Manual de Normas y Procedimientos INIA

UNIDAD: OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

CÓDIGO: 09-MAN-01 REVISIÓN Nº: 00 VIGENCIA:

TITULO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PAGINA: 1 de 12

ELABORACIÓN AUTORIZACIÓN APROBACIÓN Jefe de la Oficina de

Administración y Finanzas Fecha:

Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto Fecha:

Junta Directiva Sesión N°: Fecha:

Firma

Firma

Firma

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE

INVESTIGACIONES AGRÍCOLAS (INIA)





ÍNDICE GENERAL

CONTENIDO PAGINA Introducción 3 Objetivo del manual 5 Confidencialidad del Manual 5 Alcance 5 Uso del Manual 6 Participantes en la Elaboración 7 Diagrama de Secuencia de Elaboración 7 Hoja de Modificaciones del Manual 8 Presentación del Área 9 Tabla de Procesos 10 Nomenclatura de Códigos 11





INTRODUCCIÓN

El presente Manual tiene como propósito establecer definiciones, normas y procedimientos

básicos que orienten al Instituto en la correcta aplicación de políticas para la gestión

financiera-administrativa de forma eficiente, con miras a implantar el nuevo modelo de

gestión publica basado en el ser humano como eje central del sistema.

Del mismo modo, este manual dar a conocer los procesos que se ejecutan en las áreas que

conforman la Oficina de Administración y Finanzas, en función de fortalecer la gestión

financiera, administrativa y técnica, para así atender las necesidades del Instituto de manera

eficaz y oportuna.

Para la elaboración de este documento, se llevó a cabo un proceso de entrevistas con los

diferentes funcionarios ejecutores de acciones, a fin de determinar mediante el análisis

técnico de las operaciones, los procedimientos y sistemas de trabajo, con el propósito de

mejorarlos y perfeccionarlos, además proponer y enfatizar algunos puntos relevantes

necesarios a considerar dentro del manual, que permitan lograr la máxima eficiencia en el

cotidiano quehacer institucional.

El Manual de Normas y Procedimientos, es un instrumento de utilidad múltiple, que apoya el

funcionamiento de la Oficina de Administración y Finanzas, de tal manera que puede tenerse

una concepción clara, sistematizada y ordenada de las diversas operaciones que se realizan,

se consignan la base legal y la normas internas, que comprende leyes, reglamentos,

decretos, resoluciones internas, objetivos y la descripción narrativa de los procesos de

trabajo, diagrama de flujo que ilustran con detalle las responsabilidades de cada uno de los

involucrados, además, auxilian en la inducción al puesto, fortalecen los controles internos en

su ámbito de aplicación, así como las interrelaciones existentes con otras unidades de

trabajo, permitiendo una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente

de información.





Es importante señalar, que las acciones a seguir contenidas en el presente Manual de

Normas y Procedimientos podrán optimizarse a medida que los procesos sean cada vez más

prácticos, lo cual permitirá la flexibilidad adecuada en la búsqueda permanente de alcanzar

la eficiencia y eficacia en el manejo del talento humano del instituto.

En tal sentido, este Manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y

describir la operatividad del proceso de Administración y Finanzas, el cual facilita a las

máximas autoridades del Instituto la toma de decisiones.





OBJETIVO DEL MANUAL

El presente manual tiene por objeto documentar el funcionamiento de la Oficina de

Administración y Finanzas del Instituto, suministrándole al personal adscrito, los

procedimientos específicos que deben cumplir para el desempeño de sus responsabilidades.

Además de constituirse en un documento base para el adiestramiento del personal que

ingresa a la Oficina y un documento de comunicación y difusión para los usuarios de los

trámites.

CONFIDENCIALIDAD DEL MANUAL

Este manual es propiedad del Instituto – Oficina de Administración y Finanzas, por lo tanto

no podrá ni reproducirse, ni difundirse, total o parcialmente sin autorización escrita.

ALCANCE

El presente manual aplica para cada una de las Oficinas de Administración y Finanzas a

nivel central y nivel desconcentrado del Instituto, específicamente a cada una de las etapas

de los procesos ejecutados dentro de la mencionada oficina, comprende la administración,

salvaguarda y trámites eficientes del presupuesto, bienes y recursos recibidos, ejecución de

los recursos asignados y rendición de informes a los entes que legalmente lo requieran.





USO DEL MANUAL

Para la correcta implantación de este manual, se debe tomar en cuenta lo siguiente:

1. El manual debe estar a disposición de todo el personal que forme parte de la Oficina de

Administración y Finanzas, tanto en el nivel centralizado como el desconcentrado.

2. La aplicación de este manual, el desarrollo, supervisión y cumplimiento de los

procedimientos aquí descritos recaen sobre los Coordinadores de Administración y

Servicios, Tesorería y Contabilidad.

3. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente, o en las políticas de la Oficina de

Administración y Finanzas que en materia de procedimientos afecten la estructura del

Manual, generará también un cambio en su contenido con el fin de adaptarlo a las

nuevas políticas emitidas.

4. Los usuarios del manual, deberán notificar a su supervisor inmediato las sugerencias,

modificaciones o cambios que afecten el contenido del mismo, con el objeto de

garantizar la vigencia de su contenido y con ello mejorar la base de conocimiento en el

tiempo.

5. Los procedimientos de este manual están divididos en capítulos y secciones con el fin de

hacer más fácil su actualización. Solamente podrá ser modificado por la Coordinación de

Organización y Sistemas adscrita a la Oficina de Planificación y Presupuesto.

6. La Coordinación de Organización y Sistemas de la Oficina de Planificación y

Presupuesto revisara trimestralmente los procedimientos para incluir las modificaciones

que se propongan.





PARTICIPANTES EN LA ELABORACIÓN

NOMBRE Y APELLIDOS ÁREA

Luis Santamaría Administración y Servicios Iris Rojas Administración y Servicios

Oliva González Administración y Servicios Sonia Montezuma Tesorería

Otto Medina Tesorería Yesenia Silva Tesorería

Yalexis Delgado Contabilidad Maria Elena Sánchez Contabilidad

Andres Bonalde Contabilidad Ranjid Bello Contabilidad

Maireth García Contabilidad Lisbeth Ratia Contabilidad José Parada Auditoria Interna

Víctor Monterrey Organización y Sistemas Dayana Matheus Organización y Sistemas

Yolimar Seijas Organización y Sistemas Magaly Marín Organización y Sistemas Luis Rondón Organización y Sistemas

DIAGRAMA DE SECUENCIA DE ELABORACIÓN





HOJA DE MODIFICACIONES DEL MANUAL

N° DE REVISIÓN

FECHA DE VIGENCIA

RESPONSABLE ADMINISTRATIVO

RESPONSABLE DE

ACTUALIZACIÓN

PRINCIPALES CAMBIOS

REALIZADOS





PRESENTACIÓN DEL ÁREA

OBJETIVO GENERAL DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS:

Planificar, organizar, dirigir y controlar las acciones y operaciones requeridas por los distintos

niveles gerenciales y de dirección en el cumplimiento de sus objetivos y metas, mediante la

ejecución eficaz, eficiente, transparente y oportuna de los recursos físicos-financieros, la

prestación de servicios básicos y estratégicos, que requiere la institución para el

cumplimiento de las actividades planificadas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA OFICINA DE ADMINISTRACI ÓN Y FINANZAS:

1. Registrar sistemáticamente las operaciones financieras del instituto, clasificándolas y

resumiéndolas a efecto de emitir documentos contables que respalden la comprobación

del ejercicio del presupuesto de egresos y faciliten la toma de decisiones.

2. Organizar y controlar los flujos de efectivo para el pago de los diferentes gastos, así

como recibir, concentrar, custodiar y manejar los fondos y valores del instituto, validando

el ingreso y erogaciones que sean afines al presupuesto autorizado.

3. Dirigir y supervisar los trabajos necesarios para proporcionar a las áreas del instituto, los

recursos materiales, servicios generales y ejecución de obras; en forma oportuna,

mediante el establecimiento de acciones estratégicas que aporten valor agregado y que

efectivamente coadyuven a la consecución de las metas y objetivos institucionales.





TABLA DE PROCESOS DE LA OFICINA ADMINISTRACIÓN Y FI NANZAS GERENCIA U

OFICINA ÁREAS DE TRABAJO PROCESOS PROCEDIMIENTOS CODIFICACIÓN

1. Adquisición de Bienes, Servicios Y Ejecución de Obras por Consulta de Precios 2. Adquisición de Bienes, Servicios Y Ejecución de Obras por Adjudicación Directa 3. Adquisición de Bienes, Servicios Y Ejecución de Obras por Concurso Abierto 4. Adquisición de Bienes, Servicios Y Ejecución de Obras por Concurso Cerrado

09-01-PRO-01 1. Compras y Contratación para ejecución de proyectos

5. Registro de Proveedores 09-01-PRO-02

1. Solicitud de materiales y suministros 09-01-PRO-03 2. Almacén

2. Dotación del almacén de la G.G 09-01-PRO-04

3. Correspondencia y encomiendas

1. Envió y recepción de correspondencia 09-01-PRO-05

1. Solicitud de boletos aéreos 09-01-PRO-06 4. Transporte

2. Solicitud de chofer/vehículo 09-01-PRO-07

ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS

(01)

6. Mantenimiento 1. Solicitud de mantenimientos menores de infraestructura de la G.G 09-01-PRO-08

1. Elaboración de Flujo de Caja 09-02-PRO-01

2. Recaudación y Transferencia de Recursos 09-02-PRO-02

3. Control de Saldos Diarios 09-02-PRO-03

4. Colocación de Fondos 09-02-PRO-04

5. Custodia de Fondos y Valores 09-02-NOR-01

6. Apertura, Registro y Mantenimiento de Cuentas Bancarias 09-02-PRO-05

7. Custodia y emisión de Cheques 09-02-PRO-06

1. Ejecución financiera (incluye caja)

8. Caja Chica 09-02-PRO-07

2. Ordenación de pagos 1. Ordenación de Pagos 09-02-PRO-08

TESORERÍA (02)

3. Tributos 1. Retención de IVA e ISLR 09-02-PRO-09

1. Registros contables de ingresos y egresos 09-03-PRO-01

2. Registros de Bienes Muebles e Inmuebles 09-03-PRO-02

3. Registros de Bienhechurías 09-03-PRO-03

1. Registros contables

4. Registros de Fianzas y Garantías 09-03-PRO-04

2. Informes financieros 1. Conciliaciones Bancarias 09-03-PRO-05

1. Registro de Bienes Muebles 09-03-PRO-06

2. Registro de Bienes Inmuebles 09-03-PRO-07

3. Movimiento de bienes 09-03-PRO-08

4. Toma Física de Inventario 09-03-PRO-09

5. Enajenación de bienes 09-03-PRO-10

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

(09)

CONTABILIDAD (03)

3. Bienes Nacionales

6. Reporte de Siniestros 09-03-PRO-11





NOMENCLATURA DE CÓDIGOS

XX XX XXX XX XX XX N°

correspondiente a la Oficina

(A)

Área de la gerencia u

oficina a quien corresponde el

documento (B)

Tipo de Documento

(C)

N° correlativo asignado al documento

(D )

Formato o Instrucción de

trabajo relacionado con el procedimiento

o norma (E)

N° correlativo asignado a los

formatos o instrucciones de

trabajo (F)

A 08→ Oficina de Recursos Humanos

B 01→ Área de Planificación y Desarrollo de Personal. 02→ Área de Administración de Personal.

C MAN → Manual. PRO → Procedimiento. NOR → Norma.

D 01, 02, 03.....N° de Manual, Procedimiento o Norma

E F → Formato. IT → Instrucción de trabajo o instrucción técnica.

F 1, 2, 3....N° de Formato, Instrucción de trabajo o instrucción técnica.





CÓDIGOS DESCRIPCIÓN 01 Auditoria Interna. 02 Presidencia 03 Consultaría Jurídica 04 Atención al Ciudadano

05 Cooperación e Integración nacional e internacional

01→ Área de Relaciones Nacionales 02→ Área de Relaciones Internacionales

06 ESAT

07 Planificación y Presupuesto:

01→ Área de Planificación y Control Presupuestario 02→ Área de Organización y Sistemas

08 Recursos Humanos:

01→ Planificación y Desarrollo de Personal 02→ Administración de Personal

09

Administración y Finanzas: 01→ Área de Contabilidad 02→ Área de Tesorería 03→ Área de Administración y Servicios

10 Gerencia General

11 Gerencia de Investigación e Innovación Tecnológica:

01→ Área de Seguimiento y Evaluación 02→ Área de Gestión de la Información

12 Gerencia de Participación y Desarrollo Comunitario:

01→ Unidad de Asistencia Técnica 02→ Unidad de Desarrollo Comunitario

13 Gerencia de Producción Social:

01→ Unidad de Servicios 02→ Unidad de Producción

Nota : Los códigos se elaboraron de acuerdo al orden en que se encuentran representadas

las Gerencias y Oficinas en la Estructura Organizativa del Instituto.

UNIDAD: ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS

CÓDIGO: 09-01-PRO-01 REVISIÓN Nº: 00 VIGENCIA:

TÍTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRA

DE BIENES, CONTRATACIÓN DE SERVICIOS O EJECUCIÓN DE OBRAS PAGINA: 1 de 70

ELABORACIÓN AUTORIZACIÓN APROBACIÓN Fecha:

Coordinador de Organización y Sistemas

Fecha:

Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas

Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO:

Realizar la compra de bienes, contratación de servicios o ejecución de obras requeridos

por las diferentes dependencias adscritas a la Gerencia General del instituto,

garantizando que la adquisición se realice oportunamente, conforme a las

especificaciones de los solicitantes y en las mejores condiciones de calidad, precio,

disponibilidad, tiempo de entrega y servicio post venta.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para las solicitudes cuyos montos oscilan en el siguiente rango:

PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y PRESTACIÓN DE SERVI CIOS

DESDE MODALIDAD AUTORIZA EL INICIO DEL PROCESO ADJUDICA

1 Unidad Tributaria a 5.000 Unidades Tributarias Consulta de Precios Gerente General

1 Gerente General

1

5.000 Unidades Tributarias a 20.000 Unidades Tributarias

Concurso Cerrado Presidente 1 Presidente

1

Superior a 20.000 Unidades Tributarias Concurso Abierto Presidente

1 Presidente

1

Superior a 20.000 Unidades Tributarias

Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente Presidente

1 Presidente

1

PARA LA CONTRATACIÓN DE OBRAS

DESDE MODALIDAD AUTORIZA EL INICIO DEL PROCESO ADJUDICA

1 Unidad Tributaria a 20.000 Unidades Tributarias

Consulta de Precios Presidente 1 Presidente

1

20.000 Unidades Tributarias a 50.000 Unidades Tributarias

Concurso Cerrado Presidente 1 Presidente

1

Superior a 50.000 Unidades Tributarias Concurso Abierto Presidente

1 Presidente

1

Superior a 50.000 Unidades Tributarias

Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente Presidente

1 Presidente

1

NOTA: La conformación de los expedientes en cualquiera de las modalidades de selección de contratistas, le corresponde a los Jefes de Administración y Finanzas, (Nivel Centralizado y Desconcentrado), según donde se ejecute el procedimiento. 1

1 Providencia Administrativa publicada en la Gaceta Oficial N° 39.772 de fecha 5 de octubre del 2011.



TÍTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRA DE BIENES, CONTRATACIÓN DE

SERVICIOS O EJECUCIÓN DE OBRAS PAGINA: 2 de 70 3. RESPONSABLES:

3.1 Los responsables de ejecutar el Proceso de Compras de Bienes, Contratación de

Servicios o Ejecución de Obras.

• Presidente del Instituto.

• Gerente General.

• Consultoría Jurídica.

• Jefe de Oficina de Administración y Finanzas.

• Coordinador del Área de Administración y Servicios.

• Analista de Compras.

• Técnicos de Mantenimiento.

• Técnicos de Infraestructura.

• Unidad de Bienes Nacionales.

• Técnicos de Sistemas.

• Técnicos de Laboratorios.

3.2 Los responsables de actualizar este procedimiento son:

• Coordinador y Analistas del Área de Administración y Servicios.

• Coordinador y Analistas del Área de Organización y Sistemas.

3.3 Los responsables de velar por el cumplimiento de la aplicación de este procedimiento

son:


• Coordinador del Área de Administración y servicios.

• Auditoria Interna.




SERVICIOS O EJECUCIÓN DE OBRAS PAGINA: 3 de 70 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:

4.1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N°

5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009.

4.2. Ley de Contrataciones Públicas (LCP), Gaceta Oficial N° 39.165 de fecha 24 de Abril

de 2009.

4.3. Ley de Reforma Parcial de la ley Orgánica de Administración Financiera del Sector

Publico (LOAFSP), Gaceta Oficial N° 5.981 de fecha 31 de Julio de 2008.

4.4. Reglamento de la ley de Contrataciones Públicas (RCP), Gaceta Oficial N° 39.181 de

fecha 19 de Mayo de 2009.

4.5. Providencia N° 101, de la Gaceta Oficial N° 39.038 de fecha 15 de octubre del 2008.

4.6. Resolución Interna de Junta Directiva N° 495 de fec ha 03 de Junio de 1997.

5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:

5.1 Definiciones:

Alianza Estratégica:

Consiste en el establecimiento de mecanismos de cooperación entre el órgano o ente

contratante y personas naturales o jurídicas, en la combinación de esfuerzos,

fortalezas y habilidades, con objeto de abordar los problemas complejos del proceso

productivo, en beneficio de ambas partes.

Alianza Comercial:

Son acuerdos o vínculos que establece el órgano o ente contratante con personas

naturales o jurídicas, que tienen un objetivo común específico para el beneficio mutuo.

Calificación :

Es el resultado del examen de la capacidad legal, técnica y financiera de un

participante para cumplir con las obligaciones derivadas de un contrato.

Clasificación :

Es la ubicación del interesado en las categorías de especialidades del registro

Nacional de Contratistas, definidas por el Servicio Nacional de Contrataciones, con

base a su capacidad técnica general.




SERVICIOS O EJECUCIÓN DE OBRAS PAGINA: 4 de 70

Compromiso de Responsabilidad Social:

Son todos aquellos acuerdos que los oferentes establecen en su oferta, para la

atención de por lo menos una de las demandas sociales relacionadas con: 1. La

ejecución de proyectos de desarrollo socio comunitario. 2. La creación de nuevos

empleos permanentes. 3. Formación socio productiva de integrantes de la comunidad.

4. Venta de bienes a precios solidarios o al costo, 5. Aportes en dinero especies a

programas sociales determinados por el Estado o a instituciones sin fines de lucro y 6.

Cualquier otro que satisfaga las necesidades prioritarias del entorno social del órgano

o ente contratante.

Contratista:

Toda persona natural o jurídica que ejecuta una obra, suministra bienes o presta un

servicio no profesional ni laboral.

Contrato :

Es el instrumento jurídico que regula la ejecución de una obra, prestación de un

Servicio o suministro de bienes, incluidas las órdenes de compra y órdenes de

servicio, que contendrán al menos las siguientes condiciones: precio, cantidades,

forma de pago, tiempo y forma de entrega y especificaciones contenidas en el pliego

de condiciones, si fuere necesario.

Concurso Abierto:

Es la modalidad de selección pública del contratista, en la que pueden participar

personas naturales y jurídicas nacionales y extranjeras, previo cumplimiento de los

requisitos establecidos la Ley de Contrataciones Públicas y las condiciones

particulares inherentes al pliego de condiciones.

Concurso Cerrado:

Es la modalidad de selección del contratista en la que al menos cinco (5) participantes

son invitados de manera particular a presentar ofertas por el órgano o ente

contratante, con base en su capacidad técnica, financiera y legal.





Consulta de Precios:

Es la modalidad de selección de contratista en la que, de manera documentada, se

consultan precios a por lo menos tres (3) proveedores de bienes, ejecutores de obras

o prestadores de servicios.

Contratación Directa:

Es la modalidad excepcional de adjudicación que realiza el órgano o ente contratante,

que podrá realizarse de conformidad con la Ley de Contrataciones Públicas.

Desviación Sustancial :

Divergencia o reserva mayor con respecto a los términos, requisitos y especificaciones

del pliego de condiciones, en la que incurren los oferentes y que harían improbable el

suministro del bien o del servicio o ejecución de obras en las condiciones solicitadas,

por el órgano o ente contratante.

Emergencia Comprobada:

Son los hechos o circunstancias sobrevenidas que tienen como consecuencia la

paralización, o la amenaza de paralización total o parcial de sus actividades o del

desarrollo de las competencias del órgano o ente contratante.

Medios Electrónicos:

Son instrumentos, dispositivos, elementos o componentes tangibles o intangibles que

obtienen, crean, almacenan, administran, codifican, manejan, mueven, controlan,

transmiten y reciben de forma automática o no, datos o mensajes de datos cuyo

significado aparece claro para las personas o procesadores de datos destinados a

interpretarlos.

Modalidades de Contratación :

Son las categorías que disponen los sujetos de la Ley de Contrataciones Públicas,

establecidas para efectuar la selección de contratistas para la adquisición de bienes,

prestación de servicios y ejecución de obras

Oferente :

Es la persona natural o jurídica que ha presentado una manifestación de voluntad de

participar una oferta en alguna de las modalidades previstas en la Ley de

Contrataciones Públicas.





Oferta:

Es aquella propuesta que ha sido presentada por una persona natural o jurídica,

cumpliendo con los recaudos exigidos para suministrar un bien, prestar un servicio o

ejecutar una obra.

Participante :

Es cualquier persona natural o jurídica que haya adquirido el pliego de condiciones

para participar en un Concurso Abierto o un Concurso Abierto Anunciado

Internacionalmente, o que sea invitado a presentar oferta en un Concurso Cerrado o

Consulta de Precios.

Pliego de Condiciones :

Es el documento donde se establecen las reglas básicas, requisitos o especificaciones

que rigen para las modalidades de selección de contratistas establecidas en la Ley de

Contrataciones Públicas.

Proceso Productivo:

Son las actividades realizadas por el órgano y ente contratante, mediante las cuales

un conjunto de elementos o materiales sufren un proceso de transformación que

conducen a obtener bienes tangibles o servicios para satisfacer necesidades

Presupuesto Base :

Es una estimación de los costos que se generan por las especificaciones técnicas

requeridas para la ejecución de obras, la adquisición de bienes o la prestación de

servicios.

Servicios Profesionales :

Son los servicios prestados por personas naturales o jurídicas, en virtud de actividades

de carácter científico, técnico, artístico, intelectual, creativo, docente o en el ejercicio

de su profesión, realizados en nombre propio o por personal bajo su dependencia.

Servicios Básicos:

Son los servicios requeridos para el funcionamiento del órgano o ente contratante en

el desarrollo de sus competencias, que incluyen: electricidad, agua, aseo urbano, gas,

telefonía, postales y redes informáticas de información.





Pequeño Productor:

Es una persona natural que desarrolla la actividad agrícola por la explotación de su

campo y sus ventas no deben superar un monto anual equivalente a cuatro mil

unidades tributarias (4.000 U.T.).

5.2 Abreviaturas:

U.E:

Unidad Ejecutora.

U.T:

Unidad Tributaria.

6. NORMAS GENERALES

TITULO I

COMPRA DE BIENES, CONTRATACIÓN DE SERVICIOS O EJECU CIÓN DE OBRAS

Art.1. El instituto debe garantizar en las contrataciones la inclusión de bienes y servicios

producidos en el país con recursos provenientes del financiamiento público y que

cumplan con las especificaciones técnicas respectivas, mediante el diseño de

criterios de evaluación objetivos y de carácter incentivado, que serán identificados

en el llamado o en la invitación para ofertar, y se detallarán en el pliego de

condiciones asignándoles prioridad.

Art.2. Para la selección de ofertas cuyos precios no superen entre ellas, el cinco por

ciento (5%) de la que resulte mejor evaluada, debe preferirse aquella que en los

términos definidos en el pliego de condiciones cumpla con lo siguiente:

1. En la adquisición de bienes, la oferta que tenga mayor valor agregado nacional.

2. En las contrataciones de obras y de servicios, la oferta que sea presentada por

un oferente cuyo domicilio principal esté en Venezuela, tenga mayor

incorporación de partes e insumos nacionales y mayor participación de recursos

humanos nacionales, incluso en el nivel directivo. Una vez aplicados los

criterios anteriores, si la evaluación arrojare dos o más ofertas con resultados





iguales se preferirá al oferente que tenga mayor participación nacional en su

capital.

Art.3. La Unidad de Auditoria Interna, podrá designar representantes para que actúen

como observadores, sin derecho a voto, en los procedimientos de contratación.

Art.4. Todos los documentos, informes, opiniones y demás actos que se reciban,

generen o consideren en cada modalidad de selección de contratistas establecido

en Ley de contrataciones públicas, deben formar parte de un expediente por cada

contratación. Este expediente deberá ser archivado, por la Oficina de

Administración y Finanzas del instituto, manteniendo su integridad durante al

menos tres (3) años después de ejecutada la contratación.

Art.5. Culminada la selección de contratista, los oferentes tendrán derecho a solicitar la

revisión del expediente y requerir copia certificada de cualquier documento en él

contenido. Se exceptúan de lo dispuesto en este artículo, los documentos del

expediente declarados reservados o confidenciales conforme a la ley que rige los

procedimientos administrativos

Art.6. Para presentar ofertas en todas las modalidades regidas por la Ley de

Contrataciones Públicas, cuyo monto estimado sea superior a cuatro mil Unidades

Tributarias (4.000 U.T.) para bienes y servicios, y cinco mil Unidades Tributarias

(5.000 U.T.) para ejecución de obras, los interesados deben estar inscritos en el

Registro Nacional de Contratistas.

Art.7. La inscripción en el Registro Nacional de Contratistas no será necesaria, para

aquellos interesados en participar en la modalidad de Concurso Abierto Anunciado

Internacionalmente así como también, para los que presten servicios altamente

especializados de uso esporádico; pequeños productores de alimentos o

productos básicos declarados como de primera.

Art.8. La selección del proveedor se debe realizar de acuerdo a los siguientes criterios:

1. Precio.

2. Calidad.

3. Responsabilidad.

4. Garantía.





5. Personal Calificado.

6. Disponibilidad.

7. Tiempo de entrega.

8. Servicio post venta (si aplica).

Art.9. El Coordinador de Administración y Servicios deberá tomar en cuenta la fecha de

las solicitudes que se están cotizando para procesarlas en un tiempo prudencial.

Art.10. En el llamado a participar para la modalidad de Concurso Abierto debe indicarse:

1. El objeto de la participación.

2. La identificación del órgano o ente contratante.

3. La dirección, dependencia, fecha a partir de la cual estará disponible el pliego

de condiciones, horario, requisitos para su obtención y su costo si fuere el caso.

4. El sitio, día, hora de inicio del acto público, o plazo, en que se recibirán las

manifestaciones de voluntad de participar en la contratación y documentos para

la calificación.

5. El mecanismo a utilizar en el procedimiento de Concurso Abierto.

6. Las demás que se requieran.

Art.11. El pliego de condiciones debe, contener, al menos, determinación clara y precisa

de:

1. La documentación legal del participante, necesaria para la calificación y

evaluación en las modalidades establecidas en la presente ley.

2. Los bienes a adquirir, los servicios a prestar o las obras a ejecutar con listas de

cantidades, servicios conexos y planos.

3. Especificaciones técnicas detalladas de los bienes a adquirir o a incorporar en

la obra, los servicios a prestar, según sea el caso y sin hacer referencia a

determinada marca o nombre comercial. Si se trata de la de adquisición de

repuestos o servicios a ser aplicados a activos del órgano o ente contratante,

podrá hacerse mención de esta, siempre señalando que pueden cotizarse otras

con características similares certificadas por el fabricante.

4. Idioma de las manifestaciones de voluntad y ofertas, plazo y lugar para

presentarlas, así como su tiempo mínimo de validez.





5. Moneda de las ofertas y tipos de conversión a una moneda común.

6. Lapso y lugar en que los participantes podrán solicitar aclaratorias del pliego de

condiciones a la comisión de contrataciones.

7. Autoridad competente para responder aclaratorias, modificar el pliego de

condiciones y notificar decisiones en el procedimiento.

8. La obligación de que el oferente indique en su oferta la dirección del lugar

donde se le hará las notificaciones pertinentes.

9. Fecha, lugar y mecanismos para la recepción y apertura de las

manifestaciones de voluntad y ofertas en las modalidades indicadas en la

presente ley.

10. La forma en que se corregirán los errores aritméticos o disparidades en

montos en que se incurra en las ofertas.

11. Criterio de calificación, su ponderación y la forma en que se cuantificaran

dichos criterios.

12. Criterios de evaluación, su ponderación y la forma en que se cuantificaran el

precio y los demás factores definidos como criterios.

13. Criterios que permitan la preferencia en calificación y evaluación a oferentes

constituidos con iniciativa local en el área donde se va a ejecutar la actividad

objeto de la contratación.

14. Establecimiento del compromiso de responsabilidad social.

15. Proyecto de contrato que se suscribirá con el beneficiario de la adjudicación.

16. Normas, métodos y pruebas que se emplearan para determinar si los bienes,

servicios u obras, una vez ejecutados, se ajustan a las especificaciones

definidas.

17. Forma, plazo y condiciones de entrega de los bienes, ejecución de obras o

prestación de servicios objeto de la contratación, así como los servicios

conexos que el contratista debe prestar como parte del contrato.

18. Condiciones y requisitos de las garantías que se exigen con ocasión del

contrato.

19. Modelos de manifestación de voluntad, oferta y garantías.





Art.12. No se deben iniciar las modalidades de selección de contratistas para ejecución de

obras, si no existiera el respectivo proyecto.

Art.13. Solo se podrá realizar selección de contratistas si existe el proyecto para la

ejecución de una obra.

Art.14. Los documentos que debe contener la Orden de Pago, correspondientes a una a

un contrato de obra, estudios, proyectos y servicios debe contener los siguientes

documentos:

1. Oficio de Solicitud de pago formulada por el funcionario autorizado para tal fin.

2. Compromiso de Pago de acuerdo al sistema automatizado.

3. Recibo de pago el cual debe llevar la firmar el beneficiario, certificando la

cancelación; en caso de ser anticipo.

4. Factura original firmada al dorso, excepto en los anticipos.

5. Buena Pro Otorgada por la Junta Directiva del Instituto.

6. Valuación debidamente firmada por el ingeniero inspector y el gerente del área

responsable, (en caso de ejecución de obras).

7. Copia del Contrato debidamente certificada (si aplica).

8. Copia de Fianza de Anticipo debidamente certificada, en caso de estar

establecido en el contrato.

9. Informe de la comisión de contrataciones (si aplica).

10. Hoja de cómputos métricos.

11. Cuadro de amortización.

12. Formato de solicitud Pago a Cuenta firmado por el Jefe de Oficina de

Administración y Finanzas e Ingeniero residente.

Art.15. Los documentos que debe contener la Orden de Pago, correspondientes a una

Orden de Compra de Bienes, son los siguientes:

1. Oficio de Solicitud de Pago.

2. Orden de compra debidamente firmada por el funcionario autorizado para tal

fin.





3. Factura original y/o fotocopia contra entrega, que cumpla con los requisitos

establecidos por el SENIAT, Leyes y reglamentos. Asimismo dicha factura

debe contener sello de recibido conforme debidamente firmado al dorso.

4. Orden de Requisición debidamente firmada por el solicitante.

5. Anexar mínimo 03 cotizaciones con las mismas características del bien a

adquirir.

6. Hoja de Análisis de Precios.

7. Informe de Recomendaciones.

8. Acta de Recepción, en caso de ser contra entrega de bienes.

9. Autorización otorgada por el Gerente General del Instituto.

Art.16. La Unidad de Infraestructura debe realizar un informe preliminar donde especifique

los requerimientos de la obra o ejecución del servicio a solicitar.

CAPITULO I

Modalidades de Selección de Contratistas

Sección Primera: Consulta de precios.

Art.17. Se debe proceder por Consulta de Precios en los casos siguientes:

1. Adquisición de bienes o prestación de servicios, si el contrato a ser otorgado es

por un precio estimado de hasta cinco mil unidades tributarias (5.000 UT.).

2. Ejecución de obras, si el contrato a ser otorgado es por un precio estimado de

hasta veinte mil unidades tributarias (20.000 UT.).

3. Adicionalmente, se procederá por Consulta de Precios, independientemente del

monto de la contratación, en caso de obras, servicios o adquisiciones de

bienes, que por razones de interés general deban ser contratados y ejecutados

en un plazo perentorio que se determinará de acuerdo a la naturaleza del plan

excepcional aprobado por el Ejecutivo Nacional.

Art.18. En la Consulta de Precios se debe solicitar al menos tres (3) ofertas; sin embargo

se podrá otorgar la adjudicación si hubiere recibido al menos una de ellas, siempre

que cumpla con las condiciones del requerimiento y sea conveniente a los

intereses del órgano o ente contratante.





Art.19. En la Consulta de Precios, la Unidad Contratante deberá estructurar todo el

expediente y elaborar el informe de recomendaciones que se someterá a la

máxima autoridad del órgano o ente contratante. El informe a elaborar en aquellos

casos que por su cuantía supere las dos mil quinientas unidades tributarias (2.500

UT.), para la adquisición de bienes o prestación de servicio y las diez mil unidades

tributarias (10.000 UT.), para la ejecución de obras, debe contar con la previa

aprobación de la Comisión de Contrataciones.

Sección Segunda: Contratación Directa.

Con acto motivado.

Art.20. Se podrá proceder excepcionalmente a la Contratación Directa,

independientemente del monto de la contratación, siempre y cuando la máxima

autoridad del instituto, mediante acto motivado, justifique adecuadamente su

procedencia, en los siguientes supuestos:

1. Si se trata de suministros de bienes, prestación de servicios o ejecución de

obras requeridas para la continuidad del proceso productivo, y pudiera resultar

gravemente afectado por el retardo de la apertura de un procedimiento de

contratación.

2. Cuando las condiciones técnicas de determinado bien, servicio u obra, excluyen

toda posibilidad de competencia.

3. En caso de contratos que tengan por objeto la fabricación de equipos, la

adquisición de bienes o la contratación de servicios, en los que no fuere posible

aplicar las modalidades de contratación, dadas las condiciones especiales bajo

las cuales los fabricantes y proveedores convienen en producir o suministrar

esos bienes, equipos o servicios.

4. Cuando se trate de emergencia comprobada, producto de hechos o

circunstancias sobrevenidos que tiene como consecuencia la paralización total

o parcial de las actividades del ente u órgano contratante, o afecte la ejecución

de su competencia.





5. Cuando se trate de la ejecución de obras, adquisición de bienes o prestación de

servicios regulados por contratos terminados anticipadamente, y si del retardo

en la apertura de un nuevo procedimiento de contratación pudieren resultar

perjuicios para el órgano o ente contratante.

6. Cuando se trate de la contratación de bienes, servicios u obras para su

comercialización ante consumidores, usuarios o clientes, distintos al órgano o

ente contratante, siempre que los bienes o servicios estén asociados a la

actividad propia del contratante y no ingresen de manera permanente a su

patrimonio.

7. Cuando se trate de contrataciones que tengan por objeto la adquisición de

bienes, prestación de servicios o ejecución de obras sobre los cuales una

modalidad de selección de contratistas pudiera comprometer secretos o

estrategias comerciales del órgano o ente contratante, cuyo conocimiento

ofrecería ventaja a sus competidores.

8. Cuando se trate de la adquisición de bienes producidos por empresas con las

que el instituto suscriba convenios comerciales de fabricación, ensamblaje o

aprovisionamiento, siempre que tales convenios hayan sido suscritos para

desarrollar la industria nacional sobre los referidos bienes, en cumplimiento de

planes dictados por el Ejecutivo Nacional.

9. Cuando se trata de contrataciones de obras, bienes o servicios requeridos para

el restablecimiento inmediato o continuidad de los servicios públicos o

actividades de interés general que hayan sido objeto de interrupción o fallas,

independientemente de su recurrencia.

10. Cuando se trate de actividades requeridas para obras que se encuentren en

ejecución directa por órgano y entes del Estado, y de acuerdo a su capacidad

de ejecución, sea necesario por razones estratégicas de la construcción, que

parcialmente sean realizadas por un tercero, siempre y cuando esta asignación

no supere el cincuenta por ciento (50%) del contrato original.





11. Cuando se trate de la adquisición de bienes y contratación de servicios a

pequeños y medianos productores nacionales que sean indispensables para

asegurar el desarrollo de la cadena agroalimentaria.

Sin acto Motivado.

Art.21. Se procederá excepcionalmente por Contratación Directa sin acto motivado, previa

aprobación de la máxima autoridad del Ministerio competente (Art. 77, LCP):

1. Cuando se decrete cualquiera de los estados de excepción contemplados en

la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

2. Si se trata de bienes, productos y servicios de urgente necesidad para la

seguridad y defensa de la Nación, para cuya adquisición se hace imposible la

aplicación de las modalidades de selección, dadas las condiciones especiales

que los proveedores requieren para suministrar los bienes, productos y

servicios.

3. Si se trata de bienes, servicios, productos alimenticios y medicamentos,

declarados como de primera necesidad, siempre y cuando existan en el país

condiciones de desabastecimiento por no producción o producción

insuficiente, previamente certificadas por la autoridad competente.

Art.22. El Coordinador de Administración y Servicios debe enviar el expediente al Área de

Tesorería para tramitar el pago a un proveedor dicha gestión debe contener lo

siguiente:

1. Requisitos:

• Solicitud en original firmada por el jefe de la unidad de compras.

• Cotizaciones.

• Cuadro de análisis.

• Informe de recomendaciones.

• Orden de compra.

• Original o copia de la factura del proveedor.

• Acta de recepción del bien o servicio.





2. Cualquier otro documento que sustente el cambio de las condiciones de la

negociación (por ejemplo; comunicación firmada por el proveedor en caso de

que este no pueda atender el pedido total o parcialmente).

3. En caso de que el proveedor seleccionado renuncie total o parcialmente a la

orden de compra, se optara por el proveedor que ocupo el segundo lugar en la

selección.

4. En el proceso de entrega de bienes, se debe informar al registrador de bienes

nacionales para que verifique y registre la entrega del bien o servicio.

5. El procesamiento de las solicitudes de compra, prestación de servicios o

contratación de obras deben seguir un orden de prioridad según la secuencia

de llegada, se dará prioridad a las emergencias debidamente justificadas por el

solicitante.

6. La factura original debe ir firmada al dorso por el solicitante en señal de

conformidad de haber recibido el bien o servicio.

Sección tercera: Concurso abierto

Art.23. Debe procederse por Concurso Abierto o Concurso Abierto Anunciado

Internacionalmente:

1. En el caso de adquisición de bienes o contratación de servicios, si el contrato a

ser otorgado es por un monto estimado superior a veinte mil unidades

tributarias (20.000 UT.).

2. En el caso de construcción de obras, si el contrato a ser otorgado es por un

monto estimado superior a cincuenta mil unidades tributarias (50.000 UT.).

3. El Concurso Abierto podrá realizarse bajo cualquiera de los siguientes

mecanismos (Art. 56 LCP):

• Acto único de recepción y apertura de sobres contentivo de: manifestación

de voluntad de participar, documentos de calificación y ofertas. En este

mecanismo la calificación y evaluación serán realizadas simultáneamente.

La descalificación del oferente, será causal de rechazo de su oferta.





• Acto único de entrega en sobres separados de manifestaciones de

voluntad de participar, documentos de calificación y oferta, con apertura

diferida. En este mecanismo, se recibirán en un sobre por oferente las

manifestaciones de voluntad de participar, así como los documentos

necesarios para la calificación, y en sobre separado las ofertas,

abriéndose sólo los sobres que contienen las manifestaciones de voluntad

de participar y los documentos para la calificación.

• Actos separados de entrega de manifestaciones de voluntad de participar,

los documentos necesarios para la calificación y de entrega de sobre

contentivo de la oferta. En este mecanismo de actos separados, deben

recibirse en un único sobre por oferente, las manifestaciones de voluntad

de participar y los documentos necesarios para la calificación.

Art.24. El instituto debe publicar en su página web oficial el llamado a participar en

Concursos Abiertos, hasta un día antes de la recepción de sobres; igualmente

debe remitirlo al Servicio Nacional de Contrataciones el llamado a participar en los

Concursos Abiertos para que sean publicados en la página web de ese órgano

durante el mismo lapso.

Art.25. En el llamado a participar debe indicarse:

1. El objeto de la participación.

2. La identificación del órgano o ente contratante.

3. La dirección, dependencia, fecha a partir de la cual estará disponible el pliego

de condiciones, horario, requisitos para su obtención y su costo si fuere el caso.

4. El sitio, día, hora de inicio del acto público, o plazo, en que se recibirán las

manifestaciones de voluntad de participar en la contratación y documentos para

la calificación.

5. El mecanismo a utilizar en el procedimiento de Concurso Abierto.

6. Las demás que se requieran.

Art.26. Las manifestaciones de voluntad de participar y las ofertas, serán entregadas a la

Comisión de Contrataciones debidamente firmadas y en sobres sellados, en acto





público a celebrarse al efecto. En ningún caso, deben admitirse ofertas después de

concluido el acto.

Art.27. Para la modalidad del Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente, los

órganos o entes contratantes deben publicar en su pagina web oficial el llamado a

participar hasta un día antes de la recepción de sobres; igualmente, deben remitir

al llamado a participar en los Concursos Abiertos Internacionalmente para que

sean publicados en la pagina web de ese órgano, durante el mismo lapso; en esta

modalidad pueden participar personas naturales y jurídicas constituidas y

domiciliadas en Venezuela o en el extranjero.

Sección Cuarta: Concurso Cerrado.

Art.28. Puede procederse por Concurso Cerrado:

1. En el caso de la adquisición de bienes o prestación de servicios, si el contrato a

ser otorgado es por un precio estimado superior a cinco mil unidades tributarias

(5.000 UT.) y hasta veinte mil unidades tributarias (20.000 UT.).

2. En el caso de construcción de obras, si el contrato a ser otorgado es por un

precio estimado superior a veinte mil unidades tributarias (20.000 UT:) y hasta

cincuenta mil unidades tributarias (50.000 UT.).

Art.29. Puede también procederse por Concurso Cerrado independientemente del monto

de la contratación, cuando la máxima autoridad del instituto, mediante acto

motivado lo justifique, en los siguientes casos:

1. Si se trata de la adquisición de equipos altamente especializados destinados a

la experimentación, investigación y educación.

2. Por razones de seguridad de Estado, calificadas como tales, conforme a lo

previsto en la disposición legal que regule la materia.

3. Cuando de la información verificada en los archivos o base de datos

suministrados por el Registro Nacional de Contratistas, los bienes a adquirir los

producen o venden cinco (5) o menos fabricantes o proveedores, o si sólo cinco

(5) o menos industrias están en capacidad de ejecutar las obras o prestar los

servicios a contratar.





Art.30. En el Concurso Cerrado debe seleccionarse a presentar ofertas al menos a cinco

(5) participantes, mediante invitación acompañada del pliego de condiciones, e

indicando el lugar, día y hora de los actos públicos de recepción y apertura de los

sobres que contengan las ofertas.

Art.31. La selección de los contratistas debe estar fundamentada en los requisitos de

experiencia, especialización y capacidad técnica y financiera, que sean

considerados a tal fin, éstos deben constar en el acta levantada al efecto.

Art.32. En caso que se verifique que no existen inscritos al menos cinco (5) participantes

que cumplan los requisitos establecidos para el concurso cerrado, se deberá

invitar a la totalidad de los inscritos que los cumplan.

Art.33. El instituto, atendiendo la naturaleza de la obra, bien o servicio, debe procurar

preferentemente la participación de medianas y pequeñas industrias, pequeños

productores, cooperativas y otras formas asociativas comunitarias, naturales de la

localidad donde será ejecutada la contratación.




SERVICIOS O EJECUCIÓN DE OBRAS PAGINA: 20 de 70 7. PROCEDIMIENTOS

7.1 Consulta de Precios para la Adquisición de Bien es. PASO RESPONSABLES ACCIÓN

1

Solicitante

Fase de Autorización 1.1 Realiza solicitud.

1.2 Entrega solicitud firmada y sellada al Coordinador de Administración y Servicios.

2 Coordinador del Área de Administración y Servicios

2.1. Recibe solicitud, verifica la solicitud.

2.2. Entrega al Analista de Compras.

3 Analista de Compras

3.1 Recibe la solicitud firmada por el Coordinador de Administración y Servicios.

3.2 Elabora presupuesto base de la solicitud.

3.3 Envía al Coordinador de Administración y Servicios.


4.1 Recibe expediente y presupuesto base.

4.2 Verifica disponibilidad presupuestaria.

4.3 Si existe disponibilidad presupuestaria, va al paso 5.1.

4.4 Si no existe disponibilidad devuelve a la persona o unidad solicitante con su respectivo motivo porque no se proceso.

5 Jefe de Oficina de Administración y Finanzas

5.1 Recibe solicitud y envía al Gerente General para que autorice el inicio del proceso.

6 Gerente General

6.1 Recibe solicitud.

6.2 Autoriza o niega el inicio del proceso.

6.3 Envía al Jefe de Administración y Finanzas.


7.1 Si autoriza remite al Coordinador del Área de Administración y Servicios, para que inicie el proceso de contratación.

7.2 Si niega devuelve al solicitante.






8.1 Recibe autorización. 8.2 Envía al analista de compras para que

gestione la selección del proveedor.


9.1 Recibe solicitud firmada y sellada del Coordinador de Administración y Servicios.

9.2 Realiza pliego de condiciones, (art. 11 de las

nomas generales) y envía a los proveedores. 9.3 En caso de que la solicitud sea para la

adquisición de computadoras, equipos de laboratorios, entre otros, se envía al Técnico competente, para que la misma sea avalada técnicamente, va al paso 10.1

9.4 En caso de mobiliario y materiales de oficina,

recibe ofertas de los proveedores y prepara expediente, va al paso 11.1.

10 Técnico del Área competente

10.1 Recibe solicitud con las ofertas de los proveedores.

10.2 Evalúa ofertas presentadas y selecciona el

proveedor de acuerdo art. 8 de las normas generales.

10.3 Prepara expediente y entrega al Analista de

Compras, va al paso 11.4.


Fase de Aprobación 11.1 Recibe Autorización del Coordinador de

Administración y Servicios.

11.2 Realiza selección del proveedor de acuerdo art. 8 de las normas generales.

11.3 Prepara expediente, informe de

recomendaciones y Punto de Cuenta.

11.4 Obtiene firma del Coordinador de Administración y Servicios y del Jefe de Oficina de Administración y Finanzas.





11.5 Envía expediente y Punto de Cuenta para su aprobación al Gerente General.

12 Gerente General

12.1 Recibe expediente.

12.2 Otorga o niega la adjudicación.

12.3 Envía decisión al Jefe de Administración y Finanzas.


13.1 Recibe decisión del Gerente General.

13.2 Si es aprobado, emite al Coordinador de Administración y Servicios para ejecutar orden de compra.

13.3 Si no es aprobado informa al solicitante.


14.1 Recibe aprobación del Jefe de Administración y Finanzas.

14.2 Envía al analista de compras para que

gestione la compra.


15.1 Realiza orden de compra. 15.2 Envía al Coordinador de Administración y

Servicios.


16.1 Recibe orden de compra. 16.2 Verifica que esta cumpla con todos los

requisitos, sellos, firmas, cotizaciones de lo solicitado.

16.3 Firma orden de compra y devuelve al

analista.

17 Analista de compras

17.1 Envía orden de compra al proveedor.

17.2 Realiza comunicación y enumera.

17.3 Envía a Tesorería, va al 09-02-PRO-09

Fase de Entrega 17.4 Recibe mercancía si existe en stock su





entrega es inmediata. Si la mercancía es importada, el proveedor fija tiempo de entrega.

17.5 Informa a bienes nacionales y técnico del área.

17.6 Realiza control perceptivo.

18

Analista de Bienes

Nacionales

18.1. Recibe notificación del analista de compra sobre la entrega del bien.

18.2. Realiza control perceptivo, verificando que coincida con lo plasmado en la factura del proveedor.

19 Técnico del Área


19.2. Realiza control perceptivo, verificando sea

acorde con el aval técnico emitido.

20 Solicitante 20.1. Recibe mercancía.





7.2 Consulta de Precios para la Contratación de Ser vicios O Ejecución de Obras. PASO RESPONSABLES ACCIÓN

1 Solicitante

1.1 Realiza solicitud detallando las características para la contratación del servicio o ejecución de obras.

1.1 Entrega solicitud firmada y sellada al Coordinador de Administración y Servicios.


2.1 Recibe solicitud del servicio o proyecto sellada y firmada con su respectivo informe.

2.2 Evalúa solicitud. 2.3 Asigna responsables según lo requerido:

a. Si se trata de Contratación de Servicios, envía a la Unidad de Mantenimiento o Área Técnica competente (Para servicios especializados), va al paso 3.1.

b. Si se trata de Ejecución de Obras; envía a la Unidad de Infraestructura, va al paso 4.1.

3

Unidad de

Mantenimiento/Técnico del Área competente


3.2 Elabora presupuesto base.

3.3 Elabora informe de justificación y lo envía al Coordinador de Administración y Servicios, va al paso 5.1.

4 Unidad de Infraestructura


4.2 Elabora presupuesto base.

4.3 Elabora informe de justificación y lo envía al Coordinador de Administración y Servicios, va al paso 5.1.

5 Coordinador del Área de

Administración y Servicios

5.1 Recibe informe y presupuesto base.

5.2 Remite al Jefe de Administración y Finanzas.





6 Jefe del Área de Administración y Finanzas

6.1 Recibe solicitud e informe y envía al Presidente o Gerente General, (según el caso), para que autorice el inicio del proceso.

7 Presidente/Gerente General

7.1 Recibe solicitud


7.3 Envía al Jefe de Administración y Finanzas.


8.1 Recibe autorización y expediente. 8.2 Si autoriza remite al Coordinador del Área de

Administración y Servicios, para que inicie el proceso de contratación.


9 Coordinador de Administración y Servicios

9.1 Recibe autorización.

9.2 Realiza pliego de condiciones, (art. 11 de las nomas generales) y envía a los proveedores.

9.3 Convoca a la Comisión de Contrataciones.

10 Comisión de Contrataciones

10.1 Recibe propuestas, inicia proceso de contratación.

10.2 Evalúa solicitud y selecciona contratista. 10.3 Prepara informe. 10.4 Envía para aprobación.

11 Presidente/Gerente General

11.1 Otorga o niega la adjudicación. 11.2 Si aprueba envía a Consultoría Jurídica para

comenzar los trámites legales. 11.3 Si no aprueba devuelve al solicitante con

oficio negando la solicitud.





12 Consultoría Jurídica

12.1. Recibe expediente. 12.2. Elabora contrato y envía expediente con

recaudos al Jefe de Administración y Finanzas.


13.1. Recibe contrato y expediente. 13.2. Remite a la secretaria solicitando el pago.

14 Secretaria 14.1. Organiza expediente y enumera 14.2. Envía a Tesorería va al 09-02-PRO-09.





7.3 Concurso Abierto para la Adquisición de Bienes. PASO RESPONSABLES ACCIÓN

1 Solicitante

Fase de Aprobación 1.1 Realiza solicitud. 1.2 Entrega solicitud firmada y sellada al

Coordinador de Administración y Servicios.


2.1 Evalúa solicitud. 2.2 Verifica solicitud, presupuesto base y

disponibilidad presupuestaria. 2.3 Si existe disponibilidad, firma la solicitud y va

al paso 3.1 2.4 Si no devuelve a la persona o unidad

solicitante con su respectivo motivo porque no se proceso.

3 Presidente

3.1 Recibe la solicitud.


3.3 Envía decisión al Jefe de Administración y Finanzas.

4 Jefe de Administración y Finanzas

4.1 Recibe decisión.

4.2 Si es autorizado lo envía al Coordinador para que inicie el proceso de contratación.

4.3 Si es negado, informa al solicitante.


5.1 Recibe autorización y envía al analista de compras para que inicie el proceso.


6.1 Recibe autorización.

6.2 Elabora pliego de condiciones, según art. 11 de las Normas Generales.

6.3 Elabora llamado de participación, según art.





25 de las Normas Generales.

6.4 Envía llamado de participación a: a. Técnico de audiovisuales para su

publicación en la web. b. Servicio Nacional de Contratista para

su publicación en la web de ese instituto.

6.5 Elabora llamado de participación, según art.


6.6 Envía llamado de participación al técnico de audiovisuales para su publicación en la web.

6.7 Envía llamado de participación al Servicio Nacional de Contratista para su publicación en la web de ese instituto.

7

Técnico de Audiovisuales

7.1 Recibe, verifica los datos del llamado a concurso.

7.2 Publica en la página Web del Instituto.


8.1 Recibe manifestación de voluntad de los proveedores.

8.2 Convoca a la Comisión de Contratista.

9 Comité de Contratista

9.1 Evalúa ofertas.

9.2 Notifica resultados a los oferentes.

9.3 Prepara punto de cuenta para presentarlo al presidente.

9.4 Envía para su aprobación.


10.1 Recibe expediente y revisa aspectos legales.

10.2 Si no tiene observaciones envía a la junta

directiva.





10.3 Si tiene observaciones devuelve al jefe de Administración y Finanzas para su corrección.

11

Junta Directiva

11.1 Otorga o niega la adjudicación. 11.2 Si aprueba envía a consultoría jurídica

para comenzar los trámites legales. 11.3 Si no aprueba devuelve al solicitante con



12.1 Recibe Expediente. 12.2 Elabora contrato, va al paso 13.1


13.1 Recibe contrato con el expediente. 13.2 Emite informe al coordinador de

administración y servicios anexando el expediente para que comience agilizar el pago.


14.1 Recibe contrato. 14.2 Prepara comunicación y enumera. 14.3 Envía a Tesorería va al. 09-02-PRO-09


Fase de Entrega 15.1 Recibe mercancía si existe en stock su


15.2 Informa a Bienes Nacionales y al técnico

de área para realizar control perceptivo. 15.3 Realiza control perceptivo.





16

Analista de Bienes

Nacionales / Técnico de Área

16.1 Recibe notificación del analista de compra sobre la entrega del bien.

16.2 Realiza control perceptivo, verificando que

coincida con lo plasmado en la factura del proveedor.

17 Solicitante 17.1 Recibe mercancía.





7.4 Concurso Abierto para la Contratación de Servic ios o Ejecución de Obras. PASO RESPONSABLES ACCIÓN

1 Solicitante


1.2 Entrega solicitud firmada y sellada al


2

Coordinador del Área de Administración y Servicios

2.1 Recibe solicitud del servicio o proyecto sellada y firmada con su respectivo informe.

2.2 Evalúa solicitud.

2.3 Verifica solicitud, presupuesto base y

disponibilidad presupuestaria. 2.4 Si existe disponibilidad presupuestaria asigna

responsables según lo requerido. a. Si se trata de Contratación de Servicios,

envía a la Unidad de Mantenimiento o Área Técnica competente (Para servicios especializados), va al paso 3.1.

b. Si se trata de Ejecución de Obras; envía a la Unidad de Infraestructura, va al paso 4.1

2.5 Si no existe disponibilidad devuelve a la

persona o unidad solicitante con su respectivo motivo porque no se proceso.

3 Unidad de

Mantenimiento/Técnico del Área competente


3.2 Elabora informe de justificación técnica y

envía al Coordinador de Administración y Servicios.



4.2 Elabora informe de justificación técnica y

envía al Coordinador de Administración y Servicios.






5.1 Recibe solicitud e informe que la avala. 5.2 Remite al Jefe de Administración y Finanzas.

6 Jefe del Oficina de Administración y Finanzas

6.1 Recibe solicitud e informe que avala la solicitud y envía al Presidente para que autorice el inicio del proceso.

7 Presidente

7.1 Recibe solicitud 7.2 Autoriza o niega el inicio del proceso. 7.3 Envía al Jefe de Administración y Finanzas.


8.1 Si autoriza remite al Coordinador del Área de Administración y Servicios, para que inicie el proceso de contratación.



9.1 Recibe autorización. 9.2 Envía al analista de compras.


10.1 Recibe autorización. 10.2 Elabora pliego de condiciones, según art. 11

de las Normas Generales. 10.3 Elabora llamado de participación, según art.


10.4 Envía llamado de participación a: c. Técnico de audiovisuales para su

publicación en la web. d. Servicio Nacional de Contratista para su

publicación en la web de ese instituto.

11 Técnico de Audiovisuales

11.1 Recibe publicación de llamado. 11.2 Realiza la publicación en la página Web de

la Institución tomando en cuenta los datos correspondientes para la fecha, lugar, entre otros.






12.1 Recibe manifestación de voluntad de los proveedores.

12.2 Convoca a la Comisión de Contratista.

13 Comité de Contrataciones

13.1 Evalúa ofertas. 13.2 Prepara informe. 13.3 Envía informe para su aprobación.


14.1. Recibe expediente y revisa aspectos legales. 14.2. Si no tiene observaciones envía a la junta

directiva. 14.3. Si tiene observaciones devuelve al jefe de

Administración y Finanzas para su corrección.

15

Junta Directiva

15.1. Otorga o niega la adjudicación. 15.2. Si aprueba envía a consultoría jurídica para

comenzar los trámites legales. 15.3. Si no aprueba devuelve al solicitante con



16.1. Recibe aprobación de la Junta Directiva. 16.2. Elabora Contrato. 16.3. Envía expediente al Jefe de Administración y

Finanzas.


17.1. Recibe expediente. 17.2. Envía a Tesorería.

18 Secretaria 18.1. Organiza expediente y enumera. 18.2. Envía a Tesorería va al 09-02-PRO-09.





7.5 Concurso Cerrado para la Adquisición de Bienes. PASO RESPONSABLES ACCIÓN

1 Solicitante

1.1 Realiza solicitud. 1.2 Entrega solicitud firmada y sellada al




2.2 Verifica solicitud, presupuesto base y disponibilidad presupuestaria.

2.3 Si existe disponibilidad, firma la solicitud y

va al paso 3.1 2.4 Si no devuelve a la persona o unidad



3.1 Recibe solicitud y envía al Presidente para que autorice el inicio del proceso.

4 Presidente

4.1 Recibe solicitud. 4.2 Autoriza o niega el inicio del proceso de

contratación. 4.3 Envía al Jefe de Administración y Finanzas.


5.1 Si autoriza remite al Coordinador del Área de Administración y Servicios, para que inicie el proceso.



6.1 Recibe autorización. 6.2 Envía al analista de compras.


7.1 Recibe solicitud firmada y sellada por el Coordinador del Área de Administración y Servicios.

7.2 Realiza pliego de condiciones, (art. 11 de





las normas generales) y envía a los proveedores.

7.3 Consulta listado de proveedores. 7.4 Si existen más de cinco (5) proveedores

solo se seleccionan cinco (5) de ellos para el concurso.

7.5 Si existen menos de cinco (5) proveedores,

se elabora acto motivado, (según art. 29 de las normas generales).

7.6 Recibe ofertas de los proveedores y envía

expediente al Coordinador de Administración y Servicios.

7.7 En caso de que la solicitud sea para la

adquisición de computadoras, equipos de laboratorios, entre otros, se envía al Técnico respectivo para que la misma sea avalada técnicamente, va al paso 4.1.

7.8 En caso de mobiliario y materiales de

oficina, recibe ofertas de los proveedores y prepara informe de recomendaciones, va al paso 5.1.

8 Técnico del Área competente

8.1 Recibe solicitud con las ofertas de los proveedores.

8.2 Evalúa solicitud, ofertas presentadas y

elabora informe de recomendaciones bien sea de equipos de computación, laboratorios y otros.

8.3 Envía informe al Coordinador de



9.1 Recibe expediente. 9.2 Convoca a la comisión de Contrataciones.

10 Comisión de 10.1 Recibe expediente, realiza apertura del





Contrataciones proceso de contratación. 10.2 Evalúa propuestas, selecciona el

proveedor y prepara informe. 10.3 Envía a la Consultoría Jurídica.


11.1 Recibe expediente, punto de cuenta y revisa aspectos legales.

11.2 Si no tiene observaciones envía a la Junta

Directiva. 11.3 Si tiene observaciones devuelve al Jefe

de Administración y Finanzas para su corrección.

12

Junta Directiva

12.1 Recibe expediente. 12.2 Aprueba o niega la adjudicación. 12.3 Si aprueba envía a consultoría jurídica

para comenzar los trámites legales. 12.4 Si no aprueba devuelve al solicitante con



13.1 Recibe aprobación de la Junta Directiva para la elaboración del contrato.

13.2 Elabora contrato. 13.3 Envía expediente al Jefe de

Administración y Finanzas.


14.1 Recibe expediente emitido por el Jefe de Administración y Finanzas.

14.2 Instruye a secretaria para el envió del

expediente.


15.1 Recibe contrato 15.2 Envía a Tesorería va al 09-02-PRO-09.






16.1 Recibe mercancía si existe en stock su entrega es inmediata. Si la mercancía es importada, el proveedor fija tiempo de entrega.

16.2 Informa para el control perceptivo. 16.3 Realiza control perceptivo.

17

Analista de Bienes Nacionales

/Técnico de Área



coincida con lo plasmado en la factura del proveedor.

18 Técnico del Área 18.1 Realiza control perceptivo.

19 Solicitante 19.1 Recibe mercancía.





7.6 Concurso Cerrado para la Contratación de Servic ios o Ejecución de Obras. PASO RESPONSABLES ACCIÓN

1 Solicitante







2.3 Si existe disponibilidad, firma la solicitud y va




3.1 Recibe solicitud y envía al Presidente para que autorice el inicio del proceso.

4 Presidente




5.1 Si autoriza remite al Coordinador del Área de Administración y Servicios, para que inicie el proceso.







6.1 Recibe autorización. 6.2 Si se trata de Contratación de Servicios, envía

a la Unidad de Mantenimiento o Área Técnica competente (Para servicios especializados), va al paso 7.1.

6.3 Si se trata de Contratación de Ejecución de

Obras; envía a la Unidad de Infraestructura, va al paso 8.1

7 Unidad de

Mantenimiento/Área Técnica Competente

7.1 Recibe solicitud firmada y sellada por el Coordinador de Administración y Servicios.

7.2 Elabora pliegos de condiciones, según art. 11

de las Normas Generales. 7.3 Busca contratistas y solicita presupuesto 7.4 Si existen más de cinco (5) contratistas solo

selecciona cinco (5) de ellos para el concurso. 7.5 Si existen menos de cinco (5) contratistas, se

elabora acto motivado, (según art. 29 de las normas generales)

7.6 Recibe ofertas de los proveedores. 7.7 Prepara expediente y envía, va al paso 9.1.


8.1 Recibe solicitud firmada y sellada por el coordinador de Administración y Servicios.

8.2 Elabora pliegos de condiciones 8.3 Busca contratistas y solicita presupuesto. 8.4 Si existen más de cinco (5) contratistas solo

se seleccionaran 5 de ellos para el concurso. 8.5 Si existen menos de cinco (5) contratistas, se

elabora acto motivado. 8.6 Envía pliegos de condiciones a contratistas.





8.7 Recibe ofertas de los proveedores. 8.8 Prepara expediente y envía. Va al paso 9.1.


9.1 Recibe expediente. 9.2 Envía a la Comisión de Contrataciones.

10 Comisión de Contrataciones

10.1 Realiza apertura del proceso de contratación. 10.2 Evalúa propuestas y prepara informe. 10.3 Envía para su aprobación.




Directiva. 11.3 Si tiene observaciones devuelve al Jefe de


12

Junta Directiva

12.1 Recibe expediente. 12.2 Aprueba o niega la adjudicación. 12.3 Si aprueba envía a Consultoría Jurídica para

comenzar los trámites legales. 12.4 Si no aprueba devuelve al solicitante con




13.2 Elabora contrato. 13.3 Envía expediente al Jefe de Administración y

Finanzas.


14.1 Recibe expediente. 14.2 Entrega a la secretaria para solicitar el pago.





15 Secretaria 15.1 Organiza expediente y enumera. 15.2 Envía a Tesorería va al 09-02-PRO-09.





7.7 Contratación Directa Para La Adquisición De Bie nes, Contratación De Servicios O Ejecución De Obras.

PASO RESPONSABLES ACCIÓN

1 Solicitante







2.3 Si existe disponibilidad, firma la solicitud y va




3.1 Recibe solicitud y envía a la Junta Directiva para que autorice el inicio del proceso.


4.1 Recibe y verifica la solicitud 4.2 Si esta correcto envía a la Junta Directiva. 4.3 Si no esta correcta devuelve al Jefe de


5 Junta Directiva




6.1 Recibe decisión de la Junta Directiva. 6.2 Si autoriza remite al Coordinador del Área de

Administración y Servicios, para que inicie el proceso.







7.1 Recibe autorización. 7.2 Si se trata de Contratación de Servicios, envía

a la Unidad de Mantenimiento o Área Técnica competente (Para servicios especializados), va al paso 8.1.

7.3 Si se trata de Ejecución de Obras; envía a la

Unidad de Infraestructura, va al paso 9.1. 7.4 Si se trata de mobiliario o equipos de oficinas,

entre otros, envía al analista de compras va al paso 10.1

8

Unidad de

Mantenimiento/Técnico del Área Competente


8.2 Elabora propuesta detallada con sus

recomendaciones. 8.3 Envía al Coordinador del Área de




9.2 Elabora proyecto detallado con sus





10.2 Elabora informe detallado con sus








11.1 Recibe de: a. Unidad de mantenimiento, propuesta. b. Unidad de Infraestructura, proyecto. c. Analista de Compras, Informe.

11.2 Elabora acto motivado, (según art. 20 de las Normas Generales

11.3 Envía para su aprobación.




Directiva. 12.3 Si tiene observaciones devuelve al Jefe de


13

Junta Directiva

13.1 Recibe expediente. 13.2 Aprueba o niega la adjudicación. 13.3 Si aprueba:

a. Si se trata de Contratación de Obras o Servicios envía a Consultoría Jurídica para comenzar los trámites legales, va al paso 14.1

b. Si se trata de adquisición de bienes, envía al Jefe de Administración y Finanzas, para que inicie el proceso, va al paso 15.1

13.4 Si no aprueba devuelve al solicitante con oficio negando la solicitud.



14.2 Elabora contrato. 14.3 Envía expediente al Jefe de Administración y

Finanzas. Va al paso 23.1






15.1 Recibe decisión y envía al Coordinador para que inicie el proceso de contratación.


16.1 Recibe aprobación del Jefe de Administración y Finanzas.

16.2 Envía al analista de compras para que

gestione la compra.


17.1 Realiza orden de compra. 17.2 Envía al Coordinador de Administración y

Servicios.


18.2 Recibe orden de compra. 18.3 Verifica que esta cumpla con todos los

requisitos, sellos, firmas, cotizaciones de lo solicitado.

18.4 Firma orden de compra y devuelve al

analista.

19 Analista de compras

19.1 Envía orden de compra al proveedor. 19.2 Realiza comunicación y enumera. 19.3 Envía a Tesorería, va al 09-02-PRO-09 19.4 Recibe mercancía si existe en stock su


19.5 Informa a bienes nacionales y técnico del

área. 19.6 Realiza control perceptivo.

20

Analista de Bienes

Nacionales



coincida con lo plasmado en la factura del





proveedor.

21 Técnico del Área


21.2. Realiza control perceptivo, verificando sea

acorde con el aval técnico emitido.

22 Solicitante 22.1 Recibe mercancía. (Fin del procedimiento, en caso de bienes)


23.1 Recibe expediente.

23.2 Entrega a la secretaria, solicitando el pago.

24 Secretaria 24.1 Organiza expediente y enumera.

24.2 Envía a Tesorería va al 09-02-PRO-09.




SERVICIOS O EJECUCIÓN DE OBRAS PAGINA: 47 de 70 8. FLUJOGRAMAS PARA CONSULTA DE PRECIOS




















SERVICIOS O EJECUCIÓN DE OBRAS PAGINA: 52 de 70 9. FLUJOGRAMAS PARA CONCURSO ABIERTO PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE CONCURSO ABIERTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES

Fase de Autorización

Fase de Aprobación

Comisión de Contratista

Técnico de Audiovisuales

/Servicio Nacional de Contratista

Analista de Compras

Jefe de Administración y Finanzas

Coordinador del Área de

Administración y Servicio

PresidenteSolicitante

No

Verifica

disponibilidad

Realiza

solicitud

Evalúa

solicitud

INICIO

Recibe solicitud

Autoriza o niega

el inicio del

proceso

Recibe decision

Recibe

autorización y

envía

Recibe solicitud

negada No

Recibe

autorizacion

Elabora pliegos de

condiciones

Elabora llamado

de participación

Envía llamado de

participación

Recibe y verifica

los datos del

llamado

Publica en la

pagina web

Recibe

manifestación de

voluntad

Convoca a la

comisión de

contratista

Evalúa ofertas

Notifica resultados

Prepara punto de

cuenta

Envía para su

aprobacion

A

Si

si




















SERVICIOS O EJECUCIÓN DE OBRAS PAGINA: 57 de 70 10. FLUJOGRAMAS PARA CONCURSO CERRADO
















SERVICIOS O EJECUCIÓN DE OBRAS PAGINA: 61 de 70 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE CONCURSO CERRADO PARA LA EJECUCIÓN DE OBRAS Y PRESTACIÓN DE

SERVICIOS

Fase de Autorización

Fase de Aprobación

Coordinador del Área de

Administración y Servicio

Jefe del Área de

Administración y Finanzas

Coordinación del Área de

Administración y servicio

(Infraestructura)

Presidente

Coordinación del Área de

Administración y servicio

(Mantenimiento)

Solicitante

No

Verifica

disponibilidad

presupuestaria

Realiza

solicitud

Evalúa

solicitud

INICIO

Recibe solicitud y

envía para

autorización de

inicio Si

Recibe solicitud

Autoriza o niega el

inicio del proceso

Recibe decisión

de autorización

Recibe solicitud

negada

No

Recibe

autorización

Si

Asigna

responsable

Recibe solicitud

firmada y sella

Recibe solicitud

firmada y sella

Busca contratista

y solicita

presupuesto

Elabora pliego de

condiciones

Elabora pliego de

condiciones

Busca contratista

y solicita

presupuesto

A B












SERVICIOS O EJECUCIÓN DE OBRAS PAGINA: 64 de 70 11. FLUJOGRAMA PARA CONTRATACIÓN DIRECTA












SERVICIOS O EJECUCIÓN DE OBRAS PAGINA: 67 de 70 ANEXOS:

ANEXO DESCRIPCIÓN CÓDIGO 1 Orden de Compra (Generada por el Sistema Automatizado). N/A 2 Orden de Requisición (Generada por el Sistema Automatizado) N/A 3 Orden de Pago (Generada por el Sistema Automatizado). N/A





Anexo 1. Orden de Compra (Generada por el Sistema Automatizado).





Anexo 2: Orden de Requisición (Generada por el Sistema Automatizado)





Anexo 3: Orden de Pago (Generada por el Sistema Automatizado).



TÍTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL

REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE PROVEEDORES PAGINA: 1 de 8


Coordinador del Área de Organización y Sistemas

Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPOSITO:

Establecer los pasos necesarios para el registro y actualización de los proveedores que

suministran material de oficinas, mobiliarios, servicios, mantenimientos, obras e

infraestructuras para el instituto.

2. ALCANCE:

Este documento es de aplicación obligatoria a toda persona que desee incorporarse al

registro de proveedores del instituto, a través de título personal o de personalidad jurídica

para participar en los procesos de contratación administrativa.

3. RESPONSABLES:

3.1. Los responsables de ejecutar el proceso para el registro y actualización de los

proveedores son:

• Coordinador del Área Administración y Servicios.

• Analistas del Área de Administración y Servicios.

3.2. Los responsables de actualizar este procedimiento son:



3.3. Los responsables de velar por el cumplimiento de este procedimiento son:


• Unidad de Auditoría Interna.





4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:

4.1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. (CRBV), Gaceta Oficial N°

5.908 de fecha 19 de febrero de 2009.

4.2. Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del

Sector Publico (LOAFSP), Gaceta Oficial N° 5.981 de l 31 de Julio de 2008.

4.3. Ley de Contrataciones Públicas (LCP), Gaceta Oficial N° 39.165 del 24 de abril de

2009.

4.4. Ley Orgánica de la contraloría General de la República (LOCGR), Gaceta Oficial

37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001.


5.1. Definiciones:

Registro Nacional de Contratista

Es el Centro para la consolidación de los datos de las empresas a nivel nacional, el

cual permite generar información relevante y necesaria que sirve de soporte para la

toma de decisiones en los procesos de contratación. El Registro Nacional de

Contratistas tiene por objeto centralizar, organizar y suministrar en forma eficiente,

veraz y oportuna, la información necesaria para la calificación legal, financiera,

experiencia técnica y la clasificación por especialidad, para personas naturales o

jurídicas, nacionales y extranjeras. En tal sentido le corresponde:

1. Aprobar o negar la inscripción y otorgar el certificado de inscripción o

actualización, una vez verificado el cumplimiento de los requisitos establecidos

conforme con la presente Ley y su Reglamento.

2. Efectuar de manera permanente, la sistematización, organización y consolidación

de los datos suministrados por las personas naturales y jurídicas que soliciten la

inscripción.

3. Llevar el Registro Público de Contratistas y suministrar a los órganos o entes

públicos o privados, la información correspondiente a las personas inscritas.





4. Elaborar y publicar un directorio contentivo de la calificación y clasificación por

especialidad de los contratistas.

5. Establecer los requisitos y documentación necesaria para la inscripción en el

Registro Nacional de Contratistas y solicitar información complementaria en caso

de que la requiera, para personas naturales o jurídicas, estableciendo las

diferencias necesarias cuando las mismas sean de origen nacional y extranjero.

6. Someter a la consideración del Servicio Nacional de Contrataciones las posibles

suspensiones cometidas por los presuntos infractores de la presente Ley, de

acuerdo a los procedimientos previstos.

7. Cualesquiera otras que señalen la Ley de Contrataciones Prublicas y su

Reglamento.

5.2. Abreviaturas:

INIA:

Instituto Nacional de investigaciones Agrícolas.

S.N.C:

Servicio Nacional de Contrataciones.

R.N.C:

Registro Nacional de Contratista.





6. NORMAS GENERALES :

CAPITULO I

Registro de proveedor

Art.1. Solo se podrán celebrar contratos, convenios o acuerdos con proveedores que se

encuentren inscritos en el S.N.C.

Art.2. El coordinador del área de Administración y Servicios, debe revisar la pagina web

http://www.snc.gob.ve; para identificar los proveedores que están inscritos al

S.N.C

Art.3. El proveedor debe enviar anualmente copia de su documentación, (cambio de

residencia, numero de teléfono entre otros), para realizar la actualización de datos

en el modulo de proveedor del sistema automatizado del instituto.

Art.4. El responsable de la actualización de datos de los proveedores; (cambio de

residencia, numero de teléfono entre otros), es el Coordinador de Administración y

Servicios.

Art.5. El Coordinador de Administración y Servicios debe suministrar al proveedor una

carta de aprobación firmada y sellado por el Jefe de Administración y Finanzas.

Art.6. La copia de los requisitos del proveedor y la planilla de inscripción deben ser

archivados por fecha y tipo de producto o servicio prestado.

Art.7. Serán rechazadas aquellas empresas en las que se compruebe duplicidad

accionaría de ella, de sus socios, directivos o gerentes en la integración de otra

empresa.

Art.8. El Coordinador de Administración y Servicios debe emitir un listado al Jefe de

Administración y Finanzas de los proveedores para su control; este debe tener lo

siguiente:

1. Fecha de inicio.

2. Tipo de productos o servicios.

3. Nombre y Rif de la empresa al servicio.

4. Datos del responsable de la empresa suministradora.





Art.9. El Coordinador de Administración y Servicios debe emitir un comprobante de

inscripción numerado el cual debe ser enviado al jefe de Administración y

Finanzas, para ser firmado y aprobado.

CAPITULO II

Requisitos del Proveedor

Art.10. El proveedor debe presentar los documentos en original y copia en el momento

de la inscripción para cotejar la fidelidad de las copias consignadas, la

documentación original será devuelta en la misma oportunidad.

Art.11. El proveedor deben consignar en una carpeta los recaudos que se indican a

continuación:

1. Carta solicitando la inscripción en el registro de proveedores del INIA.

2. Acta Constitutiva, con sus últimas modificaciones si tuviere.

3. Copia de la Cédula de Identidad de representantes legal de la empresa.

4. Registro de Información Fiscal (RIF).

5. Certificación Bancaria.

6. Copia de Certificación de Inscripción en el RNC.

Art.12. El Coordinador de Administración y Servicios, debe revisar que la documentación

esta completa antes de registrar a un proveedor en el sistema.





7. PROCEDIMIENTO:


1 Analista del Área de


1.1 Solicita al proveedor que suministre el material de las áreas solicitantes. • Si es por búsqueda accede a la página

web del SNC, localizando datos del proveedor y emite carta de invitación al mismo.

• Si el proveedor ofrece sus servicios debe enviar una carta dirigida al coordinador compras indicando la voluntad de contratar con el instituto.

1.2 Envía un oficio al proveedor Solicitando la documentación de la empresa exigidos para el momento del registro, en original y copia.

2 Proveedor

2.1 Recibe y emite la documentación para su chequeo en el área de compra del instituto para ser validado por el encargado en el área de compras.



3.1 Recibe y comprueba original y copia de la documentación:

• Si la documentación esta completa pasa al paso 3.2.

• Sino regresa al proveedor y realiza una nueva solicitud.

3.2 Registra en el sistema los datos del proveedor.

3.3 Imprime certificación del registro del nuevo proveedor.

3.4 Envía la certificación al jefe de la oficina de

administración y finanza para validar el registro.

4 Jefe de Oficina de Administración y

Finanzas

4.1 Recibe la certificación del proveedor, firma y sella aprobando la contratación de servicio del proveedor para el instituto.





4.2 Envía a compras la aprobación del

proveedor.

5 Analista del Área de


5.1 Recibe y envía carta de aprobación como soporte al proveedor de haber quedado inscrito.

5.2 Archiva copia de la documentación junto con la certificación.





8. FLUJOGRAMA

9. ANEXOS

No aplica



TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA

SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS PAGINA: 1 de 7



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO:

Establecer los pasos necesarios para las solicitudes de los materiales y útiles de oficina

realizada al almacén de la Gerencia General del instituto.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para las solicitudes de materiales y suministros y la entrega de

los mismos que se realizan en las diferentes unidades administrativas de la Gerencia

general del instituto.

3. RESPONSABLES:

3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para la solicitud de materiales y suministros

son los siguientes:



• Responsable de Almacén.

3.2 Los responsables de actualizar y mantener este procedimiento son:





son:






SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS PAGINA: 2 de 7 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:

4.1. No aplica


5.1. Definiciones:

Formato

El formato es el conjunto de las características técnicas y de presentación de un

texto, objeto o documento en distintos ámbitos, tantos reales como virtuales.

Solicitud

Es un documento escrito que va dirigido a un organismo público o a una autoridad a

los que se pide algo o ante que se plantea una reclamación con la exposición de los

motivos en los que se basan. La mayor parte de los organismos públicos disponen de

impresos destinados a este fin. Se debe preguntar por su existencia y, si no los hay,

se puede hacer la instancia por uno mismo.

Proveeduría

Es la encargada de suministrar a las diferentes dependencias los insumos necesarios

para el buen funcionamiento de las mismas, así como también del control de los

bienes a su cargo.

Almacén

Es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes.

Existencia

Son los bienes poseídos por una empresa para su venta en el curso ordinario de la

explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo y

forman parte del activo circulante.

Suministro o Abastecimiento

Es la actividad económica encaminada a cubrir las necesidades de consumo de una

unidad económica en tiempo, forma y calidad, como puede ser una familia, una

empresa.

Inventario

Se define al registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una

persona o comunidad, hecho con orden y precisión.





5.2. Abreviaturas:

INIA:

Instituto Nacional de Investigaciones Agrícolas

6. NORMAS GENERALES:

Art. 1. La unidad solicitante debe presentar el formato para la “Solicitud de Materiales y

Suministros” (09-01-PRO-03-F1), en original y copia al Responsable de Almacén.

Art. 2. Toda solicitud de materiales y suministros debe llevar la firma del Jefe de Oficina,

o del Gerente del Área, o en su defecto la del Coordinador.

Art. 3. Para el caso de los cartuchos para impresora, la solicitud de materiales y

suministros debe ir acompañada por la unidad a reemplazar.

Art. 4. El Responsable de Almacén debe archivar una copia de la solicitud como

resguardo de suministro del mismo.




SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS PAGINA: 4 de 7 7. PROCEDIMIENTO


1 Solicitante

1.1 Llena formato “09-01-PRO-03-F1”.

1.2 Envía original y copia de la “Solicitud de Materiales y Suministros” a la Unidad de Proveeduría.

2 Responsable de

Almacén

2.1 Recibe original y copia de “09-01-PRO-03-F1”.

2.2 Chequea solicitud, si existe observaciones la devuelve para su corrección.

2.3 Si no existen observaciones, Firma la Solicitud y devuelve copia al solicitante.

2.4 Asigna el pedido según existencia.

2.5 Envía al Almacén

2.6 Recibe formato “09-01-PRO-03-F1”

2.7 Chequea los materiales solicitados.

2.8 En caso de no haber existencia de algún material o suministro solicitado, lo indica en el formato.

2.9 Prepara el pedido y entrega al solicitante.

3 Solicitante 3.1 Recibe el pedido y firma el formato.

4 Almacenista 4.1 Entrega formato al Responsable de

proveeduría.

5 Responsable de

Almacén

5.1 Registra Movimiento de inventario en el sistema.

5.2 Archiva formato “09-01-PRO-03-F1”




SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS PAGINA: 5 de 7 8. FLUJOGRAMA




SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS PAGINA: 6 de 7 9. ANEXOS.

ANEXO DESCRIPCIÓN CÓDIGO 1 Formato para la Solicitud de Materiales y Suministros 09-01-PRO-03-F1






CÓDIGO: 09-01-PRO-03-F1 REVISIÓN Nº: 00 VIGENCIA:

TÍTULO: FORMATO PARA LA SOLICITUD DE MATERIALES Y

SUMINISTROS PAGINA: 1 de 1

Gerencia u Oficina: Coordinación: Elaborado por: Fe cha:

Cantidad Unidad Descripción Cantidad Despachada

Firma del Gerente o Jefe de Oficina Recepción de la Solicitud Recepción del Pedido

Fecha: Fecha: Fecha:


CÓDIGO: 09-01-PRO-04 REVISIÓN: 00 VIGENCIA:


DOTACIÓN DEL ALMACÉN DE LA GERENCIA GENERAL PAGINA: 1 de 5



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO:

El presente documento tiene como propósito normar el procedimiento que se realiza

para la dotación del almacén.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para la dotación del almacén de la Gerencia General, desde

el momento que se solicita el inventario del almacén hasta la preparación de la

programación de compra para suministro de almacén.

3. RESPONSABLES:

3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para la dotación del almacén son los

siguientes:







• Coordinador y Analistas del área de Organización y Sistemas.

3.3 Los responsables de velar por el cumplimiento de la aplicación de este

procedimiento son:

• Jefe de Administración y Finanzas.







No aplica.


5.1. Definiciones:

Almacén

Unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa, industria

ó institución, con objetivos definidos de resguardo, custodia, control y

abastecimiento de materiales y productos.

Almacenista

Encargado o persona que despachan los géneros en un almacén Apoyo Logístico

Dotación

Bienes que se provee a los funcionarios, unidades y que mejora las condiciones

para que realice su labor.

Materiales

Conjunto de herramientas, materias u objetos necesarios en un trabajo.

Suministros o Abastecimiento

Es la actividad económica encaminada a cubrir las necesidades reconsumo de una

unidad económica en tiempo, forma y calidad, como puede ser una familia, una

empresa.

5.2. Abreviaturas:

INIA:







Art. 1. La Coordinación de Administración y Servicios es la responsable de

formular el presupuesto del almacén.

Art. 2. El Responsable del Almacén debe realizar el inventario del almacén y

presentarlo al Coordinador del Área de Administración y Servicios.

Art. 3. El Responsable del Almacén debe recibir los materiales y útiles de oficina

adquiridos por la Coordinación del Área de Administración y Servicios.

Art. 4. El Responsable del Almacén es el encargado del resguardo y la

distribución de los mismos a las distintas unidades administrativas que

conforman la Institución.

Art. 5. La solicitud de dotación del almacén se realizara semestralmente.





7. PROCEDIMIENTO:


1 Coordinador Área de Administración y Servicios

1.1 Solicita por escrito o vía telefónica inventario de almacén y programación de compra.

2 Responsable del Almacén Almacenista

2.1 Recibe solicitud e informa al Almacenista, para que realiza el inventario del almacén.

2.2 Realiza toma de inventario físico, con estadísticas realizada a los usuarios según la calidad de los productos.

2.3 Envía inventario de materiales y suministros al Jefe de Unidad Proveeduría.

3 Responsable de

Proveeduría

3.1 Recibe inventario del almacén.

3.2 Prepara programación para la compra de materiales y suministros, tomando en cuenta las necesidades y la calidad de los productos para el abastecimiento.

3.3 Envía programación de compra de

suministros al Área de Administración y Servicios.


4.1 Recibe y revisa programación de compra de materiales y suministros

4.2 Envía programación de compra de

materiales y suministros al Jefe de Administración y Finanzas para su revisión.


5.1 Recibe la programación de compra de materiales y suministros.

5.2 Si no tiene observaciones envía “Requisición de Materiales y Suministros” aprobada para su tramitación.

5.3 Si tiene observaciones, devuelve la

programación de compra de materiales y suministros al Área de Administración y Servicios para los ajustes correspondientes





8. FLUJOGRAMA

9. ANEXOS:

No aplica



TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL

ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA PAGINA: 1 de 5



Fecha:

Jefe de la Oficina Administración y Finanzas.

Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO:

Establecer el procedimiento general para el envió y recepción de correspondencia, de tal

manera que se lleve un adecuado control en cuanto a la distribución de la misma.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para las solicitudes de envió y recepción de correspondencia

que se realizan tanto en el nivel centralizado como desconcentrado del instituto.

3. RESPONSABLES:

3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para el envío y recepción de

correspondencia son los siguientes:



• Responsable de Correspondencia.





son:

• Jefe de Oficina Administración y Finanzas.







No aplica


5.1. Definiciones:

Correspondencia

Comunicación escrita en formato físico (papel).

Casillero

Mueble con divisiones para clasificar o guardar papeles u otros objetos.

Despacho

Distribución de la correspondencia y/o enmienda a través del mensajero.

Encomienda

Son los envíos intercambiados por dos o más Unidades Ejecutoras.

Entrega

Despacho de correspondencia y/o encomienda a través del mensajero.

Mensajero

Persona encargada del despacho y entrega de la correspondencia y/o encomienda.

Recepción

Entrega de correspondencia y/o encomienda que se hace llegar de otra unidad al

departamento de correspondencia a fin de ser enviado a su destinatario.

5.2. Abreviaturas:

INIA:


U.E:

Unidad Ejecutora






Art. 1. La Unidad de Correspondencia es el ente centralizado para la recepción, envió y

control de la correspondencia.

Art. 2. El servicio correspondencia debe ser utilizado única y exclusivamente para

asuntos laborales relacionados con la gestión del instituto.

Art. 3. La recepción de correspondencia se realizara en horarios de oficina, el envió de

correspondencia se realiza dos veces por semanas (martes y jueves).

Art. 4. Toda solicitud de envió de correspondencia a otros entes ya sea a nivel Nacional

o Internacional debe ser autorizada por el Jefe de Oficina de Administración y

Finanzas y avalada por el Coordinador del Área de Administración y Servicios.

Art. 5. Todos los envíos deben ser entregados a la Unidad de Correspondencia

debidamente identificados y sellados, en caso de ser un paquete de un alto valor

deberá notificar la condición del mismo para realizar un seguimiento más

minucioso del envió.

Art. 6. Todo envió de correspondencia debe ser registrados en la planilla de control de

salida de correspondencia indicando fecha de salida, fecha de llegada y hora de

entrega.





7. PROCEDIMIENTO:


1

Unidad de Correspondencia

(Correspondencias Recibidas)

Para la recepción de correspondencia 1.1 Recibe la documentación remitida por las

demás dependencias.

1.2 Se clasifican los documentos y/o encomiendas.

1.3 Se digitan todos los documentos recibidos

en el registro de correspondencias despachadas.

1.4 Se entrega la correspondencia a cada

destinatario.

2 Destinatario

2.1 Recibe la documentación remitida por la unidad de correspondencia.

2.2 Firma de recibido el registro de correspondencias despachadas, con fecha correspondiente a la entrega.

Para el envío de correspondencia 2.3 Entrega documentación a la unidad de

Correspondencia para su envío.

3

Unidad de Correspondencia

(Correspondencias Enviadas)

3.1 Envía la correspondencia a través de los distintos proveedores de mensajería externa y se revisa el envió anterior para el control de sellos y numero de guía.

3.2 Se registra en la planilla de control según

art. 6 de la normativa. 3.3 En caso de presentarse alguna devolución,

se confirma por teléfono la dirección y se hace el reenvió.

3.4 En caso de no tener el número telefónico

para hacer la confirmación se realiza la devolución y se envía a la dependencia responsable.





8. FLUJOGRAMA

9. ANEXOS

No aplica



TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA

SOLICITUD DE BOLETOS AÉREOS PAGINA: 1 de 8

Elaboración Autorización Aprobación Fecha:


Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO:

Establecer los pasos que se deben realizar para solicitar la adquisición de Boletos Aéreos

de los funcionarios del nivel centralizado del instituto.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para todas las solicitudes de Boletos Aéreos Nacionales e

Internacionales que se realizan en el nivel centralizado del instituto.

3. RESPONSABLES:

3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para la solicitud de boletos aéreos son los

siguientes:





• Coordinador y Analistas del Área de Organización y Sistema.


son:






SOLICITUD DE BOLETOS AÉREOS PAGINA: 2 de 8 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:

No aplica


5.1. Definiciones:

Agencias de Viajes

Es una sociedad mercantil que se dedica de manera habitual y profesional asesorar,

vender, organizar viajes y otros servicios turísticos. El papel de la agencia turística es

el intermediario entre la persona que demanda turismo y la persona que ofrece esa

demanda y que es productor de bienes o servicios turísticos.

Aerolíneas o Líneas Aéreas

Son aquellas organizaciones que se dedican al transporte de pasajeros o carga por

avión.

Boletos Aéreos

Es aquel comprobante de pago que se emite por un servicio de transporte.

Billetes Electrónicos o e-ticket

El billete electrónico consiste simplemente en un “Localizador de compra”, que da la

compañía, o la agencia de viajes, donde se contrata el vuelo. Recordando este

código o guardándolo escrito en algún sitio, el usuario puede ir una hora antes del

despegue directamente al mostrador de facturación y previa acreditación de su

identidad mediante algún documento oficial, adquirir su tarjeta de embarque.

Impuesto de Salida

Impuesto que se cobra a personas que temporalmente o permanentemente migran un

estado.

Itinerario

Descripción de una ruta, camino o recorrido. Trayecto que se sigue para llegar a un

lugar.

Multa o Penalidad

Sanción económica que se impone por no cumplir las normas establecidas de la

institución.





Tasa Aeroportuaria

Valor que se cobra a los pasajeros por el uso de las instalaciones aeroportuarias.

Traslados

Llevar o trasladar una persona o una cosa de un lugar a otro.

Unidad Tributaria (U.T)

Es la medida de valor creada a los efectos tributarios como una medida que permite

equiparar y actualizar a la realidad inflacionaria, los montos de las bases de

imposición, exenciones y sanciones, entre otros, con fundamento en la variación del

Índice de Precios al Consumidor (I.P.C).

5.2. Abreviaturas:

INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrícolas. VIG: Vigía (Mérida).

CSC: Caracas. PYH: Puerto Ayacucho.

VLN: Valencia SVZ: San Antonio.

MUN: Maturín. BRM: Barquisimeto.

STD: Santo Domingo. CUM: Cumana.

MAR: Maracaibo. MRD: Mérida.

PMV: Porlamar. BLA: Barcelona.

PZO: Puerto Ordaz. VZL: Venezuela.

MEX: México. LIM: Lima (Perú).




SOLICITUD DE BOLETOS AÉREOS PAGINA: 4 de 8 6. NORMAS GENERALES:

Art. 1. La Oficina de Administración y Finanzas a través del Área de Administración y

Servicios será la responsable de tramitar los Boletos Aéreos.

Art. 2. Toda solicitud de boletos se debe realizar por escrito y con un mínimo de quince

(15) días de antelación.

Art. 3. Todas las solicitudes deben ser aprobadas por el Gerente de Área o Jefe de

Oficina respectivo, y su tramitación debe ser avalada por el Jefe de Oficina de


Art. 4. El Área de Administración y Servicios debe solicitar los pasajes aéreos en clase

económica.

Art. 5. La solicitud debe contener los siguientes datos:

a. Datos correctos de la persona que viajara (1er Nombre, 1er Apellido, C.I. o

Pasaporte).

b. Fecha de salida y retorno.

c. Destino.(Ciudad-Estado o Capital-País)

Art. 6. De acuerdo a las normativas de cada aerolínea, aquellos boletos aéreos que no

sean utilizados el día pautado sufrirán una penalidad por el NO USO, el cual

deberá ser cancelado por el pasajero al momento de hacer uso del mismo.

Art. 7. Los pasajes aéreos son intransferibles y tienen vigencia de un (1) año.

Art. 8. En caso de no utilizar el boleto debe enviar al Área de Administración y Servicios

justificación de las razones por las cuales no utilizo el boleto, copia de la Cedula

de Identidad y copia del boleto.




SOLICITUD DE BOLETOS AÉREOS PAGINA: 5 de 8 7. PROCEDIMIENTO: PASO RESPONSABLE ACCIÓN

1 Unidad Solicitante (Usuario)

1.1. Realiza solicitud por escrito. 1.2. Envía solicitud a la Secretaria de la Oficina

de Administración y Finanzas para su aprobación.

2 Secretaria de la Oficina de Administración y Finanzas

2.1. Recibe solicitud de Boletos Aéreos. 2.2. Coloca “Nota de Remisión” a la solicitud. 2.3. Envía al Jefe de Administración y Finanzas

para la revisión.

3 Jefe de la Oficina de


3.1. Recibe “Nota de Remisión” con la solicitud de tramitación de Boleto Aéreo.

3.2. Revisa la solicitud.

a) Si existe disponibilidad presupuestaria y está de acuerdo firma la solicitud.

b) Si no existe disponibilidad presupuestaria devuelve la solicitud.

3.3. Firma y envía al Coordinador del Área de

Administración y Servicios, aprobando la compra del boleto (s).


4.1. Recibe solicitud de Boletos. 4.2. Asigna compra de boletos al Analista.

5 Analista de Administración y Servicios

5.1. Recibe solicitud y verifica los siguientes datos: a) Datos correctos de la persona que viajara

(1er Nombre, 1er Apellido, Cedula de Identidad. o Pasaporte).

b) Fecha de salida y retorno. c) Destino.(Ciudad-Estado o Capital-País)

5.2. Si los datos son incorrectos devuelve la solicitud a la Unidad Solicitante para que realice la respectiva corrección.





5.3. Si los datos son correctos consulta Agencias de Viajes y verifica los siguientes datos: a) Cupo disponible para la fecha solicitada. b) Destino. c) Tarifas.

5.4. Según los datos recibidos por parte de las agencias consultadas, realiza la reservación del Boleto. va al paso 6.1.

5.5. En caso de no haber disponibilidad de cupos

para la fecha requerida, se le informa a la Unidad Solicitante las fechas disponibles, ya sean antes o después de la fecha requerida, para tramitar la compra y cumplir con las actividades pautadas

6 Agencia de Viajes (Proveedor)

6.1. Envía boleto vía electrónico (correo) al analista de Administración y Servicios.


7.1. Recibe Boleto Electrónico. 7.2. Informa y envía al solicitante con las

recomendaciones pertinentes.

8 Agencia de Viajes (Proveedor)

Para procesar el pago de la solicitud de boletos: 8.1. Envía la factura por el servicio prestado

8.2. Envía ticket original a la Coordinación de



9.1. Recibe la factura con el ticket correspondiente.

9.2. Verifica la factura. 9.3. Arma el pago con factura, solicitud original,

copia del itinerario y realiza la comunicación para solicitar la cancelación.

9.4. Entrega el pago completo para la revisión

respectiva del Coordinador del Área de







10.1. Revisa el pago y autoriza la continuidad del mismo.

10.2. Entrega al analista.


11.1. Recibe el pago.

11.2. Contacta a la unidad solicitante para proceder con la certificación de la factura.

11.3. Una vez certificada la factura se procede

con la enumeración respectiva.

11.4. Arma un segundo juego del pago (copia) y entrega a la secretaria de la Oficina de Administración y Finanzas.

12 Secretaria de la Oficina de Administración y Finanzas 12.1. Recibe el pago y firma la copia de recibido.


13.1. Archiva la copia del pago con el sello original de recibido por Administración.




SOLICITUD DE BOLETOS AÉREOS PAGINA: 8 de 8 8. FLUJOGRAMA

9. ANEXOS:

No aplica.



TÍTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA

SOLICITUD DE VEHÍCULO PAGINA: 1 de 8



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO:

Establecer el procedimiento general para la solicitud de vehículos/chofer, de tal manera

que se lleve un adecuado control en la distribución del servicio.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para las solicitudes de vehiculo que se realizan en la sede de la

Gerencia General del INIA

3. RESPONSABLES:

3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para la solicitud de vehículo son los

siguientes:



• Unidad de Transporte





son:






SOLICITUD DE VEHÍCULO PAGINA: 2 de 8 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:

No aplica

5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

5.1. Definiciones:

Disponibilidad

Situación de la persona o cosa que está preparada para un fin.

Unidad de Transporte

Oficina destinada para la prestación de servicios de traslados a funcionarios del INIA.

Unidad Solicitante

Dependencia u oficina que solicita el servicio.

5.2. Abreviaturas:

INIA:





SOLICITUD DE VEHÍCULO PAGINA: 3 de 8 6. DISPOSICIONES GENERALES :

Art. 1. El solicitante debe llenar el formato para la “Solicitud de Vehículo” (09-01-PRO-

07-F1), tomando en cuenta el destino, hora de salida, hora de retorno, fecha de

salida, fecha de retorno.

Art. 2. De ser solo traslado de materiales o equipos debe ser muy específico en cuanto a

la solicitud.

Art. 3. La solicitud de vehículos o chofer debe hacerse con tres días de anticipación.

Art. 4. Toda solicitud de vehículos o chofer deber ser firmada por el Jefe de Oficina;

Gerente de Área o en su defecto el Coordinador del Área.

Art. 5. El traslado de funcionarios se podrá hacer con unidades del instituto o con

servicios de taxi, previa aprobación del Jefe de Oficina de Administración y

Finanzas.

Art. 6. Los viajes externos (otros estados), que requiere de más de dos (02) días

continuos de la prestación del servicio deberá ser programado conjuntamente con

el Responsable de la Unidad de Transporte.

Art. 7. El solicitante debe sellar y firmar por detrás de la factura para su pago respectivo.




SOLICITUD DE VEHÍCULO PAGINA: 4 de 8 7. PROCEDIMIENTO:


1 Unidad Solicitante

1.1 Llena formato “09-01-PRO-07-F1”.

1.2 Remite formato firmado por el solicitante a la Unidad de Transporte.

2 Responsable de la Unidad

de Transporte

2.1 Recibe formato “09-01-PRO-07-F1”.

2.2 Prepara logística, según solicitudes recibidas.

2.3 En caso de haber disponibilidad, según solicitud se asigna el chofer con el vehículo correspondiente

2.4 Informa al chofer asignado del traslado para el

funcionario o búsqueda de material o equipos, notificándole día, lugar y hora de la actividad del solicitante

2.5 Informa a la Unidad Solicitante del chofer

asignado para el traslado.

2.6 En caso de no haber disponibilidad de chofer o vehículo, se le informa inmediatamente al solicitante la decisión y las razones de la misma, según sea la necesidad se le ofrece otras fechas disponibles.

2.7 En caso de ser inaplazable la solicitud el

funcionario será trasladado a su destino a través de un servicio de taxi, (previa autorización de la Oficina de Administración).

2.8 Solicita traslado en taxi para el funcionario al

Área de Administración y Servicios.







3.1 Recibe solicitud de traslado de funcionario a través de servicio de taxi por no existir la disponibilidad de vehículos o chofer.

3.2 En caso de ser aprobada o no la solicitud del traslado en taxi, se le comunica a la unidad solicitante para que tome las previsiones al caso.


4.1 Solicita al Taxista factura original a nombre del instituto; monto del recorrido; si fueron varios traslados se debe desglosar los destinos con sus respectivos precios.

4.2 Firma y sella factura para su pago.




SOLICITUD DE VEHÍCULO PAGINA: 6 de 8 8. FLUJOGRAMA




SOLICITUD DE VEHÍCULO PAGINA: 7 de 8 8. ANEXOS:

ANEXO DESCRIPCIÓN CÓDIGO 1 Formato para la Solicitud de Vehículo 09-01-PRO-07-F1







TÍTULO:

FORMATO PARA LA SOLICITUD DE VEHÍCULOS PAGINA: 1 de 1

UNIDAD SOLICITANTE: FECHA DE SOLICITUD: HORA:

CON CHOFER SIN CHOFER CHOFER ASIGNADO:

TRASLADAR A: FECHA DE SALIDA: HORA:

ASUNTO: RETORNO A:

FECHA DE RETORNO:

HORA:

EN CASO DE VIAJE AL EXTERIOR: AEROPUERTO: N o DE VUELO LÍNEA AEREA: HORA DE LLEGADA:

OBSERVACIONES:

RECIBIDO POR: APROBADO POR:


CÓDIGO: 09-01-PRO-08

REVISIÓN Nº: 00 VIGENCIA:


SOLICITUD DE MANTENIMIENTOS MENORES DE INFRAESTRUCTURA DE LA GERENCIA GENERAL PAGINA: 1 de 6



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO:

Establecer el procedimiento para la solicitud de mantenimientos menores de la

infraestructura tales como la corrección de desperfectos en las instalaciones eléctricas y

sanitarias, así como la realización de trabajos sencillos de cerrajería y albañilería, entre

otros, de la Gerencia General del Instituto.

2. ALCANCE:

Este documento aplica a las solicitudes de reparaciones menores de las unidades

administrativas del instituto en el nivel centralizado.

3. RESPONSABLES:

3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para la solicitud de mantenimiento de

menores infraestructura en la Gerencia General son los siguientes:


• Responsable de Mantenimiento.



• Responsable de Mantenimiento.



son:









No aplica


5.1. Definiciones:

Almacén

Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía.

Cuadrilla

Su uso más general suele referirse a cualquier grupo humano, en especial un grupo

de trabajadores que están realizando trabajos de mantenimiento o alguna obra

pública.

Daño

Acción de detrimento o destrucción de activos, bienes o partes que requieren

reparación, reconstrucción, restituir elementos, piezas o parte de ella.

Existencia

Son los bienes poseídos por una empresa para su venta en el curso ordinario de la

explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo y

forman parte del activo circulante.

Falla

Evento previsible inherente al conjunto de partes interrelacionadas entre sí, la cual

impide que éstas cumplan sus funciones bajo condiciones establecidas.

Gestión de Mantenimiento

Planificación, programación, ejecución, supervisión y control de las actividades de

conservación y mantenimiento de los bienes.






Infraestructura

Conjunto de elementos o servicios que se consideran necesarios para el

funcionamiento de una organización o para el desarrollo de una actividad.

Mantenimiento

Conjunto de técnicas para mejorar aspectos operativos relevantes de un

establecimiento tales como funcionalidad, seguridad, productividad, confort, imagen

corporativa, salubridad e higiene y sistemas que permiten prever las averías, efectuar

revisiones y reparaciones eficaces, dando a la vez normas de buen funcionamiento a

los usuarios, contribuyendo a los beneficios de la organización.

Mantenimiento Menor (preventivo y correctivo)

Mantenimiento se define como la ejecución de los trabajos de conservación que

resultan de las inspecciones periódicas realizadas por el personal de mantenimiento,

ó aquellas detectadas por el personal del instituto. La principal finalidad del

Mantenimiento Menor, es reducir el deterioro y depreciación acelerada de las

instalaciones. Este tipo de mantenimiento representa un instrumento de reducción de

costos en la conservación de la infraestructura y edificios del instituto, al solucionar

problemas que de no atenderse a la brevedad, podrían causar además del deterioro,

interrupciones inesperadas en las actividades desempeñadas en sus diferentes

áreas.

Mantenimiento Rutinario

Trabajos continuos de reparaciones locales, sellados de grietas, limpieza y

reparaciones menores de drenajes, reparaciones menores de puentes, señalización y

mantenimiento de edificaciones y oficinas.

Notificación

Es un acto jurídico procesal, que en todas las legislaciones se reviste de especiales

formalidades.

Operador

En términos generales matemáticos, un operador es un “artefacto” que actúa sobre

otro “objeto” (número, función, vector, etc.) que se escribe a su derecha dando como






resultado otro “objeto” de igual o distinta naturaleza; esta acción se denomina

operación.

Problemática

Conjunto de problemas relativos a una ciencia o actividad determinada.

Reparación

Actividad a conjunto de actividades destinadas a restituir un equipo a sus condiciones

normales de operación y funcionamiento, por medio de la corrección de la falla que

causó el mal.

Usuario

Un usuario es la persona que utiliza o trabaja con algún objeto o que es destinataria

de algún servicio público o privado, empresarial o profesional.

5.2. Abreviaturas:

INÍA:

Instituto Nacional de Investigaciones Agrícolas.


Art. 1. Toda solicitud de mantenimiento debe tramitarse ante la Coordinación de


Art. 2. El Responsable de la Unidad de Mantenimiento debe realizar el seguimiento a

las solicitudes generadas por el personal del instituto.

Art. 3. El servicio de mantenimiento se debe realizar de acuerdo a la prioridad y

disponibilidad de equipos.

Art. 4. Es responsabilidad de la Unidad de Mantenimiento ejecutar el mantenimiento

rutinario y correctivo en las Unidades Administrativas del Instituto, utilizando los

procedimientos necesarios para garantizar el óptimo estado de los mismos.

Art. 5. El personal de mantenimiento es responsable por el uso y mantenimiento de los

materiales, equipos y herramientas.






7. PROCEDIMIENTO:


1 Solicitante

1.1 Reporta la falla por escrito, bien sea de servicio, mantenimiento, obras o reparaciones menores.


2.1 Recibe solicitud de reparación y envía al Responsable de Mantenimiento, para que revise la situación.

3 Responsable de Mantenimiento

3.1 Recibe la notificación y efectúa revisión de la problemática tomando en cuenta la magnitud de la misma

3.2 Verifica existencias de materiales en el almacén para la reparación o servicio que se efectué al área afectada

3.3 Si existe disponibilidad, realiza solicitud de materiales y suministros, obtiene firma del Coordinador de Administración y Servicios y envía solicitud al almacén acompañado del estudio de la reparación a realizar, va al paso 5.1.

3.4 Si no existe disponibilidad; solicita al Coordinador de Administración y Servicios a adquisición de los materiales correspondientes.


4.1 Realiza Orden de Compra según el procedimiento 09-01-PRO-01.

5 Responsable de Almacén

5.1 Recibe solicitud de suministros solicitados y despacha a la Unidad de Mantenimiento

5.2 Recibe material solicitado por el Área de Administración y Servicios para enmendar la situación lo antes posible.

6 Responsable de Mantenimiento

6.1 Recibe los Materiales solicitados para solventar la necesidad de la unidad.

6.2 Asigna cuadrilla de mantenimiento para atender la problemática solicitada.






8. FLUJOGRAMA

9. ANEXOS:

No aplica

UNIDAD: TESORERÍA

CÓDIGO: 09-02-NOR-01 REVISIÓN Nº: 00 VIGENCIA:

TÍTULO: NORMAS DEL PROCESO PARA LA CUSTODIA

DE FONDOS Y VALORES PAGINA: 1 de 6



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO:

Definir los trámites administrativos a través de los cuales se realizan las custodias de

fondos y valores del instituto tanto en el nivel central como el nivel desconcentrado.

2. ALCANCE:

Este procedimiento regirá las actividades que correspondan a la custodia de fondos y

valores del instituto.

3. RESPONSABLES:

3.1. Los responsables de ejecutar el proceso para la custodia de fondos y valores son:

• Coordinador del Área de Tesorería.

• Analistas del Área de Tesorería.

• Administrador de Unidad Ejecutora.








UNIDAD: TESORERÍA







4.2. Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos (LOPA).

4.3. Ley Contra la Corrupción (LCC), Gaceta Oficial N° 5 .637 Extraordinario de fecha 07

de abril de 2003.

4.4. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de

Control Fiscal (LOCGR y SNCF). Gaceta Oficial. 37.347, de fecha 17 de Diciembre de

2001.

4.5. Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector

Publico (LOAFSP).Gaceta Oficial N° 5.981 del 31 de Julio de 2008.

4.6. Reglamento Nº 3 de la LOAFSP, Sobre el Sistema de Tesorería. Gaceta Oficial Nº

38.433 de fecha 10 de mayo de 2006.

4.7. Ley Orgánica de Simplificación de Tramites Administrativo (LSTA), Gaceta Oficial N°

5.981 de fecha 31 de Julio de 2008.


5.1. Definiciones:

Custodia

Contrato de depósito por el que una persona, en ese caso el Banco, recibe una cosa

ajena con la obligación de guardarla y restituirla, cobrando por ello una comisión

estipulada por las partes.

Custodia Física

Se entiende por custodia física aquella actividad realizada por la administración,

respecto de los títulos pertenecientes a cada uno de los fondos bajo su

administración, que siendo o no valores de oferta pública, no resulten ser susceptibles

de ser custodiados por tesorería.

Fondo

Recursos monetarios de propiedad colectiva destinados a una aplicación específica.

Conjunto de bienes de propiedad colectiva.

UNIDAD: TESORERÍA




Rendición de cuentas

Implica la obligación de demostrar formal y materialmente la corrección de la

administración, manejo o custodia de los recursos.

Títulos valores

Documento que representa la existencia de una deuda sea ésta pública o privada y

que pueden venderse o comprarse libremente en un mercado de capitales, reciben

también el nombre de títulos negociables

Valor Efectivo

Es la cantidad de dinero desembolsada por la compra del instrumento, resulta de la

multiplicación del precio en porcentaje por el valor nominal o facial del instrumento.

No incluye los intereses caídos del instrumento.

Valor Nominal

Monto que se estipula en un instrumento financiero como principal, sobre el que se

calcularán los intereses que devengue el título. Hace referencia al “Valor Facial”.

También llamado valor a la par o valor a vencimiento

5.2. Abreviaturas:

INIA:


U.E:

Unidad Ejecutora

CNV:

Comisión Nacional de Valores

BCV:

Banco Central de Venezuela

UNIDAD: TESORERÍA





CAPITULO I

Custodia

Art.1. La custodia de fondos, se debe extender hasta incluir tanto a las unidades del nivel

centralizado como el desconcentrado (U.E.), a objeto de cumplir con lo estipulado

en el artículo 107 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector

Público.

Art.2. Los encargados de la tesorería deben administrar y custodiar el patrimonio de la

institución con decencia, decoro, probidad y honradez, de forma que la utilización

de los bienes y el gasto de los recursos que lo integran, se haga de la manera

prevista y se alcancen las finalidades establecidas en las mismas con la mayor

economía, eficacia y eficiencia.

CAPITULO II

Custodia de Documentos de los Depósitos de Valores

Art.3. La Coordinación de Tesorería es la encargada del depósito de aquellos

instrumentos que sean valores de oferta pública susceptibles de ser custodiados.

Para dicho fin las sociedades administradoras deberán consultar el listado de

instrumentos custodiables que deben estar a disposición.

Art.4. El Coordinador de Tesorería debe registrar los certificados recibidos y de

inmediato proceder a su depósito en la bóveda. El registro de Certificados y Títulos

Valores en custodia, debe especificar:

1. Entidad emisora

2. Nº del Documento

3. Monto de Tasa de Interés

4. Vencimiento

5. Custodio

Art.5. Es responsabilidad de la Coordinación de Tesorería analizar la legalidad y

consecuencia de las cláusulas contenidas en el contrato, de modo que permita

UNIDAD: TESORERÍA




asegurar el dominio sobre los valores adquiridos a nombre de los fondos y el

adecuado ejercicio de las facultades del mismo.

Art.6. La circunstancia de que la custodia de los instrumentos de propiedad de los

fondos, sea realizada por el Coordinador (a) de Tesorería, no liberará al Jefe de

Administración y Finanzas de la responsabilidad legal que le confieren los cuerpos

legales pertinentes.

Art.7. La custodia de los títulos en las empresas de depósito deberá realizarse mediante

la apertura y mantención de cuentas de posición ordenada por parte de tesorería a

nombre de cada uno de los fondos bajo su gestión, debiendo los valores ser

mantenidos en cuentas de mandantes o depositantes separadas para cada uno de

éstos y de aquéllas que eventualmente mantenga la sociedad por su cuenta.

Art.8. Los bancos o casa de bolsa a las cuales se le solicite cotizaciones para custodia

de títulos valores deberán:

1. Estar autorizadas por la CNV, e inscritas en el registro de oferentes del BCV

2. Haber entregado en el instituto, su correspondiente expediente de presentación

3. Brindar el servicio de entrega física de los títulos en el BCV para su custodia

CAPITULO III

La Custodia Física

Art.9. Se debe contar con las medidas de protección necesarias para preservar la

autenticidad y seguridad de los títulos y contratos, adoptar medidas rigurosas de

seguridad en cuanto a la manipulación de éstos y proveer de adecuados sistemas

de almacenamiento o contenedores que entreguen a dichos valores y contratos el

máximo de seguridad y conservación.

CAPITULO IV

Los Títulos Sujetos a Compromiso

Art.10. Las operaciones de compra con retroventa efectuadas sobre acciones, títulos

representativos y títulos representativos de productos agropecuarios, para efectos

UNIDAD: TESORERÍA




de esta norma, se consideraran custodiables por la empresa de depósito de

valores.

Art.11. Las operaciones deben realizarse en una bolsa de valores o en una bolsa de

productos agropecuarios de aquella según corresponda, dando cumplimiento a las

normas que con relación a las referidas operaciones defina la respectiva bolsa.

CAPITULO V

La Disolución y Quiebra de la Empresa de Depósito d e Valores

Art.12. Cuando la empresa de depósito se encontrare en situación de disolución o

quiebra, la misma debe el traspasar la cartera de instrumentos en custodia a otra

institución autorizada por ley para mantenerla o a otra empresa de depósito de

valores.

CAPITULO VI

Gestión de Riesgos Relacionados con la Custodia

Art.13. Se deben elaborar y poner en práctica políticas y procedimientos tendientes a

controlar y minimizar los riesgos relacionados con la custodia de los títulos

adquiridos por los fondos, sea que ésta, se efectúe en las instituciones de

depósito, bancos o en las dependencias de la administración central.

Art.14. La Coordinación de Tesorería, para cada uno de los fondos bajo su gestión,

deberán incluir como una nota a los estados financieros mensuales, trimestrales o

semestrales de los referidos fondos, según corresponda, información acerca de la

custodia de los valores mantenidos en sus carteras de inversiones.

UNIDAD: TESORERÍA


TÍTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA

EL FLUJO DE CAJA PAGINA: 1 de 6



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO:

Establecer los lineamientos metodológicos para la elaboración del flujo de caja, realizado

por la Oficina de Administración y Finanzas, en coordinación con el Área de Planificación

y Control Presupuestario.

2. ALCANCE:

Este procedimiento es aplicable desde la elaboración, proyección de los egresos y la

ejecución del flujo de caja.

3. RESPONSABLES:

3.1. Los responsables de ejecutar el proceso para el flujo de caja son:












UNIDAD: TESORERÍA



EL FLUJO DE CAJA PAGINA: 2 de 6 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:



4.2. Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del

Sector Publico (LOAFSP).Gaceta Oficial N° 5.981 del 31 de Julio de 2008.




Control Fiscal (LOCGR y SNCF). Gaceta Oficial. 37.347, de fecha 17 de Diciembre

de 2001.



UNIDAD: TESORERÍA



EL FLUJO DE CAJA PAGINA: 3 de 6 5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:

5.1. Definiciones:

Flujo de caja

Es el proceso que permite proyectar los egresos en función de los ingresos percibidos a

corto y mediano plazo con el fin de distribuir en forma eficiente los recursos para

realización de pagos en un ambiente de sana administración.

Flujo de Efectivo

Estado financiero que refleja los movimientos de entradas y salidas de efectivo o su

equivalente, que se producen durante un período determinado en los entes públicos.

Caja chica

Cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en

caja o en depósitos, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva

bajo el sistema de fondo fijo; el monto de los gastos que se realizan con este fondo son

tan pequeños que no es conveniente pagarlos con cheques.

5.2. Abreviaturas:

INIA:


U.E.

Unidad Ejecutora.

UNIDAD: TESORERÍA



EL FLUJO DE CAJA PAGINA: 4 de 6 6. NORMAS GENERALES:

Art. 1. La responsabilidad de la elaboración del Flujo de Caja, estará a cargo de la

Coordinación de Tesorería del instituto.

Art. 2. El Jefe de Oficina de Administración y Finanzas, para controlar efectivamente los

desembolsos, deberá generar el Flujo de Caja, como instrumento financiero para

programar los pagos a realizar al recibir los ingresos provenientes de las órdenes

de pago y transferencias realizadas por el Ejecutivo Nacional y por otras fuentes

de financiamiento.

Art. 3. Una vez que se haga efectiva la recepción de los recursos que han ingresado a las

cuentas de la Institución, la Coordinación de Tesorería deberá plantear uno o más

escenarios con sus respectivos flujos de caja, a los fines de decidir, el que regirá

los desembolsos que hará el instituto.

Art. 4. El flujo de caja se debe ejecutar de acuerdo a las siguientes prioridades:

1. Nomina, Cancelación de Aportes y Retenciones

2. Cancelación de Fondos

3. Cancelación de otras Cuentas por Pagar.

Art. 5. La Coordinación de Tesorería debe realizar todas las actuaciones que considere

necesarias a fin de promover la optimización del flujo de caja.

Art. 6. El Flujo de Caja, como instrumento de Pago deberá realizarse con periodicidad

trimestral para replantear la programación de los pagos a efectuarse por distintos

conceptos.

UNIDAD: TESORERÍA



EL FLUJO DE CAJA PAGINA: 5 de 6 7. PROCEDIMIENTO


1 Coordinador del Área de Tesorería

1.1 Formula presupuesto de caja de acuerdo a los escenarios, apoyado en los reportes del presupuesto.

1.2 Elabora programación de pago de acuerdo al artículo 4.

1.3 Determina los montos a ser distribuidos a las

U.E., según el presupuesto de ingreso que se deriva del Plan Operativo.

1.4 Elabora informe del flujo de caja y lo envía al

Jefe de Oficina de Administración y Finanzas para su aprobación.

2 Jefe de Oficina de Administración y

Finanzas

2.1 Recibe y revisa el informe del Flujo de Caja.

2.2 En caso de no estar conforme; efectúa modificaciones y devuelve al Coordinador de Tesorería para sus ajustes va al paso 1.1.

2.3 En caso contrario, firma Flujo de Caja, en

calidad de conforme y lo envía al Tesorero va al paso 3.1.

3 Coordinador del Área de Tesorería

3.1 Aprobada la programación de pago informa a cada Director de U.E a través de un oficio personalizado la programación para los desembolsos.

3.2 Inicia el proceso de transferencia de recursos.

UNIDAD: TESORERÍA



EL FLUJO DE CAJA PAGINA: 6 de 6 8. FLUJOGRAMA

9. ANEXOS

No aplica

UNIDAD: TESORERÍA


TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA RECAUDACIÓN Y TRANSFERENCIA DE

RECURSOS PAGINA: 1 de 8



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPOSITO:

Gestionar los recursos financieros presupuestados y realizar la respectiva transferencia a

las Unidades Ejecutoras.

2. ALCANCE:

Este procedimiento es aplicable para las actividades de recaudación y transferencia de

recursos tanto en el nivel centralizado como descentralizado.

3. RESPONSABLES:

3.1. Los responsables de ejecutar el proceso de recaudación y transferencia de recursos:












UNIDAD: TESORERÍA



RECURSOS PAGINA: 2 de 8 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:

4.1 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial N°


4.2 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de


2001.

4.3 Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector


4.4 Ley Orgánica de Simplificación de Tramites Administrativo (LSTA), Gaceta Oficial N°


4.5 Reglamento Nº 3 de la LOAFSP, Sobre el Sistema de Tesorería. Gaceta Oficial Nº


4.6 Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración

Central y Descentralizada Funcionalmente (MNCI), Gaceta Oficial N° 38.282 de fecha

28 de septiembre de 2005.


5.1. Definiciones:

Ingresos de Capital

Son los ingresos por concepto de ventas de activos y por concepto de transferencias

con fines de capital.

Ingresos Corrientes

Son los ingresos recurrentes, sean o no tributarios, petroleros o no petroleros.

Nota de Crédito

Es un descuento emitido por el banco donde se refleja un ingreso de disponibilidad a

una determinada cuenta, autorizada previamente por los cuentadantes.

Nota de Débito

Es un documento emitido por el banco que refleja un desembolso de dinero en una

determinada cuenta bancaria autorizado por los cuentadantes.

UNIDAD: TESORERÍA




Ingresos Extraordinarios

Son los ingresos no recurrentes, tales como los provenientes de operaciones de

crédito público y de leyes que originen ingresos de carácter eventual o cuya vigencia

no exceda de 3 años.

Ingresos Ordinarios

Son los recursos asignados a través del Presupuesto Nacional a través de la

aprobación del Presupuesto.

Ingresos Propios

Son los ingresos provenientes de la venta de bienes y servicios, muebles, inmuebles

o semovientes.

Ingresos Recurrentes

Son aquéllos ingresos que se prevea producir o se hayan producido por más de 3

años.

Ingreso Total

La suma de los ingresos corrientes y los ingresos de capital.

5.2. Abreviaturas:

INIA:


E.E:

Estación Experimental

E.L:

Estación Local

U.E:

Unida Ejecutora

UNIDAD: TESORERÍA



RECURSOS PAGINA: 4 de 8 6. NORMAS GENERALES:

TITULO I

LOS INGRESOS

Art. 1. Se deben registrar en el libro auxiliar de banco los ingresos provenientes de las

transferencias efectuadas por el Ejecutivo Nacional y por los demás organismos

externos, depositado en las cuentas destinadas para tal fin.

Art. 2. Se deben registrar y controlar los ingresos propios generados por las distintas

unidades del instituto.

Art. 3. Se deben emitir reportes mensuales de los ingresos recaudados y enviarlos a la

Oficina de Planificación y Presupuesto.

Art. 4. Se deben emitir reportes mensuales de los ingresos al Área de Contabilidad para

verificar su formulación y las transferencias de los montos establecidos, en las

cuentas bancarias de cada unidad.

CAPÍTULO I

Ingresos Ordinarios y Extraordinarios

Art. 5. La Coordinación de Tesorería debe realizar un permanente seguimiento a las

cuentas bancarias del instituto a fin de confirmar la recepción de los recursos.

Art. 6. El Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas debe gestionar ante los

organismos competentes la obtención de los recursos programados.

CAPITULO II

Ingresos Propios

Art. 7. La recaudación de los ingresos provenientes de las ventas de bienes y servicios

debe ser canalizada por la Administración de cada U.E respectiva, conforme a las

condiciones de compra-venta establecidas.

Art. 8. Los ingresos propios provenientes del alquiler de inmuebles y arrendamiento de

terrenos propiedad del instituto, deberá ser realizada por la Unidad de

Administración de cada U.E, donde se ubique el bien nacional.

UNIDAD: TESORERÍA




Art. 9. Todos los ingresos que reciba el instituto deberán ser enterados mensualmente

en la cuenta corriente destinada para tal fin.

TITULO II

TRANSFERENCIA DE RECURSOS A LAS UNIDADES EJECUTORAS

Art. 10. Es responsabilidad de la Coordinación de Tesorería del Nivel Central, realizar la

transferencia de los recursos asignados a cada U.E, para la ejecución de sus

proyectos, para cubrir sus gastos de funcionamiento, sueldos y salarios y

contrato colectivo.

Art. 11. En los casos de E.E y/o E.L, que tengan asignado un Administrador

Cuentadante, la transferencia de recursos se realizará directamente a la U.E, a la

cual se encuentren adscritas y posteriormente la U.E transferirse a las E.E o E.L.

Art. 12. Se debe transferir a cada U.E, los recursos asignados, según cronograma de

desembolso.

Art. 13. Toda comunicación de transferencia bancaria debe contener:

1. Monto de la transferencia en números y letras.

2. Numero de cuentas a acreditar y debitar.

3. Dos firmas autorizadas debidamente registradas en la entidad financiera.

4. Motivo por el cual se envía el recurso.

5. Unidad a la cual se realiza la transferencia.

UNIDAD: TESORERÍA



RECURSOS PAGINA: 6 de 8 7. PROCEDIMIENTO

PASO RESPONSABLES ACTIVIDAD

1

Coordinador de Tesorería

1.1 Recibe del Jefe de Administración y Finanzas comunicación de la recepción de los recursos financieros: ordinarios, extraordinarios u Otros Ingresos.

1.2 Verifica y gira instrucciones al analista de la Unidad. Va al paso 2.1.

1.3 Elabora cronograma de pagos y envía al Jefe

de Administración y Finanzas para su aprobación. va al paso 3.1.

2 Analista de Tesorería

2.1 Realiza el registro en el libro auxiliar de banco.

2.2 Envía posteriormente al Área de Contabilidad, va al 09-02-PRO-10.


3.1 Recibe cronograma de pagos.

3.2 Avala y envía al Área de Tesorería

4 Coordinador de Tesorería

4.1 Recibe cronograma de pagos

4.2 Envía recursos financieros a las U.E. a través de transferencia bancaria o cheques.

5 Administrador de U.E.

5.1 Recibe los recursos Si es por transferencia bancaria: • Envía notificación indicando haber recibido

los recursos financieros al Jefe de Administración y Finanzas.

• Verifica y solicita Nota de Crédito al banco. • Registra y archiva Nota de Crédito. Si es por cheque: • Recibe cheque firma copia del voucher y

envía al Área de Tesorería del Nivel Central, va al paso 6.1.

• Entrega cheque para su respectivo depósito y posterior registro en el libro auxiliar de Banco.

UNIDAD: TESORERÍA




6 Coordinador de Tesorería 6.1 Recibe de las U.E, voucher firmado y entrega

al analista de Caja.

7 Analista de caja

7.1 Recibe voucher anexa original de la Orden de Pago desglosa y envía a contabilidad para el registro respectivo.

UNIDAD: TESORERÍA



RECURSOS PAGINA: 8 de 8 8. FLUJOGRAMA

9. ANEXOS

No aplica.

UNIDAD: TESORERÍA



CONTROL DE SALDOS DIARIOS PAGINA: 1 de 5



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO:

Servir de instrumento para llevar el control del Estado de las Cuentas Bancarias que

maneja la institución, a los efectos de evitar que existan errores u omisiones en las

conciliaciones de los saldos diarios.

2. ALCANCE:

Este procedimiento es aplicable desde la conciliación de los estados de cuenta según

banco, libros y reporte de las transacciones emitidas por los niveles desconcentrados.

3. RESPONSABLES:

3.1. Los responsables de ejecutar el proceso para el control de saldos diarios son:











UNIDAD: TESORERÍA



CONTROL DE SALDOS DIARIOS PAGINA: 2 de 5 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:







2001.



4.5 Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración



4.6 Instructivo sobre las Inversiones Financieras de los Organismos que conforman el

Sector Publico Nacional de la LOAFSP.


5.1. Definiciones:

Bancos sólidos o fuertes

Se refiere a Instituciones Financieras cuya cuantía de Capital es suficientemente

cónsona para responder a sus pasivos y así lo muestren las empresas calificadoras

de riesgos.

Banco recaudador o banco receptor de fondos naciona les

Entidad bancaria que actúa conforme al convenio celebrado con el ministerio de

finanzas, para fines de que preste el servicio de recepción de los documentos

establecidos en los manuales técnicos y de los ingresos correspondientes.

Cuentas Matrices

Aquellas cuentas de Ingresos Ordinarios y de Ingresos Propios receptoras de los

Ingresos según su tipo de fondo.

UNIDAD: TESORERÍA



CONTROL DE SALDOS DIARIOS PAGINA: 3 de 5

Cuentas Pagadoras

Aquellas cuentas a través de las cuales se generan y pagan los cheques, las cuales

al final del día disminuyen la disponibilidad de la cuenta matriz.

Cuentadante o responsable

Funcionario responsable de la unidad administradora integrante de la estructura para

la ejecución financiera del presupuesto de gastos, es decir, el encargado de

administrar los fondos.

5.2. Abreviaturas:

INIA:


U.E:

Unida Ejecutora


Art. 1. La Coordinación de Tesorería debe elaborar diariamente un Reporte de Saldos

Diarios de la Cuentas Centrales de la Institución, el cual debe remitir al Jefe de

Administración y Finanzas para su conocimiento.

Art. 2. La Coordinación de Tesorería debe acceder diariamente a los Sistemas

Electrónicos de la Banca para la actualización diaria de los Saldos Bancarios de

las Cuentas Centrales que maneja el instituto.

Art. 3. Las U.E deben remitir diariamente al Área de Tesorería los saldos conciliados de

sus cuentas bancarias.

Art. 4. Se deben registrar todas las operaciones de los movimientos de las Cuentas

Centrales y las Cuentas Pagadoras, clasificadas por Banco en el libro diario.

Art. 5. Se deben realizar análisis bancarios de este libro diario con una periodicidad

máxima semestral para realizar los ajustes necesarios.

UNIDAD: TESORERÍA



CONTROL DE SALDOS DIARIOS PAGINA: 4 de 5 7. PROCEDIMIENTO


1 Coordinador del Área de Tesorería/Administrador

de U.E

1.1 Verifica que las U.E hayan enviado los saldos finales según el Estado de cuenta de los bancos y de acuerdo a los libros diarios.

1.2 Actualiza a través de los Sistemas Electrónicos la información de los movimientos diarios bancarios de los bancos con que mantiene Cuentas la Institución, a fin de que el Analista elabore el Reporte Diario de los Saldos.

1.3 Imprime el reporte de los Saldos.

2 Analista de Tesorería/ Administrador de U.E

2.1 Accesa al Sistema Electrónico y descarga los movimientos correspondientes al día anterior de cada Cuenta Bancaria.

2.2 Analiza y actualiza los movimientos para

determinar las partidas en transito con relación al saldo del día anterior.

2.3 Procede a realizar cuadro detallando las

partidas en tránsito o diferidas en Banco. 2.4 Realiza cuadro Resumen Saldos Diarios de las

Cuentas Centrales con la información, obtenida de la revisión y análisis de los movimientos bancarios.

2.5 Entrega al Coordinador de Tesorería para su

revisión.

3 Coordinador del Área de Tesorería/Administrador

de U.E

3.1 Recibe, verifica y analiza el cuadro Resumen de Saldos de Cuentas Centrales.

3.2 Envía al Jefe de Administración y Finanzas

para su conocimiento.

UNIDAD: TESORERÍA



CONTROL DE SALDOS DIARIOS PAGINA: 5 de 5 8. FLUJOGRAMA

9. ANEXOS

No aplica

UNIDAD: TESORERÍA



COLOCACIÓN DE FONDOS PAGINA: 1 de 8



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO:

El presente procedimiento tiene como finalidad establecer los pasos necesarios para

realizar el proceso de colocación de fondos del instituto en las instituciones bancarias.

2. ALCANCE:

Este procedimiento es aplicable para la gestión financiera que se debe realizar al

momento de colocar fondos correspondientes al instituto en las instituciones bancarias.

3. RESPONSABLES:

3.1. Los responsables de ejecutar el proceso para la colocación de fondos son:

• Gerente General


• Analistas de la Unidad de Caja.









UNIDAD: TESORERÍA



COLOCACIÓN DE FONDOS PAGINA: 2 de 8 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:







2001.


Sector Público Nacional, Gaceta Oficial N° 38.344 d e fecha 27 de Diciembre de 2005.

4.2 Manual de Normas de Control Interno Sobre un Modelo Genérico de la Administración


28 de Septiembre de 2005.


5.1. Definiciones:

Banco recaudador o banco receptor de fondos naciona les

Entidad bancaria que actúa conforme al convenio celebrado con el ministerio de

finanzas, para fines de que preste el servicio de recepción de los documentos

establecidos en los manuales técnicos y de los ingresos correspondientes.


Se refiere a Instituciones Financieras cuyo cuantía de Capital es suficientemente


de riesgos.

Certificados de depósito

Instrumentos financieros, representan “títulos negociables” emitidos por una entidad

bancaria, donde ésta certifica haber recibido cierta cantidad en depósito y garantiza

su devolución en un plazo de tiempo y tasa de interés determinada.

UNIDAD: TESORERÍA




Cuentas Matrices

Aquellas cuentas de Ingresos Ordinarios y de Ingresos Propios receptoras de los

Ingresos según su tipo de fondo.

Cuentadante o responsable

Funcionario responsable de la unidad administradora integrante de la estructura para

la ejecución financiera del presupuesto de gastos, es decir, el encargado de

administrar los fondos.

Cuentas Pagadoras

Aquellas cuentas a través de las cuales se generan y pagan los cheques, las cuales

al final del día disminuyen la disponibilidad de la cuenta matriz.

Depósito a plazo fijo

Instrumento financiero que consiste en un depósito monetario en una institución

financiera colocado a un tiempo y tasa de interés determinada, el cual solo puede

retirarse una vez transcurrido el lapso previamente establecido.

Grado de inversión

Categoría de calificación de riesgo, que define a un instrumento de inversión o al

emisor de éste como poco riesgoso y seguro, ante el incumplimiento de pago.

Interés

Es la renta que se genera por el uso del capital de un crédito, derivada de la tasa o

porcentaje que se fije en el período previsto o plazo.

Participaciones financieras

Título representativo de la cartera de inversión del emisor. Poseen una tasa de interés

y plazo determinado.

Plazo de colocación

El periodo que transcurre entre la fecha de inicio y la fecha de vencimiento de la

inversión realizada.

5.2. Abreviaturas:

INIA:


UNIDAD: TESORERÍA




U.E:

Unidad Ejecutora

IVA:

Impuesto al Valor Agregado


Art. 1. La Coordinación de Tesorería debe registrar las solicitudes de las Colocaciones

Financieras con el propósito de generar Ingresos Propios a través de una Política

de Inversión de los Recursos de la Institución.

Art. 2. Las Colocaciones Financieras se deben realizar a corto plazo; dependiendo de la

situación del mercado financiero y buscando la seguridad en la tenencia líquida de

los fondos, a través la planificación y análisis del Flujo de Caja trimestral.

Art. 3. Para realizar las Colocaciones Financieras se deberán solicitar a las Instituciones

Financieras, tres o más cotizaciones, para seleccionar la más adecuada en función

de la mejor tasa y del análisis del riesgo bancario.

Art. 4. Los intereses generados por las Colocaciones Financieras, deben ser depositados

en la cuenta de Ingresos propios del instituto.

Art. 5. Los funcionarios responsables del manejo de fondos del instituto no podrán

efectuar colocaciones financieras con dichos recursos.

Art. 6. Las colocaciones de fondos se realizarán de manera que no interfieran ni alteren la

programación de la ejecución del presupuesto de gastos del instituto.

Art. 7. Sólo se podrán hacer colocaciones en moneda nacional.

Art. 8. Los recursos propios del instituto provenientes de la venta de productos y servicios

podrán ser invertidos a fin de obtener rendimientos financieros que

permitan equilibrar, en alguna medida sus déficits de caja.

Art. 9. Las U.E deberán transferir diariamente a la cuenta corporativa de ingresos propios,

la totalidad de los montos facturados y cobrados por concepto de la venta de

bienes y servicios, incluido el monto cobrado por concepto de IVA.

UNIDAD: TESORERÍA




Art. 10. Los intereses devengados por la inversión de los recursos propios, podrán ser

reinvertidos o distribuirse conforme a lo dispuesto por el Gerente General,

atendiendo a los planteamientos de los Gerentes de las Áreas sustantivas y de

los Directores de las U.E

Art. 11. Deberá mantenerse un adecuado equilibrio en la administración de los recursos,

entre inversión en valores públicos y depósitos bancarios, entre inversiones a

corto, mediano y largo plazo, evitando la concentración en uno

o en un solo grupo de bancos, guiándose siempre por la orientación de obtener la

máxima seguridad, el mayor rendimiento y la necesaria liquidez.

Art. 12. Se procurará que el rendimiento promedio mensual de las colocaciones

bancarias, no sea menor a la tasa pasiva promedio vigente de la banca pública.

Art. 13. Las firmas autorizadas para los movimientos corporativos de fondos son la del

Gerente General y el Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas. Todas las

comunicaciones solicitando la realización de colocaciones de fondos, deberán

tener ambas firmas autorizadas para tal fin.

Art. 14. Los certificados de colocaciones bancarias deberán ser enviados por los bancos

confirmando la operación.

UNIDAD: TESORERÍA



COLOCACIÓN DE FONDOS PAGINA: 6 de 8 7. PROCEDIMIENTO


1

Coordinador del Área de Tesorería

1.1 Solicita ante tres o más Entidades Bancarias las Cotizaciones para realizar las Colocaciones Financieras, las cuales son enviadas vía fax.

1.2 Se realizan análisis bancarios del libro diario

con una periodicidad máxima semestral para copiar los ajustes necesarios.

1.3 Analiza el Riesgo Bancario trimestral a través

de publicaciones especializadas en el área, y a través de medios impresos y electrónicos.

1.4 Selecciona la mejor oferta en el mercado y

somete a consideración del Gerente de Administración y Servicios para que apruebe la opción definitiva.


2.1 Recibe el Informe Técnico y las Cotizaciones Bancarias y analiza conjuntamente con el Tesorero la mejor opción para su aprobación.

2.2 Aprueba la mejor oferta y la somete a consideración del Presidente del instituto.

3

Presidente INÍA

3.1 Recibe y analiza el informe: • Si aprueba va al paso 3.2. • Si no aprueba inicia el procedimiento

nuevamente. 3.2 Envía al Jefe de Administración y Finanzas

para realizar la operación definitiva

4

Jefe de Oficina de Administración y Finanzas

4.1 Recibe informe aprobado por el Presidente del Instituto.

4.2 Envía al Coordinador del Área de Tesorería.


Tesorería

5.1 Informa y autoriza vía telefónica a la Entidad Bancaria para que realice la operación financiera.

UNIDAD: TESORERÍA




5.2 Remite al Analista para la elaboración de los oficios de formalización de la operación.

6 Analista del Área de Tesorería

6.1 Realiza un oficio dirigido a la Entidad Bancaria seleccionada para formalizar la negociación con las condiciones establecidas.

6.2 En caso de que la Colocación Financiera se

realice con una Entidad Bancaria donde se tengan cuentas, se emite oficio de autorización para realizar el débito de la cantidad a colocar.

6.3 En caso de que la Colocación Financiera se

realice con una Entidad Bancaria donde no se tengan cuentas, se emite un cheque a nombre del instituto por la cantidad a colocar, el cual se envía a la Entidad Financiera.

6.4 Gestiona la entrega de los oficios a las Distintas Entidades Bancarias

7 Entidad Bancaria (Ejecutivo de Cuenta)

7.1 Recibe comunicación y efectúa la operación financiera según la solicitud.

8 Analista

8.1 Recibe de la entidad bancaria original de las

Colocaciones que amparan las operaciones. 8.2 Registra en el diario de los libros las

colocaciones realizadas. 8.3 Obtiene fotocopia de las Colocaciones de

todos los soportes 8.4 Remite a Contabilidad original de las

Colocaciones (va al 09-02-PRO-10) para su control.

8.5 Archiva conjuntamente las fotocopias de las

Colocaciones con los Oficios remitidos a los Bancos.

UNIDAD: TESORERÍA



COLOCACIÓN DE FONDOS PAGINA: 8 de 8 8. FLUJOGRAMA

9. ANEXOS

No aplica.

UNIDAD: TESORERÍA


TITULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA APERTURA, REGISTRO Y MANTENIMIENTO

DE CUENTAS BANCARIAS PAGINA: 1 de 7



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO:

Definir y unificar los trámites administrativos para la apertura, registro y mantenimiento de

las cuentas bancarias del instituto, tanto del nivel central como del nivel desconcentrado.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para las actividades que se deben realizar desde la apertura de

cuentas en entidades bancarias hasta la actualización de datos del instituto

3. RESPONSABLES:

3.1. Los responsables de ejecutar el proceso para la apertura, registro y mantenimiento de

cuentas bancarias son:











UNIDAD: TESORERÍA



DE CUENTAS BANCARIAS PAGINA: 2 de 7 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:





4.3 Ley Orgánica de Simplificación de Tramites Administrativo (LSTA), Gaceta Oficial N°




2001.




Sector Público Nacional, Gaceta Oficial Nº 38.344 del 27 de diciembre de 2005.


5.1. Definiciones:

Apertura de Cuenta

Acto en el cual una entidad bancaria acepta a un cliente, abriéndole una cuenta en

sus sistemas operacionales, ofreciéndole la gama de productos y servicios que

ofrece.


Se refiere a Instituciones Financieras cuyo cuantía de Capital es suficientemente


de riesgos.

Cuentas Bancarias

Es un contrato financiero con una entidad bancaria en virtud del cual se registran el

balance y los subsiguientes movimientos de dinero del cliente.

UNIDAD: TESORERÍA




Contratos

Es definido como un acuerdo privado o escrito, entre partes que se obligan sobre

materia o cosa determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser exigidas. Es un

acuerdo de voluntades que genera derechos y obligaciones para las partes.

Código ONT

Código numérico asignado por la Oficina Nacional del Tesoro para el registro y control

de las cuentas bancarias de los entes del Sector público.

Oficio

Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes,

informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de

felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera.

Oficina Nacional del Tesoro

Se crea como órgano rector del Sistema de Tesorería que actuará como unidad

especializada para la gestión financiera del Tesoro, la coordinación de la planificación

financiera del sector público nacional y las demás actividades propias del servicio de

tesorería Nacional, con la finalidad de promover la optimización del flujo de caja del

Tesoro, bajo la modalidad de cuenta única del tesoro.

5.2. Abreviaturas:

INIA:


U.E.:

Unidad Ejecutora.

ONT:

Oficina Nacional del Tesoro

UNIDAD: TESORERÍA



DE CUENTAS BANCARIAS PAGINA: 4 de 7 6. NORMAS GENERALES :

CAPITULO I

Cuentas Bancarias

Art.1. La Coordinación de Tesorería debe actuar como unidad auxiliar de la ONT con el

fin de garantizar el cumplimiento de las leyes, normas, reglamento y políticas.

Art.2. La Coordinación de Tesorería es la única responsable de llevar el registro y

mantenimiento de cuentas bancarias a nivel central del instituto, tanto la

actualización de las firmas como los datos bancarios.

Art.3. La Coordinación de Tesorería será la responsable de tramitar y hacer seguimiento

ante la ONT, de apertura y registro de las cuentas del instituto.

Art.4. Todo mantenimiento, modificación o registro de cuentas bancarias deberá ser

solicitado al Jefe de Administración y Finanzas

Art.5. Las cuentas bancarias se deben aperturar de acuerdo a las necesidades del

Instituto, del Jefe de Administración y Finanzas y el Coordinador de Tesorería.

CAPITULO II

Requisitos a Cumplir

Art.6. Las Tarjetas del Registro de Firmas deberán cumplir con lo siguiente:

Campo Datos a llenar 1. Nombre o Razón Social Se coloca el nombre de la Institución

2. Número de C.I. /RIF Se coloca el número del RIF de la Institución

Art.7. En el recuadro utilizado para estampar la firma debe colocarse los siguientes:

1. Nombre completo de la persona autorizada.

2. Número de la Cédula de Identidad

3. Firma del autorizado el cual deberá hacerlo en tinta negra.

4. Huella dactilar del autorizado (pulgar de la mano derecha).

UNIDAD: TESORERÍA




Art.8. En caso de existir número de contrato con el Banco, el mismo debe indicarse en

la tarjeta de firmas.

Art.9. Donde se especifica la firma del 1er. Titular de la cuenta o Representante Legal,

debe firmar el Presidente(a) del instituto.

Art.10. Los juegos de tarjetas de firmas deben ser enviados al Banco con Oficio firmado

por el Jefe de Administración y Finanzas, dicho Oficio deberá indicar los datos

personales de los autorizados y las condiciones de las firmas, si son conjuntas e

indistintas.

CAPITULO III

Requisitos y Envío de Soportes

Art.11. En caso de las firmas de las cuentas centralizadas, se debe recibir de la

Presidencia del instituto y de la Oficina de Administración y Finanzas los

siguientes documentos:

1. Fotocopia del nombramiento de los firmantes.

2. Fotocopia de la Cédula de Identidad.

Art.12. El oficio para la firma del presidente (a) y Jefe de la Oficina de Administración y

Finanzas, debe contener los siguientes:

1. Entidad Bancaria.

2. Nº de Cuenta.

3. Nombre completo de los firmantes, Nº de cédula y cargo.

Art.13. El envió de juego de tarjetas debe estar acompañado de los siguientes

documentos:

1. Oficio de solicitud firmado por el Presidente.

2. Fotocopia de la Cédula de Identidad de los firmantes.

3. Fotocopia del nombramiento de los firmantes.

Art.14. Los documentos deben ser archivados y remitido al banco según sea su

dependencia.

UNIDAD: TESORERÍA



DE CUENTAS BANCARIAS PAGINA: 6 de 7 7. PROCEDIMIENTO


1

Coordinador del Área de Tesorería/Administrador

de U.E

1.1. Gestiona ante presidencia la firma del oficio de autorización a las Entidades Bancarias para el registro de firmas y la firma de las tarjetas.

1.2. Recibe documentos de Presidencia y de la Oficina de Administración y Finanzas.

1.3. Verifica información En caso de no obtener

la información completa regresa al emisor; si es correcta va al paso 1.4.

1.4. Entrega a secretaria de tesorería para realizar

la gestión.

2 Secretaria

2.1. Llena dos o tres juegos de Tarjetas de Registro de Firmas, según la Entidad Bancaria de acuerdo a los documentos recibidos.

2.2. Verifica que los documentos a enviar para la

entidad bancaria estén completos.

2.3. Gestiona el envío a la entidad bancaria con el mensajero.

2.4. Archiva copia de los documentos en una

carpeta por banco y cronológicamente por fecha.

UNIDAD: TESORERÍA



DE CUENTAS BANCARIAS PAGINA: 7 de 7 8. FLUJOGRAMA

9. ANEXOS:

No aplica

UNIDAD: TESORERÍA



CUSTODIA, EMISIÓN Y ANULACIÓN DE CHEQUES PAGINA: 1 de 10



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO:

Definir los trámites administrativos a través de los cuales se realizan custodias y emisión

de cheques del instituto, tanto del nivel central como el nivel desconcentrado.

2. ALCANCE:

Este procedimiento es aplicable para las actividades que se realizan para la custodia,

emisión y anulación de cheques, por parte del Instituto.

3. RESPONSABLES:

3.1. Los responsables de ejecutar el proceso para la custodia, emisión y anulación de

cheques son:











UNIDAD: TESORERÍA



CUSTODIA, EMISIÓN Y ANULACIÓN DE CHEQUES PAGINA: 2 de 10 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:







2001.



4.5. Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración



4.6. Instructivo sobre las Inversiones Financieras de los Organismos que conforman el

Sector Publico Nacional de la LOAFSP. Gaceta Oficial Nº 38.344 del 27 de diciembre

de 2005.


5.1. Definiciones:

Bancos Sólidos o Fuertes

Se refiere a Instituciones Financieras cuya cuantía de Capital es suficientemente


de riesgos.

Cheques

Es un título valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una

cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar

una determinada cantidad de dinero de su cuenta, prescindiendo de la presencia del

titular de la cuenta bancaria.

UNIDAD: TESORERÍA




Emisor

Persona jurídica que tiene la capacidad y autorización de emitir o distribuir una

emisión.

Intereses o rentas

Cualquier tipo de intereses o rentas que produzcan las cuentas bancarias

autorizadas, deberán ser ingresados al Tesoro Nacional.

Valor Nominal

Monto que se estipula en un instrumento financiero como principal, sobre el que se

calcularán los intereses que devengue el título. Hace referencia al “Valor Facial”.

También llamado valor a la par o valor a vencimiento.

5.2. Abreviaturas:

INÍA


RR.HH.

Recursos Humanos

U.E.

Unidades Ejecutoras

UNIDAD: TESORERÍA



CUSTODIA, EMISIÓN Y ANULACIÓN DE CHEQUES PAGINA: 4 de 10 6. NORMAS GENERALES :

CAPITULO I

Los responsables

Art.1. La Coordinación de Tesorería y/o Administración de U.E, es la responsable del

resguardo y custodia de las chequeras, libretas de ahorro y/o activos líquidos del

instituto.

Art.2. La persona encargada de la guarda y custodia de las chequeras cuando las reciba,

debe verificar el número del primer y último cheque.

Art.3. La persona de la guarda y custodia de las chequeras debe guardar en la bóveda

principal el Libro de Registro de cheques conjuntamente con las chequeras

recibidas.

Art.4. Las firmas autorizadas nunca deben firmar cheques en blanco.

Art.5. Para la firma de los cheques sólo deben utilizarse bolígrafos con tinta indeleble.

Art.6. No se deben endosar cheques sin previa autorización del Jefe de Oficina de


Art.7. Todo cheque emitido debe tener el nombre del beneficiario completo, cedula de

identidad y el monto que especifica la Orden de Pago.

Art.8. Los cheques no deberán tener enmiendas, ni tachaduras.

Art.9. Cuando por cualquier causa, el funcionario responsable de una unidad

administradora cese en el ejercicio de sus funciones, debe dejar constancia en el

acta de entrega lo siguiente:

1. Monto de los fondos y bienes asignados a la respectiva unidad administradora.

2. Saldo en efectivo de dichos fondos.

3. Fondos en efectivo de caja chica

4. Estados bancarios actualizados y conciliados.

5. Lista de comprobantes de gastos.

6. Cheques en cartera.

7. Relación de chequeras sin uso.

8. Relación de firmas autorizadas.

UNIDAD: TESORERÍA




CAPITULO II

Tiempo, Trámite y Custodia

Art.10. Todo cheque próximo a tener sesenta (60) días en custodia, debe ser

comunicado a la Unidad Solicitante para que notifique al beneficiario

correspondiente, a fin de que realice el retiro del mismo para evitar su caducidad.

Art.11. Todo cheque cuya emisión tenga más de sesenta (60) días y su beneficiario no lo

haya retirado, se procederá a realizar su anulación.

Art.12. Se debe Tramitar la elaboración de los cheques de la(s) cuenta(s) Bancaria(s), a

través de la litografía que le presta Servicios a la Entidad Bancaria.

Art.13. Las chequeras sólo podrán ser retiradas de la bóveda principal por el

Coordinador del Área de Tesorería o por una persona debidamente autorizada

por éste.

Art.14. Los cheques emitidos, antes de pasarlos a las firmas autorizadas, deben llevar,

en la parte inferior del voucher, las iníciales de la persona que elaboro el cheque,

así como la persona que lo revisa.

Art.15. Las chequeras deben mantenerse bajo estricta custodia en la caja fuerte,

clasificadas por cuentas y entidades bancarias, manteniendo el orden correlativo

de los cheques, para su control adecuado.

CAPITULO III

Emisión de Cheques

Art.16. La Unidad de Caja debe emitir una relación de cheques entregados por Banco y

por cuenta y enviarlos a la Coordinación de Contabilidad.

Art.17. El responsable de la emisión de los cheques debe garantizar su orden

cronológico y consecutivo.

Art.18. Todos los cheques ya firmados deben ser guardados en la Caja Fuerte de la

Coordinación de Tesorería.

Art.19. Deberá verificarse diariamente los cheques en custodia contra el listado de los

cheques emitidos y no entregados, a fin de realizar auditorías e identificar los

cheques próximos a vencer.

UNIDAD: TESORERÍA




Art.20. En caso de existir cheques anulados, se deberá elaborar una relación de los

mismos y ser entregada al Área de Contabilidad conjuntamente con los cheques

y los voucher.

CAPITULO IV

Entrega de Cheque

Art.21. La Unidad de Caja custodiará en las bóvedas correspondientes los cheques

hasta su entrega al beneficiario.

Art.22. Para el retiro de los cheques, el beneficiario debe presentar su Cédula de

Identidad (Persona Natural) o Registro Mercantil (Persona Jurídica), en caso de

ser un representante del beneficiario, este debe presentar la documentación que

lo acredita.

Art.23. Para retirar cheques por concepto de Prestaciones Sociales y Anticipos de

Prestaciones Sociales, el beneficiario debe presentar en la Unidad de Caja la

Cédula de Identidad en original y una (1) fotocopia de la misma, la cual quedará

anexa al voucher del cheque donde firma el beneficiario. El cajero deberá

colocarle por detrás la leyenda: “Es copia fiel de su original” con su firma y

numero de cédula.

Art.24. Cuando el beneficiario del cheque por concepto de Prestaciones Sociales o

Anticipo de Prestaciones Sociales, por motivo alguno no pueda recibir

personalmente el cheque en la Unidad de Caja, podrá autorizar a una persona a

través de un poder notariado, el cual se envía por oficio a la Oficina de

Consultoría Jurídica para su certificación. En caso de enfermedad, el beneficiario

autorizará a una persona y anexará Informe médico en original que justifique la

incapacidad de la persona con la fotocopia de las cédulas de ambas personas

(debidamente certificados por el cajero).

CAPITULO V

Anulación de Cheques

Art.25. Las siguientes son causas suficientes para anular un cheque:

UNIDAD: TESORERÍA




1. Error en el nombre del beneficiario.

2. Error en el monto a cancelar.

3. Fallecimiento del beneficiario.

4. Caducidad.

5. Pérdida o Robo.

6. Cualquier otra razón de anulación que determine el Instituto.

Art.26. Todo cheque anulado deberá ser remitido a la Oficina de Administración y

Finanzas, con una comunicación indicando los datos del cheque y motivo de

anulación.

Art.27. La Coordinación Tesorería debe informar inmediatamente al banco a través de

oficio o vía telefónica, la información de anulación de un cheque.

Art.28. Todo cheque recibido para anulación debe tener el sello de Anulado.

UNIDAD: TESORERÍA



CUSTODIA, EMISIÓN Y ANULACIÓN DE CHEQUES PAGINA: 8 de 10 7. PROCEDIMIENTO


1

Coordinador de

Tesorería

Para la custodia de cheques: 1.1. Realiza inventario de las chequeras recibidas.

1.2. Remite el inventario de chequeras a la Oficina

de Auditoria Interna y entrega copia a la secretaria para el archivo.

1.3. Custodia inmediatamente los cheques

recibidos en la bóveda principal, según las normas establecidas ordenándolos correlativamente.

Para la emisión de cheques 1.4. Recibe Orden de Pago verifica que este

autorizada por el Jefe de Administración y Finanzas y procede autorizar la elaboración del cheque.

1.5. Entrega al analista para la elaboración del cheque.

2 Analista

2.1. Elabora cheque.

2.2. Relaciona cheques emitidos. 2.3. Quita la Copia Amarilla de la Orden de Pago

para el archivo. 2.4. Entrega al Coordinador de Tesorería para su

revisión.


3.1. Verifica y firma relación de cheques.

3.2. Envía a la Unidad de Caja.

3 Analista de Caja

3.3. Recibe la relación de cheques emitidos, cheques con sus respectivos soportes y procede a troquelar los cheques.

3.4. Coloca sello no endosable y tiempo de

caducidad al cheque.

UNIDAD: TESORERÍA




3.5. Separa los cheques que pertenecen a las U.E, para su posterior envió y archiva el resto para la entrega a los beneficiarios.

Para la entrega de cheques 3.6. Solicita según la normativa la documentación

correspondiente al beneficiario o a la persona autorizada para retirar el cheque.

3.7. Solicita que firme el voucher en la parte

destinada para ello. 3.8. Revisa, Clasifica y prepara relación de

cheques entregados y anulados y envía al Área de Contabilidad.


Para la anulación de cheques 4.1. En caso de anulación de cheque envía

comunicación a la Unidad de Tesorería para solicitar la suspensión del cheque.

5 Analista de Tesorería

5.1. Recibe comunicación de la unidad solicitante

5.2. Informa a la Entidad Bancaria vía telefónica o escrita la anulación del cheque.

5.3. Archiva la copia recibida por el Banco.

6 Entidad Bancaria

8.1. Emite reporte final del siniestro. 8.2. Envía a tesorería.

7 Tesorería 9.1. Archiva reporte de cheque anulado con su soporte original.

UNIDAD: TESORERÍA



CUSTODIA, EMISIÓN Y ANULACIÓN DE CHEQUES PAGINA: 10 de 10 8. FLUJOGRAMA

9. ANEXOS

No aplica

UNIDAD: TESORERÍA



CAJA CHICA PAGINA: 1 de 9



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPOSITO:

Establecer y unificar los pasos necesarios para la tramitación de solicitudes de dinero

efectivo a través de la caja chica.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica desde la creación de la Caja Chica hasta la solicitud de dinero

efectivo, que realizan los funcionarios del instituto tanto en el nivel centralizado como en el

desconcentrado.

3. RESPONSABLES:

3.1. Los responsables de ejecutar el proceso para la caja chica son:











UNIDAD: TESORERÍA



CAJA CHICA PAGINA: 2 de 9 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:







2001.

4.4. Reglamento Nº 1 de la LOAFSP, Sobre el Sistema de Presupuesto. Gaceta Oficial

Extraordinario Nº 5.781 de fecha 12 de agosto de 2005.




5.1. Definiciones:

Caja chica

Cantidad de dinero en efectivo que se asigna a una unidad administrativa, en caja o

en depósitos, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo

el sistema de fondo fijo.

Fondos en Anticipo

Los fondos en anticipo son los girados con carácter permanente y de reposición

periódica, a los funcionarios responsables de unidades administradoras, quienes

tienen la obligación de rendir cuentas de la utilización de los mismos.

Reembolso

Devolución o pago de principal de una emisión de títulos de renta fija, de una deuda o

en general de una cantidad debida.

Vale

Es un documento que se utiliza para solicitar dinero efectivo para adquirir algún

material o artículos de oficina que no haya en existencia en el instituto, el vale debe

contener:

UNIDAD: TESORERÍA




• Fecha

• Cantidad (Número y letra)

• Especificación clara sobre el concepto

• Firma del Jefe de Administración y Finanzas

• Firma del Gerente de Área o Jefe de Oficina solicitante.

• Firma de la persona que recibe el dinero

Viatico

Dinero que se facilita a un trabajador para cubrir los gastos en los que incurre por

desplazamientos realizados en la consecución de su tarea.

5.2. Abreviaturas:

INIA:


P.P.

Planificación y Presupuesto.

U.T.

Unidad Tributaria

UNIDAD: TESORERÍA



CAJA CHICA PAGINA: 4 de 9 6. NORMAS GENERALES :

CAPITULO I

Caja Chica

Art.1. La Junta Directiva debe aprobar mediante Resolución, los montos a fijarse para los

viáticos y vales que por razones de servicio deban otorgarse a los funcionarios o

funcionarias públicos.

Art.2. El monto máximo de cada fondo de caja chica será de doscientas unidades

tributarias (200 U.T.).

Art.3. El monto máximo de cada gasto a cancelar con cargo a los fondos de caja chica no

podrá ser superior a veinte unidades tributarias (20 U.T.).

Art.4. Las reposiciones de los fondos de caja chica deberán ser solicitadas por el

responsable de la Caja Chica al Coordinador del Área de Tesorería, cuando se haya

utilizado, al menos, el setenta y cinco por ciento (75%) de su monto.

Art.5. La solicitud de reposición de los fondos de caja chica debe acompañarse de los

documentos que se señalan a continuación:

1. Relación de los gastos realizados.

2. Comprobantes de los pagos efectuados.

3. El estado en que se encuentra la caja chica.

Art.6. El analista de caja debe regirse por normas claramente definidas por la

Coordinación de Tesorería y aprobadas por el presidente o presidenta del instituto.

Art.7. Por cada fondo de Caja Chica debe existir un empleado responsable de su manejo,

custodia y control. Este empleado deberá estar autorizado por el Jefe de


Art.8. Cada uno de los gastos efectuados con el Fondo Fijo de Caja Chica, deben estar

soportados por los originales de las Facturas, debidamente sellados e inutilizados

con el sello de CANCELADO o comprobante de Caja Registradora Fiscal con la

palabra de CANCELADO, escrita en el cuerpo de la factura, indicando el número del

RIF, asignado por el SENIAT.

UNIDAD: TESORERÍA




Art.9. Las facturas y/o comprobantes de pago que sirvan como soporte del gasto al

momento de solicitar la reposición del Fondo Fijo de la Caja Chica, no deben

presentar borrones, tachaduras o enmiendas.

CAPITULO II

Solicitud de vale

Art.10. Toda solicitud de vale debe ir firmada por el Gerente de Área o Jefe de la Oficina

solicitante en el formato de vale.

Art.11. El monto mensual para la solicitud de vale no debe exceder de Veinte Unidades

Tributarias (20 U.T.), y este debe ser entregado por el encargado de caja.

Art.12. Las solicitudes de vale solo se aprobaran para cubrir gastos de oficina.

Art.13. El vale debe ser rendido en caja en un lapso no mayor a setenta y dos (72) horas

con una comunicación firmada por el Gerente de Área o Jefe de la Oficina

solicitante.

Art.14. El vale debe ser conformado por el Gerente de Área o Jefe de la Oficina solicitante

al momento de ser rendido.

UNIDAD: TESORERÍA



CAJA CHICA PAGINA: 6 de 9 7. PROCEDIMIENTO



Para la solicitud de vale: 1.1 Llena formato de vale entrega al responsable

de caja.

2 Responsable de Caja

2.1 Si hay disponibilidad de efectivo se entrega el efectivo al solicitante y sigue al paso 2.3

2.2 Si no hay disponibilidad de efectivo se archiva la solicitud hasta que llegue el dinero efectivo para hacer la entrega al solicitante.

2.3 Archiva copia de la solicitud. Para la reposición de fondos de Caja Chica 2.4 Solicita reposición de la Caja Chica según el

artículo 4 de la normativa.


3.1 Recibe y verifica todos los soportes según el articulo 5 de la normativa: • Si cumple con todos los requisitos continua

en el paso 3.2. • Si no cumple con todos los requisitos,

devuelve al responsable de caja con las observaciones según sea el caso.

3.2 Tramita reposición para los fondos de caja.

UNIDAD: TESORERÍA



CAJA CHICA PAGINA: 7 de 9 8. FLUJOGRAMA

UNIDAD: TESORERÍA



CAJA CHICA PAGINA: 8 de 9 9. ANEXOS

ANEXO DESCRIPCIÓN CÓDIGO 1 Comprobante de solicitud de vale N/A

UNIDAD: TESORERÍA




Anexo 1: Comprobante de solicitud de vale

UNIDAD: TESORERÍA



ORDENACIÓN DE PAGOS PAGINA: 1 de 18



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPOSITO:

Definir los trámites administrativos a través de los cuales se autoriza la Orden de Pago y

los documentos que soportan los diferentes pagos que se procesan en el instituto.

2. ALCANCE:

Este procedimiento es aplicable para la aprobación de pagos que se realizan en el

instituto, tales como: pago a proveedores, anticipo a funcionarios y proveedores, servicios

recurrentes, suministros, obras, estudios, proyectos y servicios de consultoría,

prestaciones sociales, gastos de personal y nómina, entre otros.

3. RESPONSABLES:

3.1. Los responsables de ejecutar el proceso para la ordenación de pagos son:






• Coordinador y Analistas del Área de Tesorería.





UNIDAD: TESORERÍA



ORDENACIÓN DE PAGOS PAGINA: 2 de 18 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:




Publico (LOAFSP), Gaceta Oficial N° 5.981 del 31 de Julio de 2008.


Control Fiscal (LOCGR y SNCF), Gaceta Oficial. 37.347, de fecha 17 de Diciembre de

2001.

4.4. Ley de Contrataciones Públicas (LCP). Gaceta Oficial Nº 39.165 del 24 de abril de

2009.

4.5. Reglamento Nº 1 de la LOAFSP, Sobre el Sistema de Presupuesto. Gaceta Oficial

Extraordinario Nº 5.781 de fecha 12 de agosto de 2005.

4.6. Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración



4.7. Resolución Interna de Junta Directiva N° 495 de fec ha 03 de junio de 1997.

4.8. Resolución Interna N° 1158, de Junta Directiva N° 1 13 del 24 de Septiembre de 2008


5.1. Definiciones:

Anticipos

Son montos otorgados a contratistas y proveedores de bienes y servicios antes de

comenzar la obra, arrendamiento o adquisiciones, correspondiente al porcentaje del

monto total del contrato previamente establecido en el documento principal. Se

entrega previa presentación de una fianza de anticipo o retención de fiel

cumplimiento.

Contrato de obra

Convenio mediante el cual dos o más personas acuerdan celebrar la ejecución de

una determinada obra en los plazos establecidos al efecto.

UNIDAD: TESORERÍA




Factura

Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial

obligatoria y aceptada por ley.

Fianza

Por la fianza, el fiador se obliga frente al acreedor a cumplir determinada prestación,

en garantía de una obligación ajena, si esta no es cumplida por el deudor.

Fianza de anticipo

Fianza que se otorga para garantizar el anticipo concedido al comenzar la ejecución

de una obra, elaboración de un proyecto o por la adquisición de diversos bienes.

Fianza de Fiel Cumplimiento

Fianza que se otorga al contratante para garantizar el cumplimiento total del contrato

firmado.

Obra

Es la desagregación de los proyectos por razones tecnológicas o de ordenamiento de

su ejecución. Constituye una unidad física individualizable, en consecuencia puede

contratarse separadamente, actúa dentro de proyecto como un producto intermedio.

Orden de Pago

Documento mediante el cual los organismos ordenadores de compromisos y pagos

solicitan el pago a sus proveedores a tesorería.

Ordenación de Pago

La ordenación de pago son las actividades que van desde la emisión de la Orden de

Pago hasta la cancelación de las cuentas por pagar, de cualquier naturaleza o fuente.

Pago

Momento en el que se extingue una obligación pecuniaria mediante un desembolso

de dinero; la satisfacción, del deudor o en su nombre, al acreedor, de una cantidad

que se debe terminando así la obligación entre ambos.

Pago Periódico

Son cancelaciones que se realizan a beneficiarios o proveedores, a través de un

contrato de servicios por periodos preestablecidos en el mismo. Ejemplos:

cancelación de servicio de vigilancia las cuales se hace un contrato y se cancela de

UNIDAD: TESORERÍA




forma mensual y cancelación por contratos de obras las cuales se realizan por

valuaciones presentadas.

Partida presupuestaria

Constituye el mayor nivel de desagregación del grupo de cuentas “EGRESO”

determinadas en el plan único de cuentas, dictado por la ONAPRE.

Proyectos

Es una propuesta de inversión real para generar un bien de capital; definido éste

como una unidad de producción mínima autosuficiente, destinada a crear o ampliar la

capacidad de oferta de bienes o servicios.

Recibos por honorarios

El recibo por honorario debe ser utilizado (emitido) por los profesionales, técnicos,

artistas y científicos que presentan sus servicios en forma independiente e individual.

Retenciones

Acción de retener parte del pago de una deuda. Monto que se deduce de la valuación

de la obra de ejecutada, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones.

Valuaciones

Revisión, valoración y medición de una obra ejecutada.

5.2. Abreviaturas:

INIA:


ONAPRE:

Oficina Nacional de Presupuesto

RR.HH:

Recursos Humanos

SENIAT:

Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria

U.E:

Unidad Ejecutora:

UNIDAD: TESORERÍA



ORDENACIÓN DE PAGOS PAGINA: 5 de 18 6. NORMAS GENERALES :

TITULO I

ORDENACIÓN DE PAGOS

Art. 1. Toda Orden de Pago debe contener los documentos justificativos del gasto, según

la tramitación que corresponda.

Art. 2. Los datos mínimos que debe contener el formato de la orden de pago para ser

procesada, son los siguientes:

1. Nombre del proveedor o beneficiario.

2. RIF o Cédula de Identidad del proveedor o beneficiario.

3. Numeración correlativa de la orden de pago emitida por el sistema.

4. Fecha.

5. Información presupuestaria.

6. Motivo de la Orden de Pago.

7. Firmas de aprobación del Gerente General, Jefe de Oficina de Administración y

Finanzas y Coordinador de Tesorería.

8. Sello de Disponibilidad Presupuestaria firmado por el analista de Registro y

Control.

Art. 3. No se podrá exceder el saldo de cuota de desembolso actual, de acuerdo con la

imputación de la Orden de Pago.

Art. 4. Toda Orden de Pago debe ser firmada por las autoridades competentes según

corresponda.

Art. 5. El Coordinador del Área de Tesorería, no efectuará ordenamiento de pagos si no

existe disponibilidad presupuestaria.

Art. 6. El responsable de establecer la jerarquización o priorización de las Solicitudes de

Orden de Pago, de acuerdo al concepto de gasto (Sueldos, Deuda pública,

Transferencias, Servicios no personales, Materiales y suministros y otros gastos),

debe ser el Coordinador del Área de Tesorería en el nivel central y el

Administrador, en el caso de las U.E.

Art. 7. Los pagos a efectuarse por el instituto podrán ser realizados en la modalidad de

Cheque o Abono en Cuenta por transferencia bancaria.

UNIDAD: TESORERÍA




CAPITULO I

Pago de Bienes

Art. 8. Los pagos por adquisición de bienes deben contener los siguientes documentos:

1. Oficio de Solicitud de Pago.

2. Orden de compra debidamente firmada por el funcionario autorizado para tal fin.

3. Factura original y/o fotocopia contra entrega, que cumpla con los requisitos

establecidos por el SENIAT, Leyes y reglamentos. Asimismo dicha factura debe

contener sello de recibido conforme, debidamente firmado al dorso.

4. Orden de Requisición debidamente firmada por el solicitante.

5. Anexar mínimo tres (03) cotizaciones, o justificación en caso de que solo exista

un proveedor no se presenten.

6. Hoja de Análisis de Precios.

7. Informe de Recomendaciones.

8. Acta de Recepción, en caso de ser contra entrega de bienes.

9. Aprobación otorgada por el Gerente General del instituto.

CAPITULO II

Pago de Nómina

Art. 9. El Administrador de la U.E, debe registrar en el Sistema automatizado vigente, el

monto de la nomina regular y especial, que se va a canelar para que el

Coordinador del Área de Tesorería realice la trasferencia respectiva.

Art. 10. Para procesar el pago de la nómina, la solicitud debe contener los siguientes

documentos:

1. Solicitud de pago firmada por el Jefe de RR.HH.

2. Listado del personal por U.E, firmado por el Coordinador del Área de

Administración de Personal y por el analista.


4. Resumen de la ejecución de la nómina.

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CAPITULO III

Pago de Reembolsos a funcionarios

Art. 11. EL pago de reembolsos a funcionarios debe contener los siguientes documentos:

1. Solicitud de pago formulada por el Gerente o Jefe de adscripción.

2. Si el solicitante es un Jefe de Oficina o Gerente de Área Sustantiva, debe

estar autorizado por el Gerente General o Presidente.

3. Factura original, que cumpla con los requisitos establecidos por el SENIAT,

Leyes y reglamentos. Asimismo dicha factura debe contener sello de recibido

conforme, debidamente firmado al dorso.

4. En caso de solicitar el reembolso por gastos incurridos en viajes (tasa

aeroportuaria, factura de hotel, entre otros) adicionalmente se debe presentar

copia del viatico recibido.

5. Comunicación de invitación y/o autorización al evento.

6. Los reembolsos tramitados por la comisión de educación deben llevar copia de

la postulación al curso, del certificado y copia certificada del punto de cuenta

que aprueba dicho curso.

CAPITULO IV

Reembolsos a Unidades Ejecutoras

Art. 12. Las solicitudes de reembolsos a Unidades Ejecutoras deben contener los


1. Solicitud de pago formulada por el director.

2. Voucher original de pago.

3. Comprobante de retención, con los soportes que respaldan el gasto.



conforme, debidamente firmado al dorso.

5. La solicitud de reembolsos por pagos a proveedores, adicionalmente debe

contener los soportes que se indican en el artículo 8 de esta normativa.

UNIDAD: TESORERÍA




CAPITULO V

Pago de Anticipos de Funcionarios

Art. 13. Los anticipos de funcionarios solo se tramitaran por vía de excepción.

Art. 14. Los anticipos de funcionarios deben tramitarse con una solicitud, donde se

indique para que van a ser utilizados esos recursos e indicar la partida

presupuestaria donde se cargara dicho gasto.

Art. 15. No se debe solicitar anticipos, si el solicitante tiene anticipos pendientes por

rendir.

Art. 16. Se establece como lapso máximo un (1) mes para la rendición de facturas y de

remanente, según sea el caso.

CAPITULO VI

Pago de Honorarios Profesionales

Art. 17. Las solicitudes de pago por honorarios profesionales deben contener los


1. Oficio firmado por el Gerente del área o Jefe de Oficina solicitando el pago

formulado.




conforme debidamente firmado al dorso.

4. Informe de actividades realizadas por el beneficiario.

5. Exposición de motivos avalando las actividades realizadas firmada por el

supervisor inmediato.

6. Copia de contrato debidamente certificada (en caso de existir).

7. Punto de cuenta aprobado.

8. Oficio de solicitud del servicio firmado por el Gerente o Jefe de Oficina.

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CAPITULO VII

Pago de Viáticos Nacionales

Art. 18. El viático deberá ser presentado ante la Oficina de Administración y Finanzas en

un período no mayor a noventa (90) días después de haberse causado.

Art. 19. Para procesar el pago de viáticos nacionales, la solicitud debe contener los


1. Planilla de gastos de viáticos firmada por el Secretario del Despacho de la

Presidencia, calculado de acuerdo a tarifa vigente y codificación

presupuestaria a la cual será cargado el gasto.


3. Copia de la Cedula de Identidad.

4. Si el funcionario viaja en su propio vehículo, se calculará el viático de acuerdo

al kilometraje recorrido, según tabla de referencia de distancia entre ciudades.

CAPITULO VIII

Pago de Viáticos Internacionales

Art. 20. Para procesar el pago de viáticos internacionales, la solicitud debe contener los



2. Punto de cuenta donde se aprueba dicho gasto. (excepto los establecidos por

convenios internacionales).

3. Base de cálculo


5. Fotocopia del pasaporte.

6. Carta de postulación y copia del certificado, en caso de asistencia a eventos

internacionales.

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CAPITULO IX

Pago de Ejecución de Obra, Estudios, Proyectos y Se rvicios

Art. 21. Para procesar el pago correspondiente a un contrato de obra, estudios y

proyectos, la solicitud debe contener los siguientes documentos:



3. Recibo de pago el cual debe llevar la firmar el beneficiario, certificando la

cancelación; en caso de ser anticipo.

4. Factura original firmada al dorso, excepto en los anticipos.

5. Buena – Pro otorgada por el Presidente del instituto.

6. Valuación debidamente firmada por el ingeniero inspector y el gerente del área

responsable, (en caso de ejecución de obras).

7. Copia del Contrato debidamente certificada.

8. Copia de Fianza de Anticipo debidamente certificada, en caso de estar


9. Informe de la comisión de contrataciones, según el caso.

10. Hoja de cómputos métricos.

11. Cuadro de amortización.

12. Formato de solicitud Pago a Cuenta firmado por el Jefe de Oficina de


CAPITULO X

Otros Pagos

Art. 22. Para procesar otros pagos de personal, las solicitudes debe contener los


1. Compromiso de pago de acuerdo al sistema firmado por el Jefe de Oficina de

RR.HH, (en caso de cancelación de retenciones efectuadas por nominas al

personal, aportes patronales y bono de alimentación).

UNIDAD: TESORERÍA




2. Cálculos debidamente realizados, (en caso de cancelación de retenciones

efectuadas por nominas al personal, aportes patronales y bono de

alimentación).

3. Listados de personal, (en caso de cancelación de retenciones efectuadas por

nominas al personal, aportes patronales y bono de alimentación).

4. Formato de Anticipo y Presupuesto, según el motivo de la solicitud, (en caso

de anticipo de prestaciones).

5. Copia de antecedentes de servicio y movimiento de personal, (en caso de

cancelación de prestaciones, vacaciones pendientes o cualquier pago a

egresados y/o difuntos).

6. Acta de defunción y declaracion jurada de herederos únicos universales y

Cédula de Identidad del (los) Beneficiario (s), (en caso de fallecimiento del

funcionario, para el pago de pensión de sobreviviente).

UNIDAD: TESORERÍA



ORDENACIÓN DE PAGOS PAGINA: 12 de 18 7. PROCEDIMIENTO



1.1 Solicita pago mediante oficio, acompañado de todos los soportes que indica la normativa, según sea el caso

2

Analista del Área de

Tesorería

2.1 Recibe y verifica documentos de Soporte, en cuanto a autorizaciones, tachaduras o enmiendas, que no falte ningún soporte, verifica la codificación y disponibilidad presupuestaria. • Si cumple con las condiciones

Continúa con el paso 2.3. • Si no cumple con estas

condiciones Continúa con el Paso No. 2.2

2.2 Devuelve los documentos con sus soportes a la Unidad Solicitante notificando la inconformidad.

2.3 Accede al Sistema Automatizado vacía los datos de la Orden de Pago indicando referencia del documento que lo originó e imprime la Orden de Pago (Original y Copia).

2.4 Revisa, firma y sella la Orden de Pago

(Original y Copia), como constancia de su procesamiento y la envía junto con los soportes al Jefe de Tesorería.

3 Coordinación del Área de Tesorería

3.1 Recibe, revisa que la Orden de Pago este firmada y sellada por el analista de Registro y Control, así como que estén completos todos los documentos soportes, firma y sella la Orden de Pago (Original y Copia), en señal de conformidad. • Si esta correcta, firma en señal de

aprobación. Va al paso 3.2.

UNIDAD: TESORERÍA




• Si no esta correcta , devuelve al Analista para su corrección, va al paso 2.1.

3.2 Remite la Orden de Pago para la aprobación del Jefe de Administración y Finanzas.


4.1 Revisa Orden de Pago.

4.2 Verifica que este firmada por el Jefe de Tesorería.

• Si esta correcta, firma en señal de

aprobación. Va al paso 4.3. • Si no esta correcta , devuelve al

Jefe de Tesorería para su corrección, va al paso 3.1.

4.3 Envía al Jefe de Tesorería para la elaboración del cheque. Va al 09-02-PRO-06

UNIDAD: TESORERÍA



ORDENACIÓN DE PAGOS PAGINA: 14 de 18 8. FLUJOGRAMA

UNIDAD: TESORERÍA



ORDENACIÓN DE PAGOS PAGINA: 15 de 18 9. ANEXOS:

ANEXO DESCRIPCIÓN CÓDIGO 1 Orden de Pago (Generada por el Sistema Automatizado). N/A 2 Orden de Compra (Generada por el Sistema Automatizado). N/A 3 Orden de Requisición (Generada por el Sistema Automatizado) N/A

UNIDAD: TESORERÍA




Anexo 1: Orden de Pago (Generada por el Sistema Automatizado).

UNIDAD: TESORERÍA




Anexo 2: Orden de Compra (Generada por el Sistema Automatizado).

UNIDAD: TESORERÍA




Anexo 3: Orden de Requisición (Generada por el Sistema Automatizado)

UNIDAD: TESORERÍA



RETENCIÓN DE I.V.A. Y/O I.S.L.R. PAGINA: 1 de 9



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO:

Establecer los pasos para llevar el registro de los libros fiscales de compra y venta, así

como también realizar la declaración de los ingresos y de las retenciones

correspondientes al Impuesto Sobre la Renta y del Impuesto al Valor Agregado.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para las unidades del Nivel Central y Desconcentrado del

instituto que realicen retenciones, exceptuando las declaraciones que se realizan solo en

el nivel central.

3. RESPONSABLES:

3.1. Los responsables de ejecutar el proceso para la retención del I.S.L.R y del I.V.A son:











UNIDAD: TESORERÍA



RETENCIÓN DE I.V.A. Y/O I.S.L.R. PAGINA: 2 de 9 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:







4.4. Ley de Impuesto Sobre la Renta (LISLR), Gaceta Oficial N° 38.628 de fecha 16 de

Febrero de 2007.

4.5. Ley del Impuesto del Valor Agregado (LIVA), Gaceta Oficial N° 39.147 de fecha 26 de

Marzo de 2009.

4.6. Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta, Gaceta Oficial N° 5.662

Extraordinario de fecha 24/09/2003.


5.1. Definiciones:

Impuestos :

Son el principal instrumento que tiene el Estado para recaudar dinero y así atender

sus gastos y realizar sus inversiones. Estos impuestos pueden ser directos o

indirectos.


Es un tributo que grava la enajenación de bienes muebles, la prestación de servicios

y la importación de bienes, aplicable en todo el territorio nacional, que deberán pagar

las personas naturales o jurídicas, las comunidades, las sociedades irregulares o de

hecho, los consorcios y demás entes jurídicos y económicos, públicos o privados, que

en su condición de importadores de bienes habituales o no, de fabricantes,

productores, ensambladores, comerciantes y prestadores de servicios

independientes, realizan las actividades definidas por la ley como hecho imponible.

UNIDAD: TESORERÍA




Impuesto Sobre la Renta

Se considera impuesto sobre la renta, los impuestos sobre las ganancias derivadas

de la enajenación de bienes muebles o inmuebles, y los impuestos sobre los sueldos

y salarios, así como los impuestos sobre las plusvalías.

5.2. Abreviaturas:

INÍA:


I.S.L.R.:

Impuesto Sobre la Renta.

I.V.A.:

Impuesto al Valor Agregado.

T.F:

Timbre Fiscal

U.E.:

Unidades Ejecutoras

R.I.F:

Registro de Información Fiscal.

UNIDAD: TESORERÍA



RETENCIÓN DE I.V.A. Y/O I.S.L.R. PAGINA: 4 de 9 6. NORMAS GENERALES:

CAPITULO I

La Retención de Impuesto

Art.1. El Coordinador del Área de Tesorería debe presentar a través del Portal Web del

Seniat dos (2) declaraciones de las retenciones practicadas durante el período

correspondiente, siguiendo las especificaciones técnicas establecidas en el

referido Portal.

Art.2. El Coordinador del Área de Tesorería debe presentar la declaración informativa

aunque no se hubieren efectuado operaciones sujetas a retención en las U.E.

Art.3. Toda U.E. debe analizar y controlar el cálculo y registro de las retenciones de

I.V.A. y I.S.L.R. basado siempre a las leyes y reglamentos de cada uno de ellos

Art.4. Toda U.E. debe realizar el depósito de los impuestos por retenciones según el

periodo a ser declarado.

Art.5. El Coordinador del Área de Tesorería y los Administradores de las U.E deben

emitir los comprobantes de retención del I.S.L.R. al momento de realizar la

declaración correspondiente.

Art.6. Las U.E. deben enviar los libros de compras bimensualmente y los libros de ventas

mensualmente a la Coordinación de Tesorería.

Art.7. Las U.E. deben llevar los libros de compras y ventas en medios electrónicos.

CAPITULO II


Art.8. El monto a retenerse debe ser el setenta y cinco por ciento (75%) del impuesto

causado. Solo se obliga retener el cien por ciento (100%) del impuesto causado,

cuando:

1. El monto del impuesto no esté discriminado en la factura o documento

equivalente. En este caso la cantidad a retener será equivalente a aplicar la

alícuota impositiva correspondiente sobre el precio facturado.

2. La factura no cumpla los requisitos y formalidades dispuestos en la Ley del

Impuesto al Valor Agregado o en su Reglamento.

UNIDAD: TESORERÍA




3. El proveedor no esté inscrito en el RIF o cuando los datos de registro, incluido

su domicilio, no coincidan con los indicados en la factura o documento

equivalente. En estos casos el agente de retención deberá consultar en la

Página Web del Seniat, a los fines de verificar que los referidos datos coinciden

con los indicados en la factura o documento equivalente.

4. El proveedor hubiere omitido la presentación de alguna de sus declaraciones

del impuesto al valor agregado. En estos casos el agente de retención deberá

consultar la Página Web del Seniat.

Art.9. Los agentes de retención están obligados a entregar a los proveedores el

comprobante de cada retención de impuesto que se les practique. El comprobante

deber emitirse y entregarse al proveedor a más tardar dentro de los primeros tres

(3) días continuos del período de imposición siguiente.

Art.10. Todos las U.E como agentes de retención del IVA, deben enviar a la Coordinación

de Tesorería los archivos contentivos de las retenciones practicadas de acuerdo al

periodo correspondiente.

Art.11. Las U.E. deben enviar a la Coordinación de Tesorería la documentación de las

compras quincenalmente para realizar la respectiva declaración según el

calendario de contribuyentes especiales emitido por el Seniat.

CAPITULO III

Impuesto Sobre la Renta

Art.12. Las U.E. deben enviar mensualmente a la Coordinación de Tesorería los libros de

ventas para realizar la respectiva declaración según el calendario de

contribuyentes especiales emitido por el Seniat.

Art.13. El Coordinador del Área de Tesorería debe analizar las órdenes de pago para

determinar las retenciones de impuestos que correspondan.

Art.14. El Coordinador del Área de Tesorería debe emitir las órdenes de pago de las

retenciones por concepto de obligaciones tributarias.

UNIDAD: TESORERÍA




Art.15. La U.E debe relacionar anualmente los impuestos retenidos y enterados, a través

de un informe, el cual debe presentarse a la Coordinación de Tesorería dentro de

los primeros seis (6) meses del año.

CAPITULO IV

Declaración de I.V.A

Art.16. La Coordinación de Tesorería es la responsable de realizar la respectiva

declaración de las obligaciones tributarias del instituto, según corresponda.

Art.17. Las U.E. deben enviar a la Coordinación de Tesorería la información respectiva

para realizar la declaración del I.V.A a través del portal del Seniat, según el

calendario de contribuyentes especiales.

Art.18. La Coordinación de Tesorería debe imprimir la planilla generada por el sistema

denominada "Planilla de pago para enterar retenciones de IVA e fectuadas por

agentes de retención" la cual será utilizada a los efectos de enterar las

cantidades retenidas por el ente recaudador.

CAPITULO IV

Envió de documentos

Art.19. El Coordinador del Área de Tesorería debe revisar, firmar y enviar a la

Coordinación de Contabilidad la documentación de las declaraciones de I.V.A,

I.S.L.R. y T.F, con las notas de débitos firmadas y selladas por el banco

recaudador.

Art.20. La Coordinación de Tesorería luego de haber revisado los soportes de libros de

compra y venta, debe enviarlos a la Coordinación de Contabilidad de forma

consolidada para su respectiva distribución por U.E.

UNIDAD: TESORERÍA



RETENCIÓN DE I.V.A. Y/O I.S.L.R. PAGINA: 7 de 9 7. PROCEDIMIENTO


1 Coordinación de

Tesorería/Administración de U.E

Para la Retención a Proveedores: 1.1 Analizan factura.

1.2 Realizan la retención según la condición del proveedor.

1.3 Ejecutan el cheque según procedimiento

respectivo.

1.4 Envían a la unidad de caja

2 Analista Caja/ Administración de U.E

2.1 Entrega comprobante a los proveedores sobre la retención practicada.

2.2 Las U.E, realizan los depósitos y envían a la

Coordinación de Tesorería los soportes físicos y digitales de las retenciones realizadas.

3 Coordinación de Tesorería

Para la Declaración: 3.1 Revisa los depósitos efectuados por retención

de cada U.E.

3.2 Verifica que el monto total de los depósitos retenidos corresponda con lo indicado en los libros fiscales.

3.3 Convierte los archivos digitales en el formato

requerido por el Seniat.

3.4 Ingresa al portal de la Web del Seniat a fin de realizar la validación del archivo de Libro de Compras General.

3.5 En caso que tenga rechazos identifica la(s)

línea(s) de rechazo y realiza los correctivos necesarios y procede a realizar nuevamente la validación en el portal de la Web del Seniat.

3.6 Imprime la validación de la retención generada

por el sistema.

UNIDAD: TESORERÍA




3.7 Elabora oficio para realizar cheque para el pago al Tesoro Nacional.

3.8 Archiva copia de documentación como soporte.

3.9 Envía a la Coordinación de Contabilidad la documentación original para su registro contable.

UNIDAD: TESORERÍA



RETENCIÓN DE I.V.A. Y/O I.S.L.R. PAGINA: 9 de 9 8. FLUJOGRAMA

9. ANEXOS

No aplica.

UNIDAD: CONTABILIDAD



REGISTRO CONTABLE DE INGRESOS Y EGRESOS PAGINA: 1 de 14



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO

Definir los procedimientos administrativos, a través de los cuales se registran los Ingresos

y Egresos del instituto, para el nivel central y el nivel desconcentrado.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable para el registro contable de las transacciones de ingresos

y egresos realizados por las diferentes áreas administrativas del instituto.

3. RESPONSABLES

3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para el registro contable de ingresos y

egresos son los siguientes:

• Coordinador del Área de Contabilidad.


• Analistas del Área de Contabilidad



• Coordinador y Analistas del Área de Contabilidad



son:







4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS



4.2 Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP), Gaceta Ofi.

N°5.891) de fecha 31 de Julio de 2008.

4.3 Ley contra la corrupción. (G.O. N°5.637) de fecha 0 7 de Abril de 2003.

4.4 Ley de Contrataciones Públicas. (LCP) (G.O. N°39.16 5) de fecha 24 de Julio de 2008.

4.5 Normas Generales de Contabilidad del Sector Público. (G.O. N°36.100) de fecha 04

de Diciembre de 1996.

4.6 Manual de Normas de Control Interno sobre un modelo genérico para la

Administración Pública Central y Descentralizada Funcionalmente. (G.O. N°38.282) de

fecha 28 de Septiembre de 2005.


5.1 Definiciones:

Activo

Comprenden los bienes, derechos y erogaciones que serán aprovechadas en Futuros

del instituto susceptibles de montificados objetivamente.

Balance de Comprobación

Es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los

débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas, sea de

naturaleza deudora o acreedora.

Balance General

Enumera y totaliza los Activos, Pasivos y Patrimonio al final de un período de

operaciones (generalmente un mes, múltiplos de 3 meses o un año).

Balance Operacional Financiero del Sector Público

Estado que muestra las operaciones financieras de ingresos, egresos y déficit de las

dependencias y entidades del Sector Público Federal deducidas de las operaciones





compensadas realizadas entre ellas. La diferencia entre gastos e ingresos totales

genera el déficit o superávit económico.

Documentos

Es información y el medio que la soporta, los cuales pueden ser papeles, disco

magnético, cintas grabadas, software implantado, planos, diskette, CD´s, entre otros.

Estados Financieros

Son informes que utilizan las instituciones para reportar la situación económica y

financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o período

determinado.

Estado de Resultados

Es el estado financiero que muestra el resultado de las operaciones y la situación

financiera de una entidad para un periodo determinado toma como parámetros los

ingresos y gastos de un periodo.

Estado de Flujo de Caja

Es una herramienta financiera que sirve para la elaboración, presentación y

administración de los fondos, con una perspectiva de optimizar los fondos de efectivo.

Ingresos Devengados

El ingreso que se ha ganado durante un periodo contable pero del que no se ha

recibido el pago, ni registrado, debido a que el plazo de éste no vence.

Pasivo a corto plazo

Está constituido por las deudas y obligaciones pagaderas por la empresa a corto

plazo o sea dentro de un plazo aproximado no mayor de un año, a partir de la fecha

del balance General Normalmente se pagan con activos circulantes.

Pasivo a largo plazo

Comprende las obligaciones por pagarse dentro de un plazo mayor de un año,

aproximadamente a partir siempre de la fecha del balance general.

Patrimonio

No es un conjunto de objetos o de cosas, sino un conjunto de relaciones: derechos y

obligaciones.





Registros Contables

Se refieren a todas las anotaciones, datos y variaciones que se operan en las

cuentas (ACTIVO, PASIVO, PATRIMONIO, INGRESO y EGRESO), por efectos de

las transacciones mercantiles, y su objetivo es mostrar los resultados y la historia

financiera.

5.2 Abreviaturas:

I.V.A:

Impuesto de Valor Agregado.

MPPAT:

Ministerio del Poder Popular para la Agricultura y Tierra.

RRHH:

Recursos Humanos.

SENIAT:

Servicio Nacional de Administración Aduanera y Tributaria.

U.E.:

Unidades Ejecutoras.





6. NORMAS GENERALES

CAPITULO I

Registro Contable

Art. 1. El Área de Contabilidad debe realizar el análisis de las cuentas contables

afectadas en cada transacción, a fin de validar la confiabilidad de los registros de

las operaciones contables.

Art. 2. El sistema de contabilidad debe permitir evidenciar la relación entre los gastos

realizados y los ingresos necesarios para su financiamiento dentro de un ejercicio

fiscal.

Art. 3. Los ingresos devengados se deben realizar por el acto administrativo de la

liquidación y en el mismo se identificará, como mínimo, el deudor, el monto de la

deuda y el concepto que origina el derecho.

Art. 4. La Contabilidad debe mostrar la igualdad básica: Activo igual a Pasivo más

Patrimonio.

Art. 5. La información contable debe reunir requisitos de certidumbre tal que le otorgue,

frente a los usuarios, el carácter de creíble y válida para adoptar decisiones

pertinentes, expresada en las cifras de los estados financieros.

Art. 6. Los hechos contables deben reconocerse y registrarse oportunamente, en orden

cronológico, consecutivo, sin que existan vacíos u omisiones en la información y

en moneda de curso legal, conforme a los sistemas, métodos y procedimientos

que se estimen adecuados, a fin de garantizar la coherencia de la información.

Art. 7. Las Cuentas por Cobrar deben ser registradas de acuerdo a los Contratos de

Arrendamiento y Ventas a Crédito de Bienes y Servicios.

Art. 8. Las órdenes de pago deben indicar el proyecto al cual se está imputando el gasto

para ser registrado dentro de los parámetros contables exigidos

Art. 9. La Rendición de Cuentas de los Ingresos Propios percibidos por las U.E., por

concepto de venta de bienes y servicios deben relacionarse en los formatos

diseñados para tal fin, indicando: fecha, conceptos, monto.





Art. 10. Los soportes contables originales deben ser archivados según su organización,

seguridad y resguardo de acuerdo con las leyes y normativas vigentes

CAPITULO II El Tiempo de Envío de los Soportes

Art. 11. La Coordinación de Tesorería, debe rendir diariamente a la oficina de

Contabilidad los documentos y soportes de los ingresos y egresos.

Art. 12. La Administración de las U.E. debe enviar los primeros diez (10) días de cada

mes a la Oficina de Contabilidad los documentos y soportes de los ingresos y

egresos.

CAPITULO III Soportes para la Rendiciones de Ingresos y Egresos

Art. 13. Los siguientes recaudos deben presentarse al momento de hacer las

rendiciones, de los ingresos y egresos tanto del nivel centralizado como el

desconcentrado:

1. Transferencias o Depósitos Bancarios.

2. Comprobante de Ingresos.

3. Convenios:

• Transferencias o Depósitos Bancarios.

• Comprobante de Ingresos.

• Copia del Convenio.

• Oficio emitido por el ente Financista.

4. Relación Mensual de Ingresos por Ventas de Bienes y Servicios.

Art. 14. Para realizar las rendiciones de los egresos del Nivel Centralizado y

Desconcentrado, se deben presentar los siguientes recaudos:

1. Compras de bienes y servicios :

• Oficio de Solicitud de Pago.





• Orden de compra debidamente firmada por el funcionario autorizado

para tal fin.

• Factura original contra entrega, que cumpla con los requisitos

establecidos por el SENIAT, Leyes y Reglamentos. Asimismo dicha

factura debe contener sello de recibido conforme, debidamente firmado

al dorso.

• Orden de Requisición debidamente firmada por el solicitante.

• Anexar mínimo tres (3) cotizaciones con las mismas características del

bien a adquirir o en efecto, justificar mediante comunicación.

• Hoja de Análisis de Precios.

• Informe de Recomendaciones.

• Acta de Recepción, en caso de ser contra entrega de bienes.

2. Contrato de Obra, Estudios, Proyectos, Servicios de Consultoría,

Bienes y Servicios adquiridos :

• Orden de pago.

• Oficio de Solicitud de pago formulada por el funcionario autorizado para

tal fin.

• Compromiso de Pago de acuerdo al sistema automatizado.

• Recibo de pago el cual debe llevar la firmar el beneficiario, certificando

la cancelación; en caso de ser anticipo.

• Factura original firmada al dorso, excepto en los anticipos.

• Resolución de Junta Directiva.

• Valuación debidamente firmada por el ingeniero inspector y el gerente

del área responsable.

• Copia del Contrato debidamente certificada.

• Copia del Punto de Cuenta debidamente certificada.

• Copia de Fianza de Anticipo debidamente certificada, en caso de estar






• Copia de Fianza de Fiel Cumplimiento, si el pago corresponde a la

primera valuación.

• Informe de la comisión de contrataciones (si aplica).

• Hoja de cómputos métricos.

• Cuadro de amortización.

• Formato de solicitud Pago a Cuenta firmado por el Jefe de Oficina de


3. Viáticos Nacionales

• Orden de pago.

• Planilla de gastos de viáticos firmada por la secretaría de la

Presidencia, calculado de acuerdo a tarifa vigente y codificación

presupuestaria a la cual se será cargado el gasto.

• Comunicación de Invitación y/o autorización al evento.

• Copia de la Cedula de Identidad del funcionario.

• Si el funcionario viaja en su propio vehículo, se calculará el viático de

acuerdo al kilometraje recorrido, según tabla de referencia de distancia

entre ciudades.

4. Viáticos Internacionales

• Orden de pago.

• Oficio de Solicitud de pago formulada por el funcionario autorizado para

tal fin.

• Punto de cuenta donde se aprueba dicho gasto. (excepto los

establecidos por convenios internacionales).

• Base de cálculo

• Comunicación de Invitación y/o autorización al evento.

• Fotocopia del pasaporte.

• Carta de postulación y copia del certificado, en caso de asistencia a

eventos internacionales.





5. Honorarios Profesionales :

• Orden de pago.

• Oficio firmado por el Gerente del área o Jefe de Oficina solicitando el

pago formulado.


• Factura original, que cumpla con los requisitos establecidos por el

SENIAT, Leyes y reglamentos. Asimismo dicha factura debe contener

sello de recibido conforme debidamente firmado al dorso.

• Informe de actividades realizadas por el beneficiario.

• Exposición de motivos avalando las actividades realizadas firmada por

el supervisor inmediato.

• Copia de contrato debidamente certificada (en caso de existir).

• Punto de cuenta aprobado.

• Oficio de solicitud del servicio firmado por el Gerente o Jefe de Oficina.

6. Pagos al Personal :

• Orden de pago.

• Compromiso de pago de acuerdo al sistema firmado por el Jefe de

Oficina de RRHH, (en caso de cancelación de retenciones efectuadas

por nominas al personal, aportes patronales y bono alimenticio).

• Cálculos debidamente realizados, (en caso de cancelación de

retenciones efectuadas por nominas al personal, aportes patronales y

bono alimenticio).

• Listados de personal, (en caso de cancelación de retenciones

efectuadas por nominas al personal, aportes patronales y bono

alimenticio).

• Formato de Anticipo y Presupuesto, según el motivo de la solicitud, (en

caso de anticipo de prestaciones).





• Copia de antecedentes de servicio y movimiento de personal, (en caso

de cancelación de prestaciones o cualquier pago a egresados y/o

difuntos).

• Acta de defunción y declaración jurada de herederos únicos y

universales, (en caso de fallecimiento del funcionario).

• Cédula de Identidad del Beneficiario.

7. Pagos de Nómina:


• Orden de pago.

• Resumen de Nómina General de Pago por Proyecto y Acción

Centralizada, indicando el monto bruto, neto y deducciones.


• Transferencia con Nota de Débito debidamente validada por el Banco.

8. Pagos de Vacaciones, Aguinaldos y Pagos al Perso nal Contratado :

• Orden de pago.

• Oficio de Solicitud de Pago

• Resumen de Nómina General de Pago por Proyecto y Acción

Centralizada, indicando el monto bruto, neto y deducciones.

• Transferencia con Nota de Débito debidamente validada por el Banco.

9. Pagos por Reposición de Caja Chica o Cierre de C aja Chica


• Orden de pago.

• Relación de Gastos de Caja Chica, debidamente codificado

presupuestariamente.

• Facturas originales, por montos de hasta veinte (20) unidades

tributarias, deben presentarse sin enmiendas, ni tachaduras, indicando

fecha de emisión, N° de RIF del establecimiento com ercial, N° de NIT,

descripción de los bienes adquiridos, cantidades y precios unitarios. En

caso de que la factura contemple el cobro del IVA se deberá constatar:





Nº de RIF, NIT y Nº Control, autorizado por el SENIAT. Las Facturas

deben tener el sello “Recibido Conforme”, indicando los datos del

funcionario que recibió el bien: nombre y apellido, número de cédula de

identidad, cargo, firma y fecha.

• Por via de excepción, previa aprobación de la Oficina de Administración

y Finanzas, y dado el correspondiente análisis de la situación o

emergencia, pueden autorizarse pagos por caja chica superior de

veinte (20) unidades tributarias.

• Depósitos por reintegro, en el caso de cierre del ejercicio

10. Reembolsos a las Unidades Ejecutoras


• Orden de pago.

• Relación de Gastos Ejecutados.

• Factura original si es pago a proveedores de Bienes y Servicios.

• Voucher original de pago.

• Comprobante de retención, con los soportes que respaldan el gasto (si

aplica).

11. Pagos de Impuestos

• Oficio de Solicitud de Pago

• Orden de pago.

• Formularios del SENIAT debidamente validados por el Banco

• En el caso de Retención del IVA de 75% se debe anexar, copia de la

Planilla de Depósito validada por el Banco.

• Relación detallada de las retenciones que se cancelan por periodos.

12. Pagos de Cursos y Talleres

• Orden de pago.

• Programa o carta de aceptación del ente que dicta el curso, taller o

seminario





• Aprobación por parte de la Comisión de Educación, de la asistencia del

Funcionario al curso, taller o seminario, (si aplica).

• Certificado de asistencia o aprobación al curso, taller o seminario. Dicho

certificado debe ser remitido en un máximo de cinco días despues de

haber concluido el curso, taller o seminario.

• Eventos internacionales que requieran trámite en dólares, deberán

cumplir con las normas dictadas por la Oficina de Administración y

Servicios.

• Constancia o recibo de inscripción debidamente avalado al dorso en

señal de conformidad.

Art. 15. Recaudo de Documentos auxiliares que deben ser presentados al momento de

hacer las rendiciones:

1. Registro mensual de los cinco días de prestacion es y antigüedad, de

los empleados, personal contratado y obreros, recib idos de la Oficina

de RRHH:

• Resumen de Nómina General de Pago, por Acciones Centralizadas y

por Proyectos, tanto para empleados, como obreros y contratados.

2. Cuentas por cobrar a empleados, personal contrat ado y obreros,

recibidos Mensualmente, de la Oficina de RRHH:

• Relación de Cuentas por Cobrar indicando el concepto de Nómina que

se cancelo demás.

CAPITULO IV Presentación de Estados Financieros

Art. 16. La Coordinación de Contabilidad debe presentar los estados financieros anuales

que le corresponda y demás información de carácter contable que sean

requeridos por las autoridades del instituto u otros organismos del estado.





7. PROCEDIMIENTOS:

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD


Tesorería/Administrador de U.E

1.1 Envía a contabilidad los documentos de soporte correspondiente a los ingresos y egresos, según el caso al área de contabilidad.

2 Analista de Contabilidad

2.1 Recibe los documentos de Soporte correspondientes a los ingresos y egresos según el caso.

2.2 Verifica los soportes y codifica de acuerdo con el plan de cuentas contables los documentos de soporte

2.3 Si coinciden y están correctos, va al Paso 2.3.

Si no coinciden y no están correctos, devuelve a la Unidad de origen con un Oficio de Remisión indicando la objeción, una vez subsanado el error u omisión, continúa en el paso 1.1.

2.4 Realiza los registros contables.

2.5 Imprime comprobante de diario. 2.6 firma y envía junto con los soportes al

Coordinador del Área de Contabilidad.

3 Coordinador del Área de Contabilidad

3.1 Recibe comprobante de diario junto con los soportes. 3.2 Verifica los registros del comprobante de diario si coinciden y están correctos, va al Paso 3.3. Sino coinciden y no están correctos, va al Paso 1.1 para que se realice la corrección.

3.3 Entrega el Comprobante de Diario al Archivista

4 Archivista 4.1 Recibe documentos de Soporte y archiva.





8. FLUJOGRAMA:

9. ANEXOS

No aplica




REGISTRO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES PAGINA: 1 de 6



Fecha:

Jede de la Oficina de Administración y Finanzas Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO

Definir los trámites administrativos a través de los cuales el área de contabilidad realiza

el Registro de los Bienes Muebles e Inmuebles.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable para la elaboración de los registros contables de los

Bienes Muebles e Inmuebles que adquiere el instituto.

3. RESPONSABLES

3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para el registro de bienes muebles e

inmuebles son los siguientes:


• Analistas del Área de Contabilidad.



• Coordinador y Analistas del Área de Contabilidad.


3.3 Los responsables de velar por el cumplimiento de la aplicación de este

procedimiento son:








4.1 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (CRBV), Gaceta Oficial

N° 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009.

4.2 Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP),

Gaceta Oficial N° 5.891 de fecha 31 de Julio de 200 8.

4.3 Ley Contra la Corrupción (LCC), Gaceta Oficial N° 5 .637 de fecha 07 de Abril de

2003.

4.4 Ley de Contrataciones Públicas. (LCP), Gaceta Oficial N° 39.165 de fecha 24 de

Julio de 2008.

4.5 Normas Generales de Contabilidad del Sector Público, Gaceta Oficial N° 36.100

de fecha 04 de Diciembre de 1996.

4.6 Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico para la

Administración Pública Central y Descentralizada Funcionalmente (MNCI),

Gaceta Oficial N° 38.282 de fecha 28 de Septiembre de 2005.


5.1 Definiciones

Activo

Conjunto de bienes y créditos pertenecientes al sujeto económico. En contabilidad

esta denominación se emplea para registrar en el balance lo que la institución ha

adquirido en bienes muebles e inmuebles, en productos comerciales, así como las

sumas que le son adeudadas por sus clientes (créditos) y las que pueden

encontrarse en su caja o en depósito.

Bienes Muebles

Son aquellos bienes tangibles que se utilizan para desarrollar la actividad de la

empresa; deben tener una vida útil estimada superior a un año y no están

destinados a la venta.





Bienes Inmuebles

Los bienes de uso inmuebles comprenden el valor de los terrenos, edificios,

estructuras, instalaciones y obras adicionales de carácter fijo, permanente o

semi-permanente, que se encuentren destinados al servicio oficial del Estado

Registro de Bienes

En particular el gasto causado respecto a las partidas referidas a estos bienes,

está comprendida tanto en la ejecución del presupuesto, como en la contabilidad

porque en ésta constituye una incorporación. Pueden acontecer donaciones que

acrecientan el patrimonio pudiendo no estar comprendidas en el cálculo del

Presupuesto de Ingresos y Gastos.

5.2 Abreviaturas:

INIA:


U.E.:

Unidad Ejecutora.





6. NORMAS GENERALES

Art. 1. Los bienes muebles e inmuebles adquiridos por el Instituto, forman parte de su

patrimonio y la administración de los mismos, es de su única competencia.

Art. 2. Todo responsable de la tenencia, uso o custodia de los bienes del instituto debe

adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y

control.

Art. 3. Los bienes inmuebles deben registrarse por el valor original de adquisición,

producción, construcción o intercambio.

Art. 4. Los gastos de depreciación debe ser registrados por contabilidad de acuerdo

con la información suministrada mensualmente por la Unidad de Bienes

Nacionales.

Art. 5. Bienes Nacionales debe entregar mensualmente a Contabilidad los siguientes

soportes:

1. Movimientos tanto de incorporaciones como de desincorporaciones de los

bienes muebles e inmuebles del Instituto.

2. Relación de Bienes adquiridos a través de Convenios de las U.E.

3. Acta en la cual se indica que de acuerdo con el Convenio el bien pasa a

ser propiedad del INIA.

4. Factura Original.

5. Hoja Resumen del Registro Auxiliar de Bienes Muebles e Inmuebles.





7. PROCEDIMIENTOS


1 Analista del Área Contabilidad

1.1. Recibe de Bienes Nacionales, los soportes de los movimientos de los bienes muebles y/o inmuebles.

1.2. Verifica y codifica de acuerdo con el plan de cuentas contables los documentos de soporte:

1.2.2 Si coinciden y están correctos, Compara

Hoja Resumen del Registro Auxiliar de Bienes Muebles e Inmuebles con el Mayor Auxiliar y verifica si el bien está registrado.

• Si está registrado el bien, va al Paso No. 1.4.

• Si no está registrado el bien, va al Paso No. 1.3.

1.2.3 Si no coinciden y no están correctos, devuelve a la oficina de Bienes Nacionales con un Oficio de Remisión indicando la objeción.

1.3. Realiza los registros contables y firma. 1.4. Imprime comprobante de diario y envía junto

con los soportes al coordinador de contabilidad.


2.1. Recibe comprobante de diario junto con los soportes.

2.2. Verifica los registros del comprobante de diario. 2.3. Entrega el Comprobante de Diario al Archivista.

3 Archivista 3.1. Recibe documentos de Soporte y archiva.





8. FLUJOGRAMA

9. ANEXOS

No aplica




REGISTRO DE BIENHECHURÍAS PAGINA: 1 de 7


Coordinador del Área de organización y Sistemas

Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO:

Establecer los pasos que se deben seguir para el registro de las bienhechurías del

instituto.

2. ALCANCE:

Este procedimiento es aplicable para la rendición, capitalización, valoración y

amortización de Mejoras y Bienhechurías pertenecientes al instituto.

3. RESPONSABLES

3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para el registro de bienhechurías son los

siguientes:






• Coordinador y Analistas del Área de Contabilidad.



son:






REGISTRO DE BIENHECHURÍAS PAGINA: 2 de 7 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS

4.1 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (CRBV). Gaceta Oficial. N°


4.2 Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público. (LOAFSP), Gaceta

Oficial N° 5.891 de fecha 31 de Julio de 2008.

4.3 Ley contra la corrupción, Gaceta Oficial N° 5.637 d e fecha 07 de Abril de 2003.

4.4 Normas Generales de Contabilidad del Sector Público, Gaceta Oficial N° 36.100 de

fecha 04 de Diciembre de 1996.

4.5 Nomas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), Publicado

en el año 2001.


Administración Pública Central y Descentralizada Funcionalmente (MNCI), Gaceta

Oficial N° 38.282 de fecha 28 de Septiembre de 2005 .


5.1 Definiciones:

Cuentas por Pagar

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales

(Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o

contratación de inversiones en proceso. Si son pagaderas a menor de doce meses

se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a más de

doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo plazo.

Mejoras y Bienhechurías

Es el costo de construcciones, deforestaciones, nivelaciones, movimientos de tierra,

entre otros, hechas por el INIA en inmuebles de su propiedad (Terrenos) o en

inmuebles propiedad de terceros, cedidos al instituto de manera gratuita u onerosa,

del cual se espera en el futuro, beneficios económicos o de uso para el instituto.





Propiedad

Es el poder directo e inmediato sobre un objeto o bien, por la que se atribuye a su

titular la capacidad de disponer del mismo, sin más limitaciones que las que imponga

la ley.

5.2 Abreviaturas INIA:


U.E.:

Unidad Ejecutora.

U.T.:

Unidad Tributaria.

NICSP:

Normas Internacionales del Sector Público.




REGISTRO DE BIENHECHURÍAS PAGINA: 4 de 7 6. NORMAS GENERALES

CAPITULO I

Las Bienhechurías

Art. 1. Para las Mejoras y Bienhechurías se deben aplicar los mismos criterios de

reconocimiento que para el resto del Activo Fijo.

Art. 2. Debe ser reconocido como activo cuando sea probable que el instituto obtenga

los beneficios económicos futuros derivados del mismo; y cuando el costo de

dichas mejoras para el instituto pueda ser valorado con suficiente fiabilidad.

Art. 3. Se debe determinar si una partida concreta satisface el primer criterio para su

reconocimiento como activo; el instituto necesita evaluar el grado de certidumbre

relativo a los flujos de efectivo de los beneficios económicos futuros a partir de la

evidencia disponible en el momento del reconocimiento inicial.

Art. 4. Los beneficios económicos futuros del activo a ser recibidos por parte del instituto

deben ser conocidos con suficientes certeza.

Art. 5. Las bienhechurías o ajustes deben ser cargado en una partida independiente y

nominada; de manera que identifique el activo.

Art. 6. Las Mejoras y Bienhechurías debe presentarse en el Balance General del

Instituto, a su valor neto; esto es: el costo de las Mejoras y Bienhechurías menos

su Amortización Acumulada.

Art. 7. Antes de efectuar la correspondiente Mejora o Bienhechuría, se debe determinar

la disponibilidad presupuestaria para efectuar la erogación.

Art. 8. La Mejora o construcción de Bienhechurías debe estar debidamente justificada

por el Responsable de la Unidad Solicitante.

Art. 9. Su aprobación solo debe efectuar si existe la respectiva partida presupuestaria

con margen disponible para el gasto o inversión.





CAPITULO II

Valores de Bienhechuría

Art. 10. El costo de las Mejoras y Bienhechurías debe incluir el costo de transacciones,

con terceros ajenos al instituto, para adquirir los materiales, mano de obra,

servicios recibidos, el costo de arrendamiento de equipos y otros factores

consumidos durante el proceso de construcción e imputables directamente a la

construcción de dicha Mejora o Bienhechuría.

Art. 11. El costo de las Mejoras y Bienhechurías debe ser capitalizable cuando la suma

de los elementos de dicho costo sea mayor a 500 U.T., y modifique la estructura

del bien inmueble o aumente su vida útil.

Art. 12. Si el valor total de la Mejora o Bienhechuría excede a 100 U.T. (aún cuando el

pago parcial sea inferior), se debe registrar a Mejoras y Bienhechurías en

Propiedad ó Mejoras y Bienhechurías en Propiedad Ajena, según sea el caso.

Art. 13. En aquellos casos de construcciones en los cuales el costo de la Mejora o

Bienhechuría sea capitalizable, esta se haya hecho sobre inmuebles (distintos de

Terrenos) propiedad del Instituto, el costo de la Mejora y Bienhechuría se debe

incorporar al costo del Inmueble existente y se depreciará en el resto de vida útil

de dicho activo.




REGISTRO DE BIENHECHURÍAS PAGINA: 6 de 7 7. PROCEDIMIENTOS:

PASO RESPONSABLE ACCIÓN

1 Analistas del Área de Contabilidad

1.1 Recibe de Caja documentos de Soporte Construcción de Bienhechurías

1.2 Verifica los documentos de soporte: • Si coinciden y están correctos, va al Paso

No. 1.3. • Si no coinciden y no están correctos,

devuelve a la Unidad de origen con un Oficio de Remisión indicando la objeción, una vez subsanado el error u omisión, continúa en el paso 1.1

1.3 Codifica de acuerdo con el plan de cuentas

contables.

1.4 Imprime comprobante de diario. 1.5 Firma comprobante y envía junto con los soportes

al coordinador de contabilidad.


2.1. Recibe comprobante de diario junto con los soportes.

2.2. Verifica los registros del comprobante de diario, el registro del causado (Cuenta por Pagar) al momento de la emisión de la Orden de Pago y del pagado al momento de la emisión del Cheque –Voucher coincidan y que estén correctos

2.3. Si coinciden y están correctos, entrega el

Comprobante de Diario al Archivista va al paso 3.1. 2.4. Si no coinciden y no están correctos, devuelve el

Comprobante de Diario a Responsable paso 1.3.

3 Archivista 3.1 Recibe documentos de Soporte y archiva.




REGISTRO DE BIENHECHURÍAS PAGINA: 7 de 7 8. FLUJOGRAMA

9. ANEXOS

No aplica




REGISTRO DE FIANZAS Y GARANTÍAS PAGINA: 1 de 6



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO

Definir los pasos necesarios para el registro de fianzas y garantías tanto en el nivel

centralizado como en el nivel desconcentrado del instituto.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el registro y liberación de fianzas y garantías que se

adquieren a través de la contratación de obras, bienes y servicios en el nivel centralizado

y desconcentrado del instituto.

3. RESPONSABLES

3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para el registro de fianzas y garantías son

los siguientes:


• Coordinador del Área de Contabilidad

• Analistas del Área Contabilidad.






son:










4.2 Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP), Gaceta



2003.

4.4 Ley de Contrataciones Públicas (LCP), Gaceta Oficial N° 39.165 de fecha 24 de

Julio de 2008.

4.5 Normas Generales de Contabilidad del Sector Público (NGCSP), Gaceta Oficial N°

36.100 de fecha 04 de Diciembre de 1996.





5.1 Definiciones:

Acta de Aceptación Definitiva

Acta que se expide después de haber transcurrido el lapso de garantía que

corresponde una vez emitida el acta de aceptación provisional.

Acta de Inicio

Constancia que se expide en el momento en que se inicia la obra.

Acta de Terminación

Constancia que se expide una vez finalizada la obra, previo al acta de aceptación

provisional.

Actividad

Refleja los procesos contenidos en las acciones presupuestarias cuya producción es

intermedia, con un centro de gestión productivo y la asignación formal de recursos

reales y financieros.





Anticipo

Monto cancelado al proveedor de bienes o servicios de conformidad a las condiciones

previamente establecidas en el documento principal. se entrega previa presentación

de una fianza de anticipo.

Facturas

Documento preparado por un vendedor de bienes o servicios y entregado al

comprador. Contiene los aspectos básicos de la transacción comercial, características

del bien o servicio, precio unitario y precio total.

Fianza

Obligación accesoria que se contrae a fin de asegurarse el cumplimiento cabal de las

condiciones inicialmente contraídas, a través de una orden de compra o un contrato.

Esta garantía es otorgada en documento público por las empresas de seguro o

entidades bancarias.

Fianza de Anticipo

Aval que otorga el ente que suministrará el bien y/o servicios al ente contratante para

garantizar el anticipo concedido.

Fianza de Fiel Cumplimiento

Fianza que se otorga al contratante para garantizar el total del contrato firmado.

Garantías

Una garantía es un negocio jurídico mediante el cual se pretende dotar de una mayor

seguridad al cumplimiento de una obligación o pago de una deuda.

Retenciones

Acción de retener parte del pago de una deuda. Monto que se deduce de la valuación

de la obra ejecutada, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones.

5.2 Abreviaturas:

INIA:

Instituto Nacional de Investigaciones Agrícola

U.E.:

Unidad Ejecutora.





6. NORMAS GENERALES

Art. 1. Las unidades administradoras del nivel central y desconcentrado (U.E.) deben llevar

los registros de todas sus operaciones de acuerdo a las instrucciones que al efecto

dicte la Oficina Nacional de Contabilidad Pública.

Art. 2. El proveedor o contratista Consigna ante la Unidad Administradora Central el

documento dela fianza constituida

Art. 3. El proveedor o contratista debe constituir, por el monto indicado en el contrato, una

Fianza de Fiel Cumplimiento otorgada por una compañía de seguros, una institución

bancaria de reconocida solvencia o cualquier ente público que otorgue asistencia

financiera, con el fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones que asume.

Art. 4. El proceso de Registro de Fianzas se debe realizar a través de la ejecución de los

procedimientos:

1. Constitución de Fianzas.

2. Liberación de Fianzas.

3. Ejecución de Fianzas.

Art. 5. Las fianzas deben estar constituidas mediante documento autenticado ó registrado.

Art. 6. Los soportes originales deben archivarse según su organización, seguridad y

resguardo de acuerdo con las leyes y normativas vigentes





7. PROCEDIMIENTOS:


1 Coordinador del Área

de Tesorería y/o Administrador de U.E

1.1 Recibe del proveedor o contratista, el documento que acredita la fianza o garantía (de Anticipo o Fiel Cumplimiento).

1.2 Verifica que el documento de la fianza se ajuste a los parámetros establecidos en las normas legales para la transacción que se está realizando.

1.3 Si esta correcto envía al analista de contabilidad, sino

regresa al proveedor para modificación

2 Analista del Área de Contabilidad

2.1 Recibe de Tesorería y de la Unidad Ejecutora los documentos de Soporte correspondientes a las fianzas y garantías, según el caso.

2.2 Verifica los soportes y codifica a la cuenta acreedora.

2.3 Registra en el libro Auxiliar de Fianzas a Favor. 2.4 Imprime comprobante de diario y envía junto con los

soportes al Coordinador del área de contabilidad.


3.1 Recibe comprobante de las fianzas y garantías junto con los soportes.

3.2 Verifica los registros.

3.3 Entrega el Comprobante de Diario al Archivista

4 Archivista

4.1 Recibe documentos de Soporte y archiva. 4.2 Archiva la liberación de la fianza y soportes para su información y control.





8. FLUJOGRAMA

9. ANEXO.

No aplica



TÍTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LAS

CONCILIACIONES BANCARIAS PAGINA: 1 de 7



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO

Definir los trámites administrativos para realizar las Conciliaciones Bancarias de cada

una de la Entidades Bancarias con las cuales el instituto mantiene transacciones.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica desde la recepción de los estados de cuenta y los

movimientos bancarios, hasta la elaboración de las conciliaciones bancarias de las

cuentas del instituto

3. RESPONSABLES

3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para la conciliación bancaria son los

siguientes:


• Coordinador de Área de Tesorería.







son:






CONCILIACIONES BANCARIAS PAGINA: 2 de 7 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS





4.3 Ley General de Banco y otras Instituciones, Gaceta Oficial N° 5.555 de fecha 03 de

Noviembre del 2001.

4.4 Normas Generales de Contabilidad del Sector Público, Gaceta Oficial N° 36.100 de

fecha 04 de Diciembre de 1996.


5.1 Definiciones

Conciliación Bancaria

Es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene

registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco

suministra por medio del extracto bancario.

Fideicomiso

Es un contrato mercantil mediante el cual una persona física o jurídica destina sus

bienes o derechos a la realización de una finalidad lícita y determinada encargado a

una institución fiduciaria el llevar a cabo esa finalidad en beneficio propio o de otra

persona. Los elementos personales son: fideicomitente, quien es la persona que crea

el fideicomiso, o sea el que da los bienes; fiduciario, entidad jurídica que maneja el

patrimonio dado en fideicomiso; fideicomisario, persona beneficiada del fideicomiso.

Notas de Debito

Es un documento emitido por la unidad financiera para indicarle al titular que se ha

cargado a su cuenta un valor determinado por concepto de intereses, fletes, moras,

devoluciones.

Nota de Crédito

Será emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobante de pago

emitidas con anterioridad. Específicamente para disminuir (abonar o acreditar) el





importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos

descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento, así

como por la anulación de operaciones.

5.2 Abreviaturas

INÍA:


U.E.:

Unidad Ejecutora.

6. NORMAS GENERALES

CAPITULO I

Conciliación Bancaria

Art. 1. Las conciliaciones bancarias, deben estar debidamente selladas y firmadas por el

analista contable.

Art. 2. El Área de Contabilidad debe determinar los saldos el cual se obtienen de los

siguientes:

1. Del mayor de la cuenta "Banco".

2. Del Estado de Cuenta Bancario.

Art. 3. El Área de Contabilidad deben establecer partidas conciliatorias partiendo de la

comparación entre los registros.

Art. 4. El Área de Contabilidad debe presentar por escrito las conciliaciones que

explican las diferencias entre un saldo y otro.

Art. 5. Cuando se haya omitido algún registro se debe efectuar el ajuste a efectos de

que el saldo de la cuenta "banco" sea correcto.

Art. 6. Los soportes y conciliaciones bancarias deben ser archivados según su

organización, seguridad y resguardo de acuerdo con las leyes y normativas

vigentes. Para elaborar las Conciliaciones Bancarias deben tomarse en cuenta

los movimientos bancarios generados, entre las más importantes podemos

mencionar:





1. Depósitos no registrados.

2. Cheques en transito.

3. Notas de débito y crédito bancarias.

4. Cheques anulados con la correspondiente copia de los mismos.

5. Diferencias presentadas por error, bien sea por parte del área contable o por

el banco.

6. Cualquier otra información o documentación necesaria que soporte las

partidas pendientes de conciliación.

CAPITULO II

Tiempo de Envió de Documentos

Art. 7. El Área de Tesorería debe entregar a Contabilidad diariamente los documentos

necesarios para generar la conciliación.

Art. 8. Las U.E, deben enviar mensualmente a Contabilidad, en la Rendición de

Ingresos y Gastos, las Conciliaciones Bancarias y los Originales de la Notas de

Débito y Crédito.

Art. 9. El Área de Tesorería debe entregar a Contabilidad los primeros cinco días de

cada mes lo siguiente:

1. Estados de Cuentas Bancarios, de cuentas corrientes, ahorros y

fideicomisos.

2. Movimiento Mensual de Cuentas Bancarias.




CONCILIACIONES BANCARIAS PAGINA: 5 de 7 7. PROCEDIMIENTO


1 Analista del Área de Contabilidad

1.1 Diariamente, codifica y registra los movimientos de Notas de Débito, Crédito, Cheques y depósitos.

1.2 Imprime el Mayor Analítico y compara con el Estado de Cuenta del Banco.

1.3 Analiza la información y determina la

diferencia. • Si existen diferencias solicita a Tesorería la

información faltante. • Si no existen diferencias Entrega la

Conciliación al coordinador de contabilidad.


2.1 Recibe la Conciliación Bancaria.

2.2 Revisa conciliación • Si no están correctos regresa al analista

contable. • Si están correcto envía los documentos al

Archivista.

3 Archivista 3.1 Recibe la Conciliación Bancaria junto con los soportes y archiva.




CONCILIACIONES BANCARIAS PAGINA: 6 de 7 8. FLUJOGRAMA





9. ANEXOS

No aplica




REGISTRO DE LOS BIENES INMUEBLES PAGINA: 1 de 11



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO:

Establecer los criterios para llevar el registro y control de las operaciones de adquisición

de Bienes Inmuebles que realiza el instituto en el marco de las autorizaciones legales

correspondientes.

2. ALCANCE:

Este procedimiento es aplicable, para el registro en el inventario de los bienes inmuebles

del instituto y comprende las adquisiciones, incorporaciones y reasignaciones de bienes

inmuebles.

3. RESPONSABLES:

3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para el registro de los bienes inmuebles son

los siguientes:



• Analistas de Bienes Nacionales.




• Analistas de Bienes Nacionales



son:










4.2 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de

Control Fiscal (LOCGR y SNCF), Gaceta Oficial N° 37 .347 de fecha 17 de Diciembre

de 2001.

4.3 Ley Orgánica que Regula la Enajenación de Bienes del Sector Público No Afectos a

las Industrias Básicas, Gaceta Oficial N° 3951 de fecha 7 de enero de 1987

4.4 Ley Orgánica de la Administración Pública (LOAP), Gaceta Oficial N° 5.890 de fecha

31 de Julio de 2008.

4.5 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos (LOPA), Gaceta Oficial N° 2.812 de

fecha 01 de Julio de 1981.

4.6 Ley Orgánica de Hacienda Pública Nacional (LOHPN), Gaceta Oficial N° 39.238 de

fecha 10 de Agosto de 2009.

4.7 Ley de Simplificación de Trámites Administrativos (LSTA), Gaceta Oficial N° 5.891 de



2003.


5.1. Definiciones:

Adquisición de tierras y terrenos

Adquisición de cualquier tipo de tierras y terrenos independientemente del uso que se

de a los mismos.

Adquisición de edificios e instalaciones





Adquisición de edificios, casas, quintas y cualquier otro tipo de instalaciones. Se

imputa por esta específica los terrenos sobre los cuales reposen las edificaciones e

instalaciones que se adquieran.

Adquisición de maquinaria y equipos usados

Asignación para la adquisición de maquinaria y equipos que hayan sido utilizados y

que provengan del mercado nacional e internacional.

Bien

Es todo objeto físico, propiedad de la institución, situado en cualquiera de sus

instalaciones, en oficinas, o fueras de ellas, que no se consumen al primer uso, por

ser de naturaleza permanente o semi-permanente.

Bienes Inmuebles

Los bienes de uso inmuebles comprenden el valor de los terrenos, edificios,

estructuras, instalaciones y obras adicionales de carácter fijo, permanente o semi-

permanente, que se encuentren destinados al servicio oficial del Estado.

Compras

Son las adquisiciones de Bienes Inmuebles que se ejecuten de acuerdo a las normas

legales administrativas aplicables; también se registrarán las compras de inmuebles.

Los comprobantes respectivos serán las facturas o los títulos de propiedad. Solo se

incorporará las adquisiciones de bienes Inmuebles efectuadas por las diversas

dependencias del organismo debidamente autorizadas.

Convenio

Se entiende el pacto o acuerdo entre partes, con el propósito de crear o desarrollar

un fin en común, contempla las disposiciones sujetas entre las partes.

Costo de adquisición

El costo de adquisición de un bien de uso representa el sacrificio económico para

adquirir el bien y ponerlo en condiciones de ser utilizado en la actividad.

Donación

Son las entradas o salidas de bienes por donación u obsequio o titulo gratuito,

procedentes de personas o entidades, sobre la base de los respectivos documentos.





Expropiación de tierras y terrenos

Se imputan por esta específica los gastos por concepto de indemnización por la

expropiación de tierras y terrenos.

Expropiación de edificios e instalaciones

Asignación para atender los gastos por concepto de indemnización por la

expropiación de edificios, casas, quintas y cualquier otro tipo de instalaciones. Se

imputa por esta específica la expropiación que se realice a un terreno, sobre el cual

reposa la edificación e instalación a expropiar.

Ficha Catastral

Es un requisito para la venta de los inmuebles y debe actualizarse cada vez que el

inmueble cambia de propietario presentando ante la Alcaldía el documento de compra

venta registrada con la cancelación del impuesto inmobiliario que correspondía al

anterior propietario.

Incorporación

Es introducir el bien como tal en los registros financieros y de bienes. Se incorporan

cuando se entregan al primer al primer usuario.

Incorporación por Traslado o Traspaso

Se utiliza este concepto para registrar los Bienes Muebles en uso recibidos de otras

unidades de trabajo, los cuales han sido previamente desincorporados.

Incorporación por donación

Se emplea este concepto para registrar la entrada de Bienes Muebles que hayan sido

donados a la Institución

Inmuebles, maquinarias y equipos usados

Se imputan por esta genérica los gastos por la compra de inmuebles para el uso de

entes públicos, por efecto de expropiaciones y para la adquisición de maquinaria y

equipos usados. Los gastos de gestión y registro de los respectivos inmuebles y

equipos, se imputan en las correspondientes específicas de esta genérica.





Plano / ubicación

Forman parte de los documentos del contrato, donde se muestran con precisión el

diseño, la ubicación, las dimensiones y sus relaciones con otros elementos del

proyecto. También llamados planos de proyecto, planos de trabajo.

Responsables Patrimoniales Primarios

Son cada uno de los titulares de las unidades ejecutoras de programa presupuestario

de las dependencias ordenadoras de compromisos y pagos.

Responsables Patrimoniales De Uso

Son los funcionarios que tienen asignados Bienes Muebles, Inmuebles y Semovientes

para el uso, en la ejecución de sus propias actividades.

Registro

Documento que otorga evidencias objetivas de las actividades efectuadas.

Tasación

Valor de la vivienda o un inmueble certificado por sociedades constituidas al efecto.

Mediante este certificado no sólo se conoce el valor real del inmueble, sino que

además sirve de base para obtener el préstamo hipotecario solicitado. Debe ser

realizada por un perito independiente y autorizado por el Ministerio de Economía y

Hacienda. Su validez es de seis meses.

Unidad de Bienes Nacionales

Es aquella dependencia administrativa del INIA, responsable de la Administración,

Registro y Custodia de los Bienes de la Institución.

5.2. Abreviaturas:

CENBISP:

Comisión para Enajenación de Bienes del Sector Público no afectados a las

Industrias Básicas.

U.E:

Unidad Ejecutora

ONCOP:

Oficina Nacional de Contabilidad Pública




REGISTRO DE LOS BIENES INMUEBLES PAGINA: 6 de 11 6. NORMAS GENERALES :

CAPITULO I

Los Bienes Inmuebles

Art. 1. Los bienes inmuebles adquiridos por el instituto forman parte de su patrimonio y la

administración de los mismos es de su única competencia.

Art. 2. Los bienes propiedad del instituto y aquellos que posean condición de custodia

sólo deben ser utilizados para el desarrollo de sus actividades.

Art. 3. Los bienes inmuebles deben registrarse por el valor original de adquisición,

producción, construcción o intercambio.

Art. 4. Serán considerados como responsables patrimoniales de uso de los bienes

inmuebles las U.E., que tienen asignados bienes para el uso en la ejecución de las

actividades propias de su cargo.

Art. 5. El control integral de los bienes inmuebles debe llevarse de forma centralizada en

a través de la Unidad de Bienes Nacionales de la Gerencia General, de acuerdo a

la información suministrada por cada U.E.

Art. 6. La Unidad de Bienes Nacionales tanto en el nivel centralizado como el

desconcentrado debe mantener inventarios continuos de los bienes inmuebles

adscritos al instituto, con el fin de ejercer controles necesarios.

Art. 7. La omisión, retardo, negligencia o imprudencia en adoptar medidas necesarias

para salvaguardar los bienes, dará lugar a la apertura de la averiguación

administrativa correspondiente, para establecer las responsabilidades del caso.

Art. 8. La Unidad de Bienes Nacionales debe proceder a realizar la debida identificación

de los bienes una vez adquiridos por el instituto.

Art. 9. La Unidad de Bienes Nacionales de la Gerencia General debe remitir

mensualmente a la Coordinación de Contabilidad el inventario de bienes

inmuebles con ajustes de precios de mercado para que esta información sea

reflejada como nota en los estados financieros.





CAPITULO II

Los Registros

Art. 10. El registro de los bienes inmuebles se origina por las siguientes operaciones:

1. Asignación de un bien inmueble

2. Adquisición de un bien inmueble

Art. 11. La incorporación de bienes inmuebles puede ser dada por el concepto de

adquisición por compra-venta, donaciones o cualquier otra.

Art. 12. La Oficina de Consultoría Jurídica es la encargada de llevar el proceso para la

adquisición de bienes inmuebles.

Art. 13. La Comisión para la Enajenación de Bienes del Sector Público no afectos a las

Industrias Básicas debe ser la encargada de autorizar la adquisición, enajenación

y aceptación de bienes del Estado.

Art. 14. La Procuraduría General de la República, en caso de bienes propiedad del

Estado, es el ente encargado de la redacción del documento de adquisición y/o

enajenación.

Art. 15. La Unidad de Bienes Nacionales tiene la responsabilidad de la guarda y custodia

de los expedientes de bienes inmuebles propiedad del instituto.

Art. 16. Toda Ficha Catastral que soporte la adquisición del inmueble debe contemplar

los siguientes aspectos:

1. Mapa Catastral

2. Registro Fotográfico

3. Plano / ubicación

4. Identificación del propietario

5. Datos de protocolización

6. Dirección del Inmueble

7. Antecedentes del inmueble

8. Número de Mapa Catastral

9. Código Catastral

10. Linderos / Descripción (originales y actuales)

11. Tasación





12. Valor de adquisición o construcción

13. Valor ajuste

CAPITULO II

La Desincorporación

Art. 17. La desincorporación de bienes inmuebles puede ser dada por venta del bien o

por concepto distinto a la venta entre los que podemos mencionar: donaciones,

parte de pago, convenios, expropiaciones, recuperaciones, entre otros a través

del Procedimiento de Enajenación de Bienes.

Art. 18. La Comisión para la Enajenación de Bienes del Sector Público no afectos a las

Industrias Básicas es la encargada de autorizar la desincorporación de bienes

inmuebles propiedad del instituto.

Art. 19. La Procuraduría General de la República en conjunto con la Oficina Consultoría

Jurídica debe ser la instancia encargada de la redacción de los documentos de

desincorporación de bienes inmuebles.

Art. 20. La Unidad de Bienes Nacionales será la responsable de la desincorporación del

inventario de aquellos bienes inmuebles enajenados por el instituto.

Art. 21. Los expedientes de bienes inmuebles desincorporados deben ser custodiados en

el archivo de la Unidad de Bienes Inmuebles.




REGISTRO DE LOS BIENES INMUEBLES PAGINA: 9 de 11 7. PROCEDIMIENTO



1.1 Recibe por parte de la Junta Directiva documento aprobando la adquisición del inmueble.

1.2 Analiza la documentación recibida,

determina si el bien inmueble es propiedad del Estado y procede de acuerdo a la normativa.

Si el Inmueble no es propiedad del Estado: 1.3 Redacta documento de adquisición y se

encarga de su protocolización. 1.4 Envía el documento protocolizado al Jefe de

Administración y Finanzas, (Va al paso 2.1). Si el Inmueble es propiedad del Estado: 1.5 Solicita autorización a la CENBISP para la

adquisición del bien inmueble. 1.6 Recibe Oficio de autorización para la

adquisición del bien inmueble de la CENBISP.

1.7 Envía los requisitos exigidos por la

Procuraduría General de la República para la incorporación del bien inmueble propiedad del estado.

1.8 Elabora conjuntamente con la Procuraduría

General de la República Documento de incorporación del inmueble.

1.9 Realiza gestiones conjuntamente con la

Procuraduría General de la República para protocolizar el documento de incorporación del inmueble.

1.10 Envía a la Unidad de Bienes Nacionales el

documento del inmueble.





2 Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas

2.1 Recibe de la Oficina de Consultoría Jurídica el documento de adquisición de Inmueble y sus anexos.

2.2 Verifica que los documentos estén

correctos. 2.3 Envía a la Unidad de Bienes Nacionales.

3 Analista de Bienes

Nacionales

3.1 Recibe documentación. 3.2 Prepara expediente del bien inmueble de

acuerdo a la documentación recibida. 3.3 Ingresa la información del inmueble al

Inventario General de Bienes Inmuebles del instituto.

3.4 Solicita ficha catastral del bien inmueble al

municipio de adscripción. 3.5 Archiva la ficha catastral en el expediente

del inmueble. 3.6 Remite a la Unidad de Contabilidad

fotocopia del documento de adquisición del inmueble y soportes necesarios para la operación contable.




REGISTRO DE LOS BIENES INMUEBLES PAGINA: 11 de 11 8. FLUJOGRAMA

9. ANEXOS.

No aplica.




REGISTRO DE LOS BIENES MUEBLES Y SEMOVIENTES PAGINA: 1 de 9

Elaboración Autorización Aprobación Cargo: Fecha:


Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPOSITO:

Mantener un registro actualizado y clasificado de los diversos bienes muebles y

semovientes de la institución, que conforman el inventario de activos de ésta; con la

finalidad de proveer información oportuna y confiable a las autoridades del instituto.

2. ALCANCE:

Este procedimiento comprende el registro e incorporación de bienes muebles y

semovientes en el inventario del instituto, los cuales han sido adquiridos a través de

cualquier modalidad, en el nivel centralizado y desconcentrado.

3. RESPONSABLES:

3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para el registro de los bienes muebles son

los siguientes:



• Administrador de Unidad Ejecutora




• Analistas de Bienes Nacionales







son:








de 2001.





4.5 Ley Orgánica de Hacienda Pública Nacional, Gaceta Oficial N° 39.238 de fecha 10 de

Agosto de 2009.


2003.

4.7 Ley de simplificación de trámites administrativos (LSTA), Gaceta Oficial N° 5.891 de



5.1. Definiciones:

Bien

Es todo objeto físico, propiedad de la institución, situado en cualquiera de sus

instalaciones, en oficinas, o fueras de ellas, que no se consumen al primer uso, por

ser de naturaleza permanente o semi-permante.





Bienes Nacionales

1. Los bienes muebles o inmuebles, derechos y acciones que por cualquier título

entraron a formar el patrimonio de la Nación al constituirse ésta en Estado

soberano, y los que por cualquier título haya adquirido o adquiera la Nación o se

hayan destinado o se destinaren a algún establecimiento público nacional o a

algún ramo de la Administración Nacional.

2. Los bienes muebles o inmuebles que se encuentren en el territorio de la República

y que no tengan dueño.

Bienes Muebles


empresa; deben tener una vida útil estimada superior a un año y no están destinados

a la venta.

Compras

Son las adquisiciones de Bienes Muebles que se ejecuten de acuerdo a las normas

legales administrativas aplicables; también se registrarán las compras de inmuebles.

Los comprobantes respectivos serán las facturas o los títulos de propiedad. Solo se

incorporará las adquisiciones de bienes muebles efectuadas por las diversas

dependencias del organismo debidamente autorizadas.

Donación

Son las entradas de bienes por donación u obsequio o titulo gratuito, procedentes de

personas o entidades, sobre la base de los respectivos documentos.

Convenio

Se entiende el pacto o acuerdo entre partes, con el propósito de crear o desarrollar

un fin en común, contempla las disposiciones sujetas entre las partes.


El costo de adquisición de un bien de uso representa el sacrificio económico para

adquirir el bien y ponerlo en condiciones de ser utilizado en la actividad. Incluye el

precio de compra y demás erogaciones necesarias, como fletes, seguros, honorarios

del despachante de aduana, trámites de registro en el caso de bienes cuyo dominio





debe inscribirse, costo de la función de compras, la construcción de la plataformas, el

montaje, la puesta a punto, los ensayos de puesta en marcha, el entrenamiento del

personal.

Incorporación

Es introducir el bien como tal en los registros financieros y de bienes. Se incorporan

cuando se entregan al primer al primer usuario.

Incorporación por Traslado o traspaso

Se utiliza este concepto para registrar los Bienes Muebles en uso recibidos de otras

unidades de trabajo, los cuales han sido previamente desincorporados.

Incorporación por donación

Se emplea este concepto para registrar la entrada de Bienes Muebles que hayan sido

donados a la Institución


Son cada uno de los titulares de las unidades ejecutoras de programa presupuestario

de las dependencias ordenadoras de compromisos y pagos.

Responsables Patrimoniales de Uso

Son los funcionarios que tienen asignados Bienes Muebles, inmuebles y Semovientes

para el uso, en la ejecución de sus propias actividades.

Registro

Documento que otorga evidencias objetivas de las actividades efectuadas.


Es aquella dependencia administrativa del INIA, responsable de la Administración,

Registro y Custodia de los Bienes de la Institución.

Unidad solicitante

Dentro del proceso de compras se entiende como unidad solicitante aquella

dependencia administrativa con recursos disponibles dentro de la estructura

organizativa de la institución que, según sus necesidades, inicia el procedimiento de

compras.





5.2. Abreviaturas:

INIA:


U.E:

Unidad Ejecutora


CAPITULO I

Registro de Bienes Muebles

Art. 1. Se entenderá como incorporación de un bien mueble o semovientes en los

siguientes casos:

1. Compras.

2. Reconstrucción y mejoras de equipos

3. Ingresos por donaciones externas.

4. Convenios.

5. Adquisición de semovientes.

Art. 2. La adquisición de bienes o semovientes, ya sea por compra o donación, deben

ser registradas oportunamente al costo de adquisición o de avaluó.

Art. 3. El registrador de bienes (nivel centralizado y desconcentrado), conjuntamente con

representantes de auditoria y compras, debe realizar el control perceptivo al

momento de la recepción de los bienes adquiridos para asegurarse que el precio,

calidad y cantidad correspondan con las especificaciones aprobadas en la Órden

de Requisición.

Art. 4. Es responsabilidad de la unidad de bienes (nivel centralizado y desconcentrado),

mantener actualizado el registro permanente y detallado de las entradas, salidas,

traspasos y mejoras de los bienes muebles que posibiliten su identificación,

clasificación y control de su uso o disposición.

Art. 5. Los datos que deben ser cargados en el sistema automatizado para la

incorporación de los bienes por las diferentes modalidades, son los siguientes:





1. Fotografía del bien.

2. Numero del bien.

3. Código de incorporación.

4. Descripción.

5. Tipo del bien.

6. Clasificación.

7. Fecha de adquisición.

8. Costo del bien.

9. N° de Factura

10. Nº de Orden de Pago.

11. Unidad de ubicación del bien.

12. Responsable patrimonial, primario y por uso.

Art. 6. Al momento de recibir el bien adquirido, debe realizarse un acta de control

preceptivo, que asegure la calidad y cantidad correspondiente, con las

especificaciones aprobadas en la orden de requisición.

Art. 7. La información que debe reflejar la etiqueta o placa de identificación de los bienes

muebles, debe contener: logo y nombre del Instituto, numero de identificación;

dicha etiqueta será elaborada, por la Unidad de Bienes Nacionales que

corresponda.

Art. 8. Para Actualizar los registros de bienes muebles, se debe ubicar un espacio físico

seguro en donde estos deban permanecer resguardados y protegidos.

CAPITULO II

Identificación de Tarjetas de para el Control de lo s Bienes Muebles Procedentes de

Convenio y Otros

Art. 9. Los bienes a registrar deben ser identificados mediante una tarjeta o etiqueta de

identificación, esta etiqueta permitirá el control de registro, de manera eficaz de

los bienes muebles.





Art. 10. Los bienes propiedad de terceros, que se encuentren en las instalaciones del

instituto, deben ser identificados preferiblemente en un lugar visible, mediante

etiqueta de color alusivo a su condición.

Art. 11. Los bienes propiedad de terceros, no se incorporarán en el registro contable del

inventario, salvo lo establecido en los Contratos o Convenios, deben ser

reflejados en una relación aparte y anexa al inventario.

Art. 12. Se identificarán los bienes muebles que se encuentren especificados en la

relación u hoja de inventario haciendo mención a su condición física u operativa.

Art. 13. La asignación del valor de los bienes, en el caso de aquellos bienes que no

dispongan de un documento de adquisición debe ser asumida directamente por el

Administrador, quien tomará el valor de mercado del bien así como la

depreciación y obsolescencia del mismo y esta se deberá realizar de común

acuerdo con el registrador de bienes.

Art. 14. La unidad de Bienes Nacionales debe dejar constancia escrita del criterio utilizado

para la valoración del bien.





7. PROCEDIMIENTO: PASO RESPONSABLES ACCIÓN

1


(Nivel Centralizado y Desconcentrado)

1.1 Recibe factura original o copia, acta de entrega u otro documento de recepción del activo adquirido.

1.2 Registra en el sistema la adquisición del bien de acuerdo a lo establecido en la normativa.

1.3 Genera reporte, obtiene dos copias; una

copia se archiva y la otra se envía a la unidad de contabilidad para su registro contable.

1.4 Imprime la información actualizada y envía

al Jefe de Oficina de Administración y Finanzas.


2.1 Recibe y revisa la información.

2.2 Envía a las dependencias responsables del bien para su guarda y custodia.





8. FLUJOGRAMA

9. ANEXOS

No aplica



TÍTULO: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA EL MOVIMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES PAGINA: 1 de 8



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO:

Mantener un control actualizado y clasificado de los diversos bienes muebles, que

estando en uso dentro del instituto, son trasladados de una unidad a otra ó a otras

dependencias administrativas.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para todos aquellas solicitudes de traslado de Bienes Muebles

entre las unidades administrativas del nivel centralizado y desconcentrado del instituto.

3. RESPONSABLES:

3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para el movimiento de los bienes muebles

son los siguientes:










son:











de 2001.





4.5 Ley Contra la Corrupción (LCC), Gaceta Oficial N° 5 .637 de fecha 07 de Abril de 2003.

4.6 Ley de Simplificación de Trámites Administrativos (LSTA), Gaceta Oficial N° 5.891 de



5.1 Definiciones:

Bienes Muebles



a la venta.

Donación

Se emplea este concepto para registrar las entradas de bienes por donación u

obsequio o titulo gratuito, procedentes de personas o entidades no nacionales, sobre

la base de los respectivos documentos.

Préstamo de bienes

Se refiere al movimiento transitorio, cuando sea necesario de Maquinas, Equipos,

Herramientas u otros bienes muebles.

Traslado

Se basa en los registros de los bienes muebles en uso, recibidos de otras

dependencias administrativas del mismo instituto, cuyos titulares son ordenadores de




pago, el comprobante correspondiente será la respectiva decisión administrativa del

funcionario competente.

Traspaso

Son las entregas de bienes muebles en uso que se efectúen a otras dependencias

del mismo instituto, cuyo ordenador sea el ordenador de pago.

Trámite Administrativo

Son las diligencias, actuaciones o gestiones que realizan las personas ante los

órganos y entes de la Administración Pública.

5.2 Abreviaturas:

INIA:


U.E.:

Unidad Ejecutora.





CAPITULO I

Movimiento de Bienes

Art. 1. El registrador de Bienes debe velar por la veracidad de la información de los

bienes.

Art. 2. Es responsabilidad de la unidad de bienes nacionales en el nivel centralizado y las

U.E., deben mantener actualizado el inventario de bienes, por movimientos

solicitados por los usuarios.

Art. 3. Los Gerentes ó Jefes deben supervisar y controlar permanentemente la correcta

ejecución del procedimiento.

Art. 4. Todo movimiento de bienes muebles, deben ser entregados a través de un Acta de

Control Perceptivo.

Art. 5. Los responsables patrimoniales de uso deben velar por la custodia y el

mantenimiento de los bienes a su cargo.

Art. 6. Todo responsable de la tenencia, uso o custodia de los bienes del instituto debe

adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y control.

A tal fin, están obligados a informar cualquier hecho que implique modificación de

la situación de los bienes que se le han asignado y no podrán adquirir, transferir ni

desincorporar tales bienes.

Art. 7. Se debe asignar la numeración correspondiente y correlativa del registro en el

inventario con su respectiva etiqueta de Identificación.

Art. 8. Toda solicitud de movimiento de mobiliario y/o equipo se efectuará a través del

formato “Movimiento de Bienes” (09-03-PRO-08-F1), la cual debe contar con las

autorizaciones correspondientes.

Art. 9. La Oficina de Administración y Finanzas debe realizar un análisis y evaluación de

las solicitudes a través del Personal de Bienes Nacionales, a fin de verificar la

justificación y disponibilidad para la asignación de los bienes.

Art. 10. El buen uso, conservación y funcionamiento será responsabilidad del usuario al

que le fue asignado o reasignado el bien.




Art. 11. La solicitud de desincorporación de un bien, se debe hacer a través del formato

“Solicitud de Desincorporación de Bienes” (09-03-PR O-08-F2).

Art. 12. Para el caso de las U.E. la administración de dicho centro, debe reportar los

movimientos o traslados de bienes a la Unidad de Bienes Nacionales en el nivel

centralizado.

CAPITULO II

Movimientos de Bienes a Otras Dependencias

Art. 13. Todo traslado permanente o temporal de bienes a otras unidades o

dependencias se debe realizar a través del formato “Movimiento de Bienes”

(09-03-PRO-08-F1), debidamente autorizada.

Art. 14. Los bienes que recibidos a consecuencia de un traslado temporal no podrán

traspasarse a su vez a otras dependencias.

Art. 15. Los bienes recibidos temporalmente de otras unidades deberán devolverse a la

dependencia de origen una vez cumplida la actividad para la que fue solicitado.

CAPITULO III

Movimiento de Bienes por Préstamos para Actividades o Eventos Especiales

Art. 16. La solicitud de movilización de un bien fuera de la institución por préstamo se

hará a través del formato “Autorización para salida de bienes muebles para

actividades o eventos especiales” (09-03-PRO-08-F2) .

Art. 17. Los documentos que deben presentar la unidad solicitante a la unidad de bienes

nacionales son los siguientes:

1. Solicitud de préstamo del bien de la parte interesada en el formato

mencionado en el artículo 14.

2. Relación o lista de aquellos bienes que serán prestados.

3. Fotocopias de las credenciales del funcionario que utilizara el bien.




7. PROCEDIMIENTO



Para movimientos a otras dependencias: 1.1 Envía solicitud en el formato 09-03-PRO-

08-F1 a la Unidad de Bienes Nacionales, va al paso 2.1.

Para prestamos por actividades o eventos especiales: 1.2 Envía solicitud en el formato 09-03-PRO-

08-F2 a la Unidad de Bienes Nacionales.

Para desincorporaciones: 1.3 Envía solicitud en el formato 09-03-PRO-

08-F3 a la Unidad de Bienes Nacionales.

2


2.1 Recibe formato según el tipo de solicitud.

2.2 Revisa y registra en el sistema el movimiento según el número del bien.

2.3 Actualiza la data del inventario en el

sistema según: • Cambio de ubicación del bien. • Cambio de usuario.

2.3 Imprime copia del registro realizado y

archiva para su control.

2.4 Elabora acta, indicando el movimiento de los bienes muebles, detalle del bien en cuanto a color, serial, dimensiones y número de bien asignado (cedula de activos).


3.1 Recibe y revisa listados de los movimientos realizados.

3.2 Firma comunicación y envía a la unidad solicitante para que inicie el movimiento respectivo.




8. FLUJOGRAMA




9. ANEXOS

ANEXO DESCRIPCIÓN CÓDIGO 1 Formato para el Movimiento de Bienes 09-03-PRO-08-F1

2 Formato para la Autorización de Salida de Bienes Muebles para Actividades o Eventos Especiales 09-03-PRO-08-F2

3 Formato para la Solicitud de Desincorporación 09-03-PRO-08-F3



TÍTULO: FORMATO PARA EL MOVIMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES

PAGINA: 1 de 1

TRASLADO TEMPORAL: PERMANENTE:

OFICINA SOLICITANTE:

OFICINA TRANSFERENCIA: FECHA:

JUSTIFICACIÓN:

UBICACIÓN FÍSICA DEL BIEN:

DURACIÓN DEL TRASLADO (En caso de ser temporal):

No. DEL BIEN DESCRIPCIÓN

APELLIDO Y NOMBRE DEL RESPONSABLE PATRIMONIAL PRIMARIO

(SOLICITANTE)

APELLIDO Y NOMBRE DEL RESPONSABLE PATRIMONIAL PRIMARIO

(TRANSFERENTE)

APELLIDO Y NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE

BIENES NACIONALES

FIRMA: FECHA: FIRMA: FECHA: FIRMA: FECHA:



TÍTULO: FORMATO PARA LA AUTORIZACIÓN DE SALIDA

DE BIENES MUEBLES PARA ACTIVIDADES O EVENTOS ESPECIALES PAGINA: 1 de 1

Por medio de la presente, se autoriza al funcionario (a) ________________________________________

Cédula de identidad No.____________________, para movilizar fuera de las instalaciones del INIA por

un tiempo de ___________ días contados a partir de la presente fecha:___/___/___, y a solicitud de

____________________________________________, titular de la cédula de identidad

No._____________________ los bienes nacionales que a continuación se describen, los cuales se

encuentran en buen estado físico y de funcionamiento:

No. DEL BIEN DESCRIPCIÓN

MOTIVO DE LA MOVILIZACIÓN: El funcionario que reciba un bien nacional del INIA, deberá garantizar su devolución en un plazo máximo

de _____________días. La devolución del bien deberá efectuarse en las mismas condiciones en que fue

entregado. Cualquier pérdida o deterioro será de exclusiva responsabilidad del funcionario que lo recibe.

El INIA se reserva las acciones legales que por pérdida o deterioro del bien dado en préstamo le

garanticen las leyes.

DEPENDENCIA SOLICITANTE

RESPONSABLE PATRIMONIAL PRIMARIO

UNIDAD DE ADSCRIPCIÓN DEL BIEN

RECIBIDO POR: NOMBRES, APELLIDOS Y

No. DE CEDULA DE IDENTIDAD

Control de SALIDA por la UNIDAD DE BIENES NACIONALES

Control de ENTRADA por la UNIDAD DE BIENES NACIONALES

NOMBRES, APELLIDOS Y No. DE CEDULA DE IDENTIDAD:

Firma: Fecha:

NOMBRES, APELLIDOS Y No. DE CEDULA DE IDENTIDAD:

Firma: Fecha:



TÍTULO: FORMATO PARA LA SOLICITUD DE

DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES PAGINA: 1 de 1

Fecha: ____ / ____ / ____

PARA: Oficina de Administración y Finanzas/Director (a) o Administrador (a) de U.E (Unidad de Bienes Nacionales) DE: ____________________________________________________________ Me dirijo a usted a los fines de solicitarle la desincorporación de los bienes que se detallan a continuación:

Número de Bien Nacional

Número de Serial

Descripción (Marca, Modelo, Color, Etc.)

Por razones de (marcar con x):

Inservibilidad Obsolescencia Desarme

Nombre y Apellido del Responsable

(Unidad Solicitante)

VISTO BUENO Oficina de Administración y Finanzas/ Director (a) o Administrador (a) de U.E


FIRMA:

FECHA: FIRMA: FECHA: FIRMA: FECHA:




TOMA FÍSICA DE INVENTARIO PAGINA: 1 de 11



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO:

Tiene como propósito, establecer la normativa a seguir en el proceso de la toma física del

inventario del instituto y su valoración, con relación al mantenimiento y resguardo de todos

los bienes operativos que representan la base patrimonial de la Institución.

2. ALCANCE:

Este procedimiento es aplicable para la toma física del inventario en el nivel centralizado y

descode los bienes muebles que pertenecen al instituto.

3. RESPONSABLES:

3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para la toma física de inventario son los

siguientes:










son:






TOMA FÍSICA DE INVENTARIO PAGINA: 2 de 11 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:





de 2001.


2003.





5.1 Definiciones:

Bienes Muebles



a la venta.

Bienes Nacionales

Son los inmuebles, muebles, derechos y acciones, que por cualquier título entraron a

formar parte del Patrimonio de la Nación, al constituirse ésta en estado soberano.

También son bienes nacionales, aquellos que por cualquier título adquiera o haya

adquirido la Nación o se haya destinado o se destinare a algún establecimiento

público nacional. Los bienes muebles e inmuebles que se encuentren en el territorio

nacional y no tengan dueño.

Inventario físico

Es la percepción directa que hacen los funcionarios o funcionarias que van a tomar

los datos, esto es, contando y haciendo mediciones de los bienes muebles que son

asignados a la unidad centralizada y desconcentrada.





5.2 Abreviaturas:

INIA:


U.E:

Unidad Ejecutora


TITULO I

Programación para la toma de inventario física

Art. 1. La Oficina de Administración y Finanzas, a través de la Coordinación de

Contabilidad (nivel centralizado), debe programar y coordinar con los responsables

de Bienes Nacionales del nivel desconcentrado, acerca de la ejecución del

inventario físico anual de bienes nacionales.

Art. 2. El programa debe identificar el personal de las áreas operativas y administrativas

que participará en su ejecución.

Art. 3. Para realizar el proceso de toma física de inventario se debe designar un equipo el

cual estará conformado mínimo por dos personas, tanto para el nivel centralizado

como el desconcentrado.

Art. 4. La toma física del inventario, se debe hacer de manera precisa evaluando las

condiciones cuantitativas y cualitativas de los bienes muebles, lo que permitirá fijar

un criterio claro en relación a su condición física.

Art. 5. El inventario físico será programado de tal forma que sea ejecutado en todas las

Unidades Ejecutoras, preferiblemente durante el mes de Noviembre y Diciembre.

El lapso de ejecución del inventario debe establecerse tomando en consideración

las dimensiones físicas de cada U.E.

Art. 6. El equipo que realiza la toma física debe estar conformado por:

1. Un representante del área administrativa.

2. El Registrador de Bienes.

3. Un representante de Auditoria Interna (en calidad de observador).

Art. 7. La Oficina de Administración y Finanzas, a la par de los registradores de bienes de

cada U.E., debe adoptar las medidas que aseguren el cabal cumplimiento de las





instrucciones, contenidas en este documento para la toma de inventario físico en

su respectiva unidad ejecutora.

Art. 8. La unidad de Bienes Nacionales de las U.E. debe instruir al personal, del área

administrativa que participará en la toma de inventario físico, sobre la forma en que

se realizará el mismo y los fines que persigue.

Art. 9. Los bienes relacionados en el formato para la “Toma Física de Inventario” (09-

02-PRO-18-F4), debe ser firmado por el registrador de Bienes Nacionales.

CAPITULO I

Separación de los Bienes Muebles Inservibles

Art. 10. Se separarán los bienes muebles que presentan avería total y carezcan de partes

aprovechables.

Art. 11. Se deben rescatar las partes que puedan servir para el mantenimiento de algún

bien mueble.

Art. 12. La separación se debe realizar con la finalidad de que la Unidad de Bienes

Nacionales de la Gerencia General, conjuntamente con la unidad de Auditoria

Interna levanten acta de desincorporación y cierre de los registros contables de

dichos bienes.

CAPITULO II

Relación de Bienes en Calidad de Préstamos y/o Tras lados

Art. 13. Se debe preparar una relación o lista de aquellos bienes que se encuentran

prestados a terceros bien sea (funcionarios del instituto o de otras Instituciones),

esta relación servirá como soporte de inventario faltante.

TITULO II

Toma Física y Registro de los Resultados del Invent ario

Art. 14. En la toma física de inventarios se debe tomar en cuenta:

1. Si los Bienes Muebles están debidamente asignados a los programas o

proyectos, y si la ubicación geográfica del bien esta registrada.





2. Si los Bienes Muebles están siendo utilizados por los Responsables

Patrimoniales de Uso, para los fines previsto.

3. Si cumplen todas las Normas de Administración, Registro y Control de los

Bienes Nacionales.

4. Si los Bienes Muebles están siendo utilizados eficientemente y están en

estado adecuado de mantenimiento.

Art. 15. La identificación de los bienes muebles, debe colocarse en lugar visible,

preferiblemente mediante tarjetas de color alusivo a su condición. (A,B,C) A=

Bueno, B= Regular C= Dañado.

Art. 16. Los resultados del inventario debe ser relacionados en el Inventario de Bienes

Nacionales.

Art. 17. El Director y Administrador de U.E, debe revisar y validar el inventario final de los

Bienes Nacionales.

Sección Primera: Códigos para Incorporación de Bien es por diferentes conceptos

Código Concepto de Incorporación Comprobante 01 Inventario inicial Acta de toma del inventario físico

02 Incorporación por traspaso Movimiento de Bienes Nacionales firmado por el funcionario competente

03 Compras Factura original, Orden de Compra, Nota de Recepción, Solicitud de Pago

05 Incorporación por donación Documento de donación u obsequio a titulo gratuito

06 Incorporación por traslado Actas de traslado validadas por las partes involucradas.

07 Omisión en inventario Notas de Recepción y facturas de bienes que no se registraron en el inventario inicial o en la oportunidad de su incorporación.

08 Incorporación por cambio de subgrupo

Movimiento de Bienes Nacionales originada en errores de clasificación de los elementos que se contabilizaron en cuentas anteriores dentro de un grupo que no le correspondía. Simultáneamente se procederá a darles salida por “Desincorporación por cambio de subgrupo”.

09 Incorporación por otros

conceptos Documento respectivo, según el caso.





Sección Segunda: Códigos para la Desincorporación d e los Bienes Muebles

Código Concepto de Desincorporación Comprobante

51 Desincorporación por traspaso Acta de desincorporación conforme a los funcionarios y dependencias competentes.

52

Venta

Planillas de liquidación canceladas, oficios de aprobación de la (CENBISP) y demás comprobantes que comprueben la venta, contratos de venta.

53 Préstamo de bienes por

Convenios Permanencia de copias de los respectivos contratos, en las unidades de bienes nacionales de cada dependencia.

54

Suministro de bienes a otras entidades

Acta de desincorporación y la autorización de la comisión para la enajenación de bienes del sector publico no afecto a las industrias básicas.

55 Desarme Actas de desincorporación y los oficios en los

cuales conste la autorización de la (CENBISP).

56 Inservibilidad Actas de Desincorporación y los oficios en los cuales conste la autorización.

57 Deterioro

Las planillas de liquidación debidamente canceladas en una oficina receptora de fondos de bienes y las correspondientes autorizaciones soportarán la operación.

58 Faltante por Investigar Actas, relación de bienes y denuncias ante las autoridades competentes según el caso.

62 Donación Documento de sesión y las respectivas autorizaciones.

67 Desincorporación por otros

conceptos

Justificaron por escrito con los soportes legalmente conocidos: actas, denuncias y otros.





7. PROCEDIMIENTO



1.1 Coordina conjuntamente con la Administración del nivel desconcentrado la Toma Física de Inventario previa notificación escrita.

1.2 Asigna el personal que realizará la toma física de inventario.


Contabilidad/Administrador de U.E

2.1 Recibe instrucciones del Jefe de Administración y Finanzas.

2.2 Coordina con los Jefes de Oficina de Apoyo y Gerentes de Área Sustantiva; el día a realizarse la toma física de inventario.

2.3 Instruye a través de comunicación escrita al personal de las áreas administrativas y operacionales con la finalidad de informarles la importancia de la toma física del inventario.

3 Analista de Bienes Nacionales

3.1 Procede a verificar las características físicas de los activos y su operatividad.

3.2 Separa los bienes según su estado físico:

• Obsoletos. • Inservibles. • Para reparar. • En calidad de préstamo por convenios o

traslados.

3.3 Verifica que los bienes tengan su número correspondiente.

3.4 En caso de que no tengan número de bien lo identifica según la modalidad por la que se haya incorporado.

3.5 Para el caso de los movimientos de bienes compara la información de justificación con la toma física realizada.

3.6 Para el caso de las incorporaciones, registra los activos en la base datos según factura y toma física de inventarios.





3.7 Actualiza la base de datos según la

información de la toma física de los bienes, imprime el inventario de Bienes Nacionales”.

3.8 Remite información de la Toma Física de Inventario al Jefe de Administración y Finanzas.





8. FLUJOGRAMA





9. ANEXOS.

ANEXO DESCRIPCIÓN CÓDIGO 1 Formato para la Toma Física de Inventario 09-03-PRO-09-F4







TÍTULO: FORMATO PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIO

PAGINA: 1 de 1

Nº GERENCIA/ ÁREA

OFICINA/ ÁREA

CATEGORÍA DEL BIEN

N° BIEN

CUSTODIO/ RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DEL BIEN NACIONAL

COND. FECHA DE ADQUISICIÓN

COSTO EN Bs. F

Elaborado por: Fecha:




ENAJENACIÓN DE BIENES PAGINA: 1 de 36



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO:

Determinar el proceso a seguir para la enajenación de los bienes muebles en uso que

conforman el inventario de activos del instituto, los cuales son propiedad de la república.

2. ALCANCE:

Este proceso aplica, a todos los funcionarios que manejan u operan bienes muebles,

inmuebles y bienes en producción del instituto, y comprende ventas, traslado,

desincorporaciones, donaciones y permutas del instituto a terceros.

3. RESPONSABLES:

3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para la enajenación de bienes son los

siguientes:










son:






ENAJENACIÓN DE BIENES PAGINA: 2 de 48 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:







de 2001.




2003.


Agosto de 2009.



4.3 Ley Orgánica que Regula la Enajenación de Bienes del Sector Publico no Afectos a

Las Industrias Básicas, Gaceta Oficial N° 3.951 de fecha 7 de enero de 1987.

4.4 Ley de Simplificación de Trámites Administrativos (LSTA), Gaceta Oficial N° 5.891

de fecha 31 de Julio de 2008Ley de Conservación y Mantenimiento de los Bienes

públicos, Gaceta Oficial N° 38.756 de fecha 28 de a gosto de 2007.

4.5 Instructivo de la Comisión para la Enajenación de Bienes del Sector Publico no

Afectos a las Industrias Básicas.

4.6 Resolución Interna de la Junta Directiva en sesión N° 43, de fecha de diciembre de

2003.

4.7 Manual para el Registro de Bienes, Muebles y Semovientes de la ONCOP.




ENAJENACIÓN DE BIENES PAGINA: 3 de 48 5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:

5.1 Definiciones:

Activos Reales

Son los gastos por adquisición de maquinarias y equipos nuevos y sus adiciones y

reparaciones mayores realizados por los organismos con terceros. Incluye, de igual

modo, las construcciones, adiciones y reparaciones mayores de edificios y obras de

infraestructura de dominio privado y público que realiza el Estado mediante terceros,

así como los estudios y proyectos para inversión, semovientes, activos intangibles y

otro tipo de activos reales que reúna como mínimo las siguientes características:

1. Largo uso y duración . Son bienes que tienen un uso normal que sobrepasa el

año.

2. Son de carácter permanente. En este sentido, las maquinarias y equipos son de

naturaleza tal, que pueden utilizarse en forma continua, por un largo tiempo, sin

perder sus características ni deteriorar perceptiblemente su estado.

3. Alto costo . Son bienes cuyo costo unitario es significativo, lo que amerita

considerarlos como bienes nacionales o activos fijos.

Avalúos

Son instrumentos de carácter informativo que deben elaborar los avaluadores

indicando la metodología empleada en los cálculos y el valor de cada componente.

Bienes del Dominio Privado

Son alienables, perceptibles, incomercium. Sujetos a las disposiciones del Código

Civil en cuanto no se opongan a leyes especiales. Todas las tierras que, estando

situadas dentro de los límites territoriales, carecen de otro dueño, pertenecen al

dominio privado de la Nación, si su ubicación fuere del Distrito Federal o

Dependencias Federales y al dominio privado de los estados si fuere en éstos.

Bienes del Dominio Público

Son aquellos bienes de uso público o de uso privado por parte de la Nación, de los

Estados y de las Municipalidades, tales como: caminos, lagos, ríos, murallas, fosos,

puentes, plazas y demás bienes semejantes.





Bienes Muebles



a la venta.

Bienes Nacionales








Bienes Privados

Son los bienes que pertenecen a los particulares.

Causas de Depreciación

1. La duración física del activo; se incluyen las c ausas por:

•••• Agotamiento

•••• Desgaste

•••• Envejecimiento

2. La duración económica del activo; se incluyen la s causas por:

•••• Explotación por tiempo limitado

•••• Envejecimiento técnico

•••• Envejecimiento económico

3. La duración del activo según la contabilidad: se incluyen las causas por:

•••• Consolidación

•••• Política de dividendos

•••• Políticas tributarias





Compras

Son las adquisiciones de Bienes Muebles por las diversas dependencias del

organismo debidamente autorizadas de acuerdo a las normas legales administrativas

aplicables; también se registrarán las compras de inmuebles.


Es un bien de uso que representa el sacrificio económico para adquirir el bien y

ponerlo en condiciones de ser utilizado en la actividad. Incluye el precio de compra y

demás erogaciones necesarias, como fletes, seguros, honorarios del despachante de

aduana, trámites de registro en el caso de bienes cuyo dominio debe inscribirse,

costo de la función de compras, la construcción de las plataformas, el montaje, la

puesta a punto, los ensayos de puesta en marcha, el entrenamiento del personal.

Dación en pago

Acción de dar algo para pagar una deuda. En general, significa la entrega de una

cosa en pago de otra que era debida o de una prestación pendiente. Como forma de

extinguirse las obligaciones, constituye la transmisión del dominio de ciertos bienes

hecha por el deudor, u otro en su nombre, al acreedor o acreedores, por el precio o

valor que salda por completo una deuda o la compensa parcialmente.

Daño



Desarme

Concepto utilizado por desmantelamiento de partes en el caso específico de las

máquinas, equipos o aparatos.

Desincorporación por otros Conceptos

Las desincorporaciones que deban registrase por conceptos distintos a los

mencionados anteriormente, se pueden clasificar de la siguiente forma:

1. Bienes no sujetos a depreciación ni agotamiento (terrenos)

2. Bienes sujetos a depreciación (edificios, maquinarias y equipos, herramientas,

muebles, rodados, otros.)





3. Bienes sujetos a agotamiento (minas, yacimientos, petrolíferos, canteras y

bosques.)

Destrucción

Es el daño parcial o total por causa de un siniestro, incendio o fenómeno de la

naturaleza, la cual deberá ser sustentado con la información de los daños

ocasionados, expedida por los organismos competentes.

Deterioro

Son los bienes muebles dañados parcialmente, que no tengan partes utilizables, pero

sí un posible valor de salvamento.

Donación

Son las entradas de bienes por obsequio o titulo gratuito, procedentes de personas o

entidades no nacionales.

Enajenación

Acto jurídico por el cual se transmite a otro la propiedad de una cosa, bien a título

oneroso, como en la compra – venta, o gratuito como en la donación.

Excedencia

Son los bienes que, encontrándose en condiciones operativas, no son utilizados por

la entidad pública titular de los mismos y se presume que permanecerán en la misma

situación por tiempo indeterminado.

Falla

Es el evento previsible inherente al conjunto de partes interrelacionadas entre sí, la

cual impide que éstas cumplan sus funciones bajo condiciones establecidas.

Faltante por investigar

Son las diferencias entre las existencias físicas y los respectivos inventarios

permanentes, por pérdidas o sustracción de bienes nacionales en las dependencias.


Es la Planificación, programación, ejecución, supervisión y control de las actividades

de conservación y mantenimiento de los bienes.

Inservibilidad

Son aquellos bienes muebles que no estén en servicio por presentar avería total, es





decir, por carecer de partes aprovechables y de valor de rescate que haga posible su

desmantelamiento o venta. Quedan excluidos de este concepto bienes muebles cuya

estructura esté conformada mayormente por elementos metálicos, tales como:

vehículos, sillas, etc., en virtud de que estos siempre tendrán un valor de rescate

como material de desecho.

Inventario físico

Es la percepción directa de los funcionarios o funcionarias que van a tomar los datos,

esto es, contando y midiendo los elementos que son asignados a la unidades

centralizadas y descentralizadas. El avalúo o justiprecio se hace en este tipo de

inventario.

Mantenimiento Correctivo

Es el conjunto de acciones destinadas a corregir una falla para restablecer las

condiciones originales del servicio de un bien.

Mantenimiento Mayor

Son trabajos que se ejecutan sobre toda el área del pavimento, tomados antes de

que la estructura alcance un elevado grado de deterioro o corregir problemas cuando

el pavimento ha fallado, tales como: reciclaje, repavimentación, tratamientos

superficiales, entre otros.

Mantenimiento Preventivo

Es el conjunto de acciones destinadas a disminuir el índice de fallas que obstaculicen

el buen funcionamiento de los bienes.

Mantenimiento Predictivo

Son funcionamiento de las partes que conforman los bienes y servicios, el cual se

mide en parámetros y está basado en datos estadísticos y seguimiento de las

condiciones físicas del equipo con previo conocimiento.

Mantenimiento Programado

Son trabajos programados de refuerzo y reconstrucción del pavimento, reparaciones

mayores de puentes y edificaciones.


Son trabajos continuos de reparaciones locales, sellados de grietas, limpieza y







Obsolescencia

Es el desuso o falta de adaptación de un bien a su función propia, o la inutilidad que

pueda preverse como resultado de un cambio de condiciones o circunstancias físicas

o económicas, que determinen clara y evidentemente la necesidad de abandonarlo

por inadecuado, en una época anterior al vencimiento de su vida útil probable.

Obsolescencia técnica

Disminución de la vida útil de un bien de consumo o de un bien de capital, debido a

un cambio económico o al avance tecnológico. Se presenta cuando los bienes a

pesar de encontrarse en condiciones operativas, no permiten un eficaz desempeño

de las funciones inherentes a cada unidad de trabajo.

Oferente: Es la persona natural o jurídica que ha presentado una manifestación de

voluntad de participar en una oferta en alguna de las modalidades previstas en el

presente procedimiento.

Permuta

La permuta es la cesión de cosa por cosa. No hay dinero o precio en el intercambio,

sino simplemente un cambio de un objeto por otro.

Reparación onerosa

Es cuando el costo de mantenimiento, reparación o repotenciación de un bien es

significativo, en relación con su valor real de adquisición.

Préstamo de bienes por convenios (comodato)

Son las desincorporaciones transitorias, empleadas en virtud de lo establecido en los

contratos, cuando sea necesario entregar Maquinas, Equipos, Herramientas u otros

bienes nacionales muebles.

Reparación

Es la actividad o conjunto de actividades destinadas a restituir un equipo a sus

condiciones normales de operación y funcionamiento, por medio de la corrección de

la falla que causó el mal.






Son cada uno de los titulares de las unidades centralizadas y descentralizadas de

categorías presupuestarias de las unidades ordenadoras de compromisos y pagos.


Son los funcionarios que tienen asignados bienes muebles y semovientes para el uso

en la ejecución de sus propias actividades.

Robo o sustracción

Efecto adverso realizado por agentes inescrupulosos al margen de la legalidad o la

ética. Constituyen los faltantes por investigar y en este caso por la autoridades

policiales competentes.


Consiste en registrar las entregas de bienes muebles, que en virtud de disposiciones

legales, estipulaciones contractuales, o por orden del ministerio o titular respectivo, se

efectúen a otros institutos autónomos, estados, municipios y demás entidades

oficiales, previa autorización de las autoridades competentes.

Traslado

Son los registros de bienes muebles en uso, recibidos de otras dependencias

administrativas del mismo instituto, cuyos titulares son ordenadores de pago.

Traspaso

Son las entregas de bienes muebles en uso que se efectúan a otras dependencias


Venta

Comprende las desincorporaciones por venta de bienes que se efectúen conforme a

las disposiciones de la ley orgánica que regula la enajenación de bienes del sector

público no afectos a las industrias básicas

Reembolso o reposición

Es el daño parcial o total que ha sufrido el bien durante el lapso de garantía,

encontrándose en condiciones que no le permiten ser operativo y se toma la decisión

de devolverlo a su agente original de adquisición, a cambio del costo de adquisición

pagado.





5.2 Abreviaturas:

INIA:


U.E:

Unidad Ejecutora

CENBISP:

Comisión para la Enajenación de Bienes del sector Público no Afectos a las Industrias

Básicas.




ENAJENACIÓN DE BIENES PAGINA: 11 de 48 6. NORMAS GENERALES

TITULO I

LA ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y BIENE S EN PRODUCCIÓN

Art. 1. La enajenación de los bienes podrá efectuarse a través de las siguientes

operaciones:

1. Venta del bien según requerimientos de la CENBISP.

2. Permuta por bienes requeridos por un determinado ente u organismo del

sector público.

3. Dación en pago del bien, por deudas asumidas del instituto.

4. Aporte del bien al capital social de empresas del estado.

5. A través de otros tipos de operaciones que determine la CENBISP.

Art. 2. La venta de bienes será realizada a través de un proceso de Concurso Abierto, en

caso de que solo se presentara un oferente, la enajenación será realizada a través

de la Contratación Directa.

Art. 3. La venta de semovientes deberá regirse de acuerdo a los siguientes criterios:

1. En el caso de los semovientes destinados a la investigación, a la producción de

insumos alimenticios o industriales, o a la reproducción propia de la especie;

(Ejemplo: especímenes para experimentación, vacas lecheras, ovejas para

lana, padrotes o madres reproductoras en reproducción); los mismos son

considerados bienes de uso y cuando deban ser descartados (desincorporados

del activo fijo), por cesación de la finalidad para la cual estaban destinados, o

por deterioro que impida tal finalidad, la enajenación de los mismos deben ser

objeto de análisis y aprobación de la CENBISP.

2. En el caso de semovientes criados u obtenidos por cruce in situ destinados a la

venta, los mismos serán considerados como bienes de venta y no serán objeto

de aprobación por parte de la CENBISP, la aprobación estará sujeta a la

máxima autoridad del instituto; salvo en los casos en alguno de dichos

semovientes presente defecto tal que impida la citada finalidad de venta, caso

en el cual pasaran a la categoría de descarte y recibirán el tratamiento previsto

para esta modalidad.





Art. 4. La solicitud de autorización, para enajenar bienes del sector público se tramitará a

través de la Secretaria Técnica de la CENBISP, comisión adscrita al Ministerio del

Poder Popular para las Finanzas.

Art. 5. Pueden ser objeto de enajenación los bienes propiedad de la República que se

encuentren en estado de obsolescencia, deterioro, desincorporados o que sean

innecesarios para el cumplimiento de las funciones del instituto.

Art. 6. El precio base para la enajenación de los bienes propiedad de la República, será

determinado por la CENBISP, tomando en consideración la información

suministrada por los evaluadores internos, externos y cualquier otro criterio valido

a juicio de la Comisión.

Art. 7. Los bienes muebles e inmuebles se deben registrar por el valor original de

adquisición, producción, construcción o intercambio. Los semovientes se registran

al precio determinado por comisión de peritos avaluadores.

Art. 8. Los bienes deben clasificarse de acuerdo con el código de las cuentas del Plan de

Cuentas contenido en el Sistema de Contabilidad Aplicable a los Organismos de la

Administración Central.

Art. 9. En el caso de bienes muebles cuyo deterioro sea irreversible, debe procurarse la

mayor recuperación económica posible mediante el aprovechamiento de sus

partes o por venta de las mismas.

Art. 10. Todo responsable de la tenencia, uso o custodia de los bienes del Sector Público

Nacional debe velar por su buen uso y conservación y adoptar las medidas que

corresponden para facilitar su correcto registro y control. A tal fin, están obligados

al cumplimiento de las normas y procedimientos que se establezcan para realizar

cualquier acto y/o para informar cualquier hecho que implique modificación de la

situación de los bienes muebles, inmuebles y bienes en producción que se le han

asignado y no pueden adquirir, transferir ni desincorporar tales bienes, por ningún

título, sin sujeción a las disposiciones legales y procedimientos previamente

establecidos.

Art. 11. Participantes en el Proceso de Enajenación, los cuales deben conformar la

Comisión de Licitaciones Especial:





1. Director de U.E.

2. Administrador de U.E.

3. Un representante de la Consultoría Jurídica

4. Un funcionario de Bienes Nacionales en calidad de apoyo

5. Un representante de Auditoria Interna en calidad de observador

6. Un representante designado por la Presidencia.

7. La Secretaría Técnica de la CENBISP.

8. Miembros de la Comisión Presidencial de la CENBISP.

9. El oferente o ente adquirente en caso de donación.

Art. 12. La Comisión de Licitaciones Especial Previa aprobación de la Presidencia del

instituto, publica aviso en prensa de circulación nacional y otro en prensa de

circulación regional, con la lista de bienes a enajenar indicando descripción,

cantidad, concepto, condiciones, fecha y plazos de venta.

Art. 13. Tipos de bienes susceptibles de enajenación:

1. Bienes Inmuebles: como terrenos urbanos y parcelas sin construcción,

terrenos rurales y agrícolas; por accesión o destino, como edificaciones y sus

materiales, unidades en propiedad horizontal.

2. Bienes muebles: equipos y maquinaria, mobiliario y equipos de oficina,

vehículos, productos, materiales e insumos y semovientes

3. Unidades productivas, centros de acopio, empresas agropecuarias,

laboratorios.

4. Chatarra.

TITULO II

LA DOCUMENTACIÓN QUE SE DEBE CONSIGNAR ANTE LA CENB ISP

Art. 14. Exposición de motivos, justificación o punto de cuenta suscrito por la máxima

autoridad, donde se declare su conformidad con la operación.

Art. 15. Informe de Consultoría Jurídica del instituto sobre el tipo de operación requerida

por la CENBISP.





Art. 16. Declaración jurada de la máxima autoridad o del funcionario responsable de la

enajenación según modelo anexo.

Art. 17. Fotografías a color, presentarlas en original y debidamente identificadas.

Art. 18. Acta constitutiva o estatutaria del ente beneficiario del bien (aplica en caso de

donación).

Art. 19. Solicitud de donación de la institución donatario del bien para fines benéficos o

de utilidad pública (aplica en caso de donación).

Art. 20. Documento de compromiso del ente acreedor de la deuda (Carta Compromiso)

en la que se indique que según la operación queda saldada la deuda (aplica en

caso de dación de pago).

Art. 21. Certificación del medico veterinario del estado de los semovientes (en caso de

semovientes).

Art. 22. Informe medico veterinario, donde se especifique la causa por la cual procede la

enajenación (en caso de semovientes).

Art. 23. Certificación o Gaceta Oficial en la cual conste la designación del funcionario

responsable para actuar en nombre del ente u organismo enajenante.

Art. 24. Avalúos internos y externos que servirán de base para la enajenación de los

bienes y conforme a la ley. En este sentido, debe efectuarse un avalúo interno

por parte del instituto y otro externo suscrito por un perito de reconocida

capacidad técnica acreditado ante el organismo competente, el cual deberá estar

inscrito en la Sociedad de Ingeniería de Tasación de Venezuela (Soitave), o

acreditado ante el Fondo de Garantía de Depósitos y Protección Bancaria

(Fogade) o la Superintendencia de Bancos y Otras instituciones Financieras

(Sudeban). Los avalúos en todas las operaciones deben ser dos: uno interno y

otro externo, salvo las excepciones que se estipulen en este procedimiento.

Art. 25. En cada caso, el avaluador externo o interno debe señalar con precisión toda la

información y observaciones pertinentes relativas a los activos avaluados, en

función de aportar la mayor orientación posible al instituto acerca de: La calidad

de los activos, en función de la inspección directa que sobre ellos deben realizar

y demás criterios e información que sean suministrados. La potencialidad,





capacidad de negociación en el mercado, ventajas y restricciones en el máximo

aprovechamiento de los bienes por enajenar. Estas observaciones deben

fundamentarse únicamente en criterios técnicos, relativos a la naturaleza de los

bienes en estudio y a las variables económicas y funciónales existentes en el

mercado, tales como mantenimiento, obsolescencia, etcétera, que pudiesen

afectar su valor

Art. 26. Todos los criterios empleados, así como los cálculos realizados en su

elaboración, deberán ser incluidos explícitamente y de modo detallado en el

informe.

CAPITULO I

Del informe de avalúo

Sección Primera: De los requisitos

Art. 27. Los requisitos del informe de avaluó varían según el bien a enajenar, tal como se

identifican a continuación.

1. Maquinarias y Equipos: Se debe detallar el proceso productivo del cual

forman parte, el avalúo de bienes muebles compuestos por maquinarias y

equipos industriales debe contener la siguiente información:

• Características técnicas

o Identificación individual de la maquinaria que será avaluada

o Inventario completo de los equipos avaluados.

o Nombre técnico, marca, modelo, serial y país de Fabricación.

o Serial de la pieza principal o del motor principal en su defecto. En el

caso de que la maquinaria no posea serial, ello debe ser reportado, y se

procederá a identificarla mediante el señalamiento de características

resaltantes e inequívocas, tales como color principal dimensiones,

funciones que realiza.

o Índices de capacidad, como: capacidad de producción por unidad de

tiempo. volumen, potencia, peso, dimensiones establecidas a través del

sistema decimal.





o Función principal de la maquinaria.

• Características generales.

o Localización dentro del lugar de producción, depósito, diagrama de flujo

del proceso.

o Apariencia externa.

o Estado de conservación general.

o Señalamiento de procesos especiales a que haya sido sometida como:

repotenciación, cambio de piezas, almacenamiento en depósitos;

indicando en lo posible las fechas de cada evento.

o Aplicación de planes de mantenimiento organizado, preventivo y

correctivo programados, ficha técnica para verificar todo lo anterior

o Manejo de la maquinaria por parte del personal de la planta: turnos,

horas al día condiciones de operación.

o Fecha de adquisición y fecha de puesta en marcha.

o Edad efectiva, vida útil estimada, vida útil remanente, valor de

recuperación residual o de rescate.

• Documentación adicional.

o Facturas de compras.

o Cotizaciones de bienes similares, así como pagos de fletes, impuestos.

• Informe fotográfico.

o Cada maquinaria, así como cada línea de producción o conjunto de

ellas, debe ser fotografiada. a fin de poder identificar claramente todos y

cada uno de los equipos. Cada fotografía, a su vez debe estar

debidamente identificada.

• Metodología.

o Debe describirse la metodología empleada para la determinación de

valor, los criterios utilizados y todos los cálculos realizados a tal fin, así

como la existencia de informes de repotenciación, reparaciones mayores

o estudios de sustitución o reemplazo.





2. Aeronaves y Embarcaciones Marítimas, Fluviales y Lacustres: se

requerirá la siguiente información mínima:

• Identificación.

o Nombre de la embarcación o siglas. según el caso y país al que

pertenece. Certificado de aeronavegabilidad vigente y solvencia

aeronáutica.

o Certificado de puerto, en el caso de las embarcaciones.

o Certificado de matrícula en las embarcaciones: datos de navegabilidad,

patente de navegación y radiodifusión.

o Documento de propiedad registrado

o Datos de la patente de navegación.

o Seguros de responsabilidad civil vigentes.

o Certificado de arqueo.

o Clasificación y última inspección dosificación.

o En aeronaves, se presentarán copia de las bitácoras del avión casco de

motor y hélice. Se presentarán asimismo todos los asentamientos de

mantenimiento y trabajos realizados en taller. Estos datos se adaptarán

al tipo de embarcación o aeronave que se valúe.

• Características físicas.

o Tipos de aeronaves o de embarcaciones, de la cual deben establecerse

la marca, el modelo y el país de fabricación.

o En aeronaves, número de pasajeros y capacidad de carga; en

embarcaciones: porte bruto, porte neto o capacidad de carga comercial,

así como tonelaje bruto y tonelaje neto y pasajeros.

o Dimensiones principales

o En caso de embarcaciones: dimensiones, incluyendo la eslora. la manga

y puntal.

o Características en cuanto a la capacidad de carga. como, por ejemplo. si

es en tonelaje bruto o tonelaje neto, y pasajeros





o Descripción de motor o motores principales: marca, potencia, año de

Fabricación.

o Mástiles (si los hay).

o Descripción de los diferentes equipos instalados.

o Velocidad.

o Embarcaciones, número de bodegas. calado, casco, otros.

• Características funcionales.

o Uso actual.

o Días de Funcionamiento al año,

o Edad y mantenimiento.

o Fecha de fabricación.

o Lugar de Fabricación.

o Requerimiento de mantenimiento, tanto del Fabricante como el solicitado

por el Ministerio de Infraestructura.

o Fecha de las últimas reparaciones. descripción detallada de su

naturaleza.

o Fecha de la última repotenciación de los motores; en el caso de las

aeronaves, horas de vuelo realizadas desde entonces.

• Metodología.

o Estudio de mercado, costo de reposición depreciado, cualquier

metodología empleada deberá ser detallada, debidamente sustentada

en datos confiables y verificables. El avaluador externo debe señalar la

fuente de información empleada para asignar el valor. Ésta podrá ser

similar a la empleada por empresas aseguradoras, así como cualquier

otro factor considerado en el proceso de avalúo.

o No se aceptará la metodología de capitalización de la renta según

estudio económico, salvo casos excepcionales y previa consulta escrita

ante el Secretaría Técnica de la CENBISP.





3. Mobiliarios y Equipos de Oficina : el avalúo de mobiliarios y equipos de

oficina debe detallar la ubicación y condiciones de almacenaje y contener la

información siguiente:

• Identificación y descripción individual o por grupo del bien objeto del

avalúo.

o Inventario completo de los bienes avaluados.

o Nombre técnico.

o Número o placa identificativa (si existe).

o Estado de conservación.


o Edad efectiva, vida útil estimada, vida útil remanente.


o Deben anexarse listas de proveedores de mobiliarios y equipos de

oficina similares con sus correspondientes teléfonos.




o Cada mobiliario y equipo de oficina debe ser fotografiado. Para poder

identificarlos claramente. Cada fotografía, a su vez, debe estar


• Metodología

o Debe describirse la metodología empleada para la determinación del

valor, los criterios utilizados y todos los cálculos realizados a tal fin.

4. Vehículos : el avalúo de vehículos debe detallar la ubicación y condiciones de

operación y contener la información siguiente:

• Identificación y descripción individual del vehícul o.

o Marca

o Modelo

o Año





o Placa

o Serial de la carrocería

o Serial del motor

o Color

o Transmisión

o Número de puertas

o Capacidad

o Kilómetros recorridos

o Uso

o Estado de conservación

o Apariencia externa

o Edad efectiva, vida útil estimada, vida útil remanente


o Titulo de propiedad y factura de compra. En caso de no poseerlos

justificarlo legalmente.

o Debe anexarse listas de proveedores de vehículos similares con sus

correspondientes teléfonos.


o Cada vehículo debe ser Fotografiado. para identificarlo claramente

• Metodología.


valor. los criterios utilizados y todos los cálculos realizados a tal fin.

5. Productos, Materiales, Insumos y Otros : el avalúo de productos, materiales,

insumos debe detallar la ubicación y las condiciones de almacenaje, además

de contener la siguiente información:

• Identificación y descripción individual o por grupo del bien.

o Inventario completo de los bienes; avaluados

o Nombre técnico









o Debe anexarse listas de productos, materiales, insumos similares con

sus correspondientes teléfonos.

o Facturas de compras

o Cotizaciones de bienes similares, así cómo pagos de fletes, impuestos.


o Cada producto, material, insumo, debe ser fotografiado para poder

identificar claramente a todos y cada uno.

o Cada fotografía, a su vez, debe estar debidamente identificada.

• Metodología.



6. Chatarra : el avalúo de chatarra ferrosa debe contener la siguiente

información:

• Identificación del tipo de chatarra que será avalua da.

o Características físicas de la chatarra de acuerdo con la calidad y la

condición Peso de la chatarra

o Grado de oxidación

o Costos de preparación y transporte

o Valor de la chatarra en el mercado internacional.


o Debe anexarse la documentación referente a la chatarra


o La chatarra debe ser fotografiada, a fin de poder identificarla claramente,

así como su entorno de ubicación.





7. Terrenos Urbanos y Suburbanos: Los informes de avalúos correspondientes

a bienes de este tipo deberán contener la siguiente información básica:

• Ubicación exacta referencial y geopolítica : identificación catastral del

terreno, vías de acceso, zona, parcelamiento. urbanización o sector,

parroquia, municipio, estado.

• Titularidad: existencia de gravámenes y censos al momento del avalúo,

superficie y linderos según documentos de propiedad. datos de registro y

copia del documento de propiedad. En los casos de integración de

parcelas, deberá presentarse dicha integración debidamente autorizada por

las autoridades municipales y protocolizada por ante el registro subalterno

correspondiente.

• Descripción del terreno: el informe de avalúo presentará por escrito una

descripción completa del terreno, acompañada del plano respectivo. Deben

detallarse:

o Aspectos físicos.

o Forma, área y topografía.

o Estabilidad geológica y otras características físicas.

o Mejoras realizadas: movimientos de tierra, muros de contención y obras

de protección. Inspeccionados y comprobados en el sitio.

o Carácter de la zona donde se localiza. usos y actividades predominantes

en las zonas adyacentes. tendencias de cambios, cercanía a la vialidad

local, centros poblados. etcétera.

• Zonificación vigente: deben señalarse detaIIadamente los aspectos

siguientes:

o Usos y características de construcción, según instrumentos leales de

ordenación y planificación urbana, entre los que se mencionan:

ordenanzas, reglamentación vigente, decretos y leyes aplicables,

permisos y autorizaciones otorgados por las correspondientes

autoridades.





o Condiciones de desarrollo, otorgados por las autoridades, lo cuales

facilitarán información tales como: variables urbanas fundamentales.

densidad de población, alturas máximas permisibles, retiros. porcentajes

de construcción y ubicación, etcétera.

o Frente y área de parcela mínimos permitidos por las reglamentaciones

vigentes.

Afectaciones por causa de utilidad publica o social, decretos

ambientales, de conservación histórica, etcétera.

o Servidumbres, con motivo de: apertura o ensanche de vías, avenidas,

plazas y áreas publicas, parques y arcas verdes, cualquier obra de

carácter publico, obras de saneamiento, escuelas, edificaciones

educativas o asistenciales en general, como, por ejemplo; hospitales.

medicaturas, cementerios, estaciones inalámbricas, torres y demás

elementos para la conducción de energía eléctrica, acueducto, canales y

puertos, gasoductos. oleoductos, sistemas de irrigación, entre otros y

todos aquellos contemplados en la Ley de Expropiación por causa le

utilidad publica o social.

• Nivel de equipamiento

o Empotramiento a servicios de red: cloacas, acueductos, electricidad,

teléfonos o servicios sustitutivos.

o Cercanía a centros de servicios puntuales asistenciales, educacionales,

comerciales y culturales, así como sistemas de transporte publico.

o Usos, actividades y condiciones del terreno al momento de la

inspección.

• Descripción y desarrollo de la metodología empleada .

o Deben describirse los criterios utilizados para la determinación de valor.

Anexando de modo detallado la totalidad de los cálculos realizados.

o Se deberán utilizar referenciales recientes (preferentemente de los 12

meses anteriores a la fecha de preparación del informe).





o Se deberá indicar los enfoques y criterios utilizados en el análisis de os

datos obtenidos y en la ponderación de las diversas variables

involucradas.

o En el caso de que los referenciales sean homogeneizados. los ajustes

deberán ser explicados con sus escalas de valores.

o No se aceptará el índice de precios al consumidor como índice de

actualización de valor.

o Se debe enumerar e identificar las fuentes de información básica

empleadas para la formación de valor.

o Presentar fuente e identificación completa de los datos referenciales,

utilizados para la formación de valor con su respectiva zonificación

vigente.

o En caso de anexar ofertas de inmuebles comparables publicitadas, éstas

deben presentarse con datos detallados que permitan su verificación,

fuentes, teléfonos y persona contacto.


o Se presentarán fotografías a color, tomadas desde diversos ángulos,

debidamente identificadas, que den una visión clara y objetiva del

inmueble o activo y de sus características.

• Planos y documentación gráfica.

o Deben suministrase el (los) plano(s) a escala de (los) terreno (s).

8. Terrenos Rurales y Agrícolas: el informe de avalúo debe contener

información similar a la requerida para terrenos urbanos y suburbanos,

adaptando esta información al caso en particular, así como las fuentes de

datos representativos, las cuales deben señalarse con claridad. También

deberá especificarse:

• Ubicación: geográfica. política y práctica. zona, caserío, croquis con

ubicación relativa, linderos según documento y en sitio, distancia de los

centros de acopio. centros poblados, acceso a mercados urbanos, a





servicios públicos de red y puntuales. así como a redes viales y de

transporte público, o mismo que un diagnóstico de los recursos potenciales

y limitantes de la zona, en el que se indique a cuál tipo de explotación se

destinará y si es económicamente factible el desarrollo.

• Calidad de la tierra: clasificación de la tierra tanto en los referenciales de

valor utilizados, como el inmueble objeto del avalúo, superficie

aprovechable y superficie útil. Debe incluirse un diagnóstico sobre los

recursos potenciales y limitantes de la zona, en el que se determine a cuál

tipo de explotación se destinará y si es económicamente factible el

desarrollo.

• Mejoras realizadas a la tierra: nivel de mecanización, limpieza de terreno,

sistemas de riego y otras mejoras que puedan clasificarse como bienes

inmuebles por destinación.

• Datos: climatología, vegetación, hidrología (aguas superficiales y

subterráneas) y agrología de la zona aledaña al bien en estudio, así como

también topografía, pendiente y drenaje.

• Suelos: tipo, vocación, fertilidad. Utilización de las tierras con sus áreas

correspondientes en: agricultura, ganadería, obras civiles, instalaciones y

vías de penetración.

o Cultivos: áreas, tipo y condiciones.

o Semovientes: clase, raza, número, edad, hierro.

• Vegetación: natural, pastizales, tipo de pastos, áreas y estado en que se

encuentran, número de potreros con sus áreas.

• Registro Nacional de Productores : registro catastral, asociaciones,

empresas de servicio. Asimismo, se debe informar si cumple con las

normativas existentes, según los casos de las leyes de protección forestal,

ambiental o cualquier otra aplicable al caso, señalando, si existiesen,

afectaciones derivadas de la Ley de Tierras y Desarrollo Agrario.





9. Edificaciones y Bienhechurías: Los informes de avalúos correspondientes a

bienes de este tipo deberán contener la siguiente información básica

• Identificación del bien:

o Ubicación exacta de la edificación o edificaciones objeto del avalúo.

o Titularidad, existencia de gravámenes, documento de condominio,

eventuales condiciones imitantes, así como contratos de

arrendamientos, si los hubiere.

• El avalúo de bienes construidos o bienhechurías de carácter

permanente debe contener la siguiente información m ínima:

o Descripción detallada de la construcción

o Superficie (áreas brutas, áreas netas, entre otros).

o Tipo de construcción, descripción detallada, estructura, acabados.

o Vida útil, vida útil remanente estimada y valor residual o de

recuperación.

o Permisos de construcción otorgados por las alcaldías: se debe hacer

una comparación de tas variables urbanas fundamentales permitidas o

reglamentadas con las variables existentes, e igualmente indicar si el

terreno está desarrollado a su mejor y más alto uso.


o Se presentarán fotografías a color, del bien que se avaluará, en las que

se muestren los aspectos más resaltantes de la edificación debidamente

identificados en cada foto, que permitan observar sus características

más importantes.

• Planos de arquitectura de cada nivel

o Elaborados a escala y debidamente acotados, en los Que se señalen

área, usos y servicios.

• Zonificación vigente

o Esta información debe ser similar a la requerida para los terrenos rurales

y agrícolas.

• Metodologías y/o Criterios:





o Método del costo: este método debe ser utilizado en casos de galpones

industriales y viviendas unifamiliares y otros casos especiales o

excepcionales en el que no exista mercado inmobiliario para estos tipos

de bienes. Los costos de reposición a nuevo deben ser estimados por

partidas o tipologías, indicando las fuentes de información

o Indicar: clase, calidad y tipo de materiales, vida útil, edad o vida efectiva

transcurrida, vida remanente, estado actual de conservación y

mantenimiento, depreciación (física, funcional y económica).

Cabe señalar que en el caso de edificaciones en proceso de construcción, solamente debe

avaluarse la cantidad de obra realizada, señalándose el porcentaje ejecutado y por ejecutar

al momento del avalúo, lo cual deberá ser debidamente respaldado con un análisis

referencial de precios y costos por partida genérica de obra, en que se especifiquen las

características que se encontrarán en la obra al concluir los trabajos de construcción.

10. Minas y Canteras: el desarrollo del informe de avalúo debe contener los

requisitos mínimos siguientes:

• Ubicación y clasificación de la mina

• Estudio geológico y geográfico de la reserva mineral

• Método de explotación

• Cantidad de material existente en depósito y la producción

• Estimación de reservas

• Instalaciones y equipos empleados en la producción

• Estimación del tonelaje de mineral de explotación rentable

• Señalamiento de la etapa de producción en que se encuentra la mina

• Período de explotación o vida útil remanente

• Situación del mercado de venta del material explotado, determinando el

(los) precio(s) unitario(s) de venta.

• Evolución legal de los trámites de explotación de la mina.

• Estudios de impacto ambiental y ecológico





• Permisos obtenidos ante las autoridades competentes en la materia

• Debe señalarse la metodología empleada con detalles y cálculos que

puede estar acompañada, en algunos casos, y previa consulta escrita ante

la Secretaría Técníca de la Cenbísp, por métodos de valoración de minas y

canteras de uso reconocido, tales como:

o Capitalización de la renta, siempre que sean debidamente tomados en

cuenta los costos necesarios para la explotación de la mina y su

comercialización, el transporte del material producido, versus los

ingresos que su venta representa, de acuerdo con una minuciosa

investigación de mercado y todas las variables mencionadas.

o Las tasas de capitalización deben estar referidas a las tasas de interés

aplicadas a instrumentos de captación del sistema financiero nacional,

vigentes al momento del avalúo.

Sección Segunda: De las características

Art. 28. El informe de avalúo debe contener las siguientes características:

1. Formato y encuadernación.

• Material flexible que permita eventualmente, su perforación, a los efectos

de almacenamiento en los archivos de la Secretaría Técnica.

2. Certificación.

• Los valores que se adjudiquen a los bienes deben ser certificados con la

firma del representante de la firma avaluadora y de los avaluadores que

participaron en la elaboración del informe, cuyos nombres deberán ser

acompañados de las credenciales que los acrediten para tal fin.

3. Declaración jurada del perito.

• Documento que compromete la responsabilidad del perito avaluador. Éste

debe presentar una declaración jurada por cada avalúo que realice para la

CENBISP.




ENAJENACIÓN DE BIENES PAGINA: 29 de 48 7. PROCEDIMIENTO


1 Responsable de Bienes Nacionales

1.1 Realiza selección de los bienes a enajenar según el artículo 5 de las normas generales.

1.2 Coordina la contratación del perito evaluador para que realice el avalúo externo de los bienes seleccionados para el proceso de enajenación.

1.3 Revisa recaudos y prepara expediente

(original y copia), según la modalidad y el bien a enajenar establecido en las Normas Generales.

1.4 Elabora Punto de Cuenta y envía expediente y



2.1 Recibe y revisa el expediente y punto de cuenta.

2.2 Avala punto de cuenta y envía punto de cuenta y expediente a la Consultoría Jurídica.


3.1 Recibe y revisa expediente y punto de cuenta.

3.2 Si el expediente cumplen con la base legal establecida por la ley, envía a la Gerencia General.

3.3 Si el expediente no cumplen con lo establecido

en la ley, devuelve a la Oficina de Administración y Finanzas para su revisión o corrección.

4 Gerente General 4.1 Recibe y presenta punto de cuenta y

expediente, a la Junta Directiva.

5 Junta Directiva

5.1 Recibe punto de cuenta y expediente para la solicitud de enajenación de los bienes.

5.2 Toma decisión y envía al Jefe de Oficina de







6.1 Recibe resolución de Junta Directiva.

6.2 Si no es aprobada lo remite al Responsable de Bienes Nacionales para su conocimiento y archivo.

6.3 Si es aprobada lo remite al Responsable de

Bienes Nacionales para que inicie proceso de enajenación (En caso de semovientes, que correspondan al articulo 3, literal 2 de la normativa, va al paso 14.2)


7.1 Recibe aprobación de la Junta Directiva,

7.2 Prepara comunicación oficial para la CENBISP y la envía a la Presidencia del instituto para la firma.

8 Presidente del Instituto

8.1 Firma comunicación y envía la comunicación firmada a la Oficina de Administración y Finanzas.

9 Secretaria de Oficina de Administración y Finanzas

9.1 Recibe comunicación e informa al Jefe de Administración y Finanzas y la entrega al Responsable de Bienes Nacionales.


10.1 Recibe comunicación. 10.2 Envía comunicación y expediente en original

a la Secretaría Técnica de la CENBISP

11 Secretaría Técnica del CENBISP

11.1 Recibe comunicación y realiza los trámites respectivos.

11.2 Notifica mediante oficio a la Presidencia del instituto si es aprobada o no la solicitud.


12.1 Recibe y revisa oficio enviado por la Secretaria Técnica de la CENBISP y lo envía a la Jefe de Oficina de Administración y Finanzas

13 Jefe de Oficina de 13.1 Recibe y revisa oficio para la enajenación y





Administración y Finanzas envía al Responsable de Bienes Nacionales.


14.1 Recibe decisión de la CENBISP.

14.2 Planifica proceso de enajenación: •••• Por donación: hace efectiva la donación y

pasa al punto 18.1. •••• Por dación en pago: hace efectivo el

proceso y pasa al punto 18.1. •••• Por permuta o venta: continúa en el

siguiente paso.

14.3 Revisa el proceso de venta con la Comisión de Licitación Especial.

14.4 Elabora Guía del oferente en los

términos legales correspondientes.

15 Comisión de Licitación Especial

15.1 Publica aviso en prensa de acuerdo al artículo 12 de la normativa.

15.2 En fecha establecida, lugar y hora pautada, recibe y apertura sobres, analiza Ofertas

15.3 Se selecciona el ganador que cumpla con los

requisitos establecidos en la Guía del Oferente.

15.4 Comunica el resultado al oferente.

16 Oferente seleccionado

16.1 Realiza el pago por la compra realizada según la forma indicada en la Guía del Oferente y entrega comprobante de pago a la Comisión de Licitación Especial.


17.1 Recibe comprobante de pago del comprador una vez cancelados los bienes.

17.2 Elabora Acta de Venta

17.3 Entrega acta de venta con los soportes respectivos al analista de Bienes Nacionales.

18 Analista de Bienes 18.1 Revisa soportes de la enajenación realizada.





Nacionales 18.2 Entrega informe a Analista de Contabilidad de la Gerencia General, sobre el proceso de los bienes enajenados con sus respectivos soportes.


19.1 Recibe, revisa informe del proceso de enajenación.

19.2 Realiza el respectivo asiento contable de la operación realizada.

19.3 Entrega reporte del asiento contable

realizado por la operación del proceso de enajenación, a la Unidad de Bienes Nacionales o Responsable de Bienes.


20.1 Recibe, revisa y elabora informe de la enajenación realizada.

20.2 Prepara copia del Informe de la venta realizada, asiento contable y soportes para el archivo.

20.3 Prepara comunicación y la envía para la firma

del Gerente de Administración.


21.1 Recibe y firma Comunicación.

21.2 Envía comunicación firmada a la Secretaria Técnica de la CENBISP, el informe de la venta realizada, asiento contable y demás documentos originales que soportan la operación efectuada.




ENAJENACIÓN DE BIENES PAGINA: 33 de 48 8. FLUJOGRAMA








ENAJENACIÓN DE BIENES PAGINA: 35 de 48 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIÓN DE BIENES

Jefe de Oficina de

Administración y

Finanzas

OferenteAnalista de

Contabilidad

Comisión de Licitación

Especial

Responsable de Bienes

Nacionales

D

Enajenación por:

Revisa el proceso de venta con la Comisión de

Licitación Especial

Permuta

Elabora Guía del oferente en los términos legales correspondientes

Publica aviso en prensa de circulación

nacional y otro en prensa de circulación regional

En fecha establecida se analizan las ofertas recibidas y selecciona

un ganador

Comunica al Oferente seleccionado para que

realice el pago respectivo

Elabora acta de venta y entrega

Realiza pago y entrega a la Comision

Comprobante de pago

Revisa soportes de la enajenación realizada y prepara informe

Documentación de la enajenación

realizada

Donación ó Dación en Pago

Informe del proceso de enajenación

Realiza asiento contable según 09-02-PRO-10

Prepara el reporte del registro realizado

Entrega al Responsable de Bienes Nacionales

Revisa informe del proceso de enajenación

C

Prepara Informe del proceso realizado y asiento contable y comunicación

Envía al Jefe de Administración y

Finanzas

Envía a la Secretaria Técnica de la CENBISP

FIN




ENAJENACIÓN DE BIENES PAGINA: 36 de 48 9. ANEXOS:

ANEXO DESCRIPCIÓN CÓDIGO 1 Guía del oferente N/A 2 Certificación N/A 3 Declaración Jurada N/A







Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO:

Determinar el proceso a seguir para la enajenación de los bienes muebles en uso que

conforman el inventario de activos del instituto, los cuales son propiedad de la república.

2. ALCANCE:

Este proceso aplica, a todos los funcionarios que manejan u operan bienes muebles,

inmuebles y bienes en producción del instituto, y comprende ventas, traslado,

desincorporaciones, donaciones y permutas del instituto a terceros.

3. RESPONSABLES:

3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para la enajenación de bienes son los

siguientes:










son:






ENAJENACIÓN DE BIENES PAGINA: 2 de 48 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:







de 2001.




2003.


Agosto de 2009.



4.3 Ley Orgánica que Regula la Enajenación de Bienes del Sector Publico no Afectos a

Las Industrias Básicas, Gaceta Oficial N° 3.951 de fecha 7 de enero de 1987.

4.4 Ley de Simplificación de Trámites Administrativos (LSTA), Gaceta Oficial N° 5.891

de fecha 31 de Julio de 2008Ley de Conservación y Mantenimiento de los Bienes

públicos, Gaceta Oficial N° 38.756 de fecha 28 de a gosto de 2007.

4.5 Instructivo de la Comisión para la Enajenación de Bienes del Sector Publico no

Afectos a las Industrias Básicas.

4.6 Resolución Interna de la Junta Directiva en sesión N° 43, de fecha de diciembre de

2003.

4.7 Manual para el Registro de Bienes, Muebles y Semovientes de la ONCOP.




ENAJENACIÓN DE BIENES PAGINA: 3 de 48 5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:

5.1 Definiciones:

Activos Reales

Son los gastos por adquisición de maquinarias y equipos nuevos y sus adiciones y

reparaciones mayores realizados por los organismos con terceros. Incluye, de igual

modo, las construcciones, adiciones y reparaciones mayores de edificios y obras de

infraestructura de dominio privado y público que realiza el Estado mediante terceros,

así como los estudios y proyectos para inversión, semovientes, activos intangibles y

otro tipo de activos reales que reúna como mínimo las siguientes características:

1. Largo uso y duración . Son bienes que tienen un uso normal que sobrepasa el

año.

2. Son de carácter permanente. En este sentido, las maquinarias y equipos son de

naturaleza tal, que pueden utilizarse en forma continua, por un largo tiempo, sin

perder sus características ni deteriorar perceptiblemente su estado.

3. Alto costo . Son bienes cuyo costo unitario es significativo, lo que amerita

considerarlos como bienes nacionales o activos fijos.

Avalúos

Son instrumentos de carácter informativo que deben elaborar los avaluadores

indicando la metodología empleada en los cálculos y el valor de cada componente.

Bienes del Dominio Privado

Son alienables, perceptibles, incomercium. Sujetos a las disposiciones del Código

Civil en cuanto no se opongan a leyes especiales. Todas las tierras que, estando

situadas dentro de los límites territoriales, carecen de otro dueño, pertenecen al

dominio privado de la Nación, si su ubicación fuere del Distrito Federal o

Dependencias Federales y al dominio privado de los estados si fuere en éstos.

Bienes del Dominio Público

Son aquellos bienes de uso público o de uso privado por parte de la Nación, de los

Estados y de las Municipalidades, tales como: caminos, lagos, ríos, murallas, fosos,

puentes, plazas y demás bienes semejantes.





Bienes Muebles



a la venta.

Bienes Nacionales








Bienes Privados

Son los bienes que pertenecen a los particulares.

Causas de Depreciación

1. La duración física del activo; se incluyen las c ausas por:

•••• Agotamiento

•••• Desgaste

•••• Envejecimiento

2. La duración económica del activo; se incluyen la s causas por:

•••• Explotación por tiempo limitado

•••• Envejecimiento técnico

•••• Envejecimiento económico

3. La duración del activo según la contabilidad: se incluyen las causas por:

•••• Consolidación

•••• Política de dividendos

•••• Políticas tributarias





Compras

Son las adquisiciones de Bienes Muebles por las diversas dependencias del

organismo debidamente autorizadas de acuerdo a las normas legales administrativas

aplicables; también se registrarán las compras de inmuebles.


Es un bien de uso que representa el sacrificio económico para adquirir el bien y

ponerlo en condiciones de ser utilizado en la actividad. Incluye el precio de compra y

demás erogaciones necesarias, como fletes, seguros, honorarios del despachante de

aduana, trámites de registro en el caso de bienes cuyo dominio debe inscribirse,

costo de la función de compras, la construcción de las plataformas, el montaje, la

puesta a punto, los ensayos de puesta en marcha, el entrenamiento del personal.

Dación en pago

Acción de dar algo para pagar una deuda. En general, significa la entrega de una

cosa en pago de otra que era debida o de una prestación pendiente. Como forma de

extinguirse las obligaciones, constituye la transmisión del dominio de ciertos bienes

hecha por el deudor, u otro en su nombre, al acreedor o acreedores, por el precio o

valor que salda por completo una deuda o la compensa parcialmente.

Daño



Desarme

Concepto utilizado por desmantelamiento de partes en el caso específico de las

máquinas, equipos o aparatos.

Desincorporación por otros Conceptos

Las desincorporaciones que deban registrase por conceptos distintos a los

mencionados anteriormente, se pueden clasificar de la siguiente forma:

1. Bienes no sujetos a depreciación ni agotamiento (terrenos)

2. Bienes sujetos a depreciación (edificios, maquinarias y equipos, herramientas,

muebles, rodados, otros.)





3. Bienes sujetos a agotamiento (minas, yacimientos, petrolíferos, canteras y

bosques.)

Destrucción

Es el daño parcial o total por causa de un siniestro, incendio o fenómeno de la

naturaleza, la cual deberá ser sustentado con la información de los daños

ocasionados, expedida por los organismos competentes.

Deterioro

Son los bienes muebles dañados parcialmente, que no tengan partes utilizables, pero

sí un posible valor de salvamento.

Donación

Son las entradas de bienes por obsequio o titulo gratuito, procedentes de personas o

entidades no nacionales.

Enajenación

Acto jurídico por el cual se transmite a otro la propiedad de una cosa, bien a título

oneroso, como en la compra – venta, o gratuito como en la donación.

Excedencia

Son los bienes que, encontrándose en condiciones operativas, no son utilizados por

la entidad pública titular de los mismos y se presume que permanecerán en la misma

situación por tiempo indeterminado.

Falla

Es el evento previsible inherente al conjunto de partes interrelacionadas entre sí, la

cual impide que éstas cumplan sus funciones bajo condiciones establecidas.

Faltante por investigar

Son las diferencias entre las existencias físicas y los respectivos inventarios

permanentes, por pérdidas o sustracción de bienes nacionales en las dependencias.


Es la Planificación, programación, ejecución, supervisión y control de las actividades

de conservación y mantenimiento de los bienes.

Inservibilidad

Son aquellos bienes muebles que no estén en servicio por presentar avería total, es





decir, por carecer de partes aprovechables y de valor de rescate que haga posible su

desmantelamiento o venta. Quedan excluidos de este concepto bienes muebles cuya

estructura esté conformada mayormente por elementos metálicos, tales como:

vehículos, sillas, etc., en virtud de que estos siempre tendrán un valor de rescate

como material de desecho.

Inventario físico

Es la percepción directa de los funcionarios o funcionarias que van a tomar los datos,

esto es, contando y midiendo los elementos que son asignados a la unidades

centralizadas y descentralizadas. El avalúo o justiprecio se hace en este tipo de

inventario.

Mantenimiento Correctivo

Es el conjunto de acciones destinadas a corregir una falla para restablecer las

condiciones originales del servicio de un bien.

Mantenimiento Mayor

Son trabajos que se ejecutan sobre toda el área del pavimento, tomados antes de

que la estructura alcance un elevado grado de deterioro o corregir problemas cuando

el pavimento ha fallado, tales como: reciclaje, repavimentación, tratamientos

superficiales, entre otros.

Mantenimiento Preventivo

Es el conjunto de acciones destinadas a disminuir el índice de fallas que obstaculicen

el buen funcionamiento de los bienes.

Mantenimiento Predictivo

Son funcionamiento de las partes que conforman los bienes y servicios, el cual se

mide en parámetros y está basado en datos estadísticos y seguimiento de las

condiciones físicas del equipo con previo conocimiento.

Mantenimiento Programado

Son trabajos programados de refuerzo y reconstrucción del pavimento, reparaciones

mayores de puentes y edificaciones.


Son trabajos continuos de reparaciones locales, sellados de grietas, limpieza y







Obsolescencia

Es el desuso o falta de adaptación de un bien a su función propia, o la inutilidad que

pueda preverse como resultado de un cambio de condiciones o circunstancias físicas

o económicas, que determinen clara y evidentemente la necesidad de abandonarlo

por inadecuado, en una época anterior al vencimiento de su vida útil probable.

Obsolescencia técnica

Disminución de la vida útil de un bien de consumo o de un bien de capital, debido a

un cambio económico o al avance tecnológico. Se presenta cuando los bienes a

pesar de encontrarse en condiciones operativas, no permiten un eficaz desempeño

de las funciones inherentes a cada unidad de trabajo.

Oferente: Es la persona natural o jurídica que ha presentado una manifestación de

voluntad de participar en una oferta en alguna de las modalidades previstas en el

presente procedimiento.

Permuta

La permuta es la cesión de cosa por cosa. No hay dinero o precio en el intercambio,

sino simplemente un cambio de un objeto por otro.

Reparación onerosa

Es cuando el costo de mantenimiento, reparación o repotenciación de un bien es

significativo, en relación con su valor real de adquisición.

Préstamo de bienes por convenios (comodato)

Son las desincorporaciones transitorias, empleadas en virtud de lo establecido en los

contratos, cuando sea necesario entregar Maquinas, Equipos, Herramientas u otros

bienes nacionales muebles.

Reparación

Es la actividad o conjunto de actividades destinadas a restituir un equipo a sus

condiciones normales de operación y funcionamiento, por medio de la corrección de

la falla que causó el mal.






Son cada uno de los titulares de las unidades centralizadas y descentralizadas de

categorías presupuestarias de las unidades ordenadoras de compromisos y pagos.


Son los funcionarios que tienen asignados bienes muebles y semovientes para el uso

en la ejecución de sus propias actividades.

Robo o sustracción

Efecto adverso realizado por agentes inescrupulosos al margen de la legalidad o la

ética. Constituyen los faltantes por investigar y en este caso por la autoridades

policiales competentes.


Consiste en registrar las entregas de bienes muebles, que en virtud de disposiciones

legales, estipulaciones contractuales, o por orden del ministerio o titular respectivo, se

efectúen a otros institutos autónomos, estados, municipios y demás entidades

oficiales, previa autorización de las autoridades competentes.

Traslado

Son los registros de bienes muebles en uso, recibidos de otras dependencias

administrativas del mismo instituto, cuyos titulares son ordenadores de pago.

Traspaso

Son las entregas de bienes muebles en uso que se efectúan a otras dependencias


Venta

Comprende las desincorporaciones por venta de bienes que se efectúen conforme a

las disposiciones de la ley orgánica que regula la enajenación de bienes del sector

público no afectos a las industrias básicas

Reembolso o reposición

Es el daño parcial o total que ha sufrido el bien durante el lapso de garantía,

encontrándose en condiciones que no le permiten ser operativo y se toma la decisión

de devolverlo a su agente original de adquisición, a cambio del costo de adquisición

pagado.





5.2 Abreviaturas:

INIA:


U.E:

Unidad Ejecutora

CENBISP:

Comisión para la Enajenación de Bienes del sector Público no Afectos a las Industrias

Básicas.




ENAJENACIÓN DE BIENES PAGINA: 11 de 48 6. NORMAS GENERALES

TITULO I

LA ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y BIENE S EN PRODUCCIÓN

Art. 1. La enajenación de los bienes podrá efectuarse a través de las siguientes

operaciones:

1. Venta del bien según requerimientos de la CENBISP.

2. Permuta por bienes requeridos por un determinado ente u organismo del

sector público.

3. Dación en pago del bien, por deudas asumidas del instituto.

4. Aporte del bien al capital social de empresas del estado.

5. A través de otros tipos de operaciones que determine la CENBISP.

Art. 2. La venta de bienes será realizada a través de un proceso de Concurso Abierto, en

caso de que solo se presentara un oferente, la enajenación será realizada a través

de la Contratación Directa.

Art. 3. La venta de semovientes deberá regirse de acuerdo a los siguientes criterios:

1. En el caso de los semovientes destinados a la investigación, a la producción de

insumos alimenticios o industriales, o a la reproducción propia de la especie;

(Ejemplo: especímenes para experimentación, vacas lecheras, ovejas para

lana, padrotes o madres reproductoras en reproducción); los mismos son

considerados bienes de uso y cuando deban ser descartados (desincorporados

del activo fijo), por cesación de la finalidad para la cual estaban destinados, o

por deterioro que impida tal finalidad, la enajenación de los mismos deben ser

objeto de análisis y aprobación de la CENBISP.

2. En el caso de semovientes criados u obtenidos por cruce in situ destinados a la

venta, los mismos serán considerados como bienes de venta y no serán objeto

de aprobación por parte de la CENBISP, la aprobación estará sujeta a la

máxima autoridad del instituto; salvo en los casos en alguno de dichos

semovientes presente defecto tal que impida la citada finalidad de venta, caso

en el cual pasaran a la categoría de descarte y recibirán el tratamiento previsto

para esta modalidad.





Art. 4. La solicitud de autorización, para enajenar bienes del sector público se tramitará a

través de la Secretaria Técnica de la CENBISP, comisión adscrita al Ministerio del

Poder Popular para las Finanzas.

Art. 5. Pueden ser objeto de enajenación los bienes propiedad de la República que se

encuentren en estado de obsolescencia, deterioro, desincorporados o que sean

innecesarios para el cumplimiento de las funciones del instituto.

Art. 6. El precio base para la enajenación de los bienes propiedad de la República, será

determinado por la CENBISP, tomando en consideración la información

suministrada por los evaluadores internos, externos y cualquier otro criterio valido

a juicio de la Comisión.

Art. 7. Los bienes muebles e inmuebles se deben registrar por el valor original de

adquisición, producción, construcción o intercambio. Los semovientes se registran

al precio determinado por comisión de peritos avaluadores.

Art. 8. Los bienes deben clasificarse de acuerdo con el código de las cuentas del Plan de

Cuentas contenido en el Sistema de Contabilidad Aplicable a los Organismos de la

Administración Central.

Art. 9. En el caso de bienes muebles cuyo deterioro sea irreversible, debe procurarse la

mayor recuperación económica posible mediante el aprovechamiento de sus

partes o por venta de las mismas.

Art. 10. Todo responsable de la tenencia, uso o custodia de los bienes del Sector Público

Nacional debe velar por su buen uso y conservación y adoptar las medidas que

corresponden para facilitar su correcto registro y control. A tal fin, están obligados

al cumplimiento de las normas y procedimientos que se establezcan para realizar

cualquier acto y/o para informar cualquier hecho que implique modificación de la

situación de los bienes muebles, inmuebles y bienes en producción que se le han

asignado y no pueden adquirir, transferir ni desincorporar tales bienes, por ningún

título, sin sujeción a las disposiciones legales y procedimientos previamente

establecidos.

Art. 11. Participantes en el Proceso de Enajenación, los cuales deben conformar la

Comisión de Licitaciones Especial:





1. Director de U.E.

2. Administrador de U.E.

3. Un representante de la Consultoría Jurídica

4. Un funcionario de Bienes Nacionales en calidad de apoyo

5. Un representante de Auditoria Interna en calidad de observador

6. Un representante designado por la Presidencia.

7. La Secretaría Técnica de la CENBISP.

8. Miembros de la Comisión Presidencial de la CENBISP.

9. El oferente o ente adquirente en caso de donación.

Art. 12. La Comisión de Licitaciones Especial Previa aprobación de la Presidencia del

instituto, publica aviso en prensa de circulación nacional y otro en prensa de

circulación regional, con la lista de bienes a enajenar indicando descripción,

cantidad, concepto, condiciones, fecha y plazos de venta.

Art. 13. Tipos de bienes susceptibles de enajenación:

1. Bienes Inmuebles: como terrenos urbanos y parcelas sin construcción,

terrenos rurales y agrícolas; por accesión o destino, como edificaciones y sus

materiales, unidades en propiedad horizontal.

2. Bienes muebles: equipos y maquinaria, mobiliario y equipos de oficina,

vehículos, productos, materiales e insumos y semovientes

3. Unidades productivas, centros de acopio, empresas agropecuarias,

laboratorios.

4. Chatarra.

TITULO II

LA DOCUMENTACIÓN QUE SE DEBE CONSIGNAR ANTE LA CENB ISP

Art. 14. Exposición de motivos, justificación o punto de cuenta suscrito por la máxima

autoridad, donde se declare su conformidad con la operación.

Art. 15. Informe de Consultoría Jurídica del instituto sobre el tipo de operación requerida

por la CENBISP.





Art. 16. Declaración jurada de la máxima autoridad o del funcionario responsable de la

enajenación según modelo anexo.

Art. 17. Fotografías a color, presentarlas en original y debidamente identificadas.

Art. 18. Acta constitutiva o estatutaria del ente beneficiario del bien (aplica en caso de

donación).

Art. 19. Solicitud de donación de la institución donatario del bien para fines benéficos o

de utilidad pública (aplica en caso de donación).

Art. 20. Documento de compromiso del ente acreedor de la deuda (Carta Compromiso)

en la que se indique que según la operación queda saldada la deuda (aplica en

caso de dación de pago).

Art. 21. Certificación del medico veterinario del estado de los semovientes (en caso de

semovientes).

Art. 22. Informe medico veterinario, donde se especifique la causa por la cual procede la

enajenación (en caso de semovientes).

Art. 23. Certificación o Gaceta Oficial en la cual conste la designación del funcionario

responsable para actuar en nombre del ente u organismo enajenante.

Art. 24. Avalúos internos y externos que servirán de base para la enajenación de los

bienes y conforme a la ley. En este sentido, debe efectuarse un avalúo interno

por parte del instituto y otro externo suscrito por un perito de reconocida

capacidad técnica acreditado ante el organismo competente, el cual deberá estar

inscrito en la Sociedad de Ingeniería de Tasación de Venezuela (Soitave), o

acreditado ante el Fondo de Garantía de Depósitos y Protección Bancaria

(Fogade) o la Superintendencia de Bancos y Otras instituciones Financieras

(Sudeban). Los avalúos en todas las operaciones deben ser dos: uno interno y

otro externo, salvo las excepciones que se estipulen en este procedimiento.

Art. 25. En cada caso, el avaluador externo o interno debe señalar con precisión toda la

información y observaciones pertinentes relativas a los activos avaluados, en

función de aportar la mayor orientación posible al instituto acerca de: La calidad

de los activos, en función de la inspección directa que sobre ellos deben realizar

y demás criterios e información que sean suministrados. La potencialidad,





capacidad de negociación en el mercado, ventajas y restricciones en el máximo

aprovechamiento de los bienes por enajenar. Estas observaciones deben

fundamentarse únicamente en criterios técnicos, relativos a la naturaleza de los

bienes en estudio y a las variables económicas y funciónales existentes en el

mercado, tales como mantenimiento, obsolescencia, etcétera, que pudiesen

afectar su valor

Art. 26. Todos los criterios empleados, así como los cálculos realizados en su

elaboración, deberán ser incluidos explícitamente y de modo detallado en el

informe.

CAPITULO I

Del informe de avalúo

Sección Primera: De los requisitos

Art. 27. Los requisitos del informe de avaluó varían según el bien a enajenar, tal como se

identifican a continuación.

1. Maquinarias y Equipos: Se debe detallar el proceso productivo del cual

forman parte, el avalúo de bienes muebles compuestos por maquinarias y

equipos industriales debe contener la siguiente información:

• Características técnicas

o Identificación individual de la maquinaria que será avaluada

o Inventario completo de los equipos avaluados.

o Nombre técnico, marca, modelo, serial y país de Fabricación.

o Serial de la pieza principal o del motor principal en su defecto. En el

caso de que la maquinaria no posea serial, ello debe ser reportado, y se

procederá a identificarla mediante el señalamiento de características

resaltantes e inequívocas, tales como color principal dimensiones,

funciones que realiza.

o Índices de capacidad, como: capacidad de producción por unidad de

tiempo. volumen, potencia, peso, dimensiones establecidas a través del

sistema decimal.





o Función principal de la maquinaria.

• Características generales.

o Localización dentro del lugar de producción, depósito, diagrama de flujo

del proceso.


o Estado de conservación general.

o Señalamiento de procesos especiales a que haya sido sometida como:

repotenciación, cambio de piezas, almacenamiento en depósitos;

indicando en lo posible las fechas de cada evento.

o Aplicación de planes de mantenimiento organizado, preventivo y

correctivo programados, ficha técnica para verificar todo lo anterior

o Manejo de la maquinaria por parte del personal de la planta: turnos,

horas al día condiciones de operación.

o Fecha de adquisición y fecha de puesta en marcha.

o Edad efectiva, vida útil estimada, vida útil remanente, valor de

recuperación residual o de rescate.





o Cada maquinaria, así como cada línea de producción o conjunto de

ellas, debe ser fotografiada. a fin de poder identificar claramente todos y

cada uno de los equipos. Cada fotografía, a su vez debe estar


• Metodología.

o Debe describirse la metodología empleada para la determinación de

valor, los criterios utilizados y todos los cálculos realizados a tal fin, así

como la existencia de informes de repotenciación, reparaciones mayores

o estudios de sustitución o reemplazo.





2. Aeronaves y Embarcaciones Marítimas, Fluviales y Lacustres: se

requerirá la siguiente información mínima:

• Identificación.

o Nombre de la embarcación o siglas. según el caso y país al que

pertenece. Certificado de aeronavegabilidad vigente y solvencia

aeronáutica.

o Certificado de puerto, en el caso de las embarcaciones.

o Certificado de matrícula en las embarcaciones: datos de navegabilidad,

patente de navegación y radiodifusión.

o Documento de propiedad registrado

o Datos de la patente de navegación.

o Seguros de responsabilidad civil vigentes.

o Certificado de arqueo.

o Clasificación y última inspección dosificación.

o En aeronaves, se presentarán copia de las bitácoras del avión casco de

motor y hélice. Se presentarán asimismo todos los asentamientos de

mantenimiento y trabajos realizados en taller. Estos datos se adaptarán

al tipo de embarcación o aeronave que se valúe.

• Características físicas.

o Tipos de aeronaves o de embarcaciones, de la cual deben establecerse

la marca, el modelo y el país de fabricación.

o En aeronaves, número de pasajeros y capacidad de carga; en

embarcaciones: porte bruto, porte neto o capacidad de carga comercial,

así como tonelaje bruto y tonelaje neto y pasajeros.

o Dimensiones principales

o En caso de embarcaciones: dimensiones, incluyendo la eslora. la manga

y puntal.

o Características en cuanto a la capacidad de carga. como, por ejemplo. si

es en tonelaje bruto o tonelaje neto, y pasajeros





o Descripción de motor o motores principales: marca, potencia, año de

Fabricación.

o Mástiles (si los hay).

o Descripción de los diferentes equipos instalados.

o Velocidad.

o Embarcaciones, número de bodegas. calado, casco, otros.

• Características funcionales.

o Uso actual.

o Días de Funcionamiento al año,

o Edad y mantenimiento.

o Fecha de fabricación.

o Lugar de Fabricación.

o Requerimiento de mantenimiento, tanto del Fabricante como el solicitado

por el Ministerio de Infraestructura.

o Fecha de las últimas reparaciones. descripción detallada de su

naturaleza.

o Fecha de la última repotenciación de los motores; en el caso de las

aeronaves, horas de vuelo realizadas desde entonces.

• Metodología.

o Estudio de mercado, costo de reposición depreciado, cualquier

metodología empleada deberá ser detallada, debidamente sustentada

en datos confiables y verificables. El avaluador externo debe señalar la

fuente de información empleada para asignar el valor. Ésta podrá ser

similar a la empleada por empresas aseguradoras, así como cualquier

otro factor considerado en el proceso de avalúo.

o No se aceptará la metodología de capitalización de la renta según

estudio económico, salvo casos excepcionales y previa consulta escrita

ante el Secretaría Técnica de la CENBISP.





3. Mobiliarios y Equipos de Oficina : el avalúo de mobiliarios y equipos de

oficina debe detallar la ubicación y condiciones de almacenaje y contener la

información siguiente:

• Identificación y descripción individual o por grupo del bien objeto del

avalúo.

o Inventario completo de los bienes avaluados.

o Nombre técnico.

o Número o placa identificativa (si existe).

o Estado de conservación.


o Edad efectiva, vida útil estimada, vida útil remanente.


o Deben anexarse listas de proveedores de mobiliarios y equipos de

oficina similares con sus correspondientes teléfonos.




o Cada mobiliario y equipo de oficina debe ser fotografiado. Para poder

identificarlos claramente. Cada fotografía, a su vez, debe estar


• Metodología



4. Vehículos : el avalúo de vehículos debe detallar la ubicación y condiciones de

operación y contener la información siguiente:

• Identificación y descripción individual del vehícul o.

o Marca

o Modelo

o Año





o Placa

o Serial de la carrocería

o Serial del motor

o Color

o Transmisión

o Número de puertas

o Capacidad

o Kilómetros recorridos

o Uso





o Titulo de propiedad y factura de compra. En caso de no poseerlos

justificarlo legalmente.

o Debe anexarse listas de proveedores de vehículos similares con sus

correspondientes teléfonos.


o Cada vehículo debe ser Fotografiado. para identificarlo claramente

• Metodología.


valor. los criterios utilizados y todos los cálculos realizados a tal fin.

5. Productos, Materiales, Insumos y Otros : el avalúo de productos, materiales,

insumos debe detallar la ubicación y las condiciones de almacenaje, además

de contener la siguiente información:

• Identificación y descripción individual o por grupo del bien.

o Inventario completo de los bienes; avaluados

o Nombre técnico









o Debe anexarse listas de productos, materiales, insumos similares con

sus correspondientes teléfonos.

o Facturas de compras

o Cotizaciones de bienes similares, así cómo pagos de fletes, impuestos.


o Cada producto, material, insumo, debe ser fotografiado para poder

identificar claramente a todos y cada uno.

o Cada fotografía, a su vez, debe estar debidamente identificada.

• Metodología.



6. Chatarra : el avalúo de chatarra ferrosa debe contener la siguiente

información:

• Identificación del tipo de chatarra que será avalua da.

o Características físicas de la chatarra de acuerdo con la calidad y la

condición Peso de la chatarra

o Grado de oxidación

o Costos de preparación y transporte

o Valor de la chatarra en el mercado internacional.


o Debe anexarse la documentación referente a la chatarra


o La chatarra debe ser fotografiada, a fin de poder identificarla claramente,

así como su entorno de ubicación.





7. Terrenos Urbanos y Suburbanos: Los informes de avalúos correspondientes

a bienes de este tipo deberán contener la siguiente información básica:

• Ubicación exacta referencial y geopolítica : identificación catastral del

terreno, vías de acceso, zona, parcelamiento. urbanización o sector,

parroquia, municipio, estado.

• Titularidad: existencia de gravámenes y censos al momento del avalúo,

superficie y linderos según documentos de propiedad. datos de registro y

copia del documento de propiedad. En los casos de integración de

parcelas, deberá presentarse dicha integración debidamente autorizada por

las autoridades municipales y protocolizada por ante el registro subalterno

correspondiente.

• Descripción del terreno: el informe de avalúo presentará por escrito una

descripción completa del terreno, acompañada del plano respectivo. Deben

detallarse:

o Aspectos físicos.

o Forma, área y topografía.

o Estabilidad geológica y otras características físicas.

o Mejoras realizadas: movimientos de tierra, muros de contención y obras

de protección. Inspeccionados y comprobados en el sitio.

o Carácter de la zona donde se localiza. usos y actividades predominantes

en las zonas adyacentes. tendencias de cambios, cercanía a la vialidad

local, centros poblados. etcétera.

• Zonificación vigente: deben señalarse detaIIadamente los aspectos

siguientes:

o Usos y características de construcción, según instrumentos leales de

ordenación y planificación urbana, entre los que se mencionan:

ordenanzas, reglamentación vigente, decretos y leyes aplicables,

permisos y autorizaciones otorgados por las correspondientes

autoridades.





o Condiciones de desarrollo, otorgados por las autoridades, lo cuales

facilitarán información tales como: variables urbanas fundamentales.

densidad de población, alturas máximas permisibles, retiros. porcentajes

de construcción y ubicación, etcétera.

o Frente y área de parcela mínimos permitidos por las reglamentaciones

vigentes.

Afectaciones por causa de utilidad publica o social, decretos

ambientales, de conservación histórica, etcétera.

o Servidumbres, con motivo de: apertura o ensanche de vías, avenidas,

plazas y áreas publicas, parques y arcas verdes, cualquier obra de

carácter publico, obras de saneamiento, escuelas, edificaciones

educativas o asistenciales en general, como, por ejemplo; hospitales.

medicaturas, cementerios, estaciones inalámbricas, torres y demás

elementos para la conducción de energía eléctrica, acueducto, canales y

puertos, gasoductos. oleoductos, sistemas de irrigación, entre otros y

todos aquellos contemplados en la Ley de Expropiación por causa le

utilidad publica o social.

• Nivel de equipamiento

o Empotramiento a servicios de red: cloacas, acueductos, electricidad,

teléfonos o servicios sustitutivos.

o Cercanía a centros de servicios puntuales asistenciales, educacionales,

comerciales y culturales, así como sistemas de transporte publico.

o Usos, actividades y condiciones del terreno al momento de la

inspección.

• Descripción y desarrollo de la metodología empleada .

o Deben describirse los criterios utilizados para la determinación de valor.

Anexando de modo detallado la totalidad de los cálculos realizados.

o Se deberán utilizar referenciales recientes (preferentemente de los 12

meses anteriores a la fecha de preparación del informe).





o Se deberá indicar los enfoques y criterios utilizados en el análisis de os

datos obtenidos y en la ponderación de las diversas variables

involucradas.

o En el caso de que los referenciales sean homogeneizados. los ajustes

deberán ser explicados con sus escalas de valores.

o No se aceptará el índice de precios al consumidor como índice de

actualización de valor.

o Se debe enumerar e identificar las fuentes de información básica

empleadas para la formación de valor.

o Presentar fuente e identificación completa de los datos referenciales,

utilizados para la formación de valor con su respectiva zonificación

vigente.

o En caso de anexar ofertas de inmuebles comparables publicitadas, éstas

deben presentarse con datos detallados que permitan su verificación,

fuentes, teléfonos y persona contacto.


o Se presentarán fotografías a color, tomadas desde diversos ángulos,

debidamente identificadas, que den una visión clara y objetiva del

inmueble o activo y de sus características.

• Planos y documentación gráfica.

o Deben suministrase el (los) plano(s) a escala de (los) terreno (s).

8. Terrenos Rurales y Agrícolas: el informe de avalúo debe contener

información similar a la requerida para terrenos urbanos y suburbanos,

adaptando esta información al caso en particular, así como las fuentes de

datos representativos, las cuales deben señalarse con claridad. También

deberá especificarse:

• Ubicación: geográfica. política y práctica. zona, caserío, croquis con

ubicación relativa, linderos según documento y en sitio, distancia de los

centros de acopio. centros poblados, acceso a mercados urbanos, a





servicios públicos de red y puntuales. así como a redes viales y de

transporte público, o mismo que un diagnóstico de los recursos potenciales

y limitantes de la zona, en el que se indique a cuál tipo de explotación se

destinará y si es económicamente factible el desarrollo.

• Calidad de la tierra: clasificación de la tierra tanto en los referenciales de

valor utilizados, como el inmueble objeto del avalúo, superficie

aprovechable y superficie útil. Debe incluirse un diagnóstico sobre los

recursos potenciales y limitantes de la zona, en el que se determine a cuál

tipo de explotación se destinará y si es económicamente factible el

desarrollo.

• Mejoras realizadas a la tierra: nivel de mecanización, limpieza de terreno,

sistemas de riego y otras mejoras que puedan clasificarse como bienes

inmuebles por destinación.

• Datos: climatología, vegetación, hidrología (aguas superficiales y

subterráneas) y agrología de la zona aledaña al bien en estudio, así como

también topografía, pendiente y drenaje.

• Suelos: tipo, vocación, fertilidad. Utilización de las tierras con sus áreas

correspondientes en: agricultura, ganadería, obras civiles, instalaciones y

vías de penetración.

o Cultivos: áreas, tipo y condiciones.

o Semovientes: clase, raza, número, edad, hierro.

• Vegetación: natural, pastizales, tipo de pastos, áreas y estado en que se

encuentran, número de potreros con sus áreas.

• Registro Nacional de Productores : registro catastral, asociaciones,

empresas de servicio. Asimismo, se debe informar si cumple con las

normativas existentes, según los casos de las leyes de protección forestal,

ambiental o cualquier otra aplicable al caso, señalando, si existiesen,

afectaciones derivadas de la Ley de Tierras y Desarrollo Agrario.





9. Edificaciones y Bienhechurías: Los informes de avalúos correspondientes a

bienes de este tipo deberán contener la siguiente información básica

• Identificación del bien:

o Ubicación exacta de la edificación o edificaciones objeto del avalúo.

o Titularidad, existencia de gravámenes, documento de condominio,

eventuales condiciones imitantes, así como contratos de

arrendamientos, si los hubiere.

• El avalúo de bienes construidos o bienhechurías de carácter

permanente debe contener la siguiente información m ínima:

o Descripción detallada de la construcción

o Superficie (áreas brutas, áreas netas, entre otros).

o Tipo de construcción, descripción detallada, estructura, acabados.

o Vida útil, vida útil remanente estimada y valor residual o de

recuperación.

o Permisos de construcción otorgados por las alcaldías: se debe hacer

una comparación de tas variables urbanas fundamentales permitidas o

reglamentadas con las variables existentes, e igualmente indicar si el

terreno está desarrollado a su mejor y más alto uso.


o Se presentarán fotografías a color, del bien que se avaluará, en las que

se muestren los aspectos más resaltantes de la edificación debidamente

identificados en cada foto, que permitan observar sus características

más importantes.

• Planos de arquitectura de cada nivel

o Elaborados a escala y debidamente acotados, en los Que se señalen

área, usos y servicios.

• Zonificación vigente

o Esta información debe ser similar a la requerida para los terrenos rurales

y agrícolas.

• Metodologías y/o Criterios:





o Método del costo: este método debe ser utilizado en casos de galpones

industriales y viviendas unifamiliares y otros casos especiales o

excepcionales en el que no exista mercado inmobiliario para estos tipos

de bienes. Los costos de reposición a nuevo deben ser estimados por

partidas o tipologías, indicando las fuentes de información

o Indicar: clase, calidad y tipo de materiales, vida útil, edad o vida efectiva

transcurrida, vida remanente, estado actual de conservación y

mantenimiento, depreciación (física, funcional y económica).

Cabe señalar que en el caso de edificaciones en proceso de construcción, solamente debe

avaluarse la cantidad de obra realizada, señalándose el porcentaje ejecutado y por ejecutar

al momento del avalúo, lo cual deberá ser debidamente respaldado con un análisis

referencial de precios y costos por partida genérica de obra, en que se especifiquen las

características que se encontrarán en la obra al concluir los trabajos de construcción.

10. Minas y Canteras: el desarrollo del informe de avalúo debe contener los

requisitos mínimos siguientes:

• Ubicación y clasificación de la mina

• Estudio geológico y geográfico de la reserva mineral

• Método de explotación

• Cantidad de material existente en depósito y la producción

• Estimación de reservas

• Instalaciones y equipos empleados en la producción

• Estimación del tonelaje de mineral de explotación rentable

• Señalamiento de la etapa de producción en que se encuentra la mina

• Período de explotación o vida útil remanente

• Situación del mercado de venta del material explotado, determinando el

(los) precio(s) unitario(s) de venta.

• Evolución legal de los trámites de explotación de la mina.

• Estudios de impacto ambiental y ecológico





• Permisos obtenidos ante las autoridades competentes en la materia

• Debe señalarse la metodología empleada con detalles y cálculos que

puede estar acompañada, en algunos casos, y previa consulta escrita ante

la Secretaría Técníca de la Cenbísp, por métodos de valoración de minas y

canteras de uso reconocido, tales como:

o Capitalización de la renta, siempre que sean debidamente tomados en

cuenta los costos necesarios para la explotación de la mina y su

comercialización, el transporte del material producido, versus los

ingresos que su venta representa, de acuerdo con una minuciosa

investigación de mercado y todas las variables mencionadas.

o Las tasas de capitalización deben estar referidas a las tasas de interés

aplicadas a instrumentos de captación del sistema financiero nacional,

vigentes al momento del avalúo.

Sección Segunda: De las características

Art. 28. El informe de avalúo debe contener las siguientes características:

1. Formato y encuadernación.

• Material flexible que permita eventualmente, su perforación, a los efectos

de almacenamiento en los archivos de la Secretaría Técnica.

2. Certificación.

• Los valores que se adjudiquen a los bienes deben ser certificados con la

firma del representante de la firma avaluadora y de los avaluadores que

participaron en la elaboración del informe, cuyos nombres deberán ser

acompañados de las credenciales que los acrediten para tal fin.

3. Declaración jurada del perito.

• Documento que compromete la responsabilidad del perito avaluador. Éste

debe presentar una declaración jurada por cada avalúo que realice para la

CENBISP.




ENAJENACIÓN DE BIENES PAGINA: 29 de 48 7. PROCEDIMIENTO



1.1 Realiza selección de los bienes a enajenar según el artículo 5 de las normas generales.

1.2 Coordina la contratación del perito evaluador para que realice el avalúo externo de los bienes seleccionados para el proceso de enajenación.

1.3 Revisa recaudos y prepara expediente

(original y copia), según la modalidad y el bien a enajenar establecido en las Normas Generales.

1.4 Elabora Punto de Cuenta y envía expediente y



2.1 Recibe y revisa el expediente y punto de cuenta.

2.2 Avala punto de cuenta y envía punto de cuenta y expediente a la Consultoría Jurídica.


3.1 Recibe y revisa expediente y punto de cuenta.

3.2 Si el expediente cumplen con la base legal establecida por la ley, envía a la Gerencia General.

3.3 Si el expediente no cumplen con lo establecido

en la ley, devuelve a la Oficina de Administración y Finanzas para su revisión o corrección.

4 Gerente General 4.1 Recibe y presenta punto de cuenta y

expediente, a la Junta Directiva.

5 Junta Directiva

5.1 Recibe punto de cuenta y expediente para la solicitud de enajenación de los bienes.

5.2 Toma decisión y envía al Jefe de Oficina de







6.1 Recibe resolución de Junta Directiva.

6.2 Si no es aprobada lo remite al Responsable de Bienes Nacionales para su conocimiento y archivo.

6.3 Si es aprobada lo remite al Responsable de

Bienes Nacionales para que inicie proceso de enajenación (En caso de semovientes, que correspondan al articulo 3, literal 2 de la normativa, va al paso 14.2)


7.1 Recibe aprobación de la Junta Directiva,

7.2 Prepara comunicación oficial para la CENBISP y la envía a la Presidencia del instituto para la firma.


8.1 Firma comunicación y envía la comunicación firmada a la Oficina de Administración y Finanzas.

9 Secretaria de Oficina de Administración y Finanzas

9.1 Recibe comunicación e informa al Jefe de Administración y Finanzas y la entrega al Responsable de Bienes Nacionales.


10.1 Recibe comunicación. 10.2 Envía comunicación y expediente en original

a la Secretaría Técnica de la CENBISP

11 Secretaría Técnica del CENBISP

11.1 Recibe comunicación y realiza los trámites respectivos.

11.2 Notifica mediante oficio a la Presidencia del instituto si es aprobada o no la solicitud.


12.1 Recibe y revisa oficio enviado por la Secretaria Técnica de la CENBISP y lo envía a la Jefe de Oficina de Administración y Finanzas

13 Jefe de Oficina de 13.1 Recibe y revisa oficio para la enajenación y





Administración y Finanzas envía al Responsable de Bienes Nacionales.


14.1 Recibe decisión de la CENBISP.

14.2 Planifica proceso de enajenación: •••• Por donación: hace efectiva la donación y

pasa al punto 18.1. •••• Por dación en pago: hace efectivo el

proceso y pasa al punto 18.1. •••• Por permuta o venta: continúa en el

siguiente paso.

14.3 Revisa el proceso de venta con la Comisión de Licitación Especial.

14.4 Elabora Guía del oferente en los

términos legales correspondientes.


15.1 Publica aviso en prensa de acuerdo al artículo 12 de la normativa.

15.2 En fecha establecida, lugar y hora pautada, recibe y apertura sobres, analiza Ofertas

15.3 Se selecciona el ganador que cumpla con los

requisitos establecidos en la Guía del Oferente.

15.4 Comunica el resultado al oferente.

16 Oferente seleccionado

16.1 Realiza el pago por la compra realizada según la forma indicada en la Guía del Oferente y entrega comprobante de pago a la Comisión de Licitación Especial.


17.1 Recibe comprobante de pago del comprador una vez cancelados los bienes.

17.2 Elabora Acta de Venta

17.3 Entrega acta de venta con los soportes respectivos al analista de Bienes Nacionales.

18 Analista de Bienes 18.1 Revisa soportes de la enajenación realizada.





Nacionales 18.2 Entrega informe a Analista de Contabilidad de la Gerencia General, sobre el proceso de los bienes enajenados con sus respectivos soportes.


19.1 Recibe, revisa informe del proceso de enajenación.

19.2 Realiza el respectivo asiento contable de la operación realizada.

19.3 Entrega reporte del asiento contable

realizado por la operación del proceso de enajenación, a la Unidad de Bienes Nacionales o Responsable de Bienes.


20.1 Recibe, revisa y elabora informe de la enajenación realizada.

20.2 Prepara copia del Informe de la venta realizada, asiento contable y soportes para el archivo.

20.3 Prepara comunicación y la envía para la firma

del Gerente de Administración.


21.1 Recibe y firma Comunicación.

21.2 Envía comunicación firmada a la Secretaria Técnica de la CENBISP, el informe de la venta realizada, asiento contable y demás documentos originales que soportan la operación efectuada.




ENAJENACIÓN DE BIENES PAGINA: 33 de 48 8. FLUJOGRAMA








ENAJENACIÓN DE BIENES PAGINA: 35 de 48 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO PARA LA ENAJENACIÓN DE BIENES

Jefe de Oficina de

Administración y

Finanzas

OferenteAnalista de

Contabilidad

Comisión de Licitación

Especial

Responsable de Bienes

Nacionales

D

Enajenación por:

Revisa el proceso de venta con la Comisión de

Licitación Especial

Permuta

Elabora Guía del oferente en los términos legales correspondientes

Publica aviso en prensa de circulación

nacional y otro en prensa de circulación regional

En fecha establecida se analizan las ofertas recibidas y selecciona

un ganador

Comunica al Oferente seleccionado para que

realice el pago respectivo

Elabora acta de venta y entrega

Realiza pago y entrega a la Comision

Comprobante de pago

Revisa soportes de la enajenación realizada y prepara informe

Documentación de la enajenación

realizada

Donación ó Dación en Pago

Informe del proceso de enajenación

Realiza asiento contable según 09-02-PRO-10

Prepara el reporte del registro realizado

Entrega al Responsable de Bienes Nacionales

Revisa informe del proceso de enajenación

C

Prepara Informe del proceso realizado y asiento contable y comunicación

Envía al Jefe de Administración y

Finanzas

Envía a la Secretaria Técnica de la CENBISP

FIN




ENAJENACIÓN DE BIENES PAGINA: 36 de 48 9. ANEXOS:

ANEXO DESCRIPCIÓN CÓDIGO 1 Guía del oferente N/A 2 Certificación N/A 3 Declaración Jurada N/A





Anexo 1




ENAJENACIÓN DE BIENES PAGINA: 38 de 48 Anexo 2





Anexo 3





































Página 1 de 10

Anexo 1: Guía del oferente

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA AGRICULTURA Y TIERRAS INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES AGRÍCOLAS

(INIA)

BASES PARA INICIAR EL PROCESO DE ENAJENACIÓN POR OF ERTA PÚBLICA DE (cantidad) BIENES (muebles, inmuebles y en producción) PERTENECIENTES AL INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES AGRÍCOLAS ( Centro o Estación).

GUÍA DEL OFERENTE La Gerencia General del INIA, en su reunión de Junta Directiva No.__ de fecha __ de

__________ de ____, con fundamento en lo establecido en el artículo 5 de la Ley

Orgánica que Regula la Enajenación de Bienes del Sector Público no Afectos a las

Industrias Básicas ofrece en venta por oferta pública, donde están y como están, a

personas jurídicas o naturales, un solo lote de bienes muebles constituidos por

______(XX) _______________(XX) muebles en estado de obsolescencia y deterioro,

los cuales están en resguardo en la Unidad Ejecutora del INIA __________, ubicada

en

(Dirección exacta de la Unidad Ejecutora). Los bienes a enajenar por

(desincorporación, desuso, venta, donación o permuta), poseen las siguientes

características: _______________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

los cuales son propiedad del INIA.

La enajenación de este lote de bienes fue autorizada por la Comisión para la

Enajenación de Bienes el Sector Público no afectos a las Industrias Básicas

(CENBISP) en su reunión Nro. ___ del día _________, todo de conformidad con la ley

que regula la materia.

Página 2 de 10

SECCIÓN I

DE LAS CONDICIONES GENERALES

Oferta Pública: Se entiende por Oferta Pública la que se haga por cualquiera de los

medios usuales de propaganda comercial.

El proceso de enajenación de los bienes muebles aquí señalados, fue realizado con

fundamento en la Ley Orgánica que regula la Enajenación de Bienes del Sector

Público no Afectos a las Industrias Básicas, y se realizará por Oferta Pública , a tal

efecto, los interesados estarán sujetos al cumplimiento de las reglas, condiciones y

criterios aplicables en la presente Guía de Oferente:

1. DE LAS ACLARATORIAS DE LA GUÍA

El participante tendrá derecho a solicitar por escrito a la Comisión de Licitaciones,

desde el día hasta el día _ (ambos inclusive), aclaratorias de la presente

guía, las cuales serán respondidas por escrito, con copia de la respuesta a cada

participante, con un resumen de las aclaratorias formuladas.

Las solicitudes de las aclaratorias deberán dirigirse por escrito a la Comisión de

Licitaciones a través de la Oficina de Administración y Servicios del Instituto Nacional

de Investigaciones Agrícolas (INIA), ubicado en la Avenida Universidad, vía El Limón,

Maracay, estado Aragua, quien será la autoridad competente para responder

aclaratorias, modificar pliegos, guías y notificar decisiones en el procedimiento, previa

conformidad de la Comisión de Licitaciones, indicando la dirección exacta del lugar

donde se le harán las aclaratorias solicitadas, así como los números telefónicos

actualizados.

2. PODER NOTARIADO

La Comisión de Licitaciones del Ente Enajenante, solicitará a los oferentes, documento

Poder, debidamente Notariado el cual será presentado por el Representante Legal de

la empresa, o de la persona natural que desee adquirir el lote de bienes muebles

sujetos a la presente oferta.

Página 3 de 10

3. ACTOS DE RECEPCIÓN Y APERTURA DEL SOBRE ÚNICO DE OFERTA

Deberán consignar en original y dos copias en Acto de Recepción la Oferta y el

cheque de gerencia o la Garantía por lo menos el dos por ciento (2%) del monto base

de la oferta, en sobre único, debidamente cerrado en idioma castellano, ante la Oficina

de Administración y Finanzas del INIA, ubicado en ____________________________

el día __ desde las __ hasta las __.

NO SE ACEPTARÁ NINGUNA DOCUMENTACIÓN FUERA DEL LAPS O

ESTABLECIDO ANTERIORMENTE.

Concluido el Acto de Recepción de Documentos, se dará inicio a la Apertura de

Sobres contentivos de la Oferta y de la Garantía. La Comisión de Licitación dará

lectura a lo esencial de la documentación y levantará Acta dejando constancia de

dicho contenido y de cualquier exposición que quisiera hacer alguno de los oferentes.

SECCIÓN II

CONDICIONES DE LA OFERTA ECONÓMICA DOCUMENTOS, OFERTAS Y CAUCIONES O GARANTÍAS

1. Carta de intención dirigida al Instituto Nacional de Investigaciones Agrícolas

(INIA), en la cual expresa su voluntad de participar en el proceso de Oferta

Pública de los Bienes involucrados en la operación.

2. Los Bienes dispuestos para la presente oferta se encuentran detallados en el

Anexo Marcado “A” , incluyendo el precio base determinado por la Comisión

para la Enajenación de Bienes del Sector Público (CENBISP).

3. La Oferta económica deberá presentarse por lotes.

4. La Oferta económica deberá contener las cantidades, los precios unitarios y

totales.

5. En la Oferta se deberá indicar tal y como se señala a continuación: “El tiempo

de validez de las ofertas será hasta el (establecer la fecha de vigencia)”

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6. La Oferta deberá estar representada en moneda nacional (Bolívares) .

7. La Oferta deberá indicar la dirección exacta del lugar donde se le harán las

notificaciones pertinentes, así como los números telefónicos actualizados

8. No se aceptarán Ofertas con enmendaduras , tachaduras , ni borrones .

9. Las Ofertas no deberán incluir condiciones o alternativa no solicitadas.

10. La Oferta deberá ser presentada por el Representante Legal de la empresa o

persona debidamente autorizada mediante Poder Notariado. Ver Punto 2

Sección I. De las Condiciones Generales.

11. En la Oferta se deberá indicar el lapso para el retiro de los Bienes Ofertados, el

cual no podrá exceder de treinta (30) días contados a partir de la notificación de

la Buena – Pro. No se dará prorroga a este lapso, la no concurrencia por parte

del oferente se tendrá como abandono tácito de la oferta.

12. Los Oferentes deberán presentar:

a. En caso de Personas Jurídicas

1) Documento constitutivo, estatutos y de la asamblea donde se indiquen los

miembros actuales de la Junta Directiva.

2) RIF de la empresa.

3) Copia de la Cédula de Identidad del Representante Legal o de la Persona

debidamente autorizada por los directivos de la empresa.

4) La Oferta de la Empresa, identificada con el logo de la misma

debidamente firmada por su representante.

5) Garantía de Mantenimiento de la Oferta : Cheque de Gerencia por el

dos por ciento (2%) del Monto base ofertado, a favor del Instituto Nacional

de Investigaciones Agrícolas, o Fianza por el mismo concepto y monto,

expedida por una Compañía de Seguros o Entidad Bancaria, debida mente

inscrita ante la Superintendencia General de Seguros o Superintendencia

General de Bancos, según corresponda.

b. En caso de Personas Naturales

1) Ser mayor de edad

2) Registro Información Fiscal (RIF)

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3) Copia de la Cédula de Identidad del presentante

4) La Oferta deberá estar firmada por el Oferente

5) Garantía de Mantenimiento de la Oferta : Cheque de Gerencia por el

Dos por ciento (2%) del monto base Ofertado, a favor del Instituto

Nacional de Investigaciones Agrícolas, o Fianza por el mismo concepto y

monto, expedida por una Compañía de Seguros o Entidad Bancaria,

debidamente inscrita ante la Superintendencia General de Seguros o

Superintendencia General de Bancos, según corresponda.

SECCIÓN III EXAMEN, EVALUACIÓN Y COMPARACIÓN DE LAS OFERTAS

Una vez concluido el Acto de Apertura, el Ente Enajenante a través de la Comisión de

Licitación examinará las ofertas para determinar si las mismas están completas, si hay

errores de cálculo, si se han suministrado las garantías requeridas, si los documentos

han sido debidamente firmados y si, en general, las ofertas cumplen sustancialmente

los requisitos especificados en la presente Guía del Oferente , y se aplicarán los

criterios de Evaluación y Comparación de ofertas.

Forma en que se corregirán los errores matemáticos

1. Si existiere discrepancia entre el precio unitario y el precio total que resulte de

multiplicar el precio unitario por las cantidades correspondientes, prevalecerá el

precio unitario y el precio total será corregido.

2. Si existiere discrepancias entre el valor de sumar sub – totales y el total

consignado en la oferta, prevalecerá el valor de la sumatoria y el total será

corregido.

3. Si existiere una discrepancia o no fueran iguales las cantidades señaladas en

números y letras, prevalecerá el valor de la sumatoria de los mismos.

4. En todos los casos anteriores, si por efecto de la corrección resultare un precio

total de la Oferta superior al valor total de la Oferta presentada para el momento

del acto de recepción de documentos, prevalecerá el precio total corregido, en

cuyo caso el Ente Enajenante solicitará al oferente que confirme la corrección y

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presente la caución por la diferencia, cuando ésta difiera en uno por ciento (1%) o

más del valor total de la oferta, si la diferencia es menor que el uno por ciento

(1%), sólo deberá confirmar la corrección

5. Si existieren discrepancias o no fueran iguales el valor de las cantidades con

respecto a las solicitadas en el Anexo “A”, pero el monto total sea correcto con

respecto a éstas, se corregirán las cantidades. En caso contrario se rechazará la

Oferta

6. El precio total corregido será considerado, como precio de la Oferta

Evaluación y Comparación de Ofertas

Una vez que la Comisión de Licitaciones haya realizado la revisión y determinado que

las ofertas se ajustan a la Guía del Oferente de esta Oferta Pública , se procederá a la

evaluación y comparación de las Ofertas calificadas hasta ese momento.

Se efectuará un análisis de las Ofertas presentadas por los oferentes con base a lo

solicitado en Anexo “A”, tomando en consideración el precio de las ofertas.

SECCIÓN IV

RECHAZO DE LA OFERTA Se considerará causa suficiente para rechazar una oferta, la ocurrencia de una

cualquiera de las siguientes circunstancias:

1. Ofertas cuyo período de validez sea menor al requerido

2. Ofertas que excedan la fecha o período de retiro de los Bienes, estipulado en

la presente Guía de Oferentes , Ver Sección II, punto 11

3. Oferta proveniente de un Participante que intente influenciar a la Comisión de

Licitaciones del Ente Enajenante en el proceso de examen, clasificación,

evaluación y comparación de ofertas o en las decisiones concernientes a la

adjudicación de la Buena – Pro

4. Ofertas presentadas con cotizaciones variables de precios

5. Cuando la garantía de la Oferta no cumpla con las condiciones establecidas

en la presente Guía de Oferentes

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6. Ofertas firmadas por persona naturales distintas a las debidamente

autorizadas por el representante legal

7. Ofertas entregadas al Ente Enajenante después de la fecha y hora fijada para

la recepción, o en un lugar distinto al señalado en la Sección I, punto 3

8. El incumplimiento por parte del oferente del plazo estipulado en la Sección V

“Aclaratorias de Ofertas”, solicitadas por el Ente Enajenante

9. En caso de que existan discrepancias en el valor de las cantidades con

respecto a las solicitadas en Anexo “A” y el monto total sea incorrecto con

respecto a éstas, tal y como se estipula en el punto 5, de la Sección III

“EXAMEN, EVALUACIÓN Y COMPARACIÓN DE OFERTAS”, “Forma en que

se corregirán los errores matemáticos”

SECCIÓN V

ACLARATORIA DE OFERTAS A fin de facilitar el examen, evaluación y comparación de ofertas, el Ente Enajenante a

través de la Comisión de Licitación podrá solicitar a un Oferente que aclare su oferta.

La solicitud de aclaratoria y la respuesta correspondiente se harán por escrito. Y no

se aceptaran cambios en el precio, ni en los aspectos sustanciales de la oferta. El

Plazo de respuesta del oferente será de dos (2) días hábiles a partir de la fecha de

notificación.

Una vez concluido el proceso de revisión, la Comisión de Licitaciones basándose en

los análisis efectuados levantará un informe, recomendando la adjudicación de la

Buena – Pro a la Oferta que resulte ganadora según los criterios y mecanismos

previstos en la presente Guía del Oferente . Asimismo, podrá señalar si existiera

Oferta que merezca la segunda opción, o la declaración de desierto el proceso.

SECCIÓN VI

OTRAS CONSIDERACIONES

PUNTO PREVIO: El precio de la Oferta es por la cantidad de Bs.F ________, los cuales el Ofertante ganador garantiza entregar al I nstituto en moneda de curso legal en el País.

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1. La Comisión de Licitaciones del INIA, podrá introducir modificaciones a la Guía del

Oferente , cuando considere que debe subsanar defectos formales en el presente

acto administrativo, y comunicará oportunamente dichas modificaciones.

Igualmente, podrá suspender y dar por terminado el procedimiento en cualquier

momento mediante acto motivado emanado de la máxima autoridad institucional,

sin que exista reclamo alguno por parte de los oferentes.

2. Salvo lo estipulado en las Secciones I y V “Aclaratorias del Pliego” y “Aclaratorias

de Ofertas”, respectivamente, los participantes no se pondrán en contacto con el

Ente Enajenante en cuanto a cualquier aspecto relativo a su Oferta desde el

momento de la apertura de las Ofertas hasta la notificación de la Buena – Pro.

3. La responsabilidad total por los errores en la oferta corresponde al oferente, no

podrá en ningún caso negarse a sostener su oferta, pretender correcciones en la

Buena – Pro, ni ninguna otra variación de las condiciones de la Guía del Oferente ,

fundamentada en errores que resulten inadvertidos para el Ente Enajenante

4. Los oferentes favorecidos con la Buena – Pro se comprometen a:

a) Realizar la cancelación del monto final por ellos propuesto, mediante Cheque

de Gerencia a favor de Instituto Nacional de Investigaciones Agrícolas de

acuerdo con los bienes que este requiera

5. El oferente favorecido se compromete a retirar los bienes (vehículos, equipos,

maquinarias y otros objeto de la venta) en un lapso de treinta (30) días, previa

cancelación del cien por ciento (100%) del monto de su oferta final, contados a

partir de la notificación de la Buena – Pro y la autenticación del documento de

venta respectivo.

6. El oferente favorecido se compromete a no realizar operaciones de mercado con

terceras personas en las instalaciones de la Unidad Ejecutora del INIA _________,

así como a que una vez retirado el material no hará reclamaciones sobre faltantes,

calidad, valor u otro motivo debido a que el Instituto Nacional de Investigaciones

Agrícolas (INIA) facilita al oferente el reconocimiento previo del material objeto de

la negociación

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SECCIÓN VI

DEL MARCO JURÍDICO APLICABLE

Se dan por reproducidas para su aplicación dentro de la presente Guía del Oferente ,

las disposiciones contenidas en:

� Ley del INIA.

� Ley Orgánica que Regula la Enajenación de Bienes del Sector Público no

Afectos a las Industrias Básicas y su Reglamento

� Publicación No. 9 de la Contraloría General de la República y Separata de la

misma Publicación

� Ley de Simplificación de Trámites Administrativos

� Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos

� Cualquier otra disposición que en materia de administración pública, regule este

tipo de procedimientos.

Por la Comisión de Licitaciones del Ente Enajenante : (Fdo)

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MMAANNIIFFEESSTTAACCIIÓÓNN DDEE VVOOLLUUNNTTAADD

Fecha: Ciudadano Miembros del Comité de Licitaciones Instituto Nacional de Investigaciones Agrícolas (INIA.) Yo (nosotros), representante (s) de la empresa ______________________________,

por medio del presente declaro (amos): Manifestamos nuestro interés en participar en

el proceso de enajenación publicado en prensa, donde se venderá por oferta publica,

un lote de 28 bienes en estado de obsolescencia y deterioro, los cuales pertenecen al

Instituto Nacional de Investigaciones Agrícolas. Declaro (amos), que conocemos el

contenido de la Guía de Oferentes, la cual se nos ha entregado antes de iniciarse el

proceso, y de la misma hemos recibido las aclaratorias correspondientes.

Atentamente

Anexo 2: Certificación

Anexo 3: Declaración Jurada




REPORTE DE SINIESTRO DE BIENES MUEBLES PAGINA: 1 de 8



Fecha:


Fecha:

Firma

Firma

Firma

1. PROPÓSITO:

Establecer los pasos para reportar el siniestro de cualquier bien nacional mediante póliza

de responsabilidad civil o ramo patrimonial propiedad del instituto.

2. ALCANCE:

El Procedimiento para el reporte de siniestros de Bienes Muebles, aplica para todas las

Unidades Ejecutoras y los servidores públicos del instituto que sufran un siniestro que

afecte a cualquier póliza de seguro contratada.

3. RESPONSABLES:

3.1 Los responsables de ejecutar el proceso para el siniestro de bienes muebles son los

siguientes:









son:






REPORTE DE SINIESTRO DE BIENES MUEBLES PAGINA: 2 de 8 4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS:





4.3 Ley de Transporte Terrestre (LTT), Gaceta Oficial N° 38.985 de fecha 01 de Agosto

de 2008.

4.4 Ley de Seguros y Reaseguro (LSR), Decreto N° 1.545 de fecha 09 de Noviembre de

2001.


5.1. Definiciones

Accidente

Hecho fortuito en el cual el asegurado sufre una lesión corporal derivada de una

causa violenta, súbita, externa y ajena a la intencionalidad del tomador o del

asegurado, que produzca incapacidad, invalidez temporal o permanente o la muerte.

Accidente de transito

Es toda lesión corporal o muerte sufrida por los asegurados, involuntariamente, por la

acción súbita de una fuerza externa, con motivo de la circulación del vehículo

identificado en el cuadro recibo de póliza.

Asegurado

Persona Natural o Jurídica propietaria del vehículo asegurado, que en sus bienes o

en sus intereses económicos esta expuesta a los riesgos amparados en la póliza

Aviso o Denuncia de Siniestro

Documento o comunicación por el que el asegurado informa a su asegurador la

ocurrencia de determinado hecho o accidente, cuyas características guardan relación,

en principio, con las circunstancias previstas en la póliza para que proceda la

indemnización.





Beneficiario

La persona prevista en la póliza de seguro que recibe la indemnización o prestación

convenida.

Capital asegurado

Es el monto máximo pagadero en caso de siniestro previamente estipulado en las

condiciones de la póliza

Empresa de Seguros

Persona jurídica que asume los riesgos amparados en la póliza.

Indemnización

La cantidad o prestación de cargo del asegurador en caso de siniestro, de acuerdo a

las condiciones de la póliza

La Superintendencia de Seguros

Es un servicio autónomo de carácter técnico sin personalidad jurídica, integrado al

Ministerio de Finanzas; con el régimen de ingresos propios establecido en este Decreto

Ley. La Superintendencia de Seguros, gozará de autonomía funcional, administrativa y

financiera.

Liquidación de Siniestro

Procedimiento establecido para ajustar los daños provocados por un siniestro,

determinar la procedencia de la cobertura contratada en la póliza y el monto de la

indemnización a pagar, si corresponde.

Objeto del Seguro

La empresa de seguro se compromete a indemnizar a los terceros, en los términos,

establecidos en la póliza por los daños a personas o cosas que se le hayan causado

y por los cuales deba responder el asegurado o el conductor.

Póliza

Documento escrito donde constan las condiciones del contrato de seguro.

Prima

Es la contraprestación indicada en el cuadro póliza que debe pagar el tomador a la

empresa de seguros.





Pérdida Total

Aquella que supone la destrucción completa o la privación irremediable del bien

asegurado, o de tal modo que el daño lo hace perder definitivamente la aptitud para el

fin a que estaba destinado. Constituirá pérdida total del bien asegurado el siniestro

que ocasione un daño de a lo menos tres cuartas partes de su valor.

Póliza de seguro

Es el instrumento con que se perfecciona y prueba el contrato. Debe contener todas

las normas que de forma general, particular o especial regulan la relación contractual

convenida entre el Asegurador y el Asegurado.

Riesgo

Es la probabilidad de ocurrencia de un siniestro. Es la posibilidad de que la persona o

bien asegurado sufra el siniestro previsto en las condiciones de póliza.

Robo

Se entiende como el acto de apoderarse ilegalmente del Bien asegurado, haciendo

uso de los medios violentos, siempre que en los mismos queden huellas visibles de

tales hechos.

Siniestro

Es el acontecimiento o hecho previsto en el contrato, cuyo acaecimiento genera la

obligación de indemnizar al Asegurador.

Sobreseguro

Aquel en que la cantidad asegurada excede del valor comercial del objeto asegurado

al momento del siniestro

Seguro de Responsabilidad Civil

Obligación establecida en la ley de transito que ampara las perdidas por

responsabilidad civil, que pudiera atribuirse al propietario del vehículo

Suma Asegurada

Limite máximo de responsabilidad de la empresa de seguros, cuya cuantía se

determinará de acuerdo con la tarifa y con la unidad tributaria (U.T) vigente para el

momento de la emisión o la renovación del contrato de seguro, según sea el caso.





Beneficiario .

Son todas aquellas personas en cuyo favor se ha establecido la indemnización que

debe pagar el asegurador.

Tomador

Persona Natural o Jurídica que obrando por cuenta propia o ajena traslada los

riesgos y se obliga al pago de la prima.

5.2. Abreviaturas:

INIA:


U.E.:

Unidad Ejecutora.

U.T:

Unidad Tributaria.


Art. 1. El jefe de la unidad a la que han sido adscrito los bienes, es responsable del

control y custodia de los mismos.

Art. 2. El funcionario de Bienes Nacionales debe apoyar el reporte de siniestro de los

bienes.

CAPITULO I

Aseguramiento de los Bienes Nacionales

Art. 3. Se deben contratar las pólizas de seguros necesarias para proteger los bienes y

cubrir los distintos riegos o siniestros que puedan ocurrir y adoptar las medida

necesarias de custodia y seguridad material que sean pertinentes de acuerdo a la

naturaleza de cada bien.

Art. 4. En caso de realizar un traspaso a otra dependencia se deberá notificar a la

empresa de Seguros el cambio de propiedad del bien asegurado, dentro de los

cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha.





Art. 5. La renovación automática de la póliza es requisito indispensable para la

salvaguarda de los bienes.

Art. 6. La movilización de un bien debe ser, notificado por el responsable de uso a la

unidad de Bienes Nacionales en cada U.E., a fin de hacerlo del conocimiento de

la aseguradora, para agilizar el reconocimiento en caso de siniestro.

CAPITULO II

Notificación del Siniestro

Art. 7. Al ocurrir un siniestro cubierto por una póliza, se deberá informar vía telefónica en

un lapso de cinco (5) días hábiles a la empresa aseguradora.

Art. 8. Para que haya lugar a las indemnizaciones que sean procedentes de acuerdo

con la póliza de seguros, se debe notificar por escrito a la empresa aseguradora

acompañada de un informe detallado de las actuaciones administrativas según

sea el caso.

Art. 9. La falta de notificación por escrito dentro de los cinco (5) días siguientes luego

del siniestro, exonerará a la empresa aseguradora de la obligación a indemnizar.

Art. 10. Se debe notificar por escrito a los beneficiarios dentro del plazo señalado, las

causas de hecho y de derecho que a su juicio justifican la indemnización exigida.




REPORTE DE SINIESTRO DE BIENES MUEBLES PAGINA: 7 de 8 7. PROCEDIMIENTO


1

Funcionario

responsable de uso

1.1 Reporta vía telefónica el siniestro a la compañía de seguro y posteriormente a la gerencia o la U.E. dependiendo donde haya ocurrido el siniestro.

1.2 Verifica los daños causados al bien.

1.3 Comunica a la autoridad competente del hecho ocurrido y demuestra la tenencia de una póliza de seguro.

2

Empresa aseguradora

2.1 Presta los servicios.

2.2 Se encarga de realizar los trámites administrativos del siniestro.

3

Funcionario

responsable de uso

3.1 Realiza informe del siniestro ocurrido indicando el estado del Bien.

3.2 Envía a la Unidad de Bienes Nacionales.

6


(Nivel Centralizado)

4.1 Recibe informe del siniestro.

4.2 Organiza y prepara el expediente del siniestro.

4.3 Envía copia del expediente del siniestro a la

Gerencia General, Consultoría Jurídica y Auditoria Interna.

4.4 Actualiza data, incorporando la información al

registro de datos de siniestralidad.




REPORTE DE SINIESTRO DE BIENES MUEBLES PAGINA: 8 de 8 8. FLUJOGRAMA

9. ANEXOS

No aplica

Documents

Manual de Normas y Procedimientos INIA