MANUAL DE PROCEDIMIENTOSigacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos... · ° Gestionar con el Departamento de la Función Pública - DAFP la publicación de los formatos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS ESTABLECIDOS EN EL SISTEMA DE

GESTIÓN INTEGRADO - SGI

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Cód. P12000-04/18.V15

Fecha Diciembre de 2018

COPIA NO CONTROLADA

TABLA DE CONTENIDO

No. de pág.

1. OBJETIVO 1

2. ALCANCE 1

3. RESPONSABILIDADES 1

3.1. DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 1

3.2. DE LOS RESPONSABLES DE LOS PROCESOS 1

3.3. DEL GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2

3.4. DE LOS COORDINADORES DE GIT 2

3.5. DE LOS FACILITADORES DEL SGI DE LOS PROCESOS 3

3.6. DE TODOS LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS 3

4. GLOSARIO 4

5. NORMAS 4

5.1. LEGALES 4

5.2. TÉCNICAS Y/O RELACIONADAS 4

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN 5

5.3.1. Del control de documentos 5

5.3.1. Del control de documentos de origen externo 7

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES 7

7. PROCEDIMIENTO PASO A PASO 8

7.1. ELABORACIÓN, CREACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS 8

7.2. CONTROL DE DOCUMENTOS 11

8. ANEXOS 12

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 12


ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS ESTABLECIDOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN

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1. OBJETIVO

Establecer las actividades para identificar, elaborar, actualizar, derogar, revisar, aprobar, controlar, oficializar y difundir los documentos internos (manuales de procedimientos, instructivos, metodologías, guías, caracterizaciones, programas y formatos) y documentos externos correspondientes a los procesos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado - SGI, en el marco del control de documentos y registros.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la documentación de los procesos que conforman el SGI, inicia con el estudio de viabilidad para la elaboración, actualización o eliminación de un documento, continúa con la verificación al cumplimiento de los lineamientos establecidos y termina con el archivo de los registros y reportes análogos o digitales, según la TRD vigente.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN – PROCESO MEJORA CONTINUA

° Oficializar y/o derogar los documentos establecidos en el SGI, mediante circular revisada por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, y/o de acuerdo con los lineamientos del módulo de documentos del SOFIGAC y/o LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS de la IGACNET para el cargue de los documentos.

° Definir la estructura documental del SGI.

° Orientar metodológicamente la elaboración, actualización, eliminación y oficialización de los documentos a cargo de los procesos.

° Revisar metodológicamente que el documento cumpla con los lineamientos definidos en el Anexo 1. “Estructura para elaborar documentos establecidos en el SGI”, y la aplicación de la Guía “Presentación de documentos y formatos establecidos en el SGI”.

° Controlar la codificación de los documentos que son parte del SGI.

° Verificar que se encuentre actualizado el listado maestro de documentos, permitiendo identificar y consultar las versiones vigentes a través del módulo de documentos del SOFIGAC y/o LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS de la IGACNET.so

° Archivar y conservar los originales de todos los documentos vigentes y obsoletos de acuerdo con las Tablas de Retención Documental -TRD vigentes.

° Asesorar a los funcionarios y contratistas de los procesos en sede central y direcciones territoriales sobre la identificación y control de documentos externos.

° Promover en los funcionarios y contratistas de los procesos la aplicación del control de documentos y registros.

3.2. DE LOS RESPONSABLES DE LOS PROCESOS

° Revisar la documentación del SGI contenida en el listado maestro de documentos del Módulo de documentos del SOFIGAC y o IGACNET, y determinar la necesidad de modificaciones, actualizaciones, implementaciones o derogaciones, para el propio proceso u otro, dejando la evidencia del análisis en los comités de mejoramiento.

° Realizar actualización de la documentación, cuando se presenten cambios legales, de estructura organizacional, de funciones, cambios de GIT, nuevos productos, mejoras a partir de quejas, reclamos y sugerencias de los grupos de interés, resultados de encuestas, entre otros que afecten o desactualicen la documentación, en el menor tiempo posible para asegurar la estandarización y generación del conocimiento.



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° Verificar si la elaboración, actualización o eliminación de un documento afecta las actividades de otros procesos caso afirmativo, se deberá solicitar revisión por el (los) responsable(s) involucrados.

° Solicitar a la Oficina Asesora de Planeación, la orientación metodológica para la elaboración, actualización o eliminación de los documentos del SGI, cuando lo considere pertinente.

° Validar que los documentos del proceso correspondan a las actividades que se realizan o, en su defecto, proceder a su oficialización, actualización y/o derogación.

° Validar que el documento elaborado, actualizado o derogación, está conforme a los requerimientos del proceso, para dar autorización y continuar con el procedimiento de oficialización o derogación.

° Aprobar los documentos del proceso, con lo cual autoriza su oficialización.

° Delegar en caso de ser necesario un responsable para la verificación técnica de los documentos.

° Aprobar por medio del módulo de documentos del SOFIGAC, cuando así se requiera, la publicación de los documentos y/o formatos, generados como nuevos y/o actualizaciones en su proceso.

° Asignar la socialización a los funcionarios y contratistas involucrados en el proceso sobre los documentos que sean elaborados, actualizados o eliminados, dejando evidencia de dicha actividad.

° Promover que los funcionarios y contratistas que participan en los procesos conozcan y cumplan con lo establecido en los documentos vigentes.

° Promover la actualización de los documentos que son de su responsabilidad, a través de la verificación y seguimiento de los mismos.

° Solicitar a través del módulo de documentos del SOFIGAC la derogación o eliminación de un documento que se haya identificado como no funcional al proceso.

° Cumplir con las disposiciones establecidas por el GIT de Gestión Documental y la Oficina de Informática y Telecomunicaciones en relación con la manipulación adecuada de la información.

° Gestionar con el Departamento de la Función Pública - DAFP la publicación de los formatos y formularios vigentes que estén dirigidos a usuarios externos y deban ser publicados en los aplicativos correspondientes, para la realización de un trámite o servicio.

° Aprobar el uso y la aplicación de la documentación de origen externo.

° Identificar los documentos de origen externo para cumplir con el objetivo de su proceso y/o realizar la gestión para su adquisición; y registrarla en el aplicativo SOFIGAC – Módulo de Documentos - Listado de Documentos Externos.

° Entregar cuando sea necesario una copia controlada de un documento a un funcionario o contratista para el desarrollo de sus actividades, registrando su control en el Formato vigente F12100-04 “Control copias controladas”.

3.3. DEL GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL

° Generar y difundir los lineamientos relacionados con la gestión archivística de los registros, los cuales deben estar organizados como evidencia de la realización de las actividades y cumplimiento del objetivo de los procesos.

° Promover la correcta aplicación de manual de procedimientos “Manejo de archivos de gestión y central”.



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° Evaluar las solicitudes de actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD y oficializar, de forma oportuna para el control de registros de los procesos

3.4. DE LOS COORDINADORES DE GIT

° Verificar técnicamente que los contenidos de los documentos correspondan a la realidad de lo que se realiza en el proceso e indagar con los demás procesos involucrados las consultas necesarias para su validación.

° Avalar con su firma, la verificación de los documentos a oficializar.

° Solicitar revisión o concepto de los documentos que se están elaborando o actualizando en el proceso, cuando se considere pertinente a la Oficina de Control Interno u Oficina Asesora Jurídica.

° Verificar por medio del módulo de documentos del SOFIGAC, cuando así se requiera, la publicación de los documentos y/o formatos, generados como nuevos y/o actualizaciones en su proceso.

° Socializar los documentos que se hayan creado, actualizado o eliminado, con el apoyo del facilitador del Sistema de Gestión Integrado del proceso, dejando evidencia de dicha actividad.

° Controlar la distribución, conservación y archivo de aquellos documentos externos utilizados en la ejecución de las actividades realizadas en el proceso, e identificarlos en el aplicativo correspondiente, garantizando que el documento externo sea el vigente.

° Entregar cuando sea necesario una copia controlada de un documento a un funcionario o contratista para el desarrollo de sus actividades, registrando su control en el Formato vigente F12100-04 “Control copias controladas”.

3.5. DE LOS FACILITADORES DEL SGI DE LOS PROCESOS

° Participar activamente en el análisis para la elaboración y actualización de los documentos que apoyen el desarrollo y cumplimiento de las actividades u obligaciones asignadas.

° Revisar que los contenidos de los documentos correspondan a la realidad de lo que se realiza en el proceso y efectuar las consultas necesarias con los demás procesos involucrados cuando aplique.

° Participar, apoyar o realizar las socializaciones de los documentos que se hayan creado, actualizado o eliminado, dejando evidencia de dicha actividad.

° Registrar en el módulo de documentos del aplicativo SOFIGAC los documentos de origen externo.

° Garantizar que la documentación de origen externo dispuesta en el SOFIGAC esté actualizada.

° Revisar y/o actualizar una vez al año la vigencia de los documentos incluidos en el Listado Maestro de Documentos Externos.

3.6. DE TODOS LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS

° Generar propuestas de actualizaciones o creación de documentos del SGI conforme las necesidades o variaciones que identifique en sus procesos.

° Consultar y utilizar los documentos establecidos en el SGI, directamente desde el listado maestro publicado en el módulo de documentos o a través de la copia controlada que sea entregada por el responsable del proceso en los casos que aplique.

° Participar activamente en el análisis para la elaboración y actualización de los documentos que apoyen el desarrollo y cumplimiento de las actividades u obligaciones asignadas.



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° Conocer y diligenciar correctamente los formatos publicados en el módulo de documentos del aplicativo SOFIGAC y/o LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS de la IGACNET, para evitar la utilización de versiones anteriores que se encuentren obsoletas. El registro en los formatos permite dejar evidencia de la trazabilidad de sus actividades en los procesos.

° Participar en las socializaciones realizadas para dar a conocer los documentos, que le apliquen al proceso.

° Devolver la copia controlada que le haya sido entregada para el desarrollo de sus actividades al Coordinador del GIT o Responsable del proceso al que pertenece.

° Conocer y aplicar correctamente los documentos que hacen parte del desarrollo de sus actividades.

° Informar al responsable del proceso o Facilitador del SGI, la necesidad de incorporar o eliminar un documento de origen externo en el proceso, con el fin de ser retirado del SOFIGAC.

° Actualizar por medio del módulo de documentos del SOFIGAC, cuando así se requiera, la publicación de los documentos y/o formatos, generados como nuevos y/o actualizaciones en su proceso.

4. GLOSARIO

Actualización Proceso mediante el cual un documento se adecúa a las condiciones o prácticas actuales.

Código Conjunto de caracteres alfanuméricos, compuesto por: la identificación del tipo de documento, la dependencia generadora, el consecutivo y el año de generación o actualización del documento.

Copia controlada Documento en físico o digital que está sujeto al control de su tenencia una vez sea aprobado.

Copia no controlada Documento que no está sujeto al control de su tenencia y distribución.

Documento Información y su medio de soporte (Ejemplo: especificaciones, registros en medio magnético, electrónico, papel, etc.).

Documento de origen externo

Documento no creado por el IGAC, que es necesario para la planificación y operación de los procesos del sistema de Gestión Integrado.

Documento obsoleto Documento que debido a una actualización o eliminación deja de ser vigente.

Documento oficializado

El que se encuentra en el listado maestro de documentos oficializados y publicados en la Igacnet, previa la generación de la circular correspondiente.

Documento propuesta El que está en proceso de elaboración, actualización, revisión, verificación o validación.

Formato Tipo de documento que pertenece al SGI, en el cual se registran datos y/o resultados de la ejecución de una actividad y no pueden ser modificados directamente por los funcionarios y contratistas de los procesos.

Formato Modelo Tipo de documento que pertenece al SGI, en el cual se registran datos y/o resultados de la ejecución de una actividad. Los campos de éste pueden ser ajustados de acuerdo con las necesidades de la información a registrar, siempre y cuando se mantenga la estructura general, y el objetivo del mismo.

Llave Campo establecido dentro del formato que facilita el almacenamiento y recuperación de los registros.

Módulo de Documentos - SOFIGAC

Aplicativo disponible en el SOFIGAC para la publicación de los documentos y formatos generados por los procesos del IGAC, ya sea por creación y /o actualización.



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Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Registro Formato diligenciado o documento generado como resultado de las actividades del proceso, que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados obtenidos.

Reporte Elemento generado por la utilización de una aplicación o un sistema de información y no llevan codificación para evitar confusiones con los formatos del SGI.

Tablas de Retención Documental - TRD

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo de vida de los documentos.

5. NORMAS

5.1. LEGALES

° Resolución vigente por la cual se establece la codificación para identificar las dependencias y grupos internos de trabajo que conforman el Instituto – IGAC.

° Ley 1581 de 2012 Protección de datos personales

° Decreto 1377 de 2013

5.2. TÉCNICAS Y/O RELACIONADAS

° Norma ISO/IEC 17025:2017 – Requisitos generales para la competencia de laboratorios de calibración y ensayo.

° Norma ISO 27001:2013 Sistemas de gestión de seguridad de la información

° Norma ISO 14001:2015 Sistemas de gestión ambiental

° Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

° Cuando un funcionario o contratista de la Sede Central, detecta que un documento no es funcional, que tiene errores o considera que puede ser mejorado, debe informar al coordinador del GIT correspondiente, quien evalúa conjuntamente con el facilitador del Sistema de Gestión Integrado del proceso, la pertinencia de la actualización y la solicita a la Oficina Asesora de Planeación.

° Cuando un funcionario o contratista de una dirección territorial detecta que un documento no es funcional, que tiene errores o considera que puede ser mejorado, debe informar al facilitador del Sistema de Gestión Integrado y/o Director Territorial quien comunicará a la Oficina Asesora de Planeación mediante un mensaje de correo electrónico, el código del documento, el nombre según el listado maestro y la información o capítulos a modificar o eliminar, para presentar la propuesta al dueño del proceso, quien posteriormente evaluará con el facilitador del Sistema de Gestión Integrado del proceso la pertinencia de la actualización o eliminación.

° Cuando se genere una versión nueva de un formato cuyo uso sea la trazabilidad de un expediente, proceso o similar, se seguirá utilizando la versión anterior, hasta tanto se cierre totalmente el caso o hasta que deba empezar a diligenciar un nuevo formato por agotarse el que se está usando, lo que ocurra primero.

° En caso de necesitarse la eliminación de un documento, el responsable del proceso debe solicitar ante la Oficina Asesora de Planeación su retiro del listado maestro de la IGACNET y/o mediante el módulo de documentos del SOFIGAC.

° Cuando una dependencia requiera realizar el traslado de un documento o formato de un proceso a otro dentro del Listado Maestro de Documentos, el responsable del Grupo Interno de Trabajo, deberá realizar la solicitud formal ante el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.



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° Los documentos que por indicaciones expresas del proceso responsable tengan restricciones, no se publicarán en el listado Maestro de Documentos de la IGACNET y/o SOFIGAC, se dejará un aviso informativo indicando con quien deberán comunicarse para tener acceso a ellos.

° En casos excepcionales, los documentos del Sistema de Gestión Integrado de los procesos misionales, que en cumplimiento de políticas públicas o normatividad aplicable, se deben elaborar o documentar por primera vez y en consecuencia existan aspectos en los que se tenga incertidumbre o falte de claridad para operativizarse, bien sea por temas legales, técnicos, administrativos, funcionales o de recursos, podrán presentarse en Comité Institucional de Gestión y Desempeño y si lo aprueban, oficializarse para su aplicación en etapa de prueba piloto hasta ajustarse a conformidad, para lo cual se tendrá un (1) año a partir de su publicación para quedar en firme. Su calidad de documento en prueba se identificará en el alcance y se dará claridad en el acto administrativo para su oficialización.

° Los documentos que posean actividades o responsabilidades que involucran a las Direcciones Territoriales deberán ser remitidos para su validación por parte de éstas, el plazo de validación deberá establecido e informado por el proceso generar del documento, pasado este tiempo se entera que son aceptadas.

° Tener en cuenta que los controles asociados a los mapas de riesgos (gestión y corrupción) deberán quedar establecidos dentro de la documentación que se relacione con el tema, garantizando así el cumplimiento de la ejecución.

° Todos los formatos deben estar preferiblemente asociados a un documento.

5.3.1 Del control de documentos

° La codificación de los manuales de procedimientos, instructivos, metodologías y guías está dada según la estructura del IGAC y consta de los siguientes caracteres. Al código lo antecede la letra P si es un Manual de Procedimientos, I si se trata de Instructivo, M si es Metodología G si se trata de Guía, C si es Caracterización, PR si es programa, ES si es una especificación Técnica, F si es formato y FM si es un formato modelo. Los cinco primeros dígitos indican la dependencia (Subdirección/ Oficina/ Secretaría General, Grupo interno de trabajo, tema específico); luego de un guión (-) los dos dígitos siguientes indican el número consecutivo que identifica el documento de dicho proceso (información que se empleará para citar un documento dentro de otro); adicionalmente se incluirá separados por una barra (/), los dos dígitos correspondientes al año en que se oficializa y por último el número de la versión que corresponde al documento precedido de la letra V en el encabezado del documento y en el pie de página para el caso de los formatos.

° No se volverá a emplear el código de un documento que sea derogado o eliminado.

° De todo documento oficializado se imprimirá únicamente un ejemplar, identificado como ORIGINAL, en caso de ser necesario, en el cual se registran las firmas de quienes intervinieron en su elaboración o actualización según corresponda, verificación, validación y aprobación. Este documento se archiva en la Oficina Asesora de Planeación, de acuerdo con las TRD vigentes.

° Todo cambio normativo deberá ser revisado y actualizado en la documentación del SGI y se informará la novedad a la Oficina Asesora Jurídica con el fin de mantener actualizado el Normograma institucional.

° Los documentos oficializados son los publicados en el aplicativo SOFIGAC Módulo de Documentos y/o IGACNET- listado maestro de documentos, para consulta de todos los funcionarios y contratistas del IGAC.

° Cuando existen documentos que a criterio del Subdirector, Jefe de Oficina o Secretaría General no deben publicarse en la IGACNET, dicho documento será remitido al proceso y sólo los responsables o Coordinadores de los GIT correspondientes pueden emitir copias de estos documentos con la identificación de COPIA CONTROLADA. Le deben colocar su rúbrica a cada



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uno de los folios impresos y debe llevar registro en el formato control de copias controladas F12100-04, de los funcionarios y/o contratistas a quienes las entregan, asegurando su preservación. Cuando el documento se modifique y/o deja de estar vigente, o el funcionario o contratista a cargo se desvincule, se debe proceder a su recuperación y/o destrucción.

° Los originales de los documentos no vigentes que se conserven impresos, deben ser identificados como documento OBSOLETO y mantenerse en el archivo de gestión de la Oficina Asesora de Planeación durante el tiempo establecido en la TRD vigente. La versión anterior del documento se retirará del SOFIGAC y/o IGACNET y se archivará en una carpeta digital.

° Los documentos que posean información sobre la generación del producto o la prestación de servicios, deben incluir lineamientos claros en los temas de:

Comunicación con el cliente (canales, responsables y evidencias),

Identificación y trazabilidad del producto, (forma de identificación del producto a través de su generación, que permita encontrarlo de forma fácil)

Propiedad del cliente si aplica (identificación de información considerada propiedad del cliente, cómo se salvaguarda y protege) y

Preservación del producto (en caso que no esté incluida en las TRD, identificar su conservación y almacenamiento).

° Los documentos que por actualización cambien de tipo documental, por ejemplo, Manual de procedimientos pase a Metodología, Instructivo Guía o Programa, se dará inicio nuevamente desde 1 a su versión, dejando dentro del contenido del documento la identificación de cambios respectiva.

° Cuando dos o más documentos se unifiquen, se dará inicio desde la versión 1, dejando en la circular de oficialización la trazabilidad de la decisión y el motivo.

° Para los casos en que los documentos sean reclasificados en otros procesos o dependencias, se debe realizar su actualización respetando la continuidad de la versión que trae el documento y el código del nuevo proceso al que pertenece, preferiblemente en un período no mayor de un año.

° Los documentos elaborados para el SGI (Manual de procedimientos, Metodología, Instructivo Programa, Guía, Formato o cualquier otro que se incorpore) derivados de la vinculación laboral o contractual, son propiedad intelectual del Instituto Geográfico Agustín Codazzi, y, por lo tanto, se reserva el derecho para realizar las modificaciones, actualizaciones o eliminaciones que considere pertinente por diferentes circunstancias. Bajo ningún evento se requiere la autorización del funcionario o contratista, que elaboró la primera versión, para su actualización o derogación.

° En el documento del SGI, actualizado se conservará únicamente los nombres de los funcionarios o contratistas que intervinieron en la última revisión o actualización.

° Todo formato debe estar asociado preferiblemente a un manual de procedimientos, instructivo, metodología, guía, programa u otro tipo documental del SGI.

° Los responsables de los procesos deben participar activamente en la definición y análisis de la información contenida en los formatos teniendo en cuenta las necesidades en cada caso, de ser posible tratando de acumular la mayor cantidad de evidencia necesaria en un sólo formato y dejando espacio para incluir quien elaboró o registró la información, quién revisa o controla y quién aprueba la información del formato, según aplique. En caso de ser necesario deben dejar explícita la forma de realizar su diligenciamiento de acuerdo con la complejidad del formato.

° La oficialización y derogación de los documentos se realiza mediante comunicación emitida con el visto bueno de la Oficina Asesora de Planeación y entra en vigencia de acuerdo con lo establecido en la comunicación que lo oficialice.



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° Los formatos que tengan listas desplegables o características como fórmulas entre otros, para su diligenciamiento y es necesario su actualización o cambio, no se identificara necesidad de actualización de versión, teniendo en cuenta que no se modifica el contexto del formato.

° Todos los registros que contengan información o datos de propiedad del cliente o sean catalogados como confidenciales, reservados o sensibles para los intereses del IGAC, no podrán ser reutilizados para la impresión y se debe proceder a su eliminación (por ej. fotocopias de cédula, borradores de resoluciones, copias de escrituras, hojas de vida, etc.).

° La información que se encuentra en los registros debe ser legible para asegurar su validez, entendimiento, comprensión, aplicación y manejo.

° Para garantizar la validez de un registro y su trazabilidad, en el momento de diligenciar los formatos se recomienda:

- Utilizar esfero de tinta indeleble.

- No realizar tachones ni enmendaduras.

- Diligenciar todos los campos de los formatos. Los espacios que no ameriten o no requieran información, deben indicar no aplica (N/A – N.A.). Si el campo que no se diligencia es muy grande, se debe trazar una línea diagonal.

° Todos los registros deben ser archivados en un mismo orden, como fecha, consecutivo, paginación, etc. de tal forma que permitan su fácil recuperación y evite pérdidas o confusión.

° Los funcionarios y contratistas deben archivar o realizar copias de seguridad de los registros y reportes que generen, evitando que se puedan alterar o perder.

° Los registros son archivados y conservados de forma que puedan ubicarse fácilmente y en condiciones que minimicen los riesgos de perdida, daño o deterioro.

5.3.1 Del control de documentos de origen externo

° Se identifican como documentos de origen externo para la Sede Central:

- Normas técnicas vigentes.

- Fichas técnicas de los equipos de medición.

- Manuales de operación y/o instrucciones de fabricación de equipos para la generación de productos y servicios misionales.

- Fichas técnicas y hojas de seguridad de las sustancias peligrosas.

- Guías y metodologías expedidas por entidades u organizaciones externas.

- Revistas científicas.

° Se identifican como documentos de origen externo para las Direcciones Territoriales:

- Fichas técnicas de los equipos de medición.

- Fichas técnicas y hojas de seguridad de las sustancias peligrosas.

- Manuales de operación de equipos para la generación de productos y servicios misionales.

° La normatividad legal no se identifica como documentos de origen externo.

° Los documentos de origen externo, se podrán identificar acorde con las necesidades del proceso, si así lo requiere.

° Para el cargue de la información en SOFIGAC, Módulo de Documentos – listado maestro de documentos externo, se consultará el manual del usuario del módulo de documentos dispuesto para tal fin en el aplicativo.



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6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES

° F12100-04 Control de copias controladas

Los documentos oficializados (Manuales de procedimientos, Instructivos, metodologías, guías, caracterizaciones, programas y formatos) son publicados en el listado maestro de documentos.

Los períodos de retención de los registros serán los que se determinen en las tablas de retención documental – TRD de cada proceso.

Los documentos de origen externo son reportados en el listado maestro de documentos externos.

7. PROCEDIMIENTO PASO A PASO

7.1. ELABORACIÓN, CREACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

RESPONSABLE ACTIVIDAD

CONTROLES Y ASPECTOS RELEVANTES

Responsable del proceso o Coordinadores GIT y Profesionales asignados del proceso generador

del documento

1. Estudian la viabilidad de la elaboración, actualización o eliminación de un documento del proceso.

© Verificar que la propuesta no afecta las actividades de otros procesos y evalúa en caso de ser necesario la información con el responsable del proceso para determinar quién elaborará o actualizará el documento.

2. Analizan el documento, teniendo en cuenta las mejoras al proceso, racionalización de trámites, reducción de papel, tiempos de respuesta, cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios, disposiciones de las normas técnicas de calidad que le apliquen, compromisos con entes de control, entre otros.

Determinar el orden y/o prioridad para la elaboración o actualización del documento.

3. Elaboran o actualizan el documento de acuerdo con el Anexo 1. Estructura para elaborar documentos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado – SGI y la Guía vigente para la presentación de documentos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado - SGI y formatos.

Solicitar acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación – Proceso Mejora Continua si se considera necesario.

Si se identifica la posible mejora de un procedimiento y se requiere una prueba piloto, se recomienda, documentar ésta actividad mediante una acción de mejora.

Analizar el documento, teniendo en cuenta:

- Las mejoras al proceso,

- Racionalización de trámites,

- Reducción de papel,

- Tiempos de respuesta,

- Cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios,

- Disposiciones de las normas técnicas de calidad que le apliquen,

- Compromisos con entes de control, entre otros.



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Si se identifica cambio en la normatividad que posee el documento (actualización y/o derogación) realizar las actividades descritas en el procedimiento vigente P11000-03 Normograma.

Para el caso de los formatos de uso de otros procesos o Direcciones Territoriales, realizar una prueba piloto para garantizar su entendimiento y el cumplimiento de las necesidades y

Para el caso de formatos tener presente identificar el nombre de quien elabora, revisa o valida, según aplique.

Coordinador de GIT y/o Profesionales asignados del

proceso generador del documento

4. Verifica técnicamente el contenido del documento propuesto.

Observar y verificar la implementación del ciclo PHVA.

Se orienta por la Guía vigente Lineamientos sobre planificación y realización de productos y/o servicios misionales e identificación y control de producto y/o servicio no conforme G12100-02.

© Verificar que se realicen las consultas pertinentes con los demás procesos involucrados, cuando aplique.

5. Remite propuesta del documento a la Oficina Asesora de Planeación – Proceso Mejora Continua preferiblemente en forma digital.

Mediante un correo electrónico o memorando interno de tramitación.

Oficina Asesora de Planeación

Proceso Mejora Continua

6. Recibe la propuesta (en caso de ser remitida al coordinador del GIT, designa al funcionario o contratista) realiza la revisión y acompañamiento metodológico del documento.

Funcionario o contratista de la Oficina Asesora de Planeación –

Proceso Mejora Continua

7. Revisa los aspectos metodológicos y evalúa la propuesta, teniendo en cuenta la aplicación del Anexo 1. Estructura para elaborar documentos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado - SGI.

© Verificar que se cumpla con los aspectos relacionados con: Identificación, racionalización de trámites, optimización de trámites y servicios, reducción de papel, tiempos de respuesta, cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios, disposiciones de las normas técnicas de calidad que le apliquen, compromisos con entes de control, entre otros.

© Verificar que los formatos posean el espacio o campo del nombre para elaboración, revisión, control y/o aprobación, según aplique.



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8. Realiza las observaciones o sugerencias a la propuesta presentada si hay lugar a ello, y las envía al Coordinador del GIT del proceso o al profesional designado para que realice los ajustes a que haya lugar.

Dejar evidencia digital de las revisiones realizadas al documento o formato propuesta, para el archivo de antecedentes.

Coordinador GIT ó Responsable del documento

9. Verifica técnicamente el documento y realiza los ajustes necesarios, si hay lugar a ello.

10. Envía correo electrónico a la Oficina Asesora de Planeación – Proceso Mejora Continua, con el resultado de la verificación técnica y adjunta el documento para solicitar su codificación, oficialización y/o publicación.

© Informar de forma escrita si el documento va a tener restricciones en su publicación.

Para el caso de los formatos, presentar la validación de los mismos, con lo cual garantiza que los espacios y el contenido de las celdas cumplen con las necesidades del proceso.


11. Recibe el documento en medio digital, solicita codificación a la persona asignada del tema en el la Oficina Asesora de Planeación - proceso de mejora continua y envía el documento al proceso correspondiente.

© Verifica la concordancia del código con el documento y el proceso.

Coordinadores GIT y Profesionales asignados, del proceso generador

del documento

12. Recibe el documento codificado y solicita la impresión del documento final y recolección de las firmas del documento original, para el caso de los formatos se solicita la validación de los campos a los responsables con su firma.

© Revisar antes de imprimir el documento, que la impresión sea doble cara y tinta negra.

Responsable del proceso Subdirector, Jefe de Oficina,

Secretaría General

13. Valida y aprueba el contenido del documento, mediante la firma de éste y envía a la Oficina Asesora de Planeación para su oficialización y/o publicación.

Si se encuentran inconsistencias, remitir el documento para modificación al Coordinador del GIT y/o Profesionales asignados, del proceso generador del documento.



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COPIA NO CONTROLADA




Oficina Asesora de Planeación – Proceso Mejora Continua

14. Recibe el original firmado, imprime la carátula del documento y proyecta la circular o el comunicado para la oficialización del documento (según aplique).

© Incluir en la circular o el comunicado de oficialización la necesidad de socialización del documento a los funcionarios y contratistas involucrados en las dependencias, Direcciones Territoriales y UOC, según aplique.

© Informar el número de la Circular que se deroga.

Oficina Asesora de Planeación asignado al tema

15. Obtiene firma del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación en el documento original para su oficialización (según aplique) y el Vo.Bo. de aprobó en la circular o la comunicación.

16. Solicita a un funcionario o contratista del proceso de Mejora Continua, la publicación del documento aprobado en el listado maestro dispuesto en SOFIGAC o en la IGACNET – Listado Maestro de Documentos, con la identificación de COPIA NO CONTROLADA.

© Verificar que no se publiquen los documentos que posean restricciones de publicación.

7.2. CONTROL DE DOCUMENTOS




17. Incorpora el ORIGINAL del documento validado y oficializado al archivo de gestión.

Para el caso de los formatos, lo incorpora diligenciado y firmado al archivo de gestión, correspondiente.

Archivar los documentos físicos identificados como ORIGINAL y OBSOLETO según las TRD vigentes.

18. Identifica con el sello de OBSOLETO el documento físico (original) derogado por circular, o según los lineamientos del aplicativo de publicación, y el documento que se encuentra en medio magnético se archiva en una carpeta digital, en el repositorio documental dispuesto para tal fin.



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COPIA NO CONTROLADA




19. Envía los documentos oficializados que tienen restricción de publicación al Coordinador del GIT responsable del proceso o Responsable del Proceso, a través correo electrónico con la identificación en el documento de COPIA CONTROLADA (continúa paso 23).

Secretaria Oficina Asesora de Planeación

20. Remite a todas las dependencias involucradas, la circular o la comunicación de oficialización o derogación, solicitando acuse de recibo (según aplique).

Coordinadores GIT – Director Territorial – Responsable UOC

21. Socializa el documento oficializado a todos los funcionarios y contratistas involucrados.

© Dejar evidencia de la socialización, con el apoyo del facilitador del Sistema de Gestión Integrado.

Hacer énfasis en el adecuado diligenciamiento para el caso de los formatos y en archivar y mantener en el archivo de los registros por el tiempo mínimo establecido según las TRD vigentes.

22. Verifica que se utilice el documento publicado en el desarrollo de sus actividades.

© Verifica que se diligencian de forma completa los formatos y posteriormente, los registros son archivados de forma adecuada, según lo determinado en las TRD vigentes, para su protección y recuperación.

© Verificar la realización de la copia de respaldo para los registros y reportes digitales teniendo en cuenta los lineamientos de tener en cuenta las disposiciones del manual de procedimientos vigente P15100-02.

Responsable o Coordinador GIT 23. Cuando sean documentos restringidos, se imprime la COPIA CONTROLADA de los documentos restringidos para consulta y distribuye entre los funcionarios y/o contratistas que la requieran o identifica por dependencia una persona responsable de los documentados e identifican el lugar de archivo y control.

© Firmar cada uno de los folios impresos que hacen parte de la COPIA CONTROLADA.

© Registrar los funcionarios y contratistas a quienes se les entrega en el formato control de copias controladas vigente F12100-04.



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COPIA NO CONTROLADA




8. ANEXOS

° Anexo 1. Estructura para elaborar documentos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado - SGI

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN CAPÍTULO DESCRIPCIÓN FECHA

14

5.3

Se incluyó la política de operación relacionada con la excepción, para los documentos elaborados por primera vez de los procesos misionales del SGI, que en cumplimiento de la normatividad aplicable, existan aspectos en los que se tenga incertidumbre o falta de claridad para operativizarse, se podrán presentar ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y si lo aprueban, oficializarse para su aplicación en etapa de prueba hasta ajustarse a conformidad, para lo cual se tendrá un (1) año a partir de su publicación para quedar en firme.

Abril de 2018

5.3.2 Se elimina el lineamiento relacionado con que los documentos externos no se deben codificar y se da la opción para que se identifiquen acorde con las necesidades del proceso.

15

Generalidades

Se ajusta el manual de procedimientos a la nueva estructura de la Oficina Asesora de Planeación, acorde con la Resolución 1042 de 2018, en la cual ya no está el GIT de Desarrollo Organizacional.

Se incluye el uso del módulo SOFIGAC para la publicación de los documentos y formatos, sin excluir por ahora el uso del listado maestro de documentos de la IGACNET.

Diciembre 2018

3 Se actualizó el nombre de las dependencias, conforme la actualización de las

mismas en la Resolución 898 y 1169 de 2018.

5.2

Se actualizaron los años de las versiones de las normas técnicas ISO/IEC 17025:2017 – Requisitos generales para la competencia de laboratorios de calibración y ensayo, y de la norma ISO 27001:2013 Sistemas de gestión de seguridad de la información.

5.3

Se incluye dentro del documento el deber de enviar los documentos que posean actividades o responsabilidades que involucran a las Direcciones Territoriales para su respectiva validación.

Se determina acorde con la nueva guía de riesgos, que los controles asociados a los mapas de riesgos (gestión y corrupción) deberán quedar establecidos dentro de la documentación que se relacione con el tema, para garantizar su ejecución.

Se aclara que el uso de una versión nueva de un formato cuyo uso sea la trazabilidad de un expediente, proceso o similar, se seguirá utilizando la versión anterior, hasta tanto se cierre totalmente el caso o hasta que deba empezar a diligenciar un nuevo formato por agotarse el que se está usando, lo que ocurra primero



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VERSIÓN CAPÍTULO DESCRIPCIÓN FECHA

5.3.1

Se modifica lo relacionado con la versión de los documentos, en el cual se especifica que los documentos sean reclasificados en otros procesos o dependencias, se debe realizar su actualización, respetando la continuidad de la versión que trae el documento y el c5.3ódigo del nuevo proceso al que pertenece

Se incluyó la Especificación Técnica (ES) como un nuevo tipo documental.

Se incluyó un nuevo control relacionado con los formatos que posean listas desplegables o características como fórmulas entre otros, para su diligenciamiento y que cuando sea necesaria su actualización o cambio no se identificara necesidad de actualización de versión, teniendo en cuenta que no se modifica el contexto del formato.

Se hace claridad que en los documentos que por actualización cambien de tipo documental, se dará inicio nuevamente desde 1 a su versión, pero dentro del contenido del documento debe ir la identificación de cambios.

Anexo 1 En los lineamientos y recomendaciones generales del anexo 1, se solicita a la persona designada para documental que el contenido de los documentos sea especifico y claro, evitando ser densos y de alto contenido.

Anexos 1 y 2

Se actualizó el anexo 1. Estructura para elaborar documentos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado – SGI, incluyendo nuevas recomendaciones para la documentación; se incluyó “Mantenimiento” como un nuevo capítulo en el tipo documental Instructivo y se adicionó la información correspondiente para las Especificaciones técnicas (ES) como un nuevo tipo documental.

Se actualizó el anexo 2. Flujograma Elaboración, actualización y control de documentos establecidos en el sistema de gestión integrado – SGI, conforme las actualizaciones de los nombres para las dependencias.

Anexo 1, numeral 2.1

De acuerdo con lo solicitado por la Oficina de Informática y Telecomunicaciones, en los manuales de procedimientos que se elaboren o actualicen, y que tengan relación con datos personales, se debe dar cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales, y al Decreto 1377 de 2013. El cual debe quedar estipulado dentro del numeral 5.1 Normas Legales de dicho documentos.

ACTUALIZÓ OFICINA ASESORA DE

PLENEACIÓN

. Ana Claudia Tuta Montenegro

ACTUALIZÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO

GOBIERNO GEOESPACIAL ICDE

Alexandra Rodríguez Acosta

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE OFICINA

ASESORA DE PLANEACIÓN

Marcela Yolanda Puentes Castrillón

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE OFICINA


Nancy Patricia Gómez Martínez

VALIDÓ, APROBÓ Y OFICIALIZÓ OFICINA


Marcela Yolanda Puentes Castrillón

ANEXO 1

ESTRUCTURA PARA ELABORAR DOCUMENTOS ESTABLECIDOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO – SGI

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Fecha Diciembre 2018

1. RECOMENDACIONES Y/O LINEAMIENTOS GENERALES

La persona designada para documentar

° Observe y analice con las personas que intervienen en la actividad a documentar, los pasos o

aspectos del proceso, método u operación y asegúrese de registrar lo que ocurre en forma fidedigna,

clara y precisa.

° Determine en caso de ser necesario la interacción de otro proceso.

° Determine la forma de racionalizar las actividades que está evaluando, a través del análisis de

aspectos tales como automatización del proceso, reducción de documentos, pasos, requisitos,

tiempos, costos operativos o para el usuario, etc.

° Verificar que el contenido de los documentos sea especifico y claro, evitando ser densos y de alto

contenido, buscando siempre ser de fácil lectura y entendimiento; en caso de que la información sea

extensa evaluar la posibilidad de generar varios documentos.

° Para procesos misionales, incluya el cumplimiento de disposiciones de las normas de calidad, tales

como identificación y tratamiento de propiedad del cliente, aplicación de diseño y desarrollo,

tratamiento de producto no conforme, normas de información geográfica, etc.

° Cuando lo considere necesario, utilice las herramientas existentes para la identificación y secuencia

de actividades de los procesos (diagrama de flujo, Business Process Management -BPM, entre otras).

° Antes de iniciar la redacción del documento piense en las personas a quienes va dirigido. ¿Quiénes

son? ¿Qué tanto saben acerca del asunto? ¿Cómo trataría el tema en una conversación normal?

Recuerde que debe ser comprensible, evitando en lo posible vocablos extranjeros. Si se trata de

palabras muy especializadas, éstas deben precisarse en el capítulo de GLOSARIO. Sea lo más claro

y específico posible, use frases simples y las palabras más sencillas, documente todas las

condiciones con sus respectivas acciones y cerciórese que la información esté completa.

° Verifique que el contenido de cada capítulo y la secuencia de actividades sean lógicos, completos,

exactos y sin vacíos.

° Consulte documentos similares como referentes para la elaboración de nuevos documentos. Si se

evidencia la existencia en otro proceso de documentos aplicables a la necesidad, éstos pueden ser

ajustados o complementados previa concertación con los responsables de los procesos involucrados

y el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación.

° Estandarice la terminología y utilice siempre el mismo término para el mismo concepto.

° Cuando se utilicen abreviaturas y siglas, cerciórese que en el primer párrafo en que se anuncie, se

escriba el nombre o la palabra completa y luego utilice solo la sigla. (Ej. Instituto Geográfico Agustín

Codazzi – IGAC). De ser necesario, cree un capitulo denominado símbolos y abreviaturas.

° Evalúe si realmente es un formato o si se puede simplificar o unificar con otro, de la dependencia o de

otro proceso.

° Todos los Manuales de procedimiento deben contar con un flujograma del procedimiento paso a

paso, como un anexo.

ANEXO 1


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° En caso de requerir bibliografía en alguno de los tipos documentales se incluirá como un Anexo.

° Para la firma de un documento por parte de un contratista o funcionario éste debe estar activo o con

contrato vigente. Sin embargo, si participo en activamente en la construcción o actualización del

documento en la parte de las firmas se le pueden dar los créditos.

° La cantidad máxima de personas para las firmas o aprobación de elaboró y actualizó un documento

es de 10 personas y en caso de generarse una consulta o una mesa de trabajo para su verificación o

revisión, dichas personas no firmaran el documento, pero se citará la reunión en el espacio de

créditos.

2. ESTRUCTURA DE LOS TIPOS DE DOCUMENTOS

2.1. MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS

El manual de procedimientos es la recopilación organizada y coherente de estándares y procedimientos,

que rigen en una determinada actividad, para que puedan ser desarrollados en forma estandarizada,

metódica y eficiente; está conformado preferiblemente por los siguientes capítulos.

CAPÍTULO DESCRIPCIÓN

1. OBJETIVO En este ítem se describe de manera clara el fin del procedimiento a desarrollar. Responde a las preguntas ¿Para qué? o ¿con qué finalidad se hace?

Se recomienda:

Expresar una sola idea.

Utilizar verbos fuertes en infinitivo como: Establecer, ordenar, instalar, erradicar, reducir, aumentar, examinar, comprobar, efectuar, crear, utilizar, desarrollar, proporcionar, definir, calcular, inspeccionar, obtener, transmitir, entre otros.

2. ALCANCE Abarca desde la iniciación hasta la terminación del procedimiento. Así mismo debe especificarse hasta dónde va la responsabilidad del IGAC en los procesos que entreguen productos o servicios al cliente (servicio postventa).

Especifica en términos de la estructura orgánica del IGAC y en forma general los diferentes responsables o involucrados.

En caso de ser un documento en prueba piloto, identificarlo de esta manera en este numeral.

3. RESPONSABILIDADES Se relacionan en orden jerárquico las responsabilidades específicas en el contexto del procedimiento documentado.

No transcriba las funciones definidas para la dependencia o el cargo enunciado.

No incluye en este capítulo actividades que hacen parte del procedimiento.

Cuando se requiera detallar una estructura funcional y específica, se relaciona en este capítulo.

4. GLOSARIO Lista de términos y/o conceptos con sus definiciones que se encuentran o son pertinentes en el documento, necesarios para hacer claridad, evitar ambigüedades y homogeneizar la conceptualización de los términos básicos utilizados.

Se presenta en orden alfabético o por temas si el procedimiento así lo amerita.

Cuando aplique, apóyese en el catálogo de objetos de su proceso.

ANEXO 1


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5. NORMAS Se relacionan sólo las normas legales, técnicas y procedimentales que enmarcan el proceso descrito.

5.1. LEGALES Se refiere a los aspectos de orden legal y reglamentario que tienen que ver directamente con manual de procedimientos; se deben relacionar en orden jerárquico, de la más reciente a la más antigua, escribiendo el tipo, número, fecha y motivo.

No cite documentos legales que no inciden de forma directa con el desarrollo del procedimiento.

Para el tema de datos personales dar cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales, y al Decreto 1377 de 2013.

5.2. TÉCNICAS Y/O RELACIONADAS

Describe las reglas, normas y pautas establecidas por entidades u organizaciones rectoras en la materia, incluido el IGAC y que se utilicen como referentes para adelantar el procedimiento descrito.

Para los procesos misionales incluya las normas técnicas de información geográfica.

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Se describen las reglas y pautas internas que fija el IGAC para lograr el óptimo desarrollo y resultado del procedimiento específico.

Para los procesos misionales incluya en este capítulo reglas y pautas precisas sobre el tratamiento que debe darse cumplimiento de las disposiciones de diseño y desarrollo, a la propiedad del cliente y al control del producto y/o servicio no conforme, preservación del producto y en general con los requisitos de las normas bajo las cuales se tiene establecido el SGI en el IGAC.

Incluir normas de control y de seguridad en este capítulo cuando apliquen.

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES

Se relacionan los formatos usados en el desarrollo de las actividades y cuando sea necesario los reportes generados por los aplicativos.

Se relacionan los registros y reportes generados que hacen parte del Manual de procedimiento y adicionalmente los denominados en las Tablas de Retención Documental del proceso generador.

7. PROCEDIMIENTO PASO A PASO

Es la descripción del paso a paso realizado para obtener el resultado esperado. En él se muestra la secuencia del procedimiento, así:

Responsable: cargo y/o dependencia que realiza el paso.

Actividad: número y descripción detallada del paso que se realiza.

Controles y aspectos relevantes: Actividades para tener en cuenta en la realización del paso (controles, formatos, medidas de seguridad, entre otros).

En la descripción del paso a paso, los documentos que posean información sobre la generación del producto o la prestación de servicios, deben incluir lineamientos claros en los temas de: comunicación con el cliente (canales, responsables y evidencias), identificación y trazabilidad del producto, (forma de identificar el producto a través de su generación, que permita encontrarlo de forma fácil) propiedad del cliente (si aplica) (identificación de información considerada propiedad del cliente, como se salvaguarda y protege) y preservación del producto (en caso que no esté incluida en las TRD, identificar su conservación y almacenamiento), y en lo posible todo él capitulo, debe iniciarse la frase con verbo conjugado en

ANEXO 1


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tercera persona: radica, entrega, revisa, valida.

8. ANEXOS Se relacionan todos los documentos complementarios requeridos para realizar eficientemente el proceso descrito, incluyendo el flujograma del procedimiento generado.

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Es la descripción concreta de los cambios del documento actualizado frente a su versión anterior, utilizado la tabla que contiene los campos de: versión, capitulo, descripción y fecha.

Nota: cuando se actualice o modifique el código del documento registre en el campo capitulo la palabra encabezado y en la descripción el código anterior.

CRÉDITOS: en la parte final del documento deben aparecer los nombres completos y las firmas de los funcionarios y/o contratistas responsables de la elaboración, revisión metodológica, verificación técnica, validación - aprobación y oficialización, así:

Elaboró o actualizó: dependencia y nombre del funcionario y/o contratista que generó o actualizó el documento.

Revisó metodológicamente: Oficina Asesora de Planeación y nombre del funcionario o contratista.

Verificó técnicamente: GIT responsable del procedimiento y nombre del Coordinador que generó el documento.

Validó y aprobó: Nombre del Subdirector, Jefe de oficina o Secretaría General, responsable del proceso.

Oficializó: Nombre del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

2.2. CONTENIDO DEL INSTRUCTIVO

El instructivo describe detalladamente la forma como se debe ejecutar una actividad debe contener preferiblemente como mínimo los siguientes capítulos, sin embargo, su contenido depende del tema específico que se trate.


1. OBJETIVO Y ALCANCE En este ítem se describe de manera clara el fin del instructivo a desarrollar. Responde a las preguntas ¿Para qué? o ¿con qué finalidad se hace?

Se recomienda:



El alcance abarca desde la iniciación hasta la terminación de la actividad.





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3. NORMAS DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Se describen las reglas y pautas internas que fija el IGAC para lograr el óptimo desarrollo y resultado del procedimiento específico.

Para los procesos misionales incluya en este capítulo reglas y pautas precisas sobre el tratamiento que debe darse cumplimiento de las disposiciones de diseño y desarrollo, a la propiedad del cliente y al control del producto y/o servicio no conforme.

Incluir normas de control y de seguridad en este capítulo cuando apliquen.

4. CARACTERÍSTICAS Determina el conjunto de rasgos, atributos o cualidades que sirven para distinguir el objeto del instructivo. En el caso de equipos, máquinas o herramientas, se describe el nombre, marca, modelo y serie. Si se trata de hardware y software se deben relacionar los requerimientos, especificaciones técnicas y el sistema de información que administra los datos. (Aplica para el LNS).

5. INSUMOS Son los necesarios para desarrollar de la actividad tales como: materiales de laboratorio, reactivos, medios de cultivo, formulaciones de análisis etc. (Aplica para el LNS).

6. MANTENIMIENTO, Capítulo obligatorio cuando el instructivo corresponde a la operación de un equipo, un software de medición o una determinación analítica y según considere la dependencia responsable del documento. Debe tenerse en cuenta que: Dentro del mantenimiento se puede detallar el mantenimiento, preventivo, (de rutina o especializado), correctivo y de corrección (en caso de fallas menores).

7. CALIBRACIÓN O VERIFICACIÓN

Capítulo obligatorio cuando el instructivo corresponde a la operación de un equipo, un software de medición o una determinación analítica. Debe tenerse en cuenta que la calibración es una acción que debe realizarse para garantizar que el dato sea aceptable.

8. PROCEDIMIENTO – OPERACIÓN

Orden secuencial y detallado de los responsables y las tareas que deben realizarse para obtener el resultado esperado.

La descripción de la tarea se redacta iniciando con un verbo en presente imperativo: haga realice, abra, mantenga, informe.

9. ANEXOS Se relacionan todos los documentos complementarios requeridos para realizar eficientemente la actividad descrita.







ANEXO 1


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2.3. CONTENIDO DE LA METODOLOGÍA

La metodología describe el orden que se sigue en un tema recogiendo el conocimiento y experiencia, generalmente fija parámetros de análisis e interpretación del procedimiento, debe contener preferiblemente como mínimo los siguientes capítulos, sin embargo, su contenido depende del tema específico que se trate.


1. OBJETO Y ALCANCE En este ítem se describe de manera clara el fin de la metodología a desarrollar. Responde a las preguntas ¿Para qué? o ¿con qué finalidad se hace?

Se recomienda:




El alcance abarca desde la iniciación hasta la terminación de la actividad.


2. NORMAS TÉCNICAS O RELACIONADAS. (opcional)

Describe las reglas, normas y pautas establecidas por entidades u organizaciones rectoras en la materia, incluido el IGAC y que se utilicen como referentes para adelantar el procedimiento descrito.

Para los procesos misionales incluya las normas técnicas de información geográfica.

Para el tema de datos personales dar cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales, y al Decreto 1377 de 2013.




4. RECOMENDACIONES Se describen reglas y pautas que se deben tener en cuenta para lograr el óptimo desarrollo de la metodología. Deben ser claras, precisas y hacer referencia a las consideraciones de carácter ético y profesional orientados a contribuir a la materia objeto de investigación o enseñanza.

5. DESARROLLO Descripción en forma metódica del tema en toda su extensión, reflejando la estructura lógica, detallando las estrategias, procedimientos técnicos, y actividades con un mayor o menor rigor, dependiendo del tema que se trate.

6. ANEXOS Se relacionan todos los documentos complementarios requeridos para

ANEXO 1


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realizar eficientemente la actividad descrita.









2.4 CONTENIDO DE LA GUÍA

La guía orienta el curso de una actividad o tarea sin establecer procedimientos fijos ni cursos específicos de acción, debe contener preferiblemente como mínimo los siguientes capítulos, sin embargo, su contenido depende del tema específico que se trate:


1. INTRODUCCIÓN Es la presentación del contenido del documento, permitiendo al lector ubicarse en el contexto, Debe ser clara y precisa e incluir la descripción del objeto y el alcance.

2. DESARROLLO Relaciona las opciones en forma detallada y el orden secuencial, basadas en el consenso de diferentes puntos de vista, orientando una actividad o tarea.

3. ANEXOS Se relacionan todos los documentos complementarios requeridos para realizar eficientemente la actividad descrita.


Es la descripción concreta de los cambios del documento actualizado frente a su versión anterior, utilizado la tabla que contiene los campos de: versión, capitulo, descripción y fecha.

Nota: cuando se actualice o modifique el código del documento registre en el

campo capitulo la palabra encabezado y en la descripción el código anterior.


Elaboró o actualizó: dependencia y nombre del funcionario y/o contratista que generó o actualizó el

documento.

Revisó metodológicamente: y nombre del funcionario o contratista.

Verificó técnicamente: GIT responsable del procedimiento y nombre del Coordinador que generó el

documento.



2.4. CONTENIDO DE LA ESPECIFICACIÓN TÉCNICA

ANEXO 1


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Una especificación técnica es una descripción detallada de cómo debería ser un producto de datos, con información técnica precisa que permitirá su creación, evaluación de calidad, disposición y uso por otras partes. Su contenido se fundamenta en la aplicación de la norma internacional ISO19131:2007/amd.1:2011, se recomienda emplear la metodología vigente “Elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” código M14700-02 para la documentación de está y tener en cuenta que se debe solicitar apoyo y validación por parte de GIT de Gobierno Geoespacial ICDE y realizar la escritura de cada componente en verbo de tercera persona en infinitivo. La especificación técnica está conformada preferiblemente por los siguientes componentes, en caso de no informar que es un campo obligatorio:

COMPONENTE DESCRIPCIÓN

1. Introducción a la especificación

La introducción es una sección cuyo propósito principal es contextualizar al lector sobre el contenido de la Especificación Técnica. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene. Campo obligatorio.

1.1. Título En este ítem se describe de manera clara y específica el nombre de la Especificación Técnica a la cual se hace referencia, según criterios definidos en la metodología vigente “Elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” código M14700-02.

Campo obligatorio

1.2. Fecha de referencia Ítem que debe identificar la fecha que define el estado actual, en el ciclo de vida de la Especificación Técnica. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene.

Campo obligatorio y repetitivo

1.2.1. Tipo de fecha Indicar el tipo de fecha seleccionado dentro del conjunto de valores, definidos por la norma ISO 19115-1. Campo obligatorio.

1.2.2. Fecha Ingresar la fecha que corresponde al tipo de fecha indicado en el numeral anterior. Seguir el formato de fecha: AAAA-MM-DD. Campo obligatorio.

1.3. Responsable Indicar el responsable del documento de Especificación Técnica, de acuerdo con los lineamientos de la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” código M14700-02. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene.

Campo obligatorio y repetitivo.

1.3.1. Entidad Completar según corresponda, la siguiente expresión: Instituto Geográfico Agustín Codazzi – Subdirección de XXXXX – Dirección Territorial XXXXX - Grupo Interno de Trabajo XXXXX.

Campo obligatorio.

1.3.2. Cargo Indicar el cargo oficial por el que dispone de la competencia misional del rol que se indique. Ejemplo: Subdirector de XXXXX.

Campo obligatorio .

1.3.3. Tipo de rol Indicar el tipo de rol seleccionado dentro del conjunto de valores, definidos por la norma ISO 19115-1, los cuales se presentan en la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” código M14700-02.

Campo obligatorio.

1.3.4. Dirección Ingresar la dirección física del responsable. Utilizar las direcciones que aparecen oficialmente en el directorio de la entidad.

Campo obligatorio .

1.3.5. Ciudad Indicar ciudad de localización de la dirección ingresada en el ítem 1.3.4. Dirección.

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Campo obligatorio .

1.3.6. Departamento Indicar Departamento de localización de la dirección ingresada en el ítem 1.3.4. Dirección.

Campo obligatorio .

1.3.7. País Indicar País de localización de la dirección ingresada en el ítem 1.3.4. Dirección.

Campo obligatorio .

1.3.8. Teléfono Indicar número de teléfono para contactar el responsable según el directorio oficial de la entidad. Indicarlo con el siguiente formato (+57) (X) XXX XX XX.

Campo obligatorio .

1.4. Idioma Diligenciar el idioma utilizado en la redacción de la Especificación Técnica.

Campo opcional .

1.5. Categoría del tema Indicar la categoría temática seleccionada dentro del conjunto de valores, definidos por la norma ISO 19115-1, los cuales se presentan en la Metodología vigente “Elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” código M14700-02.


1.6. Términos, definiciones Incluir los términos y definiciones que sean relevantes para establecer un marco terminológico centrado en el producto y sus características técnicas.

Campo obligatorio .

1.7. Abreviaturas Incluir una lista de abreviaturas o acrónimos utilizados en la redacción de la Especificación Técnica.

Campo obligatorio .

1.8. Nombre y acrónimo del producto

Diligenciar el título principal y título alternativo por el cual es conocido el producto de datos.

Campo obligatorio.

1.9. Descripción informal del producto

Realizar una descripción breve del producto. Se recomienda incluir de forma concisa, los siguientes aspectos: contenido del conjunto de datos, extensión espacial y temporal de los datos, propósito específico para el cual se recogen los datos, fuentes de datos y proceso de producción, y mantenimiento de los datos.

Campo obligatorio.

2. Campos de aplicación de las especificaciones

Definir explícitamente el ámbito de aplicabilidad de la Especificación Técnica, según lineamientos de la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene. Se repite tantas veces como campos de aplicación se hayan definido.


2.1. Identificación del campo de aplicación

Incluir un texto que describa de forma sucinta y concreta el alcance u aplicación que tendrá la Especificación Técnica.

Campo obligatorio .

2.2. Nivel Indicar el nivel jerárquico del campo de aplicación, seleccionado dentro del conjunto de valores definidos por la norma ISO 19115-1, los cuales se presentan en la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02.

Campo opcional.

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2.3. Nombre del Nivel Consignar el nombre del nivel definido anteriormente.

Campo opcional.

2.4. Descripción del nivel Explicación detallada sobre el nivel especificado.

Campo opcional.

2.5. Extensión Describir la ubicación general (horizontal, vertical, temporal, etc.), explicita y clara para el nivel definido.

Campo opcional.

2.6. Cobertura Indicar los niveles temáticos o capas de información para los cuales aplica la información contenida en la Especificación Técnica.

Campo opcional.

3. Identificación del producto de datos

Indicar la información sobre la identificación del producto al cual aplica la Especificación Técnica y un resumen que describa las principales características del producto de datos, teniendo en cuenta lineamientos de la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene.

Campo obligatorio

3.1. Campo de aplicación de la identificación

Incluir un texto que describa de forma sucinta y concreta el alcance u aplicación que tendrá la Especificación Técnica. Tener en cuenta que se describen los campos de aplicación incluidos en el numeral 2. Campos de aplicación de las especificaciones; ya sea uno a uno, o de manera general Este ítem y su contenido se puede repetir si las características de cada uno de los campos de aplicación son diferentes entre sí.

Campo obligatorio y repetitivo .

3.1.1. Título Consignar el Título del producto de datos al que se aplica la Especificación Técnica y que corresponde con el campo de aplicación que se está describiendo. No es el título de la Especificación Técnica. Seguir indicaciones de la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02. Tener en cuenta lo consignado en 1.8. Nombre y acrónimo del producto.

Campo obligatorio .

3.1.2. Título alternativo Mencionar otros nombres usuales por los cuales es conocido el producto. Tener en cuenta lo consignado en 1.8. Nombre y acrónimo del producto.

Campo opcional .

3.1.3. Resumen Elaborar una breve explicación de las principales características del producto de datos, de su contenido. Seguir indicaciones de la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02.

Campo obligatorio .

3.1.4. Propósito Describir las intenciones por las cuales se crea el producto de datos. Seguir indicaciones de la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02.

Campo opcional .

3.1.5. Categoría del tema Indicar la categoría temática seleccionada dentro del conjunto de valores, definidos por la norma ISO 19115-1, los cuales se presentan en la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02. Tener en cuenta lo consignado en 1.8.

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3.1.6. Descripción geográfica Describir la extensión del área geográfica cubierta por el producto de datos. Seguir indicaciones de la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02.

Campo obligatorio .

3.1.7. Tipo de representación espacial

Indicar el tipo de representación espacial de los datos seleccionado dentro del conjunto de valores, definidos por la norma ISO 19115-1, los cuales se presentan en la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02.

Campo opcional .

3.1.8. Resolución espacial Especificar la escala en el caso de datos vectoriales, siguiendo el formato (1:X.XXX) y resolución espacial en el caso de productos raster.

Campo opcional.

3.1.9. Información suplementaria

Si se considera necesario en este ítem se registra toda aquella información adicional acerca del producto de datos faltante. Por ejemplo, restricciones de uso.

Campo opcional .

4. Estructura y contenido de los datos

Esta sección describe el contenido y estructura de un producto de datos espaciales en términos de un esquema de aplicación y un catálogo de objetos. Seguir indicaciones de la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene.

Campo obligatorio.

4.1. Campo de aplicación de la estructura

Incluir un texto que describa de forma sucinta y concreta el alcance u aplicación que tendrá la Especificación Técnica. Tener en cuenta que se repiten textualmente los campos de aplicación definidos en la sección 2 Campos de aplicación de las especificaciones. Este ítem y su contenido se puede repetir si las características que definen la estructura y contenido para cada uno de los campos de aplicación son diferentes entre sí.


4.1.1. Descripción narrativa o identificador de los datos

Descripción resumida de la estructura que caracteriza al producto o productos objeto de la Especificación Técnica, en términos del esquema de aplicación (modelo conceptual) y catálogo de objetos. Esta descripción puede extenderse tanto como el productor considere que sea necesario.

Campo obligatorio .

4.1.2. Esquema de aplicación Incluir el esquema de aplicación del producto o se hace referencia al documento que lo contiene. Se recomienda adjuntar como un anexo los diagramas UML (Unified Modelling Lenguage) o documentos para evitar sobrecargar la especificación con información complementaria y citarlos en este apartado.

Campo opcional .

4.1.3. Catálogo de objetos Incluir el catálogo de objetos, conforme a la norma vigente ISO 19110, ya sea en toda su extensión o como referencia. Seguir indicaciones de la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene.

Campo obligatorio .

4.1.3.1. Título Registrar el nombre del catálogo de objetos que se usará para la elaboración del producto de datos.

ANEXO 1


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Campo obligatorio .

4.1.3.2. Responsable Indicar a través de este ítem el responsable del documento de catálogo de objetos, de acuerdo con los lineamientos de la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene.

Campo obligatorio .

4.1.3.2.1 Entidad Completar según corresponda, la siguiente expresión: Instituto Geográfico Agustín Codazzi – Subdirección de XXXXX – Dirección Territorial XXXXX - Grupo Interno de Trabajo XXXXX.

Campo obligatorio .

4.1.3.2.2 Cargo Indicar el cargo oficial por el que dispone de la competencia misional del rol que se indique. Ejemplo: Subdirector de XXXXX.

Campo obligatorio .

4.1.3.2.3 Tipo de rol Indicar el tipo de rol seleccionado dentro del conjunto de valores, definidos por la norma ISO 19115-1, los cuales se presentan en la Metodología vigente de Implementación de Especificaciones Técnicas MXXXXX-XX.


4.1.3.2.4 Dirección Ingresar la dirección física del responsable. Utilizar las direcciones que aparecen oficialmente en el directorio de la entidad.

Campo obligatorio .

4.1.3.2.5 Ciudad Indicar ciudad de localización de la dirección ingresada en el ítem 4.1.3.2.4 Dirección

Campo obligatorio .

4.1.3.2.6 Departamento Indicar Departamento de localización de la dirección ingresada en el ítem 4.1.3.2.4 Dirección

Campo obligatorio .

4.1.3.2.7 País Indicar País de localización de la dirección ingresada en el ítem 4.1.3.2.4 dirección.

Campo obligatorio .

4.1.3.2.8 Teléfono Indicar número de teléfono para contactar el responsable según directorio oficial de la entidad. Se indicará con el siguiente formato (+57) (X) XXX XX XX.

Campo obligatorio .

5. Sistema de referencia Proporcionar información relacionada con los sistemas de referencia espacial y temporal asociados al producto de datos objeto de la Especificación Técnica. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene.


5.1 Campo de aplicación de sistema de referencia

Incluir un texto que describa de forma sucinta y concreta el alcance u aplicación que tendrá la Especificación Técnica. Tener en cuenta que se repiten textualmente los campos de aplicación definidos en la sección 2 Campos de aplicación de las especificaciones.


5.1.1. Sistema de referencia espacial

Diligenciar la información del marco de referencia espacial utilizado en la georreferenciación del producto que se está especificando. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene. Este ítem y su contenido se puede repetir si las características de los sistemas de referencia para cada uno de los campos de aplicación son diferentes entre sí.

ANEXO 1


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5.1.1.1.Identificador de sistema de referencia

Ingresar el código único estándar que hace referencia a un sistema de coordenadas concreto. Cada código, por tanto, se asocia de forma exclusiva a un sistema de coordenadas. Se recomienda el uso de los códigos EPSG (European Petroleum Survey Group).

Campo obligatorio .

5.1.1.2. Autoridad responsable del sistema de referencia

Nombre de la organización responsable de la codificación dada al sistema de referencia. Ejemplo: EPSG.

Campo obligatorio .

5.1.1.3. Tipo de sistema de referencia

Indicar el tipo de sistema de referencia seleccionado dentro del conjunto de valores, definidos por la norma ISO 19115-1, los cuales se presentan en la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02.

Campo opcional .

5.1.2. Sistema de referencia temporal

Describir la información del marco de referencia temporal utilizado en la georreferenciación del producto que se está especificando. Seguir indicaciones de la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene.

Campo opcional.

5.1.2.1 Identificador de sistema de referencia

Ingresar el código único estándar que hace referencia a un sistema de referencia temporal concreto. Cada código, por tanto, se asocia de forma exclusiva a un sistema temporal específico.

Campo opcional .

5.1.2.2. Autoridad responsable del sistema de referencia

Nombre de la organización responsable de la codificación dada al sistema de referencia.

Campo opcional .

5.1.2.3. Tipo de sistema de referencia

Indicar el tipo de sistema de referencia seleccionado dentro del conjunto de valores, definidos por la norma ISO 19115-1, los cuales se presentan en la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02.

Campo opcional .

6. Calidad de los datos Identificar los requisitos de calidad de los datos conforme a la norma internacional ISO 19157. Para diligenciar la sección de Calidad consulte el documento externo denominado “Guía de Implementación para la Evaluación de la Calidad de Información Geográfica”, versión 1.1. de mayo de 2017, publicada en http://www.icde.org.co/node/1043. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene.

Campo obligatorio .

6.1 Campo de aplicación de la calidad

Incluir un texto que describa de forma sucinta y concreta el alcance u aplicación que tendrá la Especificación Técnica. Tener en cuenta que se repiten textualmente los campos de aplicación definidos en la sección 2. Campos de aplicación de las especificaciones. Este ítem y su contenido se puede repetir si las características que definen la evaluación de calidad para cada uno de los campos de aplicación son diferentes entre sí. Se diligencia a través de los sub ítems que contiene


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6.1.1. Alcance o nivel de medición de la calidad

Indicar el tipo de ámbito de los datos seleccionado dentro del conjunto de valores, definidos por la norma ISO 19115-1, los cuales se presentan en la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02. Tener en cuenta lo consignado en 2.2. Nivel, para cada campo de aplicación. Este ítem y su contenido se puede repetir si existen niveles dentro de cada campo de aplicación que tienen diferentes características de evaluación de calidad.


6.1.1.1. Nombre Consignar el nombre del nivel dentro del campo de aplicación. Tener en cuenta lo consignado en 2.3. Nombre del nivel, para cada campo de aplicación.

Campo obligatorio .

6.1.1.2. Elemento/Subelemento de calidad

Indicar el elemento y subelemento de calidad a evaluar, esto se refiere a un componente que describe un aspecto de la calidad de los datos geográficos. Este elemento y subelemento se selecciona dentro del conjunto de valores definidos por la norma ISO 19157, los cuales se presentan en la Tabla 2 del documento externo denominado “Guía de Implementación para la Evaluación de la Calidad de Información Geográfica”, versión 1.1. de mayo de 2017, publicada en http://www.icde.org.co/node/1043.

Campo obligatorio .

6.1.1.3. Medida Identificar la prueba que será aplicada al producto señalado en el alcance, de acuerdo con el sub-elemento de calidad definido, el nivel de conformidad deseado y los procedimientos técnicos disponibles. Se debe tener en cuenta el documento externo “Guía de Implementación para la Evaluación de la Calidad de Información Geográfica”, versión 1.1. de mayo de 2017, publicada en http://www.icde.org.co/node/1043. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene. Si la medida se toma del anexo de medidas de la ISO 19157 se debe citar textualmente la información que ésta en dicho anexo, dentro de cada uno de los sub ítems siguientes.

Campo obligatorio .

6.1.1.3.1. Identificador de la medida

Ingresar el valor que identifica de manera única una medida. Si la medida se toma del anexo de medidas de la ISO 19157 se debe citar el código de ésta en dicho anexo. Si es una creada o personalizada, responde al código con el que se almacene en el repositorio o catálogo de medidas. Consultar tabla 4 de la Guía de Implementación para la Evaluación de la Calidad de Información Geográfica, versión 1.1. de mayo de 2017, publicada en http://www.icde.org.co/node/1043.

Campo obligatorio .

6.1.1.3.2. Nombre de la medida

Indicar el nombre de la medida. Si se toma del anexo de medidas de la ISO19157 se debe citar el nombre que lleva en dicho anexo. Consultar el documento externo la Guía de Implementación para la Evaluación de la Calidad de Información Geográfica, versión 1.1. de mayo de 2017, publicada en http://www.icde.org.co/node/1043 en la tabla 4.

Campo obligatorio .

6.1.1.3.3. Alias de la medida Nombre alternativo de la medida. Es el nombre con el que se conoce la medida en el área técnica.

Campo opcional .

6.1.1.3.4. Nombre de la medida básica de calidad

Registrar el nombre que clasifica la medida, teniendo en cuenta si su método comprende el conteo de errores/aciertos o medidas relacionadas con la incertidumbre (si se toma del anexo de medidas de la ISO19157 se debe citar el nombre que lleva en dicho anexo).

http://www.icde.org.co/node/1043

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Campo obligatorio .

6.1.1.3.5. Definición de la medida básica

Explicación de la medida (si se toma del anexo de medidas de la ISO19157 se debe citar la definición que lleva en dicho anexo).

Campo obligatorio .

6.1.1.3.6. Tipo de valor Identificar el tipo de dato. Si se trata de una medida relacionada con el conteo, hará referencia al tipo de valor numérico. (Si se toma del anexo de medidas de la ISO19157 se debe citar la definición que lleva en dicho anexo)

Campo obligatorio .

6.1.1.3.7. Nombre del parámetro

Si es el caso, indicar el valor empleado en la configuración de un instrumento que se emplea para capturar información y evaluar la calidad. No está relacionado con la conformidad, pero el cambio de este valor de configuración puede cambiar el resultado de la evaluación de la calidad. (Si se toma del anexo de medidas de la ISO19157 se debe citar la definición que lleva en dicho anexo)

Campo condicional.

6.1.1.3.8. Definición del parámetro

Explicación o justificación del parámetro indicado en el ítem anterior 6.2.3.7. Nombre del parámetro. (Si se toma del anexo de medidas de la ISO19157 se debe citar la definición que lleva en dicho anexo) Campo condicional.

6.1.1.4. Método de evaluación

Indicar los diferentes procedimientos necesarios para realizar la evaluación de la calidad y aplicar la medida indicada anteriormente. Se debe tener en cuenta el documento externo “Guía de Implementación para la Evaluación de la Calidad de Información Geográfica”, versión 1.1. de mayo de 2017, publicada en http://www.icde.org.co/node/1043. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene.

Campo obligatorio .

6.1.1.4.1. Tipo de método de evaluación

Indicar el tipo de método aplicado en la evaluación. Los tipos de métodos son: directo interno, directo externo, indirecto. Los métodos directos determinan la calidad mediante la comparación de los datos con información de referencia interna o externa. Los métodos indirectos infieren o estiman la calidad usando información sobre los propios datos, como el linaje. Se debe tener en cuenta el documento externo denominado Guía de Implementación para la Evaluación de la Calidad de Información Geográfica, versión 1.1. de mayo de 2017, publicada en http://www.icde.org.co/node/1043.

Campo obligatorio .

6.1.1.4.2. Descripción del método de evaluación

Texto narrativo sobre la totalidad del proceso de evaluación, en un lenguaje claro, conciso y describiendo todos los documentos, fórmulas o instrumentos necesarios.

Campo obligatorio .

6.1.1.4.3. Fuente de referencia

Si se trata de un método directo externo, se debe referencia la fuente con la cual se comparó el producto en la evaluación de calidad. También se citan las referencias técnicas que sirven de evidencia al método de evaluación. Se debe citar su nombre oficial, entidad autora y año de vigencia.

Campo condicional y repetitivo (C/R)

6.1.1.4.4. Fecha de evaluación

Indicar la fecha en la que se ejecutó la evaluación. Utilizar el formato AAAA-MM-DD.

Campo obligatorio .

6.1.1.5. Resultado cuantitativo

Describir el valor o valores obtenidos tras haber aplicado las medidas de la calidad a cada subelemento evaluado. Se debe tener en cuenta el documento externo “Guía de Implementación para la Evaluación de la Calidad de

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Información Geográfica”, versión 1.1. de mayo de 2017, publicada en http://www.icde.org.co/node/1043. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene.

Campo obligatorio .

6.1.1.5.1. Nivel de conformidad

Registrar la Tolerancia o nivel de aceptación que el creador estima para juzgar el producto como aceptable.

Campo obligatorio .

6.2.5.2. Unidad de valor del resultado

Indicar las unidades de valor en que esté expresado el resultado, por ejemplo: en unidades de longitud, peso o volumen, se deben citar estas unidades.

Campo condicional (C).

7. Captura de los datos Descripción narrativa de la captura de los datos y de las fuentes y procesos a utilizar. Seguir indicaciones de la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene.

Campo obligatorio .

7.1 Campo de aplicación de la captura

Descripción del alcance de aplicación para la captura de los datos. Incluir un texto que describa de forma sucinta y concreta el alcance u aplicación que tendrá la Especificación Técnica. Tener en cuenta que se repiten textualmente los campos de aplicación definidos en la sección 2. Campos de aplicación de las especificaciones. Este ítem y su contenido se puede repetir si las características que definen la captura para cada uno de los campos de aplicación son diferentes entre sí.


7.1.1. Declaración del proceso de captura de los datos

Incluir texto libre en el que se ha de explicar el proceso de captura, las exigencias que se imponen y las fuentes a utilizar.

Campo obligatorio .

8. Mantenimiento de los datos

Descripción del proceso de mantenimiento del producto de datos. Seguir indicaciones de la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene.

Campo obligatorio.

8.1 Campo de aplicación del mantenimiento

Descripción del alcance de aplicación para el mantenimiento de los datos. Seguir indicaciones de la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02.Tener en cuenta que se repiten textualmente los campos de aplicación definidos en la sección 2, Campos de aplicación de las especificaciones. Este ítem y su contenido se puede repetir si las características que definen el mantenimiento de los datos para cada uno de los campos de aplicación son diferentes entre sí.


8.1.1. Frecuencia de mantenimiento y actualización

Indicar la frecuencia de mantenimiento de los datos, según el conjunto de valores definidos por la norma ISO 19115-1, los cuales se presentan en la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02.

Campo obligatorio.

9. Representación Referir a la Representación, entendida esta como la presentación de la información geográfica a las personas por medio de elementos visuales, es decir, una simbolización. Seguir indicaciones de la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos

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geográficos” Código M14700-02.. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene.

Campo obligatorio .

9.1 Campo de aplicación de la representación

Descripción del alcance de aplicación de la representación de los datos. Seguir indicaciones de la Guía de Implementación de Especificaciones Técnicas. Tener en cuenta que se repiten textualmente los campos de aplicación definidos en la sección 2. Campos de aplicación de las especificaciones. Este ítem y su contenido se puede repetir si las características que definen la representación de los datos para cada uno de los campos de aplicación son diferentes entre sí.


9.1.1. Catálogo de representación

Referir al catálogo(s) de representación que contiene los estilos de representación definidos para cada uno de los objetos geográficos que hacen parte del producto relacionado con la Especificación Técnica. El o los catálogos de representación pueden ser anexados dentro de la especificación o citados.

Campo obligatorio .

9.1.1.1. Título Registrar el nombre del catálogo de representación que se usará para la elaboración del producto de datos.

Campo obligatorio .

9.1.1.2. Entidad Indicar a través de este ítem el responsable del documento de catálogo de representación, de acuerdo con los lineamientos de la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene.

Campo obligatorio .

9.1.1.2.1 Entidad Completar según corresponda, la siguiente expresión: Instituto Geográfico Agustín Codazzi – Subdirección de XXXXX – Dirección Territorial XXXXX - Grupo Interno de Trabajo XXXXX.

Campo obligatorio .

9.1.1.2.2 Cargo Indicará el cargo oficial por el que dispone de la competencia misional del rol que se indique. Ejemplo: Subdirector de XXXXX.

Campo obligatorio .

9.1.1.2.3 Tipo de rol Indicar el tipo de rol seleccionado dentro del conjunto de valores, definidos por la norma ISO 19115-1, los cuales se presentan en la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02.


9.1.1.2.4 Dirección Ingresar la dirección física del responsable. Se utilizarán las direcciones que aparecen oficialmente en el directorio de la entidad.

Campo obligatorio .

9.1.1.2.5 Ciudad Indicar ciudad de localización de la dirección ingresada en el ítem 9.1.1.2.4. Dirección.

Campo obligatorio .

9.1.1.2.6 Departamento Indicar Departamento de localización de la dirección ingresada en el ítem 9.1.1.2.4.Dirección Campo obligatorio .

9.1.1.2.7 País Indicar País de localización de la dirección ingresada en el ítem 9.1.1.2.4. Dirección

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Campo obligatorio .

9.1.1.2.8 Teléfono Indicar número de teléfono para contactar el responsable según directorio oficial de la entidad. Se indicará con el siguiente formato (+57) (X) XXX XX XX.

Campo obligatorio .

10. Distribución del producto de datos

Proporcionar los datos y características de cómo será distribuido el producto, en otras palabras, a través de qué medio el productor tiene previsto facilitar el producto de datos. Seguir indicaciones de la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene.

Campo obligatorio.

10.1 Campo de aplicación de la distribución

Descripción del alcance de aplicación de la distribución de los datos. Seguir indicaciones de la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02. Tener en cuenta que se repiten textualmente los campos de aplicación definidos en la sección 2 Campos de aplicación de las especificaciones. Este ítem y su contenido se puede repetir si las características que definen la distribución para cada uno de los campos de aplicación son diferentes entre sí.

Campo obligatorio .

10.1.1. Formato de distribución

Descripción del formato utilizado para suministrar los datos. Seguir indicaciones de la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene.


10.1.1.1.Forma de presentación de los datos

Indicar el formato de distribución de los datos, según el conjunto de valores definidos por la norma ISO 19115-1, los cuales se presentan en la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02.

Campo obligatorio .

10.1.1.2. Versión del formato Ingresar el número de la versión del formato en el cual se entregarán los datos. En caso de conocer la fecha se puede incluir.

Campo opcional .

10.1.1.4. Estructura del formato de distribución

Reportar Información adicional relevante sobre la estructura del archivo de entrega.

Campo opcional .

10.1.1.5. Idioma(s) utilizado(s) en el conjunto de datos

Indicar el idioma en el cual se entrega el producto de datos.


10.1.2. Medio de distribución En este ítem se reporta al menos un medio de suministro del producto de datos de la especificación. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene.


10.1.2.1. Descripción de las unidades de distribución

Descripción de las unidades mínimas de agrupamiento para la entrega del producto de datos, por ejemplo: municipio, por cuenca, por plancha, por temas, entre otros.

Campo obligatorio .

ANEXO 1


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10.1.2.2. Tamaño estimado de una unidad en el formato determinado.

Referir el tamaño estimado de la unidad en el formato definido para la entrega, por ejemplo: Megabytes.

Campo obligatorio .

10.1.2.3. Nombre del medio de datos

Nombre del medio digital en el cual puede ser entregado el producto de datos, por ejemplo: CD-ROM, DVD, entre otros.

Campo obligatorio .

10.1.3 Otra información relevante

Incluir información adicional relacionada con la distribución de los datos.

Campo opcional .

11.Información adicional Definir aquellos aspectos que el productor considere relevantes, pero que no se encuentran en otras secciones de la Especificación Técnica; por ejemplo, la información relacionada con restricciones de acceso y uso.

Campo opcional .

12. Metadato Declarar los elementos del metadato, cualquier elemento de metadato adicional que deba suministrarse, el formato y codificación de este. Se informa sobre la norma de referencia o perfil de metadatos a utilizar para elaborar el metadato y el nombre la plantilla utilizada para su documentación, cuando sea el caso. Seguir indicaciones de la Metodología vigente “elaboración y/o actualización de especificaciones técnicas de productos geográficos” Código M14700-02.

Campo obligatorio .

13. Referencias Realizar una descripción bibliográfica bajo normas APA de las fuentes citadas y utilizadas para la elaboración de la Especificaciones Técnicas.

14. Identificación de cambios Es la descripción concreta de los cambios del documento actualizado frente a su versión anterior, utilizado la tabla que contiene los campos de: versión, capitulo, descripción y fecha.


Campo obligatorio







2.5 CONTENIDO DEL CATÁLOGO DE OBJETOS

El catálogo de objetos es un documento que contiene las definiciones y descripciones de los tipos de objetos geográficos, sus atributos, dominios, relaciones, asociaciones y operaciones, organizado de manera que la información resulta inequívoca, comprensible y útil para obtener modelos de datos geográficos, esquemas de aplicación y aplicaciones a través de desarrollos tecnológicos. La norma internacional ISO 19110:2016 determina los lineamientos sobre el contenido del Catálogo de Objetos. Para su elaboración se recomienda consultar la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos M14700-01, tener en cuenta que se debe solicitar apoyo y validación por parte de GIT de

ANEXO 1


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Gobierno Geoespacial ICDE y realizar la escritura de cada componente en verbo de tercera persona en infinitivo. El Catálogo de Objetos está conformado por los siguientes capítulos:


1. Introducción Es una breve y concisa presentación del documento, en la cual se debe documentar los antecedentes del catálogo, un resumen del contenido y los objetivos que se buscan.

1.1. Categoría del tema Indicar la categoría temática seleccionada dentro del conjunto de valores, definidos por la norma ISO 19115-1, los cuales se presentan en la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos M14700-01.


1.2. Definiciones Incluir los términos y definiciones que sean relevantes para establecer un marco terminológico centrado en el producto y sus características técnicas, según lineamientos de la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos M14700-01.

Campo obligatorio

1.3. Siglas y abreviaturas Incluir lista de abreviaturas o acrónimos utilizadas en la redacción del Catálogo de Objetos, según lineamientos de la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos M14700-01.

Campo obligatorio

2. Identificación de catálogo Sección para contextualizar al lector sobre el contenido del Catálogo de Objetos. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene. Campo obligatorio.

2.1. Alcance Descripción del alcance del Catálogo, es decir del conjunto de temas o productos que se están documentando, determinar desde que nivel inicia y hasta cuál nivel va el alcance del documento.

2.2. Fecha Identificar la fecha que define el estado actual, en el ciclo de vida del Catálogo de Objetos. Este ítem se diligencia a través de los subitems que contiene.


2.2.1. Tipo de fecha Indicar el tipo de fecha seleccionado dentro del conjunto de valores, definidos por la norma ISO 19115-1, los cuales se presentan en la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos M14700-01.

Campo obligatorio.

2.2.2. Fecha Ingresar la fecha que corresponde con lo ingresado en el numeral 2.2.1. Tipo de fecha. Seguir el formato de fecha: AAAA-MM-DD. Campo obligatorio.

2.3. Productor Indicar el responsable del documento de Catálogo de Objetos, de acuerdo con los lineamientos en la Metodología vigente Documentación del catálogo de

objetos M14700-01. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que

contiene.



Campo obligatorio

2.3.2. Cargo Indicar el cargo oficial por el que dispone de la competencia misional o del rol que se indique. Ejemplo: Subdirector de XXXXX.

Campo obligatorio

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2.3.3. Tipo de rol Indicar el tipo de rol seleccionado dentro del conjunto de valores, definidos por la norma ISO 19115-1, los cuales se presentan en la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos M14700-01.

Campo obligatorio

2.3.4. Dirección Ingresar la dirección física del responsable. Utilizar las direcciones registradas oficialmente en el directorio de la entidad, el cual se puede consultar en https://www.igac.gov.co

Campo obligatorio


Campo obligatorio


Campo obligatorio


Campo obligatorio

2.3.8. Teléfono Indicar número de teléfono para contactar el responsable según el directorio oficial de la entidad. Indicarlo con el siguiente formato (+57) (X) XXX XX XX.

Campo obligatorio

2.4. Idioma Diligenciar el idioma utilizado en la redacción del Catálogo de Objetos.

Campo obligatorio

2.5. Lenguaje funcional Si se utiliza un lenguaje funcional para definir las operaciones de las entidades se debe indicar el lenguaje en el que se especifican estas formalmente. Ejemplo: PGSQL, PL/SQL, Java, Phyton, XML GML, entre otros.

Campo condicional

3. ESQUEMA Incluir el esquema que represente la organización de los objetos geográficos en los niveles jerárquicos identificados en el Catálogo de Objetos, según lineamientos de la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos M14700-01.

Campo obligatorio

4. TEMA En este ítem registrar el nombre de los Temas que debe incluir el Catálogo de Objetos: “Tema: XXXX Nombre del Tema XXXXX”. Un Tema es el nivel de agrupación superior de los objetos geográficos dentro del Catálogo. Agrupa la información correspondiente a una temática particular. La descripción de cada Tema se debe completar a través de los sub ítems que contiene esta sección. Esta sección se repite para cada Tema que exista dentro del Catálogo.


4.1. Código Indicar el código asignado al Tema dentro del Catálogo. Utilizar un código de dos dígitos, entre 01 y 99.

Campo obligatorio

4.2. Definición Incluir una definición concisa del Tema soportada en fuentes bibliográficas reconocidas por los responsables del proceso.

4.3. Alias Diligenciar el nombre alternativo por el cual es conocido el Tema. Puede ser una abreviatura o un nombre corto.

Campo obligatorio

4.4. Grupos Listar los Grupos identificados dentro del Tema correspondiente.

Campo obligatorio

https://www.igac.gov.co/

ANEXO 1


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5. GRUPO En este ítem registrar el nombre del Grupo incluido en el Tema descrito en el ítem 4. Tema: “Grupo: XXXX Nombre del Grupo XXXXX”. Un Grupo es un nivel de agrupación incluido en el nivel Tema. Agrupa los objetos por características similares. La descripción de cada Grupo se debe completar a través de los sub ítems que contiene esta sección. Esta sección se repite para cada Grupo que exista dentro del Catálogo.


5.1. Código Indicar el código asignado al Grupo dentro del Catálogo. Utilizar un código compuesto por el código del Tema más dos dígitos que identifican el grupo (00 + 00).

Campo obligatorio

5.2. Definición Incluir una definición concisa del Grupo, soportada en fuentes bibliográficas reconocidas por los responsables del proceso.

Campo obligatorio

5.3. Alias Diligenciar el nombre alternativo por el cual es conocido el Grupo. Puede ser una abreviatura o un nombre corto.

Campo obligatorio

5.4. Objetos Listar los Objetos identificados dentro del Grupo correspondiente.

Campo obligatorio

6. OBJETO Registrar el nombre del Objeto incluido en el Grupo descrito en el ítem 9. Grupo: “Objeto: XXXX Nombre del Objeto XXXXX”. Un Objeto corresponde a un nivel de agrupación incluido en el nivel Grupo. Agrupa los objetos por tipos de objeto. La descripción de cada Objeto se debe completar a través de los sub ítems que contiene esta sección. Esta sección se repite para cada Objeto que exista dentro del Catálogo.


6.1. Código Indicar el código asignado al Objeto dentro del Catálogo. Utilizar un código compuesto por el código del Grupo más dos dígitos que identifican el Objeto (0000 + 00).

Campo obligatorio

6.2. Definición Incluir una definición concisa del Objeto soportada en fuentes bibliográficas reconocidas por los responsa.

Campo obligatorio

6.3. Alias Diligenciar el nombre alternativo por el cual es conocido el Objeto. Puede ser una abreviatura o un nombre corto.

Campo obligatorio

6.4. Subtipos Generar una lista de los subtipos identificados dentro del nivel Objeto correspondiente. Los subtipos corresponden a uno o más tipos de objetos con los cuales el objeto documentado hereda todas las propiedades, incluyendo atributos, operaciones y asociaciones. Se recomienda que frente a cada Subtipo se registre una definición concisa del subtipo.

Campo obligatorio

6.5. Productor Indicar el responsable del Objeto Geográfico indicado ítem 6. Objeto, de acuerdo con los lineamientos de la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos M14700-01. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene.


ANEXO 1


Pág. 23 de 29



Campo obligatorio

6.5.2. Cargo Indicar el cargo oficial por el que dispone de la competencia misional o del rol que se indique. Ejemplo: Subdirector de XXXXX.

Campo obligatorio.

6.5.3. Tipo de rol Indicar el tipo de rol seleccionado dentro del conjunto de valores, definidos por la norma ISO 19115-1, los cuales se presentan en la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos M14700-01.

Campo obligatorio.

6.5.4. Dirección Ingresar la dirección física del responsable. Utilizar las direcciones que aparecen oficialmente en el directorio de la entidad.

Campo obligatorio.


Campo obligatorio.


Campo obligatorio.


Campo obligatorio.

6.5.8. Teléfono

Indicar número de teléfono para contactar el responsable según el directorio oficial de la entidad. Indicarlo con el siguiente formato (+57) (X) XXX XX XX.

Campo obligatorio.

6.6. Atributos En esta sección se describen los atributos del Objeto indicado en el ítem 6. Objeto. Tener en cuenta los lineamientos de la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos M14700-01. Este ítem se diligencia a través de los sub ítems que contiene. Esta sección se repite para cada atributo del objeto, se recomienda preferiblemente diligenciar en una tabla la información de los subitems para el conjunto de atributos del Objeto.

Campo obligatorio.

6.6.1. Nombre Registrar el nombre abreviado que identifica de manera única el atributo del objeto dentro del catálogo. Debe ser escrito sin espacios ni caracteres. Ejemplo: FMI, Predio_Tipo, UCS

Campo obligatorio.

6.6.2. Alias Indicar el nombre completo que identifica de manera clara un atributo. Ejemplo: Folio de Matrícula inmobiliaria, Predio_Tipo, Unidad Cartográfica de Suelo.

Campo obligatorio.

6.6.3. Código Ingresar el código único del atributo dentro del catálogo. Este código se compone por el código del Objeto más dos o tres dígitos que identifican el Atributo (000000 + 00).

Campo obligatorio.

6.6.4. Definición Redactar una definición concisa del atributo soportada en fuentes bibliográficas reconocidas por el área.

Campo obligatorio.

ANEXO 1


Pág. 24 de 29


6.6.5. Tipo de dato Indicar el tipo de dato del atributo, seleccionado dentro del conjunto de valores, definidos por la norma ISO 19115-1, los cuales se presentan en la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos M14700-01.

Campo obligatorio.

6.6.6. Unidad de medida Ingresar la unidad de medida utilizada para los valores del atributo. En caso de no existir unidad de medida para el atributo, diligenciar en los casos que corresponda la expresión: “No aplica”, ó “N/A”.

Campo obligatorio.

6.6.7. Cardinalidad Indicar la cardinalidad entre el atributo y el Objeto. Se selecciona dentro del conjunto de valores, definidos por la norma ISO 19115-1, los cuales se presentan en la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos M14700-01. Ejemplo: 1…1; 0…M.

Campo obligatorio

6.6.8. Dominio Este ítem se diligencia si el atributo contiene dominios. Se puede mencionar los valores posibles del atributo, o diligenciar el código del Dominio respectivo. Debe ser escrito sin espacios, ni caracteres. En este último caso se deberá describir posteriormente el contenido del Dominio a través de los ítems de la sección 6.7. Dominios.

Campo obligatorio

6.7. Dominios En este ítem se registra el nombre del Dominio que se va a describir: “Dominio: XXXX Nombre del Dominio XXXXX”. La descripción de cada Dominio se debe completar a través de los sub ítems que contiene esta sección. Esta sección se repite para cada Dominio que se haya relacionado en el ítem 6.6.8. Dominio. Seguir las recomendaciones de la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos M14700-01, como organizar la información de esta sección en forma tabular.

Si se generan varios niveles jerárquicos en la codificación del dominio, se describe cada nivel con los subitems: Etiqueta, Código y Definición.


6.7.1. Atributo Ingresar el nombre del atributo al cual pertenece el dominio.

Campo obligatorio

6.7.2. Etiqueta Nombrar que identifica de manera única los posibles valores que puede tomar dicho atributo.

Campo obligatorio

6.7.3. Código Identificador único del valor en el dominio. Ejemplo: para el caso de un dominio sobre tipos de predio: 01, predio Privado; 02, predio Público.

Campo obligatorio

6.7.4. Definición Redactar una definición del valor del dominio.

Campo obligatorio

6.8. Relaciones En esta sección describir las relaciones del Objeto con otras entidades dentro del Catálogo. La descripción de cada Relación se debe completar a través de los sub ítems que contiene esta sección. Esta sección se repite para cada Relación, por lo tanto, se recomienda diligenciar preferiblemente en una tabla la información de los subitems para el conjunto de atributos del Objeto.

Seguir las recomendaciones de la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos M14700-01, como organizar la información de esta sección en forma tabular.

Campo obligatorio

6.8.1. Nombre Especificar el nombre que identifica de manera única la relación dentro del catálogo. Crear un nombre que identifique las entidades relacionadas.

ANEXO 1


Pág. 25 de 29


Campo obligatorio

6.8.2. Código Código del objeto que participa en la relación. Se recomienda un código compuesto por la letra “R” mayúscula, seguida del código del Objeto y dos dígitos para la relación.

Campo obligatorio

6.8.3. Definición Realizar una descripción de la Relación. Seguir indicaciones de la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos M14700-01.

Campo obligatorio

6.8.4. Tipo de relación Indicar el tipo de Relación al que corresponde: Generalización, Agregación y Otras relaciones lógicas. Seguir indicaciones de la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos M14700-01.

Campo obligatorio

6.8.5. Cardinalidad Señalar la cardinalidad de la Relación: 0...N; 0…1; 1…1; 1…N. Seguir indicaciones de la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos código M14700-01.

Campo obligatorio

6.8.6. Ordenado Especificar si las posibles instancias de la Relación se presentan en orden, indicando en este caso el valor “Verdadero” en este ítem. Si no presentan orden, se debe indicar el valor “Falso” en este ítem. Seguir indicaciones de la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos código M14700-01.

Campo obligatorio

6.8.7. Navegable Indicar si la Relación se presenta como navegable desde el origen hasta la entidad de destino de la Relación. Puede tener valor “Verdadero” o “Falso”. Seguir indicaciones de la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos código M14700-01.

Campo obligatorio

6.9. Operaciones En esta sección describir las operaciones que vinculan al Objeto dentro del Catálogo. La descripción de cada Operación se debe completar a través de los sub ítems que contiene esta sección. Esta sección se repite para cada Operación, por lo tanto, se recomienda diligenciar en una tabla la información de los subitems para el conjunto de atributos del Objeto. Seguir las recomendaciones de la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos código M14700-01, como organizar la información de esta sección en forma tabular.

Campo obligatorio

6.9.1. Nombre Especificar el nombre que identifica de manera única la Operación dentro del catálogo.

Campo obligatorio.

6.9.2. Definición Realizar una descripción del comportamiento de la Operación. Seguir indicaciones de la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos código M14700-01.

Campo obligatorio.

6.9.3. Firma Indicar los nombres y parámetros para invocar la Operación. Es equivalente a la firma en un esquema UML. La firma de una operación debe ser única. Seguir indicaciones de la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos código M14700-01.

Campo obligatorio.

6.8.4. Cardinalidad Señalar la cardinalidad de la Relación: 0...N; 0…1; 1…1; 1…N. Seguir indicaciones de la Metodología vigente Documentación del catálogo de

ANEXO 1


Pág. 26 de 29



Elaboró o actualizó: dependencia y nombre del funcionario y/o contratista que generó o actualizó el

documento.


Verificó técnicamente: GIT responsable del procedimiento y nombre del Coordinador que generó el

documento.



8.1. CONTENIDO DE LOS PROGRAMAS

Los programas describen cómo se lograrán los objetivos y metas, incluida su planificación en el tiempo,

los recursos necesarios y los responsables y de ser necesario puede contener elementos específicos de

las operaciones y están conformados por los siguientes capítulos:


1. INTRODUCCIÓN Es la presentación del contenido del documento, permitiendo al lector ubicarse en el contexto, Debe ser clara y precisa e incluir la descripción del objeto y el alcance.

objetos código M14700-01.

Campo obligatorio.

6.8.5. Atributos que afectan Nombrar los atributos que afecta la operación. Seguir indicaciones de la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos código M14700-01.

Campo obligatorio.

6.8.6. Navegable Indicar si la Relación se presenta como navegable desde el origen hasta la entidad de destino de la Relación. Puede tener valor “Verdadero” o “Falso”. Seguir indicaciones de la Metodología vigente Documentación del catálogo de objetos código M14700-01.

Campo obligatorio

7. REFERENCIAS Listar todas las fuentes bibliográficas citadas en las definiciones y demás contenido del Catálogo, de acuerdo con las normas APA.

Campo obligatorio.




Campo obligatorio

ANEXO 1


Pág. 27 de 29



2. OBJETIVO En este ítem se describe de manera clara el fin del procedimiento a desarrollar. Responde a las preguntas ¿Para qué? o ¿con qué finalidad se hace?

Se recomienda:



3. ALCANCE El alcance abarca desde la iniciación hasta la terminación de la actividad.






5. NORMAS Se relacionan sólo las normas legales, técnicas y procedimentales que enmarcan el proceso descrito.

5.1. LEGALES Y/O RELACIONADAS

Se refiere a los aspectos de orden legal y reglamentario que tienen que ver directamente con el programa; se deben relacionar en orden jerárquico, de la más reciente a la más antigua, escribiendo el tipo, número, fecha y motivo.

No cite documentos legales que no inciden de forma directa con el desarrollo del programa.

5.2. TÉCNICAS Describe las reglas, normas y pautas establecidas por entidades u organizaciones rectoras en la materia, incluido el IGAC y que se utilicen como referentes para adelantar el procedimiento descrito.

6. DIAGNÓSTICO Análisis que incluye todos los datos, inventarios, caracterizaciones, evidencias, antecedentes que se tienen en cuenta para la presentación del plan a trabajo a seguir por cada programa.

7. PLAN DE TRABAJO Resumen de las actividades y criterios a tener en cuenta para la evaluación periódica de las acciones tomadas para cada programa según su objetivo.

8. ANEXOS (Opcional) Se relacionan todos los documentos complementarios requeridos para realizar eficientemente la actividad descrita.




ANEXO 1


Pág. 28 de 29









2.6 CONTENIDO DE LA CARACTERIZACIÓN

La caracterización es la descripción de un proceso, en un marco del ciclo planear, hacer, verificar y actuar (PHVA), en una visión integral con interacción entre los procesos y los clientes por cada uno de los productos y/o servicios, y está conformada preferiblemente por los siguientes componentes:


RESPONSABLE Relación de la dependencia que toma de decisiones y lidera el proceso, esta deben ser coherente, con la resolución vigente que establece la codificación de las dependencias que conforman el IGAC.

OBJETIVO Describe de manera clara el fin del proceso, respondiendo a los conceptos de eficacia, eficiencia y efectividad, expresándolo en un solo párrafo. Que responda a las preguntas ¿con qué finalidad se hace el proceso? y ¿para qué?

Para la primera pregunta utilice verbos fuertes en infinitivo como: establecer, ordenar, aumentar, comprobar, efectuar, crear, proporcionar, definir, calcular, inspeccionar, obtener, transmitir, entre otros. Para la segunda pregunta emplee conectores como: para, con el fin, con el propósito o sinónimos.

ALCANCE Establece los límites del proceso, abarcando desde el inicio hasta la terminación del proceso así como las actividades que se desarrollan, para ello se puede utilizar las siguiente palabras: inicia, continúa y finaliza o sinónimos.

PROVEEDORES (Internos /

Externos) Instancias que suministran los insumos (entradas) al proceso, estos se clasifican en externos los cuales corresponden a instituciones públicas o privadas, organismos multilaterales, ciudadanía en general que se encuentran fuera del IGAC (información primaria) y los internos que corresponde a los procesos establecidos en el mapa de procesos del IGAC (información secundaria).

ENTRADAS Insumos tangibles (ejemplo: materiales) o intangibles (ejemplo: información) que son suministrados por los proveedores; se debe establecer la correspondencia de cada entrada con el proveedor que lo suministra, si éste es interno, utilizar la denominación del mapa de procesos y no el nombre de la oficina, subdirección o GIT.

ACTIVIDADES (CICLO

PHVA) Actividades del proceso que corresponden al ciclo de planear, hacer, verificar y actuar, la redacción se centra en una idea, estructurada con un verbo en infinitivo y un sujeto; adicionalmente y si es necesario incluye una breve descripción de las tareas que se realizan.

ANEXO 1


Pág. 29 de 29



RESPONSABLES Y/O INVOLUCRADOS

Relaciona la(s) oficina(s), GIT o Dirección Territorial que ejecutan y auto controlan las actividades. Éstas deben ser coherentes, con la resolución vigente que establece la codificación de las dependencias que conforman el IGAC.

SALIDAS (Productos) Productos y/o servicios generados por el proceso, los cuales no serán objeto de ninguna otra modificación o transformación; Establezca la relación directa del producto y/o servicio con el cliente que lo recibe. Si es interno, utilizar la denominación del mapa de procesos y no el nombre de la oficina, subdirección o GIT.

CLIENTES Y/O PARTES INTERESADAS (Internos /

Externos)

Clientes internos y/o externos a los cuales va dirigido el producto y/o servicio generado.

LISTADO MAESTRO Hipervínculo con los documentos y formatos.

GESTIÓN DOCUMENTAL Hipervínculo con las TRD vigentes.

GESTIÓN AMBIENTAL Hipervínculo con la Matriz de Identificación de Aspectos Ambientales y Valoración de Impactos Ambientales

INDICADORES Hipervínculo con los indicadores de cada proceso y Dirección Territorial.

RIESGOS Y CONTROLES Hipervínculo con los mapas de riesgos de cada proceso.

REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO

Casilla separada en dos componentes Legal y Normativo en el cual, cada uno posee los hipervínculos necesarios.

TRÁMITES Y SERVICIOS Hipervínculo con el link de trámites y servicios identificados para los usuarios en la página web del IGAC, (Solo aplica para los procesos misionales).

REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O PRESTACION DEL SERVICIO

Hipervínculo con la Matriz de Planificación y Caracterización de Producto. (Solo aplica para los procesos misionales).

RECURSOS Casilla dividida en tres componentes en los que se identifican y relacionan los recursos del proceso de acuerdo con su naturaleza:

HUMANOS: Incluye preferiblemente el siguiente texto: “Funcionarios públicos

competentes con base en la educación, formación, habilidades, experiencia apropiada, de acuerdo con los perfiles establecidos en el Manual de Funciones y Competencias, y contratistas con la capacidad de ejecutar el objeto del contrato que hayan demostrado la idoneidad y experiencia que garanticen la efectiva prestación del servicio”.

FINANCIEROS y FÍSICOS: Incluye preferiblemente el siguiente texto:

“Recursos presupuestales, infraestructura física, mobiliario y equipos e insumos de oficina necesarios para realizar el producto o la prestación del servicio.”

TECNOLÓGICOS: Enunciar los sistemas de información, aplicaciones y

equipos tecnológicos o técnicos que intervienen y son requeridos para la operación del proceso.

CONTROL DE CAMBIOS Descripción concreta de los cambios de la caracterización actualizada frente a su versión anterior, utilizado la tabla que contiene los campos de: versión, descripción y fecha.

ANEXO 1

FLUJOGRAMA PARA ELABORAR DOCUMENTOS ESTABLECIDOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO – SGI

Pág. 1 de 3


Todos los procesos

Responsable o Coordinadores GIT y

responsables asignados para generar

el documento

Coodinador de GIT y/o Profesionales

asignados del proceso generador del

documento

Oficina Aserora de Planeación



Funcionario o Contratista del GIT de

Dsarrollo Organizacional

Todos los procesos Todos los procesos

Coordinador GIT del proceso

generador del documento

Estudiar la vibilidad de elaborar o actualizar un documento o formato.

Analizar el documento teniendo en cuenta las

mejoras al proceso,

racionalización de trámites, reducción e papel, tiempos de respuesta, cumplimiento

de requisitos legales y

Verificar técnicamente el contenido del documento

propuesto

1

4

Remitir la propuesta del documento a la Oficina Asesora de Planeación en forma digital

5

3

2

Recibir la propuesta, revisarlo y generar un

acompañamiento

metodológico del

6

Revisar aspectosmetodológicos t evaluar la

propuesta, teniendo en cuenta

la aplicación del Anexo 1 del

7

Realizar obsevaciones o sugerencias a la propuesta

presentada, si hay lugar a ello,

y envíar al Coordinador del GIT o respobsable dedesignado

para realizar los ajustes a que

haya lugar .

8

Verificar tecnicamente el documento y realizar los

ajustes necesarios, si hay lugar

ello .

9

P/2

Inicio

Elaborar o actualizar el documento de acuerdo con el anexo - Estructura para

elaborar documentos establecidos en el Sistema

de Gestión Integrado -SGI y

la guia vigente de presentación de documentos

Envíar por correo electronico a la Oficina Asesora de

Planeación con el resultado de la verificación técnica y adjuntar el documento para solicitar su codificación, oficialización y/o

10

ANEXO 1


Pág. 2 de 3




Oficina Aserora de Planeación Todos los procesos


Coodinador de GIT y/o Profesionales

asignados del proceso generador del

documento

Responsable del Proceso Subdirector,

Jefe de Oficina, secretaria GeneralOficina Aserora de Planeación

Todos los procesos Oficina Aserora de Planeación

P/1

Recibir el documento, codificar y solicitar impresión.

11

Recibir el documento , imprimír y recolectar firmas o validar en

caso de formato.

12

Validar y aprobar el documento, y envíar a la Oficina Asesora de

Planeaación

13

Recibir el original firmado, y proyecta elcomunicado de

oficialización.

14

firma del documentos por parte del Jefe de la Oficina Asesora de

Planeación

15

Solicitar la publicación del documento, teniendo en cuenta si es COPIA NO CONTROLADA

O COPIA CONTROLADA.

16

P/3

ANEXO 1


Pág. 3 de 3


GIT de Desarrollo Organizacional SecretariaResponsable o Coordinador GIT

generador del documento

Coordinadores GIT - director

Territorial - Responsable UOC

Oficina Aserora de Planeación Oficina Aserora de Planeación Todos los procesos Todos los procesos

Remitir a todas las dependencias involucradas, la comunicación de oficialización

o derogación. Solictando acuse de recibo, según

aplique.

20

20

Fin

P/2

Incorporar el ORIGINAL deldocumento validado y oficializado en el archivo de gestión. Para el

caso de los formatos, lo incorpora diligenciando y firmando al archivo

de gestión correspondiente,

17

Envíar al Coordinador del GIT responsable del proceso.

19

Identificar como OBSOLETO la versión anterior y se archivan.

18

Cuando sean documentos restringidos, imprimir la COPIA

CONTROLADA y distribuir a las

personas que corresponda.

23Socializar el documento a todoslos funcionarios y contratistas

involucrados

21

Verificar que se utilice el documento publicado en el

desarrollo de sus actividades.

22

NO

SI

Es un documento restringido

A

A

F12100-04 Control de copias controladas.

Documents

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSigacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos... · ° Gestionar con el Departamento de la Función Pública - DAFP la publicación de los formatos