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MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL SERVICIO PENITENCIARIO

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

CAJA CHICA

VERSIÓN Nº 01

DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS OFICINA DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO Y ORGANIZACIÓN

CARACAS, SEPTIEMBRE DE 2013

TÍTULO: CÓDIGO:

CAJA CHICA M-CCH-003-13

ASUNTO:

ÍNDICE


Vigencia: Septiembre, 2013

OPPO - DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN 2

PÁG.

APROBACIÓN DEL MANUAL………………………………………………………………………………………………………… 03 CAPÍTULO I – ASPECTOS GENERALES OBJETIVO………………………………………………………………………………………………………………………………. 04 ALCANCE…………………………………………………………………………………………………………………………………. 04 SEGURIDAD Y PROTECCIÓN 04 DEPENDENCIAS QUE INTERVIENEN……………………………………………………………………………………………… 04 BASE LEGAL……………………………………………………………………………………………………………………………. 04 FORMULARIOS A UTILIZAR………………………………………………………………………………………………………… 04 NORMAS GENERALES………………………………………………………………………………………………………………… 05 CAPÍTULO II – NORMAS ESPECÍFICAS DE LA CONSTITUCIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA……………………………………………………………………… 07 DEL MANEJO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA……………………………………………………………………………. 07 DE LAS FACTURAS……………………………………………………………………………………………………………………. 08

DE LA REPOSICIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA……………………………………………………………………. 10

DEL FINIQUITO DE FONDOS DE CAJA CHICA………………………………………………………………………………… 10

DEL CIERRE DE UN FONDO DE CAJA CHICA…………………………………………………………………………………. 10

DE LOS ESTABLECIMIENTOS PENITENCIARIOS Y ENTIDADES DE ATENCIÓN……………………………………… 10

CAPÍTULO III – DE LOS PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: CONSTITUCIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA…………………………… 10

DIAGRAMA DE FLUJO………………………………………………………………………………………………………………… 11

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA……………………………….. 12


DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: FINIQUITO DE CAJA CHICA…………………………………………………… 14


DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ARQUEO DE CAJA CHICA………………………………………………………. 16


CAPÍTULO IV – DE LOS FORMULARIOS FORMULARIO: CONSTITUCIÓN DE CAJA CHICA, FORMA: F-CFCH-003-13-01………………………………… 18

INSTRUCTIVO…………………………………………………………………………………………………………………………… 19

FORMULARIO: RECIBO DE GASTO DE CAJA CHICA, F-RGCCH-003-13-02……………………………………… 20

INSTRUCTIVO…………………………………………………………………………………………………………………………… 21

FORMULARIO: REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA, FORMA: F-RFCCH-003-13-03…………………. 22

INSTRUCTIVO…………………………………………………………………………………………………………………………… 23

FORMULARIO: ARQUEO DEL FONDO DE CAJA CHICA, FORMA: F-AFCCH-003-13-04……………………….. 24

INSTRUCTIVO…………………………………………………………………………………………………………………………… 25

MODELO DE HOJA PARA LA ENTREGA DE LA FACTURA……………………………………………………………………. 26

FORMULARIO: HOJA RUTA, FORMA: HR-006-13-01……………………………………………………………………. 27

GLOSARIO DE TÉRMINOS…………………………………………………………………………………………………………… 28

TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO:

APROBACIÓN DEL MANUAL – PUNTO DE CUENTA

ELABORADO POR: REVISADO POR: CONFORMADO POR:

Dirección de Organización Oficina de Planificación,

Presupuesto y Organización

Oficina de Administración y

Finanzas




TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:

ASPECTOS GENERALES I




OBJETIVO.

Establecer normas y procedimientos administrativos para la Apertura, Administración, Reposición y Cierre de Fondos de Caja del Ministerio del Poder Popular para el Servicio Penitenciario.

ALCANCE.

Las disposiciones y normativas contenidas en el presente Manual, aplican a las dependencias Administrativas que participan en la ejecución del procedimiento de Caja Chica, siendo los titulares los responsables de su debido cumplimiento conforme a lo dispuesto por la norma legal que regula la materia, y en los términos contenidos en el presente documento.

SEGURIDAD Y PROTECCIÓN.

El presente Manual y su contenido, es para uso interno del Ministerio del Poder Popular para el Servicio Penitenciario (MPPSP). Por tal motivo, salvo instrucciones diferentes, el mismo no podrá ser modificado total o parcialmente sin previa justificación ante la Oficina de Planificación, Presupuesto y Organización – Dirección de Organización y Sistemas, de conformidad con lo dispuesto en el vigente Manual de Elaboración y Control de Manuales, M-ECM-001-13.

DEPENDENCIAS QUE INTERVIENEN:

Despacho de la Ministra o Ministro.

Oficina de Administración y Finanzas.

- Dirección de Finanzas.

Dependencias Solicitantes.

BASE LEGAL.

Decreto N° 8.414, mediante el cual se dicta el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de la Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.

Gaceta Oficial N° 39.741 de fecha 23 de Agosto de 2011.

Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema Presupuestario. Gaceta Oficial No. 5.781 Extraordinaria de fecha 12 de agosto del 2005.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial Extraordinaria N° 6.013 de fecha 23 de Diciembre de 2010.

Plan Único de Cuentas. Oficina Nacional de Presupuesto – Ministerio del Poder Popular para la Planificación y las Finanzas.

Ley Contra la Corrupción. Gaceta Oficial N° 5.637 Extraordinario de fecha 07 de abril de 2003. Título I, Capítulo II, Artículos 7, 16, 17, 18 y 19.

Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. Gaceta Oficial Nº 2.818 Extraordinaria de 1º de julio de 1981 TITULO I, Capítulo I, Artículo 3.

Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de Administración Central y Descentralizada Funcionalmente, emitida por la Superintendente Nacional de Auditoría Interna. Gaceta Oficial Nº 38.282 de fecha 28 de septiembre de 2005.

Providencia Administrativa Nº 00071, emitida por el SENIAT, que establece las Normas generales de Emisión y Elaboración de Facturas y otros documentos. .Gaceta Oficial Nº 39.795 de fecha 11 de Noviembre de 2011.

Providencia Administrativa Nº 0056, emitida por el SENIAT, mediante el cual se designan a los Entes Públicos como Agentes de Retención del Impuesto al Valor Agregado. Gaceta Oficial Nº 38.188 de fecha 17 de Junio de 2005.

Ley de Presupuesto del Ejercicio Económico Vigente.

Normas emanadas de la Oficina Nacional de Contabilidad (ONCOP).

FORMULARIOS A UTILIZAR.

CONSTITUCIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA, FORMA:

F-CFCCH-003-13-01.

RECIBO DE GASTO DE CAJA CHICA, FORMA: F-RGCCH-003-13-02.

REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA, FORMA: F-RFCCH-003-13-03.

ARQUEO DE FONDO DE CAJA CHICA, FORMA, F-AFCCH-003-13-04.

MODELO DE HOJA PARA LA ENTREGA DE LA FACTURA.

MODELO DE ACTA DE ENTREGA DEL FONDO DE CAJA

CHICA.

HOJA DE RUTA, FORMA: HR-006-13-01.

TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:





NORMAS GENERALES

1. Con cargo a los Fondos de Anticipo se crearán y repondrán los Fondos de Caja Chica.

2. Los Fondos de Caja Chica, se asignarán mediante autorización de la Ministra o Ministro del Ministerio del Poder para el Servicio Penitenciario (MPPSP), o en quien delegue la atribución.

3. La apertura del Fondo de Caja Chica, se realizará mediante aprobación de la Ministra o Ministro a través de un Punto de Cuenta, presentado por el Director General de la Oficina de Administración y Finanzas.

4. La Ministra o Ministro o el personal autorizado aprobará el monto del Fondo de Caja Chica, previa exposición de motivo de la dependencia solicitante y opinión técnica de la Oficina de Administración y Finanzas, cuyo monto deberá ser establecido por la máxima autoridad de acuerdo a las partidas específicamente autorizadas y a los recursos presupuestarios disponibles.

5. Los responsables del Fondo de Caja Chica estarán sujetos a las normas establecidas en la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público y su Reglamento N° 1, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley Contra la Corrupción y al Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF).

6. El responsable que tenga a cargo el manejo de un fondo en anticipo podrá autorizar el funcionamiento de uno o más Fondos de Caja Chica para efectuar pagos en efectivo o mediante cheques, durante el ejercicio presupuestario.

7. Los responsables de la Dirección del Despacho, las Oficinas, los Viceministros o Viceministras, las Direcciones Generales y las Direcciones Regionales adscritas al Ministerio, podrán solicitar la apertura o cierre del Fondo de Caja Chica.

8. Cuando se requiera solicitar incremento del monto del Fondo de Caja Chica, se hará por escrito y autorizadas por la Oficina de Administración y Finanzas, previa verificación de la responsabilidad presupuestaria.

9. La Ministra o Ministro y/o el personal autorizado, podrá proceder al cierre definitivo de un Fondo de Caja Chica, cuando existan razones justificadas para ello.

10. Los responsables del manejo de los Fondos de Caja Chica verificarán la racionalidad de los precios, la suficiencia de las garantías y demás requisitos de legalidad y sinceridad de

los gastos cancelados con cargo a dichos fondos.

11. La reposición de Fondos de Caja Chica deberá acompañarse de la relación de facturas de los gastos realizados, beneficiarios, monto, así como de los comprobantes de los pagos efectuados y el estado de situación del fondo. Los comprobantes de gastos debidamente cancelados quedarán en poder de la Oficina de Administración y Finanzas – Dirección de Finanzas - Ordenación de Pagos, a los fines de su posterior revisión por parte de la Oficina de Auditoría Interna.

12. La Oficina de Administración y Finanzas deberá adoptar las medidas preventivas y de control que considere necesarias, a fin que los responsables de administrar los Fondos de Caja Chica no excedan los créditos presupuestarios previstos.

13. Para facilitar las tareas de control y el proceso

de auditoría, la documentación física que soporte la información contable, deberá ser ordenada y organizada sobre la base de las atribuciones establecidas en la Ley, así como la ejecución del presupuesto de gastos e ingresos.

14. Los documentos comprobatorios de las transacciones realizadas por los Despachos de Viceministros o Viceministras, Oficinas y Direcciones Generales que administren, manejen o custodien fondos y otros bienes nacionales deben conservarse permanentemente organizados y numerados en orden consecutivo y en expedientes físicos y electrónicos para cada ejercicio presupuestario que se ejecuta y separados de los correspondientes al ejercicio anterior.

15. El Director General de la Oficina de Administración y Finanzas podrá realizar arqueos a los Fondos de Caja Chica otorgados cuando lo considere necesario.

“Manual de Normas de Control Interno”, sobre un Modelo Genérico de la Administración Central y Descentralizada Funcionalmente. Septiembre 2005. Punto 4.7.7.

16. Cualquier irregularidad en el Manejo de los Fondos de Caja Chica generará la aplicación de las sanciones a que haya lugar, según la normativa que regula la materia.

17. En caso que se detecten faltantes en el manejo de los Fondos de Caja Chica, el responsable deberá rembolsarlo y se le aplicará la sanción correspondiente de acuerdo con la norma anterior.

TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:





18. Toda reposición del Fondo de Caja Chica deberá estar acompañada por:

Memorando, debidamente firmado por el Director General, Viceministra o Viceministro responsable.

Formulario: Hoja de Ruta, Forma: F-HRI-003-13-04.

Formulario: Reposición del Fondo de Caja Chica, Forma: F-RFCCH-003-13-03.

Facturas anexas (por hoja), debidamente selladas y justificadas (especificación del gasto).

19. “Los funcionarios encargados de la administración y liquidación de ingresos

nacionales de los órganos y entes del sector

público, deberán prestar caución suficiente, de

conformidad con el artículo 161 de la Ley

Orgánica de la Administración Financiera del

Sector Público, hasta por la cantidad de ciento

cincuenta unidades tributarias (150 U.T.),

constituidos por empresas de seguros debidamente inscritas por ante la

Superintendencia de Seguros.”

(Art. 37, Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema Presupuestario).

ARTÍCULO 161°: Los funcionarios encargados de la administración y liquidación de ingresos nacionales o de la recepción, custodia y manejo de fondos o bienes públicos, prestarán caución antes de entrar en ejercicio de sus funciones, en la cuantía y forma que determine el Reglamento de esta Ley.

La caución se constituye para responder de las cantidades y bienes que manejen dichos funcionarios y de los perjuicios que causen al patrimonio público por falta de cumplimiento

de sus deberes o por negligencia o impericia en el desempeño de sus funciones.

En ningún caso podrá oponerse al ente público perjudicado la excusión de los bienes del funcionario responsable.

20. El responsable de la Oficina de Administración y Finanzas podrá realizar análisis de la rendición del Fondo de Caja Chica emitida por una dependencia, y de ser caso podrá rebajar el monto asignado.

21. La Oficina de Auditoría Interna de conformidad con sus funciones, practicará auditoría a los Fondos de Caja Chica cuando lo estime conveniente.

22. Los conceptos de gasto relacionados en la Constitución como en la reposición del Fondo de Caja Chica, deben estar ajustados a los códigos y conceptos que contempla el Clasificador Presupuestario emanado de la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), vigente en cada ejercicio económico fiscal.

TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:

NORMAS ESPECÍFICAS II




DE LA CONSTITUCIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA.

1. El Fondo de Caja Chica tendrá una asignación máxima de hasta DOSCIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS (200 U.T.).

2. El monto máximo para sufragar gastos será hasta VEINTE UNIDADES TRIBUTARIAS (20 U.T.); cada uno, con cargo a las partidas específicas de su presupuesto de gastos.

3. Será responsabilidad del Director o Directora General de la Oficina de Administración y Finanzas, presentar el Punto de Cuenta ante la Ministra o Ministro, para la aprobación de los Fondos de Caja Chica del Ministerio.

4. Los gastos a realizarse con cargo a la Caja Chica, deben corresponderse estrictamente con las partidas presupuestarias incluidas en el Presupuesto de Gastos correspondientes: A. ADQUISICIÓN DE MATERIALES, Y

SUMINISTROS Y B. SERVICIOS NO

PERSONALES, no se podrán realizar gastos por:

Inmuebles y equipos existentes.

Conservación, ampliaciones y mejoras.

Estudios y proyectos para inversión en activos fijos.

Contratación de inspección de obras.

Construcciones del dominio público.

Donaciones.

5. Las Dependencias del Ministerio que requieran la apertura de un Fondo de Caja Chica deberán efectuar la solicitud ante la Oficina de Administración y Finanzas a través del Formulario “Constitución de Fondos de Caja Chica, FORMA: F-CFCH-003-13-01, indicando:

Justificación.

Trabajador o Trabajadora responsable del Fondo de Caja Chica.

Monto solicitado.

Partidas que requieren movilizar conforme al numeral primero y tercero de las presentes Normas.

6. La Oficina de Administración y Finanzas a través del Área de Ordenación de Pagos, procederá al análisis de la solicitud para su aprobación y asignación del monto correspondiente al Fondo de Caja Chica. Dicha decisión será notificada por la Oficina de Administración y Finanzas a la Dependencia Solicitante.

7. La Oficina de Administración y Finanzas a través del Área de Ordenación de Pagos, deberá de elaborar y hacer entrega de los cheques correspondientes a los Fondos de Caja Chica.

8. Se deberá llevar un registro diario de las operaciones contables, con el fin de establecer un control de ingresos y egresos que se originen en el Fondo de Caja Chica, lo que permitirá determinar el monto de la reposición de fondos.

DEL MANEJO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA.

1. El manejo de los Fondos de Caja Chica asignados a las dependencias adscritas al Ministerio, será responsabilidad del Director(a) General, Viceministro(a) encargado y/o responsable.

2. El Fondo de Caja Chica sólo puede usarse para gastos contemplados en las partidas 4.02.00.00.00 “Materiales y Suministros” y 4.03.00.00.00 “Servicios No Personales”.

3. Todos los gastos correspondientes a la partida específica (4.02.01.01.00), por concepto de alimentos y bebidas, deberán estar justificados y respaldados.

4. En el caso de adelanto de Fondos a trabajadores y/o trabajadoras para realizar gastos, deberá utilizarse el Formulario: RECIBO DE GASTO DE CAJA CHICA, FORMA: F-RGCCH-003-13-02 a tal efecto, el gasto deberá justificarse con las facturas respectivas en un lapso de cuarenta (48) horas.

5. El Formulario: RECIBO DE GASTO DE CAJA

CHICA, FORMA: F-RGCCH-003-13-02 no

podrá ser usado para efectuar la reposición del Fondo de Caja Chica.

6. Los recibos de pagos por concepto de “VALES” y/o préstamos en general, no están permitidos.

7. La movilización de los Fondos de Caja Chica deberán registrarse en el Formulario: "REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA"

FORMA: F-RFCCH-003-13-03 debidamente firmado por el trabajador o trabajadora responsable del manejo.

8. La reposición indicada en el Formulario "REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA"

FORMA: F-RFCCH-003-13-03, deberá ser en todo momento y de manera exacta, la suma de dinero efectivo, más los montos que indiquen las facturas y/o recibos que respalden los desembolsos que habrá de estar ordenada por fecha para su control.

9. Se pagará por Caja Chica aquellas erogaciones sobre “Viáticos dentro del País”, a través del Formulario: RECIBO DE GASTO DE CAJA CHICA, FORMA: F-RGCCH-003-13-02.

TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:





10. Se excluyen del Fondo de Caja Chica los desembolsos siguientes:

Cancelación de deuda por concepto de

compras a crédito.

Cambiar cheques.

Hacer préstamos.

Aceptar vales del personal a cuenta del sueldo.

Avisos de prensa.

Pagos de salarios y horas extras.

Gastos recurrentes, servicios básicos.

Relaciones Sociales.

De publicidad o personal.

11. Los Fondos de Caja Chica autorizado a través de una cuenta bancaria, se realizarán a nombre del Ministerio del Poder Popular para el Servicio Penitenciario, previo los trámites legales para la apertura de cuentas corrientes y la delegación de las firmas autorizadas y, previa autorización de la Oficina Nacional del Tesoro.

DE LAS FACTURAS.

1. Será responsabilidad del trabajador o trabajadora, autorizado para el manejo del Fondo de Caja Chica del resguardo, custodia y control de los comprobantes y facturas.

2. Los pagos realizados contra el Fondo de Caja Chica deberán estar amparados por los documentos originales que soportan los correspondientes gastos.

3. Las Facturas originales que soportan la movilización del Fondo de Caja Chica deberán contener:

Estar escritos a máquina o con bolígrafo, en letra legible y en tinta de un solo color.

Sin tachaduras o enmiendas que puedan poner en duda su contenido o legitimidad.

Emitidos a nombre del MINISTERIO DEL

PODER POPULAR PARA EL SERVICIO

PENITENCIARIO. con el respectivo RIF: G-20009900-3.

Tener especificado el concepto que lo origina, la cantidad y precio total.

Deberán estar debidamente identificados con el nombre, membrete o logotipo de la empresa, número de Registro de Información Fiscal (RIF) del proveedor del bien o servicio, y consignar (en la parte posterior) el nombre completo y la firma de las personas que incurrieron en el gasto, así como también nombre y apellido del supervisor inmediato y sello.

El proveedor deberá ser persona jurídica.

Facturas elaboradas por una imprenta, autorizadas por el SENIAT y maquina fiscal.

4. El monto máximo de cada factura a pagar con cargo a los Fondos de Caja Chica no podrá ser superior a veinte unidades tributarias (20 U.T).

5. Conforme a lo establecido sobre el Impuesto al Valor Agregado, el monto total de la factura, debe incluir el IVA, no será incluido cuando lo adquirido se encuentre exento del impuesto.

6. No se deberán aceptar facturas o recibos cuyo concepto sea "VARIOS O VÍVERES" o alguna palabra genérica que no permita identificar el concepto específico del gasto. Así mismo, el proveedor del material o servicio debe estar plenamente identificado.

7. Las facturas relacionadas con vehículos deberán tener especificado el número de la placa y la denominación de la Dependencia a la cual está asignado.

En la parte posterior de la factura, deberá tener el nombre y número de cédula del conductor.

8. Toda factura, recibo o comprobante deberá estar conformado por el trabajador o trabajadora responsable del manejo del Fondo de Caja Chica, tener asentado el sello de la correspondiente Dependencia y estar inutilizados con el sello de PAGADO; los mismos se mantendrán archivados temporalmente hasta la reposición del fondo.

9. La fecha contenida en las facturas del Fondo

de Caja Chica, deberán coincidir con el lapso en que se está relacionando la reposición.

10. De presentarse facturas extemporáneas al lapso de la reposición, no se le darán curso a las mismas.

11. En caso de facturas por Taxi, se deberá:

Colocar en la parte posterior, nombre, número de cédula y cargo del trabajador o trabajadora.

La factura especificará en sitio de partida y destino.

De no cumplir con los puntos anteriores, no serán pagadas dichas facturas.

TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:





DE LA REPOSICIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

1. La reposición del Fondo de Caja Chica será tramitada por el funcionario responsable de su manejo, una vez se haya utilizado el 75% del monto total autorizado.

2. La Oficina de Administración y Finanzas, deberá reponer la cantidad utilizada, previa rendición periódica de lo pagado en el Fondo de Caja Chica.

3. A los fines establecidos en los numerales anteriores la Dependencia Solicitante deberá elaborar el Formulario "REPOSICIÓN DEL

FONDO DE CAJA CHICA" FORMA: F-RFCCH-003-13-03, a nombre del responsable del manejo de dicho fondo y al formulario se anexarán:

Originales de las facturas, recibos y/o comprobantes.

Recibo de Gasto de Caja Chica (Gasto de Movilización dentro del País), si lo hubiese.

4. Los documentos antes citados se remitirán a la Oficina de Administración y Finanzas / Dirección de Finanzas –Ordenación de Pagos, la cual procederá de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Fondos de Anticipo.

5. La Oficina de Administración y Finanzas / Dirección de Finanzas –de Ordenación de Pagos, realizará la reposición de los Fondos de Caja Chica, siempre que la documentación presentada por las Dependencias Solicitantes, sea correcta y el gasto este debidamente justificado y respaldado con sus facturas y recibos originales.

6. Las solicitudes de reposición de Fondos de Caja Chica, cuyos documentos y facturas no

estén debidamente elaborados y justificados, serán devueltos por la Oficina de Administración y Finanzas a la Dependencia Solicitante.

7. No se deberán presentar “Facturas” con fechas de reposiciones anteriores.

8. Sólo se deberá rendir los Fondos de Caja Chica por las partidas solicitadas a través del Formulario: Constitución de Fondos de Caja Chica, FORMA: F-CFCH-003-13-01.

9. Las dependencias que manejen Fondos de Caja Chica, deberán realizar el cierre, según lo establecido por las normas del ejercicio fiscal y la Oficina de Administración y Finanzas.

10. Los recursos en efectivo disponibles al cierre del ejercicio fiscal, deberán ser depositados en una cuenta bancaria del Ministerio, emitida por la Oficina de Administración y Finanzas.

DEL FINIQUITO DE FONDOS DE CAJA CHICA

1. El proceso de finiquito de Fondos de Caja Chica, se aplicará cuando se presente cambios de responsables en el manejo de la Caja Chica, conforme a las disposiciones del artículo 51 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema de Nacional de Control Fiscal.

2. La Dependencia responsable deberá relacionar los gastos y si queda un saldo disponible en el Fondo de Caja Chica, solicitará a la Oficina de Administración y Finanzas el número de la cuenta y nombre de la entidad bancaria para realizar el depósito del monto excedente en la “Cuenta Corriente del Fondo en Anticipo”.

3. En caso de eliminación o disminución de fondos (cambio de custodio) deberá solicitarse la intervención de la Oficina de Auditoría Interna, en carácter de observador.

4. Al momento del finiquito del Fondo de Caja Chica, se deberá realizar el Arqueo correspondiente de acuerdo con el proceso definido en el presente manual, a través del Formulario ARQUEO DEL FONDO DE CAJA

CHICA – Forma: F-AFCCH-003-13-04.

DEL CIERRE DE UN FONDO DE CAJA CHICA.

1. Cuando el trabajador o trabajadora responsable de la administración y manejo del Fondo de Caja Chica cese sus funciones, deberá entregar con el Fondo de Caja Chica y sus comprobantes y/o facturas respectivas.

2. La Ministra o Ministro, o en quién delegue la apertura de Fondos de Caja Chica, podrá ordenar el cierre de un Fondo asignado en el transcurso del ejercicio fiscal.

3. La Oficina de Administración y Finanzas y la Unidad de Auditoría Interna, podrá solicitar el cierre de Fondos asignados por Caja Chica, en caso de detectar incumplimiento del presente Manual o situaciones irregulares en cuanto a su administración.

4. Cuando ocurra alguno de los casos mencionados en el numeral 1, 2 y 3, se procederá a levantar acta de cierre y requerir el reintegro inmediato del efectivo disponible en caja fuerte.

DE LOS ESTABLECIMIENTOS PENITENCIARIOS Y

ENTIDADES DE ATENCIÓN.

1. No deberán realizar gastos a través de la Caja Chica por concepto de alimentos y vestimenta.

2. Se podrán realizar gastos por reparaciones

menores en: vehículos, tuberías, albañilería y

cerrajería.

TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:

DE LOS PROCEDIMIENTOS III




DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: CONSTITUCIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA.

RESPONSABLE ACCIÓN

Dependencia Solicitante: 1. Elaborar Formulario: Constitución de Fondos de Caja Chica, Forma: F-CFCCH-

003-13-01.

2. Elaborar memorando, anexa Formulario y envía a la Oficina de Administración y

Finanzas, previa firma del responsable del Fondo de Caja Chica.


Finanzas / Dirección de

Finanzas:

Ordenación de Pagos:

3. Recibe Memorando y Formulario: Constitución de Fondos de Caja Chica, Forma:

F-CFCCH-003-13-01.

4. Efectuar análisis del monto y de las partidas presupuestarias.

5. De no estar conforme, elabora comunicación señalando las razones de ajustes y

le instruye la preparación.

6. De estar conforme, firma Formulario en señal de conformidad, elabora Punto de

Cuenta y memorando, envía al Director de Finanzas para su conformación.

Dependencia Solicitante: 7. Recibe notificación de ajustes para constituir el Fondo de Caja Chica.

8. Realizar los cambios solicitados y envía nuevamente el Formulario para la Oficina

de Administración y Finanzas.

Oficina de Administración Y

Finanzas / Dirección De

Finanzas:

Director de Finanzas:

9. Recibe: memorando, Formulario: Constitución de Fondos de Caja Chica, Forma:

F-CFCCH-003-13-01, ya revisado y conformado por Coordinador (a) de Área de

Ordenación de Pagos.

10. De no estar conforme devuelve para su corrección.

11. De estar conforme, registra en el sistema para su control.

12. Firmar en señal de conformidad y envía al Director General para su aprobación.

Oficina de Administración Y Finanzas:

Director General:

13. Recibe: memorando, Formulario: Constitución de Fondos de Caja Chica, Forma: F-CFCCH-003-13-01 y Punto de Cuenta.

14. De no estar conforme, devuelve para su corrección.

15. De estar conforme, firma en señal de conformidad y envía al Despacho de la

Ministra(o).

Despacho de la Ministra (o): 16. Recibe: memorando, Formulario: Constitución de Fondos de Caja Chica, Forma:

F-CFCCH-003-13-01 y Punto de Cuenta.

17. De no estar conforme, coloca decisión de negado en el Punto de Cuenta, firma y

devuelve a la Oficina de Administración y Finanzas – Dirección de Finanzas.



Finanzas:


18. Recibe Punto de Cuenta Negado, notifica al Director y elabora comunicación a la

Dependencia Solicitante notificando de la decisión de la Ministra(o) y envía.

Dependencia Solicitante: 19. Recibe Comunicación con respuesta y archiva para su control.

Despacho de la Ministra (o): 20. De estar conforme, firma Punto de Cuenta en señal de aprobación y envía a la

Oficina de Administración y Finanzas – Dirección de Finanzas.



Finanzas:


21. Recibe Punto de Cuenta aprobado, notifica al Director General y procede a

realizar registro del Fondo en Anticipo y elabora cheque a nombre del

responsable de la Caja Chica.

TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:





DIAGRAMA DE FLUJO: CONSTITUCIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA.

Punto de Cuenta

Memorando

Formulario

DEPENDENCIA SOLICITANTE


ORDENACIÓN DE PAGOSORDENACIÓN DE PAGOS DIRECTORDIRECTORDIRECTOR GENERALDIRECTOR GENERAL

Elabora Formulario: Constitución de

Fondos de Caja de Chica, Forma: F-

CFCCH-003-13-01

Elabora memorando, anexa Formulario y envía a la Oficina de

Administración y Finanzas, previa

firma del responsable del fondo de Caja

Chica

INICIO

Memorando

Formulario: Constitución de

Fondos de Caja Chica

Recibe: Memorando y Formulario: Constitución

de Fondos de Caja de Chica, Forma: F-CFCCH-

003-13-01

Efectúa análisis del Monto y de las partidas

presupuestarias

Conforme:

Firma Formulario en señal de conformidad,

elabora Punto de Cuenta y memorando, envía al Director de Finanzas para su conformación

SI

Elabora comunicación señalando las razones

de ajustes y le instruye la preparación

NO

Recibe notificación de ajustes para

constituir Fondo de Caja Chica

Realiza los cambios solicitados y envía

nuevamente el Formulario para la


Finanzas

1

1


de Fondos de Caja de Chica, Forma: F-CFCCH-003-13-01 y Punto de

Cuenta

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZASOFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Conforme:

Firma en señal de conformidad y envía al

Director(a) General para su aprobación

SI

Devuelve para su corrección

NO

1

3

Recibe Punto de Cuenta Negado, Notifica al Director General y

elabora comunicación notificando de la

decisión de la Ministra(o), envía.

Recibe Comunicación con respuesta y archiva para su

control

Recibe Punto de Cuenta aprobado, notifica al Director General y

procede a realizar el registro del Fondo de

Anticipo y elabora cheque a nombre del responsable del Fondo

de Caja Chica

FIN

FIN

Conforme:

Firma Punto de Cuenta en señal de aprobación

y envía a la Dirección de Finanzas

SI

Coloca decisión de Negado en Punto de

Cuenta, firma y envía a la Dirección

de Finanzas

NO

3

4

DIRECCIÓN DE FINANZASDIRECCIÓN DE FINANZAS

Punto de Cuenta

Memorando

Formulario



Cuenta

Conforme:

Firma en señal de conformidad y envía a la Ministra o Ministro para

su aprobación

SI

Devuelve para su corrección

NO

2

2

DESPACHO DE LA MINISTRA(O)DESPACHO DE LA MINISTRA(O)

Punto de Cuenta

Memorando

Formulario



Cuenta

Registra en el sistema para su control

4

TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:





DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA.

RESPONSABLE ACCIÓN

Dependencia Solicitante: 1. Requiere realizar reposición de la Caja Chica por tener mayor o igual al 75%

consumido, según lo asignado.

2. Elaborar Formulario: Reposición del Fondo de Caja Chica, Forma: F-RFCCH-003-

13-03, relaciona facturas y otros.

3. Elaborar memorando y envía a la Oficina de Administración y Finanzas, previamente firmado por responsable del Fondo de la Caja Chica.

Oficina de Administración y Finanzas / Dirección de

Finanzas:


4. Recibe: memorando, Formulario: Reposición del Fondo de Caja Chica, Forma: F-RFCCH-003-13-03 con Hoja de Ruta anexa.

5. Firmar Hoja de Ruta en señal de recibido.

6. Revisar y analiza que cada una de las facturas cumpla con los lineamientos

establecidos.

7. De no estar conforme, devuelve facturas por no cumplir con lineamientos.

8. De estar conforme, sella cada factura en señal de conformación y verifica la

disponibilidad presupuestaria.

9. Registrar el compromiso, elabora cheque y envía al Director de Finanzas para su

conformación.


Finanzas / Dirección De Finanzas:


10. Recibe: memorando y Formulario: Reposición de Fondo del Caja Chica, Forma:

F-RFCCH-003-13-03.

11. Firmar Hoja de Ruta en señal de recibido.

12. Analizar documentos y verifica que cada factura se encuentre sellada en señal de

conformidad.

13. De no estar conforme, devuelve para su corrección.

14. De estar conforme, firma cheque de reposición y envía al Director General para

su aprobación.


Finanzas:

Director General:

15. Recibe cheque de reposición de Caja Chica.

16. Revisar y firma cheque en señal de conformidad.

17. Devolver a la Dirección de Finanzas para su entrega.



Finanzas:


18. Recibe cheque firmado por el Director General, envía cheque al Área de Caja con

expediente anexo.

Oficina de Administración Y Finanzas / Dirección De

Finanzas:

Área de Caja:

19. Recibe cheque de reposición de Caja Chica y Expediente y firma Hoja de Ruta en señal de recibido.

20. Notificar a la Dependencia Solicitante y entrega cheque.

21. Enviar expediente con recibo de cheque anexo al Área de Análisis Contable para

el control contable correspondiente.



Finanzas:

Área de Análisis Contable:

22. Recibe documentos en originales, realiza los registros contables y archiva

documentos para el control interno.

TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:





DIAGRAMA DE FLUJO: REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA.

Expediente

Cheque - Reposición

Cheque - ReposiciónHoja de Ruta

Reposición de Fondos de Caja Chica

Hoja de Ruta

Requiere realizar reposición de la caja

chica por tener > ó = al 75% consumido, según

lo asignado

INICIO

Llenar Formulario: Reposición de Fondo de Caja Chica, Forma: F-

RFCCH-003-13-03, relaciona facturas y

otros

Envía a la Oficina de Administración y

Finanzas, previa firma del responsable del

Fondo de la Caja Chica

Recibe Formulario: Reposición de Fondo de Caja Chica, Forma: F-RFCCH-003-13-03 y Hoja de Ruta para

reposición de la Caja Chica

1

Revisa y analiza que cada una de las facturas

cumpla con los lineamientos establecidos

Conforme?

Devuelve facturas por no

cumplir con lineamientos

NO

Sella cada factura en señal de Conformación yverifica la disponibilidad

presupuestaria

SI

1

4

Recibe cheque por Reposición de Caja

Chica

4

FIN

Recibe documentos en originales, realiza los registros contables y archiva documentos

para el control interno

FIN

Formulario: Reposición de Fondos

de Caja Chica

2

3



ORDENACIÓN DE PAGOSORDENACIÓN DE PAGOS DIRECTORDIRECTORDIRECTOR GENERALDIRECTOR GENERAL

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZASOFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS


ANÁLISIS CONTABLEANÁLISIS CONTABLE

Hoja de Ruta

Reposición de Fondos de Caja Chica

Recibe Formulario: Reposición de Fondo

de Caja Chica, Forma: F-RFCCH-003-13-03,

cheque y Hoja de Ruta con la certificación

presupuestaria

Registra el compromiso, elabora cheque y envía

al Director para su conformación

Conforme?

Devuelve para su

corrección

NO

SI

2Firma cheque de

reposición y envía al Director General para

la firma

3

Recibe cheque de reposición de Caja Chica

Revisa y firma cheque en señal de conformado

Devuelve a la Dirección de Finanzas para su

entrega

Analiza documentos y verifica que cada

factura se encuentre sellada como señal de

conformidad

Recibe cheque firmado por el Director

General, envía cheque al área de Caja con expediente anexo.

4

CAJACAJA

5

Cheque - Reposición

3

Recibe cheque de reposición de Caja Chica, expediente y Hoja de Ruta anexa

Notifica a la Dependencia Solicitante de

cheque de reposición listo para su retiro

Recibe a responsable de la Caja Chica de

la Dependencia Solicitante y entrega

cheque

Envía expediente con recibo de

cheque anexo al Área de Análisis Contable para el control contable correspondiente

Firma Hoja de Ruta en señal de recibido


TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:





DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: FINIQUITO DE CAJA CHICA.

RESPONSABLE ACCIÓN

Dependencia Solicitante: 1. Finalizado el ejercicio presupuestario, o en caso de sustitución del responsable

del manejo del Fondo de Caja Chica, así como en el cierre definitivo de un Fondo

de Caja Chica.

2. Responsable de la Caja Chica elabora: Acta de Entrega, Formulario: Reposición

del Fondo de Caja Chica, Forma: F-RFCCH-003-13-03, relaciona facturas y otros.

3. De presentar saldo, deposita en cuenta de Fondo de Anticipo y anexa copia a la

documentación.

4. De no presentar saldo, elabora memorando, anexa Acta de Entrega, formulario,

facturas, depósito bancario y Hoja de Ruta, remite a la Oficina de Planificación,

Presupuesto y Organización, previa firma del Gerente encargado.


Finanzas / Dirección de

Finanzas:


5. Recibe: Acta de Entrega, Memorando, Formulario: Reposición del Fondo de Caja

Chica, Forma: F-RFCCH-003-13-03.

6. Revisar y analiza documentación recibida, verifica el gasto contra los

documentos de soporte para el Finiquito.

7. Revisar depósito bancario con facturas.

8. De no estar conforme, elabora notificación, anexa documentación y lo remite a la Dependencia Responsable.

9. De estar conforme, realiza el registro presupuestario correspondiente, sella cada

factura en señal de conformidad y envía al Director de Finanzas.



Finanzas:


10. Recibe: Acta de Entrega, Memorando, Formulario: Reposición del Fondo de Caja

Chica, Forma: F-RFCCH-003-13-03.

11. Analizar documentos y verifica que cada factura se encuentre sellada como

señal de certificado por el Área de Ordenación de Pagos.

12. Verificar depósito bancario en cuenta del Fondo en Anticipo y envía documentos

al Área de Análisis Contable.


Finanzas / Dirección De Finanzas:

Área de Análisis Contable:

13. Recibe documentos en originales, realiza los registros contables y archiva

documentos para el control interno.

TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:





DIAGRAMA DE FLUJO: FINIQUITO DE CAJA CHICA.

DEPENDENCIA RESPONSABLE

DEPENDENCIA RESPONSABLE

Finalizado el ejercicio presupuestario, o en caso

de sustitución del responsable del manejo del

Fondo de Caja Chica, así como el cierre definitivo del

Fondo

INICIO

Responsable de la Caja Chica elabora: Acta de Entrega y Formulario:

Reposición de Fondo del Caja Chica, Forma: F-

RFCCH-003-13-03, relaciona facturas y otros

Presenta Saldo?

NO

Elabora memorando, anexa Acta de Entrega,

Formulario, facturas, depósito bancario y Hoja de Ruta, remite a la Oficina de Administración y Finanzas,

previa firma del Responsable del Fondo de

Caja Chica

Deposita en cuenta de Fondo de Anticipo y anexa copia a la Documentación

SI

ORDENACIÓN DE PAGOSORDENACIÓN DE PAGOS ANÁLISIS CONTABLEANÁLISIS CONTABLE

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN YFINANZASOFICINA DE ADMINISTRACIÓN YFINANZAS

Recibe: Memorando, Acta de Entrega, Formulario: Reposición del Fondo de Caja Chica, Forma: F-

RFCCH-003-13-03 y Hoja de Ruta

Revisa y analiza documentación recibida,

verifica el gasto contra los documentos de soporte

para el Finiquito

Revisa depósito bancario con facturas

Elabora notificación, anexa documentación

y lo remite a la Dependencia

Responsable con Hoja de Ruta anexa

1

2

Recibe documentación, firma Hoja de Ruta, realiza las

correcciones correspondientes y envía a la Oficina de Administración y Finanzas (Inicia tramite)

1

2

3

Recibe: Memorando, Acta de Entrega, Formulario: Reposición de Fondo de Caja Chica, Forma: F-

RFCCH-003-13-03 para reposición de la Caja

Chica

Analiza documentos y verifica que cada factura

se encuentre sellada como señal de certificado por el

Área de Ordenación de Pagos

3

Verifica depósito bancario en cuenta del Fondo de

Anticipo y envía documentos Al Área de

Análisis Contable con Hoja de Ruta Interna

Recibe documentos en originales, Firma Hoja de Ruta, realiza los

registros contables y archiva documentos

para el control interno

FIN

Facturas conforme?

Realiza el registro presupuestario

correspondiente, sella cada factura en señal de conformación y envía al

Director

SI

NO

DIRECTORDIRECTOR




TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:





DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ARQUEO DE CAJA CHICA.

RESPONSABLE ACCIÓN

Auditoría Interna: 1. La Oficina de Auditoría Interna estima convenientemente realizar un Arqueo de

Fondos de Caja Chica.

2. Por finalizar el ejercicio presupuestario, sustitución de un responsable del

manejo del Fondo, un cierre definitivo o arqueos sorpresivos.

3. Auditor designado solicita: facturas y revisa conceptos, Rif, etc., según lineamientos establecidos en el Manual de Normas y procedimientos de Caja

Chica.

4. Verificar y cuenta el efectivo en caja (billetes, monedas y cheques).

5. Suma reembolso pendientes, facturas y recibos, realiza cuadre y elabora

Formulario: Arqueo del Fondo de Caja Chica, forma: F-AFCCH-003-13-04.

6. Verificar si presenta diferencias, de estar conforme o no, elabora informe sobre

la auditoría realizada, previa conformación del Auditor (a) Interno(a), envía a la

Dependencia Responsable del Fondo de Caja Chica, informe y Formularios

utilizados en el Arqueo de Caja Chica.

Dependencia Responsable del

Fondo de Caja Chica:

7. Recibe Informe de Auditoría con los Formularios utilizados en el Arqueo del

Fondo de Caja Chica.

8. Analizar documentación recibida, realiza correcciones de acuerdo a lo señalado

en el informe.

9. Elaborar comunicación y envía para que se realicen los trámites

correspondientes.

Auditoría Interna: 10. Recibe comunicación y archiva para el seguimiento y control de las auditorías

realizadas.

11. Remite copia original del Informe del Arqueo del Fondo de Caja Chica a la

Ministra(o) para su información.

Despacho de la Ministra(o): 12. Recibe Informe de Auditoría realizada, revisa y emite instrucciones, archiva para

su control interno.


Finanzas:

13. Director General requiere realizar arqueos sorpresas a Fondos de Caja Chicas

otorgados.

14. Realizar arqueos de Fondos a través del Formulario: Arqueo del Fondo de Caja

Chica, Forma: F-AFCCH-003-13-04.

15. De estar conforme, elabora comunicación de conformidad y envía a la

Dependencia Responsable.

16. De no estar conforme, elabora comunicación indicando las diferencias

encontradas y envía a la Dependencia Responsable.

Dependencia Responsable del

Fondo de Caja Chica:

17. Analizar documentación recibida, realiza correcciones de acuerdo a lo señalado

en el informe.

18. Elaborar comunicación y envía para que se realicen los trámites

correspondientes.


Finanzas:

19. Recibe comunicación y Archiva para su control de arqueos realizados.

TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:





DIAGRAMA DE FLUJO: ARQUEO DE CAJA CHICA.

AUDITORÍA INTERNAAUDITORÍA INTERNA DESPACHO DE LA

MINISTRA(O)

DESPACHO DE LA MINISTRA(O)

DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA

DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA

La Oficina de Auditoría Interna estima conveniente

realizar un Arqueo de Fondos de Caja Chica

INICIO

Por finalizar el ejercicio presupuestario, sustitución de

un responsable del manejo del Fondo, un cierre definitivo

o arqueos sorpresivos.

Auditor designado solicita: facturas y revisa conceptos, Rif, etc, según lineamientos establecidos en el Manual de Normas y Procedimientos de

Caja Chica

Verifica y cuenta el efectivo en caja (billetes, monedas y

cheques)

Suma reembolsos pendientes, facturas y recibos, realiza

cuadre y elabora Formulario: Arqueo del Fondo de Caja

Chica, Forma: F-AFCCH-003-13-04

Presenta diferencias?

Elabora informe sobre la auditoría realizada, previa

conformación del Auditor(a) Interno envía a la

Dependencia Responsable del Fondo de la Caja Chica, informe y formularios

utilizados en el Arqueo de Caja Chica

SINO

1

Recibe Informe de Auditoría con los Formularios

utilizados en el Arqueo del Fondo de Caja Chica

1

Analiza documentación recibida, realiza correcciones de acuerdo a lo señalado en

el Informe

Elabora comunicación y envía para que se realicen

los trámites correspondientes

2

Recibe comunicación y Archiva para el seguimiento y

control de las auditorías realizadas

2

Remite copia original del Informe del Arqueo del Fondo de Caja Chica a la Ministra(o)

para su información

3

Recibe Informe de Auditoría realizada, revisa

y emite instrucciones, archiva para su control

interno

3

FIN

Informe de Auditoria

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Director General requiere realizar arqueos sorpresas a Fondos de Caja Chicas

constituidos

Elabora comunicación de conformidad y envía a la Dependencia Responsable

INICIO

Conforme?

SI

Elabora comunicación indicando las diferencias encontradas y envía a la

Dependencia Responsable

NO

FIN

Recibe comunicación y Archiva para su control de

arqueos realizados.

4

4

2

FIN

Realiza arqueo de Fondos a través del Formulario:

Arqueo del Fondo de Caja Chica, Forma: F-AFCCH-

003-13-04

TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:

DE LOS FORMULARIOS IV




FORMULARIO: CONSTITUCIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA – FORMA: CFCCH-003-13-01.

OYS / F-CFCH-003-13-01

FECHA:

FIRM A Y SELLO:

FIRM A Y SELLO:

FECHA:

8. JUSTIFICACION DE LA CONSTITUCION DEL FONDO DE CAJA CHICA:

9. SOLICITANTE RESPONSABLE DEL FONDO: 10. REVISADO POR EL ÁREA DE ORDENACION DE PAGOS :

4. NOM BRES Y APELLIDOS DEL RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA 5.CEDULA DE IDENTIDAD 6. CARGO:

CONSTITUCION DE FONDOS DE CAJA CHICA

3. DEPENDENCIA SOLICITANTE:

1. FECHA:

2. CORRELATIVO N°:

FECHA:

FIRM A Y SELLO:

12. OFICINA DE ADM INISTRACION Y FINANZAS: 11. EVALUADOR - DIRECCION DE FINANZAS :

FECHA:

FIRM A Y SELLO:

7. P A R T ID A S QUE SOLIC IT A N A UT OR IZ A R M ED IA N T E EL F ON D O D E C A JA C H IC A

IM PUTACION PRESUPUESTARIA DENOM INACION

TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:





INSTRUCTIVO

CONSTITUCIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA.

DENOMINACIÓN CÓDIGO DESCRIPCIÓN

SISTEMA: OAF OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

FORMULARIO: F-COCH-003-13-01 CONSTITUCIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA

OBJETIVO.

Servir de instrumento para las Dependencias del Ministerio del Poder Popular para el Servicio Penitenciario (MPPSP), para la solicitud y autorización a través de la Oficina de Administración y Finanzas, la Constitución de un Fondo de Caja Chica con el objeto de sufragar los gastos menores, con cargo a las partidas específicas de su presupuesto de gasto.

GENERALIDADES.

Forma de llenado: Carga de datos en hoja de cálculo, soporte físico original y copia.

Distribución: Original: Oficina de Administración y Finanzas / Dirección de Finanzas: Área de Análisis Contable.

Duplicado: Dependencia Solicitante de la Constitución del Fondo de Caja Chica.

Nº ÍNDICES DESCRIPCIÓN

1 Fecha: Día, mes y año de la elaboración del Formulario.

2 Correlativo Nº: Numeración asignada al Formulario.

3 Dependencia Solicitante: Nombre de la Dependencia que solicita la Constitución del Fondo.

4 Nombres del responsable del Fondo

de Caja Chica:

Nombres y apellidos del trabajador responsable de la administración del Fondo

de la Caja Chica.

5 Cédula de Identidad Nº: Número de la cédula de identidad.

6 Cargo: Denominación del cargo que ocupa en el Ministerio.

7. Partidas que se solicitan autorizar mediante el Fondo de Caja Chica

Imputación Presupuestaria: Código correspondiente a cada partida presupuestaria a la cual se imputará el

gasto.

Denominación: Descripción de cada partida presupuestaria correspondiente al gasto.

8 Justificación de la Constitución del

Fondo de la Caja Chica:

Detalle del motivo por el cual se requiere la movilización de las partidas

señaladas previamente, a través del Fondo de Caja Chica.

9 Solicitante responsable del Fondo: Firma, sello y fecha del responsable del Fondo de la Caja Chica.

10 Revisado – Coordinador(a) de Ordenación de Pagos:

Firma, sello y fecha del responsable del Área de Ordenación de Pagos.

11 Evaluador – Dirección de Finanzas. Firma, sello y fecha del responsable de la Dirección de Finanzas

12 Oficina de Administración y

Finanzas:

Firma, sello y fecha del Director General de la Oficina de Administración y

Finanzas.

TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:





FORMULARIO: RECIBO DE GASTO DE CAJA CHICA. FORMA: F-RGCCH-003-13-02.

5. DENOM INACION DEL CARGO: 6. BOLIVARES RECIBIDOS:

7. POR CONCEPTO DE:

N OTA :La factura debe solicitarla a nombre del: M INISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL SERVICIO PENITENCIARIO, RIF G-20009900-3 y ser entregada en un

lapso de cuarenta y ocho (48) horas según lo establecido en la norma del manejo de caja chica numeral seis (6)

OYS / F-RGCCH-003-13-02

FIRM A Y SELLO FIRM A Y SELLOFIRM A SELLO

3:APELLIODS Y NOM BRES DEL BENEFICIARIO: 4. CEDULA DE IDENTIDAD N°:

1. FECHA:

2. NUM ERO:RECIBO DE GASTO DE CAJA CHICA

8. AUTORIZADO POR: 9. ENTREGADO POR: 10 RECIBIDO POR:

TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:





INSTRUCTIVO

RECIBO DE GASTO DE CAJA CHICA.


SISTEMA: OAS OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

FORMULARIO: F-RGCCH-003-13-02 RECIBO DE GASTO DE CAJA CHICA

OBJETIVO.

Servir de instrumento para facilitar, dejar constancia y controlar la asignación de dinero por concepto de gastos de movilización, compras, etc.

GENERALIDADES.

Forma de llenado: Manual.

Distribución: Original: Oficina de Administración y Finanzas – Área de Ordenación de Pagos.

Duplicado: Beneficiario.


1 Fecha: Día, mes y año de la elaboración del Formulario.

2 Correlativo Nº: Numeración asignada al Formulario.

3 Nombres y Apellidos del

Beneficiario:

Nombre y Apellidos del Beneficiario del dinero.

4 Cédula de Identidad Nº: Número de cédula del beneficiario.

5 Denominación del Cargo: Denominación del cargo que ocupa en el MPPSP el beneficiario.

6 Bolívares recibidos: Bolívares entregados al beneficiario.

7 Por concepto de: Concepto por el cual elabora el Formulario: Recibo de Caja chica.

8 Autorizado Por: Firma y Sello de quién autoriza la entrega del dinero.

9 Entregado Por: Firma y Sello de quién entrega el dinero.

10 Recibido Por: Firma del beneficiario en señal de recibido.

TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:





FORMULARIO: REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA. FORMA: F-RFCCH-003-13-03.

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TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:





INSTRUCTIVO

REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA.


SISTEMA: OAF OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

FORMULARIO: F-RFCCH-003-13-03 REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

OBJETIVO.

Servir de instrumento para el responsable del manejo de la Caja Chica, para el control de los fondos asignados, por cada una de las partidas presupuestarias autorizadas para los gastos de la dependencia.

GENERALIDADES.


Distribución: Original: Oficina de Administración y Finanzas – Dirección de Finanzas: Área de Análisis Contable.

Duplicado 1: Dirección de Finanzas: Área de Ordenación de Pagos.

Duplicado 2: Dependencia Solicitante.


1 Desde: Día, mes y año de la factura con la que se inicia la reposición.

2 Hasta: Día, mes y año de la factura con la que se culmina la reposición.

3 Reposición Nº: Numeración consecutiva de reposiciones solicitadas.

4 Monto Asignado: Monto en bolívares asignado para el Fondo de Caja Chica.

5 Fecha de Solicitud: Día, mes y año en que se elabora el Formulario.

6 Dependencia Responsable: Denominación de la Oficina, Dirección General, Despacho de Viceministra o

Viceministro, que solicitan la reposición.

7 Nombre y Apellidos del responsable:

Nombres y Apellidos del responsable del manejo de la Caja Chica.

8 Cargo: Cargo que ocupa en el MPPSP..

9. Resumen de comprobantes del gastos:

Código Presupuestario:: Asignación del monto en la partida presupuestaria a la cual se imputa

el gasto.

Fecha: Día, mes y año de la factura.

Factura Nº: Numeración que presenta la factura.

Beneficiario: Nombre del proveedor.

Concepto: Motivo del gasto.

Total Bs.: Monto en bolívares del gasto que se relaciona y es cancelado a través de la

Caja Chica.

10 % Rendido > ó = al 75%: Porcentaje a rendir mayor o igual al 75% de lo asignado.

11 Observaciones: Cualquier observación relevante presentada en la Reposición del Fondo de Caja

Chica.

12 Elaborado Por: Firma y Sello de quién elabora la reposición del Fondo de la Caja Chica.

13 Responsable del Fondo de Caja

Chica:

Firma y Sello del responsable del manejo del Fondo de la Caja Chica.

TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:





FORMULARIO: ARQUEO DEL FONDO DE CAJA CHICA. FORMA: F-AFCCH-003-13-04.

OY S / F - A FC C H- 0 0 3 - 13 - 0 4

TOTA L B s. 0,00

11

12

9

10

7

8

5

4

6

2

1

3

0,01

7. C H EQUE:

NUM ERO DE CHEQUE FECHA BANCO CUENTA N° M ONTO Bs

8. C OM P R OB A N T ES:

FEC HA : N U M ER O: M ON TO B s.

TOTA L B s

EN TR EGA D O A :C ON C EPTO:

0,05

0,5

0,25

0,12510

5 0,1

BILLETES M ONEDAS

CANTIDAD VALOR TOTAL

1

20

1. PAGINA:

2. CORRELATIVO N°:ARQUEO DEL FONDO DE CAJA CHICA

4. RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA:

5. DEPENDENCIA:

9. RESPONSABLE DEL FONDO:

FIRM A

10. RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA:

FIRM A

11. FIRM A DE QUIEN REALIZO EL ARQUEO:

FIRM A

6. D ESC R IP C ION D ELEF EC T IVO:

100

CANTIDAD VALOR TOTAL

3. FECHA

50

2

TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:





INSTRUCTIVO ARQUEO DEL FONDOS DE CAJA CHICA.


SISTEMA: OAS OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

FORMULARIO: F-AFCCH-003-13-04 ARQUEO DEL FONDO DE CAJA CHICA

OBJETIVO.

Servir de instrumento para el Arqueo de la Caja Chica para relacionar los diferentes documentos que respaldan el Fondo de la Caja Chica.

GENERALIDADES.


Distribución: Original: Oficina de Administración y Finanzas.

Responsable del Fondo de la Caja Chica.

Despacho de la Ministra o Ministro.


1 Página: Numero de página de formulario.

2 Correlativo Nº: Numeración asignada al arqueo de la caja chica.

3 Fecha: Día. Mes y año en que se elabora el arqueo de la Caja Chica.

4 Responsable del Fondo de la Caja

Chica:

Nombre y Apellidos del responsable de la Caja Chica.

5 Dependencia: Denominación de la dependencia que tiene asignado el Fondo de la Caja Chica.

6 Descripción del efectivo: Billetes: Cantidad, Valor y Total. Monedas: Cantidad, Valor y Total.

7 Cheque: Número del cheque, Fecha de emisión, Nombre del Banco Comercial, Cuenta número y monto del cheque.

8 Comprobante: Fecha, número del comprobante, concepto del gasto, nombres del beneficiario,

monto en bolívares del comprobante.

9 Firma del responsable del Fondo: Firma del responsable del manejo del Fondo de la Caja Chica.

10 Firma del responsable de la

Dependencia:

Firma del responsable de la Oficina, Dirección o Despacho de Viceministra o

Viceministro.

11 Firma del que realiza el Arqueo: Firma de quién realizó el arqueo del Fondo de Caja Chica.

TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:





MODELO DE HOJA PARA LA ENTREGA DE LA FACTURA.

PAGOS REALIZADOS A TRAVÉS DEL FONDO DE CAJA CHICA

Período:

N°:

FACTURA

(Colocar sello de la Dependencia entre la factura y la hoja)

IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA

ACCIÓN CENTRALIZADA

ACCIÓN ESPECÍFICA

U.E.L. PARTIDA GENÉ. ESPECIF. SUB-ESPECIF. IVA

(Mes correspondiente a la entrega)

(Numeración asignada en el Formulario de Reposición de Caja Chica)

Firma del responsable de la

caja chica

SELLO

TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO: CAPÍTULO:





FORMULARIO: HOJA DE RUTA. FORMA: HR-006-13-01

FORMULARIO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE COMUNICACIONES INTERNA DEL MINISTERIO. (M-CI-006-13).

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TÍTULO: CÓDIGO:


ASUNTO:

GLOSARIO DE TÉRMINOS




A los efectos de éste Manual de Normas y Procedimientos, se entiende por:

AUTORIZACIÓN DE LOS PAGOS

Se refieren al consentimiento de aquellos pagos que requieren imprescindiblemente el conforme del Director o Directora General administrativo respectivo o en quién este delegue dicha responsabilidad.

ARQUEO DE CAJA

Son las revisiones a los fondos en efectivo, generalmente sorpresivos frecuentes, a fin de determinar su existencia física, al igual que su concordancia con los saldos contables.

CAJA CHICA

Fondo de dinero asignado al Director o Directora General de una Dependencia y Viceministra o Viceministro, para atender gastos necesarios de poca cuantía o de carácter urgente que por su naturaleza no requieren la tramitación regular prevista para gastos superiores a veinte unidades tributarias (20 U.T.)

Dinero en efectivo destinado para atender los gastos urgentes y no recurrentes, que por su naturaleza no ameriten el giro de cheques o transferencias bancarias.

CHEQUE

Documento en forma de mandato que permite retirar, a la orden propia o la de un tercero, los fondos disponibles que se tienen en poder de otro.


En el presente Manual, se refiere a la Dirección del Despacho, Despacho de Viceministros o Viceministras, Direcciones Generales, Direcciones Regionales y Oficinas que conforman al Ministerio del Poder Popular para el Servicio Penitenciario

(MPPSP).

FONDO DE CAJA CHICA

Es la provisión de un monto en efectivo de doscientos unidades tributarias (200 U.T.), el cual se estima dentro del presupuesto de gasto de la unidad que lo utiliza, y se caracteriza por ser una cantidad fija, cuya reposición se hará de acuerdo con los desembolsos efectuados de manera mensual, una vez consumido el 75% del efectivo.

FONDOS EN ANTICIPOS

Los Fondos en Anticipos son los girados con carácter permanente y de reposición periódica, a los funcionarios responsables de las unidades administradoras del respectivo organismo, quienes tienen la obligación de rendir cuenta de la

utilización de los mismos conforme a la normativa vigente.

IMPUTAR

Consiste en clasificar y codificar según el Plan Único de Cuentas, emanado de la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE).

OFICINA NACIONAL DEL TESORO

Órgano rector del Sistema de Tesorería que actuará como unidad especializada para la gestión financiera del Tesoro, la coordinación de la planificación financiera del sector público nacional y las demás actividades propias del servicio de tesorería nacional, con la finalidad de promover la optimización del flujo de caja del Tesoro, bajo la modalidad de cuenta única del tesoro.

RECIBO O COMPROBANTE

Documento generalmente privado, en que el acreedor reconoce expresamente haber recibido del deudor dinero u otra cosa a efectos del pago o cumplimiento de la obligación.

REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

Formulario por medio del cual se relacionan las Facturas de gastos de Caja Chica, deben indicar beneficiario, conceptos, RIF, montos y la partida por la cual fue imputado.

RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA

Director o Directora General y Viceministro o Viceministra de la dependencia administrativa (solicitante) con Fondo de Caja Chica, cuyas competencias le asignan responsabilidades para el manejo, tramitación, control y aprobación de erogaciones en efectivo.

UNIDAD TRIBUTARIA

Valor del Bolívar a los efectos tributarios, presupuestarios y administrativos, vigente al 1° de enero de respectivo ejercicio económico

financiero.

SIGLAS:

SENIAT: Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria.

RIF.: Registro de Información Fiscal.

U.T.: Unidad Tributaria. ________________

MPPSP: Ministerio del Poder Popular para el Servicio Penitenciario

OPPO: Oficina de Planificación, Presupuesto y Organización.

OYS: Dirección de Organización y Sistemas.

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