La Iglesia Episcopal

MANUAL DE MTODOS

ADMINISTRATIVOS PARA LOS ASUNTOS DE LA IGLESIA

De acuerdo con Ttulo I, Canon 7, De los mtodos administrativos en asuntos de la Iglesia, and Resolucin D-147 (1979 GC): Principios y prcticas de contabilidad para

dicesis, parroquias y otras congregaciones

(Peridicamente actualizado con la fecha ms reciente marcada en la nota al final de cada captulo)

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La Sociedad Misionero Nacional e Internacional de la Iglesia Episcopal Protestante en los Estados

Unidos de Norteamrica (The Domestic and Foreign Missionary Society of the Protestant Episcopal Church in the USA)

COPYRIGHT 2007, 2009, 2012 The Domestic and Foreign Missionary Society of the Protestant Episcopal Church in the USA

Todo derecho est reservado. Este manual no debe ser reproducido en ningn formato sin la autorizacin expresa por escrito de la Sociedad Misionera Nacional e Internacional de

la Iglesia Episcopal de los Estados Unidos de Amrica.

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Church in the USA. Office of the Treasurer, 815 Second Ave., New York, N.Y. 10017 (212) 716-6075

La Convencin General de la Iglesia Episcopal

A los miembros de la Iglesia Episcopal:

Este manual identifica los principios normativos y busca proporcionar consejos tiles sobre controles internos slidos y prcticos, lineamientos contables y prcticas administrativas. Creemos que puede ser una herramienta que le ayudar en sus esfuerzos para llevar a cabo los deberes y responsabilidades de su puesto. Unas secciones del manual se actualizan regularmente. La fecha de la ltima actualizacin aparece en la ltima pgina de cada captulo.

Siempre agradecemos sus comentarios, los cuales nos ayudan a realizar las actualizaciones. Les agradecemos por la oportunidad de servirles a ustedes y a nuestra iglesia. Les saluda atentamente, N. Kurt Barnes, Tesorero 815 Second Avenue New York, N.Y. 10017 (212) 922-5296 Fax (212) 876-0395 (800) 334-7626

AGRADECIMIENTOS

Los colaboradores en la revisin de este documento aparecen a continuacin. El trabajo no habr sido posible sin sus dones profesionales y su compromiso a los ministerios de la iglesia. Valoramos su apoyo y les agradecemos por su trabajo.

COLABORADORES VOLUNTARIOS COLABORADORES DE LA IGLESIA

EPISCOPAL

Lic. David Booth Beers Canciller a la Obispa Presidente

Sr. N. Kurt Barnes Tesorero

Sr.. Scott Konrad Dicesis de Connecticut

Sr. Alpha Conteh Contralor

Mark J. Duffy Archivista Cannico

Dr. C. Kirk Hadaway Director de Investigacin

CONTACTOS EN LA OFICINA DE FINANZA DE LA SOCIEDAD MISIONERA NACIONAL E INTERNACIONAL

Sr. Alpha Conteh

Contralor

Sra.. June Victor Asistente al Tesorero

Srita. Sheila Golden

Asistente Administrativa al Tesoreror

MANUAL DE MTODOS ADMINISTRATIVOS PARA LOS ASUNTOS DE LA IGLESIA

CONTENIDO Introduccin: Informacin general. El formato y diseo de este manual asisten en cumplir con las

responsabilidades de la supervisin financiera de una dicesis o congregacin. Los principios y prcticas de contabilidad descritos en este manual deben ser fciles de entender para la mayora de los lectores. Los conceptos y la tecnologa se han mantenido sencillos, y a la vez responden a las necesidades de los principios de contabilidad profesionales.

Captulo I: Administracin financiera. La presupuestacin es la asignacin de los recursos de la iglesia, de acuerdo a un plan, para lograr sus objetivos y metas. El presupuesto de la iglesia es, de entre las herramientas disponibles, una de las ms efectivas para la mayordoma adecuada de los activos de la iglesia.

Captulo II: Controles internos. Qu tipo de sistema de contabilidad se debe usar? Cuntas cuentas

bancarias se necesitan? Quin debe tener firma en los cheques? Quin debe depositar los ingresos semanales en el banco, y cmo debe hacerlo? stas slo son algunas de las preguntas que se necesitan contestar cuando se organiza un sistema de contabilidad para una congregacin. Las respuestas deben revisarse peridicamente.

Captulo III: Contabilidad. El ao fiscal para las congregaciones y dicesis de la Iglesia Episcopal es del 1 de enero hasta el cierre del 31 de diciembre, de acuerdo con los Cnones de la Iglesia Episcopal, Ttulo I, Canon 7, Seccin 1(i), cuyo texto se incluye en la introduccin del manual.

Captulo IV: Los impuestos y la Iglesia Episcopal. El cumplimiento cabal y puntual con las leyes impositivas federales y estatales es un elemento de la slida administracin de las finanzas de la iglesia. Los gobiernos federales y estatales exigen con mayor rigor hoy en da que las agencias gubernamentales apliquen las leyes impositivas ya existentes sin falla para lograr un aumento en los pagos tributarios de parte de todas las organizaciones, incluyendo las iglesias.

Captulo V: Fondos discrecionales del clero. La Iglesia Episcopal ha creado lineamientos para ayudar al clero, las dicesis, las congregaciones, las instituciones y otros con la autoridad de disponer de los fondos de la iglesia. El fin de los lineamientos es proporcionar la informacin y las recomendaciones para la estructura y el uso de un tipo de fondo particular, restringido temporalmente o designado, que se conoce como el fondo discrecional del clero.

Captulo VI: Lineamientos de auditoria para congregaciones. Los lineamientos de auditora se crearon para ayudar a los auditores con la auditora anual de los libros contables de la congregaciones de la Iglesia Episcopal. De acuerdo con los Cnones de la Iglesia Episcopal, las auditoras anuales son obligatorias para las parroquias, misiones y otras instituciones. El fin principal de la auditora es que los estados financieros se presenten en forma imparcial, honrada y clara. La persona que maneja el dinero o las inversiones de la iglesia requiere una auditora para proteger los bienes de la iglesia, y a su propia persona, contra las sospechas de cualquier mal manejo de los bienes. Adems los rectores, los consejos parroquiales, los vicarios, los comits del obispo, los tesoreros y otras personas con puestos de confianza pueden tener responsabilidad civil por las prdidas que se pudieran haber descubierto en una auditora ordinaria, y que no se descubrieran por no realizar la auditora.

Captulo VII: Seguros. La mayordoma responsable incluye la proteccin de los feligreses y los activos de una variedad de riesgos. El Ttulo I, Canon 7 (6) explica que: Las construcciones y sus

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contenidos tienen que ser asegurados adecuadamente. Y Ttulo I, Cnon 7 (3) afirma que: Los tesoreros y los custodios, que no son las instituciones bancarias, tienen que tener la fianza adecuada, con la excepcin de los tesoreros de fondos que no repasan los US $500 en ningn momento en el ao fiscal.

Captulo VIII: Informes parroquiales. Desde la primera Convencin General de la Iglesia Episcopal,

las congregaciones han proporcionado un informe sobre membresa, bautismos, comulgantes, servicios y finanzas. En 1804, el Comit sobre la Situacin de la Iglesia se estableci para revisar esta informacin y preparar un informe resumido para la Convencin General. La autoridad para el informe parroquial se describe en la Constitucin y cnones de la Iglesia Episcopal, Cnones I.6, I.7 y I.17. El texto de estos cnones se incluye en un anexo a las instrucciones.

Captulo IX: Administracin de archivos. Este captulo da lineamientos para los asuntos prcticos que los tesoreros y los administradores de las congregaciones enfrentan con los archivos administrativos. El captulo incluye una tabla de los plazos para guardar archivos que se puede adaptar para usarse en la congregacin.

Anexos

Anexo A: Formas. Este anexo contiene una lista de las formas frecuentemente usadas por los tesoreros de las congregaciones, y proporciona instrucciones sobre cmo obtenerlas. Aparecen muestras de algunas formas genricas al final del anexo.

Anexo B: Glosario

INTRODUCCIN: INFORMACIN GENERAL CONTENIDO

Introduccin...................................................................................................................................i-1

Seccin A. Constitucin y Cnones de la Administracin de la Iglesia Episcopal Protestante en los Estados Unidos de Norteamrica: Ttulo I, Canon 7: De los mtodos administrativos en los asuntos de la Iglesia.........................i-2 Seccin B. Mtodos administrativos y principios contables uniformes........................................i-4

Seccin C. Introduccin a la contabilidad de fondos...................................................................i-6

Seccin D. Calendario de fechas de entrega importantes.......................................................i-7

Introduccin

Este manual identifica requisitos y busca proporcionar consejos tiles sobre controles internos slidos y prcticos, lineamientos de contabilidad y prcticas administrativas. Creemos que puede ser una herramienta que le ayudar en sus esfuerzos para llevar a cabo los deberes y responsabilidades de su puesto.

El formato y el diseo de este manual asisten en cumplir con las responsabilidades de la supervisin de una dicesis o una congregacin. Los principios y prcticas contables descritos en el manual deben ser fciles de entender para la mayora de los lectores. Los conceptos y la terminologa se han mantenido sencillos y a la vez responden a las necesidades de los principios de la contabilida