de gobierno, autoridades locales, paraestatales, comisiones y subcomisiones, embajadas, editoriales, museos, empresas de seguridad, medios de comunicación, centros culturales, hoteles, etcétera.

41 Créditos Solicitudes, demandas, cobros, informes, consultas.

42 Cuentas por liquidar Solicitudes, demandas, cobros, informes, consultas, pagos.

43 Curaduría Relaciones de piezas seleccionadas para exposiciones, diseños museográficos, guiones museográficos.

44 Cursos de capacitación y actualización

Convocatorias, expedientes de instructores, evaluación de cursos y personal capacitado, solicitudes, invitaciones, programas, carteles, planes, calendarios, presupuestos, cronogramas, listas de asistentes, constancias, material de apoyo.

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45 Declaratoria Solicitudes, anteproyecto y proyecto, justificación, informes, documentación probatoria, planos, fotografías, constancias, el decreto mismo.

46 Demanda Demanda misma, citatorios, documentos probatorios, averiguaciones previas, resolución, impugnación, informes, acuerdos, notificaciones.

47 Denuncia Denuncias, informes, análisis, consultas, pruebas. 48 Descentralización Proyectos, propuestas, planes, informes.

49 Diagnóstico Solicitudes, proyectos, informes, diagnóstico mismo, documentación de apoyo.

50 Dictamen Solicitudes, justificación, documentos probatorios, dictamen, proyectos, informes, notificación.

51 Digitalización de acervos Proyectos, propuestas, presupuestos, informes, catálogos.

52 Diseños Propuestas, proyectos, solicitudes, cotizaciones, informes, diseño mismo.

53 Documento electrónico Circulares, oficios, comunicados, notas.

54 Donación Solicitudes de donación, actas de donación, acuerdos de donación, cartas de agradecimiento, comprobantes de donación, acuses de donación, escrituras, informes, colectas.

55 Egresados Documentación oficial, boletas, constancias de estudios, becas, servicio social, revalidaciones de estudios, documentos comprobatorios de su condición migratoria, penal, documentación personal (acta de nacimiento, comprobante de domicilio, etc.), estadísticas

56 Egresos Solicitudes, justificaciones, control, comprobantes

57 Ensayo Proyecto, propuesta, bibliografía, solicitud, informe.

58 Estructura interna Directorio de personal, organigrama, manual de organización, agenda, padrón, cambios de titular, directorios telefónicos, designaciones, plantillas de personal.

59 Examen

Solicitudes, sinodales, reglamentos, informes, resultados, bancos de reactivos, hojas de respuesta, actas, estadísticas, guías.

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60 Expedientes personales Básico: solicitudes de ingreso, actas de concurso de ingreso o promoción, documentos personales (actas de nacimiento, matrimonio, divorcio, comprobantes de estudio, etc.), comprobantes de domicilio, solicitudes diversas, constancias de cursos de capacitación, evaluaciones, comisiones sindicales, constancias de ingresos, retención de impuestos, currículo vitae, documentación de SAR, evaluaciones, expedición y refrendo de credenciales, gastos médicos, formatos. Sujeto a expurgo : reportes y licencias médicas, incidencias de personal, prestaciones, renuncias.

61 Exposición Solicitudes, proyectos, propuestas, convenios, guiones, seguridad, transporte, planes e informes, folletos de divulgación, curaduría, fotografías, catálogo, base de datos. ***División por salas de ser necesario

62 Ferias Programación, planeación, materiales impresos, informes, planos de distribución, presupuesto, documentación de apoyo.

63 Fideicomiso Proyecto, propuesta, justificaciones, sustento legal, documentos probatorios, informes, acuerdos, contratos, actas.

64 Fiscalización Observaciones y recomendaciones de órganos de control y fiscalización, intervenciones de control, comprobantes de ejercicio del presupuesto, correspondencia, informes, solicitudes.

65 Folleto Propuestas, programación, índices, bibliografía, traducciones, informe, el texto mismo.

66 Guía Documento mismo.

67 Impresos de difusión Propuestas, proyectos, solicitudes, cotizaciones, informes.

68 Informe Estadísticas, planos, ilustraciones diversas, mapas.

69 Ingresos Recibos, solicitudes, acuerdos, convenios, autorizaciones, informes.

70 Inserciones en medios de comunicación

Atención a medios, solicitudes, invitaciones, informes, análisis, convenios, documentos probatorios, cotizaciones, comunicación.

71 Inspección Solicitudes, visitas, informes, documentos probatorios, fotografías, planos, mapas, entre otros.

72 Inventario Índices, fichas técnicas, catálogo, cotizaciones.

73 Juicio Averiguaciones previas, citatorios, demandas, pruebas, documentos probatorios, resoluciones, audiencias, sentencias, acuerdos, apelaciones, comunicados.

74 Leyes y reglamentos Decretos, textos de leyes y reglamentos, códigos, iniciativas, reformas, adhesiones, guías, glosarios, lineamientos.

75 Libro Científico Planeación, guión, propuesta, presupuesto, cotizaciones, informes, promoción, el texto, listas.

76 Libro de divulgación Planeación, guión, propuesta, presupuesto, cotizaciones, informes, promoción, el texto, listas.

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77 Licencia Solicitud, resolución, justificación, documentos probatorios (según el caso), dictámenes, prórrogas, planos, diseños, fotografías, autorización, constancias.

78 Licitación Convocatorias, solicitudes, justificaciones, cotizaciones, actas, propuestas, resoluciones, impugnaciones, invitaciones, documentos probatorios, dictámenes, listados,

79 Material didáctico Solicitudes, propuestas, presupuestos

80 Memoria Planeación, guión, propuesta, presupuesto, cotizaciones, informes, promoción, el texto.

81 Mensajería Solicitudes, autorizaciones, documentos probatorios. 82 Monumento arqueológico Listados, informes, declaratoria, protección legal, vigilancia,

autorizaciones, fotografías, planos, fichas técnicas, dictámenes, diagnósticos, aseguramientos.

83 Monumento histórico Listados, informes, declaratoria, protección legal, vigilancia, autorizaciones, fotografías, planos, fichas técnicas, dictámenes, diagnósticos, aseguramientos.

84 Nóminas Nómina misma, solicitudes, documentos de soporte. 85 Notas en medios de

comunicación Atención a medios, solicitudes, invitaciones, informes, análisis, convenios.

86 Obra pública Bitácora de obra, presupuestos, materiales, planos, álbumes fotográficos. Actas de integración del comité y subcomité nacional y estatal; carpetas de las sesiones de los subcomités estatales y del comité nacional, programas, contratos, informes.

87 Pasajes Solicitudes, comprobaciones, informes.

88 Paseo cultural Solicitudes, promociones, informes, estadísticas, cotizaciones, rutas, propuestas, documentos de promoción, folletos y carteles.

89 Peritaje Solicitudes, análisis, realización, informes.

90 Permiso Solicitudes, informes, autorizaciones, documentos probatorios. Solicitudes y autorizaciones de permisos de reproducción de piezas arqueológicas y monumentos históricos, autorizaciones para publicar imágenes de piezas arqueológicas o monumentos históricos.

91 Plan de estudio Proyecto, propuestas, correspondencia, informes, revisiones.

92 Planos El plano mismo.

93 Política administrativa Propuestas, acuerdos, informes, ejecución, reglamentos, análisis, diagnósticos, dictámenes, agendas (calendarización o programación de funcionarios).

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94 Política financiera Propuestas, acuerdos, informes, ejecución, reglamentos, análisis, diagnósticos, dictámenes, estímulos fiscales, estados de cuenta, pólizas.

95 Política laboral Propuestas, acuerdos, informes de labores, ejecución, ley, reglamentos, análisis, diagnósticos, dictámenes, contratos, programas, calendario de labores, lineamientos, evaluaciones al personal, estímulos, actas administrativas. Incluye las comisiones mixtas: de escalafón, de capacitación y becas, de arquitectura y restauración, de eméritos, de año sabático, de uniformes y ropa de trabajo.

96 Ponencia Ponencias, síntesis de ponencias, información curricular de ponentes, presentación de ponencias, solicitud, dictamen, correspondencia.

97 Práctica de campo Solicitudes, informes, planeación, programación, cartas de presentación, listas de participantes, presupuestos.

98 Práctica de laboratorio Solicitudes, informes, planeación, programación, cartas de presentación, listas de participantes, presupuestos.

99 Premios Convocatorias, requisitos, difusión, invitación, actas, resoluciones, reconocimientos, constancias, carteles, folletos, ceremonias de entrega, homenajes.

100 Prensa Boletines, informes, reportes, contratos, convenio, directorios. 101 Préstamo Solicitudes, políticas, informes, convenios, estadísticas,

convenios, pólizas de seguro.

102 Presupuesto Solicitudes, justificación, programación, informes, comprobaciones, material de apoyo.

103 Programa Programa mismo, solicitud, correspondencia, informes, material de apoyo, lineamientos, síntesis, informes, planes de manejo. En este rubro puede incluirse los programas: laborales, culturales, de evaluación, técnicos, académicos, legales, etc.

104 Programa de estudio Programa, bibliografía, documentos de apoyo, correspondencia.


diagnósticos, propuestas, presupuestos, documentos de apoyo, fotografías, planos, mapas, etc.

106 Protección legal Programas, leyes, reglamentos, políticas, ejecución, informes, solicitudes, análisis, resoluciones,

107 Protección técnica Programas, análisis, políticas, ejecución, informes, solicitudes.

108 Proyecto Propuestas, análisis, políticas, ejecución, informes, solicitudes, correspondencia, listados, comunicados, autorizaciones, instructivos, tarjetas de control, presentaciones, calendarización, fichas.

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109 Radio Inventario, propuesta, planeación, guión, programación, presupuesto, autorización, solicitud, documentos de equipo, coproducciones, cápsulas de radio.

110 Registro de asistencia Lista de asistencia, tarjetas, checadores, etcétera

111 Reglamento Correspondencia acerca del mismo, solicitudes.

112 Relaciones Internacionales Tratados, acuerdos, convenios, propuestas, documentos, becas, intercambios, invitaciones, exposiciones internacionales.

113 Reproducción Solicitud, permiso, informe, documentos probatorios, autorizaciones, listados de precios.

114 Reproducción de acervos Permisos, solicitudes, autorizaciones

115 Rescate Informes, reportes, dictámenes, fotografías, planos, presupuestos.

116 Reseña Reseña misma, solicitud, informe.

117 Revista Planeación, guión, propuesta, presupuesto, cotizaciones, informes, promoción, el texto, documentación de apoyo.

118 Salvamento Informes, reportes, dictámenes, fotografías, planos, presupuestos.

119 Seguridad Informes, contratos, convenios. 120 Servicio social Expedientes de prestadores, programas, convenios,

correspondencia.

121 Servicios al personal Trámites, solicitudes, informes, documentos probatorios, listados, constancias.

122 Servicios al público Reglamentos, formatos, solicitudes, reportes, permisos, quejas, estadísticas.

123 Servicios generales Solicitudes, evaluación, informes, inventarios, listados, reportes, cotizaciones, contratos, instructivos, controles, programas, proyectos, evaluación, presupuestos, contratación de servicios externos, formatos, bitácoras, póliza, factura.

124 Servicios informáticos y Redes Solicitudes, reportes, cotizaciones, diagnósticos, informes, inventarios, manuales, instructivos, proyectos,

125 Sindicato Solicitudes, informes, reportes, reglamentos, convocatorias, comunicaciones, quejas, asambleas, estatutos, actas.

126 Situación patrimonial Declaraciones iniciales o de modificación patrimonial del personal de mando, instructivos, formatos, correspondencia.

127 Supervisión Solicitudes, ejecuciones, informes.

128 Talleres Planes de trabajo, informes, seguridad, informes, presupuestos, proyectos, programación.

129 Televisión Inventario, propuesta, planeación, guión, programación, presupuesto, autorización, solicitud, documentos de equipo, coproducciones.

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130 Tesis Proyecto, propuesta, correspondencia, cartas de aceptación, sinodales, documentos probatorios.

131 Traslado Solicitudes, cotizaciones, adquisiciones, seguridad, informes, autorizaciones, pólizas de seguro.

132 Vehículos Solicitudes, permisos, cotizaciones, adquisiciones, justificaciones, documentación probatoria, mantenimiento.

133 Viáticos Solicitudes, autorizaciones, comprobaciones.

134 Video Inventario, propuesta, planeación, guión, programación, presupuesto, autorización, solicitud, documentos de equipo, coproducciones.


Proyectos, programas, trabajos, seguridad, atención a usuarios, informes, estadísticas, documentos de apoyo, planos.

136

Zona de monumentos históricos Proyectos, programas, trabajos, seguridad, atención a usuarios, informes, estadísticas, documentos de apoyo, planos.

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INSTRUCTIVO DE USO DEL FORMATO 12 (GUÍA SIMPLE DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS)

(1) Número de la serie: Indica el número secuencial o consecutivo de la serie de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística. (2) Nombre de la Serie: Es el nombre específico de la serie de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística. (3) Documentos contenidos: Detalle de los diferentes documentos que conforman las series. Este instrumento sirve para saber que tipo de documentos se refieren a cada serie (actividad especifica señalada en el Cuadro General de Clasificación Archivística) sea para clasificarlos en forma individual o para saber en que tipo de expedientes deben ser incluidos.

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FORMATO 13 PADRÓN DE RESPONSABLES DE ARCHIVOS DEL I NAH

UNIDAD ADMINISTRATIVA (1)

NOMBRE DEL RESPONSABLE (2) CARGO (3) PERFIL (4) DIRECCIÓN DE

OFICINA (5) TELEFONO DE

OFICINA (6)

CORREO ELECTRÓNICO

(7)

Nota.- Se deberá incluir el Padrón de Responsables de Arch ivos a la PAGINAH para su consulta por los usuarios, asimismo, deberá mantenerse actualizada p ermanentemente. ______________________________ (8)Fecha y firma del Responsable

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INSTRUCTIVO DE USO DEL FORMATO 13 (PADRÓN DE RESPONSABLES DE ARCHIVOS)

(1) UNIDAD ADMINISTRATIVA: Se anotará el nombre del Área o Unidad Administrativa o Centro INAH en el cual colabora el representante encargado de los archivos de esa área. (2) NOMBRE DEL RESPONSABLE: Se anotará el nombre completo de la persona encargada del manejo de archivos en el área. (3) CARGO: Se anotara el puesto actual del encargado de los archivos de esa área. (4) PERFIL: Se anotará la carrera o profesión o estudios técnicos que cursó el encargado de los archivos. (5) DIRECCIÓN DE OFICINA: Se anotarán los datos completos donde se encuentran las oficinas del encargado de archivos. (Dirección, Colonia, Código Postal). (6) TELÉFONO DE OFICINA: Se anotara el Teléfono de la oficina evitando anotar números de celulares. (7) CORREO ELECTRÓNICO: Anotar el o los correos electrónicos del encargado de archivos. (8) Fecha y Firma del Responsable: Anotar fecha y firma del Responsable.

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FORMATO 14

PERFIL DEL RESPONSABLE DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONCENTRACIÓN

a) Tener conocimientos en administración de archivos y documentos con una experiencia mínima de un año

b) Tener formación académica como mínimo de bachillerato o equivalente.

c) Tener una antigüedad en el Instituto no menor a 6 meses.

d) Conocer el área en que trabaja, su estructura y funciones a detalle.

e) Conocer la estructura y funciones del INAH.

f) En la medida de lo posible que sea personal incluido en la estructura orgánica autorizada por la SHCP (organigrama).

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FORMATO 15

PERFIL DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO HISTÓRICO

a) Tener conocimientos en administración de archivos y documentos con una experiencia

mínima de un año

b) Tener formación académica a nivel de licenciatura o experiencia equivalente.

c) Conocer la estructura y funciones del INAH.

d) En la medida de lo posible que sea personal incluido en la estructura orgánica autorizada

por la SHCP, (Organigrama).

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X. ESQUEMA CONCEPTUAL

- Establecer criterios en materia de clasificación y conservación de doctos. y organización de archivos. - Asesorar en materia jurídica.

- Archivos digitalizados. - Microfilmaciones. - Informes. - Asesorías y capacitaciones. - Publicaciones. - Normatividad desarrollada.

- Dictámenes. - Evaluaciones. - Asesorías Técnicas. - Asesorías legales. - Informes.

ATENCIÓN AL PÚBLICO USUARIO

ATENCIÓN A FUNCIONARIOS

DEL INAH

Toma de

Decisiones

1

1

1

1

1

FIN

APLICA

APLICA

APLICA

APLI

GENERA

GENERA

GENERA

GENERA

DIFUNDE

DIFUNDE

DIFUNDE

.

ARCHIVO GENERAL

DE LA NACIÓN.

TRANSPARENCIA/ COMITÉ DE

INFORMACIÓN/ UNIDAD DE

ENLACE.

BIBLIOTECA NACIONAL DE

ANTROPOLOGÍA E HISTORIA/

(PROGRAMA DE ORDENAMIENTO DE ARCHIVOS).

AREAS O CENTROS

INAH (UNIDAD

DE ARCHIVO).

ESQUEMA CONCEPTUAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL

ÁRE RESPONSABILIDADE PROCES PRODUCTO ACCESO A LA

ATENCIÓN A FUNCIONARIO

S DEL INAH

-Establecer normatividad y lineamientos para catalogar, clasificar y conservar documentos. - Supervisar y evaluar el sistema de redes de archivos. - Implantar capacitación y cursos para archivos.

- Administrar la Red Institucional de Archivos. - Elaborar propuestas normativas y de registro en gestión documental. - Vigilar la red. - Atención a usuarios INAH.

- Apertura de expedientes. - Ordenamiento de archivos. - Depuración de documentos. - Conservación de documentos. - Baja de documentos. - Clasificación documental. - Transferencia de archivos.

- Indicadores. - Estadísticas. - Informes - Reportes. - Inventarios. - Dictámenes y evaluaciones. - Rendición de cuentas. - Instructivos. - Catálogos, guías, etc. - Boletines, bases de datos. - Proyectos, etc.

- Depuración de volúmenes de documentación obsoleta. - Reaprovechamiento de recursos materiales. - Microfilmación y digitalización de archivos. - Estadísticas e indicadores. - Reportes e informes. - Dictámenes. - Inventarios.

- Lineamientos generales para la organización y conservación de archivos. - Impartición de cursos y capacitación a las Instituciones que deseen orden y depurar archivos.

- Seguimiento, supervisión y vigilancia. - Evaluación de la gestión documental. - Recomendaciones y observaciones. - Aprobaciones de lineamientos y políticas. - Elaborar planes y programas .

1. Implantación de procedimientos y técnicas de manejo de correspondencia

2. Desarrollo de criterios y políticas de control y organización de archivos.

3. Elaboración y actualización de cuadros, catálogos, guías y otros documentos.

4. Elaboración del Manual de Normas y Procedimientos

C.N.D.I

6. Administración de la red de archivos. 7. Seguimiento, vigilancia y verificación de la red de archivos. 8. Capacitación y cursos.

ARCHIVO ADMINISTRA- TIVO (fase activa).

ARCHIVO DE CONCENTRA- CIÓN (Fase

ARCHIVO HISTÓRICO (fase

A TRAVÉS

Transferencia primaria Transferencia

secundaria

Ciclo vital de la RED DE ARCHIVOS (Red Electrónica Institucional)

UNIDADES DE ENLACE (De documenta- ción en trámite y de Correspon- dencia y

Flujo de

Flujo de

Flujo de

B.N.A.H. (Programa de Ordenamiento de Archivos) (Red Electrónica

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XI. ORGANIZACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

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IX.1 COORDINADORA NACIONAL DE ARCHIVOS DEL INAH La responsabilidad de la Coordinación de Archivos del INAH corresponde a la Biblioteca Nacional de Antropología e Historia que se encuentra ubicada en Av. Paseo de la Reforma y Calzada Gandhi, primer piso, Col. Polanco, C.P. 11560 y teléfono 55 53 63 42 y 55 53 62 31. Actualmente la Directora de la Biblioteca Nacional de Antropología e Historia es la Etnóloga Julieta Gil Elorduy y el Coordinador de Archivos es el Prof. José Guadalupe Martínez con la misma dirección y Teléfonos. Se deberá incluir el Padrón de Responsables de Archivos en la Normateca Interna del INAH para su consulta por los usuarios (Ver Formato 13 de este mismo Manual ), asimismo, deberá mantenerse actualizada permanentemente dicho Padrón. Cabe mencionar que el personal encargado de los archivos del INAH deberá ser capacitado a través de cursos en aspectos de archivonomía y cursos relacionados con estos conceptos.

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XII. REFERENCIAS TEÓRICAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

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ANTECEDENTES

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El Ciclo Vital de los documentos

La vida de los documentos tiene tres fases, cada una corresponde a un servicio informativo, en las dos primeras sirven a las instituciones que los generan, y en la tercera su utilidad es social. Primera fase Fase activa . Se desarrolla en las unidades de trámite y termina una vez que se resuelve definitivamente el asunto que generó la documentación. En esta etapa los documentos tienen valor administrativo, responden a la necesidad de atender un asunto derivado de las atribuciones de la unidad administrativa; pueden tener además un valor contable o legal dada la naturaleza de cada documento, lo que es fundamental es que cumplan una función inmediata. Su lugar de depósito normalmente está en la propia área generadora o receptora. Segunda fase Fase semiactiva . Comienza cuando la consulta inmediata y constante de los documentos concluye ya que han realizado la función para la que fueron creados, pero aún existen razones administrativas, contables o legales para que sean consultados (comprobaciones, revisiones, auditorias, etcétera). Se necesita entonces conservarla durante un plazo, conocido como precautorio para fines de consulta o de referencia. Una característica de la fase semiactiva es el bajo nivel de consulta de las unidades administrativas que produjeron la documentación y ésta es un justificante para su traslado a los archivos de concentración, donde su uso se vuelve poco frecuente. Este período de conservación precautoria depende del carácter legal, fiscal o administrativo de la documentación, conforme al plazo que indica el Catálogo de Disposición Documental. Tercera fase Fase inactiva . Cuando la documentación pierde su valor de uso (administrativo, legal o contable) para la entidad productora, comienza precisamente la fase inactiva de la misma. En ese momento se hace una valoración para determinar su conservación en el archivo histórico o su eliminación. el problema del paso de los documentos que no tienen valor de uso (admvo, legal, contable) es cuando pasan a su fase histórica, cuyo uso no es administrativo sino social En este proceso debe poner especial atención las áreas destinadas para la administración de los documentos, para conservar sólo los documentos con valor histórico, es decir, desechar aquellos que no lo tienen. Lo cual permite la adecuada conclusión del ciclo vital de la documentación evitando la acumulación de papeles sin utilidad institucional o social. De acuerdo a la práctica archivística, de manera general, los documentos en el archivo administrativo son el 100 %; al pasar del Archivo de Concentración y previamente expurgar las copias, duplicados y documentos que no son material de archivo (propaganda, impresos de diverso tipo etcétera) quedan entre un 65 y un 70 %; al concluir las vigencias documentales y previa valoración los documentos que pasan al archivo histórico no rebasan el 10 % de los documentos que originalmente conformaron el archivo administrativo.

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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

FASE ACTIVA

*EL DOCUMENTO ES

GENERADO Y TIENE

USO CONSTANTE.

• TIENE VALORES

PRIMARIOS.

• -ADMINISTRATIVO

• -LEGAL

• -FISCAL

* TIENE UTILIDAD

INSTITUCIONAL

TRANSFERENCIA

PRIMARIA

FASE SEMIACTIVA

*EL DOCUMENTO AÚN

TIENE VALORES

PRIMARIOS, PERO SU

USO ES ESPORÁDICO

Y SE CONSERVA EN

FORMA PRECAUTORIA.

* TIENE UTILIDAD

INSTITUCIONAL

BAJA

DEFINITIVA O

TRANSFERENCIA

SECUNDARIA

FASE INACTIVA

*EL DOCUMENTO PIERDE VALORES

PRIMARIOS Y

ADQUIERE VALORES

SECUNDARIOS O HISTÓRICOS:

• - INFORMATIVO

• -TESTIMONIAL

• - EVIDENCIAL

* UTILIDAD SOCIAL

SIN VALORES ADMINISTRATIVOS

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1.5 El Sistema Red de Archivos. Sólo un cuerpo integrado, coherente y único de medidas técnicas, jurídicas y normativas podrá hacer posible la correcta administración de los archivos, a este cuerpo se le denomina SISTEMA RED DE ARCHIVOS. Un sistema red implica la interacción coordinada de las tres fases del ciclo vital de los documentos correspondientes a un tipo específico de archivo FASE ACTIVA TRANSFERENCIA PRIMARIA ARCHIVO ADMINISTRATIVO (INMEDIATO) FASE SEMIACTIVA TRANSFERENCIA SECUNDARIA ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN FASE INACTIVA ARCHIVO HISTÓRICO En este sistema el archivo administrativo o inmediato es la oficina generadora en la que se conservan los documentos durante el tiempo en que tienen una vida útil e inmediata para la administración que los generó o recibió. El archivo de concentración es el acervo en el que los documentos permanecen durante su vida semiactiva y el tiempo que se considere como guarda o conservación precautoria, regularmente está en un sitio distinto al del archivo administrativo. Este archivo es en realidad el eje de la administración de los documentos, a él llega la información administrativa con escaso uso pero vigente, se conserva hasta el momento en que se agotan sus vigencias administrativa, contable o legal y en él se realiza la valoración para establecer si tienen valor informativo, evidencial o testimonial acerca de la entidad generadora, en caso de tenerlo se transfiere al un archivo histórico, si no se depura. El archivo histórico es el destino final de la información que se decide conservar, pues nos permite construir la memoria de las instituciones.

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La normatividad de los archivos institucionales la establece el Archivo General de la Nación y la operatividad corresponde al área coordinadora de archivos, en el INAH es la Biblioteca Nacional de Antropología e Historia por medio del Programa de Ordenamiento de Archivos. Derivado de las características del Instituto Nacional de Antropología e Historia se creó un Sistema de Red Integrado que coordina tres redes: 1) Una red central cuyo Archivo de Concentración sea directamente administrado por el Área Coordinadora de Archivos, y la documentación ahí conservada corresponde a la Secretaría Administrativa y las Coordinaciones Nacionales administrativas localizadas en el área metropolitana de la ciudad de México.

AREAS ADMINISTRATIVAS

AA AA

AA

AC

Depuración

AH: Archivo HistóricoAA: Archivo AdministrativoAC: Archivo de ConcentraciónAH: Archivo Histórico

AH

Valoración

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2) Una segunda red en las áreas de tareas sustantivas: investigación, conservación, difusión,

protección y enseñanza del patrimonio cultural. Esta red se desarrolla con la construcción de

archivos técnicos en la Dirección General, la Secretaría Técnica y las Coordinaciones

Nacionales de Antropología, Arqueología, Monumentos Históricos, Conservación del Patrimonio

Cultural, Museos y Exposiciones, la Dirección de Estudios Históricos, así como las Escuelas y

Museos,. Está coordinada y supervisada por la BNAH a través del Programa de Ordenamientos

de Archivos; a continuación el esquema

Esquema ÁREAS SUSTANTIVAS

AA AA

AA

AT

Depuración

AC

AH

AT: Archivo Técnico AH Archivo HistóricoAA: Archivo AdministrativoAC: Archivo de ConcentraciónAH Archivo HistóricoAH: Archivo Histórico

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3) Por último los Centros INAH, coordinados en materia archivística por la BNAH a través del

Programa de Ordenamiento de Archivos, construyen su propio sistema red similar al de las áreas

sustantivas:

CENTROS INAH

AA AA

AA

AT

Depuración

AC

AH

AT: Archivo Técnico AH Archivo HistóricoAA: Archivo AdministrativoAC: Archivo de ConcentraciónAH Archivo HistóricoAH: Archivo Histórico

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Distribución de funciones del Sistema Integral de R ed de Archivos del INAH

Para el cumplimiento de las tareas del Sistema Red Integral de Archivos del INAH, las diferentes instituciones a continuación mencionadas cumplen las tareas que se les asignan. Archivo General de la Nación . 1.- Regulación, supervisión y evaluación del sistema red de archivos. 2.- Coordinación y apoyo técnico global para depuración y selección de documentación con valor histórico. Comité de Información del INAH 1.- Apoyo en la organización y en los procesos operativos del Sistema Red Integral de Archivos. 2.- Apoyo en la coordinación y evaluación del sistema. Biblioteca Nacional de Antropología e Historia / Pr ograma de Ordenamiento de Archivos 1.- Análisis y valoración de la documentación concentrada. 2.- Baja de documentos con base en lineamientos establecidos. 3.- Elaboración de las propuestas normativas para el funcionamiento de los archivos del INAH 4.- Capacitación del personal que opera los archivos 5,- Apoyo en la organización de los archivos para Áreas y Centros INAH. 6.- Actualización y puesta en práctica de los documentos normativos en materia de administración documental en el INAH. 7.- Elaboración y propuesta de procesos de clasificación, guarda y préstamo de expedientes. 8,- Desarrollo y proposición de los sistemas de control y uso documentales. 9,- Elaboración y propuesta de procesos de clasificación, guarda y préstamo de expedientes. 10.- Desarrollo y proposición de los sistemas de control y uso documentales. 11.- Formulación y evaluación de lineamientos institucionales de operación del sistema red de archivos. 12.- Elaboración del calendario de visitas a los Archivos de Trámite y a los de Concentración de las redes 2 y 3 para la supervisión de la aplicación del catálogo de vigencia documental. 13.- Supervisión de la aplicación del catálogo de vigencia documental. 14.- Coordinación general del sistema. Archivo de Concentración. Coordinación Nacional de Asuntos Jurídicos 1.- Opinión jurídica sobre el contenido de los cuadros de vigencia documental. 2.- Identificación de valor jurídico de la documentación.

Archivos de trámite de las dependencias del INAH: Archivo inmediato 1.- Custodia de documentos de apoyo directo a las actividades. 2.- Ordenamiento de información para consulta local. 3.- Transferencia de documentación. 4.- Ordenamiento de la información para su fácil recuperación.

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Archivo de concentración 1.- Análisis y propuesta de depuración de documentos. 2.- Ordenamiento de información con vida útil. 3.- Control adecuado de utilización de documentos. 4.- Ordenamiento y conservación de documentos hasta su vencimiento. 5.- Aplicación del cuadro de vigencia para baja de documentos. Resultados: Los resultados inmediatos del trabajo reseñado deben ser los siguientes: 1) Funcionamiento eficiente de los archivos del INAH mediante una adecuada gestión documental en Áreas y Centros INAH. 2) Depuración de la documentación obsoleta. 3) Establecimiento de los vínculos técnicos-normativos necesarios para garantizar una adecuada coordinación entre las diversas instancias de archivo. 4) Reaprovechamiento de recursos materiales. 5) Recuperación del interés y la confianza en la utilidad de los archivos. 6) Elaboración y distribución de procedimientos, instrucciones, políticas y lineamientos a que deberán sujetarse los archivos, con controles periódicos basados en auditorias administrativas. 7) Actualización del cuadro clasificador de los asuntos del ramo. 8) Elaboración y desarrollo de propuestas de mecanismos como la microfilmación o digitalización, de la documentación cuyo contenido informativo es necesario para las áreas técnico-operativas, pero que por su enorme producción, no es posible tener cerca de las áreas en cuestión.

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CONTROL DE GESTIÓN

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Control de Gestión Es el sistema de procedimientos que permiten conducir el flujo informativo dentro de una Institución, mediante el cual los responsables administrativos se aseguran que los asuntos por ellos tratados, se desahoguen con efectividad, prontitud, eficiencia y apego a derecho”. Debemos ser cuidadosos con la denominación Control de Gestión, pues se presta a confusiones. Control de gestión es también el nombre de una técnica administrativa que se ocupa de marcar el grado de cumplimiento que se tiene sobre un plan de trabajo fijado de antemano. Objetivos del Control de Gestión: Es primordial y ventajoso, para los fines de eficiencia administrativa, el que se obtenga rápidamente la información. El objetivo fundamental del control de Gestión será garantizar que una Institución, cuente de manera ágil, completa y oportuna con la información documental que sus funcionarios requieren para el desarrollo de todas y cada una de sus actividades regulares. El objetivo práctico del Control de Gestión consiste en tratar de lograr lo siguiente con los documentos:

A) Tenerlos ubicados en todo momento B) Guiarlos por el camino más corto hacia su desahogo C) Evitar fugas de información D) Tenerlos a buen resguardo E) Avisar cuando se está retrasando el desahogo F) Saber en qué etapa de trámite se encuentran

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De lograrse esto , los trámites por los que se originaron los documentos se desenvolverán mejor pues entonces: 1.- Los funcionarios capacitados para resolver un asunto lo conocerán al detalle. 2.- Todos, quienes intervienen en una labor administrativa se responsabilizarán por sus actos y decisiones, impidiendo que alguien trate de descargar su propia responsabilidad sobre otros. 3.-Se evitarán violaciones a la cadena de mando y de responsabilidades establecidas por el Manual de Procedimientos. 4.-Se evitarán confusiones, errores, olvidos, pérdidas, tergiversaciones y manejo doloso de la información que se maneja. 5.-Se dificultarán las conductas relajadas o negligentes por parte de quienes detentan un puesto de decisión. 6.- La información llegará siempre a conocimiento de todos aquellos que pueden ayudar a la toma de una mejor decisión. 7.- Se evitará el que se oculte la información relevante a funcionarios de mayor nivel por parte de subalternos. ¿Cómo se logra lo anterior? Mediante la implantación de los procedimientos o técnicas de manejo de correspondencia. ¿Quién lleva a cabo esta tarea? Las Unidades de Documentación en Trámite, o Unidades de Correspondencia y Archivo. Por las características del INAH éste trabajo se realiza en las propias unidades generadoras de la documentación, dispersas en todo el país, de ahí que resulta vital el establecimiento de un control de gestión electrónico que mediante los recursos de la red, como el Intranet, se pueda sustituir la imposibilidad actual de tener una oficialía de partes capaz de cubrir oportunamente tanto al área metropolitana de la ciudad de México cómo todo el país.

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El Control de Gestión se lleva a cabo mediante una serie de procedimientos . Sus componentes básicos son los siguientes:

• Recepción de correspondencia • Seguimiento de asuntos en trámite • Correspondencia de salida • Integración de expedientes y archivo • Transferencias

Este sistema de procedimientos se realiza en los servicios documentales (archivos).

Los servicios documentales como parte del trámite a dministrativo. Los servicios documentales siguiendo el ciclo vital de la documentación cubrirán tres grandes fases: a) Fase de correspondencia y archivo de trámite, b) Fase de transferencia y archivo de concentración, c) Fase de preparación documental para la incorporación a acervos históricos. Orientados por la Coordinación de Archivos (BNAH/POA), deben incidir en las cuatro vertientes principales: 1) Introducir concordancia entre producción y uso documental en las distintas fases del ciclo administrativo vital de los documentos. 2) Serán útiles para la definición de los circuitos de flujo y sus órganos correspondientes, así como en la definición de las funciones respectivas (hasta hoy canceladas o minimizadas) en cada una de las fases del ciclo en la estructura de archivos. 3) Establecerán las premisas básicas para desarrollar los criterios y políticas del control y la organización administrativa de los documentos, para su valoración y justa evaluación de vida útil, y transferencia a archivos históricos o eliminación definitiva.

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CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

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Principios de clasificación de documentos. El principio de procedencia consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier índole recibidos o generados por una unidad responsable, área, oficina o por una persona moral y física determinados. La procedencia proporciona la base para la recuperación de información contenida en los archivos. El principio de orden original alude al orden en el cual los documentos fueron creados, organizados y mantenidos por la oficina de su origen. Su organización obedecerá a un proceso natural conforme se inicia un asunto o trámite, continuando durante su desarrollo y hasta su conclusión. Es necesario tener claro que son los documentos que serán clasificados por alguno de los principios enunciados, en esencia, son información para realizar alguna tarea, no todos los documentos deben ser conservados en un archivo, ahí, se conservan aquellos que fueron generados directamente para cumplir alguna de las atribuciones de las unidades administrativas. Información.- Conocimiento comunicable que permite conocer o ampliar lo que sabe sobre un tema determinado. Documento.- Unidad que contiene información registrada en un soporte. (papel, bites, fotografía etcétera). Documento de archivo.- Documento que sin importar su forma, ha sido creado, recibido, manejado y usado por un individuo u organización en cumplimiento de sus obligaciones legales o en el ejercicio de su actividad o función. Las características de un documento de archivo hacen que éste sea diferente a cualquier otro tipo de documento (libro, periódico, revista, etc.).

• Los documentos de archivo tienen un carácter seriado, ya que cada documento se produce uno por uno y constituyen con el paso del tiempo series documentales (documentos sobre un asunto o temas tales como juntas, acuerdos, etc.).

• Los documentos de archivo se generan dentro del proceso natural de una actividad y surgen como producto o reflejo de las tareas de su productor.

• La información que contiene el documento de archivo es única, Pueden existir expedientes con trámites similares pero siempre diferenciados por la persona moral o física de quien trate el asunto, o por el tema y/o la época del mismo.

• Un documento de archivo es estático. Esto quiere decir que es definitivo y no puede ser cambiado o corregido. Los borradores y notas se consideran documentos de archivo como tales y se respetan dentro del expediente como parte del desarrollo de una acción o trámite.

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• El documento de archivo tiene autoridad. Los documentos de archivo proporcionan la evidencia “oficial” de la actividad que registran, por lo cual deben ser confiables. Su confiabilidad estará vinculada a su creación, al generador y a la autoridad que tiene para producirlo. Las firmas, encabezados y sellos son indicadores de la naturaleza oficial de los documentos de archivo.

• Como principio general, las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido; la razón

del documento de archivo es por su pertenencia a un conjunto, expediente, serie o sección y por las relaciones que entre los documentos se establecen.

Con base a lo anterior, sólo se considerarán documentos de archivo: Aquellos que tienen un carácter seriado, se generan dentro del proceso natural de una actividad o función, son únicos, tienen autoridad, son estáticos y se interrelacionan. Por otra parte, los documentos de archivo deben reflejar clara y correctamente las acciones sobre las funciones que tienen delegadas sus creadores o generadores para garantizar:

• - La correcta toma de decisiones • - La rendición de cuentas • - La transparencia de acciones • - El acceso a la información.

Los documentos de archivo deben ser auténticos, es decir deben probar.

• Que cumplen con el propósito para el cual fueron elaborados. • Que son creados o enviados por la persona que realmente los creó y envió. • Que fueron creados y enviados en un tiempo indicado.

Así, un documento de archivo es confiable cuando su contenido refleja en forma clara y completa las acciones y hechos por las que fue elaborado, conforme a las funciones asignadas; es íntegro por estar completo y sin alteraciones. También debe estar a disposición del usuario, es decir, ser fácilmente localizado, recuperado, presentado e, interpretado y atendido.

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Para uniformar criterios, se definirá

• Al expediente como la unidad básica de documentos interrelacionados que dan inicio, desarrollo y conclusión de un trámite en cumplimiento de una función y que puede vincularse a su vez con un conjunto de expedientes que dan lugar a una serie de documentos de archivo.

• A la serie de documentos de archivo como el grupo de documentos y expedientes

interrelacionados por una función o actividad o que tienen cierta relación al crearse, recibirse o utilizarse. Se les conoce también como series, clase o grupo de expedientes de archivo.

Existen otros tipos de documentos, como los denominados documentos de apoyo informativo, cuya función es aportar datos complementarios para la realización de una atribución determinada ejemplo: estudios monográficos preparados con otras motivaciones, catálogos o folletos publicitarios etcétera.

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DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO DE APOYO INFORMATIVO

Documento que sin importar su forma o medio ha sido creado, recibido, manejado y usado por un individuo u organización en cumplimiento de obligaciones legales y el ejercicio de su actividad. Son documentos creados o recibidos por una institución o individuos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos.

Se trata de documentación constituida por ejemplares de origen y características diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en la información que contiene para apoyar en las tareas asignadas

- Son producidos en forma natural, en función de una actividad administrativa. - Constituyen el único testimonio y garantía documental del acto administrativo, por tanto se trata de documentación única. - Están estructurados en conjuntos de documentos organizados que se interrelacionan. - Son o pueden ser patrimonio documental. - Cumplida su vigencia contable o administrativa, pasan al Archivo de Concentración para su conservación precautoria; posteriormente, previa valoración documental, pasan al Archivo Histórico para su conservación permanente o se tramita su baja por carecer de valor evidencial o testimonial.

- Generalmente son ejemplares múltiples no originales que proporcionan información, se trata de ediciones o copias.- Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades temáticas. - Por lo general, no se consideran patrimonio documental; se les destruye, y sólo se conservan aquellos por su valor de información. - No pasan al Archivo de Concentración. - Carecen de conceptos tales como vigencia o valores documentales.

Tipo de valor

Tipo de Valor

Temporal

Permanente Administrativo

Contable Legal

Informativo

Conservación

conforme a plazos establecidos por normas o leyes

Se conserva conforme a plazos fijados por la

utilidad de la información.

Temporal

Permanente Administrativo

No tienen

Informativo

No tienen

Es de rápida Obsolescencia, la cual está fijada conforme a

la utilidad de la información contenida

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No se consideran documentos de archivo los documentos de apoyo informativo, así como aquellas carpetas integradas por documentos sueltos de control interno temporal, tales como: A) Los controles de correspondencia de entrada y salida, con excepción de los minutarios que

integran los documentos, correspondencia y oficios firmados por el mismo funcionario; (aunque con los formatos de registro de correspondencia emitida y recibida se omitirá la elaboración de minutarios).

B) Las carpetas que contienen documentos sin interrelación alguna. C) Las carpetas donde se integran copias de documentos que ya se encuentran en un expediente

de archivo, tales como los que reúnen copias de talonarios, de faxes, de vales al almacén, de fotocopias o tarjetas utilizadas para registrar entrada y salida del personal, entre otros:

D) Las carpetas con copias o fotocopias de diversos temas: E) Las carpetas a las que se les da el nombre de una unidad responsable, servicio o dependencia

pero con contenido diverso y variado sin relación entre sí; F) Las carpetas con información incompleta y sin orden alguno. G) Publicaciones periódicas u otro tipo de documento que no forme parte del documento de

archivo, es decir, cuando se trate de conjuntos de documentos que no reflejan una acción o trámite.

En cuanto a la disposición final de los documentos de apoyo informativo y de control interno temporal, éstos no estarán sujetos al tratamiento otorgado a los archivos en lo que corresponde a levantamiento de inventario, transferencia al Archivo de Concentración, ni a autorizaciones de baja por parte del Archivo General de la Nación o de las instituciones normativas en otros poderes o niveles de gobierno, o en instituciones de educación superior o privadas. No obstante, en la disposición final de este tipo de documentos, el área normativa en materia de administración de documentos y archivística de cada dependencia del Poder Ejecutivo Federal (la BNAH a través del POA; en el INAH):

• Los revisará y emitirá la opinión técnica respectiva. • Levantará un acta circunstanciada junto con el área responsable, declarando que se trata de

papelería obsoleta, publicaciones y documentos de apoyo informativo y de control interno de sin valor institucional alguno.

• La opinión técnica y el acta respectiva serán turnadas al Archivo General de la Nación, conforme a la normatividad aplicable, para proceder a la enajenación de la documentación.

Si en la revisión de material que no forma parte de archivos se localiza otro tipo de documentos de interés institucional como libros o publicaciones, fotografías o películas elaboradas por la dependencia, se rescatarán y en su caso se enviarán al centro documental o biblioteca de la dependencia. De no ser así, podrán incorporarse como documentos institucionales al archivo histórico de la dependencia, donde se les dará un tratamiento diferente al que corresponde a la organización de archivos.

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Apertura de un expediente de archivo. La agrupación de documentos acerca de un mismo asunto es la base para la creación de expedientes. Un expediente de archivo se abrirá cuando.

• No existan antecedentes del asunto en los archivos del área o en la unidad de documentación en trámite o archivo central.

• Se trate un nuevo asunto o materia. • La materia o asunto de que trate el documento exista en el archivo, pero no corresponda a la

gestión gubernamental actual. Es decir, cuando se trate de temas o materias que corresponden a periodos gubernamentales diferentes, tales como programas, proyectos o informes que reflejen las tareas de un periodo de gobierno. Lo anterior sin menoscabo de la existencia de expedientes que se encuentran en trámite o en etapa activa por un tiempo mayor al cambio de administración gubernamental.

Los expedientes de archivo se integrarán:

A) Por asunto; B) Por materia (ejemplo: producción de vacunas, leyes, reglamentos). C) Por tipo de documentos (acuerdos, actas, informes, reportes, etc.), siempre y cuando

sean seriados y correspondan a un mismo tema o materia; D) Por el carácter técnico sustantivo o conforme a funciones administrativas internas.

Es decir, se abrirán expedientes con documentación y correspondencia relacionada entre sí sobre los temas y programas sustantivos de la dependencia. Pero también se integrarán expedientes sobre tópicos de administración interna como “solicitudes de papelería”, “solicitudes de viáticos”. En la integración de un expediente de archivo, deberá considerarse que los documentos: - Refieran una acción, trámite o gestión delegada a la unidad administrativa; - Documentan cualquier obligación o responsabilidad. - Integren información relacionada con la transparencia y la rendición de cuentas de la dependencia. En la integración de expedientes se observará: 1.- Que los documentos tengan relación entre sí, ya sea por asunto, materia, tipo documental o el carácter de la información que contienen sea técnico sustantivo o administrativamente interno. 2.- Que los documentos se integren secuencialmente, conforme se generen (copia de los mismos) o se reciban (originales). 3.- Que las copias de oficios contengan, en su caso, el número de oficio, fecha y facsímil del funcionario responsable de su envío y firma.

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4.- Que en el caso de que se integren al expediente correos electrónicos, impresos, éstos contengan la información completa acerca del remitente, destinatario, fecha de elaboración y envío, asunto, así como el nombre y la firma autógrafa de quien lo recibe e indica que se archive en formato de papel; de ser el caso, también se imprimirá en el correo electrónico impreso el sello de entrada. 5.- Que los borradores que se integren tengan la fecha de elaboración. 6.- Que sólo se archive un ejemplar de copias o borradores de un mismo documento. 7.- Que el expediente no rebase más de 3 cm. De grosor con el propósito de que su manejo sea ágil; de rebasarlo, se abrirán legajos en forma progresiva. 8.- Que los documentos de archivo estén completos con los anexos o documentos técnicos que se mencionen en la correspondencia. 9.- Que todo documento técnico o anexo de otro tipo contenga la identificación del área que lo elabora, así como la fecha de elaboración. 10.- Que los documentos a que haga mención la correspondencia sin importar el soporte (disquetes, fotografías, CD-ROM, etcétera), en todo caso, se integrarán al expediente; de ser necesario, en sobres o carpetas que se adhieran a éste. 11.- Que se separen los clips y todo tipo de broches metálicos de los documentos para evitar su maltrato. 12.- Que los documentos sean numerados conforme se integren al expediente o, de no ser posible, que el número de folios o páginas se anote en el anverso del expediente y se actualice conforme se integren documentos. Nota : Cabe destacar que los soportes de los documentos que se integran a un documento de archivo necesariamente deben tener relación con el tema o asunto, por lo tanto disquetes, fotografías, mapas o algún otro tipo o soporte documental que no estén relacionados con un asunto o materia, se considerarán documentos de apoyo administrativo. Preguntas para antes de abrir un expediente de archivo:

• ¿El asunto del documento compete a un programa, proyecto, función o acción del área? Ejemplos: programas o proyectos de trabajo, informes, documentos técnicos tales como guías, instructivos, manuales (comprende al documento, así como a la correspondencia y otros documentos generados en el curso de su desarrollo.

• ¿El asunto demanda un trámite o una acción conforme a las atribuciones del área? Ejemplos: solicitudes de autorización de construcción o modificación, juicios, responsabilidades.

• ¿El documento forma parte de la serie de un tema o asunto que no cuente ya con expediente?

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Ejemplos: Trámites o asuntos que no se habían presentado.

• ¿El documento refleja acciones o trámites sobre administración y finanzas de la dependencia?

Ejemplos: licitaciones, cuentas por liquidar, anteproyecto y proyectos de presupuesto, auditorías, solicitudes de recursos. Si alguna de las respuestas es afirmativa, entonces se abrirá un expediente de archivo .

Registro y descripción del expediente de archivo Registrar un expediente tiene el propósito de asentar que forma parte de los archivos de la Institución con información confiable y relevante para sustentar las tareas de las dependencias. El registro y descripción de un expediente de archivo en soportes tradicionales, comprende describir en la carátula del mismo la mayor información posible para su mejor manejo, así como para el desarrollo de una base de datos o inventario que facilite su control y acceso. (Ver formatos). El registro y descripción de un expediente servirá para homologar sistemas de acceso y recuperación, y facilitará el control y ubicación en una unidad administrativa en particular y dentro de la dependencia en lo general, al incorporarse su registro a una base de datos de la dependencia. La descripción de documentos de archivo en soportes tradicionales como el papel se hará en el nivel de expediente de archivo y no de cada documento que éste contiene, como sucede en los esquemas de descripción y registro de archivos electrónicos. Es preciso señalar que no se registrarán ni describirán expedientes que fueron abiertos antes de la instrumentación de esta guía. Por otra parte, para facilitar el registro y descripción se recomienda que las áreas impriman los elementos a describir en las carátulas de las carpetas.

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Guías, Inventarios y Catálogos. Se ha señalado que los archivos son verdaderos laberintos en los cuales el funcionario ó el investigador se pierden sin poder avanzar en su labor. Esta situación proviene de que no se cuenta con un instrumento de acceso a los fondos documentales. Es pues imperiosa la necesidad de contar con dichos elementos que faciliten el acceso a la información. Es necesario ordenar y catalogar los archivos para poder tener acceso a cualquier tipo de documento en los fondos archivísticos esto se realiza por medio de tres pasos fundamentales: 1) la identificación; 2) la clasificación, y 3) la catalogación de los fondos documentales y de esa manera elaborar los principales instrumentos de control y consulta de un acervo, las guías, los inventarios y los catálogos. 1. La Identificación Identificar es establecer las características básicas de un archivo, origen, cronología, temática, volumen, etcétera y se aplica fundamentalmente a los archivos que no cuentan con instrumentos de control y consulta. La identificación de los fondos documentales es necesaria en la mayoría de los archivos mexicanos, ya que éstos se encuentran abandonados y sus materiales están revueltos. En los archivos es común que se hallen entreverados documentos manuscritos con mecanoescritos, mimeografiados, mapas, impresos sueltos, libros, diarios, publicaciones periódicas, fotografías, películas, documentos en formatos electrónicos etcétera. Ante el mar de información que representan los archivos, para lograr su uso sistemático es conveniente realizar su identificación atendiendo al “soporte de la información”, la cronología, el almacenamiento, la procedencia y la diplomática. Por soporte de la información se ha de entender el tipo de material que se utilizó para presentar a los signos gráficos, nemotécnicos, ideográficos, numéricos, alfabéticos, impresos, etc. Atendiendo al soporte de la información se definen los diversos tipos de documentos tanto los pertenecientes al archivo, como los que se incluirán en la biblioteca, hemeroteca, filmoteca, fototeca, mapoteca. Aquí tenemos que hacer hincapié en que los archivos históricos han de contener documentos originales manuscritos, mecanoescritos y en cualquier otro soporte, que tengan valores informativos, evidenciales y testimoniales. Al determinar el material que corresponden al archivo histórico, con base en el soporte de la información, es conveniente identificar la cronología contenida y marcarla discretamente con lápiz. La identificación cronológica se efectuará en esta ocasión grosso modo y la intención será aprovechar el orden que le dieron los amanuenses o los administradores de la información, pues regularmente todos los escribanos utilizaron un sistema de almacenamiento, propio de su época.

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El material archivístico se ha de identificar en cuanto a su forma de almacenamiento. Se hace esta afirmación puesto que en los archivos mexicanos los documentos —las cartas de testamento, real provisión, carta de compañía, autos, etcétera.— tienen un carácter celular, por lo cual se observa que éstas son las unidades mínimas de un archivo; y los expedientes, acerca de un tema específico, sobre una persona o lugar, son las unidades morfológicas de los archivos. Por tal causa, para proceder a la clasificación es conveniente identificar los expedientes y cuando éstos contengan diversas fechas y los documentos estén cosidos formando uno, dos o más cuadernos se deben respetar en su estado original y nunca tratar de separarlos. Al llevar a cabo la identificación de los expedientes, como siguiente paso, es conveniente identificar su procedencia, es decir determinar su lugar de origen. Hecho que permitirá determinar si un archivo es notarial, parroquial, de cabildo, de orden religiosa, si pertenecía a una dependencia administrativa (ya sea regional o nacional) o en su defecto, si es de personas físicas, de instituciones privadas o particulares. Es conveniente recordar que, en general, los expedientes tienen escrita su procedencia ya sea en la primera o en la última foja. En caso de que los expedientes no indiquen la procedencia será conveniente atender a la diplomática, ya que ésta permitirá encontrar con precisión el lugar donde fue originado. 2. Clasificación La clasificación se define en cuanto al orden que se le ha de dar a los materiales archivísticos, atendiendo a los elementos que permitieron su identificación; es decir, que la clasificación se refiere a la organización del archivo con base en el soporte de la información, la cronología, el almacenamiento, la procedencia y la diplomática. Tomando como base los elementos de identificación se podrán definir con precisión las secciones documentales, colecciones, fondos y ramos, de cada uno de los archivos. Es importante observar que los archivos notariales contienen información acerca de las transacciones que requerían legalización, tal como la venta de terrenos, cartas poder, testamentos, etc. por esta causa los amanuenses organizaron los archivos en cuanto al tipo de documentos y en atención a su cronología, o bien con relación al lugar geográfico. Además es conveniente observar que fue común que los grandes centros urbanos constantemente tuvieran diversas notarías, las cuales fueron numeradas progresivamente, por lo cual estos fondos se han de ordenar de acuerdo al número de notaría que les correspondía. Los archivos de cabildo corresponden a las cabeceras municipales de una región. Los parroquiales, los de órdenes religiosas y los particulares se definen ellos mismos por su contenido y por su pertenencia. La clasificación de los archivos generales tanto a escala estatal como nacional se complica, puesto que para organizar estos archivos es necesario tomar en consideración a sus diversas secretarías, direcciones, departamentos, comisiones que funcionaron en diversas épocas históricas, atendiendo a los periodos de gobierno de cada uno de sus funcionarios.

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Al ordenar los fondos documentales de acuerdo a su cronología será conveniente poner atención en las unidades de almacenamiento; en estos casos la experiencia señala que estas unidades han de estar formadas por un número no mayor de quinientas fojas, puesto que este número de fojas es el aconsejable para formar un volumen, debidamente encuadernado y empastado. El paso siguiente a la formación de las unidades de almacenamiento será proceder a numerar los volúmenes o legajos, entendiendo como legajo un determinado número de expedientes atados por medio de un cordel. Posteriormente se procederá a foliar los volúmenes o legajos y al mismo tiempo se irán numerando los expedientes contenidos en el volumen o legajo. Teniendo ya sistematizado el orden de las secciones del archivo se procederá a la catalogación. 3. Catalogación La catalogación del material de archivo se basará especialmente en el análisis de cada uno de los expedientes. Este análisis consistirá en registrar: 1) número progresivo del total de los expedientes que contiene el fondo; 2) cronología: fecha (s) contenida (s), indicando en cuál comienza y en cuál termina; 3) lugar (es) de referencia, la localidad y el estado a que pertenece; 4) elementos de diplomática, definiendo el tipo de documento; 5 ) participante: nombre y apellido de los personajes que registre el documento; 6) temas contenidos, usando la terminología de los documentos y registrando los fenómenos más relevantes que se mencionan; 7) figuras: códices, pictografías, pinturas, mapas, ilustraciones: 8) en caso de que el documento no esté en español, especificar la lengua utilizada, ya sea indígena o alguna lengua extranjera; 9) ubicación topográfica indicando: fondo, ramo o colección, número de volumen, número de expediente que le corresponde en el volumen y número de folios (comienza, termina) en el volumen. Tomando en cuenta la base de datos se procederá a elaborar un resumen por cada expediente. Sin embargo, los resúmenes de los temas contenidos pueden ser de dos tipos: descriptivos e indicativos. Los descriptivos estarán compuestos por una serie de oraciones que presenten el contenido total de los temas de los expedientes. Se ha de poner especial atención en los títulos del expediente, de los documentos y en las anotaciones al margen que presenten los folios. Los resúmenes indicativos serán aquellos que utilicen las palabras clave que se encuentren en el expediente; llamamos así a los vocablos sustantivados que expresan la significación principal de una frase, exceptuando las preposiciones, conjunciones, artículos, adjetivos, verbos, adverbios, pronombres (véase fig. del modelo del resumen). Partiendo de los resúmenes de los expedientes se procederá a realizar el índice alfabético de: materias, onomástico y topográfico, de acuerdo a las palabras clave, apellido de los participantes y nombres de lugares respectivamente. Uniendo los resúmenes y los índices se tendrá terminado el catálogo de un fondo archivístico.

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GUÍAS: Son listados de los rubros en que se clasifican los expedientes con la clave que corresponde y una breve descripción del contenido genérico de los mismos lineamientos. INVENTARIOS: Son los listados de expedientes por su título o número para control o consulta. CATÁLOGO: Es el registro sistematizado de los expedientes y documentos sueltos existentes en un archivo, mencionando brevemente el asunto de que tratan y la forma de localizarlos.

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SERVICIOS DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO DE TRÁMITE.

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Servicios de correspondencia y archivo de trámite.

Los servicios de correspondencia y archivo de trámi te dentro de la fase de Correspondencia y Archivo de Trámite del Sistema Re d de Archivos.

NOTA: ESTA FASE EN EL INAH, POR LA IMPOSIBILIDAD FÍ SICA DE TENER ESTA UNIDAD EN FORMA EFICIENTE, DADA LA DISPERSIÓN GEOGRÁFICA Y DE ATRIBUCIONES DEL INSTITUTO SE CUBRIRÁ AL ESTABLECERSE EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE GESTIÓN PERO ES EL MISMO PRO CEDIMIENTO CON TODAS LAS CARACTERÍSTICAS AQUÍ DESCRITAS. ADEMÁS EL SISTEMA R ED INTEGRAL DE ARCHIVOS DEL INAH, CON SUS TRES REDES COORDINADAS POR LA BNAH/POA ESTABLECE LO S MECANISMOS PARA QUE LOS SERVICIOS DE CORRESPONDENCIA RESPONDAN A CADA NECESIDAD CONCR ETA DE CADA ÁREA DEL INSTITUTO.

A. Fase de Correspondencia y Archivo de Trámite. 1) Se denominará Unidad Central de Correspondencia y Archivo al órgano institucional especializado en la transmisión de información entre las diversas entidades, direcciones o unidades internas o externas de una institución. 2) Se le otorga el nombre de Unidad Central por su localización orgánica dentro de la Dependencia. Deberá estar adscrita a una dirección: aquélla que se encarga de los servicios de apoyo administrativo de toda la dependencia. 3) Las unidades centrales delegarán responsabilidades en subunidades que tiendan a desconcentrar funciones sin la merma del control, tanto en la rapidez distributiva como en la organización progresiva de los grupos documentales que se van formando al ingresar documentos a la etapa de archivo (de trámite). 4) El saneamiento de los problemas que padecen las fuentes de alimentación de los archivos de trámite, es decir, las unidades centrales y las subunidades, será tarea prioritaria, enfrentando los problemas de coordinación, deslindado funciones entre unas y otras, unificando políticas y procedimientos adecuados que permitan una transición planeada de los documentos de su fase de correspondencia a su fase de archivo, etc. 5) Las tres funciones básicas necesarias contemplar en las unidades de correspondencia y archivo son:

5.1) función distribución 5.2) función organización 5.3) función control

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6) La función distribución: compromete a estas unidades a cumplir el objetivo específico de servir como una intermediación eficiente y dinámica e entre los agentes de información – el emisor y el receptor, el remitente y el destinatario -; esta función se orienta a lograr rapidez y dinamismo en el servicio. 7) La función organización: propende al ordenamiento de la información que se acumula y forma grupos de información una vez que los documentos han terminado su etapa de correspondencia e ingresan a archivo de trámite. Es en estos archivos donde el archivista asignará la clave clasificadora e integrará las series documentales. Implantada en la práctica, la función organización dará lugar a la posibilidad de que la comunicación entre un emisor y un receptor (en la etapa de correspondencia) sea desplazada por la comunicación eficiente entre el acervo informativo y un usufructuario solicitante de esta información (en la etapa archivo). Denominaremos a la etapa organización como etapa estática del flujo documental, para diferenciarla de la etapa dinámica que distingue a la función distribución de correspondencia. 8) La función control: es una función medular que debe estar presente a lo largo del flujo de la información documental. Implica un conjunto de medidas de apoyo directo a las otras funciones. La definiremos como el conjunto de procedimientos administrativos para regular el flujo documental y el aprovechamiento de la información documental institucional. El control estratégico de la documentación en la fase de correspondencia y archivo significa que estas unidades desempeñarán una serie de eventos y operaciones de los que dependerá la correcta vinculación con las siguientes fases de flujo y archivamiento documental, sea en archivos administrativos, sea en archivos históricos. 9) En el archivo de trámite el documento deja de serlo, como tal, para pasar a formar un expediente. Dicha formación de expedientes conlleva dos grandes responsabilidades para el archivista: la puesta en operación de políticas clasificatoria y la integración de series o grupos documentales. 10) Los procedimientos y mecanismos que garantizan una organización controlada de la transferencia son: el llenado del inventario de series documentales ingresadas y la confección de cédulas de disposición documental, en que se interrelacione la siguiente información:

- Clave de clasificación - Serie o grupo documental correspondiente - Descripción de (los) asunto (s) que se trata, - Si se manejan originales o copias (o duplicados), - Años que cubre - Plazo de retención en archivo de trámite, - Plazos de vigencia administrativa, legal y fiscal, y - Observaciones.

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11) Con tal información el AGN, los grupos de especialistas asignados o bien los órganos colegiados convenientes podrán realizar una adecuada evaluación y dictamen histórico para cada uno de los grupos considerados. 12) Finalmente, se elaborarán las correspondientes relaciones o cédulas de transferencia primaria de la documentación que se envíe a archivos de concentración, levantando el debido registro y acta de transferencia. Estructura: Área de correspondencia, Correspondencia de entrada, Correspondencia de salida y Control en trámite Por las características del INAH resulta poco factible la creación de una unidad central de correspondencia y archivo, cada coordinación o las direcciones de la BNAH, las escuelas, museos o centros INAH, requieren de crear su unidad local de correspondencia y archivo, en la práctica si funcionan, y deben hacerlo cumpliendo las tareas que se señalaron en este apartado, la forma en que funcionará una unidad central será de manera electrónica y será posible cuando el Instituto cuente con el equipo de cómputo adecuado, hoy día tiene desarrollado el programa, necesita garantizar el aspecto mecatrónico que lo sostenga, pero las tareas y características son las que aquí se describieron.

B) Fase de transferencia y archivo de concentración 1) El Archivo de Concentración constituye un eslabón más en los circuitos de flujo y archivamiento. Sus funciones son sustancialmente distintas a las del archivo de trámite, siendo éste último su fuente de alimentación, con sus sistemáticas transferencias de documentación primaria (valores primarios y vigencias primarias), depositada para su salvaguarda en estos archivos hasta su ulterior baja definitiva. 2) En el Archivo de Concentración confluirán acervos provenientes de las distintas unidades centrales de archivo de trámite una vez que la documentación haya perdido un ritmo dinámico de consulta, quedando tan sólo para consultas eventuales o que podemos calificar de esporádicas. 3) El Archivo de Concentración no ingresará grupos documentales cuya consulta sea dinámica, pues supliría erróneamente funciones que corresponden al archivo de trámite; ello, además disolvería su especialización operativa, mermando la capacidad material, técnica y humana de estos repositorios generales. 4) Los objetivos fundamentales del archivo de concentración son tres:

a) Constituirse en un servicio de apoyo para brindar consulta a las necesidades informativo-documentales de la institución. b) Vigilar la correcta custodia y preservación cuyas vigencias primarias lo requieren; y c) Dirigido por la Coordinación de Archivos se encarga de la realización planificada y rigurosa de la depuración, así como la puesta en práctica de sus técnicas auxiliares, por ejemplo: la selección, el muestreo y la microfilmación.

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5) El Archivo de Concentración se convertirá en el proveedor único a través del cual, tamizados, organizados y selectos, circularán los grupos o series documentales que han de ser transferidos a archivos históricos. 6) El Archivo de Concentración deberá estar adscrito a la Coordinación de Archivos del Instituto 7) El Archivo de Concentración será, pues, la instancia responsable en los circuitos de flujo y archivamiento de realizar las transferencias secundarias (de documentación con valores secundarios) que alimenten la memoria histórica de nuestras instituciones. 8) Funciones generales del Archivo de Concentración:

a) Recibir e identificar la documentación transferida (de manera primaria) por archivos de trámite. Los prerequisitos para aceptar el ingreso de estos acervos son: que se transfieran debidamente relacionados en las cédulas respectivas de transferencia, con fichas catalográficas anexas y una copia del registro de transferencia. b) Respetar la clasificación original de cada grupo documental con sus respectivas vigencias, las mismas que en ningún caso serán alteradas o disueltas. c) Efectuar una revisión sistemática de la información, la cual se asentará en cédulas de disposición documental que se irán integrando con las series progresivamente ingresadas. Tal revisión garantizará el oportuno descarte de documentación irrelevante y el respeto físico de la que contiene valores secundarios para su depósito en archivo histórico. d) Vigilar que se restauren y reproduzcan los documentos importantes deteriorados, aplicando las técnicas y métodos más prudentes al efecto. e) Proporcionar el servicio de préstamo y consulta expidiendo, además, copias simples o certificadas a quienes lo soliciten; y f) Promover el enriquecimiento de los acervos entablando relaciones con fuentes documentales afines a la dependencia.

9) Para el cumplimiento es importante que en el Archivo de Concentración no se depure nada sin previo análisis y validación por parte de las oficinas generadoras, la Coordinación de Archivos y el AGN o la SHCP en su caso.

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C. Fase de preparación documental para la incorpora ción a acervos históricos. Hemos mencionado ya que una estrategia documental correcta buscará correlacionar y articular integralmente la producción documental con el archivamiento, la circulación y el uso de la información. La gestión documental no acaba en los archivos administrativos. Al prescribir los valores primarios administrativos, legales y fiscales, el flujo documental requiere de continuidad mediante la toma de una decisión institucional: la eliminación definitiva o bien la transferencia a archivos históricos de la documentación calificada como relevante por el AGN y la propia institución propia institución productora. Así, 1) Se descartará oportuna y expeditamente la documentación banal depositada en Archivos de Concentración, vía mecanismos y políticas de retirada documental, una vez prescritas sus vigencias primarias. 2) Se preparará la documentación para la depuración y el uso histórico en los propios archivos administrativos, vía políticas y mecanismos de preparación documental. 3) Para efectuar una depuración sistematizada e institucionalizada se propondrá la integración de unidades o comisiones dictaminadoras especializadas que integran el enfoque del archivista y administrador documental con el del historiador y el de investigador social; 4) Serán el Archivo General de la Nación o la SHCP en caso de archivos contables las únicas instituciones autorizadas o con la capacidad de autorizar la integración de comisiones con las características señaladas; 5) La depuración más exacta corresponderá a aquélla que cubre tres aspectos (o grupos de tareas) básicos:

- La normatividad y programación, - La puesta en práctica de técnicas y procedimientos de retirada documental, y - La puesta en práctica de técnicas y procedimientos de preparación documental.

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Funciones y estructura de las unidades de Archivo d e trámite.

El control de la correspondencia de entrada consiste en vigilar que las comunicaciones sigan su curso normal sin demora ni extravío en toda la secuela del trámite. Este control establece, en recepción centralizada, por medio de unas fichas que se agregan a cada pieza en el órgano central de recepción, en el momento en que éstas son registradas; llevan impreso el nombre de la dependencia a que correspondan, el número de registro que se asignó a la pieza, nombre del remitente, procedencia y un espacio para un extracto del documento a recibir, se asigna uno más para las anotaciones del trámite recibido al término del mismo, constan de tres partes seccionables que reciben comúnmente los nombres de: ficha de descargo, ficha de control de trámite interior y ficha de canje; en algunas dependencias estos términos tienen variantes, por ejemplo: ficha o volante de registro general, de control de trámite y de registro local. Pueden también usarse otros términos, pero éstos son los más comunes. En recepción directa, este procedimiento sufre una modalidad que consiste en que en lugar de agregar ficha de control a las piezas, se formula un volante de registro por cada una de ellas, interior o exterior; volantes que desempeñan funciones tanto de registro como de control, pues en el caso de correspondencia exterior se formulan por triplicado para que un ejemplar sirva de registro y los dos restantes para control. El control de los documentos de entrada establecido conforme al procedimiento anterior, permite determinar en cualquier momento el estado general de la tramitación de una dependencia, pues revela la cantidad de piezas recibidas, las que han sido tramitadas y las que están pendientes de trámite, en un periodo de tiempo dado; es decir, opera justamente dentro del ámbito de cada dependencia tramitadora para beneficio exclusivo de las mismas. El manejo de la correspondencia de entrada durante el proceso de trámite dentro de las dependencias, debe realizarse conforme a lo dispuesto por el manual de procedimientos de correspondencia que sea elaborado para tal fin y que será de observancia para las secciones o grupos de control de trámite interior, y en términos generales, por las siguientes normas: Cuando el tramitador despache un asunto con la indicación de: toma nota, archívese, lo entrega a la sección de Control de trámite interior, quien hará la anotación respectiva en la ficha de trámite interior que tenía en su poder para justificación del mencionado tramitador. Si el asunto ha sido tramitado con oficio de respuesta, se agrega con todos sus tantos al documento de origen y así lo entrega al jefe inmediato quien manda anotar en la ficha de control de trámite interior como el caso anterior y pasa el oficio a firma.

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Cuando el documento le haya sido devuelto firmado, se entregará con los antecedentes, a la sección de control de trámite interior, verificando el canje de la ficha de descargo por la de control de trámite interior que tenía la sección mencionada, como justificación del despacho. A continuación, la misma sección descarga la pieza de entrada pendiente entregándola al archivo de trámite junto con la pieza de salida, y verificando el canje de la ficha de descargo por la de canje; y así, tanto el archivo como la sección están en posibilidad constante de saber los asuntos recibidos, los tramitados y los pendientes de trámite.

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XIII. AUTORIZACIÓNES

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