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MANUALCÓDIGO
GAF-MAN-005PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.
JDE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA 01 1 de 58
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LOS
SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
NOMBRE CARGO FIRMA FECHAt
ELABORADO: Lic. Jorge Aguilar Cruz Encargado de Contabilidad ( 23/02/2015
REVISADO: Lic. Eduardo Sandoval DazaGerente
AdministrativoFinanciero rJ c \ t í
z ^ l o ^ l ^ o i s r
REVISADO: Lie José Luis Zúñiga Tarifa Gerente Técniqo---
V—-■ * o r ( o ? / 2 o
REVISADO: Lic. Nancy Ávila Gutiérrez Jefe Planificación y Calidad ¿ z / z t é o / s
APROBADO: Lic. Patricia Ballivián Estenssoro Gerente General
Prohibida cualquier reproducción parcial o tota! de este documento sin autorización del Jefe de Orqanización yMétodos- LACTEOSBOL
MANUALCÓDIGO
GAF-MAN-005PROCEDIMIENTO DÉ LOS SISTEMAS
DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA
Ver. Pág.
01 2 de 58
ÍNDICE DE CONTENIDO
1 INTRODUCCIÓN........................ ................................................ ........................... .... 5
2 O B JE T O ........................................................................................................................ 5
3 RESPONSABILIDADES......................................................................................... ...6
4 MARCO LEG AL..... .................................. .................. ...........................................6
5 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS:................................................................... ...6
5.1 APERTURA DE G ESTIÓ N ................................... ..... ..................... ...8
5.1 .A APERTURA DE GESTIÓN - FLUJOGRAMA................ *.........................8
5.1.B APERTURA DE GESTIÓN - DESCRIPCIÓN...................................... ....9
5.2 CIERRE DE G ESTIÓ N ............................... ..................... .............................10
5.2.A CIERRE DE GESTIÓN - FLUJOGRAMA.............................................. ...10
5.2.B CIERRE DE GESTIÓN - DESCRIPCIÓN............................................. ...11
5.3 INGRESOS POR V E N T A S ................................................................................13
5.3.A INGRESOS POR V E N TA S -FLU JO G R A M A ...................................... ..13
5.3.B INGRESOS POR V E N TA S -D E S C R IP C IÓ N ...................................... ..14
5.4 INGRESOS PROVENIENTES DE ORGANISMOS
INTERNACIO NALES....................................................................................... ...16
5.4.A INGRESOS PROVENIENTES DE ORGANISMOS
INTERNACIONALES - FLUJOGRAMA |6
5.4.B INGRESOS PROVENIENTES DE ORGANISMOS
INTERNACIONALES - DESCRIPCIÓN ..17
5.5 INGRESOS PROVENIENTES DEL PODER EJEC UTIVO ..........................19
5.5.A INGRESOS PROVENIENTES DEL PODER EJECUTIVO -
FLUJOGRAMA ....................... ........... ..........; ........ ..19
5.5.B INGRESOS PROVENIENTES DEL PODER EJECUTIVO -
DESCRIPCIÓN ..20
5.6 EJECUCIÓN DE G A S T O S ................................................................................22
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MANUALCÓDIGO
GAF-MAN-005bbUtM PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS
DE CONTABILIDAD INTEGRADA YTESORERÍA
Ver. Pág.
01 3 de 58
5.6.A EJECUCIÓN DE GASTOS - FLUJOGRAMA........................................ 22
5.6.B EJECUCIÓN DE GASTOS - DESCRIPCIÓN ........................................ 23
5.7 SOLICITUD DE FONDOS ROTATIVOS ...................................................... 25
5.7.A SOLICITUD DE FONDOS ROTATIVOS - FLU JO G RAM A.................. 25
5.7.B SOLICITUD DE FONDOS ROTATIVOS - DESCRIPCIÓN ................ 26
5.8 EJECUCIÓN DE FONDOS RO TATIVO S................................................ . 27
5.8.A EJECUCIÓN DE FONDOS ROTATIVOS - FLUJOGRAMA............... 27
5.8.B EJECUCIÓN DE FONDOS ROTATIVOS - DESCRIPCIÓN ............. 28
5.9 REPOSICIÓN DE FONDOS ROTATIVO S................................................... 29
5.9.A RESPOSICIÓN DE FONDOS ROTATIVOS - FLUJOGRAM A.......... 29
5.9.B RESPOSICIÓN DE FONDOS ROTATIVOS - DESCRIPCIÓN.......... 30
5.10 EJECUCIÓN DE FONDOS EN A V A N C E ................................................ 31
5.10.A EJECUCIÓN DE FONDOS EN AVANCE - FLUJOGRAM A............. 31
5.10.B EJECUCIÓN DE FONDOS EN AVANCE - DESCRIPCIÓN ......... 32
5.11 REVERSIÓN DE EJECUCIÓN DEL G A S T O ............................................ 34
5.11 .A REVERSIÓN DE EJECUCIÓN DEL GASTO - FLUJOGRAMA....... 34
5.11.B REVERSIÓN DE EJECUCIÓN DEL GASTO - DESCRIPCIÓN .... 35
5.12. REGISTRO DE ACTIVOS F IJO S ............................................................... 36
5.12.A REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - FLUJOGRAMA........................... 36
5.12.B REGISTRO DE ACTIVOS FiJOS - DESCRIPCIÓN .......................... 37
5.13 DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS .................................................................. 39
5.13.A DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS - FLUJOGRAMA.............................. 39
5.13.B DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS - DESCRIPCIÓN................ 40
5.14 REVAL.ÚO DE ACTIVOS FIJOS .................................................................. 41
5.14.A REVALÚO ACTIVOS FIJOS - FLUJOGRAMA.................................. 41
5.14.B REVALÚO ACTIVOS FIJOS - DESCRIPCIÓN .................................. 42
5.15.A BAJA O PÉRDIDA DE ACTIVOS FIJOS ............................................. 44
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MANUALCÓDIGO
GAF-MAN-005PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS
DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA
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5.15.A BAJA O PÉRDIDA DE ACTIVOS FIJOS - FLUJOGRAM A ... 44
5.15.B BAJA O PÉRDIDA DE ACTIVOS FIJOS - DESCRIPCIÓN ... 45
5.16. ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE PERSONAL DE PLANTA,
EVENTUAL Y CONSULTORES DE L ÍN E A 47
5.16.A ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE PERSONAL DE PLANTA,
EVENTUAL Y CONSULTORES DE LÍNEA - FLUJOGRAM A ...... 47
5.16.B ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE PERSONAL DE PLANTA,
EVENTUAL Y CONSULTORES DE LÍNEA - DESCRIPCIÓN ...48
5.17 CONCILIACIÓN DE CUENTAS CORRIENTES FISCALES ..50
5.17.A CONCILIACIÓN DE CUENTAS CORRIENTES FISCALES -
FLUJOGRAM A ..50
5.17.B CONCILIACIÓN DE CUENTAS CORRIENTES FISCALES -
DESCRIPCIÓN ........................... .......................................... . ...51
5.18 FONDO SOCIAL ........................................................................................... ..52
5.18.A FONDO S O C IA L-F LU JO G R A M A ....................................................... ..52
5.18.B FONDO SO C IAL-D ESCRIPCIÓ N ...................................................... .53
6 USO Y D IFU SIÓ N ................................................................................................... ...55
7 CONTROL DE C A M B IO S ........................................................................................55
8 A N E X O S ......................................................................................................................55
1. REPORTE DE V E N TA S ...............................................................................56
2. COMPROBANTE DE ENTREGA DE C H EQ U E.................................... ..57
3. ACTA DE RECEPCIÓN Y CONFORMIDAD DE ACTIVOS FIJOS .... 58
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M tm m w mMANUAL
CÓDIGOGAF-MAN-005
otytM PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA 01 5 de 58
1. INTRODUCCIÓN
El Manual de Procedimiento de los Sistemas de Contabilidad Integrada y Tesorería de
LACTEOSBOL, ha sido diseñado para proveer un marco conceptual de modelo
organizacional de la empresa, bajo un enfoque de procesos y procedimientos.
El alcance del Manual, regula los procedimientos administrativos de los Sistemas de
Contabilidad Integrada y Tesorería ejecutados en la empresa, el nivel de detalle de
descripción de ios mismos llega hasta las actividades de los procesos.*
La aplicación del Manual de Procedimiento de los Sistemas de Contabilidad Integrada y
Tesorería posibilitará y concretará:
^ La simplificación, armonización, racionalización y la homogenización de los
procedimientos administrativos del sistema;
S La eliminación de discrecionalidades innecesarias;
s La coordinación y la cooperación en actos administrativos, y
s La comunicación eficaz con el resto del Sector Público.
2. O BJETO
El presente manual tiene por objeto normar los Sistemas de Contabilidad Integrada y
Tesorería previstos en ¡a Ley Na 1178, en el marco de lo establecido en las Normas
Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada R.S. N° 222957 y Tesorería R.S. N°
218056.
Adicionalmente, se ha incorporado el Proceso de Administración del Fondo Social, el
cual expone la forma de utilizar los fondos del personal por conceptos de retrasos y
faltas.
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PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA
Pág.
6 de 58
MANUALCÓDIGO
GAF-MAN-005
3. RESPO N SABILID ADES
El ámbito de aplicación del Manual de Procedimiento de los Sistemas de Contabilidad
Integrada y Tesorería, se circunscribe a todas las unidades organizacionales,
funcionarios y consultores de LACTEOSBOL.
La Gerencia Administrativa Financiera es la responsable de liderizar los Procesos de
Contabilidad Integrada y Tesorería
Asimismo, ésta Gerencia es responsable, a través del seguimiento y control de éste
documento, de proponer mejoras a fin de buscar la eficacia y eficiencia del mismo.
En caso de presentarse omisiones, contradicciones y/o diferencias de la interpretación
en este documento, las mismas serán solucionadas considerando los alcances y
previsiones de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada R.S. N°
222957 y Tesorería R.S. N° 218056.
4. MARCO LE G A L
^ Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, Resolución Suprema N°.
222957.
S Normas Básicas del Sistema de Tesorería, Resolución Suprema N° 218056.
s Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada.
S Reglamento Específico del Sistema de Tesorería.
5. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Los procesos identificados son:
5.1. Apertura de Gestión
5.2. Cierre de Gestión
5.3 Registro de Ingresos por Ventas
5.4 Registro de Ingresos provenientes de Organismos Internacionales
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CÓDIGOGAF-MAN-005
V-- PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.- DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA 01 7 de 58
5.5 Registro de Ingresos provenientes del Poder Ejecutivo
5.6 Registro de Ejecución de Gastos
5.7 Solicitud de Fondos Rotativos
5.8 Ejecución de Fondos Rotativos
5.9 Reposición de Fondos Rotativos
5.10 Registro de Ejecución de Fondos en Avance
5.11 Registro de Reversión de Ejecución del Gasto
5.12 Registro de Activos Fijos
5.13 Registro de Depreciación
5.14 Registro de Revalúo dé Activos Fijos
5.15 Registro de Baja o Pérdida de Activos Fijos
5.16 Elaboración de Planillas de Personal de Planta, Eventual y Consultores de
Línea
5.17 Conciliación de Cuentas Corrientes Fiscales
5.18 Fondo Social
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iS
MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-005
PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA
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01 8 de 58
5.1 APER TUR A DE GESTIÓN
5.1.A APER TU R A DE GESTIÓN - FLU JO G RAM A
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MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-005
PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA
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5.1.B APER TU R A DE GESTIÓN - DESCRIPCIÓN
ENTRADAS- Inform ación para Apertura de Gestión
ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO
El Encargado de Contabilidad revisa la información de los Estados Contables correspondientes a la gestión anterior.
Esta información es indispensable para iniciar el proceso.
■ EstadosContables de la gestión anterior
• Estados Financieros cerrados de la gestión anterior
Encargado de Contabilidad
20
El Encargado de Contabilidad de acuerdo con la información de los Estados Financieros de la gestión anterior, genera el asiento de apertura con el perfil de usuario correspondiente en el SIGMA con la opción “Apertura de Gestión”.
Estados Contables de la última gestión
Encargado de Contabilidad
El Encargado de Contabilidad revisa la información del asiento de apertura de gestión, con el perfil de usuario correspondiente en el SIGMA y remite al Gerente Administrativo Financiero para su revisión.
Información de Apertura de Gestión
Encargado de Contabilidad
El Gerente Administrativo Financiero verifica en el SIGMA, el asiento de Apertura de Gestión.
GerenteAdministrativoFinanciero
1
El Gerente Administrativo Financiero revisa la Apertura de Gestión.
Si la información NO es adecuada, hará la representación correspondiente al Ministerio de Economía y Finanzas Públicas para su modificación.
Si la información es adecuada, continúa el proceso.
Información de Apertura de Gestión
GerenteAdministrativoFinanciero
1
El Gerente Administrativo Financiero realiza la representación correspondiente y el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas toma conocimiento.
GerenteAdministrativoFinanciero 1
El Gerente Administrativo Financiero aprueba el asiento de apertura de gestión en el SIGMA.
GerenteAdministrativoFinanciero
1Con la aprobación del Gerente Administrativo Financiero se cuenta con la Apertura de Gestión.
GerenteAdministrativoFinanciero
PRODUCTOS/ „ , „ ..SALIDAS- Apertura de Gestión conclu ida
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MANUALCÓDIGO
GAF-MAN-005PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS
DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA
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01 10 de 58
5.2 CIERRE DE GESTIÓN
5.2.A CIERRE DE GESTIÓN - FLU JO G RAM A
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MANUALCÓDIGO
GAFMAN-005SEDEM PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.
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5.2.B CIERRE DE GESTIÓN - DESCRIPCIÓN
INSUMOS / ENTRADAS:
Inform ación para Cierre de Gestión
ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO
El Encargado de Contabilidad, de acuerdo con el instructivo de cierre del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, realiza el corte documentario.
Instructivo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
Encargado de Contabilidad
20El Encargado de Contabilidad revisa el corte documentario realizado para verificar posibles inconsistencias.
Instructivo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
Encargado de Contabilidad
El Encargado de Tesorería realiza las conciliaciones de libretas y cuentas corrientes fiscales y remite al Encargado de Contabilidad.
Libretas Encargado de Contabilidad 20
El Encargado de Contabilidad selecciona la información necesaria para realizar los asientos manuales de los últimos movimientos.
informaciónContable
Encargado de Contabilidad
El Encargado de Contabilidad elabora los devengamientos a través de la ejecución del Gasto - Deuda flotante en el SIGMA.
Instrumentos utilizados en el SIGMA
Encargado de Contabilidad
El Encargado de Contabilidad verifica la realización de depósitos, recursos no utilizados de fondos en avance, fondos rotativos. caja chica e inconsistencias de la CUT.
Instrumentos utilizados en el SIGMA
Encargado de Contabilidad
Esta identificación se la realiza a partir de los fondos a rendir entregados a las diversas unidades organizacionales.El Encargado de Contabilidad determina aquellas cuentas por cobrar y pagar con otras instituciones públicas y privadas y realiza la conciliación correspondiente para luego ser registrada en el sistema y de esta forma incorporarlos en los Estados Financieros de Cierre de Gestión y que sean traspasados para la siguiente gestión.
Instrumentos utilizados en el SIGMA
Encargado de Contabilidad 45
El Encargado de Contabilidad establece las posibles inconsistencias en el proceso.
Instrumentos utilizados en el SIGMA
Encargado de Contabilidad
El Encargado de Contabilidad procesa la conciliación de recursos y gastos.
Instrumentos utilizados en el SIGMA
Encargado de Contabilidad
El Encargado de Contabilidad elabora los Estados Financieros de la empresa y los remite al Gerente Administrativo Financiero firmados para su revisión.
EstadosFinancieros
i .............-
Encargado de Contabilidad
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MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-005
PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA
Ver. Pág.
1 01 12 de 58
El Gerente Administrativo Financiero revisa los Estados Financieros, si los mismos sori adecuados, los firma y remite al Gerente Técnico para su aprobación.
Si NO son adecuados, los remite al Encargado Contabilidad para su modificación y/o complementación.
EstadosFinancierosRevisados
GerenteAdministrativoFinanciero
3
El Gerente Técnico firma los Estados Financieros de la empresa.
EstadosFinancierosAprobados
Gerente Técnico2
Con las firmas del Encargado de Contabilidad, Gerente Administrativo Financiero y del Gerente Técnico, se cuenta con los Estados Financieros elaborados y aprobados.
EstadosFinancierosAprobados *
2
PRODUCTOS/SALIDAS: Cierre de Gestión conclu ido
........... - ------- ■ ..............................
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MANUALCÓDIGO
GAF-MAN-005Ver. : Pág._
01 14 de 58
PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA
5.3.B INGRESOS POR V E N TA S -D E S C R IP C IÓ N
INSUMOS / ENTRADAS:
Inform ación para Consolidación de Ingresos p o r Ventas
ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO
Los Contadores de las Distribuidoras, los Encargados de Comercialización de las Plantas y los Técnicos en Ventas de las Tiendas y Mercado Abierto, realizan el depósito por concepto de venta de productos en la cuenta corriente fiscal de LACTEOSBOL.
Los Contadores de las Distribuidoras verifican el depósito en extractos bancarios para la posterior entrega del paquete.
Comunicación de realización de depósitos
Contadores de lasDistribuidoras
Encargados de Comercialización de las Plantas
Técnicos en Ventas de las Tiendas y Mercado Abierto
Los depósitos realizados generan vía SIGMA, los comprobantes C-21 y el Encargado de Tesorería recupera e imprime los mismos.
Comprobante C-21 Encargado de Tesorería 1
El Encargado de Tesorería recibe la información de los depósitos realizados en las Distribuidoras.
El Encargado de Cobranzas recibe la información de los depósitos realizados por Ventas Abiertas de las Plantas y las Tiendas.
Asimismo, el Encargado de Tesorería, el Encargado de Cobranzas y el Encargado de Comercialización reciben la información sobre el Reporte de Ventas.
■ Comunicación de realización de depósitos
■ Anexo 1 - Reporte de Ventas
Encargado de Tesorería
Encargado de Cobranzas
Encargado de Comercialización
El Encargado de Cobranzas convalida la información presentada por plantas, tiendas y venta abierta en :
Nota de Entrega• Factura de Venta■ Extractos Bancarios■ Comprobante C-21• Reporte de Ventas
Verifica si existe alguna inconsistencia en la información enviada.
El Encargado de Tesorería convalida la información presentada en Distribuidoras:■ Nota de Entrega
Factura de Venta■ Extractos Bancarios « Comprobante C-21
■ Nota de Entrega
" Factura de Venta
ExtractosBancarios
■ Comprobante C-21
* Reporte de Ventas
Encargado de Cobranzas
Encargado de Tesorería
5
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GAF-MAN-005S E D E M PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS
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U t LUN 1 A d ILIUAU IIM 1 CbKAUA TTESORERÍA 01 15 de 58
■ Reporte de Ventas
Verifica si existe alguna inconsistencia en la información enviada.El Encargado de Comercialización de la Distribuidora, Tienda y/o Mercado Abierto convalida la información contenida en: Anexo 1 - Reporte de Ventas, Notas y Facturas de Venta existentes verificando que no existan inconsistencias.
Anexo 1 - Reporte de Ventas
Encargado de Comercialización 30
Los Encargados de Tesorería y de Comercialización, verifican si la información enviada por las Distribuidoras, Tiendas y/o Mercado Abierto es adecuada.
Si NO es adecuada, se solicitan las acciones correctivas vía Contadores a las Distribuidoras, Tiendas y/o Mercado Abierto y los Encargados de Comercialización de cada Planta.
■ Nota de Entrega
■ Factura de Venta
■ Extractos Bancarios
■ Comprobante C-21
■ Reporte de Ventas
Encargado de Tesorería
Encargado de Comercialización 6
Si la información es adecuada, los Contadores de las Distribuidoras y los Encargados de Comercialización de cada planta elaboran el Reporte Oficial de Ventas, de acuerdo con los depósitos y la venta de productos.
Dicho reporte debe ser remitido al Encargado de Tesorería para revisión.
Reporte de Ventas Contadores
Encargados de Comercialización
Cada15
días
El Encargado de Tesorería revisa el Reporte de Ventas, si este NO es adecuado, lo remite a los Contadores de las Distribuidoras y los Encargados de Comercialización para su modificación y/o complementación.
Reporte de Ventas Encargado de Tesorería
5
Si el Reporte de Ventas es adecuado, el Encargado de Tesorería respalda el C-21, otorga su Visto Bueno y lo remite al Gerente Administrativo Financiero.
Reporte de Ventas Encargado de Tesorería 5
El Gerente Administrativo Financiero otorga Visto Bueno al Reporte de Ventas y Remite al Gerente Técnico.
Reporte de Ventas GerenteAdministrativoFinanciero 3
El Gerente Técnico suscribe el Reporte de Ventas y remite a la Unidad de Contabilidad para su archivo correspondiente concluyendo así el proceso.
Reporte de Ventas Gerente Técnico
2
PRODUCTOS/SALIDAS: Consolidación de Ingresos por Ventas concluida
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MANUALCÓDIGO
GAF-MAN-005PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.
DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA 01 17 de 58
5.4.B INGRESOS PROVENIENTES DE ORGANISMOS INTERNACIONALES -
DESCRIPCIÓN
INSUMIOS/ENTRADAS:
Inform ación para Registro de Ingresos provenientes de OrganismosInternacionales
ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO
El Gerente Técnico recibe Convenio de Donación o Convenio de Financiamiento.
Esta información se la remite a ia Gerencia Administrativa Financiera para que realice el procedimiento administrativo.
Convenio de Donación o Convenio de Financiamiento
Gerente Técnico
•2
El Gerente Administrativo Financiero toma conocimiento del Convenio de Donación o del Convenio de Financiamiento y deriva al Encargado de Presupuesto para la inscripción correspondiente.
Convenio de Donación o Convenio de Financiamiento
GerenteAdministrativoFinanciero 2
El Encargado de Presupuesto recibe la información del convenio, realiza la inscripción del mismo y comunica al Encargado de Tesorería.
Instrumentos utilizados en el SIGMA
Encargado de Presupuesto 14
El Encargado de Tesorería procede a la solicitud de Desembolso al Organismo Internacional.
Carta Encargado de Tesorería 2
El Organismo Internacional con el que se realizó el convenio, comunica a LACTEOSBOL sobre ia transferencia de recursos a las cuentas de la empresa.
Carta
Instrumentos utilizados en el SIGMA
OrganismoInternacional
Segúncriterio
delOrganismoInterna-cional
El Encargado de Tesorería recibe la comunicación de la transacción efectuada por el Organismo Internacional y valida la información.
Respaldos de transacciones e información de la cuenta de LACTEOSBOL
Encargado de Tesorería
3
El Encargado de Tesorería elabora el Comprobante de Ingreso de Recursos en el SIGMA correspondiente al C-21.
Comprobante C-21 elaborado
Encargado de Tesorería 2
El Gerente Administrativo Financiero verifica la información del Comprobante de Ingreso (C-21), si la información no es adecuada, no aprueba la ejecución y solicita al Encargado de Tesorería la modificación de la información.
Si la información del Comprobante de Ejecución de recursos es adecuada, continúa el proceso.
Solicitud de modificaciones al Comprobante C-21
GerenteAdministrativoFinanciero
El Gerente Administrativo Financiero aprueba el Ingreso de Recursos en el SIGMA e instruye a!
Comprobante C-21 aprobado
GerenteAdministrativo 1
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CÓDIGOGAF-MAN-005
PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. . _ _ Pág.
...K w " :DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA- 01 13 de 58
Encargado de Tesorería la conciliación del C-21 en la Contaduría.
Financiero
El Encargado de Tesorería solicita a la Contaduría la conciliación correspondiente.
Encargado de Tesorería
La Contaduría realiza la conciliación correspondiente de los Comprobantes y comunica.
Contaduría
El Encargado de Tesorería recibe comunicación e informa al GAF.
Encargado de Tesorería
El Gerente Administrativo Financiero envía una copia de la información correspondiente al Organismo Internacional y una copia a la Unidad de Tesorería para archivo del Comprobante y otra copia a la Unidad de Contabilidad para conocimiento.
Información del Proceso
GerenteAdministrativoFinanciero 7
El Encargado de Tesorería archiva la documentación y el Encargado de Contabilidad toma conocimiento.
Documentación del Proceso
Eficargado de Tesorería 7
PRSADLIDATSO S/ Registro de Ingresos provenientes de Organismos Internacionales concluido
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MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-005
PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA 01 20 de 58
5.5.B INGRESOS PROVENIENTES DEL PODER EJECUTIVO - DESCRIPCIÓN
INSUMOS / ENTRADAS:
S o lic itud de Donación de Activos Fijos y/o Contraparte de Recursos delPoder E jecutivo
ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO
El Gerente Técnico realiza la solicitud de donación de activos fijos y/o en su caso, contraparte de recursos al Poder Ejecutivo.
Carta de solicitud de donación de activos fijos
Gerente Técnico
El SENAPE como representante del Poder Ejecutivo comunica a LACTEOSBOL que ha sido aprobada la donación de los activos fijos y/o contraparte de recursos requeridos.
Carta de comunicación de donación de activos fijos
SENAPE
El Gerente Técnico recibe la carta de comunicación sobre la donación de activos fijos requeridos y a través de proveído, comunica a la Gerencia Administrativa Financiera
Comunicación de donación
Gerente Técnico . »
3
El Gerente Administrativo Financiero recibe la comunicación de la donación de activos fijos efectuada y, a través de proveído, comunica al Encargado de Presupuesto para la inscripción correspondiente.
Comunicación de donación
GerenteAdministrativoFinanciero
El Encargado de Presupuesto recibe la información del convenio, verifica si se trata de activo o efectivo, realiza la inscripción del mismo y registra el ingreso en cuentas de orden y comunica al Encargado de Tesorería.
Instrumentos utilizados en el SIGMA
Encargado de Presupuesto
14
El Encargado de Tesorería genera el Comprobante C-21 en el SIGMA y el Encargado de Presupuesto imprime el Comprobante C-31 del SIGMA si se trata de efectivo en el caso de contar con alguna comisión bancaria y remite al GAF.
Formulario C-21 y C-31 elaborados
Encargado de Tesorería
2
El Gerente Administrativo Financiero verifica la información de los Comprobantes, si la información NO es adecuada, no aprueba la ejecución y solicita a ambos profesionales, la modificación de la información.
Si la información de los Comprobantes es adecuada, continúa el proceso.
Solicitud de modificaciones a ¡os Formularios C- 21 y C-31
GerenteAdministrativoFinanciero
El Gerente Administrativo Financiero aprueba el Ingreso de Recursos en el SIGMA e instruye al Encargado de Tesorería la conciliación dei C-21 en la Contaduría.
Formulario C-21 y C-31 aprobado
GerenteAdministrativoFinanciero 1
El Encargado de Tesorería solicita a la Contaduría la conciliación correspondiente. I
Encargado de Tesorería
La Contaduría realiza la conciliación correspondiente de los Comprobantes y comunica.
Contaduría
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MANUALCÓDIGO
GAF-MAN-005PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS
DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA
Ver. Pág.
' " ■ 01 21 de 58
El Encargado de Tesorería recibe comunicación e informa al GAF.
Encargado de Tesorería
El Gerente Administrativo Financiero envía la información correspondiente a! Poder Ejecutivo y una copia a ambos Encargados para su archivo.
Informacióncorrespondiente
GerenteAdministrativoFinanciero
7
Los Encargados de Contabilidad y de Tesorería archivan la documentación correspondiente al proceso.
Documentación del Proceso
Encargado de Contabilidad
Encargado de Tesorería
7
PRODUCTOS/ Donación de Activos F ijos y/o Contraparte de Recursos del Poder Ejecutivo SALIDAS: conclu ido
*
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MANUALCÓDIGO
GAF-MAN-005 Ver.PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS
DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA 2.2 de 58
5.6 EJECUCIÓN DE GASTOS
5.6.A EJECUCIÓN DE GASTOS - FLU JO G RAM A
5.6.A EJECUCIÓN DE GASTOS
Encargado de Presupuesto
| Elabora Programación , do prlorlxaclón de pagos
y comunica
Encargado de Contab ilidad
Verifica documentación respaldaforia, ordena y concluye el file para su
co n ta b ilittc tó n
/ Elabora ei ------ )►■' Comprobante
Verifica la Inform ación dol
Comprobante C-31
! A rchivo de Comprobante j
G e re n te A d m in is t ra t iv o F in a n c ie ro
Toma conocim iento, verifica la documentación y deriva para
su procesamiento
/ ¿ E * VAdecuado?-'
Y *Aprueba y Firma el
Comprobante C-31 y comunica
Aprueba Priorizaclón do Pago»
G e re n ta T é cn ico U n id a d e s O rg a n ixa c io n a le s
INICIO
Comunican sobre la compra realizada, contrato concluido o ¡os procesos automáticos do
planilla do sueldos, etc
Envían Información s i es necesaria
EFirma el Comprobante C-31
JS> <* ■
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MANUALCÓDIGO
GAF-MAN-0Q5PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pag.
C J M f e i DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA 01 23 de 58
5.6.B REGISTRO DE EJECUCIÓN DE GASTOS • DESCRIPCIÓN
INSUMOS1 ENTRADAS:
Inform ación sobre Ejecución de Gastos
ACTIVIDAD REGiSTRO RESPONSABLE PLAZO
Las unidades organizacionales comunican al Gerente Administrativo Financiero sobre las compras realizadas, contratos concluidos, o los procesos automáticos de planilla de sueldos y otros.
Documentación respaldatoria de los procesos de compra concluidos, contratos, planillas de sueldos, etc.
UnidadOrganizacional
2
Las unidades organizacionales de LACTEOSBOL envían al Gerente Administrativo Financiero información respaldatoria requerida para respaldar el proceso administrativo.
Documentación respaldatoria de ios procesos de compra concluidos, contratos, planillas de sueldos, etc.
UnidadOrganizacional
*
El Gerente Administrativo Financiero toma conocimiento, verifica la documentación y a través de proveído deriva la información al Encargado de Contabilidad para que realice el registro en el SIGMA.
Documentación respaldatoria de ios procesos de compra concluidos, contratos, planillas de sueldos, etc.
GerenteAdministrativoFinanciero 1
El Encargado de Contabilidad verifica la información enviada por las unidades organizacionales de la empresa, ordena y concluye el file para su contabílización.
Documentación respaldatoria de los procesos de compra concluidos, contratos, planillas de sueldos, etc.
Encargado de Contabilidad
3
Una vez validada la información enviada por las unidades organizacionales de LACTEOSBOL, el Encargado de Contabilidad elabora el Comprobante C-31 en el SIGMA.
Comprobante C-31 elaborado
Encargado de Contabilidad
1
El Encargado de Contabilidad con ei perfil correspondiente en el SIGMA, verifica !a información del Comprobante de Ejecución de Gastos C-31
Comprobante C-31 verificado
Encargado de Contabilidad
El Gerente Administrativo Financiero revisa la información del Comprobante C-31 en el SIGMA, si la información NO es adecuada, no aprueba el Comprobante de Ejecución y solicita al Encargado de Contabilidad, la modificación de la información.
GerenteAdministrativoFinanciero
1
En caso de que la información sea adecuada, aprueba el comprobante y solicita al Gerente Técnico suscriba el Comprobante.
Comprobante C-31 aprobado
GerenteAdministrativoFinanciero
Si la información del Comprobante de Ejecución de Gastos es aprobada por el Gerente Administrativo Financiero, el Gerente Técnico firma el Comprobante C-31, posteriormente comunica al
Comprobante C-31 firmado
Gerente Técnico
1
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MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-005
PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA 01 24 de 58
Encargado de Presupuesto para que elabore la Programación y Priorización de Pagos.El Encargado de Presupuesto elabora la Programación de Pagos priorizando ios mismos y comunica al Gerente Administrativo Financiero.
Programación de priorización de Pagos
Encargado de Presupuesto
El Gerente Administrativo Financiero aprueba la programación de priorización de pagos en el SIGMA y deriva a Contabilidad para su archivo
Programación de priorización de Pagos
GerenteAdministrativoFinanciero
1
El Encargado de Contabilidad archiva toda la información correspondiente al Proceso de Ejecución de Gastos.
Ejecución de Gastos
Encargado de Contabilidad 1
PRODUCTOS/SALIDAS: Registro de Ejecución de Gastos conclu ido
5 S S - S c T E 0 S ? 0 L ^ UCCÍÓn ParC ' ° este documento ^autorización d ií je fe de ag^ izadón y
MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-0G5
PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA 01 25 de 58
5.7 SOLICITUD DE FONDOS ROTATIVOS
5.7.A SO LICITUD DE FONDOS ROTATIVOS • FLU JO G RAM A
■•Pwtr> .TTg<witt*flS8m»araia«»iiim»E ^ mi i miwiin aamamuMBmíxnmamMmK
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MANUALCÓDIGO
GAF-MAN-005PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.
— DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA 01 26 de 58
5.7.B SO LICITUD DE FONDOS ROTATIVOS - DESCRIPCIÓN
INSUMOS / ENTRADAS: S olic itud de Apertura de Fondos Rotativos
w ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO
' El Encargado de Contabilidad solicita la autorización del Gerente Técnico para la apertura del Fondo Rotativo
Solicitud de Fondo Rotativo
Encargado de Contabilidad 1
El Gerente Administrativo Financiero revisa la solicitud y verifica si es adecuada. S¡ la solicitud NO es adecuada, solicita al Encargado de Contabilidad su modificación.
Solicitud de Fondo Rotativo
GerenteAdministrativoFinanciero
1
Si es adecuada, la remite al Gerente Técnico para que autorice la solicitud.
WEl Gerente Técnico autoriza la solicitud del Fondo Rotativo y lo deriva al Encargado de Contabilidad para continuar con el proceso.
Solicitud de Fondo Rotativo
Gerente Técnico2
El Encargado de Contabilidad recibe la autorización de Fondo Rotativo y deriva al Técnico Contable.
Fondo Rotativo constituido
Encargado de Contabilidad 1
El Técnico Contable genera el Comprobante C-34 y lo remite al Encargado de Contabilidad para su revisión.
Comprobante C-34 TécnicoContable 1
-
El Encargado de Contabilidad revisa la información del Comprobante C-34, si la información NO es adecuada, no aprueba el Comprobante y solicita al Técnico Contable, la modificación de la información.
Encargado de Contabilidad
'•--
En caso de que la información sea adecuada, el Encargado de Contabilidad aprueba el Comprobante C-34 y lo remite al Gerente Administrativo Financiero para revisión y posterior aprobación.
Encargado de Contabilidad
El Gerente Administrativo Financiero verifica si el Comprobante es adecuado.
Si NO es adecuado, lo remite al Encargado de Contabilidad para su compiementación y/o modificación.
Comprobante C-34 GerenteAdministrativoFinanciero
Si la información del Comprobante es adecuada, el Gerente Administrativo Financiero aprueba firmando el mismo y lo remite al Gerente Técnico para su firma.
Comprobante C-34 GerenteAdministrativoFinanciero
El Gerente Técnico firma el Comprobante y lo remite a Contabilidad para su archivo.
Comprobante C-34 Gerente Técnico1
El Encargado de Contabilidad recibe la información y la archiva.
Documentación del Proceso
Encargado de Contabilidad 1
PRODUCTOS/SALIDAS: Apertura de Fondos Rotativos concluida
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PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA
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01 27 de 58
5.8 EJECUCIÓN DE FONDOS ROTATIVOS
5.8.A EJECUCIÓN DE FONDOS ROTATIVOS - FLUJO G RAM A
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MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-005
PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA
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01 28 de 58
5.8.B EJECUCIÓN DE FONDOS ROTATIVOS - DESCRIPCIÓN
INSUMOS / ENTRADAS: Solic itud de Ejecución de Gasto con Fondos Rotativos
ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO
Las unidades solicitantes de LACTEOSBOL realizan la Solicitud de Ejecución de Gastos con rondo Rotativo incluyendo la Certificación Presupuestaria correspondiente al Gerente Administrativo Financiero.
Solicitud de Ejecución de Gastes
UnidadOrganizacional 1
El Gerente Administrativo Financiero toma conocimiento de la solicitud, aprueba la misma y la deriva ai Encargado de Tesorería para continuar con e! proceso.
Solicitud de Ejecución de Gastos
GerenteAdministrativoFinanciero
1
Con la aprobación del Gerente Administrativo Financiero, el Encargado de Tesorería genera el cheque de gasto correspondiente a la solicitud realizada y lo remite al Encargado de Contabilidad.
Cheque Encargado de Tesorería
El Encargado de Contabilidad elabora el Comprobante de Entrega de Cheque y lo remite para firmas autorizadas.
» Cheque
■ Anexo 2 - Comprobante de Entrega de Cheque
Encargado de Contabilidad
1El Gerente Administrativo Financiero y el Gerente Técnico como firmas autorizadas de la empresa, firman el cheque correspondiente y lo envían al Encargado de Tesorería.
■ Cheque
“ Comprobante de Entrega de Cheque
GerenteAdministrativoFinanciero
GerenteTécnico
El Encargado de Tesorería entrega el cheque a la unidad solicitante o al proveedor correspondiente y remite una copia al Encargado de Contabilidad para su archivo.
■ Cheque
* Comprobante de Entrega de Cheque
Encargado de Tesorería
El Encargado de Contabilidad recibe la información y la archiva.
Documentación de proceso
Encargado de Contabilidad 1
PRODUCTOS/SALIDAS: Ejecución de Gasto con Fondos Rotativos concluida
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MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-QG5
PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA
Pág.
29 de 58
5.9 REPOSICIÓN DE FONDOS ROTATIVOS
5.9.A REPOSICIÓN DE FONDOS ROTATIVOS - FLU JO G RAM A
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MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-005
PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA 01 30 de 58
5.9.B REPOSICIÓN DE FONDOS ROTATIVOS - DESCRIPCIÓN
INSUMOS/ENTRADAS: Descargo y So lic itud de Reposición de Fondos Rotativos
ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO
Las unidades organizacionales de LACTEOSBOL envían a la Gerencia Administrativa Financiera los descargos correspondientes a Fondos Rotativos.
Descargos UnidadOrganizacional 12
El Gerente Administrativo Financiero toma conocimiento de ¡a información enviada y la deriva a! Encargado de Contabilidad para su revisión.
Descargos GerenteAdministrativoFJnanciero
1
El Encargado de Contabilidad revisa la información enviada y verifica si ésta es adecuada.
Si NO es adecuada, la remite a la unidad solicitante para su modificación y/o complementación. Sí la información es adecuada la remite al Encargado de Tesorería.
Descargos Encargado de Contabilidad
3
El Encargado de Tesorería realiza el descargo de gastos en el SIGMA.
Descargos Encargado de Tesorería 2
El Encargado de Tesorería genera la reposición de gastos en el SIGMA.
Descargos Encargado de Tesorería 2
El Encargado de Presupuesto con el perfil del SIGMA, aprueba el Comprobante C-34 generado y lo remite al Gerente Administrativo Financiero para firma.
Comprobante C-34 Encargado de Presupuesto 1
El Gerente Administrativo Financiero firma el Comprobante C-34 y lo remite al Encargado de Contabilidad para archivo.
Comprobante C-34 GerenteAdministrativoFinanciero
1
El Encargado de Contabilidad recibe la información y la archiva.
Documentación de proceso
Encargado de Contabilidad 1
PRODUCTOS/SALIDAS: Reposición de Fondos Rotativos concluida
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‘wPROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.
DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA 01 31 de 58
5 .1 0 EJECUCION DE FONDOS EN AVANCE
5.10.A EJECUCIÓN DE FONDOS EN AVANCE - FLU JO G RAM A
5.10.A EJECUCION DE FONDOS EN AVANCE
Unidades Crganizacionales
¡ INIUU
! Realizan solicitud do i recursos de acuerdo con i presupuesto disponible
Gerente Adm inistrativo Financiero
Toma conocimiento y deriva
¡ Autoriza la emisión de Fondos en Avance
r< . ¿Es Adecuado?
S, V
Aprueba y Firma el i , Comprobante C-31 y 1
deriva I
Aprueba Priorización I cíe P?gos y deriva ji
para archivo
Fnr.argado de Presupuesto
SI/ ¿Existe
....... Presupuesto? | Emite Informa para
Certificación solicitarPresupuestaria y modificación
deriva al 6AF presi^Juestaria
je:Elabora Programación o'e Priorización de Pagos y
comunica
Encargado de Contabilidad
Comprobante C-31J
/ Realiza la revisión del Comprobante
/ C-31
►| Archiva Comprobante
i 'I FIM i
Gerente Técnico
Firma el Comprobarte C-31 y comunica
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MANUALCÓDIGO
GAF-MAN-005PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS
DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA
Ver. Pág.
01 32 de 58
5.10.B EJECUCIÓN DE FONDOS EN AVANCE - DESCRIPCIÓN
INSUMOS/ENTRADAS:
Solic itud de Ejecución de Fondos en Avance■ ~ i
ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO
Las unidades organizacionaies de LACTEOSBOL realizan la solicitud de recursos de acuerdo con el presupuesto disponible al Gerente Administrativo Financiero.
Solicitud de Fondos de Avance
UnidadOrganizacional 1
Ei Gerente Administrativo Financiero toma conocimiento de la solicitud y envía ésta al Encargado de Presupuestos para la revisión de disponibilidad presupuestaria.
Solicitud deCertificaciónPresupuestaria
GerenteAdministrativoFinanciero 1
El Encargado de Presupuestos verifica si existe presupuesto. Si NO existe, informa para solicitar una modificación presupuestaria.
Si existe presupuesto, emite la certificación presupuestaria correspondiente.
CertificaciónPresupuestaria
Encargado de Presupuestos
Si existe presupuesto, el Gerente Administrativo Financiero autoriza la transmisión de fondos en el proveído y la envía al Encargado de Contabilidad.
Solicitud de Autorización
GerenteAdministrativoFinanciero
Una vez validada la información enviada por las unidades organizacionaies de LACTEOSBOL, el Encargado de Contabilidad elabora el Comprobante C-31 en el SIGMA.
Comprobante C-31 elaborado
Encargado de Contabilidad 1
El Encargado de Contabilidad con el perfil del SIGMA, verifica la información del Comprobante de ejecución de C-31.
Comprobante C-31 verificado
Encargado de Contabilidad
El Gerente Administrativo Financiero revisa la información del Comprobante C-31 en el SIGMA. Si la información NO es adecuada, no aprueba el Comprobante de Ejecución de Recursos y solicita al Encargado de Contabilidad, la modificación de la información.
Comprobante C-31 aprobado
GerenteAdministrativoFinanciero 1
En caso que la información sea adecuada, el Gerente Administrativo Financiero aprueba el Comprobante C-31.
Comprobante C-31 aprobado
GerenteAdministrativoFinanciero
Si la información del Comprobante de Ejecución de Recursos es aprobada por el Gerente Administrativo Financiero, el Gerente Técnico firma el Comprobante C-31. Posteriormente, comunica al Encargado de Presupuesto para que elabore la Programación y Priorización de los pagos.
Comprobante C-31 firmado
Gerente Técnico
1
El Encargado de Presupuesto elabora la Programación de Pagos priorizando los mismos y
Programación de priorización de
Encargado de Presupuesto
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MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-005
PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA
Ver. Pág.
" 01 33 de 58
comunica al Gerente Administrativo Financiero. pagosEl Gerente Administrativo Financiero aprueba la programación de priorización de pagos en el SIGMA y deriva a Contabilidad para su archivo.
Programación de priorización de pagos
GerenteAdministrativoFinanciero 1
El Encargado de Contabilidad archiva toda la información correspondiente al Proceso de Ejecución de Recursos.
Documentación de proceso
Encargado de Contabilidad
PRODUCTOS/SALIDAS: Registro de Ejecución de Fondos en Avance concluida
Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Organización vMétodos-LACTEOSBOL
MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-005
SEDEM PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.\ J n c r*r\MTAIElI¡ inAn IMTCfiPAnA VU t OUN S AtíiLlUAU 1!N i CuKAUM Y
TESORERÍA 01 34 de 58
5.11 REVERSIÓN DE EJECUCIÓN DEL GASTO
5.11.A REVERSIÓN DE EJECUCIÓN DEL GASTO - FLU JO G R AM A
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PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA 01 35 de 58
5.11.B REVERSIÓN DE EJECUCIÓN DEL GASTO - DESCRIPCIÓN
INSUMOS/ENTRADAS:
Descargo y So lic itud de Reposición de Fondos Rotativos
ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO
El Encargado de Contabilidad identifica la necesidad de llevar a cabo una reversión de ¡a ejecución del gasto por dos razones:« Verifica si existen gastos ejecutados que deben
ser ajustados por errores u omisiones.• Las unidades solicitantes realizan devolución de
importes no utilizados.
Reversionesidentificadas
Encargado de Contabilidad
Una vez identificadas las reversiones de gasto, el Encargado de Contabilidad registra éstos en el Comprobante C-32 a través del SIGMA.
Comprobante C-32 SIGMA elaborado
Encargado de CÓntabilidad 1
El Encargado de Contabilidad verifica si el registro de reversión del gasto ha sido elaborado correctamente, con el perfil correspondiente a través del SIGMA y lo envía al Gerente Administrativo Financiero para revisión.
Comprobante C-32 SIGMA verificado
Encargado de Contabilidad
1
El Gerente Administrativo Financiero verifica si el registro es adecuado, de lo contrario solicita al Encargado de Contabilidad su modificación.
Comprobante C-32 SIGMA con solicitud de modificaciones
GerenteAdministrativoFinanciero
Si el registro de la reversión de gastos es adecuado, el Gerente Administrativo Financiero aprueba la ejecución de la reversión.
Comprobante C-32 SIGMA aprobado
GerenteAdministrativoFinanciero
Con la aprobación del Gerente Administrativo Financiero, el Gerente Técnico firma el Comprobante C-32 y lo devuelve al Encargado de Contabilidad para continuar el proceso.
Comprobante C-32 firmado
Gerente Técnico
1
El Encargado de Contabilidad archiva y custodia toda la información correspondiente al proceso.
Documentación de proceso
Encargado de Contabilidad
PRODUCTOS/SALIDAS: Reposición de Fondos Rotativos concluida
Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Organización yMétodos- LACTEOSBOL
MANUAL
PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA
5.12 REGISTRO DE ACTIVO S FIJOS
5.12.A REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - FLU JO G RAM A
Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Orqanización yMétodos- LACTEOSBOL
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PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA
5.12.B REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - DESCRIPCIÓN
INSUMOS/ENTRADAS: Solic itud de Pago p o r Compra de Activos Fijos
ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO
El Encargado de Contrataciones, elabora una nota de solicitud de pago por la Compra de Activos Fijos y remite la misma y toda la documentación del proceso de compra al Gerente Administrativo Financiero para su aprobación.
Anexo 3 - Acta de Recepción y Conformidad de Activos Fijos
Encargado de Contrataciones
*
2
Si la información del proceso NO es correcta, el Gerente Administrativo Financiero solicita la complementacióri o modificación de la información a través de proveído.
Acta de Recepción y Conformidad de Activos Fijos con solicitud de modificaciones
GerenteAdministrativoFinanciero
1Si la información es correcta, el Gerente Administrativo Financiero firma la nota y la remite a Contabilidad para su registro y pago.
Acta de Recepción y Conformidad de Activos Fijos firmada
GerenteAdministrativoFinanciero
El Encargado de Contabilidad verifica la información enviada por las Unidades Organizacionales de la empresa, ordena y concluye el file para su contabilización.
Nota de Recepción de Activo Fijos firmada
Encargado de Contabilidad 2
Una vez validada la información enviada por las Unidades Organizacionales de LACTEOSBOL, el Encargado de Contabilidad elabora el Comprobante C-31 en el SIGMA.
Comprobante C-31 elaborado
Encargado de Contabilidad
1El Encargado de Contabilidad con el perfil del SIGMA, verifica la información del Comprobante de Ejecución de Gastos C-31.
Comprobante C-31 verificado
Encargado de Contabilidad
El Gerente Administrativo Financiero revisa la información del Comprobante C-31 en el SIGMA. Si la información NO es adecuada, no aprueba el Comprobante de Ejecución de Gastos y solicita al Encargado de Contabilidad, la modificación de la información.
Comprobante C-31 aprobado
GerenteAdministrativoFinanciero
En caso que la información sea adecuada, aprueba el Comprobante C-31 y solicita al Gerente Técnico suscriba el comprobante.
Comprobante C-31 aprobado
GerenteAdministrativoFinanciero
Si la información del Comprobante de Ejecución de Gastos es aprobada por el Gerente Administrativo Financiero, el Gerente Técnico firma el Comprobante C-31. Posteriormente, comunica al Encargado de Presupuesto para que elabore la Programación y Priorización de los Paqos.
Comprobante C-31 firmado
Gerente Técnico
El Encargado de Presupuesto elabora la Programación de Encargado de J- --------
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PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y 01 38 de 58TESORERIA
Programación de Pagos priorizando los mismos y comunica al Gerente Administrativo Financiero.
priorización de pagos
Presupuesto
El Gerente Administrativo Financiero aprueba la Programación de Priorización de Pagos en el SiGMA y deriva a Contabilidad para su archivo.
Programación de priorización de pagos
GerenteAdministrativoFinanciero
El Encargado de Contabilidad archiva toda la información correspondiente al proceso de ejecución de gastos.
Documentación de proceso
Encargado de Contabilidad 1
PRODUCTOS/SALIDAS:
Registro de Pago p o r Compra de Activos Fijos conclu ido
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PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA
Ver. Pág.
01 39 de 58
5.13 DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
II i» , in i . , .,* i ■ . i , r f p.
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PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA 01 40 de 58
5.13.B DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS - DESCRIPCIÓN
INSUMOS/ENTRADAS:
Inform ación de Depreciación de A ctivos Fijos
ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO
El Técnico de Activos Fijos, elabora el Cuadro de Depreciación de Activos Fijos y el informe correspondiente y lo remite al Gerente Administrativo Financiero.
Informe de Depreciación de Activos Fijos
Técnico de Activos Fiios 3
El Gerente Administrativo Financiero toma conocimiento del informe elaborado y lo revisa.
Informe de Depreciación de Activos Fijos
GerenteAdministrativoFinanciero
1
Si el informe NO es adecuado, el Gerente Administrativo Financiero, remite ei mismo al Técnico de Activos Fijos para su modificación o complementación.
Informe de Depreciación de Activos Fijos
GerenteAdministrativoFinanciero
Si el informe es adecuado, el Gerente Administrativo Financiero aprueba el mismo y lo remite al Profesional Encargado de Contabilidad para su registro.
Informe de Depreciación de Activos Fijos
GerenteAdministrativoFinanciero
El Encargado de Contabilidad verifica la documentación del informe para su registro.
Informe de Depreciación de Activos Fijos
Encargado de Contabilidad
1
Una vez revisada la documentación, el Encargado de Contabilidad elabora el comprobante contable.
Comprobante de Contabilidad
Encargado de Contabilidad
El Encargado de Contabilidad revisa el comprobante elaborado.
Encargado de Contabilidad
El Encargado de Contabilidad ejecuta el proceso de depreciación.
Encargado de Contabilidad
El Gerente Administrativo Financiero revisa la información del comprobante.
GerenteAdministrativoFinanciero
Si la información del comprobante NO es correcta, el Gerente Administrativo Financiero solicita su modificación al Encargado de Contabilidad.
Comprobante de Contabilidad
GerenteAdministrativoFinanciero
Si la información del comprobante es adecuada, el Gerente Administrativo Financiero lo aprueba y lo remite al Gerente Técnico para su firma.
GerenteAdministrativoFinanciero
Si la información del comprobante es correcta, el Gerente Técnico firma el comprobante y lo remite al Gerente Administrativo Financiero.
Comprobante deContabilidadfirmado
Gerente Técnico1
El Gerente Administrativo Financiero remite el comprobante firmado a! Encargado de Contabilidad.
GerenteAdministrativoFinanciero
1
El Encargado de Contabilidad recibe el comprobante firmado y lo archiva. 1
Encargado de Contabilidad 1
PRODUCTOS/SALIDAS: Registro de Depreciación de Activos Fijos conclu ido
Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Organización yMétodos- LACTEOSBOL.
MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-005
PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA
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01 41 de 58
5.14 REVALÚO DE ACTIVO S FIJOS
5.14.A REVALÚO DE ACTIVOS FIJOS - FLUJO G RAM A
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MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-005
PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.A " 7 DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
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5.14.B REVALÚO DE ACTIVO S FIJOS - DESCRIPCIÓN
INSUMOS/ENTRADAS:
Inform e de Revalúo Técnico de Activos Fijos
ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO
El Técnico de Activos Fijos recibe el Informe de Revalúo Técnico.
Informe de Revalúo Técnico de Activos Fijos
Técnico de Activos Fijos
El Técnico de Activos Fijos revisa e¡ Informe de Revalúo Técnico de Activos Fijos y prepara el informe que valida ¡as modificaciones y los asientos contables modificatorios, y lo remite al Gerente Administrativo Financiero para su revisión.
B Informe de Revalúo Técnico de Activos Fijos
■ Informe de Registro de Revalúo Técnico
Técnico de Activos Fijos
7
Si el Informe de Registro de Revalúo Técnico NO es adecuado, el Gerente Administrativo Financiero lo remite al Técnico de Activos Fijos para su modificación y complementación.
Informe de Registro de Revalúo Técnico
GerenteAdministrativoFinanciero
1Si el Informe de Registro de Revalúo Técnico es adecuado, el Gerente Administrativo Financiero lo aprueba y lo remite al Encargado de Contabilidad.
Informe de Registro de Revalúo Técnico
GerenteAdministrativoFinanciero
El Encargado de Contabilidad recibe ambos informes y revisa la documentación respaldatoria.
Informe de Revalúo Técnico de Activos Fijos
» Informe de Registro de Revalúo Técnico
Encargado de Contabilidad
3Con ambos informes, el Encargado de Contabilidad elabora los asientos contables correspondientes y los envía al Gerente Administrativo Financiero.
* Informe de Revalúo Técnico de Activos Fijos
■ Informe de Registro de Revalúo Técnico
» Comprobante de Contabilidad
Encargado de Contabilidad
El Gerente Administrativo Financiero revisa la información del Comprobante.
GerenteAdministrativoFinanciero 3
Si la información del Comprobante NO es correcta, Gerenteit»^T7a»BaaKi i ......m i h i wrw a ra » » — i— w a r — »
Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización de! Jefe de Orqanización yMétodos- LACTEOSBOL
MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-005
PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA
Ver. Pág.
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el Gerente Administrativo Financiero solicita su modificación al Encargado de Contabilidad.
AdministrativoFinanciero
Si la información del Comprobante es adecuada, el Gerente Administrativo Financiero lo aprueba y lo remite al Gerente Técnico para su firma.
GerenteAdministrativoFinanciero
Si la información del Comprobante es correcta, el Gerente Técnico lo firma y lo remite al Gerente Administrativo Financiero.
Gerente Técnico
El Gerente Administrativo Financiero remite el comprobante firmado al Encargado de Contabilidad.
GerenteAdministrativoFinanciero
1El Encargado de Contabilidad recibe toda la documentación correspondiente ai proceso firmada y lo archiva.
Encargado de Contabilidadir
PRODUCTOS/SALIDAS: Registro de Revalúo Técnico de Activos F ijos conclu ido
Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Orqanización vMétodos- LACTEOSBOL
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PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA
Ver. Pag.
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5.15 B A JA O PÉRDIDA DE ACTIVOS FIJOS
5.15.A B A JA O PÉRDIDA DE ACTIVOS FIJOS - FLU JO G RAM A
Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Orqanización vMétodos-LACTEOSBOL a y
MANUAL CODIGO GAF-MAN-005 _
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PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA
5.15.B B A JA O PÉRDIDA DE ACTIVOS FIJOS - DESCRIPCIÓN
J m td a ita o . Inform e de Baja o Pérdida de Activos Fijos EN I KADAo. 1
ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO
El Técnico de Activos Fijos elabora un Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos, de acuerdo con lo dispuesto en el Manual de Procedimientos de Activos Fijos y remite el Informe al Gerente Administrativo Financiero.
Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos
Técnico de Activos Fijos
5
Si el Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos NO es adecuado, el Gerente Administrativo Financiero lo remite al Técnico de Activos Fijos para su complementación o modificación.
GerenteAdministrativoFinanciero*
.3Si el Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos es adecuado, el Gerente Administrativo Financiero lo aprueba y lo remite al Encargado de Contabilidad para continuar su proceso de registro.
Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos
GerenteAdministrativoFinanciero
El Encargado de Contabilidad verifica la documentación respaldatoria al Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos.
Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos
Encargado de Contabilidad
Con la información, e! Encargado de Contabilidad elabora el o los asientos contables correspondientes y los remite al Gerente Administrativo Financiero para revisión.
■ Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos
* Asientos Contables
Encargado de Contabilidad 2
El Gerente Administrativo Financiero revisa la información del/los asientos contables elaborados y el Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos.
» Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos
■ Asientos Contables
GerenteAdministrativoFinanciero
Si la información generada NO es correcta, el Gerente Administrativo Financiero solicita su modificación al Encargado de Contabilidad.
GerenteAdministrativoFinanciero
Si la información es adecuada, el Gerente Administrativo Financiero la firma y remite al Gerente Técnico para su firma.
GerenteAdministrativoFinanciero 3
Si la información del Informe y de ¡os asientos contables es correcta, el Gerente Técnico firma ambos documentos y los remite al Gerente Administrativo Financiero.
» Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos firmado
■ Asientos Contables firmados
Gerente Técnico
El Gerente Administrativo Financiero remite ambos documentos firmados al Encargado de Contabilidad.
* Informe de Baja o Pérdida de
j Gerente 1 Administrativo
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\ PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver, ....Pág.DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
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Activos Fijos firmado
■ Asientos Contables firmados
Financiero
El Encargado de Contabilidad recibe los ambos documentos firmados y archiva toda la documentación correspondiente al proceso.
■ Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos firmado
■ Asientos Contables firmados
Encargado de Contabilidad
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1
PRODUCTOS/SALIDAS: Registro de Baja o Pérdida de Activos Fijos conclu ido
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GAF-MAN-005PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS
DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA
Ver. Pág.
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5.16.B ELABO R AC IÓ N DE PLAN ILLA S DE PERSONAL DE PLANTA, EVENTUAL Y
CONSULTORES DE LÍNEA - DESCRIPCIÓN
INSUMIOS/ENTRADAS:
Información para generar Planilla Salarial
ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO
El Habilitado de Recursos Humanos elabora la Planilla de Personal de Planta, Eventual y de Consultores de Linea, tomando en cuenta: registro de llamadas de atención, formularios de impuestos, información de vacaciones y permisos.
Insumos para generar planilla salarial
Habilitado de Recursos Humanos
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El Habilitado de Recursos Humanos remite toda ia información al Profesional I de Recursos Humanos.
Planilla elaborada Habilitado deRecursosHumanos
1
El Profesional I de Recursos Humanos revisa y verifica que la información enviada por el Habilitado de Recursos Humanos sea adecuada. Si la información NO es adecuada, la remite al Habilitado de Recursos Humanos para su modificación o complementación.
Planilla Revisada Profesional I deRecursosHumanos 1
Su es adecuada, el Profesional I de Recursos Humanos firma la PianillaSalarial para ser enviada al Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
Planilla Salarial Profesional I deRecursosHumanos
0.5
El Profesional I de Recursos Humanos remite Informe mensual solicitando su aprobación al Gerente Administrativo Financiero.
Informe Mensual Profesional I deRecursosHumanos
2
El Gerente Administrativo Financiero aprueba el Informe y remite al Encargado de Contabilidad para la elaboración del Comprobante C-31.
GerenteAdministrativoFinanciero
1
El Encargado de Contabilidad revisa y verifica que la información enviada sea adecuada, elabora el Comprobante C-31, lo registra en el SIGMA y lo remite para aprobación.
Comprobante C-31 Encargado de Contabilidad 0.5
El Profesional I de Recursos Humanos envía la documentación física al Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
Planilla Salarial Profesional I deRecursosHumanos
0.5
El personal correspondiente en el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas verifica s¡ la información es adecuada. Si la información NO es adecuada, la remite al Profesional I de Recursos h-íumanos para su modificación o complementación.
Planilla Salaria! Personal del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
1
j Si la información es adecuada, el personal ~¡~Planiüa Salarialcorrespondiente en eí Ministerio de Economía Finanzas Públicas !a aprueba mediante sello rojo.
aprobadai Personal del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
0.5
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S MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-005n PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS
DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA
Ver. Páj.
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El Habilitado de Recursos Humanos recoge la Planilla Salarial con sello rojo en forma física.
Planilla Salarial aprobadaComprobante C-31
Profesional I deRecursosHumanos
0.5
El Profesional I de Recursos Humanos envía la planilla y el Comprobante C-31 ai Encargado de Presupuesto para su aprobación.
Planilla Salarial aprobada Comprobante C-31
Profesional I deRecursosHumanos
0.5
El Encargado de Presupuesto aprueba la planilla salaria! y el Comprobante C-31 y ios remite ai Gerente Administrativo Financiero.
Planilla Salarial aprobadaComprobante C-31
Encargado de Presupuesto 0.5
El Gerente Administrativo Financiero firma la planilla salarial y el Comprobante C-31 y lo remite al Gerente Técnico para que suscriba.
Planilla Salarial aprobadaComprobante C-31
GerenteAdministrativoFinanciero
0.5
Con la firma del Gerente Administrativo Financiero, el Gerente Técnico firma ambos documentos y ios remite al Gerente Administrativo Financiero.
Gerente Técnico i* 0.5
El Gerente Administrativo Financiero comunica mediante proveído al Encargado de Presupuesto que elabore la Programación de Priorización de Pagos
GerenteAdministrativoFinanciero 0.5
El Encargado de Presupuesto elabora la Programación de Pagos priorizándolos y comunica al Gerente Administrativo Financiero.
Programación de Priorización de Pagos
Encargado de Presupuesto
0.5
El Gerente Administrativo Financiero aprueba la Programación de Priorización de Pagos en el SIGMA y deriva a Contabilidad para su archivo.
Programación de priorización de pagos
GerenteAdministrativoFinanciero
0.5
El Encargado de Contabilidad recibe la información correspondiente al proceso y lo archiva.
■ Planilla Salarial aprobada
■ Comprobante de Contabilidad archivado
Encargado de Contabilidad
0.5
PRODUCTOS/SALIDAS: Proceso de Elaboración de Planilla Salarial conclu ido
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PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
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5.17 CO NCILIACIÓN DE CUENTAS CORRIENTES FISCALES
5.17.A CO NCILIACIÓ N DE CUENTAS CORRIENTES FISCALES - FLUJOG RAM A
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Prohibida cualquier reproducción parcial o tota! de este documento sin autorización del Jefe de Orqanización vMétodos- LACTEOSBOL y
MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-005
PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA
Ver. Pág.
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5.17.B CO NCILIACIÓ N DE CUENTAS CORRIENTES FISCALES - DESCRIPCIÓN
INSUMIOS/ENTRADAS:
Información de Extractos Bancarios
ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO
El Encargado de Tesorería recupera los Extractos Bancarios y saca !os reportes SIGMA para elaborar la Conciliación Bancaria.
■ Extractos Bancarios
» Reporte SIGMA
Encargado de Tesorería
El Encargado de Tesorería remite fotocopias de Extractos y Libretas a todos los Encargados de Comercialización de las Plantas y a ¡os Administrativos de las Distribuidoras.
Fotocopias de Información
Encargado de Tesorería
Hasta el 5 de cada mes
Los Encargados de Comercialización de las Plantas y los Administrativos de las Distribuidoras elaboran la conciliación y remiten al Encargado de Tesorería en físico y digital.
Conciliación en físico y digital
Encargado de Comercialización
Administrativo
Hasta el 12 de cada mes
El Encargado de Tesorería centraliza las Conciliaciones en Cuentas y Libretas y revisa la información. Si la información generada NO es correcta, el Encargado de Tesorería solicita su modificación al encargado correspondiente.
Conciliación en físico y digital
Encargado de Tesorería Hasta el
20 de cada mes
Si la información es adecuada, el Encargado de Tesorería remite al Encargado de Contabilidad para revisión.
Encargado de Tesorería
Hasta el 23 de cada mes
El Encargado de Contabilidad revisa ¡os saldos según libreta bancaria efectúa ajustes, firma y remite la libreta al Gerente Administrativo Financiero para revisión.
Libreta Bancaria Encargado de Contabilidad
Hasta el 25 de cada mes
Si la información generada NO es correcta. el Gerente Administrativo Financiero solicita su modificación al Encargado de Contabilidad.
Si la información es adecuada, el Gerente Administrativo Financiero firma la Conciliación de Cuentas Corrientes Fiscales y remite la documentación al Encargado de Tesorería.
ConciliaciónBancaria
GerenteAdministrativoFinanciero
2
El Encargado de Tesorería custodia y archiva toda ¡a documentación correspondiente al proceso y remite tres copias de las conciliaciones a la Unidad de Contabilidad para adjuntar al Balance.
Documentación de conciliación de Cuentas Corrientes Fiscales
Encargado de Tesorería
1
PRODUCTOS/SALIDAS: Conciliación de Cuentas Corrientes Fiscales concluida
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PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA
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5.18 FONDO SO C IAL
5.18.A FONDO SO C IAL - FLU JO G R AM A
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DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA 01 53 de 58
5.18.B FONDO SO CIAL - DESCRIPCIÓN
INSUMOS / ENTRADAS:
Solic itud para realizar actividades del Fondo Social
ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO
Todos los funcionarios de LACTEOSBOL eligen a sus Representantes para conformar la Comisión del Fondo Social.
Funcionarios de LACTEOSBOL
El Gerente Técnico designa a ios miembros de la Comisión del Fondo Social a través de memorándum.
Memorándum de Designación
Gerente Técnico2
Las Unidades Organizacionales de LACTEOSBOL solicitan a la Comisión del Fondo Social, el financiamiento para alguna actividad consensuada y que beneficie a toda la empresa.
Solicitud de Financiamiento de Actividad
UnidadOrganizacional
*
La Comisión del Fondo Social analiza la solicitud. Solicitud de Financiamiento de Actividad
Comisión del Fondo Social
La Comisión del Fondo Social verifica si la solicitud es adecuada para beneficio de la empresa.
Solicitud de Financiamiento de Actividad
Comisión del Fondo Social
8Si la solicitud NO es adecuada, la Comisión dei Fondo Social elabora una Carta de Rechazo justificada.
Solicitud de Financiamiento de Actividad
Comisión del Fondo Social
La Comisión del Fondo Social envía la Carta de Rechazo justificada a la unidad solicitante.
Carta de Rechazo Comisión del Fondo Social
Si la solicitud es adecuada, la Comisión del Fondo Social elabora un Acta de Aprobación y la remite al Gerente Técnico solicitando el desembolso correspondiente.
Acta de Aprobación Comisión del Fondo Social
El Gerente Técnico toma conocimiento de la solicitud y remite la misma al Encargado de Contabilidad para realizar el desembolso correspondiente previa conciliación de descuentos.
Acta de Aprobación
Solicitud de Desembolso
Gerente Técnico
3El Encargado de Contabilidad realiza la conciliación de descuentos y remite la documentación al Encargado de Tesorería para continuar con el proceso.
Conciliación de Descuentos
Encargado de Contabilidad
El Encargado de Tesorería realiza ei desembolso correspondiente previa aprobación de la Unidad de Contabilidad y solicita al Representante dei Fondo Social, la rendición de cuentas por la actividad.
Constancia de Entrega de Fondos
Encargado de Tesorería 1
La Comisión del Fondo Social realiza la compra y presenta un informe de rendición de cuentas al Gerente Administrativo Financiero.
informe de Rendición de Cuentas
Comisión del Fondo Social
5El Gerente Administrativo Financiero verifica el informe presentado, si el informe NO es adecuado, lo remite a la Comisión del Fondo Social para que io
Informe de Rendición de Cuentas con
GerenteAdministrativoFinanciero
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DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA 01 54 de 58
modifique o lo complemente. solicitud de modificación o complementación
Si el informe es adecuado, el Gerente de Administrativo Financiero aprueba la rendición de cuentas y remite ¡a información al Encargado de Tesorería para su registro.
Informe de Rendición de Cuentas aprobado
GerenteAdministrativoFinanciero
El Encargado de Tesorería da de baja el Fondo Social y remite documentación respaldatoria para archivo en la Unidad de Contabilidad.
Informe de Rendición de Cuentas aprobado
Encargado de Tesorería
El Encargado de Contabilidad archiva la documentación correspondiente al proceso.
Documentación del Proceso
Encargado de Contabilidad 1
Actividades del Fondo Social concluidas OALlUAo, ^
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GAF-MAN-005PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS
DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA
Ver. Pág.
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6 USO Y DIFUSIÓN
La distribución de los documentos a los Jefes o Gerentes de Unidad estará a cargo de
la Unidad de Organización y Métodos. Cada Jefe o Gerente se encargará de
socializarlo con su personal dependiente y personal inducido.
En el caso de inducción ya sea por incorporación de personal nuevo o por cambio de
cargo de un funcionario dentro de la empresa, la Gerencia Administrativa Financiera
deberá difundir y socializar este manual. La socialización debe quedar registrada con*
firmas de los participantes.
Este documento podrá ser consultado en la página web del Servicio de Desarrollo de
las Empresas Públicas Productivas.
7 CONTROL DE CAMBIOS
Se utilizará para registrar los cambios efectuados a las versiones anteriores del Manual
de Procesos y Procedimientos de los Sistemas de Contabilidad Integrada y Tesorería.
VERSIÓNMODIFICADA
MODIFICACIONES EN: CAMBIOEFECTUADOTÍTULO PÁGINA
8 ANEXOS
A continuación se presentan los formularios utilizados para el presente manual:
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MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-005
PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y
TESORERÍA
Ver. Pág.
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ANEXO 2 CO M PRO BANTE DE ENTREGA DE CHEQUE
CONSTANCIA DE ENTREGA DE CHEQUENS
N2CHEQUE IMPORTE DEL CHEQUE N9 PREVENTIVO C-31/C-34
NOMBRE DEI. BENEFICIARIO CONCEPTO
Elaborado por Inmediato Superior Encargado de Tesorería Vo. Bo. GAF
Sello/Firma Sello/Firma Sello/Firma Sello/Firma
Nombre y Apellido:
Fecha de Recepción:
Firma:
Recibí Conforme
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GAF-MAN-005PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS
DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA
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ANEXO 3
ACTA DE RECEPCION Y CONFORMIDAD
DE ACTIVOS FIJOS
En la dudad de en fecha / / se hizo la Recepción d e "
para ____________ según el Art. 25 Numeral 10
Del RE-SABS, aprobado mediante Resolución Administrativa NQ / ______y de acuerdo a Contrato N9
, se ha verificado lo siguiente:
Fecha Descripción■
CantidadPrecio Unitario
(Bs)
Precio Total
(Bs)
TOTAL
Dando conformidad a lo recepcionado, se firma al pie del presente.
Lugar y Fecha: de de 201
1 Ooo
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Proveedor
Sello/Firma
Solicitante
Sello/Firma
Administrativo
Seüo/Firma
Otros
Sello/Firma
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