MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS FONDOS DE ...vrad.udo.edu.ve/sistemas/images/stories/manuales/manual_fondos... · de todas las unidades involucradas que integran la administración

UNIVERSIDAD DE ORIENTE

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA LOS FONDOS DE TRABAJO DE LA


VERSIÓN 2.2

NOVIEMBRE 2015

Versión 2.2

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS FONDOS DE TRABAJO DE LA


Código: Pág.: 3 de 54 Fecha: Noviembre 2015

SEGURIDAD Y PROTECCIÓN

Versión 2.2

El presente Manual y su contenido, es para uso interno de la Universidad de

Oriente. Por tal motivo, salvo instrucciones diferentes, el mismo no puede ser

modificado total o parcialmente sin la autorización expresa de la Dirección de

Organización y Sistemas, de conformidad con lo dispuesto en el vigente Manual de

Elaboración y Control de Documentos. La inobservancia a ésta disposición, será

sancionada de acuerdo a lo contemplado en el vigente Manual de Normas y

Procedimientos del Régimen Disciplinario de la Institución, sin perjuicio de las

responsabilidades civiles y/o penales que la legislación aplicable sobre la materia

establezca.





TABLA DE CONTENIDO

Versión 2.2

VIGENCIA Y APROBACIÓN………………………………………….……….…..

SEGURIDAD Y PROTECCIÓN………………………………………..…..………

OBJETIVO Y ALCANCE…………………………………………....…………......

BASE LEGAL………………………………………………...……..………….…...

GLOSARIO………………………………………………...……………………..….

NORMAS……………………………………………………….……….……….….

PROCEDIMIENTOS……………………………………………..………..……..…

Para la Creación del Fondo de Trabajo……………………………………..

Para la Compra de Bienes, Materiales y Servicios a través del Fondo

de Trabajo……………………………………………………………………..

Para la Compra de Activos, Materiales y Servicios por Caja Chica en

Efectivo………………………………………………………………………….

Para la Reposición del Fondo de Trabajo…………………………………..

Para el Cierre del Fondo de Trabajo………………………………………..

ANEXOS…………………………………………………………………………...

FORMULARIOS…………………………………………………………………..

Forma: Relación de Cheques Emitidos……………………………………..

Forma: Conciliación Bancaria………………………………………………..

Forma: Relación de Egresos por Caja Chica……………………………….

Forma: Orden de Pago por Caja Chica…………………………………….

FLUJOGRAMAS………………………………………………………………….

Procedimiento para la Creación del Fondo de Trabajo……………………

Procedimiento para la Compra de Bienes, Materiales y Servicios

a través del Fondo de Trabajo………………………………………………..

Procedimiento para la Compra de Activos, Materiales y Servicios

por Caja Chica en Efectivo……………………………………………………

Procedimiento para la Reposición del Fondo de Trabajo…………………

Procedimiento para el Cierre del Fondo de Trabajo……………………….

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OBJETIVO Y ALCANCE

Versión 2.2

OBJETIVOS

El presente Manual tiene como propósito plantear y establecer de manera sistemática y

concreta cada una de las Normas y Procedimientos Administrativos aplicables al

manejo y control de los Fondos de Trabajo otorgados a las Unidades Administrativas de

la Universidad de Oriente en el marco de las regulaciones legales vigentes. Igualmente,

adaptar las actividades de ejecución financiera a través de los mencionados Fondos a

los lineamientos establecidos por el Sistema Integrado de Gestión y Control de las

Finanzas Públicas (SIGECOF) del Ministerio de Finanzas.

Se pretende garantizar un alto grado de confiabilidad al unificar los procedimientos

de todas las unidades involucradas que integran la administración universitaria, lo

cual permitirá:

Determinar los niveles de responsabilidad que deben emplearse a los fines de

asegurar un adecuado control interno y externo por parte de los organismos

competentes.

Una efectiva y eficiente administración de los Fondos de Trabajo otorgados.

Ofrecer una vía para facilitar las auditorias administrativas y evaluación de gestión.

Disminuir la discrecionalidad en el ejercicio de sus funciones a los funcionarios

involucrados en los procedimientos.

ALCANCE

El presente Manual de Normas y Procedimientos es aplicable a todas las Unidades

Administrativas involucradas en el manejo y control de los Fondos de Trabajo. Su

alcance está establecido en cada uno de los Procedimientos que forman parte de

las actividades de manejo y control de los mencionados Fondos, los cuales están

normados en este Manual.

Todos los Fondos de Trabajo y de Caja Chica se regirán por este Manual, salvo lo

referido a los Fondos de Anticipo cuyo Procedimiento tiene una normativa especial.





BASE LEGAL

Versión 2.2

CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

(Gaceta Oficial Nº 36.860, de Fecha 30 de diciembre de 1999)

LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR

PÚBLICO (LOAFSP)

(Gaceta Oficial Nº 40.311 de fecha 9 de diciembre de 2013)

LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

(Gaceta Oficial Nº 6.147, de fecha 17 de noviembre de 2014)

LEY DE UNIVERSIDADES

(Gaceta Oficial Nº 1.429, de fecha 08 de septiembre de1970)

LEY ORGÁNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

(Gaceta Oficial Nº 2.818 de fecha 01 de julio de 1981)

LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y DEL

SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL

(Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 6.013 de fecha 23 de diciembre de 2010)

LEY CONTRA LA CORRUPCIÓN

(Gaceta Oficial Nº 6.155, de fecha 19 de noviembre de 2014)

REGLAMENTO Nº 1 DE LA LEY ORGÁNICA DE ADMINISTRACIÓN

FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO SOBRE EL SISTEMA PRESUPUESTARIO

(Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.781 de fecha 12 de agosto de 2005)





GLOSARIO

Versión 2.2

Abono: Anotación contable en el haber de una cuenta o registro, cualquiera sea el

motivo que lo origina.

Apertura de Cuenta: Acto en el cual una entidad bancaria acepta a un cliente,

abriéndole una cuenta en sus sistemas operacionales; ofreciéndole la gama de

productos y servicios que ofrece.

Caja Chica: Fondo financiero de carácter permanente dependiente de un fondo de

trabajo y destinado a cubrir gastos menores para el funcionamiento de una unidad

administrativa.

Cargo: Anotación contable en el debe de una cuenta o registro, cualquiera sea el

motivo que lo origina.

Caución: Fianza o garantía otorgada por una institución aseguradora a una persona

para garantizar el cumplimiento de una obligación actual o eventual.

Cheque: Documento por medio del cual una persona (librador o cuentacorrentista),

tiene derecho a disponer de los fondos depositados en una cuenta corriente

bancaria bien a favor de si mismo o de un tercero.

Comprobante de Cheque: Documento que respalda la emisión de un cheque y en

el cual están los datos más importantes del mismo.

Compromiso: Obligación contraída para la realización de un gasto con terceros. Se

basa en los siguientes actos administrativos: actos con contraprestación por cumplir,

actos con contraprestación cumplida y actos sin contraprestación.





GLOSARIO

Versión 2.2

Consejo Nacional de Universidades (CNU): Es el organismo encargado de

coordinar las relaciones de las universidades entre sí y con el resto del sistema

educativo, de armonizar sus planes docentes, culturales y científicos y de planificar

su desarrollo de acuerdo con las necesidades del país.

Conciliación Bancaria: Proceso que consiste en comparar los saldos presentados

por la banca con los saldos del área de tesorería y determinar las diferencias que

existieren.

Crédito Presupuestario: Asignaciones Máximas para gastar en términos de

compromisos.

Cuota de Desembolso: Es la cantidad de recursos que se asigna a una entidad

mensualmente para que efectúe sus respectivos pagos.

Departamento: Se refiere a una unidad administrativa y/o académica de la

Universidad.

Dependencia: Componente orgánico y funcional que forma parte de una

organización.

Dozavo: Es la cantidad mensual de efectivo que ingresa a las cuentas de la

Institución, relacionado con el presupuesto asignado para atender las erogaciones

que se deriven de su operatividad.

Fianza de Fiel Cumplimiento: Garantía emitida por una empresa aseguradora o

bancaria en la cual se compromete a responder por los daños que podrían

generarse por el incumplimiento, por parte del asegurado, de su responsabilidad en

el manejo de los Fondos otorgados para su administración.





GLOSARIO

Versión 2.2

Fondo de trabajo: Son recursos financieros girados con carácter permanente y de

reposición periódica a los funcionarios responsables de administrarlos, quienes

tienen la obligación de rendir cuentas de la utilización de los mismos según la

normativa vigente.

Formulación: Se refiere a la fase del proceso presupuestario en la que se articula

la propuesta de acción de un ejercicio fiscal.

Gastos: Son todos los desembolsos incurridos a la hora de realizar cualquier

actividad.

Gasto Causado: Es el momento en que nace una obligación de pago.

Ingresos Propios: Se consideran ingresos propios los provenientes de los

convenios y actividades que realiza la Institución, cuya utilización no está

determinada por dichos convenios a fines específicos; tales como los ingresos

generados por la Universidad que se derivan de la venta de servicios, reproducción,

imprenta, publicaciones, alquileres de locales , asistencias tecnológicas y otros.

Libro Auxiliar de Banco: Instrumento de control que ilustra de manera clara los

diferentes movimientos de cargos y abonos de una cuenta bancaria.

Manual: Es un instrumento administrativo de información ordenada y sistemática

sobre objetivos, políticas, organización, normas y procedimientos, entre otros.

Manual de Normas y Procedimientos: Es un instrumento administrativo, en el cual

se señala por escrito el funcionamiento de las operaciones de un departamento o

empresa, siendo obligatorio su cumplimiento por parte del personal.





GLOSARIO

Versión 2.2

Movimientos Bancarios: Son las transacciones de gastos o ingresos que

modifican los fondos disponibles en las cuentas bancarias de una Institución.

Norma: Son los lineamientos que facilitan la toma de decisiones en actividades

rutinarias.

Nota de Crédito: Operación mediante el cual un instituto financiero procede al

abono en la cuenta bancaria de un cliente.

Nota de Debito: Operación mediante el cual un instituto financiero procede al cargo

en una cuenta bancaria de un cliente.

Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE): Es el órgano rector del sistema

presupuestario público. Prepara y dicta las normas e instrucciones técnicas

relativas al desarrollo de las diferentes etapas del proceso presupuestario.

Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU): Es la dependencia

encargada, entre otras cosas, de implementar las políticas y estrategias de

educación superior señaladas en los planes de la nación, hacer cálculos de los

recursos disponibles y necesidades de profesionales y técnicos del país a corto,

mediano y largo plazo; preparar instructivos y formularios para el asesoramiento de

las universidades nacionales en la elaboración y ejecución de sus presupuestos.

Pagado: Es el momento en que se extingue la obligación con terceros.

Pago: Mecanismo mediante el cual se extingue la obligación mediante el abono en

cuenta o la entrega de un cheque o efectivo.





GLOSARIO

Versión 2.2

Partida Presupuestaria: Constituye el mayor nivel de desagregación del grupo de

cuentas “Egresos” determinadas en el Clasificador de Cuentas Presupuestarias,

dictado por la ONAPRE.

Presupuesto: Plan financiero que sirve como estimación y control sobre las

operaciones futuras.

Procedimiento: Son pasos a seguir para efectuar una actividad.

Proyecto: Es la expresión sistematizada de un conjunto delimitado de acciones y

recursos que permiten, en un tiempo determinado, el logro de un resultado

específico para el cual fue concedido el proyecto. Representa la categoría

presupuestaria de mayor asignación de los recursos financieros.

Reformulación: Es el conjunto de variaciones legalmente acordadas que, durante

la ejecución financiera del presupuesto afecta los créditos inicialmente aprobados.

Registro de Auxiliar: Registro detallado de información que apoya la contabilidad.

Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF):

Sistema administrativo integrado, compuesto por las funciones de la administración

pública, tales como: presupuesto, contabilidad, crédito público, tesorería, control

interno y externo.

Solicitud Orden de Pago: Es un documento de erogación realizado por los

organismos ordenadores de pago contra la unidad de tesorería.

Solicitud Orden de Pago con Cuota: Es la solicitud que puede ser cubierta por la

cuota de desembolso correspondiente.





GLOSARIO

Versión 2.2

Solicitud Orden de Pago sin Cuota: Es la solicitud cuyo pago fue negado por falta

de disponibilidad en la cuota de desembolso.

Traspasos: Reasignación de los créditos presupuestarios, originalmente aprobados

que no afectan el total de los gastos del ente.

Unidad Administrativa: Organización que realiza una función conformadas por

diferentes actividades, bajo la responsabilidad de una persona que la coordina,

supervisa y controla.

Unidades de Finanzas: Dependencias administrativas encargadas del manejo y

control de los recursos financieros de la institución. En el Rectorado se denomina

Dirección de Finanzas. En los núcleos universitarios se denominan Delegaciones,

las cuales dependen jerárquicamente de su respectiva Autoridad Decanal, pero

funcionalmente de la Dirección ya mencionada.

Unidades Ejecutoras: Dependencia administrativa que cuenta con presupuesto

asignado para la realización de sus actividades.

Unidad Solicitante: Es aquella dependencia administrativa con recursos

disponibles dentro de la estructura organizativa de la institución.





NORMAS

Versión 2.2

GENERALES

1. Podrán establecerse Fondos de Trabajo y Cajas Chicas para las Unidades

Ejecutoras que funcionan en el domicilio de la Dirección de Finanzas en el

Rectorado o Delegaciones de Finanzas en los Núcleos (con administración

centralizada), y Fondos de Trabajo para las Unidades Ejecutoras que funcionan

fuera del domicilio de la Dirección de Finanzas en el Rectorado o Delegaciones

de Finanzas en los Núcleos (con administración descentralizada).

2. El Fondo de Trabajo y Cajas Chicas debe cerrarse financiera, presupuestaria y

contablemente al final de cada período fiscal o cuando se agoten los recursos

presupuestarios asignados. En caso de quedar recursos remanentes, debe ser

reintegrados a la Administración Universitaria.

3. Toda erogación efectuada a través del Fondo de Trabajo y Cajas Chicas debe

tener los soportes que reúnan las condiciones mínimas de legitimidad,

exactitud, necesidad, responsabilidad, legalidad y cumplir con las retenciones

de impuestos nacionales de Ley. Los recibos por servicios realizados por

personas naturales deben estar acompañados de copia de la cédula de

identidad del beneficiario del pago. Las facturas deben ser originales y cumplir

con las disposiciones legales exigidas por el SENIAT. En ambos casos estos

documentos deben estar a nombre de la Universidad de Oriente.

4. El administrador o responsable del manejo del Fondo de Trabajo o Cajas

Chicas debe cumplir con los lineamientos establecidos por las Unidades de

Finanzas para la rendición de cuentas, así como enviar toda la información

relativa a retenciones de impuestos nacionales de forma oportuna.

5. La Caja Chica dependiente de un Fondo de Trabajo funcionará con un estimado

de acuerdo al monto del Fondo y en ningún caso podrá ser mayor del 30% del

mismo.





NORMAS

Versión 2.2

DE LOS FONDOS DE TRABAJO

6. La creación del Fondo de Trabajo, así como los aumentos o disminuciones de

éstos, será autorizada por el Rector de la Universidad de Oriente, previo

informe favorable del Vicerrector Administrativo a la solicitud realizada por la

Unidad Solicitante.

7. El Fondo de Trabajo debe establecerse sobre la base del presupuesto asignado

a la unidad para la cual se crea, previa verificación de su asignación por

partidas. El monto del Fondo de Trabajo será establecido a criterio del

Vicerrector Administrativo tomando en consideración las características de

funcionamiento de la Unidad Ejecutora. Serán consideradas para los efectos del

establecimiento del Fondo de Trabajo las asignaciones contenidas en las

partidas 402, 403 y 404.

8. Los responsables del Fondo de Trabajo serán el Administrador de la

dependencia (cuando exista) y/o el Jefe de la Unidad (administración

descentralizada) y el Director de Finanzas en el Rectorado o el Delegado

de Finanzas en los Núcleos. (administración centralizada).

9. El Fondo de Trabajo será manejado por el Administrador de la Dependencia

(cuando exista) o el Jefe de la Unidad Ejecutora (administración

descentralizada); Y por un funcionario adscrito al Departamento de Servicios

Administrativos en el Rectorado o Delegaciones de Finanzas en los Núcleos.

(administración centralizada).

10. El Jefe de la Unidad de Finanzas y/o la Unidad de Auditoria Interna podrán

efectuar los arqueos del Fondo cuando lo estimen necesario. Cualquier

diferencia hallada será responsabilidad del Jefe de la Dependencia

administradora del Fondo de Trabajo.





NORMAS

Versión 2.2

11. Las personas responsables del Fondo de Trabajo deben cumplir con la caución

establecida en el Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de Administración

Financiera del Sector Público.

12. Cuando el funcionario encargado de manejar el Fondo de Trabajo cese en el

ejercicio de sus funciones debe suscribir con el funcionario que lo sustituya un

acta que contenga, por lo menos:

a) Monto de los Fondos existentes en efectivo.

b) Estados de cuenta bancarios actualizados con sus respectivas

conciliaciones.

c) Listado de comprobantes de egresos del Fondo.

13. El Fondo de Trabajo se administrará mediante una Cuenta Corriente a nombre

de UDO – Unidad Operativa y los pagos se harán a través de cheques o

transferencias bancarias. El cheque inicial y los de reposición del Fondo deben

emitirse a nombre de la cuenta para la cual se dio apertura al Fondo.

14. Las Delegaciones de Finanzas deben informar oportunamente a la Dirección de

Finanzas la asignación de alguna cuenta bancaria, bajo su control y

competencia, a un Fondo de Trabajo.

15. La Orden de Pago inicial será codificada financieramente por el monto asignado

al Fondo de Trabajo. Las Órdenes de Pago subsiguientes, que se emitan para

la reposición del Fondo, deben tener el cargo presupuestario a los fines de que

se hagan los descargos correspondientes a las partidas autorizadas y

comprometidas en el Fondo; de acuerdo a los gastos causados.

16. El funcionario que maneja el Fondo de Trabajo debe llevar el control de los

gastos girados contra el mismo, mediante un libro auxiliar de bancos y demás

libros auxiliares que considere conveniente. A tal efecto, las Unidades de

Finanzas deben prestar la asesoría necesaria.





NORMAS

Versión 2.2

17. El Libro Auxiliar de bancos debe ser presentado obligatoriamente ante la

Dirección de Finanzas en el Rectorado o a las Delegaciones de Finanzas en los

Núcleos, para su certificación, en el momento de la apertura del Fondo y al

cierre del ejercicio presupuestario.

18. No podrá pagarse con recursos derivados del Fondo de Trabajo:

a. Sueldos y salarios.

b. Alquileres de inmuebles.

c. Contratación de proyectos.

d. Construcción, reparación y conservación de obras de infraestructura.

e. Donaciones.

f. Bebidas alcohólicas.

g. Ayudas económicas.

h. Gastos no relacionados directamente con el funcionamiento de la

dependencia.

i. Gastos realizados por personas no relacionadas con la dependencia.

j. Los gastos establecidos dentro de las partidas presupuestarias 401, 405,

407 del Clasificador de Cuentas Presupuestarías.

Podrá exceptuarse eventualmente, en todo o parcialmente, la presente disposición

en caso de situaciones de emergencia comprobada, que pueda poner en peligro las

actividades de la dependencia. En estos casos la emergencia debe estar validada

por el Vicerrector Administrativo.

19. Cualquier compromiso con terceras personas que tenga incidencia financiera,

pero que no se haya ajustado a las normas y procedimientos establecidos en el

presente Manual, será responsabilidad de los administradores del Fondo de

Trabajo.





NORMAS

Versión 2.2

20. El responsable del Fondo de Trabajo podrá crear una Caja Chica derivada del

Fondo para cubrir montos menores en efectivo, cuando la dependencia así lo

requiera.

21. Los cheques relativos a la cuenta corriente del Fondo de Trabajo, no podrán ser

emitidos a favor del responsable del Fondo, excepto cuando se trate de la

creación y reposición de la Caja Chica derivada del Fondo.

22. El responsable del Fondo de Trabajo debe informar oportunamente a la

respectiva Unidad de Bienes Nacionales la compra de un bien activo realizada a

través del mencionado Fondo. Es responsabilidad del Jefe de la Unidad

administradora del Fondo de Trabajo la posesión de los mencionados bienes.

Se establece como requisito de compra anexar por lo menos una cotización

escrita y, en el caso de ACTIVOS se debe anexar al menos tres (3)

cotizaciones.

23. El funcionario encargado del manejo del Fondo debe relacionar y enviar a la

Dirección o Delegación de Finanzas, según el caso, todas las facturas

justificativas de los gastos cancelados a través del Fondo, acompañados con

copia de la Solicitud Orden de Pago correspondiente a la última reposición

realizada y copia del Comprobante de Cheque con el que se pagó la Solicitud

Orden de Pago arriba mencionada; a objeto de obtener la reposición al

ejecutarse más del 75% de los recursos financieros del Fondo de Trabajo. La

solicitud de reposición debe estar sujeta a los formularios y procedimientos

indicados en este Manual.

24. La Caja Principal y Auxiliares (de existir) está sometida a arqueos sin previo

aviso, indistintamente, por parte de la Unidad de Auditoria Interna o por el

supervisor administrativo inmediato.





NORMAS

Versión 2.2

DE LAS CAJAS CHICA

25. Las Dependencias que requieran Caja Chica por primera vez, debe pedir

autorización al Rector, una vez avalada la solicitud por el Vicerrectorado

Administrativo y del Decano en el caso de los Núcleos.

26. Para las reaperturas de Caja Chica el Jefe de la Unidad Solicitante debe

solicitarla mediante oficio a la Dirección o Delegación de Finanzas, según el

caso.

27. El funcionario encargado del manejo de la Caja Chica debe relacionar y enviar a

la Dirección o Delegación de Finanzas, según el caso, todas las facturas

justificativas de los gastos cancelados a través la misma. La solicitud de

reposición debe estar sujeta a los formularios y procedimientos indicados en

este Manual.

28. Todo desembolso por Caja Chica debe ser autorizado por el Jefe de la

Dependencia y el monto máximo de cada gasto con cargo a la Caja Chica no

podrá ser superior de 20 UT.

29. Cuando se concedan anticipos, quién los recibe está en la obligación de

justificar el gasto mediante los soportes correspondientes y reintegrar la

diferencia en dinero, si fuese el caso, en un lapso no mayor de ocho (8) días

hábiles. De no efectuarse dicha justificación, el responsable de la Caja está en

la obligación de enviar los comprobantes de la entrega del anticipo al supervisor

de quién recibe el anticipo, para que solicite el descuento por nómina.

30. Por ningún motivo el responsable de una Caja Chica podrá:

a. Hacer efectivo cheques a través de la Caja Chica.

b. Hacer uso del dinero de la Caja Chica para gastos personales.





NORMAS

Versión 2.2

c. Efectuar pagos que no pueda justificar mediante factura o recibo.

d. Apoderarse de un sobrante.

e. Realizar los gastos establecidos en la Norma Nº 18 del presente Manual.

31. Las Cajas Chicas están sujetas a las mismas disposiciones establecidas en las

Normas Nº 10; 11; 19 y 22 del presente Manual.

DISPOSICIONES FINALES

Primera. Los aspectos no contemplados en este conjunto de normas serán

resueltos por el Consejo Universitario, oída la opinión del Vicerrector Administrativo.

Segunda. Queda responsabilizada la Dirección de Finanzas para que en un plazo

no mayor de treinta (30) días, contados a partir de la fecha de la publicación del

presente documento por el Consejo Universitario, adecue los Fondos existentes a

esta normativa. A tal efecto, debe prestar la asesoría necesaria a las Delegaciones

de Finanzas en los Núcleos Universitarios.

Tercera. Una vez sancionadas por el Consejo Universitario, estas normas derogan

cualquier disposición, procedimiento o resolución administrativa que se oponga a lo

establecido en este Manual.

Cuarta. Se deroga el Manual de Normas y Procedimientos para los Fondos de

Trabajo de la Universidad de Oriente, versión 2.1 aprobado según CU 880 de fecha

08/07/2008





PROCEDIMIENTOS

Versión 2.2

PARA LA CREACIÓN DEL FONDO DE TRABAJO

OBJETIVO

Describir los pasos necesarios para solicitar la creación de un Fondo de Trabajo.

ALCANCE

Aplicable a las Unidades involucradas en la apertura de un Fondo de Trabajo,

desde el momento de la emisión de la solicitud hasta su apertura.

PASOS A SEGUIR:

UNIDAD EJECUTORA

Jefe de la Unidad

1. Determina la necesidad de la asignación de un Fondo de Trabajo.

2. Elabora Informe Explicativo de la necesidad de la asignación de un Fondo de

Trabajo.

3. Envía Informe Explicativo al Vicerrector Administrativo.

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

Vicerrector Administrativo

4. Recibe el Informe Explicativo.

5. Estudia la solicitud y, de ser aprobada, la envía al Rector para su autorización a

través de Oficio. En caso contrario, la devuelve al solicitante indicándole las

razones.





PROCEDIMIENTOS

Versión 2.2

RECTORÍA

Rector

6. Recibe Informe Explicativo y Oficio de Solicitud de Autorización.

7. Elabora Oficio de Autorización de la Creación del Fondo de Trabajo.

8. Envía la Documentación a la Coordinación General de Administración en el

Rectorado o Coordinación de Administración en los Núcleos, según el caso,

para que proceda a elaborar la Solicitud Orden de Pago por el monto y en las

condiciones establecidas.

COORDINACIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN O COORDINACIÓN

ADMINISTRATIVA

Coordinador General de Administración o Coordinador de

Administración

9. Recibe Informe Explicativo, Oficio de Solicitud de Autorización y Oficio de

Autorización de la creación del Fondo de Trabajo.

10. Elabora Oficio para la Elaboración de la Solicitud Orden de Pago.

11. Envía Oficio con Documentación anexa a la Dirección de Finanzas, para el

registro de creación del Fondo de Trabajo.

DIRECCIÓN O DELEGACIÓN DE FINANZAS

Director o Delegado

12. Recibe Oficio y Documentación anexa.

13. Registra la creación del Fondo de Trabajo.

14. Envía la Documentación a través de Oficio al Departamento de Contabilidad o a

la Delegación de Finanzas, según el caso.





PROCEDIMIENTOS

Versión 2.2

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD O DELEGACIONES DE

FINANZAS

Jefe de Departamento o Delegado de Finanzas

15. Recibe Oficio y Documentación anexa.

16. Asigna codificación contable al Fondo de Trabajo y lo agrega al sistema

contable.

17. Ordena la emisión de la Solicitud Orden de Pago.

18. Revisa los soportes y la codificación financiera de la Solicitud Orden de Pago.

19. Firma y sella la Solicitud Orden de Pago en señal de conformidad.

20. Envía, mediante Oficio, la Solicitud Orden de Pago y Documentación anexa

a la Dirección o Delegación de Presupuesto, según el caso.

DIRECCIÓN O DELEGACIÓN DE PRESUPUESTO

Contabilista

21. Recibe Oficio, Solicitud Orden de Pago y Documentación anexa.

22. Efectúa el cargo presupuestario correspondiente y remite al Jefe la

Documentación para su firma y sello.

Director o Delegado

23. Recibe Solicitud Orden de Pago y Documentación anexa.

24. Firma y sella la Solicitud Orden de Pago en señal de conformidad.

25. Envía, mediante Oficio, Solicitud Orden de Pago y Documentación anexa a la

Dirección o Delegación de Finanzas, según el caso.


Director o Delegado

26. Recibe Solicitud Orden de Pago y soportes.





PROCEDIMIENTOS

Versión 2.2

27. Firma y sella la solicitud Orden de Pago en señal de conformidad.

28. Procede a autorizar el pago.

29. Inicia procedimiento de pago, según lo establecido en el Procedimiento para la

Cancelación Orden de Pago, establecido en el vigente Manual de Normas y

Procedimientos para la Ejecución y Control de los Recursos Financieros de la

Universidad de Oriente.

30. Efectúa el depósito bancario a la cuenta corriente asignada a la Unidad

Ejecutora del Fondo de Trabajo.

31. Notifica a la Unidad Ejecutora y al Departamento o Sección de Contabilidad,

según el caso, el deposito realizado (cheque o transferencia).

UNIDAD EJECUTORA

Responsable del Fondo

32. Recibe notificación del deposito realizado (cheque o transferencia).

33. Registra en el Libro Auxiliar de Banco.

DEPARTAMENTO O SECCIÓN DE CONTABILIDAD

Jefe

34. Recibe notificación del deposito realizado (cheque o transferencia).

35. Realiza asiento contable y lo agrega al sistema de contabilidad.

36. Fin del Procedimiento.





PROCEDIMIENTOS

Versión 2.2

PARA LA COMPRA DE BIENES, MATERIALES Y SERVICIOS

A TRAVÉS DEL FONDO DE TRABAJO

OBJETIVO

Describir los pasos necesarios para realizar compras de bienes, materiales y

servicios a través del Fondo de Trabajo asignado a la Unidad Ejecutora.

ALCANCE

Aplicable a las Unidades Ejecutoras que realicen compras de bienes, materiales y

servicios a través de su Fondo de Trabajo, desde que se determina la necesidad de

la compra, hasta la solicitud de reposición del mismo.

PASOS A SEGUIR:

UNIDAD EJECUTORA

Responsable / Administrador

1. Determina la necesidad de la compra.

2. Verifica disponibilidad financiera en el Libro Auxiliar de Banco.

3. Busca la mejor oferta en los proveedores.

4. Solicita cotización escrita al proveedor y va al Paso Nº 6. En caso de compras

de ACTIVOS se pedirán tres (3) cotizaciones y continúa al paso siguiente.

5. Selecciona la mejor oferta.

6. Realiza pedido al proveedor.

7. Emite el Cheque según las especificaciones de la cotización.

8. Firma el Cheque.

9. Recibe la mercancía o servicio solicitado y la Factura original.

10. Realiza control perceptivo, verificando que lo recibido se ajuste a lo solicitado en

la cotización y a lo establecido en la Factura, si no se ajusta, solicita al

proveedor que corrija la falla.





PROCEDIMIENTOS

Versión 2.2

11. Firma y sella la Factura original en señal de conformidad.

12. Realiza Retención de Impuestos nacionales, según lo establecido en el vigente

Manual de Normas y Procedimientos para la Ejecución y Control de los

Recursos Financieros de la Universidad de Oriente, en lo referente a las

retenciones de impuestos. (En caso de que proceda)

13. Entrega el Cheque al proveedor.

14. Verifica que lo adquirido sea un Activo, de ser así, envía a Bienes Nacionales la

Factura en original y copia, caso contrario va al Paso Nº 21.

UNIDAD DE BIENES NACIONALES

Registrador

15. Recibe Factura en original y copia.

16. Firma y sella la Factura original y copia en señal de conformidad.

17. Realiza registro y control del Activo.

18. Archiva copia de la Factura.

19. Envía la Factura original.

UNIDAD EJECUTORA


20. Recibe Factura en original.

21. Reúne los recaudos (Facturas y Cotizaciones) para solicitar la reposición

correspondiente.

22. Elabora la reposición, al ejecutarse 75% de los recursos del Fondo.

23. Inicia Procedimiento para la Reposición del Fondo de Trabajo, establecido en el

presente Manual.






PROCEDIMIENTOS

Versión 2.2

PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE ACTIVOS, MATERIALES

Y SERVICIOS POR CAJA CHICA EN EFECTIVO

OBJETIVO

Describir los pasos necesarios para realizar compras de Activos, Materiales y

Servicios a través de Caja Chica en efectivo en el Rectorado y Núcleos de la

Universidad de Oriente.

ALCANCE

Aplicable a las Unidades Ejecutoras que manejen Caja Chica en efectivo, desde la

compra de Activos, Materiales y Servicios, hasta la reposición de la misma.

PASOS A SEGUIR:

UNIDAD EJECUTORA

Responsable

1. Determina la necesidad de la compra.

2. Verifica la disponibilidad financiera.

3. Busca la mejor oferta en los proveedores y selecciona la más conveniente.

4. Realiza la compra.

5. Realiza el control perceptivo de la compra, comparando la especificación de la

Factura con lo adquirido.

6. Verifica que lo adquirido sea un Activo, de ser así, envía a la Unidad de Bienes

Nacionales la Factura en original y copia y va al siguiente paso, en caso

contrario va al Paso Nº 13.





PROCEDIMIENTOS

Versión 2.2

UNIDAD DE BIENES NACIONALES

Registrador

7. Recibe Factura en original y copia.

8. Coteja el Activo con la descripción de la Factura, si está de acuerdo firma y

sella la Factura original y copia, en caso contrario la devuelve a la Unidad

Ejecutora para las correcciones del caso, va al Paso Nº 5.

9. Realiza registro y control del Activo.

10. Archiva copia de la Factura.

11. Envía la Factura original a la Unidad Ejecutora.

UNIDAD EJECUTORA


12. Recibe Factura en original.

13. Archiva la Factura temporalmente hasta completar el monto total de la Caja

Chica, o al menos el 75% de lo asignado para su respectiva solicitud de

reposición.

14. Elabora Relación de Gastos, detallando las compras realizadas y anexando las

Facturas o recibos originales justificativos de los gastos.

15. Elabora Oficio de Solicitud de Reposición.

16. Envía Oficio de Solicitud de Reposición, Relación de Gastos, Facturas

originales y documentos justificativos de los gastos a la Dirección o Delegación

de Finanzas, según el caso.


Director o Delegado

17. Recibe Oficio de Solicitud de Reposición, Relación de Gastos, Facturas

originales y documentos justificativos de los gastos.

18. Realiza registro de cuantificación financiera para el control interno.





PROCEDIMIENTOS

Versión 2.2

19. Elabora Oficio autorizando la emisión de la Solicitud Orden de Pago por

Reposición.

20. Envía Oficio autorizando la emisión de la Solicitud Orden de Pago por

Reposición, con documentación anexa (Oficio de Solicitud de Reposición,

Relación de Gastos, Facturas originales y documentos justificativos de los

gastos) al Departamento o Sección de Contabilidad, según el caso.


Contabilista

21. Recibe Oficio autorizando la emisión de la Solicitud Orden de Pago por



gastos).

22. Revisa la documentación y facturas justificativas de los gastos. En caso de

presentarse algún gasto no permitido o factura que no se ajuste a lo legalmente

exigido, se retira la factura y se descuenta el monto de la misma al monto de

reposición solicitado. Determina nuevo monto a reponer. La Factura objetada es

devuelta a la Dirección o Delegación de Finanzas para su posterior envío a la

Unidad Ejecutora para las correcciones del caso y se presente anexa en la

próxima reposición. De no presentar observaciones realiza codificación y coloca

media firma a la Documentación.

23. Remite Oficio autorizando la emisión de la Solicitud Orden de Pago por



gastos) al Jefe de la Unidad.

A partir de este paso el procedimiento se separa según sea realizado en el

Rectorado o en los Núcleos.





PROCEDIMIENTOS

Versión 2.2

RECTORADO

Jefe




gastos).

25. Ordena la elaboración de la Solicitud Orden de Pago por Reposición.

26. Firma y sella la Solicitud Orden de Pago por Reposición.

27. Envía la Solicitud Orden de Pago por Reposición con sus soportes anexos a la

Dirección de Presupuesto.

28. Inicia Procedimiento de Cancelación de la Solicitud Orden de Pago, establecido

en el vigente Manual de Normas y Procedimientos para la Ejecución y Control

de los Recursos Financieros de la Universidad de Oriente.


NUCLEOS

Jefe




gastos). (Viene del Paso Nº 23)

31. Firma y sella conforme el Oficio autorizando la emisión de la Solicitud Orden de

Pago por Reposición.

32. Envía Oficio autorizando la emisión de la Solicitud Orden de Pago por



gastos) a la Delegación de Finanzas.





PROCEDIMIENTOS

Versión 2.2

DELEGACIÓN DE FINANZAS

Delegado




gastos).

34. Ordena la elaboración de la Solicitud Orden de Pago por Reposición.

35. Firma y sella la Solicitud Orden de Pago por Reposición.

36. Envía Solicitud Orden de Pago por Reposición con sus soportes anexos a la

Delegación de Presupuesto.









PROCEDIMIENTOS

Versión 2.2

PARA LA REPOSICIÓN DEL FONDO DE TRABAJO

OBJETIVO

Describir los pasos necesarios para solicitar la reposición de un Fondo de Trabajo.

ALCANCE

Aplicable a las Unidades involucradas en la reposición del Fondo de Trabajo, desde

el momento de la solicitud de reposición, hasta la emisión de la Solicitud Orden de

Pago.

PASOS A SEGUIR:

UNIDAD EJECUTORA


1. Elabora Expediente de Reposición con la relación de Cheques emitidos (incluye

cheques anulados), conciliación del Fondo de Trabajo, Conciliación Bancaria

del último mes, retenciones de impuestos (de existir), recibos y facturas

justificativas de los gastos realizados.

2. Elabora Oficio por concepto de reposición de Fondo.

3. Envía Oficio y anexa Expediente de Reposición a la Dirección o Delegación de

Finanzas, según el caso, para solicitar la reposición del Fondo de Trabajo.


Director o Delegado

4. Recibe Oficio de Reposición con el Expediente anexo.

5. Verifica que la Unidad Ejecutora no presente saldos pendientes en la ejecución del

Fondo y/o legalidad del gasto. De presentar problemas, procede a informar a la

Unidad Ejecutora para que realice las correcciones necesarias y va al Paso Nº 1.





PROCEDIMIENTOS

Versión 2.2

6. Elabora Oficio autorizando la emisión de la Solicitud Orden de Pago para la

reposición.

7. Firma y sella el Oficio de autorización

8. Envía Oficio de autorización y documentación anexa al Departamento o Sección

de Contabilidad, según el caso.


Contabilista

9. Recibe Oficio de autorización y Documentos anexos.

10. Verifica el Expediente, relación de Cheques emitidos, (incluye cheques

anulados), conciliación del Fondo de Trabajo, Conciliación Bancaria del último

mes, retenciones de impuestos (de existir), recibos y facturas justificativas de

los gastos realizados. En caso de presentarse algún gasto no permitido o

factura que no se ajuste a lo legalmente exigido, se retira la factura y se

descuenta el monto de la misma al monto de reposición solicitado. Determina

nuevo monto a reponer. La factura objetada es devuelta a la Unidad Ejecutora

para las correcciones del caso y se presente anexa en la próxima reposición.

11. Remite el Oficio de autorización y Documentos anexos al Jefe de la Unidad.

A partir de este paso el procedimiento se separa según sea realizado en el

Rectorado o en los Núcleos.

RECTORADO

Jefe


13. Ordena la elaboración de la Solicitud Orden de Pago por reposición.

14. Firma y sella la Solicitud Orden de Pago.





PROCEDIMIENTOS

Versión 2.2

15. Envía la Solicitud Orden de Pago con sus soportes anexos a la Dirección de

Presupuesto.





NUCLEOS

Jefe

18. Recibe Oficio de autorización y Documentos anexos. (Viene del Paso Nº 11)

19. Envía Oficio de autorización y Documentos anexos a la Delegación de

Finanzas.

DELEGACIÓN DE FINANZAS

Delegado


13. Ordena la elaboración de la Solicitud Orden de Pago por reposición.

14. Firma y sella la Solicitud Orden de Pago por reposición.

15. Envía Orden de Pago con sus soportes anexos a la Delegación de

Presupuesto.




17. Fin de Procedimiento.





PROCEDIMIENTOS

Versión 2.2

PARA EL CIERRE DEL FONDO DE TRABAJO

OBJETIVO

Describir los pasos necesarios para realizar el cierre administrativo de un Fondo de

Trabajo.

ALCANCE

Aplicable a las Unidades involucradas en cierre de los Fondos de Trabajo, desde el

momento de la solicitud de la última reposición del Fondo, hasta su cierre contable.

PASOS A SEGUIR:

UNIDAD EJECUTORA


1. Elabora Expediente de Cierre con la relación de Cheques emitidos (incluye

cheques anulados), conciliación del Fondo de Trabajo, Conciliación Bancaria

del mes correspondiente a la última reposición del año contable, retenciones de

impuestos (de existir), recibos y facturas justificativas de los gastos realizados.

2. Compara el monto del Fondo de Trabajo asignado contra el monto de la

reposición y el saldo de la cuenta de banco.

3. Determina si existe dinero remanente o no comprometido. Si existe dinero

procede a depositarlo en una cuenta bancaria de la Universidad. En caso

contrario va al Paso Nº 5.

4. Anexa comprobante de depósito bancario o recibo de ingreso a Caja, al

Expediente de Cierre.

5. Elabora Oficio de Cierre del Fondo de Trabajo.

6. Envía Oficio con el Expediente de Cierre anexo a la Dirección o Delegación de

Finanzas, según el caso.





PROCEDIMIENTOS

Versión 2.2


Director o Delegado

7. Recibe Oficio con el Expediente de Cierre anexo.

8. Verifica que la Unidad Ejecutora no presente saldos pendientes en la ejecución

del Fondo de Trabajo, así como la legalidad del gasto. En caso de presentar

saldos pendientes o gastos no permitidos procede a informar a la Unidad

Ejecutora para que realice las correcciones necesarias.

9. Elabora Oficio autorizando el cierre Financiero/Contable del Fondo de Trabajo.

10. Envía Oficio y documentación de cierre al Departamento o Sección de

Contabilidad, según en caso.


Contabilista

11. Recibe Oficio con el Expediente de Cierre anexo.

12. Verifica que los gastos relacionados y los soportes justificativos del gasto

cumplan con los lineamientos legales y de control establecidos en las Normas

del presente Manual, si se determina fallas elabora Informe de Observaciones.

De no tener observaciones, va al Paso Nº 19.

13. Remite Informe de Observaciones con el Expediente anexo al Jefe de la

Unidad.

Jefe

14. Recibe Informe de Observaciones y Expediente de Cierre anexo.

15. Determina la importancia de las observaciones informadas. En caso de

considerarlas poco importante, firma el Informe de Observaciones en señal de

conformidad y va al paso siguiente. En caso de considerarlas importantes,

anexa el Informe de Observaciones al Expediente de Cierre y lo envía a la

Unidad de Ejecutora del Fondo de Trabajo, va al Paso Nº 26.





PROCEDIMIENTOS

Versión 2.2

16. Anexa el Informe de Observaciones al Expediente de Cierre.

17. Envía la documentación al Contabilista y autoriza realizar Registro Contable de

Cierre.

Contabilista

18. Recibe Expediente de Cierre autorizado.

19. Elabora Comprobante Diario con la imputación Contable/Presupuestario.

20. Ingresa los datos del comprobante al Sistema Contable.

21. Envía Expediente de Cierre al archivo de Contabilidad.

22. Envía la copia del Comprobante de Diario a la Dirección o Delegación de

Presupuesto, según el caso.

DIRECCIÓN O DELEGACIÓN DE PRESUPUESTO

Analista

23. Recibe copia del Comprobante de Diario.

24. Ingresa datos del registro presupuestario al Sistema de Presupuesto.

25. Archiva para su control.

UNIDAD EJECUTORA


26. Recibe expediente de cierre. (Viene del Paso Nº 15)

27. Procede a corregir las observaciones detectadas en la revisión.

28. Devuelve Expediente de Cierre corregido. (Va al Paso Nº 11)





ANEXOS

Versión 2.2

FORMULARIOS

FORMA: RELACIÓN DE CHEQUES EMITIDOS

Objetivo: Identificar los cheques emitidos de la cuenta corriente del fondo de

trabajo y, con los cuales se cancelaron gastos incurridos por la dependencia en

determinado periodo de tiempo

Dirigido a: Unidades operativas administradoras de Fondos de Trabajo.

Preparación y distribución: Las unidades operativas administradoras de Fondos

de Trabajo serán las responsables del llenado del formulario en referencia y servirá

como anexo que soporte la emisión de una Orden de Pago para reposición del

Fondo. Se distribuirá según lo establecido en el presente manual.

Llenado del Formulario:

ITEM DESCRIPCIÓN

1 Nº: Indíquese el número cronológico de reposición.

2 Cta. Nº: Colóquese el número de identificación de la cuenta corriente

perteneciente al fondo y a través del cual se emitieron los cheques.

3 Fecha: Colóquese la fecha en la que se realiza la solicitud de reposición.

4 Nº: Indíquese el número de cheque emitido (en orden cronológico).

5 Beneficiario: Indíquese el nombre de la persona natural o jurídica a quien

se realiza el pago.

6 Monto: Coloque la suma de dinero a pagar con el cheque en cuestión.

7 Fecha: Colóquese la fecha de emisión del cheque.

8 Firma: Colóquese la firma del beneficiario en señal de recibido.





ANEXOS

Versión 2.2

9 Total: Colóquese la sumatoria de los montos indicados en el ítem 6.

10 Dependencia: Identifíquese la dependencia administradora del Fondo de

Trabajo.

11 Hecho por: Fírmese por el funcionario que llena el formato.

12 Revisado por: Fírmese por el responsable del Fondo





ANEXOS

Versión 2.2





ANEXOS

Versión 2.2

FORMA: CONCILIACIÓN BANCARIA

Objetivo: Realizar los ajustes necesarios a los movimientos de la cuenta corriente

del fondo de trabajo a determinada fecha, con el objeto de establecer el saldo

correcto disponible en banco.

Dirigido a: Unidades operativas administradoras de Fondos de Trabajo.


de Trabajo serán las responsables del llenado del formulario en referencia y se

distribuirá según lo establecido en el presente manual.


ITEM DESCRIPCIÓN

1. Al: Colóquese el período (mes) al que corresponda la conciliación.

2. Banco: Indíquese el nombre de la institución bancaria a la cual pertenece la

cuenta corriente del fondo.

3. Cta. Cte Nº: Indíquese el número de la cuenta corriente perteneciente al

fondo y la cual se esta conciliando.

4. Saldo según Banco: Colóquese el monto que el Banco indica como saldo

de la cuenta al final de mes.

5. Depósitos en tránsito: Indíquese el monto de los depósitos contabilizados

y no reflejados por el Banco en la cuenta.

6. Cheques en tránsito: Indíquese el monto de los cheques girados y no

cobrados.

7. Sub total: Colóquese el monto resultante de la suma de los ítems 4, 5 y la

resta del ítem 6.





ANEXOS

Versión 2.2

8. Error por cargos indebidos: indíquese el monto por concepto de cargos

indebidos a la cuenta hechos por el Banco.

9. Error por abonos indebidos: indíquese el monto por concepto de abonos

indebidos a la cuenta hechos por el Banco.

10. Saldo correcto según Banco: Al monto indicado en el ítem 7 súmesele el

monto indicado en el ítem 8 y réstese el monto indicado en el ítem 9.

11. Saldo según libros: Colóquese el monto que indican los saldos

contabilizados en los libros.

12. Cargos no contabilizados (depósitos): Indíquese el monto de aquellos

depósitos a la cuenta del fondo reflejado por el Banco y no contabilizado en

los libros.

13. Cargos no contabilizados (notas de crédito): Indíquese el monto de otros

ingresos a la cuenta del fondo reflejado por el Banco y no contabilizado en

los libros.

14. Créditos no contabilizados (cheques emitidos): Indíquese el monto de

aquellos cheques emitidos y no contabilizados en los libros.

15. Créditos no contabilizados (notas de debito): Indíquese el monto de

otros retiros a la cuenta del Fondo reflejados por el Banco y no

contabilizados en los libros.

16. Sub total: Al monto indicado en el item11 súmesele los montos de los ítem

12, 13 y réstese los montos indicados en los ítem 14, 15

17. Errores por créditos indebidos: Colóquese el monto por concepto de

créditos indebidos.

18. Errores por debitos indebidos: Colóquese el monto por concepto de

debitos indebidos.

19. Saldo correcto en libros: Al ítem 16 súmesele el monto indicado en el ítem

17 y réstese lo indicado en el ítem 18

20. Hecho por: Indíquese el funcionario que realiza la conciliación.

21. Fecha: Colóquese la fecha de elaboración de la conciliación.





ANEXOS

Versión 2.2

22. Revisado por: Fírmese por el responsable del Fondo.

23. Fecha: Colóquese la fecha en la cual el responsable del Fondo firma el

formato.





ANEXOS

Versión 2.2





ANEXOS

Versión 2.2

FORMA: RELACIÓN DE EGRESOS POR CAJA CHICA

Objetivo: Identificar los pagos realizados a través del Fondo de Caja Chica y, con

los cuales se cancelaron gastos incurridos por la dependencia en determinado

periodo de tiempo

Dirigido a: Unidades operativas administradoras de Fondos de Caja Chica.


de Caja Chica serán las responsables del llenado del formulario en referencia y

servirá de anexo como soporte a la solicitud Orden de Pago por Caja Chica. Se



ITEM DESCRIPCIÓN

1. Núcleo: Indíquese el Núcleo de adscripción de la dependencia

administradora de la caja chica. (Fondos Centralizados). Colóquese la

denominación de la dependencia administradora del Fondo (Fondos

Descentralizados)

2. Periodo: Indíquese el periodo de tiempo en el cual se realizaron los gastos

a reintegrar.

3. Anexo correspondiente al cheque Nº: Indíquese el cheque que sirvió para

realizar los gastos justificados a través de la presente relación de caja

chica.(sólo en caso de Fondos descentralizados)

4. Núm. Comp: Colóquese el número que identifica la reposición en los libros

de control (Fondos Centralizados). Colóquese el número de factura

correspondiente al gasto realizado (Fondos Descentralizados)

5. Pagado a: Identifique el beneficiario del pago.





ANEXOS

Versión 2.2

6. Importe: Indique el monto a pagar al beneficiario identificado en el ítem 5.

7. Total: Súmese todos los montos indicados en el ítem 6

8. Hecho por: Identifíquese el funcionario que lleno el formulario.

9. Revisado por: Fírmese por el responsable del Fondo.





ANEXOS

Versión 2.2





ANEXOS

Versión 2.2

FORMA: ORDEN DE PAGO POR CAJA CHICA

Objetivo: Ordenar la realización de pagos por concepto de reposición a gastos

cubiertos a través de Fondos de Caja Chica.

Dirigido a: Unidades operativas administradoras de Fondos de Caja Chica.


de Caja Chica serán las responsables del llenado del formulario en referencia y se



ITEM DESCRIPCIÓN

1. Nº: Colóquese el número de identificación para la emisión de la orden de

pago, según el cronológico de la dependencia solicitante del pago.

2. Fecha: Indíquese la fecha en la cual se está solicitando el pago.

3. Beneficiario: Identifíquese al beneficiario del pago.

4. Unidad Solicitante: Identifíquese la dependencia que solicita el pago.

5. Motivo del Pago: Indíquese el motivo que da origen a la emisión de la

orden de pago por caja chica.

6. Codificación: Colóquese la codificación presupuestaria/financiera que

corresponda según los conceptos de gastos identificados en la Orden de

Pago por caja chica (sólo para ser llenado por el funcionario

revisor/codificador)

7. Monto: Indíquese el monto total en Bolívares que se solicita pagar.

8. Solicitado por: Fírmese por el responsable de la administración del Fondo.

9. Conformado: Fírmese por el jefe de la Unidad Administrativa de adscripción

(Dirección o equivalente)

10. Autorizado: Fírmese por el jefe de la Unidad de Finanzas.





ANEXOS

Versión 2.2

Versión 2.2

FLUJOGRAMAS

Procedimiento para la Creación del Fondo de Trabajo

JEFE DE LA UNIDAD

UNIDAD EJECUTORA

PROCEDIMIENTO: PARA LA CREACIÓN DEL FONDO DE TRABAJO

VICERRECTOR

ADMINISTRATIVORECTOR

COORD. GENERAL DE ADMINISTRACIÓN O COORD. DE

ADMINISTRACIÓNDIRECTOR O DELEGADO

RECTORÍA

PÁGINA 1/1

INICIO

DETERMINA

NECESIDAD DE

ASIGNACIÓN DE UN

FONDO DE TRABAJO

Informe Explicativo

ESTUDIA LA

SOLICITUD

Informe Explicativo

¿ESTÁ

CONFORME?

SI

NO

Informe Explicativo

ELABORA OFICIO DE

AUTORIZACIÓN

Oficio de Autorización

REGISTRA LA

CREACIÓN DEL

FONDO DE TRABAJO

ENVÍA LA

DOCUMENTACIÓN A

TRAVÉS DE OFICIO

VICERRECTORADO

ADMINISTRATIVO

COORD. GENERAL DE ADMINISTRACIÓN O COORD. DE

ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN O DELEGACIÓN DE

FINANZAS

DPTO. DE CONTABILIDAD O

DELEG. DE FINANZASDIRECCIÓN O DELEGACIÓN DE PRESUPUESTO

JEFE DE DEPARTAMENTO O

DELEGADOCONTABILISTA DIRECTOR DE DELEGADO

ELABORA INFORME

EXPLICATIVO DE LA

NECESIDAD DE

FONDO DE TRABAJO

1

DEVUELVE INFORME

EXPLICATIVO

INDICANDO

RAZONES

ENVÍA INFORME

EXPLICATIVO A

TRAVÉS DE OFICIO

1

Oficio de Solic. Autoriz.

Informe ExplicativoOficio de Solic. Autoriz.


ELABORA OFICIO

PARA LA SOLICITUD

ORDEN DE PAGO

Oficio Solicitud O/P



Oficio Solicitud O/P



Oficio Solicitud O/POficio de Creación

ASIGNA CODIFICACIÓN

CONTABLE Y LO

AGREGA AL SISTEMA

CONTABLE

ORDENA EMISIÓN DE

SOLICITUD ORDEN

DE PAGO

REVISA LOS SOPORTES

Y LA CODIFICACIÓN

FINANCIERA

FIRMA Y SELLA LA

SOLICITUD ORDEN

DE PAGO

ENVÍA LA

DOCUMENTACIÓN A

TRAVÉS DE OFICIO




Solicitud O/P

Solicitud O/P

Oficio

DEPARTAMENTO O SECCIÓN

DE CONTABILIDAD

JEFE DE LA UNIDAD

EFECTÚA CARGO

PRESUPUESTARIO




Solicitud O/POficio

FIRMA Y SELLA LA

SOLICITUD ORDEN

DE PAGO

PROCEDE A

AUTORIZAR EL PAGO

INICIA

PROCEDIMIENTO

DE PAGO

EFECTÚA DEPÓSITO

BANCARIO A LA

CUENTA CORRIENTE

ASIGNADA

NOTIFICA EL DEPÓSITO

REALIZADO

RECIBE NOTIFICACIÓN

DEL DEPÓSITO

REALIZADO

REALIZA ASIENTO

CONTABLE Y LO

AGREGA AL SISTEMA

DE CONTABILIDAD

FIN

2

RECIBE NOTIFICACIÓN

DEL DEPÓSITO

REALIZADO

REGISTRA EN EL LIBRO

AUXILIAR DE BANCO

2

Versión 2.2

Procedimiento para la Compra de Bienes, Materiales y Servicios a través del Fondo de Trabajo

RESPONSABLE /

ADMINISTRADOR

UNIDAD EJECUTORA

PROCEDIMIENTO:

PARA LA COMPRA DE BIENES, MATERIALES Y

SERVICIOS A TRAVÉS DEL FONDO DE TRABAJO

REGISTRADOR

INICIO

DETERMINA

NECESIDAD DE LA

COMPRA

SI

NO

UNIDAD DE BIENES

NACIONALES

VERIFICA

DISPONIBILIDAD

FINANCIERA

1

BUSCA MEJOR

OFERTA EN LOS

PROVEEDORES

SOLICITA

COTIZACIÓN ESCRITA

AL PROVEEDOR

SELECCIONA MEJOR

OFERTA

¿ES ACTIVO?

Cotización 3Cotización 2

Cotización 1

Cotización

REALIZA PEDIDO AL

PROVEEDOR

EMITE Y FIRMA

EL CHEQUE

RESPONSABLE /

ADMINISTRADOR

UNIDAD EJECUTORA

PROCEDIMIENTO:



REGISTRADOR

UNIDAD DE BIENES

NACIONALES

PÁGINA: 1/3 PÁGINA: 2/3

1

1

RECIBE LA MERCANCÍA

O SERVICIO

SOLICITADO Y LA

FACTURA

¿ESTÁ

CONFORME?

REALIZA CONTROL

PERCEPTIVO

SI

NO

SOLICITA AL

PROVEEDOR QUE

CORRIJA LA FALLA

Factura

FIRMA Y SELLA LA

FACTURA

REALIZA RETENCIÓN

DE IMPUESTO

(DE SER APLICABLE)

ENTREGA CHEQUE

AL PROVEEDOR

CHEQUE

2

RESPONSABLE /

ADMINISTRADOR

UNIDAD EJECUTORA

PROCEDIMIENTO:



REGISTRADOR

UNIDAD DE BIENES

NACIONALES

PÁGINA: 3/3

2

RECIBE LA MERCANCÍA

O SERVICIO

SOLICITADO Y LA

FACTURA

¿ES UN

ACTIVO?

SI

NO

3

Factura - Copia 1

Factura Original

3

FIRMA Y SELLA

REALIZA REGISTRO Y

CONTROL DEL

ACTIVO

ARCHIVA

Factura - Copia 1

4

4

Factura Original

PFactura Original

REÚNE LOS

RECAUDOS PARA

SOLICITAR

REPOSICIÓN

ELABORA LA

REPOSICIÓN AL

EJECUTARSE EL 75%

DE LOS RECURSOS

INICIA

PROCEDIMIENTO DE

REPOSICIÓN DE

FONDO DE TRABAJO

FIN

Versión 2.2

Procedimiento para la Compra de Activos, Materiales y Servicios por Caja Chica en Efectivo

RESPONSABLE

UNIDAD EJECUTORA

PROCEDIMIENTO: PARA LA COMPRA DE ACTIVOS, MATERIALES Y SERVICIOS POR CAJA CHICA EN EFECTIVO

DIRECTOR O DELEGADO CONTABILISTA JEFE DIRECTOR O DELEGADO


PÁGINA 1/2

INICIO

DETERMINA

NECESIDAD DE LA

COMPRA

¿ESTÁ

CONFORME?

SI

NO

DIRECCIÓN O DELEGACIÓN

DE FINANZAS


DE PRESUPUESTO

VERIFICA

DISPONIBILIDAD

FINANCIERA

GASTO NO PERMITIDO,

DETERMINA NUEVO

MONTO A REPONER

REMITE

DOCUMENTACIÓN

BUSCA LA MEJOR

OFERTA EN LOS

PROVEEDORES Y

REALIZA LA COMPRA

REALIZA CONTROL

PERCEPTIVO

REALIZA REGISTRO

DE CUANTIFICACIÓN

FINANCIERA

ELABORA OFICIO DE

AUTORIZACIÓN

REVISA LA

DOCUMENTACIÓN

¿ES UN

ACTIVO?

SI

NO

VERIFICA QUE SEA

UN ACTIVO

REGISTRADOR

UNIDAD DE BIENES

NACIONALES

Factura - CopiaFactura


FIRMA Y SELLA

REALIZA REGISTRO Y

CONTROL DEL

ACTIVO

Doc. Justific. GastosFactura

Relación de GastosOficio – Solic. Repos.

2




REALIZA

CODIFICACIÓN Y

COLOCA MEDIA

FIRMA

Factura

1

¿ESTÁ

CONFORME?

SI

NO

DEVUELVE PARA

CORRECCIONES

COTEJA EL ACTIVO

CON LA

ESPECIFICACIÓN

DE LA FACTURA

SEGÚN EL

CASO LO

HACE...

RECTORADONÚCLEOS

ORDENA LA

ELABORACIÓN DE

SOLICITUD O/P

POR REPOSICIÓN

FIRMA Y SELLA

LA SOLICITUD O/P

POR REPOSICIÓN

ENVÍA LA SOLICITUD

O/P Y ANEXOS A LA

DIRECCIÓN DE

PRESUPUESTO

FIRMA Y SELLA EL

OFICIO DE

AUTORIZACIÓN

ENVÍA OFICIO DE

AUTORIZACIÓN Y

DOCUMENTOS

ANEXOS

ORDENA

ELABORACIÓN DE

SOLICITUD O/P POR

REPOSICIÓN


T

ENVÍA DOCUMENTOS

MEDIANTE OFICIO


Oficio



Oficio de AutorizaciónOficio




3

INICIA

PROCEDIMIENTO

DE CANCELACIÓN

DE O/P

FIN




4

FIN




INICIA

PROCEDIMIENTO

DE CANCELACIÓN

DE O/P

Versión 2.2

RESPONSABLE

UNIDAD EJECUTORA

PROCEDIMIENTO: PARA LA COMPRA DE ACTIVOS, MATERIALES Y SERVICIOS POR CAJA CHICA EN EFECTIVO

DIRECTOR O DELEGADO CONTABILISTA JEFE DIRECTOR O DELEGADO


PÁGINA 2/2


DE FINANZAS


DE PRESUPUESTO

REGISTRADOR

UNIDAD DE BIENES

NACIONALES

1

ELABORA RELACIÓN

DE GASTOS

Factura

T

ARCHIVA LA FACTURA

HASTA COMPLETAR EL

MONTO TOTAL O EL

75% DE CAJA CHICA

Doc. Justific. Gastos

ELABORA OFICIO DE

SOLICITUD DE

REPOSICIÓN

FacturaRelación de Gastos

Oficio – Solic. Repos.

2

FIRMA Y SELLA LA

SOLICITUD O/P POR

REPOSICIÓN

ENVÍA LA

SOLICITUD O/P A LA

DELEGACIÓN DE

PRESUPUESTO

3

4

Versión 2.2

Procedimiento para la Reposición del Fondo de Trabajo

RESPONSABLE /

ADMINISTRADOR

UNIDAD EJECUTORA

PROCEDIMIENTO: PARA LA REPOSICIÓN DEL FONDO DE TRABAJO

DIRECTOR O DELEGADO CONTABILISTA JEFE


PÁGINA 1/1

INICIO

ELABORA

EXPEDIENTE DE

REPOSICIÓN

Exped. de Reposición

¿PRESENTA

PROBLEMA?

SI

NO


DE FINANZAS

ELABORA OFICIO

DE REPOSICIÓN

DE FONDO

INFORMA A LA UNIDAD

EJECUTORA PARA

REALICE LAS

CORRECCIONES

1


Oficio

ENVÍA DOCUMENTOS

MEDIANTE OFICIO

VERIFICA QUE LA

UNIDAD EJECUTORA

NO PRESENTE

SALDOS PENDIENTES

1

INFORMA A LA UNIDAD

EJECUTORA PARA

REALICE LAS

CORRECCIONES

ELABORA OFICIO

AUTORIZANDO LA

EMISIÓN SOLICITUD

O/P POR

REPOSICIÓN



Oficio


VERIFICA QUE EL

EXPEDIENTE NO

PRESENTE GASTOS

NO PERMITIDOS

¿PRESENTA

PROBLEMA?

SI

NO

GASTO NO

PERMITIDO,

DETERMINA NUEVO

MONTO A REPONER

REMITE OFICIO DE

AUTORIZACIÓN CON

DOCUMENTOS

ANEXOS


Oficio


SEGÚN EL

CASO LO

HACE...

RECTORADO

NÚCLEOS

ORDENA LA

ELABORACIÓN DE

SOLICITUD O/P

POR REPOSICIÓN

FIRMA Y SELLA LA

SOLICITUD O/P

POR REPOSICIÓN

ENVÍA LA

SOLICITUD O/P A

LA DIRECCIÓN DE

PRESUPUESTO

INICIA

PROCEDIMIENTO

DE CANCELACIÓN

DE O/P

FIRMA Y SELLA EL

OFICIO DE

AUTORIZACIÓN

ENVÍA OFICIO DE

AUTORIZACIÓN Y

DOCUMENTOS

ANEXOS

ORDENA

ELABORACIÓN DE

SOLICITUD O/P POR

REPOSICIÓN


Oficio


FIRMA Y SELLA LA

SOLICITUD O/P POR

REPOSICIÓN

ENVÍA LA SOLICITUD

O/P A LA DIRECCIÓN

DE PRESUPUESTO

INICIA

PROCEDIMIENTO

DE CANCELACIÓN

DE O/P

FIN

FIN

Versión 2.2

Procedimiento para el Cierre del Fondo de Trabajo

RESPONSABLE /

ADMINISTRADOR

UNIDAD EJECUTORA

PROCEDIMIENTO: PARA EL CIERRE DEL FONDO DE TRABAJO

DIRECTOR O DELEGADO CONTABILISTA JEFE ANALISTA


PÁGINA 1/1

INICIO

ELABORA

EXPEDIENTE

DE CIERRE

¿EXISTE

DINERO?

SI

NO


DE FINANZAS


DE PRESUPUESTO

ELABORA OFICIO DE

CIERRE DEL FONDO

DE TRABAJO

DEPOSITA EL DINERO

EN UNA CUENTA

BANCARIA DE LA UDO

Expediente de Cierre

COMPARA EL MONTO DE

FONDO DE TRABAJO

ASIGNADO CONTRA EL MONTO

DE REPOSICIÓN Y SALDO DE

LA CUENTA EN BANCO

DETERMINA SI

EXISTE DINERO

REMANENTE O NO

COMPROMETIDO

Comprobante o Recibo

Expediente de CierreOficio de Cierre

¿PRESENTA

SALDOS

PENDIENTE?

SI

NO

INFORMA A LA UNIDAD

EJECUTORA PARA

QUE REALICE LAS

CORRECCIONES

VERIFICA QUE LA

UNIDAD EJECUTORA

NO PRESENTE

SALDOS PENDIENTES

ELABORA OFICIO

AUTORIZANDO EL

CIERRE FINANCIERO/

CONTABLE

Oficio Autoriz. Cierre

Comprobante



¿EXISTEN

FALLAS?

SI

NO

VERIFICA QUE LOS

GASTOS Y SOPORTES

CUMPLAN CON LOS

LINEAMIENTOS

ELABORA INFORME

DE OBSERVACIONES

Informe de Observ.

ANEXA COMPROBANTE

DE CAJA O RECIBO DE

INGRESO A CAJA AL

EXPEDIENTE

Comprobante



Informe de Observ.

DETERMINA LA

IMPORTANCIA DE LAS

OBSERVACIONES

¿SON

IMPORTANTES?

SI

NO

ANEXA INFORME DE

OBSERVACIONES

AL EXPEDIENTE

1

FIRMA EL

INFORME DE

OBSERVACIONES

ANEXA

INFORME DE

OBSERVACIONES

AL EXPEDIENTE

ENVÍA DOCUMENTACIÓN

Y AUTORIZA REALIZAR

REGISTRO CONTABLE

DE CIERRE

Comprobante Expediente de Cierre

Oficio de CierreOficio Autoriz. CierreInforme de Observ.

ELABORA COMPROBANTE

DIARIO E INGRESA LOS

DATOS AL SISTEMA

CONTABLE

ENVÍA EXPEDIENTE DE

CIERRE AL ARCHIVO

DE CONTABILIDAD

Comprob. de Diario

ENVÍA COMPROBANTE

DE DIARIO

Comprob. de Diario

INGRESA DATOS DEL REGISTRO

PRESUPUESTARIO AL SISTEMA DE

PRESUPUESTO

Comprob. de Diario

T

Comprobante Expediente de Cierre

Oficio de CierreOficio Autoriz. CierreInforme de Observ.

1

CORRIGE LAS

OBSERVACIONES

DETECTADAS EN LA

REVISIÓN

2

2

Documents

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS FONDOS DE ...vrad.udo.edu.ve/sistemas/images/stories/manuales/manual_fondos... · de todas las unidades involucradas que integran la administración