Embed Size (px)
Citation preview
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS PROFESIONALES
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS COORDINACIONES DOCENTES
SARTENEJAS, JUNIO 2006
2
El Decanato de Estudios Profesionales se complace en presentar el Manual de Normas y Procedimientos para las Coordinaciones Docentes. Este manual, en su primera versión (2002) fue realizado con la colaboración de todos los coordinadores y bajo la asesoría técnica de la TSU Teresita Manrique. Esta versión (2006) es el producto de una serie de talleres realizados por los coordinadores desde el año 2005, que incorpora los aprendizajes alcanzados con la experiencia de la aplicación del documento original. En este manual se describen los pasos necesarios para realizar los procedimientos que rutinariamente las coordinaciones llevan a cabo trimestre a trimestre. Se espera lograr que dichos procedimientos estén unificados y que cualquier coordinador, de manera sencilla y rápida, tenga una guía para dar continuidad al trabajo de su predecesor. En esta versión se presentan cuatro procedimientos que han sido revisados por los coordinadores. Otros se encuentran en proceso de revisión y serán añadidos a corto plazo.
3
INDICE
Página
Otorgamiento de Permisos
4
Corrección de Inscripción 11
Revisión de Expedientes de Graduandos 15
Inscripción y Corrección de Inscripción Extemporáneas 22
4
OTORGAMIENTO DE PERMISOS
5
NORMAS GENERALES PARA EL OTORGAMIENTO DE PERMISOS
1. La Coordinación de Carrera es el ente académico-administrativo encargado del
proceso de otorgamiento de permisos. 2. Los permisos a considerar serán: • Exención de requisitos • Autorización de asignaturas que requieren permiso de la coordinación • Exención límite de créditos • Más de una asignatura de Estudios Generales en un mismo trimestre* • Autorización de asignaturas de Estudios Generales o electivas adicionales a las
consideradas en el plan de estudios. • Autorización de asignaturas extra-plan 3. La coordinación fijará un lapso para la recepción de solicitudes de permiso por parte
de los estudiantes. Estas deberán hacerse completando la planilla correspondiente.
En casos excepcionales, plenamente justificados, durante los días de inscripción y corrección, el estudiante podrá acudir a la coordinación a solicitar permiso.
4. La coordinación decidirá sobre la concesión del permiso, según el análisis de cada
caso, y siempre y cuando no contravenga los reglamentos o decisiones generales del decanato respectivo.
5. La coordinación informará a los estudiantes sobre los permisos aprobados y negados
antes de las fechas de inscripción señaladas en el calendario académico. 6. Los casos dudosos o no previstos serán resueltos por el Decanato de Estudios
Profesionales.
* Depende de la autorización del Decanato de Estudios Generales.
6
OTORGAMIENTO DE PERMISOS PROCEDIMIENTO
Objetivo: Procesar las solicitudes de permiso introducidas por los estudiantes ante las
coordinaciones.
Unidades o actores que intervienen: Estudiante
Coordinación de Carrera
DACE
Formulario que se utiliza: Planilla de solicitud de permisos de la coordinación correspondiente.
Pasos a seguir: Responsabilidad Acción
Estudiante
1. Obtiene la planilla de solicitud de
permisos.
2. La llena y la hace llegar a la
Coordinación, acompañada de los
recaudos correspondientes.
Coordinación:
Secretaria
3. Recibe las planillas y los recaudos
correspondientes.
4. Entrega planillas con los recaudos y
los expedientes de los estudiantes al
Asistente.
Coordinación:
Asistente
5. Recibe las planillas y los expedientes
de los solicitantes.
6. Registra o actualiza, el avance de
7
cada estudiante sobre el flujograma
del plan de estudios correspondiente.
7. Revisa las solicitudes y expresa sus
comentarios.
8. Entrega planillas, recaudos y
expedientes al Coordinador para su
decisión.
Coordinación:
Coordinador (a)
9. Analiza las solicitudes y decide sobre
los permisos.
10. Entrega al Asistente las decisiones
sobre las solicitudes de permiso así
como los expedientes y solicitudes.
Coordinación:
Asistente
11. Recibe las decisiones sobre los
permisos considerados.
12. Rellena las planillas de usos múltiples
correspondientes a los permisos
otorgados y las entrega a la Secretaria
junto con la documentación de los
estudiantes.
Coordinación:
Secretaria
13. Envía a DACE las planillas de usos
múltiples y archiva copias.
14. Informa a los estudiantes sobre el
resultado de las solicitudes.
15. Archiva los expedientes de los
estudiantes
8
Estudiante 16. Obtiene la información de la
Coordinación con relación a su
solicitud y, de acuerdo a ella, decide
su inscripción para el próximo período.
DACE 17. Recibe las planillas de usos múltiples y
las procesa.
9
UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR DECANATO DE ESTUDIOS PROFESIONALES COORDINACION DE INGENIERIA QUIMICA
SOLICITUD DE PERMISO
INFORMACIÓN DEL ESTUDIANTE
Apellidos: Nombres: Carnet: Índice Académico: Teléfono: E-mail: Anexar una copia del último COMPROBANTE DE INSCRIPCIÓN e
INFORME ACADEMICO
PERMISO(S) QUE SOLICITA
Extra-plan Código y Nombre Asignatura Límite de Créditos Total Créditos a Inscribir
ASIGNATURAS A INSCRIBIR EL PRÓXIMO TRIMESTRE
Código Asignatura (nombre) Nº de créditos TOTAL CREDITOS
Firma del estudiante
Para uso interno de la Coordinación
COMENTARIO PREVIO:
RESULTADO: ACEPTADO NEGADO
Fecha: ___/___/___
10
UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR DECANATO DE ESTUDIOS PROFESIONALES COORDINACION DE INGENIERIA QUIMICA
SOLICITUD DE PERMISOS ULTIMO TRIMESTRE
INFORMACIÓN DEL ESTUDIANTE
Apellidos: Nombres: Carnet: Índice Académico: Teléfono: E-mail:
Anexar una copia del último COMPROBANTE DE INSCRIPCIÓN e INFORME ACADEMICO
PERMISO(S) QUE SOLICITA
Exención de requisito Código y nombre de la asignatura Exención de requisito Código y nombre de la asignatura Dos Generales Extra-plan Código y nombre de la asignatura Limite de créditos Total de créditos a inscribir
ASIGNATURAS A INSCRIBIR EL PRÓXIMO TRIMESTRE
Código Asignatura (nombre) Nº de créditos TOTAL CREDITOS
Firma del estudiante
Para uso interno de la Coordinación
COMENTARIO PREVIO:
RESULTADO: ACEPTADO NEGADO
Fecha: ___/___/___
11
CORRECCIÓN DE INSCRIPCIÓN
12
NORMAS GENERALES PARA EL PROCESO DE CORRECCIÓN DE INSCRIPCIÓN
1. Los errores en la inscripción de los estudiantes se clasifican en dos tipos: aquellos que
pueden ser solucionados directamente por DACE y aquellos que requieren la intervención de la Coordinación.
2. En el caso de errores que pueden ser solucionados directamente por DACE, el estudiante debe dirigirse directamente a esta instancia. Estos errores son de dos tipos:
2.1. Cuando el estudiante solicita un permiso, la Coordinación lo aprueba y se llena correctamente la planilla de usos múltiples pero, por alguna razón, no se procesa el permiso en DACE.
2.2. Cuando el estudiante reserva cupo en un Laboratorio o Departamento y esto puede ser verificado por DACE pero sale rechazada la inscripción en la asignatura particular.
3. En todos los otros casos el estudiante deberá dirigirse a la Coordinación y solicitar la corrección de su inscripción.
4. Las correcciones de inscripción serán consideradas por el coordinador el día de entrega de comprobantes de inscripción, establecido en el Calendario Académico.
5. El estudiante cancelará el arancel correspondiente a la corrección de inscripción cuando el error a corregir sea imputable a él.
6. Cualquier corrección de inscripción fuera de esta fecha se considerará extemporánea y requerirá que el estudiante pague un arancel adicional de extemporaneidad.
El período de corrección extemporánea va desde el día hábil siguiente al de la entrega de los comprobantes al día viernes de la semana 2 del trimestre.
7. Se considerará error no imputable al estudiante en los siguientes casos:
• Errores en el manejo de datos por parte de la institución. En este caso el estudiante presentará la copia de su inscripción como prueba del error.
• Cuando la Universidad, por su propia cuenta, haya modificado alguna información.
8. Se considerarán errores imputables al estudiante todos aquellos que estén excluidos de los casos antes mencionados.
9. Los casos dudosos o no previstos en estas normas serán resueltos por el Decanato de Estudios Profesionales.
13
CORRECCIÓN DE INSCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO
Objetivo:
Realizar correcciones a la inscripción del trimestre en curso.
Unidades o actores que intervienen: Estudiante
Coordinación de Carrera
DACE
Formulario que se utiliza: Solicitud de Corrección de Inscripción (Forma DII 304-59/04-99)
Pasos a Seguir: Responsabilidad Acción
Estudiante
1. Solicita por escrito ante la
Coordinación la corrección de su
inscripción.
2. Entrega el comprobante de inscripción
y/o copia de la planilla de inscripción.
Coordinación:
Coordinador
3. Analiza cada caso.
4. Decide cuáles solicitudes de
corrección de inscripción son
procedentes.
5. En aquellos casos procedentes,
solicita el comprobante de pago del
arancel según el caso.
14
6. Firma las planillas y las entrega al
Asistente. Entrega a cada estudiante
una copia y al Asistente la original y la
copia de la Coordinación para su
control.
Asistente 7. Archiva la copia de la Coordinación y
entrega a la Secretaria el original para
su envío a DACE.
Estudiante 8. Recibe su copia del comprobante de
corrección de inscripción y la conserva
para verificar que la corrección
aparece reflejada en segundas listas
emitidas por DACE.
Secretaria 9. Recibe originales de las planillas de
corrección de inscripción. Verifica que
estén debidamente firmadas y
selladas, y que lleven anexo el pago
del arancel, si es el caso.
10. Envía a DACE las planillas de
corrección con sus anexos.
DACE 11. Recibe las planillas y las procesa.
15
REVISIÓN DE EXPEDIENTES DE GRADUANDOS
16
NORMAS GENERALES PARA LA REVISIÓN DE EXPEDIENTES DE GRADUANDOS
1. La revisión de expedientes de graduandos corresponde a las coordinaciones docentes y su objetivo es verificar si los candidatos cumplen con los requisitos académicos para el conferimiento de los grados correspondientes.
2. La revisión de expedientes de graduandos se realizará con antelación a los actos de graduación previstos por la universidad en el calendario académico.
3. DACE deberá enviar los expedientes a las coordinaciones para su revisión, con al menos cuatro semanas de anticipación al acto de grado correspondiente.
4. El expediente de grado enviado por DACE debe estar conformado por los siguientes documentos: - Solicitud de grado - Informe académico firmado y sellado por DACE - Acta de revisión del expediente de grado
5. Al expediente se agregará un flujograma, u otro formato equivalente, que será llenado en forma individual para cada estudiante en la revisión de su expediente de grado. Este documento deberá incluirse en el expediente de grado.
6. La coordinación enviará los expedientes de los graduandos al Decanato de Estudios Profesionales con al menos una semana de anticipación a la fecha de la firma del acta de grado.
7. La revisión final de los expedientes de graduandos será realizada por los decanatos de Estudios Generales y de Estudios Profesionales.
8. Los casos dudosos o no previstos en estas normas serán resueltos por el Decanato de Estudios Profesionales.
17
REVISION DE EXPEDIENTES DE GRADUANDOS PROCEDIMIENTO
Objetivo: Revisar los expedientes de graduandos para verificar si los candidatos cumplen
con los requisitos académicos para el conferimiento de los grados correspondientes.
Unidades o Actores que intervienen: DACE
Coordinación de carrera
Decanato de Estudios Profesionales
Decanato de Estudios Generales
Formulario que se utiliza: Flujograma de la carrera o equivalente
Acta de revisión del expediente de grado
Pasos a seguir: Responsabilidad Acción
DACE
1. Envía expedientes de graduandos a la
Coordinación con al menos cuatro
semanas de antelación al acto de
grado correspondiente.
Coordinación
Secretaria
2. Recibe los Expedientes de
Graduandos y verifica que sean los
que aparecen en lista anexa al
memorando de DACE.
3. Entrega los expedientes al Asistente.
Asistente 4. Recibe los expedientes.
5. Actualiza el flujograma de cada
18
estudiante basándose en la
información suministrada en el informe
académico que viene dentro del
expediente, verificando que el
estudiante:
a) Haya cursado y aprobado la
totalidad de las asignaturas
exigidas en el plan de estudios,
incluyendo asignaturas de Estudios
Generales, electivas y trabajos
finales de grado.
b) Que las asignaturas con nota I
(Incompleto) hayan sido aprobadas
posteriormente.
6. Verifica si el estudiante reúne los
requisitos para que le sea otorgada
alguna mención honorífica.
7. Verifica si faltan calificaciones que
DACE no haya cargado aún, como es
el caso de las materias cursadas en el
trimestre inmediatamente anterior a la
graduación.
8. Si el informe académico está
incompleto, solicita a DACE la emisión
de un nuevo informe.
DACE 9. Cuando el informe académico
estuviese incompleto, recibe la
solicitud de la Coordinación, verifica la
información faltante, carga las
19
calificaciones y emite nuevos informes
académicos. Los envía a la
Coordinación.
Coordinación
Asistente
10. Recibe los informes corregidos y
verifica las modificaciones.
11. Separa los expedientes de los
graduandos y no graduandos.
12. Para los graduandos, rellena el
formato “Acta de Revisión del
Expediente de Grado” de cada
expediente y entrega al Coordinador
para la firma.
Coordinador 13. Recibe los expedientes de los
graduandos y procede a verificar el
trabajo ya realizado por el Asistente.
Si todo está correcto, procede a firmar
cada expediente y coloca la mención a
la que haya lugar (ya sea “Cum Laude”
o “Summa Cum Laude”). Entrega al
Asistente.
Asistente 14. Recibe los expedientes y revisa que
cada uno esté debidamente firmado.
Sella y entrega a la Secretaria.
Secretaria 15. Recibe los expedientes y los envía
con un memorando al Decanato de
Estudios Profesionales.
Asistente 16. Entrega los expedientes de no
20
graduandos a la Secretaria.
Secretaria 17. Recibe los expedientes de no
graduandos y los envía a DACE.
DACE 18. Recibe los expedientes de los no
graduandos y los reserva para el
próximo acto de grado.
21
UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR
SECRETARÍA DIRECCIÓN DE ADMISIÓN Y CONTROL DE ESTUDIO
Acta de revisión de Expediente de Grado El suscrito, Coordinador de la carrera de _______________________________ de
la Universidad Simón Bolívar, hace constar que el (la) ciudadano (a): ________________
___________________ Carnet Estudiantil N° _____________, titular de la Cédula de
Identidad N° _________________, ha sido debidamente examinado y aprobado en todas
y cada una de las asignaturas que comprende el Plan de Estudios respectivo.
Mención:
Ninguna Cum Laude Summa Cum Laude
Sartenejas, ______ de _______________________ de 200__
_____________________________
Coordinador
Refrendado: ____________________________________ Decano (a) de Estudios Profesionales
_____________________________________ Decano (a) de Estudios Generales
22
INSCRIPCIÓN Y CORRECCIÓN DE INSCRIPCIÓN
EXTEMPORÁNEAS
23
Normas generales para las inscripciones y correcciones de inscripción extemporáneas
Un proceso es extemporáneo cuando se realiza fuera de las fechas previstas en el Calendario Académico de la Universidad Simón Bolívar.
Los procesos extemporáneos a los que se refieren estas normas se consideran excepcionales y serán analizados y procesados por la coordinación docente respectiva.
INSCRIPCIÓN EXTEMPORÁNEA
i. Se considerará como inscripción extemporánea, aquella que se realice durante las semanas 1 y 2 del trimestre.
ii. Las inscripciones durante la primera semana serán autorizadas por la coordinación y enviadas a DACE para su procesamiento.
iii. Las inscripciones durante la segunda semana deberán ser enviadas por la coordinación al Decanato de Estudios Profesionales, con la opinión escrita del coordinador sobre el caso. De proceder la inscripción, el decanato la enviará a DACE para su procesamiento.
iv. Para la solicitud de la inscripción extemporánea, el estudiante deberá entregar en su coordinación los siguientes recaudos:
• Carta dirigida al coordinador de la carrera justificando la solicitud • Planilla de inscripción • Arancel de trámite extemporáneo
CORRECCIÓN DE INSCRIPCIÓN EXTEMPORÁNEA
i. Se considerará como corrección de inscripción extemporánea, aquella que se realice durante la tercera semana del trimestre.
ii. Para la solicitud de la corrección de inscripción extemporánea, el estudiante deberá entregar en su coordinación, los siguientes recaudos:
• Carta dirigida al coordinador de la carrera justificando la solicitud • Arancel de corrección y arancel de trámite extemporáneo
CASOS ESPECIALES
Un caso se considerará Especial cuando se realice fuera de los plazos previstos en esta normativa. Estos casos solo serán considerados en situaciones de fuerza mayor (enfermedad, accidente, error no atribuible al estudiante, etc.). Los casos Especiales serán considerados por el Decano de Estudios Profesionales, previa solicitud justificada de la Coordinación.
24
INSCRIPCIÓN Y CORRECCIÓN DE INSCRIPCIÓN EXTEMPORÁNEAS PROCEDIMIENTO
Objetivo: Realizar los procesos de inscripción y corrección de inscripción extemporáneas.
Unidades o Actores que intervienen: Estudiante
Coordinación de Carrera
Decanato de Estudios Profesionales
DACE
Formularios que se utilizan: Planilla de Inscripción
Planilla de Corrección de Inscripción
Planilla de Usos Múltiples
Pasos a seguir:
Responsabilidad Acción Estudiante 1. Acude a la Coordinación a solicitar la
autorización del proceso extemporáneo.
Coordinación:
Asistente
2. Entrevista al estudiante y verifica que
cumple con los requisitos para realizar el
procedimiento. Le informa sobre los
recaudos necesarios.
Estudiante 3. Una vez completado los requisitos, se
dirige a la Coordinación a entregar los
recaudos.
Coordinación:
Secretaria:
4. Recibe los recaudos del estudiante, los
revisa y verifica que estén completos.
Pasa el caso al Coordinador.
25
Coordinador 5. Recibe la solicitud del estudiante con los
recaudos anexos, analiza el caso y
decide al respecto.
6. Firma las planillas correspondientes.
7. En las situaciones en que se requiera la
autorización del Decano, redactará un
memo sustentando el caso.
8. Entrega las solicitudes al asistente con
su decisión.
Asistente
9. Informa al estudiante sobre la decisión
del Coordinador.
10. Entrega las solicitudes que proceden a la
secretaria.
Secretaria 11. Recibe las solicitudes y recaudos:
a) En caso de una inscripción
extemporánea en la primera semana,
sella la planilla y la envía a DACE,
anexándole el arancel.
b) En caso de una inscripción en la
segunda semana, o corrección de
inscripción extemporánea, envía al
Decanato el memorando dirigido a
DACE, con un espacio destinado al
visto bueno del Decano. Anexa el
arancel y soportes.
c) En los casos Especiales envía el
memo al Decanato. Anexa el arancel
y soportes.
Decanato de Estudios Profesionales
Secretaria
11. Recibe los documentos enviados por la
coordinación y entrega al asistente.
Asistente 12. Recibe los documentos, revisa, verifica
que la solicitud esté debidamente
26
justificada y lo analiza, según los criterios
del Decanato.
13. Una vez analizado el caso, entrega al
Decano los documentos y le comunica
su opinión.
Decano 14. Si es procedente:
a. En el caso 11.b) firma el visto
bueno.
b. En el caso 11.c) firma un
memorando a DACE.
15. Si no es procedente, informa al Asistente
de su decisión para que sea comunicada
a la coordinación respectiva. Devuelve
los recaudos al Asistente.
Asistente 16. Recibe los documentos.
17. Sí el Decano autoriza la solicitud,
entrega los documentos a la Secretaria
para ser enviados a DACE.
18. Sí el Decano no autoriza la solicitud, se
comunica con la Coordinación para
informar la decisión y le pide a la
Secretaria que envíe de vuelta los
documentos a la Coordinación.
Secretaria 19. Recibe los documentos y los envía a la
instancia correspondiente.
DACE 20. Recibe documentos y procesa el trámite
extemporáneo solicitado.
Coordinación:
Coordinador
21. Una vez recibida la información sobre la
no autorización del Decanato y los
27
recaudos, cita al estudiante para
informarle del caso y orientarle.
