MANUAL DE INSTRUCCIONES - Pimefactura · 2018. 2. 9. · MANUAL DE INSTRUCCIONES Versión actualizada enero 2018 Página: 3 Paso a paso Los pasos necesarios para enviar una factura

MANUAL DE INSTRUCCIONES

Versión actualizada enero 2018



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ÍNDICE INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................................................................ 2

¿Qué es pimefactura? ...................................................................................................................................................................... 2

¿De quién es pimefactura? .......................................................................................................................................................... 2

¿A quién puedo enviar facturas con pimefactura? ............................................................................................. 2

¿Cómo puedo contactar con el servicio de atención? .................................................................................... 2

Paso a paso ................................................................................................................................................................................................. 3

CLIENTES ............................................................................................................................................................................................................ 4

Introducción ............................................................................................................................................................................................... 4

Campos de la ficha de los clientes: .................................................................................................................................... 4

Crear clientes: .......................................................................................................................................................................................... 5

Modificar clientes .................................................................................................................................................................................. 7

FACTURAS ......................................................................................................................................................................................................... 8

SERVICIO DE CREACIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS .................................................................... 8

Campos del formulario de creación de facturas ......................................................................................... 8

Crear una factura a partir de otra factura ya creada ......................................................................... 13

SERVICIO DE CREACIÓN A PARTIR DE FACTURAS PDF ........................................................................ 14

SERVICIO DE ENVÍO DE FACTURAS EN FORMATO FACTURAE .....................................................16

SEGUIMIENTO DE FACTURAS .............................................................................................................................................. 17

PREGUNTAS FRECUENTES ........................................................................................................................................................... 18

He olvidado el usuario y/o contraseña, ¿qué puedo hacer? ................................................................... 18

¿Qué necesito saber antes de dar de alta un cliente? ................................................................................ 18

¿Qué son los Puntos General de entrada de facturas? .............................................................................. 18

¿Qué son los códigos DIR3? .....................................................................................................................................................19

¿Dónde puedo consultar los DIR3? ...................................................................................................................................19

¿Qué pasa si no informo los códigos DIR3? .............................................................................................................19

¿Qué son los estados de las facturas? ....................................................................................................................... 20

Me han rechazado una factura y no sé el motivo .............................................................................................. 21

Me han rechazado una factura y ya sé el motivo. ¿Qué debo hacer ahora? ......................... 21

¿Puedo modificar una factura enviada? .................................................................................................................... 23

Mi cliente me informa que me ha rechazado una factura y a mí no me consta ................. 23



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INTRODUCCIÓN

¿Qué es pimefactura? Es una plataforma web de servicios relacionados con facturación electrónica.

En pimefactura, empresas y autónomos que tengan la necesidad de enviar facturas

electrónicas a sus clientes, encontrarán una respuesta adaptada a sus necesidades.

pimefactura dispone de soluciones gratuitas y avanzadas para que ninguna empresa ni

autónomo tenga dificultades para crear, firmar y enviar facturas electrónicas a sus

clientes

¿De quién es pimefactura? pimefactura es un proyecto compartido entre PIMEC, patronal de la pequeña y mediana

empresa de Cataluña, y la empresa tecnológica ValidatedID, especializada en soluciones

de identidad digital.

¿A quién puedo enviar facturas con pimefactura? Los usuarios adheridos al Plan básico pueden enviar facturas exclusivamente a administraciones públicas

del estado español, en formato facturae.

Los usuarios adheridos al Plan avanzado pueden enviar facturas a administraciones públicas del estado

español, en formato facturae y también al resto de sus clientes en formato PDF.

Las condiciones que regulan los diferentes planes y modalidades están publicadas en

www.pimefactura.net

¿pimefactura dispone de un servicio de atención técnica y de soporte?

Todos los usuarios que utilizan pimefactura, disponen de soporte técnico sobre el uso de

la plataforma.

Los usuarios subscritos al Plan avanzado disponen de un servicio de soporte

especializado, que les ayudará a resolver dudas e incidencias relacionadas con sus

facturas.

¿Cómo puedo contactar con el servicio de atención? Exclusivamente a través del correo electrónico [email protected]

https://www.pimec.org/es

https://www.validatedid.com/es/

http://www.facturae.gob.es/

http://www.facturae.gob.es/

http://www.pimefactura.net/

http://www.pimefactura.net/

mailto:[email protected]



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Paso a paso

Los pasos necesarios para enviar una factura so:

1) Crear el cliente

2) Crear o subir la factura

3) Consultar el estado de la factura

En este manual encontrará información detallada para para crear / modificar clientes y

para crear / subir facturas. También encontrará información del servicio de creación de

facturas a partir de facturas en formato PDF.

Lea detenidamente los diferentes apartados del manual y si no encuentra respuesta a

su duda, escriba un correo electrónico a [email protected]

CLIENTES FACTURASSeguimiento de la factura

mailto:[email protected]



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CLIENTES

Introducción Para poder crear una factura, previamente debe haber creado el cliente al cual quiere

emitir la factura.

Antes de dar de alta un nuevo cliente, debe asegurarse que dispone de toda la

información necesaria, especialmente la referida a los DIR3 y al Punto general de entrada

(plataforma de recepción) a través de donde su cliente espera recibir las facturas.

Campos de la ficha de los clientes:

pimefactura dispone de información de clientes que otros usuarios han dado de alta, y

que puede aprovechar. Es importante que usted valide la información ofrecida por

pimefactura antes de crear su cliente.

Campo Descripción Observaciones

Tipo de Cliente Administraciones públicas /

Privados

La opción Privados está reservada a usuarios con Plan avanzado.

Los usuarios con Plan básico solo pueden crear clientes de tipo

Administración pública

NIF Identificador fiscal Precedido siempre del código de país ES. Ejemplo ESP0801900B

Tipo de persona Persona física o Jurídica. Solo visible en clientes de tipo Privado. Se ha de completar con la

información relativa a si es Residente (España), UE o Extranjero

(fuera de la unión europea)

Nombre Nombre del cliente

Dirección Dirección del cliente

Ciudad Ciudad del cliente

Provincia / CP Provincia / CP del cliente

Idioma Idioma del cliente

IBAN IBAN del cliente Bancos españoles, 24 dígitos sin espacios ni guiones

Swift/BIC Swift/BIC del cliente 11 dígitos, si es de 8 se debe rellenar con XXX por la derecha.

Plataforma de

recepción

Punto general de entrada de las

facturas

Solo visible en clientes de tipo administración pública.

Seleccionar de la lista

Email Email del cliente Solo visible en clientes de tipo Privado

C. OC Código oficina contable Ver apartado DIR3 el manual de preguntas frecuentes

N. Oficina contable Nombre oficina contable Ver apartado DIR3 el manual de preguntas frecuentes

C. OG Código órgano gestor Ver apartado DIR3 el manual de preguntas frecuentes

N. Órgano gestor Nombre órgano gestor Ver apartado DIR3 el manual de preguntas frecuentes

C. UT Código unidad tramitadora Ver apartado DIR3 el manual de preguntas frecuentes

N. Unidad tramitadora Nombre unidad tramitadora Ver apartado DIR3 el manual de preguntas frecuentes



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Crear clientes:

Se recomienda revisar los datos ofrecidos antes de aceptarlos.

Al salir del campo NIF, pimefactura

busca si dispone de los datos de este

cliente.

Si encuentra información, la ofrece con

un mensaje

3

1 2

IMPORTANTE: El campo NIF, se

debe informar con el código de

país “ES” delante



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En la parte inferior se muestran todos los DIR3 que tenemos de esta administración

pública. Puede seleccionar los que necesite y/o añadir los que le falten.

Antes de salir, pulsar el botón GUARDAR situado en la parte inferior de la pantalla.

Si pimefactura no dispone de información de su cliente o usted no la ha aceptado, deberá

informar manualmente todos los campos, incluidos los DIR3 de forma manual.

Selector de DIR3.

Marcar los que necesite



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Modificar clientes

Simplemente hacer clic sobre el icono de acción “Editar” y se muestra el formulario con

toda la información del cliente.

IMPORTANTE: Realizados guardar los cambios realizados, haciendo clic sobre cualquiera

de los dos botones GUARDAR.

Modificar

clientes creados

Si pimefactura dispone de DIR3 del

cliente seleccionado, le muestra este

botón para que seleccione lo que

necesite

Puede escribir manualmente los tres

códigos y descripciones de DIR3 y

añadirlos a su lista



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FACTURAS

SERVICIO DE CREACIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS

Esta opción permite a los usuarios crear sus facturas en formato facturae introduciendo

el contenido de la factura en un sencillo formularios.

Campos del formulario de creación de facturas



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IMPORTANTE: Antes de crear una nueva factura debe asegurarse que dispone de toda la información

necesaria y tener creado el CLIENTE.

Se abre formulario de creación.

A medida que se van

rellenando los campos de los

diferentes apartados, se va

simulando una factura

“clásica”.

A continuación, se muestran

en detalle los diferentes

apartados de la factura e

indicaciones que les harán

más fácil su comprensión

Hacer clic sobre la opción



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Datos generales

Pago

Pulse este botón + para ir al

formulario de creación de

clientes

Los campos obligatorios son:

• Tipo

• Cliente

• Serie (solo si utiliza serie en sus facturas)

• Nº Factura

• Fecha Factura

El resto de campos, dependerá de lo que

requiera su factura y lo que le pidan sus

clientes

Debe seleccionar una forma de pago y

informar la fecha de vencimiento.

Si la forma de pago es bancaria, debe

seleccionar los datos bancarios.

Si no ha introducido anteriormente los datos

bancarios, haga clic en el botón AÑADIR

NUEVO IBAN



clientes



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Líneas de detalle

Observaciones

Los campos obligatorios son:

• Concepto

• Cantidad

• Precio unitario

• Seleccionar un impuesto repercutido y

su porcentaje

• Retención IRPF (si aplica)

El importe de cada línea y los totales se

calculan (Cantidad * Precio unitario)



clientes

IMPORTANTE: por cada línea de factura

debe hacer clic sobre el botón +AÑADIR

La línea y todo su contenido se va

trasladando a la simulación de factura (a la

derecha de la pantalla)

Si necesita modificar una línea añadida,

haga clic en el icono de editar y el

contenido se traslada al apartado Lineas

de detalle

Si necesita eliminar una línea añadida,

haga clic en el icono de eliminar

En este apartado puede escribir

observaciones generales que se añaden a la

factura



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Códigos DIR3

Adjuntar documento (opcional) y Generar y enviar

IMPORTANTE: Antes de Generar y enviar su factura, revise que su contenido sea correcto.

Una vez generada y enviada la factura ya no podrá modificarla, a no ser que su cliente la

RECHACE.

Su factura se añadirá a la lista de sus facturas donde podrá ir viendo el estado de sus

facturas.

Seleccione una combinación de DIR3

Previamente debe haber informado en la ficha del

CLIENTE

Seleccione un documento

PDF para adjuntar a su

factura

Haga clic en Generar y enviar

facturae y su factura se genera, firma

y envía



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Crear una factura a partir de otra factura ya creada

Al hacer clic sobre la acción Editar se abre formulario de creación con los datos de la

factura seleccionada

IMPORTANTE: Antes de Generar y enviar su nueva factura, revise que su contenido sea

correcto. Una vez generada y enviada la factura ya no podrá modificarla, a no ser que su

cliente la RECHACE.

Su nueva factura se añadirá a la lista de sus facturas donde podrá ir viendo el estado de

sus facturas.

Haga clic en la factura que quiera

utilizar para crear otra nueva factura

Debe modificar obligatoriamente el número

de la factura


requiera su nueva factura.

Tenga atención si la factura seleccionada

tiene un documento adjunto que

posiblemente ha de substituir.



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SERVICIO DE CREACIÓN A PARTIR DE FACTURAS PDF Con este servicio sujeto a coste, está contratando que un técnico de pimefactura se

encargue de crear y enviar su factura. Para ello, debe disponer de saldo y subir la factura

o facturas que desea sean creadas y enviadas

Hacer clic sobre la

opción

Escoja su

opción



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En 24/48 horas su factura será procesada. Nuestro personal se encarga de que dicha factura llegue a su

cliente.

Una vez procesada desparece del apartado de menú PDF y puede hacer el seguimiento en el apartado

FACTURAS

IMPORTANTE: el usuario emisor, es el responsable del seguimiento de la factura.

1 – AÑADIR FACTURAS PDF

2 – ENVIAR FACTURAS PDF

3 - PENDIENTES DE PROCESAR



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2º

SERVICIO DE ENVÍO DE FACTURAS EN FORMATO FACTURAE Con este servicio puede subir facturas creadas y firmadas fuera de la plataforma y pimefactura se encarga

de enviar

IMPORTANTE: Antes de enviar sus facturas, debe haber creado sus clientes para que

pimefactura sepa donde las debe entregar

Las facturas creadas fuera de pimefactura, no se pueden modificar en pimefactura. Si

les han RECHAZADO una factura, la debe corregir por sus medios y la puede volver a

enviar.

ATENCIÓN: solo se pueden volver a subir facturas que están en estado RECHAZADA

1-Selecciona tu factura

1º

ATENCIÓN: antes de aceptar

las facturas, pimefactura

verifica que esta sea válida

según el validador oficial del

Ministerio. Si se produce un

error en la subida de la factura,

puede consultar los errores en:

https://face.gob.es/es/factura

s/validar-visualizar-facturas

Hacer clic sobre la opción

https://face.gob.es/es/facturas/validar-visualizar-facturas

https://face.gob.es/es/facturas/validar-visualizar-facturas



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SEGUIMIENTO DE FACTURAS

Desde la lista de las facturas, debe observar el campo “Estado”

El único estado que requiere su atención y actuación es el estado “RECHAZADA”

Haciendo clic sobre el número de la factura, puede leer el motivo del rechazo

También puede ver el histórico de cambios de estado de su factura y más información,

(Datos de emisor y receptor, fecha y importe de la factura, Punto general de entrada

donde se ha enviado la factura y los códigos DIR3 indicados)

En esta pantalla dispone de los botones para descargar la factura en formato facturae,

generar y descargar una copia de la factura en formato PDF



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PREGUNTAS FRECUENTES

He olvidado el usuario y/o contraseña, ¿qué puedo hacer? Desde la misma pantalla de entrada, dispone de la opción “He olvidado el usuario y/o la

contraseña”. Haga clic sobre el enlace de este texto y siga las instrucciones.

IMPORTANTE: para volver a crear nuevas credenciales de acceso, le será solicitado su

identificador fiscal (NIF / DNI / tarjeta de residente) y el correo electrónico registrado e

pimefactura.

¿Qué necesito saber antes de dar de alta un cliente? Los datos fiscales habituales necesarios para cualquier factura (NIF, nombre, y dirección

completa) y la información relativa a dos conceptos vinculados al formato electrónico

de las facturas para administraciones públicas:

• El Punto general de entrada (Plataforma de recepción)

• Los códigos DIR3

¿Qué son los Puntos General de entrada de facturas? Técnicamente son portales web y servicios informáticos donde, de forma automatizada

o por medios manuales, los emisores de facturas entregan las facturas.



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Todas las administraciones públicas deben estar adheridas al menos a un punto general

de entrada de facturas y pueden estar adheridas a más de uno.

El punto general de entrada que más facturas recibe es FACe, Punto general de entrada

del gobierno de España. El Punto general de entrada habitual de las administraciones

catalanas es AOCeFACT. Otras comunidades autónomas de España disponen de Puntos

generales de entrada de facturas, pero sus administraciones publicas también reciben

facturas a través de FACe.

Todas las facturas electrónicas presentadas a través del punto general de entrada de

facturas electrónicas deben generar una entrada automática en el registro electrónico

de la administración pública, gestora de dicho punto general.

IMPORTANTE: es obligación de cada una de las administraciones públicas facilitar a sus

proveedores la información relativa al punto o puntos generales de entrada de facturas

donde los proveedores pueden entregar sus facturas.

¿Qué son los códigos DIR3? Los DIR3, o “Directorio Común de Unidades orgánicas y oficinas “, permiten “encaminar”

las facturas dentro de la administración pública receptora de la factura.

Se componen de tres campos “código” y tres campos “descripción”.

Código oficina contable Código oficina gestora Código unidad tramitadora

Descripción oficina

contable

Descripción oficina

gestora

Descripción unidad

tramitadora

Alguna administración pública (poco frecuente), requiere un cuarto DIR3,

El órgano proponente.

IMPORTANTE: es obligación de cada una de las administraciones públicas facilitar a sus

proveedores la información relativa a los DIR3 que deben incluir en las facturas

Los DIR3 de administraciones adheridas a FACe, se pueden consultar en:

¿Dónde puedo consultar los DIR3? En https://face.gob.es/es se pueden consultar tanto por NIF como por nombre de la

administración.

En caso de no localizar en esta dirección, deberá contactar con su cliente

¿Qué pasa si no informo los códigos DIR3? Los códigos DIR3 son obligatorios para registrar facturas en todos los Puntos Generales

de Entrada de factura del estado español (FACe), menos en el de Cataluña (AOCeFACT).

En el caso del Punto general de entrada de Cataluña (AOCeFACT), quienes tienen la

potestad de determinar si son obligatorios o no, son las propias administraciones

receptoras de las facturas, aunque mayormente son requeridos.

Para el resto del estado español, los códigos DIR3 son imprescindibles y si no se informan

correctamente, las facturas son rechazadas de forma automática.

https://face.gob.es/es

https://efact.eacat.cat/bustia/

https://face.gob.es/es



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¿Qué son los estados de las facturas? Facturas a clientes administraciones públicas

A partir del momento que se envía una factura a una administración pública, esta factura

estará siempre etiquetada con un ESTADO.

Debemos diferenciar los estados que genera pimefactura de los estados que

pimefactura recoge de los Puntos generales

IMPORTANTE: pimefactura no cambio los estados de las facturas generados por los

receptores de las facturas o los punto general de entrada de facturas donde se ha

estregado la factura.

Los estados que utilizan las administraciones públicas son:

No todos los estados son obligatorios. Cada administración gestiona los estados según

su criterio organizativo. El único estado que implica una acción por parte del emisor es el

estado RECHAZADA.

Facturas a clientes no administraciones públicas

A partir del momento que se envía una factura a un cliente no administración pública,

esta factura estará siempre etiquetada con un ESTADO.

Todos los estados se generan en pimefactura, por acción del receptor de la factura o por

acción manual del emisor

Los estados que utilizan para este tipo de clientes son:

IMPORTANTE: los cambios de estado que el usuario realiza de forma manual, son

responsabilidad del usuario.

Estado Creado por Descripción

CARGADA pimefactura Pendiente de enviar (estado temporal)

ENVIADA pimefactura pimefactura envia la factura al PGE indicado por el emisor

ENVIADA PGE PGE envia la factura al receptor de la factura

ENTREGADA PGE PGE confirma haber entregado la factura al receptor

REGISTRADA PGE Se genera el registro administrativo de entrada de la factura

REGISTRADA RCF PGE Registrada en el registro contable de facturación de la oficina contable

ACEPTADA PGE El servicio y/o la entraga del bien asociado a la factura ha sido validado

CONTABILIZADA OBLIGACIÓN PGE La obligación de pago derivada de la factura ha sido reconocido

PAGADA PGE La obligación de pago derivada de la factura ha sido realizada

RECHAZADA PGE La factura ha sido rechazada

MANUAL pimefactura pimefactura no puede entregar la factura

ANULADA pimefactura Reservado al administrador de pimefactura, a petición del usuario

Estado Creado por Descripción

CARGADA pimefactura Pendiente de enviar (estado temporal)

ENVIADA pimefactura Cambio automático cuando pimefactura registra que el correo electrónico ha llegado al

servidor de correo del receptor de la factura

ENTREGADA pimefactura Cambio automático cuando pimefactura registra que el receptor se ha descargado la

factura

PAGADA Usuario Cambio de estado manual para emisores que desean utilizar este estado (opcional)

ANULADA Usuario Cambio de estado manual para emisores que desean utilizar este estado (opcional)



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Me han rechazado una factura y no sé el motivo Desde la lista “FACTURAS” haz clic sobre el número de la factura y accederás a una

pantalla con más información.

IMPORTANTE: Los rechazos de las facturas los hace siempre el cliente receptor de la

misma o el Punto general de entrada de facturas al que está adherido el cliente receptor.

pimefactura no rechaza facturas, solo muestra el estado indicado por el punto general

de entrada o el cliente final.

Me han rechazado una factura y ya sé el motivo. ¿Qué debo hacer ahora? Desde la lista “FACTURAS” haz clic sobre la acción Editar (en el extremo derecho en la

lista de facturas) y se abre el formulario de creación de facturas con la factura rechazada

cargada.

Debes corregir el motivo del rechazo, y volver a “Generar y enviar la factura“.

Haga clic en la factura rechazada



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se abre formulario de creación con los datos de la factura seleccionada

Si necesita modificar el contenido de las líneas,

No Debe modificar NUNCA el número de la

factura

El resto de los campos dependerá de lo que

deba modificar para solucionar el motivo del

rechazo.

Haga clic sobre el icono Editar

Modifique lo que necesite modificar y

haga clic en Guardar



Página: 23

La información necesaria la

encontrará haciendo clic en el

número de la factura, en la lista

de facturas

Una vez modificada la factura, puede volver a GENERAR Y ENVIAR

IMPORTANTE: Antes de Generar y enviar la factura, revise que su contenido sea correcto.

Una vez generada y enviada la factura ya no podrá modificarla, a no ser que su cliente la

vuelva a RECHAZAR.

¿Puedo modificar una factura enviada? Sí, pero solo se puede modificar si su estado es “RECHAZADA“.

Los cambios de estado, solo los cambia el cliente receptor. PIMEFACTURA no cambia los

estados de las facturas, solo los actualiza a partir de los estados del Punto general de

entrada.

IMPORTANTE: En ningún caso debe crear nuevas facturas alterando el número de la

factura original

Mi cliente me informa que me ha rechazado una factura y a mí no me consta Cuando un cliente receptor rechaza una factura, debe enviar este cambio de estado al

Punto general de entrada de facturas a través del cual le ha sido entregada.

pimefactura se limita a recoger estos cambios de estado, por lo tanto, si observa

discrepancia entre lo que su cliente le informa y el estado en pimefactura puede verificar

el estado real directamente en el Punto general de entrada donde ha entregado su

factura.

A continuación, los principales enlaces para a consulta de sus facturas

FACe = https://face.gob.es/es/facturas/formulario-consulta-sin-certificado

Le será solicitados los siguientes datos de su factura:

https://face.gob.es/es/facturas/formulario-consulta-sin-certificado



Página: 24

La información necesaria la

encontrará haciendo clic en el

número de la factura, en la lista

de facturas

AOCeFACT = https://efact.eacat.cat/bustia/ opción Consulta

Le será solicitados los siguientes datos de su factura:

https://efact.eacat.cat/bustia/

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