MANUAL DE

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMNISTRATIVOS

1

Fecha

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

GERENCIA DE GESTION INTERNA

MANUAL DE

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMNISTRATIVOS

2

Fecha

IDENTIFICACIÓN:

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA:

FUNDACITE – MERIDA

MANUAL DE:

Procedimientos Administrativos

LUGAR Y FECHA DE ELABORACIÓN:

Mérida, Mayo 2004

RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN:

Br. Monzón Nava María Jolymar

REVISADO POR:

Msc. Berbesí Q. Francisco J.

MANUAL DE

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMNISTRATIVOS

3

Fecha

INDICE Pág. - Introducción...................................................................................................... 8 - Objetivos ............................................................................................................. 9 - Marco Legal y Normativo .................................................................................... 11 - Descripción de los Procedimientos Administrativos realizados en las Gerencias, Coordinaciones y Unidades de la Fundación:

1. GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO EN CIENCIA,

TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN.......................................................................

12 1.1 Planificación, desarrollo y seguimiento a los mecanismos de control sobre las actividades y funciones asignadas en las unidades adscritas a su área de gestión. ...................................................................................................................

13 1.2 Consolidar el Plan Operativo Anual.................................................................. 16 1.3 Elaboración de informes sobre estudios técnicos solicitados por las autoridades de la fundación. ..................................................................................

20

1.4 Asistencia al Presidente en sus actividades cuando él lo solicite..................... 22 1.5 Dar apoyo al presidente de Fundacite - Mérida................................................ 24 2. GERENCIA DE GESTIÓN INTERNA............................................................... 26 2.1 Planificación y control de las labores administrativas que se realizan en la fundación.................................................................................................................

27

2.2 Planificación, desarrollo y seguimiento a los mecanismos de control sobre las actividades y funciones asignadas en las unidades adscritas a su área de gestión.....................................................................................................................

29 2.3 Consolidar el Plan Operativo Anual................................................................... 31 2.4 Controlar el cumplimiento del presupuesto anual de la fundación.................... 35 2.5 Elaboración de informes sobre estudios económicos solicitados por las autoridades de la fundación.....................................................................................

37

2.6 Realización de estudios continuos sobre los sistemas y procedimientos vigentes....................................................................................................................

39

2.7 Planificación y gerencia de los cursos de formación que han de tomar el personal de la fundación..........................................................................................

41

2.8 Elaboración y actualización de los expedientes del personal............................ 43 2.9 Llevar el control del disfrute de las vacaciones del personal ............................ 45 2.10 Llevar el control de los permisos del personal. ............................................... 48 2.11 Solicitud para ingresar a la fundación los fines de semana (Ingresos Especiales)..............................................................................................................

50

2.12 Solicitud para ingresar a la fundación los fines de semana (Ingresos mensuales). ............................................................................................................

52

2.13 Solicitud y canalización de pasantes para la fundación (Cuando se solicitan pasantes).................................................................................................................

54

MANUAL DE

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMNISTRATIVOS

4

Fecha

2.14 Solicitud y canalización de pasantes para la fundación (Cuando se solicitan pasantías)................................................................................................................

57

2.15 Elaboración de expedientes administrativos................................................... 60 2.16 Convocar a la comisión de Compras y Servicios Generales, Seguro y Cóctel.......................................................................................................................

63

3. CONSULTORÍA JURÍDICA.............................................................................. 65 3.1 Asesoramiento y/o control de las actividades legales de la fundación.............. 66 3.2 Elaboración de contratos de personal............................................................... 68 3.3 Elaboración de contratos de servicios............................................................... 72 3.4 Preparación de informes técnicos y otros documentos de carácter legal sobre aspectos requeridos por las autoridades de la institución.............................

76

3.5 Elaboración de convenios entre instituciones y dar seguimiento al mismo....... 78 3.6 Revisión de convenios ya elaborados y darle seguimiento al mismo................ 82 3.7 Representación en materia legal de la fundación.............................................. 85 3.8 Canalizar solicitudes de vacaciones.................................................................. 87 3.9 Elaboración de las indemnizaciones del personal............................................. 89 4. COORDINACION DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DE CIENCIA Y

TECNOLOGÍA...................................................................................................

93 4.1 Planificación de las labores realizadas en la Coordinación de la Unidad de Gestión de Ciencia y Tecnología.............................................................................

94

4.2 Actividades de formación y actualización de conocimientos en el área de gestión de conocimientos........................................................................................

97

4.3 Organización y seguimiento a la realización de acciones para promover y orientar el desarrollo del sistema científico y tecnológico del Estado Mérida..........

100

4.4 Análisis y apoyo en la formulación de proyectos............................................... 104 4.5 Control del seguimiento de proyectos en el área de Ciencia y tecnología........ 107 4.6 Realización de asesorías y seguimiento de servicios....................................... 110 4.7 Planificación de la evaluación de los resultados obtenidos al final de la realización del servicio prestado..............................................................................

112

5. ANALISTAS DE PROYECTO........................................................................... 116 5.1Procedimiento para canalizar las subvenciones (Procesar las solicitudes)...............................................................................................................

115

5.1.1 Procedimiento para canalizar las subvenciones (Fase de decisión final)...... 120 5.1.2 Procedimiento para canalizar las subvenciones (Seguimiento y control)....... 123 5.2 Proceso de otorgamiento de los Premios Regionales de Ciencia, y Tecnología (Selección de las áreas para la convocatoria anual de premios).........

125

5.2.1 Proceso de otorgamiento de los Premios Regionales de Ciencia, y Tecnología (Proceso para la convocatoria de premios regionales).........................

127

MANUAL DE

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMNISTRATIVOS

5

Fecha

5.2.2 Proceso de otorgamiento de los Premios Regionales de Ciencia, y Tecnología (Recepción de las postulaciones de las convocatorias de los premios regionales)...............................................................................................................

129 5.2.3 Proceso de otorgamiento de los Premios Regionales de Ciencia, y Tecnología (Evaluación de las postulaciones)........................................................

133

5.2.4 Proceso de otorgamiento de los Premios Regionales de Ciencia, y Tecnología (Selección de las postulaciones ganadoras de loa premios)................

136

5.3 Realización de planes y acciones para promover y orientar el desarrollo del sistema científico y tecnológico del Estado Mérida.................................................

138

5.4 Ejecución de planes y acciones para promover y orientar el desarrollo del sistema científico y tecnológico del Estado Mérida.................................................

141

5.5 Ejecutar el análisis y apoyo en al formulación de proyectos............................. 142 5.6 Ejecución del seguimiento de proyectos en el área de Ciencia y Tecnología... 145 5.7 Ejecución de asesorías y seguimiento de servicios.......................................... 148 5.8 Ejecución de las solicitudes de oferentes y demandantes de servicios........... 150 5.9 Evaluación de los resultados obtenidos al final del servicio prestado.............. 153 6. COORDINACION DE BECAS.......................................................................... 155 6.1 Planificación de las actividades a desarrollar por la Coordinación de Becas.... 156 6.2 Control de las actividades planificadas que se llevan a cabo............................ 158 6.3 Organización, control y coordinación del proceso de selección para la distinción a Preescolares.......................................................................................

160

6.4 Organización, control y coordinación del proceso de selección para la distinción a docentes...............................................................................................

163

6.5 Organización, control y coordinación del proceso de selección para la los premios de Reconocimiento a la Excelencia y Becas Estimulo... ..........................

166

6.6 Coordinación para elaborar la prueba a aplicar en cada edición del proceso... 169 6.7 Selección de los becas ayudantía..................................................................... 171 6.8 Elaboración de la nómina de los beca ayudantía.............................................. 175 6.9 Elaboración de la nómina de los becarios externos........................................ 178 7. COORDINACION DE CASAS DE CIENCIA, TECNOLOGIA E

INNOVACION...................................................................................................

181 7.1 Planificación de las labores realizadas en la Coordinación General de las Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación...........................................................

182

7.2 Planificación de actividades mensuales a seguir en las Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación..........................................................................................

185

7.3 Elaboración de Informes Mensuales. ............................................................... 187 7.4 Generar la información sobre los alcances de la gestión de las Casas de Ciencia.....................................................................................................................

189

7.5 Diseño de programas para integrar las Casas de Ciencia a la comunidad....... 191

7.6 Planificación de la incorporación de instituciones educativas al programa Atención Escuelas...................................................................................................

193

MANUAL DE

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMNISTRATIVOS

6

Fecha

7.7 Identificación de actores en Ciencia, Tecnología que se pueden vincular a las actividades de las Casas de Ciencia.................................................................

195

7.8 Solicitud de materiales y equipos...................................................................... 197 7.9 Trámite de la solicitud de materiales y equipos................................................. 199 7.10 Traslado de equipos........................................................................................ 201 7.11 Seguimiento y control de las actividades financieras...................................... 203 7.12 Control de ingresos y depósitos...................................................................... 205 7.13 Control del uso del teléfono............................................................................. 207 8. COORDINACION DE TECNOLOGIA Y SISTEMAS........................................ 209 8.1 Mantenimiento de la infraestructura necesaria en telecomunicaciones............ 210 8.2 Planificación de las actividades a desarrollar por la Coordinación de Tecnología y Sistemas.............................................................................................

212

8.3 Planificación del crecimiento de la Red Externa................................................ 214 8.4 Mantenimiento y gestión de la red externa de la fundación.............................. 216 8.5 Préstamo del servicio a usuarios externos de la fundación.............................. 218 8.6 Actualización de la fundación con los avances relacionados en tecnología de sistemas (Tecnología de punta)..............................................................................

220

8.7 Dar soporte técnico a los usuarios internos de la fundación. ........................... 222 8.8 Asesoramiento en el área de Telecomunicaciones........................................... 224 9. COORDINACION DE INFORMATICA.............................................................. 226 9.1 Préstamo del servicio a usuarios internos de la fundación................................ 227 9.2 Planificación de las actividades a desarrollar por la Coordinación de Informática...............................................................................................................

229

9.3 Diseño de políticas de respaldo de información............................................... 231 9.4 Actualización de los programas en la fundación, con los avances relacionados en informática.....................................................................................

233

9.5 Desarrollo de las páginas Web de la fundación................................................ 235 9.5.1 Desarrollo y mantenimiento actualizado de las páginas Web de la fundación.................................................................................................................

237

9.6 Desarrollo de los programas que facilitan el intercambio de información vía Internet....................................................................................................................

239

9.7 Funcionamiento y Coordinación de los Infocentros........................................... 241 9.8 Seguimiento y evaluación en el desarrollo de software...................................................................................................................

243

9.9 Apertura y cierre de las cuentas de correo electrónico del personal de la fundación.................................................................................................................

248

10. COORDINACION DE PROMOCION Y DIVULGACION................................... 250

10.1 Planificación de las actividades a desarrollar por la Coordinación de Promoción y Divulgación.........................................................................................

251

MANUAL DE

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMNISTRATIVOS

7

Fecha

10.2 Apoyo al resto de las Gerencias, Coordinaciones o Unidades en lo referente a promoción y divulgación........................................................................

253

10.3 Diseño de los mecanismos para divulgar y/o promocionar la información de las actividades que se desarrollan en la fundación.................................................

255

10.4 Actualización de la Coordinación en los avances referidos a promoción y divulgación...............................................................................................................

257

10.5 Seguimiento de las actividades de promoción y/o divulgación desarrolladas por la fundación.......................................................................................................

259

10.6 Diseño de estrategias de promoción y divulgación para el estado................. 261 10.7 Mantenimiento de las páginas Web de la fundación....................................... 263 10.8 Información Interna como mecanismo de Cohesión Institucional................... 265 10.9 Consolidación de la información Impresa de Ciencia y Tecnología................ 267 11. UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES........................................................... 269 11.1 Elaboración y canalización de las ordenes de compra.................................... 270 11.2 Control de llamadas telefónicas....................................................................... 272 11.3 Control de las empresas contratadas.............................................................. 274 11.4 Control del inventario (Adquisición de bienes)............................................... 276 11.5 Control del inventario (Ubicación de los bienes que componen el inventario)................................................................................................................

278

11.6 Reposición de los fondos de trabajo................................................................ 280 11.7 Préstamo de equipo......................................................................................... 282 11.8 Traslado de bienes.......................................................................................... 284 11.9 Traslado de bienes (Aparatos Electrónicos).................................................... 286 12. ASISTENTE DE PRESIDENCIA....................................................................... 288 12.1 Supervisión de las actividades asignadas a las coordinaciones o unidades de la fundación........................................................................................................

289

12.2 Préstamo del vehículo..................................................................................... 291 12.3 Concertación de entrevistas o reuniones importantes para el Presidente...... 293 12.4 Organización y Coordinación del proceso para la ejecución del Consejo General....................................................................................................................

295

12.5 Organización y Coordinación del proceso para la ejecución de la Junta Directiva...................................................................................................................

299

12.6 Organización y Coordinación del proceso para la ejecución del Consejo Consultivo................................................................................................................

304

13. SECRETARIA EJECUTIVA.............................................................................. 308 13.1 Redacción y elaboración de memorandums y/o comunicaciones................... 309 13.2 Planificación y control de la ejecución de la agenda del presidente................ 311 13.3 Organización y distribución de los documentos recibidos............................... 313 13.4 Recepción de documentos del personal a seleccionar................................... 315

MANUAL DE

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMNISTRATIVOS

8

Fecha

13.5 Préstamo de Llaves......................................................................................... 317 13.6 Control de audiencias y visitas para el presidente.......................................... 319

14. PROCEDIMIENTOS GENERALES.................................................................. 321 14.1 Envío de correspondencia externa.................................................................. 322 14.2 Solicitud y adquisición de boletos aéreos........................................................ 324 14.3 Solicitud de viáticos......................................................................................... 326 14.4 Pedidos de material al almacén...................................................................... 328 14.5 Solicitud de permiso hasta dos (2) horas........................................................ 330 14.5.1 Solicitud de permiso de mas de dos (2) horas hasta un (1) día.................. 332 14.5.2 Solicitud de permiso de más de un (1) día................................................. 334 14.5.3 Solicitud de permiso por periodos de más de una semana.......................... 336 14.6 Solicitud de recursos al Fondo de Trabajo...................................................... 338 14.7 Manejo del fondo de trabajo............................................................................ 340 14.8 Organización, evaluación y selección del personal a contratar en la fundación.................................................................................................................

342

14.9 Ejecución de llamadas telefónicas (En el momento de realizar la llamada).... 347 14.10 Organización de las reuniones en la fundación............................................. 349 14.11 Adquisición de bienes o servicios menores a 100 UT inclusive.................... 352 14.12 Adquisición de bienes o servicios de más de 100 UT a 700 UT inclusive.... 354 14.13 Servir de conexión entre los entes de adscripción y la fundación con respecto a los lineamientos y directrices que dicten los entes para la elaboración del Plan Operativo Anual.........................................................................................

356 - Anexos ................................................................................................................. 359 Metodología de Informes ................................................................................. 360 Comunicación ................................................................................................. 362 Traslado de Muebles y Equipos...................................................................... 363 Solicitud de Permiso ...................................................................................... 364 Abreviaturas empleadas ................................................................................ 365 Formato de Orden de Compra ....................................................................... 367 Formato de Solicitud de Pasajes ................................................................... 368 Formato de Solicitud de Traslado .................................................................. 369

MANUAL DE

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMNISTRATIVOS

9

Fecha

INTRODUCCIÓN : La realización del quehacer institucional cotidiano en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño de las tareas; como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una organización pública. Entonces los manuales administrativos representan una alternativa y son de gran utilidad en la reducción de errores, en la efectividad de las políticas del organismo en cuanto a eficiencia y eficacia, garantizan un control administrativo, proporcionan una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos puestos de trabajo y, podrían considerarse como una herramienta de consulta y comunicación para los empleados de una organización, ya que facilitan la interacción de las distintas unidades o coordinaciones a través del flujo de información ( instrucciones o acuerdos) que tienen como objetivo el logro de determinadas actividades. La efectividad del manual administrativo radica en la metodología diseñada para su elaboración, logrando con ello, que el usuario sin necesidad de consultar a los niveles superiores disponga de la información que requiera para realizar determinada tarea. A continuación se presentaran los siguientes Manuales de Procedimientos Administrativos: ü Gerencia de Planificación y Desarrollo de Ciencia, Tecnología e Innovación, ü Gerencia de Gestión Interna, ü Consultoría Jurídica, ü Coordinación de la Unidad de Gestión de Ciencia y Tecnología, ü Analistas de Proyecto, ü Coordinación de Becas, ü Coordinación de las Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación, ü Coordinación de Tecnología y Sistemas, ü Coordinación de Informática, ü Coordinación de Promoción y Divulgación, ü Unidad de Servicios Generales, ü Asistente de Presidencia, ü Secretaria Ejecutiva, y ü Procedimientos Generales de la Fundación.

MANUAL DE

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMNISTRATIVOS

10

Fecha

OBJETIVOS:

OBJETIVO GENERAL: Establecer una definición, elaboración, registro y diagramación de los Procedimientos Administrativos de FUNDACITE- MERIDA. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Ø Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo. Ø Determinar en forma sencilla las responsabilidades Ø Facilitar las labores de control, auditoria, evaluación y seguimiento Ø Aumentar la eficiencia de los empleados Ø Facilitar la coordinación de trabajo en la Institución Ø Orientar la manera de realizar el trabajo Ø Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los

sistemas, procedimientos y métodos.

MANUAL DE

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMNISTRATIVOS

11

Fecha

MARCO LEGAL Y NORMATIVO:

- Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela Artículos 49 numeral 9, 137, 141. - Ley Orgánica de Contraloría General de la Republica y el Sistema Nacional de

Control Fiscal. G. O. 37347 del 17/12/2001 Artículos 7, 24 Parágrafo único, 33 numeral 5,35, 36, 37, 38, 39, 85, 91

numerales 8,22,23,29, 91numerales 8,23,29,92. - Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de Administración Financiera del

Sector Publico. G. O. 37606 del 09/01/03. Artículos 2,5,9,21 numeral 7, 22,23,55,131,132,134,187 - Ley Orgánica de la Administración Publica G. O. 37305 del 17/10/2001 Artículos 6 numeral 3,7 numeral 5,13 - Ley del Estatuto de la Función Publica G. O. 37522 del 06/09/2002 Artículos 33 numeral11,46,57 - Normas Generales de Control Interno (NGCI) G. O. 36229 del 17/06//1997 CGR. Artículos 3,5,6,12,15,20,21,22 - Ley de Licitaciones. - Reglamento COCTEL.

MANUAL DE

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMNISTRATIVOS

12

Fecha