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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA
PROYECTO EDUCATIVO ÁREA DE PROCESOS
DESCRIPTOR N.1
1. DATOS INFORMATIVOS DEL PROYECTO
1.1 TÍTULO DEL PROYECTO: Elaboración de un Manual de Procedimientos
Administrativos eficaz y transparente para el CMI “COLEGIO MENOR
INDOAMÉRICA”
1.2 GRUPO META: Sección General Básica y Bachillerato
1.3 UNIDAD ACADÉMICA: Gestión de Procesos Descriptor N. 1
1.4 RESPONSABLES: Ing. Griselda Núñez
Srta. Alexandra Altamirano
1.5 COORDINADOR: Ing. Griselda Núñez
2. ANTECEDENTES
El Colegio Menor Indoamérica, es una institución de carácter Particular, que oferta
Bachilleratos Técnicos en Contabilidad y Aplicaciones Informáticas y Bachillerato en
Ciencias en Químico Biólogo, Físico Matemático y Ciencias Sociales, así como
también la Educación Básica de Primero a Tercer año y de Octavo a Decimo año, con el
proyecto de cubrir los diez años de Educación Básica.
La institución se crea mediante acuerdo ministerial N.3528 del seis de agosto de 1996, a
la presente fecha cuenta con más de cuatrocientos estudiantes. Por ofertar carreras
técnicas en los actuales momentos está sujeto a la evaluación por parte del Ministerio de
Educación, por tal razón su administración exige de mayor compromiso de toda la
comunidad educativa.
Concordante con el antecedente es necesario contar con un manual de procedimientos
que guíen la ejecución del trabajo administrativo de esta institución educativa. Para la
elaboración del Manual de Procedimientos Administrativos se debe tomar en cuenta el
Reglamento Interno, Código de Convivencia, los Procedimientos Administrativos, el
Ideario y el Componente de Fortalecimiento Institucional.
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
2. JUSTIFICACIÓN
Constituye para la institución de suma importancia la elaboración del Manual de
Procedimientos Administrativos, acorde con las exigencias actuales, que proporcione
información clara y eficiente a cerca de las formas de gestión que garantice el mejor
cumplimento de las tareas legales administrativas.
Una vez elaborado el respectivo documento es necesario que todas las instancias de la
institución, conozcan este Manual de Procedimientos Administrativo, el mismo que nos
servirá de guía para el trámite pertinente.
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Agilitar los procesos administrativos, con criterios transparentes e implicados con la
Comunidad Educativa del Colegio Menor Indoamérica
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Brindar un servicio oportuno, a todos los miembros del colegio
Forjar criterios positivos a favor de la institución
4. POBLACIÓN BENEFICIARIA
Autoridades
Docentes
Personal Administrativo
Personal de Servicio
Padres de Familia
Estudiantes
Comunidad Educativa
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
5. SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN
El presente seguimiento, control y evaluación será permanente durante el año lectivo 2012-
2013, por parte de las autoridades, docentes, Tutores, padres de familia, estudiantes y los
integrantes del Descriptor N. 1.
6. ANEXOS
Se anexa el Manual de Procedimientos revisado
7. RESULTADOS ESPERADOS
Multiplicar el conocimiento y la aceptación de la comunidad educativa y la gestión de
los recursos y procedimientos administrativos del colegio
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS EFICAZ Y
TRANSPARENTE
ALCANCE
El presente Manual de Procedimientos Administrativos rige para todo el personal del
Colegio Menor Indoamérica, así como a los distintos departamentos con sus respectivos
procedimientos implicados en los dos procesos principales: Administración y Gestión de la
Información.
4
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
Contenido
MANUAL DE PROCEDIMENTOS..........................................................................................4
CONSIDERANDO:...................................................................................................................4
ACUERDA................................................................................................................................4
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL........................................................................................6
A. PROCESO PRINCIPAL: ADMINISTRACIÓN....................................................................7
A1. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS........................................................7
A1.1 SERVICIO DE FOTOCOPIAS E IMPRESIONES...............................................................7
A1.2 LIBRERÍA............................................................................................................................8
A1.3 SUMINISTROS INTERNOS................................................................................................9
A1.4 PRÉSTAMO DE EQUIPOS................................................................................................10
A1.5 USO DE LAS INSTALACIONES POR TERCEROS........................................................11
A2. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS............................................................12
A.2.1 ELECCIÓN DE VOCALES PRINCIPALES Y SUPLENTES DE CONSEJO DIRECTIVO.....................................................................................................................................................12
A.2.2 ELECCIÓN DEL COMITÉ CENTRAL DE PADRES DE FAMILIA...............................13
A.2.3 RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN E INSERCIÓN DEL PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO......................................................................................14
A.2.4 CAPACITACIÓN INTERNA Y EXTERNA.....................................................................16
A.2.5 HORARIOS DEL PERSONAL DOCENTE ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO......17
A3. ADMINISTRACIÓN ACADÉMICA...................................................................................19
A.3.1 INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS........................................................................................19
A.3.2 MATRICULACIÓN DE ALUMNOS................................................................................21
A.3.3 ORGANIZACIÓN DE LOS ESTUDIANTES POR CURSO............................................22
A.3.4 CONTROL DE ASISTENCIA ENTRADA, RECESOS Y SALIDA DE LOS ESTUDIANTES...........................................................................................................................24
A.3.5 CONTROL DE ASISTENCIA DE ESTUDIANTES EN EL AULA.................................26
A.3.6 PLANIFICACIÓN ACADEMICA.....................................................................................27
A.3.7 REFUERZO PARA RECUPERACIÓN DE ASIGNATURAS..........................................29
A.3.8 EXÁMENES ATRASADOS..............................................................................................31
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A.3.9 ORIENTACIÓN INDIVIDUAL Y GRUPAL DE ESTUDIANTES..................................32
A.3.10 BECAS O DESCUENTOS...............................................................................................33
A.3.11 ORIENTACIÓN VOCACIONAL Y PROFESIONAL....................................................34
A.3.12 SEGUIMIENTO A EGRESADOS...............................................................................35
A.3.13 SERVICIO PSICOLÓGICO............................................................................................36
A3.14 TRABAJO SOCIAL..........................................................................................................37
A3.15 TUTORÍAS.......................................................................................................................39
A3.16 REGISTRO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS..............................................................41
B. PROCESO PRINCIPAL: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN..........................................42
B1. ATENCIÓN E INFORMACIÓN AL PÚBLICO...................................................................42
B.1.1 MEDICIÓN DE ATENCIÓN AL CLIENTE.....................................................................42
B2. GESTIÓN DE LAS RELACIONES Y COMUNICACIONES INSTITUCIONALES..........43
B.2.1 CONFORMACIÓN DE ESCUELA PARA PADRES........................................................43
B.2.2 ASISTENCIA DE PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO A TALLERES DE CAPACITACIÓN.............................................................................................44
B.2.3 ARCHIVO DOCUMENTAL DE RELACIONES Y COMUNICACIONES CON INSTITUCIONES, ORGANISMOS Y PERSONAS...................................................................46
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
MANUAL DE PROCEDIMENTOSEl Colegio Menor Indoamérica de la cuidad de Ambato, provincia de Tungurahua. El
Rectorado de la institución en uso de sus atribuciones conferidas.
CONSIDERANDO: Que es necesario contar con procedimientos documentados que guíen la
ejecución del trabajo administrativo, dentro de los criterios de eficiencia,
eficacia y transparencia.
Que es necesario determinar y desarrollar procedimientos agiles y
confiables que permitan la optimización del funcionamiento de la
institución y la calidad der servicio académico prestado por ella.
Que es necesario implantar y aplicar el manual de procedimientos de la
institución mediante un sistema que garantice su permanente
actualización.
Que de conformidad con el Código de Convivencia, es responsabilidad
del Consejo Directivo la adopción del Manual de Procedimientos de la
institución.
Que para el ejercicio del control interno de la institución educativa, se
requiere del Manual de Procedimientos debidamente fortalecido
Que el Reglamento General de Educación y demás disposiciones
emitidas por los Organismos Gubernamentales, contempla como
componente del sistema del control interno el Manual de
Procedimientos.
ACUERDAArt. 1 Adopción del Manual de Procedimientos.- Adóptense en todas sus partes el
Manual de Procedimientos del Colegio Menor Indoamérica de la cuidad de Ambato.
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
Art. 2 Responsables y campo de aplicación.- Los procedimientos adoptados deberá, ser
aplicados en los distintos departamentos y por todos y cada uno de quienes conforman el
CMI
Art. 3 Actualización.- Toda modificación o actualización que deba realizarse en los
procedimientos adoptados, mediante el presente acuerdo, con el fin de mejorarlo para
obtener la eficiencia, eficacia y la transparencia que se pretende, procurará la oficialización
correspondiente y ser socializada según la distribución del Manual que indica en el Art. 4
del presente acuerdo. Dichas actualizaciones y modificaciones serán coordinadas con el
Rectorado, para tal fin el Consejo directivo expedirá el acuerdo respectivo de la adopción
de las mejoras introducidas.
Art. 4 El Manual de Procedimientos adoptado reposará en Rectorado, Vicerrectorado,
Inspección General, DOBE, Sala de profesores, Colecturía, Secretaria mismas, que
realizarán el manejo administrativo y difusión del manual a través de copias controladas.
Art. 5 El presente Manual de Procedimientos rige a partir de su fecha de expedición.
Publíquese, Comuníquese y Cúmplase
Dado en la cuidad de Ambato, a los 22 días del mes de mayo del 2012
Ing. Griselda Núñez
RECTORA
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A. PROCESO PRINCIPAL: ADMINISTRACIÓN
A1. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS
A1.1 SERVICIO DE FOTOCOPIAS E IMPRESIONES
Objetivo: Brindar un adecuado servicio de fotocopias e impresiones a la comunidad educativa.
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Recibir la solicitud de Copia e impresiones, por parte del cliente
interno(estudiantes horario establecido); y en caso de cliente externo
hacer constar el registro de copias e impresiones.
Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
Proceder a fotocopiar o imprimir Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
Registrar en el formato Registro de Copias e impresiones (cliente
externo y archivar la solicitud de copia e impresiones cliente interno)
Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
Entregar la fotocopia o impresión y hace el cobro respectivo Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
Realizar el cuadre diariamente con la: solicitud del cliente, informe de
auditoría emitida por la copiadora, número de hojas entregadas para
impresiones y Registro de Copias e impresiones; con las respectivas
firmas de responsabilidad
Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
Entregar diariamente el dinero recaudado a Contabilidad para su
depósito inmediato, con las respectivas firmas de responsabilidad.
Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
Presentar al Dpto. de Evaluación un informe estadístico mensual con el
indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes) para que luego
sea remitido a Rectorado
Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
INDICADOR Número de fotocopias e impresiones para la institución
Número de fotocopias e impresiones para alumnos y docentes
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A1.2 LIBRERÍA
Objetivo: Generar recursos económicos a través de las ventas de los materiales de la librería y cubrir
las necesidades básicas de los alumnos.
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Recibir la solicitud verbal por parte del cliente interno o externo Recaudador(a)
Proceder a realizar la venta Recaudador(a)
Registrar en el formato Registro diario de ventas realizadas Recaudador(a)
Entregar el producto y hacer el cobro respectivo Recaudador(a)
Entregar diariamente el dinero recaudado a Contabilidad para su
depósito inmediato, con las respectivas firmas de responsabilidad.
Recaudador(a)
Realizar el cuadre mensual con el inventario inicial y las ventas
realizadas, con las respectivas firmas de responsabilidad
Recaudador(a)
Presentar al Dpto. de Evaluación un informe estadístico mensual con el
indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes) para que luego
sea remitido a Rectorado.
Recaudador(a)
INDICADOR
Inventario inicial/ número de ventas mensuales realizadas
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A1.3 SUMINISTROS INTERNOS
Objetivo: Utilizar eficientemente los suministros internos
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Entregar a cada departamento el pedido de suministros el primer día del
mes
Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
Receptar los pedidos de suministros con los requerimientos necesarios
de cada departamento
Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
Verificar conjuntamente con Rectorado las necesidades presentadas y la
variación en el mes anterior
Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
Revisar si hay disponibilidad de existencias de lo solicitado Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
Solicitar a bodega los materiales requeridos para su respectiva
distribución
Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
Entregar los materiales a los departamentos con su respectiva firma de
recibido
Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
Presentar al Dpto. de Evaluación un informe estadístico mensual con las
variaciones pertinentes y por departamento con el indicador respectivo
(tres días luego de culminar el mes) para que luego sea remitido a
Rectorado
Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
INDICADOR
Inventario Final/número de pedidos mensuales realizados
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A1.4 PRÉSTAMO DE EQUIPOS
Objetivo: Suministrar una adecuada utilización del equipo de acuerdo a su vida útil
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Recibir una solicitud de préstamo de equipo por parte del peticionario
(personal docente, administrativo, de servicio y estudiantes)
Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
Verificar la disponibilidad y el uso del equipo Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
Analizar y dar respuesta a la solicitud Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
Solicitar si amerita por escrito la disponibilidad del equipo al
responsable de su custodia.
Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
Registrar en el formato de vida útil del equipo Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
Entregar los equipos probados al peticionario con las respectivas firmas
de responsabilidad
Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
Recibir y verificar los equipos en las condiciones entregadas con las
respectivas firmas de responsabilidad
Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
Presentar al Dpto. de Evaluación un informe estadístico mensual con el
indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes) para que luego
sea remitido a Rectorado
Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o)
INDICADOR
Vida útil del equipo/utilización mensual del equipo
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A1.5 USO DE LAS INSTALACIONES POR TERCEROS
Objetivo: Poner al servicio de la comunidad educativa las instalaciones del CMI
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Recibir la solicitud de uso de instalaciones por terceros por escrito de la
persona y\o la entidad peticionaria
Secretaria General
Entregar a Rectorado la solicitud recibida para su respectiva aprobación Secretaria General
Rectorado
Analizar, aprobar y dar respuesta a la solicitud de uso de instalaciones
por terceros
Rectorado
Entregar los equipos e instalaciones necesarias al peticionario Secretaria General
Asistente Administrativa
Bibliotecaria
Recibir los equipos e instalaciones en las condiciones entregadas Asistente Administrativa
Bibliotecaria
Presentar al Dpto. de Evaluación un informe estadístico mensual con el
indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes) para que luego
sea remitido a Rectorado
Secretaria General
Asistente Administrativa
Bibliotecaria
INDICADOR
Número de personas que hacen uso de las instalaciones
Actividades para las que se usan las instalaciones
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A2. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
A.2.1 ELECCIÓN DE VOCALES PRINCIPALES Y SUPLENTES DE CONSEJO
DIRECTIVO
Objetivos: Contar con una administración adecuada eficiente para el logro de la visión y misión
institucional.
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Realizar la convocatoria para la junta General de Profesores a la
finalización del año lectivo.
Secretaria General
Proceder a firmar dicha convocatoria aprobando la misma Rectorado
Firmar la convocatoria emitida Profesores
Proceder a elegir vocales principales y suplentes La junta General de
Profesoras
Realizar la posesión por parte de Consejo Directivo Rectorado
Enviar a la Dirección de Educación la nómina para su ratificación Secretaria General
Entrar en funciones 30 días después de su elección Consejo Directivo
PUNTO DE CONTROL
Actas numeradas de Consejo Directivo
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A.2.2 ELECCIÓN DEL COMITÉ CENTRAL DE PADRES DE FAMILIA
Objetivo: Vincular al Padre de familia en las actividades institucionales.
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Solicitar a Secretaria General realizar la convocatoria Rectorado
Realizar las convocatorias respectivas a los presidentes de padres de
familia de cada curso
Secretaria General
Asistir los padres de familia a la sesión convocada por parte de
Rectorado
Presidentes de padres de
familia de cada curso
Iniciar la sesión y tomar la palabra el Presidente del Comité de Padre de
Familia anterior
Rectorado
Dirigir la sesión y proceder a la elección de Presidente, Vicepresidente,
tres vocales principales y tres suplentes
Presidente del Comité de
padres de familia anterior
Posesionar de la nueva directiva Rectorado
Tomar la palabra con el compromiso de dirigir de mejor manera el cargo
actual
Presidente del Comité de
padres de familia actual
PUNTO DE CONTROL
Plan de trabajo
Cronograma de actividades
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A.2.3 RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN E INSERCIÓN DEL PERSONAL
DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO
Objetivos: Contar con un personal idóneo para cada puesto de trabajoACTIVIDAD RESPONSABLES
RECLUTAMIENTO
Solicitar en forma verbal por parte de la persona responsable de Recursos Humanos a Rectorado la contratación de nuevo personal en caso de:
Renuncia voluntaria (La persona decide voluntariamente abandonar el puesto de trabajo)
Cargo Nuevo (Cuando existe la necesidad de crear un nuevo puesto de trabajo)
Despido (Cuando se pide la renuncia de un empleado)
RectoradoResponsable de Recursos
Humanos
Solicitar al personal requerido de acuerdo al perfil por cargo a través de publicaciones en la prensa, u otro mecanismo determinado por la Institución.
Responsable de Recursos Humanos
Receptar los documentos de los aspirantes a ocupar el cargo requerido para verificar las referencias de trabajo mediante llamadas telefónicas.
Responsable de Recursos Humanos
SELECCIÓNCon los documentos receptados, se realiza una preselección de los aspirantes considerados aptos para ocupar el puesto en base a la carpeta del aspirante versus el perfil por cargo.
Responsable de Recursos Humanos
Comunicar vía telefónica a los aspirantes preseleccionados para la entrevista personal con la persona responsable de Recursos Humanos y para rendir las pruebas que se consideren necesarias. En el caso del personal docente realizar una clase demostrativa.NOTA: Las Pruebas Psicológicas se efectúan en el departamento del DOBE del CMI.
RectoradoResponsable de Recursos
Humanos
Presentar los resultados de las pruebas a Rectorado, para que conjuntamente realicen la selección.
RectoradoResponsable de Recursos
HumanosEntrevistar a la nueva persona seleccionada para analizar y disponer la contratación del nuevo personal.
Rectorado
Comunicar vía telefónica a la o las personas seleccionadas para que inicien sus labores en la Institución.
Responsable de Recursos Humanos
Realizar el Contrato de Trabajo del nuevo empleado/a Responsable de Recursos Humanos
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
INSERCIÓN
Proporcionar la ficha personal al nuevo empleado para el llenado correspondiente
Responsable de Recursos Humanos Nuevo
Empleado
Recopilar toda la documentación en la carpeta del nuevo empleadoResponsable de Recursos
HumanosEntregar las funciones respectivas al nuevo personal con el fin de inducirlo dentro de la Institución.
Responsable de Recursos Humanos
PUNTO DE CONTROLFicha de PersonalPerfil por CargoDocumentación del Personal (carpeta)
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A.2.4 CAPACITACIÓN INTERNA Y EXTERNA
Objetivo: Capacitar al personal permanentemente de manera interna y externaACTIVIDAD RESPONSABLE
Aplicar una encuesta para detectar necesidades de capacitación dirigida al personal operativo, administrativo y directivo de la institución.
Responsable de Recursos Humanos
Tabular las encuestas aplicadas al personal y emitir su respectivo informe a Vicerrectorado para su revisión.
Responsable de Recursos Humanos
VicerrectoradoElaborar y coordinar un Plan Anual de Capacitación Interna y Externa tomando en cuenta las necesidades detectadas, haciendo uso del personal que cuenta la Institución y convenios establecidosCuando no se pueda cumplir el plan de capacitación se deberá realizar un documento que abalice el alcance al Cronograma de Planificación Anual
Responsable de Recursos Humanos
Vicerrectorado
Solicitar la aprobación a Rectorado del Plan Anual de Capacitación Responsable de Recursos Humanos
VicerrectoradoRequerir la planificación de la capacitación y/o curso a/los facilitadores o capacitadores
Responsable de Recursos Humanos
VicerrectoradoFacilitador
Ejecutar el Plan Anual de Capacitación de acuerdo al cronograma y convocar al personal de acuerdo a lo establecido Responsable de Recursos
Humanos Vicerrectorado
Registrar la asistencia del personal a la capacitación convocadaResponsable de Recursos
Humanos
Evaluar la efectividad del objetivo planteado en base a la metodología, material utilizado, dominio del tema, cumple expectativas, lugar y hora y comentarios, sugerencias de la capacitación
Personal Capacitado
Evaluar la capacitación en base a los conocimientos, destrezas, habilidades adquiridas en la capacitación, resultado reflejado en el trabajo y cumple el objetivo de la capacitación los resultados obtenidos.
Responsable de Recursos Humanos
PUNTO DE CONTROL
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
Plan Anual de capacitación
A.2.5 HORARIOS DEL PERSONAL DOCENTE ADMINISTRATIVO Y DE
SERVICIO
Objetivo: Organizar eficientemente las actividades del personal durante la jornada de trabajo
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Elaborar el Cronograma de Actividades Anuales para el año lectivo
vigente
Vicerrectorado
Inspección General
Secretaria General
Elaborar el Distributivo para el personal Docente del colegio
conjuntamente con una comisión de docentes.
Vicerrectorado
Inspección General
Entregar a Rectorado el Distributivo del Personal docente y el
Cronograma de Actividades Anuales para su respectivo análisis y
aprobación por Consejo Directivo
Vicerrectorado
Inspección General
Convocar a Consejo Directivo para la aprobación del Distributivo del
Personal docente y Cronograma de Actividades Anuales
Rectorado
Secretaria General
Analizar y aprobar el Distributivo del Personal docente y Cronograma
de Actividades Anuales
Consejo Directivo
Entregar el Cronograma de Actividades Anuales a Vicerrectorado e
Inspección General para el debido control y cumplimiento del mismo
Rectorado
Secretaria General
Presentar al Dpto. de Evaluación informes mensuales (tres días luego de
culminar el mes), del control y cumplimiento del Cronograma de
Actividades Anuales para que luego sea remitido a Rectorado
Vicerrectorado
Inspección General
Entregar el Distributivo del Personal docente a Inspección General para
la elaboración de horarios.
Rectorado
Secretaria General
Elaborar los horarios individuales del personal docente con la aceptación
del mismo, de nivel, seguimiento DOBE, tutoría, biblioteca, atención a
padres, reunión de área, control (puerta entrada/salida, recesos y bar) y
clases extras
Inspección General
Elaborar los horarios individuales del personal administrativo y de Recursos Humanos
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
servicio con la aceptación del mismo
Controlar diariamente el cumplimiento de los horarios establecidos del
personal
Inspección General
Elaborar el Parte Diario de los estudiantes y personal docente,
administrativo y de servicio y reportar las novedades o el
incumplimiento de los horarios establecidos
Inspección General
Entregar diariamente una copia al final de la jornada de trabajo el Parte
diario a Recursos Humanos y Vicerrectorado para el seguimiento
respectivo.
Inspección General
PUNTO DE CONTROL
Cronograma de Actividades Anuales
Distributivo del Personal docente
Horarios Personal Docente
Horarios Personal Administrativo y de Servicio
Parte diario
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A3. ADMINISTRACIÓN ACADÉMICA
A.3.1 INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS
Objetivo: Mantener un adecuado proceso de admisión de alumnos
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Proporcionar la información necesaria y registrar en la Base de Datos
electrónica de inscripciones aspirante para alumno.
DOBE
Receptar las copias de la documentación de acuerdo al documento para
la inscripción de estudiantes.
DOBE
Revisar y verificar los documentos requeridos para la inscripción
adjuntando la solicitud.
DOBE
Realizar la entrevista correspondiente y el llenado de la ficha personal
del estudiante
DOBE
Representante
Estudiante
Realizar al estudiante un test psicológico de problemas de aprendizaje y
conflictos personales:
Ingreso para Octavo Año test de SACKS de niños
Ingreso a Noveno, Décimo, Bachillerato Test de Frases incompletas
SACKS adolecentes
DOBE
Estudiante
Calificar los test psicológicos aplicados y emitir un informe
inmediatamente a rectorado con los resultados y conclusiones de cada
caso.
DOBE
Tomar las decisiones del ingreso a la institución del alumno de
acuerdo a los resultados del informe.
Rectorado
Informar al represente si su representado es aceptado o no, en caso de
ser aceptado emitir la solicitud de cupo a Secretaria General para que
inicie con el proceso de matriculación.
DOBE
Entregar al Dpto. de Evaluación al inicio del año lectivo un informe con
el indicador respectivo para que luego sea remitido a Rectorado.
Secretaria General
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
INDICADOR
Número de estudiantes aceptados\Número de estudiantes inscritos
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A.3.2 MATRICULACIÓN DE ALUMNOS
Objetivo: Cumplir con la documentación legal de los estudiantes
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Presentar la documentación pertinente para la matriculación en
secretaria luego de la inscripción del estudiante
Representante
Revisar la documentación recibida del proceso de inscripción y de
matrículas anteriores.
Secretaria General
Emitir matricula provisional en caso de documentación incompleta Secretaria General
Explicar al representante y estudiante en caso de ser beneficiado por una
beca o descuento, así como por ingreso de nuevos estudiantes por
revalidaciones.
Secretaria General
DOBE
Ingresar los datos al sistema de la institución una vez receptada toda la
documentación.
Secretaria General
Imprimir la matricula con las respectivas firmas de responsabilidad y
archivar.
Secretaria General
Guiar al representante y estudiante hacia Inspección General Secretaria General
Informar al representante y estudiante, sobre las normas de conducta
establecidas por el colegio y firmar el Acta de compromiso con copia al
representante y registrar en la ficha de inspección.
Inspección General
Entregar al representante la lista de útiles aprobadas respectivamente. Vicerrectorado
Inspección General
INDICADOR
Número de estudiantes matriculados\Número de cupos aceptados
PUNTO DE CONTROL
Número total de becas
Número total de revalidaciones
Actas de compromiso de todos los estudiantes
Listas de útiles por niveles.
24
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A.3.3 ORGANIZACIÓN DE LOS ESTUDIANTES POR CURSO
Objetivo: Contar con una adecuada organización de los estudiantes por curso
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Elaborar y analizar las listas preliminares por curso para su respectiva
clasificación de los estudiantes.
DOBE
Secretaria General
Vicerrectorado
Inspección General
Elaborar las listas definitivas Secretaria General
DOBE
Entregar a Rectorado las listas definitivas para su respectiva aprobación Secretaria General
DOBE
Presentar a la Dirección de Educación las listas definitivas Secretaria General
Archivar las listas definitivas con sus respectivas firmas y sellos de
aprobación y distribuir copias de las mismas mediante acta de entrega
recepción a Vicerrectorado, Inspección General, DOBE y Recaudación
Secretaria General
Elaborar una lista tentativa para la asignación de profesor guía por curso
y paralelo
Vicerrectorado
DOBE
Entregar a Rectorado las lista tentativa de profesores guías para ser
presentado ante Consejo Directivo
Vicerrectorado
Convocar a Consejo Directivo y presentar la lista tentativa de profesores
guía para su respectivo análisis y aprobación
Rectorado
Secretaria General
Asignar un profesor guía para cada curso y paralelo Consejo Directivo
Entregar la designación a los profesores guia responsables y socializar
sus funciones
Vicerrectorado
DOBE
Entregar a Rectorado la estructura de la distribución de las aulas por
curso y paralelo y socializar a todo el personal.
Inspección General
Organizar a los estudiantes en cada aula, y presentar al profesor guía
responsable
Inspector de Curso
Entregar al inicio del año lectivo al Dpto. de Evaluación las Listas
definitivas de los alumnos, Listas definitivas de profesores guía y la
Secretaria General
25
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
distribución de aulas por curso y paralelo, así como cuando amerite
actualización para luego ser entregado a Rectorado.
DOBE
Inspección General
PUNTO DE CONTROL
Listas definitivas de los alumnos
Listas definitivas de profesores guía
Distribución de aulas por curso y paralelo.
26
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A.3.4 CONTROL DE ASISTENCIA ENTRADA, RECESOS Y SALIDA DE LOS
ESTUDIANTES
Objetivo: Mantener un control estricto de la asistencia de los estudiantes durante la jornada de
labores.
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Recibir a los estudiantes en la entrada principal al iniciar la jornada Inspector General
Docentes
Realizar seguimiento a los alumnos por faltas, atrasos e indisciplina y
aplicar los correctivos necesarios de acuerdo a lo establecido por la
institución, respaldados en actas realizadas por el Dpto. de Inspección
General
Inspector General
Inspector de curso
Realizar inmediatamente llamadas telefónicas a los representantes de los
alumnos para dar a conocer la reincidencia por faltas, atrasos e
indisciplina de su representado con su respectivo registro de llamadas
telefónicas
Inspector General
Inspector de curso
Llenar una acta de compromiso que refleje el seguimiento del alumno
por inasistencia, atrasos e indisciplina
Inspector General
Inspector de curso
Representante
Estudiante
Remitir y dar seguimiento de los casos especiales con un informe
escrito al Dpto. del DOBE para su tratamiento respectivo.
Inspector General
Inspector de curso
Dar seguimiento de los casos especiales remitidos por parte de
Inspección General.
DOBE
Entregar a Rectorado un reporte mensual(un día luego de culminar el
mes) de los casos especiales reportados por Inspección General para el
análisis y solución respectivo
DOBE
Entregar hemiquimestralmente a Secretaria General el registro
correspondiente de total de faltas y atrasos para constancia en el boletín
de calificaciones.
Inspector General
Inspector de curso
Presentar al Dpto. de Evaluación un informe estadístico mensual con el DOBE
27
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes) para remitir a
Rectorado.
Inspección General
INDICADOR
DOBE
Casos concluido/Casos reportados por Inspección General
Inspección General
Casos concluido/Casos presentados
PUNTO DE CONTROL
Actas de Compromiso
A.3.5 CONTROL DE ASISTENCIA DE ESTUDIANTES EN EL AULA
Objetivo: Controlar la asistencia y atrasos diariamente de los estudiantes
ACTIVIDADES RESPONSABLES
28
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
Organizar el curso en el aula de clase Docente
Tomar lista diariamente de manera obligatoria Docente
Contestar a la lista cuando escucha su nombre Estudiante
Registrar la inasistencia o atraso de los estudiantes que no responden al
llamado de lista
Inspector de Curso
Docente
Solicitar la justificación escrita en caso de inasistencia del día(s)
anterior(es)
Inspector de Curso
Representante
Citar al padre de familia y/o representante si no hay justificación Inspector de curso
Acudir a la institución para justificar la inasistencia del estudiante Representante
Presentar la copia del registro del profesor mensualmente (un día
después de culminado el mes) de la inasistencia y atraso de los alumnos
al Inspector General
Docente
Verificar la información recibida de la copia del registro del profesor
con la información del leccionario de curso
Inspector General
Inspector Curso
Reportar en el parte Diario respectivo en caso de incumplimiento o de
inconsistencia de información por parte de los docentes
Inspector General
Presentar al Dpto. de Evaluación un informe estadístico mensual con el
indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes)
Inspector General
Calificar la conducta del estudiante tomando en cuenta los resultados de
los informes presentados.
Inspectores de Curso
INDICADOR
Número de inasistencia mensual de alumnos\Número total de estudiantes
Número de atrasos mensual de alumnos\Número total de estudiantes
PUNTO DE CONTROL
Justificaciones de Alumnos
A.3.6 PLANIFICACIÓN ACADEMICA
Objetivo: Garantizar los mecanismos necesarios para realizar un adecuado seguimiento y control del
29
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
proceso académico.ACTIVIDADES RESPONSABLES
Generar ideas para crear nuevos proyectos educativos en base al acuerdo
ministerial 1860
Rectorado
Consejo Directivo
Desarrollar conjuntamente los alcances de los proyectos. Rectorado
Consejo Directivo
Socializar a la comunidad educativa los proyectos educativos
innovadores a crear.
Rectorado
Revisar y comunicar los acuerdos ministeriales aprobados por los
organismos correspondientes.
Rectorado
Secretaria General
Aprobar finalmente la planificación y otros documentos académicos. Rectorado
Elaborar el cronograma de las actividades de planificaciones académicas
al inicio del año lectivo y entregar a Rectorado para su respectiva
aprobación
Vicerrectorado
Socializar el cronograma de actividades de planificaciones académicas
al Personal Docente.
Vicerrectorado
Revisar la planificación y aprobar en conjunto con los Directores de
Área de los diferentes niveles y áreas al inicio del año lectivo.
Vicerrector
Directores de área
Entregar a Rectorado cualquier documento curricular de acuerdo a lo
requerido.
Vicerrector
Asegurarse que exista la planificación por cada uno de los niveles. Directores de Área
Solicitar correcciones de las planificaciones si fueren necesarias antes
de ser aprobadas por Vicerrectorado.
Directores de Área
Entregar a los docentes las planificaciones revisadas y corregidas para
que los docentes desarrollen su trabajo.
Vicerrectorado
Directores de Área
Entregar a Rectora el Avance Académico de las planificaciones
establecidas mensualmente (tres días luego de culminar el mes)
Vicerrectorado
Cumplir estrictamente lo dispuesto en este procedimiento. Docentes
Presentar al Dpto. de Evaluación un informe estadístico mensual con el
indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes)
Vicerrectorado
INDICADOR
30
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
Actividades programadas del cronograma de la planificación académica/ Actividades realizadas del
cronograma de las planificaciones académica.
PUNTOS DE CONTROL
Cronograma de planificación académica
Avance académico mensual
Planificaciones académicas.
A.3.7 REFUERZO PARA RECUPERACIÓN DE ASIGNATURAS
Objetivo: Identificar los estudiantes con dificultades académicas y recuperar en cada asignatura
ACTIVIDADES RESPONSABLES
31
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
Elaborar un Cronograma Anual de Visitas Pedagógicas Vicerrectorado
Presentar a Rectorado el Cronograma Anual de Visitas Pedagógicas para
el análisis y aprobación respectivo
Vicerrectorado
Ejecutar el Cronograma Anual de Visitas Pedagógicas mediante
observaciones de clase a los docentes
Vicerrectorado
Elaborar acciones correctivas, preventivas o de mejora de acuerdo a los
resultados obtenidos de la observación de clases
Vicerrectorado
Docentes
Identificar a los estudiantes con dificultades académicas Vicerrectorado
Docentes
Tutor(es) de curso
Enviar al Padre de Familia el formato escrito de aceptación del
representado para que se quede a recibir recuperación de clases extras
Secretaria General
Enviar firmado la aceptación de recuperación de horas extras
confirmando las materias y los horarios presentados
Padre de Familia
Recuperar mediante clases extras dentro del colegio obligatoriamente,
después de la jornada de trabajo y registrar en el formato Recuperación
de clases extras
Docentes
Verificar la asistencia de los estudiantes que se quedan a recuperar en
clases extras, registrado en el formato Recuperación de clases extras
Inspección General
Reportar en el Parte Diario el incumplimiento del horario de clases
extras por parte del docente
Inspección General
Verificar los contenidos tratados en recuperación de clases extras,
acorde a las dificultades presentadas, registrado en el formato
Recuperación de clases extras
Vicerrectorado
Entregar talleres para que el estudiante resuelva en casa Docentes
Desarrollar los talleres y asistir a clases extras de recuperación que le
permiten superar dificultades
Estudiante
Presentar evaluación final para sustentar el trabajo desarrollado en casa Estudiante
Registrar en el libro de notas el resultado de actividades de recuperación Docentes
32
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
realizadas
Comunicar al representante dentro del horario de atención a padres, la
situación académica del hijo, antes de concluir el periodo
quinquemestral y establecer compromisos registrado en el formato
Atención a padres
Docentes
Tutor de curso
Presentar a Vicerrectorado un informe mensual (un día luego de
culminar el mes) de las actividades de recuperación realizadas
Docentes
Entregar a Rectorado un reporte mensual (dos días luego de culminar el
mes) de las actividades de recuperación realizadas por docente con su
respectivo análisis y acciones correctivas, preventivas y de mejora
realizadas
Vicerrectorado
Presentar al Dpto. de Evaluación un informe estadístico mensual con el
indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes)
Vicerrectorado
Decidir la situación del estudiante de acuerdo a los resultados obtenidos Junta de curso
INDICADOR
Observaciones de clase mensuales realizadas/ Observaciones de clase mensuales planificadas
PUNTO DE CONTROL
Cronograma Anual de Visitas Pedagógicas
Observaciones de Clase
Acciones correctivas, preventivas y de mejora
Recuperación de clases extras
Registro de Atención a Padres de Familia
Actas de Junta de Curso
A.3.8 EXÁMENES ATRASADOS
Objetivo: Tramitar la recepción de exámenes atrasados de conformidad con lo establecido
ACTIVIDADES RESPONSABLES
33
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
Presentar en Secretaría General la solicitud para rendir exámenes
atrasados
Representante
Estudiante
Receptar la solicitud de exámenes atrasados y pasar a Rectorado Secretaria General
Aprobar y devolver la solicitud de exámenes atrasados a Secretaria
General
Rectorado
Comunicar al Padre de Familia o estudiante el horario establecido Secretaria General
Entregar al Profesor de la Materia Estudiante
Receptar el examen y pasar la nota Docente
Recibir la nota conjuntamente con la solicitud Secretaria General
PUNTO DE CONTROL
Solicitudes de exámenes atrasados
A.3.9 ORIENTACIÓN INDIVIDUAL Y GRUPAL DE ESTUDIANTES
Objetivo: Guiar al estudiante en problemas disciplinarios y académicos
34
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Recibir de Inspección General y Vicerrectorado casos especiales de los
alumnos
DOBE
Citar al padre de familia y /o estudiante cuando lo amerite el caso el
llamado a los dos responsables
DOBE
Atender y escuchar al padre de familia y/o estudiante con problemas
disciplinarios y académicos
DOBE
Padres de familia
Estudiantes
Analizar las dificultades de los estudiantes con el padre de familia y
demás responsables, cuando lo amerite.
DOBE
Padres de familia
Estudiantes
Establecer acuerdos mutuos y cerrar el caso, si lo amerita; de acuerdo a
lo establecido en Reglamento de la Ley de Educación
DOBE
Padres de familia
Estudiantes
Firmar el acta de compromiso con el estudiante y padre de familia para
los fines legales pertinentes
DOBE
Padres de familia
Estudiantes
Entregar a Rectorado un reporte mensual (un día luego de culminar el
mes) de los casos especiales reportados por Inspección General para el
análisis y solución respectivo
DOBE
Presentar al Dpto. de Evaluación un informe estadístico mensual con el
indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes)
DOBE
INDICADOR
Casos solucionados/Casos reportados por Inspección General
Casos solucionados/Casos reportados por Vicerrectorado
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A.3.10 BECAS O DESCUENTOS
Objetivo: Ayudar al estudiante en situaciones vulnerables
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Publicar el reglamento de becas o descuentos al final del año lectivo. Trabajadora Social
Recibe de los padres de familia las solicitudes de becas o descuentos junto con la demás documentación que se encuentra dentro de los requisitos establecidos en el reglamento de becas o descuentos de acuerdo a cada situación.
Trabajadora Social
Adquirir en Colecturía de la Institución la solicitud, y los certificados de calificaciones en Secretaria.
Colectora
Secretaria General
Reunirse a la Comisión de Becas o Descuentos para su análisis y aprobación, posteriormente se emitirá una copia del Acta a Contabilidad para el ingreso en el sistema de los descuentos o becas otorgadas por el Colegio Menor Indoamérica.
Comisión de becas o descuentos
Trabajadora Social
Hacer firmar al estudiante y representante una Acta en el que se comprometen a mantener su rendimiento, caso contario perderá el beneficio.
Trabajadora Social
Convocar a la reunión a los miembros de la Comisión de becas o descuentos para analizar y evaluar cada hemi Quimestre el descuento o beca otorgado, si el estudiante después de firmar un Acta en el DOBE mantiene o supera su promedio continuará con el beneficio otorgado, caso contrario si baja del promedio acordado se le retirara
Trabajadora Social
Comisión de becas o descuentos
Cada año realizar el trámite respectivo mediante la solicitud Representante
Comunicar al representante en el caso de que el descuento o beca sea retirado al estudiante
Trabajadora Social
PUNTO DE CONTROL
36
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
Número de Becas o Descuentos de los estudiantes.
A.3.11 ORIENTACIÓN VOCACIONAL Y PROFESIONAL
Objetivo: Despertar intereses vocacionales, ajustándose a los beneficios de la competencia laboral del sujeto y a las necesidades del mercado de trabajo.
Actividad Responsable
Impartir una charla sobre la importancia de la elección de la especialidad en el bachillerato con los estudiantes de los décimos años y terceros de bachillerato.
Coordinadora del DOBE
Asistente del DOBE
Aplicar los test vocacionales (Test Mauricio Gex, Test De Intereses Vocacionales, Test De Aptitudes); a los estudiantes de los décimos años y realizar el respectivo seguimiento secuencial con los primeros años de bachillerato anualmente
Asistente del DOBE
Aplicar los test vocacionales a los estudiantes de los terceros años de bachillerato anualmente, con el fin de encaminar la carrera a futuro.
Asistente del DOBE
Calificar los test vocacionales aplicadosCoordinadora del
DOBE Asistente del DOBE
Registrar en la ficha los resultados de los test aplicadosCoordinadora del
DOBEAsistente del DOBE
Archivar en la carpeta individual de cada alumno los test aplicados.
Asistente del DOBE
Realizar la entrevista con el estudiante y representante para informar los resultados de los test aplicados y direccionar sobre la especialidad a elegir en los décimos años de Educación Básica y a los primeros de Bachillerato
Coordinadora del DOBE
Asistente del DOBE
En caso que el estudiante o padre de familia no esté de acuerdo con los resultados obtenidos de la aplicación de los test, deberá firmar una Acta de compromiso para el cambio de especialidad.
Coordinadora del DOBE
Asistente del DOBEEmitir un Informe de especialidades a Rectorado y a Secretaria Académica comunicando la especialidad escogida por el estudiante.
Coordinadora del DOBE
Asistente del DOBE
37
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A.3.12 SEGUIMIENTO A EGRESADOS
Objetivo: Establecer los lineamientos para dar seguimiento a egresados.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Aplicar el llenado de los dos primeros campos de la ficha de seguimiento a ex estudiantes, una vez que los estudiantes de tercero bachillerato estén por terminar el año lectivo, en la última semana de labores
Trabajadora SocialAsistente DOBE
SEGUIMIENTO A LOS SEIS MESES, AL PRIMER AÑO, AL AÑO SEIS MESES, Y A LOS DOS AÑOSRealizar llamadas telefónicas, para el seguimiento de los egresados con cada una de las fichas existentes, hasta los dos últimos años de egresamiento:
La primera llamada realizar a los seis meses luego de egresar los estudiantes
La segunda llamada luego de terminado el siguiente año lectivo
La tercera llamada realizar al año seis meses luego del egresamiento
Y la última llamada realizar al finalizar el segundo año lectivo luego de su egresa miento
Cada llamada registrar en la ficha de seguimiento, en los respectivos campos para cada una de las fechas establecidas.
Trabajadora SocialAsistente DOBE
Crear una base de datos de toda la información obtenida Trabajadora Social
Presentar un informe de resultados del seguimiento a egresados, verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos para los egresados.
Trabajadora Social
Realizar un cuadro de seguimiento a egresados en base a la Solicitado por la Dirección de Educación
Trabajadora Social
38
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A.3.13 SERVICIO PSICOLÓGICO
Objetivo: Intervenir mediante asesoría psicológica al estudiante, para buscar el logro de objetivos académicos en el proceso de enseñanza-aprendizaje.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Remitir el caso solicitando el servicio psicológico a la Psicóloga del DOBE en cualquier momento que consideren necesario.
Estudiante Representante Tutor Docentes
Receptar la ficha de remitencia con el caso propuesto para brindar el servicio psicológico y archivar la misma en la carpeta del estudiante.
Psicóloga del DOBE
Realizar una entrevista con el estudiante afectado y tratar el caso las veces que sea necesario buscando solución.
Psicóloga del DOBE
Realizar una entrevista con el representante del alumno, cuando la psicóloga crea necesario y convocar a los responsables para realizar la entrevista
Psicóloga del DOBE
Aplicar si es necesario, los test psicológicos al estudiante de acuerdo al diagnóstico inicial (entrevista) y determinar las causas de sus problemas psicológicos.
Psicóloga del DOBE
Comunicar al tutor del curso en el caso que la psicóloga estipule que el estudiante tiene problemas para guiar al mismo solucionar, realizar el seguimiento y control de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de tutorías
Psicóloga del DOBE
Realizar el seguimiento psicológico si el estudiante tiene problemas graves, y hacer constar en las fichas respectivas las actividades y fechas acordadas con el representante en caso que lo amerite.
Psicóloga del DOBE
Informar al Tutor e Inspector de curso los horarios y caso a tratar con el estudiante; para su conocimiento y trámites necesarios.
Psicóloga del DOBE
Ejecutar el seguimiento planteado realizando el diagnostico en cada sesión y remitir un informe antes del hemiquimestre a Rectorado del avance de los casos reportados.
Psicóloga del DOBE
Validar los resultados en los casos que el estudiante presente problemas psicológicos diagnosticados por un especialista o avalados por la Dirección de Educación.
Psicóloga del DOBE
Comunicar inmediatamente al respectivo tutor, los casos que la psicóloga abalice, para que se mantenga un trato especial a los estudiantes y realizar el seguimiento respectivo.
Psicóloga del DOBE
39
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A3.14 TRABAJO SOCIAL
Objetivo: Describir las actividades necesarias, sus criterios y vínculos con los que interactúa el procedimiento de Trabajo. Social.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Realizar un estudio socio - económico de los estudiantes, al inicio del año lectivo.
La trabajadora social,médico y coordinadora del
DOBEGenerar un informe de las necesidades básicas de los estudiantes del Colegio Menor Indoamérica basándose en el estudio socio económico realizado y presentado a Rectorado para su revisión y aprobación.
Trabajadora social,médico y coordinadora del
DOBEElaborar proyectos para apalear las necesidades básicas de los estudiantes del colegio, el mismo que debe ser revisado y aprobado por Rectorado.
Trabajadora social,médico y coordinadora del
DOBEPlanificar y ejecutar actividades generadoras de recursos para ayudas económicas o satisfacción de necesidades de los estudiantes.En el caso de necesitar fondos urgentes se deberá solicitar por escrito a Rectorado un préstamo para ser cubierto con fondos generados por los eventos planificados
Trabajadora social,Coordinadora del DOBE,
auxiliar DOBE
DE LA AYUDA NO PLANIFICADASolicitar ayuda para un estudiante del Colegio Menor Indoamérica a la trabajadora Social de la institución, Cualquier integrante de la comunidad educativa podrá hacerlo
Trabajadora social
Receptar la petición de ayuda económica y analizará el caso conjuntamente con el personal del DOBE, para aprobar o rechazar la ayuda necesaria
Trabajadora social
DE LA APROBACIÓN O RECHAZO.Recomendar por medio de un informe a Rectorado sobre la ayuda que se le va a entregar al estudiante, Rectorado debe revisar y sugerir cambios de acuerdo al caso, en base a esto se aceptara o se rechazara la ayuda.
Trabajadora social
DE LOS RECURSOS POR UTILIZARVerificar la existencia de fondos especiales, en el caso que se hubiere terminado con anticipación y los representantes de los estudiantes estén dispuestos ayudar, previo comunicado por escrito y previa autorización en el mismo documento, y de la aprobación por Rectorado, la trabajadora social debe gestionar un apoyo interno dentro de la institución con ayuda de los Inspectores de curso y/o planificar para un programa extra de ayuda y gestionar su realización.
Trabajadora social
DE LA ENTREGA Trabajadora social
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
Entregar la ayuda previa con una acta entrega recepción de los mismos, firmando su constancia la trabajadora social y el representante del estudiante, luego de la aprobación por Rectorado
PUNTO DE CONTROL
Proyectos de necesidades básicas de los estudiantesCronograma de EventosEstudio socio económico
41
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A3.15 TUTORÍAS
Objetivo: Establecer los lineamientos para la aplicación de Tutorías.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Capacitar a los profesores guías sobre las obligaciones, responsabilidades y la forma de trabajo para el año lectivo, y las directrices del Plan de Acción Tutorial de acuerdo a los Lineamientos del plan de acción tutorial.
Coor. DOBE
Realizar un análisis de las debilidades, fortalezas del curso, detectar los estudiantes que posiblemente presenten necesidades educativas especiales, y entregar el diagnóstico del aula a cada uno de los profesores guías designados mediante entrevista, y conjuntamente con el profesor guía generar estrategias para el año lectivo, por cada uno de los cursos, realizando un acta de constancia entre el profesor guía y la coordinadora del DOBE
Coor. DOBE
Generar un Plan de acción Tutorial, mediante estrategias, y las transformaran en actividades puntuales para mejorar y apoyar a los estudiantes (Con actividades para reducir el impacto entre compañeros, entre alumno – docente, y para mejorar las relaciones familiares o reducir su impacto), y entregar a la coordinadora del DOBE para su revisión y aprobación.Todo cambio en los planes generados por los tutores debe ser tramitado por los profesores guías para su revisión y aprobación por la coordinadora del DOBE.
Profesor Guía.Coord. DOBE
Ejecutar el plan de acción tutorial por cada uno de sus cursos, y presentaran a la coordinadora del DOBE un informe en la reunión mensual del avance y cumplimiento del plan y retroalimentaran si las estrategias planificadas están generando resultados.En el caso que no estén generando resultados los profesores guías replantear otras estrategias y actualizaran el plan de acción tutorial, de acuerdo a las necesidades del curso, luego de las recomendaciones del profesor guía y la confirmación por parte de la coordinadora del DOBE.
Profesor Guía.
DEL SEGUIMIENTO ACADÉMICO DE LOS PROFESORES GUIAS A SUS TUTORIADOS.
DocentesProfesor Guía.
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
Registrar quincenalmente los inconvenientes académicos y disciplinarios que sean reportados por los docentes sea en los registros diarios o mediante entrevistas. Tomando en cuenta que los problemas pueden ser solucionados por el mismo docente.
Analizar los datos para solicitar las recuperaciones, Si el caso amerita, comunicara a los representantes mediante llamadas telefónicas o citaciones.
DocentesProfesor Guía.
Mantener un diálogo permanente con la finalidad de recabar información pertinente del avance académico de los estudiantes una vez por mes y deberá evidenciar en el Registro de reunión Tutor – Docentes
Profesor Guía.
Realizar una reunión mensual con el profesor guía, inspector de curso y la encargada del DOBE para conocer las novedades presentadas en el curso, entregar un informe a la encargada de curso del departamento de orientación para el análisis con la Coordinadora del DOBE, toma de decisiones y archivo Informe mensual para el DOBE
Profesor Guía.Inspectores
DOBE
Realizar un trabajo individualizado con el estudiantes que presenten problemas académicos o de disciplina el profesor guia deberá quincenalmente, así como las entrevistas que se mantengan con los representantes, evidenciar en el registro Ficha de apoyo individualizado a estudiantes
Tutores
Los docentes que deseen mantener una entrevista con los estudiantes representante. Registrar dicha entrevista en la ficha Registro de entrevista docente – estudiante / representante),
Docentes
Presentar un informe mensual al Rectorado del cumplimiento de los profesores guías, para realizar las acciones correctivas pertinentes
DOBE
PUNTO DE CONTROL
PLAN DE ACCIÓN TUTORIAL
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A3.16 REGISTRO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Objetivo: Organizar y conocer la procedencia y la custodia de los registros y documentos
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Elaborar un instructivo que defina el registro, ordenación, clasificación y
archivo de la documentación administrativa, económica y académica.
Secretaria General
Presentar a Rectorado el instructivo que defina el registro, ordenación,
clasificación y archivo de la documentación administrativa, económica y
académica para el análisis y aprobación.
Secretaria General
Realizar un cronograma de revisión de documentación existente por
departamento (trimestral)
Secretaria General
Presentar a Rectorado el cronograma de revisión de documentación
existente por departamento para su debida aprobación
Secretaria General
Socializar el cronograma de revisión de documentación existente a todos
los responsables de cada departamento
Secretaria General
Ejecutar la revisión de la documentación existente y elabora el archivo
inicial, con su respectiva codificación y asignación de lugar.
Secretaria General
Revisar conjuntamente con el responsable del departamento, cada tres
meses el archivo existente y actualizar cuando lo amerite.
Secretaria General
Departamentos.
Elaborar el registro de archivo de documentos (activo, pasivo y muerto)
pertinente con las respectivas firmas de responsabilidad.
Secretaria General
Archivar el registro original de archivo de documentos (activo, pasivo y
muerto) y entregar una copia al responsable del departamento.
Secretaria General
PUNTO DE CONTROL
Registro de Archivo
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A3.17 PROMOCIÓN DE SALUD Y CALIDAD DE VIDA.
Objetivo: Brindar una atención médica rápida al estudiante afecto de alteraciones en su estado
de salud general.
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Recibir al estudiante: Se inicia con la recepción de la identificación del
estudiante, que indica su condición legal académica.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Elaborar una Historia Clínica.: Se procede a receptar datos de
identificación, antecedentes personales y familiares y signos vitales.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Entrevista Médica Sintomática al paciente: Una vez identificado el
usuario, se inicia la anamnesis, en la que se descripción cronológica de
signos y síntomas del problema de salud actual.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Evaluación Física del usuario: Previa una breve explicación de la
evaluación física a realizarse, se procede a analizar semiológica y
semiotécnicamente al usuario, en busca de alteraciones.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Registro del problema de salud en hoja de evolución: Por medio del sistema SOAP, se detallará lo encontrado durante la consulta médica, tanto en la anamnesis como en el examen físico.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Análisis del caso clínico: Se realiza un análisis clínico, y se pueden
presentar los siguientes resultados: necesidad de remitir a un
especialista, se le deben realizar exámenes complementarios, se puede
prescripción de medicamentos o se remite con urgencia a centros de
mayor complejidad.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Emisión de tratamiento Médico específico: De ser el caso en el que se
trate de una enfermedad leve que puede ser manejada se prescribe los
medicamentos a ser administrados, entregando la respectiva receta
Dispensario Médico
Estudiantil.
45
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
médica.
Formulación de solicitudes de exámenes médicos específicos: Si el
análisis clínico del problema de salud no es emergente y requiere
estudios complementarios, se formula el pedido de exámenes necesarios.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Remitir a un especialista: Si el resultado es remitir al paciente, se llena el
formulario de interconsulta informando el diagnóstico.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Transferencia a Unidades de salud de mayor complejidad: Si el
problema de salud requiere de acciones inmediatas y procedimientos
complejos, se activa el plan de contingencia de salud emergente.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Seguimiento con controles posteriores: Independiente del resultado del
análisis clínico, el usuario acudirá posteriormente a un control para
determinar la resolución de su problema de salud.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Registro de la actividad Médica realizada, avalada con la firma del
paciente: Al terminar la consulta médica el usuario deberá registrar su
firma en el registro de actividades diarias, en donde se constata los
procesos realizados durante la misma.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Emisión de certificados Médicos: Se pueden extender dos tipos de
certificados: de concurrencia para justificar la salida o interrupción de
clases, y la de reposo absoluto con permiso para salir de la Institución.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Archivo de Historia Clínica: Se archiva la historia clínica con las nuevas
modificaciones que se realizaron.
Dispensario Médico
Estudiantil.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Capítulo Segundo de la Constitución Política del Estado, referente a los derechos del Buen Vivir,
sección primera, Art. 13.Plan Nacional del Buen Vivir, objetivo 2.
46
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A3.18 PROCEDIMIENTO DE EDUCACIÓN CONTINUA EN SALUD
Objetivo: Fomentar y difundir medidas preventivas de salud a toda la comunidad estudiantil,
para mejorar las condiciones de vida.
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Socialización de servicios Médicos ofertados: Se inicia con la
socialización de los servicios que presta el departamento como beneficio
a los estudiantes.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Difusión de Medidas Preventivas de salud Generales: Se procede a
exponer las medidas básicas de higiene que representan un ámbito de
gran importancia para mejorar las condiciones de salud estudiantil.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Estadísticas mensuales de las consultas Médicas realizadas: Al finalizar
cada mes se realiza un análisis estadístico del estado de salud de la
comunidad estudiantil, por medio de estos datos seguir a los siguientes
pasos identificación de los problemas y búsqueda de soluciones.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Determinación de las patologías prevalentes: Se procede a la
identificación de las patologías más relevantes que causan un porcentaje
alto de concurrencia médica.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Definir acciones en base a datos epidemiológicos obtenidos: Una vez
identificados los problemas de salud se deben plantear las soluciones a
corto y largo plazo, con la finalidad de disminuir los índices de ciertas
afecciones.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Planificación de conferencias por facultades: Dentro de la formación
académica de los estudiantes se conectan las medidas necesarias para
cumplir con los lineamientos en mejora de la salud.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Convenio con Instituciones Afines: De ser el caso en el que se trate de
una patología que manejen instituciones relacionadas, se procede a
convenir su participación activa en los procesos de educación como:
Dispensario Médico
Estudiantil.
47
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
APROFE, CONSEP, CRUZ ROJA.
Conferencia de Primeros Auxilios: El área de desenvolvimiento de los
estudiantes hace necesario la participación anticipada y emergente, es
por ello que se difundirán medidas básicas de primeros auxilios.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Campaña de Desparasitación: Se desarrollarán campañas de prevención
y tratamiento antiparasitario como parte del cuidado general a los
estudiantes.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Conferencias sobre educación sexual y reproductiva: Si el problema de
salud requiere de acciones específicas por determinados organismos,
como APROFE para exposiciones inherentes a su finalidad.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Evaluación de resultados obtenidos: Luego de aplicadas las medidas que
enfocan la educación en salud, se requiere evaluar los resultados
obtenidos.
Dispensario Médico
Estudiantil.
Elaboración de un Diagnóstico de Salud Estudiantil: Al terminó de la
planificación y ejecución de las actividades de educación en salud se
requiere realizar un informe con todos los lineamientos determinando un
diagnóstico general de la salud estudiantil.
Dispensario Médico
Estudiantil.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Capítulo Segundo de la Constitución Política del Estado, referente a los derechos del Buen Vivir,
sección primera, Art. 13.Plan Nacional del Buen Vivir, objetivo 2.
48
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
A3.19 PROCEDIMIENTO DE EDUCACIÓN CONTINUA EN SALUD
49
[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
B. PROCESO PRINCIPAL: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
B1. ATENCIÓN E INFORMACIÓN AL PÚBLICO
B.1.1 MEDICIÓN DE ATENCIÓN AL CLIENTE
Objetivo: Satisfacer a la comunidad educativa mediante el servicio brindado
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Dar la bienvenida a través de un cordial saludo Guardia de seguridad
Tomar y registrar los datos del visitante (cliente interno y externo),
solicitando una credencial que acredite la veracidad del cliente
Guardia de seguridad
Entregar una credencial de visitante y guiar hacia el departamento
solicitado
Guardia de seguridad
Dar la bienvenida a través de un cordial saludo y brindar toda la
información general requerida por el cliente interno y externo
Departamentos
Asegurar que el cliente interno o externo (visitante) haya sido atendido
en el departamento solicitado, mediante el llenado de una encuesta de
Satisfacción al cliente
Guardia de seguridad
Devolver la credencial al visitante Guardia de seguridad
Recolectar las encuestas del buzón de sugerencias y tabular las mismas Asistente Administrativa
Bibliotecaria
Entregar a Rectorado un reporte mensual(un día luego de culminar el
mes) de la tabulación de las encuestas de satisfacción al cliente para el
análisis y aprobación respectivo
Asistente Administrativa
Bibliotecaria
Presentar al Dpto. de Evaluación un informe estadístico mensual con el
indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes)
Asistente Administrativa
Bibliotecaria
INDICADOR
Satisfacción del cliente\Atención Brindada
PUNTO DE CONTROL
Encuestas de Satisfacción al Cliente
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
B2. GESTIÓN DE LAS RELACIONES Y COMUNICACIONES INSTITUCIONALES
B.2.1 CONFORMACIÓN DE ESCUELA PARA PADRES
Objetivo: Proporcionar herramientas para el adecuado desenvolvimiento dentro del núcleo familiar
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Elaborar una circular citando a padres de familia DOBE
Explicar la función e importancia de la escuela para padres DOBE
Inscribir a los que desean vincularse a la escuela de padres DOBE
Anotar los datos personales de cada padre que integra la organización DOBE
Elaborar el Cronograma de actividades de Escuela para Padres DOBE
Padre de Familia
Firmar el acta de compromiso Padres de familia e
integrantes
Asistir puntalmente a los talleres y actividades Padres de familia e
integrantes
PUNTO DE CONTROL
Cronograma de Actividades de Escuela para Padres
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
B.2.2 ASISTENCIA DE PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y DE
SERVICIO A TALLERES DE CAPACITACIÓN
Objetivo: Establecer relaciones institucionales fortaleciendo la capacitación del personal
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Recibir publicaciones, anuncios, invitaciones, email sobre talleres de
capacitación
Secretaria General
Registrar en el formato de publicaciones, anuncios, invitaciones, email
recibidos sobre talleres de capacitación y dar seguimiento de los mismos
Secretaria General
Seleccionar al personal docente, administrativo y de servicio para que
asistan a la capacitación de acuerdo a la temática
Rectorado
Vicerrectorado académico
Recursos Humanos
Informar por escrito al personal docente, administrativo y de servicio
seleccionados
Rectorado
Vicerrectorado académico
Recursos Humanos
Asistir al taller de capacitación Personal docente,
administrativo y de
servicio
Presentar un informe escrito sobre la capacitación recibida y entregar al
Dpto. de Evaluación
Personal docente,
administrativo y de
servicio
Socializar la temática recibida en el seminario a todo el personal
docente, administrativo y de servicio cuando lo amerite
Personal docente,
administrativo y de
servicio capacitado
Recursos Humanos
(Logística)
Presentar al Dpto. de Evaluación un informe estadístico mensual con el
indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes)
Recursos Humanos
Secretaria General
INDICADOR
Número capacitaciones recibidas mensualmente \ Número mensual de publicaciones, anuncios,
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
invitaciones, email sobre talleres de capacitación
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[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel
B.2.3 ARCHIVO DOCUMENTAL DE RELACIONES Y COMUNICACIONES CON
INSTITUCIONES, ORGANISMOS Y PERSONAS
Objetivo: Apoyar a la gestión administrativa a lo que refiere a las relaciones con otras instituciones
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Recibir publicaciones, anuncios, invitaciones, emails de otras
instituciones, organismos o personas en general
Secretaria General
Registrar en el formato de publicaciones, anuncios, invitaciones, email
recibidos y dar seguimiento de los mismos
Secretaria General
Entregar a Rectorado para seleccionar al personal docente,
administrativo, de servicio y estudiantes que asistan de acuerdo al
evento
Secretaria General
Rectorado
Gestionar y distribuir una copia a los responsables a participar en el
mencionado evento
Secretaria General
Asistir al evento Personal designado
Presentar un informe escrito sobre el evento asistido y entregar a
Rectorado
Personal designado
Analizar y receptar el informe escrito del evento asistido y entregar a
Secretaria General para el archivo correspondiente y posibles convenios
cuando lo amerite
Rectorado
Presentar al Dpto. de Evaluación un informe estadístico mensual con el
indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes)
Secretaria General
INDICADOR
Número de publicaciones, anuncios, invitaciones, emails asistidas mensualmente \ Número de
publicaciones, anuncios, invitaciones, email recibidas mensualmente
Elaborado por:
..........................................
NOMBRE: ING.SONIA BARRENO, GALO ROBAYOCARGO: DPTO. EVALUACIÓNFECHA:22/05/2012
Revisado por:
.........................................
NOMBRE: ING. GRISELDA NÚÑEZCARGO: RECTORADOFECHA:22/05/2012
Aprobado por:
……………………………
NOMBRE: ING. GRISELDA NÚÑEZCARGO: RECTORADOFECHA:22/05/2012
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