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| CETEM Centro de Tecnología Educativa en Multimedios http://www.cetem.upr.edu Universidad de Puerto Rico en Aguadilla Microsoft ® PowerPoint 2003 Profa. Sylvia Castillo-Calero Directora Asociada / Componente estudiantil Manual de instrucción del Centro de Aprendizaje de Informática E.González Uso básico CETEM - 10 El poder de la tecnología en tus manos

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Universidad de Puerto Rico en Aguadilla

Microsoft®

PowerPoint 2003 Profa. Sylvia Castillo-Calero

Directora Asociada / Componente estudiantil

Manual de instrucción del Centro de Aprendizaje de Informática

E.González

Uso básico CETEM - 10

El poder de la tecnología en tus manos

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Universidad de Puerto Rico en Aguadilla

Por: Profa. Sylvia Castillo-Calero Directora Asociada / Componente estudiantil

Sr. Edwin E. González Carril Diseño, estilo, editado y portada

Colaboración especial

Jonathan Mangual

Imprenta Universidad de Puerto Rico en Aguadilla

Centro de Tecnología Educativa en Multimedios PO Box 250160 | Aguadilla, Puerto Rico 00604-0160

(787) 890-2681, ext. 350 | Fax (787) 890-0135

Microsoft®

PowerPoint 2003 Uso básico

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CETEM

Integrantes del Centro de Tecnología Educativa en Multimedios

Director del Centro Prof. José L. Arbona

Director Asociado del Componente Académico

Dr. José M. Planas Rivera

Secretaria Administrativa del Proyecto Srta. Verónica Calero

Directora Asociada del Componente Estudiantil Prof. Sylvia Castillo

Programador de Instrucción y Técnico de Servicios

Sr. Edwin E. González Carril

Estudiantes Tutores

mayo © 2006 segunda edición Nota: Los nombres de las compañías que aparecen en este manual de instrucción son para efectos de identificación solamente y son una marca registrada ® de sus respectivos dueños.

La Universidad de Puerto Rico en Aguadilla es un patrono con igualdad de oportunidad en el empleo. No se discrimina en contra de ningún miembro del personal universitario o en contra de aspirante a empleo, por razón de raza, color, sexo, lugar de nacimiento, edad, impedimento físico o mental, origen o condición social, ni por ideas políticas o religiosas.

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© Centro de Tecnología Educativa en Multimedios Página I

Tabla de contenido

Objetivos .....................................................................................................III

Introducción ...............................................................................................III

¿Qué es MS PowerPoint? ..............................................................................1

Iniciar PowerPoint ........................................................................................1

Componentes de la pantalla de PowerPoint ..................................................2

Opciones para crear una presentación ......................................................2-4 Design Template .................................................................................2 Blank Template ...................................................................................4

Atributos de texto ......................................................................................4-6 Cambiar el tipo de letra ........................................................................4 Cambiar el tamaño de letra ..................................................................5 Cambiar el color del texto .....................................................................6

Crear títulos y viñetas (bullet) en una diapositiva .........................................7 Increase bullet .....................................................................................7 Decrease bullet ....................................................................................7

Corrector ortográfico (Spell Checker) .........................................................8-9 Cotejar la ortografía en otro idioma .....................................................8 Ortografía ...........................................................................................8

Insertar gráficos (Clip Art) ............................................................................9

Mover, copiar, borrar y cambiar el tamaño de los gráficos (Clip Art) .....11-13 Mover ................................................................................................11 Copiar ...............................................................................................11 Borrar ...............................................................................................12 Cambiar de tamaño los gráficos ........................................................12 Rotar un objeto .................................................................................12

Tipos de vistas ......................................................................................13-14 Vista Normal (Normal View) ...............................................................14 Vista Slide Sorter (Slide Sorter View) .................................................14 Vista Slide Show ...............................................................................14

Exhibir una presentación (Slide Show) ......................................................14

Guardar/grabar una presentación .............................................................16

Abrir una presentación ..............................................................................17

Imprimir una presentación ...................................................................18-20 Como diapositiva ..............................................................................18

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© Centro de Tecnología Educativa en Multimedios Página II

Como separatas (Handouts) ..............................................................18 Como bosquejo (Outline) ....................................................................19

Apéndices .............................................................................................21-34 Apéndice A-1 Crear una presentación utilizando la función Autocontent Wizard ......21

Apéndice A-2 Insertar número de diapositiva, fecha y hora, pie de página ..............24

Apéndice A-3 Guardar una presentación como página Web ....................................24

Apéndice A-4 Transiciones .....................................................................................26

Apéndice A-5 Agregar sonidos a una diapositiva ....................................................26

Apéndice A-6 Presentaciones portátiles (Pack and Go) ............................................27

Apéndice B-1 Caracteres especiales........................................................................31

Apéndice B-2 Atajos (Shorcuts) ...............................................................................32

Apéndice B-3 Consejos para el diseño de las diapositivas ......................................33

Prueba de destrezas ...................................................................................35

Bibliografía .................................................................................................36

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Microsoft® PowerPoint 2003, Uso básico

Por: Profa. Sylvia Castillo-Calero

© Centro de Tecnología Educativa en Multimedios Página III

Objetivos

Al terminar este módulo de instrucción usted podrá:

1. Definir qué es MS PowerPoint 2003

2. Iniciar PowerPoint 2003

3. Visualizar una presentación

4. Identificar por lo menos dos opciones disponibles para crear una presentación

5. Aplicar atributos de texto

6. Crear títulos y viñetas (bullets) en una diapositiva

7. Aplicar el corrector ortográfico

8. Insertar y modificar gráficos

9. Identificar los tipos de vistas disponibles

10. Guardar una presentación

11. Abrir una presentación previamente grabada

12. Imprimir una presentación usando varias opciones

13. Terminar el programa

Introducción

Este módulo, Microsoft PowerPoint 2003, Uso básico, tiene tres propósitos

principales: reforzar el aprendizaje, repasar el material presentado

presencialmente y como un medio de referencia. El módulo le será de gran

ayuda si desea aprender a manejar esta aplicación de una manera rápida y

eficaz.

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Microsoft® PowerPoint 2003, Uso básico

Por: Profa. Sylvia Castillo-Calero

© Centro de Tecnología Educativa en Multimedios Página IV

Aunque usted no sea un experto en multimedios, el programa PowerPoint le

ayudará a crear presentaciones con diapositivas y a preparar admirables

presentaciones electrónicas. PowerPoint, le guía y le asesora en lo que a

composición, diseño y formato de las diapositivas se refiere. También se

presentan funciones para mejorar las presentaciones con imágenes, gráficos

y transiciones.

En este documento se incluyen unos apéndices con funciones que sirven

como opción para que el usuario continúe su aprendizaje aún después de

haber terminado el taller.

Autodiagnóstico

Para poder determinar lo que usted conoce sobre los conceptos básicos de

MS PowerPoint 2003, lea las instrucciones y conteste las preguntas que

aparecen en la hoja que se le entregará en el taller titulada, Autodiagnóstico.

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Microsoft® PowerPoint 2003, Uso básico

Por: Profa. Sylvia Castillo-Calero

© Centro de Tecnología Educativa en Multimedios

Autodiagnóstico

Nombre: Departamento: Número de estudiante: Fecha: Objetivo Determinar el nivel de conocimiento y el manejo de las destrezas básicas del estudiante en el programa de MS PowerPoint 2003. Instrucciones 1. Lea cada aseveración de destrezas y escriba a la derecha el número

correspondiente, según sea el caso, utilizando el sistema de puntuación que aparece a continuación:

1 – No conozco el tema 2 –No sé cómo hacer la función 3 – Necesito ayuda para

completar

4 – No necesito ayuda 5 – Domino el tema

Con el programado MS PowerPoint puedo:

ü Identificar los componentes de la pantalla

ü Crear una diapositiva con título y viñetas (bullets)

ü Cambiar el tamaño, tipo y color de las letras

ü Integrar, mover, rotar y cambiar el tamaño de una gráfica en una presentación

ü Aplicar un diseño estándar (template ) a mi presentación

ü Manejar con facilidad una presentación usando la vista de slide show

NOTA: Si usted obtiene menos de cuatro (4) puntos en algunas de las aseveraciones que aparecen al lado de la marca de cotejo (ü), deberá tomar este taller, Microsoft PowerPoint 2003, Uso básico. De lo contrario, solicite la prueba de destrezas a la persona que estará ofreciendo el taller.

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Microsoft® PowerPoint 2003, Uso básico

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¿Qué es MS PowerPoint? PowerPoint es un programa de presentación que se usa para organizar y presentar información e ideas de forma visual y atractiva.

Iniciar PowerPoint

Pasos:

1. Dé un clic al botón Start, situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

2. Cuando aparezca un menú, ubique el apuntador del mouse sobre All Programs ; aparecerá otra lista con los programas instalados en su computadora.

3. De la lista de programas, ubique el apuntador del mouse sobre Microsoft Office. Le aparecerá un submenú que contiene los diferentes programas del paquete de Office 2003.

4. Haga clic en el icono de Microsoft PowerPoint 2003 y rápidamente le aparecerá la pantalla de la aplicación.

Microsoft PowerPoint.lnk : También puede acceder el programa desde el icono de PowerPoint en el Desktop haciendo un doble clic sobre él.

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Microsoft® PowerPoint 2003, Uso básico

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Componentes de la pantalla de PowerPoint La unidad básica de una presentación es una diapositiva (Slide). Una diapositiva consiste en uno o muchos objetos como lo son; el título, texto, gráficas, tablas y dibujos. En PowerPoint la primera diapositiva representa una nueva presentación y se le llama Title Slide .

La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarán la presentación. Una diapositiva es una de las muchas pantallas que forman parte de una presentación, es como una página de un libro.

Opciones para crear una presentación PowerPoint le permite crear una presentación de distintas maneras; a través de la función de Autocontent Wizard, que es muy útil cuando nuestros conocimientos sobre PowerPoint son escasos porque nos guiará en todo el proceso de la creación de la presentación. También podemos crear una presentación usando la opción Design Templates o se puede crear desde cero, es decir, comenzando una presentación en blanco. Esta opción se llama Blank Presentation. A. Design Template Las plantillas (templates) son muy útiles porque generan y permiten organizar las diapositivas de una presentación. El usuario únicamente escribe el contenido en los encasillados correspondientes y selecciona entre una serie de diseños de diferentes colores creados por artistas gráficos.

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Microsoft® PowerPoint 2003, Uso básico

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Pasos:

1. De la Barra de menú, haga clic en File, New.

2. En el Panel de tareas, seleccione de la sección, New Presentation, la opción From Design template .

3. Una vez seleccionada la opción From Design Templates, el Panel de tareas

cambiará su apariencia y se titulará Slide Design.

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Microsoft® PowerPoint 2003, Uso básico

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4. Cada plantilla tiene nombres diferentes, este nombre se puede visualizar simplemente pasando el apuntador del mouse por encima de cada plantilla. Seleccione la plantilla de diseño que más le guste dando un encima de ella. Note que al seleccionar un diseño de plantilla, automáticamente todas las diapositivas tomarán el mismo diseño que seleccionó.

Si el panel de tareas no está visible, despliegue el menú, View, Toolbars, Task Panel . B. Blank Template Con esta opción se puede crear una presentación en blanco. Ésta suele utilizarse cuando la persona que genera la presentación sabe manejar bien el programa y también cuando ninguna de las plantillas que incorpora PowerPoint se adapta a sus necesidades.

Paso:

1. En el Panel de tareas (Task Panel), seleccione New, Blank Presentation.

Atributos de texto PowerPoint tiene funciones donde usted puede cambia r el tipo de letra, el tamaño y el color de texto. A. Cambiar el tipo de letra

Pasos:

1. Seleccione el texto que quiere cambiar.

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Microsoft® PowerPoint 2003, Uso básico

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2. Seleccione Format, Font.

3. Del cuadro de diálogo Font, seleccione el tipo de letra que desee.

4. Presione OK.

B. Cambiar el tamaño de let ra

Pasos:

1. Seleccione el texto que quiere cambiar.

2. En la Barra de formato, haga una de las siguientes:

a. Para cambiar el texto a un tamaño más grande o a un tamaño más pequeño, dé un clic a al botón Increase Font Size o al botón Decrease Font Size .

3. Si usted desea fijar el tamaño de letra por número, seleccione el tamaño que desea en el Font Size Box.

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C. Cambiar el color del texto

Pasos:

1. Seleccione el texto que quiere cambiar.

2. En la Barra de dibujo, dé un clic al triángulo invertido que se encuentra al lado del icono, Font Color.

3. Seleccione una de las siguientes opciones:

a. Para cambiar el color de texto al color original, dé un clic a Automatic.

b. Para cambiar a uno de los colores que se encuentran en el esquema de colores, dé un clic a uno de los ocho colores que se encuentran debajo de Automatic.

c. Para cambiar a un color que no se encuentra en el esquema de colores, dé un

clic a More Colors… Luego seleccione la pestaña, Standard y seleccione el color que desee.

d. Otra opción es el seleccionar la pestaña Custom y mezcle los colores que desee.

4. Dé un clic a OK.

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Microsoft® PowerPoint 2003, Uso básico

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Crear títulos y viñetas (bullets) en una diapositiva Muchos formatos de auto-diseño incluyen texto en listas con viñetas, similar a un bosquejo. Los estilos y formas de las viñetas se especifican en el patrón (template) de diapositivas. Se puede cambiar el estilo, tamaño y forma de manera individual para cada elemento de la lista con viñetas de cada diapositiva, o ahorrar tiempo y mantener un formato consistente si utiliza el patrón de diapositivas. Las viñetas que reciben formato individualmente invalidarán el formato especificado en el patrón.

Pasos:

1. Seleccione la diapositiva o el template al cual le cambiará los bullets.

2. Coloque el punto de inserción en el elemento (oración o frase) de la lista con viñetas o en el nivel de la lista que desee cambiar.

3. Seleccione, Format, Bullets and Numbering.

4. En el cuadro de diálogo, Bullets and Numbering que sigue, seleccione el tipo de viñeta, tamaño y color deseado.

5. Haga clic en OK.

A. Increase bullet

Paso:

1. De la Barra de formato, presione el icono de Increase Indent.

B. Decrease bullet

Paso:

1. De la Barra de formato, presione el icono de Decrease Indent.

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Microsoft® PowerPoint 2003, Uso básico

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Corrector ortográfico (Spell Checker) En las presentaciones insertamos texto y por eso PowerPoint incorpora la revisión ortográfica para corregir las faltas ortográficas que podamos cometer al escribir. Es importante señalar, que no se debe confiar completamente en el corrector. Este permite corregir muchas faltas, pero algunas no las reconoce, es por eso que se sugiere que revisemos el texto después de usar esta función. A. Cotejar la ortografía en otro idioma

Pasos:

1. Seleccione el texto que quiere cotejar o puede cambiar el idioma al principio del documento antes de comenzar a escribir.

2. En la Barra de menú, selecc ione, Tools, Language…

3. En la caja de diálogo, Language , en la sección de Mark selected text as , dé un clic al idioma deseado. Seleccione Default si desea que siempre le coteje en ese idioma.

4. Dé un clic a OK.

B. Ortografía Cuando escriba en PowerPoint, éste le va indicando aquellas palabras que el programa cree que no están bien escritas, subrayándolas con una línea ondulada roja o verde. Para seleccionar posibles correcciones.

Paso:

1. Dé un clic derecho a la palabra que tiene una línea roja o verde ondulada y luego dé un clic a una de las opciones que aparezcan en el menú corto. La palabra cambiará a la que seleccionó.

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Insertar gráficos (Clip Art) Para enaltecer una diapositiva visualmente, usted puede insertar diferentes elementos. El elemento que más se usa frecuentemente son los gráficos. Estos contienen numerosas imágenes que comprenden una amplia variedad de temas. El archivo gráfico de cada imagen de la biblioteca tiene su propio nombre y contiene la extensión .wmf (Widows Metafile Format).

Pasos:

1. Seleccione la plantilla que tenga el, Clip Art button.

2. Una vez haya seleccionado alguna de las plantillas que contenga el Clip Art Button, haga un clic encima de icono de Clip Arts.

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3. Rápidamente se abrirá el cuadro de diálogo, Select Picture .

4. Use la Barra de desplazamiento para ver las opciones. Si quiere conseguir los gráficos por tópico o tema, escriba el tópico o tema en el caja de texto; presione el botón de Search text: y luego el botón, Search. Notará que le aparecerán diferentes gráficos relacionado al tópico o tema que usted escribió.

5. Use la Barra de desplazamiento para que pueda ver los gráficos disponibles.

6. Dé doble clic encima del gráfico para que pueda insertar la imagen en la diapositiva. La imagen aparecerá con manejadores de texto. Si quiere esconder los manejadores, dé un clic fuera de la imagen.

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© Centro de Tecnología Educativa en Multimedios Página 11 de 36

Otra manera, seleccione de la Barra de menú Insert, Picture, Clip Art.

Mover, copiar, borrar y cambiar el tamaño de los gráficos (Clip Art)

Para mover, copiar o borrar un objeto, seleccione el mismo. Cuando aparezcan los manejadores, significa que puede editar el objeto, el gráfico o el marcador de posición. A. Mover

Pasos:

1. Seleccione el objeto, ubicando el apuntador del mouse sobre la imagen (no sobre el manejador) hasta que el apuntador cambie a una flecha en forma de una cruz ( ).

2. Dé un clic y arrastre el objeto al lugar que usted desee. Según arrastra el objeto en la diapositiva, una línea entrecortada aparecerá en la nueva localización.

B. Copiar

Pasos:

1. Seleccione el objeto.

2. Seleccione en la Barra de menú Edit, Copy. Notará que no hay ninguna diferencia, sin embargo la computadora tiene guardado en la memoria el objeto que usted seleccionó para copiar.

3. Identifique el área donde desee integrar la copia del objeto.

4. En la Barra de menú seleccione Edit, Paste y automáticamente le aparecerá la copia del objeto.

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© Centro de Tecnología Educativa en Multimedios Página 12 de 36

Otra manera más rápida de copiar un objeto es seleccionando el objeto que se desea copiar y dejando presionado la tecla de Ctrl arrastre el objeto hacia la nueva localización. También puede utilizar el shortcut Ctrl + C para copiar (copy) y Ctrl + V para pegar (paste). C. Borrar

Paso:

1. Seleccione el objeto y luego presione la tecla, Delete.

D. Cambiar de tamaño los gráficos

Pasos:

1. Para cambiar el tamaño vertical arrastre el manejador superior o inferior.

2. Para cambiar el tamaño horizontal, arrastre el manejador izquierdo o derecho.

3. Para cambiar el tamaño de un objeto proporcionalmente, arrastre los manejadores de las esquinas.

E. Rotar un objeto El controlador de giro que se usa para rotar aparece en color verde cuando seleccione un objeto o un marcador de posición. Cuando se arrastra este controlador de giro, usted puede rotar un objeto o un marcador de posición a cualquier ángulo.

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© Centro de Tecnología Educativa en Multimedios Página 13 de 36

Al arrastrar el controlador de giro, aparecerá una caja con línea entrecortada que indica donde quedará ubicado el objeto.

Tipos de vistas Es muy importante saber manejar los tipos de vistas, ya que le permitirá tener una visión particular de cada diapositiva como una visión global de todas las diapositivas.

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A. Vista Normal (Normal View) Es la que se utiliza para trabajar habitualmente. Con ella puede ver, diseñar y modificar la diapositiva que usted seleccione. Prácticamente es el área de trabajo.

Paso:

1. De la Barra de menú, seleccione View, Normal. También puede pulsar el botón que

aparece en la parte izquierda inferior de la pantalla .

B. Vista Slide Sorter (Slide Sorter View)

Paso:

1. Seleccione View, Slide Sorter. También puede pulsar el botón que aparece en la parte izquierda inferior de la pantalla .

C. Vista Slide Show

Con este tipo de vista puede apreciar los efectos animados que fueron insertados en las diapositivas que forman la presentación.

Paso:

1. Seleccione View, Slide Show. También se puede pulsar el botón que aparece en la parte inferior izquierda de la pantalla .

Exhibir una presentación (Slide Show) PowerPoint permite exhibir una presentación compuesta de diferentes diapositivas en una pantalla de presentación ante un público. Solo es posible pasar una diapositiva a la vez, mientras se ofrece el informe oral.

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Microsoft® PowerPoint 2003, Uso básico

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© Centro de Tecnología Educativa en Multimedios Página 15 de 36

Pasos:

1. Seleccione la primera diapositiva de la presentación.

2. Haga un clic en el botón Slide Show que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla o seleccione View (ver), Slide Show.

Para cambiar de una diapositiva a la siguiente:

Paso:

1. Dé un clic en el mouse u oprima la tecla de Enter.

También puede utilizar las teclas direccionales de su teclado. Dirección hacia la derecha, pasa a la próxima diapositiva, dirección hacia la izquierda, vuelve a la diapositiva anterior.

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Guardar/grabar una presentación Es importante que cada cierto tiempo guardemos los cambios realizados en nuestra presentación para que, en el caso de que el sistema falle, perdamos los menos cambios posibles. Para guardar una presentación:

Pasos:

1. Seleccione File, Save As. También puede darle un clic el botón Save de la Barra de menú. Si es la primera vez que guarda la presentación le aparecerá una ventana titulada Save as… para asignarle nombre al archivo .

2. De la lista de Save in: seleccione la carpeta en la cual desea guardar la presentación.

3. En el encasillado correspondiente a File name: escriba el nombre con el cual quiere guardar la presentación.

4. Finalmente, pulse el botón de Save.

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© Centro de Tecnología Educativa en Multimedios Página 17 de 36

Si no es la primera vez que guarda la presentación y pulsa el botón File, Save o usa el botón de Save de la Barra de menú no le aparecerá la ventana que aparece arriba. El programa guardará los cambios de la presentación sin preguntarle.

Si desea guardar una presentación con otro nombre, porque utilizará la original para modificarla, entonces seleccione de la Barra de menú, File, Save As. Al final tendrá dos presentaciones creadas, la original y la copia (original modificada) con un nombre diferente.

Abrir una presentación

Pasos:

1. De la Barra de menú, seleccione File, Open o utilice el botón Open de la Barra estándar.

2. Busque la localización donde se encuentra la presentación y oprima OK.

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Otra opción para abrir una presentación previamente guardada es desde el Panel de tareas (Task Panel), seleccione Open Presentation, More presentations…

Imprimir una presentación A. Como diapositiva

Pasos:

3. Seleccione File, Print.

4. Cuando aparezca el cuadro de diálogo, localice Print what:.

5. Seleccione la opción de Slide .

6. En la sección, Color/grayscale, seleccione si quiere imprimir a color, en blanco y negro o en escala gris (grayscale) su presentación.

7. Presione OK.

B. Como separatas (Handouts) PowerPoint le permite imprimir su presentación como separatas donde pueden aparecer 1, 2, 4, 6 o 9 diapositivas en cada página. Usted puede distribuir estas separatas a la audiencia para que ellos puedan seguir la presentación que usted está llevando a cabo en pantalla y como modo de referencia.

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Microsoft® PowerPoint 2003, Uso básico

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Pasos:

1. Seleccione File, Print.

2. Cuando aparezca el cuadro de diálogo, localice Print what:

3. Seleccione Handouts .

4. En la sección, Slides per page, seleccione la cantidad de diapositivas que desea imprimir en cada diapositiva.

5. Presione OK.

C. Como bosquejo (Outline)

En el desarrollo de una presentación extensa, se hace más fácil revisarla cuando está impresa en forma de bosquejo en vez de revisarla directamente en la pantalla. La presentación impresa como bosquejo es otra opción que usted tiene para cuando quiere distribuir la información presentada entre la audienc ia. (Véase Ilustración 28)

Pasos:

1. Seleccione File, Print

2. Cuando aparezca el cuadro de diálogo, localice Print what:

3. Seleccione Outline View

4. Presione OK.

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Apéndices

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Apéndice A-1: Crear una presentación utilizando la función Autocontent Wizard

Pasos:

1. Seleccione File, New.

2. Desde el Panel de tareas que aparece a la derecha de la pantalla, selecione From Autocontent Wizard.

3. Una vez seleccione la opción de From Autocontent, aparecerá una ventana como la

que aparece a continuación.

En la parte izquierda de la ventana se muestra un esquema de los pasos a realizar con el AutoContent Wizard, en este caso nos encontramos en el primer paso, Start y lo sabemos porque el cuadrito de Start aparece sombreado de verde.

Si se arrepiente y no desea crear la presentación, dé un clic al botón de Cancel para salir del AutoContent Wizard. Si pulsa el botón Next > puede continuar con el AutoContent Wizard.

4. La segunda pantalla del AutoContent Wizard le pide el tipo de presentación.

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PowerPoint tiene muchas presentaciones estándares que se pueden utilizar para ahorrar tiempo. Estas presentaciones están agrupadas en varios temas, tales como, General, Corporate, Projects, etc.

5. Seleccione el tema de su presentación oprimiendo el botón que corresponde a su selección.

6. Después de seleccionar la presentación, pulse Next >

7. Ahora nos encontramos en la pantalla titulada Presentation style que nos ofrece varias opciones de cómo obtener una presentación, ya sea como presentación para el Web, transparencias en blanco y negro, transparencias a color y diapositivas de 35 mm. Seleccione la opción que desee y pulse, Next >.

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En el último paso, Presentation options , le pide que indique el título de su presentación, el texto que desea que aparezca en cada diapositiva de su presentación, fecha de la última actualizació n y el número de la diapositiva.

8. Una vez se haya escrito toda la información necesaria, oprima Next > o Finish.

En la próxima ilustración se muestra un ejemplo de como quedará la presentación realizada utilizando la función de AutoContent Wizard, lo único que tendrá que hacer, es editar texto y añadir las imágenes que desee.

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Apéndice A-2: Insertar número de diapositiva, fecha, hora y pies de página

Pasos:

1. Seleccione View, Header and Footer

2. En el cuadro de diálogo, haga clic en la casilla de selección apropiada para indicar si quiere la fecha y hora (Date and time), número de diapositiva (Slide number) o pie de página (Footer) en la diapositiva activa o en todas (Apply to All).

Si desea incluir la fecha y hora, o sólo la hora, y que se actualicen cada vez que se abre la presentación, haga clic en la opción Update automatically (actualizar automáticamente). Haga clic en la flecha para seleccionar un formato de fecha y/o hora.

Si no desea que aparezcan los números de página, la fecha y hora, y el pie de página en la diapositiva de título, haga clic en la opción Don’t show on title slide (no mostrar en la diapositiva de título)

Apéndice A-3: Guardar una presentación como página Web

Las presentaciones creadas con PowerPoint pueden guardarse en formato HTML (Hypertext Markup Language) para luego publicarse en el World Wide Web o para ser enviada como anejo en un e-mail.

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Pasos:

1. Seleccione File, Save As Webpage.

2. Aparecerá un cuadro de diálogo donde usted debe de asignarle un nombre a la presentación guardada como Web Page en la sección de File name:, de lo contrario, se guardará con el mismo nombre de la presentación original.

3. Verifique que en la sección de Save as type: esté seleccionada la opción de Single File Web Page.

4. Dé un clic a Save .

A. Vista preliminar de una presentación Esta función hace que usted pueda abrir y ver su presentación en Internet Explorer. Internet Explorer es un programa que le permite ver las páginas en la Web con gráficas.

Paso:

1. Dé un clic a File , Web Page Preview.

Así se mostraría su presentación utilizando Web Page Preview

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Apéndice A-4: Transiciones Las transiciones controlan la manera en que las diapositivas entran y salen de la pantalla. Las transiciones pueden agregarse desde todas las vistas.

Pasos:

1. Seleccione la diapositiva a la cual le quiere añadir transición.

2. Luego presione Slide Show, Slide Transition. También puede utilizar el shortcut oprimiendo botón derecho del mouse encima de la diapositiva que desea añadir la transición y del menú corto que le sale, oprima Slide Transition.

3. En el cuadro de diálogo, Slide Transition que surge, seleccione un efecto.

4. Si quiere aplicar la misma transición a todas las diapositivas, dé un clic en Apply to All Slides.

5. Una vez seleccione la transición que le gusta, automáticamente se aplicará a la diapositiva. Las transiciones incluyen varios efectos especiales. Cuando seleccione un tipo de transición, observe su efecto en la transparencia a la izquierda del cuadro de diálogo.

Apéndice A-5: Agregar sonidos a una diapositiva Además de añadir una transición visual en la pantalla al pasar de una diapositiva a otra, se pueden agregar efectos de sonido.

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Pasos:

1. Seleccione la diapositiva que recibirá el efecto de sonido.

2. Dé un clic derecho al mouse y seleccione Slide Transition.

3. En el Panel de tareas, en la sección de Modify Transitions , dé un clic al triángulo invertido que aparece en Sound.

4. Elija el sonido de la lista desplegable.

5. Una vez que se selecciona el sonido en la diapositiva deseada, automáticamente se aplicará el mismo a esa sola diapositiva. Eso quiere decir que cuando usted pase esa diapositiva a la otra, se escuchará el sonido que usted le aplicó.

Si desea, puede aplicarle el mismo sonido a todas las diapositivas oprimiendo el botón de Apply to All del cuadro de diálogo

Apéndice A-6: Presentaciones portátiles (Pack and Go) Posiblemente usted estará presentando sus diapositivas en una computadora que no es la suya. Esa computadora puede ser que no tenga la aplicación de PowerPoint instalado. Esto no es un problema. Cuando termine su presentación seleccione la opción de Package for CD…

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Pasos:

1. De la Barra de menú, seleccione File, Package for CD… . Aparecerá el Cuadro de dialogo Package for CD.

2. Si desea añadir archivos externos a la presentación u otra presentaciones, haga clic en

el botón Add Files..

3. Haga clic en Options… para modificar las opciones de empaque. Le aparecerá un cuadro de diálogo titulado Options. Aquí podrá modificar:

a. Si desea que su paquete contenga el PowerPoint Viewer: Esta aplicación lo que hace es mostrar su presentación sin importar que la máquina no tenga PowerPoint.

b. La forma en que usted desea que se muestre su presentación:

ü Si desea que se muestren automáticamente todas las presentaciones que se guardaron en el paquete, según su orden.

ü Si solo desea que la primera presentación que se guardó en el paquete sea la que se muestre automáticamente.

ü Si dejar que el usuario escoja la presentación que se desea mostrar.

ü Que no se muestre automáticamente ninguna presentación.

c. Si se desea que el paquete guarde todos los archivos que se utilizaron para construir la presentación, junto con los enlaces que se le hicieron.

d. Si desea que

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4. Note que el programa le ofrece dos alternativas para empacar su presentación:

o Copy to Folder…: Crea un paquete en un fólder para una unidad de almacenamiento, como por ejemplo un PenDrive, un Diskette o en la misma computadora.

o Copy to CD: Crea un paquete directamente a un CD en blanco.

A. Empacar una presentación en un Fólder (Copy to Folder…)

Pasos:

1. Del cuadro de dialogo Package for CD, haga clic en el botón Copy to Folder…

2. Le aparecerá otro cuadro de diálogo titulado Copy to Folder. Aquí le asignará el nombre al paquete que contiene su presentación y todos los archivos que se adjuntaron a ella. También debe seleccionar la localización donde desea que se guarde ese paquete.

3. Para finalizar este proceso, haga clic en OK.

4. Haga clic en Close para salir del cuadro de diálogo Package CD.

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B. Empacar una presentación en un CD (Copy to CD…)

Pasos:

1. Coloque el CD en blanco en la Unidad de CD para grabar. El mismo puede ser CD-R o CD-RW. Es importante que el CD esté completamente vacío.

2. Del cuadro de dialogo Package for CD, haga clic en el botón Copy for CD. Inmediatamente, comenzará el proceso de grabación del paquete en el CD.

3. Una vez finalice el proceso, el programa le preguntará si desea crear otra copia del

paquete en otro CD.

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Apéndice B-1: Caracteres especiales En la siguiente tabla aparece una lista con caracteres especiales y la combinación de las teclas que debe pulsar para obtener cada caracter utilizando el Sistema Operativo Windows.

Caracter Combinación de teclas

á Alt + 160 Á Alt + 0193 Ä Alt + 0228 é Alt + 130

É Alt + 0201 í Alt + 161 ó Alt + 162 Ó Alt + 0211

Ü Alt + 0220 ú Alt + 163 Ú Alt + 0218 ü Alt + 0252

ñ Alt + 164 Ñ Alt + 165 ¿ Alt + 168 ¡ Alt + 173

@ Alt + 64 \ Alt + 92 ~ Alt + 126 | Alt + 124

® Alt + 0174 © Alt + 0169

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Apéndice B-2: Atajos (Shortcuts) En la siguiente tabla aparece una lista con atajos (shortcuts) y la combinación de las teclas para obtener cada función utilizando el sistema operativo Windows.

Función Shortcuts Seleccionar todo Ctrl + A

Bastardillas (Italic) Ctrl +I Negrillas (Bold) Ctrl + B Guardar (Save) Ctrl + S Guardar como (Save as...) F12

Deshacer (Undo) Ctrl + Z Rehacer (Redo) Ctrl + Y Imprimir (Print) Ctrl + P Copiar (Copy) Ctrl + C

Pegar (Paste) Ctrl + V Enlaces (Hyperlink) Ctrl + K Cortar (Cut) Ctrl + X Nueva presentación (New) Ctrl + N

Abrir presentación (Open) Ctrl + O Subrayar (Underline) Ctrl + U Salir de la aplicación (Exit) Ctrl + Q Buscar (Find) Ctrl + F

Reemplazar (Replace ) Ctrl + H Ir a (Go to) Ctrl + G Duplicar (Duplicate) Ctrl + D Nueva diapositiva (New Slide) Ctrl + M

Vista Slide Show F5 Corrector de ortografía (Spelling) F7

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Apéndice B-3: Consejos para el diseño de las diapositivas

ü La regla del 7 x 7. Cada diapositiva debe tener un máximo de siete líneas, y cada una de estas líneas debe tener un máximo de siete palabras. Esta regla requiere que se seleccionen las palabras cuidadosamente para que, a su vez, el usuario las pueda leer con facilidad. No es recomendable presentarle a la audiencia demasiada información en las diapositivas.

ü Mantenga consistencia y coordinación en el esquema de los colores.

ü Cada vez que cambie las diapositivas, trate de verlas en la Vista de Presentación (Slide Show).

ü Seleccione una plantilla cuyo tema y/o colores correspondan al tema de la presentación.

ü Se debe usar un máximo de dos tipos de letras y dos tipos de estilos en una presentación.

ü Una diapositiva negra puede ser efectiva al culminar una presentación con el propósito de pausar para efectos de discusión o para separar secciones en una presentación grande. La diapositiva negra atrae la atención del público hacia el presentador.

ü Aunque PowerPoint le ofrece cinco niveles para usarse en cada diapositiva, se sugiere que limite los niveles a tres. El usar todos los niveles pueden abrumar la audiencia.

ü El color del trasfondo más utilizado en diapositivas profesionales es el azul. Este color connota serenidad y reflexión.

ü Cuando seleccione una gráfica, considere la dirección en que se presenta el arte. Para enfocar la atención de la audiencia al centro de la diapositiva, las imágenes deben de mirar hacia adentro en vez de hacia fuera.

ü Utilice no más de dos animaciones en una presentación. Más de dos puede distraer la audiencia de sus ideas pues se fijarían más en el efecto visual y no en el contenido o en el presentador.

ü Añada interés a un organigrama animando sus figuras.

ü La audiencia prefiere ver retratos en vez de gráficas. También prefiere ver gráficas a color en vez de blanco y negro.

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ü Practique su presentación frente a una audiencia pequeña o frente a un colega, y pida retroalimentación sobre el contenido y el estilo de su presentación. Considere que,

ü Las gráficas e ilustraciones deben ser claras, atrayentes y relevantes al tema.

ü La presentación oral debe enfocar los intereses de la audiencia.

ü La clausura de su presentación debe ser memorable.

ü Se debe practicar la presentación para calcular el tiempo que le tomaría hacer su presentación para asegurarse que cumple con el tiempo que se la ha asignado. Deje tiempo para contestar preguntas, si es apropiado.

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Prueba de destrezas Objetivo Determinar el nivel de comprensión y el manejo de las destrezas básicas del estudiante en el programa para crear presentaciones Microsoft PowerPoint 2003. Instrucciones Usted tiene 20 minutos para completar este ejercicio. Observe las diapositivas que se presentan abajo. Usando el diseño Layers como plantilla (template), cree las tres diapositivas utilizando PowerPoint 2003. Los gráficos que deberá insertar aparecen bajo las categorías de Presentation. Los mismos tendrán que ser alusivos al tema y deberá moverlos, rotarlos y cambiar su tamaño, de ser necesario.

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Bibliografías Beskeen, D., Duffy, J. A., Friendrichsen, L. & Reding, E. E., (2002). Microsoft Office XP

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Eames,K., (1999). PowerPoint 2000 Intermediate. Pensilvania: ExecuTrain Corporation.

Grauer, R., T., & Barber M., (2002). Exploring Microsoft Office XP: Nelson, S.L. &

Nelly,J., (2001). The Complete Reference Office XP. Berkeley: McGraw Hill.

Shelly, G., Cashman, T., & Vermaat, M. E., (2002). Microsoft Office XP Introductory

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Referencias Electrónicas

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Leodership and Technology Development. (sin fecha). Accedida el 15 de febrero de 2003 de

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PowerPoint XP: A teacher’s Tutorial. (sin fecha). Accedida el 23 de septiembere de 2003 de

http://www.eiu.edu/~booth/pub/IntroPPointXP.pdf

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