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z PROCESO DE POLÍTICA Y DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL CÓDIGO M-SIGAP-1 SIGAP MANUAL DE OPERACIÓN DEL SIGAP (NORMA TÉCNICA DE CALIDAD NTCGP 1000:2009, MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005) VERSIÓN 7 PÁGINA 1 DE 47 Elaboró Equipo SIGAP Revisó: Oficina de Planeación Aprobó: Dirección General Nombre: Emiro Díaz Leal___________ Firma: ___________________________ Fecha: Septiembre 8 de 2011 ________ Nombre: Emiro Díaz Leal___________ Firma: ___________________________ Fecha: Septiembre 8 de 2011 ________ Nombre: Carlo Emilio Piazzini ___ Firma: ________________________ Fecha: Septiembre 8 de 2011 ______ De acuerdo con la NTCGP 1000:2009, el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y Sistema de Desarrollo Administrativo ALCANCE: Generación de Conocimiento en Antropología Social, Patrimonio Arqueológico y Antropológico e Historia Colonial; y Construcción de Redes; Orientación y Participación en el Desarrollo de Políticas Públicas en materia de Patrimonio Arqueológico; Divulgación, Consulta y Préstamo de Material Bibliográfico en temas de Antropología Social, Patrimonio Arqueológico y Antropológico e Historia Colonial; Manejo de Patrimonio Cultural competencia del Instituto.

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Nombre: Emiro Díaz Leal___________ Firma: ___________________________ Fecha: Septiembre 8 de 2011________

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Nombre: Carlo Emilio Piazzini ___ Firma: ________________________ Fecha: Septiembre 8 de 2011______

De acuerdo con la NTCGP 1000:2009, el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y Sistema de Desarrollo Administrativo

ALCANCE: Generación de Conocimiento en Antropología Social, Patrimonio Arqueológico y

Antropológico e Historia Colonial; y Construcción de Redes;

Orientación y Participación en el Desarrollo de Políticas Públicas en materia de Patrimonio Arqueológico;

Divulgación, Consulta y Préstamo de Material Bibliográfico en temas de Antropología

Social, Patrimonio Arqueológico y Antropológico e Historia Colonial;

Manejo de Patrimonio Cultural competencia del Instituto.

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CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

Versión Tipo Acto Administrativo Fecha Descripción – Naturaleza del Cambio

1.0 Elaboración Inicial Resolución N° 359 de

2008

Diciembre 17 de

2008

2.0 Cambio Junio 1 de 2009 Revisión exclusiones e indicadores de Política y Objetivos de Calidad.

3.0

Actualización Marzo 30 de 2010 Revisión exclusiones, Actualización codificación procedimientos, Equipos de Medición, Indicadores de Política y Objetivos de Calidad, Matriz de Articulación MECI – SGC

4.0 Actualización Agosto 15 de 2010 Revisión y actualización del Manual. Se incluyen las disposición de la NTCGP 1000:2009

5.0 Actualización Septiembre 9 de

2010

Modificación en el Alcance y revisión de exclusiones

6.0 Actualización Marzo 28 de 2011 Indicadores de Política y Objetivos de Calidad, 8.2.1 Satisfacción de los Usuarios.

7.0 Actualización Septiembre 8 de

2011

Modificación numeral 3.1.1 Entorno Estratégico, Inclusión de equipos de medición.

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1 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN ADMINISTRACIÓN PÚBLICA – SIGAP

El Manual de Operación del Sistema Integrado de Gestión en Administración Pública del ICANH es un documento que especifica el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, del Modelo Estándar de Control Interno en el Instituto Colombiano de Antropología e Historia. 1.1 Estructura del Manual de Operación La estructura del Manual de Operación del Sistema Integrado de Gestión en Administración Pública del ICANH, está compuesta por 4 capítulos que describen los principios, procesos, y demás actividades que conforman el Sistema Integrado de Gestión - SIGAP. Capitulo 1: Estructura. - Describe la organización del Manual de Operación y sus

características. Capitulo 2: Introducción. - Contiene el objetivo y alcance del Manual de Operación del

Sistema Integrado de Gestión y la justificación de las exclusiones que por definición y requisitos no aplican al SIGAP.

Capitulo 3: Planificación de la Gestión en la Entidad. - Se describe el entorno estratégico, el enfoque de procesos del Sistema Integrado de Gestión, incluyendo Mapa de Procesos, la Política y Objetivos de Calidad.

Capitulo 4: Modelo del Sistema Integrado de Gestión. - Describe las disposiciones

establecidas para el cumplimiento de la NTCGP 1000:2009, del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, a través del Sistema Integrado de Gestión - SIGAP.

1.2 Características del Manual de Operación El Manual de Operación del SIGAP describe de manera concreta el Sistema Integrado de Gestión en Administración Pública en el Instituto Colombiano de Antropología e Historia y para su mayor comprensión, se relaciona con los documentos que ofrecen información específica del Sistema y presenta las siguientes características:

El conocimiento del Manual de Operación hace parte de la inducción al personal que ingresa al Instituto Colombiano de Antropología e Historia y su aplicación es obligatoria por todos los servidores públicos, sin excepción alguna.

Es fácil de consultar porque su contenido está presentado considerando los requisitos de

la NTCGP 1000:2009 y del Modelo Estándar de Control Interno, adaptados a la cultura

institucional y además se encuentra disponible en la Web externa www.icanh.gov.co, en

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donde puede ser consultado por todos los funcionarios del Instituto y los grupos de

interés. Una copia física se encuentra en la Oficina de Planeación.

Es un documento controlado y su manejo se ciñe al procedimiento “Control de Documentos Pr-PMC-OP-2”. Toda copia impresa por los funcionarios se considera como un documento no controlado lo cual quiere decir que quien lo imprime asume la responsabilidad del mismo. El incumplimiento a este procedimiento o a algún documento relacionado en este Manual de Operación, se constituye en una No Conformidad que al ser detectada durante las auditorías internas, en la actividad de supervisión/seguimiento ó en la autoevaluación, debe corregirse con la acción de mejoramiento correspondiente.

Su desarrollo está sujeto a los requisitos de la NTCGP 1000:2009 y sigue sus numerales a partir del capítulo 4.

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2 INTRODUCCIÓN 2.1 Objetivo Establecer los lineamientos generales del Sistema Integrado de Gestión en Administración Pública del ICANH, junto con la definición del alcance, exclusiones y referencia a los procedimientos. 2.2 Alcance El presente Manual de Operación cubre los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno en el Instituto Colombiano de Antropología e Historia – ICANH, de conformidad con lo establecido en la NTCGP 1000:2009, Modelo Estándar de Control Interno y con los procesos identificados. El Sistema Integrado de Gestión en Administración Pública del ICANH, comprende los procesos de Dirección, Misionales, de Apoyo y de Evaluación. El alcance del sistema está dado básicamente por los procesos relacionados con la operación del Instituto: “Generación de Conocimiento en Antropología Social, Patrimonio Arqueológico y Antropológico e Historia Colonial; y Construcción de Redes Académicas; Orientación y Participación en el Desarrollo de Políticas Públicas en materia de Patrimonio Arqueológico; Divulgación, Consulta y Préstamo de Material Bibliográfico en temas de Antropología Social, Patrimonio Arqueológico y Antropológico e Historia Colonial; Manejo de Patrimonio Cultural competencia del Instituto” La aplicación del presente Manual de Operación, al igual que su obligatoriedad1 es entendida y comprendida por todos los funcionarios sin excepción alguna2. 2.3 Exclusiones De acuerdo con el numeral 2.2 de la norma NTCGP: 1000:2009 y considerando que cuando uno o varios requisitos no se aplican debido a la naturaleza de la operación de la entidad, el Instituto Colombiano de Antropología e Historia acuerda excluir: El numeral 7.3 Diseño y Desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad, teniendo en cuenta que el Instituto Colombiano de Antropología e Historia, tiene por objeto la realización y la divulgación de investigaciones antropológicas, arqueológicas, históricas y sobre el patrimonio cultural de la Nación bajo la aplicación del método científico y sus resultados son evaluadas por pares académicos.

1 Decreto 4110 de 2004, Artículo 1°.

2 Ley 872 de 2003, Artículo 3°

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2.4 Definiciones Calidad: Grado en que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos3. Cliente (usuario): Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio4. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.5. Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados6. Mejora continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad de cumplir los requisitos y optimizar el desempeño7. Manual de Calidad: Documento que describe y específica el Sistema de Gestión de la Calidad de una Entidad.8 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados9. Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos10. Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos11. Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración12. 2.5 Normatividad

3 NTCGP 1000:2009. Bogotá: 3.9

4 NTCGP 1000:2009. Bogotá: 3.12

5 NTCGP 1000:2009. Bogotá: 3.23

6 NTCGP 1000:2009. Bogotá: 3.24

7 NTCGP 1000:2009. Bogotá: 3.36

8 NTCGP 1000:2009. Bogotá: 3.35

9 NTCGP 1000:2009. Bogotá: 3.43

10NTCGP 1000:2009. Bogotá: 3.44

11NTCGP 1000:2009. Bogotá: 3.51

12NTCGP 1000:2009. Bogotá: 3.54

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Nombre: Emiro Díaz Leal___________ Firma: ___________________________ Fecha: Septiembre 8 de 2011________

Nombre: Carlo Emilio Piazzini ___ Firma: ________________________ Fecha: Septiembre 8 de 2011______

Para elaborar el presente Manual de Operación se tuvieron en cuenta los siguientes documentos:

Ley 872 de 2003 “Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”.

Decreto 4110 2004 “Por la cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”

Decreto 1599 de 2005 “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno”

Decreto 4485 de 2009 “Por medio la de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”.

NTCGP 1000:2009 - Norma Técnica de Calidad en Gestión Pública.

Ley 489 de 1989 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. Capítulo IV Sistema de Desarrollo Administrativo”.

2.6 Riesgos El ICANH cuenta con el procedimiento de “Elaboración Mapas de Riesgos” Pr-PAC-OP-2 y los instrumentos para la identificación, actualización y autoevaluación inherentes a la Administración de Riesgos con el fin de minimizar la materialización de los mismos en la ejecución de los procesos y actividades, relativos a la consecución de los objetivos estratégicos del Instituto.

2.7 Funciones Delegadas El Ministerio de Cultura ha delegado en el ICANH las siguientes funciones: según la Resolución 2094 del 26 de octubre de 2001, “Por la cual se reglamentan algunas competencias institucionales en materia de protección del patrimonio arqueológico y se efectúan algunas delegaciones”.

Determinar técnica y científicamente los sitios en que puede haber bienes arqueológicos o que sean contiguos a áreas arqueológicas y hacer las declaratorias respectivas.

Elaborar o aprobar el Plan Especial de Protección o Plan de Manejo arqueológico a que se refiere el artículo 11, numeral 3 de la ley 397 de 1997.

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Atender las consultas de las autoridades ambientales competentes en el proceso de otorgamiento de licencias ambientales sobre áreas que sean patrimonio arqueológico y dar respuesta dentro del término máximo previsto en el artículo 6º de la ley 397 de 1997.

Conceptuar sobre el manejo de bienes integrantes del patrimonio arqueológico en los ámbitos municipal, distrital y departamental.

Autorizar el préstamo de bienes pertenecientes al patrimonio arqueológico entre entidades públicas.

Conocer de las solicitudes sobre demolición, desplazamiento, restauración o cualquier clase de intervención sobre bienes del patrimonio arqueológico, autorizar las supervisiones correspondientes y emitir o negar la autorización para realización de tales actividades.

Ejercer la supervisión de que trata el numeral 2 del artículo 11 de la ley 397 de 1997 en lo relativo

al otorgamiento de licencias ambientales y realizar las acreditaciones allí contempladas.

Autorizar la exportación temporal de bienes integrantes del patrimonio arqueológico con el fin da ser exhibidos al público o de ser estudiados científicamente de conformidad con lo previsto en el numeral 4, artículo 11 de la ley 397 de 1997, para lo cual contará con el concepto de la

Dirección de Patrimonio del Ministerio de Cultura.

Conocer, imponer y cobrar las sanciones pecuniarias a que se refiere el artículo 15 de la ley 397 da 1997 y cuando haya lugar a ello, expedir los actos relativos al decomiso de bienes integrantes

del patrimonio arqueológico.

Parágrafo. Las competencias delegadas en el presente artículo se ejercerán por el funcionario

delegado, respecto de los bienes integrantes del patrimonio arqueológico diferentes a los que

pertenezcan a la época colonial. Sobre estos últimos continuarán ejerciéndose competencias en la

forma en que vienen siéndolo.

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3 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN El Instituto Colombiano de Antropología e Historia se rige por el Decreto 2667 del 24 de diciembre de 1999: “Por el cual se modifica la estructura orgánica del Instituto de Cultura Hispánica”. Soporta la planificación del Sistema Integrado de Gestión para el cumplimiento de sus funciones en el entorno estratégico identificado y en la definición de sus procesos. 3.1 Entorno Estratégico 3.1.1 Plan Nacional de Desarrollo 2011 – 2014: “Prosperidad Para Todos”

Ejes transversales del Plan Nacional de Desarrollo:

Innovación en las actividades productivas nuevas y existentes, en los procesos sociales de colaboración entre el sector público y el sector privado y, en el diseño y el desarrollo institucional del Estado.

Buen Gobierno como principio rector en la ejecución de las políticas públicas, y en la relación entre la Administración y el ciudadano.

Un mayor y mejor posicionamiento internacional de Colombia en los mercados Internacionales, en las relaciones internacionales, y en la agenda multilateral del desarrollo y de la cooperación para alcanzar la relevancia internacional propuesta.

Una sociedad para la cual la sostenibilidad ambiental, la adaptación al cambio climático, el acceso a las tecnologías de la información y las comunicaciones y el desarrollo cultural sean una prioridad y una práctica como elemento esencial del bienestar y como principio de equidad con las futuras generaciones.

3.1.2 Pensamiento Estratégico del Sector Cultura

Misión Sectorial Formular y poner en marcha la política cultural, liderar el Sistema Nacional de Cultura y fomentar la creación, preservación, valoración y acceso a las diversas manifestaciones culturales, para contribuir a la calidad de vida y a la convivencia de los colombianos. Visión Sectorial En el 2012, a través del liderazgo efectivo del Sistema Nacional de Cultura, el Ministerio de Cultura logrará: El reconocimiento de la cultura y del deporte como pilares fundamentales del desarrollo económico y social del país. La consolidación de una ciudadanía democrática

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cultural. La promoción y la difusión de las diversas manifestaciones culturales a nivel nacional e internacional.

3.1.3 Pensamiento Estratégico del Instituto Colombiano de Antropología e Historia

Misión del ICANH El Instituto Colombiano de Antropología e Historia es una organización científica y técnica que investiga, produce y difunde conocimientos en el campo de la antropología, la arqueología y la historia colonial y protege el patrimonio arqueológico y etnográfico colombiano. Lo anterior para comprender los procesos sociales, políticos, económicos y culturales que generan la diversidad cultural de la nación colombiana, con el fin de orientar políticas estatales y el diálogo intercultural.

Visión del ICANH Nos proyectamos como una entidad de investigación en antropología, arqueología e historia y de protección del patrimonio arqueológico y etnográfico que afianza su reconocimiento por medio de redes nacionales e internacionales con aportes significativos a la formulación de políticas para el desarrollo de los diferentes grupos sociales y culturales de la nación colombiana.

3.2 Planeación Estratégica

Gráfico N

o 1

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4 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SIGAP-ICANH A continuación se describen las disposiciones establecidas en el Instituto Colombiano de Antropología e Historia para cumplir con los requisitos de la Norma NTCGP 1000:2009 y del Modelo Estándar de Control Interno MECI 2005. 4.1 Requisitos Generales Con el propósito de definir, implementar y mejorar el Sistema Integrado de Gestión se definió el Mapa de Procesos y las Caracterizaciones, cuyos lineamientos están dados por el Proceso de Política y Direccionamiento Institucional.

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Las caracterizaciones de procesos hacen parte integral del presente Manual de Operación, describen las interacciones entre los procesos, los proveedores, los insumos, usuarios, los servicios y productos generados, además identifican los procedimientos necesarios para la operación de la entidad. Se encuentran en la página web del Instituto, link Sistema de Gestión de Calidad, se accede a través del link dispuesto sobre cada una de las caracterizaciones de los procesos. Los procesos fueron caracterizados con base en el ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar) que contempla las actividades necesarias para prestar servicios a los usuarios y generar productos con calidad. Todos los procesos están caracterizados teniendo en cuenta su objetivo, las entradas con sus respectivas fuentes, las salidas, con sus respectivos usuarios internos o externos, de tal forma que se indican así las interacciones entre procesos, y las actividades generales seguidas para alcanzar los resultados de cada proceso. Se han definido las características de calidad de los productos tanto a la entrada como a la salida de cada proceso, identificando de esta forma los requisitos de calidad del producto o servicio. 4.2 Gestión Documental El Instituto Colombiano de Antropología ha elaborado el presente Manual de Operación y otros documentos para mantener sus actividades bajo control. Dentro de los documentos del Sistema se cuenta con procedimientos, formatos, registros, tablas de retención documental, que se encuentran en medios físicos y electrónicos; el instructivo de elaboración de documentos, define la estructura de la documentación y los lineamientos para su elaboración, “Elaboración de documentos del SIGAP” In-PPI-OP-1. 4.2.2 Manual de Operación del SIGAP El presente documento corresponde al Manual de Operación de calidad del SIGAP, el cual incluye los requisitos de la NTCGP 1000:2009, el alcance, la interacción de los procesos y lo establecido en el Modelo Estándar de Control Interno.

Este documento describe de manera resumida el funcionamiento del sistema de calidad de la entidad, definiendo para cada requisito de la norma las referencias a las responsabilidades, procesos, procedimientos, y registros aplicables.

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4.2.3 Control de Documentos La Entidad cuenta con mecanismos de control que le permiten mantener los documentos del Sistema Integrado de Gestión en las versiones vigentes, con las revisiones y aprobaciones requeridas, al igual que conservarlos libres de daños y protegidos de pérdidas. Para la elaboración, control y modificación de los documentos del Sistema se cuenta con el Instructivo para la Elaboración de Documentos In-PMC-OP-1, Instructivo para la codificación de documentos del SIGAP In-PMC-OP-2, Procedimiento Control de Documentos Pr-PMC-OP-2, el cual define la disponibilidad de las versiones vigentes en los puntos de uso, el control de los documentos obsoletos. También se identifica y controlan los documentos de origen externo, Normograma, como se indica en el Instructivo In-PMC-OP-3. 4.2.4 Control de Registros Para el control de registros del Sistema se cuenta con el Procedimiento Control de Registros Pr-PMC-OP-3, en donde define controles para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición final.

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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN La responsabilidad de la Dirección con el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión – SIGAP, así como con el mejoramiento continuo del mismo, está contenida en el proceso de Política y Dirección Institucional, el cual tiene como objetivo dar las orientaciones generales para la actuación institucional en los campos de responsabilidad misional, mediante un Sistema Integrado de Gestión eficiente, efectivo y eficaz. 5.1 Compromiso de la Dirección El Director General, Subdirector Técnico, Subdirectora Administrativa y Financiera, Jefes de Oficinas Asesoras y Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo, mantienen su compromiso con el funcionamiento y la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión, para lo cual se han gestionado recursos de inversión durante los últimos años, con objeto del implementar y mantener el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión – SIGAP. Se han dado los lineamientos para la construcción de una Política y Objetivos de Calidad, las cuales fueron comunicadas a los funcionarios así como la importancia de su cumplimiento. Se cuenta con el proceso de Política y Direccionamiento Institucional que define y hace seguimiento a las orientaciones generales para la actuación de la Entidad, en los campos de responsabilidad misional, mediante un Sistema Integrado de Gestión, eficiente, efectivo y eficaz 5.2 Enfoque Al Cliente Para el Sistema Integrado de Gestión, se han identificado los usuarios y grupos de interés, teniendo en cuenta: Por proceso:

Usuarios: Receptores directos de productos y servicios Grupos de Interés: Beneficiarios de productos y servicios

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Los usuarios están identificados específicamente en las caracterizaciones; los grupos de interés identificados para el SIGAP, son:

Presidencia de la República,

Congreso de la República,

Ministerios,

Organismos de Vigilancia y Control,

Autoridades Administrativas y Judiciales,

Organismos Internacionales,

Comunidad Académica,

Ciudadanía. 5.3 Política de Calidad La Política de Calidad del Instituto Colombiano de Antropología e Historia, está definida en concordancia con sus planes de gestión y la misión institucional. Permite declarar el compromiso que se tiene para con el mejoramiento continuo, y es revisada para su adecuación continua, en las revisiones por la Dirección:

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“El ICANH está comprometido en satisfacer las necesidades de las instituciones públicas, de los ciudadanos y de la comunidad académica en cuanto a investigación, divulgación en antropología social, arqueología e historia colonial, protección del patrimonio arqueológico y etnográfico colombiano, y en la orientación de políticas públicas, con rigor académico y oportunidad, a través de la administración eficiente de los recursos, trabajo en equipo y enfoque de procesos, que permitan el mejoramiento continuo de sus productos y servicios” Su divulgación se hace a través de la Página Web, y mediante folletos informativos entregados a los funcionarios y contratistas, con el propósito de su conocimiento, entendimiento y respectiva aplicación. 5.4 Planificación 5.4.1 Objetivos de Calidad Los objetivos de calidad, definidos en coherencia con la Política de Calidad, para el Instituto Colombiano de Antropología e Historia, son:

1. Satisfacer las necesidades de información científica y cultural, oportunamente y con rigor académico, en las áreas de antropología social, arqueología e historia colonial y sobre patrimonio cultural de la Nación, competencia del Instituto, fomentando la conformación de redes académicas.

2. Brindar de forma oportuna y confiable los lineamientos para la orientación y desarrollo

de políticas públicas en materia de patrimonio antropológico y arqueológico.

3. Generar los lineamientos para la intervención y adecuado manejo del patrimonio arqueológico colombiano, de forma técnica y oportuna.

4. Publicar y divulgar oportunamente investigaciones en las áreas de antropología social,

arqueología e historia colonial y sobre patrimonio cultural de la Nación, competencia del Instituto.

5. Administrar el talento humano del Instituto, procurando el eficiente desempeño y el

mejoramiento de sus competencias individuales y colectivas.

6. Proveer y disponer de manera oportuna los recursos físicos, tecnológicos, financieros y de apoyo técnico, para el adecuado funcionamiento del Instituto.

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7. Promover el mejoramiento continuo de los procesos mediante el análisis de la información necesaria para demostrar la eficacia, eficiencia y efectividad del SIGAP-ICANH.

Los programas para lograr estos objetivos, hacen parte del Plan Estratégico del Instituto Colombiano de Antropología e Historia, en el escenario plurianual, se concretan mediante proyectos en el Plan Operativo Anual de Inversiones POAI, de conocimiento por todos los grupos de interés, a través de su divulgación en el sitio Web institucional. Los objetivos de calidad definidos son medibles a través de la aplicación de indicadores a los procesos asociados con su cumplimiento:

OBJETIVO CALIDAD PROCESO INDICADOR

Satisfacer las necesidades de información científica y cultural, oportunamente y con rigor académico, en las áreas de antropología social, arqueología e historia colonial y sobre patrimonio cultural de la Nación, competencia del Instituto, fomentando la conformación de redes académicas.

Política y Direccionamiento Institucional.

Desempeño del SIGAP

Planeación Institucional Cumplimiento del Plan Operativo Anual del ICANH. Formulación de Planes y Programas Institucionales. Ejecución de los proyectos inscritos en el Plan Operativo Anual de Inversiones.

Generación de Conocimiento y Construcción de Redes Académicas

Grupos de investigación reconocidos por COLCIENCIAS. Participación en eventos y programas académicos nacionales e internacionales. Investigaciones realizadas por investigadores del Icanh o con pares académicos nacionales o internacionales pertenecientes a otros grupos de investigación. Investigadores en formación académica.

Divulgación Libros y revistas publicados por ICANH. Materiales para público general publicado y/o divulgado. Visitantes en parques arqueológicos nacionales. Participaciones en eventos y programas académicos. Exposiciones museográficas realizadas.

Gestión Bibliográfica y Documental

Consultas atendidas en la biblioteca. Préstamos de material bibliográfico. Percepción del usuario.

Brindar de forma oportuna y confiable los lineamientos para la orientación y desarrollo de políticas públicas en materia de patrimonio antropológico y arqueológico.

Orientación y Desarrollo de Políticas Públicas

Participación en propuestas para desarrollo y reglamentación legal Actos administrativos para la aplicación de políticas de patrimonio de competencia del ICANH.

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Asesoría Jurídica Atención de solicitudes de asesoría y atención a derechos de petición y conceptos

Generar los lineamientos para la intervención y adecuado manejo del patrimonio arqueológico colombiano, de forma técnica y oportuna.

Manejo del Patrimonio Cultural Autorizaciones de intervención evaluadas. Autorizaciones de intervención otorgadas. Autorizaciones de exportación de bienes arqueológicos atendidas. Registro de colecciones de bienes de patrimonio arqueológico. Conceptos para inclusión de manifestaciones en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial. Registro de colecciones arqueológicas y etnográficas a cargo del ICANH. Atención de hallazgos fortuitos y eventos de saqueo del patrimonio arqueológico.

Orientación y Desarrollo de Políticas Públicas

Participación en propuestas para desarrollo y reglamentación legal Actos administrativos para la aplicación de políticas de patrimonio de competencia del ICANH.

Publicar y divulgar oportunamente investigaciones en las áreas de antropología social, arqueología e historia colonial y sobre patrimonio cultural de la Nación, competencia del Instituto.

Divulgación Libros y revistas publicados por ICANH. Materiales para público general publicado y/o divulgado. Visitantes en parques arqueológicos nacionales. Participaciones en eventos y programas académicos. Exposiciones museográficas realizadas.

Gestión Bibliográfica y Documental

Consultas atendidas en la biblioteca. Préstamos de material bibliográfico.

Generación de Conocimiento y Construcción de Redes Académicas

Participación en eventos y programas académicos nacionales e internacionales.

Administrar el talento humano del Instituto, procurando el eficiente desempeño y el mejoramiento de sus competencias individuales y colectivas.

Gestión del Talento Humano Cumplimiento del plan de capacitación. Inducción y reinducción al servicio público. Cumplimiento del Programa de Bienestar

Proveer y disponer de manera oportuna los recursos físicos, tecnológicos, financieros y de apoyo técnico, para el adecuado funcionamiento del Instituto.

Gestión de Recursos Ejecución del Presupuesto Gastos de Funcionamiento e Inversión de la Entidad. Ejecución del Plan de Racionalización de Inventarios.

Gestión de Soporte Tecnológico Soporte técnico. Disponibilidad de servicios de red.

Gestión Archivística Registro de expedientes en la base de datos. Solicitudes de Archivo.

Promover el mejoramiento continuo de los procesos mediante el análisis de la información necesaria para demostrar la eficacia, eficiencia y efectividad del SIGAP-

Mejoramiento Continuo Acciones de mejora implementadas por proceso. Eficacia de las acciones. Hallazgos repetidos.

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ICANH. Evaluación Independiente

Ejecución del programa de Evaluación de Control Interno. Seguimiento al cumplimiento del plan de mejoramiento

Auditoria de Calidad Cumplimiento del programa de auditorías. Factor de Mejora.

5.4.2 Planificación del Sistema Integrado de Gestión El Sistema Integrado de Gestión, se planifica a través de la identificación de los procesos, su caracterización, procedimientos y actividades para dar cumplimiento en forma permanente a la normatividad vigente, al Sistema de Gestión y Control, y a los requisitos de calidad de los clientes. La presencia de factores externos o internos que afectan el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión, se consideran como entradas para revisión por parte de la Dirección General, mediante la cual se establece el grado en que puede afectar el desempeño del Sistema, se toman las acciones correctivas y preventivas necesarias y se dispone la actualización de la documentación. La planeación estratégica del Instituto comprende:

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Gráfico N° 3. Planeación Estratégica

Los elementos para la planificación de la gestión son:

Identificación de procesos (Mapas de Procesos) y caracterizaciones.

Requisitos legales para la prestación del servicio o elaboración del producto.

Procedimientos, formatos y otros documentos requeridos para la operación.

Identificación de riesgos de cada proceso, análisis, valoración y medidas de control (Mapa de Riesgos).

Personal competente para cada proceso.

Fuentes de información.

Presupuesto del Instituto Colombiano de Antropología e Historia.

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5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación 5.5.1 Autoridad y Responsabilidad Las líneas de autoridad y responsabilidad de los funcionarios del ICANH, se observan en el Organigrama Institucional, definido por el decreto 2667 de 1999:

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Para la realización de cada proceso, procedimiento o actividad el Instituto cuenta con personal competente, las funciones de cada cargo son comunicadas por escrito a cada funcionario sin excepción alguna y adicionalmente los procedimientos internos indican el responsable de las actividades. La entidad cuenta con el equipo SIGAP, cuyas responsabilidades están definidas en la resolución 091 del 17 de abril de 2007 “Por la cual se establece la estructura y se determinan responsables para desarrollar el Modelo Estándar de Control Interno, el Sistema de Gestión de Calidad y el Sistema de Desarrollo Administrativo”. 5.5.2 Representante de la Dirección para el Sistema Integrado de Gestión Se ha designado como Representante de la Alta Dirección para el Sistema de Gestión de Calidad al Jefe de la Oficina de Planeación y para el Modelo Estándar de Control Interno a la Jefe de Talento Humano, según Resolución No. 091 del 17 de abril de 2007, quienes además de las funciones a su cargo, tienen las siguientes:

Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseño e implementación del Modelo.

Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos para el diseño e implementación del Modelo.

Informar a la Dirección General sobre la planificación y avances del proyecto de diseño e implementación del Modelo.

Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI.

Hacer seguimiento a las actividades planeadas para el diseño e implementación del MECI.

Someter a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno las propuestas de diseño e implementación del Modelo, para su aprobación.

Llevar la secretaría Técnica del Comité Directivo cuando atienda las funciones relacionadas con el Modelo Estándar de Control Interno.

Informar a la alta dirección sobre el desempeño del SIG.

Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la entidad.

5.5.3 Comunicación Interna La comunicación interna en la Institución, se realiza de acuerdo con la información contenida en la Matriz de Comunicación e Información que incluye información primaria, secundaria, comunicación organizacional e informativa y el canal o medio de comunicación. El Instituto Colombiano de Antropología e Historia cuenta con los mecanismos e infraestructura requeridos para la comunicación entre los funcionarios, dependencias y otras entidades del Estado, necesarios para el cumplimiento eficaz de sus objetivos.

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La comunicación interna se realiza a través de circulares, memorandos, oficios, correo electrónico, actas, carteleras, reuniones de trabajo, y en el sitio Web externa www.icanh.gov.co, entre otras. En la caracterización de los procesos se han indicado las entradas con sus respectivas fuentes y las salidas con sus respectivos usuarios que permiten visualizar la interacción con el entorno Institucional y entre procesos para una adecuada comunicación. Los procedimientos e instructivos del Sistema mencionan los mecanismos para divulgar la comunicación producto del desarrollo de las actividades descritas en los mismos. 5.6 Revisión por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión El Director General del Instituto Colombiano de Antropología e Historia establece realizar mínimo una revisión al año del Sistema Integrado de Gestión, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continua: Evaluar el Sistema, identificar las oportunidades de mejora, evaluar las acciones correctivas, preventivas y de mejora, establecer responsables, etc. Para tal fin convoca al Equipo SIGAP. En la revisión por la Alta Dirección se verifican los resultados de: a) Auditorías anteriores, b) Retroalimentación de usuarios, c) Desempeño de los procesos y, la conformidad del producto y servicio, Política y Objetivos

de Calidad, d) Estado de las acciones correctivas y preventivas (Plan de Mejoramiento Institucional y por

procesos), e) Acciones de seguimiento de las revisiones anteriores, f) Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de la Calidad, g) Recomendaciones para la mejora, y h) Riesgos actualizados e identificados por la entidad. Como resultado de esta revisión se genera un acta, la cual incluye de acuerdo con la información de entrada y el desempeño del SIGAP-ICANH, decisiones para: a) La mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad y

Procesos, b) La mejora del producto o servicio en relación con los requisitos del cliente, c) Identificar la necesidad de nuevos recursos.

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6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS 6.1 Provisión de Recursos El ICANH dispone de los recursos necesarios para desarrollar todas las actividades del SIGAP y el presupuesto asignado es formalizado a través de los procesos de Planeación Institucional y de Gestión de Recursos. Estos recursos son: Talento humano competente, espacios físicos, infraestructura tecnológica (software y hardware), equipos de comunicación y ambiente de trabajo. Para el funcionamiento, mantenimiento del SIGAP y mejoramiento de su eficacia, eficiencia y efectividad, buscando aumentar la satisfacción de los usuarios de los servicios, el PHVA de los procesos de Evaluación Independiente, Auditoría de Calidad y de Mejoramiento Continuo, prevé las acciones a seguir. 6.2 Talento Humano El proceso de Gestión del Talento Humano, procura el eficiente desempeño y el mejoramiento de las competencias individuales y colectivas de los funcionarios del Instituto. Este proceso gestiona el Talento Humano de acuerdo con la normatividad vigente, aplica los lineamientos y las políticas de administración de personal del Sector Público. El ICANH cuenta con un Manual de Funciones y Competencias Laborales, en donde para cada cargo se encuentra definido, la experiencia, educación y habilidades para la ejecución de las funciones asignadas a cada funcionario. Se cuenta con un instrumento para la concertación de objetivos y su respectiva evaluación. En cuanto a capacitación y desarrollo se dispone de herramientas y recursos adecuados para tal fin. 6.3 Infraestructura El Instituto cuenta con los procesos de apoyo de Gestión de Recursos y de Gestión de Soporte Tecnológico, los cuales gestionan los recursos para que en las sedes del ICANH, en la ciudad de Bogotá y en las diferentes regiones donde se encuentran los parques arqueológicos, se disponga de los elementos adecuados para el desempeño de sus trabajadores, tales como equipos de oficina, de cómputo, de comunicación en la Web interna – Outlook- y en la Web externa www.icanh.gov.co, y demás bienes muebles necesarios para el correcto desarrollo de los procesos, disponiendo además de salas adecuadas para reuniones, eventos y espacios para esparcimiento.

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6.4 Ambiente de Trabajo La infraestructura mencionada en el numeral 6.3, permite un ambiente de trabajo adecuado para el desarrollo de las funciones y cumplimiento de la misión del ICANH y se apoya en el Plan de Acción de Talento Humano que contiene un programa de Salud Ocupacional, programa de bienestar el cual hace parte del Proceso de Gestión del Talento Humano.

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7 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO El Instituto Colombiano de Antropología e Historia presta servicios de: fomento, realización, publicación y divulgación de Investigaciones en antropología social, arqueología, historia colonial y sobre el patrimonio cultural de la Nación, manejo del patrimonio cultural competencia del Instituto en los parques arqueológicos y además presta los servicios de consulta y préstamo de material bibliográfico en temas de Antropología Social, Patrimonio Arqueológico y Antropológico e Historia Colonial, en la biblioteca especializada. 7.1 Planificación de la Realización del Producto Para llevar a cabo la prestación de los servicios que el Instituto ofrece, se cuenta con cuatro procesos misionales:

o Generación de Conocimiento y Construcción de Redes Académicas, o Orientación y Desarrollo de Políticas Públicas, o Divulgación, o Manejo del Patrimonio Cultural,

Y el proceso de Gestión Bibliográfica y Documental caracterizado como misional y de apoyo. Por otro lado, la planificación de la realización del producto o servicio en el caso específico de

los Parques Arqueológicos administrados por el ICANH, parte del proceso de Divulgación, está

establecida en un Plan de Calidad para cada uno de ellos; San Agustín, Tierradentro, Alto de los

Ídolos, en donde se orienta la acción de la administración en materia del quehacer institucional,

para el desarrollo de las tareas en conservación del patrimonio arqueológico, la divulgación a

través de los museos y otros espacios, e igualmente la prestación de los diferentes servicios a

usuarios y visitantes. Allí se establecen los diferentes procedimientos para el desarrollo de las

actividades por parte de los trabajadores, contratistas y la administración.

Los planes de calidad establecen las generalidades del parque, organización, recursos, infraestructura, y equipos. 7.2 Procesos Relacionados con el Usuario 7.2.1 Requisitos del producto Los productos y servicios que ofrece el Instituto Colombiano de Antropología e Historia son los siguientes:

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PROCESO PRODUCTOS ATRIBUTOS

Productos de investigación

Artículos

Libros

Conceptos evaluatorios

Respuestas informadas

Proyectos presentados

Conceptos

Convenios

Reglamentación

Plegables

Catálogos

Material Audiovisual

Libros

Revistas

Documentos resultado de investigaciones

Página Web

Textos

Ponencias

Guiones

Registro de tenencia

Autorización de intervención

Autorización de exportación

Resolución

Resultados en: conservación arqueologíca y

ambiental, gestión local

Identificación del patrimonio

Conceptos y recomendaciones

Actualización del Sistema Nacional de

Patrimonio

Consultas atendidas

Bases de datos normalizadas

Colección actualizada

MANEJO DEL PATRIMONIO

CULTURAL

Rigor Cientifico

Adecuado

Oportunidad

Suficiente

Eficiencia

Idoneidad

Confiabilidad

Rigor Técnico

Oportunidad

Completo

Eficiencia

Reconocimiento

GESTIÓN BIBLIOGRAFICA Y

DOCUMENTAL

GENERACION DE

CONOCIMIENTO Y

CONSTRUCCIÓN DE REDES

ACADEMICAS

Rigor Académico

Reconocimiento

Credibilidad

Eficiencia

Razonable

Completa

Oportunidad

Oportunidad

Idoneidad

Confiabilidad

Adecuado

ORIENTACIÓN Y DESARROLLO

DE POLÍTICAS PÚBLICAS

DIVULGACIÓN

Pertinente

Completo

Razonable

Rigor Profesional

Oportunidad

Veracidad

Reconocimiento

Credibilidad

Gráfico No 4

Los requisitos de los productos y servicios son establecidos por los líderes de los procesos, con base en criterios técnicos y científicos relativos a la misión del Instituto, y en la normatividad

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vigente. Comprende los diferentes procesos misionales que la entidad desarrolla para el cumplimiento de su misión; el seguimiento de estos requisitos se hace a través de las actividades de revisión o comparación durante el desarrollo de los procedimientos específicos de cada proceso. 7.2.2 Revisión de los Requisitos del Servicio Los requisitos de los servicios que presta el ICANH, están definidos en el Decreto 2667 de 1999, los cuales fueron revisados de acuerdo con la competencia del Instituto. Cuando se trata de una solicitud o requerimiento de un usuario que implica el desarrollo de un trámite, el ICANH revisa la capacidad de adelantar el mismo, por competencia institucional o porque la solicitud planteada por el usuario está conforme a lo previsto. Situación que informa al usuario y procede a realizar el trámite. Los trámites se encuentran publicados en la Pagina Web del Instituto. 7.2.3 Comunicación con los Clientes La matriz de comunicación e información relaciona la información primaria (externa que entra al Instituto) y la secundaria, equivalente a la generada en el desarrollo del proceso y que generalmente corresponde a la respuesta que se debe dar al usuario. La comunicación con el usuario corresponde a la comunicación informativa. La comunicación con los clientes para atender sus solicitudes de servicios, se realiza a través de la Web interna – Outlook- y en la Web externa www.icanh.gov.co, y de comunicaciones escritas y telefónicas, para ello se tienen definidos los procedimientos de: Atención de Peticiones y de Atención de Quejas, Reclamos y Sugerencias Pr-PGR-SAF-3. Adicionalmente se realizan reuniones con los grupos de interés, en las cuales se obtiene información que alimenta el proceso de Planeación Institucional. 7.3 Diseño y Desarrollo Se considera como una exclusión dentro del Sistema Integrado de Gestión en Administración Pública SIGAP, teniendo en cuenta que los productos resultantes de la operación de los procesos misionales resultado investigaciones no se genera a partir de un diseño propio, ni el desarrollo respectivo. Se utiliza el método científico de investigación y sus resultados están en directa relación con los objetivos y alcances planteados, los cuales se definen en particular para cada proyecto de investigación.

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Nombre: Emiro Díaz Leal___________ Firma: ___________________________ Fecha: Septiembre 8 de 2011________

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Estos productos son controlados, tanto en su formulación como en su ejecución, según la naturaleza del proyecto de investigación en antropología social, arqueología, historia y patrimonio. 7.4 Adquisición de Bienes y Servicios El Instituto Colombiano de Antropología e Historia, ha establecido en su proceso de Gestión de Recursos las actividades correspondientes a la adquisición de bienes y servicios de acuerdo con los lineamientos establecidos en la ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el decreto 2474 de 2008, y en los principios de contratación estatal. Para ello se genera el Plan Anual de Contratación. Los criterios de selección se definen en los estudios previos o justificación, se hace pública la intención de contratar y se invita a la presentación de ofertas, las cuales deben ser presentadas por los oferentes de acuerdo a los criterios establecidos en la convocatoria y posteriormente de conformidad con los criterios definidos para la contratación, se elige el contratista o proveedor, el cual es contratado según el tipo de bien o servicio a suministrar. El procedimiento contempla las actividades a desarrollar en la entrega del bien o prestación del servicio. Se da inicio a la prestación del servicio o suministro de bienes con la suscripción del acta de inicio. Luego de la verificación del cumplimiento de las condiciones contractuales en la entrega de productos o prestación de servicios por parte del supervisor del contrato, y finalmente se procede a la liquidación del contrato. Además, la reevaluación de proveedores se aplica como una retroalimentación del contrato y desempeño del contratista, y se ve reflejado en la modificación o aclaración a los próximos términos de referencia. 7.5 Producción y Prestación del Servicio 7.5.1 Prestación y Control del Servicio Los procesos misionales del Instituto Colombiano de Antropología e Historia, se han planificado para ser desarrollados bajo condiciones controladas. Para ello además de la política de operación, cuentan con procedimientos que describen detalladamente las actividades, los responsables, los puntos e instrumentos de control que orientan su ejecución y seguimiento. Adicionalmente, se cuenta con información que describe las características de los productos y servicios, equipos y sistemas de información utilizados y mecanismos de autocontrol y autoevaluación, que comprenden desde la planeación hasta la retroalimentación por parte de los usuarios. Los procesos que conducen a la prestación de servicios del Instituto son:

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o Generación de Conocimiento y Construcción de Redes Académicas, o Orientación y Desarrollo de Políticas Públicas, o Divulgación o Manejo del Patrimonio Cultural, o Gestión Bibliográfica y Documental

Adicionalmente a los controles señalados en la caracterización de cada proceso y de los reconocidos en los procedimientos, en los mapas de riesgos se establecieron controles para asegurar el cumplimiento de las características de los servicios. El alcance específico de cada proceso es: Generación de Conocimiento y Construcción de Redes Académicas: ofrecer el resultado de investigaciones rigurosas que den respuesta a las necesidades de información de la sociedad y del Estado colombiano, en las áreas de antropología social, arqueología, patrimonio e historia colonial. Orientación y Desarrollo de Políticas Públicas: Asesorar en la formulación y ejecutar políticas públicas en materia del patrimonio competencia del Instituto. Divulgación: entregar los resultados del trabajo investigativo de las diferentes áreas misionales, a través de revistas científicas, libros en las diferentes colecciones temáticas, plegables, material audiovisual, página Web, exposiciones museográficas, etc., a los diferentes grupos de interés. Manejo del Patrimonio Cultural: Dar directrices para la intervención del patrimonio cultural de la Nación de competencia del ICANH. Gestión Bibliográfica y Documental: Proporcionar información bibliográfica y/o documental especializada en las áreas de patrimonio, antropología social, arqueología e historia colonial. 7.5.2 Validación de los Procesos para la Prestación del Servicio Durante las actividades del PHVA de todos los procesos misionales, se hace revisión y verificación de los criterios definidos para la prestación de los servicios. En todos los casos las deficiencias son detectadas y corregidas durante las diferentes etapas de ejecución del producto, de modo que no se identifican después de entregado el producto.

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7.5.3 Identificación y Trazabilidad del Servicio Los diferentes productos y servicios que entrega o presta el Instituto se identifican de acuerdo con las características científicas y técnicas, inherentes a cada uno de ellos. La trazabilidad para la prestación o generación de los mismos se hace a través de los registros, así:

Proceso Producto y Servicio

Identificación Trazabilidad a través de

Generación de Conocimiento y Construcción de Redes Académicas

Investigaciones Sobre la investigación o proyecto

Carpeta de la investigación o proyecto

Orientación y Desarrollo de Políticas Públicas

Conceptos N° de solicitudes o temas

Comunicaciones

Divulgación

Libros, Revistas, Material Audiovisual

ISBN del libro, ISSN de la revista, Formatos

Expediente de la publicación

Manejo del Patrimonio Cultural

Autorizaciones Número de solicitudes Soportes de la solicitud

Visitantes atendidos

Nombre del parque arqueológico y servicio

Registro de visitantes

Gestión Bibliográfica y Documental

Préstamo N° de solicitud Registro de la solicitud

Con base en esta información es posible establecer la transformación de los insumos, efectuada en el transcurso de las actividades llevadas a cabo hasta la generación de los productos y servicios; facilitándose así la búsqueda en caso de precisar responsables, tiempos de ejecución o de retraso, pérdidas documentales o de información, etc. 7.5.4 Propiedad del Usuario y Partes Interesadas En la ejecución de los procedimientos relativos a los procesos misionales, el Instituto es responsable de la siguiente propiedad del cliente:

Proceso Propiedad del usuario Condiciones de custodia

Generación de Conocimiento y Construcción de Redes Académicas

Proyectos Entregados para evaluación

Preservación de la información de acuerdo con las tablas de retención documental.

Divulgación

Manuscritos entregados para evaluación por parte del Comité de Publicaciones. O textos

Preservación de la información para el proceso editorial. En caso de presentarse novedades se

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académicos informa al autor

Manejo del Patrimonio Cultural

Piezas arqueológicas propiedad de la Nación.

Procedimiento para la Definición de Pertenencia al Patrimonio Arqueológico de la Nación.

Patrimonio Arqueológico – Parques Arqueológicos.

Determinadas en el Plan de Calidad de Parques Arqueológicos.

Gestión Bibliográfica y Documental

Pertenencias personales de los usuarios de la biblioteca.

Definido en el reglamento Interno de funcionamiento de la Biblioteca

7.5.5 Preservación del producto La salvaguarda y la protección de los bienes arqueológicos propiedad de la Nación, en tenencia del ICANH o cuya situación administrativa están en proceso de resolución, hace parte del ciclo PHVA del proceso de Manejo del Patrimonio Cultural. Para ello se cuenta con los procedimientos para atender dichas situaciones. 7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición Los dispositivos de seguimiento y medición con que trabaja el instituto, pertenecen al proceso de Manejo del Patrimonio Cultural, en las actividades de conservación del Patrimonio Arqueológico, hacen parte por un lado los utilizados por el Ministerio de Cultura, en las instalaciones del Museo Nacional, los cuales como corresponde a una entidad certificada son objeto del seguimiento y medición necesarios. Por otro lado, el ICANH cuenta con trece datalogger, un medidor de luz UV y un termómetro de contacto, propiedad del instituto, ubicados en el Museo Nacional, y en los Parques Arqueológicos.

Nombre Tipo de equipo Propiedad - Ubicación

Medidor UV Medidor de luz Ultravioleta ICANH – Museo Nacional

Termómetro de Contacto

Medidor de temperatura en sitio ICANH – Museo Nacional

Datalogger 1 Medidor de temperatura y humedad relativa

ICANH – Museo Nacional

Datalogger 2 Medidor de temperatura y humedad relativa

ICANH – Parque Arqueológico San Agustín

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Datalogger 3 Medidor de temperatura y humedad relativa

ICANH – Parque Arqueológico Tierradentro (Museo Etnográfico)

Datalogger 4 Medidor de temperatura y humedad relativa

ICANH – Parque Arqueológico Tierradentro (Museo Arqueológico)

Datalogger 5 Medidor de temperatura y humedad relativa

ICANH – Parque Arqueológico Tierradentro (Hipógeo)

Datalogger 6 Medidor de temperatura y humedad relativa

ICANH – Parque Arqueológico Tierradentro (Hipógeo)

Datalogger 7 Medidor de temperatura y humedad relativa

ICANH – Parque Arqueológico Alto de los Idolos (Museo Juan Friede)

Datalogger 8 Medidor de temperatura y humedad relativa

ICANH – Laboratorio de Arqueología

Datalogger 9 Medidor de temperatura y humedad relativa

ICANH – Archivo

Datalogger 10 Medidor de temperatura y humedad relativa

ICANH – Biblioteca Especializada

Datalogger 11 Medidor de temperatura y humedad relativa

ICANH – Almacén. Bodega de Libros

Datalogger 12 Medidor de temperatura y humedad relativa

ICANH – Parque Arqueológico Tierradentro (Hipógeo)

Datalogger 13 Medidor de temperatura y humedad relativa

ICANH – Parque Arqueológico Tierradentro (Hipógeo)

Para el control de calibración y verificación se cuenta con el procedimiento de “Control de Equipos de medición” Pr-PMPC-GPAA-6 y el formato que lleva el mismo nombre, en donde se constata las fechas de calibración y/o verificación a los instrumentos de medición.

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8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 8.1 Generalidades El Instituto Colombiano de Antropología e Historia, ha definido los mecanismos de seguimiento, medición, análisis y mejora, necesarios para producir bienes y prestar servicios conforme a las expectativas de los usuarios y al continuo mejoramiento de los procesos en su eficacia, eficiencia y efectividad. También ha establecido indicadores de gestión, información estadística y programas de auditoría interna. Mención especial se hace de la matriz de indicadores la cual incluye el nombre del indicador, el tipo, el nivel, la descripción, la fórmula, la meta, frecuencia de recolección de datos y análisis, técnica estadística o gráfica a utilizar, así como los responsables del manejo del indicador de cada proceso. 8.2 Seguimiento y Medición 8.2.1 Satisfacción de los Usuarios Para determinar la satisfacción del cliente, el ICANH cuenta con diferentes mecanismos, tres de ellos consisten en:

La encuesta de percepción del cliente, la cual se entrega a los usuarios que visitan los parques arqueológicos, la biblioteca especializada y la librería en instalaciones del ICANH. También la encuesta en la página web sobre atención de trámites.

La retroalimentación del producto a través de solicitudes relacionadas con información concerniente a los servicios y productos del ICANH y la Atención de Quejas, Reclamos y Sugerencias.

La Audiencia Pública - Rendición de Cuentas a la Ciudadanía. 8.2.2 Auditorías Internas El ICANH, cuenta con un procedimiento documentado de Auditorías Internas de Calidad Pr-PAC-OP-1 el cual pertenece al Proceso de Auditoría Interna de Calidad del SIGAP que permite definir claramente la programación, planificación, preparación, ejecución, reporte y seguimiento de las acciones de mejoramiento resultantes de la evaluación.

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8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos El Instituto Colombiano de Antropología e Historia, incluye actividades que permiten hacer seguimiento y medición al cumplimiento de los objetivos de los procesos, a través de:

Indicadores de procesos,

Supervisión realizada por los diferentes líderes,

Auditorías,

Ejecución del Plan Operativo Anual de Inversión,

Ejecución del Plan Anual de Contratación.

Ejecución del Plan de Mejoramiento Institucional,

Revisión por la Dirección General,

Procedimientos. 8.2.4 Seguimiento y medición a los productos y servicios Se cuenta con la matriz de detección y tratamiento de Producto y Servicio No Conforme PNC por proceso, la cual incluye las actividades y los criterios de revisión de productos y servicios ofrecidos, así como los responsables y evidencias correspondientes. 8.3 Control del Producto No Conforme Para el control o detección de un Producto No Conforme (Numeral 8.2.4), se desarrolló el procedimiento “Producto No Conforme” Pr-PMC-OP-4, con el establecimiento de su registro, el tratamiento a seguir y el responsable, así como la nueva verificación para el cumplimiento de las características. Para el análisis de comportamiento del Producto/ Servicio No conforme se diligencia el formato de Reporte de PNC según la frecuencia establecida, para los procesos de Generación de conocimiento y construcción de redes académicas, Orientación y desarrollo de políticas públicas, Divulgación, Manejo del patrimonio cultural, Gestión bibliográfica y documental, y define las acciones para eliminar la no conformidad detectada, si es el caso. 8.4 Análisis de Datos En el ICANH se lleva a cabo la recopilación, tabulación y análisis de los indicadores para el seguimiento a los procesos, la evaluación de satisfacción de los usuarios, conformidad de los productos, generando las gráficas que contribuyen al análisis de los mismos y la tendencia que señalan de acuerdo con la frecuencia establecida en la matriz de indicadores, para tomar las acciones de mejora correspondientes.

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8.5 MEJORA El Instituto Colombiano de Antropología e Historia, cuenta con el proceso de Mejoramiento Continuo el cual promueve el desarrollo de los procesos mediante el análisis de la información necesaria para demostrar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión. En adición a lo anterior cuenta con el procedimiento para determinar, prevenir y eliminar las causas de las No Conformidades reales o potenciales denominado “Acciones Correctivas Preventivas y Mejora ACPM” Pr-PMC-OP-1. Las acciones pueden originarse entre otras fuentes en:

Tendencias de las quejas y/o reclamos de los clientes,

Tendencia de incumplimiento de alguna de las características de productos, “Producto No Conforme”. Pr-PMC-OP-4

Auditorías internas o externas,

Tendencias desfavorables en indicadores,

Retroalimentación de los usuarios,

Mapa de Riesgos,

Revisión por la Dirección,

Cumplimiento de la Política de Calidad y objetivos. La consolidación de las acciones correctivas y preventivas en el balance de mejora es correspondiente con el plan de mejoramiento por procesos. El Plan de mejoramiento institucional se hace de acuerdo con lo establecido por la Contraloría General de la República.

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Correspondencia de los procesos con los requisitos de la norma NTCGP 1000:2009 y con los elementos del MECI 1000:2005, se observan a continuación:

RELACIÓN DE LOS PROCESOS DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE ANTROPOLOGÍA E HISTORIA CON LA NTCGP 1000:2009 Y MECI

REQUISITOS DE NTCGP 1000:2009

PROCESOS

Polít

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4,1 Requisitos Generales x x x X x x x x x x x x x x x

4,2 Gestión Documental x x

4,2,1 Generalidades

x x x X x x x x x x x x x x x

4,2,2 Manual de Operación de Calidad

x x

4,2,3 Control de Documentos

x x x X x x x x x x x x x x x

4,2,4 Control de Registros

x x x X x x x x x x x x x x x

5,1 Compromiso de la Dirección x x

5,2 Enfoque al Cliente x x X x x x x x x

5,3 Política de Calidad x x

5,4 Planificación x x

5,4,1 Objetivo de Calidad

x x

5,4,2 Planificación del Sistema de Gestión

x x

5,5 Responsabilidad, autoridad y comunicación x x x

5,5,

1 Responsabilidad y autoridad x x x x x x x x x x x x x x x

5,5,

2 Representante de la Dirección x x

5,5,

3 Comunicación interna x x x X x x x x x x x x x x x

5,6 Revisión por la Dirección x

5,6,1 Generalidades

x

5,6,2 Información para la Revisión

x

5,6,3 Resultados de la Revisión

x

6,1 Provisión de Recursos x x x X x x x x x x x x x x x

6,2 Talento Humano x

6,2,

1 Generalidades x

6,2,

2 Competencia, toma de conciencia y formación x x

6,3 Infraestructura x x x

6,4 Ambiente de Trabajo x

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RELACIÓN DE LOS PROCESOS DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE ANTROPOLOGÍA E HISTORIA CON LA NTCGP 1000:2009 Y MECI

REQUISITOS DE NTCGP 1000:2009

PROCESOS

Polít

ica y

Direcc

ionam

iento

Inst

ituci

onal

Pla

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ón I

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Mejo

ram

iento

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7,1 Planificación de la realización del producto o servicio x x X x x x x x x

7,2 Procesos relacionados con el cliente X x x x x x

7,2,1 Determinación de los requisitos

X x x x x x

7,2,2

Revisión de los requisitos relacionados con el producto o servicio

x x x x x x

7,2,3 Comunicación con el Cliente

x x x x x x

7,3 Diseño y Desarrollo X X

7,4 Adquisición de Bienes y Servicios x

7,4,1 Proceso para la adquisición de Bienes y Servicios

x

7,4,2 Información para la adquisición de Bienes y Servicios

x

7,4,3 Verificación de los productos y Servicios Contratados

x

7,5 Producción y prestación del servicio x x x x x x

7,5,1 Control de la producción y prestación de servicio

x x x x x x

7,5,2

Validación de los procesos de de producción y de la prestación de servicio

N.A

N.A

N.A

N.A

N.A

N.A

N.A

N.A

N.A

N.A

N.A

N.A

N.A

N.A

N.A

7,5,3 Identificación y trazabilidad

x x x x x x x x

7,5,4 Propiedad del Cliente

x x x x x x x

7,5,5 Preservación del producto

x x x

7,6 Control de los dispositivos de seguimiento y de medición x

8,1 Generalidades x x x x x x x x x x x x x x x

8,2 Seguimiento y medición x x x x x x x x x x x x x x x

8,2,1 Satisfacción del cliente

x x x x x x

8,2,2 Auditoría interna del sistema de gestión de la calidad

8,2,3 Seguimiento y medición de los procesos

x x x x x x x x x x x x x x x

8,2,4 Seguimiento y medición del producto y servicio

x x x x x x x x

8,3 Control del producto y/o servicio no conforme x x x x x x x x

8,4 Análisis de datos x x x x x x x x x x x x x x x

8,5 Mejora x x x x x x x x x x x x x x x

TABLA No. 1 NUMERALES NTCGP 1000:2009 IMPACTADOS POR PROCESO

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RELACIÓN DE LOS PROCESOS DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE ANTROPOLOGÍA E HISTORIA CON LA NTCGP 1000:2009 Y MECI

REQUISITOS DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005

PROCESOS

Polít

ica y

Direcc

ionam

iento

Inst

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Pla

neaci

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ituci

onal

Mejo

ram

iento

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Polít

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1,1,1 Protocolos Éticos x x x x x x x x x x x x x x

1,1,2 Desarrollo del Talento Humano x

1,1,3 Estilo de la Dirección x x

1,2,1 Planes y programas x

1,2,2 Modelo de operación por procesos x x x x x x x x x x x x x x x

1,2,3 Estructura Organizacional x x x

1,3,1 Contexto Estratégico x x x x x x x x x x x x x x x

1,3,2 Identificación de riesgos x x x x x x x x x x x x x x x

1,3,3 Análisis de riesgos x x x x x x x x x x x x x x x

1,3,4 Valoración de Riesgos x x x x x x x x x x x x x x x

1,3,5 Políticas de Administración de Riesgos x x x x x x x x x x x x x x x

2,1,1 Políticas de Operación x x x x x x x x x x x x x x x

2,1,2 Procedimientos x x x x x x x x x x x x x x x

2,1,3 Controles x x x x x x x x x x x x x x x

2,1,4 Indicadores x x x x x x x x x x x x x x x

2,1,5 Manual de Operación de Procedimientos x x

2,2,1 Información Primaria x x x x x x x x x x x x x x x

2,2,2 Información Secundaria x x x x x x x x x x x x x x x

2,2,3 Sistemas de Información x x x x x x x x

2,3,1 Comunicación Organizacional x x x x x x x x x x x x x x x

2,3,2 Comunicación Informativa x x x x x x x x x x x x x x x

2,3,3 Medios de Comunicación x x x x x x x x x x x x x x x

3,1,1 Autoevaluación del Control x x x x x x x x x x x x x x x

3,1,2 Autoevaluación de Gestión x x x x x x x x x x x x x x x

3,2,1 Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno x

3,2,2 Auditoría interna del sistema de gestión de la calidad x

3,3,1 Plan de Mejoramiento Institucional x x x

3,3,2 Plan de Mejoramiento por Procesos x x x x x x x x x x x x x x x

3,3,3 Plan de Mejoramiento Individual x

TABLA No. 2 ELEMENTOS MECI IMPACTADOS POR PROCESO

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Revisó: Oficina de Planeación

Aprobó: Dirección General

Nombre: Emiro Díaz Leal___________ Firma: ___________________________ Fecha: Septiembre 8 de 2011________

Nombre: Emiro Díaz Leal___________ Firma: ___________________________ Fecha: Septiembre 8 de 2011________

Nombre: Carlo Emilio Piazzini ___ Firma: ________________________ Fecha: Septiembre 8 de 2011______

MATRIZ DE ARTICULACION Y COMPLEMENTARIEDAD DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005 Y EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD EN EL INSTITUTO COLOMBIANO DE ANTROPOLOGIA E HISTORIA

COMPONENTE ELEMENTO MECI

1000:2005 REQUISITO SGC

NTCGP 1000:2009

PRODUCTOS REQUERIDOS SOBRE

MECI – SGC EVIDENCIA SIGAP – ICANH

1.1 AMBIENTE DE CONTROL

1.1.1 Acuerdos, compromisos o protocolos éticos 5. Responsabilidad de la

Dirección 5.1 Compromiso de la Dirección 5.4 Planificación 5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación 6. Gestión de Recursos 6.2 Talento Humano 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación.

* Código de Ética

* CÓDIGO DE ÉTICA – Resolución 230 Agosto 14 de 2008 * PROTOCOLO ÉTICO DE LA DIRECCION GENERAL * PROTOCOLO ÉTICO DEL AREA MISIONAL * PROTOCOLO ÉTICO SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA * PROTOCOLO ÉTICO OFICINAS ASESORAS

1.1.2 Desarrollo de Talento Humano

* Políticas de Desarrollo del Talento Humano * Manual de Funciones y Competencias * Programa de Inducción * Programa de Reinducción * Programa de Bienestar * Plan de Incentivos * Sistema de Evaluación del Desempeño

* POLITICA DE OPERACIÓN PROCESO DE GESTION DEL TALENTO HUMANO * PLAN DE ACCIÓN TALENTO HUMANO * MANUAL DE FUNCIONES * SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

1.1.3 Estilo de Dirección * Acuerdos de Gestión * Código del Buen Gobierno

* CODIGO DEL BUEN GOBIERNO – Resolución 230 Agosto 14 de 2008

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COMPONENTE ELEMENTO MECI

1000:2005 REQUISITO SGC

NTCGP 1000:2009

PRODUCTOS REQUERIDOS SOBRE

MECI – SGC EVIDENCIA SIGAP – ICANH

1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

1.2.1 Planes y Programas

4. Sistema de Gestión de Calidad 4.1 Requisitos Generales 5. Responsabilidad de la Dirección 5.1 Compromiso de la Dirección 5.3 Política de Calidad 5.4 Planificación 5.4.1 Objetivos de la Calidad 5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación

* Planes y Programas * Política de Calidad *Objetivos de Calidad

* PROYECTOS DE INVERSIÓN – POAI * PLANES INSTITUCIONALES QUE APOYAN LOS PROCESOS (Plan de Contratación, Plan de Inversión, Plan de Caja, Plan de Racionalización de Inventarios) * PLAN ESTRATÉGICO 2006 – 2010 * PLANEACIÓN ESTRATEGICA * MAPA ESTRATEGICO * POLITICA DE CALIDAD * OBJETIVOS DE CALIDAD * MATRIZ DESPLIEGUE DE LA POLITICA DE CALIDAD CON PLAN ESTRATÉGICO Resolución 230 Agosto 14 de 2008

1.2.2 Modelo de Operación por Procesos

* Mapa de Procesos * Caracterización de Procesos

* MAPA DE PROCESOS – Resolución 230 Agosto 14 de 2008 * CARACTERIZACION DE PROCESOS – Resolución 230 Agosto 14 de 2008

1.2.3 Estructura Organizacional

* Estructura Organizacional

* ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL – Resolución 230 Agosto 14 de 2008 * PLANTA DE PERSONAL * MANUAL DE FUNCIONES

1.3 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

1.3.1 Contexto Estratégico 4. Sistema de Gestión de Calidad 4.1 Requisitos Generales, literal g 7. Realización o prestación del servicio

* Análisis de aspectos internos y externos que implican exposición al riesgo. * Mapa de Riesgos * Plan de Mitigación

* MAPA DE RIESGOS POR PROCESO – Resolución 316 Noviembre 06 de 2008

1.3.2 Identificación de Riesgos

1.3.3 Análisis de Riesgos

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COMPONENTE ELEMENTO MECI

1000:2005 REQUISITO SGC

NTCGP 1000:2009

PRODUCTOS REQUERIDOS SOBRE

MECI – SGC EVIDENCIA SIGAP – ICANH

1.3.4 Valoración de Riesgos 7.5.1 Control de la Producción y de la prestación del servicio

* Política de Administración de Riesgos Institucional * Divulgación 1.3.5 Política de

Administración de Riesgos

2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL

2.1.1 Políticas de Operación

4. Sistema de Gestión de Calidad 4.1 Requisitos Generales 4.2 Gestión Documental 4.2.1 Generalidades 4.2.3 Manual de Calidad 4.2.4 Control de Registros 7. Realización o prestación del servicio 7.1 Planificación 7.2 Procesos relacionados con el cliente

* Políticas de Operación por Proceso. (Lineamientos para la operación y el desempeño). * Divulgación

* POLITICAS DE OPERACIÓN POR PROCESO – Resolución 316 Noviembre 06 de 2008

2.1.2 Procedimientos

*Procedimientos a través de los cuales se desarrollan los procesos. * Procedimientos documentados * Divulgación

* MANUAL DE PROCEDIMIENTOS POR PROCESO – Resolución303 Noviembre 19 de 2009 * ACTUALIZACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS * PROCEDIMIENTOS EXIGIDOS POR LA NTCGP 1000:2009 (Control de registros, control de documentos, acciones correctivas, preventivas y de mejora, producto y servicio no conforme, auditoría interna de calidad, elaboración mapa de riesgos). – Resolución 316 Noviembre 06 de 2008

2.1.3 Controles * Controles correctivos y preventivos inmersos en los procesos, matriz de

* CONTROLES DEFINIDOS EN LAS CARACTERIZACIONES DE CADA PROCESO * PUNTOS DE CONTROL DEFINIDOS EN LOS

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Nombre: Emiro Díaz Leal___________ Firma: ___________________________ Fecha: Septiembre 8 de 2011________

Nombre: Carlo Emilio Piazzini ___ Firma: ________________________ Fecha: Septiembre 8 de 2011______

COMPONENTE ELEMENTO MECI

1000:2005 REQUISITO SGC

NTCGP 1000:2009

PRODUCTOS REQUERIDOS SOBRE

MECI – SGC EVIDENCIA SIGAP – ICANH

2.1.4 Indicadores

indicadores para medir la eficiencia, eficacia y efectividad del avance y cumplimiento en la ejecución de los planes y programas.

PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS POR LA NTCGP 1000:2009 * MATRIZ DE INDICADORES CON SUS RESPECTIVAS HOJAS DE VIDA

2.1.5 Manual de Operación (Procesos)

* Instrumentos general integrador de regulación de las operaciones

* MANUAL DE CALIDAD –Resolución 359 de diciembre 17 de 2008 * MANUAL DE PROCEDIMIENTOS * ACTUALIZACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS * PROCEDIMIENTOS EXIGIDOS POR LA NTCGP 1000:2009 (Control de registros, control de documentos, acciones correctivas, preventivas y de mejora, producto y servicio no conforme, auditoria interna de calidad, elaboración mapa de riesgos). - - Resolución 316 Noviembre 06 de 2008

2.2 INFORMACION 2.2.1 Información Primaria

4.2 Gestión Documental 4.2.3 Control de Documentos 4.2.4 Control de Registros 5. Responsabilidad de la Dirección 5.2 Enfoque al cliente 5.5 Responsabilidad,

* Mecanismos para la recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o reclamos. * Identificación de fuentes de información primaria

* PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS * LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS * PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE INFORMACIÓN * BUZON DE CORREO ELECTRONICO [email protected] * LINEA TELEFONICA Quejas y reclamos: 2860031 * REGISTROS INHERENTES A LAS CARACTERIZACIONES Y A LOS PROCEDIMIENTOS

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COMPONENTE ELEMENTO MECI

1000:2005 REQUISITO SGC

NTCGP 1000:2009

PRODUCTOS REQUERIDOS SOBRE

MECI – SGC EVIDENCIA SIGAP – ICANH

2.2.2 Información Secundaria

autoridad y comunicación 5.5.3 Comunicación Interna 6. Gestión de Recursos 6.3 Infraestructura 7. Realización del Producto 7.2 Procesos relacionados con el cliente.

* Tablas de Retención Documental, fuentes de información sistematizadas y de fácil acceso

* TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL * MANUAL DE CALIDAD * RENDICIÓN DE CUENTAS A LA CIUDADANÍA

2.2.3 Sistemas de Información

* Parámetros y necesidades de información y rendición de cuentas a la ciudadanía y partes interesadas

* MATRIZ DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN * CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN ARCHIVISTICA. * RENDICIÓN DE CUENTAS A LA CIUDADANÍA

2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA

2.3.1 Comunicación Organizacional

5. Responsabilidad de la Dirección 5.2 Enfoque al cliente 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación 5.5.3 Comunicación Interna 6 Gestión de Recursos 6.3 Infraestructura 7. Realización del producto o servicio 7.2 Procesos relacionados con el cliente

Políticas de Comunicación Interna, flujos de comunicación requeridos para la información

* MATRIZ DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

2.3.2 Comunicación Informativa

Mecanismos eficientes de socialización de información Institucional. Mecanismos de Participación Ciudadana, procesos de retroalimentación con el cliente

* INFORMACIÓN GENERAL DE TRÁMITES PAGINA WEB * PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE INFORMACIÓN * BUZON DE CORREO ELECTRONICO [email protected] * CARTELERAS * PLAN DE MEDIOS * RENDICIÓN DE CUENTAS A LA CIUDADANIA

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COMPONENTE ELEMENTO MECI

1000:2005 REQUISITO SGC

NTCGP 1000:2009

PRODUCTOS REQUERIDOS SOBRE

MECI – SGC EVIDENCIA SIGAP – ICANH

2.3.3 Medios de Comunicación

7.2.3 Comunicación con el cliente

Estrategias para el manejo de los medios de comunicación hacia la ciudadanía y las partes interesadas

* OFICINA DE ATENCIÓN AL USUARIO * PAGINA WEB * MATRIZ DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

3.1 AUTOEVALUACIÓN

3.1.1 Autoevaluación de Control

4.2 Gestión Documental 4.2.3 Control de Documentos 4.2.4 Control de Registros 5.6 Resultado de la Revisión 5.6.2 Información para la revisión 5.6.3 Resultado de la revisión 8. Medición, análisis y mejora 8.2 Seguimiento y medición 8.2.1 Satisfacción del cliente 8.2.2 Auditoría Interna 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.4 Análisis de datos 8.5 Mejora 8.5.1 Mejora Continua

Informes de autoanálisis para el mejoramiento de los controles del proceso, acciones de mejoramiento de los controles de los procesos.

* INFORMES DE GESTIÓN Y CONTROL * PUNTOS DE CONTROL EN LAS CARACTERIZACIONES DE LOS PROCESOS

3.1.2 Autoevaluación de la Gestión

Acciones de autoanálisis de la gestión realizada del proceso y la entidad, acciones de mejoramiento y análisis de datos

* INFORMES DE GESTIÓN Y CONTROL * ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN, OPORTUNIDADES DE MEJORA * HOJA DE VIDA DE LOS INDICADORES * ENCUESTAS DE PERCEPCIÓN DE SATISFACCIÓN DEL CIUDADANO

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COMPONENTE ELEMENTO MECI

1000:2005 REQUISITO SGC

NTCGP 1000:2009

PRODUCTOS REQUERIDOS SOBRE

MECI – SGC EVIDENCIA SIGAP – ICANH

3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

3.2.1 Evaluación independiente del Sistema de Control Interno

5. Responsabilidad de la Dirección 5.6 Revisión de la Dirección 8. Medición, análisis y mejora 8.2 Seguimiento y Medición 8.2.2 Auditoría Interna 8.4 Análisis de Datos

Informe de recomendaciones para el mejoramiento de los sistemas de control y de gestión, acciones de mejoramiento del control del proceso de evaluación independiente y del sistema de control interno, Informe de auditoría al sistema.

* INFORME EJECUTIVO ANUAL DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO –MECI-

3.2.2 Auditoría Interna

* CARACTERIZACION DEL PROCESO DE AUDITORIA INTERNA * PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD * PROGRAMA DE AUDITORIA * INFORMES DE AUDITORIA

3.3 PLAN DE MEJORAMIENTO

3.3.1 Plan de mejoramiento institucional

5. Responsabilidad de la Dirección 5.6 Revisión de la Dirección 8. Medición, análisis y mejora 8.5 Mejora 8.5.1 Mejora continua 8.5.2 Acción correctiva 8.5.3 Acción preventiva

Instrumentos de apoyo a la función administrativa, mecanismos de seguimiento y vigilancia al cumplimiento de los planes

* SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL * MATRIZ DE BALANCE DE ACCIONES DE MEJORA (PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL)

3.3.2 Plan de mejoramiento por proceso

* PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA – Resolución 316 Noviembre 06 de 2008

3.3.3 Plan de mejoramiento individual

* EVALUACION DEL DESEMPEÑO, CON SU RESPECTIVO PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL

NORMOGRAMA

* NORMOGRAMA POR PROCESO ACTUALIZADO –Resolución 348 de Diciembre 05 de 2008

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