Manual de la

secretaria moderna

Secretariado:Es la profesión u oficio de una persona que se encarga de recibir y redactar correspondencias de un superior, es quien además lleva la agenda, quien custodia y organiza documentos en una oficina con el fin de dar cumplimiento a unos procesos administrativos que conducen al éxito de su labor.es la que se ocupa de realizar pagos, diligenciar formatos elaborar facturas y además documentos menores en la empresa, es también una persona eficiente, eficaz, activa, responsable, proactiva, organizada, pulcra, dinámica, creativa y recursiva en todas sus funciones y finalmente es la auxiliar administrativa que desempeña las gestiones organizacionales.

Perfil de la secretaria: •Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y cumpla con las siguientes características:•Buena presencia•Persona de buen trato amable, Cortez y seria•Excelente redacción y ortografía•Facilidad de expresión verbal y escrita •Persona proactiva y organizada •Facilidad para interactuar en grupo •Dominio de Windows, Microsoft office, internet•Brindar apoyo a todos los departamentos de la empresa•Desempeñarse eficientemente en el área•Aptitud para la organización•Buenas relaciones interpersonales•Dinámica y entusiasta •Habilidades para el planeamiento, la motivación, el liderazgo y la toma de decisiones•Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión

Características y funciones de la secretaria:

1. Ser puntual en todas sus actividades y funciones2. Reclutar las solicitudes de servicio por parte de departamentos del servicio al

cliente3. Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el

cumplimiento y servicio de este4. Recibir e informas asuntos que tenga que ver con el departamento

correspondiente para que todos estén informados y desarrollar bien el trabajo asignado

5. Mantener discreción sobre todo lo relacionado con la empresa 6. Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o

departamento de la empresa7. Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informados a los jefes de los

compromisos y demás asuntos 8. Obedecer instrucciones que sean asignadas por el jefe9. Mejorar el aprendizaje continuamente

 Comunicación

secretarial:

Es la herramienta esencial atreves de la cual se organizan las acciones de las personas en una organización.

Fundamentos de la comunicación:

•procesos•flujos de la comunicación•ascendentes •descendentes•lateral

Beneficios de la comunicación:

•desaparecen los rumores y la radio pasillo•se comprenden mejor los problemas•se moviliza la capacidad colectiva de solución de problemas •favorecen la identificación del personal•incrementan la participación•se establecen política basadas en la consulta y en el consenso•aumenta la pro actividad•la participación recibe el adecuado reconocimiento •aumenta el sentido de pertenencia

Barreras de la comunicación:

Clasificación en:

•Barreras del emisor•Barreras del receptor •Barreras físicas•Barreras semánticas•Barreras psicológicas

Tipos de comunicaci

ón:

•Escrita•Verbal•Corporal

Mecanismos de la comunicación:

•Palabras•Acciones•Imágenes •Gestos•Contextos

Comunicación efectiva:

•Simplificación y precisión en mensajes escritos•Capacidad de escucha empática •Coherencia entre el mensaje y la acción

2 reglas básicas a tener en cuenta:

3 “Q”•Que comunicar •Quien da la información •A quien se le va a comunicar3 “C”•Cuando comunicar •Como comunicar•Cuanto comunicar

Comunicación organizacional:

La comunicación existe siempre en las comunicaciones (informal e informal)•Los empleados necesitan comunicarsen con sus superiores •La comunicación es un proceso continuo y acumulativo•La comunicación efectiva requiere canales múltiples con mensajes consistentes .

Etiqueta y protocolo:Objetivo general: identificar las normas de cortesía y etiqueta, para aplicarlas correctamente en su mundo profesional y cotidiano.Reconocer la importancia que tiene la presentación personal en el ámbito laboral.

Las 6 cosas que esperan las

mujeres de los hombres:

•Comprensión y ternura•Comunicación•Apoyo•Respaldo económico•Respeto por la familia•Sentirse orgullosas

Las 6 cosas que esperan los

hombres de las mujeres:

•Sexo•Orgulloso•Apoyo •Ternura•Bonitas y arregladas•Sumisión

Objetivo: proporcionar las herramientas necesarias en cuanto a la presentación personal y etiqueta en mi presentación como secretaria.

Introducción:

Las relaciones comerciales, Laborales y sociales exigen pautas de comportamiento que garanticen armonía y bienestar para las personas que participan en ella.Las personas cultas logran distinguirse, entre otras razones, por su presentación personal y la observación de las normas de cortesía y etiqueta.

Etiqueta:Normas de cortesía

Las siguientes normas básicas facilitan la convivencia de los familiares, vecinos, compañeros y de la humanidad en general:•Saludar y responder el saludo•Reconocer y respetar los derechos de los demás•Identificar, tomar conciencia y cumplir los deberes •Desempeñar el trabajo con gusto, orden y eficiencia•Comportarse con caballerosidad o femineidad en todo momento

Normas de etiqueta para la mesa:

En algunas ocasiones se realizan eventos empresariales con los cuales se comparte la mesa con compañeros y directivos; sin que el comportamiento social deba ser diferente del que se utiliza cotidianamente, a continuación se presentan algunas recomendaciones:

•Cuando inviten a pasar a la mesa, no dirigirse a ninguno de los puestos, esperen a que señalen el lugar que debe ocuparse.•No tomar asiento hasta que el anfitrión o el dueño de los puestos, no lo haga o lo indique explícitamente.•Adoptar una posición erguida.•No apoyar los codos en la mesa, estos deben estar a los costados del cuerpo.•Empezar a comer cuando hallan servido a todos los comensales.•No hablar con la boca llena.•No empuñar los cubiertos, sostenerlos con naturalidad.•No hacer ruido con los cubiertos sobre el plato, ni al masticar, ni al beber del vaso o tomar al sopa.•No tomar con la cuchara o tenedor grandes porciones de alimento.•No demostrar agradecimiento por una comida con voracidad.•No tocar el plato con las manos, solo el de la sopa puede inclinarse.•No levantar el dedo índice o el meñique al manejar los cubiertos.•No rechazar alguna comida aduciendo problemas de salud. El invitado educado come lo que le sirvan.•No iniciar conversaciones sobre temas desagradables.•No retocarse en la mesa.

Normas de etiqueta para restaurante:

•Si la comida no corresponde con el pedido, esta fría o si no es del agrado devolverá con discreción y cultura•Si se derrama algo, no limpiar la mesa, solicitar al camarero que lo haga.•Si se cae un cubierto al suelo, no recogerlo, esto lo hace el camarero•Si en la mesa ha sucedido un desastre por que algo se rego debe pasarse a otra, pero no llevar los platos, ni la copa, esto lo hace el camarero.•Actualmente una mujer puede invitar a un caballero a un restaurante, en este caso, ella sugiere la comida, pero siempre pide a su invitado que escoja las bebidas. A la hora de pagar, ella pide la cuenta y paga. Si lo prefiere puede levantarse para arreglar la cuenta en privado.

Plegaria de la secretaria:Ayúdame señor:

A tener la capacidad para contestar 4 teléfonos amablemente y atender al mismo tiempo 2 visitantes mientras escribo la carta que deberá estar lista dentro de cinco minutos y aunque tengo la plena certeza que apenas mañana será firmada. A no perder la paciencia si tengo que pasar horas en el archivo buscando un papel que tal cual yo sospechaba esta en el bolsillo de mi jefe.A tener una memoria de computadora para recordar hechos que pasaron inadvertidos a mi jefe hace mucho tiempo y que según el estoy obligada a recordar.Finalmente a tener la sabiduría de varios profesores universitarios aunque mis estudios hayan sido simplemente secundarios.A saber donde esta el jefe, que esta haciendo y a que horas volverá aunque eso no lo sepa nadie y mucho menos su esposa.A que cuando el año termine tenga al inteligencia necesaria para no obedecer la orden de mi jefe para destruir esos archivos que me pedirá un par de semanas después.A tener la habilidad de un mago para hacer desaparecer a las personas que mi jefe no quiere recibir después de que he dicho no esta y de repente el me habla en voz alta.

Importancia de trabajo en equipo en una secretaria:

Objetivo: reconocer la importancia en la profesión de secretariado de trabajar en conjunto con otras personas para lograr un objetivo en común.

1. Equipo de trabajo:Un equipo de trabajo es un conjunto de personas que se organizan de una forma determinada para lograr un objetivo común.2. Elementos claves de trabajo en equipo:Los equipos de trabajo están formados por personas que aportan a los mismos una serie de características diferenciales (Formación, personalidad, aptitudes, etc.)3. A que se refiere la cooperación:Se refiere al hecho de que cada miembro del equipo aporte a estos todos sus recursos, personales para ayudar al logro del objetivo común este se observa cuando los componentes del equipo realizan actividades.4. Con base a los componentes del equipo de trabajo ¿Qué actividades se realizan?•Ofrecer nuevas ideas y proporcionar soluciones a las dificultades del equipo.•Interesarse por las ideas de los otros y desarrollarlas.•Ofrecer información relevante y hechos contrastados.•Evaluar los resultados del equipo.

5. ¿Por que se caracterizan los equipos cohesionados?Se caracterizan por que tienen nuevas ideas y cuando esto surge, se encausan y se resuelven de manera positiva.6. ¿Que valora los equipos cohesionados?Valora su pertenecía y se esfuerzan por mantener relaciones positivas con los miembros de los otros equipos.7. ¿Qué es un equipo efectivo?Cada miembro favorece las relaciones interpersonales y aporta sus habilidades para trabajar juntos a lo largo del tiempo.8. ¿Cuáles son los ejemplos de actividades de mantenimiento en equipo?•Animar, aceptar y mostrar acuerdo con las ideas de los demás, mostrando solidaridad.•Caminar con el equipo, estando de acuerdo en realizar las ideas de los otros.•Alertar la participación de todos y no solo de unos pocos.9. ¿Cuáles son los 3 mantenimientos claves de un trabajo en equipo?Saber: esta competencia engloba las características, entre los miembros de los equipos de trabajo. Poder: se refiere a la oportunidad que tenga el equipo de poner en funcionamiento todos sus recursos para el logro de sus objetivos.Querer: hablamos de motivación, de la compatibilidad entre objetos personales y los objetivos del equipo.