Manual de Organización, Políticas Y Procedimientos de la Oficina de la Secretaria de … · 2014-03-07 · operación del Plan Municipal de Desarrollo de Cuernavaca 20132015, proyecta

AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02

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Manual de Organización, Políticas Y

Procedimientos de la Oficina

de la Secretaria de Administración

Cuernavaca, Mor., a 15 de Noviembre de 2013



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CONTENIDO

Página

I. HOJA DE AUTORIZACIÓN 4

II. INTRODUCCIÓN 5

III. OBJETIVO 6

IV. MARCO JURÍDICO 7

V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES 8

VI. ORGANIGRAMA 9

VII. ESTRUCTURA ORGANICA 10

VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 11

IX. POLÍTICAS 32

X. PROCEDIMIENTOS 33

01.Pago de arrendamientos 33

02. Pago de servicios 38

03. Renta del Auditorio Teopanzolco 43

04. Coordinar la elaboración de los Programas Operativos Anuales

47

05. Elaboración del Presupuesto 51

06. Tramite del Manejo del Fondo Fijo 57

07. Autorización de solicitud de cheque de gastos a comprobar

62

08. Autorización de solicitud de cheque para pago a proveedores y/o servicios

68

09. Transferencias Presupuestales 73

10. Control Presupuestal 79

11. Tramite de solicitud de personal 83

12. Modificación de estructura 87



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13. Revisión de Manuales de Organización, Políticas y Procedimientos

91

14. Control del personal de honorarios y los que firman en lista de asistencia

97

15. Incidencias y tiempo extra del personal 101

16. Coordinar la elaboración de los programas anuales de mantenimiento preventivo del parque vehicular

105

17. Coordinar la elaboración de los calendarios de compras anuales

109

18. Autorización de requisiciones 113

19. Coordinar el mantenimiento correctivo del parque vehicular

119

20. Informe mensual 124

XI. DIRECTORIO 128

XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN 129 XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN 130



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II. INTRODUCCIÓN

Somos la dependencia responsable de consolidar la administración de los recursos con que

cuenta el Municipio de Cuernavaca de forma honesta, transparente, confiable, eficiente y al

servicio de la gente, a través de la innovación, la implementación de mejores prácticas, la

optimización de los recursos y la potencialización de capital humano en beneficio de los

Cuernavacenses.

El presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 2013, como instrumento de

operación del Plan Municipal de Desarrollo de Cuernavaca 2013-2015, proyecta sus

actividades con base en lo que establece el Programa de Administración de los Recursos y

de la Infraestructura Tecnológica, dentro del Eje de Desarrollo de Administración

Responsable, Eficaz y Sensible.

La Estructura Organizacional de la Secretaría de Administración, que establece el

Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de

Cuernavaca, regirá su actuación y desempeño a través de sus respectivos Manuales de

Organización, Políticas y Procedimientos.



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III. OBJETIVO

Fortalecer la capacidad institucional de organización, gestión y calidad en la prestación de

los servicios y atención al público, Implementar la elaboración, revisión y evaluación de los

Manuales de Organización, Políticas y Procedimientos, que permitan identificar puntos

estratégicos de conflicto y simplificación.

Identificar áreas de atención prioritarias y apoyar de manera integral con recursos humanos,

materiales y tecnológicos para elevar la calidad del servicio público.



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IV. MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos; 3. Ley Federal del Trabajo; 4. Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado; 5. Ley de Coordinación Fiscal; 6. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos; 7. Ley Estatal de Planeación; 8. Ley de Servicio Civil del Estado de Morelos; 9. Ley Sobre Adquisiciones y Obra Pública; 10. Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas; 11. Ley Sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del

Gobierno del Estado de Morelos; 12. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos; 13. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos; 14. Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la misma del Estado de Morelos; 15. Ley de Entrega Recepción de la Administración Pública para el Estado de Morelos y sus

Municipios; 16. Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de

Morelos; 17. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Morelos; 18. Ley de Coordinación Hacendaria del Estado de Morelos; 19. Ley de Ingresos para el Municipio de Cuernavaca, Morelos; 20. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca Morelos; 21. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de

Cuernavaca; 22. Reglamento Interior de la Secretaria de Administración del Ayuntamiento de Cuernavaca; 23. Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Ayuntamiento de

Cuernavaca; 24. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015; 25. Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento Constitucional de Cuernavaca Morelos; 26. Reglas para la comprobación del Gasto y Control Presupuestal del Ayuntamiento de

Cuernavaca, Morelos aplicables al ejercicio 2013; 27. Presupuesto de Egresos del Ayuntamiento de Cuernavaca, Mor; para el ejercicio fiscal del año

2013. 28. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos, Acuerdos y otras disposiciones de carácter

administrativo y de observancia general en ámbito de su competencia.



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V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

MISIÓN

La Secretaría de Administración es la Dependencia encargada de prestar el apoyo administrativo que requiera la administración pública municipal para el desempeño de sus funciones con apego al marco jurídico que lo regula. En recursos humanos propicia su capacitación y mejores condiciones laborales que permitan incrementar su productividad y eficiencia; coordina el programa de adquisiciones de bienes y servicios que se requiera; protege el patrimonio del Municipio regulando su uso en forma racional, dando mantenimiento a los bienes muebles e inmuebles; lleva el control del parque vehicular del Ayuntamiento en cuanto a su asignación, mantenimiento preventivo y correctivo y el consumo racional de combustible; promueve el uso de tecnología informática y comunicaciones, mejorando los servicios que las Dependencias y Entidades ofrecen a la ciudadanía.

VISIÓN

Ser una Dependencia que proyecte a la Administración Pública Municipal a una esfera altamente competitiva, con mística de servicio y liderazgo en capacitación, tecnología e innovación, que nos permita eficientar y optimizar los recursos humanos y materiales, en un marco de solidaridad, trabajo en equipo, desarrollo humano integral, calidad y calidez en la atención de nuestros usuarios; Promoviendo en lo interno un ambiente laboral sano, que permita incrementar la autoestima, satisfacción en el trabajo y productividad del personal, para poder cumplir los objetivos del Gobierno Municipal.

VALORES

Honestidad Respeto

Lealtad Solidaridad

Responsabilidad Puntualidad Humildad Calidad

Trabajo en equipo Justicia



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VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA

Categoría Plaza P u e s t o Nombre Subtotal Total

CF02001

Secretaria de Administración

María de la Luz Fernández Lugo

1

1

CF02006 Administrador Raúl Galván Melgar (Comisionado a Presidencia)

1 1

CF03003 Asistente Rita Alvarez Sotelo 1 1 CF03010 Técnico Informático Lorena Espinosa Castillo 1 A01001 Jefe de Oficina José Antonio Arellano Lugo 1 T01003 Jefe de Brigada Javier Provisor Flores 1 T06015 Líder de Proyecto Rafael Rayas Alvarado 1 4

CF03010 Técnico Informático Verónica Ortiz Alvarado 1 1 CF03010 Técnico Informático Ninive Jared Miranda Garcia 1 1 A01001 Jefe de Oficina Camilo Aguilar Vargas

(Comisionado a Sindicato) 1 1

TOTAL 10



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VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

PUESTO JEFE INMEDIATO

PERSONAL A SU CARGO

FUNCIONES PRINCIPALES

Presidente Municipal


Administrador Asistente Técnico Informático (3) Jefe de Oficina

I. Vigilar el cumplimiento de las disposiciones legales que rijan las relaciones entre el Gobierno Municipal y los Servidores Públicos;

II. Seleccionar, contratar, capacitar y supervisar al personal de la administración pública municipal, de acuerdo a los lineamientos vigentes y los que establezca el Ayuntamiento;

III. Tramitar los nombramientos, remociones, renuncias, licencias, jubilaciones y demás incidencias de los servidores públicos de la administración pública municipal;

IV. Actualizar el registro de los servidores públicos y mantener al corriente el escalafón de los trabajadores al servicio del gobierno municipal;

V. Adquirir los bienes y servicios que requiera el funcionamiento de la administración pública municipal cuya adquisición no este reservada a otra Dependencia por disposición reglamentaria;

VI. Proveer oportunamente a las Dependencias de la administración pública municipal, de los elementos y materiales de trabajo necesarios para el desarrollo de sus funciones;

VII. Administrar, controlar y vigilar los almacenes generales del Gobierno Municipal;

VIII. Organizar, dirigir y controlar la intendencia de la administración pública municipal;

IX. Coordinar el desarrollo del Servicio Civil de Carrera Municipal;



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PERSONAL A SU CARGO


Presidente Municipal Secretaria de Administración

Administrador Asistente Técnico Informático (3) Jefe de Oficina

X. Elaborar e implementar programas de mejoramiento administrativo en coordinación con las demás Dependencias de la administración pública municipal, que permita revisar permanentemente los sistemas, métodos y procedimientos de trabajo que se requiera para lograr una modernización administrativa que responda a criterios de calidad y promueva la certificación de procesos, en su caso;

XI. Considerando la evaluación de su desempeño, proponer al Presidente Municipal la creación de Unidades Administrativas que requieran las Dependencias de la administración pública municipal o la supresión de las ya existentes;

XII. Auxiliar a las demás Dependencias de la administración publica municipal para la formulación de los manuales administrativos y de los anteproyectos de reglamentos internos, en lo relativo a estructuras administrativas;

XIII. Emitir disposiciones, circulares y acuerdos que permitan el desarrollo eficaz de la administración pública municipal;

XIV. Las demás que le señalen las leyes y reglamentos vigentes.



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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD

CONOCIMIENTOS ESPECIALES

EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO

ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD

ESFUERZO

• Planeación estratégica • Administración Municipal • Proceso administrativo • Tecnologías de la información y telecomunicaciones • Finanzas Gubernamentales • Aspectos legales • Recursos Humanos • Manejo de conflictos • Administración de Proyectos

5 Años

Secretaria de Administración Preferentemente Licenciatura en Administración y/o carrera afín o Carrera Trunca

Normalmente en Oficina En reuniones de trabajo Bajo Presión

Ética Profesional Diplomacia Espíritu de Servicio Visionario Asertivo Proactivo

Alta

Mental-Físico



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PERFIL DEL PUESTO


PERSONAL A SU CARGO



Administrador

Ninguno

I. Elaborar pólizas para pago a proveedores y servicios;

II. Transferir recurso a las cuentas que lo requieren;

III. Transferencias mensuales;

IV. Solventar gastos a comprobar.

V. Apoyo en la elaboración del presupuesto

VI. Elaborar el trámite de gastos erogados.

VII. Realizar reportes Financieros VIII. Y todas aquellas que le confieran aplicables o le delegue su jefe inmediato



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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

• Redacción comercial • Archivo y correspondencia • Manejo de máquina de escribir y computadora (Office). • Operaciones aritméticas

1 Año

Administrador Preferentemente Licenciatura en Administración, Contaduría Pública

Normalmente en Oficina

Responsabilidad Actitud de Servicio Iniciativa Amabilidad Lealtad Humildad

Medio

Mental-Físico



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PERSONAL A SU CARGO



Asistente

Ninguno

I. Elaboración y Consolidación del POA

II. Elaborar oficios internos y externos;

III. Elaboración de Solicitudes de Cheque de servicios de Fotocopiado y comunicación Nextel,

IV. Realizar control mensual y elaboración de pólizas de pago de trabajadores eventuales

V. Dar seguimiento a los procesos de entrega recepción de las aéreas

VI. Consolidar y entregar la información de UDIP de las diferentes áreas de la Secretaria;

VII. Y las demás que le designe su jefe inmediato.



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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

• Manejo de PC. • Manejo de conmutador • Relaciones humanas • Toma de decisiones

1 Año

Asistente

Preferentemente Carrera comercial

Oficina

Amabilidad Discreción Responsabilidad Lealtad Humildad

Medio

Mental-Físico



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PERSONAL A SU CARGO



Técnico Informático

Jefe de Oficina Jefe de Brigada Líder de Proyecto

I. Elaborar oficios, memorándum, informes y demás documentos solicitados por el Secretario;

II. Llevar el registro y control de la agenda del Secretario, organización y control de asistencia en las reuniones de trabajo encabezadas por el Secretario;

III. Organizar y confirmar reuniones con los diferentes Secretarios, Regidores y/o Sindico con anticipación y preparar lo necesario para la misma;

IV. Supervisar y revisar todas las peticiones y pagos de la renta del Auditorio

Teopanzolco de manera semanal; V. Recibir y registrar la correspondencia y turnar para su atención al Secretario;

VI. Atender las llamadas telefónicas, recados, informando al Secretario lo correspondiente;

VII. Atender al público en general proporcionándoles la orientación debida; VIII. Controlar y actualizar el archivo de la documentación enviada y recibida por la

Secretaria; y IX. Las demás que le designe su Jefe Inmediato.



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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD CONOCIMIENTOS ESPECIALES



ESFUERZO

• Redacción comercial • Archivo y correspondencia • Manejo de máquina de escribir y computadora (Office). • Trato al público

1 Año

Técnico Informático Carrera técnica, nivel medio superior

Oficina

Honestidad Responsabilidad Iniciativa Amabilidad Liderazgo

Medio

Físico-Mental



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PERSONAL A SU CARGO



Jefe de Oficina

Ninguno

I. Entregar documentación en todas las dependencias que integran el ayuntamiento de Cuernavaca.

II. Elaboración de reporte y bitácora de salidas diarias a las diferentes dependencias del Ayuntamiento

III. Elaboración de reportes de salidas para generar pago de pasajes de manera semanal.

IV. Las demás que le designe su Jefe Inmediato.



Clave: DT-SA-OF-IX

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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

• Manejo de PC • Manejo de conmutador • Relaciones humanas • Toma de decisiones

1 Año

Jefe de Oficina

Nivel Medio Superior

Trabajo de campo


Bajo

Físico



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PERSONAL A SU CARGO



Jefe de Brigada

Ninguno

I. Vigilar las instalaciones del Auditorio Teopanzolco; II. Solicitar, almacenar y administrar el material de limpieza para el

mantenimiento del Auditorio Teopanzolco; III. Informar a su Jefe Inmediato de alguna contingencia después de los eventos

realizados en el Auditorio; IV. Supervisar el cuidado de las instalaciones durante los eventos realizados en

el Auditorio Teopanzolco; V. Las demás que le delegue su jefe inmediato.



Clave: DT-SA-OF-IX

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PERFIL DEL PUESTO




ESFUERZO

• Relaciones Humanas • Seguridad e Higiene • Administración de Recursos • Organización

1 Año

Jefe de Brigada Secundaria o Preparatoria

Instalaciones del Auditorio


Bajo

Físico



Clave: DT-SA-OF-IX

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PERSONAL A SU CARGO



Líder de Proyecto

Ninguno

VI. Traslado de la titular a reuniones y/o eventos programados en la agenda

diaria; VII. Estar al pendiente del calendario de mantenimientos preventivos del vehículo

asignado a la titular VIII. Así como pagos del mismo, (tenencia, verificación) y

IX. Las demás que le delegue su jefe inmediato.



Clave: DT-SA-OF-IX

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PERFIL DEL PUESTO




ESFUERZO

• Relaciones Humanas • Seguridad e Higiene • Administración de Recursos • Organización

1 Año

Líder de Proyecto Secundaria o Preparatoria

Al Intemperie


Bajo

Físico



Clave: DT-SA-OF-IX

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PERSONAL A SU CARGO




Ninguno

I. Llevar el registro, control y recepción de los recibos de Agua Potable y

Energía Eléctrica II. Elaboración de reportes mensuales de UDIP referente al pago de servicios

III. Elaborar tramite y gestión para pago de arrendamiento de inmuebles de las

Diferentes áreas del Ayuntamiento IV. Registro, conciliación y tramites de pago de CFE de las diferentes

dependencias del Ayuntamiento V. Elaboración y consolidación de Indicadores mensuales por Secretaría

VI. Coordinar el Mantenimiento Preventivo y Correctivo del parque vehicular de la Secretaría

VII. Controlar y actualizar el archivo de la documentación enviada y recibida por la Secretarias; y

VIII. Las demás que le designe su Jefe Inmediato.



Clave: DT-SA-OF-IX

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PERFIL DEL PUESTO




ESFUERZO


1 Año


Oficina Trabajo de campo


Medio

Físico-Mental



Clave: DT-SA-OF-IX

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PERSONAL A SU CARGO




Ninguno

I. Elaborar oficios, memorándum, informes y demás documentos solicitados por la Secretaria

II. Elaborar requisiciones, solicitudes de compra de material diverso para las diferentes áreas de la Secretaría

III. Entrega de reportes de Incidencias, Faltas e incapacidades a la Dirección General de Recursos Humanos

IV. Revisión de formatos de pago de horas extras de las diferentes áreas operativas de la Secretaría de Administración

V. Elaboración del Calendario de compras anuales de Stock y general de las

diferentes áreas de la Secretaría VI. Las demás que le designe su Jefe Inmediato.



Clave: DT-SA-OF-IX

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PERFIL DEL PUESTO




ESFUERZO


1 Año


Oficina Trabajo de campo


Medio

Físico-Mental



Clave: DT-SA-OF-IX

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PERSONAL A SU CARGO



Jefe de Oficina

Ninguno

I. Apoyar en la elaboración de requisiciones, solicitudes de compra de material diverso para las diferentes áreas de la Secretaría;

II. Captura de la información para los reportes de Incidencias, Faltas e incapacidades de las diferentes áreas de la Secretaría;

III. Apoyar en la elaboración de reportes mensuales para el pago de servicios;

IV. Auxiliar y apoyar en la coordinación para el Mantenimiento Preventivo y

Correctivo del parque vehicular de la Secretaría, y

V. Las demás que le designe su Jefe Inmediato.



Clave: DT-SA-OF-IX

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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

• Manejo de PC. • Manejo de conmutador • Relaciones humanas • Toma de decisiones

1 Año

Jefe de oficina

Preferentemente Carrera comercial

Oficina


Bajo

Mental-Físico



Clave: DT-SA-OF-IX

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IX. POLÍTICAS

1. La Secretaria de Administración es la Dependencia encargada de organizar, coordinar, suministrar y optimizar los recursos humanos, materiales y servicios, así como desarrollar e implementar procesos administrativos, sistemas computacionales y de comunicaciones que permitan a las Dependencias de la Administración Pública Municipal y unidades administrativas, mejorar la prestación de los servicios públicos y los actos administrativos, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables.

2. Todos los servicios y/o recursos que la Secretaría de Administración suministra, serán

atendidos de acuerdo a las políticas dispuestas por cada Dirección perteneciente a esta Secretaría.

3. Todo documento, petición, memorándum u oficio recibido en la Secretaría de

Administración; deberá ser registrado en la bitácora antes de turnar al Secretario para su evaluación correspondiente; debiendo dar respuesta y seguimiento al mismo.

4. La autorización de los cheques de pago a proveedores; o de fondo revolvente

deberán ser firmados por las personas autorizadas y deberán incluir la documentación que respalde el gasto efectuado.

5. El titular de la Secretaría de Administración será la única persona facultada para

autorizar el apoyo de equipamiento de eventos solicitados a la Dirección de Servicios Generales.

6. El trámite de autorización para el uso del Auditorio Teopanzolco será a través de un

escrito dirigido a la Secretaria de Administración, el cual autorizará si la petición procede, siempre y cuando la fecha solicitada este libre.

7. Para uso del Auditorio Teopanzolco el usuario deberá pagar la cantidad que estipula la

Ley de Ingresos Municipales.



Clave: PR-SA-OF-01

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X. PROCEDIMIENTOS

ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO DE ARRENDAMIENTOS

1.- Propósito:

Llevar el control de los arrendamientos de los inmuebles que son utilizados por las áreas que integran el Ayuntamiento, garantizando su pago oportuno.

2.- Alcance: Este procedimiento aplica a la Secretaría de Administración y Dirección de Egresos.

3.-Referencia:

Este procedimiento está basado para su elaboración en: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.

4.- Responsabilidad:

Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento. Es responsabilidad del personal operativo y apoyo, apegarse a lo estipulado en este procedimiento.

5.- Definiciones:

Arrendamiento: Contrato por medio del cual se da la contraprestación de un servicio mediante un pago, para dar uso o goce temporal de un bien mueble e inmueble.

6.- Método de Trabajo:

6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.



Clave: PR-SA-OF-01

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO DE ARRENDAMIENTOS

Actividad 1 1 hora

Actividad 2 2 hrs.

Actividad 3 1 hora

Actividad 4 5 hrs.

Actividad 5 5 hrs.

TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD

SECRETARIA DE ADMINISTRACION

TECNICO INFORMATICO

Inicio

Bitácora Recibo

pago

Recibir recibo de pago y registrar en

Bitácora 1

Recibo pago

Revisar concepto e importe verificando que no existan cobros excesivos

2

Recibo pago

¿Existen cobros

excesivos?

3

Regresar recibo pago

4

Si

No

Recibo pago

Determinar y dar instrucciones

5

6

2



Clave: PR-SA-OF-01

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO DE ARRENDAMIENTOS

Actividad 6 1 hora

Actividad 7 2 hrs.

Actividad 8 2 hrs.


TECNICO INFORMATICO

Solicitud de Cheque Factura

Elaborar solicitud de cheque, anexar factura y

recopilar firmas

6

Solicitud de Cheque

Solicitud de Cheque

Póliza

FIN

Integrar expediente y enviar

7

Recabar sello de recibido en acuse y archiva

8

Se conecta con el procedimiento de la Dirección General de Contabilidad y Control Presupuestal



Clave: PR-SA-OF-01

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE ARRENDAMIENTOS

Paso Responsable Actividad

Documento de Trabajo

(clave) 1 Técnico Informático

(TI) Recibe factura y registra en bitácora Recibo pago y

Bitácora 2

TI Revisa conceptos e importes que sean cobros correctos.

Recibo pago

3 TI ¿Existen cobros excesivos? No: Ir a la actividad 5 Si: Ir a la actividad 4

4 TI Da información al Secretario de cobros anormales y/o excesivos.

Recibo de Pago

5 Secretaria de Administración

Determina la estrategia a seguir y da instrucciones para generar, solicitud de cheque.

Recibo pago

6 TI Elaborar solicitud de cheque y recabar firmas de autorización.

Solicitud de Cheque

7 TI Integrar expediente y enviarlo a Presupuestos Solicitud de Cheque

8 TI Recabar sello de recibido en acuse y archivar Con esta actividad termina el procedimiento

Solicitud de Cheque



Clave: PR-SA-OF-01

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REGISTRO DE CALIDAD

No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia

Tiempo de retención

1 Factura Técnico Informático Indefinido 2 Póliza Técnico Informático Indefinido

ANEXOS

Anexo

No Documento Clave 1 Bitácora S/C 2 Solicitud de Cheque S/C



Clave: PR-SA-OF-02

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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SERVICIOS

1.- Propósito:

Llevar el control de los servicios (agua, luz, y teléfono) que son utilizados por las áreas que integran el Ayuntamiento, garantizando su pago oportuno.

2.- Alcance:

Este procedimiento se aplica a la Secretaria de Administración y Tesorería Municipal.

3.-Referencia:

Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.



5.- Definiciones:

“No aplica” 6.- Método de Trabajo:




Clave: PR-SA-OF-02

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SERVICIOS

Actividad 1 1 hora

Actividad 2 2 hrs.

Actividad 3 2 hrs.

Actividad 4

1 hora


TECNICO INFORMATICO

Bitácora Recibo

De cobro

0

Inicio

Recibir recibos de cobro y registrar en bitácora

1

Recibo de Cobro

De cobro

Revisar concepto e importe

2

¿Existen cobros

excesivos?

No

Informar a la Sría. De

Admón. y rechazar y/o aclarar 4

5

3

Si

FIN



Clave: PR-SA-OF-02

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SERVICIOS

Actividad 5 1 hora

Actividad 6 1 hora

Actividad 7 1 hora

Actividad 8 1 hora


TECNICO INFORMATICO

Solicitud de Cheque

Recibo De Cobro

Cheque Solicitud de Cheque

Recibo De Cobro

Solicitud de Cheque

Elaborar solicitud de cheque, anexar factura y

recopilar firmas

5

FIN

Integrar expediente y enviar

6

Recibir cheque y recibos de cobro y realizar pago al

prestador del servicio

7

Se conecta con el procedimiento de la Dirección de General de Contabilidad y Presupuestos.

Archivar en expediente correspondiente

8



Clave: PR-SA-OF-02

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SERVICIOS

Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo


(TI) Recibe recibos de cobro del prestador del servicio, revisa el importe, concepto y registra en bitácora.

Recibo de cobro Bitácora

2 (TI) Coteja en recibos anteriores, revisando que no existan cobros excesivos.

Recibo de cobro

3 (TI) ¿Existen cobros excesivos? Si : Ir a la actividad 4 No: Ir a la actividad 5

4 (TI) Informa al Secretario y rechazar y/o aclarar. Con esta actividad termina este procedimiento

5 (TI) Elabora solicitud de cheque, anexa factura y recopila firma del Secretario de Administración y Sistemas.

Solicitud de Cheque

6 (TI) Integra expediente con copias de solicitud de cheque y recibos de cobro de servicios, para entregar a la Dirección de Egresos. Nota: Se conecta con el procedimiento correspondiente de la Dirección General de Contabilidad y Presupuestos

7 (TI) Recibe cheque, recibos de cobro y realiza pago al prestador de servicios correspondiente

Recibo de cobro solicitud de

cheque cheque

8 (TI) Archiva comprobantes de pago en expediente correspondiente Con esta actividad finaliza el procedimiento

Recibo de cobro Solicitud de

cheques



Clave: PR-SA-OF-02

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REGISTRO DE CALIDAD



“Ninguno”

ANEXOS

Anexo

No Documento Clave 1 Recibo de Cobro S/C 2 Bitácora S/C 3 Solicitud de Cheque S/C



Clave: PR-SA-OF-03

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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE RENTA DEL AUDITORIO TEOPANZOLCO

1.- Propósito: Proporcionar a la ciudadanía en general, el servicio de renta del Auditorio Municipal de Teopanzolco. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a los ciudadanos interesados en la renta del Auditorio Teopanzolco. 3.-Referencia:




5.- Definiciones: No aplica. 6.- Método de Trabajo:




Clave: PR-SA-OF-03

Revisión: 0

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DIAGRAMA DE FLUJO DE RENTA DEL AUDITORIO TEOPANZOLCO

Actividad 1 15 min.

Actividad 2 30 min.

Actividad 3 30 min.

Actividad 4

Actividad 5 30 min.

Actividad 6 15 min.

Actividad 7 15 min.

Oficio de Petición

Oficio


TÉCNICO INFORMÁTICO

INICIO

Recibir oficio de petición 1 Oficio de petición

Analizar el planteamiento y responder la solicitud

2

¿Corresponde solución de solicitud?

3

NO

SI

Oficio de respuesta

Indica a ciudadano que no es posible su petición

FIN

4

Carta de Autorización

Recoger carta de autorización

6

Carta compromiso

Entregar carta compromiso

FIN

5

7

Recibir tramite de petición

SOLICITANTE



Clave: PR-SA-OF-03

Revisión: 0

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DE RENTA DEL AUDITORIO TEOPANZOLCO



(TI) Recibe oficio de petición las instalaciones del auditorio Teopanzolco

Oficio de petición

2 (TI) Analiza el planteamiento y responde por escrito

Oficio de respuesta

3 (TI) ¿Corresponde solución de solicitud? No: Pasa a la actividad no. 4 Si: pasa a la actividad no. 5

4 (TI) Indica al ciudadano que no es posible su petición. y entrega oficio Con esta actividad finaliza el procedimiento.

Oficio de respuesta

5 (TI) Recibe el oficio de petición, para el trámite de pagos correspondientes.

Oficio

6 (TI) Indicar al ciudadano la fecha para recoger la carta de autorización.

Carta de autorización

7 (TI) Realiza una carta compromiso, donde el ciudadano se responsabilice de mantener las instalaciones como las recibió, recabar firma de compromiso. Con esta actividad finaliza el procedimiento.

Carta compromiso



Clave: PR-SA-OF-03

Revisión: 0

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REGISTRO DE CALIDAD



Ninguno

ANEXOS

Anexo

No Documento Clave

1 Formato de Carta Compromiso s/c 2 Formato de Pase de Entrada s/c 3 Documento de Autorización s/c



Clave: PR-SA-OF-04

Revisión: 0

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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS OPERATIVOS ANUALES

1. Propósito:

Dar a conocer los lineamientos para la elaboración de los Programas Operativos Anuales de las unidades administrativas de la Secretaria de Administración.

2. Alcance:

Este procedimiento aplica a las unidades administrativas que integran la Secretaria de Administración.

3. Referencia:

Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015.

4. Responsabilidad: Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento. Es responsabilidad del personal operativo y apoyo, apegarse a lo estipulado en este procedimiento.

5. Definiciones: POA: Programa Operativo Anual. 6. Método de Trabajo:

6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades.

6.3 Registro de Calidad y Anexos.



Clave: PR-SA-OF-04

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS OPERATIVOS ANUALES

Programa Operativo

Anual

Memorándum


ASISTENTE

Invitación

Recibir convocatoria para capacitación de

los Programas Operativos Anuales

INICIO

1 día Actividad

1 1

7 días Actividad

2

Acordar presupuesto a ejercer por cada proyecto

3 3 días Actividad

3

2 días Actividad

4

2 días Actividad

5

Verificar que POAs cumplan con los

lineamientos

Integrar los POAs revisados y recabar

firmas 5

4

Coordinar conjuntamente con

direcciones la elaboración del POA 2

1 día Actividad

6

Enviar vía memorándum POAs

a Tesorería y archivar 6

FIN


Se conecta con el procedimiento de elaboración del presupuesto



Clave: PR-SA-OF-04

Revisión: 0

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS OPERATIVOS ANUALES

Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo Clave

1 ASISTENTE (A)

Recibir convocatoria para asistir a la capacitación de la elaboración de los programas operativos anuales.

Invitación

2 (A) y Directores de Área (DA)

En coordinación con las unidades administrativas, se realiza el Programa Operativo Anual de cada una de ellas.

Programa Operativo Anual


Acordara con sus Directores el presupuesto a ejercer por cada proyecto con base en las actividades programas. Se conecta con el procedimiento de elaboración del presupuesto.

4 (A) Verifica los programas establecidos en las áreas, cumplan con lo establecido en el Plan Municipal de Desarrollo y los lineamientos emitidos por la Tesorería en los rubros de presupuesto.

5 (A) Integra los Programas Operativos Anuales revisados por el Secretario y recaba firmas de visto bueno.

6 (A) Envía copias del Programa Operativo Anual vía escrito a la Tesorería Municipal. Archiva copia del Programa Operativo Anual de cada Dirección de la Dependencia. Con esta actividad finaliza el procedimiento.

Memorándum



Clave: PR-SA-OF-04

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PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS

OPERATIVOS ANUALES

REGISTRO DE CALIDAD



1 POA´s de cada unidad administrativa.

Técnico Informático Indefinido

2 Lineamientos de la Tesorería


ANEXOS

Anexo

No Documento Clave “Ninguno”



Clave: PR-SA-OF-05

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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

1.- Propósito: Establecer la metodología de elaboración y autorización del presupuesto anual a ejercer en la Secretaria de Administración. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a todas las Unidades Administrativas adscritas a la Secretaria de Administración. 3.-Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015.

Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. 4.- Responsabilidad:


5.- Definiciones: Unidad Administrativa: Equipo de trabajo que dispone de recursos materiales y financieros para realizar las funciones y objetivos plasmados en sus programas de trabajo. Suficiencia Presupuestal: Es la existencia de recursos financieros para el óptimo funcionamiento y operación de los proyectos. Transferencia Presupuestal: Documento de Tesorería para asignar suficiencias en partidas sin presupuesto. 6.- Método de Trabajo:

6.1 Diagrama de flujo. 6.2 Descripción de actividades. 6.3 Registro de calidad y anexos.



Clave: PR-SA-OF-05

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

Presupuesto calendarizado


ADMINISTRADOR


INICIO

30 min. Actividad

1

Recibir indicación para coordinar la elaboración de presupuesto de las direcciones 1

5 días Actividad

2

Elaborar el presupuesto

considerando el anterior 2

3 días Actividad

3

3 días Actividad

4

1 día Actividad

5

Integrar y revisar el presupuesto por cada

proyecto


Recibir y revisar presupuesto

4

Presentar presupuesto a

ejercer al presidente 5

3

Viene del procedimiento para coordinar la elaboración de los programas operativos anuales


DIRECTORES

En caso de haber ajustes presupuestales emitidos por la Tesorería se actualizara

¿Hay modificaciones

en el presupuesto?

6

Recibir indicación para realizar cambios

y adecuar. 7

8 2

15 min. Actividad

6

1 hora Actividad

7

SI

NO



Clave: PR-SA-OF-05

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO



ADMINISTRADOR

1 día Actividad

8

Presentar en sesión de cabildo para autorización

8

4 hrs. Actividad

9 Recibir indicación para realizar cambios

y adecuar 10

30 min. Actividad

10

30 min. Actividad

11

Enviar presupuesto autorizado a

Tesorería para apertura 11


¿Se autoriza el

presupuesto?

9

2

FIN

Se conecta con los procedimientos para ejercer el presupuesto

NO

SI



Clave: PR-SA-OF-05

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

Paso Responsable Descripción Documento de Trabajo

Viene del procedimiento para coordinar la elaboración de los Programas Operativos Anuales.

1 Administrador (A)

Recibe del titular de la Dependencia la indicación de coordinar la elaboración del presupuesto de las áreas para el ejercicio anual, se reúne con los directores de área para iniciar los trabajos del presupuesto.

2 Responsable del Área.

(Directores)

Se elabora el presupuesto calendarizado considerando como base el presupuesto inmediato anterior, así como costos de materiales, equipamiento y/o servicios por adquirir. Considerando los incrementos o decrementos de conformidad con las nuevas metas y objetivos. Este deberá contar con los siguientes rubros principales:

- Servicios personales - Materiales y suministros - Servicios generales (este incluye la capacitación

del personal y los recursos necesarios para el sistema de la calidad).

- Ayudas y aportaciones. - Gastos de inversión

Siendo registrado en el formato emitido por la Tesorería Municipal. (CONADI)

Presupuesto Calendarizado

S/C

3 (A)

Integra y revisa el presupuesto calendarizado emitido por cada uno de los proyectos. Considerando para la revisión, que cada importe corresponda a la cuenta presupuestal. Nota: En caso de haber ajustes presupuéstales emitidos por la Tesorería Municipal se actualiza.


S/C


(SA)

Recibe presupuesto calendarizado y revisa con Administrador que los presupuestos sean acordes a las acciones que se llevaran a cabo en cada proyecto.


S/C

5 (SA) En reunión con el Presidente Municipal presenta el presupuesto el cual se ejercerá dentro de la dependencia

6 (SA) ¿Hay modificaciones en el presupuesto? Si. Ir a la actividad 7 No. Ir a la actividad 8

7 (SA) Recibe la indicación para realizar los cambios pertinentes en el presupuesto y adecuar. Se conecta con la actividad 2

8 Secretaria de Admón. y/o Presidente Municipal (SA / P)

Se presenta en sesión de cabildo el presupuesto a ejercer dentro de la dependencia para su autorización.



Clave: PR-SA-OF-05

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

Paso Responsable Descripción Documento de Trabajo

9 (SA) ¿Se autoriza presupuesto? Si. Ir a la actividad 11 No. Ir a la actividad 10

10 (A) Recibe la indicación para realizar los cambios pertinentes en el presupuesto y adecuar. Se conecta con la actividad 2

11 (A) Envía presupuesto autorizado a Tesorería Municipal para su registro en el Sistema Control Presupuestal de la Tesorería Municipal (CONADI) para la apertura presupuestal. Se conecta con los procedimientos para ejercer el presupuesto. Con esta actividad finaliza el procedimiento.


S/C



Clave: PR-SA-OF-05

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

REGISTRO DE CALIDAD



1 Presupuesto Calendarizado S/C

Administrador 1 año

ANEXOS

Anexo No Documento Clave

Ninguno



Clave: PR-SA-OF-06

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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DEL TRÁMITE DEL MANEJO DEL FONDO

FIJO 1. Propósito: Establecer el procedimiento para el manejo, control y comprobación de los fondos resolventes autorizados a las unidades administrativas de la Dependencia. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las unidades administrativas que integran a la Secretaria de Administración que están autorizadas para el ejercicio de gastos a comprobar. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley del Impuesto sobre la Renta. Ley del I.V.A. Código Fiscal de la Federación. Miscelánea Fiscal. Procedimientos y lineamientos establecidos por la Tesorería.

4. Responsabilidad:

Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento.

Las Unidades Administrativas que integran la Dependencia son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: Fondo Fijo: Es el suministro anticipado de recursos financieros que se otorga a los centros de trabajo para sufragar los gastos de funcionamiento que no rebasen determinados niveles. 6. Método de Trabajo:





Clave: PR-SA-OF-06

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DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL PROCEDIMIENTO DEL TRÁMITE DEL MANEJO DEL FONDO FIJO

Factura

Documentación comprobatoria


ADMINISTRADOR

Solicitud de cheque

INICIO

30 min. Actividad

1

Verificar que la unidad

administrativa cuente con suficiencia

presupuestal 1

5 min. Actividad

2

Elaborar solicitud de cheque y recabar

firmas 4

15 min. Actividad

3

1 hora Actividad

4

30 min. Actividad

5

Tramitar y recibir efectivo por concepto

de fondo fijo

Recibir de las unidades

documentación comprobatoria 6

5

Esta documentación comprobatoria tales como facturas, vales azules de gastos, de transportes y viáticos

¿Cuenta con presupuesto?

2

Informar a la unidad que no cuenta con

presupuesto. 3

1

1 hora Actividad

6

3 hrs. Actividad

7

SI

NO

Se conecta con el procedimiento de transferencia presupuestal

Revisar que las facturas y doctos.

cubran los requisitos fiscales 7

8



Clave: PR-SA-OF-06

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DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL PROCEDIMIENTO DEL TRÁMITE DEL MANEJO DEL FONDO FIJO

Factura


ADMINISTRADOR

Solicitud de cheque

30 min. Actividad

8

20 min. Actividad

9

Enviar documentación comprobatoria a

Tesorería 10

2 hrs. Actividad

10

¿Están correctos los

datos?

8

Enviar al área para que corrijan factura

9

7

SI

NO

FIN



Clave: PR-SA-OF-06

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DEL MANEJO DEL FONDO FIJO


1 Administrador (A)

Verifica que la unidad administrativa cuente con suficiencia presupuestal para la solicitud del fondo fijo y la aplicación del gasto.

2 (A) ¿Cuenta con presupuesto? SI ir a la actividad 4 NO ir a a la actividad 3

3 (A) Informa a la Unidad Administrativa que no cuenta con presupuesto, para la autorización de su gasto. Se conecta con el procedimiento de transferencia presupuestal Ir a la actividad 1

4 (A) Le indica a la unidad administrativa que elabore la solicitud de cheque y recaba firma del titular de la Secretaria para realizar los cargos de presupuestos a las cuentas y proyectos correspondientes

Solicitud de Cheque

5 (A) Tramita y recibe de la Tesorería Municipal el efectivo por concepto de Fondo fijo asignado

6 (A) Recibe de las Unidades Administrativas que integran la Secretaria la documentación comprobatoria. Nota: esta documentación son todos los gasto tales como, facturas, vales azules de gastos, de transportes y viáticos que se generan mensualmente. Las compras no deben de ser de materiales y útiles de oficina que se puedan adquirir en la Dirección General de Recursos Materiales.

Factura(s) y/o Documentación comprobatoria

7 (A) Revisa que las facturas y demás documentos cubran los requisitos fiscales y lineamientos establecidos por la Tesorería.


8 (A) ¿Están Correctos los datos? SI ir a la actividad 10 NO ir a la actividad 9

9 (A) Enviar al área para que corrijan la factura y/o documentación comprobatoria. Se conecta con la actividad 2


10 (A) Envía solicitud de cheque y documentación comprobatoria a la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública recibe acuse de recibo y archiva. Una vez que la Dirección de Egresos elabora el cheque el enlace administrativo procede a pagar las notas a cada una de las unidades que efectuaron el gasto. Con esta actividad finaliza el procedimiento.

Solicitud de Cheque



Clave: PR-SA-OF-06

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PROCEDIMIENTO DEL MANEJO DEL FONDO FIJO

REGISTRO DE CALIDAD



1 Factura. Administrador Indefinido 2 Solicitud de cheque Administrador Indefinido 3 Cheque Director de Contabilidad y Cuenta

Pública Indefinido

ANEXOS

Anexo




Clave: PR-SA-OF-07

Revisión: 0

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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD DE CHEQUE DE GASTOS A COMPROBAR

1. Propósito: Establecer la metodología para dar a conocer la autorización de Solicitud de Cheques por gastos a comprobar. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todas las unidades administrativas de la Secretaria de Administración que requieran realizar un gasto a comprobar. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley del Impuesto sobre la Renta. Ley del I.V.A. Código Fiscal de la Federación. Miscelánea Fiscal. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015.


Procedimientos y lineamientos establecidos por la Tesorería. 4. Responsabilidad:


Las Unidades Administrativas que integran las Dependencias son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: Unidad Administrativa: Equipo de trabajo que dispone de recursos materiales y financieros para realizar las funciones y objetivos plasmados en sus programas de trabajo. Suficiencia Presupuestal: Es la existencia de recursos financieros para el óptimo funcionamiento y operación de los proyectos. Transferencia Presupuestal: Documento de Tesorería para asignar suficiencias en partidas sin presupuesto. Gasto a comprobar: Son las erogaciones anticipadas de recursos para cubrir necesidades imprevistas. 6. Método de Trabajo:




Clave: PR-SA-OF-07

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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD DE CHEQUE DE GASTOS A COMPROBAR

Factura

Formato de

Gastos a Comprobar

Solicitud de cheque

Cheque

Credencial de elector

Cheque


ADMINISTRADOR

Solicitud de cheque

INICIO

10 min. Actividad

1

Solicitar cheque para gastos diversos

mediante formato 1

20 min. Actividad

2

Capturar solicitud de cheque en-CONADI,

imprimir y recabar firmas 5

5 min. Actividad

3

15 min. Actividad

4

4 hrs. Actividad

5

Enviar solicitud de cheque a Tesorería, y

recibir acuse

Recibir cheque autorizado y turnar a la Dirección que lo

solicito 7

6

¿Existe presupuesto?

3


presupuesto. 4

2

2 hrs. Actividad

6

1 hora Actividad

7

SI

NO

Se conecta con el procedimiento de transferencia presupuestal

Firmar cheque y ejercer gasto y

turnar facturas y documentación 8

9

Verificar en CONADI suficiencia

presupuestal 2

TITULAR DE LA DEPENDENCIA

Se conecta con el procedimiento de la Dirección de Contabilidad y Presupuestos

DIRECTOR DEL AREA

3 hrs. Actividad

8



Clave: PR-SA-OF-07

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Facturas

Bitácora de solicitud de

cheque

Factura

Facturas


ADMINISTRADOR

Listado de comprobación

2 hrs. Actividad

9

30 min. Actividad

10

Elaborar comprobación del gasto y enviar a

Tesorería 12

10 min. Actividad

11

1 hora Actividad

12

1 hora Actividad

13

Recibir acuse de recibo y archivar comprobante de

cheque aprobado 13

¿Están correctos los datos?

10

Devolver factura al Director para correcciones

11

9

SI

NO

Recibir y verificar que los datos fiscales sean los correctos

9

FIN



Clave: PR-SA-OF-07

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Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo

(clave) 1 Titular de la

Dependencia Solicita cheque para gastos diversos a comprobar al Administrador, mediante formato.

Formato de gastos a

comprobar

2 Administrador (A)

Verificar en el CONADI la suficiencia presupuestal en la cuenta respectiva para la comprobación de gastos.

3 (A) ¿Existe presupuesto? SI ir a la actividad 5 NO ir a a la actividad 4

4 (A) Informa a la Unidad Administrativa que no cuenta con presupuesto, para la autorización de su gasto. Se conecta con el procedimiento de transferencia presupuestal Ir a la actividad 2

5 (A) Captura la Solicitud de Cheque CONADI anotando en el apartado de concepto la leyenda de “Gastos a comprobar”, imprimir en original y copia y recabar firma de autorización del titular del área solicitante y del Titular de la Secretaria de Administración y Sistemas para su autorización.

Solicitud de Cheques

TES-DPP-7-P01-F01

Credencial de elector

6 (A) Envía en original y copia a la Dirección de Contabilidad y Presupuestos de la Tesorería para su autorización, y recibe acuse. Se conecta con el procedimiento de la Dirección de Contabilidad y Presupuestos.

Solicitud de Cheques

TES-DPP-7-P01-F01

7 (A) Recibe cheque autorizado por parte de la Dirección de Egresos de la Tesorería a nombre del Director del área que solicita, y turna al Director del área que lo solicito

Cheque

8 Director de Área (DA)

Firma Cheque y ejerce gasto respectivo de acuerdo al monto autorizado y turna Factura(s) y documentación requerida al Administrador para comprobación de gastos.

Cheque

Factura(s)



Clave: PR-SA-OF-07

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE

SOLICITUD DE CHEQUE DE GASTOS A COMPROBAR



(clave) 9 (A) Recibe y verifica en la documentación comprobatoria

que los datos fiscales y requisitos establecidos en los lineamientos proporcionados por la Tesorería sean los correctos y la cantidad establecida en Factura(s) coincida con el monto del Cheque solicitado.

Factura(s)

10 (A) ¿Están correctos los datos? NO. Ir a la actividad No. 11 SI. Ir a la actividad No. 12

11 (A) Se devuelve la documentación comprobatoria a la unidad administrativa para corrección de las observaciones. Regresa a la actividad No. 9.

Factura(s)

12 (A) Elabora en original y copia listado de comprobación de gastos anexando Factura(s) y documentación requerida y envía a la Dirección de Contabilidad y Presupuestos.

Listado de comprobación de

gastos O-DPP 1-CA

Factura(s) 13 (A) Recibe acuse de recibo y archiva el comprobante de

cheque aprobada por Presupuesto. Con esta actividad se da fin al procedimiento.

Bitácora de Solicitud de

Cheques



Clave: PR-SA-OF-07

Revisión: 0

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PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD DE CHEQUE DE GASTOS A COMPROBAR

REGISTRO DE CALIDAD



1 Listado de Comprobación de

Gastos

Administrador Indefinido

2 Factura(s) S/C Administrador

Indefinido

ANEXOS

Anexo

No Documento Clave 1 Formato de gastos a comprobar S/C



Clave: PR-SA-OF-08

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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD DE CHEQUE PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O SERVICIOS

1. Propósito: Dar a conocer la metodología para la autorización de Solicitudes de Cheques para el pago de a proveedores o servicios proporcionados a la Secretaria de Administración. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todas las unidades administrativas que integran la Secretaria de Administración y que dentro de su presupuesto y programa de actividades necesita tales servicios. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del estado de Morelos. Ley del Impuesto sobre la Renta. Ley del IVA. Código Fiscal de la Federación. Miscelánea Fiscal. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015. Procedimientos y lineamientos establecidos por la Tesorería.

4. Responsabilidad:


Las Unidades Administrativas que integran la Dependencia son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: “Ninguna”

6. Método de Trabajo:




Clave: PR-SA-OF-08

Revisión: 0

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD DE CHEQUE PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O SERVICIOS

Credencial de Elector

Solicitud de chequea

Solicitud de chequea

Factura

Bitácora de control interno

presupuestal

Facturas


ADMINISTRADOR

Facturas

INICIO

30 min. Actividad

1

Recibir factura y registrar en bitácora

de control interno 1

2 hrs. Actividad

2

Verificar que los datos sean correctos

en factura y documentos

comprobatorios 2

20 min. Actividad

3

1 hora Actividad

4

2 hrs. Actividad

5

¿Son correctos los datos?

Factura

Devolver al proveedor para

corrección 4

Capturar en el sistema CONADI las

facturas 5

3

Imprimir solicitud de cheque y turnar para

firmas 6

2 hrs. Actividad

6

1 hora Actividad

7

SI

NO

1

Recibir solicitud autorizada y enviar a

Tesorería 7

8



Clave: PR-SA-OF-08

Revisión: 0

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD DE CHEQUE PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O SERVICIOS

Solicitud de cheque


ADMINISTRADOR

Solicitud de cheque

15 min. Actividad

8

Recibir acuse con No de folio. Dar

seguimiento para pagar cheques 8

10 min. Actividad

9

Archivar solicitud con póliza presupuestal

9

FIN



Clave: PR-SA-OF-08

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE

SOLICITUD DE CHEQUE PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O SERVICIOS



(clave) 1 Administrador

(A) Recibe la factura(s) de gasto realizado y registra en bitácora de control interno presupuestal.

Facturas

Bitácora de Control Interno Presupuestal

2 (A) Verifica que los datos fiscales sean los correctos y la cantidad establecida en factura(s) coincida con el monto de cheque a solicitar, así como la documentación correspondiente como la credencial de elector, contrato etc.

Facturas

Credencial de Elector

3 (A) ¿Son correctos los datos? NO. Ir a la actividad No. 4 SI. Ir a la actividad No. 5

4 (A) Devuelve al proveedor para corrección de factura. Regresa al paso No. 1

Factura (s)

5 (A) Captura en el sistema de CONADI la solicitud de cheque y facturas que originan el gasto.

Facturas

6 (A) Imprime, Solicitud de Cheque en original y copia, anexa Factura(s) con documentación y turna al Secretario y al titular del área para firma de autorización.

Solicitud de Cheque

FO-TES-DPP-01

7 (A) Recibe Solicitud de Cheque con firma de autorización y envía original a la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública de la Tesorería. Se conecta con el procedimiento de la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública.

Solicitud de Cheque

FO-TES-DPP-01

8 (A) Recibe 2 días después acuse con número de folio en copia de Solicitud de Cheque. Da seguimiento a los folios, para recibir los cheques y pagarlos.

Solicitud de Cheque

FO-TES-DPP-01

9 (A) Archivar la solicitud de Cheque con su póliza presupuestal. Con esta actividad finaliza el procedimiento.

Solicitud de Cheque

FO-TES-DPP-01



Clave: PR-SA-OF-08

Revisión: 0

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PROCEDIMIENTO DE

SOLICITUD DE CHEQUE PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O SERVICIOS

REGISTRO DE CALIDAD



1 Bitácora de Control Interno Presupuestal

Administrador Definido.

ANEXOS

Anexo

No Documento Clave 2 Factura S/C



Clave: PR-SA-OF-09

Revisión: 0

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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS PRESUPUESTALES

1.- Propósito: Dar a conocer los lineamientos necesarios para el procedimiento de transferencias presupuéstales de las unidades administrativas que integran la Secretaria de Administración. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a toda las Unidades Administrativas adscritas a la Secretaria de Administración. 3.-Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Organiza Municipal del Estado de Morelos. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015. 4.- Responsabilidad:


Las Unidades Administrativas que integran la Dependencia son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5.- Definiciones: Transferencia Presupuestal: Movimiento de presupuesto de una partida presupuestal a otra esta puede ser entre proyectos o entre cuentas. 6.- Método de Trabajo: 6.1 Diagrama de flujo. 6.2 Descripción de actividades. 6.3 Registro de calidad y anexos.



Clave: PR-SA-OF-09

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS PRESUPUESTALES

Solicitud o memorándum


Reporte

Póliza presupuestal

Memorándum


ADMINISTRADOR

Formato transferencia

Recibir solicitud de transferencia presupuestal

INICIO

15 min. Actividad

1

1

1 hrs. Actividad

2

Capturar en CONADI transferencia,

imprimir póliza y recabar firmas 6

1 hrs. Actividad

3

30 min. Actividad

4

20 min. Actividad

5

Revisar propuesta verificando montos para transferencia

Verifica si la unidad administrativa

cuenta con presupuesto 3

2

La solicitud debe de estar debidamente justificada


4


presupuesto. 5

FIN

2 hrs. Actividad

6

1 hora Actividad

7

SI

NO

Realizar formato de transferencia y

memorándum de transferencia

7

8

Mediante los reportes financieros emitidos por el CONADI



Clave: PR-SA-OF-09

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS PRESUPUESTALES

Formato de transferencia


ADMINISTRADOR

Enviar formato de transferencia para

aplicación a Tesorería 30 min.

Actividad 8

8

15 min. Actividad

9

Notificar al Director de de la aplicación de transferencia y su

nuevo saldo 9

Se conecta con el procedimiento de Contabilidad y Presupuesto

FIN



Clave: PR-SA-OF-09

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS

PRESUPUESTALES


(clave) 1 Administrador

(A) Recibe de las Unidades Administrativas de la Secretaria la solicitud de Transferencia de cuentas presupuéstales del Presupuesto General Autorizado. Nota: la solicitud debe de estar debidamente justificada para su aplicación.


2 (A) Revisa la propuesta verificando cuentas y montos solicitados para transferencias entre cuentas del mes y saldos acumulados.


3 (A) Verifica si la unidad administrativa cuenta con presupuesto para realizar la transferencia. Nota: mediante los reportes financieros emitidos por el sistema CONADI.

Reporte

4 (A) ¿Cuenta con presupuesto? No: Ir a la actividad 5 Sí: Ir a la Actividad 6

5 (A) Se informa a la unidad administrativa que no cuenta con presupuesto para realizar su transferencia presupuestal Con esta actividad finaliza el procedimiento.

6 (A) Captura en el sistema CONADI la transferencia presupuestal e imprime póliza de transferencia. y recaba firmas del secretario con visto bueno del Director y del Administrador.

Póliza de transferencia

7 (A) Procede a realizar formato de transferencia y memorándum (oficio interno) de transferencia y 3 copias dirigido a la tesorería, con una copia para la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública una copia para la Unidad Administrativa solicitante.


Memorándum



Clave: PR-SA-OF-09

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS

PRESUPUESTALES


(clave) 8 (A) Envía a la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública

para que proceda en la aplicación de la transferencia. Se conecta con el procedimiento de la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública.


9 (A) Notifica al Titular de la Unidad Administrativa que se realizó su transferencia y se informa de su nuevo saldo Con esta actividad termina el procedimiento



Clave: PR-SA-OF-09

Revisión: 0

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PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS PRESUPUESTALES

REGISTRO DE CALIDAD



1 Solicitud de transferencia


2 Póliza de transferencia Administrador Indefinido

ANEXOS

Anexo

No Documento Clave 1 Justificación S/C



Clave PR-SA-OF-10

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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL PRESUPUESTAL

1. Propósito: Tiene por propósito llevar un control del presupuesto autorizado, para llevar una secuencia clara de la utilización del dinero de la comprobación de los gastos realizados y de verificar que estos estén siendo tomados de la manera correcta. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que integran a la Secretaría de Administración. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015.

4. Responsabilidad: Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento.

Las Unidades Administrativas que integran la Dependencia son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: Conciliar: es la actividad de comparar cuentas financieras. 6. Método de Trabajo:





Clave PR-SA-OF-10

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL PRESUPUESTAL

Sistema CONADI

Sistema CONADI

Sistema CONADI

Sistema CONADI


ADMINISTRADOR

Ingresar al sistema CONADI

INICIO

10 min. Actividad

1

1

2 hrs. Actividad

2

Rechazar las cuentas listadas en el sistema

6

2 hrs. Actividad

3

10 min. Actividad

4

15 min. Actividad

5

Conciliar cada una de las cuentas contra los gastos ejercidos y los

avances de POAS

Revisar cada cuenta que este carga a proyecto y mes y

monto sea correcto 3

2

¿Coinciden los datos?

4

Aceptar las cuentas fiscales dentro del

sistema 5

7

30 min. Actividad

6

4 hrs. Actividad

7

NO

SI

Realizar a fin de mes conciliación

mensual, realizando observaciones 7

FIN

En observaciones se pone el motivo de rechazo, al final de la captura y la revisión se guarda el importe

Mandar dicho monto a Tesorería para que

se realicen los cambios 8 Se conecta con el

procedimiento de contabilidad y presupuestos

2 hrs. Actividad

8



Clave PR-SA-OF-10

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL PRESUPUESTAL


1 Administrador (A)

Ingresa al sistema CONADI Nota: se realiza la revisión de cuentas diariamente.

2 (A) Se concilian cada una de las cuentas contra los gastos ejercidos y los avances de los POAs de cada uno de los proyectos. Nota: ver el instructivo para las conciliaciones para el sistema CONADI

Sistema CONADI

3 (A) Revisa que los montos ejercidos por cada proyecto correspondan a los cargos de las cuentas de cada una de las áreas y que cada una de las cuentas este cargada a algún proyecto y que la cuenta, mes y monto sea correcto.

Sistema CONADI

4 (A) ¿Coinciden los datos? SI ir a la actividad 5 NO ir a la actividad 6

5 (A) Se aceptan las cuentas listadas dentro del reporte del sistema, utilizando el reporte de “conciliación de movimientos” del sistema CONADI, localizado en reportes auxiliares. Se conecta con la actividad 7.

Sistema CONADI

6 (A) Se rechazan las cuentas listadas en el sistema. Nota: En Observaciones se pone el motivo del porque se rechazo (monto, proyecto, cuenta) Al final de la captura y la revisión se guarda el importe.

Sistema CONADI

7 (A) Realiza al final de cada mes la conciliación mensual, basándose en el comparativo del gasto total contra el gasto aceptado. Realizando las observaciones correspondientes si existen, para conciliar las cuentas de todo el mes.

8 (A) Envía conciliación revisada para su seguimiento a la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública para los cambios. Se conecta con el procedimiento de la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública. Con esta actividad finaliza el procedimiento.

Sistema CONADI



Clave PR-SA-OF-10

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL PRESUPUESTAL

REGISTRO DE CALIDAD



1 Sistema CONADI Administrador Indefinido 2 Reporte de conciliación

mensual Administrador Indefinido

ANEXOS

Anexo




Clave PR-SA-OF-11

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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE PERSONAL

1. Propósito: Dar a conocer los lineamientos necesarios, para la autorización de la solicitud de personal para las unidades administrativas que integran la Secretaria de Administración. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que integran a la Secretaría de Administración.

3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.


Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015.

4. Responsabilidad: Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y

vigilar la aplicación de este procedimiento. Las Unidades que integran la Dependencia son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: “Ninguna.” 6. Método de Trabajo:




Clave PR-SA-OF-11

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE PERSONAL

Aviso de alta Solicitud de

personal

Requisición de personal

Aviso de alta Solicitud de

personal


Presupuesto


SECRETARIO DE LA DEPENDENCIA

Solicitar la contratación de

personal

INICIO 1 día Actividad

1

1 1 día

Actividad 2

Solicitar que le envíen persona a

contratar 7

1 hora Actividad

3

15 min. Actividad

4

1 día Actividad

5

¿Existe suficiencia

presupuestal?

4

Comunicar que no cuenta con

presupuesto para contratación 5

1 día Actividad

6

15 min. Actividad

7

NO

SI

Revisar suficiencia presupuestal para la

contratación 3

DIRECTORES ADMINISTRADOR

Indicar que se realicen las

gestiones para la contratación 2

Indicar que cuenta con presupuesto

6

FIN

Llenar formatos para contratación

8

Se deberá anexar copia de renuncia en caso de vacante de puesto

Turnar formatos de contratación para

firmas 9

Enviar formatos de contratación para

trámite correspondiente 10

Se conecta con el procedimiento de Recursos Humanos

Enviar persona que será contratada con

documentación a Recursos Humanos 11

FIN

30 min. Actividad

8

1 día Actividad

9

1 día Actividad

10

1 día Actividad

11



Clave PR-SA-OF-11

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE PERSONAL


(clave) 1 Director del Área

(DA) Solicitar al Secretario de la Dependencia la contratación de personal

2 Secretario de la Dependencia

(SD)

Da indicaciones para que se realicen las gestiones necesarias para la contratación de personal.

3 Administrador (A)

Revisará en el presupuesto del área solicitante si existe suficiencia presupuestal para la contratación de personal.


aprobado

4 (A) ¿Existe suficiencia presupuestal? No. Ir a la actividad No. 5 Si. Ir a la actividad No. 6

5 (A) Comunicar a la unidad administrativa que no cuenta con presupuesto para la contratación de personal. Con esta actividad finaliza el procedimiento.

6 (A) Le indica al Área solicitante que cuenta con presupuesto para la contratación de personal.

7 (A) Solicita que le envíen a la persona que será contratada para entregarle lista de documentos que deberá presentar para contratación en la Dirección General de Recursos Humanos.

8 (A) Se procede al llenado de los formatos de Requisición de personal, Solicitud de personal y Aviso de alta. Nota: Se deberá anexar copia de la renuncia en caso de vacante de puesto.


Solicitud de personal

Aviso de alta 9 (A) El formato de Requisición de personal, solicitud de

personal y aviso de alta se turnan al Director del Área y a la Secretaria de Administración para su firma.



Aviso de alta 10 (A) Enviar a la Dirección General de Recursos Humanos

los formatos de la persona para su trámite correspondiente. Se conecta con el procedimiento de selección y contratación de personal de la Dirección General de Recursos Humanos.



Aviso de alta

11 (A) Envía a la persona que va a ser contratada con su documentación a la Dirección General de Recursos Humanos. Con esta actividad finaliza el procedimiento.



Clave PR-SA-OF-11

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PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE PERSONAL

REGISTRO DE CALIDAD



“Ninguno”

ANEXOS

Anexo




Clave: PR-SA-OF-12 Revisión: 0 Página 87 de 130

ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN DE ESTRUCTURA 1. Propósito: Dar a conocer los lineamientos necesarios, para la autorización de la modificación de estructura dentro de las unidades administrativas que integran la Secretaría de Administración. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que integran a la Secretaría de Administración. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.


Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015.


vigilar la aplicación de este procedimiento. Las Unidades que integran la Dependencia son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: “Ninguna”. 6. Método de Trabajo:





DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN DE ESTRUCTURA

Modificación de estructura






ADMINISTRADOR

Elaborar formato de modificación de

estructura

INICIO

3 hrs. Actividad

1

1

1 día Actividad

2

Recabar firmas de autorización

6

15 min. Actividad

3

1 hr. Actividad

4

1 día Actividad

5

Revisar formato e indicar correcto

llenado del mismo 5

¿Existe suficiencia

presupuestal?

3

Informar que no procede su

modificación de estructura 4

1 día Actividad

6

3 hrs. Actividad

7

NO

SI

Enviar a la Dirección Gral. de Recursos Humanos para su

trámite 7

FIN

Recibir propuesta de modificación y

revisar suficiencia presupuestal 2

DIRECTORES

FIN

Se conecta con el procedimiento de modificación de estructura de la Dirección Gral. de Recursos Humanos




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN DE

ESTRUCTURA


(clave) 1 Director del Área

solicitante (DA)

Elabora el formato de modificación de estructura para realizar los cambios de su área.

Modificación de Estructura

2 Administrador

(A) Recibir de unidades administrativas propuesta de modificación de estructura, revisará si se cuenta con suficiencia presupuestal en el caso de que se realice un aumento de sueldo.


3 (A) ¿Existe suficiencia presupuestal? No, ir a la actividad 4 Si, ir a la actividad 5

4 (A) Se le indica al Director que su propuesta de modificación de Estructura no procede por falta de presupuesto. Con esta actividad finaliza el Procedimiento.

5 (A) Revisa formato y le indica al Director del área solicitante el correcto llenado del formato de modificación de estructura.


6 (A) Recaba la firma del Director del Área y del Secretario de la Dependencia para su autorización.


7 (A) Enviar a la Dirección General de Recursos Humanos para su trámite correspondiente. Se conecta con el procedimiento de modificaciones de estructura de la Dirección General de Recursos Humanos. Con esta actividad finaliza el procedimiento.





PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN DE ESTRUCTURA

REGISTRO DE CALIDAD



1 Modificación de Estructura

Administrador Indefinida.

ANEXOS

Anexo





ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE MANUALES

1. Propósito: Verificar que las distintas áreas de la Secretaría cuenten con el Manual de Organización, Políticas y Procedimientos y que contengan la información necesaria, además de estar debidamente autorizados por las autoridades correspondientes. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que integran a la Secretaría de Administración. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.


vigilar la aplicación de este procedimiento. Las Unidades Administrativas que integran la Dependencia son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: “Ninguna.” 6. Método de Trabajo:






DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE MANUALES

SI

NO

Formato de Manual

Formato de Manual

Memorándum

Memorándum


TECNICO INFORMATICO

Recibir solicitud de enlaces para

elaboración de manuales

INICIO

1 día Actividad

1

1

2 hrs. Actividad

2

Realizar revisión del manual

6

1 día Actividad

3

1 día Actividad

4

30 días Actividad

5

Solicitar a las UA los nombres de los enlaces y enviar

relación a DGIyDA

Recibir convocatoria para cursos de

capacitación y asistir conjuntamente con

enlaces 3

2

Elaborar manual y entregar duplicado

para revisión 5

5 días Actividad

6

1 día Actividad

7 Corrige y envía a

DGIyDA

8

Viene del procedimiento de Manuales de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo

DIRECTORES DE AREA

Entregar a las áreas especificaciones y

formatos 4


7

5

9

Se conecta con el procedimiento de la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo

3 días Actividad

8




DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE MANUALES

Relación de Participación en

difusión de Manual


TECNICO INFORMATICO

Realizar seguimiento a manuales enviados a la

Dirección General de Informática y Desarrollo

Administrativo

1 día Actividad

9

9

1 día Actividad

10

Realizar difusión, recabar firmas de

conocimiento y enviar copia a DGIyDA.

Archivar resguardo 13

2 días Actividad

11

2 días Actividad

12

5 días Actividad

13

¿Hay correcciones a manuales?

Recibir manuales aprobados y turnar a

la unidad administrativa

correspondiente 11

10

Coordinar difusión de manuales y

enviar invitación a DGIyDA 12

FIN

5

SI

NO




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE MANUALES


Viene del procedimiento de Manuales de Organización de la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo.

1 Técnico Informático (TI)

Recibe de la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo memorándum, solicitando los enlaces de las unidades administrativas para la elaboración del manual.

Memorándum y formatos del manual

2 (TI) Solicita vía memorándum a las unidades administrativas el nombre del enlace para los trabajos del manual y envía memorándum de contestación a la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo.

Memorándum

3 (TI) Recibe convocatoria para cursos de capacitación para trabajos del manual, asistir conjuntamente con los enlaces de la Secretaria.

4 (TI) Entregar a las áreas las especificaciones y formatos para hacer el Manual de Organización, Políticas y Procedimientos.

Formato de Manual

5 Directores de la Secretaría

(DS)

Elaboran el manual y lo entregan por duplicado en Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo

Formato de Manual

6 (TI) Realiza revisión del manual de acuerdo a las indicaciones marcadas en los cursos de capacitación.

7 (TI) ¿Están correctos los datos? SI. Ir a la actividad 8 NO. Ir a la actividad 5

8 (TI) Corrige y envía manuales a la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo para su visto bueno. Se conecta con el procedimiento de actualización de Manuales de Organización de la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo.

9 (TI) Realiza seguimiento de los manuales enviados a la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo.

10 (TI) ¿Hay correcciones a los manuales? SI. Ir a la actividad 5 NO. Ir a la actividad 11

11 (TI) Recibe vía memorándum manuales aprobados de la Secretaria. Turna a las unidades administrativas manual correspondiente.

Memorándum Manual de

organización y Procedimientos

12 (TI) Coordina difusión de los manuales en la dependencia y envía a la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo invitación para participar en

Memorándum




difusión.

13 (TI) Realizar difusión, recabando firmas de conocimiento de los trabajadores participantes, envía copia a la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo Archiva resguardo. Y con esta actividad finaliza el procedimiento.

Relación de participación en difusión manual.




PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE MANUALES

REGISTRO DE CALIDAD



1 Manual de Procedimientos


2 Relación de Difusión Manuales


ANEXOS

Anexo





ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL CONTROL DEL PERSONAL DE HONORARIOS Y LOS QUE CHECAN EN LISTA DE ASISTENCIA

1. Propósito: Mantener el control de asistencia del personal que labora en la Secretaría de Administración, para garantizar el buen funcionamiento del personal de esta. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que integran a la Secretaría de Administración. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.


vigilar la aplicación de este procedimiento. Las Unidades Administrativas que integran la Dependencia son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento 5. Definiciones: “Ninguna.” 6. Método de Trabajo:






DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL CONTROL DEL PERSONAL DE HONORARIOS Y LOS QUE CHECAN EN LISTA DE ASISTENCIA

En la lista de asistencia está el

personal que no cuenta con tarjeta checadora, establecida

por Recursos Humanos

Lista de asistencia


TECNICO INFORMATICO

Solicitar quincenalmente a

cada dirección lista de asistencia de

personal de confianza

INICIO

1 día Actividad

1 1

2 hrs. Actividad

2

3 hrs. Actividad

3

3 hrs. Actividad

4

30 min. Actividad

5

Enviar lista de asistencia al Técnico

Informático

Revisar la lista de asistencia y elaborar

el reporte de incidencias

3

2

Realizar resguardo del informe y archivar

5

DIRECTORES DE AREA

Realizar informe y enviar a la Dirección

de Recursos Humanos 4

FIN

Se conecta con el procedimiento de Recursos Humanos




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL CONTROL DEL PERSONAL DE HONORARIOS Y LOS QUE CHECAN EN LISTA DE

ASISTENCIA



Solicitar quincenalmente a cada Dirección su lista de asistencia del personal de confianza y de honorarios. Nota: en la lista de asistencia esta el personal que no cuenta con tarjeta checadora establecida por Recursos Humanos

Lista de asistencia

2 Directores de área Envía la lista de asistencia.

3 (TI) Revisa la lista de asistencia de cada unidad administrativa, tomando nota de las incidencias del personal para elaborar el reporte.

4 (TI) Realizar informe correspondientes para enviar a Recursos Humanos. Se conecta con el procedimiento de Recursos Humanos.

5 (TI) Realiza resguardo de informe y archiva. Con esta actividad finaliza el procedimiento.




PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL CONTROL DEL PERSONAL DE HONORARIOS Y LOS QUE CHECAN EN LISTA DE ASISTENCIA

REGISTRO DE CALIDAD



1 Formato de Incidencias

Coordinación Administrativa Indefinido

ANEXOS

Anexo





ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE INCIDENCIAS Y TIEMPO EXTRA DEL PERSONAL

1. Propósito: Mantener un control del personal que labora en la Secretaría, en cuanto a las faltas, los retardos, las incapacidades, para garantizar el buen funcionamiento del personal de la Secretaría. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que integran a la Secretaría de Administración. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. 4. Responsabilidad:

Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento. Las Unidades Administrativas que integran la Dependencia son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: “Ninguna.” 6. Método de Trabajo:






DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE INCIDENCIAS Y TIEMPO EXTRA DEL PERSONAL

Formatos de incidencias

Memorándum

Reporte de incidencias


TECNCO INFORMATICO

Solicitar a las Direcciones el reporte de incidencias de personal

e imprimir reporte Electrónico de Sistema

Digital

INICIO

1 día Actividad

1 1

2 días Actividad

2

Enviar formatos a Recursos Humanos.

Archivar copias. 6

2 hrs. Actividad

3

15 min. Actividad

4

1 día Actividad

5

Recibir formatos de incidencia bien

llenados cada 15 días

Revisar que los formatos estén bien llenados y con las

firmas correspondientes 3

2

Regresar las incidencias para

corrección 5

1 día Actividad

6


4

FIN

3

SI

NO

En el Reporte se incluirán los formatos de incidencias de personal, justificantes, incapacidades y la lista de personas que tiene horas extras.




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

DE INCIDENCIAS Y TIEMPO EXTRA DEL PERSONAL



Solicitar a cada Dirección que le envié el reporte de su personal para realizar el trámite correspondiente e Imprimir reporte Electrónico de sistema Digital Nota: En el reporte se incluirán los formatos de incidencias de personal, justificantes, incapacidades y la lista de persona que tiene horas extras.

Reporte de Incidencias

2 (TI) Recibe cada quince días de las direcciones de la Secretaría los formatos de incidencia debidamente llenos.

Formato de Incidencias

Reporte de tiempo extra

3 (TI) Revisa que los formatos estén debidamente llenados. Y que cuenten con las firmas correspondientes.

4 (TI) ¿Están correctos los datos? SI se conecta con la actividad 6 NO se conecta con la actividad 5

5 (TI) Se regresan las incidencias a las unidades administrativas para su corrección. Ir a la actividad 3

Formato de Incidencias

Reporte de tiempo extra

6 (TI) Se envían a Recursos Humanos para darle el trámite correspondiente. Archivar copias para cualquier aclaración. Se conecta con el procedimiento de la Dirección General de Recursos Humanos. Con esta actividad finaliza el procedimiento.

Memorándum




PROCEDIMIENTO DE INCIDENCIAS Y TIEMPO EXTRA DEL PERSONAL

REGISTRO DE CALIDAD



1 Formato de Incidencias


ANEXOS

Anexo





ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS ANUALES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE

VEHICULAR 1. Propósito: Establecer la metodología para coordinar la elaboración de los programas anuales de mantenimiento preventivo del parque vehicular de la Secretaría de Administración. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que integran a la Secretaría de Administración. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015.


vigilar la aplicación de este procedimiento. Las Unidades Administrativas que integran la Secretaría son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: Ninguna 6. Método de Trabajo:





DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS ANUALES DE MANTENIMIENTO

PREVENTIVO DEL PARQUE VEHICULAR

Formato de mantto preventivo

Formato de mantto

preventivo

Memorándum

Programa de mantenimiento

preventivo

Memorándum


TECNICO INFORMATICO

Programa anual de

mantenimiento vehicular

INICIO

1 día Actividad

1

Solicitar programa anual de

mantenimiento preventivo

2

1 día Actividad

2

Elaborar programa anual de

mantenimiento preventivo y turnar 3

3 días Actividad

3

I día Actividad

4

2 hrs. Actividad

5

Programa de mantenimiento

preventivo

Recordar fecha programada a unidad

Administrativa 8

DIRECTORES


5

Informar a la UA que no cuenta con

presupuesto en fechas programas y

reubique fechas 6

2

1 hr. Actividad

6

4 hrs. Actividad

7

SI

NO

Recibir programa de mantenimiento

vehicular y revisar presupuesto 4

Integrar los programas, guardar copias y enviar a Dir.

Ctrol. Y Mantto. Automotriz

7

FIN

Recibir convocatoria de la Dir. Ctrol. Y

Mantto. Automotriz 1

Se conecta con el procedimiento de la Dir.

Ctrol. Y Mantto. Automotriz

1 día Actividad

8




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS ANUALES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL

PARQUE VEHICULAR



Recibe de la Dirección de Control y Mantenimiento Automotriz memorándum de convocatoria anual junto con formato para mantenimiento preventivo

Memorándum

Formato de mantenimiento

preventivo (planeación anual)

2 (TI) Solicitar vía memorándum a las direcciones que cuenta con parque vehicular, patrimonio del Ayuntamiento de Cuernavaca, para que establezcan su programa anual de mantenimiento preventivo, de acuerdo a sus necesidades y cargas de trabajo.

Memorándum

Formato de mantenimiento

preventivo (planeación anual)

3 Directores de área Elaborar programa anual de mantenimiento preventivo del parque vehicular estableciendo las fechas en las cuales enviaran las unidades vehiculares a la Dirección de Control y Mantenimiento Automotriz Y remitir.

Programa anual de mantenimiento

vehicular

4 (TI) Recibe el programa anual y revisa si cuenta con presupuesto la dirección en las fechas en las cuales se van a realizar el mantenimiento preventivo.

Programa anual de mantenimiento

vehicular por unidad administrativa

5 (TI) ¿Cuenta con presupuesto? No: Ir a la actividad 6 Sí: Ir a la Actividad 7

6 (TI) Se informa a la unidad administrativa que no cuenta con presupuesto, le indica que cambie las fechas para los tiempos en los cuales contara con presupuesto. Se conecta con actividad 2

7 (TI) Integra los programas de mantenimiento preventivo de las unidades administrativas guardar copias de los programas y enviar originales a la Dirección de Control y Mantenimiento Automotriz.

Programas de mantenimiento

preventivo

8 (TI) Recordar en la fecha programada a la unidad administrativa del mantenimiento preventivo de sus unidades. Se conecta con el procedimiento de solicitud de mantenimiento preventivo. Con esta actividad finaliza el procedimiento.




PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS ANUALES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHICULAR

REGISTRO DE CALIDAD



1 Programas de mantenimiento

preventivo

Administrador 1 año

ANEXOS

Anexo





ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS CALENDARIOS DE COMPRAS ANUALES

1. Propósito: Establecer la metodología para coordinar la elaboración de los planes anuales de compra de material de stock y de material general (compras especiales). 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que integran a la Secretaría de Administración. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.


vigilar la aplicación de este procedimiento. Las Unidades Administrativas que integran la Secretaría son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: Clasificación presupuestal.- Catálogo en el cual se muestran las diferentes cuentas presupuéstales con su número de código y su descripción. Material de Stock.- Material general que hace posible el funcionamiento administrativo de las dependencias (papelería en general, material de limpieza, cartuchos para impresora, etc.) 6. Método de Trabajo:





DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS CALENDARIOS DE COMPRAS ANUALES

POA Presupuesto

calendarizado

Memorándum

Memorándum


TECNICO INFORMATICO

Listado de precios de

material

INICIO

1 día Actividad

1

Recibir requerimiento de

calendario de compras

1

1 hr. Actividad

2

Elaborar calendarios de compras y remitir

al Sría. Admón 3

2 días Actividad

3

1 día Actividad

4

15 min. Actividad

5

Calendarios

Recibir calendarios y revisar llenado

4

DIRECTORES

¿Están bien llenados?

5

Remitir calendarios con observaciones para su corrección

6

4 1 día

Actividad 6

2 días Actividad

7

SI

NO

Recibe anexo el formato para calendario de compras junto con relación de precios de material de stock

Turnar copias y listados de precios

para elaboración de calendarios 2

Concentrar información, resguardar copias y enviar originales a

Recursos Materiales 7

FIN

Para realizar el prog. Anual de compras se tiene que basar en el Programa Operativo Anual, en el presupuesto calendarizado y en listado de precios del material de Stock




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS CALENDARIOS DE COMPRAS ANUALES



Recibe vía memorándum de Recursos Materiales el requerimiento del calendario de compras anual, tanto para material de stock como para el material general (compras especiales). Nota: recibe anexo del formato para calendarizar las compras junto con la relación de precios de material de stock.

Memorándum

2 (TI) Turnar vía memorándum a las unidades administrativas con copia de calendario de compras anual y relación de precios, solicitándoles se basen en su presupuesto calendarizado.

Memorándum

3 Directores de área Elaborar calendario de compras anual, especificando las compras que se realizaran cada mes, dentro del año. Y envían a la Secretaria. Nota: para realizar el programa anual de compras se tienen que basar en su Programa operativo anual, en el presupuesto calendarizado y en el listado de precios del material de stock

Programa operativo anual

Presupuesto

calendarizado

Listado de precios del material de

stock 4 (TI) Recibe calendarios de compra para material de stock y

material general. Revisa que se encuentren bien llenados los formatos

Calendarios de compras

5 (TI) ¿Están bien llenados? No. Ir a la actividad 6 Si. Ir a la actividad 7

6 (TI) Remitir a la unidad administrativa calendarios de compras anuales con las observaciones pertinentes para su corrección. Se conecta con actividad 4

7 (TI) Concentrar información de los calendarios de compras de todas unidades administrativas, guardar copias y enviar originales a Recursos Materiales. Con esta actividad finaliza el procedimiento.




PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS CALENDARIOS DE COMPRAS ANUALES

REGISTRO DE CALIDAD



1 Calendarios de compras de cada

unidad administrativa


ANEXOS

Anexo





ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE REQUISICIÓNES

1.- Propósito: Asegurar la metodología para cumplir con la normatividad para la autorización de la solicitud de abastecimiento de materiales diversos para las unidades administrativas que integran la Secretaría. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a toda las unidades adscritas a la Secretaría de Administración. 3.-Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. El Reglamento Interior de la Secretaría de Administración. Calendario de Compras. Programa Operativo Anual. Guía para Tramites emitida por Tesorería. 4.- Responsabilidad:

Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento. Las Unidades que integran la Secretaría son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5.- Definiciones: Unidad Administrativa: Equipo de trabajo que dispone de recursos materiales y financieros para realizar las funciones y objetivos plasmados en sus programas de trabajo. Transferencia Presupuestal: Documento de Tesorería para asignar suficiencias en partidas sin presupuesto. Requisición: Documento mediante el cual se describe el material que solicitan los titulares de las distintas unidades administrativas. 6.- Método de Trabajo:

6.1 Diagrama de flujo. 6.2 Descripción de actividades. 6.3 Registro de calidad y anexos.




DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE REQUISICIÓNES

Requisición

Memorándum

En el caso de que la requisición este fuera de tiempo, la compra pasa al siguiente mes.

Memorándum



TECNICO INFORMATICO

Instructivo

INICIO

30 min. Actividad

1

Indicar vía memorándum a las unidades la

fecha de captura de requisiciones 1

1 hora Actividad

2

Capturar las requisiciones y verificar existencia de

artículos 2

3 hrs. Actividad

3

30 min. Actividad

4

2 hrs. Actividad

5 Revisar las

requisiciones y determinar


Capturar observaciones en el

sistema de requisiciones 7

5

Viene del procedimiento para coordinar la elaboración de los programas operativos anuales

DIRECTORES

Revisar suficiencia presupuestal, proyecto, clasificación y valida contra programa anual, priorizando las compras.

validar requisición y cambiar estatus a

autorizada y turnar a la Secretaria 8

9

1

30 min. Actividad

6

3 hrs. Actividad

7

SI

NO

El material de stock ya ha sido cargado previamente en base al programa anual de compra

¿Rechaza requisición?

6

¿Existen artículos?

3

Recibir relación artículos, verificar

en sistema y enviar solicitud 4

1 SI

NO

3 hrs. Actividad

8




DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE REQUISICIÓNES

Transferencia Presupuestal


TECNICO INFORMATICO

¿Rechaza requisición?

1 hora Actividad

10

10 2 hrs.

Actividad 11

Rechazar requisición, indicar en observaciones

motivo y turnar al Téc. Informático 11

2 días Actividad

12

1 días Actividad

13

1 hrs. Actividad

14

Dar seguimiento en el sistema y verificar status por

parte de Recursos Materiales 12


3 días Actividad

15

1

¿Autoriza Recursos Materiales?

13

Verificar el motivo del rechazo

14

Recibir indicación para pasar por

material, cotejar material recibido y

firmar de conformidad.

Entregar material 15

1

FIN

NO

SI

NO

SI

Se conecta con el procedimiento de Recursos Materiales

Se conecta con el procedimiento de Presupuestos para validar cuentas y proyectos

Viene del procedimiento de Presupuestos para validar cuentas y proyectos

Viene del procedimiento de Recursos Materiales

Revisar requisiciones validada por el Téc.

Informático, evaluar y determinar si

aprueba 9

3 hrs. Actividad

9




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE REQUISICIÓNES

Paso Responsable Descripción Documento de

Trabajo 1 Técnico Informático

(TI) Recibe y da a conocer vía correo electrónico o vía memorándum el calendario emitido previamente por la Dirección General Recursos Materiales donde indica la fecha límite de captura de las requisiciones del mes.

Memorándum

2 Direcciones (D)

Captura las requisiciones en el sistema en línea de acuerdo al instructivo de llenado de las requisiciones electrónicas, verificando que el articulo este dado de alta dentro del sistema. Nota: el material de stock ya ha sido previamente cargado en el sistema basándose en el programa anual de compra, solicitado al inicio del año.

Instructivo de llenado de

requisiciones

3 (D) ¿Existen los artículos dentro del sistema? No: ir a la actividad 4. Si. Ir a la actividad 5.

4 (TI) Recibe relación de los artículos faltantes, verifica en sistema y envía vía memorándum relación de artículos faltantes a la Dirección General de Recursos Materiales para su alta en el sistema. Ir a la actividad 1. Se conecta con el procedimiento de alta de artículos de Recursos Materiales.

memorándum

5 (TI) Revisa las requisiciones en línea, verificando que estén llenadas correctamente y determina si acepta o rechaza la requisición. Nota: Revisara en la requisición el cargo al proyecto correspondiente, la clasificación presupuestal y validan contra el programa anual de compra (stock), y si las cantidades solicitadas se ajustan a lo requerido, priorizando el orden de las requisiciones. En el caso de compras especiales por procedimiento de licitación incluirán el techo presupuestal.


S/C

6 (TI) ¿Rechaza la requisición? NO. Ir a la actividad No. 8. SI. Ir a la actividad No. 7

7 (TI) Captura dentro del sistema las observaciones y el motivo del rechazo. Y el estatus dentro del sistema lo cambia a rechazado por el Técnico Informático. Se conecta con la actividad 1. Nota: en el caso de que la requisición este fuera del tiempo de calendario de recursos materiales o si no aplica al proyecto respectivo se aplicara la compra el mes siguiente.

Requisición S/C.




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE REQUISICIÓNES ELECTRONICAS

Paso Responsable Descripción Documento de

Trabajo 8 (TI) Valida la requisición y dentro del sistema, cambia a

estatus de autorizada y turna al Secretario. Requisición S/C.


(SD)

Revisa en sistema las requisiciones autorizadas por el Secretario, evaluando si cumple con los lineamientos de austeridad y determina si aprueba. Nota: el Secretario puede rechazar requisiciones que el Técnico no autoriza todavía, si considera que no son aceptables.

Programa de presupuesto.

CONADI S/C

10 SD ¿Rechaza la requisición? NO. Ir a la actividad No. 12. SI. Ir a la actividad No. 11

11 SD Rechaza la requisición, indica en las observaciones el motivo del rechazo y el estatus dentro del sistema se cambia en requisición rechazada por el Secretario y en pendiente para el Técnico Informático. Y turna al Técnico Informático. Se conecta con la actividad No. 1

Transferencia presupuestal

S/C.

12 (TI) Da seguimiento en el sistema a las diferentes fases de la requisición y verifica el estatus por parte de Recursos Materiales. Se conecta con el procedimiento de validación de cuentas de la Dirección de Presupuestos. Se conecta con el procedimiento de Recursos Materiales.

13 (TI) ¿Es autorizada la requisición por Recursos Materiales? NO. Ir a la actividad No. 14 SI. Ir a la actividad No. 15

14 (TI) Verifica el estatus dentro del sistema es de rechazada por Recursos Materiales indicando el motivo del rechazo. Cambia el estatus a pendiente por parte del Técnico Informático y del Secretario. Se conecta con la actividad 1.

15 (TI) Recibe de Recursos Materiales la indicación de que pasen por el material al área de almacén, coteja el material recibido contra la requisición autorizada y firma de conformidad. Entrega el material a las Direcciones. Con esta actividad se da fin al procedimiento.

Requisición S/C




PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE REQUISICIÓNES

REGISTRO DE CALIDAD



1 Presupuesto Calendarizado S/C

Técnico Informático 1 año

2 Requisición S/C


3 Procedimiento de requisición de material general .


4 Listado de Costos de Materiales

Dirección General de Recursos Materiales

Indefinido

5 Hoja de Control de Presupuesto (CONADI)


ANEXOS

Anexo No Documento Clave 1 Control de Presupuesto S/C




ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR EL MANTENIMIENTO

CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR 1. Propósito: Establecer la metodología para coordinar el mantenimiento correctivo del parque vehicular de la Secretaría. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que cuenta con parque vehicular perteneciente al Patrimonio Municipal que integran a la Secretaría de Administración. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.

4. Responsabilidad:

Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento. Las Unidades que integran la Secretaría son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: “Ninguno” 6. Método de Trabajo:





DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR

Requisición


TECNICO INFORMATICO

Revisar las requisiciones,

verificar el correcto llenado y validar

autorización

INICIO

1 hr. Actividad

1

2

30 min. Actividad

2

15 min. Actividad

3

30 min. Actividad

4

2 hrs. Actividad

5

Requisición

Revisar requisiciones autorizadas, evaluar

y determinar aprobación 6

¿se valida para autorización la

requisición?

3

Capturar dentro del sistema el motivo del

rechazo 4

6

3 hrs. Actividad

6

30 min. Actividad

7

SI

NO

Validar requisición

5

Recibir requisición con cotizaciones del taller para autorizar

1

Viene del procedimiento de la Dir. Ctrol. Y Mantto. Automotriz


¿Se autoriza la

requisición?

7

NO

SI 9

Rechazar la requisición e indicar

motivo. Turnar al Técnico 8

1

Informar al almacén para el surtido. Dar

seguimiento y verificar el status 9

FIN

Se conecta con el procedimiento la Dir. Ctrol. Y Mantto. Automotriz

3 hrs. Actividad

8

1 día Actividad

9

Asignara a la requisición el proyecto para realizar cargo




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR



Viene del procedimiento de la Dirección de Control y Mantenimiento Automotriz Recibe requisición de refacciones con cotización de refacciones por parte del almacén del taller mecánico para la autorización correspondiente.

2 (TI) Viene del procedimiento de talleres externos de mantenimiento vehicular. Revisa las requisiciones en línea, verificando que estén llenadas correctamente y valida si acepta o rechaza la requisición. Nota: Asignara a la requisición el proyecto para realizar cargo


S/C

3 (TI) ¿Se valida la requisición? NO. Ir a la actividad No. 4. SI. Ir a la actividad No. 5

4 (TI) Captura dentro del sistema las observaciones y el motivo del rechazo. Y el estatus dentro del sistema lo cambia a rechazado por el Técnico Informático. Nota: en el caso de rechazo por insuficiencia presupuestal le indica a la unidad administrativa que realice la solicitud correspondiente de transferencia presupuestal. Se conecta con el procedimiento de transferencia presupuestal. Se conecta con la actividad 6.

Requisición S/C.

5 (TI) Valida la requisición y dentro del sistema, cambia a estatus de autorizada.

Requisición S/C.




ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR



(SD)

Revisa en sistema las requisiciones validadas por el Técnico Informático, evaluando si cumple con los lineamientos de austeridad y determina si aprueba.

Programa de presupuesto.

CONADI S/C

7 SD ¿Autoriza la requisición NO. Ir a la actividad No. 8 SI. Ir a la actividad No. 9

8 SD Rechaza la requisición, indica en las observaciones el motivo del rechazo y el estatus dentro del sistema se cambia en requisición rechazada por el Secretario y en pendiente para el Técnico Informático. Se conecta con la actividad No. 1

Transferencia presupuestal

S/C.

9 (TI) Informa al almacén del taller mecánico para que se realice el surtido de las refacciones. Da seguimiento en el sistema a las diferentes fases de la requisición y verifica el estatus por parte del almacén del taller mecánico de la Dirección de Control y Mantenimiento Automotriz. Se conecta con el procedimiento del almacén del taller mecánico de la Dirección de Control y Mantenimiento Automotriz. Con esta actividad finaliza el procedimiento.




PARA COORDINAR EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR

REGISTRO DE CALIDAD



1 Programas de mantenimiento

preventivo


ANEXOS

Anexo





ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL INFORME MENSUAL

1. Propósito: Establecer un control de metas anuales programadas de forma mensual con su avance financiero, en cada uno de los proyectos de las unidades adscritas a la Secretaría, con la finalidad de evaluar los avances de cada uno de ellos y establecer acciones necesarias para aquellas que presenten un atraso en la meta establecida. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que integran a la Secretaría de Administración. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.

4. Responsabilidad:

Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento. Las Unidades Administrativas que integran la Dependencia son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: “Ninguna.” 6. Método de Trabajo:





DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL INFORME MENSUAL

Indicadores Mensuales



Memorándum


TECNICO INFORMATICO

Solicitar a Directores informes de avances

cada mes

INICIO

1 día Actividad

1

1

4 días Actividad

2

Integrar y consolidar la información de las

direcciones en formato 6

2 días Actividad

3

3 hrs. Actividad

4

1 hrs. Actividad

5

Recibir información y verificar el correcto llenado del formato

3

¿Son correctos los

datos?

4

Regresar la información a las

direcciones para su correcto llenado 5

3

2 días Actividad

6

1 día Actividad

7

NO

SI

Enviar la información y resguardar acuse e información mensual

7

FIN

En observaciones se pone el motivo de rechazo, al final de la captura y la revisión se guarda el importe

Elaborar y enviar informe mensual de

avance junto con indicadores 2

Anexar al memorándum y el formato correspondiente

DIRECTORES

Revisa que la información coincida con el Plan Operativo Anual




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DEL INFORME MENSUAL



Solicita vía memorándum a todos los directores de áreas sus informes avances de proyecto de cada mes. Nota: se anexa al memorándum el formato correspondiente

Memorándum

2 Directores (D)

Elaboran y envían el Informe mensual de avance de lo programado junto con los indicadores correspondientes.


3 (TI) Recibe la información y verifica el correcto llenado de formato. Nota: revisa que la información coincida con lo programado en el Plan Operativo Anual

4 (TI) ¿Están Correctos los datos? SI ir a la actividad 6 NO ir a la actividad 5

5 (TI) Se regresa la información a las direcciones para su correcto llenado de formato. Se conecta con la actividad 3

6 (TI) Integra y consolida la información de las Direcciones en el formato correspondiente.

Informe Mensual

7 (TI) Envía la información a la Secretaría y/o Dirección correspondiente. Y Resguarda acuse e información mensual. Con esta actividad finaliza el procedimiento.

Informe Mensual




PROCEDIMIENTO DEL INFORME MENSUAL

REGISTRO DE CALIDAD



1 Formato de Informe Mensual


ANEXOS

Anexo




Clave: DT-SA-OF-IX Revisión: 0 Página 128 de 130

XI. DIRECTORIO

Nombre Y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial María de la Luz Fernández Lugo


329-55-21 Av. Morelos,

Cuautemotzin No. 4. Col. Centro







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Manual de Organización, Políticas Y Procedimientos de la Oficina de la Secretaria de … · 2014-03-07 · operación del Plan Municipal de Desarrollo de Cuernavaca 20132015, proyecta