Manual de Portal de Proveedor...Manual de Portal de Proveedor Sportium-FacE_Bóveda-TR-20180308-MUP-V1.0.docx CONFIDENCIAL Página 4 de 16 Introducción El presente documento tiene

Manual de Portal de Proveedor

Sportium-FacE_Bóveda-TR-20180308-MUP-V1.0.docx CONFIDENCIAL

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Marzo 8, 2018


FacE Bóveda Bluedrop



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Control del Documento

INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO

Documento Manual de Portal de Proveedor

Producto FacE Bóveda

Cliente Sportium

Etapa de la Metodología

Transición

Fecha de Entrega 7-Marzo-2018

Indicar anexos al entregable cuando aplique

N/A

Observaciones N/A

Autor Rafael Domínguez Molina

CONTROL DE VERSIONES

Nombre Versión Descripción de la Modificación Fecha

Mariana Hernández 1.0

Creación del documento

27-Julio-2015

Rafael Domínguez Molina

1.1 Personalización a Sportium 07-Marzo-2018

AUTORIZACIÓN DEL DOCUMENTO

Nombre Rol Firma Rúbrica

Rafael Domínguez Molina

Líder Técnico MásNegocio



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Tabla de Contenido

Control del Documento 2

Tabla de Contenido 3

Introducción 4

Manual de Portal de Proveedor 5

1. Menú Principal 5

1.1 Verificar el navegador 5

2. Recepción unitaria de facturas 6

2.1 Reglas de negocio y mensajes. 13 2.2 Rechazo de facturas. 15 2.3 Aprobación de facturas. 16



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Introducción El presente documento tiene como objetivo servir de guía para el uso del producto Bóveda 2.0 Portal de Proveedor. Se explica cada una de las funcionalidades, a fin de que los proveedores tengan una referencia de cómo operar la aplicación. Ésta aplicación le ayudará a cargar las facturas en un portal público las cuales serán validadas fiscalmente y de acuerdo a las reglas de negocio definidas por Sportium, en caso de que la factura no sea válida se indicará la razón en pantalla y vía correo electrónico, si la factura es correcta se le asignará un Número de Control como referencia y se notificará por correo electrónico. Sólo las facturas válidas fiscalmente serán visualizadas y revisadas en el Portal de Administradores por los usuarios de Sportium.



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1. Menú Principal

Ingrese la siguiente URL en su navegador de Internet:

https://sportium.bovedamasnegocio.com/portal A continuación, se muestra la pantalla principal del portal:

Se muestran dos secciones en la parte izquierda la “Recepción unitaria” para la carga de facturas y en la parte derecha del portal se muestra una breve guía que refiere cómo se debe de usar el portal y las consideraciones generales.

1.1 Verificar el navegador

Es importante mencionar que se recomienda el uso de navegadores actualizados en su última versión como Chrome, Mozilla Firefox, Safari o IE, si no está seguro de tener su navegador actualizado o requiere de una actualización, le proporcionamos la siguiente ayuda: en la imagen inferior se muestra en rojo la sección referente a la verificación de su navegador de internet. Al dar clic en la sentencia “verifica aquí tu navegador”, se podrá consultar la versión más reciente de los principales navegadores de internet, la cual será mostrada en una nueva pestaña de su navegador.



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En una pestaña adicional se mostrará la siguiente ventana:

En la pantalla anterior deberá seleccionar el navegador que su preferencia, al dar clic en el logotipo del navegador se le direccionará a la página oficial de la empresa para realizar la actualización correspondiente, siga los pasos que le indican para actualizar su navegador.

2. Recepción unitaria de facturas

Se deberá completar la información solicitada en la siguiente pantalla (marcada en rojo) a continuación se dará la explicación a detalle:



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El primer paso es indicar el RFC Proveedor. En caso de que el “RFC Proveedor” no exista en el sistema, el botón de “Enviar” desaparecerá de la pantalla, asegúrese de que la captura es correcta. Si el RFC de proveedor es correcto, se desplegarán una lista la cual contendrá, las empresas del grupo sportium con las que está relacionado el proveedor:

Una vez seleccionada la empresa, aparecerá una nueva lista desplegable con la información de las órdenes de compras, se debe de seleccionar la correspondiente, Si considera que la captura es correcta y aun así no se muestran los campos para cargar la factura, favor de reportarlo al siguiente correo: [email protected] el cual aparece también en el portal como referencia:



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Posteriormente, debe agregar el E-Mail al cual le llegarán las notificaciones del portal, es decir: si la factura fue recibida correctamente o si existió algún error.

Si no se completa correctamente el correo electrónico o es inválida la dirección que específica, se mostrará el siguiente mensaje:

Adicional debe agregarse la información que acompañe la factura y se pida en pantalla la cual puede ser:

- Factura PDF - Factura XML

Se debe cargar al sistema un archivo PDF de la siguiente manera:



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Se presentará la siguiente pantalla en su equipo de cómputo donde deberá seleccionar el archivo correspondiente y dar clic en el botón “Abrir”, en esta pantalla sólo se mostrarán archivos de tipo PDF:

Una vez que el archivo es cargado se muestra el nombre del archivo (remarcado en azul en la imagen inferior) en el campo PDF y el botón “Archivo” se modifica a “Cambiar” (remarcado en rojo en la imagen inferior): El mismo proceso de carga de archivo se debe realizar para los campos de Factura PDF. En caso de que se quiera cargar un documento distinto al previamente cargado se puede dar clic en el botón “Cambiar” para corregir la carga del documento.



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Con la información completa que identifique a la factura, ahora se debe cargar el archivo XML de la Factura, lo cual se realiza de la siguiente manera. En el campo Factura XML debe dar clic en el botón “Archivo”:

Se presentará la siguiente pantalla en su equipo de cómputo donde deberá seleccionar el archivo correspondiente y dar clic en el botón “Abrir”, en esta pantalla sólo se mostrarán archivos de tipo XML

Una vez que el archivo es cargado se muestra el nombre del archivo (remarcado en azul en la imagen inferior) en el campo Factura XML y el botón “Archivo” se modifica a “Cambiar” (remarcado en rojo en la imagen inferior):



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En caso de que se quiera cargar un documento distinto al previamente cargado se puede dar clic en el botón “Cambiar” para corregir la carga del documento. Con la información completa se debe dar clic en el botón “Enviar”, al realizarlo se validará fiscalmente la factura y adicional se realizarán varias validaciones de negocio, favor de esperar unos segundos hasta que el sistema le brinde el resultado de la validación.

En el caso en que la factura y los datos ingresados pasen todas las validaciones el sistema asignará un Número de control, el cual es importante en caso de alguna aclaración, el sistema desplegará un mensaje semejante al siguiente:



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Al dar clic en el botón “Ok” se iniciará la pantalla nuevamente para que pueda realizar la carga de otra factura. También se mandará un correo electrónico como el siguiente en un periodo máximo de 15 minutos:

Es importante señalar que los correos que usted recibirá desde la cuenta [email protected] se generan automáticamente, no es necesario que responda estos correos. En caso de alguna duda favor de dirigirse al contacto comercial de Sportium. En el caso de que la factura presente algún error, se mostrará en pantalla la descripción correspondiente, se recomienda revisar la sección 2.1. Reglas de negocio y mensajes del presente manual para identificar la posible causa del error y la acción que se recomienda tomar. Algunos errores sólo serán mostrados en pantalla, algunos otros también serán enviados al correo especificado, a continuación algunos ejemplos: Mensaje de error en cuadro de diálogo:

Mensaje de error por correo electrónico, en un periodo máximo de 15 min llegará un mail al correo especificado, semejante al siguiente:

mailto:[email protected]



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2.1 Reglas de negocio y mensajes.

A continuación, como referencia se muestran algunos escenarios y los correspondientes mensajes que pueden presentarse, los cuales se pueden mostrar ya sea en el portal o por correo electrónico.

1. Mensaje: “El documento no cumple con la estructura de un CFDI” ó “Sello inválido” ó “Formato de archivo inválido, favor de intentarlo nuevamente” Escenario: En el caso de que el XML no sea un archivo CFDI fiscalmente válido se pueden mostrar alguno de los mensajes arriba indicados.

Acción a tomar: En este caso deberá revisar si el XML efectivamente es el archivo tal cual fue proporcionado por su PAC o si ha sido manipulado previamente, en última instancia revisar con su PAC si es un archivo fiscalmente válido.

2. Mensaje: “El No. De Proveedor no corresponde con el del XML” Escenario: Con No de Proveedor el sistema identifica cuál es el RFC del proveedor y debe corresponder al RFC emisor de la factura dentro del XML, en caso contrario se mostrará ese mensaje. Acción a tomar: En este caso debe verificar que el XML contenga su RFC de proveedor en la etiqueta de Emisor, a continuación un ejemplo:

3. Mensaje: “La Empresa no se encuentra registrada en la Bóveda” Escenario: El sistema también valida que el XMl vaya dirigido a Sportium, es decir, que el RFC receptor coincida con algún RFC de las empresas de Sportium, en caso contrario se mostrará ell error indicado. Acción a tomar: En este caso se debe verificar que el XML contenga el RFC Receptor correcto, a continuación un ejemplo:



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4. Mensaje: “Esta factura ya se encuentra registrada con el identificador 1” Escenario: La factura que está intentando cargar corresponde a una factura previamente cargada. Acción a tomar: En este caso se debe corroborar en sus correos electrónicos previos la factura previamente registrada ayudándose del Identificador o Número de Control para localizarla y cargar una la nueva factura que corresponda.

5. Mensaje: “Se han excedido los días de gracia después del cierre mensual para subir la factura. Por favor emitir nueva factura” Escenario: Existen ocasiones en que ya no pueden recibirse facturas posteriores al cierre mensual o con una antigüedad muy grande (la cual es definida por KIO Networks), en este caso se tiene un valor de días máximo permitido y se compara contra la fecha de emisión de la factura, en caso de que su factura rebase los días de gracia, se mostrará ese siguiente. Acción a tomar: Verifique si la factura es la correcta, de ser así comuníquese al mail [email protected] para que le indiquen que hacer.

mailto:[email protected]



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2.2 Rechazo de facturas.

Una vez que la factura paso las validaciones fiscales y fue aceptada por el sistema, Sportium realizará la revisión de dichas facturas para validarlas desde el punto de vista comercial y operativo, por lo cual puede ser que exista un rechazo de la misma, en estos escenarios usted recibirá un correo electrónico con el detalle del rechazo, semejante al siguiente: Si la causa del rechazo provoca una refacturación por su parte, favor de cancelar la factura y emitir otra con las correcciones pertinentes, la nueva factura deberá cargarse como una factura nueva en el sistema. Si la causa del rechazo es referente a alguna corrección en algún archivo de soporte PDF (factura en pdf o vo.bo. / entrada de almacen ) pero el XML es correcto, realice la corrección del archivo correspondiente y entre al sistema para realizar la carga de la información nuevamente tal cual lo hizo la primera vez, el sistema detectará que esa factura fue rechazada y permitirá la carga nuevamente de la información, usted verá un mensaje como el siguiente, el cual también será enviado al correo electrónico especificado en pantalla:



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2.3 Aprobación de facturas.

En caso de que la revisión comercial y operativa por parte de Sportium sea exitosa y su factura sea aprobada, usted será notificado vía correo electrónico con un mail semejante al siguiente:

Gracias por utilizar esta herramienta para agilizar el proceso actual y apoyarnos en cumplir la disposición fiscal de validación de facturas electrónicas.

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