MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO …

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

MARZO 2021

"Derivado de la Contingencia por COVID-19 y a fin de que el personal de Centros de Integración

Juvenil, A.C., cuente con sus Manuales Administrativos actualizados y vigentes, de manera

provisional, se publica el presente Manual de Organización validado por todos los responsables. Una

vez que se regrese a la nueva normalidad, se realizará el proceso de formalización correspondiente

para la publicación de sus firmas."

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL CLAVE DEL DOCUMENTO: OR-DEDOR-A7

ESTE MANUAL CONTIENE INFORMACIÓN PÚBLICA

ELABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ

Lic. Patricia Leonor León Olivares

Jefa del Departamento de Desarrollo Organizacional

Lic. Eloisa Hernández Sánchez

Departamento de Desarrollo Organizacional

Lic. Jorge Ramírez Sobrado

Director de Planeación

Dra. Carmen Fernández Cáceres

Directora General

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL CLAVE DEL DOCUMENTO: OR-DEDOR-A7

ESTE MANUAL CONTIENE INFORMACIÓN PÚBLICA

ÍNDICE

1• INTRODUCCIÓN

2• OBJETIVO

2• REFERENCIAS

3• UBICACIÓN ESTRUCTURAL

4• ORGANIGRAMA DE PUESTOS

5• FUNCIONES GENERALES

6• DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

CLAVE DEL DOCUMENTO OR-DEDOR-A7

VIGENCIA MARZO 2021 A MARZO 2023

ESTE MANUAL CONTIENE INFORMACIÓN PÚBLICA Página 1 de 15

INTRODUCCIÓN

El presente documento es un instrumento administrativo que contiene en forma ordenada y sistemática, información específica del Departamento de Desarrollo Organizacional, respecto a su Objetivo, Marco Jurídico, Ubicación, Estructura Interna y Funciones. El Manual de Organización se elaboró con el objeto de ser utilizado como un medio de orientación para las personas que integran el Departamento y como un instrumento de capacitación para aquellos que se incorporen al mismo. Está encaminado a servir como un marco de referencia al personal del Departamento en el desempeño de sus funciones, definiendo en términos generales, la relación que guarda con las diferentes áreas de la Institución; así como sus respectivos ámbitos funcionales de autoridad y responsabilidad.





OBJETIVO

Elaborar y proponer funciones, políticas y procedimientos para los Manuales Administrativos, así como Propuestas de Modificación Estructural requeridas por la Institución, realizar los Estudios de Cargas de Trabajo que soliciten las áreas y administrar los centros de costo, a fin de mantener el equilibrio estructural, funcional y operacional, que facilite a las áreas de la Institución, el logro de los objetivos establecidos por la misma.

REFERENCIAS

• Ley General de Responsabilidades Administrativas.

• Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados.

• Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

• Ley General de Archivos.

• Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

• Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones y el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Control Interno.

• Acuerdo por el que se modifica el similar por el que se establecen acciones extraordinarias para atender la emergencia sanitaria generada por el virus SARS-CoV2, publicado el 31 de marzo de 2020.





UBICACIÓN ESTRUCTURAL

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

DEPARTAMENTO DE

DESARROLLO

ORGANIZACONAL

DIRECCIÓN GENERAL

SUBDIRECCIÓN DE

DESARROLLO DE SISTEMAS Y

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

DEPARTAMENTO DE

SISTEMAS

ÁREA DE EVALUACIÓN

DEPARTAMENTO DE SOPORTE

TÉCNICO, MANTENIMIENTO Y

TELECOMUNICACIONES





ORGANIGRAMA DE PUESTOS

SUBJEFE/A DEL

DEPARTAMENTO

PROFESIONAL

EJECUTIVO/A

JEFE/A DEL DEPARTAMENTO

TÉCNICO/A “B”

/2





FUNCIONES GENERALES

1. Programar y llevar a cabo la elaboración y actualización periódica de los Manuales de Organización y Procedimientos específicos de cada una de las áreas de la Institución, así como coordinar y supervisar su publicación y difusión.

2. Integrar, publicar y difundir las Guías Técnicas de las áreas normativas de la Entidad.

3. Realizar el análisis de los Procedimientos operativos, normativos y administrativos, proponiendo acciones que permitan la simplificación administrativa, en los casos que así lo requieran.

4. Programar y llevar a cabo la elaboración y actualización periódica del Manual de Organización Específico y en su caso, del Manual General de Procedimientos, de conformidad con los lineamientos establecidos por la Coordinadora de Sector, así como coordinar y supervisar su publicación y difusión.

5. Administrar los Centros de Costo de las unidades operativas, normativas y administrativas de la Institución.

6. Elaborar y presentar a las autoridades de la Entidad, las Propuestas de Modificación Estructural requeridas y realizar los trámites correspondientes para su autorización ante la Coordinadora de Sector.

7. Elaborar Estudios de cargas de Trabajo a las áreas que lo soliciten y proponer acciones de mejora que optimicen su operación.

8. Actualizar y publicar permanentemente el Catálogo de Firmas de la Institución.

9. Coordinar y supervisar la clasificación de los archivos de trámite del Departamento, con base en los lineamientos establecidos para el efecto, así como verificar que se informe con la periodicidad establecida de esta clasificación a la Coordinación de Archivos

10. Proporcionar la información referente a sus funciones, solicitada por la ciudadanía, que le requiera la Unidad de Transparencia, de acuerdo con los lineamientos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

11. Analizar e implementar en forma permanente los controles internos que se requieran para el adecuado desempeño de las funciones y actividades asignadas a cada área de trabajo, con el objeto de contar con elementos que permitan reorientar la labor realizada, dentro del marco normativo al que deberá sujetarse la Institución





DESCRIPCION DE PUESTOS

Nombre del Puesto JEFE/A DEL DEPARTAMENTO

Objetivo:

Planear, organizar y supervisar que se lleve a cabo la elaboración y/o actualización, publicación y difusión de los Manuales de Organización, Procedimientos y Guías Técnicas, así como la elaboración de las Propuestas de Modificación Estructural y Estudios de cargas de trabajo, con objeto de proporcionar a la Institución elementos para mantener el equilibrio estructural, funcional y operacional.

Ubicación: Dirección General Dirección de Planeación Departamento de Desarrollo Organizacional

Jefe/a Inmediato/a: Director/a de Planeación

Personal a su cargo: Subjefe/a de Departamento





Funciones del Puesto:

1. Planear, coordinar y dar seguimiento a la elaboración y/o actualización de los Manuales de Organización y Procedimientos específicos de las áreas de la Institución.

2. Coordinar y verificar que los Manuales de Organización y Procedimientos formalizados, sean publicados y difundidos oportunamente, para que puedan ser consultados por las áreas que lo requieran.

3. Coordinar y supervisar la integración, publicación y difusión de las Guías Técnicas de las áreas normativas.

4. Coordinar y supervisar la elaboración y/o actualización del Manual de Organización Específico y en su caso del Manual General de Procedimientos, para presentarlos a revisión y dictamen ante la Coordinadora de Sector.

5. Coordinar y supervisar la realización del análisis de los Procedimientos operativos, normativos y administrativos, determinando conjuntamente con el equipo de trabajo las acciones tendientes a la simplificación administrativa, en los casos que lo ameriten.

6. Asignar, cancelar y/o reasignar los Centros de Costo de las unidades operativas, normativas y administrativas que le sean solicitados, así como publicarlos y difundirlos al personal de la Institución.

7. Elaborar y dar seguimiento a la gestión de las Propuestas de Modificación Estructural, de acuerdo con la normatividad establecida por la Coordinadora de Sector.

8. Coordinar y supervisar la actualización y publicación permanente del Catálogo de Firmas del personal de mando de la Institución.

9. Planear, coordinar y supervisar la elaboración e implementación de Estudios de Cargas de Trabajo de las áreas que lo soliciten, así como presentar el Informe correspondiente con las acciones de mejora propuestas.

10. Supervisar que se realice la asignación de claves a los formatos de las áreas que lo soliciten.

11. Verificar que se dé seguimiento a las fechas de vencimiento de los Manuales de Organización y Procedimientos específicos, e informar a las diferentes áreas de la Institución el status de sus Manuales.

12. Supervisar que se asigne vigencia de 2 años a los Manuales de Organización, Manuales de Procedimientos, Manuales Especiales y Guías Técnicas, cuando sea solicitado por las áreas responsables y los documentos no cuenten con modificaciones.





13. Elaborar los reportes y documentos de avances de las actividades realizadas dentro del marco del

Programa Nacional de Combate a la Corrupción y a la Impunidad, y de Mejora de la Gestión Pública.

14. Elaborar el Informe Anual del Estado que guarda el Sistema de Control Interno Institucional, así como el Programa de Trabajo de Control Interno (PTCI), integrar las evaluaciones del Sistema de Control Interno y dar seguimiento al avance trimestral del PTCI, realizando la captura de esta información, en el Sistema de Control Interno, de la Secretaría de la Función Pública (SICOIN)

15. Supervisar la actualización y publicación de manera trimestral en el Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia (SIPOT), la información referente a normatividad, estructura orgánica, organigrama y facultades de cada área de la Institución.

16. Resguardar las versiones finales de los archivos electrónicos en Word y Visio que le entregue el personal del Departamento, referente a los Manuales de Organización, Procedimientos y Guías Técnicas que se van actualizando y que son sustituidos en la Intranet.

17. Dar seguimiento a las actividades tendientes a evitar la ocurrencia de los riesgos detectados en el desarrollo de las funciones asignadas al Departamento.

18. Coordinar y supervisar la clasificación de los archivos de trámite del Departamento, con base en los lineamientos establecidos para el efecto, así como verificar que se informe con la periodicidad establecida de esta clasificación a la Coordinación de Archivos.

19. Atender y verificar el seguimiento a las solicitudes de información elaboradas por la ciudadanía a través de la Unidad de Transparencia, referente a las funciones realizadas en el Área.

20. Analizar e implementar en forma permanente los controles internos que se requieran para el adecuado desempeño de las funciones y actividades asignadas a cada área de trabajo, con el objeto de contar con elementos que permitan reorientar la labor realizada, dentro del marco normativo al que deberá sujetarse la Institución.

21. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por su Jefe/a inmediato/a.





Nombre del Puesto SUBJEFE/A DE DEPARTAMENTO

Objetivo:

Coordinar, supervisar y realizar el análisis de la información para la elaboración y/o actualización de los Manuales de Organización y Procedimientos, así como colaborar en la elaboración de las Propuestas de Modificación Estructural, y en el desarrollo de estudios de cargas de trabajo, con objeto de apoyar al logro de los objetivos del Departamento.


Jefe/a Inmediato/a: Jefe/a del Departamento

Personal a su cargo: Profesional Ejecutivo/a Técnico/a “B” (2)






1. Elaborar y/o actualizar los Manuales de Organización y Procedimientos de las áreas de la Institución,

que le sean asignados.

2. Asesorar, apoyar y supervisar a los Profesionales Ejecutivos/as y Técnico/a “B” a su cargo, en la elaboración y/o actualización de los Manuales de Organización y Procedimientos de las áreas.

3. Coordinar y realizar el análisis de la información referente a Manuales de Organización y de los Procedimientos operativos, normativos y administrativos, proponiendo en su caso, acciones de mejora que conduzcan a la simplificación administrativa.

4. Elaborar e integrar el Manual de Organización Específico así como coordinar y participar en la elaboración del Manual General de Procedimientos, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Coordinadora de Sector.

5. Integrar y difundir las Guías Técnicas de las áreas normativas, que le sean asignadas.

6. Integrary realizar la publicación en la intranet de los Manuales de Organización, Procedimientos y Guías Técnicas que hayan sido formalizados y notificarlo al Jefe/a del Departamento.

7. Resguardar en archivo electrónico de la versión pdf de los Manuales de Organización, Procedimientos y Guías Técnicas que fueron actualizados y sustituidos en la Intranet.

8. Integrar y resguardar las versión final de los archivos electrónicos en Word y Visio de Manuales de Organización, Procedimientos y Guías Técnicas que haya actualizado, que son sustituidos en la Intranet y entregarlos al Jefe/a del Departamento para su custodia en la carpeta correspondiente.

9. Coordinar y participar en la elaboración de Estudios de Cargas de Trabajo, solicitados por las áreas así como presentar el Informe correspondiente al Jefe/a de Departamento.

10. Actualizar y publicar en forma permanente el Catálogo de Firmas de los mandos medios de la Institución, con base en los nombramientos emitidos por la Dirección General.

11. Colaborar con el Jefe/a del Departamento en la elaboración de la Propuesta de Modificación Estructural de la Institución, de acuerdo con la normatividad establecida por la Coordinadora de Sector.

12. Dar seguimiento a las fechas de vencimiento de los Manuales de Organización, Procedimientos y Guías Técnicas y elaborar los oficios de notificación correspondientes con el status de los Manuales de las áreas de la Institución, para que se realice en forma oportuna su actualización.

13. Asignar vigencia de 2 años a los Manuales de Organización, de Procedimientos, Especiales y Guías Técnicas, cuando sea solicitado por las áreas responsables.





14. Asignar clave a los formatos de las áreas que lo soliciten.

15. Actualizar y publicar en el Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia (SIPOT), la

información referente a normatividad, estructura orgánica, organigrama y facultades, de cada área.

16. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por su Jefe/a inmediato/a





Nombre del Puesto PROFESIONAL EJECUTIVO/A

Objetivo:

Analizar la información para la elaboración y/o actualización de los Manuales de Organización y Procedimientos e integrar Guías Técnicas, así como apoyar en el desarrollo de Estudios de Cargas de Trabajo, con objeto de contribuir al logro de los objetivos del Departamento.


Jefe/a Inmediato/a: Subjefe/a de Departamento

Personal a su cargo: No tiene personal a su cargo






1. Elaborar y/o actualizar los Manuales de Organización y Procedimientos de las áreas de la Institución que le sean asignados, utilizando las técnicas para recabar información como la entrevista, observación directa y aplicación de cuestionarios, según lo amerite el caso.

2. Realizar el análisis de la información recabada para los Manuales de Organización y de Procedimientos operativos, normativos y administrativos, proponiendo en su caso, acciones de mejora que conduzcan a la simplificación administrativa.

3. Elaborar y/o actualizar el Manual General de Procedimientos, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Coordinadora de Sector.

4. Integrar las Guías Técnicas de las áreas normativas.

5. Integrar en archivo electrónico versión pdf de los Manuales de Organización, Procedimientos y Guías Técnicas formalizados y entregarlos al Subjefe/a del Departamento, a fin de que sea publicado en la Intranet y difundido a las áreas que les corresponda.

6. Integrar y resguardar las versión final de los archivos electrónicos en Word y Visio de Manuales de Organización, Procedimientos y Guías Técnicas que hayan actualizado, que son sustituidos en la Intranet y entregarlos al Jefe/a del Departamento para su custodia en la carpeta correspondiente.

7. Actualizar la vigencia por 2 años de los Manuales de Organización, Procedimientos, Especiales y Guías Técnicas, cuando sea solicitado por las áreas responsables.

8. Participar en la elaboración de Estudios de Cargas de Trabajo de las áreas que lo requieran.

9. Actualizar el formato referente a normatividad que se incluirá en el Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia (SIPOT).

10. Registrar, controlar y dar seguimiento a la recepción de los formatos 8260-01 “Constancia de lectura de Manuales”, debidamente firmados por el personal que consultó los Manuales y/o Guías Técnicas actualizadas.






Nombre del Puesto TÉCNICO/A “B” (2)

Objetivo:

Analizar la información para la elaboración y/o actualización de los Manuales de Organización y Procedimientos e integrar Guías Técnicas, apoyar en los Estudios de Cargas de Trabajo, así como mantener actualizado el archivo de trámite del Departamento, a fin de dar cumplimiento de manera eficiente y oportuna al objetivo del área.


Jefe/a Inmediato/a: Subjefe/a de Departamento

Personal a su cargo: No tiene personal a su cargo






1. Elaborar y/o actualizar los Manuales de Organización y Procedimientos de las áreas de la Institución que le sean asignados, utilizando las técnicas para recabar información como la entrevista, observación directa y aplicación de cuestionarios, según lo amerite el caso.

2. Realizar el análisis de la información recabada para los Manuales de Organización y de Procedimientos operativos, normativos y administrativos proponiendo en su caso, acciones de mejora que conduzcan a la simplificación administrativa.

3. Elaborar y/o actualizar el Manual General de Procedimientos, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Coordinadora de Sector.

4. Integrar las Guías Técnicas de las áreas normativas.

5. Participar en la elaboración de Estudios de Cargas de Trabajo de las áreas que lo requieran.

6. Integrar en archivo electrónico versión pdf los Manuales de Organización, Procedimientos y Guías Técnicas formalizados y entregarlos al Subjefe/a del Departamento, a fin de que sea publicado en la Intranet y difundido a las áreas que les corresponda.

7. Integrar y resguardar las versión final de los archivos electrónicos en Word y Visio de Manuales de Organización, Procedimientos y Guías Técnicas que hayan actualizado, que son sustituidos en la Intranet y entregarlos al Jefe/a del Departamento para su custodia en la carpeta correspondiente.

8. Actualizar la vigencia por 2 años de los Manuales de Organización, Procedimientos, Especiales y Guías Técnicas, cuando sea solicitado por las áreas responsables.

9. Mantener actualizado el archivo de trámite del Departamento, de conformidad con los lineamientos emitidos por la Coordinación de Archivos.


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