MANUAL DE LA COORDINACIÓN DE DESARROLLO … · a la Coordinación General de Planificación Estratégica y Presupuesto, y de la ... se encuentra enmarcada en la Base Legal que crea

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARI BE

VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL ACADÉMICA

COORDINACIÓN DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

MANUAL DE LA COORDINACIÓN DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

MAN-VAC-CGA-CDE

JULIO 2014

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARI BE RECTORADO

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

REG-REC-CAL-003 FORMULARIO: CAL-003 Fecha: 02/06/2014 Cambio: 00

HOJA DE APROBACIÓN (1) Pág:1 /1

UMC. Sistema de Gestión de la Calidad

El Consejo Universitario de la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe, mediante (2) Resolución No. CUO____________________, emitida en (3) Sesión Ordinaria No. CUO___________________, (4) de fecha _______/_______/_____, resolvió con fundamento en el numeral 20 del artículo 26 de la Ley de Universidades y en concordancia con las atribuciones que le confieren los artículos 36 y 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, (5) aprobar el Manual de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil , (6) en ________________, el cual entrará en vigencia a partir de la presente fecha.

(7) ELABORADO POR

NOMBRE Y APELLIDO CARGO / DEPENDENCIA FIRMA FECHA

(8) REVISADO POR NOMBRE Y APELLIDO CARGO / DEPENDENCIA FIRMA FECHA

(9) AVALADO POR NOMBRE Y APELLIDO CARGO / DEPENDENCIA FIRMA FECHA


Pág.: 1/2 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 00

Manual de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil

Índice

pp.

Hoja de Aprobación

Introducción 1/1

Normas Generales para el uso del manual 1/2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Preliminares 1/16

Objetivo General 1/16

Alcance 1/16

Antecedentes 2/16

Misión 2/16

Visión 2/16

Objetivo General 3/16

Organigrama Vicerrectorado Académico 4/16

Organigrama de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil 5/16

Organigrama de Posición de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil 6/16

Descripción de Cargos 7/16

LISTAS MAESTRAS DE LA COORDINACIÓN DE VELERO DE

PREPARACIÓN

Lista maestra de control de documentos externos aplicables 1/2

Lista maestra de control de documentos 1/1

Lista maestra de control de registros 1/1

Cuadro de indicadores de gestión 1/1

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Preliminares 1/3

pp.


Pág.: 1/2 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 00

Manual de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil

Índice

Introducción 1/2

Propósito 2/2

Alcance 2/2

Responsable 2/2

Proceso de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil 1/4

Procedimiento Otorgamiento de Beca Ayudantía 1/6

Procedimiento Otorgamiento de Beca Básica 1/5

Procedimiento Otorgamiento de Ayuda Especial 1/5

Procedimiento Premio al Mérito 1/4

Procedimiento Asesoramiento Psicológico 1/7

Procedimiento FAMES 1/13


Pág.: 1/1 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 00

Manual de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil Introducción

El presente Manual tiene por propósito fundamental establecer procesos,

procedimientos, técnicas y una metodología uniforme para la práctica, desarrollo y

evaluación en la Coordinación de Desarrollo Estudiantil, a fin de armonizar bajo un

enfoque coherente con el Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Marítima del

Caribe.

Asimismo, sirve de guía en la conducción del proceso de la Coordinación General de

Desarrollo Estudiantil, y por ningún motivo, sustituye directrices o procedimientos

establecidos por el Manual del Sistema de Gestión de la Calidad de la UMC.

Este Manual busca definir un sistema de evaluación que debe tener en cuenta aspectos

tales como:

1. La existencia de una estructura funcional debidamente establecida.

2. Declaración de las responsabilidades, autorización, procesamiento, registro de las

operaciones, que estén asignados.

3. Que exista:

• Funciones

• Procedimientos

4. Que los objetivos y metas de la Coordinación se encuentren determinados dentro

de un plan general.

5. Que exista un sistema de información que le provea a la Coordinación, datos

oportunos reales y fiables para la adecuada toma de decisiones en cuanto a sus

procedimientos.

6. Que estén identificados y determinados los procesos y procedimientos, de tal

manera que facilite la coordinación, ejecución y supervisión de la labores.

U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD


Pág.: 1/2 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 00

Manual de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil Normas Generales para el uso del Manual

1. El manual debe estar a disposición de todo el personal que labora en la

Coordinación de Desarrollo Estudiantil, con adscripción a la Coordinación General

Académica del Vicerrectorado Académico de la Universidad Marítima del Caribe.

2. Este manual está dividido por secciones con el fin de hacer más fácil su

actualización.

3. El manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario pueda encontrar

una información clara y precisa, tanto de las responsabilidades y acciones que deben

cumplirse dentro de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil como de los procesos

y procedimientos.

4. En la aplicación del presente manual, el Coordinador de Desarrollo Estudiantil

velará por el desarrollo, supervisión y cumplimiento de las actividades y

procedimientos aquí descritos.

5. Los usuarios del manual deberán notificar a su Coordinador las sugerencias,

modificaciones o cambios que afecten el contenido del mismo, con el objeto de

garantizar la vigencia de su contenido y con ello mejorar la base de conocimiento en

el tiempo.

6. Este manual solamente podrá ser modificado por el personal de la Coordinación de

Calidad y Organización adscrita a la Coordinación General de Planificación

Estratégica y Presupuesto, en este sentido el responsable del proceso deberá enviar a

esta Coordinación una comunicación en conjunto con las sugerencias,

modificaciones o cambios que desean realizar.



Pág.: 2/2 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 00

Manual de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil Normas Generales para el uso del Manual

7. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente o en las políticas del

Vicerrectorado Académico que en materia de procedimientos afecte la estructura del

Manual, generará también un cambio en su contenido, con el fin de adaptarlo a las

nuevas políticas emitidas.

8. Para los efectos de actualización del manual, el mismo podrá ser evaluado

anualmente por el personal de la Coordinación de Calidad y Organización, adscrita

a la Coordinación General de Planificación Estratégica y Presupuesto, y de la

Coordinación de Desarrollo Estudiantil, con el objeto de mantener la pertinencia y

apego tanto de los procedimientos que se manejan en la Coordinación, como las

normas relacionadas con la legislación vigente y evitar así su rápida obsolescencia.

9. Salvo instrucciones diferentes, este manual no puede ser reproducido total o

parcialmente por cualquier medio sin la autorización previa de la Coordinación de

Calidad y Organización, tal como lo establece el procedimiento control de

documentos (PRO-REC-CAL-001).

10. Este manual estará disponible en formato digital en la página www.umc.educ.ve de

la Universidad, con el objeto de que cualquier dependencia, que así lo requiere,

pueda tener acceso al mismo.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

(MAN-ORG-VAC-CGA-CDE)

Pág. 1/15 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 03

U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Manual de Organización

Manual de Organización Coordinación de Desarrollo Estudiantil

Marco Institucional

OBJETIVO

El Manual de Organización, es un instrumento normativo de gestión que tiene por finalidad

formalizar la estructura organizativa y funcional de la Coordinación de Desarrollo

Estudiantil.

A través del mismo, se establece una metodología uniforme para la práctica, desarrollo y

evaluación en la Coordinación de Desarrollo Estudiantil, a fin de armonizar bajo un

enfoque coherente con el Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Marítima del

Caribe.

Asimismo, busca definir un sistema de control que debe tener en cuenta aspectos tales

como:

a. La existencia de una estructura funcional debidamente establecida.

b. Declaración de las responsabilidades, autorización, procesamiento, registro de las

operaciones, que estén asignados.

ALCANCE:

Su campo de aplicación abarca a la Coordinación de Desarrollo Estudiantil.

Pág. 2/15 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 03




Marco Institucional

ANTECEDENTES

La Coordinación de Desarrollo Estudiantil, nace en Mayo del 2001, conjuntamente con la

Comisión Salud FAMES, siendo esta última una Fundación para el Servicio de Asistencia

Médico Asistencial para los Estudiantes de Educación Universitaria.

La Coordinación de Desarrollo Estudiantil, está adscrita a la Coordinación General

Académica del Vicerrectorado Académico, se encuentra enmarcada en la Base Legal que

crea a la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe (UMC), la cual se

fundamenta en el Decreto Presidencial, Nº 899, el siete (07) de Julio del 2000, a través de

la Gaceta Oficial Nº 36.988, y se basa para su funcionamiento en los siguientes

fundamentos legales:

• Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

• Ley Orgánica de Educación.

• Ley de Universidades.

• Políticas para la Educación Superior

• Reglamento de Beneficios Socio-Económicos para Estudiantes de pregrado de la

UMC

Así pues, la Coordinación de Desarrollo Estudiantil de la Universidad Marítima del Caribe,

se encuentra centrada en la Protección social al estudiante en su proceso de formación

integral, enfatizando en programas y servicios dirigidos a los aspectos relevantes como son

lo socioeconómico, orientación personal, asistencial, la promoción de la Salud, así como

en otros aspectos de la naturaleza pluridimensional del ser humano.

Pág. 3/15 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 03




Marco Institucional

MISIÓN

Contribuir al desarrollo integral del Estudiante mediante acciones preventivas y

asistenciales, así como administrar todos los servicios y programas destinados a ofrecer a

los estudiantes equidad social a fin de garantizar su prosecución académica.

VISIÓN

Ser una Coordinación líder en la protección al estudiante, contribuir en la atención de la

población estudiantil demandante en las áreas socioeconómicas, orientación y prevención,

proporcionando herramientas para su crecimiento continuo, todo esto bajo la proyección de

integralidad y su correspondencia con el desarrollo estudiantil

VALORES:

Universalidad: Los servicios deben estar dirigidos a toda la población estudiantil, de

acuerdo al tipo de requerimiento y potencialidades del estudiante.

Integralidad: La atención de las diferentes facetas de la personalidad del estudiante en un

proceso global.

Continuidad: Se refiere a la atención progresiva a través del desarrollo evolutivo del

estudiante.

Coherencia: como la interrelación de la Atención al estudiante en íntima vinculación con

las diferentes áreas de acción.

OBJETIVO

Brindar atención integral al estudiante en las áreas socioeconómicas, asesoramiento,

orientación y protección a la salud, entendido como ser humano complejo sobre quien

influyen factores biológicos, psicológicos y sociales que repercuten en su desarrollo

académico y humano.

Pág. 4/15 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 03




Marco Institucional

FUNCIONES

1. Planifica, dirige y supervisa los programas socioeconómicos que dependan de

la Coordinación.

2. Promociona los programas de protección social al estudiante mediante

cartelera informativa, entrega de trípticos, pagina Web y jornadas de

inducción.

3. Mantiene contacto permanente con los estudiantes, con la finalidad de conocer

las necesidades de los mismos, estimulando el mejoramiento.

4. Establece relaciones interinstitucionales a lo interno y externo de la UMC.

5. Promueve y desarrolla programas de protección social al estudiante UMC.

6. Elabora la planificación anual de los programas a desarrollar.

7. Desarrolla estrategias dirigidas a promocionar los programas de los beneficios

socioeconómicos, detectando casos especiales de atención.

8. Coordina programas de prevención y promoción a la salud, conjuntamente

con instituciones como FAMES, MPPEU, MPPS, ONA, Comisión

Permanente de Directores de Desarrollo Estudiantil.

9. Intercambia experiencias con otras universidades a fin de tomar las medidas

pertinentes para evitar o corregir debilidades e implementar programas

exitosos que coadyuven al mejoramiento continuo de la gestión de la

Coordinación de Desarrollo Estudiantil de la UMC.

10. Cumple y hace cumplir las estipulaciones del Sistema de Gestión de la

Calidad.

11. Elabora informes trimestrales de las labores realizadas.

12. Elabora y suministra a la Coordinación General Académica el Plan Operativo

Anual (POA) de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil.

13. Elabora y suministra a la Coordinación General Académica el Informe de

Gestión de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil.

Pág. 5/15 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 03




Marco Institucional

14. Garantiza el cumplimiento del Plan Operativo Anual (POA) de la

Coordinación de Desarrollo Estudiantil.

15. Las demás que le señalen las Leyes, Reglamentos y disposiciones de las

Autoridades competentes.

Pág. 6/15 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 03



Manual de Organización Organigrama Estructural del Vicerrectorado

Académico

Pág. 7/15 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 03



Manual de Organización Organigrama Estructural de la

Coordinación de Desarrollo Estudiantil

COORDINACIÓN

GENERAL ACADÉMICA

VICERRECTORADO

ACADÉMICO

COORDINACIÓN DE

DESARROLLO

ESTUDIANTIL

Pág. 8/15 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 03



Manual de Organización Organigrama de Posición de la


(1) Coordinador(1) Asistente Administrativo

(1) Trabajador Social

Pág. 9/15 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 03



Manual de Organización Coordinación Desarrollo Estudiantil

Descripción de Cargos

CARGO: COORDINADOR DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

OBJETIVO:

Coordinar, controlar, supervisar, planificar los programas de Beneficio Socioeconómico, y

de Promoción a la salud, realizar el Plan Operativo Anual y cumplir con las actividades

inherentes de acuerdo con los objetivos y metas del Vicerrectorado Académico.

FUNCIONES:

1. Orienta y coordina los planes y acciones de trabajo del personal a su cargo y evalúa

periódicamente su desempeño.

2. Planifica los planes y programas que se ofrecen a los estudiantes dentro de la

dependencia.

3. Difunde los planes y programas que se ofrecen a los estudiantes.

4. Analiza y evalúa informes estadísticos mensuales y los informes periódicos de los

servicios prestados por la Coordinación a fin de dar seguimiento y lograr la mejora

continua.

5. Elabora y ejecuta el plan operativo anual de la Coordinación

6. Presenta trimestral y anualmente informe de gestión al Vicerrector Académico y a la

Coordinación General Académica.

7. Coordina las actividades necesarias para brindar los servicios socio-económicos,

servicio de orientación y asistencia personal a los estudiantes de la UMC.

8. Desarrolla programas de protección a la salud del estudiante UMC conjuntamente

con la Fundación FAMES.

9. Establece las políticas a seguir en los diferentes programas que se desarrollan en la

Coordinación.

10. Establece contacto con instituciones públicas y privadas en busca de soluciones de

problemas a estudiantes en casos especiales.

Pág. 10/15 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 03





11. Supervisa el cumplimiento de la programación anual de la Coordinación.

12. Verifica y supervisa la aplicación de las medidas necesarias para dar respuesta a las

necesidades exigidas en el mejoramiento continuo de nuestro producto.

13. Difunde intra-institucional de las políticas, objetivos y programas de atención al

estudiante.

14. Presenta ante la Coordinación General Académica las estadísticas de las actividades

realizadas por la Coordinación trimestral, y anualmente con el fin de hacer

seguimiento a la satisfacción de los beneficiarios.

15. Promueve y fomenta la formación y actualización del personal adscrito a la

Coordinación.

16. Garantiza los recursos financieros, administrativos que requiere la programación

anual de la Coordinación

17. Supervisa y chequea las actividades y/o funciones que ejercen el personal de la

Coordinación.

18. Participa en conjunto con las escuelas en la planificación y acciones preventivas –

educativas – asistenciales dirigidas a la población estudiantil.

19. Investiga las características socioeconómicas, estratificación social, causas de

deserción, bajo rendimiento, procedencia, que permitan el replantear los programas.

20. Brinda atención psico- social orientada a la prevención que permita el diagnostico,

tratamiento de situaciones personales y sociales que afecten la prosecución

académica.

21. Mantiene relaciones con la comisión permanente de directores de desarrollo

estudiantil, a nivel regional y nacional.

Pág. 11/15 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 03





CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO OBJETIVO Asistir y brindar apoyo a las actividades de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil,

además de ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y

procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, a fin de dar cumplimiento

a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva

del servicio.

FUNCIONES

1. Apoya a la gestión de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil.

2. Recibe, revisa, clasifica, archiva y envía comunicaciones y demás documentos.

3. Elabora memorando con listado de estudiantes beneficiarios de los Programas

Socioeconómicos, para el trámite de pagos con sus respectivos montos

mensualmente, para ser entregado en la Coordinación respectiva.

4. Atiende y da respuestas a los estudiantes que acude a la Coordinación.

5. Realiza las diferentes requisiciones de materiales y copias.

6. Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos

similares.

7. Efectúa y atiende llamadas telefónicas.

8. Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la Coordinación.

9. Participa en la elaboración del Anteproyecto del Plan Operativo Anual de la

Coordinación.

10. Participa en la elaboración del Informe de Gestión de la Coordinación.

11. Brinda atención a profesores, estudiantes y personal que requiera información

perteneciente a la Coordinación de Desarrollo Estudiantil.

12. Apoya al Coordinador en el desarrollo de proyectos, cursos, talleres, reuniones,

seminarios, entre otros.

Pág. 12/15 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 03





13. Realiza respaldos a la información procesada en el computador.

14. Elabora cuadros demostrativos y otros documentos con la información procesada.

15. Lleva el control de ingresos y egresos de material de oficina.

16. Procesa en el computador información solicitada.

17. Transcribe correspondencias y cualquier documento que se le asigne.

18. Desglosa, ordena, compagina y entrega los documentos con la información

procesada.

19. Colabora con el Coordinador, siendo proactiva, tomando iniciativas que contribuyan

a mejorar el rendimiento y calidad en el trabajo diario.

20. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

establecidos por la organización.

21. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

22. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

23. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Pág. 13/15 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 03





CARGO: TRABAJADOR SOCIAL OBJETIVO Desarrollar los programas de trabajo social, realizando estudios de investigación y

diagnostico socio-económicos, a fin de lograr y mantener el bienestar social de la

comunidad universitaria,

FUNCIONES

1. Planifica y coordina las actividades de los programas socio-económicos para los

estudiantes.

2. Atiende y da respuestas a los estudiantes que acuden a la Coordinación.

3. Recibe y revisa que el expediente del estudiante que solicita beneficio

socioeconómico, este completa y en orden.

4. Realiza entrevista focalizada por estudiante y elabora informe social y

estratificación social del estudiante.

5. Entrega expedientes a la Coordinadora para ser discutidos con el Vicerrector

Académico y decidir el resultado si es aprobado o negado el beneficio.

6. Realizar estudio diagnóstico, análisis de datos suministrados de los beneficiarios

que permita evaluar las necesidades.

7. Apoya actividades de Promoción a la Salud que se realicen, conjuntamente con

FAMES.

8. Analiza y evalúa informes estadísticos mensuales y los informes de los servicios

prestados por la Coordinación.

9. Asesoramiento al estudiante en su proceso de adecuación al espacio universitario.

10. Analiza los datos y estadísticas de los diferentes programas socio-económicos.

11. Realiza estudios de investigación y diagnósticos socio-económicos de los

estudiantes.

Pág. 14/15 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 03





12. Coordina y ejecuta los programas derivados de las investigaciones y estudios socio-

económicos.

13. Evalúa y hace seguimiento a los casos atendidos.

14. Participa en reuniones técnicas relacionadas con el área de su competencia.

15. Promueve y participa en campañas de acción social.

16. Optimiza procesos de selección y asignación de beneficios socio-económicos.

17. Tramita la elaboración de listados, órdenes de pago y asignaciones preferenciales de

los beneficiarios.

18. Atiende los casos de los programas de seguros nacionales e institucionales de los

beneficiarios.

19. Participa en la elaboración del plan operativo anual de la Coordinación de

Desarrollo Estudiantil.

20. Vela por el cumplimiento de las normas del programa asignado.

21. Orienta y asesora en materia de su competencia.

22. Dicta charlas a la comunidad universitaria.

23. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

establecidos por la organización.

24. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

25. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

26. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Pág. 15/15 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 03




Registro de Cambios

Ubicación del cambio Secc/Pág Naturaleza del cambio Fecha del

cambio Nº de cambio

N/A Documento Inicial Febrero 2009 00

Todo el documento Se cambio de manual de

Gestión Operativo a Manual de Organización

26/02/2010 01

Pág. 3 Se ajusto a un Objetivo

general 26/05/2011 02

Todo el documento

Actualización del Organigrama del Vicerrectorado

Académico

03/07/2014 03

LISTAS MAESTRAS




REG-REC-CAL-002 FORMULARIO: CAL-002 Fecha: 02/06/2014 Cambio: 01 (1) Pág:1 /2

LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS AP LICABLES (2) DIRECCIÓN / COORDINACIÓN: Coordinación de Desarrollo Estudiantil (3) ACTUALIZADO POR: Lic. Beatriz Perdomo (4) FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 03/07/2014

(5) Nº

(6) NOMBRE DEL DOCUMENTO (7) FECHA

VIGENTE DE APROBACIÓN

(8) ALMACENAMIENTO

1 Constitución de la República Bolivariana de

Venezuela

Gaceta Oficial Extraordinaria

Nº 5.908 19/02//2009

Formato Digital

2 Ley de Universidades


Nº 1.429 08/09/1970

Formato Digital

3 Ley Orgánica de Educación


5.929 15/08/2009

Formato Digital

4 Ley del Plan de la Patria Segundo Plan Socialista de Desarrollo Económico y Social de la Nación 2013-

2019.


Nº 6.118 04/12/2013

Formato Digital

5 Ley Orgánica de Procedimientos

Administrativos

Gaceta Oficial Extraordinario

2.818

01/07/1981

Formato Digital

6 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control

Fiscal.


6.013. 23/12/2010 Formato Digital

7

Ley del Estatuto de la Función Pública

Gaceta Oficial N° 39.660 27/04/2011

Formato Digital

8 Manual de Normas de Control Interno sobre un modelo genérico de la Administración Central y

Descentralizada Funcionalmente.

Gaceta Oficial

Nº 38.282.

28/09/2005

Formato Digital

9 Normas Generales de Control Interno.

Gaceta Oficial

Nº 36.229.

17/06/1997

Formato Digital

10 NVF-ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la

Calidad. Requisitos 18/12/2008 Formato Digital

11

Instructivo de normas y procedimientos para la Solicitud del beneficio de asistencia médica

Hospitalaria para los estudiantes de educación

Superior.

Abril 2007 Digital





LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS AP LICABLES (2) DIRECCIÓN / COORDINACIÓN: Coordinación de Desarrollo Estudiantil (3) ACTUALIZADO POR: Lic. Beatriz Perdomo (4) FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 03/07/2014

(5) Nº

(6) NOMBRE DEL DOCUMENTO (7) FECHA

VIGENTE DE APROBACIÓN

(8) ALMACENAMIENTO

12 Decreto de Creación de la Universidad Nacional

Experimental Marítima del Caribe

Gaceta Oficial 36.988.

07/07/2000 Formato Digital





LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS (2) DIRECCIÓN / COORDINACIÓN: Coordinación de Desarrollo Estudiantil

(3) ACTUALIZADO POR: Lic. Beatriz Perdomo

(4) FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 03/07/2014

(5) Nº DEL DOCUMENTO (6) NOMBRE DEL DOCUMENTO

(7) FECHA DE LA PRIMERA APROBACIÓN

(8) Nº DE CAMBIO

(9) FECHA DE

CAMBIO

(10) RESPONSABLE DE APROBACIÓN

(11) UBICACIÓN DEL DOCUMENTO

MAN-VAC-CGA-CDE Manual de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil

01/02/2009 01 03/07/2014 Vicerrector Académico Intranet

MAN-ORG-VAC-CGA-CDE Manual de Organización 26/02/2010 01 03/07/2014 Vicerrector Académico Intranet

MAN-NYP-VAC-CGA-CDE Manual de Normas y

Procedimientos 03/07/2014 00 03/07/2014 Vicerrector Académico Intranet

PSO-VAC-CDE Asignación de Beneficios

Socioeconómicos 01/02/2009

02

03/07/2014 Vicerrector Académico Intranet

PRO-VAC-CDE-001 Procedimiento Beca

Ayudantía 01/02/2009 02 03/07/2014 Vicerrector Académico Intranet

PRO-VAC-CDE-002 Procedimiento Becas

Básicas 01/02/2009 02 03/07/2014 Vicerrector Académico Intranet

PRO-VAC-CDE-003 Procedimiento Ayudas

Especiales 01/02/2009 03 03/07/2014 Vicerrector Académico Intranet

PRO-VAC-CDE-004 Procedimiento Premio al

Mérito Estudiantil 01/02/2009 01 03/07/2014 Vicerrector Académico Intranet

PRO-VAC-CDE-005 Procedimiento

Asesoramiento Psicológico 26/02/2010 01 03/07/2014 Vicerrector Académico Intranet

PRO-VAC-CDE-006 Procedimiento FAMES 01/02/2009 01 03/07/2014 Vicerrector Académico Intranet

UNIVERSIDAD MARÍTIMA DEL CARIBE

RECTORADO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

REG-REC-CAL-016 FORMULARIO: CAL-016 Fecha: 02/06/2014 Cambio: 06

(1) Pág:1 /1

LISTA MAESTRA DE CONTROL DE REGISTROS

(2) DIRECCIÓN / COORDINACIÓN: Coordinación de Desarrollo Estudiantil

(3)ACTUALIZADO POR: Lic. Beatriz Perdomo

(4) FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 03/07/2014

(5) REQUISITO (6) DESCRIPCIÓN DEL REGISTRO

(7) ALMACENAMIENTO

(8) TIEMPO DE RETENCIÓN Y

DESTINO FINAL (9) RESPONSABLE (10) IDENTIFICACIÓN

PRO-VAC-CDE-001 y PRO-VAC-CDE-002

Expedientes Becas Físico - Coordinación de Desarrollo Estudiantil

Permanente Coordinadora de

Desarrollo Estudiantil REG-VAC-CDE-001

PRO-VAC-CDE-001 Control de Asistencia horas de

actividad Cumplida. Forma: 003 CDE

Físico -Coordinación de Desarrollo Estudiantil



PRO-VAC-CDE-001 y PRO-VAC-CDE-002

Solicitud de Beneficio Socio Económicos (Beca UMC). Forma:

001(c) CDE

Físico -Coordinación de Desarrollo Estudiantil



PRO-VAC-CDE-003 Solicitud de Ayuda Especial. Forma:

006- CDE Físico -Coordinación de Desarrollo Estudiantil



PRO-VAC-CDE-005 Solicitud de orientación psicológica.

Formulario: CDE-008 Coordinación de Desarrollo

Estudiantil Permanente

Coordinadora de Desarrollo Estudiantil

REG-VAC-CDE-008

PRO-VAC-CDE-005 Relación de estudiantes atendidos en consultas psicológicas. Formulario:

CDE-009




PRO-VAC-CDE-005 Control de asesorías psicológicas.

Formulario: CDE-010 Coordinación de Desarrollo

Estudiantil Permanente

Coordinadora de Desarrollo Estudiantil

REG-VAC-CDE-010

PRO-VAC-CDE-005 Resultados del nivel de satisfacción del cliente. Formulario: CDE-011




PRO-VAC-CDE-006 FAMES. Lista de Chequeo-Recaudos de FAMES-Datos del Beneficiario.





Pág.: 1/1 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 00

Coordinación de Desarrollo Estudiantil Cuadro de Indicadores de Gestión

DIRECCIÓN / COORDINACIÒN: Coordinación de Desarrollo Estudiantil

ACTUALIZADO POR: Lic. Beatriz Perdomo

FEHA DE ACTUALIZACIÒN: 03/07/2014

DEPENDENCIA RESPONSABLE PROCEDIMIENTOS INDICADORES


Lic. Beatriz Perdomo Coordinadora de

Desarrollo Estudiantil

PRO-VAC-CGA-CDE-001 N° de solicitudes de beca ayudantía / N° de estudiantes con beca ayudantía

PRO-VAC-CGA-CDE-002 N° de solicitudes de beca básica / N° de estudiantes con beca básica

PRO-VAC-CGA-CDE-003 N° de solicitudes de ayuda especial/ N° de estudiantes con asignación de ayuda especial

PRO-VAC-CGA-CDE-004 N° de estudiantes que se le otorgó el premio al mérito

PRO-VAC-CGA-CDE-004 N° de asesorías psicológicas solicitadas/ N° de asesorías atendidas

PRO-VAC-CGA-CDE-004 N° de solicitudes de atención por FAMES/ N° de solicitudes atendidas

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

(MAN-NYP-VAC-CGA-CDE)

Pág. 1/2 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 00


Manual de Normas y Procedimientos

Manual de Normas y Procedimientos Coordinación de Desarrollo Estudiantil

Preliminares

1. INTRODUCCIÓN :

El presente Manual de Normas y Procedimientos desarrolla los aspectos normativos legales

vigentes y procedimentales que rigen a la Coordinación de Desarrollo Estudiantil, en el se

describe en forma sistemática y secuencial cada una de las acciones que se deben realizar

durante las distintas fases de los procedimientos que manejan dicha Coordinación,

mencionándose de igual manera los funcionarios responsables de llevarlos a cabo, incluye

además sus respectivos flujogramas en los cuales se representan gráficamente a través de

símbolos el paso a paso de la ejecución de sus actividades y los formularios utilizados en las

mismas, todo ello con el fin de dotar a esta Coordinación de un instrumento que sirva de guía

fundamental en el logro de los objetivos, promoviendo la eficiencia operacional bajo los

principios de transparencia, legalidad, eficacia y efectividad.

En términos generales, los objetivos fundamentales del Manual de la Coordinación de

Desarrollo Estudiantil radican en regular, estandarizar y documentar los procedimientos para

unificar los criterios en la materia.

El Manual fue realizado bajo los lineamientos establecidos por el Sistema de Gestión de la

Calidad, con la participación del personal que integra la Coordinación de Desarrollo

Estudiantil y el personal de la Coordinación de Calidad y Organización, lo que facilitó su

desarrollo y aplicación.

Pág. 2/2 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 00




Preliminares

2. PROPÓSITO:

Definir y establecer las disposiciones necesarias para el funcionamiento eficaz, eficiente y

efectivo del proceso y los procedimientos que ejecuta la Coordinación de Desarrollo

Estudiantil de la Universidad Marítima del Caribe (UMC).

3. ALCANCE:

Este manual abarca a la Coordinación de Desarrollo Estudiantil y de todas aquellas

dependencias académicas y administrativas de la UMC que en su momento se vean

involucradas.

4. RESPONSABLE:

La Coordinación de Desarrollo Estudiantil, es la responsable de coordinar, controlar y

supervisar los programas de Beneficio Socioeconómico (Beca ayudantía, beca básica y

ayuda especial), del premio al mérito, el cual se otorga el día del Estudiante Universitario,

de la Promoción a la salud, a través del programa FAMES, así como también brindar la

asesoría psicológica a los estudiantes cuando estos así lo requieran, con la finalidad de

garantizar la eficacia y la eficiencia durante todo el proceso.

PROCESO COORDINACIÓN DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

(PSO-VAC-CGA-CDE)



Manual de Procedimientos Coordinación de Desarrollo Estudiantil

Proceso Coordinación De Desarrollo Estudiantil

Pág.: 1/4 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 02 PSO-VAC-CGA-CDE

1. PROPOSITO

Establecer lineamientos para el otorgamiento de beneficios socio-económicos a los

estudiantes de pregrado de la Universidad Marítima del Caribe (UMC), así como también

propiciar la orientación psicológica, la asistencia médica hospitalaria y educar en materia

de salud preventiva a los educandos, con la finalidad de garantizar la eficacia y eficiencia

durante todo el proceso.

2.ALCANCE:

Este proceso aplica a la Coordinación de Desarrollo Estudiantil, a las dependencias

Académicos-administrativas que en su momento se vean involucradas y a los estudiantes

que cursan estudios de pregrado en las diversas carreras implementadas en la UMC.

3. RESPONSABLE:

El Coordinador de Desarrollo Estudiantil es el responsable y está autorizado para

presentar al Vicerrector Académico los posibles aspirantes a los Beneficios

socioeconómico y de ejecutar seguimiento y evaluación de cada caso.

El Vicerrector Académico es el responsable y está autorizado para aprobar, negar, el

otorgamiento de los Beneficios Socioeconómicos.

4.DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

4.1 ENTRADA

Recibe la solicitud de los beneficios Becas Ayudantías, Becas Básicas, Ayudas

Económicas Especiales, Premio al Mérito Estudiantil por parte del estudiante

interesado, debe presentar datos de identificación académicos, socioeconómicos a ser

considerados para el otorgamiento o renovación del Beneficio socioeconómico.






Recibe del estudiante las necesidades manifiesta para la atención psicológica.

4.2 TRANSFORMACION

La información de la solicitud se analiza por el Coordinador de Desarrollo Estudiantil,

según Método Graffar (entrevista) para constatar su condición socioeconómica y

elaborar informe social del solicitante y posteriormente discutir con el Vicerrector la

decisión siendo (Aprobada o Negada), el beneficio Beca Ayudantía, Beca Básica,

Premio al Mérito Estudiantil, Ayuda Especial solicitada por el estudiante.

Enlaza al estudiante con del programa FAMES la asistencia médica hospitalaria que

requiera.

Tramite todo lo conducente para la atención psicológica, bien sea al estudiante de

nuevo ingreso, para su prosecución o en pasantías profesionales.

4.3 SALIDA

Otorgamiento, renovación, de los Beneficios Socioeconómicos (Beca Ayudantía, Beca

Básica, Premio al Mérito Estudiantil, Ayuda Especial).

Brinda la atención a través del programa FAMES a los estudiantes que requieren

asistencia médica y educa en materia de salud preventiva, a fin de que el problema de

salud no interfiera con su prosecución académica.

Garantiza el enlace entre el estudiante y el especialista en psicología, el cual lo

orientará a buscar soluciones a los problemas manifestados.

5. DEFINICIONES:






5.1. Beca Ayudantía: Beneficio socio-económico otorgado al estudiante, con fines de

apoyo académico, este beneficio implica la obligación por parte del estudiante de

cumplir con cuatro horas de actividad, las cuales totalizan dieciséis mensuales en

la Coordinación seleccionada. Sujeta a renovación académica y socioeconómica

cada semestre lectivo.

5.2. Becas Básicas: Beneficio socio-económico otorgado a estudiantes con fines de

apoyo económico. Sujeta a renovación académica y socioeconómica cada

semestre lectivo.

5.3. Ayuda Especial: Beneficio socio – económico otorgado al estudiante,

eventualmente, para cubrir gastos imprevistos (Consultas médicas, exámenes,

adquisición de materiales de estudio). Una vez por semestre lectivo.

5.4. Premio al Mérito Estudiantil : Beneficio socio-económico otorgado al estudiante

con excelente rendimiento académico, una vez cada dos periodos académicos.

5.5. Procedimientos: Son una serie detallada de instrucciones para ejecutar una

secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad.

5.6. Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas para lograr un producto

utilizando recursos (humanos, tecnológicos, materiales, tiempo, etc) en la

transformación de insumos.

6. REFERENCIAS:

6.1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

6.2. Ley de Universidades.

6.3. Método Graffar.

7. REGISTROS:

7.1 REG-VAC-CDE-001: Expedientes Becas.

7.2 REG-VAC-CDE-007: Solicitud de Ayuda Especial. Forma: 006- CDE






7.3 REG-VAC-CDE-004: Control de Asistencia horas de actividad Cumplida del Becario

Ayudantía. Forma: 003-CDE

7.4 REG-VAC-CDE-013: Solicitud de Beneficio Socio Económicos (Beca UMC).

Forma: 001(c) CDE.

9. REGISTRO DEL CAMBIO:

Ubicación del cambio Secc/Pág Naturaleza del cambio Fecha del



Pág.2

Se anexo a los requisitos consignar copia de la

libreta de ahorro bancaria y se eliminó la planilla para solicitud de renovación (forma: 002-

CDE)

26/05/2011 01

Pág. 5

Se eliminó el Registro REG-VAC-CDE-002 y se modifico el Registro REG-VAC-CDE-004

control de asistencia del becario ayudantía

26/05/2011 01

Todo el documento Actualización 03/07/2014 02


PROCEDIMIENTO OTORGAMIENTO DE BECA AYUDANTÍA

(PRO-VAC-CGA-CDE-001)




Procedimiento Otorgamiento de Beca Ayudantía

Pág.: 1/6 Fecha: 03/07/2014 Cambio: 02 PRO-VAC-CGA-CDE-001

1. PROPÓSITO Establecer lineamientos para la asignación del beneficio socioeconómico Beca Ayudantía a

los estudiantes que cumplan con los requisitos exigidos por la Coordinación de Desarrollo

Estudiantil de la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe (UMC).

2. ALCANCE

Este procedimiento abarca a la Coordinación Desarrollo Estudiantil, al Vicerrector

Académico y las dependencias académico-administrativas que en su momento se vean

involucradas para dar cumplimiento a lo establecido en este procedimiento.

3. RESPONSABLE:

Este procedimiento estará bajo la responsabilidad del Coordinador de Desarrollo

Estudiantil.

4. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 4.1 El trabajador social deberá revisar los documentos suministrados por el estudiante, los

cuales deben contener: Planilla de solicitud de Beneficio Socioeconómico (Beca)

debidamente llenada y firmada, Planilla de inscripción, exposición de Motivos, Copia

de la planilla de inscripción, constancia de calificaciones, copia de la cédula de

identidad, recibo de servicio para constatar la dirección, número de cuenta bancario.

4.2 El trabajador social deberá realizar resumen por escrito del caso recibido, colocando la

estratificación social, aspectos relevantes y posteriormente coloca su firma para validar

la información.






4.3 La asignación de la Beca Ayudantía deberá estar firmada, sellada y con la fecha de la

aprobación por el Vicerrector Académico.

4.4 El Asistente de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil deberá elaborar hoja de Excel

donde se destaque: Coordinación seleccionada por el estudiante, Apellido y Nombre,

cédula de Identidad, Carrera, monto y número de cuenta de ahorro de la entidad

bancaria requerida para el momento.

4.5 El Asistente de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil deberá realizar registrar la

información total en correspondencia a las becas ayudantías en el programa

suministrado por la entidad bancaria.

4.6 El estudiante deberá entregar control mensual de actividades realizadas al final de cada

semestre, firmada por el supervisor, como requisito indispensable para efectuar el pago

correspondiente.

4.7 En caso de Renovación de la Beca Ayudantía, el estudiante deberá suministrar a la

Coordinación de Desarrollo Estudiantil, la Planilla de inscripción y record académico, a

fin de garantizar la continuidad del beneficio socioeconómico.

4.8 En caso de cambio de la dependencia donde presta la Ayudantía el estudiante deberá

realizar una solicitud de cambio por escrito y suministrarla a la Coordinación de


4.9 Todos los documentos suministrados por el Estudiante se Archivan en Carpeta

identificada con su Nombre y Apellido.






5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ESTUDIANTE

5.1 Acude a la Coordinación de Desarrollo Estudiantil a fin de solicitar información

sobre la beca ayudantía.

5.2 Entrega al Trabajador Social de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil, carpeta

marrón contentiva de cada uno de los requisitos establecidos.

TRABAJADOR SOCIAL

5.3 Revisa la documentación y Valida con su firma la información mediante entrevista

focalizada, realiza estratificación social

5.4 Se realiza estudio socio – económico, académico y revisión de soportes respectivos.

5.5 Entrega casos al Coordinador de Desarrollo Estudiantil

COORDINADOR DESARROLLO ESTUDIANTIL

5.6 Recibe y revisa expedientes de los estudiantes que solicitan beneficio

Socioeconómico, suministrado por el Trabajador Social.

5.7 Fija reunión de discusión de casos con el Vicerrector Académico, se toma decisión

en conjunto del caso (aprobado, negado).

5.8 Se informa al estudiante la decisión y según el tipo de beneficio se le entrega la

planilla de Registro de Actividades Diarias en caso de beca ayudantía.

5.9 Entrega al asistente de la Coordinación el expediente

ASISTENTE A LA COORDINACIÓN

5.10 Recibe expediente por parte del Coordinador de Desarrollo Estudiantil.






5.11 Elabora nomina de pago según programa suministrado por la entidad bancaria,

adicionalmente registra la información necesaria en el formato Excel, donde ubica

la Coordinación que el estudiante ha seleccionado.

5.12 Entrega memorando interno en conjunto con la nomina de los estudiantes

beneficiarios de la Beca Ayudantía al Coordinador de Desarrollo Estudiantil.


5.13 Recibe y revisa memorando y la nomina de los estudiantes beneficiarios.

5.14 Firma y sella el memorando y devuelve a la Asistente de la Coordinación.


5.15 Recibe y entrega memorando y nomina al Vicerrector Académico para su Visto

Bueno, mediante firma y sello.

5.16 Posterior al visto bueno del Vicerrector Académico, entrega a la coordinación de

Presupuesto el memorando y la nomina (Fin del procedimiento).

6. DEFINICIONES:

6.1 Beca Ayudantía: Beneficio socio-económico otorgado al estudiante, con fines de

apoyo académico, este beneficio implica la obligación por parte del estudiante de

cumplir con cuatro horas de actividad, las cuales totalizan dieciséis mensuales en la

Coordinación seleccionada. Sujeta a renovación académica y socioeconómica cada

semestre lectivo.

6.2 Control de Asistencia: Documento que da constancia que el estudiante cumplió

con las actividades asignadas.

6.3 Eficiencia: Uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo

predeterminado; es el requisito para evitar o cancelar desperdicios y errores.






6.4 Procedimientos: Son una serie detallada de instrucciones para ejecutar una


6.5 Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas para lograr un producto



6.6 Renovación: Entrega de documentos probatorios para dar continuidad al Beneficio

socioeconómico otorgado durante un semestre.

7. REFERENCIAS:

7.1.Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

7.2.Ley de Universidades.

7.3.Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

7.4.Ley de Procedimientos Administrativos.

8. REGISTROS

8.1. REG-VAC-CDE-001: Expedientes Becas.

8.2. REG-VAC-CDE-004: Control de Asistencia horas de actividad Cumplida del

Becario Ayudantía. Forma: 003-CDE

8.3. REG-VAC-CDE-013: Solicitud de Beneficio Socio Económicos (Beca UMC).

Forma: 001(c) CDE.


Ubicación del cambio

Secc/Pág Naturaleza del cambio

Fecha del cambio

Nº de cambio

N/A Documento Inicial Febrero 2009

00

Pág. 2 Se modifico la entrega del control mensual de actividades del becario

26/05/2011 01






ayudante para ser entregado al final del semestre, en la Renovación se eliminó evaluación del supervisor y planilla de renovación y en solicitud de cambio de eliminó la exposición de motivo y la entrega de carta de presentación

Pág. 3 Se eliminó entrega del memorando interno

26/05/2011 01

Todo el Documento

Cambio de formato 03/07/2014 02


PROCEDIMIENTO OTORGAMIENTO DE BECA BÁSICA





Procedimiento Otorgamiento de Beca Básica


1. PROPÓSITO Establecer lineamientos para la asignación del beneficio socioeconómico, beca básica a los

estudiantes que cumplan con los requisitos exigidos por la Coordinación de Desarrollo

Estudiantil de la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe. (UMC)

2. ALCANCE


Académico y aquellas dependencias administrativas que en su momento se vean

involucradas.

3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Este procedimiento estará bajo responsabilidad del Coordinador de Desarrollo Estudiantil.

4. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO

4.1.El trabajador social deberá revisar los documentos suministrados por el estudiante, los

cuales deben contener: Planilla de solicitud de Beneficio socioeconómico (Beca

UMC) debidamente llenada y firmada, Planilla de inscripción, exposición de Motivos,

Copia de la planilla de inscripción, constancia de calificaciones, copia de la cédula de

identidad, recibo de servicio para constatar la dirección, número de cuenta de la

entidad bancaria requerida para el momento de la solicitud.

4.2.El trabajador social deberá realizar resumen por escrito del caso recibido, colocando

la estratificación social, aspectos relevantes, y posteriormente coloca su firma para

validar la información.






4.3.La asignación de la Beca Básica deberá estar firmada, sellada y con la fecha de la

aprobación por el Vicerrector Académico.

4.4.El Asistente de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil deberá elaborar hoja de

Excel donde se destaque: Apellido y Nombre, cédula de Identidad, Carrera, monto y

número de cuenta de la entidad bancaria requerida para el momento de la solicitud.

4.5.El Asistente de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil deberá registrar la

información en el programa suministrado por la entidad bancaria.

4.6.El estudiante deberá descargar la planilla de Solicitud de beneficio socioeconómico a

través de la web de la UMC en la dependencia del Vicerrectorado Académico.

4.7.En Caso de RENOVACION, el estudiante deberá entregar la Planilla de inscripción y

record académico ante la Coordinación de Desarrollo Estudiantil.



TRABAJADOR SOCIAL:

5.1 Recibe al estudiante que acude a la Coordinación de Desarrollo Estudiantil

brindándole información específica según su solicitud. (Cartelera informativa).

5.2 Recibe por parte del Estudiante los requisitos establecidos en carpeta marrón.

5.3 Revisa la documentación y Valida con su firma la información mediante entrevista


5.4 Realiza estudio socio – económico, académico y revisión de soportes respectivos.

5.5 Entrega casos al Coordinador de Desarrollo Estudiantil







5.6 Recibe y revisa expedientes de los estudiantes que solicitan beneficio

Socioeconómico, suministrado por el Trabajador Social.

5.7 Fija reunión de discusión de casos con el Vicerrector Académico, se toma decisión

en conjunto del caso (aprobado).

5.8 Se informa al estudiante la decisión y se le indica cuando se realizan los depósitos

correspondientes.

5.9 Entrega al asistente de la Coordinación el expediente


5.10 Recibe expediente.

5.11 Elabora nomina de pago según programa suministrado por el Banco Occidental de

Descuento, adicionalmente realiza el vaciado de la información en Excel, donde

ubica la Coordinación que el estudiante ha seleccionado.

5.12 Entrega a la Coordinadora Memorando con la nomina de los estudiantes

beneficiarios de la Beca Básica.


5.13 Recibe y revisa memorando y la nomina de los estudiantes beneficiarios.

5.14 Firma y sella el memorando y devuelve a la Asistente de la Coordinación.


5.15 Recibe memorando y nomina por parte del Coordinador de Desarrollo estudiantil y

posteriormente gestiona ante el Vicerrector Académico su Visto Bueno, mediante

firma y sello.

5.16 Entrega a la Coordinación General de Planificación estratégica y Presupuesto y a la

Coordinación General de Administración memorando interno en conjunto con la la






nomina, posterior al visto bueno del Vicerrector Académico, con la finalidad de que

se realicen los procedimientos administrativos correspondientes para el pago

oportuno de la beca a los estudiantes beneficiados (Fin del Procedimiento).

6. DEFINICIONES:

6.1 Beca Básica: Beneficio socio-económico otorgado a estudiantes con fines de

apoyo económico. Sujeta a renovación académica y socioeconómica cada

semestre lectivo.





6.4 Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas para lograr un producto



6.5 Renovación: Entrega de documentos probatorios para dar continuidad al Beneficio

socioeconómico otorgado durante un semestre.

7.REFERENCIAS

7.1 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

8. REGISTROS

8.1 REG-VAC-CDE-001: Expedientes Becas.

8.2 REG-VAC-CDE-013: Solicitud de Beneficio Socio Económicos (Beca UMC).

Forma: 001(c) CDE.







Ubicación del cambio Secc/Pág

Naturaleza del cambio

Fecha del cambio

Nº de cambio


Pág. 2 En renovación se

eliminó planilla de renovación

26/05/2011 01

Pág. 5 Se eliminó REG-VAC-CDE-002

renovación de becas 26/05/2011 01

Todo el documento

Cambio de Formato 03/07/2014 02

PROCEDIMIENTO OTORGAMIENTO DE AYUDA ESPECIAL





Procedimiento Otorgamiento de Ayuda Especial


1. PROPÓSITO Establecer lineamientos a seguir para la asignación del beneficio socioeconómico a los

estudiantes que cumplan con los requisitos exigidos por la Coordinación de Desarrollo

Estudiantil de la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe (UMC).

2. ALCANCE

Este procedimiento involucra a la Coordinación Desarrollo Estudiantil al Vicerrector

Académico y a todas aquellas dependencias que en su momento se vean involucradas.


Este procedimiento estará bajo la responsabilidad del Coordinador

4. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 4.1 El trabajador social debe revisar los documentos suministrados por el estudiante, los

cuales deben contener: Planilla de Solicitud de Ayuda Especial, debidamente llenada

y firmada, Planilla de inscripción, copia de la cédula de identidad. En caso de

tramitarse por Caja Chica el estudiante debe Consignar la Factura Original.

4.2 El trabajador social debe realizar resumen en hoja de Excel vacía toda la información

contenida en la planilla de solicitud de Ayuda Especial colocando Apellido y

Nombre, cédula de Identidad, Carrera, la estratificación social, aspectos relevantes,

colocando su firma para validar la información.

4.3 En caso de Tramitarse por Caja Chica el Trabajador Social debe realizar un

Memorando Interno dirigido al Coordinador General de Presupuesto, en el cual

solicita la Reposición de los Gastos de la Caja Chica Correspondientes al mes donde

se ha dado egreso a través de la Ayuda. Además especifica en el memorando, Fecha






de la Solicitud, Cédula de Identidad, Nombre y Apellido, Semestre, Nº de Factura, el

Motivo de la solicitud y el Monto. y será firmada por el Coordinador de Desarrollo

Estudiantil, con visto bueno del Vicerrector Académico.

4.4 La asignación de la Beca Ayuda Especial deberá estar firmada, sellada y con la fecha

de la aprobación por el Vicerrector Académico.

4.5 La Asistente de la Coordinación deberá realizar el vaciado de la información en el

programa suministrado por la entidad bancaria.

4.6 El estudiante deberá acudir a la Coordinación solo los días que se asigne en cartelera

a retirar la planilla de solicitud de Ayuda Especial igualmente para consignar la

planilla de solicitud de Ayuda especial con la documentación requerida.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO TRABAJADOR SOCIAL

5.1. Recibe del estudiante la planilla de solicitud de Ayuda especial y los recaudos

correspondientes.

5.2. Revisa la documentación y valida con su firma la información mediante entrevista


5.3. Entrega los expedientes recibidos al Coordinador de Desarrollo Estudiantil


5.4. Recibe y revisa los expedientes de los estudiantes que solicitan beneficio

Socioeconómico de Ayuda Especial, suministrado por el Trabajador Social.

5.5. Entrega al asistente cada uno de los expedientes recibidos.







5.6. Recibe expediente.

5.7. Elabora nomina de pago de la información en Excel.

5.8. Entrega a la Coordinadora Memorando con la nomina de los estudiantes beneficiarios

de la Ayuda Especial

5.9. En caso de caja Chica, elabora Memorando Interno dirigido a la Coordinación de

Presupuesto


5.10. Recibe y revisa memorando y la nomina de los estudiantes beneficiarios.

5.11. En caso de caja chica firma Memorando y lo envía al Vicerrector Académico para su

visto bueno.

5.12. Firma y sella el memorando y devuelve a la Asistente de la Coordinación.

ASISTENTE A LA COORDINACIÓN:

5.13. Recibe y entrega memorando y nomina al Vicerrector Académico para su Visto

Bueno, mediante firma y sello.

5.14. Posterior al visto bueno del Vicerrector Académico, entrega a la coordinación de

Presupuesto el memorando y la nomina.

5.15. Recibe información telefónica por parte de la Coordinación de Finanzas que se

proceda a cancelar la Ayuda Especial, o si es por caja chica proceda a retirara el

cheque de reposición de fondos.

5.16. Retira Cheque y cambia el mismo en la sede bancaria.

5.17. Llama telefónicamente al estudiante notificando que ya se posee l reembolso de la

ayuda especial solicitada.

5.18. Pública en cartelera de la Coordinación destacando los Estudiantes que han sido

beneficiados y la fecha de pago en las oficinas del BOD (Fin del procedimiento).






6. DEFINICIONES: 6.1 Ayuda Especial: Beneficio socio – económico otorgado al estudiante,

eventualmente, para cubrir gastos imprevistos (Consultas médicas, exámenes,

adquisición de materiales de estudio). Una vez por semestre lectivo.





7. REFERENCIAS 7.1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

7.2. Ley de Universidades.

7.3. Ley de Procedimientos Administrativos.

8. REGISTROS

8.1. REG-VAC-CGA-CDE-007: Solicitud de Ayuda Especial. Forma: 006- CDE

8.2. Expedientes Caja Chica

9. REGISTRO DEL CAMBIO: Ubicación del

cambio Secc/Pág Naturaleza del cambio Fecha del cambio Nº de cambio

N/A Nuevo Documento Enero 2009

00

Todas Se agrega actividades de reposición de caja

chica 26/02/2010 01

Pág. Se agrego que se

anuncia en cartelera los dias de entrega y

26/05/2011 02






consignación de Planillas

Todo el documento

Actualización 03/07/2014 03

PROCEDIMIENTO PREMIO AL MÉRITO (PRO-VAC-CGA-CDE-004)




Procedimiento Premio al Mérito


1.PROPÓSITO Establecer los pasos a seguir para el otorgamiento del beneficio socioeconómico a los

estudiantes que tengan un excelente desempeño académico durante el periodo académico

que antecede al día del estudiante universitario y deben seleccionados por las escuelas

respectivas para su postulación ante la Coordinación de Desarrollo Estudiantil de la

Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe. (UMC)

2. ALCANCE

Este procedimiento abarca a la Coordinación Desarrollo Estudiantil, a las Direcciones de

Escuelas (Náutica y Sociales), al Vicerrector Académico y aquellas dependencias que en su

momento se vean involucradas.


Este procedimiento estará bajo la responsabilidad del Coordinador de Desarrollo

Estudiantil.


4.1.La Coordinación de Desarrollo Estudiantil, deberá solicitar ante las Escuelas la

postulación de los estudiantes que hayan obtenido un desempeño sobresaliente en sus

programas de formación.







ASISTENTE DE LA COORDINACIÓN DE DESARROLLO ESTUDIAN TIL

5.1.Realiza memorando interno dirigido a las diferentes Escuelas (Náutica y Sociales) a fin

de solicitar la postulación de cada uno de los estudiantes que por programa de

formación han sobresalido en su rendimiento académico, con el objeto de otorgarle el

Premio al Mérito Estudiantil.

5.2.Entrega al Coordinador de Desarrollo Estudiantil para su revisión y firma.

COORDINADOR DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

5.3. Recibe memorando interno dirigido a las diferentes Escuelas (Náutica y Sociales), por

parte del asistente.

5.4.Verifica la información contenida en el mismo y de estar conforme lo firma y sella, de

lo contrario devuelve para su corrección.

5.5.Entrega memorando interno al Asistente.


5.6. Recibe memorando interno dirigido a las diferentes Escuelas (Náutica y Sociales),

por parte del Coordinador de Desarrollo Estudiantil.

5.7. Genera copia del memorando interno y posteriormente entrega ante a Escuela de

Ciencias Sociales y de Náutica e Ingeniería.

5.8. Guarda copia del memorando interno para su control interno.

5.9. Recibe memorando interno por parte de las diferentes Escuelas señalando el

estudiante postulado por carrera: nombre y apellido, número de cédula de identidad y

el índice académico obtenido.

5.10. Genera copia del memorando recibido.

5.11. Elabora memorando interno dirigido a la Coordinación General de Planificación y

Presupuesto y a la Coordinación General de Administración a los fines de solicitar el






pago correspondiente a los estudiantes con excelente rendimiento académico para el

otorgamiento del premio al merito estudiantil.

5.12. Anexa al memorando interno copia del memorando interno recibido por parte de las

escuelas,

5.13. Entrega al Coordinador de Desarrollo Estudiantil para su revisión y firma.


5.14. Recibe memorando interno en conjunto con los diferentes memorandos recibidos,

que sustentan el Premio al Merito Estudiantil por parte del asistente.

5.15. Verifica la información contenida en el mismo y de estar conforme lo firma y sella,

de lo contrario devuelve para su corrección.

5.16. Entrega memorando interno al Asistente


5.17. Recibe memorando interno en conjunto con los diferentes memorandos recibidos, que

sustentan el Premio al Merito Estudiantil por parte del Coordinador de Desarrollo

Estudiantil.

5.18. Gestiona ante el Vicerrector Académico su Visto Bueno en el memorando interno.

5.19. Entrega memorando interno en conjunto con los diferentes memorandos recibidos,

que sustentan el Premio al Merito Estudiantil a la Coordinación General de

Planificación y Presupuesto y a la Coordinación General de Administración.

5.20. Recibe información de la Coordinación de Finanzas para que se proceda a la

cancelación del premio al Mérito Estudiantil.

5.21. Elabora el Listado de Estudiantes a lo cuales se les ha otorgado el Premio al Mérito

Estudiantil y posteriormente lo coloca en cartelera a los fines de que los mismos

procedan al retiro de su beneficio en las oficinas de la entidad bancaria

correspondiente (Fin del procedimiento).






6. DEFINICIONES:

6.1 Eficiencia: Uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un

objetivo predeterminado; es el requisito para evitar o cancelar desperdicios y

errores.

6.2 Premio al Mérito Estudiantil: Beneficio socio-económico otorgado al estudiante

con excelente rendimiento académico, el 21 de Noviembre día del Estudiante

Universitario.

7. REFERENCIAS


7.2. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de

Control Fiscal.

8. REGISTROS:

N/A


Ubicación del

cambio Secc/Pág Naturaleza del cambio

Fecha del


N/A Nuevo Documento Febrero/2009 00


PROCEDIMIENTO ASESORAMIENTO PSICOLÓGICO





Procedimiento Asesoramiento Psicológico


1. PROPÓSITO Establecer los pasos a seguir para brindar asesoramiento psicológico a Estudiantes de la

Universidad Marítima del Caribe (UMC).

2. ALCANCE

Este procedimiento abarca a la Coordinación de Desarrollo Estudiantil, a la Dirección de

Escuela de Náutica e Ingeniería, a la Dirección de Escuela de Ciencias Sociales, al

Vicerrector Académico y a todas aquellas dependencias académico-administrativas que en

su momento se vean involucradas.


El Coordinador de Desarrollo Estudiantil es el responsable de gestionar todo lo conducente

al asesoramiento psicológico solicitado por el Estudiante de la UMC, a fin de garantizar la

atención oportuna a las necesidades manifiestas por el mismo.


4.1.La orientación psicológica deberá brindarse a todo estudiante regular inscrito en un

programa de formación como alumno regular.

4.1.La Coordinación de Desarrollo Estudiantil a través del Trabajador Social deberá

garantizar que las solicitudes de orientación psicológicas (CDE-008) estén debidamente

llenadas a los fines de realizar los trámites correspondientes.

4.2.El Estudiante solicita ante la Coordinación de Desarrollo Estudiantil el formulario

solicitud de orientación psicológica (CDE-008) para acudir a la consulta.






4.3.El Trabajador Social deberá medir la satisfacción del Estudiante de la UMC, con

respecto al servicio psicológico, a través de la tabulación de la información reflejada en

la sección de Evaluación del Servicio Psicológico y posteriormente realizar el

respectivo análisis de datos en el formulario resultado del nivel de la satisfacción del

cliente (DES-011), con la finalidad de tomar acciones preventivas o correctivas

necesarias de manera oportuna.

4.4.La Coordinación de Desarrollo Estudiantil deberá realizar semestralmente el informe

final de la medición de la satisfacción del cliente a través del resultado del nivel de la

satisfacción del cliente (CDE-011).


ESTUDIANTE DE LA UMC

5.1.Informa al Trabajador Social la necesidad de orientación psicológica.

TRABAJADOR SOCIAL DE LA COORDINACIÓN DE DESARROLLO

ESTUDIANTIL

5.2.Recibe por parte del Estudiante de la UMC, información referente a la necesidad de

orientación psicológica.

5.3.Entrega el formulario solicitud de orientación psicológica (CDE-008) al estudiante de la

UMC, para que acuda a la consulta respectiva.


5.4.Recibe el formulario solicitud de orientación psicológica (CDE-008) por parte del

Trabajador Social.






5.5.Llena el formulario solicitud de orientación psicológica (CDE-008) con la información

respectiva.

5.6.Acuerda la consulta con el especialista en psicología.

5.7.Acude a la consulta psicológica.

5.8.Entrega al Psicólogo la solicitud de orientación psicológica (CDE-008) para que la

firme y selle en señal de haber prestado el servicio.

PSICOLOGO

5.9. Recibe la solicitud de orientación psicológica (CDE-008) por parte del Estudiante de

la UMC.

5.10. Firma, sella y coloca fecha del servicio prestado en la solicitud de orientación

psicológica (CDE-008).

5.11. Devuelve la solicitud de orientación psicológica (CDE-008) al Estudiante de la UMC.


5.12. Recibe la solicitud de orientación psicológica (CDE-008) por parte del psicólogo.

5.13. Llena la sección de evaluación del servicio psicológico en la solicitud de orientación

psicológica (CDE-008) y posteriormente lo firma.

5.14. Entrega al Trabajador Social la solicitud de orientación psicológica (CDE-008).

TRABAJADOR SOCIAL DE LA COORDINACIÓN DE DESARROLLO

ESTUDIANTIL

5.15. Recibe la solicitud de orientación psicológica (CDE-008) por parte del Estudiante de

la UMC.

5.16. Recibe posteriormente la relación de estudiantes atendidos en consultas psicológicas

(CDE-009) por parte del psicólogo.






5.17. Verifica la información de la relación de estudiantes atendidos en consultas

psicológicas (CDE-009) con la cantidad de solicitudes de orientación psicológica

(CDE-008) recibidas.

5.18.1 No conforme: ingresa al sistema correspondiente a fin de contactar al o los

estudiante(s) para que formalice ante la Coordinación de Desarrollo Estudiantil

la entrega de la solicitud de orientación psicológica (CDE-008).

5.18.2 Conforme: registra en el control de asesorías psicológicas (CDE-010) la

información contenida en la solicitud de orientación psicológica (CDE-008).

5.19 Elabora dos (2) ejemplares del memorando interno en original con la finalidad de

gestionar el pago por el servicio psicológico ejecutado.

5.20 Genera dos (2) ejemplares del control de asesorías psicológicas (CDE-010).

5.21 Anexa a cada original del memorando interno un ejemplar del control de asesorías

psicológicas (CDE-010).

5.22 Entrega al Coordinador de Desarrollo Estudiantil los dos (2) ejemplares del

memorando interno.


5.23 Recibe dos (2) ejemplares del memorando interno por parte del Trabajador Social.

5.24 Verifica la información contenida tanto en el memorando interno como en el control

de asesorías psicológicas (CDE-010).

5.24.1 No conforme: devuelve los dos (2) ejemplares del memorando interno al

Trabajador Social para que corrija la inconsistencia detectada.

5.24.2 Conforme: firma y sella los dos (2) ejemplares del memorando interno.

5.25 Solicita el visto bueno del Vicerrector Académico en cada ejemplar del memorando

interno y posteriormente genera copia del mismo.






5.26 Entrega memorando interno en original y copia al Coordinador General de

Planificación Estratégica y Presupuesto y al Coordinador General de Administración

para que se gestione el pago correspondiente.

COORDINADOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y

PRESUPUESTO / COORDINADOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

5.27 Recibe memorando interno en original y copia por parte del Coordinador de


5.28 Firma y sella original y copia del memorando interno en señal de recibido.

5.29 Devuelve copia del memorando interno al Coordinador de Desarrollo Estudiantil.


5.30 Recibe copia del memorando interno por parte del Coordinador General de

Planificación Estratégica y Presupuesto y al Coordinador General de Administración.

5.31 Guarda copia del memorando interno para su control interno.

5.32 Recibe información vía telefónica por parte de la Coordinación de Finanzas para el

retiro del cheque por parte del Psicólogo.

5.33 Informa al Psicólogo vía telefónica que proceda a retirar el cheque en la Coordinación

de Finanzas de la UMC.

PSICOLOGO

5.34 Recibe información vía telefónica por parte del Coordinador de Desarrollo

Estudiantil, para el retiro del cheque correspondiente al servicio psicológico

ejecutado.

5.35 Asiste a la Coordinación de Finanzas de la UMC y solicita el cheque correspondiente

al pago del servicio psicológico ejecutado.






ASISTENTE FINANCIERO DE LA COORDINACION DE FINANZAS DE LA

UMC

5.36 Recibe requerimiento por parte del psicólogo.

5.37 Entrega comprobante de cheque al Psicólogo para su firma.

PSICOLOGO

5.38 Recibe el comprobante de cheque par parte del Asistente Financiero de la

Coordinación de Finanzas de la UMC.

5.39 Firma el comprobante de cheque en señal de conformidad y posteriormente devuelve

al Asistente Financiero de la Coordinación de Finanzas de la UMC

ASISTENTE FINANCIERO DE LA COORDINACIÓN DE FINANZAS DE LA

UMC

5.40 Recibe el comprobante de cheque por parte del Psicólogo.

5.41 Desprende el original del cheque y posteriormente lo entrega al Psicólogo como aval

del pago realizado.

PSICOLOGO

5.42 Recibe el original del cheque por parte del Asistente Financiero de la

Coordinación de Finanzas de la UMC como aval del servicio psicológico ejecutado

(Fin del Procedimiento).

6. DEFINICIONES:

6.1 Psicología: La Psicología es la ciencia que estudia la vida psíquica, sus funciones

psicológicas como la memoria, el pensamiento, las emociones, los instintos, los sueños,

el lenguaje, la inteligencia y la percepción; y también características del crecimiento y

desarrollo del hombre, la conducta, la motivación, la personalidad, la conciencia, el






inconsciente, las relaciones, el aprendizaje, la educación, el trabajo, la cultura, la

sociedad y los nuevos aportes de la psicología transpersonal, que reconocen e

investigan la dimensión trascendente del hombre.

6.2 Psicólogo: Persona que se dedica profesionalmente a la psicología. / Persona con gran

capacidad para conocer el temperamento y las reacciones de los demás.

7. REFERENCIAS


7.2.Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de

Control Interno.

8. REGISTROS:

REG-VAC-CGA-CDE-008: Solicitud de orientación psicológica REG-VAC-CGA-CDE-009: Relación de estudiantes atendidos en consultas psicológicas. REG-VAC-CGA-CDE-010: Control de asesorías psicológicas. REG-VAC-CGA-CDE-011: Resultado del nivel de satisfacción del cliente.


Ubicación del cambio Secc/Pág

Naturaleza del cambio Fecha del cambio

Nº de cambio

N/A Nuevo Documento 26/02/2010 00


PROCEDIMIENTO FAMES (PRO-VAC-CGA-CDE-006)




Procedimiento FAMES


1.PROPÓSITO Establecer los pasos a seguir para Brindar Asistencia médica Hospitalaria y educar en

materia de salud preventiva a los estudiantes de Educación superior de las instituciones

universitarias del sector oficial, a fin de que el problema de salud no interfiera con su

prosecución, académica, se realiza trabajo en conjunto con la Coordinación de Desarrollo

Estudiantil de la UMC.

2.ALCANCE


Académico, y a todas aquellas dependencias administrativas que en su momento se vean

involucradas en la ejecución de este procedimiento.

3.RESPONSABLE:

El Coordinador de Desarrollo Estudiantil es el responsable de gestionar todo lo conducente

a la Asistencia médica Hospitalaria del Estudiante de la UMC, a fin de garantizar la

atención oportuna a las necesidades manifiestas por el mismo.

4.NORMAS DEL PROCEDIMIENTO

4.1.El Estudiante deberá Consignar los siguientes Recaudos para de solicitar ayuda en caso

ayuda de EMERGENCIAS : Al momento del ingreso del beneficiario el Centro de

Salud Convenio o no Convenio, deberá enviar a FAMES, vía fax, los siguientes

recaudos:

• Copia de la Cédula de Identidad legible y ampliada.




Procedimiento FAMES


• Constancia de Inscripción, carnet vigente o constancia de Estudios firmada y

sellada por el Departamento de Control de Estudios (copia legible), del

trimestre, semestre o año correspondiente a la fecha de la atención.

• Informe médico amplio, detallado y legible que indique las posibles causas y

evolución de la enfermedad, que justifique su intervención o tratamiento a

realizar.

• Resultados de estudios médicos, diagnósticos, exploraciones y exámenes de

laboratorio.

• Presupuesto estimado.

• En caso de accidentes o heridas de armas de fuego, el acompañante deberá

elaborar un oficio narrativo de los hechos.

4.2.En caso de atenciones ELECTIVAS, el Estudiante deberá consignar los siguientes

requisitos. NORMAS ESPECÍFICAS PARA CASOS ELECTIVOS:

• La Fundación se compromete a indemnizar los gastos estipulados en el Baremo

por parto normal o con fórceps, parto múltiple, cesárea, aborto natural, así

como, aquellas complicaciones del embarazo siempre y cuando requieran de

hospitalización y cuyo origen haya sido consecuencia directa del proceso mismo

de gestación.

• La estudiante inscrita tendrá derecho a la atención de maternidad una única vez

en su vida académica, a menos que el feto nazca muerto, por lo que no se

trataría de una Maternidad sino de un óbito fetal.

• Una vez utilizado el servicio de maternidad con FAMES, este derecho no podrá

ser reclamado en carreras de pre-grado subsiguiente.

• La Fundación asumirá hasta un máximo de dos (2) indemnizaciones por

concepto de aborto natural por vida académica.

• FAMES dará cobertura a aquellos Neonatos que presenten complicaciones

médicas o quirúrgicas inmediatas al parto o cesárea, que no hayan sido




Procedimiento FAMES


egresados del Centro de Salud Convenio y No Convenio, y sólo será cubierta

bajo lo estipulado en el Baremo y habiendo cumplido con las exigencias

descritas anteriormente (chequeo médico preventivo).

4.3.Beneficio de AYUDA SOLIDARIA , el Estudiante deberá tramitar la solicitud

realizado dentro de los primeros veinte (20) días a la fecha de egreso del Centro de

Salud y la Comisión de Salud enviará a FAMES el expediente para su análisis, con los

siguientes recaudos:

• Recaudos básicos (Ver Opción Recaudos Básicos)

• Oficio de exposición de motivos del bachiller solicitando la ayuda solidaria.

• Recibo de Caja del Centro de Salud en caso de ingreso por emergencia

• Informe elaborado por las autoridades competentes (en caso de accidente o por

herida de arma).

• Un Número de Cuenta a nombre del Bachiller, compuesto por veinte (20)

dígitos.

4.4.NORMAS ESPECÍFICAS PARA LA AYUDA SOLIDARIA :

• Los Casos de Ayuda Solidaria por Maternidad proceden solo si la bachiller ha

formalizado su solicitud ante FAMES y ha recibido su correspondiente Carta

Aval.

• Sólo se cancelará una (1) Ayuda Solidaria al bachiller por cada 365 días.

• La Ayuda Solidaria no se cancelará en un 100%, sólo los montos establecidos en

el BAREMO.

• La Ayuda Solidaria procede sólo cuando el Centro de Salud Convenio no realice

tratamiento requerido por el bachiller o cuando en la región no existan Centros

de Salud Convenio.




Procedimiento FAMES


• En caso de fallecimiento del bachiller durante su hospitalización en un Centro

de Salud no Convenio, FAMES se comprometerá a pagar los gastos clínicos

siempre y cuando sea consignada la copia de Acta de Defunción.

• En caso de atención médica en hospital público, se cancelará el 100% de los

gastos médicos incurridos durante la hospitalización.

• Para el trámite de la ayuda solidaria, no se tomará en cuenta los períodos

vacacionales, el lapso a considerar para dicha tramitación será la fecha

inmediata al inicio de las actividades de la Comisión de Salud, previa

presentación de oficio explicativo por parte del bachiller.

4.5.CASOS ESPECIALES, requisitos:

• Oficio de exposición de motivos elaborado por el bachiller.

• Recaudos básicos (Ver Opción Recaudos Básicos)

• En original, dos (2) presupuestos de Centros de Salud que realicen el

tratamiento.

• En original, dos (2) presupuestos de material de síntesis (en caso de ser

necesario).

• “INFORME SOCIOECONÓMICO” elaborado por el Trabajador Social de la

Comisión de Salud o quien haga sus funciones.

• Informe elaborado por las autoridades competentes (en caso de accidente o por

herida de arma).

• En caso de que el bachiller este amparado por una Póliza de Seguro, deberá

presentar el oficio enviado por la aseguradora, señalando la cobertura de la

Póliza.

4.6.Se darán EXCLUSIONES por lo siguientes:

• Queda excluido todo estudiante de cursos propedéuticos e introductorios.




Procedimiento FAMES


• Exámenes de laboratorio, consultas u hospitalización con fines diagnósticos,

control médico y evaluaciones generales de la salud; excepto preoperatorios,

RMN, TAC y otros estudios especiales que requiera el bachiller avalados por el

correspondiente informe médico del especialista.

• Gastos por medicinas, instrumentos y material quirúrgico desechable, fuera de la

hospitalización, presentadas por el Beneficiario en cuanto a nombre y número de

unidades.

• Curas de reposo, tratamientos por enfermedad o desórdenes mentales, trastornos

de la conducta o psicológicos y síndrome de conversión o histeria.

• Exámenes ginecológicos, tratamientos y control; excepto citología y

mamografías avaladas por el correspondiente informe médico del especialista.

• Fisioterapia y rehabilitación, que no sea requerida como consecuencia de

accidentes o enfermedades (a excepción de las enfermedades congénitas).

• La participación activa y comprobada del Beneficiario en actos delictivos.

• Tentativas de suicidio o lesiones auto inferidas, causadas bien sea por dolo

(engaño) o culpa, en estado de cordura o por pérdida de la razón.

• Enfermeras privadas para el cuidado del paciente, dentro o fuera del Centro de

Salud.

• Todas las enfermedades o tratamientos por afecciones dentales, incluyendo la

peri odontológica, quirúrgica de distonías miofaciales por mala posición

dentaria o anomalías de crecimiento de maxilares, que no se originen por un

accidente ocurrido.

• Exámenes de la vista, anteojos, lentes de contacto.

• Cirugía maxilo facial, estética, plástica u ortopédica, que no se origine por un

proceso maligno del órgano afectado o un accidente ocurrido durante su vida

académica.

• Mastoplastia reductora o de aumento con fines estéticos o funcionales.




Procedimiento FAMES


• Los accidentes ocurridos en estado de embriaguez o bajo la influencia de drogas

no prescritas médicamente, así como también, las consecuencias o

enfermedades originadas por el alcoholismo o el uso de estupefacientes.

4.7.Las Consultas Médicas de las siguientes patologías:

• Cefalea Migrañosa.

• Neuritis Intercostal.

• Lumbalgia.

• Dismenorrea.

• Hemorragia Disfuncional de más de Siete (7) Días.

• Amigdalitis.

• Síndrome Viral (Catarral).

• Dermatitis Crónica.

• Gastritis no diagnosticada por métodos de Diagnóstico.

• Parasitosis.

• Contractura Muscular.

• Aplicaciones de vacunas a excepción de la Rhogan.

• Homeopatía, Acupuntura, Medicina Naturista y Sistémica.

• Curas de reposo o geriátrico.

• Rehabilitación o tratamientos cualesquiera para casos de alcoholismo o

drogadicción.

• Quirúrgicos o no quirúrgicos para fertilización, implantes de métodos

anticonceptivos, esterilización, disfunción sexual y las consecuencias que se

derive de ellos.

• Enfermedades congénitas (a excepción de aquellas donde se vea afectada la

vida del Beneficiario).




Procedimiento FAMES


• Enfermedades preexistentes, adquiridas antes de iniciar la carrera universitaria

(a excepción de aquellas donde

4.8.DISPOSICIONES GENERALES PARA CENTROS DE SALUD:

• Todos los Beneficiarios que cursan estudios de PRE- GRADO en Instituciones

de Educación Superior del país tienen derecho al plan asistencial, siempre y

cuando no estén amparados por una póliza de seguro privado o colectivo u otras

formas análogas de protección médica hospitalaria.

• FAMES no reconocerá atenciones médicas de consulta externa, ni embarazos a

término como casos de emergencia. VER EXCLUSIONES. Punto 1

• La Carta Aval de Beneficio Solidario tiene un período de vigencia de treinta

(30) días, a partir de la fecha de emisión de la misma, excepto en el caso de

Maternidad que tendrá una vigencia de noventa (90) días.

4.9.En caso de EMERGENCIAS: el Centro de Salud debe seguir el siguiente

procedimiento:

• Solicitar al bachiller copia de la Cédula de Identidad y la documentación que lo

acredite como estudiante activo de una Institución Universitaria de Educación

Superior Pública del país, (Copia de la Constancia de Estudios o Planilla de

Inscripción vigentes al momento de la atención). El Centro de Salud deberá

conservar una copia legible de cada uno de los documentos aquí señalados.

• Al momento del ingreso del beneficiario, el Centro de Salud Convenio o no

Convenio deberá comunicarse con FAMES en los siguientes horarios:

• De Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. (corrido) Sábados, Domingo y

Días Feriados de 9:00 a.m. a 6:00 p.m. (corrido) y enviar vía fax a través (0212)

564-31-33 (master).

• Copia de la Cédula de Identidad legible y ampliada.




Procedimiento FAMES


• Planilla de Datos del Beneficiario (de carácter obligatorio)

• Constancia de Inscripción o de Estudios (legible) firmada y sellada por el

Departamento de Control de Estudios, del trimestre, semestre o año

correspondiente a la fecha de la atención.

• Informe médico amplio y legible que indique las posibles causas y evolución de

la enfermedad, que justifique su intervención o tratamiento a realizar.

• Resultados de estudios médicos, diagnósticos, exploraciones y exámenes de

laboratorio.

• Presupuesto estimado.

• En caso de accidentes o heridas de armas de fuego, el acompañante deberá

elaborar un Oficio narrativo de los hechos.

• Nota: Las emergencias ocurridas fuera de este horario deberán ser notificadas a

la Fundación al día siguiente.

• De ser procedente la atención médica, se emitirá la Carta Aval de Beneficio

Solidario con su respectiva Planilla de Forma 0E, acorde al Baremo Social de la

Fundación.

• En caso de no proceder la atención médica y de no, verificarse la autenticidad

del beneficiario como estudiante universitario o de poseer éste un Seguro

Privado que le garantice la totalidad de cobertura de los gastos médicos

incurridos, la Fundación quedará eximida de toda responsabilidad.

4.10. Casos de Emergencia que no requieren hospitalización:

• Se codificarán dentro de esta categoría, todas aquellas patologías de resolución

médica o quirúrgica que no ameritan la hospitalización del paciente. Debe

tomarse en consideración que las mismas se justifican desde el punto de vista

médico, por cuanto no pueden ser atendidos en la consulta externa.

• La Fundación no reconocerá costos de consultas médicas ni exámenes

paraclinicos previos a la hospitalización.




Procedimiento FAMES


• Fundación de Asistencia Médica Hospitalaria para Estudiantes de Educación

Superior Pública FAMES.

4.11. Recaudos Básicos Para Hacer Uso Del Plan Asistencial

• Una (01) carpeta Manila tamaño OFICIO con gancho en la parte Superior (SIN

TACHADURAS, ENMENDADURAS Y RALLADURAS).

• Una (01) fotocopia ampliada y preferiblemente vigente de la cédula de

identidad del bachiller

• Una (01) foto reciente del bachiller tipo carnet.

• Constancia de estudio original obligatoriamente vigente al período académico

(firmada y con sello húmedo) por el departamento de control de estudios y

obligatoriamente vigente a la fecha de la presente solicitud.

• Informe médico amplio, actualizado, detallado y legible (preferiblemente

elaborado en computadora), que explique las posibles causas y evolución de la

enfermedad, así mismo que justifiquen su intervención o tratamiento a realizar.

• Resultado de estudios médicos, diagnósticos, exploraciones y exámenes de

laboratorio vigentes no mayor a seis (6) meses de realizado.

• Exámenes de Lensometría, Paquimetría, Topografía Corneal, agudeza visual

(en caso de patología visual).

• Tomografía Axial computarizada de senos paranasales, no mayor a seis (6)

meses de realizado y dos (2) informes médicos de especialistas (Septoplastía).

• Mamografía o eco mamario, no mayor a seis (6) meses de realizado y dos (2)

informes médicos de especialistas (Mastectomía).

• Fotocopia de “Tarjeta de Control Prenatal” con tres (3) citas como mínimo o

tres (3) ecosonogramas informados. Con fecha de la semana 28 a la 32.

• Oficio elaborado por el bachiller solicitando la atención en un centro de salud

especifico (en caso de no presentar presupuesto para solicitar atención de

maternidad).




Procedimiento FAMES


• Un (01) presupuesto vigente preferiblemente de un Centro de Salud Convenio,

que detalle los gastos probables a incurrir, entre otros el desgloce de medicinas,

costo de exámenes, estudios diagnósticos, biopsias, material de síntesis,

transfusiones de sangre, etc.

• En caso de tener póliza de Seguro, el bachiller debe presentar un oficio en

donde la compañía indique el monto a cubrir.

• Formato de DATOS DEL BENEFICIARIO (Anexo Nº. 3) impreso en

computadora.

Para mayor información consulte la Página Web: www.fames.gob.ve, Centros de Salud

Vargas.



5.1. Informa estudiante que solicita información del Plan de Asistencia Médica

Hospitalaria, a que ingrese a la página web de FAMES www.fames.gov.ve, para

ubicar la modalidad de atención que el Estudiante requiere.

5.2. Recibe los requisitos según el caso a tratar Maternidad, Reembolso, Electivos, Ayuda

solidaria.

5.3. Revisa y verifica que los datos y recaudos señalados estén el orden exigido.

5.4. Coloca firma y sello de la Comisión Salud, en la Planilla que el estudiante descargo

de la página Web de FAMES.

5.5. Entrega los recaudos suministrados por el estudiante en la oficina de FAMES.

5.6. Recibe posteriormente llamada de FAMES, donde informa que la carta Aval puede

ser retirada en horario de oficina.

5.7. Informa al estudiante que posee veinte días hábiles para retirar la carta aval en la

Fundación y en caso de que haya sido negada la solicitud de atención se contacta al




Procedimiento FAMES


estudiante vía telefónica o por cartelera informativa y se notifica personalmente el

caso y se devuelve expediente.

5.8. Coloca en la cartelera informativa la invitación y promoción de la actividad de

programación de acciones preventiva.

5.9. Recibe a los estudiantes interesados los cuales realizan su inscripción según formato:

de Taller, Foro, Cine foro y seminario.

5.10. Dicta el Taller, Foro o la actividad prevista, se toma la asistencia de los participantes.

5.11. Realiza evaluación del Taller, Foro o la actividad prevista.

5.12. Elabora certificado de Asistencia a cada uno de los participantes, En caso de

asistencia a jornadas, conferencias, se les entregara certificados de acuerdo a su

ponencia o participación, los cuales deben estar firmados y sellados por el Vicerrector

Académico, por el Facilitador del curso o Taller y por el Coordinador de Desarrollo

Estudiantil (Fin del Procedimiento).

6.DEFINICIONES:

6.1 Ayuda Solidaria: Son aquellos casos cuya atención ha sido cancelada por el

estudiante o el grupo familiar.

6.2 Casos Especiales: Son todos aquellos casos electivos o emergencias cuyas patologías

no estén contempladas en el Baremo de FAMES y que por complejidad médica o su

elevado costo, deben ser tramitados directamente con la Unidad Médica de la

Fundación.

6.3 Electivas: Son todas aquellas atenciones (médicas y/o quirúrgicas que pueden ser

planificadas en centros de salud o con médicos especialistas que han establecido

convenio con nuestra fundación o aquellos que no siendo convenio aceptan carta aval

y su cancelación será por los montos establecidos en el Baremos Social de FAMES.

6.4 Emergencias: Son aquellos que requieren atención médica y/o quirúrgica inmediata

para preservar la vida del estudiante o la integridad de sus órganos.




Procedimiento FAMES




6.6 FAMES: Es una fundación sin fines de lucro, creada en octubre de 1989, que tiene

como misión brindar Asistencia Médica Hospitalaria y educar en materia de Salud

Preventiva a los Estudiantes de Educación Superior de la Instituciones Universitarias

del Sector Oficial, a fin de que sus problemas de salud no interfieran con su

prosecución académica.

6.7 Prevención: Son todos aquellos programas, jornadas, charlas preventivas con el

objeto de fortalecer la prevención en salud del Joven Universitario.

6.8 Procedimientos: Son una serie detallada de instrucciones para ejecutar una secuencia

de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad.

6.9 Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas para lograr un producto utilizando

recursos (humanos, tecnológicos, materiales, tiempo, etc) en la transformación de

insumos., tiempo, etc) en la transformación de insumos.

7.REFERENCIAS

7.1 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

8.REGISTROS:

•••• REG-VAC-CGA-CDE-015. FAMES. Lista de Chequeo-Recaudos de FAMES-Datos

del Beneficiario.

9.REGISTRO DEL CAMBIO:

Ubicación del

cambio Secc/Pág Naturaleza del cambio

Fecha del






Procedimiento FAMES



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MANUAL DE LA COORDINACIÓN DE DESARROLLO … · a la Coordinación General de Planificación Estratégica y Presupuesto, y de la ... se encuentra enmarcada en la Base Legal que crea