MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA DEMANDA, …roa.ult.edu.cu/bitstream/123456789/3340/1/MANUAL DE... · Capítulo I: Procedimiento para la elaboración de la demanda de combustibles

MINISTERIO DE LA EDUCACION SUPERIORUNIVERSIDAD DE HOLGUÍN

“OSCAR LUCERO MOYA”

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSPARA LA DEMANDA, CONTROL DE TARJETASMAGNETICAS Y USO Y DESTINOS DE LOSCOMBUSTIBLES Y LUBRICANTES.

ÍndiceCapítulo I: Procedimiento para la elaboración de la demanda decombustibles y lubricantes.1. Objetivos. 1

2. Alcance. 1

3. Referencias. 14. Término y Definiciones. 1

5. Responsabilidad y Autoridad. 1

5.1. Responsabilidad del especialista de combustible. 1

5.2. Autoridad del especialista de combustible. 25.3. Responsabilidad de las áreas que consumen combustibles y Lubricantes. 2

5.4. Responsabilidad del resto de las áreas que demandan combustibles yLubricantes.

2

6. Desarrollo. 2

7. Registro. 3

7.1. Registro y Archivo. 3

ANEXO 1 4

ANEXO 2 5

ANEXO 3 6

ANEXO 4 7

ANEXO 5 8

Capítulo II: Procedimiento para el control de las tarjetas magnéticas y lacontabilización del uso del combustible.1. Objetivos. 1

2. Alcance. 1

3. Referencias. 14. Término y Definiciones. 1


5.1. Responsabilidad del cajero pagador. 1

5.2. Autoridad del cajero pagador. 25.3. Responsabilidad del especialista de contabilidad asignado para el control de

las tarjetas magnéticas. 2

5.4. Autoridad del especialista de contabilidad asignado para el control de lastarjetas magnéticas. 3

5.5. Responsabilidad del especialista de combustible. 35.6. Autoridad del especialista de combustible. 3

5.7. Responsabilidad del cliente. 3

6. Desarrollo. 46.1. Generalidades. 46.2.1. Carga. 46.3. Contabilización. 57. Registro. 7ANEXO 1 8ANEXO 2 8ANEXO 3 9ANEXO 4 9ANEXO 5 10

Capítulo III: Procedimiento para el control, existencia, registro y entregade combustibles y Lubricantes.1. Objetivos. 1

2. Alcance. 1

3. Referencias. 14. Termino y Definiciones. 1


5.1. Responsabilidad del encargado de almacén que atiende combustibles ylubricantes 1

5.2. Autoridad del encargado del almacén. 25.3. Responsabilidad del especialista de combustible. 25.6. Autoridad del especialista de combustible. 35.7. Responsabilidad del jefe de transporte. 35.8. Responsabilidad del Jefe de alimentación. 36.1.1. Combustible para equipos de transporte. 46.1.2. Combustible tecnológico y actividades auxiliares. 46.1.3. Areas que consumen combustible tecnológico 56.2. Lubricantes. 67. Registros. 6ANEXO 1 9ANEXO 2 9ANEXO 3 10ANEXO 5 11ANEXO 6 12ANEXO 6.1 13ANEXO 7 10ANEXO 7.1 10

ANEXO 8 14

ANEXO 9 13

Capítulo IV: Normas para el control interno.1.- Combustible Tecnológico y Lubricantes. 12.- Combustible por tarjetas Magnéticas 1

METODOLOGIA PARA ESTUDIOS DE INDICES DE CONSUMO POR EQUIPOS.

El método de determinación experimental se fundamenta en que los índices de consumo se establecen sobre la basede los resultados de mediciones especialmente realizadas en recorridos idénticos y bajo las condiciones de lasempresas a las cuales pertenecen los vehículos.

CONTENIDOI. Premisas Básicas para la realización del estudio.II. Registro de los principales parámetros del equipo.II. ProcedimientoIII. Anexos.

Premisas Básicas.

Antes de llevar a cabo las mediciones de control deben cumplimentarse los siguientes requisitos: Conformación del equipo técnico encargado del estudio. El vehiculo debe pasar por un mantenimiento MT – 2 completo. Las distancias de los recorridos seleccionados deben tener el kilometraje, medido con la mayor exactitud

posible. Para determinar el consumo real de combustible, el vehiculo debe tener aforado el deposito del mismo o de no

ser posible, la determinación se hará, operando a tanque lleno, calculando la diferencia de medición según elsurtidor o aparato distribuidor de carburantes debidamente certificado.

Las corridas o pruebas deben efectuarse con y sin carga en los casos que procedan, en el caso de efectuarsecon carga, la cantidad y peso de la misma debe ser la misma.

La cantidad de corridas o pruebas debe ser la suficiente como para obtener resultados repetitivos con el fin deestar seguros de la fidelidad de las mediciones.

Registro de los principales parámetros del equipo.

Estado técnico de los principales sistemas del vehiculo que influyen en el consumo de combustible. Ejemplo: Sistema de encendido. Sistema de alimentación. (Carburador, bomba de inyección) Sistema de enfriamiento. Sistema de compresión de aire. Motor Estado físico y Presión de Inflado de los neumáticos. Otros que defina el equipo técnico.

Procedimiento.

1. Definir la cantidad y el tipo de las corridas a realizar.2. De los resultados de las corridas se obtendrán una serie de valores tales como:

Tiempo total empleado para el recorrido. Tiempo total de las paradas en ralenti. ( Paradas con el motor encendido) Tiempo total de las paradas apagado. Distancia total recorrida. El consumo total de combustible en el recorrido determinado según la medición antes y después del

mismo.3. Después de efectuadas la cantidad de pruebas o corridas que se consideraron necesarias, se seleccionan

aquellas que por los valores de sus diferentes parámetros sean los más parecidos.4. De estas pruebas o corridas seleccionadas (si la cantidad de las mismas satisface la veracidad de los

resultados,) se determina el tiempo total efectivo de la marcha según el siguiente modelo matemático.

Tm = Tt – (Tp – Tr), donde;

Tm: Tiempo Total efectivo de la marcha, en minutos.Tt: Tiempo Total empleado en el recorrido, en minutos.Tp: Tiempo Total de paradas Apagado, en minutos.Tr: Tiempo Total en Ralenti.

5. Se calcula la velocidad promedio durante el recorrido utilizando la siguiente formula:

Vp = S * 60/ Tm, donde;

Vp: Velocidad Promedio durante el recorrido, en Kilómetros por Hora.S : Distancia Total del recorrido, en kilómetros.Tm: Tiempo Total Efectivo de la marcha, en minutos.

Nota: Este cálculo es importante para conocer la velocidad que corresponde al índice de consumo a obtener.Se pueden realizar otros estudios de índices a diferentes velocidades para determinar la velocidadóptima que se corresponderá con un índice de consumo específico.

6. Determinación del consumo de combustible real en el recorrido, (Gp) por diferencia de mediciones antes ydespués de la corrida

7. Determinación del índice de consumo del equipo ( Gs, en kilómetros por litro), al grupo de velocidadespromedios semejantes, según el siguiente modelo matemático:

Gs = S/Gp,8. Con el fin de hacer más fidedignos, los resultados obtenidos en las pruebas o corridas, se plotea un gráfico,

teniendo como ordenadas ( Eje de las y), el consumo de combustible, y por las abcisas ( Eje de las x), grupode velocidades promedio, con lo cual se obtiene una familia de curvas. Del mismo se escoge, según análisistécnico, el índice de consumo que corresponde al valor óptimo de consumo de combustible, para unadeterminada velocidad.

NOTA GENERAL: Al no poseer velocímetros los equipos se pueden realizar las corridas a un solo grupo develocidades similares estimadas, obviándose el punto 8.Se anexa una ficha técnica guía para la ejecución de las corridas.

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Capitulo IV NORMAS PARA EL CONTROL INTERNO Pagina 2 de 2

1.- COMBUSTIBLE TECNOLOGICO Y LUBRICANTES.

1.1- Los tanques o depósitos estarán aforados por el CEN u otro personalfacultado, que exista certificación o evidencia escrita.

1.2- Que exista una regla metrada para conocer la existencia física en losdepósitos.

1.3- Efectuar diariamente las mediciones de los tanques o depósitos ycompararlo con las tarjetas de estiba, si existe diferencia, proceder comoesta establecido por el SNC.

1.4- Mantener actualizado de manera diaria las anotaciones en los Submayorde inventario, lo que se comparará con las mediciones físicas.

1.5- Las entradas o salidas el mismo día de realizada la operación, en casoexcepcional se realizará al día siguiente.

1.6- ATM llevará un control diario de la entrega por áreas.

1.7- El área de ATM y Contabilidad conciliarán al final de cada mes la existenciafísica de cada producto en almacén, de los cual dejaran evidenciadocumental.

1.8- Solo se autorizará la cantidad de combustible a utilizar en el día según laactividad a realizar.

1.9- Cada área tendrá el control del combustible empleado en actividadesauxiliares.

2.- COMBUSTIBLE POR TARJETA MAGNÉTICA.

2.1- Las tarjetas magnéticas se controlarán en la caja de la dirección económica.

2.2- Los anticipos entregados deberán ser liquidados en la caja antes de las 48horas, el último día laborable del mes no se entregaran anticipos.

2.3- En caso de perdidas del comprobante de consumo o tarjeta magnética seaplicará lo establecido en el decreto ley 92 sobre responsabilidad material.

2.4- El área económica será la responsable del registro de todos los movimientosrealizados en un periodo contable (mensual), tomando como referencia los


Capitulo IV NORMAS PARA EL CONTROL INTERNO Pagina 2 de 2

documentos primarios, entiéndase, cargas y liquidaciones de consumo decombustible, los que deberán ser entregados en tiempo y forma.

2.5- El departamento de transporte quedara responsabilizado con el control delos consumos y destino del combustible así como con las informacionesrelacionadas con esto.

2.6- Los vales o matriz de consumo entregados por CUPET- CIMEX debenreflejar el dorso la chapa del vehículo, la actividad a realizada y la firma delchofer SIN ESTA INFORMACION NO SE ADMITIRA LA LIQUIDACIONDEL CIRCULANTE.

2.7- El área de la caja y Contabilidad conciliarán al final de cada mes laexistencia física de cada tarjeta, de lo cual dejara evidencia documental.

2.8- El área de transporte llevará un control diario del consumo de combustible ylubricantes por cada vehículo.

Responsables del cumplimiento del procedimiento.1. Director Económico.2. Director Administrativo.

Elaborado por: M.Sc Elio R Hidalgo B Revisado por: Lic. Pablo LamorutCargo: Energético. Cargo: Director Económico.

Aprobado por: Dr Segundo Pacheco ToledoCargo: Rector


MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSCapitulo II TARJETAS MAGNETICAS Página 1 de 10

Copia Controlada: Fecha de Emisión:Prohibida su reproducción sin la autorización del área emisora.

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LAS TERJETAS MAGNETICASY LA CONTABILIZACION DEL USO DEL COMBUSTIBLE.

Teniendo en cuenta que el consumo de combustible en la Universidad de Holguín serealiza a partir de Tarjetas Magnéticas y Tiro Directo, se precisa para cada una deestas formas particularizar los procedimientos para el control y registro de los mismos.

Las medidas de control deberán basarse en lo establecido en la carta Circular # 8 del2000 del MFP y de la Norma # 27 del 2004 del MES y demás disposiciones al respecto.A partir de todo lo cual se establecen los requisitos para su uso y control en laUniversidad de Holguín.

La asignación del MES será distribuida a los diferentes usuarios acordes a la decisiónde la máxima Dirección y en correspondencia con la cifra asignada por el MES,teniendo en cuenta la demanda que cada usuario remitirá con dos meses de antelaciónlos 20 de cada mes a la Dirección de Administración que las consolidara y procesara.

La Vicerrectoria de Universalización hará la distribución al interior de sus áreas, dígaseSedes Municipales para el Puesto de Mando de Trabajadores Sociales será el 5 % delcombustible asignado (gasolina y diesel), comunicándolo por escrito a la Dirección deAdministración con copia a la Dirección de Economía.

1. OBJETIVO.

1.1- Este procedimiento establece la metodología para el control de las tarjetasmagnéticas y la contabilización del uso del combustible.

2. ALCANCE.

2.1- Esta metodología se aplicara en toda la Universidad de Holguín y las SedeUniversitarias Municipales de la provincia.

3. REFERENCIA.

3.1- Circular 08/2000 MFP.3.2- Resolución 297 MFP.3.3- Guía de inspección Origen y Destino CUPET.3.4- Norma 27/2004 DCF MES.

4. TERMINOS Y DEFINICIONES.

4.1- TARJETA MAGNETICA: Tarjeta que se utiliza para el control más efectivo de lautilización del combustible.

5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.




5.1-Responsabilidad del cajero pagador.5.1.1- Custodiar las tarjetas magnéticas depositadas en la caja hasta su entrega a

los clientes.5.1.2-Entregar a los clientes y su posterior liquidación de las tarjetas magnéticas de

combustibles.5.1.3-Verificar las cargas, cantidades y número de tarjetas que le son entregadas

por el especialista de combustible a partir del CTMR-02 “CONTROL DE LASTARJETAS MAGNETICAS PARA SU RECARGO”. Anexo: 1

5.1.4-Llenar por una vez y actualizar cuando corresponda CTMRI-04 “Acta colectivade responsabilidad material individual por la custodia de la tarjeta magnética.”Anexo: 2

5.1.5- Controlar la existencia de altas y bajas a partir del CITM-01 “CONTROL DEINVERTARIO DE TARJETAS MAGNETICAS”. Anexo: 4

5.1.6- Recepcionar diariamente los comprobantes en transporte.5.1.7- Conciliar al final de cada mes con el especialista de contabilidad asignado

para el control de las tarjetas magnéticas de combustible y dejar evidenciadocumental debidamente firmada.

5.1.8-Entregar al especialista de combustible el modelo CTMR-02 “CONTROL DE LASTARJETAS MAGNETICAS PARA SU RECARGO”. Anexo: 1

5.1.9- El Jefe del Grupo de Finanzas mantendrá actualizada el Acta deResponsabilidad de los cajeros por los Tarjetas Magnéticas, que están bajo lacustodia de éstos.5.1.10 Recibirá de cada dirección el Acta de Responsabilidad (según modelo oficial)de la custodia y manipulación de las tarjetas magnéticas de Gasolina Regular yDiesel y exigirá que estas se mantengan actualizadas.5.1.11 Los PIN de cada tarjeta magnética de combustible estarán adecuadamenteconservados en caja y ningún otro dispositivo del área económica o área deberátener acceso a esta información, solo las personas autorizadas por el Acta deResponsabilidad. Al entregarse en caja a los usuarios las tarjetas se les informaraverbalmente él número del PIN, que nunca estará escrito en el sobre de la tarjeta.5.1.12 La entrega de la Tarjeta a la persona autorizada, se realizará mediante unVale para entrega de combustible (Un vale de entrega por cada Tarjeta entregada),que operará como un documento justificante, que firmará el cajero y el receptoren original y copia que será distribuida Original para la caja y copia para el área deContabilidad; al devolverse la tarjeta el Cajero firmará y reflejará la fecha en elregistro de la tarjeta donde constan las firmas de ambos de la devolución de laTarjeta.5.1.13 En el acto de liquidación diariamente, el tenedor responsabilizado con lacustodia de las mismas, deberá presentar en caja los comprobantes de losconsumos al dorso de los cuales, se deberá consignar la chapa del vehículo que sehabilitó y la firma del tenedor autorizado y el cajero deberá dar entrada a la tarjetade la cual se recibe el consumo en el registro de entrega, garantizando con esto queal realizarse la conciliación entre caja y contabilidad no existan diferencias.5.1.14 De recibirse notificación de extravió de Tarjetas de Combustible o nopresentación o extravío de los comprobantes de los consumos de combustible, seexigirá la aplicación de la Responsabilidad Material.




5.1.15 A estas regulaciones se someterán también las Tarjetas magnéticasfinanciadas por Proyectos, referidas a su custodia en caja y liquidación al cierre decada mes, deberán así mismo, tener Acta de Responsabilidad elaborada,5.1.16 Mantener actualizada la documentación, que legalice la tenencia de Tarjeta alfuncionario de la Universidad de Holguín en el MES.5.1.17 Conciliar al cierre de cada mes con el área de contabilidad el consumo y elsaldo de cada tarjeta magnética, de lo cual debe quedar constancia escrita y firmadapor ambas partes.5.1.18 El combustible de viaje (tarjeta de transito) será autorizado por él Rector, elVicerrector Económico o en ausencia de ambos el Director Administrativo, siemprepor escrito, especificando el área que se beneficia, la cantidad de litros que seautorizan, tipo de combustible. Deberá estar firmada por la Rector.

5.2- Autoridad del cajero pagador.5.2.1- Al recibir la carga de las tarjetas magnéticas de combustibles, verificar que el

CTMR-02 CONTROL DE LAS TARJETAS MAGNETICAS PARA SU RECARGOAnexo: 1 este elaborado correctamente y acompañado por los respectivosjustificantes de la carga y revisará que estos coincidan con el modelo.

5.2.2- Verificar que los justificantes de gaseo coincidan con la cantidad autorizadaen el ALTM-3 “Anticipo y Liquidación de Tarjetas Magnéticas” Anexo: 3 einformar cualquier anormalidad.

5.2.3- Informar ante el director económico cualquier problema existente en elcumplimiento de su responsabilidad ante este procedimiento.

5.3-Responsabilidad del especialista de contabilidad asignado para elcontrol de las tarjetas magnéticas.5.3.1-Revisar que la entrega que hace el cajero del CTMR-02 “CONTROL DE LAS

TARJETAS MAGNETICAS PARA SU RECARGADO” este debidamente firmada ycoincidan los justificantes de la carga con el modelo.

5.3.2-Revisar semanalmente que la entrega que hace el cajero del ALTM-3 “Anticipoy Liquidación de Tarjetas Magnéticas” se correspondan con los valesjustificantes de gaseo y el saldo final liquidado.

5.3.3-Controlar a través de un submayor de inventario a cada tarjeta magnéticasegún lo establecido en la resolución 8/2000. El cual mantendrá actualizadodiariamente.

5.3.4-Conciliar al final de cada mes con el cajero dejar evidencia documentaldebidamente firmada. De encontrar alguna anormalidad reclamará al cajero einformará al director económico.

5.3.5-Entregar al finalizar el mes un resumen de las operaciones de cada tarjetamagnética a transporte.

5.4-Autoridad del especialista de contabilidad asignado para el control delas tarjetas magnéticas.5.4.1-Reclamar cualquier incongruencia o descuadre existente al cajero.5.4.2-Informar ante el director económico cualquier problema existente en el

cumplimiento de su responsabilidad ante este procedimiento.




5.5-Responsabilidad del Departamento de Transporte.5.5.1-Comprar y/o recargar las tarjetas magnéticas de combustibles según

corresponda por la asignación aprobada.5.5.2-Entregar al cajero las tarjetas recargadas y los comprobantes de carga a

través del modelo CTMR-02 “CONTROL DE LAS TARJETAS MAGNETICASPARA SU RECARGO”. Anexo: 1.

5.5.3-Conciliar con el especialista de contabilidad asignado para el control de lastarjetas magnéticas las cargas y los consumos por tarjeta.

5.5.4-Entregar al cajero las tarjetas magnéticas con el comprobante de la carga yel CTMR-02 “CONTROL DE LAS TARJETAS MAGNETICAS PARA SU RECARGO”,Dejando copia del registro. Anexo: 1

5.5.5-Presentar a contabilidad la solicitud de pago anticipado a realizar a Cimex porel importe total de la carga que corresponda de las tarjetas magnéticas decombustible.

5.5.6-Entregar al área de finanzas el documento emitido por FINCIMEX deconstancia de entrega del cheque.

5.5.7-Velar por que se cumpla lo establecido en este procedimiento.5.5.8-Informar al VR económico o a quien corresponda de cualquier irregularidad

detectada en cuanto al incumplimiento de lo establecido en esteprocedimiento.

5.5.9- Exigir a los clientes de las tarjetas magnéticas la liquidación en la caja losjustificantes de gaseo en un termino de 48 horas.

5.6-Autoridad del Departamento de Transporte.5.6.1-Exigir al cajero y especialista de contabilidad el cierre de cada mes.5.6.2-Exigir al cajero el CTMR-02 “CONTROL DE LAS TARGETAS MAGNETICAS PARA

SU RECARGADO”. Anexo: 1 con las tarjetas a recargar reflejadas en él.5.6.3-Comprobar con el cajero a partir del ultimo comprobante por tarjeta liquidada

el saldo de la tarjeta que se le entregan.

5.7-Responsabilidad de los clientes.5.7.1-Presentarse en la caja a recoger las tarjetas magnética de combustible

asignada, entregar diariamente y responsabilizarse con la custodia de lamisma, al igual que con los comprobantes de gaseo hasta su liquidación en lacaja.

5.7.2-Liquidar la tarjeta magnética de combustible antes del tiempo establecido.a) Los usuarios de Tarjetas Magnética de Gasolina Regular y Diesel deberán

entregar la misma los días 30 ó 31 de cada mes, la cual deberá liquidar alcierre de este esta se deberá entregar antes de las 12:00 a.m. del día.

b) Los autos de chapa carmelita liquidaran diariamente (los lunes de cadasemana).

c) Las DPFTS al finalizar el mes (del 25 al 29).d) En el caso de que el auto este de viaje fuera del territorio, al cierre del mes, el

jefe del área será el responsable de comunicarlo oficialmente a la Dirección deEconomía.

5.7.3-Para los viajes fuera de la provincia o imprevistos utilizar las tarjetas depiquera.




5.7.4-Reflejar al dorso de la matriz de consumo emitida por cupet – cimex elnombre del chofer y firma, la chapa del vehículo y la firma del jefe de transportecomo constancia de que el consumo fue registrado en el modelo CRC – 02“Consumo real de combustible”.5.7.5- Para extraer una tarjeta de viajes deberá presentarse él autorizocorrespondiente, el cual solo será valido si llevase la firma del Rector de launiversidad, el Vicerrector Económico y en ausencia de ambos el DirectorAdministrativo.5.7.6- El tenedor de una tarjeta de viajes, no podrá bajo ninguna circunstanciarealizar el traspaso de esta a otro usuario. Será de obligatorio cumplimiento que serealice la entrega de tarjeta en caja, para que otro usuario pueda extraerla.5.7.7- De producirse extravió de Tarjetas de Combustible, se notificará medianteuna carta a la Dirección de Economía. En esta situación se tomará la medidacorrespondiente aplicando la responsabilidad material, actuándose de igual forma,ante la no presentación o extravío de los comprobantes de los consumos realizados.5.7.8- En el caso que se haga necesario que un directivo autorice a otro consumircombustible de su tarjeta, se deberá cargar el consumo al área que incurrió en elgasto, e igualmente confirmarlo en el Departamento de Transporte.

5.8- Responsabilidad de la Dirección de Alimentos.5.8.1- Recepcionará el combustible de Tiro Directo, garantizando que su almacenajey control cumpla con las exigencias a estos efectos, extremando las medidas alrespecto.5.8.2- Controlará las existencias y reportará a las 08.30 A.M. a la Dirección deEconomía los consumos de Diesel directo, correspondientes al día anterior.5.8.3- Exigirá a CUPET el cumplimiento de lo establecido para el abastecimiento yfacturación según contrato.5.8.4- Cumplirá con lo establecido al detectarse Faltantes o Sobrantes en losconteos realizados, al igual que el cumplimiento de las cláusulas para la prestacióndel servicio.5.8.5- Garantizará el cumplimiento de las regulaciones que establezca el MES y elresto de los organismos competentes a estos efectos.5.8.6- Realizar inventario físico a los depósitos de Diesel, al cierre de mes (día30 ó 31)5.8.7- Conciliará al cierre de cada mes con CUPET, los pagos efectuados y losconsumos realizados, entregando copia de la Conciliación a la Dirección deEconomía.5.8.8- Garantizará las condiciones de seguridad, control y medición de lasexistencias.

6. DESARROLLO.

6.1-Generalidades.

Nuestra Universidad para el control del combustible destinado al transporte utilizalas tarjetas magnéticas de combustible, por lo que a todo vehículo se le habilitarápara su control una tarjeta magnética de combustible, la cual es un documento devalor, por lo que su control y custodia son de extrema importancia y se hará por la




caja, este procedimiento dispone los encargados de la custodia, entrega, control yfiscalización de las tarjetas magnéticas de combustible, estas personas tendrán laresponsabilidad material según proceda del valor de la tarjeta y el combustiblecorrespondiente y que se cumpla lo establecido en este procedimiento, así comodetectar y alertar las anomalías existentes tomando las medidas que seannecesarias. Para el control del combustible tecnológico se habilitaran una tarjeta.

6.2 – Carga, control, custodia, entrega, liquidación y contabilización de lastarjetas magnéticas de combustible:

6.2.1 – Carga.

Se entregará al Departamento de Transporte según corresponda por el cajero elmodelo CTMR-02 “CONTROL DE LAS TARJETAS MAGNETICAS PARA SU RECARGO”,debidamente llenado los datos de la columna 1,2,3,5 y 6 conjuntamente con lastarjetas a cargar. En el caso de que alguna tarjeta tenga saldo distinto a cero esteprocederá a realizar la carga por la diferencia de saldo con la asignación mensualaprobada, cargándose el importe remanente de esta operación en la tarjeta viajerao piquera correspondiente a este tipo de combustible. El registro se elabora conoriginal y dos copias entregando junto con las tarjetas al especialista de combustibleel original y una copia, se firma por ambos al pie del registro.

El especialista de combustible entregará la carta de solicitud de cheque al área decontabilidad del centro con la cifra de combustible autorizado a comprar, una vezentregado por el área contable el cheque que deberá estar certificado por el banco,el especialista de combustible lo entregara en la oficina de FINCIMEX, procediendo arealizar la operación de carga según plan aprobado para cada tarjeta.

El especialista de combustible, una vez cargada las tarjetas recogerá loscomprobantes de carga de cada una, así como una confirmación del saldopendiente. Posteriormente llenará las columnas 4,7,8,9,10 del modelo CTMR-02“CONTROL DE LAS TARJETAS MAGNETICAS PARA SU RECARGO”, para entregar la

misma conjuntamente con los comprobantes de carga al cajero, se firma por ambosal pie del registro.

6.2.2 – Control de las tarjetas magnéticas de combustible en existencia.

Las tarjetas magnéticas de combustibles se controlan por el cajero mediante elmodelo CITM –01 “Control de inventario de las tarjetas magnéticas”, Anexo: 4. Apartir de las compras y teniendo como documento primario el modelo CTMR-02“CONTROL DE LAS TARJETAS MAGNETICAS PARA SU RECARGO”, elaborará paracada una de las tarjetas en existencia el modelo:CC-5 “Control del combustible” en elcual reflejará la fecha de cargada la tarjeta, referencia del comprobante de carga,entrada, salida y existencias con su respectivo saldos.

6.2.3 – Custodia de la tarjeta magnética de combustible.




Las tarjetas magnéticas de combustibles serán custodiadas por el cajero,especialista de combustible, o el cliente según sea el momento, para lo cual quedarábien delimitado de la forma siguiente:

6.2.3.1-Custodia en la caja: Será a partir de haber recibido las tarjetas medianteel modelo:CITM-01 “CONTROL DE INVERTARIO DE TARJETAS MAGNÉTICAS”Anexo: 4 el cual revisará y firmará como constancia de ese acto. Se elaboraráoriginal y dos copias, original contabilidad y copias cajero y especialista decombustible.

6.2.3.2-Custodia del cliente: Será a partir de haber recibido la tarjeta y haberfirmado en la caja el Mod:ALTM-3 “Anticipo y Liquidación de TarjetasMagnéticas”, Anexo: 3, que emite el cajero.

6.2.3.3-Custodia del especialista de combustible: Será a partir que el cajeroentregue al mismo para su recargo las tarjetas liquidadas por los clientes enla caja, y se emita el modelo: CTMR-02 “CONTROL DE LAS TARJETASMAGNETICAS PARA SU RECARGO”.

6.3 – Contabilización.

Por las compras de las tarjetas magnéticas de combustible a CUPET – CIMEX y/o lacarga de combustible lo que se hace siempre es un pago anticipado.En la cuenta de banco se anotará el importe por el valor de la tarjeta y en la cuentade pagos anticipados el importe del combustible solicitado que sirvió de base para elpago del cheque a emitir según la relación de las tarjetas a cargar emitidas por eldepartamento de combustible. Se acredita a la cuenta bancaria por el importe totaldel cheque.Cuando se cargan las tarjetas son entregadas a la caja a través del modelo CTMR-02 “CONTROL DE LAS TARGETAS MAGNETICAS PARA SU RECARGO”, el que seráfirmado por el cajero y el especialista de combustible, el que se emite en original ycopia.Cuando la caja entrega la tarjeta magnética a los clientes, se confecciona el ALTM-03 “ANTICIPO Y LIQUIDACIÓN DE TARJETAS MAGNÉTICAS”, el cual se emite enoriginal y copia.

7. Registros.

CITM-01 “CONTROL DE INVERTARIO DE TARJETAS MAGNETICAS”.CTMR-02 “CONTROL DE LAS TARETAS MAGNETICAS PARA SU RECARGO”.

ALTM-03 “ANTICIPO Y LIQUIDACIÓN DE TARJETAS MAGNÉTICAS”.CTMRI-04“ACTA COLECTIVA DE RESPONSABILIDAD MATERIAL INDIVIDUAL POR

LA CUSTODIA DE LA TARJETA MAGNETICA RECIBIDA.

7.1 Distribución y Archivo.




Este procedimiento se distribuirá a todas las áreas de la Universidad, la SUM y laDPFTS que por su objeto social utilicen combustible. Los registros aquí establecidostendrán los tratamientos siguientes:

CITM-01 “CONTROL DE INVERTARIO DE TARJETAS MAGNETICAS”.Original: Caja.Copia: Contabilidad.Copia: Especialista de combustible.

CTMR-02 “CONTROL DE LAS TARJETAS MAGNETICAS PARA SU RECARGO”.Original: Contabilidad.Copia: Caja.Copia: Especialista de combustible.

ALTM-03 “ANTICIPO Y LIQUIDACIÓN DE TARJETAS MAGNÉTICAS”.Original: Caja.Copia: Contabilidad.

CTMRI-04“ACTA COLECTIVA DE RESPONSABILIDAD MATERIAL INDIVIDUAL PORLA CUSTODIA DE LA ARJETA MAGNETICA RECIBIDA.

Original: Caja.Copia: Contabilidad.

7.2-Todos los registros anteriormente mencionados son guardados durante 5 añossiendo responsables de su custodia y conservación el especialista encargado delllenado de los mismos. Al terminar este periodo son destruidos totalmente.


Elaborado por: MSc Elio R. Hidalgo B Revisado por: Lic. Pablo LamorutCargo: Energético. Cargo: Director Económico.

Aprobado por: Dr Segundo Pacheco ToledoCargo: Rector




Anexo 1CONTROL DE LAS TARJETAS MAGNETICAS PARA SU RECARGO Modelo:CTMR-

02

N° TARJETA N° SERV.ASIGNACIO

NAPROBADA

SALDO INICIAL CARGA SALDO TARJETALITRO IMPORTE LITRO IMPORTE LITROS IMPORTE

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Entregado por:__________________ Entregado por:________________Cargo:___________ Fecha:__________ Cargo:___________Firma:__________ Firma:_____ Fecha:______Recibido por:_______________________ Recibido por:_________________Cargo:___________ Fecha:__________ Cargo:___________Firma:__________ Firma:_____ Fecha:______

Servicio Cantidad (L) ImporteGasol. Regular 13 $0.00Diesel 14 $0.00

Importe Total Facturado:

Anexo 2

TARJETA MAGNETICA RECIBIDA Modelo: CTMRI-04

Fecha de Fecha deAlta Baja

ACTA COLECTIVA DE RESPONSABILIDAD MATERIAL INDIVIDUAL POR LA CUSTODIA DE LA

Nombre y Apellidos FirmaCargo

AL RECIBIR LA TERJETA MAGNETICA ESTOY CONFORME Y APERCIBIDO DE LARESPONSABILIDAD MATERIAL QUE CONTRAIGO POR EL VALOR DE LA MISMA ( $8.00 CUC ) YDEL COMBUSTIBLE CORRESPONDIENTE Y PARA QUE CONSTE FIRMO LA PRESENTE.

ConsecutivoN°:________




Anexo 3Minist. Educación SuperiorUniversidad de Granma Mod:ALTM-3Nombres y Apellidos: Area: Chapa

Cant. Lts. Saldo Autorizado Cant. Lts A

Gas. Reg.___ Diesel:___Firma

Cantidad Lts Importe A

Recibido cajero

Anticipo y Liquidación de Tarjetas Magneticas.

Tarjeta D M

Recibe Firma:Cajero

Nombre Consecutivo

LIQUIDACION Número de comprobantes D M

Consumida

Saldo en existenciaNombre Firma Firma

Anexo 4

ALTA BAJA

CONTROL DE INVERTARIO DE TARJETAS MAGNETICAS. Modelo:CITM-01

N° TARGETA N° SERVICIO CLAVE FECHA OBSERVACION




Anexo 5

Tarjeta: Tipo de combustible G. Regular:____ Diesel:___Area: Precio:Responsable:

Fecha Referencia Entrada Saldo salida Saldo Existencia Saldosaldo anterior

Ministerio de Educacion Superior Control de Combustible modelo:CC-05


MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSCapitulo I Demanda de Combustibles y Lubricantes Página 1 de 8


PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA DEMANDA DECOMBUSTIBLES Y LUBRICANTES.

1. OBJETIVO.

1.1- Este procedimiento establece la metodología para el llenado delmodelo CUP – 03 DF y modelo CAD-001 sobre la demanda mensualCombustibles y Lubricantes por actividad.

2. ALCANCE.

2.1- Esta metodología se aplicara en la Universidad de Holguín querequieran el uso de combustibles y lubricantes y las SedesUniversitarias Municipales.

3. REFERENCIAS.

3.1- Carta Fechada 22 de Agosto del 2006 de la Dirección de Economíay Planificación del MES.

3.2- Resolución 2973.3- Marco regulatorio sobre la instrucción del llenado Modelo CUP-03DF.3.4- Guía de Inspección Origen y destino.


4.1- La demanda de Combustibles y Lubricantes se elabora sobre labase de la planificación objetiva y real, teniendo en cuenta el índicede consumo y el nivel de actividad a realizar en el mes.

4.2- En el anexo 5 se definen las actividades fundamentales de launiversidad.


5.1- Responsabilidad del especialista de combustible.

5.1.1- Recepcionar y revisar toda la información enviadas por lasáreas.

5.1.2- Consolidar toda la información recibida.5.1.3- Elaborar y entregar al organismo superior el modelo CUP-03DF.5.1.4- Elaborar y entregar al organismo superior el modelo CAD-001.




5.2- Autoridad del especialista de combustible.5.2.1- Exigir a las áreas implicadas en el proceso elaborar la demanda

según proceso aprobado.5.2.2- Comprobar que la demanda elaborada por las áreas sea lo más

real y objetiva según índice de consumo.

5.3- Responsabilidad de las áreas que consumen combustibles ylubricantes.

5.3.1- Responsabilidad del área de TRANSPORTE.5.3.1.1- Elaborar la demanda según metodología aprobada.5.3.1.2- Elaborar la demanda sobre la base de los índices de consumo

según la actividad a realizar.5.3.1.3- Entregar y despachar la información en el tiempo establecido

del 20 al 25 de cada mes al energético.5.3.2- Autoridad del área de transporte.5.3.2.1- Exigir a las áreas entreguen el plan de transportación.5.3.2.2- Ajustar el plan de transportación en coordinación con las áreas

demandantes.

5.4- Responsabilidad del resto de las áreas que demandancombustibles y lubricantes.

5.4.1-Entregar y despachar la información en el tiempo establecido del20 al 25 de cada mes al energético.

5.4.2- Elaborar la demanda sobre la base de la planificación objetiva yreal según la actividad a realizar.

6- DESARROLLO.

6.1- Este procedimiento permitirá que se elabore el modelo de demandaque justifique la solicitud de combustibles y lubricantes teniendo encuenta la actividad y el destino final para el cual se requieren losdiferentes productos solicitados, la información obtenida del modeloserá un instrumento de trabajo para el proceso de solicitud ycaptación de la demanda por las áreas, además permitirá establecercomparaciones entre los índices de consumo planificados y losreales obtenidos, dará información sobre la estructura de consumoy comprobar el nivel de eficiencia en el uso de los combustibles ylubricante por cada área.

7- REGISTROS.




CAD -001: Control del consumo y captación de demanda decombustible y lubricantes por actividades.

CUP-03DF: Demanda de productos por actividades. (Consolidado poráreas)

DPE –02: Demanda de productos por actividades áreas de la UHo.DPE –03: Demanda de productos por actividades EFTS.ANEXO 5. Actividades fundamentales.

7.1- DISTRIBUCIÓN Y ARCHIVO.

7.1.1- Este procedimiento se distribuirá a todas las áreas de la Universidad, laSUM que por su objeto social utilicen combustible. Los registros aquíestablecidos tendrán los tratamientos siguientes:

CUP-03DF: Demanda de productos por actividades.Original: MES.Copia: Especialista de combustible.

DPE –02: Demanda de productos por actividades áreas de la UHo.Original: Especialista de combustible.Copia: Areas.

7.2-Todos los registros anteriormente mencionados son guardados durante 5años siendo responsables de su custodia y conservación el especialistaencargado del llenado de los mismos. Al terminar este periodo son destruidostotalmente.


Elaborado por: MSc Elio R. Hidalgo B. Revisado por: Lic. Pablo LamorutCargo: Energético. Cargo: Director Económico.

Aprobado por: Dr. Segundo Pacheco ToledoCargo: Rector.




Anexo 1

ORGANISMO:(1) MESMES

DEMANDADO:(2) Diciembre AÑO:(3) 2007ACTIVIDAD: (4) UM

(5)

NIVEL DEACTIVDAD

PLAN (6)

INDICE DECONSUMO

PLAN (7)

DEMANDA POR PRODUCTOS (T) (8)

FUEL MEZCLA DIESEL GASOLINA GLP NAFTA LUBRICANTES GRASAS

Actividad Docente TActividad Docente TTransporte de Pasajeros TActividad Administrativa TActividad de Servicio TOtros T

TOTAL: (9) 0,00 0,00 0.00 0.00 0,00 0,00 0,00 0,00

Elaborado por:_____________________ Aprobado por:________________________

Firma:Fecha:_______________ Fecha:________________




Anexo 2MODELO DE CONTROL DEL CONSUMO YCAPTACION DE DEMANDA DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES PORACTIVIDADES

(1) MES A PLANIFICAR: __________________(2) ORGANISMO/CAP :___________________ CDA-001

U.M para el consumo: toneladas(3) CODIGO :__________________ (4) PRODUCTO : __________________

ACTIVIDAD U.M N. ACTACUMULADO HASTA EST. MES ACTUAL DEMANDA PROX. MES REL. INDICES

NIVELACTIV

CONS.REAL INDICE NIVEL

ACTIVCONSEST. INDICE NIVEL

ACTIVDEM.

CONS. INDICE DEM. vsACUM.

DEM.vs EST.

(5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17)

Actividad "A"Actividad "B"Actividad "C"Actividad "D"G. Electrógenos Emerg. (18) kW.hPrivados (19) VehículosTOTAL (20) (20) (20)

(21) Elaborado por: (22) Aprobado por: (23) Recibido por:Cargo: Cargo: Cargo:fecha: fecha: fecha:

Elaborado por:_____________________ Aprobado por:________________________Firma:________________ Firma:________________Fecha:_______________ Fecha:________________


MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSCapitulo I Demanda de Combustibles y Lubricantes Página 6de 8

Copia Controlada: Fecha deEmisión:

Prohibida su reproducción sin la autorización del área emisora.

Anexo 3

DEMANDA DE COMBUSTIBLE UNIVERSIDAD HOLGUÍN

MES: ÁREA:AÑO:

Nro. Actividad a Origen Destino Can. Viajes Carga a transportarrealizar Can. Pers Can.Ton.




ANEXO 4

Leyenda Modelos CUP 03 y CAD- 001.CAD 001METODOLOGÍA

A continuación se presentan las indicaciones indispensables para el llenado del modelo

(1) MES A PLANIFICAR: Nombre del mes para el cual se presenta la demanda de consumo.(2) ORGANISMO/CAP: Nombre o siglas del organismo o CAP para el cual se presenta la demanda.(3) CODIGO: Código del organismo o CAP en cuestión.(4) PRODUCTO: Identificación del producto ( Crudo Nacional, Petróleo Combustible, MezclaDiesel-Fuel, Diesel, Gasolina, Queroseno, GLP, Nafta-Solventes, Lubricantes, etc.)COLUMNA (5): Se desglosa cada actividad en específico, previamente identificada en el NAE o ensudefecto identificada por el organismo / CAP de común acuerdo con el MEP y CUPET.COLUMNA (6): Se refleja la unidad de medida para la actividad en cuestión,preferiblemente debe ser una medición física.COLUMNA (7): Se refleja el valor de la actividad acumulado hasta el mes anterior alque se realiza el acto de presentación de la demanda.COLUMNA (8): Se refleja el consumo real del producto acumulado hasta el mes anterior alque se realiza el acto de presentación de la demanda.COLUMNA (9): Índice de consumo específico, resultante de consumo / nivel de actividad.Su expresión está dada en t/ unidad de medida identificada para medir la actividad en cuestión.COLUMNA (10): Se refleja el valor estimado de la actividad del mes en quese realiza el acto de presentación de la demanda.COLUMNA (11): Se refleja el consumo estimado del producto del mes en quese realiza el acto de presentación de la demanda.COLUMNA (12): Índice de consumo específico, resultante de consumo / nivel de actividad.Su expresión está dada en t/ unidad de medida identificada para medir la actividad en cuestión.

COLUMNA (13): Se refleja el valor de la actividad planificado del mes para el cualse realiza la presentación de la demanda.COLUMNA (14): Se refleja la demanda de consumo del producto, debidamentecalculado sobre la base de los índices reales obtenidos en los períodos anteriormente reflejados.COLUMNA (15): Índice de consumo específico, resultante de consumo / nivel de actividad.Su expresión está dada en t/ unidad de medida identificada para medir la actividad en cuestión.COLUMNA (16 y 17): Relación entre los índices resultantes de la demandapresentada contra los índices de los períodos anteriormente obtenidos y reflejados en estemodelo. CONDICION INDISPENSABLE: los Índices resultado de la demanda calculadaNO DEBEN PRESENTAR DETERIOROS en estas relaciones.(18) G. Electrógenos Emergentes: Se refleja esta actividad para el producto Diesel teniendoen cuenta las regulaciones establecidas para esta actividad en el procedimiento RS-5300.(19) Privados: Se refleja lo relativo al consumo de Diesel o Gasolina destinado a esta actividad.Se considerará como consumo lo asignado para este destino en los períodos anteriores y se




medirápor la cantidad de vehículos aprobados oficialmente.Celdas (20): Se reflejan los totales de los consumos en cada uno de los períodos establecidos.(21) Nombre, Apellidos, cargo y fecha de quién y cuando se confecciona el modelo.(22) Nombre, Apellidos, cargo y fecha de quién y cuando se aprueba el modelo.(23) Nombre, Apellidos, cargo y fecha de quién y cuando se recibe el modelo en el proceso de

CUP-03

INSTRUCCIÓN DE LLENADO DEL MODELO DEDEMANDA DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES

POR ACTIVIDADES. ANEXO 1 CUP-03DF(1) Organismo, organización o asociación que presenta la demanda(2) Nombre del mes demandado(3) Año correspondiente al mes demandado(8) Se ubican las demandas por productos en toneladas por

actividades en función del índice de consumo utilizado en 7.(9) Se calcula la demanda total por producto que debe coincidir con la

ANEXO 5.




SE DEFINEN COMO ACTIVIDADES FUNDAMENTALES LASSIGUIENTES.

.1.1 Actividad docente: Se reporta el consumo de combustible utilizado enla combustión de las calderas de cualquier tipo de institucionesdocentes de cualquier nivel de enseñanza. El nivel de actividad semide por estudiantes matriculados.

.1.2 Transporte de pasajeros; Se mide el consumo de combustibleutilizado para la transportación de pasajeros por cualquier vía (terrestre,aérea o marina) excepto el utilizado en actividades de administración oservicio. El nivel de actividad se mide por miles de pasajerostransportados por kilómetro recorrido.

.1.3 Actividad administrativa: Se mide el consumo de combustibleutilizado en actividades administrativas. No se reporta nivel deactividad.

.1.4 Actividad de servicio: Se mide el consumo de combustible utilizado enactividades de servicio. No se reporta nivel de actividad.

.1.5 Mantenimiento: Se mide el consumo de combustible utilizado enactividades de mantenimiento en general, industrias, escuelas,hospitales, centros en general. El nivel de actividad se reporta en milesde pesos.

.1.6 Actividad de saneamiento: Se mide el consumo de combustibleutilizado en actividades tales como: recogida de basura, campañas dehigienización, tratamiento de caminos, actividades contra insectos yroedores, limpiezas de carreteras por consecuencias climatológicas. Nose reporta nivel de actividad.

.1.7 Otras actividades: Se reporta el consumo de combustible utilizado enun proceso no descrito anteriormente. No se mide el nivel de actividad.

Procedimiento propuesto para el control, contabilización ymanejo del combustible con el uso de tarjetas magnéticas.

Elaborado por: Ing. Rubén R. Estrada AliagaLic. Carolina Yanet CampsIng. Adolfo Nillar Fonseca

El procedimiento incluye varias etapas e involucra varias áreas de trabajo; formando un

sistema que garantiza la minimización de las brechas que pudieran servir de soporte para el

desvío de combustibles y la corrupción por ilegalidades en esta materia, tan sensible e

importante en los días actuales que vive nuestro país.

Nuestro procedimiento básico general se soporta en los siguientes aspectos,instrucciones y experiencias:

1. Operaciones de compra y carga de tarjetas magnéticas para combustibles en FINCIMEX.

2. Sistema actual de reordenamiento del combustible en Cuba.

3. Sistema de Inspección Estatal Energética de Cuba liderado por la Unión

CUBAPETRÓLEO del MINBAS.

4. Carta circular No. 8 del Ministerio de Finanzas y Precios del año 2000, actualizada en el

2006.

5. Experiencias de especialistas energéticos y contadores en controles de combustibles.

Se toma como base y premisa fundamental que la organización económica de que se trate

tenga la totalidad del combustible que necesita para operar con su equipamiento automotor

reordenado, es decir, que no posea combustible físico en depósitos propios de los cuales se

surta para el consumo, exceptuando el combustible tecnológico en almacenes o

subalmacenes necesario para la generación de vapor en calderas, o para la explotación de la

maquinaria agrícola y de la construcción, o para la generación eléctrica mediante grupos

electrógenos. También se tiene como premisas de apoyo las siguientes:

La organización económica o establecimiento reporta estadísticamente, con código plano,

el balance mensual de sus portadores energéticos según el modelo estadístico 5073,

captado paralelamente por las Oficinas de Estadística y las representaciones de CUPET

desde los municipios hasta la Dirección Nacional de balance y fiscalización de

combustibles.

Se cuenta en la organización con capital humano capacitado para enfrentar el uso del

procedimiento propuesto.

PROCEDIMIENTO

Áreas claves:

01 -. Consumidores.Incluye transporte automotor, consumidores tecnológicos autorizados excepcionalmente.

02 -. Caja.Departamento o área que se convierte en el almacén de combustible de la organización y

núcleo primario del control de dichos portadores energéticos.

03 -. Departamento de Economía o Área contable.Área donde se contabilizan todos los combustibles manipulados con el uso de tarjetas

magnéticas, definiéndose una parte de la eficiencia en el uso de estos portadores

energéticos.

04 -. Estadísticas de la organización.Parte básica que conforma el balance mensual de los portadores energéticos mediante el

modelo 5073 captado con esta periodicidad.

Procesos involucrados:

1) Demanda de combustibles con 1 mes de antelación. Se tienen en cuenta los inventarios

finales de combustibles por tarjeta magnética y la garantía de cobertura para no más de

10 días.

Proceso vital basado en las actividades propuestas a desarrollar por la organización en

dicho mes, teniendo como puntos de apoyo el equipamiento con las que realizará dichas

actividades, el índice de consumo específico del equipamiento, el índice de consumo

general por actividades y el volumen de cada una de las actividades. Cada organización

debe contar con el procedimiento para la elaboración de dicha demanda según sus

características operacionales, cantidades y tipos de unidades de bases subordinadas y

las orientaciones de su nivel superior. La demanda fluirá desde las unidades de base

hasta la organización empresarial y de ahí al organismo superior. De cada documento se

dejará copia en la organización.

2) Recepción de la demanda de combustible por el organismo superior de la organización

económica y entrega oficial del Plan Operativo de combustibles a dicha organización.

Este procedimiento corre a cargo del binomio organización-organismo superior, y tiene

como colofón de alta significación la entrega oficial por el organismo superior del

documento del Plan Operativo General de combustibles para el mes siguiente con firma y

cuño de dicho organismo. Este plan operativo debe llegar de esta forma antes de

comenzar las operaciones de la organización en el mes demandado. Se comprobará con

FINCIMEX las cifras aprobadas.

3) Reprogramación de la demanda de combustibles por la organización económica según

Plan Operativo aprobado por el nivel superior.

Este procedimiento se realiza según el documento copia de la demanda de combustibles

realizada con un mes de antelación a la fecha. Incluye la distribución o desglose del

combustible por tipo de producto combustible y por cada una de las tarjetas magnéticas.

4) Carga de las tarjetas magnéticas en FINCIMEX.

Mediante el pago anticipado al consumo de los combustibles, se cargan las tarjetas

magnéticas, según distribución y desglose por cada tarjeta magnética y tipo de

combustible aprobado por la máxima dirección de la organización económica,

facturándose y pagándose a FINCIMEX. Resulta imprescindible que se carguen tarjetas

completamente agotadas, por lo que para ello se necesita una cobertura de tarjetas

magnéticas por tipo de combustible equivalente a 1,5 tarjetas/equipos automotores

consumidores de este tipo de combustible.

Ver Anexo: Carta Circular No. 8/2000 del Ministerio de Finanzas y Precios. Actualización del

2006

Después de proceder con estos 4 procesos básicos, el sistema fluirá según el esquema que

a continuación proponemos:

La doble flecha entre 01, 02, 03 y 04 (Áreas claves), indica la necesidad de conciliación en

ellas antes de la conformación del balance de portadores energéticos según el modelo 5073.

Las cifras de combustibles manejados en todos estos procesos, son las correspondientes a

la habilitación de los equipos según los ships verificados emitidos por los servicentros. Sólo

el área clave 01 (consumidores) manejará tanto el combustible habilitado como el

combustible real consumido, para así garantizar el uso eficiente de los mismos de forma

específica y general, aclarándose de manera especial, que generalmente quedan existencias

reales de combustibles en los depósitos de los equipos automotores, que aunque han sido

considerados como consumidos, pasan en realidad a los consumos del mes siguiente, por lo

que se restará de la carga a realizar para dicho mes según proceda.

Documentos básicos conformados en el procedimiento y su modo de empleo.

DOCUMENTOS

a. Demanda de combustibles a organismo superior conformada con las demandas de cada

una de las unidades de base consumidoras (firma y cuño de cada unidad y de la

organización económica empresarial).

b. Plan Operativo mensual de combustibles aprobado por el nivel superior (firma y cuño del

organismo superior).

c. Reprogramación de la demanda mensual de combustible según Plan Operativo mensual

aprobado por el nivel superior.

d. Modelo 5073 del mes demandado y operado. Balance General de los portadores

energéticos.

e. Acta de entrega de tarjetas magnéticas a la organización económica por FINCIMEX.

f. Contrato de la organización económica con FINCIMEX.

g. Facturas de carga de tarjetas magnéticas (compra de combustibles en FINCIMEX). Cuño

FINCIMEX.

h. Distribución de combustibles por tarjetas magnéticas según combustible cargado o

facturado en FINCIMEX (desglose) por tipo. Cuño FINCIMEX.

i. Listado de usuarios por tarjeta magnética aprobado por Consejo de Dirección de la

organización económica.

j. Acta de responsabilidad a cada usuario titular de cada tarjeta magnética.

k. Documento de conformidad firmado por cajero(a) y usuario(a) – receptor(a) en el acto de

entrega de la tarjeta magnética para la habilitación de combustibles (abrir vale para pagos

menores).

l. Documento de conformidad firmado por cajero(a) y usuario(a) – receptor(a) en el acto de

recepción de la tarjeta magnética para la protección en bóveda o caja de la tarjeta

magnética hasta su próxima habilitación (cerrar vale para pagos menores abierto).

m. Tarjeta de movimientos físicos de combustibles por cada tarjeta magnética que incluye:

Código – Tipo de producto – Usuario – Fecha de Carga – Habilitación (Consumo) – Saldo

– Firma Cajero – Firma Usuario.

Nota: En algunos casos, según el modelo de operación de las organizaciones económicas,

se necesita que las tarjetas magnéticas se extraigan en una ocasión en el mes y se

entreguen sólo para la liquidación mensual de las tarjetas, y entre la entrega y la recepción

se realicen liquidaciones parciales con la entrega en caja de los ships verificados que

amparan las habilitaciones realizadas, los que se entregarán al área contable periódicamente

(semanalmente) por cada tarjeta magnética, mediante la firma de conformidad del

especialista contable y el(la) cajero(a) para actualizar el submayor de inventarios por cada

tarjeta magnética que resume la contabilización de los combustibles.

En este caso:

El usuario o receptor firmará además en la tarjeta de movimientos correspondiente, la

entrega o liquidación parcial de la tarjeta magnética mediante los ships verificados.

El vale por pagos menores se abrirá a inicio de mes, y se cerrará con las

correspondientes firmas al liquidar a fin de mes la tarjeta correspondiente, y se entrega en

esta ocasión como copia al área contable.

Ejemplos de este modo de control:

En las Asambleas Provinciales y Municipales del Poder Popular, donde las actividades

fundamentales son administrativas ejecutadas por funcionarios estatales.

En cualquier organización política y/o de masas (UJC, CDR, CTC, etc) en sus diferentes

niveles.

a) Submayor de inventarios por cada tarjeta magnética con su usuario titular según la Carta

Circular No. 8/2000 del Ministerio de Finanzas y Precios sobre control y contabilización

del combustible por tarjetas magnéticas.

b) Acta de conciliación entre las áreas claves del proceso de control y contabilización del

combustible por tarjeta magnética.

Nota: El área clave de Estadísticas utilizará en los primeros días del mes, antes de la

captación municipal del modelo de balance 5073, los siguientes documentos oficiales para la

conformación de dicho modelo:

DOCUMENTOS

1. Demanda de combustibles para el mes siguiente a la captación del 5073.

Ejemplo:

Modelo 5073 que refleja el balance de portadores energéticos del mes de mayo/2006.

Se capta el modelo 5073 entre los días 5 y 7 de junio/2006.

Este modelo 5073 incluye la demanda del mes de julio/2006.

2. Acta de conciliación de las áreas claves (consumidor, caja y contabilidad) en cuanto a:

Cargas de tarjetas magnéticas por productos combustibles.

Consumos o habilitaciones de combustibles.

Inventario final en tarjetas magnéticas.

3. Plan Operativo de combustibles mensual aprobado por el nivel superior con firma y cuño.


MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSCapitulo III Control y Destino de Combustibles y Lubricantes Página 1 de 14


PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL, EXISTENCIA, REGISTRO YENTREGA DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES.

1. OBJETIVO.

1.1- Este procedimiento establece la metodología para el control de las entregas,existencia, registro, normación y planificación de los combustibles y lubricantespara el uso automotor y tecnológico.

2. ALCANCE.

2.1- Esta metodología se aplicara en la Universidad de Holguín, sus dependencias ylas Sede Universitarias Municipales

3. REFERENCIA.

3.1- Resolución 297 MFP.3.2- Carta del Ministro MEP del 7/02/063.3- Resolución 54 del MFP.3.4- NC 900413.3.5- Resolución 184/2000 del Ministerio del Transporte.3.6- Guía de Inspección origen y destino de CUPET.


4.1-Para lograr un balance efectivo de la estructura de consumo de combustible ylubricantes referidos en el modelo 5073-02 se hace necesario que cada área a lacual van destinados estos portadores energéticos, garanticen un nivel deinformación periódica del control sobre la entrega, existencia y consumo de losmismos, lo que permitirá establecer los índices de consumo por equipos y por eltipo de actividad, lo que llevará a una planificación y normación de dichosportadores energéticos.


5.1- Responsabilidad del encargado del almacén que atiende combustiblesy lubricantes.

5.1.1-Custodiar los productos (combustibles y lubricantes) depositados en elalmacén hasta su entrega a los clientes.

5.1.2- Entregar a los clientes mediante el modelo de solicitud establecido “Solicitudde Entrega” (Anexo 1), según asignación aprobada.

5.1.3- Realizar mediciones diarias de los combustibles y lubricantes almacenados ydejar evidencia documental a través del Modelo BO-01 (Balance Operacional),Anexo 2.




5.1.4- Tener organizados e identificados los productos.5.1.5- Entrega de las operaciones diarias (entradas o salidas), al área de

contabilidad.5.1.6- Conciliar mensualmente (al final de cada mes), con el área contable y dejar

evidencia documental a través del Modelo CM-02 “Control de las Mediciones”,Anexo 3.

5.1.7- Mantener actualizados, para los combustibles y lubricantes, los documentosestablecidos por el SNC, referido al control de los almacenes.

5.1.8- Registrar el consumo de combustible destinado a actividades auxiliaresmediante el Modelo CAA-07, Anexo 8.

5.2- Autoridad del encargado del almacén que atiende combustible.5.2.1- Exigir al cliente la solicitud del producto a través del modelo establecido en el

Anexo 1, donde debe reflejarse el destino del producto.5.2.2- Informar al energético cualquier problema existente en el cumplimiento de

este procedimiento.5.2.3- Exigir al jefe inmediato superior la certificación de aforo de los tanques,

reglas recipientes de almacenar y despachar combustibles y lubricantes.

5.3- Responsabilidad del energético.5.3.1- Elaborar los planes de entrega de combustibles y lubricantes según cifras

aprobadas.5.3.2- Realizar mensualmente el análisis de combustibles y lubricantes, Modelo BCL-

05, Anexo 7.5.3.3- Realizar mensualmente el resumen por actividad, Modelo RA-04, Anexo 5.5.3.4- Velar porque se cumpla lo establecido en este procedimiento.5.3.5- Informar al Vicerrector Económico o a quien corresponda, de cualquier

irregularidad detectada en cuanto al cumplimiento de lo establecido en esteprocedimiento.

5.3.6- Normación mediante estudio del índice de consumo por equipo (Ficha Técnicapara caldera y grupo electrógeno).

5.4- Autoridad de energético.5.4.1- Exigir a las áreas las informaciones y controles previstos en este

procedimiento.5.4.2- Solicitar a las áreas cualquier información relacionada con los portadores

energéticos.5.4.3- Realizar inspecciones y controles periódicos a las áreas, relacionados con la

existencia y destino de los combustibles y lubricantes.

5.5- Responsabilidad del especialista de contabilidad.5.5.1- Conciliar al final de cada mes las existencias físicas de los productos con el

área de ATM, dejando evidencia documental de la misma el Modelo CM-02,Anexo 3.

5.5.2- Registrar diariamente las operaciones de entrada o salida, de loscombustibles y lubricantes en el Submayor de Inventario.




5.5.3- Entregar al final del mes un resumen de las operaciones de los portadoresenergéticos por su código.

5.6- Autoridad del especialista de contabilidad.5.6.1- Reclamar cualquier incongruencia con el almacén.5.6.2- Informar ante el Director Económico cualquier problema existente respecto a

lo establecido por el SNC.

5.7- Responsabilidad del jefe de transporte.5.7.1- Tener el registro de los equipos automotores actualizados, y sus respectivos

expedientes con toda la documentación establecida.5.7.2- Establecimiento de los datos primarios para el control de los movimientos de

los equipos automotores (hoja de ruta, reporte de producción, etc.)5.7.3- Control de los coeficientes de transporte.

a) Aprovechamiento de capacidad de carga.b) Coeficiente de aprovechamiento de recorrido.

5.7.4- Registro y control diario del consumo real de combustible por equipo ModeloCRC-03, Anexo 4.

5.7.5- Mantener actualizada y certificada la tabla de distancia, por el organismosuperior.

5.7.6- Normación mediante el estudio de los índices de consumo por equipos yactividades (ficha técnica)

5.7.7- Existencia de norma y control de consumo de combustible por actividadesauxiliares (lavado de piezas, reparaciones menores, etc.)

5.7.8- Demanda de combustibles y lubricantes teniendo en cuenta los índices deconsumo y la actividad a realizar.

5.7.9- Registro y control de los índices de consumo de combustibles y lubricantespor equipos y actividad, Modelo ICT-05, Anexo 6.

5.7.10- Realizar conciliaciones mensuales con los suministradores.

5.8- Responsabilidad del Jefe de alimentación.

5.8.1- Existencia en el área de caldera la norma de operaciones.5.8.2- Exigir que los instrumentos de control se encuentren acto para su uso.5.8.3- Registro y control del consumo de combustible diario, Modelo CRC –03,

Anexo 4.1 (para la caldera)5.8.4- Solicitud diaria del combustible para la caldera.5.8.5- Elaborar y entregar al energético con sierre del mes el modelo ICT – 05.1

“índice de consumo tecnológico”, (anexo 6.1 capitulo III).5.8.6- Realizar conciliaciones mensuales con los suministradores.

6.- DESARROLLO.

6.1-Generalidades.




6.1.1- Combustible para equipos de transporte.Nuestra Universidad para el control de la entrega de combustible para el transporteemplea las tarjetas magnéticas, las cuales están debidamente depositadas en lacaja, será solicitada y entregada por el cliente a través de un documento (ver anexo3 del capitulo II), el mismo lo firmaran en conformidad el cliente y el cajero, elcliente una vez recibido el producto en los centros de despachos de cupet – simex,entregaran la tarjeta con la matriz, la cual llevará en la parte posterior la firma delchofer y la chapa del vehículo. Para el combustible habilitado por cada vehículo enel área de transporte llevará el modelo CRC – 03 “Control del consumo real decombustible”, (Anexo 4 Capitulo III), al finalizar el mes se elabora el resumenrelacionando todos los equipos en el modelo ICT -05 (Anexo 6 Capitulo III), del queentregara el original al energético para evaluar el consumo por actividad. Transporteanalizará mensualmente los coeficientes de aprovechamiento de carga yaprovechamiento de recorrido para la actividad de transporte de pasajero y serviciode carga.

Se establece que cada vehículo tenga asignado una tarjeta la cual seráintransferible, salvo que el mismo salga fuera de servicio y sea necesario que otrovehículo asuma la actividad en cuestión, para lo cual el jefe de transporte en laparte posterior del documento de conformidad entre el cajero y el cliente (anexo 3capitulo II) explicará las causas por lo cual e utilizará la tarjeta para habilitar otrovehículo, así como la matricula de los que serán habilitados con dicha tarjeta.

Para la actividad no planificada e imprevista y viajes fuera de la provincia seemplearán cuatro tarjetas que estarán depositadas en la caja con una determinadacantidad de combustible para garantizar la actividad de piquera, las mismas seránautorizadas por el jefe de transporte.

6.1.2- Combustible para el tractor y actividades auxiliares.Para el combustible para el tractor y actividades auxiliares se empleará combustibleasignado por tarjeta magnética, por lo que se dispondrá de una con servicio dediesel, cargándose en la misma la cifra aprobada para estas actividades dentro delmes. La contabilización de este combustible se realiza como se establece en elcapitulo II “Control de Tarjetas Magnéticas”.El modelo CAA-07 “Control decombustible en actividades auxiliares” EN este modelo se asientan las operacionesauxiliares, y el modelo CAA-07.1 “Resumen del combustible en actividadesauxiliares” se elabora al final de cada mes y se entrega al especialista decombustible para el control general del consumo en la actividad.

6.1.3- Areas que consumen combustible tecnológico.

Diesel.1.- Se establece como área para el consumo de combustible tecnológico, la Finca deAuto consumo, en las actividades de recogida de desechos sólidos, preparación detierra, traslado de producto o materiales, etc. El combustible por equipos se controlaa través del modelo CRT – 03.1 “control del consumo real de combustibles




tecnológico” (anexo 4.1 capitulo III), reflejándoselas incidencias diarias del consumode combustible y lubricantes de relleno, al final del mes se elabora el modelo ICT –05.1 “Indice de consumo tecnológico” (anexo 6.1 capitulo III), el que seráentregado al especialista de combustible el original para evaluar el consumo decombustible y lubricantes por actividad.

Fuel Oil.1.- Este producto será consumo exclusivo de la dirección de cocina comedor en elárea de caldera para la producción de vapor destinado a la cocción de alimento, y sesolicitará diariamente a la dirección de ATM, la que registrará en un plazo no mayorde 24 horas la cantidad solicitada según lo establecido en el SNC.

2.- Para el control de las operaciones en el área de caldera se establece el modeloDI-09 “diario de incidencia”,(anexo 9 capitulo III) registrando diariamente lasincidencias, al finalizar el mes la dirección de alimentación resumirá a través delmodelo ICT – 05.1 “índice de consumo tecnológico”, (anexo 6.1 capitulo III), elconsumo de combustible en la actividad, debiendo entregar al especialista decombustible el original para realizar el balance del consumo en la actividad.

6.2- Lubricantes.

Para el control de los lubricantes se realizará a través de los documentos delsubsistema de control establecidos en el SNC, debiendo consignar todos los datosque se establecen al efecto. Además se establecen los modelos BO-01 “BalanceOperacional”, (anexo 2 capitulo III), en el que anotaran los movimientos diariossegún el tipo de producto. El modelo LCM 02 “libreta de control de medición” (anexo3 capitulo III), mediante el cual se deja evidencia documental de la conciliaciónentre las áreas de contabilidad y ATM (almacén), siendo valido para todos losproductos (combustibles y lubricante) en almacén.

7.- Registros.

Solicitud de Entrega.BO – 01 “Balance Operacional”.LCM – 02 “Libreta de control de medición”.CAA – 07 “Control de combustible en actividades auxiliares”.CAA –07.1 “Resumen mensual de combustible en actividades auxiliares”.RA – 04 “Indice de consumo por actividad”.ICT – 05 “Indice de consumo en transporte”.ICT – 05.1 “Indice de consumo tecnológico”.DI – 09 “Diario de incidencia”.

7.1.- Distribución y archivo.




Este procedimiento se distribuirá a todas las áreas de la Universidad, que por suobjeto social utilicen combustible. Los registros aquí establecidos tendrán lostratamientos siguientes:

Solicitud de Entrega. Según lo establecido por el SNC.

BO – 01 “Balance Operacional”.Original: ATM

LCM – 02 “Libreta de control de medición”.Original: ATMCopia: Contabilidad.Copia: Energético.

CAA – 07 “Control de combustible en actividades auxiliares”.Original: ATM

CAA –07.1 “Resumen mensual de combustible en actividades auxiliares”.Original: ATMCopia: Energético.

ICT – 05 “Indice de consumo en transporte”.Original: Especialista de combustible.Copia: Transporte

ICT – 05.1 “Indice de consumo tecnológico”.Original: Energético.Copia: Cocina Comedor.

DI – 09 “Diario de incidencia”.Original: Cocina Comedor.

7.2-Todos los registros anteriormente mencionados son guardados durante 5 añossiendo responsables de su custodia y conservación el especialista encargado delllenado de los mismos. Al terminar este periodo son destruidos totalmente.


Elaborado por: MSc Elio R. Hidalgo Batista. Revisado por: Lic. Pablo LamorutCargo: Energético. Cargo: Director Económico.




Aprobado por: Dr Segundo Pacheco ToledoCargo: Rector.

ANEXO 1

UNIVERSIDAD DE HOLGUÍN 223-0-6821 SOLICITUD DEENTREGA

D M AUnidad: Cod:Almacén al que se solicitan: Cod:Orden Prod. # Lote: Cod:

Otros:Código Descripción UM Cantidad

Solicitado por: Autorizado por: Recibido por:

Firma D M A Firma D M A Firma D M A

No. Val. No. Sol

ANEXO 2

CONTROL DIARIO DE EXISTENCIABALANCE OPERACIONAL

PRODUCTO:__________________________________ MES:________________ Modelo BO-01

N° DE TANQUE:_____________

DIA INV.FISICOINICIAL

RECIBOS OENTRADAS

DISPONIBLE SALIDAS INV.TEORICO

INV.FISICOFINAL

PERDIDAS GANANCIAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9




ANEXO 3

LIBRETA DE CONTROL DE MEDICIÓN LCM-02DIA N° DE TANQUE PRODUCTO MEDIDA CM CANT. LTS

ELABORADO POR:________________ REVISADO POR:_________________CARGO:______________ CARGO:______________FIRMA:________________ FIRMA:________________

ANEXO 7

CONTROL DE COMBUSTIBLES EN ACTIVIDADES AUXILIARES

Mes:________________________ Año:_______________ Mod:CAA-07

Fecha Area queSolicita

CantidadEntregada

ActividadRealizada Recibido Por Firma

TOTAL




ANEXO 7.1

RESUMEN DEL COMBUSTIBLES EN ACTIVIDADES AUXILIARES

Mes:_____________________ Año:______________ Mod:CAA-07.1Area Cantidad

Entregada (LTS)ActividadRealizada

TOTAL

Elaborado Por:_______________________________

Firma:__________________

Fecha______________


MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSCapitulo III Control y Destino de Combustibles y Lubricantes Página 10 de14


ANEXO 5

INDICES DE CONSUMO POR ACTIVIDAD.

Mes que se informa:__________________________ Año:__________ Mod:RA -04

Nº ACTIVIDAD I.C.N CONS.TOTALCOMBUST.

VOLUMENTOTAL I.C.R DIFERENCIA

1 2 3 4 5 6 7

ELABORADO POR:____________________

CARGO:_________________

FIRMA:________________


MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSCapitulo III Control y Destino de Combustibles y Lubricantes Página 11 de14





ANEXO 6INDICES DE CONSUMO TRANSPORTE

Mes que se informa:__________________________ Año:__________ Mod:ICT-05

Combustible: Gasolina:______ Diesel:_____

Chapa Tipo deauto

Tipo deServicio

Cant.Pasajeros

o ton.Transpot.

Kilómetrosrecorridos

segúnhojas de

rutas, (KR),km.

Combustibleconsumidosegún hoja

de ruta, (CC),lts

Indice deconsumo

real,(ICR),

km./lts =KR/CC

Indice deconsumonormado,

(ICN),km./lts

Diferenciaen índice

(DIF),km./lts =ICR -ICN

Diferenciaen litros =

(KR/ICN)-CC

Aceiterelleno

Lts.

Elaborado por:___________________________

Firma:___________________

Fecha:______________

Recibido por:_________________________________

Firma:___________________

Fecha:______________




ANEXO 6.1

INDICES DE CONSUMO CALDERA

Mes que se informa:__________________________ Año:__________ Mod:ICT-05-01

Area:_____________________Equipo Tipo de

combustibleCant.

ComensalesMes o Kw

Generados

Horastrabajadasal mes(Hr)

Combustibleconsumido

(CC) lts

Indice deconsumo

real, (ICR),=lts/Hrs

Indice deconsumonormado,

(ICN)

Diferenciaen índice

(DIF),lts/Hrs =ICR -ICN

Elaborado por:___________________________

Firma:___________________

Fecha:______________

Recibido por:___________________

Firma:___________________

Fecha:______________




Anexo 7

UNIVERSIDAD DE HOLGUÍNDIARIO DE INCIDENCIA

AREA DE CALDERA. Modelo DI-09Operador: Caldera Fecha consumo de combustible lectura inicial lectura final

D M A consumo de agua lectura inicial lectura final

Parámetros a registrar cada 2 horas. Registro diario.Temperatura de los gases Drenaje maniforPresión de vapor de trabajo Prueba del agua

válvulas de seguridadPurga de caldera.

Observaciones.

Tiempo real de trabajoParámetros a registrar si se realizan

Limpieza de boquilla delquemadorLimpieza de filtro de fuel oilRegeneración del suavizador


MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSCapitulo III Control y Destino de Combustibles y Lubricantes Página 18de 19


Anexo 8

Normas Establecidas para el Consumo de Combustible en ActividadesAuxiliares.

1- Transporte.

1.1- Lavado de piezas, 3 litros.1.2- Mantenimiento general, 1 y 2: 5 litros.1.3- Otras, 3 litros.

Nota: el consumo total para el mes no podrá exceder de 25 litros.

2- Mantenimiento para la Caldera.

2.1- Destupir boquilla, 1 litro.2.2- Mantenimiento del quemador, 2 litros.2.3- Otros, 1 litro.


3- Limpieza de los pisos.

3.1- Brilladores, 0.5 litros.





Normas Establecidas para el Consumo de Combustible por tipo deActividades.

GasolinaActividad Índice de consumo (km / l)Pasajero 2.6Carga 5.9

Administrativa 10Servicio 10

DieselActividad Índice de consumo (km/ l)Pasajero 3.1Carga 5.2Tractor 3

Diesel cocción

Actividad Índice de consumo (comensales/ l)Cocción 19

Normas Establecidas para el Consumo de Combustible por tipo de vehículo.

GasolinaChapa vehículo Índice normado (km/l)

OSB 083 9.5OSB 084 10OSB 086 10HAL 488 10HSV 477 10OAF 199 10OZA 914 10OZA 915 12OZC 715 22HUV 714 7.5OTB 529 10OSH 372 2.5OSH 373 2.5OSH 179 6.5OSM 221 3

Diesel




Chapa vehículo Índice normado (km/l)OSM 222 4.5OSM 223 6.4OSP 254 5OSH 882 2.5OSJ 219 2.5OSH 092 10

Elaborado por: Revisado por:Cargo: Cargo:Firma: Firma:

Aprobado por:Cargo:Firma:

UNIVERSIDAD DE HOLGUÍN “OSCAR LUCERO MOYA”DIRECCION DE ECONOMIA

“PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DEL COMBUSTIBLE”

Teniendo en cuenta que el consumo de combustible en la Universidad de Holguín serealiza a partir de Tarjetas Magnéticas y Tiro Directo, se precisa para cada una de estasformas particularizar los procedimientos para el control y registro de los mismos.

Las medidas de control deberán basarse en lo establecido en la carta Circular # 8 del2000 del MFP y de la Norma # 27 del 2004 del MES y demás disposiciones al respecto.A partir de todo lo cual se establecen los requisitos para su uso y control en laUniversidad de Oriente.

La asignación del MES será distribuida a los diferentes usuarios acordes a la decisiónde la máxima Dirección y en correspondencia con la cifra asignada por el MES,teniendo en cuenta la demanda que cada usuario remitirá los 20 de cada mes a laDirección de Administración que las consolidara y procesara.

La Vicerrectoria de Universalización hará la distribución al interior de sus áreas, dígaseSedes Municipales y Puesto de Mando, comunicándolo por escrito a la Dirección deAdministración con copia a la Dirección de Economía.

TARJETAS MAGNETICAS DE COMBUSTIBLE

USUARIOS DE LAS TARJETAS MAGNETICAS

1. Cada Directivo presentará en caja, el Acta de Responsabilidad (según modelooficial) de la custodia y manipulación de las Tarjetas Magnéticas de GasolinaRegular y Diesel y será responsable de mantenerlas actualizadas.

2. Los usuarios de Tarjetas Magnéticas de Gasolina Regular y Diesel liquidaran en cajadurante la semana (Viernes 10:00 a.m.), los consumos mediante la presentación delos comprobantes, certificados previamente por la Dirección de Transporte

3. Los usuarios de Tarjetas Magnética de Gasolina Regular y Diesel deberán entregarla misma los días 30 ó 31 de cada mes, la cual deberá liquidar al cierre de este estase deberá entregar antes de las 12:00 a.m. del día.

4. En el caso de que el auto este de viaje fuera del territorio, al cierre del mes, el jefedel área será el responsable de comunicarlo oficialmente a la Dirección deEconomía.

5. Para extraer una tarjeta de viajes deberá presentarse él autorizo correspondiente, elcual solo será valido si llevase la firma del Rector de la universidad, o en suausencia el Vicerrector Económico.

6. El tenedor de una tarjeta de viajes, no podrá bajo ninguna circunstancia realizar eltraspaso de esta a otro usuario. Será de obligatorio cumplimiento que se realice laentrega de tarjeta en caja, para que otro usuario pueda extraerla.

7. De producirse extravió de Tarjetas de Combustible, se notificará mediante una cartaa la Dirección de Economía. En esta situación se tomará la medida correspondienteaplicando la responsabilidad material, actuándose de igual forma, ante la nopresentación o extravío de los comprobantes de los consumos realizados.

8. En el caso que se haga necesario que un directivo autorice a otro consumircombustible de su tarjeta, se deberá cargar el consumo al área que incurrió en elgasto, e igualmente confirmarlo en el Departamento de Transporte.

Departamento de Transporte

1. Certificará la demanda de cada área autorizada a partir de las solicitudes deconsumo, los Km. a recorrer y las características técnicas del vehículo. Y avalará asímismo el consumo en el momento de la liquidación.

2. Firmara como evidencia de su control cada comprobante que se le presente, previo asu liquidación en caja.

3. Será responsable de realizar al cierre de cada mes los análisis correspondientes alos consumos de combustible por Km. recorridos y las hojas de rutacorrespondientes, según lo establecido en la Resolución 272 del MITRANS.

4. Garantizará la compra de combustibles, siempre bajo las condiciones que el contratoprevio establezca;

5. Comprara y cargará las Tarjetas Magnéticas, entregando a la Dirección de Economíala factura de la recarga, así como las tirillas de cada una de las tarjetas recargadas.

6. Tramitara la recarga de las tarjetas.

Dirección de Administración

1. Recepcionará el combustible de Tiro Directo, garantizando que su almacenaje ycontrol cumpla con las exigencias a estos efectos, extremando las medidas alrespecto.

2. Controlará las existencias y reportará a las 08.30 A.M. a la Dirección de Economíalos consumos de Diesel directo, correspondientes al día anterior.

3. Exigirá a CUPET el cumplimiento de lo establecido para el abastecimiento yfacturación según contrato.

4. Cumplirá con lo establecido al detectarse Faltantes o Sobrantes en los conteosrealizados, al igual que el cumplimiento de las cláusulas para la prestación delservicio.

5. Garantizará el cumplimiento de las regulaciones que establezca el MES y el restode los organismos competentes a estos efectos.

6. Realizar inventario físico a los depósitos de Diesel, al cierre de mes (día 30 ó31)

7. Conciliará al cierre de cada mes con CUPET, los pagos efectuados y los consumosrealizados, entregando copia de la Conciliación a la Dirección de Economía.

8. Garantizará las condiciones de seguridad, control y medición de las existencias.

CAJA

1. El cajero será responsable de la custodia, entrega y liquidación de las TarjetasMagnéticas.

2. El Jefe del Grupo de Finanzas mantendrá actualizada el Acta de Responsabilidad delos cajeros por los Tarjetas Magnéticas, que están bajo la custodia de éstos.

3. Recibirá de cada dirección el Acta de Responsabilidad (según modelo oficial) de lacustodia y manipulación de las tarjetas magnéticas de Gasolina Regular y Diesel yexigirá que estas se mantengan actualizadas.

4. El cajero confeccionará un registro que permita llevar el control de las tarjetas enexistencias, así como del movimiento de las que están en explotación, y su saldoactualizado según modelo que se anexa.

5. Al realizarse la recarga deberá recibirse por el cajero la factura de esta, así como loscomprobantes de recarga de cada una de las tarjetas, como documento primario queampara dicha factura y deberá entregar toda esta documentación de formainmediata al área de contabilidad después de asentada en el registro.

6. Los PIN de cada tarjeta magnética de combustible estarán adecuadamenteconservados en caja y ningún otro dispositivo del área económica o área deberátener acceso a esta información, solo las personas autorizadas por el Acta deResponsabilidad. Al entregarse en caja a los usuarios las tarjetas se les informaraverbalmente él número del PIN, que nunca estará escrito en el sobre de la tarjeta.

7. La entrega de la Tarjeta a la persona autorizada, se realizará mediante un Vale paraentrega de combustible (Un vale de entrega por cada Tarjeta entregada), queoperará como un documento justificante, que firmará el cajero y el receptor enoriginal y copia que será distribuida Original para la caja y copia para el área deContabilidad; al devolverse la tarjeta el Cajero firmará y reflejará la fecha en elregistro de la tarjeta donde constan las firmas de ambos de la devolución de laTarjeta.

8. En el acto de liquidación al cierre del mes (día 30 ó 31 o al realizar un cambio detarjeta), el tenedor responsabilizado con la custodia de las mismas, deberá presentaren caja los comprobantes de los consumos al dorso de los cuales, se deberáconsignar la chapa del vehículo que se habilitó y la firma del tenedor autorizado y elcajero deberá dar entrada a la tarjeta de la cual se recibe el consumo en el registrode entrega, garantizando con esto que al realizarse la conciliación entre caja ycontabilidad no existan diferencias.

9. Si no se cumple con la liquidación de los consumos al cierre de cada mes, lo cual esobligatorio, no se entregaran nuevas asignaciones.

10.El cajero comprobará al menos con frecuencia mensual, el saldo de tarjetasseleccionadas con las instalaciones de CUPET.

11.De recibirse notificación de extravió de Tarjetas de Combustible o no presentación oextravío de los comprobantes de los consumos de combustible, se exigirá laaplicación de la Responsabilidad Material.

12.A estas regulaciones se someterán también las Tarjetas magnéticas financiadas porProyectos, referidas a su custodia en caja y liquidación al cierre de cada mes,deberán así mismo, tener Acta de Responsabilidad elaborada,

13.Mantener actualizada la documentación, que legalice la tenencia de Tarjeta alfuncionario de la Universidad de Holguín en el MES.

14. Conciliar al cierre de cada mes con el área de contabilidad el consumo y el saldo decada tarjeta magnética, de lo cual debe quedar constancia escrita y firmada porambas partes.

15.El combustible de viaje será autorizado por él Rector o en ausencia el VicerrectorEconómico, siempre por escrito, especificando el área que se beneficia, la cantidadde litros que se autorizan, tipo de combustible. Deberá estar firmada por la Rector.

Contabilidad

Esta área de trabajo tendrá la responsabilidad de registrar las transaccionesrelacionadas con la compra, recepción, entrega y liquidación de las tarjetas magnéticas.

1. Realizará los arqueos de los valores existentes en caja, dejando evidenciadocumental de los mismos una vez al mes.

2. El área contable mantendrá actualizado el submayor que reflejará: Código de la tarjeta magnética Tipo de combustible para el que se emite. Valor del combustible cargado Nombres y apellidos del usuario de la tarjeta magnética. Área de trabajo del usuario Fecha de cada movimiento Documento que ampara cada anotación. Entrada en unidades e importe de cada carga que recibe la tarjeta magnética. Salidas en unidades o importe de cada vale de consumo emitido por el

servicentro y recibido en el área de contabilidad. Saldo en unidades e importe que queda en existencia en la tarjeta después de

cada movimiento.3 Realizará la contabilización correspondiente a cada operación

Al emitir el cheque para cargar la tarjeta, se debita a la cuenta Pagos Anticipadoscon crédito a la cuenta 617: Recursos Recibidos para Otros Gastos.

Cuando se sitúan en caja las Tarjetas cargadas se debita la cuenta Efectivo enCaja, subcuenta combustible analizado por tipo de combustible y su fuente enMN o en CUC y se acredita la cuenta Pagos Anticipados.

El importe de esta contabilizaron deberá ser por el valor total de la factura de larecarga recibida y deberá estar avalada por los comprobantes de la recarga decada tarjeta, lo cual constituirá el documento primario que avalara dicha factura,con independencia de si este valor cubre o no el valor total de lo acreditado en lacuenta de Pagos Anticipados a suministradores.

Al recibir de caja las liquidaciones a fin de mes se debita la cuenta de Gastos decombustible y se acredita la cuenta de Efectivo en Caja subcuenta combustible(MN o CUC), analizado por tipo de combustible

En caso de notificarse la perdida o extravió de tarjeta se procederá a debitar lacuenta de Faltantes o Perdidas sujetas a investigación con crédito a Efectivo encaja, subcuenta tarjeta magnética de combustible, analizada por tipo (dieselgasolina especial, gasolina regular, etc.) así como ante extravío de loscomprobantes de consumo.

Conciliar al cierre de cada mes con el área de caja el consumo y el saldo de cadatarjeta magnética, de lo cual debe quedar constancia escrita y firmada por ambaspartes.

Combustible Tiro Directo

Contabilidad

1. Habilitará la cuenta de inventario, garantizando su análisis por tipo de Combustible.2. Al realizarse la compra y recibir la factura correspondiente, se debitará la cuenta de

inventario por tipo de combustible con crédito a Cuentas por Pagar, hasta tanto serealice el pago.

3. Al producirse la salida de almacén del combustible de acuerdo al vale de salida, secontabilizará debitando a la cuenta de gasto correspondiente con crédito a la cuentade inventario con el análisis que corresponda.

4. Habilitará el submayor por tipo de combustible que permita su balance diario.5. Exigirá el conteo mensual del combustible de acuerdo a las normas establecidas a

estos efectos.6. En caso de detectarse diferencias en los conteos, se habilitará el expediente de

Faltante y/ o Sobrante correspondiente.7. Mantendrá actualizado el registro diario de las operaciones del combustible.

“PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DEL COMBUSTIBLE APARTICULARES”

Teniendo en cuenta que en la Universidad de Holguín existen personas a las que se lesasignan combustible mediante tarjetas magnéticas se precisa establecer elprocedimiento para el control y registro de los mismos.

Las medidas de control deberán basarse en lo establecido en la carta Circular # 8 del2000 del MFP y de la Norma # 27 del 2004 del MES y demás disposiciones al respecto.A partir de todo lo cual se establecen los requisitos para su uso y control en laUniversidad de Oriente.

La asignación del MES será distribuida a los diferentes usuarios acorde a la decisión dela máxima Dirección y en correspondencia con la cifra asignada por el MES.

TARJETAS MAGNETICAS DE COMBUSTIBLE

USUARIOS DE LAS TARJETAS MAGNETICAS

1. Cada usuario firmara en caja, el Acta de Responsabilidad (según modelo oficial) dela custodia y manipulación de las Tarjetas Magnéticas de Gasolina Regular y seráresponsable de mantenerlas actualizadas.

2. De producirse extravió de Tarjetas de Combustible, se notificará mediante unacarta a la Dirección de Economía. En esta situación se tomará la medidacorrespondiente aplicando la responsabilidad material.

3. En el caso que se haga necesario que un usuario autorice a otra persona extraer sutarjeta, deberá presentar en caja comunicación de su solicitud avalada por él Rectoro el Decano de su facultad con las causas que lo provocan, la cual se archivaraadjunta al Acta de Responsabilidad.

4. Al efectuar en caja la extracción de la tarjeta, deberá previamente abonar el efectivocorrespondiente al combustible cargado a razón de $ 1.00 cada litro.

Departamento de Transporte

1. Garantizará la compra de combustibles, siempre bajo las condiciones que elcontrato previo establezca;

2. Comprara y cargará las Tarjetas Magnéticas, entregando a la Dirección deEconomía la factura de la recarga, así como las tirillas de cada una de las tarjetasrecargadas.

3. Tramitara la recarga de las tarjetas.4. Exigirá a CUPET el cumplimiento de lo establecido para el abastecimiento y

facturación según contrato.5. Garantizará el cumplimiento de las regulaciones que establezca el MES y el resto

de los organismos competentes a estos efectos.

Caja

1. El cajero será responsable de la custodia, entrega y liquidación de las TarjetasMagnéticas.

2. El Jefe del Grupo de Finanzas mantendrá actualizada el Acta de Responsabilidadde los cajeros por los Tarjetas Magnéticas, que están bajo la custodia de éstos.

3. El cajero será responsable de elaborar las Actas de Responsabilidad y exigirá queestas se mantengan actualizadas.

4. Previo a la entrega de la Tarjeta Magnética cobrara mediante Modelo Recibo deEfectivo el importe correspondiente al combustible cargado en la tarjeta a razón de$ 1.00 por litro. Entregara el original a contabilidad y la copia al usuario, comoconstancia del cobro ejecutado. Confeccionara además el Modelo de Vale de pagosmenores como constancia de la salida de la tarjeta, del cual entregara copia aContabilidad.

5. El cajero confeccionará un registro que permita llevar el control de las tarjetas enexistencias, así como del movimiento de las que están en explotación.

6. Al realizarse la recarga deberá recibirse por el cajera la factura de esta, así comolos comprobantes de recarga de cada una de las tarjetas, como documento primarioque ampara dicha factura y deberá entregar toda esta documentación de formainmediata al área de contabilidad después de asentada en el registro.

7. Los PIN de cada tarjeta magnética de combustible estarán adecuadamenteconservados en caja y ningún otro dispositivo del área económica o área deberátener acceso a esta información, solo las personas autorizadas por el Acta deResponsabilidad. Al entregarse en caja a los usuarios las tarjetas se les informaraverbalmente el número del PIN, que nunca estará escrito en el sobre de la tarjeta.

8. De recibirse notificación de extravió de Tarjetas de Combustible, se exigirá laaplicación de la Responsabilidad Material.

Contabilidad

Esta área de trabajo tendrá la responsabilidad de registrar las transaccionesrelacionadas con la compra, recepción, entrega de las tarjetas y liquidación del efectivo.

1. El área contable mantendrá actualizado el submayor que reflejará: Código de la tarjeta magnética Tipo de combustible para el que se emite. Valor del combustible cargado Nombres y apellidos del usuario de la tarjeta magnética. Área de trabajo del usuario Fecha de cada movimiento Documento que ampara cada anotación. Entrada en unidades e importe de cada carga que recibe la tarjeta magnética.

2. Realizará la contabilización correspondiente a cada operación Al emitir el cheque para cargar la tarjeta, se debita a la cuenta Pagos Anticipados

con crédito a la cuenta 617: Recursos Recibidos para Otros Gastos Cuando se sitúan en caja las Tarjetas cargadas se debita la cuenta Efectivo en

Caja, subcuenta combustible analizado por tipo de combustible y su fuente enMN y se acredita la cuenta Pagos Anticipados.

El importe de esta contabilizaron deberá ser por el valor total de la factura de larecarga recibida y deberá estar avalada por los comprobantes de la recarga decada tarjeta, lo cual constituirá el documento primario que avalara dicha factura,con independencia de si este valor cubre o no el valor total de lo acreditado en lacuenta de Pagos Anticipados a suministradores.

Al entregarse la tarjeta a la persona y exigirse de esta el pago se debita lacuenta de Efectivo en Caja subcuenta combustible, analizado por tipo decombustible y persona y acreditando a la cuenta de Ingresos Devengados. Elefectivo recibido por este concepto se aportara al Presupuesto del Estado,

debitando la cuenta Efectivo depositado al Presupuesto del Estado y acreditandoa la cuenta de Efectivo en Caja.

En caso de notificarse la perdida o extravió de tarjeta se procederá a debitar lacuenta de Faltantes o Perdidas sujetas a investigación con crédito a Efectivo encaja, subcuenta tarjeta magnética de combustible.

ORGANISMO: MES

ENTIDAD: Universidadde Holguín INFORME DE CONSUMO DE

COMBUSTIBLE

TARJETA DE COMBUSTIBLE No.:

TIPO DE COMBUSTIBLE:

PRECIO DEL COMBUSTIBLE:

PERÍODO DEL_____________ AL_____________

FECHA NO.COMPRO

B.ÁREA

CONSUMO SALDO ENEXISTENCIA

D M A LTS. IMPORTE LTS. IMPORTE

TOTALESHecho por: Aprobado por: Revisado por: No.

UNIVERSIDAD DE HOLGUÍNDE LA DIRECCIÓN ECONÓMICA

CONTROL DE TARJETA MAGNETICA DE COMBUSTIBLETarjeta No___________________________

Año:Entregado a:

Nombre y Apellidos y Área

Lts.Entrega-

dosFirma

Fecha de laDevolución Consumo Observaciones

Firma delCajero en laDevoluciónD M Día Mes

Documents

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA DEMANDA, …roa.ult.edu.cu/bitstream/123456789/3340/1/MANUAL DE... · Capítulo I: Procedimiento para la elaboración de la demanda de combustibles