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Dirección Nacional de Organización y Métodos
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Tipo de Proceso: AP Habilitantes de Apoyo
Macroproceso: AP-01 Gestión Administrativa y Financiera
Proceso: AP-01.3 Administración del Talento Humano Subproceso: AP-01.3.2 Permanencia
Procedimiento: AP-01.3.2.02 Planificar y Gestionar vacaciones
Dueño del Procedimiento: Director Nacional del Talento Humano
Versión: 01 FIRMAS DE RESPONSABILIDAD
Elaborado por:
Nombre Cargo Área Firma
Ing. Daniel Mosquera Especialista en Procesos
Organización y Métodos
Revisado por:
Nombre Cargo Área Firma
Ab. Ma. Matilde Rivera
Directora Nacional
Talento Humano
Ab. Ma. Gracia Neira Especialista Talento Humano
Lourdes Valverde Oficinista Talento Humano
Ing. Jessica Ramírez Torres
Directora Nacional
Organización y Métodos
Aprobado por:
Nombre Cargo Firma
Ab. Suad Manssur V. Superintendenta de Compañías,
Valores y Seguros.
PLANIFICAR Y GESTIONAR VACACIONES
CÓDIGO: AP-01.3.2.02
VERSION: 01
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CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Sección y/o
página
Descripción de la modificación
Fecha de la
Modificación
PLANIFICAR Y GESTIONAR VACACIONES
CÓDIGO: AP-01.3.2.02
VERSION: 01
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Dirección Nacional de Organización y Métodos
ÍNDICE
OBJETO .......................................................................................................................4
ALCANCE ....................................................................................................................4
NORMATIVA ................................................................................................................4
GLOSARIO ...................................................................................................................4
CARACTERIZACIÓN ...................................................................................................5
RESPONSABILIDADES ...............................................................................................7
PROCEDIMIENTO .......................................................................................................7
FLUJOGRAMA ........................................................................................................... 11
FORMULARIOS ......................................................................................................... 15
PLANIFICAR Y GESTIONAR VACACIONES
CÓDIGO: AP-01.3.2.02
VERSION: 01
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Dirección Nacional de Organización y Métodos
OBJETO
Describir el procedimiento para la planificación y generación de la solicitud de
vacaciones a través del sistema creado para el efecto.
ALCANCE
El procedimiento inicia con la notificación a cada una de las unidades de la
Institución, para la elaboración del cronograma de vacaciones y culmina con la
notificación de la aprobación de la solicitud de vacaciones al Servidor de la Unidad
Requirente.
NORMATIVA
Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP).
Reglamento a la Ley Orgánica del Servicio Público.
Reglamento General para la Administración del Talento Humano de la
Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.
Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la
Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.
Código de Ética de los Servidores de la Superintendencia de Compañías,
Valores y Seguros.
GLOSARIO
Workflow Vacaciones.- Sistema interno creado para la planificación y
generación de la solicitud de vacaciones.
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CARACTERIZACIÓN
TIPO DE PROCESO: Habilitante de Apoyo FECHA: 30/11/15 MACROPROCESO: Gestión Administrativa y Financiera VERSIÓN: 01 PROCESO: Administración del Talento Humano ELABORADO POR: Ing. Daniel Mosquera SUBPROCESO: Permanencia APROBADO POR: Ing. Jessica Ramirez PROCEDIMIENTO: Planificar y Gestionar vacaciones
CONTROLES
INDICADORES:
- # de solicitudes replanificiadas/ # de solicitudes planificadas
- # de servidores que no tomaron vacaciones dentro de lo planificado/ # de servidores
- # de servidores que tienen entre 45 y 60 días de vacaciones acumuladas
ENTRADAS
- Cronograma de vacaciones - Solicitud de vacaciones
PLANIFICAR Y GESTIONAR
VACACIONES
SALIDAS
- Notificación de la aprobación de la solicitud de vacaciones
PROVEEDORES
Responsable de la Unidad Requirente
Servidor de la Unidad Requirente
CLIENTES
Responsable de la Unidad Requirente
Servidor de la Unidad Requirente
TECNOLOGICOS:
Workflow Vacaciones
HUMANOS:
- Director Nacional del Talento Humano - Responsable de la Unidad Requirente - Especialista de Talento Humano - Servidor de la Unidad Requirente
RECURSOS
NORMATIVA:
Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP).
Reglamento a la Ley Orgánica del Servicio Público.
Reglamento General para la Administración del Talento Humano de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.
Código de Ética de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.
Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos.
PLANIFICAR Y GESTIONAR VACACIONES
CÓDIGO: AP-01.3.2.02
VERSION: 01
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Dirección Nacional de Organización y Métodos
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RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE DE LA UNIDAD REQUIRENTE
Elaborar y enviar el cronograma de vacaciones en coordinación con los
servidores de la Unidad a través del Workflow Vacaciones.
SERVIDOR DE LA UNIDAD REQUIRENTE
Generar la solicitud de vacaciones a través del Workflow de Vacaciones, de
acuerdo al cronograma establecido, o en caso de no estar dentro de lo
planificado, adjuntar la documentación soporte correspondiente.
ESPECIALISTA DE TALENTO HUMANO
Recibir los cronogramas de vacaciones de las diferentes unidades
administrativas.
DIRECTOR NACIONAL DEL TALENTO HUMANO
Autorizar la salida de vacaciones de los servidores.
PLANIFICAR Y GESTIONAR VACACIONES
CÓDIGO: AP-01.3.2.02
VERSION: 01
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PROCEDIMIENTO
PARA PLANIFICAR VACACIONES DEL PERSONAL:
ESPECIALISTA DE TALENTO HUMANO
1. Comunica a los Responsables de las Unidades inicien la elaboración y registro
del cronograma de vacaciones a traves del Workflow Vacaciones.
RESPONSABLE DE LA UNIDAD REQUIRENTE
2. Coordina con los servidores que pertenecen a la unidad las fechas en que
tomaran las vacaciones para la elaboración del cronograma.
3. Ingresa al Workflow Vacaciones.
4. Registra y envía el cronograma de vacaciones1 de cada uno de los servidores a
su cargo a través del Workflow Vacaciones.2
ESPECIALISTA DE TALENTO HUMANO
5. Recibe los cronogramas de las todas las Unidades de la Institución a través del
Workflow Vacaciones.3 Fin del Procedimiento.
1 En caso de existir cambios en el cronograma de vacaciones una vez enviado, estos deberán ser comunicados por escrito a la Dirección Nacional del Talento Humano con la respectiva reprogramación de vacaciones, indicando los motivos que impidan cumplir con lo programado y señalando la nueva fecha para vacaciones. 2 El cronograma de vacaciones debe ser enviado hasta el 30 de noviembre de cada año, a través del Workflow Vacaciones, el cual entrará en vigencia a partir del primero de enero de cada año. 3 Para aquellas Unidades que no envíen el cronograma de vacaciones en el tiempo establecido a través del Workflow Vacaciones, deberán remitirlo a través de memorando a la Dirección Nacional del Talento Humano.
PLANIFICAR Y GESTIONAR VACACIONES
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VERSION: 01
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Dirección Nacional de Organización y Métodos
PARA SOLICITAR VACACIONES PLANIFICADAS:
SERVIDOR DE LA UNIDAD REQUIRENTE
6. Ingresa al Workflow Vacaciones.
7. Genera4 y envía a revisión la Solicitud de Vacaciones5 a través del Workflow
Vacaciones.6
RESPONSABLE DE LA UNIDAD REQUIRENTE
8. Recibe la notificación de la revisión de solicitud de vacaciones en el Workflow
Vacaciones.
9. Ingresa al Workflow Vacaciones y revisa la solicitud.
9.1. Si no está de acuerdo, solicita la corrección de la solicitud. Continúa con la
actividad 6.
9.2. Si está de acuerdo, aprueba la solicitud. Continúa con la actividad 10.
ESPECIALISTA DE TALENTO HUMANO
10. Recibe la notificación para la atención de la solicitud de vacaciones.
11. Ingresa al Workflow de Vacaciones y revisa las solicitudes de vacaciones.
11.1. Si existen observaciones, solicita corrección al generador de la solicitud
de vacaciones. Continúa con la actividad 6.
11.2. Si no existen observaciones, registra la acción tomada y envía la
solicitud de vacaciones al Director Nacional del Talento Humano para la
aprobación.
4 Si la solicitud es generada fuera del cronograma de vacaciones, deberá adjuntar obligatoriamente el memorando aprobado por el Responsable de la Unidad, que sustente el motivo por el cual está fuera del cronograma. 5 La solicitud de vacaciones deberá ser enviada con 10 días de anticipación previo hacer uso de las mismas. 6 En el caso de las solicitudes de vacaciones generadas por los Responsables de las Unidades, deberán adjuntar la delegación del puesto o la subrogación autorizada por el Responsable Inmediato en cada uno de los casos.
PLANIFICAR Y GESTIONAR VACACIONES
CÓDIGO: AP-01.3.2.02
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Dirección Nacional de Organización y Métodos
11.2.1. Si es un servidor bajo LOSEP – nombramiento, elabora y remite la
acción de personal al Director Nacional del Talento Humano para su
aprobación. Continúa con la actividad 12.
11.2.2. Si es un servidor bajo LOSEP – Contrato o Código de Trabajo,
continúa con la actividad 12.
DIRECTOR NACIONAL DEL TALENTO HUMANO
12. Revisa la solicitud de vacaciones a través del Workflow Vacaciones.
13. Autoriza y finaliza la solicitud de vacaciones.
13.1. Si recibió acción de personal del servidor, aprueba y dispone el registro y
archivo de la misma al Especialista de Talento Humano.
13.2. Si no recibió acción de personal del servidor, continúa con la actividad
14.
SERVIDOR DE LA UNIDAD REQUIRENTE
14. Recibe la notificación de aprobación de la solicitud de vacaciones.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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FLUJOGRAMA
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FORMULARIOS
ACCIÓN DE PERSONAL - FORMATO MINISTERIO DEL TRABAJO7
7 Formato Establecido por el Ministerio del Trabajo, el cual se acogerá a los cambios que disponga dicha institución.
No.
Fecha:
DECRETO RESOLUCION
NO. FECHA:
TRASLADO REVALORIZACION
TRASPASO RECLASIFICACION
CAMBIO ADMINISTRATIVO UBICACION
SUBROGACION INTERCAMBIO REINTEGRO
COMISION DE SERVICIOS RESTITUCION OTRO
LICENCIA RENUNCIA
PROCESO: PROCESO:
SUBPROCESO: SUBPROCESO:
PUESTO: PUESTO:
LUGAR DE TRABAJO: LUGAR DE TRABAJO:
REMUNERACIÓN MENSUAL: REMUNERACIÓN MENSUAL:
PARTIDA PRESUPUESTARIA: PARTIDA PRESUPUESTARIA:
No. Fecha: f.
No. Fecha
Rige a partir de:
ACCION DE PERSONAL
EXPLICACIÓN: (Opcional: adjuntar Anexo)
APELLIDOS NOMBRES
No. de Cédula de Ciudadanía No. De Afiliación IESS
ACUERDO
SITUACION ACTUAL SITUACION PROPUESTA
INGRESO
NOMBRAMIENTO
ASCENSO
ENCARGO
VACACIONES
SUPRESION
DESTITUCION
REMOCION
JUBILACION
ACTA FINAL DEL CONCURSO PROCESO DE RECURSOS HUMANOS
Nombre:
Resp. de Recursos Humanos
DIOS, PATRIA Y LIBERTAD
Fecha de creación de formato: 2014-05-27 / Revisión: 00 / Página 1 de 2.
AUTORIDAD NOMINADORA
f.
RECURSOS HUMANOS REGISTRO Y CONTROL
f.
Responsable del Registro
Nombre:
CAUCION REGISTRADA CON No. Fecha:
LA PERSONA REEMPLAZA A:
QUIEN CESO EN FUNCIONES POR:
ACCION DE PERSONAL REGISTRADA CON No.
AFILIACION AL COLEGIO DE PROFESIONALES DE
NO. Fecha:
POSESION DEL CARGO
YO CON CEDULA DE CIUDADANIA No.
JURO LEALTAD AL ESTADO ECUATORIANO.
LUGAR:
FECHA:
f. f.
Fecha de creación de formato: 2014-05-27 / Revisión: 00 / Página 2 de 2.
EN EL PUESTO DE:
FECHA:
Funcionario Responsable de Recursos Humanos