MANUAL DE NORMAS Y · 2019-10-23 · emitirá su propio reglamento interno de organización y funcionamiento, los reglamentos y ordenanzas para la organización y funcionamiento de

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MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE ACCESO A LA

INFORMACIÓN PÚBLICA

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Ángel Quinilla Zacarías Juan José Tíu Vicente Concejo Municipal

Cargo que

ocupa:

Gerente Municipal Alcalde Municipal Concejo Municipal

Fecha: 18 Abril 2018 18 Abril 2,018 18 Abril 2018

Firma:

MUNICIPALIDAD DE

SACAPULAS QUICHÉ

Versión:

01-2018

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CONTENIDO

Acuerdo de Aprobación…………………………………………..………….………………4

Objetivo del Manual…………………………………………………..………………………5

Campo de Aplicación………………..…………………………………..…………………...5

Base Legal de la Dependencia .…………………………………………..………………..5

Antecedentes de la dependencia--…………………………………...….……..…….........6

Visión y Misión de la Institución ……………………………..…………………..…….…...6

Objetivos de la Institución . ……………………………..………..…….….….…………….7

Funciones de la Institución ..…….……………………..……………….………..………7-8

Estructura Organizacional…………….…………………………………………….……….9

Organigrama Estructural………….…..………………………………….………..…….…10

Compendio de Procedimientos...….……………………………………………..…...11-29

Glosario de Términos……………………………………………………………..………..30

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ACUERDO DE APROBACIÓN

5

OBJETIVO DEL MANUAL

Estandarizar mecanismos de desarrollo de actividades en la Unidad de Acceso a la

Información Pública de la municipalidad de Sacapulas, mediante la implementación

de instrumentos administrativos pertinentes que permitan optimizar recursos,

minimizar márgenes de error, para prestar un servicio eficaz y eficiente al pueblo de

Sacapulas en la transparencia de la Información Pública y atención de sus demandas

en cuanto a las solicitudes sobre información que sea necesaria para la población

Sacapulteca, de acuerdo a las funciones que establece la ley referente a la presente

dependencia.

CAMPO DE APLICACIÓN DEL MANUAL

El presente manual de normas y procedimientos, tiene efectos para la Unidad de

Acceso a la Información Pública de la municipalidad de Sacapulas Quiché, los

aspectos en el establecidos principalmente en lo referente a procedimientos, la

secuencia y la lógica de ejecución de los mismos, son aplicables para la

dependencia en mención, durante el tiempo que esté vigente el presente manual,

hasta su próxima actualización.

BASE LEGAL DE LA DEPENDENCIA

Artículos 30 y 31 de la Constitución Política de la República de Guatemala Y el

Decreto 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala.

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ANTECEDENTES DE LA DEPENDENCIA

Durante el año 2008 el Congreso de la República de Guatemala emitió el decreto 57-

2008 Ley de Acceso a la Información Pública, indicando a todas las entidades que

administran fondos públicos entre ellas las municipalidades la creación de una oficina

específicamente de información pública.

La municipalidad de Sacapulas en cumplimiento a lo establecido por la ley en sesión

de Concejo Municipal, en el acta No. 14-2009 de fecha del 15 de abril de año 2009

en el punto QUINTO ACUERDA crear la unidad de acceso a la información pública.

VISIÓN Y MISIÓN INSTITUCIONAL

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OBJETIVOS DE LA INSTITUCIÓN

La municipalidad es una entidad pública de gobierno municipal, es la representación

local del Estado de Guatemala, sus objetivos son atender de manera inmediata las

funciones del gobierno, principalmente aquellas que son de competencia propia, así

mismo articular esfuerzos con otros actores locales para impulsar procesos de

gestión que contribuyan al mejoramiento de la calidad de vida de la población del

municipio de Sacapulas.

FUNCIONES DE LA INSTITUCIÓN

Según Decreto 12-2002; el Artículo 34 del Código Municipal, el Concejo Municipal

emitirá su propio reglamento interno de organización y funcionamiento, los

reglamentos y ordenanzas para la organización y funcionamiento de sus oficinas, así

como el reglamento de personal y demás disposiciones que garanticen la buena

marcha de la administración municipal.

El Código Municipal por su parte en el Artículo 3 señala su autonomía que la

Constitución Política de la República garantiza que el municipio, elige a sus

autoridades y ejerce por medio de ellas, el gobierno y la administración de sus

intereses, obtiene y dispone de sus recursos patrimoniales, atiende los servicios

públicos locales, el ordenamiento territorial de su jurisdicción, su fortalecimiento

económico y la emisión de sus ordenanzas y reglamentos. Para el cumplimiento de

los fines que le son inherentes coordinará sus políticas con las políticas generales del

Estado y en su caso, con la política especial del ramo al que corresponda.

Ninguna Ley o disposición Legal podrá contrariar, disminuir o tergiversar la

autonomía municipal establecida en la Constitución Política de la República. El

Manual de Normas y Procedimientos es congruente con la normativa descrita, para

facilitar la delegación de función, la división del trabajo y la coordinación y armonía

que debe existir en el ambiente laboral Municipal. –

8

Decreto 12-2002; Artículo 68 y 72;

ARTICULO 68. * Competencias propias del municipio. Las competencias propias deberán cumplirse por el municipio, por dos o más municipios bajo convenio, o por mancomunidad de municipios, y son las siguientes: a) Abastecimiento domiciliario de agua potable debidamente clorada;

alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración de cementerios y la autorización y control de los cementerios privados; limpieza y ornato; formular y coordinar políticas, planes y programas relativos a la recolección, tratamiento y disposición final de desechos y residuos sólidos hasta su disposición final;

b) Pavimentación de las vías públicas urbanas y mantenimiento de las mismas; c) Regulación del transporte de pasajeros y carga, y sus terminales locales; d) La autorización de megáfonos o equipos de sonido a exposición al público en

la circunscripción del municipio; e) Administrar la biblioteca pública del municipio; f) Promoción y gestión de parques, jardines y lugares de recreación; g) Gestión y administración de farmacias municipales populares; h) La prestación del servicio de policía municipal; i) Cuando su condición financiera y técnica se los permita, generar la energía

eléctrica necesaria para cubrir el consumo municipal y privado; j) Delimitar el área o áreas que dentro del perímetro de sus poblaciones puedan

ser autorizadas para el funcionamiento de los siguientes establecimientos: expendio de alimentos y bebidas, hospedaje, higiene o arreglo personal, recreación, cultura y otros que por su naturaleza estén abiertos al público;

k) Desarrollo de viveros forestales municipales permanentes, con el objeto de reforestar las cuencas de los ríos, lagos, reservas ecológicas y demás áreas de su circunscripción territorial para proteger la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global;

l) Las que, por mandato de ley, le sea trasladada la titularidad de la competencia en el proceso de descentralización del Organismo Ejecutivo; y,

m) Autorización de las licencias de construcción, modificación y demolición de obras públicas o privadas, en la circunscripción del municipio.

ARTICULO 70.* Competencias delegadas al municipio. El municipio ejercerá competencias por delegación en los términos establecidos por la ley y los convenios correspondientes, en atención a las características de la actividad pública de que se trate y a la capacidad de gestión del gobierno municipal, de conformidad con las prioridades de descentralización, desconcentración y el acercamiento de los servicios públicos a los ciudadanos. Tales competencias podrán ser, entre otras: a) Construcción y mantenimiento de caminos de acceso dentro de la

circunscripción municipal;

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b) Velar por el cumplimiento y observancia de las normas de control sanitario de producción, comercialización y consumo de alimentos y bebidas, a efecto de garantizar la salud de los habitantes del municipio;

c) Gestión de la educación pre-primaria y primaria, así como de los programas de alfabetización y educación bilingüe;

d) Promoción y gestión ambiental de los recursos naturales del municipio; e) Construcción y mantenimiento de edificios escolares; y, f) Ejecutar programas y proyectos de salud preventiva.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA DEPENDENCIA

La Unidad de Acceso a la Información Pública municipal, es una de las 10 dependencias con que cuenta la municipalidad de Sacapulas departamento de Quiché, en esta dependencia se pueden observar tres niveles o categorías de funciones que se observarán a continuación: Cargos de Dirección; corresponde a éste o éstos la dirección o coordinación de la dependencia; el cual queda como encargada de la unidad, tiene bajo su responsabilidad dirigir todas acciones de esta dependencia. Cargos Administrativos; Corresponden a esta categoría las funciones de cargos del personal administrativo que labora dentro de las oficinas y que cumplen funciones técnicas en procesamientos de datos y generación productos administrativos, mismas que requieren cierta especialidad que obtiene a partir del nivel académico, antigüedad o experiencias previas. Cargos Operativos; Corresponde a esta categoría de funciones; aquellos que se ejecutan directamente en campo.

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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA DEPENDENCIA

11

COMPENDIO DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, ENCARGADA

UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

MUNICIPAL

09

01 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Requerimiento y actualización en versiones físicas y digital

de la información de oficio

DEFINICIÓN GENERAL: Mantener actualizada la información de oficio para

entrega inmediata cuando sea requerido

OBJETIVO: Contar con información pública actualizada para entrega

inmediata, para promover los procesos de transparencia municipal y acceso

de la población a la información de su interés

NORMAS ESPECÍFICAS: Artículo 10 Decreto 57-2008 C.R.G. Decreto 101-97

C.R.G. Decreto 57-92 C.R.G. Normas internas de control administrativo

RESPONSABLE: Encargada

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PASO NO.

CARGO FUNCIONAL

DESCRIPCIÓN

INICIO DEL PROCEDIMIENTO

1 Encargada Revisa y analiza información a requerir

según marco legal

2 Encargada Revisa información en su poder para

determinar cuál requerir para su

actualización

3 Encargada Agrupa información a requerir según

fuente de la misma

4 Encargada Redacta oficio para requerir información,

dejando 5 días hábiles para la entrega

por parte de las dependencias

municipales

5 Encargada Solicita firma de visto bueno de Alcalde

12

para requerir información

6 Alcalde Firma requerimiento de información

7 Encargada Entrega oficio de requerimiento a

directores/coordinadores de cada

dependencia municipal

8 Directores/Coordinadores Reúnen información requerida para

entrega a unidad de información pública

9 Directores/coordinadores Entregan con oficio a Unidad de Acceso a

información pública, información

requerida

10 Directores/coordinadores Algunos no entregan información según

procedimiento y fechas indicadas

11 Encargada Notifica mediante oficio a Alcalde de

negativa de directores en entrega de

información

12 Encargada Emite oficio de requerimiento por 2da y 3ª

ocasión

13 Directores/coordinadores Algunos persisten en negativa o

incumplimiento de entrega de información

14 Encargada Informa por escrito a Alcalde

15 Alcalde Notifica mediante oficio secretarial,

sanciones administrativas por

incumplimiento de deber, lo cual aquí

aplica denuncia

16 Directores/coordinadores Todos cumplen con entrega de

información mediante oficio de entrega a

Unidad de acceso a la información

17 Encargada Reúne información recibida

18 Encargada Clasifica información recibida

19 Encargada Archiva información física para entrega

inmediata cuando se requerido

20 Encargada Ingresa a página web y otros portales

para actualizar información de oficio en

formato digital

21 Encargada Revisa continuamente que portales

electrónicos que tengan la información

actualizada

FIN DEL PROCEDIMIENTO

13

FLUJOGRAMA; O DIAGRAMA DE FLUJO 01

ENCARGADA ALCALDE DIRECTORES DAFIM

Si

No

INICIO

1

2

9

6

8

7

5

4

3

10

14

11

14

FIN

16

15

12

13

17

18

19

20

21

15


MUNICIPAL

09


Entrega de información según requerimientos recibidos

de forma verbal, escrito u otros medios

DEFINICIÓN GENERAL: Es la respuesta inmediata que se da a las

solicitudes de información pública que llegan a la unidad de acceso a la

información pública

OBJETIVO: Definir la metodología de atención inmediata a las solicitudes de

información que llegan a la dependencia para mejorar la transparencia

municipal

NORMAS ESPECÍFICAS: Artículo 10 Decreto 57-2008 C.R.G. Decreto 101-97

C.R.G. Decreto 57-92 C.R.G. Normas internas de control administrativo



PASO NO.

CARGO FUNCIONAL

DESCRIPCIÓN


1 Requiriente Solicita en forma verbal, escrita u otro

medio, información pública de su interés

2 Encargada Recibe o da trámite a solicitudes de

información

3 Encargada Si la solicitud es verbal o por escrito,

anota en formularios o libros, datos del

requiriente e información requerida

4 Encargada Prepara, reproduce y entrega información

requerida

5 Requiriente Firma de recibido la información que

requirió

6 Encargada Si la solicitud es vía electrónica, u otra

forma en el que el requiriente no se

apersona a las instalaciones

municipales, revisa medios electrónicos

7 Requiriente Envía requerimiento por escrito por algún

medio electrónico

16

8 Encargada Prepara, reproduce y envía información

requerida por medio electrónico

9 Encargada Registra con datos del requiriente o

pantallazos del proceso de envío de la

información requerida

10 Encargada Registra o documenta información

enviada por medio electrónico

11 Encargada Genera estadísticas e informes

mensuales de requerimiento y entrega de


12 Encargada Archiva procesos gestionados


17

FLUJOGRAMA 02

Requiriente Encargada

Inicio

4

1

2

8

5

3

6

7

9

10

12

FIN

11

18


MUNICIPAL

05


Rendir informe preliminar y final a la PDH sobre gestión de

la información pública municipal

DEFINICIÓN GENERAL: Generar y enviar informes preliminares y finales a la

PDH según las fechas establecidas y formas establecidas

OBJETIVO: Cumplir de forma efectiva con las responsabilidades

institucionales informando a los entes responsables de la gestión de la

información pública municipal

NORMAS ESPECÍFICAS: 57-2008 Ley de Acceso a la información pública

municipal; Normas de control interno



PASO NO.

CARGO FUNCIONAL

DESCRIPCIÓN


1 Encargada Mantener registro actualizado y clasificado de las

gestiones de solicitud y entrega de información de

oficio y otras enmarcadas en la ley afines

2 Encargada Revisa fechas de rendición de informes a la PDH

3 Encargada Ingresa a portales electrónicos para registrar

gestiones de información pública municipal, según

requerimientos de PDH

4 Encargada Revisa que información sea ingresado a portales

electrónicos de forma adecuado

5 Encargada Imprime reportes de envío de informes

6 Encargada Archiva reportes impresos

7 Encargada Reproduce informes enviados a portales y entrega

en forma física en Sede departamento de PDH

8 Encargada Archiva copias de recibido de informes en formato

físico


19

FLUJOGRAMA NO. 3

ENCARGADA

INICIO

6

5

FIN

9

1

2

3

4

6

20


MUNICIPAL

09


Promoción social de la Ley de Acceso a la Información

Pública decreto 57-2008

DEFINICIÓN GENERAL: Dar a conocer a la población y grupos específicos

la existencia de la ley, para hagan uso de ella

OBJETIVO: Informar a la ciudadanía y actores locales sobre los avances de

la gestión pública vinculado a la administración de los recursos, para

promover una ciudadanía más informada y comprometida con la gestión

pública municipal

NORMAS ESPECÍFICAS: Decreto 57-2008; Artículo 135 Decreto 12-2002,

Normas de control interno municipal


DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN:


PASO NO.

CARGO FUNCIONAL

DESCRIPCIÓN


1 Encargada Realiza su Plan Operativo Anual, entre

ellas actividades de promoción de la ley

en mención

2 Encargada Define grupos metas, materiales, otros

recursos para su plan de promoción

3 Concejo Municipal Aprueba en el mes de octubre el Plan

Operativo anual de la dependencia

4 Encargada Prepara materiales impresos,

audiovisuales, para promoción

5 Encargada Convoca a grupos

6 Encargada Ejecuta plan de promoción de la ley

7 Encargada Informa sobre avances en sus actividades

de promoción

8 Encargada Evalúa mediante índices de solicitud de

información, la funcionalidad de las

actividades de promoción

21

9 Encargada Archiva informes sobre actividades de

promoción realizadas


FLUJOGRAMA NO. 4

ENCARGADA CONCEJO

INICIO

1

4

2

7

3

5

8

11

FIN

6

22


MUNICIPAL

09


Entrega de información que no es de oficio, según

requerimientos recibidos de forma verbal, escrito u otros

medios

DEFINICIÓN GENERAL: Subir al sistema y llevar registro de compras y

contrataciones públicas que realiza la municipalidad

OBJETIVO: Promover la transparencia y rendición de cuentas en los

procesos y etapas presupuestarias a través del uso del sistema

guatecompras

NORMAS ESPECÍFICAS: Decreto 57-92 C.R.G. Decreto 101-97 C.R.G

RESPONSABLE: Operador de guatecompras


PASO NO.

CARGO FUNCIONAL

DESCRIPCIÓN


1 Requiriente Solicita en forma verbal, escrita u otro

medio, información pública no de oficio,

de su interés

2 Encargada Recibe o da trámite a solicitudes de

información

3 Encargada Si la solicitud es verbal o por escrito,

anota en formularios o libros, datos del

requiriente e información requerida

4 Encargada Indica a requirientes que deben esperar

al menos 10 días hábiles para su entrega

5 Encargada Solicita información no de oficio, a

dependencias municipales

6 Encargada Prepara, reproduce y entrega información

requerida

7 Requiriente Firma de recibido la información que

requirió

8 Encargada Si la solicitud es vía electrónica, u otra

forma en el que el requiriente no se

23

apersona a las instalaciones

municipales, revisa medios electrónicos

9 Requiriente Envía requerimiento por escrito por algún

medio electrónico

10 Encargada Indica a requirientes que deben esperar

al menos 10 días hábiles para su entrega

11 Encargada Solicita información no de oficio, a

dependencias municipales

12 Encargada Prepara, reproduce y envía información

requerida por medio electrónico

13 Encargada Registra con datos del requiriente o

captura de pantalla del proceso de envío

de la información requerida

14 Encargada Registra o documenta información

enviada por medio electrónico

15 Encargada Genera estadísticas e informes

mensuales de requerimiento y entrega de


16 Encargada Archiva procesos gestionados


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FLUJOGRAMA No. 5

REQUIRIENTE ENCARGADA

INICIO

1

2

3

4

5

6

12

7

8

10

11

9

25

FIN

16

14

13

15

26


MUNICIPAL

09


Gestión de reportes a través de la APP

DEFINICIÓN GENERAL: Recepción de la ciudadanía, traslado interno

municipal, recepción interna municipal y traslada/informa a la ciudadanía

sobre la información enviada a la APP

OBJETIVO: Establecer mecanismos estandarizados para la gestión de los

reportes que ingresan a través de la APP MiMuni, atendiendo los plazos

legalmente establecidos, así como también los procesos de transparencia y

rendición de cuentas impulsados por la Corporación Municipal.

NORMAS ESPECÍFICAS: Decreto 12-2002, Artículos 68, 70, 72, Decreto 57-

2008; Normas de control interno municipal



PASO NO.

CARGO FUNCIONAL

DESCRIPCIÓN


1 Ciudadano Ciudadano emite reporte a través de la

APP, respecto a alguna incidencia

vinculada a la gestión municipal

2 Encargada UAIPM Se entera de la gestión solicitada, verifica

datos de identificación del ciudadano y

analiza la solicitud, de lo que puede

suceder:

1.1 PROCEDENTE. Valida en el

sistema la gestión y deriva a la máxima

autoridad de la dependencia municipal

que corresponda a través de correo

electrónico (con copia al Alcalde

Municipal) y mensaje de texto u otro

medio de comunicación efectivo. La

validación en el sistema implica una

respuesta automática al ciudadano,

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acusando de recibido el reporte y que se

estará dando trámite a la solicitud,

notificándole de lo actuado en un plazo

no mayor a 36 horas. Cambia estatus de

–RECIBIDO- a –PROCESADO-

1.2 IMPROCEDENTE. Informa a

través de la APP al Ciudadano el motivo

de la improcedencia de la solicitud,

haciendo las recomendaciones

pertinentes. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Cambia estatus de –RECIBIDO- a –

SOLUCIONADO-

3 Directores Jefes de la dependencia pertinente

Se entera del reporte emitido por el Ciudadano, emite marginado y traslada de inmediato al encargado de la incidencia, fijando un plazo de 24 horas para que se emita un informe circunstanciado de las acciones realizadas. De lo actuado, deja constancia en el sistema respectivo, mediante registro automático o físico.

4 Personal técnico-administrativo

Recibe marginado, conoce reporte,

verifica su contenido y datos de

identificación del ciudadano, de lo que

procede, según circunstancias:

3.1 Verificación documental: revisa si hay

antecedentes de la incidencia.

3.2 Verificación de campo: procede a

realizar una inspección ocular en el sitio.

Documenta mediante video y/o fotografía.

5 Personal Emite informe circunstanciado y presenta a la máxima autoridad de la dependencia municipal para que autorice las gestiones a realizar.

6 Director (jefe) de la dependencia municipal

Conoce informe circunstanciado, verifica

plazos y procede:

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Director (jefe) de la dependencia municipal

6.1 AUTORIZA: instruye al encargado del

reporte para que proceda a realizar las

acciones administrativas y operativas

correspondientes. Pasa a siguiente

actividad.

6.2 NO AUTORIZA: Informa por escrito al

ciudadano declarante, justificando su

decisión, a través de la Unidad de Acceso

a la Información. Pasa a actividad 8.

7 Encargado de la gestión Recibe marginado del Director o Jefe, procede a realizar las diligencias administrativas y operativas, documenta mediante video o fotografía la acción realizada e informa a la máxima autoridad de la dependencia municipal de lo actuado.

8 Directores o Jefes de la dependencia municipal

Conoce de las acciones realizadas y procede a informar al Encargado de la Unidad de Acceso a la Información de lo actuado. Adjunta videos o fotografías de los escenarios previos y posteriores a la gestión municipal realizada.

9 Encargado (a) UAIPM Recibe informe, escanea e informa a través de la APP al ciudadano de lo actuado. Si el ciudadano cuenta con correo electrónico, le enviará una copia digital de lo actuado. Si el ciudadano no reporta correo electrónico, se le notifica de forma física a su residencia . Modifica el estado en el sistema de –PROCESADO- a –SOLUCIONADO-. Publica en redes sociales la incidencia gestionada.

10 Encargado (a) UAIPM Emite reportes periódicos de las gestiones que ingresan a través de la APP y traslada al Alcalde Municipal y a la Mesa Técnica de Verificación constituida para el efecto, para tomar las acciones correctivas correspondientes.


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FLUJOGRAMA 06

CIUDADANO ENCARGADA

UAIPM

DIRECTORES

DEPENDENCIA

PERSONAL

ADMINISTRATIVO/

OPERATIVO

No Si

INICIO

5

2.1 2.2

1

2

8

3

4

9

6.2

10

FIN

2

FIN

6 6.1

FIN 7

30

GLOSARIO DE TÉRMINOS

UAIPM Unidad de Acceso a la Información Pública Municipal

APP/ APP MI MUNI Aplicación de Participación Ciudadana

P.D.H Procuraduría de los Derechos Humanos

C.R.G Congreso de la República de Guatemala

CPRG Constitución Política de la República de Guatemala

REQUIRIENTE Persona que requiere o solicita información

GUATECOMPRAS Sistema informático para registro y control de contrataciones del

estado

Documents

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