CONTENIDO DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

REQUISITOS Y RECOMENDACIONES

La presentación de un procedimiento aislado no permite conocer la organización de una empresa o institución administrativa. Por lo que surge la necesidad de que todos los procedimientos se agrupen en forma ordenada en un solo documento denominado:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que están considerados como elementos fundamentales para la coordinación, dirección, comunicación y control administrativo, el manual de procedimiento es útil para registrar, transmitir la información relacionada a la organización y al funcionamiento dela entidad.

Por lo tanto es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática la información necesaria sobre la organización de la empresa, lo cual dicha información contenida en mencionado documento, son de gran valor e importancia, para la mejor ejecución del trabajo.

SE ENTIENDE POR PROCEDIMIENTO; la sucesión cronológica o secuencial de actividades enlazadas que precisan de manera sistemática la forma de realizar una función o un aspecto de ella.

Que contiene o que incluye el manual de procedimientos?

contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa.

Incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

1) Identificación.2) Índice3) Introduccion4) Objetivos del manual5) Desarrollo de los

procedimientos .

Elementos que integran el manual de

procedimientos

EXPLICACION DE CADA UNO DE LOS PUNTOS.

IDENTIFICACIÓN.

Se refiere a la primera pagina o portada del manual, en ella deberán anotarse los siguientes datos.

1.- logotipo de la empresa.2.- nombre de la empresa o dependencia.3.-Nombre o siglas de la empresa o unidad administrativa.4.-Titulo del Manual de procedimientos.5.- fecha de elaboración en su caso la actualización

ÍNDICE O CONTENIDO.

Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.

En el orden siguiente:

a) Introducciónb) Objetivo del manualc) Nombre de los procedimientos desarrollados

Se refiere, a la explicación que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido del manual, Objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión ,de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través del manual de procedimientos. / se deberán emplear los siguiente.

Como se usaraQuien lo usaraComo y cuando se hará las revisiones y actualizaciones.

Se recomienda que al formular la introducción se emplee un vocabulario sencillo a efecto de facilitar su entendimiento.

PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS DEL MANUAL:

Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son equilibrar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores. Su elaboración a los siguientes lineamientos.

*Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento.*La redacción será clara , concreta y directa.*La descripción se iniciara con un verbo infinitivo.*Se describirá en una extensión máxima de 12 renglones*Se evitara objetos calificativos como: Bueno, Excelente, Etc

El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos breves; además, la primera parte de su contenido deberá expresar QUÉ SE HACE; y la segunda, PARA QUÉ SE HACE.

También deberá identificarse con.

DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS.

Procedimientos constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, se integra por los siguientes apartados:

· El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido.· La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla.· No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno.

a).- Propósito del Procedimiento:Describe la finalidad o razón de ser de un procedimiento o

bien que es lo que se persigue con su implantación.

b).- Alcance:Se describe el ámbito de aplicación de un procedimiento, es

decir, a que áreas involucra, puestos y actividades, así como a qué no aplica.

c) Referencias.Se enlista la documentación de apoyo que utilizamos para elaborar el procedimiento: Manuales internos, Normatividad, etc.d) Responsabilidades.Aquí se debe indicar quien es el responsable de la elaboración, emisión, control, vigilancia del procedimiento; así como también, quien es el responsable de la revisión y aprobación del mismo.e) Definiciones.Son los términos de uso frecuente que se emplean con sentido específico o restringido en comparación al conjunto de definiciones del diccionario.f) Método de Trabajo.Dentro del método de trabajo se deberán tomar en cuenta los siguientes apartados:I) Políticas y lineamientos.II) Descripción de actividades.III) Diagrama de flujo.IV) Formatos e instructivos.

Políticas y lineamientos:

Son una guía básica para la acción; prescribe los límites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades.

Es conveniente que las políticas y lineamientos se definan claramente y prevengan todas las situaciones alternativas que pueden presentarse al operar el procedimiento; es decir, definir expresamente qué hacer o a qué criterios hay que ajustarse para actuar ante casos que no se presentan habitualmente, o que no son previstos en el procedimiento.

Para la elaboración de las políticas se deberán considerar los siguientes puntos:

Deberán orientar en la toma de decisiones con relación al curso de las actividades que habrán de realizar los trabajadores o subordinados en sus áreas de trabajo. Estas deberán ser claras y concisas, a fin de que sean comprendidas,

FORMULARIO IMPRESOS O FORMATOS DE PROCEDIMIENTOS; son Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como complementos. También se pueden adicionar instructivos para su llenado. EJEMPLO:

Formulario de procedimientos

DIAGRAMA DE FLUJOEs una herramienta fundamental para la elaboración de un procedimiento, ya que a través de ellos Podemos ver gráficamente y en forma consecutiva el desarrollo de una actividad determinada. También es una representación gráfica que muestra la secuencia en que se realiza la actividad necesaria para desarrollar un trabajo determinado, el cual deberá iniciar con un verbo en infinitivo, ejemplo: Recibir, enviar, turnar, procesar, etc.

Diagrama de flujo procesos

GLOSARIO DE TÉRMINOS.

Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Ejemplo definiciones de

GLOSARIO DEFINICION

Procedimientos Formas, maneras medios

Formularios Reglamentario, sistematizado

Diagrama Croquis, plano, bosquejo

Cronológica Ordenada, secuencial

AL FINALIZAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEBERÁ EMPLEAR LA LEYENDA

TERMINA PROCEDIMIENTO

¿Dentro dela empresa quienes son las personas facultadas para conformar y elaborar un Manual de procedimientos?¡¿

Un buen equipo técnico, que mantenga buenas

relaciones humanas dentro de la empresa y que

conozca perfectamente los objetivos y estructura,

organización de la entidad, la misma deberá tener el

conocimiento y la experiencia necesaria

* RECOMENDACIONES* :

Es conveniente que el manual de procedimientos sea elaborado con la participación de las áreas administrativas de la empresa y que tienen y conocen las responsabilidades en las actividades y que además cuenten con su manual de organización.Terminado el manual deberá contarse el numero de paginas que lo integran, numerarlas incluyendo descripciones, formatos y guías de llenado y la información documental necesaria.La utilidad de los manuales de procedimiento radica en la veracidad de la información que contiene, por lo que es necesario mantenerlas permanentemente actualizadas a través de revisiones periódicas apoyándose en los avances y los logros dela empresa.

Se recomienda que el manual de procedimientos se encuentre al alcance de jefes, supervisores y personal administrativo, con el fin que se consulte las veces que sea necesario para la mejora y seguimiento de la empresa.

como puede apreciarse la elaboración de un manual de procedimientos es bastante extensa y se apega a diversos requisitos y recomendaciones tangibles que deberán ser tomados en cuenta para que el manual pueda ser aceptado y comprendido por las personalidades y jerarquías competentes que tengan a bien revisarlos, además de que el manual de procedimientos se realiza acorde a las necesidades de la empresa o institución.

Lupita

UNIVERSIDAD DEL SUR

4º. CUATRIMESTRE DE L.A.E.

ASIGNATURA ANALISIS Y DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS

MAESTRO: RODRIGUEZ CANDELARIO INDILI.

TRABAJO PRESENTADO POR: